Protokół Kontroli Gospodarki Finansowej I Zamówie Ń Publicznych

REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI

Numer egzemplarza: 1

PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIE Ń PUBLICZNYCH

Jednostka kontrolowana: Urz ąd Gminy w Aleksandrowie

Termin kontroli: 26 czerwca – 30 sierpnia 2006

Kontroluj ący (imi ę, Małgorzata O Ŝarek – inspektor nazwisko, stanowisko Iwona Kawnik – mł. inspektor słu Ŝbowe):

Okres obj ęty kontrol ą 2005-2006

WK 601-2/41/2006 z dnia Numer i data upowa Ŝnienia: 9 czerwca 2006 roku

Uwaga! Protokół niniejszy podlega udost ępnieniu na zasadach okre ślonych w ustawie z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej (Dz. U. nr 112, poz. 1198), z ograniczeniami wynikaj ącymi z art. 5 tej ustawy. PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

I. INFORMACJE WST ĘPNE

DANE O JEDNOSTCE

Gmina Aleksandrów zajmuje obszar 144,02 km ² i poło Ŝona jest w południowej cz ęś ci Powiatu Piotrkowskiego oraz we wschodniej cz ęś ci Województwa Łódzkiego. Gmina Aleksandrów graniczy z gminami: Sulejów, Mniszków, Parady Ŝ, śarnów, Przedbórz oraz R ęczno. Do gminy nale Ŝą 32 miejscowo ści składaj ące si ę na 32 sołectwa. Na dzie ń 31 grudnia 2005 roku w gminie zamieszkiwało 4.706 mieszka ńców, w tym 2.377 kobiet i 2.329 m ęŜ czyzn. Struktura ludno ści według wieku przedstawiała si ę nast ępuj ąco:

Przedział wiekowy Liczba m ęŜ czyzn Liczba kobiet 0 – 2 lata 65 60

3 – 6 lat 101 92 7 – 12 lat 188 173 13 – 18 lat 181 199 19 – 60 lat - 1.169 19 – 65 lat 1.480 - powy Ŝej 60 lat - 684 powy Ŝej 65 lat 314 -

Na dzie ń 31 grudnia 2005 roku w Gminie Aleksandrów zarejestrowane były 274 osoby bezrobotne. Bezrobotni mieszka ńcy Gminy stanowili 10,1% wszystkich mieszka ńców. Adres siedziby: Urz ąd Gminy w Aleksandrowie, Aleksandrów 39, 26-337 Aleksandrów.

Gmina Aleksandrów Urz ąd Gminy Aleksandrów NIP: 768-13-71-786 771-26-66-897 REGON: 590648072 000531967 Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej i zamówie ń publicznych w Gminie Aleksandrów została przeprowadzona na podstawie przepisów art. 1 ust. 2 pkt 1 oraz art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 7 pa ździernika 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 55, poz. 577 ze zm.) w dniach od 26 czerwca – 30 sierpnia 2006 roku.

II. USTALENIA OGÓLNE

1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI Przewodnicz ący rady gminy Pocz ąwszy od dnia 19 listopada 2002 roku funkcj ę Przewodnicz ącego Rady Gminy w Aleksandrowie pełni Grzegorz Józefowski wybrany na mocy uchwały Rady Gminy nr I/2/2002.

Wójt i jego zast ępca Od dnia 19 listopada 2002 roku Wójtem Gminy Aleksandrów jest Henryk Małecki wybrany w powszechnych bezpo średnich wyborach w dniu 10 listopada 2002 roku.

______2 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Zarz ądzeniem nr 7/2002 z dnia 29 listopada 2002 roku Wójt Gminy powołał Zast ępc ę – Józefa Sta ńczyka. Pismem z dnia 29.11.2002 roku Wójt Gminy upowa Ŝnił swojego Zast ępc ę – Józefa Sta ńczyka do podpisywania pod klauzul ą „Z upowa Ŝnienia Wójta” nast ępuj ących dokumentów: - podpisywania za świadcze ń dotycz ących spraw maj ątkowych, mieszkaniowych i innych Ŝą danych przez obywateli na potwierdzenie okoliczno ści wynikaj ących z dokumentów lub z zezna ń świadków, - potwierdzania własnor ęczno ści podpisów, - uprawomocnienia aktów własno ści i innych dokumentów, - dokumentów z zakresu sprawozdawczo ści statystycznej oraz z zakresu działania referatu organizacyjnego, - zezwole ń na sprzeda Ŝ napojów alkoholowych.

Skarbnik gminy Pocz ąwszy od dnia 28 czerwca 1990 roku Skarbnikiem Gminy Aleksandrów i głównym ksi ęgowym jest Teresa Małecka powołana do pełnienia tej funkcji uchwał ą Rady Gminy nr II/12/90 z dnia 28 czerwca 1990 roku.

Sekretarz gminy Na mocy uchwały Rady Gminy w Aleksandrowie nr XIII/85/04 z dnia 27 kwietnia 2004 roku na stanowiska Sekretarza powołana została Małgorzata Melka. Pismem z dnia 30.04.2004 roku Wójt Gminy upowa Ŝnił Sekretarza – Małgorzat ę Melk ę do podpisywania pod klauzul ą „Z upowa Ŝnienia Wójta” nast ępuj ących dokumentów: - decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej, - za świadcze ń wydawanych na wniosek petenta, potwierdzaj ące okoliczno ści wynikaj ące z dokumentów b ędących w posiadaniu Urz ędu lub zezna ń świadków, - potwierdzania własnor ęczno ści podpisów, - uprawomocnienia aktów własno ści i innych dokumentów, - dokumentów z zakresu sprawozdawczo ści statystycznej oraz z zakresu działania referatu organizacyjnego.

2. GMINNE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNOŚCI

Jednostkami organizacyjnymi Gminy Aleksandrów, według zał ącznika do Statutu Gminy, s ą: 1) Szkoła Podstawowa im. Jana Pawła II w D ąbrowie nad Czarn ą – statut Szkoły zatwierdzony uchwał ą Rady Pedagogicznej z dnia 8.03.2001 roku; zgodnie ze Statutem obsług ę finansow ą zapewnia Gminny Zespół O światy, Kultury, Sportu i Turystyki; 2) Szkoła Podstawowa w Skotnikach – statut Szkoły zatwierdzony uchwał ą Rady Pedagogicznej z dnia 24.01.2005 roku; zgodnie ze Statutem obsług ę finansow ą zapewnia Gminny Zespół O światy, Kultury, Sportu i Turystyki; 3) Szkoła Podstawowa im. Tadeusza Ko ściuszki w Aleksandrowie – statut Szkoły zatwierdzonym uchwał ą Rady Pedagogicznej z dnia 13.12.2004 roku; zgodnie ze Statutem obsług ę finansow ą zapewnia Gminny Zespół O światy, Kultury, Sportu i Turystyki, 4) Publiczne Gimnazjum w D ąbrowie nad Czarn ą – powołane uchwał ą Rady Gminy nr XV/107/2000 z dnia 28.02.2000 roku; statut stanowi zał ącznik do wskazanej uchwały; zgodnie z

______3 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

tre ści ą statutu obsług ę finansow ą szkoły zapewnia Gminny Zespół O światy, Kultury, Sportu i Turystyki; 5) Gminny O środek Pomocy Społecznej – statut nadany został uchwał ą nr XIII/80/04 z dnia 27.04.2004 roku; zgodnie ze Statutem stanowi ącym zał ącznik nr 1 do uchwały obsług ę finansow ą O środka zapewnia Referat Finansowy Urz ędu Gminy, a działalno ść O środka finansowana jest dotacji celowych przyznawanych zgodnie z obowi ązuj ącymi przepisami na realizacj ę zada ń zleconych, a w zakresie zada ń własnych z bud Ŝetu Gminy; 6) Gminny Zespół O światy, Kultury, Sportu i Turystyki – powołany uchwał ą nr XIV/3/96 z dnia 2.02.1996 roku; statut stanowi zał ącznik do powy Ŝszej uchwały; zgodnie ze statutem Zespół jest jednostk ą bud Ŝetow ą i powołany został do obsługi ekonomiczno-administracyjnej i finansowo-ksi ęgowej publicznych szkół podstawowych i ich jednostek pomocniczych, przedszkoli – oddziałów przedszkolnych, organizacji dowozu dzieci do szkół, bibliotek gminnych, świetlic oraz sportu i turystyki. Zespół działa w oparciu o plan finansowy zatwierdzony przez Rad ę Gminy.; 7) Gminna Biblioteka Publiczna w Aleksandrowie wraz z filiami w Skotnikach i D ąbrowie nad Czarn ą – do dnia 13.03.2006 roku Gminna Biblioteka Publiczna działała jako jednostka bud Ŝetowa; na mocy uchwały nr XXIII/ 136/2005 z dnia 25.10.2005 (weszła w Ŝycie 13.03.2006 roku) Gminna Biblioteka Publiczna przekształcona została w instytucj ę kultury oraz nadano jej statut, stanowi ący zał ącznik do ww. uchwały; statut zmieniony został uchwał ą nr XXVI/152/06 z dnia 18.01.2006 roku; zgodnie ze statutem podstaw ą gospodarki finansowej Biblioteki jest plan działalno ści zatwierdzony przez Kierownika, uwzgl ędniaj ący wysoko ść dotacji Organizatora; GBP została wpisana do Rejestr Instytucji Kultury Gminy Aleksandrów. Ustalono, i Ŝ w przypadku jednostek o światowych oraz GOPS-u nie wskazano w ich statutach formy organizacyjno-prawnej, a tak Ŝe nie ustalono dla nich planu finansowego. Plan finansowy dla jednostek o światowych ustalany jest przez Gminny Zespół O światy, Kultury, Sportu i Turystyki w podziale na: szkoły podstawowe (ł ącznie) oraz gimnazjum. Zagadnienia zwi ązane z gospodark ą finansow ą jednostek organizacyjnych opisane zostały w cz ęś ci po świ ęconej ewidencji ksi ęgowej niniejszego protokołu.

3. UNORMOWANIA WEWN ĘTRZNE

Statut gminy W okresie obj ętym kontrol ą obowi ązywał Statut Gminy wprowadzony na mocy uchwały Rady Gminy nr IV/24/2003 z dnia 14 marca 2003 roku. Statut opublikowany został w Dzienniku Urz ędowym Województwa Łódzkiego nr 98 pod pozycj ą 940. Według statutu Rada Gminy powołała nast ępuj ące komisje stałe: - Komisj ę Bud Ŝetowo-Samorz ądow ą, - Komisj ę Kultury, O światy, Spraw Społecznych i Komunalnych, - Komisj ę Rewizyjn ą. Rada mo Ŝe powoła ć równie Ŝ komisje dora źne. Oświadczenia woli w imieniu Gminy Aleksandrów w zakresie zarz ądu mieniem składa jednoosobowo Wójt lub działaj ący na podstawie jego upowa Ŝnienia Zast ępca Wójta samodzielnie albo wraz z inn ą upowa Ŝnion ą przez Wójta osob ą. W rozdziale VI statutu uregulowano zasady funkcjonowania jednostek pomocniczych gminy. Sołectwo zarz ądza i korzysta z mienia komunalnego. Do wył ącznej wła ściwo ści sołectwa nale Ŝy podejmowanie decyzji, w zakresie zwykłego zarz ądu w stosunku do przekazanego mu mienia. Rada sołecka mo Ŝe samodzielnie oddawa ć w najem lub dzier Ŝaw ę, obiekty i tereny b ędące w gestii sołectwa. Gospodarka finansowa sołectwa prowadzona jest w ramach bud Ŝetu gminy. Dochody sołectwa tworz ą:

______4 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- udział w bud Ŝecie Gminy, - przychody własne sołectw, - dotacje celowe z bud Ŝetu gminy, - dobrowolne wpłaty od osób fizycznych i prawnych, - saldo dochodów z ubiegłego roku. Sołectwo prowadzi samodzielnie gospodark ę finansow ą na podstawie rocznego planu finansowo-rzeczowego. Plan podlega zatwierdzeniu przez Rad ę Gminy w terminie do ko ńca roku poprzedzaj ącego rok bud Ŝetowy. Ksi ęgowo ść dochodów i wydatków sołectw prowadzi Urz ąd Gminy. W celu wykonywania swoich zada ń Rada Gminy mo Ŝe tworzy ć jednostki organizacyjne, które mog ą pozostawa ć w strukturze organizacyjnej Gminy lub stanowi ć jednostki prawnie wyodr ębnione. Jednostki organizacyjne pozostaj ące w strukturze organizacyjnej Gminy stanowi ą cz ęść maj ątku gminy. Działalno ść tych jednostek jest finansowana z bud Ŝetu Gminy. Kierownicy jednostek organizacyjnych pozostaj ących w strukturze organizacyjnej Gminy działaj ą jednoosobowo na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Wójta Gminy. Kierownicy tych jednostek składaj ą o świadczenie woli jednoosobowo w imieniu gminy w zakresie udzielonego im przez Wójta Gminy pełnomocnictwa do zarz ądzania. Zał ącznikami do statutu s ą wykazy jednostek organizacyjnych (7) i jednostek pomocniczych (32).

Regulamin organizacyjny urz ędu Regulamin organizacyjny Urz ędu Gminy w Aleksandrowie nadany został zarz ądzeniem Wójta Gminy nr 29/2004 z dnia 1 lipca 2004 roku. W skład Urz ędu wchodz ą nast ępuj ące komórki organizacyjne: - Referat Organizacyjny i Spraw Społecznych, - Referat Finansowy, - Referat Spraw Obywatelskich, - Referat Gospodarki Przestrzennej, Komunalnej i Gruntami, Rolnictwa i Ochrony Środowiska, - Samodzielne stanowisko ds. Rozlicze ń Podatkowych, Finansowych i Organu Finansowego. Schemat organizacyjny obrazuj ący bezpo średnie podporz ądkowanie pracowników zatrudnionych przez Wójta Gminy w Urz ędzie Gminy w Aleksandrowie oraz kierowników jednostek organizacyjnych stanowi zał ącznik nr 1 do niniejszego regulaminu.

Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów Instrukcja sporz ądzania, obiegu i kontroli dowodów ksi ęgowych wprowadzona została zarz ądzeniem Wójta Gminy nr 3/2002 z dnia 7 sierpnia 2002 roku w sprawie zasad rachunkowo ści i stanowi zał ącznik do niniejszego zarz ądzenia. Niniejsza instrukcja reguluje: 1) poj ęcie i rodzaje dowodów ksi ęgowych, sposób ich sprawdzania, akceptacji do wypłaty oraz dekretacji, 2) zasady obrotu mieniem Gminy ze wskazaniem dokumentów b ędących podstaw ą nabycia i zbycia maj ątku gminy, 3) zabezpieczenie mienia 4) sposób i zasady wypełniania formularzy i druków kasowych 5) sposób ewidencji podatków i opłat, gdzie wskazano zadania w zakresie poboru podatków i opłat oraz rodzaje dowodów ksi ęgowych słu Ŝą cych udokumentowaniu wpłat oraz zwrotów 6) szczegółowy obieg dokumentów finansowo-ksi ęgowych w podziale na grupy i rodzaje dowodów ze wskazaniem ilo ści dni niezb ędnych na wykonanie wszystkich czynno ści:

______5 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

7) sposób ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, 8) sposób prowadzenia gospodarki magazynowej, 9) sprawozdawczo ść , gdzie wskazano zasady sporz ądzania sprawozda ń bud Ŝetowych i finansowych oraz ich rodzaje; W tej cz ęś ci instrukcji wymieniono rodzaje sprawozda ń, które sporz ądzane by ć powinny według zasad okre ślonych rozporz ądzeniem z dnia 13 marca 2001 roku w sprawie sprawozdawczo ści bud Ŝetowej oraz z dnia 10 grudnia 2001 roku w sprawie rodzajów i zasad sporz ądzania sprawozda ń w zakresie pa ństwowego długu publicznego oraz por ęcze ń i gwarancji jednostek sektora finansów publicznych oraz rozporz ądzenia z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowo ści oraz planów kont dla bud Ŝetu pa ństwa, bud Ŝetów jednostek samorz ądu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. 10) sposób i terminowo ść archiwizowania dokumentów.

Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym Uchwał ą nr XI/64/03 Rady Gminy z dnia 29 grudnia 2003 roku okre ślono zasady nabywania, zbywania i obci ąŜ ania nieruchomo ści gruntowych oraz ich wydzier Ŝawiania lub najmu. Z tre ści niniejszej uchwały wynika, Ŝe Gmina Aleksandrów mo Ŝe nabywa ć bez ogranicze ń nieruchomo ści gruntowe niezb ędne dla Gminy w celu zabezpieczenia potrzeb społecznych oraz nieruchomo ści gruntowe, które s ą jej niezb ędne przy zamianie gruntów. Nieodpłatnie bez ogranicze ń Gmina mo Ŝe przejmowa ć nieruchomo ści gruntowe: - od Skarbu Pa ństwa, - w drodze darowizny oraz zrzeczenia si ę osób fizycznych i prawnych, o ile nie s ą obci ąŜ one ograniczonymi prawami rzeczowymi, - spadki i darowizny, - z Zasobów Własno ści Rolnej Skarbu Pa ństwa według bie Ŝą cych potrzeb, - nieruchomo ści co do których z wniosku Gminy jest egzekucja i brak jest nabywców. UŜytkowanie wieczyste mo Ŝe by ć postanowienie tylko na gruntach na które nie ma nabywców w drodze sprzeda Ŝy. Nieruchomo ści, które nie znajduj ą nabywców mog ą by ć oddane w dzier Ŝaw ę lub najem na okres dłu Ŝszy ni Ŝ trzy lata. Sprzeda Ŝ nieruchomo ści odbywa si ę z zachowaniem zasad wynikaj ących z przepisów ustawy o gospodarce nieruchomo ściami oraz z zasad okre ślonych w przepisach wykonawczych do tej ustawy. O zamiarze zbycia, wydzier Ŝawienia, wynajmu lub ustanowienia prawa u Ŝytkowania wieczystego nieruchomo ści Wójt informuje Komisj ę Kultury, O światy, Spraw Społecznych i Komunalnych Rady Gminy celem wyra Ŝenia opinii.

Instrukcja w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego warto ści maj ątkowych pochodz ących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł Stwierdzono, Ŝe w kontrolowanej jednostce nie wprowadzono instrukcji w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego warto ści maj ątkowych pochodz ących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł, do czego obliguj ą przepisy ustawy z dnia 18 listopada 2000 roku o przeciwdziałaniu wprowadzania do obrotu finansowego warto ści maj ątkowych pochodz ących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz o przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu (tekst jednolity z 2003 roku, Dz. U. nr 153, poz. 1505 ze zm.).

Zasady składania o świadcze ń woli – pełnomocnicy. Stosownie do uregulowa ń statutu o świadczenie woli w imieniu Gminy w zakresie zarz ądu maj ątkiem gminy składa jednoosobowo Wójt lub działaj ący na jego upowa Ŝnienie Zast ępca Wójta samodzielnie albo wraz z inn ą upowa Ŝnion ą przez Wójta osob ą. Ustalono, Ŝe Wójt Gminy nie upowa Ŝnił swojego zast ępcy do składanie o świadcze ń woli.

______6 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Kontrola wykazała, Ŝe na mocy upowa Ŝnie ń z dnia 2 stycznia 2004 roku Wójt Gminy działaj ąc w oparciu o art. 33 ust. 4 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku upowa Ŝnił kierowników jednostek organizacyjnych do podpisywania „Z upowa Ŝnienia Wójta” dokumentów w sprawach za świadcze ń wydawanych na wniosek petenta potwierdzaj ących okoliczno ści wynikaj ące z dokumentów b ędących w posiadaniu jednostek oraz dokumentów z zakresu sprawozdawczo ści statystycznej oraz z zakresu działania jednostek. Upowa Ŝnienia dotyczyło kierowników nast ępuj ących jednostek organizacyjnych: - Gminnego Zespołu O światy, Kultury, Sportu i Turystyki, - Publicznego Gimnazjum w D ąbrowie n. Czarn ą, - Szkoły Podstawowej w Skotnikach, - Szkoły Podstawowej w Aleksandrowie, - Szkoły Podstawowej w D ąbrowie nad Czarn ą. Upowa Ŝnienie z dnia 2 stycznia 2004 roku wydane dla Kierownika Gminnej Biblioteki Publicznej w Aleksandrowie oraz Kierownika Gminnego O środka Pomocy Społecznej w Aleksandrowie dotyczyło wył ącznie podpisywania dokumentów „Z upowa Ŝnienia Wójta” z zakresu sprawozdawczo ści statystycznej oraz z zakresu działania GBP oraz GOPS. Kontrola wykazała, Ŝe Wójt Gminy, stosownie do przepisu art. 47 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorz ądzie gminnym, nie udzielił kierownikom jednostek organizacyjnych nie posiadaj ących osobowo ści prawnej pełnomocnictwa do jednoosobowego działania, co pozostaje w sprzeczno ści z regulacj ą statutu Gminy Aleksandrów, zgodnie z którym kierownicy gminnych jednostek organizacyjnych działaj ą jednoosobowo na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez wójta. Z dniem 11 lipca 2006 roku Wójt Gminy Henryk Małecki udzielił Kierownikowi Gminnego O środka Pomocy Społecznej, Kierownikowi Gminnego Zespołu Oświaty, Kultury, Sportu i Turystyki, Dyrektorowi Gimnazjum Publicznego w D ąbrowie nad Czarn ą, Dyrektorowi Szkoły Podstawowej w Aleksandrowie oraz Dyrektorowi Szkoły Podstawowej w Skotnikach pełnomocnictwa do: - składania o świadcze ń woli przy zawieraniu umów prawa cywilnego oraz podejmowania innych czynno ści zwi ązanych z działalno ści ą jednostki, - wykonywania obowi ązków Kierownika jednostki zgodnie z przepisami szczegółowymi dotycz ącymi funkcjonowania prowadzonej jednostki organizacyjnej, - udzielania dalszych pełnomocnictw do dokonywania okre ślonych czynno ści prawnych wył ącznie podczas nieobecno ści Kierownika.

4. FUNKCJONOWANIE KONTROLI WEWN ĘTRZNEJ (FINANSOWEJ ).

Unormowania w zakresie kontroli finansowej. Osoby odpowiedzialne Procedury w zakresie kontroli finansowej zawarte zostały w takich uregulowaniach wewn ętrznych jak: 1) Zasady kontroli wewn ętrznej w Urz ędzie Gminy w Aleksandrowie wprowadzone zarz ądzeniem Wójta Gminy nr 4/2002 z dnia 16 sierpnia 2002 roku opracowane na podstawie art. 35a ust. 3 w zwi ązku z art. 28a ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych; 2) Instrukcja sporz ądzanie, obiegu i kontroli dowodów ksi ęgowych stanowi ąca zał ącznik do zarz ądzenia Wójta Gminy nr 3/2002 z dnia 7 sierpnia 2002 roku w sprawie zasad rachunkowo ści; 3) Instrukcja kasowa stanowi ąca zał ączniki do zarz ądzenia Wójta Gminy nr 3/2002; 4) Instrukcja przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji stanowi ąca zał ączniki do zarz ądzenia Wójta Gminy nr 3/2002;

______7 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

5) Instrukcja ewidencji środków trwałych, warto ści niematerialnych i prawnych i pozostałych środków trwałych stanowi ąca zał ączniki do zarz ądzenia Wójta Gminy nr 3/2002; 6) Plan kont wprowadzony zarz ądzeniem Wójta Gminy nr 1/2002 z dnia 27 marca 2002 roku opracowany na podstawie ustawy z dnia 29 wrze śnia 1994 roku rachunkowo ści, rozporz ądzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad prowadzenia rachunkowo ści oraz planów kont dla bud Ŝetu pa ństwa, bud Ŝetów jednostek samorz ądu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych oraz rozporz ądzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowo ści i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorz ądu terytorialnego. Analiza w/w uregulowa ń oraz akt pracowników wykazała, Ŝe kierownik jednostki nie zapoznał pracowników z obowi ązuj ącymi procedurami kontroli wewn ętrznej (podpisy pracowników na uregulowa ń wewn ętrznych/o świadczenia o zapoznaniu si ę z przyj ętymi uregulowaniami zał ączone do akt osobowych). W aktach osobowych pracowników znajduj ą si ę wył ącznie oświadczenia o zapoznaniu si ę z postanowieniami Regulaminu organizacyjnego. Kontrola wykazała, Ŝe okre ślone w Regulaminie Organizacyjnym Urz ędu Gminy w Aleksandrowie zadania dla Referatu Finansowego maj ą swoje odzwierciedlenie w zakresach czynno ści pracowników tego referatu poza stanowiskiem ds. obsługi kasy. Stwierdzono, Ŝe według Regulaminu zadania polegaj ące na prowadzeniu operacji kasowych, prowadzeniu dokumentacji kasowej oraz zakupu, sprzeda Ŝy i rozliczania stanu znaków opłaty skarbowej przypisane zostały do zakresu Referatu Finansowego, podczas gdy czynno ści zwi ązane z prowadzeniem kasy wykonywane s ą na stanowisku ds. obrony cywilnej w Referacie Spraw Obywatelskich. Ustalono, Ŝe Teresa Grabowska poza obsług ą punktu kasowego ma powierzone wykonywanie obowi ązków dotycz ących obrony RP. W zakresach czynno ści pracowników Referatu Finansowego wskazano osoby pełni ące zast ępstwo w przypadku nieobecno ści. W Referacie Finansowym ł ącznie ze Skarbnikiem, b ędącym kierownikiem referatu zatrudniono 6 osób. Ustalono, Ŝe z dniem 30 czerwca 2006 roku rozwi ązano stosunek pracy z osob ą zatrudnion ą na Samodzielnym stanowisku ds. Rozlicze ń Podatkowych, Finansowych i Organu Finansowego. Zakresem czynno ści z dnia 8 lipca 2004 roku Wójt Gminy powierzył Skarbnikowi Gminy Teresie Małeckiej nast ępuj ące zadania: - prowadzenie rachunkowo ści i gospodarki finansowej Gminy na zasadach okre ślonych przepisami prawa, - zapewnienie pod wzgl ędem finansowym prawidłowo ści umów zawieranych przez Gmin ę, - przygotowanie projektu bud Ŝetu Gminy i jednostek organizacyjnych Gminy oraz przedkładania go w obowi ązuj ącym terminie do uchwalenia, - opracowanie projektu zmian w bud Ŝecie, - realizacja bud Ŝetu Gminy, - prowadzenie rachunkowo ści bud Ŝetowej, - dokonywanie analizy bud Ŝetu i bie Ŝą ce informowane organów Gminy o przebiegu realizacji bud Ŝetu, - podejmowanie czynno ści zwi ązanych z opracowaniem i analizowaniem planów finansowych jednostek organizacyjnych Gminy oraz nadzorowanie ich działalno ści finansowej, - kontrasygnowanie dokumentów stanowi ących podstaw ę do wydatkowania środków finansowych oraz w zakresie innych świadcze ń maj ątkowych, - prowadzenie spraw z zakresu zaci ągania kredytów i po Ŝyczek, - wykonywanie obsługi finansowej Gminnego O środka Pomocy Społecznej, - prowadzenie ksi ęgowo ści inwestycyjnej,

______8 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- dokonywanie kontroli finansowej, w tym celu przygotowanie i organizacja obiegu dokumentów finansowych, - zapewnienie ochrony mienia komunalnego, - sprawowanie bezpo średniego nadzoru, w tym prowadzenie działa ń kontrolnych na stanowiskach pracy w Referacie Finansowym i na Samodzielnym Stanowisku ds. Rozlicze ń Podatkowych i Organu Finansowego, - wykonywanie innych zada ń na polecenie lub z upowa Ŝnienia Wójta. Według Regulaminu Organizacyjnego do zada ń Skarbnika Gminy nale Ŝy prowadzenie spraw okre ślonych powy Ŝej poza podejmowaniem czynno ści zwi ązanych z opracowaniem i analizowaniem planów finansowych jednostek organizacyjnych Gminy, prowadzeniem spraw z zakresu zaci ągania kredytów i po Ŝyczek, wykonywaniem obsługi finansowej Gminnego O środka Pomocy Społecznej oraz prowadzeniem ksi ęgowo ści inwestycyjnej. Wskaza ć nale Ŝy, Ŝe zgodnie z przepisem art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych oraz art. 45 ust. 1 obowi ązuj ącej od 1 stycznia 2006 roku ustawy z dnia 30 czerwca 2006 roku o finansach publicznych głównym ksi ęgowym jednostki sektora finansów publicznych jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowi ązki i odpowiedzialno ść w zakresie: 1) prowadzenia rachunkowo ści jednostki; 2) wykonywania dyspozycji środkami pieni ęŜ nymi; 3) dokonywania wst ępnej kontroli zgodno ści operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym; 4) dokonywania wst ępnej kontroli kompletno ści i rzetelno ści dokumentów dotycz ących operacji gospodarczych i finansowych. Bior ąc powy Ŝsze pod uwag ę Wójt Gminy nie powierzył Teresie Małeckiej na podstawie ww. zakresu czynno ści wykonywania dyspozycji środkami pieni ęŜ nymi. Stwierdzono, Ŝe wykonywania dyspozycji środkami pieni ęŜ nymi nie powierzono Teresie Małeckiej Ŝadnym innym pismem, nie powierzono jej równie Ŝ Ŝadnej innej osobie. Ustalono, Ŝe pomimo braku formalnego powierzenia wykonywania dyspozycji środkami pieni ęŜ nymi czynno ść ta wykonywana jest przez Teres ę Małeck ą. Stwierdzono, Ŝe Skarbnik Gminy spełnia wymogi okre ślone w art. 35 ust. 2 obowi ązuj ącej do ko ńca 2005 roku ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych oraz art. 45 ust. 2 obowi ązuj ącej od 1 stycznia 2006 roku ustawy z dnia 30 czerwca 2006 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104 ze zm.). Procedury okre ślaj ące obieg dokumentów finansowo-ksi ęgowych zawarte zostały w cz ęś ci 7 Instrukcji sporz ądzania, obiegu i kontroli dowodów ksi ęgowych i wskazuj ą rodzaj dowodu, opis czynno ści oraz osoby odpowiedzialne za sprawdzenie dowodu oraz ilo ść dni na wykonanie czynno ści. Według §8 Instrukcji dowody ksi ęgowe w momencie wpływu drog ą pocztow ą lub zło Ŝenia do sekretariatu przekazywane s ą do Referatu Finansowego, gdzie upowa Ŝniony pracownik rejestruje te dowody nadaj ąc im kolejny numer i sprawdza ich zgodno ść z wcze śniej zło Ŝonym zleceniem po czym przekazuje je upowa Ŝnionemu pracownikowi celem opisu. Kontrola wykazała, Ŝe w Referacie Finansowym nie prowadzi si ę rejestru dowodów ksi ęgowych, w zwi ązku z czym nie wszystkie dowody posiadaj ą datę wpływu do Urz ędu Gminy. Stwierdzono, Ŝe osoby uprawnione do wykonywania obowi ązków w zakresie kontroli finansowej polegaj ących na sprawdzaniu, zatwierdzaniu i podpisywaniu dowodów ksi ęgowych oraz osoby uprawnione do sprawdzania i opisywania dowodów ksi ęgowych wskazane zostały w zał ączniku do Instrukcji sporz ądzania, obiegu i kontroli dowodów ksi ęgowych dla Urz ędu Gminy w Aleksandrowie oraz jednostek organizacyjnych obj ętych obsług ą finansowo-ksi ęgow ą (zał ącznik nr 1 do zarz ądzenia nr 3/2002 w sprawie zasad rachunkowo ści). Według zał ącznika sprawdzanie dowodów pod wzgl ędem formalno-rachunkowym i zatwierdzanie do wypłaty powierzono Skarbnikowi Gminy Teresie Małeckiej. Osobami upowa Ŝnionymi do sprawdzania dowodów pod wzgl ędem merytorycznym i zatwierdzania do wypłaty oprócz Wójta Gminy był Zast ępca Wójta Józef Sta ńczyk oraz Sekretarz Gminy Małgorzata Melka. Ustalono, Ŝe w aktach

______9 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

osobowych osób wskazanych w wykazie brak było imiennych upowa Ŝnie ń kierownika jednostki do wykonywania obowi ązków w zakresie kontroli finansowej. Sposób powierzenia wykonywania obowi ązków w zakresie kontroli finansowej był niezgodny z przepisem art. 28a ust. 2 obowi ązuj ącej do 31.12.2005 roku ustawy o finansach publicznych oraz przepisem art. 44 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104 ze zm.), według którego kierownik jednostki mo Ŝe powierzy ć okre ślone obowi ązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki a przyj ęcie obowi ązków przez te osoby powinno by ć potwierdzone dokumentem w formie odr ębnego imiennego upowa Ŝnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki. Wskaza ć nale Ŝy, Ŝe stosownie do przepisu art. 59 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorz ądzie gminnym (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 142, poz. 1591 ze zm.) dyspozycja środkami pieni ęŜ nymi gminy jest oddzielona od kasowego jej wykonania w zwi ązku z powy Ŝszym osoby decyduj ące o wykorzystaniu środków bud Ŝetowych nie powinny bra ć udziału w czynno ściach składaj ących si ę na wykonywanie dyspozycji środkami pienięŜ nymi. Dyspozycja środkami pieni ęŜ nymi le Ŝy w gestii kierownika jednostki, natomiast jej wykonanie zostało zastrze Ŝone dla głównego ksi ęgowego jednostki. Bior ąc powy Ŝsze pod uwag ę nieprawidłowe jest zatwierdzanie wydatków do wypłaty przez Skarbnika Gminy ł ącznie z Wójtem Gminy albowiem decyzja o dyspozycji środkami pieni ęŜ nymi nale Ŝy wył ącznie do kierownika jednostki, w tym przypadku Wójta Gminy, b ądź innych osób do tego upowa Ŝnionych. Główny ksi ęgowy stosownie do cytowanych wy Ŝej przepisów art. 35 ust. 1 oraz art. 45 ust. 1 ustawy o finansach publicznych jest odpowiedzialny za wykonanie dyspozycji środkami pieni ęŜ nymi, czyli technicznej czynno ści polegaj ącej na wystawieniu i realizacji polece ń przelewu z rachunku bankowego. Analiza akt osobowych pracowników Referatu Finansowego wykazała, Ŝe w 2002 roku jedyn ą osob ą przeszkolon ą w zakresie jej działalno ści merytorycznej był Skarbnik Gminy Teresa Małecka – szkolenie w zakresie kontroli finansowej i audytu wewn ętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych. Wykaz szkole ń odbytych przez pracowników Referatu Finansowego sporz ądzony przez Kierownika Referatu Organizacyjnego i Spraw Społecznych stanowi zał ącznik nr 1 do protokołu kontroli. Ustalono, Ŝe obowi ązuj ące w jednostce zasady rachunkowo ści nie zawieraj ą wszystkich elementów wskazanych w art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 wrze śnia 1994 roku o rachunkowo ści, a szczegółowe ustalenia w tym zakresie zawarto w III cz ęś ci niniejszego protokołu po świ ęconej opisowi przyj ętych zasad rachunkowo ści.

W zasadach kontroli wprowadzonych zarz ądzeniem Wójta nr 4/2002 z dnia 16 sierpnia 2002 roku zastosowano podział na nast ępuj ące rodzaje kontroli: - kontrol ę wst ępn ą, - kontrol ę bie Ŝą cą, - kontrol ą nast ępn ą.

Wst ępna kontrola zaci ągania zobowi ąza ń i dokonywania wydatku dokumentowana jest adnotacj ą pracownika upowa Ŝnionego na zapotrzebowaniu lub bezpo średnio na wła ściwym dokumencie źródłowym w rozumieniu przepisów ustawy o rachunkowości. Wst ępna ocena celowo ści wydatków inwestycyjnych dokonywana jest przez Wójta na etapie formułowania uzasadnienia do projektu planu finansowego. Wst ępna ocena wydatków płacowych dokonywana jest okresowo przez Wójta i polega na ustaleniu adekwatno ści zatrudnienia w poszczególnych komórkach organizacyjnych do ilo ści i zło Ŝonych czynno ści słu Ŝbowych. Dowodem dokonania przez głównego ksi ęgowego wst ępnej kontroli zgodno ści operacji gospodarczej lub finansowej z planem finansowym oraz kompletno ści i rzetelno ści dokumentów jest jego podpis zło Ŝony na dokumencie obok podpisu wła ściwego rzeczowo pracownika. Podpis ten oznacza, Ŝe nie zgłasza zastrze Ŝeń do przedstawionych przez wła ściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowo ści merytorycznej tej operacji i jej zgodno ści z prawem do kompletno ści i formalno-rachunkowej rzetelno ści i prawidłowo ści dokumentów, dokumentów ewentualne zobowi ązania mieszcz ą si ę w planie finansowym oraz harmonogramie dochodów i wydatków a jednostka posiada środki na ich pokrycie.

______10 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Kontrola bie Ŝą ca realizowana jest na poszczególnych stanowiskach pracy w postaci kontroli merytorycznej, kontroli rachunkowej, kontroli formalnej oraz kontroli osób upowa Ŝnionych do zatwierdzania realizacji operacji gospodarczych.

Kontrola nast ępna ma charakter kontroli dokumentalnej i wykonywana jest na stanowisku głównego ksi ęgowego w szczególno ści pod wzgl ędem przejrzysto ści i jawno ści. Przez przejrzysto ść rozumie si ę stosowanie powtarzalnych i jednolitych zasad oznaczania dokumentów, prowadzenie ich zbioru w tym jego przechowywanie i zabezpieczenie oraz prowadzenie ksi ąg rachunkowych zgodnie z obowi ązuj ącymi przepisami oraz przyj ętymi zasadami. Jawno ść oznacza zabezpieczenie potrzeb w zakresie sporz ądzania sprawozdawczo ści oraz ogłaszania i udost ępniania zgodnej z prawd ą materialn ą informacji publicznej. Kontrola nast ępna przeprowadzana jest w poszczególnych komórkach organizacyjnych przez pracowników okre ślonych imiennym upowa Ŝnieniem kierownika jednostki lub głównego ksi ęgowego. Na okoliczno ść przeprowadzenia kontroli sporz ądza si ę protokół podpisywany przez kierownika komórki organizacyjnej oraz kontroluj ącego. Kontrole nast ępne przeprowadza si ę na podstawie rocznego planu.

Stwierdzono, Ŝe kierownicy referatów nie sporz ądzaj ą notatek słu Ŝbowych w sprawie celowo ści wydatków ponoszonych w zwi ązku z realizacja zada ń ich zgodno ści z planem finansowym oraz w sprawie wyboru trybu zamówienia publicznego oraz nie składaj ą miesi ęcznych zapotrzebowa ń środków pieni ęŜ nych na realizacj ę zada ń w zwi ązku z czym brak jest udokumentowania realizacji wst ępnej kontroli realizowania wydatków. Na okoliczno ść dokonania wst ępnej kontroli zgodno ści operacji gospodarczej lub finansowej z planem finansowym oraz kompletno ści i rzetelno ści dokumentów Skarbnik Gminy składa swój podpis. Ustalono równie Ŝ, Ŝe nie przeprowadza si ę kontroli nast ępnej dotycz ącej przestrzegania przyj ętych procedur kontroli w Urz ędzie Gminy.

Przestrzeganie przyj ętych uregulowa ń w zakresie kontroli finansowej zbadano m.in. w stosunku do: - polece ń wyjazdu słu Ŝbowego, - zakupu dostaw, robót i usług, - naliczania i wypłacania diet radnym. Przestrzeganie przyj ętych procedur kontroli finansowej zbadano ponadto w stosunku do zagadnie ń obj ętych kontrol ą. Szczegółowe ustalenia w tym zakresie zawarte s ą w dalszej cz ęś ci protokołu po świ ęconej konkretnym zagadnieniom merytorycznym. Kontrola polece ń wyjazdów słu Ŝbowych Zgodnie z uregulowaniami Instrukcji sporz ądzania, obiegu i kontroli dowodów ksi ęgowych ( §16) podró Ŝą krajow ą jest wykonywanie zadania okre ślonego przez pracodawc ę poza miejscowo ści ą, w której znajduje si ę stałe miejsce pracy pracownika, w terminie i miejscu okre ślonym w poleceniu wyjazdu słu Ŝbowego. Polecenie wyjazdu słu Ŝbowego wystawia upowa Ŝniony pracownik ds. kadrowo-organizacyjnych a podpisuje Wójt, Sekretarz lub Skarbnik „z upowa Ŝnienia Wójta”, a w przypadku Wójta – Przewodnicz ący Rady Gminy, który okre śla: termin i miejsce podró Ŝy słu Ŝbowej, miejsce rozpocz ęcia i zako ńczenia podró Ŝy słu Ŝbowej oraz cel podró Ŝy słu Ŝbowej i rodzaj środka lokomocji jakim pracownik mo Ŝe podró Ŝowa ć. Polecenie wyjazdu jest wpisywane do ewidencji wyjazdów słu Ŝbowych pod kolejnym numerem, który jest jednocze śnie numerem polecenia wyjazdu. Pracownicy, radni gminy i przewodnicz ący organów wykonawczych jednostek pomocniczych zobowi ązani s ą podró Ŝowa ć najta ńszym środkiem lokomocji. Delegacje słu Ŝbowe nale Ŝy realizowa ć w ci ągu 14 dni od dnia zako ńczenia podró Ŝy, a w miesi ącu ko ńcz ącym rok bud Ŝetowy nie pó źniej ni Ŝ do dnia 27 grudnia danego roku. Kontrola wykazała, Ŝe w kontrolowanej jednostce w przypadku korzystania do odbycia podró Ŝy słu Ŝbowej samochodem stanowi ącym własno ść pracownika pracownik wyst ępuje z wnioskiem do pracodawcy o wyra Ŝenie zgody na przejazd własnym samochodem, w którym wskazuje si ę numer rejestracyjny samochodu oraz miejsce i cel wyjazdu.

______11 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Kontroli w zakresie polece ń wyjazdu słu Ŝbowego poddano losowo wybrane dowody uj ęte w ewidencji ksi ęgowej w miesi ącu grudniu 2005 roku i stwierdzono nast ępuj ące nieprawidłowo ści: 1) wystawianie polece ń wyjazdów słu Ŝbowych przez osoby nie posiadaj ące upowa Ŝnienia Wójta Gminy do tego rodzaju czynno ści, np.: - polecenia wyjazdów słu Ŝbowych uj ętych w raporcie kasowym nr 159 z dnia 22 grudnia 2005 roku nr 182/2005, 202/2005, 216/2005, 239/2005, 246/2005, 262/2005, 266/2005, 279/2005, 249/2005, 278/2005, 254/2005 zostały wystawione przez Sekretarza Gminy Małgorzat ę Melk ę. Na dowodach nie wskazano równie Ŝ numerów pod którym polecenia wyjazdu zostały uj ęte w raporcie kasowym. - polecenie wyjazdu słu Ŝbowego nr 258/2005 z dnia 30.11.2005 roku dla Teresy Grabowskiej do Piotrkowa Tryb. celem zakupu znaków skarbowych zlecone przez Zast ępc ę Wójta Józefa Sta ńczyk. Ustalono, Ŝe Wójt Gminy nie upowa Ŝnił Zast ępcy Wójta ani Sekretarza Gminy do wystawiania polece ń wyjazdu słu Ŝbowego a zapis w Instrukcji obiegu dowodów ksi ęgowych dotycz ący podpisywania polece ń wyjazdu słu Ŝbowego przez Sekretarza czy te Ŝ Skarbnika Gminy jest w tym przypadku niewystarczaj ący. 2) przedkładanie rachunków podró Ŝy po upływie 14 dni od terminu zako ńczenia podró Ŝy słu Ŝbowej, np.: - polecenie wyjazdu słu Ŝbowego nr 240/2005 z dnia 9 listopada 2005 roku wystawione przez Sekretarza Gminy dla Alicji Sta śkiewicz do Piotrkowa Tryb. Z rachunku kosztów podróŜy wynika, Ŝe rachunek na kwot ę 17,80 zł przedło Ŝony został do rozliczenia w dniu 29 listopada 2005 roku. Wypłaty dokonano w dniu 22 grudnia 2005 roku. Polecenia wyjazdu nie opatrzono numerem raportu kasowego (raport kasowy nr 159/2005 pozycja nr 21). Dowód sprawdzony i zatwierdzony do wypłaty przez Sekretarza i Skarbnika Gminy (dowód nr 6819). - polecenie wyjazdu słu Ŝbowego nr 164/2005 z dnia 29 sierpnia 2005 roku wystawione przez Wójta Gminy dla (…) 1 do Piotrkowa Tryb. Z rachunku kosztów podró Ŝy wynika, Ŝe rachunek na kwot ę 54,92 zł przedło Ŝony został do rozliczenia w dniu 14 listopada 2005 roku. Wypłaty dokonano w dniu 22 grudnia 2005 roku. Polecenia wyjazdu nie opatrzono numerem raportu kasowego (raport kasowy nr 159/2005 pozycja nr 30). Dowód sprawdzony i zatwierdzony do wypłaty przez Sekretarza i Skarbnika Gminy (dowód nr 6843). - polecenie wyjazdu słu Ŝbowego nr 168/2005 z dnia 30 sierpnia 2005 roku wystawione przez Zast ępc ę Wójta Gminy dla (…) 2 do Piotrkowa Tryb. Z rachunku kosztów podró Ŝy wynika, Ŝe rachunek na kwot ę 54,92 zł przedło Ŝony został do rozliczenia w dniu 14 listopada 2005 roku. Wypłaty dokonano w dniu 22 grudnia 2005 roku. Polecenia wyjazdu nie opatrzono numerem raportu kasowego (raport kasowy nr 159/2005 pozycja nr 30). Dowód sprawdzony i zatwierdzony do wypłaty przez Sekretarza i Skarbnika Gminy (dowód nr 6845). - polecenie wyjazdu słu Ŝbowego nr 243/2005 z dnia 21 listopada 2005 roku wystawione przez Wójta Gminy dla (…) 3 do Piotrkowa Tryb. Z rachunku kosztów podró Ŝy

1 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 2Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 3Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak.

______12 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

wynika, Ŝe rachunek na kwot ę 68,52 zł przedło Ŝony został do rozliczenia w dniu 19 grudnia 2005 roku. Wypłaty dokonano w dniu 22 grudnia 2005 roku. Polecenia wyjazdu nie opatrzono numerem raportu kasowego (raport kasowy nr 159/2005 pozycja nr 34). Dowód sprawdzony i zatwierdzony do wypłaty przez Sekretarza i Skarbnika Gminy (dowód nr 6862). 3) stwierdzono jeden przypadek pokrycia kosztów podró Ŝy słu Ŝbowej osobie nie b ędącej pracownikiem Urz ędu Gminy w Aleksandrowie. W dniu 28 listopada 2005 roku Sekretarz Gminy Małgorzata Melka wystawiła polecenie wyjazdu słu Ŝbowego nr 250/2005 dla (…) 4 – Informatyka na narad ę do Warszawy w dniu 29 listopada 2005 roku. Jako środek lokomocji wskazano PKP i w dniu 5 grudnia 2005 roku. (…) 5 przedło Ŝył rachunek kosztów podró Ŝy na kwot ę 70,26 zł. Rachunek sprawdził i zatwierdził do wypłaty Skarbnik oraz Sekretarz Gminy w dniu 22 grudnia 2005 roku. Na poleceniu wyjazdu nie wskazano pozycji raportu kasowego (dowód nr 6863, pozycja nr 473). W dniu 17 lipca 2005 roku Sekretarz Gminy zło Ŝyła wyja śnienie w sprawie polecenia wyjazdu (…) 6, z którego wynika, Ŝe cyt. „ W dniu 29 listopada 2005 roku odbyła si ę w Warszawie bezpłatna konferencja na temat ochrony danych przetwarzanych w systemach informatycznych oraz warunków technicznych stosowania przez podmioty publiczne podpisu elektronicznego (…) 7. Na konferencji omawiano stricte techniczne aspekty ochrony danych i wprowadzania podpisu elektronicznego w urz ędach, prezentowano te Ŝ przykładowe instrumenty i rozwi ązania techniczne umo Ŝliwiaj ące dostosowanie systemów informatycznych urz ędów do wymaga ń okre ślonych w przepisach prawnych. Ze wzgl ędu wi ęc na charakter konferencji delegowano do wzi ęcia w niej udziału (…) 8 – informatyka, administratora sieci w Urz ędzie Gminy w Aleksandrowie. (…) 9 świadczy usługi informatyczne dla Urz ędu na podstawie umowy – zlecenia zawartej z firm ą „EntrySoft” z Piotrkowa Tryb. w dniu 1 listopada 2005 roku. Rozwi ązanie takie przyj ęto po bezskutecznych poszukiwaniach informatyka zainteresowanego nawi ązaniem z Urz ędem stosunku pracy na podstawie umowy o prac ę. Wobec rozwoju infrastruktury informatycznej Urz ędu fachowa pomoc informatyka stała si ę bowiem nieodzowna” . Wyja śnienie Sekretarza Gminy z dnia 17 lipca 2005 roku stanowi zał ącznik nr 2 do protokołu kontroli.

4Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 5Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 6Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 7Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 8Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 9Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak.

______13 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Wskaza ć nale Ŝy, Ŝe polecenie wyjazdu słu Ŝbowego, czyli zlecenie wykonania zadania słu Ŝbowego poza miejscowo ści ą w której znajduje si ę siedziba pracodawcy mo Ŝe by ć wystawione na rzecz pracownika a wi ęc nie dotyczy osób którym zlecono wykonanie okre ślonych czynno ści na podstawie umowy zlecenia. Kontrola faktur za zakup dostaw, usług i robót

Uregulowania dotycz ące kontroli dowodów ksi ęgowych, jakimi s ą faktury za zakup usług, robót i dostaw dotycz ą rejestracji dowodów ksi ęgowych, sprawdzenia dowodów pod wzgl ędem merytorycznym i formalno-rachunkowym, zatwierdzania do wypłaty, opatrywania dowodów ksi ęgowych numerem ewidencyjnym, sposobem uj ęcia w ksi ęgach rachunkowych oraz opisem dowodów na okoliczno ść wydatkowania środków zgodnie z przepisami ustawy o zamówieniach publicznych i na okoliczno ść wykonania usługi, dostawy i roboty budowlanej zgodnie z zawart ą umow ą. Ponadto zrealizowane wydatki w zale Ŝno ści od sposobu realizacji powinny by ć opatrzone klauzul ą „zapłacono przelewem dnia…” lub wskazaniem na dokumencie realizowanym w kasie daty, numeru i pozycji raportu kasowego, w którym wypłata została zaewidencjonowana. Szczegółow ą kontrol ą obj ęto 5 losowo wybranych dowodów ksi ęgowych: 1) Faktura vat nr 17/2005 z dnia 18 listopada 2005 roku wystawiona przez PUH „A & G” Grzegorz Wroniszewski Aleksandrów za w ęgiel na kwot ę 2.764,57 zł. Faktura opisana na okoliczno ść zakupu zgodnie z umow ą oraz procedurami ustawy Prawo zamówie ń publicznych przez Kierownika Referatu Halin ę Pasikowsk ą, sprawdzona pod wzgl ędem merytorycznym przez Wójta Gminy, sprawdzona pod wzgl ędem formalno-rachunkowym przez Skarbnika Gminy i zatwierdzona do wypłaty przez Wójta i Skarbnika Gminy. Faktura zawiera ponadto oznaczenie i pozycj ę raportu kasowego w którym uj ęto wypłat ę, potwierdzenie odbioru gotówki, dekretacj ę 310/101 pod pozycj ą 442, numer dowodu 6403. Na fakturze nie wskazano daty jej wpływu i nie zaksi ęgowano zobowi ązania na koncie 201 na dzie ń 30.11.2005 roku w zwi ązku z realizacj ą wypłaty w dniu 2 grudnia 2005 roku. 2) Faktura vat nr 21/2005 z dnia 1 grudnia 2005 roku wystawiona przez firm ę WODMAR z Piotrkowa Tryb. za wykonanie projektu budowlanego sieci wodoci ągowej z przył ączami Wacławów-Brzezie na kwot ę 12.200 zł. Faktura opisana na okoliczno ść zakupu zgodnie z umow ą przez Zast ępc ą Kierownika Referatu Czesława Purgał ą, ale bez wskazania, Ŝe zakupu dokonano zgodnie z procedurami ustawy Prawo zamówień publicznych, sprawdzona pod wzgl ędem merytorycznym przez Wójta Gminy, sprawdzona pod wzgl ędem formalno- rachunkowym przez Skarbnika Gminy i zatwierdzona do wypłaty przez Wójta i Skarbnika Gminy. Faktura zaksi ęgowana została 080/201 i uj ęta w ewidencji pozycj ą 450, numer dowodu 6496. Na fakturze wskazano dat ę wpływu do jednostki tj. 07.12.2005 roku, nie wskazano natomiast daty uregulowania faktury przelewem bankowym co miało miejsce w dniu 08.12.2005 roku, dowód nr 6548 pozycja 451. 3) Rachunek nr 506/2005 z dnia 12 grudnia 2005 roku wystawiony przez RIO w Łodzi za szkolenie o tematyce „Dyscyplina finansów publicznych z uwzgl ędnieniem tematyki zamówie ń publicznych” na kwot ę 3000 zł. Rachunek opisany na okoliczno ść odbycia szkolenia, ale bez wskazania, Ŝe zakupu usługi dokonano zgodnie z procedurami ustawy Prawo zamówie ń publicznych przez Sekretarza Gminy, sprawdzona pod wzgl ędem merytorycznym przez Wójta Gminy, sprawdzona pod wzgl ędem formalno-rachunkowym przez Skarbnika Gminy i zatwierdzona do wypłaty przez Wójta i Skarbnika Gminy. Faktura zaksi ęgowana została 400/130 i uj ęta w ewidencji pozycj ą 468, numer dowodu 6691. Na fakturze wskazano dat ę wpływu do jednostki tj. 14.12.2005 roku oraz dat ę uregulowania faktury przelewem bankowym co miało miejsce w dniu 20.12.2005 roku. 4) Faktura vat nr 114/12/05 z dnia 31 grudnia 2005 roku wystawiona przez Spółdzielni ę Kółek Rolniczych za zimowe utrzymanie dróg na kwot ę 5.522 zł. Rachunek opisany na okoliczno ść wykonania usługi oraz na okoliczno ść zakupu usługi zgodnie z art. 4 ust. 8 ustawy Prawo zamówie ń publicznych, sprawdzona pod wzgl ędem merytorycznym przez Wójta Gminy, sprawdzona pod wzgl ędem formalno-rachunkowym przez Skarbnika Gminy i zatwierdzona do wypłaty przez Wójta i Skarbnika Gminy. Faktura zaksi ęgowana została 400/201 i uj ęta w

______14 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

ewidencji pozycj ą 491, numer dowodu 7293. Na fakturze wskazano dat ę wpływu do jednostki tj. 04.01.2006 roku, nie wskazano natomiast daty uregulowania faktury przelewem bankowym co miało miejsce w dniu 14.01.2006 roku. 5) Faktura nr DT/151/2005 z dnia 3 listopada 2005 roku wystawiona przez Przedsi ębiorstwo Drogowe „Lambdar” za wykonanie przebudowy drogi gminnej Kalinków-Borowiec-Ro Ŝenek zgodnie z protokołem odbioru na kwot ę 566.634,89 zł (464.454,83 zł netto). Faktura opisana została na okoliczno ść wykonania robót zgodnie z umow ą i protokołem odbioru oraz udzieleniem zamówienia w drodze przetargu nieograniczonego przez Zast ępc ę Kierownika Referatu Czesława Purgała. Wydatek wynikaj ący z faktury został sprawdzony oraz zaakceptowany do wypłaty przez Skarbnika i Wójta Gminy. Na fakturze wskazano dat ę wpływu do jednostki tj. 03.11.2005 roku oraz dat ę uregulowania przelewem w dniu 1 grudnia 2005 roku. Wydatek wskazany w fakturze został obj ęty umow ą nr Z/2.10/III/3.1/328/04/U/166/05 z dnia 18 listopada 2005 roku o dofinansowanie projektu „Modernizacja 8 km dróg gminnych w gminie Aleksandrów powiat piotrkowski” realizowanego w ramach ZPORR. Wydatek obj ęty faktur ą uregulowany został ze środków uzyskanych z Banku Gospodarstwa Krajowego na prefinansowanie wydatków obj ętych ZPORR (dział 600, rozdział 60016, § 6058) w wysoko ści 424.976,17 oraz ze środków obj ętych projektem inwestycyjnym finansowanych z kredytu nr Ł/EB/12005/1422 z dnia 30 listopada 2005 roku udzielonego ze środków Europejskiego Banku Inwestycyjnego przez Bank Gospodarstwa Krajowego (dział 600, rozdział 60016, § 6059) w wysoko ści 141.658,72 zł.

Kontrola wykazała, Ŝe w uregulowaniach wewn ętrznych nie zawarto szczególnych procedur kontroli dotycz ących wypłaty diet, a w szczególno ści podstawy na jakiej sporz ądzane s ą listy wypłat diet dla radnych i przewodnicz ących jednostek pomocniczych. Kontrol ą obj ęto ni Ŝej wskazane listy wypłat diet. 1) Lista obecno ści radnych na sesji w dniu 7 grudnia 2005 roku na łączn ą kwot ę 2.465 zł dotycz ąca wypłat diet dla 13 radnych oraz Zast ępcy Przewodnicz ącego Rady. Według listy dieta przysługuj ąca radnemu to 170 zł, a Zast ępcy Przewodnicz ącego Rady 255 zł. Analiza listy wykazała, Ŝe na li ście dwóch radnych tj. Paweł Mamrot oraz Józef Ogłoza otrzymali i pokwitowali własnor ęcznym podpisem kwot ę 17 zł zamiast kwoty 170 zł. List ę sprawdził pod wzgl ędem merytorycznym Sekretarz Gminy, pod wzgl ędem formalno-rachunkowym Skarbnik Gminy i zatwierdził do wypłaty Sekretarz i Skarbnik Gminy. Osoba sporz ądzaj ąca list ę wypłat diet, tj. Inspektor ds. ksi ęgowo ści bud Ŝetowej Marzena Zganiacz wytłumaczyła nieprawidłowo ść pomyłk ą liczbow ą. Lista uj ęta została 400-2/101, numer dowodu 6486 pod pozycj ą 449. Lista zawiera ponadto oznaczenie i pozycj ę raportu kasowego w którym uj ęto wypłat ę. 2) Lista diet dla sołtysów na sesji w dniu 7 grudnia 2005 roku na ł ączn ą kwot ę 2.295 zł dotycz ąca wypłat diet dla 27 sołtysów po 85 zł. Odbiór gotówki potwierdzili własnym podpisem wszyscy sołtysi. List ę sprawdził pod wzgl ędem merytorycznym Sekretarz Gminy, pod wzgl ędem formalno-rachunkowym Skarbnik Gminy i zatwierdził do wypłaty Sekretarz i Skarbnik Gminy. Lista uj ęta została 400-2/101, numer dowodu 6485 pod pozycj ą 449. Faktura zawiera ponadto oznaczenie i pozycj ę raportu kasowego, w którym uj ęto wypłat ę. 3) Lista obecno ści radnych na sesji w dniu 30 grudnia 2005 roku na ł ączn ą 2.295 zł dotycz ąca wypłat diet dla 12 radnych oraz Zast ępcy Przewodnicz ącego Rady. Według listy dieta przysługuj ąca radnemu to 170 zł a Zast ępcy Przewodnicz ącego Rady 255 zł. List ę sprawdził pod wzgl ędem merytorycznym Wójt Gminy, pod wzgl ędem formalno-rachunkowym Skarbnik Gminy i zatwierdził do wypłaty Wójt i Skarbnik Gminy. Lista uj ęta została 400-2/101, numer dowodu 7193 pod pozycj ą 487. Lista zawiera ponadto oznaczenie i pozycj ę raportu kasowego, w którym uj ęto wypłat ę. 4) Lista diet dla sołtysów na sesji w dniu 30 grudnia 2005 roku na ł ączn ą kwot ę 2.380 zł dotycz ąca wypłat diet dla 28 sołtysów po 85 zł. Odbiór gotówki potwierdzili własnym podpisem wszyscy sołtysi. List ę sprawdził pod wzgl ędem merytorycznym Wójt Gminy, pod wzgl ędem formalno-rachunkowym Skarbnik Gminy i zatwierdził do wypłaty Wójt i Skarbnik Gminy. Lista

______15 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

uj ęta została 400-2/101, numer dowodu 7194 pod pozycj ą 487. Faktura zawiera ponadto oznaczenie i pozycj ę raportu kasowego, w którym uj ęto wypłat ę. 5) Lista diet dla radnych na sesji w dniu 19 czerwca 2006 roku na ł ączn ą 2.250 zł dotycz ąca wypłat diet dla 11 radnych oraz Zast ępcy Przewodnicz ącego Rady. Według listy dieta przysługuj ąca radnemu to 180 zł a Zast ępcy Przewodnicz ącego Rady 270 zł. List ę sprawdził pod wzgl ędem merytorycznym Wójt Gminy, pod wzgl ędem formalno-rachunkowym Skarbnik Gminy i zatwierdził do wypłaty Wójt i Skarbnik Gminy. Lista uj ęta została 400-2/101, numer dowodu 3650 pod pozycj ą 228. Lista zawiera ponadto oznaczenie i pozycj ę raportu kasowego, w którym uj ęto wypłat ę. 6) Lista diet dla sołtysów na sesji w dniu 19 czerwca 2006 roku na ł ączn ą kwot ę 2.250 zł dotycz ąca wypłat diet dla 26 sołtysów po 90 zł. Odbiór gotówki potwierdzili własnym podpisem wszyscy sołtysi. List ę sprawdził pod wzgl ędem merytorycznym Wójt Gminy, pod wzgl ędem formalno-rachunkowym Skarbnik Gminy i zatwierdził do wypłaty Wójt i Skarbnik Gminy. Lista uj ęta została 400-2/101, numer dowodu 3651 pod pozycj ą 228. Faktura zawiera ponadto oznaczenie i pozycj ę raportu kasowego w którym uj ęto wypłat ę. Z tre ści §8 ust. 5 Instrukcji sporz ądzania, obiegu i kontroli dowodów ksi ęgowych wynika, Ŝe dokonanie sprawdzenie pod wzgl ędem merytorycznym winno by ć stwierdzone na dowodzie przez umieszczenie i podpisanie klauzuli „Wydatek zgodny z planem finansowym, klasyfikacja bud Ŝetowe dz. (…) rozdział (…) § (…). Sprawdzono pod wzgl ędem merytorycznym Aleksandrów, dnia (…) Podpis i piecz ątka imienna” . Stwierdzono, Ŝe na Ŝadnym z ww. dowodów osoba dokonuj ąca sprawdzenia dowodów pod wzgl ędem merytorycznym nie zamieszczała niniejszej klauzuli. Na dowodach znajdował si ę podpis osoby sprawdzaj ącej pod klauzul ą „Sprawdzono pod wzgl ędem merytorycznym” oraz wskazanie działu, rozdziału i paragrafu wydatku. Wyniki kontroli w zakresie uregulowa ń procedur kontroli wewn ętrznej i ich przestrzegania zawarto w te ście nr 1 i nr 2 które stanowi ą zał ącznik nr 3 do protokołu kontroli. W zakresie wydatkowania środków publicznych kontrol ą obj ęto prawidłowo ść dokonywania z bud Ŝetu gminy wydatków w kwotach: 2005 r. – 1.574.046,47 zł (tj. 19,5 % wydatków wykonanych) i w I półroczu 2006 r. – 931.026,13 zł (tj. 22,7 % wydatków wykonanych) na wyszczególnione poni Ŝej cele: 2005 rok 2006 rok - realizacja GPPiRPA 17.946,54 - - wydatki z tytułu opieki społecznej 22.706,96 10.288 - dotacje udzielone z bud Ŝetu 25.000 - - wynagrodzenia osobowe pracowników i pochodne 507.007,81 257.468,68 - podró Ŝe słu Ŝbowe, ryczałty samochodowe 2.786,66 4.012,34 - diety radnych i sołtysów 26.213 26.589 - realizacja zada ń inwestycyjnych 972.382,31 521.228,03

Kontrola finansowa wobec jednostek organizacyjnych, w tym kontrola wykonywana na podstawie art. 127 ustawy o finansach publicznych Stosownie do wymogów zawartych w przepisach art. 127 obowi ązuj ącej do dnia 31 grudnia 2005 roku ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych oraz art. 187 ust. 2 obowi ązuj ącej od 1 stycznia 2006 roku ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych, zarz ąd jednostki samorz ądu terytorialnego (Wójt Gminy Aleksandrów) kontroluje przestrzeganie przez podległe samorz ądowe jednostki organizacyjne procedur kontroli oraz zaci ągania zobowi ąza ń finansowych i dokonywania wydatków. Kontrola obejmuje w ka Ŝdym roku 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych. Zasady i tryb przeprowadzania

______16 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

kontroli w jednostkach okre ślone zostały w uchwale Zarz ądu Gminy nr 86/91/2002 z dnia 27 wrze śnia 2002 roku. Z tre ści §18 niniejszego uregulowania wynika, Ŝe osob ą przeprowadzaj ącą kontrole w jednostkach organizacyjnych jest Inspektor kontroli wewn ętrznej, jednak Ŝe brak takiego stanowiska w strukturach organizacyjnych Urz ędu Gminy w Aleksandrowie. Stwierdzono, Ŝe w okresie obj ętym kontrol ą Wójt Gminy nie realizował obowi ązku dotycz ącego kontroli przestrzegania przyj ętych procedur kontroli w jednostkach organizacyjnych, co pozostawało w sprzeczno ści z cytowanymi wy Ŝej przepisami ustaw o finansach publicznych.

Wyniki kontroli przedstawiono w te ście nr 3 dotycz ącym realizacji obowi ązku organu wykonawczego wynikaj ącego z tre ści art. 127 ustawy o finansach publicznych, stanowiącym zał ącznik nr 4 do protokołu kontroli.

Kontrola wykonywana przez Komisj ę Rewizyjn ą Uchwał ą nr IV/24/2003 z dnia 14 marca 2003 roku w sprawie uchwalenia Statutu Gminy, Rada Gminy okre śliła w §35 - 40 skład, zadania i sposób przeprowadzania kontroli przez Komisj ę Rewizyjn ą. Zgodnie ze Statutem w skład Komisji Rewizyjnej wchodz ą wył ącznie radni, z wyj ątkiem Przewodnicz ącego i Wiceprzewodnicz ącego Rady Gminy. Komisja Rewizyjna została powołana do zada ń zwi ązanych z realizacj ą funkcji kontrolnych wynikaj ących z ustawy oraz uchwał Rady. Zadaniem Komisji Rewizyjnej jest: opiniowanie wykonania bud Ŝetu gminy i wyst ępowania z wnioskami do rady gminy w sprawie udzielenia lub nie udzielenia absolutorium wójtowi, kontrola działalno ści wójta, gminnych jednostek organizacyjnych, wydawanie opinii w sprawach zastrze Ŝonych w ustawie, przeprowadzania kontroli z wniosku mieszka ńców gminy, który Przewodnicz ący Rady jest zobowi ązany przedło Ŝyć Radzie Gminy do akceptacji na najbli Ŝszej sesji Rady Gminy oraz inne czynno ści kontrolne zlecone przez Rad ę Gminy. Komisja Rewizyjna pracuje w oparciu o plan pracy. Posiedzenia Komisji odbywaj ą si ę w miar ę potrzeb, ale nie rzadziej ni Ŝ raz na kwartał. Posiedzenie jest prawomocne, je Ŝeli uczestniczy w nim co najmniej połowa składu komisji. Z przebiegu ka Ŝdego posiedzenia sporz ądza si ę protokół. Zgodnie z tre ści ą §38-40 Regulaminu Rady Gminy w Aleksandrowie wprowadzonego uchwał ą nr IV/25/2003 z dnia 14 marca 2004 roku przedmiot działania komisji ustala odr ębna uchwała. Komisja działa zgodnie z rocznym planem pracy przedło Ŝonym Radzie. Prac ą Komisji kieruje przewodnicz ący powołany przez Rad ę spo śród członków komisji. Przewodnicz ący raz do roku na Ŝą danie Przewodnicz ącego Rady przedstawia na sesji sprawozdanie ze swojej działalno ści. Ustalono, i Ŝ Rada Gminy w Aleksandrowie nie podj ęła uchwały, w której okre śliłaby przedmiot działania Komisji Rewizyjnej. Powy Ŝsza sytuacja jest nieprawidłowa w stosunku do tre ści §38 ust. 1 uchwały nr IV/25/2003 z dnia 14 marca 2004 roku w sprawie zatwierdzenia Regulaminu Rady Gminy w Aleksandrowie, zgodnie z którym „ przedmiot działania poszczególnych komisji stałych i zakres zada ń komisji dora źnych okre śla Rada w odr ębnych uchwałach ”. Kontroluj ącym przedstawiono plan pracy Komisji Rewizyjnej na 2005 i 2006 rok. Przedstawione plany pracy nie zostały zatwierdzone przez Przewodnicz ącego Komisji Rewizyjnej, ani Przewodnicz ącego Rady Gminy. W roku 2005 i I półroczu 2006 Komisja Rewizyjna Gminy Aleksandrów odbyła nast ępuj ące posiedzenia: 1) na posiedzeniu wspólnym wszystkich komisji stałych w dniu 11 marca 2005 roku Komisja zapoznała si ę z projektem uchwały bud Ŝetu gminy na 2005 rok – wysłuchała wyja śnie ń zło Ŝonych przez Wójta oraz Skarbnika Gminy. 2) na posiedzeniu w dniu 31 marca 2005 roku Komisja zapoznała si ę ze sprawozdaniem z wykonania bud Ŝetu za 2004 rok, przygotowała opini ę o wykonaniu bud Ŝetu za 2004 rok, wyst ąpiła z wnioskiem do Rady Gminy o udzielenie absolutorium Wójtowi Gminy – sprawozdanie z wykonania bud Ŝetu gminy za 2004 rok przedstawiła Skarbnik Gminy. 3) na posiedzeniu wspólnym wszystkich komisji stałych w dniu 21 kwietnia 2005 roku Komisja zapoznała si ę ze sprawozdaniem z wykonania bud Ŝetu Gminy za 2004 rok oraz z projektem

______17 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

uchwały w sprawie regulaminu udzielania pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów zamieszkałych na terenie gminy Aleksandrów – sprawozdanie z wykonania bud Ŝetu Gminy za 2004 rok omówił Skarbnik – Teresa Małecka, a projekt uchwały w sprawie regulaminu udzielania pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów zamieszkałych na terenie gminy Aleksandrów przedstawił Jerzy Pietruszka – Kierownik Gminnego Zespołu O światy, Kultury, Sport i Turystyki. 4) na posiedzeniu w dniu 30 maja 2005 roku Komisja zapoznała si ę z wydatkami zwi ązanymi z utrzymaniem bibliotek oraz zagospodarowaniem zlikwidowanych szkół, a tak Ŝe z kosztami zwi ązanymi z finansowaniem udzielanych stypendiów dla uczniów i studentów za 2004 rok – informacji w powy Ŝszym zakresie udzielił Komisji Jerzy Pietruszka – Kierownik Gminnego Zespołu O światy, Kultury, Sportu i Turystyki. Z tre ści protokołu nie wynika, czy Komisja si ęgała do dokumentów źródłowych. 5) na posiedzeniu wspólnym wszystkich komisji w dniu 2 wrze śnia 2005 roku Komisja zapoznała si ę z informacj ą z wykonania bud Ŝetu gminy za I półrocze 2005 r – powy Ŝsze informacje przedstawiła i omówiła Skarbnik – Teresa Małecka. 6) na posiedzeniu wspólnym wszystkich komisji w dniu 5 grudnia 2005 roku Komisja zapoznała si ę z projektem bud Ŝetu gminy na 2006 rok oraz opracowała plan pracy na 2006 rok – projekt bud Ŝetu na 2006 rok przedstawiła Skarbnik – Teresa Małecka. 7) na posiedzeniu w dniu 21 marca 2006 roku Komisja zapoznała si ę ze sprawozdaniem z wykonania bud Ŝetu za 2005 rok, przygotowała opini ę o wykonaniu bud Ŝetu za 2005 rok oraz wyst ąpiła z wnioskiem do Rady Gminy o udzielenie absolutorium Wójtowi Gminy – sprawozdanie z wykonania bud Ŝetu gminy za 2005 rok przedstawił Skarbnik Gminy. Stwierdzono, i Ŝ Komisja Rewizyjna nie przeprowadzała Ŝadnych kontroli, a wy Ŝej wskazane posiedzenia nie wyczerpuj ą tematyki wskazanej w planach pracy Komisji Rewizyjnej na 2005 i 2006 rok. Komisja Rewizyjna nie zaj ęła si ę w 2005 i I półroczu 2006 roku nast ępuj ącymi tematami: 1) wydatki na realizacj ę świadcze ń w GOPS (zaplanowane na II kwartał 2005 roku), 2) przygotowanie placówek o światowych do rozpocz ęcia roku szkolnego 2005/2006 – remonty (zaplanowane na III kwartał 2005 roku), 3) ocena działalno ści sportowej – finansowanie (zaplanowane na III kwartał 2005 roku), 4) analiza wykonania umów na realizacj ę inwestycji za 2005 r. (zaplanowane na IV kwartał 2005 roku), 5) sytuacja finansowa gminy – pobrane kredyty, dotacje w 2005 rok – projekty spłat (zaplanowane na IV kwartał 2005 roku), 6) wydatki zwi ązane z utrzymaniem bibliotek oraz zagospodarowaniem zlikwidowanych szkół (zaplanowane na I kwartał 2006 roku), 7) informacja o pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów z terenu gminy Aleksandrów za 2005 rok (zaplanowane na I kwartał 2006 roku), 8) wydatki na realizacj ę świadcze ń w GOPS (zaplanowane na II kwartał 2006 roku). Ponadto stwierdzono, i Ŝ Komisja Rewizyjna nie odbyła w II kwartale 2006 roku Ŝadnego posiedzenia, co jest sprzeczne z §37 ust. 1 Statutu Gminy Aleksandrów, zgodnie z którego tre ści ą „ Posiedzenia Komisji i porz ądek obrad ustala przewodnicz ący komisji lub w jego zast ępstwie wiceprzewodnicz ący. Posiedzenia odbywaj ą si ę w miar ę potrzeb, nie rzadziej ni Ŝ raz na kwartał ”.

______18 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

5. KONTROLE ZEWN ĘTRZNE

Kontrole przeprowadzone przez RIO Kompleksowa kontrola gospodarki finansowej gminy Aleksandrów przeprowadzona była przez Regionaln ą Izb ę Obrachunkow ą w Łodzi w terminie 21.01. – 6.03.2002 roku. Przedmiotow ą kontrol ą obj ęto działalno ść gminy w latach 2000 – 2001. Wyst ąpienie pokontrolne skierowane zostało do Przewodnicz ącego Zarz ądu Gminy pismem znak WK-0915/28/2002 z dnia 23 maja 2002 roku. Informacj ę o wykonaniu zalece ń pokontrolnych Wójt Gminy Aleksandrów przesłał do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi w dniu 27 czerwca 2002 roku.

Kontrole przeprowadzone przez inne podmioty - lata 2004 - 2005 Pocz ąwszy od 2004 roku w ksi ąŜ ce kontroli Urz ędu Gminy w Aleksandrowie odnotowano nast ępuj ące kontrole: 2004 rok: - w dniu 19.05.2004 roku kontrola przeprowadzona przez inspektorów Urz ędu Wojewódzkiego w zakresie lustracji grobów i miejsc pami ęci narodowej na terenie gminy Aleksandrów, - w dniu 30.06.2004 roku kontrola przeprowadzona przez pracowników Archiwum Pa ństwowego w Piotrkowie Trybunalskim w zakresie przestrzegania przepisów kancelaryjno-archiwalnych w Urz ędzie Gminy i Urz ędzie Stanu Cywilnego. 2005 rok: W Urz ędzie Gminy w Aleksandrowie nie było przeprowadzanych Ŝadnych kontroli. 2006 rok: W trakcie wykonywania czynno ści kontrolnych w Urz ędzie Gminy w Aleksandrowie została przeprowadzona przez inspektorów Łódzkiego Urz ędu Wojewódzkiego – Biuro Zarz ądzania Funduszami Europejskimi w dniach 01.-03.08.2006 r. kontrola projektu ZPORR 328/2004. Do dnia zako ńczenia kontroli przez Inspektorów RIO nie sporz ądzono protokołu kontroli przedmiotowego projektu jak równie Ŝ nie skierowano zalece ń pokontrolnych.

6. BANK WYKONUJ ĄCY OBSŁUGĘ BANKOW Ą JEDNOSTKI .

Wybór banku Uchwał ą nr XIX/121/05 z dnia 16 marca 2005 roku Rada Gminy okre śliła bank prowadz ący obsług ę bankow ą bud Ŝetu Gminy Aleksandrów. Z tre ści uchwały podj ętej na mocy art. 18 ust. 2 pkt. 15 ustawy o samorz ądzie gminnym oraz art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych wynika, Ŝe Rada postanowiła wybra ć bank Spółdzielczy Ziemi Piotrkowskiej w Piotrkowie Tryb. Oddział Parady Ŝ Filia Aleksandrów na prowadzenie obsługi bankowej bud Ŝetu Gminy Aleksandrów i prowadzenie rachunków pomocniczych z uwagi na to, Ŝe warto ść zamówienia publicznego nie przekracza 6.000 euro. Uchwał ą upowa Ŝniono Wójta Gminy do zawarcia umowy na wykonanie obsługi bankowej oraz do lokowania wolnych środków bud Ŝetowych na rachunkach bankowych w innych bankach. W dniu 31 marca 2005 roku Wójt Gminy zawarł z Bankiem Spółdzielczym Ziemi Piotrkowskiej w Piotrkowie Tryb. Oddział Parady Ŝ, Filia w Aleksandrowie umow ę na prowadzenie bie Ŝą cego rachunku bankowego na czas okre ślony tj. do dnia 31 marca 2008 roku. Według umowy środki pieni ęŜ ne gromadzone na rachunku SA oprocentowane według zmiennej stopy procentowej, która w dniu zawarcia umowy wynosi 2,5% w skali roku przy kwartalnej kapitalizacji. Strony ustaliły, Ŝe prowizja za prowadzenie rachunku wynosi ć b ędzie 20 zł miesi ęcznie,1 a opłata za polecenie przelewu 3 zł. Według §12 umowy za czynności zwi ązane z otwarciem i prowadzeniem rachunku pobiera si ę opłaty i prowizje zgodnie z obowi ązuj ącą w banku „Tabel ą opłat i prowizji”, z której wyci ąg jest zał ącznikiem do umowy i stanowi jej integraln ą cz ęść . Umow ę kontrasygnował Skarbnik Gminy.

______19 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

W dniu 14 lutego 2005 roku Wójt Gminy wyst ąpił do Banku Spółdzielczego Ziemi Piotrkowskiej filia w Aleksandrowie z pro śbą o ustalenie przewidywanego kosztu obsługi bankowej rachunków Urz ędu Gminy w Aleksandrowie na 2005 rok bior ąc pod uwag ę nast ępuj ące elementy: - opłata za prowadzenie 5 rachunków bankowych, - opłata za polecenie przelewu, wpłata (około 100 sztuk miesi ęcznie), - opłata za wydanie czeku (około 7 sztuk miesi ęcznie). W odpowiedzi na pismo BSZP F/Aleksandrów poinformował, Ŝe przewidywany koszt za obsług ę rachunków bankowych w 2005 roku kształtuje si ę nast ępuj ąco: - 1.200 zł za prowadzenie 5 rachunków bankowych, - 3.600 zł za około 100 sztuk polece ń przelewu, - 168 zł za wydanie około 7 sztuk blankietów czekowych miesi ęcznie. Bior ąc pod uwag ę przekazane przez bank informacje koszt prowadzenia obsługi bankowej w okresie obowi ązywania umowy stanowił kwot ę 14.904 zł (4.968 zł x 3), co w przeliczeniu na euro stosuj ąc średni kurs złotego w stosunku do euro na poziomie 4,0468 daje kwot ę 3.682,90 zł. Wskaza ć nale Ŝy, Ŝe ustalenie warto ści szacunkowej zamówienia nale Ŝy zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 ze zm.) do obowi ązków zamawiaj ącego a podstaw ą ustalenia warto ści zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiaj ącego z nale Ŝyt ą staranno ści ą, stosownie do art. 32 ust. 1 cytowanej ustawy. Bior ąc powy Ŝsze pod uwag ę warto ść szacunkow ą zamówienia ustali ć powinien zamawiaj ący i powinna ona obejmowa ć całkowite wynagrodzenie wykonawcy tj. wynagrodzenie obejmuj ące cały okres obowi ązywania umowy oznaczony na 3 lata. Stwierdzi ć nale Ŝy, Ŝe umowa niniejsza zawarta została z naruszeniem art. 51 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, zgodnie z którym jednostki samorz ądu terytorialnego oraz inne podmioty sektora finansów publicznych, z wyj ątkiem Skarbu Pa ństwa, nie mog ą zaci ąga ć zobowi ąza ń finansowych, których maksymalna warto ść nominalna, wyra Ŝona w złotych, nie została ustalona w dniu zawierania transakcji – w zwi ązku z nieokre śleniem w przedmiotowej umowie maksymalnej warto ści zobowi ązania wyra Ŝonej w złotówkach.

Rachunki bankowe Z tre ści umowy z dnia 31 marca 2005 roku wynika, Ŝe Bank Spółdzielczy Ziemi Piotrkowskiej w Piotrkowie Tryb. Oddział Parady Ŝ, Filia w Aleksandrowie b ędzie prowadził bie Ŝą cy rachunek o numerze 8973003-4105369-37002 oraz rachunek o numerze 8973003-4105369-37202. Numerów rachunków kont pomocniczych nie wskazano. Kontrola wykazała, Ŝe bank nie prowadził na rzecz kontrolowanej jednostki rachunków o numerach wskazanych powy Ŝej, a prowadzone rachunki bankowe dotyczyły: - rachunku podstawowego bud Ŝetu gminy - rachunku bie Ŝą cego jednostki - UG - rachunku środków zakładowego funduszu świadcze ń socjalnych, - rachunku środków depozytowych, - rachunku środków gminnego funduszu świadcze ń socjalnych. Z wyja śnienia zło Ŝonego w dniu 5 lipca 2006 roku przez Kierownika BSZP Filia w Aleksandrowie wynika, Ŝe numery rachunków wskazane w umowie dotycz ą numeracji rachunków bankowych w/g bankowego planu kont. Bior ąc powy Ŝsze pod uwag ę zawarta umowa nie wskazuje numerów rachunków prowadzonych przez bank na rzecz kontrolowanej jednostki. W dniu 5 lipca 2006 roku spisano aneks nr 1/2006 do umowy zawartej w dniu 31 marca 2005 roku, na mocy którego dokonano zmiany §1 niniejszej umowy polegaj ącej na wskazaniu numeru głównego rachunku bankowego oraz numerów rachunków pomocniczych prowadzonych przez bank na rzecz Gminy Aleksandrów.

______20 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Numery rachunków bankowych oraz odpowiadaj ące im konta wg zakładowego planu kont poni Ŝsze zestawienie: Numer konta Nazwa konta Symbol konta wg zakładowego planu kont 92 8973 0003 0020 0410 5369 0004 Rachunek podstawowy bud Ŝetu gminy 133

65 8973 0003 0020 0410 5369 0005 Rachunek bie Ŝą cy jednostki - UG 130 38 8973 0003 0020 0410 5369 0006 Rachunek środków zakładowego 135 funduszu świadcze ń socjalnych 11 8973 0003 0020 0410 5369 0007 Rachunek środków depozytowych 139 54 8973 0003 0020 0410 5369 0009 Rachunek środków gminnego funduszu 135 świadcze ń socjalnych

7. KREDYTY , PO śYCZKI , OBLIGACJE , POR ĘCZENIA , AKCJE I UDZIAŁY

Zaci ągni ęte kredyty i po Ŝyczki - 2005 rok Kontrola wykazała, Ŝe Gmina Aleksandrów zaci ągn ęła w 2005 roku kredyty i po Ŝyczki na ł ączn ą kwot ę 1.426.181 zł. Ustalono, i Ŝ w powy Ŝszej kwocie znajduje si ę tak Ŝe po Ŝyczka na prefinansowanie projektu finansowanego z udziałem środków pochodz ących z funduszy strukturalnych na kwot ę 719.085 zł i nie jest obj ęta limitem zadłu Ŝenia. Wszystkie powy Ŝsze zobowi ązania zaci ągni ęte zostały na sfinansowanie wydatków inwestycyjnych gminy. Saldo pocz ątkowe zaci ągni ętych kredytów i po Ŝyczek na 1 stycznia 2005 roku wynosiło 1.101.544 zł.

Na sfinansowanie wydatków nie znajduj ących pokrycia w planowanych dochodach (art. 48 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych)

W 2005 roku Gmina Aleksandrów zaci ągn ęła nast ępuj ące kredyty i po Ŝyczki na sfinansowanie wydatków nie znajduj ących pokrycia w planowanych dochodach: I) Na mocy umowy nr 217/OW/P/2004 z dnia 29 pa ździernika 2004 roku Gmina Aleksandrów reprezentowana przez Wójta Henryka Małeckiego zaci ągn ęła po Ŝyczk ę w wysoko ści 54.000 zł na dofinansowanie zadania inwestycyjnego – Oczyszczalnia ścieków dla Szkoły Podstawowej w Skotnikach. W sprawie zaci ągni ęcia po Ŝyczki z WFO ŚiGW w wysoko ści 50.000 zł Rada Gminy Aleksandrów podj ęła w dniu 27 kwietnia 2004 roku uchwał ę nr XIII/76/04. Jako źródło spłaty po Ŝyczki wskazano dochody własne gminy – subwencja ogólna w latach 2005-2007. Uchwał ą nr XIV/91/04 z dnia 30 czerwca 2004 roku Rada Gminy zmieniła kwot ę po Ŝyczki zaci ągni ętej z WFO ŚiGW na 54.000 zł. Strony ustaliły stałe oprocentowanie niniejszej po Ŝyczki na poziomie 3% w stosunku rocznym. Z tre ści umowy wynika, Ŝe kwota po Ŝyczki b ędzie przekazana w transzach zgodnie z post ępem robót wykonywanych na podstawie harmonogramu rzeczowo-finansowego w terminie do dnia 30 wrze śnia 2005 roku. Spłat ę po Ŝyczki zgodnie z umow ą przewidziano w 8 równych ratach w wysoko ści 4.387,50 zł oraz 2 rat w wysoko ści 9.450 zł płatnych co trzy miesi ące (I rata płatna 28.02.2006 roku). Całkowit ą spłat ę niniejszej po Ŝyczki przewidziano do dnia 31 maja 2008 roku. Odsetki od kwoty po Ŝyczki naliczone b ędą do dnia 28 lutego 2006 roku jednorazowo i potr ącone z góry w dniu przekazania po Ŝyczki a od dnia 1 marca 2006 roku w okresach miesi ęcznych i spłacane na bie Ŝą co do dnia 10-go dnia ka Ŝdego miesi ąca. Z tre ści §9 umowy po Ŝyczki wynika, Ŝe zabezpieczenie spłaty po Ŝyczki wraz z odsetkami stanowi ą weksle własne „in blanco” w wysoko ści 200% kwoty po Ŝyczki wraz z deklaracj ą wekslow ą. Aneksem nr 1 z dnia 21 grudnia 2004 roku zmianie uległa kwota po Ŝyczki z 54.000 zł na 53.999,29 zł; wprowadzono nowy harmonogram rzeczowo-finansowy zadania z dnia 21.12.2004 roku, zmieniono wysoko ść X (ostatniej) raty po Ŝyczki z kwoty 9.450 zł na kwot ę 9.449,29 zł. Powy Ŝsze zmiany spowodowane były przez zmian ę kosztu całkowitego zadania z kwoty 198.180 zł na 198.179,29 zł.

