REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI Numer egzemplarza: 1 PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIE Ń PUBLICZNYCH Jednostka kontrolowana: Urz ąd Gminy w Aleksandrowie Termin kontroli: 26 czerwca – 30 sierpnia 2006 Kontroluj ący (imi ę, Małgorzata O Ŝarek – inspektor nazwisko, stanowisko Iwona Kawnik – mł. inspektor słu Ŝbowe): Okres obj ęty kontrol ą 2005-2006 WK 601-2/41/2006 z dnia Numer i data upowa Ŝnienia: 9 czerwca 2006 roku Uwaga! Protokół niniejszy podlega udost ępnieniu na zasadach okre ślonych w ustawie z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej (Dz. U. nr 112, poz. 1198), z ograniczeniami wynikaj ącymi z art. 5 tej ustawy. PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 I. INFORMACJE WST ĘPNE DANE O JEDNOSTCE Gmina Aleksandrów zajmuje obszar 144,02 km ² i poło Ŝona jest w południowej cz ęś ci Powiatu Piotrkowskiego oraz we wschodniej cz ęś ci Województwa Łódzkiego. Gmina Aleksandrów graniczy z gminami: Sulejów, Mniszków, Parady Ŝ, śarnów, Przedbórz oraz R ęczno. Do gminy nale Ŝą 32 miejscowo ści składaj ące si ę na 32 sołectwa. Na dzie ń 31 grudnia 2005 roku w gminie zamieszkiwało 4.706 mieszka ńców, w tym 2.377 kobiet i 2.329 m ęŜ czyzn. Struktura ludno ści według wieku przedstawiała si ę nast ępuj ąco: Przedział wiekowy Liczba m ęŜ czyzn Liczba kobiet 0 – 2 lata 65 60 3 – 6 lat 101 92 7 – 12 lat 188 173 13 – 18 lat 181 199 19 – 60 lat - 1.169 19 – 65 lat 1.480 - powy Ŝej 60 lat - 684 powy Ŝej 65 lat 314 - Na dzie ń 31 grudnia 2005 roku w Gminie Aleksandrów zarejestrowane były 274 osoby bezrobotne. Bezrobotni mieszka ńcy Gminy stanowili 10,1% wszystkich mieszka ńców. Adres siedziby: Urz ąd Gminy w Aleksandrowie, Aleksandrów 39, 26-337 Aleksandrów. Gmina Aleksandrów Urz ąd Gminy Aleksandrów NIP: 768-13-71-786 771-26-66-897 REGON: 590648072 000531967 Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej i zamówie ń publicznych w Gminie Aleksandrów została przeprowadzona na podstawie przepisów art. 1 ust. 2 pkt 1 oraz art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 7 pa ździernika 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 55, poz. 577 ze zm.) w dniach od 26 czerwca – 30 sierpnia 2006 roku. II. USTALENIA OGÓLNE 1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI Przewodnicz ący rady gminy Pocz ąwszy od dnia 19 listopada 2002 roku funkcj ę Przewodnicz ącego Rady Gminy w Aleksandrowie pełni Grzegorz Józefowski wybrany na mocy uchwały Rady Gminy nr I/2/2002. Wójt i jego zast ępca Od dnia 19 listopada 2002 roku Wójtem Gminy Aleksandrów jest Henryk Małecki wybrany w powszechnych bezpo średnich wyborach w dniu 10 listopada 2002 roku. _____________________________________________________ 2 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 Zarz ądzeniem nr 7/2002 z dnia 29 listopada 2002 roku Wójt Gminy powołał Zast ępc ę – Józefa Sta ńczyka. Pismem z dnia 29.11.2002 roku Wójt Gminy upowa Ŝnił swojego Zast ępc ę – Józefa Sta ńczyka do podpisywania pod klauzul ą „Z upowa Ŝnienia Wójta” nast ępuj ących dokumentów: - podpisywania za świadcze ń dotycz ących spraw maj ątkowych, mieszkaniowych i innych Ŝą danych przez obywateli na potwierdzenie okoliczno ści wynikaj ących z dokumentów lub z zezna ń