REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI
Numer egzemplarza: 1
PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIE Ń PUBLICZNYCH
Jednostka kontrolowana: Urz ąd Miejski w Zelowie
Termin kontroli: 24.07.2014-07.10.2014
Małgorzata O żarek – główny inspektor kontroli, Sylwia Grochulska – inspektor Kontroluj ący kontroli, (imi ę, nazwisko, Katarzyna Beata Rozen – stanowisko słu żbowe ): starszy inspektor kontroli, Łukasz Szczepanik – starszy inspektor kontroli
Okres obj ęty kontrol ą Lata 2011-2014
WK 601/29/2014 z dnia 26 czerwca 2014 Numer i data upowa żnienia: WK 601-1/29-1/2014 z dnia 12 sierpnia 2014
Uwaga! Protokół niniejszy podlega udost ępnieniu na zasadach okre ślonych w ustawie z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej (Dz. U. nr 112, poz.1198), z ograniczeniami wynikaj ącymi z art.5 tej ustawy.
PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
I. INFORMACJE WST ĘPNE
DANE O JEDNOSTCE
Gmina Zelów jest gminą miejsko-wiejską położoną w centralno-południowej części województwa łódzkiego. Położona jest w powiecie bełchatowskim, w jego północno- zachodniej części. Od północy sąsiaduje z gminą Dłutów, od wschodu z gminami Drużbice i Bełchatów, od południa z gminami Kluki i Szczerców oraz od zachodu z gminami Widawa, Sędziejowice i Buczek. Na dzień 31 grudnia 2013 roku w Gminie zamieszkiwało 15.103 mieszkańców, w tym w mieście 7.763 mieszkańców. Na koniec 2013 roku w Gminie odnotowano 1.537 osób bezrobotnych, w tym 848 osób w mieście. Adres siedziby Urzędu: Urząd Miejski w Zelowie ul. Żeromskiego 23, 97-425 Zelów. Numery identyfikacji podatkowej oraz numery ewidencji statystycznej: Urząd Gminy Gmina NIP 769-10-35-110 769-20-51-648 REGON 000525607 590648273
Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Zelowie została przeprowadzona na podstawie przepisów art. 1 ust. 1 i 2 oraz art. 7a ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r. poz. 1113 ze zmianami) w dniach od 24 lipca 2014 do 7 października 2014 roku.
PODSTAWOWE WSKAŹNIKI FINANSOWE
TREŚĆ 2011 2012 2013 Lp
0,7851 0,7153 0,7058 1 WB1 - udział dochodów bieżących w dochodach ogółem
0,0489 0,0483 0,0361 2 WB3 – udział nadwyżki operacyjnej w dochodach ogółem
0,2581 0,3813 0,3667 3 WB4 – udział wydatków majątkowych w wydatkach ogółem
W - obciążenie wydatków bieżących wydatkami na 4 B5 0,4812 0,4807 0,4805 wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń
W - udział nadwyżki operacyjnej i dochodów ze 5 B6 0,0618 0,0533 0,0472 sprzedaży majątku w dochodach ogółem
149,3656 170,8728 132,3314 6 WL2 – nadwyżka operacyjna na mieszkańca
1,0297 0,8099 0,8515 7 WB7 – wskaźnik samofinansowania
0,4425 0,4071 0,4257 8 WZ1 – udział zobowiązań ogółem w dochodach ogółem
______2 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W - zobowiązania ogółem bez zobowiązań na projekty 9 Z2 0,3914 0,4071 0,4205 unijne w dochodach ogółem
0,0983 0,1526 0,0977 10 WZ3 – obciążenie dochodów ogółem obsługą zadłużenia
W – obciążenie dochodów ogółem obsługą zadłużenia 11 Z4 0,0683 0,0871 0,0968 bez rat kapitałowych na projekty unijne
W - obciążenie dochodów bieżących wydatkami 12 Z6 1,0766 1,0287 1,0659 bieżącymi i obsługą zadłużenia
W – udział zobowiązań wymagalnych w zobowiązaniach 13 Z7 0,0095 0,0083 0,0029 ogółem
Zestawienie danych do wyliczenia wskaźników stanowi załącznik nr 1 do protokołu kontroli. Dokonując analizy przedstawionych wyżej wskaźników stwierdzono spadek nadwyżki operacyjnej w roku 2013 w stosunku do lat poprzednich wywołany mniejszym przyrostem osiągniętych dochodów bieżących w stosunku do utrzymującej się tendencji wzrostowej wydatków bieżących, co przełożyło się na głębszy spadek wartości wskaźnika W B3 w 2013 roku w porównaniu w latami wcześniejszymi. Zaznaczyć należy, iż udział wydatków na wynagrodzenia w stosunku do wydatków bieżących w latach objętych analizą odznaczał się niewielkim spadkiem z roku na rok (W B5 ).
Wskaźnik W B7 najkorzystniejszą wartość przyjął w 2011 roku (1,03) świadczącą o możliwości samofinansowania działalności inwestycyjnej Gminy Zelów bowiem wartość uzyskanej nadwyżki operacyjnej i osiągnięte dochody majątkowe mogły zapewnić pokrycie dokonanych wydatków majątkowych. Relacja ta pogorszyła się w roku 2012, na co miał wpływ wzrost wydatków majątkowych z kwoty 11.903.049,85 zł wykonanych w roku 2011 do kwoty 22.128.623,74 zł w 2012 roku, przy wzroście dochodów majątkowych o kwotę 5.337.267,00 zł i niewielkim wzroście nadwyżki operacyjnej. Wzrost dochodów majątkowych przy jednoczesnym spadku wartości nadwyżki operacyjnej i niewielkim spadku wartości wykonanych wydatków majątkowych w 2013 roku poprawił wartość relacji ze wskaźnik W B7 jednak nadal Gmina Zelów nie posiada zdolności do samofinansowania działalności inwestycyjnej.
Niekorzystną wartość w całym okresie objętym analizą przyjął wskaźnik W Z6 (powyżej wartości 1) obrazujący brak możliwości samofinansowania działalności bieżącej Gminy
Zelów. Wskaźnik W Z3 przyjął wartość ponad 15% w roku 2012, a jego poziom został podyktowany wzrostem wartości spłaconych rat o około 30 % w stosunku do roku poprzedniego. Cześć spłaconych w 2012 roku rozchodów stanowiła raty pożyczek zaciągniętych w związku z realizacją projektów współfinansowanych z budżetu Unii
Europejskiej, co obrazuje wartość wskaźnika W Z4 . Wskaźnik W Z7 przyjął poziom powyżej zera, co świadczyło o istnieniu zobowiązań, których termin zapłaty upłynął a nie zostały zapłacone do końca danego roku budżetowego. Z informacji uzyskanej od Skarbnika Gminy wynikało, iż wszystkie zobowiązania wymagalne wykazane w sprawozdaniach Rb- Z - o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych za poszczególne lata objęte analizą, stanowiły zobowiązania samorządowego zakładu budżetowego. Dane zawarte w sprawozdaniach Rb-30S składanych przez samorządowy zakład budżetowy w latach 2010 - 2012 wskazywały na problemy w zakresie bieżącej spłaty zobowiązań i ryzyko trwałej utraty płynności finansowej. W 2011 roku został przeprowadzony audyt działalności finansowej i operacyjnej Zakładu Usług Komunalnych (ZUK), który rozpoczął się 10 maja 2011 roku, a ostateczne sprawozdanie z przeprowadzonego audytu
______3 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
podpisano w dniu 28 czerwca 2011 roku. Zgodnie z danymi wykazanymi w sprawozdaniu Rb30S na koniec 2013 roku stan środków obrotowych netto Zakładu Usług Komunalnych przyjął wartość ujemną (-17.943,42 zł ), a zobowiązania wymagalne wykazane w sprawozdaniu Rb-Z - o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych, w tym samym okresie wyniosły 68.535,53 zł, co nadal wskazuje na brak płynności finansowej zakładu. W latach objętych analizą stopniowo spadał udział dotacji z budżetu Gminy Zelów dla samorządowego zakładu budżetowego z kwoty 445.000,00 zł przekazanej w 2011 roku do kwoty 230.000,00 zł przekazanej w roku 2013. Według sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2014 roku Gmina Zelów przekazała zakładowi 40.000,00 zł dotacji z planu ustalonego w klasyfikacji budżetowej - rozdział 90017 § 2650 - na kwotę 80.000,00 zł. W latach 2011 – 2013 Gmina Zelów zachowała warunek wynikający z treści art. 242 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych, z którego wynika, że organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego nie może uchwalić budżetu, w którym planowane wydatki bieżące są wyższe niż planowane dochody bieżące powiększone o nadwyżkę budżetową z lat ubiegłych i wolne środki, o których mowa w art. 217 ust. 2 pkt 6 ustawy. Warunek powyższy został zachowany na koniec każdego roku (lata 2011-2013) w zakresie planowania, jak i wykonania, a także w zakresie planu na 30 czerwca 2014 roku, co przedstawiono w tabelach niżej :
Art.242 ustawy o finansach Plan Wykonanie Plan Wykonanie Plan Wykonanie publicznych 2011 2012 2013
Dochody bieżące 38 996 202,52 38 396 659,49 46 092 459,24 44 877 895,79 43 812 794,84 42 584 903,65 plus nadwyżka z lat ubiegłych plus wolne środki
Wydatki bieżące 35 821 537,45 34 217 176,06 39 023 650,35 35 899 750,57 40 358 404,84 37 350 019,80
Wynik 3 174 665,07 4 179 483,43 7 068 808,89 8 978 145,22 3 454 390,00 5 234 883,85
Art.242 ustawy Plan 30.06.2014r. o finansach publicznych Dochody bieżące plus nadwyżka z lat 44 482 171,55 ubiegłych plus wolne środki Wydatki bieżące 40 980 811,07
Wynik 3 501 360,48
Gmina Zelów zarówno w zakresie planu jak i wykonania utrzymała w latach objętych analizą dodatki wynik na działalności operacyjnej (dochody bieżące – wydatki bieżące). Wolne środki w rozumieniu art. 217ust. 2 pkt 6 ustawy o finansach publicznych w kwocie 1.723.400,00 zł zostały wprowadzone do planu budżetu w roku 2014 jako źródło finansowania rozchodów.
2011 rok 2012 rok 2013 rok 2014 rok Wyszczególnienie Plan Plan Wykonanie Plan Wykonanie Plan Wykonanie 30.09.2014 r.
37 087 673,19 36 488 130,16 39 712 263,80 38 497 700,35 40 589 877,76 39 361 986,57 42 479 050,15 Db Dochody bieżące Nadwyżka z lat 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 ubiegłych Wolne środki art. 217 1 908 529,33 1 908 529,33 6 026 263,12 6 026 263,12 3 222 917,08 3 222 917,08 2 003 121,40 ust 2 pkt 6 uofp
35 821 537,45 34 217 176,06 39 023 650,35 35 899 750,57 40 358 404,84 37 350 019,80 40 980 811,07 Wb Wydatki bieżące 3 174 665,07 4 179 483,43 6 714 876,57 8 624 212,90 3 454 390,00 5 234 883,85 3 501 360,48 Wynik art.242 uofp
1 266 135,74 2 270 954,10 688 613,45 2 597 949,78 231 472,92 2 011 966,77 1 498 239,08 Db-Wb
______4 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Z przedstawionych danych wynika, że planowana nadwyżka operacyjna była niższa w analizowanym okresie od faktycznie uzyskanej na koniec poszczególnego roku, co świadczyć może o niedoszacowaniu dochodów bieżących lub przeszacowaniu wydatków budżetowych na etapie planowania budżetu.
II. USTALENIA OGÓLNE
1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI
Przewodnicz ący rady gminy
Przewodniczącym Rady Miejskiej w Zelowie jest Wincenty Berliński wybrany do pełnienia tej funkcji na mocy uchwały nr I/1/10 z dnia 2 grudnia 2010 roku.
Wiceprzewodniczącymi Rady Miejskiej w Zelowie na mocy uchwały nr I/2/10 z dnia 2 grudnia 2010 roku wybrani zostali Jan Konieczny i Krzysztof Kryściński.
Burmistrz Miasta i jego zast ępca Burmistrzem Miasta Zelowa od dnia 6 grudnia 2010 roku jest Urszula Świerczyńska wybrana w wyborach bezpośrednich przeprowadzonych w dniu 21 listopada 2010 roku. W poprzedniej kadencji funkcję tę pełnił Sławomir Malinowski. Zastępcą Burmistrza jest Grzegorz Lorek powołany na stanowisko zarządzeniem Burmistrza nr 120/33/2011 z dnia 19 grudnia 2011 roku. W okresie wcześniejszym funkcję Zastępcy Burmistrza Zelowa pełnił Waldemar Wyczachowski powołany na mocy zarządzenia Burmistrza Zelowa nr 77/2010 z dnia 14 grudnia 2010 roku.
Skarbnik Miasta Skarbnikiem Miasta Zelowa jest Jadwiga Stróż wybrana na stanowisko na mocy uchwały Rady Miejskiej nr XI/72/2011 z dnia 19 maja 2011 roku.
Sekretarz Miasta
Sekretarzem Miasta Zelowa od dnia 1 kwietnia 2011 roku jest Agnieszka Mysłowska zatrudniona na niniejszym stanowisku w związku z awansem ze stanowiska Kierownika Referatu Oświaty, Kultury, Sportu i Zdrowia w Urzędzie Miejskim w Zelowie decyzją Burmistrza Zelowa z dnia 1 kwietnia 2011 roku (pismo znak Og.2120.5.2011). Agnieszka Masłowska została zatrudniona w Urzędzie Miejskim w Zelowie na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony z dnia 30 marca 2007 roku. Burmistrz Zelowa na mocy upoważnienia znak Og.0052.8.2011 z dnia 1 kwietnia 2011 roku upoważnił Sekretarza Miasta do: - wydawania i podpisywania z upoważnienia wszystkich decyzji indywidualnych w sprawach z zakresu administracji publicznej; - podpisywania pism kierowanych do prowadzonych przez Gminę szkół i przedszkoli, związanych z ich bieżącą działalnością oraz pism związanych z przygotowaniem awansu zawodowego nauczycieli; Podstawą do wydania upoważnienia był art.268a ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego.
______5 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Zastępowanie Burmistrza w czasie jego nieobecności w pracy spowodowanej urlopem, chorobą lub inną ważną przyczyną, w przypadkach jednoczesnej nieobecności Zastępcy Burmistrza wynika również z unormowań Regulaminu Organizacyjnego wprowadzonego zarządzeniem Burmistrza Zelowa nr 120/3/2011 z dnia 1 marca 2011 roku.
2. GMINNE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNOŚCI
Z treści 5 Statutu Gminy Zelów wynika, że w celu wykonywania swoich zadań Gmina tworzy jednostki organizacyjne a Burmistrz tworzy rejestr gminnych jednostek organizacyjnych. Na terenie Miasta Zelowa funkcjonują, według rejestru, następujące jednostki organizacyjne: - Miejsko Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Zelowie (jednostka budżetowa); - Urząd Miasta i Gminy Zelów (jednostka budżetowa); - Biblioteka Publiczna Miasta i Gminy Zelów (instytucja kultury – osoba prawna); - Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Zelowie (osoba prawna); - Dom Kultury w Zelowie (instytucja kultury – osoba prawna); - Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w Zelowie Sp. z o.o. (jednoosobowa spółka gminna); - Zakład Usług Komunalnych w Zelowie (zakład budżetowy); - Środowiskowy Dom Samopomocy w Walewicach (jednostka budżetowa); - Szkoła Podstawowa im. mjr Henryka Sucharskiego w Bujnach Szlacheckich (jednostka budżetowa); - Szkoła Podstawowa im. Tadeusza Kościuszki w Kociszewie (jednostka budżetowa); - Szkoła Podstawowa im. Marii Konopnickiej w Wygiełzowie (jednostka budżetowa); - Szkoła Podstawowa im. Tadeusza Kościuszko w Zelowie (jednostka budżetowa); - Szkoła Podstawowa im. Henryka Sienkiewicza w Zelowie (jednostka budżetowa); - Gimnazjum im. Janusza Kusocińskiego w Łobudzicach (jednostka budżetowa); - Zespół Szkół Ogólnokształcących w Zelowie (jednostka budżetowa); - Przedszkole Samorządowe nr 1 im. Marii Konopnickiej w Zelowie (jednostka budżetowa); - Przedszkole Samorządowe nr 4 im. Jana Brzechwy w Zelowie (jednostka budżetowa).
3. UNORMOWANIA WEWN ĘTRZNE
Statut gminy Statut Gminy Zelów przyjęty został przez Radę Miejską w Zelowie uchwałą nr IV/30/2002 z dnia 30 grudnia 2002 roku. Uchwałą nr XXVIII/84/2004 z dnia 30 grudnia 2004 roku Rada Miejska dokonała zmiany Statutu.
______6 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Regulamin organizacyjny urz ędu
Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Zelowie wprowadzony został zarządzeniem Burmistrza nr 120/3/2011 z dnia 1 marca 2011 roku. Zarządzeniem Burmistrza Miasta Zelowa nr 120/2/2013 z dnia 5 marca 2013 roku ustalono jednolity tekst Regulaminu Organizacyjnego w związku z licznymi jego zmianami. Ustalono, że do tekstu jednolitego wprowadzano kolejne zmiany i uwzględniając je w skład Urzędu Miejskiego w Zelowie wchodzą następujące komórki organizacyjne:
Stanowiska i komórki Stanowiska i komórki Stanowiska i komórki Stanowiska i komórki nadzorowane nadzorowane przez nadzorowane przez nadzorowane przez bezpośrednio przez Zastępcę Burmistrza Sekretarza Miasta Skarbnika Miasta Burmistrza Miasta Miasta
Referat Zamówień Referat Gospodarki Publicznych, Inwestycji i Komunalnej i Ochrony Referat Organizacyjny Referat Finansowy Strategii Środowiska
Biuro ds. obsługi prawnej Referat Gospodarki Nieruchomościami i Biuro Rady Miejskiej Rolnictwa
Referat Oświaty, Kultury, Referat Oświaty, Kultury, Stanowisko ds. promocji Sportu i Zdrowia (z Sportu i Zdrowia (w i informacji wyłączeniem spraw zakresie spraw zdrowia) zdrowia)
Stanowisko ds. Stanowisko audytora Referat Spraw działalności gospodarczej wewnętrznego Obywatelskich i spraw lokalowych
Pełnomocnik ds. Urząd Stanu Cywilnego informacji niejawnych
W oparciu o przedstawione kontrolującym zakresy czynności pracowników Referatu Finansowego stwierdzono, że w tym Referacie łącznie ze Skarbnikiem Miasta jest zatrudnionych 13 pracowników.
Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym Rada Miejska w Zelowie nie określiła zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości na okres dłuższy niż 3 lata. Powyższe oznacza wyłączność Rady Miejskiej w Zelowie w podejmowaniu każdorazowo decyzji w tym przedmiocie, stosownie do uregulowań zawartych w art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. „a” ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U z 2013 roku, poz.594 ze zmianami). W dniu 31 stycznia 2008 roku Rada Miejska w Zelowie uchwałą nr XIV/107/2008 przyjęła zasady wydzierżawienia lub wynajmowania nieruchomości na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata oraz ustalenia minimalnych stawek czynszu dzierżawnego za wydzierżawiane grunty. Wskazaną uchwałą Rada Miejska udzieliła zgody Burmistrzowi Zelowa do zawierania umów dzierżawy lub najmu na czas oznaczony, nie dłuższy niż 5 lat oraz zawieranie kolejnych umów, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość, po umowie zawartej na czas oznaczony do 3 lat. Równocześnie Rada Miejska wyraziła zgodę na odstąpienie od trybu przetargowego dla wskazanych umów.
______7 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Instrukcja w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego warto ści maj ątkowych pochodz ących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł Zarządzeniem nr 55/2008 Burmistrza Zelowa z dnia 1 października 2008 roku została wprowadzona w Urzędzie Gminy Zelów Instrukcja postępowania w sprawach przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałania finansowaniu terroryzmu.
4. UNORMOWANIA W ZAKRESIE KONTROLI WEWN ĘTRZNEJ .
Unormowania w zakresie kontroli wewn ętrznej (w tym – finansowej). Osoby odpowiedzialne. Zarządzeniem Burmistrza Zelowa nr 120/23/2012 z dnia 13 września 2012 roku wprowadzono Wykaz dokumentów związanych z kontrolą zarządczą. Procedury wewnętrzne wskazane w niniejszym zarządzeniu zostały podzielone na procedury dotyczące: - środowiska wewnętrznego, w tym Statut Gminy i Regulamin Organizacyjny - związane z zarządzaniem ryzykiem; - mechanizmów kontroli, w tym dokumentacji finansowej; - informacji i komunikacji; - monitorowania i oceny. Wśród mechanizmów kontroli wymieniono m.in. takie unormowania jak: - Regulamin kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Zelowie i jednostkach organizacyjnych gminy Zelów wprowadzony zarządzeniem nr 0152/1/2010 z dnia 4 stycznia 2010 roku; - Regulamin w sprawie zasad i trybu przeprowadzanie kontroli instytucjonalnej w Urzędzie Miejskim w Zelowie oraz wobec gminnych jednostek organizacyjnych wprowadzony zarządzeniem nr 120/21/2012 z dnia 13 września 2012 roku; - Zasady gospodarowania majątkiem Gminy Zelów i zasad inwentaryzacji składników majątkowych wprowadzone zarządzeniem nr 120/21/2011 z dnia 17 sierpnia 2011 roku; - Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów księgowych wprowadzona zarządzeniem nr 0152/32/2009 z dnia 31 grudnia 2009 roku; - Polityka rachunkowości wprowadzona zarządzeniem nr 0152/16/2010 z dnia 16 sierpnia 2010 roku ze zmianami; - Procedury kontroli wewnętrznej wprowadzone zarządzeniem nr 15/2002 z dnia 30 grudnia 2002 roku; - Instrukcja kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miejskim w Zelowie wprowadzona zarządzeniem nr 14/2002 z dnia 30 grudnia 2002 roku ze zmianami.; - Instrukcja regulująca ewidencję i pobór podatków w Urzędzie Miejskim w Zelowie wprowadzona zarządzeniem nr 0152/25/2009 z dnia 30 grudnia 2009 roku ze zmianami;
______8 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- Instrukcja postępowania w sprawach przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałania finansowaniu terroryzmu wprowadzona zarządzeniem nr 55/2008 z dnia 1 października 2008 roku; - Zasady gospodarki kasowej w Urzędzie Miejskim w Zelowie wprowadzone zarządzeniem nr 0152/31/2009 z dnia 31 grudnia 2009 roku; - Powołanie stałej komisji inwentaryzacyjnej i stałej komisji likwidacyjnej wprowadzone zarządzeniem nr 120/28/2011 z dnia 9 listopada 2011 roku. Stosownie do treści art.68 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: 1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; 2) skuteczności i efektywności działania; 3) wiarygodności sprawozdań; 4) ochrony zasobów; 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania; 6) efektywności i skuteczności przepływu informacji; 7) zarządzania ryzykiem.
Według art.69 ust.2 zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków wójta, burmistrza, prezydenta miasta, przewodniczącego zarządu jednostki samorządu terytorialnego. W oparciu o wskazane wyżej unormowania tj. art.68 oraz art.69 ust.1 pkt 2 ustawy Burmistrz Zelowa wprowadził następujące regulacje: 1) Regulamin kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Zelowie i jednostkach organizacyjnych Gminy Zelów (zarządzenie nr 0152/1/2010 z dnia 4 stycznia 2010 roku ze zmianami). W Regulaminie określono cele i zadania kontroli zarządczej; organizację kontroli zarządczej oraz elementy systemu kontroli zarządczej. W ramach organizacji systemu kontroli zarządczej wymieniono samokontrolę; kontrolę funkcjonalną i instytucjonalną. Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych oraz na innych stanowiskach biorących udział w realizacji określonych zadań, operacji, procesów, których obowiązki wykonywania kontroli funkcjonalnej zostały określone w zakresach czynności, bądź którzy do wykonywania tej kontroli zostali zobligowani na podstawie innych przepisów. Kontrola instytucjonalna sprawowana jest przez referaty w zakresie właściwości kompetencyjnych określonych w regulaminie organizacyjnym Urzędu, w szczególności w zakresie sprawowania funkcji nadzoru nad gminnymi jednostkami organizacyjnymi. Funkcja kontroli instytucjonalnej sprawowana jest również przez Audyt Wewnętrzny, który dokonuje oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w obszarze objętym audytem wewnętrznym. Unormowano, że biorąc pod uwagę cele kontroli zarządczej oraz przypisany w tym obszarze zakres odpowiedzialności kierownicy jednostek organizują w kierowanych jednostkach adekwatną, skuteczną i efektywną kontrolę zarządczą uwzględniającą standardy kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych ogłoszone przez Ministra Finansów w Komunikacie nr 23 z dnia 16 grudnia 2009 roku w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych. Dla realizacji obowiązków kierownicy jednostek wdrożą procedury zarządzania ryzykiem, opierające się na sformułowanych w ramach procedury budżetowej mierzalnych celach i zadaniach. Określono, że kierownicy referatów i gminnych jednostek organizacyjnych prowadzą
______9 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
nadzór nad realizacją powierzonych im zadań, które powinny być wykonywane w sposób oszczędny, efektywny i skuteczny, celowy, rzetelny i zgodny z prawem. 2) Zasady i tryb przeprowadzania kontroli instytucjonalnej w Urzędzie Miejskim w Zelowie oraz wobec gminnych jednostek organizacyjnych (zarządzenie nr 120/21/2012 z dnia 13 września 2012 roku). Zgodnie z unormowaniami kontrolę przeprowadzają pracownicy komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Zelowie w zakresie właściwości merytorycznej tych komórek, upoważnieni przez Burmistrza Zelowa. W zakresie kontroli jednostek organizacyjnych kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu sprawujących nadzór merytoryczny nad jednostkami zgłaszają Sekretarzowi Miasta wnioski dotyczące kontroli tych jednostek. Przeprowadzone kontrole podlegają ewidencji. 3) Polityka zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miejskim w Zelowie i gminnych jednostkach organizacyjnych (zarządzenie nr 120/22/2012 z dnia 13 września 2012 roku).
W wymienionych wyżej unormowaniach w zakresie kontroli zarządczej wskazano na obowiązek organizacji przez kierowników jednostek organizacyjnych adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej. Nie wprowadzono jednak procedur i mechanizmów kontroli zarządczej funkcjonującej pozwalających monitorować poziom zadłużenia samorządowych osób prawnych (SP ZOZ) oraz spółek prawa handlowego ze 100% udziałem jednostki samorządowej. W okresie maj – czerwiec 2011 roku Audytor Urzędu Miejskiego w Zelowie przeprowadził audyt dotyczący działalności finansowej i operacyjnej Zakładu Usług Komunalnych (zadanie nr 4/2011 zgodnie z „Planem audytu wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Zelowie na 2011 rok). Audytem objęto m.in. należności i zobowiązania Zakładu Usług Komunalnych. W sprawozdaniu ostatecznym z przeprowadzonego zadania audytowego wskazano wysokość zobowiązań ZUK według stanu na dzień 31 grudnia 2009 roku, 2010 roku oraz 2011 roku i określono wierzycieli Zakładu. Ustalono również wysokość odsetek zaksięgowanych na podstawie not odsetkowych. Uwagi Audytorów dotyczyły braku zatwierdzania dokumentów źródłowych stanowiących podstawę księgowania odsetek tj. not odsetkowych. Z przedstawionych kontrolującym dokumentów wynika, że w miesiącu czerwcu 2012 roku dokonano sprawdzenia wykonania audytu w zakresie Działalności finansowej i operacyjnej Zakładu Usług Komunalnych. W odpowiedzi na pytanie czy na bieżąco są dokonywane płatności zobowiązań oraz czy płacone są odsetki od zobowiązań Kierownik ZUK poinformował, iż na bieżąco dokonywane będą płatności zobowiązań w miarę możliwości finansowych nie dopuszczając do zaległości. Audytorzy ustalili, że płatności dokonywane są na bieżąco w miarę posiadanych środków finansowych, jednak niektóre zobowiązania regulowane są po terminie. Z notatki informacyjnej sporządzonej przez Audytora Wewnętrznego w dniu 19 czerwca 2012 roku wynika, że w oparciu o wyniki uzyskane w trakcie przeprowadzonych czynności sprawdzających, mających na celu dokonanie oceny dostosowania działań ZUK do zgłoszonych zaleceń zawartych w sprawozdaniu z przedmiotowego zadania przedstawił ocenę pozytywną za wyjątkiem zalecenia oznaczonego literą C. Zalecenia audytu zostały wdrożone za wyjątkiem zalecenia C wskazującego na bieżące dokonywanie płatności zobowiązań oraz niedopuszczenia do zaległości w tym zakresie, zwłaszcza skutkujących odsetkami. Czynności sprawdzające wykazały, że jednostka realizuje bieżąco zobowiązania w ramach posiadanych środków, które jednak nie pozwalają na uregulowanie wszystkich bieżących zobowiązań co skutkuje powstaniem zobowiązań wymagalnych, wezwaniami do zapłaty, zapłatą odsetek. Niższe wpłaty z tytułu najmu lokali niż przyjęto w planach finansowych na 2011 i 2012 rok oraz wyższe od planowanych koszty zakupu oleju opałowego w sezonie zimowym 2011-2012 przyczyniły się do spadku płynności bieżącej i szybkiej jednostki.
______10 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Audytor wskazał w notatce na utrzymujące się podwyższone ryzyko w zakresie obszaru dotyczącego bieżącej realizacji zobowiązań przez jednostkę. Realizacja zobowiązań wymaga monitorowania. Analiza postanowień Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Zelowie oraz zakresów czynności pracowników Referatu Finansowego wykazała, że obowiązki w zakresie analizowania problematyki zadłużania nie zostały przypisane do zadań tego Referatu jak również żadnemu z pracowników nie powierzono zadań w tym zakresie. Zakresem czynności z dnia 11 kwietnia 2011 roku Burmistrz Zelowa powierzyła inspektorowi Referatu Finansowego Annie Olczykowskiej obowiązki i odpowiedzialność w zakresie przestrzegania terminów spłaty rat kredytów i pożyczek oraz odsetek od nich. Skarbnikowi Miasta zakresem czynności z dnia 1 lipca 2011 roku Burmistrz Miasta powierzył przeprowadzanie kontroli wewnętrznych w gminnych jednostkach organizacyjnych zgodnie z przepisami o finansach publicznych oraz sprawowanie nadzoru nad prawidłowymi i terminowymi rozliczeniami jednostek i organizacji otrzymujących środki z budżetu gminy. Z książki kontroli prowadzonej w zakresie kontroli w Urzędzie Miejskim w Zelowie oraz kontroli w jednostkach organizacyjnych przeprowadzonych przez pracowników Urzędu w 2013 roku i I półroczu 2014 roku wynika, że przeprowadzone kontrole dotyczyły:
Osoba przeprowadzająca kontrolę Zakres kontroli 2013 rok J.Krawczyk i M.Socha – pracownicy Referatu Pobieranie opłat za wyżywienie i pobyt dziecka Oświaty, Kultury, Sportu i Zdrowia w przedszkolach powyżej 5 godzin dziennie A.Mysłowska i D.Brandenburg – Sekretarz Kontrola zabezpieczenia dokumentacji po Miasta i Audytor wewnętrzny godzinach pracy D.Brandenburg - Audytor wewnętrzny Kontrola zakupów oleju opałowego dokonywanych w jednostkach organizacyjnych Gminy Zelów A.Mysłowska i T.Szczepańska – Sekretarz Archiwizacja dokumentacji prowadzenia teczek Miasta i koordynator czynności kancelaryjnych aktowych w poszczególnych referatach M.Socha i H. Renkiewicz – pracownicy Referatu Gospodarowanie darowiznami pozyskanymi Oświaty, Kultury, Sportu i Zdrowia przez Zespół Szkół Ogólnokształcących J.Krawczyk i M.Socha – pracownicy Referatu Pobieranie opłat za wyżywienie dzieci w Oświaty, Kultury, Sportu i Zdrowia stołówce szkolnej w Szkole Podstawowej w Wygiełzowie J.Krawczyk i M.Socha – pracownicy Referatu Kontrola realizacji obowiązku rocznego Oświaty, Kultury, Sportu i Zdrowia przygotowania przedszkolnego dzieci 5-6- letnich w 2013/2014 we wszystkich szkołach podstawowych prowadzonych przez Gminę Zelów M.Socha – Kierownik Referatu Oświaty, Prowadzenie dokumentacji związanej z Kultury, Sportu i Zdrowia oraz E.Wypych – realizacją budżetu oraz wybranymi Kierownik Referatu Finansowego zamówieniami publicznymi do 14 tyś. Euro w Bibliotece Publicznej Miasta i Gminy Zelów, Szkole Podstawowej w Wygiełzowie oraz Szkole Podstawowej w Bujnach Szlacheckich J.Krawczyk i M.Socha – pracownicy Referatu Pobieranie opłat za wyżywienie dzieci w Oświaty, Kultury, Sportu i Zdrowia stołówce szkolnej w Szkole Podstawowej nr 4 w Zelowie I półrocze 2014 roku D.Brandenburg - Audytor wewnętrzny Prawidłowość wydawania decyzji administracyjnych w sprawie opłat adiacenckich A.Mysłowska – Sekretarz Miasta Przestrzeganie terminów załatwiania spraw w Referacie Gospodarki Nieruchomościami M.Socha – Kierownik Referatu Oświaty, Organizacja wycieczek szkolnych i
______11 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kultury, Sportu i Zdrowia wynajmowania pomieszczeń szkolnych oraz organizacja dowozu niepełnosprawnych w Szkole Podstawowej w Kociszewie A.Mysłowska i T.Szczepańska – Sekretarz Archiwizacja dokumentacji prowadzenia teczek Miasta i koordynator czynności kancelaryjnych aktowych w Referacie Spraw Obywatelskich
Ustalono, że Skarbnik Miasta Jadwiga Stróż w okresie objętym kontrolą nie przeprowadzała kontroli w jednostkach organizacyjnych jak również kontroli prawidłowości wykorzystania i rozliczania dotacji udzielonych z budżetu. Kontrole takie zostały po raz ostatni przeprowadzone przez Skarbnika Miasta w 2012 roku. Analiza książki kontroli wykazała również że Kierownik Referatu Finansowego Elżbieta Wypych nie przeprowadzała żadnych kontroli wewnętrznych w Referacie Finansowym, co należało do jej obowiązków (zgodnie z zakresem czynności).
5. KONTROLE ZEWN ĘTRZNE
Kontrole przeprowadzone przez RIO Ostatnia kontrola kompleksowa została przeprowadzona przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi w dniach od 8 listopada 2010 roku do 14 stycznia 2011 roku. Wystąpienie pokontrolne przekazane zostało przez Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi pismem znak WK-602/16/2011 w dniu 15 kwietnia 2011 roku. Informacja o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych przekazana została Prezesowi Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi przez Burmistrza Zelowa pismem znak SU.0911/4/2010 z dnia 13 maja 2011 roku. Na podstawie upoważnienia znak WK 601-2/16/2013 z dnia 26 kwietnia 2013 roku Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła doraźną kontrolę gospodarki finansowej w zakresie zawierania porozumień z jednostkami samorządu terytorialnego w sprawie przekazania zadań publicznych oraz w zakresie ponoszenia wydatków na prace remontowe. Wystąpienie pokontrolne przekazane zostało Burmistrzowi Zelowa pismem znak 602/50/2013 z dnia 22 sierpnia 2013 roku. Informacja o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych przekazana została Prezesowi Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi przez Burmistrza Zelowa pismem znak SU.1710/4/2013 z dnia 25 września 2013 roku. Kolejna kontrola doraźna przeprowadzona została przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi na podstawie upoważnienia znak WK 601-2/53/2013 z dnia 4 grudnia 2013 roku. Kontrola dotyczyła planowania i wykonania budżetu i wieloletniej prognozy finansowej gminy. Wystąpienie pokontrolne przekazane zostało przez Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi pismem znak WK 602/12/2014 w dniu 17 marca 2014 roku. Informacja o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych przekazana została Prezesowi Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi przez Burmistrza Zelowa pismem znak SU.1710/14/2013 z dnia 16 kwietnia 2014 roku.
______12 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kontrole przeprowadzone w zakresie gospodarki finansowej przez inne podmioty - lata 2013-2014 W oparciu o książkę kontroli ustalono, że w latach 2013-2014 w kontrolowanej jednostce przeprowadzono następujące kontrole finansowe przez podmioty zewnętrzne:
Lp Instytucja Tematyka kontroli Czas trwania przeprowadzająca kontrole czynności kontrolnych
ROK 2013
1 Urząd Marszałkowski w Kontrola na zakończenie realizacji projektu 12.02-14.02.2013 Łodzi „Rozbudowa Zespołu Szkół Ogólnokształcących o obserwatorium astronomiczne, bibliotekę i kompleks pomieszczeń dydaktycznych”
2 Łódzki Urząd Wojewódzki Prawidłowość ustalenia przez gminę kwoty 17.04-26.04.2013 w Łodzi wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego według stanu na dzień 31 grudnia 2011 roku, która stanowiła podstawę do wyliczenia kwoty zwrotu z budżetu państwa części wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego w 2011 roku przekazanej gminom w 2012 roku z budżetu Wojewody Łódzkiego w ramach dotacji celowej na realizację zadań własnych gmin.
3 Łódzki Urząd Wojewódzki Prawidłowość wykorzystania dotacji celowej 17.04-25.04.2013 w Łodzi przekazanej gminie w 2012 roku na zwrot części podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej przez producentów rolnych z województwa łódzkiego oraz na pokrycie kosztów postępowania w sprawie jej zwrotu poniesionych przez gminę oraz zgodność danych zawartych w rocznym rozliczeniu dotacji oraz rocznym sprawozdaniu rzeczowo- finansowym z realizacji wypłat zwrotu podatku przekazanych Wojewodzie Łódzkiemu w terminie do dnia 31 grudnia 2012 roku
4 Urząd Marszałkowski w Kontrola projektu „Szkoła bez barier” 15.05-17.05.2013 Łodzi
5 Urząd Kontroli Skarbowej Audyt gospodarowania środkami pochodzącymi 22.05-17.06.2013 w Łodzi z budżetu Unii Europejskiej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego nr projektu RPLD.02.01.00-00-055/08-09
ROK 2014
1 Wojewódzki Fundusz Kontrola realizacji umowy nr 9/OW/P/2011 09.01.2014 Ochrony Środowiska w dotyczącej Rozbudowy systemów wodno- Łodzi kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w Gminie Zelów
2 Naczelnik Urzędu Kontrola podatku VAT za 12/2013 roku – 28.01-31.01.2014 Skarbowego w zasadność zwrotu Bełchatowie
3 Urząd Marszałkowski w Kontrola na zakończenie realizacji projektu pn. 07.05-09.05.2014 Łodzi „Rozbudowa systemów wodno-kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w Gminie Zelów”
Ad1/2013) W wyniku kontroli przeprowadzonej przez Urząd Marszałkowski w Łodzi zobowiązano Beneficjenta do zwrotu kwoty 328.176,50 zł wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, liczonymi od dnia 26 sierpnia 2011 roku do dnia dokonania ich zwrotu na rachunek Urzędu Marszałkowskiego. Orzeczony zwrot
______13 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
dotyczył faktury VAT nr 141/2011/U z dnia 16.09.2011 (Faktura na kwotę 1.519.664,75 zł), załączonej do wniosku o płatność nr WNP-RPLD.05.03.00-00-053/08-14. Wydatek został uznany za niekwalifikowalny w związku z naruszeniem pkt 8.4 Zasad kwalifikowalności wydatków objętych dofinansowaniem w ramach RPO WŁ. Dnia 21 czerwca 2013 roku Urząd Marszałkowski, na skutek złożonych przez Gminę Zelów zastrzeżeń, zmienił zalecenia pokontrolne i ustalił kwotę do zwrotu w wysokości 38.743,26 zł. Wskazana kwota została zwrócona przez Gminę Zelów dnia 8 lipca 2013 roku na konto Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi. Ad2/2013) W wyniku kontroli przeprowadzonej przez Wojewodę Łódzkiego zobowiązano Gminę Zelów do zwrotu dotacji w części pobranej w nadmiernej wysokości tj. w kwocie 1.809,48 zł, w tym w § 2030 kwotę 3,59 zł i § 6330 kwotę 1.805,89 zł na rachunek bieżący dochodów dysponenta części 85/10 – województwo łódzkie. Stwierdzono ponadto nieprzestrzeganie zasad obliczania wysokości środków przypadających na dane sołectwo wynikających z postanowień art.2 ust.1 ustawy o funduszu sołeckim oraz finansowanie ze środków funduszu sołeckiego przedsięwzięć nie ujętych we wnioskach sołectw przekazanych Burmistrzowi w terminie do dnia 30 września roku poprzedzającego rok budżetowy, którego dotyczy wniosek. Ad3/2013) Kontrola wykazała, że przyznana dotacja została wykorzystana zgodnie z przeznaczeniem i prawidłowo rozliczona. Pomimo wystąpienia uchybienia w zakresie właściwości organu do wydania decyzji w sprawie zwrotu podatku akcyzowego wykonanie zadań oceniono pozytywnie. Ad4/2013) Nie stwierdzono nieprawidłowości Ad5/2013) Nie stwierdzono nieprawidłowości Ad1/2014) Nie stwierdzono nieprawidłowości Ad2/2014) Stwierdzono, że wykazany w deklaracji podatkowej VAT-7 za grudzień 2013 roku zwrot (…) 1 jest zasadny. Ad3/2014) Nie stwierdzono nieprawidłowości
6. BANK WYKONUJ ĄCY OBSŁUGĘ BANKOW Ą JEDNOSTKI
Wybór banku Wyboru banku wykonującego bankową obsługę budżetu dokonano w drodze przetargu na prowadzenie bankowej obsługi budżetu Gminy Zelów i jej jednostek organizacyjnych. Umowa nr 3226.237.2012 na prowadzenie obsługi bankowej zawarta została w dniu 31 grudnia 2012 roku z Bankiem Spółdzielczym w Bełchatowie. Umowa dotyczyła prowadzenia rachunku bankowego budżetu Gminy Zelów oraz rachunków bieżących dochodów i wydatków Gminy Zelów wraz z rachunkami pomocniczymi na okres od 1 stycznia 2013 roku do dnia 31 grudnia 2016 roku. Na mocy niniejszej umowy Bank udostępnia bez dodatkowego wynagrodzenia, w siedzibie Zamawiającego oraz we wszystkich jednostkach organizacyjnych system bankowości elektronicznej, zapewniający:
1 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______14 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- dokonywanie operacji przelewów, - drukowanie wyciągów, - dostęp do danych o wszystkich rachunkach Gminy Zelów (jednostek organizacyjnych), - wgląd w stan i historię operacji przeprowadzanych na własnych rachunkach bankowych, - dostęp dla wskazanej jednostki do własnych rachunków. Za świadczone usługi związane z obsługą rachunków bankowych Bank będzie pobierał następujące opłaty: - opłata miesięczna za prowadzenie jednego rachunku bankowego w wysokości 15 zł; - opłata za jeden przelew papierowy poza bank (przelew zewnętrzny) w wysokości 1 zł, - opłata za jeden przelew elektroniczny poza bank (przelew zewnętrzny) w wysokości 1 zł. Na mocy umowy bank zobowiązał się do umieszczania wolnych środków pieniężnych na lokatach krótkoterminowych, w tym również typu over night na okres od 1 stycznia 2013 roku do 31 grudnia 2016 roku. Lokaty terminowe dokonywane będą na podstawie umowy lokat terminowych, natomiast lokaty typu over night stanowić będą formę depozytów automatycznych, tworzonych na koniec każdego dnia z salda rachunków wskazanych przez zamawiającego i trwać one będą od jednego dnia do kilku dni. Środki stanowiące depozyt pochodzące z sald rachunków przekazywanych na lokatę, będą zwracane przez bank automatycznie na rachunki z których pochodzą, w pierwszym roboczym dniu następującym po dniu wolnym od pracy lub po dniu utworzenia depozytu nie później niż do godziny 8 i będzie to pierwsza operacja na rachunku bankowym. W ramach umowy bank zobowiązał się również do udzielenia kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym w ramach zatwierdzonego uchwałą budżetową limitu na pokrycie przejściowego deficytu budżetu w danym roku – corocznie na podstawie odrębnej umowy kredytowej. Udzielony kredyt podlegać będzie spłacie w tym samym roku budżetowym, w którym został zaciągnięty. Wykorzystanie kredytu następować będzie w ciężar rachunku budżetu Gminy na podstawie bezgotówkowych dyspozycji Zamawiającego. Kredyt jest oprocentowany według zmiennej stopy procentowej WIBOR 1 M plus 1 punkt procentowy marży banku. Umowa została podpisana przez Burmistrza Zelowa i kontrasygnowana przez Skarbnika Miasta Jadwigę Stróż. Z treści §1 niniejszej umowy wynika, że cyt. „Podstawą zawarcia umowy jest wybór Banku Spółdzielczego w Bełchatowie na wykonanie bankowej obsługi budżetu Gminy Bełchatów i jej jednostek organizacyjnych w wyniku rozstrzygniętego przetargu”. W dniu 3 października 2014 roku zawarty został aneks do umowy, zgodnie z którym wyraz „Bełchatów” zastąpiono wyrazem „Zelów”. Aneksem dokonano również zmiany unormowania umowy w zakresie załącznika do umowy. Zmiana polegała na skreśleniu postanowień odnośnie załącznika ponieważ rachunki bankowe, które miały być wskazane w załączniku są wymienione w treści umowy. Aneks podpisany został przez Zastępcę Burmistrza i Skarbnika Gminy. W toku kontroli stwierdzono, że w ramach ww. umowy zawartej z Bankiem Spółdzielczym w Bełchatowie na prowadzenie rachunku bankowego budżetu Gminy Zelów oraz rachunków bieżących dochodów i wydatków Gminy Zelów wraz z rachunkami pomocniczymi prowadzone były rachunki bankowe dla wszystkich placówek oświatowych funkcjonujących na terenie Gminy Zelów. Oświadczenie w sprawie prowadzenia rachunków bankowych dla szkół i przedszkoli oraz sposobu prowadzenie ewidencji
______15 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
księgowej tych jednostek złożył Sekretarz Gminy Agnieszka Mysłowska. Z oświadczenia wynika, że cyt. „Od momentu likwidacji Zespołu Ekonomiczno-Administracyjnego Szkół w 2000 roku i utworzenia Referatu Oświaty w Urzędzie Miejskim w Zelowie obsługą finansowo-księgową szkół i przedszkoli prowadzonych przez Gminę Zelów zajmuje się ta właśnie komórka. W Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Zelowie jako jedno z zadań Referatu zapisano „Prowadzenie scentralizowanej obsługi finansowo- księgowej szkół”. W ramach tego zadania referat prowadzi m.in. rachunki bankowe dla dziewięciu placówek oświatowych. Dyrektor szkoły czy przedszkola jest dysponentem budżetu placówki, w ramach udzielonego pełnomocnictwa zaciąga zobowiązania, przyjmuje rachunki/faktury, sprawdza je merytorycznie, opisuje i zatwierdza do wypłaty. W ramach obsługi księgowej w referacie rachunki/faktury sprawdzane są pod względem rachunkowym. Referat również generuje przelewy i dokonuje ich wypłaty”. Oświadczenie Sekretarza Gminy Agnieszki Mysłowskiej w sprawie prowadzenia obsługi księgowej i bankowej placówek oświatowych stanowi załącznik nr 2 do protokołu kontroli. Odnosząc się do złożonego wyjaśnienia wskazać należy, że każdy z kierowników gminnej jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej (placówki oświatowej) wykonuje plan finansowy jednostki, składając oświadczenie woli w zakresie pełnomocnictwa udzielonego przez wójta (art. 47 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym – tekst jednolity Dz.U. z 2013 roku, poz.594 ze zmianami). W ramach tego pełnomocnictwa kierownicy jednostek mają prawo zaciągać zobowiązania w ramach realizacji planu finansowego jednostki. Takim zobowiązaniem jest niewątpliwie podpisanie umowy o prowadzenia rachunku bankowego jednostki. Podpisanie umowy na prowadzenie rachunków bankowych gminnych jednostek budżetowych działających w zakresie oświaty przez Burmistrza Zelowa stanowiło naruszenie art.53 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2013 roku, poz.885 ze zmianami). Zgodnie z powołanym przepisem – odpowiedzialność za prowadzenie gospodarki finansowej jednostki sektora finansów publicznych ponosi kierownik tej jednostki.
Rachunki bankowe Ustalono, że rachunki bankowe na rzecz kontrolowanej jednostce prowadzone były przez Bank Spółdzielczy w Bełchatowie (w ramach bankowej obsługi budżetu) oraz Bank Gospodarstwa Krajowego (w związku z udzieleniem pożyczki na wyprzedzające finansowanie). Poszczególne rachunki bankowe na dzień 31 grudnia 2013 roku wykazywały następujące salda: Lp. Nazwa rachunku bankowego Konto Stan na 31.12.2013 Rachunki bankowe prowadzone dla organu 1. Rachunek budżetu – Bank Spółdzielczy w Bełchatowie 133 3 530,62 130/D Rachunki bankowe prowadzone dla jednostki
2. Rachunek wydatków Urzędu – Bank Spółdzielczy w 130 242,19 Bełchatowie 3 Rachunek zakładowego funduszu świadczeń 135 16 196,81 socjalnych – Bank Spółdzielczy w Bełchatowie 4 Inne rachunki bankowe – Bank Spółdzielczy w 139 238.157,35
______16 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Bełchatowie 5 Rachunek pożyczki do projektu „Budowa wodociągu 130/PROW/Psz 0,00 we wsiach Pszczółki, Wola Pszczółecka, Galewice” – Bank BGK 6 Rachunek środków własnych do projektu „Budowa 130/BGK/D 302,26 wodociągu we wsiach Pszczółki, Wola Pszczółecka, Galewice” – Bank BGK
Stwierdzono, że do konta 139 „Inne rachunki bankowe” prowadzono łącznie 11 odrębnych rachunków. Suma sald na niniejszym rachunkach bankowych stanowiła saldo Wn konta 139 na dzień 31 grudnia 2013 roku. Kontrola wykazała, że konto 133 „Rachunek budżetu” na dzień 31 grudnia 2013 roku wykazywało saldo Wn w wysokości 2.737.681,51 zł. Środki pieniężne w wynikającej z niniejszego salda wysokości wykazane zostały w bilansie z wykonania budżetu Gminy Zelów na dzień 31 grudnia 2013 roku. Ustalono, że zgodnie z wyciągiem bankowym do rachunku budżetu o numerze 97 8965 1018 2002 0070 0072 0011 saldo środków pieniężnych na rachunku budżetu wynosiło 3.530,62 zł i nie był zgodny z saldem wynikającym z ewidencji księgowej jak również wysokością środków pieniężnych wynikającą z bilansu. W toku kontroli ustalono, że kwota 2.737.681,51 zł stanowiąca saldo Wn konta 133 dotyczyła faktycznie następujących środków: 1) 3.530,62 zł – jako saldo Wn konta 133; 2) 2.734.148,48 zł – jako saldo środków pieniężnych znajdujących się na rachunku prowadzonym na rzecz kontrolowanej jednostki w Banku Spółdzielczym w Bełchatowie o numerze 19 8965 1018 4002 0070 0072 0064. Stwierdzono, że rachunek o tym numerze służył jednostce do ewidencji lokat typu over night. Zgodnie z umową prowadzenia rachunku bankowego lokaty te są formą depozytów automatycznych tworzonych na koniec każdego dnia z salda rachunków wskazanych przez jednostkę. Kontrola wykazała, że lokaty over night tworzone były na koniec każdego dnia ze środków pieniężnych znajdujących się na rachunku bankowym budżetu o numerze 97 8965 1018 2002 0070 0072 0011. Analiza wyciągów bankowych z rachunku lokaty oraz rachunku budżetu z dnia 31 grudnia 2013 roku wykazała, że z rachunku bankowego budżetu założona została lokata over night na kwotę 2.374.148,48 zł. Kwota ta została przekazana z rachunku budżetu na rachunek lokaty, co potwierdza wyciąg bankowy z rachunku lokaty z dnia 31 grudnia 2013 roku. Wyciąg bankowy z rachunku lokaty z dnia 31 grudnia 2013 roku uwzględnia ponadto zwrot lokaty na rachunek budżetu w wysokości 2.651.353,22 zł oraz odsetki należne jednostce w związku z założeniem lokaty w wysokości 84.99 zł (odsetki od kwoty 2.651.353,22 zł). Kontrola wykazała, że w ewidencji księgowej budżetu nie księguje się operacji dotyczących założenia i zwrotu środków pieniężnych na lokacie over night pomimo, że w wyciągu bankowym do rachunku budżetu o numerze 97 8965 1018 2002 0070 0072 0011 operacje te są uwidocznione. Niniejsze świadczy o prowadzeniu ewidencji na koncie 133 „Rachunek budżetu” niezgodnie z postanowieniami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Zgodnie z treścią załącznika nr 2 do rozporządzenia zapisy na koncie 133 są dokonywane wyłącznie na podstawie dokumentów bankowych, w związku z czym musi zachodzić zgodność zapisów między jednostką a bankiem. Jeśli z wyciągu bankowego wynikają operacje dotyczące założenia i likwidacji lokaty konieczne jest ewidencjonowanie tych operacji na analitycznym koncie prowadzonym w ramach konta
______17 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
133 „Rachunek budżetu” i na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki”. Kontrola wykazała ponadto, że odsetki od środków przekazanych na lokatę, których wysokość wynika z wyciągu bankowego lokaty, nie są ewidencjonowane w dniu ich powstania bezpośrednio na koncie 133. Ustalono, że wysokość odsetek wynikająca z rachunku lokaty jest ręcznie dopisywana do wyciągu bankowego z rachunku budżetu, jednak nie są one ewidencjonowane na koncie 133. Ewidencja tych odsetek prowadzona jest na kontach jednostki budżetowej tj. Urzędu Miejskiego w kwocie ręcznie wpisanej na koncie Wn 130/D „Rachunek bieżący jednostki – dochody” i Ma 750 „Przychody finansowe”. Na okoliczność ewidencji tej operacji w księgach rachunkowych jednostki nie sporządza się żadnego dokumentu, co świadczy o naruszeniu art.20 ust.2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. Zgodnie ze wskazanym przepisem podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi”. Przychody z tytułu odsetek zaewidencjonowane na koncie 130 zostały zaksięgowane w łącznej kwocie dochodów zaewidencjonowanych w 2013 roku w jednostce (na koncie 130) ale zrealizowanych bezpośrednio na rachunek budżetu. 3) 6,41 zł – jako część salda środków znajdujących się na rachunku środków własnych prowadzonych w związku z zaciągnięciem pożyczki na wyprzedzające finansowanie. Ustalono, że ewidencja operacji prowadzonych na rachunku dochodów własnych prowadzona jest w jednostce tj. Urzędzie Miejskim na koncie 130. Na dzień 31 grudnia 2013 roku na rachunku środków własnych znajdowały się środki pieniężne w łącznej kwocie 308,67 zł, co wynika z potwierdzenia sald przekazanego z Banku Gospodarstwa Krajowego. Kwota 302,26 zł widnieje w ewidencji księgowej jednostki jako saldo Wn konta 130, natomiast kwota 6,41 zł została zaewidencjonowana w jednostce w następujący sposób: - Wn 130/BGK/D/wod.Psz i Ma 750 – jako kapitalizacja odsetek na rachunku bankowym w BGK – środki własne; - Wn 222/Urząd i Ma 130 Wn 130/BGK/D/wod.Psz – jako przeksięgowanie roczne dochodów; - Wn 800 i Ma 222/Urząd – jako przeksięgowanie roczne dochodów. Ostatecznie kwota 6,41 zł została zaewidencjonowana Wn 800 i Ma 750. Ustalono, że odsetki na kwotę 6,41 zł zostały zaewidencjonowane w budżecie w łącznej kwocie 8.528.670,63 zł w dniu 31 grudnia 2013 roku – Wn 133 i Ma 222/01. Przychody z tytułu odsetek zaewidencjonowane na koncie 130 zostały zaksięgowane w łącznej kwocie dochodów zaewidencjonowanych w 2013 roku w jednostce (na koncie 130) ale zrealizowanych bezpośrednio na rachunek budżetu. Fakt niezgodnego salda środków pieniężnych znajdujących się na rachunku bankowym budżetu o numerze 97 8965 1018 2002 0070 0072 0011 z saldem wynikającym z ewidencji księgowej tj. saldem konta 133 „Rachunek budżetu” świadczy o prowadzeniu ewidencji na koncie 133 niezgodnie ze wskazanymi przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku. Nieprawidłowość związana z prowadzeniem ewidencji środków pieniężnych na rachunku środków własnych na koncie 130 opisana została w temacie Sprawozdawczość i bilans jednostki. Ewidencja środków znajdujących się na rachunku środków własnych powinna być prowadzona zgodnie z wyciągiem bankowym do tego rachunku na koncie 133 „Rachunek budżetu” w celu wykazania prawidłowej kwoty środków pieniężnych w bilansie z wykonania budżetu oraz sprawozdaniu Rb-ST. Konieczność taka wynika również ze specyfiki prowadzenia ewidencji księgowej na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki”. Biorąc pod uwagę, że ewidencja środków pieniężnych znajdujących się na rachunku środków własnych prowadzona była na koncie
______18 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
130 odsetki wynikające z kapitalizacji stanowiące część salda środków pieniężnych powinny pozostać na koncie 130 na koniec roku.
7. KREDYTY , PO ŻYCZKI , OBLIGACJE , POR ĘCZENIA , AKCJE I UDZIAŁY
Zaci ągni ęte kredyty i po życzki – 2013 i I półrocze 2014 roku
Stan zobowiązań Gminy Zelów w okresie objętym kontrolą przedstawia poniższa tabela: Stan zobowiązań Kredyty Pożyczki Razem 01.01.2013 19.547.000,00 2.178.688,24 21.725.688,24 Przychody 5.200.000,00 1.399.686,00 6.599.686,00 Rozchody 4.550.000,00 104.661,00 4.654.661,00 31.12.2013 20.197.000 3.473.713,24 23.670.713,24 Przychody - 420.600,00 420.600,00 Rozchody 475.000,00 70.942,50 545.942,50 30.06.2014 19.722.000,00 3.923.370,75 23.545.370,75
W okresie objętym kontrolą Gmina Zelów zaciągnęła następujące zobowiązania z tytułu pożyczek i kredytów:
Na sfinansowanie planowanego deficytu budżetu jednostki samorządu terytorialnego (art.89 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych) 1) W dniu 8 sierpnia 2013 roku Burmistrz Zelowa zaciągnął kredyt nr BKO-PLN-CBKGD- 13-000013 w wysokości 5.200.000 zł na okres od 8 lipca 2013 roku do 31 grudnia 2021 roku w Banku NORDEA BANK Polska S.A. Według umowy kredyt zostanie wykorzystany na pokrycie deficytu budżetu w kwocie 2.100.000 zł (w tym związanego z realizacją zadania z udziałem środków unijnych pn. „Rozbudowa systemów wodno- kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w Gminie Zelów” w kwocie 1.752.000 zł) oraz spłatę wcześniej zaciągniętych kredytów w wysokości 3.100.000 zł. Wypłata kredytu nastąpi w transzach. W terminach i kwotach zależnych od zapotrzebowania kredytobiorcy na środki z kredytu. Oprocentowanie kredytu jest zmienne i ustalane są w oparciu o zmienną stawkę WIBOR dla depozytów miesięcznych. Wysokość marży Banku wynosi 1,05 punktów procentowych i pozostaje niezmienna w okresie kredytowania. Kredyt będzie spłacany w okresie od 31 marca 2015 roku do dnia 31 grudnia 2021 roku. Spłatę rat ustalono w harmonogramie następująco w poszczególnych latach: - w 2015 roku - kwartalne raty po 25.000 zł; - w 2016 roku – kwartalne raty po 75.000 zł; - w 2017 roku – kwartalne raty po 150.000 zł; - w 2018 roku – kwartalne raty po 150.000 zł; - w 2019 roku – kwartalne raty po 150.000 zł;
______19 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- w 2020 roku – kwartalne raty po 375.000 zł; - w 2021 roku – kwartalne raty po 375.000 zł. Umowa kredytu zawiera kontrasygnatę Skarbnika Miasta Jadwigi Stróż. Ustalono, że kredyt wpłynął na rachunek budżetu w trzech transzach tj.: - w dniu 19 lipca 2013 roku - 1.200.000 zł; - w dniu 6 października 2013 roku - 1.000.000 zł; - w dniu 16 grudnia 2013 roku - 3.000.000 zł. Uchwałą nr XXXVII/295/2013 z dnia 23 kwietnia 2013 roku Rada Miejska w Zelowie postanowiła o zaciągnięciu kredytu długoterminowego w 2013 roku w kwocie 5.200.000 zł z przeznaczeniem na pokrycie deficytu budżetu w kwocie 2.100.000 zł (w tym na realizację zadania z udziałem środków unijnych pn. „Rozbudowa systemów wodno- kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w Gminie Zelów” w kwocie 1.752.000 zł) oraz spłatę wcześniej zaciągniętych kredytów i pożyczek w kwocie 3.100.000 zł. Uchwała podjęta została na podstawie art.89 ust.1 pkt 2 i 3 oraz art.91 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych oraz art.18 ust.2 pkt 9 lit.c oraz art.51 ust.1 oraz art.58 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym. Określone w podstawie prawnej przepisy wskazują, że kredyt w kwocie 5.200.000 zł jest kredytem długoterminowym zaciągniętym na sfinansowanie planowanego deficytu budżetu i na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań w ramach limitu zobowiązań wskazanego w uchwale budżetowej. Skład Orzekający Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi uchwałą nr II/74/2013 z dnia 8 maja 2013 roku pozytywnie zaopiniował możliwość spłaty przez Gminę Zelów kredytu długoterminowego w wysokości 5.200.000 zł na sfinansowanie: - planowanego deficytu w kwocie 2.100.000 zł, w tym na realizację zadania z udziałem środków unijnych pn. „Rozbudowa systemów wodno-kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w Gminie Zelów” w kwocie 1.752.000 zł oraz kwotę 348.000 zł z przeznaczeniem na zadania inwestycyjne, których nie wskazano w uchwale Rady Miejskiej w Zelowie nr XXVII/295/2013 z dnia 23 kwietnia 2013 roku w sprawie zaciągnięcia kredytu; - na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu kredytów i pożyczek w kwocie 3.100.000 zł zgodnie z uchwałą Rady Miejskiej w Zelowie nr XXXVII/295/2013 z dnia 23 kwietnia 2013 roku. 2) W dniu 24 września 2013 roku Burmistrz Zelowa zawarł umowę o dofinansowanie ze środków WFOŚIGW w Łodzi nr 431/GW/P/2013 w formie pożyczki na dofinansowanie zadania „Budowa wodociągu we wsiach Walewice, Pszczółki, Wola Pszczółecka Gmina Zelów” w wysokości 209.800 zł. Z treści umowy wynika, że kwota pożyczki będzie przekazywana sukcesywnie w ratach tj.: - I transza w wysokości 89.900 zł w terminie do dnia 27 grudnia 2013 roku; - II transza w wysokości 120.000 zł w terminie do dnia 31 sierpnia 2014 roku. Spłatę pożyczki ustalono w harmonogramie następująco w poszczególnych latach: - w 2015 roku – kwartalne raty po 6.528 zł; - w 2016 roku – kwartalne raty po 6.528 zł; - w 2017 roku – kwartalne raty po 6.528 zł; - w 2018 roku – kwartalne raty po 6.528 zł;
______20 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- w 2019 roku – kwartalne raty po 6.528 zł; - w 2020 roku – trzy kwartalne raty po 6.528 zł i ostatnia rata 6.531 zł; - w 2021 roku - kwartalne raty po 6.528,13 zł; - w 2022 roku – trzy kwartalne raty po 6.528,13 zł i ostatnia rata 6.531,09 zł. Umowa pożyczki zawiera kontrasygnatę Skarbnika Miasta Jadwigi Stróż. Ustalono, że do dnia 31 sierpnia 2014 roku z tytułu pożyczki na rachunek budżetu wpłynęła cała kwota pożyczki, w tym: - w dniu 13 grudnia 2013 roku - 88.900 zł (w dniu 13 grudnia 2013 roku Fundusz przekazał kwotę 87.383,83 zł, a w dniu 17 grudnia 2013 roku z rachunku wydatków na rachunek budżetu zrefundowano potrąconą przez Fundusz kwotę odsetek w wysokości 1.516,17 zł); - w dniu 18 lutego 2014 roku - 50.000 zł (w dniu 18 lutego 2014 roku Fundusz przekazał kwotę 49.282,88 zł, a w dniu 19 lutego 2014 roku z rachunku wydatków na rachunek budżetu zrefundowano potrąconą przez Fundusz kwotę odsetek w wysokości 717,12 zł); - w dniu 9 lipca 2014 roku - 70.000 zł (w dniu 9 lipca 2014 roku Fundusz przekazał kwotę 69.404,52 zł, a w dniu 21 sierpnia 2014 roku z rachunku wydatków na rachunek budżetu zrefundowano potrąconą przez Fundusz kwotę odsetek w wysokości 595,48 zł). Z wyjaśnienia Kierownika Referatu Finansowego Elżbiety Wypych wynikało, że przyczyną tak znacznego opóźnienia w refundacji środków z tytułu potrącenia odsetek była przeoczenie. Tak znaczne opóźnienie skutkowało naruszeniem art.20 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, zgodnie z którym do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. W przypadku kontrolowanej jednostki okresem sprawozdawczym jest miesiąc, w związku z powyższym w nieprzekraczalnym terminie do dnia 31 lipca 2014 roku powinno nastąpić zaewidencjonowanie refundacji odsetek. W prawidłowo prowadzonej ewidencji księgowej refundacja odsetek powinna nastąpić w dniu przekazania środków przez Fundusz na rachunek budżetu. Uchwałą nr XXXVI/282/2013 z dnia 15 marca 2013 roku Rada Miejska w Zelowie postanowiła o zaciągnięciu pożyczki długoterminowej w 2013 roku w kwocie 1.000.000 zł z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi z przeznaczeniem na pokrycie deficytu budżetu powstałego w wyniku realizacji przedsięwzięcia pn. „Budowa wodociągu we wsiach Pszczółki, Wola Pszczółecka i Walewice”. W uchwale wskazano, że pożyczka zostanie zaciągnięta w latach 2013-2014, w tym: - w 2013 roku – do kwoty 600.000 zł; - w 2014 roku – do kwoty 400.000 zł. Uchwała podjęta została na podstawie art.89 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych oraz art.18 ust.2 pkt 9 lit.c oraz art.58 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym. Określone w podstawie prawnej przepisy wskazują, że pożyczka w kwocie 1.000.000 zł jest pożyczką długoterminową zaciągniętą na sfinansowanie planowanego deficytu budżetu tj. budżetu 2013 roku. Skład Orzekający Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi uchwałą nr II/203/2013 z dnia 21 sierpnia 2013 roku pozytywnie zaopiniował możliwość spłaty przez Gminę Zelów pożyczki długoterminowej z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki
______21 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Wodnej w Łodzi w wysokości 1.000.000 zł na sfinansowanie planowanego deficytu budżetu na realizację przedsięwzięcia pn. ”Rozbudowa wodociągu we wsiach Pszczółki, Wola Pszczółecka i Walewice” zgodnie z uchwałą Rady nr XXXVI/282/2013 z dnia 15 marca 2013 roku w sprawie zaciągnięcia pożyczki długoterminowej z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi. Pożyczka zostanie zaciągnięta w latach 2013-2014: - w 2013 roku – do kwoty 600.000 zł; - w 2014 roku – do kwoty 400.000 zł. Uchwałą nr XXXIV/261/2012 z dnia 19 grudnia 2012 roku w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Zelów na 2013 rok Rada Miejska w Zelowie ustaliła limity zobowiązań z tytułu kredytów i pożyczek zaciągniętych na: 1) Sfinansowanie przejściowego deficytu budżetu w kwocie 1.200.000 zł; 2) Sfinansowanie planowanego deficytu budżetu w kwocie 1.000.000 zł; 3) Spłatę wcześniej zaciągniętych pożyczek i kredytów w kwocie 4.608.161,00 zł. Rada Miejska upoważniła jednocześnie Burmistrza Zelowa do zaciągania kredytów i pożyczek krótkoterminowych na pokrycie występującego w ciągu roku budżetowego przejściowego deficytu budżetu w kwocie do 1.200.000 zł oraz do zaciągania długu oraz spłaty zobowiązań gminy do wysokości ustalonej w uchwale budżetowej. Stosownie do art.212 ust.1 pkt 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych uchwała budżetowa określa limit zobowiązań z tytułu zaciąganych kredytów i pożyczek oraz emitowanych papierów wartościowych, o których mowa w art. 89 ust. 1 i art. 90. Limit wskazany w uchwale budżetowej wskazuje maksymalną granicę do jakiej organ wykonawczy może zaciągnąć zobowiązania. Dodatkowo zgodnie z art.212 ust.2 ustawy w uchwale budżetowej organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego może upoważnić zarząd do zaciągania kredytów i pożyczek oraz emitowania papierów wartościowych, o których mowa w art. 89 ust. 1 i art. 90. Zgodnie ze wskazanym przepisem organ stanowiący może upoważnić organ wykonawczy do zaciągania zobowiązań z tytułu kredytów i pożyczek oraz emitowania papierów wartościowych na poszczególne tytuły wskazane w art.89 ust.1 oraz do zaciągania pożyczek w państwowych funduszach celowych na finansowanie wydatków na inwestycje i zakupy inwestycyjne ujęte w ramach przedsięwzięć, o których mowa w art. 226 ust. 3 ustawy. Zatem upoważnienie wskazane w art.212 ust.2 pkt 1 ustawy, jakiego może udzielić organ stanowiący ogranicza się do zaciągania zobowiązań z tytułu pożyczek i kredytów oraz emitowania papierów wartościowych na ściśle określone cele. Upoważnienie to jest jedynie uprawnieniem organu stanowiącego a nie jego obowiązkiem. W przypadku jego braku organ stanowiący, w sytuacji powstania zapotrzebowania na środki zewnętrzne, każdorazowo podejmuje uchwałę o zaciągnięciu zobowiązania. Użyte w uchwale budżetowej na 2013 rok sformułowanie dotyczące upoważnienia do zaciągania długu ma zdecydowanie szerszy zakres niż wynikający ze wskazanych wyżej przepisów. W pojęciu zaciągania długu mieści się np. udzielania gwarancji i poręczeń do czego umocowany jest wyłącznie organ wykonawczy w granicach kwoty określonej przez organ stanowiący. Długiem są też zobowiązania wymagalne, zaciągane przez jednostki budżetowe. Nie znajduje również uzasadnienia udzielenie upoważnienia do spłaty zobowiązań gminy bowiem czynność ta związana jest z wykonaniem budżetu jednostki samorządu terytorialnego i przysługuje wyłącznie organowi wykonawczemu, co wynika wprost z treści art.247 ustawy z dnia 17 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych. Biorąc powyższe pod uwagę Rada Miejska w Zelowie nie miała podstaw do udzielenia wskazanego wyżej upoważnienia.
______22 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Uchwałą nr XXXVI/280/2013 z dnia 15 marca 2013 roku Rada Miejska w Zelowie postanowiła dokonać zmiany limitów zobowiązań i ustaliła je w następującej wysokości: 1) Sfinansowanie przejściowego deficytu budżetu w kwocie 1.200.000 zł; 2) Sfinansowanie planowanego deficytu budżetu w kwocie 3.800.000 zł; 3) Spłatę wcześniej zaciągniętych pożyczek i kredytów w kwocie 3.108.161,00 zł. Uchwałą nr XXXIX/320/2013 z dnia 18 lipca 2013 roku Rada Miejska w Zelowie postanowiła po raz kolejny dokonać zmiany limitów zobowiązań i ustaliła je w następującej wysokości: 1) Sfinansowanie przejściowego deficytu budżetu w kwocie 1.200.000 zł; 2) Sfinansowanie planowanego deficytu budżetu w kwocie 3.799.082,92 zł;
3) Spłatę wcześniej zaciągniętych pożyczek i kredytów w kwocie 3.108.161,00 zł.
W ramach ustalonego w niniejszej uchwale budżetowej z dnia 18 lipca 2013 roku limitu na planowany deficyt w kwocie 3.799.082,92 zł Gmina Zelów zaciągnęła następujące zobowiązania na łączną kwotę 2.309.800 zł: - kredyt długoterminowy na podstawie umowy nr BKO-PLN-CBKGD-13-000013 z dnia 8 sierpnia 2013 roku w kwocie 2.100.000 zł ; - pożyczkę w WFOŚiGW na podstawie umowy nr 431/GW/P/2013 z dnia 24 września 2013 roku w kwocie 209.800 zł. W I półroczu 2014 roku Gmina Zelów nie zaciągała zobowiązań z tytułu kredytów i pożyczek ale dokonała konsolidacji jednego z kredytów, zaciągniętego w latach ubiegłych. Na podstawie umowy nr 1/O/22813 zawartej w dniu 27 stycznia 2014 roku Burmistrz Zelowa zawarł z Bankiem Spółdzielczym Rzemiosła w Łodzi umowę dotyczącą konsolidacji długoterminowego kredytu bankowego w kwocie 3.447.000 zł na okres od 27 stycznia 2014 roku do dnia 31 grudnia 2017 roku. Według umowy kredyt przeznaczony jest na spłatę zobowiązania finansowego Kredytobiorcy z tytułu zaciągniętego kredytu w kwocie pozostającej do spłaty tj. 3.447.000 zł. Zgodnie z umową Bank postawi kredyt do dyspozycji Kredytobiorcy jednorazowo od dnia podpisania umowy do dnia 28 lutego 2014 roku, z zastrzeżeniem ustanowienia prawnych zabezpieczeń kredytu, z tym, że termin wypłaty kredytu najpóźniej w ciągu 3 dni od chwili wystąpienia przez Kredytobiorcę o uruchomienie wypłaty w kwocie określonej w złożonym zapotrzebowaniu na rachunek Banku Polska Kasa Opieki S.A. Łódzkie Centrum Korporacyjne w Łodzi. Rozpoczęcie spłaty kredytu przewidziano od dnia 31 marca 2014 roku. Umowa kredytu konsolidacyjnego została kontrasygnowana przez Skarbnika Miasta Jadwigę Stróż. Stwierdzono, że konsolidacja dotyczyła kredytu długoterminowego nr ŁCK/I/P/03/2010 zaciągniętego w dniu 15 listopada 2010 roku w Banku Polska Kasa Opieki S.A. w Warszawie w kwocie 3.847.000 zł na okres od 15 listopada 2010 roku do dnia 30 października 2016 roku. W dniu 1 marca 2014 roku Bank Spółdzielczy Rzemiosła w Łodzi dokonał spłaty kredytu zaciągniętego przez Gminę Zelów w dniu 15 listopada 2010 roku na podstawie umowy nr ŁCK/I/P/03/2010 poprzez przelew kwoty 3.447.000 zł na rachunek kredytowy prowadzony w Banku Polska Kasa Opieki S.A. w Warszawie. Umowa zawarta z bankiem w dniu 15 listopada 2010 roku nie przewidywała jakichkolwiek zmian. Stwierdzono, że polecenie uruchomienia kredytu na kwotę 3.447.000 zł tj. przelania tej kwoty na rachunek Banku PKO S.A. wydane zostało przez Burmistrza Zelowa w dniu 27 stycznia 2014 roku. W ewidencji księgowej operacja ta zaewidencjonowana została Wn 134/PKO S.A. i MA 134/Bank Sp. Rzem. W dniu 1 marca 2014 roku. W treści zapisu księgowego dotyczącego operacji wskazano, że operacja została zaewidencjonowana na podstawie następującego dokumentu
______23 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
„Zawiadomienie o spłacie kredytu przez Bank Pekao S.A. że kredyt długoterminowy został spłacony w kwocie 3.847.000 zł innym kredytem konsolidacyjnym”. Kontrolującym przedstawiono zawiadomienie o spłacie z Banku Pekao z dnia 5 lutego 2014 roku z którego wynika, że Bank Polska Kasa Opieki S.A. informuje, że w dniu 31 stycznia 2014 roku został spłacony przez Gminę Zelów kredyt długoterminowy udzielony umową kredytu nr ŁCK/I/P/03/2010 z dnia 15 listopada 2010 roku w kwocie 3.847.000 zł wraz z odsetkami i innymi należnościami Banku. Biorąc pod uwagę datę spłaty wskazaną w informacji Banku brak było uzasadnienia do zwlekania z zaewidencjonowaniem spłaty kredytu do dnia 1 marca 2014 roku. Ustalono, że na udzielenie kredytu konsolidacyjnego przeprowadzone zostało postępowania w trybie przetargu nieograniczonego. Spłaty rat kredytów oraz oprocentowanie umów kredytowych poddanych konsolidacji przedstawia poniższa tabela: Lata Kredyt ŁCK/I/P/03/2010 Bank Polska Kredyt 1/O/22813 Bank Spółdzielczy Kasa Opieki S.A. z dnia 15.11.2010 Rzemiosła w Łodzi z dnia 27.01.2014 Spłaty rat Oprocentowanie Spłaty rat Oprocentowanie 2011 100.000,00 Zmienna stopa - Zmienna stopa procentowa ustalona procentowa ustalona w 2012 100.000,00 w oparciu o stawkę - oparciu o stawkę 2013 200.000,00 bazową WIBOR 1M - bazową WIBOR 1M powiększona o marżę powiększona o stałą 2014 1.200.000,00 Banku w wysokości 100.000,00 marżę Banku w 2015 1.200.000,00 0,60 p.p.p.a. 500.000,00 wysokości 0,79 p.p. 2016 1.047.000,00 1.247.000,00 2017 1.600.000,00 SUMA 3.847.000,00 3.447.000,00
Z powyższych danych wynika, że w wyniku konsolidacji kredytu wydłużono okres spłaty kredytu o jeden rok, co skutkować będzie wzrostem obsługi kredytu konsolidacyjnego również w związku z ustaleniem wyższej marży banku. Uchwałą nr XLIV/374/2014 z dnia 14 stycznia 2014 roku Rada Miejska w Zelowie postanowiła o zaciągnięciu kredytu konsolidacyjnego w łącznej kwocie 3.447.000 zł na wcześniejszą spłatę zobowiązań z tytułu kredytu zaciągniętego w 2010 roku w Banku Polska Kasa Opieki S.A. w Warszawie. Z treści uchwały wynika, że kredyt nie wpłynie na konto Gminy, a bank udzielający dokona bezpośredniej spłaty zadłużenia wobec Banku Polska Kasa Opieki S.A. w Warszawie. Kredyt konsolidacyjny nie spowoduje zwiększenia kwoty zadłużenia. Niniejsza uchwała wpłynęła Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi w dniu 15 stycznia 2014 roku. W dniu 13 stycznia 2014 roku do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi wpłynął wniosek o wydanie opinii o możliwości spłaty kredytu konsolidacyjnego w wysokości 3.447.000 zł, który przeznacza się na spłatę zobowiązań z tytułu kredytu zaciągniętego w 2010 roku w Banku Polska Kasa Opieki S.A. We wniosku wskazano, że kredyt będzie spłacany w latach 2014-2017, w tym w 2014 roku – 100.000 zł, w 2015 roku – 500.000 zł, w 2016 roku – 1.247.000 zł a w 2017 roku – 1.600.000 zł. W dniu 30 stycznia 2014 roku wpłynął do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi wniosek o wycofanie wniosku złożonego dnia 13 stycznia 2014 roku o wydanie opinii o możliwości spłaty kredytu konsolidacyjnego w wysokości 3.447.000 zł, który przeznacza się na wcześniejszą spłatę zobowiązań.
______24 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Uchwałą nr II/112/2014 z dnia 23 maja 2014 roku Skład Orzekający Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi pozytywnie zaopiniował możliwość spłaty kredytu konsolidacyjnego wraz z odsetkami w latach 2014-2017 przez Gminę Zelów. Z uzasadnienia opinii wynika, że w dniu 7 marca 2014 roku do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi Zespół w Piotrkowie Tryb. wpłynął wniosek Burmistrza Zelowa o wydanie opinii w sprawie możliwości spłaty kredytu konsolidacyjnego w wysokości 3.447.000 zł na podstawie następujących dokumentów: - wniosek z dnia 6 marca 2014 roku o wydanie opinii o możliwości spłaty kredytu bankowego konsolidacyjnego długoterminowego na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań w 2010 roku z tytułu kredytu w Banku Polska Kasa Opieki S.A. w Warszawie; - uchwały nr XLIV/374/14 Rady Miejskiej z dnia 14 stycznia 2014 roku w sprawie zaciągniętego kredytu konsolidacyjnego; - uchwały nr XLVII/395/2014 Rady Miejskiej w Zelowie z dnia 8 kwietnia 2014 roku w sprawie zmiany w Wieloletniej Prognozie Finansowej na lata 2014-2022. Z rozstrzygnięcia uchwały wynikało, że Rada Miejska w Zelowie podjęła uchwałę nr XLIV/374/2013 z dnia 14 stycznia 2014 roku w sprawie zaciągnięcia kredytu bankowego konsolidacyjnego. Uzasadnienie do uchwały zawiera wskazanie kredytu, który zostanie spłacony kredytem konsolidacyjnym. Kredyt konsolidacyjny nie spowoduje zwiększenia kwoty zadłużenia. Kredyt konsolidacyjny nie wpłynie na rachunek bankowy Gminy, a bank udzielający kredytu konsolidacyjnego dokona bezpośrednio spłaty tego kredytu. Wobec takiego stanu faktycznego kredyt konsolidacyjny nie jest przychodem i nie znajdzie odzwierciedlenia po stronie przychodów w budżecie gminy w 2014 roku, jak również w Wieloletniej Prognozie Finansowej, a także spłata kredytu nie jest rozchodem w świetle art.243 ustawy o finansach publicznych.
AKTA KONTROLI [od strony 1 do strony 9] umowa nr 1/O/22813 z dnia 27 stycznia 2014 roku, uchwała Rady Miejskiej w Zelowie nr XLIV/374/2014 z dnia 14 stycznia 2014 roku, wniosek o wydanie opinii, pismo w sprawie wycofania wniosku oraz uchwała Składu Orzekającego Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi nr II/112/2014 z dnia 23 maja 2014 roku. Na podstawie umowy zawartej w dniu 23 września 2014 roku z Bankiem Spółdzielczym w Poddębicach Gmina Zelów dokonała kolejnej konsolidacji zobowiązań z tytułu kredytów. Umowa nr 290/05/14 dotyczyła zaciągnięcia kredytu konsolidacyjnego z przeznaczeniem na spłatę zobowiązania finansowego Gminy z tytułu zaciągniętych kredytów w kwocie 16.325.000 zł. Okres kredytowania wynosi 148 miesięcy tj. od dnia 23 września 2014 roku do 31 grudnia 2026 roku. Kredytobiorca oświadczył, że środki z kredytu wykorzysta wyłącznie na następujący cel: spłata wcześniej zaciągniętych kredytów i pożyczek. Bank stawia do dyspozycji Kredytobiorcy kredyt do dnia 30 września 2014 roku w wysokości 16.325.000 zł. Kredytobiorca wykorzysta kredyt bezgotówkowo, wydając dyspozycję przelewu w ciężar rachunku kredytowego w kwocie określonej w złożonym zapotrzebowaniu na dobro rachunku bankowego: - Banku Gospodarstwa Krajowego z siedzibą w Warszawie; - Banku Gospodarki Żywnościowej S.A. z siedzibą w Warszawie; - Banku Powszechna Kasa Oszczędności Bank Polski S.A. z siedzibą w Warszawie; - Banku Nordea Bank Polski S.A. z siedzibą w Gdyni. Od wykorzystanego kredytu Bank pobiera odsetki według stawki zmiennej stopy procentowej stanowiącej sumę stopy bazowej WIBOR dla jednomiesięcznych złotych depozytów międzybankowych (WIBOR 1M) obowiązującej w okresie, za który odsetki są naliczane i stałej marży Banku w wysokości 0,79 punktów procentowych . W dniu
______25 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zawarcia Umowy WIBOR dla terminu 1 jednomiesięcznego wynosi 2,6% , a oprocentowanie kredytu wynosi 3,39% w stosunku rocznym. Ustalona została karencja w spłacie kapitału kredytu do dnia 30 marca 2017 roku włącznie. Kwota kredytu spłacana będzie w 40 ratach kwartalnych począwszy od 31 marca 2017 roku do 31 grudnia 2026 roku, w tym:
- 300.000 zł - w 2017 roku; - 1.700.000 zł - w 2018 roku; - 1.700.000 zł - w 2019 roku; - 1.700.000 zł - w 2020 roku; - 1.700.000 zł - w 2021 roku; - 1.700.000 zł - w 2022 roku; - 1.850.000 zł - w 2023 roku; - 1.850.000 zł - w 2024 roku; - 1.850.000 zł - w 2025 roku; - 1.975.000 zł - w 2026 roku. Zgodnie z umową Bank dopuścił możliwość wcześniejszej spłaty całości lub części kredytu bez ponoszenia dodatkowych opłat i prowizji z tego tytułu ani jakichkolwiek innych kosztów. Bank dopuścił na wniosek Kredytobiorcy możliwość wydłużenia okresu kredytowania oraz zmiany wysokości rat kapitałowych w okresie spłaty kredytu. Zamiar dokonania zmian w harmonogramie Kredytobiorca zgłasza na piśmie najpóźniej do ostatniego dnia kalendarzowego miesiąca poprzedzającego termin zapłaty raty, której zmiana dotyczy. Zmiana harmonogramu wymaga wprowadzenia aneksu do umowy. Umowa została podpisana przez Burmistrza Zelowa – Urszulę Świerczyńską i kontrasygnowana przez Skarbnika Miasta – Jadwigę Stróż. W dniu 8 kwietnia 2014 roku Rada Miejska w Zelowie podjęła uchwałę nr XLVII/397/2014 w sprawie zaciągnięcia kredytu konsolidacyjnego w łącznej kwocie 16.325.000 zł. Kredyt zostanie przeznaczony na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu kredytów zaciągniętych: - w 2011 roku w Banku Gospodarstwa Krajowego z siedzibą w Warszawie; - w 2011 roku Banku Gospodarki Żywnościowej S.A. z siedzibą w Warszawie; - w 2012 roku Banku Powszechna Kasa Oszczędności Bank Polski S.A. z siedzibą w Warszawie; - w 2013 roku Banku Nordea Bank Polski S.A. z siedzibą w Gdyni. Z uchwały wynika, że kredyt nie wpłynie na rachunek Gminy Zelów, a bank udzielający dokona bezpośredniej spłaty zadłużenia wobec wyżej wskazanych banków. Kredyt konsolidacyjny nie spowoduje zwiększenia kwoty zadłużenia. Kredyt zostanie spłacony z dochodów własnych gminy lub wolnych środków jako nadwyżki środków pieniężnych na rachunku bieżącym budżetu jednostki, a w przypadku ich braku z zaciągniętych kredytów. Spłata kredytu nastąpi w latach 2014-2026. Uchwała wpłynęła do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi Zespół Zamiejscowy w Piotrkowie Tryb. w dniu 14 kwietnia 2014 roku. W dniu 10 kwietnia 2014 roku Burmistrz Zelowa złożył wniosek o wydanie opinii o możliwości spłaty kredytu konsolidacyjnego w wysokości 16.325.000 zł, który zostanie przeznaczony na wcześniejszą spłatę zobowiązań. We wniosku
______26 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wyspecyfikowano lata w jakich zostały zaciągnięte konsolidowane kredyty oraz banki w których zaciągnięto kredyty. We wniosku wskazano również, że kredyt będzie spłacony w latach 2014-2026. W dniu 22 kwietnia 2014 roku do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi Zespół Zamiejscowy w Piotrkowie Tryb. Wpłynął wniosek Zastępcy Burmistrza Zelowa o wycofanie wniosku złożonego w dniu 10 kwietnia 2014 roku o wydanie opinii o możliwości spłaty kredytu konsolidacyjnego w wysokości 16.325.000 zł. W dniu wpływu wniosku o wycofanie wniosku o wydanie opinii Przewodniczący Rady Miejskiej w Zelowie złożył wyjaśnienie, że uchwała nr XLVII/397/2014 w sprawie zaciągnięcia kredytu konsolidacyjnego podjęta przez Radę Miejską w Zelowie w dniu 8 kwietnia 2014 roku podczas XLVII sesji Rady Miejskiej ma charakter intencyjny. Wyboru banku dokonano w drodze organizacji przetargu nieograniczonego. Ustalono, że wartość szacunkowa zamówienia ustalona została na kwotę 4.555.804 zł. Kwota ta stanowiła koszt obsługi kredytu konsolidacyjnego czyli odsetek za okres spłaty kredytu. Cena ofertowa złożona przez Bank Spółdzielczy w Poddębicach wskazana w formularzu opiewała na kwotę 4.480.736,40 zł. Koszt obsługi zobowiązania z tytułu konsolidacji kredytu stanowił zatem 27,44% wartości konsolidowanej kwoty. W toku kontroli ustalono, że konsolidacji poddano następujące kredyty:
Oznaczenie kredytu Kwota Kwota do Okres spłaty Wysokość Marża banku zaciągniętego spłaty na oprocentowania, w kredytu 30.06.2014 tym w dniu zawarcie umowy
Kredyt nr 4.750.000 3.500.000 31.03.2012- WIBOR 1M 0,98 p.p. Ł/O/15/11/2149 z 31.12.2019 dnia 06.10.2011 4,63% zaciągnięty w Banku Gospodarstwa Krajowego
Kredyt nr 1.000.000 750.000 31.03.2012- WIBOR 1M 1,5 p.p. 9534751/2011/3800 31.12.2019 z dnia 29.12.2011 4,77% zaciągnięty w Banku Gospodarki Żywnościowej
Kredyt nr 95 1020 7.000.000 6.875.000 31.03.2014- WIBOR 1M 1,4 p.p. 3916 0000 0196 31.12.2021 0052 7952 z dnia Nie wskazano w 30.07.2012 umowie zaciągnięty w PKO Ustalono – 4,91% BP S.A.
Kredyt nr BKO-PLN- 5.200.000 5.200.000 31.03.2015- WIBOR 1M 1,05 p.p. CBKGD-13-000013 31.12.2021 z dnia 08.07.2013 Nie wskazano w zaciągnięty w umowie NORDEA Bank Ustalono – 2,63% Polska S.A.
W wyniku konsolidacji kredytów wydłużony został okres spłaty zobowiązań o 5 lat (licząc od 31 grudnia 2021 roku). Zawarcie umowy o konsolidację zobowiązań skutkowało zmniejszeniem marży pobieranej przez poszczególne banki jednak wydłużenie okresu spłaty zobowiązań o 5 lat niewątpliwie spowoduje zwiększenie obciążenia budżetu kosztami w postaci odsetek. Bardzo istotne znaczenie ma również ustalenie karencji w spłacie kredytu do dnia 30 marca 2017 roku bowiem w tym okresie nie będzie spłacany kapitał, w związku z czym odsetki płacone są od całej i niezmiennej kwoty zaciągniętego kredytu w wysokości 16.325.000 zł.
______27 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W związku z konsolidacją zobowiązań z tytułu kredytów znacznemu spadkowi ulegną rozchody z tytułu spłat rat kredytów i pożyczek w poszczególnych latach, co przedstawia poniższa tabela:
2014 2015 2016 2017 2018 2019 Wysokość rozchodów 1 772 295,00 1 911 911,41 2 852 098,84 4 295 556,00 3 050 556,00 3 300 556,00 przed konsolidacją* Wysokość rozchodów po 1 347 295,00 711 911,41 1 452 098,84 2 145 556,00 2 200 556,00 2 200 556,00 konsolidacji** *Wysokość rozchodów według umów kredytów i pożyczek przed konsolidacją ** Wysokość rozchodów według umów kredytów i pożyczek po konsolidacji
W Wieloletniej Prognozie Finansowej przyjętej uchwałą nr XLIX/419/2014 z dnia 11 września 2014 roku wysokość rozchodów wskazana została w następującej wysokości:
2014 2015 2016 2017 2018 2019 Wysokość 1 772 300,00 1 920 000,00 2 852 000,00 4 295 600,00 3 050 600,00 3 300 600,00 rozchodów
Kwota rozchodów wskazana w WPF-ie jest niezgodna z kwotą rozchodów ustaloną na podstawie umów kredytów i pożyczek wskazaną w poprzedniej tabeli. Wskazać należy, że kwota rozchodów ujęta w Wieloletniej Prognozy Finansowej musi odpowiadać kwocie wynikającej z zawartych przez Gminę Zelów umów pożyczek i kredytów. Nie może w tym przypadku być mowy o prognozowaniu w oparciu o inne dane niż umowy. Stosownie do art.226 ust.1 pkt 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych wieloletnia prognoza finansowa powinna być realistyczna i określać dla każdego roku objętego prognozą co najmniej przychody i rozchody budżetu jednostki samorządu terytorialnego, z uwzględnieniem długu zaciągniętego oraz planowanego do zaciągnięcia. W Wieloletniej Prognozie Finansowej przyjętej uchwałą Rady Miejskiej w Zelowie nr L/430/2014 z dnia 23 października 2014 roku rozchody na lata 2014-2019 ustalono w kwocie wynikającej z umów będących w dyspozycji jednostki kontrolowanej (po konsolidacji przeprowadzonej na podstawie umowy z dnia 19 września 2014 roku). Odsetki od zaciągniętych zobowiązań stanowiące wydatki na obsługę długu wskazane w Wieloletniej Prognozie Finansowej przyjętej uchwałą nr XLIX/419/2014 z dnia 11 września 2014 roku przedstawiały się następująco:
201 4 2015 2016 2017 2018 2019 Wydatki na 800.000,00 590.000,00 600.000,00 558.475,88 403.548,00 250.140,00 obsługę długu
Łączna kwota wydatków na obsługę długu z tytułu zaciągniętych pożyczek i kredytów oszacowana została na lata 2014-2022 na łączną kwotę 3.535.067,88 zł (wg uchwały nr XLIX/419/2014 z dnia 11 września 2014 roku) W związku z przeprowadzoną konsolidacją zobowiązań znacznej zmianie uległa wysokość wydatków na obsługę długu w poszczególnych latach objętych Wieloletnią Prognozą Finansową (według uchwały nr L/430/2014 z dnia 23 października 2014 roku) i przedstawiała się następująco:
2014 2015 2016 2017 2018 2019 Wydatki na 800 000,00 800 000,00 700 000,00 658 475,88 503 548,00 450 140,00
______28 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
obsługę długu Konsolidacja zobowiązań z tytułu kredytów polegającą m.in. na wydłużeniu okresu spowodowała konieczność wydłużenia Wieloletniej Prognoza Finansowa na lata od 2014 do 2026, podczas gdy poprzednio obejmowała lata 2014-2022. Łączna kwota wydatków na obsługę długu z tytułu zaciągniętych pożyczek i kredytów oszacowana została na lata 2014-2026 na łączną kwotę 5.445.067,88 zł (wg uchwały nr L/430/2014 z dnia 23 października 2014 roku), co oznacza wzrost kosztów obsługi o 1.910.000 zł. Zrealizowane wydatki związane z obsługą długu według sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych (w §8110) wyniosły 588.179,20 zł wobec planu na poziomie 800.000 zł (73,52% wykonania). Po przeprowadzeniu konsolidacji zobowiązań Gmina Zelów od października 2014 roku spłaca odsetki od dwóch kredytów konsolidacyjnych oraz pożyczek zaciągniętych w WFOŚiGW. Oprocentowanie pożyczek jest stałe, a wysokość poszczególnych rat odsetkowych wynika z harmonogramów stanowiących załącznik do każdej umowy pożyczki. W przypadku obydwu kredytów konsolidacyjnych przeprowadzone zostały postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w których jedynym kryterium była cena tj. w tym przypadku koszt obsługi kredytów konsolidacyjnych. Biorąc pod uwagę, że obydwa postępowania zostały przeprowadzone w 2014 roku to kwoty odsetek wskazane w ofertach złożonych do przetargów mogą służyć na obecnym etapie do prognozowania kwot wydatków na obsługę długu przyjętych w Wieloletniej Prognozie Finansowej. Analiza harmonogramów spłat miesięcznych odsetek od pożyczek z WFOŚiGW oraz wysokości miesięcznych odsetek wynikających z formularzy ofertowych załączonych do ofert wykonawców (Banku Spółdzielczego Rzemiosła w Łodzi z dnia 16 stycznia 2014 roku oraz Banku Spółdzielczego w Poddębicach z dnia 25 sierpnia 2014 roku) wykazała, że łączne koszty obsługi podlegających spłacie zobowiązań w latach 2015-2019 w porównaniu do kwot wskazanych w WPF-ie kształtują się następująco:
2015 2016 2017 2018 2019
Odsetki wynikające z harmonogramów i formularzy ofertowych 711 672,35 680 954,53 624 327,49 561 991,69 490 683,38
Wydatki na obsługę długu wg WPF z dnia 23.10.2014 800 000,00 700 000,00 658 475,88 503 548,00 450 140,00
Analiza danych zawartych w tabeli pozwala na postawienie wniosku, że źródłem prognozowania kosztów w obsługi nie były z pewnością harmonogramy i wysokość kosztów w oparciu o które dokonano wyborów banków udzielających kredytów konsolidacyjnych. Dane te pokazują, że koszty zaprognozowano w znacznie większej kwocie jak w przypadku roku 2015 albo ujęto w mniejszej kwocie jak w przypadku roku 2018 i 2019. Okolicznością uzasadniającą prognozę zwiększonych kosztów obsługi mogło by być zaplanowanie przychodów budżetu z tytułu pożyczek i kredytów lub emisji papierów wartościowych jednak od 2015 Gmina Zelów nie planuje korzystać z przychodów zwrotnych z tego tytułu. Jedyną prawidłowością w prognozowaniu kosztów obsługi zobowiązań jest spadkowa tendencja tej grupy wydatków.
Na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych oraz zaciągniętych pożyczek i kredytów (art.89 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych) Gmina Zelów nie emitowała papierów wartościowych
______29 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu jednostki samorządu terytorialnego (art.89 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych) W dniu 8 sierpnia 2013 roku Burmistrz Zelowa podpisał umowę nr 175/2013/Z o kredyt obrotowy w rachunku bieżącym z Bankiem Spółdzielczym w Bełchatowie. Na podstawie umowy Bank udzielił Kredytobiorcy kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym nr 97 8965 1018 2002 0070 0072 0011 do wysokości 1.200.000 zł na okres od 8 sierpnia 2013 roku do dnia 31 grudnia 2013 roku. Kredytobiorca zobowiązał się do spłaty kredytu w tym samym roku budżetowym w którym został zaciągnięty tj. do dnia 31 grudnia 2013 roku. Kredyt jest oprocentowany według zmiennej stopy procentowej WIBOR plus 1,0 punktów procentowych marży Banku. Zawarta umowa dotyczy kredytu odnawialnego i każdy wpływ środków na rachunek bankowy obniża kwotę wykorzystanego kredytu i umożliwia Kredytobiorcy ponowne zadłużenie się do wysokości 1.200.000 zł. Umowa została kontrasygnowana przez Kierownika Referatu Finansowego Elżbietę Wypych. Ustalono, że kwota kredytu krótkoterminowego z której w danym dniu jednostka korzystała widoczna była w wyciągu bankowym do rachunku budżetu jako ujemne saldo środków pieniężnych na rachunku bankowym (np. saldo końcowe (-) 23.337,90 zł wynikające z wyciągu bankowego z dnia 15 października 2013 roku). Z wyciągu bankowego z dnia 31 grudnia 2013 roku wynika dodatnie saldo końcowe co wskazuje na dokonanie spłaty kredytu odnawialnego krótkoterminowego do dnia 31 grudnia 2013 roku. Zaciągając kredyt na finansowanie przejściowego deficytu budżetu 2013 Burmistrz Miasta Zelowa działał w ramach limitu zobowiązań na sfinansowanie przejściowego deficyt budżetu w kwocie 1.200.000 zł określonego uchwałą nr XXXIV/261/2012 z dnia 19 grudnia 2012 roku oraz nr XXXIX/320/2013 z dnia 18 lipca 2013 roku Rada Miejska w Zelowie w sprawie zmian w budżecie Gminy Zelów na 2013 rok. Rada Miejska uchwałą nr XXXIV/261/2012 z dnia 19 grudnia 2012 roku upoważniła Burmistrza Zelowa do zaciągania kredytów i pożyczek krótkoterminowych na pokrycie występującego w ciągu roku budżetowego przejściowego deficytu budżetu w kwocie do 1.200.000 zł.
Na wyprzedzające finansowanie działań finansowanych ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej (art.89 ust.1 pkt 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych). W dniu 25 września 2013 roku Burmistrz Zelowa zawarł umowę pożyczki PROW 321.11.03912.10 na wyprzedzające finansowanie kosztów kwalifikowanych operacji realizowanej w ramach działania Podstawowe usługi dla gospodarki i ludności wiejskiej objętego programem rozwoju obszarów wiejskich na lata 2007-2013. Na podstawie umowy Bank Gospodarstwa Krajowego udzielił pożyczki z przeznaczeniem na wyprzedzające finansowanie kosztów kwalifikowanych ponoszonych na realizację operacji „Budowa wodociągu we wsiach Pszczółki, Wola Pszczółecka i Walewice” w wysokości 661.800 zł. Według umowy uruchomienie transzy pożyczki następuje poprzez opłacenie w ciężar rachunku pożyczki dostarczonej faktury wystawionej przez wykonawcę. Pożyczkobiorca dostarcza Bankowi fakturę lub inny dokument księgowy wraz z dyspozycjami przelewów, podpisanymi przez osoby upoważnione ze strony Pożyczkobiorcy do dysponowania środkami na rachunku Pożyczkobiorcy. Po otrzymaniu faktury lub innego dokumentu księgowego wraz z dyspozycjami przelewów Bank dokonuje weryfikacji zgodności podpisów osób upoważnionych do dysponowania środkami własnymi Pożyczkobiorcy na rachunku środków własnych. Płatność kwoty wynikającej z faktury dokonywana jest odpowiednio w formie dwóch przelewów tj. z rachunku środków własnych w zakresie wkładu własnego Pożyczkobiorcy oraz z
______30 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
rachunku pożyczki w zakresie kosztów kwalifikowanych związanych z realizacją operacji. Spłata wykorzystanej kwoty pożyczki dokonywana jest ze środków otrzymanych z Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa. Agencja dokonuje zwrotu kosztów kwalifikowanych poniesionych przez Pożyczkobiorcę bezpośrednio na prowadzony przez Bank rachunek pożyczki. Umowa zawiera kontrasygnatę Skarbnika Gminy Jadwigi Stróż. Umowa o przyznanie pomocy nr 00255 -6921-UM0501928/11 w ramach działania Podstawowe usługi dla gospodarki i ludności wiejskiej objętego PROW na lata 2007- 2013 zawarta została w dniu 20 sierpnia 2013 roku. Na realizację operacji „Budowa wodociągu we wsiach Pszczółki, Wola Pszczółecka i Walewice” Beneficjentowi zostaje przyznana pomoc w wysokości 2.284.955 zł, jednak nie więcej niż 75% poniesionych kosztów kwalifikowanych operacji. Złożenie wniosku o płatność przewidziano po zakończeniu całości operacji w terminie od 1 sierpnia 2014 roku do dnia 31 sierpnia 2014 roku. W dniu 31 marca 2014 roku spisany został aneks nr 1 na podstawie którego obniżona została pomoc udzielona Beneficjentowi do kwoty 1.086.600 zł, jednak nie więcej niż 75% poniesionych kosztów kwalifikowanych. W dniu 14 kwietnia 2014 roku spisany został kolejny aneks nr 2 na podstawie którego zmieniono termin złożenia wniosku o płatność i ustalono złożenie w okresie od 1 czerwca 2014 roku do 30 czerwca 2014 roku. Ustalono, że wniosek o płatność złożony został do Urzędu Marszałkowskiego w dniu 23 czerwca 2014 roku. Uchwałą nr XL/330/2013 z dnia 29 sierpnia 2013 roku Rada Miejska w Zelowie postanowiła o zaciągnięciu pożyczki z budżetu państwa w Banku Gospodarstwa Krajowego w Łodzi z przeznaczeniem na wyprzedzające finansowanie kosztów kwalifikowanych operacji pn. „Budowa wodociągu we wsiach Pszczółki, Wola Pszczółecka i Walewice” realizowanego z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej do kwoty 661.800 zł. Pożyczka zostanie zaciągnięta w latach 2013-2014, w tym: - w 2013 roku do kwoty 291.200 zł; - w 2014 roku do kwoty 370.600 zł. Jako podstawa prawna podjęcia niniejszej uchwały wskazany został art.89 ust.1 pkt 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych oraz art.18 ust.2 pkt 9 lit.c oraz art.58 ust.1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym. Biorąc powyższe pod uwagę zobowiązanie, którego dotyczy uchwała dotyczy pożyczki długoterminowej zaciąganej na wyprzedzające finansowanie działań finansowanych ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej. Skład Orzekający Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi uchwałą nr II/212/2013 z dnia 10 września 2013 roku pozytywnie zaopiniował możliwość spłaty przez Gminę Zelów pożyczki z Banku Gospodarstwa Krajowego w Łodzi na wyprzedzające finansowanie kosztów kwalifikowanych zadania inwestycyjnego pn. „Budowa wodociągu we wsiach Pszczółki, Wola Pszczółecka i Walewice” zgodnie z uchwałą Rady Miejskiej w Zelowie nr XL/330/2013 z dnia 29 sierpnia 2013 roku w sprawie zaciągnięcia pożyczki z Banku Gospodarstwa Krajowego w Łodzi na wyprzedzające finansowanie w ramach PROW 2007-2013. Pożyczka zostanie zaciągnięta w latach 2013-2014: - w 2013 roku do kwoty 291.200 zł; - w 2014 roku do kwoty 370.600 zł. Wpływ pożyczki na wyprzedzające finansowanie ewidencjonowany w rachunku pożyczki prowadzonym przez Bank Gospodarstwa Krajowego był związany z opłaceniem faktur wykonawców zadania inwestycyjnego, w tym w 2013 roku 291.200 zł i 370.600 zł w 2014 roku. Pożyczka została spłacona w pełnej kwocie 661.800 zł w dniu 19 września 2014 roku poprzez przekazanie dotacji.
______31 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Analiza uchwał budżetowych wykazała, że Rada Miejska w Zelowie nie ustaliła w 2013 roku limitu zobowiązań na wyprzedzające finansowanie działań finansowanych ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej. Ustalone limity dotyczyły zaciągania zobowiązań na przejściowy deficyt budżetu, na planowany deficyt budżetu oraz na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Tym samym organ stanowiący nie wypełnił normy art.212 ust.1 pkt 6 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych i nie ustalił limitu dotyczącego zobowiązań na wyprzedzające finansowanie działań finansowanych ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej. Zgodnie z treścią art.91 ust.1 ustawy suma zaciągniętych kredytów i pożyczek oraz zobowiązań z wyemitowanych papierów wartościowych, o których mowa w art. 89 ust. 1 i art. 90, nie może przekroczyć kwoty określonej w uchwale budżetowej jednostki samorządu terytorialnego. W związku z nieustaleniem przez Radę Miejską w Zelowie limitu zobowiązań na wyprzedzające finansowanie Burmistrz Zelowa zaciągając w dniu 25 września 2013 roku pożyczkę nr 321.11.03912.10 w kwocie 661.800 zł działał bez upoważnienia organu stanowiącego. W uchwale Rady Miejskiej w Zelowie jako podstawa prawna zaciągnięcia pożyczki na wyprzedzające finansowanie wskazany jest właściwie art.89 ust.1 pkt 4 ustawy o finansach publicznych, przy czym nie został ustalony przez Radę Miejską limit zobowiązań na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Ustawodawca wskazując w art.89 ust.1 ustawy o finansach publicznych przeznaczenie zaciągania zobowiązań zwrotnych określił następujące cele: 1) pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu jednostki samorządu terytorialnego; 2) finansowanie planowanego deficytu budżetu jednostki samorządu terytorialnego; 3) spłata wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych oraz zaciągniętych pożyczek i kredytów; 4) wyprzedzające finansowanie działań finansowanych ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej.
Biorąc powyższe pod uwagę, cele na jakie jednostka samorządu terytorialnego może zaciągnąć zobowiązania są zupełnie odmienne i służą finansowaniu zupełnie innych potrzeb jednostki. Zobowiązania zaciągane na wyprzedzające finansowanie związane są z realizacją zadań inwestycyjnych, na które jednostka samorządu terytorialnego uzyska pomoc finansową w postaci dotacji ze środków budżetu Unii Europejskiej. Zobowiązania te zaciągane są poprzez opłacenie faktur wykonawców ze środków pożyczki, a spłata pożyczki realizowana jest w drodze przekazania dotacji przyznanej jednostce samorządu terytorialnego na podstawie umowy o przyznanie pomocy. W umowie pożyczki na wyprzedzające finansowanie nie jest wskazany termin przekazania pożyczki albowiem wiąże się on z terminem opłacenia przekazanych Bankowi faktur i wynika z harmonogramu realizacji zadania. Pożyczki zaciągane na wyprzedzające finansowanie bardzo często finansują zadania inwestycyjne realizowane w terminie przekraczającym rok budżetowy. W związku z powyższym poszczególne transze pożyczki wpływają w okresie dwóch lub trzech lat. Biorąc pod uwagę właśnie termin przekazania transz pożyczek na wyprzedzające finansowanie ta kategoria zobowiązań znalazła odmienną podstawę do zaciągania zobowiązań w treści art.89 ust.1 pkt 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych. Z uwagi na to, że pożyczki zaciągane na wyprzedzające finansowanie finansują wydatki kilku lat budżetowych są odmienną kategorią od zobowiązań zaciąganych na finansowanie planowanego deficytu budżetu. Różnica dotyczy również terminu i sposobu spłaty zobowiązań zaciąganych na wyprzedzające finansowanie planowanego deficytu budżetu oraz zobowiązań zaciąganych na finansowanie planowanego deficytu budżetu. Pożyczka na wyprzedzające finansowanie odbywa się de facto bez udziału środków własnych z budżetu pożyczkobiorcy, a termin spłaty tego zobowiązania wynika z umowy o przyznanie pomocy w formie dotacji i następuje po zakończeniu realizacji zadania oraz
______32 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
złożeniu wniosku o płatność. Zobowiązania zaciągane na finansowanie planowanego deficytu budżetu jednostki samorządu terytorialnego są zobowiązaniami zaciąganymi na realizację wydatków nie znajdujących pokrycia w planowanych na dany rok budżetowy dochodach, bowiem stosownie do treści art.211 ustawy o finansach publicznych budżet jednostki samorządu terytorialnego jest rocznym planem dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów tej jednostki. Zobowiązania te w postaci rozchodów podlegają spłacie w terminach wskazanych w umowie, a spłata planowana jest na wiele lat. Pożyczka nr PROW 321.11.03912.10 zaciągnięta w dniu 25 września 2013 roku na łączną kwotę 661.800 zł według uchwały Rady Miejskiej nr XL/330/2013 z dnia 29 sierpnia 2013 roku zostanie zaciągnięta w latach 2013-2014, w tym w 2013 roku – 291.200 zł, a w 2014 roku – 370.600 zł. W związku z powyższym pożyczka przekazana przez Bank Gospodarstwa Krajowego sfinansuje wydatki w latach 2013-2014, a zatem nie jest zobowiązaniem zaciągniętym na sfinansowanie planowanego deficytu budżetu 2013 roku.
AKTA KONTROLI [od strony 10 do strony 82] umowa pożyczki nr PROW 321.11.03912 z dnia 25 września 2013 roku, uchwała nr XL/330/2013 z dnia 29 września 2013 roku, uchwała nr XXXIV/261/2012 z dnia 19 grudnia 2012 roku w sprawie uchwalenia budżetu na 2013 rok, uchwała nr XXXVI/280/2013 z dnia 15 marca 2013 roku, uchwała nr XXXIX/320/2013 z dnia 18 lipca 2013 roku.
Uchwałą nr XLV/376/2014 z dnia 30 stycznia 2014 roku Rada Miejska w Zelowie uchwaliła budżet na 2014 rok z deficytem w wysokości 490.600 zł, który zostanie pokryty z pożyczek w wysokości 490.600 zł. Ustalone w niniejszej uchwale limity zobowiązań dotyczyły: - sfinansowania przejściowego deficytu budżetu w kwocie 1.200.000 zł - sfinansowania planowanego deficytu budżetu w kwocie 490.600 zł; - spłaty wcześniej zaciągniętych zobowiązań w kwocie 2.025.800 zł. Rada Miejska upoważniła Burmistrza Zelowa do zaciągania kredytów i pożyczek krótkoterminowych na pokrycie występującego w ciągu roku budżetowego przejściowego deficytu budżetu w kwocie do 1.200.000 (§15 ust.4 uchwały) zł oraz do zaciągania długu oraz do spłaty zobowiązań gminy do wysokości ustalonej w uchwale budżetowej (§15 ust.5 uchwały). Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi na podstawie uchwały nr 5/30/2014 z dnia 5 lutego 2014 roku wskazało na dokonanie zmian w uchwale w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Zelów na 2014 rok poprzez ustalenie kwoty limitu zobowiązań z uwzględnieniem kwoty kosztów związanych z zaciągnięciem kredytów i pożyczek oraz poprzez uchylenie zapisu §15 ust.5 przedmiotowej uchwały. Z treści uchwały wynika, że ustalony limit nie obejmuje kwot wynikających z kosztów jakie ponosi gmina w związku z zaciąganiem zobowiązań. Wobec faktu, że limit ten określa granicę, która wyznacza górny pułap kwot, do których organ wykonawczy może zaciągać zobowiązania, nieuwzględnienie w nich kosztów obsługi tego zadłużenia może prowadzić do naruszenie dyscypliny finansów publicznych z tytułu przekroczenia zakresu upoważnienia do zaciągania zobowiązań. Ponadto zawarte w §15 ust.5 uchwały upoważnienie dla organu wykonawczego jest bezprzedmiotowe – zostało podjęte bez podstawy prawnej – gdyż kompetencje tego organu zarówno do zaciągania zobowiązań, jak i ich spłaty w oparciu i w wysokościach określonych w uchwale budżetowej wynikają wprost z przepisów prawa. Uchwałą nr 15/110/2014 z dnia 23 kwietnia 2014 roku Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi umorzyło postępowania nadzorcze w sprawie uchwały nr XLV/376/2014 z dnia 30 stycznia 2014 roku w związku z usunięciem wskazanych nieprawidłowości przez Radę Miasta Zelów w wyznaczonym terminie.
______33 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Uchwałą nr XVLI/388/2014 z dnia 20 lutego 2014 roku Rada Miejska w Zelowie ustaliła limit zobowiązań na obsługę zaciąganych zobowiązań do kwoty 900.000 zł oraz uchyliła §15 ust.5 uchwały nr XLV/376/2014 z dnia 30 stycznia 2014 roku. Na mocy uchwały nr XLVII/396/2014 z dnia 8 kwietnia 2014 roku Rada Miejska w Zelowie dokonała zmiany limitów zobowiązań z tytułu kredytów i pożyczek ustalając je w następującej wysokości: - sfinansowanie przejściowego deficytu budżetu w kwocie 1.200.000 zł - sfinansowanie planowanego deficytu budżetu w kwocie 490.600 zł; - obsługę zaciąganych zobowiązań do kwoty 800.000 zł. Rada Miejska zrezygnowała tym samym z ustalenia limitu zobowiązań z tytułu kredytów i pożyczek na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Wskazać należy ponadto, że ustalony limit zobowiązań na obsługę zaciąganych zobowiązań (zarówno w przypadku limitu ustalonego w uchwale nr XVLI/388/2014 z dnia 20 lutego 2014 roku jak i uchwale nr XLVII/396/2014 z dnia 8 kwietnia 2014 roku) był równy planowi wydatków w rozdziale 75702 Obsługa papierów wartościowych, kredytów i pożyczek jednostek samorządu terytorialnego §8110 Odsetki od samorządowych papierów wartościowych lub zaciągniętych przez jednostkę samorządu terytorialnego kredytów i pożyczek. Ustalono, że kwota ustalona jako limit zobowiązań na sfinansowanie planowanego deficytu budżetu - 490.600 zł równa była kwocie planowanego deficytu budżetu na 2014 rok i pokrywała się z częścią pożyczki na wyprzedzające finansowanie nr PROW 321.11.03912.10 z dnia 25 września 2013 roku przekazaną w 2014 roku w kwocie 370.600 zł oraz II transzą pożyczki z WFOSIGW nr 431/GW/P/2013 z dnia 24 września 2013 roku w kwocie 120.000 zł. Biorąc pod uwagę poczynione wcześniej ustalenia dotyczące celów na jakie zostały zaciągnięte niniejsze zobowiązania wskazać należy, że brak było uzasadnienia do planowania deficytu budżetu na poziomie przekazanych w 2014 roku rat pożyczek. Pożyczka z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi zaciągnięta została w 2013 roku na planowany deficyt budżetu związany z realizacją zadania „Budowa wodociągu we wsiach Walewice, Pszczółki, Wola Pszczółecka Gmina Zelów”. Upoważnieniem do zaciągnięcia niniejszej pożyczki było ustalenie w uchwale budżetowej limitu zobowiązań na finansowanie planowanego deficytu budżetu oraz uchwała Rady Miejskiej nr XXXVI/282/2013 z dnia 15 marca 2013 roku Rada Miejska w Zelowie postanowiła o zaciągnięciu pożyczki długoterminowej w 2013 roku w kwocie 1.000.000 zł z WFOŚiGW w Łodzi z przeznaczeniem na pokrycie deficytu budżetu powstałego w wyniku realizacji przedsięwzięcia pn. „Budowa wodociągu we wsiach Pszczółki, Wola Pszczółecka i Walewice”. Pożyczka na wyprzedzające finansowanie kosztów kwalifikowanych operacji pn. „Budowa wodociągu we wsiach Pszczółki, Wola Pszczółecka i Walewice” realizowanego z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej do kwoty 661.800 zł zaciągnięta została bez upoważnienia w postaci wskazania limitu zobowiązań na wyprzedzające finansowanie w uchwale budżetowej. Cel na jaki została zaciągnięta pożyczka wskazany został w podstawie prawnej oraz treści uchwały Rady Miejskiej w Zelowie nr XL/330/2013 z dnia 29 sierpnia 2013 roku. Brak uzasadnienia do planowania deficytu budżetu 2014 roku w kwocie zaciągniętych w 2013 roku zobowiązań skutkuje również brakiem uzasadnienia do ustalenia limitów zobowiązań już zaciągniętych. Z danych wykazanych w sprawozdaniu Rb-NDS za III kwartał 2014 roku wynika, że planowany na 2014 rok deficyt w kwocie 490.600 zł wykonany został faktycznie z nadwyżką budżetową na poziomie 5.515.073,24 zł. Takie wykonania budżetu za III kwartały 2014 roku potwierdza brak uzasadnienia do utrzymywania de facto „sztucznego” deficytu budżetu na poziomie 490.600 zł. Na osiągnięty wynik wykonania budżetu wpływ miało niskie wykonania wydatków budżetowych na poziomie 65% (plan
______34 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
45.967.511,07 zł, a wykonanie 29.907.782,22 zł), a w szczególności wydatków majątkowych na poziomie 32,64% (plan 4.986.700 zł, a wykonanie 1.627.840,70 zł).