______21 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Po Ŝyczka wpłyn ęła w dniu 23 sierpnia 2005 roku w kwocie 53.173,77 zł, po potr ąceniu odsetek. II) Kredyt w wysoko ści 108.800 zł zaci ągni ęty w Banku Spółdzielczym Ziemi Piotrkowskiej w Piotrkowie Tryb. Oddział w Parady Ŝu Filia Aleksandrów na podstawie umowy kredytowej nr 1/2005 z dnia 13 lipca 2005 roku. W sprawie zaci ągni ęcia kredytu długoterminowego w wysoko ści 108.800 zł Rada Gminy Aleksandrów podj ęła w dniu 16 marca 2005 roku uchwał ę nr XIX/120/05. Jako źródło spłaty kredytu wskazano dochody własne gminy – subwencja ogólna w latach 2005-2008. Z tre ści umowy wynika, Ŝe jest to kredyt inwestycyjny z dopłat ą do oprocentowania realizowan ą przez Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi. Kredyt zaci ągni ęty został na okres od 13 lipca 2005 roku do 30 czerwca 2008 roku z przeznaczeniem na Budow ę oczyszczalni ścieków wraz z instalacj ą wodno- kanalizacyjn ą przy Szkole Podstawowej w Skotnikach . Kredyt uruchomiony zostanie w dwóch transzach: I transza w kwocie 58.800 zł do dnia 13 lipca 2005 roku i II transza w kwocie 50.000 zł do 1 sierpnia 2005 roku. Kwota kredytu podlega oprocentowaniu według zmiennej stopy procentowej w okresach za które naliczane s ą odsetki, a dopłata do odsetek z WFO ŚiGW w Łodzi wynosi 3,58%. Odsetki od kredytu naliczane b ędą w miesi ęcznych okresach obrachunkowych z płatno ści ą na ostatni dzie ń ka Ŝdego miesi ąca. Według umowy spłat ę rat kredytu ustalono w okresach miesi ęcznych pocz ąwszy od 31 stycznia 2006 roku w kwocie 3.025 zł, spłat ę odsetek miesi ęcznie pocz ąwszy od 31 lipca 2005 roku. Prawnym zabezpieczeniem kredytu był weksel własny „in blanco” wraz z deklaracj ą wekslow ą. Kredyt przelano w dniu: 13 lipca 2005 roku kwot ę 58.800 zł i 30 wrze śnia 2005 roku kwot ę 50.000 zł. III) Kredyt w wysoko ści 296.300 zł zaci ągni ęty w Banku Spółdzielczym Ziemi Piotrkowskiej w Piotrkowie Tryb. Oddział w Parady Ŝu Filia Aleksandrów na podstawie umowy kredytowej nr 2/I/2005 z dnia 3 listopada 2005 roku. W sprawie zaci ągni ęcia kredytu długoterminowego w wysoko ści 296.300 zł, z tego na finansowanie zadania „Modernizacja drogi gminnej D ębowa Góra wie ś” -168.000 zł i „Modernizacja drogi gminnej D ąbrowa nad Czarn ą wie ś” -128.300 zł. Rada Gminy Aleksandrów podj ęła w dniu 7 wrze śnia 2005 roku uchwał ę nr XXIII/131/2005. Jako źródło spłaty kredytu wskazano dochody własne gminy – subwencja ogólna w latach 2006- 2008. Kredyt zaci ągni ęty został na okres od 3 listopada 2005 roku do 31 grudnia 2008 roku z przeznaczeniem na Modernizacj ę dróg gminnych D ębowa Góra wie ś i D ąbrowa nad Czarn ą wie ś. Kwota kredytu podlega oprocentowaniu według zmiennej stopy procentowej w okresach za które naliczane s ą odsetki, a w dniu zawarcia umowy wynosi 5,61%. Odsetki od kredytu naliczane b ędą w miesi ęcznych okresach obrachunkowych z płatno ści ą na ostatni dzie ń ka Ŝdego miesi ąca. Według umowy spłat ę rat kredytu ustalono w okresach miesi ęcznych pocz ąwszy od 31 lipca 2006 roku w nast ępuj ący sposób: 18 rat w wysoko ści 5.000 zł w okresie od 31.07.2006 roku do 31.12.2007 roku, 11 rat w wysoko ści 17.200 zł w okresie od 31.01.2008 do 31.11.2008 roku oraz 1 rata w wysoko ści 17.100 zł do 31.12.2006 roku; spłat ę odsetek miesi ęcznie pocz ąwszy od 30 listopada 2005 roku. Prawnym zabezpieczeniem kredytu był weksel własny „in blanco” wraz z deklaracj ą wekslow ą. Kredyt przelano w dniu 3 listopada 2005 roku. IV) Kredyt w wysoko ści 225.187 zł zaci ągni ęty w Banku Gospodarstwa Krajowego w Warszawie Oddział Łód ź na podstawie umowy nr Ł/EBI/1/2005/1422 o kredyt ze środków Europejskiego Banku Inwestycyjnego z dnia 30 listopada 2005 roku. Kredyt zaci ągni ęty został z przeznaczeniem na Modernizacj ę 8 km dróg gminnych w gminie Aleksandrów powiat piotrkowski . W sprawie zaci ągni ęcia kredytu w wysoko ści 225.187 zł, z tego w 2005 roku – 15.997 zł i w 2006 roku – 67.190 zł, Rada Gminy Aleksandrów podj ęła w dniu 7 wrze śnia 2005 roku uchwał ę nr XXII/130/05. Jako źródło spłaty kredytu wskazano dochody własne gminy – subwencja ogólna w latach 2007-2008. Kredyt uruchomiony zostanie w dwóch transzach: I transza w kwocie 157.997 zł od dnia 30 listopada 2005 roku i II transza w kwocie 67.190 zł od 20 marca 2006 roku. Ostateczny termin wykorzystania kredytu nast ąpi 31 marca 2006 roku. Kwota kredytu podlega oprocentowaniu według zmiennej stopy procentowej w okresach kwartalnych za które naliczane s ą odsetki i wynosi 4,94%. Odsetki od kredytu naliczane b ędą w miesi ęcznych okresach obrachunkowych z płatno ści ą na ostatni dzie ń ka Ŝdego miesi ąca. Według umowy spłat ę rat kredytu ustalono w okresach miesi ęcznych pocz ąwszy od 31 stycznia

______22 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

2007 roku w nast ępuj ący sposób: 12 rat po 5.000 zł, 11 rat po 13.765 zł i 1 rata (ostatnia) w kwocie 13.772 zł, spłat ę odsetek miesi ęcznie pocz ąwszy od 19 czerwca 2006 roku. Prawnym zabezpieczeniem kredytu był weksel własny „in blanco” wraz z deklaracj ą wekslow ą. Aneksem nr 1 z dnia 20 marca 2006 roku wprowadzono zmian ę dotycz ącą terminu wykorzystania środków pochodz ących z kredytu – przedłu Ŝono termin wykorzystania II transzy i jednocze śnie ostatecznego wykorzystania kredytu do dnia 20 czerwca 2006 roku. Kredyt przelano: - w dniu 1 grudnia 2005 roku w kwocie 157.997 zł - w dniu 20 czerwca 2006 roku w kwocie 67.190 zł. V) Kredyt w wysoko ści 90.000 zł zaci ągni ęty w Banku Spółdzielczym Ziemi Piotrkowskiej w Piotrkowie Tryb. Oddział w Parady Ŝu Filia Aleksandrów na podstawie umowy kredytowej nr 3/I/2005 z dnia 15 grudnia 2005 roku. Kredyt zaciągni ęty został na okres od 15 grudnia 2005 roku do 31 marca 2006 roku z przeznaczeniem na Modernizacj ę 8 km dróg gminnych w gminie Aleksandrów powiat piotrkowski . W sprawie zaci ągni ęcia kredytu długoterminowego w wysoko ści 90.000 zł Rada Gminy Aleksandrów podj ęła w dniu 7 grudnia 2005 roku uchwał ę nr XXIV/142/05. Jako źródło spłaty po Ŝyczki wskazano dochody własne gminy w roku 2006. Kwota kredytu podlega oprocentowaniu według zmiennej stopy procentowej w okresach miesi ęcznych za które naliczane s ą odsetki, a w dniu zawarcia umowy wynosi 5,63%. Odsetki od kredytu naliczane b ędą w miesi ęcznych okresach obrachunkowych z płatno ści ą na ostatni dzie ń ka Ŝdego miesi ąca. Według umowy spłat ę kredytu ustalono jednorazowo płatn ą wraz z ostatni ą rat ą odsetek. Spłat ę odsetek ustalono miesi ęcznie pocz ąwszy od 30 grudnia 2005 roku. Prawnym zabezpieczeniem kredytu był weksel własny „in blanco” wraz z deklaracj ą wekslow ą. Aneksem nr 1 z dnia 30 marca 2006 roku wprowadzono zmian ę dotycz ącą wydłu Ŝenia okresu ostatecznej spłaty kredytu do 30 wrze śnia 2006 roku. Kredyt przelano w dniu 15 grudnia 2005 roku. Ewidencj ę zaci ągni ętych kredytów i po Ŝyczek prowadzi si ę odpowiednio na kontach bud Ŝetu gminy 134 „Kredyty bankowe” oraz 260 „Zobowi ązania finansowe” w podziale na poszczególne tytuły zaci ągni ętych zobowi ąza ń. VI) Po Ŝyczka nr ZPORR_310.009062 na zapewnienie płynno ści projektu nr ZPORR_310.009062 – Modernizacja 8 km dróg gminnych w Gminie Aleksandrów powiat piotrkowski zawarta w dniu 28 wrze śnia 2005 roku pomi ędzy Gmin ą Aleksandrów, reprezentowan ą przez Wójta – Henryka Małeckiego, a Bankiem Gospodarstwa Krajowego w Warszawie. Zgodnie z tre ści ą umowy bank udost ępni Po Ŝyczkobiorcy środki na prefinansowanie w maksymalnej wysoko ści 1.013.016,75 zł, a kwota udost ępnionej po Ŝyczki nie mo Ŝe przekroczy ć wysoko ści wkładu środków z bud Ŝetu Unii Europejskiej dla finansowanego projektu. Po Ŝyczka przeznaczona jest na finansowanie projektu „Modernizacja dróg gminnych w Gminie Aleksandrów Powiat Piotrkowski”, realizowanego w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego, w cz ęś ci podlegaj ącej zwrotowi ze środków z bud Ŝetu Unii Europejskiej, zgodnie z umow ą o dofinansowanie projektu, zawart ą przez Po Ŝyczkobiorc ę z Instytucj ą Po średnicz ącą. Udost ępnienie po Ŝyczki nast ępuje po zawarciu umowy, o której mowa powy Ŝej oraz dostarczeniu do Banku przez Po Ŝyczkobiorc ę jej kopii po świadczonej za zgodno ść z oryginałem, a tak Ŝe po opracowaniu i dostarczeniu do banku przez Po Ŝyczkobiorc ę harmonogramu przekazywania transz po Ŝyczki. Po Ŝyczkobiorca został zobowi ązany do dostarczenia do banku po świadczonej za zgodno ść kopii umowy z wykonawc ą robót lub usług zawieraj ącą numer rachunku bankowego. Ponadto Po Ŝyczkobiorca został zobowi ązany do aktualizowania i przekazywania do banku harmonogramu przekazywania transz po Ŝyczki co miesi ąc, do 5 dnia ka Ŝdego miesi ąca, który przekazywany jest tak Ŝe do wła ściwej Instytucji Po średnicz ącej. Uruchomienie po Ŝyczki nast ępuje poprzez opłacenie, dostarczonej do banku faktury lub innego dokumentu ksi ęgowego o równowa Ŝnej warto ści dowodowej, wystawionego przez wykonawc ę lub dostawc ę. Odsetki z tytułu udzielonej i wykorzystanej po Ŝyczki płatne s ą pierwszego dnia roboczego nast ępnego miesi ąca kalendarzowego za miesi ąc poprzedni. Odsetki naliczane s ą od dnia powstania zadłu Ŝenia z tytułu po Ŝyczki do dnia poprzedzaj ącego

______23 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

spłat ę kwoty wykorzystanej po Ŝyczki. Oprocentowanie oparte jest na stopie rentowno ści 52- tygodniowych bonów skarbowych, z ostatniego przetargu przeprowadzonego w miesi ącu poprzedzaj ącym dany kwartał kalendarzowy, dla ka Ŝdej transzy po Ŝyczki ci ągnionej w danym kwartale i wyliczane jest jako iloczyn stopy rentowno ści i wska źnika 0,25. Kwota odsetek przekazywana jest na rachunek Ministerstwa Finansów. Spłata po Ŝyczki nast ępuje po otrzymaniu środków z Unii Europejskiej. Ustalono, i Ŝ pismem z dnia 28.06.2005 roku Zarz ąd Województwa Łódzkiego poinformował Wójta Gminy, i Ŝ projekt gminy Aleksandrów został zakwalifikowany do listy projektów wybranych do dofinansowania w ramach ZPORR. Do umowy został zał ączony Harmonogram przekazywania transz po Ŝyczki z dnia 7.09.2005 roku (zał ącznik nr 4), z którego wynika, i Ŝ kwota po Ŝyczki w wysoko ści 1.013.016,75 zł zostanie wypłacona w nast ępuj ących transzach: - w 2005 roku – 747.752,25 zł, z czego: w listopadzie 301.111,50 zł i w grudniu 446.640,75 zł, - w 2006 roku – 265.264,60 zł. Kwoty wynikaj ące z powy Ŝszego harmonogramu s ą to Ŝsame z kwotami uj ętymi we wniosku na projekt realizowany w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego. Zgodnie z postanowieniami umowy Gmina Aleksandrów w dniu 3.11.2005 roku zło Ŝyła zaktualizowany harmonogram przekazywania transz po Ŝyczki na kwot ę 1.013.016,75 zł, z czego: - w 2005 roku (listopad) – 747.752,25 zł, - w 2006 roku (marzec) – 265.264,50 zł. W dniu 2.12.2005 roku został zło Ŝony kolejny harmonogram przekazywania transz, który zamkn ął si ę kwot ą 293.932,08 zł. Z powy Ŝszego harmonogramu wynika, i Ŝ kwota w wysoko ści 719.084,67 zł została ju Ŝ przekazana.

Ustalono, i Ŝ w dniu 18 listopada 2005 roku została zawarta umowa nr Z/2.10/III/3.1/328/04/U/166/05 o dofinansowanie projektu „Modernizacja 8 km dróg gminnych w gminie Aleksandrów powiat piotrkowski” o numerze 328/04 w ramach Priorytetu 3- Rozwój lokalny. Z tre ści umowy wynika, i Ŝ Gminie Aleksandrów przyznane zostało dofinansowanie w kwocie nie wi ększej ni Ŝ: 1.196.720,95 zł, co stanowi 85% wydatków kwalifikowanych projektu, w tym: 1) środki Funduszu w kwocie nie wi ększej ni Ŝ 1.055.930,25 zł stanowi ące 75% wydatków kwalifikowanych, 2) współfinansowanie ze środków bud Ŝetu pa ństwa w kwocie nie wi ększej ni Ŝ 140.90,70 zł, co stanowi nie wi ęcej ni Ŝ 10% wydatków kwalifikowanych. Całkowita warto ść finansowanego projektu wynosi 1.461.507 zł, a wydatki kwalifikowane – 1.407.907 zł. Beneficjent zobowi ązany został do wydatkowania na realizacj ę projektu wkładu własnego o warto ści 211.186,05 zł oraz do pokrycia ze środków własnych wszelkich wydatków niekwalifikowanych w ramach projektu. Z §3 umowy wynika, i Ŝ projekt realizowany b ędzie w terminie 24 wrze śnia 2004 roku do 31 lipca 2006 roku, a zako ńczenie finansowe realizacji nast ąpi 15 sierpnia 2006 r. Termin zako ńczenia mo Ŝe zosta ć przedłu Ŝony na uzasadniony wniosek beneficjenta. Projekt b ędzie realizowany zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym uzgodnionym przed podpisaniem niniejszej umowy w oparciu o zło Ŝony wniosek. Środki Funduszu b ędą przekazywane w formie refundacji poniesionych wydatków kwalifikowanych na realizacj ę projektu w postaci płatno ści okresowych i płatno ści ko ńcowej. Przyznanie płatno ści okresowych nast ępuje w terminie do 2 miesi ęcy od dnia zło Ŝenia wniosku o płatno ść . Wniosek o płatno ść okresow ą mo Ŝe zosta ć zło Ŝony nie cz ęś ciej ni Ŝ raz w miesi ącu. Refundacji podlegaj ą jedynie wydatki kwalifikowane poniesione nie wcze śniej ni Ŝ w dniu 1 stycznia 2005 roku Środki Funduszu s ą przekazywane w wysoko ści

______24 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

procentowego udziału w wydatkach kwalifikowanych. Zabezpieczeniem prawidłowej realizacji umowy jest weksel in blanko wraz z deklaracj ą wekslow ą. Na mocy uchwały nr XXIV/139/05 z dnia 7 grudnia 2005 roku Rada Gminy upowa Ŝniła Wójta Gminy do zaci ągni ęcia po Ŝyczki w Banku Gospodarstwa Krajowego w Łodzi na prefinansowanie w kwocie 719.085 zł z przeznaczeniem na realizacj ę projektu „Modernizacja 8 km dróg gminnych w Gminie Aleksandrów powiat piotrkowski Nr 328/05”. Po Ŝyczka zostanie spłacona ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na dofinansowanie projektu realizowanego w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego.

Kontrola wykazała, Ŝe po Ŝyczka na prefinansowanie udzielona na podstawie umowy nr ZPORR_310.009062.10 z dnia 28 wrze śnia 2005 roku przelana została przez Bank Gospodarstwa Krajowego: - w dniu 1 grudnia 2005 roku w kwocie 719.084,67 zł, - w dniu 20 czerwca 2006 roku w kwocie 263.531,13 zł.

Ustalono, i Ŝ w uchwale Rady Gminy nr XIX/119/05 z dnia 16 marca 2005 roku w sprawie uchwalenia bud Ŝetu gminy na 2005 rok w zał ączniku nr 3 – Plan przychodów i rozchodów bud Ŝetu gminy na 2005 rok zostały zaplanowane w §903 – Przychody z zaci ągni ętych po Ŝyczek na finansowanie zada ń realizowanych z udziałem środków pochodz ących z bud Ŝetu Unii Europejskiej w kwocie 1.019.800 zł. Jednocze śnie w zał ączniku nr 5 – Plan nakładów inwestycyjnych na 2005 wykazano podział powy Ŝszych środków w nast ępuj ący sposób: - modernizacja drogi gminnej Kalinków-Borowiec-Ro Ŝenek: 610.000 zł, - modernizacja drogi gminnej Aleksandrów-Janikowice: 182.000 zł, - modernizacja drogi gminnej Reczków Nowy: 227.800 zł. Uchwał ą nr XXII/129/2005 Rada Gminy w dniu 7 wrze śnia 2005 roku wprowadziła w zał ączniku nr 1 – Plan dochodów §6298 – Środki na dofinansowanie własnych inwestycji gmin pozyskane z innych źródeł – finansowanie programów i projektów ze środków funduszy strukturalnych ( środki ZPORR) na modernizacj ę 8 km dróg gminnych: Aleksandrów-Janikowice, Reczków Nowy, Kalinków-Borowiec-Ro Ŝenek w kwocie 747.752 zł. Jednocze śnie w zał ączniku nr 2 – Plan wydatków wprowadziła §6058 – Wydatki inwestycyjne jednostek bud Ŝetowych (finansowanie programów i projektów ze środków funduszy strukturalnych) w takiej samej kwocie, tj. 747.752 zł. Ponadto kwota ta znajduje si ę tak Ŝe w zał ącznik nr 5 – Plan nakładów inwestycyjnych na 2005 rok – jako środki ZPORR. Jednocze śnie zdj ęto z zał ącznika nr 3 – Plan przychodów i rozchodów bud Ŝetu gminy na 2005 rok wszystkie zaplanowane wcze śniej środki w §903 – Przychody z zaci ągni ętych po Ŝyczek na finansowanie zada ń z udziałem środków pochodz ących z bud Ŝetu Unii Europejskiej. Stwierdzono, i Ŝ w dniu 7 wrze śnia 2005 roku nie było podstaw wynikaj ących z rozporz ądzenia Ministra Finansów z dnia 20 wrze śnia 2004 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodz ących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. nr 209, poz. 2132 ze zm.) do uj ęcia w Planie przychodów w §6298 – Środki na dofinansowanie własnych inwestycji gmin pozyskane z innych źródeł – finansowanie programów i projektów ze środków funduszy strukturalnych, Funduszu Spójno ści oraz z Sekcji Gwarancji Europejskiego Funduszu Orientacji i Gwarancji Rolnej środków na modernizacj ę 8 km dróg gminnych: Aleksandrów-Janikowice, Reczków Nowy, Kalinków-Borowiec-Ro Ŝenek w kwocie 747.752 zł. Umowa na prefinansowanie powy Ŝszego zadania została zawarta z Bankiem Gospodarstwa Krajowego dopiero w dniu 28 wrze śnia 2005 roku i do tego czasu powinna by ć wykazywana, zgodnie z ww. rozporz ądzeniem, w Planie przychodów w §903 – Przychody z zaci ągni ętych po Ŝyczek na finansowanie zada ń realizowanych z udziałem środków pochodz ących z bud Ŝetu Unii Europejskiej. Uchwał ą nr XXIV/140/05 Rada Gminy w dniu 7 grudnia 2005 roku dokonała nast ępuj ących zmian dotycz ących ww. po Ŝyczki:

______25 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- w zał ączniku nr 1 – Plan dochodów – w §6298 – Środki na dofinansowanie własnych inwestycji gmin pozyskane z innych źródeł – finansowanie programów i projektów ze środków funduszy strukturalnych ( środki ZPORR) – modernizacj ę 8 km dróg gminnych Aleksandrów-Janikowice, Reczków Nowy, Kalinków-Borowiec-Ro Ŝenek dokonała zmniejszenia w wysoko ści 747.752 zł; plan po zmianach 0 zł, - w zał ączniku nr 2 – Plan wydatków – w §6058 – Wydatki inwestycyjne jednostek bud Ŝetowych (finansowanie programów i projektów ze środków funduszy strukturalnych) na modernizacj ę 8 km dróg gminnych w gminie Aleksandrów Nr 328/2004 Aleksandrów-Janikowice, Reczków Nowy, Kalinków-Borowiec-Ro Ŝenek; zmniejszenie o kwot ę 28.667 zł; plan po zmianach – 719.085 zł, - w zał ączniku nr 3 – Plan nakładów na inwestycje na 2005 rok w którym w dziale 600 rozdziale 60016 – pokazano nakłady w wysoko ści 719.085 zł pochodz ące z środków na prefinansowanie na zadanie modernizacja 8 km dróg gminnych w Gminie Aleksandrów Nr 328/2004 Aleksandrów -Janikowice, Reczków Nowy, Kalinków-Borowiec-Ro Ŝenek, - w zał ączniku nr 5 – Plan przychodów i rozchodów bud Ŝetu gminy na 2005 rok wprowadzono §903 – Przychody z zaci ągni ętych po Ŝyczek na finansowanie zada ń realizowanych z udziałem środków pochodz ących z bud Ŝetu Unii Europejskiej na modernizacj ę 8 km dróg gminnych Janikowice-Aleksandrów, Reczków Nowy, Kalinków- Borowiec-Ro Ŝenek w kwocie 719.085 zł. Ewidencj ę zaci ągni ętej po Ŝyczki na prefinansowanie prowadzi si ę odpowiednio na kontach bud Ŝetu gminy 138 „Rachunki środków na prefinansowanie” oraz 268 „Zobowi ązania z tytułu prefinansowania”. Ustalono, i Ŝ w przypadku po Ŝyczki zaci ągni ętej w Banku Gospodarstwa Krajowego na podstawie umowy nr ZPORR_310.009062 z dnia 28 wrze śnia 2005 roku Wójt Gminy nie posiadał upowa Ŝnienia Rady Gminy w Aleksandrowie do jej zaci ągni ęcia. Rada Gminy udzieliła upowa Ŝnienia dopiero 7 grudnia 2005 roku uchwał ą nr XXIV/139/05. Powy Ŝsze wskazuje, i Ŝ Wójt Gminy zaci ągaj ąc wskazane wy Ŝej zobowi ązanie naruszył art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. c ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorz ądzie gminnym, zgodnie z którego tre ści ą do wył ącznej wła ściwo ści rady gminy nale Ŝy podejmowanie uchwał w sprawach maj ątkowych gminy, przekraczaj ących zakres zwykłego zarz ądu, dotycz ących zaci ągania długoterminowych po Ŝyczek i kredytów. Ponadto z tre ści art. 58 ustawy wynika, i Ŝ uchwały i zarz ądzenia organów gminy dotycz ące zobowi ąza ń finansowych wskazuj ą źródła dochodów, z których zobowi ązania te zostan ą pokryte (ust. 1), a uchwały te zapadaj ą bezwzgl ędn ą wi ększo ści ą głosów w obecno ści co najmniej połowy ustawowego składu rady (ust. 2). Nale Ŝy zauwa Ŝyć, i Ŝ upowa Ŝnienie Wójta przez Rad ę Gminy zawarte w uchwale bud Ŝetowej gminy Aleksandrów na 2005 rok dotyczy po Ŝyczek i kredytów krótkoterminowych, które zostan ą zaci ągni ęte i spłacone w danym roku bud Ŝetowym, tzn. do dnia 31 grudnia 2005 roku. Kserokopia zał ącznika nr 3 do uchwały Rady Gminy nr XIX/119/09 z dnia 16 marca 2005 roku – plan przychodów i rozchodów bud Ŝetu gminy na 2005 rok, uchwały nr XXIV/139/05 z dnia 7 grudnia 2005 roku oraz umowy nr ZPORR_310.009062 z dnia 28 wrze śnia 2005 roku stanowi zał ącznik nr 5 do protokołu kontroli. Na spłat ę wcze śniej zaci ągni ętych zobowi ąza ń z tytułu emisji papierów warto ściowych oraz zaci ągni ętych po Ŝyczek i kredytów (art. 48 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych)

Gmina Aleksandrów nie emitowała papierów warto ściowych oraz nie zaci ągała kredytów i po Ŝyczek na spłat ę wcze śniej zaci ągni ętych zobowi ąza ń. Na pokrycie wyst ępuj ącego w ci ągu roku niedoboru bud Ŝetu (art. 48 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych)

Gmina Aleksandrów nie zaci ągała kredytów i po Ŝyczek na pokrycie wyst ępuj ącego w ci ągu roku niedoboru bud Ŝetu.

______26 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Udzielone gwarancje i por ęczenia - 2005 rok Gmina Aleksandrów nie udzielała gwarancji oraz por ęcze ń.

Wyemitowane papiery warto ściowe Jednostka nie emitowała papierów warto ściowych.

Posiadane akcje i udziały w spółkach prawa handlowego. Wnoszenie i wycena aportów rzeczowych Ustalono, i Ŝ kontrolowana jednostka nie posiada akcji i udziałów w spółkach prawa handlowego.

Stan zadłu Ŝenia jednostki samorz ądu terytorialnego – art. 113 i art. 114 ustawy o finansach publicznych - 2005 rok Z tre ści art. 113 ustawy o finansach publicznych wynika, Ŝe ł ączna kwota przypadaj ących do spłaty w danym roku bud Ŝetowym rat kredytów i po Ŝyczek oraz potencjalnych spłat kwot wynikaj ących z udzielonych przez jednostki samorz ądu terytorialnego por ęcze ń wraz z nale Ŝnymi w danym roku odsetkami od tych kredytów i po Ŝyczek, oraz nale Ŝnych odsetek i dyskonta, a tak Ŝe przypadaj ących w danym roku bud Ŝetowym wykupów papierów warto ściowych emitowanych przez jednostki samorz ądu terytorialnego, nie mo Ŝe przekroczy ć 15% planowanych na dany rok bud Ŝetowy dochodów jednostki samorz ądu terytorialnego. Wska źnik zadłu Ŝenia obliczono w oparciu o dane zaczerpni ęte z uchwały Rady Gminy Aleksandrów nr XIX/119/05 z dnia 16 marca 2005 roku w sprawie uchwalenie bud Ŝetu Gminy na 2005 rok, i tak: - kwota przypadaj ących do spłaty rat po Ŝyczek i kredytów - 486.655 zł, - przewidywane wydatki na obsług ę długu - 70.000 zł, - kwota planowanych dochodów - 6.797.875 zł. Wska źnik zadłu Ŝenia obliczony w oparciu o wskazane dane wyniósł 8,18%. Według art. 114 ust. 1 i ust. 2 ł ączna kwota długu jednostki samorz ądu terytorialnego na koniec roku bud Ŝetowego nie mo Ŝe przekraczać 60% wykonanych dochodów ogółem tej jednostki w tym roku bud Ŝetowym. W trakcie roku bud Ŝetowego ł ączna kwota długu jednostki samorz ądu terytorialnego na koniec kwartału nie mo Ŝe przekracza ć 60% planowanych w danym roku bud Ŝetowym dochodów tej jednostki. Wska źniki zadłu Ŝenia Gminy Aleksandrów na dzie ń 31 marca 2005 roku, 30 czerwca 2005 roku, 30 wrze śnia 2005 roku oraz na 31 grudnia 2005 roku były nast ępuj ące: I kwartał 2005 roku - 14,5% zobowi ązania - 992.288 zł/planowane dochody - 6.865.376 zł, II kwartał 2005 roku - 12,4% zobowi ązania - 867.992 zł/planowane dochody - 6.986.674 zł, III kwartał 2005 roku - 16,4% zobowi ązania - 1.302.096 zł/planowane dochody - 7.939.095 zł, IV kwartał 2005 roku - 17,9%

______27 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

zobowi ązania - 1.281.994 zł/wykonane dochody - 7.149.891 zł. Na podstawie sprawozdania Rb-Z o stanie zobowi ąza ń wg. tytułów dłu Ŝnych oraz gwarancji i por ęcze ń na dzie ń 31 grudnia 2005 roku ustalono, i Ŝ wykazano nast ępuj ące zobowi ązania: kwota zadłu Ŝenia ogółem: 2.001.079 zł, o w tym: kredyty i po Ŝyczki: długoterminowe – 1.911.079 zł, o z tego wobec wierzycieli: - wobec sektora finansów publicznych: 855.582 zł, w tym: wobec grupy I – 719.085 zł – nie obj ęte limitem zadłu Ŝenia wobec grupy II – 136.497 zł, - wobec banków komercyjnych: 1.145.497 zł (w tym długoterminowe – 1.055.497 zł). Dane b ędące podstaw ą obliczenia wska źnika zadłu Ŝenia zaczerpni ęto ze sprawozda ń Rb-Z oraz Rb-27S.

Spłata zaci ągni ętych zobowi ąza ń - w szczególno ści z tytułu kredytów i po Ŝyczek Łączna kwota spłaconych w 2005 roku rat kredytów i poŜyczek wyniosła 470.403 zł, w tym: - kredyty - 388.620 zł - po Ŝyczki - 81.782 zł Na koniec 2005 roku kwota pozostała do spłaty stanowiła kwot ę 2.001.079 zł. Kontrola wykazała, Ŝe spłat rat kredytów i po Ŝyczek dokonano w terminach i kwotach zgodnych z zawartymi umowami.

III. EWIDENCJA KSI ĘGOWA. SPRAWOZDAWCZO ŚĆ .

1. OPIS PRZYJ ĘTYCH ZASAD RACHUNKOWO ŚCI . ZABEZPIECZENIE DANYCH PRZETWARZANYCH W SYSTEMACH INFORMATYCZNYCH .

Zarz ądzeniem Wójta Gminy Aleksandrów nr 1/2002 z dnia 27 marca 2002 roku wprowadzono: - zakładowy plan kont dla bud Ŝetu Gminy Aleksandrów – zał ącznik nr 1 do zarz ądzenia, - zakładowy plan kont dla Urz ędu Gminy w Aleksandrowie – zał ącznik nr 2 do zarz ądzenia. Zakładowy plan kont dla jednostki i dla bud Ŝetu gminy zawiera wykaz kont syntetycznych wraz z opisem funkcjonowania kont oraz wskazaniem sposobu prowadzenia kont analitycznych. Zarz ądzeniem Wójta Gminy nr 36/2005 z dnia 30 wrze śnia 2005 roku wprowadzono zmian ę do planu kont dla jednostki i bud Ŝetu wprowadzaj ąc konta zwi ązane z prefinansowaniem oraz środkami pomocowymi. W obowi ązuj ących w jednostce uregulowaniach dotycz ących przyj ętych zasad rachunkowo ści brak jest wskazania roku obrotowego. Ponadto w planie kont nie wskazano powi ąza ń kont ksi ęgi głównej z kontami ksi ąg pomocniczych oraz zasad klasyfikacji zdarze ń na poszczególnych kontach, co świadczy o nieprzestrzeganiu art. 10 ust. 1 pkt 1 i pkt 3 lit. a ustawy o rachunkowo ści. Wskaza ć nale Ŝy, Ŝe opis funkcjonowania konta ze wskazaniem, co ksi ęguje si ę na stronie Wn i stronie Ma powinien by ć uzupełniony o podanie, jakie operacje ksi ęguje si ę na poszczególnym koncie i wskazanie konta przeciwstawnego. Zarz ądzeniem Wójta Gminy nr 3/2002 z dnia 7 sierpnia 2002 roku ustalono dokumentacj ę przyj ętych w Urz ędzie Gminy zasad rachunkowo ści tj.

______28 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- instrukcja sporz ądzania, obiegu i kontroli dowodów ksi ęgowych dla Urz ędu Gminy Aleksandrów oraz jednostek organizacyjnych obj ętych obsług ą finansowo-ksi ęgow ą – zał ącznik nr 1 do zarz ądzenia, - instrukcja kasowa – zał ącznik nr 2 do zarz ądzenia, - instrukcja przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji – zał ącznik nr 3 do zarz ądzenia, - instrukcja w sprawie ewidencji środków trwałych, warto ści niematerialnych i prawnych oraz pozostałych środków trwałych – zał ącznik nr 4 do zarz ądzenia. Analiza ustalonych zasad prowadzenia rachunkowo ści wykazała, Ŝe nie wskazano w nich metody wyceny: warto ści niematerialnych i prawnych, udziałów, nale Ŝno ści i zobowi ąza ń oraz funduszu jednostki, co wskazuje na nieprzestrzeganie art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowo ści zgodnie, z którym jednostka powinna posiada ć dokumentacj ę opisuj ącą w języku polskim przyj ęte przez ni ą zasady (polityk ę) rachunkowo ści, dotycz ące mi. in.: metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego. Wskaza ć nale Ŝy, Ŝe sposób wyceny aktywów i pasywów okre ślaj ą przepisy rozdziału 4 ustawy o rachunkowo ści. Ustalono, i Ŝ wymiar podatków od osób fizycznych (2 stanowiska) prowadzony jest komputerowo – program PODATKI na licencji INFO-SYSTEM Roman i Tadeusz Groszek s.c. (umowa z 5 kwietnia 2005 r.). Stwierdzono, Ŝe w funkcjonuj ących w jednostce zasadach rachunkowo ści nie uwzgl ędniono ksi ąg prowadzonych przy u Ŝyciu komputera słu Ŝą cych do ewidencji wymiaru podatków od osób fizycznych, opisu systemu przetwarzania danych oraz systemu słu Ŝą cego ochronie danych i ich zbiorów, co stanowi naruszenie art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b i c oraz pkt 4.

2. URZ ĄDZENIA KSI ĘGOWE .

Zgodnie z Regulaminem organizacyjnym Urz ędu Gminy Aleksandrów do zada ń Referatu Finansowego nale Ŝy m.in.: - prowadzenie rachunkowo ści bud Ŝetowej oraz sporz ądzanie sprawozda ń w tym zakresie, - wykonywanie obsługi finansowej w zakresie Zakładowego Funduszu Świadcze ń Socjalnych, - przygotowywanie projektu bud Ŝetu Gminy, opracowywanie zmian w bud Ŝecie oraz bie Ŝą ce informowanie organów Gminy o przebiegu jego realizacji, - opracowywanie, analizowanie i zatwierdzanie planów finansowych jednostek organizacyjnych Gminy oraz nadzorowanie działalno ści tych jednostek, - naliczanie wynagrodze ń i świadcze ń z ubezpieczenia społecznego, prowadzenie rozlicze ń w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych i współpraca w tym zakresie z Urz ędem Skarbowym i ZUS, - wykonywanie obsługi finansowej Gminnego O środka Pomocy Społecznej, - przeprowadzanie inwentaryzacji w Urz ędzie i w jednostkach podporz ądkowanych, - obsługa kasowa, - wymierzanie i pobór podatków, - wydawanie decyzji w przedmiocie ulg, umorze ń, zobowi ąza ń podatkowych, rozkładania płatno ści na raty i odraczania terminów płatno ści tych zobowi ąza ń, - prowadzenie dla potrzeb podatkowych ewidencji nieruchomo ści i gruntów rolnych oraz ich aktualizowanie, - prowadzenie rachunkowo ści podatkowej ł ącznego zobowi ązania pieni ęŜ nego oraz podatków i opłat, - organizowanie, nadzorowanie i naliczanie inkasa,

______29 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- prowadzenie egzekucji zobowi ąza ń pieni ęŜ nych, - sporz ądzanie sprawozda ń z zakresu wymiaru i realizacji ł ącznego zobowi ązania pieni ęŜ nego, podatków i opłat lokalnych oraz udzielonej pomocy publicznej. Według regulaminu funkcj ę Kierownika Referatu Finansowego pełni Skarbnik Gminy. Jako osob ę zast ępuj ącą Skarbnika wskazano Marzen ę Zganiacz – stanowisko ds.ksi ęgowo ści bud Ŝetowej. Natomiast Skarbnik został zobowi ązany do zast ępowania Irminy Małeckiej – samodzielne stanowisko ds. rozlicze ń podatkowych, finansowych i organu finansowego. Ustalono, i Ŝ Marzenie Zganiacz zakresem czynno ści z dnia 8.07.2004 roku powierzono zast ępstwo Teresy Małeckiej - Skarbnika Gminy. Ustalono, Ŝe ewidencja ksi ęgowa prowadzona jest r ęcznie i uwzgl ędnia ksi ęgę główn ą (ewidencja syntetyczna), ksi ęgi pomocnicze (ewidencja analityczna) oraz zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych i kont analitycznych. Ewidencja ksi ęgowa obejmuje ponadto karty dochodów i wydatków (konta ksi ąg pomocniczych do konta 901 – Dochody bud Ŝetowe i 902 – Wydatki bud Ŝetowe) dla dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów bud Ŝetu gminy z uwzgl ędnieniem zasad klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów. Ustalono, i Ŝ w ksi ędze głównej dokonuje si ę zbiorczych zapisów ksi ęgowych, tzn. pod jedn ą pozycj ą ksi ęgow ą ujmuje si ę kilka dowodów ksi ęgowych, w nast ępuj ący sposób: - numer pozycji ksi ęgowej, - data dokonania zapisu, - oznaczenia dokumentów (numerów dowodów ksi ęgowych) obj ętych dan ą pozycj ą ksi ęgow ą, - tre ść dokonywanych zapisów, np. raport kasowy, wyci ąg bankowy, polecenie ksi ęgowania, - ł ączna kwota dokonanego zapisu. Analiza ksi ęgi głównej wykazała, i Ŝ: • pod pozycj ą ksi ęgow ą 481 z dnia 28.12.2005 roku zaksi ęgowano raport kasowy nr 162/2005 ujmuj ąc dowody od numeru 6996 do 7027 na ł ączn ą kwot ę 122.394,10 zł: - dowód nr 6996-7010 – lista nr 000095/2005 wypłaty zasiłku rodzinnego, świadczenia opieku ńczego i zaliczki alimentacyjnej w kwocie 37.238 zł, - dowód nr 7011-7017 – lista nr 000096/2005 wypłaty zasiłku rodzinnego, świadczenia opieku ńczego i zaliczki alimentacyjnej w kwocie 17.461,40 zł, - dowód nr 7018-7019 – lista nr 000093/2005 wypłaty zasiłku piel ęgnacyjnego w kwocie 2.448 zł, - dowód nr 7020-7021 – lista nr 000092/2005 wypłaty zasiłku piel ęgnacyjnego w kwocie 3.168 zł, - dowód nr 7022 – lista nr 000100/2005 wypłaty zasiłku rodzinnego w kwocie 140 zł, - dowód nr 7023 – lista nr 000101/2005 wypłaty zasiłku piel ęgnacyjnego w kwocie 288 zł, - dowód nr 7024 – wpłata gotówki do banku w kwocie 360,70 zł, - dowód nr 7025 - wpłata nale Ŝno ści za usługi opieku ńcze w kwocie 20,00 zł, - dowód nr 7026 - wpłata nale Ŝno ści za czynsz lokalowy w kwocie 72,95 zł, - dowód nr 7027 – raport kasowy nr 162/2005, • pod pozycj ą ksi ęgow ą 482 z dnia 28.12.2005 roku zaksi ęgowano wyci ąg bankowy nr 173 ujmuj ąc dowody od numeru 7028 do 7150 na ł ączn ą kwot ę 82.630,12 zł, - dowód nr 7028 – pobranie czekiem na kwot ę 60.743,40 zł, - dowód nr 7029-7134 – przelewy świadcze ń: zasiłek piel ęgnacyjny, zasiłek rodzinny, świadczenia opieku ńcze i zaliczka alimentacyjna na kwot ę 20.781 zł,

______30 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- dowód nr 7135-7136 – przelew składek do ZUS w kwocie 1.023,72 zł, - dowód nr 7137 – opłata za depozyt kluczy na kwot ę 50 zł, - dowód nr 7138 – opłata za wydanie blankietów czekowych na kwot ę 20 zł, - dowód nr 7139 – nota memoriałowa: prowizja za 4 dokumenty na kwot ę 12 zł, - dowód nr 7140-7145 – lista nr 000097/2005 zestawienie wypłat świadczenia dla 93 osób: zasiłek rodzinny, świadczenia opieku ńcze i zaliczka alimentacyjna na kwot ę 18.765 zł, - dowód nr 7146 – lista nr 000094/2005 zestawienie wypłat świadczenia dla 14 osób: zasiłek piel ęgnacyjny za grudzie ń 2005 roku na kwot ę 2.016 zł, - dowód nr 7147 – deklaracja rozliczeniowa ZUS P DRA na kwot ę 1.023,72 zł, - dowód nr 7148-7150 – wyci ąg bankowy nr 173 z dnia 28.12.2005 roku, • pod pozycj ą ksi ęgow ą 483 z dnia 28.12.2005 roku zaksi ęgowano faktur ę nr 2005/00164868 ujmuj ąc dowód numer 7151 na kwot ę 299 zł za biuletyn VAT numery 1/06 – 12/06, • pod pozycj ą ksi ęgow ą 484 z dnia 29.12.2005 roku zaksi ęgowano polecenie ksi ęgowania nr 105/J/2005 ujmuj ąc dowody od numeru 7152 do 7153 za ł ączn ą kwot ę 563,02 zł, • pod pozycj ą ksi ęgow ą 485 z dnia 29.12.2005 roku zaksi ęgowano raport kasowy nr 163/2005 ujmuj ąc dowody od numeru 7154 do 7167 na ł ączn ą kwot ę 14.124,98 zł, • pod pozycj ą ksi ęgow ą 486 z dnia 29.12.2005 roku zaksi ęgowano wyci ąg bankowy nr 174 ujmuj ąc dowody od numer 7168 do 7187 na łączn ą kwot ę 6.542,66 zł, • pod pozycj ą ksi ęgow ą 487 z dnia 30.12.2005 roku zaksi ęgowano raport kasowy nr 60/2005 i nr 164/2005 ujmuj ąc dowody od numeru 27.807,06 zł. Ustalono, i Ŝ dowody ksi ęgowe składaj ące si ę z kilku stron nie maj ą nadanego jednego numeru, ale numer posiada ka Ŝda strona, co uniemo Ŝliwia zidentyfikowanie dowodu ksi ęgowego. Powy Ŝsze stanowi naruszenie art. 21 ust. 1 pkt 1 oraz art. 23 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 29 wrze śnia 1994 roku o rachunkowo ści. Art. 21 ust. 1 pkt 1 stwierdza, i Ŝ dowód księgowy powinien zawiera ć co najmniej okre ślenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny, a z tre ści art. 23 ust. 2 pkt 2 wynika, i Ŝ zapis ksi ęgowy powinien zawiera ć co najmniej okre ślenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu ksi ęgowego stanowi ącego podstaw ę zapisu oraz jego dat ę, je Ŝeli ró Ŝni si ę ona od daty dokonania operacji. Ustalono, Ŝe nie prowadzi si ę dziennika, co stanowi naruszenie art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 29 wrze śnia 1994 roku o rachunkowo ści, zgodnie z którym ksi ęgi rachunkowe obejmuj ą zbiory zapisów ksi ęgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworz ą: dziennik, ksi ęgę główn ą, ksi ęgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont ksi ęgi głównej oraz sald kont ksi ąg pomocniczych oraz wykaz składników aktywów i pasywów. Art. 14 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowo ści reguluj ą sposób prowadzenia dziennika. Z ust. 1 wynika, i Ŝ dziennik zawiera chronologiczne uj ęcie zdarze ń, jakie nast ąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Ponadto, bez wzgl ędu na technik ę prowadzenia ksi ąg rachunkowych, dziennik powinien umo Ŝliwia ć uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont ksi ęgi głównej. Zapisy w dzienniku musz ą by ć kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ci ągły. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umoŜliwia ć ich jednoznaczne powi ązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami ksi ęgowymi (ust. 2). Kontrola wykazała, Ŝe urz ąd posiada jedynie wyodr ębniony rachunek wydatków co znalazło swoje odzwierciedlenia w opisie funkcjonowania konta 130 „Rachunek bie Ŝą cy jednostek bud Ŝetowych”. Zgodnie z planem kont na stronie Wn konta 130 ujmuje si ę wpływy środków bud Ŝetowych otrzymanych na realizacj ę wydatków bud Ŝetowych zgodnie z planem finansowym oraz dla dysponentów ni Ŝszego stopnia w korespondencji z kontem 223. Na stronie Ma konta 130 ujmuje si ę zrealizowane wydatki bud Ŝetowe zgodnie z planem finansowym jednostki bud Ŝetowej, w tym równie Ŝ środki pobrane z kasy na realizacj ę wydatków bud Ŝetowych. W zwi ązku z powy Ŝszym uzyskane dochody wpływaj ą bezpo średnio na rachunek bud Ŝetu tj. konto 133. Bior ąc powy Ŝsze pod uwag ę niewła ściwe jest ujmowanie w zakładowym planie kont zasad

______31 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

ewidencji na koncie 222 „Rozliczenie dochodów bud Ŝetowych”, które z racji braku odr ębnego rachunku bankowego dochodów jednostki bud Ŝetowej nie powinno funkcjonowa ć. Nale Ŝy stwierdzi ć, i Ŝ w przypadku, gdy urz ąd, jako jednostka, nie posiada własnego rachunku bankowego w tym przypadku rachunku dochodów, konto 130 – „Rachunek bie Ŝą cy” słu Ŝy do ewidencji dochodów realizowanych bezpo średnio na rachunku bud Ŝetu. Saldo konta 130 podlega wówczas okresowemu przeksi ęgowaniu na konto 800 – „Fundusz jednostki”. W zakresie zrealizowanych dochodów saldo konta 130 przeksi ęgowywane jest okresowo na podstawie sprawozda ń bud Ŝetowych na stron ę Wn konta 800. W takim przypadku w zakładowym planie kont urz ędu nie powinno wyst ępowa ć konto 222 – „Rozliczenie dochodów bud Ŝetowych”. Kontrola wykazała, Ŝe pomimo braku rachunku bankowego przeznaczonego do realizacji dochodów jednostki bud Ŝetowej na koncie 222 „Rozliczenie dochodów budŜetowych” dokonywano ksi ęgowa ń operacji gospodarczych dotycz ących np.: - ewidencji dochodów z tytułu czynszów przyj ętych do kasy Urz ędu Gminy i odprowadzonych na rachunek bud Ŝetu – Wn 222 „Rozliczenie dochodów bud Ŝetowych” i Ma 140 „Krótkoterminowe papiery warto ściowe i inne środki pieni ęŜ ne w drodze”, - okresowej ewidencji podatków i opłat na podstawie danych z ewidencji podatkowej – Wn 222 „Rozliczenie dochodów bud Ŝetowych” i Ma 221 „Nale Ŝno ści z tytułu dochodów bud Ŝetowych”. Wskaza ć nale Ŝy, Ŝe ww. operacje z u Ŝyciem konta 222 zostały uj ęte nieprawidłowo poniewa Ŝ w ka Ŝdym przypadku zamiast konta 222 „Rozliczenie dochodów bud Ŝetowych” powinno wyst ąpi ć konto 130 „Rachunek bie Ŝą cy jednostek bud Ŝetowych” na którym ewidencja prowadzona by ć powinna na zasadzie memoriału tj. polecenia ksi ęgowania sporz ądzonego na podstawie wyci ągu bankowego do konta 133 „Rachunek bud Ŝetu”. Na podstawie upowa Ŝnie ń wymienionych poni Ŝej kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy Aleksandrów przekazali prowadzenie ksi ąg rachunkowych do Gminnego Zespołu O światy, Kultury, Sportu i Turystyki w Aleksandrowie: - upowa Ŝnienie Dyrektora Szkoły Podstawowej w Aleksandrowie z dnia 10 lipca 2006 roku, - upowa Ŝnienie Dyrektora Gimnazjum w D ąbrowie nad Czarn ą z dnia 10 lipca 2006 roku, - upowa Ŝnienie Dyrektora Szkoły Podstawowej w Skotnikach z dnia 10 lipca 2006 roku, - upowa Ŝnienie Dyrektora Szkoły Podstawowej w D ąbrowie nad Czarn ą z dnia 10 lipca 2006 roku - upowa Ŝnienie Kierownika Gminnej Biblioteki Publicznej w Aleksandrowie z dnia 10 lipca 2006 roku. Ewidencja ksi ęgowa Gminnego O środka Pomocy Społecznej prowadzona jest w siedzibie Urz ędu Gminy. Stwierdzono, Ŝe Kierownik GOPS nie upowa Ŝnił Wójta i Skarbnika Gminy Aleksandrów do prowadzenia ewidencji ksi ęgowej, co świadczy o nieprzestrzeganiu art. 11 ust. 1 i ust. 3 ustawy z dnia 29 wrze śnia 1994 roku o rachunkowo ści, zgodnie z którym ksi ęgi rachunkowe prowadzi si ę w siedzibie jednostki, a prowadzenie ich poza siedzib ą jednostki jest mo Ŝliwe w przypadku powierzenia ich prowadzenia innej osobie. Ewidencja ksi ęgowa pozostałych jednostek organizacyjnych prowadzona jest w siedzibie Gminnego Zespołu O światy, Kultury, Sportu i Turystyki. Ustalono, Ŝe Kierownik GZOKSiT posiada stosowne upowa Ŝnienie do prowadzenia ksi ąg rachunkowych dopiero od dnia 10 lipca 2006 roku, do tego czasu nie posiadał upowa Ŝnienia, co stanowiło naruszenie art. 11 ust. 1 i ust. 3 ustawy z dnia 29 wrze śnia 1994 roku o rachunkowo ści. Analiza prowadzonych ksi ąg rachunkowych wykazała, Ŝe ewidencja ksi ęgowa prowadzona dla Urz ędu Gminy obejmuje równie Ŝ operacje ksi ęgowe Gminnego O środka Pomocy Społecznej, którego obsługa finansowo – ksi ęgowa nie została powierzona Wójtowi i Skarbnikowi Gminy. Przedstawiony sposób prowadzenia ewidencji ksi ęgowej uniemo Ŝliwia sporz ądzenie zestawienia obrotów i sald dla Urz ędu Gminy i Gminnego O środka Pomocy Społecznej, a co za tym idzie brak jest równie Ŝ mo Ŝliwo ści sporz ądzenia sprawozdania finansowego „bilans” dla tych jednostek. Powy Ŝszy sposób prowadzenia ewidencji ksi ęgowej narusza zasady

______32 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

prowadzenia rachunkowo ści okre ślone ustaw ą z dnia 29 wrze śnia 1994 roku o rachunkowo ści (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 ze zm.), a w szczególno ści art. 2 ust. 1 pkt 5 oraz art. 4 ustawy, z których wynika obowi ązek prowadzenia ewidencji ksi ęgowej przez wszystkie tego rodzaju jednostki. Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 5 ustawy - przepisy ustawy o rachunkowo ści stosuje si ę m.in. do jednostek organizacyjnych nie maj ących osobowo ści prawnej. Art. 4 ustawy stanowi, Ŝe jednostki organizacyjne obowi ązane s ą stosować przyj ęte zasady rachunkowo ści, rzetelnie i jasno przedstawiaj ąc sytuacj ę maj ątkow ą i finansow ą oraz wynik finansowy. W zwi ązku z powy Ŝszym ka Ŝda z jednostek organizacyjnych zobowi ązana jest prowadzi ć okre ślone przepisami ustawy o rachunkowo ści urz ądzenia ksi ęgowe takie jak: dziennik, ksi ęgę główn ą, ksi ęgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald, wykaz składników aktywów i pasywów (art. 13) w celu jasnego i rzetelnego przedstawienia sytuacji maj ątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego. Wskaza ć nale Ŝy ponadto, Ŝe odpowiedzialno ść za wykonywanie obowi ązków w zakresie rachunkowo ści ponosz ą kierownicy jednostek organizacyjnych, stosownie do art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowo ści. Ponadto nale Ŝy stwierdzi ć, iŜ zgodnie z §14 ust. 1 i 3 rozporz ądzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczegółowych zasad rachunkowo ści oraz planu kont dla bud Ŝetu pa ństwa, bud Ŝetów jednostek samorz ądu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752 ze zm.) jednostki i placówki kontynuuj ące działalno ść sporz ądzaj ą sprawozdanie finansowe, zwane „bilansem” na dzie ń zamkni ęcia ksi ąg rachunkowych (dzie ń bilansowy), to jest na dzie ń 31 grudnia; bilans ten sporz ądza si ę na podstawie własnych ksi ąg rachunkowych.

3. SPRAWOZDAWCZO ŚĆ I BILANS JEDNOSTKI . ZGODNO ŚĆ DANYCH WYKAZYWANYCH W SPRAWOZDANIACH BUD śETOWYCH Z EWIDENCJ Ą KSI ĘGOW Ą

Sprawozdanie Rb-Z na dzie ń 31 grudnia 2005 Analiza sprawozdania Rb – Z o stanie zobowi ąza ń wg tytułów dłu Ŝnych oraz gwarancji i por ęcze ń za 2005 wykazała, Ŝe dane w nim wykazane dotycz ą zadłu Ŝenia wobec wierzycieli krajowych z tytułu: - po Ŝyczek długoterminowych wobec podmiotów sektora finansów publicznych tj. organów władzy publicznej – 719.085 zł, - po Ŝyczek długoterminowych wobec podmiotów sektora finansów publicznych tj. wojewódzkich funduszy celowych – 136.497 zł, - kredytów długoterminowych wobec banków komercyjnych – 1.145.497 zł. W sprawozdaniu nie wykazano zobowi ąza ń wymagalnych. Z danych uzupełniaj ących o kredytach i po Ŝyczkach na realizację programów i projektów finansowanych z udziałem środków pochodz ących z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójno ści wynika, i Ŝ jednostka posiada długoterminowe kredyty i po Ŝyczki na pokrycie wydatków unijnych zaci ągni ęte z bud Ŝetu pa ństwa na kwot ę 719.085 zł (kredyty zaci ągni ęte z Banku Gospodarstwa Krajowego – nie wchodz ą do limitu zadłu Ŝenia) oraz kredyty i po Ŝyczki na współfinansowanie pochodz ące z innych źródeł w kwocie 247.997 zł, w tym długoterminowe – 157.997 zł. W danych uzupełniaj ących o zobowi ązaniach, wynikaj ących z zawartych umów o terminie płatno ści dłu Ŝszym ni Ŝ 6 miesi ęcy, przypadaj ącym w latach nast ępnych wykazane zostały na dzie ń 31.12.2005 roku zobowi ązania z tytułu zada ń inwestycyjnych (umowa na wykonanie przebudowy dróg gminnych) w wysoko ści 1.186.262 zł (data podpisania umowy – 15.04.2005 roku, data rozpocz ęcia spłaty – 30.11.2005 roku, data zako ńczenia spłaty 30.07.2006 roku). Stwierdzono, Ŝe wykazana kwota dotyczyła całego zobowi ązania zaci ągni ętego na podstawie umowy z dnia 15 kwietnia 2005 roku. Bior ąc pod uwag ę, Ŝe badane sprawozdanie powinno uwzgl ędnia ć wysoko ść zobowi ąza ń na dzie ń jego sporz ądzenia tj. 31 grudnia 2005 roku nieprawidłowym było pokazywanie w nim całej kwoty zaci ągni ętego zobowi ązania, z którego cz ęść została uregulowana w wyniku realizacji faktur za wykonane roboty. Ustalono, Ŝe z kwoty

______33 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

1.186.262 zł w 2005 roku uregulowano 779.806,56 zł, w zwi ązku z tym pozostała do uregulowania kwota 406.634,89 zł. Sprawozdanie Rb-Z na dzie ń 30 czerwca 2006 Analiza sprawozdania Rb – Z o stanie zobowi ąza ń wg tytułów dłu Ŝnych oraz gwarancji i por ęcze ń za II kwartał 2006 wykazała, Ŝe dane w nim wykazane dotycz ą zadłu Ŝenia wobec wierzycieli krajowych z tytułu: - kredytów i po Ŝyczek – 2.128.813,59 zł, w tym: wobec Skarbu Pa ństwa – 982.615,80 zł i wobec banków komercyjnych – 1.040.435 zł, - kredytów i po Ŝyczek długoterminowych – 2.038.813,59 zł, w tym: wobec Skarbu Pa ństwa – 982.615,80 i wobec banków komercyjnych – 950.435 zł. W sprawozdaniu nie wykazano zobowi ąza ń wymagalnych. Z danych uzupełniaj ących o kredytach i po Ŝyczkach na realizacj ę programów i projektów finansowanych z udziałem środków pochodz ących z funduszy strukturalnych i Funduszu Spójno ści wynika, i Ŝ jednostka posiada długoterminowe kredyty i po Ŝyczki na pokrycie wydatków unijnych zaci ągni ęte z bud Ŝetu pa ństwa na kwot ę 982.615,80 zł (kredyty zaci ągni ęte z Banku Gospodarstwa Krajowego – nie wchodz ą do limitu zadłu Ŝenia) oraz kredyty i po Ŝyczki na współfinansowanie pochodz ące z innych źródeł w kwocie 315.187 zł, w tym długoterminowe – 225.187 zł. W danych uzupełniaj ących o zobowi ązaniach, wynikaj ących z zawartych umów o terminie płatno ści, na okres dłu Ŝszy ni Ŝ 6 miesi ęcy, przypadaj ącym w latach nast ępnych wykazane zostały na dzie ń 30.06.2006 roku nast ępuj ące zobowi ązania z tytułu zada ń inwestycyjnych: Warto ść Data Data Data Nazwa zadania inwestycyjnego Wysoko ść nominalna zaci ągni ęcia rozpocz ęcia zako ńczenia zaci ągni ętego (podpisania spłaty spłaty zobowi ązania umowy) 39.846,00 26.07.2004 r. 31.08.2005 r. 30.11.2007 r. Po Ŝyczka z WFO ŚiGW na 66.413,00 modernizacj ę źródła ciepła, wymian ę stolarki okiennej w Szkole Podstawowej w Skotnikach 45.224,29 29.10.2004 r. 28.02.2006 r. 31.05.2008 r. Po Ŝyczka z WFO ŚiGW na 53.999,29 budow ę oczyszczalni ścieków przy Szkole Podstawowej w Skotnikach 21.600,00 20.09.2002 r. 25.04.2003 r. 30.04.2006 r. Kredyt z Banku Spółdzielczego 400.000,00 na budow ę drogi gminnej Dąbrówka-Kotuszów (I etap) i budow ę sali gimnastycznej przy Szkole Podstawowej w Dąbrowie nad Czarn ą 74.200,00 08.09.2003 r. 31.03.2004 r. 30.08.2007 r. Kredyt z Banku Spółdzielczego 220.000,00 na budow ę drogi gminnej Dąbrówka-Kotuszów (II etap) 242.498,00 14.10.2004 r. 30.04.2005 r. 30.09.2007 r. Kredyt z Banku Spółdzielczego 334.686,00 na modernizacj ę źródła ciepła, wymian ę stolarki okiennej w Szkole Podstawowej w Skotnikach 90.650,00 13.07.2005 r. 31.01.2006 r. 30.06.2008 r. Kredyt z Banku Spółdzielczego 108.800,00 na budow ę oczyszczalni ścieków przy Szkole Podstawowej w Skotnikach 20.692,50 27.08.2004 r. 31.03.2005 r. 30.06.2007 r. Po Ŝyczka z WFO ŚiGW na 46.724,40 likwidacj ę wysypisk odpadów w Dąbrówce i Reczkowie Nowym

______34 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

296.300,00 03.11.2005 r. 31.07.2006 r. 31.12.2008 r. Kredyt z Banku Spółdzielczego 296.300,00 na budow ę dróg gminnych w Dąbowej Górze wsi i D ąbrowie nad Czarn ą 225.187,00 30.11.2005 r. 31.01.2007 r. 31.12.2008 r. Kredyt z Banku Gospodarstwa 225.187,00 Krajowego na “modernizacj ę 8 km dróg gminnych w gminie Aleksandrów” 90.000,00 15.12.2005 r. 30.09.2006 r. 30.09.2006 r. Kredyt z Banku Spółdzielczego 90.000,00 na “modernizacj ę 8 km dróg gminnych w gminie Aleksandrów”

Wskaza ć nale Ŝy, Ŝe wskazane w danych uzupełniaj ących umowy po Ŝyczek i kredytów nie stanowi ą zobowi ąza ń z tytułu realizacji zada ń inwestycyjnych a stanowi ą zobowi ązania z tytułu zaci ągni ęcia po Ŝyczek i kredytów na realizacj ę tych zada ń a wi ęc dotycz ą źródeł pokrycia wydatków inwestycyjnych. Stan zaci ągni ętych zobowi ąza ń z tytułu po Ŝyczek i kredytów na dzie ń 31 grudnia 2005 roku został wskazany w cz ęś ci głównej omawianego sprawozdania Rb-Z w zwi ązku z czym pokazywanie ich w danych uzupełniaj ących jako zobowi ązania z tytułu zada ń inwestycyjnych było nieprawidłowe. Informacje wykazywane w danych uzupełniaj ących do sprawozdania Rb-Z maj ą na celu pokazanie zobowi ąza ń nie zaliczanych do długu publicznego. Bilans Urz ędu Gminy na dzie ń 31 grudnia 2005 Analiza bilansu Urz ędu Gminy na dzie ń 31 grudnia 2005 roku wykazała, i Ŝ w po stronie aktywów pod pozycj ą B. Aktywa obrotowe II. Nale Ŝno ści krótkoterminowe 1.1. Nale Ŝno ści z tytułu dostaw i usług wykazana została kwota 12.286,92 zł, podczas gdy wykazywana w tej pozycji strona Wn konta 201 zamykała si ę, zgodnie z zestawieniem obrotów i sald na 31.12.2005 roku, kwot ą 1.283 zł. Ró Ŝnica pomi ędzy danymi znajduj ącymi si ę w bilansie, a danymi wynikaj ącymi z zestawienia obrotów i sald wynosi 11.003,92 zł. Ponadto stwierdzono, i Ŝ w bilansie po stronie aktywów pod pozycj ą B. Aktywa obrotowe II. Nale Ŝno ści krótkoterminowe 1.4 Pozostałe nale Ŝno ści wykazana została kwota 319.024,94 zł. Nale Ŝy stwierdzi ć, i Ŝ w pozycji 1.4. Pozostałe nale Ŝno ści wykazywane s ą strony Wn kont: 221, 226, 229, 231, 234, 240. Na podstawie zestawienia obrotów i sald na dzie ń 31 grudnia 2005 roku ustalono nast ępuj ące salda: Wn 221 – 298.562,83 zł, Wn 234 – 19.725 zł oraz Wn 240 – 11.741,03 zł, co daje ł ączn ą kwot ę 330.028,86 zł. Ró Ŝnica pomi ędzy kwot ą zawart ą w bilansie, a kwot ą wynikaj ącą z zestawienia obrotów i sald wynosi 11.003,92 zł. Ustalono, i Ŝ powy Ŝsza kwota (11.003,2 zł) dotyczy roszcze ń spornych z tytułu zmiany podatku VAT ze stawki 7% na 22% wynikaj ących z dwóch faktur i zaksi ęgowanych Wn 240 Ma 201. Pozostałe dane wykazane w bilansie s ą zgodne danymi wynikaj ącymi z zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych. Ustalono, i Ŝ bilans Urz ędu Gminy uwzgl ędnia tak Ŝe sytuacj ę finansow ą Gminnego O środka Pomocy Społecznej. Ponadto do Urz ędu Gminy w Aleksandrowie składany jest bilans sporz ądzany przez Gminny Zespół O światy, Kultury, Sport i Turystyki, który uwzgl ędnia sytuacj ę finansow ą GZOKSiT, a tak Ŝe wszystkich jednostek, których obsług ę finansow ą prowadzi GZOKSiT, tzn.: Szkoły Podstawowej w Aleksandrowie, Szkoły Podstawowej w Skotnikach, Gimnazjum w D ąbrowie nad Czarn ą oraz Gminnej Biblioteki Publicznej. Nie sporz ądza si ę bilansów poszczególnych jednostek organizacyjnych. Wskaza ć nale Ŝy, Ŝe stosownie do przepisów rozporz ądzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad prowadzenia rachunkowo ści oraz planów kont dla bud Ŝetu pa ństwa, bud Ŝetów jednostek samorz ądu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1742 ze zm.) ka Ŝda jednostka zobowi ązana jest do sporz ądzenia bilansu na podstawie własnych ksi ąg rachunkowych zwanego bilansem jednostkowym, który podpisuje kierownik jednostki oraz główny ksi ęgowy ( §14 ust. 3 oraz § 17 ust. 1 rozporz ądzenia). W zwi ązku z powy Ŝszym ka Ŝda z jednostek organizacyjnych powinna sporz ądzi ć bilans jednostkowy w oparciu o własne ksi ęgi rachunkowe, który winien podpisa ć kierownik jednostki i główny ksi ęgowy. Stosownie do przepisu art. 24 ust. 4 pkt 2 ustawy o rachunkowo ści ksi ęgi rachunkowe powinny by ć prowadzone w taki sposób, aby zapisy

______35 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

uporz ądkowane chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umo Ŝliwiały sporz ądzenie obowi ązuj ących jednostk ę sprawozda ń finansowych i innych sprawozda ń. Bilans z wykonania bud Ŝetu Gminy (organu) na dzie ń 31 grudnia 2005 Analiza bilansu z wykonania bud Ŝetu gminy Aleksandrów na dzie ń 31 grudnia 2005 roku wykazała, i Ŝ w po stronie pasywów pod pozycj ą III. Inne pasywa wykazana została kwota 194.122,00 zł, podczas gdy wykazywana w tej pozycji strona Ma konta 909 zgodnie z zestawieniem obrotów i sald na 31.12.2005 roku nie wykazywała salda. W pozycji tej wykazuje si ę saldo Ma konta 909 „Rozliczenia mi ędzyokresowe” oznaczaj ące wpływ subwencji oświatowej za styczeń przyszłego roku w grudniu roku bie Ŝą cego. Ustalono, i Ŝ wykazana kwota dotyczy wpływu subwencji o światowej za stycze ń 2006 roku otrzyman ą w grudniu 2005 roku. Wpływ tej subwencji został natomiast zaksi ęgowany nieprawidłowo na koncie 224 „Rozrachunki bud Ŝetu”. Prawidłowo wpływ subwencji o światowej w grudniu za stycze ń roku nast ępnego powinien zosta ć zaksi ęgowany: - wpływ subwencji o światowej w grudniu za stycze ń roku nast ępnego Wn 133 Ma 909 - przypis w styczniu subwencji o światowej otrzymanej w grudniu roku ubiegłego Wn 909 Ma 901 Ustalono, i Ŝ w ci ągu roku wpływ subwencji o światowej ksi ęgowany jest na koncie Wn 133 „Rachunek bud Ŝetu” Ma 901 „Dochody bud Ŝet”. W pozostałych przypadkach kontrola nie wykazała rozbie Ŝno ści pomi ędzy danymi wykazanymi w bilansie, a danymi wynikaj ącymi z zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych. Sprawozdania Rb-27S i Rb-28S na dzie ń 31 grudnia 2005 Ustalono, Ŝe w kontrolowanej jednostce w zakresie sprawozda ń Rb-27S z wykonania planu dochodów bud Ŝetowych i Rb-28S z wykonania planu wydatków bud Ŝetowych w 2005 roku sporz ądzano zbiorcze kwartalne sprawozdania dotycz ące wszystkich jednostek bud Ŝetowych za marzec, czerwiec, wrzesie ń oraz roczne, które były podpisywane przez Wójta i Skarbnika Gminy. Stosownie natomiast do §6 pkt 3 rozporz ądzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku (Dz. U. nr 170 poz. 1426) sprawozdania zbiorcze s ą sporz ądzane przez zarz ądy jednostek samorz ądu terytorialnego na podstawie sprawozda ń jednostkowych jednostek im podległych oraz sprawozdania jednostkowego jednostki samorz ądu terytorialnego jako jednostki bud Ŝetowej i jako organu ( §8 ust. 1 pkt 3 rozporz ądzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 roku – Dz. U. nr 24, poz. 279 ze zm.). Stwierdzono, Ŝe kierownicy jednostek organizacyjnych nie sporz ądzali jednostkowych sprawozda ń miesi ęcznych, które powinni składa ć Wójtowi Gminy, co stanowi naruszenie §4 pkt 1 lit. b cytowanego wy Ŝej rozporz ądzenia (§4 ust. 1 pkt 2 lit. b rozporz ądzenia z dnia 13.03.2001 roku). Gminny Zespół O światy, Kultury, Sportu i Turystyki sporz ądzał sprawozdania Rb-28S w podziale na poszczególne rozdziały klasyfikacji bud Ŝetowej obsługiwanych przez siebie jednostek oraz ł ączne sprawozdanie zbiorcze, które to sprawozdania podpisywał Kierownik GZOKSiT oraz główny ksi ęgowy GZOKSiT. Tak Ŝe sprawozdanie jednostkowe Urz ędu sporz ądzane było ł ącznie z Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej i podpisywał je Wójt oraz Skarbnik Gminy. Kontrola wykazała, Ŝe w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów sporz ądzonym na dzie ń 31.12.2005 roku nie wykazano kwoty zaległo ści i nadpłat z tytułu dochodów z tytułu najmu i dzier Ŝawy klasyfikowanych w rozdziale 700, 70005, §0750. Szczegółowe ustalenia w tym zakresie zawarto w cz ęś ci protokołu po świ ęconej dochodom z najmu i dzier Ŝawy składników maj ątkowych. Wykazane w sprawozdaniu Rb-28S na dzie ń 31.12.2005 roku z wykonania planu wydatków dane dotycz ące zrealizowanych wydatków w wysoko ści 8.088.724 zł s ą zgodne z saldem konta 902 „Wydatki bud Ŝetu” + 967 „Fundusze pomocowe”. Natomiast w sprawozdaniu Rb-27S na dzie ń 31.12.2005 roku z wykonania planu dochodów wykazano dane dotycz ące wykonania dochodów w wysoko ści 7.149.891 zł. Natomiast saldo konta 901 „Dochody bud Ŝetu” wynosiło

______36 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

7.197.186,27 zł; ró Ŝnica pomi ędzy dochodami wykonanymi wynikaj ącymi ze sprawozdania, a saldem konta 901 wynosiła 47.295,46 zł. O wyja śnienie powstałej ró Ŝnicy kontroluj ące zwróciły si ę do Skarbnika Gminy Teresy Małeckiej. Ze zło Ŝonego w wyja śnienia wynika, i Ŝ „ Kwota wynikaj ąca z zestawienia obrotów konta 901 – Dochody bud Ŝetu wynosi 7.197.186,27 zł, natomiast kwota dochodów wykazana w sprawozdaniach na dzie ń 31.12.2005 wynosi 7.149.890,81 zł (taka sama kwota wynika z zamkni ęć rejestrów dochodów bud Ŝetowych). Ró Ŝnica mi ędzy obrotami konta 901 (tak po stronie Wn, jak i po stronie Ma), a sprawozdaniami wynosi 4.295,46 zł z nast ępuj ących tytułów: 1) 190,09 zł z dnia 14.09.2005 roku – zwrot opłat za zezwolenie na sprzeda Ŝ alkoholu, 2) 6.892,00 zł z dnia 24.11.2005 roku – zwrot dotacji dz. 852 rozdz. 85213 §2010, 3) 270,16 zł z dnia 30.11.2005 roku – zwrot dotacji dz. 751 rozdz. 75107 §2010 (270,00 zł) i rozdz. 75108 §2010 (0,16 zł), 4) 78,00 zł z dnia 13.12.2005 roku – zwrot mylnie wpłaconego podatku od nieruchomo ści, 5) 36.960,00 zł z dnia 22.12.2005 roku – zwrot dotacji dz. 801 rozdz. 80101 §2010, 6) 22,00 zł z dnia 29.12.2005 roku – zwrot wpłaty za pobór wody i wodomierz, 7) 2.883,22 zł z dnia 31.12.2005 roku – zwrot dotacji celowych w tym: dz. 750 rozdz. 75011 §2010 - 1.339,00 zł dz. 852 rozdz. 85213 §2010 - 123,27 zł dz. 852 rozdz. 85214 §2010 - 535,43 zł dz. 852 rozdz. 85114 §2030 - 885,52 zł. ” Wyja śnienie Skarbnika Gminy Teresy Małeckiej w sprawie ró Ŝnicy wynikaj ącej z zestawienia obrotów konta 901 „dochody bud Ŝetu”, a kwot ą dochodów wynikaj ącą ze sprawozda ń i zamkni ęć dochodów na dzie ń 31.12.2005 roku stanowi zał ącznik nr 6 do protokołu kontroli. Ustalono, i Ŝ w 2006 roku wszyscy kierownicy jednostek organizacyjnych sporz ądzali jednostkowe sprawozdania kwartalne, które składali Wójtowi Gminy. Sprawozdania podpisywane s ą przez poszczególnych kierowników jednostek organizacyjnych oraz ksi ęgowego. Na tej podstawie sporz ądzane s ą zbiorcze sprawozdania przez Wójta i Skarbnika Gminy. Sprawozdania Rb-27S i Rb-PDP za 2005 rok i I półrocze 2006 roku W sprawozdaniu z wykonania planu dochodów bud Ŝetowych Rb-27S oraz w sprawozdaniu z wykonania podstawowych dochodów podatkowych Rb-PDP za 2005 rok oraz I półrocze 2006 roku wykazano nast ępuj ące dane: Skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa Skutki obni Ŝenia górnych Skutki udzielonych ulg, obliczone za okres Wyszczególnienie stawek podatków umorze ń i zwolnie ń sprawozdawczy obliczone za okres obliczone za okres Rozło Ŝenia na sprawozdawczy sprawozdawczy Umorzenie raty, zaległo ści odroczenie podatkowych terminu płatno ści ROK 2005 Podatek od nieruchomo ści 16.370 1.402 0 od osób prawnych Podatek rolny od osób 706 0 0 prawnych Podatek od środków 1.561 - 0 transportowych od osób prawnych Podatek od nieruchomo ści 252.747 12.461 0

______37 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

od osób fizycznych Podatek rolny od osób 43.704 25.402 0 fizycznych Podatek le śny od osób - 1.972 0 fizycznych Podatek od środków 18.634 - 0 transportowych od osób fizycznych Razem 333.722 41.237 0 I PÓŁROCZE 2006- Podatek od nieruchomo ści 9.399 - 467,40 - od osób prawnych Podatek rolny od osób - - - - prawnych Podatek od środków 1.312,75 - - - transportowych od osób prawnych Podatek od nieruchomo ści 111.203,60 21.633,50 3.365,54 202,50 od osób fizycznych Podatek rolny od osób - - 20.775,97 874,60 fizycznych Podatek le śny od osób - - 989,14 - fizycznych Podatek od środków 10.892,79 - - - transportowych od osób fizycznych Razem 132.809,09 21.633,50 25.598,05 1.077,10 Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedło Ŝonych przez Urz ąd Gminy w Aleksandrowie. Kontrola wykazała, Ŝe w kolumnie dotycz ącej obni Ŝenia górnych stawek wykazano ró Ŝnic ę pomi ędzy stawkami ustawowymi a stawkami wynikaj ącymi z uchwał Rady Gminy Aleksandrów. Ustalono, Ŝe skutki obni Ŝenia górnych stawek w podatku od nieruchomo ści od osób fizycznych okre ślone w sprawozdaniu na kwot ę 252.747 zł wykazane zostały w nieprawidłowej wysoko ści. Wykazana kwota oprócz ró Ŝnicy pomi ędzy stawkami maksymalnymi a stawkami wg uchwały Rady Gminy Aleksandrów (186.105 zł) zawierała równie Ŝ skutki zwolnie ń budynków mieszkalnych obliczone według maksymalnej stawki (66.641 zł) a nie skutki obni Ŝenia górnych stawek dla budynków zwolnionych z podatku na mocy uchwały (23.448 zł). Bior ąc powy Ŝsze pod uwag ę prawidłowa kwota obni Ŝenia górnych stawek w podatku od nieruchomo ści winna wynosi ć 209.533 zł. Jako skutki udzielonych przez gmin ę ulg, umorze ń i zwolnie ń obliczone za okres sprawozdawczy w podatku od nieruchomo ści od osób fizycznych wykazano kwot ę 12.461 zł podczas gdy prawidłowa kwota powinna wynosi ć 52.627 zł. Wykazana kwota dotyczyła skutków umorze ń wynikaj ących z decyzji (9.433 zł) do których pomyłkowo doliczono kwot ę odpisów w tym podatku w wysoko ści 3.028 zł. Stwierdzono Ŝe jako skutki udzielonych przez gmin ę ulg, umorze ń i zwolnie ń w podatku od nieruchomo ści od osób fizycznych nie wykazano skutków zwolnie ń budynków mieszkalnych z podatku od nieruchomo ści na podstawie uchwały Rady Gminy w wysoko ści 43.194 zł. Jako skutki udzielonych przez gmin ę ulg, umorze ń i zwolnie ń w podatku rolnym od osób fizycznych wykazano kwot ę 25.402 zł zamiast kwoty 21.159 zł, co wynikało z wykazania sumy decyzji umorzeniowych w podatku rolnym (21.159 zł) pomyłkowo powi ększonej od kwoty odpisów w tym podatku w wysoko ści 4.243 zł. Jako skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa w podatku o nieruchomo ści oraz w podatku rolnym nie wykazano kwot wynikaj ących z decyzji organu podatkowego dotycz ących odroczenia i rozło Ŝenia na raty podatku od nieruchomo ści na kwot ę 788 zł oraz odroczenia podatku rolnego na kwot ę 1.022 zł. Jako skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa w podatku od nieruchomo ści od osób prawnych nie wykazano Ŝadnej kwoty, podczas gdy powinna by ć wykazana kwota 1.402 zł stanowi ącą sum ę decyzji umorzeniowych organu podatkowego wydanych w stosunku do Szpitala Rejonowego w Piotrkowie Tryb. stosownie do tre ści §3 pkt 11 zał ącznika nr 32 do rozporz ądzenia Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 roku w sprawie sprawozdawczo ści bud Ŝetowej (Dz. U. nr 170, poz. 1426).

______38 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

W sprawozdaniu Rb-27S i Rb–PDP na dzie ń 30 czerwca 2006 roku sporz ądzonym według zasad rozporz ądzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczo ści bud Ŝetowej (Dz. U. nr 115, poz. 781) wykazano nieprawidłowo skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa dotycz ących rozło Ŝenia na raty i odroczenia terminu płatno ści w podatku od nieruchomo ści i w podatku rolnym. Wykazane kwoty wynikały z wydanych decyzji Wójta Gminy i dotyczyły ł ącznych kwot odroczenia i rozło Ŝenia na raty wynikaj ących z decyzji a nie kwot według stanu na dzie ń 30 czerwca 2006 roku. W zwi ązku z powy Ŝszym prawidłowe skutki decyzji w sprawie odrocze ń i rozło Ŝeń na raty w podatku od nieruchomo ści powinny wynosi ć 117,90 zł zamiast 202,50 zł i 249,70 zł zamiast 874,60 zł w podatku rolnym. Wyja śnienie Teresy Lareckiej z dnia 28 sierpnia 2005 roku w sprawie danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-PDP za 2005 rok oraz za I półrocze 2006 roku stanowi zał ącznik nr 7 do protokołu kontroli.

IV. ROZRACHUNKI I ROSZCZENIA

1. ROZRACHUNKI Z ODBIORCAMI I DOSTAWCAMI . TERMINOWO ŚĆ REGULOWANIA ZOBOWI ĄZA Ń (LATA 2005 - 2006)

Według zakładowego planu kont konto 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” obci ąŜ a si ę za powstałe nale Ŝności i roszczenia oraz spłat ę i zmniejszenie zobowi ąza ń, a uznaje si ę za powstałe zobowi ązania oraz spłat ę i zmniejszenie nale Ŝno ści i roszcze ń. Konto 201 słu Ŝy do ewidencji rozrachunków i roszcze ń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, usług i robót, w tym tak Ŝe zaliczek na poczet dostaw, robót, usług oraz kaucji gwarancyjnych, a tak Ŝe nale Ŝno ści z tytułu przychodów finansowych. Na koncie 201 nie ujmuje si ę nale Ŝno ści jednostek bud Ŝetowych zaliczanych do dochodów bud Ŝetowych, które ujmowane s ą na koncie 221. Konto 201 mo Ŝe mie ć dwa salda: saldo Wn oznacza stan nale Ŝno ści i roszcze ń, a saldo Ma – stan zobowi ąza ń. Ewidencja szczegółowa do konta 201 powinna umo Ŝliwi ć wyodr ębnienie poszczególnych grup rozrachunków, rozlicze ń i roszcze ń spornych, ustalenie przebiegu ich rozlicze ń oraz stanu nale Ŝno ści, rozlicze ń, roszcze ń spornych i zobowi ąza ń z podziałem według kontrahentów. Ustalono, i Ŝ prowadzona ewidencja szczegółowa do konta 201 nie pozwala na wyodr ębnienie zobowi ąza ń wymagalnych. 31.12.2005 rok Zobowi ązania z tytułu dostaw i usług na dzie ń 31 grudnia 2005 roku (saldo Ma konta 201 Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami) stanowiły kwot ę 31.502,91 zł, na któr ą składały si ę nast ępuj ące pozycje: Lp. Dostawca (dowód ksi ęgowy) Kwota Data Data Data Data faktury wpływu zapłaty zapłaty faktury wynikaj ąca z faktury 1. Spółdzielnia Kółek Rolniczych 5.483,32 5.10.2004 - 19.10.2004 - w Aleksandrowie z/s D ąbrowa nad Czarn ą – roszczenie 18.11.2004 sporne z tyt. zmiany podatku VAT ze stawki 7% na 22%, kwota faktury 44.598,32 zł

______39 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

2. Przedsi ębiorstwo Handlowo- 5.520,60 30.09.2004 - 19.10.2004 14.10.2004 Usługowe TRANS-REK s.c. Sulejów – roszczenia sporne z 18.11.2004 tyt. zmiany podatku VAT ze stawki 7% na 22%, kwota faktury 44.900,98 zł 3. Lexis Nexis Wydawnictwo 2.415,60 30.11.2005 12.12.2005 11.01.2006 10.01.2006 Prawnicze – faktura za dost ęp oraz aktualizacj ę Lex Polonica Prima (7256) 4. INPROM – faktura za 180,00 19.12.2005 02.01.2006 11.01.2006 02.01.2006 prenumerat ę „Przegl ądu Samorz ądowego-Monitora Zamówie ń Publicznych (7257) 5. ALVATER SULO – faktura za 37,45 28.12.2005 02.01.2006 11.01.2006 18.01.2006 wywóz nieczysto ści (7259) 6. Spółdzielnia Kółek Rolniczych 4.606,00 31.12.2005 04.01.2006 14.01.2006 14.02.2006 Aleksandrów z/s w D ąbrowie nad Czarn ą – faktura za usługi przy remontach dróg gminnych - koparka i transport (7275) 7. Spółdzielnia Kółek Rolniczych 5.522,00 31.12.2005 04.01.2006 14.01.2006 14.02.2006 Aleksandrów z/s w D ąbrowie nad Czarn ą – faktura za zimowe utrzymanie dróg (7293) 8. Zakład Energetyczny Rejon 1.356,70 30.12.2005 02.01.2006 11.01.2006 09.01.2006 Piotrków – faktura za energi ę elektryczn ą (7295) 9. Zakład Energetyczny Rejon 594,77 30.12.2005 02.01.2006 11.01.2006 10.01.2006 Piotrków – faktura za energi ę elektryczn ą Hydrofornia Jaksonek (7296) 10. Polski Koncern Naftowy 366,00 30.12.2005 - 04.01.2006 30.12.2005 Orlen, stacja paliw Sulejów – faktura za olej nap ędowy (7297) 11. Wojewódzki O środek 302,00 30.12.2005 06.01.2006 11.01.2006 20.01.2006 Informatyki – Terenowy Bank Danych w Łodzi – faktura za nadzór informatyczny (7299) 12. P.P.U.P. Poczta Polska 1.016,70 30.12.2005 11.01.2006 11.01.2006 13.01.2006 Centrum Usług Pocztowych Piotrków – faktura za nadane przesyłki listowe (7300) 13. Zakład Energetyczny Rejon 2.390,72 30.12.2005 04.01.2006 11.01.2006 13.01.2006 Energetyczny Tomaszów – zbiorcze zestawienie faktur za energi ę elektryczn ą (7305) 14. Polski Koncern Naftowy 622,20 31.12.2005 - 31.12.2005 31.12.2005 ORLEN stacja paliw Sulejów – faktura za olej nap ędowy (7306)

______40 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

15. Przedsi ębiorstwo Handlowo- 1.021,85 31.12.2005 11.01.2006 11.01.2006 07.01.2006 Usługowe SAR-TRANS Grójec – faktura za wywóz padłych zwierz ąt (7310) 16. PUH „A&G” Grzegorz 67,00 24.10.2005 - 04.11.2006 04.11.2006 Wroniszewski – potr ącona kaucja 67 zł z r-k za w ęgiel na kwot ę 2.522,06 zł (5719) Razem 31.502,91

Nale Ŝno ści na dzie ń 31.12.2005 roku zamykały si ę kwot ą 1.283,00 zł i składały si ę na nie: - nadpłata z tytułu korekty faktury od eo Networks Sp. z o.o. za utrzymanie eoBIP na kwot ę 610,00 zł, - nadpłata faktury za energi ę elektryczn ą dla Zakładu Energetycznego Rejon Energetyczny Piotrków w kwocie 3 zł, - przedpłata za szkolenie dla Wy Ŝszej Szkoły Administracji Samorz ądowej w Warszawie w kwocie 190 zł, - przedpłata w Łódzkiej Okr ęgowej Izbie In Ŝynierii i Budownictwa w kwocie 480 zł. Wskazane w tabeli faktury dotycz ące 2005 roku zaksi ęgowane zostały na koncie 201 pod dat ą 31.12.2005 na podstawie zbiorczego polecenia ksi ęgowania nr 107/J/2005. Kontrola wykazała, Ŝe w grudniu 2005 roku na koncie 201 zaksi ęgowano 21 faktur. 16 faktur stanowiło zobowi ązania na dzie ń 31 grudnia 2005 roku, z czego 14 zostało zaewidencjonowanych w 2005 roku, a 2 stanowiły roszczenia sporne z lat wcze śniejszych. Faktury zaksi ęgowane zostały na koncie 201 z podziałem na poszczególnych kontrahentów (r ęczna ewidencja analityczna). Kontrola wykazała, Ŝe Ŝadna z faktur wskazanych w tabeli nie była zobowi ązaniem wymagalnym na dzie ń 31.12.2005 roku. Faktury potwierdzaj ące zobowi ązania jednostki zostały poddane kontroli pod wzgl ędem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Pod wzgl ędem formalno-rachunkowym niniejsze dokumenty sprawdził Skarbnik Gminy oraz zatwierdził, oprócz kierownika jednostki, niniejsze dokumenty do wypłaty. Pod wzgl ędem merytorycznym dokumenty sprawdzone zostały przez Wójta Gminy. Ustalono, i Ŝ ewidencja konta 201 w 2005 roku prowadzona była niezgodnie z postanowieniami zakładowego planu kont dla Urz ędu Gminy w Aleksandrowie, gdy Ŝ faktura nr 15297/1396/05 z dnia 30.12.2005 roku na kwot ę 366 zł (uj ęta w tabeli pod numerem 10) oraz faktura nr 15314/1396/05 z dnia 31.12.2005 roku na kwot ę 622 zł (uj ęta w tabeli pod numerem 14) nie stanowiły na dzie ń 31 grudnia 2005 roku zobowi ązania z tytułu „Rozrachunków z odbiorcami i dostawcami”, ale zobowi ązanie na koncie 234 – „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”. Ustalono, i Ŝ powy Ŝsze faktury zostały uregulowane w dniu zakupu przez Henryka Nejmana z własnych środków (pracownika Urz ędu Gminy), a wydatkowana przez niego kwota została mu zwrócona w dniu 4 stycznia 2006 roku – RK Nr 1/2006. Wyja śnienie w powy Ŝszej sprawie zło Ŝył Skarbnik Gminy w dniu 8 sierpnia 2006 roku. Ze zło Ŝonego wyja śnienia wynika, i Ŝ „ Pod dat ą 31.12.2005 roku na koncie 201 – rozrachunki z dostawcami i odbiorcami zaksi ęgowano: - faktur ę nr 15297/1396/05 z dn. 30.12.2005 roku Polskiego Koncernu Naftowego ORLEN S.A. Stacja Paliw Nr 1396 w Sulejowie na kwotę 366 zł – zapłacono gotówk ą za olej nap ędowy EKODISEL, - faktur ę nr 15314/1396/05 z dn. 31.12.2005 roku Polskiego Koncernu Naftowego ORLEN S.A. Stacja Paliw Nr 1396 w Sulejowie na kwotę 622,20 zł – zapłacono gotówk ą za olej nap ędowy EKODISEL. Olej nap ędowy zatankowany był do samochodu stra Ŝackiego, który wyposa Ŝony jest w pług od śnie Ŝny. Zakup paliwa w tych dniach był konieczno ści ą, aby od śnie Ŝać drogi gminne na

______41 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

terenie gminy celem zapewnienia jakiegokolwiek przejazdu na drogach, np. przejazdu karetki pogotowia, a nale Ŝno ść za paliwo uregulował z własnych środków kierowca OSP – pracownik Urz ędu Gminy. Kierowca samochodu stra Ŝackiego w ci ąg roku dysponuje stał ą zaliczk ą, ale w zwi ązku z ko ńcem roku rozliczył j ą zgodnie z wymaganym terminem. Zobowi ązanie powy Ŝsze, z uwagi na form ę zapłaty, nie było zobowi ązaniem wobec Polskiego Koncernu Naftowego, winno by ć zaewidencjonowane w Pozostałych rozrachunkach z pracownikami ”. Wyja śnienie Skarbnika Gminy Teresy Małeckiej z dnia 8 sierpnia 2006 roku w sprawie zobowi ąza ń konta 201 na dzie ń 31.12.2005 roku stanowi zał ącznik nr 8 do protokołu kontroli. 30.06.2006 rok Zobowi ązania z tytułu dostaw i usług na dzie ń 30 czerwca 2006 roku (saldo Ma konta 201 Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami) stanowiły kwot ę 24.878,66 zł, na któr ą składały si ę nast ępuj ące pozycje: Lp. Dostawca (nr dowodu) Kwota Data Data Data zapłaty Data zapłaty faktury wpływu wynikaj ąca faktury z faktury 1. Graf-System s.c. Łód ź – 127,12 29.06.2006 brak daty 14.07.2006 17.07.2006 faktura za druki (4235) wpływu 2. Przedsi ębiorstwo 5.520,60 30.09.2004 - 19.10.2004 14.10.2004 Handlowo-Usługowe 18.11.2004 TRANS-REK s.c. Sulejów – roszczenia sporne z tyt. zmiany podatku VAT ze stawki 7% na 22%, kwota faktury 44.900,98 zł 3. Spółdzielnia Kółek 5.483,32 05.10.2004 - 19.10.2004 - Rolniczych w 18.11.2004 Aleksandrowie z/s D ąbrowa nad Czarn ą – roszczenie sporne z tyt. zmiany podatku VAT ze stawki 7% na 22%, kwota faktury 44.598,32 zł 4. Szkoła Podstawowa w 45,00 22.06.2006 brak daty 29.06.2006 11.07.2006 Przył ęku - do Ŝywianie wpływu Przedsi ębiorstwo Handlowo- Usługowe „ROLMEX” Parady Ŝ – faktura za do Ŝywianie (4232) 5. Firma „DAMAX” Olkusz – 117,00 29.06.2006 03.01.2006 13.07.2006 11.07.2006 faktura za ksi ąŜ kę (4238) 6. Łódzki O środek Samorz ądu 150,00 30.06.2006 brak daty 03.07.2006 04.07.2006 Terytorialnego w Piotrkowie wpływu Tryb. – faktura za szkolenie (4239) 7. Sklep Ogólnoprzemysłowy 108,00 27.06.2006 29.06.2006 27.06.2006 27.06.2006 A.Kiełkiewicz Piotrków Tryb. (zapłata – rachunek za puchary (4242) gotówk ą) 8. „Carrefour” Polska Sp. z o.o. 308,14 19.06.2006 20.06.2006 19.06.2006 19.06.2006 Piotrków Tryb. – faktura za (zapłacono piłki (4276) gotówk ą) 9. Sklep Spo Ŝywczy A. Sipa 301,14 30.06.2006 brak daty - 11.07.2006 Aleksandrów – faktura za art. wpływu Spo Ŝywcze (4233-34) 10. Zakład Energetyczny Rejon 607,74 30.06.2006 05.07.2006 14.07.2006 11.07.2006 Energetyczny Piotrków Tryb. – faktura za energi ę (4236) 11. Wojewódzki O środek 275,00 30.06.2006 10.07.2006 14 dni od 11.07.2006 Informatyki – Terenowy Bank daty Danych w Łodzi – faktura za otrzymania nadzór informatyczny (4243)

______42 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

12. Spółdzielnia Kółek Rolniczych 9.710,00 30.06.2005 12.07.2006 Przelew 17.07.2006 Aleksandrów z/s w D ąbrowie nad Czarn ą – faktura za usługi ci ągnikowe przy remoncie dróg gminnych (4273) 13. P.P.U.P. Poczta Polska 1.683,40 30.06.2006 12.07.2006 Przelew 17.07.2006 Centrum Usług Pocztowych Piotrków – faktura za nadane przesyłki listowe (4277) 14. Fundacja Rozwoju 95,00 12.05.2005 brak daty 19.05.2006 04.07.2006 Demokracji Lokalnej w Łodzi wpływu – faktura za seminarium (4240) 15. Ośrodek Rehabilitacyjno 91,00 29.06.2006 03.07.2006 - 11.07.2006 Szkolno-Wychowawczy dla Dzieci Niepełnosprawnych w Piotrkowie Tryb. – faktura za do Ŝywianie (4228) 16. ELTOM Tomasz Stachczyk 183,00 29.06.2006 03.07.2006 13.07.2006 11.07.2006 Piotrków Tryb. – faktura za reklam ę (4237) 17. TRANSFER S.A. Tomaszów 73,20 30.06.2006 06.07.2006 10.07.2006 11.07.2006 Maz. – faktura za konserwacj ę systemu alarmowego (4231) Razem 24.878,66

Wskazane w tabeli faktury dotycz ące 2006 roku zaksi ęgowane zostały na koncie 201 pod dat ą 30.06.2006 na podstawie zbiorczego polecenia ksi ęgowania nr 57/J/2006. Kontrola wykazała, Ŝe w czerwcu 2006 roku na koncie 201 zaksi ęgowano 19 faktur. 17 faktur stanowiło zobowi ązania na dzie ń 30 czerwca 2006 roku, z czego 15 zostało zaewidencjonowanych w 2006 roku, a 2 stanowiły roszczenia sporne z lat wcze śniejszych. Faktury zaksi ęgowane zostały na koncie 201 z podziałem na poszczególnych kontrahentów (r ęczna ewidencja analityczna). Kontrola wykazała, Ŝe faktura vat nr FS 758/2006 z dnia 12.05.2006 roku, za udział w szkoleniu Skarbnika Gminy, wskazana w ww. tabeli pod pozycj ą nr 14 stanowiła na dzie ń 30 czerwca 2006 roku zobowi ązanie wymagalne z uwagi, Ŝe termin jej płatno ści zgodnie z tre ści ą faktury upłyn ął w dniu 19 maja 2006. Z wyja śnienia zło Ŝonego przez Skarbnika Teres ę Małeck ą wynika, iŜ faktura ta została uregulowana dopiero w miesi ącu lipcu, gdy Ŝ zagubiła si ę w materiałach szkoleniowych. Analiza sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków bud Ŝetowych na dzie ń 30 czerwca 2006 roku z dnia 21 lipca 2006 roku wykazała brak zobowi ąza ń wymagalnych. Ustalono, i Ŝ ewidencja konta 201 w 2006 roku prowadzona była niezgodnie z postanowieniami zakładowego planu kont dla Urz ędu Gminy w Aleksandrowie, gdy Ŝ faktury: - nr 264/06 z dnia 27.06.2006 roku na kwot ę 108 zł (uj ęta w tabeli pod numerem 7) – uregulowana w dniu zakupu przez Jerzego Pietruszk ę – Kierownika Gminnego Zespołu Oświaty, Kultury, Sportu i Turystyki, - nr 125/2006/6870 z dnia 19.06.2006 roku na kwot ę 308,14 zł (uj ęta w tabeli pod numerem 8) – uregulowana w dniu zakupu przez Alicj ę Sta śkiewicz – Kierownika Referatu Organizacyjnego i Spraw Społecznych, nie stanowiły na dzie ń 30 czerwca 2006 roku zobowi ązania z tytułu „Rozrachunków z odbiorcami i dostawcami”, ale zobowi ązanie na koncie 234 – „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”. Ustalono, i Ŝ wydatkowane kwoty zostały zwrócone: Jerzemu Pietruszce w dniu 11 lipca 2006 roku – RK Nr 38/2006, a Alicji Sta śkiewicz w dniu 19.07.2006 roku – RK Nr 40/2006. Nale Ŝy stwierdzi ć, i Ŝ w przypadku cz ęstych zakupów dokonywanych na potrzeby jednostki przez jej pracowników, pracownikom tym mo Ŝe by ć udzielona zaliczka stała – uzupełniana w razie potrzeby w kasie, lub zaliczka jednorazowa na dokonanie konkretnego zakupu.