świadków, - potwierdzania własnor ęczno ści podpisów, - uprawomocnienia aktów własno ści i innych dokumentów, - dokumentów z zakresu sprawozdawczo ści statystycznej oraz z zakresu działania referatu organizacyjnego, - zezwole ń na sprzeda Ŝ napojów alkoholowych. Skarbnik gminy Pocz ąwszy od dnia 28 czerwca 1990 roku Skarbnikiem Gminy Aleksandrów i głównym ksi ęgowym jest Teresa Małecka powołana do pełnienia tej funkcji uchwał ą Rady Gminy nr II/12/90 z dnia 28 czerwca 1990 roku. Sekretarz gminy Na mocy uchwały Rady Gminy w Aleksandrowie nr XIII/85/04 z dnia 27 kwietnia 2004 roku na stanowiska Sekretarza powołana została Małgorzata Melka. Pismem z dnia 30.04.2004 roku Wójt Gminy upowa Ŝnił Sekretarza – Małgorzat ę Melk ę do podpisywania pod klauzul ą „Z upowa Ŝnienia Wójta” nast ępuj ących dokumentów: - decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej, - za świadcze ń wydawanych na wniosek petenta, potwierdzaj ące okoliczno ści wynikaj ące z dokumentów b ędących w posiadaniu Urz ędu lub zezna ń świadków, - potwierdzania własnor ęczno ści podpisów, - uprawomocnienia aktów własno ści i innych dokumentów, - dokumentów z zakresu sprawozdawczo ści statystycznej oraz z zakresu działania referatu organizacyjnego. 2. GMINNE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNOŚCI Jednostkami organizacyjnymi Gminy Aleksandrów, według zał ącznika do Statutu Gminy, s ą: 1) Szkoła Podstawowa im. Jana Pawła II w D ąbrowie nad Czarn ą – statut Szkoły zatwierdzony uchwał ą Rady Pedagogicznej z dnia 8.03.2001 roku; zgodnie ze Statutem obsług ę finansow ą zapewnia Gminny Zespół O światy, Kultury, Sportu i Turystyki; 2) Szkoła Podstawowa w Skotnikach – statut Szkoły zatwierdzony uchwał ą Rady Pedagogicznej z dnia 24.01.2005 roku; zgodnie ze Statutem obsług ę finansow ą zapewnia Gminny Zespół O światy, Kultury, Sportu i Turystyki; 3) Szkoła Podstawowa im. Tadeusza Ko ściuszki w Aleksandrowie – statut Szkoły zatwierdzonym uchwał ą Rady Pedagogicznej z dnia 13.12.2004 roku; zgodnie ze Statutem obsług ę finansow ą zapewnia Gminny Zespół O światy, Kultury, Sportu i Turystyki, 4) Publiczne Gimnazjum w D ąbrowie nad Czarn ą – powołane uchwał ą Rady Gminy nr XV/107/2000 z dnia 28.02.2000 roku; statut stanowi zał ącznik do wskazanej uchwały; zgodnie z _____________________________________________________ 3 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 tre ści ą statutu obsług ę finansow ą szkoły zapewnia Gminny Zespół O światy, Kultury, Sportu i Turystyki; 5) Gminny O środek Pomocy Społecznej – statut nadany został uchwał ą nr XIII/80/04 z dnia 27.04.2004 roku; zgodnie ze Statutem stanowi ącym zał ącznik nr 1 do uchwały obsług ę finansow ą O środka zapewnia Referat Finansowy Urz ędu Gminy, a działalno ść O środka finansowana jest dotacji celowych przyznawanych zgodnie z obowi ązuj ącymi przepisami na realizacj ę zada ń zleconych, a w zakresie zada ń własnych z bud Ŝetu Gminy; 6) Gminny Zespół O światy, Kultury, Sportu i Turystyki – powołany uchwał ą nr XIV/3/96 z dnia 2.02.1996 roku; statut stanowi zał ącznik do powy Ŝszej uchwały; zgodnie ze statutem Zespół jest jednostk ą bud Ŝetow ą i powołany został do obsługi ekonomiczno-administracyjnej i finansowo-ksi ęgowej publicznych szkół