Udzielone gwarancje i por ęczenia – 2011 - 2014 rok Stwierdzono, że Gmina Zelów nie udzielała gwarancji i poręczeń, które byłyby wliczane do długu co wynika z oświadczenia Skarbnika Gminy Zelów z dnia 3 września 2014 roku. W sprawozdaniach Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych za lata 2011-2013 oraz za I półrocze 2014 roku jednostka nie wykazała danych w zakresie gwarancji i poręczeń. Oświadczenie w sprawie gwarancji i poręczeń stanowi załącznik nr 3 do protokołu kontroli. Stwierdzono, że na wniosek Gminy Zelów Nordea Bank Polska S.A. udzielił w dniu 11 czerwca 2012 roku gwarancji bankowej Nr FCW-PLN.ZOKK1-12-000348 do łącznej kwoty 21.062.531,51 zł na rzecz Konsorcjum w składzie: Profitect Sp. z o.o. – Lider Konsorcjum; Molewski Sp. z o.o. – Partner Konsorcjum; Piotr Kłosiński prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą Firma Projektwo-Budowlana PROTEK Zakład Instalacji Sanitarnych – Partner Konsorcjum; Przedsiębiorstwo Wielobranżowe „Hydrobud” Sp. z o.o. Partner Konsorcjum. Gwarancja bankowa stanowi zabezpieczenie terminowej zapłaty za wykonanie robót budowlanych pn. „Rozbudowa systemów wodno- kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w Gminie Zelów – ul.Sienkiewicza, ul.Poznańska, ul.Wolności, ul.Kościuszki, ul.Piotrkowska, ul.Harcerska, ul.Pabiankicka, ul.Zachodnia, ul.Boczna, ul.Cegielniana” wynikających z umowy nr Fn.3226.96.2011 zawartej pomiędzy Zleceniodawcą a Beneficjentem w dniu 29 lipca 2011 roku. Niniejsza gwarancja udzielona została do dnia 31 grudnia 2013 roku. Za udzielenie gwarancji, zgodnie z umową, Bank pobierze prowizję przygotowawczą związaną z udzieleniem Gwarancji w wysokości 1% kwoty gwarancji tj. 210.625,32 zł płatną przez Zleceniodawcę w terminie 7 dni od dnia wystawienia gwarancji. Stwierdzono, że Wykonawca złożył w dniu 24 kwietnia 2012 roku wniosek o udzielenie zabezpieczenia umownego wynagrodzenia z tytułu umowy nr Fn.3226.96.2011 z dnia 29 lipca 2011 roku na podstawie art.649 1 §1 i dalsze Kodeksu cywilnego. Kontrola wykazała, że wyboru gwaranta dokonano w drodze przetargu nieograniczonego. Zagadnienie związane z gwarancją zostało szczegółowo opisane w temacie „Wydatki inwestycyjne”.
Wyemitowane papiery warto ściowe Gmina Zelów nie emitowała papierów wartościowych
Posiadane akcje i udziały w spółkach prawa handlowego. Wnoszenie i wycena aportów rzeczowych Na dzień 31 grudnia 2013 roku konto 030 „Długoterminowe aktywa finansowe” wykazywało saldo Wn na kwotę 134.013 zł. Takie samo saldo widniało na koncie 030 na dzień 30 czerwca 2014 roku. Z informacji przekazanej przez Kierownika Referatu Finansowego Elżbietę Wypych wynikało, że Gmina Zelów posiada następujące akcje i udziały zaewidencjonowane na koncie 030: Nazwa Data nabycie Wartość akcji i udziałów Łódzki Rolno-Spożywczy Rynek Hurtowy 7.09.1997 Akcje o wartości 20.000 zł S.A. w likwidacji Agencja Rozwoju Regionalnego „ARREKS” 25.09.1998 Akcje o wartości 10.000 zł Kleszczów S.A.
______35 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Łask Lotnisko Sp. z o.o. 31.12.1999 (10.000) Udziały o wartości 30.000 zł 31.03.2000 (20.000) Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji 11.02.1998 (49.013) Udziały o wartości 74.013 zł w Zelowie Sp. z o.o. 26.06.2000 (25.000) RAZEM 134.013
Ustalono, że Gmina Zelów posiada 30 akcji w spółkach prawa handlowego o łącznej wartości 30.000 zł, w tym: - 20 akcji o wartości 20.000 zł Łódzkiego Rolno-Spożywczego Rynku Hurtowego S.A. w Likwidacji nabytych w dniu 17 września 1997 roku; - 10 akcji o wartości 10.000 zł Agencji Rozwoju Regionalnego „ARREKS” S.A. nabytych w dniu 25 wrzenia 1998 roku. Ponadto Gmina Zelów posiada udziały w następujących spółkach prawa handlowego: - 60 udziałów o wartości 30.000 zł w Lotnisku Łask Sp. z o.o. (wniesionych w dniu 31 grudnia 1999 roku – 10.000 zł oraz w dniu 31 marca 2000 roku – 20.000 zł); - 100% udziałów w Przedsiębiorstwie Wodociągów i Kanalizacji w Zelowie Sp. z o.o. w Zelowie o łącznej wartości 185.000 zł (100 udziałów po 1.850 zł). Na okoliczność posiadania akcji we wskazanych spółkach prawa handlowego kontrolowana jednostka okazała: - odcinek zbiorowy 20 akcji imiennych uprzywilejowanych serii B IV emisji Łódzkiego Rolno-Spożywczego Rynku Hurtowego S.A. z dnia 17 września 1997 roku. Według odcinka wartość nominalna każdej akcji od nr 6043 do nr 6062 o wartości nominalnej każdej akcji 1.000 zł opłacono w całości. Akcje niniejsze są uprzywilejowane co do głosu i pierwszeństwa pokrycia w przypadku likwidacji Spółki, a zbycie akcji wymaga zezwolenia Rady Nadzorczej przy zachowaniu procedur określonych w Statucie Spółki. - odcinek zbiorowy 10 akcji imiennych serii A Agencji Rozwoju Regionalnego „ARREKS” S.A. o numerach od 1088 do 1097 z dnia 25 września 1998 roku. Zgodnie z odcinkiem wartość nominalna każdej akcji wynosi 1.000 zł. Akcje zostały przejęte przez Gminę Zelów w zamian za wkład pieniężny w kwocie 10.000 zł i zostały w pełni opłacone. Na każdą akcję przypada jeden głos na Walnym Zgromadzeniu Akcjonariuszy, a w przypadku likwidacji Spółki na każdą akcję przysługuje pierwszeństwo pokrycia. Z informacji z Krajowego Rejestru Sądowego według stanu na dzień 3 października 2014 roku wynika, że wartość kapitału zakładowego Spółki z o.o. „Lotnisko Łask” wynosi 775.000 zł. W informacji wskazani są jednak tylko wspólnicy posiadający najwyższe udziały w spółce i brak wśród nich Gminy Zelów. Kierownik Referatu Finansowego przedstawiła kontrolującym sporządzoną przez siebie notatkę służbową na okoliczność przeprowadzonej rozmowy telefonicznej z Prezesem Zarządu Spółki z o.o. „Lotnisko Łask”. Z notatki wynika, że w dniu 15 stycznia 2014 roku podczas rozmowy Elżbieta Wypych uzyskała informację, że spółka jest w zawieszeniu i w dniach 20-27.01.2014 roku jednostka otrzyma informację pisemną o wielkości udziałów Gminy Zelów. W notatce wskazano, że udziały są niezmienione od 2012 roku i stanowią 600 udziałów o wartości 30.000 zł. Według informacji przekazanej przez Elżbietę Wypych Kierownika Referatu Finansowego wynikało, że Gmina Zelów posiada udziały w Przedsiębiorstwie Wodociągów i Kanalizacji w Zelowie Sp. z o.o. wniesione w gotówce o łącznej wartości 74.013 zł. Z przedstawionych dokumentów wynika, że w dniu 11 lutego 1998 roku Gmina Zelów wniosła wkład pieniężny w kwocie 49.013 zł. Uchwałą nr 7/2000 Zgromadzenia Wspólników Przedsiębiorstwa Komunalnego Sp. z o.o. w Zelowie kapitał zakładowy spółki został podniesiony o kwotę 25.000 zł poprzez wniesienie przez Gminę Zelów
______36 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wkładu pieniężnego. Z dniem 18 czerwca 2010 roku Spółka zmieniła nazwę na Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w Zelowie Sp. z o.o. Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Zelowie podobnie jak wcześniej Przedsiębiorstwo Komunalne Sp. z o.o. jest jednoosobową spółką komunalną ze 100% udziałem Gminy Zelów. Analiza przedstawionego kontrolującym aktu założycielskiego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością – Przedsiębiorstwo Komunalne (Akt notarialny Repertorium A nr 2730/1997) z dnia 16 listopada 1997 roku wykazała, że kapitał zakładowy spółki wynosi 160.000 zł i dzieli się na 1000 udziałów po 160 zł. Wszystkie udziały w kapitale zakładowy o łącznej kwocie 160.000 zł, obejmuje Gmina Zelów i pokrywa je w następujący sposób: - Gmina Zelów wnosi aport w postaci maszyn i urządzeń o łącznej wartości 110.987 zł; - Gmina Zelów wnosi wkład gotówkowy w kwocie 49.013 zł. Załącznikiem do aktu założycielskiego jest wykaz maszyn i urządzeń przekazanych spółce „Przedsiębiorstwo Komunalne” na własność w formie aportu o łącznej wartości 110.987 zł. Jak wskazano wyżej uchwałą nr 7/2000 Zgromadzenia Wspólników Przedsiębiorstwa Komunalnego Sp. z o.o. w Zelowie kapitał zakładowy spółki został podniesiony o kwotę 25.000 zł poprzez wniesienie przez Gminę Zelów wkładu pieniężnego. W związku z powyższym łączna wartość udziałów Gminy Zelów wynosi 185.000 zł. Stwierdzić należy zatem, że od początku istnienia Spółki jednostka kontrolowana nie zaewidencjonowała na koncie 030 „Długoterminowe aktywa finansowe” aportu rzeczowego wniesionego w postaci maszyn i urządzeń o wartości 110.987 zł. Niniejsze świadczy o nieprzestrzeganiu art.20 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, zgodnie z którym do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. W związku z zaniechaniem zaewidencjonowania aportu rzeczowego księgi rachunkowe jednostki tj. Urzędu Miejskiego w Zelowie nie są rzetelne bowiem nie odzwierciedlają stanu rzeczywistego (art.24 ust.2 ustawy o rachunkowości). Potwierdzeniem braku wiedzy o wysokości udziałów w Przedsiębiorstwie Wodociągów i Kanalizacji w Zelowie Sp. z o.o. jest potwierdzenie salda skierowane przez Burmistrza Zelowa i Skarbnika Zelowa do Spółki. Z treści potwierdzenia opatrzonego datą 14 stycznia 2014 roku wynika prośba o potwierdzenie w terminie 7 dni na kopii zgodności salda figurującego w księgach rachunkowych na dzień 31 grudnia 2013 roku. Wskazano, że wkład pieniężny wspólnika tj. Gminy Zelów zgodnie z oświadczeniem Zarządu Spółki z dnia 11 lutego 1998 roku wynosi 49.013 zł. Podwyższenie udziałów kapitału zakładowego wynosi 25.000 zł zgodnie z uchwałą nr 7/2000 Zgromadzenia Wspólników Przedsiębiorstwa Komunalnego Sp. z o.o. w Zelowie z dnia 26 czerwca 2000 roku w sprawie podwyższenia kapitału Spółki. Łączna wartość udziałów wskazana została w potwierdzeniu salda na kwotę 74.013 zł. Na potwierdzeniu salda przekazanym przez Elżbietę Wypych znajduje się pieczęć i podpis Prezesa Zarządu Spółki Romana Bednarka z dnia 15 stycznia 2014 roku.
Stan zadłu żenia jednostki samorz ądu terytorialnego – 2013 - 2014 rok Saldo zobowiązań z tytułu zaciągniętych pożyczek i kredytów na dzień 31 grudnia 2013 roku oraz na dzień 30 czerwca 2014 roku przedstawia poniższa tabela:
Lp Podmiot udzielający Data Kwota Okres spłaty Kwota pozostała Kwota pozostała kredytu/pożyczki i nr zaciągnięcia zaciągniętego rat do spłaty na do spłaty na umowy zobowiązania zobowiązania dzień dzień 30.06.2014 31.12.2013 1 Bank Gospodarstwa 06.10.2011 4.750.000 31.12.2012- 3.750.000 3.500.000
______37 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Krajowego nr 31.12.2019 Ł/0/15/11/2149 2 Bank Gospodarki 29.12.2011 1.000.000 31.03.2012- 800.000 750.000 Żywnościowej nr 31.12.2019 U/0009534751/0001/2011/ 3800 3 Nordea Bank Polska nr 08.07.2013 5.200.000 31.03.2015- 5.200.000 5.200.000 BKO-PLN-CBKGD-13- 31.12.2021 000013
4 Bank Polska Kasa Opieki 15.11.2010 3.847.000 30.01.2011- 3.447.000 0,00 S.A. nr ŁCK/I/P/03/2010 30.10.2016
5 Bank Spółdzielczy 27.01.2014 3.447.000 31.03.2014- 0,00 3.397.000 Rzemiosła w Łodzi nr 31.12.2017 1/O/22813
6 Powszechna Kasa 30.07.2012 7.000.000 31.03.2014- 7.000.000 6.875.000 Oszczędności Bank Polski 31.12.2021 S.A. nr 95 1020 3916 0000 0196 0052 7952
7 WFOŚiGW nr 15.12.2010 50.0000 31.01.2012- 31.328 26.660 080/OW/P/2010 31.10.2016
8 WFOŚiGW nr 2/GW/P/2011 18.04.2011 300.000 31.01.2012- 195.000 168.750 31.10.2017
9 WFOŚiGW nr 24.09.2013 208.900 31.01.2015- 88.900 138.900 431/GW/P/2013 31.10.2022
10 WFOŚiGW nr 18.11.2010 122.000 30.06.2011- 69.200 59.600 69/OW/P/2010 31.12.2016
11 WFOŚiGW nr 9/OW/P/2011 18.07.2011 2.728.054 30.04.2014- 2.728.054 2.709.442 31.10.2022
12 WFOŚiGW nr 16.11.2010 135.000 30.06.2011- 70.031,25 58.218,75 64/GW/P/2010 31.12.2016
13 Bank Gospodarstwa 25.09.2013 661.800 30.09.2014 291.200 661.800 Krajowego PROW 321.11.03912.10
SUMA 23.670.713,25 23.545.370,75
Stosownie do art.170 ust.1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych łączna kwota długu jednostki samorządu terytorialnego na koniec roku budżetowego nie może przekroczyć 60 % wykonanych dochodów ogółem tej jednostki w tym roku budżetowym. W trakcie roku budżetowego łączna kwota długu jednostki samorządu terytorialnego na koniec kwartału nie może przekraczać 60 % planowanych w danym roku budżetowym dochodów tej jednostki (art.170 ust.2). Ograniczeń, o których mowa w ust. 1 i 2, nie stosuje się do emitowanych papierów wartościowych, kredytów i pożyczek zaciąganych w związku z umową zawartą z podmiotem dysponującym środkami, o których mowa w art. 5 ust. 3 (art.170 ust.3). Przepisu ust. 3 nie stosuje się po zakończeniu programu, projektu lub zadania realizowanych ze środków, o których mowa w art. 5 ust. 3, oraz otrzymaniu refundacji dokonanych wydatków(art.170 ust.4) W toku kontroli zbadano przestrzeganie wskaźnika z art.170 ustawy o finansach publicznych na koniec poszczególnych kwartałów 2013 roku biorąc pod uwagę dane wykazane w sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązaniach według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń oraz sprawozdaniu Rb-NDS o nadwyżce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego. Dane wskazano w tabeli poniżej:
______38 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Wyszczególnienie I kwartał 2013 roku II kwartał 2013 roku III kwartał 2013 roku IV kwartał 2013 roku
Wskaźnik z art.170 ustawy bez wyłączeń o których mowa w art.170 ust.3 ustawy
Kwota długu 20 892 691,87 19 739 404 ,83 19 991 736,04 23 739 248,78
Dochody 57 279 470,51 58 144 996,33 58 241 538,29 55 768 191,73 planowane/Dochody wykonane
Wysokość wskaźnika 36,48% 33,95% 34,33% 42,57%
Wskaźnik z art.170 ustawy z wyłączeniami o których mowa w art.170 ust.3 ustawy
Kwo ta długu 16 464 637,87 15 302 350,83 15 563 682,04 19 311 194,78
Dochody 57 279 470,51 58 144 996,33 58 241 538,29 55 768 191,73 planowane/Dochody wykonane
Wysokość wskaźnika 28,74% 26,32% 26,72% 34,63%
Analiza danych wykazanych w Wieloletniej Prognozie Finansowej (uchwała Rady Miejskiej nr XXXIV/260/2012 z dnia 19 grudnia 2012 roku) wykazała, że w punkcie 14 - Kwota wyłączeń z ograniczeń długu określonych w art.170 ust.3 ustawy z 2005 roku - wykazano na 2013 rok kwotę 4 428 054 zł. W Wieloletniej Prognozie Finansowej w punkcie 7a1 wskazano ponadto kwotę wyłączeń z rozchodów przypadających na 2013 rok określonych w art.243 ust.3 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 2009 roku – przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych oraz art.169 ust.3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych z 2005 roku w wysokości 50 000 zł. Ustalono, że wskazane wyłączenia z ograniczeń długu na kwotę 4.428.054 zł dotyczyły rozchodów z następujących tytułów: - pożyczki z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi nr 9/OW/P/2011 zaciągniętej w dniu 18 lipca 2011 roku na dofinansowanie zadania „Rozbudowa systemów wodno-kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w Gminie Zelów” w kwocie 2.728.054 zł - kredytu w Banku Gospodarki Żywnościowej zaciągniętego w dniu 29 grudnia 2011 roku w wysokości 1.000.000 zł z przeznaczeniem na finansowanie planowanego deficytu budżetu, w tym: 500.000 zł. na pokrycie deficytu budżetu zgodnie z uchwałą nr XV/101/2011 z dnia 8 września 2011 roku w sprawie zaciągnięcia kredytu i 500.000 zł na pokrycie deficytu związanego z realizacją zadania z udziałem środków unijnych pn. „Rozbudowa systemów wodno-kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w Gminie Zelów; - kredytu w Banku PKO B.P. zaciągniętego w dniu 30 lipca 2012 roku w wysokości 7.000.000, w tym 4.700.000 zł przeznaczone zostanie na pokrycie planowanego deficytu budżetu (w tym związanego z realizacją zadania z udziałem środków unijnych pn. „Rozbudowa systemów wodno-kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w Gminie Zelów w kwocie 1.300.000 zł) oraz spłatę wcześniej zaciągniętych kredytów i pożyczek w kwocie 2.300.000 zł. Stwierdzono zatem, że kwota wyłączeń z rozchodów dotyczyła zobowiązań zaciągniętych na wkład własny w związku z realizowanym zadaniem inwestycyjnym przy udziale środków z budżetu Unii Europejskiej. Stwierdzono, że umowa o dotację na realizację niniejszego zadania zawarta została w 2010 roku w związku z czym brak było podstaw do wyłączenia rozchodów z wymienionych wyżej tytułów. Niniejsze ustalone zostało podczas kontroli doraźnej przeprowadzonej w Gminie Zelów w okresie od 10 do 20 grudnia 2013 roku na podstawie upoważnienia Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi WK 601-2/53/2013 z dnia 4 grudnia 2013 roku.
______39 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kontrola wykazała, że w kwocie wykonanego długu za lata 2011-2013 wskazanej w Wieloletniej Prognozie Finansowej nie ujęto wszystkich zobowiązań Gminy Zelów zaliczanych do długu tej jednostki stanowiących dług publiczny. Stosownie do art.73 ust.1 w związku z art.72 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych państwowy dług publiczny oblicza się jako wartość nominalną zobowiązań jednostek sektora finansów publicznych z następujących tytułów: 1) wyemitowanych papierów wartościowych opiewających na wierzytelności pieniężne; 2) zaciągniętych kredytów i pożyczek; 3) przyjętych depozytów; 4) wymagalnych zobowiązań: a) wynikających z odrębnych ustaw oraz prawomocnych orzeczeń sądów lub ostatecznych decyzji administracyjnych, b) uznanych za bezsporne przez właściwą jednostkę sektora finansów publicznych będącą dłużnikiem. Poniższa tabela zawiera dane wykazane w sprawozdaniach Rb-Z za lata 2011-2013 oraz danych zawartych w Wieloletniej Prognozie Finansowej w zakresie wykonania długu:
Wyszczególnienie 2011 2012 2013 Według Rb-Z 20 563 255,84 21 908 456,57 23 739 248,78 Według WPF 20 368 154,61 21 725 688,25 23 670 713,25 Różnica 195 101,23 182 768,32 68 535,53 Zobowiązania wymagalne 195 101,23 182 768,32 68 535,53
Rozbieżność dotyczy kwoty zobowiązań wymagalnych wskazanych w sprawozdaniach Rb-Z, będących zobowiązaniami Zakładu Usług Komunalnych. Zobowiązania te nie zostały wykazane w Wieloletniej Prognozie Finansowej Gminy Zelów jako dług, co było nieprawidłowe w związku z treścią wskazanego wyżej art.72 ust.1 ustawy o finansach publicznych.
Stosownie do art.169 ust.1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych łączna kwota przypadających w danym roku budżetowym: 1) spłat rat kredytów i pożyczek, o których mowa w art. 82 ust. 1 pkt 2 i 3 wraz z należnymi w danym roku odsetkami od kredytów i pożyczek, o których mowa w art. 82 ust. 1, 2) wykupów papierów wartościowych emitowanych przez jednostki samorządu terytorialnego na cele określone w art. 82 ust. 1 pkt 2 i 3 wraz z należnymi odsetkami i dyskontem od papierów wartościowych emitowanych na cele określone w art. 82 ust. 1, 3) potencjalnych spłat kwot wynikających z udzielonych przez jednostki samorządu terytorialnego poręczeń oraz gwarancji - nie może przekroczyć 15 % planowanych na dany rok budżetowy dochodów jednostki samorządu terytorialnego. Zgodnie z ust. 3 ograniczeń określonych w ust. 1 nie stosuje się do: 1) emitowanych papierów wartościowych, kredytów i pożyczek zaciągniętych w związku z umową zawartą z podmiotem dysponującym środkami, o których mowa w art. 5 ust. 3; 2) poręczeń i gwarancji udzielonych samorządowym osobom prawnym realizującym zadania jednostki samorządu terytorialnego z wykorzystaniem środków, o których mowa w art. 5 ust. 3.
______40 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W oparciu o dane wskazane w uchwale Rady Miejskiej w Zelowie nr XXXIV/261/2012 z dnia 19 grudnia 2012 roku w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Zelów na 2013 rok ustalono, że wskaźnik określony w art.169 ust.1 ustawy o finansach publicznych z 2005 roku na 2013 rok wynosił 9,42% (rozchody zaplanowane na 2013 rok w kwocie 4.654.661 + zaplanowane odsetki w kwocie 950.000 zł/ zaplanowane dochody na 2013 rok w kwocie 59.500.000 zł). Obliczony wskaźnik jest zgodny z wskaźnikiem wskazanym w uchwale Rady Miejskiej w Zelowie nr XXXIV/260/2012 z dnia 19 grudnia 2012 roku w sprawie uchwalenia Wieloletniej Prognozy Finansowej na lata 2013-2022. W uchwale wskazano, że wskaźnik o którym mowa w art.169 ust.1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych po uwzględnieniu wyłączeń o których mowa w art.169 ust.3 tej ustawy wynosi 9,34%, przy czym wyłączenia z niniejszego wskaźnika ustalone zostały na kwotę 50.000 zł i dotyczyły odsetek na 2013 rok dotyczących kredytu zaciągniętego w Banku Gospodarki Żywnościowej w dniu 29 grudnia 2011 roku w kwocie 1.000.000 zł na pokrycie deficytu budżetu, w tym 500.000 zł na pokrycie deficytu związanego z realizacją zadania z udziałem środków unijnych pn. „Rozbudowa systemów wodno-kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w Gminie Zelów”. Biorąc pod uwagę, ówczesny stan prawny wskazane odsetki nie podlegały wyłączeniu.
Spłata zaci ągni ętych zobowi ąza ń - w szczególno ści z tytułu kredytów i po życzek W 2013 roku oraz I półroczu 2014 roku Miasto i Gmina Zelów spłacała raty pożyczek i kredytów udzielonych na następujące cele: - kredyt długoterminowy nr ŁCK/I/P/03/2010 zaciągnięty w Banku Polska Kasa Opieki S.A. z siedzibą w Warszawie w dniu 15 listopada 2010 roku na sfinansowania planowanego deficytu budżetu 2010 roku oraz spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań w kwocie 3.847.000 zł. Spłata kredytu przewidziana była w okresie od 30 stycznia 2011 roku do 30 października 2016 roku. Kredyt został skonsolidowany na podstawie umowy nr 1/O/22813 z dnia 27 stycznia 2014 roku zawartej z Bankiem Spółdzielczym Rzemiosła w Łodzi.; - kredyt nr U/00009534751/0001/2011/3800 zaciągnięty w Banku Gospodarki Żywnościowej S.A. z siedzibą w Warszawie w dniu 29 grudnia 2011 roku na sfinansowanie planowanego deficytu budżetu w kwocie 1.000.000 zł (500.000 zł z przeznaczeniem na pokrycie planowanego deficytu budżetu zgodnie z uchwałą nr XV/101/2011 z dnia 8 września 2011 roku i 500.000 zł z przeznaczeniem na pokrycie planowanego deficytu budżetu związanego z realizacją zadania z udziałem środków unijnych pn. „Rozbudowa systemów wodno-kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w Gminie Zelów). Spłata kredytu przewidziana była w okresie od 31 marca 2012 roku do dnia 31 grudnia 2019 roku. Kredyt został skonsolidowany na podstawie umowy nr 290/05/14 z dnia 23 września 2014 roku zawartej z Bankiem Spółdzielczym w Poddębicach. - kredyt nr Ł/O/15/11/2149 zaciągnięty w Banku Gospodarstwa Krajowego w Warszawie w dniu 6 października 2011 roku na sfinansowanie planowanego deficytu budżetu oraz spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań w kwocie 4.750.000 zł. Spłata kredytu przewidziana była w okresie od 31 marca 2012 roku do dnia 31 grudnia 2019 roku. Kredyt został skonsolidowany na podstawie umowy nr 290/05/14 z dnia 23 września 2014 roku zawartej z Bankiem Spółdzielczym w Poddębicach. - kredyt nr 678/2009/00001026/00 zaciągnięty w ING Bank Śląski S.A. z siedzibą w Katowicach w dniu 2 października 2009 roku na sfinansowanie planowanego deficytu budżetu oraz na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań w kwocie 3.000.000 zł.
______41 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Spłata kredytu przewidziana była w okresie od 20 lutego 2010 roku do dnia 20 listopada 2013 roku. - kredyt nr 1208-22335 zaciągnięty w Banku Pocztowym S.A. z siedzibą w Bydgoszczy w dniu 14 lipca 2008 roku na pokrycie planowanego deficytu budżetu oraz spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań w kwocie 3.406.000 zł. Spłata kredytu przewidziana była w okresie od 15 stycznia 2009 roku do dnia 15 października 2013 roku. - pożyczka nr 64/GW/P/2010 zaciągnięta w dniu 16 listopada 2010 roku w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi na sfinansowanie planowanego deficytu budżetu tj. dofinansowanie zadania „Budowa sieci wodociągowej w miejscowości Mauryców w Gminie Zelów II etap” w kwocie 135.000 zł. Spłata pożyczki przewidziana była w okresie od 30 czerwca 2011 roku do dnia 31 grudnia 2016 roku. - pożyczka nr 69/OW/P/2010 zaciągnięta w dniu 18 listopada 2010 roku w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi na sfinansowanie planowanego deficytu budżetu tj. dofinansowanie zadania „Budowa kanalizacji sanitarnej, deszczowej, odwodnienie ulicy i wodociągu w ul. Wesołej” w kwocie 122.000 zł. Spłata pożyczki przewidziana była w okresie od 30 czerwca 2011 roku do dnia 31 grudnia 2016 roku. - pożyczka nr 2/GW/P/2011 zaciągnięta w dniu 18 kwietnia 2011 roku w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi na sfinansowanie planowanego deficytu budżetu tj. dofinansowanie zadania „Budowa sieci wodociągowej w ul. Zofii, Górna w Zelowie” w kwocie 300.000 zł. Spłata pożyczki przewidziana była w okresie od 31 stycznia 2012 roku do dnia 31 października 2017 roku. - pożyczka nr 80/GW/P/2010 zaciągnięta w dniu 15 grudnia 2010 roku w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi na sfinansowanie planowanego deficytu budżetu tj. dofinansowanie zadania „Budowa sieci wodociągowej w miejscowości Mauryców w Gminie Zelów II etap” w kwocie 135.000 zł. Spłata pożyczki przewidziana była w okresie od 30 czerwca 2011 roku do dnia 31 grudnia 2016 roku. - pożyczka nr 9/OW/P/2011 zaciągnięta w dniu 18 lipca 2011 roku w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi na sfinansowanie planowanego deficytu budżetu tj. dofinansowanie zadania „Rozbudowa systemów wodno-kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w Gminie Zelów” w kwocie 11.919.870 zł. Aneksem nr 1 z dnia 14 listopada 2011 roku zmniejszono kwotę pożyczki do kwoty 2.728.054 zł. Spłata pożyczki przewidziana była w okresie od 30 kwietnia 2014 roku do dnia 31 października 2019 roku. Odsetki od pożyczki przewidziano do spłaty od 10 maja 2014 roku do 10 października 2019 roku w łącznej, stałej wysokości 112.725,92 zł. Na mocy aneksu nr 5 podpisanego w dniu 27 marca 2014 roku dokonano zmiany harmonogramu spłat rat pożyczki i odsetek od pożyczki. W związku z wprowadzonym aneksem wydłużono o 3 lata okres spłaty niniejszej pożyczki i ustalono go w okresie od 30 kwietnia 2014 roku do 31 października 2022 roku. Tym samym wzrosły o ponad 100% koszty obsługi niniejszego zobowiązania do kwoty 227.753,59 zł. Spłaty rat z tytułu pożyczki w poszczególnych latach według aneksu nr 1 i nr 5 przedstawia poniższa tabela:
Okres spłaty Aneks nr 1 z dnia Aneks nr 5 z dnia 14.11.2011 27.03.2014 2014 355.834 55.834,00 2015 474.444 74.444,00 2016 474.444 74.444,00 2017 474.444 174.444,00
______42 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2018 474.444 474.444,00 2019 474.444 474.444,00 2020 466.672,00 2021 466.664,00 2012 466.664,00 Razem 2.728.054,00 2.728.054,00
Zmiana terminów spłaty skutkuje zminimalizowaniem obciążeń w latach 2014-2016 przy znacznym wzroście rozchodów w latach następnych. - kredyt długoterminowy konsolidacyjny nr 1/O/22813 zaciągnięty w dniu 27 stycznia 2014 roku w Banku Spółdzielczym Rzemiosła w Łodzi na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań w kwocie 3.447.000 zł. Spłata kredytu przewidziana była w okresie od 31 marca 2014 roku do dnia 31 grudnia 2017 roku. - kredyt długoterminowy nr 95 1020 3016 0000 0196 0052 7952 zaciągnięty w Banku Powszechna Kasa Oszczędności Bank Polski S.A. z siedzibą w Warszawie w dniu 30 lipca 2012 roku na pokrycie planowanego deficytu budżetu w kwocie 4.700.000 zł (w tym związanego z realizacja zadania z udziałem środków unijnych pn. „Rozbudowa systemów wodno-kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w Gminie Zelów” w kwocie 1.300.000 zł) oraz spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań w kwocie 2.300.000 zł. Spłata kredytu przewidziana była w okresie od 31 marca 2014 roku do 31 grudnia 2021 roku. Kredyt został skonsolidowany na podstawie umowy nr 1/O/22813 z dnia 27 stycznia 2014 roku zawartej z Bankiem Spółdzielczym Rzemiosła w Łodzi.; Spłatę rat pożyczek i kredytów w 2013 roku i I półroczu 2014 roku przedstawia poniższa tabela:
Lp. Oznaczenie zobowiązania Umowna data Kwota Data zapłaty Kwota Oznaczenie (kredytu, pożyczki) zapłaty raty przypadająca raty zapłaty dokumentu do zapłaty potwierdzającego zapłatę
Rok 2013
1 Kredyt ŁCK/I/P/03/2010 z 30.01.2013 50 000,00 29.01.2013 50 000,00 00483/13 dnia 15.11.2010 30.04.2013 50 000,00 29.04.2013 50 000,00 02555/13
30.07.2013 50 000,00 29.07.2013 50 000,00 04379/13
30.10.2013 50 000,00 28.10.2013 50 000,00 06365/13
2 Kredyt Nr 31.03.2013 25 000,00 28.03.2013 25 000,00 01865/13 U/00009534751/0001/2011 /3800 z dnia 29.12.2011 30.06.2013 25 000,00 27.06.2013 25 000,00 03836/13
30.09.2013 25 000,00 26.09.2013 25 000,00 05618/13 31.12.2013 25 000,00 24.12.2013 25 000,00 08767/13
3 Kredyt Nr Ł/O/15/11/2149 z 31.03.2013 125 000,00 28.03.2013 125 000,00 01863/13 dnia 06.10.2011 30.06.2013 125 000,00 27.06.2013 125 000,00 03838/13
30.09.2013 125 000,00 26.09.2013 125 000,00 05617/13
31.12.2013 125 000,00 24.12.2013 125 000,00 08766/13
4 Poży czka Nr 64/GW/P/2010 z 31.03.2013 5 906,25 28.03.2013 5 906,25 01866/13 dnia 16.11.2010 30.06.2013 5 906,25 27.06.2013 5 906,25 03835/13
30.09.2013 5 906,25 26.09.2013 5 906,25 05615/13
31.12.2013 5 906,25 24.12.2013 5 906,25 08764/13
5 Pożyczka Nr 69/OW /P/2010 z 31.03.2013 4 800,00 28.03.2013 4 800,00 01864/13 dnia 18.11.2010 30.06.2013 4 800,00 27.06.2013 4 800,00 03837/13
______43 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
30.09.2013 4 800,00 26.09.2013 4 800,00 05616/13
31.12.2013 4 800,00 24.12.2013 4 800,00 08765/13
6 Pożyczka Nr 2/GW/P/2011 z 31.01.2013 13 125,00 29.01.2013 13 125,00 00484/13 dnia 18.04.2011 30.04.2013 13 125,00 29.04.2013 13 125,00 02556/13
31.07.2013 13 125,00 29.07.2013 13 125,00 04380/13
31.10.2013 13 125,00 28.10.2013 13 125,00 06363/13
7 Pożyczka Nr 80/GW/P/2010 z 31.01.2013 2 334,00 29.01.2013 2 334,00 00484/13 dnia 15.12.2010 30.04.2013 2 334,00 29.04.2013 2 334,00 02557/13
31.07.2013 2 334,00 29.07.2013 2 334,00 04378/13
31.10.2013 2 334,00 28.10.2013 2 334,00 06364/13
8 Kredyt Nr 20.02.2013 500 000 19.02.2013 500 000 00916/13 678/2009/00001026/00 z dnia 22.10.2009 20.05.2013 500 000 17.05.2013 500 000 03009/13 20.08.2013 500 000 19.08.2013 500 000 04792/13
20.11.2013 500 000 19.11.2013 500 000 07909/13
9 Kredyt Nr 1208 -22335 z dnia 15.01.2013 437.500 14.01.2013 437.500 00183/13 14.07.2008 15.04.2013 437.500 12.04.2013 437.500 02217/13
15.07.2013 437.500 12.07.2013 437.500 04162/13
15.10.2013 437.500 14.10.2013 437.500 06068/13
Rok 2014 (30.06.2014 r.)
1 Kredyt Nr ŁCK/I/P/03/2010 30.01.2014 300 000,00 01.03.2014 3 447 01533/14 z dnia 15.11.2010 000,00 30.04.2014 300 000,00
2 Kredyt Nr 31.03.2014 25 000,00 28.03.2014 25 000,00 02282/14 U/00009534751/0001/2011 /3800 z dnia 29.12.2011 30.06.2014 25 000,00 26.06.2014 25 000,00 04384/14
3 Kredyt Nr Ł/O/15/11/2149 z 31.03.2014 125 000,00 28.03.2014 125 000,00 02282/14 dnia 06.10.2011 30.06.2014 125 000,00 26.06.2014 125 000,00 04384/14
4 Pożyczka Nr 64/GW/P/2010 z 31.03.2014 5 906,25 28.03.2014 5 906,25 02282/1 4 dnia 16.11.2010 30.06.2014 5 906,25 26.06.2014 5 906,25 04384/14
5 Pożyczka Nr 69/OW/P/2010 z 31.03.2014 4 800,00 28.03.2014 4 800,00 02282/14 dnia 18.11.2010 30.06.2014 4 800,00 26.06.2014 4 800,00 04384/14
6 Pożyczka Nr 2/GW/P/2011 z 31.01.2014 13 125,00 29.01.2014 13 125,00 00639/14 dnia 18.04.2011 30.04.2014 13 125,00 25.04.2014 13 125,00 02940/14
7 Pożyczka Nr 80/GW/P/2010 z 31.01.2014 2 334,00 29.01.2014 2 334,00 00638/14 dnia 15.12.2010 30.04.2014 2 334,00 25.04.2014 2 334,00 02939/14
8 Pożyczka Nr 9/OW/P/2011 z 30.04.2014 18 6 12,00 25.04.2014 18 612,00 02938/14 dnia 18.07.2011
______44 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
9 Kredyt Nr 1/O/22813/14 z 31.03.2014 25 000,00 28.03.2014 25 000,00 02282/14 dnia 27.01.2014 30.06.2014 25 000,00 26.06.2014 25 000,00 04384/14
10 Kredyt Nr 31.03.2014 62 500,00 28.03.2014 62 500,00 02282/14 95102039160000019600527 952 z dnia 30.07.2012 30.06.2014 62 500,00 26.06.2014 62 500,00 04348/14
Wskazane w tabelach zobowiązania były spłacane z zachowaniem terminów i kwot wskazanych w harmonogramach spłat. Ustalono, że w projekcie budżetu na 2013 rok jak również w uchwale Rady Miejskiej w Zelowie nr XXXIV/261 z dnia 19 grudnia 2012 roku w sprawie uchwalenia budżetu na 2013 rok rozchody budżetu zaplanowano na kwotę 4.654.661 zł. Kwota ta przyjęta została rzetelnie bowiem jej wielkość wynikała z harmonogramów spłat rat kredytów i pożyczek. W odniesieniu do kosztów obsługi kredytów i pożyczek na rok 2013 zaplanowano w §8110 (Odsetki od samorządowych papierów wartościowych lub zaciągniętych przez jednostkę samorządu terytorialnego kredytów i pożyczek) kwotę 950.000 zł. Plan ten zmieniony został dopiero na podstawie uchwały Rady Miejskiej w Zelowie nr XLIII/365/2013 z dnia 23 grudnia 2013 roku o kwotę 150.000 zł i ostatecznie ustalony został na kwotę 800.000 zł i wykonany na kwotę 795.728,38 zł. Biorąc pod uwagę kwotę pierwotnie zaplanowanych odsetek w wysokości 950.000 zł oraz wykonanie wydatków w tej klasyfikacji w poszczególnych kwartałach wskazać należy na nienależyte monitorowanie tej kategorii wydatków. Ustalono, że wykonanie wydatków w §8110 za III kwartały 2013 roku wyniosło 617.759,95 zł, co stanowiło 65,03% wykonania planu i powinno skłonić służby finansowe do analizy poziomu zaplanowanych kosztów obsługi długu. Wskazać należy ponadto, że koszty obsługi zadłużenia sklasyfikowane w §8110 zaliczają się do kategorii wydatków bieżących i mają w związku z tym istotne znaczenie z punktu widzenia spełnienia relacji określonej w art.243 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych. Stosownie do art.243 ust.2 przy obliczaniu relacji, o których mowa w ust. 1, dla roku poprzedzającego rok budżetowy przyjmuje się planowane wartości wykazane w sprawozdaniu za trzy kwartały z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Biorąc powyższe pod uwagę bardzo istotne znaczenia ma rzetelne planowanie wydatków bieżących za trzy kwartały szczególnie w sytuacji trudnej sytuacji finansowej w jednostce, jaką niewątpliwie kontrolowana jednostka miała na etapie konstruowania Wieloletniej Prognozy Finansowej i budżetu na 2014 rok.
Udzielone po życzki Kontrola wykazała, że w latach 2004-2006 z budżetu Gminy Zelów udzielono pożyczek Samodzielnemu Publicznemu Zakładowi Opieki Zdrowotnej w Zelowie na łączną kwotę 700.000 zł. Terminy zaciągnięcia poszczególnych pożyczek, umowne terminy spłat oraz faktyczne terminy spłat przedstawia poniższa tabela:
Lp Oznaczenie zobowiązania Umowna data Kwota Data zapłaty Kwota Oznaczenie . (kredytu, pożyczki) zapłaty raty przypadająca raty zapłaty dokumentu do zapłaty potwierdzającego zapłatę
Rok 2013 1 Pożyczka nr Fn.3054 -1/04 z dnia 25.01.2013 2 400,00 24.01.2013 2 400,00 00384/13 05.04.2004 25.02.2013 2 400,00 20.02.2013 2 400,00 00929/13
25.03.2013 2 400,00 22.03.2013 2 400,00 01700/13
______45 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
25.04.2013 2 400,00 24.04.2013 2 400,00 02421/13
25.05.2013 2 400,00 20.05.2013 2 400,00 03013/13
25.06.2013 2 400,00 19.06.2013 2 400,00 03623/13
25.07.2013 2 400,00 22.07.2013 2 400,00 04248/13
25.08.2013 2 400,00 08.08.2013 2 400,00 04575/13
25.09.2013 2 400,00 13.09.2013 2 400,00 05318/13
25.10.2013 2 400,00 17.10.2013 2 400,00 06138/13
25.11.2013 2 400,00 19.11.2013 2 400,00 07855/13
25.12.2013 2 400,00 23.12.2013 2 400,00 08727/13
2 Pożyczka nr Fn.33291 -64/05 z 25.01.2013 950,00 24.01.2013 950,00 00384/13 dnia 08.09.2005 25.02.2013 950,00 20.02.2013 950,00 00929/13
25.03.2013 950,00 22.03.2013 950,00 01700/13
25.04.2013 950,00 24.04.2013 950,00 02421/13
25.05.2013 950,00 20.05.2013 950,00 03013/13
25.06.2013 950,00 19.06.2013 950,00 03623/13
25.07.2013 950,00 22.07.2013 950,00 04248/13
25.08.2013 950,00 08.08.2013 950,00 04575/13
25.09.2013 950,00 13.09.2013 950,00 05318/13
25.10.2013 950,00 17.10.2013 950,00 06138/13
25.11.2013 950,00 19.11.2013 950,00 07855/13
25.12.2013 950,00 23.12.2013 950,00 08727/13
3 Pożyczka nr Fn.33291 -76/06 z 25.01.2013 525,00 24.01.2013 525,00 00384/13 dnia 05.07.2006 25.02.2013 525,00 20.02.2013 525,00 00929/13
25.03.2013 525,00 22.03.2013 525,00 01700/13
25.04.2013 525,00 24.04.2013 525,00 02421/13
25.05.2013 525,00 20.05.2013 525,00 03013/13
25.06.2013 525,00 19.06.2013 525,00 03623/13
25.07.2013 525,00 22.07.2013 525,00 04248/13
25.08.2013 525,00 08.08.2013 525,00 04575/13
25.09.2013 525,00 13.09.2013 525,00 05318/13
25.10.2013 525,00 17.10.2013 525,00 06138/13
25.11.2013 525,00 19.11.2013 525,00 07855/13
25.12.2013 525,00 23.12.2013 525,00 08727/13
Rok 2014 (30.06.2014 r.)
1 Pożyczka nr Fn.3054 -1/04 z dnia 25.01.2013 2 400,00 27.01.2014 2 400,00 00558/14 05.04.2004 25.02.2013 2 800,00 26.02.2014 2 800,00 01372/14
25.03.2013 2 600,00 24.03.2014 2 600,00 02146/14
25.04.2013 2 600,00 23.04.2014 2 600,00 02871/14
25.05.2013 2 600,00 23.05.2014 2 600,00 03622/14
25.06.2013 2 600,00 25.06.2014 2 600,00 04336/14
2 Pożyczka nr Fn.33291 -64/05 z 25.01.2013 950,00 27.01.2014 950,00 00558/14 dnia 08.09.2005 25.02.2013 950,00 26.02.2014 950,00 01372/14
25.03.2013 950,00 24.03.2014 950,00 02146/14
25.04.2013 950,00 23.04.2014 950,00 02871/14
25.05.2013 950,00 23.05.2014 950,00 03622/14
______46 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
25.06.2013 950,00 25.06.2014 950,00 04336/14
3 Pożyczka nr Fn.33291 -76/06 z 25.01.2013 525,00 27.01.2014 525,00 00558/14 dnia 05.07.2006 25.02.2013 525,00 26.02.2014 525,00 01372/14
25.03.2013 525,00 24.03.2014 525,00 02146/14
25.04.2013 525,00 23.04.2014 525,00 02871/14
25.05.2013 525,00 23.05.2014 525,00 03622/14
25.06.2013 525,00 25.06.2014 525,00 04336/14
Kontrola wykazała, że pożyczki spłacane były przez ZOZ w kwotach wynikających z zawartych umów i aneksów. Stwierdzono jeden przypadek niedotrzymania terminu płatności II raty za 2014 rok wszystkich trzech pożyczek. Termin płatności wynikających z umowy zapadał 25 lutego 2014 roku, a zapłaty raty dokonano w dniu 26 lutego 2014 roku. Ewidencja w zakresie długu W toku kontroli ustalono, że zaciągnięcie pożyczki i kredytu ewidencjonowano Wn 133 „Rachunek budżetu”/ Ma 260 „Zobowiązania finansowe” i 134 „Kredyty bankowe”. Spłatę pożyczek i kredytów ewidencjonowano Wn 260 i 134/ Ma 133. Ewidencja odsetek od pożyczek i kredytów prowadzona była w księgach rachunkowych Urzędu Miejskiego na koncie 751 „Koszty finansowe” i 130 „Rachunek bieżący jednostki”. Testy i tabele dotyczące kontroli koordynowanej w zakresie zadłużenia stanowią załącznik nr 4 do protokołu kontroli.
III. EWIDENCJA KSI ĘGOWA. SPRAWOZDAWCZO ŚĆ .
1. OPIS PRZYJ ĘTYCH ZASAD RACHUNKOWO ŚCI . ZABEZPIECZENIE DANYCH PRZETWARZANYCH W SYSTEMACH INFORMATYCZNYCH .
Zarządzeniem Burmistrza Zelowa nr 0152/16/2010 z dnia 16 sierpnia 2010 roku w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości wprowadzono: - ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych (załącznik nr 1). Ustalono, że rokiem obrotowym jest rok budżetowy a najkrótszym okresem sprawozdawczym jest miesiąc. Księgi rachunkowe prowadzone są przy pomocy komputera. Księgi rachunkowe jednostki obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą: dziennik; księgę główną; księgi pomocnicze; zestawienie obrotów i sald księgi głównej i sald kont ksiąg pomocniczych; wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Unormowano, że mogą być prowadzone dzienniki częściowe dla określonych grup rodzajowych zdarzeń. Nie wskazano jednak w jaki sposób prowadzony jest dziennik w kontrolowanej jednostce. Księga główna (konta syntetyczne) prowadzona jest zgodnie z zasadą podwójnego zapisu oraz zgodnie z zasadą systematycznego i chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych zgodnie z zasadą memoriałową z wyjątkiem dochodów i wydatków budżetu jednostki samorządu terytorialnego, które są ujmowane w terminie ich zapłaty (zasada kasowa). W urzędzie jako jednostce budżetowej ewidencja przychodów urzędu jednostki samorządu terytorialnego stanowiących dochody budżetu jst nieujętych w planach finansowych innych samorządowych jednostek budżetowych, które wpłacone zostały bezpośrednio na rachunek budżetu dokonywana jest na koniec miesiąca. Księgi pomocnicze (konta analityczne) stanowią zapisy uszczegóławiające dla wybranych kont księgi głównej. Zapisy na kontach
______47 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
analitycznych dokonywane są zgodnie z zasadą zapisu powtarzalnego. Ich forma dostosowana jest za każdym razem do przedmiotu ewidencji konta głównego. Zestawienie obrotów i sald sporządza się na koniec miesiąca. Do prowadzenia ksiąg rachunkowych wykorzystywany jest program komputerowy BDFeFKa opracowany przez BDF-Elin. Program komputerowy zapewnia powiązanie poszczególnych zbiorów ksiąg rachunkowych w jedną całość odzwierciedlającą dziennik i księgę główną. - obowiązujące metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego oraz ustalenia wyniku finansowego (załącznik nr 2) - sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych – zakładowy plan kont dla budżetu Gminy Zelów (załącznik nr 3); - sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych – zakładowy plan kont dla Urzędu Miejskiego w Zelowie (załącznik nr 4); - wykaz programów komputerowych używanych w Urzędzie Miejskim w Zelowie w Referacie Finansowym wraz ze wskazaniem daty rozpoczęcia eksploatacji poszczególnych programów oraz zasady archiwizacji danych na nośnikach informatycznych (załącznik nr 5). Unormowano, że szczegółowy opis algorytmów i parametrów danych stałych, a także wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych zawierają instrukcje użytkowania poszczególnych programów, znajdujące się przy stanowiskach pracy wyposażonych w poszczególne programy. - system ochrony danych księgowych w Urzędzie Miejskim w Zelowie (załącznik nr 6). Na podstawie zmiany dokonanej na mocy zarządzenia Burmistrza Zelowa nr 0120/18/2012 z dnia 16 sierpnia 2012 roku plan kont dla Urzędu Gminy w Zelowie otrzymał brzmienie zgodne z treścią załącznika nr 1 do niniejszego zarządzenia. Niniejszy plan kont zawiera wykaz kont księgi głównej, zasady klasyfikacji zdarzeń oraz wykaz ksiąg pomocniczych. Z treści zarządzenia wynika, że zakładowy plan kont zawiera opis przyjętych przez jednostkę zasad klasyfikacji zdarzeń co nie jest zgodne ze stanem faktycznym. Zasady klasyfikacji zdarzeń wskazane w zakładowym planie kont stanowią powielenie zasad wskazanych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jednolity z 2013 roku Dz.U. nr 289 ze zmianami). Zakładowy plan kont nie zawiera wskazania operacji ewidencjonowanych na poszczególnych kontach ze wskazaniem kont przeciwstawnych. W zakładowym planie kont wskazano do jakich kont prowadzone są konta pomocnicze, jednak nie wskazano zasad powiązania kont pomocniczych z kontami księgi głównej. Na podstawie zmiany dokonanej na mocy zarządzenia Burmistrza Zelowa nr 0120/18/2012 z dnia 16 sierpnia 2012 roku plan kont dla budżetu Gminy Zelów otrzymał brzmienie zgodne z treścią załącznika nr 2 do niniejszego zarządzenia. W planie kont dla budżetu zawarto wykaz kont syntetycznych oraz kont pozabilansowych. Plan kont zawiera wskazanie, że wykonanie budżetu przebiega za pośrednictwem rachunku bieżącego jednostki tj. konta 130 „Rachunek bieżący jednostki”, jednak nie rozwinięto tej myśli i nie wyjaśniono na czym będzie polegać wykonanie budżetu za pośrednictwem rachunku bieżącego jednostki. Ustalono jednocześnie, że ewidencja wyniku z wykonania budżetu tj. gromadzenie dochodów i dokonywanie wydatków budżetowych oparta jest na zasadzie kasowej, zaś ujęcie wydatków niewygasających z końcem roku przebiega według zasady memoriałowej. Pozostałe operacje objęte księgą
______48 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
budżetu jednostki samorządu terytorialnego ewidencjonowane są według zasady memoriałowej. Unormowano, że zasady klasyfikacji zdarzeń w zakresie kont objętych załącznikiem nr 3 do zarządzenia (załącznik do zarządzenia nr 0152/16/2010) zostały przedstawione w komentarzu do planu kont ujętym w załączniku nr 2 do „rozporządzenia”. Według wyjaśnienia Kierownika Referatu Finansowego Elżbiety Wypych, tj. pracownika, który opracował zakładowy plan kont, chodzi o rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku. Wskazać należy, że powoływanie się, że zasady klasyfikacji zdarzeń w zakresie kont dla organu zostały przedstawione w komentarzu do planu kont ujętym w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku świadczy o braku zakładowego planu kont dla budżetu. Stosownie bowiem do art.10 ust.1 pkt 3 lit.a ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości - jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Wprowadzone na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku plany kont dla budżetu państwa, dla budżetów jednostek samorządu terytorialnego, dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych oraz dla placówek stanowią stosownie do §14 pkt 2 rozporządzenia podstawę do opracowania zakładowych planów kont. Biorąc powyższe pod uwagę wzorcowy plan kont dla budżetu jednostki samorządu terytorialnego wskazany w załączniku nr 2 do rozporządzenia nie może zastąpić zakładowego planu kont. Zakładowy plan kont stanowi zbiór niezbędnych informacji w zakresie sposobu ewidencji na poszczególnych kontach, a zatem musi uwzględniać specyfikę ewidencji konkretnej jednostki. Zasady uniwersalne ujęte w rozporządzeniu nie uwzględniają specyfiki jednostki.
2. URZ ĄDZENIA KSI ĘGOWE
Stwierdzono, że w kontrolowanej jednostce ewidencja księgowa prowadzona jest w rejestrach, przy czym nie wszystkie stosowane rejestry są rejestrami księgowymi. Z przedłożonych kontrolujących informacji wynika, że dla jednostki budżetowej tj. Miasta i Gminy Zelów założono 72 rejestry, z których czynnych jest 60 rejestrów. Ustalono, że spośród 60 czynnych rejestrów funkcjonują następujące rejestry księgowe i rejestry pomocnicze:
Numer Nazwa rejestru Rejestr księgowy Rejestr pomocniczy rejestru
1 Dokumenty – wydatki X
2 Rejestr sprzedaży - VAT X
3 Rejestr zakupów – VAT X
6 Rejestr dochodów X
7 Przypis podstawowy X
8 Oznaczenie raty X
9 Zmiany w ciągu roku X
10 Rozliczenie finansowe JP X
11 Rozliczenie finansowe – podatki X JGU
______49 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
12 Inwestycje X
13 Upomnienia X
14 Księgowanie pozabilansowe X
15 Kasa dochodów X
16 Kasa wydatków X
17 Kasa pozabudżetowa X
22 Zmniejszenie środków trwałych X
23 Zwiększenie środków trwałych X
26 Kasa dochodów 2 X
27 Tytuły wykonawcze – podatek od X nieruchomości
28 Ewidencja tytułów wykonawczych – X podatek od nieruchomości
29 Upomnienia X
30 Tytuły wykonawcze – łączne X zobowiązanie pieniężne MG
31 Ewidencja tytułów wykonawczych – X łączne zobowiązanie pieniężne MG
32 Tytułu wykonawcze – łączne X zobowiązanie pieniężne DB
33 Ewidencja tytułów wykonawczych – X łączne zobowiązanie pieniężne DB
34 Upomnienia X
35 Przypis odsetek X
36 Przypis kosztów upomnień X
37 Rozliczenie finansowe MG X
38 Rozliczenie finansowe DG X
39 Tytuły wykonawcze – gospodarka X odpadami miasto
40 Ewidencja tytułów wykonawczych – X gospodarka odpadami miasto
41 Tytuły wykonawcze JGU X
42 Ewidencja tytułów wykonawczych JGU X
44 Umorzenie podatku X
045 Umorzenie odsetek X
46 Rozliczenie finansowe - ST X
47 Upomnienie – środki transportowe X
48 Tytuły wykonawcze – środki X transportowe
49 Ewidencja tytułów wykonawczych – X środki transportowe
50 Upomnienia JGU X
51 Przypis odsetek od opłat różnych – X czynsze
______50 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
53 Wezwania X
54 Decyzje o rozłożeniu na raty – X nieruchomości
55 Decyzje o rozłożeniu na raty – X łączne zobowiązanie pieniężne
56 Gospodarka komunalna – X rozliczenie finansowe
57 Ewidencja wezwań do zapłaty – X czynsze
60 Gospodarka komunalna – X naliczenie opłat
61 Upomnienia GK-M X
62 Upomnienia GK-G X
63 Upomnienia GK-J X
64 Przypis odsetek GK X
65 Przypis opłaty – użytkowanie X wieczyste
66 Decyzje o rozłożeniu na raty – X gospodarka komunalna
67 Przypis kosztów upomnienia - GK X
68 Wezwania do zapłaty – użytkowanie X wieczyste
69 Tytułu wykonawcze – gospodarka X odpadami gmina
70 Ewidencja tytułów wykonawczych – X gospodarka odpadami gmina
71 Tytuły wykonawcze – gospodarka X odpadami JGU
72 Ewidencja tytułów wykonawczych – X gospodarka odpadami JGU
SUMA 29 29
W informacji przekazanej przez Elżbietę Wypych Kierownika Referatu Finansowego wynika, że dla organu prowadzi się następujące rejestry:
Numer rejestru Nazwa rejestru
12 Sprawozdanie z dochodów
13 Sprawozdanie z wydatków
14 Kredyty i pożyczki
15 Dotacje i subwencje
16 Urzędy skarbowe
17 Udziały z MF
18 Pozostałe wpłaty
19 Dotacje na pokrycie wydatków
______51 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W toku kontroli ustalono, że w kontrolowanej jednostce prowadzone były następujące rachunki bankowe: - rachunek bankowy o numerach 97 8965 1018 2002 0070 072 0011 – rachunek bankowy prowadzony wspólnie dla budżetu Miasta i Gminy Zelów oraz dla dochodów Urzędu Miejskiego w Zelowie (konto 133 i konto 130/D); - rachunek bankowy o numerze 39 8965 1018 2002 0070 0072 0085 – rachunek bankowy wydatków Urzędu Miejskiego w Zelowie (konto 130). Ponadto dla Urzędu Miejskiego w Zelowie prowadzono rachunek bankowy do konta 135 (Rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych) oraz do konta 139 (Inne rachunki bankowe). W związku z zaciągnięciem pożyczki w okresie objętym kontrolą prowadzony był w Banku Gospodarstwa Krajowego rachunek pożyczki oraz rachunek środków własnych. W związku z prowadzeniem wspólnego rachunku bankowego dla budżetu i dla dochodów jednostki nie unormowano w uregulowaniach wewnętrznych zasad udokumentowania zapisów na koncie 133 „Rachunek budżetu” oraz na koncie 130/D „Rachunek bieżący jednostki – dochody”. Jak wskazano wyżej w przypadku konta 133 odniesiono się w planie kont do uregulowań załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku (tekst jednolity Dz.U. z 2013 roku, poz.289) w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. W przypadku konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” do zakładowego planu kont przeniesiono unormowania dotyczące zasad ewidencji na koncie 130 z załącznika nr 3 do wskazanego rozporządzenia. Do planu kont przeniesiono zatem unormowanie, że konto 130 może również służyć do ewidencji dochodów i wydatków realizowanych bezpośrednio z rachunku bieżącego budżetu jednostki samorządu terytorialnego. W takim przypadku saldo konta 130 w zakresie zrealizowanych wydatków podlega okresowemu przeksięgowaniu na podstawie sprawozdań budżetowych na stronę Ma konta 800, a w zakresie dochodów na stronę Wn konta 800. W związku z powyższym o wyjaśnienie w sprawie zasad dokumentowania zapisów na koncie 133 i 130/D poproszono Kierownika Referatu Finansowego Elżbietę Wypych. Z wyjaśnienia Elżbiety Wypych Kierownika Referatu Finansowego z dnia 18 sierpnia 2014 roku wynika, że ewidencja księgowa na koncie 133 i 130/D prowadzona jest w oparciu o jeden wyciąg bankowy. W urzędzie i w organie ewidencja księgowa prowadzona jest na podstawie dokumentów bankowych znajdujących się pod wyciągiem bankowym. W dalszej części wyjaśnienia wskazane są przykładowego operacje ewidencjonowane na koncie 133 i 130, a w ostatnim zdaniu wyjaśnienia wskazano, że na koniec roku księgowane są dochody według sprawozdania Rb-27S Wn 133/Ma 222. Wyjaśnienie Elżbiety Wypych Kierownika Referatu Finansowego z dnia 18 sierpnia 2014 roku w sprawie zasad ewidencji prowadzonej na koncie 133 i 130D w oparciu o jeden wyciąg bankowy stanowi załącznik nr 5 do protokołu kontroli. Z treści wyjaśnienia wynika zatem, że zarówno ewidencja księgowa prowadzona na koncie 133 jak i na koncie 130/D prowadzona jest w organie i w urzędzie na podstawie dokumentów bankowych znajdujących się pod wyciągiem bankowym. W ramach kompletności zapisów księgowych dokonanych w ewidencji księgowej organu (budżetu Miasta i Gminy Zelów) i jednostki (Urzędu Miejskiego w Zelowie) kontrolą objęto wyciąg bankowy z dnia 30 września 2003 roku do rachunku 97 8965 1018 2002 0070 0072 0011. W oparciu o niniejszy wyciąg bankowy dokonano ewidencji operacji
______52 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zarówno w ewidencji księgowej budżetu jak i jednostki tj. Urzędu Miasta w oparciu o dokumenty załączone przez bank do wyciągu bankowego. W wyciągu bankowym zawarte są 74 operacje, które zaewidencjonowano w zależności od rodzaju operacji w ewidencji księgowej budżetu i jednostki budżetowej. Miejsce i sposób ewidencji poszczególnych operacji zawarto w poniższej tabeli:
Kolejny Oznaczenie księgi w której Sposób ewidencji operacji w Sposób ewidencji operacji w numer ujęto operację i treść operacji jednostce budżetowej budżecie operacji 1 Zwrot środków z lokaty Brak Brak overnight na rachunek budżetu – operacje nie została ujęta w żadnej ewidencji 2,3,4,5 Opłata za gospodarowanie Wn 130/D i Ma 720/GK – Brak odpadami komunalnymi (J) pozycja dziennika GK/01178/01-GK/01181/01 6 Podatek od nieruchomości (J) Wn 130/D i Ma 221/P – pozycja Brak dziennika 00001083/13 7 Wpłata podatku (J) Wn 130/D i Ma 221/PG – Brak pozycja dziennika 00001016/13 8 Podatek leśny (J) Wn 130/D i Ma 221/PG – Brak pozycja dziennika 00001015 9 Opłata za wywóz śmieci (J) Wn 130/D i Ma 720/GK – Brak pozycja dziennika GK/01182/01 10 Opłata za użytkowanie Wn 130/D i Ma 720 – pozycja Brak wieczyste (J) dziennika 00001082 11 Podatek od nieruchomości (J) Wn 130/D i Ma 221/P – pozycja Brak dziennika 00001080/13 12 Podatek od nieruchomości (J) Wn 130/D i Ma 221/PG – Brak pozycja dziennika 00005082/13 13 Opłata za odbiór odpadów Wn 130/D i Ma 720/GK – Brak komunalnych (J) pozycja dziennika GK/01183/01 14-15 Faktury za żywienie (J) Wn 130/D i Ma 221/2/R – Brak pozycja dziennika 05669/13, 05662/13 16 Faktura za usługi edukacyjne Wn 130/D i Ma 221/2/R – Brak MGOPS (J) pozycja dziennika 05672/13 17 Faktury za żywienie (J) Wn 130/D i Ma 221/2/R – Brak pozycja dziennika 05668/13 18 Faktury za żywienie Wn 130/D i Ma 221/2/R – Brak podopiecznych MGOPS (J) pozycja dziennika 05670/13
19 Odsetki od lokaty overnight od Wn 130/D i Ma 750 – pozycja Brak środków na rachunku WGOPS dziennika 05673/13 (J) 20 Faktury za żywienie (J) Wn 130/D i Ma 221/2/R – Brak pozycja dziennika 05663/13
21 Zwrot świadczenia rodzinnego z Brak Wn 133 i Ma 224/MGOPS –
______53 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
lat ubiegłych (O) pozycja dziennika 05656/13 22 Faktury za żywienie (J) Wn 130/D i Ma 221/2/R – Brak pozycja dziennika 05667/13 23 Faktury za żywienie (J) Wn 130/D i Ma 221/2/R – Brak pozycja dziennika 05666/13 24 Faktury za żywienie (J) Wn 130/D i Ma 221/2/R – Brak pozycja dziennika 05665/13
25 Przekazanie funduszu Wn 133 i Ma alimentacyjnego z MGOPS (O) 222/MGOPS.FA.ob 0 pozycja dziennika 05652/13
26 Faktury za żywienie (J) Wn 130/D i Ma 221/2/R – Brak pozycja dziennika 05671/13
27 Faktury za żywienie (J) Wn 130/D i Ma 221/2/R – Brak pozycja dziennika 05664/13
28 Przekazanie funduszu Wn 133/Ma 224/FA – pozycja alimentacyjnego (O) dziennika 05651/13
29 Podatek rolny (J) Wn 133/D i Ma 221/PG – Brak pozycja dziennika 00005083/13
30 Przekazanie 20% funduszu Wn 224/FA.g.obce i Ma 133 – alimentacyjnego (O) pozycja dziennika 05743/13
31 Przekazanie 20% funduszu Wn 224/FA.g.obce i Ma 133 – alimentacyjnego (O) pozycja dziennika 05742/13
32 Zwrot nienależnie pobranych Wn 224/MGOPS i Ma 133 – świadczeń z lat ubiegłych (O) pozycja dziennika 05744/13
33 Zwrot nienależnie pobranych Wn 224/MGOPS i Ma 133 – świadczeń z lat ubiegłych (O) pozycja dziennika 05745/13
34 Dochody (J) Wn 130/D i Ma 720 – pozycja Brak dziennika 05658/13
35 Przekazanie funduszu Wn 224/FA.woj i Ma 133 – alimentacyjnego do Urzędu pozycja dziennika 05741 Wojewódzkiego (O)
36 Przelew odsetek (J) Wn 133/D i Ma 750 – pozycja Brak dziennika 05659/13
37 Wpłata za wyżywienie (J) Wn 130/D i Ma 221/2/R – Brak pozycja dziennika 05675/13
38 Wpłata gotówkowa z kasy (J) Wn 130/D i Ma 141 – pozycja Brak dziennika 05698/13
39 Podatek od nieruchomości (J) Wn 130/D i Ma 221/P – pozycja Brak dziennika 00001081/13
40 Wpłata za obiady pracowników Wn 130/D i Ma 221/2/R – Brak Szkoły Podstawowej nr 4 w pozycja dziennika 05678 Zelowie (J)
41 Odpłatność za posiłki – Wn 130/D i Ma 221/2/R – Brak podopieczni – MGOPS Zelów (J) pozycja dziennika 05669/13
42 Odpłatność za posiłki dzieci Wn 130/D i Ma 221/2/R – Brak MGOPS Zelów (J) pozycja dziennika 05665/13
43 Odpłatność za usługi Wn 130/D i Ma 221/2/R – Brak opiekuńcze (J) pozycja dziennika 05670/13
44 Odpłatność za żywienie Wn 130/D i Ma 221/2/R – Brak pracowników Szkoły pozycja dziennika 06682/13 Podstawowej nr 4 w Zelowie (J)
______54 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
45 Wpłata gotówkowa z kasy (J) Wn 130/D i Ma 141 – pozycja Brak dziennika 05699/13
46 Przekazanie salda – zwrot Wn 223/01 i Ma 133 ze środków z wydatków (O) znakiem (-) – pozycja dziennika 05697/13
47 Przekazanie funduszu Wn 133 i Ma 222 MGOPS/FA alimentacyjnego (O) – pozycja dziennika 05654/13
48 Zwrot zasiłku stałego (O) Wn 133 i Ma 224/MGOPS – pozycja dziennika 05655/13
49 Przekazanie funduszu Wn 133 i Ma 222/MGOPS alimentacyjnego (O) FA.ob – pozycja dziennika 05653/13
50 Opłata skarbowa (J) Wn 130/DF i Ma 720 – pozycja Brak dziennika 05660/13
51 Należne dochody gminy – US w Wn 133 i Ma 224/US – Bełchatowie (O) pozycja dziennika SUS/5647/13
52 Należne dochody gminy – US w Wn 133 i Ma 224/US – Bełchatowie (O) pozycja dziennika SUS/5648/13
53 Należne udziały z tytułu Wn 133 i Ma 224/US – podatku dochodowego od osób pozycja dziennika prawnych (O) SUS/5650/13
54 Opłata za śmieci (J) Wn 130/D i Ma 720/GK – Brak pozycja dziennika GK/01186/01
55 Należne udziały z tytułu Wn 133 i Ma 224/US – podatku dochodowego od osób pozycja dziennika prawnych (O) SUS/5649/13
56 Opłata za śmieci (J) Wn 130/D i Ma 720/GK – Brak pozycja dziennika GK/01184/01
57 Opłata za śmieci (J) Wn 130/D i Ma 720/GK – Brak pozycja dziennika GK/01185/01
58 Opłata za Fakturę 953/13 GOPS Wn 130/D i Ma 221/2/R – Brak Buczek (J) pozycja dziennika 05661/13
59 Założenie lokaty overnight – Brak Brak operacja nie została ujęta w żadnej ewidencji
60-74 Odsetki od rachunków WN 130/D i Ma 750 – pozycja Brak bankowych (J) dziennika 05700/13
Ad 1 i 59) Stwierdzono, że zwrot środków z lokaty overnight (założonej poprzedniego dnia) oraz założenie opłaty overnight nie został w ogóle zaewidencjonowany, pomimo że operacje te znalazły odzwierciedlenie w wyciągu bankowym do rachunku budżetu o numerze 97 8965 1018 2002 0070 0072 0011. Ustalono, że do rachunku lokaty overnight ze środków budżetu prowadzony był rachunek o numerze 19 8965 1018 4002 0070 0072 0064. Kontrola wykazała, że lokaty over night tworzone były na koniec każdego dnia ze środków pieniężnych znajdujących się na rachunku bankowym budżetu o numerze 97 8965 1018 2002 0070 0072 0011. Na wyciągu bankowym do rachunku lokaty z dnia 30 września 2013 roku ujęto następujące operacje: - odsetki od lokaty na kwotę 72,28 zł; - zwrot lokaty overnight na kwotę 750.170,99 zł;
______55 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- założenie lokaty na kwotę 845.453,39 zł. Operacje dotyczące zwrotu lokaty oraz założenia lokaty w takich samych kwotach zostały ujęte w wyciągu bankowym do rachunku o numerze 97 8965 1018 2002 0070 0072 0011 jako potwierdzenie fizycznego wpływu środków z lokaty oraz fizycznego przeniesienie środków budżetu na rachunek lokaty. Zaniechanie ewidencji operacji dotyczących lokaty wskazanych w wyciągu bankowym budżetu świadczy o prowadzeniu ewidencji na koncie 133 „Rachunek budżetu” niezgodnie z postanowieniami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Zgodnie z treścią załącznika nr 2 do rozporządzenia zapisy na koncie 133 są dokonywane wyłącznie na podstawie dokumentów bankowych, w związku z czym musi zachodzić zgodność zapisów między jednostką a bankiem. Jeśli z wyciągu bankowego wynikają operacje dotyczące założenia i likwidacji lokaty konieczne jest ewidencjonowanie tych operacji na analitycznym koncie prowadzonym w ramach konta 133 „Rachunek budżetu” i na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki”. Kontrola wykazała ponadto, że odsetki od środków przekazanych na lokatę, w wysokości 72,89 nie zostały zaewidencjonowane w dniu ich powstania bezpośrednio na koncie 133. Ustalono, że wysokość odsetek wynikająca z rachunku lokaty została ręcznie dopisana do wyciągu bankowego z rachunku budżetu, jednak nie podlegały one ewidencjonowane na koncie 133. Ewidencja tych odsetek prowadzona jest na kontach jednostki budżetowej tj. Urzędu Miejskiego w kwocie ręcznie wpisanej na koncie Wn 130/D „Rachunek bieżący jednostki – dochody” i Ma 750 „Przychody finansowe”. Na okoliczność ewidencji tej operacji w księgach rachunkowych jednostki nie sporządza się żadnego dokumentu, co świadczy o naruszeniu art.20 ust.2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. Zgodnie ze wskazanym przepisem podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi”. Przychody z tytułu odsetek zaewidencjonowane na koncie 130 zostały zaksięgowane w łącznej kwocie dochodów zaewidencjonowanych w 2013 roku w jednostce (na koncie 130) ale zrealizowanych bezpośrednio na rachunek budżetu. Ad 2-5) Ewidencja za gospodarowanie odpadami komunalnymi powinna zostać ewidencjonowana na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” w związku z koniecznością przypisu tej opłaty. Niewłaściwym było zatem ewidencjonowanie tej opłaty jako dochodu nieprzypisanego. Ad 14-18) Stwierdzono, że zapłaty za faktury ujęte w wyciągu pod pozycjami od 14-15 dotyczą faktur VAT wystawionych przez Gminę Zelów na rzecz Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zelowie za żywienie dzieci podopiecznych w Szkole Podstawowej w Bujnach Szlacheckich oraz w Szkole Podstawowej nr 4 w Zelowie. Zapłata faktury ujętej w pozycji 16 wyciągu dotyczy faktury VAT wystawionej przez Gminę Zelów na rzecz Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zelowie za usługę edukacyjną MGOPS. Zapłata faktury ujętej w pozycji 17 dotyczą faktury VAT wystawionych przez Gminę Zelów na rzecz Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zelowie za żywienie dzieci podopiecznych w Szkole Podstawowej w Kociszewie. Zapłata faktury ujętej w pozycji 18 wyciągu dotyczy faktury VAT wystawionej przez Gminę Zelów na rzecz Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zelowie za żywienie podopiecznych MGOPS w Zelowie. Wskazać należy, że wszystkie operacje ujęte w wyciągu bankowym pod pozycjami od 14 do 18 dotyczą rozliczeń na poziomie jednostek budżetowych tj. Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej oraz placówek oświatowych i nie powinny znaleźć odzwierciedlenia w ewidencji księgowej jednostki budżetowej tj. Urzędu Miasta. Gmina Zelów bezzasadnie
______56 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wystawiała faktury VAT za usługi, których nie zrealizowała. Ponadto realizacja usług ujętych w niniejszych fakturach zwolniona była z podatku od towarów i usług VAT. Stosownie do art.4 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości - jednostki obowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Ponadto zgodnie z art.6 ust.1 w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Biorąc wskazane wyżej przepisy pod uwagę bezzasadnym było ujmowanie w księgach rachunkowych jednostki operacji jej nie dotyczących. Ad 19) Ustalono, że operacja dotyczy odsetek od lokaty ze środków pieniężnych na rachunku Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zelowie. Operacja ujęta została w wyciągu bankowym budżetu jednak dotyczyła odsetek od środków znajdujących się na rachunku MGOPS w Zelowie a zatem nie powinna zostać ujęta z ewidencji księgowej Urzędu Miejskiego w Zelowie. Jednostka budżetowa jaką jest Urząd Miejski nie posiadała wyodrębnionego rachunku bankowego dla dochodów. Rachunek bankowy o numerze rachunku 97 8965 1018 2002 0070 0072 0011 jest rachunkiem budżetu prowadzonym do konta 133, a zatem zapisy na koncie 133 są dokonywane wyłącznie na podstawie dokumentów bankowych, w związku z czym musi zachodzić zgodność zapisów między jednostką a bankiem. Ad 20) Zapłata faktury ujętej w pozycji 20 dotyczy faktury VAT wystawionych przez Gminę Zelów na rzecz Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zelowie za żywienie dzieci podopiecznych w Szkole Podstawowej nr 2 w Zelowie. Uwaga jw. Ad 22) Zapłata faktury ujętej w pozycji 22 dotyczy faktury VAT wystawionych przez Gminę Zelów na rzecz Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zelowie za żywienie dzieci podopiecznych w Gimnazjum w Łobudzicach. Uwaga jw. Ad 23) Zapłata faktury ujętej w pozycji 23 dotyczy faktury VAT wystawionych przez Gminę Zelów na rzecz Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zelowie za żywienie dzieci podopiecznych w Zespole Szkół Ogólnokształcących w Zelowie. Uwaga jw. Ad 24) Zapłata faktury ujętej w pozycji 24 dotyczy faktury VAT wystawionych przez Gminę Zelów na rzecz Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zelowie za żywienie dzieci podopiecznych w Szkole Podstawowej w Kociszewie. Uwaga jw. Ad 26) Zapłata faktury ujętej w pozycji 26 dotyczy faktury VAT wystawionych przez Gminę Zelów na rzecz Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zelowie za żywienie dzieci podopiecznych w Szkole Podstawowej nr 4 w Zelowie. Uwaga jw. Ad 27) Zapłata faktury ujętej w pozycji 27 dotyczy faktury VAT wystawionych przez Gminę Zelów na rzecz Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zelowie za żywienie dzieci podopiecznych w Szkole Podstawowej w Wygiełzowie. Uwaga jw. Ad 34) Ustalono, że operacja wskazana w wyciągu bankowym pod pozycją 34 jako dochody w ewidencji księgowej Urzędu Miejskiego w Zelowie nazwana została jako „Upust w terminowej wpłacie podatku”. Ustalono, że operacja dotyczy wynagrodzenia należnego Urzędowi Miejskiemu w Zelowie jako płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych za terminowe wpłacenie podatku na rzecz budżetu państwa. Stosownie do art.8 ustawy Ordynacja Podatkowej z dnia 29 sierpnia 1997 roku (tekst jednolity Dz.U z 2012 roku, poz.749 ze zmianami) płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu. Na podstawie art.28 ustawy Ordynacja podatkowa płatnikom i inkasentom przysługuje zryczałtowane
______57 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków pobranych na rzecz budżetu państwa. Biorąc powyższe pod uwagę operacja została nieprawidłowo określona w ewidencji księgowej przez co wprowadza w błąd. Niniejsze stanowiło naruszenie art.23 ust.2 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, zgodnie z którym zapis księgowy powinien zawierać co najmniej zrozumiały tekst, skrót lub kod operacji. Ad 36) Ustalono, że operacja dotyczy przelewu odsetek od rachunku bankowego Domu Środowiskowego w Walewicach za miesiąc wrzesień 2013 roku. Operacja została ujęta w ewidencji księgowej Urzędu Miejskiego w Zelowie pomimo, że odsetki wpłynęły faktycznie na rachunek budżetu. Operacja dotyczyła przekazania osiągniętych przez jednostkę budżetową dochodów i powinna zostać ujęta zgodnie z wyciągiem bankowym budżetu na koncie 133 „Rachunek budżetu”. Ad 37) Ustalono, że operacja dotyczy opłaty za fakturę wystawioną przez Gminę Zelów na rzecz Szkoły Podstawowej w Wygiełzowie za żywienia od nr 7933366 do 7933393 (Szkoła Podstawowa w Wygiełzowie – usługa edukacyjna). Faktura nr 0976/13 wystawiona została przez pracownika Urzędu Miejskiego w Zelowie inspektora Urszulę Błońską w dniu 30 września 2014 roku. Stwierdzono, że opłaty na kwotę 786 zł zostały przyjęte na kontokwitariusz o numerach od 7933366 do 7933393 przez pracownika Szkoły Podstawowej w Wygiełzowie. Po przyjęciu opłat i dokonaniu fizycznej wpłaty gotówki na rachunek bankowy budżetu Urszula Błońska wystawiła fakturę VAT na kwotę dokonanej wpłaty. W dniu 18 sierpnia 2014 roku Elżbieta Wypych Kierownik Referatu Finansowego poproszona przez kontrolujących o złożenie wyjaśnienia w sprawie stosowanej praktyki przy ewidencji opłat złożyła wyjaśnienie następującej treści cyt. ”Jednostki oświatowe nie posiadają rachunku dochodów własnych i w związku z tym wpłaty za wyżywienie dokonywane są na rachunek bankowy dochodów urzędu. Faktury za wyżywienie wystawiane są w urzędzie. Jest prowadzony rejestr sprzedaży” . Wyjaśnienie Elżbiety Wypych Kierownika Referatu Finansowego z dnia 18 sierpnia 2014 roku w sprawie wystawiania faktur za wyżywienie w szkołach oraz ewidencji opłat za wyżywienie stanowi załącznik nr 6 do protokołu kontroli. Odnosząc się do wyjaśnienia wskazać należy że fakt nie prowadzenia rachunków dochodów własnych dla jednostek oświatowych nie stanowi uzasadnienia do ujmowania opłat za wyżywienie w ewidencji księgowej Urzędu Miejskiego w Zelowie. Stosowanie do art.223 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność określoną w ustawie z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty gromadzą na wydzielonym rachunku dochody określone w uchwale przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego, pochodzące w szczególności: 1) ze spadków, zapisów i darowizn w postaci pieniężnej na rzecz jednostki budżetowej; 2) z odszkodowań i wpłat za utracone lub uszkodzone mienie będące w zarządzie albo użytkowaniu jednostki budżetowej. Rodzaje dochodów, jakie mogą być gromadzone na rachunku dochodów własnych wskazane wyżej nie stanowią zamkniętego katalogu i organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego może je rozszerzyć podejmując na tę okoliczność stosowną uchwałę zgodnie z art.223 ust.2 ustawy o finansach publicznych. Wydatki z rachunku dochodów własnych mogą być dokonywane do wysokości kwot zgromadzonych dochodów, w ramach planu finansowego, a środki finansowe pozostające na rachunku na dzień 31 grudnia roku budżetowego, podlegają odprowadzeniu na rachunek budżetu jednostki samorządu terytorialnego w terminie do dnia 5 stycznia następnego roku. Należy bardzo wyraźnie podkreślić, że utworzenie rachunku dochodów własnych jest fakultatywne, a zatem organ stanowiący może podjąć decyzję o utworzeniu takich rachunków dla wszystkich placówek oświatowych, dla ściśle określonej placówki bądź w ogóle nie tworzyć takich rachunków. Funkcjonowanie rachunku dochodów własnych jest
______58 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
odstępstwem od reguły finansowanie brutto jednostek budżetowych. Polega ona na braku związku między dochodami jednostki a jej wydatkami bowiem nawet jeśli jednostka budżetowa osiągnie jakieś dochody (co nie jest jej podstawowym celem) nie może ich przeznaczyć na ponoszone wydatki ale musi je odprowadzić na do budżetu jednostki samorządu terytorialnego. W przypadku istnienia rachunku dochodów własnych środki gromadzone na rachunku stanowią dochody jednostki, które może przeznaczyć na realizację wydatków. Natomiast w przypadku braku rachunku dochodów własnych uzyskane środki np. z tytułu opłat za wyżywienie podlegają odprowadzeniu na rachunek budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Biorąc powyższe pod uwagę nieprawidłowym było ujmowanie opłat za wyżywienie w szkołach w ewidencji księgowej Urzędu Miejskiego w Zelowie bowiem wpłaty wpłacone przez poszczególne szkoły powinny zostać ujęte na koncie 133 „Rachunek budżetu” jako dochód budżetu.
Ad 40) Ustalono, że operacja dotyczy płatności za fakturę wystawioną za obiady pracowników Szkoły Podstawowej nr 4 w Zelowie przez Gminę Zelów na rzecz Szkoły Podstawowej nr 4 w Zelowie za obiady od nr 2588401 do 2588418 (Szkoła Podstawowa nr 4 w Zelowie – usługa edukacyjna. Uwagi jw. Ad 41) Ustalono, że operacja dotyczy płatności za fakturę wystawioną przez Gminę Zelów na rzecz Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zelowie za posiłki podopiecznych realizowane przez stołówkę szkolą. Brak było uzasadnienia do ujmowania w ewidencji księgowej Urzędu Miejskiego w Zelowie operacji dotyczącej rozliczeń pomiędzy jednostkami budżetowymi. Uwaga jak w punkcie 14-18. Ad 42) Ustalono, że operacja dotyczy odpłatności za posiłki dzieci – podopiecznych MGOPS. Uwaga jw. Ad 43) Ustalono, że operacja dotyczy płatności za fakturę nr 0975/13 z dnia 30 września 2013 roku wystawioną przez Gminę Zelów na rzecz Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zelowie za usługi opiekuńcze na kwotę 250,65 zł. W dniu 18 sierpnia 2014 roku Elżbieta Wypych Kierownik Referatu Finansowego poproszona przez kontrolujących o złożenie wyjaśnienia w sprawie stosowanej praktyki przy ewidencji opłat za usługi opiekuńcze złożyła wyjaśnienie następującej treści cyt. ”MGOPS nie posiada rachunku dochodów własnych i w związku z tym wpłaty odpłatności za usługi opiekuńcze dokonywane są na rachunek bankowy dochodów i jest to ewidencjonowany” . Wyjaśnienie Elżbiety Wypych Kierownika Referatu Finansowego z dnia 18 sierpnia 2014 roku w sprawie ewidencji odpłatności za usługi opiekuńcze stanowi załącznik nr 7 do protokołu kontroli. Odnosząc się do wyjaśnienia wskazać należy, że stosownie do treści art.223 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku instytucja rachunku dochodów własnych dotyczy wyłącznie jednostek budżetowych prowadzących działalność określoną w ustawie o systemie oświaty jaką z całą pewnością nie jest Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej. Odpłatność za usługi opiekuńcze podlegała przekazaniu na rachunek budżetu Gminy Zelów i ujęciu na koncie 133 „Rachunek budżetu”. Tymczasem wpłata została w sposób nieprawidłowy ujęta w księgach rachunkowych jednostki budżetowej tj. Urzędu Miejskiego w Zelowie. Ad 44) Ustalono, że operacja dotyczy płatności za fakturę wystawioną za żywienie pracowników Szkoły Podstawowej nr 4 w Zelowie przez Gminę Zelów na rzecz Szkoły Podstawowej nr 4 w Zelowie. Uwagi jw. Ad 60-74) Ustalono, że operacja dotyczy przeksięgowania odsetek od środków zgromadzonych na rachunkach bankowych jednostek budżetowych na rachunek budżetu. Biorąc pod uwagę, że odsetki faktycznie wpłynęły na rachunek budżetu
______59 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
powinny zostać zaewidencjonowane zgodnie z wyciągiem bankowym na koncie 133 „Rachunek budżetu”. Jak wskazano wcześniej Urząd Miejski w Zelowie jako jednostka budżetowa nie posiada wyodrębnionego rachunku dochodów budżetowych bowiem rachunek bankowy o numerze 39 8965 1018 2002 0070 0072 0085 służy wyłącznie do ewidencji wydatków objętych planem finansowym Urzędu. W związku z powyższym dochody z podatków i opłat oraz inne dochody realizowane przez urząd jednostki samorządu terytorialnego wpływały na rachunek bankowy budżetu o numerze 97 8965 1018 2002 0070 0072 0011. Zatem konto 130 „Rachunek bieżący jednostki” w zakresie dochodów służyło, stosownie do treści załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku, do ewidencji dochodów realizowanych bezpośrednio z rachunku bieżącego budżetu jednostki samorządu terytorialnego. W takim przypadku bezpośrednie wpłaty własnych dochodów budżetowych urzędu jako jednostki budżetowej powinny być ujmowane na koncie 133 „Rachunek budżetu” oraz w urządzeniach księgowych urzędu na podstawie dokumentów wtórnych sporządzonych w oparciu o dokumenty załączone do wyciągu bankowego z rachunku budżetu. Takim dokumentem wtórnym powinien być dowód PK – Polecenie księgowania, który należało sporządzić za każdy dzień w którym na rachunek budżetu wpływały dochody realizowane przez urząd jako jednostkę budżetową. W ewidencji księgowej jednostki budżetowej należało prowadzić ewidencję w oparciu o PK na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki” po stronie Wn oraz właściwym dla poszczególnych operacji koncie zespołu 2 „Rozrachunki i rozliczenia” lub 7 „Przychody dochody i koszty” po stronie Ma. Natomiast wpływ dochodów realizowanych przez urząd jednostki samorządu terytorialnego powinien być na bieżąco ewidencjonowany na rachunku budżetu jako Wn 133 „Rachunek budżetu” i Ma 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych”. Zrealizowane w podany sposób dochody powinny być traktowane w ewidencji budżetu jak okresowe przelewy dochodów urzędu z rachunku bieżącego urzędu jako jednostki budżetowej. Ewidencja taka jest konieczna również w celu zapewnienia ewidencji na koncie 133 „Rachunek budżetu” wyłącznie na podstawie dokumentów bankowych – stosownie do treści załącznika nr 3 do rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku. W związku z koniecznością prowadzenia ewidencji na koncie 133 wyłącznie na podstawie dokumentów bankowych powinna być zachowana ciągła zgodność salda środków pieniężnych na koncie 133 z saldem środków pieniężnych wynikających z wyciągu bankowego do rachunku budżetu. Stwierdzono, że saldo końcowe środków pieniężnych na rachunku bankowym budżetu o numerze 97 8965 1018 2002 0070 0072 0011 na dzień 30 września 2013 roku wynosiło 1.290,59 zł podczas gdy konto 133 „Rachunek budżetu” na dzień 30 września 2013 roku według ewidencji księgowej wykazywało ujemne saldo w kwocie 5.572.631,41 zł (saldo końcowe ze znakiem -). Sytuacja taka powstała w związku z zaniechaniem bieżącego ewidencjonowania dochodów realizowanych przez urząd jednostki samorządu terytorialnego na koncie 133 oraz w związku z zaniechaniem bieżącego ewidencjonowania operacji dotyczących założenia i likwidacji lokaty overnight dokonywanej ze środków budżetu. Z wyjaśnienia złożonego przez Kierownika Referatu Finansowego Elżbietę Wypych wynika, że ewidencja dochodów dotyczących jednostki budżetowej jest ewidencjonowana na koncie 133 „Rachunek budżetu” w korespondencji z kontem 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” w zbiorczej kwocie na koniec roku. Fakt ten oraz występowanie na koncie 133 ujemnego salda środków pieniężnych wskazuje, z punktu widzenia danych wynikających z ewidencji księgowej, na brak środków na rachunku budżetu m.in. na realizowanie wydatków budżetowych. Świadczy to jednak o nieprawidłowym prowadzeniu ewidencji na koncie 133 „Rachunek budżetu”. Biorąc pod uwagę wielkość i specyfikę jednostki (gmina wiejsko-miejska), specyfikę prowadzenie komputerowej ewidencji księgowej (ewidencja księgowa prowadzona w wielu rejestrach) oraz trudność z właściwym ewidencjonowaniem operacji na koncie 133 „Rachunek budżetu” zasadnym byłoby otwarcie z dniem 1 stycznia 2015 roku
______60 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
odrębnego rachunku służącego do ewidencji dochodów realizowanych przez jednostkę budżetową. Kontrolą w zakresie prawidłowości udokumentowania i zaewidencjonowania objęto następujące losowo wybrane operacje ujęte w dzienniku organu za miesiąc wrzesień 2013 roku: - subwencja oświatowa – Ref. OKSZ – w wysokości 400.000 zł . Operacja ujęta pod numerem dziennika 865 w dniu 19 września 2013 roku. Operacja zaewidencjonowana pod datą 2 września 2013 roku pod pozycją księgową 05041/13 i zadekretowana Wn 223/Ref.OKSZ i Ma 133. Operacja udokumentowana została przez wydruk potwierdzenia wykonania operacji wykonany przez kontrolowaną jednostkę do rachunku nr 97 8965 1018 2002 0070 0072 0011 (Rachunek budżetu i rachunek bieżący dochodów) z dnia 2 września 2013 roku opatrzony numerem 5041. W zasadach rachunkowości nie wskazano w jaki sposób będą dokumentowane operacje dokonane na rachunku bankowym prowadzonym do konta 133 „Rachunek budżetu. Na wydruku brak było dekretacji, podpisu osoby odpowiedzialnej za umieszczenie dekretacji na dowodzie jak również wskazania miesiąca. Ustalono, że operacja dotyczy przekazania środków na realizację wydatków w placówkach oświatowych. Środki zostały przekazane na rachunek bankowy prowadzony przez kontrolowaną jednostkę w celu zasilania jednostek w środki finansowe. Ustalono, że obsługa finansowo-księgowa podległych placówek oświatowych prowadzona jest przez Referat Oświaty, Kultury, Sportu i Zdrowia Urzędu Miejskiego w Zelowie. Z wyjaśnienia Kierownika Referatu Finansowego Elżbiety Wypych wynikało, że do końca 2013 roku środki pieniężna dla poszczególnych jednostek oświatowych przekazywane były za pośrednictwem referatu OKSZ tzn. przelewane na konto OKSZ. Natomiast księgowa referatu OKSZ przelewała środki pieniężne na rachunki bankowe poszczególnych jednostek oświatowych. Od stycznia 2014 roku środki pieniężne przelewane są bezpośrednio na konta poszczególnych jednostek oświatowych, czyli bez pośrednictwa OKSZ. Na początku stycznia dwukrotnie dokonano przelewu na rachunek podstawowy referatu OKSZ jednak na podstawie pisma z referatu wyksięgowano w styczniu wpłaty z konta OKSZ na konta poszczególnych jednostek oświatowych. Wskazać należy, że stosownie do unormowań rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, konto 223 służy do ewidencji rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tytułu dokonanych przez te jednostki wydatków budżetowych. Biorąc powyższe pod uwagę konieczne jest prowadzenie konta 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych” dla każdej z jednostek odrębnie. Na stronie Wn konta 223 ujmuje się środki przelane z rachunku budżetu na pokrycie wydatków jednostek budżetowych, w korespondencji z kontem 133, a na stronie Ma konta 223 ujmuje się wydatki dokonane przez jednostki budżetowe w wysokości wynikającej z okresowych sprawozdań tych jednostek, w korespondencji z kontem 902. Ewidencję szczegółową do konta 223 prowadzi się w sposób umożliwiający ustalenie stanu rozliczeń z poszczególnymi jednostkami budżetowymi z tytułu przekazanych na ich rachunki środków pieniężnych przeznaczonych na pokrycie realizowanych przez nie wydatków budżetowych. Kontrolującym przedstawiono dwa wydruki Zestawienie dokumentów za okres od 1 stycznia 2004 roku do 30 czerwca 2014 roku do konta 223/Ref.OKSZ. Jeden wydruk prowadzony dla Analityka 41 – Przedszkole samorządowe nr 1, a drugi wydruk dla Analityki 42 – Przedszkole samorządowe nr 4. Oba wydruki obejmują zarówno operacje dotyczące przekazania środków na realizację wydatków nazwane jako subwencja
______61 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
oświatowa, jak również wydatki wynikające z miesięcznych sprawozdań składanych przez przedszkola. - udziały w podatku dochodowym od osób fizycznych za sierpień 2014 roku z Ministerstwa Finansów w wysokości 559.033 zł. Operacja ujęta pod numerem dziennika 874 w dniu 19 września 2013 roku. Operacja zaewidencjonowana pod datą 6 września 2013 roku pod pozycją księgową SMF/5113/13 i zadekretowana Wn 133 i Ma 901/2. Operacja została udokumentowana przez polecenie przelewu udziałów w podatku dochodowym od osób fizycznych za miesiąc sierpień 2013 roku z Ministerstwa Finansów z dnia 6 września 2013 roku, załączone do wyciągu bankowego opatrzone numerem 5113. Na poleceniu przelewu nie naniesiono dekretacji jak i miesiąca księgowania. - środki na zapłatę faktur w wysokości 100.000 zł . Operacja ujęta pod numerem dziennika 877 w dniu 19 września 2013 roku. Operacja zaewidencjonowana pod datą 6 września 2013 roku pod pozycją księgową 05138/13 i zadekretowana Wn 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych - urząd” i Ma 133. Operacja udokumentowana została przez wydruk potwierdzenia wykonania operacji wykonany przez kontrolowaną jednostkę do rachunku nr 97 8965 1018 2002 0070 0072 0011 z dnia 6 września 2013 roku (Rachunek budżetu i rachunek bieżący dochodów) opatrzony numerem 5138. Na wydruku brak było dekretacji jak i wskazania miesiąca księgowania. W zasadach rachunkowości nie wskazano w jaki sposób będą dokumentowane operacje dokonane na rachunku bankowym prowadzonym do konta 133 „Rachunek budżetu w sytuacji kiedy bank nie załącza do wyciągów bankowych potwierdzeń dokonanych poleceń przelewów. Z wyjaśnienie Kierownika Referatu Finansowego wynika, że do operacji polecających na przekazaniu środków pomiędzy rachunkami prowadzonymi dla jednostki bank nie załącza do wyciągów bankowych poleceń przelewów. Biorąc powyższe pod uwagę sposób dokumentowania obrotów na rachunku bankowym prowadzonym do konta 133 „Rachunek budżetu” powinien znaleźć odzwierciedlenie w zasadach rachunkowości. - dotacja 85415, §2040 – wyprawka szkolne OKSZ na kwotę 35.824 zł. Operacja ujęta pod numerem dziennika 882 w dniu 20 września 2013 roku. Operacja zaewidencjonowana pod datą 11 września 2013 roku pod pozycją księgową 05219/13 i zadekretowana Wn 133 i Ma 901/2. Operacja została udokumentowana przez polecenie przelewu dotacji celowej z Urzędu Wojewódzkiego z dnia 11 września 2013 roku, załączone do wyciągu bankowego opatrzone numerem 5219. Na poleceniu przelewu nie naniesiono dekretacji i miesiąca księgowania. - dotacja 85212, §2010 – fundusz alimentacyjny na kwotę 51.151 zł. Operacja ujęta pod numerem dziennika 884 w dniu 20 września 2013 roku. Operacja zaewidencjonowana pod datą 11 września 2013 roku pod pozycją księgową 05221/13 i zadekretowana Wn 133 i Ma 901/2. Operacja została udokumentowana przez polecenie przelewu dotacji celowej z Urzędu Wojewódzkiego z dnia 11 września 2013 roku, załączone do wyciągu bankowego opatrzone numerem 5221. Na poleceniu przelewu nie naniesiono dekretacji i miesiąca księgowania. - należne dochody gminy za okres 1-10 września 2013 roku Urząd Skarbowy w Łasku na kwotę 600 zł. Operacja ujęta pod numerem dziennika 889 w dniu 20 września 2013 roku. Operacja zaewidencjonowana pod datą 11 września 2013 roku pod pozycją księgową SUS/5226/13 i zadekretowana Wn 133 i Ma 224/US.3. Operacja została udokumentowana przez polecenie przelewu należnych udziałów gminy za okres 01.01.2013-10.09.2013 z Urzędu Skarbowego w Łasku z dnia 11 września 2013 roku, załączone do wyciągu bankowego opatrzone numerem 5225. Ustalono, że wpływ dotyczył podatku od czynności cywilno-prawnych. Na poleceniu przelewu nie naniesiono dekretacji i miesiąca księgowania.
______62 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- odpłatność uczestników Środowiskowego Domu Samopomocy Walewice na kwotę 1.053,48 zł. Operacja ujęta pod numerem dziennika 902 w dniu 24 września 2013 roku. Operacja zaewidencjonowana pod datą 13 września 2013 roku pod pozycją księgową 05317/13 i zadekretowana w dwóch kwotach: kwota 52,68 zł (Wn 133 i Ma 222.ŚDS.ucz) i kwota 1.000,80 zł (Wn 133 i Ma 224/j.ŚDS). Operacja została udokumentowana przez polecenie przelewu dotyczące odpłatności uczestników za sierpień 2013 roku z dnia 13 września 2013 roku i opatrzone numerem 5317. Z wyjaśnienia Kierownika Referatu Finansowego wynikało, że operacja dotyczyła przekazania dochodów z jednostki budżetowej tj. Środowiskowego Domu Samopomocy Walewice do budżetu oraz środków, które podlegają przekazaniu do Urzędu Wojewódzkiego. Biorąc powyższe pod uwagę wskazać należy, że treść operacji wskazanej w urządzeniach księgowych nie jest adekwatna do jej faktycznej treści. Na poleceniu przelewu wskazana została dekretacja jednak brak było wskazania miesiąca księgowania i osoby, która tej dekretacji dokonała. - spłata pożyczki – 3.875 zł i odsetek 564,78 zł – SP ZOZ na kwotę 3.875 zł. Operacja ujęta pod numerem dziennika 903 w dniu 24 września 2013 roku. Operacja zaewidencjonowana pod datą 13 września 2013 roku pod pozycją księgową 05318/13, ujęta w urządzeniach księgowych organu w kwocie 3.875 zł i zadekretowana Wn 133 i Ma 250. Operacja została udokumentowana przez polecenie przelewu spłaty raty pożyczki i odsetek na łączną kwotę 4.439,78 zł (w tym: rata – 3.875 zł i odsetki 564,78 zł) z dnia 13 września 2013 roku, załączone do wyciągu bankowego opatrzone numerem 5318. Na poleceniu przelewu nie naniesiono dekretacji. Stwierdzono, że odsetki od udzielonej z budżetu pożyczki wpłacone niniejszym przelewem łącznie z ratą zostały zaewidencjonowane w ewidencji księgowej jednostki budżetowej tj. Urzędu Miejskiego w Zelowie pod numerem 05318/13 tj. pod tym samym numerem pod którym ujęto wpłatę raty w ewidencji księgowej budżetu. Na okoliczność udokumentowania niniejszego zapisu kontrolującym przedstawiono wydruk Zestawienie dokumentów za okres od 1 września 2013 roku do 30 września 2013 roku ujętych w rejestrze nr 6 (Rejestr dochodów) sporządzony w dniu 12 sierpnia 2014 roku tj. w dacie poproszenia o przedłożenie dokumentu potwierdzającego ewidencję odsetek przez Kierownika Referatu Finansowego Elżbietą Wypych. Dokument z daty 12 sierpnia 2014 roku przedstawia zaewidencjonowanie spłaty odsetek od pożyczki w kwocie 564,78 zł od SP ZOZ na koncie Wn 130/D i Ma 750 pod numerem 05318/13 pod datą 13 września 2013 roku. Kierownik Referatu Finansowego wyjaśniła, że nie istnieje inny dowód dokumentujący zaewidencjonowanie odsetek w ewidencji księgowej Urzędu Miejskiego w Zelowie. Dochody w postaci odsetek zaewidencjonowane w księdze rachunkowej Urzędu Miejskiego są ewidencjonowane jako dochód budżetu (Wn 222 i Ma 901/1) dopiero po zaewidencjonowaniu sporządzonego przez Urząd Miejski jednostkowego sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych. Biorąc pod uwagę, że rachunek bankowy prowadzony dla budżetu gminy służy jednocześnie do ewidencji dochodów jednostki budżetowej brak było uzasadnienia do ewidencjonowania odsetek od udzielonej pożyczki w ewidencji księgowej Urzędu Miejskiego. Zapłata odsetek powinna zostać zaewidencjonowana wyłącznie w budżecie Wn 133/ Ma 901/1 z pominięciem ewidencji w jednostce budżetowej. Stwierdzono, że powodem nadania takiego samego numeru pozycji księgowej operacji polegającej na zapłacie raty pożyczki (w ewidencji księgowej organu) i operacji dotyczącej zapłaty odsetek od tej pożyczki (w ewidencji księgowej jednostki) było posiadanie jednego dokumentu jakim było potwierdzenie dokonania przelewu. Bowiem na okoliczność udokumentowania zaksięgowania zapłaty odsetek w jednostce nie sporządzono dokumentu księgowego. Jak wskazano wyżej na poleceniu przelewu naniesiono numer pozycji księgowej tj. 05318/13 jednak nie wskazano sposobu dekretacji co uniemożliwia stwierdzenie w jakiej ewidencji niniejszym dokument został zaksięgowany. W obydwu dziennikach tj. budżetu i jednostki operacja polegająca na wpływie raty pożyczki i odsetek została ujęta pod tym samym numerem
______63 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
pozycji księgowej tj. 05318/13, co uniemożliwiało powiązania zapisu z dokumentem księgowym. Stosownie bowiem do treści art.14 ust.2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. - mylnie przekazane 20% funduszu alimentacyjnego z G.Wodzierady na kwotę 10,53 zł. Operacja ujęta pod numerem dziennika 909 w dniu 30 września 2013 roku. Operacja zaewidencjonowana pod datą 16 września 2013 roku pod pozycją księgową 05391/13 i zadekretowana Wn 240/WYJAŚ i Ma 133 w kwocie 10,53 zł oraz Wn 133 i Ma 133 na kwotę (-) 10,53 zł. Operacja udokumentowana została przez wydruk potwierdzenia wykonania operacji wykonany przez kontrolowaną jednostkę do rachunku nr 97 8965 1018 2002 0070 0072 0011 z dnia 16 września 2013 roku (Rachunek budżetu i rachunek bieżący dochodów) opatrzony numerem 5391. Ustalono, że operacja dotyczyła zwrotu mylnie przekazanych środków. Zamiast do budżetu środki powinny trafić na konto Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zelowie. Na wydruku brak było dekretacji jak i wskazania miesiąca księgowania. Stwierdzono, że na okoliczność udokumentowania technicznego zapisu ujemnego nie sporządzono dokumentu księgowego, a operacja została ujęta pod tym samym numerem pozycji księgowej co operacja polegająca na zwrocie mylnie dokonanego przelewu tj. 05391/13. Kontrolującym przedstawiono wyłącznie dekretacją zapisu ujemnego na wydruku Zestawienie dokumentów dokonaną z w dniu 12 sierpnia 2014 roku. W związku z powyższym wobec nie dokonania na poleceniu przelewu dekretacji na okoliczność dokonania technicznego zapisu ujemnego uznać należy, że zapisu dokonano bez dokumentu księgowego. - dotacja 80103, §2030 – dopłata do przedszkola z budżetu państwa na kwotę 13.869 zł. Operacja ujęta pod numerem dziennika 927 w dniu 30 września 2013 roku. Operacja zaewidencjonowana pod datą 24 września 2013 roku pod pozycją 05530/13 i zadekretowana Wn 133 i Ma 901/2. Operacja została udokumentowana przez polecenie przelewu dotacji z Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi z dnia 24 września 2013 roku opatrzone numerem 5530. Na poleceniu przelewu brak było dekretacji i wskazania miesiąca zaksięgowania. - zwrot środków z wydatków na kwotę (-) 32.140,87 zł. Operacja ujęta pod numerem dziennika 960 w dniu 2 października 2013 roku. Operacja zaewidencjonowana pod datą 30 września 2013 roku pod pozycją 05697/13 i zadekretowana Wn 223 i Ma 133 ze znakiem (-). Operacja udokumentowana przez polecenie przelewu środków z rachunku bankowego o numerze 39 8965 1018 2002 0070 0072 0085 Rachunek bieżący – wydatki na rachunek 97 8965 1018 2002 0070 0072 0011 Rachunek budżetu – rachunek bieżący – dochody z dnia 30 września 2013 roku opatrzone tytułem – Przekazanie salda z wydatków na dochody. Z treści przelewu wynika, że operacja dotyczy przekazania kwoty 32.140,87 zł z rachunku wydatków Urzędu Miejskiego w Zelowie na rachunek budżetu. Kontrola wykazała, że operacja dotyczy zwrotu środków przekazanych z rachunku budżetu na rachunek wydatków jednostki niewykorzystanych do końca kwartału. Sposób zaewidencjonowania operacji może wskazywać że operacja dotyczyła korekty bowiem zwrot niewykorzystanych środków powinien zostać zaewidencjonowany Wn 133 „Rachunek budżetu” i Ma 223 „Rozliczenie wydatków budżetowych. Faktycznie nastąpiło fizyczne przekazanie środków z rachunku wydatków Urzędu Miejskiego na rachunek budżetu, co potwierdza wyciąg bankowy z dnia 30 września 2013 roku. Niniejsze świadczy o zaewidencjonowaniu operacji niezgodnie z unormowaniem załącznika nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami
______64 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Rzeczypospolitej Polskiej. Zapisy na koncie 133 są dokonywane wyłącznie na podstawie dokumentów bankowych, w związku z czym musi zachodzić zgodność zapisów między jednostką a bankiem. Na poleceniu przelewu brak było dekretacji i wskazania miesiąca zaksięgowania. Z wyjaśnienia Elżbiety Wypych Kierownika Referatu Finansowego na okoliczność uzasadnienia przekazania środków przeznaczonych na realizację wydatków w Urzędzie Miejskim wynikało, że zwrot środków na realizację wydatków ma na celu uzgodnienie sprawozdania wydatków Rb-28S z rachunkiem bankowym wydatków (konto 130). Wyjaśnienie Elżbiety Wypych Kierownika Referatu Finansowego z dnia 18 sierpnia 2014 roku w sprawie zwrotu środków przekazanych na realizację wydatków na koniec każdego kwartału stanowi załącznik nr 8 do protokołu kontroli. - sprawozdanie z wydatków za 09/2013 OKSZ. Operacja ujęta pod numerem dziennika 970 w dniu 14 października 2013 roku. Operacja zaewidencjonowana pod datą 30 września 2013 roku pod pozycją SPW/36/13 i zadekretowana Wn 902/2 i Ma 223/Ref.O. Operacja udokumentowana przez sprawozdanie Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych złożone przez Referat Oświaty, Kultury, Sportu i Zdrowia. Ustalono, że sprawozdanie było sprawozdaniem zbiorczym jednostek oświatowych dla których obsługa finansowo-księgowa prowadzona jest przez Referat opatrzone numerem pozycji księgowej SPW/36/13. Wskazać należy, że nieprawidłowe było ewidencjonowanie zbiorczego sprawozdania bowiem ewidencji powinno podlegać każde ze sprawozdań jednostkowych złożonych przez kierowników poszczególnych jednostek oświatowych. Taki sposób ewidencji był pochodną nieprawidłowo prowadzonej ewidencji do konta 223 dla jednostek oświatowych w 2013 roku. Wskazać należy ponadto, że sprawozdanie Rb- 28S z wykonania planu wydatków budżetowych jest sprawozdaniem, które sporządza się w sposób narastający i ewidencja sprawozdań na koncie 902 w oparciu o złożone sprawozdania nie umożliwia powiązania zapisów w ewidencji z danymi wynikającymi ze sprawozdania. W tym celu do składanych sukcesywnie przez jednostki sprawozdań należy sporządzać polecenie księgowania służące do udokumentowania zapisów na koncie 902 i 223 stosownie do art.14 ust.2 ustawy o rachunkowości. Kontrolującym przedłożono wydruk Zestawienie z wydatków za miesiąc 09.2013 z Referatu OKSZ, z którego wynikają zaksięgowane kwoty stanowiące różnicę pomiędzy danymi ze sprawozdania za sierpień 2013 roku a danymi ze sprawozdania za wrzesień 2013 roku. Wydruk sporządzony został przez Kierownika Referatu Finansowego Elżbietę Wypych w dniu 13 sierpnia 2013 roku. - sprawozdanie z dochodów za 09/2013 urząd. Operacja ujęta pod numerem dziennika 992 w dniu 17 października 2013 roku. Operacja zaewidencjonowana pod datą 30 września 2013 roku pod pozycją SPD/57/13 i zadekretowana Wn 222 i Ma 901/1. Operacja udokumentowana przez sprawozdanie złożone przez Burmistrza Zelowa Urszulę Świerczyńską i Skarbnika Gminy Jadwigę Stróż. Sprawozdanie Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych Urzędu Miejskiego w Zelowie było sprawozdaniem za okres od początku roku do dnia 30 września 2013 roku. Przedłożone sprawozdanie opatrzone numerem SPD/57/13 było sprawozdaniem sporządzonym narastająco i nie umożliwiało powiązania zapisu księgowego z dowodem księgowym jakim było sprawozdanie. W celu uzyskania możliwości powiązania dowodu księgowego z zapisem księgowym na koncie Wn 222 i Ma 901/1 należy sporządzić polecenie księgowania pozwalające na możliwość udokumentowania z zatwierdzonym i sprawdzonym dowodem księgowym (art.14 ust.2 ustawy o rachunkowości). Kontrolującym przedłożono wydruk Zestawienie z dochodów za miesiąc 09.2013, z Urzędu z którego wynikają zaksięgowane kwoty stanowiące różnicę pomiędzy danymi ze sprawozdania za sierpień 2013 roku a danymi ze sprawozdania za wrzesień 2013 roku.
______65 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Wydruk sporządzony został przez Kierownika Referatu Finansowego Elżbietę Wypych w dniu 13 sierpnia 2013 roku. Ustalono, że ewidencja operacji w budżecie prowadzona była przez Kierownika Referatu Finansowego Elżbietę Wypych, co wynikało z zakresu czynności z dnia 11 kwietnia 2011 roku. Elżbieta Wypych prowadziła ewidencję operacji we wszystkich rejestrach dla budżetu. Stwierdzono, że z danych zamieszczonych w dzienniku budżetu (organu) za 2013 rok tylko w niektórych przypadkach wynikał numer rejestru w którym naniesiono poszczególne zapisy księgowe. Poszczególne zapisy w dzienniku budżetu opatrzone są ciągłym numerem, a każdy zapis opatrzony jest numerem dokumentu. Stwierdzono, że poszczególne numery dokumentów zachowują względną ciągłość w ramach dokumentów podlegających księgowaniu. W kontrolowanej jednostce kolejnym numerem opatruje się wszystkie dokumenty dodatkowe dla poszczególnych operacji, a nie tylko te które podlegają ewidencji. Taki sposób numerowania dokumentów po sporządzeniu wydruku dziennika może sugerować niekompletność zapisów księgowych. Stosownie do art.21 ust.1 ustawy z dnia 29 września 2004 roku o rachunkowości dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: 1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego; 2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej; 3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych; 4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu; 5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów; 6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Zgodnie z ust 1a art.21 można zaniechać na dowodzie danych o których mowa w ust.1 pkt 6 jeżeli wynika to z techniki udokumentowania zapisów. Wskazać należy, że w odniesieniu do ust. 1a pkt 2, najczęściej stosowane są dwa rozwiązania. Zastosowanie dzienników częściowych, pogrupowanych według jednego rodzaju operacji, umożliwia zastosowanie takiego samego dekretu dla wszystkich dokumentów ujętych w danym rejestrze, co eliminuje konieczność wskazywania dekretu dla poszczególnych dowodów źródłowych. Drugim rozwiązaniem jest wydruk dekretu dla każdego dowodu odrębnie. Wówczas należy trwale połączyć wydruk z dowodem. Istotą uproszczenia w dekretacji jest możliwość jednoznacznej identyfikacji dekretu powstającego automatycznie z dowodem źródłowym przez oznaczenie dowodu numerem nadanym przez program. Z treści poddanych kontroli zapisów księgowych tylko w jednym przypadku wskazano dekretację na dowodzie księgowym. W pozostałych przypadkach na dowodach potwierdzających dokonanie operacji brak było dekretacji. W zasadach rachunkowości obowiązujących w kontrolowanej jednostce nie wskazano w jaki sposób jednostka będzie korzystać z uproszczenia polegającego na zaniechaniu dekretacji na dokumentach księgowych. W §5 pkt 1 Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Urzędzie Miejskim w Zelowie, gdzie wskazano cechy prawidłowego dowodu księgowego pominięto unormowanie wynikające z art.21 ust.1 pkt 6 ustawy o rachunkowości. Ustalono, że tylko w przypadku niektórych zapisów dokonanych w dzienniku organu możliwe jest zidentyfikowanie rejestru, w którym zawarta została określona operacja tj. SMF, SUS, SPW i SPD. W przypadku pozostałych zapisów księgowych nie wskazano rejestru. W związku z powyższym nie można przyjąć, że ewidencja rejestrowa stosowana przez kontrolowaną jednostkę prowadzona jest w sposób umożliwiający wskazanie takiego samego dekretu dla wszystkich dokumentów
______66 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
ujętych w danym rejestrze. Kontrolowana jednostka nie stosowała również drugiego rozwiązania pozwalającego na zastosowanie uproszczenia polegającego na zaniechaniu dekretacji, a mianowicie nie sporządzała wydruku dla każdego dowodu odrębnie. Potwierdzeniem tego jest brak jakiegokolwiek dokumentu potwierdzającego zaewidencjonowanie zapłaty odsetek od pożyczki przez SP ZOZ i przedłożenie kontrolującym dokumentu z dekretacją sporządzonego w dacie przeprowadzania kontroli. Zaniechanie nanoszenia dekretacji na dowodach księgowych Skarbnik Miasta tłumaczy możliwością dokonania stosownych wydruków wskazujących sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych. Jednak jak wskazano wcześniej wydruki takie należy sporządzać na etapie dekretacji dowodów księgowych, co potwierdzi data dokonania wydruku. Wydruk sporządzony z datą późniejszą (z datą przeprowadzania kontroli) jest wydrukiem wtórnym wskazującym dokonanie dekretacji na danym koncie jednak nie stanowi to uzasadnienia do zaniechania naniesienia dekretacji. Sporządzenie takich wydruków umożliwia każdy program służący do ewidencji księgowej. Kontrola wykazała, że ewidencja rejestrowa prowadzona dla Urzędu Miejskiego w Zelowie umożliwia uzyskanie jednolitego dziennika zawierającego dane ze wszystkich rejestrów. Zapisy w dzienniku są kolejno ponumerowane, a z treści zapisu wynika w jakim rejestrze zaksięgowano poszczególne pozycje księgowe. W dzienniku przy każdej operacji wskazane są dwie daty tj. data wpisu rozumiana jako faktyczna data zaewidencjonowania operacji oraz data tj. data pod jaką dana operacja została zaksięgowana.
