college van burgemeester en schepenen Zitting van 25 juni 2021 Besluit GOEDGEKEURD A-punt Bestuurszaken

Samenstelling de heer Bart De Wever, burgemeester de heer Koen Kennis, schepen; mevrouw Jinnih Beels, schepen; mevrouw Annick De Ridder, schepen; de heer Claude Marinower, schepen; mevrouw Nabilla Ait Daoud, schepen; de heer Karim Bachar, schepen; de heer Peter Wouters, schepen; mevrouw Elisabeth van Doesburg; de heer Tom Meeuws, schepen de heer Sven Cauwelier, algemeen directeur

97 2021_CBS_05193 Burgerlijke stand. Huwelijksvoltrekking. District - Samenwerkingsovereenkomst - Goedkeuring

Motivering

Aanleiding en context Artikel 165/1 (oud) Burgerlijk Wetboek biedt de mogelijkheid om huwelijken te voltrekken op andere openbare plaatsen van het grondgebied van de gemeente, die een neutraal karakter hebben en waarover de gemeente het uitsluitend gebruiksrecht heeft. Rekening houdend met de Covid-19 pandemie en de huidige veiligheidsvoorschriften naar buitenruimte en ventilatie toe hieromtrent, wenst het district Berchem beroep te doen op voormeld artikel om tijdelijk een alternatieve huwelijkslocatie dan het eigen districtshuis te selecteren en te laten aanwijzen door de gemeenteraad. Om een geschikte locatie te selecteren werd door het district Berchem, conform de beginselen van behoorlijk bestuur, een open oproep georganiseerd waarbij potentiële kandidaten die beantwoordden aan bepaalde voorwaarden een aanvraag konden indienen. Yust was de enige kandidaat die hierop een voorstel indiende. Na deze open oproep werd als alternatieve huwelijkslocatie Yust, gevestigd te 2600 Berchem, Coveliersstraat 6, geselecteerd. De gemeenteraad zal op de zitting van 28 juni 2021 een beslissing nemen over deze alternatieve locatie.

Juridische grond Artikel 165/1 (oud) Burgerlijk Wetboek biedt de mogelijkheid om huwelijken te voltrekken op andere openbare plaatsen van het grondgebied van de gemeente, die een neutraal karakter hebben en waarover de gemeente het uitsluitend gebruiksrecht heeft. Artikel 28,§1,1° van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.

Argumentatie De samenwerkingsovereenkomst heeft tot doel de verschillende verplichtingen van partijen bij de overeenkomst toe te lichten, de naleving van de voorwaarden van artikel 165/1 (oud) Burgerlijk Wetboek te concretiseren en de praktische modaliteiten van de voltrekking van de huwelijken vast te leggen. Voor de details hiervan wordt verwezen naar de inhoud van de samenwerkingsovereenkomst.

Grote Markt 1 - 2000 Antwerpen 1 / 7 [email protected] De gemeenteraad is op basis van artikel 165/1 (oud) Burgerlijk Wetboek bevoegd een alternatieve locatie voor huwelijksvoltrekkingen goed te keuren. Om deze reden keurt het college van burgemeester en schepenen de overeenkomst goed, onder voorbehoud van goedkeuring van de locatie van Yust door de gemeenteraad.

Financiële gevolgen Ja

Besluit

Artikel 1 Het college keurt de samenwerkingsovereenkomst met Yust goed, onder voorbehoud van goedkeuring van de locatie door de gemeenteraad van 28 juni 2021, conform artikel 165/1 Burgerlijk Wetboek. Artikel 2 Het college keurt goed dat een bedrag van 37.751,99 EUR wordt vastgelegd en uitbetaald aan NV YUST FOOD &EVENTS , ondernemingsnummer: BE0716848113. Artikel 3 De financieel directeur verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt: Omschrijving Bedrag Boekingsadres Bestelbon Terbeschikkingstelling trouwlocatie budgetplaats: 5168000000 NV YUST FOOD & budgetpositie: 6100 EVENTS ANTWERP functiegebied: 2SBS020101A00000 Coveliersstraat 2 37.751,99 subsidie: SUB_NR 4505125704 2600 Berchem EUR fonds: INTERN ondernemingsnummer: begrotingsprogramma: 2SA080170 BE0716848113 budgetperiode: 2100 rekeningnummer: BE93 0689 0357 8467

Bijlagen

1. 20210628_overeenkomst_district Berchem_Yust_huwelijk_BZJUR_DEF.docx

SAMENWERKINGSOVEREENKOMST

Tussen

Stad Antwerpen, Grote Markt 1, 2000 Antwerpen, vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen waarvoor optreden de heer Bart De Wever, burgemeester, en de heer Sven Cauwelier, algemeen directeur, hierna genoemd ‘de stad’.