______43 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Stwierdzono, i Ŝ faktura nr 51/SKL/06 z dnia 22.06.2006 roku na kwot ę 44,99 zł dotyczyła zakupu Ŝywno ści na posiłki dla trzech dzieci ze Szkoły Podstawowej w Przył ęku. Jak wynika ze zło Ŝonego wyja śnienia, faktura ta została uregulowana przez Szkoł ę Podstawow ą. Z pisma znak GOPS 8128/36/2006 z dnia 3 lipca 2006 roku skierowanego przez GOPS w Aleksandrowie do Ksi ęgowo ści Urz ędu Gminy w Aleksandrowie wynika, i Ŝ GOPS prosi o przekazanie kwoty 45 zł dla Szkoły Podstawowej w Przył ęku tytułem do Ŝywiania trzech uczniów w miesi ącu czerwcu 2006 roku. Powy Ŝsza kwota została przekazana w dniu 11 lipca 2006 roku na konto Szkoły Podstawowej w Przył ęku. Nale Ŝno ści na dzie ń 30.06.2006 roku zamykały si ę kwot ą 1.280,00 zł i składały si ę na nie: - nadpłata z tytułu korekty faktury od eo Networks Sp. z o.o. za utrzymanie eoBIP na kwot ę 610,00 zł, - przedpłata za szkolenie dla Wy Ŝszej Szkoły Administracji Samorz ądowej w Warszawie w kwocie 190 zł, - przedpłata w Łódzkiej Okr ęgowej Izbie In Ŝynierii i Budownictwa w kwocie 480 zł. Faktury potwierdzaj ące zobowi ązania jednostki zostały poddane kontroli pod wzgl ędem merytorycznym i formalno-rachunkowym. Pod wzgl ędem formalno-rachunkowym niniejsze dokumenty sprawdził i zatwierdził Skarbnik Gminy. Pod wzgl ędem merytorycznym dokumenty sprawdzone zostały i zatwierdzone do wypłaty przez Wójta, a w jednym przypadku przez Sekretarza Gminy. Test do kontroli konta 201 za rok 2005 i 2006 stanowi zał ącznik nr 9 do protokołu kontroli.

2. ROZRACHUNKI PUBLICZNOPRAWNE

Konto 225 – Rozrachunki z bud Ŝetami Zgodnie z zakładowym planem kont konto 225 „Rozrachunki z bud Ŝetami” słu Ŝy do ewidencji rozrachunków z tytułu dotacji, podatków, nadwy Ŝek środków obrotowych, wpłaty z zysku do bud Ŝetu, nadpłat w rozliczeniach z bud Ŝetami. Na stronie Wn konta 225 ujmuje si ę nadpłaty oraz wpłaty do bud Ŝetu, a na stronie Ma zobowi ązania wobec bud Ŝetów i wpłaty od bud Ŝetów. Ewidencj ę analityczn ą prowadzi si ę z wyodr ębnieniem ka Ŝdego urz ędu skarbowego i urz ędu gminy z równoznacznym uwzgl ędnieniem podział na poszczególne tytuły rozlicze ń. Konto 225 mo Ŝe mie ć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan nale Ŝno ści, a saldo Ma – stan zobowi ąza ń wobec bud Ŝetów. Na dzie ń 31 grudnia 2005 roku zobowi ązanie wyniosło 5.226,70 zł z tytułu podatku dochodowego za miesi ąc grudzie ń 2005 roku (ryczałty, prowizje sołtysów) – zostało uregulowane 10.01.2006 roku. Zobowi ązanie na dzie ń 30.06.2006 roku wyniosło 10.449 zł z tytułu podatku dochodowego (umowy zlecenia, ryczałty, diety) oraz z tytułu podatku VAT – zostało uregulowane 12.07.2006 roku i 20.07.2006 roku.

Konto 229 – Pozostałe rozrachunki publicznoprawne Konto 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne słu Ŝy do ewidencji, innych ni Ŝ z bud Ŝetami rozrachunków publicznoprawnych, a w szczególno ści z tytułu ubezpiecze ń społecznych i zdrowotnych. Na stronie Wn konta 229 ujmuje si ę nale Ŝno ści oraz spłat ę i zmniejszenie zobowi ąza ń, a na stronie Ma – zobowi ązania, spłat ę i zmniejszenie nale Ŝno ści z tytułu rozrachunków publicznoprawnych. Konto mo Ŝe wykazywa ć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan nale Ŝno ści, a saldo Ma – stan zobowi ąza ń. Konto 229 słu Ŝy do ewidencji rozrachunków z ZUS, PFRON, Funduszem Pracy, Ubezpiecze ń Zdrowotnych i PZU. Zobowi ązanie na dzie ń 31.12.2005 roku wynosiło 40.030,23 zł i dotyczyło:

______44 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- naliczonych składek na ZUS i FP za grudzie ń 2005 r. (pracowników i płatnika) w kwocie 28.727,53 zł– uregulowane 4.01.2006 roku, - składek PZU w kwocie 1.260 zł – uregulowano 10.01.2006 roku, - naliczonych składek na ubezpieczenia społeczne i FP od dodatkowych wynagrodze ń rocznych za rok 2005 w kwocie 10.042,70 zł – uregulowano 5.04.2006 roku. Zobowi ązanie na koncie 229 na dzie ń 30 czerwca 2006 roku wynosiło 38.922,21 zł i dotyczyło: - naliczonych składek ZUS i FP za czerwiec w kwocie 37.554,21 zł – uregulowano 5.07.2006 roku, - składek PZU w kwocie 1.368 zł – uregulowano w dniu 12.07.2006 roku. Wyrywkowa kontrola terminowo ści odprowadzania składek na ubezpieczenie oraz zaliczek na podatek dochodowy. Kontrola wykazała, Ŝe składki ubezpieczeniowe od wynagrodze ń za miesi ąc marzec 2005 i 2006 roku przelane zostały na rzecz Zakładu Ubezpiecze ń Społecznych w nast ępuj ących terminach: - za miesi ąc marzec 2005 roku w dniu 05.04.2005 roku – pozycja ksi ęgowa nr 111, dowód ksi ęgowy nr 1512-1519, - za miesi ąc marzec 2006 roku w dniu 05.04.2006 roku – pozycja ksi ęgowa nr 140, dowód ksi ęgowy nr 2141-2148.

Kontrol ą w zakresie terminowo ści odprowadzania przez płatnika zaliczek na podatek dochodowy obj ęto miesi ąc marzec 2005 i 2006 roku. Ustalono, Ŝe zaliczki na podatek dochodowy przelano w nast ępuj ących terminach: - za miesi ąc marzec 2005 roku w dniu 19.04.2005 roku – pozycja ksi ęgowa nr 127, dowód ksi ęgowy nr 1782, - za miesi ąc marzec 2006 roku w dniu 14.04.2006 roku – pozycja ksi ęgowa nr 147, dowód ksi ęgowy nr 2280.

3. POZOSTAŁE ROZRACHUNKI

Konto 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodze ń Zgodnie z zakładowym planem kont konto 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodze ń” słu Ŝy do ewidencji rozrachunków z pracownikami jednostki i innymi osobami fizycznymi z tytułu wypłat pieni ęŜ nych i świadcze ń rzeczowych zaliczonych do wynagrodze ń, a w szczególno ści nale Ŝno ści za prac ę wykonywan ą na podstawie stosunku pracy, umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej. Po stronie Wn ujmuje si ę w szczególno ści: wypłaty pieni ęŜ ne i przelewy wynagrodze ń, wypłaty zaliczek na poczet wynagrodze ń, warto ść wydanych świadcze ń rzeczowych zaliczanych do wynagrodze ń, potr ącenia wynagrodze ń obci ąŜ aj ące pracownika. Na stronie Ma ujmuje si ę zobowi ązania jednostki z tytułu wynagrodze ń. Konto 231 mo Ŝe wykazywa ć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan nale Ŝno ści, a saldo Ma – stan zobowi ąza ń jednostki z tytułu wynagrodze ń. Ewidencj ę analityczn ą prowadzi si ę na imiennych kontach wynagrodze ń poszczególnych pracowników i innych osób fizycznych otrzymuj ących wynagrodzenie. Saldo na dzie ń 31.12.2005 roku po stronie zobowi ąza ń wynosiło 50.721,80 zł – jest to naliczenie dodatkowego wynagrodzenia rocznego za rok 2005 – wypłacone w dniu 08.03.2006 roku. Konto 231 na dzie ń 30 czerwca 2006 roku nie wykazywało salda. Konto 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami Konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” słu Ŝy do ewidencji nale Ŝno ści, roszcze ń i zobowi ąza ń wobec pracowników z innych tytułów ni Ŝ wynagrodzenia. Na stronie Wn ujmuje si ę w szczególności: wypłacone pracownikom zaliczki i sumy do rozliczenia na wydatki obci ąŜ aj ące

______45 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

jednostk ę, nale Ŝno ści od pracowników z tytułu dokonanych przez jednostk ę świadcze ń odpłatnych, nale Ŝno ści z tytułu po Ŝyczek z zakładowego funduszu świadcze ń socjalnych, nale Ŝno ści i roszczenia od pracowników z tytułu niedoborów i szkód, zapłacone zobowi ązania wobec pracowników. Na stronie Ma ujmuje si ę w szczególno ści: wydatki wyło Ŝone przez pracowników w imieniu jednostki, rozliczone zaliczki i zwroty środków pieni ęŜ nych oraz wpływy nale Ŝno ści od pracowników. Saldo Wn oznacza stan nale Ŝno ści i roszcze ń, a saldo Ma – stan zobowi ąza ń wobec pracowników. Ewidencj ę analityczn ą prowadzi si ę dla poszczególnych pracowników imiennie. Saldo na dzie ń 31.12.2005 roku po stronie nale Ŝno ści wynosiło 19.725,00 zł – na kwot ę t ą składaj ą si ę po Ŝyczki mieszkaniowe udzielone pracownikom z Zakładowego Funduszu Świadcze ń Socjalnych. Saldo konta 234 na dzie ń 30.06.2006 roku po stronie nale Ŝno ści wynosiło 21.635,00 zł – na kwot ę t ą składaj ą si ę po Ŝyczki mieszkaniowe udzielone pracownikom z Zakładowego Funduszu Świadcze ń Socjalnych w kwocie 19.935 zł oraz zaliczki stałe udzielone pracownikom w kwocie 1.700 zł. Konto 240 – Pozostałe rozrachunki Zgodnie z zakładowym planem kont konto 240 „Pozostałe rozrachunki” słu Ŝy do ewidencji krajowych i zagranicznych nale Ŝno ści i roszcze ń oraz zobowi ąza ń nieobj ętych ewidencj ą na kontach 201-234. Konto 240 mo Ŝe by ć tak Ŝe u Ŝywane do ewidencji po Ŝyczek i ró Ŝnego rodzaju rozlicze ń, a tak Ŝe krótko i długoterminowych nale Ŝno ści funduszy celowych. Na stronie Wn ujmuje si ę powstałe nale Ŝno ści i roszczenia oraz spłat ę i zmniejszenie zobowi ąza ń, a na stronie Ma – powstałe zobowi ązania oraz spłat ę i zmniejszenie nale Ŝno ści i roszcze ń. Saldo Wn oznacza stan nale Ŝno ści i roszcze ń, a saldo Ma – stan zobowi ąza ń. Ewidencja analityczna powinna umo Ŝliwi ć ustalenie stanu rozrachunków, roszcze ń oraz zakresów działalno ści, z którymi s ą zwi ązane oraz wg kontrahentów. Na koncie tym ujmuje si ę przede wszystkim: rozrachunki z tytułu sum depozytowych (np. wadia, kaucje, zabezpieczenie nale Ŝytego wykonania umowy), rozrachunki z tytułu sum na zlecenie, rozliczenie niedoborów, szkód i nadwy Ŝek, rozrachunki z tytułu potr ące ń dokonywanych na listach wynagrodze ń z innych tytułów ni Ŝ podatki i składki na ubezpieczenia społeczne, rozrachunki z tytułu zaliczek przekazywanych na inwestycje wspólne, przekazywane zaliczki na spłaty rat kredytów i po Ŝyczek w innych bankach, a tak Ŝe mylne obci ąŜ enia i znania rachunków bankowych. 31.12.2005 roku Saldo na dzie ń 31.12.2005 roku po stronie nale Ŝno ści wynosiło 11.741,03 zł. Na kwot ę t ą zło Ŝyły si ę: - nale Ŝno ści sporne z tytułu zmiany podatku VAT ze stawki 7% na 22% w kwocie 11.003,92 zł, - przekazanie środków na spłat ę odsetek do Banku Gospodarstwa Krajowego w kwocie 737,11 zł. Po stronie zobowi ąza ń saldo konta 240 zamykało si ę kwot ą 40.080,16 zł i składały si ę na ni ą: - potr ącenia z listy płac za miesi ąc grudzie ń 2005 roku w kwocie 3.802,00 zł, - stała zaliczka w znakach skarbowych w kwocie 1.000,00 zł, - kaucja za wynajem lokali mieszkalnych i u Ŝytkowych w kwocie 6.022,24 zł, - zabezpieczenia wła ściwego wykonania umów na roboty i usługi w kwocie 24.612,00 zł, - pozostało ści środków z lat ubiegłych w kwocie 986,69 zł, - pozostałe rozrachunki (rozliczenie dystrybucji znaków skarbowych, rozliczenie z Bankiem Gospodarstwa Krajowego) w kwocie 868,31 zł, - mylna wpłata Banku Spółdzielczego za centralne ogrzewanie (wpływ 27.12.2005 roku) zwrot 03.01.2006 roku w kwocie 1.626,19 zł,

______46 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- odsetki na rachunku bankowym w kwocie 1.162,73 zł. 30.06.2006 roku Saldo po stronie nale Ŝno ści wynosiło 11.158,91 zł i składały si ę na nie: - nale Ŝno ści sporne z tytułu zmiany podatku VAT ze stawki 7% na 22% w kwocie 11.003,92 zł, - przekazanie środków na spłat ę odsetek, opłat i prowizji w kwocie 154,99 zł. Saldo po stronie zobowi ąza ń wynosiło 39.066,24 zł. Na kwot ę t ą zło Ŝyły si ę: - odsetki na rachunku bankowym w kwocie w kwocie 1.581,31 zł, - potr ącenia z listy płac w kwocie 2.950 zł, - dodatek mieszkaniowy w kwocie 100,88 zł, - zaliczka w znakach skarbowych – 1.000 zł, - pozostało ści z lat ubiegłych w kwocie 986,69 zł, - zabezpieczenia wła ściwego wykonania umów w kwocie 20.325 zł, - wadia w ł ącznej kwocie 6.100 zł, - kaucje za wynajem lokali mieszkalnych w kwocie 6.022,36 zł.

V. GOSPODARKA KASOWA

1. ZABEZPIECZENIE WARTO ŚCI PIENI Ęś NYCH I DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA . KONTROLA KASY . INSTRUKCJA KASOWA

Zagadnienia dotycz ące gospodarki pieni ęŜ nej oraz gospodarki drukami ścisłego zarachowania uregulowane zostały w Instrukcji kasowej oraz Instrukcji sporz ądzania, obiegu i kontroli dowodów ksi ęgowych wprowadzonej zarz ądzeniem nr 27/2005 Wójta Gminy. Instrukcja kasowa okre śla: - sposób zabezpieczenia mienia oraz zabezpieczenie warto ści pieni ęŜ nych - wymagania dotycz ące kasjera - transport warto ści pieni ęŜ nych - sposób prowadzenia gospodarki kasowej - dowody dokumentuj ące operacje kasowe - cz ęstotliwo ść oraz sposób przeprowadzania inwentaryzacji kasy. Instrukcja sporz ądzania, obiegu i kontroli dowodów ksi ęgowych reguluje w cz ęś ci 8 ewidencj ę i kontrol ę druków ścisłego zarachowania. Kasjerem w Urzędzie Gminy jest Teresa Grabowska zatrudniona na stanowisku Inspektora ds. obrony cywilnej. O świadczenie o odpowiedzialno ści za powierzona pieni ądze i inne warto ści kasjer podpisał w dniu 8 kwietnia 2004 roku w zwi ązku z powierzeniem przez Wójta z tym dniem stałego zast ępstwa w obowi ązkach kasjera. Zakresem czynno ści z dnia 8 lipca 2004 roku powierzono Teresie Grabowskiej prowadzenie operacji kasowych. (…) 10 . Według zakresu

10 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak.

______47 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

czynno ści kasjera zast ępstwo w zakresie obsługi punktu kasowego powierzono Agnieszce Wójcie, podczas gdy pismem z dnia 5 czerwca 2006 roku Wójt Gminy z dniem 5 czerwca 2006 roku powierzył zast ępstwo na stanowisku kasjera Edycie Sekulskiej – Referentowi. Zast ępstwo kasjera wynika równie Ŝ z zakresu Agnieszki Wójcik dnia 8 lipca 2004 roku. Powy Ŝsze świadczy o niespójno ści ww. zakresów czynno ści w zakresie zast ępstwa Teresy Grabowskiej. Według zakresu czynno ści z dnia 8 lipca 2004 roku do zada ń Teresy Grabowskiej w zakresie obsługi punktu kasowego nale Ŝy: - przyjmowanie wpłat z tytułu zobowi ązań pieni ęŜ nych, - pobieranie gotówki z banku oraz terminowe odprowadzanie przyj ętej gotówki, - dokonywanie wpłat i wypłat zgodnie z zatwierdzonymi dowodami rachunkowymi, - dokonywanie wypłat wynagrodze ń pracowników Urz ędu Gminy, - dokonywanie wypłat świadcze ń z pomocy społecznej oraz świadcze ń rodzinnych, - zakup, sprzeda Ŝ i rozliczanie stanu znaków opłaty skarbowej, - prowadzenie dokumentacji kasowej. Kasa Urz ędu Gminy w Aleksandrowie usytuowana jest na parterze budynku. Dost ęp do pomieszczenia wydzielonego pomieszczenia kasowego jest mo Ŝliwy z korytarza. Metalowe drzwi do pomieszczenia kasowego s ą wyposa Ŝone s ą w dwa zamki. Okno do kasy jest okratowane od strony zewn ętrznej. Pomieszczenie kasowe jest podzielone na cz ęść przeznaczon ą dla interesantów i cz ęść dla kasjera drewnian ą lad ą, która nie chroni kasjera w wystarczaj ący sposób poniewa Ŝ nie zabezpiecza przestrzeni pomi ędzy lad ą a sufitem. W czasie godzin pracy gotówka przechowywana jest w kasecie metalowej a na noc kaseta przechowywana jest w sejfie dostępnym z pomieszczenia kasowego. Komplet kluczy do sejfu zostały zdeponowane w Banku Spółdzielczym Ziemi Piotrkowskiej. Klucze do pomieszczenia kasowego po godzinach pracy s ą przechowywane w gablocie metalowej znajduj ącej si ę w Sekretariacie Urz ędu Gminy. Kasjer transportuje gotówk ę z u Ŝyciem specjalnie do tego celu przeznaczonej walizki zabezpieczonej szyfrem i urz ądzeniem alarmowym. Walizka zabezpieczona jest dodatkowo w urz ądzenie trwale barwi ące ubranie złodzieja, jego samochodu i miejsca przest ępstwa oraz trwale barwi ące banknoty. Walizka posiada atest. Skarbnik przeprowadzał w okresie obj ętym kontrol ą kontrole kasy z których sporz ądzone zostały protokoły. Według protokołów z dnia 14.03.2005, 27.06.2005, 30.09.2005, 20.12.2005, 09.03.2006 nie stwierdzono Ŝadnych nieprawidłowo ści. Ustalono, Ŝe protokoły sporz ądzane s ą równie Ŝ na okoliczno ść przekazania i przyj ęcia kasy w wyniku nieobecno ści kasjera. Do druków ścisłego zarachowania, zgodnie postanowieniami Instrukcji sporz ądzania, obiegu i kontroli dowodów ksi ęgowych zalicza si ę: - czeki gotówkowe, - dowody wpłaty – KP, - dowody wypłaty - KW, - arkusze spisu z natury, - świadectwa miejsca pochodzenia zwierz ąt, - kwitariusze przychodowe K-103, - kontokwitariusze zobowi ązania pieni ęŜ nego, - karty drogowe, - raport kasowy. Ewidencj ę druków ścisłego zarachowania prowadzi si ę w specjalnie do tego zało Ŝonej ksi ędze. W ksi ędze tej rejestruje si ę pod odpowiedni ą dat ą liczb ę przyj ętych i wydanych oraz zwróconych

______48 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

formularzy oraz wprowadza si ę ka Ŝdorazowo stan poszczególnych druków ścisłego zarachowania. Ewidencja druków ścisłego zarachowania polega na: - komisyjnym przyj ęciu druków niezwłocznie po ich otrzymaniu, - bie Ŝą cym wpisywaniu przychodu, rozchodu i zapasu druków w ksi ędze druków ścisłego zarachowania, - oznaczeniu numerem ewidencyjnym druków nie posiadaj ących serii i numerów nadanych przez drukarni ę. Pracownikiem odpowiedzialnym za prawidłow ą gospodark ę, ewidencj ę i zabezpieczenie druków ścisłego zarachowania jest pracownik wyznaczony przez Skarbnika. Podstaw ę zapisów w ksi ędze druków ścisłego zarachowania stanowi ą: - dla przychodu – protokół komisji dokonuj ącej przyj ęcia i ocechowania druków z opisem rachunku dostawcy, ewentualnie dowodu przyj ęcia, - dla rozchodu – pokwitowania osoby upowa Ŝnionej do odbioru druków, udokumentowane upowa Ŝnieniem, ewentualnie dowodem wydania. Wydanie druków ścisłego zarachowania mo Ŝe nast ąpi ć wył ącznie na pisemne zapotrzebowanie, akceptowane przez samodzielne stanowisko, w którym dane druki b ędą u Ŝywane. Pobranie nowego druku (bloku) mo Ŝe nast ąpi ć wył ącznie po zdaniu kopii druku wykorzystanego. Zapotrzebowanie powinno okre śla ć Ŝą dan ą liczb ę druków ścisłego zarachowania, wskaza ć imiennie osob ę upowa Ŝnion ą do odbioru druków. W toku kontroli przeprowadzonej w dniu 3 sierpnia 2006 roku kontroluj ące stwierdziły nast ępuj ący stan druków ścisłego zarachowania: - czeki gotówkowe wydane przez Bank Spółdzielczy Ziemi Piotrkowskiej w Piotrkowie Tryb. Oddział Parady Ŝ Filia Aleksandrów o numerze od 0000890649 do 0000890655 tj. 7 sztuk – stan zgodny z ewidencj ą, - arkusz spisu z natury o numerze 40/2005 - stan zgodny z ewidencj ą, - dowody wypłaty KW o numerze od 43 do 48 tj. 6 sztuk kwitów – stan zgodny z ewidencj ą, - kwitariusz przychodowy K-103 o numerach od 8312301-8313000 oraz od 8913001 do 8914000 ł ącznie 17 bloczków – stan zgodny z ewidencj ą, - kontokwitariusz zobowi ązania pieni ęŜ nego – 3 bloczki, w tym 1 bloczek anulowany. Według ewidencji 3 bloczki, przy czym brak adnotacji o anulowaniu, w zwi ązku z czym stan wynikaj ący z ewidencji nie jest zgodny ze stanem faktycznym. Stwierdzono, Ŝe kontokwitariusze zobowi ązania pieni ęŜ nego nie zostały zanumerowane przed przyj ęciem do ewidencji druków ścisłego zarachowania, co świadczy o nieprzestrzeganiu postanowie ń cz ęś ci 8 Instrukcji sporz ądzania, obiegu i kontroli dowodów ksi ęgowych. Kontroluj ącym nie przedstawiono protokołów komisji dokonuj ącej przyj ęcia i ocechowania druków. Kontroluj ącym nie przedstawiono ponadto pisemnych zapotrzebowa ń na druki ani pokwitowa ń odbioru druków. Ustalono ponadto, Ŝe ewidencj ą druków nie obj ęto takich druków jak: kasa przyjmie KP oraz raport kasowy pomimo posługiwania si ę tymi drukami. Stwierdzi ć nale Ŝy równie Ŝ, Ŝe w uregulowaniach wewn ętrznych jako druki ścisłego zarachowania wyst ępuj ą druki które nie s ą ju Ŝ u Ŝywane tj. karty drogowe oraz świadectwa miejsca pochodzenia zwierz ąt. Powy Ŝsze świadczy o nieprzestrzeganiu przyj ętych w jednostce uregulowa ń w zakresie druków ścisłego zarachowania. Kontrola wykazała, Ŝe jedyn ą osob ą której powierzono prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania jest Marzena Zganiacz - specjalista ds. ksi ęgowo ści bud Ŝetowej (zakres czynno ści z dnia 8 lipca 2004 roku) tymczasem stwierdzono, Ŝe zarówno drugi ścisłego zarachowania jak i ewidencja przechowywane były przez Janin ę Dybalsk ą na stanowisku

______49 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

podatków (kwitariusz przychodowy K-103 i kontokwitariusz ł ącznego zobowi ązania pieni ęŜ nego) jak i Skarbnika Gminy (czeki gotówkowe), co nie wynikało z zakresów czynno ści tych pracowników. Kontrol ę kasy przeprowadzono w dniu 3 sierpnia 2006 roku, a protokół z tej kontroli stanowi zał ącznik nr 10 do protokołu kontroli.

2. DOKUMENTOWANIE OPERACJI KASOWYCH

Kontroli poddano dokumenty źródłowe zaewidencjonowane we wskazanych ni Ŝej raportach kasowych: RK nr 150/2005 za okres od 1 do 2 grudnia 2005 roku, RK nr 151/2005 za okres od 5 do 6 grudnia 2005 roku, RK nr 152/2005 za okres od 7 do 8 grudnia 2005 roku, RK nr 153/2005 za okres 9 grudnia 2005 roku, RK nr 154/2005 za okres od 12 do 13 grudnia 2005 roku, RK nr 155/2005 za okres od 14 do 15 grudnia 2005 roku, RK nr 156/2005 za okres 16 grudnia 2005 roku, RK nr 157/2005 za okres 19 grudnia 2005 roku, RK nr 158/2005 za okres od 20 do 21 grudnia 2005 roku, RK nr 159/2005 za okres 22 grudnia 2005 roku, RK nr 160/2005 za okres 23 grudnia 2005 roku, RK nr 161/2005 za okres 27 grudnia 2005 roku, RK nr 162/2005 z dnia 28 grudnia 2005 roku, RK nr 163/2005 z dnia 29 grudnia 2005 roku. Ww. raporty kasowe zostały podpisane przez osob ę sporz ądzaj ącą i sprawdzaj ącą raport oraz oznaczone numerem pozycji ksi ęgowej jednakowej dla wszystkich dowodów uj ętych w raporcie kasowym. Analiza dokumentów uj ętych w ww. raportach wykazała nast ępuj ące nieprawidłowo ści: 1) jako dowód potwierdzaj ący dokonanie wypłaty z kasy Urz ędu Gminy, zał ączony do raportu kasowego, stosowano dowód „Polecenie ksi ęgowania”, co było niezgodne z uregulowaniami dotycz ącymi gospodarki kasowej, według których wypłata gotówki z kasy Urz ędu mo Ŝe nast ąpi ć na podstawie źródłowych dowodów uzasadniaj ących wypłat ę takich jak: dowody wpłaty na własne rachunki bankowe, rachunków/faktur, list wypłat oraz własnych źródłowych dowodów kasowych. Przykładem nieprawidłowo ści jest np.: - polecenie ksi ęgowania nr 104/J/2005 z dnia 27 grudnia 2005 roku dotycz ące wypłat wynagrodze ń i zasiłków na kwot ę 42.618,35 zł (listy wypłat nr 6907-6917) zaksi ęgowane na 231/101 oraz wypłat diet Przewodnicz ącego Rady Gminy oraz ryczałtów na kwot ę 2.196,03 zł (listy wypłat nr 6918-6919) zaksi ęgowane na 234/101 (dowód nr 68933, pozycja ksi ęgowa 479). - polecenie ksi ęgowania nr 93/J/2006 z dnia 2 grudnia 2005 roku dotycz ące wypłaty wynagrodze ń dla sta Ŝystów na podstawie listy płac nr 6396 dz. 853, rozdział 85333, §4010 w wysoko ści 2.581 zł (dowód nr 6406, uj ęty w raporcie kasowym nr 150/2005 pod pozycj ą 26) Zarz ądzeniem Wójta Gminy z dnia 2 sierpnia 2006 roku wprowadzono zmian ę w Instrukcji sporz ądzanie, obiegu i kontroli dowodów ksi ęgowych na mocy której uregulowano, Ŝe po zako ńczeniu rozlicze ń zwi ązanych z wypłat ą wynagrodze ń, listy płac z uwagi na 50-letni okres archiwizowania, wpina si ę do odr ębnych skoroszytów, a na ich podstawie sporz ądza si ę zestawienie list, które słu Ŝą ksi ęgowo ści syntetycznej i analitycznej oraz pod raport kasowy

______50 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

sporz ądza si ę polecenie ksi ęgowania, które jest dowodem pomocniczym przy ewidencjonowaniu dokonanych wypłat wynagrodze ń. 2) realizowanie przez kasjera dowodów nie zatwierdzonych przez Wójta Gminy jako kierownika jednostki do realizacji. Kontrola wykazała, Ŝe Ŝaden z dokumentów wypłat uj ętych w raporcie kasowym nr 162/2005 za dzie ń 28 grudnia 2005 roku (pozycja ksi ęgowa nr 481) nie został sprawdzony pod wzgl ędem merytorycznym ani zatwierdzony do wypłaty przez Wójta Gminy. Nieprawidłowo ść dotyczy nast ępuj ących list wypłat zasiłków ze środków Gminnego O środka Pomocy Społecznej w Aleksandrowie na ł ączn ą kwot ę 60.743,40 zł: - lista wypłat zasiłków rodzinnych nr 000095/2005 na ł ączn ą kwot ę 37.238 zł (dowód zanumerowany od 6996 do 7010) – pozycja raportu nr 8, - lista wypłat zasiłków piel ęgnacyjnych nr 000096/2005 na ł ączn ą kwot ę 17.461,40 zł (dowód zanumerowany od 7011 do 7017) – pozycja raportu nr 9, - lista wypłat zasiłków piel ęgnacyjnych nr 000093/2005 na ł ączn ą kwot ę 2.448 zł (dowód zanumerowany od 7018 do 7019) – pozycja raportu nr 10, - lista wypłat zasiłków piel ęgnacyjnych nr 000092/2005 na ł ączn ą kwot ę 3.168 zł (dowód zanumerowany od 7020 do 7021) – pozycja raportu nr 11, - lista wypłat zasiłku rodzinnego nr 000100/2005 na kwot ę 140 zł (dowód nr 7022) – pozycja raportu nr 12, - lista wypłat zasiłku piel ęgnacyjnego nr 000101/2005 na kwot ę 288 zł (dowód nr 7023) – pozycja raportu nr 13. Odpowiedzialno ść za powy Ŝsze ponosi kasjer – Teresa Grabowska z racji realizacji wypłat nie zatwierdzonych przez Wójta Gminy, Marzena Zganiacz z racji powierzenia jej zakresem czynno ści z dnia 8 lipca 2004 roku kontroli kasy, Skarbnik Gminy z racji wykonywania dyspozycji środkami pieni ęŜ nymi. Powy Ŝsze świadczy ponadto o zaniechaniu bie Ŝą cej kontroli przez Wójta Gminy dotycz ącej zatwierdzania realizacji operacji gospodarczych, której to czynno ści Wójt Gminy jako kierownik jednostki nie powierzył Ŝadnej innej osobie na podstawie upowa Ŝnienia. Stwierdzono równie Ŝ nie zatwierdzenie przez Wójta Gminy dowodów wypłat znajduj ących si ę pod wyci ągiem bankowym nr 172 z dnia 27 grudnia 2005 roku (pozycja ksi ęgowa nr 480) na łączn ą kwot ę 32.546,88 zł. W szczególno ści nieprawidłowo ść dotyczyła: - faktury vat nr 79/05 z dnia 20 grudnia 2005 roku za projekt decyzji o warunkach zabudowy na kwot ę 2.055,70 zł (dowód nr 6978), - noty ksi ęgowej wystawionej przez Miejski O środek Pomocy Społecznej w Łodzi dla Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Aleksandrowie tytułem kosztów utrzymania podopiecznego na kwot ę 830,50 zł (dowody nr 6975, 6976, 6977). Do noty zał ączono pismo Kierownika GOPS-u z dyspozycj ą wypłaty środków. - faktury nr 00096/2005 z dnia 19 grudnia 2005 roku za zamieszczenie Ŝycze ń świ ątecznych w tygodniku Ziemia Piotrkowska na kwot ę 183 zł (dowód nr 6974), - faktury nr 1788/2005 z dnia 21 grudnia 2005 roku za przekazywanie informacji dotycz ących działalno ści gminy na antenie Radia Piotrków na kwot ę 183 zł (dowód nr 6973), - noty ksi ęgowej wystawionej przez O środek Rehabilitacyjno-Szkoleniowo-Wychowawczy dla Dzieci Niepełnosprawnych w Piotrkowie Tryb. dla O środka Pomocy Społecznej w Aleksandrowie tytułem kosztów wy Ŝywienia podopiecznego na kwot ę 119 zł (dowody nr 6971, 6972). Do noty zał ączono pismo Kierownika GOPS-u z dyspozycj ą wypłaty środków. - faktury vat nr F20050324769/LO z dnia 20 grudnia 2005 roku za zamieszczenie ogłoszenia o konkursie na kwot ę 708,21 zł (dowód nr 6969,6970), - pisma Kierownika Gminnego O środka Pomocy Społecznej w Aleksandrowie skierowanego do Referatu Ksi ęgowo ści dotycz ącego polecenia przekazania środków na konto bankowe Domu

______51 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Pomocy społecznej w Radziechowicach tytułem zapłaty za pobyt podopiecznego na kwot ę 1.266,10 zł (dowód nr 6068). Do pisma nie zał ączono Ŝadnego innego dokumentu. - faktury nr 31/2005 z dnia 22 grudnia 2005 roku za zup ę regeneracyjn ą na kwot ę 3.218,80 zł (dowód nr 6966, 6967). Do faktury zał ączono pismo Kierownika GOPS-u z dyspozycj ą wypłaty środków. - faktury vat nr 711/05/R z dnia 16 grudnia 2005 roku tytułem dopłaty do pobytu podopiecznej w Domu Pomocy Społecznej w Raciborowicach na kwot ę 1.211,03 zł (dowód nr 6958, 6959). Do faktury zał ączono pismo Kierownika GOPS-u z dyspozycj ą wypłaty środków. - rachunku nr 1229/2005 z dnia 14 grudnia 2005 roku za szkolenie i egzamin z zakresu ochrony przeciwpo Ŝarowej na kwot ę 1.400 zł (dowód nr 6957), - faktury zbiorczej z dnia 21 grudnia 2005 roku za energi ę elektryczn ą na kwot 5.053,10 zł (dowód nr 6948 – 6955). Odpowiedzialno ść za powy Ŝsze ponosi Skarbnik Gminy z racji wykonywania dyspozycji środkami pieni ęŜ nymi oraz Irmina Małecka z racji powierzenia jej zakresem czynno ści z dnia 8 lipca 2004 roku przygotowywania rachunków i faktur do realizacji nale Ŝno ści. Powy Ŝsze świadczy ponadto o zaniechaniu bie Ŝą cej kontroli przez Wójta Gminy dotycz ącej zatwierdzania realizacji operacji gospodarczych, której to czynności Wójt Gminy jako kierownik jednostki nie powierzył Ŝadnej innej osobie na podstawie upowa Ŝnienia. Kserokopia raportu kasowego z dnia 28 grudnia 2005 roku oraz wyci ągu bankowego z dnia 27 grudnia 2005 roku wraz z zł ączonymi dowodami ksi ęgowymi stanowi zał ącznik nr 11 do protokołu kontroli. Wskaza ć nale Ŝy, Ŝe dokumenty ksi ęgowe dotycz ące Gminnego O środka Pomocy Społecznej w Aleksandrowie nie powinny by ć uj ęte w ksi ęgach rachunkowych Urz ędu Gminy a dokumenty ksi ęgowe stanowi ące podstaw ę wydatków nie powinny by ć akceptowane do wypłaty przez Wójta Gminy. We wskazanych wy Ŝej przypadku tych dokumentów wła ściw ą praktyką jest pisemna dyspozycja Kierownika GOPS-u dotycz ąca wypłaty środków pieni ęŜ nych jednak Ŝe dokumenty źródłowe powinny równie Ŝ posiada ć akceptacj ę Kierownika GOPS-u. Kontrola wykazała, Ŝe sprawdzeniu pod wzgl ędem merytorycznym i formalno-rachunkowym jak równieŜ zatwierdzeniu do wypłaty podlegaj ą pisma Kierownika GOPS-u Doroty Śpiewak dotycz ące dyspozycji środkami pieni ęŜ nymi kierowane do Referatu Finansowego a nie dowody źródłowe będące podstaw ą uj ęcia w ksi ęgach rachunkowych, co jest sprzeczne z przepisami art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowo ści oraz uregulowaniem §5 Instrukcji sporz ądzania, obiegu i kontroli dowodów ksi ęgowych. Na podstawie dyspozycji Kierownika GOPS-u z dnia 6 grudnia 2005 roku wypłacono z kasy Urz ędu Gminy kwot ę 216 zł dla Szkoły Podstawowej w Klewie (Gmina śarnów) tytułem do Ŝywiania uczniów w miesi ącu listopadzie 2005 roku zgodnie z zał ączonymi fakturami i kalkulacj ą kosztów. Pismo Doroty Śpiewak zostało sprawdzone i zatwierdzone do wypłaty przez Sekretarza i Skarbnika Gminy oraz oznaczone pozycj ą i numerem raportu kasowego (RK nr 151/05, pozycja 27). Na pi śmie osoba pobieraj ąca pieni ądze z kasy potwierdziła ich odbiór. Do pisma zał ączono list ę 9 osób zakwalifikowanych do do Ŝywiania w Szkole Podstawowej w Klewie oraz faktury dokumentujące dokonane wydatki: - faktura nr 00233/1105/FTO z dnia 30.11.2005 roku wystawiona na Urz ąd Gminy w Aleksandrowie przez Okr ęgow ą Spółdzielni ę Mleczarsk ą w Ko ńskich za jogurty na kwot ę 83,20 zł, - faktura nr 4078/05 z dnia 28.11.2005 roku wystawiona na Urząd Gminy w Aleksandrowie przez Piekarni ę Monika i Dariusz J ędrzejczak Skórkowice za bułki nadziewane na kwot ę 117,49 zł, - faktura nr 32/05 z dnia 28.11.2005 roku wystawiona na Gminny O środek Pomocy Społecznej w Aleksandrowie przez Sklep Spo Ŝywczo-Przemysłowy Gra Ŝyna Rutowicz z śarnowa za cukier i herbat ę na kwot ę 15,80 zł. Stwierdzono, Ŝe Ŝaden z ww. dowodów ksi ęgowych nie został sprawdzony i zatwierdzony do wypłaty, a opisów ww. dowodów dokonał pracownik Szkoły Podstawowej w Klewie, w której zorganizowane jest do Ŝywianie dzieci i który dokonywał zakupów Ŝywno ści. Wskaza ć nale Ŝy

______52 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

równie Ŝ Ŝe suma przedstawionych faktur i rachunku jest wy Ŝsza od kwoty wskazanej przez Kierownika GOPS-u w dyspozycji i wynosiła 216,49 zł, co jest sytuacj ą niedopuszczaln ą. Z ustnych wyja śnie ń Doroty Śpiewak wynika, Ŝe kwota wskazana w dyspozycji jest równa kwocie wynikaj ącej z decyzji Kierownika GOPS-u wydanej na do Ŝywianie jednego ucznia pomno Ŝonej przez liczb ę uczniów. Wskaza ć nale Ŝy, Ŝe zgodnie z uregulowaniem Instrukcji sporz ądzania, obiegu i kontroli dowodów ksi ęgowych dowodem ksi ęgowym podlegaj ącym uj ęciu w ksi ęgach rachunkowych jest posiadaj ący wszystkie cechy dowodu ksi ęgowego (art. 21 ustawy o rachunkowo ści oraz §5 Instrukcji sporz ądzania, obiegu i kontroli dowodów ksi ęgowych), dowód sprawdzony i zatwierdzony do realizacji oraz opisany przez wła ściwych merytorycznie pracowników jednostki której dowód dotyczy. W zwi ązku z tym, Ŝe podstaw ą do uj ęcia w ksi ęgach rachunkowych s ą sprawdzone, opisane i zatwierdzone do realizacji dowody ksi ęgowe kwoty wskazane w tych dowodach powinny by ć zgodne co do kwoty z dyspozycj ą kierownika jednostki, która jest dokumentem przeznaczonym dla ksi ęgowego, który jest odpowiedzialny za wykonanie tej dyspozycji. Opisany wy Ŝej przypadek jest jednym z wielu stwierdzonych w toku kontroli dowodów ksi ęgowych za grudzie ń 2005 roku co do których stwierdzono nieprawidłowe dokumentowanie wydatków Gminnego O środka Pomocy Społecznej w Aleksandrowie. Stwierdzono nieprawidłowe sklasyfikowanie wydatku zwi ązanego z wypłat ą wynagrodze ń dla sta Ŝystów zatrudnionych przez Wójta Gminy na podstawie umowy o prac ę. Ustalono, Ŝe Wójt Gminy zatrudnił na okres 1 miesi ąca podstawie umowy o prac ę osoby, które wcze śniej odbywały sta Ŝ w Urz ędzie Gminy w Aleksandrowie na podstawie skierowania z Powiatowego Urz ędu Pracy w Piotrkowie Tryb. Sta Ŝ odbywany był w okresie od 2 sierpnia do 2 listopada 2005 roku natomiast umowa o prac ę zawarta ze sta Ŝystami obowi ązywała od 3 listopada do 2 grudnia 2005 roku. Stwierdzono, Ŝe wypłata wynagrodzenia dla sta Ŝystów za miesi ąc grudzie ń 2005 roku na kwot ę 2.581 zł uj ęta w raporcie kasowym nr 150/2005 pod pozycj ą 26 na podstawie polecenia ksi ęgowania nr 93/J/2005 z dnia 2 grudnia 2005 roku – lista płac nr 6396 sklasyfikowana została w dz. 853, rozdział 85333, §4010 tj. jako pozostałe zadania w zakresie polityki społecznej realizowane przez powiatowe urzędy pracy (dowód nr 6406). Wskaza ć nale Ŝy, Ŝe wydatek tak sklasyfikowany nie powinien pojawi ć si ę w bud Ŝecie gminnym zarówno w okresie kiedy sta Ŝyści odbywali sta Ŝ na podstawie skierowania jak i w czasie obowi ązywania umowy o prac ę zawartej z Wójtem Gminy gdy Ŝ dotyczy od wydatków powiatowych urz ędów pracy gdzie nast ępuje wypłata wynagrodzenia dla sta Ŝystów. Po zawarciu umowy o prac ę sta Ŝyści powinni zostać potraktowani ja inni pracownicy Urz ędu Gminy w Aleksandrowie a wypłata wynagrodzenia na ich rzecz powinna zosta ć sklasyfikowana w dziale i rozdziale odpowiednim dla stopnia samorz ądu jakim jest gmina. W toku analizy dowodów ksi ęgowych stwierdzono niejednolite zasady dekretacji operacji wyst ępuj ących w jednostce dotycz ące wypłaty środków nale Ŝnych osobom fizycznym na podstawie uchwał Rady Gminy w Aleksandrowie. Stwierdzono, Ŝe wypłata prowizji dla sołtysów tytułem inkasa ł ącznego zobowi ązania pieni ęŜ nego w wysoko ści 3.644,80 zł (polecenie ksi ęgowania nr 95/J/2005 z dnia 7 grudnia 2005 roku - dowód nr 6484. Dowodu nie oznaczono numerem uj ęcia w ksi ęgach – ewidencji jest to numer nr 449) zadekretowana została na stronie Wn konta 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodze ń” oraz stronie Ma konta 101 „Kasa” natomiast wypłata wynagrodze ń na rzecz członków Gminnej Komisji Rozwi ązywania Problemów Alkoholowych na kwot ę 505 zł (polecenia ksi ęgowania nr 101/J/2005 z dnia 16 grudnia 2005 roku – dowód nr 6654, pozycja 462) zadekretowana została na stronie Wn konta 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” oraz na stronie Ma konta 101 „Kasa”. Ustalono, Ŝe stosownie do postanowie ń zakładowego planu kont konto 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodze ń” słu Ŝy do ewidencji rozrachunków z pracownikami jednostki i innymi osobami fizycznymi z tytułu wynagrodze ń pieni ęŜ nych i świadcze ń rzeczowych zaliczonych, zgodnie z odr ębnymi przepisami do wynagrodze ń, a w szczególno ści nale Ŝno ści za prac ę wykonywan ą na podstawie stosunku pracy, umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej. Konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” słu Ŝy do ewidencji nale Ŝno ści, roszcze ń i zobowi ąza ń wobec pracowników z innych tytułów ni Ŝ wynagrodzenia. Bior ąc powy Ŝsze uregulowania pod uwag ę wskaza ć nale Ŝy, Ŝe nie okre ślono w sposób jednoznaczny na jakim koncie nale Ŝy dekretowa ć wynagrodzenia realizowane na podstawie uchwały rady gminy na rzecz osób fizycznych nie będących pracownikami jednak Ŝe wła ściwszym kontem w tym przypadku wydaje si ę konto 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodze ń”. Wskaza ć nale Ŝy równie Ŝ Ŝe opis zawarty w zakładowym

______53 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

planie kont dotycz ący klasyfikacji operacji na koncie 231 i 234 został przepisany z rozporz ądzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowo ści oraz planów konta dla bud Ŝetu pa ństwa, bud Ŝetów jednostek samorz ądu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153, poz. 1752 ze zm.) bez Ŝadnego uszczegółowienia i dostosowania typów operacji do specyfiki jednostki. Według Instrukcji sporz ądzania, obiegu i kontroli dowodów ksi ęgowych ( §16) pracownikom na wniosek kierownika komórki organizacyjnej mog ą by ć wypłacone zaliczki jednorazowe i stałe – gdy w zwi ązku z czynno ściami słu Ŝbowymi pokrywaj ą stale powtarzające si ę wydatki. Zaliczki powinny by ć rozliczane w terminie 14 dni po wykonaniu zadania (zaliczki jednorazowe) oraz po upływie okresu wa Ŝno ści, b ądź przed ustaniem stosunku pracy, nie pó źniej jednak ni Ŝ przed ko ńcem roku obrotowego (zaliczki stałe). Od pracowników, którym s ą wypłacane zaliczki pobiera si ę deklaracj ę zawieraj ącą wyra Ŝenie zgody na potracenie nierozliczonych w terminie zaliczek z wynagrodzenia pracownika. Je Ŝeli zaliczka nie zostanie rozliczona w ustalonym terminie, potr ąca si ę j ą z najbli Ŝszego wynagrodzenia i do czasu jej rozliczenia nie mog ą by ć temu pracownikowi wypłacone kolejne zaliczki. Kontrola nie wykazała przypadków wypłacania zaliczek osobom nie b ędącym pracownikami. Ustalono, Ŝe zaliczki stałe w okresie obj ętym kontrol ą wypłacane były konserwatorom sprz ętu po Ŝarniczego (w 2005 roku jednej osobie, a w 2006 roku 3 osobom). Wyrywkow ą kontrol ą obj ęto ni Ŝej wymienione wnioski o zaliczk ę i ich rozliczenie: 1) Wniosek o zaliczk ę z dnia 14.12.2005 roku w wysoko ści 1.000 zł dla Doroty Śpiewak dowód nr 6616 (raport kasowy nr 155/05 pozycja 14, wypłata w dniu 14.12.2005 roku – pozycja ksi ęgowa nr 460). Z wniosku wynika zobowi ązanie do rozliczenia zaliczki w terminie do dnia 28.12.2005. Zaliczka została rozliczona w dniu 27.12.2005 roku zwrotem do kasy kwoty 50,42 zł (raport kasowy nr 161/2005, poz. 5, dowód nr 6929, pozycja ksi ęgowa 478), 2) Rozliczenie zaliczki stałej na kwot ę 522 zł udzielonej (…) 11 w dniu 08.09.2005 roku w wysoko ści 500 zł (wypłata z kasy w dniu 08.09.2005 roku kwoty 22 zł - raport kasowy nr 161/2005 poz. 21) z dnia 27.12.2005 roku. Dowód sprawdzony pod wzgl ędem formalno- rachunkowym oraz zatwierdzony przez Skarbnika Gminy, natomiast nie sprawdzony pod wzgl ędem merytorycznym i nie zatwierdzony do wypłaty przez kierownika jednostki (dowód nr 6932, pozycja 478), 3) Wniosek o zaliczk ę z dnia 15 czerwca 2005 roku dla (…) 12 na kwot ę 500 zł (raport kasowy nr 75/2005, poz. 11, dowód nr 2780 poz. 206). Z wniosku wynika zobowi ązanie do rozliczenia do dnia 29 czerwca 2005 roku. Ustalono, Ŝe zaliczk ę rozliczono w dniu 30 czerwca 2005 roku pobieraj ąc z kasy dodatkowo kwot ę 4,18 zł – raport kasowy nr 82/2005 poz. 25 (dowód nr 3074, poz. 220).

11 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 12 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak.

______54 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

VI. WYKONYWANIE BUD śETU JEDNOSTKI. ZAGADNIENIA OGÓLNE

1. INFORMACJE OGÓLNE – 2005 ROK .

Dochody i przychody bud Ŝetu (w tym dotacje celowe z bud Ŝetu Pa ństwa, środki uzyskane w ramach kontraktów wojewódzkich, środki z bud Ŝetu Unii Europejskiej)

Wyszczególnienie Plan po zmianach Wykonanie Dochody ogółem 7.412.441 7.149.891 Z tego: Dochody własne 1.390.454 1.280.005 Dotacje 1.440.419 1.288.318 z tego: - Krajowe Biuro Wyborcze 33.646 33.376 - z bud Ŝetu Wojewody 1.355.773 1.204.007 - z funduszy celowych Fundusz Ochrony Gruntów Rolnych 44.500 44.435 Środki zagraniczne - - Inne - - Subwencja 4.581.568 4.581.568 Przychody 1.448.760 1.448.759 Z tego: Kredyty i po Ŝyczki 1.426.182 1.426.181 Wolne środki 22.578 22.578 Inne (np. prywatyzacja) - -

Zarz ądzeniem nr 47/04 z dnia 15 listopada 2004 roku Wójt Gminy Aleksandrów przyj ął projekt bud Ŝetu gminy na rok 2005. Uchwał ą nr II/305/2004 Skład Orzekaj ący Regionalnej Izby Obrachunkowej w dniu 14 grudnia 2004 roku wydał pozytywn ą opini ę do projektu bud Ŝetu Gminy w Aleksandrowie na rok 2005 wraz z informacj ą o stanie mienia komunalnego nie wnosz ąc uwag w uzasadnieniu. Bud Ŝet Gminy Aleksandrów na rok 2005 został przyj ęty uchwał ą Rady Gminy nr XIX/119/05 z dnia 16 marca 2005 roku. Uchwał ą nr II/96/2005 z dnia 6 kwietnia 2005 roku Skład Orzekaj ący Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi zaopiniował pozytywnie mo Ŝliwo ść sfinansowania deficytu bud Ŝetowego oraz prognoz ę długu na 31.12.2005 roku i lata nast ępne zał ączon ą do uchwały bud Ŝetowej. Dochody bud Ŝetu Gminy zostały ustalone w wysoko ści 6.797.875 zł, w tym: - dochody własne – 1.352.684 zł, - dotacje celowe na zadania zlecone – 863.623 zł - subwencja ogólna – 4.581.568 zł cz ęść wyrównawcza – 2.130.233 zł cz ęść o światowa – 2.451.335 zł. W powy Ŝszej uchwale przychody zostały zaplanowane w wysokości 1.727.600 zł. Plan przychodów funduszu celowego zamkn ął si ę kwot ą 3.825 zł. Przedmiotow ą uchwał ą Rada Gminy upowa Ŝniła Wójta Gminy do: - zaci ągania po Ŝyczek i kredytów krótkoterminowych na pokrycie występuj ącego w ci ągu roku bud Ŝetowego deficytu w bud Ŝecie do kwoty 500.000 zł, - dokonywania zmian w planie wydatków z wył ączeniem przeniesie ń wydatków mi ędzy działami.

______55 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Zgodnie z powy Ŝsz ą uchwał ą Wójt mo Ŝe samodzielnie zaci ąga ć zobowi ązania na kwot ę 500.000 zł. Zgodnie z informacj ą z wykonania bud Ŝetu na dzie ń 30 czerwca 2005 roku plan dochodów po zmianach wyniósł 6.986.674 zł, w tym: - dochody własne – 1.493.551 zł, - subwencja ogólna – 4.581.568 zł, w tym: cz ęść o światowa – 2.451.335 zł, cz ęść wyrównawcza – 2.130.233 zł, - dotacje celowe na zadania zlecone – 911.555 zł. Przychody zostały zaplanowane w wysoko ści 1.750.178 zł. Uchwał ą nr II/231/2005 z dnia 26 wrze śnia 2005 roku Skład Orzekaj ący Regionalnej Izby Obrachunkowej pozytywnie zaopiniował informacj ę Wójta Gminy Aleksandrów z wykonania bud Ŝetu za I półrocze 2005 roku. W wyniku wprowadzonych w 2005 roku zmian plan dochodów bud Ŝetowych na 31.12.2005 roku zamkn ął si ę kwot ą – 7.412.441 zł w tym: dotacje – 1.440.419 zł, subwencja – 4.581.568 zł oraz dochody własne – 1.390.454 zł. Plan przychodów bud Ŝetu na 31.12.2005 r. stanowił kwot ę – 1.448.760 zł (z tytułu kredytów, po Ŝyczek i wolnych środków). Plan przychodów funduszu celowego stanowił kwot ę – 3.825 zł. Uchwał ą nr II/69/2006 Skład Orzekaj ący Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi w dniu 29 marca 2006 roku zaopiniował pozytywnie sprawozdanie Wójta Gminy w Aleksandrowie z wykonania bud Ŝetu za 2005 rok wnosz ąc uwag ę zawart ą w uzasadnieniu. W wyniku analizy zło Ŝonych dokumentów Skład Orzekaj ący ustalił, i Ŝ na stronie 6 sprawozdania Wójta Gminy wykazano wpływy w kwocie 28.000 zł z tytułu opłat za przył ączenie si ę do wodoci ągu. Skład Orzekaj ący zwrócił uwag ę, Ŝe brak jest tytułu prawnego na pobieranie opłat za przył ączenia si ę do wodoci ągu. Zadaniem własnym gminy i to zadaniem o charakterze obligatoryjnym jest zaopatrzenie ludno ści w wod ę. Tym samym budowa wodoci ągu finansowana jest ze środków publicznych, za ś udział ludno ści w tym zakresie mo Ŝe mie ć charakter nieobligatoryjny w postaci darowizn.

Wydatki i rozchody bud Ŝetu.

Wyszczególnienie Plan po zmianach Wykonanie Wydatki ogółem 8.390.798 8.088.724 Z tego: Wydatki maj ątkowe 2.028.124 1.920.610 Wydatki bie Ŝą ce 6.362.674 6.168.114 Rozchody 470.403 470.403 w tym: spłata kredytów i 470.403 470.403 po Ŝyczek

Plan wydatków bud Ŝetu Gminy Aleksandrów na 2005 rok uchwalony został w wysoko ści 8.038.820 zł. Uchwał ą t ą ustalono ponadto: - plan realizowanych inwestycji – 2.156.220 zł, - plan wydatków bie Ŝą cych – 5.100.281,31 zł, w tym: wynagrodzenia – 2.771.220 zł, pochodne od wynagrodze ń – 540.176 zł, pozostałe wydatki – 1.788.885 zł, - plan wydatków na zadania zlecone – 782.319 zł.

______56 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Plan wydatków gminnego funduszu celowego zaplanowano w kwocie 3.825 zł. Rezerw ę bud Ŝetow ą ustalono w wysoko ści 25.000 zł. Rezerw ę celow ą uchwalono w kwocie 25.000 zł z przeznaczeniem na działalno ść po Ŝytku publicznego w zakresie upowszechniania kultury fizycznej i sportu. Rozchody zaplanowano w wysoko ści 486.655 zł. Na dzie ń 30 czerwca 2005 roku plan wydatków bud Ŝetowych zamykał si ę kwot ą 8.250.197 zł, w tym: - wydatki maj ątkowe – 2.198.220 zł, - wydatki bie Ŝą ce – 6.051.977 zł, w tym: wynagrodzenia – 2.858.157 zł, pochodne od wynagrodze ń – 564.201 zł, dotacje – 25.000 zł, pozostałe wydatki – 2.604.619 zł. Rozchody zaplanowane zostały w wysoko ści 486.655 zł. W wyniku zmian wprowadzonych w 2005 roku – plan wydatków bud Ŝetowych na 31.12.2005 roku kształtował si ę nast ępuj ąco: - plan wydatków bud Ŝetowych stanowił kwot ę – 8.390.798 zł, w tym: - wydatki maj ątkowe – 2.028.124 zł, - wydatki bie Ŝą ce – 6.362.674 zł, w tym: wynagrodzenia – 2.823.702 zł, pochodne od wynagrodze ń – 573.220 zł, dotacje – 25.000 zł, pozostałe wydatki – 2.940.752 zł. Plan rozchodów na 31.12.2005 roku stanowił kwot ę – 470.403 zł,

2. INFORMACJE OGÓLNE – I PÓŁROCZE 2006 ROKU .

Dochody i przychody bud Ŝetu (w tym dotacje celowe z bud Ŝetu Pa ństwa, środki uzyskane w ramach kontraktów wojewódzkich, środki z bud Ŝetu Unii Europejskiej)

Wyszczególnienie Plan po zmianach Wykonanie Dochody ogółem 8.292.727 4.325.212 Z tego: Dochody własne 1.328.557 763.886 Dotacje 2.154.026 861.792 z tego: - Krajowe Biuro Wyborcze 770 384 - z bud Ŝetu Wojewody 2.108.256 861.408 - z funduszy celowych Fundusz Ochrony Gruntów Rolnych 45.000 - Środki zagraniczne - - Inne - - Subwencja 4.810.144 2.699.534 Przychody 2.487.993 370.244 Z tego:

______57 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Kredyty i po Ŝyczki 2.448.470 330.721 Wolne środki 39.523 39.523 Inne (np. prywatyzacja) - -

Zarz ądzeniem nr 45/2005 z dnia 15 listopada 2005 roku Wójt Gminy Aleksandrów przyj ął projekt bud Ŝetu gminy na rok 2006. Uchwał ą nr II/321/2005 Skład Orzekaj ący Regionalnej Izby Obrachunkowej w dniu 28 grudnia 2005 roku wydał pozytywn ą opini ę do projektu bud Ŝetu Gminy w Aleksandrowie na rok 2006 wraz z informacj ą o stanie mienia komunalnego wnosz ąc uwagi zawarte w uzasadnieniu. W wyniku analizy przedstawionych dokumentów Skład Orzekaj ący ustalił, Ŝe w tre ści wskazano kwot ę wydatków nie znajduj ących pokrycia w dochodach pozostałych po spłacie przypadaj ących na 2006 rok rat z tytułu zaci ągni ętych po Ŝyczek i kredytów wskazuj ąc, Ŝe jest to kwota deficytu. Zgodnie z art. 7 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 roku, Dz. U. nr 15, poz. 148 ze zm.) deficytem jest ujemna ró Ŝnica pomi ędzy dochodami publicznymi powi ększonymi o środki pochodz ące z Unii Europejskiej oraz inne środki pochodz ące ze źródeł zagranicznych. Ponadto w wydatkach „odpisy na izby rolnicze” gmina zaplanowała kwot ę stanowi ącą 2,15% dochodów z tytułu podatku rolnego. Zgodnie z art. 35 ust. 1 pkt 1 ustawy o izbach rolniczych (tekst jednolity z 2002 roku, Dz. U. nr 101, poz. 927 ze zm.) jednostki samorz ądu terytorialnego przekazuj ą 2% odpisu od uzyskanych wpływów z podatku rolnego. Zwrócono tak Ŝe uwag ę, Ŝe z dniem 1 stycznia 2006 rok wchodzi w Ŝycie ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych, co stworzy potrzeb ę dokonania odpowiednich zmian uchwały bud Ŝetowej celem dostosowania jej tre ści do wymogów wynikaj ących z tre ści tej ustawy. Bud Ŝet Gminy Aleksandrów na rok 2006 został przyj ęty uchwał ą Rady Gminy nr XXV/147/2005 z dnia 30 grudnia 2005 roku. Uchwał ą nr II/20/2006 z dnia 26 stycznia 2006 roku Skład Orzekaj ący Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi zaopiniował pozytywnie mo Ŝliwo ść sfinansowania deficytu bud Ŝetowego oraz prognoz ę długu na 31.12.2006 roku i lata nast ępne zał ączon ą do uchwały bud Ŝetowej. Dochody bud Ŝetu Gminy zostały ustalone w wysoko ści 7.806.408 zł, w tym: - dochody własne – 1.796.468 zł, - dotacje celowe z bud Ŝetu pa ństwa na dofinansowanie zada ń własnych – 71.509 zł - dotacje celowe na zadania zlecone – 1.156.720 zł - subwencja ogólna – 4.781.711 zł cz ęść wyrównawcza – 2.094.256 zł cz ęść równowa Ŝą ca – 163.873 zł cz ęść o światowa – 2.523.582 zł. W powy Ŝszej uchwale przychody zostały zaplanowane w wysokości 1.085.240 zł. Plan przychodów funduszu celowego zamkn ął si ę kwot ą 3.000 zł. Przedmiotow ą uchwał ą Rada Gminy upowa Ŝniła Wójta Gminy do: - zaci ągania kredytów i po Ŝyczek krótkoterminowych do kwoty 350.000 zł na pokrycie wyst ępuj ącego w ci ągu roku deficytu bud Ŝetu, - dokonywania zmian w planie wydatków z wył ączeniem przeniesie ń wydatków mi ędzy działami. Zgodnie z powy Ŝsz ą uchwał ą Wójt mo Ŝe samodzielnie zaci ąga ć zobowi ązania na kwot ę 350.000 zł. Zgodnie z informacj ą z wykonania bud Ŝetu na dzie ń 30 czerwca 2006 roku plan dochodów po zmianach wyniósł 8.292.727 zł, w tym: - dochody własne – 1.328.557 zł, - subwencja – 4.810.144 zł, - dotacje – 2.154.056 zł.

______58 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Przychody zostały zaplanowane w wysoko ści 2.448.470 zł (kredyty i po Ŝyczki oraz wolne środki).

Wydatki i rozchody bud Ŝetu.

Wyszczególnienie Plan po zmianach Wykonanie Wydatki ogółem 9.577.753 4.097.546 Z tego: Wydatki maj ątkowe 1.887.800 624.571 Wydatki bie Ŝące 7.689.953 3.472.975 Rozchody 1.202.966 202.986 w tym: spłata kredytów i 1.202.966 202.986 po Ŝyczek

Plan wydatków bud Ŝetu Gminy Aleksandrów na 2006 rok uchwalony został w wysoko ści 8.457.775,50 zł. Uchwał ą t ą ustalono ponadto: - plan wydatków maj ątkowych – 2.050.400 zł, - plan wydatków bie Ŝą cych – 5.286.769,50 zł, w tym: wynagrodzenia – 2.755.400 zł, pochodne od wynagrodze ń – 548.000 zł, pozostałe wydatki – 1.910.369, 50 zł, dotacje – 73.000 zł, - plan wydatków na zadania zlecone – 1.120.606 zł. Plan wydatków gminnego funduszu celowego ustalono w wysoko ści 3.000 zł. Rezerw ę bud Ŝetow ą ustalono w wysoko ści 3.000 zł. Rezerwa celowa została zaplanowana w kwocie 40.000 zł z przeznaczeniem na finansowanie działalno ści po Ŝytku publicznego w zakresie upowszechniania kultury fizycznej i sportu. Rozchody zaplanowano w wysoko ści 433.872,50 zł. Na dzie ń 30 czerwca 2006 roku plan wydatków bud Ŝetowych zamykał si ę kwot ą 9.577.753 zł, w tym: - wydatki maj ątkowe – 1.887.800 zł, - wydatki bie Ŝą ce – 7.689.953 zł. Rozchody zaplanowane zostały w wysoko ści 1.202.966 zł.

3. PRZESTRZEGANIE ZASAD GOSPODARKI FINANSOWEJ OKRE ŚLONYCH W ART . 92 PKT 3 USTAWY O FINANSACH PUBLICZNYCH

Przestrzeganie zasad gospodarki finansowej w zakresie dokonywania wydatków w granicach kwot okre ślonych w planie finansowym, stosownie do art. 92 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, uwzgl ędnione zostało przy kontroli poszczególnych zagadnie ń, dotycz ących m.in. udzielania dotacji, wydatków na inwestycje oraz środków finansowych przeznaczonych na wydatki osobowe. Nieprawidłowo ści w powy Ŝszym zakresie zostały wskazane podczas omawiania wydatków na realizacj ę inwestycji.

______59 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

VII. WYKONYWANIE BUD śETU. REALIZACJA DOCHODÓW BUD śETOWYCH

1. DOCHODY Z PODATKÓW I OPŁAT LOKALNYCH - 2004 - 2005.

1) Rachunkowo ść w zakresie podatków i opłat. Plan kont

Według uregulowa ń Instrukcji sporz ądzania, obiegu i kontroli dowodów ksi ęgowych – cz ęść 6 Ewidencja podatków i opłat – ewidencja podatków i opłat prowadzona jest według zasad okre ślonych w rozporz ądzeniu Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowo ści i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorz ądu terytorialnego (Dz. U. nr 50, poz. 511), ustawy z dnia 29 sierpnia 1998 roku Ordynacja podatkowa (Dz. U. nr 137, poz. 926 ze zm.) i rozporz ądzenia Ministra Finansów z dnia 10 wrze śnia 1996 roku w sprawie ł ącznego zobowi ązania pieni ęŜ nego (Dz. U. nr 112, poz. 539). Wskaza ć nale Ŝy, Ŝe cytowane wy Ŝej rozporz ądzenie Ministra Finansów z dnia 10 wrze śnia 1996 roku utraciło moc obowi ązuj ącą z dniem 1 stycznia 2000 roku na mocy art. 343 §2 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa w zwi ązku z powy Ŝszym nie obowi ązywało ju Ŝ w dniu wprowadzania w Ŝycie dokumentacji opisuj ącej przyj ęte w Urz ędzie Gminy w Aleksandrowie zasady rachunkowo ści (zarz ądzenie Wójta Gminy nr 3/2002 z dnia 7 sierpnia 2002 roku). Stwierdzono, Ŝe w VI cz ęś ci Instrukcji sporz ądzania, obiegu i kontroli dowodów ksi ęgowych po świ ęconej ewidencji podatków i opłat ograniczono si ę do zacytowania przepisów rozporz ądzenia Ministra Finansów z dnia maja 1999 roku zawartych w §3 - §8 rozporz ądzenia, a w szczególno ści dotycz ących: - zada ń referatu rachunkowo ści, - wskazania dowodów dokumentuj ących przypisy, odpisy, wpłaty, zapłaty w formie niepieni ęŜ nej oraz zwrotów, - wskazania danych jakie zawiera ć powinien kwot z kwitariusza przychodowego, - wskazania Ŝe kwitariusze przychodowe i kontokwitariusze zobowiązania pieni ęŜ nego s ą drukami ścisłego zarachowania oraz sposobu ich ewidencji, - obowi ązków kasjera w zakresie wpłat podatków, - sposobu post ępowania z kwitami kasowymi. Według zakładowego planu kont na koncie 221 „Nale Ŝno ści z tytułu dochodów bud Ŝetowych” ujmuje si ę nale Ŝno ści z tytułu dochodów pobieranych przez wła ściwe organy a zapisy z tego tytułu mog ą by ć dokonywane na koniec okresów sprawozdawczych podstawie sprawozda ń z ewidencji podatkowej. Konto 221 słu Ŝy do ewidencji rozrachunków: - z podatnikami z tytułu nale Ŝno ści i wpłaconych przez podatków i opłat, - inkasentami z tytułu pobranych przez nich podatków i opłat, - jednostkami bud Ŝetowymi z tytułu potr ącenia, - z bankami z tytułu nie przekazanych wpłat, - z tytułu wykonania usług, - wsi z tytułu zbiorowego zobowi ązania pieni ęŜ nego wsi, - z innymi bankami, - z tytułu udziału w podatkach, - z tytułu podatku vat,

______60 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- z wpływów do wyja śnienia. Stosownie do opisu konta 750 „Przychody i koszty finansowe” na stronie Wn tego konta ujmuje si ę odpisy przychodów z tytułu dochodów bud Ŝetowych, podatków i opłat oraz odsetki za zwłok ę w zapłacie zobowi ąza ń. Na stronie Ma konta 750 ujmuje si ę przychody z tytułu dochodów bud Ŝetowych, przypis z tytułu podatków i opłat oraz odsetki za zwłok ę w zapłacie nale Ŝno ści. Dochody finansowe, których ewidencja jest prowadzona według przepisów o rachunkowo ści podatkowych i niepodatkowych dochodów bud Ŝetowych mog ą by ć ujmowane na koncie 750 okresowo na podstawie danych z ewidencji podatkowej. W zakładowym planie kont dla Urz ędu Gminy w opisie zasad funkcjonowania konta 011 „ Środki trwałe” uwzgl ędniono po stronie Wn tego konta mo Ŝliwo ść uzyskania przychodów środków trwałych przez przeniesienie własno ści rzeczy lub praw maj ątkowych na rzecz jednostki samorz ądu terytorialnego z tytułu zapłaty podatku w formie niepieni ęŜ nej. Brak było innych unormowa ń dotycz ących ewidencji podatków. Bior ąc powy Ŝsze pod uwag ę stwierdzi ć nale Ŝy, Ŝe regulowanie zasad klasyfikacji operacji dotycz ących ewidencji podatków w zakładowym planie kont dla Urz ędu Gminy było niezgodne z przepisami rozporz ądzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowo ści i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorz ądu terytorialnego albowiem w §9 ust. 4 tego rozporz ądzenia wskazano konta ksi ęgi głównej tj. konta syntetyczne słu Ŝą ce wył ącznie do ewidencji podatków. Zgodnie z przepisami rozporz ądzenia wył ącznie do ewidencji podatków nale Ŝało prowadzi ć dziennik, konta ksi ęgi głównej (wskazane w §9 ust. 4) – ewidencja syntetyczna oraz konta ksi ąg pomocniczych – ewidencja analityczna. Ustalono, Ŝe dziennik prowadzony był osobno na ka Ŝdy podatek z uwzgl ędnieniem osób fizycznych i prawnych. Konta ksi ąg pomocniczych prowadzone były w podziale na podatników, inkasentów oraz konta zbiorcze zobowi ązania pieni ęŜ nego wsi. Stwierdzono, Ŝe zapisów na kotach syntetycznych Urz ędu Gminy tj. na koncie 221 „Nale Ŝno ści z tytułu dochodów bud Ŝetowych” i 750 „Przychody i koszty finansowe” dokonywano kwartalnie w kwotach zbiorczych na podstawie danych pochodz ących z ewidencji podatkowej. Wpłaty dotycz ące podatków były realizowane na bie Ŝą co na koncie syntetycznym 101 „Kasa” w kwotach zbiorczych na podstawie raportu kasowego i na koncie 133 „Rachunek bud Ŝetu” w oparciu o wyci ąg bankowy i zał ączone do niego dokumenty. Kontrola wykazała, Ŝe pomimo nie posiadania przez Urz ąd Gminy w Aleksandrowie konta bankowego do ewidencji dochodów w kontrolowanej jednostce dokonywano zapisów ksi ęgowych na koncie 222 „Rozliczenie dochodów bud Ŝetowych”, co nie powinno mie ć w takim przypadku miejsca. Stwierdzono, Ŝe ewidencja podatków prowadzona jest w systemie komputerowym a nie opracowano zasad przetwarzania i ochrony danych w systemie informatycznym. Nieprawidłowo ści w powy Ŝszym zakresie opisano w cz ęś ci niniejszego protokołu po świ ęconej ewidencji ksi ęgowej.

2) Organizacja wymiaru i poboru podatków i opłat (inkaso)

W kontrolowanej jednostce komórk ą organizacyjn ą prowadz ącą rachunkowo ść podatków i opłat jest Referat Finansowy. Wymiar oraz ksi ęgowo ść podatków i opłat powierzono Teresie Lareckiej, Janinie Dybalskiej oraz Edycie Sekulskiej. Zakresami czynno ści z dnia 8 lipca 2004 roku Teresie Lareckiej oraz Edycie Sekulskiej powierzono prowadzenie wymiaru ł ącznego zobowi ązania pieni ęŜ nego z tytułu podatków i opłat lokalnych, prowadzenie dla potrzeb podatkowych ewidencji nieruchomo ści i gruntów rolnych oraz aktualizowanie danych w niej zawartych, prowadzenie rejestru przypisów i odpisów nale Ŝnych zobowi ąza ń pieni ęŜ nych oraz sporz ądzanie sprawozda ń z zakresu wymiaru ł ącznego zobowi ązania pieni ęŜ nego oraz podatków i opłat lokalnych. Poza wymienionymi obowiązkami Teresie Lareckiej powierzono równie Ŝ przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych w przedmiocie ulg, umorze ń zobowi ąza ń podatkowych, rozkładania płatno ści na raty i odraczania terminów płatno ści tych zobowi ąza ń jak równie Ŝ sporz ądzanie sprawozda ń o udzielonej pomocy publicznej. Janinie Dybalskiej powierzono:

______61 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- prowadzenie rachunkowo ści podatkowej ł ącznego zobowi ązania pieni ęŜ nego oraz podatków i opłat lokalnych, - egzekwowanie nale Ŝno ści podatkowych na podstawie przepisów o egzekucji nale Ŝno ści w administracji, współdziałanie w tym zakresie z urz ędami skarbowymi, - nadzorowanie inkasa nale Ŝno ści ł ącznego zobowi ązania pieni ęŜ nego, - naliczanie wynagrodzenia sołtysów za inkaso, - sporz ądzanie sprawozda ń z zakresu wymiaru ł ącznego zobowi ązania pieni ęŜ nego oraz podatków i opłat lokalnych. Sprawy zwi ązane z wymiarem oraz ewidencj ą podatków prowadzone s ą komputerowo oraz ręcznie. Ewidencja ksi ęgowa podatków nale Ŝnych od osób fizycznych prowadzona jest przy uŜyciu komputera, a od osób prawnych – metod ą r ęczn ą. Stwierdzono, Ŝe Gmina Aleksandrów nie dysponuje bezpo średnim dost ępem do danych ewidencji gruntów i budynków. Dost ęp do danych zapewniony jest poprzez aktualizowanie ich w odst ępach kilkumiesi ęcznych. Dane aktualne kopiowane s ą w Starostwie Powiatowym w Piotrkowie Tryb. na dyskietk ę i nast ępnie na tej podstawie aktualizowane w Urz ędzie Gminy. Uchwał ą nr XXV/153/97 z dnia 25 marca 1997 roku Rada Gminy Aleksandrów zarz ądził pobór podatku rolnego, le śnego oraz podatku od nieruchomo ści nale Ŝnych od osób fizycznych w drodze inkasa. Pobór zobowi ąza ń powierzono sołtysom poszczególnych sołectw. Wynagrodzenie za inkaso ustalono na poziomie 10% od sumy zainkasowanych kwot. Z tre ści uchwały wynika, Ŝe do nale Ŝno ści podatkowych obj ętych ł ącznym zobowi ązaniem pieni ęŜ nym stosuje si ę przepisy rozporz ądzenia Ministra Finansów z dnia 10 wrze śnia 1996 roku w sprawie łącznego zobowi ązania pieni ęŜ nego (Dz. U. nr 122, poz. 539). W toku kontroli ustalono, Ŝe terminem rozliczania zainkasowanych kwot podatków jest termin ustawowy, okre ślony w art. 47 §4a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 roku, Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.). Kontrol ą obj ęto prawidłowo ść rozliczania inkasentów oraz naliczania i wypłaty prowizji dla inkasentów z sołectwa Jaksonek oraz Aleksandrów za inkaso I, II, III i IV raty za 2005 oraz I i II rat ę 2006 roku. 13 (…) W oparciu w wpłaty podatników wniesione do inkasenta stwierdzono, Ŝe podatnicy ui ścili nale Ŝny podatek w terminie do 15 maja 2005 oraz 2006 roku. Stwierdzono, Ŝe prowizja za inkaso naliczona została w prawidłowej wysoko ści z zastosowaniem stawki okre ślonej w uchwale nr XXV/153/97 z dnia 25 marca 1997 roku. W kontrolowanej jednostce sporz ądza si ę na ka Ŝdego inkasenta wykaz wpłat i wyliczon ą wysoko ść wynagrodzenia oraz listy wypłat dla inkasentów. Kontrol ą obj ęto 12 wypłat tj. po 6 wypłat na rzecz sołtysa wsi Aleksandrów i Jaksonek. Listy płac prowizji dla sołtysów zostały sprawdzone pod wzgl ędem merytorycznym i formalno – rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez Skarbnika i Sekretarza Gminy. Nale Ŝne wynagrodzenie inkasenci uzyskali za potwierdzeniem odbioru gotówki w kasie Urz ędu Gminy.

13 Wyłączonodaneobjętetajemnicąskarbowąpodstawawyłączeniaart.5ust.1ustawyzdnia6 września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.293§2pkt4ustawyzdnia29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego).WyłączeniadokonałNaczelnikWydziałuKontroliRIOwŁodziPiotrWalczak.

______62 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Realizacj ę dochodów własnych Gminy w roku 2005 oraz I półroczu 2006 roku przedstawiono w poni Ŝej zamieszczonych tabelach. Tabela Plan i realizacja dochodów własnych w 2005 roku Udział Procent procentowy Plan Wykonanie Lp. Wyszczególnienie Wykonania w wyko- (w zł) (w zł) planu naniu bud Ŝetu 1 2 3 4 5 6 DOCHODY BUD śETOWE – 7.412.441 7.149.891 96,5 ogółem 1. Podatek od nieruchomo ści 390.000 331.005 84,9 4,6 2. Podatek rolny 165.000 152.160 92,2 2,1 3. Podatek le śny 75.000 73.829 98,4 1,0 4. Podatek od środków 10.000 14.748 147,5 0,2 transportowych 5. Opłaty lokalne 6.500 4.080 62,8 0,1 6. Pozostałe dochody własne 743.954 704.183 94,7 9,9 DOCHODY WŁASNE 1.390.454 1.280.005 92 17,9

Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedło Ŝonych przez Urz ąd Gminy w Aleksandrowie

Tabela Plan i realizacja dochodów własnych w I półroczu 2006 roku Udział Procent procentowy Plan Wykonanie Lp. Wyszczególnienie Wykonania w wyko- (w zł) (w zł) planu naniu bud Ŝetu 1 2 3 4 5 6 DOCHODY BUD śETOWE - 8.292.727 4.325.212 52,2 ogółem 1. Podatek od nieruchomo ści 350.000 203.469 58,1 4,7 2. Podatek rolny 153.000 94.727 61,9 2,2 3. Podatek le śny 57.500 46.661 81,1 1,1 4. Podatek od środków 8.500 6.565 77,2 0,2 transportowych 5. Opłaty lokalne 5.000 1.450 29 0,0 6. Pozostałe dochody własne 754.557 411.014 54,5 9,5 DOCHODY WŁASNE 1.328.557 763.886 57,5 17,7

Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedło Ŝonych przez Urz ąd Gminy w Aleksandrowie

Podatek od nieruchomo ści

W okresie obj ętym kontrol ą obowi ązywała uchwała nr XVII/103/04 Rady Gminy Aleksandrów z dnia 7 grudnia 2004 roku w sprawie ustalenia wysokości stawek podatku od nieruchomo ści. Obowi ązuj ące na terenie gminy stawki podatku od nieruchomo ści przyj ęte powy Ŝsz ą uchwał ą ustalono jak ni Ŝej:

______63 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Górne granice stawek podatkowych

Stawki uchwalone przez Rad ę Przedmiot opodatkowania na rok 2005 na rok 2006 1 2 Od gruntów zwi ązanych z prowadzeniem działalno ści 0,66 zł 0,68 zł gospodarczej, bez wzgl ędu na sposób 0,50 zł 0,50 zł zakwalifikowania w ewidencji gruntów i budynków od 1 m2 ]Od gruntów pod jeziorami, zaj ętych na zbiorniki wodne 3,52 zł 3,61 zł retencyjne lub elektrowni wodnych – od 1 ha 2,80 zł 2,80 zł Od gruntów pozostałych, w tym zaj ętych na 0,32 zł 0,33 zł prowadzenie odpłatnej statutowej działalno ści po Ŝytku 0,10 zł 0,10 zł publicznego przez organizacj ę po Ŝytku publicznego od 1 m 2 Od gruntów przeznaczonych pod budownictwo 0,20 zł 0,20 zł letniskowe od 1 m 2 Od budynków mieszkalnych lub ich cz ęś ci od 1m² 0,54 zł 0,65 zł 0,35 zł 0,35 zł Od budynków lub ich cz ęś ci zwi ązanych z 17,98 zł 18,43 zł prowadzeniem działalno ści gospodarczej oraz od 15,00zł 15,00 zł budynków mieszkalnych lub ich cz ęś ci zaj ętych na prowadzenie działalno ści gospodarczej tj. działalno ści handlowej i produkcyjnej od 1 m 2 Od budynków lub ich cz ęś ci zwi ązanych z prowadzeniem działalno ści gospodarczej oraz od 17,98 zł 18,43 zł budynków mieszkalnych lub ich cz ęś ci zaj ętych na 13,00 zł 13,00 zł prowadzenie pozostałej działalno ści gospodarczej od 1 m2 Od budynków lub ich cz ęś ci zaj ętych na prowadzenie 8,37 zł 8,58 zł działalno ści gospodarczej w zakresie obrotu 5,00 zł 5,00 zł kwalifikowanym materiałem siewnym od 1m 2 Od budynków zaj ętych na prowadzenie działalno ści 3,61zł 3,71 zł gospodarczej w zakresie udzielania świadcze ń 3,00zł 3,00 zł zdrowotnych od 1m² Od budynków wykorzystywanych na cele letniskowe, 5,50 zł 5,50 zł uj ętych w planach zagospodarowania przestrzennego jako zabudowa letniskowa od 1 m 2 pow. U Ŝytkowej Od budynków pozostałych, w tym zaj ętych na 6,01 zł 6,17 zł prowadzenie odpłatnej statutowej działalno ści po Ŝytku 3,80 zł 3,80 zł publicznego przez organizacj ę po Ŝytku publicznego od 1 m 2 Od budowli – od ich warto ści okre ślonej na podstawie 2% ich warto ści 2% ich warto ści art. 4 ust. 1 pkt 3 i ust. 3-7

______64 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Uchwał ą nr XVII/104/04 z dnia 7 grudnia 2004 roku Rada Gminy zwolniła od podatku od nieruchomo ści: - budynki, grunty i budowle stanowi ące własno ść (współwłasno ść ) gminy, o ile nie s ą we władaniu osób fizycznych, osób prawnych lub jednostek organizacyjnych nie posiadaj ących osobowo ści prawnej, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 3 i pkt 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, - budynki gospodarcze stanowi ące własno ść (współwłasno ść ) rencistów i emerytów, którzy przekazali swoje gospodarstwa role w zamian za świadczenia uregulowane w ustawie o ubezpieczeniu społecznym rolników, - budynki mieszkalne. Zwolnienie nie obejmuje budynków, gruntów, budowli, budynków mieszkalnych lub ich cz ęś ci zaj ętych na prowadzenie działalno ści gospodarczej oraz budynków, które w planie zagospodarowania przestrzennego jako zabudowa letniskowa, a tak Ŝe na podstawie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu. Na mocy uchwały nr XVII/105/04 z dnia 7 grudnia 2004 roku Rada Gminy ustaliła wzory formularzy informacji o nieruchomo ściach i obiektach budowlanych i deklaracji na podatek od nieruchomo ści. Dochody gminy zaplanowane i uzyskane z tytułu podatku od nieruchomo ści od osób fizycznych i prawnych w 2005 roku I półroczu 2006 roku kształtowały si ę w kwotach: 2005 rok 2006 rok - dochody zaplanowane 390.000 350.000 - dochody według przypisu 383.735 394.780 - dochody uzyskane 331.005 203.469 - zaległo ści 113.390 124.086 Zaległo ści dotycz ące wył ącznie 2005 roku stanowiły na dzie ń 31.12.2005 roku kwot ę 63.350 zł, natomiast zaległo ści za 2006 rok na dzie ń 30 czerwca 2006 roku stanowiły kwot ę 38.109,80 zł. Zestawienie danych dotycz ących dochodów z tytułu podatku od nieruchomo ści od osób prawnych i fizycznych za lata 2005 – 2006 stanowi zał ącznik nr 12 do protokołu kontroli. Podatek od nieruchomo ści od osób prawnych

Ustalono, i Ŝ wymiar podatku od nieruchomo ści od osób prawnych, rejestr przypisów i odpisów oraz wydawanie decyzji przyznaj ących ulgi w zapłacie podatku prowadzi Teresa Larecka a sprawy zwi ązane z prowadzeniem ewidencji ksi ęgowej i wystawianiem upomnie ń Janina Dybalska. Na terenie Gminy Aleksandrów w okresie obj ętym kontrol ą obowi ązek podatkowy ci ąŜ ył na 17 podatnikach. Na dzie ń 31 grudnia 2005 roku zaległo ści na kwot ę 74.130,79 zł figurowały m.in. na kontach nast ępuj ących podatników: (…) 14 Zaległo ści na dzie ń 30 czerwca 2006 roku stanowiły kwot ę 86.248,09 zł i figurowały na kontach nast ępuj ących podatników: (…) 15

14 Wyłączonodaneobjętetajemnicąskarbowąpodstawawyłączeniaart.5ust.1ustawyzdnia6 września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.293§2pkt4ustawyzdnia29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego).WyłączeniadokonałNaczelnikWydziałuKontroliRIOwŁodziPiotrWalczak.

______65 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Prawidłowo ść składania deklaracji, regulowania zobowi ąza ń oraz ewidencji podatku zbadano na podstawie próby 6 podatników. Przypisy wynikaj ące z deklaracji (z uwzgl ędnieniem deklaracji koryguj ących) na rok 2004, 2005 i 2006 obj ętych kontrol ą podatników przedstawia poni Ŝsza tabela: (…) 16 Decyzj ą nr 43/05 z dnia 9 maja 2005 roku Wójt Gminy postanowił umorzy ć podatek od nieruchomo ści w kwocie 623 zł za stycze ń, luty, marzec i kwiecie ń 2005 roku. Z uzasadnienia decyzji wynika, Ŝe wydaj ąc decyzj ę o umorzeniu organ podatkowy ustosunkował si ę do motywów podanych we wniosku. Ponadto, wskazano, Ŝe udzielona pomoc nie narusza konkurencji w wymiarze wspólnotowym i nie wpływa negatywnie na wymian ę handlow ą pomi ędzy Pa ństwami Członkowskimi. Wskazanymi ni Ŝej decyzjami organ podatkowy umorzył Szpitalowi Rejonowemu w Piotrkowie Tryb. kolejne zaległo ści za 2005 rok: - decyzj ą nr 61/05 z dnia 10 czerwca 2005 roku umorzono zaległo ść podatkow ą za maj i czerwiec 2005 roku w wysoko ści 311,50 zł na wniosek podatnika z dnia 17 czerwca 2005 roku, - decyzj ą nr 68/05 z dnia 7 wrze śnia 2005 roku umorzono zaległo ść podatkow ą za lipiec i sierpie ń 2005 roku w wysoko ści 311,50 zł na wniosek podatnika z dnia 26 sierpnia 2005 roku, - decyzj ą nr 79/05 z dnia 6 pa ździernika 2005 roku umorzono zaległo ść podatkow ą za wrzesie ń 2005 roku w wysoko ści 155,80 zł na wniosek podatnika z dnia 23 wrze śnia 2005 roku. (…) 17 Decyzj ą nr 45/06 z dnia 20 kwietnia 2006 roku Wójt Gminy umorzył zaległo ść podatkow ą za stycze ń, luty i marzec 2006 roku na kwot ę 467,40 zł. Z uzasadnienia decyzji wynika, Ŝe wydaj ąc decyzj ę o umorzeniu organ podatkowy ustosunkował si ę do motywów podanych we wniosku. Ponadto, wskazano, Ŝe udzielona pomoc nie narusza konkurencji w wymiarze wspólnotowym i nie wpływa negatywnie na wymian ę handlow ą pomi ędzy Pa ństwami Członkowskimi. (…) 18 Powy Ŝsze świadczy o nieprzestrzeganiu przepisu §9 ust. 3 rozporz ądzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowo ści i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorz ądu terytorialnego (Dz. U nr 50, poz. 511 ze zm.), według którego dziennik słu Ŝy do zapisywania w porz ądku chronologicznym, dzie ń po dniu, danych o operacjach gospodarczych a zapisy w dzienniku musz ą by ć kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) - liczone w sposób ci ągły w skali roku.

15 Wyłączonodaneobjętetajemnicąskarbowąpodstawawyłączeniaart.5ust.1ustawyzdnia6 września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.293§2pkt4ustawyzdnia29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego).WyłączeniadokonałNaczelnikWydziałuKontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 16 Wyłączonodaneobjętetajemnicąskarbowąpodstawawyłączeniaart.5ust.1ustawyzdnia6 września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.293§1i§2pkt3ustawyz dnia29sierpnia1997rokuOrdynacjapodatkowa.WyłączeniadokonałNaczelnikWydziałuKontroli RIOwŁodziPiotrWalczak. 17 Wyłączonodaneobjętetajemnicąskarbowąpodstawawyłączeniaart.5ust.1ustawyzdnia6 września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.293§2pkt3i4ustawyzdnia 29sierpnia1997rokuOrdynacjapodatkowa.WyłączeniadokonałNaczelnikWydziałuKontroliRIO wŁodziPiotrWalczak 18 Wyłączonodaneobjętetajemnicąskarbowąpodstawawyłączeniaart.5ust.1ustawyzdnia6 września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.293 §1i§2pkt3i4ustawyz dnia29sierpnia1997rokuOrdynacjapodatkowa.WyłączeniadokonałNaczelnikWydziałuKontroli RIOwŁodziPiotrWalczak

______66 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Stwierdzono, Ŝe dziennik prowadzi si ę metod ą przebitkow ą tj. oryginalny zapis ksi ęgowy widnieje na karcie kontowej podatnika a zapis zaewidencjonowany za pomoc ą kalki w dzienniku obrotów. Z dziennika obrotów wynika przypis, odpis oraz wpłaty a nie wynikaj ą zaległo ści, które na dzie ń 31.12.2005 roku stanowiły kwot ę 74.130,79 zł. Zaległo ści mo Ŝna ustali ć analizuj ąc karty kontowe poszczególnych podatników. Wskaza ć nale Ŝy, Ŝe stan zaległo ści i nadpłat powinien wynika ć z pozycji „saldo” dziennika, a z tej pozycji dziennika wynika kwota 1.148.365,92 zł (w pozycji uwzgl ędniono zwroty na kwot ę 78 zł). Stwierdzono, Ŝe w okresie obj ętym kontrol ą kontrolowana jednostka sporz ądziła i przesłała do RIO w Łodzi nast ępuj ące sprawozdania o udzielonej pomocy publicznej: - za II kwartał 2005 roku (pomoc publiczna udzielona na podstawie 2 decyzji Wójta Gminy na łączna kwot ę 2.093,70 zł) w dniu 4 lipca 2005 roku, - za IV kwartał 2005 roku (pomoc publiczna udzielona na podstawie 2 decyzji Wójta Gminy na łączna kwot ę 3.042,40 zł) w dniu 7 lutego 2006 roku, - za 2005 rok w dniu 7 lutego 2006 roku (4 decyzje Wójta Gminy), - za II kwartał 2006 roku (pomoc publiczna udzielona na podstawie 2 decyzji Wójta Gminy na łączna kwot ę 2.207,30 zł) w dniu 6 lipca 2006 roku. Nie sporz ądzono sprawozda ń za I i III kwartał 2005 roku poniewa Ŝ w tym okresie nie udzielono Ŝadnej pomocy przedsi ębiorcom. Stosownie do przepisu art. 16a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych Wójt Gminy Aleksandrów sporz ądził i podał do publicznej wiadomo ści wykaz podatników b ędących przedsi ębiorcami, którym umorzyła zaległo ści podatkowe oraz podatników podatku rolnego i le śnego, którym umorzyła zaległo ści podatkowe w wysoko ści ponad 100 zł za I, II, IV kwartał 2005 roku oraz I kwartał 2006 roku. Wyja śni ć czy sporz ądzono wykaz umorzonych zaległo ści za III kwartał 2005 roku. Wójt Gminy działaj ąc w oparciu o art. 14 pkt 2 lit. e i lit. f ustawy z dnia 20 czerwca 2005 roku o finansach publicznych sporz ądził: - wykaz osób prawnych i fizycznych, którym udzielono ulg w zakresie podatku rolnego za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2005 roku, - wykaz osób prawnych i osób fizycznych, którym udzielono pomocy publicznej za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2005 roku, - wykaz osób prawnych i fizycznych oraz jednostek organizacyjnych nie posiadaj ących osobowo ści prawnej, którym w zakresie podatków udzielono odrocze ń, umorze ń lub rozło Ŝeń na raty za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2005 roku.

