Lokaal bestuur Wingene

Arbeidsreglement Lokaal bestuur Wingene

Goedgekeurd door het College van Burgemeester en Schepenen d.d. 23 november 2020

Goedgekeurd door het Vast Bureau d.d. 23 november 2020

Lokaal bestuur Wingene

INHOUDSTAFEL

INHOUDSTAFEL ...... 2 ALGEMENE BEPALINGEN ...... 6 Artikel 1 – Toepassingsgebied ...... 6 Artikel 2 – Naleving van de bepalingen ...... 6 Artikel 3 – Mogelijke individuele afwijkingen ...... 6 Artikel 4 – Aanwervingen, verwittigingverplichting en indiensttreding ...... 6 AARD VAN HET OVEREENGEKOMEN WERK ...... 8 Artikel 5 – Principe ...... 8 Artikel 6 – Tijdelijk andere arbeid ...... 8 ARBEIDSDUUR ...... 9 Artikel 7 – Arbeidstijd ...... 9 Artikel 8 – Aanvang en einde van de werkdag ...... 9 Artikel 9 – Tijdstip en duur rusttijden ...... 9 Artikel 10 – Afwijking uurroosters ...... 9 Artikel 11 – Andere opdrachten ...... 9 Artikel 12 – Arbeidsonderbrekingen ...... 10 METING EN CONTROLE VAN DE ARBEID ...... 11 Artikel 13 – Principe ...... 11 Artikel 14 – Controle ...... 11 JAARKALENDER ...... 12 Artikel 15 – Feestdagen ...... 12 Artikel 16 – Jaarlijkse vakantiedagen ...... 12 OPZEGGINGSTERMIJNEN, VERBODEN HANDELINGEN, SANCTIES EN REDENEN VOOR DRINGEND ONTSLAG ...... 13 Artikel 17 – Opzeggingstermijnen ...... 13 Artikel 18 – Rechten en plichten en verboden handelingen ...... 13 Artikel 19 – Sancties, orde- en tuchtmaatregelen contractuele personeelsleden ... 14 Artikel 20 – Sancties, orde- en tuchtmaatregelen statutaire personeelsleden ...... 14 ARBEIDSONGESCHIKTHEID ...... 16 Artikel 21 – Principe ...... 16 Artikel 22 – Modaliteiten bij ziekte of ongeval ...... 16

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 2 Lokaal bestuur Wingene

Artikel 23 – Modaliteiten bij werkhervatting ...... 17 Artikel 24 – Modaliteiten bij arbeidsongeval of arbeidswegongeval ...... 18 BETALING VAN HET LOON ...... 19 Artikel 25 – Tijdstip ...... 19 Artikel 26 – Loonfiche ...... 19 Artikel 27 – Wijze van betalen ...... 19 RECHTEN EN PLICHTEN VAN HET TOEZICHTHOUDEND PERSONEEL ...... 20 Artikel 28 – Toezichthoudend personeel ...... 20 Artikel 29 – Taken ...... 20 Artikel 30 – Vervanger ...... 21 WELZIJN OP HET WERK ...... 22 Artikel 31 – Algemene bepalingen ...... 22 Artikel 32 – Preventie en bescherming...... 22 Artikel 33 – Werken met gevaarlijke machines ...... 22 Artikel 34 – Werkkledij en persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM’s) ...... 23 Artikel 35 – Orde en hygiëne ...... 23 Artikel 36 – Brandveiligheid ...... 23 Artikel 37 – Ongevallen en incidenten, eerste hulp en verbandkist ...... 24 (DIENST)VERPLAATSINGEN ...... 25 Artikel 38 ...... 25 Artikel 39 ...... 25 Rookverbod ...... 26 Artikel 40 ...... 26 BESCHERMING TEGEN PSYCHOSOCIALE RISICO’S, MET INBEGRIP VAN STRESS, GEWELD, PESTERIJEN EN ONGEWENST SEKSUEEL GEDRAG OP HET WERK ..... 27 Artikel 41 – Principe ...... 27 Artikel 42 – Begrippen ...... 27 Artikel 43 – Vertrouwenspersoon en preventieadviseur ...... 28 Artikel 44 – Preventiemaatregelen ...... 28 Artikel 45 – Procedure ...... 28 Artikel 46 - Register voor feiten van derden ...... 32 Artikel 47 – Bescherming tegen ontslag ...... 32 Artikel 48 – Sancties ...... 32

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 3 Lokaal bestuur Wingene

Artikel 49 – Misbruik van de procedure ...... 33 SLOTBEPALINGEN ...... 34 Artikel 50 ...... 34 Artikel 51 ...... 34 BIJLAGEN ...... 35 BIJLAGE 1: UURROOSTERS ...... 35 BIJLAGE 2: REGLEMENT VAN DE WERKTIJDREGELING ...... 42 BIJLAGE 3: INSPECTIEDIENSTEN EN ANDERE INLICHTINGEN ...... 47 BIJLAGE 4: BELEIDSVERKLARING ALCOHOL-, DRUGS EN MEDICATIEBELEID ...... 51 BIJLAGE 5: REGLEMENT GEOLOKALISATIESYSTEEM (TRACK & TRACE) ...... 70 BIJLAGE 6: REGLEMENT MOBIELE COMMUNICATIE ...... 72 BIJLAGE 7: PROCEDURE TEGEMOETKOMING BEELDSCHERMWERKBRIL ...... 79 BIJLAGE 8: GEDRAGSCODE SOCIALE MEDIA ...... 81 BIJLAGE 9: RE-INTEGRATIE ARBEIDSONGESCHIKTE PERSONEELSLEDEN ...... 85 BIJLAGE 10: REGLEMENT VOOR HET GEBRUIK VAN INTERNET EN E-MAIL ...... 90 BIJLAGE 11: GEDRAGSCODE VOOR INFORMATIEBEHEERDERS ...... 97 BIJLAGE 12: GEGEVENSBESCHERMING EN INFORMATIEVEILIGHEID ...... 99 BIJLAGE 13: IDENTIFICATIE EN VERNIETIGING VAN DRAGERS VAN PERSOONSGEGEVENS ...... 102 BIJLAGE 14: WACHTWOORDENBELEID ...... 103 BIJLAGE 15: RICHTLIJNEN CLEAN DESK ...... 106 BIJLAGE 16: REGLEMENT TELEWERK ...... 107 BIJLAGE 17: HET BESTUUR RESPECTEERT JOUW PRIVACY ...... 116 Medewerkers gerelateerde data ...... 116 Doel van de verwerking van de persoonsgegevens ...... 116 Rechtsgrond ...... 116 Rechten van personeelsleden ...... 116 Bewaarperiode...... 117 Vertrouwelijkheid ...... 117 Overmaken aan derden ...... 117 Functionaris gegevensbescherming ...... 117 Meer weten ...... 118

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 4 Lokaal bestuur Wingene

Een klacht indienen? ...... 118

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 5 Lokaal bestuur Wingene

ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 – Toepassingsgebied

Dit arbeidsreglement is van toepassing op alle personeelsleden van het lokaal bestuur Wingene. Het regelt de arbeidsvoorwaarden van de personeelsleden en dit ongeacht leeftijd, geslacht, nationaliteit, statutaire of contractuele tewerkstelling en ongeacht de duur of de aard van de arbeidsovereenkomst. Wat de bepalingen betreft die niet geregeld worden in dit arbeidsreglement, gelden de bepalingen van de rechtspositieregeling onverkort. De bijlagen bij dit arbeidsreglement maken er integraal deel van uit. Artikel 2 – Naleving van de bepalingen

Alle personeelsleden kunnen op eenvoudig verzoek schriftelijk of via mail een exemplaar van de rechtspositieregeling en het arbeidsreglement, inclusief de wijzigingen en aanvullingen, ontvangen van de dienst HR. De rechtspositieregeling en het arbeidsreglement zullen ook ter beschikking staan op het intranet. Voor de personeelsleden, die geen toegang hebben tot een pc op het werk, zal een exemplaar van de rechtspositieregeling en het arbeidsreglement ter beschikking liggen bij de dienst HR. Daarnaast bezorgt de leidinggevende een toelichting rond welzijn op het werk , preventiebeleid en geldende veiligheidsvoorschriften. Zowel het bestuur als de personeelsleden, voor zover zij een exemplaar hebben ontvangen, worden geacht onderhavig reglement te kennen en te aanvaarden en verbinden zich ertoe al de voorschriften ervan na te leven. Artikel 3 – Mogelijke individuele afwijkingen

Het arbeidsreglement regelt de arbeidsvoorwaarden van alle personeelsleden van het lokaal bestuur Wingene Onverminderd de wettelijke en reglementaire bepalingen mag in individuele gevallen afgeweken worden van dit arbeidsreglement. Deze afwijking moet voor contractuele personeelsleden schriftelijk worden vastgesteld en als addendum aan de arbeidsovereenkomst worden toegevoegd. Voor statutaire personeelsleden geldt het principe van de veranderlijkheid van de openbare dienst. Artikel 4 – Aanwervingen, verwittigingverplichting en indiensttreding

§1. Alle aanwervingen gebeuren overeenkomstig de bepalingen van de rechtspositieregeling. §2. Met het oog op een juiste toepassing van de sociale en fiscale wetgeving en de correcte uitbetaling van het loon zal de medewerker bij de indiensttreding zijn naam, zijn adres, zijn verblijfplaats, zijn rijksregisternummer, zijn burgerlijke staat, zijn gezinstoestand, zijn nationaliteit en zijn bankrekeningnummer meedelen. De medewerker zal bij wijziging van deze persoonlijke gegevens onmiddellijk de dienst HR hiervan op de hoogte brengen. Bij fouten of onregelmatigheden ten gevolge van niet of niet correct verschafte informatie kan het bestuur in geen geval aansprakelijk gesteld worden. §3. Bij de indiensttreding zal het diensthoofd of een daartoe door het diensthoofd aangeduid personeelslid, zijnde een peter of een meter, het nieuwe personeelslid in zijn werking inleiden en informeren over zijn/haar taakomschrijving. Daarnaast zal hij/zij het nieuwe personeelslid wegwijs maken in de gehele organisatie, de cultuur en de missie en visie van het bestuur. De leidinggevende informeert het nieuwe personeelslid over bestaande regels inzake:

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 6 Lokaal bestuur Wingene

 rechten en verplichtingen, voortvloeiend uit rechtspositieregeling en arbeidsreglement  mogelijkheden binnen loopbaan  salaris en procedure rond uitbetaling salaris  uurregeling en verlofregeling  werktijdregeling  communicatie- en informatiekanalen binnen Wingene  welzijnsbeleid De leidinggevende tekent vervolgens onder zijn naam een document waaruit blijkt dat in het kader van zijn taken de nodige inlichtingen en instructies werden verstrekt met betrekking tot het welzijn op het werk. Dit document moet worden bijgehouden door de preventiedienst.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 7 Lokaal bestuur Wingene

AARD VAN HET OVEREENGEKOMEN WERK

Artikel 5 – Principe

Ieder personeelslid moet de arbeid verrichten waarvoor het werd aangeworven. Dit is duidelijk en omstandig in de functiebeschrijving vermeld. Zowel het bestuur als de personeelsleden, voor zover zij een exemplaar hebben ontvangen, worden geacht onderhavig reglement te kennen en te aanvaarden en verbinden zich ertoe al de voorschriften ervan na te leven. Een wijziging van de functiebeschrijving zal onmiddellijk meegedeeld worden. Artikel 6 – Tijdelijk andere arbeid

Ieder personeelslid moet de arbeid verrichten zoals bepaald in artikel 5. Het bestuur kan na overleg met de medewerker en mits de nodige motivatie, aan een personeelslid voorstellen om tijdelijk een andere bij zijn lichamelijke en verstandelijke geschiktheden passende arbeid te verrichten om de werking van de organisatie niet in het gedrang te brengen. Voor dat vervangingswerk zal geen lager loon worden betaald dan het loon dat de medewerker voordien verdiende. Het mag tevens geen negatieve invloed hebben op de doorstromingsmogelijkheden in de functionele loopbaan en op de evaluatie. De uitoefening van een hogere functie wordt geregeld in de rechtspositieregeling

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 8 Lokaal bestuur Wingene

ARBEIDSDUUR

Artikel 7 – Arbeidstijd

§1.Een gemiddelde voltijdse arbeidsweek, overeengekomen in het bestuur, omvat 5 werkdagen en duurt 38 uur. De arbeidsduur mag maximaal 11u per dag en maximaal 50u per week bedragen, met uitzondering van de gevallen opgesomd in artikel 5 en 8 van de arbeidstijdenwet van 14 december 2000. §2. Bij overschrijding in de gevallen en onder de voorwaarden voorzien in de wet, moet de wekelijkse arbeidsduur gemiddeld geëerbiedigd worden over de referentieperiode van 4 maanden. Voor de deeltijdse personeelsleden waarvan de wekelijkse arbeidsduur variabel is, zal de gemiddelde arbeidsduur berekend worden over de referentieperiode van 4 maanden. §3. Als normale rustdagen worden beschouwd: de zondagen, de zaterdag, de feestdagen, de dagen die een feestdag vervangen, de facultatieve verlofdagen en het reglementair verlof. Het personeel tewerkgesteld onder het beurtrolstelsel dat op rustdagen van dienst is geweest, zal recht hebben op inhaalrust. Artikel 8 – Aanvang en einde van de werkdag

De aanvang en het einde van de gewone arbeidsdagen, het tijdstip en de duur van de rusttijden en de dagen van regelmatige onderbreking van de arbeid, worden bepaald door de uurroosters die op de personeelsleden van toepassing zijn. Artikel 9 – Tijdstip en duur rusttijden

Behoudens specifieke uurroosters die als bijlage vermeld worden is er rusttijd voorzien conform de arbeidstijdwet of de arbeidswet. Deze rusttijd geldt niet als arbeidstijd. Artikel 10 – Afwijking uurroosters

Indien van de normale uurroosters wordt afgeweken, wordt dit ten minste vijf werkdagen vooraf ter kennis gebracht aan de betrokken personeelsleden via elektronisch bericht. In uitzonderlijke en dringende omstandigheden kan de leidinggevende afwijken van bovenstaande bepaling door de medewerker telefonisch te verwittigen van het afwijkende uurrooster. Dit bericht vermeldt de datum van inwerkingtreding en de periode tijdens dewelke het afwijkende uurrooster van toepassing is. Dit bericht blijft geldig zolang het afwijkende uurrooster van toepassing is. Het vervangen van een personeelslid of het veranderen van ploeg wordt niet beschouwd als een afwijking van de normale uurroosters. De collectieve afwijking kan maar na overleg met de vakbonden. Artikel 11 – Andere opdrachten

Indien bepaalde personeelsleden belast worden met andere opdrachten die betrekking hebben op hun functioneren binnen het bestuur, dan worden deze opdrachten bij voorkeur tijdens de diensturen gepland.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 9 Lokaal bestuur Wingene

Artikel 12 – Arbeidsonderbrekingen

Het niet respecteren van het uurrooster belemmert de goede gang van zaken binnen het bestuur en kan aanleiding geven tot sancties voorzien in dit arbeidsreglement voor de contractuele personeelsleden en voor de statutaire personeelsleden tot tuchtsancties behalve indien de vertragingen te wijten zijn aan een oorzaak buiten de wil van de medewerker.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 10 Lokaal bestuur Wingene

METING EN CONTROLE VAN DE ARBEID

Artikel 13 – Principe

De personeelsleden dienen aanwezig te zijn op de plaats waar hun arbeid moet worden verricht, op het in hun uurrooster bepaalde beginuur; met inachtname van de voorziene rusttijden dienen zij aan het werk te blijven tot het einduur. Het is de personeelsleden verboden de dienst te verlaten gedurende de diensturen zonder toelating van het diensthoofd. Artikel 14 – Controle

Het uur van aankomst, vertrek en de opgenomen pauzes worden bijgehouden volgens het reglement van de werktijdregeling. Het reglement van de werktijdregeling wordt als bijlage bij dit reglement gevoegd.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 11 Lokaal bestuur Wingene

JAARKALENDER

Artikel 15 – Feestdagen

§1. De personeelsleden hebben recht op een betaalde vakantie voor feestdagen, zoals bepaald in de rechtspositieregeling. §2. Bepalingen omtrent de feestdagen zijn opgenomen in het reglement van de werktijdregeling, toegevoegd in bijlage. Artikel 16 – Jaarlijkse vakantiedagen

De personeelsleden hebben recht op jaarlijkse vakantiedagen zoals bepaald in de rechtspositieregeling.

De jaarlijkse vakantie wordt met een periode van dienstactiviteit gelijkgesteld. Het wordt opgenomen naar keuze van de medewerker en met inachtneming van de behoeften van de dienst.

Bij aanvragen voor vakantie of compensatie wordt bij de toekenning in eerste instantie rekening gehouden met de noden van de dienst. Indien bij meerdere aanvragen voor een zelfde periode een keuze moet gemaakt worden tussen personeelsleden, wordt rekening gehouden met de medewerker wiens partner collectief verlof heeft, in tweede instantie wordt ook rekening gehouden met de personeelsleden met kinderen jonger dan 16 jaar.

Langere vakantieperiodes (méér dan één week) worden minstens één maand op voorhand, en bij voorkeur voor 15 maart voor de zomervakanties, aangevraagd onverminderd de bepalingen voor de specifieke werktijdregeling. Voor de overige vakantiedagen wordt de aanvraag beoordeeld door het diensthoofd en wordt rekening gehouden met de werking van de dienst.

De medewerker kan vier dagen vakantie nemen zonder dat het dienstbelang kan worden ingeroepen om de vakantie te weigeren.