En

Stad Antwerpen, district Berchem, 2600 Berchem, Grote Steenweg 150, vertegenwoordigd door het districtscollege van Berchem, waarvoor optreden mevrouw Evi Van der Planken, districtsburgemeester en mevrouw Ann De Potter, districtssecretaris, hierna genoemd ‘het district Berchem’.

Grote Markt 1 - 2000 Antwerpen 2 / 7 [email protected] En

Yust Food & Events Antwerp NV, met maatschappelijke zetel te 2600 Berchem, Coveliersstraat 2, met ondernemingsnummer 0716.848.113, waarvoor optreedt Louis Claes D’Erkenteel, hierna genoemd ‘Yust’.

Zetten uiteen als volgt:

Conform artikel 165/1, tweede lid Burgerlijk Wetboek (BW) heeft de gemeenteraad de bevoegdheid om een andere openbare plaats met een neutraal karakter, waarvan de gemeente het uitsluitend gebruiksrecht heeft, aan te wijzen om huwelijken te voltrekken.

Rekening houdend met de Covid-19 pandemie en de huidige veiligheidsvoorschriften naar buitenruimte en ventilatie toe hieromtrent, wenst het district Berchem om tijdelijk een alternatieve huwelijkslocatie dan het eigen districtshuis te selecteren en te laten aanwijzen door de gemeenteraad.

Na het organiseren van een open oproep werd als alternatieve huwelijkslocatie Yust geselecteerd.

Zijn overeengekomen als volgt:

Artikel 1: voorwerp van de Overeenkomst

De Overeenkomst kadert in een samenwerking tussen de stad, het district Berchem en Yust, waarbij de burgerlijke huwelijken van het district Berchem gedurende een tijdspanne van 3 maanden op vrijdag, zaterdag en maandag georganiseerd worden bij Yust, waarbij het district Berchem over het recht beschikt om 14 kalenderdagen voorafgaand aan de geplande trouwdatum deze te annuleren. Yust stelt hiervoor haar locatie ter beschikking, waarbij afhankelijk van de weersomstandigheden de huwelijken doorgaan op het dakterras, dan wel in een hiertoe ceremonieel uitgeruste binnenlocatie (hierna de ‘Overeenkomst’).

Artikel 2: duur en beëindiging van de Overeenkomst 2.1. De Overeenkomst gaat in op 1 juli 2021 en loopt tot en met 30 september 2021.

Grote Markt 1 - 2000 Antwerpen 3 / 7 [email protected] 2.2. De Overeenkomst eindigt automatisch bij het einde van de periode waarvoor ze werd gesloten, zoals vermeld in artikel 2.1. De Overeenkomst kan niet stilzwijgend verlengd worden.

2.3. De stad en/of het district Berchem kan de Overeenkomst op eender welk moment, met onmiddellijke ingang, zonder rechterlijke tussenkomst en zonder schadevergoeding bij aangetekend schrijven beëindigen, bij faillissement, vereffening of opening van een procedure van gerechtelijke organisatie in hoofde van Yust.

2.4. De stad en/of het district Berchem kan de Overeenkomst op eender welk moment, met onmiddellijke ingang, zonder ingebrekestelling, zonder rechterlijke tussenkomst en zonder schadevergoeding beëindigen: - indien vereist door het algemeen belang of in het kader van de veiligheid of de openbare orde; - indien de samenwerking niet langer mogelijk is; dit is het geval indien het vertrouwen zodanig geschonden is dat een verdere samenwerking niet meer mogelijk is.