Podatek od nieruchomo ści od osób fizycznych

Ustalono, Ŝe na terenie Gminy Aleksandrów w 2005 roku wyst ępowało 695 podatników podatku od nieruchomo ści, w tym 285 opłacaj ących podatek od nieruchomo ści w ramach ł ącznego zobowi ązania pieni ęŜ nego oraz 410 podatników opłacaj ących wył ącznie podatek od nieruchomo ści. Przypis na 2005 rok dla grup ww. podatników wynosił odpowiednio 96.142,70 zł oraz 60.375 zł. W 2006 roku obowi ązek podatkowy w podatku od nieruchomo ści ci ąŜ ył na 1826 podatnikach opłacaj ących podatek od nieruchomo ści w ramach ł ącznego zobowi ązania pieni ęŜ nego oraz 430 podatników opłacaj ących wył ącznie podatek od nieruchomo ści. Przypis na 2006 rok dla grup ww. podatników wynosił odpowiednio 59.186 zł oraz 101.598 zł. Ró Ŝnica pomi ędzy liczb ą podatników opłacaj ących podatek od nieruchomo ści w ramach ł ącznego zobowi ązania pieni ęŜ nego pomi ędzy 2005 i 2006 rokiem wynikała z obj ęcia w 2006 roku podatkiem od nieruchomo ści wszystkich nieu Ŝytków z terenu Gminy Aleksandrów, które jednocze śnie na podstawie art. 7 ust. 1 pkt 10 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 roku, Dz. U. nr 9, poz. 84 ze zm.). Na terenie sołectwa Jaksonek, obj ętego kontrol ą, wyst ępowało ł ącznie 10 podatników, w tym 1 podatnik opłacaj ący samodzielny podatek od nieruchomo ści. Dla podatników podatku od

______67 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

nieruchomo ści prowadzone były karty nieruchomo ści, do których za ka Ŝdym razem doł ączone były dane z ewidencji gruntów. Karty prowadzone były na bie Ŝą co a dane w nich zawarte były zgodne z danymi wynikaj ącymi z rejestru wymiarowego. Podatnicy z terenu sołectwa Jaksonek na których ci ąŜ ył obowi ązek w podatku od nieruchomo ści posiadali nast ępuj ące numery (…) 19 . Kontroluj ący ustalili, Ŝe na terenie Gminy Aleksandrów znajduje si ę 60 podatników – osób fizycznych prowadz ących działalno ść gospodarcz ą. Kontrol ą obj ęto nast ępuj ących podatników: (…) 20 7) Karol Larecki – numer ewidencyjny 10093 (…) 21 Na mocy decyzji nr P/U/1/06 z dnia 9 marca 2006 roku organ podatkowy umorzył zaległo ść podatkow ą za 2005 rok w wysoko ści 420 zł na wniosek podatnika z dnia 23 lutego 2006 roku. Decyzj ę wydano na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej, ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 roku o post ępowaniach w sprawach pomocy publicznej oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 kwietnia 2004 roku w sprawie szczegółowych warunków udzielania pomocy w zakresie niektórych ulg i zwolnie ń podatkowych w ramach pomocy de minimis. Pomoc publiczna obliczona została na 108,40 euro. (…) 22 . 8) Zbigniew Hejmanowski – numer ewidencyjny 210061 (…) 23 Na mocy decyzji nr P/5/05 z dnia 20 grudnia 2005 roku organ podatkowy umorzył zaległo ść podatkow ą za 2004 (2.065,40 zł) i 2005 (1.109,60 zł) rok w wysoko ści 3.175 zł na wniosek podatnika z dnia 7 grudnia 2005 roku. Decyzj ę wydano na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej, ustawy z dnia 30 kwietnia 2004 roku o post ępowaniach w sprawach pomocy publicznej oraz rozporz ądzenia Rady Ministrów z dnia 21 kwietnia 2004 roku w sprawie szczegółowych warunków udzielania pomocy w zakresie niektórych ulg i zwolnie ń podatkowych w ramach pomocy de minimis. Pomoc publiczna obliczona została na 108,40 euro. (…) 24 Analiza informacji na podatek od nieruchomo ści wykazała, Ŝe w wi ększo ści przypadków w składanych informacjach brak było danych dotycz ących budynków mieszkalnych zwolnionych od podatku na podstawie uchwały Rady Gminy Aleksandrów. Zgodnie z przepisem art. 6 ust. 6

19 Wyłączonodaneobjętetajemnicąskarbowąpodstawawyłączeniaart.5ust.1ustawyzdnia6 września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.293§2pkt4ustawyzdnia29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego).WyłączeniadokonałNaczelnikWydziałuKontroliRIOwŁodziPiotrWalczak 20 Wyłączonodaneobjętetajemnicąskarbowąpodstawawyłączeniaart.5ust.1ustawyzdnia6 września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.293§2pkt3i4ustawyzdnia 29sierpnia1997rokuOrdynacjapodatkowa(danezawartewdokumentacjirachunkowejorganu podatkowego).WyłączeniadokonałNaczelnikWydziałuKontroliRIOwŁodziPiotrWalczak 21 Wyłączonodaneobjętetajemnicąskarbowąpodstawawyłączeniaart.5ust.1ustawyzdnia6 września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.293§2pkt4ustawyzdnia29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego).WyłączeniadokonałNaczelnikWydziałuKontroliRIOwŁodziPiotrWalczak 22 Wyłączonodaneobjętetajemnicąskarbowąpodstawawyłączeniaart.5ust.1ustawyzdnia6 września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.293§2pkt4ustawyzdnia29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego).WyłączeniadokonałNaczelnikWydziałuKontroliRIOwŁodziPiotrWalczak 23 Wyłączonodaneobjętetajemnicąskarbowąpodstawawyłączeniaart.5ust.1ustawyzdnia6 września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.293§2pkt3i4ustawyzdnia 29sierpnia1997rokuOrdynacjapodatkowa.WyłączeniadokonałNaczelnikWydziałuKontroliRIO wŁodziPiotrWalczak 24 Wyłączonodaneobjętetajemnicąskarbowąpodstawawyłączeniaart.5ust.1ustawyzdnia6 września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.293§2pkt3i4ustawyzdnia 29sierpnia1997rokuOrdynacjapodatkowa.WyłączeniadokonałNaczelnikWydziałuKontroliRIO wŁodziPiotrWalczak

______68 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

ustawy o podatkach i opłatach lokalnych osoby fizyczne s ą zobowi ązane zło Ŝyć wła ściwemu organowi podatkowemu informacje o nieruchomo ściach i obiektach budowlanych sporz ądzon ą na formularzu według ustalonego w terminie 14 dni od dnia wyst ąpienia okoliczno ści uzasadniaj ących powstanie albo wyga śni ęcie obowi ązku podatkowego w zakresie podatku od nieruchomo ści. Z obowi ązku zawiadamiania organu podatkowego nie zwalnia równie Ŝ okoliczno ść wprowadzenia zwolnie ń na mocy uchwała organu stanowi ącego. Organ podatkowy w okoliczno ściach niedopełnienie przez podatników obowi ązku informowania o posiadanych nieruchomo ściach podlegaj ących opodatkowaniu powinien stosownie do art. 274a wezwa ć podatników podatku od nieruchomo ści (zarówno osoby fizyczne jak i prawne) do zło Ŝenia informacji o nieruchomo ściach i obiektach budowlanych oraz deklaracji na podatek od nieruchomo ści oraz ujawnienia w tych informacjach i deklaracjach danych o wszystkich posiadanych nieruchomo ściach, w tym równie Ŝ o nieruchomo ściach zwolnionych przez Rad ę Gminy od podatku od nieruchomo ści. W dniu 24 sierpnia 2006 roku Teresa Jarecka Specjalista ds. wymiaru zło Ŝyła wyja śnienie w sprawie braku informacji o budynkach mieszkalnych z której wynika, Ŝe z uwagi na zwolnienia przez Rad ę Gminy Aleksandrów wszystkich budynków mieszkalnych od podatku od nieruchomo ści do chwili obecnej nie Ŝą dano informacji w powy Ŝszej sprawie. Aktualnie do koro ńca bie Ŝą cego roku informacje zostan ą rozdane wszystkim mieszka ńcom – wła ścicielom i posiadaczom budynków mieszkalnych celem ich wypełnienia. Do sprawozda ń przyjmuje si ę średni ą ilo ść gospodarstw tj. 1766 w 2005 roku i mno Ŝy przez średnia wielko ść budynku tj. 70 m 2 w 2005 roku. Wyja śnienie Teresy Lareckiej z dnia 24 sierpnia 2006 roku w sprawie budynków mieszkalnych stanowi zał ącznik nr 13 do protokołu kontroli. Analiza decyzji podatkowych ustalaj ących wymiar podatku dla poszczególnych podatników wykazała, Ŝe stawki zastosowane w decyzjach były zgodne ze stawkami wynikaj ącymi z uchwały Rady Gminy a decyzje wymiarowe dostarczone zostały przez sołtysa w terminie pozwalającym na zachowanie ustawowego terminu płatno ści.

Udzielone ulgi w zapłacie podatku w zakresie podatku od nieruchomo ści (np. umorzenie zaległo ści, rozło Ŝenie na raty, odroczenie terminu płatno ści)

2004 rok Ilo ść Kwota obj ęta Rodzaj decyzji wydanych decyzji decyzjami Umorzenie zaległo ści 32 9.881,94 podatkowej, odsetek Rozło Ŝenie zapłaty podatku na - - raty Odroczenie terminu płatno ści - - podatku Rozło Ŝenie na raty zapłaty 1 667,50 zaległo ści podatkowej Odroczenie zapłaty zaległo ści 1 110 podatkowej

2005 rok

Ilo ść Kwota obj ęta Rodzaj decyzji wydanych decyzji decyzjami Umorzenie zaległo ści 13 3.815,44 podatkowej, odsetek Rozło Ŝenie zapłaty podatku na - - raty Odroczenie terminu płatno ści - - podatku Rozło Ŝenie na raty zapłaty 1 175,50

______69 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

zaległo ści podatkowej Odroczenie zapłaty zaległo ści - podatkowej

Kontrol ą obj ęto nast ępuj ące decyzje dotycz ące umorzenia podatku od nieruchomo ści wydane w okresie obj ętym kontrol ą: 1) decyzja nr 6/05 z dnia 31 stycznia 2005 roku w sprawie umorzenia zobowi ązania pieni ęŜ nego za 2004 rok w kwocie 98 zł na wniosek podatnika z dnia 19 stycznia 2005 roku. 2) decyzja nr 8/05 z dnia 28 lutego 2005 roku w sprawie umorzenia podatku od nieruchomo ści za 2004 rok w kwocie 181,20 zł na wniosek podatnika z dnia 2 lutego 2005 roku. 3) decyzja nr 60/05 z dnia 23 czerwca 2005 roku w sprawie umorzenia II raty zobowi ązania pieni ęŜ nego za 2005 rok w kwocie 44,50 zł na wniosek podatnika z dnia 16 czerwca 2005 roku. 4) decyzja nr 67/05 z dnia 5 wrze śnia 2005 roku w sprawie umorzenia I i II raty zobowi ązania pieni ęŜ nego za 2005 rok w kwocie 110 zł na wniosek podatnika z dnia 29 sierpnia 2005 roku. 5) decyzja nr 91/05 z dnia 5 grudnia 2005 roku w sprawie umorzenia I, II i III raty zobowi ązania pieni ęŜ nego za 2005 rok w kwocie 225 zł na wniosek podatnika z dnia 16 listopada 2005 roku. 6) decyzja nr 97/05 z dnia 24 listopada 2005 roku w sprawie umorzenia III i IV raty podatku za 2005 rok w kwocie 66 zł na wniosek podatnika z dnia 16 listopada 2005 roku. 7) decyzja nr 111/05 z dnia 24 listopada 2005 roku w sprawie umorzenia IV raty podatku za 2005 rok w kwocie 42,50 zł na wniosek podatnika z dnia 18 listopada 2005 roku. 8) decyzja nr 134/05 z dnia 5 grudnia 2005 roku w sprawie umorzenia zobowi ązania pieni ęŜ nego za 2004 i 2005 rok w kwocie 399,70 zł na wniosek podatnika z dnia 28 listopada 2005 roku. 9) decyzja nr 131/05 z dnia 29 listopada 2005 roku w sprawie umorzenia zobowi ązania pieni ęŜ nego za 2005 rok w kwocie 122,50 zł na wniosek podatnika z dnia 23 listopada 2005 roku. 10) decyzja nr 147/05 z dnia 21 grudnia 2005 roku w sprawie umorzenia zobowi ązania pieni ęŜ nego za 2005 rok w kwocie 229,50 zł na wniosek podatnika z dnia 12 grudnia 2005 roku. 11) decyzja nr 148/05 z dnia 21 grudnia 2005 roku w sprawie umorzenia III i IV raty zobowi ązania pieni ęŜ nego za 2005 rok w kwocie 72 zł na wniosek podatnika z dnia 13 grudnia 2005 roku. 12) decyzja nr 154/05 z dnia 29 grudnia 2005 roku w sprawie umorzenia III i IV raty zobowi ązania pieni ęŜ nego za 2005 rok w kwocie 175 zł na wniosek podatnika z dnia 27 grudnia 2005 roku. 13) Decyzj ą nr 13/06 z dnia 13 lutego 2006 organ podatkowy działaj ąc na podstawie art. 67a §1 pkt 3 i 2 Ordynacji podatkowej umorzył zaległo ści podatkowe w wysoko ści 181,20, odsetki w wysoko ści 12,50 zł (ustalone na dzie ń wpływu wniosku) oraz koszty upomnienia w wysoko ści 12,50 zł na wniosek podatnika z dnia 7 lutego 2006 roku. 14) Decyzj ą nr 11/06 z dnia 13 lutego 2006 organ podatkowy działaj ąc na podstawie art. 67a §1 pkt 3 i 2 Ordynacji podatkowej umorzył zaległo ści podatkowe w wysoko ści 135 zł, odsetki w wysoko ści 16,60 zł (ustalone na dzie ń wpływu wniosku) oraz koszty upomnienia w wysoko ści 8,80 zł na wniosek podatnika z dnia 7 lutego 2006 roku. 15) Decyzja nr 32/06 z dnia 8 marca 2006 roku organ podatkowy działaj ąc na podstawie art. 67a §1 pkt 3 i 2 Ordynacji podatkowej umorzył zaległo ści podatkowe w wysoko ści 87,50 zł na wniosek podatnika 20 lutego 2006 roku. W 2005 roku organ podatkowy wydał tylko jedn ą decyzj ę dotycz ącą odroczenia terminy płatno ści. W dniu 10 marca 2005 roku podatnik zwrócił si ę z wnioskiem o przeło Ŝenie terminu wpłaty I i II raty podatku do 15 listopada. Decyzj ą nr 13/05 z dnia 4 kwietnia 2005 roku organ

______70 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

podatkowy działaj ąc na mocy art. 48 §1 pkt 1 Ordynacji podatkowej odroczył termin płatności I i II raty podatku za 2005 roku w kwocie 110 zł do dnia 15 wrze śnia 2005 roku. Wskaza ć nale Ŝy, Ŝe przedmiotowa decyzja jest nieprawidłowa w stosunku do odroczenia terminu płatno ści I raty, poniewa Ŝ w dniu wydania decyzji termin płatno ści I raty upłyn ął. Decyzj ą nr 5/05 z dnia 3 lutego 2005 roku organ podatkowy działaj ąc na podstawie art. 48 §1 pkt 1 Ordynacji podatkowej rozło Ŝył na 4 raty zaległo ść podatkow ą w wysoko ści 667,50 zł w terminach płatnych do 15 marca, 15 czerwca, 15 września oraz 15 pa ździernika 2005 roku na wniosek podatnika z dnia 14 stycznia 2005 roku. Stwierdzono, Ŝe w decyzji nie wskazano stosownie do art. 48 §1 pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa kwoty odsetek za zwłok ę nale Ŝnych od rozło Ŝonej na raty zaległo ści podatkowej, które na dzie ń złoŜenia wniosku stanowiły kwot ę 198,08 zł. Wskaza ć nale Ŝy, Ŝe rozstrzygni ęcie decyzji jest nieadekwatne do przywołanej w decyzji podstawy prawnej. Decyzj ą nr 31/06 z dnia 23 lutego 2006 roku organ podatkowy rozło Ŝył na 5 rat zaległo ść podatkow ą w wysoko ści 202,50 zł w terminach do dnia 15 marca, 15 maja, 15 wrze śnia, 15 listopada 2005 roku oraz do 15 marca 2006 roku na wniosek podatnika z dnia 20 lutego 2006 roku. W decyzji wskazano odsetki nale Ŝne od ka Ŝdej raty oraz koszty upomnienia.

Kontrola wykazała, Ŝe ww. decyzje poza decyzjami nr 91/05, 134/05, 147/05, 148/05 oraz 154/05 nie zawierały uzasadnienia prawnego i faktycznego stosownie do przepisu art. 210 §1 pkt 6 Ordynacja podatkowa. Według art. 210 §4 uzasadnienie faktyczne decyzji zawiera w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiar ę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodno ści a uzasadnienie prawne zawiera wyja śnienie podstawy prawnej decyzji z przytoczeniem przepisów prawa. Wszystkie wskazane wy Ŝej decyzje dotycz ące umorzenia zaległo ści podatkowych poprzedzone zostały zbadaniem sytuacji podatnika, która przedstawiona została w protokołach sporz ądzonych przez pracowników ds. wymiaru. Ka Ŝdy z protokołów podpisany został przez Wójta Gminy z adnotacj ą o przychyleniu si ę do wniosku podatnika. W przypadkach wskazanych wy Ŝej decyzji dotycz ących odroczenia terminu płatno ści oraz rozło Ŝenia na raty organ podatkowy nie badał w Ŝaden sposób spełniania przesłanki wa Ŝnego interesu podatnika. Stwierdzono równie Ŝ, Ŝe poza dwoma przypadkami decyzji nr 11/06 i 13/06 organ podatkowy nie wskazał w decyzji wysoko ści umarzanych ł ącznie z zaległo ści ą podatkow ą odsetek. W przypadku wskazanych decyzji odsetki okre ślone w decyzji naliczono na dzie ń wpływu wniosku podatnika, co jest nieprawidłowe, poniewa Ŝ odsetki powinny by ć naliczone i umorzone na dzie ń wydania decyzji albowiem wniesienie wniosku przez podatnika nie wstrzymuje biegu naliczania odsetek. Kontrola wykazała, Ŝe nie pobrano opłaty skarbowej od wniosków w sprawie rozło Ŝenia na raty zaległo ści podatkowych (decyzja nr 5/05 z dnia 3 lutego 2005 roku oraz decyzja nr 31/06 z dnia 23 lutego 2005 roku), co było sprzeczne z przepisami ustawy z dnia 9 wrze śnia 2000 roku o opłacie skarbowej (tekst jednolity z 2004 roku, Dz. U. nr 253, poz. 2532 ze zm.). Odst ępstwa przewidziane we wskazanej wy Ŝej ustawie dotycz ą: podania i zał ączniki od poda ń w sprawach ulg okre ślonych w przepisach szczególnych dla Ŝołnierzy niezawodowych i poborowych odbywaj ących słu Ŝbę zast ępczą oraz ich rodzin, podania i zał ączniki od poda ń w sprawach zwrotu lub umorzenia nale Ŝno ści celnych oraz nale Ŝno ści, do których maj ą zastosowanie przepisy Ordynacji podatkowej oraz podania i zał ączniki do poda ń w sprawie odroczenia terminu płatno ści podatku rolnego, le śnego i od nieruchomo ści na okres do 6 miesi ęcy.

4) Podatek rolny

Uchwał ą nr XVII/102/04 z dnia 7 grudnia 2004 Rada Gminy obni Ŝyła średni ą cen ę skupu Ŝyta, która stanowi podstaw ę obliczenia podatku rolnego w 2005 roku na obszarze Gminy Aleksandrów z kwoty 37,67 zł za 1q do kwoty 30 zł za 1q. W 2006 roku podstaw ą obliczenia podatku rolnego była średnia cena skupu Ŝyta za okres pierwszych trzech kwartałów 2005 roku ustalona została na kwot ę 27,88 zł za 1q (komunikat Prezesa GUS z dnia 17 października 2005 roku – Monitor Polski nr 62, poz. 867).

______71 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Dochody gminy zaplanowane i uzyskane z tytułu podatku rolnego od osób fizycznych i prawnych w 2005 roku I półroczu 2006 roku kształtowały si ę w kwotach: 2005 rok 2006 rok - dochody zaplanowane 165.000 153.000 - dochody według przypisu 150.000 140.704 - dochody uzyskane 152.160 94.727 - zaległo ści 138.031 112.992 Zaległo ści dotycz ące wył ącznie 2005 roku stanowiły na dzie ń 31.12.2005 roku kwot ę 23.247 zł, natomiast zaległo ści za 2006 rok na dzie ń 30 czerwca 2006 roku stanowiły kwot ę 11.153,61 zł. Zestawienie danych dotycz ących dochodów z tytułu podatku rolnego od osób prawnych i fizycznych za lata 2005 – 2006 stanowi zał ącznik nr 14 do protokołu kontroli. Podatek rolny od osób fizycznych

Na terenie Gminy Aleksandrów ł ącznym zobowi ązaniem pieni ęŜ nym obj ętych było 1685 podatników w 2005 roku oraz 1826 podatników w 2006 roku, z czego w 2005 roku 694 podatników opłacało wył ącznie podatek rolny a w 2006 roku 1078 podatników. Kwoty przypisu poszczególnych podatków wchodz ących w skład ł ącznego zobowi ązania pieni ęŜ nego kształtowały si ę nast ępuj ąco: 2005 2006 - podatek od nieruchomo ści 60.375 59.186 - podatek rolny 121.542,20 118.727 - podatek le śny 28.327,76 30.920 przypis ogółem z rejestru wymiarowego 210.245,13 208.833 Przypis podatku rolnego na 2005 rok wg rejestru wymiarowego wynosił 48.129,20 zł natomiast na 2006 rok 40.165 zł. Dla potrzeb wymiaru oraz ksi ęgowo ści podatku rolnego prowadzi si ę rejestr wymiarowy podatku rolnego, rejestr wymiarowy ł ącznego zobowi ązania pieni ęŜ nego, rejestr przypisów i odpisów, karty gospodarstw, indywidualne konta podatników, dziennik obrotów oraz konto zbiorcze łącznego zobowi ązania pieni ęŜ nego. Kontrol ę prawidłowo ści stosowania stawek podatkowych do obliczenia podatku rolnego przeprowadzono na podstawie sołectwa Jaksonek, które w 2005 roku liczyło 78 podatników posiadaj ących grunty podlegaj ące opodatkowaniu podatkiem rolnym, a w 2005 roku – 88 podatników. Nieprawidłowo ści nie stwierdzono. Kontrol ę terminowo ści dor ęczania podatnikom nakazów płatniczych oraz decyzji ustalaj ących wysoko ść podatku rolnego i podatku od nieruchomo ści przeprowadzono na podstawie sołectwa Jaksonek. Stwierdzono, i Ŝ decyzje dor ęczane były podatnikom zamieszkałym na terenie gminy przez sołtysów (inkasentów), a w przypadku osób nie zamieszkuj ących na terenie sołectwa za po średnictwem poczty w terminie umo Ŝliwiaj ącym dokonanie wpłaty w ustawowo okre ślonym terminie. Ustalono, Ŝe w przypadku zmiany w podstawie opodatkowania o której podatnik nie poinformował organ podatkowy wszczyna, działaj ąc w my śl przepisów ustawy Ordynacja podatkowa, post ępowanie podatkowe w sprawie okre ślenia wysoko ści zobowi ązania podatkowego, informuje podatnika o mo Ŝliwo ści zapoznania si ę z zebranym materiałem dowodowym oraz wzywa do zło Ŝenia informacji.

______72 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

(…) 25 . Podatek rolny od osób prawnych

Ustalono, i Ŝ wymiar podatku rolnego od osób prawnych oraz rejestr przypisów i odpisów jak równie Ŝ przygotowywanie projektów decyzji administracyjnych przyznaj ących ulgi w zapłacie zobowi ąza ń prowadzi Teresa Larecka – inspektor ds. wymiaru, a sprawy zwi ązane z prowadzeniem rachunkowo ści podatkowej oraz egzekwowaniem nale Ŝno ści podatkowych powierzono Janinie Dybalskiej – inspektorowi ds. podatków i opłat. W 2005 i 2006 roku na terenie Gminy Aleksandrów wyst ępowało 3 podatników podatku rolnego. (…) 26 Do ewidencji podatku rolnego prowadzi si ę metod ą r ęczn ą indywidualne konta podatników oraz dziennik obrotów, w którym ewidencjonuje si ę przypisy, odpisy, wpłaty oraz zwroty podatku. Na rzecz osób prawnych w okresie obj ętym kontrol ą nie były wydawane Ŝadne decyzje dotycz ące umorzenia, odroczenia lub rozło Ŝenia na raty.

Udzielone ulgi i zwolnienia w zakresie podatku rolnego (w szczególno ści ulga inwestycyjna, Ŝołnierska i z tytułu nabycia gruntów)

2005 rok

Ilo ść Kwota Rodzaj decyzji decyzji ulgi lub zwolnienia Ulga inwestycyjna 2 1.263,19 Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów 3 451,22 Ulga Ŝołnierska 2 174,08 Umorzenie zaległo ści, odsetek 116 21.159,49 Rozło Ŝenie na raty zapłaty podatku - - (zaległo ści) Odroczenie terminu zapłaty podatku 9 1.021,70 (zaległo ści)

2006 rok

Ilo ść Kwota Rodzaj decyzji decyzji ulgi lub zwolnienia Ulga inwestycyjna 1 301,60 Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów - - Ulga Ŝołnierska 5 300,50 Umorzenie zaległo ści, odsetek 50 23.462,77 Rozło Ŝenie na raty zapłaty podatku 2 322,40 (zaległo ści) Odroczenie terminu zapłaty podatku 2 692,60 (zaległo ści)

25 Wyłączonodaneobjętetajemnicąskarbowąpodstawawyłączeniaart.5ust.1ustawyzdnia6 września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.293§2pkt4ustawyzdnia29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego).WyłączeniadokonałNaczelnikWydziałuKontroliRIOwŁodziPiotrWalczak 26 Wyłączonodaneobjętetajemnicąskarbowąpodstawawyłączeniaart.5ust.1ustawyzdnia6 września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.293§ 1 i § 2pkt4ustawyzdnia 29sierpnia1997rokuOrdynacjapodatkowa.WyłączeniadokonałNaczelnikWydziałuKontroliRIO wŁodziPiotrWalczak

______73 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Ulga inwestycyjna Stwierdzono, Ŝe udzielone w okresie obj ętym kontrol ą ulgi inwestycyjne dotyczyły budowy b ądź modernizacji budynków inwentarskich. Kontrol ą obj ęto wszystkie udzielone w 2005 i I półroczu 2006 roku ulgi inwestycyjne. 1) Decyzj ą nr 02/U/05 z dnia 25 stycznia 2005 roku organ podatkowy udzielił ulgi inwestycyjnej na modernizacj ę budynku inwentarskiego w wysoko ści 1.577,20 zł na wniosek podatnika z dnia 30 grudnia 2004 roku. Ulga realizowana od stycznia 2005 roku. (…) 27 . Pobrano opłat ę skarbow ą w wysoko ści 5 zł od podania oraz 0,50 zł od ka Ŝdego zał ącznika. 2) Decyzj ą nr 04/U/05 z dnia 7 marca 2005 roku organ podatkowy udzielił ulgi inwestycyjnej na budow ę budynku inwentarskiego w wysoko ści 20.586 zł na wniosek podatnika z dnia 24 lutego 2005 roku. Ulga realizowana przy wymiarze podatku od 2005 roku. (…) 28 3) Decyzj ą nr 05/U/06 z dnia 8 maja 2006 roku organ podatkowy udzielił ulgi inwestycyjnej na modernizacj ę budynku inwentarskiego w wysoko ści 2.083,60 zł na wniosek podatnika z dnia 24 kwietnia 2006 roku. Ulga realizowana pocz ąwszy od maja 2006 roku. (…) 29 Pobrano opłat ę skarbow ą w wysoko ści 5 zł od podania oraz 0,50 zł od ka Ŝdego zał ącznika. Kontrola wykazała, Ŝe od poda ń i zał ączników w sprawie przyznania ulgi inwestycyjnej pobrano opłat ę skarbow ą w wysoko ści 5 zł od podania oraz 0,50 zł od zał ącznika. Stwierdzono, Ŝe do wniosków podatnicy zał ączali w wi ększo ści przypadków oryginalne rachunki lub faktury potwierdzaj ące poniesienie wydatków. Znaczki opłaty skarbowej od zał ączników do podania pomimo ich zło Ŝenia ł ącznie z podaniem zostały naklejone na poszczególnych zał ącznikach, co wskazuje na nieprzestrzeganie przepisu §4 ust. 1 rozporz ądzenie Ministra Finansów z dnia 5 grudnia 2000 roku w sprawie sposobu pobierania, zapłaty i zwrotu opłaty skarbowej oraz sposobu prowadzenia rejestrów tej opłaty (Dz. U. nr 110, poz. 1176 ze zm.). Zgodnie ze wskazanym przepisem znaki opłaty skarbowej od podania i doł ączonych zał ączników nakleja si ę na podaniu albo na protokole stwierdzaj ącym wniesienie podania, albo na wydruku komputerowym podania wniesionego za pomoc ą poczty elektronicznej. Je Ŝeli zał ączniki s ą składane w terminie pó źniejszym ni Ŝ podanie, znaki opłaty skarbowej nale Ŝnej od zał ączników nakleja si ę na zał ącznikach. Kontrola wykazała, Ŝe w przypadku kserokopii rachunków/faktur po świadczonych za zgodno ść odpisu z oryginałem przez Sekretarza Gminy pobrano od podatnika opłat ę skarbow ą w wysoko ści 3 zł od ka Ŝdej po świadczonej za zgodno ść strony (4 zał ączniki do wniosku podatnika z dnia 24 lutego 2005 roku – decyzja nr 04/U/05 z dnia 7 marca 2005 roku). Z wyja śnie ń Sekretarza Gminy wynika, Ŝe opłat ę skarbow ą pobrano jako po świadcze ń zgodno ści duplikatów, odpisów, wyci ągów, wypisów lub kopii dokonanych przez organy administracji rz ądowej i samorz ądowej lub archiwum pa ństwowe od ka Ŝdej pełnej lub zacz ętej stronicy w wysoko ści 3 zł (cz ęść III - za świadczenia punkt 5 tabeli stanowi ącej zał ącznik do ustawy). Wskaza ć nale Ŝy, Ŝe pobranie opłaty skarbowej w przypadku po świadcze ń zgodno ści dotyczy w tym przypadku za świadcze ń wydanych przez organy administracji rz ądowej i samorz ądowej lub archiwum pa ństwowe. Wskaza ć nale Ŝy, Ŝe ustawa z dnia 9

27 Wyłączonodaneobjętetajemnicąskarbowąpodstawawyłączeniaart.5ust.1ustawyzdnia6 września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.293§2pkt3(danezawartew aktachpostępowaniapodatkowego,kontrolipodatkowej)ustawyzdnia29sierpnia1997roku Ordynacjapodatkowa.WyłączeniadokonałNaczelnikWydziałuKontroliRIOwŁodziPiotrWalczak 28 Wyłączonodaneobjętetajemnicąskarbowąpodstawawyłączeniaart.5ust.1ustawyzdnia6 września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.293§2pkt3(danezawartew aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacjapodatkowa.WyłączeniadokonałNaczelnikWydziałuKontroliRIOwŁodziPiotrWalczak 29 Wyłączonodaneobjętetajemnicąskarbowąpodstawawyłączeniaart.5ust.1ustawyzdnia6 września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.293§2pkt3(danezawartew aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacjapodatkowa.WyłączeniadokonałNaczelnikWydziałuKontroliRIOwŁodziPiotrWalczak

______74 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

wrze śnia 2000 roku o opłacie skarbowej (tekst jednolity z 2004 roku, Dz. U. nr 253, poz. 2532 ze zm.) nie przewiduje obowi ązku pobranie opłaty skarbowej od po świadczenia za zgodno ść z oryginałem dokumentów stanowi ących zał ączniki do poda ń.

Zwolnienia z tytułu nabycia gruntów Kontrol ą obj ęto wszystkie decyzje w sprawie zwolnienia z podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów. 1) Decyzj ą nr 1/U/05 z dnia 24 stycznia 2005 roku organ podatkowy zastosował zwolnienie w podatku rolnym za okres od 1 lutego 2005 roku do 30 listopada 2009 roku na wniosek podatnika z dnia 19 stycznia 2005 roku. Ustalono, Ŝe nabycie gruntów na powi ększenie gospodarstwa rolnego nast ąpiło w dniu 16 listopada 2004 roku. 2) Decyzj ą nr 2/U/05 z dnia 27 stycznia 2005 roku organ podatkowy zastosował zwolnienie w podatku rolnym za okres od 1 stycznia 2005 roku do 31 grudnia 2009 roku na wniosek podatnika z dnia 23 grudnia 2004 roku. Ustalono, Ŝe nabycie gruntów na powi ększenie gospodarstwa rolnego nast ąpiło w dniu 15 grudnia 2004 roku. 3) Decyzj ą nr 7/U/05 z dnia 19 wrze śnia 2005 roku organ podatkowy zastosował zwolnienie w podatku rolnym za okres od 1 wrze śnia 2005 roku do 31 sierpnia 2010 roku na wniosek podatnika z dnia 22 sierpnia 2005 roku. Ustalono, Ŝe nabycie gruntów na powi ększenie gospodarstwa rolnego nast ąpiło w dniu 1 sierpnia 2005 roku. Stwierdzono, Ŝe przy udzielaniu zwolnie ń z tytułu nabycia gruntów opłata skarbowa nie była pobierana od zło Ŝonych poda ń oraz zał ączników od poda ń Ulgi Ŝołnierskie 1) Decyzj ą nr 3/U/2005 z dnia 9 maja 2005 roku organ podatkowy udzielił ulgi w podatku rolnym w wysoko ści 40% na okres od 1 kwietnia 2005 roku do 30 listopada 2005 roku na wniosek podatnika z dnia 9 lutego 2005 roku. Z uzasadnienia decyzji wynika, Ŝe ulga została przyznana od 1 kwietnia 2005, a nie jak nakazuj ą przepisy od 1 marca 2005 roku poniewa Ŝ, I rata podatku została umorzona. (…) 30 . 2) Decyzj ą nr 5/U/2005 z dnia 14 maja 2005 roku organ podatkowy udzielił ulgi w podatku rolnym w wysoko ści 40% na okres od 1 kwietnia 2005 roku do 31 grudnia 2005 roku na wniosek podatnika z dnia 20 kwietnia 2005 roku . (…) 31 3) Decyzj ą nr U/7/2005 z dnia 16 stycznia 2006 roku organ podatkowy udzielił ulgi w podatku rolnym w wysoko ści 40% na okres od 1 stycznia 2006 roku do 31 sierpnia 2006 roku na wniosek podatnika z dnia 30 grudnia 2005 roku. (…) 32 . 4) Decyzj ą nr U/1/2006 z dnia 16 stycznia 2006 roku organ podatkowy udzielił ulgi w podatku rolnym w wysoko ści 40% na okres od 1 lutego 2006 roku do 31 sierpnia 2006 roku na wniosek podatnika z dnia 10 stycznia 2006 roku. (…) 33 .

30 Wyłączonodaneobjętetajemnicąskarbowąpodstawawyłączeniaart.5ust.1ustawyzdnia6 września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.293§2pkt3(danezawartew aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacjapodatkowa.WyłączeniadokonałNaczelnikWydziałuKontroliRIOwŁodziPiotrWalczak 31 Wyłączonodaneobjętetajemnicąskarbowąpodstawawyłączeniaart.5ust.1ustawyzdnia6 września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.293§2pkt3(danezawartew aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacjapodatkowa.WyłączeniadokonałNaczelnikWydziałuKontroliRIOwŁodziPiotrWalczak 32 Wyłączonodaneobjętetajemnicąskarbowąpodstawawyłączeniaart.5ust.1ustawyzdnia6 września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.293§2pkt3(danezawartew aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacjapodatkowa.WyłączeniadokonałNaczelnikWydziałuKontroliRIOwŁodziPiotrWalczak

______75 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

5) Decyzj ą nr U/2/06 z dnia 15 marca 2006 roku organ podatkowy udzielił ulgi w podatku rolnym w wysoko ści 40% na okres od 1 marca 2006 roku do 31 pa ździernika 2006 roku na wniosek podatnika z dnia 27 lutego 2006 roku. (…) 34 6) Decyzj ą nr U/3/06 z dnia 8 marca 2006 roku organ podatkowy udzielił ulgi w podatku rolnym w wysoko ści 40% na okres od 1 marca 2006 roku do 31 lipca 2006 roku na wniosek podatnika z dnia 27 lutego 2006 roku. (…) 35 7) Decyzj ą nr U/4/06 z dnia 23 marca 2006 roku organ podatkowy udzielił ulgi w podatku rolnym w wysoko ści 40% na okres od 1 kwietnia 2006 roku do 31 lipca 2006 roku na wniosek podatnika z dnia 17 marca 2006 roku. (…) 36 .

Umorzenie zaległo ści Kontrol ą obj ęto nast ępuj ące decyzje dotycz ące umorzenia zaległo ści podatkowych: 1) Decyzj ą nr 18/05 z dnia 4 kwietnia 2005 roku organ podatkowy umorzył zobowi ązanie podatkowe za 2004 rok (99,90 zł) oraz I ratę zobowi ązania za 2005 rok (123,80 zł) na ł ączn ą kwot ę 223,70 zł na wniosek podatnika z dnia 16 marca 2005 roku. Sporz ądzono protokół o stanie maj ątkowym z dnia 23 marca 2005 roku, który został podpisany przez Wójta Gminy świadcz ący o przychylenia si ę do pro śby podatnika. Brak uzasadnienia faktycznego i prawnego. 2) Decyzj ą nr 49/05 z dnia 25 maja 2005 roku organ podatkowy umorzył II rat ę zobowi ązania za 2005 rok w kwocie 70,10 zł na wniosek podatnika z dnia 17 maja 2005 roku. Sporz ądzono protokół o stanie maj ątkowym z dnia 23 maja 2005 roku, który został podpisany przez Wójta Gminy świadcz ący o przychylenia si ę do pro śby podatnika. Brak uzasadnienia faktycznego i prawnego. 3) Decyzj ą nr 41/05 z dnia 6 maja 2005 roku organ podatkowy umorzył zobowi ązanie podatkowe za 2005 rok w kwocie 305,50 zł na wniosek podatnika z dnia 27 kwietnia 2005 roku. Sporz ądzono protokół o stanie maj ątkowym z dnia 27 kwietnia 2005 roku, który został podpisany przez Wójta Gminy świadcz ący o przychylenia si ę do pro śby podatnika. Brak uzasadnienia faktycznego i prawnego. 4) Decyzj ą nr 56/05 z dnia 13 czerwca 2005 roku organ podatkowy umorzył I i II zobowi ązania pieni ęŜ nego za 2005 rok w kwocie 70,40 zł na wniosek podatnika z dnia 31 maja 2005 roku. Sporz ądzono protokół o stanie maj ątkowym z dnia 6 czerwca 2005 roku, który został podpisany przez Wójta Gminy świadcz ący o przychylenia si ę do pro śby podatnika. Brak uzasadnienia faktycznego i prawnego.

33 Wyłączonodaneobjętetajemnicąskarbowąpodstawawyłączeniaart.5ust.1ustawyzdnia6 września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.293§2pkt3(danezawartew aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacjapodatkowa.WyłączeniadokonałNaczelnikWydziałuKontroliRIOwŁodziPiotrWalczak 34 Wyłączonodaneobjętetajemnicąskarbowąpodstawawyłączeniaart.5ust.1ustawyzdnia6 września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.293§2pkt3(danezawartew aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacjapodatkowa.WyłączeniadokonałNaczelnikWydziałuKontroliRIOwŁodziPiotrWalczak 35 Wyłączonodaneobjętetajemnicąskarbowąpodstawawyłączeniaart.5ust.1ustawyzdnia6 września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.293§2pkt3(danezawartew aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacjapodatkowa.WyłączeniadokonałNaczelnikWydziałuKontroliRIOwŁodziPiotrWalczak 36 Wyłączonodaneobjętetajemnicąskarbowąpodstawawyłączeniaart.5ust.1ustawyzdnia6 września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.293§2pkt3(danezawartew aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacjapodatkowa.WyłączeniadokonałNaczelnikWydziałuKontroliRIOwŁodziPiotrWalczak

______76 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

5) Decyzj ą nr 84/05 z dnia 24 listopada 2005 roku organ podatkowy umorzył I i II zobowi ązania pieni ęŜ nego za 2005 rok w kwocie 65,96 zł na wniosek podatnika z dnia 16 listopada 2005 roku. Sporz ądzono protokół o stanie maj ątkowym z dnia 17 listopada 2005 roku, który został podpisany przez Wójta Gminy świadcz ący o przychylenia si ę do pro śby podatnika. Brak uzasadnienia faktycznego i prawnego. 6) Decyzj ą nr 85/05 z dnia 24 listopada 2005 roku organ podatkowy umorzył III i IV zobowi ązania pieni ęŜ nego za 2005 rok w kwocie 183,60 zł na wniosek podatnika z dnia 16 listopada 2005 roku. Sporz ądzono protokół o stanie maj ątkowym z dnia 24 listopada 2005 roku, który został podpisany przez Wójta Gminy świadcz ący o przychylenia si ę do pro śby podatnika. Brak uzasadnienia faktycznego i prawnego. 7) Decyzj ą nr 88/05 z dnia 24 listopada 2005 roku organ podatkowy umorzył III i IV zobowi ązania pieni ęŜ nego za 2005 rok w kwocie 144,19 zł na wniosek podatnika z dnia 16 listopada 2005 roku. Sporz ądzono protokół o stanie maj ątkowym z dnia 18 listopada 2005 roku, który został podpisany przez Wójta Gminy świadcz ący o przychylenia si ę do pro śby podatnika. Brak uzasadnienia faktycznego i prawnego. 8) Decyzj ą nr 143/05 z dnia 28 listopada 2005 roku organ podatkowy umorzył II rat ę zobowi ązania pieni ęŜ nego za 2005 rok w kwocie 57 zł na wniosek podatnika z dnia 28 listopada 2005 roku. Sporz ądzono protokół o stanie maj ątkowym z dnia 28 listopada 2005 roku, który został podpisany przez Wójta Gminy świadcz ący o przychylenia si ę do pro śby podatnika. 9) Decyzj ą nr 136/05 z dnia 9 grudnia 2005 roku organ podatkowy umorzył zobowi ązania pieni ęŜ ne za 2005 rok w kwocie 165,40 zł na wniosek podatnika z dnia 5 grudnia 2005 roku. Sporz ądzono protokół o stanie maj ątkowym z dnia 7 grudnia 2005 roku, który został podpisany przez Wójta Gminy świadcz ący o przychylenia si ę do pro śby podatnika. 10) Decyzj ą nr 151/05 z dnia 29 grudnia 2005 roku organ podatkowy umorzył III i IV rat ę zobowi ązania pieni ęŜ nego za 2005 rok w kwocie 131,80 zł na wniosek podatnika z dnia 20 grudnia 2005 roku. Sporz ądzono protokół o stanie maj ątkowym z dnia 22 grudnia 2005 roku, który został podpisany przez Wójta Gminy świadcz ący o przychylenia si ę do pro śby podatnika. 11) Decyzj ą nr 16/06 z dnia 23 lutego 2006 roku organ podatkowy działaj ąc na mocy art. 67a §1 pkt 3 i §2 Ordynacji podatkowej umorzył zaległo ść podatkow ą w wysokości 797,70 zł, odsetki w wysoko ści 123,30 zł oraz koszty upomnienia w wysoko ści 8,80 zł tj. razem 929,60 zł na wniosek podatnika z dnia 10 lutego 2006 roku. 12) Decyzj ą nr 19/06 z dnia 27 lutego 2006 roku organ podatkowy działaj ąc na mocy art. 67a §1 pkt 3 i §2 Ordynacji podatkowej umorzył zaległo ść podatkow ą w wysoko ści 202,80 zł oraz koszty upomnienia w wysoko ści 17,60 zł na wniosek podatnika z dnia 13 lutego 2006 roku. 13) Decyzj ą nr 15/06 z dnia 27 lutego 2006 roku organ podatkowy działaj ąc na mocy art. 67a §1 pkt 3 i §2 Ordynacji podatkowej umorzył zaległo ść podatkow ą w wysoko ści 132,20 zł oraz koszty upomnienia w wysoko ści 8,80 zł na wniosek podatnika z dnia 10 lutego 2006 roku. 14) Decyzj ą nr 22/06 z dnia 8 marca 2006 roku organ podatkowy działaj ąc na mocy art. 67a §1 pkt 3 i §2 Ordynacji podatkowej umorzył zaległo ść podatkow ą w wysoko ści 140,82 zł, odsetki w wysoko ści 18,50 zł oraz koszty upomnienia w wysoko ści 8,80 zł na wniosek podatnika z dnia 16 lutego 2006 roku. 15) Decyzj ą nr 35/06 z dnia 8 marca 2006 roku organ podatkowy działaj ąc na mocy art. 67a §1 pkt 3 i §2 Ordynacji podatkowej umorzył zaległo ść podatkow ą w wysoko ści 426,80 zł, odsetki w wysoko ści 45,30 zł oraz koszty upomnienia w wysoko ści 17,60 zł na wniosek podatnika z dnia 28 lutego 2006 roku. 16) Decyzj ą nr 36/06 z dnia 21 marca 2006 roku organ podatkowy działaj ąc na mocy art. 67a §1 pkt 3 i §2 Ordynacji podatkowej umorzył zaległo ść podatkow ą w wysoko ści 371,65 zł, odsetki w wysoko ści 53,90 zł oraz koszty upomnienia w wysoko ści 8,80 zł na wniosek podatnika z dnia 28 lutego 2006 roku.

______77 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

17) Decyzj ą nr 40/06 z dnia 27 marca 2006 roku organ podatkowy działaj ąc na mocy art. 67a §1 pkt 3 i §2 Ordynacji podatkowej umorzył IV rat ę podatku za 2005 rok w wysoko ści oraz I i II rat ę podatku za 2006 rok w wysoko ści 77,10 zł na wniosek podatnika z dnia 16 marca 2006 roku. 18) Decyzj ą nr 56/06 z dnia 31 maja 2006 roku organ podatkowy działaj ąc na mocy art. 67a §1 pkt 3 i §2 Ordynacji podatkowej umorzył I i II rat ę podatku za 2006 rok w wysoko ści 264 zł na wniosek podatnika z dnia 16 maja 2006 roku. Kontrola wykazała, Ŝe ww. decyzje poza decyzjami nr 18/05, 49/05, 41/05, 56/05, 84/05, 85/05 oraz 88/05 nie zawierały uzasadnienia prawnego i faktycznego stosownie do przepisu art. 210 §1 pkt 6 Ordynacja podatkowa. Według art. 210 §4 uzasadnienie faktyczne decyzji zawiera w szczególno ści wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiar ę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodno ści a uzasadnienie prawne zawiera wyja śnienie podstawy prawnej decyzji z przytoczeniem przepisów prawa. Wszystkie wskazane wy Ŝej decyzje dotycz ące umorzenia zaległo ści podatkowych poprzedzone zostały zbadaniem sytuacji podatnika, która przedstawiona została w protokołach sporz ądzonych przez pracowników ds. wymiaru. Ka Ŝdy z protokołów podpisany został przez Wójta Gminy z adnotacj ą o przychyleniu si ę do wniosku podatnika.

Odroczenie terminu płatno ści Kontrol ą obj ęto ni Ŝej wskazane decyzje dotycz ące odroczenia terminu płatno ści podatku lub zaległo ści podatkowej oraz dotycz ące rozło Ŝenia na raty zaległo ści podatkowej: 1) Decyzj ą nr 46/05 z dnia 10 maja 2005 roku organ podatkowy działaj ąc w oparciu o art. 48 §1 pkt 1 Ordynacji podatkowej odroczył termin płatno ści I i II raty podatku za 2005 rok oraz zaległo ści na ł ączn ą kwot ę 341,50 zł do dnia 15 wrze śnia 2005 roku na wniosek podatnika z dnia 6 maja 2005 roku. (…) 37 Wskaza ć nale Ŝy, Ŝe stosownie do art. 48 §1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa organ podatkowy na wniosek podatnika, w przypadkach uzasadnionych wa Ŝnym interesem podatnika lub interesem publicznym moŜe odroczy ć termin płatno ści podatku lub rozło Ŝyć zapłat ę podatku na raty w zwi ązku z czym rozstrzygni ęcie decyzji nie jest w pełni zgodne z podstaw ą prawn ą i bior ąc pod uwag ę dat ę wydanie decyzji powinno dotyczy ć odroczenia terminu płatno ści podatku (II rata podatku za 2005 rok) oraz zaległo ści podatkowej. 2) Decyzj ą nr 71/05 z dnia 14 wrze śnia 2005 roku organ podatkowy działaj ąc w oparciu o art. 48 §1 pkt 1 Ordynacji podatkowej odroczył termin płatności III raty podatku za 2005 rok na kwot ę 127,40 zł do dnia 15 listopada 2005 roku na wniosek podatnika z dnia 13 wrze śnia 2005 roku. 3) Decyzj ą nr 69/05 z dnia 13 wrze śnia 2005 roku organ podatkowy działaj ąc w oparciu o art. 48 §1 pkt 1 Ordynacji podatkowej odroczył termin płatności III raty podatku rolnego za 2005 rok na kwot ę 43,90 zł do dnia 15 listopada 2005 roku na wniosek podatnika z dnia 8 wrze śnia 2005 roku. 4) Decyzj ą nr 76/05 z dnia 3 listopada 2005 roku organ podatkowy działaj ąc w oparciu o art. 67a §1 pkt 2 Ordynacji podatkowej rozło Ŝył na raty zaległo ść podatkow ą w kwocie 19,30 zł do dnia 15.11.2005 roku. Wniosek podatnika wpłyn ął w dniu 20 wrze śnia 2005 roku. Stwierdzi ć nale Ŝy, Ŝe decyzja nie dotyczyła faktycznie rozło Ŝenia na raty zaległo ści podatkowej a odroczenia terminu płatno ści zaległo ści podatkowej, poniewa Ŝ decyzja dotyczy całej kwoty zaległo ści podatnika. 5) Decyzj ą nr 53/06 z dnia 31 maja 2006 roku organ podatkowy działaj ąc na podstawie art. 67a §1 pkt 1 i pkt 2 Ordynacji podatkowej odroczył termin płatno ści II raty ł ącznego zobowi ązania

37 Wyłączonodaneobjętetajemnicąskarbowąpodstawawyłączeniaart.5ust.1ustawyzdnia6 września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.293§2pkt3(danezawartew aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacjapodatkowa.WyłączeniadokonałNaczelnikWydziałuKontroliRIOwŁodziPiotrWalczak

______78 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

pieni ęŜ nego w wysoko ści 117 zł do dnia 15 wrze śnia 2006 roku na wniosek podatnika z 12 maja 2006 roku. Wskaza ć nale Ŝy, Ŝe decyzja dotyczy faktycznie odroczenia płatno ści zaległo ści podatkowej. 6) Decyzj ą nr 14/06 z dnia 23 lutego 2006 roku organ podatkowy działaj ąc na podstawie art. 67a §1 pkt 1 i pkt 2 Ordynacji podatkowej odroczył termin płatno ści zaległo ści podatkowej wraz z odsetkami w ł ącznej wysoko ści 575,60 zł do dnia 24 kwietnia 2006 roku na wniosek podatnika z 10 lutego 2006 roku. Stwierdzono, Ŝe w decyzjach oznaczonych numerami 46/05, 71/05 oraz 69/05 nie wskazano uzasadnienia prawnego i faktycznego stosownie do przepisu art. 210 §1 pkt 6 Ordynacja podatkowa. W decyzji nr 46/05 dotycz ącej odroczenia terminu płatno ści zaległo ści podatkowej oraz w decyzji nr 76/05 dotycz ącej rozło Ŝenia na raty zaległo ści podatkowej nie wskazano kwoty odsetek za zwłok ę, co jest sprzeczne z przepisem art. 67a §1 pkt 2 Ordynacji podatkowej. Kontroluj ący stwierdzili równie Ŝ, Ŝe w Ŝadnym z ww. przypadków organ podatkowy nie badał w Ŝaden sposób spełniania przesłanki wa Ŝnego interesu podatnika.

5) Podatek od środków transportowych

Stawki podatku od środków transportowych na lata 2005-2006 okre ślone zostały ni Ŝej wymienionymi uchwałami: Uchwał ą nr X/57/03 Rady Gminy w Aleksandrowie z dnia 5 grudnia 2003 roku w sprawie podatku od środków transportowych – obowi ązywała w 2004, 2005 i 2006 roku; powy Ŝsz ą uchwał ą Rada zwolniła od podatku środki transportowe słu Ŝą ce do wykonywania zada ń publicznych gminy zwi ązanych z dowozem dzieci (Dziennik Urz ędowy Województwa Łódzkiego nr 344, poz. 3152 z 17.12.2003 roku);

Uchwał ą nr XXIV/138/05 Rady Gminy w Aleksandrowie z dnia 7 grudnia 2005 roku w sprawie zmiany uchwały nr X/57/03 z dnia 5 grudnia 2003 roku – powy Ŝsz ą uchwał ą zmieniono kwoty znajduj ące si ę w zał ączniku nr 2 do uchwały nr X/57/03.

Według sprawozdania Rb-27S wpływy z tytułu podatku od środków transportowych kształtowały si ę nast ępuj ąco w kontrolowanym okresie:

2005 rok plan: 10.000 zł wykonanie: 14.748 zł 2006 rok osoby fizyczne: plan: 7.500 wykonanie: 6.065 osoby prawne: plan: 1.000 wykonanie: 500

Zestawienie danych dotycz ące dochodów z tytułu podatku od środków transportowych od osób fizycznych i prawnych za lata 2005 - 2006 stanowi zał ącznik nr 17 do protokołu kontroli.

______79 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Dla poszczególnych podatników, na których ci ąŜ y obowi ązek podatkowy od posiadanych pojazdów samochodowych podlegaj ących opodatkowaniu nie zało Ŝono kart kontowych. Nie prowadzono tak Ŝe kart pojazdów zawieraj ących informacje o terminie i wysoko ści zapłaconego przez podatników podatku, rejestru przypisów i odpisów. Ewidencja wpłat podatku od środków transportowych od osób fizycznych i prawnych w uj ęciu analitycznym prowadzona jest wył ącznie w dzienniku obrotów nieprzypisanych, pomimo Ŝe obowi ązek składania deklaracji podatkowych powoduje mo Ŝliwo ść dokonania przypisu tego podatku. W czasie trwania czynno ści kontrolnych zostały zało Ŝone r ęczne karty podatników, dziennik przypisów i odpisów podatku od środków transportowych oraz dziennik obrotów. Analiza zakresów czynno ści wykazała, i Ŝ Ŝadnemu z pracowników nie zostało powierzone prowadzenie ewidencji podatku od środków transportowych. Czynno ści zwi ązane z poborem podatku od środków transportowych, prowadzeniem ewidencji oraz jego egzekucj ą wykonuje Agnieszka Wójcik. Aktualizacja danych pojazdów do celów podatkowych prowadzona jest prowadzona jest na podstawie informacji przesyłanych przez Starostwo Powiatowe w Piotrkowie Tryb. Podatek od środków transportowych – osoby fizyczne

Liczba pojazdów nale Ŝą cych do osób fizycznych, na których ci ąŜ ył obowi ązek zapłaty podatku od środków transportowych wynosiła na dzie ń 31 grudnia 2005 roku – 25 (12 podatników), a na dzie ń 30 czerwca 2006 roku – 24 (14 podatników). Zaległo ści z tytułu ww. podatku na dzie ń 1.01.2005 roku stanowiły kwot ę – 1.790 zł. Przypis podatku okre ślony na 28.02.2005 roku ustalony na podstawie zło Ŝonych deklaracji stanowił kwot ę – 6.655,00 zł. Przypisy podatku dokonane w ci ągu roku 2005 spowodowane zło Ŝeniem pozostałych deklaracji, wydaniem decyzji ustalaj ących wysoko ść podatku lub zarejestrowaniem nowych pojazdów stanowiły kwot ę – 8.493,20 zł. W roku 2005 wpłaty podatku od środków transportowych stanowiły kwot ę ogółem – 13.748,20 zł, w tym wpłaty bie Ŝą ce – 11.308,20 zł i wpłaty zaległe – 2.440,00 zł. Na dzie ń 31.12.2005 roku zaległo ści z tytułu podatku od środków transportowych stanowiły kwot ę 1.400,00 zł. Zgodnie z rozliczeniem podatku za 2006 rok – przypis podatku okre ślony na dzie ń 30.06.2006 roku stanowił kwot ę 14.085,00 zł. W roku 2006 wpłaty podatku od środków transportowych stanowiły kwot ę ogółem 6.265,00 zł, w tym wpłaty bie Ŝą ce – 4.865,00 i wpłaty zaległe – 1.400,00 zł. Zaległo ści z tytułu podatku od środków transportowych od osób fizycznych na dzie ń 30.06.2006 roku stanowiły kwot ę – 2.190, zł. Kontrol ą prawidłowo ści poboru i ewidencji podatku od środków transportowych od osób fizycznych za 2005 obj ęto 5 podatników, a za 2006 rok 7 podatników, którzy funkcjonowali na terenie gminy Aleksandrów. Zarówno, w 2005, jak i w 2006 roku podatek od środków transportowych w badanej próbie uiszczany był: w 2005 roku – od 12 pojazdów, w 2006 roku – od 15 pojazdów. Szczegółowe zestawienie pojazdów obj ętych kontrol ą oraz naliczone i pobrane kwoty podatku od tych pojazdów w latach 2005 – 2006 obrazuje poniŜsza tabela: (…) 38 Stwierdzono brak odnotowania na zło Ŝonych przez podatników deklaracjach terminu ich wpływu do Urz ędu Gminy, co uniemo Ŝliwia kontroluj ącym ustalenie czy podatnicy składali deklaracje w terminie okre ślonym w art. 9 ust. 6 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych . Sytuacja taka miała miejsce w przypadku wszystkich podatników.

38 Wyłączonodaneobjętetajemnicąskarbowąpodstawawyłączeniaart.5ust.1ustawyzdnia6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentachskładanychprzezpodatników).WyłączeniadokonałNaczelnikWydziałuKontroliRIO wŁodziPiotrWalczak

______80 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Brak odnotowywania na deklaracjach daty wpływu do Urz ędu Gminy pozostaje w sprzeczno ści z §6 ust. 11 rozporz ądzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i zwi ązków mi ędzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319 ze zm.) oraz §8 Instrukcji sporz ądzania, obiegu i kontroli dowodów ksi ęgowych. Pojazdy obj ęte kontrol ą opodatkowane zostały prawidłowymi stawkami podatku – uchwalonymi przez Rad ę Gminy w Aleksandrowie. Ustalono, i Ŝ Urz ąd Gminy w Aleksandrowie nie otrzymuje bie Ŝą cej informacji podatkowych dotycz ące zarejestrowanych i wyrejestrowanych pojazdów na terenie Gminy Aleksandrów przesyłanej ze Starostwa Powiatowego w Piotrkowie Trybunalskim. Informacje te były przesyłane w okresie obj ętym kontrol ą w nast ępuj ących terminach: - 21.01.2005 roku – za okres 30.09.2004 – 31.12.2004 roku, - 07.04.2005 roku – za okres 01.01.2005 – 31.03.2005 roku, - 08.07.2005 roku – za okres 01.04.2005 – 30.06.2005 roku, - 26.01.2006 roku – za okres 01.10.2005 – 31.12.2005 roku, - 10.04.2006 roku – za okres 01.01.2006 – 31.03.2006 roku. Zgodnie z §5 ust. 1 rozporz ądzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 roku w sprawie informacji podatkowych (Dz. U. nr 240, poz. 2061 ze zm.) organy rejestruj ące pojazdy s ą obowi ązane, bez wezwania przez organ podatkowy wła ściwy w sprawach podatku od środków transportowych, do nieodpłatnego sporz ądzania i przekazywania comiesi ęcznych informacji o zarejestrowanych i wyrejestrowanych pojazdach, o których mowa w przepisach o podatkach i opłatach lokalnych, do organu podatkowego wła ściwego ze wzgl ędu na miejsce zamieszkania lub adres siedziby nabywcy pojazdu, w terminie do 15 dnia miesi ąca nast ępuj ącego po miesi ącu, w którym zarejestrowano lub wyrejestrowano pojazd. Kontrol ą obj ęto wskazane ni Ŝej pojazdy b ędące własno ści ą osób fizycznych: (…) 39

Podatek od środków transportowych – osoby prawne

Na podstawie przedło Ŝonych do kontroli dokumentów ustalono, i Ŝ na dzie ń 31.12.2005 i 30.06.2006 roku na terenie gminy Aleksandrów zarejestrowane były 2 pojazdy nale Ŝą ce do jednej osoby prawnej podlegaj ące opodatkowaniu podatkiem od środków transportowych. Dochody uzyskane z tytułu podatku od środków transportowych od osób prawnych na dzie ń 31.12.2005 roku stanowiły kwot ę 1.000 zł. Saldo zaległo ści wynosiło 0 zł. Dochody uzyskane z tytułu podatku od środków transportowych od osób prawnych na dzie ń 30.06.2006 roku stanowiły kwot ę 500 zł. Zaległo ści wynosiły 0 zł. (…) 40

39 Wyłączonodaneobjętetajemnicąskarbowąpodstawawyłączeniaart.5ust.1ustawyzdnia6 września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.293§1i §2pkt3i4ustawyz dnia29sierpnia1997rokuOrdynacjapodatkowa.WyłączeniadokonałNaczelnikWydziałuKontroli RIOwŁodziPiotrWalczak 40 Wyłączonodaneobjętetajemnicąskarbowąpodstawawyłączeniaart.5ust.1ustawyzdnia6 września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.293§1i §2pkt3i4ustawyz dnia29sierpnia1997rokuOrdynacjapodatkowa.WyłączeniadokonałNaczelnikWydziałuKontroli RIOwŁodziPiotrWalczak

______81 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Udzielone ulgi w zakresie podatku od środków transportowych (np. umorzenie zaległości, rozło Ŝenie na raty, odroczenie terminu płatno ści)

2004 rok

Ilo ść Kwota Rodzaj decyzji wydanych decyzji obj ęta decyzjami Umorzenie zaległo ści podatkowej, 1 555,40 odsetek Rozło Ŝenie zapłaty podatku na raty - - Odroczenie terminu płatno ści podatku - - Rozło Ŝenie na raty zapłaty zaległo ści - - podatkowej Odroczenie zapłaty zaległo ści - - podatkowej

2005 rok

Rodzaj decyzji Ilo ść Kwota wydanych decyzji obj ęta decyzjami Umorzenie zaległo ści podatkowej, - - odsetek Rozło Ŝenie zapłaty podatku na raty - - Odroczenie terminu płatno ści podatku - - Rozło Ŝenie na raty zapłaty zaległo ści - - podatkowej Odroczenie zapłaty zaległo ści - - podatkowej Kontrol ą obj ęto jedn ą decyzj ę organu podatkowego dotycz ącą umorzenia odsetek od zaległo ści podatkowych. Podatnik (osoba fizyczna prowadz ąca działalno ść gospodarcz ą) zwrócił si ę z pismem w dniu 5.12.2005 roku o umorzenie odsetek od zaległo ści podatku od środków transportowych. Decyzj ą nr 1/2005 z dnia 6.12.2005 roku organ podatkowy umorzył odsetki od zaległo ści z tytułu podatku od środków transportowych za 2004 rok (I i II rata) i 2005 roku (I i II rata) w wysoko ści 555,40 zł. (…) 41 . Decyzje wydawane przez organ podatkowy ko ńcz ą prowadzone post ępowanie podatkowe. Organy podatkowe w post ępowaniu podatkowym obowi ązane s ą udziela ć niezb ędnych informacji i wyja śnie ń o przepisach prawa podatkowego pozostaj ących w zwi ązku z przedmiotem tego post ępowania (art. 121 §2). W toku post ępowania organy podatkowe podejmuj ą wszelkie niezb ędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz załatwienia sprawy w post ępowaniu podatkowym (art. 122).

6) Opłata targowa

Kontrola wykazała, Ŝe Rada Gminy Aleksandrów nie podj ęła uchwały w sprawie zasad ustalania i poboru oraz terminu płatno ści i wysoko ść stawek opłaty targowej. Obowi ązek podj ęcia takiej uchwały wynika z przepisu art. 19 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, który stanowi Ŝe rada gminy okre śla w drodze uchwały zasady ustalania i poboru oraz terminy płatno ści i wysoko ść stawek opłat okre ślonych w ustawie. Ponadto stosownie do punktu 2 i 3 cytowanego wy Ŝej artykułu rada gminy mo Ŝe zarz ądzi ć pobór tych opłat w drodze inkasa oraz okre śli ć

41 Wyłączonodaneobjętetajemnicąskarbowąpodstawawyłączeniaart.5ust.1ustawyzdnia6 września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.293§2pkt3(danezawartew aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacjapodatkowa.WyłączeniadokonałNaczelnikWydziałuKontroliRIOwŁodziPiotrWalczak.

______82 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

inkasentów i wysoko ść wynagrodzenia za inkaso oraz wprowadza ć inne ni Ŝ wymienione w ustawie zwolnienia przedmiotowe od opłat lokalnych.

7) Opłata skarbowa Kontroluj ące dokonały sprawdzenia poboru opłaty skarbowej podczas kontroli decyzji podatkowych. Kontrol ę przeprowadzono w oparciu o przepisy ustawy z dnia 9 wrze śnia 2000 roku o opłacie skarbowej oraz rozporz ądzenie Ministra Finansów z dnia 5 grudnia 2000 roku w sprawie sposobu pobierania, zapłaty i zwrotu opłaty skarbowej oraz sposobu prowadzenia rejestrów tej opłaty. Szczegółowe ustalenia dotycz ące poboru opłaty skarbowej zamieszczone zostały we wcze śniejszych cz ęś ciach niniejszego protokołu, w zwi ązku z czym w tej cz ęś ci protokołu wskazano wnioski ogólne. Prawidłowo zostały zastosowane zwolnienia z opłaty skarbowej przy kontroli udzielania ulg Ŝołnierskich – zastosowano zwolnienie wynikaj ące z art. 2 ust. 1 pkt 1b ustawy z dnia 9 wrze śnia 2000 roku o opłacie skarbowej, zgodnie z którym nie podlegaj ą opłacie skarbowej podania i zał ączniki od poda ń w sprawach ulg okre ślonych w przepisach szczególnych dla Ŝołnierzy niezawodowych i poborowych odbywaj ących słu Ŝbę zast ępcz ą oraz ich rodzin. Opłata skarbowa w prawidłowej wysoko ści pobierana była od poda ń i zał ączników w sprawie przyznania ulgi inwestycyjnej, jednak Ŝe pomimo składania zał ączników do podania ł ącznie z podaniem znaki opłaty skarbowej naklejano na poszczególnych zał ącznikach. Kontrola wykazała jednak bezpodstawne pobieranie opłaty skarbowej za po świadczenie za zgodno ść z oryginałem faktur i rachunków stanowi ących zał ączniki do podania o przyznanie ulgi inwestycyjnej. Stwierdzono, Ŝe organ podatkowy nie pobierał opłaty skarbowej od wniosków dotycz ących udzielania zwolnie ń z tytułu nabycia gruntów oraz ulg w zapłacie podatków w postaci rozło Ŝenia na raty. Zgodnie z art. 1 ust. 1 ww. ustawy opłacie skarbowej podlegaj ą w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej podania ( Ŝą dania, odwołania, za Ŝalenia) i zał ączniki do poda ń. Stosownie do art. 6 ustawy - obowi ązek zapłaty opłaty skarbowej powstaje – od poda ń i zał ączników do poda ń – z chwil ą wniesienia podania lub zło Ŝenia zał ącznika. Opłata skarbowa była w ka Ŝdym przypadku pobierana w dniu zło Ŝenia podania a znaki opłaty skarbowej zostały w prawidłowy sposób skasowane.

8) Terminowo ść podejmowania czynno ści windykacyjnych w odniesieniu do zaległo ści podatkowych

Stan zaległo ści, liczb ę wystawionych upomnie ń oraz kwoty wyegzekwowanych zaległo ści i odsetek przedstawia poni Ŝsza tabela: Wyszczególnienie Podatek od Podatek od Podatek Podatek rolny Łączne nieruchomo ści nieruchomo ści rolny od od osób zobowi ązanie od osób od osób osób fizycznych pieni ęŜ ne prawnych fizycznych prawnych Stan zaległo ści na 31.12.2004 39.119,84 10.842,38 0 114.783,65 129.204,13 Ilo ść wystawionych upomnie ń w 0 0 0 0 0 2005 roku Warto ść wystawionych 0 0 0 0 0 upomnie ń w 2005 roku Kwota wyegzekwowanych 0 5.992,55 0 13.435,81 19.981,86 zaległo ści w 2005 roku Kwota wyegzekwowanych 0 603,58 0 870,48 1.504,06 odsetek w 2005 roku Stan zaległo ści na 31.12.2005 74.135 39.255,20 507,90 137.523 186.593,48 Ilo ść wystawionych upomnie ń w 2 0 0 0 461

______83 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

2006 roku Warto ść wystawionych 82.851,84 0 0 0 138.166,13 upomnie ń w 2006 roku Kwota wyegzekwowanych 5.857,70 16.299,95 0 14.814,58 32.528,82 zaległo ści w 2006 roku Kwota wyegzekwowanych 455,80 1.278,70 0 758,25 2.053,95 odsetek w 2006 roku Stan zaległo ści na 30.06.2006 86.248,09 37.838,46 507,90 112.484,54 161.707,87

Stwierdzono, Ŝe w 2005 i I półroczu 2006 roku organ podatkowy nie wystawił Ŝadnego tytułu wykonawczego. Podobnie sytuacja przedstawiała si ę w przypadku upomnie ń w 2005 roku, a wystawione w 2006 roku upomnienia dotyczyły wył ącznie podatku od nieruchomo ści od osób prawnych oraz ł ącznego zobowi ązania pieni ęŜ nego. Wskaza ć nale Ŝy na znaczny wzrost zaległo ści we wszystkich podatkach na dzie ń 31 grudnia 2005 roku w stosunku do zaległo ści na koniec 2004 roku do czego prawdopodobnie przyczynił si ę brak jakichkolwiek czynno ści egzekucyjnych ze strony organu podatkowego w 2005 roku. Na dzie ń 31 grudnia 2004 roku zaległo ści na kwot ę 2.119,74 zł figurowały na kontach 11 podatników poddanego kontroli sołectwa Jaksonek, natomiast zaległo ści na dzie ń 31 grudnia 2005 roku w wysoko ści 157,30 zł figurowały na kontach 3 podatników. (…) 42 Kontrola wykazała, Ŝe ewidencja upomnie ń prowadzona przez Janin ę Dybalsk ą nie uwzgl ędniała rodzaju oraz okresu za jaki nale Ŝna jest zaległo ść podatkowa, co było niezgodne ze wzorem ewidencji upomnie ń wskazanym w zał ączniku nr 3 rozporz ądzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o post ępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 ze zm.). Podkre śli ć nale Ŝy, Ŝe stosownie do przepisów wskazanego wy Ŝej rozporz ądzenia ( §2, §3 i §5) wierzyciel jest zobowi ązany do systematycznej kontroli terminowo ści zapłaty zobowi ąza ń pieni ęŜ nych, a je Ŝeli nale Ŝno ść nie zostanie zapłacona w terminie okre ślonym w decyzji lub wynikaj ącym z przepisów prawa wierzyciel wysyła do zobowi ązanego upomnienie z zagro Ŝeniem wszcz ęcia egzekucji po upływie siedmiu dni od dnia dor ęczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu okre ślonego w upomnieniu wierzyciel wysyła tytuł wykonawczy. Podatek od środków transportowych Ustalono, i Ŝ w kontrolowanej jednostce ewidencja wysłanych upomnie ń prowadzona jest r ęcznie w zeszycie i obejmuje jedynie imi ę i nazwisko zobowi ązanego. Stwierdzi ć nale Ŝy, Ŝe powy Ŝszy sposób prowadzenia rejestru wysłanych upomnie ń narusza postanowienia §4 ust. 3 rozporz ądzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o post ępowaniu egzekucyjnym w administracji. Zgodnie z cytowanym wy Ŝej przepisem ewidencja wysłanych upomnie ń powinna zawiera ć nast ępuj ące elementy: - nr ewidencyjny upomnienia, - dat ę wystawienia upomnienia, - nr konta zobowi ązanego, - nazwisko i imi ę zobowi ązanego,

42 Wyłączonodaneobjętetajemnicąskarbowąpodstawawyłączeniaart.5ust.1ustawyzdnia6 września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.293§2pkt3(danezawartew aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacjapodatkowa.WyłączeniadokonałNaczelnikWydziałuKontroliRIOwŁodziPiotrWalczak.

______84 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- adres zamieszkania (siedzib ę), - nale Ŝno ść : nale Ŝy wskaza ć rodzaj nale Ŝno ści oraz okres którego dotyczy oraz kwot ę, - dat ę dor ęczenia upomnienia. Nie mo Ŝna dokona ć sprawdzenia poprawno ści prowadzenia ewidencji wystawionych tytułów wykonawczych, poniewa Ŝ w okresie obj ętym kontrol ą nie wystawiono Ŝadnego tytułu wykonawczego. Powy Ŝsze działanie jednostki świadczy o nieprzestrzeganiu §2 i 3 ust. 1 rozporz ądzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o post ępowaniu egzekucyjnym w administracji , zgodnie z którymi wierzyciel jest obowi ązany do systematycznej kontroli terminowo ści zapłaty zobowi ąza ń pieni ęŜ nych, a je Ŝeli nale Ŝno ść nie zostanie zapłacona w terminie wynikaj ącym z decyzji lub przepisów prawa, wierzyciel wysyła do zobowi ązanego upomnienie, z zagro Ŝeniem wszcz ęcia egzekucji po upływie siedmiu dni od dor ęczenie upomnienia. Pozostałe nieprawidłowo ści dotycz ące podejmowania czynno ści windykacyjnych w stosunku do podatników podatku od środków transportowych zostały opisane w temacie „Podatek od środków transportowych od osób fizycznych”. Ustalono, i Ŝ zaległo ści w podatku od środków transportowych dotyczyły tylko osób fizycznych. Kontrola terminowo ści podejmowania czynno ści windykacyjnych w odniesieniu do zaległo ści wykazała, Ŝe w okresie obj ętym kontrol ą wystawiono: - 2005 rok – zaległo ści na dzie ń 31.12.2005 roku wynosiły 1.400,00 zł; wystawiono 4 upomnienia dla osób fizycznych na ogóln ą kwot ę 2.840,00 zł, nie wystawiono Ŝadnego tytułu wykonawczego. W wyniku podj ętych w 2005 roku czynno ści windykacyjnych wyegzekwowano 220,60 zł tytułem odsetek i 2.190,00 zł z zaległo ści. - 2006 rok – zaległo ści na dzie ń 30.06.2006 roku wynosiły 2.190,00 zł; nie wystawiono Ŝadnego upomnienia oraz tytułu wykonawczego dla osób fizycznych. W wyniku podj ętych w 2006 roku czynno ści windykacyjnych wyegzekwowano 67,80 zł tytułem odsetek i 1.400,00 zł z zaległo ści. Ponadto organ podatkowy wystawił w 2005 roku 8 decyzji (w tym jedna dla osoby prawnej) ustalaj ących wysoko ść zobowi ązania z tytułu podatku od środków transportowych.

2. DOCHODY Z MAJ ĄTKU

2.1. Dochody z tytułu sprzeda Ŝy nieruchomo ści

Dochody ze sprzeda Ŝy nieruchomo ści lub ich cz ęś ci (w tym lokali) Plan po zmianach Plan po zmianach 2005 Wykonanie 2005 Wykonanie 30.06.2006 30.06.2006 50.000 - - -

Liczba sprzedanych nieruchomo ści (w tym lokali) 2005 rok I półrocze 2006 roku Ilo ść ogółem - Ilo ść ogółem - W tym: w tym: w trybie w trybie - - bezprzetargowym bezprzetargowym (w tym lokali) ( w tym lokali)

Halinie Pasikowskiej – Kierownikowi Referatu Gospodarki Przestrzennej, Komunalnej i Gruntami, Rolnictwa i Ochrony Środowiska, zakresem czynno ści z dnia 1 lutego 2005 roku, powierzono m.in.: prowadzenie spraw w zakresie wydzier Ŝawiania i sprzeda Ŝy gruntów stanowi ących własno ść Gminy, prowadzenie spraw w zakresie najmu i dzier Ŝawy lokali

______85 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

mieszkalnych i u Ŝytkowych, ustalanie stawek czynszu za najem i dzierŜaw ę lokali mieszkalnych i u Ŝytkowych, a tak Ŝe prowadzenie spraw zwi ązanych ze zbywaniem i nabywaniem przez Gmin ę lokali. Do dnia 30 czerwca 2006 roku sprawy zwi ązane z naliczaniem i egzekucj ą czynszów wynikaj ących z zawartych umów najmu oraz prowadzeniem analityki rozrachunków jednostki powierzone zostały (na podstawie zakresu czynno ści z dnia 8 lipca 2004 roku) Irminie Małeckiej – samodzielne stanowisko ds. rozlicze ń podatkowych, finansowych i organu finansowego. Analiza akt osobowych i znajduj ących si ę w nich zakresów czynno ści wykazała, i Ŝ obecnie sprawy zwi ązane z ksi ęgowaniem opłat z tytułu dzier Ŝawy, najmu lokali mieszkalnych i gruntów mienia komunalnego oraz ich windykacj ą nie zostały przypisane Ŝadnemu pracownikowi, a wykonuje je faktycznie Agnieszka Wójcik – referent ds. ksi ęgowo ści bud Ŝetowej. Uchwał ą nr 73/72/2002 Zarz ądu Gminy w Aleksandrowie z dnia 22 lutego 2002 roku powołana została komisja przetargowa w składzie: - Marek Krzemi ński – Przewodnicz ący Komisji, - Halina Pasikowska – Członek Komisji, - Dorota Śpiewak – Członek Komisji, - Stanisław Bi ńkowski – Członek Komisji, - Czesław Purgał – Członek Komisji, - Teresa Grabowska – Członek Komisji. Do zada ń komisji nale Ŝy: przeprowadzanie przetargów na sprzeda Ŝ nieruchomo ści, oddawania nieruchomo ści w u Ŝytkowanie wieczyste, najem lub dzier Ŝaw ę, a tak Ŝe sporz ądzanie protokołu z przeprowadzonego przetargu. Dane, jakie powinien zawiera ć protokół, s ą to Ŝsame do wskazanych w §9 ust. 2 rozporz ądzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie okre ślenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomo ści stanowi ących własno ść Skarbu Pa ństwa lub własno ść gminy (Dz. U. nr 9, poz. 30 ze zm.). Zarz ądzeniem nr 32/2004 Wójta Gminy Aleksandrów z dnia 30 lipca 2004 roku zmieniono skład komisji przetargowej w sposób nast ępuj ący: - Halina Pasikowska – Przewodnicz ący Komisji, - Aneta Małecka – Członek Komisji, - Czesław Purgał – Członek Komisji, - Marek Krzemi ński – Członek Komisji, - Arkadiusz Kowalski – Członek Komisji. Obowi ązki komisji nie uległy zmianie. W latach 2005 – 2006 kontrolowana jednostka nie dokonywała Ŝadnych sprzeda Ŝy nieruchomo ści stanowi ących własno ść Gminy. W roku 2004 Gmina Aleksandrów sprzedała w drodze przetargu sze ść działek na ł ączn ą kwot ę 76.425 zł. Rozdysponowanie działek stanowi ących własno ść Gminy w 2004 roku przedstawia poni Ŝsza tabela:

Lp. PołoŜenie Numer Powierzchnia Wartość Data Wartość Numer i data działki działki działkiwha szacunkowa przetargu sprzedaŜy zawarcia aktu gruntuwzł gruntu notarialnego 1. Ostrów 66 0,29 ha 1.200,00 zł 07.10.2004 1.212,00 zł Rep A Nr 7817/2004 z dn. 27.10.2004 r. 2. Ostrów 56 0,47 ha 2.055,00 zł 14.09.2004 2.076,00 zł Rep A Nr 7807/2004 z dn. 27.10.2004 r. 3. Ostrów 57 0,54 ha 2.361,00 zł 14.09.2004 2.385,00 zł Rep A Nr 7807/2004 z dn. 27.10.2004 r. 4. Ostrów 58/2 0,2853 ha 1.249,00 zł 14.09.2004 1.262,00 zł Rep A Nr 7807/2004 z dn. 27.10.2004 r. 5. Ostrów 222/3 2,52 ha 33.000,00 zł 19.04.2004 33.330,00 zł Rep A Nr 3258/2004

______86 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

z dn. 26.04.2004 r. 6. Ostrów 223/2 2,01 ha 35.800,00 zł 19.04.2004 36.160,00 zł Rep A Nr 3271/2004 z dn. 26.04.2004 r.

Kontrol ą obj ęto sprzeda Ŝ nieruchomo ści poło Ŝonej w miejscowo ści Ostrów, działka nr 223/2 i 222/3. Sprzeda Ŝ nieruchomo ści gruntowej, działka nr 223/2 poło Ŝonej w miejscowo ści Ostrów o powierzchni 2,01 ha – przetarg ustny nieograniczony Rada Gminy w Aleksandrowie podj ęła w dniu 10 pa ździernika 2002 roku uchwał ę nr XXXVIII/221/2002 w sprawie zbycia w drodze sprzeda Ŝy działek poło Ŝonych w obr ębie wsi Ostrów. Powy Ŝsz ą uchwał ą Rada wyraziła zgod ę na sprzeda Ŝ w trybie przetargu ustnego nieograniczonego działki poło Ŝonej we wsi Ostrów, oznaczonej numerem ewidencyjnym działki 223/2 o powierzchni 2,01 ha stanowi ącej własno ść Gminy Aleksandrów. Wyceny powy Ŝszej nieruchomo ści dokonał Roman Sagan – rzeczoznawca maj ątkowy, uprawnienia nr 899. Według operatu szacunkowego z dnia 4 lutego 2004 roku powy Ŝsza nieruchomo ść została wyceniona na 35.800 zł. 12 lutego 2004 roku Wójt Gminy w Aleksandrowie ogłosił wykaz nieruchomo ści przeznaczonej do sprzeda Ŝy, poło Ŝonej we wsi Ostrów. Wykaz został wywieszony na tablicy ogłosze ń Urz ędu Gminy w okresie od 18 lutego do 31 marca 2004 roku oraz na tablicy ogłosze ń u sołtysa we wsi Ostrów. Informacja o wywieszeniu wykazu została zamieszczona w „Wiadomo ściach Dnia” w dniu 17 lutego 2004 roku. Wykaz nieruchomo ści zawierał wszystkie informacje okre ślone w art. 35 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomo ściami (tekst jednolity z 2004 roku, Dz. U. nr 261, poz. 263 ze zm.) oraz termin zło Ŝenia wniosku o pierwsze ństwo w nabyciu. Ogłoszenie o organizacji przetargu ustnego nieograniczonego zostało zamieszczone na tablicy ogłosze ń Urz ędu Gminy oraz u sołtysa wsi Ostrów w okresie od 2 maja do 19 kwietnia 2004 roku. Z tre ści ogłoszenia wynika, i Ŝ przetarg odb ędzie si ę w dniu 19 kwietnia 2004 roku o godzinie 9.00. Wadium w wysoko ści 3.600 zł powinno zosta ć wpłacone do dnia 14 kwietnia 2004 roku. Cena nieruchomo ści odpowiadała cenie wynikaj ącej z operatu szacunkowego. Na podstawie dowodów wpłat wadiów, ustalono, Ŝe na powy Ŝsz ą nieruchomo ść wadium w wyznaczonym terminie wpłaciła jedna osoba. Wadium zostało wpłacone w wysoko ści ustalonej w ogłoszeniu o przetargu. Post ąpienie zostało ustalone prawidłowo w wysoko ści 360 zł. Przetarg odbył si ę w wyznaczonym terminie. Komisja przetargowa, powołana uchwał ą nr 73/72/2002 Zarz ądu Gminy w Aleksandrowie z dnia 22 lutego 2002 roku, w 3-osobowym składzie pod przewodnictwem Marka Krzemi ńskiego dopu ściła do udziału w przetargu jedn ą osob ę. W trakcie przetargu wyłoniono nabywc ę przedmiotowej nieruchomo ści. W protokole nr UG.72241/2/04 zawarto informacje, wymagane §9 ust. 2 rozporz ądzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie okre ślenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomo ści stanowi ących własno ść Skarbu Pa ństwa lub własno ść gminy. Protokół został podpisany przez wszystkich członków komisji oraz osob ę ustalon ą jako nabywca. Wpłacone wadium zostało zaliczone na poczet ceny nabycia nieruchomo ści, a pozostała do zapłaty kwota uiszczona została nie pó źniej ni Ŝ do dnia zawarcia umowy przenosz ącej własno ść ww. nieruchomo ści (wpłata w dniu 23.04.2004 roku), stosownie do postanowie ń art. 70 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomo ściami. Zawiadomienie informuj ące o terminie podpisania aktu notarialnego zostało dor ęczone do nabywcy w dniu 23 kwietnia 2004 roku, a termin podpisania aktu notarialnego wyznaczono na dzie ń 26 kwietnia 2004 roku. Stosownie do art. 41 ust. 1 ustawy organizator przetargu jest obowi ązany zawiadomi ć osob ę ustalon ą jako nabywca nieruchomo ści o miejscu i terminie

______87 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

zawarcia umowy sprzeda Ŝy najpó źniej w ci ągu 21 dni od dnia rozstrzygni ęcia przetargu, a wyznaczony termin nie mo Ŝe by ć krótszy ni Ŝ 7 dni od dnia dor ęczenia zawiadomienia. W dniu 26 kwietnia 2004 roku z udziałem Wójta Gminy oraz (…) 43 spisana została warunkowa umowa sprzeda Ŝy (akt notarialny nr 3271/2004 z dnia 26 kwietnia 2004 roku). Aktem notarialnym nr 4501/2004 z dnia 7 czerwca 2004 roku przeniesiono własno ść nieruchomo ści nr 223/2 na rzecz (…) 44 . Sprzeda Ŝ nieruchomo ści gruntowej, działka nr 222/3 poło Ŝonej w miejscowo ści Ostrów o powierzchni 2,52 ha – przetarg ustny nieograniczony Rada Gminy w Aleksandrowie podj ęła w dniu 10 pa ździernika 2002 roku uchwał ę nr XXXVIII/221/2002 w sprawie zbycia w drodze sprzeda Ŝy działek poło Ŝonych w obr ębie wsi Ostrów. Powy Ŝsz ą uchwał ą Rada wyraziła zgod ę na sprzeda Ŝ w trybie przetargu ustnego nieograniczonego działki poło Ŝonej we wsi Ostrów, oznaczonej numerem ewidencyjnym działki 223/2 o powierzchni 2,52 ha stanowi ącej własno ść Gminy Aleksandrów. Wyceny powy Ŝszej nieruchomo ści dokonał Roman Sagan – rzeczoznawca maj ątkowy, uprawnienia nr 899. Według operatu szacunkowego z dnia 4 lutego 2004 roku powy Ŝsza nieruchomo ść została wyceniona na 33.000 zł. 12 lutego 2004 roku Wójt Gminy w Aleksandrowie ogłosił wykaz nieruchomo ści przeznaczonej do sprzeda Ŝy, poło Ŝonej we wsi Ostrów. Wykaz został wywieszony na tablicy ogłosze ń Urz ędu Gminy w okresie od 18 lutego do 31 marca 2004 roku oraz na tablicy ogłosze ń u sołtysa we wsi Ostrów. Informacja o wywieszeniu wykazu została zamieszczona w „Wiadomo ściach Dnia” w dniu 17 lutego 2004 roku. Wykaz nieruchomo ści zawierał wszystkie informacje okre ślone w art. 35 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomo ściami oraz termin zło Ŝenia wniosku o pierwsze ństwo w nabyciu. Ogłoszenie o organizacji przetargu ustnego nieograniczonego zostało zamieszczone na tablicy ogłosze ń Urz ędu Gminy oraz u sołtysa wsi Ostrów w okresie od 2 maja do 19 kwietnia 2004 roku. Z tre ści ogłoszenia wynika, i Ŝ przetarg odb ędzie si ę w dniu 19 kwietnia 2004 roku o godzinie 9.00. Wadium w wysoko ści 3.300 zł powinno zosta ć wpłacone do dnia 14 kwietnia 2004 roku. Cena nieruchomo ści odpowiadała cenie wynikaj ącej z operatu szacunkowego. Na podstawie dowodów wpłat wadiów, ustalono, Ŝe na powy Ŝsz ą nieruchomo ść wadium w wyznaczonym terminie wpłaciła jedna osoba. Wadium zostało wpłacone w wysoko ści ustalonej w ogłoszeniu o przetargu. Post ąpienie zostało ustalone prawidłowo w wysoko ści 330 zł. Przetarg odbył si ę w wyznaczonym terminie. Komisja przetargowa, powołana uchwał ą nr 73/72/2002 Zarz ądu Gminy w Aleksandrowie z dnia 22 lutego 2002 roku, w 3-osobowym składzie pod przewodnictwem Marka Krzemi ńskiego dopu ściła do udziału w przetargu jedn ą osob ę.

43 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 44 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak.

______88 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Ustalono, i Ŝ (…) 45 przedstawił pełnomocnictwo udzielone aktem notarialnym Repertorium „A” nr 2852/2004 z dnia 15 kwietnia 2004 roku, na podstawie którego (…) 46 upowa Ŝnili go do reprezentowania i wyst ępowania w przetargu organizowanym przez Wójta Gminy Aleksandrów w dniu 19 kwietnia 2004 roku, do zakupu na współwłasno ści w cz ęś ciach równych, na warunkach i za cen ę wynegocjowan ą przez pełnomocnika niezabudowanej działki gruntu nr 222/3 o powierzchni 2,52 ha poło Ŝonej w miejscowo ści Ostrów, do podpisania protokołu z przetargu oraz do wszelkich innych czynno ści innych czynno ści jakie w zwi ązku z zakupem przedmiotowej nieruchomo ści oka Ŝą si ę konieczne. W trakcie przetargu wyłoniono nabywc ę przedmiotowej nieruchomo ści. W protokole zawarto informacje, wymagane §9 ust. 2 rozporz ądzenia Rady Ministrów z dnia 13 stycznia 1998 roku w sprawie okre ślenia szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomo ści stanowi ących własno ść Skarbu Pa ństwa lub własno ść gminy. Protokół nr UG/72241/1/04 został podpisany przez wszystkich członków komisji oraz osob ę działaj ącą w imieniu nabywców. Wpłacone wadium zostało zaliczone na poczet ceny nabycia nieruchomo ści, a pozostała do zapłaty kwota uiszczona została nie pó źniej ni Ŝ do dnia zawarcia umowy przenosz ącej własno ść ww. nieruchomo ści (wpłata w dniu 23.04.2004 roku), stosownie do postanowie ń art. 70 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomo ściami. Zawiadomienie informuj ące o terminie podpisania aktu notarialnego zostało dor ęczone do nabywców w dniu 24 i 26 kwietnia 2004 rok, a termin podpisania aktu notarialnego wyznaczono na dzie ń 26 kwietnia 2004 roku. Stosownie do art. 41 ust. 1 ustawy organizator przetargu jest obowi ązany zawiadomi ć osob ę ustalon ą jako nabywca nieruchomo ści o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzeda Ŝy najpó źniej w ci ągu 21 dni od dnia rozstrzygni ęcia przetargu, a wyznaczony termin nie mo Ŝe by ć krótszy ni Ŝ 7 dni od dnia dor ęczenia zawiadomienia. W dniu 26 kwietnia 2004 roku z udziałem Wójta Gminy oraz nabywców spisana została warunkowa umowa sprzeda Ŝy (akt notarialny nr 3258/2004 z dnia 26 kwietnia 2004 roku). Aktem notarialnym nr 4487/2004 z dnia 7 czerwca 2004 roku przeniesiono własno ść nieruchomo ści nr 222/3. Innych nieprawidłowo ści nie stwierdzono.

2.2. Dochody z tytułu u Ŝytkowania wieczystego nieruchomo ści, uŜytkowania, zarz ądu

Dochody z u Ŝytkowania wieczystego nieruchomo ści, u Ŝytkowania, zarz ądu Plan po zmianach 2005 Wykonanie 2005 Plan po zmianach Wykonanie 30.06.2006 30.06.2006 - - - -

Liczba nieruchomo ści oddanych w u Ŝytkowanie wieczyste, u Ŝytkowanie, zarz ąd. 2005 rok I półrocze 2006 rok Liczba nieruchomo ści - Liczba nieruchomo ści -

45 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 46 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak.

______89 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

oddanych w oddanych w uŜytkowanie wieczyste uŜytkowanie wieczyste Liczba nieruchomo ści Liczba nieruchomo ści - - oddanych w zarz ąd oddanych w zarz ąd Liczba nieruchomo ści Liczba nieruchomo ści oddanych w - oddanych w - uŜytkowanie uŜytkowanie

Ustalono, i Ŝ kontrolowana jednostka nie posiada nieruchomo ści oddanych w u Ŝytkowanie wieczyste, u Ŝytkowanie oraz zarz ąd, a w zwi ązku z tym nie osi ąga z tego tytułu Ŝadnych dochodów.