Het jaarlijks vakantieverlof wordt opgenomen voor het einde van de kerstvakantie, met uitzondering van 5 verlofdagen die kunnen overgedragen worden naar het volgend jaar. Bij gemotiveerde vraag kan de algemeen directeur toestaan dat deze beperking niet van toepassing is.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 12 Lokaal bestuur Wingene

OPZEGGINGSTERMIJNEN, VERBODEN HANDELINGEN, SANCTIES EN REDENEN VOOR DRINGEND ONTSLAG

Artikel 17 – Opzeggingstermijnen

Op het statutair personeel gelden de bepalingen van de rechtspositieregeling. Op het contractueel personeel zijn de opzeggingstermijnen vermeld in de wet op de arbeidsovereenkomsten (wet 3 juli 1978) van toepassing. Artikel 18 – Rechten en plichten en verboden handelingen

De rechten en plichten van de personeelsleden staan beschreven in de deontologische code voor het personeel. Het is de personeelsleden verboden: - gereedschappen, werktuigen of machines te gebruiken of in werking te stellen welke niet aan de medewerker werden toevertrouwd of onder diens toezicht geplaatst; - te roken in alle lokalen behalve de lokalen waar het expliciet wordt toegelaten; - andere personen in de organisatie binnen te leiden zonder daarvoor de toestemming te hebben; - drukwerken of gelijkaardige berichten (syndicale berichten uitgezonderd) te verdelen of uit te hangen, vergaderingen te houden, propaganda te voeren, bijdragen te innen, collecten te doen of voorwerpen te koop aan te bieden op de werkplaats, zonder de uitdrukkelijke toestemming van het bestuur; - alcoholische dranken en andere genotsmiddelen op de werkplaats te brengen en te nuttigen ; - op de werkvloer onder invloed te zijn van verdovende middelen (alcohol, drugs, bepaalde medicatie,..); - persoonlijke bezoeken te ontvangen en persoonlijke telefoongesprekken te voeren, behalve in geval van dringendheid en mits voorafgaande toestemming van het diensthoofd; - persoonlijk werk mee te brengen en uit te voeren; - geschenken of gelden te aanvaarden die een sfeer of schijn van partijdigheid kunnen doen ontstaan waardoor het lijkt dat de personeelsleden niet langer onpartijdig, onafhankelijk en objectief kunnen beslissen; - goederen of enig materiaal dat aan het bestuur en de diensten toebehoort te vervreemden. De personeelsleden waarvoor dienstkledij, beschermkledij en beschermmiddelen ter beschikking wordt gesteld, zijn verplicht deze dienstkledij te dragen tijdens hun diensturen. Behoudens in voorziene gevallen of aan daartoe gemachtigde personeelsleden, is het niet toegelaten zich in dienstkledij buiten de diensten en instellingen te begeven. De personeelsleden leven nauwgezet en op onvoorwaardelijke wijze de voorschriften na die van kracht zijn binnen het bestuur betreffende de neutraliteit, dit met het oog op het vrijwaren van een vreedzame en verdraagzame werkplaats. De personeelsleden zijn verplicht om zich op de werkvloer en in relatie tot derden, met wie ze in opdracht van de organisatie in contact komen, neutraal te gedragen op religieus, politiek en filosofisch vlak. De personeelsleden moeten deze neutraliteit ook respecteren in hun kledij. Daarom is het hen verboden om op de werkplaats zichtbare tekens te dragen van hun politieke, filosofische en religieuze overtuigingen en/of elk ritueel dat daaruit voortvloeit te manifesteren.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 13 Lokaal bestuur Wingene

Artikel 19 – Sancties, orde- en tuchtmaatregelen contractuele personeelsleden

Elke inbreuk op de bepalingen van dit arbeidsreglement, op de verplichtingen bepaald in de arbeidsovereenkomst en aan de verplichtingen opgelegd door artikel 17 van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten, die niet aanzien worden als een zwaarwichtige reden voor onmiddellijke verbreking van de arbeidsrelatie, kan aanleiding geven tot het einde van de overeenkomst in overeenstemming met de bepalingen van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten.

Ontslag wegens dringende redenen: Onder voorbehoud van de beoordelingsbevoegdheid van de arbeidsrechtbank, kunnen binnen het bestuur onder andere de volgende, niet limitatief opgesomde handelingen beschouwd worden als ernstige tekortkomingen die elke professionele samenwerking onmiddellijk en definitief onmogelijk maken: - inbreuken die als zware fout worden beschouwd in het reglement tijdsregistratie (bijlage); - ongewettigde afwezigheid na schriftelijke ingebrekestelling; - zware beledigingen en immoraliteit; - voorleggen van valse attesten; - druggebruik, dealen van drugs, alcoholintoxicatie en dronkenschap; - diefstal en plegen van geweld; - herhaaldelijke kleinere fouten die blijven duren na een schriftelijke vermaning, inbegrepen herhaalde kortere afwezigheden zonder grondige reden, het herhaald te laat komen of te vroeg vertrekken; - opzettelijk schade toebrengen aan machines en programmatuur; - overtreden van elementaire veiligheidsvoorschriften; - herhaaldelijke ongerechtvaardigde afwezigheid en afwezigheid zonder verwittiging, na schriftelijke ingebrekestelling; - de weigering een onder de functie-inhoud vallende opdracht uit te voeren; - aan derden een inlichting, gedekt door het beroepsgeheim, bekend maken; - alles wat strijdig is met de goede zeden; - in het algemeen, het niet-naleven der voorschriften vervat in de individuele overeenkomst of in dit reglement.

Artikel 20 – Sancties, orde- en tuchtmaatregelen statutaire personeelsleden

Voor het statutair personeel is de tuchtprocedure zoals voorzien in artikel 200 van het Decreet Lokaal Bestuur van toepassing. De volgende tuchtstraffen kunnen worden opgelegd: - de blaam; - de inhouding van salaris; - de schorsing met inhouding van salaris; - het ontslag van ambtswege; - de afzetting. Indien aldus overeenkomstig de bepalingen van het decreet lokaal bestuur een vast benoemd personeelslid tijdelijk moet worden verwijderd in het belang van de dienst, spreekt het bestuur een preventieve schorsing uit bij wijze van ordemaatregel.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 14 Lokaal bestuur Wingene

Handelt de medewerker in strijd met de bepalingen van de deontologische code, de rechtspositieregeling of dit arbeidsreglement, kan het door de aanstellende overheid onderworpen worden aan een tuchtonderzoek met een eventuele tuchtsanctie tot gevolg. Alvorens de tuchtoverheid overgaat tot het eventueel opleggen van een tuchtsanctie wordt de medewerker gehoord en kan hij zich laten bijstaan door een verdediger van zijn keuze.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 15 Lokaal bestuur Wingene

ARBEIDSONGESCHIKTHEID

Artikel 21 – Principe

De medewerker dat afwezig is wegens ziekte of wegens een ongeval krijgt ziekteverlof. Overeenkomstig artikel 31 van de Arbeidsovereenkomstenwet wordt de arbeidsovereenkomst van het contractuele personeelslid geschorst. De medewerker met ziekteverlof staat onder het toezicht van het geneeskundig controleorgaan dat wordt aangeduid door het bestuur. Artikel 22 – Modaliteiten bij ziekte of ongeval

In geval van arbeidsongeschiktheid wegens ziekte of ongeval dient de medewerker volgende richtlijnen in acht te nemen.

Verwittiging

De medewerker moet steeds spontaan zijn dienst onmiddellijk op de hoogte brengen van zijn arbeidsongeschiktheid.

Onder het begrip 'onmiddellijk' dient te worden verstaan:

- ten laatste voor het aanvangsuur van de dienstprestaties;

- ten laatste binnen de verwittigingstermijn.

De verwittiging moet steeds persoonlijk en telefonisch gebeuren bij de leidinggevende van de dienst waar de medewerker is tewerkgesteld of bij een centraal contactpunt zoals vastgelegd in het arbeidsreglement.

De medewerker geeft tevens de verblijfplaats door waar het zich gedurende de periode van afwezigheid bevind en de vermoedelijke duur van de afwezigheid van zodra hierover duidelijkheid is.

Het statutaire personeelslid dat, behoudens overmacht, nalaat zijn dienst onmiddellijk op de hoogte te brengen van zijn arbeidsongeschiktheid, wordt ambtshalve in de stand non-activiteit gesteld met verlies van salaris voor de dagen van ongeschiktheid die de dag van deze verwittiging voorafgaan.

Het contractuele personeelslid heeft voor deze periode geen recht op salaris.

Attest arbeidsongeschiktheid

Elke afwezigheid wegens arbeidsongeschiktheid moet gestaafd worden door een attest van arbeidsongeschiktheid behalve wanneer de medewerker in de loop van een werkdag arbeidsongeschikt wordt en de eerstvolgende werkdag het werk hervat.

Dit attest moet, behoudens overmacht, binnen de twee werkdagen na de dag van de aanvang van de arbeidsongeschiktheid per post of digitaal zijn verzonden ten aanzien van de dienst HR.

Het origineel attest moet op verzoek kunnen voorgelegd worden. De bewaartermijn is drie maanden.

Attesten van arbeidsongeschiktheid die louter en alleen gebaseerd zijn op een verklaring van de medewerker en niet op een diagnose worden niet aanvaard. Ook geantedateerde attesten worden niet aanvaard.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 16 Lokaal bestuur Wingene

Wordt het attest na de voorgeschreven termijn bezorgd, dan wordt het statutaire personeelslid ambtshalve in de stand non-activiteit gesteld met verlies van salaris voor de dagen van ongeschiktheid die de verzending van het attest voorafgaan.

Het contractuele personeelslid heeft voor deze periode geen recht op salaris.

Op het attest van arbeidsongeschiktheid moeten volgende gegevens opgenomen staan :

- de identiteit van de medewerker (voornaam, naam, geboortedatum, dienst, woonplaats);

- de verblijfplaats tijdens de werkonbekwaamheid (ook ziekenhuis);

- de vermelding dat de medewerker arbeidsongeschikt is;

- de oorzaak van de arbeidsongeschiktheid (ziekte of een ongeval, een verondersteld arbeidsongeval, ziekenhuisopname);

- de vermelding of het gaat om herval;

- de vermelding of de medewerker al dan niet de woning mag verlaten;

- de vermoedelijke duur van de arbeidsongeschiktheid (met begin- en einddatum);

- de stempel, de handtekening van de arts en de datum van consultatie.

Verlenging arbeidsongeschiktheid

Er moet opnieuw een ziekmelding gebeuren en een attest van arbeidsongeschiktheid ingestuurd worden in geval van verlenging van de arbeidsongeschiktheid alsook bij herval volgens dezelfde modaliteiten die gelden bij de initiële arbeidsongeschiktheid.

Er moet echter geen nieuw attest van arbeidsongeschiktheid ingestuurd worden in geval van herval na een vrijwillige vervroegde werkhervatting voor de duur van het nog lopende attest.

Controlearts

Het bestuur kan de gemelde arbeidsongeschiktheid laten controleren door een controlearts. De modaliteiten hieromtrent worden bepaald in de rechtspositieregeling.

Artikel 23 – Modaliteiten bij werkhervatting

1. Verplicht ‘onderzoek bij werkhervatting’ Na minstens vier opeenvolgende weken afwezigheid wegens om het even welke ziekte, aandoening, ongeval of wegens bevalling, worden de personeelsleden tewerkgesteld in een veiligheidsfunctie, een functie met verhoogde waakzaamheid of een activiteit met welbepaald risico, verplicht aan een onderzoek bij werkhervatting onderworpen. Op verzoek van de medewerker of wanneer de preventieadviseur-arbeidsarts het nodig oordeelt wegens de aard van de ziekte, de aandoening of het ongeval, kan het onderzoek bij werkhervatting plaatsvinden na een afwezigheid van kortere duur. Dit onderzoek gebeurt ten vroegste op de dag waarop het werk of de dienst wordt hernomen en ten laatste op de tiende werkdag daarna.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 17 Lokaal bestuur Wingene

2. Facultatief ‘onderzoek bij werkhervatting op vraag van de medewerker Alle personeelsleden, ook al zijn zij niet onderworpen aan het verplicht gezondheidstoezicht, hebben het recht om, vooraleer zij het werk hervatten, een bezoek te brengen aan de preventieadviseur- arbeidsarts met het oog op een eventuele aanpassing van hun werkpost. Zij kunnen rechtstreeks bij de preventieadviseur-arbeidsarts een bezoek voorafgaand aan de werkhervatting vragen. Vanaf het ogenblik dat hij een aanvraag ontvangt, verwittigt de preventieadviseur-arbeidsarts het bestuur, tenzij de medewerker hiermee niet akkoord is. Hij nodigt de medewerker uit voor een bezoek voorafgaand aan de werkhervatting dat plaatsvindt binnen een termijn van tien werkdagen volgend op de dag van de ontvangst van de aanvraag. De preventieadviseur-arbeidsarts onderzoekt de werkpost van de medewerker zo spoedig mogelijk met het oog op het onderzoek van de mogelijkheden tot aanpassing van deze post. Het bestuur neemt de verplaatsingskosten van de medewerker voor het bezoek voorafgaand aan de werkhervatting voor zijn rekening. 3. Vervroegde werkhervatting De medewerker heeft het recht om het werk te hervatten op een vroegere datum dan bepaald in het geneeskundig getuigschrift. De medewerker dient geen nieuw geneeskundig getuigschrift in te dienen waarin staat dat het opnieuw arbeidsgeschikt is. In het kader van de arbeidsongevallenverzekering is het wel aangewezen dat de medewerker het bestuur hiervan tijdig en minstens één dag op voorhand verwittigt. In dit geval kan het bestuur een onderzoek bij de arbeidsarts vragen wanneer de medewerker een risicofunctie uitvoert en minstens 4 weken afwezig was. 4. Gedeeltelijke werkhervatting De medewerker kan vragen om zijn prestaties gedeeltelijk te hervatten (“progressieve werkhervatting”). Voor statutaire personeelsleden gelden de bepalingen van de rechtspositieregeling. Contractuele personeelsleden hebben hiervoor de toestemming van de adviserend arts van het ziekenfonds nodig. Als de medewerker zijn functie niet volledig kan hervatten, is het bestuur niet verplicht om op de vraag tot gedeeltelijke werkhervatting in te gaan. 5. Werkhervatting in het kader van een re-integratietraject Indien met het oog op de werkhervatting een re-integratietraject wordt aangevraagd, dient rekening te worden gehouden met de bepalingen voorzien in bijlage 9. Voor statutaire personeelsleden gelden tevens de bepalingen van de rechtspositieregeling. Contractuele personeelsleden hebben hiervoor in voorkomend geval de toestemming van de adviserend arts van het ziekenfonds nodig.’ Artikel 24 – Modaliteiten bij arbeidsongeval of arbeidswegongeval

De medewerker dat slachtoffer is van een arbeids(weg)ongeval, zal zo vlug als mogelijk de dienst HR op de hoogte brengen, ook al heeft dit ongeval geen arbeidsongeschiktheid tot gevolg. De medewerker geeft een volledige toelichting, indien het hiertoe in staat is, over de omstandigheden waarin het ongeval zich heeft voorgedaan. Het bezorgt de identiteit van eventuele getuigen indien die aanwezig waren. Indien de medewerker zelf niet in staat is een aangifte te doen, kan een ander personeelslid of een vakbondsafgevaardigde, dit doen, indien hij het ongeval heeft zien gebeuren. Zijn aangifte moet volledig en waarheidsgetrouw zijn. De leidinggevende vult het document “Registratie van een arbeidsongeval” in en bezorgt dit aan de dienst HR. Dit document is bedoeld als eerste intern onderzoek van de oorzaken van het ongeval en als voorstel van maatregelen. De leidinggevende is bij wet verplicht dit eerste onderzoek uit te voeren.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 18 Lokaal bestuur Wingene

BETALING VAN HET LOON

Artikel 25 – Tijdstip

Inzake de uitbetaling van het loon is de rechtspositieregeling van toepassing. Alle personeelsleden worden bezoldigd per maand. Dit gebeurt vooraf voor het vastbenoemd personeel en na de vervallen termijn voor het contractueel personeel. De uitbetaling van het loon voor de vastbenoemden gebeurt uiterlijk de derde laatste werkdag van de maand. De contractanten worden betaald uiterlijk de derde laatste werkdag van de maand waarin de prestaties zijn geleverd. Artikel 26 – Loonfiche

Ieder personeelslid ontvangt een (digitale) loonfiche, die betrekking heeft op de weddeberekening van het hem/haar uitgekeerde loon. Op persoonlijk verzoek zal aan elk personeelslid uitleg door de dienst HR worden verschaft. Indien bij de berekening of bij de vaststelling van de maatstaven, die aan de grondslag liggen van de berekening van het salaris, een vergissing werd begaan, zal de partij die deze vergissing opmerkt, onmiddellijk de tegenpartij hiervan in kennis stellen. Het bestuur creëert de mogelijkheid om de loonfiche op een veilige manier digitaal ter beschikking te stellen van de medewerker. Het bestuur waarborgt dat de digitale loonfiche inhoudelijk overeenstemt met de loonbrief in papieren vorm. De medewerker die kiest voor het gebruik van digitale loonfiche zal geen loonbrieven in papieren vorm meer ontvangen, zolang hij zijn keuze niet herroept. De digitale loonfiches zullen worden opgeslagen door het bestuur via Cipal Schaubroeck dat optreedt als elektronische archiveringsdienst. De medewerker kan de loonfiches raadplegen op een beveiligde manier via Cipal Schaubroeck door in te loggen met het rijksregisternummer. Artikel 27 – Wijze van betalen

De betaling geschiedt in giraal geld door overschrijving op een bank- of postrekening mits schriftelijke toestemming van de medewerker. Bij het ontbreken van een toestemming of uitdrukkelijke weigering gebeurt de betaling per circulaire cheque. De gebeurlijke loonafstanden en beslagen op het loon worden eveneens van het uit te betalen loon afgehouden in toepassing van de geldende wetgeving.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 19 Lokaal bestuur Wingene

RECHTEN EN PLICHTEN VAN HET TOEZICHTHOUDEND PERSONEEL

Artikel 28 – Toezichthoudend personeel

De algemeen directeur, de financieel directeur en de leidinggevende personeelsleden zijn belast met de leiding en het toezicht over het werk. Artikel 29 – Taken

Alle personeel belast met de leiding en het toezicht over het werk, vervangt de hogere leiding van het bestuur, elk volgens de hun verleende bevoegdheid. Zij zijn verantwoordelijk voor de goede gang van het werk en voor de naleving van de geldende arbeidsvoorwaarden. In het bijzonder zijn zij belast met : - de controle op de aanwezigheid ; - de werkverdeling ; - de controle op het naleven van de dienstnota’s - de controle op de prestaties van de onder toezicht staande personeelsleden ; - het behoud van de orde en de rust in de dienst ; - de goede werking van de dienst ; - de inachtneming van alle maatregelen inzake het welzijn van het personeel: Hiertoe hebben zij de volgende taken : o voorstellen en adviezen formuleren aan het bestuur in het kader van het dynamisch risicobeheersingssysteem; o ongevallen en incidenten die zich op de arbeidsplaats hebben voorgedaan onderzoeken en maatregelen voorstellen om dergelijke ongevallen en incidenten te voorkomen; o een effectieve controle uitoefenen op de arbeidsmiddelen, de collectieve en persoonlijke beschermingsmiddelen en de gebruikte stoffen en preparaten teneinde onregelmatigheden vast te stellen en maatregelen te nemen om hieraan een einde te maken; o tijdig het advies inwinnen van de Diensten voor Preventie en Bescherming op het werk; o controleren of de verdeling van de taken op een zodanige wijze geschiedt dat de verschillende taken worden uitgevoerd door de personeelsleden die de daartoe vereiste bekwaamheid hebben en de vereiste opleiding en instructies hebben ontvangen; o waken over de naleving van de instructies die in toepassing van de wetgeving inzake het welzijn van de personeelsleden bij de uitvoering van hun werk moeten worden verstrekt; o zich ervan vergewissen dat de personeelsleden de inlichtingen die zij gekregen hebben in toepassing van de wetgeving inzake het welzijn van de personeelsleden bij de uitvoering van hun werk goed begrijpen en in praktijk brengen; o het onthaal van elke beginnend personeelslid organiseren en een ervaren personeelslid aanduiden die ermee belast is deze te begeleiden. Het door het bestuur aangeduide hiërarchische overste, belast met het verzekeren van het onthaal, tekent onder zijn naam een document waaruit blijkt dat in het kader van zijn taken de nodige inlichtingen en instructies werden verstrekt met betrekking tot het welzijn op het werk.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 20 Lokaal bestuur Wingene