Artikel 3: verplichtingen van Yust

Yust verbindt zich ertoe om:

1) Met betrekking tot de locatie:

 Het dakterras en een binnenlocatie integraal en exclusief voor het district Berchem ter beschikking te stellen op maandag, vrijdag en zaterdag in de maanden juli, augustus en september 2021 van 8u30 tot 13u00, waarbij district Berchem, zoals vermeld in artikel 1, met betrekking tot voormelde dagen een annuleringsrecht heeft van uiterlijk 14 kalenderdagen voor de geplande trouwdatum. De tijdstippen vermeld in dit artikel zijn exclusief de op- en afbraak van de locatie. Afhankelijk van de weersomstandigheden wordt in overleg met het district Berchem bepaald of op het dakterras, dan wel de binnenlocatie, wordt getrouwd. Slechts één van beide ruimtes wordt door het district Berchem in gebruik genomen.  Een wachtruimte te voorzien voor andere huwelijksparen en hun genodigden, waarbij Yust eveneens voldoende personeel voorziet voor de ontvangst en de begeleiding van de huwelijksparen en genodigden naar zowel de wachtruimte als de huwelijkslocatie en vice versa.  In overleg met het district Berchem een zaalplan op te stellen voor het dakterras dan wel de binnenlocatie.  Afdoende signalisatie te voorzien naar de parking, wachtruimte en de huwelijkslocatie.  Een performante WIFI verbinding of UTP-verbinding en -poort om de huwelijken wettelijk te kunnen registreren via EID.  Een stockagemogelijkheid te voorzien, zoals een locker die afgesloten kan worden, waarin materiaal kan worden opgeslagen.  Deze voor te bereiden op het houden van de huwelijksceremonie, dit door het klaarzetten van volgende voorzieningen: o Een geluidsinstallatie met microfoon o 50 comfortabele zitplaatsen voor de genodigden op ofwel het dakterras dan wel de binnenlocatie; o Het voorzien van een tafel voor de ambtenaar van de burgerlijke stand, een tafel voor het ondertekenen van de huwelijksakte en comfortabele zitelementen voor het huwelijkskoppel en diens getuigen. o Het voorzien van parasols en/of schaduwelementen op het dakterras, waarbij commerciële boodschappen niet zichtbaar mogen zijn.

Grote Markt 1 - 2000 Antwerpen 4 / 7 [email protected] o Het voorzien van groenelementen die de ceremoniële ruimte een geborgen gevoel geven en de zichtlijnen naar Berchem toe ondersteunen. o Specifiek voor de binnenlocatie een ceremoniële en serene inrichting te voorzien, met gebruik van groenelementen. Geluids-, visuele- en geurhinder moet ten allen tijde vermeden worden en commerciële verwijzingen mogen niet zichtbaar zijn.  Het voorzien van volgende parkeerplaatsen: o 2 per huwelijk (gedurende een tijdspanne van 60 minuten); o 1 voor de ambtenaar van de burgerlijke stand (gedurende de hele voormiddag); en o 2 voor medewerkers van de burgerlijke stand (gedurende de hele voormiddag).  In te staan voor de opkuis van de locatie.

2) Algemeen:

 De voorwaarden zoals opgelegd in artikel 165/1 BW na te leven, met name: o De openbaarheid van het huwelijk te garanderen: de locatie moet tijdens de huwelijksceremonie publiek toegankelijk zijn; o Het neutraal karakter te waarborgen, waarbij Yust zich er ten allen tijde van onthoudt haar commerciële activiteiten actief aan te bieden aan het huwelijksgezelschap. Het ceremoniële gebeuren staat centraal en moet sereen en zonder link met commerciële activiteiten en/of verwijzingen kunnen plaatsvinden. o Het voorzien van een exclusief gebruiksrecht gedurende de voorziene tijdspanne voor het district Berchem: de locatie mag op dat ogenblik niet worden gebruikt of worden gereserveerd voor andere doeleinden.

 De op dat ogenblik geldende veiligheidsvoorschriften in het kader van de COVID-19 pandemie onverkort na te leven.

 De nodige brand- en aansprakelijkheidsverzekeringen af te sluiten, waarvan de polissen op eerste verzoek dienen te worden overgelegd.

 Het district Berchem onverkort op de hoogte te brengen van eventuele wijzigingen met betrekking tot de (inrichting van de) locatie, alsook iedere andere wijziging die een mogelijke impact zou kunnen hebben op de uitvoering van deze Overeenkomst.

Artikel 4: verplichtingen van de stad

De stad verbindt zich ertoe om een bedrag van 800,00 EUR alles inbegrepen (exclusief BTW) per dag te betalen bij de integrale terbeschikkingstelling van de trouwlocatie conform de voorwaarden en criteria vermeld in artikel 2 van deze Overeenkomst.