2.3. Dochody z tytułu najmu i dzier Ŝawy nieruchomo ści

Uwaga - informacja dotyczy lat 2004 - 2005. Kontrola - co do zasady - roku 2005. Dochody z najmu i dzier Ŝawy składników maj ątkowych Plan po zmianach 2005 Wykonanie 2005 Plan po zmianach Wykonanie 30.06.2006 30.06.2006 20.000 14.776 15.000 8.578

Dzier Ŝawa gruntów rolnych Ustalono, Ŝe w 2005 roku na terenie Gminy wyst ępowało 3 dzier Ŝawców, a w 2006 roku zawarto dwie umowy dzier Ŝawy. Obj ęte kontrol ą umowy dzier Ŝawy zostały zawarte na podstawie przeprowadzonych ustnych przetargów nieograniczonych. Zarz ądzeniem nr 6/2004 z dnia 19 marca 2004 Wójt Gminy Aleksandrów ustalił zasady oddawania w dzier Ŝaw ę gruntów ornych i u Ŝytków zielonych stanowi ących własno ść komunaln ą gminy Aleksandrów. Zgodnie z zarz ądzeniem grunty orne i uŜytki zielone stanowi ące własno ść komunaln ą gminy Aleksandrów mog ą by ć oddane w dzier Ŝaw ę na podstawie stosownej umowy po przeprowadzeniu ustnego przetarg nieograniczonego. Zarz ądzeniem zostały ustalone wywoławcze stawki rocznego czynszu dzier Ŝawnego za 1 hektar gruntów ornych lub u Ŝytków zielonych według poszczególnych klas uŜytków. Do ustalenia powy Ŝszej stawki czynszu dzier Ŝawnego przyjmuje si ę cen ę 1q Ŝyta ustalon ą do celów podatku rolnego. Czynsz dzier Ŝawny płatny jest w terminach płatno ści II i IV raty podatku rolnego. Czynno ści zwi ązane z przeprowadzeniem procedury przetargowej wykonuje komisja przetargowa powołana do sprzeda Ŝy nieruchomo ści stanowi ących własno ść komunalną gminy Aleksandrów. Kontrol ą obj ęto nast ępuj ące umowy dzier Ŝawy gruntów rolnych: 1) umow ę zawart ą w dniu 19 kwietnia 2004 roku z (…) 47 na dzier Ŝaw ę nieruchomo ści poło Ŝonych we wsi Aleksandrów oznaczonych nr 391/8 i 391/10 o ł ącznej powierzchni 3,38 ha. Umowa została zawarta na okres 3 lat – do dnia 18 kwietnia 2007 roku. Czynsz roczny ustalony został w wysoko ści 4,06 q Ŝyta, płatny jest w terminach płatno ści II i IV raty podatku rolnego do kasy Urz ędu Gminy. Do ustalenia stawki czynszu dzier Ŝawnego na dany rok przyjmuje si ę cen ę 1 q Ŝyta ustalon ą do celów podatku rolnego. W umowie zawarto zapis, Ŝe je Ŝeli dzier Ŝawca opó źni si ę z zapłat ą czynszu dzier Ŝawnego za dwa pełne półrocza umowa mo Ŝe zosta ć rozwi ązana ze skutkiem natychmiastowym po bezskutecznym upływie dodatkowego wyznaczonego przez Wydzier Ŝawiaj ącego 3 miesi ęcznego terminu zapłaty zaległego czynszu.

47 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak.

______90 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

2) umow ę zawart ą w dniu 23 kwietnia 2004 roku z (…) 48 na dzier Ŝaw ę nieruchomo ści poło Ŝonej we wsi Borowiec oznaczonej nr 289 o powierzchni 1,94 ha. Umowa została zawarta na okres 3 lat – do dnia 22 kwietnia 2007 roku. Czynsz roczny ustalony został w wysoko ści 0,90 q Ŝyta, płatny jest w terminach płatno ści II i IV raty podatku rolnego do kasy Urz ędu Gminy. Do ustalenia stawki czynszu dzier Ŝawnego na dany rok przyjmuje si ę cen ę 1 q Ŝyta ustalon ą do celów podatku rolnego. W umowie zawarto zapis, Ŝe je Ŝeli dzier Ŝawca opó źni si ę z zapłat ą czynszu dzier Ŝawnego za dwa pełne półrocza umowa mo Ŝe zosta ć rozwi ązana ze skutkiem natychmiastowym po bezskutecznym upływie dodatkowego wyznaczonego przez Wydzier Ŝawiaj ącego 3 miesi ęcznego terminu zapłaty zaległego czynszu. 3) umow ę zawart ą w dniu 3 sierpnia 2004 roku z (…) 49 na dzier Ŝaw ę nieruchomo ści poło Ŝonej we wsi Marianów oznaczonej nr 125 o powierzchni 2,17 ha. Umowa została zawarta na okres 3 lat – do dnia 1 sierpnia 2007 roku. Czynsz roczny ustalony został w wysoko ści 16,27 q Ŝyta, płatny jest w terminach płatno ści II i IV raty podatku rolnego do kasy Urz ędu Gminy. Do ustalenia stawki czynszu dzier Ŝawnego na dany rok przyjmuje si ę cen ę 1 q Ŝyta ustalon ą do celów podatku rolnego. W umowie zawarto zapis, Ŝe je Ŝeli dzier Ŝawca opó źni si ę z zapłat ą czynszu dzier Ŝawnego za dwa pełne półrocza umowa mo Ŝe zosta ć rozwi ązana ze skutkiem natychmiastowym po bezskutecznym upływie dodatkowego wyznaczonego przez Wydzier Ŝawiaj ącego 3 miesi ęcznego terminu zapłaty zaległego czynszu. 4) umow ę zawart ą w dniu 24 marca 2006 roku z (…) 50 na dzier Ŝaw ę nieruchomo ści poło Ŝonej we wsi Taraska oznaczonej nr 71/3 o powierzchni 0,12 ha. Umowa została zawarta na okres 3 lat – do dnia 23 marca 2009 roku. Czynsz roczny ustalony został w wysoko ści 0,22 q Ŝyta, płatny jest w terminach płatno ści II i IV raty podatku rolnego do kasy Urz ędu Gminy. Do ustalenia stawki czynszu dzier Ŝawnego na dany rok przyjmuje się cen ę 1 q Ŝyta ustalon ą do celów podatku rolnego. W umowie zawarto zapis, Ŝe je Ŝeli dzier Ŝawca opó źni si ę z zapłat ą czynszu dzier Ŝawnego za dwa pełne półrocza umowa mo Ŝe zosta ć rozwi ązana ze skutkiem natychmiastowym po bezskutecznym upływie dodatkowego wyznaczonego przez Wydzier Ŝawiaj ącego 3 miesi ęcznego terminu zapłaty zaległego czynszu. 5) umow ę zawart ą w dniu 24 marca 2006 roku z (…) 51 na dzier Ŝaw ę nieruchomo ści poło Ŝonej we wsi Ciechomin oznaczonej nr 124 o powierzchni 0,83 ha. Umowa została zawarta na okres 3 lat – do dnia 23 marca 2009 roku. Czynsz roczny ustalony został w wysoko ści 0,25 q Ŝyta, płatny jest w terminach płatno ści II i IV raty podatku rolnego do kasy Urz ędu Gminy. Do ustalenia stawki czynszu dzier Ŝawnego na dany rok przyjmuje si ę cen ę 1 q Ŝyta ustalon ą do celów podatku rolnego. W umowie zawarto zapis, Ŝe je Ŝeli dzier Ŝawca opó źni si ę z zapłat ą czynszu dzier Ŝawnego za dwa pełne półrocza umowa mo Ŝe zosta ć rozwi ązana ze skutkiem natychmiastowym po bezskutecznym upływie dodatkowego wyznaczonego przez Wydzier Ŝawiaj ącego 3 miesi ęcznego terminu zapłaty zaległego czynszu.

48 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 49 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 50 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 51 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak.

______91 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Terminowo ść i wysoko ść wpłat wnoszonych przez dzier Ŝawców obj ętych kontrol ą, a tak Ŝe wyst ępuj ące zaległo ści przedstawione zostały w poni Ŝszej tabeli. (…) 52 Stwierdzono, i Ŝ czynsze dzier Ŝawne wpłacane były w wi ększo ści przypadków nieterminowo, a od nieterminowych wpłat nie były pobierane odsetki za zwłok ę. Ponadto w jednostce nie prowadzi si ę kont analitycznych z podziałem na dzier Ŝawców, które pozwalałyby na ustalenie sald i wysoko ści ewentualnych zaległo ści lub nadpłat. Dzier Ŝawa lokali u Ŝytkowych: Ustalono, i Ŝ w okresie obj ętym kontrol ą obowi ązywała uchwała Rady Gminy w Aleksandrowie nr XXI/138/2000 z dnia 18 grudnia 2000 roku w sprawie ustalenia odpłatno ści za lokale u Ŝytkowe zwi ązane z prowadzeniem działalno ści gospodarczej oraz gara Ŝy i lokali gospodarczych stanowi ących mienie komunalne gminy. Powy Ŝsz ą uchwał ą ustalono czynsz dzier Ŝawny: - za lokale u Ŝytkowe przeznaczone na prowadzenie działalno ści gospodarczej w wysoko ści 2,00 zł za 1 m 2 powierzchni u Ŝytkowej lokalu z wył ączeniem działalno ści handlowej, - za lokale u Ŝytkowe przeznaczone wył ącznie na działalno ść handlow ą w wysoko ści 2,20 zł za 1 m 2 powierzchni u Ŝytkowej lokalu, - za gara Ŝe w wysoko ści 2,00 zł za 1 m 2 powierzchni u Ŝytkowej gara Ŝu, - za pomieszczenia gospodarcze wolnostoj ące w wysoko ści 1 zł za 1 m 2 powierzchni uŜytkowej pomieszczenia. Uchwała ta weszła w Ŝycie z dniem ogłoszenia, z moc ą obowi ązuj ącą od dnia 1 stycznia 2001 roku. Gmina Aleksandrów oddała w dzier Ŝaw ę ł ącznie 6 lokali u Ŝytkowych, znajduj ących si ę w Reczkowie Nowym (2), Starej (1), Aleksandrowie (2) i w D ąbrowie nad Czarn ą (1). Kontrol ą obj ęto nast ępuj ące umowy na dzier Ŝaw ę lokali u Ŝytkowych: 1) umow ę zawart ą w dniu 30.09.1999 roku z (…) 53 na dzier Ŝaw ę lokalu u Ŝytkowego w budynku kiosku (przystanek) w D ąbrowie nad Czarn ą o powierzchni u Ŝytkowej 12 m 2 z przeznaczeniem na prowadzenie działalno ści gospodarczej. Czynsz dzier Ŝawny został ustalony w wysoko ści 12 zł (12 m 2x1,00 zł) płatny w terminie 7 dni od daty otrzymania rachunku. Umowa została zawarta na czas nieokre ślony. Aneksem nr 1/2001 z dnia 2.01.2001 roku zmieniono zapis umowy. Zapisano, i Ŝ „czynsz najmu lokalu u Ŝytkowego okre śla uchwała Rady Gminy”. Ponadto najemca został zobowi ązany do zapłaty miesi ęcznego czynszu w terminie 7 dni od daty otrzymania faktury VAT w kasie Urz ędu Gminy lub na konto bankowe. Obecnie stawka czynszu za 1 m 2 wynosi 2,20 zł, a ł ączny czynsz 26,40 zł + podatek VAT. Ustalono, i Ŝ w 2005 roku czynsz wpłacany był w nast ępuj ących terminach:

Data 4.01. 1.02. 1.03. 1.04. 2.05. 1.06. 1.07. 1.08. 1.09. 3.10. 2.11. 1.12. wystawienia 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 faktury

52 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 53 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak.

______92 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Data 6.01. 3.02. 8.03. 6.04. 6.05. 6.06. 4.07. 3.08. 2.09. 5.10. 4.11. 7.12. dor ęczenia 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 faktury Data zapłaty pokr. pokr. pokr. pokr. pokr. pokr. 13.09. 13.09. 13.09. 20.10. 30.12. 30.12. remont. remont. remont. remont. Remont. Remont. 2005 2005 2005 2005 2005 2005

2) umow ę zawart ą w dniu 2.01.2001 roku z (…) 54 na dzier Ŝaw ę lokalu u Ŝytkowego w budynku Urz ędu Gminy w Aleksandrowie o powierzchni u Ŝytkowej 12 m 2 z przeznaczeniem na prowadzenie działalno ści gospodarczej. Czynsz dzier Ŝawny został ustalony w wysoko ści 24 zł (12 m 2x2,00 zł) płatny w terminie 7 dni od daty otrzymania faktury. Ponadto dzier Ŝawca został zobowi ązany do wnoszenia opłat za centralne ogrzewanie. Umowa została zawarta na czas okre ślony – do 31.12.2001 roku. Aneksem z dnia 2.01.2002 roku zmieniono okres trwania umowy – zapisano „umowa zostaje zawarta na czas nieokre ślony”. W § 3 wskazano, i Ŝ „Aneks obowi ązuje od 1.01.2002 roku”. Na podstawie przedło Ŝonych dokumentów stwierdzono, i Ŝ w dniu 2 stycznia 2002 roku nie było podstaw do sporz ądzenia przedmiotowego aneksu, poniewa Ŝ umowa która została nim aneksowana wygasała w dniu 31 grudnia 2001 roku. Wyja śnienie w powy Ŝszej sprawie zło Ŝyła Halina Pasikowska – Kierownik Referatu. Ze zło Ŝonego wyja śnienia wynika, i Ŝ powy Ŝsza sytuacja jest wynikiem ewidentnego przeoczenia – aneksowania wygasłej umowy. W najbli Ŝszym czasie zostan ą podj ęte czynno ści maj ące na celu uregulowanie powy Ŝszej sprawy, tzn. zostanie zawarta nowa umowa z najemc ą. Wyja śnienie zło Ŝone w dniu 28 sierpnia 2006 roku przez Halin ę Pasikowsk ą – Kierownika Referatu Gospodarki Przestrzennej, Komunalnej i Gruntami, Rolnictwa i Ochrony Środowiska w sprawie aneksowania wygasłej umowy zawartej z (…) 55 stanowi zał ącznik nr 18 do protokołu kontroli. Ustalono, i Ŝ w 2005 roku czynsz wpłacany był w nast ępuj ących terminach:

Data 4.01. 1.02. 1.03. 1.04. 2.05. 1.06. 1.07. 1.08. 1.09. 3.10. 2.11. 1.12. wystawienia 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 faktury Data zapłaty 8.02. 22.02. 12.04. 9.05. 7.06. 5.07. 2.08. 20.09. 20.09. 6.12. 6.12. 17.01. 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2006 Ustalono, i Ŝ na fakturach nie ma dat ich dor ęczenia. Jak wynika z wyja śnienia zło Ŝonego przez Agnieszk ę Wójcik faktury dor ęczane były osobi ście, gdy Ŝ osoba ta wynajmuje pomieszczenie w Urz ędzie Gminy, a wpłaty nie były wnoszone terminowo. 3) umow ę zawart ą w dniu 28.06.2001 roku z (…) 56 na dzier Ŝaw ę nieruchomo ści zabudowanej poło Ŝonej w miejscowo ści Stara, oznaczonej nr 50 o pow. 0,11 ha zabudowanej budynkiem składaj ącym si ę z dwóch pomieszcze ń o powierzchni u Ŝytkowej 60 m 2 z przeznaczeniem na działalno ść handlow ą. Czynsz dzier Ŝawny został ustalony w wysoko ści 132 zł (60 m 2x2,20 zł) płatny w terminie do 15-go dnia ka Ŝdego miesi ąca z góry do r ąk sołtysa wsi Stara. Ponadto

54 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 55 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 56 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak.

______93 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

dzier Ŝawca został zobowi ązany do zapłaty: podatku od nieruchomo ści, opłat za wod ę oraz energi ę elektryczn ą. Umowa została zawarta na czas nieokre ślony. Opłaty mog ą ulec zmianie wynikaj ącej ze zmiany przepisów. Ustalono, i Ŝ czynsz wpłacany jest przez cały okres trwania umowy do r ąk sołtysa wsi Stara i nie wpływa na dochody Urz ędu Gminy w Aleksandrowie. Z zestawienia sporz ądzonego przez Agnieszk ę Wójcik – referenta wynika, i Ŝ w 2005 roku Urz ąd Gminy w Aleksandrowie wystawił dla (…) 57 faktury dotycz ące czynszu lokalowego w miejscowo ści Stara na ł ączn ą kwot ę 1.932,48 zł (brutto), a w I półroczu 2006 roku na kwot ę 966,24 zł (brutto). Kwoty te nie wpływaj ą na dochody bud Ŝetu Gminy Aleksandrów, ale wnoszone s ą bezpo średnio do r ąk sołtysa wsi Stara. Kwestia braku wpłaty czynszu została wyja śniona przez H. Pasikowsk ą nast ępuj ąco: „Budynek o charakterze u Ŝytkowym zlokalizowany we wsi Stara został zbudowany w czynie społecznym przez mieszka ńców wsi Stara, którzy dbaj ą o jego wygl ąd i estetyk ę. Mieszka ńcy wsi poczuwaj ą si ę do tego, Ŝe s ą jego pełnoprawnymi wła ścicielami. Działka natomiast, na której przedmiotowy budynek jest zlokalizowany została przekazana decyzj ą Wojewody na mienie komunalne gminy. Z uwagi na powy Ŝsze czynsz za dzier Ŝaw ę przedmiotowego budynku został wyliczony zgodnie z przyj ętymi stawkami przez Rad ę Gminy, ale odprowadzany do r ąk sołtysa wsi Stara. W okresach, kiedy budynek nie jest przez nikogo dzier Ŝawiony sołtys z zebranych pieni ędzy pokrywa koszty opłat za licznik energii elektrycznej oraz inne opłaty, a z poniesionych wydatków i uzyskanych korzy ści rozlicza si ę z mieszka ńcami wsi ”. Kserokopia umowy z dnia 28 czerwca 2001 roku na dzier Ŝaw ę nieruchomo ści zabudowanej w miejscowo ści Stara, wykaz wystawionych faktur dla sporz ądzony przez Agnieszk ę Wójcik oraz wyja śnienie Haliny Pasikowskiej – Kierownika Referatu Gospodarki Przestrzennej, Komunalnej i Gruntami, Rolnictwa i Ochrony Środowiska z dnia 28 sierpnia 2006 roku stanowi ą zał ącznik nr 19 do protokołu kontroli. 4) umow ę zawart ą w dniu 1.04.2005 roku z (…) 58 na dzier Ŝaw ę nieruchomości zabudowanej poło Ŝonej w miejscowo ści Reczków Nowy, zabudowanej budynkiem składaj ącym si ę z dwóch pomieszcze ń o powierzchni u Ŝytkowej 44,52 m 2 wraz z cz ęś ci ą działki nr 146/5 o powierzchni 55 m 2 niezb ędn ą do prawidłowego korzystania z budynku, z przeznaczeniem na działalno ść handlow ą. Budynek poło Ŝony jest na działce o powierzchni 0,30 ha. Czynsz dzier Ŝawny został ustalony w wysoko ści 97,94 zł (44,52 m 2x2,20 zł) płatny w terminie do 15-go dnia ka Ŝdego miesi ąca z góry do r ąk sołtysa wsi Reczków Nowy. Ponadto dzier Ŝawca został zobowi ązany do zapłaty: podatku od nieruchomo ści, opłat za wod ę oraz energi ę elektryczn ą. Umowa została zawarta na czas nieokre ślony. Opłaty mog ą ulec zmianie wynikaj ącej ze zmiany przepisów. Rozwi ązanie przedmiotu umowy mo Ŝe nast ąpi ć za zgod ą stron w ka Ŝdym czasie lub z zachowaniem 3 miesi ęcznego okresu wypowiedzenia. W dniu 28.04.2006 roku dzier Ŝawca wyst ąpił z pismem o rozwi ązanie umowy dzier Ŝawy. Umowa została rozwi ązana z dniem 1 lipca 2006 roku, a protokół zdawczo-odbiorczy sporządzono w dniu 13.06.2006 roku. W dniu 30 czerwca 2006 roku pomi ędzy Gmin ą Aleksandrów, reprezentowan ą przez Wójta Gminy – Henryka Małeckiego, a (…) 59 została zawarta umowa dzier Ŝawy nieruchomo ści

57 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 58 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 59 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak.

______94 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

zabudowanej poło Ŝonej w miejscowo ści Reczków Nowy, oznaczonej numerem 146/5 o pow. 0,30 ha, zabudowanej budynkiem składaj ącym si ę z dwóch pomieszcze ń o powierzchni uŜytkowej 44,52 m 2. umowa została zawarta na czas nieokre ślony od dnia 1 lipca 2006 roku. Z tytułu dzier Ŝawy budynku dzier Ŝawca zobowi ązany jest do płacenia miesi ęcznego czynszu dzier Ŝawnego w terminie do dnia 15-go ka Ŝdego miesi ąca w wysoko ści 97,94 zł (44,52 m 2x2,20 zł) do r ąk sołtysa wsi Reczków Nowy oraz miesi ęcznie podatku VAT od ww. stawki w wysoko ści 21,55 zł płatnego w terminie 14 dni od otrzymania faktury w kasie Urz ędu Gminy w Aleksandrowie. Czynsz dzier Ŝawny od powy Ŝszej nieruchomo ści wpłacany był przez cały okres trwania umowy do r ąk sołtysa wsi Reczków Nowy i nie wpływa na dochody Urz ędu Gminy w Aleksandrowie. Z zestawienia sporz ądzonego przez Agnieszk ę Wójcik – referenta wynika, i Ŝ w 2005 roku Urz ąd Gminy w Aleksandrowie wystawił dla (…) 60 faktury dotycz ące czynszu lokalowego w miejscowo ści Reczków Nowy na ł ączn ą kwot ę 1.075,41 zł (brutto), a w I półroczu 2006 roku na kwot ę 716,94 zł (brutto). Kwoty te nie wpływaj ą na dochody bud Ŝetu Gminy Aleksandrów, ale wnoszone s ą bezpo średnio do r ąk sołtysa wsi Reczków Nowy. Kwestia braku wpłaty czynszu została wyja śniona przez H. Pasikowsk ą nast ępuj ąco: „ Budynek o charakterze u Ŝytkowym zlokalizowany we wsi Reczków Nowy został zbudowany w czynie społecznym przez mieszka ńców wsi Stara, którzy dbaj ą o jego wygl ąd i estetyk ę. Mieszka ńcy wsi poczuwaj ą si ę do tego, Ŝe s ą jego pełnoprawnymi wła ścicielami. Działka natomiast, na której przedmiotowy budynek jest zlokalizowany została przekazana decyzj ą Wojewody na mienie komunalne gminy. Z uwagi na powy Ŝsze czynsz za dzier Ŝaw ę przedmiotowego budynku został wyliczony zgodnie z przyj ętymi stawkami przez Rad ę Gminy, ale odprowadzany do r ąk sołtysa wsi Reczków Nowy. W okresach, kiedy budynek nie jest przez nikogo dzier Ŝawiony sołtys z zebranych pieni ędzy pokrywa koszty opłat za licznik energii elektrycznej oraz inne opłaty, a z poniesionych wydatków i uzyskanych korzy ści rozlicza si ę z mieszka ńcami wsi ”. Kserokopia umowy z dnia 1 kwietnia 2005 roku na dzier Ŝaw ę nieruchomo ści zabudowanej w miejscowo ści Reczków Nowy zawartej z (…) 61 , umowy z dnia 30 czerwca 2006 roku zawartej z (…) 62 , wykaz wystawionych faktur dla (…) 63 sporz ądzony przez Agnieszk ę Wójcik oraz wyja śnienie Haliny Pasikowskiej – Kierownika Referatu Gospodarki Przestrzennej, Komunalnej i Gruntami, Rolnictwa i Ochrony Środowiska z dnia 28 sierpnia 2006 roku stanowi ą zał ącznik nr 20 do protokołu kontroli. Najem lokali u Ŝytkowych: Ustalono, i Ŝ kontrolowana jednostka posiada 4 lokale u Ŝytkowe. S ą to gara Ŝe zlokalizowane w budynku Urz ędu Gminy (1), O środka Zdrowia w Aleksandrowie (2) oraz w budynku byłej Szkoły Podstawowej w D ąbrówce (1). Kontrol ą obj ęto nast ępuj ące umowy najmu lokali u Ŝytkowych:

60 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 61 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 62 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 63 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak.

______95 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

1) umow ę zawart ą w dniu 04.01.1999 roku z (…) 64 na najem na czas nieokre ślony lokalu uŜytkowego (gara Ŝu) poło Ŝonego w Aleksandrowie w budynku gospodarczym Urz ędu Gminy o powierzchni 14,1 m 2. Czynsz ustalony został w kwocie 14,10 zł + podatek VAT miesi ęcznie, płatny w ci ągu 7 dni od dnia otrzymania rachunku. Aneksem nr 1/2001 z dnia 2.01.2001 roku stwierdzono, i Ŝ czynsz najmu lokalu u Ŝytkowego okre śla uchwała Rady Gminy w Aleksandrowie. Nowa stawka wchodzi w Ŝycie z dniem podpisania uchwały Rady Gminy w Aleksandrowie, bez potrzeby uprzedniego informowania najemcy o zmianie stawki. Najemca zobowi ązany został do zapłaty miesi ęcznego czynszu w terminie 7 dni od daty otrzymania faktury. Obecnie stawka czynszu wynosi 2,00 zł za 1 m 2, czyi ł ącznie 28,20 zł + podatek VAT. Analiza dokonanych przez najemc ę wpłat w 2005 i I półroczu 2006 roku nie wykazała nieprawidłowo ści. Lokale mieszkalne: Uchwał ą nr XXI/137/2000 z dnia 18 grudnia 2000 roku Rada Gminy okre śliła stawk ę czynszu regulowanego za komunalne lokale mieszkalne na terenie gminy Aleksandrów. Powy Ŝsz ą uchwał ą ustalono stawk ę bazow ą czynszu regulowanego za 1 m 2 powierzchni u Ŝytkowej lokalu mieszkalnego na terenie gminy w kwocie 1,20 zł. Uchwała nr XXI/149/2001 Rady Gminy z dnia 15 marca 2001 roku dodała w §1 uchwały nr XV/28/95 czynniki wpływaj ące na poziom czynszu obni Ŝaj ące i podwy Ŝszaj ące stawk ę bazow ą czynszu (np. usytuowanie budynku: cicha ulica, ziele ń, stan techniczny budynku: o wysokim standardzie, dawno nie remontowane, usytuowanie mieszkania w budynku: na pierwszym pi ętrze, na czwartym pi ętrze, wyposa Ŝenie lokalu w urz ądzenia techniczne i instalacje: z centralnym ogrzewaniem, z łazienk ą, z w.c., z instalacj ą wodno-kanalizacyjn ą lub bez nich). Ustalono, i Ŝ obie wskazane wy Ŝej uchwały zostały podj ęte na podstawie art. 18 ust. 2 pkt 15 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorz ądzie terytorialnym oraz art. 26 i 26a ustawy z dnia 2 lipca 1994 roku o najmie lokali mieszkalnych i dodatkach mieszkaniowych. Wskaza ć nale Ŝy, Ŝe ustawa z dnia 2 lipca 1994 roku o najmie lokali mieszkalnych i dodatkach mieszkaniowych utraciła moc obowi ązuj ąca z dniem 10 lipca 2001 roku, za wyj ątkiem art. 18 ust. 1 i art. 32, które weszły w Ŝycie z dniem 1 stycznia 2002 roku na podstawie art. 39 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. nr 71, poz. 733). Stwierdzono, i Ŝ Rada Gminy w Aleksandrowie nie podj ęła uchwały, w której uregulowany zostałby wieloletni program gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz nie okre śliła zasad wynajmowania lokali wchodz ących w skład mieszkaniowego zasobu gminy, czym naruszono art. 21 ust. 1, 2 i 3 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego , zgodnie z którego tre ści ą rada gminy uchwala wieloletnie programy gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy i zasady wynajmowania lokali wchodz ących w skład mieszkaniowego zasobu gminy, w tym zasady i kryteria wynajmowania lokali, których najem jest zwi ązany ze stosunkiem pracy, je Ŝeli w mieszkaniowym zasobie gminy wydzielono lokale na ten cel; ust. 2 i 3 wskazuje, co powinno zosta ć w szczególno ści uregulowane przez powy Ŝsze regulacje. Ustalono, Ŝe w okresie obj ętym kontrol ą Gmina Aleksandrów posiadała 14 lokali mieszkalnych usytuowanych w ni Ŝej wymienionych budynkach stanowi ących własno ść Gminy: - budynek byłej szkoły w D ąbrówce, - budynek byłej szkoły w Ciechominie, - budynek „Domu Nauczyciela” w Ciechominie,

64 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak.

______96 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- budynek „Agronomówki” w Skotnikach, - budynek byłej szkoły w Siucicach Kolonii, - budynek byłej szkoły w Niewierszynie, - budynek w O środku Zdrowia w Aleksandrowie. Kontrol ą obj ęto umowy najmu lokali mieszkalnych znajduj ących si ę w byłych szkołach w Ciechominie, Skotnikach i D ąbrówce, a w szczególno ści: 1) umow ę najmu lokalu o powierzchni 47,73 m ² zawart ą w dniu 5 maja 2004 roku pomi ędzy Wójtem Gminy a (…) 65 . Czynsz za 1m ² powierzchni okre ślono na 1,32 zł. Ł ączny czynsz w wysoko ści 63,00 zł miesi ęcznie. Umowa zawarta została na czas okre ślony tj. do dnia 30 maja 2009 roku. Wskazać nale Ŝy, Ŝe zgodnie z przepisem art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego umowa o odpłatne u Ŝywanie lokalu wchodz ącego w skład mieszkaniowego zasobu gminy lub innych jednostek samorz ądu terytorialnego, z wyj ątkiem lokalu socjalnego lub lokalu zwi ązanego ze stosunkiem pracy, mo Ŝe by ć zawarta wył ącznie na czas nieoznaczony, chyba Ŝe zawarcia umowy na czas oznaczony Ŝą da lokator. Wyja śnienie w powy Ŝszej sprawie zło Ŝyła Halina Pasikowska – Kierownik Referatu. Z powy Ŝszego wyja śnienia wynika, i Ŝ trudno jest jej okre śli ć, dlaczego umowa została zawarta na okres 5 lat, gdy Ŝ wówczas nie prowadziła spraw zwi ązanych z najmem lokali. Mo Ŝe ona tylko domniemywa ć, Ŝe Ŝą dał tego lokator, a gmina pozytywnie ustosunkowała si ę do jego pro śby. „ Niemniej jednak w najbli Ŝszym czasie zostanie sporz ądzony aneks zmieniaj ący §7 ust. 1 powy Ŝszej umowy. Na podstawie powy Ŝszego aneksu umowa zostanie zawarta na czas nieoznaczony ”. Wyja śnienie złoŜone przez Kierownika Referatu Gospodarki Przestrzennej, Komunalnej i Gruntami, Rolnictwa i Ochrony Środowiska – Halin ę Pasikowsk ą z dnia 28 sierpnia 2006 roku w sprawie zawarcia umowy najmu lokalu mieszkalnego na okres 5 lat stanowi zał ącznik nr 21 do protokołu kontroli. Aneksem nr 1/2006 z dnia 8 marca 2006 roku zmieniono w tre ści umowy nazwisko najemcy, ze wzgl ędu na zawarcie zwi ązku mał Ŝeńskiego. Pozostałe warunki umowy pozostały bez zmian. Ustalono, i Ŝ w 2005 roku czynsz wpłacany był w nast ępuj ących terminach: Data 4.01. 1.02. 1.03. 1.04. 2.05. 1.06. 1.07. 1.08. 1.09. 3.10. 2.11. 1.12. wystawienia 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 faktury Data 10.01. 3.02. 8.03. 6.04. 9.05. 6.06. 5.07. brak brak brak 4.11. brak dor ęczenia 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 daty daty daty 2005 daty faktury Data 15.02. 15.02. 11.04. 15.05. 18.05. 20.07. 20.07. 15.09. 21.11. 21.10. 21.11. 19.01. zapłaty 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2006

2) umow ę najmu lokalu o powierzchni 39 m ² oraz pomieszczenia gospodarczego o powierzchni 30 m 2 zawart ą w dniu 1 sierpnia 2001 roku pomi ędzy Wójtem Gminy a (…) 66 . Czynsz za 1 m ² lokalu okre ślono na 1,32 zł, a z 1 m 2 pomieszczenia gospodarczego – 1 zł. Ł ączny czynsz za lokal mieszkalny ustalono w wysoko ści 51,48 zł miesi ęcznie, a za pomieszczenie gospodarcze –

65 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 66 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak.

______97 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

36,60 zł. Czynsz płatny jest w terminie 14 dni od otrzymania faktury. Umowa zawarta została na czas nieokre ślony. Ustalono, i Ŝ w 2005 roku czynsz wpłacany był w nast ępuj ących terminach: Data 4.01. 1.02. 1.03. 1.04. 2.05. 1.06. 1.07. 1.08. 1.09. 3.10. 2.11. 1.12. wystawienia 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 faktury Data zapłaty 28.01. 28.02. 30.03. 27.04. 31.05. 28.06. 27.07. 1.09. pokr. pokr. pokr. pokr. 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 2005 remont. Remont. Remont. remont.

Ustalono, i Ŝ na fakturach nie ma dat ich dor ęczenia. Jak wynika z wyja śnienia zło Ŝonego przez Agnieszk ę Wójcik faktury dor ęczane były osobi ście, a we wnoszonych wpłatach nie ma zaległo ści. 3) umow ę najmu lokalu o powierzchni 28,5 m 2 zawart ą w dniu 18 lipca 2000 roku pomi ędzy Wójtem Gminy a (…) 67 . Czynsz za 1 m 2 lokalu okre ślono na 0,80 zł. Ł ączny czynsz za lokal mieszkalny ustalono w wysoko ści 22,80 zł. Umowa została zawarta na czas nieokre ślony. Pismem z dnia 1 lutego 2001 roku Wójt Gminy poinformował, i Ŝ w zwi ązku z wej ściem w Ŝycie Uchwały Rady Gminy w Aleksandrowie, na podstawie której stawka czynszu regulowanego wynosi 1,20 zł za 1 m 2, w zwi ązku z czym czynsz za lokal mieszkalny wynosi 34,20 zł. Obecnie stawka czynszu za 1 m 2 lokalu mieszkalnego wynosi 1,32 zł, ł ączny czynsz za lokal mieszkalny wynosi 37,62 zł. W toku kontroli ustalono, i Ŝ w okresie obj ętym kontrol ą powy Ŝszy najemca lokalu nie przestrzegał ustalonego w umowie najmu z dnia 18 lipca 2000 roku terminu wpłaty czynszu, który zgodnie z §2 umowy przypada 14 dni od otrzymania faktury. Stwierdzono, i Ŝ w 2005 roku czynsz został wpłacony tylko 1 marca 2005 roku za stycze ń i luty. Najemca, pomimo dor ęczanych faktur, do ko ńca 2005 roku nie wniósł innych wpłat. W dniu 16 wrze śnia 2005 roku wystawione zostało wezwanie do zapłaty nale Ŝno ści z tytułu czynszu lokalowego w ł ącznej kwocie 243,22 zł (225,72 zł z tytułu czynszu za miesi ąc marzec- sierpie ń 2005 r. + 8,80 zł koszty upomnienia + 8,70 zł odsetki). Wezwanie zostało dor ęczone najemcy 20 wrze śnia 2005 roku. W dniu 15 lutego 2006 roku najemca zwrócił si ę z wnioskiem o rozło Ŝenie na raty czynszu lokalowego w kwocie 376,20 zł i umorzenie odsetek w kwocie 26,60 zł. Zgodnie ze zło Ŝonym wnioskiem zaległo ść miałaby zosta ć wpłacona w 6 ratach. Decyzj ą znak UG.6010/8/2006 z dnia 22.02.2006 roku odmówiono najemcy pozytywnego rozpatrzenia zło Ŝonego wniosku. W uzasadnieniu wskazano, i Ŝ Rada Gminy nie okre śliła szczegółowych zasad i trybu udzielania ulg dotycz ących nale Ŝno ści pieni ęŜ nych, do których nie stosuje si ę przepisów ustawy „Ordynacja podatkowa”. Ustalono, i Ŝ w 2006 roku najemca dokonał nast ępuj ących wpłat: Lp. Data wpłaty Kwota wpłacona Nr dowodu zaległa bie Ŝą ca wpłaty 1. 16.02.2006 r. - 75,24 zł 5517747 2. 07.03.2006 r. 76,20 zł - 5517772 3. 07.03.2006 r. - 37,62 zł 5517773

67 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak.

______98 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

4. 27.04.2006 r. 60,00 zł 37,62 zł 6715427 5. 30.05.2006 r. 60,00 zł 37,62 zł 6715469 6. 30.06.2006 r. 60,00 zł 37,62 zł 6716684 7. 31.07.2006 r. 60,00 zł 37,62 zł 6717977

Wykaz wpłat najemcy – (…) 68 w 2006 roku sporz ądzony przez Agnieszk ę Wójcik – referenta stanowi zał ącznik nr 22 do protokołu kontroli.

Z powy Ŝszych ustale ń wynika, Ŝe Gmina Aleksandrów nie przestrzegała obowi ązku naliczania i pobierania od najemców i dzier Ŝawców odsetek od nieterminowych wpłat czynszu za najem lub dzier Ŝaw ę – stosownie do regulacji okre ślonych w art. 481 Kodeksu Cywilnego, a tak Ŝe nie prowadziła czynno ści zmierzaj ących do wyegzekwowania istniej ących zaległo ści, z wyj ątkiem najmu lokalu (…) 69 . Dochody z tytułu najmu klasyfikowane były w rozdziale 70005, §075 – dochody z tytułu najmu i dzier Ŝawy składników maj ątkowych. Według sprawozdania z wykonania planu dochodów Rb- 27S na dzie ń 30 czerwca 2005, 31 grudnia 2005 roku i 30 czerwca 2006 roku brak było zaległo ści z tytułu najmu i dzier Ŝawy. Ewidencja wpłat z tytułu czynszów dzier Ŝawnych oraz czynszów najmu w uj ęciu analitycznym prowadzona jest wył ącznie w dzienniku obrotów nieprzypisanych, pomimo Ŝe kwoty wynikaj ące z zawartych umów dzier Ŝaw i najmu daj ą mo Ŝliwo ść dokonania przypisu tych czynszów (w kwotach i terminach wynikaj ących z umów) . Ustalono, Ŝe dla poszczególnych dzier Ŝawców i najemców, na których ci ąŜ y obowi ązek zapłaty czynszu z tytułu zawartych umów dzier Ŝawy i najmu nie prowadzono ewidencji analitycznej w podziale na dłu Ŝników i z uwzgl ędnieniem podziałek klasyfikacji bud Ŝetowej, co świadczy o nieprzestrzeganiu zasad prowadzenia ewidencji analitycznej do konta 221 „NaleŜno ści z tytułu dochodów bud Ŝetowych”, okre ślonych w zał ączniku nr 2 do rozporz ądzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowo ści oraz planów kont dla bud Ŝetu pa ństwa, bud Ŝetów jednostek samorz ądu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, na którym ksi ęguje si ę dochody z tego tytułu. Bior ąc powy Ŝsze pod uwag ę dla ka Ŝdego najemcy i dzier Ŝawcy nale Ŝy prowadzi ć ewidencj ę pozwalaj ącą na ustalenie przypisu, wpłat oraz zaległo ści i nadpłat. Jak wynika z powy Ŝszego dochody z tytułu najmu i dzier Ŝawy nie s ą przypisywane w kwotach wynikaj ących z umów zawartych z dzier Ŝawcami i najemcami, w zwi ązku z powy Ŝszym nie wyst ępuj ą zaległo ści ani te Ŝ nadpłaty z tytułu dzier Ŝawy oraz najmu lokali. Biorąc pod uwag ę, Ŝe nie prowadzi si ę ewidencji analitycznej dochodów z tytułu najmu brak jest mo Ŝliwo ści uzgodnienia sald ewidencji syntetycznej i analitycznej z tych dochodów. Analogiczna sytuacja dotyczy ewidencjonowania nale Ŝno ści za pobór wody. Wyja śnienie w powy Ŝszej sprawie zło Ŝyła Teresa Małecka – Skarbnik Gminy. Z powy Ŝszego wyja śnienia wynika, i Ŝ „ Wpłaty nale Ŝno ści z tytułu czynszów najmu lokali komunalnych ewidencjonowane s ą w jednym rejestrze dochodów wg wła ściwej podziałki klasyfikacji bud Ŝetowej z okre śleniem imiennie dłu Ŝnika bez dokonywania wcze śniej przypisu wynikaj ącego z umowy. Przypis nale Ŝno ści dokonywany jest w wysoko ści wpłat. Opłaty za pobór wody

68 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 69 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak

______99 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

ewidencjonowane s ą tak Ŝe w jednym rejestrze dochodów wg wła ściwej klasyfikacji bud Ŝetowej bez imiennego okre ślenia dłu Ŝnika. Przypis nale Ŝno ści dokonywany jest w wysoko ści wpłaty. Dodatkowo do celów ewidencji poborów wody zało Ŝone s ą ksi ąŜ ki, w których ewidencjonowane są: nr wodomierza, data odczytu, stan wodomierza, zu Ŝycie wody, kwota do zapłaty i kwota uregulowana zgodnie z dowodem wpłaty. Stany zaległości tak z tytułu czynszów najmu lokai mieszkalnych, jak i poboru wody na bie Ŝą co nie s ą ustalane i nie wykazywane były w sprawozdawczo ści bud Ŝetowej. Stan zaległo ści ustalany jest w czasie wystawiania wezwa ń do zapłaty. Z nowym rokiem bud Ŝetowym zało Ŝone zostan ą karty kontowe na zobowi ązanych z tytułu zawartych umów na lokale komunalne, jak te Ŝ na odbiorców wody ”. Wyja śnienie Teresy Małeckiej – Skarbnika Gminy w sprawie ewidencjonowania wpłat nale Ŝno ści za pobór wody i czynszów za najem lokali stanowi zał ącznik nr 23 do protokołu kontroli. Ustalono, i Ŝ Rada Gminy podj ęła w dniu 26 kwietnia 2006 roku uchwał ę nr XXVIII/158/06 w sprawie szczegółowych zasad i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty nale Ŝno ści pieni ęŜ nych, do których nie stosuje si ę przepisów ustawy “Ordynacja podatkowa”. Powy Ŝsz ą uchwał ą okre ślone zostały zasady i tryb umarzania, odraczania lub rozkładania na raty wierzytelno ści Gminy Aleksandrów oraz jednostek organizacyjnych Gminy z tytułu nale Ŝno ści pieni ęŜ nych, do których nie stosuje si ę przepisów ustawy “Ordynacja podatkowa wobec osób fizycznych, osób prawnych, a tak Ŝe jednostek organizacyjnych nieposiadaj ących osobowo ści prawnej. Wierzytelno ści pieni ęŜ ne mog ą by ć umarzane w cało ści lub cz ęś ci, w przypadku ich całkowitej nie ści ągalno ści, która wyst ępuje jedna z nast ępuj ących przesłanek: dłu Ŝnik (osoba fizyczna) zmarł, nie pozostawiaj ąc Ŝą dnego maj ątku lub pozostawił ruchomo ści nie podlegaj ące egzekucji, dłu Ŝnik (osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadaj ąca osobowo ści prawnej) został wykre ślony z wła ściwego rejestru osób prawnych przy jednoczesnym braku maj ątku, z którego mo Ŝna by egzekwowa ć nale Ŝno ść , s ąd oddalił wniosek o ogłoszenie upadło ści dłu Ŝnika lub umorzył post ępowanie upadło ściowe z przyczyn, o których mowa w art. 113 oraz art. 361 ustawy z dnia 28 lutego 2003 roku – Prawo upadło ściowe i naprawcze oraz gdy zachodzi uzasadnione przypuszczenie, Ŝe w post ępowaniu egzekucyjnym nie uzyska si ę kwoty wy Ŝszej od kosztów dochodzenia i egzekucji tej wierzytelno ści lub post ępowanie egzekucyjne stało si ę bezskuteczne. Umorzenie wierzytelno ści w przypadku, gdy oprócz dłu Ŝnika głównego s ą zobowi ązane jeszcze inne osoby, mo Ŝe nast ąpi ć tylko wtedy, gdy warunki umorzenia zachodz ą wobec wszystkich zobowi ązanych. Umorzenie wierzytelno ści oraz odroczenie terminu spłaty cało ści lub cz ęś ci wierzytelno ści albo jej rozło Ŝenie na raty mo Ŝe nast ąpi ć równie Ŝ w przypadku uzasadnionych wzgl ędami społecznymi i gospodarczymi, na pisemny wniosek dłuŜnika przy uwzgl ędnieniu mo Ŝliwo ści płatniczych dłu Ŝnika oraz uzasadnionego interesu Gminy. Do umarzania, odraczania lub rozło Ŝenia na raty s ą uprawnieni: - Wójt Gminy – je Ŝeli w dniu podj ęcia decyzji warto ść wierzytelno ści nie przekracza pi ęciokrotno ści kwoty minimalnego wynagrodzenia za prac ę, - Wójt Gminy – po uzyskaniu pozytywnej opinii wła ściwej Komisji Rady Bud Ŝetowo- Samorz ądowej je Ŝeli w dniu podj ęcia decyzji warto ść wierzytelno ści przekracza pi ęciokrotno ść kwoty minimalnego wynagrodzenia za prac ę, - Kierownik jednostki organizacyjnej gminy – je Ŝeli w dniu podj ęcia decyzji warto ść wierzytelno ści nie przekracza trzykrotno ści kwoty minimalnego wynagrodzenia za prac ę. Powy Ŝsza uchwała została opublikowana w Dzienniku Urz ędowym Województwa Łódzkiego nr 187, poz. 1491 z dnia 2 czerwca 2006 roku; weszła w Ŝycie 14 dni po ogłoszeniu, tzn. 16 czerwca 2006 roku.

______100 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

3. POZOSTAŁE DOCHODY .

3.1. Dochody z tytułu zaj ęcia pasa drogowego - 2005 rok

Kontrola wykazała, Ŝe uchwała nr XXVIII/159/2006 w sprawie opłat za zajęcia pasa drogowego dróg gminnych dla których zarz ądc ą jest Gmina Aleksandrów podj ęta została w dniu 26 kwietnia 2006 roku i po upływie 14 dni od ogłoszeniu jej w Dzienniku Urz ędowym Województwa Łódzkiego nr 187, poz.1491 z dnia 2 czerwca 2006 roku weszła w Ŝycie. Z wyja śnienia Czesława Purgała z dnia 22 sierpnia 2006 roku wynika, Ŝe w zwi ązku z tym, Ŝe do dnia 16 czerwca 2006 roku Urz ąd Gminy w Aleksandrowie nie pobierał opłat od wnioskodawcy za zaj ęcia pasa drogowego w celu budowy przył ączy energetycznych i wodoci ągowych. Wnioskodawca wykonywał prace na podstawie zgodny wyra Ŝonej przez Urz ąd Gminy na planie realizacyjnym dokumentacji projektowej, poniewa Ŝ do naliczania ewentualnych opłat nie było podstawy prawnej. Wyja śnienie Czesława Purgała z dnia 22 sierpnia 2006 roku stanowi zał ącznik nr 24 do protokołu kontroli. Nie ustalenie stawek opłat za zaj ęcie pasa drogowego dróg gminnych stanowiło naruszenie art.40 ust.8 ustawy z dnia 21 marca 1985 roku o drogach publicznych (tekst jednolity z 2004 roku, Dz. U. nr 204, poz. 2086 ze zm.). Przepis art. 40 ust.8, zgodnie, z którym organ stanowi ący jednostki samorz ądu terytorialnego, w drodze uchwały, ustala dla dróg, których zarz ądc ą jest jednostka samorz ądu terytorialnego, wysoko ść stawek opłat za zaj ęcie 1 m2 pasa drogowego, z tym, Ŝe stawki opłaty, o których mowa w art. 4 i 6, nie mog ą przekroczy ć 10 zł za jeden dzie ń zajmowania pasa drogowego, a stawka opłaty, o której mowa w ust. 5, nie mo Ŝe przekroczy ć 200 zł, wszedł w Ŝycie 8 grudnia 2003 roku.

VIII. WYKONYWANIE BUD śETU. REALIZACJA WYDATKÓW BUD śETOWYCH

1. WYDATKI ZWI ĄZANE Z REALIZACJ Ą GMINNEGO PROGRAMU PROFILAKTYKI I ROZWI ĄZYWANIA PROBLEMÓW ALKOHOLOWYCH - 2005 ROK

1.1. Informacje ogólne

Gminny Program Profilaktyki i Rozwi ązywania Problemów Alkoholowych Gminy Aleksandrów na rok 2005 przyj ęty został uchwał ą nr XVIII/112/04 Rady Gminy z dnia 29 grudnia 2004 roku. Przewidywał on realizacj ę nast ępuj ących zada ń: 1. przeciwdziałanie problemom alkoholowym poprzez: • zminimalizowanie problemów alkoholowych wyst ępuj ących na terenie gminy, • zapobieganie powstawaniu nowych patologii, • promowanie stylu Ŝycia bez alkohol, • nowoczesna i skuteczna profilaktyka, a mi ędzy innymi: - popularyzacja wiedzy na temat uzale Ŝnie ń w śród mieszka ńców gminy, - realizacja sprawdzonych w kraju programów profilaktycznych, - obj ęcie dzieci i młodzie Ŝy z rodzin z problemem alkoholowym, - edukacja specjalistów nie zwi ązanych bezpo średnio z profesjonalnym pomaganiem osobom dotkni ętym problemem alkoholowym, - działalno ść informacyjna, - stwarzanie warunków do wszechstronnego rozwoju osobistego,

______101 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- rozwijanie zainteresowa ń dzieci i młodzie Ŝy, • kontynuacj ę działa ń podejmowanych w latach ubiegłych: - zobowi ązywanie do podj ęcia leczenia odwykowego (przyj ęcie zgłoszenia o nadu Ŝywaniu alkoholu, wezwanie na rozmow ę osoby, której zgłoszenie dotyczy, kierowanie osób na badanie przez biegłego w celu wydania opinii w przedmiocie uzale Ŝnienia i wskazanie zakładu leczniczego, przygotowanie dokumentacji zwi ązanej z post ępowaniem s ądowym wraz z opini ą biegłego, zło Ŝenie wniosku do s ądu), - pomoc dla dorosłych członków rodziny z problemem alkoholowym (udzielanie wsparcia w indywidualnych przypadkach, zbieranie informacji o przemocy w rodzinach na terenie gminy, zbieranie dokumentacji odno śnie poszczególnych przypadków przemocy domowej, ewentualne informowanie Policji w razie podejrzenia o przest ępstwo, organizowanie szkole ń podnosz ących kwalifikacje osób maj ących kontakt z ofiarami i sprawcami przemocy, stosowanie procedury „Niebieskiej karty”, tworzenie i finansowanie działalno ści specjalistycznych miejsc pomocy dla ofiar przemocy w rodzinie-punkt konsultacyjny, telefony zaufania, dofinansowanie do Ŝywiania dzieci z rodzin patologicznych), - prowadzenie profilaktycznej działalno ści informacyjnej i edukacyjnej dla dzieci i młodzie Ŝy oraz rodziców (rozpowszechnianie programów edukacyjnych, rozprowadzanie broszur, ulotek i informacji o szkodliwo ści nadu Ŝywania alkoholu, wdra Ŝanie programów psychoprofilaktycznych dla młodzie Ŝy poszerzanych o nowe formy sportowo-turystyczne, doposa Ŝanie pomieszcze ń w budynku przyszkolnym w Aleksandrowie, w którym odbywaj ą si ę spotkania młodzie Ŝy z rodzin patologicznych, zatrudnienie opiekuna-wychowawcy organizuj ącego zaj ęcia pozalekcyjne z młodzie Ŝą , działania edukacyjne skierowane do sprzedawców napojów alkoholowych, organizowanie szkole ń edukacyjnych dla dorosłych członków rodzin z problemem alkoholowymi), - wspomaganie działalno ści stowarzysze ń, osób fizycznych i instytucji słu Ŝą cych rozwi ązywaniu problemów alkoholowych (dofinansowanie działalno ści akcji społeczno- dobroczynnej na rzecz dzieci niepełnosprawnych, w tym dzieci z rodzin dotkni ętych alkoholizmem, finansowanie pracy terapeutów i opiekunów prowadz ących zaj ęcia pozalekcyjne, finansowanie działa ń edukacyjnych rodziców), - kontrolowanie przestrzegania prawa przez podmioty gospodarcze prowadz ące sprzeda Ŝ i podawanie napojów alkoholowych z szczególnym uwzgl ędnieniem sprawcy łamania zakazu sprzeda Ŝy alkoholu nieletnim, - podejmowanie interwencji w zwi ązku z naruszaniem przepisów okre ślonych w art. 13, 14 i 15 ustawy o wychowaniu w trze źwo ści i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (zło Ŝenie wniosku do Policji, wyst ępowanie przed s ądem w charakterze oskar Ŝyciela publicznego); 2. profilaktyka problemów alkoholowych, a w szczególno ści poprzez: • realizowania szkolnych programów profilaktycznych dla młodzie Ŝy (program „Korekta” i „Przeciw”), • dla młodzie Ŝy gimnazjalnej – program „Debata”, • dla dzieci ze szkół podstawowych – konkurs wiedzy o problemach alkoholowych i narkomanii, • wł ączenie rodziców w działania profilaktyczne poprzez ich udział w programach, • promowanie zaj ęć rozrywkowych bez alkoholu • rozszerzanie zainteresowa ń młodzie Ŝy w dziedzinie sportu, turystyki i kultury poprzez wdra Ŝanie nowych form sp ędzania wolnego czasu.

______102 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

W dziale IV przedmiotowej uchwały ustalono tak Ŝe warunki wynagradzania członków Gminnej Komisji Rozwi ązywania Problemów Alkoholowych. Zgodnie z jego tre ści ą za udział w posiedzeniu Komisji członkom Komisji przysługuje wynagrodzenie w wysoko ści 14% minimalnego wynagrodzenia pracowników ustalonego przez Ministra Pracy i Polityki Socjalnej. Członkowie Komisji, którzy nie uczestnicz ą w posiedzeniu komisji trac ą prawo do wynagrodzenia. Gminna Komisja Rozwi ązywania Problemów Alkoholowych została powołana uchwał ą Zarz ądu Gminy w Aleksandrowie nr 66/63/2001 z dnia 10 pa ździernika 2001 roku w nast ępuj ącym składzie: - Zbigniew Molasy, - Adam Śpiewak, - El Ŝbieta Jaruga, - Alicja Sta śkiewicz, - Józef Sta ńczyk, - Anna Mamrot, - Teresa Staszewska. (…) 70 . Stwierdzono, i Ŝ członkowie GKRPA zostali przeszkoleni w zakresie profilaktyki i przeciwdziałania alkoholizmowi, zgodnie z art.4 1 ust.1 ustawy z dnia 26 pa ździernika 1982 roku o wychowaniu w trze źwo ści i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 roku, Dz. U. nr 147, poz.1231 ze zm.). Zarz ądzeniem nr 27/2006 z dnia 1 sierpnia 2006 roku Wójt Gminy powołał Gminn ą Komisj ę Rozwi ązywania Problemów Alkoholowych w nast ępuj ącym składzie: - Józef Sta ńczyk – Przewodnicz ący Komisji, - Alicja Sta śkiewicz – Z-ca Przewodnicz ącego Komisji, - El Ŝbieta Jaruga – Członek Komisji, - Anna Mamrot – Członek Komisji, - Zbigniew Molasy – Członek Komisji, - Teresa Staszewska – Członek Komisji. Z tre ści powy Ŝszego zarz ądzenia wynika, i Ŝ osoby powołane w skład Komisji posiadaj ą uko ńczone szkolenie z zakresu profilaktyki i rozwi ązywania problemów alkoholowych. Zakres działania Komisji okre ślaj ą odpowiednie przepisy ustawy z dnia 26 pa ździernika 1982 roku o wychowaniu w trze źwo ści i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, a zasady wynagradzania członków Komisji okre śla Rada Gminy w Gminnym Programie Rozwi ązywania Problemów Alkoholowych. 1.2. Wydatki zwi ązane z realizacj ą gminnego programu profilaktyki i rozwi ązywania problemów alkoholowych - 2005 rok

Analiza wydatków poniesionych w 2005 roku wykazała, Ŝe realizacja Gminnego Programu Profilaktyki i Przeciwdziałania Alkoholizmowi polegała głównie na doposa Ŝaniu szkół w sprz ęt sportowy, adaptacji budynku przyszkolnego słu Ŝą cego spotkaniom młodzie Ŝy w ramach zaj ęć

70 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak.

______103 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

profilaktycznych, zakupie i rozpowszechnianiu materiałów informacyjno-edukacyjnych dla dzieci, młodzie Ŝy i dorosłych, realizacji programów profilaktycznych dla dzieci i młodzie Ŝy w zakresie uzale Ŝnie ń, zakup nagród rzeczowych w konkursach na temat wiedzy o problemach alkoholowych i narkomanii, finansowanie zatrudnienia opiekuna organizuj ącego zaj ęcia pozalekcyjne z młodzie Ŝą z rodzin uzale Ŝnionych, kursy i szkolenia dla lekarzy, pedagogów, członków Komisji i przedsi ębiorców w zakresie problemów alkoholowych, a tak Ŝe na diety członków Komisji. Zgodnie z danymi ze sprawozdania Rb-28S o realizacji wydatków bud Ŝetowych za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2005 wydatki zwi ązane z realizacj ą gminnego programu przedstawiały si ę nast ępuj ąco: 2005 rok plan wykonanie §4110 580 577 §4170 8.050 7.752 §4210 21.870 12.440 §4300 8.000 4.360 §4410 500 65 §4430 2.000 2.000 Razem 41.000 27.194 Szczegółow ą kontrol ą obj ęto ni Ŝej wymienione pozycje wydatków poniesionych w roku 2005 w dziale 851, rozdziale 85154 – Przeciwdziałanie alkoholizmowi: 1) faktura nr 09/01/05/W z dnia 19.01.2005 roku wystawiona przez Krakowskie Biuro Promocji i Kultury za organizacj ę spektaklu „Wie Ŝowiec” o tematyce antyalkoholowej dla uczniów gimnazjum na kwot ę 500 zł (zapłacono 25.01.2005 roku), 2) faktura nr 14/05 z dnia 14.02.2005 roku wystawiona przez STAN-MARINO s.c. Aleksandrów za zakup materiałów budowlanych (pustaki, wapno, cement, klej) przeznaczonych na adaptacj ę budynku przy szkole podstawowej słu Ŝą cego spotkaniom młodzie Ŝy w ramach zaj ęć profilaktycznych na kwot ę 2.761 zł (zapłacono 14.02.2005 roku), 3) faktura nr 3843/2005 z dnia 17.05.2005 roku wystawiona przez DANWOY Piotrków Trybunalski za zakup nagród dla dzieci uczestnicz ących w konkursie sportowym promuj ącym zdrowy styl Ŝycia młodego człowieka i zapewnienia mo Ŝliwo ści sp ędzania wolnego czasu na kwot ę 400,87 zł zapłacono (6.06.2005 roku), 4) faktura nr 71/05 z dnia 30.05.2005 roku wystawiona przez „Presto Art” – Usługi Artystyczne, Piaseczno za zakup programu „NIE ĆPA 2005” o tematyce zapobiegania narkomanii dla młodzie Ŝy gimnazjalnej na kwot ę 1.498 zł (zapłacono 13.06.2006 roku), 5) faktura nr 326/W/05 z dnia 21.06.2005 roku wystawiona przez Work Service s.c. Warszawa za zakup 10 kalkulatorów przeznaczonych na nagrody dla dzieci za udział w konkursie o tematyce uzale Ŝnienia od narkotyków na kwot ę 671 zł (zapłacono 27.06.2005 roku), 6) faktura nr 291/05 z dnia 22.07.2005 roku wystawiona przez Sklep Ogólnoprzemysłowy Piotrków Trybunalski za zakup sprz ęt sportowego dla dzieci korzystaj ących z zaj ęć pozalekcyjnych zwi ązanych z profilaktyk ą na kwot ę 1.572 zł (zapłacono 4.08.2005 roku), 7) w dniu 2.08.2005 roku z-ca Wójta – Józef Sta ńczyk pobrał zaliczk ę w wysoko ści 2.000 zł na zakup płytek ceramicznych podłogowych i ściennych; z tre ści zło Ŝonego wniosku wynika, i Ŝ pobrana zaliczka zostanie rozliczona do dnia 16.08.2005 roku; ustalono, i Ŝ pobrana zaliczka została rozliczona dopiero w dniu 23.08.2005 roku na kwot ę 1.927,76 zł, a kwota 72,24 zł została wpłacona do kasy; pod rozliczeniem zaliczki znajduj ą si ę nast ępuj ące dokumenty: - faktura nr 125/2005/5044 z dnia 22.08.2005 roku wystawiona przez Carrefour Polska Sp. z o.o. za zakup farb do malowania przeznaczonych na adaptacj ę budynku przy szkole

______104 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

podstawowej słu Ŝą cego spotkaniom młodzie Ŝy w ramach zaj ęć profilaktycznych na kwot ę 167,90 zł, - faktura nr 682/05/DETS z dnia 17.08.2005 roku wystawiona przez Ceramik ę Parady Ŝ za zakup płytek ściennych na adaptacj ę budynku przy szkole podstawowej słu Ŝą cego spotkaniom młodzie Ŝy w ramach zaj ęć profilaktycznych na kwot ę 164,70 zł, - faktura nr 6473/05/DETS z dnia 17.08.2005 roku wystawiona przez Ceramik ę Parady Ŝ za zakup płytek podłogowych i fugi na adaptacj ę budynku przy szkole podstawowej słu Ŝą cego spotkaniom młodzie Ŝy w ramach zaj ęć profilaktycznych na kwot ę 944,20 zł, - faktura nr 5949/05/DET z dnia 2.08.2005 roku wystawiona przez Ceramik ę Parady Ŝ za zakup płytek podłogowych na adaptacj ę budynku przy szkole podstawowej słu Ŝą cego spotkaniom młodzie Ŝy w ramach zaj ęć profilaktycznych na kwot ę 447,44 zł, - faktura nr 596/05/DETS z dnia 2.08.2005 roku wystawiona przez Ceramik ę Parady Ŝ za zakup płytek ściennych na adaptacj ę budynku przy szkole podstawowej słu Ŝą cego spotkaniom młodzie Ŝy w ramach zaj ęć profilaktycznych na kwot ę 263,52 zł, 8) faktura nr 294 z dnia 12.08.2005 roku wystawiona przez ADIDAS POLAND za zakup piłek przeznaczonych dla dzieci i młodzie Ŝy bior ących udział w zaj ęciach pozalekcyjnych na kwot ę 593,97 zł (zapłacono 12.08.2005 roku), 9) faktura nr 0193373 z dnia 22.08.2005 roku wystawiona przez NOMI S.A. za zakup materiałów przeznaczonych na adaptacj ę budynku przy szkole podstawowej słu Ŝą cego spotkaniom młodzie Ŝy w ramach sportowych zaj ęć profilaktycznych na kwot ę 110,94 zł (zapłacono 22.08.2005 roku), 10) faktura nr 136/05 z dnia 5.10.2005 roku wystawiona przez STAN-MARINO s.c. Aleksandrów za zakup materiałów budowlanych (rynny, lej spustowe, chwyty, kolanka, denka, zł ączki) przeznaczonych na adaptacj ę budynku przy szkole podstawowej słu Ŝą cego spotkaniom młodzie Ŝy w ramach sportowych zaj ęć profilaktycznych na kwot ę na kwot ę 1.358 zł (zapłacono 18.10.2005 roku), 11) faktura nr 140/05 z dnia 11.10.2005 roku wystawiona przez STAN-MARINO s.c. Aleksandrów za zakup materiałów budowlanych (klej, cement, wapno) przeznaczonych na adaptacj ę budynku przy szkole podstawowej słu Ŝą cego spotkaniom młodzie Ŝy w ramach sportowych zaj ęć profilaktycznych na kwot ę 1.588 zł (zapłacono 18.10.2005 roku), 12) faktura nr 11/G/12/2005 z dnia 12.12.2005 roku wystawiona przez Teatr Profilaktyki „Dar Pomorza” Gda ńsk-Wrzeszcz za organizacj ę spektaklu profilaktycznego pt. „Trójk ąt Bermudzki” dla uczniów gimnazjum na kwot ę 500 zł (zapłacono 20.12.2005 roku), 13) rachunek nr RS/317/2005 z dnia 15.12.2005 roku wystawiony przez Centrum Edukacji, Diagnozy i Pomocy Psychologiczno-Pedagogicznej „Progres” w Koluszkach za udział jednej osoby (członka Komisji) w szkoleniu „Zadania własne gminy w zakresie przeciwdziałania przemocy i problemom alkoholowym” na kwot ę 300 zł (zapłacono 20.12.2005 roku). Ustalono, i Ŝ wszystkie obj ęte kontrol ą wydatki na kwot ę 13.781,54 zł były zgodne z tre ści ą Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwi ązywania Problemów Alkoholowych. Stwierdzone nieprawidłowo ści Stwierdzono, i Ŝ faktura nr 0193373 z 22.08.2005 roku wystawiona została na Ludowy Klub Sportowy „Błysk”, a nie na Urz ąd Gminy w Aleksandrowie. Stosownie do art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 wrze śnia 1994 roku o rachunkowo ści – podstaw ą zapisu w ksi ęgach rachunkowych s ą dowody ksi ęgowe stwierdzaj ące dokonanie operacji gospodarczej. Dowód ksi ęgowy – zgodnie z art. 21 ustawy – powinien zawiera ć m.in. okre ślenie stron dokonuj ących operacji gospodarczej. Maj ąc zatem na uwadze powy Ŝszy fakt, i Ŝ stron ą dokonuj ącą operacji gospodarczej nie był Urz ąd Gminy w Aleksandrowie, a Ludowy Klub Sportowy „Błysk” Aleksandrów, faktura ta nie powinna zosta ć przyj ęta do realizacji.

______105 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Prowadzone karty wydatków nie pozwalaj ą na uzyskanie informacji dotycz ących poszczególnych wydatków, np. w dniu 6.09.2005 roku dokonano wpisu „wypłacono za artykuły sportowe – kwota 704,91 zł”. Pod jednym zapisem zostały uj ęte zostały dwie faktury: nr 294 z 19.08.2005 roku na kwot ę 593,97 zł oraz nr 0193373 z dnia 22.08.2005 roku na kwot ę 110,94 zł. Powy Ŝsze działanie świadczy o nie przestrzeganiu art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 wrze śnia 1994 roku o rachunkowo ści, zgodnie z którym dowód ksi ęgowy powinien zawiera ć co najmniej okre ślenie rodzaju dowodu ksi ęgowego i jego numer identyfikacyjny. Zgodnie z art. 23 ust. 2 ww. ustawy zapis ksi ęgowy powinien zawiera ć co najmniej: dat ę dokonania operacji gospodarczej, okre ślenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu ksi ęgowego stanowi ącego podstaw ę zapisu oraz jego dat ę, je Ŝeli ró Ŝni si ę ona od daty dokonania operacji, zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym Ŝe nale Ŝy posiada ć pisemne obja śnienia tre ści skrótów lub kodów, kwot ę i dat ę zapisu oraz oznaczenie kont, których dotyczy. Wynagrodzenie dla członków GKRPA Kontrol ą obj ęto nast ępuj ące listy wypłat z tytułu uczestnictwa w posiedzeniach Komisji za 2005 rok: w dniu 29 kwietnia, 31 maja, 20 czerwca, 4 sierpnia, 16 i 29 grudnia na ogóln ą kwot ę 4.165 zł. Podstaw ą sporz ądzenia listy wypłat wynagrodzenia za uczestnictwo w GKRPA były listy obecno ści z poszczególnych posiedze ń. Na li ście wypłat wszystkie osoby pokwitowały odbiór nale Ŝnych im kwot.

2. WYDATKI NA ZADANIA Z ZAKRESU POMOCY SPOŁECZNEJ - 2005 ROK

2.1. Informacje ogólne

Kierownikiem Gminnego O środka Pomocy Społecznej jest Dorota Śpiewak zatrudniona na tym stanowisku od dnia 1 pa ździernika 2003 roku przez Wójta Gminy. (…) 71 W O środku zatrudnione s ą ponadto nast ępuj ące osoby: - El Ŝbieta Jaruga – pracownik socjalny, - Agnieszka Łuczy ńska – pracownik socjalny, - Wioletta Sitarz – referent ds. obsługi świadcze ń rodzinnych (pracownik I stopnia zatrudniony w dniu 16.01.2006 roku w ramach prac interwencyjnych). Na podstawie art. 110 ust. 7 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej oraz art. 20 ust.3 ustawy z dnia 28 listopada 2003 roku o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. nr 228, poz. 2255 ze zm.) Wójt Gminy w Aleksandrowie zarz ądzeniem nr 10/2004 z dnia 4 maja 2004 roku udzielił Kierownikowi GOPS w Aleksandrowie Dorocie Śpiewak upowa Ŝnienia do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej nale Ŝą cych do wła ściwo ści Gminy Aleksandrów oraz świadcze ń rodzinnych.

2.2. Wydatki na zadania z zakresu pomocy społecznej

Wykonanie zada ń finansowych w 2005 roku

71 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak.

______106 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Wyszczególnienie 2005 rok Dział 852 Rozdział 85202 (Domy pomocy społecznej) 17.623 Dział 852 Rozdział 85203 (O środki wsparcia) - Dział 852 Rozdział 85212 ( świadczenia rodzinne oraz składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z 751.175 ubezpieczenia społecznego) Dział 852 Rozdział 85213 (Składki na ubezpieczenie 10.127 zdrowotne płacone za osoby pobieraj ące świadczenia) Dział 852 Rozdział 85214 (zasiłki i pomoc w naturze) 196.956 Dział 852 Rozdział 85215 (Dodatki mieszkaniowe) 868 Dział 852 Rozdział 85216 (zasiłki rodzinne i - piel ęgnacyjne) Dział 852 Rozdział 85219 (Koszty utrzymania 102.532,98 Ośrodków Pomocy Społecznej) Dział 852 Rozdział 85278 Usuwanie skutków kl ęsk - Ŝywiołowych Dział 852 Rozdział 85295 Pozostała działalno ść – 63.441 do Ŝywianie i doposa Ŝenie stołówki

Wykonanie zada ń rzeczowych w 2005 roku rok 2005 Forma pomocy Liczba Liczba Kwota osób świadcze ń świadcze ń Zadania zlecone 39 387 126.240 Zasiłki stałe ogółem 39 387 126.240 Zasiłki stałe wyrównawcze - - - Dodatki do zasiłków stałych - - - wyrównawczych Zasiłki okresowe - - - Specjalne zasiłki okresowe - - - Gwarantowane zasiłki - - - okresowe Renta socjalna x X X Zasiłki macierzy ńskie - - - okresowe Zasiłki macierzy ńskie - - - jednorazowe Zasiłki rodzinne - - - Zasiłki piel ęgnacyjne - - - Pomoc dla kombatantów - - - Zadania własne 467 31.148 124.009 Posiłki dla dzieci 203 30.454 35.259 i młodzie Ŝy Usługi opieku ńcze 2 321 2.974 Zasiłki celowe 153 - 28.022 i w naturze Zasiłki okresowe 109 373 57.754

W toku kontroli sprawdzono prawidłowo ść przyznawania i wypłaty świadcze ń z zakresu pomocy społecznej przyznawanych w postaci zasiłków okresowych. W 2005 roku na podstawie decyzji Kierownika Gminnego O środka Pomocy Społecznej w Aleksandrowie przyznano i wypłacono zasiłki okresowe dla 109 osób w ł ącznej kwocie 57.754 zł. Wyrywkowej kontroli poddano decyzje w sprawie udzielonych zasiłków okresowych oraz

______107 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

zasiłków stałych. Zasiłek okresowy Zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej (Dz. U. Nr 64, poz. 593) zasiłek okresowy pocz ąwszy od 1 maja 2004 roku nale Ŝy do zada ń własnych gminy, a na podstawie art. 38 przysługuje on w szczególno ści ze wzgl ędu na długotrwał ą chorob ę, niepełnosprawno ść , bezrobocie, mo Ŝliwo ść utrzymania lub nabycia uprawnie ń do świadcze ń z innych systemów zabezpieczenia społecznego. Zasiłek ten przyznaje si ę na podstawie kryterium dochodowego osoby samotnie gospodaruj ącej lub rodzin ustalonym zgodnie z art. 8 ust. 1. Kontrol ą obj ęto nast ępuj ące decyzje: - decyzja nr ZO/51/2005 z dnia 6 pa ździernika 2005 roku przyznaj ąca zasiłek okresowy w wysoko ści 212,80 zł miesi ęcznie na pa ździernik, listopad i grudzie ń 2005 roku, - decyzja nr ZO/60/2005 z dnia 24 pa ździernika 2005 roku przyznaj ąca zasiłek okresowy w wysoko ści 157,31 zł miesi ęcznie na listopad i grudzie ń 2005 roku, - decyzja nr ZO/116/2005 z dnia 7 listopada 2005 roku przyznaj ąca zasiłek okresowy w wysoko ści 138,30 zł miesi ęcznie na listopad i grudzie ń 2005 roku, - decyzja nr ZO/126/2005 z dnia 6 listopada 2005 roku przyznaj ąca zasiłek okresowy w wysoko ści 228,02 zł miesi ęcznie na pa ździernik, listopad i grudzie ń 2005 roku, - decyzja nr ZO/128/2005 z dnia 7 listopada 2005 roku przyznaj ąca zasiłek okresowy w wysoko ści 187,60 zł miesi ęcznie na pa ździernik, listopad i grudzie ń 2005 roku, - decyzja nr ZO/132/2005 z dnia 7 listopada 2005 roku przyznaj ąca zasiłek okresowy w wysoko ści 131,73 zł miesi ęcznie na pa ździernik, listopad i grudzie ń 2005 roku, - decyzja nr ZO/134/2005zm. z dnia 22 listopada 2005 roku przyznaj ąca zasiłek okresowy w wysoko ści 88,50 zł miesi ęcznie na grudzie ń 2005 roku, - decyzja nr ZO/136/2005 z dnia 7 grudnia 2005 roku przyznaj ąca zasiłek okresowy w wysoko ści 138,30 zł miesi ęcznie na listopad i grudzie ń 2005 roku, - decyzja nr ZO/140/2005 z dnia 7 grudnia 2005 roku przyznaj ąca zasiłek okresowy w wysoko ści 141,80 zł miesi ęcznie na miesi ąc listopad i grudzie ń 2005 roku, - decyzja nr ZO/148/2005 z dnia 7 grudnia 2005 roku przyznaj ąca zasiłek okresowy w wysoko ści 223,60 zł miesi ęcznie na listopad i grudzie ń 2005 roku. Ustalono, i Ŝ kwota zasiłku okresowego wynikaj ąca z decyzji nr ZO/60/2005 z 24.12.2005 roku, ZO/126/2005 z 6.11.2005 roku i ZO/132/2005 z 7.11.2005 roku została ustalona w sposób nieprawidłowy w stosunku do art. 106 ust. 3b ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej, zgodnie z którym kwoty świadcze ń pieni ęŜ nych zaokr ągla si ę w gór ę do dziesi ęciu groszy. Świadczenia pieni ęŜ ne z pomocy społecznej przyznaje si ę i wypłaca za okres miesi ąca kalendarzowego, pocz ąwszy od miesi ąca, w którym został zło Ŝony wniosek wraz z wymagan ą dokumentacj ą. W przypadku gdy uprawnienie do świadczenia nie obejmuje pełnego miesi ąca, świadczenie przyznaje si ę za niepełny miesi ąc, a kwot ę świadczenia ustala si ę, dziel ąc pełne kwoty przez liczb ę dni kalendarzowych tego miesi ąca i mno Ŝą c przez liczb ę dni obj ętych świadczeniem. Zasiłek okresowy gwarantowany w 2005 roku Ustalono, i Ŝ art. 36 ust. 1 obowi ązuj ącej ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej, zawieraj ący katalog udzielanych pieni ęŜ nych świadcze ń z pomocy społecznej, nie przewiduje świadczenia w postaci zasiłku okresowego gwarantowanego. Decyzje przyznaj ące zasiłki gwarantowane okresowe na podstawie art. 31 ust. 4a-4g ustawy z dnia 29 listopada 1990 roku o pomocy społecznej wygasły z dniem 1 maja 2004 roku zgodnie z

______108 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

tre ści ą art. 149 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej (Dz. U. nr 64, poz. 593). Zasiłek stały Na podstawie art. 37 zasiłek stały przysługuje: pełnoletniej osobie samotnie gospodaruj ącej, całkowicie niezdolnej do pracy z powodu wieku lub niepełnosprawno ści, je Ŝeli jej dochód jest ni Ŝszy od kryterium dochodowego osoby samotnie gospodaruj ącej, a tak Ŝe pełnoletniej osobie pozostaj ącej w rodzinie, całkowicie niezdolnej do pracy z powodu wieku lub niepełnosprawno ści, je Ŝeli jej dochód, jak równie Ŝ dochód na osob ę w rodzinie s ą ni Ŝsze od kryterium dochodowego na osob ę w rodzinie ustalonego zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o pomocy społecznej. Zgodnie z art. 18 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy przyznawanie i wypłacanie zasiłków stałych nale Ŝy do zada ń zleconych z zakresu administracji rz ądowej realizowanych przez gmin ę. Kontrol ą obj ęto nast ępuj ące decyzje: - decyzja ZS/20/2004 z dnia 17.05.2004 roku przyznająca zasiłek stały w wysoko ści 418 zł miesi ęcznie od 1 maja 2004 roku do 30 kwietnia 2006 roku wraz z świadczeniem zdrowotnym i opłacaniem składki zdrowotnej w wysokości 8,25% od kwoty zasiłku na czas trwania świadczenia, - decyzja ZS/21/2004 z dnia 17.05.2004 roku przyznająca zasiłek stały w wysoko ści 418 zł miesi ęcznie od 1 maja 2004 roku wraz z świadczeniem zdrowotnym i opłacaniem składki zdrowotnej w wysoko ści 8,25% od kwoty zasiłku na czas trwania świadczenia, - decyzja ZS/24/2004 z dnia 17.05.2004 roku przyznająca zasiłek stały w wysoko ści 418 zł miesi ęcznie od maja 2004 do marca 2007 wraz z świadczeniem zdrowotnym i opłacaniem składki zdrowotnej w wysoko ści 8,25% od kwoty zasiłku na czas trwania świadczenia, - decyzja ZS/26/2004 z dnia 17.05.2004 roku przyznająca zasiłek stały w wysoko ści 316 zł miesi ęcznie od 1maja 2004 do 30 czerwca 2006 roku wraz z świadczeniem zdrowotnym i opłaceniem składki zdrowotnej w wysoko ści 8,25% od kwoty zasiłku na czas trwania świadczenia, - decyzja ZS/4/2005zm z dnia 16.06.2005 roku przyznaj ąca zasiłek stały w wysoko ści 317 zł miesi ęcznie od czerwca 2005 do kwietnia 2006 wraz z opłacaniem składki zdrowotnej w wysoko ści 8,50% od kwoty zasiłku na czas trwania świadczenia, - decyzja ZS/20/2006 z dnia 22.05.2006 roku przyznająca zasiłek stały w wysoko ści 418 zł miesi ęcznie od maja 2006 roku wraz z opłacaniem składki zdrowotnej w wysoko ści 8,25% od kwoty zasiłku na czas trwania świadczenia. Nieprawidłowo ści nie stwierdzono.

3. WYDATKI (DOTACJE ) NA REALIZACJ Ę ZADA Ń POWIERZONYCH NA PODSTAWIE UMOWY JEDNOSTKOM SPOZA SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH ORAZ NA DZIAŁALNO ŚĆ PO śYTKU PUBLICZNEGO W OPARCIU O USTAW Ę O DZIAŁALNO ŚCI POśYTKU PUBLICZNEGO I WOLONTARIACIE - 2005 ROK

Uchwał ą nr XVII/106/04 z dnia 7 grudnia 2004 roku uchwalony został program współpracy z organizacjami pozarz ądowymi na 2005 rok. Uchwała ta została wydana na podstawie art. 18 ust. 2 pkt 15 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorz ądzie gminnym oraz art. 5 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalno ści po Ŝytku publicznego i wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 873 ze zm.). Program dotyczy współpracy Gminy Aleksandrów z organizacjami pozarz ądowymi oraz z podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalno ści po Ŝytku publicznego i o wolontariacie. Formy współpracy mog ą mie ć form ę finansow ą i pozafinansow ą. Forma finansowa polega na zleceniu realizacji zada ń publicznych, b ędących

______109 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

zadaniami własnymi gminy poprzez powierzenie wykonania zadania wraz z udzieleniem dotacji na finansowanie ich realizacji, wspieranie zada ń z udzieleniem dotacji na dofinansowanie ich realizacji. Planowana do realizacji w 2005 roku sfera zada ń publicznych mie ści si ę w katalogu wymienionym w art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o po Ŝytku publicznym i o wolontariacie. Wspieranie lub powierzanie realizacji zadania publicznego mo Ŝe odbywa ć si ę w drodze otwartego konkursu ofert, ogłoszonego przez Wójta z co najmniej trzydziestodniowym wyprzedzeniem. Ogłoszenie to zamieszcza si ę, w zale Ŝno ści od rodzaju zadania, w dzienniku o zasi ęgu ogólnopolskim lub lokalnym, w Biuletynie Informacji Publicznej, a tak Ŝe na tablicy ogłosze ń w siedzibie Urz ędu Gminy. Przy rozstrzygni ęciu konkursu stosuje si ę wył ącznie zasady okre ślone w ustawie o działalno ści po Ŝytku publicznego i o wolontariacie. W uchwale okre ślone s ą kryteria rozpatrywania ofert, które s ą zgodne z art. 15 ust. 1 i 2 ww. ustawy; warunki ubiegania si ę o dotacj ę na realizacj ę zadania, a tak Ŝe tryb przyznawania, rozliczania i kontroli dotacji. Organizacje nie zaliczane do sektora finansów publicznych mog ą z własnej inicjatywy zło Ŝyć ofert ę realizacji zada ń publicznych, która w ci ągu 2 miesi ęcy powinna zosta ć oceniona przez Wójta Gminy, a organizacja składaj ąca wniosek poinformowana o podj ętej decyzji. Składane oferty powinny odpowiada ć wzorom wprowadzonym rozporz ądzeniem Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 pa ździernika 2003 roku (Dz. U. nr 193, poz. 1891). Do ofert nale Ŝy doł ączy ć statut organizacji oraz wypis z odpowiedniego rejestru (ewidencji). Wniosek składa si ę do Wójta Gminy. Umowa powinna zosta ć sporz ądzona zgodnie z wzorem okre ślonym w ww. rozporz ądzeniu oraz wymaga kontrasygnaty Skarbnika Gminy. Sposób realizacji zadania podlega kontroli i ocenie Wójta Gminy, w szczególno ści kontroli podlega: - stan realizacji zadania, - efektywno ści, rzetelno ści i jako ści wykonania zadania, - prawidłowo ści wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizacj ę zadania, - prowadzenie dokumentacji okre ślonej w przepisach prawa i postanowieniach umowy. Stwierdzenie niewła ściwego, niezgodnego z umow ą wykorzystania środków dotacji skutkuje wstrzymaniem dotacji, rozwi ązaniem umowy, Ŝą daniem zwrotu przekazanych i niewła ściwie wykorzystywanych środków w wysoko ści proporcjonalnej do zakresu niewykonani umowy. Sprawozdanie z wykonania zadania publicznego nale Ŝy sporz ądzi ć w terminie 30 dni po upływie okresu, na który umowa została zawarta, na wzorze okre ślonym w rozporz ądzeniu Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 pa ździernika 2003 roku. Rozliczenie zło Ŝonego przez dotowane podmioty podawane s ą do publicznej wiadomo ści na tablicy ogłosze ń w siedzibie Urz ędu Gminy. Uchwała ta weszła w Ŝycie z dniem podj ęcia. Wykaz dotacji udzielonych przez Gmin ę Aleksandrów dla jednostek spoza sektora finansów publicznych w 2005 roku:

Dział Rozdział Paragraf Realizowane zadanie Plan Wykonanie

926 92695 2820 Dotacja celowa z bud Ŝetu na finansowanie 25.000 25.000 lub dofinansowanie zada ń zleconych do realizacji stowarzyszeniom Zaplanowano w uchwale nr XIX/119/05 z dnia 16.03.2005 r. w sprawie uchwalenia bud Ŝetu gminy na 2005 rok RAZEM 25.000 25.000

Ludowy Klub Sportowy „Błysk” Aleksandrów

______110 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Na podstawie art. 13 i 14 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalno ści po Ŝytku publicznego i wolontariacie oraz uchwały nr XVII/106/04 Rady Gminy w Aleksandrowie z dnia 7 grudnia 2004 roku Wójt Gminy Aleksandrów ogłosił w dniu 18.01.2005 roku otwarty konkurs ofert dotycz ący wsparcia zada ń z zakresu upowszechniania kultury fizycznej i sportu realizowanego w okresie od dnia 18 lutego 2005 roku do dnia 31 grudnia 2005 roku. Ogłoszenie otwartego konkursu ofert zawierało wszystkie informacje wymagane art. 13 ust. 2 pkt 1-7 ustawy o działalno ści po Ŝytku publicznego i wolontariacie. Ogłoszenie o otwartym konkursie ofert zostało podane do publicznej wiadomo ści zgodnie z art. 13 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalno ści po Ŝytku publicznego i o wolontariacie, tzn. zostało zamieszczone w dzienniku o zasi ęgu lokalnym – „Dzienniku Łódzkim” w dniu 18.01.2005 roku, wywieszone na tablicy informacyjnej Urz ędu Gminy w dniach 18.01.- 17.02.2005 roku oraz opublikowane w Biuletynie Informacji Publicznej w dniu 18.01.2005 roku. Kontroluj ące stwierdziły, i Ŝ Wójt Gminy nie powołał Zespołu Oceniaj ącego, do którego zgodnie z tre ści ą ogłoszenia nale Ŝało rozpatrzenie zło Ŝonych ofert. Ustalono, i Ŝ zło Ŝona oferta odpowiada kryteriom wskazanym w ogłoszeniu otwartego konkursu ofert, tzn. została sporz ądzona na druku stanowi ącym zał ącznik nr 1 do rozporz ądzenia Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 pa ździernika 2003 roku w sprawie wzoru ofert realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy oferty zadania publicznego i wzoru sprawozdania tego zadania (Dz. U. nr 193, poz. 1891), co wymagane było ogłoszeniem otwartego konkursu ofert. Do oferty doł ączony został harmonogram realizacji zadania, a tak Ŝe wypis z ewidencji stowarzysze ń prowadzonej przez Starost ę Powiatu Piotrkowskiego, potwierdzaj ący uzyskanie osobowo ści prawnej przez ww. klub. Oferta wpłyn ęła do Urz ędu Gminy w Aleksandrowie w dniu 28 stycznia 2005 roku, a wi ęc przed upływem terminu wskazanym w ogłoszeniu, tzn. 16.02.2005 roku. Zgodnie z tre ści ą zło Ŝonej oferty z dnia 28 stycznia 2005 roku na realizacj ę zadania publicznego „Upowszechnianie kultury fizycznej i sportu” w okresie od 18 lutego do 31 grudnia 2005 roku zakres rzeczowy zadania obejmował: dzieci i młodzie Ŝ szkół podstawowych w Skotnikach, Aleksandrowie, D ąbrowie, młodzie Ŝ gimnazjum w D ąbrowie oraz uczniów szkół średnich, studentów i dorosłych zamieszkałych gmin ę Aleksandrów. Jako zadania realizowane podczas wykonywania zadania wskazano: rozwój sprawno ści fizycznej dzieci, młodzie Ŝy i dorosłym, doskonalenie uzdolnie ń sportowych, popularyzacja piłki siatkowej, tenisa stołowego, piłki no Ŝnej oraz wyłonienie indywidualnych i zespołowych mistrzów gminy. W przedstawionych do kontroli dokumentach stwierdzono brak pisemnego potwierdzenia działalno ści komisji i rozpatrywania przez ni ą zło Ŝonych ofert, a tak Ŝe uzasadnienia wyboru oferty, do czego zobowi ązuje art. 15 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalno ści po Ŝytku publicznego i o wolontariacie , zgodnie z którym organ administracji publicznej obowi ązany jest w uzasadnieniu wyboru oferty ustosunkowa ć si ę do spełnienia przez oferenta wymogów okre ślonych w ustawie oraz w ogłoszeniu, o którym mowa w art. 13, przepis ten stosuje si ę odpowiednio w przypadku, o którym mowa w ust. 2, tzn. gdy zło Ŝona została tylko jedna oferta. Wyja śnienie w powy Ŝszej sprawie zostało zło Ŝone w dniu 24.07.2005 rok przez Wójta Gminy – Henryka Małeckiego, Skarbnika Gminy – Teres ę Małeck ą, Sekretarza – Małgorzat ę Melk ę oraz Kierownika GZOKSiT – Jerzego Pietruszk ę. Z wyja śnienia wynika, i Ŝ „ W dni 18 stycznia 2005 roku ogłoszony został otwarty konkurs ofert na realizacj ę zada ń z zakresu upowszechniania kultury fizycznej i sport. Oferty przyjmowane były – zgodnie z ogłoszeniem o konkursie – do dnia 16 lutego 2005 roku do godziny 16-tej. W tym czasie wpłyn ęła 1 oferta. W dniu nast ępnym, tj. 17 lutego na polecenie Wójta Gminy Aleksandrów otwarcia oferty oraz jej oceny dokonały nast ępuj ące osoby: Teres ę Małeck ą – Skarbnika Gminy, Małgorzat ę Melk ę – Sekretarza Gminy i Jerzego Pietruszk ę – Kierownika Gminnego Zespołu O światy, Kultury, Sportu i Turystyki w Aleksandrowie. Oceny dokonano na podstawie art. 14 i 15 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalno ści po Ŝytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. nr 96, poz. 873 ze zm.) oraz w oparciu o kryteria wymienione w ogłoszeniu o konkursie. Stwierdzono, Ŝe oferta spełnia wymogi formalne okre ślone w art. 14 ustawy i została opracowana zgodnie z wzorem okre ślonym w zał ączniku nr 1 do obowi ązuj ącego wówczas rozporz ądzenia Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej

______111 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

z dnia 29 pa ździernika 2003 roku w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. nr 193, poz. 1891). Uwzgl ędniaj ąc kryteria z art. 15 ust. 1 ustawy oferta równie Ŝ została oceniona pozytywnie. Wnioski z dokonanej oceny zostały przedstawione Wójtowi Gminy ”. Ponadto w zło Ŝonym wyja śnieniu „Wójt Gminy Aleksandrów zobowi ązuje si ę w prowadzonych w przyszło ści sprawach wspierania lub powierzania realizacji zada ń publicznych w sferze, o której mowa w art. 4 ustawy, stosowa ć form ę zarz ądzenia przy wyznaczaniu zespołu oceniaj ącego zło Ŝone oferty ”. Wyja śnienie z dnia 24 lipca 2005 roku dotycz ące wyboru oferty w otwartym konkursie ofert na realizacj ę zada ń z zakresu upowszechniania kultury fizycznej i sportu w okresie od 18 lutego do 31 grudnia 2005 roku stanowi zał ącznik nr 25 do protokołu kontroli. Umowa nr 1/2005 zawarta w dniu 21 lutego 2005 roku pomi ędzy Wójtem Gminy Aleksandrów – Henrykiem Małeckim, a Ludowym Klubem Sportowym „Błysk Aleksandrów” reprezentowanym przez Prezesa – Waldemara J ęcka i Wiceprezesa – Zbigniewa Grabowskiego. Zgodnie z § 1 ust. 1 zawartej umowy zleceniodawca zlecił zleceniobiorcy realizacj ę zadania publicznego, okre ślonego szczegółowo w ofercie zło Ŝonej przez zleceniobiorc ę w dniu 28 stycznia 2005 roku, stanowi ącej zał ącznik nr 1 do umowy, a zleceniobiorca zobowi ązuje si ę wykona ć zadanie w zakresie i na zasadach okre ślonych w niniejszej umowie. Umowa została zawarta na druku stanowi ącym zał ącznik nr 2 do rozporz ądzenia Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej . W umowie okre ślono termin wykonania zadania od dnia podpisania niniejszej umowy do 31 grudnia 2005 roku. Urz ąd Gminy zobowi ązuje si ę do przekazania na realizacj ę zadania dotacji w wysoko ści 25.000 zł w czterech transzach: I transza w wysokości 10.000 zł do dnia 22.02.2005 roku, II transza w wysoko ści 5.000 zł do dnia 20.04.2005 roku, III transza w wysoko ści 3.000 zł do dnia 25.05.2005 roku oraz IV transza w wysoko ści 7.000 zł do dnia 28.07.2005 roku. Zleceniobiorca zobowi ązany jest do prowadzenia wyodr ębnionej ewidencji finansowo – ksi ęgowej środków otrzymanych na realizacj ę umowy oraz wykorzystania przekazanych środków finansowych zgodnie z celem na jaki je uzyskał i na warunkach okre ślonych niniejsz ą umow ą. Sprawozdanie ko ńcowe z wykonania zadania powinno zosta ć zło Ŝone w ci ągu 30 dni po upływie roku kalendarzowego. Dotacja wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem podlega zwrotowi. Kserokopia umowy nr 1/2005 z dnia 21.02.2005 roku o wsparcie realizacji zadania wraz z zał ącznikiem – ofert ą stanowi zał ącznik nr 26 do protokołu kontroli. Urz ąd Gminy przekazał na realizacj ę zadania dotacj ę w wysoko ści 25.000 zł w nast ępuj ących terminach: - I transz ę w dniu 22.02.2005 roku, - II transz ę w dniu 18.04.2005 roku, - III transz ę w dniu 25.05.2005 roku, - IV transz ę w dniu 28.07.2005 roku. Powy Ŝsza kwota została wydatkowana z działu 926 – Kultura fizyczna i sport, rozdziału 92695 – Pozostała działalno ść , §2820 – dotacja celowa z bud Ŝetu na finansowanie lub dofinansowanie zada ń zleconych do realizacji stowarzyszeniom. Ustalono, Ŝe udzielona w 2005 roku dotacja została rozliczona w czterech transzach. Sprawozdania wpłyn ęły do Urz ędu Gminy w Aleksandrowie w nast ępuj ących terminach: 15 kwietnia, 15 lipca, 14 pa ździernika 2005 roku i 15 stycznia 2006 roku. Zarówno sprawozdania cz ęś ciowe, jak i sprawozdanie ko ńcowe z wykonania zadania publicznego zostały sporz ądzone na wymaganym umow ą druku, stanowi ącym zał ącznik nr 3 do rozporz ądzenia Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej. Analiza niniejszych rozlicze ń wykazała, Ŝe do rozliczenia zadania przedstawiono rachunki na ogólną kwot ę 38.984,97 zł, z czego 13.984,97 zł stanowiły środki własne Klubu. Z rozliczenia dotacji przedstawionego przez LKS „Błysk” Aleksandrów wynika, i Ŝ wykorzystano zgodnie z przeznaczeniem kwot ę 25.000 zł.