In de eerste plaats dient gezegd dat de hiërarchische lijn, d.w.z., de diensthoofden, de ploegbazen, verantwoordelijk zijn voor de veiligheid van hun personeel. Veiligheid is even belangrijk als de andere verantwoordelijkheden en mag niet los gezien worden van het dagelijks beleid. De hiërarchische lijn is belast met de uitvoering van het door het bestuur vastgelegde welzijnsbeleid. Dit houdt in dat zij ervoor zorgen dat dit beleid in praktijk wordt gebracht.. In deze hoedanigheid beschikken zij over de bevoegdheid om vaststellingen te doen. Zij hebben het recht vast te stellen dat een personeelslid dat zich op het werk aanbiedt, klaarblijkelijk niet geschikt is om te werken en hem te verbieden het werk te beginnen. Het toezichthoudend personeel is ertoe gehouden de regels van rechtvaardigheid, beleefdheid en welvoeglijkheid in acht te nemen. Klachten mogen niet in aanwezigheid van derden worden geuit. Artikel 30 – Vervanger

Wanneer iemand van het toezichthoudend personeel afwezig is, wordt hij/zij vervangen; de plaatsvervanger verkrijgt daardoor dezelfde rechten en plichten.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 21 Lokaal bestuur Wingene

WELZIJN OP HET WERK

Artikel 31 – Algemene bepalingen

Orde en netheid vormen de eerste vereiste om veilig te kunnen werken met aandacht voor het leefmilieu. Personeelsleden dienen hun collega’s indien nodig te motiveren dit te doen. Veilig werken is het resultaat van aandacht en concentratie op de uit te voeren taak. Factoren die storend kunnen werken, moeten derhalve worden vermeden. In toepassing van de welzijnswet voorziet het bestuur o.a. de nodige sociale voorzieningen die ter beschikking van het personeel staan. Artikel 32 – Preventie en bescherming Ieder personeelslid moet tijdens zijn werk zorg dragen voor zijn eigen veiligheid en gezondheid en die van de andere personeelsleden waarmee hij samenwerkt. Daartoe moeten de medewerkers, overeenkomstig hun vermogen, opleiding en verantwoordelijkheid de instructies gegeven door de leidinggevende/het bestuur navolgen, inzonderheid: 1. op de juiste wijze gebruik maken van machines, toestellen, gereedschappen, gevaarlijke stoffen, vervoermiddelen en andere middelen; 2. op de juiste wijze gebruik maken van de persoonlijke beschermingsmiddelen die hun ter beschikking zijn gesteld; 3. het bestuur en de preventieadviseur onmiddellijk op de hoogte brengen van iedere werksituatie waarvan zij redelijkerwijs kunnen vermoeden dat deze een ernstig en onmiddellijk gevaar voor de veiligheid en de gezondheid met zich brengt, alsmede van elk vastgesteld gebrek in de beschermingssystemen; 4. bijstand verlenen aan het bestuur en de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk, zolang dat nodig is om hen in staat te stellen alle taken uit te voeren of aan alle verplichtingen te voldoen die met het oog op het welzijn van de personeelsleden bij de uitvoering van hun werk zijn opgelegd; 5. Bijstand verlenen aan de werkgever en de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk, zolang dat nodig is, opdat de werkgever ervoor kan zorgen dat het arbeidsmilieu en de arbeidsomstandigheden veilig zijn en geen risico's opleveren voor de veiligheid en de gezondheid binnen hun werkterrein;

6. Op positieve wijze bijdragen tot het preventiebeleid dat wordt tot stand gebracht in het kader van de bescherming van de werknemers tegen psychosociale risico’s op het werk, zich onthouden van iedere daad van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk en zich onthouden van elk wederrechtelijk gebruik van de klachtenprocedure. De bijzondere veiligheidsvoorschriften – opgesteld door de leidinggevende en de preventieadviseur – die door het personeel in acht moeten worden genomen zullen telkens als het vereist is ter kennis van het personeel worden gebracht. Artikel 33 – Werken met gevaarlijke machines Veilig werken met machines houdt in dat de medewerker zorg draagt voor zijn eigen veiligheid, maar ook voor die van anderen. Daarom zijn de personeelsleden ertoe gehouden nooit machines onbewaakt achter te laten. De algemene en specifieke veiligheidsinstructies dienen te allen tijde te worden gerespecteerd. Specifieke veiligheidsvoorzieningen mogen onder geen beding uitgeschakeld worden “om gemakkelijker of vlugger te kunnen werken”.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 22 Lokaal bestuur Wingene

Gebreken, onvoldoende functionerende beveiligingen, het in slechte staat zijn van gereedschappen en machines, … dienen onmiddellijk aan de direct leidinggevende gemeld te worden, die het op zijn beurt aan de preventieadviseur dient over te maken en de nodige maatregelen treft opdat onveilige arbeidsmiddelen niet meer kunnen gebruikt worden. Het is de personeelsleden verboden zelf enige herstellings- of onderhoudswerken uit te voeren, tenzij zij hiervoor zelf de bevoegdheid of de opdracht hebben gekregen. Artikel 34 – Werkkledij en persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM’s)

De aanstellende overheid kan aan sommige ambten of aan de titularissen van sommige ambten – onder meer voor het uitvoeren van werkzaamheden die specifieke risico's inhouden – de verplichting opleggen werkkledij of PBM’s te dragen. De personeelsleden zijn inzake veiligheid verplicht de werkkledij en de persoonlijke beschermingsmiddelen, die bij hun werk vereist zijn, te gebruiken volgens de voorschriften. Onder werkkledij wordt verstaan: kledij bestemd om te vermijden dat de medewerker zich vuil maakt door de aard van zijn activiteiten en die niet beschouwd wordt als beschermingskledij. Het gaat dus niet over veiligheidsschoenen, kledij met signaalfunctie, enz. Onder persoonlijke beschermingsmiddelen wordt verstaan: een middel dat door een persoon wordt gedragen of vastgehouden als bescherming tegen risico’s die zijn gezondheid of veiligheid bedreigen. Persoonlijke beschermingsmiddelen mogen pas worden gebruikt als de risico’s niet op een andere manier kunnen worden beperkt en zijn dus altijd het sluitstuk bij het treffen van maatregelen. De personeelsleden waarvoor werkkledij ter beschikking wordt gesteld, zijn verplicht deze te dragen tijdens hun diensturen. Het dragen van PBM’s is slechts verplicht bij het uitoefenen van bepaalde werkzaamheden. Behoudens in voorziene gevallen of aan daartoe gemachtigde personeelsleden, is het niet toegelaten zich in deze kledij buiten de diensten en instellingen te begeven. De veiligheidsinstructiekaarten en pictogrammen, aangebracht in de werkplaats of op machines, geven aan welke PBM’s gebruikt moeten worden. Beschadigde of defecte PBM's bieden geen of onvoldoende bescherming en moeten worden vervangen. Het is de aanstellende overheid die instaat voor het onderhoud, de herstelling en zo nodig de vervanging van de werkkledij en PBM’S.

Indien de vereiste beschermingsmiddelen niet onmiddellijk voorhanden zijn, dan moet de medewerker erom verzoeken alvorens het werk aan te vatten. Artikel 35 – Orde en hygiëne

Gezien het kader waarin de diensten gepresteerd worden zullen de personeelsleden bijzondere aandacht besteden aan hun persoonlijke hygiëne en uiterlijke verzorging. De personeelsleden zullen zich schikken naar de instructies die hun in dit verband worden verstrekt. Artikel 36 – Brandveiligheid

Het verrichten van werkzaamheden waarbij vonken vrijkomen in de buurt van ontvlambare stoffen, is verboden. Bij brandgevaarlijke werken (slijpen, branden, lassen, …) die niet op een vaste daartoe ingerichte werkpost gebeuren, moet een vuurvergunning bekomen worden bij de preventieadviseur. Brandbestrijdingsmiddelen moeten altijd vrijgehouden worden, zodat ze steeds en gemakkelijk bereikbaar zijn.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 23 Lokaal bestuur Wingene

Vluchtwegen mogen nooit geblokkeerd worden. Artikel 37 – Ongevallen en incidenten, eerste hulp en verbandkist

Het bestuur is verantwoordelijk voor het verlenen van de eerste hulp bij ongevallen. Ongevallen en incidenten moeten steeds onmiddellijk aan de dienstverantwoordelijke en de preventieadviseur worden meegedeeld. Personeelsleden zijn – in hun eigen belang en dat van hun collega's – ertoe gehouden constructief aan het onderzoek van ongevallen en incidenten mee te werken bvb. geen gegevens achter te houden. De medewerker, dat een wonde heeft opgelopen, is verplicht deze te laten verzorgen. De EHBO- hulpverlener dient na de verzorging het EHBO-register in te vullen waarin hij volgende element vermeldt:  De naam van de hulpverlener;  De naam van het slachtoffer;  De plaats, de datum, het uur, de beschrijving en de omstandigheden van het ongeval of het onwel worden;  De aard, de datum en het uur van de interventie;  De identiteit van de eventuele getuigen. De opsomming van de personeelsleden belast met EHBO zijn opgenomen in bijlage. De verbandkisten met inbegrip van het EHBO-register vereist bij de welzijnswet bevinden zich op de plaatsen vermeld in bijlage. Tevens is elk dienstvoertuigen uitgerust met een verbandkist en een blustoestel.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 24 Lokaal bestuur Wingene

(DIENST)VERPLAATSINGEN

Artikel 38

De personeelsleden die dienstreizen maken met hun eigen voertuig, en die geen omniumverzekering via de werkgever genieten, dienen hun verzekeringsmaatschappij ervan in kennis te stellen dat zij hun voertuig gebruiken in dienstverband.

Tijdens verplaatsingen in dienstverband dient men zich strikt te houden aan de verkeersreglementen.

Verkeersboetes worden door het bestuur niet ten laste genomen.

De betreffende personeelsleden dienen bij het gebruik van hun eigen voertuig een reiswijzer bij te houden met vermelding van de gemaakte verplaatsing, de datum en het aantal kilometers. Deze reiswijzer dient binnen een termijn van maximaal 6 maanden na de dienstreis en voor het jaareinde te worden ingediend.

Artikel 39

De personeelsleden die gebruik maken van hun fiets om zich te verplaatsen van en naar het werk, volledig of gedeeltelijk, of voor dienstreizen, dienen een fiets-registratie te doen in het tijdsregistratiesysteem. De medewerker heeft recht op de fietsvergoeding volgens de kortste weg of de veiligste weg, op voorwaarde dat deze veiligere, maar langere route aanvaard werd door de algemeen directeur/het diensthoofd. De bepalingen van de rechtspositieregeling zijn hierbij van toepassing.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 25 Lokaal bestuur Wingene

Rookverbod

Artikel 40

Er geldt een rookverbod voor alle personeelsleden alsook voor alle bezoekers in gesloten ruimtes zoals werkplaatsen, burelen, inkomhallen, gangen, vergaderzalen, refters, trappen, liften, verbindingsruimten, gesloten parkeergarages en sanitaire voorzieningen. Het verbod geldt evenzeer in werkplaatsen andere dan gebouwen, zoals bijvoorbeeld in de werfketen, cabines van vrachtwagens, bestelwagens, dienstwagens, wagens voor gemeenschappelijk vervoer. De werkruimte in open lucht valt niet onder het rookverbod, bijvoorbeeld de binnenkoer.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 26 Lokaal bestuur Wingene

BESCHERMING TEGEN PSYCHOSOCIALE RISICO’S, MET INBEGRIP VAN STRESS, GEWELD, PESTERIJEN EN ONGEWENST SEKSUEEL GEDRAG OP HET WERK

Artikel 41 – Principe

Het bestuur dient maatregelen te nemen om het welzijn van de personeelsleden bij de uitvoering van het werk te garanderen. Het is voor het bestuur en de personeelsleden verboden handelingen uit te voeren die psychosociale risico’s en de daarbij horende psychische of lichamelijke schade door de arbeidsorganisatie, de arbeidsinhoud, de arbeidsvoorwaarden, de arbeidsomstandigheden en de interpersoonlijke relaties (verder ‘de arbeidssituatie’ genoemd) tot gevolg hebben. Het recht waardig behandeld te worden is hierin inbegrepen. Geweld, pesten en ongewenst seksueel gedrag op het werk worden niet getolereerd. Het is elk personeelslid absoluut verboden om enige handeling te stellen van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag bij de uitvoering van het werk. Een personeelslid dat - niettegenstaande de preventiemaatregelen - bij de uitvoering van het werk het slachtoffer zou worden van daden die een psychosociaal aspect met zich meebrengen, gebonden aan de arbeidssituatie, gepleegd door een of meerdere collega’s of door een of meerdere derden, kan voor advies, bijstand, opvang of verzoek terecht bij de vertrouwensperso(o)n(en) en/of de preventieadviseur psychosociale aspecten (verder ‘preventieadviseur’ genoemd) die overeenkomstig voormelde wetgeving worden aangeduid. Artikel 42 – Begrippen

Wordt verstaan onder: 1° Psychosociale risico’s: ‘de kans dat één of meerdere personeelsleden psychische schade ondervinden die al dan niet kan gepaard gaan met lichamelijke schade, ten gevolge van een blootstelling aan de elementen van de arbeidsorganisatie, de arbeidsinhoud, de arbeidsvoorwaarden, de arbeidsomstandigheden en de interpersoonlijke relaties op het werk, waarop het bestuur een impact heeft en die objectief een gevaar inhouden’. 2° Geweld: ‘elke feitelijkheid waarbij een personeelslid of een andere persoon psychisch of fysiek wordt bedreigd bij de uitvoering van het werk’. 3° Pesterijen: ‘een onrechtmatig geheel van meerdere gelijkaardige of uiteenlopende gedragingen, die plaatshebben gedurende een bepaalde tijd. Zij kunnen zowel binnen als buiten de organisatie voorkomen en hebben tot doel of hebben als gevolg dat:  de persoonlijkheid, de waardigheid of de fysieke of psychische integriteit van een personeelslid of een andere persoon bij de uitvoering van het werk wordt aangetast  en/of de betrekking van de persoon, die meent het slachtoffer te zijn van dergelijk gedrag, in gevaar wordt gebracht  en/of een bedreigende, beledigende, vernederende of kwetsende omgeving wordt gecreëerd.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 27 Lokaal bestuur Wingene

De gedragingen uiten zich voornamelijk in woorden, bedreigingen, handelingen, gebaren of eenzijdige geschriften. Deze gedragingen kunnen inzonderheid verband houden met leeftijd, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, syndicale overtuiging, taal, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschap, sociale afkomst, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming, geslacht, seksuele geaardheid, genderexpressie en genderidentiteit’. 4° Ongewenst seksueel gedrag op het werk (OSGW): ‘elk ongewenst gedrag dat verband houdt met het geslacht van een persoon of elke vorm van ongewenst verbaal, non-verbaal of lichamelijk gedrag met een seksuele connotatie dat als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van een persoon wordt aangetast of een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende omgeving wordt gecreëerd.’ Artikel 43 – Vertrouwenspersoon en preventieadviseur

Ieder personeelslid dat bij de uitvoering van het werk meent het slachtoffer te zijn van psychosociale aspecten, waaronder stress, burn-out, geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag, kan zich wenden tot de vertrouwenspersoon of de preventieadviseur. Het bestuur garandeert dat deze personen in voorkomend geval hun taak op autonome en onafhankelijke wijze kunnen uitoefenen en alle tijd en ruimte krijgen om een grondig onderzoek van de arbeidssituatie, de feiten en de omstandigheden te voeren. Zowel de vertrouwenspersoon als de preventieadviseur zullen een aangepaste opleiding volgen om deze functie naar behoren te kunnen uitoefenen. Het bestuur verbindt er zich toe dat geen enkele vergeldingsmaatregel tegen deze personen zal genomen worden omwille van deze opdracht. Artikel 44 – Preventiemaatregelen

Het bestuur neemt de nodige materiële en organisatorische maatregelen om psychosociale risico’s op het werk te voorkomen, om de schade ten gevolge van deze risico’s te voorkomen of om deze schade te beperken. Artikel 45 – Procedure

1. Interne procedure

Naast de mogelijkheid zich rechtstreeks te wenden tot het bestuur, de hiërarchische leidinggevende of de vakbondsafgevaardigde, kan de medewerker dat meent psychische en/of lichamelijke schade te ondervinden ten gevolge van psychosociale risico’s op het werk, een beroep doen op een specifieke interne procedure. In dat geval wendt de medewerker zich tot de vertrouwenspersoon of de bevoegde preventieadviseur psychosociale lasten.

1.1. Informele psychosociale interventie

De medewerker dat meent het slachtoffer te zijn van psychosociale aspecten als stress, burn-out, geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk, richt zich tot voormelde vertrouwensperson(o)n(en) of eventueel tot voormelde preventieadviseur die zijn aangeduid voor de organisatie.

De vertrouwenspersoon, of eventueel de preventieadviseur, hoort de medewerker binnen de 10 kalenderdagen na het eerste contact en informeert de medewerker over de mogelijkheid tot een

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 28 Lokaal bestuur Wingene informele of formele interventie. De medewerker zal bij voorkeur eerst de informele procedure volgen alvorens over te gaan tot het indienen van een verzoek tot formele psychosociale interventie.

De vertrouwenspersoon of de preventieadviseur streeft naar een informele oplossing door middel van gesprekken, actief luisteren, een interventie of een verzoeningsprocedure. De vertrouwenspersoon of de preventieadviseur ondertekent het document met daarin het type informele psychosociale interventie gekozen door de medewerker. Dit document wordt eveneens gedateerd en ondertekend door de verzoeker die daarvan een kopie ontvangt. Bij een verzoeningspoging is het akkoord van beide partijen nodig.

1.2. Formele psychosociale interventie

Indien de informele interventie tot geen resultaat leidt of onmogelijk blijkt, of wanneer de medewerker geen informele interventie wenst, neemt de preventieadviseur, op uitdrukkelijk verzoek van het slachtoffer, het verzoek tot formele psychosociale interventie (verder ‘verzoek’) in ontvangst. Vooraleer een verzoek neer te leggen, dient de medewerker met de preventieadviseur, een persoonlijk onderhoud te hebben dat uiterlijk binnen de 10 kalenderdagen plaatsvindt nadat de medewerker te kennen gaf dat hij een verzoek wenst in te dienen.

Het verzoek bestaat uit een document ondertekend en gedateerd door de medewerker met de vraag gericht aan het bestuur om de passende individuele en/of collectieve maatregelen te treffen, een beschrijving van de problematische arbeidssituatie en indien van toepassing de nauwkeurige beschrijving van de feiten die het geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag uitmaken, het tijdstip en de plaats van de feiten en de identiteit van de beklaagde. Indien er sprake is van geweld, pesterijen en seksueel ongewenst gedrag, dan dient de medewerker het verzoek persoonlijk te overhandigen, of te versturen via aangetekend schrijven.

Diegene die het verzoek ontvangt ondertekent een kopie van het document met de vraag en overhandigt het aan de medewerker. De kopie meldt dat het persoonlijk onderhoud heeft plaatsgevonden en geldt als ontvangstbewijs.