3. SPRAWOZDAWCZO ŚĆ I BILANS JEDNOSTKI . ZGODNO ŚĆ DANYCH WYKAZYWANYCH W SPRAWOZDANIACH BUD ŻETOWYCH Z EWIDENCJ Ą KSI ĘGOW Ą
Sprawozdania Rb-27S i Rb-PDP
Rb 27S 2013 rok
Skutki Skutki decyzji wydanych przez udzielonych ulg organ podatkowy na podstawie Skutki obniżenia i zwolnień ustawy Ordynacja podatkowa górnych stawek obliczone za obliczone za okres sprawozdawczy Wykonane podatków Wyszczególnienie okres dochody obliczone za sprawozdawczy Rozłożenia na okres Umorzenie (bez ulg i raty, odroczenie sprawozdawczy zaległości zwolnień terminu podatkowych ustawowych) płatności
Podatek od nieruchomości od 2.778.826,78 218.592,19 68.157,49 0,00 0,00 osób prawnych
Podatek rolny od osób 3.352,00 1.734,17 217,07 0,00 0,00 prawnych
Podatek od nieruchomości od 1.899.671,21 597.817,55 0,00 88,00 38.054,00 osób fizycznych
Podatek rolny od osób 488.726,65 237.405,54 0,00 0,00 0,00 fizycznych
Podatek od środków transportowych od osób 214.324,36 126.431,27 0,00 0,00 0,00 fizycznych
Podatek od środków transportowych od osób 10.031,00 5.462,04 0,00 0,00 0,00 prawnych
Rb-27S II kwartał 2014 rok
______67 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Skutki Skutki decyzji wydanych przez udzielonych ulg organ podatkowy na podstawie Skutki obniżenia i zwolnień ustawy Ordynacja podatkowa górnych stawek obliczone za obliczone za okres sprawozdawczy Wykonane podatków Wyszczególnienie okres dochody obliczone za sprawozdawczy Rozłożenia na okres Umorzenie (bez ulg i raty, odroczenie sprawozdawczy zaległości zwolnień terminu podatkowych ustawowych) płatności
Podatek od nieruchomości od 1.287.691,20 103.193,02 38.475,25 0,00 0,00 osób prawnych
Podatek rolny od osób 2,278,00 695,62 108,54 0,00 0,00 prawnych
Podatek od nieruchomości od 3.638,50 osób fizycznych 1.124.241,05 304.321,22 146,10 487,00 1.852,00 *
Podatek rolny od osób 270.0324,35 89.341,81 490,31 39,00 0,00 fizycznych
Podatek od środków transportowych od osób 83.858,40 68.984,65 0,00 0,00 0,00 fizycznych
Podatek od środków transportowych od osób 5.190,00 2.535,28 0,00 0,00 0,00 prawnych
*Kwota ustalona w trakcie czynności kontrolnych
Rada Miejska w Zelowie uchwałą nr XXXIII/247/2012 z dnia 29 listopada 2012 roku obniżyła średnią cenę skupu żyta dla obliczenia wysokości podatku rolnego na 2013 rok a uchwałą nr XLII/351/2013 z dnia 8 listopada 2013 roku obniżyła średnią cen skupu żyta dla obliczenia wysokości podatku rolnego na 2014 rok.
Rada Miejska w Zelowie uchwalą nr XXXIX/248/2005 z dnia 8 grudnia 2005 roku w sprawie zwolnień od podatku rolnego, zmienioną uchwałą nr III/24/2006 z dnia 28 grudnia 2006 roku zwolniła od podatku rolnego: - grunty rolne wykorzystywane do produkcji ekologicznej, w stosunku do których wydano zaświadczenie i certyfikaty zgodności przez jednostki certyfikujące, działające na podstawie przepisów ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 roku o rolnictwie ekologicznym, - grunty zajęte na działalność w zakresie ochrony przeciwpożarowej z wyjątkiem wykorzystywanych na prowadzenie działalności gospodarczej.
W zakresie zwolnień w podatku od nieruchomości obowiązywały w okresie objętym kontrolą uchwały Rady Miejskiej w Zelowie : - nr XXXIX/245/2005 z dnia 8 grudnia 2005 roku, - nr XLII/349/2013 z dnia 8 listopada 2013 roku zmieniona uchwałą nr XLIII/366/2013 z dnia 23 grudnia 2013 roku. Zwolnienia w podatku od nieruchomości wynikające z wyżej wskazanych uchwał opisano przy temacie „Podatek od nieruchomości”.
W trakcie czynności kontrolnych stwierdzono, że z przyznanych przez Radę Miejską ulg w podatkach w okresie objętym kontrolą korzystały takie podmioty jak Biblioteka Publiczna Miasta i Gminy Zelów, Ochotnicze Straże Pożarne i Zelowski Klub Sportowy oraz kilku podatników będących osobami fizycznymi głównie z uwagi na wykorzystywanie gruntów rolnych do produkcji ekologicznej.
Stwierdzono, że skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy z tytułu rozłożenia na raty, odroczenia terminu płatności, zwolnienia z obowiązku pobrania, ograniczenia poboru wykazywane w kolumnie 15 sprawozdania Rb- 27S z wykonania planu dochodów
______68 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
budżetowych jednostki samorządu terytorialnego od początku roku do dnia 30 czerwca 2014 roku zostały nieprawidłowo wykazane, bowiem w wykazanej w sprawozdaniach kwocie 3.638,50 zł zawarta jest również kwota rat wynikających z decyzji w sprawie rozłożenia na raty wydanych w 2013 roku tj. : Fn 3120.3.12.2013 z 18 lipca 2013 roku, Fn. 3123.3.10.2013 z dnia 12 listopada 2013 roku oraz Fn.3123.6.2013 z 7 czerwca 2013 roku. Powyższe stanowiło naruszenie §3 ust. 1 pkt 11 lit. b załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. 2014, poz. 119) z treści którego wynika, że w kolumnie „Skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy - Ordynacja podatkowa, obliczone za okres sprawozdawczy” w zakresie rozłożenia na raty, odroczenia terminu płatności podatku, zwalniania z obowiązku pobrania bądź ograniczenia poboru - wykazuje się kwoty dotyczące skutków decyzji organów podatkowych za okres sprawozdawczy. Skutki wykazane w tej kolumnie powinny wynikać z decyzji organu podatkowego, zarówno w zakresie bieżących, jak i zaległych należności. W przypadku podjęcia przez organ podatkowy decyzji o odroczeniu terminu płatności lub rozłożeniu na raty zapłaty podatku bądź zaległości podatkowej, skutki finansowe wynikające z tych decyzji powinny być wykazywane za kolejne okresy sprawozdawcze w roku, w którym została wydana decyzja. Wykazane kwoty nie muszą wynikać z rejestrów przypisów i odpisów. Wykazane w sprawozdaniach skutki obniżenia górnych stawek podatku rolnego i od nieruchomości porównano ze sporządzonym wydrukiem wygenerowanym przez program komputerowy do obsługi księgowości podatkowej i nie stwierdzono nieprawidłowości. Skutki obniżenia górnych stawek podatku od środków transportowych wyliczane były ręcznie przez merytorycznego pracownika, który prowadził ręczny rejestr pojazdów z przypisaną stawką maksymalną i stawkę ustaloną przez Radę Miejską w Zelowie i ustaloną różnicą miedzy stawkami dla każdego pojazdu. Dane wykazane w kolumnie nr 12 sprawozdania Rb 27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2013 roku i za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2014 roku były zgodne z kwotami ustalonymi w rejestrach. Wpływy z podatku rolnego, leśnego i podatku od nieruchomości, pobierane w formie łącznego zobowiązania pieniężnego, wykazywane były w kwotach odrębnych dla poszczególnych podatków.
Sprawozdania jednostkowe
Stwierdzono, że sprawozdania jednostkowe Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych oraz Rb-28S z wykonania planu wydatków składane były przez jednostki budżetowe Gminy Zelów w okresach miesięcznych na podstawie, których sporządzano miesięczne sprawozdania zbiorcze.
Analiza sprawozdań jednostkowych sporządzonych przez jednostki budżetowe Gminy Zelów w 2013 roku wykazała, że sprawozdania szkół i przedszkoli złożone do Referatu Finansowego i przekazane kontrolującym zostały podpisane przez Główną Księgową Referatu Halinę Głowińską i Kierownika Referatu Oświaty Marzannę Sochę. Wszystkie sprawozdania jednostkowe zostały oznaczone nazwą jednostki sprawozdawczej „Urząd Miejski w Zelowie Referat Oświaty, Kultury , Sportu i Zdrowia” zamiast pieczątką konkretnej jednostki organizacyjnej. Zgodnie z §4 rozporządzenia pkt 3 lit.b rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010 roku nr 20, poz.203) do sporządzania i przekazywania sprawozdań w imieniu jednostki są obowiązani w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego kierownicy jednostek organizacyjnych podległych jednostkom samorządu terytorialnego. Stosownie do §6 sprawozdania jednostkowe są sporządzane przez kierowników jednostek organizacyjnych na podstawie ewidencji
______69 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
księgowej. Biorąc powyższe pod uwagę sprawozdania jednostkowe powinny być podpisane przez kierownika każdej z jednostek oraz opatrzone właściwą nazwą jednostki składającej sprawozdanie. Identyczne unormowania w zakresie zasad sporządzania sprawozdań jednostkowych zawarte zostały w obowiązującym od dnia 24 stycznia 2014 roku rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 roku (Dz.U. z 2014 roku, poz.119) w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
Bilans organu (z wykonania budżetu) na dzień 31 grudnia 2013 roku Bilans z wykonania budżetu na dzień 31 grudnia 2012 roku Gminy Zelów podpisany przez Burmistrza Miasta oraz Skarbnika Miasta został sporządzony 28 marca 2014 roku.
AKTYWA Saldo konta PASYWA Saldo konta
I. Środki pieniężne 2.737.685,51 I. Zobowiązania 23.733.952,14
1. Środki pieniężne 2.737.685,51 1. Zobowiązania finansowe 23.670.713,25
1.1. Środki pieniężne budżetu 2.737.685,51 1.1. Krótkoterminowe (do 12 0,00 Saldo Wn konta 133 miesięcy)
1.2. Pozostałe środki 1.2. Długoterminowe (powyżej 23.670.713,25 pieniężne 12 miesięcy) Saldo Ma konta 134 i 260 II. Należności i rozliczenia 612.822,50 2. Zobowiązania wobec 63.238,89 budżetów Saldo Ma konta 224
1. Należności finansowe 443.700 3. Pozostałe zobowiązania 0,00
1.1. Krótkoterminowe (do 12 0,00 II. Aktywa netto budżetu -21.223.891,13 miesięcy)
1.2. Długoterminowe 443.700 1. Wynik wykonania budżetu -3.211.320,68 (powyżej 12 miesięcy) Saldo Wn konta 250 (+,-)
2. Należności od budżetów 168.578,05 1.1. Nadwyżka budżetu (+) 0,00 Saldo Wn konta 224 3. Pozostałe należności i 544,45 1.2. Deficyt budżetu (-) -3.211.320,68 rozliczenia Saldo Wn konta 223 Saldo Wn konta 961
1.3. Niewykonane wydatki (-) 0,00
2. Wynik na operacjach 0,00 niekasowych (+, -)
3. Rezerwa na niewygasające wydatki
4. Środki z prywatyzacji 0,00
5. Skumulowany wynik -18.012.570,45 budżetu (+, -) Saldo Wn konta 960
III. Inne aktywa 0,00 III. Inne pasywa 840.447,00 Saldo Ma konta 909 Suma aktywów 2.350.508,01 Suma pasywów 2.350.508,01
______70 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Dane ujęte zostały w bilansie w prawidłowych pozycjach oraz we właściwych kwotach tj. wynikających z zestawienia obrotów i sald organu na dzień 31 grudnia 2013 roku. Kontrola wykazała, że w dniu 24 września 2014 roku sporządzona została korekta bilansu z wykonania budżetu w zakresie aktywów bilansu – pozycja Środki pieniężne. W poniższej tabeli wskazano kwoty ujęte w bilansie według jego pierwotnej wersji i według korekty:
Dane według pierwotnej wersji bilansu Dane według korekty bilansu I. Środki pieniężne 2.737.685,51 I. Środki pieniężne 2.737.685,51
1. Środki pieniężne 2.737.685,51 1. Środki pieniężne 2.737.685,51
1.1. Środki pieniężne budżetu 2.737.685,51 1.1. Środki pieniężne 2.674.446,62 Saldo Wn konta 133 budżetu
1.2. Pozostałe środki 0,00 1.2. Pozostałe środki 63.238,89 pieniężne pieniężne
Kwota pozostałych środków pieniężnych wskazana w korekcie stanowiła saldo Ma konta 224 „Rozrachunki budżetu” dotyczące zobowiązań wobec urzędu skarbowego z tytułu podatku Vat w kwocie 62.973,59 zł oraz wobec Urzędu Wojewódzkiego i OPS z tytułu funduszu alimentacyjnego w kwocie 265,30 zł. Łączna kwota pozostałych środków pieniężnych odpowiadała kwocie wykazanej w pasywach bilansu w pozycji I.2 Zobowiązania wobec budżetów. Wydzielona kwota środków pieniężnych nie stanowiła odrębnej pozycji środków pieniężnych na koncie 133 według zestawienia obrotów i sald na dzień 31 grudnia 2013 roku.
Bilans jednostki (Urzędu Miasta) na dzień 31 grudnia 2013 roku
AKTYWA Dane wg Saldo konta z którego PASYWA Dane wg Saldo konta z którego sprawozdania wynikają dane sprawozdania wynikają dane wykazane w bilansie wykazane w bilansie
A. Aktywa trwałe 151.725.258,19 Suma sald A. Fundusz 155.145.384,47 Suma sald wskazanych niżej wskazanych niżej kont kont A.I Wartości 1.555,52 Saldo Wn konta 021 A.I Fundusz 114.92 1.068,42 Saldo Ma konta 800 niematerialne i – saldo konta 071/2 jednostki prawne
A.II Rzeczowe 151.589.689,67 Saldo Wn konta 011 - A.II Wynik 40.224.316,05 Saldo Ma konta 860 aktywa trwałe część salda Ma konta finansowy netto 071 +saldo Wn konta 080 A.II.1.1 Środki 110.205.940,79 Salo Wn konta 011 - A.II.1.1. Zysk netto 40.224.316,05 Saldo Ma konta 860 trwałe część salda Ma konta (+) 071 A.II.1.1 Grunty 20.796.397,68 Grupa 0 A.II.1.2 Budynki, 88.736.030,31 Grupa I i II A.III Nadwyżka 0, 00 - lokale i obiekty środków inżynierii lądowej i obrotowych (-) wodnej A.II.1.3 366.266,00 Grupa III, VI i VIII A.IV Odpisy z 0,00 - Urządzenia wyniku techniczne i finansowego (-) maszyny A.II.1.4 Środki 263.452,03 Grupa VII A.V Fundusz 0,00 - transportu mienia
______71 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zlikwidowanych jednostek A.II.1.5 Inne 43. 794,77 Grupa IV B. Państwowy 0,00 - środki trwałe fundusz celowy C. Zobowiązania i 734.771,68 rezerwy na zobowiązania A.II.2 41.383.748,88 Saldo Wn konta 080 C.I. Zobowiązania 0,00 Saldo Ma konta 240 - Inwestycje długoterminowe 27 rozpoczęte (środki trwałe w budowie) A.II.3 Zaliczka 0,00 - na środki trwałe w budowie A.III Należności 0,00 długoterminowe A.IV 134.013,00 Saldo Wn konta 030 Długoterminowe C.II. 734.771,68 Salda wskazanych aktywa Zobowiązania niżej kont finansowe krótkoterminowe C.II .1 82.906,64 Część salda Ma Zobowiązania z konta 201 tytułu dostaw i usług A.V Wartość 0,00 - C.II.2 Zobowiązania 23.845,00 Saldo Ma konta 225 mienia wobec budżetów zlikwidowanych jednostek B. Aktywa 4.203.463,72 Suma sald C.II.3 Zobowiązania 87.918,85 Saldo Ma konta 229 obrotowe wskazanych niżej z tytułu kont ubezpieczeń społecznych B.I Zapasy 0,00 Saldo Wn konta 310 C.II.4 Zobowiązania 286.314,07 Część salda Ma z tytułu konta 201 wynagrodzeń B.1.1 Materiały 0,00 - C.II.5. Pozostałe 15.085 ,32 Część saldo Ma zobowiązania konta 221 C.II.6 Sumy obce 238.157,35 Część saldo Ma konta (depozytowe, 240 zabezpieczenie wykonania umów) C.II.7 Rozliczenia z 544,45 Saldo Ma konta tytułu środków na 223/Urząd wydatki budżetowe i z tytułu dochodów budżetowych B.II Należności 3.948.565,11 Suma sald D. Fundusze 48.565,76 Saldo wskazanego krótkoterminow wskazanych niżej specjalne niżej konta e kont B.II.1. 29.638,91 Saldo Wn konta D.1. Zakładowy 48.565,76 Saldo Ma konta 851 Należności z .221/2+saldo Wn Fundusz tytułu dostaw i konta 201- saldo Ma Świadczeń usług konta 290 Socjalnych B.II.2 Należności 642.869,90 Saldo Wn konta 225 D.2. Inne fundusze 0,00 - od budżetów B.II.3 Należności z 0,00 - E. Rozliczenia 0,00 - tytułu ubezpieczeń międzyokresowe społecznych B.II.4 Pozostałe 3.276.056,30 Saldo Wn konta E.I. Rozliczenia 0,00 - należności 221, konta 234 międzyokresowe przychodów B.II.5 Rozliczenia 0,00 - E.II. Inne 0,00 - z tytułu środków rozliczenia na wydatki międzyokresowe budżetowe i z tytułu dochodów budżetowych B.III 254.898,61 Suma wskazanych - Krótkoterminow niżej kont e aktywa finansowe
______72 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
B.III.1 Środki - pieniężne w kasie
B.III.2 Środki 254.898,61 Saldo Wn konta pieniężne na 135+saldo Wn konta rachunkach 139 + saldo Wn bankowych konta 130 B.IV Rozliczenia 0,00 międzyokresowe Suma aktywów 155.928.721,91 Suma pasywów 155.928.721,91
Analiza danych wykazanych w bilansie oraz danych wynikających z zestawienia obrotów i sald wykazała następujące nieprawidłowości: - w pozycji B.II.4 Aktywów Pozostałe należności wykazana została kwota 3 276 056,30 zł, która powstała z następujących pozycji wynikających z zestawienia obrotów i sald: saldo Wn konta 221 (3 272 944,72) - saldo Wn konta analitycznego .221/2 (31 709,37) + saldo Wn konta 234 (34 787,95) = 3.276.023,30 + kwota 33 zł . Prawidłowo ustalona kwota w tej pozycji wynosiła 3 276 023,30 (saldo Wn konta 221 (3.272.944,72) - saldo Wn konta analitycznego .221/2 (31 709,37) + saldo Wn konta 234 (34 787,95)). - W pozycji C.II.5 Pasywów Pozostałe zobowiązania wykazana została kwota 15.085,32 zł, która powstała z następujących pozycji zestawienia obrotów i sald: saldo Ma konta 221 (15.052,32) + kwota 33 zł. Prawidłowo ustalona kwota w tej pozycji powinna być równa saldu Ma konta 221. - W pozycji C.II.1 Zobowiązania z tytułu dostaw i usług w kwocie 82 906,64 zł i w pozycji C.II.4 Zobowiązania z tytułu wynagrodzeń w kwocie 286 314,07 wykazane zostało saldo Ma konta 201 „Rozrachunki z tytułu dostaw i usług” stanowiące według zestawienia obrotów i sald kwotę 369.220,71. Ustalono, że kwota 286 314,07 zł dotyczyła naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2013 rok zaewidencjonowanego błędnie na koncie 201 „Rozrachunki z tytułu dostaw i usług” zamiast na koncie 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”. - W pozycji B.III.2 Aktywów Środki pieniężne na rachunkach bankowych na łączną kwotę 254 898,61 zł wykazane zostało saldo Wn konta 130 „Rachunek bieżący jednostki” w wysokości 544,45 zł, saldo Wn konta 135 „Rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych” w wysokości 16.196,81 zł oraz saldo Wn konta 139 „Inne rachunki bankowe” w wysokości 238.157,35 zł. Wyjaśnienie na okoliczność nieprawidłowo wykazanej kwoty w pozycji pozostałe należności i pozostałe zobowiązania złożył Kierownik Referatu Finansowego Elżbieta Wypych. W wyjaśnienia Kierownik Referatu wskazała jakie kwoty powinny być wykazane z poszczególnych pozycjach oraz wyjaśniła że błędy wynikają z pomyłki pisarskiej. Wyjaśnienie Kierownika Referatu Finansowego Elżbiety Wypych z dnia 29 września 2014 roku stanowi załącznik nr 9 do protokołu kontroli. Odnosząc się do wyjaśnienia Kierownika Referatu Finansowego wskazać należy, że dane wykazane w bilansie jednostki tj. Urzędu Miejskiego w Zelowie muszą znajdować swoje źródło w danych z ksiąg rachunkowych tej jednostki. Stosownie do §17 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej - na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych jednostki, o których mowa w §1 pkt 3 (jednostki
______73 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
budżetowe) i 4 (samorządowe zakłady budżetowe) sporządzają sprawozdania finansowe składające się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz zestawienia zmian w funduszu. W związku z tym, że bilans należy sporządzić na podstawie zamkniętych ksiąg rachunkowych dane wykazane w bilansie muszą pochodzić z zamkniętej ewidencji księgowej tj. muszą być ostatecznie uzgodnione. Z oświadczenia Elżbiety Wypych Kierownika Referatu Finansowego z dnia 5 sierpnia 2014 roku wynika, że księgi rachunkowe za 2013 roku zostały zamknięte w dniu 31 marca 2014 roku. Z daty wskazanej na bilansie Urzędu Miejskiego w Zelowie wynika, że został on sporządzony w dniu 28 marca 2013 roku. Stwierdzono, że w pozycji środki pieniężne na rachunkach bankowych wykazane zostało saldo konta 130 „Rachunek bieżący jednostki”, konta 135 „Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia” oraz konta 139 „Inne rachunki bankowe”. Na dzień 31 grudnia 2013 roku konto 130 wykazywało łączne saldo w kwocie 544,45 zł, z tego: - kwota 242,19 zł dotyczyła środków pieniężnych znajdujących sią na rachunku bankowym dotyczącym wydatków Urzędu Miejskiego w Zelowie o numerze 39 8965 1018 2002 0070 0072 0085; - kwota 302,26 zł dotycząca środków pieniężnych znajdujących się na rachunku środków własnych o numerze 86 1130 1163 0014 7025 5620 0011 prowadzonym przez Bank Gospodarstwa Krajowego w związku z zaciągnięciem przez Gminę Zelów pożyczki na wyprzedzające finansowanie kosztów kwalifikowanych operacji „Budowa wodociągu we wsiach Pszczółki, Wola Pszczółecka, Walewice”. Należy zaznaczyć, że przypisanie rachunku bankowego środków własnych w banku BGK jako rachunku bankowego obsługującego Urząd Miejski (na koniec roku budżetowego), a nie jako rachunku bankowego budżetu gminy nie jest właściwym rozwiązaniem, ponieważ taki sposób prezentacji zaburza obraz środków pieniężnych budżetu prezentowany w bilansie z wykonania budżetu. Ujmowanie środków pieniężnych przekazanych na rachunek środków własnych w banku BGK w bilansie Urzędu Miasta powoduje, że powyższe środki są niewidoczne jako środki pieniężne budżetu (pomimo że nie znajdują się na rachunku bankowym budżetu dalej pozostają środkami pieniężnymi budżetu). Rachunek środków własnych jest rachunkiem, na którym gromadzone są środki własne pożyczkobiorcy na pokrycie zobowiązań wynikających z umowy tj. odsetek z tytułu pożyczki. W związku z tym istnieje konieczność zabezpieczenia na tym koncie środków pieniężnych służących pokryciu zobowiązań, które do końca roku budżetowego mogą nie zostać wykorzystane co pozostaje w sprzeczności z zasadami prowadzenia ewidencji na koncie 130 „Rachunek bieżący jednostki”. Stosowanie do unormowań załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej konto 130 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych na rachunku bieżącym jednostki budżetowej. Saldo konta 130 jest równe saldu sald wynikających z ewidencji szczegółowej prowadzonej dla kont: 1) wydatków budżetowych; konto 130 w zakresie wydatków budżetowych może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych otrzymanych na realizację wydatków budżetowych, a niewykorzystanych do końca roku; 2) dochodów budżetowych; konto 130 w zakresie dochodów budżetowych może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych z tytułu zrealizowanych dochodów budżetowych, które do końca roku nie zostały przelane do budżetu. Saldo konta 130 ulega likwidacji przez księgowanie:
______74 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
1) przelewu środków pieniężnych niewykorzystanych do końca roku, w korespondencji z kontem 223; 2) przelewu do budżetu dochodów budżetowych pobranych, lecz nieprzelanych do końca roku, w korespondencji z kontem 222. Biorąc pod uwagę konieczność likwidacji salda konta 130 na koniec roku nieprawidłowym było istnienie salda środków pieniężnych na rachunku wydatków Urzędu Miejskiego jak również na rachunku środków własnych.
Ustalono ponadto, że poszczególne grupy środków według klasyfikacji środków trwałych zostały nieprawidłowo ujęte w bilansie. Poniższa tabela zawiera ujęcie grup w bilansie Urzędu Miejskiego w Zelowie oraz prawidłowe ujęcie poszczególnych grup środków trwałych
Wyszczególnienie Sposób ujęcia w bilansie Prawidłowe ujęcie A.II.1.2 Budynki, lokale i obiekty inżynierii Grupa I i II Grupa I i II lądowej i wodnej A.II.1.3 Urządzenia techniczne i maszyny Grupa III, VI i VIII Grupa III, IV i VI
A.II.1.4 Środki transportu Grupa VII Grupa VII A.II.1.5 Inne środki trwałe Grupa IV Grupa VIII
Ustalono, że stan należności z tytułu dostaw i usług wykazany w bilansie jest skorygowany o odpisy aktualizujące należności zaewidencjonowane na koncie 290 „Odpisy aktualizujące należności” na łączną kwotę 66 601,15 zł, w tym: - odpis na kwotę 61.665,39 zł dotyczący kar umownych za odstąpienie od wykonania boiska „ORLIK”; - odpis z tytułu nieuregulowanej faktury z tytułu czynszu Apteka VITA na kwotę 4 583,05 zł; - odpis z tytułu nieuregulowanej opłaty za umieszczenie reklamy w gazecie „Informator” na kwotę 234,24 zł + odsetki na kwotę 118,47 zł.
Skonsolidowany bilans jednostki samorządu terytorialnego
Skonsolidowany bilans jednostki samorządu terytorialnego sporządzony został w dniu 24 czerwca 2014 roku. Ustalono, że w bilansie zawarto dane wykazane w bilansie: - łącznym jednostek budżetowych i zakładu budżetowego; - Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji w Zelowie Sp. z o.o.; - Domu Kultury w Zelowie; - Biblioteki Publicznej Miasta i Gminy Zelów; - Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w Zelowie. Stwierdzono, że w bilansie skonsolidowanym nie zawarto danych z bilansu wykonania budżetu Gminy Zelów za 2013 rok jako jednostki dominującej. Dla przykładu w bilansie skonsolidowanym wykazano zobowiązania finansowe długoterminowe w kwocie 443.700 zł podczas gdy zobowiązania finansowe długoterminowe Gminy Zelów za 2013 roku stanowiły kwotę 23.670.713,25 zł. Zgodnie w §21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami
______75 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Rzeczypospolitej Polskiej, zarząd jednostki samorządu terytorialnego sporządza skonsolidowany bilans, stosując odpowiednio przepisy rozdziału 6 ustawy o rachunkowości przy założeniu, że jednostką dominującą jest jednostka samorządu terytorialnego. Stosownie do art.55 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Rozdział 6 ustawy) jednostka dominująca, mająca siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, sporządza roczne skonsolidowane sprawozdanie finansowe grupy kapitałowej, obejmujące dane jednostki dominującej i jednostek od niej zależnych wszystkich szczebli bez względu na ich siedzibę, zestawione w taki sposób, jakby grupa kapitałowa stanowiła jedną jednostkę; sprawozdaniem tym obejmuje się również dane pozostałych jednostek podporządkowanych, zgodnie z zasadami określonymi w niniejszym rozdziale. Uwzględniając wskazane wyżej przepisy skonsolidowany bilans jednostki samorządu terytorialnego obejmuje dane pochodzące z bilansu z wykonania budżetu Gminy Zelów jako jednostki dominującej, dane pochodzące z bilansów jednostek i zakładów budżetowych nieposiadających osobowości prawnej oraz dane pochodzące z bilansów samorządowych osób prawnych.
Kwartalne sprawozdanie Rb-Z o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych – 2013 rok i I półrocze 2014 roku
W łącznych sprawozdaniach kwartalnych o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych za 2013 rok oraz I półrocze 2014 roku wykazano następujące dane:
Wyszczególnienie zobowiązań I/2013 II/2013 III/2013 2013 I/2014 II/2014 Pożyczki i kredyty długoterminowe, w tym: 20 572 209,00 zł 19 528 109,75 19 774 025,50 23 670 713,25 23 607 048,00 23 545 370,75
Kredyty 18 409 500,00 17 272 000,00 17 334 500,00 20 197 000,00 19 959 500,00 19 722 000,00
Pożyczki 2 162 709,00 2 256 109,75 2 439 525,50 3 473 713,25 3 647 548,00 3 823 370,75 Zobowiązania wymagalne ZK, w tym: 320 482,87 211 295,08 217 710,54 68 535,53 303 812,13 258 009,00
z tytułu dostaw i usług 320 482,87 210 763,78 217 710,54 68 535,53 303 812,13 258 009,00
Pozostałe 531,30
RAZEM 20 892 691,87 19 739 404,83 19 991 736,04 23 739 248,78 23 910 860,13 23 803 379,75
Zgodność z ewidencją X X X X X X
Kontrola wykazała, że kwartalne sprawozdanie jednostkowe jednostki samorządu terytorialnego rozumiane jako sprawozdanie urzędu (jednostki budżetowej) i jej organu nie zostało sporządzone za poszczególne kwartały 2013 roku i I półrocza 2014 roku, co było niezgodne z §4 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 roku w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz.U. nr 43, poz.247 ze zmianami). W łącznych kwartalnych sprawozdaniach Rb-Z przekazanych do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dane w zakresie pożyczek i kredytów zaciągniętych przez Gminę Zelów były zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej organu. Wykazane w sprawozdaniach kwartalnych zobowiązania wymagalne dotyczyły zobowiązań Zakładu Usług Komunalnych w Zelowie. Kwartalne sprawozdania sporządzane przez Zakład Usług Komunalnych w Zelowie za wyjątkiem sprawozdania za I kwartał 2014 roku zostały złożone do Burmistrza Zelowa z zachowaniem terminów wskazanych w rozporządzeniu. Stwierdzono, że sprawozdanie Rb-Z za I kwartał 2014 roku zostało złożone w dniu 16 kwietnia 2014 roku, podczas gdy przepisy rozporządzenia zobowiązywały do przekazania sprawozdania nie później niż po upływie 10 dni po upływie okresu sprawozdawczego tj. do dnia 10 kwietnia 2014 roku.
______76 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kontrola wykazała, że Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej składa sprawozdanie kwartalne Rb-Z, w którym wykazuje zobowiązanie z tytułu pożyczek zaciągniętych z budżetu Gminy Zelów.
I/2013 II/2013 III/2013 2013 I/2014 II/2014
Pożyczki długoterminowe 478 575,00 466 950,00 455 325,00 443 700,00 431 475,00 419 250,00
Sprawozdania zostały przekazane przez Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej z zachowaniem terminów wskazanych w rozporządzeniu. Stwierdzono, że dane wykazane w łącznych kwartalnych sprawozdaniach Rb-Z sporządzonych w okresie objętym w zakresie kredytów i pożyczek były zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej budżetu. Kontrola wykazała, że w uzupełniających danych o niektórych zobowiązaniach jednostki samorządu terytorialnego (cześć C1) za poszczególne kwartały 2013 roku wykazywano nieprawidłowe dane w zakresie kredytów i pożyczek z budżetu państwa oraz kredytów i pożyczek na realizację programów lub zadań finansowanych z udziałem środków, o których mowa w art.5 ust.1 pkt 2 ustawy. W sprawozdaniu Rb-Z za poszczególne kwartały wykazano następujące dane:
Wyszczególnienie I/2013 II/2013 III/2013 2013 rok
Kredyty i pożyczki na realizację 0,00 0,00 0,00 291 000,00 programów, projektów lub zadań z udziałem środków, o których mowa w art.5 ust.1 pkt 2 ustawy z budżetu państwa (kolumna 3 i 4 części uzupełniającej C)
Kredyty i pożyczki na realizację 3 356 154,00 3 463 220,00 4 860 301,00 6 080 054,00 programów, projektów lub zadań z udziałem środków, o których mowa w art.5 ust.1 pkt 2 ustawy z innych źródeł na współfinansowanie (udział własny) (kolumna 5 i 6 części uzupełniającej D)
Ustalono, że poszczególne kwoty wykazane jako kredyty i pożyczki na realizację programów, projektów lub zadań z udziałem środków, o których mowa w art.5 ust.1 pkt 2 ustawy z innych źródeł na udział własny dotyczyły zobowiązań z tytułu trzech kredytów i pożyczki z WFOŚIGW zaciągniętych w związku z realizacją zadania „Rozbudowa systemów wodno-kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w gminie Zelów” na wkład własny. Zgodnie z §8 załącznika nr 9 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 roku w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych w części C sprawozdania Rb-Z dotyczącej uzupełniających danych o niektórych zobowiązaniach jednostki samorządu terytorialnego wykazuje się kwoty wyłączeń z ograniczeń długu i spłaty zobowiązań określonych w art. 170 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104, z późn. zm.), w art. 36 ustawy z dnia 7 grudnia 2012 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z realizacją ustawy budżetowej (Dz. U. poz. 1456) oraz art. 121a ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. - Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1241, z późn. zm.), a także kwoty zobowiązań dodawanych zgodnie z art. 244 ustawy.
______77 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Umowa o dofinansowanie projektu nr UDA-RPLD.02.01.00-00-055/08-00 w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013 zawarta została w dniu 30 lipca 2010 roku. Biorąc pod uwagę datę zawarcia umowy oraz treść art.13 ustawy z dnia 8 listopada 2013 roku o zmianie ustawy o finansach publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2013 roku, poz.1646 ze zmianami) brak było podstaw do wskazania w informacji uzupełniającej danych o zobowiązaniach zaciągniętych na wkład własny, które nie podlegały wyłączeniu. Zgodnie ze wskazanym przepisem art. 243 ust. 3a ustawy wymienionej w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, ma zastosowanie do wydatków wynikających z umowy o dofinansowanie, o której mowa w art. 206 tej ustawy, zawartej po dniu 1 stycznia 2013 r. i poniesionych po tym dniu. Kwota 291.000 zł wskazana w sprawozdaniu Rb-Z za 2013 rok dotyczyła pożyczki zaciągniętej na wyprzedzające finansowanie zaciągniętej w Banku Gospodarstwa Krajowego na realizację zadania „Budowa wodociągu we wsiach Pszczółki, Wola Pszczółecka i Walewice” w związku z umową o przyznanie pomocy zawartej w dniu 20 sierpnia 2013 roku. Kwota ta została wykazana w informacji uzupełniającej w prawidłowej wysokości. Ustalono, że w dniu 25 kwietnia 2014 roku sporządzona została korekta sprawozdania Rb-Z za I kwartał 2014 roku. W wyjaśnieniach do sporządzonej korekty wskazano, że w części C 1 w sprawozdaniu za IV kwartał 2013 roku w kolumnie 5 i 6 wykazano kwotę 6.080.054 zł, podczas gdy w kolumnach tych winna być wykazana kwota 88.900, gdyż kwotę 5.991.154 zł sklasyfikowano błędnie. Kwota wskazana w wyjaśnieniu jako prawidłowa dotyczyła I transzy pożyczki nr 431/GW/P/2013 zaciągniętej w WFOŚiGW zaciągniętej na dofinansowanie zadania „Budowa wodociągu we wsiach Walewice, Pszczółki, Wola Pszczółecka Gmina Zelów” realizowanego z udziałem środków z budżetu Unii Europejskiej, która wpłynęła w 2013 roku. Zadanie inwestycyjne realizowane było z udziałem środków z budżetu Unii Europejskiej na podstawie umowy o przyznanie pomocy zawartej w dniu 20 sierpnia 2013 roku, a zatem zobowiązanie zaciągnięte w WFOŚIGW na wkład własny, w związku z podpisaniem niniejszej umowy, podlegało wyłączeniu. Kwota wskazana w wyjaśnieniu do sprawozdania w wysokości 88.900 zł powinna być zatem wykazana w kolumnie 5 i 6 części uzupełniającej C 1 do sprawozdania Rb-Z za 2013 roku. Biorąc pod uwagę wykazanie niewłaściwych kwot wyłączeń w części C sprawozdania Rb-Z za 2013 rok kontrolowana jednostka zobowiązana była do sporządzenia korekty niniejszego sprawozdania i przekazania jej do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi. Podstawę do złożenia korekty jest treść §10 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 roku w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych. Z niniejszego przepisu wynika, że w przypadku zmiany stanu faktycznego w ewidencji księgowej lub w przypadku stwierdzenia błędu w uprzednio przekazanym sprawozdaniu jednostka niezwłocznie sporządza oraz przekazuje korektę sprawozdania nieodpowiadającego stanowi faktycznemu do jednostki będącej odbiorcą tego sprawozdania. Jednostki nie sporządzają korekty, jeżeli od końca okresu sprawozdawczego upłynęło 6 miesięcy, a zmiana, o której mowa w zdaniu poprzednim, stanowi mniej niż 0,001% PKB za rok budżetowy, którego sprawozdanie dotyczy, lub w przypadku braku informacji - za ostatni znany okres. Biorąc pod uwagę, że od końca okresu sprawozdawczego (tj. od dnia 31 grudnia 2013 roku) nie minęło 6 miesięcy istniał obowiązek sporządzenia korekty sprawozdania Rb-Z za 2013 rok. Tymczasem zamiast złożyć korektę jednostka zawarła wyjaśnienie w korekcie do sprawozdania Rb-Z za I kwartał 2014 roku. Ustalono ponadto, że wyjaśnienie w treści wskazanej powyżej zawarte zostało również do sprawozdania Rb-Z za II i III kwartał 2014 roku, co nie miało żadnego uzasadnienia. W sprawozdaniach kwartalnych za I, II i III kwartał 2014 roku w części C uzupełniającej sprawozdania Rb-Z wskazano następujące dane:
______78 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Wyszczególnienie I/2014 II/2014 III/2014
Kredyty i pożyczki na realizację programów, 441.200 661.800 0,00 projektów lub zadań z udziałem środków, o których mowa w art.5 ust.1 pkt 2 ustawy z budżetu państwa (kolumna 3 i 4 części uzupełniającej C)
Kredyty i pożyczki na realizację programów, 138.900 138.900 208.900 projektów lub zadań z udziałem środków, o których mowa w art.5 ust.1 pkt 2 ustawy z innych źródeł na współfinansowanie (udział własny) (kolumna 5 i 6 części uzupełniającej D)
W kolumnie 3 i 4 w poszczególnych kwartałach ujęto kwotę udzielonej pożyczki na wyprzedzające finansowanie w Banku Gospodarstwa Krajowego ze środków budżetu państwa w łącznej kwocie 661.800 zł. W kolumnie nr 5 i 6 ujęto kwotę pożyczki zaciągniętej w Wojewódzkim Funduszu Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi w łącznej kwocie 208.900 zł na realizację zadania „Budowa wodociągu we wsiach Walewice, Pszczółki, Wola Pszczółecka Gmina Zelów” realizowanego z udziałem środków z budżetu Unii Europejskiej. Niniejsze kwoty zostały wykazane w prawidłowej wysokości. Sprawozdanie Rb-ST o stanie środków na rachunkach bankowych jednostki samorządu terytorialnego za 2013 rok W sprawozdaniu Wyszczególnienie Kwoty Stan środków na rachunku budżetu jednostki samorządu terytorialnego
w tym: 2.737.679,10 stan środków na rachunku wydatków niewygasających (art. 263 ust. 1 ustawy o finansach publicznych) 0,00 środki niewykorzystanych dotacji w roku budżetowym 0,00 środki dotacji i subwencji przekazane w grudniu na styczeń następnego roku 840.447,00
Kontrola wykazała, że na rachunku budżetu na dzień 31 grudnia 2013 roku znajdowała się kwota 2.737.685,51 zł, co potwierdza wyciąg bankowy z dnia 31 grudnia 2013 roku. Taka sama kwota środków pieniężnych wynika również z ewidencji księgowej tj. salda Wn konta 133 „Rachunek budżetu”. Kwota wykazana w sprawozdaniu Rb-ST była niższa od kwoty wynikającej z wyciągu bankowego o kwotę 6,41 zł. Stosownie do §22 załącznika nr 39 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2010 roku nr 20, poz.203) w sprawozdaniach rocznych Rb-ST wykazuje się stan środków na rachunku budżetu jednostki samorządu terytorialnego na podstawie dowodów bankowych, zgodnych z zapisami w księgowości banku. Wykazanie innej kwoty niż wynikająca z dowodu bankowego tj. wyciągu bankowego stanowi naruszenie wskazanego wyżej przepisu. Z wyjaśnienia Kierownika Referatu Finansowego Elżbiety Wypych w przedmiotowej sprawie wynikało, że cyt . „W sprawozdaniu Rb-ST za 2013 rok stan środków na rachunku budżetu wykazano kwotę 2.737.679,10 zł. W bilansie w wykonania budżetu za 2013 rok wykazano kwotę 2.737.685,51 zł. Różnica 6,41 zł wynika z terminów sporządzenia ww. sprawozdań. Sprawozdanie Rb-ST sporządzono 17.02.2014 roku, a bilans sporządzono 28.03.2014 roku. W terminie pomiędzy sprawozdaniami nastąpiło księgowanie, które zmieniło saldo na koncie 133, dotyczy odsetek od rachunku bankowego BGK Łódź” .
______79 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Wyjaśnienie Elżbiety Wypych Kierownika Referatu Finansowego w sprawie stanu środków pieniężnych wykazanych w sprawozdaniu Rb-ST stanowi załącznik nr 10 do protokołu kontroli. W toku kontroli ustalono, że kwota 6,41 zł została zaewidencjonowana na koncie 133 „Rachunek budżetu” w korespondencji z kontem 222 „Rozliczenie dochodów budżetowych” pod datą 31 grudnia 2013 roku w łącznej kwocie dochodów 8.528.670,63 zł. W związku z powyższym nieuzasadnione jest wyjaśnienie, że księgowanie na kwotę 6,41 zł zmieniło saldo na rachunku bankowym konta 133 w okresie pomiędzy datą sporządzenia sprawozdania Rb-ST a datą sporządzenia bilansu z wykonania budżetu.
IV. ROZRACHUNKI I ROSZCZENIA
1. ROZRACHUNKI Z ODBIORCAMI I DOSTAWCAMI . TERMINOWO ŚĆ REGULOWANIA ZOBOWI ĄZA Ń (LATA 2013 - 2014)
Według zakładowego planu kont wprowadzonego zarządzeniem Burmistrza Miasta nr 0120/18/2012 z dnia 16 sierpnia 2012 roku zmieniającym zarządzenie nr 0152/16/2010 w sprawie zasad (polityki) rachunkowości - konto 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, usług i robót, w tym zaliczek na poczet dostaw robót i usług oraz kaucji gwarancyjnych, a także należności z tytułu przychodów finansowych. Na koncie 201 nie ujmuje się należności jednostek zaliczonych do dochodów budżetowych, które są ujmowane na koncie 221. Konto 201 obciąża się za powstałe należności i roszczenia oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a uznaje się za powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności i roszczeń. Ewidencja szczegółowa do konta 201 może być prowadzona według podziałek klasyfikacji budżetowej oraz powinna zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań krajowych i zagranicznych według poszczególnych kontrahentów. Konto 201 może mieć dwa salda, saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń a saldo Ma stan zobowiązań. Wskazać należy, że wskazane wyżej zasady ewidencji na koncie 201 zostały wiernie przeniesione z przepisów załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. W planie kont nie wskazano typowych operacji jakie są ewidencjonowane na koncie 201 ze wskazaniem konta przeciwstawnego. Nieprawidłowym było również wskazanie w planie kont, że ewidencja szczegółowa do konta 201 może być prowadzona według podziałek klasyfikacji budżetowej oraz powinna zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań krajowych i zagranicznych według poszczególnych kontrahentów. Opracowując i wprowadzając zakładowy plan kont należy mieć wiedzę jak jest prowadzona ewidencja i nie używać w tym zakresie sformułowania „może być prowadzona”. Zgodnie z unormowaniem Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych w Urzędzie Miejskim w Zelowie za prawidłowy dowód księgowy uważa się dowód księgowy spełniający następujące kryteria: a) stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierający co najmniej:
______80 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- określenie rodzaju dowodu; - określenie stron (nazwy i adresy) dokonujących operacji gospodarczej; - datę dokonania operacji gospodarczej, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu; - opis operacji oraz jej wartość jeżeli to możliwe określone także w jednostkach naturalnych; - opis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe; b) sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym i na dowód sprawdzenia podpisany przez osoby do tego upoważnione c) oznaczony numerem lub inny dowód umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie. W Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych unormowano, że dekretacja dowodów polega na: - nadaniu dokumentom księgowym numerów, pod którymi zostaną one zaewidencjonowane, - umieszczeniu na dokumentach adnotacji dotyczącej właściwej klasyfikacji budżetowej, - określeniu daty, pod którą dokument ma być zaksięgowany, jeżeli dowód ma być zaksięgowany pod inną datą niż data jego wystawienia przy dowodach własnych lub datą otrzymania – przy dowodach obcych, - podpisaniu przez Burmistrza i Skarbnika Miasta lub osoby upoważnionej. Unormowano również, że opisane i sprawdzona faktury przekazywane są do Referatu Finansowego, który dokonuje ich dekretacji. Faktury do zapłaty zatwierdza Burmistrz Miasta i Skarbnik Miasta lub osoby upoważnione. Zatwierdzone do wypłaty faktury (rachunki) podlegają zapłacie w formie gotówkowej (pokwitowanie na rachunku/fakturze) lub bezgotówkowej – dokonanie przelewu bankowego. Zapłacone faktury podlegają księgowaniu w urządzeniach księgowości syntetycznej i analitycznej. Po zaksięgowaniu podlegają włączeniu do zbiorów w kolejności chronologicznej, zgodnie z nadaną numeracją. Z unormowań zakładowego planu kont wynika, że w ciągu roku budżetowego ze względu na określone terminy sprawozdawcze przyjmuje się zasadę zgodnie z którą wartość zafakturowanych zakupów materiałów, towarów i usług obciążających koszty, ewidencjonuje się w miesiącu, w którym koszty powstały, o ile faktury, rachunki od dostawców wpłyną do księgowości w terminie do 6 dnia po zakończeniu miesiąca którego dotyczą. Po tym terminie wartość zafakturowanych zakupów materiałów, towarów i usług ewidencjonuje się w miesiącu otrzymania faktury, rachunku. Kontrolą objęto prawidłowość udokumentowania i zaewidencjonowania dokumentów księgowych na koncie 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” za miesiąc grudzień 2013 roku oraz czerwiec 2014 roku stanowiące zobowiązania na dzień 31 grudnia 2013 roku oraz 30 czerwca 2014 roku. Na dzień 31 grudnia 2013 roku na koncie 201 występowało saldo Ma w wysokości 369 220,71 zł i saldo Wn na kwotę 64 530,69 zł. Analiza obrotów dokonanych na tym koncie w miesiącu grudniu wykazała, że na koncie 201 zaewidencjonowano 10 faktur na łączną kwotę 82 906,64 zł, które stanowiły zobowiązania z tytułu dostaw i usług na dzień 31 grudnia 2013 roku. Ujęte na koncie 201 faktury przedstawiono w poniższej tabeli:
______81 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Lp Nazwa Oznaczenie Kwota Data Data ujęcia Umowny Faktyczny Uwagi (np. . kontrahenta faktury i faktury wpływu faktury w termin termin kwota data faktury ewidencji i zapłaty zapłaty i odsetek) wystawienia do numer pozycji numer jednostki księgowej pozycji księgowej
1. SP ZOZ 287/13/MP 308,00 02 -01 -14 31 -12 -13 14 -01 -14 08 -01 -14 z dnia 31.12.2013 000000/13 000060/14 405/201
2. PROJ -ART. 8/10/13 z 41.820,00 19 -12 -14 19 -12 -13 19 -01 -14 16 -01 -14 dnia 10.12.2013 000000/13 000190/14 402/201
3. Przedsiębior 00168/1/35 17,32 03 -01 -14 31 -12 -13 21 -01 -14 09 -01 -14 stwo /2013 z Wodoc.i dnia 000000/13 000073/14 Kanalizacji 31.12.2013 401/201
4. j.w 00200/1/4/ 8.21 03 -01 -14 31 -12 -13 21 -01 -14 09 -01 -14 2013 z dnia 31.12.2013 000000/13 000073/14 401/201
5. j.w 00033/31/2 400,17 03 -01 -14 31 -12 -13 21 -01 -14 09 -01 -14 013 z dnia 31.12.2013 000000/13 000073/14 401/201
6. j.w. 72/2013 z 1.512,90 03 -01 -14 31 -12 -13 14 -01 -14 14 -01 -14 dnia 31.12.2013 000000/13 000123/14 402/201
7. Utrzym.i FS 239/13 z 5.859,00 02 -01 -14 31 -12 -13 30 -01 -14 15 -01 -14 Urządzanie dnia Terenów 31.12.2013 000000/13 000159/14 Zieleni 402/201 Kilańczyk
8. j.w. FS236/13 z 13.186,80 02 -01 -14 31 -12 -13 30 -01 -14 15 -01 -14 dnia 31.12.2013 000000/13 000159/14 402/201
9. j.w. FS237/13 z 12.398,40 02 -01 -14 31 -12 -13 30 -01 -14 15 -01 -14 dnia 31.12.2013 000000/13 000159/14 402/201
1 j.w FS235/13 z 7.395,84 02 -01 -14 31 -12 -13 30 -01 -14 15 -01 -14 0. dnia 31.12.2013 000000/13 000159/14 402/201 SUMA 82 906,64 zł
Analiza zapisów księgowych dokonanych na podstawie wskazanych w powyższej tabeli faktur wykazała, że faktury zostały ujęte na koncie 201 pod datą wpływu do jednostki, a w przypadku faktur, które wpłynęły po dniu 31 grudnia 2013 roku ale do dnia 6 stycznia 2014 roku z dniem 31 grudnia 2013 roku, czyli zaliczone zostały do miesiąca grudnia. Wszystkie poddane kontroli faktury zostały ujęte w ewidencji księgowej z numerem 00000/13 co oznacza, że nie nadano im numeru pozwalającego na identyfikację dowodów księgowych pod jakimi zostały ujęte w ewidencji księgowej, co stanowiło naruszenie art.14 ust.2 ustawy o rachunkowości. Zgodnie ze wskazanym przepisem
______82 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Brak nadania numeru umożliwiającego powiązanie dowodu z zapisami dokonanymi na jego podstawie świadczy o nieprzestrzeganiu wskazanych wyżej unormowań Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych w Urzędzie Miejskim w Zelowie. Ustalono, że faktury zostały zaewidencjonowane na koncie 201 w rejestrze nr 1 o nazwie DOKUMENTY-WYDATKI. W treści zapisu księgowego dokonanego w ewidencji księgowej brak było daty dokonania operacji tj. daty sprzedaży, jak również daty wystawienia dowodu księgowego, jeżeli data dokonania operacji różni się od daty wystawienia dowodu. W poddanych kontroli fakturach, stanowiących zobowiązania na dzień 31 grudnia 2013 roku, data wystawienia dokumentu była taka sama jak data dokonania operacji (data sprzedaży), jednak nie została ona ujęta w treści zapisu księgowego. Ustalono, że stosowany przez jednostkę program nie wymaga wskazania w treści zapisu księgowego daty dokonania operacji przy dekretowaniu faktur. Biorąc jednak po uwagę wymóg wynikający z treści art.23 ust.2 ustawy o rachunkowości datę operacji/datę dokumentu należało dopisać do wiersza w którym program wymagał wpisania numeru faktury. W toku kontroli ustalono, że otrzymane przez kontrolowaną jednostkę faktury wystawione z tytułu zakupu dostaw, usług i robót budowlanych były ewidencjonowane na koncie 201 w dwóch rejestrach tj. wspomnianym wcześniej rejestrze nr 1 oraz rejestrze nr 3 tj. rejestrze ZAKUPÓW VAT. Przy dekretacji faktur w rejestrze nr 3 wskazywana jest data wystawienia faktury, jednak podobnie jak w przypadku rejestru nr 1 sporządzony wydruk nie zawiera daty wystawienia. Ustalono, że przy ewidencji faktur w rejestrze nr 3 system nadaje fakturom numer pod którym ujęte zostały poszczególne faktury w ewidencji księgowej, jednak numer ten nie jest na fakturach nanoszony. Stwierdzono, że w rejestrze nr 3 w miesiącu grudniu ujęto 8 faktur, które posiadają nadany numer. Numer ten nie został jednak naniesiony na dowód księgowy. Faktury te zostały uregulowane w miesiącu grudniu 2013 roku. Brak wskazania pozycji księgowej pod jaką zostały ujęte faktury w rejestrze nr 3 na poszczególnych dokumentach podobnie jak w przypadku faktur, którym w ogóle nie nadano numeru świadczy o nieprzestrzeganiu przepisu art.14 ust.2 ustawy o rachunkowości. Z wyjaśnienia Elżbiety Wypych Kierownika Referatu Finansowego złożonego na okoliczność numeracji dowodów księgowych wynika, że cyt. „Numeracja dowodów księgowych w UM w Zelowie jest jednolita, czyli poszczególne rodzaje dokumentów są numerowane chronologicznie np. raporty kasowe, wyciągi bankowe, faktury. Nie ma oddzielnej numeracji dla poszczególnych rodzajów dokumentów. W rejestrze nr 3 – „Rejestr zakupu VAT” rejestrowane są faktury dotyczące inwestycji. W tym rejestrze jest nadawany numer dokumentowi. Natomiast pozostałe faktury księgowane są w rejestrze nr 1 „Dokumenty – wydatki”. W tym rejestrze wszystkim rejestrowanym fakturom jest nadawany numer zero, a nadanie numeru następuje przy księgowaniu zapłaty faktury” . Wyjaśnienie Elżbiety Wypych Kierownika Referatu Finansowego w sprawie numeracji faktur z dnia 23 września 2014 roku stanowi załącznik nr 11 do protokołu kontroli. Z wyjaśnienia wynika, że fakturom opatrzonym numerem zero nadawany jest numer przy księgowaniu zapłaty faktury. Stwierdzono, że numer ten dotyczy numeru wyciągu bankowego, który jest taki sam w przypadku wszystkich pozycji wskazanych w wyciągu bankowym. Z danych zawartych w powyższej tabeli wynika, że taki sam numer pozycji księgowej jeśli chodzi o zapłatę zobowiązania mają wszystkie faktury zapłacone danego dnia. W związku z powyższym również w przypadku operacji polegającej na zapłacie zobowiązania brak było możliwości powiązania treści zapisu z dowodem księgowym ponieważ w dowodzie księgowym, jakim w przypadku kontrolowanej jednostki był wyciąg bankowy, wszystkie operacje z danego dnia miały ten sam numer.
______83 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Stwierdzono, że faktury objęte kontrolą zostały sprawdzone pod względem formalno- rachunkowym przez pracowników wskazanych załączniku do zarządzenie Burmistrza Zelowa nr 120.9.2013 z dnia 31 maja 2013 roku w sprawie zmiany Instrukcji kontroli wewnętrznej w Zelowie. Faktury zostały sprawdzone pod względem formalnym i rachunkowym przez inspektora Annę Olczykowską, co wynika z zakresu czynności pracownika z dnia 11 kwietnia 2011 roku. Faktury zatwierdził do wypłaty Burmistrz Zelowa poza dwoma przypadkami. Faktura nr 72/2013 z dnia 31 grudnia 2013 roku na kwotę 1.512,90 zł zatwierdzona została przez Sekretarza Zelowa Agnieszkę Mysłowską, a faktura nr 16/06/2014 z dnia 30 czerwca 2014 roku na kwotę 204.990,57 zł zatwierdzona została do wypłaty przez Zastępcę Zelowa Grzegorza Lorka. Kontrola wykazała, że obok podpisu kierownika jednostki zatwierdzającego faktury do zapłaty podpis swój składał Skarbnik Miasta Jadwiga Stróż. Taki sposób postępowania wskazany został w Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych w Urzędzie Miejskim w Zelowie. Unormowanie zawarte w tej Instrukcji nie jest jednak właściwe. Stosownie bowiem do przepisu art.54 ust.1 głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki i odpowiedzialność w zakresie: 1) prowadzenia rachunkowości jednostki; 2) wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi; 3) dokonywania wstępnej kontroli: a) zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, b) kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Główny księgowy jest zatem odpowiedzialny za wykonanie dyspozycji środkami pieniężnymi czyli technicznej czynności polegającej na prawidłowym zrealizowaniu wydatku. Wyłączne prawo do dokonywania wydatków przysługuje wójtowi gminy na mocy art. 60 ust. 2 pkt 3 ustawy o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2013 roku, Dz. U. poz. 594 ze zmianami). Ustalono, że Burmistrz Zelowa zakresem czynności z dnia 1 lipca 2011 roku powierzył Jadwidze Stróż Skarbnikowi Miasta, będącemu jednocześnie głównym księgowym budżetu Gminy Zelów, obowiązki i odpowiedzialność w zakresie: - prowadzenia rachunkowości jednostki, zgodnie z ustawą o rachunkowości; - wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi; - dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym; - dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Na poddanych kontroli dowodach księgowych Skarbnik Miasta nie potwierdził faktu dokonania wobec dowodów księgowych dokonania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Niniejsze świadczy o nierealizowaniu przez Skarbnika Miasta obowiązków powierzonych zakresem czynności przez Burmistrza Miasta. Kontrola wykazała, że pod datą 31 grudnia 2013 roku na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” zaewidencjonowano naliczenie składek na ubezpieczenie społeczne od dodatkowego wynagrodzenia rocznego (Wn 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” i Ma 201) oraz dodatkowe wynagrodzenie roczne w kwocie brutto
______84 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
(Wn 404 „Wynagrodzenia” i Ma 201) na podstawie sporządzonych na tą okoliczność poleceń księgowania tj.: - polecenie księgowania nr 7 z dnia 10 stycznia 2014 roku na kwotę 240 717,39 zł; - polecenie księgowania nr 12 z dnia 24 stycznia 2014 roku na kwotę 41 379,26 zł (§ 4110) i na kwotę 4 217,42 zł (§4120). Ewidencja rozrachunków z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego na koncie 201 „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami” świadczy o nieprzestrzeganiu unormowań załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Stosownie do zasad ewidencji na koncie 201 konto służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług oraz kaucji gwarancyjnych, a także należności z tytułu przychodów finansowych. Nie należy zatem na koncie 201 ewidencjonować rozrachunków z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Operacje związane z tym zagadnieniem należy ujmować w księgach rachunkowych w następujący sposób: 1. Naliczone wynagrodzenie brutto według listy płac: Wn 404 "Wynagrodzenia"/Ma konto 231 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń"; 2. Naliczone składki z tytułu ubezpieczeń finansowane przez pracownika: Wn 231 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń"/ Ma konto 229 "Pozostałe rozrachunki publicznoprawne"; 3. Naliczona zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych: Wn 231 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń"/ Ma konto 225 "Rozrachunki z budżetami"; 4. Naliczenie składek z tytułu ubezpieczeń finansowanych przez zakład pracy: Wn 405 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia"/ Ma konto 229 "Pozostałe rozrachunki publicznoprawne". Ustalono, że saldo należności wynikające z konta 201 na dzień 31 grudnia 2013 roku dotyczyło należności od Zakładu Usług Komunalnych w Zelowie oraz należności od firmy POLCOURT S.A. Warszawa z tytułu naliczonej kary umownej. W dniu 31 grudnia 2013 roku wystawiona została nota księgowa nr 36/13 na rzecz Zakładu Usług Komunalnych w Zelowie tytułem obciążenia za dostawę energii cieplnej i odbiór ścieków do budynku mieszkalnego w Bujnach Szlacheckich nr 51 zgodnie z umową nr Fn 3226.88.2013 za okres od października do grudnia 2013 roku na łączną kwotę 2.865,30 zł (w tym za ogrzanie 1.747,50 zł i za ścieki 1.117,80 zł). Zgodnie z notą należność należało wpłacić na konto dochodów w terminie 14 dni. Niniejsza nota została zaksięgowana Wn 201 i Ma 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”. Ustalono, że umowa powołana w fakturze zawarta została w dniu 18 czerwca 2013 roku pomiędzy Burmistrzem Zelowa a Kierownikiem ZUK-u. Z treści umowy wynika, że Gmina Zelów zobowiązana jest do dostarczania energii cieplnej oraz odbioru ścieków w budynku mieszkalnym położonym w Bujnach Szlacheckich, który jest podłączony do wewnętrznej sieci grzewczej i wodno- ściekowej Szkoły Podstawowej w Bujnach Szlacheckich będącej jednostką podległą Gminie Zelów oraz ponoszenia kosztów związanych z zapewnieniem dostawy energii cieplnej, wody i ścieków z powyższego budynku. Na podstawie uchwały Rady Miejskiej w Zelowie nr XLIX/348/97 z dnia 19 grudnia 1997 roku budynek mieszkalny znajdujący się w Bujnach Szlacheckich 51 jest administrowany przez Zakład Usług Komunalnych w Zelowie. Zakład Usług Komunalnych na podstawie zawartej umowy został zobowiązany do zwrotu na rzecz Gminy Zelów kwoty bieżących wydatków związanych z dostawą energii cieplnej, wody oraz odbioru ścieków do budynku mieszkalnego położonego w
______85 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Bujnach Szlacheckich 51 uiszczanych na rzecz ZUK przez najemców tegoż budynku. Według umowy kalkulacja poniesionych kosztów przez Dostawcę (Gminę Zelów) przeprowadzona będzie na podstawie faktur za dostawę energii cieplnej, naliczonych proporcjonalnie do wielkości użytkowanych przez najemców pomieszczeń oraz zużycia wody i ścieków poprzez odczyt pomiaru wody. Zwrot kosztów następować będzie kwartalnie na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez Dostawcę. Należność płatna będzie w terminie 14 dni od daty wpływu noty obciążeniowej do ZUK w Zelowie. W toku kontroli ustalono, że Zakład Usług Komunalnych uregulował wskazaną w nocie księgowej kwotę 2.865,30 zł w dniu 19 lutego 2014 roku. Wpływ środków na rachunek dochodów został zaewidencjonowany Wn 130/D i Ma 760. Zaewidencjonowanie wpływu należności od Zakładu we wskazany sposób skutkowało istnieniem na dzień 30 czerwca 2014 roku należności na koncie 201 pomimo uregulowania należności przez Zakład. Zapłata należności zaewidencjonowana została bowiem na kontach innych niż jej przypis. W celu wykazania w księgach rachunkowych rzeczywistego stanu należności należy dokonać korekty przypisu dokonanego na koncie 201 i 720. Należność na kwotę 61.665,39 zł zaewidencjonowana została na podstawie noty księgowej nr 01/11 z dnia 11 lutego 2011 roku. Wn 201 i Ma 750 „Przychody finansowe”. Z noty wynika obciążenie firmy PROCOURT S.A. karą umową z tytułu odstąpienia od wykonania kompleksu boisk sportowych „Moje boisko – ORLIK 2012” z przyczyn zależnych od Wykonawcy. Kwotę 61.665,39 zł należało uiścić w terminie 14 dni na konto dochodów. Nota została podpisana przez Burmistrza Zelowa i Skarbnika Miasta Zofię Jurkiewicz. W roku kontroli ustalono, że w dniu 18 czerwca 2013 roku Gmina Zelów wystąpiła do Sędziego Komisarza Sądu Rejonowego dla Miasta Stołecznego Warszawy ze zgłoszeniem wierzytelności w postępowaniu upadłościowym likwidacyjnym POLCOURT w kwocie 78.598,88 zł, na którą składają się: - należność główna na kwotę 61.665,39 zł; - odsetki ustawowe od powyższej kwoty za okres od 25 stycznia 2011 roku do dnia ogłoszenia upadłości tj. 5 marca 2013 roku w kwocie 16.933,49 zł. Do dnia zakończenia kontroli kontrolowana jednostka nie uzyskała żadnej kwoty w związku ze zgłoszoną wierzytelnością. Prawidłowym kontem do ewidencji kary umownej w tym przypadku było konto 760 "Pozostałe przychody operacyjne", służące do ewidencji przychodów niezwiązanych bezpośrednio z podstawową działalnością jednostki. Na dzień 30 czerwca 2014 roku saldo Ma na koncie 201 stanowiło kwotę 270.067,97 zł. Zobowiązania na ten dzień dotyczyły 24 faktur na łączną kwotę 270.427,97 zł. Saldo uległo zmniejszeniu w stosunku do sumy zaewidencjonowanych faktur w związku z zaewidencjonowaniem naliczonego podatku od umowy zlecenia w kwocie 360 zł (Wn 201/Ma 225/P). Ujęte na koncie 201 faktury przedstawiono w poniższej tabeli:
Lp. Nazwa Oznaczenie Kwota Data Data ujęcia Umowny Faktyczny Uwagi (np. kontrahenta faktury faktury wpływu faktury w termin termin kwota faktury ewidencji i zapłaty zapłaty i odsetek) do numer pozycji numer jednostki księgowej pozycji księgowej
1. (…) 2 2/2014 z 2.500,00 27 -06 -14 27 -06 -14 27 -07 -14 01 -07 -14 dnia
2 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______86 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
27.06.2014 000000/14 005388/14
080/201
2. PPUH Stivex 1225/ZEL/2 85,10 30 -06 -14 30 -06 -14 14 -07 -14 01 -07 -14 014 z dnia 30.06.2014 000000/14 005388/14 brak dekretacji
3. FHU AMI 365/2014 z 61.30 30 -06 -14 30 -06 -14 11 -07 -14 01 -07 -14 dnia 27.06.2014 000000/14 005388/14 brak dekretacji
4. Wolters 151406513 1.530,49 30 -06 -14 30 -06 -14 25 -07 -14 03 -07 -14 Kluwer SA 9 z dnia 25.06.2014 000000/14 005437/14 402/201
5. ZUK 78/C/ZUK 721.7 4 30 -06 -14 30 -06 -14 14 -07 -14 04 -07 -14
000000/14 005469/14
401/201
6. ROL -KOP 1.06.14 z 13.222,50 30 -06 -14 30 -06 -14 30 -07 -14 04 -07 -14 K.Rogut dnia 27.06.2014 000000/14 005469/14 080/201
402/201
7. Przeds.Wod 00168/1/39 71.48 02 -07 -14 30 -06 -14 21 -07 -14 07 -07 -14 ociągów.i /2014 z Kanalizacji dnia 000000/14 005499/14 30.06.2014 401/201
8. j.w. 00200/1/7/ 17.06 02 -07 -14 30 -06 -14 21 -07 -14 07 -07 -14 2014 z dnia 30.06.2014 000000/14 005499/14 401/201
9. j.w. 33/2014 z 2.215,23 02 -07 -14 30 -06 -14 14 -07 -14 07 -07 -14 dnia 30.06.2014 000000/14 005499/14 402/201
10. j.w. 00033/37/2 435.87 02 -07 -14 30 -06 -14 21 -07 -14 07 -07 -14 014 z dnia 30.06.2014 000000/14 005499/14 401/201
11. FH OSCAR 299/P/14 z 500,00 01 -07 -14 30 -06 -14 11 -07 -14 07 -07 -14 dnia 27.06.2014 000000/14 005499/14 401/201
12 PHU DAWID 36/2014/06 3.138,00 01 -07 -14 30 -06 -14 15 -07 -14 07 -07 -14 z dnia 30.06.2014 000000/14 005499/14 402/201
13 Utrzym.i FS78/14 z 22.442,40 02 -07 -14 30 -06 -14 01 -08 -14 07 -07 -14 Urządzanie dnia Terenów 30.06.2014 000000/14 005499/14 Zieleni 402/201 Kilańczyk
______87 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
14 j.w. FS80/14 z 1.230,00 02 -07 -14 30 -06 -14 01 -08 -14 07 -07 -14 dnia 30.06.2014 000000/14 005499/14 402/201
15 j.w. FS79/14 z 11.213,64 02 -07 -14 30 -06 -14 01 -08 -14 07 -07 -14 dnia 30.06.2014 000000/14 005499/14 402/201
16. WC Serwis S14/0020 259,20 03 -07 -14 30 -06 -14 17 -07 -14 07 -07 -14 10 z dnia 30.06.2014 000000/14 005499/14 402/201
17. SP ZOZ 102/2014 z 296,00 02 -07 -14 30 -06 -14 09 -07 -14 08 -07 -14 dnia 30.06.2014 000000/14 005508/14 405/201
18. Konswind 193/14 z 202,95 02 -07 -14 30 -06 -14 16 -07 -14 09 -07 -14 dnia 30.06.2014 000000/14 005525/14 402/201
19. ABC PRO 131/06/14 393,60 03 -07 -14 30 -06 -14 17 -07 -14 09 -07 -14 z dnia 30.06.2014 000000/14 005525/14 402/201
20. BDF -Elin V253/14 z 1.549,80 01 -07 -14 30 -06 -14 15 -07 -14 09 -07 -14 dnia 30.06.2014 000000/14 005525/14 402/201
21. PKS SZ/146/6/2 25,01 04 -07 -14 30 -06 -14 03 -08 -14 10 -07 -14 014 z dnia 30.06.2014 000000/14 005557/14 401/201
22 PKS SZ/145/6/2 142,00 04 -07 -14 30 -06 -14 03 -08 -14 10 -07 -14 014 z dnia 30.06.2014 000000/14 005557/14 401/201
23 PKS SZ144/6/20 3.184,03 04 -07 -14 30 -06 -14 03 -08 -14 10 -07 -14 14 z dnia 30.06.2014 000000/14 005557/14 401/201
24. Kruszywoso 16/0 6/2014 204.990,57 03 -07 -14 30 -06 -14 02 -08 -14 29 -07 -14 rt PHU z dnia 30.06.2014 000000/14 005881/14 402/201
SUMA 270.427,97
Stwierdzono, że faktura ujęta pod pozycją nr 1 tabeli nie została sprawdzona pod względem formalno-rachunkowym przez inspektora Annę Olczykowską. Ponadto na fakturach ujętych pod pozycją nr 2 i nr 3 nie wskazano dekretacji, co stanowiło naruszenie art.21 ust.1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 194 roku o rachunkowości. Zgodnie ze wskazanym przepisem dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Ustalenia i nieprawidłowości wskazane wobec dowodów księgowych stanowiących zobowiązania jednostki na dzień 31 grudnia 2013 roku dotyczące:
______88 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- braku pozycji księgowej na fakturach skutkujący niemożnością powiązania dokumentu księgowego z treścią zapisu księgowego dokonanego na jego podstawie; - braku daty dokonania operacji w treści zapisu księgowego; - oznaczania tym samym numerem pozycji księgowej zapłaty zobowiązań dokonanych w tym samym dniu; - braku potwierdzenia na dowodach księgowych przez Skarbnika Miasta faktu dokonania wobec dowodów księgowych dokonania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych stwierdzono również wobec dowodów księgowych stanowiących zobowiązania jednostki na dzień 30 czerwca 2014 roku. Kontrola wykazała, że zobowiązania wynikające z faktur objętych kontrolą zostały uregulowane w terminach wynikających z zawartych umów lub terminów wskazanych na fakturach.
2. ROZRACHUNKI PUBLICZNOPRAWNE
Według zakładowego planu kont konto 225 „Rozrachunki z budżetami” służy do ewidencji rozrachunków z budżetami w szczególności z tytułu dotacji, podatków, nadwyżek środków obrotowych, nadpłat w rozliczeniach z budżetami. Na stronie Wn konta 225 ujmuje się nadpłaty oraz wpłaty do budżetu, a na stronie Ma — zobowiązania wobec budżetów i wpłaty od budżetów. Ewidencja szczegółowa do konta 225 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu należności i zobowiązań według każdego z tytułów rozrachunków z budżetem odrębnie. Konto 225 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma — stan zobowiązań wobec budżetów. W zakresie konta 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” służy ono do ewidencji, innych niż z budżetami, rozrachunków publicznoprawnych, a w szczególności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Na stronie Wn konta 229 ujmuje się należności oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie Ma — zobowiązania, spłatę i zmniejszenie należności z tytułu rozrachunków publicznoprawnych. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 229 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu należności i zobowiązań według tytułów rozrachunków oraz podmiotów, z którymi są dokonywane rozliczenia. Konto 229 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma — stan zobowiązań. Wskazane wyżej zasady zostały wiernie przeniesione z treści załącznika nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jednolity Dz.U. z 2013 roku, poz.289). Na okoliczność kontroli prawidłowości ewidencjonowania operacji na koncie 225 i 229 analizą objęto obroty konta 225 i 229 za miesiąc maj 2014 roku. Ustalono, że konto 225 prowadzone było w podziale na: konto 225 - rozrachunki z tytułu VAT, konto 225/I – rozrachunki w budżetami; konto 225/P – rozrachunki w budżetami – podatek, konto 225-POIG – rozrachunki z budżetami POIG. W kontrolowanym okresie na koncie 225 zaewidencjonowano następujące operacje:
______89 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- podatek Vat należny w wystawionych przez kontrolowaną jednostkę fakturach Wn 221/Ma 225; - podatek vat naliczony z faktur zakupu dotyczących prac inwestycyjnych Wn 225/Ma 201; - zapłacony do US podatek vat za kwiecień 2014 roku Wn 225/Ma 130; - zapłacony przez dzierżawcę vat od czynszu dzierżawnego i sprzedanej działki Wn 130/D/Ma 225; - naliczony podatek od świadczenia socjalnego Wn 231/Ma 225/I; - odprowadzony podatek od świadczenia socjalnego Wn 225/I/Ma 135; - naliczenie podatku dochodowego Wn 231/Ma 225/P; - odprowadzenie podatku do Urzędu Skarbowego Wn 225/P/Ma 130; - naliczenie podatku dochodowego Wn 231/MA 225-POIG; - odprowadzenie podatku dochodowego od wynagrodzeń Wn 225-POIG/MA 130. Ustalono, że konto 229 prowadzone było w podziale na konta: 229-1 – pozostałe rozrachunki publicznoprawne – ubezpieczenie zdrowotne; 229-2 – pozostałe rozrachunki publicznoprawne – ubezpieczenie społeczne – pracownik; 229-3 - pozostałe rozrachunki publicznoprawne – ubezpieczenie społeczne – pracodawca, 229-4 - pozostałe rozrachunki publicznoprawne – fundusz pracy; 229-POIG – pozostałe rozrachunki publicznoprawne – POIG. W miesiącu maju 2014 roku na koncie 229 zaewidencjonowano następujące operacje: - naliczenie ubezpieczenia zdrowotnego Wn 231/Ma 229-1; - odprowadzenie ubezpieczenia zdrowotnego Wn 229-1/Ma 130; - naliczenie ubezpieczenia społecznego należnego od pracownika Wn 231/Ma 229-2; - odprowadzenie ubezpieczenia zdrowotnego od pracownika Wn 229-1/Ma 130; - naliczenie składki od zasiłku ZUS Wn 231/Ma 229-3; - naliczenie składek ZUS od pracodawcy Wn 405/Ma 229-3; - odprowadzenie składek ZUS od pracodawcy Wn 229-3/Ma 130; - naliczenie składek na Fundusz Pracy Wn 405/Ma 229-4; - odprowadzenie składek na Fundusz Pracy Wn 229-4/Ma 130. W zakresie terminowości opłacania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych kontrolą objęto rok 2013 oraz I półrocze 2014 roku. Zaliczka na podatek dochodowy powinna zostać odprowadzona w terminie wskazanym w art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity Dz.U. z 2012 roku, poz.361 ze zmianami), tj. do 20-go dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Terminowość odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy przedstawia poniższa tabela (…) 3
3 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______90 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Stwierdzono, że miesięczne zaliczki na podatek dochodowy odprowadzane były z zachowaniem ustawowego terminu. W zakresie terminowości opłacania składek na ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz Fundusz Pracy kontrolą objęto rok 2013 oraz I półrocze 2014 roku. Składki powinny zostać odprowadzona w terminie wskazanym w art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity Dz.U. z 2013 roku, poz.1442 ze zmianami) tj. do 5 dnia następnego miesiąca. Składki naliczone Składki Data Miesiąc odprowadzone przelewu Styczeń 2013 182 539,69 (z tytułu wynagrodzenia za I/2013 i dodatkowego wynagrodzenia za 182 539,69 31.01.2013 2012 rok) Luty 2013 95 039,02 95 039,02 28.02.2013 Marzec 2013 109 223,96 109 223,96 29.03.2013 Kwiecień 2013 97 070,46 97 070,46 30.04.2013 Maj 2013 95 356,18 95 356,18 31.05.2013 Czerwiec 2013 96 268,01 96 268,01 28.06.2013 Lipiec 2013 90 637,58 90 637,58 31.07.2013 Sierpień 2013 92 394,76 92 394,77 30.08.2013 Wrzesień 2013 97 441,37 97 441,36 30.09.2013 Październik 2013 93 626,87 93 626,87 31.10.2013 Listopad 2013 86 479,89 86 479,89 29.11.2013 Grudzień 2013 87 912,48 87 912,48 03.01.2014 Styczeń 2014 185 069,88 (z tytułu wynagrodzenia za 31.01.2014 I/2014 i dodatkowego wynagrodzenia za 185 069,88 2013 rok) Luty 2014 93 843,37 93 843,37 28.02.2014 Marzec 2014 91 280,72 91 280,72 31.03.2014 Kwiecień 2014 111 693,08 111 693,08 30.04.2014 Maj 2014 93 193,40 93 193,40 30.05.2014 Czerwiec 2014 92 525,27 92 525,27 30.06.2014
Stwierdzono, iż zapłaty składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz Fundusz Pracy zostały przekazane w kwotach zgodnych z naliczeniem składek. W zakresie obowiązku odprowadzania miesięcznych składek na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych za 2013 rok oraz I półrocze 2014 roku stwierdzono, że liczba pracowników odpowiadająca różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wymaganego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych a rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych w miesiącach od stycznia do czerwca 2013 roku przekroczyła wymaganą przepisami prawa w związku z czym składki na te miesiące nie były należne. Terminy odprowadzenia składek na PFRON w okresie objętym kontrolą przedstawia poniższa tabela: Miesiąc Zapłata składek na PFRON Data Nr dowodu Kwota
______91 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Lipiec 2013 05.08.2013 003606/13 21 Sierpień 2013 16.09.2013 004376/13 21 Wrzesień 2013 10.10.2013 005029/13 38 Październik 2013 14.11.2013 005588/13 109 Listopad 2013 16.12.2013 006343/13 109 Grudzień 2013 06.02.2013 000482/14 288 Styczeń 2013 18.02.2013 000854/14 199 Luty 2013 13.03.2013 001157/14 199 Marzec 2013 14.04.2014 001963/14 208 Kwiecień 2013 14.05.2014 004383/14 208 Maj 2013 13.06.2014 005145/14 115 Czerwiec 2013 21.07.2014 005667/14 187
Stwierdzono, że składka na PFRON za miesiąc grudzień 2013 roku ustalona w deklaracji na kwotę 288 zł została przekazana dopiero w dniu 6 lutego 2014 roku, co świadczy o naruszeniu ustawowego terminu wskazanego w art.49 ust.2 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (t.j. Dz. U. 2011 nr 127 poz. 721). Zgodnie ze wskazanym przepisem Pracodawcy dokonują wpłat w terminie do dnia 20 następnego miesiąca po miesiącu, w którym zaistniały okoliczności powodujące powstanie obowiązku wpłat, składając równocześnie Zarządowi Funduszu deklaracje miesięczne i roczne poprzez teletransmisje danych w formie dokumentu elektronicznego według wzoru ustalonego, w drodze rozporządzenia, przez ministra właściwego do spraw zabezpieczenia społecznego.
AKTA KONTROLI [od strony 83 do strony 86] Deklaracja za miesiąc grudzień oraz wyciąg bankowy z dnia 6 lutego 2014 roku. Wyjaśnienie w sprawie przyczyny opóźnienia w przekazaniu składki złożył referent Krystyna Dopadki, której Burmistrz Miasta zakresie czynności z dnia 11 kwietnia 2011 roku powierzył m.in. dokonywanie naliczeń opłat na PFRON i ich bieżące przekazywanie. Z wyjaśnienia wynika, że cyt. „Deklaracja Dek-I-a za miesiąc grudzień 2013 roku została sporządzona i wysłana do PFRON-u 8 stycznia 2014 roku, zaś w natłoku innych spraw związanych z początkiem roku przelew został wysłany 6 lutego 2014 roku” .
Wyjaśnienie referenta Krystyny Dopadlik w sprawie przyczyn opóźnienia w opłaceniu składki na PFRON za grudzień 2013 roku stanowi załącznik nr 12 do protokołu kontroli.
Stwierdzono, że sporządzane w każdym miesiącu deklaracje wpłat na PRFON nie są ewidencjonowane na koncie 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” jako przypis. Przypis składki na koncie 229 ma na celu m.in. ustalenie zobowiązania jednostki i jego uregulowanie we właściwym terminie. Prawidłowa ewidencja składek na PFRON i ich zapłaty powinna przebiegać następująco: - naliczenie miesięcznej składki na podstawie deklaracji Wn 405 „Ubezpieczenie społeczne i inne świadczenia” i Ma 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”
______92 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- przekazanie miesięcznej składki na rachunek PFRON Wn 229 i Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki”. Stwierdzono, że w kontrolowanej jednostce ewidencji podlegała wyłącznie zapłata składki na PFRON. W 2013 roku oraz w miesiącu lutym 2014 roku zapłata ewidencjonowana była Wn 403 i Ma 130. Począwszy od miesiąca marca 2014 roku zapłata składek na PFRON ewidencjonowana jest za pośrednictwem konta 405. Ustalono, że w dniu 15 września 2014 roku sporządzona została korekta miesięcznej deklaracji wpłat na PFRON za miesiąc grudzień 2013 roku. W wyniku złożonej korekty uległa zmniejszeniu wysokość składki należnej za ten miesiąc z kwoty 288 zł do kwoty 199 zł. Konieczność złożenia korekty spowodowana była wskazaniem w deklaracji za grudzień nieprawidłowej (zawyżonej) liczby zatrudnionych osób. W dniu 22 września 2014 roku Skarbnik Miasta poinformował Prezesa Zarządu Państwowego Funduszu Osób Niepełnosprawnych, że powstała nadpłata zostanie pomniejszona w deklaracji za miesiąc wrzesień 2014 roku.
3. POZOSTAŁE ROZRACHUNKI
Zasady rachunkowości wskazane w zakładowym planie kont dla Urzędu Miejskiego w Zelowie w zakresie ewidencji na koncie 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”, 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” oraz 240 „Pozostałe rozrachunki” są wiernym odzwierciedleniem zasad wskazanych w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Biorąc powyższe pod uwagę odstąpiono od wskazywania w protokole unormowań wskazanych w zakładowym planie kont. Stwierdzono, że w miesiącu maju 2014 roku na koncie 231 „Rozrachunki z pracownikami” ewidencjonowano operacje na następujących kontach pomocniczych: 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”, 231/I „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” oraz 231/POIG „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń – POIG” Projekt „Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu w Gminie Zelów – Inwestujmy w przyszłość”. W okresie objętym kontrolą na koncie 231 „Rozrachunki z pracownikami” zaewidencjonowano następujące operacje: - Wn 231 i Ma 225 – naliczenie podatku dochodowego; - Wn 080 i Ma 231 – naliczenie wynagrodzenia w związku z realizowaną inwestycją; - Wn 231 i Ma 101 – wypłata diet dla radnych; - Wn 231 i Ma 240 – naliczenie wynagrodzeń przekazywanych na ROR; - Wn 231 i Ma 229 – naliczenie składek na ZUS; - Wn 231 i Ma 225 – naliczenie zaliczki na podatek dochodowy; - Wn 404 i Ma 231 – naliczenie wynagrodzeń brutto; - Wn 231 i Ma 130 – wypłata wynagrodzenia z tytułu realizacji umowy zlecenia na rachunek bankowy; - Wn 231 i Ma 101 – wypłata wynagrodzenia z tytułu realizacji umowy zlecenia w kasie. Na koncie 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” zaewidencjonowano spłaty rat pożyczki zaciągniętej w ZFŚS na rachunek bankowy Wn 135 i Ma 234.
______93 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” zaewidencjonowano: - Wn 240 i Ma 130 – odprowadzenie wynagrodzeń na rachunki bankowe pracowników; - Wn 231 i Ma 240 – naliczenie wynagrodzeń przekazywanych na ROR; - Wn 240 i Ma 130 – odprowadzenie potrąceń od wynagrodzeń z tytułu pożyczki mieszkaniowej; - Wn 240 i Ma 130 – odprowadzenie potrąceń od wynagrodzeń na Kasę Zapomogowo- Pożyczkową; - Wn 240 i Ma 130 - odprowadzenie potrąceń od wynagrodzeń z tytułu ubezpieczeń; - Wn 240 i Ma 139 – przekazanie wpłaty wadium na konto dochodów; - Wn 139 i Ma 240 – wpłata wadium; - Wn 240 i Ma 139 – zwrot wadium; - Wn 231 i Ma 240 – naliczenie świadczenia socjalnego; - Wn 240 i Ma 135 – wypłata świadczenia socjalnego; - Wn 240 i Ma 139 – opłata za prowadzenia rachunku; - Wn 139 i Ma 240 – kapitalizacja odsetek od środków na rachunku. Nieprawidłowo ewidencjonowano rozrachunki z tytułu wynagrodzeń na koncie 231 „Rozrachunki z pracownikami” w związku z ewidencją naliczenia wynagrodzeń które mają zostać przelane na rachunki bankowe pracowników oraz wypłatą wynagrodzeń w korespondencji z kontem 240 „Pozostałe rozrachunki”. Konto 240 nie powinno być używane w związku naliczeniem wynagrodzeń i ich wypłatą bowiem po dokonaniu naliczeń podatku, składek na ZUS oraz dodatkowych potrąceń od wynagrodzeń na koncie 231 pozostanie saldo, które równe będzie wysokości wynagrodzeń netto, które należy odprowadzić na rachunki bankowe pracowników. W związku z powyższym należało poprzestać na zaewidencjonowaniu przekazania wynagrodzeń netto Wn 231 „Rozrachunki w pracownikami” i Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki”. Konto 240 „Pozostałe rozrachunki” w miesiącu maju 2014 roku na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” ewidencjonowano operacje na następujących kontach pomocniczych: 240 „Pozostałe rozrachunki”, 240/DEPOZ-4 WADIA, 240/DEPOZ-5 POZOSTAŁE, 240-POIG Projekt „Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu w Gminie Zelów – Inwestujmy w przyszłość”.
V. GOSPODARKA KASOWA
1. ZABEZPIECZENIE WARTO ŚCI PIENI ĘŻ NYCH I DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA . KONTROLA KASY . INSTRUKCJA KASOWA
W okresie objętym kontrolą obowiązywała Instrukcja kasowa wprowadzona zarządzeniem nr 0152/31/2009 Burmistrza Zelowa w dniu 31 grudnia 2013 roku. W Instrukcji określony został sposób ochrony i transportu wartości pieniężnych oraz sposób ochrony pomieszczenia kasy, a także regulacje dotyczące ewidencjonowania druków ścisłego zarachowania oraz czynności kontrolne. Obowiązki kasjera powierzone zostały podinspektorowi Annie Olczykowskiej zakresem czynności z dnia 8 stycznia 1997 roku.
______94 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W dniu 3 października 2014 roku inspektorzy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi przeprowadzili kontrolę w kasie Urzędu Miejskiego w Zelowie. W toku kontroli stwierdzono, że sposób zabezpieczenia pomieszczenia kasowego oraz gotówki był zgodny z uregulowaniami Instrukcji w sprawie gospodarki kasowej wprowadzonej wskazanym wyżej zarządzeniem. Stan gotówki znajdującej się w kasie w dniu kontroli po przeliczeniu był zgodny z saldem gotówki wynikającym z zamkniętych raportów kasowych i pogotowiem kasowym. Dokumenty załączone do raportów kasowych prowadzonych w trakcie kontroli zostały prawidłowo sporządzone i ujęte w raporcie. (…) 4. Wskazane wyżej osoby podpisały oświadczenia o odpowiedzialności za powierzone pieniądze i inne wartości oraz zobowiązanie do przestrzegania obowiązujących przepisów w zakresie prowadzenia operacji kasowych i odpowiedzialności za ich prowadzenie. W dniu kontroli kasy kasjer przechowywał w kasie następujące druki ścisłego zarachowania: - czeki gotówkowe; - kwitariusze K-103. - karty drogowe, - bilety opłaty wjazdowej za korzystanie z terenu „Patyki”, (uchwała nr XVII/155/2008 Rady Miejskiej w Zelowie z dnia 29 maja 2008 roku – podstawa art.4 ust.1 pkt 2 ustawy o gospodarce komunalnej), - bilety opłaty targowej. Stan druków w dniu 3 października 2014 roku był zgodny z prowadzoną przez kasjera ewidencją. W dniu przeprowadzenia kontroli w kasie znajdowały się gwarancje bankowe i ubezpieczeniowe stanowiące zabezpieczenie należytego wykonania umowy, dla których kasjer prowadził ręcznie rejestr z podziałem na lata. Rejestr zawierał datę i godzinę wpływu dokumentu kwotę i nazwę podmiotu na rzecz którego dokument był wystawiony, podpis osoby składającej i ewentualnie datę dokonanego zwrotu. Protokół kontroli kasy z dnia 3 października 2014 roku stanowi załącznik nr 13 do protokołu kontroli.
2. DOKUMENTOWANIE OPERACJI KASOWYCH
Kontrolą prawidłowości sporządzania raportów kasowych i dokumentowania operacji kasowych objęto raporty wydatków za miesiąc maj 2014 roku Urzędu Miejskiego w Zelowie wymienione niżej : - raport kasowy nr 27 z dnia 6 maja 2014 roku, raport kasowy nr 28 z dnia 7 maja 2014 roku, raport kasowy nr 29 z dnia 8 maja 2014 roku, raport kasowy nr 30 z dnia 12 maja 2014 roku, raport kasowy nr 31 z dnia 12 maja 2014 roku, raport kasowy nr 32 z dnia
4 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______95 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
13 maja 2014 roku, raport kasowy nr 33 z dnia 14 maja 2014 roku, raport kasowy nr 34 z dnia 16 maja 2014 roku, raport kasowy nr 35 z dnia 20 maja 2014 roku, raport kasowy nr 36 z dnia 22 maja 2014 roku, raport kasowy nr 37 z dnia 27 maja 2014 roku, raport kasowy nr 38 z dnia 29 maja 2014 roku. Raporty kasowe sporządzane są komputerowo. Na podstawie analizy dowodów kasowych stwierdzono, że raporty kasowe sporządza się do każdego przyjęcia gotówki z banku do kasy, co może powodować, iż w jednym dniu sporządza się dwa raporty kasowe (raport kasowy nr 30 i raport kasowy nr 31). Stwierdzono, że wszystkie operacje kasowe zostały ujęte w raportach kasowych w dniach w których nastąpiła wypłata gotówki. Stwierdzono brak dowodu będącego podstawą przyjęcia gotówki do kasy wypłaconej czekiem z rachunku bankowego. W raportach wskazywano dokument KP w związku z przyjęciem gotówki do kasy i zanumerowany czek którym gotówkę podejmowano z rachunku bankowego. Powyższe stanowiło naruszenie art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości z treści którego wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi". Natomiast zgodnie zasadami ustalonymi przez jednostkę kontrolowaną w §9 Instrukcji kasowej wszystkie operacje kasowe muszą być udokumentowane dowodami kasowymi a w przypadku braku dokumentu źródłowego zastępcze dowody kasowe wystawiane są przez kasjera. Dokumenty znajdujące się pod raportami kasowymi nie zawierały odwołania do numeru raportu pod którym zostały zaewidencjonowane, powyższe narusza art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości ponieważ udokumentowanie zapisu nie pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych. Ponadto stwierdzono, że ani na raportach kasowych ani na dokumentach źródłowych znajdujących się pod raportem nie wskazano sposobu ujęcia ich w ewidencji, co stanowiło naruszenie art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości z treści którego wynika, że dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Dokumenty stanowiące załączniki do raportów kasowych opisywane był przez osobę dokonująca kontroli merytorycznej i kontroli formalno – rachunkowej. Do wypłaty dowody zatwierdzał Burmistrz Zelowa oraz Skarbnik.
VI. WYKONYWANIE BUD ŻETU JEDNOSTKI. ZAGADNIENIA OGÓLNE
1. INFORMACJE OGÓLNE – 2012 ROK .
Dochody i przychody bud żetu
2013 ROK Plan 30.09.2014 rok
Wyszczególnienie Plan po Procent Plan po Procent Wykonanie Wykonanie zmianach wykonania zmianach wykonania
DOCHODY OGÓŁEM 57 036 749,84 55 768 191,73 97,78 45 476 911,07 35 422 855,46 77,89
______96 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Dochody bieżące 40 589 877,76 39 361 986,57 96,97 42 479 050,15 33 506 185,56 78,88
Dochody majątkowe 16 446 872,08 16 406 205,16 99,75 2 997 860,92 1 916 669,90 63,93
w tym dotacje majątkowe ze 15 708 054,68 15 653 815,17 99,65 1 100 000,00 1 086 600,00 98,78 źródeł zagranicznych
PRZYCHODY 10 176 661,00 9 869 103,08 96,98 2 262 900,00 2 530 396,40 111,82
z tego:
Kredyty i pożyczki 6 907 243,92 6 599 686,00 95,55 490 600,00 490 600,00 100,00
Wolne środki (art. 217 ustawy o 3 222 917,08 3 222 917,08 100,00 * 1 723 400,00 2 003 121,40 116,23 finansach publicznych)
Inne (spłata pożyczki) 46 500,00 46 500,00 100,00 48 900,00 36 675,00 75,00 * 100% oznacza zaplanowanie w bud żecie wykorzystania całej kwoty posiadanych wolnych środków za lata ubiegłe
Dochody ogółem wykonano w roku 2013 w 98% a dochody bieżące w 97 %. Na brak pełnego wykonania dochodów budżetowych miało wpływ zaplanowanie w rozdziale 90001 - gospodarka ściekowa i ochrona wód, § 0970 – wpływy z różnych dochodów kwoty 1.079.954,25 zł. stanowiącej wartość przewidywanego zwrotu z tytułu rozliczenia podatku VAT za rok bieżący (tj. rok 2013). Powyższe stanowiło nieprawidłowość polegająca na wskazywaniu nierealnych źródeł dochodów w postaci zwrotu podatku VAT, który nie wpłynąłby na dochody budżetu a jedynie na pomniejszenie wydatków w roku 2013, co zostało opisane w protokole kontroli doraźnej gospodarki finansowej w zakresie planowania i wykonania budżetu Miasta i Gminy Zelów przeprowadzonej w terminach od 10 do 20 grudnia 2013 roku na podstawie upoważnienia WK 601- 2/53/2013 z dnia 4 grudnia 2013 roku. Zaplanowanie nierealnych do osiągnięcia dochodów wpłynęło na ukształtowanie się wskaźnika wynikającego z art. 243 ustawy o finansach publicznych, wyliczonego z uwzględnieniem planu za III kwartały 2013 roku na etapie projektowania budżetu roku 2014 i projektu WPF na lata 2014-2022, zapewniając jego spełnienie w roku 2014 i 2015. Najniższe wykonanie planu na dzień 30 września 2014 roku odnosi się do dochodów majątkowych i związane jest głównie z niewykonaniem planu dochodów w następującej klasyfikacji budżetowej:
Klasyfikacja budżetowa Plan po zmianach Wykonanie 30.09.2014 r. 85324 §6260 149 000,00 0,00 01010 §6300 260 000,00 0,00 80101 §6300 40 000,00 0,00 90004 §6300 250 000,00 0,00
Planowane dochody wskazane w tabeli wyżej dotyczą finansowania zadań będących w trakcie realizacji na podstawie ustaw oraz porozumień z jednostkami samorządu terytorialnego, których rozliczenie nastąpi po realizacji i złożeniu dokumentów rozliczeniowych.
Dochody z tytułu sprzedaży majątku klasyfikowane w § 0870 na dzień 30 września 2014 roku zostały wykonane w około 68 %. Ze sprzedaży nieruchomości uzyskano kwotę 677.840,19 zł z zaplanowanych dochodów z tego tytułu w kwocie 1.000.000,00 zł.
Część dochodów bieżących została zrealizowana na koniec III kwartału 2014 roku znacznie przekraczając plan
Klasyfikacja budżetowa Dochody Dział Rozdział Paragraf Plan wykonane Różnica %
______97 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
756 75621 0020 80 000,00 108 921,09 28 921,09 136,15
756 75618 0460 5 000,00 8 739,77 3 739,77 174,80
851 85154 0480 180 000,00 217 103,52 37 103,52 120,61
756 75615 0500 5 000,00 6 017,60 1 017,60 120,35
400 40002 0690 4 000,00 6 151,97 2 151,97 153,80
756 75615 0690 100,00 232,40 132,40 232,40
756 75618 0690 80 000,00 84 271,00 4 271,00 105,34
700 70005 0760 10 000,00 10 368,80 368,80 103,69
756 75615 0910 3 000,00 24 112,45 21 112,45 803,75
756 75618 0910 200,00 1 168,76 968,76 584,38
900 90001 0970 600 000,00 619 120,00 19 120,00 103,19
750 75011 2360 15,50 26,35 10,85 170,00
852 85212 2360 16 000,00 33 174,41 17 174,41 207,34
801 80101 2700 12 680,00 64 483,67 51 803,67 508,55
801 80110 2700 33 627,00 34 516,00 889,00 102,64
SUMA 1 029 622,50 1 218 407,79 188 785,29 Sporządzono na podstawie sprawozdania Rb27S za okres od początku roku do dnia 30.09.2014 r.
Biorąc pod uwagę sposób ustalania relacji z art. 243 ustawy o finansach publicznych nieadekwatność planu dochodów, a w szczególności dochodów bieżących za III kwartały wpływa negatywnie na przedstawienie tejże relacji, bowiem przy obliczaniu relacji z art. 243 ustawy o finansach publicznych dla roku poprzedzającego rok budżetowy przyjmuje się planowane wartości wykazane w sprawozdaniu za trzy kwartały z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Zmiana planu dochodów uzasadniona była już na półrocze 2014 roku, co zobrazowano w tabeli niżej :
Dochody Klasyfikacja budżetowa wykonane wg stanu na dzień Dział Rozdział Paragraf Plan 30.06.2014 r. Różnica %
756 75618 0460 5 000,00 5 964,74 964,74 119,29
756 75615 0500 0 5 018,00 5 018,00
400 40002 0690 0 3 970,20 3 970,20
756 75618 0690 70 000,00 77 263,18 7 263,18 110,38
756 75615 0910 3 000,00 3 826,25 826,25 127,54
756 75618 0910 0 150,76 150,76
900 90001 0970 600 000,00 619 120,00 19 120,00 103,19
750 75011 2360 15,5 17,05 1,55 110
852 85212 2360 16 000,00 16 457,63 457,63 102,86
801 80101 2700 12 680,00 56 538,67 43 858,67 445,89
801 80110 2700 0 34 516,00 34 516,00 Sporządzono na podstawie sprawozdania Rb27S za okres od początku roku do dnia 30.06.2014 r.
Wydatki i rozchody bud żetu.
Wyszczególnienie 2013 rok Plan 30.09.2014 rok
______98 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Procent Procent Plan Wykonanie Plan Wykonanie wykonania wykonania
WYDATKI OGÓŁEM 62 558 749,84 58 979 512,41 94,28 45 967 511,07 29 907 782,22 65,06
z tego:
Wydatki majątkowe 22 200 345,00 21 629 492,61 97,43 4 986 700,00 1 627 840,70 32,64
w tym finansowane ze źródeł 16 150 518,68 16 100 618,36 99,69 371 200,00 370 600,00 99,84 zagranicznych
Wydatki bieżące 40 358 404,84 37 350 019,80 92,55 40 980 811,07 28 279 941,52 69,01
ROZCHODY 4 654 661,00 4 654 661,00 100,00 1 772 300,00 1 277 518,75 72,08
w tym: spłata kredytów i 4 654 661,00 4 654 661,00 100,00 1 772 300,00 1 277 518,75 72,08 pożyczek
Na wykonanie wydatków ogółem na poziomie 94% planu w roku 2013 miało wpływ niewykonanie planu wydatków majątkowych jak i wydatków bieżących - 92,55%. Poniżej przedstawiono klasyfikację budżetową której dotyczy największe kwotowo niewykonanie planu wydatków bieżących w roku 2013 :
Klasyfikacja budżetowa Plan po Wydatki wykonane Różnica zmianach Dział Rozdział Paragraf
852 85212 311 4 261 237,00 4 101 568,72 159 668,28
750 75023 401 2 900 000,00 2 756 109,41 143 890,59
801 80101 401 4 287 235,00 4 185 291,31 101 943,69
801 80110 401 2 409 000,00 2 274 927,95 134 072,05
750 75023 411 575 000,00 498 945,71 76 054,29
801 80101 411 854 000,00 786 614,82 67 385,18
600 60016 427 530 000,00 387 330,08 142 669,92
801 80101 427 138 777,00 76 058,45 62 718,55
600 60016 430 450 000,00 238 575,63 211 424,37
710 71004 430 220 000,00 33 845,37 186 154,63
1 285 981,55
Powyższe świadczyć może o podjęciu działań w celu ograniczenia wydatków bieżących, co w sytuacji finansowej Gminy Zelów w której znalazła się w roku 2013 było zasadne w celu umożliwienia zachowania wskaźnika z art. 243 ustawy o finansach publicznych. Wydatki bieżące na rok 2014 zostały zaplanowane wg stanu budżetu na dzień 30 września 2014 roku w kwocie wyższej od ich wykonania w roku 2013 o około 9% a na koniec III kwartału 2014 roku wykonane zostały w 69%. Przedstawione w tabelach dane w zakresie wielkości ogólnych budżetu wskazują na wykonanie budżetu za III kwartały 2014 roku z nadwyżką w kwocie 5.515.073,24 zł, co świadczy o nieadekwatności planu budżetu do jego realizacji. Zaplanowany na rok 2014 roku deficyt w kwocie 490.600,00 zł ustalono z uwagi na wpływ w roku 2014 transzy pożyczki z WFOŚiGW otrzymanej w związku z zawarciem umowy nr 431/GW/P/2013 z dnia 24 września 2013 roku w kwocie 120.000,00 zł oraz wpływem części pożyczki na wyprzedzające finansowanie z umowy zawartej w ramach PROW nr 321.11.03912.10 z dnia 25 września 2013 roku w kwocie 370.600,00 zł. Środki z obydwu pożyczek sfinansowały zadanie pn: „Budowa wodociągu we wsiach Pszczółki, Wola Pszczółecka i
______99 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Walewice” realizowane w latach 2013 – 2014. Środki finansowe z tytułu przyznanej pomocy finansowej z budżetu Unii Europejskiej (Umowa o przyznanie pomocy nr 00255- 6921-UM0501928/11 z dnia 20 sierpnia 2013) wpłynęły w kwocie 1.086.600,00 zł dnia 19 września 2014 roku w tym 661.800,00 z przeznaczeniem na spłatę pożyczki na wyprzedzające finansowanie. Pożyczka z WFOŚiGW wpłynęła 18 lutego 2014 - 50.000,00 zł oraz 9 lipca 2014 roku – 70.000,00 zł.
Wolne środki do dyspozycji 2011 rok 2012 rok 2013 rok 30.09.2014 rok Gminy Zelów Wolne środki art. 217 ust 2 1.908.529,33 6.026.263,12 3.222.917,08 2.003.121,40 pkt 6 uofp z tego: zaplanowane w 1.908.529,33 6.026.263,12 3.222.917,08 1.723.400,00 budżecie
w tym: na deficyt 0,00 1.135.983,37 1.722917,08 0,00
Deficyt wykonany - -4.207.379,68 -3.211.320,68 -
Mimo wskazania w budżecie, iż źródłem finansowania deficytu w roku 2012 i 2013 będą wolne środki, nie zostały one wykorzystane w tym celu, co stwierdzono na podstawie sprawozdań Rb-NDS o nadwyżce/deficycie za wskazane lata i co zostało opisane szczegółowo w protokole kontroli doraźnej gospodarki finansowej w zakresie planowania i wykonania budżetu Miasta i Gminy Zelów przeprowadzonej w terminach od 10 do 20 grudnia 2013 roku na podstawie upoważnienia WK 601-2/53/2013 z dnia 4 grudnia 2013 roku.
Wieloletnia prognoza finansowa Dokonano analizy danych przedstawionych w Wieloletniej Prognozie Finansowej na lata 2014 – 2022 (WPF) wg stanu na dzień jej zmiany dokonanej uchwałą nr XLIX/419/2014 z dnia 11 września 2014 roku. W szczególności zweryfikowano dane, przedstawione w tabelach niżej, mające wpływ na spełnienie relacji o której mowa w art. 243 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych, w 2014 roku i latach następnych. Zgodnie z treścią art. 243 ustawy o finansach publicznych organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego nie może uchwalić budżetu, którego realizacja spowoduje, że w roku budżetowym oraz w każdym roku następującym po roku budżetowym relacja łącznej kwoty przypadających w danym roku budżetowym spłat rat kredytów i pożyczek, o których mowa w art. 89 ust. 1 pkt 2-4 oraz art. 90, wraz z należnymi w danym roku odsetkami od kredytów i pożyczek, o których mowa w art. 89 ust. 1 i art. 90, do planowanych dochodów ogółem budżetu przekroczy średnią arytmetyczną z obliczonych dla ostatnich trzech lat relacji jej dochodów bieżących powiększonych o dochody ze sprzedaży majątku oraz pomniejszonych o wydatki bieżące, do dochodów ogółem budżetu. Powyższego ograniczenia nie stosuje się, jak to wynika z ust. 3 i 3a tego artykułu, do spłat rat kredytów i pożyczek zaciągniętych w związku z umową zawartą na realizację programu, projektu lub zadania finansowanego z udziałem środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy , wraz z należnymi odsetkami oraz wykupów papierów wartościowych emitowanych w związku z umową zawartą na realizację programu, projektu lub zadania finansowanego z udziałem środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy, wraz z należnymi odsetkami i dyskontem, w terminie nie dłuższym niż 90 dni po zakończeniu programu, projektu lub zadania i otrzymaniu refundacji z tych środków, termin ten nie ma zastosowania do odsetek i dyskonta od zobowiązań zaciągniętych na wkład krajowy, o których mowa w pkt 1 i 1a ustępu 3 art. 243. Ograniczenia określonego w ust. 1 tegoż artykułu nie stosuje się także do wykupów papierów wartościowych, spłat rat kredytów i pożyczek wraz z należnymi odsetkami i dyskontem, odpowiednio emitowanych lub zaciągniętych w związku z
______100 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
umową zawartą na realizację programu, projektu lub zadania finansowanego w co najmniej 60% ze środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2, w części odpowiadającej wydatkom na wkład krajowy finansowanych tymi zobowiązaniami. W przypadku programu, projektu lub zadania przynoszącego dochód, poziom finansowania ze środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2, ustala się po odliczeniu zdyskontowanego dochodu obliczanego zgodnie z przepisami Unii Europejskiej dotyczącymi takiego programu, projektu lub zadania, a kwotę wydatków na wkład krajowy ustala się w wysokości jaka wynikałaby, gdyby poziom finansowania ze środków, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 2, obliczony został bez uwzględnienia zdyskontowanego dochodu.
Wyszczególnienie Wykonanie 2011 Wykonanie 2012 Wykonanie 2013 Plan 2014 * Prognoza 2015 Prognoza 2016 Prognoza 2017
42 479 050,15 Dochody bieżące [Db] 36 488 130,16 38 497 700,35 39 361 986,57 44 759 245,00 46 881 800,00 47 263 271,05
Dochody ze sprzedaży 1 000 000,00 601 489,63 268 843,50 619 858,79 1 100 000,00 700 000,00 330 000,00 majątku [Sm]
40 406 543,00 Wydatki bieżące [Wb] 34 217 174,06 35 899 750,57 37 350 019,80 38 689 721,00 41 520 046,80 40 980 811,07
[Db + Sm - Wb] 2 872 445,73 2 866 793,28 2 631 825,56 2 498 239,08 7 169 524,00 7 175 257,00 6 073 224,25
Dochody ogółem [D] 46 474 156,23 53 820 994,63 55 768 191,73 45 476 911,07 59 159 245,00 56 681 800,00 50 063 271,05
wsk. jednoroczny 0,06 0,05 0,05 0,05 0,12 0,13 0,12 [Db + Sm - Wb] / [D]
Suma wsk. z 3 0,10 poprzednich lat) / 3 0,05 0,05 0,07 0,12 *z uwzględnieniem zarządzenia Burmistrza Zelowa nr 61/2014 z dnia 22 września 2014 roku
Prognoza Prognoza Prognoza Wyszczególnienie Plan 2014 rok * 2015 rok 2016 rok 2017 rok
Spłata [R] 1 110 500,00 1 893 888,00 2 825 888,00 4 269 488,25
Odsetki [O] 800 000,00 590 000,00 600 000,00 558 475,00
Zobowiązania z tytułu 0,00 0,00 0,00 0,00 poręczeń [O] Spłata + odsetki+zobowiazania 1 910 500,00 2 483 888,00 3 425 888,00 4 827 963,25 z tytułu poręczeń [R+O]
Dochody ogółem [D] 45 476 911,00 59 159 245,00 56 681 800,00 50 063 271,05
0,04 0,04 0,06 0,10 R+O/D *z uwzględnieniem zarządzenia Burmistrza Zelowa nr 61/2014 z dnia 22 września 2014 roku
Jak wynika z wyliczeń przedstawionych w tabelach relacja określona w art. 243 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych z uwzględnieniem wyłączenia z ograniczenia wynikającego z art. 243 ust 1 pkt 3 i ust. 3a wymienionej ustaw, zostanie spełniona w roku 2014 i latach następnych.
Rok [Suma wskaźników z [R+O]/D budżetowy 3 poprzednich lat]/3 2014 0,0420 0,0541
2015 0,0420 0,0518
2016 0,060 0,074
2017 0,096 0,101
______101 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Relacja powyższa nie jest zachowana w roku 2014 bez uwzględnienia wyłączeń z ograniczenia wynikającego z art. 243 ust 1 pkt 3 i ust. 3a ustawy o finansach publicznych, co przedstawiono niżej:
[Suma wskaźników z 3 Rok budżetowy [R+O]/D poprzednich lat]/3 2014 0,0566 0,0541 2015 0,0424 0,0518 2016 0,061 0,074
2017 0,097 0,101
Dochody budżetu Dochody ogółem zostały zaplanowane na rok 2014 w kwocie mniejszej od dochodów ogółem wykonanych za rok 2013 o ponad 10 milionów złotych, co wiązało się z tym, iż w roku 2013 otrzymano dofinansowanie ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej w formie dotacji na realizację zadnia inwestycyjnego pod nazwą „Rozbudowa systemów wodno-kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w Gminie Zelów I etap”. Na rok 2014 zaplanowano wg stanu budżetu na dzień 11 września 2014 roku dochody majątkowe z tytułu dotacji z budżetu UE w kwocie 1.100.000, 00 zł (dz. 10 rozdział 01010 § 6207) w związku z umową o przyznanie pomocy nr 00255-6921- UM0501928/11 z dnia 20 sierpnia 2013 roku na realizację zadania pod nazwą „Budowa wodociągu we wsiach Pszczółki, Wola Pszczółecka i Walewice”. Dotacja wpłynęła w kwocie 1.086.600,00 zł dnia 19 września 2014 roku. Dochody ogółem na rok 2014 zostały zaplanowane poniżej poziomu ich wykonania z roku 2011, co sugeruje możliwość ich niedoszacowanie w 2014 roku. Na rok 2015 prognozuje się wzrost dochodów ogółem o kwotę 13.736.670 zł w porównaniu z planem dochodów ogółem ustalonym na 2014 rok, co wynika z prognozowanego wpływu środków finansowych z tytułu dotacji oraz środków przeznaczonych na inwestycje w kwocie 13.300.000,00 zł. Jak wynika z Wykazu przedsięwzięć do WPF Gmina Zelów zamierza w latach 2014 – 2016 zrealizować zadanie inwestycyjne pod nazwa: „Rozbudowa systemów wodno- kanalizacyjnych w Zelowie i w gminie Zelów – II etap” o łącznych nakładach finansowych 26.000.000,00 zł . Na rok 2014 zaplanowano wydatki z tego tytułu na kwotę 320.000,00 zł. Kwota ta zostanie przeznaczona na zapłatę wynagrodzenia za opracowanie dokumentacji projektowej na budowę kanalizacji sanitarnej, kanalizacji deszczowej, odwodnienia, sieci wodociągowej wraz z odtworzeniem pasów drogowych w Zelowie i Zelówku wynikającego z zawartej dnia 16 lipca 2014 roku umowy nr Fn.3226.103.2014 – 300.960,00 zł. Wykonawca zobowiązał się wykonać przedmiot zamówienia w dwóch etapach: do dnia 31 października 2014 roku wykona i dostarczy zamawiającemu mapy do celów projektowych a w terminie jednego roku od dnia zawarcia opisywanej umowy wykona i dostarczy zamawiającemu kompletną dokumentację projektową wraz z prawomocnym pozwoleniem na budowę. Wypłata wynagrodzenia zostanie zrealizowana w dwóch ratach – 80.000,00 zł za opracowanie map i 220.960,00 zł po przekazaniu kompletnej dokumentacji projektowej wraz z pozwoleniem na budowę – płatność końcowa. Na lata 2015 -2016 ustalono limit wydatków odpowiednio dla tego zadania w kwocie 15.000.000,00 zł i 10.680.000,00 zł. Jak wynika z ”Objaśnień przyjętych wartości w Wieloletniej Prognozie Finansowej w gminie Zelów na lata 2014 -2022” opisywana inwestycja będzie realizowana „tylko w przypadku pozyskania środków zewnętrznych. Planowany wkład własny to 2.250.000,00 zł w 2015 roku i 1.602.000,00 zł w roku 2016.” Gmina Zelów nie przewiduje w latach 2015-2016 zaciągania zobowiązań z tytułu kredytów i pożyczek zatem na sfinansowanie
______102 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
przedmiotowego zadania zamierza się pozyskać środki zewnętrzne w postaci między innymi dotacji w tym z środków z budżetu Unii Europejskiej w około 85% łącznych nakładów finansowych. W związku z tym w dochodach majątkowych w roku 2015 zaplanowano kwotę 13.300.000,00 zł z tytułu dotacji oraz środków przeznaczonych na inwestycje. Zatem biorąc pod uwagę następujący stan faktyczny : - na dzień przeprowadzania kontroli realizacja zadania była na etapie opracowywania map do celów projektowych, - pełna realizacja wyżej opisanej umowy zakończyć się może w lipcu 2015 roku (w tym włącznie z uzyskaniem pozwolenia na budowę), - czas trwania procedury wyłonienia wykonawcy, - brak naboru wniosków o finansowe wsparcie inwestycji z budżetu Unii Europejskiej, stwierdzić należało, iż nie jest realnym zrealizowanie inwestycji na kwotę 15.000.000,00 zł w roku 2015. Z uwagi na brak ogłoszenia naboru wniosków nieuzasadnionym jest również planowanie dochodów na kwotę 13.300.000,00 zł z tytułu dotacji oraz środków przeznaczonych na inwestycje majątkowe. Powyższe powoduje, iż w przedmiotowym zakresie Wieloletnia Prognoza Finansowa nie spełnia warunku realności wynikającego z art. 226 ustawy o finansach publicznych,
Dochody majątkowe zaplanowane na rok 2014 w kwocie 1.000.000,00 zł zostały wykonane wg sprawozdania Rb27S z wykonania planu dochodów budżetowych za III kwartały 2014 roku w kwocie 677.840,18 zł. Na dzień 29 sierpnia 2014 roku Gmina Zelów posiadała nieruchomości przeznaczone do sprzedaży o wartości w sumie 2.230.479,00 zł.