podstawowych i ich jednostek pomocniczych, przedszkoli – oddziałów przedszkolnych, organizacji dowozu dzieci do szkół, bibliotek gminnych, świetlic oraz sportu i turystyki. Zespół działa w oparciu o plan finansowy zatwierdzony przez Rad ę Gminy.; 7) Gminna Biblioteka Publiczna w Aleksandrowie wraz z filiami w Skotnikach i D ąbrowie nad Czarn ą – do dnia 13.03.2006 roku Gminna Biblioteka Publiczna działała jako jednostka bud Ŝetowa; na mocy uchwały nr XXIII/ 136/2005 z dnia 25.10.2005 (weszła w Ŝycie 13.03.2006 roku) Gminna Biblioteka Publiczna przekształcona została w instytucj ę kultury oraz nadano jej statut, stanowi ący zał ącznik do ww. uchwały; statut zmieniony został uchwał ą nr XXVI/152/06 z dnia 18.01.2006 roku; zgodnie ze statutem podstaw ą gospodarki finansowej Biblioteki jest plan działalno ści zatwierdzony przez Kierownika, uwzgl ędniaj ący wysoko ść dotacji Organizatora; GBP została wpisana do Rejestr Instytucji Kultury Gminy Aleksandrów. Ustalono, i Ŝ w przypadku jednostek o światowych oraz GOPS-u nie wskazano w ich statutach formy organizacyjno-prawnej, a tak Ŝe nie ustalono dla nich planu finansowego. Plan finansowy dla jednostek o światowych ustalany jest przez Gminny Zespół O światy, Kultury, Sportu i Turystyki w podziale na: szkoły podstawowe (ł ącznie) oraz gimnazjum. Zagadnienia zwi ązane z gospodark ą finansow ą jednostek organizacyjnych opisane zostały w cz ęś ci po świ ęconej ewidencji ksi ęgowej niniejszego protokołu. 3. UNORMOWANIA WEWN ĘTRZNE Statut gminy W okresie obj ętym kontrol ą obowi ązywał Statut Gminy wprowadzony na mocy uchwały Rady Gminy nr IV/24/2003 z dnia 14 marca 2003 roku. Statut opublikowany został w Dzienniku Urz ędowym Województwa Łódzkiego nr 98 pod pozycj ą 940. Według statutu Rada Gminy powołała nast ępuj ące komisje stałe: - Komisj ę Bud Ŝetowo-Samorz ądow ą, - Komisj ę Kultury, O światy, Spraw Społecznych i Komunalnych, - Komisj ę Rewizyjn ą. Rada mo Ŝe powoła ć równie Ŝ komisje dora źne. Oświadczenia woli w imieniu Gminy Aleksandrów w zakresie zarz ądu mieniem składa jednoosobowo Wójt lub działaj ący na podstawie jego upowa Ŝnienia Zast ępca Wójta samodzielnie albo wraz z inn ą upowa Ŝnion ą przez Wójta osob ą. W rozdziale VI statutu uregulowano zasady funkcjonowania jednostek pomocniczych gminy. Sołectwo zarz ądza i korzysta z mienia komunalnego. Do wył ącznej wła ściwo ści sołectwa nale Ŝy podejmowanie decyzji, w zakresie zwykłego zarz ądu w stosunku do przekazanego mu mienia. Rada sołecka mo Ŝe samodzielnie oddawa ć w najem lub dzier Ŝaw ę, obiekty i tereny b ędące w gestii sołectwa. Gospodarka finansowa sołectwa prowadzona jest w ramach bud Ŝetu gminy. Dochody sołectwa tworz ą: _____________________________________________________ 4 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE ALEKSANDRÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 - udział w bud Ŝecie Gminy, - przychody własne sołectw, - dotacje celowe z bud Ŝetu gminy, - dobrowolne wpłaty od osób fizycznych i prawnych, - saldo dochodów z ubiegłego roku. Sołectwo prowadzi samodzielnie gospodark ę finansow ą na podstawie rocznego planu finansowo-rzeczowego. Plan podlega zatwierdzeniu przez Rad ę Gminy w terminie do ko ńca roku poprzedzaj ącego rok bud Ŝetowy.