______112 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Kserokopia zło Ŝonych sprawozda ń z wykonania zadania publicznego wraz ze znajduj ącymi si ę pod nimi dokumentami stanowi zał ącznik nr 27 do protokołu kontroli. Analiza sprawozda ń z wykonania zadania publicznego oraz dokumentów znajduj ących si ę pod tymi sprawozdaniami nie wykazała rozbie Ŝno ści pomi ędzy danymi wykazanymi w sprawozdaniach, a danymi wynikaj ącymi z rachunków i faktur. Poniesione wydatki na realizacj ę umowy wynikaj ące ze zło Ŝonych sprawozda ń przedstawia poni Ŝsza tabela: Nazwa wydatku Wydatkowana W tym ze środków kwota pochodz ących z dotacji Zakup materiałów (art. sportowe, 2.578,85 zł 1.360,50 zł wyposa Ŝenie apteczki, środki czysto ści) Usługi obce (transport, utrzymanie 621,03 zł 188,70 zł boiska) Wynagrodzenie (obsługa s ędziowska, 4.595,90 zł 2.546,92 zł medyczna, wynagrodzenie instruktora) Ubezpieczenie uczestników 1.600 zł 1.600 zł Wy Ŝywienie (napoje, słodycze) 1.539,65 zł 1.342,91 zł Diety, podró Ŝe słu Ŝbowe krajowe 19.056,44 zł 12.530,62 zł Ró Ŝne opłaty, składki (OZPN, US, Bank) 8.993,10 zł 5.430,35 zł Razem 38.984,97 zł 25.000 zł

Ustalono, i Ŝ pod sprawozdaniem za I kwartał, tzn. za okres 18.02.-31.03.2005 roku, znajduje si ę potwierdzenie przelewu z dnia 27.01.2005 roku dotycz ący uregulowania zobowi ązania z tytułu zawarcia umowy ubezpieczenia nr 02/BOKIn/5/2005 za ubezpieczenie NW i OC zawodników, trenerów, instruktorów, s ędziów organizatorów w kwocie 1.600 zł . Bior ąc pod uwag ę, Ŝe umowa została zawarta 21 lutego 2005 roku do dnia 31 grudnia 2005 roku bezpodstawnym było przedło Ŝenie powy Ŝszego przelewu do rozliczenia I transzy dotacji i przyj ęcia jej przez kontrolowan ą jednostk ę jako zgodnej z umow ą. Przyj ęcie powy Ŝszego dokumentu do rozliczenia przez kontrolowan ą jednostk ę jest tak Ŝe sprzeczne z §3 ust. 1 umowy z dnia 21 lutego 2005 roku, zgodnie z którego tre ści ą „ Termin wykonania zadania ustala si ę od dnia podpisania umowy do dnia 31.12.2005 roku” . Do rozliczenia w poszczególnych kwartałach zostały przedstawione oraz przyj ęte przez jednostk ę dokumenty zwi ązane z prowadzeniem rachunku bankowego LKS „Błysk” Aleksandrów, tzn. prowizje za przelewy lub wypłaty czekiem, opłaty za prowadzenie rachunku, czy noty memoriałowe za wydanie blankietu czeków. Powy Ŝsze wydatki zamkn ęły si ę kwot ą 240,65 zł i przedstawia je tabela. Prowizja za Prowizja za Prowizja za Prowizja za Razem: prowadzenie wypłat ę przelew wydanie rachunku czekiem czeków I kwartał 60,00 zł 48,65 zł - - 108,65 zł II kwartał - 43,00 zł 10,50 zł 8,00 zł 61,50 zł III kwartał - 53,50 zł 7,00 zł 10,00 zł 70,50 zł IV kwartał - - - - - Razem: 60,00 zł 145,15 zł 17,50 zł 18,00 zł 240,65 zł

______113 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Pod rozliczeniem przedstawiono tak Ŝe rachunki w ł ącznej kwocie 4.581 zł b ędące udokumentowaniem wydatków ponoszonych na opłaty wnoszone do Okr ęgowego Zwi ązku Piłki No Ŝnej oraz Łódzkiego Zwi ązku Piłki No Ŝnej: - rachunek nr 16/05 z dnia 23.03.2005 roku za: opłaty regulaminowe, uprawnienia zawodników, potwierdzenia zawodników na ł ączna kwot ę 1.990 zł, z czego 990 zł pochodziło ze środków z dotacji, - dowód wpłaty nr 3/66/05 z dnia 31.03.2005 roku za karty zawodnicze za kwot ę 10,00 zł , - dowód wpłaty nr 5/116/05 z dnia 12.04.2005 roku za weryfikacj ę boiska i potwierdzenie zawodników na ł ączn ą kwot ę 49 zł , - dowód wpłaty nr 9/207/05 z dnia 20.05.2005 roku za potwierdzenie zawodników na kwot ę 33 zł , - polecenie przelewu z dnia 30.05.2005 roku za opłatę licencyjn ą na kwot ę 100 zł , - rachunek nr 99/05 z dnia 03.08.2005 roku za składkę członkowsk ą, opłat ę startow ą, potwierdzenie zawodników, kar ę, za Ŝółte kartki oraz karty zawodnicze na ł ączn ą kwot ę 1.366 zł , - dowód wpłaty nr 610/05 z dnia 10.08.2005 roku za opłat ę regulaminow ą w kwocie 1.150 zł , - rachunek nr 131/05 z dnia 11.08.2005 roku za uprawnienia zawodników oraz potwierdzenie zawodników w kwocie 1.870 zł, z czego 870 zł pochodziło ze środków z dotacji, - rachunek nr 184/05 z dnia 24.08.2005 roku za opłatę startow ą oraz potwierdzenie zawodników w ł ącznej kwocie 113 zł . Kontrola wykazała, Ŝe w zło Ŝonych do rozliczenia dokumentach przyj ęto kwot ę 11.339,68 zł dotycz ącą wypłaty diet oraz zwrotu kosztów podró Ŝy zawodników bior ących udział w treningach. Dokumentem na podstawie którego dokonywano wypłat była „Lista wypłat diet i kosztów podró Ŝy na treningi za miesi ąc ... 2005 roku” oraz zawieraj ąca imi ę i nazwisko zawodnika, miejsce zamieszkania, ilo ść treningów w danym miesi ącu, warto ść diety, kwot ę diet do wypłaty, cen ę bilet, warto ść kosztów przejazdu, ł ączn ą kwot ę do wypłaty oraz pokwitowanie odbioru gotówki. Dieta w ka Ŝdym przypadku wynosiła 10,50 zł za trening trwaj ący poni Ŝej 12 godzin. Wydatki z tytułu diet i zwrotu kosztów podró Ŝy zestawiono w poni Ŝszej tabeli: Nr dokumentu/ Miesi ąc, którego lista dotyczy Liczba Kwota Wydatki nr zawodników wynikaj ąca z pokrywane z sprawozdania listy dotacji 9/I Luty 2005 roku 13 1.599,50 zł 1.599,50 zł 20/I Marzec 2005 roku 9 2.487,00 zł 2.487,00 zł 18/II Kwiecie ń 2005 roku 10 2.656,50 zł 2.656,50 zł 33/II Maj 2005 roku 10 2.434,50 zł 2.434,50 zł 8/III Czerwiec 2005 roku 10 724,00 zł 422,18 zł 9/III Lipiec 2005 roku 13 1.537,00 zł 1.537,00 zł 25/III Sierpie ń 2005 roku 13 2.203,00 zł 203,00 zł 8/IV Wrzesie ń 2005 roku 12 2.134,50 zł 0 zł 14/IV Pa ździernik 2005 roku 11 2.089,50 zł 0 zł RAZEM 17.865,50 zł 11.339,68 zł

Wszystkie wymienione w tabeli listy wypłat zostały sporz ądzone przez LKS „Błysk” Aleksandrów oraz zatwierdzone do wypłaty przez Prezesa LKS – Waldemara J ęcka i Wiceprezesa LKS – Zbigniewa Grabowskiego.

______114 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Stwierdzono ponadto, i Ŝ do rozlicze ń poszczególnych transz dotacji przyj ęto do rozliczenia nast ępuj ące dokumenty na ogóln ą kwot ę 313,50 zł : - potwierdzenie przelewu z dnia 12 maja 2005 roku do Urz ędu Skarbowego za podatek od osób fizycznych za miesi ąc kwiecie ń 2005 w kwocie 117,20 zł , - potwierdzenie przelewu z dnia 20 czerwca 2005 roku do Urz ędu Skarbowego za podatek od osób fizycznych za miesi ąc maj 2005 w kwocie 145,70 zł , - potwierdzenie przelewu z dnia 11 lipca 2005 roku do Urz ędu Skarbowego za podatek od osób fizycznych za miesi ąc czerwiec 2005 w kwocie 50,60 zł . Nale Ŝy wskaza ć, i Ŝ wszystkie omówione powy Ŝej wydatki na ł ączn ą kwot ę 18.074,83 zł, tzn. ubezpieczenie zawodników, prowizje i opłaty bankowe, opłaty wnoszone na rzecz Okr ęgowego Zwi ązku Piłki No Ŝnej lub Łódzkiego zwi ązku Piłki No Ŝnej, wypłaty diet i zwrot kosztów podró Ŝy zawodników za treningi, a tak Ŝe wpłaty podatku do Urz ędu Skarbowego dotycz ą działalno ści statutowej klubu i nie powinny by ć pokrywane ze środków pochodz ących z dotacji z bud Ŝetu gminy udzielonej na upowszechnianie kultury fizycznej i sportu a szczególno ści rozwój sprawno ści fizycznej dzieci, młodzie Ŝy i dorosłym, doskonalenie uzdolnie ń sportowych, popularyzacja piłki siatkowej, tenisa stołowego, piłki no Ŝnej oraz wyłonienie indywidualnych i zespołowych mistrzów gminy. Wskaza ć nale Ŝy, Ŝe zgodnie z rozporz ądzeniem z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysoko ści oraz warunków ustalania nale Ŝno ści przysługuj ących pracownikowi zatrudnionemu w pa ństwowej lub samorz ądowej jednostce sfery bud Ŝetowej z tytułu podró Ŝy słu Ŝbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990 ze zm.) dotyczy pracowników zatrudnionych w pa ństwowych i samorz ądowych jednostkach sfery bud Ŝetowej i słu Ŝy zwi ększonych kosztów wy Ŝywienia w czasie podró Ŝy słu Ŝbowej ( §1 i §4 rozporz ądzenia). Bior ąc powy Ŝsze pod uwag ę pokrywanie z bud Ŝetu gminy wypłaty diet oraz zwrotu kosztów podró Ŝy na rzecz zawodników LKS „Błysk” Aleksandrów było bezzasadna z uwagi na to, Ŝe osoby te nie s ą pracownikami zatrudnionymi w Ŝadnej z jednostek Gminy Aleksandrów. Podobna sytuacja dotyczy pokrywania ze środków pochodz ących z bud Ŝetu Gminy w formie dotacji wydatków zwi ązanych z utrzymaniem rachunku bankowego, regulowaniem podatków LKS, ubezpieczenia zawodników, czy wnoszeniem podstawowych opłat do Zwi ązku Piłki No Ŝnej. Stosownie do przepisu art. 7 ust. 1 pkt 10 ustawy o samorz ądzie gminnym do zada ń własnych gminy w zakresie zaspakajania zbiorowych potrzeb wspólnoty samorz ądowej nale Ŝą sprawy kultury fizycznej i turystyki, w tym terenów rekreacyjnych i urz ądze ń sportowych. Niniejsze wskazuje na okoliczno ść zaspakajania zbiorowych potrzeb mieszka ńców gminy a nie ograniczonej grupy osób. Zasady działalno ści w sferze kultury fizycznej, a tak Ŝe zadania organów administracji rz ądowej i samorz ądu terytorialnego, klubów sportowych oraz innych podmiotów w zakresie zapewnienia prawidłowej realizacji procesu wychowania fizycznego reguluje ustawa z dnia 18 stycznia 1996 roku o kulturze fizycznej (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 81, poz. 889 ze zm.). Według art. 4 ust. 1 tej ustawy jednostki samorz ądu terytorialnego tworz ą warunki prawno-organizacyjne i ekonomiczne dla rozwoju kultury fizycznej. Zgodnie z przepisami niniejszej ustawy podstawow ą jednostk ą organizacyjn ą realizuj ącą cele i zadania w zakresie kultury fizycznej jest klub sportowy, w tym uczniowski klub sportowy lub inny działaj ący na podstawie ustawy z dnia 7 kwietnia 1989 r. - Prawo o stowarzyszeniach. Wskazać nale Ŝy, Ŝe przepisy ustawy z dnia 18 stycznia 1996 roku o kulturze fizycznej (art. 22 ust. 2 i art. 28 ust. 2) daj ą mo Ŝliwo ść otrzymania przez zawodnika nie posiadaj ącego licencji zawodnika stypendium sportowego oraz wyró Ŝnie ń i nagród za wysokie wyniki sportowe we współzawodnictwie mi ędzynarodowym lub krajowym finansowane ze środków bud Ŝetu jednostki samorz ądu terytorialnego. Zasady i tryb przyznawania, wstrzymywania i cofania oraz wysoko ść stypendiów, wyró Ŝnie ń i nagród okre śli ć powinien organ uchwałodawczy jednostki samorz ądu terytorialnego w formie uchwały. Niniejsza ustawa nie pozwala natomiast na wypłat ę diet za udział w zawodach i treningach sportowych, a tak Ŝe pokrywania wydatków dotycz ących działalno ści statutowej stowarzyszenia ze środków bud Ŝetu Gminy. Dokumenty znajduj ące si ę pod sprawozdaniem nie posiadaj ą opisu merytorycznego, który pozwalałby na prawidłow ą ocen ę zadania pod wzgl ędem rzeczowym i finansowym. Nie posiadaj ą tak Ŝe opisu wskazuj ącego na źródła finansowania poniesionych wydatków: ze

______115 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

środków własnych klubu, czy ze środków pochodz ących z dotacji z bud Ŝetu gminy. Przypisanie poniesionym wydatkom źródeł finansowania wskazanych w sprawozdaniu wynika z Zestawienia faktur (rachunków), znajduj ącego si ę w cz ęś ci II – Sprawozdanie z wykonania wydatków B. Zestawienie faktur (rachunków). Taki sposób prowadzenia dokumentacji przez LKS „Błysk” Aleksandrów był nieprawidłowy w stosunku do zapisów zawartych w § 5 umowy, zgodnie z którym zleceniobiorca został zobowi ązany do prowadzenia wyodr ębnionej ewidencji finansowo-ksi ęgowej środków otrzymanych na realizacj ę zadania. Stwierdzono, i Ŝ jednostka zlecaj ąca zadanie do realizacji, nie przestrzegała zapisów zawartych w art. 17 ust. 1-4 ustawy o po Ŝytku publicznym i o wolontariacie, zgodnie z którym organ administracji publicznej zlecaj ący zadanie publiczne dokonuje kontroli i oceny realizacji zadania, a w szczególno ści: stanu realizacji zadania, efektywno ści, rzetelno ści i jako ści wykonania zadania, prawidłowo ści wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizacj ę zadania, a tak Ŝe prowadzenia dokumentacji okre ślonej w przepisach prawa i w postanowieniach umowy .

4. DOTACJE NA RZECZ SZKÓŁ NIEPUBLICZNYCH (ART . 90 USTAWY O SYSTEMIE O ŚWIATY ) - 2005 ROK

Gmina Aleksandrów nie udzielała dotacji szkole niepublicznej.

5. WYDATKI OSOBOWE 5.1. Wydatki na wynagrodzenia - 2005 rok Według sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków bud Ŝetowych jednostki samorz ądu terytorialnego – wydatki na wynagrodzenia pracowników administracji poniesione ze środków klasyfikowanych w dziale 750 rozdziale 75023 §4010 i §4040 na koniec 2005 roku i I półrocze 2006 roku kształtowały si ę nast ępuj ąco: 31.12.2005 roku §4010 – plan – 627.000 wykonanie – 606.240 §4040 – plan – 38.500 wykonanie – 38.407 30.06.2006 roku §4010 – plan – 592.000 wykonanie – 291.123,21 §4040 – plan – 55.550 wykonanie – 48.099,41

Prawidłowo ść ustalania i wypłaty wynagrodze ń na rzecz pracowników jednostki

W okresie obj ętym kontrol ą za prawidłowo ść i kompletno ść akt osobowych pracowników odpowiedzialno ść ponosiła Alicja Sta śkiewicz – Kierownik Referatu Organizacyjnego i Spraw Społecznych (zakres czynno ści z dnia 8.07.2004 roku), a za sporz ądzanie dokumentów dotycz ących wypłaty wynagrodze ń – Marzena Zganiacz – stanowisko ds. ksi ęgowo ści bud Ŝetowej (zakres czynno ści z dnia 8.07.2004 roku). Stan zatrudnienia w Urz ędzie Gminy na dzie ń 31.12.2005 roku wynosił 28 osób, z czego 5 zatrudnionych na ½ etatu i 1 osoba zatrudniona na ¼ etatu. Kontrol ę w podmiotowym zakresie przeprowadzono w oparciu o przepisy:

______116 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorz ądowych (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 142, poz. 1593 ze zm.), - rozporz ądzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymaga ń kwalifikacyjnych pracowników samorz ądowych zatrudnionych w urz ędach gmin, starostwach powiatowych i urz ędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz. 264 ze zm.), - rozporz ądzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorz ądowych zatrudnionych w urz ędach gmin, starostwach powiatowych i urz ędach marszałkowskich (Dz. U. nr 146, poz. 1223 ze zm.), - rozporz ądzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymaga ń kwalifikacyjnych pracowników samorz ądowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorz ądu terytorialnego (Dz. U. nr 61, poz. 708 ze zm.), - rozporz ądzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorz ądowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorz ądu terytorialnego (Dz. U. nr 146, poz. 1222 ze zm.). Kontrol ą obj ęto prawidłowo ść przyznanych kategorii zaszeregowania, stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatków: sta Ŝowego, funkcyjnego i specjalnego dla nast ępuj ących pracowników Urz ędu Gminy w Aleksandrowie: 1.) Henryk Małecki – Wójt Gminy Aleksandrów – (…) 72 – wynagrodzenie zostało okre ślone w uchwale nr IV/29/2003 Rady Gminy Aleksandrów z dnia 14 marca 2003 roku w sprawie ustalenia wynagrodzenia dla Wójta Gminy Aleksandrów; powy Ŝsz ą uchwał ą Rada okre śliła wysoko ść wynagrodzenia zasadniczego, dodatku funkcyjnego oraz dodatku specjalnego, uchwał ą nr XI/65/03 z dnia 29 grudnia 2003 roku Rada Gminy przyznała dodatek specjalny w wysoko ści 20% ł ącznego wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego na okres 1 roku z moc ą obowi ązuj ącą od 1 stycznia 2004 roku; uchwał ą nr XVIII/116/04 z dnia 29 grudnia 2004 roku Rada Gminy przyznała dodatek funkcyjny oraz dodatek specjalny w wysoko ści 30% ł ącznego wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego z moc ą obowi ązuj ącą od 1 stycznia 2005 roku, 2.) Józef Sta ńczyk – Zast ępca Wójta – (…) 73 – wynagrodzenie zasadnicze wg XVII kategorii zaszeregowania, dodatek funkcyjny wg. 7 grupy oraz (…) 74 3.) Teresa Małecka – Skarbnik Gminy – (…)75 , głównym ksi ęgowym jest od 1 pa ździernika 1983 roku, a Skarbnikiem (głównym ksi ęgowym bud Ŝetu) od 28 czerwca 1990 roku –

72 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 73 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 74 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 75 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak.

______117 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

wynagrodzenie zasadnicze wg XVIII kategorii zaszeregowania, dodatek funkcyjny wg 3 grupy oraz (…) 76 , 4.) Małgorzata Melka – Sekretarz Gminy – (…)77 – wynagrodzenie wg XIX kategorii zaszeregowania, dodatek funkcyjny wg 7 grupy (…) 78 , 5.) Alicja Sta śkiewicz – Kierownik Referatu Organizacyjnego i Spraw Społecznych – (…) 79 – wynagrodzenie zasadnicze wg XV kategorii zaszeregowania (…) 80 , 6.) Halina Pasikowska – Kierownik Referatu Gospodarki Przestrzennej, Komunalnej i Gruntami, Rolnictwa i Ochrony Środowiska – (…)81 – wynagrodzenie zasadnicze wg XV kategorii zaszeregowania (…) 82 , 7.) Czesław Purgał – zast ępca Kierownika Referatu Gospodarki Przestrzennej, Komunalnej i Gruntami, Rolnictwa i Ochrony Środowiska – (…) 83 – wynagrodzenie zasadnicze wg XIV kategorii zaszeregowania (…) 84 , 8.) Bogusława Malczyk – zast ępca Kierownika USC – (…) 85 – wynagrodzenie zasadnicze wg XIV kategorii zaszeregowania (…) 86 ,

76 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 77 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 78 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 79 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 80 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 81 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 82 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 83 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 84 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak.

______118 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

9.) Marzena Zganiacz – inspektor ds. ksi ęgowo ści bud Ŝetowej – (…) 87 – wynagrodzenie zasadnicze wg XII kategorii zaszeregowania (…) 88 , 10.) Teresa Larecka – inspektor ds. wymiaru – (…) 89 – wynagrodzenie zasadnicze wg XV kategorii zaszeregowania (…) 90 , 11.) Janina Dybalska – inspektor ds. podatków i opłat – (…) 91 – wynagrodzenie zasadnicze wg XIII kategorii zaszeregowania (…) 92 ; ustalono, i Ŝ Janina Dybalska zajmuje stanowisko inspektora od 1 stycznia 1999 roku, 12.) Teresa Grabowska – inspektor – (…) 93 – wynagrodzenie zasadnicze wg XII kategorii zaszeregowania (…) 94 ; ustalono, i Ŝ Teresa Grabowska została przeniesiona na stanowisko inspektora z dniem 1 marca 1999 roku, wcze śniej zajmowała stanowisko podinspektora;

85 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 86 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 87 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 88 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak.

89 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 90 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 91 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 92 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 93 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 94 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak.

______119 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

13.) Edyta Sekulska – referent – (…) 95 – wynagrodzenie zasadnicze wg X kategorii zaszeregowania, 14.) Arkadiusz Kowalski – referent – (…) 96 – wynagrodzenie zasadnicze wg X kategorii zaszeregowania, W wyniku kontroli stwierdzono: - Prawidłowe zastosowanie kategorii zaszeregowania. W przypadku stosowania stawek dodatku funkcyjnego oraz spełnienia wymaga ń kwalifikacyjnych stwierdzono nast ępuj ące nieprawidłowo ści: (…) 97 . a) Stwierdzono, Ŝe Halinie Pasikowskiej pełni ącej funkcj ę Kierownika Referatu Gospodarki Przestrzennej, Komunalnej i Gruntami, Rolnictwa i Ochrony Środowiska nie został przyznany dodatek funkcyjny . Z przedło Ŝonych do kontroli akt osobowych wynika, i Ŝ powierzenie obowi ązków Kierownika Referatu Rozwoju Przestrzennego, Inwestycji i Gospodarki Nieruchomo ściami nast ąpiło z dniem 1 lipca 2004 roku (wcze śniej zatrudnienie na stanowisku podinspektora), a w zwi ązku ze zmian ą Regulamin Organizacyjnego Urz ędu od 26.01.2005 roku – Kierownika Referatu Gospodarki Przestrzennej, Komunalnej i Gruntami, Rolnictwa i Ochrony Środowiska. Zgodnie z zał ącznikiem 3, cz ęść VI Tabela stanowisk pracowniczych wspólnych dla wszystkich urz ędów rozporz ądzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorz ądowych zatrudnionych w urz ędach gmin, starostwach powiatowych i urz ędach marszałkowskich wynika, i Ŝ „Kierownikowi referatu (jednostki równorz ędnej), pełnomocnikowi do spraw informacji niejawnych oraz zast ępcy naczelnika wydziału (jednostki równorz ędnej)” maj ą zastosowanie stawki XVIII – XVIII kategorii zaszeregowania oraz stawki dodatku funkcyjnego do grupy 6, tzn. do 140% najni Ŝszego wynagrodzenia zasadniczego. Analogiczny zapis znajdował si ę we wcze śniej obowi ązuj ących przepisach. b) Stwierdzono, Ŝe Alicji Sta śkiewicz pełni ącej funkcj ę Kierownika Referatu Organizacyjnego i Spraw Społecznych nie został przyznany dodatek funkcyjny . Z przedło Ŝonych do kontroli akt osobowych wynika, i Ŝ powierzenie obowi ązków Kierownika Referatu Organizacyjnego nast ąpiło z dniem 1 listopada 1990 roku (wcze śniej zatrudnienie na stanowisku inspektora). Zgodnie z zał ącznikiem 3, cz ęść VI Tabela stanowisk pracowniczych wspólnych dla wszystkich urz ędów rozporz ądzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorz ądowych zatrudnionych w urz ędach gmin, starostwach powiatowych i urz ędach marszałkowskich wynika, i Ŝ „Kierownikowi referatu (jednostki równorz ędnej), pełnomocnikowi do spraw informacji niejawnych oraz zast ępcy naczelnika wydziału (jednostki równorz ędnej)” maj ą zastosowanie stawki XVIII – XVIII kategorii zaszeregowania oraz stawki dodatku

95 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 96 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 97 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak.

______120 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

funkcyjnego do grupy 6, tzn. do 140% najni Ŝszego wynagrodzenia zasadniczego. Analogiczny zapis znajdował si ę we wcze śniej obowi ązuj ących przepisach. c) Stwierdzono, Ŝe Bogusławie Malczyk pełni ącej funkcj ę Zast ępcy Kierownika Urz ędu Stanu Cywilnego nie został przyznany dodatek funkcyjny . Z przedło Ŝonych do kontroli akt osobowych wynika, i Ŝ powierzenie obowi ązków Zast ępcy Kierownika Urz ędu Stanu Cywilnego nast ąpiło z dniem 1 lipca 1990 roku. Zgodnie z zał ącznikiem 3, II Tabela stanowisk pracowniczych w urz ędach gmin, miast (miast na prawach powiatu) rozporz ądzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorz ądowych zatrudnionych w urz ędach gmin, starostwach powiatowych i urz ędach marszałkowskich wynika, i Ŝ do „Zast ępcy kierownika urz ędu stanu cywilnego, komendantowi gminnej ochrony przeciwpo Ŝarowej” maj ą zastosowanie stawki XIII – XVI kategorii zaszeregowania oraz stawki dodatku funkcyjnego do grupy 3, tzn. do 100% najni Ŝszego wynagrodzenia zasadniczego. Analogiczny zapis znajdował si ę we wcze śniej obowi ązuj ących przepisach. Nale Ŝy wskaza ć, i Ŝ zgodnie z art. 6 ust. 1 i 2 rozporz ądzenia z dnia 2 sierpnia 2005 rok w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorz ądowych zatrudnionych w urz ędach gmin, starostwach powiatowych i urz ędach marszałkowskich „dodatek funkcyjny przysługuje pracownikom zatrudnionym na stanowiskach zwi ązanych z kierowaniem zespołem, radcy prawnemu oraz kierownikowi urz ędu stanu cywilnego, a tak Ŝe pracownikom zatrudnionym na stanowiskach niezwi ązanych z kierowaniem zespołem, dla których w wykazie stanowisk, o którym mowa w §3 ust. 2, przewiduje si ę dodatek funkcyjny, z tym, Ŝe maksymalna stawka tego dodatku przewidziane dla danego stanowiska jest ni Ŝsza o jedn ą stawk ę”. d) Ustalono, i Ŝ Czesław Purgał został zatrudniony na stanowisku zast ępcy Kierownika Referatu . Ustalono, i Ŝ obecnie obowi ązuj ące rozporz ądzenie Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymaga ń kwalifikacyjnych pracowników samorz ądowych zatrudnionych w urz ędach gmin, starostwach powiatowych i urz ędach marszałkowskich nie przewiduje istnienia takiego stanowiska. Ponadto obowi ązuj ące do dnia 6.08.2005 roku rozporz ądzenie z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie wymaga ń kwalifikacyjnych pracowników samorz ądowych zatrudnionych w urz ędach gmin, starostwach powiatowych i urz ędach marszałkowskich nie przewidywało takiego stanowiska. e) (…) 98 . - Kwoty składników płacy wykazane w anga Ŝach dla kontrolowanych pracowników mieszcz ą si ę w przedziałach poszczególnych kategorii zaszeregowania i stawkach dodatku funkcyjnego. - Karty wynagrodze ń oraz listy płac pracowników Urz ędu Gminy w Aleksandrowie w okresie obj ętym kontrol ą prowadzone były komputerowo. Kontroli poddano listy płac powy Ŝszych pracowników za 2005 rok. Stwierdzono zgodno ść dokonanych wypłat z zapisami w anga Ŝach pracowniczych i na kartach wynagrodze ń. Wynagrodzenia wypłacone na rzecz skontrolowanych pracowników zamkn ęły si ę w 2005 roku kwot ą 440.607,02 zł, co stanowiło 72,68% wszystkich wydatków poniesionych w rozdziale 75023 §4010. Wynagrodzenie wypłacone na rzecz skontrolowanych pracowników za I półrocze 2006 roku zamkn ęło si ę kwot ą 225.257,50 zł, co stanowiło 77,37% wszystkich wydatków poniesionych w rozdziale 75023 §4010. W trakcie trwania czynno ści kontrolnych dokonano nast ępuj ących zmian:

98 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak.

______121 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- kierownikom referatów oraz zast ępcy Kierownika USC zostały przyznane dodatki funkcyjne, - zast ępcy Kierownika Referatu Gospodarki Przestrzennej, Komunalnej i Gruntami, Rolnictwa i Ochrony Środowiska zmieniono stanowisko z dniem 1 sierpnia 200 roku na specjalist ę ds. inwestycji i zamówie ń publicznych; zmieniono kategori ę zaszeregowania na XIII, a pozostałe warunki umowy pozostały bez zmian, - Teresie Lareckiej z dniem 1 sierpnia 2006 roku powierzono stanowisko specjalisty ds. wymiaru w Referacie Finansowym z wynagrodzeniem zasadniczym wg. grupy XIII, a pozostałe warunki umowy pozostały bez zmian, - Marzenie Zganiacz z dniem 1 sierpnia 2006 roku powierzono stanowisko specjalisty ds. ksi ęgowo ści bud Ŝetowej w Referacie Finansowym, a pozostałe warunki umowy pozostały bez zmian. Dokonano tak Ŝe kontroli akt osobowych kierowników jednostek organizacyjnych: - Dorota Śpiewak – Kierownik Gminnego O środka Pomocy Społecznej – (…) 99 – wynagrodzenie zasadnicze wg. XVI kategorii zaszeregowania, dodatek funkcyjny wg. 1 grupy (…) 100 , - Jerzy Pietruszka – Kierownik Gminnego Zespołu O światy, Kultury, Sportu i Turystyki – (…) 101 – wynagrodzenie zasadnicze wg. XVI kategorii zaszeregowania, dodatek funkcyjny wg. 5 grupy (84%) (…) 102 , Ustalono, i Ŝ powy Ŝsze wynagrodzenie zostało przyznane w dniu 22 wrze śnia 2003 roku na podstawie rozporz ądzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 roku (Dz. U. nr 61, poz. 708) w sprawie zasad wynagradzania i wymaga ń kwalifikacyjnych pracowników samorz ądowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorz ądu terytorialnego oraz uchwały nr XIX/127/2000 Rady Gminy w Aleksandrowie z dnia 18 sierpnia 2000 roku w sprawie najni Ŝszego wynagrodzenia zasadniczego i warto ści jednego punktu. Zasady wynagradzania kierowników jednostek organizacyjnych jednostek samorz ądu terytorialnego reguluj ą przepisy rozporz ądzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorz ądowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorz ądu terytorialnego. - Anna Piekarz – kierownik Gminnej Biblioteki Publicznej – (…) 103 – wynagrodzenie zasadnicze wg. XVIII kategorii zaszeregowania, dodatek funkcyjny w wysoko ści 30% najni Ŝszego wynagrodzenia, dodatek wiejski w wysoko ści 10% (…) 104

99 Wyłączonodaneosobowezewzględunaprywatnośćosobyfizycznejpodstawawyłączeniaart.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 100 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5ust.2ustawyzdnia6września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 101 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5ust.2ustawyzdnia6września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 102 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5ust.2ustawyzdnia6września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 103 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5ust.2ustawyzdnia6września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.23

______122 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- Ustalono, i Ŝ pismem z dnia 3 marca 2006 roku na podstawie uchwały nr XXIII/136/2005 Rady Gminy w Aleksandrowie z dnia 25 pa ździernika 2005 roku w sprawie zmiany formy organizacyjno-prawnej Gminnej Biblioteki Publicznej w Aleksandrowie oraz na podstawie rozporz ądzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 23 kwietnia 1999 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników zatrudnionych w instytucjach kultury prowadz ących w szczególno ści działalno ść w zakresie upowszechniania kultury (Dz. U. nr 45, poz. 446 ze zm.) przyznano Annie Piekarz z wyrównaniem od 1 stycznia 2006 roku: wynagrodzenie zasadnicze według XVIII kategorii zaszeregowania, (…) 105 dodatek funkcyjny w wysoko ści 30% minimalnej stawki oraz dodatek wiejski w wysokości 10% miesi ęcznego wynagrodzenia zasadniczego. Do dnia 31 grudnia 2005 roku na podstawie pisma z dnia 1 wrze śnia 2004 roku Annie Piekarz przyznano wynagrodzenie zasadnicze wg XI kategorii zaszeregowania, (…) 106 , dodatek funkcyjny wg 1 stawki (25%) najni Ŝszego wynagrodzenia oraz dodatek wiejski w wysoko ści 10% wynagrodzenia zasadniczego. Powy Ŝsze wynagrodzenie zostało przyznane na podstawie rozporz ądzenia Rady Ministrów z dnia 28 lipca 2000 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników i wymaga ń kwalifikacyjnych pracowników samorz ądowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorz ądu terytorialnego. Wskazane przepisy nie przewiduj ą wynagradzania kierownika jednostki wg kategorii zaszeregowania i grupy dodatku funkcyjnego. Ponadto ustalono, i Ŝ do 31 grudnia 2005 roku nie było podstawy do przyznania i wypłaty dodatku wiejskiego, gdy Ŝ przepisy rozporz ądzenia Rady Ministrów z dnia 28 lipca 2000 roku oraz rozporz ądzenia Rady Ministrów z dnia 5 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorz ądowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorz ądu terytorialnego nie przewidywały mo Ŝliwo ści przyznania takiego dodatku. Pismem z dnia 1 sierpnia 2006 roku wskazano wysoko ść stawki wynagrodzenia zasadniczego (nie ma ju Ŝ wskazania kategorii zaszeregowania), a pozostałe składniki wynagrodzenia pozostały bez zmian. Nagrody jubileuszowe

2005 rok Ustalono, i Ŝ kontrolowana jednostka w 2005 roku dokonała wypłaty nagród jubileuszowych w łącznej wysoko ści 11.601 zł dla nast ępuj ących pracowników: (…) 107

ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 104 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5ust.2ustawyzdnia6września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 105 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5ust.2ustawyzdnia6września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 106 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5ust.2ustawyzdnia6września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 107 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5ust.2ustawyzdnia6września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak.

______123 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Nieprawidłowo ści nie stwierdzono. Dodatkowe roczne wynagrodzenie

2005 rok W roku 2005 nagrody z zakładowego funduszu nagród wypłacone na rzecz pracowników kontrolowanej jednostki wyniosły 38.407 zł, a dla grupy skontrolowanych pracowników nagrody zostały wypłacone w nast ępuj ącej wysoko ści: 23.967,79 zł, tj. 62,4% wszystkich wydatków w rozdziale 75023 §4040. 2006 rok W 2006 roku nagrody z zakładowego funduszu nagród wypłacone na rzecz pracowników kontrolowanej jednostki wyniosły 48.099,41 zł, a dla grupy skontrolowanych pracowników 37.211,18 zł. Nagrody z zakładowego funduszu nagród naliczane s ą na podstawie przepisów ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery bud Ŝetowej (Dz. U. nr 160, poz. 1080 ze zm.).

Premie i nagrody uznaniowe

Premie Zarz ądzeniem nr 6/7/94 Zarz ądu Gminy w Aleksandrowie z dnia 29 grudnia 1994 roku wprowadzony został regulamin premiowania pracowników obsługi Urz ędu Gminy w Aleksandrowie. Zgodnie z tre ści ą regulaminu fundusz premiowy tworzy si ę w ramach posiadanych środków na wynagrodzenia. Postanowienia regulaminu stosuje si ę do: robotnika gospodarczego, kierowcy-konserwatora urz ądze ń wodoci ągowych, kierowcy autobusu szkolnego, elektryka-konserwatora urz ądze ń elektrycznych oraz kierowców samochodów ci ęŜ arowych. Premia ma charakter uznaniowy i mo Ŝe wynosi ć, w zale Ŝno ści od posiadanych środków, od 5 do 30% wynagrodzenia zasadniczego pracownika. Ka Ŝdorazow ą miesi ęczn ą wysoko ść premii pracownika obsługi ustala Wójt Gminy ze Skarbnikiem. Indywidualna wysoko ść premii zale Ŝy od specyfiki pracy, tzn. bezawaryjno ści urz ądze ń i pojazdów, dyspozycyjno ści pracownika. Pracownik traci prawo do premii w przypadku: ukaraniu kar ą upomnienia lub nagany, spo Ŝywania alkoholu w czasie pracy, przyj ścia do pracy w stanie wskazuj ącym na nietrze źwo ść , opuszczenia miejsca pracy, spó źniania si ę do pracy. Kontroluj ące stwierdziły, i Ŝ powy Ŝszy regulamin został wydany na nie obowi ązuj ącej ju Ŝ podstawie prawnej – rozporz ądzenie Rady Ministrów z dnia 9.07.1990 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorz ądowych (tekst jednolity z 1993 roku, Dz. U. Nr 132, poz. 631 ze zm.). Zarz ądzeniem Wójta Gminy Aleksandrów nr 24/2006 z dnia 27 lipca 2006 roku uchylona została uchwała nr 6/7/94 Zarz ądu Gminy Aleksandrów z dnia 29 grudnia 1994 roku w sprawie zatwierdzenia Regulaminu Premiowania pracowników obsługi Urz ędu Gminy w Aleksandrowie. Nagrody uznaniowe W roku 2005 nie wypłacano nagród uznaniowych dla pracowników administracji. W 2005 r. wypłacono tylko jedn ą nagrod ę uznaniow ą dla pracownika GOPS w wysoko ści 1.500 zł. Wypłata odpraw i ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy

Ustalono, i Ŝ kontrolowana jednostka w 2005 roku dokonała wypłaty jednej odprawy emerytalnej.

______124 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

(…) 108 Ustalono, i Ŝ w okresie obj ętym kontrol ą nie dokonywano wypłat z tytułu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

5.2. Zakładowy Fundusz Świadcze ń Socjalnych - 2005 rok

W okresie obj ętym kontrol ą obowi ązywał Regulamin gospodarowania środkami zakładowego funduszu socjalnego oraz przyznawania świadcze ń z dnia 18 lutego 1994 roku. Ustalono, i Ŝ podstaw ę opracowania ww. regulaminu stanowiła ustawa z dnia 24 pa ździernika 1986 roku o zakładowym funduszu socjalnym i mieszkaniowym w jednostkach gospodarki uspołecznionej (tekst jednolity z 1990 roku, Dz. U. nr 58, poz. 343 ze zm.). Nale Ŝy stwierdzi ć, i Ŝ powy Ŝsza ustawa stanowi ąca podstaw ę do opracowania regulaminu straciła swoj ą moc obowi ązuj ącą z dniem 1.01.1994 roku i wej ściem w Ŝycie ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadcze ń socjalnych (tekst jednolity z 1996 roku, Dz. U. nr 70, poz. 335 ze zm.). Zarz ądzeniem nr 22/2006 z dnia 27 lipca 2006 roku Wójt Gminy Aleksandrów uchylił Regulamin gospodarowania środkami zakładowego Funduszu socjalnego oraz przyznawania świadcze ń z dnia 18 lutego 1994 roku. Zarz ądzeniem nr 28/2006 z dnia 1 sierpnia 2006 roku Wójt Gminy Aleksandrów wprowadził Regulamin Zakładowego Funduszu Świadcze ń Socjalnych Urz ędu Gminy w Aleksandrowie, który wszedł w Ŝycie z dniem 1 sierpnia 2006 roku. W roku 2005 zaplanowano odpis na ZF ŚS w kwocie 16.864,75 zł. Przekazanie środków nast ąpiło w dniach: - 17 maja 2005 roku – 12.648,75 zł (75% planowanego odpisu), - 23 listopada 2005 roku – 4.216 zł (25% planowanego odpisu, ł ącznie 100%). Z powy Ŝszych danych wynika, Ŝe w 2005 roku do dnia 30 wrze śnia przekazany odpis na zakładowy fundusz świadcze ń socjalnych stanowił jedynie 75%. Pozostała kwota została przekazana dopiero 23 listopada 2005 roku. Wysoko ść odpisu przekazanego w ww. terminie narusza zasady okre ślone w art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadcze ń socjalnych. Zgodnie z powołanymi przepisami pracodawca ma obowi ązek przekaza ć na rachunek bankowy funduszu w terminie do 31 maja danego roku, co najmniej równowarto ść 75 % warto ści odpisu, pozostała kwota powinna by ć przekazana do 30 wrze śnia danego roku.

5.3. Wydatki na podró Ŝe słu Ŝbowe pracowników - 2005 rok

Plan i wykonanie wydatków na podró Ŝe słu Ŝbowe pracowników Urz ędu Gminy w latach 2005- 2006 klasyfikowanych w dz. 750 rozdz. 75023 § 4410 stanowiły kwoty: 31.12.2005 rok plan – 14.981 wykonanie - 13.959 zł 30.06.2006 rok plan – 15.276,50 wykonanie - 8.513,14 zł

108 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5ust.2ustawyzdnia6września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak.

______125 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Podró Ŝe krajowe

Kontrol ą obj ęto prawidłowo ść obliczania i wypłaty ryczałtu pieni ęŜ nego wymienionych poni Ŝej osób w okresie od stycznia do czerwca 2005 i 2006 roku na ogóln ą kwot ę 2.535,66 zł w 2005 i 4.012,34 zł w 2006 roku: 1) z Henrykiem Małeckim Wójtem Gminy, w dniu 26 czerwca 2002 roku, umow ę o u Ŝywanie samochodu prywatnego do celów słu Ŝbowych - podpisał Wojciech Le śniewski – ówczesny Przewodnicz ący Rady Gminy Aleksandrów. Limit kilometrów na jazdy lokalne dla Wójta Gminy ustalony został w ilo ści 300 km miesi ęcznie. Miesi ęczny ryczałt b ędzie wypłacany po zło Ŝeniu przez pracownika oświadczenia o u Ŝywaniu pojazdu do celów słu Ŝbowych w danym miesi ącu. Zwrot kosztów za podró Ŝ słu Ŝbow ą b ędzie nast ępowa ć na podstawie polecenia wjazdu słu Ŝbowego i ewidencji przebieg pojazdu w wysoko ści iloczynu przejechanych kilometrów przez stawk ę za 1 km przebiegu. Na podstawie listy obecno ści oraz zło Ŝonego o świadczenia o wykorzystywaniu samochodów do celów słu Ŝbowych stwierdzono, i Ŝ w miesi ącu maju 2006 roku Henryk Małecki był nieobecny w miejscu pracy trzy dni: 4, 17 i 19 maja 2006 roku (delegacja słu Ŝbowa). Z tre ści oświadczenia wynika, i Ŝ miesi ęczny ryczałt został prawidłowo pomniejszony o trzy dni nieobecno ści, a kwota do wypłaty wyniosła po pomniejszeniu 203,28 zł (brutto). Natomiast z tre ści listy wypłat ryczałtów samochodowych za miesi ąc maj 2006 roku nr 11/05/2006 oraz karty wynagrodze ń Henryka Małeckiego ustalono, i Ŝ został mu wypłacony w dniu 25.05.2006 roku ryczałt samochodowy w wysoko ści 235,38 zł (brutto), tj. 190,38 zł netto. Lista wypłaconych ryczałtów samochodowych za miesi ąc maj 2006 roku nr 11/05/2006 została sprawdzona i zatwierdzona do wypłaty przez Skarbnika Gminy – Teres ę Małeck ą oraz Sekretarza Gminy – Małgorzat ę Melk ę. Powy Ŝsze świadczy o tym, i Ŝ wypłacony ryczałt nie został pomniejszony o Ŝaden dzie ń nieobecno ści, a powinien zosta ć pomniejszony o trzy dni – tzn. o kwot ę 32,10 zł. Wyja śnienie w powy Ŝszej sprawie zło Ŝyła Małgorzata Melka – Sekretarz Gminy. Z tre ści wyja śnienia wynika, i Ŝ w li ście płac, jako podstaw ę do obliczenia kwoty nale Ŝnej z tytuł ryczałtu samochodowego, przyjęto omyłkowo kwot ę 235,38 zł – bez pomniejszenia o kwot ę 32,10 zł. „Bł ąd w obliczeniu kwoty ryczałtu jest wynikiem pomyłki i zostanie skorygowany w miesi ącu bie Ŝą cym poprzez potr ącenie ró Ŝnicy z ryczałtu nale Ŝnego za dany miesi ąc sierpie ń br.”. Wyja śnienie Małgorzaty Melki – Sekretarza Gminy z dnia 23.08.2006 r. dotycz ące wypłaty ryczałtu samochodowego bez uwzgl ędnienia dni nieobecno ści, kserokopia listy wypłaconych ryczałtów samochodowych za miesi ąc maj 2006 roku nr 11/05/2006 oraz kserokopia oświadczenia o wykorzystywaniu samochodów do celów słu Ŝbowych za miesi ąc maj Henryka Małeckiego – Wójta Gminy stanowi zał ącznik nr 29 do protokołu kontroli. Kwota 32,10 nie potr ącona w miesi ącu maju została potr ącona Henrykowi Małeckiemu list ą płac ryczałtów samochodowych za sierpie ń 2006 roku. 2) z Józefem Sta ńczykiem Zast ępc ą Wójta Gminy, zawart ą w dniu 1.12.2005 roku umow ę o uŜywanie samochodu prywatnego do celów słu Ŝbowych – podpisał Henryk Małecki – Wójt Gminy. Limit kilometrów na jazdy lokalne dla Zast ępcy Wójta został ustalony w wysoko ści 300 km miesi ęcznie. Miesi ęczny ryczałt b ędzie wypłacany po zło Ŝeniu przez pracownika oświadczenia o u Ŝywaniu pojazdu do celów słu Ŝbowych w danym miesi ącu. Zwrot kosztów za podró Ŝ słu Ŝbow ą b ędzie nast ępowa ć na podstawie polecenia wjazdu słu Ŝbowego i ewidencji przebieg pojazdu w wysoko ści iloczynu przejechanych kilometrów przez stawk ę za 1 km przebiegu.

______126 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Na podstawie list obecno ści ustalono, i Ŝ w miesi ącu marcu 2006 roku Józef Sta ńczyk był nieobecny w miejscu pracy dwa dni: 7 i 29 marca 2006 roku, z powodu wyjazdu w delegacj ę słu Ŝbow ą. W o świadczeniu pracownika o wykorzystywaniu samochodu do celów słu Ŝbowych za miesi ąc marzec 2006 roku został odliczony jeden dzie ń nieobecno ści – 7 marca 2006 roku. W o świadczeniu pracownika za miesi ąc kwiecie ń zostały odliczone prawidłowo 3 dni nieobecno ści za miesi ąc kwiecie ń oraz zaległy dzie ń za marzec – 29 marca 2006 roku (delegacja słu Ŝbowa). Ponadto w o świadczeniu pracownika za miesi ąc maj 2006 odliczono jeden dzie ń nieobecno ści – 29 marca 2006 roku (delegacja słu Ŝbowa). Józef Sta ńczyk obecny był we wszystkie dni maja – ustalono na podstawie listy obecno ści. Powy Ŝsze pozwala na stwierdzenie, i Ŝ Józefowi Sta ńczykowi potr ącono dwa razy z nale Ŝnego ryczałtu, tj. w miesi ącu kwietniu i maju, nieobecno ść w dniu 29 marca 2006 roku (delegacja słu Ŝbowa) w kwocie 10,70 zł. Powy Ŝsza kwota powinna zosta ć potr ącona tylko jeden raz. Kwota 10,70 potr ącona drugi raz w miesi ącu maju została zwrócona pracownikowi list ą płac ryczałtów samochodowych za sierpie ń 2006 roku. 3) z (…) 109 – konserwatorem urz ądze ń hydraulicznych, zawart ą w dniu 21.05.1998 roku umow ę o u Ŝywanie samochodu prywatnego do celów słu Ŝbowych – podpisał Henryk Małecki - Wójt Gminy. Limit kilometrów na jazdy lokalne dla konserwatora urz ądze ń hydraulicznych został ustalony w wysoko ści 300 km miesi ęcznie. Miesi ęczny ryczałt b ędzie wypłacany po zło Ŝeniu przez pracownika o świadczenia o u Ŝywaniu pojazdu do celów słu Ŝbowych w danym miesi ącu. Zwrot kosztów za podró Ŝ słu Ŝbow ą b ędzie nast ępowa ć na podstawie polecenia wjazdu słu Ŝbowego i ewidencji przebieg pojazdu w wysoko ści iloczynu przejechanych kilometrów przez stawk ę za 1 km przebiegu. Nieprawidłowo ści w zakresie naliczania i wypłat ryczałtu pieni ęŜ nego za u Ŝywanie samochodu prywatnego do celów słu Ŝbowych nie stwierdzono. Wszystkie o świadczenia pracownika o wykorzystywaniu samochodu do celów słu Ŝbowych zostały sprawdzone i potwierdzone za zgodno ść z list ą obecno ści przez Alicj ę Sta śkiewicz - Kierownika Referatu Organizacyjnego i Spraw Społecznych.

Podró Ŝe zagraniczne

Ustalono, i Ŝ kontrolowana jednostka nie ponosiła wydatków na zagraniczne podró Ŝe słu Ŝbowe.

5.4. Wydatki na wypłaty diet i zwrot kosztów podró Ŝy słu Ŝbowych dla radnych oraz członków władz jednostek pomocniczych - 2005 rok Zasady wypłaty diet

W badanym okresie w kontrolowanej gminie diety dla radnych i członków komisji stałych Rady wypłacane były na podstawie uchwały nr XVIII/117/04 Rady Gminy w Aleksandrowie z dnia 29 grudnia 2004 roku w sprawie ustalenia wysoko ści diet dla przewodnicz ącego, zast ępcy przewodnicz ącego, radnych, przewodnicz ących komisji Rady Gminy w Aleksandrowie. Powy Ŝsz ą uchwał ą ustalono miesi ęczn ą diet ę Przewodnicz ącego Rady Gminy z tytułu pełnienia obowi ązków Przewodnicz ącego w wysoko ści 130% minimalnego wynagrodzenia za prac ę ustalonego na podstawie odr ębnych przepisów. Dieta ta ulega zmniejszeniu proporcjonalnie o kwot ę za t ę ilo ść dni, w których nie uczestniczył on w pracach organu Gminy.

109 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5ust.2ustawyzdnia6września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak.

______127 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Dieta dla Zast ępcy Przewodnicz ącego Rady Gminy w Aleksandrowie została ustalona w wysoko ści 30% minimalnego wynagrodzenia za prac ę ustalonego na podstawie odr ębnych przepisów, za udział w sesjach. Dieta dla radnych została ustalona w wysoko ści 20% minimalnego wynagrodzenia za prac ę ustalonego na podstawie odr ębnych przepisów, za udział w sesjach i posiedzeniach komisji Rady Gminy w Aleksandrowie. Przedmiotow ą uchwał ą ustalono tak Ŝe diet ę dla Przewodnicz ącego Komisji Rady Gminy w wysoko ści 25% minimalnego wynagrodzenia za prac ę ustalonego na podstawie odr ębnych przepisów, za udział w posiedzeniach komisji Rady Gminy. Przyznane diety wyczerpuj ą wszelkie roszczenia z tytułu pełnienia tych funkcji. Diety ustala si ę w kwotach zaokr ąglonych do pełnych złotych. Kwoty zaokr ągla si ę w gór ę od 0,50 zł, a w dół do 0,49 zł. Uchwał ą nr XVI/106/96 z dnia 29 kwietnia 1996 roku Rada Gminy ustaliła wysoko ść diety dla sołtysów i przewodnicz ących rad sołeckich. Dieta przysługuje w wysoko ści 50% diety radnego Rady Gminy za udział w sesjach Rady Gminy oraz spotkaniach organizowanych przez Zarz ąd Gminy zwi ązanych z wykonywaniem funkcji sołtysa i przewodniczącego rady sołeckiej. W kwocie tej zawarte s ą koszty przejazdu. Diety ustala si ę w kwotach zaokr ąglonych do pełnych złotych. Kwoty zaokr ągla si ę w gór ę od 0,50 zł, a w dół do 0,49 zł. Prawidłowo ść wypłaty diet

Według kart wydatków poniesionych w roku 2005 w dziale 750 rozdziale 75022 na funkcjonowanie Rady Gminy w Aleksandrowie, wydatki poniesione w poszczególnych latach na wypłat ę diet dla radnych sklasyfikowane w §3030 kształtowały si ę w kwotach: 2005 rok – wydatki ogółem – 58.885 zł, w tym wypłacono tytułem diet za: dla Przewodnicz ącego Rady Gminy – 13.248,00 zł, dla Zast ępcy Przewodnicz ącego Rady Gminy – 1.785,00 zł, dla pozostałych radnych za udział w sesji – 15.130 zł, dla Przewodnicz ących Komisji Rady Gminy – 3.392 zł dla pozostałych członków Komisji Rady Gminy – 9.690 zł dla sołtysów za udział w sesjach Rady Gminy – 15.640 zł. Według kart wydatków poniesionych na dzie ń 30 czerwca 2006 roku w dziale 750 rozdziale 75022 na funkcjonowanie Rady Gminy w Aleksandrowie, wydatki poniesione w poszczególnych latach na wypłat ę diet dla radnych sklasyfikowane w §3030 kształtowały si ę w kwotach: 2006 rok – wydatki ogółem – 26.589 zł, w tym wypłacono tytułem diet za: dla Przewodnicz ącego Rady Gminy – 7.014,00 zł, dla Zast ępcy Przewodnicz ącego Rady Gminy – 1.080,00 zł, dla pozostałych radnych za udział w sesji – 8.820 zł, dla Przewodnicz ących Komisji Rady Gminy – 675 zł, dla pozostałych członków Komisji Rady Gminy – 1.800 zł dla sołtysów za udział w sesjach Rady Gminy – 7.200 zł. Kontrol ą obj ęto prawidłowo ść wypłaty ryczałtów dla Przewodnicz ącego i Wiceprzewodnicz ącego Rady Gminy, diet dla radnych za udział w sesjach Rady Gminy oraz udział radnych w posiedzeniach komisji Rady, a tak Ŝe udział sołtysów w posiedzeniach Rady Gminy za stycze ń – czerwiec 2005 i 2006 roku. Kontrol ę przeprowadzono w oparciu o listy obecno ści radnych i sołtysów uczestnicz ących w sesjach Rady Gminy oraz listy obecno ści radnych na posiedzeniach komisji Rady. Ustalono, Ŝe w obowi ązuj ących w jednostce uregulowaniach

______128 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

wewn ętrznych nie ustalono procedur kontroli w stosunku do zasad naliczania i wypłaty diet dla radnych gminy. Wydatki obj ęte kontrol ą zamkn ęły si ę w 2005 roku w kwocie 26.213 zł, a w 2006 roku – 26.589. Wykaz odbytych w 2005 i 2006 roku posiedze ń komisji oraz sesji Rady Gminy: 2005 rok stycze ń – brak luty - brak marzec 11.03.2005 rok – posiedzenie Komisji Kultury, O światy, Spraw Społecznych i Komunalnych 11.03.2005 rok – posiedzenie Komisji Bud Ŝetowo-Samorz ądowej 11.03.2005 rok – posiedzenie Komisji Rewizyjnej 16.03.2005 rok – sesja Rady Gminy 31.11.2005 rok – posiedzenie Komisji Rewizyjnej kwiecie ń 21.04.2005 rok – posiedzenie Komisji Bud Ŝetowo-Samorz ądowej 21.04.2005 rok – posiedzenie Komisji Rewizyjnej 21.04.2005 rok – posiedzenie Komisji Kultury, O światy, Spraw Społecznych i Komunalnych 26.04.2005 rok – sesja Rady Gminy maj - brak czerwiec 15.06.2005 rok – sesja Rady Gminy lipiec – brak sierpie ń - brak wrzesie ń 2.09.2005 rok – posiedzenie Komisji Kultury, O światy, Spraw Społecznych i Komunalnych 2.09.2005 rok – posiedzenie Komisji Bud Ŝetowo-Samorz ądowej 2.09.2005 rok – posiedzenie Komisji Rewizyjnej 7.09.2005 rok – sesja Rady Gminy pa ździernik 25.10.2005 rok – sesja Rady Gminy listopad - brak grudzie ń 5.12.2005 rok – posiedzenie Komisji Kultury, O światy, Spraw Społecznych i Komunalnych 5.12.2005 rok – posiedzenie Komisji Bud Ŝetowo-Samorz ądowej 5.12.2005 rok – posiedzenie Komisji Rewizyjnej 7.12.2005 rok – sesja Rady Gminy 30.12.2005 rok – sesja Rady Gminy 2006 rok

______129 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

stycze ń 18.01.2006 rok – sesja Rady Gminy luty – brak marzec 21.03.2005 rok – posiedzenie Komisji Rewizyjnej 31.03.2005 rok – sesja Rady Gminy kwiecie ń 26.04.2006 rok – sesja Rady Gminy maj – brak czerwiec 8.06.2006 rok – posiedzenie Komisji Kultury, O światy, Spraw Społecznych i Komunalnych 9.06.2006 rok – posiedzenie Komisji Bud Ŝetowo-Samorz ądowej 19.06.2006 rok – sesja Rady Gminy Wykaz odbytych posiedze ń komisji Rady Gminy oraz sesji sporz ądzony przez Skarbnika Gminy – Teres ę Małeck ą stanowi zał ącznik nr 30 do protokołu kontroli. Ustalono, i Ŝ w miesi ącach stycze ń, luty, maj, lipiec, sierpie ń, listopad 2005 roku oraz luty i maj 2006 roku wypłacono na rzecz Przewodnicz ącego ryczałt miesi ęczny w wysoko ści odpowiednio 1.104 zł w 2005 roku i 1.169 zł w 2006 roku, pomimo i Ŝ w miesi ącach tych nie uczestniczył on w pracach organu gminy, co znalazło potwierdzenie w zło Ŝonym przez Skarbnika Gminy – Teres ę Małeck ą wykazie odbytych posiedze ń i sesji. Zgodnie z tre ści ą §1 ust. 1 i 2 uchwały Rady Gminy nr XVIII/117/04 ustalono miesi ęczn ą diet ę dla Przewodnicz ącego Rady Gminy z tytułu pełnienia obowi ązków Przewodnicz ącego w wysoko ści 130% minimalnego wynagrodzenia za prac ę ustalonego na podstawie odr ębnych przepisów, natomiast dieta ta ulega zmniejszeniu proporcjonalnie o kwot ę za t ę ilo ść dni, w których Przewodnicz ący nie uczestniczył w pracach organu gminy. W ątpliwo ści kontroluj ących budzi zapis uchwały dotycz ący „ udziału Przewodnicz ącego w pracach organu gminy” . W zwi ązku z powy Ŝszym, poproszono o wyja śnienie powy Ŝszego zapisu. Ze wspólnego wyja śnienia zło Ŝonego przez Sekretarza Gminy Małgorzat ę Melk ę i Przewodnicz ącego Rady Gminy – Grzegorza Józefowskiego wynika, iŜ „Przewodnicz ący Rady Gminy w Aleksandrowie oprócz obowi ązku prowadzenia jej sesji, wypełnia jeszcze inne obowi ązki zwi ązane z pracami Rady oraz z funkcj ą Przewodnicz ącego Rady. Przewodnicz ący Rady pełni w Urz ędzie Gminy w Aleksandrowie dy Ŝur w wymiarze 8 godzin tygodniowo. W czasie dy Ŝuru Przewodnicz ący przyjmuje mieszka ńców gminy w sprawach zwi ązanych z pracami Rady i jej komisji, udziela informacji na ten temat oraz przyjmuje postulaty i ewentualne skargi w bie Ŝą cych sprawach pozostaj ących w zakresie działania gminy. Przewodnicz ący bierze w tym czasie równie Ŝ udział w procesie przygotowywania sesji Rady i posiedze ń komisji; w pracach nad przygotowywaniem projektów uchwał, informacji, sprawozda ń, a tak Ŝe zajmuje si ę korespondencj ą skierowan ą do Rady Gminy ”. Wspólne wyja śnienie Sekretarza Gminy Małgorzaty Melki i Przewodnicz ącego Rady Gminy Grzegorza Józefowskiego z dnia 21.08.2006 roku dotycz ące wypłaty diet dla Przewodnicz ącego Rady Gminy w Aleksandrowie za miesi ące, w których nie odbyła si ę sesja Rady stanowi zał ącznik nr 31 do protokołu kontroli. W zakresie realizacji obowi ązku składania o świadcze ń o stanie maj ątkowym stwierdzono, i Ŝ zgodnie z przepisami ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorz ądzie gminnym (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 142, poz. 1591 ze zm.) – radni Gminy Aleksandrów zło Ŝyli o świadczenia o stanie maj ątkowym w terminie okre ślonym w art. 24 h ww. ustawy, tj. do dnia 30.04.2006 r. Wydatki z tytułu zwrotu kosztów podró Ŝy słu Ŝbowych radnych i sołtysów

______130 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Plan i wykonanie wydatków na podró Ŝe słu Ŝbowe radnych i sołtysów w latach 2005-2006 klasyfikowanych w dz. 750 rozdz. 75022 § 4410 stanowiły kwoty: 31.12.2005 rok plan – 600 wykonanie - 251 zł 30.06.2006 rok plan – 1.000 wykonanie - 0 zł Kontrol ą obj ęto wszystkie, tzn. cztery, polecenia wyjazdu słu Ŝbowego, nr: 35/2005 z dnia 22.02.2005 roku, 79/2005 z dnia 28.04.2005 roku, 103/2005 z dnia 3.06.2005 roku oraz 191/2005 z dnia 19.09.2005 roku na ł ączn ą kwot ę 251 zł. W rozliczaniu kosztów podró Ŝy nieprawidłowo ści nie stwierdzono.

6. WYDATKI INWESTYCYJNE

Plan i wykonanie wydatków inwestycyjnych w latach 2005 – 2006

Dział Rozdział Paragraf 2005 rok I półrocze 2006 roku Plan po Wykonanie Plan po Wykonanie zmianach zmianach 010 01010 6050 118.300 117.939 292.400 57.786 600 60016 6050 346.220 345.482 561.064 149.640 600 60016 6058 719.085 719.085 264.264 263.531 600 60016 6059 345.118 239.695 143.022 142.925 750 75023 6050 - - 25.000 - 754 75412 6050 - - 75.000 - 801 80101 6050 444.420 444.072 25.000 - 900 90015 6050 3.200 3.140 1.716 - 900 90015 6058 - - 294.045 - 900 90015 6059 - - 169.289 - Razem 2.013.193 1.906.259 1.850.800 613.882 Wydatki bud Ŝetowe ogółem 8.390.798 8.088.724 9.577.753 4.097.546 % udziału wydatków inwestycyjnych w 24 23,6 19,3 15 wydatkach ogółem

Kontrola wykazała, Ŝe w 2005 roku udzielono 1 zamówienia na roboty budowlane o warto ści szacunkowej powy Ŝej 60.000 euro o warto ści 1.186.261 zł. W I półroczu 2006 roku nie udzielano zamówie ń o warto ści powy Ŝej 60.000 euro. Zestawienie prezentuj ące ilo ść i warto ść zamówie ń na roboty budowlane o warto ści powy Ŝej 60.000 euro stanowi zał ącznik nr 32 do protokołu kontroli.

Źródła finansowania realizowanych inwestycji w latach 2004 - 2005 W 2005 roku środki finansowe wydatkowane z bud Ŝetu Gminy Aleksandrów na realizacj ę inwestycji wyniosły 1.906.259 zł, co stanowiło 23,6 % wydatków poniesionych ogółem. Źródła finansowania inwestycji stanowiły:

______131 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

− środki własne bud Ŝetu gminy – 480.088 zł,

− kredyty i po Ŝyczki – 707.096 zł,

− po Ŝyczka na prefinansowanie – 719.085 zł W roku I półroczu 2006 roku wydatki inwestycyjne wyniosły 613.882, tj. 15 % wydatków bud Ŝetowych. Źródła finansowania inwestycji przedstawiały si ę nast ępuj ąco:

− środki własne bud Ŝetu gminy – 283.161 zł,

− kredyty i po Ŝyczki – 67.190 zł,

− po Ŝyczka na prefinansowanie – 263.531 zł Zestawienie dotycz ące źródeł finansowania inwestycji w poszczególnych działach w okresie obj ętym kontrol ą stanowi zał ącznik nr 33 do protokołu kontroli.

Ewidencja ksi ęgowa wydatków inwestycyjnych

W toku post ępowania kontrolnego ustalono, Ŝe w jednostce koszty inwestycyjne pokrywa si ę z rachunku wydatków jednostki bud Ŝetowej – konto 130. Dla rozliczenia kosztów poszczególnych inwestycji prowadzone jest konto syntetyczne 080 oraz konta analityczne w podziale na zadania inwestycyjne. W przypadku dofinansowania wydatków inwestycyjnych ze środków z udziałem ZPORR konto 080 – Inwestycje prowadzone SA odr ębnie dla kosztów obj ętych projektami finansowanymi ze środków unijnych oraz kosztów finansowanych ze środków własnych gminy.

Organizacja procesu inwestycyjnego (planowanie i nadzór)

Osob ą odpowiedzialn ą za przygotowanie inwestycji oraz udzielenie zamówie ń publicznych w kontrolowanej jednostce był Czesław Purgał – specjalista ds. inwestycji i zamówie ń publicznych. W szczególno ści zakresem czynno ści z dnia 1 lutego 2005 roku Wójt Gminy powierzył Czesławowi Purgałowi nast ępuj ące obowi ązki: - wykonywanie czynności zwi ązanych z przygotowaniem inwestycji do realizacji, - weryfikacja projektów technicznych inwestycji, - współdziałanie z inspektorami nadzoru w zakresie prowadzonych zada ń inwestycyjnych, - przygotowanie i przeprowadzenie odbioru ko ńcowego inwestycji, - przygotowanie i prowadzenie procedur zwi ązanych z zamówieniami publicznymi, - współdziałanie w zakresie zamówie ń publicznych z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu Gminy. Analiza akt osobowych wykazała, Ŝe Czesław Purgał posiada uprawnienia budowlane do kierowania robotami budowlanymi w specjalno ści konstrukcyjno-budowalnej w ograniczonym zakresie nadane w dniu 7 lipca 1999 roku z upowa Ŝnienia Wojewody Łódzkiego i jest członkiem Łódzkiej Okr ęgowej Izby In Ŝynierów Budownictwa. Zarz ądzeniem Wójta Gminy nr 14/04 z dnia 17 maja 2004 roku powołana została komisja przetargowa do przygotowania i przeprowadzania postępowa ń o udzielenie zamówienia publicznego dla potrzeb Urz ędu Gminy w Aleksandrowie oraz gminnych jednostek organizacyjnych w nast ępuj ącym składzie: - Józef Sta ńczyk – Zast ępca Wójta jako Przewodnicz ący, - Małgorzata Melka – Sekretarz, - Barbara Balcerzyk – Bojarczuk – Radca prawny,

______132 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- kierownicy jednostek organizacyjnych merytorycznie zainteresowani w sprawie w licznie jednego. Zarz ądzeniem Wójta nr 15/2004 z dnia 17 maja 2004 roku wydanym na podstawie art. 19 z zwi ązku z art. 20 i 21 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówie ń publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 ze zm.) okre ślono organizacj ę i tryb pracy oraz zakres obowi ązków członków komisji przetargowej do przygotowania i przeprowadzenia post ępowa ń o udzielenie zamówienia publicznego dla potrzeb Urz ędu Gminy i gminnych jednostek organizacyjnych. Z tre ści zarz ądzenia wynika, Ŝe komisje przetargow ą powołuje si ę do przygotowania i przeprowadzenia post ępowa ń o udzielenie zamówie ń publicznych, których warto ść przekracza równowarto ść kwoty 60.000 euro i których warto ść nie przekracza tej kwoty. Pracami komisji kieruje przewodnicz ący i mog ą one by ć prowadzone je Ŝeli bierze w nich udział co najmniej ¾ składu. Do zada ń przewodnicz ącego nale Ŝy: - odebranie od członków komisji o świadcze ń o których mowa w art. 17 ust. 2 ustawy Prawo zamówie ń publicznych oraz poinformowanie Wójta o okoliczno ściach o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy, - wyznaczenie terminów posiedze ń komisji oraz ich przeznaczenie, - podział pomi ędzy członków komisji czynno ści podejmowanych w trybie roboczym w celu zapewnienia sprawno ści działania komisji, indywidualizacji odpowiedzialno ści jej członków za wykonywanie czynno ści oraz przejrzysto ści jej prac, - nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji post ępowania, - informowanie Wójta o problemach zwi ązanych z pracami komisji w toku post ępowania. Komisja przygotowuje i przekazuje Wójtowi do zatwierdzenia propozycje wyboru trybu udzielenia zamówienia publicznego, projekt specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz ogłoszenia wymagane dla danego trybu post ępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Komisja w zakresie przeprowadzenia post ępowania o udzielenie zamówienia publicznego: - udziela wyja śnie ń dotycz ących tre ści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, - prowadzi negocjacje lub rokowania z wykonawcami, - dokonuje otwarcia ofert, - dokonuje oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w post ępowaniu, - przedstawia Wójtowi propozycje wykluczenia wykonawcy, - przedstawia Wójtowi propozycje odrzucenia oferty, - ocenia oferty nie podlegaj ące odrzuceniu, - przedstawia Wójtowi propozycje wyboru najkorzystniejszej oferty b ądź wyst ępuje z wnioskiem o uniewa Ŝnienia post ępowania o udzielenie zamówienia publicznego, - przyjmuje i analizuje wnoszone protesty oraz przygotowuje projekt odpowiedzi na protest, - przedstawia Wójtowi do zatwierdzenia kompletny podpisany protokół post ępowania, - przygotowuje tre ść ogłoszenia o udzieleniu zamówienia zgodnie z art. 95 ustawy. Dane dotycz ące obj ętych kontrol ą zada ń inwestycyjnych stanowi ą zał ącznik nr 34 do protokołu kontroli.

Kontrola realizacji wybranych inwestycji

Przebudowa drogi gminnej Janikowice – Aleksandrów na odcinku 1.013,29 km.

1. Zgłoszenie

______133 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

W dniu 20 sierpnia 2004 roku Wójt Gminy Aleksandrów działaj ąc na mocy art. 30 ustawy Prawo budowlane zgłosił Starostwu Powiatowemu w Piotrkowie Tryb. zamiar przyst ąpienia do wykonania przebudowy fragmentu drogi gminnej Janikowice – Aleksandrów na odcinku 1.013,29 m w terminie od dnia 30 wrze śnia 2004 roku. 2. Dokumentacja techniczna Dokumentacja techniczna przebudowy fragmentu drogi gminnej Janikowice-Aleksandrów na odcinku od km 0+000,00 do km 1+013,29 km sporz ądzona została przez Pracowni ę Projektów Budownictwa L ądowego w Piotrkowie Tryb. we wrze śniu 2004 roku. Z opisu technicznego do projektu wynika, Ŝe ze wzgl ędu na ograniczone nakłady finansowe na przebudow ę drogi oraz nieuregulowane granice pasa drogowego zakresem modernizacji drogi b ędzie obj ęta jezdnia tj. wzmocnienie istniej ącej konstrukcji jako podbudowy tłuczniem i dwukrotne powierzchniowe utrwalenie jej asfaltem (emulsj ą asfaltow ą) i grysami oraz uregulowanie osi jezdni w ramach istniej ącego pasa drogowego. Umowa nr 5/4004 na wykonanie projektu technicznego przebudowy drogi Aleksandrów-Janikowice oraz Reczków Nowy zawarta została przez Wójta Gminy w dniu 14 kwietnia 2004 roku. Strony ustaliły, Ŝe za wykonanie projektów wypłacone zostanie wynagrodzenie po 2.400 zł + vat za ka Ŝdy projekt. Termin wykonania przedmiotu umowy wyznaczono na dzie ń 10 sierpnia 2004 roku. W oparciu o protokół przekazania dokumentacji z dnia 2 sierpnia 2004 roku stwierdzono, Ŝe dokumentacja projektowa obejmuj ąca równie Ŝ kosztorys ofertowy przyj ęta została od wykonawcy w dniu 2 sierpnia 2004 roku przez Czesława Purgała. W dniu 2 sierpnia 2004 roku wystawiona została faktura nr 09/08/2004 za wykonanie projektu technicznego przebudowy dróg przez wie ś Reczków Nowy oraz Aleksandrów-Janikowice na kwot ę 4.600 zł netto + VAT w wysoko ści 1.012 zł (22%) tj. na łączn ą sum ę 5.612 zł (dowód nr 3729, pozycja ksi ęgowa 281). Faktur ę uregulowano w dniu 13 sierpnia 2004 roku przelewem bankowym na konto wykonawcy. Faktura została prawidłowo opisana na okoliczno ść wykonania usługi przedmiotu zgodnie z umow ą przez Czesława Purgała. Faktura sprawdzona zatwierdzona do wypłaty przez Wójta gminy i Skarbnika Gminy. Wydatek wskazany w fakturze został obj ęty umow ą nr Z/2.10/III/3.1/328/04/U/166/05 z dnia 18 listopada 2005 roku o dofinansowanie projektu „Modernizacja 8 km dróg gminnych w gminie Aleksandrów powiat piotrkowski” realizowanego w ramach ZPORR. Zamówienia dokonano w oparciu o art. 4 ust. 8 ustawy Prawo zamówie ń publicznych. Wydatek uregulowany został ze środków działu 600, rozdział 60016, § 6050. 3. Kosztorys inwestorski Kosztorys inwestorski sporz ądzony został przez Pracowni ę Projektów Budownictwa L ądowego w Piotrkowie Tryb. w dniu 24 lipca 2005 roku na kwot ę 189.070,95 zł brutto. Warto ść zamówienia ustalona została przez Czesława Purgała w dniu 24 lipca 2004 roku w oparciu o kosztorys inwestorski stanowiła kwot ę 38.295,98 euro. 4. Udzielenie zamówienia Post ępowanie o udzielenie zamówienia wszcz ęte zostało w dniu 23 sierpnia 2004 roku poprzez zamieszczenie ogłoszenia o przetargu nieograniczonym o warto ści szacunkowej poni Ŝej 60.000 euro na stronie internetowej oraz na tablicy ogłosze ń w siedzibie zamawiaj ącego. W ogłoszeniu zawarto zast ępuj ące informacje dotycz ące: - nazwy zamawiaj ącego (Wójt Gminy Aleksandrów), - okre ślenia trybu zamówienia (przetarg nieograniczony o warto ści szacunkowej poni Ŝej 60.000 euro), - osoby upowa Ŝnionej do kontaktu z oferentami (Czesław Purgał), - sposobu uzyskania specyfikacji oraz jej ceny (specyfikacja dost ępna w Urz ędzie Gminy lub za zaliczeniem pocztowym za cen ę 10 zł), - miejsca i terminu składania i otwarcia ofert (składanie i otwarcie ofert w siedzibie Urz ędu Gminy w dniu 10 wrze śnia 2004 roku odpowiednio o godzinie 10.00 i 10.30)

______134 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- opis warunków udziału w post ępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków (w przetargu mog ą wzi ąć udział oferenci spełniaj ący wymogi okre ślone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz okre ślone w art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówie ń publicznych). Bior ąc powy Ŝsze pod uwag ę w tre ści ogłoszenia nie zawarto wszystkich obligatoryjnych informacji wskazanych w art. 41 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówie ń publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 ze zm.), a w szczególno ści informacji o mo Ŝliwo ści składania ofert cz ęś ciowych, informacji o mo Ŝliwo ści zło Ŝenia oferty wariantowej, terminu wykonania zamówienia, informacji na temat wadium, kryteriów oceny ofert i ich znaczenia oraz terminu zwi ązania ofert ą. Kserokopia ogłoszenia o przetargu z dnia 23 sierpnia 2004 roku zamieszczonego na stronie internetowej oraz na tablicy ogłosze ń stanowi zał ącznik nr 35 do protokołu kontroli.

Specyfikacja istotnych warunków zamówienia zatwierdzona została w dniu 23 sierpnia 2004 roku przez Wójta Gminy. Z tre ści specyfikacji wynika, Ŝe o udzielenie zamówienia mog ą si ę ubiega ć wykonawcy, którzy: 1) posiadaj ą uprawnienia do wykonania okre ślonej w zamówieniu działalno ści lub czynno ści – wymagane s ą uprawnienia kierownika robót do pełnienia samodzielnych funkcji technicznych w budownictwie o specjalno ści drogowej, 2) posiadaj ą niezb ędn ą wiedz ę i do świadczenie – w ci ągu ostatnich 5 lat zrealizowali z nale Ŝyt ą staranno ści ą min. 3 zamówie ń o charakterze, zło Ŝono ści i warto ści porównywalnej z niniejszym zamówieniem, 3) posiadaj ą niezb ędny potencjał techniczny, 4) znajduj ą si ę w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniaj ącej wykonanie zamówienia, 5) nie podlegaj ą wykluczeniu z post ępowania o udzielnie zamówienia. Ocena spełniania powy Ŝszych warunków nast ąpi na podstawie o świadcze ń i dokumentów zawartych w ofercie. Oferta powinna zawiera ć: - wypełniony formularz oferty, według zawartego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, - kosztorys ofertowy sporz ądzony na podstawie zł ączonych przedmiarów robót z podaniem stawek czynników cenotwórczych, - o świadczenie oferenta potwierdzaj ące spełnianie wymaga ń okre ślonych w art. 22 ust. 1 ustawy wg zał ącznika nr 1 - aktualny odpis z wła ściwego rejestru lub za świadczenie o wpisie do ewidencji działalno ści gospodarczej wystawione nie wcze śniej ni Ŝ na 6 miesi ęcy przed terminem składania ofert, - o świadczenie Ŝe wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków i opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne – wg zał ącznika nr 2, - umow ę reguluj ącą współdziałanie podmiotów wyst ępuj ących wspólnie, - wykaz osób przeznaczonych do realizacji zamówienia – wg zał ącznika nr 4, - dokumenty potwierdzaj ące posiadanie wymaganych uprawnie ń oraz przynale Ŝno ść do Okr ęgowej Izby In Ŝynierów Budownictwa, - wykaz robót wykonanych w ci ągu ostatnich 5 lat odpowiadaj ących swoim rodzajem i warto ści ą robotom stanowi ącym przedmiot zamówienia z podaniem ich warto ści, dat wykonania oraz nazw zamawiaj ącego – wg znacznika nr 5, - dokumenty potwierdzaj ące, Ŝe oferent wykonał, wykazane w zał ączniku nr 5, zamówienia z nale Ŝyt ą staranno ści ą (referencje lub protokoły odbioru), - wykaz sprz ętu – wg zał ącznika nr 6, - parafowany projekt umowy, - informacje zastrze Ŝone na zał ączniku nr 7, je Ŝeli oferta zawiera takie informacje. Wykonawca wymagał zabezpieczenia zło Ŝonych ofert wadium w wysoko ści 2.000 zł, nie wymagał natomiast zabezpieczenia nale Ŝytego wykonania umowy. Termin wykonania umowy okre ślony został przez zamawiaj ącego w specyfikacji na 9 miesi ęcy od daty podpisania umowy. W projekcie umowy stanowiącym zał ącznik do specyfikacji termin rozpocz ęcia przedmiotu umowy ustalono na 1 kwietnia 2005 roku a termin zako ńczenia na dzie ń 30 czerwca 2005 roku. Natomiast we wzorze oferty stanowi ącej zał ącznik do specyfikacji wskazano, Ŝe termin wykonania umowy wynosi 4 tygodnie od daty podpisania umowy, co wg

______135 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

wyja śnienia Czesława Purgała jest pomyłk ą wynikaj ącą z kopiowania tre ści formularza ofertowego z innego post ępowania. Jednym kryterium oceny ofert zamawiaj ący ustanowił cen ę. W cz ęś ci XV oferty zawieraj ącej opis sposobu obliczenia ceny wskazano, i Ŝ cyt . „cen ą ofertow ą podlegaj ącą ocenie b ędzie cena netto, bez podatku vat, obejmuj ąca wszystkie koszty wykonania zamówienia, obliczona na podstawie kosztorysu ofertowego sporz ądzonego wg zał ączonego wzoru – przedmiar robót. W formularzu ofertowym nale Ŝy doliczy ć podatek vat obowi ązuj ący w dniu składania ofert” . Wskaza ć nale Ŝy, Ŝe postanowienie specyfikacji dotycz ące poddawania ocenie ceny netto jest sprzeczne z definicj ą ceny, na któr ą powołuje si ę ustawodawca w ustawie Prawo zamówie ń publicznych wskazuj ąc art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 5 lipca 2001 r. o cenach (Dz. U. Nr 97, poz. 1050, z 2002 r. Nr 144, poz. 1204 oraz z 2003 r. Nr 137, poz. 1302), według którego cena jest warto ści ą wyra Ŝon ą w jednostkach pieni ęŜ nych, któr ą kupuj ący jest obowi ązany zapłaci ć przedsi ębiorcy za towar lub usług ę; w cenie uwzgl ędnia si ę podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy, je Ŝeli na podstawie odr ębnych przepisów sprzeda Ŝ towaru (usługi) podlega obci ąŜ eniu podatkiem od towarów i usług oraz podatkiem akcyzowym. Bior ąc powy Ŝsze pod uwag ę cen ą podlegaj ącą ocenie na gruncie ustawy Prawo zamówie ń publicznych jest cena brutto tj. uwzgl ędniaj ąca podatek vat. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia stanowi zał ącznik nr 36 do protokołu kontroli. W dniu 13 wrze śnia 2004 roku Wójt Gminy oraz członkowie Komisji Przetargowej zło Ŝyli oświadczenie w trybie art. 17 ust. 1 ustawy. W dniu 10 wrze śnia 2004 roku wpłyn ęły nast ępuj ące oferty: - OFERTA NR 1 – Przedsi ębiorstwo Robót Drogowych „PEUK” S.A. Piotrków Tryb. - OFERTA NR 2 – Przedsi ębiorstwo Drogowe „Lambdar” Łód ź, - OFERTA NR 3 – Przedsi ębiorstwo Budowy Dróg i Mostów „ERBEDIM” Piotrków Tryb. Ww. oferenci zaproponowali nast ępuj ące oferty cenowe: - 178.974 zł – PEUK Piotrków Tryb. - 181.938,60 zł – Lambdar Łód ź - 186.391,60 zł – ERBEDIM Piotrków Tryb. Wg informacji zawartych na druku ZP-14 wynika, Ŝe wszyscy wykonawcy spełniali warunki udziału w post ępowaniu. Analiza zło Ŝonych ofert wykazała, Ŝe wszyscy oferenci zgodnie z otrzymanym wzorem oferty wyrazili gotowo ść wykonania umowy w terminie 4 miesi ęcy od daty podpisania umowy, a ponadto dokonali zmiany przekazanego przez zamawiającego projektu umowy w zakresie terminu realizacji przedmiotu umowy poprzez wymazanie terminu od 1 kwietnia 2005 roku do 30 czerwca 2005 i wskazanie terminu zako ńczenia przedmiotu umowy na cyt. „max. 4 tygodnie od daty podpisania umowy” . Bior ąc powy Ŝsze pod uwag ę oferty zło Ŝone przez wykonawców nie spełniały wymaga ń zamawiaj ącego wskazanych w specyfikacji. Z wyja śnienia Czesława Purgała w przedmiotowej sprawie wynika, Ŝe Komisja przetargowa w składzie Józef Sta ńczyk, Małgorzata Melka oraz Czesław Purgał nie zauwa Ŝyła ró Ŝnych terminów wykonania prac drogowych ze wzgl ędu na du Ŝą ilo ść dokumentów. Głównym kryterium przy wyborze oferty była cena, na któr ą Komisja zwracała szczególn ą uwag ę i przeoczyła termin w ofercie niezgodny ze wzorem umowy, gdzie termin wykonania winien by ć zgodny z terminem wskazanym we wzorze umowy. Kserokopia formularzy ofertowych zawartych w ofercie nr 1, nr 2 i nr 3 oraz zaparafowanymi przez wykonawców wzorami umów zał ączonymi do ofert stanowi zał ącznik nr 37 do protokołu kontroli.

Bior ąc powy Ŝsze pod uwag ę oferty zło Ŝone w przetargu podlegały odrzuceniu z uwagi na treść przepisu art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy Prawo zamówie ń publicznych, zgodnie z którym zamawiaj ący odrzuca ofert ę, je Ŝeli jej tre ść nie odpowiada specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Konsekwencj ą odrzucenia ofert zło Ŝonych w przetargu nieograniczonym powinno by ć uniewa Ŝnienie przetargu na mocy art. 93 ust. 1 pkt 1, co z uwagi na raŜą ce bł ędy Komisji Przetargowej nie miało miejsca. Stosownie do tre ści art.93 ust.1pkt 1 zamawiaj ący uniewa Ŝnia post ępowanie o udzielenie zamówienia je Ŝeli nie zło Ŝono Ŝadnej oferty niepodlegaj ącej

______136 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

odrzuceniu albo nie wpłyn ął Ŝaden wniosek o dopuszczenie do udziału w post ępowaniu od wykonawcy niepodlegaj ącego wykluczeniu.

Analiza kart indywidualnej oceny ofert wykazała, Ŝe sposób oceny przez poszczególnych członków komisji przetargowej był niezgodny z postanowieniami specyfikacji a ponadto punkty przyznane przez poszczególnych członków dla danej oferty nie były sumowane. Kontrola wykazała, Ŝe członkowie komisji przy obliczaniu liczby punktów zamiast dzieli ć cen ę oferty najta ńszej przez cen ę oferty badanej, zgodnie ze specyfikacj ą, dzielili cen ę oferty badanej przez cen ę oferty najta ńszej. Z wyja śnienia Czesława Purgała wynika, Ŝe bł ąd ten wyst ąpił podczas przepisywania kart z wersji papierowej na elektroniczn ą. Wyja śnienie Czesława Purgała z dnia 14 sierpnia 2006 roku stanowi zał ącznik nr 38 do protokołu kontroli. Według wylicze ń Komisji Przetargowej poszczególne oferty otrzymały nast ępuj ącą liczb ę punktów: - OFERTA NR 1 – 100 punktów, - OFERTA NR 2 – 98 punktów, - OFERTA NR 3 – 96 punktów. Analiza dokumentacji post ępowania wykazała brak propozycji Komisji Przetargowej wyboru najkorzystniejszej oferty, co nale Ŝało do jej obowi ązków. Protokół post ępowania oraz prace Komisji Przetargowej zostały zatwierdzone przez Wójta Gminy.

Bior ący udział w post ępowaniu zostali zawiadomieniu o wyborze oferty Przedsi ębiorstwa Robót Drogowych „PEUK” S.A.

W dniu 24 wrze śnia 2004 roku Wójt Gminy zawarł z dyrektorem firmy „PEUK” S.A. umow ę nr 3/DG/2004 której przedmiotem było wykonanie robót budowlanych polegaj ących na wykonaniu przebudowy fragmentu drogi gminnej Janikowice-Aleksandrów tj. wyrównaniu istniej ącej podbudowy z kruszywa łamanego i dwukrotnym powierzchniowym utrwaleniu jej asfaltem D-200 (emulsja asfaltowa). Wykonania nawierzchni wg umowy polega ć miało ma podwójnym utrwaleniu podbudowy z kruszywa łamanego lub tłucznia: - grysem 8/11 w ilo ści 25 kg/m 2 i emulsja asfaltow ą D-200 w ilo ści 6 kg/m 2 – warstwa dolna, - grysem 5/8 w ilo ści 10 kg/m 2 i emulsja asfaltow ą D-200 w ilo ści 1,5 kg/m 2 – warstwa górna. Termin rozpocz ęcia realizacji przedmiotu umowy wyznaczono na 1 kwietnia 2005 roku a termin zako ńczenia na 30 czerwca 2005 roku. Z tre ści §4 wynika, Ŝe zamawiaj ący powołuje Inspektora nadzoru w osobie Jolanty Balcer. Strony ustaliły, Ŝe obowi ązuj ącą form ą wynagrodzenia jest wynagrodzenie kosztorysowe wynikaj ące z oferty wybranej w drodze przetargu nieograniczonego tj. kwota 146.700 netto i 178.974 zł brutto. Wypłata nale Ŝnego wykonawcy nast ąpi po zako ńczeniu i protokolarnym odbiorze robót na podstawie faktury wykonawcy wg. cen jednostkowych netto wynikaj ących z kosztorysu ofertowego plus podatek vat. W §9 umowy strony ustaliły obowi ązuj ącą je wysoko ść kar umownych. Na wykonane roboty wykonawca udzielił 36 miesi ęcy gwarancji. Zamawiaj ący wg. umowy ma obowi ązek uregulowania faktur w terminie 30 dni od otrzymania faktury wraz z niezb ędnymi dokumentami. Umow ę kontrasygnował Skarbnik Gminy. W dniu 30 czerwca 2005 roku spisano aneks do umowy na mocy którego wprowadzono do umowy postanowienia dotycz ące numeru konta bankowego wykonawcy, na które zostanie przelane wynagrodzenie za wykonane roboty. Kserokopia umowy nr 3/DG/2004 z dnia 24 wrze śnia 2004 roku wraz z aneksem z dnia 30 czerwca 2006 roku stanowi zał ącznik nr 39 do protokołu kontroli.

W dniu 31 marca 2005 roku przekazano wykonawcy teren budowy. Na okoliczno ść prowadzonych robót prowadzony był dziennik budowy. Wg dziennika roboty rozpocz ęły si ę w dniu 1 kwietnia 2005 roku a w dniu 30 czerwca 2005 roku Kierownik budowy zgłosił wykonane roboty do odbioru ko ńcowego. Firma „PEUK” przesłała zawiadomienie o zakończeniu robót drogowych na zadaniu „Przebudowa fragmentu drogi gminnej Janikowice-Aleksandrów” jednak Ŝe na zgłoszeniu nie odnotowano daty wpływu pisma do Urz ędu.

______137 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Ko ńcowy odbiór robót wyznaczony został przez inwestora na dzie ń 27 lipca 2005 roku. Z tre ści protokołu odbioru z dnia 28 lipca 2005 roku wynika, Ŝe w odbiorze ze strony inwestora brał udział Inspektor nadzoru Jolanta Balcer oraz Zast ępca Kierownika Referatu Czesław Purgał. Wykonane roboty o warto ści 146.700 zł oceniono zostały jako wykonane prawidłowo. W dniu 28 lipca 2005 roku wystawiona została faktura nr ZRD/160/2005 na kwot ę 178.974 zł. Na fakturze brak daty wpływu do jednostki. Wynagrodzenie wykonawcy przelane zostało na jego rachunek w dniu 1 grudnia 2005 roku. Faktura została prawidłowo opisana na okoliczno ść wykonania robót zgodnie z umow ą przez Czesława Purgała oraz Inspektora nadzoru – Jolant ę Balcer. Faktura sprawdzona zatwierdzona do wypłaty przez Wójta gminy i Skarbnika Gminy. Wydatek wskazany w fakturze został obj ęty umow ą nr Z/2.10/III/3.1/328/04/U/166/05 z dnia 18 listopada 2005 roku o dofinansowanie projektu „Modernizacja 8 km dróg gminnych w gminie Aleksandrów powiat piotrkowski” realizowanego w ramach ZPORR. Wydatek obj ęty faktur ą uregulowany został ze środków uzyskanych z Banku Gospodarstwa Krajowego na prefinansowanie wydatków obj ętych ZPORR (dział 600, rozdział 60016, § 6058) w wysoko ści 134.230,50 oraz ze środków obj ętych projektem inwestycyjnym finansowanych ze środków udzielonych z Europejskiego Banku Inwestycyjnego przez Bank Gospodarstwa Krajowego (dział 600, rozdział 60016, § 6059) w wysoko ści 44.743,50 zł.