Dochody bieżące Wzrost planowanych dochodów bieżących w roku 2014 w stosunku do dochodów bieżących wykonanych w roku 2013 wyniósł około 6 % i jak wynika z objaśnień załączonych do WPF spowodowany był przewidywanym wzrostem dochodów z tytułu podatku od nieruchomości związanym z rozbudową podmiotu gospodarczego Toruńskich Zakładów Materiałów Opatrunkowych oraz powstająca farmą wiatrową na terenie Gminy Zelów. Z ustaleń kontrolujących wynika, iż dnia 3 kwietnia 2014 roku na wniosek podmiotu o nazwie Toruńskie Zakłady Materiałów Opatrunkowych S.A. Burmistrz Zelowa została wydał decyzję o środowiskowych uwarunkowaniach dla przedsięwzięcia realizowanego przez wnioskodawcę w wyniku którego powstaną przedmioty będące podstawą opodatkowania podatkiem od nieruchomości. Natomiast dochody podatkowe z tytułu farm wiatrowych nie są realne do uzyskania w chwili obecnej bez zmiany planu zagospodarowania przestrzennego Gminy Zelów. W konsekwencji procedury uzyskania decyzji środowiskowych dla takich przedsięwzięć są zawieszone. Z przedstawionego inspektorom kontroli pisma z dnia 5 września 2013 roku skierowanego do Regionalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska w Łodzi wynikało, że w latach 2009 – 2012 wpłynęło 6 wniosków o wydanie decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach: z tego 4 procedury zostały zawieszone a dwóch wnioskodawców wycofało wniosek w październiku 2012 roku. Uchwały Rady Miejskiej w Zelowie dotyczące zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego dla farm wiatrowych w gminie Zelów tj. uchwały nr XXXIX/323/2013, nr XXXIX/324/2013, nr XXXIX/325/2013, nr XXXIX/326/2013 wszystkie z dnia 18 lipca 2013 roku zostały w całości unieważnione rozstrzygnięciami nadzorczymi Wojewody Łódzkiego dnia 23 sierpnia 2013 roku. Ponadto wskazano w objaśnieniach, iż zaplanowano również zwiększenie dochodów z tytułu utworzenia Specjalnej Strefy Ekonomicznej, która powstała na terenie Zelowa. Powiązanie wzrostu wpływów z podatku z ustanowieniem strefy nie znajduje realnego uzasadnienia, bowiem sam fakt istnienia strefy nie przekłada się na zwiększone dochody
______103 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
z tytułu podatku od nieruchomości. Strefy ekonomiczne tworzone są celem złagodzenia bezrobocia poprzez skierowanie na tereny objęte ich działalnością nowych inwestycji dzięki zastosowaniu ulg finansowych w tym również ze strony jednostek samorządu terytorialnego. Wzrost wpływów z podatku od nieruchomości, bez względu na istnienie strefy ekonomicznej, wiąże się głównie ze wzrostem stawek lub z nabywaniem gruntów przez przedsiębiorców celem przeznaczenia ich na działalność gospodarczą, co niejednokrotnie wiąże się z pewnym procesem inwestycyjnym trwającym w czasie. Grunty Gminy Zelów przeznaczone pod działalność strefową to działki gruntu niezabudowanego, w przeważającej części stanowiącego użytki rolne klasy V i VI. Zatem, zakładając jakiekolwiek zainteresowanie ze strony podmiotów gospodarczych, objęcie tych terenów podatkiem od nieruchomości związanych z działalnością gospodarczą rozłoży się na kilka lat. Opisane wyżej uzasadnienia wzrostu dochodów Gminy Zelów, które wynikają z objaśnień do WPF na lata 2014 -2022, nie są powiązane ze stanem faktycznym więc nie mogą być źródłem uzasadniającym prognozowany wzrost dochodów Gminy Zelów. Poniżej przedstawiono dochody z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych i od osób fizycznych uzyskane w latach 2011 – 2013 i zaplanowane na rok 2014.
75615§0310 2011 2012 2013 Plan 30.09.2014
Wykonanie 2.897.553,54 2.935.471,58 2.778.826,78 3.268.050,00
75616§0310 2011 2012 2013 Plan 30.09.2014
Wykonanie 1.699.295,14 1.880.936,00 1.899.671,21 1.950.000,00
Wpływy z tytułu dochodów z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych uzyskane w roku 2013 osiągnęły poziom niższy niż w roku 2011. Zaległości w latach objętych analizą wrosły z kwoty 768.577,42 zł w roku 2011 do kwoty 1.276.693,06 w roku 2013.
Klasyfikacja budżetowa 2011r. 2012 r. 2013 r. 30.09.2014 r.
75615 § 0310 768.577,42 1.020.873,84 1.276.693,06 1.188.287,26
75616 § 0310 399.242,29 460.512,49 487.010,02 653.099,75
Na skutek bieżąco prowadzonej windykacji należności podatkowych odnotowano spadek zaległości z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych na koniec III kwartału 2014 roku w stosunku do lat wcześniejszych. W latach 2012 - 2014 Rada Miejska w Zelowie corocznie podnosiła stawki podatku od nieruchomości odpowiednio uchwałą nr XIX/123/2011 z dnia 29 listopada 2011 roku, uchwałą nr XXXII/236/2012 z dnia 25 października 2012 roku oraz uchwałą nr XLII/348/2013 z dnia 8 listopada 2013 roku.
Przedmiot opodatkowania Rok obowiązywania stawki
2012 2013 2014
od gruntów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, bez względu na sposób zakwalifikowania 0,82 0,84 0,85 w ewidencji gruntów i budynków od 1 m2 powierzchni
od budynków lub ich części związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej oraz od budynków mieszkalnych lub ich części zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej : - działalności handlowej i produkcyjnej od 1 m2
______104 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
powierzchni użytkowej - działalności rzemieślniczej i usługowej od 1 m2 powierzchni użytkowej 19,62 20,11 20,39 17,89 18,34 18,51
Spadek wpływów z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych w 2013 roku w sytuacji wzrostu stawek podatku prowadzić może do wniosku o ubywaniu podmiotów zobowiązanych do jego opłacania na terenie Gminy Zelów bądź pogarszania się ich sytuacji finansowej i przyrostu jedynie zaległości podatkowych. Biorąc zatem powyższe pod uwagę planowanie wpływów z tego tytułu z 14% wzrostem w roku 2014 w stosunku do roku poprzedniego wiązać się może z ryzykiem ich przeszacowania w tym roku jak i w latach następnych. Wpływy z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi zostały zaplanowane w 2014 roku w kwocie 600.000,00 zł a wykonanie dochodów z tego tytułu za III kwartały 2014 roku wyniosło 619.31,03 zł. Dochody z tytułu opłaty adiacenckiej – klasyfikowane do rozdziału 75618 § 0690 na koniec III kwartału 2014 roku zostały wykonane na wyższym poziomie niż wykonanie z roku poprzedniego.
Wydatki bieżące Wydatki bieżące na rok 2014 zostały zaplanowane wg stanu budżetu na dzień 30 września 2014 roku w kwocie wyższej od ich wykonania w roku 2013 o około 9% a na koniec III kwartału 2014 roku wykonane zostały w 69%. Uwagę zwraca spadek prognozowanych wydatków bieżących w roku 2015 do kwoty 38.689.721,00 zł z kwoty planowanych wydatków bieżących w roku 2014 – 40.980.811,70 zł. Prognozowana kwota przedmiotowych wydatków na rok 2015 jest wyższa od ich wykonania za 2013 rok o około 3,6 %. Natomiast na rok 2016 prognozowany jest ich ponowny wzrost do kwoty 40.406.543,00 zł. Spadek wydatków bieżących w roku 2015 w stosunku do roku 2014 Skarbnik Gminy w złożonym oświadczeniu wyjaśniła ograniczeniem „kwoty wynagrodzeń spowodowane zmianą arkuszy organizacyjnych w szkołach, co z kolei było spowodowane zmniejszeniem liczby dzieci i zmniejszeniem liczby klas (…) zmniejszenie dotacji dla ZUK, oszczędności na wydatkach na energię elektryczną poprzez ogłoszenie przetargu, zmniejszenie kwoty dopłaty do wody i ścieków, na wszystkie zakupy prowadzone są rozeznania cenowe by uzyskać jak najkorzystniejsze ceny, niższe wydatki związane z ochroną bezdomnych zwierząt – schronisko adoptowało wszystkie bezdomne zwierzęta.” Oświadczenie Skarbnika Gminy w sprawie prognozowanych wielkości w WPF, stanowi załącznik nr 14 do protokołu kontroli Odnosząc się do oświadczenia Skarbnika Gminy zauważyć należy, iż dotacja przekazywana dla samorządowego zakładu budżetowego w latach 2011 – 2014 zmalała z kwoty 445.000,00 zł przekazanej w 2011 roku do kwoty 230.000,00 zł przekazanej w roku 2013. Według sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2014 roku Gmina Zelów przekazała zakładowi 40.000,00 zł dotacji z planu ustalonego w klasyfikacji budżetowej - rozdział 90017 § 2650 - na kwotę 80.000,00 zł. Dalsze ograniczanie dotacji dla ZUK, który od lat ma problemy z zachowaniem płynności finansowej spowoduje jedynie głębszą zapaść podmiotu będącego jednostką organizacyjną Gminy Zelów, przy założeniu kontynuacji jego działalności. Samo ogłoszenie przetargu na energię elektryczną nie spowoduje oszczędności na wydatkach a zmniejszenie kwot dopłaty do wody i ścieków, co należy wziąć pod uwagę rozważając taką możliwość zaoszczędzenie na wydatkach, przerzuci koszty na odbiorcę. Rozeznania cenowe w celu uzyskania jak najkorzystniejszej ceny należało prowadzić już po rządami poprzednich ustaw o finansach publicznych zarówno
______105 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
tej z 26 listopada 1998 roku jaki późniejszej z 30 czerwca 2005 roku. Obecnie obowiązująca treść art. 44 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych również obliguje do dokonywania wydatków w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów, w sposób umożliwiający terminową realizację zadań w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Nie stosowanie się do powyższego stanowi naruszenie powyższych zasad. Zakładając jednakże uzyskanie, z wyżej wskazanych przez Skarbnika Gminy tytułów, oszczędności w roku 2015 oraz biorąc jednocześnie pod uwagę prognozowany wzrost wydatków bieżących w roku następnym (2016 r.) do poziomu planu roku 2014 stwierdzić należy, iż działania powyższe mają charakter incydentalny, związany raczej z zapewnieniem lepszych parametrów uwzględnianych w wyliczeniach wskaźnika z art. 243 ustawy o finansach publicznych niż z utrzymaniem tendencji ograniczającej wydatki bieżące. Rozchody
Rozchody wg Rok Rozchody wg umów WPF na dzień Różnica 11.09.2014 r. 2014 1 772 295,00 1 772 300,00 -5,00
2015 1 911 911,41 1 920 000,00 -8 088,59
2016 2 852 098,84 2 852 000,00 98,84
2017 4 295 556,00 4 295 600,25 -44,25
2018 3 050 556,00 3 050 600,00 -44,00
2019 3 300 556,00 3 300 600,00 -44,00
2020 3 242 787,00 3 242 800,00 -13,00
2021 3 242 776,52 3 242 800,00 -23,48
2022 492 776,48 484 613,00 8 163,48
Suma 24 161 313,25 24 161 313,25 0,00
Z przedstawionego wyżej zestawienia kwot rozchodów podlegających spłacie w poszczególnych latach objętych prognozą wynika, iż dane zawarte Wieloletniej Prognozie Finansowej różnią się od kwot przypadających na dany rok spłat rat zobowiązań wynikających z obowiązujących umów, w sposób jednak nieznaczny, nie mający wpływu na kształt relacji wynikającej z art. 243 ustawy o finansach publicznych.
Odsetki Kwota odsetek wskazana w WPF na latach 2014 – 2022 wg stanu na dzień 11 września 2014 roku podlegających wyłączeniu z ograniczenia o którym mowa w art. 243 ustawy o finansach publicznych na podstawie ust. 3a wskazanego przepisu ustawy była zgodna z harmonogramami spłat stanowiącymi załącznik do umowy pożyczki nr 431/GW/P/2013 z dnia 24 września 2013 roku. Dnia 23 października 2014 roku Rada Miejska w Zelowie uchwałą nr L/430/2014 zmieniła Wieloletnią Prognozę Finansową wydłużając okres prognozowania do roku 2026. Powyższe było konsekwencją konsolidacji zobowiązań z tytułu zaciągniętych w latach poprzednich kredytów. W tabelach niżej przedstawiono dane mające wpływ na spełnienie relacji o której mowa w art. 243 ustawy z dnia 28 sierpnia 2009 roku o
______106 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
finansach publicznych w 2014 roku i latach następnych przed zmianą dokonaną wskazaną wyżej uchwałą jak i po zmianie (czcionka pogrubiona).
Wyszczególnienie Wykonanie 2011 Wykonanie 2012 Wykonanie 2013 Plan 2014 * Prognoza 2015 Prognoza 2016 Prognoza 2017
42 479 050,15 44 759 245,00 46 881 800,00 47 263 271,05 Dochody bieżące [Db] 36 488 130,16 38 497 700,35 39 361 986,57 42 570 404,15 43 759 245,00 45 263 271,05
Dochody ze sprzedaży 601 489,63 268 843,50 619 858,79 1 000 000,00 1 100 000,00 700 000,00 330 000,00 majątku [Sm]
40 980 811,07 38 689 721,00 40 406 543,00 41 520 046,80 Wydatki bieżące [Wb] 34 217 174,06 35 899 750,57 37 350 019,80 41 037 165,07 41 897 809,59 41 806 444,16 42 670 091,05
2 498 239,08 7 169 524,00 7 175 257,00 6 073 224,25 [Db + Sm - Wb] 2 872 445,73 2 866 793,28 2 631 825,56 2 533 239,08 2 961 435,41 5 775 355,84 4 923 180,00
45 476 911,07 59 159 245,00 50 063 271,05 Dochody ogółem [D] 46 474 156,23 53 820 994,63 55 768 191,73 56 681 800,00 45 568 265,07 53 159 245,00 53 063 271,05
wsk.jednoroczny [Db 0,05 0,05 0,12 0,13 0,12 0,06 0,05 + Sm - Wb] / [D] 0,06 0,06 0,010 0,10
Suma wsk. z 3 0,07 0,10 0,12 0,05 0,05 poprzednich lat) / 3 0,05 0,07 0,09
Prognoza Prognoza Prognoza Wyszczególnienie Plan 2014 rok * 2015 rok 2016 rok 2017 rok 1 772 300,00 1 920 000,00 2 852 000,00 4 295 600,25 Spłata [R] 1 347 295,00 * 711 911,41 * 1 452 098,84 * 2 145 556,00 *
590 000,00 600 000,00 558 475,00 Odsetki [O] 800 000,00 800 000,00 700 000,00 658 475,88
Zobowiązania z tytułu 0,00 0,00 0,00 0,00 poręczeń [O] Spłata + odsetki+zobowiazania 2 572 300,00 2 510 000,00 3 452 000,00 4 854 075,25 z tytułu poręczeń 2 147 295,00 1 511 911,41 2 152 098,84 2 804 031,88 [R+O] 45 476 911,07 59 159 245,00 50 063 271,05 Dochody ogółem [D] 56 681 800,00 45 568 265,07 53 159 245,00 53 063 271,05 0,06 0,04 0,06 0,10 R+O/D 0,05 0,03 0,04 0,06 *Kwota rozchodów zgodna z obowiązującymi na dzień 23 października 2014 roku umowami Jak wynika z wyliczeń przedstawionych w tabelach relacja określona w art. 243 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych po dokonanych zmianach uchwałą nr L/430/2014 z dnia 23 października 2014 roku, nawet bez uwzględnienia wyłączenia z ograniczenia wynikającego z art. 243 ust 1 pkt 3 i ust. 3a wymienionej ustaw, zostanie spełniona w roku 2014 i latach następnych.
[Suma wskaźników z Rok budżetowy [R+O]/D 3 poprzednich lat]/3 2014 0,047 0,054 2015 0,028 0,052
2016 0,038 0,053
2017 0,056 0,071
Na podstawie analizy harmonogramów spłat zobowiązań z tytułu zaciągniętych kredytów i pożyczek stwierdzono, że raty prognozowane do spłaty w poszczególnych latach mają odzwierciedlenie w zawartych umowach. Kwota odsetek podlegających spłacie w latach objętych prognozą nie jest zgodna harmonogramami spłat w stopniu niemającym wpływu na kształt relacji z art. 243 ustawy o finansach publicznych.
______107 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Podsumowując stwierdzić należy, iż dokonana zmiana danych zawartych w prognozie, głównie z tytułu spadku kwot rat podlegających spłacie w poszczególnych latach, spowoduje poprawę relacji z art. 243 ustawy o finansach publicznych w zakresie budżetów lat następnych, przy zachowaniu pozostałych danych jak w uchwale Rady Miejskiej w Zelowie nr L/430/2014 z dnia 23 października 2014, kosztem jednakże wydłużenia spłat zobowiązań do roku 2026 i wzrostem obsługi długu (odsetek). Powyższe jednocześnie stworzyło Gminie Zelów możliwość zaciągania długu w latach następnych. Dokonano analizy prognozowania i planowania wielkości budżetowych w latach 2013 - 2014 w trzech okresach : na początek roku, na koniec III kwartału i na koniec roku, co przedstawiono w tabeli.
2013 rok 2014 Plan/Prognoza Plan/Prognoza Plan/Prognoza Wykonanie Plan/Prognoza Plan/Prognoza Plan Wyszczególnienie 01.01.2013 30.09.2013 r. 31.12.2013 (Rb-NDS) 01.01.2014 30.06.2014 30.09.2014
dochody bieżące 2013 r. 42 521 945,32 41 901 666,21 40 589 877,76 39 361 986,57 39 966 741,00 *
dochody bieżące 2014r. 48 565 088,00 53 811 588,00 53 811 588,00 40 953 050,00 42 078 090,10 42 479 050,15 dochody bieżące 2015r. WPF 42 668 645,00 46 768 645,00 46 768 645,00 43 759 245,00 44 759 245,00 44 759 245,00 dochody ze sprzedaży majątku 2013 r. 1 250 000,00 350 000,00 600 000,00 619 858,79 619 858,79 * dochody ze sprzedaży majątku 2014 r. 1 470 000,00 1 470 000,00 1 470 000,00 800 000,00 800 000,00 1 000 000,00 dochody ze sprzedaży majątku 2015 r. WPF 380 000,00 380 000,00 380 000,00 1 100 000,00 1 100 000,00 1 100 000,00
dochody ogółem 2013 r. 59 500 000,00 58 241 538,29 57 036 749,84 55 768 191,73 55 744 553,57 *
dochody ogółem 2014 61 115 088,00 66 361 588,00 66 361 588,00 43 468 050,00 44 777 090,10 45 476 911,07
dochody ogółem 2015 WPF 45 933 645,00 50 033 645,00 50 033 645,00 58 159 245,00 59 159 245,00 59 159 245,00
wydatki bieżące 2013 38 120 000,00 41 235 293,29 40 358 404,84 37 350 019,80 37 379 043,00 *
wydatki bieżące 2014 35 550 530,00 44 550 530,00 39 550 530,00 39 368 050,00 40 354 990,10 40 980 811,07
wydatki bieżące 2015 WPF 33 350 000,00 38 348 921,00 38 348 921,00 38 356 921,00 38 689 721,00 38 689 721,00 *przewidywane wykonanie na podstawie uchwały XLV/375/2014 Rady Miejskiej w Zelowie z dnia 30 stycznia 2014 r. Uchwała Rady Miejskiej w Zelowie nr XXXIV/261/2012 z dnia 19 grudnia 2012 roku w sprawie uchwalenie budżetu Gminy Zelów na 2013 rok. Uchwała Rady Miejskiej w Zelowie nr XXXIV/260/2012 z dnia 19 grudnia 2012 roku w sprawie uchwalenia Wieloletniej Prognozy Finansowej na lata 2013-2022 Uchwała Rady Miejskiej w Zelowie nr XLI/340/2013 z dnia 26 września 2013 roku w sprawie zmiany Wieloletniej Prognozy Finansowej na lata 2013-2022. Zarządzenie Burmistrza Zelowa z dnia 31 grudnia 2013 roku w sprawie zmiany w Wieloletniej Prognozie Finansowej na lata 2013-2022 Rb-NDS kwartalne sprawozdanie o nadwyżce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31.12.2013 r. Rb-27S roczne sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 .12.2013 r. Uchwała Rady Miejskiej w Zelowie nr XLV/375/2014 z dnia 30 stycznia 2014 roku w sprawie uchwalenia Wieloletniej Prognozy Finansowej na lata 2014-2022
Powyżej przedstawiono planowane i prognozowane główne parametry kształtujące relację z art. 243 ustawy o finansach publicznych w latach 2013 – 2015 na podstawie uchwalonych Wieloletnich Prognoz Finansowych wg ich stanu na początek roku, na koniec III kwartału i na koniec roku 2013 i 2014. Z analizy tabeli wynika, że najbardziej przeszacowane były dochody ogółem 2014 roku, wskazane w WPF obowiązującej w roku 2013, co było konsekwencją wskazania nierealnego poziomu prognozy zarówno dochodów bieżących jak i dochodów ze sprzedaży w roku 2014. Gmina Zelów dysponowała w roku 2013 majątkiem, który mógł być przedmiotem zbycia o wartości uzasadniającej prognozowane dane, jednakże nieruchomości te były trudne do zbycia lub nie posiadały aktualnej wyceny. Dochody z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych zostały zaplanowane na 2014 roku w kwocie 7.500.000,00 zł, co stanowiło ponad dwukrotność kwot wykonanych wpływów z tego tytułu w latach poprzednich. Powyższe zostało opisane szczegółowo w protokole kontroli doraźnej gospodarki finansowej w zakresie planowania i wykonania budżetu Miasta i Gminy Zelów przeprowadzonej w terminach od 10 do 20 grudnia 2013 roku na podstawie upoważnienia WK 601-2/53/2013 z dnia 4 grudnia 2013 roku.
______108 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Zauważyć można również, że wskazane parametry wg planu na koniec III kwartału 2013 roku odbiegały znacznie od ich faktycznego wykonania na dzień kończący rok. Dopiero przewidywane wykonanie 2013 roku uwidocznione w WPF uchwalonym na lata 2014 -2022 było zbliżone do wartości wykonanych. Przeszacowany plan dochodów na koniec III kwartału istotnie wpłynął na ukształtowanie się wskaźnika wynikającego z art. 243 ustawy o finansach publicznych, wyliczonego z uwzględnieniem planu za III kwartały 2013 roku na etapie projektowania budżetu roku 2014 i projektu WPF na lata 2014-2022, zapewniając jego spełnienie w roku 2014 i 2015. Zgodnie bowiem z treścią art. 243 ust. 2 wspomnianej ustawy - przy obliczaniu relacji, o których mowa w ust. 1, dla roku poprzedzającego rok budżetowy przyjmuje się planowane wartości wykazane w sprawozdaniu za trzy kwartały z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego.
VII. WYKONYWANIE BUD ŻETU. REALIZACJA DOCHODÓW BUD ŻETOWYCH
1. DOCHODY Z PODATKÓW I OPŁAT LOKALNYCH - 2011 - 2012
1) Rachunkowo ść w zakresie podatków i opłat. Plan kont
Zasady rachunkowości oraz plan kont w zakresie podatków i opłat zawarto w zarządzeniu Burmistrza Zelowa nr 0152/25/2009 z dnia 30 grudnia 2009 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji regulującej ewidencję i pobór podatków w Urzędzie Miejskim w Zelowie, oraz jego zmianach dokonanych zarządzeniem Burmistrza Zelowa nr 120/12/2011 z dnia 2 maja 2011 roku i zarządzeniem Burmistrza Zelowa nr 120.30.2011 z dnia 1 grudnia 2011 roku. Stwierdzono, że plan kont dla organu podatkowego nie uwzględniał w wykazie kont syntetycznych konta 141 – środki pieniężne w drodze oraz konta 226 – długoterminowe należności budżetowe. Zgodnie z treścią § 11 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 roku w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208, poz. 1375) dla prowadzenia ewidencji z tytułu podatków korzysta się w szczególności z bilansowych kont syntetycznych planu kont urzędu między innymi z konta 141 - środki pieniężne w drodze i konta 226 - długoterminowe należności budżetowe. Należało zatem przewidzieć ewidencję na tych kontach w planie kont dla organu podatkowego. W zakresie wymiaru i ewidencji podatkowej jednostka kontrolowana wykorzystywała program komputerowy. Ewidencja rozliczeń z tytułu podatków prowadzona była na kontach analitycznych do konta syntetycznego 221 – należności z tytułu dochodów budżetowych z podziałem na dłużników.
2) Organizacja wymiaru i poboru podatków i opłat (inkaso)
Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu sprawy związane z wymiarem podatków i opłat zostały powierzone pracownikom referatu finansowego zgodnie z obowiązującymi zakresami czynności i obowiązków pracowników. W okresie objętym kontrolą obowiązywała uchwała nr XIX/126/2011 z dnia 9 listopada 2011 roku Rady Miejskiej w Zelowie w sprawie poboru podatku od nieruchomości, rolnego i podatku leśnego w drodze inkasa oraz wyznaczenia inkasentów i określenia wynagrodzenia za inkaso (Dz. Urz. Województwa Łódzkiego z 2011 roku poz. 3650, nr
______109 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
357), która określała wynagrodzenie inkasentów w wysokości 7 % lub 8 % zebranej kwoty przez inkasentów w zależności od sołectwa. Termin płatności podatków dla inkasentów określała uchwała nr XXXV/359/2001 z dnia 16 sierpnia 2001 roku w sprawie wyznaczenia późniejszego terminu płatności dla inkasentów, gdzie ustalono, że terminem płatności podatków dla inkasentów jest trzeci dzień następujący po ostatnim dniu, w którym zgodnie z przepisami prawa podatkowego, wpłata podatku powinna nastąpić. Kontrolą objęto prawidłowość rozliczania inkasentów oraz naliczenia i wypłaty prowizji dla inkasentów sołectw Wygiełzów i Pawłowa za inkaso III i IV raty za 2013 rok oraz I, II raty za 2014 rok. Wykaz pobranego inkasa oraz prawidłowość rozliczenia i naliczenia prowizji stanowi załącznik nr 15 do protokołu kontroli. Ustalono, że w 2013 roku jak i w 2014 roku do udokumentowania wpłat służyły wygenerowane z programu komputerowego pokwitowania wpłaty oznaczone kolejno indywidualnym numerem przypisanym do poszczególnego numeru ewidencyjnego podatnika. W zakresie przestrzegania przez sołtysów terminowości pobrania podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu nie stwierdzono nieprawidłowości. Ustalono, że prowizja za inkaso wyliczona została zgodnie ze sposobem wyliczenia wskazanym w wyżej wymienionych uchwałach. Termin wypłaty prowizji z tytułu poboru podatku został określony w porozumieniach zawartych z poszczególnymi inkasentami i został przyjęty na jeden miesiąc od daty ustawowo określonej dla płatności podatku przez podatników. Kontrolą objęto niżej wskazane listy wypłat z tytułu inkasa: (…) 5 Listy wypłat prowizji dla sołtysów zostały sporządzone na podstawie zestawienia kwot zebranych podatków od podatników przez poszczególnych inkasentów. Listy zostały podpisane przez pracownika, któremu powierzono obowiązki sporządzenia listy płac, przez Kierownika Referatu Finansowego jako osobę dokonująca kontroli merytorycznej, Skarbnika Gminy oraz Burmistrza Gminy dokonującego zatwierdzenia listy płac do wypłaty oraz kasjera potwierdzającego dokonanie wypłaty. W przypadku prowizji wypłacanej w kasie Urzędu sołtysi potwierdzali odbiór gotówki podpisem w dniu wypłaty prowizji. Prowizja została wypłacona w terminach określonych w porozumieniach zawartych z inkasentami.
Realizację dochodów Gminy z tytułu podatków i opłat lokalnych w latach 2013- 2014 przedstawiono w poniżej zamieszczonych tabelach. Tabela Plan i realizacja dochodów własnych w 2013 roku Udział Procent Plan Wykonanie procentowy Lp. Wyszczególnienie Wykonania (w zł) (w zł) w wykonaniu Planu bud żetu 1 2 3 4 5 6 DOCHODY BUD ŻETOWE – 57 036 749 55 768 191 97,8 97,8
5 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______110 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
ogółem 1. Podatek od nieruchomo ści 4 436 000 4 678 497 105,5 8,4 2. Podatek rolny 538 900 492 078 91,3 0,9 3. Podatek le śny 122 000 127 683 104,6 0,2 4. Podatek od środków 215 000 224 355 104,3 0,4 transportowych 5. Opłata targowa 90 000 94 527 105,0 0,2 Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedło żonych przez Urz ąd Miejski w Zelowie.
Tabela Plan i realizacja dochodów własnych w 2014 roku 30.06.2014 r. Udział Procent Plan Wykonanie procentowy Lp. Wyszczególnienie Wykonania (w zł) (w zł) w wykonaniu Planu bud żetu 1 2 3 4 5 6 DOCHODY BUD ŻETOWE – 44 773 693 22 960 682 51,3 51,3 ogółem 1. Podatek od nieruchomo ści 5 218 050 2 411 932 46,2 10,5 2. Podatek rolny 654 000 272 602 41,7 1,2 3. Podatek le śny 130 000 67 631 52,0 0,3 4. Podatek od środków 260 000 89 048 34,3 0,4 transportowych 5. Opłata targowa 100 000 51 226 51,2 0,2 Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedło żonych przez Urz ąd Miejski w Zelowie
3) Podatek od nieruchomo ści
W okresie objętym kontrolą obowiązywały uchwała Rady Miejskiej w Zelowie - nr XXXII/236/2012 z dnia 25 października 2012 roku w sprawie określenia wysokości stawek podatku od nieruchomości (Dz. Urz. Woj. Łódzkiego z dnia 26 listopada 2012 roku poz. 3790), - nr XLII/348/2013 z dnia 8 listopada 2013 roku w sprawie określenia wysokości stawek podatku od nieruchomości (Dz. Urz. Woj. Łódzkiego z dnia 22 listopada 2013 r. ) Obowiązujące na terenie gminy stawki podatku od nieruchomości przyjęte powyższymi uchwałami wskazano w tabeli:
Górne granice stawek podatkowych Stawka uchwalona przez Radę Gminy Przedmiot opodatkowania Zelów rok 2013/rok 2014
Od gruntów związanych z prowadzeniem działalności 0,88 zł/0,89 zł gospodarczej, bez względu na sposób zakwalifikowania w ewidencji gruntów i budynków od 1 m 2 0,84 zł/0,85 zł
Od gruntów pod jeziorami, zajętych na zbiorniki wodne 4,51 zł/4,56 zł retencyjne lub elektrowni wodnych – od 1 ha 4,51 zł/4,56
______111 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Od gruntów zajętych na prowadzenie odpłatnej statutowej 0,45/0,46 zł działalności pożytku publicznego przez organizację pożytku publicznego od 1 m 2 0,10 zł/0,11 zł
2 Od gruntów pozostałych od 1 m , 0,45/0,46 zł 0,29 zł/0,30 zł
Od budynków mieszkalnych lub ich części od 1m² powierzchni 0,73 zł/0,74 zł użytkowej 0,59 zł/0,60 zł
Od budynków lub ich części związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej oraz od budynków mieszkalnych lub ich części zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej: 22,82 zł/23,03 zł - działalności handlowej i produkcyjnej , - działalności rzemieślniczej i usługowej, 20,11 zł/20,39 zł od 1 m 2 powierzchni użytkowej 18,24 zł/ 18,51 zł
Od budynków lub ich części zajętych na prowadzenie 10,65 zł/10,75 zł działalności gospodarczej w zakresie obrotu kwalifikowanym materiałem siewnym od 1m 2 10,65 zł/10,75zł
Od budynków związanych z udzielaniem świadczeń zdrowotnych w rozumieniu przepisów o działalności leczniczej, zajętych przez 4,63 zł/4,68 zł podmioty udzielające tych świadczeń od 1m² powierzchni 4,63 zł/4,68 zł użytkowej
Od budynków zajętych na prowadzenie odpłatnej statutowej 7,66/7,73 zł działalności pożytku publicznego przez organizację pożytku publicznego od 1 m 2 powierzchni użytkowej 1,08 zł/1,09 zł
7,66/7,73 zł Od budynków pozostałych: 5,72 zł/5,77 zł - domki letniskowe 6,87 zł/7,73 zł - garaże 6,87 zł/6,93 zł - budynki gospodarcze, komórki 5,30 zł/5,30 zł
Od budowli – od ich wartości określonej na podstawie art. 4 ust. 1 pkt 3 i ust. 3-7 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o 2% ich wartości podatkach i opłatach lokalnych
W roku 2013 obowiązywała uchwała Rady Miejskiej w Zelowie nr XXXIX/245/2005 z dnia 8 grudnia 2005 roku, na podstawie której zwolniono od podatku od nieruchomości: - budynki lub ich części i grunty służące działalności zakresie kultury fizycznej i sportu oraz ochronie przeciwpożarowej z wyjątkiem tych, w których prowadzona jest działalność gospodarcza, - budynki lub ich części i grunty służące administracji związanej z zapewnieniem porządku publicznego, - budowle związane z zaopatrzeniem w wodę, służące odprowadzaniu ścieków, związane z kanalizacją deszczową. W roku 2014 obowiązywały zwolnienia od podatku od nieruchomości wskazane w uchwale nr XLII/349/2013 z dnia 8 listopada 2013 roku w sprawie zwolnień od podatku od nieruchomości ( zm. uchwała nr XLIII/366/2013 Rady Miejskiej w Zelowie z dnia 23 grudnia 2013 roku) a mianowicie :
______112 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- budynków lub ich części oraz grunty związane z prowadzeniem działalności innej niż gospodarcza służące do celów : ochrony przeciwpożarowej, kultury, kultury fizycznej i sportu, ochrony bezpieczeństwa ludzi oraz zapewnienia bezpieczeństwa i porządku publicznego, - sieci kanalizacji deszczowej z jej elementami : rurociągi, studnie, przykanaliki, wpusty uliczne, piaskowniki. Rada Miejska w Zelowie podjęła uchwały w sprawie określenia wzorów formularzy informacji i deklaracji na podatek od nieruchomości, rolny i leśny a mianowicie: uchwałę nr XX/135/2011 z dnia 30 listopada 2011 roku(Dz. Urz. Woj. Łódzkiego nr 395, poz. 4475) zmienioną uchwalą nr XXXIII/248/2012 z dnia 29 listopada 2012 roku (Dz. Urz. Woj. Łódzkiego z 2012 roku poz. 4504), uchwałę nr XX/136/2011 z dnia 30 listopada 2011 roku oraz chwałę nr XX/137/2011 z dnia 30 listopada 2011 roku opublikowane w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego z dnia 17 grudnia 2011 roku nr 395. Kontrolowana jednostka posiada dostęp do ewidencji gruntów i budynków poprzez program komputerowy wymagający okresowej aktualizacji.
Podatek od nieruchomości od osób prawnych
Klasyfikacja 2013 r. 30.06.2014 r.
Plan Wykonanie Zaległości Plan Wykonanie Zaległości 75615 § 0310 2 691 000,00 2 778 826,78 1 276 693,06 3 268 050,00 1 287 691,20 1 534 899,26
Kontrolą objęto niżej wymienionych podatników: (…) 6
Dane podatników objętych kontrolą dotyczące terminów złożenia deklaracji podatkowych, zgodność stawek podatku z uchwałami Rady Miejskiej w Zelowie w sprawie podatku od nieruchomości od osób prawnych, stanowią załącznik nr 16 do protokołu kontroli.
Podatek od nieruchomości od osób fizycznych
Klasyfikacja 2013 r. 30.06.2014 r.
75616 § 0310 Plan Wykonanie Zaległości Plan Wykonanie Zaległości
6 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______113 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
1 745 000,00 1 899 671,21 487 010,02 1 950 000,00 1 124 241,05 648 929,96
W zakresie terminowości doręczania decyzji wymiarowych i zgodności stawek podatku z uchwałami Rady Miejskiej w Zelowie w sprawie podatku od nieruchomości obowiązującymi w okresie kontrolowanym oraz zgodności podstawy opodatkowania z informacjami podatkowymi, kontrolą objęto podatników o następujących numerach ewidencji podatkowej : (…) 7
Dane dotyczące terminowości doręczania decyzji wymiarowych i zgodności stawek podatku z uchwałami Rady Miejskiej w Zelowie w sprawie podatku od nieruchomości obowiązującymi w okresie kontrolowanym oraz zgodność podstawy opodatkowania z informacjami podatkowymi, stanowią załącznik nr 17 do protokołu kontroli.
Na podstawie przedstawionych inspektorom Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi decyzji organu podatkowego, ustalających wymiar podatku, informacji w sprawie podatków złożonych przez podatników, wydruku z ewidencji analitycznej kont podatkowych podatników, dowodów wpłat podatków stwierdzono co następuje: - organ podatkowy ustalał wymiar dla podatników będących osobami fizycznymi prowadzących działalność gospodarczą w kilku decyzjach odrębnie dla każdego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Podatnicy wskazani w pkt 1 są współwłaścicielami nieruchomości położonych w dwóch obrębach : na terenie Miasta Zelowa i poza miastem. Podatnicy za rok 2013 i 2014 otrzymali po 4 decyzje : dla obrębu miejskiego organ podatkowy wydawał 2 decyzje w sprawie podatku od nieruchomości i dla obrębu poza miastem wydawał dwa nakazy płatnicze. Analogiczne postępowanie organu podatkowego dotyczyło podatników (współwłaścicieli) wskazanych w pkt 4, w tym przypadku organ podatkowy wydawał corocznie trzy decyzje wymiarowe : dwie decyzje dotyczyły przedmiotów opodatkowania położonych w obrębie miejskim (decyzje w sprawie podatku od nieruchomości) a dla przedmiotów opodatkowanie położonym poza miastem wydawał nakaz płatniczy. Zgodne z treścią art. 6c ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 2013 roku Dz. U. poz. 1381 ze zmianami) osobom fizycznym, na których ciąży obowiązek podatkowy w zakresie podatku rolnego oraz jednocześnie w zakresie podatku od nieruchomości lub podatku leśnego dotyczący przedmiotów opodatkowania położonych na terenie tej samej gminy, wysokość należnego zobowiązania podatkowego pobieranego w formie łącznego zobowiązania pieniężnego ustala organ podatkowy w jednej decyzji (nakazie płatniczym). Łączne zobowiązanie pieniężne należne od przedmiotów opodatkowania stanowiących współwłasność lub znajdujących się w posiadaniu dwóch lub więcej osób fizycznych ustala się w odrębnej decyzji (nakazie płatniczym), który wystawia się na któregokolwiek ze współwłaścicieli (posiadaczy). Jeżeli gospodarstwo rolne prowadzi w całości jedna z tych osób, nakaz płatniczy wystawia się na tę osobę. Wyżej opisane postępowanie organu podatkowego nie znajduje uzasadnienia prawnego a powoduje w konsekwencji nieuzasadnione rozrastanie się ewidencji księgowej i nieprawidłowe naliczanie odsetek od zaległości podatkowych w wyniku rozdrobnienia kwoty należności głównej na kilka nr ewidencji podatkowej.
7 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______114 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- podatnicy złożyli informacje w prawie podatku od nieruchomości, podatku rolnego i leśnego, - podstawa opodatkowania zgodna była z przedstawionymi wypisami z rejestru gruntów i ze złożonymi przez podatników informacjami podatkowymi, - stawki podatkowe zgodne były z uchwałami Rady Miejskiej w Zelowie, - podatnicy wskazani w pkt 1, 2, 4 i 5 regulowali nieterminowo zobowiązania podatkowe, we wszystkich przypadkach naliczono i pobrano odsetki w razie wystawienia upomnienia również koszty jego wystawienia. W razie dalszej zwłoki w zapłacie wystawiono tytuły wykonawcze ( pkt 5). Po przeprowadzeniu czynności kontrolnych w zakresie ewidencji księgowej stwierdzono, że: - odsetki od zaległości podatkowych, jak również koszty upomnienia były przypisywane na koniec kwartału bez względu na fakt czy były zapłacone wcześniej. Z Instrukcji regulującej ewidencję i pobór podatków w Urzędzie Miejskim w Zelowie wynikało, że naliczenie i księgowanie przypisów i odpisów, należnych a niewpłaconych odsetek od zaległości podatkowych, dokonuje się w okresach kwartalnych. Zgodnie z treścią §17 ust. 2 pkt 1 lit. b rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego na stronie Wn konta 221 księguje się odsetki za zwłokę i inne należności uboczne w kwocie wpłaconej - na podstawie dokumentu wpłaty, w korespondencji ze stroną Ma konta 720 - przychody z tytułu dochodów budżetowych. Zatem przypis odsetek wpłaconych powinien zostać zaksięgowany na podstawie dokumentu wpłaty czyli w dacie dokonania wpłaty. - (…) 8 - w przypadku wpłaty należności przez podatnika przelewem na rachunek bankowy bez wskazania na poczet którego zobowiązania podatnik dokonuje wpłaty, wpłatę kwalifikowano na zobowiązania o najwcześniejszym terminie płatności a w przypadku zaległości na najstarszą zaległość, jednakże w tym przypadku z pominięciem zastosowania art. 55 ustawy Ordynacja podatkowa. Powyższy wniosek postawiono na podstawie analizy dokonywanych wpłat i księgowań na koncie podatnika wskazanego w pkt 5 (…) 9. W żadnym przypadku nie wydano postanowień o zaliczeniu wpłaty na poczet zaległości. Powyższe postępowanie organu podatkowego naruszało przepis art. 62 § 1 i 4 ustawy Ordynacja podatkowa z treści której wynika, że jeżeli na podatniku ciążą zobowiązania z różnych tytułów, dokonaną wpłatę zalicza się na poczet podatku, począwszy od zobowiązania o najwcześniejszym terminie płatności, chyba że podatnik wskaże, na poczet którego zobowiązania dokonuje wpłaty a do wpłat zaliczanych na poczet
8 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 9 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______115 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zaległości podatkowej stosuje się art. 55 § 2 ustawy. W sprawie zaliczenia wpłaty na poczet zaległości podatkowych wydaje się postanowienie, na które służy zażalenie. (…) 10 - żaden, z objętych kontrolą, przelew dokumentujący wpłatę podatku przez podatnika nie posiadał wskazania miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacji). W powyższej sprawie oświadczenie złożył Skarbnik Gminy z treści którego wynikało, że „księgi rachunkowe prowadzone są w programie komputerowym i w oparciu o art. 21 ust. 1a pkt 2 ustawy o rachunkowości możliwe jest dokonywanie stosownych wydruków stwierdzających np. sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych”. Do oświadczenie dołączono wydruk księgowań dotyczących daty 15 maj 2014 z rejestru nr 6, gdzie wskazane były zaksięgowane pod tą datą operacje (nie dotyczyły wpłat podatku) wraz ze sposobem ujęcia ich na kontach (dekretacja) bez nr pozycji księgowej i bez oznaczenia datą samego wydruku. Kontrolujący poprosili zatem o dowody wpłat podatków za wrzesień 2013 roku. Prowadzony segregator z wpłatami za okres od 1 września 2013 do 18 września 2013 roku nie zawierał żadnego zestawienia z którego wynikałby sposób ujęcia dowodów źródłowych w ewidencji księgowej, zatem uznać należało, że udokumentowanie zapisu nie pozwalało na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych. Treści art. 21 ust. 1a pkt 2 ustawy o rachunkowości nie należy utożsamiać z możliwością jedynie na żądanie dokonania stosownego wydruku bowiem z treści art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości wynika, że księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności między innymi udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych. - data pod którą dokonywano przypisu decyzji ustalającej wymiar podatku nie była datą doręczenia decyzji podatnikowi a datą fizycznego zapisu w ewidencji księgowej. W przypadku wpłaty podatku przez podatnika inkasentowi wpłata na koncie podatkowym podatnika pojawiała się pod datą również fizycznego wpisu do ewidencji. Zgodnie z treścią art. 23 ust. 2 zapis księgowy powinien zawierać co najmniej: datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów, kwotę i datę zapisu, oznaczenie kont, których dotyczy. Poniżej przedstawiono sposób ujęcia na koncie podatkowym podatnika (pkt 4) przypisu decyzji ustalających wymiar podatku na rok 2013 i 2014 i wpłat podatnika. (…) 11 Jak wynika z tabeli data pod którą zaksięgowano przypis zobowiązania czy wpłatę podatku nie jest datą dokonania operacji gospodarczej. W przypadku przypisu zobowiązania podatkowego winna być to data doręczenia decyzji podatkowej, bowiem zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem doręczenia decyzji organu podatkowego, ustalającej wysokość tego zobowiązania. Natomiast w przypadku wpłaty podatku przez podatnika datą dokonania
10 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 11 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______116 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
operacji gospodarczej jest data wpłaty do inkasenta bowiem zgodnie z treścią art. 59 §1 pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa - zobowiązanie podatkowe wygasa w całości lub w części wskutek pobrania podatku przez płatnika lub inkasenta. Ponadto stwierdzono, że dokonano zaewidencjonowania wpłaty podatnika dokonanej u inkasenta pod datą 12 marca 2013 roku w sytuacji gdy faktycznie zapłata została dokonana 15 marca 2013 roku (data wynikała z kwitariusza) a inkasent rozliczył się z zebranej kwoty podatku dnia 18 marca 2013 roku. Zatem dokonano zaksięgowania operacji bez dowodu księgowego. Powyższe naruszało art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, z treści którego wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Kontrolą objęto również postępowanie organu podatkowego dotyczące zwrotu nadpłat podatnikom o nr ewidencji podatkowej wymienionych w tabeli :
(…) 12 Organ podatkowy dokonywał zwrotu nadpłaty na wniosek podatnika o jej zwrot, co stanowiło naruszenie art. 76 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, z treści którego wynika, że nadpłaty wraz z ich oprocentowaniem podlegają zaliczeniu z urzędu na poczet zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę, odsetek za zwłokę określonych w decyzji, o której mowa w art. 53a, oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku podlegają zwrotowi z urzędu , chyba że podatnik złoży wniosek o zaliczenie nadpłaty w całości lub w części na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych. W przypadku podatnika o nr ewidencji podatkowej (…)13 w zakresie nadpłaty powstałej na skutek wpłacenia podatku w kwocie większej niż należna, organ podatkowy był zobowiązany na podstawie art. 74a do określenia wysokości nadpłaty w drodze decyzji w związku z art. 207§1. Ustawa Ordynacja podatkowa w art. 77 określa terminy zwrotu nadpłaty do dotrzymania których organ podatkowy jest zobowiązany, bowiem zgodnie z treścią art. 78 §1 nadpłaty podlegają oprocentowaniu w wysokości równej wysokości odsetek za zwłokę pobieranych od zaległości podatkowych, za wyjątkiem nadpłat nieprzekraczających kosztów upomnienia.
Udzielone ulgi w zapłacie podatku w zakresie podatku od nieruchomości (np. umorzenie zaległości, rozłożenie na raty, odroczenie terminu płatności) 2013 rok
Ilo ść wydanych Kwota Rodzaj decyzji decyzji obj ęta decyzjami w (zł) Umorzenie zaległo ści podatkowej, odsetek 1 88,00 Rozło żenie zapłaty podatku na raty Odroczenie terminu płatno ści podatku Rozło żenie na raty zapłaty zaległo ści podatkowej 10 99.937,00 zł
12 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 13 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______117 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
w tym odsetki 6.157,00 zł Odroczenie zapłaty zaległo ści podatkowej
30.06.2014 rok Ilo ść wydanych Kwota Rodzaj decyzji decyzji obj ęta decyzjami w (zł) Umorzenie zaległo ści podatkowej, odsetek 2 487,00 Rozło żenie zapłaty podatku na raty Odroczenie terminu płatno ści podatku 4.688,41 zł Rozło żenie na raty zapłaty zaległo ści podatkowej 5 w tym odsetki 107,00 zł Odroczenie zapłaty zaległo ści podatkowej
Uchwałą nr LIV/375/98 z dnia 30 kwietnia 1998 roku Rada Miejska w Zelowie wprowadziła opłatę prolongacyjną w wysokości 50% stawki odsetek za zwłokę z tytułu rozłożenia na raty lub odroczenia terminu płatności podatków stanowiących dochodów budżetu Gminy Zelów. Czynnościami kontrolnymi objęto decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowej o następujących nr sprawy : Fn.3120.3.14.2013 z dnia 12.12.2013 roku , Fn.3120.3.6.2013 z dnia 28 marca 2014 roku, Fn.3120.3.4.2013 z dnia 27 marca 2014 roku, oraz decyzje w sprawie rozłożenia na raty zaległości podatkowej : Fn.3120.3.3.2013 z dnia 25 kwietnia 2013 roku, Fn.3120.3.3.6.2013 z dnia 25 czerwca 2013 roku, Fn.3120.3.11.2013 z dnia 25 lipca 2013 roku, Fn.3120.3.12.2013 z dnia 18 lipca 2013 roku, Fn.3123.3.3.2013 z dnia 27 lutego 2013 roku, Fn.3123.3.4.2013 z dnia 8 kwietnia 2013 roku, Fn.3123.3.6.2013 z dnia 7 czerwca 2013 roku, Fn.3123.3.7.2013 z dnia 15 lipca 2013 roku, Fn.3123.3.10.2013 z dnia 12 listopada 2013 roku, Fn.3123.3.13.2013 z dnia 12 grudnia 2013 roku. Kontrolą objęto również następujące decyzje w sprawie odmowy udzielenia ulg: decyzja Fn.3123.3.1.2014 z dnia 11 kwietnia 2014 roku, decyzja Fn.3120.3.13.2013 z dnia 31 październik 2013 roku, decyzja Fn.3120.3.10.2013 z dnia 2 lipca 2013 roku. W każdym przypadku organ podatkowy wyznaczył podatnikowi siedmiodniowy termin do wypowiedzenia się w sprawie zebranego materiału dowodowego, stosownie do treści art. 200 ustawy Ordynacja podatkowa. Przed wydaniem decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowych organ podatkowy przeprowadzał postępowanie podatkowe. Decyzje umorzeniowe zawierały uzasadnienia faktyczne i prawne i dotyczyły wyłącznie zaległości podatkowych. Stwierdzono, że decyzja Fn. 3120.3.7.2014 z dnia 18 kwietnia 2014 roku, decyzja Fn. 3120.3.6.2013 z dnia 25 czerwca 2013 roku, decyzja Fn. 3120.3.7.2013 z dnia 28 czerwca 2013 roku, decyzja Fn. 3120.3.10.2013 z dnia 2 lipca 2013roku, decyzja Fn.3120.3.14.2013 z dnia 13 grudnia 2013 roku wydane zostały z upoważnienia Burmistrza przez Zastępcę Burmistrza. Kontrolującym przedstawiono upoważnienie Burmistrza Zelowa dla Zastępcy Burmistrza Zelowa z dnia 21 grudnia 2011 roku o niniejszej treści : „Na podstawie art. 39 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. 142, poz. 1591 ze zm.) upoważniam Pana do wydawania i podpisywania z mojego upoważnienia wszystkich decyzji indywidualnych z zakresu administracji publicznej” Przedstawione upoważnienie w podstawie prawnej wskazuje art. 39 ustawy o samorządzie gminnym z którego wynika, że Burmistrz może upoważnić swoich zastępców lub innych pracowników urzędu gminy do wydawania decyzji administracyjnych, w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej. Na
______118 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
podstawie art. 13 ust. 1 ustawy Ordynacja podatkowa, stosownie do swojej właściwości, Burmistrz jest organem podatkowym i zgodnie z treścią art. 143 tejże ustawy, jako organ podatkowy może upoważnić pracownika kierowanej jednostki organizacyjnej do załatwiania spraw w jego imieniu i w ustalonym zakresie, a w szczególności do wydawania decyzji, postanowień i zaświadczeń. Zatem zgodnie z treścią art. 39 ust. 1 i 2 ustawy o samorządzie gminnym w związku z art. 13 ust. 1 i art. 143 ustawy Ordynacja podatkowa, decyzje w indywidualnych sprawach podatkowych należą do wyłącznej kompetencji Burmistrza, będącego organem podatkowym. Wydanie decyzji w imieniu organu podatkowego przez pracowników urzędu gminy może nastąpić wyłącznie na podstawie upoważnienia ustalającego zakres tego upoważnienia. Biorąc zatem powyższe pod uwagę, wskazać należy, iż upoważnienie w podstawie prawnej powinno zawierać oprócz art. 39 ustawy o samorządzie gminnym również, w związku z art. 13 ust. 1 ustawy Ordynacja podatkowa, art. 143 tejże ustawy. Stosownie bowiem do treści art. 143 ustawy Ordynacja podatkowa upoważnienie zawierać musi zakresu spraw nim objętych, w tym w szczególności dotyczących wydawania decyzji w sprawie podatków.
Udzielone ulgi i zwolnienia w zakresie podatku rolnego (w szczególności ulga inwestycyjna i z tytułu nabycia gruntów) W celu dokonania czynności kontrolnych w zakresie prawidłowości przyznania ulg na podstawie art. 12 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym przedstawiono inspektorom kontroli decyzje organu podatkowego wraz z wnioskami i aktami notarialnym wyszczególnionymi w tabeli niżej:
Lp. Decyzja Data złożenia Data nabycia Przyznany okres wniosku obowiązywania zwolnienia/obniżenia 01.01.2013 – 31.12.2018 1 Decyzja nr Fn.3121.3.6.2013 z dnia 30 grudnia 17.12.2013 04.12.2013 Rep A. 8991/2013 01.01.2019 – 31.12.2019 – 75% 2013 0101.2020 – 31.12.20120 – 50%
09.07.2013 Rep A. 2202/2013 01.01.2014 – 31.07.2018 2 Decyzja nr Fn.3121.3.5.2013 z dnia 20 03.12.2013 01.08.2018 – 31.07.2019 -75% stycznia 2014 01.08.2019 – 31.07.2020 - 50%
30.08.2013 Rep A.4883/2013 01.01.2014 – 31.08.2018 01.09.2018 – 31.08.2019 -75% 01.09.2019 – 31.08.2020 - 50%
12.09.2013 Rep A 5271/2013 01.01.2014 – 30.09.2018 01.10.2018 – 30.09.2019 -75% 01.10.2019 – 30.09.2020 - 50%
17.10.2013 Rep A 7943/2013 01.12.2013 – 31.11.2018 3. Decyzja nr Fn.3121.3.4.2013 z dnia 22 20.11.2013 17.10.2013 Rep A 7929/2013 01.12.2018 – 31.11 .2019 -75% listopada 2013 17.10.2013 Rep A 7936/2013 01.12.2019 – 31.11. 2020 – 50%
05.03.2013 Rep A 1638/2013 01.11.2013 – 31.03.2018 4. Decyzja nr Fn.3121.3.4.2013 z dnia 7 listopada 08.10.2013 r. 01.04.2018 – 31.03.2019 -75% 2013 01.04.2019 – 31.03.2020 - 50%
14.09.2009 r. Rep A 6395/2009 01.03.2013 – 30.09.2014 5. Decyzja nr Fn.3121.3.2.2013 z dnia 8 kwietnia 11.02.2013 r. 01.10.2014 – 30.09.2015 – 75% 2013 r. 01.10.2015 – 30.09.2016 – 50%
25.04.2012r. Rep A 3280/2012 01.03.2013 – 30.04.2017 01.05.2017 – 30.04.2018 – 75% 01.05.2018 – 30.04.2019 – 50% 23.11.2012 Rep A 8684/2012 01.02.2013 – 30.11.2017 6. Decyzja nr Fn.3121.3.1.2013 z dnia 8 kwietnia 17.01.2013 r. 01.12.2017 – 30.11.2018 - 75% 2013 r. 01.12.2018 – 30.11.2019 – 50%
Na podstawie wskazanych wyżej dokumentów stwierdzono, że nieprawidłowo określono okres obowiązywania zwolnienia z tytułu nabycia gruntów. W przypadku decyzji nr Fn.3121.3.6.2013 z dnia 30 grudnia 2013 roku wydanej na wniosek podatnika złożony dnia 17 grudnia 2013 roku, który nabył grunty dnia 4 grudnia 2013 roku, organ
______119 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
podatkowy określił nieprawidłowo początek okresu obowiązywania zwolnienia z podatku tj. od dnia 1 stycznia 2013 roku. W przypadku decyzji nr Fn.3121.3.4.2013 z dnia 22 listopada 2013 wydanej na wniosek podatnika z dnia 20 listopada 2013 roku, który nabył grunty dnia 17 października 2013 roku, organ podatkowy nieprawidłowo określił okres obowiązywania zwolnienia z podatku i jego obniżenia w latach kolejnych tj. okres obowiązywania zwolnienie od podatku od dnia 1 grudnia 2013 roku do dnia 31 listopada 2018 r., okres obowiązywania obniżenia podatku o 75% od dnia 1 grudnia 2018 – 31 listopada 2019, okres obowiązywania obniżenia podatku o 50% od dnia 1 grudnia 2019 do dnia 31 listopada 2020. Opisane nieprawidłowości stanowiły naruszenie art. 12 ust. 3 i 6 oraz 13d ust. 3 ustawy o podatku rolnym z treści których wynika, że okres zwolnienia od podatku rolnego gruntów przeznaczonych na utworzenie nowego gospodarstwa rolnego lub powiększenie już istniejącego (ust. 1 pkt 4), wynosi 5 lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów lub prawa wieczystego użytkowania, ustanowiono prawo wieczystego użytkowania gruntów lub objęto grunty w trwałe zagospodarowanie w drodze umowy. Po upływie okresu zwolnienia, o którym mowa w ust. 1 pkt 4, 5 i 6, stosuje się ulgę w podatku rolnym, polegającą na obniżeniu podatku w pierwszym roku o 75% i w drugim roku o 50%. W związku z tym, iż przedmiotowe zwolnienia przyznawane są w drodze decyzji organu podatkowego na wniosek podatnika (art. 13d ust.1 ustawy o podatku rolnym) to zgodnie z treścią art. 13 ust 3 ustawy zwolnienie i ulgi stosuje się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek.
4) Podatek od środków transportowych
Na dzień 31 grudnia 2013 roku na terenie Gminy Zelów podatek od środków transportowych opłacały 3 podmioty będące osobami prawnymi oraz 61 podatników – osób fizycznych.
W okresie objętym kontrolą obowiązywały stawki podatku ustalone uchwałami: - nr XXXII/237/2012 Rady Miejskiej w Zelowie z dnia 25 października 2012 roku w sprawie określenia wysokości stawek podatku od środków transportowych (Dz. Urz. Woj. Łódzkiego z dnia 5 grudnia 2012 roku, poz. 4032). - nr XLII/350/2013 Rady Miejskiej w Zelowie z dnia 8 listopada 2013roku w sprawie określenia wysokości stawek podatku od środków transportowych (Dz. Urz. Woj. Łódzkiego z dnia 22 listopada 2013 roku poz. 4979). Rada Miejska w Zelowie nie skorzystała z uprawnień wynikających z art. 12 ust. 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych i nie wprowadziła innych zwolnień niż zwolnienia wynikające z ust. 1 tegoż artykułu. Starostwo Powiatowe w Bełchatowie przesyłało do Urzędu Miejskiego w Zelowie comiesięczne informacje o zarejestrowanych i wyrejestrowanych pojazdach na terenie Gminy Zelów zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 roku w sprawie informacji podatkowych (tekst jednolity z 2013 roku, poz. 190). Dochody uzyskane z tytułu podatku od środków transportowych na dzień 31 grudnia 2013 roku wyniosły 224.355,40,00 zł. Zaległości na koniec 2013 roku stanowiły kwotę 186.535,70 zł. Czynnościami kontrolnymi objęto 6 podatników będących osobami fizycznymi oraz dwie osoby prawne.
______120 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
(…) 14 Tabela określająca podatników objętych kontrolą i posiadane przez nich pojazdy oraz przedstawiająca terminowość składania deklaracji na podatek od środków transportowych, zgodność zadeklarowanych stawek ze stawkami uchwalonymi przez Radę Gminy w latach 2013 – 2014 stanowi załącznik nr 18 do protokołu kontroli. W toku czynności kontrolnych dokonano następujących ustaleń : - (…) 15 Wyżej stwierdzone nieprawidłowości, wskazują iż nie dokonywano bieżąco czynności sprawdzających do czego organy podatkowe pierwszej instancji są zobowiązane na podstawie art. 272 ustawy Ordynacja podatkowa, z treści którego wynika, że organy podatkowe pierwszej instancji, dokonują czynności sprawdzających, mających na celu między innymi stwierdzenie formalnej poprawności złożonej przez podatnika deklaracji a w przypadku stwierdzenia, że deklaracja zawiera błędy rachunkowe lub inne oczywiste omyłki bądź że wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, organ podatkowy w zależności od charakteru i zakresu uchybień zwraca się do składającego deklarację o jej skorygowanie oraz złożenie niezbędnych wyjaśnień, wskazując przyczyny, z powodu których informacje zawarte w deklaracji podaje się w wątpliwość, co wynika z art. 274 § 1 pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa. Jednostka kontrolowana posiada elektroniczny obieg dokumentów jednakże deklaracje na podatek od środków transportowych dostarczane osobiście przez podatników nie są rejestrowane w elektronicznym dzienniku podawczym. Na deklaracjach widnieje jedynie data wpływu.
Udzielone ulgi w zakresie podatku od środków transportowych (np. umorzenie zaległości, rozłożenie na raty, odroczenie terminu płatności) W okresie objętym kontrola organ podatkowy nie wydawał decyzji w sprawie ulg w zakresie podatku od środków transportowych.
5) Terminowo ść podejmowania czynno ści windykacyjnych w odniesieniu do zaległo ści podatkowych
Ustalono, że w okresie objętym kontrolą, prowadzona ewidencja upomnień oraz tytułów wykonawczych zawierała wszystkie informacje wymagane rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz.1541 ze zmianami).
14 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 15 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______121 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kontrolą objęto czynności windykacyjne podejmowane w stosunku do pięciu podatników posiadających największe zadłużenie na dzień 31 grudnia 2012 roku z tytułu podatków płaconych w ramach łącznego zobowiązania pieniężnego, co przedstawiano w tabeli niżej: (…) 16 Czynności windykacyjne w zakresie należności wynikających z decyzji w sprawie łącznego zobowiązania pieniężnego prowadzone były bieżąco zgodnie z postanowieniami wynikającymi z zarządzenia Burmistrza Zelowa nr 0152/25/2009 z dnia 30 grudnia 2009 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji regulującej ewidencję i pobór podatków w Urzędzie Miejskim w Zelowie. Kontrolą objęto również podatników będących osobami prawnymi posiadającymi największe zaległości z tytułu podatku o nieruchomości wskazanych w tabeli niżej: (…) 17 Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (art. 70 §1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa). Nie ulegają przedawnieniu zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką lub zastawem skarbowym, jednakże po upływie terminu przedawnienia zobowiązania te mogą być egzekwowane tylko z przedmiotu hipoteki lub zastawu (art. 70 §8 ustawy Ordynacja podatkowa). Przedmiotowe zaległości nie były zabezpieczone hipotekami na rzecz Gminy Zelów.
2. DOCHODY Z MAJ ĄTKU
Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Zelowie, wprowadzonym w życie zarządzeniem nr 120/2/2013 Wójta Gminy z dnia 5 marca 2013 roku z późniejszymi zmianami, wyodrębniono Referat Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa, do którego zadań należy między innymi prowadzenie spraw z zakresu gospodarki gruntami, zarządzanie zasobem gminnym, przygotowywanie projektów aktów prawnych organów gminy w sprawie sprzedaży, zamiany oddania w wieczyste użytkowanie, najem, dzierżawę, użyczenia, oddania w trwały zarząd, nieruchomości mienia komunalnego oraz związanych z prawem pierwokupu. Zgodnie z oświadczeniem Wojciecha Ciabady – Kierownika Referatu Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa z dnia 2 października 2014 roku:
16 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 17 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______122 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Przedmiotem działania Zakładu Usług Komunalnych w Zelowie, zgodnie z przyjętym uchwałą nr XVIII/119/2004 Rady Miejskiej w Zelowie z dnia 3 lutego 2004 roku Statutem jest: - zarządzanie nieruchomościami stanowiącymi w całości lub w części własność gminy, w które ZUK został uposażony uchwałami Rady Miejskiej w Zelowie, - utrzymywanie w należytym stanie technicznym i sanitarnym administrowanych budynków i ich otoczenia, - zaspokajanie potrzeb w zakresie remontów tych budynków, - administrowanie komunalnymi zasobami lokalowymi, - administrowanie nieruchomościami wspólnymi, - wytwarzanie, dystrybucja i sprzedaż energii cieplnej. Oświadczenie Wojciecha Ciabady – Kierownika Referatu Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa z dnia 2 października 2014 roku w sprawie zakresu spraw prowadzonych przez Zakład Usług Komunalnych w Zelowie stanowi załącznik nr 19 do protokołu kontroli. Zgodnie z oświadczeniem Wojciecha Ciabady – Kierownika Referatu Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa z dnia 2 października 2014 roku: Referat Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa Urzędu Miejskiego w Zelowie przygotowuje umowy dzierżawy na: - grunty przeznaczone pod uprawy polowe, - związane z prowadzeniem działalności gospodarczej oraz przygotowuje umowy i decyzje oddawania nieruchomości w trwały zarząd i użytkowanie. Oświadczenie Wojciecha Ciabady – Kierownika Referatu Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa z dnia 2 października 2014 roku w sprawie zakresu spraw dotyczących umów dzierżaw prowadzonych przez Referat stanowi załącznik nr 20 do protokołu kontroli. W kontrolowanym okresie obowiązywały zarządzenia Burmistrza Zelowa w sprawie wyznaczenia komisji do spraw przetargów i rokowań: - z dnia 4 stycznia 2011 roku nr 2/2011, - z dnia 16 stycznia 2012 roku nr 6/2013, - z dnia 9 lipca 2013 roku nr 28/2013. Rada Miejska w Zelowie w dniu 31 grudnia 2013 roku podjęła uchwałę nr XXXV/272/2013 w sprawie wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Zelów na lata 2013-2017. Obecnie obowiązuje uchwała Rady Miejskiej w Zelowie nr XXXIX/321/2013 z dnia 18 lipca 2013 roku w sprawie szczegółowych zasad, sposobu i trybu umarzania, odraczania spłaty lub rozkładania na raty należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny przypadających Gminie Zelów oraz jej gminnym jednostkom organizacyjnym, warunków dopuszczalności pomocy publicznej w przypadkach, w których ulga stanowić będzie pomoc publiczną oraz wskazania podmiotów uprawnionych do udzielania tych ulg. W poprzednim okresie obowiązywała uchwała Rady Miejskiej w Zelowie nr XLV/295/2006 z dnia 22 czerwca 2006 roku w sprawie szczegółowych zasad i trybu umarzania wierzytelności z tytułu należności pieniężnych, do których nie stosuje się
______123 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
ustawy Ordynacja podatkowa, oraz udzielania ulg w spłacaniu tych należności, a także wskazania organów i osób do tego uprawnionych.
2.1. Dochody z tytułu sprzeda ży nieruchomości
Dochody ze sprzedaży nieruchomości lub ich części (w tym lokali): 2012 rok 2013 rok 2014 Plan Plan po Wykonanie Plan Plan po Wykonanie Plan Plan po Wykonanie zmianach zmianach zmianach (30-06- 2014) 650 000,00 350 000,00 268 843,50 1 250 000,00 600 000,00 619 858,79 800 000,00 800 000,00 304 709,50
Wykaz nieruchomości sprzedanych przez Gminę w 2013 roku: 2013 rok l.p. adres nieruchomości/nr działki / Nabywca kwota zbycia data zawarcia forma zbycia terminy powierzchnia, rodzaj brutto aktu (przetarg wpłaty nieruchomości (zabudowana notarialnego ograniczony, należności za lub niezabudowana) nieograniczony, przedmiotowa bezprzetargowo) nieruchomość Działki nr 489 i 490 położone w Przetarg ustny 1. obrębie Pożdżenice o pow. (…) 18 18.180,00 zł 28.03.2013r. 26.03.2013r. nieograniczony 1,0100 ha - niezabudowana Ulica Kilińskiego 11, Zelów, działka nr 34 położona w obrębie 101.000,00 Przetarg ustny 2. (…) 19 28.03.2013r. 26.03.2013r. 10 miasta Zelów o pow. 0,0509 ha zł nieograniczony – zabudowana Lokal mieszkalny ul. Szkolna 6 m. 36 o pow. użytkowej 51,62m2, Bezprzetargowo na 3. udział 5162/212816 w prawie (…) 20 41.466,22 zł 28.03.2013r. 26.03.2013r. rzecz najemcy użytkowania wieczystego dz. nr 35/1 o pow. 580m2 Ulica Piotrkowska, Zelów, dzi ałka nr 189/8 położona w obrębie 12 Przetarg ustny 4. (…) 21 151.500,00 zł 05.04.2013r. 03.04.2013r. miasta Zelów o pow. 0,4198 ha – nieograniczony niezabudowana
22 5. Lokal mieszkalny Plac (…) 33.107,50 zł 21.06.2013r. Bezprzetargowo na 19.06.2013r.
18 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 19 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 20 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 21 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 22 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z
______124 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Dąbrowskiego 7/3 o pow. rzecz najemcy użytkowej 64 m2 i komórka o pow. 7,59m2 oraz udział 7159/54541 we współwłasności dz. nr 190 Lokal mieszkalny ul. Szkolna 12 m. 15 o pow. użytkowej 26,50 m2 Bezprzetargowo na 6. i piwnica o pow. 3,15 m2 oraz (…) 23 21.747,17 zł 09.07.2013r. 07.07.2013r. rzecz najemcy udział 2965/122174 części dz. nr 35/4 Ulica Poznańska, Zelów, działka nr 383/3 położona w obrębie 7 Przetarg ustny 7. (…) 24 40.400,00 zł 09.07.2013r. 07.07.2013r. miasta Zelów o pow. 0,1123 ha- nieograniczony niezabudowana Działka nr 252 położona w Przetarg ustny 8. obrębie Kurów – Kurówek o pow. (…) 25 68.680,00 zł 09.07.2013r. 07.07.2013r. nieograniczony 7,8200 ha – niezabudowana Działka nr 42 położona w obrębie Przetarg ustny 9. Zabłoty o pow. 0,6400 ha – (…) 26 29.450,00 zł 24.07.2013r. 22.07.2013r. nieograniczony niezabudowana Lokal mieszkalny ul. Szkolna 6/9 o Przetarg ustny 10. pow. użytkowej 35,02 m2 oraz (…) 27 60.600,00 zł 12.09.2013r. 10.09.2013r. nieograniczony udział 3502/212816 w dz. nr 35/1 Ulica Poznańska, Zelów, działka nr 383/6 położona w obrębie 7 11. (…) 28 35.500,00 zł 02.12.2013r. Rokowania 30.11.2013r. miasta Zelów o pow. 0,1143 ha – niezabudowana
29 12. Działka nr 254/2 położona w (…) 6.500,00 zł 02.12.2013r. Rokowania 30.11.2013r. dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 23 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 24 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 25 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 26 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 27 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 28 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 29 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z
______125 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
obrębie Pszczółki o pow. 0,1900 ha – niezabudowana Działka nr 125/1 położona w 13. obrębie Nowa Wola o pow. 0,8100 (…) 30 40.000,00 zł 02.12.2013r. Rokowania 30.11.2013r. ha - zabudowana Lokal mieszkalny ul. Kościuszki 25 m. 4 o pow. użytkowej 5934 Bezprzetargowo na 14. m2 oraz udział 5934/40724 części (…) 31 18.096,33 zł 09.12.2013r. 07.12.2013r. rzecz najemcy w prawie użytkowania wieczystego dz. nr 49/1 Lokal mieszkalny ul. Szkolna 10 m. 11 o pow. użytkowej 25,19 m2 i piwnica o pow. 9,13 m2 oraz Bezprzetargowo na 15. (…) 32 15.227,50 zł 27.12.2013r. 25.12.2013r. udział 3432/149349 w częściach rzecz najemcy wspólnych budynku i we współwłasności dz. nr 35/3
Wykaz nieruchomości sprzedanych przez Gminę w 2014 roku: 2014 rok l.p. adres nieruchomości/nr działki Nabywca kwota zbycia data zawarcia forma zbycia terminy / powierzchnia, rodzaj brutto aktu (przetarg wpłaty nieruchomości (zabudowana notarialnego ograniczony, należności za lub niezabudowana) nieograniczony, przedmiotowa bezprzetargowo) nieruchomość Działka nr 116 położona w Przetarg ustny 1. obrębie Zagłówki o pow. 1,3200 (…) 33 29.740,00 zł 10.02.2014r. 08.02.2014r. nieograniczony ha – niezabudowana Działka nr 120 położona w Przetarg ustny 2. obrębie Zagłówki o pow. 1,3500 (…) 34 29.500,00 zł 10.02.2014r. 08.02.2014r. nieograniczony ha – niezabudowana
35 3. Działka nr 129 położona w (…) 2.530,00 zł 10.02.2014r. Przetarg ustny 08.02.2014r.
dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 30 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 31 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 32 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 33 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 34 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______126 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
obrębie Zagłówki o pow. 0,1800 nieogranicz ony ha - niezabudowana Ulica Poznańska, Zelów, działka nr 383/7 położona w obrębie 7 4. (…) 36 33.200,00 zł 10.04.2014r. Rokowania 08.04.2014r. miasta Zelów o pow. 0,1157 ha – niezabudowana Lokal mieszkalny ul. Kościuszki 29 m. 5 o pow. użytkowej 34,25 i komórka o pow. 4,14 m2 oraz Bezprzetargowo na 5. (…) 37 12.266,95 zł 06.05.2014r. 04.05.2014r. udział 3839/43949 w częściach rzecz najemcy wspólnych budynku i w dz. nr 49/3 Działka nr 303/4 położona w 6. obrębie Wola Pszczółecka o pow. (…) 38 19.500,00 zł 06.05.2014r. Rokowania 04.05.2014r. 0,2837ha – niezabudowana Działki nr 120 i 122 położone w 7. obrębie Zabłoty o pow. 1,0300 ha (…) 39 110.000,00 zł 06.05.2014r. Rokowania 04.05.2014r. – zabudowana Ulica Poznańska, Zelów działka nr 383/4 położona w obrębie 7 8. (…) 40 32.600,00 zł 06.05.2014r. Rokowania 04.05.2014r. miasta Zelów o pow. 0,1135 ha – niezabudowana Ulica Bolesława Chrobrego, Zelów, działka nr 618/4 położona 9. (…) 41 4.000,00 zł 06.05.2014r. Rokowania 04.05.2014r. w obrębie 7 miasta Zelów o pow. 0,0341 ha – niezabudowana
42 10. Ulica Poznańska, Zelów działka (…) 33.500,00 zł 25.06.2014r. Rokowania 23.06.2014r.
35 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 36 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 37 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 38 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 39 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 40 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 41 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______127 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
nr 383/5 położona w obrębie 7 miasta Zelów o pow. 0,1140 ha – niezabudowana Ulica Żeromskiego, Zelów, działka nr 142/2 położona w Bezprzetargowo na 11. (…) 43 20.800,00 zł 25.06.2014r. 23.06.2014r. obrębie 4 miasta Zelów o pow. rzecz najemcy 0,0552 ha – zabudowana Lokal mieszkalny ul. Szkolna 12 m. 14 o pow. użytkowej 33,50 m2 Bezprzetargowo na 12. (…) 44 29.823,04 zł 28.07.2014r. 26.07.2014r. i komórka o pow. 3,07 m2 oraz rzecz najemcy udział 3657/122174 w dz. nr 35/4 Działki nr 155 o pow. 3,5500 ha i Przetarg ustny 157 o pow. 0,4200 ha położone w ograniczony na rzecz 13. (…) 45 45.450,00 zł 03.09.2014r. 01.09.2014r. obrębie Ignaców - właścicieli działek niezabudowane przyległych Działka nr 121 położona w Przetarg ustny 14. obrębie Ignaców o pow. 0,3400 (…) 46 55.160,00 zł 03.09.2014r. 01.09.2014r. nieograniczony ha – niezabudowana Działka nr 313 położona w Przetarg ustny 15. obrębie Kurów – Kurówek o pow. (…) 47 15.660,00 zł 03.09.2014r. 01.09.2014r. nieograniczony 1,0800 ha – niezabudowana Działka nr 306 położona w Przetarg ustny 16. obrębie Kurów – Kurówek o pow. (…) 48 01.09.2014r. nieograniczony 1,1900 ha – niezabudowana 17.170,00 zł 03.09.2014r.
49 17. Działka nr 290 położona w (…) 14.140,00 zł 03.09.2014r. Przetarg ustny 01.09.2014r.
42 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 43 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 44 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 45 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 46 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 47 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 48 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 49 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z
______128 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
obrębie Kurów – Kurówek o pow. nieograniczony 0,9700 ha – niezabudowana Działki nr 307/ 1 o pow. 6,2700 ha i 307/2 o pow. 0,3800 ha Przetarg ustny 18. (…) 50 01.09.2014r. położone w obrębie Kurów – 88.880,00 zł 03.09.2014r. nieograniczony Kurówek - niezabudowane Działka nr 275 położona w Przetarg ustny 19. obrębie Nowa Wola o pow. (…) 51 14.450,00 zł 03.09.2014r. 01.09.2014r. nieograniczony 1,1700 ha – niezabudowana Przetarg ustny Działka nr 160/3 położona w ograniczony na rzecz 20. obrębie Sobki o pow. 0,9200 ha – (…) 52 16.160,00 zł 08.09.2014r. 06.09.2014r. właścicieli działek niezabudowana przyległych Działka nr 326/4 położona w Przetarg ustny 21. obrębie Grębociny o pow. 2,2889 (…) 53 59.590,00 zł 08.09.2014r. 06.09.2014r. nieograniczony ha – niezabudowana Działka nr 4/1 położona w obrębie Przetarg ustny 22. Sobki o pow. 0,5000 ha – (…) 54 14.650,00 zł 08.09.2014r. 06.09.2014r. nieograniczony niezabudowana Działka nr 117 położona w Przetarg ustny 23. obrębie Janów o pow. 0,7900 ha (…) 55 13.130,00 zł 08.09.2014r. 06.09.2014r. nieograniczony – niezabudowana
Kontrolą objęto sprzedaż 3 nieruchomości w drodze przetargu: sprzedaż nieruchomości niezabudowanej w Zelowie (dz. 189/8)
dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 50 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 51 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 52 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 53 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 54 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 55 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______129 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Sprzedaży dokonano na podstawie uchwały Rady Miejskiej w Zelowie nr XI/63/2011 z dnia 19 maja 2011 roku w sprawie zgody na zbycie nieruchomości, stanowiących własność Gminy Zelów. W trakcie czynności kontrolnych ustalono, iż: - Wartość nieruchomości ustalona została przez rzeczoznawcę majątkowego operatem szacunkowym z dnia 11 marca 2011 roku, sporządzonym przez rzeczoznawcę majątkowego o uprawnieniach nr 3597, zgodnie z którym ustalono wartość nieruchomości na kwotę 159.524,00 zł. Wskazany operat został zaktualizowany na dzień 21 marca 2012 roku. - Burmistrz Zelowa pismem z dnia 27 maja 2011 roku podał do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży. W stosunku do działki 189/8 wskazano, iż: działka o powierzchni 0,4198 ha położona jest na terenach niskiej zabudowy o funkcji mieszkaniowej z możliwością lokalizowania nieuciążliwej działalności gospodarczej, przeznaczenie uzupełniające – funkcja zagrodowa lub usługowo-handlowa, cena wywoławcza 200.000 zł, termin do złożenia wniosku przez osoby którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości – 8 lipiec 2011 roku. Wobec powyższego wykaz zawierał wszystkie elementy, o których mówi art. 35 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2010 roku Dz. U. nr 102, poz. 651). Wykaz wywieszony został na tablicy ogłoszeń w okresie od dnia 27 maja 2011 roku do dnia 17 czerwca 2011 roku oraz opublikowany na stronie internetowej kontrolowanej jednostki. Informacja o wykazie została podana do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie prasowe w Dzienniku Łódzkim z dnia 27 maja 2011 roku. - Ogłoszenie o przetargu sporządzone zostało pismem z dnia 12 lipca 2011 roku, zgodnie z którym termin przetargu wyznaczono na 23 sierpnia 2011 roku. Stosownie do zapisów § 6 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. nr 207, poz. 2108 z późniejszymi zmianami), zgodnie z którym właściwy organ podaje do publicznej wiadomości ogłoszenie o przetargu co najmniej na okres 30 dni przed wyznaczonym terminem przetargu, a w przypadku nieruchomości, której cena wywoławcza jest wyższa niż równowartość 100.000 euro, co najmniej na okres 2 miesięcy przed wyznaczonym terminem przetargu. Warunkiem udziału w postępowaniu było wpłacenie do dnia 18 sierpnia 2011 roku wadium, ustalonego w kwocie 20.000 zł. Jako cenę nieruchomości w ogłoszeniu wskazano kwotę 200.000 zł (to jest wyższą niż wynikająca z operatu szacunkowego). - Ogłoszenie o przetargu wywieszono w siedzibie Urzędu Miejskiego od dnia 12 lipca 2011 roku, opublikowano na stronie internetowej kontrolowanej jednostki, a także podano do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie prasowe w Dzienniku Łódzkim z dnia 15 lipca 2011 roku. - Zgodnie z protokołem z dnia 23 sierpnia 2011 roku z prac komisji, przetarg zakończył się wynikiem negatywnym wobec braku przystępujących do przetargu. - Ogłoszenie o kolejnym przetargu sporządzone zostało pismem z dnia 26 września 2011 roku, zgodnie z którym termin przetargu wyznaczono na 8 listopada 2011 roku. Warunkiem udziału w postępowaniu było wpłacenie do dnia 3 listopada 2011 roku wadium, ustalonego w kwocie 20.000 zł. Jako cenę nieruchomości w ogłoszeniu wskazano kwotę 200.000 zł (to jest wyższą niż wynikająca z operatu szacunkowego).
______130 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- Ogłoszenie o przetargu wywieszono w siedzibie Urzędu Miejskiego od dnia 26 września 2011 roku, opublikowano na stronie internetowej kontrolowanej jednostki a także podano do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie prasowe w Dzienniku Łódzkim z dnia 30 września 2011 roku. - Zgodnie z protokołem z dnia 8 listopada 2011 roku z prac komisji, przetarg zakończył się wynikiem negatywnym wobec braku przystępujących do przetargu. - Ogłoszenie o kolejnym przetargu sporządzone zostało pismem z dnia 5 stycznia 2012 roku, zgodnie z którym termin przetargu wyznaczono na 14 lutego 2012 roku. Warunkiem udziału w postępowaniu było wpłacenie do dnia 10 lutego 2012 roku wadium, ustalonego w kwocie 19.650 zł. Jako cenę nieruchomości w ogłoszeniu wskazano kwotę 196.500 zł (to jest wyższą niż wynikająca z operatu szacunkowego). - Ogłoszenie o przetargu wywieszono w siedzibie Urzędu Miejskiego od dnia 5 stycznia 2012 roku, opublikowano na stronie internetowej kontrolowanej jednostki a także podano do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie prasowe w Dzienniku Łódzkim. - Zgodnie z protokołem z dnia 14 lutego 2012 roku z prac komisji, przetarg zakończył się wynikiem negatywnym wobec braku przystępujących do przetargu. - Ogłoszenie o kolejnym przetargu sporządzone zostało pismem z dnia 23 kwietnia 2012 roku, zgodnie z którym termin przetargu wyznaczono na 29 maja 2012 roku. Warunkiem udziału w postępowaniu było wpłacenie do dnia 26 maja 2012 roku wadium, ustalonego w kwocie 19.650 zł. Jako cenę nieruchomości w ogłoszeniu wskazano kwotę 196.500 zł (to jest wyższą niż wynikająca z operatu szacunkowego). - Ogłoszenie o przetargu wywieszono w siedzibie Urzędu Miejskiego od dnia 23 kwietnia 2012, opublikowano na stronie internetowej kontrolowanej jednostki a także podano do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie prasowe w Dzienniku Łódzkim. - Zgodnie z protokołem z dnia 29 maja 2012 roku z prac komisji, przetarg zakończył się wynikiem negatywnym wobec braku przystępujących do przetargu. - Ogłoszenie o kolejnym przetargu sporządzone zostało pismem z dnia 23 lipca 2012 roku, zgodnie z którym termin przetargu wyznaczono na 30 sierpnia 2012 roku. Warunkiem udziału w postępowaniu było wpłacenie do dnia 27 sierpnia 2012 roku wadium, ustalonego w kwocie 19.650 zł. Jako cenę nieruchomości w ogłoszeniu wskazano kwotę 196.500 zł (to jest wyższą niż wynikająca z operatu szacunkowego). - Ogłoszenie o przetargu wywieszono w siedzibie Urzędu Miejskiego od dnia 23 lipca 2012, opublikowano na stronie internetowej kontrolowanej jednostki a także podano do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie prasowe w Dzienniku Łódzkim. - Zgodnie z protokołem z dnia 30 sierpnia 2012 roku z prac komisji, przetarg zakończył się wynikiem negatywnym wobec braku przystępujących do przetargu. - Ogłoszenie o kolejnym przetargu sporządzone zostało pismem z dnia 17 września 2012 roku, zgodnie z którym termin przetargu wyznaczono na 25 października 2012 roku. Warunkiem udziału w postępowaniu było wpłacenie do dnia 22 października 2012 roku wadium, ustalonego w kwocie 17.685 zł. Jako cenę nieruchomości w ogłoszeniu wskazano kwotę 176.850 zł (to jest wyższą niż wynikająca z operatu szacunkowego). - Ogłoszenie o przetargu wywieszono w siedzibie Urzędu Miejskiego od dnia 17 września 2012, opublikowano na stronie internetowej kontrolowanej jednostki
______131 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
a także podano do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie prasowe w Dzienniku Łódzkim. - Zgodnie z protokołem z dnia 25 października 2012 roku z prac komisji, przetarg zakończył się wynikiem negatywnym wobec braku przystępujących do przetargu. - Ogłoszenie o kolejnym przetargu sporządzone zostało pismem z dnia 28 stycznia 2013 roku, zgodnie z którym termin przetargu wyznaczono na 8 marca 2013 roku. Warunkiem udziału w postępowaniu było wpłacenie do dnia 5 marca 2013 roku wadium, ustalonego w kwocie 15.000 zł. Jako cenę nieruchomości w ogłoszeniu wskazano kwotę 150.000 zł (to jest niższą niż wynikająca z operatu szacunkowego). - Ogłoszenie o przetargu wywieszono w siedzibie Urzędu Miejskiego od dnia 19 stycznia 2013, opublikowano na stronie internetowej kontrolowanej jednostki a także podano do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie prasowe w Dzienniku Łódzkim. W dniu 4 marca 2013 roku wadium w wysokości 15.000 zł wniosła (…) 56 . W dniu 5 marca 2013 roku wadium w wysokości 15.000 zł wniósł (…) 57 . - Zgodnie z protokołem z dnia 8 marca 2013 roku z prac komisji w wyniku przetargu (…) 58 złożyła ofertę w wysokości 151.500 zł. - W dniu 18 marca 2013 roku sporządzono i opublikowano ogłoszenie o zbyciu nieruchomości. Równocześnie poinformowano nabywcę o zaliczeniu wadium na poczet ceny nieruchomości oraz o dacie podpisania aktu notarialnego wyznaczonej na dzień 5 kwietnia 2013 roku. - W dniu 2 kwietnia 2013 roku nabywca przelał na rachunek Gminy kwotę 136.500 zł z tytułu zakupu nieruchomości. - Akt notarialny Repertorium A nr 2531/2013 zawarty został w dniu 5 kwietnia 2013 roku. sprzedaż nieruchomości zabudowanej w Zelowie – ul. Kilińskiego 11 (dz. 34) Sprzedaży dokonano na podstawie uchwały Rady Miejskiej w Zelowie nr XXXIII/253/2012 z dnia 29 listopada 2012 roku w sprawie zgody na zbycie nieruchomości, stanowiących własność Gminy Zelów. W trakcie czynności kontrolnych ustalono, iż: - Wartość nieruchomości ustalona została przez rzeczoznawcę majątkowego operatem szacunkowym z dnia 30 października 2012 roku, sporządzonym przez rzeczoznawcę majątkowego o uprawnieniach nr 4739, zgodnie z którym ustalono wartość nieruchomości na kwotę 70.000 zł.
56 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 57 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 58 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______132 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- Burmistrz Zelowa pismem z dnia 10 grudnia 2012 roku podał do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży. W stosunku do działki 34 wskazano, iż: działka o powierzchni 0,0509 ha jest zabudowana. Zabudowę stanowi drewniano murowany dom, oraz murowany budynek gospodarczy. Dom mieszkalny o powierzchni użytkowej 57,8 m 2 jest w złym stanie techniczno- użytkowym. Dom ma wykonane przyłącze energetyczne oraz wodne. Nieruchomość ta jest obciążona służebnością gruntową (prawo przejścia i przejazdu) na rzecz właściciela sąsiedniej nieruchomości. Plan zagospodarowania przestrzennego przewidywał przeznaczenie terenu, jako zabudowa o funkcji mieszkaniowej lub usługowej z możliwością łączenia obu funkcji, natomiast przeznaczenie uzupełniające terenu to usługi służb ratownictwa, cena wywoławcza 100.000 zł, termin do złożenia wniosku przez osoby którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości – 25 stycznia 2013 roku. Wobec powyższego wykaz zawierał wszystkie elementy, o których mówi art. 35 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami Wykaz wywieszony został na tablicy ogłoszeń w okresie od dnia 14 grudnia 2012 roku do dnia 4 stycznia 2013 roku oraz opublikowany na stronie internetowej kontrolowanej jednostki. Informacja o wykazie została podana do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie prasowe w Dzienniku Łódzkim z dnia 14 grudnia 2012 roku. - Ogłoszenie o przetargu sporządzone zostało pismem z dnia 28 stycznia 2013 roku, zgodnie z którym termin przetargu wyznaczono na 8 marca 2013 roku. Warunkiem udziału w postępowaniu było wpłacenie do dnia 5 marca 2013 roku wadium, ustalonego w kwocie 10.000 zł. Jako cenę nieruchomości w ogłoszeniu wskazano kwotę 100.000 zł (to jest wyższą niż wynikająca z operatu szacunkowego). - Ogłoszenie o przetargu wywieszono w siedzibie Urzędu Miejskiego od dnia 28 stycznia 2013 roku, opublikowano na stronie internetowej kontrolowanej jednostki a także podano do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie prasowe w Dzienniku Łódzkim z dnia 1 lutego 2013 roku. - W dniu 4 marca 2013 roku na rachunek Gminy Zelów wpłynęło wadium w wysokości 10.000 zł wniesione przez (…) 59 . - Zgodnie z protokołem z dnia 8 marca 2013 roku z prac komisji, przetarg zakończył się wynikiem pozytywnym – najwyższą cenę to jest 101.000 zł zaproponowała (…) 60 . - W dniu 18 marca 2013 roku sporządzono i opublikowano ogłoszenie o zbyciu nieruchomości. Równocześnie poinformowano nabywcę o zaliczeniu wadium na poczet ceny nieruchomości oraz o dacie podpisania aktu notarialnego wyznaczonej na dzień 28 marca 2013 roku. - W dniu 19 marca 2013 roku nabywca przelał na rachunek Gminy kwotę 91.000 zł z tytułu zakupu nieruchomości.
59 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 60 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______133 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- Akt notarialny Repertorium A nr 2284/2013 zawarty został w dniu 28 marca 2013 roku. sprzedaż nieruchomości zabudowanej w Zabłotach (dz. 120 i 122) Sprzedaży dokonano na podstawie uchwały Rady Miejskiej w Zelowie nr XXXVI/277/2013 z dnia 15 marca 2013 roku w sprawie zgody na sprzedaż nieruchomości, stanowiących własność Gminy Zelów. W trakcie czynności kontrolnych ustalono, iż: - Wartość nieruchomości ustalona została przez rzeczoznawcę majątkowego operatem szacunkowym z dnia 14 marca 2013 roku, sporządzonym przez rzeczoznawcę majątkowego o uprawnieniach nr 4739, zgodnie z którym ustalono wartość nieruchomości na kwotę 115.000,00 zł. Wskazany operat został zaktualizowany na dzień 21 marca 2014 roku. - Burmistrz Zelowa pismem z dnia 29 marca 2013 roku podał do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży. W stosunku do działek 120 i 122 położonych w obrębie Zabłoty wskazano, iż: działki o powierzchni 1,0300 ha są zabudowane. Zabudowę stanowią murowane budynki: portierni, magazynu, administracyjno-socjalny oraz drewniany budynek gospodarczo-magazynowy. Na terenie nieruchomości znajdują się również pozostałości po spalonym drewniano- murowanym budynku gospodarczo-magazynowym. Stan istniejącej zabudowy jest zły. Dla przedmiotowych działek plan ustala do głębokości 100 mb od strony drogi gminnej – przeznaczenie podstawowe terenu jako niską zabudowę o funkcji mieszkaniowej i zagrodowej z możliwością wprowadzenia nieuciążliwej działalności gospodarczej, zaś przeznaczenie uzupełniające terenu to funkcja usługowo-handlowa, pozostałe tereny produkcji rolniczej oraz łąki i pastwiska. Cenę wywoławczą ustalono jako - 141.450,00 zł, zaś termin do złożenia wniosku przez osoby którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości ustalono do dnia 10 maja 2013 roku. Wobec powyższego wykaz zawierał wszystkie elementy, o których mówi art. 35 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Wykaz wywieszony został na tablicy ogłoszeń w okresie od dnia 29 marca 2013 roku do dnia 19 kwietnia 2013 roku oraz opublikowany na stronie internetowej kontrolowanej jednostki. Informacja o wykazie została podana do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie prasowe w Dzienniku Łódzkim z dnia 29 marca 2013 roku. - Ogłoszenie o przetargu sporządzone zostało pismem z dnia 13 maja 2013 roku, zgodnie z którym termin przetargu wyznaczono na 25 czerwca 2013 roku. Warunkiem udziału w postępowaniu było wpłacenie do dnia 20 czerwca 2013 roku wadium, ustalonego w kwocie 14.145 zł. Jako cenę nieruchomości w ogłoszeniu wskazano kwotę 141.450 zł (to jest wyższą niż wynikająca z operatu szacunkowego). - Ogłoszenie o przetargu wywieszono w siedzibie Urzędu Miejskiego od dnia 13 maja 2013 roku, opublikowano na stronie internetowej kontrolowanej jednostki a także podano do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie prasowe w Dzienniku Łódzkim z dnia 17 maja 2013 roku. - Zgodnie z protokołem z dnia 25 czerwca 2013 roku z prac komisji, przetarg zakończył się wynikiem negatywnym wobec braku przystępujących do przetargu. - Ogłoszenie o kolejnym przetargu sporządzone zostało pismem z dnia 16 lipca 2013 roku, zgodnie z którym termin przetargu wyznaczono na 27 sierpnia 2013 roku.
______134 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Warunkiem udziału w postępowaniu było wpłacenie do dnia 22 sierpnia 2013 roku wadium, ustalonego w kwocie 14.145 zł. Jako cenę nieruchomości w ogłoszeniu wskazano kwotę 141.450 zł (to jest wyższą niż wynikająca z operatu szacunkowego). - Ogłoszenie o przetargu wywieszono w siedzibie Urzędu Miejskiego od dnia 19 lipca 2013 roku, opublikowano na stronie internetowej kontrolowanej jednostki a także podano do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie prasowe w Dzienniku Łódzkim z dnia 19 lipca 2013 roku. - Zgodnie z protokołem z dnia 27 sierpnia 2013 roku z prac komisji, przetarg zakończył się wynikiem negatywnym wobec braku przystępujących do przetargu. - Ogłoszenie o rokowaniach na sprzedaż nieruchomości zostało sporządzone pismem z dnia 23 września 2013 roku, zgodnie z którym termin zgłoszenia udziału w rokowaniach wyznaczono na 25 października 2013 roku, zaś termin rokowań wyznaczono na dzień 29 października 2013 roku. Warunkiem udziału w rokowaniach było wpłacenie do dnia 25 października 2013 roku zaliczki, ustalonej w kwocie 11.000 zł. Jako cenę nieruchomości w ogłoszeniu wskazano kwotę 110.000 zł (to jest niższą niż wynikająca z operatu szacunkowego). - Ogłoszenie o rokowaniach wywieszono w siedzibie Urzędu Miejskiego od dnia 23 września 2013, opublikowano na stronie internetowej kontrolowanej jednostki a także podano do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie prasowe w Dzienniku Łódzkim z dnia 27 września 2013 roku. - Zgodnie z protokołem z dnia 29 października 2013 roku z prac komisji, rokowania zakończyły się wynikiem negatywnym wobec braku przystępujących. - Ogłoszenie o kolejnych rokowaniach na sprzedaż nieruchomości zostało sporządzone pismem z dnia 2 grudnia 2013 roku, zgodnie z którym termin zgłoszenia udziału w rokowaniach wyznaczono na 10 stycznia 2014 roku, zaś termin rokowań wyznaczono na dzień 14 stycznia 2014 roku. Warunkiem udziału w rokowaniach było wpłacenie do dnia 10 stycznia 2014 roku zaliczki, ustalonej w kwocie 11.000 zł. Jako cenę nieruchomości w ogłoszeniu wskazano kwotę 110.000 zł (to jest niższą niż wynikająca z operatu szacunkowego). - Ogłoszenie o rokowaniach wywieszono w siedzibie Urzędu Miejskiego od dnia 6 grudnia 2013 roku, opublikowano na stronie internetowej kontrolowanej jednostki a także podano do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie prasowe w Dzienniku Łódzkim z dnia 6 grudnia 2013 roku. - Zgodnie z protokołem z dnia 14 stycznia 2014 roku z prac komisji, rokowania zakończyły się wynikiem negatywnym wobec braku przystępujących. - Ogłoszenie o kolejnych rokowaniach na sprzedaż nieruchomości zostało sporządzone pismem z dnia 10 lutego 2014 roku, zgodnie z którym termin zgłoszenia udziału w rokowaniach wyznaczono na 20 marca 2014 roku, zaś termin rokowań wyznaczono na dzień 25 marca 2014 roku. Warunkiem udziału w rokowaniach było wpłacenie do dnia 20 marca 2014 roku zaliczki, ustalonej w kwocie 10.000 zł. Jako cenę nieruchomości w ogłoszeniu wskazano kwotę 100.000 zł (to jest niższą niż wynikająca z operatu szacunkowego). - Ogłoszenie o rokowaniach wywieszono w siedzibie Urzędu Miejskiego od dnia 14 lutego 2014 roku, opublikowano na stronie internetowej kontrolowanej jednostki a także podano do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie prasowe w Dzienniku Łódzkim z dnia 14 lutego 2014 roku.
______135 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W dniu 25 lutego 2014 roku zaliczkę w wysokości 10.000 zł wpłaciła (…) 61 . Zgodnie z zgłoszeniem udziału w rokowaniach zaproponowano cenę 42.000 zł płatne gotówką z tytułu sprzedaży nieruchomości przez Gminę Zelów. W dniu 19 marca 2014 roku zaliczkę w wysokości 10.000 zł wpłacił (…) 62 . Zgodnie z zgłoszeniem udziału w rokowaniach zaproponowano cenę 100.000 zł płatne gotówką z tytułu sprzedaży nieruchomości przez Gminę Zelów. - Zgodnie z protokołem z dnia 25 marca,, 2014 roku z prac komisji w ustnej części rokowań wyłoniono nabywcę – (…) 63 , który zaproponował cenę 110.000 zł. - W dniu 2 kwietnia 2014 roku sporządzono i opublikowano ogłoszenie o zbyciu nieruchomości w drodze rokowań. W dniu 11 kwietnia 2014 poinformowano nabywcę o zaliczeniu wadium na poczet ceny nieruchomości oraz o dacie podpisania aktu notarialnego wyznaczonej na dzień 6 maja 2014 roku. - W dniu 30 kwietnia 2014 roku nabywca przelał na rachunek Gminy kwotę 100.000 zł z tytułu zakupu nieruchomości. - Akt notarialny Repertorium A nr 879/2014 zawarty został w dniu 6 maja 2014 roku. Kontrolą objęto sprzedaż lokalu mieszkalnego wraz z udziałem w gruncie w trybie bezprzetargowym Lokal mieszkalny – Zelów, ul. Szkolna 6 (…) 64 W dniu 17 września 2012 roku dotychczasowy najemca lokalu mieszkalnego położonego w Zelowie przy ul. Szkolnej 6 (…) 65 złożył wniosek o wykup lokalu wynajmowanego na podstawie umowy z dnia 25 maja 1998 roku. Wartość nieruchomości ustalona została przez rzeczoznawcę majątkowego operatem szacunkowym z dnia 8 listopada 2012 roku, sporządzonym przez rzeczoznawcę majątkowego o uprawnieniach nr 4739, zgodnie z którym ustalono wartość nieruchomości: na kwotę 102.700 zł. W dniu 29 listopada 2012 roku Rada Miejska w Zelowie uchwałą nr XXXIII/251/2012 wyraziła zgodę na sprzedaż samodzielnego lokalu mieszkalnego stanowiącego własność
61 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 62 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 63 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 64 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 65 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______136 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Gminy Zelów na rzecz najemcy. We wskazanej uchwale Rada Gminy udzieliła bonifikaty w wysokości 60 % od ceny ustalonej przez rzeczoznawcę. W trakcie czynności kontrolnych ustalono, iż: - Burmistrz Zelowa pismem z dnia 10 grudnia 2012 roku podał do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży w drodze bezprzetargowej na rzecz najemcy. W stosunku do samodzielnego lokalu mieszkalnego (…) 66 wskazano, iż: znajduje się on na parterze budynku wielorodzinnego położonego w Zelowie przy ul. Szkolnej 6 o powierzchni użytkowej 51,62 m 2 wraz z udziałem wynoszącym 5162/212816 części we współwłasności budynku i innych urządzeniach które nie służą do wyłącznego użytku właścicieli poszczególnych lokali oraz takim samym udziale we współużytkowaniu wieczystym działki oznaczonej numerem 35/1 o powierzchni 0,0580 ha. Cenę lokalu ustalono, jako – 102.700,00 zł, zaś termin do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości ustalono do dnia 25 stycznia 2013 roku. Wobec powyższego wykaz zawierał wszystkie elementy, o których mówi art. 35 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Wykaz wywieszony został na tablicy ogłoszeń w okresie od dnia 14 grudnia 2012 roku do dnia 4 stycznia 2013 roku oraz opublikowany na stronie internetowej kontrolowanej jednostki. Informacja o wykazie została podana do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie prasowe w Dzienniku Łódzkim z dnia 14 grudnia 2012 roku. - W dniu 11 marca 2013 roku zaproszono dotychczasowego najemcę lokalu do rokowań w sprawie zbycia lokalu. W dniu 5 marca 2013 roku podpisano protokół uzgodnień w sprawie sprzedaży lokalu mieszkalnego na rzecz dotychczasowego najemcy. W protokole wskazano, iż Gmina Zelów wartość lokalu wynosi 102.700 zł co po zastosowaniu 60% bonifikaty dawało kwotę do zapłaty w wysokości 41.080,00 zł. Równocześnie ustalono pierwszą opłatę roczną z tytułu ustanowienia prawa użytkowania wieczystego dla wartości ułamkowej części gruntu w wysokości 64,00 zł netto, oraz kolejne opłaty roczne w wysokości 6,40 zł netto. Kupujący przed podpisaniem aktu notarialnego prócz wskazanych opłat winien uiścić także koszt sporządzenia wyceny nieruchomości w kwocie 307,50 zł. - W dniu 19 marca 2013 roku poinformowano nabywcę o dacie podpisania aktu notarialnego wyznaczonej na dzień 28 marca 2013 roku. - W dniu 25 marca 2013 roku nabywca przelał na rachunek Gminy kwotę 41.466,22 zł z tytułu zakupu nieruchomości. - Akt notarialny Repertorium A nr 2296/2013 zawarty został w dniu 28 marca 2013 roku.
66 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______137 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2.2. Dochody z tytułu u żytkowania wieczystego nieruchomo ści, u żytkowania, zarz ądu
Dochody z użytkowania wieczystego nieruchomości, użytkowania, zarządu w latach 2012-2014 (I półrocze) zawarto w tabeli: 2012 rok 2013 rok 2014 Pla n Plan po Wykonanie Plan Plan po Wykonanie Plan Plan po Wykonanie zmianach zmianach zmianach (30-06- 2014) 50 000,00 50 000,00 52 184,17 80 000,00 55 000,00 49 433,99 50 000,00 50 000,00 42 774,96
Zgodnie z oświadczeniem Wojciecha Ciabady – Kierownika Referatu Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa z dnia 2 października 2014 roku w latach 2013-2014 nie były oddawane w trwały zarząd i użytkowanie wieczyste nieruchomości należące do Gminy Zelów. Oświadczenie Wojciecha Ciabady – Kierownika Referatu Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa z dnia 2 października 2014 roku w sprawie nieoddawania nieruchomości w zarząd i użytkowanie wieczyste stanowi załącznik nr 21 do protokołu kontroli. Kontrolą objęto terminowość wnoszenia opłaty za 2013 rok z tytułu wieczystego użytkowania gruntów przez dla następujących nieruchomości: Zelów (dz. nr 47/14) Zgodnie z przedstawionym kontrolującym aktem notarialnym Repertorium nr A-8620/2006 z dnia 12 października 2006 rok użytkownikiem wieczystym zabudowanej działki 47/14, położonej w Zelowie przy ul. Poznańskiej, o powierzchni 0,2751 ha jest (…) 67 . W dniu 29 października 2008 roku rzeczoznawca majątkowy o numerze uprawnień 2013 sporządził operat szacunkowy dla wskazanej nieruchomości, szacujący jej wartość na kwotę 84.456 zł. W dniu 4 grudnia 2008 roku Burmistrz Zelowa w związku z aktualizacją wyceny nieruchomości wypowiedział dotychczasową wysokość opłaty z tytułu wieczystego użytkowania gruntu, zastępując ją opłatą w wysokości 2.533,68 zł (3% wartości nieruchomości). Opłata z tytułu wieczystego użytkowania za 2013 rok została wniesiona w dniu 16 lipca 2013 roku (to jest po terminie ustawowym) w kwocie 2.607,68 zł z tego wpłatę rozksięgowano na: 2.533,68 zł - należność główna oraz 74,00 zł - odsetki. W dniu 24 września 2013 roku zobowiązany dokonał wpłaty 22,56 zł z tytułu nieuregulowanych odsetek za 2013 rok. Nieruchomości Zelowskiej Spółdzielni Mieszkaniowej Zgodnie z przedłożoną dokumentacją Zelowska Spółdzielnia Mieszkaniowa jest użytkownikiem wieczystym działek: w obrębie 4 – 258, 260, 226/5, 226/6 259, 238, 239, 240, 241, 242, 243, 244, 245, 246, 247, 248, 249, 250, 251, 252, 253, 254, 255, 256, 257, w obrębie 6 – 2/2, 2/3, 2/4, 2/6, 4, 31/2, 31/3, 31/5, 2/5, 31/4, 31/6, 31/7, 31/8, 31/9, 31/10, 31/11, 31/12, 31/13, 31/14, 31/15, 31/16, 31/17, 31/19, 31/20, 31/21, 31/22.
67 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______138 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W dniu 18 maja 2010 roku rzeczoznawca majątkowy o numerze uprawnień 2013 sporządził operat szacunkowy dla wskazanych nieruchomości. W dniu 14 października 2010 roku Burmistrz Zelowa w związku z aktualizacją wyceny nieruchomości wypowiedział dotychczasową wysokość opłaty z tytułu wieczystego użytkowania gruntu, zastępując ją opłatą w wysokości 13.811,60 zł (stosując stawki 1% i 3% wartości nieruchomości, w zależności od przeznaczenia terenu). Opłata z tytułu wieczystego użytkowania za 2013 rok została wniesiona w dniu 29 marca 2013 roku. Zelów (dz. nr 47/4 i 47/12) Zgodnie z przedstawionym kontrolującym aktem notarialnym Repertorium nr A-1713/2004 z dnia 4 marca 2004 rok użytkownikami wieczystymi zabudowanych działek 47/4 i 47/12, położonych w Zelowie przy ul. Poznańskiej, o powierzchni 0,3145 ha są (…) 68 . W dniu 29 października 2008 roku rzeczoznawca majątkowy o numerze uprawnień 2013 sporządził operat szacunkowy dla wskazanej nieruchomości, szacujący jej wartość na kwotę 120.241 zł. W dniu 4 grudnia 2008 roku Burmistrz Zelowa w związku z aktualizacją wyceny nieruchomości wypowiedział dotychczasową wysokość opłaty z tytułu wieczystego użytkowania gruntu, zastępując ją opłatą w wysokości 3.607,23 zł (3% wartości nieruchomości). Opłata z tytułu wieczystego użytkowania za 2013 rok została wniesiona w dniu 26 marca 2013 roku w kwocie 3.607,23 zł. Nieruchomości Gminnej Spółdzielni Samopomoc Chłopska w Zelowie Zgodnie z przedłożoną dokumentacją Gminna Spółdzielnia Samopomoc Chłopska w Zelowie jest użytkownikiem wieczystym działek w obrębie 6: 34, 63/5, 63/4 (współudział), 114, oraz działki 262 w Kociszewie. W dniu 24 października 2008 roku rzeczoznawca majątkowy o numerze uprawnień 2013 sporządził operat szacunkowy dla działek 34, 63/5, 63/4 (współudział) szacując ich wartość na kwotę 324.494,44 zł. W dniu 5 grudnia 2008 roku Burmistrz Zelowa w związku z aktualizacją wyceny nieruchomości wypowiedział dotychczasową wysokość opłaty z tytułu wieczystego użytkowania gruntu, zastępując ją opłatą w wysokości 9.748,33 zł (przy zastosowaniu stawki 3%). W dniu 26 października 2009 roku rzeczoznawca majątkowy o numerze uprawnień 3325 w związku z ustanowieniem prawa wieczystego użytkowania gruntów (akt notarialny zawarto w dniu 14 czerwca 2010 roku), sporządził operat szacunkowy dla działki 114 szacując jej wartość na kwotę 203.184 zł (co przy zastosowaniu 3% stawki dawało kwotę opłaty netto 1.031,82 zł). W dniu 21 października 2010 roku rzeczoznawca majątkowy o numerze uprawnień 2013 w związku z ustanowieniem prawa wieczystego użytkowania gruntów (akt notarialny zawarto w dniu 7 czerwca 2011 roku), sporządził operat szacunkowy dla działki 262
68 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______139 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
szacując jej wartość na kwotę 32.965 zł (co przy zastosowaniu 3% stawki dawało kwotę opłaty netto 988,95 zł). W dniu 28 marca 2013 roku Gmina Zelów wystawiła fakturę nr 0308/13 z tytułu użytkowania wieczystego gruntów za 2013 rok na rzecz Gminnej Spółdzielni Samopomoc Chłopska w Zelowie w kwocie 2.020,77 zł netto plus podatek VAT (według stawki 23%) w wysokości 464,78 zł, co stanowiło kwotę 2.485,55 zł brutto – fakturę wystawiono wspólnie dla nieruchomości przekazanych w użytkowanie wieczyste na podstawie aktu notarialnego z dnia 14 czerwca 2010 roku (działka nr 114) oraz w dniu 7 czerwca 2011 roku (działka nr 262). W ocenie kontrolujących przyjęcie 23% stawki VAT dla opodatkowania opłaty z tytułu wieczystego użytkowania gruntu dla obydwu nieruchomości należy uznać za nieprawidłowe.
Od 1 stycznia 2011 podstawowa stawka VAT wynosi 23 %, jednakże zgodnie z art. 41 ust. 14a ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (tekst jednolity z 2011 roku Dz. U. nr 177, poz. 1054 z późniejszymi zmianami) w przypadku czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem, która została wykonana przed dniem zmiany stawki podatku, dla której obowiązek podatkowy powstaje w dniu zmiany stawki podatku lub po tym dniu, czynność ta podlega opodatkowaniu według stawek podatku obowiązujących dla tej czynności w momencie jej wykonania. Oznacza to, że jeżeli użytkowanie wieczyste zostało ustanowione przed 1 stycznia 2011 roku (w opisywanym przypadku dla działki nr 114 w dniu 14 czerwca 2010 roku), opłata roczna, dla której obowiązek podatkowy powstał w 2011 roku (a także latach następnych), jest opodatkowana według stawki obowiązującej w momencie wydania gruntu w użytkowanie wieczyste, czyli według stawki 22 % 69 .
W dniu 4 marca 2013 roku Gminna Spółdzielnia Samopomoc Chłopska w Zelowie złożyła wniosek o rozłożenie na 6 rat opłaty rocznej z tytułu użytkowania gruntów w kwocie łącznej 12.333,88 zł. We wniosku wskazano harmonogram spłat. W dniu 18 marca 2013 roku Burmistrz Zelowa pismem GN.6843.6.2013 wyraził zgodę na rozłożenie należności na raty zgodnie z wnioskiem. Wpłaty Gminnej Spółdzielni Samopomoc Chłopska w Zelowie z tytułu użytkowania wieczystego za 2013 rok zawarto w tabeli: Lp. Data z wniosku Kwota wpłaty z wniosku Data wpłaty Kwota wpłaty 1 31 -03 -2013 2.485,55 26 -03 -2013 2.485,55 2 30 -04 -2013 2.000,00 29 -04 -2013 2.000,00 3 31 -05 -2013 2.000,00 28 -05 -2013 2.000,00 4 30 -06 -2013 2.000,00 26 -06 -2013 2.000,00 5 31 -07 -2013 2.000,00 26 -07 -2013 2.000,00 6 31 -08 -2013 1.748,33 27 -08 -2013 1.748,33
69 Powy ższe stanowisko potwierdzaj ą interpretacje izb skarbowych: w Warszawie z 25 marca 2011 (IPPP3/443-1269/10-2/KB) i w Łodzi z 27 kwietnia 2011 (IPTPP1/443-4/11-3/MW)
______140 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kontrolą objęto oddanie w nieodpłatne użytkowanie nieruchomości położonej w Zelowie przy ul. Żeromskiego 21. W dniu 25 marca 2004 roku Rada Miejska w Zelowie przyjęła uchwałę nr XIX/12/2004 w sprawie określenia zasad zbywania, wydzierżawiania i wynajmowania majątku trwałego oraz zakupu lub przyjęcia darowizny aparatury, sprzętu medycznego przez Samodzielny Zakład Opieki Zdrowotnej w Zelowie. W dniu 30 stycznia 2014 roku Rada Miejska w Zelowie uchwałą nr XLV/379/2014 wyraziła zgodę na nieodpłatne przekazanie w użytkowanie zabudowanej nieruchomości położonej w Zelowie przy ul. Żeromskiego 21, stanowiącej działkę nr 167/25 o obszarze 0,1265 ha na rzecz Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w Zelowie. Uchwałę podjęto na podstawie art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 roku o działalności leczniczej (tekst jednolity dz. U. z 2013 roku poz. 217 z późniejszymi zmianami). Burmistrz Zelowa pismem z dnia 10 lutego 2014 roku podał do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do oddania w nieodpłatne użytkowanie na rzecz Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w Zelowie. W stosunku do nieruchomości wskazano, iż: zgodnie z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego Miasta i Gminy Zelów dla działki 167/25 położonej w obrębie 4 miasta Zelowa plan ustala przeznaczenie podstawowe terenu jako zabudową o funkcji mieszkaniowej lub usługowej z możliwością łączenia obu funkcji, przeznaczenie uzupełniające terenu jako funkcja usługowo-handlowa w tym usługi kultury i oświaty, usługi administracji jak również służby zdrowia (przychodnie, domy pomocy społecznej). Cenę lokalu ustalono, jako – 629.584,85 zł, zaś termin do złożenia wniosku przez osoby, którym przysługuje pierwszeństwo w nabyciu nieruchomości ustalono do dnia 28 marca 2014 roku. Wobec powyższego wykaz zawierał wszystkie elementy, o których mówi art. 35 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Wykaz wywieszony został na tablicy ogłoszeń w okresie od dnia 10 lutego 2014 roku do dnia 3 marca 2014 roku oraz opublikowany na stronie internetowej kontrolowanej jednostki. Informacja o wykazie została podana do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie prasowe w Dzienniku Łódzkim w dniu 14 lutego 2014 roku. W dniu 20 marca 2014 roku podpisano protokół uzgodnień z Samodzielnym Publicznym Zakładem Opieki Zdrowotnej w Zelowie, w którym wskazano między innymi, iż biorący w użytkowanie przejmuje na siebie wszystkie obowiązki związane ze zwykłym korzystaniem z użytkowanej nieruchomości. W dniu 10 kwietnia 2014 roku aktem notarialnym Repertorium A-2720/2014 zawarto umowę ustanowienia użytkowania nieruchomości położonej w Zelowie przy ul. Żeromskiego 21 na okres 10 lat. W umowie wskazano, iż wydzierżawienie lub wynajęcie nieruchomości na rzecz osób trzecich odbywa się na zasadach określonych w uchwale Rady Miejskiej w Zelowie z dnia 25 marca 2004 roku nr XIX/12/2004.
2.3. Dochody z tytułu najmu i dzier żawy nieruchomo ści
Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych w latach 2012-2014 (I półrocze) zawarto w tabeli: 2012 rok 2013 rok 2014 Plan Plan po Wykonanie Plan Plan po Wykonanie Plan Plan po Wykonanie zmianach zmianach zmianach (30-06-
______141 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2014) 272 800,00 282 800,00 298 294,64 377 800,00 287 700,00 306 413,20 293 300,00 293 300,00 151 203,07
Wykaz umów zawartych w 2013 i 2014 roku
stawka l.p. imię i nazwisko/nazwa najemcy/dzierżawcy adres nieruchomości/ nr/ powierzchnia czynszu (w zł)
1. (…) 70 Bocianicha dz. Nr 593 - o pow.0,4397 ha 1,90 zł 2. Jw. Bocianicha dz. nr 442, 516 , 515 o pow. 1,2743 ha 8,90 zł. 3. Jw. Bujny Księże 1/2 - 147, pow. 1.2279 106,10 zł. 4. Jw. Bujny Księże - 5/4 i 6/3, o pow. 1,2650 ha 44,30 zł. 5. Jw. Bujny Szla checkie – 17/2, 385,386/2 o pow. 0,35ha 10,90 zł. 6. Jw. Bujny Szlacheckie - 65 , o pow. 1,12 ha 15,20 zł. 7. Jw. Chajczyny – 333, 334, 335, 336, o pow. 2.70 ha 85,30 zł 8. Jw. Chajczyny – 500, 501 o pow. 3,22448 ha 18,40 zł 9. Jw. Chajczyny – 261 o pow. 0,31 ha 1,90 zł 10. Jw. Dąbrowa – cz. dz.387/6 o pow. 8.4192 ha 36,40 zł 11. Jw. Dąbrowa –cz. dz.387/6 o pow. 5.00 ha 20,50 zł 12. Jw. Faustynów – 91/1, 91/2 1,07 zł 13. Jw. Faustynów - 103,104,108,109 o pow. 1,09 ha 4,70 zł 14. Jw. Grabostów Kol. – 495, 496 o pow. 0,85 11 ha 29,60 zł 15. Jw. Grabostów Kol. – dz. Nr 515 i 516 o pow. 1,2661 ha 33,70 zł. 16. Jw. Grabostów -wieś dz. Nr 29/1 o pow. 1,9834 ha 33,10 17. Jw. Grabostów Kol - 29 o pow.0,0540 ha 1,00 zł 18. Jw. Grabostów Kol -601,603,604,636 o pow. 0,496 ha 1,20 zł 19. Jw. Igna ców dz. Nr 107 o pow. 0,60 ha 13,70 zł 20. Jw. Ignaców – 98, 100, 106, 334, 335 - o pow. 2,7878ha 14,50 zł 21. Jw. Ignaców dz. Nr 87, 108, 237, 238 - o pow. 0,97 ha 10,20 zł 22. Jw. Ignaców – 102 o pow. 0,43 ha 2,90 zł 23. Jw. Jawor - 373 pow. 0,17 ha 2,90 zł 24. Jw. Jawor – 38, pow. 0,21 ha 1,20 zł 25. Jw. Jawor – 236/6 o pow. 1,04 ha 34.10 zł. 26. Jw. Jawor – 343 i 345 o pow. 0,60 ha 53,11 zł 27. Jw. Jawor – 278, 279, o pow. 0,52 ha 9,00 zł 28. Jw. Janów -1/2 dz.177/2 o pow. 0,62 ha 3,80 zł.