Binnen een termijn van 10 kalenderdagen na ontvangst van het verzoek tot formele interventie aanvaardt of weigert de preventieadviseur het verzoek. De preventieadviseur weigert het verzoek indien er zich geen risico op psychosociale belasting voordoet. Indien er na de tiende kalenderdag geen kennisgeving is van aanvaarding of weigering van het verzoek, dan wordt het verzoek geacht aanvaard te zijn.

Zodra de preventieadviseur het verzoek tot formele interventie heeft aanvaard, oordeelt hij of het verzoek betrekking heeft op individuele risico’s, dan wel een collectief karakter heeft.

1.2.1. Een verzoek met een individueel karakter

1) Onderzoek van de psychosociale aspecten met uitzondering van de feiten van geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag

. Zodra een verzoek is ingediend, brengt de preventieadviseur het bestuur op de hoogte van het feit dat er een verzoek is ingediend met een individueel karakter en deelt hij de identiteit van de medewerker mee.

De preventieadviseur onderzoekt de specifieke arbeidssituatie, eventueel rekening houdend met de informatie die hij verkregen heeft van andere personen. De beklaagde en de eventuele getuige(n) ontvangen een kopie van hun verklaring.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 29 Lokaal bestuur Wingene

. Uiterlijk drie maanden na de aanvaarding van het verzoek, deelt de preventieadviseur zijn advies mee aan het bestuur en brengt hij de medewerker schriftelijk op de hoogte. Dit advies bevat naast de omschrijving van het verzoek en de context ervan, ook de identificatie van de gevaren en de elementen die een positieve en negatieve invloed hebben op de arbeidssituatie. Indien de vertrouwenspersoon betrokken is geweest bij de informele fase, dan deelt de preventieadviseur het advies ook mee aan deze partij.

. Deze termijn kan verlengd worden met maximum drie maanden, indien de preventieadviseur gegronde redenen heeft het advies uit te stellen. Hij motiveert schriftelijk zijn keuze aan het bestuur, de verzoeker en andere rechtstreeks betrokken personen.

. Uiterlijk twee maand na het advies te hebben ontvangen van de preventieadviseur deelt het bestuur schriftelijk de gemotiveerde beslissing over de gevolgen mee aan de verzoeker, andere betrokken personen en de preventieadviseur. Indien de arbeidsvoorwaarden van de medewerker wijzigen, dan dient het bestuur de medewerker vooraf te horen.

. Indien het bestuur geen beslissing neemt, of geen gevolgen verleent aan de beslissing en de medewerker op die manier ernstige schade kan oplopen, dan dient de preventieadviseur contact op te nemen met de ambtenaar van het toezicht op het welzijn op het werk. Dit is eveneens van toepassing als de aangeklaagde het bestuur zelf is of deel uitmaakt van het leidinggevend personeel.

2) onderzoek met betrekking tot feiten van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag

. De preventieadviseur brengt het bestuur op de hoogte van de identiteit van de medewerker (omwille van de bescherming tegen ontslag).

. De preventieadviseur deelt zo snel mogelijk aan de beklaagde de feiten mee die hem ten laste worden gelegd en onderzoekt volledig onpartijdig het verzoek. Hij hoort eenieder die nuttige informatie kan aanbrengen.

. Zodra er een getuigenverklaring is, brengt de preventieadviseur het bestuur op de hoogte van dit feit en deelt hij de identiteit van de getuigen mee (omwille van de bescherming tegen ontslag).

. De beklaagde en de eventuele getuige(n) ontvangen een kopie van hun verklaring.

. Uiterlijk drie maanden na de aanvaarding van het verzoek overhandigt de preventieadviseur aan het bestuur een geschreven advies en brengt hij de medewerker op de hoogte. Dit document bevat naast de samenvatting van de feiten en eventueel het resultaat van de verzoeningspoging eveneens een analyse van de oorzaken van de feiten en de maatregelen die moeten genomen worden om de feiten te doen stoppen. Ook andere preventiemaatregelen kunnen opgenomen worden. Indien de vertrouwenspersoon betrokken is geweest bij de informele fase, dan deelt de preventieadviseur het advies ook mee aan deze partij.

. Deze termijn kan verlengd worden met maximum drie maanden, indien de preventieadviseur gegronde redenen heeft het advies uit te stellen. Hij motiveert schriftelijk zijn keuze aan het bestuur, de verzoeker en andere rechtstreeks betrokken personen.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 30 Lokaal bestuur Wingene

. Uiterlijk twee maand na het advies te hebben ontvangen van de preventieadviseur deelt het bestuur schriftelijk de gemotiveerde beslissing over de gevolgen mee aan de verzoeker, andere betrokken personen en de preventieadviseur. Indien de arbeidsvoorwaarden van de medewerker wijzigen, dan dient het bestuur de medewerker vooraf te horen.

. Indien de arbeidssituatie van de medewerker het niet toelaat te wachten op het advies en de beslissing door het bestuur, dan kan de preventieadviseur bewarende maatregelen voorstellen. Het bestuur licht de medewerker in over de beslissing.

. Indien het bestuur geen beslissing neemt, of geen gevolgen verleent aan de beslissing, en de medewerker op die manier ernstige schade kan oplopen, dan dient de preventieadviseur contact op te nemen met de ambtenaar van het toezicht op het welzijn op het werk. Dit is eveneens van toepassing als de aangeklaagde het bestuur zelf is of deel uitmaakt van het leidinggevend personeel.

. De medewerker kan bij de arbeidsgerechten een rechtsvordering instellen tot herstel van de materiële en morele schade. Deze rechtsvordering is gelijk aan de werkelijk geleden schade, of is een forfaitair bedrag dat overeenkomt met drie maanden brutoloon van het slachtoffer.

1.2.2. Een verzoek met een collectief karakter

. Zodra een verzoek is ingediend, brengt de preventieadviseur het bestuur op de hoogte van het feit dat er een verzoek is ingediend met een collectief karakter en deelt hij de risicosituatie en de datum waarop het bestuur uiterlijk een beslissing dient te nemen mee. De preventieadviseur deelt de identiteit van de verzoeker niet mee. Verder brengt de preventieadviseur de medewerker op de hoogte.

. Zo spoedig mogelijk en uiterlijk drie maanden nadat de preventieadviseur het bestuur op de hoogte heeft gebracht van het verzoek, onderzoekt de preventieadviseur of hij beschermende maatregelen dient voor te stellen en brengt hij de medewerker schriftelijk op de hoogte. . Uiterlijk drie maanden na de mededeling van het verzoek aan het bestuur, deelt het bestuur schriftelijk de gemotiveerde beslissing over de gevolgen mee aan de preventieadviseur en de vakbondsafvaardiging. De vakbondsafvaardiging adviseert het bestuur bij de beslissing. De preventieadviseur brengt de medewerker op de hoogte.

. Deze termijn kan verlengd worden met maximum drie maanden, indien het bestuur een risicoanalyse uitvoert om een globaal beeld te krijgen en de gepaste maatregelen te kunnen nemen.

. Indien het bestuur geen beslissing neemt, of geen (gepaste) gevolgen verleent aan de beslissing, en indien de medewerker akkoord is, behandelt de preventieadviseur het verzoek overeenkomstig het verzoek met een individueel karakter.

2. Externe procedure De medewerker dat meent psychische schade te ondervinden, al dan niet gepaard met lichamelijke schade ten gevolge van psychosociale risico’s op het werk, waaronder geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk, kan zich wenden tot Toezicht Welzijn op het Werk van FOD WASO, het arbeidsauditoraat of de Arbeidsrechtbank.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 31 Lokaal bestuur Wingene

Artikel 46 - Register voor feiten van derden

Bij de lokale besturen kunnen personeelsleden in contact komen met andere personen op de arbeidsplaats. Dan dient het bestuur systematisch de verklaring te noteren van de personeelsleden die menen het voorwerp te zijn van feiten van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk, die extern van oorsprong zijn. Deze verklaringen worden opgenomen in een centraal register over feiten van derden. Dit register wordt bijgehouden door de vertrouwenspersoon of preventieadviseur psychosociale aspecten. Alleen de algemeen directeur, de bevoegde preventieadviseur psychosociale aspecten, de preventieadviseur belast met de leiding van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk en de vertrouwenspersoon hebben toegang tot dit register.

Het bestuur bewaart de verklaringen inzake de feiten die in het register zijn opgenomen, gedurende vijf jaren, te rekenen vanaf de dag dat de medewerker deze verklaringen heeft laten optekenen. Zowel het betrokken personeelslid als het bestuur kunnen tegen de pleger van de feiten een klacht indienen bij de federale politie.

Artikel 47 – Bescherming tegen ontslag

Beschermingsmechanismen: - Het bestuur mag de arbeidsverhouding niet beëindigen of de arbeidsvoorwaarden eenzijdig wijzigen; - Het bestuur mag dit niet doen in de 12 maanden volgend op het indienen van het verzoek, het afleggen van de getuigenverklaring of in de periode vanaf de instelling van de rechtsvordering tot 3 maanden na het in kracht van gewijsde gaan van het vonnis (zodra de beslissing niet meer voor hoger beroep of verzet vatbaar is); - Indien het bestuur binnen de voornoemde termijn de arbeidsverhouding toch beëindigt of de arbeidsvoorwaarden eenzijdig wijzigt (d.w.z. zonder instemming van de verzoeker), moeten de redenen van beslissing van het bestuur vreemd zijn aan het verzoek of aan de rechtsvordering; De beschermingsmechanismen zijn van toepassing op: - De personeelsleden die een verzoek hebben ingediend bij de preventieadviseur met betrekking tot geweld, pesten en ongewenst seksueel gedrag op het werk en waarbij de preventieadviseur dit verzoek aanvaard heeft; - De personeelsleden die een rechtsvordering instellen; - De personeelsleden die optreden als getuigen, op voorwaarde dat zij de feiten zelf gezien of gehoord hebben en de verklaringen opgetekend worden in een gedateerd en ondertekend geschrift. - De personeelsleden die een verzoek hebben ingediend bij de met het toezicht belaste ambtenaar, bij de politiediensten, een lid van het Openbaar ministerie of de onderzoeksrechter.

Artikel 48 – Sancties

Tegen de medewerker dat zich schuldig heeft gemaakt aan geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag bij de uitvoering van het werk, kan het bestuur - na verloop van voormelde informele of formele interventie – de nodige maatregelen treffen. Voor de statutaire personeelsleden is dit de tuchtprocedure.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 32 Lokaal bestuur Wingene

Voor de contractuele personeelsleden geldt artikel 19 van dit arbeidsreglement.

Artikel 49 – Misbruik van de procedure

Bij manifeste kwaadwilligheid en/of ongegrondheid van verzoeken en/of van andere wettelijke actiemogelijkheden, kan het bestuur de nodige maatregelen treffen. Voor de statutaire personeelsleden is dit de tuchtprocedure. Voor de contractuele personeelsleden geldt artikel 19 van dit arbeidsreglement.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 33 Lokaal bestuur Wingene

SLOTBEPALINGEN

Artikel 50

Alle aangelegenheden die niet zijn geregeld in onderhavig arbeidsreglement worden geregeld overeenkomstig de bepalingen van de rechtspositieregeling waarvan de medewerker kan kennis nemen op de dienst HR. Artikel 51

Dit arbeidsreglement werd opgesteld en aanvaard overeenkomstig de wettelijke procedure. Dit reglement treedt in werking op de eerste dag van de tweede maand volgend op de beslissing van het uitvoerend orgaan van het bestuur.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 34 Lokaal bestuur Wingene

BIJLAGEN

BIJLAGE 1: UURROOSTERS Team Beheer en Exploitatie – administratief medewerker

De administratief medewerkers van Team Beheer en Exploitatie hebben een variabel uurrooster Afdeling Mens – Team Bibliotheek – deeltijds bibliotheekmedewerker

dagen van tot van tot

Zondag 9:30 11:30 0:00 0:00 0:00

2:00

Afdeling Mens – Team Bibliotheek – voltijds bibliotheekmedewerker

dagen van tot van tot

Maandag 8:30 12:00 12:30 16:00 7:00

Dinsdag 8:30 12:00 0:00 0:00 3:30

Woensdag 8:30 12:00 12:30 18:00 9:00

Donderdag 8:30 12:00 12:30 18:00 9:00

Vrijdag 0:00 0:00 13:30 20:00 6:30

Zaterdag 9:00 12:00 0:00 0:00 3:00

Zondag 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

38:00

OPMERKING: afwisselend op zaterdag en zondag Afdeling Mens – Team Sport – redder

De redders hebben een variabel uurrooster Afdeling Ondersteuning – Dienst Facility Management – Team Schoonmaak en Protocol

De medewerkers van Team Schoonmaak en Protocol hebben een variabel uurrooster

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 35 Lokaal bestuur Wingene

Afdeling Ruimte – Dienst Publiek Domein – Team Interne Werken – technisch assistent / medewerker (zomerregeling) – recyclagepark

dagen van tot van tot

Maandag 8:30 12:00 13:30 19:00 9:00

Dinsdag 8:30 11:00 13:00 18:00 8:00

Woensdag 0:00 0:00 13:00 18:00 5:00

Donderdag 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

Vrijdag 8:30 12:00 13:30 19:00 9:00

Zaterdag 8:30 12:00 12:30 16:00 7:00

Zondag 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

38:00

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 36 Lokaal bestuur Wingene

Afdeling Ruimte – Dienst Publiek Domein – Team Interne Werken – technisch assistent / medewerker (winterregeling) – enkel recyclagepark

dagen van tot van tot

Maandag 8:30 12:00 13:30 18:00 8:00

Dinsdag 8:00 11:00 13:00 18:00 8:00

Woensdag 9:00 11:00 13:00 18:00 7:00

Donderdag 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

Vrijdag 8:30 12:00 13:30 18:00 8:00

Zaterdag 8:30 12:00 12:30 16:00 7:00

Zondag 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

38:00

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 37 Lokaal bestuur Wingene

Afdeling Ruimte – Dienst Publiek Domein – Team Interne Werken – technisch assistent / medewerker (winterregeling)

Week 1 dagen van tot van tot

Maandag 8:00 12:00 12:30 16:30 8:00

Dinsdag 8:00 12:00 12:30 16:30 8:00

Woensdag 8:00 12:00 12:30 16:30 8:00

Donderdag 8:00 12:00 12:30 16:30 8:00

Vrijdag 8:00 12:00 0:00 0:00 4:00

Zaterdag 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

Zondag 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

36:00

Week 2 dagen van tot van tot

Maandag 8:00 12:00 12:30 16:30 8:00

Dinsdag 8:00 12:00 12:30 16:30 8:00

Woensdag 8:00 12:00 12:30 16:30 8:00

Donderdag 8:00 12:00 12:30 16:30 8:00

Vrijdag 8:00 12:00 12:30 16:30 8:00

Zaterdag 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

Zondag 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

40:00

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 38 Lokaal bestuur Wingene

Afdeling Ruimte – Dienst Publiek Domein – Team Interne Werken – technisch assistent / medewerker (zomerregeling)

Week 1 dagen van tot van tot

Maandag 7:30 12:00 12:30 16:00 8:00

Dinsdag 7:30 12:00 12:30 16:00 8:00

Woensdag 7:30 12:00 12:30 16:00 8:00

Donderdag 7:30 12:00 12:30 16:00 8:00

Vrijdag 7:30 12:00 0:00 0:00 4:30

Zaterdag 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

Zondag 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

36:30

Week 2 dagen van tot van tot

Maandag 7:30 12:00 12:30 16:00 8:00

Dinsdag 7:30 12:00 12:30 16:00 8:00

Woensdag 7:30 12:00 12:30 16:00 8:00

Donderdag 7:30 12:00 12:30 16:00 8:00

Vrijdag 7:30 12:00 12:30 15:30 7:30

Zaterdag 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

Zondag 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

39:30

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 39 Lokaal bestuur Wingene

Afdeling Ruimte – Dienst Publiek Domein – Team Interne Werken – technisch assistent / medewerker (zomerregeling) – deeltijds (4/5)

Week 1 dagen van tot van tot

Maandag 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

Dinsdag 8:00 12:00 12:30 16:30 8:00

Woensdag 8:00 12:00 12:30 16:30 8:00

Donderdag 8:00 12:00 12:30 16:30 8:00

Vrijdag 7:12 12:00 0:00 0:00 4:48

Zaterdag 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

Zondag 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

28:48

Week 2 dagen van tot van tot

Maandag 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

Dinsdag 7:30 12:00 12:30 16:00 8:00

Woensdag 7:30 12:00 12:30 16:00 8:00

Donderdag 7:30 12:00 12:30 16:00 8:00

Vrijdag 7:30 12:00 12:30 16:00 8:00

Zaterdag 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

Zondag 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

32:00

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 40 Lokaal bestuur Wingene

Afdeling Ruimte – Dienst Publiek Domein – Team Interne Werken – technisch assistent / medewerker (winterregeling) –deeltijds / halftijds

Week 1 dagen van tot van tot

Maandag 8:30 12:00 12:30 17:00 8:00

Dinsdag 8:30 12:00 12:30 17:00 8:00

Woensdag 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

Donderdag 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

Vrijdag 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

Zaterdag 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

Zondag 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

16:00

Week 2 dagen van tot van tot

Maandag 8:30 12:00 12:30 17:00 8:00

Dinsdag 8:30 12:00 12:30 17:00 8:00

Woensdag 8:30 12:00 12:30 15:00 6:00

Donderdag 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

Vrijdag 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

Zaterdag 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

Zondag 0:00 0:00 0:00 0:00 0:00

22:00

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 41 Lokaal bestuur Wingene

BIJLAGE 2: REGLEMENT VAN DE WERKTIJDREGELING

Artikel 1 – Toepassingsgebied 1. Dit reglement is van toepassing op alle personeelsleden tewerkgesteld in diensten die zijn aangesloten op het tijdsregistratiesysteem. De registratie is verplicht. 2. De aanwezigheid van sommige personeelsleden kan evenwel op welbepaalde uren of volgens een vaste dienstregeling zijn vereist. De variabele werktijdregeling zoals ze wordt beschreven in artikel 2 is dan ook niet noodzakelijk van toepassing op deze personeelsleden. In deze gevallen kunnen afwijkende dag- en weekroosters worden voorgeschreven. 3. Personeelsleden die deeltijds of verminderde prestaties werken, presteren steeds halve of volle dagen volgens volgend stramien (op basis van een voltijds equivalent): - 4/5-prestaties = 4 dagen werken in één week in halve of volle dagen (de arbeidsprestatie per week wordt met 1 volle of 2 halve dagen verminderd) - ¾-prestaties = 7,5 dagen werken in twee weken in halve of volle dagen (de arbeidsprestatie wordt per twee weken met 2,5 dagen verminderd) - 2/3-prestaties = 10 dagen werken in drie weken in halve of volle dagen (de arbeidsprestatie wordt per drie weken met 5 dagen verminderd) - ½-prestaties = 2,5 dagen werken in één week in halve of volle dagen (de arbeidsprestatie wordt per week met de helft verminderd) De aanvraag gebeurt via de dienst Human Resources. De toekenning gebeurt op advies van het diensthoofd.