5. Inspektor nadzoru.

W dniu 24 wrze śnia 2004 roku Wójt Gminy zawarł umow ę nr 4/2004 z Jolant ą Balcer na pełnienie nadzoru inwestorskiego nad realizacj ą zadania pn. „Przebudowa fragmentu drogi gminnej Janikowice-Aleksandrów na odcinku 1.013,29 m”. Z tre ści §1 niniejszej umowy wynika, Ŝe do obowi ązków Inspektora nadzoru nale Ŝało: uczestniczenie w protokolarnym przekazaniu terenu wykonania robót, sprawdzanie faktur za wykonane roboty pod wzgl ędem merytorycznym w ci ągu 5 dni od daty otrzymania oraz branie udziału w odbiorach cz ęś ciowych i odbiorze ko ńcowym oraz przekazaniu inwestycji do u Ŝytku. Inspektor nadzoru zobowi ązał si ę do przebywania na budowie co najmniej raz w tygodniu oraz ka Ŝdorazowo na wezwanie inwestora w razie potrzeby. Ka Ŝda obecno ść inspektora nadzoru na budowie potwierdzona b ędzie wpisem do dziennika budowy. Inspektor rozpoczyna prac ę przed wej ściem na plac budowy poprzez dokonanie wpisu do dziennika budowy stwierdzaj ącego powierzenie mu obowi ązków pełnienia nadzoru inwestorskiego nad okre ślonymi robotami. Obowi ązki inspektora nadzoru wygasaj ą po dokonaniu przez inwestora odbioru przedmiotu umowy i rozliczenia faktur ą ko ńcow ą. Wynagrodzenie za prac ę okre ślon ą w umowie ustalono w formie narzutu procentowego w wysoko ści 1% warto ści robót budowlanych netto za faktury i refaktury cz ęś ciowe. Zapłata faktury w ci ągu 30 dni od daty otrzymania. Stwierdzono, Ŝe umowa nie posiada kontrasygnaty Skarbnika Gminy, co jest sprzeczne z przepisem art. 46 ust. 3 ustawy o samorz ądzie gminnym, według którego je Ŝeli czynno ść prawna mo Ŝe spowodowa ć powstanie zobowi ąza ń pieni ęŜ nych, do jej skuteczno ści potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego ksi ęgowego bud Ŝetu) lub osoby przez niego upowa Ŝnionej. Stwierdzi ć nale Ŝy, Ŝe umowa niniejsza zawarta została z naruszeniem art. 51 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, zgodnie z którym jednostki samorz ądu terytorialnego oraz inne podmioty sektora finansów publicznych, z wyj ątkiem Skarbu Pa ństwa, nie mog ą zaci ąga ć zobowi ąza ń finansowych, których maksymalna warto ść nominalna, wyra Ŝona w złotych, nie została ustalona w dniu zawierania transakcji – w zwi ązku z nieokre śleniem w przedmiotowej umowie maksymalnej warto ści zobowi ązania wyra Ŝonej w złotówkach. W dniu 1 wrze śnia 2005 roku Jolanta Balcer wystawiła rachunek za pełnienie nadzoru inwestorskiego nad przebudow ą fragmentu drogi gminnej Janikowice-Aleksandrów na kwot ę 1.467 zł. Prawidłowo ść pełnienia nadzoru inwestorskiego zgodnie z umow ą potwierdził Zast ępca Kierownika Referatu Czesław Purgał. Rachunek został sprawdzony i zatwierdzony do wypłaty przez Wójta Gminy i Skarbnika w dniu 31 pa ździernika 2005 roku , nie wskazano jednak podstawy udzielenia zamówienia na pełnienie nadzoru inwestorskiego co jest sprzeczne z postanowieniami Instrukcji sporz ądzania, obiegu i kontroli dowodów ksi ęgowych. Wynagrodzenie netto w kwocie 1.233 zł uregulowane zostało przelewem bankowym w dniu 29 grudnia 2005 roku. Na rachunku z dnia 1 września 2005 roku nie wskazano, Ŝe wynagrodzenie zostało opłacone przelewem co świadczy o nieprzestrzeganiu uregulowa ń Instrukcji sporz ądzania, obiegu i kontroli dowodów ksi ęgowych.

______138 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

6. Koszty inwestycji.

Do kosztów inwestycji oprócz kosztów dokumentacji projektowej, wynagrodzenia firmy „PEUK” oraz wynagrodzenia Inspektora nadzoru zaliczono nast ępuj ące koszty: - wykonanie map do celów projektowych w wysoko ści 2.953,20 zł – faktura nr 193/12/2003 z dnia 3 grudnia 2003 roku wystawiona przez Przedsi ębiorstwo „GEO-PRO-KART” na kwot ę 2.953,20 zł. Faktura opisana na okoliczno ść wykonania zgodnie z umow ą z dnia 14 marca 2003 roku przez Kierownika Referatu Stanisława Bi ńkowskiego. Faktura sprawdzona i zatwierdzona do wypłaty przez Wójta i Skarbnika Gaminy. Faktur ę opisano równie Ŝ na okoliczno ść uregulowania wynagrodzenia wykonawcy przelewem bankowym (dowód nr 5682 poz. 438). Brak opisu faktury na okoliczno ść udzielenia zamówienia. - studium wykonalno ści inwestycji w wysoko ści 8.540 zł – faktura nr 91/X/2004 z dnia 9 listopada 2004 roku wystawiona przez „FU DWA P.P.H.U. Andrzej Derengowski na kwot ę 25.620 zł. Faktura została prawidłowo opisana na okoliczno ść wykonania usługi zgodnie z umow ą przez Czesława Purgała oraz sprawdzona i zatwierdzona do wypłaty przez Wójta i Skarbnika Gminy. Faktur ę opisano równie Ŝ na okoliczno ść uregulowania wynagrodzenia wykonawcy przelewem bankowym oraz udzielenie zamówienia (dowód nr 5892, poz. 447). Wydatek uj ęty w fakturze został podzielony na trzy drogi a mianowicie Aleksandrów-Janikowice, Reczków Nowy oraz Kalinków-Borowiec-Ro Ŝenek w równiej wysoko ści tj. po 8.540 zł. - inwentaryzacja geodezyjna powykonawcza w wysoko ści 1.909,22 zł – faktura nr 111 z dnia 1 pa ździernika 2005 roku wystawiona przez Biuro Geodezyjno-Kartograficzne UniweRS-GEO na kwot ę 1.909 zł. Faktura opisana na okoliczno ść wykonania przez Czesława Purgała oraz sprawdzona i zatwierdzona do wypłaty przez Wójta i Skarbnika Gminy. Faktur ę opisano równie Ŝ na okoliczno ść uregulowania wynagrodzenia wykonawcy przelewem bankowym oraz udzielenie zamówienia (dowód nr 5592 poz. 394).

7. Przyj ęcia inwestycji na stan środków trwałych.

Ni Ŝej wskazanymi dowodami OT przyj ęto na stan środków trwałych drog ę Janikowice- Aleksandrów: - OT nr 2/2005 z dnia 29 lipca 2005 roku na kwot ę 190.320 zł (dowód nr 3691), - OT nr 2/2005 z dnia 29 lipca 2005 roku na kwot ę 2.953,20 zł (dowód nr 3691/1), - OT nr 11/2005 z dnia 30 listopada 2005 roku na kwot ę 3.376,22 zł. Powodem sporz ądzenie dwóch dowodów OT z numerem 2/2005 była konieczno ść przyj ęcia na stan środków trwałych odr ębnie nakładów uj ętych w ramach projektu ZPORR tj. wydatków kwalifikowanych i odr ębnie wydatków nie zaliczanych do projektu tj. finansowanych z własnych środków. Dowód OT nr 11/2005 sporz ądzono w zwi ązku ze zwi ększeniem warto ści środka trwałego z tytułu poniesionych nakładów na przebudow ę drogi gminnej Aleksandrów-Janikowice pomini ętych w dowodzie nr 2/2005 na kwot ę 2.953,20 zł.

8. Zabezpieczenie środków na realizacj ę zadania.

Środki na realizacj ę przebudowy drogi gminnej Janikowice-Aleksandów zabezpieczono w bud Ŝecie gminy nast ępuj ącymi uchwałami Rady Gminy Aleksandrów: - uchwał ą nr IV/20/2003 z dnia 14 marca 2003 roku zaplanowano środki własne w wysoko ści 20.000 zł, - uchwał ą nr IX/50/2003 z dnia 14 listopada 2003 zmniejszono środki na realizacj ę zadania do kwoty 10.000 zł, - uchwał ą nr XI/62/03 z dnia 29 grudnia 2003 zmniejszono środki na zadanie do kwoty 3.000 zł ujmuj ąc jednocze śnie w planie programów inwestycyjnych realizowanych w latach nast ępnych oraz limitów wydatków na ich realizacj ę na rok 2004 i 2005 środki w wysoko ści po 150.000 zł w ka Ŝdym roku. - uchwał ą nr XVI/97/04 z dnia 5 listopada 2004 roku środki własne na realizacj ę zadania zwi ększono do kwoty 12.000 zł ujmuj ąc jednocze śnie w planie wydatki na 2005 rok w wysoko ści 182.000 zł,

______139 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- uchwał ą nr XIX/119/05 z dnia 16 marca 2005 roku na realizacj ę zadania zaplanowano środki z zaci ągni ętych po Ŝyczek na finansowanie zada ń realizowanych z udziałem środków pochodz ących z bud Ŝetu Unii Europejskiej w wysoko ści 182.000 zł.

Ustalono, Ŝe pocz ąwszy od 7 wrze śnia 2005 roku środki na realizacj ę zadania przebudowa drogi gminnej Janikowice-Aleksandrów planowane s ą ł ącznie ze środkami na realizacj ę zada ń” „Przebudowa drogi gminnej Kalinków-Borowiec-Ro Ŝenek” oraz „Przebudowa drogi gminnej Reczków Nowy” w ramach wspólnego zadania pn. „Modernizacja 8 km dróg gminnych w gminie Aleksandrów Aleksandrów-Jankowice, Reczków Nowy, Kalinków-Borowiec-Ro Ŝenek”. W zwi ązku z powy Ŝszym zabezpieczenie środków na dalsz ą cz ęść realizacji zadania opisano przy kontroli zadania „Przebudowa drogi gminnej Kalinków-Borowiec-Ro Ŝenek oraz Reczków Nowy”

Przebudowa dróg gminnych w miejscowo ściach Kalinków – Borowiec – Ro Ŝenek na odcinku 5.860,08 km oraz Reczków Nowy na odcinku 1.140,41 km.

1. Zgłoszenie W dniu 3 listopada 2004 roku Wójt Gminy Aleksandrów działaj ąc na mocy art.30 ustawy Prawo budowlane zgłosił Starostwu Powiatowemu w Piotrkowie Tryb. zamiar przyst ąpienia do wykonania przebudowy fragmentu drogi gminnej Kalinków – Borowiec – Ro Ŝenek na odcinku 5.860,08 km oraz drogi Reczków Nowy na odcinku 1.104,41 km w terminie od kwietnia 2005 roku. 2. Dokumentacja projektowa Dokumentacja techniczna przebudowy fragmentu drogi gminnej Kalinków – Borowiec – Ro Ŝenek na odcinku 5.860,08 km oraz drogi Reczków Nowy na odcinku 1.104,41 km sporz ądzona została przez Pracowni ę Projektów Budownictwa L ądowego w Piotrkowie Tryb. odpowiednio w pa ździerniku oraz czerwcu 2004 roku. Z opisu technicznego do projektu wynika, Ŝe ze wzgl ędu na ograniczone nakłady finansowe na przebudow ę drogi oraz nieregularny przebieg linii rozgraniczaj ącej zakresem przebudowy drogi b ędzie obj ęta jezdnia tj. wzmocnienie istniej ącej konstrukcji jako przyszłej podbudowy tłuczniem i dwukrotne powierzchniowe utrwalenie jej asfaltem (emulsj ą asfaltow ą) i grysami oraz uregulowanie osi jezdni w ramach istniej ącego pasa drogowego. Umowa nr 5/4004 na wykonanie projektu technicznego przebudowy drogi Aleksandrów-Janikowice oraz Reczków Nowy zawarta została przez Wójta Gminy w dniu 14 kwietnia 2004 roku. Strony ustaliły, Ŝe za wykonanie projektów wypłacone zostanie wynagrodzenie po 2.400 zł + vat za ka Ŝdy projekt. Termin wykonania przedmiotu umowy wyznaczono na dzie ń 10 sierpnia 2004 roku. Na mocy umowy nr 19/2004 z dnia 30 wrze śnia 2004 roku Wójt Gminy zlecił do wykonania projekt przebudowy drogi relacji Kalinków – Borowiec – Ro Ŝenek na odcinku około 6 km za wynagrodzeniem 2.300 zł za 1 km + nale Ŝny podatek vat w terminie 30 pa ździernika 2004 roku. W oparciu o protokoły przekazania dokumentacji stwierdzono, Ŝe w dniu 2 sierpnia oraz 28 pa ździernika 2004 roku przyj ęto dokumentacj ę projektowa obejmuj ąca równie Ŝ kosztorys ofertowy odpowiednio dróg Reczków Nowy Kalinków – Borowiec – Ro Ŝenek. W dniu 2 sierpnia 2004 roku wystawiona została faktura nr 09/08/2004 za wykonania projektu technicznego przebudowy dróg przez wie ś Reczków Nowy oraz Aleksandrów-Janikowice na kwot ę 4.600 zł netto + VAT w wysoko ści 1.012 zł (22%) tj. na łączn ą sum ę 5.612 zł (2x 2.806 zł) (dowód nr 3729, pozycja ksi ęgowa 281). Faktur ę uregulowano w dniu 13 sierpnia 2004 roku przelewem bankowym na konto wykonawcy. W dniu 28 pa ździernika 2004 roku wystawiono faktur ę nr 19/10/04 na kwot ę 13.800 zł netto + vat 3.013 zł tj. 16.836 zł brutto za wykonanie projektu budowlanego wykonawczego drogi Kalinków – Borowiec – Ro Ŝenek (dowód nr 5475). Faktur ę uregulowano w dniu 19 listopada 2004 roku przelewem bankowym na konto wykonawcy. Faktury zostały prawidłowo opisane na okoliczno ść wykonania usługi przedmiotu zgodnie z umow ą przez Czesława Purgała. Faktury sprawdzone i zatwierdzone do wypłaty przez Wójta gminy i Skarbnika Gminy. Wydatki wskazane w fakturze nr 09/08/2004 oraz 19/10/04 zostały obj ęty umow ą nr Z/2.10/III/3.1/328/04/U/166/05 z dnia 18

______140 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

listopada 2005 roku o dofinansowanie projektu „Modernizacja 8 km dróg gminnych w gminie Aleksandrów powiat piotrkowski” realizowanego w ramach ZPORR. Zamówienia dokonano w oparciu o art. 4 ust. 8 ustawy Prawo zamówie ń publicznych. Wydatek uregulowany został ze środków działu 600, rozdział 60016, § 6050. 3. Kosztorys inwestorski Kosztorys inwestorski przebudowy drogi gminnej przez wie ś Reczków Nowy sporz ądzony został przez Pracowni ę Projektów Budownictwa L ądowego w Piotrkowie Tryb w dniu 24 lipca 2005 roku na kwot ę 222.512,45 zł brutto. Kosztorys inwestorski przebudowy drogi Kalinków – Borowiec – Ro Ŝenek z dnia 20 pa ździernika 2004 roku opiewał na kwot ę 1.002.810,27 zł. Warto ść szacunkowa zamówienia ustalona przez Czesława Purgała w dniu 14 lutego 2005 na podstawie kosztorysu inwestorskiego stanowiła kwot ę 302.708,05 zł. 4. Udzielenie zamówienia Z informacji zawartych w druku ZP-1 (protokół post ępowania) oraz ZP-200 ( ogłoszenie o przetargu) oraz zwrotnego potwierdzenia odbioru wynika, Ŝe ogłoszenie o przetargu nieograniczonym zostało przekazane Prezesowi Urz ędu Zamówie ń Publicznych w dniu 3 lutego 2005 roku. Ogłoszenie zostało opublikowane w Biuletynie Zamówie ń Publicznych nr 30 z dania 14 lutego 2005 roku pod pozycj ą 6635. Kontrola wykazała, Ŝe w ogłoszeniu o przetargu zamieszczonym w siedzibie zamawiaj ącego oraz na stronie internetowej w okresie od 14 lutego do 31 marca 2005 roku nie zamieszczono opisu przedmiotu zamówienia a w szczególno ści zakresu zamówienia, terminu zwi ązania ofert ą oraz kryteriów oceny ofert, co stanowi naruszenie art. 41 ustawy Prawo zamówie ń publicznych. Kserokopia ogłoszenia przetargu z dnia 14 lutego 2005 roku zamieszczonego na stronie internetowej oraz w siedzibie zamawiaj ącego stanowi zał ącznik nr 40 do protokołu kontroli. Stwierdzono, Ŝe w ogłoszeniu o przetargu jako warunek przyst ąpienia przez wykonawców do przetargu wskazano zatrudnianie lub współprac ę z kierownikiem budowy w bran Ŝy drogowej posiadaj ącym co najmniej 5 letnie do świadczenie zawodowe uprawniaj ące do kierowania robotami ww. bran Ŝy oraz jest wpisany na list ę członków Izby Budowlanej. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia zatwierdzona została w dniu 14 lutego 2005 roku przez Wójta Gminy. Z tre ści specyfikacji wynika, Ŝe o udzielenie zamówienia mog ą si ę ubiega ć wykonawcy, którzy: 1) posiadaj ą uprawnienia do wykonania okre ślonej w zamówieniu działalno ści lub czynno ści – wymagane s ą uprawnienia kierownika robót do pełnienia samodzielnych funkcji technicznych w budownictwie o specjalno ści drogowej, 2) posiadaj ą niezb ędn ą wiedz ę i do świadczenie oraz potencjał techniczny, a tak Ŝe dysponuj ą osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, – w ci ągu ostatnich 5 lat zrealizowali z nale Ŝyt ą staranno ści ą min. 3 zamówie ń o charakterze, zło Ŝono ści i warto ści porównywalnej z niniejszym zamówieniem, 3) znajduj ą si ę w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniaj ącej wykonanie zamówienia, 4) nie podlegaj ą wykluczeniu z post ępowania o udzielnie zamówienia, 5) zło Ŝą formularz ofertowy wraz z wymaganymi dokumentami, o świadczeniami, zał ącznikami oraz za świadczeniami, 6) spełniaj ą wymagania okre ślone ustaw ą Prawo zamówie ń publicznych oraz niniejsz ą specyfikacj ą.

W celu potwierdzenia, Ŝe wykonawca posiada uprawnienie do wykonywania określonej działalno ści lub czynno ści obj ętych przedmiotem zamówienia oraz nie podlega wykluczeniu do oferty nale Ŝy doł ączy ć nast ępuj ące dokumenty: - aktualny odpis z wła ściwego rejestru lub za świadczenie o wpisie do ewidencji działalno ści gospodarczej wystawione nie wcze śniej ni Ŝ na 6 miesi ęcy przed terminem składania ofert, - pełnomocnictwa osób podpisuj ących ofert ę do podejmowania zobowi ąza ń w imieniu firmy składaj ącej ofert ę, o ile nie wynikaj ą z przepisów prawa lub innych dokumentów, - koncesje, zezwolenia lub licencje je Ŝeli ustawy nakładaj ą obowi ązek posiadania takich licencji,

______141 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- dokumenty stwierdzaj ące, Ŝe osoby, które b ędą wykonywa ć zamówienie posiadaj ą wymagane uprawnienia, je Ŝeli ustawy nakładaj ą obowi ązek posiadaniu takich uprawnie ń, - aktualn ą informacj ę z Krajowego Rejestru Karnego albo równowa Ŝne za świadczenie wła ściwego organu s ądowego lub administracyjnego kraju pochodzenia osoby w zakresie okre ślonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówie ń publicznych wystawionych nie wcze śniej ni Ŝ 6 miesi ęcy przed upływem terminu składania ofert, - aktualn ą informacj ę z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie okre ślonym w art. 24 ust. 1 pkt 9 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych wystawionych nie wcze śniej ni Ŝ 6 miesi ęcy przed upływem terminu składania ofert, - aktualne za świadczenie wła ściwego naczelnika urz ędu skarbowego oraz wła ściwego oddziału Zakładu Ubezpiecze ń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenie Społecznego potwierdzaj ących odpowiednio, Ŝe wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne lub za świadcze ń, Ŝe uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozło Ŝenie na raty zaległych płatno ści lub wstrzymanie w cało ści wykonania decyzji wła ściwego organu – wystawionych nie wcze śniej ni Ŝ 3 miesi ące przed upływem terminu składania ofert

W celu potwierdzenia, Ŝe wykonawca posiada niezb ędn ą wiedz ę oraz do świadczenie, potencjał techniczny a tak Ŝe dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia do oferty nale Ŝy doł ączy ć nast ępuj ące dokumenty: - informacje na temat przeci ętnej liczby zatrudnionych pracowników oraz liczebności personelu kierowniczego w okresie ostatnich trzech lat, a w przypadku gdy okres prowadzenia działalno ści jest krótszy – w tym okresie (zał ącznik nr 5), - wykaz niezb ędnych do wykonania zamówienia narz ędzi i urz ądze ń, jakie posiada wykonawca (zał ącznik nr 6), - wykaz osób i podmiotów, które b ędą wykonywa ć zamówienie lub b ędą uczestniczy ć w wykonaniu zamówienia wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji niezb ędnych do wykonania zamówienia a tak Ŝe zakresu wykonywanych przez nich czynno ści (zał ącznik nr 7), - wykaz wykonanych w okresie ostatnich 5 lat robót budowlanych, a je Ŝeli okres prowadzenia działalno ści jest krótszy – w tym okresie, odpowiadaj ących swoim rodzajem i warto ści ą robotom budowlanym stanowi ącym przedmiot zamówienia z podaniem ich warto ści oraz daty i miejsca (zał ącznik nr 8), - za świadczenie wła ściwej urz ędowej instytucji kontroli jako ści, potwierdzaj ące i Ŝ poprzez odpowiednie odniesienie dokładnie oznaczone produkty b ędące przedmiotem dostawy odpowiadaj ą okre ślonym normom lub specyfikacjom technicznym, - za świadczenie podmiotu uprawnionego do kontroli jako ści, potwierdzaj ące, i Ŝ wykonawca spełnia okre ślone wymogi jako ściowe w zakresie świadczenia usług będących przedmiotem zamówienia lub równowa Ŝne dokumenty potwierdzaj ące jako ść świadczonych usług, je Ŝeli wykonawca nie mo Ŝe w terminie uzyska ć wymagane za świadczenia, - wynik kontroli dotycz ącej zdolno ści produkcyjnych, a w razie konieczno ści tak Ŝe mo Ŝliwo ści naukowych i badawczych wykonawcy, przeprowadzonej przez wła ściwy organ kraju, w którym wykonawca ma siedzib ę lub miejsce zamieszkania, pod warunkiem uzyskania zgody tego organu – je Ŝeli usługi lub produkty b ędące przedmiotem dostawy są skomplikowane lub słu Ŝą szczególnemu celowi.

W celu potwierdzenia, Ŝe wykonawca znajduje si ę w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniaj ącej wykonanie zamówienia, do oferty nale Ŝy doł ączy ć nast ępuj ące dokumenty: - sprawozdanie finansowe, a je Ŝeli podlega ono badaniu przez biegłego rewidenta – zgodnie z przepisami o rachunkowo ści równie Ŝ z opini ą o badanym sprawozdaniu albo w przypadku wykonawców niezobowi ązanych do sporz ądzania finansowego – innych dokumentów okre ślaj ących obroty, zysk oraz z obowi ązania i nale Ŝno ści – za okres nie dłu Ŝszy ni Ŝ ostatnie 3 lata obrotowe, a je Ŝeli okres prowadzenia działalno ści jest krótszy – za ten okres, - informacj ę banku, w którym wykonawca posiada podstawowy rachunek bankowy, potwierdzaj ąca wysoko ść posiadanych środków finansowych lub zdolno ść kredytow ą wykonawcy, wystawion ą nie wcze śniej ni Ŝ 6 miesi ęcy przed upływem terminu składania ofert,

______142 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- polis ę lub inny dokument ubezpieczenia potwierdzaj ący, Ŝe wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialno ści cywilnej w zakresie prowadzonej działalno ści.

W punkcie 8.1 specyfikacji istotnych warunków zamówienia wskazano, Ŝe na ofert ę składaj ą si ę nast ępuj ące dokumenty i zał ączniki: - wypełniony Formularz ofertowy z wykorzystaniem wzoru – zał ącznik nr 1, - o świadczenie o spełnianiu warunków udziału w post ępowaniu o zamówienie publiczne z art. 22 ust. 1 i art. 24 ust. 1 i ust. 2 Prawa zamówie ń publicznych z wykorzystaniem wzoru – zał ącznik nr 2, - parafowany przez wykonawc ę Projekt umowy z wykorzystaniem wzoru – zał ącznik nr 3, - wypełniony i podpisany Formularz cenowy z wykorzystaniem wzoru – zał ącznik nr 4.

Wymagania stawiane wykonawcy przez zamawiaj ącego i okre ślone w punkcie 4 specyfikacji dotyczyły: - odpowiedzialno ści za jako ść , zgodno ść z warunkami technicznymi i jako ściowymi okre ślonymi dla przedmiotu zamówienia, - nale Ŝyta staranno ść przy realizacji zobowi ąza ń umowy, - uzgadnianie ustale ń i decyzji dotycz ących wykonywania zamówienia przez ustanowionych przedstawicieli wykonawcy z zamawiaj ącym, - okre ślenie przez wykonawc ę telefonów kontaktowych i numerów faxu oraz innych ustale ń niezb ędnych dla sprawnego i terminowego wykonania zamówienia, - wykonania robót drogowych zgodnie ze siwz, przedmiarem robót i projektem budowlano- wykonawczym, - wytyczenia i sporz ądzenia inwentaryzacji geodezyjnej powykonawczej. Wykonawca wymagał zabezpieczenia zło Ŝonych ofert wadium w wysoko ści 15.000 zł oraz wniesienia przed podpisaniem umowy zabezpieczenia nale Ŝytego wykonania umowy w wysoko ści 2% ceny ofertowej W punkcie 16 specyfikacji zamawiaj ący okre ślił, Ŝe cena oferty uwzgl ędnia wszystkie zobowi ązania, musi by ć podana w PLN cyfrowo i słownie oraz uwzgl ędnia ć podatek vat. Kontrola wykazała, Ŝe pomimo okre ślenia, Ŝe cen ą ofertow ą jest cena brutto we wzorze oceny ofert zamawiaj ący uwzgl ędnia cen ę netto, co jest niekonsekwentne w stosunku do wcze śniej przytoczonych postanowie ń specyfikacji oraz sprzeczne z definicj ą ceny, na któr ą powołuje si ę ustawodawca w ustawie Prawo zamówie ń publicznych wskazuj ąc art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 5 lipca 2001 r. o cenach, według którego cena jest warto ści ą wyra Ŝon ą w jednostkach pieni ęŜ nych, któr ą kupuj ący jest obowi ązany zapłaci ć przedsi ębiorcy za towar lub usług ę; w cenie uwzgl ędnia si ę podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy, je Ŝeli na podstawie odr ębnych przepisów sprzeda Ŝ towaru (usługi) podlega obci ąŜ eniu podatkiem od towarów i usług oraz podatkiem akcyzowym. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia stanowi zał ącznik nr 41 do protokołu kontroli.

W dniu 7 kwietnia 2005 roku tj. w dniu otwarcia ofert, Wójt Gminy oraz członkowie Komisji Przetargowej zło Ŝyli o świadczenie w trybie art. 17 ust. 1 ustawy. W dniu 7 kwietnia 2005 roku wpłyn ęły nast ępuj ące oferty: - OFERTA NR 1 – Przedsi ębiorstwo Robót Drogowo-Mostowych Piotrków Tryb. - OFERTA NR 2 – Przedsi ębiorstwo Drogowe „Lambdar” Łód ź, Ww. oferenci zaproponowali nast ępuj ące oferty cenowe: - 1.248.980,58 zł – PRDM Piotrków Tryb. - 1.186.261,90 zł – Lambdar Łód ź

Wg informacji zawartych na druku ZP-14 wynika, Ŝe wszyscy wykonawcy spełniali nast ępuj ące warunki udziału w post ępowaniu: - odpis z rejestru lub za świadczenie o działalno ści gospodarczej, - dokumenty i wykaz osób realizuj ących zamówienie, - informacja z KRK,

______143 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- za świadczenie z ZUS, - wykaz osób uprawnionych do realizowania zamówienia, - wykaz prac wykonywanych w ci ągu 3 ostatnich lat, - bilans rachunki zysków i strat, - informacja z banku, - oferta cenowa z kosztorysem. Z ustnych informacji przekazanych przez Czesława Purgała wynika, Ŝe Komisja Przetargowa, której był członkiem oceniała wył ącznie warunki wskazane na druku.

Kontroluj ący zwrócili si ę z pro śbą o pisemne wskazanie dokumentów zawartych w ofertach, na podstawie których dokonano oceny spełniania warunku posiadania niezb ędnej wiedzy oraz do świadczenia, potencjału technicznego a tak Ŝe dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia (punkt 8.3 podpunkt 5, 6 i 7 specyfikacji istotnych warunków zamówienia) a w szczególno ści które dokumenty przedstawione przez oferentów uznane zostały przez członków Komisji Przetargowej za: - za świadczenie wła ściwej urz ędowej instytucji kontroli jako ści, potwierdzaj ące i Ŝ poprzez odpowiednie odniesienie dokładnie oznaczone produkty b ędące przedmiotem dostawy odpowiadaj ą okre ślonym normom lub specyfikacjom technicznym, - za świadczenie podmiotu uprawnionego do kontroli jako ści, potwierdzaj ące, i Ŝ wykonawca spełnia okre ślone wymogi jako ściowe w zakresie świadczenia usług b ędących przedmiotem zamówienia lub równowa Ŝne dokumenty potwierdzaj ące jako ść świadczonych usług, je Ŝeli wykonawca nie mo Ŝe w terminie uzyska ć wymagane za świadczenia, - wynik kontroli dotycz ącej zdolno ści produkcyjnych, a razie konieczno ści tak Ŝe mo Ŝliwo ści naukowych i badawczych wykonawcy, przeprowadzonej przez wła ściwy organ kraju, w którym wykonawca ma siedzib ę lub miejsce zamieszkania, pod warunkiem uzyskania zgody tego organu – je Ŝeli usługi lub produkty b ędące przedmiotem dostawy s ą skomplikowane lub słu Ŝą szczególnemu celowi. W dniu 18 sierpnia 2006 roku Czesław Purgał zło Ŝył wyja śnienia nast ępuj ącej tre ści cyt. „Zgodnie z SIWZ z punktem 8.3 podpunktem 5 oferent przedło Ŝył o świadczenie, Ŝe Przedsi ębiorstwo Drogowe „Lambdar” u Ŝyje do wykonania zamówienia materiały posiadaj ące atesty i aprobaty techniczne (w zał ączeniu aprobata techniczna IBDiM na emulsj ę asfaltow ą oraz orzeczenie o jako ści kruszywa IBDiM i wyniki bada ń grysu) zgodnie z punktem 8.3 podpunktem 5 SIWZ. Str. 66 i 70-75 oferty. Zgodnie z SIWZ z punktem 8.3 podpunktem 6 oferent przedło Ŝył za świadczenie zgodnie z punktem 8.3 podpunktem 6. Str. 67 oferty. Zgodnie z SIWZ podpunktem 7 oferent przedło Ŝył o świadczenie, Ŝe ze wzgl ędu na charakter zamówienia Przedsi ębiorstwo Drogowe „Lambdar” nie jest zobowi ązane do zał ączenia za świadczenia o „wyniku kontroli dotycz ącej zdolno ści produkcyjnych” zgodnie z punktem 8.3 podpunktem 7 SIWZ. Strona 66 oferty” . W przedmiotowym wyja śnieniu nie wypowiedziano si ę co do dokumentów zło Ŝonych przez drugiego oferenta tj. Przedsi ębiorstwo Robót Drogowo- Mostowych Sp. z o.o. a na pytanie kontroluj ących w tej sprawie stwierdzono, Ŝe w ofercie nr 1 brak było dokumentów potwierdzaj ących spełnienie warunków. Wyja śnienie Czesława Purgała z dnia 18 sierpnia 2006 roku stanowi zał ącznik nr 42 do protokołu kontroli.

Bior ąc pod uwag ę tre ść niniejszego wyja śnienia oraz zło Ŝone zał ączniki za świadczeniem wła ściwej urz ędowej instytucji kontroli jako ści, potwierdzaj ącym i Ŝ poprzez odpowiednie odniesienie dokładnie oznaczone produkty b ędące przedmiotem dostawy odpowiadaj ą okre ślonym normom lub specyfikacjom technicznym było zdaniem komisji przetargowej oświadczenie oferenta, Ŝe u Ŝyje do wykonania zamówienia wył ącznie materiały posiadaj ące atesty i aprobaty techniczne oraz aprobata techniczna Instytutu Badawczego Dróg i Mostów wydana na rzecz oferenta dotycz ąca dopuszczenia do obrotu i powszechnego stosowania w budownictwie. Jako za świadczenie podmiotu uprawnionego do kontroli jako ści, potwierdzaj ące, iŜ wykonawca spełnia okre ślone wymogi jako ściowe w zakresie świadczenia usług b ędących przedmiotem zamówienia lub równowa Ŝne dokumenty potwierdzaj ące jako ść świadczonych usług, je Ŝeli wykonawca nie mo Ŝe w terminie uzyska ć wymagane za świadczenia komisja przetargowa przyj ęła za świadczenia Kierownika Laboratorium Drogowego Piotra Mejbauma, Ŝe prowadz ąc roboty drogowe spełnia wymogi jako ściowe okre ślone w odpowiednich dla rodzaju

______144 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

robót ogólnych specyfikacji technicznych Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad. Według wyja śnienia Czesława Purgała komisja przetargowa uznała za wystarczaj ące zło Ŝenie oświadczenia przez oferenta, Ŝe ze wzgl ędu na charakter zamówienia Przedsi ębiorstwo Drogowe „Lambdar” nie jest zobowi ązane do zał ączenia za świadczenia o „wyniku kontroli dotycz ącej zdolno ści produkcyjnych. Pomimo nie ustosunkowania si ę w wyja śnieniu z dnia 18 sierpnia 2006 roku do dokumentów dotycz ących potwierdzenia spełniania warunku posiadania niezb ędnej wiedzy oraz do świadczenia, potencjału technicznego a tak Ŝe dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia kontroluj ący stwierdzili w ofercie PRDM Sp. z o.o. za świadczenie o wprowadzeniu i stosowaniu systemu zarządzania jako ści ą w zakresie budowy, modernizacji, bie Ŝą cego utrzymania dróg i ulic oraz obiektów in Ŝynieryjnych, produkcji i sprzeda Ŝy mieszanek mineralno-asfaltowych oraz oznakowania poziomego i pionowego ISO 9001:EN ISO 9001:2000 (strona 55 oferty). Podsumowuj ąc stwierdzi ć nale Ŝy, Ŝe oferta nr 1 i nr 2 nie spełniały warunków zamawiaj ącego dotycz ących obowi ązku potwierdzenia spełniania warunku posiadania niezb ędnej wiedzy oraz do świadczenia, potencjału technicznego a tak Ŝe dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia z uwagi na brak stosownych za świadcze ń. Kontrola wykazała ponadto, Ŝe obaj oferenci zmienili tre ść projektu umowy zał ączonego do specyfikacji istotnych warunków zamówienia poprzez usuni ęcie z projektu umowy postanowienia dotycz ącego zabezpieczenia nale Ŝytego wykonania umowy nast ępuj ącej tre ści cyt . „Wykonawca wnosi zabezpieczenie nale Ŝytego wykonania umowy w wysoko ści 2% ceny przedstawionej w ofercie z zaokr ągleniem do pełnych 100 zł, co stanowi kwot ę … . Wniesione przez Wykonawc ę zabezpieczenie nale Ŝytego wykonania umowy przeznaczone jest na: - 30% na zabezpieczenie roszcze ń z tytułu gwarancji i r ękojmii, - 70% na zabezpieczenie zgodnego z umow ą wykonania robót” . Kontroluj ący stwierdzili tak Ŝe, Ŝe umowa została przez oferentów przepisana o czym świadczy inny układ czcionki na stronie. Podkre śli ć nale Ŝy przy tym, Ŝe zmiany s ą identyczne w obu ofertach. Z wyja śnienia Czesława Purgała z dnia 18 sierpnia 2006 roku wynika, Ŝe Komisja Przetargowa nie zauwa Ŝyła braku we wzorze umowy w ofertach wykonawców podpunktu 3 w §5 umowy dotycz ącego zabezpieczenia nale Ŝytego wykonania umowy. Czesław Purgał podkre śla w wyja śnieniu, Ŝe Przedsi ębiorstwo Drogowe „Lambda”, które wygrało przetarg, przed podpisaniem umowy wniosło zabezpieczenie nale Ŝytego wykonania umowy. Kserokopia oferty nr 1 i nr 2 stanowi zał ącznik nr 43 do protokołu kontroli. Bior ąc powy Ŝsze pod uwag ę obaj wykonawcy, którzy zło Ŝyli ofert ę na Przebudow ę dróg gminnych w miejscowo ściach Kalinków-Borowiec-Ro Ŝenek i Reczków Nowy podlegali na mocy art. 24 ust. 2 pkt 3 ustawy Prawo zamówie ń publicznych wykluczeniu z post ępowania a z uwagi na tre ść przepisu art. 24 ust. 4 oferty wykonawców wykluczonych powinny zosta ć odrzucone. Konsekwencj ą odrzucenia obydwu ofert zło Ŝonych w przetargu nieograniczonym powinno by ć uniewa Ŝnienie przetargu na mocy art. 93 ust. 1 pkt 1, co z uwagi na ra Ŝą ce bł ędy Komisji Przetargowej nie miało miejsca.

Wskaza ć nale Ŝy, Ŝe w rozporz ądzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 r oku w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzaj ących spełnianie warunków udziału w post ępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jakich mo Ŝe Ŝą da ć zamawiaj ący od wykonawcy (Dz. U. nr 71, poz. 645 ze zm.) zawarty został katalog dokumentów, których mo Ŝe Ŝą da ć zamawiaj ący w celu potwierdzenia, Ŝe wykonawca posiada uprawnienie do wykonywania określonej działalno ści lub czynno ści oraz nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 24 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku - Prawo zamówie ń publicznych, co nie oznacza Ŝe w ka Ŝdym przypadku konieczno ści Ŝą dania od wykonawców dokumentów (post ępowania o warto ści przekraczaj ącej równowarto ść 60.000 euro) obowi ązkowe jest Ŝą danie wszystkich wymienionych dokumentów. Rozporz ądzenie zawiera zamkni ęty katalog dokumentów, który w Ŝadnym przypadku nie mo Ŝe by ć przez zamawiaj ącego rozszerzony, mo Ŝe by ć natomiast w zale Ŝno ści od rodzaju i stopnie skomplikowania prowadzonego post ępowania ograniczony do kilku dokumentów. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia wskazano wszystkie dokumenty wymienione w cytowanym wy Ŝej rozporz ądzeniu. W tre ści §1 ust.3 pkt 1 cytowanego wy Ŝej rozporz ądzenia wskazano, Ŝe w celu potwierdzenia, Ŝe wykonawca znajduje si ę w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniaj ącej wykonanie zamówienia, zamawiaj ący mo Ŝe Ŝą da ć m.in. sprawozdania finansowego, a je Ŝeli podlega ono badaniu przez biegłego rewidenta zgodnie z przepisami o

______145 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

rachunkowo ści równie Ŝ z opini ą o badanym sprawozdaniu albo w przypadku wykonawców niezobowi ązanych do sporz ądzania sprawozdania finansowego, innych dokumentów okre ślaj ących obroty, zysk oraz zobowi ązania i nale Ŝno ści - za okres nie dłu Ŝszy ni Ŝ ostatnie 3 lata obrotowe, a je Ŝeli okres prowadzenia działalno ści jest krótszy - za ten okres. W zwi ązku z powy Ŝszym od zamawiaj ącego zale Ŝy za jaki okres czasu Ŝą dał b ędzie sprawozdania finansowego nie przekraczaj ąc oczywi ście okresu 3 lat. W przedmiotowym przypadku nieprawidłowym było wi ęc przepisanie z rozporz ądzenia rodzaju dokumentu nie precyzuj ąc okresu za jaki wykonawcy maj ą zło Ŝyć sprawozdanie finansowe.

Poszczególni członkowie Komisji Przetargowej bior ąc pod uwag ę cen ę brutto po obliczeniu punktów według wzoru wskazanego w specyfikacji poszczególnym ofertom przyznali nast ępuj ącą liczb ę punktów: - OFERTA NR 1 – 95 punktów, - OFERTA NR 2 – 100 punktów. Analiza dokumentacji post ępowania wykazała brak propozycji Komisji Przetargowej wyboru najkorzystniejszej oferty stosownie do przepisu art. 20 ust. 3 ustawy Prawo zamówie ń publicznych. Z tre ści protokołu post ępowania zatwierdzonego przez Wójta Gminy w dniu 15 kwietnia 2005 roku wynika, Ŝe za najkorzystniejsz ą uznana została oferta firmy „Lambdar” z uwagi na zaoferowanie najni Ŝszej ceny za wykonanie prac.

Analiza dokumentacji przetargowej wykazała, Ŝe bior ący udział w post ępowaniu wykonawcy zostali poinformowani o wyborze oferty firmy „Lambdar” w dniu 7 kwietnia 2005 roku tj. w dniu otwarcia ofert, co potwierdzili własnor ęcznym podpisem na zawiadomieniu. Powy Ŝsze wskazuje na powiadomienie wykonawców o wyborze przed zatwierdzeniem prac komisji przetargowej przez Wójta Gminy, a co za tym idzie równie Ŝ przed akceptacj ą wyniku post ępowania przez Wójta Gminy. W dniu 4 maja 2005 roku zamawiaj ący przekazał Prezesowi UZP ogłoszenie o udzieleniu zamówienia. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia opublikowane zostało w BZP z dnia 13 maja 2005 roku nr 94 pod pozycj ą 21703.

W dniu 15 kwietnia 2005 roku Wójt Gminy zawarł umowę nr 1/G/2005 na wykonanie robót budowlanych polegaj ących na wykonaniu przebudowy dróg gminnych: Kalinków-Borowiec- Ro Ŝenek od km 0 + 000,00 do km 5 +860,08 oraz Reczków Nowy od km 0 +000,00 do km 1 + 140,41. Przedmiotem umowy było wyrównanie istniej ącej podbudowy z kruszywa łamanego do 10 cm i dwukrotne powierzchniowe utrwalenie jej emulsj ą asfaltow ą ( grysem 8/11 w ilo ści 25 kg/m 2 i emulsj ą asfaltow ą D-200 w ilo ści 6 kg/m 2 – warstwa dolna oraz grysem 5/8 w ilo ści 10 kg/m 2 i emulsj ą asfaltow ą D-200 w ilo ści 1,5 kg/m 2 – warstwa górna). Termin rozpocz ęcia i zako ńczenia realizacji przedmiotu umowy okre ślono nast ępuj ąco: - droga Reczków Nowy – od 1 lipca 2005 roku do 30 wrze śnia 2005 roku, - droga Kalinków-Borowiec-Ro Ŝenek – od 3 pa ździernika 2005 roku do 30 czerwca 2006 roku. Według §3 umowy zamawiaj ący przeka Ŝe wykonawcy teren budowy w terminie do 7 dni od daty podpisania umowy. Strony ustaliły, Ŝe obowi ązuj ącą form ą wynagrodzenia jest wynagrodzenie kosztorysowe wynikaj ące z oferty wybranej w drodze przetargu nieograniczonego tj. kwota 972.345,82 netto i 1.186.261,90 zł brutto. Wypłata nale Ŝnego wykonawcy nast ąpi po zako ńczeniu i protokolarnym odbiorze robót na podstawie faktury wykonawcy wg cen jednostkowych netto wynikaj ących z kosztorysu ofertowego plus podatek vat. W §9 umowy strony ustaliły obowi ązuj ącą je wysoko ść kar umownych. Na wykonane roboty wykonawca udzielił 36 miesi ęcy gwarancji. Zamawiaj ący wg umowy ma obowi ązek uregulowania faktur w terminie 30 dni od otrzymania faktury wraz z niezb ędnymi dokumentami. Wykonawca wnosi zabezpieczenie nale Ŝytego wykonania umowy w wysoko ści 2% ceny przedstawionej w ofercie z zaokr ągleniem do pełnych 100 zł, co stanowi kwot ę 23.800 zł, z czego 70% dotyczy zgodnego z umow ą wykonania umowy a 30% dotyczy roszcze ń z tytułu gwarancji i r ękojmii. Umow ę kontrasygnował Skarbnik Gminy. W dniu 4 maja 2005 roku spisano aneks do umowy na mocy którego wprowadzono do umowy postanowienia dotycz ące numerów kont bankowych wykonawcy, na które zostanie przelane wynagrodzenie za wykonane roboty.

______146 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Kserokopia umowy nr 1/G/2005 z dnia 15 kwietnia 2005 roku wraz z aneksem stanowi zał ącznik nr 44 do protokołu kontroli.

Zabezpieczenie nale Ŝytego wykonania umowy zostało wniesione w gwarancji ubezpieczeniowej Towarzystwa Ubezpieczeniowego S.A. Tryg Polska w dniu 15 kwietnia 2005 roku. Gwarancja nr GUB/07/05/07050034 na kwot ę 23.800 zł wniesiona została tytułem nale Ŝytego i terminowego wykonania umowy na okres od 14 kwietnia 2005 do 13 sierpnia 2006 roku. Gwarancja nr GUB/07/05/07050035 na kwot 7.140 zł wniesiona została na pokrycie roszcze ń z tytułu r ękojmii na okres od 14 sierpnia 2005 do 28 lipca 2006 roku.

5. Inspektor nadzoru. W dniu 14 kwietnia 2005 roku Wójt Gminy zawarł umowę z Jolant ą Balcer na pełnienie nadzoru inwestorskiego nad realizacj ą zadania „Przebudowa dróg gminnych: Kalinków-Borowiec- Ro Ŝenek od km 0 + 000,00 do km 5 +860,08 oraz Reczków Nowy od km 0 +000,00 do km 1 + 140,41”. Z tre ści §1 niniejszej umowy wynika, Ŝe do obowi ązków Inspektora nadzoru nale Ŝało: uczestniczenie w protokolarnym przekazaniu terenu wykonania robót, sprawdzanie faktur za wykonane roboty pod wzgl ędem merytorycznym w ci ągu 5 dni od daty otrzymania oraz branie udziału w odbiorach cz ęś ciowych i odbiorze ko ńcowym oraz przekazaniu inwestycji do u Ŝytku. Inspektor nadzoru zobowi ązał si ę do przebywania na budowie co najmniej raz w tygodniu oraz ka Ŝdorazowo na wezwanie inwestora w razie potrzeby. KaŜda obecno ść inspektora nadzoru na budowie potwierdzona b ędzie wpisem do dziennika budowy. Inspektor rozpoczyna prac ę przed wej ściem na plac budowy poprzez dokonanie wpisu do dziennika budowy stwierdzaj ącego powierzenie mu obowi ązków pełnienia nadzoru inwestorskiego nad okre ślonymi robotami. Obowi ązki inspektora nadzoru wygasaj ą po dokonaniu przez inwestora odbioru przedmiotu umowy i rozliczenia faktur ą ko ńcow ą. Wynagrodzenie za prac ę okre ślon ą w umowie ustalono w formie narzutu procentowego w wysoko ści 1% warto ści robót budowlanych netto za faktury i refaktury cz ęś ciowe. Zapłata faktury w ci ągu 30 dni od daty otrzymania. Stwierdzono, Ŝe umowa nie posiada kontrasygnaty Skarbnika Gminy, co jest sprzeczne z przepisem art. 46 ust. 3 ustawy o samorz ądzie gminnym, według którego je Ŝeli czynno ść prawna mo Ŝe spowodowa ć powstanie zobowi ąza ń pieni ęŜ nych, do jej skuteczno ści potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego ksi ęgowego bud Ŝetu) lub osoby przez niego upowa Ŝnionej. Stwierdzi ć nale Ŝy, Ŝe umowa niniejsza zawarta została z naruszeniem art. 51 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, zgodnie z którym jednostki samorz ądu terytorialnego oraz inne podmioty sektora finansów publicznych, z wyj ątkiem Skarbu Pa ństwa, nie mog ą zaci ąga ć zobowi ąza ń finansowych, których maksymalna warto ść nominalna, wyra Ŝona w złotych, nie została ustalona w dniu zawierania transakcji – w zwi ązku z nieokre śleniem w przedmiotowej umowie maksymalnej warto ści zobowi ązania wyra Ŝonej w złotówkach.

6. Realizacja inwestycji. W dniu 22 kwietnia 2005 roku przekazano wykonawcy teren budowy. Analiza dziennika budowy nr 2/2005 wydanego w dniu 22 kwietnia 2005 roku przez Urz ąd Gminy w Aleksandrowie w zwi ązku z przebudow ą drogi w miejscowo ści Reczków Nowy wykazała, Ŝe prace zostały rozpocz ęte w dniu 11 lipca 2005 roku, w dniu 21 lipca zako ńczono wykonanie podbudowy, w dniu 28 lipca zako ńczono wykonywanie warstw emulsyjno-grysowych (warstwa górna i warstwa dolna) a w dniu 13 sierpnia 2005 roku kierownik budowy zgłosił zako ńczenie robót. Z tre ści dziennika budowy nr 1/2005 wydanego w dniu 22 kwietnia 2005 roku przez Urz ąd Gminy w Aleksandrowie na okoliczno ść przebudowy drogi Kalinków-Borowiec-Ro Ŝenek wynika, Ŝe w dniu 10 sierpnia 2005 roku rozpocz ęto wykonywanie robót, w dniu 20 sierpnia zako ńczono wykonywanie podbudowy tłuczniowej, w dniu 22 sierpnia zako ńczono spryskiwanie całej drogi emulsj ą i zlecono wykonanie inwentaryzacji geodezyjnej powykonawczej. W dniu 20 i 21 pa ździernika wykonywano karczowanie krzewów a w dniu 3 listopada dokonano komisyjnego odbioru robót przeznaczonych do wykonania w 2005 roku. W okresie zimowym wyst ąpiła przerwa w wykonywaniu robót, które wszcz ęto w dniu 15 maja 2006 roku i zako ńczono w dniu 5

______147 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

czerwca 2006 roku. Kserokopia dziennika budowy nr 1/2005 i 2/2005 stanowi zał ącznik nr 45 do protokołu. W dniu 24 sierpnia 2005 roku sporz ądzony został protokół odbioru wykonanych robót drogowych na drodze w Reczkowie Nowym w okresie od 11 lipca 2005 roku do 13 sierpnia 2005 roku. Z tre ści protokołu wynika, Ŝe cały zakres robót zleconych do wykonania zrealizowano prawidłowo i wyceniono na kwot ę 174.730,06 zł. Jako osoby uczestnicz ące w odbiorze ze strony inwestora wskazano Wójta Gminy oraz Inspektora nadzoru jednak Ŝe Wójt Gminy nie zło Ŝył podpisu na protokole odbioru. Protokół podpisał i uczestniczył w odbiorze Czesław Purgał. W ślad za protokołem odbioru wykonawca wystawił w dniu 25 sierpnia 2005 roku faktur ę nr DT/90/2005 za wykonanie przebudowy drogi gminnej w Reczkowie Nowym zgodnie z protokołem odbioru na kwot ę 213.170,67 zł (174.730,06 zł netto). Wynagrodzenie na rzecz wykonawcy uregulowano przelewem bankowym w dniu 1 grudnia 2005 roku. Faktura opisana została na okoliczno ść wykonania robót zgodnie z umow ą i protokołem odbioru przez Inspektora nadzoru oraz Czesława Purgała. Wydatek wynikaj ący z faktury został sprawdzony oraz zaakceptowany do wypłaty przez Skarbnika i Wójta Gminy. Wydatek wskazany w fakturze został obj ęty umow ą nr Z/2.10/III/3.1/328/04/U/166/05 z dnia 18 listopada 2005 roku o dofinansowanie projektu „Modernizacja 8 km dróg gminnych w gminie Aleksandrów powiat piotrkowski” realizowanego w ramach ZPORR. Wydatek obj ęty faktur ą uregulowany został ze środków uzyskanych z Banku Gospodarstwa Krajowego na prefinansowanie wydatków obj ętych ZPORR (dział 600, rozdział 60016, § 6058) w wysoko ści 159.878 oraz ze środków obj ętych projektem inwestycyjnym finansowanych kredytu nr Ł/EB/12005/1422 z dnia 30 listopada 2005 roku udzielonego ze środków Europejskiego Banku Inwestycyjnego przez Bank Gospodarstwa Krajowego (dział 600, rozdział 60016, § 6059) w wysoko ści 53.292,67 zł. Za sprawowanie nadzoru inwestorskiego nad przebudową drogi gminnej w Reczkowie Nowym Jolanta Balcer wystawiła rachunek na kwot ę 1.747,30 zł (dowód nr 5605, pozycja 394). Na rachunku nie wskazano daty wystawienia. Rachunek opisał na okoliczno ść wykonania usługi zgodnie z umow ą Czesław Purgał. Nie opisano rachunku na okoliczno ść wydatkowania środków zgodnie z ustaw ą Prawo zamówie ń publicznych oraz nie wskazano sposobu wypłaty wynagrodzenia na rzecz Inspektora nadzoru. Rachunek sprawdził i zatwierdził do realizacji Wójt i Skarbnik Gminy.

W dniu 3 listopada 2005 roku sporz ądzono protokół odbioru wykonanych robót dotycz ących przebudowy fragmentu drogi gminnej Kalinków-Borowiec-Ro Ŝenek okresie od 18 pa ździernika do 2 listopada 2005 roku. Warto ść wykonanych robót wyceniona została w protokole na kwot ę 464.454,83 zł, w tym: - roboty pomiarowe 4.761,89 zł, - karczowanie krzewów 1.329,66 zł, - wyrównanie istniej ącej podbudowy tłuczniem 405.686,41 zł, - skropienie podbudowy emulsj ą 52.676,87 zł. Protokół odbioru ze strony inwestora podpisał Wójt Gminy oraz Inspektor nadzoru. W ślad za protokołem odbioru wykonawca wystawił w dniu 3 listopada 2005 roku faktur ę nr DT/151/2005 za wykonanie przebudowy drogi gminnej Kalinków-Borowiec-Ro Ŝenek zgodnie z protokołem odbioru na kwot ę 566.634,89 zł (464.454,83 zł netto). Wynagrodzenie na rzecz wykonawcy uregulowano przelewem bankowym w dniu 1 grudnia 2005 roku. Faktura opisana została na okoliczno ść wykonania robót zgodnie z umow ą i protokołem odbioru przez Inspektora nadzoru oraz Czesława Purgała. Wydatek wynikaj ący z faktury został sprawdzony oraz zaakceptowany do wypłaty przez Skarbnika i Wójta Gminy. Wydatek wskazany w fakturze został obj ęty umow ą nr Z/2.10/III/3.1/328/04/U/166/05 z dnia 18 listopada 2005 roku o dofinansowanie projektu „Modernizacja 8 km dróg gminnych w gminie Aleksandrów powiat piotrkowski” realizowanego w ramach ZPORR. Wydatek obj ęty faktur ą uregulowany został ze środków uzyskanych z Banku Gospodarstwa Krajowego na prefinansowanie wydatków obj ętych ZPORR (dział 600, rozdział 60016, § 6058) w wysoko ści 424.976,17 oraz ze środków obj ętych projektem inwestycyjnym finansowanych kredytu nr Ł/EB/12005/1422 z dnia 30 listopada 2005 roku udzielonego ze

______148 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

środków Europejskiego Banku Inwestycyjnego przez Bank Gospodarstwa Krajowego (dział 600, rozdział 60016, § 6059) w wysoko ści 141.658,72 zł. Za sprawowanie nadzoru inwestorskiego nad przebudową drogi gminnej Kalinków-Borowiec- Ro Ŝenek I etap Jolanta Balcer wystawiła rachunek w dniu 6 grudnia 2005 roku na kwot ę 4.644,50 zł (dowód nr 6676, pozycja 467). Rachunek opisał na okoliczno ść wykonania usługi zgodnie z umow ą Czesław Purgał. Nie opisano rachunku na okoliczno ść wydatkowania środków zgodnie z ustaw ą Prawo zamówie ń publicznych. Wynagrodzenie na rzecz wykonawcy przelano w dniu 20 grudnia 2005 roku. Rachunek sprawdził i zatwierdził do realizacji Wójt i Skarbnik Gminy.

W dniu 14 czerwca 2006 roku sporz ądzono protokół odbioru wykonanych robót dotycz ących przebudowy fragmentu drogi gminnej Kalinków-Borowiec-Ro Ŝenek okresie od 8 maja do 5 czerwca 2006 roku. Warto ść wykonanych robót wyceniona została w protokole na kwot ę 333.160,93 zł, w tym: - powierzchniowe utrwalenie nawierzchni emulsj ą i grysami (warstwa dolna) 148.500,95 - powierzchniowe utrwalenie nawierzchni emulsj ą i grysami (warstwa górna) 128.937,60 - pobocza z pospółki 43.662,96 - r ęczne plantowanie gruntu 9.670,32 - słupki do znaków drogowych 950 - znaki ostrzegawcze 1.438,90 Jako osoby uczestnicz ące w odbiorze ze strony inwestora wskazano Wójta Gminy oraz Inspektora nadzoru jednak Ŝe Wójt Gminy nie zło Ŝył podpisu na protokole odbioru. W ślad za protokołem odbioru wykonawca wystawił w dniu 14 czerwca 2006 roku faktur ę nr DT/31/2006 za wykonanie przebudowy drogi gminnej Kalinków-Borowiec-Ro Ŝenek zgodnie z protokołem odbioru na kwot ę 406.456,34 zł (333.160,93 zł netto). Wynagrodzenie na rzecz wykonawcy uregulowano przelewem bankowym tj. w dniu 20 czerwca 2006 roku. Faktura opisana została na okoliczno ść wykonania robót zgodnie z umow ą i protokołem odbioru przez Inspektora nadzoru oraz Czesława Purgała. Wydatek wynikaj ący z faktury został sprawdzony oraz zaakceptowany do wypłaty przez Skarbnika i Wójta Gminy. Wydatek wskazany w fakturze został obj ęty umow ą nr Z/2.10/III/3.1/328/04/U/166/05 z dnia 18 listopada 2005 roku o dofinansowanie projektu „Modernizacja 8 km dróg gminnych w gminie Aleksandrów powiat piotrkowski” realizowanego w ramach ZPORR. Wydatek obj ęty faktur ą uregulowany został ze środków uzyskanych z Banku Gospodarstwa Krajowego na prefinansowanie wydatków obj ętych ZPORR (dział 600, rozdział 60016, § 6058) w wysoko ści 263.531,13 oraz ze środków obj ętych projektem inwestycyjnym finansowanych kredytu nr Ł/EB/12005/1422 z dnia 30 listopada 2005 roku udzielonego ze środków Europejskiego Banku Inwestycyjnego przez Bank Gospodarstwa Krajowego (dział 600, rozdział 60016, § 6059) w wysoko ści 142.456,34 zł. Za sprawowanie nadzoru inwestorskiego nad przebudową drogi gminnej Kalinków-Borowiec- Ro Ŝenek Jolanta Balcer wystawiła rachunek w dniu 28 czerwca 2006 roku na kwot ę 3.331,61 zł (dowód nr 4134, pozycja 256). Rachunek opisał na okoliczno ść wykonania usługi zgodnie z umow ą Czesław Purgał oraz na okoliczno ść wydatkowania środków zgodnie z ustaw ą Prawo zamówie ń publicznych. Wynagrodzenie na rzecz wykonawcy przelano w dniu 30 czerwca 2006 roku. Rachunek sprawdził i zatwierdził do realizacji Wójt i Skarbnik Gminy.

7. Koszty inwestycji.

Do kosztów inwestycji oprócz kosztów dokumentacji projektowej, wynagrodzenia firmy „LAMBDAR” oraz wynagrodzenia Inspektora nadzoru zaliczono nast ępuj ące koszty: - koszty wykonania map do celów projektowych – 15.996,50 zł, w tym: - faktura nr 194/12/2003 z dnia 3 grudnia 2003 roku wystawiona przez Przedsi ębiorstwo Geodezyjno-Projektowe „GEO-PRO-KART” z Piotrkowa Tryb. na kwot ę 3.199,30 zł z wykonania

______149 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

map do celów projektowych we wsi Reczków Nowy. Prawidłowo ść wykonania map zgodnie z umow ą potwierdził Kierownik Referatu Stanisław Bi ńkowski. Faktury nie opisano na okoliczno ść zgodno ści wydatku z ustaw ą Prawo zamówie ń publicznych. Wynagrodzenie na rzecz wykonawcy uregulowano przelewem bankowym w dniu 23 grudnia 2003 roku (dowód nr 5682, poz. 438). Faktur ę sprawdził i zatwierdził do wypłaty Wójt i Skarbnik Gminy. - faktura nr 28 z dnia 2 marca 2004 roku wystawiona przez Biuro Geodezyjno-Kartograficzne UniweRS-GEO z Piotrkowa Tryb. na kwot ę 8.613,50 zł z wykonania map do celów projektowych we wsi Kalinków. Prawidłowo ść wykonania map potwierdził Czesław Purgał. Faktur ę pisano na okoliczno ść zgodno ści wydatku z ustaw ą Prawo zamówie ń publicznych. Wynagrodzenie na rzecz wykonawcy uregulowano przelewem bankowym w dniu 8 marca 2004 roku (dowód nr 821, poz. 70). Faktur ę sprawdził i zatwierdził do wypłaty Wójt i Skarbnik Gminy. - faktura nr 46 z dnia 9 kwietnia 2004 roku wystawiona przez Biuro Geodezyjno-Kartograficzne UniweRS-GEO z Piotrkowa Tryb. na kwot ę 4.183,70 zł z wykonania map do celów projektowych we wsi Kalinków, Borowiec i Ro Ŝenek. Prawidłowo ść wykonania map potwierdził Czesław Purgał. Faktur ę pisano na okoliczno ść zgodno ści wydatku z ustaw ą Prawo zamówie ń publicznych. Wynagrodzenie na rzecz wykonawcy uregulowano przelewem bankowym w dniu 27 kwietnia 2004 roku (dowód nr 1585, poz. 129). Faktur ę sprawdził i zatwierdził do wypłaty Wójt i Skarbnik Gminy. - koszty opracowania planu rozwoju lokalnego – 9.150 zł – faktura nr 79/X/2004 z dnia 25 wrze śnia 2004 roku wystawiona przez „FU DWA P.P.H.U. Andrzej Derengowski na kwot ę 9.150 zł. Faktura została prawidłowo opisana na okoliczność wykonania usługi zgodnie z umow ą przez Czesława Purgała oraz sprawdzona i zatwierdzona do wypłaty przez Wójta i Skarbnika Gminy. Faktur ę opisano równie Ŝ na okoliczno ść uregulowania wynagrodzenia wykonawcy przelewem bankowym oraz udzielenie zamówienia (dowód nr 4606 poz. 346). Wynagrodzenie wykonawcy uregulowano przelewem bankowym w dniu 6 pa ździernika 2004 roku. - studium wykonalno ści inwestycji w wysoko ści 17.080 zł – faktura nr 91/X/2004 z dnia 9 listopada 2004 roku wystawiona przez „FU DWA P.P.H.U. Andrzej Derengowski na kwot ę 25.620 zł. Faktura została prawidłowo opisana na okoliczno ść wykonania usługi zgodnie z umow ą przez Czesława Purgała oraz sprawdzona i zatwierdzona do wypłaty przez Wójta i Skarbnika Gminy. Faktur ę opisano równie Ŝ na okoliczno ść uregulowania wynagrodzenia wykonawcy przelewem bankowym oraz udzielenie zamówienia (dowód nr 5892, poz. 447). Wydatek uj ęty w fakturze został podzielony na trzy drogi a mianowicie Aleksandrów-Janikowice, Reczków Nowy oraz Kalinków-Borowiec-Ro Ŝenek w równiej wysoko ści tj. po 8.540 zł.

8. Przyj ęcie inwestycji na stan środków trwałych.

Na podstawie ni Ŝej wymienionych dowodów OT przyj ęto na stan środków trwałych drog ę Reczków Nowy: - dowód OT nr 5/2005 z dnia 31 sierpnia 2005 roku na kwot ę 3.199,30 zł (dowód nr 4241/1) - dowód OT nr 5/2005 z dnia 31 sierpnia 2005 roku na kwot ę 224.526,67 (dowód nr 4241) - dowód OT nr 12/2005 z dnia 30 listopada 2005 roku na kwot ę 1.747,30 zł.

Na podstawie ni Ŝej wymienionych dowodów OT przyj ęto na stan środków trwałych drog ę Kalinków-Borowiec-Ro Ŝenek: 1) dowód nr 8/2006 z dnia 20 czerwca 2006 roku na kwot ę 1.007.617,23 zł, w tym: - koszty przebudowy drogi 973.091,23 - koszty wykonania projektu technicznego 16.836,00 - koszty studium wykonalno ści 8.540,00 - koszty wykonania planu rozwoju lokalnego 9.150,00 2) dowód OT z dnia 30 czerwca 2006 roku na kwot ę 11.623,31 zł, w tym: - koszty nadzoru inwestorskiego 7.976,11 - koszty podkładów geodezyjnych 3.647,00 Kontrola zapisów zawartych na koncie 080 – Inwestycja wykazała, Ŝe koszty inwestycji wynosiły 1.019.240,54 zł (kwota zgodna z dowodami OT), natomiast zsumowanie poszczególnych wydatków wynikaj ących z faktur i rachunków daje kwot ę 1.028.390,54 zł. Ró Ŝnica stanowi kwot ę

______150 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

9.150 zł. Z wyja śnienia Skarbnika Gminy zło Ŝonego na okoliczno ść powstałej ró Ŝnicy wynika, Ŝe opracowanie planu rozwoju lokalnego w 2004 roku zostało sfinansowane ze środków przeznaczonych na wydatki rzeczowe w dziale 710 – działalno ść usługowa, rozdział 71095 – pozostała działalno ść , § 4300 – zakup usług pozostałych, poniewa Ŝ z opisu nie wynikało, Ŝe plan został opracowany dla potrzeb realizacji inwestycji drogowych. Skarbnika wyja śnia, Ŝe dokonano zmiany klasyfikacji prawdopodobnie dlatego, Ŝe we wniosku na dofinansowanie inwestycji ze środków ZPORR zauwa Ŝyła, Ŝe plan rozwoju lokalnego w kwocie 9.150 zł został uj ęty jako koszt kwalifikowany przez wykonawc ę wniosku. Bł ąd powstał poprzez nie dokonanie przeksi ęgowania finansowania kosztów planu z bie Ŝą cych wydatków rzeczowych na wydatki inwestycyjne. Wyja śnianie Teresy Małeckiej Skarbnika Gminy stanowi załącznik nr 46 do protokołu. Kontrola wykazała, Ŝe do kosztów inwestycji nie zaliczono kosztów odsetek i prowizji zwi ązanych z obsług ą zaci ągni ętych zobowi ąza ń na realizacj ę zadania, co świadczy o nieprzestrzeganiu art. 28 ust. 8 ustawy o rachunkowo ści, zgodnie z którym do kosztów wytworzenia środków trwałych w budowie, środków trwałych oraz warto ści niematerialnych i prawnych zalicza si ę ogół ich kosztów poniesionych przez jednostk ę za okres budowy, monta Ŝu, przystosowania i ulepszenia, do dnia bilansowego lub przyj ęcia do u Ŝywania, w tym równie Ŝ: 1) niepodlegaj ący odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy, 2) koszt obsługi zobowi ąza ń zaci ągni ętych w celu ich finansowania i zwi ązane z nimi ró Ŝnice kursowe, pomniejszony o przychody z tego tytułu. Jak ustalono powy Ŝszej na mocy postanowie ń specyfikacji istotnych warunków zamówienia wykonawca wybrany w drodze przetargu zobowi ązany został do sporz ądzenia inwentaryzacji geodezyjnej powykonawczej, chocia Ŝ obowi ązek ten nie został sprecyzowany w zawartej w dniu 15 kwietnia 2005 roku umowie. Analiza dokumentacji stanowi ącej inwentaryzacj ę powykonawcz ą sporz ądzonej przez spółk ę cywiln ą „GEODETA” Usługi geodezyjne i kartograficzne z Piotrkowa Tryb. na zlecenie firmy „Lambdar” wykazała, Ŝe obiekty budowlane wyeksponowane na mapach zostały zinwentaryzowane a dokumenty powstałe w wyniku inwentaryzacji przyj ęte do pa ństwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Ustalono, Ŝe na ka Ŝdej ze sporz ądzonych map Powiatowy O środek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Piotrkowie Tryb. przystawia pieczęć ze wskazaniem daty przyj ęcia do zasobu oraz numeru pod jakim zaewidencjonowano wykonany obiekt w zasobie. W oparciu o mapy geodezyjnej inwentaryzacji powykonawczej ustalono, Ŝe poszczególne obiekty zostały przyj ęte do zasobu w nast ępuj ącym terminie: - inwentaryzacja drogi Reczków Nowy – w dniu 18 sierpnia 2005 roku pod numerem 1882.094- 13/2005, - inwentaryzacja drogi Kalinków – w dniu 15 wrze śnia 2005 roku pod numerem 1755.161- 2/2005, - inwentaryzacja drogi Ro Ŝenek-Borowiec – w dniu 21 wrze śnia 2005 roku pod numerem 1755.172-1/2005, Na ka Ŝdej mapie widnieje ponadto adnotacja, Ŝe cyt. ”Obiekt niniejszy zinwentaryzowano i stwierdza si ę, Ŝe został wybudowany zgodnie z zatwierdzon ą lokalizacj ą”. Kserokopia map inwentaryzacji geodezyjnej powykonawczej stanowi zał ącznik nr 47 do protokołu kontroli. W zwi ązku z w ątpliwo ściami kontroluj ących dotycz ących przyczyn zlecenia przez wykonawc ę sporz ądzenia inwentaryzacji geodezyjnej powykonawczej w trakcie realizacji robót Specjalista ds. zamówie ń publicznych Czesław Purgał wyja śnił, Ŝe inwentaryzacja geodezyjna powykonawcza została zlecona po wykonaniu skropienia emulsj ą D-200 całej długo ści podbudowy drogi Kalinków-Borowiec-Ro Ŝenek. Inwentaryzacja została zgłoszona do wykonania ju Ŝ po skropieniu całej długo ści dlatego, Ŝe długo ść i szeroko ść drogi ju Ŝ nie ulegn ą zmianie. Wyja śnienia Czesława Purgała dnia 28 sierpnia 2006 roku stanowi zał ącznik nr 48 do protokołu kontroli. Z informacji przekazanej przez Kierownika Pracowni Powiatowego O środka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Piotrkowie Tryb. na pro śbę RIO w Łodzi z dnia 18 sierpnia 2006

______151 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

roku wynika, Ŝe wykonywanie prac geodezyjnych polegaj ących na inwentaryzacji powykonawczej drogi Kalinków-Borowiec-Ro Ŝenek zostało zgłoszone w dniu 22 sierpnia 2005 roku.

9. Zabezpieczenie środków na realizacj ę zadania.

Środki na realizacj ę przebudowy drogi gminnej Reczków Nowy zabezpieczono w bud Ŝecie gminy nast ępuj ącymi uchwałami Rady Gminy Aleksandrów: - uchwał ą nr IV/20/2003 z dnia 14 marca 2003 roku w bud Ŝecie gminy na realizacj ę zadania przeznaczono środki do wysoko ści 20.000 zł, - uchwał ą nr IX/50/2003 z dnia 14 listopada 2003 roku zmniejszono środki do wysoko ści 10.000 zł, - uchwała nr XI/62/03 z dnia 29 grudnia 2003 roku zmniejszono środki do wysoko ści 3.500 zł, - uchwał ą nr XVI/97/04 z dnia 5 listopada 2004 roku zwi ększono środki do wysoko ści 12.000 zł. - uchwał ą nr XIX/119/05 z dnia 16 marca 2005 roku zaplanowano środki do wysoko ści 227.800 zł.

Środki na realizacj ę przebudowy drogi gminnej Kalinków-Borowiec-Ro Ŝenek zabezpieczono w bud Ŝecie gminy nast ępuj ącymi uchwałami Rady Gminy Aleksandrów: - uchwał ą nr XII/66/04 z dnia 24 lutego 2004 roku w bud Ŝecie Gminy zaplanowano środki w wysoko ści 100.000 zł, - uchwała nr XV/97/04 z dnia 5 listopada 2004 roku zmniejszono środki na realizacje zadania do wysoko ści 40.000 zł - uchwał ą nr XIX/119/05 z dnia 16 marca 2005 roku środki na realizacj ę zadania na 2005 rok zabezpieczono w wysoko ści 610.000 zł a na 2006 rok w wysoko ści 420.000 zł.

Uchwał ą nr XXII/129/200 5 z dnia 7 wrze śnia 2005 roku na realizacj ę zadania zaplanowano środki w wysoko ści 1.005.450 zł , w tym: - środki ZPORR (600,60016, § 6298) - 747.752 - środki z bud Ŝetu pa ństwa (600,60016, §6299) - 99.701 - kredyt zaci ągni ęty na rynku krajowym (600,60016, §9520) - 157.997. Uchwał ą nr XXIV/140/05 z dnia 7 grudnia 2005 roku zmniejszono środki na realizacj ę zadania o kwot ę 36.450 zł tj. do 969.000 zł, w tym: - środki własne - 1.918 zł - po Ŝyczka na prefinansowanie - 719.085 zł, - kredyt - 247.997 zł. Na 2006 rok zaplanowano środki na realizacj ą do poziomu 410.750 zł. Uchwał ą nr XXV/146/05 z dnia 30 grudnia 2005 roku zwi ększono środki na zadanie o kwot ę 105.432 zł tj. do kwoty 1.074.423 zł, w tym: - środki własne - 1.918 zł, - po Ŝyczka na prefinansowanie - 719.085 zł, - kredyt - 247.997 zł, - dotacja celowa z UW w Łodzi - 105.423 zł. Uchwał ą nr XXV/147/2005 z dnia 30 grudnia 2005 roku w sprawie przyj ęcia bud Ŝetu na 2006 rok środki na realizacj ę zadania zaplanowano w wysoko ści 410.750 zł, w tym: - środki własne - 78.296 zł - środki ZPORR - 265.264 zł - kredyt - 67.190 zł Uchwał ą nr XXVII/155/2006 z dnia 31 marca 2006 zmieniono kwalifikacj ą środków w wysoko ści 265.264 zł ze środków ZPORR zaplanowanych jako dochody na środki na prefinansowanie jako przychody. Pozostałe źródła finansowania pozostały bez zmian.

Przebudowa drogi gminnej we wsi D ębowa Góra Kolonia – przetarg nieograniczony poni Ŝej 60.000 tys. euro.

______152 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

1. Zgłoszenie o przyst ąpieniu do budowy nie wymagaj ącej pozwolenia na budow ę Zgłoszenie o przyst ąpieniu do budowy : Zgłoszenia o przyst ąpieniu do budowy nie wymagaj ącej pozwolenia na budow ę dokonał w dniu 6 lipca 2005 roku. Roboty polegały na przebudowie drogi gminnej we wsi D ębowa Góra Kolonia – Gmina Aleksandrów. Jako termin rozpocz ęcia robót wskazano sierpie ń 2005 roku. Kserokopia zgłoszenia o przyst ąpieniu do budowy nie wymagaj ącej pozwolenia na budow ę z dnia 6 lipca 2005 roku wraz ze znajduj ącym si ę pod nim projektem budowlano wykonawczym z maja 2005 roku stanowi zał ącznik nr 49 do protokołu kontroli. 2. Dokumentacja techniczna Dokumentacj ę techniczn ą oraz kosztorys inwestorski opracował Kazimierz Sadowski upr. nr UAN – IV- 8388/34/85 w specjalno ści drogowej. Warto ść kosztorysowa przedmiotowego zadania została ustalona w wysoko ści 129.975,20 zł netto. W przedło Ŝonej kontroluj ącym dokumentacji znajdowały si ę dwa kosztorysy inwestorskie wraz z przedmiarami robót: 1) kosztorys inwestorski z dnia 14.05.2005 roku o warto ści kosztorysowej 129.975,20 zł netto + podatek VAT= 158.569,74 zł brutto, sporz ądzony przez Kazimierza Sadowskiego; 2) kosztorys inwestorski z dnia 14.05.2005 roku o warto ści kosztorysowej 106.227,49 zł netto + podatek VAT= 129.597,54 zł brutto, sporz ądzony przez Kazimierza Sadowskiego. Z wyja śnienia zło Ŝonego przez Czesława Purgała – specjalisty ds. inwestycji i zamówie ń publicznych wynika, i Ŝ podstaw ą sporz ądzenia dwóch kosztorysów było zorientowanie si ę w cenie wykonani drogi z ró Ŝnych materiałów: asfaltu oraz grysu. Po ich otrzymaniu zdecydowano si ę na wersj ę dro Ŝsz ą, ale lepszej jako ści i wytrzymalsz ą, tzn. wykonanie drogi o nawierzchni asfaltowej. Analiza kosztorysów wykazała, i Ŝ w kosztorysie dro Ŝszym, oznaczonym nr 1, przewidziana została nawierzchnia z mieszanek mineralno-bitumicznych asfaltowych o grubo ści 3 cm za kwot ę 74.136,50 zł. Kosztorys ta ńszy, oznaczony nr 2, przewidywał dwukrotne powierzchniowe utrwalanie nawierzchni drogowych emulsj ą asfaltow ą i grysem kamiennym za kwot ę 42.384,37 zł. Bezpo średnio przed otwarciem ofert Zamawiaj ący podał kwot ę, jak ą zamierza przeznaczy ć na finansowanie zamówienia – w wysoko ści 120.000 zł. 3. Udzielenie zamówienia 1. Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym o warto ści szacunkowej poni Ŝej 60.000 EURO z dnia 19 wrze śnia 2005 roku zostało wywieszone w siedzibie zamawiaj ącego oraz tego samego dnia zamieszczone w Biuletynie Informacji Publicznej Urz ędu Gminy w Aleksandrowie. Ogłoszenie zawiera nast ępuj ące informacje: - nazwa zamówienia: „Przebudowa drogi gminnej we wsi D ębowa Góra Kolonia w granicach istniej ących pasów drogowych o nr ewid. 414, 421 od km 0+000 do km 1+065,50”, - opis przedmiotu zamówienia: profilowanie i zag ęszczanie istniej ącej nawierzchni jako dolnej warstwy podbudowy, wykonanie górnej warstwy podbudowy z tłuczenia kamiennego – 8 cm, wykonanie warstwy ścieralnej gr. 3 cm beton asfaltowy grysowo-Ŝwirowy, uzupełnienie poboczy kruszywem kamie ń naturalny, - termin realizacji zadania: 30 czerwca 2006 roku, - wadium: zamawiaj ący nie wymaga od wykonawców wadium, - warunki uczestnictwa: spełnienie warunków okre ślonych w art. 22 i art. 24 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówie ń publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177 ze zm.) oraz zatrudnienie lub współpraca z Kierownikiem budowy w bran Ŝ drogowej posiadaj ącym co najmniej 5-letnie do świadczenie zawodowe, uprawnienia do kierowania robotami w ww. bran Ŝy oraz jest wpisany na list ę członków Izby Budowlanej; Zamawiaj ący dokona oceny

______153 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

spełnienia powy Ŝszych warunków na podstawie zło Ŝonych dokumentów zgodnie z reguł ą spełnia/nie spełnia, - termin składania ofert wyznaczono na dzie ń 6 pa ździernika 2005 roku na godzin ę 11.30; natomiast termin otwarcia ofert na godzin ę 12.00 tego samego dnia, - kryteria oceny oferty: brak, - termin zwi ązania ofert ą: brak. Ustalono, i Ŝ ogłoszenie o zamówieniu nie zawierało wszystkich informacji wymaganych przez art. 41 ustawy Prawo zamówie ń publicznych, a mianowicie pkt 4, 9 i 11: informacji o mo Ŝliwo ści składania ofert cz ęś ciowych, kryterium oceny ofert i ich znaczenia, a tak Ŝe terminu zwi ązania ofert ą. Ponadto ogłoszenie, które zostało zamieszczone na stronie internetowej nie zawierało informacji na temat terminu otwarcia ofert. Informacja taka zawarta została w ogłoszeniu zamieszczonym w siedzibie zamawiaj ącego. Kserokopia ogłoszenia przetargu nieograniczonego poni Ŝej 60.000 euro na „Przebudow ę drogi gminnej we wsi D ębowa Góra Kolonia” zamieszczonego w siedzibie zamawiaj ącego oraz na stronie internetowej stanowi zał ącznik nr 50 do protokołu kontroli. 2. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia w cenie 20 zł dost ępna była w siedzibie zamawiaj ącego lub za zaliczeniem pocztowym. Specyfikacj ę zatwierdził Wójt Gminy w dniu 19.09.2005 r. Zgodnie z tre ści ą specyfikacji (pkt III.1) warunkiem przyj ęcia oferty jest uzgodnienie w niej wszystkich zapisów zawartych w Specyfikacji. Oferty nie podpisane przez uprawnion ą osob ę oraz zło Ŝone przez podmioty podlegaj ące wykluczeniu, zgodnie z art. 22 ustawy, zostan ą odrzucone jako niewa Ŝne. Zgodnie z tre ści ą specyfikacji, o udzielenie zamówienia mog ą ubiega ć si ę oferenci nie wykluczeni na podstawie art. 22 ustawy, spełniaj ący warunki zawarte w art. 24 ustawy. Zamawiaj ący nie wskazał w Specyfikacji opisu sposobu dokonywania oceny spełnienia warunków udziału w post ępowaniu, a tak Ŝe nie wskazał o świadcze ń i dokumentów, jakie powinien dostarczy ć wykonawca w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w post ępowaniu. Ponadto Specyfikacja nie zawiera informacji na temat warunku wskazanego w ogłoszeniu o przetargu, a mianowicie nie odnosi si ę do wymogu zatrudnienia lub współpracy z Kierownikiem budowy w bran Ŝy drogowej, posiadaj ącym co najmniej 5-letnie do świadczenie zawodowe, uprawnienia do kierowania robotami w ww. bran Ŝy oraz jest wpisany na list ę członków Izby Budowlanej. Powy Ŝsze zapisy s ą sprzeczne z art. 36 ust. 1 pkt 8 i 9 ustawy Prawo zamówie ń publicznych, zgodnie z którym specyfikacja istotnych warunków zamówienia zawiera co najmniej: opis warunków udziału w post ępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tych warunków, a tak Ŝe informacj ę o o świadczeniach i dokumentach, jakie maj ą dostarczy ć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w post ępowaniu. Przy wyborze ofert zamawiaj ący b ędzie si ę kierował nast ępuj ącym kryterium: cena – 100% (pkt V Specyfikacji). Sposób obliczenia punktów wg kryterium: MP maksymalna ilo ść punktów mo Ŝliwa do przydzielenia w toku oceny w obr ębie danego kryterium, przyjmuj ąc MP=10, Waga-100%. Cena oferty najni Ŝszej brutto Warto ść punktowa= ------x MP x waga Cena badanej oferty Termin zwi ązania ofert ą wynosi 30 dni (pkt V.1). Z pkt III Specyfikacji wynika obowi ązek spełnienia minimum rocznej gwarancji. Zgodnie z pkt VI Specyfikacji – od oferenta, którego oferta zostanie uznana jako najkorzystniejsza wymagane b ędzie wniesienie zabezpieczenia nale Ŝytego wykonania umowy w wysoko ści 1% warto ści ceny ofertowej. Ponadto analiza zał ącznika nr 2 do Specyfikacji – „O świadczenie oferenta” wykazała, i Ŝ w pkt 15 zawarty został zapis „ Deklarujemy, Ŝe w przypadku wygrania przetargu, zabezpieczenie nale Ŝytego wykonania umowy, w wysoko ści

______154 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

1% warto ści ofertowej netto b ędzie potr ącone Wykonawcy z ostatniej faktury ”. Analogiczny zapis zawarto w §15 projektu umowy, stanowi ącego zał ącznik nr 3 do Specyfikacji. Stwierdzono, i Ŝ powy Ŝsze zapisy s ą sprzeczne z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówie ń publicznych. Zamawiaj ący mo Ŝe Ŝą da ć od wykonawcy zabezpieczenia nale Ŝytego wykonania umowy. Zabezpieczenie to słu Ŝy pokryciu roszcze ń z tytułu niewykonania lub nienale Ŝytego wykonania umowy (art. 147 ust. 1 i 2). Zabezpieczenie mo Ŝe by ć wnoszone według wyboru wykonawcy w jednej lub kilku nast ępuj ących formach: pieni ądzu, por ęczeniach bankowych, gwarancjach bankowych, gwarancjach ubezpieczeniowych lub por ęczeniach udzielanych przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 roku o utworzeniu Polskiej Agencji Przedsi ębiorczo ści (art. 148 ust. 1). Z tre ści art. 150 ust. 1 i 2 wynika, i Ŝ wysoko ść zabezpieczenia ustala si ę w stosunku procentowym do ceny całkowitej podanej w ofercie albo maksymalnej warto ści nominalnej zobowi ązania zamawiaj ący wynikaj ącego z umowy, je Ŝeli w ofercie podano cen ę jednostkow ą lub ceny jednostkowe. Zgodnie z ust. 2 zabezpieczenie ustala si ę w wysoko ści od 2% do 10% ceny całkowitej podanej w ofercie albo maksymalnej warto ści nominalnej obowi ązania wynikaj ącego z umowy. Zamawiaj ący zwraca zabezpieczenie w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez zamawiaj ącego za nale Ŝyte wykonanie; kwota pozostawiona na zabezpieczenie roszcze ń z tytułu r ękojmi za wady lub gwarancji jako ści nie mo Ŝe przekracza ć 30% wysoko ści zabezpieczenia, a kwota pozostawiona (30%) jest zwracana nie pó źniej ni Ŝ w 15. dniu po upływie okresu r ękojmi za wady lub gwarancji jako ści (art. 151 ust. 1-3). Zał ącznikami do Specyfikacji s ą: wzór „formularz ofertowy”, wzór „ o świadczenie oferenta” oraz wzór „umowa”. Ponadto z pkt I.1 wynika, i Ŝ zał ącznikiem jest tak Ŝe projekt wykonania przebudowy drogi oraz kosztorys ślepy (jako materiał pomocniczy). Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym i Specyfikacja, zawieraj ą sprzeczne ze sob ą informacje, chocia Ŝ zostały podpisane przez Wójta Gminy – Henryka Małeckiego tego samego dnia, tzn. 19 wrze śnia 2005 roku. Kserokopia Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia z dnia 19 wrze śnia 2005 roku na „Przebudow ę drogi gminnej we wsi D ębowa Góra Kolonia w granicach istniej ących pasów drogowych o nr ewid. 414, 421 od km 0+000 do km 1+065,50” stanowi zał ącznik nr 51 do protokołu kontroli. 3. Ustalono, i Ŝ Specyfikacj ę Istotnych Warunków Zamówienia pobrał jeden podmiot: - Przedsi ębiorstwo Budowy Dróg i Mostów „ERBEDIM” Sp. z o.o. w Piotrkowie Tryb (w dniu 5.10.2005 roku). 4. Komisja przetargowa powołana została zarz ądzeniem nr 14/2004 z dnia 17 maja 2004 roku. 5. W terminie wskazanym przez zamawiaj ącego wpłyn ęła jedna oferta (Druk ZP-12): Przedsi ębiorstwo Budowy Dróg i Mostów „ERBEDIM” Sp. z o.o. w Piotrkowie Tryb.; za cen ę 88.911,56 zł netto (108.472,10 zł brutto), termin wykonania 1 miesi ąc, okres gwarancji – 1 rok. Według informacji zawartych w druku ZP-14 oferta spełniała wszystkie warunki zamawiaj ącego. Przy zastosowaniu kryteriów oceny oferent otrzymał 100 pkt (ZP-17 i ZP-18). Kontroluj ące stwierdziły, i Ŝ korzystaj ąc ze wzoru zamieszczonego w specyfikacji – pkt V, tzn. Cena oferty najni Ŝszej brutto Warto ść punktowa= ------x MP x waga Cena badanej oferty

Warto ść punktowa badanej oferty powinna wynie ść 10 %: 108.472,10 Warto ść punktowa= ------x 10 x 100% = 10 % 108.472,10

______155 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Komisja przetargowa wybrała powy Ŝsz ą ofert ę. Prace Komisji Przetargowej oraz protokół post ępowania wraz z zał ączonymi do niego drukami zatwierdził w dniu 6.10.2005 roku Wójt Gminy. Ustalono, i Ŝ zło Ŝona oferta nie spełnia warunków wymaganych przez Specyfikacj ę, tzn. w kosztorysie ofertowym nie zostały wycenione wszystkie pozycje, tzn.: - w kategorii roboty przygotowawcze - roboty pomiarowe przy liniowych robotach ziemnych (drogi) trasa dróg w terenie równinnym – 1,066 km uwzgl ędniono w pozycji 30.10 , - w kategorii przepusty - wykopy oraz przekopy wykonywane na odkład koparkami podsi ębiernymi o pojemno ści ły Ŝki 0,15 m 3, gł ęboko ść wykopów do 3 m, kat. gruntu I-III – 9,200 m 3 uwzgl ędniono w pozycji 2.20 , - w kategorii nawierzchnia - warstwa ścieralna z mieszanek mineralno-bitumicznych dodatek za dalszy 1 km przewozu ponad 5 km – 271 ton uwzgl ędniono w pozycji 4.10 . Przy powy Ŝszych pozycjach uczyniono adnotacje, i Ŝ roboty te lub materiały zostały uwzgl ędnione w innych pozycjach, co jednak nie znalazło potwierdzenia w trakcie analizy zło Ŝonego kosztorysu. W formularzu ofertowym w pkt 4 zawarto zapis „ Proponujemy zako ńczenie robót opisanych w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, w okresie 1 (jednego) miesi ąca od terminu rozpocz ęcia po przekazaniu placu budowy, jednoznacznego z terminem okre ślonym w §4 Formularza umowy ”. Analiza Formularza umowy stanowi ącego zał ącznik nr 3 do Specyfikacji wykazała, i Ŝ jako „Termin rozpocz ęcia robót po przekazaniu terenu budowy” wskazano 14.10.2005 roku, a „Termin zako ńczenia robót” – 30.06.2006 roku. Powy Ŝsze świadczy o nieprzestrzeganiu art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy Prawo zamówie ń publicznych, zgodnie z którym zamawiaj ący odrzuca ofert ę, je Ŝeli jej tre ść nie odpowiada specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz pkt III.1 Specyfikacji zgodnie, z którym warunkiem przyj ęcia oferty jest uzgodnienie w niej wszystkich zapisów zawartych w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Konsekwencj ą odrzucenia oferty powinno by ć uniewa Ŝnienie przetargu na mocy art. 93 ust. 1 pkt 1 ustawy, stosownie do którego zamawiaj ący uniewa Ŝnia post ępowanie o udzielenie zamówienia je Ŝeli nie zło Ŝono Ŝadnej oferty niepodlegaj ącej odrzuceniu albo nie wpłyn ął Ŝaden wniosek o dopuszczenie do udziału w post ępowaniu od wykonawcy niepodlegaj ącego wykluczeniu. Wyja śnienie w powy Ŝszej sprawie zło Ŝył Czesław Purgał – Z-ca Kierownika Referatu. Ze zło Ŝonego wyja śnienia wynika, i Ŝ ceny jednostkowe nie uwzgl ędnione w wymaganych pozycjach zostały uwzgl ędnione w innych. „ Ze wzgl ędu na brak cen jednostkowych oraz warto ści w niektórych pozycjach które uwzgl ędniono w innych pozycjach. Koszt przebudowy drogi przez wie ś Kol. D ębowa Góra jest taki jak Wykonawca Przedsi ębiorstwo Budowy Dróg i Mostów Erbedim sp. z o.o. zaoferowało w kosztorysie ofertowym i wynosi 108.472,10 zł. Koszty Przebudowy Drogi nie uległy zmianie i pozostały takie jak w kosztorysie ofertowym ”. W zło Ŝonej ofercie nie ma odniesienia do warunku wynikaj ącego z tre ści ogłoszenia, i Ŝ do przetargu mog ą przyst ąpi ć wykonawcy, którzy zatrudniaj ą lub współpracuj ą z Kierownikiem budowy w bran Ŝy drogowej posiadaj ącym co najmniej 5-letnie do świadczenie zawodowe, uprawnienia do kierowania robotami w ww. bran Ŝy oraz jest wpisany na list ę członków Izby Budowlanej. Analiza druku ZP-14 wykazała, i Ŝ wykonawca spełnia wszystkie warunki udziału w post ępowaniu o udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego, nawet te, których zamawiaj ący nie wymagał, jak np. wykaz osób przeznaczonych do realizacji zamówienia, dokumenty potwierdzaj ące posiadanie wymaganych uprawnie ń, wykaz robót w ci ągu 5 lat, wykaz sprz ętu, parafowany projekt umowy czy o świadczenie, Ŝe wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków oraz składek ZUS. Kserokopia oferty firmy „ERBEDIM” Sp. z o.o., protokół z post ępowania o udzielenie zamówienia oraz zał ączniki: druk ZP-12, ZP-14 i ZP-16 oraz wyja śnienie Czesława Purgała z dnia 18 sierpnia 2006 roku stanowi ą zał ącznik nr 52 do protokołu kontroli.