70 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______142 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
29. Jw. Kociszew – ½ 89 o.pow.0,5361 ha 11,40 zł 30. Jw. Kociszew – 326 o pow. 2,2484 ha 48,40 zł 31. Jw. Kociszew -84 o pow. 1,2908 ha 44.00 zł 32. Jw. Kociszew -376 o pow. 2,2581 ha 35,50 zł 33. Jw. Kociszew - 12 i cz.291 o pow. 3,2858 ha 36,20 zł 34. Jw. Kolonia Kociszew dz. Nr 110, 111, 129, 130, 131, 135, 379,30 zł 194,207,208,223,224 o pow.25.1815 ha 35. Jw. Kurów -Kurówek - cz. dz. 289 o pow. 2,26 ha 11,60 zł 36. Jw. Kurów - Kurówek –301, cz.302o pow. 5,11 ha 24,30 zł 37. Jw. Kurów - Kurówek dz. nr. 430/3 o pow. 2,16 ha 65,60 zł 38. Jw. Łęki dz. nr 634 o pow. 0,72 ha 8,90 zł. 39. Jw. Łęki dz. nr 307 o pow. 1,22 ha 42,50 zł 40. Jw. Kolonia Łobudzie dz. nr 372 o pow. 1,29 ha 1,30 zł 41. Jw. Nowa Wola dz. nr 167/2 i 164/6 o pow.2.07 ha 68,90 zł 42. Jw. Nowa Wola dz. nr 187/2 o pow.3,0300ha 84,40 zł 43. Jw. Ostoja d z. Nr 312 o pow. 0,18 ha 3,80 zł 44. Jw. Ostoja dz. nr 415, 305/1 o pow. 5,6256 ha 27,90 zł 45. Jw. Pawłowa dz. nr 661 - pow. 0,6992 ha 3,30 zł 46. Jw. Pawłowa dz. nr 647 o pow. 0,4639 ha 3,60 zł. 47. Jw. Pawłowa dz. nr 624 o pow. 2,6736 ha 12,50zł 48. Jw. Pawłowa dz. nr 112/2 o pow. 1,9751 ha 11,80 zł 49. Jw. Pawłowa dz. nr 182/3 o pow. 0,7479 ha 3,10 zł. 50. Jw. Pawłowa dz. nr 613, 516/1 o pow.4,1167 ha 21,80 zł 51. Jw. Pawłowa dz. nr 664 o pow. 4,2564 ha 15,30 zł 52. Jw. Pożdżenice dz. nr 521/3 o pow.1,89 ha 43,60 zł 53. Jw. Pożdżenice dz. nr 766, 770/2 o pow. 0,3034 ha 12,70 zł 54. Jw. Kolonia Pożdżenice dz. nr 187 i 188,o pow. 1,08 ha 50,60 zł 55. Jw. Kolonia Przecznia dz. nr: 213 o pow. 2,1138 ha 25,10 zł 56. Jw. Kolonia Przecznia dz. nr: 198 o pow. 1,65 ha 92,80 zł 57. Jw. Ko lonia Przecznia dz. nr:231 o pow. 1,49ha 28,10 58. Jw. Kolonia Przecznia dz. nr:58 o pow. 1,95 ha 18,00 zł 59. Jw. Kolonia Przecznia dz. nr: 160/3 o pow. 0,37 ha 12,80 zł 60. Jw. Kolonia Przecznia dz. nr:119 o pow. 1,08 ha 15,60 zł 61. Jw. Pszczółki dz. Nr 380 o pow. 0,60 ha 15,50 zł 62. Jw. Pszczółki dz. nr 137 o pow.0,77 ha 4,00 zł. 63. Jw. Pszczółki dz. nr 149 o pow.0,34 ha 2,70 zł. 64. Jw. Pszczółki dz. nr 402 o pow. 0,51 ha 6,80 zł 65. Jw. Pszczółki dz. nr 404 o pow.0,24 ha 1,00 zł 66. Jw. Pszczółki dz. nr 161/2 o p ow. 0,36 ha 9,10 zł 67. Jw. Pukawica dz. nr 21 i 396 o pow. 0,3818 ha 6,90 zł 68. Jw. Sobki dz. nr 109 i 110 o pow. 2,6387 ha 46,10 zł 69. Jw. Sobki dz. nr 4/1 o pow. 0,50 ha 17.10 zł
______143 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
70. Jw. Sromutka dz. nr 550, 597/1, 597/3, 597/6 ,664, 750,822,920 o 58,40 zł pow. 3,24 ha 71. Jw. Sromutka dz. Nr 606/2 o pow. 0,50 ha 11,40 zł 72. Jw. Sromutka dz. nr.1120 o pow. 1,79 ha 8,00 zł 73. Jw. Sromutka część działek 485 i 486 o pow. 0,7575 ha 32,70 zł 74. Jw. Sromutka dz. nr 254/2o pow. 0,25 ha 7,60 zł 75. Jw. Walewice dz. nr 171 o pow. 0,54 ha 6,40 zł. 76. Jw. Walewice dz. nr 60/2 o pow. 1,51 ha 189,10 zł. 77. Jw. Walewice dz. Nr 174 o pow. 0,51 ha 4,80 zł 78. Jw. Wola Pszczółecka dz. Nr 446 o pow. 1,44 ha 87,60 zł 79. Jw. Wola Pszczółecka dz. nr ½ dz. 537/1 o pow. 0,735 ha 4,20 zł 80. Jw. Wola Pszczółecka dz. Nr 40, 44,31,373,374,500 o pow.0,9897 ha 26,50 zł 81. Jw. Wola Pszczółecka dz. Nr 258 o pow. 1,71 ha 75,70 zł. 82. Jw. Wola Pszczółecka dz. nr 536/1 o pow. 1,28 ha 37,80zł. 83. Jw. Wygiełzów dz. nr 87, 119,152, 261,/1,261/2, 262,562/1, 562/ 2 o 55,80 zł pow. 2,7836 ha 84. Jw. Wygiełzów dz. Nr 82,114,256, o pow. 0,96 ha 46,20 zł 85. Jw. Wygiełzów dz. Nr 477/2 o pow. 0,13 ha 9,40 zł 86. Jw. Wygiełzów dz. Nr 162,239 o pow. 095 ha 66.00 zł. 87. Jw. Wygiełzów dz. nr 74, 2720,80 o pow. 0,80 ha 3,40 zł. 88. Jw. Wygiełzów dz. nr296, 494 o pow. 0,61 ha 20,90 zł 89. Jw. Zabłoty dz. nr 239, 240 o pow. 3,83 ha 24.70 zł 90. Jw. Zagłówki dz. nr 156/1 o pow. 0,88 ha 12.70 zł 91. Jw. Zagłówki cz. dz.nr 233/1 o pow. 0,5455 ha 6,10 zł 92. Jw. Zelówek dz. nr 2236, 2208 o pow. 0 ,8217 11,40 zł. 93. Jw. Zelówek dz. Nr 2219,2306 o pow. 3,6983 ha 83,80 zł 94. Jw. Zelówek dz. nr 1992, 1999,2203,2256,2274,2512 o pow. 22,90 zł 2,2281ha 95. Jw. Zelówek dz. Nr 2235 o pow. 0,2534 ha 18.70 zł 96. Jw. Zelówek dz. nr1923/2 o pow. 1,2048 ha 24,30 zł . 97. Jw. Obręb 1 m Zelowa dz. 123 o pow. 1,00 ha 5,10 98. Jw. Obręb 10 m Zelowa dz. Nr 67o pow. 0,3460 ha 9,70 zł 99. Jw. Obręb 10 m. Zelowa dz. 233 o pow. 0,8192 ha 3,40 zł 100. Jw. Obręb 9 m. Zelowa dz. nr 98/2 o pow. 0,4961 ha 7,60 zł 101. Polkomtel Sp. Z oo Wa rszawa ul. Postepu 3 Obręb 8 m Zelowa dz. Nr 48/2 450 USD
W dniu 31 stycznia 2008 roku Rada Miejska w Zelowie uchwałą nr XIV/107/2008 przyjęła zasady wydzierżawienia lub wynajmowania nieruchomości na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata oraz ustalenia minimalnych stawek czynszu dzierżawnego za wydzierżawiane grunty. Wskazaną uchwałą Rada Miejska udzieliła zgody Burmistrzowi Zelowa do zawierania umów dzierżawy lub najmu na czas oznaczony, nie dłuższy niż 5 lat oraz zawieranie kolejnych umów, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość, po umowie zawartej na czas oznaczony do 3 lat. Równocześnie Rada Miejska wyraziła zgodę na odstąpienie od trybu przetargowego dla wskazanych umów.
______144 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W dniu 7 stycznia 2013 roku Burmistrz Zelowa sporządził i podał do publicznej wiadomości wykaz wszystkich gruntów przeznaczonych do dzierżawy na 2013 rok. Wykaz wywieszony został na tablicy ogłoszeń w okresie od dnia 11 do dnia 31 stycznia 2013 roku oraz opublikowany na stronie internetowej kontrolowanej jednostki. Informacja o wykazie została podana do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie prasowe w Dzienniku Łódzkim z dnia 11 stycznia 2013 roku. W dniu 2 stycznia 2014 roku Burmistrz Zelowa sporządził i podał do publicznej wiadomości wykaz wszystkich gruntów przeznaczonych do dzierżawy na 2014 rok. Wykaz wywieszony został na tablicy ogłoszeń w okresie od dnia 10 do dnia 31 stycznia 2014 roku oraz opublikowany na stronie internetowej kontrolowanej jednostki. Informacja o wykazie została podana do publicznej wiadomości poprzez ogłoszenie prasowe w Dzienniku Łódzkim z dnia 10 stycznia 2014 roku. Nieruchomość we wsi Nowa Wola (działka nr 187/2)
- w dniu 13 sierpnia 2013 roku wpłynął wniosek do Urzędu Miejskiego z prośbą o wydzierżawienie gruntów gminnych - działki 187/2 o powierzchni 3,03 ha we wsi Nowa Wola na okres 3 lat,
- zgodnie z adnotacją Kierownika Referatu Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa na wydzierżawienie wskazanej działki w 2013 roku wpłynął jeden wniosek ,
- w dniu 28 sierpnia 2013 roku została zawarta umowa dzierżawy nieruchomości o numerze działki 187/2 o powierzchni 3,03 ha we wsi Nowa Wola na okres 3 lat to jest od dnia 1 października 2013 roku do dnia 30 września 2016 roku. Czynsz ustalono w wysokości 4,45 q żyta (to jest 84,40 zł za 2013 rok). Jako terminy płatności wskazano 15 maja każdego roku,
- czynsz za 2013 rok uregulowano w dniu 3 września 2013 roku w należytej wysokości. Nieruchomość we wsi Kolonia Kociszew (działki nr: 110, 111, 129, 130, 131, 135, 194, 207, 208 ,223, 224)
- w dniu 6 września 2013 roku wpłynął wniosek do Urzędu Miejskiego z prośbą o wydzierżawienie gruntów gminnych - działki nr: 110, 111, 129, 130, 131, 135, 194, 207, 208 ,223, 224 o powierzchni 27,66 ha we wsi Kolonia Kociszew na okres 3 lat,
- zgodnie z adnotacją Kierownika Referatu Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa na wydzierżawienie wskazanej działki w 2013 roku wpłynął jeden wniosek ,
- w dniu 16 września 2013 roku została zawarta umowa dzierżawy nieruchomości o numerze działki nr: 110, 111, 129, 130, 131, 135, 194, 207, 208 ,223, 224 o łącznej powierzchni 25,1815 ha (bez lasu) we wsi Kolonia Kociszew na okres 3 lat to jest od dnia 1 października 2013 roku do dnia 30 września 2016 roku. Czynsz ustalono w wysokości 20 q żyta (to jest 379,30 zł za 2013 rok). Jako terminy płatności wskazano 15 maja każdego roku,
- czynsz za 2013 rok uregulowano w dniu 15 października 2013 roku w należytej wysokości. Nieruchomość we wsi Zelówek (działka nr 2219 i 2306)
- w dniu 13 września 2013 roku wpłynął wniosek do Urzędu Miejskiego z prośbą o wydzierżawienie gruntów gminnych - działki 2219 i 2306 o powierzchni 3,6983 ha we wsi Zelówek na okres 3 lat,
- zgodnie z adnotacją Kierownika Referatu Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa na wydzierżawienie wskazanej działki w 2013 roku wpłynął jeden wniosek ,
______145 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- w dniu 1 października 2013 roku została zawarta umowa dzierżawy nieruchomości o numerze działki 2219 i 2306 o powierzchni 3,6983 ha we wsi Zelówek na okres 3 lat to jest od dnia 1 października 2013 roku do dnia 30 września 2016 roku. Czynsz ustalono w wysokości 4,42 q żyta (to jest 83,80 zł za 2013 rok). Jako terminy płatności wskazano 15 maja każdego roku,
- czynsz za 2013 rok uregulowano w dniu 15 października 2013 roku w należytej wysokości. Nieruchomość we wsi Kolonia Przecznia (działka nr 198)
- w dniu 20 grudnia 2013 roku wpłynął wniosek do Urzędu Miejskiego z prośbą o wydzierżawienie gruntów gminnych - działki 198 o powierzchni 1,65 ha we wsi Kolonia Przecznia na okres 3 lat,
- zgodnie z adnotacją Kierownika Referatu Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa na wydzierżawienie wskazanej działki w 2013 roku wpłynął jeden wniosek ,
- w dniu 31 grudnia 2013 roku została zawarta umowa dzierżawy nieruchomości o numerze działki 198 o powierzchni 1,65 ha we wsi Kolonia Przecznia na okres od dnia 31 grudnia 2013 roku do dnia 30 września 2016 roku. Czynsz ustalono w wysokości 1,34 q żyta (to jest 92,80 zł za 2014 rok). Jako terminy płatności wskazano 15 maja każdego roku,
- czynsz za 2014 rok uregulowano w dniu 23 stycznia 2013 roku w należytej wysokości.
Nieruchomość we wsi Bujny Książęce (działka nr ½ 147)
- w dniu 10 stycznia 2014 roku wpłynął wniosek do Urzędu Miejskiego z prośbą o wydzierżawienie gruntów gminnych – ½ działki 147 o powierzchni 1,2279 ha we wsi Bujny Książęce na okres 3 lat,
- zgodnie z adnotacją Kierownika Referatu Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa na wydzierżawienie wskazanej działki w 2013 roku wpłynął jeden wniosek ,
- w dniu 10 lutego 2014 roku została zawarta umowa dzierżawy ½ nieruchomości o numerze działki 147 o powierzchni 1,2279 ha we wsi Bujny Szlacheckie na okres od dnia 10 lutego 2013 roku do dnia 30 września 2016 roku. Czynsz ustalono w wysokości 1,67 q żyta (to jest 106,10 zł za 2014 rok). Jako terminy płatności wskazano 15 maja każdego roku,
- czynsz za 2014 rok uregulowano w dniu 7 marca 2014 roku w należytej wysokości. Nieruchomość w Zelowie ul. Poznańska 8 W dniu 1 czerwca 2000 roku Rada Miejska w Zelowie uchwałą nr XXII/211/2000 wyraziła zgodę na wydzierżawienie części nieruchomości położonej w Zelowie przy ul. Poznańskiej 8 na rzecz firmy POLKOMTEL S.A. z przeznaczeniem na posadowienie ok. 50 m wysokości samonośnego masztu stalowego z antenami sieci PLUS GSM, a także zainstalowanie elektronicznych urządzeń zasilających anteny. Uchwałą ustalono wynegocjowany z dzierżawcą czynsz w wysokości 300 USD (dolarów amerykańskich) netto. W dniu 5 czerwca 2000 roku Gmina Zelów reprezentowana przez Zarząd Gminy zawarła umowę dzierżawy części wskazanej nieruchomości na okres do dnia 23 lutego
______146 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2011 roku. W umowie wskazano, iż po upływie tego terminu umowa może zostać przedłużona na okres kolejnych 5 lat. W dniu 14 lutego 2011 roku Gmina Zelów reprezentowana przez Burmistrza Gminy zawarła aneks nr 1 do umowy dzierżawy z dnia 5 czerwca 2000 roku przedłużający okres obowiązywania umowy do dnia 23 lutego 2014 roku za wynagrodzeniem w wysokości 450 USD. W dniu 8 sierpnia 2013 roku Gmina Zelów reprezentowana przez Burmistrza Gminy zawarła aneks nr 2 do umowy dzierżawy z dnia 5 czerwca 2000 roku przedłużający okres obowiązywania umowy do dnia 23 lutego 2016 roku za wynagrodzeniem w wysokości 450 USD. Terminowość wpłaty czynszu dzierżawnego za lata 2013-2014 (pierwsze półrocze) obrazuje tabela: Okres Kurs USD Kwota faktury w zł Faktura z dnia Kwota wpłaty w zł Data wpłaty Odsetki I kw.2013 r. 3.2358 4776,04 2013.04.05 4776,04 2013.04.22 - I kw.2013r. 3.2358 5373,05 2013.04.05 5373,05 2013.04.29 - II kw.2013r. 3.3246 4907,11 2013.07.04 4907,11 2013.07.23 - II kw.2013r. 3.3246 5520,50 2013.07.04 5520,50 2013.07.30 - III kw.2013r. 3.1212 51 82,75 2013.10.02 5182,75 2013.10.25 - III kw.2013r. 3.1212 4606,89 2013.10.02 4606,89 2013.10.25 - IV kw.2013r. 3.0517 4504,31 2014.01.03 4504,31 2014.01.28 - IV kw.2013r. 3.0517 5067,37 2014.01.03 5067,37 2014.01.28 - I kw.2014r. 3.0397 4486,60 2014.0 4.04 4486,60 2014.04.22 - I kw.2014r. 3.0397 5047,44 2014.04.04 5047,44 2014.04.28 - II kw.2014r. 3.0418 4489,70 2014.07.03 4489,70 2014.07.29 - II kw.2014r. 3.0418 5050,91 2014.07.03 5050,91 2014.07.29 -
Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w Zelowie Sp. z o.o. W dniu 25 sierpnia 1998 roku Gmina Zelów zawarła umowę z Przedsiębiorstwem Komunalnym spółka z o.o. w Zelowie (obecnie Przedsiębiorstwem Wodociągów i Kanalizacji w Zelowie Sp. z o.o.) na dzierżawę sieci wodociągowej i kanalizacyjnej. Zgodnie z umową określono, iż czynsz będzie płatny do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Terminowość wpłaty czynszu za lata 2013-2014 (pierwsze półrocze) obrazuje tabela: Miesiąc Kwota faktury w zł Faktura z dnia Kwota wpłaty w zł Data wpłaty Ods etki I.2013r. 17.957,27 2013.01.29 17.957,27 2013.02.19 - II.2013r. 17.957,27 2013.02.26 17.957,27 2013.03.20 - III.2013r. 17.957,27 2013.03.27 17.957,27 2013.04.19 - IV.2013r. 17.957,27 2013.04.29 17.957,27 2013.05.20 - V.2013r. 17.957,27 2013.05.20 17.957,27 2013.06.19 - VI.2013r. 17.957,27 2013.06.26 17.957,27 2013.07.19 - VII.2013r. 17.957,27 2013.07.26 17.957,27 2013.08.20 - VIII.2013r. 17.957,27 2013.08.29 17.957,27 2013.09.20 - IX.2013r. 17.957,27 2013.09.30 17.957,27 2013.10.18 -
______147 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
X.2013r. 17.957,27 2013.10.29 17.957,27 2013.11.20 - XI.2013r. 17.957,27 2013.11.29 17.957,27 2014.12.20 - XII.2013r. 17.957,27 2013.12.31 17.957,27 2014.01.20 - I.2014r. 17.957,27 2014.01.29 17.957,27 2014.02.20 - II.2014r. 17.957,27 2014.02.27 17.957,27 2014. 03.20 - III.2014r. 17.957,27 2014.03.31 17.957,27 2014.04.18 - IV.2014r. 17.957,27 2014.05.07 17.957,27 2014.05.20 - V.2014r. 17.957,27 2014.05.29 17.957,27 2014.06.20 - VI.2014r. 17.957,27 2014.06.26 17.957,27 2014.07.18 -
Zelów, ul. Żeromskiego 23 - Powiatowy Urząd Pracy o/Bełchatów filia w Zelowie. W dniu 27 sierpnia 2012 roku Gmina Zelów zawarła umowę z Powiatowym Urzędem Pracy w Bełchatowie na wynajem pomieszczenia z przeznaczeniem na Filę Powiatowego Urzędu Pracy w Bełchatowie. Zgodnie z umową czynsz określono w wysokości 552,00 zł netto (678,96 zł brutto) płatny do 25 dnia każdego miesiąca. Terminowość wpłaty czynszu za lata 2013-2014 (pierwsze półrocze) obrazuje tabela: Miesiąc Kwota faktury w zł Faktura z dnia Kwota wpłaty w zł Data wpłaty Od setki I.2013r. 678,96 2013.01.04 678,96 2013.01.23 - II.2013r. 678,96 2013.02.05 678,96 2013.02.10 - III.2013r. 678,96 2013.03.11 678,96 2013.03.22 - IV.2013r. 678,96 2013.04.05 678,96 2013.04.23 - V.2013r. 678,96 2013.05.07 678,96 2013.05.22 - VI.20 13r. 678,96 2013.06.05 678,96 2013.06.21 - VII.2013r. 678,96 2013.07.04 678,96 2013.07.22 - VIII.2013r. 678,96 2013.07.26 678,96 2013.08.21 - IX.2013r. 678,96 2013.09.04 678,96 2013.09.23 - X.2013r. 678,96 2013.10.07 678,96 2013.10.22 - XI.2013r. 678, 96 2013.11.06 678,96 2013.11.22 - XII.2013r. 678,96 2013.12.05 678,96 2013.12.11 - I.2014r. 678,96 2014.01.03 678,96 2014.01.21 - II.2014r. 678,96 2014.02.07 678,96 2014.02.21 - III.2014r. 678,96 2014.03.05 678,96 2014.03.21 - IV.2014r. 678,96 2014.04 .04 678,96 2014.04.22 - V.2014r. 678,96 2014.05.28 678,96 2014.05.22 - VI.2014r. 678,96 2014.06.04 678,96 2014.06.23 -
3. POZOSTAŁE DOCHODY
Opłata adiacencka Źródło dochodów Kwota wykonanych dochodów za 2013 rok (zł) Kwota wykonanych dochodów na 30.09.201 4 rok (zł)
______148 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Opłata adiacencka 65.680,00 78.644,60
Dane na podstawie informacji uzyskanych od kierownika referatu finansowego Opłata adiacencka była klasyfikowana do rozdziału 75618 § 0690. Na dzień 31 grudnia 2013 roku jak i na dzień 30 czerwca 2014 roku nie było zaległości z tytułu opłaty adiacenckiej. Rada Miejska w Zelowie uchwałą nr XVI/145/2008 z dnia 29 kwietnia 2008 roku zmienioną uchwałą nr XXIX/224/2009 z dnia 5 marca 2009 roku ustaliła wysokość stawek procentowych opłat adiacenckich - 10% z tytułu wzrostu wartości nieruchomości w wyniku podziałów dokonanych na wniosek właścicieli lub użytkowników wieczystych, którzy wnieśli opłaty roczne za cały okres użytkowania tego prawa, - 30% z tytułu wzrostu wartości nieruchomości, związanego z budową urządzeń infrastruktury technicznej z udziałem środków publicznych. Uchwałą nr XX/134/2011 z dnia 30 listopada 2011 roku Rada Miejska w Zelowie zmieniła treść §2 wyżej opisanej uchwały zmieniając stawkę opłaty adiacenckiej z tytułu wzrostu wartości nieruchomości związanego z budową urządzeń infrastruktury technicznej z udziałem środków publicznych na 20 % różnicy wartości nieruchomości przed i po ich wybudowaniu. W okresie objętym kontrolą sprawy związane z wydawaniem decyzji o opłacie adiacenckiej zostały przypisane Referatowi Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa. Kierownikiem Referatu był Wojciech Ciabiada, który został upoważniony do stwierdzania prawomocności wydawanych decyzji z zakresu działania Referatu na podstawie upoważnienia z dnia 20 marca 2008 roku oraz od dnia 31 stycznia 2014 roku do wydawania i podpisywania z upoważnienia Burmistrza: - zawiadomień o wszczęciu postępowania dotyczącego naliczenia opłat adiacenckich, - decyzji administracyjnych dotyczących opłat adiacenckich.
Kontrolą objęto decyzje w sprawie opłaty adiacenckiej wymienione w tabeli :
Wzrost wartości Decyzja ustalająca opłatę nr, wynikający z Kwota opłaty i data wpłaty Uwagi data operatu
GN.3134.1.15.2013/14 z dnia 1.929,00 1929*30% = 578,70 zł – 19.02.2014 r. 06.02.2014 r.
GN.3134.1.52.2013/14 z dnia 4.906,00 4.906*30% = 1.471,80 zł – 24.02.2014 r. 13.02.2014 r.
GN.3134.1.67.2013/2014 z dnia 2.553,00 2.553,00*30% = 765,90 zł – 16.06.2014 r. 28.04.2014 r.
GN.3134.43.2012/13 z dnia 5.534,00 5.534*30% = 1.660,20 zł – 20.12.2013 r. 04.12.2013 r.
GN.3134.28.2013 z dnia 1.929,00 1929*30% = 578,70 zł – 19.02.2014 r. 03.12.2013 r.
GN.3134.28.2013 z dnia 7.222,00 (działka (7.222,00: 2)*30% = 1.083,30 zł – Współwłasność Współwłaściciel 03.12.2013 r. nr 316/8) 30.04.2014 r. wniósł opłatę adiacencką na podstawie decyzji GN.3134.28.2013 z dnia 03.12.2013 r.
GN.3134.28.2013 z dnia 9.120 zł (1.898,00 zł : 4) *30% = 142,35 zł Współwłasność. Współwłaściciele 03.12.2013 r. wnieśli opłatę na podstawie decyzji (7.222,00: 2)*30% = 1.083,30 GN.3134.42.2013 z dnia 12.06.2013 r. GN.3134.42.2013 z dnia 12.06.2013 r.GN.3134.42.2013 z dnia 12.06.2013 r.GN.3134.26.2013/2014 z dnia 28.04.2014 r.
GN.3134.42.2013 z dnia 1.898,00 zł (1.898,00 zł : 4) *20% = 142,35 zł Współwłasność. Nieprawidłowa 12.06.2013 r. stawka procentowa
Adres Zelów
______149 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
GN.3134.42.2013 z dnia 1.898,00 zł (1.898,00 zł : 4) *20% = 142,35 zł Współwłasność. Nieprawidłowa 12.06.2013 r. stawka procentowa
Adres Lutomiersk
GN.3134.23.2013 z dnia 6.496,00 6.496*30% = 1.948,00 – 24.01.2014 r. 03.12.2013 r.
GN.3134.5.2013 z dnia 4.731,00 4.731,00 *30% = 1.419,30 zł – 18.02.2014 r. 30.12.2013 r.
GN.3134.1.6.2013/2014 z dnia 8.961,00 zł (8.961,00-400,00 zł) *30% = 2.568,30 zł – Kwota 400 zł o którą pomniejszono 18.06.2014 r. 23.06.2014 r, wartość różnicy w wartości działek stanowiła dobrowolną wpłatę na rzecz budowy wodociągu dokonaną w 2006 roku
GN.3134.26.2013/2014 z dnia 9.296,00 zł (1.898,00 zł : 4) *30% = 142,35 zł Współwłasność 28.04.2014 7.398,00 zł *30% = 2.219,40 zł
21.05.2014
W decyzjach objętych kontrolą wskazywano daty 27 lipiec 2011 roku lub 21 lipiec 2011 roku jako daty stworzenia warunków do podłączenia nieruchomości do poszczególnych urządzeń infrastruktury technicznej Wskazane daty były datami oddania do użytku poszczególnych urządzeń infrastruktury technicznej wynikającymi ze zgłoszeń kierowanych do Powiatowego Inspektora Nadzoru. W wyniki czynności kontrolnych stwierdzono , że nieprawidłowo została ustalona stawka opłaty adiacenckiej ustalona decyzjami GN.3134.42.2013 z dnia 12 czerwca 2013 roku wydanymi na rzecz współwłaścicieli działki 215/3 położonej w obrębie 24 Ostoja ( dwie decyzje o tym samym nr sprawy i z tą sama data wydania decyzji). W decyzjach opłatę adiacencką ustalono przyjmując stawkę 20 % z tytułu wzrostu wartości nieruchomości na skutek wybudowania urządzeń infrastruktury technicznej. Jak wynika z decyzji Gmina Zelów wybudowała wodociąg stwarzając w ten sposób, od dnia oddania do użytku tj. od 27 lipca 2011 roku, warunki do podłączenia do sieci wodociągowej nieruchomości położone w miejscowości Marszywiec w tym działki nr 215/3 należącej do osób wskazanych w decyzjach zamieszkałych w Lutomiersku i w Zelowie. Zgodnie z treścią art. 145 ust. 2 zdanie drugie ustawy o gospodarce nieruchomościami, do ustalenia opłaty adiacenckiej przyjmuje się stawkę procentową określoną w uchwale rady gminy obowiązującą w dniu, w którym stworzono warunki do podłączenia nieruchomości do poszczególnych urządzeń infrastruktury technicznej albo w dniu stworzenia warunków do korzystania z wybudowanej drogi. Na dzień 27 lipca 2011 roku obowiązującą stawkę opłaty adiacenckiej była stawka 30 % zgodnie z treścią §2 uchwały nr XVI/145/2008 Rady Miejskiej w Zelowie z dnia 29 kwietnia 2008 roku zmienioną uchwałą nr XXIX/224/2009 z dnia 5 marca 2009 roku. Zatem stwierdzić należało, iż decyzje wskazane wyżej Burmistrz Zelowa wydał z naruszeniem art. 145 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami. W obydwu przypadkach opłatę zaniżono o 47,45 zł. Kierownik Referatu Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa wyjaśnił, iż decyzji z podobnym naruszeniem wydano więcej i że w przedmiotowej sprawie kierowano zapytanie do Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Piotrkowie Trybunalskim (SKO). Z przedstawionej Inspektorom kontroli Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi odpowiedzi Samorządowego Kolegium Odwoławczego z dnia 5 lutego 2014 roku udzielonej na pytanie dotyczące „rozważenia przez Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Piotrkowie Trybunalskim czy decyzje Burmistrza Zelowa w przedmiocie ustalenia opłat adiacenckich są wydane z rażącym naruszeniem prawa lub bez podstawy prawnej” wynikało, że oczywistość naruszenie art. 145 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami nie jest wystarczającym warunkiem do uznania tego naruszenia za rażące. Wskazane wyżej naruszenie zdaniem SKO nie można zakwalifikować jako rażące
______150 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
mając na uwadze całokształt okoliczności sprawy i zasady ogólne Kodeksu postępowania administracyjnego (art. 8 i art.16 Kpa). Zdaniem SKO „stwierdzenie nieważności decyzji w takiej sytuacji oznaczałoby w istocie obarczenie skutkami prawnymi wadliwego działania organów Państwa jedynie obywateli, którzy działali w zaufaniu do jego organów ( po stwierdzeniu nieważności decyzji należałoby ponownie ustalić opłaty według wyżej stawki)”. W ocenie SKO mimo, iż doszło do naruszenia prawa brak było podstaw do stwierdzenia, że doszło do rażącego naruszenia prawa, a tylko w takim przypadku Kolegium zobligowane by było do podjęcia działań zmierzających do wyeliminowania z obrotu prawnego decyzji wydanych przez organ pierwszej instancji. Inspektorom kontroli przedstawiono 26 decyzji w sprawie opłaty adiacenckiej zawierających błędną stawkę opłaty, które zostały wskazane w tabeli niżej.
Stawka opłaty Wartość Prawidłowa Wzrost wartości adiacenckiej Ustalona opłata opłaty po Decyzja nr z dnia stawka opłaty Różnica nieruchomości wynikająca z adiacenka zmianie adiacenckiej decyzji stawki GN.3134.5.2013 z dnia 05.06.2013 3 154,00 0,20 630,80 0,30 946,20 -315,40 GN.3134.5.2013 z dnia 05.06.2013 936,00 0,20 187,20 0,30 280,80 -93,60 GN.3134.8.2013 z dnia 11.09.2013 7 026,00 0,20 1 405,20 0,30 2 107,80 -702,60 GN.3134.9.2013 z dnia 10.06.2013 9 505,00 0,20 1 901,00 0,30 2 851,50 -950,50 GN.3134.10.2013 z dnia 10.06.2013 865,00 0,20 173,00 0,30 259,50 -86,50 GN.3134.13.2013 z dnia 10.06.2013 1 201,00 0,20 240,20 0,30 360,30 -120,10 GN.3134.14.2013 z dnia 10.06.2013 9 699,00 0,20 1 939,80 0,30 2 909,70 -969,90 GN.3134.15.2013 z dnia 10.06.2013 5 808,00 0,20 1 161,60 0,30 1 742,40 -580,80 GN.3134.16.2013 z dnia 10.06.2013 3 812,00 0,20 762,40 0,30 1 143,60 -381,20 GN.3134.17.2013 z dnia 11.06.2013 493,00 0,20 98,60 0,30 147,90 -49,30 GN.3134.18.2013 z dnia 11.06.2013 1 356,00 0,20 271,20 0,30 406,80 -135,60 GN.3134.20.2013 z dnia 11.06.2013 3 487,00 0,20 697,40 0,30 1 046,10 -348,70 GN.3134.21.2013 z dnia 11.06.2013 900,00 0,20 180,00 0,30 270,00 -90,00 GN.3134.23.2013 z dnia 12.06.2013 6 354,00 0,20 1 270,80 0,30 1 906,20 -635,40 GN.3134.24.2013 z dnia 11.06.2013 2 059,00 0,20 411,80 0,30 617,70 -205,90 GN.3134.25.2013 z dnia 11.06.2013 2 182,00 0,20 436,40 0,30 654,60 -218,20 GN.3134.29.2013 z dnia 11.06.2013 2 706,00 0,20 541,20 0,30 811,80 -270,60 GN.3134.30.2013 z dnia 14.06.2013 8 004,00 0,20 1 600,80 0,30 2 401,20 -800,40 GN.3134.31.2013 z dnia 11.06.2013 2 563,00 0,20 512,60 0,30 768,90 -256,30 GN.3134.33.2013 z dnia 11.06.2013 4 194,00 0,20 838,80 0,30 1 258,20 -419,40 GN.3134.36.2013 z dnia 11.06.2013 706,00 0,20 141,20 0,30 211,80 -70,60 GN.3134.37.2013 z dnia 12.06.2013 706,00 0,20 141,20 0,30 211,80 -70,60 GN.3134.40.2013 z dnia 12.06.2013 1 834,00 0,20 366,80 0,30 550,20 -183,40 GN.3134.41.2013 z dnia 12.06.2013 929,00 0,20 185,80 0,30 278,70 -92,90 GN.3134.42.2013 z dnia 12.06.2013 474,50 0,20 94,90 0,30 142,35 -47,45 GN.3134.42.2013 z dnia 12.06.2013 474,50 0,20 94,90 0,30 142,35 -47,45
______151 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
SUMA 16 285,60 24 428,40 -8 142,80
Na postawie zestawienia przedmiotowych decyzji stwierdzono, że w wyniku nieprawidłowo ustalonej opłaty adiacenckiej dochody Gminy Zelów zostały uszczuplone o kwotę 8.142,80 zł. W trakcie czynności kontrolnych ustalono, że w dniach 29 styczeń 2014 – 5 luty 2014 audytor wewnętrzy przeprowadził kontrole doraźną w zakresie prawidłowości wydawania decyzji administracyjnych w sprawie opłat adiacenckich. Z ustaleń protokołu kontroli wynikało że „spośród wydanych 162 decyzji administracyjnych, w 136 decyzjach stwierdzono zastosowanie błędnej podstawy prawnej – zastosowana stawka procentowa opłaty wynoszącą 20 % nie obowiązywała w dniu, w którym stworzono warunki do podłączenia nieruchomości do sieci wodociągowej (…). Błąd ów skutkuje pomniejszeniem wpływów z tytułu opłat adiacenckich na kwotę 58.831,43 zł”. Z dalszej części protokołu wynikało, że „decyzje administracyjne w sprawie opłat adiacenckich wydaje Referat Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa Urzędu Miejskiego w Zelowie. Osobą bezpośrednio odpowiedzialna za powyższe czynności jest Kierownik Referatu – Wojciech Ciabiada. Nadzów merytoryczny i kontrole zarządczą na Referatem GN sprawuje Zastępca Burmistrza”. Ponadto stwierdzono, że nieprawidłowo ustalono odsetki za nieterminowo wniesioną opłatę adiacencką wynikającą z decyzji GN.3134.28.2013 z dnia 3 grudnia 2013 roku. Przedmiotowa decyzja stała się decyzją ostateczną z dniem 27 grudnia 2013 roku. Zgodnie z treścią art. 148 ustawy o gospodarce nieruchomościami obowiązek wnoszenia opłaty adiacenckiej powstaje po upływie 14 dni od dnia, w którym decyzja o ustaleniu opłaty stała się ostateczna. W przypadku rozłożenia opłaty na raty obowiązek ten dotyczy wpłacenia pierwszej raty. Osoba na rzecz której wydano decyzję GN.3134.28.2013 z dnia 3 grudnia 2013 roku opłatę adiacencką wpłaciła do kasy Urzędu Miejskiego w Zelowie w dniu 30 kwietnia 2014 roku wraz z odsetkami w kwocie 47,84 zł (Dowód KP 9758) ustalonymi od dnia 27 grudnia 2013 roku a zatem niezgodnie z przytoczonym wyżej przepisem art. 148 ustawy. Odsetki winne być ustalone od dnia 11 stycznia 2014 roku (42,06 zł) AKTA KONTROLI [od strony 87 do strony 180] Uchwała Rady Miejskiej w Zelowie nr XVI/145/2008 z dnia 29 kwietnia 2008 roku uchwała Rady Miejskiej w Zelowie nr XXIX/224/2009 z dnia 5 marca 2009 roku nr uchwała nr XX/134/2011 z dnia 30 listopada 2011 roku, upoważnienie z dnia 20 marca 2008 roku znak:Og.0113-11/08, Zakres czynności, uprawnień i odpowiedzialności Zastępcy Burmistrza Zelowa, upoważnienie z dnia 21 grudnia 2011 roku dla Zastępcy Burmistrza Zelowa, upoważnienie z dnia 31 styczna 2014 roku dla Kierownika Referatu Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa, decyzje w sprawie ustalenia opłaty adiacenckiej: GN.3134.5.2013 z dnia 05.06.2013 r., GN.3134.6.2013 z dnia 10.06.2013 r., GN.3134.8.2013 z dnia 11.09.2013 r., GN.3134.9.2013 z dnia 10.06.2013 r., GN.3134.10.2013 z dnia 10.06.2013 r., GN.3134.13.2013 z dnia 10.06.2013 r. ,GN.3134.14.2013 z dnia 10.06.2013 r. ,GN.3134.15.2013 z dnia 10.06.2013 r., GN.3134.16.2013 z dnia 10.06.2013 r., GN.3134.17.2013 z dnia 11.06.2013 r., GN.3134.18.2013 z dnia 11.06.2013 r. , GN.3134.20.2013 z dnia 11.06.2013 r., GN.3134.21.2013 z dnia 11.06.2013 r., GN.3134.23.2013 z dnia 12.06.2013 r., GN.3134.24.2013 z dnia 11.06.2013 r., GN.3134.25.2013 z dnia 11.06.2013 r., GN.3134.29.2013 z dnia 11.06.2013 r., GN.3134.30.2013 z dnia 14.06.2013 r., GN.3134.31.2013 z dnia 11.06.2013 r., GN.3134.33.2013 z dnia 11.06.2013 r., GN.3134.36.2013 z dnia 11.06.2013 r., GN.3134.37.2013 z dnia 12.06.2013 r., GN.3134.40.2013 z dnia 12.06.2013 r., GN.3134.41.2013 z dnia 12.06.2013 r., GN.3134.42.2013 z dnia 12.06.2013 r., GN.3134.42.2013 z dnia 12.06.2013 r., pismo Samorządowego Kolegium Odwoławczego z dnia 25 lutego 2014 roku, protokół kontroli doraźnej przeprowadzonej przez audytora wewnętrznego w dniach 29.01.2014 – 05.02.2014.
Opłata planistyczna
______152 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W okresie objętym kontrolą Gmina Zelów posiadała obowiązujący miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego Miast i Gminy Zelów zatwierdzony Uchwalą nr XXII/142/2004 Rady Miejskiej w Zelowie z dnia 20 maja 2004 roku (Dz. Urz. Woj. Łódzkiego nr 200, poz. 1780 z dnia 16 lipca 2004 roku) oraz jego zmiany dokonane przez Radę Miejską w Zelowie następującymi uchwałami - uchwała nr XXXVIII/316/2013 z dnia 13 czerwca 2013 roku, - uchwała nr XXXVIII/317/2013 z dnia 13 czerwca 2013 roku, - uchwała nr XXXVIII/318/2013 z dnia 13 czerwca 2013 roku, - uchwała nr XLI/345/2013 z dnia 26 września 2013 roku. Jednostka kontrolowana w okresie objętym kontrolą nie planowała i nie realizowała dochodów z tytułu opłaty planistycznej. Z ustaleń kontrolujących i wyjaśnienia inspektora w Referacie gospodarki komunalnej i ochrony środowiska, któremu powierzono obowiązki z zakresu zagospodarowania przestrzennego wynika, iż nie były pobierane opłaty planistyczne z uwagi na fakt nie wystąpienia przypadku objętego opłatą, o której mowa w art. 36 ustawy z dnia 27 marca 2003 roku o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym ( tekst jednolity z 2012 roku poz. 647 ze zmianami).
VIII. WYKONYWANIE BUD ŻETU. REALIZACJA WYDATKÓW BUD ŻETOWYCH
1 WYDATKI NA ZADANIA Z ZAKRESU POMOCY SPOŁECZNEJ - 2013 ROK
Wykonanie zada ń finansowych w 2013 roku
I półrocze Wyszczególnienie 2013 rok (zł) 2014 roku (zł) Dział 852 Rozdział 85203 (O środki wsparcia) 789 699,90 377 181,29 Dział 852 Rozdział 85204 (Rodziny zast ępcze) 21 932,21 21 891,06 Dział 852 Rozdział 85213 (Składki na ubezpieczenie zdrowotne płacone 35 395,21 80 753,00 za osoby pobieraj ące świadczenia) Dział 852 Rozdział 85214 (zasiłki i pomoc w naturze oraz składki na 698 670,12 1 316 005,04 ubezpieczenia emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego) Dział 852 Rozdział 85215 (Dodatki mieszkaniowe) 188 853,81 76 812,74 Dział 852 Rozdział 85217 (Regionalne O środki Polityki Społecznej) - - Dział 852 Rozdział 85218 (Koszty utrzymania Powiatowych Centrów - - Pomocy Rodzinie) Dział 852 Rozdział 85219 (Koszty utrzymania O środków Pomocy 775 277,71 1 682 670,94 Społecznej) Dział 852 Rozdział 85231 (Pomoc dla uchod źców). - - Dział 852 Rozdział 85278 (Usuwanie skutków kl ęsk żywiołowych). - - Dział 852 Rozdział 85295 Pozostała działalno ść . 775 643,57 766 667,16
2. WYDATKI (DOTACJE ) NA REALIZACJ Ę ZADA Ń ZLECONYCH NA PODSTAWIE UMOWY JEDNOSTKOM SPOZA SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH - 2013 ROK
Dotacje udzielone na rzecz podmiotów spoza sektora finansów publicznych (w tym na rzecz klubów sportowych) w 2012 roku:
______153 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kwota udzielonej Kwota rozliczonej Kwota dotacji Umowa z podle-gającej Podmiot dotowany Nazwa zadania dotacji dotacji dnia zwrotowi (zł) (zł) (zł) Prowadzenie świetlicy środowiskowej dla dzieci ze szkół podstawowych i gimnazjalnych (pomoc w nauce, organizacja czasu wolnego, Stowarzyszenie Przyjaciół rozwijanie zainteresowań, organizacja zabaw i 30.01.2012 26 000,00 26 000,00 0,00 Osób Niepełnosprawnych zajęć sportowych, praca z rodziną dziecka, dożywianie dzieci uczestniczących w pozalekcyjnych programach opiekuńczo- wychowawczych)” Organizacja form wypoczynku wakacyjnego rozwijających umiejętności interpersonalne Towarzystwo Szkole Kociszew 30.01.2012 6 000,00 6 000,00 0,00 dzieci i młodzieży ze środowisk defaworyzowanych Program stypendialny dla uczniów szkół Stowarzyszenie Dobroczynne gimnazjalnych i ponadgimnazjalnych z rodzin 30.01.2012 6 000,00 6 000,00 0,00 „RAZEM” najuboższych pochodzących z terenu Gminy Zelów osiągających dobre wyniki w nauce Prowadzenie działalności w zakresie szkolenia Uczniowski Klub Sportowy dzieci w wieku 7-13 lat oraz organizacja i udz iał 30.01.2012 2 500,00 2 500,00 435,20 „Czwórka” w zawodach sportowych Wspieranie szkolenia w sporcie dzieci i Uczniowski Klub Sportowy młodzieży; zorganizowanie turnieju piłki nożnej 30.01.2012 2 700,00 2 700,00 0,00 „Dwójka” oraz zawodów sportowo-rekreacyjnych dla szkół podstawowych Organizacja Turniejów o Puchar Wiosny i Uczniowski Klub Sportowy Jesieni dla uczniów szkół podstawowych oraz 30.01.2012 2 400,00 2 400,00 0,00 „ZIBI” Kociszew prowadzenie sekcji piłki siatkowej chłopców i dziewcząt Uczniowski Ludow y Klub Prowadzenie szkoleń dla dzieci i młodzie ży w Sportowy „Kusy” przy sekcjach tenisa stołowego i piłki nożnej i oraz 30.01.2012 25 000,00 25 000,00 670,48 Gimnazjum w Łobudzicach udział w zawodach Prowadzenie d ziałalności w zakresie szkolenia Uczniowski Ludowy Klub młodzieży oraz organizacja i udział w zawodach 30.01.2012 9 900,00 9 900,00 350,00 Sportowy przy ZSO sportowych Prowadzenie działalności w zakresie sportu masowego dzieci, młodzieży, osób niepełnosprawnych i dorosłych z terenu Gminy Miejsko-Gminny Ludowy Klub Zelów; zorganizowanie zawodów i imprez 30.01.2012 21 000,00 21 000,00 0,00 Sportowy sportowo-rekreacyjnych, ligi halowej piłki nożnej, turniejów piłki nożnej, siatkowej i koszykowej; zawodów lekkoatletycznych, szachowych, warcabowych Zorganizowanie „Wakacyjno -Ekologicznych Spotkań Integracyjnych – półkolonie 2012, dla Stowarzyszenie Przyjaciół max. 30 dzieci (w tym połowa 30.01.2012 3 000,00 3 000,00 0,00 Osób Niepełnosprawnych niepełnosprawnych) zamieszkałych na terenie Gminy Zelów Ze lowski Klub Sportowy Prowadzenie sekcji piłki nożnej 30.01.2012 220 000,00 220 000,00 0,00 „Włókniarz” Organizacja czasu wolnego dla dzieci i Uczniowski Ludowy Klub młodzieży z terenu Gminy Zelów w okresie ferii Sportowy „Kusy” przy 30.01.2012 1 500,00 1 500,00 0,00 zimowych 2012 pn. „Aktywnie i zdrowo Gimnazjum w Łobudzicach spędzam ferie Organizacja czasu wolnego dla dzieci i Stowarzyszenie na Rzecz młodzieży z obszaru sołectwa Zalesie w czasie 30.01.2012 5 000,00 5 000,00 0,00 Rozwoju Sołectwa Zalesie wakacji 2012 pn. „Integracyjno-rozrywkowe spotkania dzieci i młodzieży
______154 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Prowadzenie punktu wypożyczalni książek, Stowarzyszenie Czechów w filmów i muzyki czeskiej; prowadzenie zajęć 30.01.2012 7 000,00 7 000,00 0,00 Polsce tematycznych dla dzieci i młodzieży – organizacja czasu wolnego
Dotacje udzielone na rzecz podmiotów spoza sektora finansów publicznych (w tym na rzecz klubów sportowych) w 2013 roku:
Kwota udzielonej Kwota rozliczonej Kwota dotacji podle-gającej Podmiot dotowany Nazwa zadania Umowa z dnia dotacji dotacji zwrotowi (zł) (zł) (zł) Stowarzyszenie Przyjaciół Prowadzenie świetlicy środowiskowej Osób Niepełnosprawnych 04.02.2013 20 000,00 20 000,00 0,00 „Stokrotka”
Stowarzyszenie Rodziców na Rzecz Pomocy Szkole „Nasza Prowadzenie świetlicy środowiskowej 04.02.2013 6 000,00 6 000,00 0,00 Szkoła”
Stowarzyszenie Dobroczynne Program stypendialny dla uczniów szkół gimnazjalnych i ponadgimnazjalnych z rodzin „RAZEM 04.02.2013 6 000,00 6 000,00 0,00 najuboższych pochodzących z terenu Gminy Zelów osiągających dobre wyniki w nauce Stowarzyszenie Dobroczynne Organizacja konkursu grantowego „RAZEM 07.02.2013 3 000,00 3 000,00 0,00 w Gminie Zelów
Stowarzyszenie Czechów w Moja mała ojczyzna, nasze miasto widziane oczami dzieci – Zelów 2013 (prowadzenie zajęć Polsce 04.02.2013 5 000,00 5 000,00 0,00 tematycznych dla dzieci i młodzieży – organizacja czasu wolnego) Miejsko -Gminny Szkolny Obóz sportowy 04.02.2013 4 000,00 4 000,00 0,00 Związek Sportowy
Uczniowski Ludowy Klub Organizacja czasu wolnego dla dzieci Sportowy „Kusy” przy i młodzieży z terenu gminy Zelów w okresie 04.02.2013 1 500,00 1 500,00 0,00 Gimnazjum w Łobudzicach ferii zimowych 2013 pn. „Aktywnie i zdrowo spędzam ferie” Zorganizo wanie „Wakacyjno -Ekologicznych Stowarzyszenie Przyjaciół Spotkań Integracyjnych – półkolonie 2013, Osób Niepełnosprawnych dla max. 30 dzieci (w tym połowa 07.02.2013 3 500,00 3 500,00 0,00 niepełnosprawnych) zamieszkałych na terenie Gminy Zelów Zelowski Klub Sportowy Prowadzenie sekcji piłki nożnej i udział „WŁÓKNIARZ” 04.02.2013 200 000,00 200 000,00 0,00 w rozgrywkach ligowych PZPN-u
Wspieranie szkolenia w sporcie dzieci Uczniowski Klub Sportowy i młodzieży; zorganizowanie turnieju piłki nożnej 04.02.2013 2 700,00 2 700,00 0,00 „Dwójka” oraz zawodów sportowo-rekreacyjnych dl a szkół podstawowych Wspieranie szkolenia dzieci oraz udział w Uczniowski Klub Sportowy zawodach i imprezach sportowo-rekreacyjnych; 04.02.2013 2 500,00 2 500,00 0,00 „Czwórka” organizacja Turniejów Piłkarskich „Orlikowa Liga Mistrzów” Prowadzenie działalności w zakresie szkolenia Uczniowski Ludowy Klub młodzieży oraz organizacja i udział w zawodach 04.02.2013 8 350,00 8 350,00 0,00 Sportowy przy ZSO sportowych
Uczniowski Ludowy Klub Prowadzenie szkoleń dla dzieci i młodzieży 07.02.2013 21 450,00 20 862,60 587,40
______155 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Sportowy „Kusy” przy w sekcjach tenisa stołowego i piłki nożnej Gimnazjum w Łobudzicach oraz udział w zawodach
Miejsko-Gminny Szkolny Zorganizowanie Igrzysk Młodzieży Szkolnej, Gimnazjady, Licealiady, Biegów Majowych, Związek Sportowy 07.02.2013 29 000,00 28 893,07 106,93 Turnieju Koszykówki Ulicznej, szkolenia w zakresie lekkiej atletyki Miejsko -Gminny Ludowy Klub Wspieranie sportu z zakresu różnych dyscyplin Sportowy 13.02.2013 21 000,00 21 000,00 0,00 sportowych
Uczniowski Klub Sportowy Zdrowo się odżywiamy i o zdrowie dbamy 03.07.2013 1 500,00 1 500,00 0,00 „Dwójka” Uczniowski Klub Sportowy Bądź zdrów 03.07.2013 1 500,00 1 500,00 0,00 „Czwórka”
W dniu 29 listopada 2012 roku Rada Miejska w Zelowie uchwałą nr XXXIII/255/2012 przyjęła Program współpracy pomiędzy Gminą Zelów a organizacjami pozarządowymi w 2013 roku. Zgodnie z rozdziałem VI – Zadania priorytetowe współpraca Gminy z organizacjami pozarządowymi dotyczyła realizacji zadań publicznych, określonych w art. 4 ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie, w zakresie odpowiadającym zadaniom gminy. Na rok 2013 jako priorytetowe zostały określone zadania między innymi w zakresie kultury fizycznej i turystyki obejmujące: a) upowszechnianie kultury fizycznej i sportu poprzez: - realizację współzawodnictwa sportowo-rekreacyjnego dzieci i młodzieży z przedszkoli, szkół podstawowych, gimnazjów oraz szkół ponadgimnazjalnych; - wspieranie szkolenia w sporcie młodzieżowym w różnych dyscyplinach; - działania na rzecz nowych form amatorskiego ruchu sportowego i czynnej rekreacji ruchowej ogółu społeczności lokalnej; - organizację gminnych imprez i widowisk sportowo - rekreacyjnych; b) rozwój i upowszechnianie kultury fizycznej i sportu w środowisku osób ‘ c) realizację czynnego wypoczynku dla dzieci i młodzieży w okresie ferii zimowych i wakacji letnich. W rozdziale VIII omawianego programu wskazano środki finansowe jakie przewidziano na realizację wskazanych zadań w wysokości nie mniejszej niż 350.000 zł. W dniu 19 grudnia 2012 roku Rada Miejska w Zelowie uchwałą nr XXXIV/261/2012 przyjęła budżet Gminy Zelów na rok 2013. Załącznik nr 4 do wskazanej uchwały stanowił plan dotacji udzielonych w 2013 roku podmiotom należącym i nie należącym do sektora finansów publicznych. Zgodnie ze wskazanym planem przewidziano udzielenie dotacji na rzecz jednostek spoza sektora finansów publicznych na kwotę 640.000,00 zł w tym: Nazwa podmiotu Dział Rozdział § Kwota dotacji
Dotacja przedmiotowa - konkurs 750 75095 2630 3 000,00
Ochotnicze Straże Pożarne - dotacje celowe 754 75412 6230 Parafia Ewangelicko-Reformowana w Zelowie - dotacja podmiotowa 801 80104 2540 270 000,00
______156 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Dotacja przedmiotowa - konkurs 801 80195 2630 14 000,00
Dotacja przedmiotowa - konkurs 851 85154 2630 32 000,00
Dotacja przedmiotowa - konkurs 854 85415 2630 6 000,00
Dotacja przedmiotowa – konkurs 921 92109 2630 10 000,00
Dotacja przedmiotowa na konserwacje zabytków 921 92120 2630 20 000,00
Dotacja przedmiotowa - konkurs 926 92605 2630 285 000,00
W dniu 17 grudnia 2012 roku Burmistrz Zelowa ogłosił otwarty konkurs ofert na realizację zadań publicznych Gminy Zelów z zakresu ochrony zdrowia, oświaty i wychowania, wypoczynku dzieci i młodzieży, kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i tradycji oraz wspierania i upowszechniania kultury fizycznej i sportu w 2013 roku. Konkurs obejmował zadania: Lp Zadanie Kwota dotacji 1 Ochrona zdrowia w szczególności prowadzenie świetlic, profilaktyka zdrowotna 32.000 2 Oświata i wychowanie w szczególności stypendia i programy grantowe 9.000 3 Wypoczynek dzieci i młodzieży w szczególności organizacja czasu wolnego 14.000 4 Kultura, sztuka, ochrona dóbr kultury i tradycji 10.000 5 Wspieranie i upowszechnianie kultury fizycznei i sportu w szczególności: - prowadzenie sekcji piłki nożnej i udział w rozgrywkach ligowych PZPN 200.000 - wspieranie sportu z zakresu różnych dyscyplin sportowych 85.000
Zgodnie z ogłoszeniem oferty należało składać do dnia 8 stycznia 2013 roku. W ogłoszeniu opisano zasady przyznawania dotacji, terminy i warunki realizacji zadania publicznego a także tryb wyboru ofert. W części IV ogłoszenia – termin i tryb wyboru ofert wskazano między innymi, iż oferty wpierw będą oceniane pod względem formalnym a po pozytywnej weryfikacji będą podlegać weryfikacji według kryteriów merytorycznych wskazanych w karcie oceny merytorycznej stanowiącej załącznik do ogłoszenia (kryteria merytoryczne przewidywały punktację w zakresie: celowości realizacji zadania publicznego, rezultatów realizacji zadania publicznego, zaangażowania różnych środowisk w realizację zadania, oceny efektywności kosztów zadania, analizy i oceny realizacji zadań zleconych z lat poprzednich, zasobów osobowych i doświadczenia wnioskodawcy, prawidłowości i przejrzystości budżetu zadania, planowany udział środków własnych). W dniu 21 grudnia 2012 roku Burmistrz Zelowa zarządzeniem nr 58/2012 powołał Komisję Konkursową oraz ustalił Regulamin Prac Komisji Konkursowej w celu przeprowadzenia otwartego konkursu ofert na realizację zadań zleconych przez Gminę Zelów z zakresu z zakresu ochrony zdrowia, oświaty i wychowania, wypoczynku dzieci i młodzieży, kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i tradycji oraz wspierania i upowszechniania kultury fizycznej i sportu. W terminie wskazanym w ogłoszeniu o konkursie wpłynęło 18 ofert. W dniu 9 stycznia 2013 roku Komisja konkursowa dokonała oceny ofert pod względem formalnym i merytorycznym. W wyniku weryfikacji pod względem formalnym wezwano 10 oferentów do uzupełnienia ofert. Pozostałe oferty zostały ocenione indywidualnie przez członków Komisji. Kontrolą objęto udzielenie dotacji na rzecz:
______157 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- Zelowskiego Klubu Sportowego „WŁÓKNIARZ” – z tytułu prowadzenia sekcji piłki nożnej i udziału w rozgrywkach ligowych PZPN-u, - Uczniowskiego Ludowego Klubu Sportowego „Kusy” przy Gimnazjum w Łobudzicach – z tytułu prowadzenia szkoleń dla dzieci i młodzieży w sekcjach tenisa stołowego i piłki nożnej oraz udział w zawodach. Dotacja na rzecz Zelowskiego Klubu Sportowego „WŁÓKNIARZ” W dniu 31 stycznia 2013 roku w wyniku weryfikacji oferty złożonej w dniu 8 stycznia 2013 roku Burmistrz Zelowa zaprosił Prezesa Klubu Sportowego do zawarcia umowy o wsparcie realizacji zadania 5 - prowadzenia sekcji piłki nożnej i udział w rozgrywkach ligowych PZPN-u. Zgodnie z kartą oceny formalnej oferta spełniała wymogi formalne wyszczególnione w ogłoszeniu, natomiast zgodnie z kartami oceny merytorycznej sporządzonymi przez poszczególnych członków komisji konkursowej oferta została pozytywnie oceniona pod względem merytorycznym i otrzymała od 52 do 68 punktów (na 70 możliwych). W dniu 31 stycznia 2013 roku Burmistrz Zelowa zarządzeniem nr 6/2013 dokonał rozstrzygnięcia otwartego konkursu na realizację zadań publicznych z zakresu ochrony zdrowia, oświaty i wychowania, wypoczynku dzieci i młodzieży, kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i tradycji oraz wspierania i upowszechniania kultury fizycznej i sportu w 2013 roku. W załączniku do wskazanego zarządzenia wyszczególniono podmioty, którym przyznano dotacje wraz z kwotą dofinansowania i nazwą realizowanego zadania W dniu 4 lutego 2013 roku zawarto umowę nr Fn.3226.16.2013 pomiędzy Gminą Zelów reprezentowaną przez Burmistrza Zelowa – Urszulę Świerczyńską, przy kontrasygnacie Skarbnika Miasta – Jadwigi Stróż a Zelowskim Klubem Sportowym „WŁÓKNIARZ” reprezentowanym przez Prezesa – Marię Korzynek oraz Skarbnika Zarządu – Romana Rudnickiego na realizację zadania „prowadzenia sekcji piłki nożnej i udział w rozgrywkach ligowych PZPN-u”. W umowie wskazano przyznanie dotacji w wysokości 200.000 zł (płatne w 2 transzach – I do 15 lutego 2013 roku w wysokości 100.000 zł, II do dnia 15 sierpnia 2013 roku, pod warunkiem wydatkowania co najmniej 80% przekazanych środków dotacji). Zleceniobiorca zobowiązał się do przekazania wkładu własnego w wysokości 65.000 zł (całkowita wartość zadania wynosiła 265.000 zł). W § 11 pkt 4 umowy wskazano, iż jeżeli dany koszt finansowany z dotacji wykazany w sprawozdaniu z realizacji zadania publicznego nie jest równy z kosztem określonym w odpowiedniej pozycji kosztorysu to uznaje się go za zgodny wtedy, gdy nie nastąpiło jego zwiększenie o więcej niż 10 %. W § 5 umowy wskazano, iż zleceniobiorca jest zobowiązany do zachowania procentowego udziału dotacji w całkowitych kosztach zadania publicznego (to jest w przypadku wskazanej dotacji wskaźnika w wysokości 75,47%). Równocześnie wskazano, iż procentowy udział dotacji nie może przekroczyć 90% kosztów zadania. W § 11 pkt 5 wskazano, iż powyższy obowiązek uważa się za zachowany, jeśli procentowy udział dotacji nie zwiększy się więcej niż o 5 % w stosunku do wynikającego z § 5 pkt 2 (90%). Załącznikiem do wskazanej umowy był zaktualizowany harmonogram kalkulacji przewidywanych kosztów. Przekazanie transz dotacji na rzecz Zleceniobiorcy obrazuje tabela: Lp Data przekazania Transza w kwocie (zł) Nr wyciągu bankowego 1 11.02.2013 100.000 29 2 14.08.2013 100.000 156
______158 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W dniu 19 lipca 2013 roku Zleceniobiorca przedłożył sprawozdanie częściowe z wydatkowania I transzy dotacji na wykonanie zadania publicznego. Sprawozdanie zostało sprawdzone i zaakceptowane w dniu 24 lipca 2013 roku. W dniu 30 stycznia 2014 roku Zleceniobiorca przedłożył sprawozdanie końcowe z wydatkowania dotacji na wykonanie zadania publicznego. Sprawozdanie pod względem merytorycznym zostało zatwierdzone przez Małgorzatę Gajdę – pracownika Referatu Oświaty, Kultury, sportu i Zdrowia oraz pod względem finansowym przez Skarbnika Miasta – Jadwigę Stróż. Zgodnie z wskazanym sprawozdaniem wydatkowano kwotę: Lp. Rodzaj kosztów Całość zadania zgodnie z umową Całość zadania zgodnie z rozliczeniem Różnica w Różnica w wydatkowaniu wydatkowaniu zadania dotacji względem względem oferty umowy Koszt Z tego z Z tego Koszt Z tego z Z tego środki całkowity dotacji środki całkowity dotacji własne własne (w zł) (w zł) (w zł) (w zł) (w zł) (w zł) 1 Opłaty sędziowskie 30 000,00 23 000,00 7 000,00 22 257,00 21 211,00 1 046,00 -7 743,00 -1 789,00 2 Płace trenerów i 48 000,00 40 000,00 8 000,00 29 263,00 25 563,00 3 700 ,00 -18 737,00 -14 437,00 instruktorów 3 Opieka medyczna 3 000,00 3 000,000 0,00 2 869,45 2 869,45 0,00 -130,55 -130,55 4 Płace pracowników 16 000,00 14 000,00 2 000,00 12 563,14 12 563,14 0,00 -3 436,86 -1 436,86 gospodarczych 5 Transport na mecze 32 000,00 25 000, 00 7 000,00 27 342,13 19 646,92 7 695,21 -4 657,87 -5 353,08 6 Zakup strojów i 8 000,000 4 000,00 4 000,00 6 350,17 6 314,17 36,00 -1 649,83 +2 314,17 obuwia 7 Zakup sprzętu 5 000,00 2 000,00 3 000,00 0,00 0,00 0,00 -5 000,00 -2 000,00 sportowego 8 Opła ty regulaminowe 24 000,00 13 000,00 11 000,00 23 836,90 18 201,90 5 635,00 -163,10 +5 201,90 9 Dojazdy/stypendia 63 000,00 53 000,00 10 000,00 81 464,38 68 834,09 12 621,29 +18 464,38 +15 834,09 10 Sale 9 000,00 7 000,00 2 000,00 13 197,11 10 875,68 2 321,43 +4 197,11 +3 875,68 treningowe/siłownia 11 Utrzymanie obiektów 12 000,000 8 000,00 4 000,00 7 789,84 5 709,94 2 079,90 -4 210,16 -2 290,06 sportowych RAZEM KOSZTY 250 000,00 192 000,00 58 000,00 226 933,12 191 789,29 35 134,83 -23 066,88 -210,71 MERYTORYCZNE KOSZTY 6 000,00 3 000,00 3 000,00 4 720,00 4 720,00 0,00 -1 280,00 +1 720,00 ADMINISTRACYJNE KOSZTY 9 000,00 5 000,00 4 000,00 4 864,42 3 481,71 1 382,71 -4 135,58 -1.518,29 POZOSTAŁE RAZEM 265 000 ,00 200 000 ,00 65 000 ,00 236 517,54 200 000,00 36 517,54
Wobec powyższych obliczeń należy wskazać, iż wydatki związane z kosztami dojazdów na treningi i stypendiami dla zawodników przekraczały o kwotę 18.464,38 zł koszty wyszczególnione w ofercie to jest kwotę 63.000,00 zł, analogiczna sytuacja dotyczyła wydatków związanych z wynajmem sal treningowych i siłowni gdzie wydatki o kwotę 4.197,11 zł przekroczyły koszty wyszczególnione w ofercie to jest kwotę 9.000,00 zł.
______159 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W odniesieniu do powyższego stwierdzenia wyjaśnienia złożyła Marzanna Socha – Kierownik Referatu Oświaty, Kultury, Sportu i Zdrowia oświadczając, iż: Umowa z Zelowskim Klubem Sportowym „WŁÓKNIARZ” Zelów nr FN.3226.16.2013 z 4 lutego 2013 r. na prowadzenie sekcji piłki nożnej i udział w rozgrywkach ligowych PZPN- u zawarta została w oparciu o ofertę złożoną przez dotowanego zgodnie ze wzorem zamieszczonym w rozporządzeniu Ministra Sportu i Polityki Społecznej z dnia 15 grudnia 2010 roku w sprawie wzoru oferty i ramowego wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. z 2011 r. Nr 6 poz. 25). Wzór oferty w pozycji IV. pt.: „Kalkulacja przewidywanych kosztów realizacji zadania publicznego” zawiera w pkt 1 kosztorys ze względu na rodzaj kosztów. Pozycja ta wymienia 3 rodzaje kosztów tj. merytoryczne, administracyjne i pozostałe. Rozliczenie więc wykonania zawartej umowy następuje szczegółowo w ramach danego rodzaju kosztów. Pojęcie rodzaju kosztów jest pojęciem szerokim, które dla danego rodzaju podlega rozwinięciu i uszczegółowieniu w ofercie wykonawcy. To uszczegółowienie nie ma wypływu na sposób rozliczenia danego rodzaju kosztów. Zgodnie z § 11 ust. 4 umowy bowiem „odpowiednia pozycja kosztorysu” to właśnie określony zgodnie ze wzorem oferty rodzaj kosztów. Oznacza to, iż zgodnie z postanowieniami ust. 4 umowy zwiększenie w danym rodzaju kosztów może wystąpić o nie więcej niż 10%. Zwiększenie więc wydatków, które nastąpiły w kosztach merytorycznych odbyło się zgodnie z umową i obowiązującymi przepisami prawa. Oświadczenie Marzanny Sochy – Kierownika Referatu Oświaty, Kultury, Sportu i Zdrowia w sprawie umowy zawartej z Zelowskim Klubem Sportowym „WŁÓKNIARZ” Zelów nr FN.3226.16.2013 z dnia 4 lutego 2013 roku stanowi załącznik nr 22 do protokołu kontroli. Dotacja na rzecz Uczniowski Ludowy Klub Sportowy „Kusy” przy Gimnazjum w Łobudzicach W dniu 31 stycznia 2013 roku w wyniku weryfikacji oferty złożonej w dniu 8 stycznia 2013 roku Burmistrz Zelowa zaprosił Prezesa Uczniowskiego Klubu Sportowego do zawarcia umowy o wsparcie realizacji zadania 5 - z tytułu prowadzenia szkoleń dla dzieci i młodzieży w sekcjach tenisa stołowego i piłki nożnej oraz udział w zawodach. Zgodnie z kartą oceny formalnej oferta spełniała wymogi formalne wyszczególnione w ogłoszeniu, natomiast zgodnie z kartami oceny merytorycznej sporządzonymi przez poszczególnych członków komisji konkursowej oferta została pozytywnie oceniona pod względem merytorycznym i otrzymała od 46 do 49 punktów (na 70 możliwych). W dniu 31 stycznia 2013 roku Burmistrz Zelowa zarządzeniem nr 6/2013 dokonał rozstrzygnięcia otwartego konkursu na realizację zadań publicznych z zakresu ochrony zdrowia, oświaty i wychowania, wypoczynku dzieci i młodzieży, kultury, sztuki, ochrony dóbr kultury i tradycji oraz wspierania i upowszechniania kultury fizycznej i sportu w 2013 roku. W załączniku do wskazanego zarządzenia wyszczególniono podmioty którym przyznano dotacje wraz z kwotą dofinansowania i nazwą realizowanego zadania W dniu 7 lutego 2013 roku zawarto umowę nr Fn.3226.21.2013 pomiędzy Gminą Zelów reprezentowaną przez Burmistrza Zelowa – Urszulę Świerczyńską, przy kontrasygnacie Skarbnika Miasta – Jadwigi Stróż a Uczniowskim Ludowym Klubem Sportowym „KUSY” reprezentowanym przez Prezesa – Andrzeja Tarkę oraz Członka Zarządu – Szczepana Krajdę na realizację zadania „prowadzenie szkoleń dla dzieci i młodzieży w sekcjach tenisa stołowego i piłki nożnej oraz udział w zawodach”. W umowie wskazano przyznanie dotacji w wysokości 21.450 zł (płatne w 2 transzach – I do 15 lutego 2013 roku w wysokości 11.000 zł, II do dnia 15 sierpnia 2013 roku w wysokości 10.450,00, pod warunkiem pod warunkiem wydatkowania co najmniej 80% przekazanych środków
______160 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
dotacji). Zleceniobiorca zobowiązał się do przekazania wkładu własnego w wysokości 65.000 zł (całkowita wartość zadania wynosiła 265.000 zł). W § 11 pkt 4 umowy wskazano, iż jeżeli dany koszt finansowany z dotacji wykazany w sprawozdaniu z realizacji zadania publicznego nie jest równy z kosztem określonym w odpowiedniej pozycji kosztorysu to uznaje się go za zgodny wtedy, gdy nie nastąpiło jego zwiększenie o więcej niż 10 %. W § 5 umowy wskazano, iż zleceniobiorca jest zobowiązany do zachowania procentowego udziału dotacji w całkowitych kosztach zadania publicznego (to jest w przypadku wskazanej dotacji wskaźnika w wysokości 89,94%). Równocześnie wskazano, iż procentowy udział dotacji nie może przekroczyć 90% kosztów zadania. W § 11 pkt 5 wskazano, iż powyższy obowiązek uważa się za zachowany, jeśli procentowy udział dotacji nie zwiększy się więcej niż o 5 % w stosunku do wynikającego z § 5 pkt 2 (90%). Załącznikiem do wskazanej umowy był zaktualizowany harmonogram kalkulacji przewidywanych kosztów. Przekazanie transz dotacji na rzecz Zleceniobiorcy obrazuje tabela: Lp Data przekazania Transza w kwocie (zł) Nr wyciągu bankowego 1 11.02.2013 11.000 29 2 14.08.2013 10.450 156
W dniu 12 lipca 2013 roku Zleceniobiorca przedłożył sprawozdanie częściowe z wydatkowania I transzy dotacji na wykonanie zadania publicznego. Sprawozdanie zostało sprawdzone i zaakceptowane w dniu 17 lipca 2013 roku. W dniu 29 stycznia 2014 roku Zleceniobiorca przedłożył sprawozdanie końcowe z wydatkowania dotacji na wykonanie zadania publicznego. Sprawozdanie pod względem merytorycznym zostało zatwierdzone przez Małgorzatę Gajdę – pracownika Referatu Oświaty, Kultury, sportu i Zdrowia oraz pod względem finansowym przez Skarbnika Miasta – Jadwigę Stróż. Zgodnie z wskazanym sprawozdaniem wydatkowano dotację w wysokości 20.862,60 zł. W dniu 30 grudnia 2013 roku niewykorzystana dotacja w kwocie 587,40 zł została zwrócona na konto udzielającego dotacji.
3. DOTACJE NA RZECZ SZKÓŁ I PRZEDSZKOLI NIEPUBLICZNYCH (ART .90 USTAWY O SYSTEMIE O ŚWIATY ) - 2013 ROK
W obecnie obowiązującym Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Zelowie sprawami związanymi z oświatą zajmuje się Referat Oświaty, Kultury, Sportu i Zdrowia. Należy jednak wskazać, iż w regulaminie nie znajduję się zapis, iż w kompetencjach wskazanego referatu pozostają: wyliczanie wysokości dotacji dla niepublicznych placówek oświatowych (szkół i przedszkoli) oraz kontrola nad prawidłowym wydatkowania dotacji. W dniu 2 października 2014 roku Sekretarz Miasta oświadczyła, iż: Wyliczeniem wysokości dotacji dla oświatowych placówek niepublicznych od lat zwyczajowo zajmuje się Referat Oświaty, Kultury, Sportu i Zdrowia, m.in. z tego względu, że posiada informacje o danych niezbędnych do jej wyliczenia. W zakresie czynności kierownika referatu zadanie to zostało zapisane jako „wykonywanie zadań związanych z dotowaniem z budżetu gminy niepublicznych przedszkoli i szkół”. Natomiast w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miejskiego nie zostało to
______161 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
jednoznacznie uregulowane. W najbliższym czasie planuje się wprowadzić zamiany w zapisach regulaminowych i w § 22 „Do zadań Referatu Oświaty, Kultury, Sportu i Zdrowia należy w szczególności:” dodane zostaną ustępy o treści „-ustalenie wysokości dotacji dla niepublicznych placówek oświatowych oraz -kontrola prawidłowości rozliczenia dotacji przyznanych z budżetu dla niepublicznych placówek oświatowych pod względem merytorycznym i finansowym”. Oświadczenie Agnieszki Mysłowskiej – Sekretarza Miasta z dnia 2 października 2014 roku w sprawie zadań Referatu` Oświaty, Kultury, Sportu i Zdrowia stanowi załącznik nr 23 do protokołu kontroli. Kierownikiem Referatu Oświaty, Kultury, Sportu i Zdrowia w okresie objętym kontrolą jest Marzenna Socha. Uchwałą Rady Miejskiej w Zelowie nr XXXVIII/383/2001 z dnia 28 listopada 2001 roku ustalono tryb udzielania i rozliczania dotacji przez Gminę Zelów dla niepublicznych przedszkoli. Powyższa uchwała została zmieniona uchwałami Rady Miejskiej w Zelowie z dnia 4 września 2009 roku nr XXXIV/262/2009 oraz z dnia 29 lipca 2010 roku nr LI/344/2010. Zgodnie z aktualnie obowiązującym § 1 ust. 1 powyższej uchwały, niepublicznym przedszkolom, w tym specjalnym i z oddziałami integracyjnymi, dotacje z budżetu Gminy Zelów przysługują w wysokości 75% ustalonych w budżecie Gminy wydatków bieżących ponoszonych w przedszkolach publicznych prowadzonych przez Gminę Zelów, w przeliczeniu na jednego ucznia, z tym że na ucznia niepełnosprawnego w wysokości 100% kwoty przewidzianej na niepełnosprawnego ucznia przedszkola i oddziału przedszkolnego, w części oświatowej subwencji ogólnej otrzymywanej przez Gminę Zelów. Zgodnie z aktualnie obowiązującym § 2 ust. 1, dotacji udziela się na wniosek osoby prowadzącej niepubliczne przedszkole lub niepubliczną inną formę wychowania przedszkolnego, złożony do Burmistrza Zelowa, nie później niż do dnia 30 września roku poprzedzającego rok udzielenia dotacji, który powinien zawierać: 1) nazwę, rodzaj i adres niepublicznego przedszkola lub innej formy wychowania przedszkolnego; 2) nazwę i adres osoby prowadzącej niepubliczne przedszkole lub inną formę wychowania przedszkolnego; 3) datę wydania i numer zaświadczenia o wpisie do ewidencji szkół i placówek niepublicznych; 4) datę rozpoczęcia działalności; 5) planowaną liczbę uczniów w roku, którego dotyczy wniosek o udzielenie dotacji, wraz z wyodrębnieniem: a) liczby uczniów z terenu Gminy Zelów, b) liczby uczniów spoza Gminy Zelów, c) liczby uczniów niepełnosprawnych; 6) dzienny czas pracy placówki; 7) nazwę i numer rachunku bankowego niepublicznego przedszkola lub innej formy wychowania przedszkolnego, na który ma być przekazywana dotacja. Osoby prowadzące przedszkole, którym udzielono dotacji, zobowiązane zostały do składania comiesięcznych informacji o faktycznej liczbie uczniów, w terminie do dnia 5 każdego miesiąca, według stanu na pierwszy dzień miesiąca, za który udzielana jest część dotacji przypadająca na dany miesiąc, według wzoru stanowiącego załącznik do uchwały.
______162 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Osoba prowadząca przedszkole została również zobowiązana do sporządzania miesięcznego rozliczenia otrzymanej dotacji, według wzoru stanowiącego załącznik do uchwały, w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po otrzymaniu dotacji. Ponadto zgodnie z § 4a ust. 1 wskazanej uchwały prawidłowość wykorzystania otrzymanej dotacji przez placówki, o których mowa w § 1, może być kontrolowana przez Burmistrza Zelowa. Kontrola miała być dokonywana przez osoby pisemnie do tego upoważnione przez Burmistrza Zelowa. Osoby upoważnione do przeprowadzenia kontroli miały prawo wstępu do placówki i wglądu do prowadzonej dokumentacji organizacyjnej, finansowej i przebiegu nauczania oraz przetwarzania danych osobowych uczniów tej placówki, niezbędnych do celów kontroli oraz sporządzania kserokopii udostępnionych dokumentów. Na terenie Gminy Zelów w 2013 roku funkcjonowało jedno niepubliczne przedszkole, działające w oparciu o art. 90 ust. 2b ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty (tekst jednolity z 2004 roku, Dz. U. nr 256, poz. 2572 ze zm.). Przedszkole zostało wpisane do ewidencji szkół i placówek niepublicznych prowadzonych przez Kuratorium Oświaty w Piotrkowie pod numerem 26/94 z dnia 25 lipca 1994 roku. Organem prowadzącym przedszkole jest Parafia Ewangelicko-Reformowana w Zelowie. Z informacji udzielonej przez Kierownika Referatu Oświaty, Kultury, Sportu i Zdrowia wynika, że na terenie Gminy Zelów działają 2 przedszkola prowadzone przez Gminę Zelów. Przedłożono uchwałę Rady Miejskiej w Zelowie nr XLII/360/2013 z dnia 8 listopada 2013 roku w sprawie ustalenia opłaty za świadczenia prowadzonych przez Gminę Zelów przedszkoli publicznych. W uchwale nr XXXIV/261/2012 z dnia 19 grudnia 2012 roku na 2013 rok w sprawie uchwalenia budżetu na 2013 roku zaplanowano dotację dla niepublicznego Przedszkola w dziale 801 rozdziale 80104 dotyczącym przedszkoli w wysokości 270.000,00 zł. W dniu 28 września 2012 roku do Urzędu Miejskiego w Zelowie wpłynął wniosek o przyznanie dotacji na rok budżetowy 2013 dla Przedszkola Edukacyjnego im. Jana Amosa Komeńskiego Parafii Ewangelicko-Reformowanej w Zelowie. Wniosek złożono w terminie zgodnym z art. 90 ust. 2b ustawy o systemie oświaty. Wzór wniosku określał załącznik do uchwały Rady Miejskiej w Zelowie. Zgodnie z cytowanymi powyżej przepisami uchwały, osoba prowadząca przedszkole winna do 5 dnia po upływie każdego miesiąca złożyć informacje o faktycznej liczbie uczniów według stanu na pierwszy dzień miesiąca, za który udzielana jest część dotacji przypadająca na dany miesiąc. Sprawdzono terminowość składania informacji o faktycznej liczbie uczniów oraz miesięczne rozliczenia dotacji, ustalając, że były one składane w terminie. Zgodnie z ówcześnie obowiązującym zapisem art. 90 ust. 2b ustawy o systemie oświaty, który obowiązywał w miesiącu grudniu 2012 roku, kiedy dokonano wyliczenia średniego planowanego miesięcznego kosztu utrzymania dziecka w miejskich przedszkolach, dotacje dla niepublicznych przedszkoli przysługiwały na każdego ucznia w wysokości nie niższej niż 75 % ustalonych w budżecie danej gminy wydatków bieżących, ponoszonych w przedszkolach publicznych w przeliczeniu na jednego ucznia, z tym, że na ucznia niepełnosprawnego w wysokości nie niższej, niż kwota przewidziana na niepełnosprawnego ucznia przedszkola w części oświatowej subwencji ogólnej otrzymywanej przez jednostkę samorządu terytorialnego. Zgodnie z pismem Dyrektora Przedszkola Samorządowego nr 1 z dnia 2 stycznia 2013 roku liczba dzieci we wskazanym przedszkolu wynosiła 95, zaś zgodnie
______163 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
z adnotacją pracownika Referatu Oświaty, Kultury, Sportu i Zdrowia liczba dzieci w Przedszkolu Samorządowym nr 4 wynosiła 77 (łącznie 172 dzieci). W dniu 24 stycznia 2013 roku pismem nr OKSZ.3024.8.1.2013 wprowadzono plan wydatków Przedszkola Samorządowego nr 1 w Zelowie. W dniu 24 stycznia 2013 roku pismem nr OKSZ.3024.9.1.2013 wprowadzono plan wydatków Przedszkola Samorządowego nr 4 w Zelowie. Powyższe plany zakładały wydatki w wysokości: Lp. rozdział (nazwa) Przedszkole Samorządowe Przedszkole Samorządowe Suma wydatków w nr 1 nr 4 przedszkolu nr 1 i nr 4 1 80104 (przedszkola) 792 909,00 624 391,00 1 417 300,00 2 80148 (stołówki szkolne i przedszkolne) 191 022,00 221 061,00 412 083,00 3 80113 (dowożenie uczniów do szkół) 250,00 0,00 250,00 4 80145 (komisje egzaminacyjne i doskonalenie 0,00 350,00 350,00 nauczycieli) 5 80146 (dokształcanie i doskonalen ie nauczycieli) 3 028,00 2 238,00 5 266,00 6 80195 (pozostała działalność) 9 800,00 2 500,00 12 300,00 RAZEM 997 009 ,00 850 540 ,00 1 847 549 ,00
Zgodnie z przedłożonymi kontrolującym wyliczeniami w 2013 roku podstawą wyliczenia dotacji dla przedszkola niepublicznego były prognozowane wydatki w dziale 80104 z uwzględnieniem zmian wynikających z budżetu Gminy Zelów. Wysokość dotacji wyliczano według wzoru: Wydatki bieżące w przedszkolach publicznych (rozdział 80104) / liczba dzieci w przedszkolach publicznych x 75% x liczba dzieci w przedszkolu niepublicznym Zbadano terminowość przekazywania dotacji, biorąc pod uwagę przepis § 2 pkt 3 ww. uchwały, który przewidywał przekazanie części dotacji do 15 dnia miesiąca. Wysokość i terminowość przekazywania dotacji w 2013 roku obrazuje tabela:
Liczba Planowane Liczba Data wpływu uczniów wydatki bieżące w uczniów Kwota dotacji na Kwota udzielonej M-c Data przekazania środków rozliczenia w przedszkolach przedszkoli ucznia dotacji dotacji miesiącu publicznych ogółem Styczeń 44 1 417 300,00 172 515,01 22 260,32 14 -01 -2013 05 -02 -2013 Luty 44 1 417 300,00 172 515,01 22 260,32 12 -02 -2013 14 -03 -2013 Marzec 44 1 417 300,00 173 512,03 22 529,34 12 -03 -2013 03 -04 -2013 Kwiecień 45 1 417 300,00 173 512,03 23 041,37 09 -04 -2013 15 -05 -2013 1 408 410,00 Maj 45 1 408 410,00 171 511,84 23 032,74 10 -05 -2013 10 -04 -2013 Czerwiec 45 1 408 410,00 171 514,77 23 164,64 11 -06 -2013 03 -07 -2013 1 375 410,00 Lipiec 45 1 375 410,00 172 506,28 22 782,54 10 -07 -2013 20 -08 -2013 Sierpień 45 1 375 410,00 172 499,79 22 490,35 08 -08 -2013 05 -09 -2013 1 376 389,00 Wrzesień 44 1 376 389,00 192 448,04 19 713,90 12 -09 -2013 04 -10 -2013 Październik 44 1 376 389,00 194 443,42 19 510,67 10 -10 -2013 04 -11 -2013
______164 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
List opad 44 1 376 389,00 194 443,42 19 510,67 14 -11 -2013 09 -12 -2013 Grudzień 44 1 376 389,00 194 445,89 19 614,78 11 -12 -2013 16 -01 -2014 Razem przekazana dotacja 260 711,63 Zwrot niewykorzystanej dotacji 0,00 Razem wydatki po dokonaniu zwrotu 260 711 ,63
Z rocznego sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2013 roku w dziale 801 rozdziale 80104 § 2540 wynika, że plan po zmianach wynosił 269.400,00 zł, zaś wykonanie – 260.711,64 zł. Zgodnie z przedłożoną kontrolującym notatką służbową w dniach od 15 do 24 lutego 2014 roku Sekretarz Miasta, Kierownik Referatu Oświaty, Kultury, Sportu i Zdrowia oraz Główna Księgowa wskazanego referatu przeprowadziły kontrolę prawidłowości naliczania dotacji dla przedszkola niepublicznego. Kontrolą objęto lata 2011-2013. W wyniku kontroli ustalono, iż: - nie dokonywano weryfikacji dotacji przy każdorazowej zmianie planów finansowych przedszkoli, co wynikało z braku przepływu informacji pomiędzy główną księgową a kierownikiem, - od 2011 roku to jest, od kiedy wprowadzono do klasyfikacji budżetowej rozdział 80148 – stołówki szkolne i przedszkolne główna księgowa nie uwzględniała tego rozdziału w wydatkach bieżących, - wydatki bieżące pomniejszano o dotacje celowe z WFOŚiGW otrzymywane przez przedszkola na realizację programów ekologicznych, - nie dokonywano odliczeń od wydatków bieżących w przedszkolach wpływów do budżetu z tytułu opłat za „czesne”. Stwierdzono, iż niepoprawne określenie wydatków bieżących skutkowało nieprawidłowościami w wysokości udzielonej dotacji, a według sporządzonego bilansu dotacja została nadpłacona w łącznej wysokości 5.383,04 zł. W dniu 11 marca 2014 roku Burmistrz Zelowa skierowała do podmiotu prowadzącego przedszkole niepubliczne pismo nr OKSZ.4431.2014 informujące, iż w wyniku przeprowadzonej kontroli dotyczącej prawidłowości naliczania w latach 2011-2013 dotacji dla Przedszkola Edukacyjnego im. J.A. Komeńskiego w Zelowie nastąpiły niezgodności między wysokością kwoty przekazywanej a należnej, zgodnie z tabelą: Rok Budżetowy Kwota rocznej przekazanej dotacji Kwota rocznej dotacji należnej (w Nadpłata/niedopłata (w zł) (w zł) zł) 2011 217 061,88 202 124,14 14 937,74 2012 246 565,56 248 610,64 - 2 045,08 2013 260 711,64 268 221,26 - 7 509,62 BILANS 5 383,04
Wobec czego nadpłacona dotacja zostanie rozliczona w kolejnych miesiącach roku 2014 – w miesiącu marcu wysokość należnej dotacji pomniejszona zostanie o kwotę 2.883,04 zł i w miesiącu kwietniu o kwotę 2.500,00 zł. W dniu 6 października 2014 roku oświadczenie złożyła Skarbnik Miasta wskazując, iż: Gmina Zelów nie posiada wydzielonych rachunków dochodów w oparciu o art. 223 ustawy o finansach publicznych.
______165 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Oświadczenie Jadwigi Stróż – Skarbnika Miasta w sprawie wydzielonego rachunku dochodów własnych stanowi załącznik nr 24 do protokołu kontroli. Ustalenia kontroli: Zgodnie z tabelą nr 1 stanowiącą załącznik do uchwały Rady Miejskiej w Zelowie nr XXXIV/261/2012 z dnia 19 grudnia 2012 roku w sprawie uchwalenia budżetu na 2013 rok dochody w dziale 801, rozdziale 80104, § 0830 – wpływy z usług prognozowano w kwocie 238.000 zł. Wskazaną kwotę stanowiły opłaty za korzystanie z wychowania przedszkolnego (tzw. czesne) i zostały wyliczone przez Dyrektorów Przedszkoli Samorządowych w dniu 4 października 2012 roku (Przedszkole Samorządowe nr 1 prognozowało opłaty za pobyt dziecka w przedszkolu w wysokości 108.000 zł, natomiast Przedszkole Samorządowe nr 4 prognozowało opłaty za pobyt dziecka w przedszkolu w wysokości 130.000 zł). Zgodnie z tabelą nr 1 do uchwały w sprawie uchwalenia budżetu na 2013 rok dochody w dziale 801, rozdziale 80148, § 0830 – wpływy z usług prognozowano w kwocie 513.000 zł. Na wskazaną kwotę składały się między innymi opłaty za żywienie, które zostały skalkulowane przez Dyrektorów Przedszkoli Samorządowych w dniu 4 października 2012 roku (Przedszkole Samorządowe nr 1 prognozowało kwotę w wysokości 102.000 zł, natomiast Przedszkole Samorządowe nr 4 prognozowało opłaty za pobyt dziecka w przedszkolu w wysokości 110.000 zł). Uchwałą Rady Miejskiej w Zelowie nr XLII/347/2013 z dnia 8 listopada 2013 roku w sprawie zmiany w budżecie Gminy Zelów na 2013 rok zmniejszono plan dochodów w dziale 801, rozdziale 80104, § 0830 – wpływy z usług do kwoty 158.000 zł (zmniejszenie o kwotę 80.000 zł) oraz w dziale 801, rozdziale 80148, § 0830 – wpływy z usług do kwoty 423.000 zł (zmniejszenie o 90.000 zł) Dokonano szczegółowej analizy wyliczeń średniego planowanego miesięcznego kosztu utrzymania dziecka w przedszkolu w 2013 roku, biorąc pod uwagę treść zacytowanego powyżej oświadczenia zgodnie, z którym jednostka nie prowadziła wyodrębnionego rachunku dochodowego oraz pamiętając, że do 1 września 2013 roku obowiązywał art. 90 ust. 2b przed zmianą wprowadzoną art. 1 ust. 17 ustawy z dnia 13 czerwca 2013 roku o zmianie ustawy o systemie oświaty oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2013 roku, poz. 827) stwierdzono, że obowiązujące wówczas przepisy prawa oraz brak wydzielonego rachunku dochodów, nie dawały podstaw do pomniejszenia kwoty wydatków bieżących o dochody z tytułu odpłatności za pobyt dziecka w przedszkolu i wpłat rodziców za wyżywienie, wobec czego wyliczenia jednostki, co do wysokości dotacji należy uznać za nieprawidłowe w okresie od 1 stycznia 2013 roku do 31 sierpnia 2013 roku. Zgodnie z przedstawionymi kontrolującym zmianami w planach finansowych Przedszkoli Samorządowych w Gminie Zelów wydatki bieżące w miesiącach styczeń -sierpień 2013 roku kształtowały się następująco: Miesiąc Kwota wydatków bieżących z Kwota przyjęta przez Gminę do Różnica planów przedszkoli wyliczenia dotacji styczeń 1 847 549,00 1 417 300,00 430 249,00 luty 1 847 549,00 1 417 300,00 430 249,00 marzec 1 847 549,00 1 417 300,00 430 249,00 kwiecień 1 847 549,00 1 417 300,00 430 249,00 1 879 549,00 1 408 410,00 471 139,00 maj 1 879 549,00 1 408 410,00 471 139,00
______166 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
czerwiec 1 879 549,00 1 408 410,00 471 139,00 1 882 419,00 1 375 410,00 507 009,00 lipiec 1 882 419,00 1 375 410,00 507 009,00 1 882 309,00 1 375 410,00 506 899,00 sierpień 1 882 309,00 1 375 410,00 506 899,00 1 883 288,00 1 376 389,00 506 899,00
Z dniem 1 września 2013 roku wszedł w życie przepis zmieniający art. 90 ust. 2b, zgodnie, z którym dotacje dla niepublicznych przedszkoli przysługują na każdego ucznia w wysokości nie niższej niż 75% ustalonych w budżecie danej gminy wydatków bieżących ponoszonych w przedszkolach publicznych w przeliczeniu na jednego ucznia, pomniejszonych o opłaty za korzystanie z wychowania przedszkolnego oraz za wyżywienie, stanowiące dochody budżetu gminy, z tym, że na ucznia niepełnosprawnego w wysokości nie niższej, niż kwota przewidziana na niepełnosprawnego ucznia przedszkola w części oświatowej subwencji ogólnej otrzymywanej przez gminę. Zgodnie z przedstawionymi kontrolującym zmianami w planach finansowych Przedszkoli Samorządowych w Gminie Zelów wydatki bieżące w miesiącach wrzesień - grudzień 2013 roku kształtowały się następująco: Miesiąc Kwota wydatków Kwota Kwota po Kwot a przyjęta Różnica Kwota przyjęta bieżących z dopuszczalnych dopuszczalnych przez Gminę do przez Gminę do planów odliczeń odliczeniach wyliczenia dotacji wyliczenia dotacji przedszkoli (pierwotnie) (po kontroli) wrzesień 1 883 288,00 450 000,00 1 433 288,00 1 376 389,00 56 899,00 1 433 288,00 1 928 000,00 1 478 000,00 101 611,00 1 478 000,00 październik 1 928 000,00 450 000,00 1 478 000,00 1 376 389,00 101 611,00 1 478 000,00 listopad 1 928 000,00 450 000,00 1 478 000,00 1 376 389,00 101 611,00 1 478 000,00 1 871 288,00 348 000,00 1 523 000,00 146 611,00 1 523 000,00
grudzień 1 871 28 8,00 348 000,00 1 523 000,00 1 376 389,00 146 611,00 1 523 000,00 1 871 388,00 348 000,00
Wobec powyższego należy uznać, iż dotacja w należytej wysokości została przekazana za miesiące wrzesień-grudzień 2013 roku po przeprowadzeniu czynności kontrolnych przez pracowników Urzędu Miejskiego w 2014 roku. AKTA KONTROLI [od strony 181 do strony 222 ] kserokopie: uchwały nr XXXVIII/383/2001, planów wydatków przedszkola nr 4 w Zelowie, notatki służbowej, planów wydatków przedszkola nr 1 w Zelowie, pisma z dnia 11 grudnia 2013 roku, pisma z dnia 11 marca 2014 roku, karty wydatków, wyliczenia wysokości dotacji.
4. WYDATKI OSOBOWE 4.1.Wydatki na wynagrodzenia – 2013-2014 rok
Prawidłowo ść ustalania i wypłaty wynagrodze ń na rzecz pracowników jednostki
Na podstawie sprawozdań Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego ustalono, że wydatki osobowe Urzędu w rozdziale 75023
______167 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
§ 4010 (wydatki osobowe) wynosiły w latach 2012-2013 oraz do 30 czerwca 2014 roku odpowiednio 2.607.832,61 zł, 2.756.109,41 zł i 1.424.167,48 zł.
Prowadzeniem dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych zajmuje się Referat Organizacyjny kierowany przez Przemysława Łacwika. Natomiast prowadzeniem kart wynagrodzeń i naliczaniem wynagrodzenia zajmuje się Danuta Młynarczyk – inspektor ds. płac w Referacie Finansowym. W okresie objętym kontrolą, w kontrolowanej jednostce obowiązywał Regulamin wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w Urzędzie Miejskim w Zelowie, wprowadzony zarządzeniem nr 120/12/2012 Burmistrza Zelowa z dnia 17 maja 2012 roku. Regulamin określał: [1] zasady wynagradzania pracowników samorządowych, [2] zasady przyznawania nagród pracownikom samorządowym, obejmował, [3] regulamin premiowania pracowników zatrudnionych na stanowiskach pomocniczych i obsługi. Kontrolą objęto wynagrodzenie Burmistrza Zelowa ustalone w uchwale nr XXVIII/213/2012 Rady Miejskiej w Zelowie z dnia 21 czerwca 2012 roku. Poszczególne składniki wynagrodzenia przedstawiają się następująco: [1] wynagrodzenie zasadnicze 5.800,00 zł; [2] dodatek funkcyjny – 2.000,00 zł; [3] dodatek specjalny – 2.730,00 zł; [4] dodatek stażowy – 20% wynagrodzenia zasadniczego (1.160,00 zł). Łącznie miesięczne wynagrodzenie Burmistrza od dnia 1 lipca 2012 roku wynosiło 11.690,00 zł. Kwota łącznego wynagrodzenia Burmistrza Zelowa ustalona została z zachowaniem kwoty bazowej, o której mowa w art. 37 ust. 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2008 roku nr 223 poz. 1458 ze zm.). Zgodnie z powyższym przepisem maksymalne wynagrodzenie dla pracowników samorządowych, zatrudnionych na podstawie wyboru, w tym burmistrza, nie może przekroczyć w okresie miesiąca siedmiokrotności kwoty bazowej określonej w ustawie budżetowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 grudnia 1999 roku o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych innych ustaw (tekst jednolity z 2011 roku, Dz.U. nr 79, poz. 431 ze zm.). Zatem, w latach 2013-2014 zgodnie z art. 13 ust. 1 pkt 2 lit. a) ustawy budżetowej na rok 2013 (Dz. U. poz. 169), oraz art. 9 ust. 1 pkt 2 lit. a) kwota bazowa dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe wynosiła i wynosi 1.766,46 zł, (1.766,46 zł x 7 = 12.365,22 zł). Kontrolą objęto prawidłowość przyznanych kategorii zaszeregowania, stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatków: stażowego, funkcyjnego oraz specjalnego dla następujących pracowników Urzędu Miejskiego w Zelowie: − Zastępcy Burmistrza, − Skarbnika Miasta, − Sekretarza Miasta, − Kierownik Referatu Finansowego, − Zastępcy Kierownika Referatu Finansowego, − Kierownik Referatu Zamówień Publicznych, Inwestycji i Strategii, − Podinspektora w Referacie Zamówień Publicznych, Inwestycji i Strategii, − Referenta w Referacie Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska, − Podinspektora w Referacie Organizacyjnym, − Inspektor w Referacie Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa,
______168 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
− Inspektor w Referacie Organizacyjnym. W wyniku kontroli wynagrodzeń wyżej wymienionych pracowników (karty wynagrodzeń, angaże, listy płac) stwierdzono, co następuje: − Regulamin wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w Urzędzie Miejskim w Zelowie w załączniku nr 1 określał wykaz stanowisk i kwot wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatku funkcyjnego w Urzędzie Miejskim w Zelowie, jednakże wymieniona w tabeli nr III – Stanowiska urzędnicze kategoria zaszeregowania dla stanowisk: główny specjalista, inspektor, starszy specjalista, starszy informatyk określona została jako XIII, co odbiegało od kategorii zaszeregowań wskazanych w rozporządzeniu z dnia 18 marca 2009 roku w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 roku, poz. 1050 ze zm.) dla przedmiotowych stanowisk. Zgodnie ze wskazanym rozporządzeniem dla stanowiska głównego specjalisty i inspektora wskazana została kategoria XII, zaś dla stanowisk starszy specjalista i starszy informatyk – kategoria XI. Powyższe spowodowało, że w angażach pracowników zatrudnionych na stanowisku inspektora wskazana została nieprawidłowo kategoria zaszeregowania XIII, zamiast XII. Analiza wskazanego Regulaminu wykazała, iż minimalny poziom wynagrodzenia zasadniczego dla przedmiotowych stanowisk określony został w prawidłowych wysokościach. Wysokość wynagrodzenia zasadniczego ustalona dla inspektorów objętych próbą kontrolną mieściła się w przedziale kwotowym określonym w Regulaminie. W trakcie trwania kontroli, tj. w dniu 7 października 2014 roku Przemysław Łacwik – Kierownik Referatu Organizacyjnego w złożonym oświadczeniu poinformował, iż skorygowany został błąd nieprawidłowego zaszeregowania u wszystkich pracowników na stanowisku inspektora w Urzędzie Miejskim w Zelowie. Jak wynika z oświadczenia pracownicy zostali powiadomieni na piśmie o zmianie kategorii XIII na XII i wyrazili zgodę na powyższe. Jednocześnie Kierownik poinformował o zmianie treści tabeli III załącznika do Regulaminu wynagradzania w kwestii dotyczącej kategorii zaszeregowania zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 roku w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych, która to zmiana wprowadzona została zarządzeniem nr 120.15.2014 z dnia 1 października 2014 roku. Do oświadczenia załączone zostały kserokopie angaży pracowników objętych próbą kontrolną, u których stwierdzono nieprawidłowe zaszeregowanie. − ustalone dla pozostałych pracowników wynagrodzenia mieściły się w granicach określonych przepisami ww. rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych oraz regulaminem wynagradzania, za wyjątkiem wynagrodzenia Zastępcy Burmistrza. Wynagrodzenie zasadnicze na podstawie angażu z dnia 5 lipca 2012 roku ustalone zostało dla Zastępcy Burmistrza Zelowa – Grzegorza Lorka w wysokości 5.400,00 zł. Wskazane wynagrodzenie przyznane zostało niezgodnie z załącznikiem nr 3 tabela nr III poz. 4 tabeli do rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych, gdzie jego maksymalna wysokość nie mogła przekraczać kwoty 5.200,00 zł. Wynagrodzenie zasadnicze i tym samym dodatek stażowy wypłacane były w kwocie wyższej, od miesiąca lipca 2012 roku do miesiąca marca 2013 roku. W wyniku powyższego wynagrodzenie zasadnicze wypłacone zostało o 1.800,00 zł brutto za dużo, natomiast dodatek stażowy o kwotę 288,00 zł brutto. Pismem z dnia 25 marca 2013 roku Burmistrz Zelowa zmieniła za zgodą pracownika wynagrodzenie zasadnicze do kwoty 5.200,00 zł z jednoczesnym zwiększeniem dodatku funkcyjnego z kwoty 1.400,00 zł na 1.900,00 zł. Pobrane wynagrodzenie w kwocie 2.088,00 zł
______169 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zostało potrącone pracownikowi, za jego zgodą z dnia 25 października 2013 roku, w dwóch ratach po 1.044,00 zł w miesiącu listopadzie i grudniu 2013 roku (listy płac nr odpowiednio: 75023§4010/11/2013zaXIM z dnia 27 listopada 2013 roku, 75023§4010/12/2013M z dnia 23 grudnia 2013 roku, − w angażach wynagrodzeń pracowników, poza opisanymi wyżej angażami pracowników zatrudnionych na stanowiskach inspektora, zastosowano prawidłowe kategorie zaszeregowań, − dodatek specjalny, w ramach obranej próby, wypłacany był trzem pracownikom Urzędu w 2014 roku w związku z dodatkowymi obowiązkami wynikającymi z prowadzonego projektu współfinansowanego ze środków UE pn. „Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu w Gminie Zelów – inwestujemy w przyszłość”. Dodatek ten wypłacany był w wysokościach w jakich był przyznany na podstawie oddzielnych list płac: 8529P§4010/04/2014 PROJ z dnia 23 kwietnia 2014 roku, 8529P§4010/8/2014 PROJ z dnia 21 sierpnia 2014 roku, − zarówno listy płac, jak i karty wynagrodzeń były prowadzone komputerowo, − poddane kontroli listy płac, za miesiąc maj i wrzesień 2013 roku, oraz kwiecień i sierpień 2014 roku były sprawdzane pod względem merytorycznym przez Kierownika Referatu Organizacyjnego, pod względem formalnym i rachunkowym przez osobę sporządzającą listy, tj. przez Danutę Młynarczyk – inspektora ds. płac , zatwierdzone do wypłaty przez Skarbnika Miasta i Zastępcę Burmistrza, bądź Sekretarza Miasta. Zgodnie z zapisem § 18 pkt 6 „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Urzędzie Miejskim w Zelowie” wprowadzonej zarządzeniem nr 0152/32/2009 Burmistrza Zelowa z dnia 31 grudnia 2009 roku – listy płac powinny być podpisane przez: osobę sporządzającą i sprawdzającą pod względem formalnym i rachunkowym, osobę sprawdzającą pod względem merytorycznym, Skarbnika Miasta, Burmistrza Zelowa lub upoważnioną osobę. Z powyższego wynika, iż listy płac sprawdzane są pod względem formalnym i rachunkowym przez osobę sporządzającą listy. Przyjęte rozwiązanie sporządzania i sprawdzania list płac pod względem formalnym i rachunkowym przez tę samą osobę jest rozwiązaniem niepozwalającym wyeliminować powstałe błędy rachunkowe. Czynność weryfikacji list płac na poziomie formalnym i rachunkowym winna być dokonywana przez inną osobę celem wykluczenia powstałych przy sporządzaniu list pomyłek. − wynagrodzenia naliczono w należytej wysokości.
Oświadczenie Kierownika Referatu Organizacyjnego z dnia 7 października 2014 roku dot. zmiany zaszeregowania pracowników na stanowisku inspektora stanowi załącznik nr 25 do protokołu kontroli. AKTA KONTROLI [od strony 223 do strony 230] kserokopie: wyciągu z zarządzenia nr 120/12/2012 wraz z załącznikiem nr 1, zarządzenia nr 120.15.2014 z dnia 1 października 2014 roku w sprawie zmiany tabeli nr III do załącznika nr 1 w zarządzeniu w sprawie ustalenia regulaminu wynagradzania, dwóch angaży z dnia 5 lipca 2012 roku dot. pracowników na stanowiskach inspektorów, wyciągów z list płac przyjętych do kontroli – strony zawierające podpisy osób dokonujących kontroli wewnętrznej i zatwierdzenia wydatku.
Wypłata odpraw i ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy Kontroli poddano prawidłowość obliczenia i wypłaty następujących świadczeń: Odprawy:
______170 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
[1] 15.300,00 zł (sześciomiesięczna odprawa emerytalna wypłacona w roku 2013), [2] 12.943,20 zł (sześciomiesięczna odprawa emerytalna wypłacona w roku 2013), [3] 4.123,74 zł (dwumiesięczna odprawa w związku z rozwiązaniem stosunku pracy),
Ekwiwalenty (…) 71 W wyniku analizy dokumentacji źródłowej stwierdzono, że wysokość ekwiwalentu została obliczona przy zastosowaniu właściwego wskaźnika, który dla roku 2013 wynosił 20,92, zaś dla roku 2014 – 20,83. Nie stwierdzono nieprawidłowości przy naliczeniu i wypłacie ww. ekwiwalentu, jak również w przypadku naliczenia i wypłaty ww. odpraw.
4.2. Zakładowy Fundusz Świadcze ń Socjalnych
Zarządzeniem nr 120/8/2012 z dnia 21 lutego 2012 roku Burmistrz Zelowa wprowadził zmiany do Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Urzędu Miejskiego w Zelowie zatwierdzony zarządzeniem nr 0152/24/2009 z dnia 17 grudnia 2009 roku. Jednocześnie ustalił teks jednolity obecnie obowiązującego regulaminu ZFŚS. Przedmiotowy regulamin określa m.in. zasady tworzenia funduszu, osoby uprawnione do korzystania z funduszu, przeznaczenie ZFŚS, zasady przeznaczenia środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej oraz zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń, zasady udzielania dofinansowania. W roku 2013 z tytułu odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalny pracowników Urzędu Miejski w Zelowie wydatkowane zostały środki w kwocie ogółem 79.315,34 zł, natomiast w I półroczu 2014 roku 69.300,00 zł, w tym: 2013 I półrocze 2014 Rozdział 75011 – 800,00 800,00 Rozdział 75023 – 74.139,62 65.200,00 Rozdział 75412 – 2.187,86 1.650,00 Rozdział 90015 – 2.187,86 1.650,00 Uwzględniając zapis art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity Dz. U. z 2012 roku, poz. 592) wysokość odpisu na jednego pracownika zatrudnionego w Urzędzie Miejskim w Zelowie w roku 2013 i w 2014 wynosiła 1.093,93 zł. Do wyliczenia wysokości odpisu na jednego pracownika zastosowano kwotę przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w II półroczu 2010 roku w gospodarce narodowej, stosownie do komunikatu Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego (2.917,14 zł) przemnożoną przez 37,5% w zakresie zatrudnionych pracowników i 6,25% na każdego emeryta/rencistę (art. 5 ust. 4 ustawy). Łączna wielkość planowanego odpisu w 2013 i 2014 roku wynosiła odpowiednio: 83.995,58 zł, 84.269,06 zł i wynikała z rozliczenia:
Klasyfikacja bud żetowa Wska źnik odpisu Liczba etatów/osób Kwota odpisu 2013 rok Odpis podstawowy wg zatrudnienia w 2012 roku 1.093,93 zł 68,96 75.437,41
71 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______171 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Zwi ększenie w zwi ązku z pracownikami posiadaj ącymi orzeczon ą 182,32 zł 4 729,28 niepełnosprawno ść
Emeryci i renci ści 182,32 zł 21 3.828,72
Ogółem: 79.995,41
2014 rok Odpis podstawowy wg faktycznego przeci ętnego zatrudnienia na pocz ątku 1.093,93 zł 69 75.481,17 roku 2014, po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy Zwi ększenie w zwi ązku z pracownikami posiadaj ącymi orzeczon ą 182,32 zł 3 546,96 niepełnosprawno ść
Emeryci i renci ści 182,32 zł 23 4.193,36
Ogółem: 80.221,49
Naliczony na rok 2013 odpis na ZFŚS przekazany został w kwotach: − 4.000,00 zł – WB nr 46 z dnia 7 marca 2013 roku, − 2.500,00 zł – WB nr 51 z dnia 14 marca 2013 roku, − 2.000,00 zł – WB nr 59 z dnia 26 marca 2013 roku, − 1.000,00 zł – WB nr 77 z dnia 19 kwietnia 2013 roku, − 50.500,00 zł – WB nr 101 z dnia 28 maja 2013 roku, z czego rozdział 75011 i 75023 – 48.218,00 zł; 75412 – 1.141,00 zł; 90015 – 1.141,00 zł, − 19.995,41 zł – WB nr 187 z dnia 26 września 2013 roku, z czego rozdział 75023 – 18.901,69 zł; 75412 – 546,86 zł; 90015 – 546,86 zł, Zgodnie z przedstawionymi wyciągami bankowymi na rachunek ZFŚS do dnia 30 maja 2013 roku przekazana została kwota 60.000,00 zł, przy 75% odpisu roku 2013 wynoszącej 59.996,56 zł. Tym samym odpis na dzień 31 maja 2013 przekazany został we właściwej wysokości. Do dnia 30 września 2013 roku przekazano odpis w kwocie 19.995,41 zł, co stanowiło pozostałe 25% odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w 2013 roku. Natomiast w I półroczu 2014 roku odpis przekazano: − 2.000,00 zł – WB nr 47 z dnia 13 marca 2013 roku, − 3.000,00 zł – WB nr 63 z dnia 4 kwietnia 2014 roku, − 4.000,00 zł – WB nr 66 z dnia 9 kwietnia 2014 roku, − 60.300,00 zł – WB nr 91 z dnia 20 maja 2014 roku. Łączna kwota odpisów przekazanych do dnia 31 maja 2014 roku wyniosła 69.300,00 zł, co stanowiło 86,38% naliczonego odpisu. Powyższe było zgodne z terminami i postanowienia wskazanymi w art. 6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Zgodnie z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 9 marca 2009 roku (Dz. U. nr 43, poz. 349) dokonano korekty należnych odpisów poprzez końcowe rozliczenie ZFŚS w oparciu o faktyczne średnie zatrudnienie w 2013 roku, które dokonano:
Rodzaj odpisu Wska źnik odpisu Liczba etatów/osób Kwota odpisu
______172 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wg stanu na 20.12.2013
Odpis podstawowy wg planowanego zatrudnienia na rok 2013 z rozdziału 75023 1.093,93 zł 68,20 74.606,02
Zwi ększenie w zwi ązku z pracownikami posiadaj ącymi orzeczon ą niepełnosprawno ść 182,32 zł 3,5 638,12
Emeryci i renci ści 182,32 zł 22,33 4.071,20
Ogółem: 79.315,34
Zgodnie z dokonanym w dniu 20 grudnia 2013 roku przeliczeniem odpisu ZFŚS – średnie roczne zatrudnienie było niższe od zatrudnienia przyjętego na początek roku o 0,76 etatu, liczba emerytów/rencistów zwiększyła się o 1,33, natomiast stan pracowników z orzeczoną niepełnosprawnością zmniejszył się do 3,5. W związku z powyższym odpis po dokonaniu korekty wyniósł: 79.315,36 zł. Tym samym w dniu 27 grudnia 2013 dokonano zwrotu kwoty 680,07 zł z rachunku ZFŚS na rachunek wydatków Urzędu (wpływ na rachunek UG – WB nr 248). Wskazana korekta wyliczona została proporcjonalnie do zatrudnienia pracownika z orzeczoną niepełnosprawnością, z którym rozwiązany został stosunek pracy, oraz proporcjonalnie do zatrudnienia dwóch pracowników, którzy przeszli na emeryturę i którzy następnie nabyli status emeryta uprawnionego do świadczenia z ZFŚS. Z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w roku 2013 i do dnia 30 czerwca 2014 roku wypłacono następujące świadczenia: l.p. Rodzaj świadczenia Liczba osób Kwota świadczenia 2013 1 Wczasy turystyczne 215 39.770,00 2 Pożyczki 11 40.500,00 3 Wypocz ynek dzieci i młodzieży 1 200,00 4 Pomoc rzeczowa (01.06.) 35 1.677,50 5 Spotkanie integracyjne (24.05.) 35 2.422,50 6 Wycieczka (19 -21.09.) 31 8.032,54 7 Zapomoga 2 2.300,00 8 Pomoc rzeczowa (Boże Narodzenie) 41 1.963,01 9 Pomoc finansowa (Boże Naro dzenie) 95 17.790,00 Razem 466 114.655,55 do dnia 30 czerwca 2014 10 Wczasy turystyczne 53 14.100,00 11 Pożyczki 8 26.000,00 12 Wypoczynek dzieci i młodzieży 1 275,00 13 Pomoc rzeczowa (01.06.) 42 1.986,60 14 Spotkanie integracyjne (30.05.) 42 3.02 4,00 15 Wycieczka (5 -7.06.) 24 6.731,60 16 Zapomoga 1 1.500,00 Razem 171 53.617,20 Weryfikację wydatków poniesionych z ZFŚS dokonano na podstawie dwóch wypłaconych jednorazowych pomocy finansowych w kwotach: 1.500,00 zł – dla pracownika UM w Zelowie na podstawie wniosku z dnia 10 kwietnia 2013 roku – na podstawie wniosku Przedstawiciela Załogi, 800,00 zł – dla dziecka nieżyjącego pracownika na podstawie wniosku osoby zainteresowanej 1.500,00 zł – dla pracownika UM w Zelowie na podstawie wniosku pracownika z dnia 27 marca 2014 roku. Wskazane pomoce finansowe przyznane i wypłacone zostały na podstawie wniosków i po zapoznaniu się z sytuacjami życiowymi poszczególnych osób. Udzielone pomoce finansowe były zasadne i zgodne z Regulaminem ZFŚS.
______173 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
4.3. Wydatki na podró że słu żbowe pracowników - 2013 rok
Podróże zagraniczne Na podstawie sprawozdań zbiorczych Rb-28S za okres od początku roku do 31 grudnia 2013 roku, oraz od początku roku do 30 czerwca 2014 roku, oraz obrotów dla klasyfikacji 750/75023/4420 ustalono, iż jednostka kontrolowana nie ponosiła w roku 2013 i w pierwszym półroczu 2014 wydatków z tytułu kosztów podróży służbowych zagranicznych pracowników.
