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WELCOME BY THE FEI Dear Bureau Members, delegates and guests, On behalf of the FEI, we are delighted to welcome you to the Official Invitation and Programme for the FEI General Assembly 2017 in Montevideo, Uruguay. This annual meeting is a tremendous opportunity to take stock of where we stand as a global sport but also prepare, plan and set out a vision for the future. We are fortunate, our sport has been growing and expanding into new territories for the past ten years and if we look back at 2016 (at the time of writing it’s a little too early to sing the praises of 2017) and the success of equestrian sport at the Olympic and Paralympic Games we are more popular than ever with huge potential to grow our fan base. However, we are a very diverse community with 134 National Federations of different sizes and scope, 7 unique disciplines and a very large industry and community made up of different interests and responsibilities. By coming together every year to discuss and decide on the matters which affect our sport, we are effectively ensuring our collective future and increasing the likelihood of success in what is a very competitive sports world. We may not always agree, but there is a real sense of community and we understand the importance of being united in order to increase our shared goals and remain attractive and appealing to our fans, the media, prospective sponsors, athletes, organisers and other stakeholder groups. The success we have seen in recent years, with numbers continuing to rise is very much a reflection of the hard work, dedication and professionalism within each of the National Federations and the individuals driving the sport from grassroots all the way to the world stage and we would like to take this opportunity to express our sincere gratitude to all the National Federations, the FEI Bureau, Committee Members, volunteers and the extended FEI Family for making this possible. We would also like to take this opportunity to thank the hosts for the 2017 FEI General Assembly, the Federación Uruguaya de Deportes Ecuestres and in particular their President Rodolfo Rodríguez and Secretary General Guillermo Lockhart. We are really looking forward to yet another productive FEI General Assembly and a fabulous FEI Awards Gala 2017 in the wonderful city of Montevideo. You will find all the details you need with regards to the logistics, the dates and the deadlines in this invitation document and if you have any further questions, please don’t hesitate to contact the Organising team at the FEI. For National Federations unable to attend we will be live streaming the General Assembly and do please refer to the section regarding power of attorney. Sabrina Ibàñez Ingmar De Vos FEI Secretary General FEI President WELCOME BY FUDE Dear Bureau Members, delegates and guests, Uruguay is getting ready to receive our friends from the worldwide equestrian community for a very important event! We are delighted the Fédération Equestre Internationale has chosen our country to host the FEI General Assembly 2017, a challenge and responsibility which we are very committed to and looking forward to delivering a successful edition. Together with private local collaborators and the National Authorities, the Federación Uruguaya de Deportes Ecuestres is working intensely and with great dedication to welcome all the international equestrian community members. Even though Uruguay is a small country of just over three million inhabitants, it has demonstrated the capacity to go ahead with objectives of great importance in several areas. In sporting terms, we have seen time and time again the tenacity, the strength and the dedication of Uruguayans athletes which have allowed us to enjoy great achievements. Uruguay is also characterised by its people´s hospitality, which always try to make the foreign guests feel at home. As a result, we hope to organise an excellent FEI General Assembly and to share this great annual meeting with friends from all over the world. This is a great challenge indeed, but the love for our sport and the satisfaction of receiving you all in our country, encourages us to work with great enthusiasm for the occasion. Come to Uruguay! Get to know our country, our capital city, and our people. Get to know our culture and our landscapes, our gastronomy and our music. You will feel the affection and kindness of our people. Let us celebrate together a meeting between friends from all over the world, between those who love equestrian sports and all those who keep in their hearts the love for our great friend and partner: the Horse. We look forward to seeing you in Montevideo next November. Uruguay is waiting for you! Acc. Rodolfo Rodriguez FUDE President TABLE OF CONTENTS Welcome by Ingmar De Vos, FEI President & Sabrina Ibáñez, FEI Secretary General Rodolfo Rodríguez, FUDE President Timetable Hotels Travel, Transport & Visas Online Registration