Artikel 2 - Principe van de glijdende arbeidstijd 1. De glijdende werktijdregeling is een systeem waarbij de medewerker op optimale wijze zijn werktijd kan aanpassen aan de dienstregeling van het openbaar vervoer, aan bepaalde gezinsverplichtingen en aan persoonlijke verlangens en waarbij het noodzakelijk is om de aanwezigheid nauwkeurig te registreren. De toepassing van de glijdende werktijdregeling mag uiteraard geen afbreuk doen aan de verplichtingen die een openbare dienst heeft tegenover het publiek en aan de goede werking van de dienst. 2. In normale omstandigheden is de dienst zelf verantwoordelijk voor de optimale dienstverlening en de maximale beschikbaarheid. Bij onenigheid beslist de algemeen directeur. Dit kan betekenen dat in uitzonderlijke gevallen prestaties gevraagd worden buiten de stamtijden. 3. In ieder geval moeten de diensten (dit wil niet zeggen elk individueel personeelslid) bereikbaar en verzekerd zijn dagelijks van 8.30 u tot 12.00 u en van 13.00 u tot 17.00 u (servicetijden). Het diensthoofd is verantwoordelijk voor de organisatie van zijn dienst.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 42 Lokaal bestuur Wingene

Artikel 3 – Het vaststellen van de aanwezigheid De medewerker met een glijdende arbeidstijd moet via het registratiesysteem de tijd van aankomst en vertrek bij de aanvang of beëindiging van de prestaties laten opnemen en registreren. Aldus moet elk personeelslid volgende tijden registreren: - uur van aankomst ’s morgens; - uur van vertrek of einde werktijd ’s middags; - uur van werkhervatting na de middagpauze; - uur van vertrek ’s avonds; - begin en einde van prestaties buiten de gewone arbeidstijdregeling. Het systeem voorziet automatisch in een middagpauze van minimaal 30 minuten, ook als de middagpauze minder dan 30 minuten bedraagt. Het is niet toegelaten om te laat op het werk te verschijnen. Het is niet toegelaten om voor een ander personeelslid te registreren. Elk personeelslid is verplicht onmiddellijk na het registreren van de aankomst het werk aan te vatten en na het beëindigen van de dagtaak onmiddellijk het einde te registreren. Inbreuken kunnen bestraft worden op basis van artikel 11 van dit reglement.

Artikel 4 – Bijzondere prestaties Indien personeelsleden prestaties dienen te leveren, bijvoorbeeld het bijwonen van vergaderingen, buiten de toegelaten arbeidstijden, kunnen deze slechts gevaloriseerd worden voor zover het diensthoofd en/of de algemeen directeur hiermee voorafgaandelijk zijn instemming heeft betuigd.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 43 Lokaal bestuur Wingene

Artikel 5 - Beschrijving van de dagelijkse werktijd Volgende begrippen worden gehanteerd bij het systeem van de glijdende werktijden: - de servicetijd: de tijdsduur waarbinnen elke dienst (en niet elk individueel personeelslid) verzekerd moet zijn. De servicetijd loopt zoals uiteengezet in artikel 2, 3°. - de stamtijd: de periode waarop elk personeelslid moet aanwezig zijn tenzij de afwezigheid verantwoord is door een vakantie, een verlof, een ziekte, een opdracht, een zending, een dienstvrijstelling, enz. Indien een afwezigheid in de stamtijd niet kan worden verantwoord, wordt deze beschouwd als een ongewettigde afwezigheid. - de glijtijd: de periode waarbinnen het tijdstip van het begin en het einde van de prestaties naar keuze kan worden bepaald rekening houdend met de goede werking van de dienst. - de normale werktijd: de mogelijke aanwezigheidsuren volgens het systeem waartoe men behoort. - overuren: de uitzonderlijke prestaties die op verzoek van de algemeen directeur of het diensthoofd geleverd worden boven op de glijtijd. - de debet- of credituren per maand: de uren binnen de glijtijd die respectievelijk minder of meer gepresteerd werden in vergelijking met de refertetijd. - de prestatie-eenheid: de gemiddelde dagelijkse arbeidstijd, d.i. 7 u 36. - de refertetijd: het aantal werkdagen per maand, vermenigvuldigd met 7 u 36 (voor de personeelsleden met deeltijdse prestaties wordt de refertetijd in verhouding verminderd).

De dagelijkse werktijd wordt als volgt verdeeld in stamtijden en glijtijden: Stamtijd Glijtijd

7.30 uur – 9.00 uur – 12.00 uur – 14.00 uur – 16.00 uur – 9.00 uur 12.00 uur 14.00 uur 16.00 uur 19.00uur van maandag tot en met vrijdag

- Per halve vakantiedag wordt 3u48 aangerekend, per volle dag 7u36 (pro rata voor de deeltijdse personeelsleden). Vakantiedagen kunnen ook worden aangevraagd in uren en minuten. Bij opname van vakantiedagen in uren en minuten dient de medewerker minimum 1 uur van de stamtijd te presteren. - Bij ziektedagen wordt er gewerkt met volle dagen. Per volle dag wordt 7 u 36 in aanmerking genomen voor de berekening. - De tijd vóór 07.30 u en na 19.00 u kan niet als prestatie worden beschouwd, tenzij bij wijze van uitzondering bijkomende uren worden gepresteerd wanneer de algemeen directeur of het diensthoofd daarom vraagt of wanneer de medewerker ze op voorhand aangevraagd heeft. - Op het einde van de maand wordt het aantal gepresteerde uren verrekend door vergelijking met de refertetijd. Voor de personeelsleden met verminderde prestaties worden de per week te verrichten gemiddelde prestaties in verhouding verminderd. Op het einde van de maand heeft de medewerker:

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 44 Lokaal bestuur Wingene

 ofwel een overschot (credituren) of een tekort (debeturen) aan werkelijk gepresteerde uren binnen de glijtijd;  eventueel een aantal overuren. De personeelsleden van de administratieve diensten die ’s avonds later dienen te werken (bv. bij avondvergaderingen), doen dit volgens onderstaande open uurregeling zonder stamtijd na voorafgaandelijke aanvraag bij de algemeen directeur/diensthoofd. In dit geval gelden volgende afspraken: - de medewerker kan ten vroegste starten vanaf 7.30 uur. - de medewerker stopt uiterlijk met werken om 23 uur. - De medewerker pauzeert gedurende minimaal 30 minuten gedurende de dag. De medewerker kan niet langer dan 6 uur in één blok werken. Uiterlijk na 6 uur dient een pauze genomen te worden. - De medewerker respecteert tussen 2 werkdagen een minimum rusttijd van 11u. - Gepresteerde credituren kunnen gerecupereerd worden op de glijtijd. De overurenregeling is niet van toepassing.

Artikel 6 – Credit- en debeturen De credituren kunnen enkel worden gerecupereerd op de glijtijd. Er mogen maximum 8 credituren (voor voltijdse tewerkstelling, voor deeltijdse prestaties worden de credituren in verhouding verminderd) worden overgedragen naar de daaropvolgende maand. De credituren boven 8 uren vervallen op het einde van elke maand. Afwijkingen kunnen worden toegestaan door de algemeen directeur. Zo kan de sportpromotor voor de maanden juli, augustus en september telkens 24 credituren overdragen naar de daaropvolgende maand. Op het einde van iedere maand mag het aantal debeturen niet hoger liggen dan 4 uren bij voltijdse tewerkstelling (bij deeltijdse prestaties worden de debeturen in verhouding verminderd). Indien het aantal debeturen op het einde van de maand groter is dan 4 uren, wordt:  in de eerste plaats het aantal debeturen ingehaald in de daaropvolgende maand.  Indien dit niet is gebeurd, worden de debeturen aangerekend op de overuren.  Worden de uren op geen enkele wijze ingehaald, dan wordt het aantal debeturen beschouwd als ongewettigde afwezigheid. In dat geval verliest de medewerker zijn recht op salaris. Artikel 7 – Overuren Overuren worden enkel gepresteerd op tijdstippen waarvoor geen uurrooster geldt. De uren gepresteerd vóór 7u30 en na 19u of in het weekend buiten het normale uurrooster moeten gemotiveerd worden aangevraagd aan het diensthoofd en/of algemeen directeur via een aanvraag te registreren meerprestaties. De medewerker die overuren presteert, krijgt compenserende inhaalrust binnen de termijn van vier maanden. Op het einde van deze vier maanden, zijnde op 30 april, 31 augustus en op 31 december wordt een afrekening gemaakt. De compenserend inhaalrust is gelijk aan de duur van de overuren. De compenserende inhaalrust kan opgenomen worden in uren en minuten. De inhaalrust kan worden genomen tijdens de stamtijd, voor zover er minstens 1 uur gepresteerd werd in de stamtijd. Indien de inhaalrust buiten de wil van de medewerker niet binnen deze termijn opgenomen is, wordt aan de medewerker het uursalaris uitbetaald, eventueel verhoogd met een compensatie, zoals bepaald in de rechtspositieregeling. Het maximale overschot overuren bedraagt jaarlijks 38 uur. De meerprestaties boven de 38 uur op 31/12/X worden op jaarbasis na beslissing van de algemeen directeur uitbetaald.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 45 Lokaal bestuur Wingene

Gemotiveerde uitzonderingen kunnen worden toegestaan door de algemeen directeur.

Artikel 8 – Inbreuken Misbruiken en fraude, gepleegd bij het gebruik van het tijdsregistratiesysteem, zullen ernstig bestraft worden. Deze feiten kunnen beschouwd worden als zwaarwichtige redenen met gevolgen zoals bedoeld in de sociale wetgeving en in de arbeidsovereenkomstenwet. Inbreuken op deze regeling kunnen door de aanstellende overheid worden beteugeld met maatregelen conform dit artikel en voor contractuele personeelsleden artikel 19 van het arbeidsreglement. De aanstellende overheid behoudt zich voor statutaire personeelsleden tevens het recht voor om over te gaan tot het opstarten van een tuchtprocedure. Indien de medewerker dit reglement schendt, kan de algemeen directeur het voordeel van de variabele werktijden voor het betrokken personeelslid voor de periode van een kalenderjaar opschorten.

Artikel 9 – Beroep tegen de sancties De medewerker kan, binnen de drie werkdagen na de schriftelijke kennisname, tegen de genomen sancties in beroep gaan bij de aanstellende overheid. Het beroep moet schriftelijk worden ingediend bij de algemeen directeur. Het beroep schorst de uitvoering. De aanstellende overheid beslist binnen de maand over het beroep. Artikel 10 – Onvoorziene gevallen Wanneer het registratiesysteem niet werkt, worden de prestaties manueel ingevoerd door de medewerker en goedgekeurd door de leidinggevende. De leidinggevende behandelt tevens alle onvoorziene gevallen.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 46 Lokaal bestuur Wingene

BIJLAGE 3: INSPECTIEDIENSTEN EN ANDERE INLICHTINGEN

Verzekering arbeidsongevallen :

Ethias

Prins-Bisschopssingel 73

3500 Hasselt

Polisnummer :6.051.048

Externe dienst voor preventie en bescherming op het werk (EDPBW):

Groep IDEWE vzw

Hof ter Weze 1

8800 Roeselare

051/27 29 29 www.idewe.be arbeidsarts: Dr. Ingrid Maes

051/27 29 29 [email protected]

Preventieadviseur arbeidsveiligheid en Veiligheidscoördinator: Kristof Verhaeghe

051 27 29 29

[email protected]

Interne vertrouwenspersonen

Katelijne Vanparys,

Oude Bruggestraat 13,

051/65.00.76 [email protected]

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 47 Lokaal bestuur Wingene

Preventieadviseur in de psychosociale aspecten: team psychosociaal

- 051/27 29 29

- [email protected]

- psychosociale. [email protected]

Preventieadviseur in de psychosociale aspecten: team psychosociaal

Administratieve gezondheidsdienst (arbeidsongevallen en pensioencommissie)

MEDEX

Victor Hortaplein 40 bus 10

1060 Brussel

Sociale Inspectie

Oude Gentweg 75c

8000 BRUGGE

Tel.: 050/44.59.60

Toezicht op de Sociale Wetten

Directie Brugge

FAC Kamgebouw

Koning Albert I - laan 1/5 bus 4

8200 Brugge

Tel. : 050/44.20.30

Fax : 050/44.20.39

E-mail : [email protected]

Toezicht welzijn op het werk

Directie West-Vlaanderen

FAC Kamgebouw

Koning Albert I - laan 1/5 bus 5

8200 Brugge

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 48 Lokaal bestuur Wingene

Tel. : 050/44.20.20

Fax : 050/44.20.29

E-mail : [email protected]

Gemeenschappelijke sociale dienst (GSD)

Het bestuur is aangesloten bij de gemeenschappelijke sociale dienst

Jozef II-straat 47,

1000 Brussel

Contactpersoon voor West-Vlaanderen:

Kathleen Deslagmeulder

022/11.56.83 [email protected]

Interne preventiedienst:

Luc Allaert, Teamleider Wegen en Water

Verantwoordelijke IDPBW

Loods Rozendalestraat (z/n),

0475/47.87.77, [email protected]

 Daan Verschelde, adjunct-preventieadviseur

 Joeri Deloof, adjunct-preventieadviseur

De dienst Human Resources:

Oude Bruggestraat 13,

(051/65 00 76),

[email protected]

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 49 Lokaal bestuur Wingene

Plaats verbandkisten:

Gebouw Adres Locatie binnen gebouw Keuken (1ste verdieping, Gemeentehuis Oude Bruggestraat 13 achter de raadzaal) Sociaal huis Marktplein 5 Keuken (1ste verdiep) Bibliotheek Wingene Gemeenteplein 1, Balie (aan de inkom) EHBO lokaal (redderslokaal) Recreatiebad De Alk Beernemstraat 23, Reservatiedienst Personeelslokaal (1ste CC De Feniks Beernemstraat 25 verdieping laatste lokaal rechts) en in gang boven Personeelslokaal en in alle voertuigen Loods Technische dienst Rozendalestraat 34 Draagberrie voorzien in personeelslokaal Tekenacademie Beernemstraat 21 In berging bovenaan de trap EHBO-lokaal (inkom) en in Sporthal Wingene Beernemstraat 23 danszaal (witte kast) Sporthal Zwevezele Kasteelstraat EHBO-lokaal De Tuimelaar EHBO-lokaal (rechts achteraan Beernemstraat 23 Sportcentrum bij toiletten) CC De Wissel Tramstraat 8 in de keuken Boven en beneden in de OC Damberd Marktplein 11 keuken Vergaderzaal van het Recyclagepark Hille Zuid 13 portierhuis, een draagberrie is ook voorzien Feestzaal De Verrekijker Verrekijker 1 Bar (rechts) Koetshuis Kasteelpark In de keuken Tennisclub Rozendalestraat 36 In de keuken De Schakel Hoogweg 16 Bar

De personen belast met EHBO per gebouw: Gemeentehuis: Katelijne Vanparys, Katrien Maeseele, Koen Clinckemaillie Sociaal huis: Stefanie Mesure Recreatiebad De Alk: Sam Ledoux, Gunther Depuydt, Stijn Deboeuf, Nick Decaesstecker, Mireille Vermeersch, Ilse Patteeuw Sportcentrum Wingene: Siska George, Gert Vandierendonck Sporthal ‘de Zwaluw’: Heidi De Cock en Karolien Degryse Feniks: Steffie Lucidarme Loods Wingene : Luc Allaert, Dirk Vancauwenbergh

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 50 Lokaal bestuur Wingene

BIJLAGE 4: BELEIDSVERKLARING ALCOHOL-, DRUGS EN MEDICATIEBELEID

 Dit beleid heeft betrekking op alle middelen (o.a. (il)legale drugs en medicatie) die een gedragsverandering met zich mee kunnen brengen en/of die een risico op afhankelijkheid van het product met zich meedragen.  Het bestuur is mede verantwoordelijke voor de veiligheid, gezondheid en het welzijn van al zijn personeelsleden en voor kwaliteitsvolle dienstverlening.  Het gebruik van alcohol, drugs en medicatie op het werk kan de veiligheid, de gezondheid en het welzijn van het personeel en zijn omgeving negatief beïnvloeden. Het kan ook schadelijk zijn voor de productiviteit en de kwaliteit van het werk, dienstverlening naar de burgers én het imago van het bestuur.  Met het beoogde beleid stelt het bestuur het functioneren van ieder personeelslid centraal. Preventie, behoud van kwaliteitsvolle dienstverlening en behoud van tewerkstelling zijn hierbij van essentieel belang.  Het bestuur wil met dit beleid het disfunctioneren op het werk als gevolg van alcohol- en drugsgebruik bespreekbaar maken, voorkomen en verhelpen.  Er worden duidelijke afspraken gemaakt over beschikbaarheid en gebruik van alcohol en andere drugs op het werk. In het beleid wordt ook aandacht besteed aan voorlichtingsactiviteiten en vormingsinitiatieven om alle personeelsleden te informeren en te sensibiliseren. Er zullen praktische procedures uitgewerkt worden om te reageren als er zich problemen door alcohol- of ander druggebruik voordoen. De hulpverleningsmogelijkheden zullen hierbij ook nader omschreven worden.  Het beleid steunt op onderstaande uitgangspunten en doelstellingen: o Het beleid geldt voor elk personeelslid. o Het beleid houdt een verbod in op het gebruik van alcohol of andere drugs tijdens het werk en voorkomt dat personeelsleden zich op het werk aanmelden onder invloed van alcohol of drugs. o Er zullen ook afspraken gemaakt worden onder welke voorwaarden er afwijkingen mogelijk zijn op dit principieel verbod van gebruik van alcohol (bijvoorbeeld personeelsfeest, nieuwjaarsreceptie,..) o Voor veiligheidsfuncties of functies met verhoogde waakzaamheid zijn geen uitzonderingen mogelijk. Voor deze functies geldt een absolute nultolerantie. Enkele voorbeelden van veiligheidsfuncties en functies met verhoogde waakzaamheid zijn: . bestuurders en begeleiders van voertuigen . personeelsleden die machines bedienen . personeelsleden die op hoogte werken en werken uitvoeren met verhoogde risico’s . gemachtigde toezichters . … o Het beleid wil voorkomen dat sociaal gebruik (in de privésfeer) overgaat in probleemgebruik. Daarom zal er bijzondere aandacht gaan naar het zo vroeg mogelijk herkennen van probleemsituaties, met extra aandacht voor de bepalende rol van de hiërarchische lijn hierin. o Het beleid stelt het functioneren, de werkomgeving en de werkrelaties centraal. Dit betekent dat de hiërarchische lijn de medewerker niet confronteert met het (vermoedelijke) gebruik zelf, maar wel met de mogelijke gevolgen ervan, zowel voor zijn prestaties als voor zijn werkomgeving. o Het beleid leunt aan bij de structuren en instrumenten die voorhanden zijn om het functioneren te bespreken (cf. arbeidsreglement, functiebeschrijving, deontologische code, orde – en tuchtprocedure en ontslag)

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 51 Lokaal bestuur Wingene

o Het beleid heeft betrekking op alle middelen die een gedragsverandering met zich mee kunnen brengen en / of die een risico op afhankelijkheid van het product inhouden. o Het beleid schrijft een aanpak uit voor zowel acuut als chronisch overmatig gebruik. De aandacht wordt dus niet enkel op de afhankelijkheidsproblematiek gericht maar ook op eenmalig of incidenteel overmatig gebruik. o Behandeling van personeelsleden met een afhankelijkheidsproblematiek berust op vrijwillige basis. Het verbeteren van het eigen functioneren blijft een plicht van de medewerker zelf. o In overleg met de preventiediensten en de curatieve sector wordt een aanpak uitgewerkt voor de adequate opvang en begeleiding van probleemgebruikers. Een informeel gesprek met de vertrouwenspersoon is te allen tijde mogelijk op dezelfde wijze als bepaald in het arbeidsreglement waar het gaat over grensoverschrijdend gedrag. o Het beleid is een meerkansenbeleid (graduele aanpak). Als de werkprestaties niet verbeteren en eventuele begeleiding niet werkt, kunnen er maatregelen genomen worden zoals bepaald in het arbeidsreglement. Dit meerkansenbeleid sluit echter niet uit dat in ernstige gevallen en afhankelijk van de omstandigheden kan overgegaan worden tot zwaardere maatregelen. Bovenstaande doelstellingen en acties gelden voor alle personeelsleden en stagiairs van het bestuur.