5. WYDATKI INWESTYCYJNE
Plan i wykonanie wydatków inwestycyjnych w latach 2013 – 2014
2013 rok I półrocze 2014 roku Dział Rozdział Paragraf Plan po zmianach (zł) Wykonanie (zł) Plan po zmianach (zł) Wykonanie (zł) 010 01010 6050 182 436,00 9 689,44 973 052,23 107 393,80 010 01010 6057 442 464,00 442 452,50 371 200,00 370 600,00 010 01010 6059 148 200,00 147 498,88 124 100,00 123 560,00 600 60016 6050 981 500,00 979 493,89 524 000,00 4 920,00 750 75023 6050 43 000,00 41 672,90 - - 754 75412 6050 31 228,00 28 460,00 483 481,14 24 866,70 801 80101 6050 184 577,00 182 659,87 215 000,00 0,00 801 80104 6050 33 000,00 29 800,00 - - 801 80110 6050 15 500,00 15 453,72 17 000,00 0,00 851 85121 6050 - - 100 000,00 0,00 852 85203 6050 - - 47 000,00 0,00 852 85219 6050 20 000,00 20 000,00 29 000,00 0,00 900 90001 6050 1 014 479,67 726 373,81 320 000,00 0,00 900 90001 6057 15 708 054,68 15 658 165,86 - - 900 90001 6059 2 772 009,65 2 768 530,76 - - 900 90004 6050 171 000,00 168 690,00 473 000,00 0,00 900 90015 6050 68 013,00 57 785,48 300 721,64 13 308,00 900 90095 6050 63 638,00 51 038,06 204 144,99 0,00 Razem 21 879 100,00 21 327 765,17 4 181 700,00 644 648,50 Wydatki budżetowe ogółem 62 558 749,84 58 979 512,41 45 264 293,10 20 102 656,08 % udziału wydatków inwestycyjnych w wydatkach ogółem 34,98% 36,17% 9,24% 3,21%
Źródła finansowania inwestycji w 2013 roku Źródła finansowanie inwestycji (plan), w tym : Klasyfikacja Dotacje z Dotacje z Środki własne Inne Razem budżetowa budżetu funduszy Pożyczki i kredyty Środki zagraniczne z budżetu gminy źródła państwa celowych 01010 68.288,32 - - 88.900,00 442.452,50 - 599.640,82 FOGR 60016 903.693,89 - - - - 979.493,89 75.800,00 75023 41.672,90 - - - - - 41.672,90 75412 28.460,00 - - - - - 28.460,00 80101 182.659,87 - - - - - 182.659,87
______174 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
80104 29.800,00 - - - - - 29.800,00 80110 15.453,72 - - - - - 15. 453,72 85219 20.000,00 - - - - - 20.000,00 90001 80.272,34 - - 3.418.982,92 15.653.815,17 - 19.153.070,43 90004 168.690,00 - - - - - 168.690,00 90015 57.785,48 - - - - - 57.785,48 90095 51.038,06 - - - - - 51.038,06 Ogółem 1.647.814,58 - 75.800,00 3. 507.882,92 16.096.267,67 - 21.327.765,17
Źródła finansowania inwestycji w I półroczu 2014 roku Źródła finansowanie inwestycji (plan), w tym : Klasyfikacja Dotacje z Dotacje z Środki własne Środki Inne Razem budżetowa budżetu funduszy Pożyczki i kredyty z budżetu gminy zagraniczne źródła państwa celowych 01010 977.152,23 - - 120.000,00 371.200,00 - 1.468.352,23 60016 520.000,00 - 4.000,00 - - - 524.000,00 75412 483.481,14 - - - - 483.481,14 80101 175.000,00 - 40.000,00 - - - 215.000,00 80110 17 .000,00 - - - - - 17.000,00 85121 100.000,00 - - - - - 100.000,00 85203 0,00 47.000,00 - - - - 47.000,00 85219 29.000,00 - - - - - 29000,00 90001 320.000,00 - - - - - 320.000,00 90004 223.000,00 - 250.000,00 - - - 473.000,00 90015 300.721,64 - - - - - 300.721,64 90095 204.144,99 - - - - - 204.144,99 Ogółem 3.349.500,00 47.000,00 294.000,00 120.000,00 371.200,00 - 4.181.700,00
Ustalenia ogólne: − sprawami związanymi z realizacją inwestycji na terenie Gminy i Miasta Zelów zajmuje się Referat Zamówień Publicznych, Inwestycji i Strategii kierowany przez Kamilę Golanowską, − ze sprawozdań za lata 2012-2013 przekazywanych Prezesowi UZP wynika, że Zamawiający udzielił w tych latach odpowiednio: 28 zamówień publicznych o wartości umów netto na łączną kwotę 6.620.872,80 zł (roboty budowlane – 3.682.827,65 zł, dostawy – 652.308,92 zł, usługi – 2.285.736,23 zł) w roku 2012 oraz 15 zamówień publicznych o wartości umów netto na łączną kwotę 2.849.323,15 zł (roboty budowlane – 834.539,14 zł, dostawy – 682.816,26 zł, usługi – 1.331.967,75 zł) w roku 2013, − zarządzeniem nr 53/2010 Burmistrza Zelowa z dnia 12 lipca 2010 roku wprowadzono zasady postępowania w Gminie Zelów przy udzielaniu zamówień publicznych o wartości przekraczającej 14.000 euro, − zarządzeniem nr 0152/18/2010 Burmistrza Zelowa z dnia 25 października 2010 roku ustalono zasady udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro w Gminie Zelów – Urzędzie Miejskim w Zelowie. Zmienione zarządzeniem nr 120/30/2012 Burmistrza Zelowa z dnia 11 grudnia 2012 roku, − zarządzeniem nr 120.7.2014 z dnia 16 kwietnia 2014 roku Burmistrz Zelowa ustalił zasady udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro w Gminie Zelów – Urzędzie Miejskim w Zelowie. Z tym samym dniem straciło ważność zarządzenie nr 0152/18/2010,
______175 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
− zarządzeniem nr 11/2011 z dnia 25 lutego 2011 roku Burmistrz Zelowa powołał stały skład Komisji Przetargowej przygotowującej i prowadzącej postępowanie o udzielenie zamówień publicznych w Gminie Zelów o wartości przekraczającej kwotę 14.000 euro. Skład Komisji był pięcioosobowy i każdorazowo uzupełniany o co najmniej jednego członka będącego pracownikiem komórki organizacyjnej wnioskującej o przeprowadzenie zamówienia publicznego, którego wartość przekracza 14.000 euro, − osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia składały pisemne oświadczenie o braku okoliczności, o których mowa w art. 17 ust. 1 ustawy, za wyjątkiem inwestycji „Rozbudowa systemów wodno-kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w gminie Zelów”, co zostało wskazane w dalszej części protokołu, − z postępowań objętych kontrolą sporządzano protokoły, stosownie do art. 96 ustawy. Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Zelowie wprowadzonym zarządzeniem nr 120/3/2011 z dnia 1 marca 2011 roku Burmistrza Zelowa (wraz z wprowadzonymi zmianami) prowadzeniem postępowań o udzielenie zamówień publicznych powyżej 30.000 euro, wsparciem merytorycznym w zakresie udzielania zamówień publicznych poniżej 30.000 euro przez referaty i równorzędne komórki organizacyjne Urzędu oraz koordynowanie prac związanych z zamówieniami publicznymi poniżej 30.000 euro przez referaty i równorzędne komórki organizacyjne Urzędu, jak również przygotowywanie wniosków o dofinansowanie ze środków pomocowych w zakresie prowadzonych inwestycji i wniosków o płatność wynikających z umów o dofinansowanie realizowanych projektów współfinansowanych ze środków unijnych zajmuje się Referat Zamówień Publicznych, Inwestycji i Strategii Urzędu Miejskiego w Zelowie. Nadzór bezpośredni nad zadaniami realizowanymi przez ww. Referat sprawuje Burmistrz Zelowa – Urszula Świerczyńska. Kontrolą objęto następujące inwestycje: 1. Rozbudowa systemów wodno-kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w gminie Zelów, 2. Remont – modernizacja drogi dojazdowej do gruntów rolnych poprzez wykonanie nawierzchni emulsyjno-grysowych we wsi Ignaców.
Rozbudowa systemów wodno-kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w gminie Zelów, Przedmiotem inwestycji jest: budowa nowych odcinków sieci wodociągowej i kanalizacyjnej, wymiana magistrali wodociągowej, budowa pompowni ścieków i przebudowa istniejących pompowni ścieków oraz odbudowa pasów drogowych po wykonanych robotach. Zadanie podzielone zostało na dwie części: Część 1 – zadanie 1 „Rozbudowa systemów wodno-kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w gminie Zelów – ul. Sienkiewicza, ul. Poznańska, ul. Wolności, ul. Kościuszki, ul. Piotrkowska, ul. Harcerska, ul. Pabianicka, ul. Zachodnia, ul. Boczna, ul. Cegielniana”, Część 2 – zadanie 2 „Rozbudowa systemów wodno-kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w gminie Zelów – ul. Lubelska, ul. Sienkiewicza, ul. Komeńskiego, ul. Południowa, ul. Sportowa, Łobudzice, Kolonia Łobudzice”. Dokumentacja techniczna
______176 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Pozwolenia na budowę:
− Wojewoda Łódzki decyzją nr 22/44.I/2008 z dnia 12 sierpnia 2008 roku zatwierdził projekt budowlany i udzielił Gminie Zelów pozwolenia na budowę kanalizacji sanitarnej φ 250, φ 200 mm, φ 110 mm, kanalizacji deszczowej φ 315, φ 400 mm, wodociągu φ 63, φ 90, φ 110 mm i odbudowę pasów drogowych w ciągu drogi wojewódzkiej nr 484 w Zelowie na działkach nr 73, 331, 334/2 w obrębie nr 7, nr 100, 108, 184 w obrębie 6 i nr 1 w obrębie 14 w obrębie ewidencyjnym Zelów, w jednostce ewidencyjnej Gmina Zelów,
− Wojewoda Łódzki decyzją nr 23/43.I/2008 z dnia 14 sierpnia 2008 roku zatwierdził projekt budowlany i udzielił Gminie Zelów pozwolenia na budowę kanalizacji sanitarnej φ 200, φ 110 i odbudowy pasów drogowych w miejscowości Łobudzice i Kolonia Łobudzice na działkach o nr ewid. 207, 209 w obrębie Łobudzice – gmina Zelów (droga wojewódzka nr 484),
− decyzją nr 1086/08 (AB.III.7351-1/938/08) Starosty Bełchatowskiego z dnia 17 września 2008 roku zatwierdzono projekt budowlany i udzielono pozwolenia na budowę Gminie Zelów: [1] sieci: wodociągowej, kanalizacji sanitarnej i deszczowej – kat. XXVI, [2] odbudowy pasów drogowych – kat. XXV. Pozwolenie obejmowało działki w miejscowości Zelów,
− decyzją nr 1123/08 (AB.III.7351-1/971/08) Starosty Bełchatowskiego z dnia 25 września 2008 roku zatwierdzono projekt budowlany i udzielono pozwolenia na budowę Gminie Zelów: [1] sieci: wodociągowej, kanalizacji sanitarnej i deszczowej – kat. XXVI, [2] odbudowy pasów drogowych – kat. XXV. Pozwolenie obejmowało działki w obrębie Sromutka, w obrębie Łobudzice – gmina Zelów, oraz w obrębie miasta Zelów, − decyzją nr 1133/08 (AB.III.7351-1/1041/08) Starosty Bełchatowskiego z dnia 15 października 2008 roku zatwierdzono projekt budowlany i udzielono Gminie Zelów pozwolenia na budowę: [1] sieci kanalizacji sanitarnej – kat. XXVI, [2] odbudowy pasów drogowych – kat. XXV. Pozwolenie obejmowało działki w obrębie Sromutka, w obrębie Łobudzice – gmina Zelów, oraz w obrębie miasta Zelów, Wykonawca inwestycji Zamówienie udzielane było w częściach. Wartość zamówienia została ustalona w dniu 21 kwietnia 2011 roku na kwotę 57.647.742,31 zł (15.016.343,40 euro) na podstawie kosztorysów inwestorskich: ZADANIE I – 33.692.989,06 zł [1] kosztorys inwestorski branży sanitarnej (sieć wodociągowa, kanalizacja sanitarna i deszczowa) – luty 2011 roku – 18.291.598,50 zł, [2] kosztorys inwestorski branży drogowej – luty 2011 roku – 15.372.141,70 zł, [3] kosztorys inwestorski branży elektrycznej z dnia 1 lutego 2011 roku – 29.248,86 zł.
ZADANIE II – 23.954.590,66 zł [4] kosztorys inwestorski branży sanitarnej (sieć wodociągowa, kanalizacja sanitarna i deszczowa) – luty 2011 roku – 5.419.060,30 zł, [5] kosztorys robót inżynieryjnych – luty 2011 roku – 15.091.572,32 zł, [6] kosztorys inwestorski branży drogowej – luty 2011 roku – 3.362.039,27 zł, [7] kosztorys inwestorski branży elektrycznej – luty 2011 roku – 81.918,77 zł.
______177 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Łączna wartość kosztorysowała wyniosła 57.647.579,72 zł, natomiast ustalona wartość zamówienia 57.647.742,31 zł. Różnica 162,59 zł. W związku z powyższym w dniu 29 sierpnia 2014 roku Burmistrz Zelowa wyjaśniła, że rozbieżność o kwotę 162,59 zł pomiędzy szacunkową wartością przedmiotu zamówienia przyjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Rozbudowa systemów wodno-kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach – Zadanie nr 2" a łączną wartością wskazaną w kosztorysach inwestorskich wynikała z omyłki rachunkowej. Wyjaśnienie Burmistrza Zelowa z dnia 29 sierpnia 2014 roku dotyczące różnicy 162,59 zł stanowi załącznik nr 26 do protokołu kontroli. W dniu 21 kwietnia 2011 roku Referat Zamówień Publicznych, Inwestycji i Strategii wystąpił do Burmistrza Zelowa z wnioskiem o rozpoczęcie postępowania w celu udzielenia zamówienia publicznego na „Rozbudowa systemów wodno-kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w gminie Zelów: Zadanie 1 – Rozbudowa systemów wodno – kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w gminie Zelów – ul. Sienkiewicza, ul. Poznańska, ul. Wolności, ul. Kościuszki, ul. Piotrkowska, ul. Harcerska, ul. Pabianicka, ul. Zachodnia, ul. Boczna, ul. Cegielniana; Zadanie 2 – Rozbudowa systemów wodno – kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w gminie Zelów – ul. Lubelska, ul. Sienkiewicza, ul. Komeńskiego, ul. Południowa, ul. Sportowa, Łobudzice, Kolonia Łobudzice”. Wniosek zawierał szacunkową wartość przedmiotu zamówienia bez podatku VAT: 57.647.742,31 zł , tj. 15.016.343,40 euro ustaloną na podstawie kosztorysów inwestorskich, w tym: 33.692.989,06 zł – zadanie I, 23.954.753,25 zł – zadanie II. Wniosek zawierał akceptację wydatkowania środków publicznych na podstawie art. 45 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. u. nr 249, poz. 2104 ze zm.) – która dokonana została przez ówczesnego Skarbnika Miasta – Zofię Jurkiewicz. Terminem wykonania zadania: 30 listopada 2013 roku. Postępowanie oznaczono numerem referencyjnym ZPI.271.10.2011. Burmistrz Zelowa – Urszula Świerczyńska na podstawie art. 18 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych powierzyła Waldemarowi Wyczachowskiemu pełniącemu funkcję Zastępcy Burmistrza Zelowa wykonywanie wszelkich czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nr ZPI.271.10.2011 niezbędnych do jego wszczęcia i przeprowadzenia. Pełnomocnictwo nie zawierało daty jego udzielenia. Ogłoszenie o zamówieniu zostało przekazane do publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w dniu 21 kwietnia 2011 roku (ID: 2011-057442). Publikacja ogłoszenia nastąpiła w dniu 27 kwietnia 2011 roku (2011/S 81-133064). Zarówno ogłoszenie, jak i SIWZ spełniały wymogi zawarte odpowiednio w art. 41 oraz art. 36 ustawy, z wyjątkiem specyfikacji istotnych warunków zamówienia, która nie zawierała terminu składania i otwarcia ofert wymaganych w art. 36 ust. 1 pkt 11 ustawy Prawo zamówień publicznych. W SIWZ w pkt 16 – Miejsce, termin i sposób złożenia oferty oraz w pkt 17 – Miejsce i termin otwarcia ofert ograniczono się jedynie do wskazania godzin, odpowiednio: 9 00 i 11 00 bez uwzględnienia dnia do którego można było składać oferty i w którym nastąpi otwarcie ofert. Specyfikacja z dnia 21 kwietnia 2011 roku została zatwierdzona przez Burmistrz Zelowa – Urszulę Świerczyńską. Zgodnie z opublikowanym ogłoszeniem termin składania ofert wyznaczono na dzień 2 czerwca 2011 roku, godz. 9 00 , tj. z zachowaniem terminu o którym mowa w art. 43 ust. 2 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Wadium – 200.000 zł. Kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty – najniższa cena. Czas realizacji zamówienia – zakończenie 30 listopada 2013 roku. W dniu 13 maja 2011 roku Zamawiający, na podstawie art. 38 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych, na swojej stronie internetowej opublikował informację o zmianie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia w zakresie części I pkt 15 ppkt b)
______178 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
SIWZ – dotyczącego informacji o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami, oraz w zakresie pkt 16 określającego miejsce, termin i sposób złożenia oferty, jak również pkt 17 – dot. miejsca i terminu otwarcia ofert – poprzez wskazanie brakujących w SIWZ terminów, tj. 2 czerwca 2011 roku godz. 9 00 w zakresie składania ofert i godz. 11 00 w zakresie otwarcia ofert. W związku z wieloma zapytaniami potencjalnych oferentów Zamawiający trzykrotnie udzielił wyjaśnień, które to wyjaśnienia opublikowane zostały na stronie internetowej Gminy Zelów w dniach: 10, 24 i 30 maja 2011 roku. Zamawiający na podstawie art. 38 ust. 6 w związku z art. 38 ust. 4 i 4a ustawy Prawo zamówień publicznych przedłużył termin składania ofert o siedem dni, tj. do 9 czerwca 2011 roku godz. 9 00 . W wyniku powyższego, w dniu 24 maja 2011 roku (ID: 2011-072358) zostało wysłane przez Zamawiającego ogłoszenie o dodatkowych informacjach do publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskie. Zmianie uległ termin składania ofert z dnia 2 czerwca 2011 roku godz. 9 00 , na dzień 9 czerwca 2011 roku godz. 9 00 , oraz termin otwarcia ofert – z 2 czerwca 2011 roku na dzień 9 czerwca 2011 roku godz. 11 00 . Ogłoszenie zamieszczone zostało na stronie internetowej Gminy Zelów. W terminie wskazanym przez Zamawiającego oferty zostały złożone przez 22 wykonawców. Kontrolą objęto 2 najtańsze oferty, złożone przez Wykonawców którym udzielono zamówienia:
Numer Cena ofertowa (zł) Dane wykonawcy oferty ZADANIE I ZADANIE II Skanska S.A. 14 27.500.487,11 16.351.175,48 ul. Gen. J. Zajączka 9, 01-518 Warszawa Profitect Sp. z o.o. 98-100 Łask, ul. Lutomierska 8 Molewski Sp. z o. o. 87-860 Chodecz, ul. Kaliska 1 19 Firma Projektowo Budowlana PROTEK Zakład Instalacji Sanitarnych Piotr 25.778.079,99 17.617.887,68 Kłosiński 62-800 Kalisz, ul. Fabryczna Przedsiębiorstwo Wielobranżowe Hydrobus Sp. z o.o. 62-530 Kazimierz Biskupi, ul. Kamienica 47
Zestawienie wszystkich złożonych ofert stanowi załącznik nr 27 do protokołu kontroli.
W dniu 9 czerwca 2011 roku członkowie Komisji przetargowej, oraz Zastępca Burmistrza Zelowa – Waldemar Wyczachowski – jako pracownik zamawiającego, któremu kierownik powierzył wykonanie zastrzeżonych dla siebie czynności – złożyli oświadczenie, o którym mowa w art. 17 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. Natomiast Kierownik Zamawiającego, tj. Burmistrz Zelowa – Urszula Świerczyńska ww. oświadczenie złożyła w dniu 10 czerwca 2011 roku. dniu 9 czerwca 2011 roku Skarbnik Miasta – Zofia Jurkiewicz oświadczyła, że w budżecie gminy Zelów w roku 2011 i WPF na lata 2012- 2013 zabezpieczone zostały środki pieniężne w kwocie 69.043.460,00 zł. W związku z wymienionymi powyżej oświadczeniami, o których mowa w art. 17 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, kontrolujący stwierdzili brak tychże oświadczeń w przypadku dwóch radców prawnych, którzy na etapie analizy złożonych ofert wydali opinie w stosunku do oferty złożonej przez Profitect Sp. z o.o. W dniu 15 i 21 czerwca 2011 roku Przewodnicząca Komisji Przetargowej – Kamila Golanowska zwróciła się do radców prawnych: Anetty Nowak-Uss oraz Andrzeja Domańskiego z zapytaniami w zakresie stwierdzonych błędów w
______179 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
złożonej przez Wykonawcę gwarancji bankowej jako wadium. Opinie prawne sporządzone zostały odpowiednio w dniu 20 czerwca 2011 roku i 1 lipca 2011 roku. W powyższej kwestii wyjaśnienie złożyła Burmistrz Zelowa – Urszula Świerczyńska, w którym czytamy, cyt.: „Zamawiający niniejszym wyjaśnia, że obowiązek złożenia oświadczeń, który wynika z art. 17 ust 2. ustawy Prawo zamówień publicznych dotyczy jedynie osób faktycznie wykonujących czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Radcowie prawni takich czynności w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego nie wykonują. Zespół ds. obsługi prawnej nie uczestniczy bezpośrednio w żadnym postępowaniu. Zwrócenie się przez Komisję Przetargową o opinię prawną dotyczy jedynie możliwości zastosowania danych przepisów, ich wykładni w danym stanie prawnym. Opinia prawna nie jest wiążąca dla Zamawiającego i nie stanowi bezpośredniej podstawy do dokonania jakichkolwiek działań w zakresie udzielenia zamówienia danym wykonawcom. Wobec powyższego Radca prawny nie ma obowiązku składania oświadczenia, o którym mowa powyżej.” Wyjaśnienie Burmistrza Zelowa z dnia 29 sierpnia 2014 roku dotyczące oświadczenia z art. 17 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych stanowi załącznik nr 28 do protokołu kontroli. Jednakże należy zauważyć, iż odmienny pogląd wyraziła Krajowa Izba Odwoławcza przy Prezesie Urzędu Zamówień Publicznych w uchwale z dnia 18 września 2009 roku znak: KIO/KD 31/09 gdzie wskazała, iż: Zamawiający naruszył art. 17 ust. 2 p.z.p. przez brak złożenia oświadczenia, o którym mowa w art. 17 ust. 1 p.z.p. przez radcę prawnego (...). Radca prawny niewątpliwie był osobą wykonującą czynności w postępowaniu, gdyż uczestniczył w pracach komisji i wydał opinię prawną dotyczącą wykonawcy biorącego udział w postępowaniu (…). Wskazać należy, że ustawodawca ustanowił w art. 7 ust. 2 p.z.p. zasadę, że czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm. Gwarancją posiadania tych niezbędnych przymiotów jest złożenie pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania pisemnego oświadczenia o istnieniu lub braku okoliczności wskazanych w art. 17 ust. 1 p.z.p. Podnieść należy, że w powoływanych przepisach ustawodawca wyraźnie mówi o osobach wykonujących czynności w postępowaniu, nie ograniczając się wyłącznie do członków komisji przetargowej (…). Pismem z dnia 4 lipca 2011 roku Zamawiający wezwał poszczególnych wykonawców do złożenia wyjaśnień i uzupełnienia dokumentów. W zakresie oferty nr 14 Zamawiający zwrócił się do wykonawcy w trybie art. 87 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych o wyjaśnienie treści złożonej oferty w części dot. wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu zamówienia, oraz w zakresie „Zbiorczego zestawienia kosztów realizacji zadania uwzględniającego poszczególne ulice i części zadania”. Wyjaśnienia wpłynęły w wyznaczonym terminie i swoją treścią wypełniały wątpliwości co do treści złożonej oferty. Natomiast w zakresie oferty nr 19 wezwano wykonawcę w trybie art. 26 ust. 3 ustawy do uzupełnienia oferty w zakresie przedłożonego rachunku zysków i strat, który nie spełniał wymogu dokumentu. Zamawiający zgodnie z SIWZ wskazał warunek dotyczący sytuacji ekonomiczno-finansowej wykonawcy m.in. w zakresie wykazania średniorocznych przychodów ze sprzedaży w ostatnich 3 latach w wysokości co najmniej 10.000.000,00 zł netto. Oferta zawierała sprawozdania finansowe za lata 2008-2010 każdego podmiotu wchodzącego w Konsorcjum. Dwa podmioty złożyły sprawozdania finansowe za rok 2010 bez stosownych podpisów i oznaczeń podmiotu, którego sprawozdanie dotyczyło. W wyniku powyższego Zamawiający wezwał do uzupełnienia oferty wskazując bezpośrednio numer strony oferty (116). tj. rachunek zysków i strat
______180 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
jednego podmiotu. Jednakże Zamawiający nie odniósł się do analogicznej sytuacji drugiego podmiotu, który złożył rachunek zysków i strat również bez stosownych podpisów i oznaczeń podmiotu. Powyższe nie miało wpływu na wynik postępowania, gdyż jeden z konsorcjalistów spełniał przedmiotowy warunek. Pismem z dnia 14 lipca 2011 roku Komisja Przetargowa przedstawiła Burmistrzowi Zelowa propozycję wyboru oferty firmy Profitect Sp. z o.o. – Lider Konsorcjum – do realizacji zadania nr 1, oraz firmę Skanska S.A. – do realizacji zadania nr 2 – jako oferty najkorzystniejsze i spełniające warunki SIWZ. Propozycja Komisji zaakceptowana została przez Burmistrza Zelowa – Urszulę Świerczyńską. Gmina Zelów reprezentowana przez Burmistrza Zelowa – Urszulę Świerczyńską przy kontrasygnacie Skarbnika Miasta – Jadwigi Stróż, w dniu 29 lipca 2011 roku, zawarła umowy: - nr FN.3226.96.2011 z Konsorcjum czterech firm: Profitect Sp. z o.o. z Łasku, Molewski Sp. z o. o. z Chodcza, Firma Projektowo Budowlana PROTEK Zakład Instalacji Sanitarnych Piotr Kłosiński z Kalisza, Przedsiębiorstwo Wielobranżowe Hydrobus Sp. z o.o. z Kazimierza Biskupiego – na wykonanie części 1 zamówienia – zadania 1 „Rozbudowa systemów wodno-kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w gminie Zelów – ul. Sienkiewicza, ul. Poznańska, ul. Wolności, ul. Kościuszki, ul. Piotrkowska, ul. Harcerska, ul. Pabianicka, ul. Zachodnia, ul. Boczna, ul. Cegielniana”. Wynagrodzenie ryczałtowe w kwocie netto 20.957.788,61 zł, brutto 25.778.079,99 zł. Zgodnie z umową termin rozpoczęcia realizacji przedmiotu umowy wskazano na 29 lipca 2011 roku, natomiast termin zakończenia – nie później niż do 30 listopada 2013 roku. Umowa określała zabezpieczenie należytego wykonania umowy w kwocie 2.577.807,99 zł, stanowiącej 10% wartości oferty, które miało zostać wniesione w pieniądzu. Zabezpieczenie wpłynęło na rachunek Gminy w dniu 29 lipca 2011 roku w kwocie 2.577.807,99 zł. Przedmiotowe zabezpieczenie należytego wykonania umowy, na podstawie pisma Lidera Konsorcjum – Profitect Sp. z o.o. z dnia 11 sierpnia 2011 roku, stosownie do zapisu art. 149 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych została zmienione z formy gotówkowej na gwarancję ubezpieczeniową. Protokołem przekazania z dnia 11 sierpnia 2011 roku przekazano Zamawiającemu: [1] gwarancję ubezpieczeniową należytego wykonania kontraktu nr 74/2011/BY z dnia 5 sierpnia 2011 roku na kwotę 2.577.807,99 zł obowiązującą od 8 sierpnia 2011 roku do 30 grudnia 2013 roku, [2] gwarancję ubezpieczeniową usunięcia wad lub usterek nr 75/2011/BY obowiązującą od 31 grudnia 2013 roku do 14 stycznia 2019 roku. - nr FN.3226.97.2011 z firmą SKANSKA S. A. z siedzibą w Warszawie – na wykonanie części 2 zamówienia – zadania 2 „Rozbudowa systemów wodno- kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w gminie Zelów – ul. Lubelska, ul. Sienkiewicza, ul. Komeńskiego, ul. Południowa, ul. Sportowa, Łobudzice, Kolonia Łobudzice” – za wynagrodzeniem ryczałtowym w kwocie netto 13.293.638,60 zł, brutto 16.351.175,48 zł. Zgodnie z umową termin rozpoczęcia realizacji przedmiotu umowy wskazano na 29 lipca 2011 roku, natomiast termin zakończenia – nie później niż do 30 listopada 2013 roku. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy wniesione zostało w formie gwarancji bankowej (nr GK11-2030016) do maksymalnej kwoty 1.635.117,55 zł, tj. stanowiącej 10% ustalonego wynagrodzenia, która obowiązywała do dnia 12 lutego 2014 roku, a następnie w dniu 13 lutego 2014 roku uległa obniżeniu do kwoty 490.535,26 zł. Gwarancja ważna jest od dnia podpisania do dnia 28 stycznia 2019 roku. Zwrotu zabezpieczenia wniesionego w pieniądzu dokonano na rachunek Lidera konsorcjum w dniu 17 sierpnia 2011 roku w kwocie 2.577.913,93 zł, w tym należne odsetki 105,94 zł. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zostało zamieszczone na tronie internetowej Zamawiającego w dniu 15 lipca 2011 roku, oraz przekazane do Urzędu Oficjalnych
______181 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Publikacji Wspólnot Europejskich w dniu 3 sierpnia 2011 roku i opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w dniu 5 sierpnia 2011 roku (2011/S 149- 247178). Wskazane ogłoszenie, zgodnie z adnotacją na ogłoszeniu, wywieszone było z dniem publikacji i zdjęte z dniem zawarcia umowy. Protokół postępowania w trybie przetargu nieograniczonego (druk ZP-PN) zatwierdzony został w dniu 5 sierpnia 2011 roku przez Kierownika Zamawiającego – Burmistrza Zelowa – Urszulę Świerczyńska. Wymienione powyżej umowy z Wykonawcami były kilkakrotnie aneksowane, jednakże żadna ze zmian nie dotyczyła zmiany wynagrodzenia, ani zmiany terminu wykonania poszczególnych zadań. Analiza dzienników budowy dla zadania I i II wykazała: Zadanie I – odbiór placu budowy nastąpił w dniu 11 sierpnia 2011 roku. Zakończenie budowy nastąpiło wpisami Inspektora Nadzoru – Teresy Supeł, dokonanymi w poszczególnych dziennikach budowy, która w dniu 30 listopada 2013 roku potwierdziła wykonanie inwestycji objętej dokumentacją techniczną oraz pozwoleniem na budowę. Zadanie II – w dniach 10-11 sierpnia 2011 roku przyjęto poszczególne place budowy. Wpisem w dniu 29 listopada 2013 roku inspektor nadzoru – Teresa Supeł potwierdziła zakończenie wszystkich prac objętych zadaniem nr 2. Z powyższego wynika, iż zadania zakończone zostały w terminie określonym poszczególnymi umowami. AKTA KONTROLI [od strony 231 do strony 236] – kserokopie: dwóch pism Przewodniczącej Komisji Przetargowej skierowanych do radców prawnych o udzielenie opinii, opinia z dnia 20 czerwca 2011 roku radcy prawnego Anetty Nowak-Uss, opinia radcy prawnego Andrzeja Domańskiego z dnia 1 lipca 2011 roku, umowa nr FN.3226.96.2011 z dnia 29 lipca 2011 roku, umowa nr FN.3226.97.2011 z dnia 29 lipca 2011 roku. Nadzór inwestorski Referat Zamówień Publicznych, Inwestycji i Strategii Urzędu Miejskiego w Zelowie w dniu 21 lipca 2011 roku przygotował wniosek o rozpoczęcie postępowania w celu udzielenia zamówienia publicznego na pełnienie funkcji inspektora. Zgodnie z wnioskiem szacunkowa wartość zamówienia wynosiła bez podatku VAT 445.268,55 zł (brutto 547.680,32 zł), co stanowiło 113.985,56 euro. Załączona do wniosku kalkulacja przedmiotu zamówienia wynosząca 445.268,55 zł netto – stanowiła 1,3% wartości nadzorowanych robót (34.251.427,21 zł netto). Wniosek zaakceptowany został przez Burmistrz Zelowa. Przedmiot zamówienia: Pełnienie funkcji inspektora nadzoru w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane (Dz. U. z 2006 roku nr 156, poz. 1118 ze zm.) Rozdział 3 oraz rozporządzeniami wykonawczymi wydanymi na jej podstawie, regulującymi budowę obiektów budowlanych oraz określającymi zasady działania organów administracji publicznej w tych dziedzinach, w branży wodno – kanalizacyjnej, drogowej i elektrycznej nad wykonaniem robót budowlanych prowadzonych w ramach „Rozbudowy systemów wodno- kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w gminie Zelów” dla zadań: Zadanie 1 – Rozbudowa systemów wodno-kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w gminie Zelów - ul. Sienkiewicza, ul. Poznańska, ul. Wolności, ul. Kościuszki, ul. Piotrkowska, ul. Harcerska, ul. Pabianicka; Zadanie 2 – Rozbudowa systemów wodno-kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w gminie Zelów - Lubelska oraz prace geodezyjne Łobudzice, ul. Sienkiewicza, ul. Komeńskiego, ul. Południowa, ul. Sportowa, Łobudzice I etap, Łobudzice II etap. Przedmiotem zamówienia jest budowa nowych odcinków sieci wodociągowej i kanalizacyjnej, wymiana magistrali wodociągowej, budowa pompowni
______182 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
ścieków i przebudowa istniejących pompowni ścieków oraz odbudowa pasów drogowych po wykonanych robotach. Ogłoszenie o zamówieniu zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 26 lipca 2011 roku (217618-2011) oraz opublikowane w sposób wskazany w art. 40 ust. 1 ustawy. W tym samym dniu na stronie internetowej Zamawiającego zamieszczono specyfikację istotnych warunków zamówienia. Zarówno ogłoszenie, jak i SIWZ spełniały wymogi zawarte odpowiednio w art. 41 oraz art. 36 ustawy, za wyjątkiem ogłoszenia, które nie zawierało informacji wskazanych w art. 41 pkt 12-13 ustawy Prawo zamówień publicznych, odnoszących się do informacji o zamiarze zawarcia umowy ramowej, oraz informacji o zamiarze ustanowienia dynamicznego systemu zakupów. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia została zatwierdzona w dniu 26 lipca 2011 roku przez Burmistrz Zelowa – Urszulę Świerczyńską. Termin składania ofert wyznaczono na dzień 3 sierpnia 2011 roku, godz. 10 00 , tj. z zachowaniem terminu o którym mowa w art. 43 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Wadium – 8.000 zł. Zamawiający nie wymagał zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty – najniższa cena. Termin wykonania zamówienia – zakończenie 30 grudnia 2013 roku. W złożonym w dniu 16 stycznia 2015 roku, tj. po zakończeniu czynności kontrolnych Burmistrz Zelowa – Urszula Świerczyńska wyjaśniła: „Proces zamieszczania ogłoszenia o zamówieniu na stronach internetowych Biuletynu Zamówień Publicznych, rozpoczyna się od wskazania przez Zamawiającego na pierwszej stronie internetowego Formularza, czy publikacja Ogłoszenia jest obowiązkowa czy nie. Kolejnym etapem jest wybór „Czego dotyczy zamówienie”. Formularz pozostawia Zamawiającemu do wyboru trzy opcje a) zamówienia publicznego, b) umowy ramowej, c) ustanowienia dynamicznego systemu zakupów (DSZ). Po tym etapie zgodnie z Formularzem wskazuje się kolejne informacje dotyczące danych adresowych Zamawiającego i jego rodzaju. Po zaznaczeniu opcji pierwszej („dotyczy zamówienia publicznego”), po dokończeniu całego procesu ogłaszania i zatwierdzeniu ogłoszenia do publikacji, generowany (do wydruku) przez Biuletyn Zamówień Publicznych formularz nie zawiera już informacji o dynamicznym systemie zakupów czy też umowie ramowej. Jest to zatem kwestia leżąca po stronie systemu informatycznego Urzędu zamówień publicznych, na którym Zamawiający jest obowiązany zamieścić ogłoszenie.” Wyjaśnienie z dnia 16 stycznia 2015 roku Burmistrz Zelowa stanowi załącznik nr 50 do protokołu kontroli. W związku z zapytaniami potencjalnych wykonawców Zamawiający w dniu 1 sierpnia 2011 roku udzielił stosownych wyjaśnień, które opublikowane zostały na stronie internetowej Zamawiającego. Zamawiający nie dokonywał modyfikacji treści SIWZ, tym samym Zamawiający nie przedłużył terminu składania ofert. Wyjaśnienia podpisane zostały przez Burmistrza Zelowa – Urszulę Świerczyńską. W terminie wskazanym przez Zamawiającego oferty zostały złożone przez następujących wykonawców:
Numer Dane wykonawcy Cena ofertowa (zł) oferty KOMPLET INWEST Sp. Jawna Tomasz Granops, Elżbieta Prażanowska-Niebój 1. 878.220,00 66-400 Gorzów Wielkopolski, ul. 11-GO Listopada 91K 36,41 pkt GRONTMIJ POLSKA Sp. z o.o. Biuro w Łodzi 2. 90-646 Łódź, ul. 6 Sierpnia 88A 319.800,00 100 pkt
______183 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
ADAPTEQ ENGINEERING Jolanta Piasecka 3. 05-092 Łomianki, ul. Szczęśliwa 16 292.740,00 Oferta odrzucona P.P.U.H. „VITARO” Wojciech Jędrzejczyk 4 418.200,00 97-500 Radomsko, Dziepółć 3 Oferta odrzucona PHIN Consulting Sp. o.o. 412.050,00 5. 93-121 Łódź, ul. Częstochowska
77,61 pkt BUD-INVENT Sp. z o.o. 03-140 Warszawa, ul. Odkryta 36A 6. 449.000,00 Biuro: 02-574 Warszawa, ul. Łowicka 19 Oferta odrzucona
Pismem z dnia 10 sierpnia 2011 roku znak: ZPI.271.30.2011 Zamawiający wezwał w trybie art. 26 ust. 3 i 4 ustawy, wykonawców do uzupełnienia dokumentów i złożenia wyjaśnień. Do uzupełnienia dokumentacji wezwano wszystkich wykonawców. W zakresie oferty nr 2 wezwano do złożenia poprawnie wypełnionego załącznika nr 4 – wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia wraz z informacjami na temat kwalifikacji zawodowych i doświadczenia zawodowego – bądź złożenia wyjaśnień na piśmie. Z wymienionego wykazu nie wynikało aby Teresa Supeł - kierownik zespołu – inspektor koordynujący posiadała co najmniej 10 letni staż pracy w branży budowlanej w charakterze kierownika budowy lub inspektora nadzoru; nie wynikało również, że wymieniona osoba posiada wymagane przez Zamawiającego doświadczenie, gdyż wskazane roboty tego nie potwierdzały. Zamawiający, zgodnie ze SIWZ, wymagał aby osoba do wykonywania funkcji Kierownika Zespołu – Inspektora Koordynującego posiadała uprawnienia budowlane bez ograniczeń, wydane na podstawie ustawy Prawo budowlane, do kierowania robotami budowlanymi w specjalności instalacyjnej w zakresie sieci, instalacji i urządzeń cieplnych, wentylacyjnych, gazowych, wodociągowych i kanalizacyjnych lub odpowiadające im uprawnienia (dokumenty) wydane na podstawie obowiązujących wcześniej przepisów oraz legitymować się przynależnością do właściwej izby samorządu zawodowego. Jednakże stwierdzono, iż wskazana przez Wykonawcę osoba do pełnienia funkcji kierownika zespołu – inspektora koordynującego posiadała uprawnienia budowlane upoważniające do wykonywania samodzielnej funkcji projektanta oraz kierownika budowy i robót w specjalności instalacyjno – inżynieryjnej w zakresie sieci i instalacji sanitarnych. Z powyższego wynika, iż wskazane w ofercie uprawnienia kierownika zespołu – inspektora koordynującego różniły się od uprawnień wymaganych przez Zamawiającego. Jednakże zamawiający nie wezwał Wykonawcę do złożenia wyjaśnień w powyższej kwestii. W terminie wskazanym przez Zamawiającego – Wykonawca złożył wyjaśnienie do treści załącznika nr 4 potwierdzające 10 – letni straż pracy w charakterze inspektora nadzoru branży sanitarnej osoby wskazanej do pełnienia funkcji kierownika zespołu – inspektora koordynującego oraz wymagane doświadczenie. Jednocześnie Wykonawca w złożonych wyjaśnieniach zaznaczył, iż dla usunięcia wątpliwości w stosunku do jego oferty przedstawił kandydaturę Macieja Jencza na stanowisko Kierownika Zespołu – Inspektora koordynującego załączając tym samym tabelę wg wzoru załącznika nr 4 do SIWZ zawierającą spełnienie wymagań drugiej wskazanej osoby.
______184 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W związku z powyższym zwrócono się z ustnym zapytaniem do Piotra Kaczmarka – podinspektora Referatu Zamówień Publicznych, Inwestycji i Strategii (jednocześnie pracownika upoważnionego przez Zamawiającego do kontaktu z Wykonawcami w przedmiotowym postępowaniu) o wskazanie, którą z osób wymienionych przez Zamawiającego do pełnienia funkcji Kierownika Zespołu – Inspektora koordynującego Zamawiający przyjął do prawidłowej oceny oferty. W przedmiotowej kwestii, w dniu 27 sierpnia 2014 roku, Burmistrz Zelowa – Urszula Świerczyńska złożyła wyjaśnienie o treści, cyt.: „Niniejszym wyjaśniam, że w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Pełnienie funkcji inspektora nadzoru nad wykonaniem robót budowlanych prowadzonych w ramach Rozbudowy systemów wodno-kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w Gminie Żelów" Zamawiający – w wyniku złożonego przez Wykonawcę w związku z wezwaniem do uzupełnienia dokumentów nowego wykazu osób – przyjął, że Wykonawca Grontmij Sp. z o.o. spełnił postawione warunki udziału w postępowaniu w zakresie dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia poprzez wskazanie Pana Macieja Jencza jako kierownika Zespołu - Inspektora Koordynującego.” Wyjaśnienie Burmistrza Zelowa z dnia 27 sierpnia 2014 roku w zakresie osoby pełniącej funkcję Kierownika Zespołu – Inspektora koordynującego stanowi załącznik nr 29 do protokołu kontroli.
W zakresie oferty nr 3 wezwano Wykonawcę do złożenia odpowiednich dokumentów, tj. poprawnie wypełnionego załącznika nr 4 do SIWZ, którego brak stwierdzono podczas oceny oferty. Termin do uzupełnienia dokumentów – 16 sierpnia 2011 godz. 12 00 . Uzupełnienie dokumentów o załącznik nr 4 dotyczący spełniania wymogu dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia wpłynęło do Zamawiającego faxem w dniu 16 sierpnia 2011 roku o godz. 11 55 , natomiast oryginał wpłynął w dniu 19 sierpnia 2011 roku, tj. po terminie wskazanym przez Zamawiającego. Analiza załącznika nr 4 wykazała, iż Wykonawca wskazał jako Kierownika Zespołu – Inspektora Koordynującego osobę posiadającą uprawnienia budowlane w zakresie sieci wodno-kanalizacyjnych, gazowych i cieplnych, instalacji sanitarnych wod., kan., gaz., c.o., wentylacji i klimatyzacji. Jednocześnie wskazana osoba nie spełniała wymagań stawianych przez Zamawiającego w zakresie doświadczenia, gdyż wskazane roboty tego nie potwierdzały. Zamawiający w dniu 25 sierpnia 2011 roku wezwał Wykonawcę do złożenia wyjaśnień w zakresie uprawnień osoby wskazanej do pełnienia funkcji Kierownika Zespołu – Inspektora Koordynującego – czy wykazane w załączniku nr 4 do SIWZ uprawnienia są z ograniczeniami czy bez ograniczeń. Zamawiający nie wezwał Wykonawcy do złożenia wyjaśnień w kwestii wymogu dotyczącego doświadczenia, tj. pełnienia funkcji inspektora nadzoru w branży wodno – kanalizacyjnej – w ostatnich pięciu latach – w realizacji minimum 2 zakończonych inwestycji obejmujących budowę lub modernizację sieci wodociągowych lub/i kanalizacyjnych o wartości nie mniejszej niż 5.000.000 PLN netto (bez VAT) każda. Zatem, biorąc pod uwagę analizę oferty 2 i 3 należy stwierdzić, iż Zamawiający w zakresie oferty 2 nie wezwał Wykonawcę do złożenia wyjaśnień w zakresie uprawnień budowlanych Kierownika Zespołu – Inspektora Koordynującego, zaś w analogicznej sytuacji dotyczącej oferty nr 3 Wykonawcę wezwał. Podobnie w zakresie oferty nr 3 stwierdzono, że Zamawiający nie wezwał Wykonawcy w kwestii wyjaśnienia czy wskazany w ofercie Kierownik Zespołu – Inspektor Koordynujący posiada wymagane doświadczenie, zaś w tożsamej sytuacji Wykonawca nr 2 został wezwany do złożenia wyjaśnień, bądź uzupełnienia dokumentów. W złożonym w dniu 16 stycznia 2015 roku, tj. po zakończeniu czynności kontrolnych Burmistrz Zelowa – Urszula Świerczyńska wyjaśniła: „(…) Wykonawca Grontmij Sp. z
______185 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
o.o., nie został wezwany do złożenia wyjaśnień dotyczących wskazania w zakresie uprawnień budowlanych Kierownika Zespołu – Inspektora Koordynującego, w uwagi na fakt, że uzupełniając dokumenty na wezwanie Zamawiającego wskazał osobę p. Macieja Jencza do pełnienia tejże funkcji. Załącznikiem do Wykazu były złożone za zgodność z oryginałem dokumenty potwierdzające posiadane uprawnienia (m.in. decyzja z dnia 17 grudnia 2007 r.), z których wynikało spełnianie warunków udziału w postępowaniu. W zakresie nie wezwania przez Zamawiającego do wyjaśnień w zakresie posiadanych uprawnień tudzież uzupełnienia dokumentów złożonej Oferty nr 3 Adapteq Egeneering Jolanta Piasecka informuję, że z uwagi na fakt, że Zamawiający wezwał tegoż wykonawcę do uzupełnienia dokumentu Wykaz osób (dokumentu nie było w pierwotnie złożonej ofercie – wykonawca odpowiedział na wezwanie, Zamawiający nie miał możliwości ponownego wezwania do uzupełnienia tego samego dokumentu. Tego typu wezwanie można do jednego dokumentować zastosować jeden raz. Ponadto z uzupełnionych dokumentów wynikało, że wykonawca nie spełniał innych warunków udziału w postepowaniu, co stanowiło zresztą podstawę do odrzucenia oferty jako nie spełniającej warunków udziału w postępowaniu w zakresie osób zdolnych do wykonania zamówienia. Wzywanie do wyjaśnień spowodowałoby zatem jedynie wydłużenie procedury a nie miałoby wpływu na ocenę badanej oferty, która jak wskazano powyżej (również vide Ogłoszenie o wyborze najkorzystniejszej oferty) podlegała odrzuceniu.” (patrz załącznik nr 50 do protokołu kontroli). Ponadto do Wykonawcy nr 2 i 3 zwrócono się w trybie art. 90 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych do udzielenia szczegółowych pisemnych wyjaśnień dotyczących elementów mających wpływ na wysokość ceny, gdyż złożone ofert zawierały kwoty niższe od pozostałych ofert. Tym samym oferowane kwoty budziły wątpliwość wobec wielkości zamówienia, czasu jego trwania oraz warunków jakie miał spełniać wykonawca i tym samym, wg Zamawiającego były rażąco niskie. Termin do złożenia wyjaśnień określono do dnia 16 sierpnia 2011 godz. 11 00 . Odpowiedź Wykonawca nr 2 wpłynęła w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. Wykonawca wyjaśnił, że cena oferty uwzględnia wszystkie wymagania SIWZ i obejmuje wszystkie koszty konieczne do poniesienia dla prawidłowej realizacji zaoferowanej usługi. Wykonawca w złożonym wyjaśnieniu odniósł się do poszczególnych pozycji kosztów, jak również wskazał ceny ofert o podobnym charakterze w postępowaniach z terenu RP podnosząc że zaoferowana przez niego cena jest zgodna z poziomem cen tego rodzaju usług oferowanych w kraju. Wyjaśnienie Wykonawcy nr 3 dotyczące rażąco niskiej ceny wpłynęło faxem w dniu 16 sierpnia 2011 roku o godz. 10 55 . W odpowiedzi Wykonawca wyjaśnił, iż na cenę oferty miał wpływ fakt prowadzenia w tym samym czasie, w promieniu 50 km, usług nadzoru inwestorskiego nad innymi inwestycjami. Powyższe pozwalało na wykorzystanie tego samego personelu i tym samym przekładało się na zmniejszenie kosztów o około 20%. Jednocześnie Wykonawca przedstawił założenia przyjęte do kalkulacji ceny oferty, które pozwoliły na określenie zaproponowanej w ofercie ceny. Tabela kalkulacyjna stanowiła załącznik do przedmiotowego wyjaśniania. W dniu 3 sierpnia 2011 roku Kierownik Zamawiającego, oraz czterej członkowie Komisji przetargowej złożyli oświadczenia w myśl art. 17 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, natomiast jeden z członków przedmiotowe oświadczenie złożył w dniu 17 sierpnia 2011 roku. W odpowiedzi na powyższe wezwanie wszystkich wykonawców w trybie art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych, uzupełnione dokumenty w zakresie trzech wykonawców nie spełniały wymogów w zakresie wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu określonych przez Zamawiającego w zakresie posiadanej wiedzy i
______186 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
doświadczenia. W wyniku powyższego Zamawiający, na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 4 w związku z art. 26 ust. 3 ustawy wykluczył następujących oferentów: [1] ADAPTEQ ENGINEERING Jolanta piasecka (oferta nr 3), [2] P.P.U.H. „VITARO” Wojciech Jędrzejczak (oferta nr 4), [3] BUD-INVENT Sp. z o.o. (oferta nr 6). Tym samym na podstawie art. 24 ust. 4 powyższej ustawy odrzucono oferty wykonawców wykluczonych z postępowania. Propozycja rozstrzygnięcia postępowania przekazana została przez Komisję – Burmistrzowi Zelowa w dniu 26 sierpnia 2011 roku, która to propozycja została zaakceptowana. Pismem znak: ZPI.271.30.2011 z dnia 26 sierpnia 2011 roku, podpisanym przez Burmistrz Zelowa – Urszulę Świerczyńska, poinformowano wykonawców o wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z uzasadnieniem wskazując jako najkorzystniejszą ofertę – ofertę firmy GRONTMIJ Polska Sp. z o.o. Łódź. W dniu 2 września 2011 roku Gmina Zelów, reprezentowana przez Burmistrz Zelowa – Urszulę Świerczyńską przy kontrasygnacie Skarbnika Miasta, zawarła umowę nr FN.3226.113.2011 z „GRONTMIJ Polska” Sp. z o.o. reprezentowaną przez Roberta Grudnia działającego na podstawie pełnomocnictwa z dnia 29 lipca 2011 roku. Przedmiotem umowy pełnienie funkcji inspektora nadzoru nad wykonaniem robót budowlanych prowadzonych w ramach „Rozbudowy systemów wodno-kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w gminie Zelów” za wynagrodzeniem w kwocie brutto 319.800,00 zł. Analiza wskazanej powyżej umowy wykazała, iż nadzór nad realizacją zadania, będącego przedmiotem umowy, w branży wodno-kanalizacyjnej pełnić będzie Teresa Supeł – inspektor nadzoru robót wodociągowo-kanalizacyjnych w specjalności instalacyjnej w zakresie sieci i instalacji wodociągowo-kanalizacyjnych – pełniący jednocześnie funkcję koordynatora czynności inspektorów nadzoru. W związku z rozbieżnościami w stosunku do osoby pełniącej funkcję kierownika zespołu – inspektora koordynującego przyjętą do realizacji przedmiotu umowy, a przyjętą przy ocenie oferty poproszono jednostkę kontrolowaną o wyjaśnienie wskazanej kwestii. W dniu 29 sierpnia 2014 roku Burmistrz Zelowa – Urszula Świerczyńska wyjaśniła, cyt.: „W nawiązaniu do pisma z dnia 27 sierpnia 2014 r. dotyczącego spełnienia warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Pełnienie funkcji inspektora nadzoru nad wykonaniem robót budowlanych prowadzonych w ramach Rozbudowy systemów wodno-kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w Gminie Żelów" przez Wykonawcę Grontmij Sp. z o. o. poprzez wskazanie Pana Macieja Jencza jako Kierownika Zespołu - Inspektora Koordynującego, a następnie wskazania w umowie Pani Teresy Supeł, jako osoby, która będzie pełnić tę funkcję Zamawiający niniejszym wyjaśnia, że wyżej opisane postępowanie jest całkowicie zgodne z obowiązującymi przepisami. Zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, jej art. 22 Zamawiający może określić warunki udziału w postępowaniu dla Wykonawców, a Wykonawcy, najpóźniej na dzień składania ofert, zobowiązani są wykazać ich spełnienie. W opisywanym przypadku wybrany Wykonawca spełnił wszystkie postawione przez Zamawiającego warunki, dlatego też, m.in. jego oferta została uznana za najkorzystniejszą i to właśnie jemu zostało udzielone zamówienie. Podkreślić należy, że wskazanie przez Wykonawcę osób, którymi dysponuje, a które faktycznie spełniają postawione w postępowaniu warunki nie jest tożsame z obowiązkiem zapewnienia przez Wykonawcę tych samych osób do świadczenia usługi nadzoru inwestorskiego w ramach wykonywania umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie
______187 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zamówienia publicznego. Obowiązujące przepisy nie dają Zamawiającemu podstaw do takiego żądania wobec Wykonawcy. Należy przyjąć hipotetyczną sytuację, w której dzień po otwarciu ofert czy wyborze najkorzystniejszej oferty podstawa do dysponowania daną osobą traci moc (np. Wykonawca rozwiązuje umowę o pracę z osobą, którą wskazał w Wykazie osób na spełnienie postawionych warunków). Zamawiający nie ma podstaw prawnych, które pozwalałyby tak dalece ingerować w sposób zarządzania prywatnym przedsiębiorstwem w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi.” Wyjaśnienie Burmistrza Zelowa z dnia 29 sierpnia 2014 roku dotyczące zawartej umowy i wskazania w niej Kierownika Zespołu - Inspektora Koordynującego stanowi załącznik nr 30 do protokołu kontroli. Ogłoszenie o wyborze najkorzystniejszej oferty zostało zamieszczone w dniu 26 sierpnia 2011 roku na tablicy informacyjnej Urzędu Miejskiego w Zelowie i na stronie internetowej Zamawiającego, natomiast w dniu 8 września 2011 roku w Biuletynie Zamówień Publicznych (278644-2011). Protokół postępowania w trybie przetargu nieograniczonego (druk ZP-PN) zatwierdzony został w dniu 9 września 2011 roku przez Kierownika Zamawiającego – Burmistrz Zelowa – Urszulę Świerczyńską.
Nadzór autorski W dniu 8 listopada 2011 roku zawarta została umowa między Gminą Zelów reprezentowaną przez Burmistrza Zelowa – Urszulę Świerczyńską, przy kontrasygnacie Skarbnika Miasta – Jadwigi Stróż, a firmą INTER-PRO-BUD Bożena Bajerska – na sprawowanie kompleksowego nadzoru autorskiego nad wykonaniem robót budowlanych prowadzonych w ramach „Rozbudowy systemów wodno-kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w gminie Zelów dla zadań: [1] „Rozbudowa systemów wodno- kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w gminie Zelów – ul. Sienkiewicza, ul. Poznańska, ul. Wolności, ul. Kościuszki, ul. Piotrkowska, ul. Harcerska, ul. Pabianicka, ul. Zachodnia, ul. Boczna, ul. Cegielniana”, [2] „Rozbudowa systemów wodno- kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w gminie Zelów – ul. Lubelska, ul. Sienkiewicza, ul. Komeńskiego, ul. Południowa, ul. Sportowa, Łobudzice, Kolonia Łobudzice”. Umowa zawarta została na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. b) ustawy Prawo zamówień publicznych. Strony ustaliły wynagrodzenie w wysokości: za rok 2011 – 10.000,00 zł netto (brutto 12.300,00 zł), rok 2012 – 24.000,00 zł netto (brutto 29.520,00 zł), rok 2013 – 24.000,00 zł netto (brutto 29.520,00 zł). Okres obowiązywania umowy – od dnia podpisania umowy do dnia odbioru końcowego realizowanej inwestycji objętej nadzorem, tj. do dnia 30 grudnia 2013 roku. Zawarcie powyższej umowy wynikało z: 1) w dniu 2 września 2011 roku skierowane zostało do wykonawcy (INTER-PRO-BUD Bożena Bajerska), na podstawie art. 66 ust. 1 w związku z art. 67 ust. 1 pkt 1 litera b) ustawy Prawo zamówień Publicznych – zaproszenie do negocjacji warunków sprawowania kompleksowego nadzoru autorskiego przy realizacji sieci wodociągowej, kanalizacyjnej oraz odbudowy pasów drogowych w Zelowie i Łobudzicach w ramach projektu realizowanego przez Gminę Zelów pn. „Rozbudowa systemów wodno-kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w gminie Zelów”. Do zaproszenia załączono wzór umowy. 2) W dniu 14 września 2011 roku wpłynęła faxem oferta od ww. Wykonawcy na kwotę 58.000,00 zł netto w podziale na lata 2011-2013, w tym: rok 2010 – 10.000,00 zł, rok 2011 – 24.000,00 zł, rok 2013 – 24.000,00 zł.
______188 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
3) W dniu 16 września 2011 roku przeprowadzone zostały z wykonawcą negocjacje, z których spisany został protokół. Mimo negocjacji wykonawca nie wyraził zgody na obniżenie kosztów pełnienia nadzoru ze względu na długi okres trwania nadzoru oraz wynikającymi ze wzoru umowy warunkami sprawowania nadzoru, w tym warunkami dostępności Wykonawcy do dyspozycji Zamawiającego, jak również obszernym zakresem oferowanych przez niego obowiązków i czynności i z uwagi na wielkość projektu wymaga zaangażowania znacznych nakładów rzeczowych, czasowych oraz finansowych. Zamawiający natomiast poinformował Wykonawcę, iż konieczność częstszej niż zakładano w ofercie obecność na budowie, naradach technicznych lub w siedzibie zamawiającego nie będzie powodowała zwiększenia wynagrodzenia wykonawcy, a jakiekolwiek żądania podwyższenia wynagrodzenia będzie uważane za niezasadne, na co Wykonawca wyraził zgodę. 4) w dniu 17 października 2011 roku spisana została notatka w związku z przeprowadzonymi w dniu 16 września 2011 roku negocjacjami w sprawie sprawowania kompleksowego nadzoru autorskiego nad realizacją zadania. W dniu 10 października 2011 roku Wykonawca – firma INTER-PRO-BUD Bożena Bajerska złożył ostateczną ofertę, która była tożsama z ofertą złożoną przed negocjacjami. Do oferty załączono oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz o braku podstaw do wykluczenia z postępowania zgodnie z treścią art. 24 ust. 1 ustawy, a także aktualne zaświadczenie z rejestru działalności gospodarczej. 5) Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia opublikowane zostało na stronie BZP w dniu 18 listopada 2011 roku (385422-2011). 6) Protokół postępowania w trybie zamówienia z wolnej ręki zatwierdzony został przez Kierownika Zamawiającego – Urszulę Świerczyńską w dniu 18 listopada 2011 roku Dofinansowanie W dniu 30 lipca 2010 roku zawarta została umowa o dofinansowanie projektu nr UDA- RPLD.02.01.00-00-055/08-00 w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013 pomiędzy Województwem Łódzkim jako Instytucją Zarządzającą a Gminą Zelów jako Beneficjentem. Umowa określała dofinansowanie projektu pn. „Rozbudowa systemów wodno – kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w gminie Zelów” zakwalifikowanego do dofinansowania na podstawie uchwały podjętej przez Instytucję Zarządzającą w dniu 21 lipca 2010 roku nr 1108/10 (Oś Priorytetowa II: Ochrona środowiska, zapobieganie zagrożeniom i energetyka – Działanie II.1 Gospodarka wodno – ściekowa). Zgodnie z umową całkowita wartość Projektu wynosiła 69.347.240,00 zł, przy dofinansowaniu w łącznej kwocie nieprzekraczającej 29.169.759,83 zł, co stanowiło 46,56% wydatków kwalifikowalnych Projektu. Umowa podpisana została ze strony Instytucji zarządzającej przez Zarząd Województwa Łódzkiego reprezentowany przez Artura Bagieńskiego – Wicemarszałka Województwa Łódzkiego i Elżbietę Hibner – Członka Zarządu Województwa Łódzkiego, przy kontrasygnacie Skarbnika Województwa – Jadwigi Kaweckiej, natomiast ze strony Beneficjenta przez Burmistrza Zelowa – Sławomira Malinowskiego przy kontrasygnacie Skarbnika Miasta – Zofii Jurkiewicz. Do wskazanej umowy o dofinansowanie Projektu zawarte zostały 4 aneksy nr: [1] UDA-RPLD.02.01.00-00-055/08-01 z dnia 31 grudnia 2010 roku – zmianie uległy załączniki nr 1 i nr 2 do umowy projektu, tym samym zmianie uległa kwota dofinansowania, która wynosiła 33.389.926,02 zł (53,29%),
______189 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
[2] UDA-RPLD.02.01.00-00-055/08-02 z dnia 20 kwietnia 2011 roku – zmianie uległa kwota dofinansowania do wysokości 34.867.845,92 zł (55,65% wydatków kwalifikowalnych Projektu), [3] UDA-RPLD.02.01.00-00-055/08-03 z dnia 29 lipca 2011 roku – zmianie uległa kwota dofinansowania do wysokości 35.255.011,51 zł (56,27% wydatków kwalifikowalnych Projektu), [4] UDA-RPLD.02.01.00-00-055/08-04 z dnia 27 października 2011 roku – zmianie uległa całkowita wartość Projektu stanowiąca kwotę 42.861.075,47 zł, oraz kwota dofinansowania do wysokości 33.800.177,86 zł (85,00% wydatków kwalifikowalnych Projektu).
Gwarancja wynagrodzenia W dniu 24 kwietnia 2012 roku Lider Konsorcjum Profitect Sp. z o.o. wystąpił z wnioskiem do Zamawiającego, tj. Gminy Zelów o udzielenie zabezpieczenia umówionego wynagrodzenia z tytułu umowy nr FN. 3226.96.2011 z dnia 29 lipca 2011 roku. Wykonawca wystąpił o powyższe na podstawie art. 6491 § 1 dalsze Kodeksu Cywilnego. Żądanie Wykonawcy oparte zostało na bezwzględnie obowiązujących przepisach prawa i nie wymagało dodatkowego uzasadnienia. Wykonawca wniósł o udzielenie przedmiotowej gwarancji do wysokości 22.153.892,87 zł w terminie 50 dni od otrzymania przez Zamawiającego przedmiotowego wniosku. W związku z powyższym Gmina Zelów w dniu 24 maja 2012 roku ogłosiła przetarg nieograniczony na udzielenie gwarancji bankowej dla zabezpieczenia zapłaty przez Gminę Zelów jako inwestora wynagrodzenia należnego Wykonawcy za wykonane roboty budowlane. W wyniku przeprowadzonego przetargu w dniu 1 czerwca 2012 roku Gmina opublikowała ogłoszenie o wyborze najkorzystniejszej oferty na zadanie dot. udzielenia przedmiotowej gwarancji bankowej, z którego wynika, że jako najkorzystniejszą na wykonanie przedmiotu zamówienia uznano ofertę Nordea Bank Polska S.A., która uzyskała 100 pkt.
W dniu 11 czerwca 2012 roku Gmina Zelów reprezentowana przez Urszulę Świerczyńską – Burmistrza Zelowa, przy kontrasygnacie Skarbnika Miasta – Jadwigi Stróż – zawarła umowę nr GW-PLN-ZOKK1-000348 na udzielenie przez Bank gwarancji bankowej do łącznej kwoty 21.062.531,51 zł na rzecz Konsorcjum w składzie: Profitect Sp. z o.o., Molewski Sp. z o.o., Zakład Instalacji Sanitarnych Protec, Przedsiębiorstwo Wielobranżowe Hydrobud Sp. z o.o.. Przedmiot umowy stanowił zabezpieczenie terminowej zapłaty za wykonanie robót budowlanych pn. „Rozbudowa systemów wodno- kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w gminie Zelów” w związku z umową FN.3226.96.2011 z dnia 29 lipca 2011 roku. Gwarancja udzielona została do dnia 31 grudnia 2013 roku. W wyniku zawartej umowy gwarancji Bank pobrał prowizję od Gminy Zelów w wysokości 210.625,32 zł. W tym samym dniu Gmina Zelów zwróciła się do Lidera Konsorcjum – Profitec Sp. z o.o. – w związku z zapisem art. 6491 § 3 Kodeksu cywilnego stanowiącego, iż strony ponoszą w równych częściach udokumentowane koszty zabezpieczenia wierzytelności – o zapłatę połowy kosztów ustanowienia Gwarancji bankowej, tj. kwoty 105.312,66 zł. Tym samym Gmina przedłożyła Konsorcjum poświadczoną za zgodność z oryginałem kserokopię umowy o udzielenie gwarancji nr GW-PLN-ZOKK1-000348 oraz Gwarancję Terminowej Zapłaty FGW-PLN-ZOKK1-000348.
Koszty inwestycji Jednostka kontrolowana w budżecie roku 2011 zabezpieczyła środki w rozdziale 90001 w § 605 (…) na zadanie „Rozbudowa systemów wodno – kanalizacyjnych w Zelowie i
______190 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Łobudzicach w gminie Zelów” w kwocie ogółem 7.345.505,26 zł. Na rok 2012 środki na powyższe zadanie zabezpieczono w wysokości 21.076.196,06 zł. Natomiast w roku 2013 zabezpieczone środki wyniosły 19.494.544,00 zł. Łączna kwota środków na przełomie trzech lat zabezpieczona w poszczególnych budżetach wyniosła 47.916.245,32 zł. Szczegółowe zmiany planu w rozdziale 90001 §§: 6050, 6057, 6059 przedstawiają się następująco:
Nr uchwały Data uchwały Rozdział klasyfikacji § klasyfikacji Po zmianach zwiększenie zmniejszenie ROK 2011 V/16/10 30.12.2010 90001 6050 1.416.831,20 6057 6.701.949,49 6059 5.874.424,11 13.993.204,80 VII/34/2011 10.02.2011 90001 6050 1.215.377,20 201.454,00 6057 6.718.710,60 16.761,11 6059 6.059.117,00 184.69 2,89 13.993.204,80 XI/61/2011 19.05.2011 90001 6050 1.215.377,20 6057 7.021.389,42 302.678,82 6059 5.756.438,18 302.678,82 13.993.204,80 XV/99/2011 08.09.2011 90001 6050 473.424,95 741.952,25 6057 5.936.987,27 1.084.402,1 5 6059 935.093,04 4.821.345,14 7.345.505,26 ROK 2012 XXI/147/2011 28.12.2011 90001 6050 1.301.136,52 6057 12.630.564,99 6059 2.228.923,23 16.160.624,74 XXV/189/2012 26.04.2012 90001 6050 1.585.434,63 284.298,11 6057 16.483.516,23 3.852.951,24 6059 2.796.245,20 567.321,97 20.865.196,06 XXVI/199/2012 24.05.2012 90001 6050 1.935.434,63 350.000,00 6057 16.483.516,23 6059 2.796.245,20 21.215.196,06 XXIX/220/2012 20.07.2012 90001 6050 1.7 96.434,63 139.000,00 6057 16.483.516,23 6059 2.796.245,20 21.076.196,06 ROK 2013 XXXIV/261/2012 19.12.2012 90001 6050 1.114.479,67 6057 15.708.054,68 6059 2.772.009,65 19.594.544,00 XXXV/267/2013 31.01.2013 90001 6050 1.014.479,67 100.000,00 6057 15.708.054,68 6059 2.772.009,65 19.494.544,00 Zadanie „Rozbudowa systemów wodno – kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w gminie Zelów” zamknęła się następującymi wydatkami
Wystawca faktury Rodzaj kosztów Kwota netto VAT Kwota brutto RPO- 85% Własne-15%
INTER-PRO-BUD nadzór autorski 307 000,00 68 120,00 375 120,00 259 675,00 115 445,00
GRONTMIJ nadzór 260 000,00 59 800,00 319 800,00 220 999,98 98 800,02
MOLEWSKI Sp. z o.o. Zad.1 4 140 743,34 952 370,97 5 093 114,31 4 129 876,56 963 237,75
N-MEDIA promocja 1 000,00 230,00 1 230,00 850,00 380,00
______191 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
NOVUM promocja 1 139,65 262,12 1 401,77 966,87 432,26
OMEGA Biuro Promocji promocja 1 925,00 442,75 2 367,75 1 636,25 731,50
PETERSMEDIA promocja 2 716,00 624,68 3 340,68 2 308,60 1 032,08
POWIAT BEŁCHATÓW promocja 487,80 112,20 600,00 414,63 185,37
PROFITECT sp. z o.o. Zad.1 16 766 385,77 3 856 268,73 20 622 654,50 16 504 537,78 4 118 116,72
SKANSKA S.A. Zad.2 13 293 638,60 3 057 536,87 16 351 175,47 12 605 349,03 3 745 826,44
TAGRAF promocja 9 255,00 2 128,65 11 383,65 7 866,75 3 516,90
TECHMEDIA promocja 8 083,70 1 859,25 9 942,95 6 871,15 3 071,80
VBS promocja 5 395,00 1 240,85 6 635,85 4 585,75 2 050,10 producent S. Żuchowski
Razem - 34 797 769,86 8 000 997,07 42 798 766,93 33 745 938,35 9 052 825,94
środki własne promocja - -2,15 -0,49 -2,64 - -
Zwrot - 1 219,51 280,49 1 500,00 1 275,00 -
Zwrot - 50 659,50 11 651,68 62 311,18 52 964,51 -
SUMA - 34 849 646,72 8 012 928,75 42 862 575,47 33 800 177,86 -
Szczegółowe zestawienie faktur wystawionych przez powyższych wykonawców zadania i kontrahentów stanowi załącznik nr 31 do protokołu kontroli. Inwestycja wynikająca z zadania „Rozbudowa systemów wodno – kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w gminie Zelów” przyjęta została na stan środków trwałych:
Data Wartość Stawka Nr dowodu OT Nazwa Nr inwentarzowy wystawienia początkowa amortyzacyjna Kanalizacja sanitarna w ramach projektu UDA - RPLD.02.01.00-00-055/08-00 - „Rozbudowa OT/211/03779 24.02.2014 5.336.305,21 03779 4,5 systemów wodno – kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w gminie Zelów” Kanalizacja deszczowa w ramach projektu UDA - RPLD.02.01.00-00-055/08-00 - „Rozbudowa OT/211/03780 24.02.2014 5.676.386,69 03780 4,5 systemów wodno – kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w gminie Zelów” Sieć wodociągowa w ramach projektu UDA - RPLD.02.01.00-00-055/08-00 - „Rozbudowa OT/211/03781 24.02.2014 1.083.083,14 03781 4,5 systemów wodno – kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w gminie Zelów” Odtworzenie pasów drogowych w ramach projektu UDA-RPLD.02.01.00-00-055/08-00 - „Rozbudowa OT/220/03782 24.02.2014 12.709.553,36 03782 4,5 systemów wodno – kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w gminie Zelów” Kanalizacja sanitarna w ra mach projektu UDA - RPLD.02.01.00-00-055/08-00 - „Rozbudowa OT/211/03783 24.02.2014 6.191.306,90 03783 4,5 systemów wodno – kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w gminie Zelów” Kanalizacja deszczowa w ramach projektu UDA - RPLD.02.01.00-00-055/08-00 - „Rozbudowa OT/211/03784 24.02.2014 1.011.738,49 03784 4,5 systemów wodno – kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w gminie Zelów” Sieć wodociągowa w ramach projektu UDA - RPLD.02.01.00-00-055/08-00 - „Rozbudowa OT/211/03785 24.02.2014 591.766,16 03785 4,5 systemów wodno – kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w gminie Zelów” Odtworzenie pasów drogowych w ramach projektu OT/220/03786 24.02.2014 7.373.641,79 03786 4,5 UDA-RPLD.02.01.00-00-055/08-00 - „Rozbudowa
______192 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
systemów wodno – kanalizacyjnych w Zelowie i Łobudzicach w gminie Zelów”
Remont – modernizacja drogi dojazdowej do gruntów rolnych poprzez wykonanie nawierzchni emulsyjno-grysowych we wsi Ignaców Przedmiotem zamówienia jest: wykonanie remontu drogi dojazdowej do gruntów rolnych w miejscowości Ignaców. Remontowana trasa mieści się w prawnych granicach pasa drogowego. Dane techniczno-projektowe: [1] Kategoria drogi: Dojazdowa, [2] Prędkość projektowa: 30 km/h, [3] Długość: 3117 mb, [4] Szerokość nawierzchni jezdni: 4,50 m, [5] Spadki poprzeczne: daszkowy 2%; na łukach poziom. Jednostronny 2%,[6] obciążenie ruchem: KR 1, [7] Nawierzchnia jezdni: potrójne powierzchniowe utrwalenie grysami i emulsją kationową, asfaltową, na podbudowie z tłucznia – dolomit, [8] Niweletę drogi dostosowano do istniejących pochyleń oraz do wysokości (rzędnej) wjazdów do posesji. Szczegółowy zakres robót określony został w dokumentacji technicznej projektowej, kosztorysach i przedmiarach oraz STWiOR (Szczegółowej Specyfikacji Technicznej) stanowiących załączniki do niniejszej SIWZ. Powyższy zakres obejmuje prace rozbiórkowe i odtworzeniowe nawierzchni jezdni i chodników w zakresie wynikającym z dokumentacji projektowej, wykonawczej, kosztorysów i przedmiarów. Dokumentacja techniczna W dniu 7 lutego 2011 roku Gmina Zelów, reprezentowana przez Burmistrza Zelowa – Urszulę Świerczyńska, zawarła umowę o dzieło nr Fn. 33291-21/2011 z Bogdanem Przybycieniem, prowadzącym działalność gospodarczą pod firma Pracownia Projektowa – inż. Bogdan Przybycień (97-400 Bełchatów, Osiedle Dolnośląskie 341/135), na wykonanie dokumentacji techniczno-kosztorysowej pt.: „Remont dróg poprzez wykonanie nawierzchni emulsyjno – grysowych w gminie Zelów”. Dokumentacja miała obejmować część projektową, kosztorysy inwestorskie, kosztorysy nakładcze, specyfikację techniczną wykonania i odbioru robót. Zakres przedmiotu zamówienia obejmował drogi: [1] w miejscowości Jawor – dł. ok 3,2 km, [2] w miejscowości Ignaców – dł. ok. 3,2 km, [3] w miejscowości Przecznia – dł. ok. 1,2 km. Wynagrodzenie strony ustaliły ryczałtowe w wysokości brutto 2.398,50 zł (1.950,00 + VAT) za jeden kilometr drogi. Ostateczne wynagrodzenie, jak wynika z umów, wyliczone miało zostać po opracowaniu dokumentacji, z której miał wynikać dokładny zakres rzeczowy w km opracowanej dokumentacji. Termin wykonania przedmiotu umowy ustalono do 31 marca 2011 roku. Do przedmiotu umowy zastosowano art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych. Umowa podpisana została przez Burmistrza Zelowa – Urszulę Świerczyńską przy kontrasygnacie Skarbnika Miasta – Zofii Jurkiewicz. W związku z powyższym, Gmina Zelów w dniu 13 stycznia 2011 roku dokonała rozeznania cenowego, poprzez wysłanie do trzech potencjalnych Wykonawców zaproszeń do złożenia oferty cenowej obejmującej wykonanie 1 km drogi. W odpowiedzi oferty przesłane zostały przez: [1] Pracownia Projektowa Bogdan Przybycień – cena za 1 km 1.950,00 zł netto (2.398,50 zł brutto), [2] Karol Wielechowski – Biuro Projektów i Usług Budowalnych – pierwszy odcinek do 1 km – 7.000,00 zł, za następny rozpoczęty – 4.500,00 zł, [3] Przedsiębiorstwo Projektowo – Wykonawcze NIWELLA – 7.850 zł + podatek VAT 23% za 1 km drogi. Przedmiot umowy odebrany został bez uwag w dniu 30 marca 2011 roku protokołem przekazania dokumentacji projektowo-kosztorysowej w zakresie: 4 egz. projektu budowlanego branży drogowej, 4 egz. kosztorysów inwestorskich, 4 egz. kosztorysów nakładczych, 4 egz. szczegółowych specyfikacji wykonania i odbioru robót budowlanych,
______193 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
4 egz. informacji BIOZ, 8 egz. przedmiarów robót, 1 egz. projektu budowlanego branży drogowej w wersji elektronicznej PDF – komplet. Zapłata wynagrodzenia nastąpiła w dniu 29 kwietnia 2011 roku (WB nr 76) na podstawie faktury nr 5/2011 z dnia 5 kwietnia 2011 roku wystawionej na kwotę 7.411,37 zł brutto tytułem wykonania dokumentacji techniczno-kosztorysowej pt. „Remont dróg poprzez wykonanie nawierzchni emulsyjno-grysowych w gm. Zelów – miejscowość Ignaców” – długość drogi 3,09 km x 1.950,00 zł. Faktura zapłacona została z zachowaniem terminu określonego przez Wykonawcę. Gmina Zelów w dniu 20 stycznia 2012 roku dokonała do Starostwa Powiatowego w Bełchatowie zgłoszenia zamiaru wykonania robót budowalnych nie wymagających decyzji o pozwoleniu na budowę. Zgłoszenie przyjęte zostało bez sprzeciwu w dniu 25 stycznia 2012 roku i zarejestrowane pod nr AB.673/13/2012.3.MS. Wykonawca inwestycji Wartość zamówienia została ustalona na podstawie kosztorysu inwestorskiego branży budowlanej z dnia 2 lutego 2012 roku na kwotę bez podatku VAT 965.503,55 zł (240.198,91 euro). W dniu 14 czerwca 2012 roku Referat Zamówień Publicznych, Inwestycji i Strategii wystąpił do Burmistrza Zelowa z wnioskiem o rozpoczęcie postępowania w celu udzielenia zamówienia publicznego na „Remont – modernizację drogi dojazdowej do gruntów rolnych poprzez wykonanie nawierzchni emulsyjno-grysowych we wsi Ignaców – Projekt współfinansowany ze środków Budżetu Województwa Łódzkiego”. Wniosek zawierał szacunkową wartość przedmiotu zamówienia bez podatku VAT: 965.503,55 zł, tj. 240.198,91 euro ustaloną na podstawie kosztorysu inwestorskiego. Termin wykonania: 15 września 2012 roku. Jednocześnie złożony został do Burmistrza Zelowa, na podstawie zarządzenia nr 11/2011 z dnia 25 lutego 2011 roku, wniosek o powołanie składu komisji przetargowej, który zawierał propozycję składu. Wskazane wnioski zatwierdzone zostały przez Burmistrz Zelowa – Urszulę Świerczyńską. Ogłoszenie o zamówieniu zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 15 czerwca 2012 roku (205326-2012) oraz opublikowane w sposób wskazany w art. 40 ust. 1 ustawy. W tym samym dniu, tj. 15 czerwca 2012 roku na stronie internetowej Zamawiającego zamieszczono specyfikację istotnych warunków zamówienia. Zarówno ogłoszenie, jak i SIWZ spełniały wymogi zawarte odpowiednio w art. 41 oraz art. 36 ustawy, z wyjątkiem ogłoszenia opublikowanego w Biuletynie Zamówień Publicznych, które nie zawierało informacji wskazanych w art. 41 pkt 12-13 ustawy Prawo zamówień publicznych (patrz załącznik nr 50) . Specyfikacja została zatwierdzona przez Burmistrz Zelowa – Urszulę Świerczyńską. Termin składania ofert wyznaczono na dzień 2 lipca 2012 roku, godz. 10 30 . Wadium – 19.000 zł. Zamawiający nie wymagał zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty – najniższa cena. Czas realizacji zamówienia – zakończenie 15 września 2012 roku. Przed upływem terminu składania ofert nie wpłynęły żadne zapytania od potencjalnych oferentów. W terminie wskazanym przez Zamawiającego oferty zostały złożone przez następujących wykonawców:
Numer Dane wykonawcy Cena ofertowa (zł) oferty Przedsiębiorstwo Drogowe LAMBDAR Sp. o.o. 1. 93-231 Łódź, ul. Dostawcza 6 989.121,15 85,64 pkt
______194 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
KONSORCJUM: REZDROGPOL s.c. 42-244 Mstów, Jaskrów ul. Starowiejska 1 2. 847.131,75 Przedsiębiorstwo Handlowo Usługowe RAD-TOM Tomasz Jadach 72-284 Herby, ul. Zielone 11 100 pkt P.P.H.U. „TOMRET” Tomasz Przybylski 3. 98-100 Łask, ul. Matejki 2 1.011.016,09 Oferta odrzucona Przedsiębiorstwo Robót Drogowo – Mostowych Sp. z o.o. 4. 97-300 Piotrków Trybunalski, ul. Południowa 17/19 1.142.376,41 74,16 pkt
W dniu 2 lipca 2012 roku członkowie Komisji przetargowej, oraz Kierownik Zamawiającego, złożyli oświadczenie, o którym mowa w art. 17 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. W dniu 13 lipca 2012 roku Burmistrz Zelowa – Urszula Świerczyńska działając na podstawie art. 18 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych powierzyła Zastępcy Burmistrza Zelowa – Grzegorzowi Lorkowi – wykonywanie wszelkich czynności w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego niezbędnego do ich przeprowadzenia. Pełnomocnictwo zostało udzielone na czas przeprowadzanie ww. czynności podczas urlopu Kierownika Zamawiającego – Burmistrza Zelowa (16-20 lipca 2012 roku). W wyniku powyższego w dniu 18 lipca 2012 roku Zastępca Burmistrza – Grzegorz Lorek złożył ww. oświadczenie – jako pracownik Zamawiającego, któremu Kierownik Zamawiającego powierzył wykonanie zastrzeżonych dla siebie czynności. Pismem z dnia 5 lipca 2012 roku znak: ZPI.271.29.2012 Zamawiający wezwał wykonawców do uzupełnienia dokumentów, w trybie art. 26 ust. 3 ustawy. Do uzupełnienia dokumentacji wezwano wykonawców, którzy złożyli oferty nr 2, 3, 4, tj. do: [ad. 2 i ad. 4] uzupełnienia wykazu robót budowlanych w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia warunku wiedzy i doświadczenia, wykonanych w okresie ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności był krótszy w tym okresie, z podaniem ich rodzaju, wartości, daty i miejsca wykonania, [ad. 3] uzupełnienia wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami wraz z oświadczeniem, iż osoby te posiadają wymagane prawem uprawnienia – w zakresie osoby na stanowisko Kierownika Budowy posiadającej co najmniej 4 lata doświadczenia zawodowego, w tym 2 lata doświadczenia na stanowisku kierownika budowy, posiadającej uprawnienia budowlane do kierowania robotami budowlanymi lub odpowiadające im ważne uprawnienia budowlane, które zostały wydane na podstawie wcześniej obowiązujących przepisów oraz legitymującej się przynależnością do właściwej izby samorządu zawodowego. Zamawiający wezwał oferentów do wymienionego uzupełnienia dokumentów, gdyż przedłożone wraz ze złożonymi ofertami dokumenty nie potwierdzały spełniania warunku udziału w postępowaniu w zakresie posiadania wiedzy i doświadczenia, oraz w zakresie warunku dotyczącego dysponowania osobami zdolnymi do wykonania
______195 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zamówienia. W zakresie oferty nr 2 Wykonawca uzupełnił dokumenty objęte wezwaniem w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. W odniesieniu do oferty nr 3 stwierdzono, iż Zamawiający wezwał Wykonawcę do uzupełnienia oferty w zakresie wymogu dotyczącego dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, jednakże nie wezwał w zakresie uzupełnienia wykazu robót budowlanych w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia warunku wiedzy i doświadczenia, wykonanych w okresie ostatnich pięciu lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności był krótszy w tym okresie, z podaniem ich rodzaju, wartości, daty i miejsca wykonania. Wymóg określał wskazanie dwóch robót o wartości netto 650.000,00 zł każda. Wykonawca wykazał ogółem 16 robót, jednakże żadna z nich nie spełniała warunku Zamawiającego. W ustnym wyjaśnieniu Piotr Kaczmarek – podinspektor w Referacie Zamówień Publicznych, Inwestycji i Strategii poinformował, że Zamawiający sugerował się robotami wykazanymi w poz. 9 i 13 załącznika nr 3. Jednakże roboty te, zgodnie z załączonymi referencjami, zostały wykazane w formie łącznej, tj. [1] w zakresie robót ujętych w poz. 9 stwierdzono, że na roboty złożyły się 4 zadania wykonane w latach 2007-2010 na łączną wartość robót 2.173.619,70 zł, [2] na roboty ujęte w poz. 13 wspomnianego załącznika nr 3 złożyły się 2 roboty wykonane w latach 2007-2008 o łącznej wartości 954.850,00 zł. Biorąc pod uwagę sposób wykazania przez Wykonawcę robót oraz załączone referencje nie można jednoznacznie stwierdzić, które z robót spełniały wymóg określony przez Zamawiającego i czy go w ogóle spełniały. Dlatego też Zamawiający był powinien wezwać Wykonawcę również w powyższej kwestii. Natomiast w zakresie wezwania Wykonawcę do uzupełnienia oferty w zakresie wymogu dotyczącego dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, zgodnie z pkt 9 SIWZ Wykonawca do złożonej oferty załączył wymagany dokument, jednakże z jego treści nie wynikało spełnienie postawionego warunku udziału w postępowaniu (wykazano jedynie 20 miesięcy doświadczenia na wymaganym stanowisku), zaś Zamawiający wymagał 2 lat doświadczenia na stanowisku kierownika budowy. W odpowiedzi na wezwanie w trybie art. 26 ust. 3 PZP Wykonawca złożył oświadczenie, że osoba pierwotnie wskazana w dokumencie, o którym mowa w pkt 9 litera d) SIWZ posiada wymagane przez Zamawiającego doświadczenie, bez podania wykazu robót, w których uczestniczyła w funkcji kierownika budowy. W związku z powyższym Wykonawca nie spełnił warunków udziału w postępowaniu z art. 22 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp – dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, przez co Zamawiający zobowiązany jest wykluczyć Wykonawcę z niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Tym samym ofertę Wykonawcy wykluczonego uznano za odrzuconą zgodnie z art. 24 ust. 4. Natomiast w zakresie oferty nr 4 Wykonawca uzupełnił dokumenty objęte wezwaniem. Uzupełnienie to wpłynęło do Zamawiającego faxem w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego, jednakże oryginał dokumentów wpłynął do Zamawiającego w dniu 10 lipca 2011 roku, gdzie termin określony przez Zamawiającego wynosił – 9 lipca 2012 roku godz. 11 00 . W wyniku powyższego oferta nr 4 na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 4 w związku z § 6 pkt 1 obowiązującego wówczas rozporządzenia Prezesa Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 roku w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2009 roku nr 226, poz. 1817) winna zostać wykluczona, a w konsekwencji na podstawie art. 24 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych odrzucona. Zgodnie z zapisem § 6 pkt 1 wymienionego rozporządzenia – dokumenty są składane w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. W przypadku składania elektronicznych dokumentów powinny być one opatrzone przez wykonawcę bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą
______196 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Jednakże powyższe nie miało wpływu na wybór oferty, gdyż oferta wybrana była ofertą najtańszą i spełniała kryteria narzucone przez Zamawiającego. Ogłoszenie o wyborze najkorzystniejszej oferty sporządzone w dniu 11 lipca 2012 roku i podpisane przez Burmistrza Zelowa podane zostało do publicznej wiadomości poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń w dniach 11-18 lipca 2012 roku, zamieszczenie na stronie BIP Gminy, oraz opublikowane w dniu 26 lipca 2012 roku w Biuletynie Zamówień Publicznych (271316-2012). Pismami z dnia 11 lipca 2012 roku przesłanymi faxem, podpisanymi przez Burmistrza Zelowa, poinformowano wykonawców o wyborze najkorzystniejszej oferty, tj. Konsorcjum dwóch firm: Przedsiębiorstwo Wielobranżowe REZDROGPOL s.c. oraz Przedsiębiorstwo Handlowo Usługowe RAD-TOM – które uzyskało 100 pkt. Gmina Zelów reprezentowana przez Zastępcę Burmistrza Zelowa – Grzegorza Lorka przy kontrasygnacie Skarbnika Miasta – Jadwigi Stróż, w dniu 18 lipca 2012 roku, zawarła umowę nr FN.3226.122.2012 z Konsorcjum: [1] Wiesławem Reterskim i Cezarym Baldowskim – wspólnikami Przedsiębiorstwa Wielobranżowego „REZDROGPOL” s.c. z siedzibą w Jaskrowie jako Liderem Konsorcjum, [2] Przedsiębiorstwem Handlowo – Usługowym „RAD-TOM” Tomasz Jadach z siedzibą Herby – na wykonanie zamówienia „Remont – modernizacja drogi dojazdowej do gruntów rolnych poprzez wykonanie nawierzchni emulsyjno grysowych we wsi Ignaców” za wynagrodzeniem w kwocie brutto 847.131,75 zł. Zgodnie z umową wskazane wynagrodzenie miało pokrywać wszystkie koszty poniesione przez Wykonawcę w celu należytego wykonania przedmiotu umowy zgodnie z SIWZ oraz ofertą Wykonawcy. Umowa określała, że wskazane wynagrodzenie obejmuje ryzyko i odpowiedzialność Wykonawcy z tytułu oszacowania wszelkich kosztów związanych z realizacją przedmiotu umowy, a także oddziaływania innych czynników mających lub mogących mieć wpływ na koszty. Żadne nieoszacowanie, pominięcie, brak rozpoznania i doprecyzowania rozwiązań projektowych nie mogło być podstawą do żądania zmiany ww. wynagrodzenia. W przypadku konieczności podjęcia w trakcie realizacji przedmiotu umowy jakichkolwiek czynności dla prawidłowej i pełnej realizacji umowy – Wykonawca miał wykonać te czynności w ramach wskazanego wynagrodzenia. Termin zakończenia realizacji przedmiotu umowy – do dnia 15 września 2012 roku. Umowa podpisana została ze strony Gminy Zelów przez Zastępcę Burmistrza Zelowa – Grzegorza Lorka i Skarbnika Miasta – Jadwigę Stróż, zaś ze strony Konsorcjum przez jednego przedstawiciela firmy „REZDROGPOL” s.c. – Lidera Konsorcjum – działającego na podstawie pełnomocnictwa z dnia 29 czerwca 2012 roku w związku z zapisem art. 23 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. Protokół postępowania w trybie przetargu nieograniczonego (druk ZP-PN) zatwierdzony został w dniu 30 lipca 2012 roku przez Kierownika Zamawiającego – Burmistrz Zelowa – Urszulę Świerczyńską. AKTA KONTROLI [od strony 237 do strony 245] – kserokopie: wezwanie do uzupełnienia oświadczeń i dokumentów skierowane do firmy TOMRET wraz z wyjaśnieniami i załącznikiem nr 3 do oferty.
Nadzór inwestorski W dniu 11 lipca 2012 roku roku Gmina Zelów, reprezentowana przez Burmistrz Zelowa – Urszulę Świerczyńską, przy kontrasygnacie Skarbnika – Jadwigi Stróż, zawarła umowę nr Fn.3226.119.2012 o pełnienie nadzoru inwestorskiego z Zakładem Usług Drogowych „DROG-BAL” Jolanta Balcer z siedzibą w Piotrkowie Trybunalskim. Przedmiotem umowy było sprawowanie funkcji inspektora nadzoru inwestorskiego w branży drogowej nad realizacją inwestycji pn.: „Remont, modernizacja drogi dojazdowej do gruntów rolnych poprzez wykonanie nawierzchni emulsyjno – grysowych na terenie w miejscowości
______197 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Ignaców”. Zakres rzeczowy pełnienia nadzoru inwestorskiego miał obejmować realizację zadania zgodnie z zawartą umową między Zamawiającym a Wykonawcą przedmiotowego zadania. Termin realizacji zamówienia strony ustaliły od dnia podpisania umowy do czasu odbioru końcowego przez Zleceniodawcę bez zastrzeżeń od Wykonawcy robót obejmujących ww. zadanie. Wynagrodzenie należne Zleceniobiorcy za prawidłowe pełnienie funkcji inspektora nadzoru ustalone zostało w formie ryczałtu w wysokości 4.907,70 zł. Oferta wykonawcy została złożona w postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości nie przekraczającej 14.000 euro (zarządzenie nr 0152/18/2010 Burmistrza Zelowa). Przed zawarciem przedmiotowej umowy, Gmina Zelów w dniu 2 lipca 2012 roku, jak wynika z notatki służbowej z przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości poniżej 14.000 euro, wstępnie oszacowała wartość zamówienia na kwotę 15.000,00 zł (3.731,71 euro). W dniu 2 lipca 2012 roku zwrócono się drogą elektroniczną do 3 wykonawców z zapytaniem ofertowym. W odpowiedzi wykonawcy przesłali oferty: [1] Pracownia Projektowa Bogdan Przybycień – cena oferty 5.000,00 zł netto (6.150,00 zł brutto), [2] Zakład Usług Drogowych „DROG-BAL” – Jolanta Balcer Piotrków Trybunalski – 3.990,00 zł netto (4.907,70 zł brutto), [3] Grzegorz Bajerowski Bełchatów – 16.000,00 zł brutto. W wyniku powyższego w dniu 11 lipca 2012 roku notatka służbowa, wraz z propozycją wyboru Zakładu Usług Drogowych „DROG-BAL”, przedstawiona została Skarbnikowi celem akceptacji wydatków, oraz Burmistrzowi Zelowa do zatwierdzenia.
Realizacja inwestycji Pismem z dnia 17 sierpnia 2012 roku Gmina Zelów poinformowała Wykonawcę, o zastrzeżeniach do realizacji zadania, które wynikały z bieżących kontroli placu robót, a dotyczyły zaawansowania robót, jak również wykonanych, które uniemożliwiały dojazd do posesji mieszkańcom oraz służbom porządkowym i ratunkowym. Tym samym wezwano Wykonawcę do natychmiastowego udrożnienia przejazdu i zapewnienia tempa i sposobu prowadzenia robót celem dotrzymania terminu umownego zakończenia robót. Jednocześnie poinformowano Wykonawcę, że termin umowny zakończenia nie może ulec zmianie. Inwestor w ramach bieżącej kontroli inwestycji, w obecności Wykonawcy, inspektora nadzoru inwestycyjnego, sołtysa Ignacowa dokonał przeglądu wykonanej podbudowy na drodze w miejscowości Ignaców. W wyniku powyższego stwierdzono, iż Wykonawca na odcinku ok 450 mb nie wykonał należytej warstwy odsączającej w pospółki normowej o konkretnych parametrach. W wyniku dokonanych odkrywek podbudowy stwierdzono, że grubość wykonanej warstwy odsączającej wynosiła od 3 do 12 cm, co było niezgodne z przyjętą technologią i założeniami dokumentacji projektowej. Do powyższej kwestii wypowiedział się projektant, który stwierdził, że zmniejszona warstwa odsączająca nie gwarantuje trwałości drogi uznając jednocześnie taką zamianę jako istotną z punktu widzenia założeń projektowych i konstrukcyjnych. W związku z powyższym Inwestor uznał wykonanie wskazanych prac jako niezgodne z warunkami umowy i wezwał do wykonania robót w sposób zgodny z warunkami umownymi, dokumentacją projektową i przetargową. O powyższym Inwestor w dniu 7 września 2012 roku poinformował pisemnie Wykonawcę. W wyniku korespondencji z Wykonawcą i uzgodnień z projektantem – Inwestor dopuścił wariantowe rozwiązanie polegające na pogrubieniu podbudowy kruszywem o 10 cm wraz z sączkiem podłużnym Ø110 mm z otuliną kokosową, ułożonym na głębokości 1,10 m z zasypką żwirową – po południowej stronie drogi. Powyższe spowodowane było wykonaniem przez Wykonawcę warstwy odsączającej z piasku o grubości wynikającej z wykonanych pomiarów, natomiast winna zostać wykonana warstwa odsączająca z pospółki normowej o fr.0/16 mm grubości 20 cm.
______198 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W dniu 17 września 2012 roku wpłynęło do Urzędu Miejskiego w Zelowie zgłoszenie Wykonawcy gotowości do odbioru wykonanych robót z jednoczesnym załączeniem kosztorysu powykonawcze określającego wartość wykonanych robót w wysokości 847.131,75 zł brutto. Do wskazanego zgłoszenia gotowości odbioru robót Inwestor w dniu 20 września 2012 roku wystosował do Wykonawcy pismo odnoszące się do faktu, iż stan zaawansowania zrealizowanych prac przy remoncie drogi objętej zadaniem, nie uzasadnia ich zgłoszenia do odbioru końcowego, co udokumentowane zostało wykonanymi zdjęciami potwierdzającymi dalsze prowadzenie robót. Do Urzędu Miejskiego w Zelowie w dniu 21 września 2012 roku wpłynęło drugie zgłoszenie Wykonawcy gotowości do odbioru wykonanych robót, jednakże do przedmiotowego zgłoszenia, jak i do wcześniejszego zgłoszenia, nie została załączona dokumentacja wynikająca z zapisów § 6 ust. 4 umowy, m.in. 2 komplety inwentaryzacji geodezyjnej powykonawczej, zawierającej światłokopie i szkice geodezyjne przyjęte przez Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Bełchatowie. Pismem z dnia 26 września 2012 roku Inwestor zobowiązał Wykonawcę do dostarczenia przedmiotowej dokumentacji do dnia 28 września 2012 roku. natomiast pismem z dnia 1 października 2012 roku Inwestor wyznaczył termin odbioru robót na dzień 3 października 2012 roku. Protokół odbioru końcowego robót w zakresie zadania „Remont, modernizacja drogi dojazdowej do gruntów rolnych poprzez wykonanie nawierzchni emulsyjno – grysowych we wsi Ignaców” spisany został w dniu 3 października 2012 roku. Z protokołu wynika, że w trakcie odbioru dokonano wyrywkowych kontroli szerokości drogi – nawierzchni, poboczy oraz stanu rowów przydrożnych. Dokonano pomiarów grubości nawierzchni emulsyjno-grysowej. Z pomiarów sporządzono dokumentacje fotograficzną. Pomiary potwierdziły wykonanie zamówienia zgodnie z dokumentacją projektową. Wykonawca udzielił gwarancji na wykonane prace zgodnie z umową na okres 60 m-cy. Komisja postanowiła odebrać przedmiot zamówienia. Protokół nie zawierał żadnych zastrzeżeń. W tym samym dniu, tj. 3 października 2012 roku sporządzony został przez Wykonawcę drugi kosztorys powykonawczy na kwotę brutto 847.131,75 zł. Na podstawie wpisów w dzienniku budowy ustalono, iż w dniach 14-20 września 2012 roku wykonywane były prace związane z przedmiotowym zadaniem. Odbioru prac inspektor nadzoru inwestorskiego dokonał w dniu 20 września 2012 roku, po potwierdzone zostało stosownym wpisem w dzienniku budowy. W dniu 4 października 2012 roku wystawiona została przez Wykonawcę faktura VAT nr FV/R/78/2012 na kwotę 847.131,75 zł z terminem zapłaty 3 listopada 2012 roku. Zobowiązanie uregulowane zostało w dniu 9 października 2012 roku (WB nr 192) w kwocie 821.717,80 zł, tj. w kwocie pomniejszonej o 25.413,95 zł w związku z naliczeniem kary umownej. Pismem ZPI.042.1.8.2012 z dnia 19 października 2012 roku poinformowano Wykonawcę o naliczeniu kary umownej w kwocie 25.413,95 zł w związku z opóźnieniem wykonania przedmiotu umowy nr FN.3226.122.2012 z dnia 18 lipca 2012 roku, która została potrącona z wystawionej w dniu 4 października 2012 roku faktury VAT nr FV/R/78/2012. Kara umowna naliczona została za 3 dni opóźnienia w wysokości 1% wynagrodzenia brutto za każdy dzień opóźnienia. Kwota kary umownej w dniu 9 października 2012 roku przekazana została na rachunek dochodów i zaksięgowana została Wn 130/D Ma 720 z klasyfikacją budżetową 75619 § 0970.
Koszty inwestycji:
Lp. Nr faktury Data wystawienia Data wpływu Przedmiot płat ności Wartość brutto Data zapłaty/
______199 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
faktury uwagi Pracownia Projektowa inż. Bogdan Przybycień Wykonanie dokumentacji techniczno - kosztorysowej „Remont dróg poprzez 1. 5/2011 05.04.2011 05.04.2011 wykonanie nawierzchni emulsyjno-grysowych w 7.411,37 29.04.2011 WB 76 gm, Zelów – miejscowość Ignaców”. Protokół odbioru z 30.03.2011 REZ -DROGPOL Spółka Cywilna „Remont -modernizacja drogi dojazdowej do 847.131,75 09.10.2012 WB gruntów rolnych poprzez wykonanie nawierzchni -25.413,95 kara 192 2. FV/R/78/2012 04.10.2012 05.10.2012 emulsyjno-grysowych we wsi Ignaców” na umowna Zapłata w kwocie podstawie umowy nr FN.3226.122.2012 z dnia 821.717,80 821.717,80 18.07.2012. Protokół odbioru robót 03.10.2012 Zakład Usług Drogowych DROG -BAL Jolanta Balcer Pełnienie nadzoru inwestorskiego w branży drogowej nad realizacją inwestycji pn.„Remont- modernizacja drogi dojazdowej do gruntów 22.10.2012 WB 3. 10/2012 03.10.2012 08.10.2012 rolnych poprzez wykonanie nawierzchni 4.907,70 201 emulsyjno-grysowych na terenie m-ci Ignaców” na podstawie umowy nr FN.3226.119.2012 z dnia 11.07.2012. Pozostałe koszty inwestycji Koszty inwestycji 859.450,82 RAZEM Kara umowa -25.413,95
RAZEM 834 036,87
Powyższe faktury zapłacone zostały ze środków rozdziału 60016 § 6050 z zachowaniem terminów wskazanych przez kontrahentów. Inwestycja przyjęta została na stan środków trwałych na podstawie OT nr OT/220/03558 z dnia 24 października 2012 roku na kwotę 859.450,82 zł (stawka amortyzacyjna – 4,5%). Księgowań dokonano na kontach Wn 011 Ma 080. Gmina Zelów złożyła wniosek do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Łódzkiego (wpływ 13 lutego 2012 roku) wniosek o przyznanie dotacji ze środków budżetu Województwa Łódzkiego pochodzących z tytułu wyłączania gruntów z produkcji rolniczej na zadanie pod nazwą modernizacja drogi dojazdowej (ZPI.041.1.2012 z dnia 9 lutego 2012 roku). Wniosek określał koszty ogólne zadania 1.219.670,78 zł, w tym wartość robót przewidzianych do wykonania 1.207.594,83 zł, koszty nadzoru 12.075,95 zł. Udział własny w kosztach realizacji zadania miał wynosić 619.670,78 zł, kwota wnioskowanej dotacji 600.000,00 zł (≤ 50% kosztu ogólnego zadania) 600.000,00 zł. Zarząd Województwa Łódzkiego pismem z dnia 31 maja 2012 roku (ROI.7152.3.5.2012.JS) poinformował o przyznaniu Gminie Zelów dotacji w wysokości 252.000,00 zł z przeznaczeniem na realizację ww. zadania. Przekazanie dotacji miało nastąpić po przedłożeniu dokumentów niezbędnych do prawidłowego jej rozliczenia, które winny być złożone najpóźniej do dnia 15 października 2012 roku. W dniu 10 lipca 2012 roku Gmina Zelów zawarła umowę nr 102/RO/2012 z Województwem Łódzkim reprezentowanym przez Zarząd Województwa Łódzkiego o dotację na zadanie realizowane pod nazwą „Modernizacja drogi dojazdowej do gruntów rolnych” w związku ze złożonym w dniu 13 lutego 2012 roku wnioskiem w Urzędzie Marszałkowskim. Kwota dotacji wynikająca z ww. umowy wynosiła 252.000,00 zł i przekazana została z przeznaczeniem na 3,092 km drogi w Ignacowie. Umowa podpisana została ze strony Gminy Zelów przez Burmistrza Zelowa – Urszulę Świerczyńską i Skarbnika Miasta – Jadwigę Stróż. Dotacja wpłynęła na rachunek bankowy Gminy Zelów w dniu 6 grudnia 2012 roku (WB nr 248) w kwocie 246.977,15 zł. Dotacja zaksięgowana została Wn 133 Ma 901-2 z klasyfikacją budżetową 60016 § 6260. Pomniejszenie wysokości dotacji związane było z dokonanym rozliczeniem. Wskazana dotacja przyznana została na mocy art. 22c pkt 6 ustawy z dnia 3 lutego 1995 roku o ochronie gruntów rolnych i leśnych (t.j. z 2004 roku, nr 121, poz. 1266 ze zm.) oraz uchwały nr 13/11 Zarządu Województwa Łódzkiego z dnia 5 stycznia 2011
______200 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
roku w sprawie przyjęcia zasad i trybu postępowania w zakresie finansowania zdań określonych w ustawie o ochronie gruntów rolnych i leśnych, że środków budżetu Województwa Łódzkiego, pochodzących z tytułu wyłączania z produkcji gruntów rolnych. Rozliczenie dotacji, zgodnie z umową nastąpić miało do dnia 15 października 2012 roku. Dokumentacja rozliczeniowa dotacji przekazana została do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Łódzkiego – Departament Rolnictwa i Ochrony Środowiska pismem ZPI.042.7.2012 z dnia 10 października 2012 roku (wpływ do UM WŁ w dniu 11 października 2012 roku). Jednostka kontrolowana w budżecie roku 2011 (uchwała nr V/16/10 z dnia 30 grudnia 2010 roku) zabezpieczyła środki na w rozdziale 60016 w kwocie 520.000,00 zł, w tym: 20.000,00 zł na zadanie „Droga – Kuźnica-Drzewociny”, 500.000,00 zł – jako ogółem „Drogi gminne 2011”. Plan po zmianach na dzień 7 lutego 2011 roku, tj. dzień zawarcia umowy na opracowanie dokumentacji technicznej wynosił w rozdziale 60016 § 6050 – 420.000,00 zł i w rozdziale 60017 § 6050 – 100.000,00 zł. Natomiast plan po zmianach na dzień 5 kwietnia 2011 roku, tj. na dzień wydatkowania kwoty 7.411,37 zł stanowił w rozdziale 60016 § 6050 – 300.000,00 zł i w rozdziale 60017 § 6050 – 380.000,00 zł. W roku 2012 zabezpieczenia środków na realizację inwestycji pt.: „Remont – modernizacja drogi dojazdowej do gruntów rolnych poprzez wykonanie nawierzchni emulsyjno-grysowych na terenie miejscowości Ignaców” dokonano na podstawie następujących uchwał organu stanowiącego: [1] uchwała budżetowa na rok 2012 – XXI/147/2011 z dnia 28 grudnia 2012 roku – 1.200.000,00 zł, [2] XXIX/220/2012 z dnia 20 lipca 2012 roku – zmniejszono plan na zadaniu o 300.000,00 zł, [3[ XXXIII/246/2012 z dnia 29 listopada 2012 roku – zmniejszono o 47.000,00 zł. Plan po zmianach dla wskazanego zadania w roku 2012 wyniósł 853.000,00 zł.
5. WYDATKI NA DOSTAWY MATERIAŁÓW I USŁUG
Zakup samochodu na potrzeby Środowiskowego Domu Samopomocy w Walewicach W dniu 17 czerwca 2014 roku Urszula Świerczyńska – Burmistrza Zelowa, na wniosek Środowiskowego Domu Samopomocy w Walewicach, wyraziła zgodę na rozpoczęcie postępowania w celu udzielenia zamówienia publicznego na dostawę fabrycznie nowego samochodu przystosowanego do przewozu osób niepełnosprawnych. Opis przedmiotu zamówienia, jak i ustalenie wartości przedmiotu zamówienia (214.400,00 zł netto – 50.746,76 euro), dokonany został przez Kamilę Golanowską – Kierownika Referatu Zamówień Publicznych, Inwestycji i Strategii oraz Piotra Kaczmarka – podinspektora ww. Referacie. Oszacowanie przedmiotu zamówienia nastąpiło na podstawie wysłania w dniu 11 czerwca 2014 roku pocztą elektroniczną do pięciu firm zaproszenia do złożenia oferty cenowej celem oszacowania wartości zamówienia na dostawę fabrycznie nowego samochodu przystosowanego do przewozu osób niepełnosprawnych wg parametrów zgodnych z załącznikiem do pisma, tj. szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia, który określał następujące parametry techniczne samochodu:
Lp. Wyszczególnienie Wymagania 1. Autobus fabrycznie nowy, nieużywany, bez wad Szt.1 2. Rok produkcji rok 2014 lub 2013 Ilość miejsc (ostatnie rzędy siedzeń zamienne na dwa miejsca dostosowane do przewozu wózków 3. osoby min. 17 inwalidzkich (ręcznych)) Kolorystyka: lakier metalizowany, 4. Kolor nadwozia ( zamawiający nie dopuszcza oferowania pojazdu oklejonego folią) kolor dowolny
______201 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Silnik i skrzynia biegów 5. Rodzaj silnika Diesel 6. Pojemność skokowa Min. 2000cm 3 7. Moc silnika Min. 130 KM Euro 5 lub wyższa potwierdzona 8. Norma emisji spalin świadectwem homologacji lub innym równoważnym dokumentem Manualna 5 lub 6 – biegowa + 1 bieg 9. Skrzynia biegów wsteczny Napęd i zawieszenie 10. Typ napędu Napęd tylny 11. Wzmocnienia (wzmocnione stabilizator y) Tak 12. Koła tylne bliźniacze ( podwójne) Tak 13. Opony letnie z felgami Szt. 6 14. Opony zimowe Szt. 6 15. Chlapacze przednich i tylnych kół Szt. 4 16. Pełnowymiarowe koło zapasowe Szt. 1 Zestaw podręcznych narzędzi ( klucz do odkręcania kół , podnośnik hydrauliczny, kliny zabezpieczające 17. Kpl. 1 koła) Układ hamulcowy, bezpieczeństwo Układ hamulcowy dwuobwodowy, hydrauliczny ze wspomaganiem, hamulec postojowy Duo – Servo 18. Tak lub równoważny 19. Hamulce tarczowe, wentylowane przód i tył Tak 20. System ABS lub równoważny układ zapobiegający blokowaniu kół podczas hamowania Tak System ASR lub równoważny układ niedopuszczający do nadmiernego poślizgu kół pojazdu podczas 21. Tak przyspieszania 22. System ESP lub równoważny układ stabilizujący tor jazdy samochodu podczas pokonywania zakrętu Tak 23. Poduszka powietrzna dla kierowcy Szt. 1 Zabezpieczenia 24. Centralny zamek sterowany pilotem Tak 25. Alarm antywłamaniowy Tak 26. Immobiliser Tak 27. Zabezpieczenie drzwi przed otwarciem od wewnątrz Tak Kabina kierowcy 28. Fotel kierowcy komfortowy, resorowany z podłokietnikie m Tak 29. Wspomaganie układu kierowniczego Tak 30. Siedzenie podwójne obok kierowcy Tak 31. Radio CD + antena, mp3, nagłośnienie w części pasażerskiej. Tak 32. Ścianka działowa za plecami kierowcy Tak 33. Lusterka elektrycznie regulowane ( po stron ie kierowcy sferyczne, po stronie pasażera lusterko o Tak poszerzonym polu widzenia, lusterko wewnątrz pojazdu) 34. Klimatyzacja z nawiewiem kierowcy z rozprowadzeniem do przestrzeni pasażerskiej. Tak 35 Osłona przeciwsłoneczna Tak Nadwozie 36. Świat ła do jazdy dziennej, włączane automatycznie Tak 37. Światła przeciwmgłowe przód i tył Tak 38. Światła halogenowe Tak
______202 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
39. Trzecie światło stop Tak 40. Kierunkowskazy w tylnych narożnikach dachu pojazdu Tak 41. Główny wyłącznik akumulatora Tak 42. Ce rtyfikowany ogranicznik prędkości 100km/h Tak 43. Akumulator 12 V, min. 95AH Tak 44. Tahograf cyfrowy Tak 45. Zbiornik paliwa Min. 75 l. Wyposażenie 46. Przeszklenie przedziału pasażerskiego : szyby pojedyncze , przyciemniane, termoizolacyjne Tak 47. Zasłony okienne przeciwsłonecze Tak Ogrzewanie niezależne od pracy silnika (wodne) z rozprowadzeniem w części pasażerskiej po obu 48. Tak stronach Pełne tapicerowanie (podsufitka, ściany boczne przestrzeni pasażerskiej), tapicerowanie w kolorze 49. Tak ciemnym. Słupki oraz parapety okien z tworzywa ABS łatwo zmywalne. 50. Podłoga płaska, wyłożona sklejką wodoodporną, pokryta wykładziną antypoślizgową. Tak 51. Fotele w przestrzeni pasażerskiej: turystyczne z regulacją oparcia, podłokietniki po stro nie zewnętrznej. Tak 52. Trójpunktowe pasy bezpieczeństwa na wszystkie fotele pasażerów i kierowcy Tak Ostatnie rzędy foteli składające się z dwóch podwójnych foteli i dwóch pojedynczych z możliwością 53. Tak osobnego szybkiego ich demontażu aby umożliwić przewóz dwóch wózków inwalidzkich 54. Drzwi tylne dwuskrzydłowe, umożliwiające wprowadzanie wózków inwalidzkich. Tak 55. Atestowane pasy zabezpieczające osobę niepełnosprawną na wózku inwalidzkim Kpl. na 2 wózki Zestawy do mocowania wózków inwali dzkich: szyny podłogowe, komplet pasów do mocowania wózków 56. Kpl. na 2 wózki inwalidzkich do szyn 57. Szyny najazdowe Tak 58. Drzwi w przestrzeni pasażerskiej z prawej strony autobusu, przesuwane ręcznie. Tak 59. Uchwyt wspomagający wsiadanie zamontowany na słupku przy drzwiach przesuwnych Tak Przy drzwiach przesuwnych obniżony stopień wejściowy z oświetleniem oraz dodatkowy stopień 60. Tak wysuwany mechanicznie 61. Poręcz zabezpieczająca pasażera, przed pierwszym fotelem przy drzwiach przesuwnych Tak 62. Półki na bagaż podręczny, lewa i prawa strona Tak 63. Wentylator nawiewno wywiewny w dachu Tak 64. Oświetlenie przedziału pasażerskiego, dzienne i nocne Tak 65. Tempomat Tak 66. Wybijaki do szyb zamontowane wewnątrz pojazdu, z lewej i prawej strony przy wyjściach awaryjnych Min. 3 szt. 67. Luk dachowy pełniący rolę wyjścia awaryjnego Tak Wymagane oznakowanie pojazdu – symbolem wózka inwalidzkiego z przodu, tyłu i z boku pojazdu przy 68. 3 Szt. drzwiach Atestowane i ważne gaśnice, umocowane we wnątrz nadwozia, jedna w kabinie kierowcy, druga z tyłu 69. 2 Szt. pojazdu ( min 2 kg.) 70. Ostrzegawczy trójkąt odblaskowy 1 Szt. 71. Apteczka autobusowa 1 Szt. Pozostałe wymagania, certyfikaty Warunki techniczne oferowanego autobusu oraz zakres ni ezbędnego wyposażenia musi być zgodny z 72. obowiązującymi w Polsce przepisami i normami, a zastosowane materiały i wyposażenie muszą mieć Tak odpowiednie certyfikaty. 73. Certyfikat TEMPO 100, który pozwala zwiększyć prędkość autobusu z 90 na 100km/h Tak Autobus powinien posiadać co najmniej 24 – miesięczny okres gwarancji na silnik i podzespoły, bez Tak, potwierdzony pisemnie, 74. limitu kilometrów. dołączone warunki gwarancji
______203 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Gwarancja na lakier co najmniej Tak, potwierdzony pisemnie, 75. 24 – miesiące dołączone warunki gwarancji Tak, potwierdzony pisemnie, 76. Gwarancja na perforację nadwozia – co najmniej 10 lat dołączone warunki gwarancji
W odpowiedzi przesłana została jedna oferta dotycząca samochodu Mercedes-Benz Sprinter 519 CDI, z której wynika, że cena netto wynosi od 212.000,00 zł. W dniu 17 czerwca 2014 roku Urszula Świerczyńska – Burmistrz Zelowa, na wniosek Środowiskowego Domu Samopomocy w Walewicach, wyraziła zgodę na rozpoczęcie postępowania w celu udzielenia zamówienia publicznego na dostawę fabrycznie nowego samochodu przystosowanego do przewozu osób niepełnosprawnych. Opis przedmiotu zamówienia, jak i ustalenie wartości przedmiotu zamówienia (214.400,00 zł netto – 50.746,76 euro), dokonany został przez Kamilę Golanowską – Kierownika Referatu Zamówień Publicznych, Inwestycji i Strategii oraz Piotra Kaczmarka – podinspektora ww. Referacie. Wniosek zawierał adnotację Skarbnika Miasta w zakresie zabezpieczenia środków na ww. zadanie w budżecie w kwocie 249.000,00 zł. Do wniosku załączony został szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, kalkulacja przedmiotu zamówienia, wzór umowy. Ogłoszenie o zamówieniu zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 17 czerwca 2014 roku (204458-2014) oraz opublikowane w sposób wskazany w art. 40 ust. 1 ustawy. W tym samym dniu na stronie internetowej Zamawiającego zamieszczono specyfikację istotnych warunków zamówienia. Ogłoszenie nie zawierało informacji o których mowa w art. 41 pkt 12-15 ustawy Prawo zamówień publicznych (patrz załącznik nr 50). Natomiast SIWZ spełniała wymogi zawarte w art. 36 ustawy. Specyfikacja została zatwierdzona przez Urszulę Świerczyńska – Burmistrza Zelowa w dniu 17 czerwca 2014 roku. Termin składania ofert – 25 czerwca 2014 roku, godz. 10 00 . Wadium – 3.000,00 zł. Kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty – najniższa cena. Termin realizacji przedmiotu zamówienia – do 14 sierpnia 2014 roku. W opisie przedmiotu zamówienia wskazano, iż przedmiotem jest dostawa fabrycznie nowego samochodu wyprodukowanego w 2013 lub 2014 roku, nieużywany, nie powystawowy, przystosowany do przewozu osób niepełnosprawnych. Jednocześnie zaznaczono, że szczegółowy opis przedmiotu zamówienia opisany został w załączniku nr 5 do SIWZ. Analiza załącznika nr 5 do SIWZ wykazała, iż przedmiot zamówienia był tożsamy ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia przesłanym w dniu 11 czerwca 2014 roku do poszczególnych firm wraz z zaproszeniem do złożenia oferty. W celu wykazania, iż opis przedmiotu zamówienia jest zgodny z art. 29 w zw. z art. 7 ustawy Prawo zamówień publicznych, w dniu 21 sierpnia 2014 roku zwrócono się do Burmistrz Zelowa o podanie przynajmniej jednego przykładu marki samochodu (innej niż w ofercie wykonawcy, któremu udzielono zamówienia), który będzie odpowiadał przedmiotowi zamówienia zawartego w SIWZ. W odpowiedzi na powyższe zapytanie Burmistrz Zelowa – Urszula Świerczyńska wyjaśniła, cyt.: „(…) niniejszym oświadczam, że Zamawiający opisując przedmiot zamówienia kierował się kryteriami technicznymi samochodu do przewozu osób niepełnosprawnych w taki sposób, aby zakupiony pojazd spełniał cel, do którego został przeznaczony. Tego typu samochód ma za zadanie spełniać podstawowy cel, jakim jest przewóz osób, a w tym przypadku także zapewnić możliwość transportu osób niepełnosprawnych. Zamawiający opisując przedmiot zamówienia nie kierował
______204 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
się marką ani modelem samochodu. Parametry pojazdu do przewozu osób niepełnosprawnych zostały przyjęte w taki sposób, aby gros producentów samochodów mógł spełnić warunki zawarte w opisie przedmiotu zamówienia i pozwolił im na złożenie swej oferty. Parametry typu pojemność skokowa silnika, jego moc czy ilość biegów zostały opisane wartościami minimalnymi aby nie ograniczać dostępu do niniejszego postępowania. Opisywanie przedmiotu zamówienia w inny sposób mógłby spowodować naruszenie art. 29 ust 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, który stanowi, że przedmiotu zamówienia nie można opisywać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję. Mając na uwadze powyższe, Zamawiający nie jest w stanie określić, która konkretna marka czy model pojazdu – inny niż ten wskazany w ofercie wykonawcy, któremu udzielono zamówienia – będzie odpowiadał przedmiotowi zamówienia zawartego w SIWZ .” Wyjaśnienie Urszuli Świerczyńskiej – Burmistrza Zelowa z dnia 25 sierpnia 2014 roku dot. zapytania w zakresie stosowania art. 7 i 29 ustawy Prawo zamówień publicznych stanowi załącznik nr 32 do protokołu kontroli. Skoro nawet Zamawiający nie był w stanie podać przykładu przedmiotu zamówienia (innego niż w złożonej ofercie), spełniającego wymagania zawarte w SIWZ, daje to podstawę do postawienia zarzutu sporządzenia opisu przedmiotu zamówienia z naruszeniem art. 29 w zw. z art. 7 ustawy Prawo zamówień publicznych. Dodać należy, że wedle wiedzy kontrolujących hamulec postojowy Duo-Servo jest domeną samochodów marki Mercedes-Benz. Hamulec postojowy Duo-Servo posiadają również wybrane modele samochodów: Mitsubishi Canter, Land Rover Freelander 2, Land Rover Range Rover Sport, Porsche Panamera, jednakże żaden z wymienionych modeli pojazdów nie jest samochodem typu autobus. Powyższa teza zatem znajduje potwierdzenie w fakcie, że zarówno oferta poglądowa, jak i oferta złożona bezpośrednio w przetargu, były ofertami pojedynczymi, złożonymi tylko przez jednego wykonawcę (tego samego), który zaoferował samochód marki Mercedes-Benz Sprinter 519, a także w tym, iż Zamawiający nie był w stanie podać przykładu innego pojazdu spełniającego wymogi specyfikacji. W złożonym w dniu 16 stycznia 2015 roku, tj. po zakończeniu czynności kontrolnych, Burmistrz Zelowa – Urszula Świerczyńska wyjaśniła: „(…) Zamawiający dopuścił zastosowanie przez Wykonawców równoważnego typu hamulca postojowego do Duo- Servo. Ponadto wyjaśniam, że taki hamulec jest hamulcem bębnowym, natomiast ze względu na rozwiązania konstrukcyjne hamulce bębnowe dzieli się na hamulce typu: a) Simplex, mające dwie szczęki o stałych punktach obrotu i jeden cylinderek hamulcowy, b) Duplex, mające dwie szczęki o przeciwległych podporach i dwa cylinderki jednostronnego działania, leżące po przeciwległych stronach koła, których tylne strony stanowią punkt podparcia dla drugiej szczęki, c) Duo-duplex, mające dwie szczęki podparte ślizgowo (tzw. pływające) i dwa cylinderki dwustronnego działania, leżące po przeciwległych stronach koła, d) Serwo (wzmacniające jednokierunkowe), mające dwie współbieżne szczęki zawieszone pływająco, które opierają się na stworzeniu dociskowych, przesuwającym się bez ograniczenia w jedną stronę i jeden cylinderek dwustronnego działania, e) Duo-serwo, mające dwie szczęki prowadzone ślizgowo, które opierają się na sworzniu dociskowym przesuwającym się w obie strony, i jeden cylinderek dwustronnego działania.