Information Deadlines & Fees About Meetings Daily meeting definitions and information Meeting Place Facilities Functions Welcome Dinner FEI Awards Gala 2017 presented by Longines Sightseeing About Uruguay Practical information Contact Persons Special Thanks TIMETABLE SATURDAY SHERATON 09:00 – 18:00 18 NOVEMBER 2017 MONTEVIDEO HOTEL All day reserved for Bureau Members only 09:00 BUREAU MEETING I 11:00 Coffee break 13:00 Bureau Lunch 14:30 BUREAU MEETING I (continues) 16:00 Coffee break 18:00 END 20:00 FEI BUREAU DINNER La Corte (smart casual) SUNDAY SHERATON 09:00 – 18:00 19 NOVEMBER 2017 MONTEVIDEO HOTEL 09:00 REGIONAL GROUP MEETINGS 11:00 Coffee break 13:00 Lunch buffet 14:00 JOINT GROUP MEETINGS: . EEF – European Equestrian Federation . PAEC – Panamerican Equestrian Confederation . AEF – Asian Equestrian Federation . ACES - African Confederation for Equestrian Sports 18:00 END 20:00 WELCOME DINNER La Baguala Resort (Business attire) MONDAY SHERATON 09:00 – 18:00 20 NOVEMBER 2017 MONTEVIDEO HOTEL 09:00 REGIONAL GROUPS MEETING WITH THE BUREAU 11:00 Coffee break 11:30 SESSION 1 – FEI Campus / Officials Working Group 13:00 Lunch buffet 14:00 SESSION 2 – FEI Rules 15:30 Coffee break 16:00 Session 3 – 2020 Olympic Games Qualification Systems 18:00 END FREE EVENING TUESDAY SHERATON 08:15 – 18:00 21 NOVEMBER 2017 MONTEVIDEO HOTEL 08:15 Registration of Participants 09:00 FEI ORDINARY GENERAL ASSEMBLY 11:00 Coffee break 12:45 Lunch buffet 14:00 FEI ORDINARY GENERAL ASSEMBLY (continues) 16:45 BUREAU MEETING II 17:30 PRESS CONFERENCE (TBC) 18:00 END 20:00 FEI AWARDS GALA 2017 presented by Longines Kibon Avanza, Montevideo (Black Tie/Long Dress) HOTELS DEADLINE TO BOOK YOUR HOTEL ROOM - 30 SEPTEMBER 2017 (following this date, rooms will be subject to availability) SHERATON MONTEVIDEO HOTEL ALOFT MONTEVIDEO Calle Victor Soliño 349 Calle Victor Soliño 349 Montevideo Montevideo http://www.sheratonmontevideo.com/ Room price per night includes breakfast, WIFI Room price per night includes breakfast, WIFI and taxes: and taxes: Standard Single occupancy Standard Single occupancy USD 185 USD 121 Standard Double occupancy Standard Double occupancy USD 195 USD 131 Check-in: 15:00 – Check-out: noon Check-in: 15:00 – Check-out: noon The second hotel is situated right opposite to the main hotel These prices only apply for bookings made via our Online Registration platform and are valid from 15 to 26 November 2017. IMPORTANT - HOTELS APPLY STRICT CANCELLATION POLICIES: Cancellation occurring less than 14 days prior to arrival, 50% of the reserved stay is due. Cancellation occurring 3 days prior to arrival and no shows, 100% of the entire stay is due. ONLINE REGISTRATION INFORMATION THE FEI ONLINE REGISTRATION PLATFORM IS NOW OPEN Please note that the attendance to the FEI General Assembly is restricted to National Federations, stakeholders and guests. The registration to the FEI General Assembly is mandatory and must be done online; in order to register, please refer to the link you received by email. The online registration process includes: confirmation of your attendance reservation of your accommodation (if nedeed) arrangements for pick-up upon arrival in Montevideo invitation letter for the purposes of obtaining a Visa to enter Uruguay (if necessary) booking for lunches and dinners Do not hesitate to contact [email protected] for any questions or requests. Thank you, The FEI GA Organising Team THE FEI ONLINE REGISTRATION PLATFORM IS NOW OPEN TRAVEL, TRANSPORT & VISAS ARRIVAL & TRANSPORT TO THE HOTELS The transport from Carrasco International Airport to both hotels will be organised for all delegates having submitted their travel details via the FEI Online Registration Platform before 31 October. An “FEI General Assembly 2017 banner” will be located next to the transportation company office in the Baggage Claim area at Carrasco International airport. Note that the journey to the Hotel may take between 30 to 60 minutes depending on the traffic. DEPARTURE & TRANSPORT TO THE AIRPORT Shuttle services to the Carrasco International Airport will be organised. Please make sure to confirm or re-confirm your flight details at the FEI Welcome Desk. An Airport shuttle form will be included in the Welcome Package distributed on site. Corresponding departure time from hotels will be communicated later during the General Assembly week at the FEI Welcome Desk. VISA REQUIREMENTS Please click here to check if you need a visa to enter Uruguay. Please consult your embassy for more information. Should you need an invitation letter to get a Visa, please note that you can order it directly from the Online Registration Platform. You will receive it by email after your registration has been confirmed by the FEI. Should you need it before, please contact [email protected]. DEADLINES & FEES DEADLINES 18 August 2017 20 November 2017 (9am Montevideo time) (Statutes 23rd edition, Annex I, Art.
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