Het bestuur is van mening dat de uitvoering van dit alcohol- en drugbeleid een gedeelde verantwoordelijkheid is van alle personeelsleden. Het bestuur verwacht dan ook dat iedereen, binnen de hem of haar toebedeelde taken en verantwoordelijkheden, deze doelstellingen en acties mee helpt realiseren. Iedereen zal de nodige informatie, opleiding en middelen krijgen om dit aan te kunnen.

1. Aanwezigheid van alcoholische dranken en drugs

1.1. Alcoholische dranken

Het gebruik van alcoholische dranken tijdens de diensturen is niet toegelaten, ook deze aangeboden door publiek of klanten.

Alle personeelsleden moeten normaal kunnen functioneren wanneer zij zich aanmelden op het werk.

In afspraak met de algemeen directeur kunnen alcoholische dranken op sociale gelegenheden worden toegelaten: pensioenviering, recepties, verwelkoming nieuwe inwoners, … Hierbij mogen deze gelegenheden niet voorafgaan aan de werkuren. De aangeboden alcoholische dranken moeten licht alcoholisch (= geen sterke dranken en zware bieren) zijn en met mate geconsumeerd. Er moet steeds gezorgd worden voor een voldoende gevarieerd en aantrekkelijk aanbod van niet-alcoholische dranken.

Personeelsleden die na het werk alcohol drinken op gelegenheden georganiseerd door of met toestemming van het bestuur, doen er goed aan om zoveel mogelijk te zorgen voor alternatief vervoer (carpooling, taxi,..).

De geldende verkeerswetgeving inzake alcohol- en drugsbeleid dient nageleefd te worden.

1.2. Drugs

Drugs gebruiken, binnenbrengen en ter beschikking stellen aan anderen zijn strafbare feiten en dus nooit toegestaan op de terreinen, in de gebouwen en in de voertuigen van het bestuur.

Het gebruiken en/of onder invloed zijn van drugs tijdens de werkuren is niet toegestaan.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 52 Lokaal bestuur Wingene

1.3. Medicatie

 Gebruik en binnenbrengen voor eigen gebruik van medicatie is toegestaan wanneer het noodzakelijk is om gezondheidsredenen en zolang dit het functioneren en de veiligheid bij de uitvoering van het werk niet in het gedrang brengt. Alle personeelsleden die medicatie nemen waarvan ze vermoeden dat dit tot functionerings- of veiligheidsproblemen zou kunnen leiden, worden verondersteld met hun behandelend arts te overleggen en zijn/haar advies te volgen. Desgewenst kunnen zij ook met de arbeidsarts bespreken of de aard en dosering van de medicatie de normale werkzaamheden toelaten. In ieder geval verwacht het bestuur dat personeelsleden die onder invloed zijn van dergelijke medicatie, en waar de normale werkzaamheden mogelijks niet mogen uitgeoefend worden, dit melden voor de aanvang van het werk aan de bevoegde leidinggevende of de arbeidsarts om een goede inschatting te kunnen maken van de situatie.  Het bestuur stelt geen medicatie ter beschikking.  Het is aangewezen geen voertuig of machine te besturen indien de behandelend arts en/of bijsluiter dit afraden. Personeelsleden worden via informatie van de arbeidsgeneeskundige dienst bewust gemaakt van de mogelijke effecten van medicatiegebruik (eventueel in combinatie met andere drugs) op hun functioneren.

2. De procedure in geval van misbruik van alcohol en/of andere drugs

 Deze procedures zijn bedoeld om zo snel als mogelijk en adequaat op te treden bij en/of herhaling te voorkomen van functioneringsproblemen door (vermoedelijk) misbruik van alcohol en/of andere drugs.  Wanneer men duidelijke aanwijzingen heeft dat de medewerker het werk niet kan aanvatten, zal de leidinggevende het formulier “ vaststelling werkbekwaamheid bij vermoeden van alcohol- of drugsmisbruik” invullen. Van bestuurszijde wordt ook de interne preventieadviseur gevraagd de vaststelling bij te wonen. Bij afwezigheid wordt deze eventueel vervangen door het diensthoofd Human Resources. De medewerker wordt tevens doorverwezen naar de arbeidsarts.  De medewerker zelf kan zich ook laten bijstaan door een eigen vertrouwenspersoon zoals de vertrouwenspersoon van de organisatie, een vakbondsafgevaardigde, collega, familielid, advocaat, dokter,… indien hij dit wenst. De medewerker verwittigt hiertoe zelf deze persoon die wel binnen het uur na contact name aanwezig dient te zijn.  Bij ernstige tekortkomingen kan men de bepalingen volgen vermeld in het arbeidsreglement, maar in eerste instantie word geopteerd voor preventieve benadering om disfunctioneren op het werk als gevolg van alcohol- of drugsgebruik bespreekbaar te maken, te voorkomen en te verhelpen.

2.1. Procedure bij functioneringsproblemen ten gevolge van ACUUT misbruik.

Onder acuut misbruik wordt verstaan dat een personeelslid zoveel alcohol, medicatie en/of drugs heeft gebruikt dat hij/zij niet meer in staat is om normaal te werken; acute situaties (dronkenschap, onder invloed zijn van andere drugs) doen zich meestal slechts éénmaal of zonder regelmaat voor.

Indien een personeelslid vaststelt dat een collega een functioneringsprobleem vertoont waarbij een vermoeden van middelengebruik is, wordt verwacht dat deze dat steeds meldt aan de (direct) leidinggevende.

De leidinggevende stelt indien mogelijk het functioneringsprobleem zelf vast of wordt op de hoogte gebracht door collega.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 53 Lokaal bestuur Wingene

De leidinggevende spreekt de medewerker aan over het functioneringsprobleem en schat in of er mogelijks sprake is van een acuut probleem van werkonbekwaamheid.

Wanneer men duidelijke aanwijzingen heeft dat de medewerker het werk niet kan aanvatten of verder zetten zal de leidinggevende in samenspraak met een andere leidinggevende/de interne preventieadviseur en de algemeen directeur de onderstaande procedure voor vaststelling van werkonbekwaamheid opstarten.

Procedure vaststelling van werkonbewaamheid:

1. De medewerker met vermoeden van werkonbekwaamheid wordt door de leidinggevende/ het diensthoofd naar een aparte ruimte gebracht. De medewerker wordt niet alleen gelaten tot zolang hij zich op de werkplaats bevindt. 2. De direct leidinggevende/het diensthoofd vraagt aan de medewerker of hij/zij zijn/haar werkbekwaamheid met een test wil bewijzen, daarenboven zal de direct leidinggevende/diensthoofd steeds informatie (mondeling, via observatie) verzamelen om in te schatten of er mogelijks een risico van werkonbekwaamheid is (invullen checklist). 3. Indien de medewerker zijn werkbekwaamheid niet wenst te bewijzen met een test, wordt onmiddellijk het document “vaststelling werkbekwaamheid bij vermoeden van alcohol- of drugsmisbruik”opgemaakt. 4. Indien de medewerker een test wenst, zal de direct leidinggevende/ het diensthoofd een andere leidinggevende/diensthoofd en indien gewenst een extra getuige erbij roepen. In principe wordt de test afgenomen door een leidinggevende/ het diensthoofd, steeds met een ander(e) leidinggevende/ diensthoofd als getuige erbij. De tests worden afgenomen en de resultaten genoteerd op het daartoe voorziene document.

Testen kunnen afgenomen worden bij de aanvang van het werk, bij de uitvoering van het werk, op het einde van de shift (vóór de aanvang woon-werkverkeer).

Volgende tests kunnen worden uitgevoerd:

1. de eenvoudige ademtest 2. psychomotorische testen:

De eerste proef (Romberg-test) is rechtstaand, met de armen langs het lichaam en met het hoofd naar achter met de ogen dicht dertig seconden beginnen tellen bij zichzelf (niet luidop dus). De testafnemer noteert de door de geteste geschatte tijd.

De tweede proef (walk and turn) is 9 passen, hiel tot hiel met de armen langs het lichaam wandelen op een rechte lijn en draaien op de voorste voet met opheffing van de hiel.

De derde test (one leg stand) is op één been staan met de armen langs het lichaam en de rechtervoet opheffen tot dertig centimeter van de grond, tip naar de grond wijzend en bij zichzelf dertig seconden laten tellen. Na een tiental seconden rust hetzelfde met de andere voet.

De vierde test (finger to nose) is respectievelijk de wijsvinger van de linker- en rechterhand naar de neus brengen met de ogen dicht en het hoofd achterover gebogen.

De specifieke niet-medische testen zijn niet ge-ijkte testen. De resultaten van de testen dienen dus niet op zichzelf te worden geïnterpreteerd, maar in relatie tot de andere observaties en andere testresultaten enerzijds, en de specifieke taakeisen anderzijds.

Wanneer er geen sprake is van werkonbekwaamheid, enkel van een functioneringsprobleem zal de direct leidinggevende/ het diensthoofd een gesprek hebben met het betrokken personeelslid en hem haar wijzen op het beleid.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 54 Lokaal bestuur Wingene

Bij herhaling van de feiten, heeft de directe leidinggevende/ het diensthoofd een functioneringsgesprek of evaluatie. Er kan te allen tijde overleg gepleegd worden met de algemeen directeur.

De noden naar hulpverlening en ondersteuning van de medewerker worden besproken.

Er wordt aan de medewerker gevraagd om te overleggen met huisarts of arbeidsarts. Bedoeling is om in te schatten of de functioneringsproblemen kunnen vermeden worden (door aanpassing van het werk, door aanpassing van de medicatie,…) en of gespecialiseerde hulpverlening aangewezen is.

Indien aangewezen, bij herhaalde vaststellingen van een functioneringsprobleem, en telkens de medewerker er ook zelf om vraagt, wordt door het bestuur een afspraak gemaakt met de arbeidsarts. De arbeidsarts geeft dan advies met betrekking tot tijdelijke werkonbekwaamheid of tijdelijke aangepast werk en gepaste hulpverlening. Enkel de kaart medische onderzoek wordt bezorgd aan het bestuur.

Wanneer er sprake is van werkonbekwaamheid (al dan niet bevestigd door een test) mag de medewerker niet terug aan het werk en mag deze ook niet op eigen krachten naar huis gaan.

Hulpverlening en politie worden ingeschakeld indien nodig.

De medewerker wordt op een veilige manier naar huis gebracht. Een kennis/familielid wordt gecontacteerd zodat de medewerker kan worden opgehaald. Wanneer dit niet mogelijk is, wordt een taxi gebeld. De kosten voor het vervoer naar huis per taxi zijn ten laste van de medewerker.

De niet-gepresteerde arbeidstijd ten gevolge van inname van alcohol of drugs wordt beschouwd als gewettigde afwezigheid.

De medewerker heeft de mogelijkheid om naar de arts te gaan en medisch te laten wettigen indien de onbekwaamheid te wijten is aan medicatiegebruik. Zo niet wordt de verloren werktijd gerecupereerd.

Er wordt een schriftelijk verslag opgemaakt van de vastgestelde functioneringsproblemen en de afgesproken acties ter verbetering. De medewerker tekent dit verslag.

Bij herhaling van de feiten heeft de directe leidinggevende/ het diensthoofd een functioneringsgesprek of evaluatie. Er kan te allen tijde overleg gepleegd worden met de algemeen directeur.

De noden naar hulpverlening en ondersteuning van de medewerker worden besproken.

Er wordt aan de medewerker gevraagd om te overleggen met de huisarts of de arbeidsarts. Bedoeling is om in te schatten of de functioneringsproblemen kunnen vermeden worden (door aanpassing van het werk, door aanpassing van de medicatie,…) en of gespecialiseerde hulpverlening aangewezen is.

Indien aangewezen, bij herhaalde vaststellingen van een functioneringsprobleem, en telkens de medewerker er ook zelf om vraagt, wordt door het bestuur een afspraak gemaakt met de arbeidsarts. De arbeidsarts geeft dan advies met betrekking tot tijdelijke werkonbekwaamheid of tijdelijke aangepast werk en gepaste hulpverlening.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 55 Lokaal bestuur Wingene

Duidelijke vaststelling van werkonbekwaamheid (a.h.v. formulier vaststelling werkbekwaamheid). Snel optreden is noodzakelijk

Verwijdering van de werkvloer. Nagaan of personeelslid opgehaald kan worden. Eventueel taxi bellen of ruimte voorzien.Tevens de nodige maatregelen treffen om de veiligheid van iedereen te waarborgen. Eventuele vervoerskosten zijn ten laste van de betrokkene.

Direct leidinggevende / diensthoofd personeel heeft gesprek met de betrokkene kort na het voorval en verwijst het personeelslid door naar de arbeidsarts

Herhaling van de Eenmalige gebeurtenis gebeurtenis

Regularisatie afwezigheid: -door opname verlofdag/ overuren Zie procedure bij chronisch misbruik - door medisch attest

2.2. Procedure bij functioneringsproblemen ten gevolge van CHRONISCH misbruik.

Onder chronisch misbruik wordt verstaan dat een personeelslid gedurende een bepaalde periode minder goed tot slecht functioneert, vermoedelijk door misbruik van alcohol, medicatie of drugs of dat een personeelslid regelmatig op het werk verschijnt onder kennelijke invloed van alcohol, medicatie en/of drugs.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 56 Lokaal bestuur Wingene

Leidinggevende stelt disfunctioneren van personeelslid vast (bepaalde periode met verminderde prestaties, verhoogde afwezigheid, problemen met collega's, enz.)

Leidinggevende verwijst personeelslid door naar de arbeidsarts en heeft een gesprek met algemeen directeur / diensthoofd personeel over personeelslid en bespreekt samen vervolg van procedure (gebruik werkdocument) Direct leidinggevende / diensthoofd personeel confronteert personeelslid met functioneringsproblemen aan de hand van concreet en objectief feitenmateriaal en/of cijfermateriaal (verminderde prestaties, verhoogde afwezigheid, enz.) tijdens een rustig gesprek (gebruik werkdocument) Leidinggevende : - adviseert contact op te nemen met arbeidsarts, huisarts of andere hulpverlener - stelt personeelslid voor keuze: verbetering functioneren of er volgt een gepaste actie - plant evaluatie op korte termijn (max.1 maand) - volgt personeelslid van dichtbij op tot volgende evaluatie Evaluatie na afgesproken- a periode door direct leidinggevende / diensthoofd personeel met personeelslid (gebruik werkdocument) GEEN Verbetering verbetering functionere functionere n n

Maatregel (minst zware cf Afbouwende opvolging: arbeidsreglement) wordt uitgevoerd: - nieuwe evaluatie na langere - leidinggevende adviseert nogmaals beroep te doen op hulpverlening; termijn (max. 3 maanden) bereidheid tot behandeling is positief - verdere periodieke opvolging element van personeelslid door - leidinggevende volgt personeelslid van leidinggevende dichtbij op; - leidinggevende stelt nieuwe evaluatiedatum voor (max.1 maand)

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 57 Lokaal bestuur Wingene

Tweede evaluatie na afgesproken periode door direct leidinggevende / diensthoofd personeel met personeelslid (gebruik werkdocument)

Verbetering GEEN Verbetering functioneren functioneren

Volgende maatregel (gradueel) wordt uitgevoerd Geen verplicht evaluatiemoment meer, wel (cf arbeidsreglement) afbouwende opvolging - leidinggevende adviseert nogmaals beroep te doen op hulpverlening

Dit schema wordt gevolgd tot uitputting van maatregels. Bij weigering van gedragsverandering kan dit uiteindelijk leiden tot de meest zware maatregel, het ontslag

 Binnen het bestuur zijn er afspraken gemaakt over hoe men het disfunctioneren van personeelsleden aanpakt. Die afspraken blijven geldig, ongeacht de oorzaak van het disfunctioneren; ze gelden dus ook voor het disfunctioneren door misbruik van alcohol, medicatie of drugs. De krachtlijnen hiervan zijn functioneringsgesprekken, coaching en evaluatie zoals vermeld in de rechtspositieregeling.  Als een personeelslid met een veiligheidsfunctie zijn functie niet meer kan uitoefenen, kan men de medewerker doorverwijzen naar de arbeidsarts. Die zal dan adviseren welke functie(s) de medewerker wel nog kan uitoefenen.  Bij de begeleiding van een personeelslid bij wie men een chronisch misbruik van alcohol, medicatie of drugs vermoedt, gelden de hierna volgende principes. - Eigen aan de aanpak is het besef dat een personeelslid met een drank,- medicatie- of drugprobleem zijn functioneren of zijn gedrag niet in zijn eentje kan veranderen, maar hulp nodig heeft, en dat bij dit personeelslid zelf vaak enig ‘probleeminzicht’ ontbreekt. - Precies daarom komt het erop aan zeer scherpe grenzen te trekken en te bewaken: afspraken die gemaakt zijn tijdens functioneringsgesprekken, moeten worden nagekomen. Elk disfunctioneren en elk grensoverschrijdend gedrag dat rechtstreeks of onrechtstreeks verband houdt met drank, medicatie- of drugmisbruik, moet ten aanzien van de medewerker als zodanig worden geduid. Het formulier “vaststelling werkbekwaamheid bij vermoeden van alcohol- of drugsmisbruik” dient hiertoe voor ieder voorval ingevuld te worden, zodat dit bij de functioneringsgesprekken per voorval besproken kan worden.  Ook de medewerker dat zich laat behandelen en actief meewerkt aan de hulp die wordt geboden, verdient blijvende aandacht. De functioneringsgesprekken krijgen dan uiteraard wel een ander doel. Het gaat er dan meer om de medewerker in zijn strijd bij te staan en te bemoedigen. Het eventuele disfunctioneren blijft op de agenda, maar punten waar verbetering in het functioneren merkbaar is, worden positief onderstreept.  Met de medewerker dat voor zijn behandeling langere tijd afwezig is, wordt het best (tenminste als betrokkene dat wenst) contact gehouden. Dat contact is hoe dan ook nodig in de periode voor betrokkene het werk hervat en moet worden onderhouden tijdens het hele re-integratieproces. Dergelijke contacten kunnen verlopen via de hiërarchische lijn of via de interne hulpverlener, elk met respect voor zijn eigen rol. Ook collega’s kunnen daarin, al dan niet op structurele wijze een rol in spelen.  Ook (psychosociale) nazorg is belangrijk. Ook als het middelengebruik gestopt of onder controle is, en betrokkene naar behoren functioneert, blijft opvolging noodzakelijk. Het is niet uit te sluiten dat betrokkene hervalt.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 58 Lokaal bestuur Wingene

 Iemand die het slachtoffer is van een collega met problematisch alcohol,- medicatie of drugmisbruik, kan zich wenden tot zijn hiërarchische meerdere of de interne hulpverlener – zie 3.1.  Iemand die vermoedt dat een collega onder invloed van alcohol, medicatie of drugs een acuut gevaar vormt voor personeel of derden, neemt de nodige maatregelen om ieders veiligheid te waarborgen.