______205 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- i są to rozwiązania sobie równoważne i mają za zadanie utrzymać samochód w miejscu w razie postoju. Zamawiający pragnie również wskazać, że tego typu rozwiązanie (poza markami wskazanymi przez kontrolujących w Protokole) jest stosowane również w grupie samochodów VAG (Volkswagen – Audi Group), do której zaliczyć można takie marki samochodów jak VW, Skoda, Audi czy Seat. Volkswagen również produkuje samochody do przewozu osób. Firma Mercedes nie jest producentem tej części. W przypadku tego zamówienia (dostawa samochodu do przewozu osób niepełnosprawnych) podkreślić należy, że jego specyfika polega na tym, że dostawa takiego samochodu wiąże się z bardzo daleko idącą przebudową fabrycznie zakupionego samochodu. Nie ma możliwości zakupienia samochodu tego typu bezpośrednio u producenta danej marki (Ford, IVECO, Mercedes, VW itp.). Przeróbkami tego typu zajmują się wyspecjalizowane firmy, które po przebudowie zobowiązane są uzyskać odpowiednią homologację. Wykonawcą zresztą nie był Mercedes a firma Automet Sp. z o.o. Hamulec bębnowy stanowi prawdopodobnie jeden z najmniejszych kosztów (a istnieje przecież możliwość odsprzedania tej części, wszak jest fabrycznie nowa) przebudowy ze stanu fabrycznego na odpowiadający przedmiotowi zamówienia i wskazanie go jako zapisu determinującego czy faworyzującego konkretnego producenta samochodów Zamawiający uważa za zbyt daleko idące. Szczególnie przy dopuszczeniu przez Zamawiającego w Opisie przedmiotu zamówienia równoważności czyli dopuszczeniu zastosowania innego typu hamulca postojowego bębnowego no. SERVO czy Duo-Duplex.” (patrz załącznik nr 50 do protokołu kontroli). Odnosząc się do złożonego wyjaśnienia należy zauważyć, że hamulec Duo- Servo, co zostało podkreślone przez Zamawiającego, jest hamulcem bębnowym występującym w kilku typach, m.in. Duplex, Duo-duplex, Simplex, Serwo, Duo-Serwo. Zatem Zamawiający sporządzając opis zamówienia mógł ograniczyć się do określenia hamulca postojowego jako bębnowy bez wskazywania jego konkretnego typu. Ponadto wskazane rozwiązanie technologiczne zawarte w opisie przedmiotu zamówienia, jakim jest hamulec Duo-Servo, nie jest związane z przystosowaniem pojazdu dla osób niepełnosprawnych (dla których przedmiot zamówienia był przeznaczony), jest ono stosowane w pojazdach fabrycznie nowych, które to następnie są ewentualnie dostosowywane do przewozu osób niepełnosprawnych. Dostosowanie pojazdu do przewozu osób niepełnosprawnych następuje szczególnie w zakresie wyposażenia kabiny, poprzez udostępnienie miejsca do przewozu wózków inwalidzkich, osprzętu do wprowadzenia i mocowania wózków inwalidzkich, montażu dodatkowych pasów bezpieczeństwa, jak również w zakresie karoserii, tj. montażu drzwi pojazdu umożliwiających wprowadzenie wózków inwalidzkich. Zatem wymagane przez Zamawiającego rozwiązanie technologiczne, nie wchodzi w zakres przystosowania pojazdu dla osób niepełnosprawnych, tym bardziej, iż hamulec postojowy Duo-Servo jest fabrycznie montowany we wszystkich modelach samochodów Mercedes Benz Sprinter i tym sam dostarczony Zamawiającemu samochód nie musiał być przebudowywany ze stanu fabrycznego na odpowiadający przedmiotowi zamówienia, co sugerował Zamawiający w swoim wyjaśnieniu. W terminie wskazanym przez Zamawiającego złożona została jedna oferta przez firmę: AUTOMET GROUP Sp. z o.o. Sp. k. z Sanoka – o wartości 249.936,00 zł brutto, tj. przez firmę która złożyła ofertę przy szacowaniu wartości zamówienia. Propozycja Komisji Przetargowej dotycząca rozstrzygnięcia postępowania i wyboru najkorzystniejszej oferty złożona została Kierownikowi Zamawiającego w dniu 30 czerwca 2014 roku, który dokonał akceptacji wyboru oferty firmy AUTOMAT Group Sp. z o.o. Sp. k. W tym samym dniu przesłane zostało do wykonawcy zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty.
______206 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W dniu 3 lipca 2014 roku Gmina Zelów, reprezentowana przez Urszulę Świerczyńską – Burmistrza Zelowa przy kontrasygnacie Skarbnika Miasta – Jadwigi Stróż, zawarła umowę nr Fn.3226.96.2014 z firmą AUTOMET GROUP Sp. z o.o. Sp. k. na dostawę samochodu przystosowanego do przewozu osób niepełnosprawnych za wynagrodzeniem w kwocie brutto 249.936,00 zł w terminie do 14 sierpnia 2014 roku. Umowa z upoważnienia Skarbnika Miasta podpisana została przez Elżbietę Wypych – Kierownik Referatu Finansowego. Ogłoszenie o wyborze najkorzystniejszej oferty opublikowane zostało na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Gminy Zelów w dniu 1 lipca 2014 roku, natomiast na stronie Biuletynu Zamówień Publicznych ogłoszenie o udzieleniu zamówienia (226288- 2014) opublikowane zostało w dniu 7 lipca 2014 roku. W dniu 8 lipca 2014 roku opublikowane zostało na stronie BZP ogłoszenie o zmianie ogłoszenia (227782-2014) w związku z błędnie podaną datą udzielenia zamówienia. Zakupiony samochód przyjęty został na stan środków trwałych Urzędu Miejskiego w Zelowie dowodem OT/744/03829 z dnia 19 sierpnia 2014 z numerem inwentarzowym 03829. Protokół z przeprowadzonego postępowania zatwierdzony został przez Urszulę Świerczyńską – Burmistrza Zelowa – jako Kierownika Zamawiającego w dniu 8 lipca 2014 roku. Odbiór przedmiotu zamówienia nastąpił w dniu 14 sierpnia 2014 roku na podstawie protokołu odbioru sporządzonego w dniu 14 sierpnia 2014 roku. Faktura nr UB/6/08/2014 z dnia 14 sierpnia 2014 (wpływ do UG – 18 sierpnia 2014 roku) na kwotę 249.936,00 zł zapłacona została w dniu 19 sierpnia 2014 roku ze środków rozdziału 85203 § 6060. Zadanie pn. „Zakup samochodu na potrzeby Środowiskowego Domu Samopomocy w Walewicach” realizowane było przy udziale środków budżetu państwa na podstawie decyzji Wojewody Łódzkiego nr Fn-I.3111.2.78.2014 z dnia 13 maja 2014 roku, oraz Fn-I.3111.2.110.2014 z dnia 11 czerwca 2014 roku, a także przy współudziale środków z PFRON w ramach „Programu wyrównywania różnic między regionami II” – 149.000,00 zł. Zamawiający jako kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty wskazał najniższą cenę, która była jedynym kryterium wyboru oferty. Jednakże rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 maja 2011 roku w sprawie innych niż cena obowiązkowych kryteriów oceny ofert w odniesieniu do niektórych rodzajów zamówień publicznych (Dz.U. nr 96, poz. 559), wydane na podstawie art. 91 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, określa inne niż cena obowiązkowe kryteria oceny ofert w odniesieniu do zamówień publicznych na zakup pojazdów samochodowych kategorii M i N, o których mowa w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 24 października 2005 roku w sprawie homologacji typu pojazdów samochodowych i przyczep (Dz.U. Nr 238, poz. 2010 ze zm.), niebędących pojazdami specjalnymi 72 .
72 Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 maja 2011 roku w sprawie innych niż cena obowiązkowych kryteriów oceny ofert w odniesieniu do niektórych rodzajów zamówień publicznych w §1 odwołuje się wprost do definicji pojazdów kategorii M i N zawartych w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 24 października 2005 roku w sprawie homologacji typu pojazdów samochodowych i przyczep. Powyższe rozporządzenie utraciło moc z dniem 22 czerwca 2013 roku. Obecnie kategoryzacja pojazdów zawarta jest w załączniku nr 2 do ustawy z dnia 20 czerwca 1997 roku – Prawo o ruchu drogowym (tekst jednolity z 2012 r., Dz.U. poz. 1137 ze zm.). Zgodnie z zapisami zawartymi w powołanym załączniku nr 2, kategoria M to pojazdy samochodowe przeznaczone do przewozu osób mające co najmniej cztery koła, w tym: [1] kategoria M 1: pojazdy do przewozu osób, mające nie więcej niż osiem miejsc oprócz siedzenia kierowcy; [2] kategoria M 2: pojazdy zaprojektowane i wykonane do przewozu osób, mające więcej niż osiem miejsc oprócz siedzenia kierowcy i mające maksymalną masę całkowitą
______207 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Opis przedmiotu zamówienia dokonany w SIWZ wskazuje, że przedmiotem zamówienia miała być dostawa pojazdu samochodowego kategorii M 2 lub M3. Zgodnie z § 3 i 4 rozporządzenia z dnia 10 maja 2011 roku kryteriami oceny ofert w odniesieniu do zamówień publicznych na zakup pojazdów samochodowych kategorii M i N są: [1] zużycie energii, [2] emisja dwutlenku węgla, [3] emisje zanieczyszczeń: tlenków azotu, cząstek stałych oraz węglowodorów. Kryteria oceny ofert wyraża się w postaci: [1] wielkości zużycia energii oraz emisji dwutlenku węgla i zanieczyszczeń albo [2] wartości pieniężnej odzwierciedlającej koszty zużycia energii oraz koszty emisji dwutlenku węgla i zanieczyszczeń podczas cyklu użytkowania pojazdu samochodowego, obliczonej zgodnie z metodologią określoną w dalszych przepisach powoływanego rozporządzenia. Burmistrz Zelowa w wyjaśnieniu złożonym w dniu 25 czerwca 2014 roku, wyjaśniła: „W odpowiedzi na pytanie w sprawie przyjęcia w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Dostawa fabrycznie nowego samochodu przystosowanego do przewozu osób niepełnosprawnych" kryterium oceny ofert - kryterium „cena 100%", Zamawiający informuje, że zastosował przyjęte kryterium na podstawie art. 91 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, który pozostawia Zamawiającemu swobodę w wyborze kryteriów pomiędzy ceną a ceną i innymi kryteriami odnoszącymi się do przedmiotu zamówienia.” W uzupełnieniu do powyższego wyjaśnienia, Burmistrz Zelowa w dniu 27 sierpnia 2014 roku złożyła kontrolującym dodatkowe wyjaśnienie, o treści, cyt.: Niniejszym, uzupełniając wyjaśnienia z dnia 25 sierpnia 2014 r. dotyczące zastosowania w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego pn. „Dostawa fabrycznie nowego samochodu przystosowanego do przewozu osób niepełnosprawnych" kryterium oceny ofert „cena 100%", nadmieniam, że w związku z brzmieniem § 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 maja 2011 r. w sprawie innych niż cena obowiązkowych kryteriów oceny ofert w odniesieniu do niektórych rodzajów zamówień publicznych, który stanowi, że przepisów rozporządzenia nie stosuje się do zamówień publicznych na zakup pojazdów samochodowych kategorii M i N, jeżeli w specyfikacji istotnych warunków zamówienia określono wymogi techniczne pojazdu dotyczące czynników, o których mowa w § 3. Zamawiający w opisie przedmiotu zamówienia określił normy, które dany zaproponowany samochód winien spełnić, czym wypełnił przesłankę z § 2 wyżej powołanego Rozporządzenia. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w załączniku nr 5 do SIWZ. Wyjaśnienia Urszuli Świerczyńskiej – Burmistrza Zelowa z dnia 25 i 27 sierpnia 2014 roku dot. zastosowania kryterium ceny w postępowaniu dot. zakupu samochodu stanowi załącznik nr 33 do protokołu kontroli. Zgodnie z zapisem § 2, przepisów rozporządzenia z dnia 10 maja 2011 roku, nie stosuje się do zamówień publicznych na zakup pojazdów samochodowych kategorii M i N, jeżeli w specyfikacji istotnych warunków zamówienia określono wymogi techniczne pojazdu dotyczące czynników, o których mowa w § 3. Analiza opisu przedmiotu zamówienia zawarta w załączniku nr 5 do SIWZ (szczegółowy opis przedmiotu zamówienia) wskazuje wymagania w zakresie silnika: [1] silnik typu diesel, [2] silnik o pojemności skokowej minimum 2000 cm 3, [3] silnik o mocy minimum 130 KM, [4] norma emisji spalin – Euro 5 lub wyższa. Zatem wskazanie normy Euro 5 lub wyższej spełniało wymóg określony w § 3 pkt 3 rozporządzenia, określającego kryterium oceny ofert w zakresie emisji zanieczyszczeń: tlenków azotu, cząstek stałych oraz węglowodorów. Natomiast
nieprzekraczającą 5 t; [3] kategoria M 3: pojazdy zaprojektowane i wykonane do przewozu osób, mające więcej niż osiem miejsc oprócz siedzenia kierowcy i mające maksymalną masę całkowitą przekraczającą 5 t.
______208 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wskazane przez Zamawiającego w SIWZ pozostałe trzy wymogi (silnik diesel, pojemność skokowa silnika min. 2000 cm 3, oraz silnik o mocy minimum 130 KM) nie wypełniały dyspozycji w zakresie zużycia energii i kryterium emisji dwutlenku węgla, o których mowa w § 3 pkt 1 i 2 rozporządzenia 73 . Ponadto, Zamawiający w załączniku nr 5 do SIWZ – „Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia” wskazał wymagane dokumenty co do oferowanego pojazdu. Zaznaczono, że: „1) Oferowany pojazd musi spełniać wymagania określone w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 31.12.2002 r. w sprawie warunków technicznych pojazdów oraz zakresu ich niezbędnego wyposażenia ( Dz. U. z 2003 r, Nr 32 poz. 262 ze zmianami) samochód musi posiadać świadectwo homologacji z przeznaczeniem do przewozu osób niepełnosprawnych lub homologacje na samochód bazowy i potwierdzenie przystosowania pojazdu do przewozu osób niepełnosprawnych wydane przez stację kontroli pojazdów dopuszczenia do ruchu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Wykonawca powinien posiadać i przekazać Zamawiającemu wszystkie niezbędne dokumenty wymagane przepisami prawa, umożliwiające rejestrację pojazdu z przeznaczeniem do przewozu osób niepełnosprawnych. 2) Oferowany pojazd musi posiadać „Świadectwo Homologacji” w rozumieniu przepisów Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 24.10.2005 r. w sprawie homologacji typu pojazdów samochodowych i przyczep ( Dz. U. z 2005 r, Nr 238poz. 2010 ze zmianami). 3) Oferowany pojazd zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 10.05 .2011 r. w sprawie innych niż cena obowiązkowych kryteriów oceny ofert w odniesieniu do niektórych rodzajów zamówień publicznych ( Dz. U. z 2011 r. Nr 96 poz. 559 ) musi spełniać normy emisji spalin minimum EURO 5.” Biorąc powyższe pod uwagę należy stwierdzić, iż wskazane w SIWZ rozporządzenie w sprawie homologacji typu pojazdów samochodowych i przyczep – na dzień ogłoszenia postępowania o udzielenie zamówienia, tj. 17 czerwca 2014 roku, nie obowiązywało. Wskazane w pkt 2 rozporządzenie uchylone zostało z dniem 22 czerwca 2013 roku przez ustawę z dnia 10 października 2012 roku o zmianie ustawy – Prawo o ruchu drogowym oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2012 roku, poz. 1448 ze zm.). Z dniem 22
73 „Zamawiający przy zakupie pojazdów transportu drogowego (to jest: samochodów osobowych M 1, lekkich pojazdów ciężarowych o dużej ładowności N 2 i N 3, oraz autobusów M 2 i M 3) mają obowiązek stosowania przepisów rozporządzenia poprzez uwzględnianie czynników energetycznych i oddziaływania na środowisko podczas cyklu użytkowania pojazdu w opisie przedmiotu zamówienia bądź w kryteriach oceny ofert. Rozporządzenie wskazuje, że jeżeli w specyfikacji istotnych warunków zamówienia określono wymogi techniczne pojazdu dotyczące czynników oddziaływania na środowisko: zużycia energii, emisji dwutlenku węgla (CO 2) oraz emisji tlenków azotu (NO x), węglowodorów (NMHC) i cząstek stałych, a także innych, określonych przez samych zamawiających (np. poziom emisji hałasu), czynników oddziaływania na środowisko, przepisów rozporządzenia nie stosuje się (por. § 2 rozporządzenia). Natomiast, jeżeli takie wymogi techniczne odnoszące się do czynników oddziaływania na środowisko nie zostały określone w specyfikacji wymagane jest ujęcie w postępowaniach na zakup pojazdów transportu drogowego czynników energetycznych i oddziaływania na środowisko jako kryteriów oceny ofert, gdyż wówczas ma zastosowanie rozporządzenie (por. § 3 rozporządzenia). Zamawiający może również zrealizować zalecenia dyrektywy poprzez jednoczesne zastosowanie obu wyżej wymienionych metod, umieszczając np. w specyfikacji istotnych warunków zamówienia wymogi odnoszące się do jednego bądź dwóch czynników, zaś pozostałe czynniki, których zamawiający nie uwzględnił w specyfikacji, zastosować jako kryteria oceny ofert. Zamawiającemu zatem pozostawiona została swoboda co do sposobu uwzględnienia czynników środowiskowych określonych rozporządzeniem. Należy jednak zaznaczyć, iż bez względu na sposób realizacji przepisów rozporządzenia zamawiający obowiązany jest uwzględnić w prowadzonym przez siebie postępowaniu wszystkie czynniki wymienione w rozporządzeniu tj. zużycie energii, emisje: dwutlenku węgla, tlenków azotu, cząstek stałych oraz węglowodorów. Niedopuszczalne jest ujęcie, czy to w specyfikacji istotnych warunków zamówienia czy jako kryterium oceny ofert tylko jednego czynnika np. zużycia energii, z jednoczesnym pominięciem w prowadzonym postępowaniu pozostałych wymogów dotyczących emisji dwutlenku węgla, tlenków azotu, cząstek stałych oraz węglowodorów.” Marcin Skowron – opracowanie merytoryczne; autorzy: opracowanie zbiorowe – Zielone zamówienia publiczne – II podręcznik, Warszawa 2012; www.uzp.gov.pl
______209 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
czerwca 2013 roku weszło w życie rozporządzenie Ministra Transportu, Budownictwa i Gospodarki Morskiej z dnia 25 marca 2013 roku w sprawie homologacji typu pojazdów samochodowych i przyczep oraz ich przedmiotów wyposażenia lub części (Dz. U. z 2013 roku, poz. 407 ze zm.). Jednakże wskazane rozporządzenie z dnia 25 marca 2013 roku nie odnosi się do emisji dwutlenku węgla (CO 2), jak również do zużycia energii. Na dzień ogłoszenia zamówienia publicznego obowiązywały rozporządzenia: [1] Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 595/2009 z dnia 18 czerwca 2009 roku dotyczące homologacji typu pojazdów silnikowych i silników w odniesieniu do emisji zanieczyszczeń pochodzących z pojazdów ciężarowych o dużej ładowności (Euro VI) oraz w sprawie dostępu do informacji dotyczących naprawy i obsługi technicznej pojazdów 74 , zmieniające rozporządzenie (WE) nr 715/2007 i dyrektywę 2007/46/WE oraz uchylające dyrektywy 80/1269/EWG, 2005/55/WE i 2005/78/WE (Dz.Urz. UE L188 z dnia 18 lipca 2009 roku), zmienione: rozporządzeniem Komisji (UE) nr 582/2011 z dnia 25 maja 2011 roku wykonującym i zmieniającym rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 595/2009 w odniesieniu do emisji zanieczyszczeń pochodzących z pojazdów ciężarowych o dużej ładowności (Euro VI) oraz zmieniające załączniki I i III do dyrektywy 2007/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (Dz.Urz. UE L167 z dnia 25 czerwca 2011 roku); rozporządzeniem Komisji (UE) nr 64/2012 z dnia 23 stycznia 2012 roku zmieniającym rozporządzenie (UE) nr 582/2011 Parlamentu Europejskiego i Rady wykonujące i zmieniające rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 595/2009 w odniesieniu do emisji zanieczyszczeń pochodzących z pojazdów ciężarowych o dużej ładowności (Euro VI); [2] Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 715/2007 z dnia 20 czerwca 2007 roku w sprawie w sprawie homologacji typu pojazdów silnikowych w odniesieniu do emisji zanieczyszczeń pochodzących z lekkich pojazdów pasażerskich i użytkowych (Euro 5 i Euro 6) oraz w sprawie dostępu do informacji dotyczących naprawy i utrzymania pojazdów. W załączniku nr I do rozporządzenia nr 595/2009 zawarto wartości graniczne normy EURO VI, które przedstawiono w tabeli poniżej:
Wartości graniczne Masa cząstek Liczba cząstek CO THC NMHC CH4 NOx (1) NH3 stałych stałych (2) (mg/kWh) (mg/kWh) (mg/kWh) (mg/kWh) (mg/kWh) (ppm) (mg/kWh) (#/kWh) WHSC (CI) 1 500 130 400 10 10 8,0 × 10 11
WHTC (CI) 4 000 160 460 10 10 6,0 × 10 11
WHTC (PI) 4 000 160 500 460 10 10 (3)
(1) Dopuszczalny poziom zawar tości NO 2 w wartości granicznej NO x może być określony na późniejszym etapie. (2) Nową procedurę pomiaru wprowadza się przed dniem 31 grudnia 2012 r. (3) Wartość graniczną liczby cząstek stałych wprowadza się przed dniem 31 grudnia 2012 r. PI = Silniki o zapłonie iskrowym. CI = Silniki wysokoprężne.
Z powyższej tabeli wynika, że norma Euro VI określa wartości graniczne m.in. dla tlenku węgla (CO), metanu (CH 4), tlenków azotu (NOx) czy amoniaku (NH 3) – nie określa wartości granicznych dla dwutlenku węgla (CO 2).
74 Rozporządzeniem ma zastosowanie do pojazdów silnikowych kategorii M1, M 2, N 1 i N 2 określonych w załączniku II do dyrektywy 2007/46/WE o masie odniesienia przekraczającej 2610 kg i do wszystkich pojazdów silnikowych kategorii M 3 i N 3 określonych w tym załączniku (art. 2 rozporządzenia).
______210 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Natomiast w załączniku nr I do rozporządzenia nr 715/2007 zawarto wartości dopuszczalne dla Euro 5 (tabela nr 1 rozporządzenia) i dla Euro 6 (tabela nr 2 rozporządzenia), które przedstawiono poniżej:
Tabela nr 1 – Wartości dopuszczalne „Euro 5”
Warto ści dopuszczalne – Euro 5 Masa Masa Łączna masa Masa węglowodor Masa Masa sumy węglowodoró Masa cz ąstek Liczba cz ąstek tlenku ów tlenków 1 odniesie węglowo w i tlenków stałych stałych ( ) węgla niemetanow azotu nia dorów azotu (PM) (PM) (CO) ych (NO ) (RM) (THC) x (THC + NO ) (NMHC) x (kg) L L L 3 L L + L L L 1 2 (mg/km 4 2 4 5 6 (mg/km) (mg/km) (mg/km) (mg/km) (mg/km) (#/km) )
Kateg 2 Klasa PI CI PI CI PI CI PI CI PI CI PI ( ) CI PI CI oria M — Łącznie 1 000 500 100 — 68 — 60 180 — 230 5,0 5,0
I RM ≤ 1 305 1 000 500 100 — 68 — 60 180 — 230 5,0 5,0
1 305 < RM N II 1 810 630 130 — 90 — 75 235 — 295 5,0 5,0 1 ≤ 1 760 III 1 760 < RM 2 270 740 160 — 108 — 82 280 — 350 5,0 5,0
N 2 270 740 160 — 108 — 82 280 — 350 5,0 5,0 2 Legenda: PI = zapłon iskrowy, CI = zapłon samoczynny.
Tabela nr 2 – Wartości dopuszczalne „Euro 6”
Warto ści dopuszczalne – Euro 6 Masa Łączna Masa Masa węglowodor Masa masa Masa sumy Liczba cz ąstek Masa tlenku ów tlenków węglowodor cz ąstek węglowod stałych odniesienia węgla niemetanow azotu ów i tlenków stałych orów (PN) (RM) (CO) ych (NO ) azotu (PM) (THC) x (kg) (NMHC) (THC + NO x) L L L 2 L 4 L + L L L 1 (mg/k 3 (mg/km 2 4 5 6 (mg/km) (mg/km) (mg/km) (mg/km) (#/km) m) ) C Kategoria Klasa PI CI PI CI PI CI PI CI PI PI CI PI CI I
11 6,0 × M — Wszystkie 1 000 500 100 — 68 — 60 80 — 170 4,5 4,5 6,0 × 10 11 10 6,0 × I RM ≤ 1 305 1 000 500 100 — 68 — 60 80 — 170 4,5 4,5 6,0 × 10 11 10 11
11 6,0 × N II 1 305 < RM ≤ 1 760 1 810 630 130 — 90 — 75 105 — 195 4,5 4,5 6,0 × 10 1 10 11
11 6,0 × III 1 760 < RM 2 270 740 160 — 108 — 82 125 — 215 4,5 4,5 6,0 × 10 11 10
11 6,0 × N 2 270 740 160 — 108 — 82 125 — 215 4,5 4,5 6,0 × 10 2 10 11
Podobnie, jak w zakresie wartości granicznych wykazanych w tabeli dot. normy Euro 6 określonej w rozporządzeniu nr 595/2009, powyższe tabele odnoszące się do norm Euro 5 i Euro 6 określają również wartości graniczne m.in. dla tlenku węgla (CO), metanu
(CH 4), tlenków azotu (NO x) czy amoniaku (NH 3) – brak parametrów dla dwutlenku węgla (CO 2). Z powyższego wynika, że wymienione w tabelach parametry odnoszące się do norm
EURO 5 i EURO 6 nie określają wartości granicznych dla dwutlenku węgla (CO 2), tym samym w zakresie emisji dwutlenku węgla nie wypełniają wymogu zawartego w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 maja 2011 roku w sprawie innych niż
______211 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
cena obowiązkowych kryteriów oceny ofert w odniesieniu do niektórych rodzajów zamówień publicznych. Normami EURO można się posiłkować w zakresie emisji zanieczyszczeń (§ 3 pkt 3 rozporządzenia) 75 . AKTA KONTROLI [od strony 246 do strony 387] kserokopie: zaproszenie do złożenia oferty cenowej dot. oszacowania zamówienia, wniosek o rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, ogłoszenie o zamówieniu, SIWZ, oferta, oświadczenia – druk ZP-1, wynik postępowania, zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty wraz z ogłoszeniem o wyborze najkorzystniejszej oferty, umowa nr FN.3226.96.2014 z dnia 3 lipca 2014 roku, protokół z postępowania, świadectwo zgodności WE wraz z dokumentami technicznymi pojazdu i dowodem rejestracyjnym, faktura VAT nr UB/6/08/2014 wraz z protokołem odbioru z dnia 14 sierpnia 2014 roku wraz z załącznikiem – opis funkcjonalno-techniczny, dowód rejestracyjny. Zabezpieczenia środków w budżecie Gminy Zelów na realizację wydatku majątkowego polegającego na „Zakupie autobusu do przewozu osób niepełnosprawnych dla ŚDS w Walewicach” dokonano na podstawie następujących uchwał organu stanowiącego: [1] XLVI/388/2014 z dnia 20 lutego 2014 roku – 100.000,00 zł, [2] XLVII/396/2014 z dnia 8 kwietnia 2014 roku – zwiększenie o 149.000,00 zł, [3] zarządzenie nr 41.2014 Burmistrza Zelowa z dnia 30 czerwca 2014 roku – zwiększenie 1.000,00 zł, [4] zarządzenie nr 53.2014 Burmistrza Zelowa z dnia 18 sierpnia 2014 roku – zwiększenie 200,00 zł. Plan po zmianach dla wskazanego zadania w roku 2014 wyniósł 250.200,00 zł. Środki zabezpieczone zostały w klasyfikacji budżetowej: dział 852 – Pomoc społeczna, rozdział 85203 – Ośrodki wsparcia, § 6060 – Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych.
IX. EWIDENCJA MAJ ĄTKU GMINY. INWENTARYZACJA
1. ZASADY EWIDENCJI SKŁADNIKÓW MAJ ĄTKOWYCH (EWIDENCJA ILO ŚCIOWA , ILO ŚCIOWO –WARTO ŚCIOWA )
Zarządzeniem nr 0152/16/10 Burmistrz Zelowa z dnia 16 sierpnia 2010 roku w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości w załączniku nr 2 określono metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, natomiast w załączniku nr 4 wskazano zakładowy plan kont dla Urzędu Miejskiego w Zelowie i wykaz kont ksiąg pomocniczych, gdzie opisano konta służące w jednostce do ewidencjonowania inwentarza: 011, 013, 015, 020, 021, 030, 071, 072, 300, 310, 330. Środki trwałe, zgodnie z przyjętą polityką rachunkowości w jednostce, ewidencjonuje się na kontach 011 i 013. Burmistrz Zelowa, prócz zasad określonych w polityce rachunkowością, zarządzeniem nr 120/21/2011 z dnia 17 sierpnia 2011 roku wprowadził zasady gospodarowania majątkiem Gminy Zelów i zasady inwentaryzacji składników majątkowych. Wprowadzone zasady określają m.in. − odpowiedzialność za składniki mienia, − sposób gospodarowania składnikami rzeczowymi majątku ruchomego,
75 „Zamawiający decydując się na zastosowanie tzw. metody wielkościowej określonej w § 4 pkt 1 rozporządzenia, a uszczegółowionej w § 5 rozporządzenia, żąda jedynie podania informacji wskazujących na wielkość zużywanej przez oferowany pojazd energii, wielkości emisji dwutlenku węgla oraz wyrażone łącznie (poprzez np. odwołanie się do normy EURO) lub oddzielnie wielkości emisji tlenków azotu, cząstek stałych oraz węglowodorów, z jednoczesnym wskazaniem w jakich jednostkach dane te mają być przedstawione”; Jacek Sadowy (red.): Kryteria oceny ofert w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego – przykłady i zastosowania, Warszawa 2011; www.uzp.gov.pl
______212 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
− sprzedaż, dzierżawę oraz wynajem składników rzeczowych majątku ruchomego, − przekazywanie i darowizna składników rzeczowych majątku ruchomego, − likwidację zbędnych lub zużytych składników rzeczowych majątku ruchomego.
Konto 011 – środki trwałe Zgodnie z przyjętymi zasadami jednostka kontrolowana do środków trwałych zalicza składniki aktywów zdefiniowane w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości oraz środki trwałe stanowiące własność jednostki samorządu terytorialnego, otrzymane w zarząd lub użytkowanie i przeznaczone na potrzeby jednostki. Do środków trwałych zalicza się w szczególności: nieruchomości, w tym: grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, lokale będące odrębną własnością, budynki, budowle, maszyny i urządzenia, środki transportu i inne rzeczy, ulepszenia w obcych środkach trwałych, oraz środki trwałe znajdujące się użytkowaniu na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o rachunkowości. W zakresie środków trwałych podstawowych określono, że finansuje się je ze środków na inwestycje w rozumieniu ustawy o finansach publicznych i wydanego na jej podstawie rozporządzenia w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. Podstawowe środki trwałe umarzane są (za wyjątkiem gruntów) stopniowo na podstawie aktualnego planu amortyzacji wg stawek amortyzacyjnych ustalonych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. Konto 013 – pozostałe środki trwałe Zgodnie z przyjętymi przez jednostkę kontrolowaną zasadami rachunkowości do pozostałych środków trwałych należą środki wymienione w § 6 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, które finansuje się ze środków na bieżące wydatki. Do pozostałych środków trwałych, zgodnie z przyjętymi metodami wyceny aktywów i pasywów zaliczono: meble, dywany, sprzęt audiowizualny, lodówki, chłodziarki, maszyny do pisania zasilane elektrycznie, kalkulatory zasilane elektrycznie, telefony stacjonarne, środki trwałe o wartości nie przekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100% ich wartości w momencie oddania do używania. Do pozostałych środków trwałych ewidencjonowanych ilościowo jednostka zaliczyła m.in.: kalkulatory bez zasilania elektrycznego, lampy biurowe, oprawy świetlne, bindownice, laminatory, wentylatory, odkurzacze, telefony komórkowe, aparaty telefoniczne przewodowe i bezprzewodowe, rowery Do ewidencji środków trwałych służy w jednostce program Środki trwałe
______213 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2. EWIDENCJA ŚRODKÓW TRWAŁYCH – KONTO 011, 013.
2.1. Urz ądzenia ksi ęgowe. Udokumentowanie obrotów na kontach (zwi ększenia, zmniejszenia) - 2013 rok Księgi pomocnicze do konta 011 – Środki trwałe prowadzone są w formie księgi inwentarzowej, która prowadzona jest chronologicznie dla wszystkich środków trwałych z podziałem na grupy odpowiadające KŚT. Ewidencja szczegółowa środków trwałych (inwentarz) dokonywana jest w księdze środków trwałych prowadzonej w programie komputerowym. Stan środków trwałych wg poszczególnych grup ujętych w księgach inwentarzowych – na dzień 31 grudnia 2013 roku stanowił wartości:
Grupa WARTOŚĆ POCZĄTKOWA WARTOŚĆ UMORZENIA STAN na 31.12.2013 0 20.796.397,68 0,00 20.796.397,68 I 5.520.069,27 1.361.834,35 4.158.234,92 II 121. 580.869,82 37.003.074,43 84.577.795,39 III 232.750,00 129.636,96 103.113,04 IV 654.059,86 610.265,09 43.794,77 V - - - VI 320.047,46 118.241,78 201.805,68 VII 1.101.858,25 838.406,22 263.452,03 VIII 230.418,58 169.071,30 61.347,28 Razem 150.436.470, 92 40.230.530,13 110.205.940,79
Powyższy stan środków trwałych wynikający z księgi inwentarzowej był zgodny ze stanem środków trwałych zaewidencjonowanym na koncie 011 wynoszącym na dzień 31 grudnia 2013 roku 150.436.470,92 zł. Konto 011 Saldo konta 011 – Środki trwałe na dzień 31 grudnia 2013 roku wynosiło:
BO Zwiększenia Zmniejszenia STAN na 31.12.2013 148.271.299,04 3.077.046,78 911.874,90 150.436.470,92
Wymienione powyżej saldo konta 011 na dzień 31 grudnia 2013 roku było zgodne ze stanem środków trwałych wynikającym z ewidencji środków trwałych w rozbiciu na poszczególne grupy wg stanu na dzień 31 grudnia 2013 roku. Sprawdzono prawidłowość prowadzenia ewidencji środków trwałych, kontroli poddając wyrywkowo zapisy księgowe dokonane na koncie „011” w ciągu 2013 roku, ustalono co następuje: Zestawienie nr 1 Ujęcie na Dokumenty Data ujęcia Podstawa ujęcia w Nr kontach wg Lp. Nazwa ŚT Wartość [zł] stanowiące podstawę w ewidencji księg. rach. inwentarzowy ewidencji wyceny konta 011 księgowej ZWIĘKSZENIA Przyj ęcie na stan działki nr 48 obr ęb 2 Zelów o pow. 1,0168 ha. Decyzja OT/010/03582 1. 10.168,00 - 03582 15.02.2013 011/800 komunalizacyjna GN- 15.02.2013 IV/GN-V.7510.7.2011/EP z 18.12.2012 Rozbudowa istniej ącego Podwy ższenie systemu ochrony mienia warto ści + CCTV – umowa Protokół odbioru PK 55/2013 2. 25.563,09 środka 05.07.2013 011/080 FN.3226.49.2013 z 08.04.2013 05.07.2013 trwałego Faktura F6/0001/04/2013 02423 z 08.04.2013 wykonanie systemu Faktura VAT nr OT/629/03595 3. 7.324,65 03595 06.08.2013 011/080 alarmowego i F1/0830/07/2013 z 06.08.2013
______214 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
monitoringu wizyjnego dnia 15.07.2013 system dla Zespołu Szkół monitoringu Ogólnokształc ących w Zelowie OT/624/03594 06.08.2013 4. j.w. 8.129,07 j.w. 03594 06.08.2013 011/080 system alarmowy Samochód c ięż arowy Faktura VAT nr używany NISSAN . OT/741/03599 5. 27.680,50 318/2013 03599 28.08.2013 011/080 umowa kupna-sprzeda ży 28.08.2013 10.07.2013 z 10.07.2013 Protokoły odbiorów Modernizacja parku przy OT/290/03600 z 6. 778.338,31 ko ńcowych robót z 03600 02.09.2013 011/080 ul. Pozna ńskiej 02.09.2013 07.09.2013 Utwardzenie powierzchni gruntu na działce nr 80 przy szkole Protokół odbioru OT/291/03614 7. podstawowej nr 4 99.999,00 03614 05.11.2013 011/080 10.10.2013 05.11.2013 (umowa Fn.3226.142.2013 z 09.09.2013 Remont drogi OT/220/03613 dojazdowej do gruntów Protokół odbioru 05.11.2013 03613 8. rolnych w miejscowo ści 542.145,90 05.11.2013 011/080 15.10.2013 PK 108/2013 4,5% Bujny Szlacheckie – 05.11.2013 Bujny Ksi ęż e Remont drogi w OT/220/03617 miejscowo ści Protokół odbioru 07.11.2013 03617 9. 305.748,00 07.11.2013 011/080 MAURYCÓW 10.10.2013 PK 111/2013 4,5% 07.11.2013 Przebudowa istniej ącego obiektu OT/220/03618 mostowego na drodze Protokół odbioru 07.11.2013 03618 10. 125.302,99 07.11.2013 011/080 gminnej w 10.10.2013 PK 111/2013 4,5% miejscowo ści Ostoja – 07.11.2013 Gmina Zelów Wykonanie kompletnej OT/220/03621 dokumentacji technicznej i Protokół odbioru 25.11.2013 03621 11. wykonawczej o świetlenia 40.856,00 25.11.2013 011/080 14.11.2013 PK 120/2013 4,5% ulicznego na drodze 25.11.2013 Bocianicha-Zabłoty ZMNIEJSZENIA Przekazanie do OSP Notatka słu żbowa PT/005/13 071/1 12. Wygiełzów samochodu 66.030,00 00006 09.01.2013 z dnia 07.01.2013 09.01.2013 011 Star 244 GBA Wyksi ęgowanie środka trwałego w zwi ązku z Notatka słu żbowa bł ędnym uj ęciem w z dnia 21.01.2013 PK 15/2013 071/1 13. 32.560,00 00598 31.01.2013 ksi ęgach inwentarzowych Opinia prawna z 31.01.2013 011 Urz ędu Gminy – pojazd dnia 28.01.2013 nale żą cy do OSP Przekazanie oczyszczalni ścieków przy Szkole Decyzja Podstawowej w GN.6844.1.2013 z PT/006/13 800/071- 14. 125.667,43 03528 03.04.2013 Kociszewie. Warto ść 18.03.2013 03.04.2013 1 pocz ątkowa 131.588,95 PK 29/2013 zł, umorzenie 5.921,52 Z 03.04.2013 Akt notarialny Sprzeda ż działki nr 383/3 repertorium A PK 59/2013 15. w Zelowie, obr ęb 7, pow. 32.167,61 03544 10.07.2013 800/011 2195/2013 z 10.07.2013 0,1123ha 09.07.2013 Akt notarialny Sprzeda ż działki nr 252, repertorium A PK 59/2013 16. obr ęb 18 Kurów-Kurówek, 4.500,00 01050 10.07.2013 800/011 2202/2013 z 10.07.2013 pow. 0,1123ha 09.07.2013 Likwidacja budynku Pismo z dnia LT nr ZM/062/13 hydroforni usytuowanego 25.09.2013 w z 25.09.2013 17. 10.500,00 00068 30.09.2013 800/011 na działce 216/2 w zwi ązku z decyzj ą PK 89/2013 z obr ębie 32 Wojewody Łódzkiego 25.09.2013
______215 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
GN- IV.7532.112.2013.DŁ Protokół Komisji w Likwidacja środka zwi ązku z LT nr ZM/063/13 trwałego – samochód zarz ądzeniem nr z 25.10.2013 071- 18. marki Citroen C15 w 32.504,00 00582 24.10.2013 120/21/2011 PK 100/2013 z 1/011 zwi ązku ze sprzeda żą na Burmistrza Zelowa 24.10.2013 surowce wtórne z dnia 17.08.2013
Konto 013 Stan pozostałych środków trwałych na dzień 31 grudnia 2013 roku wykazany został poniżej: BO BZ Zwiększenia Zmniejszenia Stan na 01.01.2013 Stan na 31.12.2013 385.041,6 1 4.009,26 11.708,03 377.342,84 Kontroli poddano prawidłowość prowadzenia ewidencji wybranych pozostałych środków trwałych na podstawie dowodów źródłowych nabycia/zbycia: Zestawienie nr 2 Nazwa pozostałego Dowód Zwiększe nia Zmniejszenia Podstawa ujęcia w Księgowania na Data ujęcia na Lp. środka trwałego nabycia/zbycia [zł] [zł] księg. rach. kontach koncie 013 Faktura 73 - Protokół przekazania Aparat fotograficzny Nikon 201/130 1. FVS/03/2013 289,00 - towarów z dnia 19.03.2013 COOLPIX L25 013/072-1 19.03.2013 24.07.2012 Protokół Komisji z przeprowadzonej oceny składników rzeczowych majątku Wykaz sprzętu Likwidacja środków trwałych ruchomego w niepełnowartościowego 2. będących w użytkowaniu – 4.384,43 072-1/013 02.04.2013 Domu Kultury w – Dom Kultury LT - wyposażenie Domu Kultury Zelowie z dnia brak 06.02.2013 w związku z wnioskiem Domu Kultury Protokół Komisji z przeprowadzonej oceny składników rzeczowych majątku Wykaz pozostałych Likwidacja środków trwałych ruchomego w środków trwałych 3. – wyposażenia Urzędu Urzędzie Miejskim 6.147,94 niepełnowartościowych 072-1/013 02.04.2013 Miejskiego w Zelowie w Zelowie z dnia (ewidencja 14.03.2013 w wartościowa) LT - brak związku z wnioskiem Stałej Komisji Inwentaryzacyjnej Protokół Komisji z dnia 06.02.2013 Likwidacja środków trwałych do pisma o będących w użytkowaniu – likwidację 4. wyposażenia Biblioteki składników 2.586,00 LT - brak 072-1/013 02.04.2013 Publicznej Miasta i Gminy wyposażenia Zelów Dyrektora Biblioteki z dnia 16.11.2012 Likwidacja środków tr wałych Protokół Komisji z będących w użytkowaniu – dnia 06.02.2013 5. 1.046,60 LT - brak 072-1/013 02.04.2013 wyposażenia Filii do pisma o Bibliotecznej w Wygiełzowie likwidację
______216 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
składników wyposażenia Dyrektora Biblioteki z dnia 16.11.2012 Protokół Komisji z dnia 06.02.2013 do pisma o Likwidacja środków trwałych likwidację będących w użytkowaniu – 6. składników 3,86 LT - brak 072-1/013 02.04.2013 wyposażenia Filii wyposażenia Bibliotecznej w Wygiełzowie Dyrektora Biblioteki z dnia 16.11.2012 Protokół Komisji z dnia 06.02.2013 Likwidacja środków trwałych do pisma o będących w użytkowaniu – likwidację 7. wyposażenia Biblioteki składników 125,2 LT - brak 072-1/013 02.04.2013 Publicznej Miasta i Gminy wyposażenia Zelów Dyrektora Biblioteki z dnia 15.01.2013 Faktura 2/04/2013 8. Meble biurowe 9.717,00 - faktura 013/072-1 25.04.2013 15.04.2013 Faktura 06/2013 9. Stół drewniany i 2 ławy 2.000,00 faktura 013/072-1 19.08.2013 01.08.2013 Chłodziarko -zamrażarka Faktura 10 Elektrolux 1.900,00 - faktura 013/072-1 22.10.2013 F/00002/10/13 Chłodziarka BEKO Wyksięgowanie z poz. 8 (faktura 2/04/2013) dot. PK 116/13 z dnia PK 116/13 z dnia 11. mebli biurowych, -247,23 - 013/072-1 31.10.2013 18.10.2013 poz. 1 18.10.2013 poz. 1 zakupionych również paneli ściennych Wy księgowanie z poz. 9 (faktura 06/2013) dot. PK 116/13 z dnia PK 116/13 z dnia 12. -2.000,00 - 013/072-1 31.10.2013 zakupu stołu drewniane z 18.10.2013 poz. 2 18.10.2013 poz. 2 dwóch ław Faktura VAT Telefon systemowy 154/C/2013 CTS232, Konsola 13. 24.06.2013 na 1.008,60 - faktura 013/072-1 31.10.2013 Systemowa CTS232 + kwotę ogółem koszty transportu 1.377,60 Faktura 12831/01/2013 14. Kalkulator Casio HR 150 12.11.2013 na 151,29 - faktura 013/072-1 02.12.2013 kwotę ogółem 3.226,00 Ustalenia kontroli: − jednostka prowadzi ewidencję analityczną środków trwałych zgodną z obwiązującą klasyfikacją rodzajową środków trwałych w poszczególnych grupach, − środki trwałe (konto 011) nie zawsze przyjmowane były na stan inwentarza w miesiącu ich oddania do użytkowania, bądź zakupu. Wykazane środki trwałe w poz. 2, 3, 4, 5, 7, 8, 9, 10 przyjęte zostały w stan środków trwałych z opóźnieniem w stosunku do protokolarnego odbioru czy zakupu środka trwałego. Tożsamą nieprawidłowość stwierdzono w zakresie pozostałych środków trwałych wykazanych w poz. 13 i 14 Zgodnie z art. 16d ust. 2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity Dz. U z 2011 roku nr 74 poz. 397 ze zm.) składniki majątku (…) wprowadza się do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z art. 9 ust. 1, najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania,
______217 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
− do ewidencji inwentarza środków trwałych jak również ewidencji konta 011 są wprowadzone grunty oraz drogi gminne, − dane zawarte w ewidencji księgowej jednostki były zgodne z danymi wynikającymi ze sprawozdania finansowego jednostki, tj. bilansu jednostki za 2013 roku, za wyjątkiem poprawności wykazania poszczególnych grup środków trwałych w bilansie Urzędu, co zostało opisane szczegółowo w części III – Ewidencja księgowa. Sprawozdawczość, − sporządzane dowody PK na podstawie których dokonywano zapisów w ewidencji księgowej, jak również dowody OT, PT, LT nie zawierały dekretacji w zakresie kont księgowych, na których dana operacja winna zostać zaewidencjonowana, − przy zlikwidowanych środkach trwałych nie sporządzano dowodu LT stanowiącego podstawę zdjęcia środków z ewidencji składników majątkowych Gminy. Zlikwidowane środki trwałe zdejmowano z ewidencji na podstawie protokołów Komisji, z których nie wynikała bezpośrednio wartość zlikwidowanego majątku. Do protokołów załączone zostały wnioski osoby odpowiedzialnej materialnie za dane środki trwałe bądź wykazy środków trwałych podlegających likwidacji, − w przypadku rozbicia kwoty faktury na poszczególne konta księgowe – dokonywana na fakturze dekretacja odnosiła się jedynie do całej kwoty wynikającej z faktury, dekretacja nie pozwala na identyfikację danej kwoty, która winna być przyporządkowania do konkretnej operacji księgowej; zamieszczona dekretacja odnosiła się do jednej kwoty, która przypisana była do wszystkich operacji księgowych, np. faktura w kwocie 12.200,00 zł zaksięgowana została: Konto Wn kwota Konto Ma 201 12.200,00 130 011 080 013 072/1 Z powyższego wynika, iż dokonano księgowań zarówno na koncie 011 i 013, jednakże wartość faktury nie mogła jednocześnie zostać zaksięgowana na obu wymienionych kontach. W oparciu o dokonany zakup wynikający z faktury, ustalono, że wskazana kwota winna zostać rozksięgowana na kwotę 10.200,00 zł (konto 011/080) i kwotę 2.000,00 zł (konto 013/072), czego nie dokonano, − w większości przypadków faktur, brak było dekretacji kont księgowych, tj. wskazania kont księgowych, na których ujęto wartość faktury. − operacje zmniejszającej polegające na wyksięgowaniu dokonywane były poprzez ujęcie tych operacji po tej samej stronie co wcześniej zaksięgowano, jednakże przy użyciu znaku minus („-”), zamiast po stronie przeciwnej konta.
2.2. Prawidłowo ść stosowanych odpisów umorzeniowych – 2013 rok
Saldo Ma konta 071, umorzenie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, w 2013 roku przedstawiało się w sposób następujący: B.O. na dzień 1 stycznia 2013 roku – 34.891.209,94 zł, w tym: Umorzenie środków trwałych: 34.852.004,96 zł,
______218 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Umorzenie WNiP: 39.204,98 zł, Obroty Wn – 257.558,17 zł, w tym: 071-1 256.641,67 zł, 071-2 916,50 zł, Obroty Ma - 5.639.541,84 zł, w tym: 071-1 5.635.166,84 zł, 071-2 4.375,00 zł.
B.Z. na dzień 31 grudnia 2013 roku – 40.273.193,61 zł, w tym: Umorzenie środków trwałych: 40.230.530,13 zł, Umorzenie WNiP: 42.663,48 zł.
Naliczone na koncie 071 umorzenie za rok 2013 od środków trwałych wynosiło 5.639.541,84 zł, w tym WNiP 4.375,00 zł. W ciągu roku przyjęto na stan środki trwałe z częściowym umorzeniem i tym samym na koncie 071 zaksięgowano umorzenie w kwocie 3.191,51 zł, natomiast naliczone na koniec roku umorzenie w kwocie 5.631.975,33 zł (od środków trwałych) zaksięgowano syntetycznie pod datą 31 grudnia 2013 roku na kontach Wn 400A Ma 071/1 na podstawie dowodu PK nr 141/2013 z dnia 8 stycznia 2014 roku. Umorzenie wartości niematerialnych i prawnych w kwocie 4.375,00 zł zaksięgowano również pod datą 31 grudnia 2013 roku na kontach Wn 400A Ma 071/2. Łączna kwota umorzenia za rok 2013 wyniosła 5.639.541,84 zł, natomiast kwota umorzenia narastająco 40.273.193,61 zł. Naliczoną za rok 2013 amortyzację przeksięgowano w łącznej kwocie 5.639.541,84 zł poprzez księgowania na kontach Wn 860 Ma 400A. Kontroli poddano prawidłowość zastosowania stawek amortyzacyjnych dla losowo wybranych środków trwałych zaszeregowanych w poszczególnych grupach. W wyniku analizy stwierdzono, że do niżej wymienionych środków trwałych zastosowano następujące stawki umorzeniowe: Zestawienie nr 3 Warto ść Warto ść netto Stopa Uwagi Symbol Lp. Nazwa ŚT Nr inwentarzowy pocz ątkowa na koniec umorzenia (miejsce KŚT [zł] 2013 roku [zł] [%] użytkowania) GRUPA I Budynek Stacji 1. Uzdatniania Wody w 00082 165.463,00 85.831,72 101 2,5 Urząd Miasta Zelowie Budynek biurowy 2. przy ul. Żeromskiego 02532 2.613.427,51 2.317.064,69 105 2,5 Urząd Miasta 23 w Zelowie GRUPA II Wodoci ąg na Osiedlu 3. 00070 345.409,00 13.336,74 211 4,5 XX-lecia w Zelowie Urząd Miasta I etap kanalizacji sanitarnej i 4. deszczowej – zadanie 00563 4.535.821,00 1.770.996,01 211 4,5 Urząd Miasta IV Osiedle XX-lecia w Zelowie Utwardzenie placu przy ul. Pozna ńskiej w 5. 03569 259.472,39 247.796,15 291 4,5 Urząd Miasta Zelowie na działkach nr 180 i 181 GRUPA III 6. Kotłownia olejowa 02376 224.434,00 95.573,20 310 7 Dom Kultury Agregat pr ądotwórczy 7. EP 6500 TE – zakup 03536 8.316,00 7.539,84 348 7 Stra ż Po żarna z funduszu sołeckiego
______219 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
GRUPA IV Motopompa szlamowa WT-30X 8. 03537 6.264,00 5.094,72 440 14 Stra ż Po żarna HONDA – zakup z funduszu sołeckiego Drukarka Laser Jet Urz ąd Miasta 9. 03553 798,27 478,94 491 30 P1606 Komisariat Policji GRUPA VI Monitoring TV przemysłowy i 10. system monitoringu 02423 220.776,46 193.485,56 624 4,5 Urz ąd Miasta wizyjnego Gminy Zelów Klimatyzacja – Mitsubishi Electrio, 11. 02443 7.198,00 5.470,64 653 4,5 Urz ąd Miasta typ MS-GA50/MU- GA50 GRUPA VII Samochód specjalny po żarniczy, średni samochód 12. 02449 616.700,50 171.011,26 743 14 OSP Zelów ratowniczo-ga śniczy na podwoziu z nap ędem 4x4 13. Przyczepa lekka 02379 6.614,75 981,34 748 14 Urz ąd Miasta GRUPA VIII Witacze 14. wielkogabarytowe – 02484 64.050,00 35.761,25 806 10 Urz ąd Miasta Miasto Zelów Pomnik Katy ńsk i w parku im. Romualda 15. 02578 49.995,60 14.165,42 808 20 Urz ąd Miasta Traugutta w Zelowie W pozycji 15 zestawienia nr 3 wykazano środek trwały o numerze inwentarzowym 02578, którym jest Pomnik katyński umiejscowiony w Parku im. Romualda Traugutta w Zelowie, a który ujęto w grupie VIII środków trwałych i do którego zastosowano umorzenie środków – 20%. Jednakże wykazany jako środek trwały pomnik jest dobrem kultury i winien być ujęty nie na koncie 011 a na koncie 016 – „Dobra kultury”, które służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości dóbr kultury. Dobrem kultury jest każdy przedmiot ruchomy lub nieruchomy, dawny lub współczesny, mający znaczenie dla dziedzictwa i rozwoju kulturalnego ze względu na jego wartość historyczną, naukową lub artystyczną. Wymieniona definicja pochodzi z ustawy z dnia 15 lutego 1962 roku o ochronie dóbr kultury (Dz. U. z 1962 roku nr 10, poz. 48 ze zm.), którą zastąpiono ustawą z 23 lipca 2003 roku o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (Dz. U. z 2003 roku nr 162, poz. 1568 ze zm.), która w miejsce „dobra kultury” wprowadziła termin „zabytek”. Tym samym wskazany pomnik nie powinien podlegać umarzaniu . Zgodnie z zapisem § 6 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej – nie umarza się gruntów oraz dóbr kultury. AKTA KONTROLI [strona 388] wydruk – karta środka trwałego o numerze inwentarzowym 02578
______220 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
3. EWIDENCJA WARTO ŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH – KONTO 020. PRAWIDŁOWO ŚĆ STOSOWANYCH ODPISÓW UMORZENIOWYCH
Zgodnie z przyjętymi metodami wyceny aktywów i pasywów ujętych w polityce rachunkowości ewidencja dla wartości niematerialnych i prawnych umożliwia ustalenie umorzenia dla podstawowych i dla pozostałych wartości niematerialnych i prawnych. Jednostka kontrolowana do ewidencji WNiP wprowadziła konto: 020 – „pozostałe wartości niematerialne i prawne”, które funkcjonuje dla odpisywanych w 100% wartości początkowej w koszty operacyjne w momencie przyjęcia ich do używania, 021 – „Podstawowe wartości niematerialne i prawne” funkcjonujące dla umarzanych sukcesywnie zgodnie z planem amortyzacji. Stan wartości niematerialnych i prawnych na dzień 31 grudnia 2013 roku przedstawiał się następująco: BO BZ Konto Zwi ększenia Zmniejszenia Stan na 01.01.2013 Stan na 31.12.2013 020 51.342,45 3.075,00 5.639,33 48.778,12 021 42.687,48 15.000,00 13.468,48 44.219,00 Razem WNiP 94.029,93 18.075,00 19.107,81 92.997,1 2
W ciągu roku obrotowego 2013 na koncie 020 i 021 dokonano zapisów powodujących zwiększenie salda Wartości Niematerialnych i Prawnych w wyniku zakupu poszczególnych licencji i oprogramowania. Weryfikacją objęto zakupy wymienionej w poniższej tabeli: Podstawa Data uj ęcia Nazwa pozostałego Dowód Zwi ększenia Zmniejszenia Ksi ęgowania Lp. uj ęcia w na koncie środka trwałego nabycia/zbycia [zł] [zł] na kontach ksi ęg. rach. 020 i 021 Konto 020 System informacji Faktura VAT prawnej wraz z 1513042450 OT 2/13 1. komentarzami i 28.06.2013 – 1.530,74 - 020/072-2 31.07.2013 01.07.2013 modułami faktura na dziedzinowymi kwot ę 6.122,94 Edytor aktów prawnych XML – koniec wa żno ści LT nr 2/2013 2. - 1.464,00 072-2/020 31.08.2013 licencji oraz 31.07.2013 wyga śni ęcie umowy Wyksi ęgowanie – poz. 1 PK 132/13 z z dnia 31.07.2013 LEX dnia SIGMA – wersja 18.12.2013 do 3. - -1.530,74 - 020/072-2 02.12.2013 internetowa – publikacja zaksi ęgowania online – ewidencja z dat ą ilo ściowa 02.12.2013 Rozbudowa systemu finansowo – księgowego V345/13 z OT 4/13 4. o moduł: „U żytkowanie 3.075,00 - 020/072-1 23.12.2013 08.11.2013 08.11.2013 wieczyste” – wersja podstawowa Kaspersky Anti-Virus 6.0 for Windows – LT nr 4/2013 5. - - 4.175,33 800/020 23.12.2013 Koniec licencji – brak 17.12.2013 mo żliwo ści aktualizacji Razem 3.075,00 5.639,33 Konto 021 Faktura System informatyczny FV/V/000033/2 do obsługi gospodarki 5.000,00 013 z OT 1/13 6. odpadami w UM w - 021/080 31.05.2013 17.02.2013 09.05.2013 Zelowie . Warto ść 10.000,00 Faktura 15.000,00 zł. FV/V/000118/2
______221 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
013 z 09.05.2013 POLONICA LEX MAXIMA – koniec wa żno ści licencji oraz 916,50 LT nr 1/2013 071-2/021 7. - - 31.07.2013 wyga śni ęcie umowy. 3.482,50 31.07.2013 800/021 Warto ść podstawowa 4.399,00 Edytor aktów prawnych XML – Legislator Umowa Premium OPEN. OT 3/13 9. FN.3226.116.2 4.920,00 - 021/800 31.08.2013 Umowa dotyczy 31.07.2013 013 31.07.2013 udost ępnienia na okres 2 lat ww. licencji. Wyksi ęgowanie – zakup płatny ratalnie. Płatno ść ostatniej raty w 2014 roku. Do zaksi ęgowania PK 132/13 z po zapłaceniu ostatniej PK 132/13 z dnia dnia faktury w 2014 18.12.2013 do 18.12.2013 do 10. -4.920,00 - 021/800 02.12.2013 Faktury: zaksi ęgowania z zaksi ęgowania 13/08/2013 z 05.08.2013 dat ą 02.12.2013 z dat ą na kwot ę 1.230,00 02.12.2013 26/12/2013 z 02.12.2013 na kwot ę 1.230,00 1/06/2014 z 02.06.2014 na kwot ę 1.230,00 Likwidacja ze wzgl ędu na koniec abonamentu LT nr 3/2013 11. - - 9.069,48 800/021 23.12.2013 – LEX Sigma 17.12.2013 17.12.2013 RAZEM 15.000,00 13.468,48 Nie stwierdzono nieprawidłowości w ewidencjonowaniu powyższych zakupów zwiększających stan wartości niematerialnych i prawnych.
4. EWIDENCJA POZOSTAŁYCH SKŁADNIKÓW MAJ ĄTKOWYCH (MATERIAŁY , FINANSOWY MAJ ĄTEK TRWAŁY )
Konto 030 Saldo konta 030 – Aktywa finansowe na dzień 31 grudnia 2013 roku wynosiło:
BO na 01.01.2012 Zwiększenia Zmniejszenia BZ na 31.12.2012 164.013,00 0,00 30.000,00 134.013,00 BO na 01.01.2013 Zwiększenia Zmniejszenia BZ na 31.12.2013 134.013,00 0,00 0,00 134.013,00
Na dzień 1 stycznia 2012 roku stan aktywów finansowych wynosił 164.013,00 zł, natomiast na dzień 31 grudnia 2012 roku ww. stan zmniejszył się o 30.000,00 zł. Zmniejszenie stanu aktywów finansowych spowodowane było likwidacją Spółki z o.o. „PARTNER” z siedzibą w Zelowie. Postanowieniem Sądu Rejonowego w Łodzi – Sąd Gospodarczy Wydział Krajowego Rejestru Sądowego z dnia 9 września 2011 roku dokonano wykreślenia ww. Spółki z Krajowego Rejestru Sądowego. Wskazane postanowienie wpłynęło do Referatu Finansowego w dniu 4 stycznia 2013 roku. Na podstawie dowodu PK 137/12 z dnia 8 stycznia 2013 roku dokonano wyksięgowania udziałów wskazanego podmiotu z datą 31 grudnia 2012 roku. Stan aktywów wynikający z konta 030 na dzień 31 grudnia 2013 roku przedstawiał się następująco: l.p. Podmiot którego dotyczą akty wa finansowe Data nabycia Wartość uwagi 1 3 4 5 6 1 Łodzki Rolno -Spożywczy Rynek Hurtowy S.A. Widzew 17.09.1997 20.000,00 2 Agencja Rozwoju Regionalnego „ARREKS’ Kleszczów 25.09.1998 10.000,00
______222 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
31.12.1999 – 10. 000,00 3 Udziały w Sp. z o.o. Łask – Lotnisko 30.000,00 31.03.2000 – 20.000,00 Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji w Zelowie 11.02.1998 – 49.013,00 4 74.013,00 Sp. z o.o. 26.06.2000 – 25.000,00 Razem 134.013,00
5. INWENTARYZACJA
5.1. Instrukcja inwentaryzacyjna. Terminy przeprowadzania inwentaryzacji Zgodnie z załącznikiem nr 1 do zarządzenia nr 0152/16/2010 Burmistrza Zelowa z dnia 16 sierpnia 2010 roku inwentaryzacja składników majątkowych przeprowadzana jest w formie: [1] spisu z natury, któremu podlega: gotówka w kasie, czeki obce, weksle obce o terminie realizacji poniżej 3 miesiące, papiery wartościowe (akcje, obligacje, czeki, bony skarbowe, weksle i inne, rzeczowe składniki aktywów obrotowych (materiały, wyroby gotowe, półprodukty i produkcja w toku oraz towary, rzeczowe składniki aktywów obrotowych objęte ewidencją ilościowo-wartościową, ale przechowywane na terenie niestrzeżonym. Zgodnie z przyjętymi regulacjami spisem z natury należy objąć składniki aktywów, będących własnością innych jednostek, powierzonych jednostce do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, przy czym kopie spisu należy przekazać jednostce będącej ich właścicielem, [2] uzgodnienie z bankami i kontrahentami należności oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów drogą potwierdzenia zgodności ich stanu wykazywanego w księgach jednostki oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic, [3] porównanie danych zapisanych w księgach jednostki z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja realnej wartości tych składników. Inwentaryzacja WNiP przeprowadzana jest poprzez weryfikację ich stanu księgowego przez sprawdzenie prawidłowości udokumentowania poszczególnych tytułów praw majątkowych. Jednostka ustaliła następujące terminy inwentaryzacji składników majątkowych: − co 4 lata – znajdujące się na terenie strzeżonym środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie, a także nieruchomości zaliczane do środków trwałych oraz inwestycje, − co 2 lata – zapasy materiałów, produktów gotowych i półfabrykatów znajdujących się na strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową, − co rok – pozostałe składniki aktywów i pasywów, tj. środków pieniężnych, kredytów bankowych, papierów wartościowych, druków ścisłego zarachowania, − na dzień bilansowy każdego roku – aktywa pieniężne, kredyty bankowe, papiery wartościowe, stan udzielonych i otrzymanych pożyczek, składniki aktywów i pasywów, których stan ustala się drogą weryfikacji, − w ostatnim kwartale roku – środki trwałe w budowie, nieruchomości zaliczone do środków trwałych, materiałów w magazynie, stany należności, wartości powierzone innym jednostkom własnych składników majątku z wyjątkiem znajdujących się w posiadaniu jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne, składowania, aktywów objętych wyłącznie ewidencją ilościową, aktywów będących własnością innych jednostek,
______223 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
− zawsze – w dniu zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej za powierzone jej mienie, w sytuacji wystąpienia wypadków losowych i innych, w wyniku których nastąpiło lub zachodzi podejrzenie naruszenia stanu składników majątku, − na dzień poprzedzający likwidację jednostki. Burmistrz Zelowa, prócz zasad określonych w polityce rachunkowości, zarządzeniem nr 120/21/2011 z dnia 17 sierpnia 2011 roku wprowadził, wymienione wcześniej zasady gospodarowania majątkiem Gminy Zelów i zasady inwentaryzacji składników majątkowych. W załączniku nr 2 do ww. zasad określono instrukcję w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych, w której również wskazano terminy przeprowadzania inwentaryzacji: − na ostatni dzień roku obrotowego metodą spisu z natury: gotówka i krótkoterminowe papiery wartościowe, − na ostatni dzień każdego roku obrotowego – w drodze uzyskania potwierdzenia sald: środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych, należności, pożyczek i kredytów, własnych składników majątkowych powierzonych kontrahentom − na ostatni dzień każdego roku obrotowego – w drodze weryfikacji – gruntów i środków trwałych do których dostęp jest znacznie utrudniony, należności spornych i wątpliwych, należności i zobowiązań, inwestycji rozpoczętych, WNiP, udziałów w obcych podmiotach, funduszy specjalnych, przychodów przyszłych okresów, − na ostatni kwartał roku obrotowego – w drodze spisu z natury składniki majątkowe znajdujące się na terenie niestrzeżonym lub znajdujące się na terenie strzeżonym, lecz nieobjęte ewidencją ilościowo-wartościową (materiały, towary, półfabrykaty, wyroby gotowe), środki trwałe (za wyjątkiem gruntów i trudnodostępnych), maszyny i urządzenia objęte inwestycją rozpoczętą (znajdujące się na terenie niestrzeżonym), − raz w ciągu dwóch lat – w drodze spisu z natury – środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym objętych ewidencją ilościowo-wartościową zapasów (materiały, towary, półfabrykaty, wyroby gotowe), − raz w ciągu czterech lat – w drodze spisu z natury – środki trwałe znajdujące się na terenie strzeżonym (za wyjątkiem gruntów i trudnodostępnych oglądowi) maszyny i urządzenia objęte inwestycją rozpoczętą, − raz w ciągu czterech lat – w drodze weryfikacji – grunty i środki trwałe trudnodostępne oglądowi.
5.2. Prawidłowo ść przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji
Zarządzeniem nr 120/28/2011 z dnia 9 listopada 2011 roku Burmistrz Zelowa powołał czteroosobową stałą komisję inwentaryzacyjną i czteroosobową stałą komisję likwidacyjną. Zarządzeniem nr 120/28/2012 z dnia 30 października 2012 roku zmieniono skład Komisji poprzez zmianę zastępcy przewodniczącego Komisji. Ostatnia pełna inwentaryzacja składników majątkowych w Urzędzie Miejskim w Zelowie została przeprowadzona w 2012 roku. Celem przeprowadzenia inwentaryzacji Burmistrz Zelowa wydała zarządzenia: [1] nr 0120/24/2012 z dnia 8 października 2012 roku, które określało przeprowadzenie spisu z natury: wg stanu na dzień 31 października 2012 roku w terminie od 5 listopada do 30 listopada 2012 roku w zakresie: a) środków trwałych (z wyłączeniem gruntów oraz środków
______224 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
trwałych trudno dostępnych oglądowi), b) pozostałych środków trwałych w używaniu, c) pozostałego wyposażenia ujętego wyłącznie w ewidencji ilościowej, wg stanu na 31 grudnia 2012 roku w terminie do 31 grudnia 2012 roku w zakresie: druków ścisłego zarachowania, b) środków pieniężnych w kasie. Wskazanym zarządzeniem powołane zostały trzy zespoły spisowe. Jednocześnie określono przeprowadzenie spisu z natury rzeczy stanowiących własność Gminy znajdujących się w poszczególnych Ochotniczych Strażach Pożarnych, oraz porównania stanu faktycznego zużycia paliwa ze stanem wynikającym z kart drogowych w tych jednostkach. W zakresie środków trwałych i oprogramowania stanowiącego własność Gminy znajdujących się w Bibliotece Publicznej Miasta i Gminy Zelów, w Domu Kultury oraz w SP ZOZ w Zelowie wskazano, że spis z natury przeprowadzony zostanie przez daną jednostkę wg stanu na 31 października 2012 roku, zaś oryginały arkuszów spisowych przekazane zostaną do UM w Zelowie. [2] nr 0120/25/2012 z dnia 8 października 2012 roku, które określało przeprowadzenie inwentaryzacji drogą weryfikacji stanów księgowych z dokumentacją księgową aktywów i pasywów nieobjętych spisem z natury: wg stanu na dzień 31 października 2012 roku w terminie od 5 listopada do 31 grudnia 2012 roku w zakresie: a) środków trwałych trudno dostępnych oglądowi oraz grunty, b) środków trwałych w budowie, c) wartości niematerialnych i prawnych, d) długoterminowych aktywów finansowych. Zarządzeniem tym powołane zostały dwa zespoły spisowe. [3] nr 0120/26/2012 z dnia 8 października 2012 roku, które określało przeprowadzenie inwentaryzacji drogą uzyskania potwierdzenia salda: a) środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych, b) należności (z wyjątkiem tytułów publicznoprawnych, spornych, należności od pracowników, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych oraz innych aktywów i pasywów o ile przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie nie było możliwe), c) pożyczek i kredytów, d) własnych składników majątkowych powierzonych kontrahentom. Inwentaryzacja miała zostać przeprowadzona w terminie od 5 listopada do 31 grudnia 2012 roku , jednakże nie wskazano wg jakiego stanu inwentaryzacja miała zostać przeprowadzona. W związku z zarządzoną inwentaryzacją majątku Gminy Zelów, Skarbnik Miasta w dniu 8 października 2012 roku wystosowała pisma do podmiotów będących dzierżawcami składników majątku Gminy, w tym: Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej, Biblioteki Publicznej Miasta i Gminy Zelów, Domu Kultury w Zelowie zobowiązujące do przeprowadzenia spisu z natury środków trwałych i oprogramowania będących własnością Gminy Zelów a przekazanych do użytkowania do ww. podmiotów. Wskazane podmioty do dnia 1 grudnia 2012 roku zobowiązane zostały również do przekazania arkuszy spisowych. W dniu 25 października 2012 roku przeprowadzone zostało szkolenie członków zespołów spisowych odnośnie zapoznania z instrukcją inwentaryzacyjną, harmonogramem i terminarzem zarządzonej inwentaryzacji. Z przedłożonej do kontroli dokumentacji wynika, iż przeprowadzona inwentaryzacja obejmowała: [1] drogą spisu z natury objęto: a) środki pieniężne w kasie – inwentaryzacja w kasie przeprowadzona została w dniu 20 grudnia i 31 grudnia 2012 roku. Sporządzone zostały 2 protokoły zgodnie,
______225 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
z którymi stan gotówki wynosił: na 20 grudnia 2012 roku – 575,30 zł, na 31 grudnia 2012 roku wynosił 0,00 zł. Z protokołu inwentaryzacji kasy z dnia 20 grudnia 2012 roku wynika, że saldo końcowe na dzień 20 grudnia 2012 roku według raportu kasowego nr 250 wynosiło 575,30 zł. Według protokołu z inwentaryzacji na dzień 31 grudnia 2012 roku stan gotówki w kasie wynosił 0,00 zł i zgodny był raportem kasowym nr 256 z dnia 31 grudnia 2012 roku. Stan pogotowia kasowego na dzień 31 grudnia 2012 roku wynosił 0,00 zł. Inwentaryzacji poddano druki ścisłego zarachowania, tj. czeki gotówkowe, kwitariusze K103, karty drogowe, karty przydziału, opłata terenu, arkusze spisów z natury oraz znaki opłaty targowej. Stwierdzono stan druków ścisłego zarachowania zgodny z zapisami w księdze odpowiednio na dzień 20 grudnia 2012 roku i 31 grudnia 2012 roku. W zakresie ww. inwentaryzacji z dnia 20 i 31 grudnia 2012 roku osoba materialnie odpowiedzialna oświadczyła, że nie rości żadnych pretensji i nie wnosi uwag do komisji inwentaryzacyjnej w zakresie ilości zinwentaryzowanych składników majątkowych, b) w dniu 31 grudnia 2012 roku dokonano spisu z natury: − lokat terminowych na łączną sumę 73.564,73 zł – arkusz spisowy nr 000075, − rachunków bankowych na łączną kwotę 3.826.907,99 zł, w tym: rachunek podstawowy – 3.676.373,09 zł, fundusz socjalny – 20.379,74 zł, depozyty – 130.155,16 zł – arkusz spisowy nr 000076, − druków ścisłego zarachowania – arkusz spisowy nr 000077, − stan gotówki w kasie – 0,00 zł – arkusz spisowy nr 000078, c) środki trwałe będące w posiadaniu innych jednostek zinwentaryzowano w okresie od 14 listopada 2012 do 29 listopada 2012 roku, w następujących jednostkach: − OSP Wypychów – arkusz spisowy nr 000011 – motopompa szt. 2 (ewidencja ilościowa); arkusz spisowy nr 000012 – 21.000,00 zł – samochód Jelcz, − OSP Chajczyny – arkusz spisowy nr 000013 – motopompa szt. 1 (ewidencja ilościowa); arkusz spisowy nr 000014 – 44.734,00 zł – samochód Stayr, − OSP Kurów – arkusz spisowy nr 000015 – motopompa szt. 2 (ewidencja ilościowa) + motopompa Niagara – 4.800,00 zł, − OSP Kolonia Pożdżenice – arkusz spisowy nr 000016 – motopompa szt. 1 (ewidencja ilościowa), − OSP Kurów – arkusz spisowy nr 000017 – samochód Star 266 – własność Straży, − OSP Wygiełzów – arkusz spisowy nr 000018 – motopompa szt. 2 (ewidencja ilościowa), meble i krzesła 20,47 zł, − OSP Łęki – arkusz spisowy nr 000019 – motopompa szt. 1 (ewidencja ilościowa), − OSP Sromutka – arkusz spisowy nr 000020 – motopompa szt. 2 (ewidencja ilościowa), − OSP Bocianicha – arkusz spisowy nr 000021 – motopompa szt. 1 (ewidencja ilościowa),
______226 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
− OSP Pożdżenice – arkusz spisowy nr 000022 – motopompa szt. 1 (ewidencja ilościowa), agregat prądotwórczy + pompa szlamowa – 14.580,00 zł, − OSP Zelów – arkusz spisowy nr 000023 – 734.490,50 zł – samochody Jelcz 2 szt. + samochód Man; arkusz spisowy nr 000024 – 3.608,92 zł, − OSP Sromutka – arkusz spisowy nr 000025 – 2.266,00 zł – samochód pożarniczy DODGE, − OSP Sobki – arkusz spisowy nr 000026 – motopompa szt. 1 (ewidencja ilościowa), − OSP Łobudzice – arkusz spisowy nr 000027 – motopompa szt. 2 (ewidencja ilościowa); arkusz spisowy nr 000028 – 11.080,00 zł – samochód pożarniczy Jelcz, − OSP Kociszew – arkusz spisowy nr 000029 – motopompa szt. 2 (ewidencja ilościowa); arkusz spisowy nr 000030 – 105.353,00 zł – samochód pożarniczy DODGE + samochód Star, − OSP Karczmy – arkusz spisowy nr 000031 – 3.853,00 zł – samochód DODGE; arkusz spisowy nr 000032 – motopompa szt. 2 (ewidencja ilościowa); − OSP Grabostów – arkusz spisowy nr 000033 – motopompa szt. 2 (ewidencja ilościowa), meble – 4,08 zł, − OSP Bujny Szlacheckie – arkusz spisowy nr 000034 – motopompa szt. 1 (ewidencja ilościowa), meble – 60,00 zł, − OSP Bujny Szlacheckie – arkusz spisowy nr 000050 – 18.000,00 zł – samochód Lublin, − OSP Wygiełzów – arkusz spisowy nr 000072 – 66.030,00 zł – samochód Jelcz, − Świetlica Ignaców – arkusz spisowy nr 000047 – wyposażenie – 8.809,40 zł, − Zespół Szkół Ogólnokształcących – arkusz spisowy nr 000048 – 140.120,19 zł. Inwentaryzacją objęto wyposażenie i sprzęt obserwatorium astronomicznego znajdującego się w Zespole Szkół Ogólnokształcących w Zelowie. Informację co do przeprowadzonego spisu z natury składników zlokalizowanych w Zespole Szkół Ogólnokształcących złożyła w dniu 1 września 2014 roku Skarbnik Miasta – Jadwiga Stróż, z której wynika, że wyposażenie dotyczące projektu pn. „Rozbudowa Zespołu Szkół Ogólnokształcących o obserwatorium astronomiczne, bibliotekę i kompleks pomieszczeń dydaktycznych” w kwocie 140.120,19 zł na dzień spisu z natury – 31 października 2012 roku było ujęte w księgach inwentarzowych Urzędu (konto 013). Przedmiotowe wyposażenie, jak wynika z informacji, przekazane zostało do Zespołu Szkół Ogólnokształcących protokołem przekazania środka trwałego PT 1/2012 z dnia 9 listopada 2012 roku. Informacja Skarbnika Miasta z dnia 1 września 2014 roku w zakresie spisu z natury przeprowadzonego w Zespole Szkół Ogólnokształcących stanowi załącznik nr 34 do protokołu kontroli. − Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Zelowie – na kwotę 57.614,75 zł – arkusz spisowy nr 000049 (samochód ciężarowy, przyczepa lekka),
______227 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
oraz − Urząd Miejski – arkusz spisowy nr 000035 – 119.964,00 zł – samochód ciężarowy szt. 2 + samochód osobowy Peugeot. Z wyżej wymienionego spisu z natury przeprowadzonego w poszczególnych OSP, Świetlicy Ignaców, Przedsiębiorstwie Wodociągów i Kanalizacji, oraz w Zespole Szkół Ogólnokształcących sporządzone zostało w dniu 3 grudnia 2012 roku sprawozdanie opisowe, z którego wynika jedna uwaga, że OSP w Wygiełzowie winno złożyć wniosek do Burmistrza Zelowa o przekazanie samochodu pożarniczego marki Star na rzecz jednostki. Zespół spisowy nr III nie miał żadnych innych uwag. W zakresie przeprowadzonego spisu z natury w jednostkach Ochotniczych Straży Pożarnych w dniu 1 września 2014 roku Skarbnik Miasta – Jadwiga Stróż złożyła informację, iż inwentaryzację w OSP z terenu Gminy Zelów w 2012 roku przeprowadził Zespół spisowy powołany zarządzeniem nr 0120/24/2012 Burmistrza Zelowa z dnia 8 października 2012 roku, który dokonał spisu z natury wyłącznie sprzętu i urządzeń będących własnością Gminy Zelów. Informacja Skarbnika Miasta z dnia 1 września 2014 roku w zakresie inwentaryzacji przeprowadzonej w OSP stanowi załącznik nr 35 do protokołu kontroli. d) środki trwałe i pozostałe środki trwałe w postaci sprzętu komputerowego (arkusze nr: 6 z dnia 16 listopada 2012 roku, 37 z dnia 20 listopada 2012 roku, 41 z dnia 22 listopada 2012 roku, 45 z dnia 23 listopada 2012 roku, 61 z dnia 28 listopada 2012 roku, 74 z dnia 29 listopada 2012 roku), w tym sprzętu komputerowego niepełnowartościowego (arkusz: 71 i 65 z dnia 29 listopada 2012 roku ), oraz pozostałe środki trwałe w postaci wyposażenia (arkusze nr: 7-10, 36, 38-40, 42-44, 46, 62-64, 73 z następujących dni: 16, 20, 22-23, 28-29 listopada 2012 roku). Analiza powyższych arkuszy spisowych wykazała, iż na arkuszach 71 i 65 spisany został sprzęt komputerowy niepełnowartościowy, jednakże spis rozpoczęto od poz. 1 na arkuszu nr 71 i zakończono na poz. 50 arkusza nr 65. Powyższe wskazuje na brak chronologii w wykorzystanych arkuszach spisowych w zakresie numeracji. Z wyżej wymienionego spisu z natury przeprowadzonego w pomieszczeniach budynku Urzędu Gminy w Zelowie sporządzone zostało w dniu 3 grudnia 2012 roku sprawozdanie opisowe. Zespół spisowy nr II nie miał żadnych uwag. e) środki trwałe i pozostałe środki trwałe: środki trwałe w postaci sprzętu komputerowego (arkusze nr: 54 i 57 z dnia 28 listopada 2012 roku, 58 i 59 z dnia 29 listopada 2012 roku), oraz pozostałe środki trwałe w postaci wyposażenia (arkusze nr: 1-5, 36, 51-53 , 60, 56, 66, 55, 68, 67 , 69, 70 z następujących dni: 8, 12, 14, 19, 20 i 28 listopada 2012 roku). Analiza arkuszy spisowych w zakresie inwentaryzacji pozostałych środków trwałych wykazała brak chronologii w wykorzystanych arkuszach spisowych w zakresie numeracji arkusza i daty sporządzenia spisu z natury.
Nr kolejny strony spisu z natury Numer arkusza Data spisu z natury Środki trwałe 1 000001 08.11.2012 2 000002 08.11.2012 3 000003 12.11.2012 4 000004 12.11.2012 5 000005 14.11.2012 6 000051 19.11.2012 7 000052 19.11.2012
______228 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
8 000053 19.11.2012 9 000060 19.11.2012 10 000056 19.11.2012 11 000066 28.11.2012 12 000055 20.11.2012 13 000068 28.11.2012 14 000067 28.11.2012 15 000069 28.11.2012 16 000070 28.11.2012 Środki trwałe 1 000054 28.11.2012 2 000057 28.11.2012 3 000058 29.11.2012 4 000059 29.11.2012 Z powyższego wynika, że zarówno chronologia w numeracji poszczególnych arkuszach spisu z natury, jak również brak chronologii w zakresie dat przeprowadzenia spisu z natury, może budzić wątpliwość do faktycznego przeprowadzonego spisu z natury i tym samym do jego rzetelności. W dniu 3 grudnia 2012 roku, z wyżej wymienionego spisu z natury przeprowadzonego w pomieszczeniach budynku Urzędu Gminy w Zelowie, sporządzone zostało sprawozdanie opisowe, z którego wynika, że Zespół spisowy nr I nie miał żadnych uwag. W wyniku przeprowadzonego spisu z natury sporządzone zostało w dniu 30 stycznia 2013 roku sprawozdanie z rozliczenia inwentaryzacji metodą spisu z natury za rok 2012, które zaakceptowane zostało przez Burmistrza Zelowa – Urszulę Świerczyńską. Jak wynika ze sprawozdania, na podstawie spisu z natury ustalono stan faktyczny składników majątkowych na dzień 31 października 2012 roku wynoszący: Środki trwałe (011) – wartość ogółem 2.258.645,29 zł, Środki trwałe w używaniu (013) – wartość ogółem 525.161,80 zł, Pozostałe wyposażenie ujęte wyłącznie w ewidencji ilościowej – zgodne ze spisem z natury. Komisja inwentaryzacyjna nie stwierdziła różnic. W oparciu o zwiększenia i zmniejszenia mające miejsce w okresie od 1 listopada do 31 grudnia 2012 roku ustalono również stan faktyczny składników majątkowych na dzień 31 grudnia 2012 roku wynoszący: Środki trwałe (011) – wartość ogółem 2.288.019,79 zł, Środki trwałe w używaniu (013) – wartość ogółem 385.041,61 zł, Pozostałe wyposażenie ujęte wyłącznie w ewidencji ilościowej zmniejszyło się o jeden aparat telefoniczny. Stan gotówki wg przedmiotowego sprawozdania wynosił 0,00 zł, natomiast stan druków ścisłego zarachowania przechowywanych w kasie Urzędu Miejskiego w Zelowie był zgodny z zapisami w Księdze druków ścisłego zarachowania. Komisja wnioskowała o zlikwidowanie składników majątkowych niepełnowartościowych wg załączników do sprawozdania od 1 do 8 na łączną sumę 104.448,25 zł, w tym 92.740,22 zł w zakresie konta 011 i 11.708,20 zł w zakresie konta 013.
______229 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
[2] metodą potwierdzeń sald zinwentaryzowano: − rachunki bankowe wg stanu na dzień 31 grudnia 2012 roku, w tym rachunek podstawowy dochody – 3.676.373,09 zł, depozyty – 130.155,16 zł, ZFŚS – 20.379,74 zł, − salda rachunków bankowych szkół i przedszkoli na 31 grudnia 2012 roku, w tym: salda kont budżetowych – 0,00 zł, saldo konta ZFŚS – 35.040,31 zł, saldo projektu „Szkoła bez barier” – 0,00 zł, − kredyty wg stanu na dzień 31 grudnia 2012 roku – 19.547.000,00 zł, − pożyczki WFŚS wg stanu na dzień 30 listopada 2012 roku – 2.189.394,50 zł. Na dzień 31 grudnia 2012 roku stan zaciągniętych pożyczek wynosił 2.178.688,25 zł jednakże brak było potwierdzenia salda na dzień 31 grudnia 2012 roku, − potwierdzenie salda na dzień 31 października 2012 roku wynoszące 497.910,00 zł z tytułu udzielonej pożyczki skierowane do SP ZOZ w Zelowie. Potwierdzenie zgodności salda przez kontrahenta nastąpiło w dniu 13 grudnia 2012 roku. Drugostronnie na potwierdzeniu odnotowano stan salda pożyczki na dzień 31 grudnia 2012 roku wynoszące 490.200,00 zł. − użyczone składniki majątkowe – [1] potwierdzenie z Komisariatu Policji w Zelowie dot. 2 sztuki drukarek HP LaserJet P1606dn (wpływ do UM 28 stycznia 2013 roku) o łącznej wartości 1.596,54 zł, [2] inwentaryzacja środków trwałych przekazanych do Domu Kultury w Zelowie i Biblioteki w Zelowie oraz SP ZOZ. Urząd Miejski w Zelowie pismami z dnia 8 października 2012 roku skierowanymi do Domu Kultury w Zelowie, Biblioteki Publicznej Miasta i Gminy, SP ZOZ zobowiązał wskazane podmioty do przeprowadzenia spisu z natury środków trwałych będących własnością Gminy Zelów a przekazanych do użytkowania ww. podmiotom. W zakresie inwentaryzacji składników majątkowych użyczonych przez Miasto i Gminę Zelów innym podmiotom, ustalono, iż do Urzędu Miejskiego w Zelowie wpłynęły: w dniu 30 listopada 2012 roku oryginały arkuszy spisowych, na których spisane zostały przez Dom Kultury w Zelowie środki trwałe i wyposażenie. Wyceny dokonała Elżbieta Wypych – Kierownik Referatu Finansowego na łączną kwotę 278.554,00 zł, w dniu 30 listopada 2012 roku oryginały arkuszy spisowych, na których spisane zostały przez Bibliotekę Publiczną Miasta i Gminy w Zelowie środki trwałe i wyposażenie. Wyceny dokonała Elżbieta Wypych – Kierownik Referatu Finansowego na łączną kwotę 26.277,78 zł. w dniu 3 grudnia 2012 roku wyniki inwentaryzacji z SP ZOZ w Zelowie obejmujące zestawienie użyczonego sprzętu na łączną wartość 64.580,25 zł. Z powyższego wynika, iż wyceny składników majątkowych znajdujących się w Domu Kultury w Zelowie oraz w Bibliotece Publicznej Miasta i Gminy w Zelowie dokonała Elżbieta Wypych – Kierownik Referatu Finansowego Urzędu Miejskiego w Zelowie. Stwierdzono, w zakresie wyceny składników ujętych w arkuszach spisu z natury dostarczonych przez Bibliotekę dokonanie ołówkiem wykreślenia poszczególnych składników z adnotacją „likwidacja”, „do likwidacji”. W wyniku powyższego wycena w arkuszach spisowych została dokonana bez uwzględnienia składników podlegających likwidacji.
Inwentaryzacja w zakresie rachunków bankowych oraz kredytów i pożyczek oparta została na otrzymanych potwierdzeniach z poszczególnych banków i WFOŚiGW w oparciu, o które sporządzone zostało w dniu 8 lutego 2012 roku zestawienie
______230 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
potwierdzeń i sald za rok 2012 zawierające jedynie wystawcę potwierdzenia salda, odbiorcę potwierdzenia salda, kwotę salda oraz wskazanie daty wg stanu na jaki przeprowadzona została inwentaryzacja. Powyższa inwentaryzacja nie odnosiła się do poszczególnych kont księgowych jednostki. Ze sporządzonej inwentaryzacji metodą potwierdzenia salda sporządzone zostało w dniu 12 lutego 2013 roku sprawozdanie z rozliczenia inwentaryzacji metodą potwierdzenia sald za rok 2012, które podpisane zostało przez Kierownika Referatu Finansowego – Elżbietę Wypych, Skarbnika Miasta – Jadwigę Stróż, oraz Burmistrza Zelowa – Urszulę Świerczyńską.
[3] metodą weryfikacji sald wg stanu na dzień 31 października 2012 roku objęto weryfikację stanów księgowych z dokumentacją księgową aktywów i pasywów nie objętych spisem z natury, tj. środków trwałych trudno dostępnych oglądowi oraz gruntów, środków trwałych w budowie, środków niematerialnych i prawnych, długoterminowych aktywów finansowych należności i zobowiązań z tytułów publiczno-prawnych (konto 221, 225, 229, 231, 234, 240. Przeprowadzona weryfikacja obejmowała w szczególności:
1) środki trwałe, w tym: grunty, budynki, budowle – na łączną kwotę 144.565.664,69 zł – protokół z dnia 28 grudnia 2012 roku – inwentaryzacją objęto: − grunty o łącznej wartości 19.916.869,86 zł, w tym grunty stanowiące własność gminy na kwotę 19.808.018,28 zł, oraz grunty w użytkowaniu wieczystym gminy na kwotę 108.851,58 zł – grupa 0, − budynki i lokale na łączną wartość 5.449.251,45 zł – ujęte w grupie I, − budowle o łącznej wartości 119.199.543,38 zł – ujęte II. Z wymienionego protokołu z przeprowadzonej w dniach od 5 listopada do 27 grudnia 2012 roku inwentaryzacji wynika, że jednocześnie dokonano weryfikacji poprawności konta 011 – środki trwałe i konta 071 – umorzenie środków trwałych w zakresie powyższych grup KŚT. Wartość środków trwałych pomniejszona o umorzenie wynosiła łącznie 117.016.159,74 zł, w tym: grunty 19.916.869,86 zł, budynki i lokale – 4.360.835,58 zł, budowle – 92.738.454,30 zł. Z protokołu wynika, iż dokonano porównania ewidencji księgowej konta 011 z dokumentacją źródłową (umowy kupna-sprzedaży, decyzje, protokoły, itd.). W protokole stwierdzono, że ewidencja księgowa jest zgodna z ewidencją gminnego zasobu nieruchomości. W wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji drogą weryfikacji komisja stwierdziła brak różnic inwentaryzacyjnych na dzień 31 października 2012 roku. W protokole wskazano, iż salda kont 011 i 071 w zakresie grup 0, 1, 2 są zgodne ze stanem faktycznym. Dokonaną inwentaryzację oparto na wydrukach dla grup: „0”, „I” i „II” gdzie ich wartość wynosiła odpowiednio: 19.916.869,86 zł, 5.449.251,45 zł, 119.199.543,38 zł. Stwierdzono brak jednoznacznego odniesienia się do sald kont 011 i 071 oraz brak wydruków konta 011 i 071 pozwalających stwierdzić poprawność danych wykazanych w protokole weryfikacji z dnia 28 grudnia 2012 roku. W dniu 28 stycznia 2013 roku sporządzona została informacja dotycząca weryfikacji wg stanu na dzień 31 grudnia 2013 roku dla grup 0, I, II wskazująca wartość przychodów i rozchodów w okresie od 31 października do 31 grudnia 2012 roku gruntów, budynków i budowli. Zgodnie z informacją wartość gruntów wyniosła 20.021.132,00 zł, wartość budynków i lokali 5.464.534,71 zł, wartość budowli 120.099.129,51 zł. Łączna wartość objętych weryfikacją środków trwałych
______231 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
powyższych grup wynosiła 145.584.796,28 zł. Dokonano jednocześnie weryfikacji poprawności konta 011 i 071, gdzie stwierdzono, że umorzenie wartości na 31 grudnia 2012 roku wynosiło 32.938.718,86 zł, zaś wartość środków trwałych grup 0, I, II pomniejszona o umorzenie – 112.646.077,42 zł.
urządzenia techniczne i narzędzia gdzie indziej niesklasyfikowane – na łączną kwotę 398.482,97 zł – protokół z dnia 28 grudnia 2012 roku – inwentaryzacją objęto: − urządzenia techniczne znajdujące się w grupie VI Klasyfikacji Środków Trwałych na kwotę 284.437,37 zł, w tym:. stację TRAFO o wartości 41.377,00 zł (rodzaj 613), oświetlenie terenu o wartości 18.444,00 zł (rodzaj 613), monitoring o wartości 195.213,37 zł + 1.403,00 zł (rodzaj 624), suwnicę stacji o wartości 28.000,00 zł (rodzaj 654), − narzędzia gdzie indziej nieklasyfikowane znajdujące się w grupie VIII KŚT na kwotę 114.045,60 zł, tj. witacze o wartości 64.050,00 zł (rodzaj 806), Pomnik Katyński o wartości 49.995,60 zł (rodzaj 808), Z protokołu wynika, że przeprowadzona w dniach 5 listopada – 27 grudnia 2012 roku inwentaryzacja w zakresie grupy VI i VIII oparta została na porównaniu ewidencji księgowej konta 011 z dokumentacją źródłową. Ewidencja księgowa, zgodnie z przedmiotowym protokołem, jest zgodna z ewidencją gminnego zasobu nieruchomości. Na odwrocie protokołu zawarto adnotację odręczną, iż wartość środków trwałych wymienionych drugostronnie – na dzień 31 grudnia 2012 roku nie uległa zmianie. Jednakże stwierdzono brak wydruków konta 011 pozwalających odnieść się do poprawności danych wykazanych w protokole weryfikacji z dnia 28 grudnia 2012 roku. Wskazane powyżej protokoły z dnia 28 grudnia 2012 roku dot. weryfikacji środków trwałych podpisane zostały przez: osoby dokonujące weryfikacji, trzech członków zespołu weryfikującego, oraz przez Skarbnika Gminy – Jadwigę Stróż i Burmistrz Gminy – Urszulę Świerczyńską. Przedmiotowe protokoły sporządzone zostały komputerowo w dniu 28 grudnia 2012 roku , tym samym data sporządzenia protokołów była naniesiona drukiem komputerowym, podobnie jak data zamieszczona przy podpisie Burmistrza, jednakże ta druga wskazywała dzień 8 lutego 2013 roku . Powyższe wzbudza wątpliwość co do faktycznego terminu sporządzenia inwentaryzacji.
2) Wartości niematerialne i prawne – na łączną kwotę 94.029,93 zł – protokół z inwentaryzacji przeprowadzonej w dniach 5-10 grudnia 2012 roku sporządzony został w dniu 27 grudnia 2012 roku. Wymieniony protokół odnosił się do salda Wn konta 020 (51.342,45 zł) i salda Wn konta 021 (42.687,48 zł). Weryfikacja dokonana została w oparciu o zestawienie obrazujące wykaz programów komputerowych stosowanych w Urzędzie Miejskim w Zelowie na dzień 31 października 2012 roku. Oprogramowanie ujęte w wykazie wycenione zostały na kwotę 94.029,93 zł. Drugostronnie na protokole odnotowano, iż stan WNiP na dzień 31 grudnia 2012 roku nie uległ zmianie. Protokół podpisany został przez osoby dokonujące weryfikacji, oraz w dniu 8 lutego 2012 roku przez Skarbnika Miasta i Burmistrza Zelowa. Wydruk zestawienia obrotów i sald miesiąca października (sporządzony w dniu 10 grudnia 2012 roku) potwierdził stan konta 020 w kwocie 51.342,45 zł, oraz stan konta 021 w kwocie 42.687,48 zł, natomiast wydruk zestawienia obrotów i sald miesiąca grudnia 2013 roku, sporządzony w dniu 29 stycznia 2013 roku, potwierdził stan konta kont 020 i 021 w wysokości odpowiednio 51.342,45 zł i 42.687,48 zł.
______232 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
3) Aktywa finansowe – konto 030 – protokół z dnia 28 grudnia 2012 roku zawierający wykaz aktywów finansowych na dzień 31 października 2012 roku stanowiących wartość 164.013,00 zł. Drugostronnie odnotowano stan konta 030 na dzień 31 grudnia 2012 roku – 134.013,00 zł. W dniu 28 stycznia 2013 roku sporządzono protokół z weryfikacji konta 030 na dzień 31 grudnia 2012 roku – wartość aktywów wynosiła 134.013,00 zł. Do protokołu załączono zestawienie tabelaryczne posiadanych aktywów finansowych, jednakże brak było wydruku ewidencji księgowej potwierdzającej stan konta 030 na dzień 31 października 2012 roku i na 31 grudnia 2012 roku.
Po dokonanych czynnościach kontrolnych, w dniu 16 stycznia 2015 roku, złożono kontrolującym dodatkową dokumentację w formie wydruków zestawień obrotów i sald na 31 października 2012 roku i 31 grudnia 2012 rok. Z zestawienia obrotów i sald miesiąca października 2012 roku sporządzonego w dniu 10 grudnia 2012 roku wynika, iż stan konta 030 wynosił 164.013,00 zł, natomiast wydruk zestawienia obrotów i sald miesiąca grudnia 2012 roku sporządzony w dniu 29 stycznia 2013 roku wskazuje, iż stan konta 030 wynosił 164.013,00 zł i był tożsamy ze stanem konta 030 na dzień 31 października 2012 roku. Jednakże w protokole z weryfikacji konta 030 na dzień 31 grudnia 2012 roku sporządzonym w dniu 28 stycznia 2013 roku – wskazano stan konta 030 wynoszący 134.013,00 zł. Natomiast z wydruku zestawienia obrotów i sald miesiąca grudnia 2012 roku sporządzonego w dniu 19 marca 2013 roku wynika, iż wartość konta 030 została już skorygowana i jego stan wynosił 134.013,00 zł. Jak ustalono wcześniej (pkt 4 – Ewidencja pozostałych składników majątkowych), stan aktywów finansowych zmniejszył się o 30.000,00 zł w związku z likwidacją spółki „PARTNER” z siedzibą w Zelowie. Zmniejszenia stanu dokonano dowodem PK nr 137/12 z dnia 8 stycznia 2013 roku, którym wyksięgowano udziały z datą 31 grudnia 2012 roku. Tym samym, po dokonanym wyksięgowaniu udziałów w wysokości 30.000,00 zł, stan aktywów finansowych wynosił 134.013,00 zł i był tożsamy ze stanem ujętym w inwentaryzacji. Powyższe wskazuje na rozbieżności między sporządzoną inwentaryzacją, a ewidencją księgową w zakresie konta 030 i tym samym stanowi naruszenie zasad określonych w art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, zgodnie z którym do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.
4) Konta 231, 225/P, 229 – brak daty sporządzenia protokołu. Protokół wskazywał saldo Ma konta 225 – 72,00 zł. Konta 231 i 229 zgodnie z protokołem nie miały sald Protokół drugostronnie zawierał adnotację odręczną odnośnie stanu kont: 225, 229, 231 na dzień 31 grudnia 2012 roku, tj. 225/P – 24.089,00 zł, 229 – 95.988,70 zł (229-1 – 21.784,73 zł, 229-2 – 34.828,98 zł, 229-3 – 34.184,57 zł, 229-4 – 5.190,42 zł), 231 – 0,00 zł.
5) Konto 234/1 – protokół z dnia 27 grudnia 2012 roku dla konta analitycznego 234/I – pozostałe rozrachunki z pracownikami – pożyczka mieszkaniowa z ZFŚS – saldo Wn 26.892,96 zł. Do weryfikacji załączony został wykaz stanu zadłużenia pożyczek ze środków ZFŚS na dzień 31 października 2012 roku. Protokół drugostronnie zawierał adnotację odręczną odnośnie stanu konta 234/I wynoszącego 24.661,60 zł. Wydruk zestawienia obrotów i sald miesiąca grudnia 2013 roku, sporządzony w dniu 13 lutego 2013 roku, potwierdził stan konta Wn 234/1 w wysokości 24.661,60 zł. 6) Konto 240 – protokół z dnia 27 grudnia 2012 roku dla konta analitycznego 240/DEPOZ – (…) – pozostałe rozrachunki – depozyty. Weryfikację wskazanego konta przeprowadzono w dniach 5-28 grudnia 2012 roku. Zgodnie z zapisami protokołu
______233 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
strona Wn konta 240/DEPOZ dotyczyła konta analitycznego Wn 240/DEPOZ-1, która wynosiła 289,06 zł, natomiast strona Ma konta 240/DEPOZ wykazywała kwotę 358.650,56 zł, w tym: 240/DEPOZ-2 – 103.918,00 zł, Wn 240/DEPOZ-3 – 7.566,00 zł, Wn 240/DEPOZ-4 – 150.000,00 zł, Wn 240/DEPOZ-5 – 97.166,56 zł. Drugostronnie protokół zawierał adnotację o stanie konta 240 – pozostałe rozrachunki – Depozyty na dzień 31 grudnia 2012 roku, zgodnie z którą saldo Wn konta wynosiło 0,00 zł, zaś saldo Ma – 203.719,89 zł. Wydruk zestawienia obrotów i sald miesiąca grudnia 2013 roku, sporządzony w dniu 13 lutego 2013 roku, potwierdził stan konta Wn 234/1 w wysokości 24.661,60 zł. W protokole zaznaczono, iż saldo konta Wn w kwocie 289,06 zł, Ma w kwocie 358.650,56 zł wynika z udokumentowanych zapisów, jednakże stwierdzono brak wydruku z konta 240 potwierdzającego zgodność z dokonaną weryfikacją.
7) Konto 221 – w tym: protokół z dnia 27 grudnia 2012 roku – dla konta analitycznego 221/2/R – należności budżetowe – opłaty z tytułu wynajmu pomieszczeń – saldo konta Wn – Ma wynosiło 27.912,90 zł (Wn 27.944,53 zł, Ma 31,63 zł). Drugostronnie zawarto adnotację odręczną dot. stanu konta na dzień 31 grudnia 2012 roku Wn 28.995,07 zł. Powyższe potwierdzone zostało wydrukami z konta 221/2/R sporządzonymi na dzień 31 października 2012 roku i 31 grudnia 2012 roku, protokół z dnia 10 grudnia 2012 roku – dla konta analitycznego 221/ST – należności budżetowe – podatek od środków transportowych – saldo konta Wn wynosiło 212.795,15 zł. Drugostronnie zawarto adnotację odręczną dot. stanu konta na dzień 31 grudnia 2012 roku Wn 189.059,42 zł. Załączony wydruk konta 221/ST odnosił się do stanu na dzień 31 października 2012 roku. Brak wydruku potwierdzającego stan konta na dzień 31 grudnia 2012 roku, protokół z dnia 11 grudnia 2012 roku – dla konta analitycznego 221/PZL – należności budżetowe – podatek leśny od osób prawnych – saldo konta Wn – MA wynosiło 8.685,00 zł (Wn 8.699,00 zł, Ma 14,00 zł). Drugostronnie zawarto adnotację odręczną dot. stanu konta na dzień 31 grudnia 2012 roku, które wynosiło 0,00 zł. Załączony wydruk konta 221/PZL odnosił się do stanu na dzień 31 października 2012 roku. Brak wydruku potwierdzającego stan konta na dzień 31 grudnia 2012 roku. protokół z dnia 11 grudnia 2012 roku – dla konta analitycznego 221/P – należności budżetowe – miasto, podatki od osób fizycznych – saldo konta Wn – MA wynosiło 71.711,62 zł (Wn 71.964,62 zł, Ma 253,00 zł). Drugostronnie zawarto adnotację odręczną dot. stanu konta na dzień 31 grudnia 2012 roku, które wynosiło 35.316,25 zł. Załączony wydruk konta 221/P odnosił się do stanu na dzień 31 października 2012 roku. Brak wydruku potwierdzającego stan konta na dzień 31 grudnia 2012 roku, protokół z dnia 11 grudnia 2012 roku – dla konta analitycznego 221/PZ – należności budżetowe – podatek od nieruchomości-osoby prawne – saldo konta Wn – MA wynosiło 1.505.227,87 zł (Wn 1.505.342,87 zł, Ma 115,00 zł). Drugostronnie zawarto adnotację odręczną dot. stanu konta na dzień 31 grudnia 2012 roku, które wynosiło 1.020.755,84 zł. Załączony wydruk konta 221/PZ odnosił się do stanu na dzień 31 października 2012 roku. Brak wydruku potwierdzającego stan konta na dzień 31 grudnia 2012 roku,
______234 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
protokół z dnia 11 grudnia 2012 roku – dla konta analitycznego 221/PG – należności budżetowe – gmina, podatki od osób fizycznych – saldo konta Wn-Ma wynosiło 49.963,10 zł (Wn 50.141,30 zł, Ma 178,20 zł). Drugostronnie zawarto adnotację odręczną dot. stanu konta na dzień 31 grudnia 2012 roku, które wynosiło 34.527,50 zł. Załączony wydruk konta 221/PG odnosił się do stanu na dzień 31 października 2012 roku. Brak wydruku potwierdzającego stan konta na dzień 31 grudnia 2012 roku,
protokół z dnia 11 grudnia 2012 roku – dla konta analitycznego 221/CZ – należności budżetowe z tytułu sprzedaży VAT – czynsze – saldo konta Wn – MA wynosiło 654,11 zł (Wn 692,40 zł, Ma 38,29 zł). Drugostronnie zawarto adnotację odręczną dot. stanu konta na dzień 31 grudnia 2012 roku, które wynosiło Wn 1,19 zł. Załączony wydruk konta 221/CZ odnosił się do stanu na dzień 31 października 2012 roku. Brak wydruku potwierdzającego stan konta na dzień 31 grudnia 2012 roku,
8) Konto 080 – protokół z dnia 10 grudnia 2012 roku – dla konta „inwestycje”. Protokół nie zawierał wartości konta 080, a odnosił się do sporządzonego tabelarycznego zestawienia inwestycji w toku na dzień 31 października 2012 roku, zgodnie z którym wartość inwestycji w toku na wskazany dzień wynosiła 21.574.873,69 zł. Drugostronnie zawarto odręczną adnotację, dokonaną w dniu 15 lutego 2013 roku odnośnie stanu kont 080 na dzień 31 grudnia 2012 roku – 23.284.263,46 zł. Wydruk zestawienia obrotów i sald miesiąca października (sporządzony w dniu 10 grudnia 2012 roku) potwierdził stan konta 080 w kwocie 21.574.873,69 zł. Natomiast zgodnie przedstawionymi wydrukami zestawienia obrotów i sald miesiąca grudnia 2012 roku sporządzonymi w dniu 29 stycznia 2012 roku i w dniu 19 marca 2013 stan konta 080 wynosił 23.295.957,46 zł. Powyższe poddaje wątpliwość, co do przeprowadzonej inwentaryzacji konta 080 na dzień 31 grudnia 2012 roku.
9) Konto 720 – protokół z dnia 11 grudnia 2012 roku – dla konta „przychody i koszty finansowe” – saldo konta Wn 14.239,39 zł, saldo Ma 61,53 zł. Protokół drugostronnie zawierał adnotację odręczną odnośnie stanu kont 720 na dzień 31 grudnia 2012 roku – 12.324,98 zł. Protokół zawierał załącznik w postaci zestawienia tabelarycznego konta 720 w rozbiciu analitycznym. Jednakże brak było wydruku z ewidencji księgowej potwierdzającej stan konta 720 na dzień 31 października 2012 roku i 31 grudnia 2012 roku. Sprawozdanie z rozliczenia inwentaryzacji metodą weryfikacji za 2012 rok ww. aktywów i pasywów nieobjętych spisem z natury obejmowało stan faktyczny składników majątkowych na dzień 31 października 2012 roku oraz stan na 31 grudnia 2012 roku ustalony na podstawie dopisania lub odpisania przychodów bądź rozchodów jakie nastąpiły w okresie od 1 listopada do 31 grudnia 2012 roku. Sprawozdanie obejmowało kont księgowych podpisane zostało w dniu 12 lutego 2013 roku przez Kierownika Referatu Finansowego – Elżbietę Wypych, Skarbnika Miasta – Jadwigę Stróż i Burmistrza Zelowa – Urszulę Świerczyńską.
Po przeprowadzonej inwentaryzacji środków trwałych i pozostałych środków trwałych Kierownik Referatu Finansowego – Elżbieta Wypych sporządziła tabelaryczne uzgodnienie arkuszy inwentaryzacyjnych wg stanu na 31 października 2012 roku z kontami 011 i 013. Spisem z natury objęto składniki majątkowe wchodzące w stan konta 011 na dzień 31 października 2012 roku w kwocie 2.258.645,29 zł, przy czym poprzez dopisanie dokonano ustalenia wartości środków trwałych konta 011 na dzień 31 grudnia 2012 roku w wysokości 2.288.019,79 zł. Metodą weryfikacji ustalono wartość środków trwałych konta 011 na dzień 31 października 2012 roku na kwotę
______235 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
144.964.147,66 zł, zaś na dzień 31 grudnia 2012 roku zweryfikowane środki trwałe wynosiły 145.983.279,25 zł. Tym samym wartość ogółem środków trwałych konta 011 na dzień 31 października 2012 roku wynosiła 147.222.792,95 zł, natomiast na dzień 31 grudnia 2012 roku – 148.271.299,04 zł. W zakresie konta 013 spisem z natury przeprowadzonym na dzień 31 października 2012 roku objęto pozostałe środki trwałe w wysokości 525.161,80 zł. Po uwzględnieniu dokonanych zwiększeń i zmniejszeń ustalono stan na dzień na 31 grudnia 2012 roku, który wyniósł 385.041,61 zł. Stan środków trwałych zgodnie z zestawieniem obrotów i sald miesiąca października 2012 roku (sporządzonym w dniu 10 grudnia 2012 roku) wynosił 147.222.792,95 zł, natomiast stan wg zestawienia obrotów i sald miesiąca grudnia 2012 roku (sporządzonego w dniu 29 stycznia 2013 roku i 19 marca 2013 roku) wynosił 148.271.299,04 zł. Podobnie stan konta 013 wg obu zestawień obrotów i sald miesiąca grudnia 2012 roku wynosił 385.041,61 zł. Sprawozdanie końcowe z rozliczenia inwentaryzacji za rok 2012 odnosiło się do wymienienia metod zastosowanych przy inwentaryzacji oraz wymienienia składników mienia objętych inwentaryzacją. Sprawozdanie nie określało daty rozpoczęcia i daty zakończenia inwentaryzacji, jak również brak daty kiedy sprawozdanie zostało sporządzone. Analiza wskazanego sprawozdania wykazała brak w sprawozdaniu odniesienia się do jakichkolwiek wartości wynikających z inwentaryzacji, jak również brak konfrontacji uzyskanych w toku inwentaryzacji danych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Protokół podpisany został przez wszystkich członków Komisji Inwentaryzacyjnej. Wskazany protokół nie zawierał zatwierdzenia Burmistrza Zelowa jako kierownika jednostki, ani Skarbnika Miasta. W wyniku kontroli dokumentacji źródłowej dotyczącej przeprowadzonej inwentaryzacji, stwierdzono, co następuje: − inwentaryzacją nie objęto wszystkich kont organu, jak również jednostki. Stwierdzono brak inwentaryzacji, w zakresie jednostki następujących kont: 101, 140, 201, 222, 223, 224, 750, 800, 840, 851, 860. Ponadto w zakresie konta 240 ograniczono się jedynie do inwentaryzacji konta analitycznego 240/DEPOZ, bez uwzględnienia całego konta. W zakresie kont organu ograniczono się jedynie do rachunków bankowych oraz zaciągniętych kredytów i pożyczek, jednakże bez odniesienia do poszczególnych kont. W zakresie kont organu stwierdzono brak weryfikacji konta: 222, 223, 224, 240, 909, 960, 961, − w przypadku zinwentaryzowanych składników majątku komisja inwentaryzacyjna nie stwierdziła niedoborów, jednakże należy zaznaczyć, iż przy zinwentaryzowaniu poszczególnych składników nie odniesiono się do danych wynikających z ksiąg rachunkowych poprzez porównanie danych uzyskanych z inwentaryzacji z danymi wynikającymi z ksiąg rachunkowych, jak również w wielu przypadkach nie załączono wydruków z ewidencji księgowej, co jest niezgodne z art. 27. ust. 1 ustawy o rachunkowości określającym obowiązek powiązania przeprowadzonej inwentaryzacji z zapisami ksiąg rachunkowych. W związku z powyższym powstaje wątpliwość, co do rzetelności przeprowadzonej inwentaryzacji, jak również, na jakiej podstawie komisja inwentaryzacyjna stwierdziła brak różnic inwentaryzacyjnych, − spisem z natury objęto lokaty terminowe (arkusz nr 000075), oraz rachunki bankowe (arkusz 000076), które również zinwentaryzowano metodą potwierdzeń sald. Zgodnie z zapisem art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach
______236 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
bankowych winny zostać objęte inwentaryzacją w drodze otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu aktywów, − spis z natury przeprowadzony został przez pracowników UM w Zelowie w Ochotniczych Strażach Pożarnych (m.in. arkusze nr: 000011, 000012, 000013, 000014, 000015, 000016, 000016, 000017, 000018, 000019, 000020, 000021, 000022, 000023, 000024, 000025, 000026, 000027, 000028, 000029, 000030, 000031, 000032, 000032, 000033, 000034, 000050, 000072), w Świetlicy Ignaców (arkusz 000047), w Zespole Szkół Ogólnokształcących (arkusz nr 000048) oraz w Przedsiębiorstwie Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Zelowie (arkusz nr 000049) – w zakresie składników majątkowych powierzonych przez Gminę Zelów poszczególnym OSP, PWiK, Zespołowi Szkół Ogólnokształcących. Jednakże inwentaryzacja tychże składników winna zostać przeprowadzona poprzez wysłanie do poszczególnych podmiotów pism o potwierdzenie wskazanych w nich składników majątku gminy, − metodą weryfikacji sald zinwentaryzowano urządzenia techniczne znajdujące się w grupie VI i narzędzia gdzie indziej nieklasyfikowane znajdujące się w grupie VIII Klasyfikacji Środków Trwałych, które winny zostać zinwentaryzowane drogą spisu z natury, gdyż zgodnie z zapisem art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości – inwentaryzację drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników – dokonuje się w przypadku środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe. AKTA KONTROLI [od strony 389 do strony 710]: kserokopie: zarządzenie dot. przeprowadzenia inwentaryzacji, sprawozdania końcowe z inwentaryzacji wraz ze sprawozdaniami częściowymi, w tym: sprawozdanie z dokonanej inwentaryzacji drogą weryfikacji sald, sprawozdanie z inwentaryzacji metodą potwierdzeń i sald, sprawozdania ze spisu z natury wraz z arkuszami spisu z natury, 000011, 000012, 000013, 000014, 000015, 000016, 000016, 000017, 000018, 000019, 000020, 000021, 000022, 000023, 000024, 000025, 000026, 000027, 000028, 000029, 000030, 000031, 000032, 000032, 000033, 000034, 000050, 000072, 000047, 000048, 000049, oraz arkusze dotyczące lokat i rachunków bankowych 000075 i 000076, regulacje wewnętrzne dot. inwentaryzacji. AKTA KONTROLI [od strony 792 do strony 804]: zestawienia obrotów i sald dotyczące inwentaryzacji, oraz zestawienia środków trwałych.