______156 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

6. Umowa nr 6/2005 na wykonanie przebudowy dróg gminnych zawarta została w dniu 14 pa ździernika 2005 roku. Za wykonanie przedmiotu umowy strony ustaliły wynagrodzenie w wysoko ści 88.911,56 zł + podatek VAT = 108.472,10 zł. Przedmiotem umowy było wykonanie „Przebudowy drogi gminnej we wsi D ębowa Góra Kolonia w granicach istniej ących pasów drogowych o nr ewid. 414. 421 od km 0+000 do km 1+065,50” według dokumentacji projektowej i Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia”, stanowi ących integraln ą cz ęść umowy. Powy Ŝsza kwota zawiera wszystkie koszty zwi ązane z realizacj ą zadania. Zamawiaj ący zobowi ązał si ę przekaza ć teren budowy w ci ągu 7 dni po podpisaniu umowy. Termin rozpocz ęcia robót po przekazaniu terenu budowy ustalono na 14.10.205 roku, a termin zako ńczenia robót – na 30.06.2006 roku. Zamawiaj ący powierzył funkcj ę inspektora nadzoru – Jolancie Balcer, a wykonawca ustanowił Kierownikiem budowy – Wojciecha Gawi ńskiego. W umowie ustalono, i Ŝ rozliczenia za roboty b ędą odbywały si ę fakturami cz ęś ciowymi po dokonaniu odbioru wykonanych robót, a ceny robót nie b ędą podlegały rewaloryzacji ze wzgl ędu na inflacj ę. Warto ść robót dodatkowych nie mo Ŝe przekroczy ć 20% kwoty wskazanej w umowie, przez czas trwania umowy. Bez uprzedniej zgody Zamawiaj ącego wykonywane mog ą by ć jedynie prace niezb ędne ze wzgl ędu na niebezpiecze ństwo lub konieczno ść zapobie Ŝenia awarii. Zgodnie z umow ą kosztorysy na prace dodatkowe miały by ć opracowywane zgodnie z rozporz ądzeniem Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa z 15 lipca 1996 roku w sprawie metod kosztorysowania obiektów i robót budowlanych (M. P. nr 48, poz. 461). Nale Ŝy stwierdzi ć, i Ŝ wskazane w umowie rozporz ądzenie zostało uchylone z dniem 30 marca 2001 roku przez art. 75 ust. 2 ustawy z dnia 22 grudnia 2000 roku w sprawie zmiany niektórych upowa Ŝnie ń ustawowych do wydawania aktów normatywnych oraz zmian ę niektórych ustaw, opublikowan ą w Dzienniku Ustaw w dniu 29 grudnia 2000 roku nr 120, poz. 1268. w dniu podpisywania umowy oraz obecnie obowi ązuje rozporz ądzenie Ministra Infrastruktury z dnia 2 wrze śnia 2004 roku w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-uŜytkowego (Dz. U. nr 202, poz. 2072 ze zm.). Ko ńcowe rozliczenie robót nast ąpi ć powinno w terminie do dnia 30 czerwca 2006 roku na podstawie protokołu odbioru robót i wystawionej faktury. Z tre ści umowy wynika, i Ŝ wykonawca zobowi ązał si ę wykona ć przedmiot umowy z własnych materiałów oraz na ka Ŝde Ŝą danie zamawiaj ącego lub inspektora nadzoru Wykonawca okaza ć w stosunku do wskazanych materiałów: certyfikat zgodno ści z Polsk ą Norm ą lub aprobat ę techniczn ą. Wykonawca udzielił 12-miesi ęcznej gwarancji na wykonane przez siebie roboty, a w dniu odbioru robót przeka Ŝe zamawiaj ącemu wypełnion ą kart ę gwarancyjn ą. Ponadto zamawiaj ący mo Ŝe realizowa ć uprawnienia z tytułu r ękojmi za wady fizyczne niezale Ŝnie od uprawnie ń wynikaj ących z gwarancji, a okres r ękojmi strony ustaliły na 12 miesi ęcy. Odbiór ko ńcowy dokonany b ędzie przez zamawiaj ącego z udziałem inspektora nadzoru oraz na podstawie pisemnego zgłoszenia w dzienniku budowy w ci ągu 7 dni od daty zgłoszenia. Komisyjny odbiór ko ńcowy robót zorganizowany zostanie przez zamawiaj ącego w terminie 14 dni od daty otrzymania zgłoszenia i potwierdzenia gotowo ści wykonanych robót do odbioru przez inspektora nadzoru. Z czynno ści odbioru spisany zostanie protokół, zawieraj ący wszelkie ustalenia dokonane w toku odbioru, jak te Ŝ terminy wyznaczone na usuni ęcie stwierdzonych przy odbiorze wad. W §15 umowy uregulowano wniesienie zabezpieczenia nale Ŝytego wykonania umowy. Z pkt 1 wynika, i Ŝ wykonawca wniesie zabezpieczenie w wysoko ści 1% ceny netto przedstawionej w ofercie z zaokr ągleniem do pełnych 100 zł, co stanowi kwot ę – 890 zł, która potr ącona b ędzie z ostatniej faktury. Zabezpieczenie powinno zosta ć wniesione w formie pieni ądza, obligacji pa ństwowych, bezwarunkowego por ęczenia lub bezwarunkowej gwarancji bankowej. Wniesione przez wykonawc ę zabezpieczenie przeznaczone jest na: 25% na zabezpieczenie roszcze ń z tytułu gwarancji i r ękojmi, a 75% na zabezpieczenie zgodnego z Umow ą wykonania robót.

______157 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Kontroluj ącym przedstawiono dwa egzemplarze umowy znajduj ące si ę w siedzibie zamawiaj ącego. Egzemplarz znajduj ący si ę w dokumentacji przetargowej nie został kontrasygnowany przez Skarbnika Gminy. Kontrasygnatę posiada egzemplarz dostarczony przez Skarbnika, a znajduj ący si ę w Referacie Finansowym. Kserokopia umowy nr 6/2005 na wykonanie „Przebudowy drogi gminnej we wsi D ębowa Góra Kolonia” z dnia 14 pa ździernika 2005 roku stanowi zał ącznik nr 53 do protokołu kontroli. 4. Wykonanie robót. Ustalono, i Ŝ pomimo uregulowania kwestii wniesienia zabezpieczenia nale Ŝytego wykonania umowy nie zostało ono wniesione przez oferenta, a tak Ŝe nie ma Ŝadnej kwoty zabezpieczaj ącej roszczenia z tytułu udzielonej 12-miesi ęcznej gwarancji. Wspólne wyja śnienie w tej sprawie zło Ŝył w tej sprawie Skarbnik Gminy – Teresa Małecka oraz Z-ca Kierownika – Czesław Purgał. Ze zło Ŝonego wyja śnienia wynika, i Ŝ „ Wykonawca drogi, Przedsi ębiorstwo Budowy Dróg i Mostów Erbedim Sp. z o.o. nie wniosła w terminie zabezpieczenia nale Ŝytego wykonania umowy. Sugeruj ąc si ę równie Ŝ art. 147 ust. 3 ustawy Prawo zamówie ń publicznych z dnia 29 stycznia 2004 roku, który mówi: Zamawiaj ący Ŝą da od wykonawcy wniesienia zabezpieczenia, je Ŝeli warto ść zamówienia na roboty budowlane przekracza wyra Ŝon ą w złotych równowarto ść kwoty 60.000 euro. Poni Ŝej 60.000 euro zamawiaj ący mo Ŝe Ŝą da ć wniesienia zabezpieczenia nale Ŝytego wykonania umowy. Inwestor przeoczył wniesienia zabezpieczenia nale Ŝytego wykonania umowy. Kwota zabezpieczenia nale Ŝytego wykonania umowy zgodna z zapisem w umowie wynosiła 890 zł. Inwestycja prowadzona była w cyklu dwuletnim. Wcze śniejsze prace drogowe wykonane przez firm Erbedim zostały wykonane z nale Ŝyt ą staranno ści ą, w terminie oraz zgodnie z warunkami zawartymi w umowie i dokumentacji technicznej. Jakość prac na wykonanych wcze śniej drogach jest bardzo dobra. Drobne usterki wynikaj ące z gwarancji na wykonanie drogi wykonywane były terminowo i bez zastrze Ŝeń ze strony Gminy Aleksandrów. Gmina Aleksandrów w dotychczasowej współpracy z firm ą Erbedim nie miała Ŝadnych problemów z nale Ŝytym wykonaniem podpisanej umowy na wykonanie prac drogowych zgodnie z warunkami zawartymi w umowie ”. Nale Ŝy stwierdzi ć, i Ŝ w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (pkt. VI.2) oraz w zawartej w dniu 14.10.2005 roku umowie (§15 ust. 1-5) było wymagane wniesienie zabezpieczenia nale Ŝytego wykonania umowy w wysoko ści 1% wykonanych robót netto. Wspólne wyja śnienie Skarbnika Gminy – Teresy Małeckiej oraz Z-cy Kierownika Referatu – Czesława Purgała z dnia 17 sierpnia 2006 roku w sprawie braku wniesienia zabezpieczenie nale Ŝytego wykonania umowy na „Przebudow ę drogi gminnej we wsi D ębowa Góra Kolonia w granicach istniej ących pasów drogowych” stanowi zał ącznik nr 54 do protokołu kontroli. Obowi ązki Kierownika Budowy podj ął Wojciech Gawi ński, posiadaj ący uprawnienia budowlane do kierowania robotami w spec. konstrukcyjno-in Ŝynieryjnej GP.IV.7342/94/93 z dnia 7 czerwca 1993 roku. W dokumentacji znajduje si ę tak Ŝe za świadczenie Łódzkiej Okr ęgowej Izby In Ŝynierów Budownictwa nr 1269 z dnia 16 grudnia 2004 roku W dniu 14 pa ździernika 2005 roku spisano protokół z przekazania placu budowy – Przebudowa drogi gminnej we wsi D ębowa Góra Kolonia – w obecno ści przedstawiciela zamawiaj ącego – Czesława Purgała, przedstawiciela wykonawcy – Katarzyny Stawskiej oraz Kierownika Budowy – Wojciecha Gawi ńskiego, przy udziale inspektora nadzoru – Jolanty Balcer. Analiza Dziennika Budowy nr 6/2005 z 14.10.2005 roku na „Przebudow ę drogi gminnej we wsi Dębowa Góra Kolonia działka nr 414 i 421 o długo ści 1.065,50 mb wykazała, i Ŝ roboty przygotowawcze rozpocz ęto 14.10.2005 roku. Budow ę obiektu rozpocz ęto tego samego dnia, a zako ńczono 20.04.2006 roku. Zgodnie z wpisami w Dzienniku Budowy przeprowadzono nast ępuj ące prace: - 14.10.2005 roku – roboty przygotowawczo-pomiarowe przy liniowych robotach ziemnych 0+000 do 1+065,50; - 15.10.2005 roku – wykonanie wykopu i ławy fundamentowej Ŝwirowej gr.30 cm pod

______158 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

przepust z rur Ŝelbetonowych Ø40; - 17.10.2005 roku – wykonanie przepustu z rur Ŝelbetonowych Ø40 dł 8 mb wraz z zasypaniem i zag ęszczaniem; - 18.10.2005 roku – wykonanie ścianek czołowych przepustu Ø40 z betonu B-30 oraz profilowanie i zag ęszczanie podło Ŝa 0+000 do 1+065,50; - 19.10.2005 roku – wykonanie górnej warstwy podbudowy z kruszyw łamanych od km 0+500 do km 1+065,50; - 20.10.2005 roku – wykonanie warstwy ścieralnej z mieszanki mineralno-bitumicznej o gr. 3 cm 0+800 do 1+065,50; - 21.10.2005 roku – wykonanie górnej warstwy podbudowy z kruszyw łamanych od km 0+000 do km 0+500; - 22.-24.10.2005 roku – profilowanie i zag ęszczanie poboczy w gruncie miejscowym od km 0+800 do 1+065,50; - 25.10.2005 roku – wykonanie warstwy ścieralnej gr. 3 cm z mieszanki mineralno-bitumicznej 0+500 do 0+800; - 26.10.2005 roku – przerwano wykonywanie robót – kontynuacja nast ąpi w 2006 roku; - 10.04.2006 roku – wznowienie robót; profilowanie i zag ęszczanie poboczy w gruncie miejscowym 0+500 do 0+800; - 11.04.2006 roku – wykonanie warstwy ścieralnej gr. 3 cm z mieszanki mineralno-bitumicznej 0+000 do 0+500; - 11.-14.04.2006 roku – profilowanie i zag ęszczanie poboczy w gruncie miejscowym 0+000 do 0+500, roboty porz ądkowe na budowie; - 14.04.2006 roku – zgłoszenie wykonawcy do odbioru ostatecznego; - 20.04.2006 roku – wpis inspektora nadzoru: dokonano odbioru ostatecznego w dniu 20.04.2006 roku zgodnie z protokołem ko ńcowym odbioru robót. Wykonanie powy Ŝszych prac zostało ka Ŝdorazowo potwierdzone przez wpis inspektora nadzoru. Kserokopia Dziennika budowy nr 6/2005 z dnia 14.10.2005 roku stanowi zał ącznik nr 55 do protokołu kontroli. Pismem z dnia 14 kwietnia 2006 roku wykonawca „ERBEDIM” sp. z o.o. zgłosił do odbioru ostatecznego wykonane roboty zwi ązane z przebudow ą drogi gminnej we wsi D ębowa Góra Kolonia na odcinku od km 0+000 do km 1+065,50. Protokół odbioru ostatecznego dotycz ący wykonania przebudowy drogi gminnej we wsi D ębowa Góra Kolonia sporz ądzony został 20 kwietnia 2006 roku. Członkowie komisji po dokonaniu ogl ędzin technicznych wykonanych robót i przeanalizowaniu dokumentów stwierdziła zgodno ść wykonanych robót z dziennikiem budowy, ksi ęgą obmiarów, rozliczeniem ko ńcowym oraz pod wzgl ędem prawidłowo ści wykonanych robót pod wzgl ędem technicznym i technologicznym. Warto ść netto wykonanych robót wyniosła 88.911,56 zł, a warto ść brutto – 108.472,10 zł. Protokół został podpisany przez członków komisji: przedstawiciela zamawiaj ącego, wykonawcy, kierownika budowy i inspektora nadzoru. Zał ącznikiem do protokołu odbioru ostatecznego jest operat kolaudacyjny i inwentaryzacja powykonawcza. Kserokopia protokołu odbioru ostatecznego z dnia 20 kwietnia 2006 roku wraz z operatem kolaudacyjnym „Przebudowy drogi gminnej we wsi D ębowa Góra Kolonia” stanowi zał ącznik nr 56 do protokołu kontroli. 5. Inwentaryzacja powykonawcza Inwentaryzacja powykonawcza została wykonana przez Pawła Katarasi ńskiego – uprawnienia

______159 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

GUGIK nr 11077 (UniwersRS-GEO, Biuro Geodezyjno-Kartograficzne i Szacowania Nieruchomo ści, Piotrków Tryb.) w dniu 15 listopada 2005 roku. Kontroluj ącym przedstawiono Map ę sytuacjno-wysoko ściow ą z geodezyjn ą inwentaryzacj ą drogi (asfaltowego pasa drogowego) w skali 1:1000. Na mapie znajduje si ę adnotacja: „ Obiekt niniejszy zinwentaryzowano i stwierdza si ę, Ŝe został wykonany zgodnie z projektem budowlanym ”. Ponadto znajduje si ę na niej piecz ęć Starostwa Powiatowego – Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej z adnotacj ą: „ Wyeksponowane na niniejszej mapie obiekty budowlane zostały zinwentaryzowane a dokumenty powstałe w wyniku inwentaryzacji przyj ęto do pa ństwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego w dniu 23.11.2005 roku i zaewidencjonowano pod nr 1754.103-14/2005 ”. Termin wykonania inwentaryzacji oraz data przyj ęcia do pa ństwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego wskazuje, i Ŝ stało si ę to przed zako ńczeniem realizacji inwestycji, która zgodnie z Dziennikiem budowy zako ńczyła si ę 14 kwietnia 2006 roku, a protokół odbioru ostatecznego spisano 20 kwietnia 2006 roku. Wyja śnienie w powy Ŝszej sprawie zło Ŝył Z-ca Kierownika Referatu – Czesław Purgał. Ze zło Ŝonego wyja śnienia wynika, i Ŝ „ Inwentaryzacja geodezyjna powykonawcza została zlecona po wykonaniu profilowania i zag ęszczania górnej warstwy podbudowy z kruszyw łamanych i odbiorze przez inspektora nadzoru drogi D ębowa Góra Kolonia, dziennik budowy z dnia 19.10.2005 roku str.5. Po wykonaniu podbudowy Inwestor – Gmina Aleksandrów zleciła wykonanie inwentaryzacji geodezyjnej powykonawczej uprawnionemu geodecie Pawłowi Katarasi ńskiemu Upr.GUGIK nr 17077. Geodeta stwierdził, i Ŝ droga została wybudowana zgodnie z zatwierdzon ą dokumentacj ą i lokalizacj ą oraz w istniej ącym pasie drogowym. W dniu 20.10.2006 r rozpocz ęto wykonanie górnej warstwy ścieralnej gr. 3 cm z mieszanki bitumicznej. Do dnia 25.10.2005 r wykonano 565,5 mb. warstwy ścieralnej, asfaltowej. Inwestor zlecił wykonanie inwentaryzacji po wykonaniu podbudowy i wyprofilowaniu na całe długo ści drogi oraz uło Ŝenie cz ęś ci warstwy ścieralnej, asfaltowej o dł. 565,5 mb, dlatego, Ŝe długo ść i szeroko ść drogi b ędzie taka sama jak wykonana podbudowa i nie ulegnie zamianie oraz jest zgodna z dokumentacją techniczn ą. Inwentaryzacja została zaewidencjonowana przez Starost ę Piotrkowskiego – Powiatowy O środek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Piotrkowie Tryb. pod Nr 1754.103-14/2005 w dniu 23.11.2005 roku. Ze wzgl ędu na warunki atmosferyczne wykonawca wstrzymał roboty na wykonanie warstwy ścieralnej w ilo ści 500 mb. do dnia 10.04.2006 roku i wykonał uło Ŝenie warstwy ścieralnej gr. 3 cm w dniu 11.04.2006 roku. W dniu 20.04.2006 roku dokonano odbioru ostatecznego drogi gminnej D ębowa Góra Kolonia ”. W zwi ązku z w ątpliwo ściami kontroluj ących dotycz ącymi terminu wykonania geodezyjnej inwentaryzacji powykonawczej Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi pismem znak WK- 6210/30/2006 z dnia 18.08.2006 roku zwróciła si ę do Powiatowego O środka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Piotrkowie Trybunalskim o udzielenie informacji dotycz ących daty rozpocz ęcia pracy przez geodet ę, tzn. zgłoszenia przez geodet ę wykonywania inwentaryzacji powykonawczej drogi D ębowa Góra Kolonia i pobrania przez niego odpowiednich dokumentów - projektu budowlanego. Pismem znak ZG/7451/2/2006 z dnia 8 wrze śnia 2006 roku Powiatowy O środek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Piotrkowie Trybunalskim stwierdził, i Ŝ geodeta – Paweł Katarai ński – zgłosił wykonywanie prac geodezyjnych polegaj ących na inwentaryzacji powykonawczej drogi D ębowa Góra Kolonia w dniu 15 wrze śnia 2005 roku. Fakt wykonania inwentaryzacji potwierdzony został przyj ęciem jej do pa ństwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego w dniu 23.11.2005 roku i zaewidencjonowania pod nr 1754.103-14/2005. Kserokopia inwentaryzacji geodezyjnej powykonawczej drogi D ębowa Góra Kolonia oraz wyja śnienie Z-cy Kierownika Referatu – Czesława Purgała z dnia 28 sierpnia 2006 roku w sprawie inwentaryzacji geodezyjnej powykonawczej na „Przebudow ę drogi gminnej we wsi Dębowa Góra Kolonia” oraz pisma znak ZG/7451/2/2006 z dnia 3 wrze śnia 2006 roku stanowi zał ącznik nr 57 do protokołu kontroli. Powy Ŝsze ustalenia pozwalaj ą na stwierdzenie, i Ŝ wykonanie geodezyjnej inwentaryzacji powykonawczej przebudowy drogi gminnej we wsi D ębowa Góra Kolonia zostało zlecone przed udzieleniem zamówienia na realizacj ę zadania, a nawet przed dniem wszcz ęcia post ępowania o

______160 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

udzielenie zamówienia, tzn. przed dniem ogłoszenia o przetargu nieograniczonym na przebudow ę drogi gminnej D ębowa Góra Kolonia. W zwi ązku z tym nasuwaj ą si ę w ątpliwo ści co do faktycznego terminu realizacji przebudowy drogi D ębowa Góra Kolonia, a co za tym idzie równie Ŝ co do podstawy udzielenia zamówienia. Wyja śnienie w sprawie wykonania inwentaryzacji powykonawczej zło Ŝył tak Ŝe Henryk Małecki – Wójt Gminy Aleksandrów, z którego wynika cyt. „ Geodeta Paweł Katarasi ński zgłosił w Powiatowym O środku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Piotrkowie Tryb. wykonanie prac geodezyjnych polegaj ących na inwentaryzacji geodezyjnej powykonawczej drogi D ębowa Góra. W dniu 10.08.2005 r Gmina Aleksandrów rozpocz ęła Przebudow ę drogi gminnej we wsi D ębowa Góra, a zako ńczyła w dniu 7.09.2005 r. Miejscowo ści D ębowa Góra i Dębowa Góra Kol. le Ŝą w bardzo bliskim s ąsiedztwie. Geodeta Paweł Katarasi ński pobieraj ąc zgłoszenie w PODGiK w Piotrkowie Tryb. w celu inwentaryzacji geodezyjnej powykonawczej drogi D ębowa Góra wiedział o wszcz ęciu post ępowania przetargowego na Przebudow ę drogi gminnej we wsi D ębowa Góra Kol. Geodeta Paweł Katarasi ński wykonał wcze śniej mapy do celów projektowych w skali 1:1000 dla D ębowa Góra i D ębowa Góra Kol. Dlatego zgłosił w PODGiK w Piotrkowie Tryb. wykonanie prac na w/w drog ę z własnej inicjatywy bez zgody Gminy Aleksandrów. Gmina Aleksandrów zleciła wytyczenie drogi w dniu 14.10.2005 r., a inwentaryzacj ę geodezyjn ą powykonawcz ą w dniu 25.10.2005 r. zgodnie z zapisem w dzienniku budowy ”. Analizuj ąc zło Ŝone wyja śnieni kontroluj ące stwierdziły, i Ŝ geodeta Paweł Katarasi ński pobieraj ąc w dniu 15 wrze śnia 2005 roku zgłoszenie w PODGiK w Piotrkowie Tryb nie mógł wiedzie ć o wszcz ęciu post ępowania przetargowego na „Przebudow ę drogi gminnej we wsi Dębowa Góra Kolonia”, poniewa Ŝ w dniu tym nie zostało ono jeszcze wszcz ęte. Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym na realizacj ę omawianego zadania podane zostało do publicznej wiadomo ści dopiero w dniu 19 wrze śnia 2005 roku i to ta data, zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówie ń publicznych, mo Ŝe by ć jedynie uznana za wszcz ęcie post ępowania. W zło Ŝonym wyja śnieniu Wójt Gminy stwierdza, i Ŝ Geodeta Paweł Katarasi ński wykonywał wcze śniej mapy do celów projektowych w skali 1:1000 dla D ębowej Góry Kolonii. Kontroluj ące stwierdziły, i Ŝ dla badanego zadanie nie były wykonywane mapy geodezyjne do celów projektowych, gdy Ŝ podstaw ą opracowania projektu budowlano-wykonawczego była inwentaryzacja wodoci ągu wraz z przył ączami we wsi D ębowa Góra Kolonia wykonana przez geodet ę Krzysztofa Szczepanika (projekt budowlano-wykonawczy – zał ącznik powtórzony nr 49). Ponadto analiza dziennika budowy nie potwierdziła dokonania wpisu pod dat ą 25 pa ździernika 2005 roku zlecaj ącego wykonanie inwentaryzacji geodezyjnej powykonawczej, co potwierdza kserokopia dziennika budowy nr 6/2005, stanowi ąca zał ącznik nr 55 do powy Ŝszego protokołu kontroli. W zwi ązku z powy Ŝszymi ustaleniami Wójt Gminy – Henryk Małecki zło Ŝył wyja śnienie uzupełniaj ące do zło Ŝonego wcze śniej wyja śnienia. Wynika z niego, i Ŝ cyt. „Dokumentacja techniczna na w/w drog ę opracowana została na mapie sytuacyjno- wysoko ściowej w skali 1:1000 (inwentaryzacja wodoci ągu wraz z przył ączami) opracowana przez geodet ę Krzysztofa Szczepanika, a nie jak we wcze śniejszym wyja śnieniu Pawła Katarasi ńskiego ”. Wyja śnienie Henryka Małeckiego – Wójta Gminy w sprawie inwentaryzacji geodezyjnej powykonawczej na „Przebudow ę drogi gminnej we wsi D ębowa Góra Kolonia w granicach istniej ącego pasa drogowego, nr ewid. 414, 421 od km 0+000 do km 1+065,5” oraz wyja śnienie uzupełniaj ące Wójta Gminy stanowi zał ącznik nr 58 do protokołu kontroli.

6. Zabezpieczenie środków w bud Ŝecie Uchwał ą nr XIX/119/05 z dnia 16 marca 2005 roku w sprawie uchwalenia bud Ŝetu Gminy na 2005 roku na realizacj ę zadania zabezpieczono w bud Ŝecie kwot ę 185.000 zł, w tym 5.000 zł ze środków własnych i 180.000 zł z kredytu długoterminowego. Na mocy uchwały nr XXII/129/2005 z dnia 7 wrze śnia 2005 roku (zał ączniki nr 3 – zmiany w planie nakładów na inwestycje na 2005 rok) plan wydatków na zadanie został zmniejszony do kwoty 3.900 zł: zmniejszono środki własne gminy o 1.100 zł oraz zrezygnowano w 2005 roku z kredytu w wysoko ści 180.000 zł. Jednocze śnie w zał ączniku nr 4 – plan programów

______161 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

inwestycyjnych realizowanych w latach nast ępnych oraz limity wydatków na ich realizacj ę zaplanowano na powy Ŝsze zadanie w 2006 roku środki w kwocie 170.000 zł. Bior ąc powy Ŝsze pod uwag ę na dzie ń 14 pa ździernika 2005 roku na realizacj ę zadania przeznaczono kwot ę 3.900 zł w 2005 roku ze środków własnych gminy oraz 170.000 zł w 2006 roku. Na mocy uchwały nr XXIV/140/05 z dnia 7 grudnia 2005 roku wydatki na zadanie na 2006 zostały zmniejszone o kwot ę 60.400 zł tj. do wysoko ści 109.600 zł. Uchwał ą Rady Gminy nr XXV/147/2005 z dnia 30.12.2005 roku (uchwała bud Ŝetowa na 2006 rok) zaplanowano środki na realizacj ę inwestycji w kwocie 109.600 zł, w tym: - środki własne w wysoko ści 1.600 zł, - z kredytu w wysoko ści 108.000 zł. Uchwał ą Rady Gminy nr XXVII/155/2006 z dnia 31.03.2006 r zmieniono środki planowane na realizacj ę inwestycji na 109.600 zł ze środków własnych gminy. Ustalono, i Ŝ na dzie ń uregulowania ostatnich zobowi ąza ń wynikaj ących z rozliczenia zadania, tj. na dzie ń 31 maja 2006 roku, wydatkowano w 2006 roku środki w ł ącznej wysoko ści 111.440,08 zł, podczas gdy w bud Ŝecie Gminy Aleksandrów na ten dzie ń zabezpieczono środki na powy Ŝsze zadanie w 2006 roku w wysoko ści 109.600 zł. Powy Ŝsze wskazuje na wydatkowanie środków w wysoko ści 1.840,08 zł z przekroczeniem planu. Stanowi to naruszenie art. 35 ust. 1 i art. 36 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104 ze zm.), zgodnie z którymi wydatki publiczne mog ą by ć ponoszone na cele i w wysoko ści ustalonych w ustawie bud Ŝetowej, uchwale bud Ŝetowej jednostki samorz ądu terytorialnego i w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych (art. 35 ust. 1), a jednostki sektora finansów publicznych mog ą zaci ąga ć zobowi ązania do sfinansowania w danym roku do wysoko ści wynikaj ącej z planu wydatków lub kosztów jednostki, pomniejszonej o wydatki na wynagrodzenia i uposa Ŝenia, składki na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy, inne składki i opłaty obligatoryjne oraz płatno ści wynikaj ące z zobowi ąza ń w latach poprzednich (art. 36 ust. 1). Ponadto z tre ści art. 189 ustawy wynika, i Ŝ w toku wykonywania bud Ŝetu jednostki samorz ądu terytorialnego obowi ązuj ą odpowiednio zasady gospodarki finansowej okre ślone w art. 138 i 139. Z art. 138 pkt 3 wynika zasada, i Ŝ w toku wykonywania bud Ŝetu pa ństwa dokonywanie wydatków nast ępuje w granicach kwot okre ślonych w planie finansowym, z uwzgl ędnieniem prawidłowo dokonanych przeniesie ń i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszcz ędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Z wyja śnienia zło Ŝonego przez Teres ę Małeck ą – Skarbnika Gminy wynika, i Ŝ przy kalkulacji całkowitych kosztów zadania nie uwzgl ędniła ona kosztów inwentaryzacji powykonawczej, które w przypadku realizacji tej inwestycji ci ąŜ yły na inwestorze, a nie na wykonawcy, czego nie była świadoma. Zmiana planu wydatków na 111.500 zł została dokonana zarz ądzeniem nr 33/2006 Wójta Gminy Aleksandrów z dnia 17 sierpnia 2006 roku w sprawie zmiany bud Ŝetu gminy na 2006 rok. Wyja śnienie Teresy Małeckiej – Skarbnika Gminy w sprawie zabezpieczenia środków na realizacj ę zadania „Przebudowa drogi gminnej D ębowa Góra Kolonia” ora kserokopia uchwały nr XIX/119/05 z dnia 16 marca 2005 roku w sprawie uchwalenia bud Ŝetu gminy na 2005 rok (zał ącznik nr 3, 5 i 6), uchwały nr XXII/129/2005 z dnia 7 wrze śnia 2005 roku w sprawie zmiany w bud Ŝecie gminy na 2005 rok (zał ącznik nr 2, 3, 4 i 5) oraz uchwały nr XXIV/140/05 z dnia 7 grudnia 2005 roku w sprawie zmiany w bud Ŝecie na 2005 rok (zał ącznik nr 2, 3, 4 i 5), zał ącznika inwestycyjnego do uchwały nr XXV/147/2005 z dnia 30 grudnia 2005 roku, zał ącznika inwestycyjnego do uchwały nr XXVII/155/2006 z dnia 31 marca 2006 roku , faktury nr 2/2006 z dnia 20 kwietnia 2006 roku na kwot ę 108.472,10 zł wraz z przelewami bankowymi z dnia 28 kwietnia, 11 maja, 31 maja 2006 roku, faktury nr 1 z dnia 2 stycznia 2006 roku na kwot ę 2.078,88 zł i rachunku za nadzór inwestorski z dnia 15 maja 2006 roku na kwot ę 898,10 wraz z przelewem bankowym stanowi ą zał ącznik nr 59 do protokołu kontroli.

______162 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

7. Nadzór inwestorski Wykonanie obowi ązków inspektora nadzoru powierzono Jolancie Balcer. Ustalono, i Ŝ w prowadzonym Dzienniku Budowy Nr 6/2005 Jolanta Balcer potwierdziła w dniu 14 pa ździernika 2005 roku pełnienie obowi ązków inspektora nadzoru inwestorskiego, a pod dat ą 20 kwietnia 2006 roku dokonała odbioru ostatecznego wykonanych robót. Kontroluj ące ustaliły, i Ŝ umowa nr 12/2005 o sprawowanie nadzoru inwestorskiego została zawarta w dniu 3 pa ździernika 2005 roku. Wykonawca został wybrany zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówie ń publicznych – zamówienie z wolnej r ęki. Przedmiotem umowy było pełnienie obowi ązków inspektora nadzoru nad realizacj ą zadania „Przebudowa drogi gminnej we wsi D ębowa Góra Kolonia w istniej ącym pasie drogowym o nr ewid. 414, 421 od km 0+000 do km 1+065,50”, zgodnie z art. 25 ustawy „Prawo budowlane”. Do obowi ązków inspektora nale Ŝy ponadto uczestniczenie w protokólarnym przekazaniu terenu wykonania robót, sprawdzanie faktur pod względem merytorycznym w ci ągu 5 dni od daty otrzymania, a tak Ŝe branie udziału w odbiorach cz ęś ciowych i ko ńcowych oraz przekazaniu inwestycji do u Ŝytku. Inspektor nadzoru rozpoczyna prace przed wej ściem wykonawcy na plac budowy przez dokonanie wpisu do dziennika budowy stwierdzaj ącego powierzenie mu pełnienia obowi ązków inspektora nadzoru inwestorskiego nad okre ślonymi robotami. Obowi ązku inspektora nadzoru wygasaj ą po dokonaniu przez inwestora odbioru przedmiotu umowy i rozliczenia faktur ą ko ńcow ą. Za wykonanie przedmiotu umowy ustalono wynagrodzenie w wysoko ści 1% warto ści robót budowlanych netto na faktury i refaktury cz ęś ciowe oraz faktur ę ostateczn ą za wykonanie zadania. Rozliczenie za wykonanie przedmiotu umowy odbywa ć si ę b ędzie w formie narzutu procentowego do faktur cz ęś ciowych wystawionych przez wykonawc ę. Zapłata faktury nast ąpi w ci ągu 30 dni od dnia otrzymania. Ka Ŝda obecno ść inspektora nadzoru na budowie potwierdzona będzie wpisem do dziennika budowy. Umowa podpisana została przez Wójta Gminy – Henryka Małeckiego. Umowy nie kontrasygnował Skarbnik Gminy. Stwierdzi ć nale Ŝy, Ŝe umowa niniejsza zawarta została z naruszeniem art. 51 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, zgodnie z którym jednostki samorz ądu terytorialnego oraz inne podmioty sektora finansów publicznych, z wyj ątkiem Skarbu Pa ństwa, nie mog ą zaci ąga ć zobowi ąza ń finansowych, których maksymalna warto ść nominalna, wyra Ŝona w złotych, nie została ustalona w dniu zawierania transakcji – w zwi ązku z nieokre śleniem w przedmiotowej umowie maksymalnej warto ści zobowi ązania wyra Ŝonej w złotówkach. Ponadto zgodnie z art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorz ądzie gminnym, je Ŝeli czynno ść prawna mo Ŝe spowodowa ć powstanie zobowi ąza ń pieni ęŜ nych, do jej skuteczno ści potrzebna jest kontrasygnata skarbnika (głównego ksi ęgowego) lub osoby przez niego upowa Ŝnionej. 8. Finansowanie inwestycji Za wykonanie przedmiotu umowy wykonawca, tj. ERBEDIM Sp. z o.o. wystawił w dniu 20 kwietnia 2006 roku faktur ę nr 2/2006 na kwot ę 108.472,10 zł. Prawidłowo ść wykonania robót wynikaj ących z faktury potwierdził Czesław Purgał – z-ca Kierownika Referatu oraz Jolanta Balcer – inspektor nadzoru. Kwota faktury brutto jest zgodna zwarto ści ą wykonanych robót wynikaj ąca z protokołu odbioru robót. Wynagrodzenie wykonawcy uregulowano nast ępuj ącymi przelewami bankowymi: - w dniu 28 kwietnia 2006 roku – 78.472,10 zł, - w dniu 11 maja 2006 roku – 15.000 zł, - w dniu 31 maja 2006 roku – 15.000 zł. Do kosztów inwestycji oprócz wynagrodzenia wykonawcy zaliczono nast ępuj ące koszty:

______163 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

ROK 2005 1) opracowanie projektu technicznego i kosztorysu inwestorskiego przez firm ę „Zakład Instalacji Sanitarnych. Projektowanie i Nadzór Inwestorski” – 3.834,73 zł, ROK 2006 2) wykonanie mapy z geodezyjn ą inwentaryzacj ą powykonawcz ą pasa drogi w D ębowej Górze Koloni gm. Aleksandrów – faktura nr 1 z dnia 2.01.2006 roku na kwot ę 2.078,88 zł – uregulowano 11 stycznia 2006 roku (poz. 12, nr dowodu ksi ęgowego 113), 3) pełnienie nadzoru inwestorskiego przez Jolant ę Balcer – rachunek z dnia 15 maja 2006 roku na kwot ę 889,10 zł (brutto), z której potr ącono składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz podatek. W dniu 22 maja 2005 roku przelano kwot ę 745,30 zł. Ustalono, i Ŝ inwestycja została wykonana w cało ści z własnych środków. 9. Przyj ęcie efektu inwestycyjnego na stan środków trwałych Dowód OT nr 7/2006 z dnia 9 czerwca 2006 roku na kwot ę 115.274,81 zł sporz ądzony przez Skarbnika Gminy. Dowód zawiera: numer dowodu i dat ę przyj ęcia środka trwałego, numer inwentarzowy, nazw ę środka trwałego i jego krótk ą charakterystyk ę, wskazanie wykonawcy robót (dostawcy), numer i dat ę faktury, warto ść środka trwałego, sposób uj ęcia w ksi ęgach rachunkowych oraz podpis przyjmuj ącego. Z tre ści dowodu OT wynikaj ą poszczególne rodzaje kosztów: warto ść nabycia, koszty dokumentacji i koszty nadzoru. W oparciu o dowód OT 7/2006 sporz ądzony został dowód Polecenie ksi ęgowania nr 48/J/2006 (dowód nr 3570), na podstawie którego dokonano zapisów w ksi ęgach rachunkowych tj. przyj ęcia środka trwałego. Zgodnie z §16 Instrukcji sporz ądzanie, obiegu i kontroli dowodów ksi ęgowych do udokumentowania przyj ęcia środka trwałego do u Ŝytkowania słu Ŝy dowód OT – Przyj ęcie środków trwałych, który powinien zawiera ć: - numer dowodu OT i dat ę przyj ęcia do u Ŝytkowania, - symbol klasyfikacji środków trwałych oraz numer inwentarzowy, - nazw ę środka trwałego i jego krótk ą charakterystyk ę, - miejsce u Ŝytkowania środka trwałego, - okre ślenie dostawcy środka trwałego, - warto ść pocz ątkow ą, stawk ę amortyzacyjn ą, kwot ę odpisu amortyzacyjnego, - sposób uj ęcia dowodu OT w ksi ęgach rachunkowych (dekretacja wpisana przez upowa Ŝnionego pracownika referatu finansów). Sporz ądzony dowód OT podpisuje osoba, która dany środek przyj ęła do u Ŝytkowania a ponadto skontrolowany dowód podlega zatwierdzeniu przez Wójta. Zał ącznikiem do dowodu jest protokół odbioru technicznego. Sporz ądzony dowód OT nie posiada symbolu klasyfikacji środków trwałych, nie wskazano w nim miejsca u Ŝytkowania środka trwałego, stawki amortyzacyjnej oraz kwoty odpisu amortyzacyjnego. Dowód OT nie został zatwierdzony przez Wójta Gminy. Bior ąc powy Ŝsze uregulowania pod uwag ę zb ędnym było sporz ądzenia polecenia ksi ęgowania na okoliczno ść przyj ęcia środka trwałego do u Ŝytkowania, poniewa Ŝ dowodem to dokumentuj ącym jest dowód OT – Przyj ęcie środka trwałego. Dowód nie był podpisany przez Wójta Gminy i nie był do niego zał ączony protokół odbioru robót. Niniejsze świadczy o nieprzestrzeganiu postanowie ń Instrukcji sporz ądzanie, obiegu i kontroli dowodów ksi ęgowych. Dane finansowe dotycz ące zadania „Przebudowa drogi gminnej D ębowa Góra Kolonia w granicach istniej ących pasów drogowych o nr ewid. 414, 421 od km 0+000 do km 1+065,50” stanowi zał ącznik nr 60 do protokołu kontroli.

______164 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

IX. EWIDENCJA MAJ ĄTKU GMINY. INWENTARYZACJA

1. ZASADY EWIDENCJI SKŁADNIKÓW MAJ ĄTKOWYCH (EWIDENCJA ILO ŚCIOWA , ILO ŚCIOWO – WARTO ŚCIOWA )

Zgodnie z postanowieniami zakładowego planu do ewidencji stanu oraz zwi ększe ń i zmniejsze ń warto ści pocz ątkowej środków trwałych, które nie podlegaj ą uj ęci na kontach 013 i 014 słu Ŝy konto 011 – Środki trwałe. Na stronie Wn tego konta ksi ęguje si ę wszelkie zwi ększenia, a na stronie Ma wszelkie zmniejszenia stanu i warto ści pocz ątkowej środków trwałych (za wyj ątkiem umorzenia środków trwałych, które ujmuje si ę na koncie 071). Prowadzona ewidencja szczegółowa powinna umo Ŝliwi ć: ustalenie warto ści pocz ątkowej poszczególnych obiektów środków trwałych i ewentualnego ich zwi ększenia lub zmniejszenia, ustalenie warto ści poszczególnych grup środków trwałych, ustalenie komórek organizacyjnych, w których znajduj ą si ę poszczególne środki trwałe oraz osób odpowiedzialnych za ich stan, a tak Ŝe obliczenie amortyzacji i umorzenia poszczególnych środków trwałych. Ewidencja szczegółowa środków trwałych prowadzona jest w oparciu o ksi ęgę obiektów inwentarzowych, szczegółowe indywidualne karty obiektów inwentarzowych lub inne urz ądzenia ewidencyjne o tym samym znaczeniu oraz tabele amortyzacyjne. Ksi ęgę inwentarzow ą stanowi ącą wykaz poszczególnych obiektów prowadzi si ę ł ącznie dla wszystkich środków trwałych, z tym Ŝe mo Ŝe by ć w niej uwzgl ędniony podział na poszczególne grupy rodzajowe. W ksi ędze tej ewidencjonuje si ę ka Ŝdy obiekt w oddzielnej pozycji. Numer pozycji przychodu staje si ę numerem inwentarzowym obiektu, którym ka Ŝdy obiekt powinien by ć trwale oznakowany. Przy ewidencji rozchodu środka trwałego nale Ŝy poda ć numer pozycji przychodu. Zapisów w ksi ędze inwentarzowej dokonuje si ę w porz ądku chronologicznym. W ewidencji ujmuje si ę oddzielnie warto ść pocz ątkow ą i umorzenie ka Ŝdego obiekt inwentarzowego z uwzgl ędnieniem zmian z tytułu aktualizacji oraz zwi ększe ń warto ści pocz ątkowej o poniesione koszty ulepszenia lub zmniejszeń z tytułu cz ęś ciowej likwidacji. Ewidencja środków trwałych na koncie 011 prowadzona jest metodą ilo ściowo-warto ściow ą. Ewidencja środków trwałych prowadzona jest r ęcznie w ksi ędze środków trwałych. Do ewidencji stanu zwi ększe ń i zmniejsze ń warto ści pocz ątkowej pozostałych środków trwałych, które podlegaj ą umorzeniu w pełnej warto ści w miesi ącu wydania do u Ŝytkowania słu Ŝy konto 013 – Pozostałe środki trwałe. Na stronie Wn tego konta ujmuje si ę zwi ększenia, a na stronie Ma zmniejszenia warto ści pocz ątkowej pozostałych środków trwałych z wyj ątkiem umorzenia, które ujmuje si ę na koncie 072. Na koncie 013 ujmuje si ę środki trwałe o warto ści początkowej ni Ŝszej ni Ŝ kwota graniczna okre ślona w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych (tj. 3.500 zł), a tak Ŝe środki trwałe bez wzgl ędu na warto ść pocz ątkow ą, je śli stanowi ą: środki dydaktyczne (w tym tak Ŝe środki transportu słu Ŝą ce do nauczania i wychowania w szkołach i placówkach o światowych), odzie Ŝ i umundurowanie (o normalnym okresie u Ŝytkowania dłu Ŝszym ni Ŝ 1 rok), meble i dywany oraz inwentarz Ŝywy. Pozostałe środki trwałe o warto ści mniejszej ni Ŝ 3.500 zł a wi ększej ni Ŝ 500 zł podlegaj ą ewidencji ilo ściowo-warto ściowej, umo Ŝliwiaj ącej ustalenie warto ści pocz ątkowej i ilo ści pozostałych środków trwałych oddanych do u Ŝywania poszczególnym osobom i komórkom organizacyjnym oraz ewidencj ę warto ściow ą z podziałem na grupy statystyczne środków trwałych. Analityczne ewidencje ilo ściowo- warto ściowe według poszczególnych miejsc u Ŝywania s ą prowadzone w ksi ęgach inwentarzowych. Na koncie 013 nie ujmuje si ę wydanych do u Ŝywania pozostałych środków trwałych, których warto ść nie przekracza 500 zł. Konto 020 słu Ŝy do ewidencji stanu oraz zwi ększe ń i zmniejsze ń warto ści pocz ątkowej warto ści niematerialnych i prawnych. Na stronie Wn konta 020 ujmuje si ę wszelkie zwi ększenia, a na stronie Ma – wszelkie zmniejszenia warto ści niematerialnych i prawnych z wyj ątkiem umorzenia ujmowanego na koncie 071 i 072. Do konta 020 prowadzi si ę ewidencj ę szczegółow ą z jednoczesnym grupowaniem niezb ędnym do ustalenia umorzenia na koncie 071 i na koncie 072. Ewidencj ę szczegółow ą prowadzi si ę dla jednostek organizacyjnych i dla osób materialnie odpowiedzialnych za ich stan. W przepisach wewn ętrznych nie uregulowano jakie warto ści materialne i prawne podlegaj ą umorzeniu według stawek amortyzacyjnych okre ślonych w ustawie z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z

______165 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

2000 roku, Dz. U. nr 54, poz. 654 ze zm.) a jakie podlegaj ą umorzeniu w pełnej warto ści w momencie oddania ich do u Ŝywania. Według zasad art. 16f ust. 3 cytowanej wy Ŝej ustawy odpisów amortyzacyjnych dokonuje si ę gdy warto ść pocz ątkowa środka trwałego albo warto ści niematerialnej i prawnej w dniu przyj ęcia do u Ŝywania jest wy Ŝsza ni Ŝ 3.500 zł. W przypadku gdy warto ść pocz ątkowa jest równa lub ni Ŝsza ni Ŝ 3.500 zł, podatnicy, z zastrze Ŝeniem art. 16d ust. 1, mog ą dokonywa ć odpisów amortyzacyjnych zgodnie z art. 16h-16m albo jednorazowo w miesi ącu oddania do u Ŝywania tego środka trwałego lub warto ści niematerialnej i prawnej, albo w miesi ącu nast ępnym. Konto 310 – „Materiały” słu Ŝy do ewidencji zapasów materiałów, w tym tak Ŝe opakowa ń znajduj ących si ę w magazynach własnych i obcych. Pozostało ść nie zu Ŝytych do ko ńca roku materiałów ustalon ą na podstawie inwentaryzacji wycenia si ę wg zasad przyj ętych dla ustalenia warto ści rozchodu i wprowadza do ewidencji warto ściowej na dzie ń 31 grudnia zwi ększaj ąc zapas materiałów, a zmniejszaj ąc równocze śnie odpowiednie koszty. Zapasy te zwi ększaj ą stan materiałów i s ą ujmowane w bilansie na koniec roku obrachunkowego, a na pocz ątku roku nast ępnego warto ść t ą wyksi ęgowuje si ę w ci ęŜ ar kosztów. Z ewidencji na koncie 310 wył ącza si ę materiały i towary o niewielkiej warto ści nabywane w małych ilo ściach i bezpo średnio po zakupie przekazywane do zu Ŝycia, ale obj ęte tylko ewidencj ą ilo ściow ą. Konto 310 mo Ŝe wykazywa ć saldo Wn, które oznacza stan zapasów materiałów w cenach nabycia lub zakupu. Ewidencja szczegółowa do konta 310 powinna zapewni ć mo Ŝliwo ść ustalenia stanu zapasów wg. miejsc ich znajdowania si ę i osób, którym powierzono piecz ę nad nimi, a w odniesieniu do zapasów materiałów obj ętych ewidencj ą ilo ściowo-warto ściow ą, tak Ŝe wg. ich poszczególnych rodzajów i grup.

2. EWIDENCJA ŚRODKÓW TRWAŁYCH – KONTO 011, 013.

2.1. Urz ądzenia ksi ęgowe

Według zestawienia obrotów i sald – saldo konta 011 – środki trwałe wykazywało warto ści: • na dzie ń 31.12.2004 roku – 11.467.879,74 zł; • na dzie ń 31.12.2005 roku – 12.348.674,25 zł; Ewidencja analityczna konta 011 - środki trwałe dla Urz ędu Gminy prowadzona jest r ęcznie w ksi ędze inwentarzowej dla środków trwałych. Ksi ęgi środków trwałych prowadzone s ą w podziale na grupy, podgrupy i rodzaje klasyfikacji środków trwałych. W ksi ędze środków trwałych ewidencjonuje si ę ka Ŝdy obiekt w oddzielnej pozycji. Przedmiotowa ewidencja obejmuje środki trwałe pozostaj ące w u Ŝywaniu Urz ędu Gminy w Aleksandrowie, których stan na dzie ń 31.12.2005 roku przedstawiał si ę nast ępuj ąco: • grunty (gr.0)– warto ść ewidencyjna na 31.12.2005 roku (gr.0) – 476.196,49 zł; • budynki (gr.1) – warto ść ewidencyjna na 31.12.2005 roku (gr.1) – 2.104.478,76 zł; • budowle (gr.2)– warto ść ewidencyjna na 31.12.2005 roku (gr.2)– 9.195.476,36 zł; • maszyny, urz ądzenia i aparaty ogólnego zastosowania (gr.4)– warto ść ewidencyjna na 31.12.2005 roku - 131.434,38 zł; • urz ądzenia techniczne (gr.6) – warto ść ewidencyjna na 31.12.2005 roku – 14.329,56 zł; • środki transportowe (gr.7) – warto ść ewidencyjna na 31.12.2005 roku – 405.249,10 zł; • narz ędzia, przyrz ądy, ruchomo ści i wyposa Ŝenie (gr.8) – warto ść ewidencyjna na 31.12.2005 roku – 21.509,60 zł. Według analityki ogólna warto ść środków trwałych obj ętych ewidencj ą ksi ęgow ą konta 011 (dla Urz ędu Gminy) stanowi kwot ę 12.348.674,25 zł. Według zestawienia obrotów i sald – saldo konta 013 wyra Ŝało warto ści:

______166 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

• na dzie ń 31.12.2004 roku – ogółem - 103.922,61 zł, • na dzie ń 31.12.2005 roku – ogółem - 116.876,74 zł, Do konta 013 prowadzona jest ewidencja ilo ściowo-warto ściowa umo Ŝliwiaj ąca ustalenie warto ści pocz ątkowej i ilo ści pozostałych środków trwałych oddanych do u Ŝywania poszczególnym osobom i komórkom organizacyjnym. Analityczne ewidencje ilo ściowo- warto ściowe według poszczególnych miejsc u Ŝywania prowadzone s ą w ksi ęgach inwentarzowych.

2.2. Udokumentowanie obrotów na kontach (zwi ększenia, zmniejszenia) - 2005 rok

Konto 011 – Środki trwałe Na dzie ń 01.01.2005 roku saldo konta 011 środki trwałe wyra Ŝało warto ść - 11.467.879,74 zł. W roku 2005 obroty na koncie 011 po stronie Wn – zwi ększaj ące warto ść środków trwałych stanowiły kwot ę 2.048.716,37 zł i były wynikiem: • zakupu środków trwałych na ogóln ą kwot ę - 20.006,00 zł, w tym zakup kotła do stra Ŝnicy OSP D ąbrowa nad Czarn ą – 5.000 zł, wymiana pompy gł ębinowej Hydrofornia Ciechomin – 15.006 zł; • oddanych do u Ŝytkowania zrealizowanych przez gmin ę zada ń inwestycyjnych na ogóln ą warto ść – 2.028.710,37 zł, w tym: droga gminna Janikowice-Aleksandrów – 196.649,42 zł, rozbudowa o świetlenia ulicznego w Szarbsku – 36.846,44 zł, droga gminna Reczków Nowy – 229.463,27 zł, droga gminna w D ąbrowie nad Czarn ą – 133.769,24 zł, droga gminna w Dębowej Górze – 175.632,54 zł, remont i termomodernizacja Szkoły Podstawowej w Skotnikach – 1.162.651,86 zł, sie ć wodoci ągowa Siucice-Sulimów – 76.792,67 zł, inwentaryzacja sieci wodoci ągowej Jaksonek – Kalinków – 16.904,93 zł. Obroty na koncie 011 po stronie Ma - zmniejszaj ące warto ść maj ątku trwałego gminy obj ętego ewidencj ą ksi ęgow ą prowadzon ą dla Urz ędu Gminy w Aleksandrowie w 2005 roku stanowiły kwot ę ogółem - 1.167.921,86 zł i wynikały z nast ępuj ących operacji: • likwidacji środka trwałego - kserokopiarki MITA – 5.270,00 zł; • przekazania środka trwałego Szkole Podstawowej w Skotnikach – remont i termomodernizacja szkoły Podstawowej w Skotnikach – 1.162.651,86 zł. Saldo konta 011 na dzie ń 31.12.2005 roku wynosił 12.348.674,25 zł. Stwierdzono, i Ŝ dowody OT, słu Ŝą ce do udokumentowania przyj ęcia środka trwałego do uŜytkowania, nie zawierały wszystkich informacji wymaganych przez Instrukcj ę sporz ądzania, obiegu i kontroli dowodów ksi ęgowych dla Urz ędu Gminy Aleksandrów oraz dla jednostek organizacyjnych obj ętych obsług ą finansowo-ksi ęgow ą. Zgodnie z tre ści ą § 18 ust. 1 dowód OT sporz ądza si ę na podstawie faktury dostawy, protokołu odbioru technicznego, dowodu odprawy celnej, faktury wykonawców monta Ŝu oraz protokołu ró Ŝnic inwentaryzacyjnych z decyzj ą komisji inwentaryzacyjnej. Dowód OT powinien zawiera ć: numer dowodu OT i dat ę przyj ęcia do u Ŝytkowania, symbol klasyfikacji środków trwałych oraz numer inwentarzowy, nazw ę środka trwałego i jego krótk ą charakterystyk ę, miejsce u Ŝytkowania środka trwałego, okre ślenie dostawcy środka trwałego, warto ść pocz ątkow ą, stawk ę amortyzacyjn ą, kwot ę odpisu amortyzacyjnego oraz sposób uj ęcia dowodu OT w ksi ęgach rachunkowych (dekretacja wpisana przez upowa Ŝnionego pracownika referatu finansów). Sporz ądzony dowód OT podpisuje osoba, która dany środek przyj ęła do u Ŝytkowania i przechowuje go do kontroli merytorycznej i formalno-rachunkowej. Skontrolowany dowód OT podlega zatwierdzeniu przez Wójta. Zał ącznikiem do dowodu OT jest protokół odbioru technicznego. Ustalono, i Ŝ wszystkie skontrolowane dowody OT nie zostały zatwierdzone przez Wójta.

______167 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Stwierdzono, i Ŝ do dowodów OT – Przyj ęcie środka trwałego, PT – Protokół przekazania/przej ęcia środka trwałego i LT – Likwidacja środka trwałego sporz ądza si ę dodatkowe PK – Polecenia ksi ęgowania, co jest działaniem zb ędnym, gdy Ŝ zgodnie z §16 ust. 2 Instrukcji wskazane wy Ŝej dokumenty s ą dowodami ksi ęgowymi i słu Ŝą do dokumentowania ruchu środków trwałych. Konto 013 – Pozostałe środki trwałe stan na 1.01.2005 roku – 103.992,61 zł zwi ększenia – 15.390,61 zł zmniejszenia – 2.506,48 zł stan na 31.12.2005 roku – 116.876,74 zł

2.3. Prawidłowo ść stosowanych odpisów umorzeniowych - 2005 rok

Konto 071 słu Ŝy do ewidencji zmniejsze ń warto ści pocz ątkowej środków trwałych oraz warto ści niematerialnych i prawnych, które podlegaj ą umorzeniu według stawek amortyzacyjnych stosowanych przez jednostk ę, wynikaj ących z rozporz ądzenia Ministra Finansów z dnia 17 stycznia 1997 roku (Dz. U. nr 6, poz. 35 ze zm.), a warto ści niematerialne i prawne podlegaj ą umorzeniu w ci ągu dwóch lat. Ewidencja szczegółowa do konta 071 prowadzi się według zasad podanych w wyja śnieniach do kont 011 i 020. Nale Ŝy stwierdzi ć, i Ŝ ww. rozporz ądzenie Ministra Finansów z dnia 1 stycznia 1997 roku w sprawie amortyzacji środków trwałych oraz warto ści niematerialnych i prawnych straciło swoj ą moc obowi ązuj ącą z dniem 1.01.2001 roku, kiedy zacz ęła obowi ązywa ć zmiana ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz zmianie niektórych ustaw ogłoszona w Dzienniku Ustaw z 2000 roku nr 104 poz. 1104. Obecnie środki trwałe obj ęte ewidencj ą konta 011 z wyj ątkiem gruntów umarzane s ą według stawek amortyzacyjnych okre ślonych ustaw ą z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 roku, Dz. U. nr 54, poz. 654 ze zm.). Zarz ądzeniem nr 29/2006 z dnia 2 sierpnia 2006 roku wprowadzono zmian ę do zakładowego plan kont, tzn. zmieniono opis konta 071. Zgodnie z wprowadzon ą zmian ą konto 071 słu Ŝy do ewidencji zmniejsze ń warto ści pocz ątkowej z tytułu umorzenia podstawowych środków trwałych i podstawowych warto ści niematerialnych i prawnych. Środki trwałe podlegaj ą stopniowemu umorzeniu według stawek amortyzacyjnych okre ślonych w zał ączniku nr 1 do ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych, natomiast warto ści niematerialne i prawne o warto ści pocz ątkowej powy Ŝej 3.500 zł do 25.000 zł podlegaj ą morzeniu w ci ągu 2 lat. Odpisy umorzeniowe dokonywane s ą z kontem 401. Na stronie Ma konta 071 ujmuje si ę zwi ększenia, a na stronie Wn zmniejszenia umorzenia warto ści pocz ątkowej środków trwałych oraz warto ści niematerialnych i prawnych. Ewidencj ę szczegółow ą do konta 071 prowadzi si ę dla poszczególnych środków trwałych oraz warto ści niematerialnych i prawnych w postaci tabel amortyzacyjnych według zasad podanych do kont 011 i 020. Na koncie 072 ewidencjonuje si ę zmniejszenia warto ści pocz ątkowej środków trwałych oraz warto ści niematerialnych i prawnych, podlegaj ących umorzeniu jednorazowo w pełnej warto ści, w miesi ącu wydania ich do u Ŝywania. Analiza zastosowanych stawek amortyzacyjnych wykazała nast ępuj ącą nieprawidłowo ść : • most w Borowcu zaklasyfikowano do grupy 2 podgrupy 22 rodzaju 224 środków trwałych i do umorzenia zastosowano stawk ę amortyzacyjn ą – 2,5 %. Zgodnie z Klasyfikacj ą Środków Trwałych mosty wymienione zostały w grupie 2 podgrupa 22 rodzaj 223, a zatem zgodnie w wykazem rocznych stawek amortyzacyjnych okre ślonych ustaw ą o podatku dochodowym od osób prawnych powinna zosta ć zastosowana stawka amortyzacyjna 4,5 %. Innych nieprawidłowo ści nie stwierdzono.

______168 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

3. EWIDENCJA WARTO ŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH – KONTO 020. PRAWIDŁOWO ŚĆ STOSOWANYCH ODPISÓW UMORZENIOWYCH

Ewidencja analityczna konta 020 – warto ści niematerialne i prawne prowadzona jest w odr ębnej ksi ędze inwentarzowej środków trwałych. Według zestawienia obrotów i sald – saldo konta 020 wyra Ŝało warto ści: • na dzie ń 31.12.2004 roku – 17.139,01 zł • na dzie ń 31.12.2005 roku – 21.055,21 zł Umorzenie warto ści niematerialnych i prawnych na dzie ń 31.12.2005 r. stanowiła ogóln ą kwot ę - 18.390,01 zł. Umorzenia w kwocie 10.687,53 zł dokonano na koncie 071 – umorzenie środków trwałych. Pozostałe warto ści niematerialne i prawne podlegaj ą umorzeniu na koncie 072 – umorzenie pozostałych środków trwałych oraz warto ści niematerialnych i prawnych z chwil ą przyj ęcia do u Ŝywania – 7.702,48 zł. Kontrola prawidłowo ści stosowanych odpisów umorzeniowych nie wykazała nieprawidłowo ści.

4. EWIDENCJA POZOSTAŁYCH SKŁADNIKÓW MAJ ĄTKOWYCH (MATERIAŁY , FINANSOWY MAJ ĄTEK TRWAŁY )

Według ewidencji ksi ęgowej w badanym okresie warto ść pozostałych składników maj ątkowych przedstawiała si ę nast ępuj ąco: Konto 310 - Materiały • na dzie ń 31.12.2004 roku – 4.970,80 zł • na dzie ń 31.12.2005 roku – 980,06 zł

5. INWENTARYZACJA

5.1. Instrukcja inwentaryzacyjna. Terminy przeprowadzania inwentaryzacji

W badanym okresie w kontrolowanej jednostce obowi ązywała instrukcja przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji wprowadzona zarz ądzeniem nr 3/2002 Wójta Gminy w Aleksandrowie z dnia 7 sierpnia 2002 roku. Przedmiotem inwentaryzacji w formie spisu z natury s ą środki trwałe, pozostałe środki trwałe oraz zapasy materiałów i towarów obj ętych ewidencj ą ilo ściowo-warto ściow ą. Przewodnicz ącego Komisji Inwentaryzacyjnej powołuje Wójt Gminy na wniosek Skarbnika. Komisj ę Inwentaryzacyjn ą powołuje Wójt na wniosek Przewodnicz ącego Komisji Inwentaryzacyjnej w składzie, co najmniej trzech osób. W celu sprawnego przeprowadzenia spisu z natury powołuje si ę zespoły spisowe składaj ące si ę, z co najmniej trzech osób, przy czym nie mog ą to by ć osoby odpowiedzialne za spisane składniki maj ątkowe. Do uprawnie ń Przewodnicz ącego Komisji Inwentaryzacyjnej nale Ŝy m.in. przeprowadzanie szkolenia członków Komisji oraz zespołów spisowych, organizowanie prac przygotowawczych do inwentaryzacji składników maj ątkowych oraz dopilnowanie ich wykonania we wła ściwym terminie, prowadzenia rozliczenia zespołów spisowych z arkuszy spis natury stanowi ących druki ścisłego zarachowania, kontrolowanie przygotowa ń do spisu oraz przebiegu spisów z natury, kontrolowanie pod wzgl ędem formalnym i rachunkowym wypełnionych przez zespoły spisowe arkuszy spisów z natury i innych dokumentów inwentaryzacji, dopilnowanie terminowego zło Ŝenia wyja śnie ń ewentualnych ró Ŝnic inwentaryzacyjnych przez osoby odpowiedzialne za ich powstanie, ustalenie przyczyn powstania ró Ŝnic inwentaryzacyjnych i powstanie wniosków w sprawie ich rozliczenia, przygotowanie wniosków o wszcz ęcie dochodzenia w przypadku niedoborów i szkód zawinionych.

______169 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Do obowi ązków zespołu spisowego nale Ŝy: przeprowadzenie spis z natury w okre ślonym terminie na wyznaczonym polu spisowym, takie zorganizowanie pracy aby normalna działalno ść inwentaryzowanej komórki organizacyjnej nie doznała zakłóce ń, wła ściwe zabezpieczenie na czas spisu przed niekontrolowan ą zmian ą miejsca spisywanych składników maj ątkowych oraz terminowe przekazywanie przewodnicz ącemu komisji inwentaryzacyjnej arkuszy spisowych z inwentaryzacji oraz informacji o wszelkich stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowo ściach, zwłaszcza w zakresie gospodarki składnikami maj ątkowymi i zabezpieczenia ich przed zniszczeniem. Spis z natury polega na ustaleniu rzeczywistego stanu składników rzeczowych i pieni ęŜ nych oraz wpisaniu ich do arkusza spisowego lub protokółu. Przed rozpocz ęciem spisu z natury osoba odpowiedzialna za cało ść i stan składników maj ątku obj ętego inwentaryzacj ą składa zespołowi spisowemu pisemne o świadczenie stwierdzaj ące, Ŝe wszystkie zrealizowane dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników zostały uj ęte w ewidencji ilo ściowej oraz przekazane do ksi ęgowo ści. Zabezpieczenie wszelkich urz ądze ń ewidencyjnych na czas spisu (kartoteki, rejestry, ksi ęgi) przed mo Ŝliwo ści ą wgl ądu do nich członkom zespołów spisowych nale Ŝy do obowi ązków kierownika jednostki. Spisu z natury dokonuje si ę na arkuszach spisowych stanowi ących druki ścisłego zarachowania. Na oddzielnych arkuszach dokonuje si ę spisu środków trwałych, pozostałych środków trwałych (wyposa Ŝenia), pozostałych materiałów oraz składników maj ątku powierzonych ró Ŝnym osobom materialnie odpowiedzialnym. Po zako ńczeniu spisu z natury zespół spisowy składa przewodnicz ącemu sprawozdanie, rozlicza si ę z przydzielonych arkuszy spisu oraz składa informacj ę o wszelkich stwierdzonych w toku spisu z natury nieprawidłowo ści w gospodarce podlegaj ącej spisowi z natury. Wyceny rzeczowych składników maj ątkowych, uj ętych w arkuszach spisowych, dokonuj ą na polecenie głównego ksi ęgowego podlegli mu pracownicy. Uzgodnienie stanu ewidencyjnego i faktycznego nast ępuje w drodze porównania ustale ń zawartych w arkuszach spisowych z ewidencj ą analityczn ą. W przypadku stwierdzenia ró Ŝnic w warto ści spisu z natury z ewidencj ą ksi ęgow ą wynikaj ącą z ksi ąg rachunkowych, komisja inwentaryzacyjna sporz ądza zestawienie ró Ŝnic inwentaryzacyjnych. Komisja inwentaryzacyjna wyja śnia wraz z osobami materialnie odpowiedzialnymi przyczyny powstania ró Ŝnic oraz sporz ądza protokół rozliczenia ró Ŝnic inwentaryzacyjnych. Inwentaryzacji środków pieni ęŜ nych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub oraz innych nale Ŝno ści i zobowi ąza ń polega na pisemnym uzgodnieniu ich stanów ewidencyjnych z kontrahentami jednostki i uj ęciu w ksi ęgach rezultatów uzgodnienia. Uzgodnienie stanu środków pieni ęŜ nych na rachunkach bankowych, kredytów bankowych oraz zaci ągni ętych po Ŝyczek przeprowadza na bie Ŝą co pracownik prowadz ący urz ądzenia ksi ęgowe obrotu pieni ęŜ nego nie rzadziej ni Ŝ na koniec miesi ąca. Stany rozrachunków z odbiorcami oraz wszelkich innych nale Ŝno ści zobowi ąza ń uzgadnia si ę przez wysłanie zawiadomienia o wysoko ści salda i wykazu pozycji składaj ących si ę na to saldo oraz uzyskanie pisemnego potwierdzenia. Wysłanie zawiadomie ń do dłu Ŝników jest obowi ązkowe. Wszelkie o świadczenia, protokoły i sprawozdania zwi ązane z przeprowadzeniem spisu z natury składane s ą przez wła ściwe osoby na drukach, których wzory stanowi ą integraln ą cz ęść przedmiotowej instrukcji inwentaryzacyjnej. Zgodnie z zarz ądzeniem nr 50/2005 z dnia 14 grudnia 2005 roku inwentaryzacj ą obj ęto składniki maj ątkowe Urz ędu Gminy oraz jednostek jej podległe, tzn. ochotnicze stra Ŝe po Ŝarne i o środki zdrowia. Termin przeprowadzenia inwentaryzacji okre ślono od dnia 15.12.2005 roku do dnia 15.01.2006 roku. Powy Ŝszym zarz ądzeniem powołana została komisja inwentaryzacyjna w składzie: • Alicja Sta śkiewicz – przewodnicz ąca komisji • Teresa Larecka i Małgorzata Melka – członkowie komisji oraz pi ęć zespołów spisowych do przeprowadzenia spisu z natury w ww. jednostkach. Inwentaryzacj ę składników maj ątkowych nale Ŝy przeprowadzi ć metod ą spisu z natury wg. stanu na dzie ń 31 grudnia 2005 roku.

______170 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Komisja inwentaryzacyjna zobowi ązana została do: • przeprowadzenia za po średnictwem zespołów spisowych spisów z natury rzeczowych składników maj ątkowych, • ustalenie ró Ŝnic inwentaryzacyjnych rzeczowych składników maj ątkowych w formie protokolarnej i wnioskowania sposobu ich ksi ęgowania lub odpisywania w ksi ęgach rachunkowych, • sporz ądzenia sprawozdania zawieraj ącego ocen ę wyników oraz stwierdzenie usterek w zakresie magazynowania i konserwacji składników majątkowych, • wykonania innych obowi ązków wynikaj ących z ustawy o rachunkowo ści. Zgodnie z ww. zarz ądzeniem przed rozpocz ęciem spisu z natury osoby odpowiedzialne za stan składników maj ątkowych powinny zło Ŝyć pisemne o świadczenie, stwierdzaj ące Ŝe wszystkie dowody przychodu i rozchodu inwentarzowych składników zostały uj ęte w ewidencji ilo ściowej i przekazane do działu ksi ęgowo ści. Niedobory ujawnione podczas spisu z natury mog ą by ć przedmiotem weryfikacji tylko w przypadkach uzasadnionych, niezawinionych przez osob ę materialnie odpowiedzialn ą. Spisu nale Ŝy dokonywa ć na obowi ązuj ących arkuszach, które stanowi ą druki ścisłego zarachowania. Za wydanie i prawidłowe rozliczenie si ę z arkuszy spisowych odpowiedzialny jest Przewodnicz ący Komisji Inwentaryzacyjnej. Po zako ńczeniu spisu z natury zespoły spisowe sporz ądzaj ą sprawozdanie z działalno ści zespołu.

5.2. Prawidłowo ść przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji

Kontrola wykazała, Ŝe rozliczenia inwentaryzacji przeprowadzonej na dzie ń 31.12.2005 roku dokonano z naruszeniem uregulowa ń wewn ętrznych tj. obowi ązuj ącej w Gminie Instrukcji inwentaryzacyjnej. Stwierdzono, Ŝe wyceny spisanych składników maj ątkowych (O środek Zdrowia w Aleksandrowie i w Skotnikach) dokonywały osoby przeprowadzaj ące spis z natury, co wskazuje na nieprzestrzeganie cz ęś ci III pkt 32 Instrukcji, zgodnie z którym wyceny składników maj ątkowych uj ętych w arkuszach spisu z natury dokonuj ą na polecenie Skarbnika pracownicy ksi ęgowo ści . W przypadku dwóch arkuszy spisowych: nr 12/2005 i 21/2005 osob ą materialnie odpowiedzialn ą za spisywane składniki maj ątkowe był członek zespołu spisowego, co było sprzeczne z pkt 4 cz ęś ci III Instrukcji inwentaryzacyjnej, zgodnie z którym „ zespół spisowy musi składa ć si ę z co najmniej dwóch osób, przy czym nie mog ą to by ć osoby materialnie odpowiedzialne za spisane składniki majątkowe ”. Na arkuszu spisu z natury nr 18/2005 spisano składniki maj ątkowe powierzone ró Ŝnym osobom materialnie odpowiedzialnym, tzn. (…) 110 , co było sprzeczne z pkt 15 cz ęś ci III Instrukcji, zgodnie z którym „ Nie wolno spisywa ć na jednym arkuszu składników maj ątkowych powierzonym ró Ŝnym osobom materialnie odpowiedzialnym ”. Na Ŝadnym z przedstawionych arkuszy spisowych nie ma zawartych adnotacji wymaganych przez pkt 13 cz ęś ci III Instrukcji, tzn. „ Bezpo średnio pod ostatni ą pozycj ą naniesion ą na arkusz spisowy nale Ŝy poda ć ostatnie numery dowodów przyj ęcia i wydania materiałów lub innych dokumentów przychodowych i rozchodowych oraz umie ści ć klauzul ę o tre ści nast ępuj ącej – Spis zako ńczono na pozycji ... – Natomiast pozostałe wolne pozycje arkusza spisu z natury naleŜy skasowa ć”.

110 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5ust.2ustawyzdnia6września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak.

______171 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Przewodnicz ący Komisji Inwentaryzacyjnej nie wywi ązał si ę z obowi ązków nało Ŝonych przez cz ęść III punkt 29 Instrukcji inwentaryzacyjnej, zgodnie z którego tre ści ą spis z natury powinien by ć poddany kontroli przez Przewodnicz ącego Komisji Inwentaryzacyjnej lub wyznaczonych przez niego kontrolerów. Kontrola ta powinna polega ć na sprawdzeniu: czy pole spisowe zostało wła ściwie przygotowane do spisu, czy zespoły spisowe wykonuj ą swoje obowi ązki zgodnie z obowi ązuj ącymi przepisami o przeprowadzonej inwentaryzacji, czy prawidłowo ustalono ilo ść spisywanych składników oraz czy spis z natury jest kompletny. Z wyników kontroli sporz ądza si ę protokół w jednym egzemplarzu. Ponadto sprawdzaj ący oznacza sprawdzone pozycje na arkuszu spisowym podpisem w rubryce „uwagi”. Zespoły spisowe, po zako ńczeniu spisu z natury, nie sporz ądziły sprawozda ń z działalno ści zespołu, co było sprzeczne z §11 zarz ądzenia nr 50/2005 Wójta Gminy Aleksandrów z dnia 14 grudnia 2005 roku w sprawie przeprowadzenia spisu z natury rzeczowych składników maj ątkowych na dzie ń 31 grudnia 2005 roku, zgodnie z którym „po zako ńczeniu spisu z natury zespoły spisowe sporz ądzaj ą sprawozdanie z działalno ści zespołu ”. Ponadto jest to sprzeczne z cz ęś ci ą III pkt 18 Instrukcji, zgodnie z którym „ Po zako ńczeniu spisu zespół spisowy składa Przewodnicz ącemu Komisji Inwentaryzacyjnej sprawozdanie zawieraj ące: rozliczenie z przydzielonych arkuszy spisu z natury oraz informacj ę wszystkich stwierdzonych w toku spisu nieprawidłowo ściach w gospodarce składnikami maj ątkowymi podlegaj ącymi spisowi (zabezpieczenia, składowania, konserwacji itp.). Wzór sprawozdania stanowi zał ącznik nr 5 do ww. Instrukcji, a sprawozdanie to sporz ądza si ę w 1 egz. ”. Zgodnie ze sprawozdaniem z działalno ści Komisji Inwentaryzacyjnej w Gminie Aleksandrów za 2005 roku wynika, i Ŝ Komisja zako ńczyła swoj ą prac ę w dniu 13 stycznia 2006 roku i nie stwierdziła Ŝadnych niedoborów i nadwy Ŝek składników maj ątkowych. W uwagach Komisja wnosiła o zdj ęcie ze stanu zu Ŝytego sprz ętu w stra Ŝnicy OSP Stara i OSP D ąbrowa. Sprawozdanie zostało podpisane przez wszystkich członków Komisji oraz zatwierdzone przez Wójta. W trakcie inwentaryzacji kasy, stanu druków ścisłego zarachowania oraz ustalenia stanów nale Ŝno ści i zobowi ąza ń (na podstawie uzgodnienia sald z kontrahentami) nie stwierdzono ró Ŝnic.

X. ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE POROZUMIE Ń Z JEDNOSTKAMI SAMORZ ĄDU TREYTORIALNEGO I ORGANAMI ADMINISTRACJI RZ ĄDOWEJ

ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE POROZUMIEŃ - 2005 ROK

Na podstawie porozumienia nr 6295 z dnia 20 wrze śnia 2005 roku Ministerstwo Kultury reprezentowane przez Ministra Waldemara D ąbrowskiego powierzył Gminie Aleksandrów reprezentowanej przez Wójta Gminy Henryka Małeckiego i Skarbnika Teres ę Małeck ą na realizacj ę zadania: zakup nowo ści wydawniczych dla bibliotek publicznych, wykonywanego przez instytucje kultury, dla którego jednostka samorz ądu jest organizatorem. Na realizacj ę zadania przekazana zostanie dotacja celowa w wysoko ści 6.500 zł. Przekazana kwota mo Ŝe zosta ć wydatkowana tylko na cel wskazany w porozumieniu. Środki finansowe zostan ą przekazane do 27 pa ździernika 2005 roku. Gmina Aleksandrów zobowi ązała si ę wykona ć prace obj ęte porozumieniem, tzn. zakupi ć nowo ści wydawnicze dla biblioteki, w terminie do dnia 30 listopada 2005 roku. Jednostka samorz ądu została zobowi ązana do rozliczenia finansowego realizacji zadania sporz ądzonego według zał ącznika nr 1 do niniejszego porozumienia w terminie do dnia 30 listopada 2005 roku oraz sprawozdania ko ńcowego z realizacji zakupu nowo ści wydawniczych

______172 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

dla bibliotek publicznych za 2005 rok, sporz ądzonego według zał ącznika nr 2 do niniejszego porozumienia w terminie do dnia 31 stycznia 2006 roku. Rozliczenie finansowe realizacji zadania Gmina Aleksandrów sporz ądziła na wzorze stanowi ącym zał ącznik nr 1 do zawartego porozumienia w dniu 1 grudnia 2005 roku. Wykazano w nim, i Ŝ na zakup nowo ści wydawniczych, tzn. 252 woluminy, wydatkowano 6.500 zł pochodz ących z dotacji (cała kwota). W dniu 25.01.2006 roku zło Ŝone zostało sprawozdanie ko ńcowe na wzorze stanowi ącym zał ącznik nr 2 do zawartego porozumienia. Wykazano w nim zakup 253 woluminów za kwot ę 6.500 zł ( środki dotacji). Jednocze śnie zło Ŝono informacj ę, i Ŝ w rozliczeniu a dnia 1.12.2005 roku dotycz ącym realizacji porozumienia w tabeli dotycz ącej liczby zakupionych woluminów z dotacji wskazano 252 woluminy, a powinno by ć 253.

Terminowo ść otrzymywania środków na realizacj ę wykonywanych zada ń

Na realizacj ę zadania obj ętego ww. porozumieniem kontrolowana jednostka otrzymywała środki w kwocie 6.500 zł w dniu 27.10.2005 roku.

XI. ROZLICZENIA BUD śETU Z SAMORZ ĄDOWYMI JEDNOSTKAMI ORGANIZACYJNYMI

1. DOTACJE PRZEKAZYWANE NA RZECZ ZAKŁADÓW BUD śETOWYCH I GOSPODARSTW POMOCNICZYCH – WYSOKO ŚĆ I RODZAJ - 2005 ROK

Zagadnienie nie wyst ępuje.

2. WPŁATY ZAKŁADÓW BUD śETOWYCH I GOSPODARSTW POMOCNICZYCH DO BUD śETU GMINY - 2005 ROK

Zagadnienie nie wyst ępuje.

3. DOTACJE NA RZECZ PUBLICZNYCH SAMODZIELNYCH ZAKŁADÓW OPIEKI ZDROWOTNEJ - 2005 ROK

W okresie obj ętym kontrol ą nie udzielano dotacji na rzecz samodzielnych zakładów opieki zdrowotnej.

XII. USTALENIA KO ŃCOWE. ZAŁ ĄCZNIKI.

Protokół zawiera 184 ponumerowanych i zaparafowanych stron. Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w ksi ąŜ ce kontroli Urz ędu Gminy w Aleksandrowie pod pozycj ą 1/2006.

W trakcie kontroli informacji i wyja śnie ń udzielały ni Ŝej wymienione osoby: - Henryk Małecki – Wójt Gminy, - Teresa Małecka – Skarbnik Gminy, - Małgorzata Melka – Sekretarz Gminy, - Teresa Larecka – Specjalista ds. wymiaru - Halina Pasikowska – Kierownik Referatu Gospodarki Przestrzennej, Komunalnej i Gruntami, Rolnictwa i Ochrony Środowiska,

______173 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

- Czesław Purgał – Specjalista ds. inwestycji i zamówie ń publicznych. oraz inni pracownicy Urz ędu Gminy w miar ę potrzeb. Integraln ą cz ęść protokołu stanowi ą nast ępuj ące zał ączniki: 1. Wykaz szkole ń odbytych przez pracowników Referatu Finansowego sporz ądzony przez Kierownika Referatu Organizacyjnego i Spraw Społecznych. 2. Wyja śnienie Sekretarza Gminy z dnia 17 lipca 2005 roku. 3. Test nr 1 i nr 2 w zakresie uregulowa ń procedur kontroli wewn ętrznej i ich przestrzegania. 4. Test nr 3 dotycz ący realizacji obowi ązku organu wykonawczego wynikaj ącego z tre ści art. 127 ustawy o finansach publicznych. 5. Kserokopia zał ącznika nr 3 do uchwały Rady Gminy nr XIX/119/09 z dnia 16 marca 2005 roku – plan przychodów i rozchodów bud Ŝetu gminy na 2005 rok, uchwały nr XXIV/139/05 z dnia 7 grudnia 2005 roku oraz umowy nr ZPORR_310.009062 z dnia 28 wrze śnia 2005 roku. 6. Wyja śnienie Skarbnika Gminy Teresy Małeckiej w sprawie ró Ŝnicy wynikaj ącej z zestawienia obrotów konta 901 „dochody bud Ŝetu”, a kwot ą dochodów wynikaj ącą ze sprawozda ń i zamkni ęć dochodów na dzie ń 31.12.2005 r. 7. Wyja śnienie Teresy Lareckiej z dnia 28 sierpnia 2005 roku w sprawie danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-PDP za 2005 rok oraz za I półrocze 2006 roku. 8. Wyja śnienie Skarbnika Gminy Teresy Małeckiej z dnia 8 sierpnia 2006 roku w sprawie zobowi ąza ń konta 201 na dzie ń 31.12.2005 roku. 9. Test do kontroli konta 201 za rok 2005 i 2006. 10. Protokół kontroli kasy z dnia 3 sierpnia 2006 roku. 11. Kserokopia raportu kasowego z dnia 28 grudnia 2005 roku oraz wyci ągu bankowego z dnia 27 grudnia 2005 roku wraz z zł ączonymi dowodami ksi ęgowymi. 12. Zestawienie danych dotycz ących dochodów z tytułu podatku od nieruchomo ści od osób prawnych i fizycznych za lata 2005 – 2006. 13. Wyja śnienie Teresy Lareckiej z dnia 24 sierpnia 2006 roku w sprawie budynków mieszkalnych. 14. Zestawienie danych dotycz ących dochodów z tytułu podatku rolnego od osób prawnych i fizycznych za lata 2005 – 2006. 15. Wyja śnienie Teresy Lareckiej w sprawie ró Ŝnicy w podstawie opodatkowania gruntów (…) 111 . 16. Wyja śnienie Teresy Lareckiej z dnia 24 sierpnia 2006 roku wraz z zał ącznikiem w postaci wyja śnienia podatnika któremu udzielono ulgi inwestycyjnej. 17. Zestawienie danych dotycz ące dochodów z tytułu podatku od środków transportowych od osób fizycznych i prawnych za lata 2005 – 2006. 18. Wyja śnienie zło Ŝone w dniu 28 sierpnia 2006 roku przez Pani ą Halin ę Pasikowsk ą – Kierownika Referatu Gospodarki Przestrzennej, Komunalnej i Gruntami, Rolnictwa i Ochrony Środowiska w sprawie aneksowania wygasłej umowy zawartej z (…) 112 .

111 Wyłączonodaneobjętetajemnicąskarbowąpodstawawyłączeniaart.5ust.1ustawyzdnia6 września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.293§2pkt4ustawyzdnia29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego).WyłączeniadokonałNaczelnikWydziałuKontroliRIOwŁodziPiotrWalczak

______174 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

19. Kserokopia umowy z dnia 28 czerwca 2001 roku na dzier Ŝaw ę nieruchomo ści zabudowanej w miejscowo ści Stara, wykaz wystawionych faktur dla (…) 113 sporządzony przez Pani ą Agnieszk ę Wójcik oraz wyja śnienie Pani Haliny Pasikowskiej – Kierownika Referatu Gospodarki Przestrzennej, Komunalnej i Gruntami, Rolnictwa i Ochrony Środowiska z dnia 28 sierpnia 2006 roku. 20. Kserokopia umowy z dnia 1 kwietnia 2005 roku na dzier Ŝaw ę nieruchomo ści zabudowanej w miejscowo ści Reczków Nowy zawartej z (…) 114 , umowy z dnia 30 czerwca 2006 roku zawartej z (…) 115 , wykaz wystawionych faktur dla (…) 116 sporz ądzony przez Pani ą Agnieszk ę Wójcik oraz wyja śnienie Pani Haliny Pasikowskiej – Kierownika Referatu Gospodarki Przestrzennej, Komunalnej i Gruntami, Rolnictwa i Ochrony Środowiska z dnia 28 sierpnia 2006 roku. 21. Wyja śnienie zło Ŝone przez Kierownika Referatu Gospodarki Przestrzennej, Komunalnej i Gruntami, Rolnictwa i Ochrony Środowiska – Pani ą Halin ę Pasikowsk ą z dnia 28 sierpnia 2006 roku w sprawie zawarcia umowy najmu lokalu mieszkalnego na okres 5 lat. 22. Wykaz wpłat najemcy – (…) 117 w 2006 roku sporz ądzony przez Pani ą Agnieszk ę Wójcik – referenta. 23. Wyja śnienie Pani Teresy Małeckiej – Skarbnika Gminy w sprawie ewidencjonowania wpłat nale Ŝno ści za pobór wody i czynszów za najem lokali. 24. Wyja śnienie Czesława Purgała z dnia 22 sierpnia 2006 roku. 25. Wyja śnienie z dnia 24 lipca 2005 roku dotycz ące wyboru oferty w otwartym konkursie ofert na realizacj ę zada ń z zakresu upowszechniania kultury fizycznej i sportu w okresie od 18 lutego do 31 grudnia 2005 roku. 26. Kserokopia umowy nr 1/2005 z dnia 21.02.2005 roku o wsparcie realizacji zadania wraz z zał ącznikiem – ofert ą.

112 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5ust.2ustawyzdnia6września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 113 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5ust.2ustawyzdnia6września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 114 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5ust.2ustawyzdnia6września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 115 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5ust.2ustawyzdnia6września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 116 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5ust.2ustawyzdnia6września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak. 117 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5ust.2ustawyzdnia6września2001rokuodostępiedoinformacjipublicznejwzw.zart.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału KontroliRIOwŁodziPiotrWalczak.

______175 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

27. Kserokopia zło Ŝonych sprawozda ń z wykonania zadania publicznego wraz ze znajduj ącymi si ę pod nimi dokumentami. 28. Opinia prawna w sprawie zatrudnienia Z-cy Wójta z dnia 2 kwietnia 2003 roku sporz ądzona przez radc ę prawnego Urz ędu – Barbar ę Balcerzyk-Bojarczuk oraz wyciąg z sesji Rady Gminy w Aleksandrowie z dnia 14 marca 2003 roku. 29. Wyja śnienie Małgorzaty Melki – Sekretarza Gminy z dnia 23.08.2006 r. dotycz ące wypłaty ryczałtu samochodowego bez uwzgl ędnienia dni nieobecno ści, kserokopia listy wypłaconych ryczałtów samochodowych za miesi ąc maj 2006 roku nr 11/05/2006 oraz kserokopia o świadczenia o wykorzystywaniu samochodów do celów słu Ŝbowych za miesi ąc maj Henryka Małeckiego – Wójta Gminy. 30. Wykaz odbytych posiedze ń komisji Rady Gminy oraz sesji sporz ądzony przez Skarbnika Gminy – Teres ę Małeck ą. 31. Wspólne wyja śnienie Sekretarza Gminy Małgorzaty Melki i Przewodnicz ącego Rady Gminy Grzegorza Józefowskiego z dnia 21.08.2006 roku dotycz ące wypłaty diet dla Przewodnicz ącego Rady Gminy w Aleksandrowie za miesi ące, w których nie odbyła si ę sesja Rady. 32. Zestawienie prezentuj ące ilo ść i warto ść zamówie ń na roboty budowlane o warto ści powy Ŝej 60.000 euro. 33. Zestawienie dotycz ące źródeł finansowania inwestycji w poszczególnych działach w okresie obj ętym kontrol ą. 34. Dane dotycz ące obj ętych kontrol ą zada ń inwestycyjnych. 35. Kserokopia ogłoszenia o przetargu z dnia 23 sierpnia 2004 roku zamieszczonego na stronie internetowej oraz na tablicy ogłosze ń. 36. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia na przebudow ę drogi gminnej Janikowice- Aleksandrów. 37. Kserokopia formularzy ofertowych zawartych w ofercie nr 1, nr 2 i nr 3 oraz zaparafowanymi przez wykonawców wzorami umów zał ączonymi do ofert. 38. Wyja śnienie Czesława Purgała z dnia 14 sierpnia 2006 roku. 39. Kserokopia umowy nr 3/DG/2004 z dnia 24 wrze śnia 2004 roku wraz z aneksem z dnia 30 czerwca 2006 roku. 40. Kserokopia ogłoszenia przetargu z dnia 14 lutego 2005 roku zamieszczonego na stronie internetowej oraz w siedzibie zamawiaj ącego. 41. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia. 42. Wyja śnienie Czesława Purgała z dnia 18 sierpnia 2006 roku. 43. Kserokopia oferty nr 1 i nr 2 na przebudow ę drogi gminnej Kalinków- Borowiec-Ro Ŝenek oraz Reczków Nowy. 44. Kserokopia umowy nr 1/G/2005 z dnia 15 kwietnia 2005 roku wraz z aneksem. 45. Kserokopia dziennika budowy nr 1/2005 i 2/2005. 46. Wyja śnianie Teresy Małeckiej Skarbnika Gminy. 47. Kserokopia map inwentaryzacji geodezyjnej powykonawczej. 48. Wyja śnienia Czesława Purgała z dnia 28 sierpnia 2006 roku. 49. Kserokopia zgłoszenia o przyst ąpieniu do budowy nie wymagaj ącej pozwolenia na budow ę z dnia 6 lipca 2005 rok wraz ze znajduj ącym si ę pod nim projektem budowlano- wykonawczym z maja 2005 roku.

______176 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

50. Kserokopia ogłoszenia przetargu nieograniczonego poni Ŝej 60.000 euro na „Przebudow ę drogi gminnej we wsi D ębowa Góra Kolonia” zamieszczonego w siedzibie zamawiaj ącego oraz na stronie internetowej. 51. Kserokopia Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia z dnia 19 wrze śnia 2005 roku na „Przebudow ę drogi gminnej we wsi D ębowa Góra Kolonia w granicach istniej ących pasów drogowych o nr ewid. 414, 421 od km 0+000 do km 1+065,50”. 52. Kserokopia oferty firmy „ERBEDIM” Sp. z o.o., protokół z post ępowania o udzielenie zamówienia oraz zał ączniki: druk ZP-12, ZP-14 i ZP-16 oraz wyja śnienie Czesława Purgała z dnia 18 sierpnia 2006 roku. 53. Kserokopia umowy nr 6/2005 na wykonanie „Przebudowy drogi gminnej we wsi D ębowa Góra Kolonia” z dnia 14 pa ździernika 2005 roku. 54. Wspólne wyja śnienie Skarbnika Gminy – Teresy Małeckiej oraz Z-cy Kierownika Referatu – Czesława Purgała z dnia 17 sierpnia 2006 roku w sprawie braku wniesienia zabezpieczenie nale Ŝytego wykonania umowy na „Przebudow ę drogi gminnej we wsi Dębowa Góra Kolonia w granicach istniej ących pasów drogowych”. 55. Kserokopia Dziennika budowy nr 6/2005 z dnia 14.10.2005 roku. 56. Kserokopia protokołu odbioru ostatecznego z dnia 20 kwietnia 2006 roku wraz z operatem kolaudacyjnym „Przebudowy drogi gminnej we wsi D ębowa Góra Kolonia”. 57. Kserokopia inwentaryzacji geodezyjnej powykonawczej drogi D ębowa Góra Kolonia oraz wyja śnienie Z-cy Kierownika Referatu – Czesława Purgała z dnia 28 sierpnia 2006 roku w sprawie inwentaryzacji geodezyjnej powykonawczej na „Przebudow ę drogi gminnej we wsi D ębowa Góra Kolonia” oraz pisma znak ZG/7451/2/2006 z dnia 3 wrze śnia 2006 roku. 58. Wyja śnienie Henryka Małeckiego – Wójta Gminy w sprawie inwentaryzacji geodezyjnej powykonawczej na „Przebudow ę drogi gminnej we wsi D ębowa Góra Kolonia w granicach istniej ącego pasa drogowego, nr ewid. 414, 421 od km 0+000 do km 1+065,5” oraz wyja śnienie uzupełniaj ące Wójta Gminy. 59. Wyja śnienie Teresy Małeckiej – Skarbnika Gminy w sprawie zabezpieczenia środków na realizacj ę zadania „Przebudowa drogi gminnej D ębowa Góra Kolonia” ora kserokopia uchwały nr XIX/119/05 z dnia 16 marca 2005 roku w sprawie uchwalenia bud Ŝetu gminy na 2005 rok (zał ącznik nr 3, 5 i 6), uchwały nr XXII/129/2005 z dnia 7 wrze śnia 2005 roku w sprawie zmiany w bud Ŝecie gminy na 2005 rok (zał ącznik nr 2, 3, 4 i 5) oraz uchwały nr XXIV/140/05 z dnia 7 grudnia 2005 roku w sprawie zmiany w bud Ŝecie na 2005 rok (zał ącznik nr 2, 3, 4 i 5), zał ącznika inwestycyjnego do uchwały nr XXV/147/2005 z dnia 30 grudnia 2005 roku, zał ącznika inwestycyjnego do uchwały nr XXVII/155/2006 z dnia 31 marca 2006 roku , faktury nr 2/2006 z dnia 20 kwietnia 2006 roku na kwot ę 108.472,10 zł wraz z przelewami bankowymi z dnia 28 kwietnia, 11 maja, 31 maja 2006 roku, faktury nr 1 z dnia 2 stycznia 2006 roku na kwot ę 2.078,88 zł i rachunku za nadzór inwestorski z dnia 15 maja 2006 roku na kwot ę 898,10 wraz z przelewem bankowym .

Niniejszy protokół sporz ądzono w dwóch jednobrzmi ących egzemplarzach i podpisano w dniu 6 pa ździernika 2006 roku . Jeden egzemplarz protokołu wraz z zał ącznikami pozostawiono w Urz ędzie Gminy w Aleksandrowie. Kierownika jednostki poinformowano o przysługuj ącym mu prawie odmowy podpisania protokołu i zło Ŝenia w ci ągu 3 dni od daty jego otrzymania pisemnych wyja śnie ń, co do przyczyn tej odmowy.

______177 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424

Kontroluj ący: Jednostka kontrolowana: ...... (Małgorzata O Ŝarek)

...... (Iwona Kawnik)

Kwituj ę odbiór 1 egzemplarza protokołu kontroli: ...... (data i podpis kierownika jednostki kontrolowanej)

______178