3. Hulpverlening

Dit onderdeel beschrijft tot wie een personeelslid dat geconfronteerd wordt met functioneringsproblemen door alcohol- of drugmisbruik zich kan wenden. De hulpverlening kan gekoppeld zijn aan de diensten van het bestuur, maar kan ook van buiten de organisatie komen.

3.1 Hulpverlening gekoppeld aan de organisatie

De medewerker kan zich steeds wenden tot zijn hiërarchische meerdere - diensthoofd. Deze persoon kan de medewerker advies geven en motiveren om zijn probleem aan te pakken. Of de medewerker naar deze persoon toe gaat, is sterk afhankelijk van de functionele relatie tussen beiden. Voor wie deze rol wil opnemen is bijkomende vorming rond deze thematiek aangewezen (zie 4. Voorlichting en vorming).

Daarnaast zijn er de interne hulpverleners. Het gaat om de vertrouwenspersonen, de interne preventieadviseur, de preventieadviseur-arbeidsarts en de preventieadviseurs psychosociale aspecten. Deze personen werken met vertrouwelijke gegevens en zijn gebonden door het beroepsgeheim. Zij geven advies, informeren en sensibiliseren. Bij persoonlijke conflicten voeren zij verkennende gesprekken en verwijzen ze indien nodig extern door (naar huisarts, centrum voor geestelijke gezondheidszorg, gespecialiseerde alcohol- of drughulpverleningsinstelling). Interne hulpverleners kunnen eventueel al een inschatting maken van de problematiek en op vraag van de medewerker eventueel de nodige contacten leggen met hulpverlening buiten de organisatie.

Specifiek voor de preventieadviseur-arbeidsarts: elk personeelslid kan vragen om gezien te worden door de arbeidsarts. De arbeidsarts behandelt niet zelf, maar motiveert de medewerker om een behandeling te volgen bij een hulpverlener buiten de organisatie (huisarts, AA, ...). Hij geeft de nodige informatie en contacteert op vraag van de medewerker zo nodig een externe hulpverlener. Hij kan ook de therapie die uit deze hulpverlening voortvloeit, opvolgen. Daarnaast kan de arbeidsarts de medewerker laten testen op alcohol en drugs op zijn initiatief en dit ter verantwoording van een preventieve maatregel (wet Mahoux).

Voor elk concreet geval zal getracht worden in overleg met het betrokken personeelslid een samenwerking tussen de interne hulpverleners op te zetten. Het is in het belang van alle partijen aangewezen om regelmatig overlegmomenten te plannen. Op die manier kan men de samenwerking stroomlijnen. Het doel van deze bijeenkomsten is:

 eenduidigheid brengen in de aanpak;  inzicht verkrijgen in de verschillende expertises;  ervaringen uitwisselen;  gecoördineerde aanpak bespreken.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 59 Lokaal bestuur Wingene

3.2 Hulpverlening buiten de organisatie

Problemen met alcohol en andere drugs zijn vaak complex. Een snelle en definitieve oplossing vinden is vaak niet realistisch. Als er sprake is van afhankelijkheid, gaat het meestal om een langdurig of chronisch probleem. Dan moet men zoeken naar een geschikt behandeltraject waarbij afwisselend en/of gelijktijdig de nadruk ligt op ‘genezen’ of ‘verzorgen’: soms is vooral zorg en bescherming nodig, in andere gevallen ligt de nadruk op therapie of begeleiding en op nog andere momenten is er nood aan re-integratie. Het hulp- en zorgaanbod in Vlaanderen is zeer gevarieerd. Enkele van de meest toonaangevende en overkoepelende hulp- of zorgvormen worden hieronder opgesomd:

- De eerstelijnszorg: is de eerste, laagdrempelige, niet-gespecialiseerde stap in de georganiseerde hulpverlening. De eerste lijn staat het dichtst bij de bevolking en komt meestal als eerste in contact met de problematiek. Ze is ideaal geplaatst om problematisch middelengebruik op te sporen, in te schatten en door te verwijzen indien diepgaande begeleiding nodig is. Ze kan ook voor de nazorg instaan.  Op de eerste lijn bevinden zich onder meer de huisartsen, de centra voor algemeen welzijnswerk (CAW), de jongerenadviescentra (JAC). - Anonieme Alcoholisten (AA): is een zelfhulpgroep van mannen en vrouwen die hun ervaring, kracht en hoop met elkaar delen om hun gemeenschappelijk probleem op te lossen en anderen te helpen bij het herstel van hun alcoholprobleem. De enige vereiste voor lidmaatschap is het verlangen om op te houden met drinken. Er zijn gelijkaardige zelfhulpgroepen zoals: Al-Anon (voor partners) en Al-Ateen (voor kinderen) ; Toxan (medicatie, via AA); SOS Nuchterheid (alcohol, medicatie, illegale drugs en gokken). - Drugslijn: geeft anoniem en laagdrempelig informatie en advies over alcohol- en andere drugproblemen. Ze biedt ook een zicht op mogelijkheden in de alcohol- en drughulpverlening en wie daar nood aan heeft verwijst ze op een degelijke wijze door. De DrugLijn werkt anoniem, objectief en vertrouwelijk; elke weekdag tussen 10 en 20u. - Centra voor geestelijke gezondheidszorg (CGG): de diverse centra voor geestelijke gezondheidszorg in Vlaanderen verschillen onderling sterk in graad van specialisatie in begeleiding en behandeling van problematisch middelengebruik. Enkele centra leggen zich al vele jaren helemaal toe op de problematiek van het gebruik van alcohol, medicatie, illegale drugs en/of het gokken. Het aanbod van mogelijke therapieën is erg gedifferentieerd. - Gespecialiseerde alcohol- en drughulpverleningsinstellingen (ambulant of residentieel). Een overzicht is te verkrijgen bij de DrugLijn. - …

4. Voorlichting en vorming

4.1. Voorlichting

Informatie en vormingen zorgen ervoor dat een beleid wordt toegepast: elk personeelslid moet worden geïnformeerd over de mogelijke gevolgen van alcohol en andere drugs op zijn (arbeids)gedrag. Verder krijgt elk personeelslid toelichting bij de inhoud van het alcohol- en drugbeleid van het bestuur. De hiërarchische lijn en de interne hulpverleners hebben een sleutelrol in de uitvoering van het beleid: voor hen is specifieke opleiding aangewezen.

a. Doelgroep en boodschap

- alle personeelsleden, incl. de hiërarchische lijn - vakbondsafgevaardigden/leden van de bevoegde comités - vertrouwenspersonen, preventieadviseurs,… - Informatie over:

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 60 Lokaal bestuur Wingene

 regelgeving in verband met alcohol- en drugsmisbruik en de beschikbaarheid van alcohol en andere drugs  procedures  hulpverlening → duidelijk maken bij wie men met een probleem terecht kan en op welke manier hulp geboden wordt - Sensibilisatie  inzicht bieden in signalen van problematisch alcohol- en druggebruik op het (werk)gedrag  duidelijkheid creëren rond de alcohol- en drugsproblematiek (doel = inzicht in effecten) zodat het voor al de personeelsleden makkelijker wordt om alcohol- en drugsmisbruik te (h)erkennen en te weten hoe ze hiermee het best kunnen omgaan.  informeren over de manier waarop collega’s en leidinggevenden het best met ex- gebruikers omgaan.

b. Communicatievorm

Alle personeelsleden moeten bereikt worden. De communicatie moet verstaanbaar zijn voor de verschillende doelgroepen. Daartoe wordt gebruik maken van verschillende communicatievormen en -kanalen en materialen: affiches, brochures, flyers, intranet, … We gaan uit van het overbrengen van een positieve boodschap.

De informatie slechts éénmalig verspreiden is niet erg efficiënt. Er zal dus op geregelde tijdstippen opnieuw aandacht besteed worden aan de alcohol- en drugproblematiek, de weerslag ervan op het werk en het beleid ter zake (koppeling bv. aan de nieuwjaarsreceptie).

Voor de concrete uitwerking zal een beroep gedaan worden op specialisten zoals de interne preventieadviseur, externe dienst voor preventie en bescherming op het werk, de communicatiedienst van het bestuur, enz.

4.2. Vorming

a. Doelgroep

- algemeen directeur en hiërarchische lijn - diensthoofden,… - interne hulpverleners (interne preventieadviseur, vertrouwenspersoon,…)

b. Vormingspakket

1. Vormingspakket voor algemeen directeur en hiërarchische lijn a. Hoe omgaan met personeelsleden met een functioneringsprobleem als gevolg van alcohol- en ander drugsmisbruik? b. Inhoud van de opleiding: hoe omgaan met signalen van problematisch gebruik, hoe personeelsleden aanspreken, praktische tips (wat helpt en wat niet), informatie over hulpverleningsinstellingen om naar door te verwijzen, …

2. Vormingspakket voor interne hulpverleners a. Hoe omgaan met personeelsleden met een functioneringsprobleem als gevolg van alcohol- en ander drugsmisbruik? b. Inhoud van de opleiding: inzicht in signalen van alcohol- en drugsproblematiek, motiverende gespreksvoering, praktische tips (wat helpt en wat niet), informatie over externe hulpverleningsinstellingen om naar door te verwijzen, …

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 61 Lokaal bestuur Wingene

VASTSTELLING WERKBEKWAAMHEID BIJ VERMOEDEN VAN

ALCOHOL- OF DRUGSMISBRUIK.

Personeelslid Leidinggevende of vervanger

Naam: Naam:

Voornaam: Voornaam:

Functie: Functie:

Dienst: Dienst :

Locatie: Locatie:

Handtekening: Handtekening:

2e persoon op vraag personeelslid Preventieadviseur of vervanger of getuige

Naam: Naam:

Voornaam: Voornaam:

Functie: Functie:

Dienst: Dienst:

Locatie: Locatie:

Handtekening: Handtekening:

Datum:

Concrete feiten

Werkgebonden signalen Uiterlijke kenmerken

o Verhoogd verzuim o Overweldigende alcoholgeur (maandagmorgen, te laat terugkomen van lunch, vroeger o Ademgeur verdoezelen (muntjes, vertrekken,…) aftershave)

o Afwezigheid op de werkvloer o Wazige blik (langere pauzes, veel toiletbezoek) o Afwijkende pupillen o Concentratieverlies (moeilijker o Wartaal onthouden, meer moeite bij uitvoering taken, er niet met het o Onduidelijke spraak (plots) hoofd bij zijn ..) o Spreken met dubbele tong o Meer betrokken bij ongevallen o Ongecontroleerde antwoorden o Onregelmatig werkpatroon (schommelende productiviteit, o Heel luid spreken / roepen onvoorspelbaar) o Onveilig handelen / overmoedig

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 62 Lokaal bestuur Wingene

o Afgenomen efficiëntie o Onstabiel stappen / gaan

o Slechte verhoudingen met collega’s o Ongecontroleerd gedrag / (slecht gehumeurd, klachten, licht bewegingen geraakt) o Drukke gebaren o Meer fouten maken o In slaap vallen tijdens werkuren / o Andere: snurken

o Toont geen interesse

o Zich verstoppen voor chef of controle

o Agressief gedrag

o Zenuwachtig

o Minder verzorgd

o Andere :

Vermoeden werkonbekwaamheid

o Ja => inschatting werkonbekwaamheid door observatie uiterlijke kenmerken en werkgebonden signalen

o Neen => functioneringsgesprek + invullen werkdocument functioneringsproblemen

Beschrijving van de concrete feiten / functioneringsproblemen (feiten, gevolgen voor de werkomgeving, observatie)

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 63 Lokaal bestuur Wingene

Opmerkingen personeelslid:

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 64 Lokaal bestuur Wingene

WERKDOCUMENT BIJ FUNCTIONERINGSPROBLEMEN TEN GEVOLGE VANALCOHOL- OF DRUGSMISBRUIK.

Dit document dient als leidraad om een functioneringsgesprek op verschillende tijdstippen te voeren ten gevolge van alcohol- of drugsmisbruik door een personeelslid. De direct leidinggevende bereidt het document kort voor en overloopt het dan samen met het betrokken personeelslid. Zie ook het document: preventief alcohol- en drugsbeleid.

Naam personeelslid:…………………………………………………………………………………

Naam direct leidinggevende:…………………………………………………………………………

EVALUATIE 1

1. Vaststelling disfunctioneren van de medewerker

In te vullen en/of te verwijzen naar andere documenten, door direct leidinggevende.

Bepaalde periodes van verminderde prestaties:

(prestatiecijfers, aantallen, klachten, vaststelling werkbekwaamheid,…)………………………

…….……………………………………………………………………………………………………

.....………………………………………………………………………………………………………

Verhoogde afwezigheid:

(verzuimbriefjes, ziektebriefjes, te laat komen, tikkaart,…)………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

Problemen met collega’s/klanten:

(klachten,…)……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 65 Lokaal bestuur Wingene

2. Datum eerste gesprek: ………………………………………………………………...………

Aanwezigen: personeelslid

direct leidinggevende

algemeen directeur

diensthoofd Human Resources

arbeidsarts

andere (vertrouwenspersoon,…).

o Advies geven om contact op te nemen met de arbeidsarts, huisarts of andere hulpverlening

o Leidinggevende stelt personeelslid voor keuze: verbetering in functioneren of maatregel

o Melding van opvolging betrokkenen van dichtbij tot volgende evaluatie

o Afspraak over mogelijke maatregelen indien geen verbetering. Mogelijke maatregel (cf. arbeidsreglement)……………………………………………………………………………

o Evaluatie plannen op korte termijn (max. 1 maand). Datum volgende evaluatie:…………

EVALUATIE 2

1. Opvolging functioneren van de medewerker

In te vullen en/of te verwijzen naar andere documenten, door direct leidinggevende.

Verbeterde / verminderde prestaties:

(prestatiecijfers, aantallen, klachten, vaststelling werkbekwaamheid,…)………………………

…….……………………………………………………………………………………………………

.....………………………………………………………………………………………………………

Verminderde / verhoogde afwezigheid:

(verzuimbriefjes, ziektebriefjes, te laat komen, tikkaart,…)………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

Betere verstandhouding met collega’s/klanten:

(klachten,…)……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 66 Lokaal bestuur Wingene

2. Datum tweede gesprek: ………………………………………………………………...……

Aanwezigen: personeelslid

direct leidinggevende

algemeen directeur

diensthoofd Human Resources

arbeidsarts

andere (vertrouwenspersoon,…).

o Leidinggevende vraagt naar opvolging door arbeidsarts, huisarts of andere hulpverlening. Personeelslid is niet verplicht hier diep op in te gaan.

o Leidinggevende bespreekt functioneren. Verbetering of maatregel uitvoeren. Besluit:…………………………………………………………………………………………

Indien verbetering:

o Melding van minder nauwe opvolging betrokkenen van dichtbij tot volgende evaluatie

o Nieuwe evaluatie plannen (max. 3 maand). Datum volgende evaluatie:…………………………………

Indien geen verbetering:

o Maatregel wordt uitgevoerd

o Melding van opvolging betrokkene van dichtbij tot evaluatie

o Nogmaals advies geven om contact op te nemen met arbeidsarts, huisarts of andere hulpverlening. Bereidheid tot behandeling is positief element.

o Afspraak over mogelijke maatregelen indien geen verbetering. Mogelijke maatregel (cf. arbeidsreglement)………………………………………………………………………

o Evaluatie plannen op korte termijn (max. 1maand). Datum volgende evaluatie:……

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 67 Lokaal bestuur Wingene

EVALUATIE 3

1. Vervolg opvolging functioneren van de medewerker

In te vullen en/of te verwijzen naar andere documenten, door direct leidinggevende.

Verbeterde / verminderde prestaties:

(prestatiecijfers, aantallen, klachten, vaststelling werkbekwaamheid,…)………………………

…….……………………………………………………………………………………………………

.....………………………………………………………………………………………………………

Verminderde / verhoogde afwezigheid:

(verzuimbriefjes, ziektebriefjes, te laat komen, tikkaart,…)………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

Betere verstandhouding met collega’s/klanten:

(klachten,…)……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

2. Datum derde gesprek: ………………………………………………………………...………

Aanwezigen: personeelslid

direct leidinggevende

algemeen directeur

diensthoofd Human Resources

arbeidsarts

andere (vertrouwenspersoon,…).

o Leidinggevende vraagt naar opvolging door arbeidsarts, huisarts of andere hulpverlening. Personeelslid is niet verplicht hier diep op in te gaan.

o Leidinggevende bespreekt functioneren. Verbetering of maatregel uitvoeren. Besluit:………………………………………………………………………………

Indien verbetering:

o Geen extra opvolging meer van personeelslid

Indien geen verbetering:

o Volgende maatregel wordt uitgevoerd

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 68 Lokaal bestuur Wingene

o Melding van opvolging betrokkene van dichtbij tot volgende evaluatie

o Nogmaals advies geven om contact op te nemen met arbeidsarts, huisarts of andere hulpverlening. Bereidheid tot behandeling is positief element.

o Afspraak over mogelijke maatregelen indien geen verbetering. Mogelijke maatregel (cf. arbeidsreglement)………………………………………………………………………

o Evaluatie plannen op korte termijn (max. 1maand). Datum volgende evaluatie:……

EVALUATIE 4

1. Vervolg opvolging functioneren van de medewerker

In te vullen en/of te verwijzen naar andere documenten, door direct leidinggevende.