______237 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
X. ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE USTAW ORAZ POROZUMIE Ń Z JEDNOSTKAMI SAMORZ ĄDU TREYTORIALNEGO I ORGANAMI ADMINISTRACJI RZ ĄDOWEJ. POMOC FINANSOWA
ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE POROZUMIE Ń - 2013 ROK
W roku 2013 Gmina Zelów nie zawierała porozumień z jednostkami samorządu terytorialnego. Natomiast w roku 2014 zawarte zostały cztery porozumienia z Powiatem Bełchatowskim: [1] Umowa nr PR/6/2014 (Fn.3226.43.2014) z dnia 25 lutego 2014 roku w sprawie dofinansowania ze środków PFRON zakupu autobusu dla ŚDS w Walewicach [2] Umowa nr 8/OS/2014 (Fn.3226.67.2014) z dnia 15 kwietnia 2014 roku na dotację na odbiór i unieszkodliwianie odpadów zawierających azbest na kwotę 20.000,00 zł z terminem realizacji zadania – 30 listopada 2014 roku, [3] Umowa nr 14/OS/2014 (Fn.3226.66.2014) z dnia 23 kwietnia 2014 roku na dotację na wykonanie rowów na terenie Gminy Zelów w wysokości 4.000,00 zł z terminem zakończenia zadania – do 31 października 2014 roku, [4] Umowa nr 22/OS/2014 (Fn.3226.80.2014) z dnia 20 maja 2014 roku na dotację dot. Modernizacji Parku na Placu Dąbrowskiego w Zelowie w kwocie 250.000,00 zł z terminem zakończenia zadania – 30 września 2014 roku. Aneksem nr 1.2014 z dnia 20 maja 2014 roku zmieniono termin zakończenia zadania – do 20 listopada 2014 roku (termin całkowitego rozliczenia do 15 stycznia 2015 roku). Kontrolą objęto umowę PR/6/2014 na zakup autobusu dla Środowiskowego Domu Samopomocy. W dniu 25 lutego 2014 roku Powiat Bełchatowski zawarł z Gminą Zelów umowę nr PR/6/2014 przedmiotem której było dofinansowanie ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w ramach „Programu wyrównywania różnic między regionami II” projektu „Zakup autobusu do przewozu osób niepełnosprawnych dla Środowiskowego Domu Samopomocy w Walewicach z możliwością przewozu dwóch osób na wózkach inwalidzkich”. Wykonanie terminu projektu ustalono od 30 grudnia 2013 roku do dnia 31 marca 2014 roku. Dofinansowanie projektu zgodnie z umową miało wynosić 149.000,00 zł, oraz 99.334,00 zł środki własne oraz sponsora lub z innych źródeł. Kwota wydatkowania ze środków PFRON nie mogła przekroczyć 60% sumy poniesionych kosztów tego projektu. Rozliczenie dofinansowania miało nastąpić w terminie do 8 kwietnia 2014 roku. umowę ze strony Gminy Zelów podpisała Burmistrz Zelowa – Urszula Świerczyńska oraz Skarbnik Miasta – Jadwiga Stróż. Aneksem nr 1 z dnia 22 kwietnia 2014 roku zmieniony został termin realizacji projektu na okres od 30 grudnia 2013 roku do 16 czerwca 2014 roku, oraz termin przedstawienia rozliczenia do dnia 23 czerwca 2014 roku. Natomiast aneksem nr 2 z dnia 20 czerwca 2014 roku wskazane terminy zmienione zostały odpowiednio: od 30 grudnia 2013 roku do 20 sierpnia 2014 roku; do dnia 25 sierpnia 2014 roku. Zakup samochodu nastąpił w trybie przetargu nieograniczonego, co zostało opisane w części dot. wydatków na dostawy materiałów i usług. W dniu 21 sierpnia 2014 roku przekazano do Starostwa Powiatowego w Bełchatowie dokumentację do rozliczenia dofinansowania w tym fakturę VAT nr UB/06/08/2014 z dnia 14 sierpnia 2014 roku na kwotę 249.936,00 zł, która zapłacona została w dniu 19 sierpnia 2014 roku.
______238 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Środki na realizację zadania zabezpieczone zostały w rozdziale 85203 § 6060 w kwocie ogółem 250.200,00 zł w tym: 100.000,00 zł jako zadanie zlecone i 150.200,00 zł jako zadanie własne. Zabezpieczenia dokonano w kwotach: 100.000,00 zł – uchwała Rady Miejskiej nr XLVI/388/2014 z 20 lutego 2014 roku, 149.000,00 zł – uchwała Rady Miejskiej nr XLVII/396/2014 z 8 kwietnia 2014 roku, 1.000,00 zł – zarządzenie nr 41.2014 Burmistrza Zelowa z dnia 30 czerwca 2014 roku, 200,00 zł – zarządzenie nr 53.2014 Burmistrza Zelowa z dnia 18 sierpnia 2014 roku. Pomiędzy ww. zmianami dokonane były również zmiany polegające na rozdzieleniu zadania na część zadania realizowanego jako zadanie własne i część zadania realizowanego jako zadanie zlecone. Zadanie zrealizowane zostało przy udziale środków: [1] 149.000,00 zł – środki PFRON, [2] 936,00 zł – środki własne budżetu Gminy, [3] 100.000,00 zł – środki z budżetu Wojewody Łódzkiego przyznane: − decyzją Wojewody Łódzkiego z dnia 13 maja 2014 roku nr FN.I.3111.2.78.2014 – 35.000,00 zł, − decyzją Wojewody Łódzkiego z dnia 11 czerwca 2014 roku nr FN.I.3111.2.110.2014 – 65.000,00 zł. Do czasu zakończenia kontroli, tj. do 7 września 2014 roku na rachunek budżetu Gminy Zelów wpłynęły w dniu 5 września 2014 roku środki w kwocie 100.000,00 zł pochodzące z budżetu Wojewody Łódzkiego. Środki w ramach przedmiotowej umowy pochodzące z dofinansowania PFRON na dzień 7 września 2014 roku nie wpłynęły.
POMOC FINANSOWA UDZIELANA INNYM JEDNOSTKOM SAMORZ ĄDU TERYTORIALNEGO – 2013 - 2014
W roku 2013 Gmina Zelów zawarła z Powiatem Bełchatowskim cztery umowy dotyczące pomocy, w tym trzy umowy określającą udzielenie Powiatowi pomocy finansowych, oraz jedną umowę określającą pomoc rzeczową, tj.: [1] Umowa nr Fn.3226.36.2013 z dnia 26 lutego 2013 roku w sprawie pomocy rzeczowej na pokrycie kosztów funkcjonowania filii Wydziału Komunikacji i Dróg w Zelowie – 9.800,00 zł, [2] Umowa nr Fn.3226.37.2013 z dnia 26 lutego 2013 roku w sprawie utrzymania stałego łącza pomiędzy Filią Wydziału Komunikacji w Zelowie a Starostwem Powiatowym w Bełchatowie – 21.500,00 zł, [3] Umowa nr Fn.3226.40.2013 z dnia 5 marca 2013 roku pokrycie kosztów rzeczowych funkcjonowania Punktu Terapeutycznego Poradni Psychologiczno – Terapeutycznej w Bełchatowie z siedziba w Zelowie – 9.594,00 zł, [4] Umowa nr 2/2013 (Fn.3226.134.2013) z dnia 9 kwietnia 2013 roku na remont drogi w miejscowości Kociszew – 100.000,00 zł. Szczegółowej kontroli poddano umowę nr Fn.3226.134.2013 oraz umowy Fn.3226.37.2013 i Fn.3226.40.2013 w zakresie zawartych w nich zapisów.
______239 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Uchwałą nr XXXV/268/2013 z dnia 31 stycznia 2013 roku Rada Miejska w Zelowie w wyraziła zgodę na udzielenie pomocy finansowej dla Powiatu Bełchatowskiego na realizację zadania pn. „Wykonanie robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego jezdni, chodników, poboczy i rowów przydrożnych drogi powiatowej nr 4912E i 1927E w miejscowości Kociszew” w kwocie 100.000,00 zł przyznanej w formie dotacji celowej. Środki na wskazaną pomoc finansową zabezpieczone zostały w klasyfikacji: dział 600 rozdział 60014 § 6300 w uchwale nr XXX/267/2013 z dnia 31 stycznia 2013 roku zmieniającej uchwałę budżetową. W dniu 9 kwietnia 2013 roku Gmina Zelów reprezentowana przez Burmistrza Zelowa – Urszulę Świerczyńską przy kontrasygnacie Skarbnika Miasta – Jadwigi Stróż zawarła z Powiatem Bełchatowskim umowę nr 2/2013 na udzielenie z budżetu Gminy Zelów pomocy finansowej do wysokości 100.000,00 zł w formie dotacji celowej z przeznaczeniem na realizację zadania pn. „Wykonanie robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego jezdni, chodników, poboczy i rowów przydrożnych drogi powiatowej nr 4912E i 1927E w miejscowości Kociszew.” W wyniku powyższego Powiat zobowiązał się do przeprowadzenia postępowania na udzielenie zamówień publicznych na wskazane zadanie. Środki na wskazane zadanie w ramach dofinansowania Gmina zobowiązała się przekazać na rachunek bankowy Powiatu w terminie 5 dni po przedłożeniu przez Powiat kopii faktur od wykonawcy i projektanta. Zakończenie realizacji zadania określono do dnia 30 listopada 2013 roku, zaś termin wykorzystania dotacji do dnia 16 grudnia 2013 roku. Sprawozdanie z realizacji zadania miało zostać przedłożone Gminie do dnia 30 grudnia 2013 roku. W dniu 19 grudnia 2013 roku wpłynęło do Urzędu Miejskiego w Zelowie sprawozdanie finansowe z wykorzystania środków przekazanych przez Gminę. Z rozliczenia wynika, że zadanie zamknęło się kwotą 747.538,35 zł, w tym 100.000,00 zł środki pochodzące z budżetu Gminy i 647.538,35 zł środki Powiatu. Sprawozdanie zawierało kserokopie: umowy z wykonawcą zadania i umowę z projektantem, protokoły odbioru, fakturę VAT nr 24/2013 z dnia 25 maja 2013 roku na kwotę 13.001,10 zł za wykonanie dokumentacji projektowej dla przedmiotowego zadania, oraz fakturę VAT nr PISDP/SFNE/1311/041 z dnia 26 listopada 2013 roku na kwotę 734.537,25 zł za wykonanie robót budowlanych ww. zadania, oraz wyciągi bankowe potwierdzające dokonanie zapłaty za wskazane faktury. Jak wynika ze sprawozdania powyższe faktury zapłacone zostały z zachowaniem umownych terminów, przy czym faktura na kwotę 734.537,25 zł zapłacona została w kwocie 717.816,07 zł, tj. pomniejszonej o karę umową w wysokości 16.721,18 zł, za 14 dni opóźnienia w realizacji zadania. Dotacja w kwocie 100.000,00 zł przekazana została Powiatowi Bełchatowskiemu w dniu 13 grudnia 2013 roku, co potwierdza WB nr 240. Ustalenia kontroli w zakresie umów zawartych na udzielenie pomocy finansowej: − Rada Miejska Zelów każdorazowo podejmowała uchwałę w sprawie udzielenia pomocy finansowej innym jednostkom samorządu terytorialnego, określając w niej kwotę pomocy finansowej i cel, co było zgodne z art. 47 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 13 listopada 2003 roku o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (tekst jednolity z 2010 roku, Dz.U. nr 80, poz. 526 ze zm.) określającym, że jednostka samorządu terytorialnego może udzielać dotacji innym jednostkom samorządu terytorialnego na dofinansowanie realizowanych przez nie zadań. Wysokość dofinansowania określa, w drodze uchwały, organ stanowiący tej jednostki samorządu terytorialnego, która udziela dotacji, − środki finansowe, o których mowa w wymienionych umowach, zostały zabezpieczone w uchwale budżetowej na rok 2013 z dnia 19 grudnia 2012 roku (XXXIV/261/2012) i w uchwale zmieniającej w zakresie umowy 2/2013,
______240 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
− z jednostkami samorządu terytorialnego zawarto umowy, stosownie do art. 220 ust. 1 i 2 ustawy o finansach publicznych. Powołane przepisy stanowią, że z budżetu jednostki samorządu terytorialnego może być udzielona innym jednostkom samorządu terytorialnego pomoc finansowa w formie dotacji celowej lub pomoc rzeczowa. Podstawą udzielenia pomocy jest umowa. Umowy dotacji zawierały elementy wymagane art. 250 ustawy. W zakresie sposobu rozliczenia dotacji pojawiały się zapisy: „W terminie do 30 grudnia 2013 r. Powiat przedłoży Gminie sprawozdanie z jego realizacji, zawierające spis kosztów, kopie umów oraz kopie faktur”; bądź „Powiat Bełchatowski przekaże Gminie Zelów rozliczenie z otrzymanej pomocy finansowej w terminie do dnia 31 stycznia 2014 roku”. Wskazane sformułowania, co do sposobu rozliczenia dotacji, nie wypełniają regulacji zawartej w art. 251 ust. 4 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z powołanym przepisem wykorzystanie dotacji następuje w szczególności przez zapłatę za zrealizowane zadania, na które dotacja była udzielona, albo, w przypadku gdy odrębne przepisy stanowią o sposobie udzielenia i rozliczenia dotacji, wykorzystanie następuje przez realizację celów wskazanych w tych przepisach . W ocenie kontrolujących umowy winny wskazywać np. wymóg przedłożenia wraz z fakturą/rachunkiem – wyciągu bankowego, jako dowodu potwierdzającego zapłatę za prace będące przedmiotem umowy dotacji.
XI. INNE USTALENIA
Naliczenie i wypłata dodatku uzupełniającego dla nauczycieli za roku 2013. Stosownie do art. 30a ust. 5 Karty Nauczyciela z dnia 26 stycznia 1982 r. (tekst jednolity z 2006 roku Dz. U. nr 97, poz. 674 ze zmianami) Gmina Zelów przekazała sprawozdanie z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostkę samorządu terytorialnego za 2013 rok Regionalnej Izbie Obrachunkowej, które zostało sporządzone dnia 30 stycznia 2013 roku przez podinspektora, któremu zakresem czynności powierzono obowiązki w tym zakresie. Suma iloczynów Średnie wynagrodzenie Średnioroczna Średnioroczna średniorocznej Wykonane Stopień awansu liczba etatów liczba etatów liczby etatów i wydatki na Kwota różnicy zawodowego 1.01-31.08 1.09-31.12 średnich wynagrodzenia 01.01-31.08 01.09-31.12 wynagrodzeń 1 2 3 4 5 6 7 8 nauczyciel 2 717,59 2 717,59 1,85 2,04 62 395,87 58 482,17 -3 913,70 stażysta nauczyciel 3 016,52 3 016,52 15,62 12,36 526 081,09 578 833,84 52 752,75 kontraktowy nauczyciel 3 913,33 3 913,33 23,70 25,43 1 140 031,30 1 122 798,24 -17 233,06 mianowany nauczyciel 5 000,37 5 000,37 103,85 105,18 6 258 063,06 6 310 027,29 51 964,23 dyplomowany
Z przedstawionych wyżej danych wynika, iż w roku 2013 wysokości średnich wynagrodzeń o których mowa w art. 30 ust. 3 Karty Nauczyciela nie osiągnęli nauczyciele stażyści i nauczyciele mianowani, w składnikach wskazanych w art. 30 ust. 1 tegoż aktu prawnego. W związku z powyższym, ustalona kwota różnicy między wydatkami poniesionymi na wynagrodzenia nauczycieli stażystów i nauczycieli mianowanych w 2013 roku, a iloczynem średniorocznej liczby etatów tychże nauczycieli oraz ich średnich wynagrodzeń zgodnie z treścią art. 30a ust. 3 Karty nauczyciela,
______241 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
została podzielona między wskazanych nauczycieli zatrudnionych i pobierających wynagrodzenie w 2013 roku. Dodatek uzupełniający wypłacono do dnia 31 stycznia 2014 roku. Kontrolą objęto ustalenie i wypłatę dodatku uzupełniającego dla nauczycieli stażystów za rok 2013. W celu dokonania czynności sprawdzających kontrolującym przedstawiono następujące dokumenty: - akta osobowe nauczycieli stażystów, - karty zarobkowe wg listy wypłat za poszczególne miesiące, - karty zasiłkowe, - listy wypłat dodatku uzupełniającego.
Analizując przedstawione dokumenty stwierdzono, że nieprawidłowo ustalono osobistą stawka wynagrodzenia zasadniczego nauczyciela stażysty zatrudnionego w Przedszkolu Samorządowym Nr 1 w Zelowie z uwzględnieniem okresu zatrudnienia na danym stopniu awansu zawodowego (Sj). Nieprawidłowość polegała na tym, iż w wyliczeniach wartości Sj pominięto miesiąc październik 2013 roku, co stanowiło naruszenie sposobu ustalanie osobistej stawki wynagrodzenia zasadniczego proporcjonalnie do okresu zatrudnienia określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 13 stycznia 2010 roku w sprawie sposobu opracowywania sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego. (Dz. U. nr 6 , poz. 35 ze zmianami). Nauczyciel był zatrudniony we wskazanej placówce od dnia 7 października 2013 roku w związku z czym zgodnie z treścią wskazanego wyżej rozporządzenia do ustalenia wartości Sj należało przyjąć okres zatrudnienia w roku 2013 od dnia 7 października 2013 roku. Zgodnie z kartami wynagrodzeń przedstawionymi inspektorom kontroli nauczycielowi wypłacono w miesiącu październiku wynagrodzenie zgodnie z umową. Nieprawidłowo ustalono również osobistą stawka wynagrodzenia zasadniczego nauczyciela stażysty zatrudnionego w Gimnazjum w Łobudzicach. Nieprawidłowość w tym przypadku polegała na przyjęciu nieprawidłowej stawki wynagrodzenia zasadniczego nauczyciela w miesiącu czerwcu bowiem zamiast kwoty 2.265,00 zł przyjęto 1.993,00 zł. Zgodnie z przedstawionymi dokumentami nauczyciel stażysta dnia 26 maja 2013 roku otrzymał kwalifikacje pedagogiczne i w związku z tym Dyrektor Gimnazjum pismem z dnia 30 maja 2013 roku przyznał od dnia 1 czerwca 2013 roku nauczycielowi wynagrodzenie zgodnie z posiadanymi przez niego kwalifikacjami tj. wykształceniem magisterskim z przygotowaniem pedagogicznym. Według kart wynagrodzeń takie wynagrodzenie też nauczyciel za miesiąc czerwiec otrzymał. Powyższe nieprawidłowości miały wpływ na kwotę różnicy między sumą iloczynów średniorocznej liczby etatów i średnich wynagrodzeń a wykonanymi wydatkami na wynagrodzenia w roku 2013 i tym samym na wysokości ustalonego dodatku uzupełniającego dla poszczególnych nauczycieli stażystów. Kwota różnicy między wyliczeniami kontrolujących a wysokością wypłaconego dodatku uzupełniającego poszczególnym nauczycielom nie przekroczyła 50 zł.
______242 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Suma iloczynów Średnie wynagrodzenie Średnioroczna Średnioroczna średniorocznej Wykonane Stopień awansu liczba etatów liczba etatów liczby etatów i wydatki na Kwota różnicy zawodowego 1.01-31.08 1.09-31.12 średnich wynagrodzenia 01.01-31.08 01.09-31.12 wynagrodzeń 1 2 3 4 5 6 7 8 nauczyciel 2 717,59 2 717,59 1,85 2,05 * 62 395,87 58 482,17 -4 022,10 * stażysta nauczyciel 3 016,52 3 016,52 15,62 12,36 526 081,09 578 833,84 52 752,75 kontraktowy nauczyciel 3 913,33 3 913,33 23,70 25,43 1 140 031,30 1 122 798,24 -17 233,06 mianowany nauczyciel 5 000,37 5 000,37 103,85 105,18 6 258 063,06 6 310 027,29 51 964,23 dyplomowany * Wartości ustalone w trakcie czynności kontrolnych
Wydatki związane z utrzymaniem dróg gminnych Zarządzeniem nr 0152/18/2010 Burmistrza Zelowa z dnia 25 października 2010 roku wprowadzono zasady udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej 14.000 euro w Gminie Zelów Urzędzie Miejskim w Zelowie (w zarządzeniu wskazano, iż zasady te nie znajdują zastosowania do zamówień na dostawy i roboty o wartości poniżej 10.000 zł oraz do zamówień na usługi o wartości poniżej 20.000 zł). W dniu 11 grudnia 2012 roku zarządzeniem nr 120/30/2012 Burmistrz Zelowa rozszerzył katalog powyższych wyłączeń o usługi w zakresie ochrony przeciwpożarowej, bezpieczeństwa publicznego oraz ochrony mienia gminnego. We wskazanych zarządzeniach wskazano między innymi, iż: (§ 3.1) wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości poniżej 14 tyś. Euro wymaga akceptacji Burmistrza Zelowa lub osoby przez niego upoważnionej do zaciągnięcia zobowiązania, (§ 3.2) wniosek w sprawie wszczęcia postępowania powinien zawierać m.in. informację o przedmiocie i wartości szacunkowej zamówienia oraz zgodności wydatku z planem finansowym, co musi być potwierdzone podpisem Skarbnika Miasta, (§4.1) udzielenie zamówienia powinno być poprzedzone przeprowadzeniem następującego postępowania: zamawiający występuje do co najmniej dwóch potencjalnych oferentów z zapytaniem ofertowym (…) Akta kontroli [od strony 711 do strony 717] Zarządzenie nr 0152/18/2010 Burmistrza Zelowa z dnia 25 października 2010 roku, Zarządzenie nr 120/30/2012 Burmistrza Zelowa z dnia 11 grudnia 2012 roku . W 2011 roku Gmina Zelów zawarła dwie umowy zlecające wykonanie remontów dróg o powierzchni asfaltowej: - nr Fn.3226.89.2011 z dnia 14 czerwca 2011 roku – umowa zawarta z firmą KOSBRUK Mariusz Brylski. Przedmiotem umowy było wykonanie: remontu dróg o nawierzchni bitumicznej na terenie miasta i gminy Zelów przy zastosowaniu remontera patchera tj drogi: Kociszew-Bujny Szlacheckie, ul. Płocka, ul. Żeromskiego, ul. Poznańska, ul. Poprzeczna. Za wykonanie przedmiotu wykonawca miał otrzymać wynagrodzenie w formie ryczałtowej za tonę wbudowanego materiału w wysokości 768,75 zł brutto, jednakże wynagrodzenie końcowe nie mogło przekroczył kwoty wynikającej z szacunku wartości zamówienia powiększonej o podatek Vat, to jest 63.440,00 zł (co stanowiło kwotę 51.577,24 zł netto, zaś w przeliczeniu kwotę 13.435,07 EURO 76 ), - nr Fn.3226.94.2011 z dnia 25 lipca 2011 roku – umowa zawarta z firmą LAMBDAR
76 Stosownie do ówcze śnie obowi ązuj ącego rozporz ądzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowi ącego podstaw ę przeliczania warto ści zamówie ń publicznych z dnia 23 grudnia 2009 r. (Dz.U. Nr 224, poz. 1796)
______243 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
sp. z o.o.. Przedmiotem umowy było wykonanie: remontu dróg o nawierzchni bitumicznej na terenie miasta i gminy Zelów przy zastosowaniu betonu asfaltowego AC8S . Za wykonanie przedmiotu wykonawca miał otrzymać wynagrodzenie w formie ryczałtowej za tonę wbudowanego materiału w wysokości 1.045,50 zł brutto, jednakże wynagrodzenie końcowe nie mogło przekroczyć kwoty wynikającej z szacunku wartości zamówienia powiększonej o podatek Vat, to jest 63.440,00 zł (co stanowiło kwotę 51.577,24 zł netto, zaś w przeliczeniu kwotę 13.435,07 EURO 1). W dniu 1 września 2014 roku kontrolujący skierowali wniosek o szczegółowe opisanie przebiegu postępowań, których wynikiem było wykonanie remontów dróg o powierzchni asfaltowej w Gminie Zelów w 2011 roku przez firmy KOSBRUK Mariusz Brylski oraz LAMBDAR sp. z o.o.. Zapytanie kontrolujących z dnia 1 września 2014 roku z prośbą o szczegółowe opisanie przebiegu postępowań, których wynikiem było wykonanie remontów dróg o powierzchni asfaltowej w Gminie Zelów w 2011 roku stanowi załącznik nr 36 do protokołu kontroli. W dniu 3 września 2014 roku Zastępca Burmistrza Zelowa oświadczył, iż: W odpowiedzi na pismo z dnia 01.09.2014 roku, dotyczące wskazania szczegółowego opisania postępowań, których wynikiem było wykonanie remontów dróg o powierzchni asfaltowej w Gminie Zelów w 2011 roku przez firmy: KOSBRUK Mariusz Brylski oraz LAMBDAR Sp. z o. o wyjaśniam, że: - zgodnie z informacjami wynikającymi z umów, zamówienia realizowano w ramach umowy nr Fn.3226.89.2011 zawartej w dniu 14 czerwca 2011r. oraz Fn.3226.94.2011, zawartej 25 lipca 2011r. Umowę Fn.3226.89.2011 zawarto w wyniku przeprowadzonego postępowania zgodnie z Zarządzeniem Burmistrza w sprawie udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej 14 000 EURO. Przedmiotem zamówienia był remont dróg o nawierzchni asfaltowej remonterem patcher. Remontem objęto drogi: Kociszew-Bujny Szlacheckie, ul. Płocką, ul. Żeromskiego, ul. Poznańską oraz ul. Poprzeczną. Wartość udzielonego zamówienia 63.440,00 zł brutto. Drugą z umów, tj. Fn.3226.94.2011 podpisano również w wyniku przeprowadzonego postępowania zgodnie z Zarządzeniem Burmistrza w sprawie udzielania zamówień publicznych o wartości poniżej 14 000 EURO. Zamówienie dotyczyło remontu dróg o nawierzchni bitumicznej na terenie miasta i gminy Zelów przy zastosowaniu betonu asfaltowego AC8S na terenie Miasta i Gminy Zelów – kod CPV 45233142-6. Zgodnie z zapisami umowy wynagrodzenie końcowe nie może przekroczyć kwoty wynikającej z szacunku zamówienia powiększonej o podatek VAT, tj. 63.440,00 zł brutto. Oświadczenie Grzegorza Lorka – Zastępcy Burmistrza Zelowa z dnia 3 września 2014 roku stanowiące odpowiedz na zapytanie kontrolujących z dnia 1 września 2014 roku stanowi załącznik nr 37 do protokołu kontroli. Powyższe postępowania o udzielenie zamówienia w latach 2011-2014 pozostawały przedmiotem kontroli Centralnego Biura Antykorupcyjnego Delegatura w Łodzi, Prokuratury Okręgowej w Piotrkowie Trybunalskim oraz Urzędu Zamówień Publicznych Departamentu Kontroli Doraźnej. Wobec niekompletności materiałów źródłowych, oraz braku możliwości złożenia wyjaśnień przez Mariusza Uzarczyka – do dnia 30 września 2012 roku - Kierownika Referatu Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska, odpowiedzialnego za przygotowanie powyższych postępowań o udzielenie zamówień kontrolujący przyjęli ustalenia Prokuratury Okręgowej w Piotrkowie Trybunalskim zawarte w postanowieniu o umorzeniu śledztwa z dnia 14 czerwca 2013 roku (numer sprawy Ds.33/13) pozostawiając sobie swobodę w zakresie subsumpcji czynów w nim opisanych. Według ustaleń Prokuratury Okręgowej w Piotrkowie Trybunalskim zawartych w
______244 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
postanowieniu o umorzeniu śledztwa z dnia 14 czerwca 2013 roku (numer sprawy Ds.33/13) w stosunku do umowy nr Fn.3226.89.2011 z dnia 14 czerwca 2011 roku stwierdzono między innymi, iż: - w dniu 6 czerwca 2011 roku ówczesny Zastępca Burmistrza Zelowa – Waldemar Wyczachowski wystosował pisma do firm: KOSBRUK Mariusz Brylski, DROMAK oraz P.P.H.U. LEAR s.j. informujące, iż Gmina Zelów prowadzi rozeznanie cenowe dotyczące wykonania remontów nawierzchni bitumicznych dróg zlokalizowanych na terenie Gminy Zelów poprzez powierzchniowe utrwalenie paczerem, w związku z czym prosi o podanie ceny za tonę wbudowanej masy do dnia 8 czerwca 2011 roku. W dniu 6 czerwca ofertę złożyła firma P.P.H.U. LEAR s.j. natomiast w dniu 7 czerwca oferty złożyły firmy: KOSBRUK Mariusz Brylski oraz DROMAK. W dniu 8 czerwca 2011 roku Mariusz Uzarczyk – ówczesny Kierownik Referatu Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska sporządził notatkę służbową na okoliczność rozeznania cenowego w sprawie udzielenia zamówienia publicznego do 14.000 EURO. - Analiza zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego pozwoliła na stwierdzenie, iż prace remontowe zlecone P.U.H KOSBRUK zostały rozpoczęte przed sporządzeniem dokumentacji związanej z tą inwestycją oraz przed podpisaniem przez Urszulę Świerczyńską umowy z tą firmą. Z ustaleń wynika bowiem, że remont drogi Kociszew – Bujny Szlacheckie został rozpoczęty w dniu 19 maja 2011 roku. - W dniu 22 czerwca 2011 roku sporządzono protokół wykonanych przez P.U.H. KOSBRUK robót. - W dniu 22 czerwca 2011 roku wykonawca robót wystawił fakturę nr 10/06/11 z tytułu wykonania prac na kwotę 59.962,50 zł. - Umowa zawarta z firmą P.U.H. KOSBRUK została podpisana przez Burmistrza Zelowa nie wcześniej niż w dniu 13 lipca 2013 roku. Według ustaleń Prokuratury Okręgowej w Piotrkowie Trybunalskim zawartych w postanowieniu o umorzeniu śledztwa z dnia 14 czerwca 2013 roku (numer sprawy Ds.33/13) w stosunku do umowy nr Fn.3226.94.2011 z dnia 25 lipca 2011 roku stwierdzono między innymi, iż: - W dniu 17 lipca 2011 roku firmy: Przedsiębiorstwo Drogowe LAMBDAR sp. z o.o. a także Przedsiębiorstwo Robót Drogowych i Mostowych S.A z siedzibą w Bełchatowie złożyły oferty cenowe na wykonanie remontów cząstkowych dróg gminnych betonem asfaltowym AC8S. - W dniu 17 lipca Mariusz Uzarczyk sporządził notatkę służbową w związku z rozeznaniem cenowym na wykonanie remontów cząstkowych betonem asfaltowym remontów dróg na terenie Miasta i Gminy Zelów. - Materiał zgromadzony w śledztwie dowodzi, ze roboty budowlane wykonane w związku z zawarciem przez Gminę Zelów z Przedsiębiorstwem Drogowym „LAMBDAR” sp. z o.o. w dniu 25 lipca 2011 roku umowy numer Fn 3226.94.2011 zostały wykonane w innej technologii niż przewidywała umowa oraz, że w protokole odbioru robót poświadczona została nieprawda, dotycząca zastosowanej w czasie remontu technologii. Zgodnie z zapisami umowy remont dróg miał zostać wykonany przy zastosowaniu betonu asfaltowego AC8S. W toku śledztwa ustalono, że wszystkie remonty dróg wykonane przez Przedsiębiorstwo Drogowe „LAMBDAR” sp. z o.o. zostały wykonane w innej technologii niż przewidywała umowa to jest technologią emulsyjno-grysową, czyli zastosowano technologię emulsyjną na zimno, a nie przy zastosowaniu betonu asfaltowego AC8S czyli technologii na gorąco betonem asfaltowym. Zastosowana w czasie remontu technologia, jest technologią tańszą, niż technologia wskazana w umowie.
______245 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W dniu 19 sierpnia 2014 roku kontrolujący skierowali wniosek o wskazanie sposobu oszacowania zamówienia, wraz z podstawą rozgraniczenia na remont w technologii patcherem (emulsyjno-grysowej) oraz betonem asfaltowym (AC8S). Zapytanie kontrolujących z dnia 19 sierpnia 2014 roku z prośbą o wskazanie sposobu oszacowania wartości zamówienia i podstawę rozgraniczenia zamówień stanowi załącznik nr 38 do protokołu kontroli. W dniu 20 sierpnia 2014 roku Grzegorz Lorek – Zastępca Burmistrza Zelowa oświadczył, iż: W odpowiedzi na pismo z dnia 19.08.25014 roku, dotyczące wskazania sposobu oszacowania wartości zamówienia wraz z podstawą rozgraniczenia na remont w technologii patcherem (emulsyjno-grysowej) oraz betonem asfaltowym (AC8S) wskazuję, że: 1. Rozgraniczenie na remont w technologii patcherem (emulsyjno-grysowej) oraz betonem asfaltowym (AC8S) było uzależnione od rodzaju nawierzchni remontowanej drogi. Dla dróg o nawierzchni emulsyjno-grysowej przewidziano remont w technologii emulsyjno-grysowej (patherem) a dla dróg o nawierzchni asfaltowej - przewidziano remont za pomocą betonu asfaltowego. 2. W ramach zamówień poniżej wartości 14 000 euro (obecnie 30 000 euro) nie stosuje się procedury szacowania wartości zamówienia w trybie art. 32-35 Prawa zamówień publicznych. Tym niemniej kierownik referatu Mariusz Uzarczyk występując z wnioskiem o udzielenie zamówienia publicznego, jego wstępnego szacunku w przedmiotowym przypadku, w związku z brakiem analogicznych remontów w 2010 r., rozeznania wartości dokonał telefonicznie (wniosków tych nie ma w Urzędzie Miejskim – zostały one zagubione przez Mariusza Uzarczyka.) Normalnie dokonujemy szacunku wartości zamówień na podstawie zamówień z ubiegłego roku. Przede wszystkim jednak potwierdzeniem wartości zamówienia poniżej 14 000 euro jest rozpytanie ofertowe, które nastąpiło w obydwu przypadkach i potwierdziło, że zamówienia te miały wartość poniżej 14 000 euro. Oświadczenie Grzegorza Lorka – Zastępcy Burmistrza Zelowa z dnia 20 sierpnia 2014 roku w sprawie sposobu oszacowania wartości zamówienia i podstawy rozgraniczenia zamówień stanowi załącznik nr 39 do protokołu kontroli. Akta kontroli [od strony 718 do strony 775] umowa Fn. 3226.89.2011, umowa Fn. 3226.94.2011, postanowienie o umorzeniu śledztwa z dnia 14 czerwca 2013 roku (numer sprawy Ds.33/13). Odnosząc się do powyższych wyjaśnień kontrolujący wskazują, iż: - Umowa nr Fn. 3226.89.2011 została zawarta z pominięciem obowiązujących w Urzędzie Miejskim zasad udzielania zamówień publicznych poniżej 14.000 EURO a wszelkie działania poczynione w tym zakresie miały na celu legalizację zaciągniętego zobowiązania oraz umożliwienie jego zapłaty (poprzez zawarcie umowy po dacie wystawienia faktury, oraz pozorne czynności rozpoznania rynku). Podkreślić należy, iż faktyczne udzielenie części zamówienia przez Kierownika Referatu Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska w maju 2011 roku to jest przed rozeznaniem rynku oraz sporządzeniem szacunków wartości zamówienia było sprzeczne z zasadami wyszczególnionymi w rozdziale 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, a także uniemożliwiło prawidłowe stosowanie ustawy niezależnie od wartości późniejszego oszacowania zamówień. Ponadto wskazać należy, iż ustne zlecenie wykonania prac przez ówczesnego Kierownika Referatu Gospodarki Komunalnej i Ochrony
______246 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Środowiska nastąpiło z przekroczeniem obowiązków i uprawnień wynikających z zakresu obowiązków pracownika oraz upoważnień udzielonych przez Burmistrza Zelowa (w aktach osobowych pracownika nie ma upoważnienia do zaciągania zobowiązań w imieniu Gminy Zelów). - W przypadku analizowanych postępowań fundamentalne znaczenie ma ustalenie zasadności podziału udzielonych zamówień (na remonty dróg o powierzchni asfaltowej na: remonty dokonywane przy użyciu patchera - technologia emulsyjno- grysowa oraz dokonywane przy użyciu betonu asfaltowego AC8S). W trakcie czynności kontrolnych ustalono, iż remonty dróg gminnych asfaltowych na terenie Gminy Zelów w 2010 roku prowadzone były na podstawie umowy z dnia 17 czerwca 2010 roku, nr Fn.33291-80/10 zawartej z firmą P.U.H. KOSBRUK Mariusz Brylski przy użyciu patchera (umowa analogicznie jak zawarta w 2011 roku skonstruowana była w oparciu o wartość tony wbudowanego materiału to jest 762,50 zł brutto i zakładała wykonanie remontów do nieprzekraczalnej kwoty 63.440,00 zł brutto). W dniu 1 września 2014 roku w związku z zapytaniem kontrolujących o remonty dróg gminnych w latach 2012-2014 oświadczenie złożył Grzegorz Lorek – Zastępca Burmistrza Zelowa wskazując, iż: W latach 2012 – 2014 remont dróg gminnych o nawierzchniach bitumicznych wykonywany był przy użyciu emulsji modyfikowanych i grysów bazaltowych remonterem typu patcher, ze względu na aspekt ekonomiczny związany z budżetem Gminy Zelów oraz optymalne rozwiązania technologiczne. Oświadczenie Grzegorza Lorka – Zastępcy Burmistrza Zelowa z dnia 1 września 2014 roku w sprawie remontów dróg za lata 2012-2014 stanowi załącznik nr 40 do protokołu kontroli. Kontrolującym przedłożono pismo z dnia 17 września 2012 roku nr L.dz.641/LR/2012 opisujące proces wykonania umowy przez wykonawcę – firmę Przedsiębiorstwo Drogowe LAMBDAR sp. z o.o.. Zgodnie z zawartymi w piśmie wyjaśnieniami Tadeusza Wypycha – Prezesa spółki: „Z relacji kierownika robót wynika, że w dniu przekazania jezdni przeznaczonych do remontu przez przedstawiciela UMiG Zelów okazało się, że prawie wszystkie jezdnie wykonane są w technologii powierzchniowego utrwalenia z użyciem grysów i emulsji asfaltowej o standardowej grubości 2,5-3,0 cm Przedstawiciel UMiG Zelów oraz kierownik robót ze strony P.D. LAMBDAR podjęli wspólną decyzję (w przypadku LAMBDAR niekonsultowaną z Zarządem Spółki) o wykonaniu remontu w technologii adekwatnej do rodzaju nawierzchni tzn. w technologii emulsyjno-gresowej pod ciśnieniem (patcher) w ilości zwiększonej o 20 ton w stosunku do umowy. Pod względem technicznym rozwiązanie to było rzeczywiście w pełni uzasadnione, ponieważ: - użyto identycznych materiałów, z których wykonana była istniejąca nawierzchnia (łata z czasem staje się niezauważalna), - remont masą na gorąco wykonuje się grubością ok 4 cm.; w tym przypadku wystąpiłaby absurdalna konieczność wcinania się w podbudowę tłuczniową, aby tę grubość łaty osiągnąć, ponieważ nawierzchnie emulsyjno-grysowe są cieńsze, z kolei łaty asfaltobetonowe cieńsze niż 4 cm sprawują się niedobrze. Stwierdzając, że wybór technologii remontowej był słuszny, odnoszę się wyłącznie do aspektów technicznych a nie formalnych. Akta kontroli [od strony 776 do strony 785] pismo z dnia 17 września 2012 roku nr
______247 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
L.dz.641/LR/2012 sporządzone przez firmę Przedsiębiorstwo Drogowe LAMBDAR sp. z o.o Ponadto odnosząc się do wyjaśnień z dnia 20 sierpnia 2014 roku stwierdzić należy, iż umowa z dnia 25 lipca 2011 roku nr Fn.3226.94.2011 odnosiła się ogólnie do dróg o nawierzchni asfaltowej na terenie Miasta i Gminy Zelów, wobec czego nie sprecyzowano, iż przy użyciu metody napraw betonem asfaltowym AC8S naprawiane będą drogi wykonane w szczególnej technologii, lub drogi danego typu. Wobec powyższego wątpliwość kontrolujących budzi konieczność udzielenia części zamówienia w innej technologii w 2011 roku niż w pozostałych latach z okresu 2010- 2014. Dodatkowo zauważyć należy, iż zgodnie z opinią Urzędu Zamówień Publicznych 77 „w myśl art. 32 ust. 2 ustawy PZP zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości. Sens normatywny tego przepisu sprowadza się do ustalenia, iż zamawiający nie może dokonywać podziału zamówienia (zaniżać jego wartości) w taki sposób, aby na skutek ustalenia wartości dla każdej z wydzielonych części zamówienia doszło do nieuprawnionego wyłączenia stosowania przepisów ustawy PZP odnoszących się do zamówień o wartości powyżej określonego progu, czy też, z drugiej strony, do nieuprawnionego zastosowania przepisów odnoszących się do zamówień o wartości poniżej określonego progu. Innymi słowy nie jest zakazany sam podział jednego zamówienia na części, ale jest zakazany taki podział, który zmierza do uniknięcia stosowania przez zamawiającego przepisów ustawy PZP właściwych dla zamówienia o określonej wartości szacunkowej. (…) Dla ustalenia czy w danym przypadku mamy do czynienia z jednym zamówieniem, czy też z odrębnymi zamówieniami konieczna jest analiza okoliczności konkretnego przypadku. W tym celu należy posługiwać się takimi kryteriami jak podobieństwo przedmiotowe i funkcjonalne zamówienia (kryterium to powinno prowadzić do wyodrębnienia nie tylko zbliżonych przedmiotowo zamówień, ale także zamówień, które mimo braku przedmiotowego podobieństwa tworzą funkcjonalną całość), tożsamość czasowa zamówienia (możliwe udzielenie zamówienia w tym samym czasie, ewentualnie możliwość realizacji zamówienia w tym samym czasie) i możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę. Innymi słowy konieczne jest ustalenie czy dany rodzaj zamówienia mógł być wykonany w tym samym czasie, przez tego samego wykonawcę ”. Abstrahując od nieprawidłowości prowadzących do zawarcia umowy nr Fn.3226.89.2011 z dnia 14 czerwca 2011 roku w wyniku analizy postępowań o wykonanie remontów dróg o nawierzchni asfaltowej na terenie Miasta i Gminy Zelów kontrolujący stwierdzają, iż: - Obydwie umowy dotyczyły remontu dróg gminnych o nawierzchni asfaltowej (przy czym umowa nr Fn.3226.89.2011 enumeratywnie wymieniała ich położenie: droga relacji Kociszew-Bujny Szlacheckie, oraz położonych na terenie Zelowa dróg: ul. Płockiej, ul. Żeromskiego, ul. Poznańskiej, ul. Poprzecznej, natomiast umowa nr Fn.3226.94.2011 odnosiła się tylko ogólnie do dróg na terenie Miasta i Gminy Zelów) – należy więc przyjąć, iż wystąpiła tożsamość w zakresie miejsca świadczenia zamówienia,
- Obydwie umowy wykonano w następujących po sobie miesiącach 2011 roku (w okresie od maja do sierpnia 2011 roku) co w ocenie kontrolujących skutkowało, iż
77 Zamieszczon ą na stronie internetowej: http://www.uzp.gov.pl/cmsws/page/?D;663;szacowanie_wartosci_i_udzielanie_zamowien_objetych_projektem _wspolfinansowanym_ze_srodkow_unii_europejskiej..html
______248 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wystąpił tożsamy czas wykonania zamówienia, - Przedmiotem obydwu umów był remont asfaltowych dróg gminnych (wspólny kod CPV 45233142-6) – tożsamość w zakresie przedmiotu zamówienia. Kontrolujący nie podejmują się określenia czy remonty dróg technologią emulsyjno-grysową (patcherem) i technologią betonu asfaltowego AC8S mogły być na terenie dróg gminnych w Zelowie wykonywane zamiennie zauważają jednak, iż zgodnie z cytowanym wcześniej oświadczeniem wykonawcy, jako bardziej racjonalne wybrano rozwiązanie technologią emulsyjno-grysową. Ponadto zauważyć należy, iż po wykonaniu prac Urząd Miejski w Zelowie nie wnosił zastrzeżeń co do ich jakości, czego dowodem było opłacenie faktury za wykonanie prac w dniu 4 stycznia 2012 roku. - Prace z zakresu remontów dróg świadczone są przez przedsiębiorstwa posiadające wyspecjalizowany park maszynowy i zazwyczaj mogą oferować wykonanie zadania zarówno w technologii na zimno jak i na gorąco, wobec czego przy prawidłowo skonstruowanej specyfikacji istotnych warunków zamówienia nie było przeszkód by zamówienie świadczone było przez jeden podmiot. Ponadto nie było przeszkód by konstruując specyfikację istotnych warunków zamówienia nie skorzystać z instytucji zamówienia częściowego. Reasumując w ocenie kontrolujących zamawiający poprzez nieprawidłowy podział zamówienia dokonał nieuprawnionego niezastosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. - w przypadku omawianych postępowań kontrolujący wskazują, iż nie sporządzono szacunków określających wartość zamówień. Szacowanie wartości zamówienia, jako kwoty nieprzekraczającej 14.000 EURO nie spełnia przesłanek z art. 32 ust. 1-4 ustawy Prawo zamówień publicznych. Wobec niesporządzania obmiarów ubytków w drogach gminnych asfaltowych a co z tym związane wobec braku rzetelnej informacji o szacowanej ilości materiału koniecznego do wbudowania w oparciu o cenę dostarczenia i wbudowania tony materiału oferowaną przez podmioty zaproszone do składania ofert nie sposób precyzyjne określić wartości zamówienia a co z tym związane ustalić, czy jego wartość nie przekroczy ówcześnie obowiązującej kwoty 14.000 EURO. Co więcej świadome kształtowanie zamówienia, jako niewypełniającego przesłanki wynikającej z art. 4 ust. 8 (w ówczesnym brzmieniu dotyczącego kwoty 14.000 EURO) ustawy Prawo zamówień publicznych należy traktować jako sprzeczne z wskazaną ustawą. W dniu 19 sierpnia 2014 roku kontrolujący skierowali wniosek o wskazanie sposobu rozliczenia wykonanych prac wynikających z umów nr Fn.3226.89.2011 oraz Fn.3226.94.2011. Zapytanie kontrolujących z dnia 19 sierpnia 2014 roku z prośbą o o wskazanie sposobu rozliczenia wykonanych prac wynikających z umów nr Fn.3226.89.2011 oraz Fn.3226.94.2011 stanowi załącznik nr 41 do protokołu kontroli. W dniu 20 sierpnia 2014 roku Zastępca Burmistrza Zelowa oświadczył, iż: W odpowiedzi na pismo z dnia 19.08.2014 roku, dotyczące wskazania sposobu rozliczenia wykonanych prac przez firmy: KOSBRUK Mariusz Brylski oraz LAMBDAR Sp. z o. o. wyjaśniam, że: 1. Odnośnie rozliczenia wykonania prac wynikających z umowy zawartej z firmą KOSBRUK Mariusz Brylski, informuje, że zostały one rozliczone na podstawie protokołu odbioru wykonanych robót z dnia 22.06.2011r. w którym kierownik Mariusz
______249 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Uzarczyk osobiście potwierdził po wizji lokalnej wykonanie remontu dróg o nawierzchni asfaltowej ubytków od 3-12 cm na powierzchni 552 m2 na następujących drogach Zelów: ul.: Żeromskiego, Płocka, Poznańska, Poprzeczna, Bujny Szlacheckie – Kociszew, przy zużyciu masy 78 ton. 2. Odnośnie rozliczenia wykonania prac wynikających z umowy zawartej z firmą LAMBDAR Sp. z o. o., informuje, że zostały one rozliczone na podstawie dokumentacji odbiorowej wykonawcy zaakceptowanej przez kierownika Mariusza Uzarczyka, obejmującej kosztorysy powykonawcze oraz świadectwa zgodności, przy czym dokumentacja ta nie była załączona przez kierownika Mariusza Uzarczyka do faktury. W ramach obiegu dokumentów finansowych kierownik referatu merytorycznego potwierdza wykonanie oraz sprawdzenie pod względem merytorycznym i rzeczowym na odwrocie faktury. Dalsze sprawdzenie faktury dokonywane jest pod kątem formalno-księgowym. Oświadczenie Grzegorza Lorka – Zastępcy Burmistrza Zelowa z dnia 20 sierpnia 2014 roku stanowiące odpowiedz na zapytanie kontrolujących z dnia 19 sierpnia 2014 roku stanowi załącznik nr 42 do protokołu kontroli. Zgodnie z przedstawioną kontrolującym pierwotną dokumentacją odbiorową podpisaną przez Sebastiana Wiśniewskiego w okresie od 6 do 31 sierpnia 2014 roku wbudowano 50 ton asfaltobetonu o łącznej wartości robót 52.275,00 zł brutto. Drugi kosztorys powykonawczy nie zawierający podpisu sporządzającego, wskazywał na wbudowanie 68 ton emulsji i grysu o łącznej wartości 52.692,20 zł. Ponadto ustalono, iż zgodnie z pismem z dnia 17 września 2012 roku nr L.dz.641/LR/2012 opisującym proces wykonania umowy przez wykonawcę – firmę Przedsiębiorstwo Drogowe LAMBDAR sp. z o.o. w ramach robót zamiennych wbudowano patcherem 77,7 tony materiału co pozwoliło na naprawę około 1.010 m 2, zamiast 50 ton masy bitumicznej która pozwoliłaby na naprawę ok. 500 m 2. Dodatkowo kontrolującym przedstawiono weryfikację wyliczeń firmy LAMBDAR z dnia 17 września 2012 roku nr L.dz.641/LR/2012 sporządzoną przez Grzegorza Urbaniaka – Inspektor d/s inwestycji i funduszy europejskich w Referacie Zamówień Publicznych, Inwestycji i Strategii, według której zysk z uwagi na zmianę technologii wykonania dróg gminnych wyniósł 7.456,88 zł (zamiast 8.808,44 zł – szacowanych przez wykonawcę). Wobec powyższych ustaleń kontrolujący przyznają, iż Gmina Zelów nie poniosła negatywnych konsekwencji w związku z zmianą technologii wykonania prac. Kontrolującym nie okazano oryginału faktury wystawionej przez Przedsiębiorstwo Drogowe LAMBDAR sp. z o.o. z tytułu wykonania prac. W dokumentacji znajduje się duplikat faktury z dnia 8 grudnia 2011 roku na kwotę 52.275,00 zł. Oryginalna faktura nr DT/118/2011 została wystawiona w dniu 16 września 2011 roku. Według ustaleń Prokuratury Okręgowej w Piotrkowie Trybunalskim zawartych w postanowieniu o umorzeniu śledztwa z dnia 14 czerwca 2013 roku (numer sprawy Ds.33/13) zaginiony oryginał faktury wpłynął do Urzędu Miejskiego w dniu 16 września 2011 roku co zostało odnotowane w Systemie Elektronicznym Monitorowania Pism funkcjonującym w Urzędzie Miejskim w Zelowie. Faktura przez Burmistrza Zelowa została zadekretowana na Sekretarza Miasta, a następnie na pracownika Referatu Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska – Izę Lipińską, która przekazała fakturę Kierownikowi Referatu Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska – Mariuszowi Uzarczykowi, który to ją zagubił. W dniu 27 października 2011 roku oraz w dniu 24 listopada 2011 roku do Urzędu Miejskiego wpłynęły pisma Przedsiębiorstwa Drogowego LAMBDAR sp. z o.o. wzywające do zapłaty należności. Oba pisma zostały zadekretowane na Kierownika Referatu Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska – Mariusza Uzarczyka, który w
______250 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Systemie Elektronicznym Monitorowania Pism odnotował je jako ostatecznie załatwione mimo nieuregulowania należności przez Gminę Zelów. W dniu 3 stycznia 2012 roku do Urzędu Miejskiego wpłynęło przedsądowe wezwanie do zapłaty należności wynikającej z faktury nr DT/118/2011 wraz z należnymi odsetkami. Fakturę opłacono w dniu 4 stycznia 2012 roku. W dniu września 2014 roku Skarbnik Miasta oświadczyła, iż: Zapłata za fakturę nr DT/118/2011 (duplikat) z dnia 16 września 2011 roku wystawioną przez firmę LAMBDAR w oparciu o umowę Fn.3226.94.2011 Nastąpiła 04.01.2012 roku. Z tytułu opóźnienia zapłaty wyżej wymienionej faktury Gmina Zelów nie zapłaciła żadnych odsetek. Oświadczenie Jadwigi Stróż – Skarbnika Miasta z dnia 2 września 2014 roku w sprawie zapłaty faktury nr DT/118/2011 stanowi załącznik nr 43 do protokołu kontroli. W związku z zapłatą zobowiązania w 2012 roku kontrolujący wystąpili z zapytaniem o ujęcie zobowiązania w sprawozdaniach sporządzanych na dzień 31 grudnia 2011 roku. W dniu 3 września 2014 roku Skarbnik Gminy oświadczyła, iż: Zapłaty za fakturę nr DT/118/2011 z dnia 16.09.2011 wystawioną przez firmę Lambdar dokonano w oparciu o duplikat faktury wystawiony 08.12.2011 roku (data wpływu do urzędu: 14.12.2011r.). Zapłata za fakturę nastąpiła 04.01.2012 roku. Kwota wynikająca z faktury, tj. 52 275,00 zł została w sprawozdaniu Rb-28S za IV kwartały 2011 roku wliczona do kwoty zobowiązań niewymagalnych w klasyfikacji 600-60016-4270. (Łączna kwota zobowiązań w klasyfikacji 600-60016-4270 wynosi 134 955,60 zł; w tym wynikająca z wyżej wymienionej faktury 52 275,00 zł). Wartość faktury nie została wykazana w sprawozdaniu Rb-28S za IV kwartały 2011 roku jako zobowiązanie wymagalne, gdyż do referatu finansowego wpłynął tylko duplikat faktury wystawiony 08.12.2011 roku a termin płatności liczony od dnia wpływu duplikatu do urzędu tj. 14.12.2011r. Oświadczenie Jadwigi Stróż – Skarbnika Miasta z dnia 3 września 2014 roku w sprawie ujęcia zobowiązania w sprawozdaniu Rb-28S, wraz z kopią części sprawozdania Rb-28S sporządzonego na dzień 31 grudnia 2011 roku, stanowi załącznik nr 44 do protokołu kontroli. Odnosząc się do powyższych wyjaśnień kontrolujący wskazują, iż: - faktura do Urzędu Miejskiego wpłynęła w dniu 16 września 2011 roku, co bezspornie wynika z Systemu Elektronicznego Monitorowania Pism i od tego dnia należało liczyć termin płatności zobowiązania (zgodnie z § 4 pkt 3 umowy zapłata wynagrodzenia za wykonane i odebrane roboty nastąpi w ciągu 30 dni licząc od dostarczenia zamawiającemu faktury) wobec czego zobowiązanie stało się wymagalne w dniu 17 października 2011 roku, jako błędne należy wskazać założenie, iż termin ten liczony winien być od daty wpływu faktury do Referatu Finansowego, który jest tylko wyodrębnioną komórką organizacyjną w Urzędzie Miejskim w Zelowie. AKTA KONTROLI [od strony 786 do strony 791] wydruk z Systemu Elektronicznego Monitorowania Pism potwierdzający wpływ faktury w dniu 16 września 2011 roku. - nieujęcie kwoty 52.275,00 zł w sprawozdaniu Rb-28S sporządzonym na dzień 31 grudnia 2011 roku w kolumnie 9 (zobowiązania wymagalne powstałe w roku bieżącym) dla wiersza działu 600, rozdziału 6016, § 4270 stanowiło naruszenie § 8 ust. 2 pkt 5 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego stanowiącej załącznik nr 39 do ówcześnie obowiązującego Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 roku w sprawie sprawozdawczości
______251 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
budżetowej (Dz. U. nr 20, poz. 103). W związku z opisanymi powyżej nieprawidłowościami w dniu 5 września 2014 roku oświadczenie złożył Zastępca Burmistrza stwierdzając, iż: W celu usprawnienia kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Zelowie, a tym samym wyeliminowania ewentualności „zagubienia” czy nieterminowych płatności, wprowadzono od stycznia 2012r. „Rejestr faktur”, w którym rejestrowane są wpływające do Urzędu faktury i rachunki. Prowadzenie w/w rejestru przydzielono pracownikowi Referatu Finansowego p. Justynie Sobolewskiej. Po zarejestrowaniu faktury/rachunki są przekazywane pracownikom merytorycznym w celu ich sprawdzenia i opisania. Prowadzenie rejestru przez służby finansowe Urzędu pozwala na monitorowanie faktur w zakresie terminów ich płatności. Potrzebę wprowadzenia rejestru Skarbnik Miasta dostrzegł już w 2011r., jednakże ze względu na trudność wprowadzenia nowego rejestru w trakcie roku, powzięto decyzję o jego założeniu od początku roku 2012. Usprawnieniem w przepływie informacji wprowadzonym przez Burmistrza Zelowa są również cotygodniowe narady kierowników z kierownictwem Urzędu, podczas których omawiane są sprawy bieżące, poruszane aktualne problemy każdego referatu. Od listopada 2012r. Sekretarz Miasta sporządza informację pisemną z tych spotkań. Oświadczenie Grzegorza Lorka – Zastępcy Burmistrza Zelowa z dnia 5 września 2014 roku w sprawie procedur przyjętych w Urzędzie Miejskim w Zelowie stanowi załącznik nr 45 do protokołu kontroli.
WYDATKI NA DOSTAWY MATERIAŁÓW I USŁUG
REMONT (WYMIANA) PRZEPUSTÓW DROGOWYCH W CIĄGU DRÓG GMINNYCH W MIEJSCOWOŚCI WYPYCHÓW W dniu 28 czerwca 2012 roku Anna Kurek – Kierownik Referatu Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska sporządziła wniosek w sprawie wszczęcia postępowania o wartości poniżej 14.000 EURO w celu udzielenia zamówienia publicznego na wymianę przepustów drogowych w ciągu dróg na terenie Gminy Zelów na terenie sołectwa Wypychów - Podlesie. Wartość zamówienia oszacowano na kwotę 5.000,00 zł (netto), co stanowiło równowartość 1.243,90 EURO. Wniosek uzyskał akceptację Burmistrza Zelowa a ze strony finansowej Skarbnika Miasta. W dniu 27 czerwca 2012 roku wysłano zaproszenia do składania ofert cenowych na wykonanie zadania do 5 okolicznych firm . Oferty złożyły firmy: Firma Siedziba firmy Data złożenia Cena netto ROL -KOP Krzysztof Rogut ZELÓW 03-07-2012 7.317,07 Usługi w zakresie budwnictwa Mariusz Pisarek ŁASK BRAK DATY 5.820,00 AMAX Adam Adamczyk ZELÓW BRAK DATY 7.654,21 KOSBRUK Mariusz Brylski ŁOBUDZICE BRAK DATY 5.650,00
Stwierdzono nieoznaczenie ofert 3 wykonawców pieczęcią z datą wpływu, co oznacza niewypełnianie obowiązków wynikających z Instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. nr 14; poz. 67). W przypadku
______252 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
czynności kancelaryjnych realizowanych w systemie tradycyjnym Instrukcja kancelaryjna w § 40 ust. 1-3 stanowi: Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające. Punkt kancelaryjny wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania. Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie tradycyjnym polega na umieszczeniu w dowolnej kolejności w rejestrze prowadzonym na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej: liczby porządkowej, daty wpływu przesyłki do podmiotu, tytułu, czyli zwięzłego odniesienia się do treści przesyłki, nazwy podmiotu, od którego pochodzi przesyłka, z określeniem, czy jest to instytucja, czy osoba fizyczna, daty widniejącej na przesyłce, znaku występującego na przesyłce, wskazania, komu przydzielono przesyłkę; w szczególności mogą to być osoba, komórka organizacyjna lub, w przypadku określonym w § 43, dostawca usług pocztowych lub właściwy adresat, liczby załączników, jeżeli zostały dołączone do przesyłki, dodatkowych informacji, jeżeli są potrzebne. Dodatkowo w § 42 ust. 1-2 czytamy: Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie: 1) danych zawartych w treści pisma - w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma; 2) danych na kopercie, w której są zamknięte pisma - w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty. Po zarejestrowaniu przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie pisma lub, w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na kopercie. W § 7 pkt 6 wskazano, że pieczęć wpływu oznacza - odcisk pieczęci lub nadruk umieszczany na przesyłkach wpływających na nośniku papierowym, zawierający co najmniej nazwę podmiotu, nazwę punktu kancelaryjnego, datę wpływu, a także miejsce na umieszczanie numeru z rejestru przesyłek wpływających i ewentualnie informację o liczbie załączników. W dniu 12 lipca 2012 roku Anna Kurek – Kierownik Referatu Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska sporządziła notatkę służbową z przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości poniżej 14.000 EURO. Zgodnie ze wskazaną notatką jako najkorzystniejszą cenowo wybrano ofertę firmy KOSBRUK Mariusz Brylski o wartości 5.650,00 zł netto, co stanowiło 6.949,50 zł brutto. Notatka została zaakceptowana pod względem zabezpieczenia wydatkowania środków publicznych przez Skarbnika Miasta oraz zatwierdzona przez Zastępcę Burmistrza. W dniu 23 lipca 2012 roku została zawarta umowa nr FN.3226.120.2012 pomiędzy Gminą Zelów, reprezentowaną przez Zastępcę Burmistrza Zelowa – Grzegorza Lorka a firmą PUH KOSBRUK Mariusz Brylski, na wykonanie robót będących przedmiotem zamówienia publicznego na wymianę przepustów drogowych w ciągu dróg na terenie Gminy Zelów na terenie sołectwa Wypychów. Szczegółowy zakres umowy obejmował – rozbiórkę istniejących przepustów, ułożenie rury o średnicy 400mm – 18 mb, 300 mm – 6mb wraz z podbudową i obsypką piaskową oraz odtworzenie nawierzchni z tłucznia frakcji 0-31,5 mm po wykonanych pracach. Wykonawca miał wykonać przedmiot umowy zgodnie z umową, do dnia 7 sierpnia 2012 roku. Wynagrodzenie ryczałtowe zostało ustalone w wysokości 6.949,50 zł brutto (zgodnie z ofertą). Wykonawca udzielił 36 miesięcznej gwarancji na przedmiot umowy. Wskazano, iż rozliczenie nastąpi na podstawie faktury w terminie 30 dni od daty jej złożenia u zamawiającego. W dniu 10 sierpnia 2012 roku sporządzono protokół odbioru wykonanych prac. W dniu 16 sierpnia 2012 roku wpłynęła do Urzędu Gminy faktura nr 06/08/2012 wystawiona przez wykonawcę w kwocie 6.949,50 zł. W związku z powyższą nieprawidłowością w dniu 4 września 2014 roku Kierownik Referatu Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska oświadczyła, iż:
______253 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Niniejszym, oświadczam, że w ramach zamówienia wykonania przez Gminę Zelów przepustów pod drogami w 2012 roku realizowanego przez firmę KOSBRUK Mariusz Brylski, oferty na wykonanie przedmiotowego zlecenia były przyjęte bezpośrednio przez pracownika w Referacie Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska. Natomiast podczas realizacji kolejnych zamówień oferty składane są przez firmy w sekretariacie, lub emailem na skrzynkę sekretariatu, gdzie data wpływu danej oferty potwierdzana jest przez pracownika pieczęcią Urzędu Miejskiego w Zelowie. Oświadczenie Anny Kurek - Kierownika Referatu Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska w sprawie składania ofert stanowi załącznik nr 46 do protokołu kontroli. ZABEZPIECZENIE UMOWY W BUDŻECIE GMINY W uchwale budżetowej na 2012 rok z dnia 28 grudnia 2011 roku nr XXI/147/2011 Rada Miejska w Zelowie w dziale 600 – Transport i łączność, rozdziale 60016 – Drogi publiczne gminne, § 4270 – Zakup usług remontowych przewidziała kwotę wydatków w wysokości 600.000 zł. W dniu 21 czerwca 2012 roku uchwałą nr XXVII/209/2012 w sprawie zmiany w budżecie Gminy Zelów na 2012 rok, Rada Miejska w Zelowie dokonała zwiększenia 600 – Transport i łączność, rozdziale 60016 – Drogi publiczne gminne, § 4270 – Zakup usług remontowych przewidziała kwotę wydatków o kwotę 510.000,00 zł. UTWARDZENIE POWIERZCHNI GRUNTU NA DZIAŁCE BUDOWLANEJ NR 189 W OBRĘBIE WYGIEŁZÓW W dniu 23 lipca 2012 roku została zawarta umowa nr Fn.3226.125.2012 pomiędzy Gminą Zelów, reprezentowaną przez Burmistrza Zelowa a firmą Pracownia Projektowa Bogdan Przybycień, na opracowanie dokumentacji projektowej dotyczącej utwardzenia działki nr 180 i 181 przy ulicy Poznańskiej w Zelowie oraz działki nr 189 w miejscowości Wygiełzów. Zakres prac obejmował wykonanie: - projektów techniczno-wykonawczych, - specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót, - przedmiarów robót, kosztorysów nakładczych i inwestorskich. Z tytułu wykonania dokumentacji strony ustaliły wynagrodzenie w wysokości 4.920,00 zł brutto. W dniu 10 sierpnia 2012 roku wykonawca wystawił fakturę nr 21/12 z tytułu wykonania prac, na kwotę 4.920,00 zł brutto (w tym zgodnie z opisem faktury kwota 2.460,00 zł dotyczyła opisywanej inwestycji). Fakturę opłacono w dniu 17 sierpnia 2012 roku. W dniu 17 sierpnia 2012 roku Gmina Zelów dokonała w Starostwie Powiatowym w Bełchatowie zgłoszenia zamiaru wykonania robót budowlanych nie wymagających pozwolenia na budowę. W dniu 17 sierpnia 2012 roku Starostwo dokonało adnotacji o przyjęciu zgłoszenia bez sprzeciwu. W dniu 23 sierpnia 2012 roku Grzegorz Urbaniak – Inspektor d/s inwestycji i funduszy europejskich w Referacie Zamówień Publicznych, Inwestycji i Strategii sporządził wniosek o rozpoczęcie postępowania w celu udzielenia zamówienia publicznego dla inwestycji pod nazwą „Utwardzenie powierzchni gruntu na działce budowlanej nr 189 w obrębie Wygiełzów”. Zgodnie z kosztorysem inwestorskim wartość zamówienia oszacowano na kwotę 96.779,33 zł, co stanowiło równowartość 24.076,85 EURO. Załącznikami do wniosku były: szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, SIWZ, kalkulacja przedmiotu zamówienia, wzór umowy, wniosek o powołanie komisji przetargowej. Wniosek został zaakceptowany przez Burmistrza Zelowa.
______254 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W dniu 23 sierpnia 2012 roku Burmistrz Zelowa zatwierdził Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia dla przetargu nieograniczonego na roboty budowlane dla inwestycji pod nazwą „Utwardzenie powierzchni gruntu na działce budowlanej nr 189 w obrębie Wygiełzów”. Ogłoszenie w dniu 23 sierpnia 2012 roku opublikowano w Biuletynie Zamówień Publicznych pod numerem 312594-2012, na stronie internetowej zamawiającego, oraz na tablicy ogłoszeń Urzędu Miejskiego. Przedmiotem zamówienia było utwardzenie powierzchni gruntu na działce budowlanej nr 189 obręb Wygiełzów. Zgodnie z ogłoszeniem teren przeznaczony pod utwardzenie był powierzchnią gruntową wolną od zadrzewienia i stanowi grunt jako nieużytki. Działka budowlana przyległa jest do Kościoła Rzymsko - Katolickiego w Wygiełzowie. Zakres prac obejmował wykonanie następujących robót: - roboty przygotowawcze i ziemne (korytowanie) pod utwardzenie, pełną obsługę geodezyjną, wykonanie podsypki piaskowej, wykonanie podbudowy tłuczniowej, wykonanie nawierzchni tłuczniowej z górną warstwą miału granitowego wykonanej przez zamulanie, wykonanie trawników. Szczegółowy zakres robót określony został w dokumentacji technicznej projektowej, szczegółowej specyfikacji technicznej, wytycznych z SIWZ. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia przedstawiony został w załącznikach do SIWZ - w dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznej oraz przedmiarze robót i kosztorysach, które stanowiły dokumenty pomocnicze w stosunku do projektu i specyfikacji technicznej. Przedmiotowe postępowanie prowadzone było w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. Zamawiający nie dopuścił w treści SIWZ możliwości składnia ofert częściowych, oraz ofert wariantowych. Zamawiający nie dopuścił możliwości udzielania zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust.1 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. Jako termin realizacji zadania wskazano dzień 31 października 2012 roku, termin składania ofert do godziny 10 00 w dniu 10 września 2012 roku. Ogłoszenie przewidywało obowiązek złożenia wadium w wysokości 2.000,00 zł. Wadium należało złożyć przed upływem terminu składania ofert, przy czym wniesienie wadium w pieniądzu za pomocą przelewu bankowego zamawiający uważał za skuteczne tylko wówczas, gdy bank prowadzący rachunek zamawiającego potwierdzi, że otrzymał taki przelew przed upływem terminu składania ofert. W sekcji III ogłoszenia: informacje o charakterze prawnym, ekonomicznym, finansowym i technicznym w punkcie III.3.2 - Wiedza i doświadczenie wskazano, iż: Wymagane jest wykazanie wykonania w okresie ostatnich 5-ciu lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy - to w tym okresie: a) minimum dwóch robót w ramach których wykonano - zgodnie z zasadami sztuki budowlanej i prawidłowo ukończono - remont, modernizację, budowę lub przebudowę drogi, ciągów pieszych lub parkingów o wartości min. 80000 zł netto każda. W sekcji III ogłoszenia w punkcie III.3.4 - Osoby zdolne do wykonania zamówienia wskazano, iż: wymagane jest dysponowanie a) osobą na stanowisko Kierownika Budowy posiadającą uprawnienia budowlane do kierowania robotami drogowymi lub odpowiadające im ważne uprawnienia budowlane, które zostały wydane na podstawie wcześniej obowiązujących przepisów oraz legitymującą się przynależnością do właściwej izby samorządu zawodowego. b) Wykonawca złoży oświadczenie, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień.
______255 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W terminie opublikowania ogłoszenia do Urzędu Miejskiego nie wpłynęły zapytania dotyczące treści SIWZ. W terminie określonym w specyfikacji i ogłoszeniu (to jest w dniu 10 września 2012 roku w godzinach od 9 00 do 9 56 ) ofertę złożyli: Firma Siedziba firmy Cena brutto SANEL Zdzisław Krupa Bełchatów 102.336,00 LEAR A i R Kłucjasz s.j. Bełchatów 172.680,08 KOSBRUK Mariusz Brylski Łobudzice 98.500,45
Burmistrz Zelowa oraz członkowie komisji przetargowej złożyli pisemne oświadczenia o istnieniu lub braku okoliczności skutkujących wyłączeniem z postępowania o udzielenie zamówienia. Zamawiający sporządził protokół z postępowania o udzielenie zamówienia (druk ZP -PN), w którym zawarł m.in.: - bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający podał kwotę, jaką zamierzał przeznaczyć na wykonanie zadania w wysokości 97.000 zł brutto, - do upływu terminu składania ofert wpłynęły 3 oferty, - 3 wykonawców spełniało warunki udziału w postępowaniu, - z postępowania nie wykluczono wykonawców, - w postępowaniu nie odrzucono ofert, - umowę podpisano w dniu 26 września 2012 roku. Protokół został zatwierdzony przez Burmistrza Zelowa. W dniu 9 września 2013 roku została zawarta umowa nr FN.3226.191.2012 pomiędzy Gminą Zelów, reprezentowaną przez Burmistrza Zelowa – Urszulę Świerczyńską a firmą PUH KOSBRUK Mariusz Brylski, na wykonanie robót będących przedmiotem przetargu pn.: „Utwardzenie powierzchni gruntu na działce budowlanej nr 189 w obrębie Wygiełzów”. Szczegółowy zakres umowy określał – projekt budowlany, specyfikacja technicznych wykonania odbioru robót. Wykonawca miał wykonać przedmiot umowy zgodnie z umową, do dnia 31 października 2012 roku. Wynagrodzenie ryczałtowe zostało ustalone w wysokości 98.500,45 zł brutto (zgodnie z ofertą). Wykonawca udzielił 5 letniej gwarancji na przedmiot umowy. Wskazano, iż rozliczenie nastąpi na podstawie faktury w terminie 30 dni od daty jej złożenia u zamawiającego. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w dniu 28 września 2012 roku opublikowano w Biuletynie Zamówień Publicznych pod numerem 371686-2012, na stronie internetowej zamawiającego, oraz na tablicy ogłoszeń Urzędu Miejskiego. Plac budowy protokolarnie przekazano w dniu 1 października 2012 roku. W dniu 31 października 2012 roku wykonawca zgłosił wykonanie prac i wystąpił o ich odbiór. W dniu 9 listopada 2012 roku przeprowadzono odbiór wykonanych prac stwierdzający wykonanie prac bez wad i usterek, załącznikami do protokołu były deklaracje zgodności i świadectwa jakości użytych materiałów budowlanych. W dniu 9 listopada 2012 roku wykonawca wystawił fakturę nr 04/11/12 z tytułu wykonania prac, na kwotę 98.500,45 zł brutto. Fakturę opłacono w dniu 27 listopada 2012 roku.
______256 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W dniu 26 września 2012 roku została zawarta umowa nr Fn.3226.192.2012 pomiędzy Gminą Zelów, reprezentowaną przez Burmistrza Zelowa a firmą Pracownia Projektowa Bogdan Przybycień, na pełnienie nadzoru inwestorskiego przy inwestycji „Utwardzenie powierzchni gruntu na działce budowlanej nr 189 w obrębie Wygiełzów” za wynagrodzeniem w wysokości 2.952,00 zł brutto. W dniu 9 listopada 2012 roku fakturę z tytułu pełnienia funkcji Inspektora nadzoru inwestorskiego wystawił Bogdan Przybycień w kwocie 2.952,00 zł brutto. Fakturę opłacono w dniu 27 listopada 2012 roku. ZABEZPIECZENIE ŚRODKÓW W BUDŻECIE NA REALIZACJĘ ZADANIA INWESTYCYJNEGO Patrz ustalenia dotyczące remontu (wymiany) przepustów drogowych w ciągu dróg gminnych w miejscowości Wypychów. PRZYJĘCIE DO EWIDENCJI ŚRODKÓW TRWAŁYCH W dniu 11 grudnia 2012 roku dokumentem nr OT/291/03568 przyjęto do ewidencji środków trwałych inwestycję pod nazwą: „Utwardzenie powierzchni gruntu na działce budowlanej nr 189 w obrębie Wygiełzów” o wartości początkowej 103.912,45 zł. Środek trwały zakalikowano do grupy 2, podgrupy 219 o stawce amortyzacji 2,5%. Wobec zakończenia inwestycji w miesiącu listopadzie 2012 roku przyjąć należy, iż przyjęcie do ewidencji środków trwałych inwestycji w grudniu 2012 roku naruszało postanowienia art. 16d ust. 2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 r., Dz. U. nr 54, poz. 654 ze zm.), w myśl, którego - składniki majątku, o których mowa w art. 16a-16c, wprowadza się do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z art. 9 ust. 1, najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania. Późniejszy termin wprowadzenia uznaje się za ujawnienie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, o których mowa w art. 16h ust. 1 pkt 4.
UTWARDZENIE POWIERZCHNI GRUNTU NA DZIAŁCE NR 80 PRZY SZKOLE PODSTAWOWEJ NR 4 W ZELOWIE W dniu 25 czerwca 2013 roku została zawarta umowa nr Fn.322.92/2013 pomiędzy Gminą Zelów, reprezentowaną przez Burmistrza Zelowa a firmą Pracownia Projektowa Bogdan Przybycień, na opracowanie dokumentacji projektowej dotyczącej operacji inwestycyjnej pod nazwą „Utwardzenie powierzchni gruntu na działce nr 80 przy Szkole Podstawowej nr 4 w Zelowie”. Zakres prac obejmował wykonanie: - projektu technicznego-wykonawczego, - specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót, - przedmiarów robót, kosztorysów nakładczych i inwestorskich. Z tytułu wykonania dokumentacji strony ustaliły wynagrodzenie w wysokości 615,00 zł brutto. W dniu 5 lipca 2013 roku wykonawca wystawił fakturę nr 21/13 z tytułu wykonania prac, na kwotę 615,00 zł brutto. Fakturę opłacono w dniu 22 lipca 2013 roku. W dniu 16 lipca 2013 roku Gmina Zelów dokonała w Starostwie Powiatowym w Bełchatowie zgłoszenia zamiaru wykonania robót budowlanych nie wymagających pozwolenia na budowę. W dniu 23 lipca 2013 roku Starostwo dokonało adnotacji o przyjęciu zgłoszenia bez sprzeciwu. W dniu 30 lipca 2013 roku Kamila Golanowska – Kierownik Referatu Zamówień Publicznych, Inwestycji i Strategii sporządziła wniosek o rozpoczęcie postępowania w celu udzielenia zamówienia publicznego dla inwestycji pod nazwą „Utwardzenie
______257 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
powierzchni gruntu na działce nr 80 przy Szkole Podstawowej nr 4 w Zelowie”. Zgodnie z kosztorysem inwestorskim wartość zamówienia oszacowano na kwotę 92.530,85 zł, co stanowiło równowartość 23.019,91 EURO. Załącznikami do wniosku były: szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, SIWZ, kalkulacja przedmiotu zamówienia, wzór umowy, wniosek o powołanie komisji przetargowej. Wniosek został zaakceptowany przez Burmistrza Zelowa. W dniu 1 sierpnia 2013 roku Burmistrz Zelowa zatwierdził Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia dla przetargu nieograniczonego na roboty budowlane dla inwestycji pod nazwą „Utwardzenie powierzchni gruntu na działce nr 80 przy Szkole Podstawowej nr 4 w Zelowie”. Ogłoszenie w dniu 1 sierpnia 2013 roku opublikowano w Biuletynie Zamówień Publicznych pod numerem 309262-2013, na stronie internetowej zamawiającego, oraz na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy. Przedmiotem zamówienia było utwardzenie powierzchni gruntu na działce nr 80 przy Szkole Podstawowej nr 4 w Zelowie. Zakres opracowania obejmował wykonanie następujących robót: - roboty przygotowawcze i ziemne / korytowanie / pod utwardzenie - wykonanie podsypki piaskowej - wykonanie podbudowy z chudego betonu - wykonanie nawierzchni z kostki betonowej brukowej - plantowanie terenu wokół utwardzenia. Szczegółowy zakres robót określony został w dokumentacji technicznej projektowej, kosztorysach i przedmiarach oraz STWiOR (Szczegółowej Specyfikacji Technicznej) stanowiących załączniki do SIWZ. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia przedstawiony został w załącznikach do SIWZ a także w dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznej oraz przedmiarze robót i kosztorysach, które stanowiły dokumenty pomocnicze w stosunku do projektu i specyfikacji technicznej. Przedmiotowe postępowanie prowadzone było w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. Zamawiający nie dopuścił w treści SIWZ możliwości składnia ofert częściowych, oraz ofert wariantowych. Zamawiający nie dopuścił możliwości udzielania zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust.1 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. Jako termin realizacji zadania wskazano dzień 30 września 2013 roku, termin składania ofert do godziny 10 00 w dniu 19 sierpnia 2013 roku. Ogłoszenie przewidywało obowiązek złożenia wadium w wysokości 5.000,00 zł. Wadium należało złożyć przed upływem terminu składania ofert, przy czym wniesienie wadium w pieniądzu za pomocą przelewu bankowego zamawiający uważał za skuteczne tylko wówczas, gdy bank prowadzący rachunek zamawiającego potwierdzi, że otrzymał taki przelew przed upływem terminu składania ofert. Zauważyć należy, iż zamawiający nie wskazał innych warunków udziału w postępowaniu prócz złożenia oświadczeń wymaganych art. 22, 24 ust. 1 oraz 26 ust. 2 d ustawy Prawo zamówień publicznych W terminie opublikowania ogłoszenia do Urzędu Gminy nie wpłynęły zapytania dotyczące treści SIWZ. W terminie określonym w specyfikacji i ogłoszeniu ofertę złożyli: Firma Siedziba firmy Cena brutto Roi-Bud Elżbieta Grabiszewska Szczerców 97.170,00 KOSBRUK Mariusz Brylski Łobudzice 95.940,00
______258 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Burmistrz Zelowa oraz członkowie komisji przetargowej złożyli pisemne oświadczenia o istnieniu lub braku okoliczności skutkujących wyłączeniem z postępowania o udzielenie zamówienia. Zamawiający sporządził protokół z postępowania o udzielenie zamówienia (druk ZP -PN), w którym zawarł m.in.: - bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający podał kwotę, jaką zamierzał przeznaczyć na wykonanie zadania w wysokości 54.350,00 zł brutto, - do upływu terminu składania ofert wpłynęły 2 oferty, - 2 wykonawców spełniało warunki udziału w postępowaniu, - z postępowania nie wykluczono wykonawców, - w postępowaniu nie odrzucono ofert, - umowę podpisano w dniu 9 września 2013 roku. Protokół został zatwierdzony przez Burmistrza Zelowa. W dniu 9 września 2013 roku została zawarta umowa nr FN.3226.142.2013 pomiędzy Gminą Zelów, reprezentowaną przez Burmistrza Zelowa – Urszulę Świerczyńską a firmą PUH KOSBRUK Mariusz Brylski, na wykonanie robót będących przedmiotem przetargu pn.: „Utwardzenie powierzchni gruntu na działce nr 80 przy Szkole Podstawowej nr 4 w Zelowie”. Szczegółowy zakres umowy określał – projekt budowlany, specyfikacja technicznych wykonania odbioru robót. Wykonawca miał wykonać przedmiot umowy zgodnie z umową, do dnia 30 września 2013 roku. Wynagrodzenie ryczałtowe zostało ustalone w wysokości 95.940,00 zł brutto (zgodnie z ofertą). Wykonawca udzielił 5 letniej gwarancji na przedmiot umowy. Wskazano, iż rozliczenie nastąpi na podstawie faktury w terminie 30 dni od daty jej złożenia u zamawiającego. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w dniu 26 września 2013 roku opublikowano w Biuletynie Zamówień Publicznych pod numerem 389946-2013, na stronie internetowej zamawiającego, oraz na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy. W dniu 30 września 2013 roku wykonawca zgłosił wykonanie prac i wystąpił o ich odbiór. W dniu 10 października 2013 roku przeprowadzono odbiór wykonanych prac stwierdzający wykonanie prac bez wad i usterek, załącznikami do protokołu były deklaracje zgodności i świadectwa jakości użytych materiałów budowlanych. W dniu 10 października 2013 roku wykonawca wystawił fakturę nr 10/10/13 z tytułu wykonania prac, na kwotę 95.940,00 zł brutto. Fakturę opłacono w dniu 31 października 2013 roku. W dniu 19 września 2013 roku została zawarta umowa nr Fn.3226..151.2013 pomiędzy Gminą Zelów, reprezentowaną przez Burmistrza Zelowa a firmą Pracownia Projektowa Bogdan Przybycień, na pełnienie nadzoru inwestorskiego przy inwestycji „Utwardzenie powierzchni gruntu na działce nr 80 przy Szkole Podstawowej nr 4 w Zelowie”. W dniu 10 października 2013 roku fakturę z tytułu pełnienia funkcji Inspektora nadzoru inwestorskiego wystawił Bogdan Przybycień w kwocie 3.444,00 zł. Fakturę opłacono w dniu 16 października 2013 roku.
______259 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
ZABEZPIECZENIE ŚRODKÓW W BUDŻECIE NA REALIZACJĘ ZADANIA INWESTYCYJNEGO W uchwale Rady Miejskiej w Zelowie z dnia 19 grudnia 2012 roku nr XXXIV/261/2012 w sprawie uchwalenia budżetu na 2013 rok przewidziano wydatki w dziale 801- Oświata i wychowanie, rozdziale 80101 – Szkoły podstawowe, § 6050 – Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych, w kwocie 169.777,00 zł. W dniu 29 sierpnia 2013 roku uchwałą nr XL/328/2013 w sprawie zmiany w budżecie Gminy Zelów na 2013 rok, Rada Miejska w Zelowie dokonała zwiększenia w dziale 801- Oświata i wychowanie, rozdziale 80101 – Szkoły podstawowe, § 6050 – Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych, o kwotę 46.000,00 zł. PRZYJĘCIE DO EWIDENCJI ŚRODKÓW TRWAŁYCH W dniu 13 grudnia 2013 roku dokumentem nr PT/010/13 przekazano środek trwały o wartości 99.999 zł na rzecz Szkoły Podstawowej nr 4 w Zelowie.
NAPRAWA POPRZEZ DOSTAWĘ WRAZ Z WBUDOWANIEM KRUSZYW NA DROGI GMINNE NA TERENIE GMINY ZELÓW W 2013 ROKU W dniu 8 stycznia 2013 roku Anna Kurek – Kierownik Referatu Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska sporządziła wniosek o rozpoczęcie postępowania w celu udzielenia zamówienia publicznego na dostawę pod nazwą: „Naprawa poprzez dostawę wraz z wbudowaniem kruszyw na drogi gminne na terenie gminy Zelów w 2013 roku”. Zgodnie z kalkulacją przedmiotu zamówienia wartość zamówienia oszacowano na kwotę 330.000,00 zł netto , co stanowiło równowartość 82.097,72 EURO. Załącznikami do wniosku były: szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, SIWZ, kalkulacja przedmiotu zamówienia, wzór umowy. Wniosek został zaakceptowany przez Burmistrza Zelowa w dniu 29 stycznia 2013 roku. W dniu 30 stycznia 2013 roku Burmistrz Zelowa powołał 5 osobową komisję przetargową. W dniu 30 stycznia 2013 roku Burmistrz Zelowa zatwierdził Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia dla przetargu nieograniczonego na dostawę pod nazwą „Naprawa poprzez dostawę wraz z wbudowaniem kruszyw na drogi gminne na terenie gminy Zelów w 2013 roku”. Ogłoszenie w dniu 30 stycznia 2013 oku opublikowano w Biuletynie Zamówień Publicznych pod numerem 40854-2013, na stronie internetowej zamawiającego, oraz na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy. Zgodnie z SIWZ zakres przedmiotu zamówienia stanowił:
1) zakup, dostarczenie, wbudowanie i zagęszczenie pospółki żwirowej w ilości około 500 ton. W zakresie napraw lokalnych uszkodzeń nawierzchni gruntowych pospółką zamówienie obejmuje wykonanie następujących czynności: zakup i dostarczenie pospółki, wykonanie prac przygotowawczych, profilowanie poprzez wyrównanie nawierzchni drogi gruntowej oraz nadanie odpowiednich spadków podłużnych i poprzecznych istniejącego podłoża, równomierne rozścielenie pospółki w ubytki do uzyskania wymaganego spadku poprzecznego i podłużnego oraz jej zagęszczenie. Prace należy wykonać przy użyciu zestawu: równiarka drogowa i walec drogowy.
2) zakup, dostarczenie, wbudowanie i zagęszczenie kruszywa dolomitowego łamanego w ilości około 3000 ton- frakcji 0-31,5 mm, około 1000 ton - frakcji 0-63 mm.
______260 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W zakresie napraw lokalnych uszkodzeń nawierzchni kruszywem łamanym, zamówienie obejmuje wykonanie następujących czynności: zakup i dostarczenie kruszywa łamanego, wykonanie prac przygotowawczych, profilowanie poprzez wyrównanie nawierzchni dróg gruntowych/żwirowych lub tłuczniowych wraz z nadaniem odpowiednich spadków podłużnych i poprzecznych istniejącego podłoża, rozścielenie i wypełnienie ubytków nawierzchni kruszywem łamanym - wyrównanie naprawianych miejsc (powierzchni) z nadaniem spadku poprzecznego i podłużnego zgodnego ze spadkiem istniejącego podłoża oraz jego zagęszczenie. Prace należy wykonać przy użyciu zestawu: równiarka drogowa i walec drogowy. Ponadto w opisie przedmiotu zamówienia wskazano, iż: - Grubość warstwy rozściełanego kruszywa nie jest ustalona. Obowiązywać będzie zasada rozściełania wg minimalnej grubości zapewniającej równość nawierzchni i uzyskanie spadków umożliwiających odprowadzenie wód opadowych i odbywać się będzie głównie w ubytki. - Remont odbywać się będzie na drogi następujących sołectw: Bocianicha, Bujny Księże, Bujny Szlacheckie, Dąbrowa, Grabostów, Grębociny, Chajczyny, Ignaców, Jamborek, Janów, Jawor, Karczmy, Kociszew, Kol. Kociszew, Kurówek, Łęki, Łobudzice, Kol. Łobudzice, Mauryców, Ostoja, Pawłowa, Pożdżenice, Kol. Pożdżenice, Pszczółki, Wola Pszczółecka, Pukawica, Sobki, Sromutka, Walewice, Wygiełzów, Wypychów, Zagłówki, Zabłoty, Zalesie, Zelówek oraz na drogi miasta Zelowa. - Długość dróg objętych zamówieniem wynosi ok. 90 km - Zakres zamówienia usług ustalany będzie każdorazowo przez Zamawiającego w pisemnym zleceniu. - Po otrzymaniu zlecenia od Zamawiającego, przed przystąpieniem do prac Wykonawca zobowiązany jest zapoznać się z warunkami w terenie, szczegółowo uzgodnić zakres prac z Zamawiającym. - Wykonawca w trakcie wykonywanego zlecenia jest zobowiązany do codziennego powiadamiania przedstawiciela Zamawiającego, na nr telefonu 44/634-10 00 wew. 30, 29 o miejscu prowadzonych prac, godzinie rozpoczęcia i godzinie zakończenia prac oraz ilości wbudowanego kruszywa. Dostarczenie każdej partii kruszywa musi odbywać się w obecności przedstawiciela Gminy Zelów (sołtysa danej miejscowości lub pracownika), po wcześniejszym zawiadomieniu Zamawiającego przez Wykonawcę. Każda partia dostarczonego kruszywa powinna zostać potwierdzona przez przedstawiciela Zamawiającego na przedłożonym przez Wykonawcę dowodzie dostarczonego kruszywa. - Wykonawca przy każdorazowym dostarczeniu materiału jest zobowiązany przekazać Zamawiającemu dokument przewozowy oraz deklarację zgodności lub certyfikat jakości. Materiał niespełniający wymagań bądź o złej jakości, nie zostanie zaakceptowany przez Zamawiającego i zostanie usunięty z terenu prac niezwłocznie przez Wykonawcę lub na jego koszt. Zamawiający ma prawo do sprawdzenia jakości i ilości dostarczonego kruszywa. W przypadku rozbieżności pomiędzy pomiarem a dokumentem przewozowym, podstawą do rozliczenia będzie ilość kruszywa stwierdzona przez Zamawiającego. Zamawiający może nie uwzględnić w rozliczeniu kruszywa, na które Wykonawca nie uzyskał potwierdzenia dostarczenia na dokumencie przewozowym. - W przypadku braku możliwości wjazdu na drogę samochodami z naczepami o dużym tonażu Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczenia materiałów samochodami skrzyniowymi samowyładowczymi. W zależności od charakterystyki i stanu technicznego dróg Wykonawca w porozumieniu z Zamawiającym musi stosować
______261 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
odpowiednie środki transportu, które nie będą powodować zniszczenia nawierzchni dróg. - Zamawiający zastrzega minimalną ilość jednorazowej dostawy kruszywa zgodnie z potrzebami w ilości 5- 10 ton. - Dowóz kruszyw w celu naprawy dróg będzie następował sukcesywnie w ciągu całego okresu obowiązywania umowy tj. do 31 grudnia 2013 roku. W dniu 20 sierpnia 2014 roku kontrolujący wystosowali pismo do Burmistrza Zelowa z zapytaniem o ograniczenie dostaw kruszywa drogowego wyłącznie do dolomitu. Zapytanie kontrolujących z dnia 20 sierpnia 2014 roku w sprawie dostaw dolomitu do naprawy dróg gminnych stanowi załącznik nr 47 do protokołu kontroli. W dniu 20 sierpnia 2014 roku Burmistrz Zelowa oświadczyła, iż: W odpowiedzi na pismo z dnia 20.08.2014 roku, dotyczące wskazania przesłanek ograniczenia zamówienia kruszywa jedynie do dolomitu, wyjaśniam, że: Kruszywa stosowane w drogownictwie mają za zadanie przenoszenie obciążenia ruchu na podłoże oraz muszą być odporne na warunki atmosferyczne, dlatego tak istotny jest sposób ich wykonania i materiały, których w tym celu się używa. Kruszywa stosowane w drogownictwie: 1. Ze skał o niewielkiej nasiąkliwości, małej ścieralności i dużej wytrzymałości na ściskanie tj. granity, bazalty. Mają one głównie zastosowanie na podbudowy o dużym natężeniu ruchu, na drogach wojewódzkich i krajowych. 2. Ze skał o znacznej nasiąkliwości, większej ścieralności i mniejszej wytrzymałości na ściskanie: dolomity, wapienie. Mają one zastosowanie na podbudowy o mniejszym natężeniu ruchem tj. na drogach powiatowych, gminnych i wewnętrznych. Dolomity stosowane są na odbudowy w/w dróg, natomiast wapienie na podbudowy parkingów i chodników. Ponadto są one znacznie tańsze od ceny kruszyw bazaltowych i granitowych. Charakterystyka kruszywa z dolomitów i wapieni: Wytrzymałość na ściskanie Ścieralność Nasiąkliwość Rodzaj kamienia Twardość MPa cm wagowa % Dolomit 160 0,40 0,8 4 /węglan wapnia i magnezu/ Wapień 100 2,00 30 3 Z powyższego wynika ze kruszywo dolomitowe, ze względu na występujące w nim związki magnezu jest materiałem dużo bardziej wytrzymałym, odpornym na ścieranie i warunki atmosferyczne niż kruszywo z wapieni. Z tego powodu kruszywo dolomitowe jest materiałem stosowanym przy budowie nawierzchni dróg gminnych. Oświadczenie Urszuli Świerczyńskiej – Burmistrza Zelowa z dnia 20 sierpnia 2014 roku w sprawie dostaw dolomitu do naprawy dróg gminnych stanowi załącznik nr 48 do protokołu kontroli. Przedmiotowe postępowanie prowadzone było w trybie przetargu nieograniczonego na podstawie art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. Zamawiający nie dopuścił w treści SIWZ możliwości składnia ofert częściowych, oraz ofert wariantowych. Zamawiający nie dopuścił możliwości udzielania zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust.1 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych.
______262 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Jako termin realizacji zadania wskazano dzień 31 grudnia 2013 roku, termin składania ofert do godziny 1000 w dniu 7 lutego 2013 roku. Ogłoszenie przewidywało obowiązek złożenia wadium w wysokości 9.000,00 zł. Wadium należało złożyć przed upływem terminu składania ofert, przy czym wniesienie wadium w pieniądzu za pomocą przelewu bankowego zamawiający uważał za skuteczne tylko wówczas, gdy bank prowadzący rachunek zamawiającego potwierdzi, że otrzymał taki przelew przed upływem terminu składania ofert. W sekcji III ogłoszenia: informacje o charakterze prawnym, ekonomicznym, finansowym i technicznym w punkcie III.3.2 - Wiedza i doświadczenie wskazano, iż: wykonawca musi wykazać, iż posiada doświadczenie w realizacji zadań określonych w przedmiocie zamówienia tj. dostawy wraz z wbudowaniem kruszywa na drogi, w ilości dwóch zamówień o wartości nie mniejszej niż 300.000 zł. brutto każde. W terminie opublikowania ogłoszenia do Urzędu Gminy nie wpłynęły zapytania dotyczące treści SIWZ. W terminie określonym w specyfikacji i ogłoszeniu ofertę złożyli: Firma Siedziba firmy Data, godzina złożenia Cena brutto PHU KRUSZYWOSORT RADOM 04-02-2013 g. 10:30 310.215,00 DOMAX Arkadiusz Mika BORONÓW 06-02-2013 g. 9:05 455.000,00 SANEL s.j. BEŁCHATÓW 07-02-2013 g 9:15 381.000,00 Usługi ogólnobudowlane A. Kęsy DOMIECHOWICE 07-02-2013 g. 9:45 411.435,00 TORMET Tomasz Przybylski Łask 07-02-2013 g. 9:54 322.260,00 KOSBRUK Mariusz Brylski Łobudzice 07-02-2013 g 9:55 281.670,00
Wszystkie powyższe oferty zabezpieczono wadium wniesionym w terminie wynikającym z ogłoszenia oraz SIWZ. Burmistrz Zelowa oraz członkowie komisji przetargowej złożyli pisemne oświadczenia o istnieniu lub braku okoliczności skutkujących wyłączeniem z postępowania o udzielenie zamówienia. W dniu 12 lutego zamawiający skierował do firmy KOSBRUK Mariusz Brylski wezwanie do złożenia wyjaśnień w zakresie treści złożonych dokumentów. Zapytanie dotyczyło rozbieżności między cenami wykonanych robót zawartymi w tabeli stanowiącej załącznik do oferty a cenami robót wykazanymi w referencjach udzielonych przez Urząd Miasta Bełchatowa oraz Urząd Miasta Łodzi (w obydwu przypadkach referencję opiewały na kwotę przewyższającą wartość prac wskazaną w ofercie). W terminie wskazanym przez zamawiającego oferent złożył pisemne wyjaśnienia wskazujące, iż roboty realizowane na rzecz Miasta Bełchatów wykazane w referencjach na kwotę 551.670,74 zł dotyczyły budowy drogi dojazdowej wraz z odwodnieniem i oświetleniem – wartość dostarczonego i wbudowanego kruszywa wynosiła 325.952,46 zł brutto. Natomiast roboty realizowane na rzecz Miasta Łodzi wykazane w referencjach na kwotę 889.546,00 zł dotyczyły budowy ulicy Magazynowej– wartość dostarczonego i wbudowanego kruszywa wynosiła 387.025,65 zł brutto. Zamawiający sporządził protokół z postępowania o udzielenie zamówienia (druk ZP -PN), w którym zawarł m.in.: - bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający podał kwotę, jaką zamierzał przeznaczyć na wykonanie zadania w wysokości 405.900 zł brutto, - do upływu terminu składania ofert wpłynęło 6 ofert, - 6 wykonawców spełniało warunki udziału w postępowaniu, - z postępowania nie wykluczono wykonawców,
______263 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- w postępowaniu nie odrzucono ofert, - umowę podpisano w dniu 25 lutego 2013 roku. Protokół został zatwierdzony przez Burmistrza Zelowa. W dniu 25 lutego 2013 roku została zawarta umowa nr FN.3226.29.2013 pomiędzy Gminą Zelów, reprezentowaną przez Burmistrza Zelowa – Urszulę Świerczyńską a firmą PUH KOSBRUK Mariusz Brylski, na wykonanie robót będących przedmiotem przetargu pn.: „Naprawa poprzez dostawę wraz z wbudowaniem kruszyw na drogi gminne na terenie gminy Zelów w 2013 roku”. Szczegółowy zakres umowy określała oferta wykonawcy oraz SIWZ. Ponadto w umowie wskazano, iż każdorazowo zakres usług będzie zlecany przez zamawiającego w formie pisemnej. Wykonawcy przysługiwało wynagrodzenie ryczałtowo-ilościowe to znaczy według cen jednostkowych podanych za 1 tonę faktycznie dostarczonego kruszywa (do nieprzekraczalnej kwoty 281.670 zł). Rozliczenie miało następować w okresach miesięcznych po przedłożeniu przez wykonawcę faktury za wykonane zamówienia cząstkowe w danym okresie w terminie 30 dni od daty złożenia faktury u zamawiającego. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w dniu 26 lutego 2013 roku opublikowano w Biuletynie Zamówień Publicznych pod numerem 78640-2013, na stronie internetowej zamawiającego, oraz na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy. W dniu 16 kwietnia sporządzono zlecenie wykonania prac na wyszczególnionych w załączniku odcinkach dróg gminnych wraz z szacowaną ilością materiału do wbudowania. W dniu 29 kwietnia 2013 roku wykonawca zgłosił wykonanie prac i wystąpił o ich odbiór częściowy. Załącznikami do zgłoszenia były druki Wz potwierdzające zewnętrzne wydanie materiałów o numerach od 1 do 38 w dniach od 16 do 26 kwietnia 2013 roku, raporty z badań użytej pospółki oraz kruszywa, zestawienie wbudowanych materiałów. Ponadto w dniu 7 maja 2013 roku sporządzono protokoły odbioru poszczególnych odcinków dróg, na których wykonano prace będące przedmiotem umowy. W protokołach szczegółowo termin wykonania prac oraz ilość wbudowanego materiału. Protokoły zostały podpisane przez Zastępcę Burmistrza, Kierownika Referatu Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska, sołtysa właściwego miejscowo sołectwa lub radnych Rady Miejskiej a także wykonawcę, załącznikami do protokołów była dokumentacja fotograficzna wykonanych prac. W dniu 7 maja 2013 roku wykonawca wystawił fakturę nr 01/05/2013 z tytułu wykonania prac, na kwotę 72.283,41 zł brutto (załącznikiem do faktury było tabelaryczne zestawienie wbudowanego materiału). Fakturę opłacono w dniu 22 maja 2013 roku. Analogiczna procedura została przeprowadzona w przypadku zleceń dostaw zakończonych wystawieniem przez wykonawcę faktur: - nr 03/06/13 z dnia 12 czerwca 2013 roku na kwotę 83.541,60 zł – faktura obejmowała roboty prowadzone w terminie od 6 do 29 maja 2013 roku. Fakturę opłacono w dniu 12 lipca 2013 roku, - nr 05/07/13 z dnia 17 lipca 2013 roku na kwotę 42.236,97 zł – faktura obejmowała roboty prowadzone w terminie od 5 do 28 czerwca 2013 roku. Fakturę opłacono w dniu 14 sierpnia 2013 roku, - nr 03/10/13 z dnia 1 października 2013 roku na kwotę 57.859,20 zł – faktura obejmowała roboty prowadzone w terminie od 8 do 23 sierpnia 2013 roku. Fakturę opłacono w dniu 16 października 2013 roku,
______264 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- nr 15/11/13 z dnia 20 listopada 2013 roku na kwotę 25.748,82 zł – faktura obejmowała roboty prowadzone w terminie od 4 października do 28 listopada 2013 roku. Fakturę opłacono w dniu 4 grudnia 2013 roku. Łącznie w 2013 roku z tytułu opisywanej umowy wydatkowano kwotę 281.670,00 zł (zgodnie z ofertą). W związku z zapytaniem kontrolujących o sposób zlecania napraw na poszczególnych odcinakach dróg gminnych w Gminie Zelów w dniu 21 sierpnia 2014 roku Anna Kurek - Kierownik Referatu Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska oświadczyła, iż: Każdorazowo wykonawcy firmie P.U.H. KOSBRUK – Kompleksowe Usługi Brukarskie 97- 425 Zelów, Łobudzice 18a, zlecano naprawy odcinków dróg do remontu wraz z szacowaną ilością kruszywa do wbudowania. W przypadku przeszacowania lub niedoszacowania wykonawca informował telefonicznie o konieczności zmiany ilościowej zlecenia kruszywa do wbudowania. Po akceptacji telefonicznej wykonawca przystępował do prac i rozliczenie dokonywane było zgodnie z faktyczną ilością wbudowanego materiału. Oświadczenie Anny Kurek - Kierownika Referatu Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska w sprawie zlecania napraw na poszczególnych odcinakach dróg gminnych w Gminie Zelów stanowi załącznik nr 49 do protokołu kontroli. ZABEZPIECZENIE ŚRODKÓW W BUDŻECIE NA REALIZACJĘ ZADANIA INWESTYCYJNEGO W uchwale Rady Miejskiej w Zelowie z dnia 19 grudnia 2012 roku nr XXXIV/261/2012 w sprawie uchwalenia budżetu na 2013 rok przewidziano wydatki w dziale 600- Transport i łączność, rozdziale 60016 – Drogi publiczne gminne, § 4270 – zakup usług remontowych w kwocie 680.000,00 zł. W dniu 29 sierpnia 2013 roku uchwałą nr XL/328/2013 w sprawie zmiany w budżecie Gminy Zelów na 2013 rok, Rada Miejska w Zelowie dokonała zmniejszenia wydatków w dziale 600- Transport i łączność, rozdziale 60016 – Drogi publiczne gminne, § 4270 – zakup usług remontowych do kwoty 530.000,00 zł
XII. USTALENIA KO ŃCOWE. ZAŁ ĄCZNIKI.
Protokół zawiera 274 ponumerowanych i zaparafowanych stron. Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w książce kontroli pod pozycją 8/2014.
W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielały niżej wymienione osoby: 1. Burmistrz Zelowa – Urszula Świerczy ńska, 2. Zastępca Burmistrza – Grzegorz Lorek, 3. Skarbnik Gminy – Jadwiga Stró ż, 4. Sekretarz Gminy – Agnieszka Mysłowska, 5. Kierownik Referatu Finansowego – El żbieta Wypych, 6. Kierownik Referatu Organizacyjnego – Przemysław Łacwik, 7. Kierownik Referatu Gospodarki Nieruchomo ściami i Rolnictwa – Wojciech Ciabiada, 8. Kierownik Referatu O światy, Kultury, Sportu i Zdrowia – Marzanna Socha, 9. Kierownik Referatu Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska – Anna Kurek, 10. Podinspektor Referatu Zamówie ń Publicznych, Inwestycji i Strategii – Piotr Kaczmarek, 11. Referent – Krystyna Dopadlik.
______265 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Integralną częścią protokołu są następujące załączniki: 1. Zestawienie danych do wyliczenia wskaźników. 2. Oświadczenie Sekretarza Gminy Agnieszki Mysłowskiej w sprawie prowadzenia obsługi księgowej i bankowej placówek oświatowych. 3. Oświadczenie w sprawie gwarancji i poręczeń. 4. Testy i tabele dotyczące kontroli koordynowanej w zakresie zadłużenia. 5. Wyjaśnienie Elżbiety Wypych Kierownika Referatu Finansowego z dnia 18 sierpnia 2014 roku w sprawie zasad ewidencji prowadzonej na koncie 133 i 130D w oparciu o jeden wyciąg bankowy. 6. Wyjaśnienie Elżbiety Wypych Kierownika Referatu Finansowego z dnia 18 sierpnia 2014 roku w sprawie wystawiania faktur za wyżywienie w szkołach oraz ewidencji opłat za wyżywienie. 7. Wyjaśnienie Elżbiety Wypych Kierownika Referatu Finansowego z dnia 18 sierpnia 2014 roku w sprawie ewidencji odpłatności za usługi opiekuńcze. 8. Wyjaśnienie Elżbiety Wypych Kierownika Referatu Finansowego z dnia 18 sierpnia 2014 roku w sprawie zwrotu środków przekazanych na realizację wydatków na koniec każdego kwartału. 9. Wyjaśnienie Kierownika Referatu Finansowego Elżbiety Wypych z dnia 29 września 2014 roku. 10. Wyjaśnienie Elżbiety Wypych Kierownika Referatu Finansowego w sprawie stanu środków pieniężnych wykazanych w sprawozdaniu Rb-ST.. 11. Wyjaśnienie Elżbiety Wypych Kierownika Referatu Finansowego w sprawie numeracji faktur z dnia 23 września 2014 roku. 12. Wyjaśnienie referenta Krystyny Dopadlik w sprawie przyczyn opóźnienia w opłaceniu składki na PFRON za grudzień 2013 roku. 13. Protokół kontroli kasy z dnia 3 października 2014 roku. 14. Oświadczenie Skarbnika Gminy w sprawie prognozowanych wielkości w WPF. 15. Wykaz pobranego inkasa oraz prawidłowość rozliczenia i naliczenia prowizji. 16. Dane podatników objętych kontrolą dotyczące terminów złożenia deklaracji podatkowych, zgodność stawek podatku z uchwałami Rady Miejskiej w Zelowie w sprawie podatku od nieruchomości od osób prawnych. 17. Dane dotyczące terminowości doręczania decyzji wymiarowych i zgodności stawek podatku z uchwałami Rady Miejskiej w Zelowie w sprawie podatku od nieruchomości obowiązującymi w okresie kontrolowanym oraz zgodność podstawy opodatkowania z informacjami podatkowymi. 18. Tabela określająca podatników objętych kontrolą i posiadane przez nich pojazdy oraz przedstawiająca terminowość składania deklaracji na podatek od środków transportowych, zgodność zadeklarowanych stawek ze stawkami uchwalonymi przez Radę Gminy w latach 2013 – 2014. 19. Oświadczenie Wojciecha Ciabady – Kierownika Referatu Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa z dnia 2 października 20014 roku w sprawie zakresu spraw prowadzonych przez Zakład Usług Komunalnych w Zelowie.
______266 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
20. Oświadczenie Wojciecha Ciabady – Kierownika Referatu Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa z dnia 2 października 20014 roku w sprawie zakresu spraw dotyczących umów dzierżaw prowadzonych przez Referat. 21. Oświadczenie Wojciecha Ciabady – Kierownika Referatu Gospodarki Nieruchomościami i Rolnictwa z dnia 2 października 2014 roku w sprawie nieoddawania nieruchomości w zarząd i użytkowanie wieczyste. 22. Oświadczenie Marzanny Sochy – Kierownika Referatu Oświaty, Kultury, Sportu i Zdrowia w sprawie umowy zawartej z Zelowskim Klubem Sportowym „WŁÓKNIARZ” Zelów nr FN.3226.16.2013 z dnia 4 lutego 2013 roku. 23. Oświadczenie Agnieszki Mysłowskiej – Sekretarza Miasta z dnia 2 października 2014 roku w sprawie zadań Referatu` Oświaty, Kultury, Sportu i Zdrowia. 24. Oświadczenie Jadwigi Stróż – Skarbnika Miasta w sprawie wydzielonego rachunku dochodów własnych. 25. Oświadczenie Kierownika Referatu Organizacyjnego z dnia 7 października 2014 roku dot. zmiany zaszeregowania pracowników na stanowisku inspektora. 26. Wyjaśnienie Burmistrza Zelowa z dnia 29 sierpnia 2014 roku dotyczące różnicy 162,59 zł. 27. Zestawienie wszystkich złożonych ofert. 28. Wyjaśnienie Burmistrza Zelowa z dnia 29 sierpnia 2014 roku dotyczące oświadczenia z art. 17 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. 29. Wyjaśnienie Burmistrza Zelowa z dnia 27 sierpnia 2014 roku w zakresie osoby pełniącej funkcję Kierownika Zespołu – Inspektora koordynującego. 30. Wyjaśnienie Burmistrza Zelowa z dnia 29 sierpnia 2014 roku dotyczące zawartej umowy i wskazania w niej Kierownika Zespołu - Inspektora Koordynującego. 31. Szczegółowe zestawienie faktur wystawionych przez wykonawców zadania i kontrahentów. 32. Wyjaśnienie Urszuli Świerczyńskiej – Burmistrza Zelowa z dnia 25 sierpnia 2014 roku dot. zapytania w zakresie stosowania art. 7 i 29 ustawy Prawo zamówień publicznych. 33. Wyjaśnienia Urszuli Świerczyńskiej – Burmistrza Zelowa z dnia 25 i 27 sierpnia 2014 roku dot. zastosowania kryterium ceny w postępowaniu dot. zakupu samochodu. 34. Informacja Skarbnika Miasta z dnia 1 września 2014 roku w zakresie spisu z natury przeprowadzonego w Zespole Szkół Ogólnokształcących. 35. Informacja Skarbnika Miasta z dnia 1 września 2014 roku w zakresie inwentaryzacji przeprowadzonej w OSP. 36. Zapytanie kontrolujących z dnia 1 września 2014 roku z prośbą o szczegółowe opisanie przebiegu postępowań, których wynikiem było wykonanie remontów dróg o powierzchni asfaltowej w Gminie Zelów w 2011 roku. 37. Oświadczenie Grzegorza Lorka – Zastępcy Burmistrza Zelowa z dnia 3 września 2014 roku stanowiące odpowiedz na zapytanie kontrolujących z dnia 1 września 2014 roku. 38. Zapytanie kontrolujących z dnia 19 sierpnia 2014 roku z prośbą o wskazanie sposobu oszacowania wartości zamówienia i podstawę rozgraniczenia zamówień. 39. Oświadczenie Grzegorza Lorka – Zastępcy Burmistrza Zelowa z dnia 20 sierpnia
______267 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2014 roku w sprawie sposobu oszacowania wartości zamówienia i podstawy rozgraniczenia zamówień. 40. Oświadczenie Grzegorza Lorka – Zastępcy Burmistrza Zelowa z dnia 1 września 2014 roku w sprawie remontów dróg za lata 2012-2014. 41. Zapytanie kontrolujących z dnia 19 sierpnia 2014 roku z prośbą o wskazanie sposobu rozliczenia wykonanych prac wynikających z umów nr Fn.3226.89.2011 oraz Fn.3226.94.2011. 42. Oświadczenie Grzegorza Lorka – Zastępcy Burmistrza Zelowa z dnia 20 sierpnia 2014 roku stanowiące odpowiedz na zapytanie kontrolujących z dnia 19 sierpnia 2014 roku. 43. Oświadczenie Jadwigi Stróż – Skarbnika Miasta z dnia 2 września 2014 roku w sprawie zapłaty faktury nr DT/118/2011. 44. Oświadczenie Jadwigi Stróż – Skarbnika Miasta z dnia 3 września 2014 roku w sprawie ujęcia zobowiązania w sprawozdaniu Rb-28S, wraz z kopią części sprawozdania Rb-28S sporządzonego na dzień 31 grudnia 2011 roku. 45. Oświadczenie Grzegorza Lorka – Zastępcy Burmistrza Zelowa z dnia 5 września 2014 roku w sprawie procedur przyjętych w Urzędzie Miejskim w Zelowie. 46. Oświadczenie Anny Kurek - Kierownika Referatu Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska w sprawie składania ofert. 47. Zapytanie kontrolujących z dnia 20 sierpnia 2014 roku w sprawie dostaw dolomitu do naprawy dróg gminnych. 48. Oświadczenie Urszuli Świerczyńskiej – Burmistrza Zelowa z dnia 20 sierpnia 2014 roku w sprawie dostaw dolomitu do naprawy dróg gminnych. 49. Oświadczenie Anny Kurek - Kierownika Referatu Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska w sprawie zlecania napraw na poszczególnych odcinakach dróg gminnych w Gminie Zelów. 50. Wyjaśnienie z dnia 16 stycznia 2015 roku Burmistrz Zelowa. 51. Akta kontroli.
______268 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE ZELÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i podpisano w dniu 19 stycznia 2015 roku . Jeden egzemplarz protokołu wraz z załącznikami pozostawiono w Urzędzie Gminy w Zelowie.
Kierownika jednostki i Skarbnika poinformowano o przysługującym mu prawie odmowy podpisania protokołu i złożenia w ciągu 3 dni od daty jego otrzymania pisemnych wyjaśnień, co do przyczyn tej odmowy.
Kontrolujący: Jednostka kontrolowana:
...... (Sylwia Grochulska)
...... (Katarzyna Beata Rozen)
...... (Łukasz Szczepanik)
Kwituję odbiór 1 egzemplarza protokołu kontroli:
...... (data i podpis kierownika jednostki kontrolowanej)
______269