Artikel 5: verplichtingen van het district Berchem

Het district Berchem verbindt zich ertoe om de voorziene maandagen, vrijdagen en zaterdagen, zoals uiteengezet in artikel 1, tijdig per e-mail te annuleren en dit uiterlijk 14 kalenderdagen voorafgaand aan de trouwdatum in kwestie. Van deze bepaling wordt afgeweken voor de periode van 1 juli tot en met 13 augustus 2021, waarbij het district Berchem het recht heeft om de huwelijken 7 kalenderdagen voorafgaand aan de trouwdatum in kwestie te annuleren.

De annulering wordt gericht aan volgend e-mailadres: [email protected].

Artikel 6: aansprakelijkheid

Grote Markt 1 - 2000 Antwerpen 5 / 7 [email protected] 6.1. De stad en het district Berchem kunnen in geen geval aansprakelijk gesteld worden voor schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van activiteiten met betrekking tot de uitvoering van de Overeenkomst.

6.2. Yust zal de stad en het district Berchem vrijwaren voor alle mogelijke vorderingen die door derden tegen de stad en/of het district Berchem worden ingesteld voor mogelijke schadegevallen volgend uit de uitvoering van de Overeenkomst.

Artikel 7: opvolging van de Overeenkomst

Voor de stad zal deze overeenkomst opgevolgd worden door: Vincent Hens ([email protected])

Voor het district Berchem zal deze overeenkomst opgevolgd worden door: Ann De Potter ([email protected])

Voor Yust zal deze overeenkomst opgevolgd worden door: Sam Janssens ([email protected])

Artikel 8: intellectuele rechten

Yust zal zich niet verzetten tegen de verspreiding van fotomateriaal van de locatie gemaakt naar aanleiding van een huwelijk, noch door de stad of het district Berchem, noch door particulieren

Artikel 9: bescherming van persoonsgegevens

Omwille van privacyredenen verbindt Yust zich ertoe geen fotomateriaal of informatie te verspreiden over specifieke huwelijken, behoudens mits expliciete toestemming van de betrokkenen in kwestie.

Artikel 10: communicatie Het is partijen toegestaan om over het bestaan van deze Overeenkomst te communiceren. Yust verbindt zich ertoe om eventuele communicatie over deze Overeenkomst en de uitvoering ervan voorafgaand aan district Berchem voor te leggen ter goedkeuring. Yust verbindt zich er eveneens toe geen communicatie te voeren die nadelig is of kan zijn tegenover de stad en/of het district Berchem, noch tijdens de looptijd van deze Overeenkomst noch na beëindiging ervan.

Artikel 11: toepasselijk recht

11.1. De Overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht.

11.2. Alle geschillen omtrent de uitvoering van de Overeenkomst dienen eerst in onderling overleg tussen beide partijen minnelijk geregeld te worden. Indien een minnelijke regeling onhaalbaar blijkt, zal het geschil worden behandeld door de rechtbanken van Antwerpen, afdeling Antwerpen.

Artikel 12: slotbepalingen 12.1. De Overeenkomst kan niet worden gewijzigd of aangevuld worden tenzij door een schriftelijke Overeenkomst die door alle partijen is ondertekend.

Grote Markt 1 - 2000 Antwerpen 6 / 7 [email protected] 12.2. Een partij mag geen van haar rechten en verplichtingen ontstaan uit de Overeenkomst volledig, noch gedeeltelijk afstaan of overdragen zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de andere partij.

12.3. Indien enige bepaling van de Overeenkomst onafdwingbaar zou zijn of strijdig met een bepaling van dwingend recht, zal deze onafdwingbaarheid of ongeldigheid de geldigheid en afdwingbaarheid van andere bepalingen in de Overeenkomst niet beïnvloeden.

* * *

Opgemaakt in drie exemplaren te Antwerpen op ……………..

Voor de stad Namens het college van burgemeester en schepenen De algemeen directeur De burgemeester

Sven Cauwelier Bart De Wever

Voor het district Berchem Namens het districtscollege De districtsburgemeester De districtssecretaris

Evi Van der Planken Ann De Potter

Voor Yust De gedelegeerd bestuurder

Louis Claes D’Erkenteel

Grote Markt 1 - 2000 Antwerpen 7 / 7 [email protected]