Verbeterde / verminderde prestaties:

(prestatiecijfers, aantallen, klachten, vaststelling werkbekwaamheid,…)………………………

…….……………………………………………………………………………………………………

.....………………………………………………………………………………………………………

Verminderde / verhoogde afwezigheid:

(verzuimbriefjes, ziektebriefjes, te laat komen, tikkaart,…)………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

Betere verstandhouding met collega’s/klanten:

(klachten,…)……………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

Dit schema wordt gevolgd tot uitputting van maatregelen. Bij weigering van gedragsverandering kan dit uiteindelijk leiden tot de meest zware maatregel, zijnde het ontslag.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 69 Lokaal bestuur Wingene

BIJLAGE 5: REGLEMENT GEOLOKALISATIESYSTEEM (TRACK & TRACE)

Artikel 1 – Doel en finaliteit Een geolokalisatiesysteem laat het bestuur toe analyses te maken aan de hand van de verkregen gegevens. Een dergelijk systeem heeft vooral de bedoeling de arbeidsorganisatie efficiënter te maken door de rijtijden en -afstanden te optimaliseren en waar mogelijk in te korten (efficiëntie en dienstverlening). Op die manier wordt een bijdrage geleverd aan een rationalisatie van het wagenpark en wordt de CO2- afdruk van het bestuur in kaart gebracht. Uitzonderlijke trajecten (vb. strooiroutes) kunnen beter geprogrammeerd en opgevolgd worden. Daarnaast draagt het systeem bij tot de beveiliging van de dienstvoertuigen en hun respectievelijke ladingen, verhoogt het de veiligheid van de chauffeurs, biedt het objectieve gegevens bij betwistingen en zorgt het voor administratieve vereenvoudiging. Artikel 2 – Registratie Onderstaande info kan geregistreerd worden:  het afgereden traject, inclusief de tijdstippen;  de afgelegde kilometers;  geofencing (= signalering wanneer het voertuig buiten een vooraf bepaalde zone treedt i.k.v. het optimaliseren van de routes);  snelheidsinfo;  acceleratie-info;  opdrachten sturen van en naar een GPS-toestel of tablet;  brandstofverbruik;  status van het voertuig;  personeelsidentificatie;  het eventueel gebruik van dienstvoertuigen voor woon-werkverkeer. In dit geval wordt het geolokalisatiesysteem uitgeschakeld. De geregistreerde gegevens kunnen enkel worden gemeten en gerapporteerd ten behoeve van het beoogde doel. Artikel 3 – Voertuigen Het geolokalisatiesysteem zal in principe in alle voertuigen van het bestuur voorzien worden. Artikel 4 - Autorisaties De algemeen directeur en de diensthoofden hebben toegang tot de gegevens. De bestuurder heeft het recht om de gegevens omtrent zijn persoon op te vragen conform de wetgeving die van toepassing is. De inzage dient gemotiveerd te zijn en kan schriftelijk aangevraagd worden bij de algemeen directeur.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 70 Lokaal bestuur Wingene

Artikel 5 – Proportionaliteit Het bestuur mag het geolokalisatiesysteem niet aanwenden op een wijze die onverenigbaar is met het uitdrukkelijk omschreven doel en finaliteit. Het systeem mag in principe geen inmenging in de persoonlijke levenssfeer van de medewerker tot gevolg hebben. De aanwending van het systeem moet in verhouding staan tot het doel. Indien er aanwijzingen zijn die misbruik door een personeelslid doen vermoeden, wordt de medewerker in eerste instantie hierop aangesproken. Bij nieuwe aanwijzingen kan vervolgens overgegaan worden tot een gerichte controle op basis van gegevens voortvloeiend uit het geolokalisatiesysteem. De gegevens die voortvloeien uit het geolokalisatiesysteem kunnen niet gebruikt worden voor het uitspreken/opleggen van sancties noch tucht, tenzij bij uitzondering in geval van manifest misbruik en na schriftelijke verwittiging van betrokken personeelslid. De gegevens voortvloeiend uit het systeem worden maximaal gedurende 12 maanden bewaard. Artikel 6 - Informatieplicht Nieuwe personeelsleden worden geïnformeerd via deze nota en de nota omtrent het verbod op het gebruik van dienstvoertuigen voor woon-werkverkeer of privédoeleinden. Reeds in dienst zijnde personeelsleden zullen op het ogenblik van implementatie van het systeem via de geijkte interne informatiekanalen geïnformeerd worden. Artikel 7 – Regelgeving Het geolokalisatiesysteem wordt ingevoerd overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016 (AVG of GDPR), in werking sinds 25 mei 2018 , alsook conform de nieuwe Belgische privacywet van 30 juli 2018. Ieder systeem waarmee de registratie wordt beoogd van de identiteit van de bestuurder van het dienstvoertuig, evenals van gegevens betreffende het gebruik van het dienstvoertuig, op basis waarvan informatie wordt verkregen over de dienstuitvoering dient te beantwoorden aan welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden (finaliteitsbeginsel), en dient ter zake dienend en niet overmatig te zijn (proportionaliteitsbeginsel). Het bestuur heeft de verwerking van deze gegevens opgenomen in het verwerkingsregister. Het bestuur stelt alles in het werk om op een zorgvuldige en legitieme manier om te gaan met de persoonsgegevens van de betrokken personeelsleden in overeenstemming met de vermelde regelgeving. Indien de medewerker van mening is dat zijn /haar persoonsgegevens niet conform bovenvermelde regelgeving verwerkt werden en hij binnen het bestuur hierover geen gehoor zou vinden, dan kan hij/zij een klacht indienen bij de Belgische bevoegde autoriteit: Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): Adres: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel Tel: +32 (0)2 274 48 00 Fax: +32 (0)2 274 48 35 Email: [email protected] Website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 71 Lokaal bestuur Wingene

BIJLAGE 6: REGLEMENT MOBIELE COMMUNICATIE

Inleiding Deze handleiding bevat de procedures, richtlijnen en praktische afspraken omtrent het gsm-gebruik, evenals de criteria om het soort gsm en de gsm-profielen te bepalen en de daaraan gekoppelde gebruikslimiet en het type gsm of smartphone.

Voor wie Deze handleiding geldt voor alle personeelsleden van de gemeente en OCMW Wingene.

Contactpunten Met inhoudelijke vragen kan je terecht bij de dienst Human Resources via het interne nummer 311, via 051 65 00 76 of [email protected]. Met technische vragen kan je terecht bij de dienst IT en Gis via het interne nummer 320, via 051 65 00 65 of [email protected].

Soorten en types gsm Inleiding Het bestuur hanteert een toewijzingsbeleid voor gsm’s en bijhorend mobiel dataverkeer gebaseerd op de jobinhoud. Personeelsleden met een bepaalde jobinhoud of rol en bepaalde ploegen, afdelingen, diensten kunnen gebruik maken van een gsm om de werkefficiëntie en de bereikbaarheid te verhogen. In dit hoofdstuk wordt aangegeven welke soorten en types gsm er bestaan, hoe een gsm kan aangevraagd worden en wat de beoordelingscriteria zijn. Soorten GSM - een persoonsgebonden gsm - toegekend op naam - een dienst-gsm: o met oproepbeperking - toegekend aan een dienst of afdeling. Dit toestel kan enkel naar nummers bellen binnen de groep van het bestuur; o zonder oproepbeperking - om naar alle nummers te bellen. Types GSM - standaard gsm (bellen, sms’en en een basisfototoestel) - Android Smartphone (gsm met datamogelijkheden) - iPhone Smartphone (gsm met datamogelijkheden) Aankoop smartphone mogelijkheden UTCD (Use The Company Device) - bestuur koopt smartphone aan - Toestel zal enkel worden vervangen indien dit stuk is of niet meer functioneel is - Kapotte accessoires worden vervangen door het bestuur - Toestel blijft eigendom van het bestuur - Toestel terug inleveren bij langdurige afwezigheid CYOD (Choose Your Own Device) - Personeelslid kan zelf een nieuw toestel kiezen voor zijn professioneel gebruik, en dit uit een gamma toegelaten toestellen die voldoen aan specifieke kenmerken alsook eisen van de werkgever en/of IT-afdeling - Personeelslid krijgt om de 3 jaar een voucher van € 250,00 of € 500,00 voor MAT-leden.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 72 Lokaal bestuur Wingene

Bij uitdiensttreding vóór de afloop van de periode van 3jaar verbindt de medewerker zich ertoe het pro rata gedeelte van de voucher voor de periode dat hij/zij niet meer in dienst is, terug te betalen. - Er kan een fiscale vrijstelling gelden voor de vouchers omdat het gaat om ‘kosten eigen aan de werkgever’ - Accessoires worden door de medewerker zelf aangekocht - De medewerker moet zelf instaan voor de vervanging bij defect toestel - Toestel is eigendom van de medewerker

Gsm/smartphone aanvragen Er kan enkel een gsm aangevraagd worden als dat de werking van de dienst bevordert. Hieronder wordt aangegeven hoe een persoonsgebonden of dienst-gsm dient worden aangevraagd. 1. Vraag toestemming aan uw leidinggevende om een persoonsgebonden of dienst-gsm te krijgen. Dit kan aan de hand van het aanvraagformulier dat terug te vinden is op het Intranet. 2. De leidinggevende beoordeelt of jij of de dienst een gsm nodig heeft. Zie het onderdeel Beoordeling gsm-aanvraag in deze policy. 3. Oordeelt de leidinggevende dat een gsm wenselijk is, dan beoordeelt hij of een persoonsgebonden of dienst-gsm de beste optie is en welk gsm-profiel van toepassing is. Zie het onderdeel Beoordeling gsm-aanvraag 4. De leidinggevende legt de aanvraag voor een persoonsgebonden of dienst-gsm met zijn advies ter goedkeuring voor aan de algemeen directeur. 5. De algemeen directeur geeft bij goedkeuring rechtstreeks opdracht aan de dienst IT en GIS om de nodige zaken aan te vragen. 6. De dienst IT en Gis neemt contact met jou op met de vraag of je kiest voor Use The Company Device of Choose Your Own Device. 7. De dienst IT en Gis laat je weten wanneer de gsm kan af gehaald worden. Indien er werd gekozen voor CYOD dient het resterende bedrag eerst betaald te worden aan het bestuur vooraleer het toestel kan overhandigd worden. Bij afhaling wordt er voor ontvangst getekend en wordt kort even het toestel overlopen (e-mails, gebruik, …).

Beoordeling gsm-aanvraag Jouw leidinggevende beoordeelt of jijzelf of de dienst een gsm kan aanvragen en houdt hierbij rekening met: - hoe bereikbaar je moet zijn voor collega’s, klanten en/of andere derden (leveranciers, overheidsorganisaties enz.), gecombineerd met de duur van jouw activiteiten buiten de vaste werkplek; - hoeveel contacten je moet onderhouden binnen en/of buiten de organisatie. Vindt jouw leidinggevende dat jij of de dienst een gsm nodig heeft, dan beoordeelt hij wat de beste optie is m.b.t. de volgende aspecten:  persoonsgebonden of dienst-gsm o een persoonsgebonden gsm geniet de voorkeur. o een dienst-gsm is geschikt: . voor groepen die slechts beperkt activiteiten verrichten buiten de vaste werkplek, maar op die momenten toch bereikbaar moeten zijn;

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 73 Lokaal bestuur Wingene

. voor groepen die veel werk verrichten buiten de administratieve werkplek (bijvoorbeeld ploegen van arbeiders); . ter ondersteuning van evenementen. . passend gsm-profiel bij de noden van de dienst. . Een dienst-gsm …  met oproepbeperking wordt zo geprogrammeerd dat er enkel kan worden gebeld naar een reeks voorgeprogrammeerde nummers (leidinggevenden, collega’s, aannemers of leveranciers waarmee de dienst een contract heeft enz.). Deze dienst-gsm geniet de voorkeur.  zonder oproepbeperking kan naar alle nummers bellen. Opmerking Indien je dit wenst, kan jouw privé-nummer worden overgenomen in het abonnement van het bestuur. Op deze manier vermijd je de nood aan twee mobiele toestellen. De dienst IT en GIS zorgt dan voor de beëindiging van het lopende contract met jouw provider. Alle richtlijnen van het bestuur worden dan volledig van toepassing op jouw nummer. Gsm-profiel Inleiding Een dienst-gsm mag enkel en alleen gebruikt worden voor beroepsgebruik. Een persoonsgebonden gsm mag ook gebruikt worden voor privégebruik. Het privégebruik van het toestel en abonnement wordt beschouwd als een voordeel van alle aard. Gsm-profielen Een personeelslid kan een persoonsgebonden gsm krijgen als het:  veel activiteiten heeft buiten de eigen werkplek;  bereikbaar moet zijn;  contacten moet onderhouden binnen en/of buiten de organisatie; Een personeelslid met een persoonsgebonden gsm mag deze ook gebruiken voor privédoeleinden Het privégebruik van toestel en abonnement wordt beschouwd als een voordeel van alle aard voor de medewerker. Een dienst kan een dienst-gsm krijgen als de personeelsleden slechts af en toe een gsm nodig hebben voor het werk. Elke leidinggevende beoordeelt welke dienst een dienst-gsm nodig heeft. Abonnement Voor een persoonsgebonden gsm met privégebruik wordt volgend abonnement voorzien:  Onbeperkt bellen en sms’en binnen Europa  5 GB aan data Betaalnummers en betaalsms’en Betaaldiensten automatisch aangerekend op de privé factuur van de medewerker. Afrekening Forfaitaire systeem – Voordeel van alle aard (VAA) Overeenkomstig het Koninklijk Besluit van 2 november 2017 tot wijziging van het KB/WIB 92, op het stuk van de voordelen van alle aard voor het persoonlijk gebruik van een kosteloos ter beschikking gestelde PC, tablet, internetaansluiting, mobiele telefoon of vast of mobiel telefoonabonnement: Het privégebruik van het telefoonabonnement is een voordeel in natura dat moet geraamd worden op 4 EUR per maand.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 74 Lokaal bestuur Wingene

Het privégebruik van het internet (dataverkeer) moet geraamd worden op 5 EUR per maand. Het privégebruik van de tablet of mobiele telefoon moet geraamd worden op 3 EUR per maand. Een personeelslid dat heeft gekozen voor een aankoop van een smartphone, met persoonlijke inbreng – via het principe Choose Your Own Decice (CYOD) - moeten op het privégebruik van de smartphone geen voordeel van alle aard (VAA) meer betalen. Deze forfaitaire bedragen zijn van toepassing vanaf. 01.01.2018. Mobiele betalingen Mobiele betalingen – bijvoorbeeld sms-parking of tickets van De Lijn – zijn standaard toegelaten, maar worden standaard altijd aangerekend op de privéfactuur. Als dit om een werk gerelateerde betaling gaat kan deze worden teruggevorderd via een terugvorderingsnota. Bellen in het buitenland (buiten de EU-roaming) Roaming betekent dat je met jouw mobiel toestel kan bellen en oproepen ontvangen als je in het buitenland bent. De tarieven zijn verschillend van land tot land. Zelf bellen, data downloaden of gebeld worden in het buitenland kost erg veel en doet de factuur ernstig stijgen. Binnen de EU gelden de binnenlandse tarieven. Mobiel toestel vervangen of teruggeven Uw mobiel telefoontoestel is eigendom van het bestuur (UTCD). Hieronder lees je wat je moet doen bij verlies of diefstal, defect of beschadiging, verandering van dienst, langdurige afwezigheid, pensioen en uitdiensttreding. Is jouw gsm verloren of gestolen? 1. Doe aangifte bij de politie, bezorg het proces-verbaal van diefstal of verlies aan de dienst IT en GIS. 2. Laat meteen jouw simkaart blokkeren via de Proximus klantendienst: 0800 22 800 (of +32 475 15 60 00 vanuit het buitenland). 3. De Dienst IT en GIS zorgt voor een vervangtoestel. Is jouw gsm defect of beschadigd? Meld dit aan de dienst IT en GIS - via het interne nummer 320, 051 65 00 65 of [email protected]. Verander je van dienst? Heb je in de nieuwe dienst geen gsm nodig? Je levert jouw persoonsgebonden toestel of dienst-gsm in bij de dienst IT en GIS. Hebt u in uw nieuwe dienst opnieuw een gsm nodig? Dan dient jouw (nieuw) leidinggevende opnieuw een aanvraag in, conform de bepalingen in het hoofdstuk “Mobiel toestel aanvragen” van deze policy. Heb je een persoonsgebonden gsm, dan vermeldt jouw leidinggevende dit. Eens het diensthoofd toestemming geeft en de aanvraag is verwerkt, kan je de oude (persoonsgebonden) gsm gebruiken binnen de nieuwe dienst, al dan niet met hetzelfde gsm-profiel.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 75 Lokaal bestuur Wingene

Ben je langdurig ziek of afwezig? Ben je langer dan twee maanden ziek of afwezig, dan betaal je zelf alle verbruikte belminuten. Voor die periode wordt het bel- en data-abonnement niet als een voordeel van alle aard beschouwd aangezien de medewerker zelf de verbruikte minuten betaalt. Treed je uit dienst of ga je met pensioen? Lever jouw persoonsgebonden toestel of dienst-gsm en simkaart in bij de dienst IT en GIS op je laatste werkdag. Algemene richtlijnen Gsm-etiquette Ga zorgvuldig om met uw gsm en vermijd anderen te storen:  Kies een neutrale beltoon die niet te luid staat, of nog beter de trilfunctie. Opvallende of irritante beltonen storen. Laat jouw gsm ook niet te lang rinkelen;  Spreek jouw voicemail kort en duidelijk in;  Zet jouw gsm uit tijdens een vergadering, presentatie, opleiding en dergelijke. Behandel jouw oproepen, sms-berichten en voicemails pas tijdens de pauze. Moet je toch absoluut een bepaalde oproep beantwoorden, verlaat dan de vergadering. Ben je jouw gsm vergeten uitzetten? Neem niet op maar zet hem meteen op stil.  Laat jouw gsm niet onbewaakt achter! Het is niet de bedoeling dat een collega andermans oproep beantwoordt;  Maak gebruik van voicemailbericht als je er niet in slaagt om de persoon per telefoon te bereiken;  Hou jouw gesprekken kort en zakelijk. Vermijd luide, emotionele gesprekken in publiek. Doe geen privé-telefoontjes aan jouw bureau, want zo stoor je de werkende collega’s in de onmiddellijke omgeving niet. Hou afstand van jouw collega’s tijdens het bellen. Zoek, indien mogelijk, een aparte ruimte om te bellen. Bel de beller terug als het over privézaken gaat. Gebruiksrecht De medewerker verwerft geen enkel eigendomsrecht over de persoonsgebonden (CTCD) of dienst- gsm en verbindt zich ertoe de persoonsgebonden of de dienst-gsm te gebruiken als een ‘goede huisvader’. Privacy Het bestuur zal de inhoud zelf van de communicatie op de bedrijfs- of dienst-gsm nooit bekijken of beluisteren. Het bestuur is gemachtigd om de gegevens rond de communicatie (dus niet de inhoud van de communicatie) zoals bijvoorbeeld het aantal gesprekken, de bestemming van de gesprekken en duurtijd te bekijken en bij kennelijk misbruik de gepaste maatregelen te nemen. Rapportering, controle en evaluatie De diensten moeten het correcte gebruik en verbruik van de gsm’s bewaken via rapportering, controle en evaluatie. Bij een vermoeden van sterk afwijkend verbruik vraagt de leidinggevende het akkoord van de algemeen directeur om de bestemming, duur en tijdstip van de gesprekken te kunnen nakijken. De leidinggevende zorgt ook minimaal jaarlijks voor een evaluatie van het aantal gsm’s en de bijhorende gsm-profielen en bewaakt voor zijn/haar dienst de kosten op basis van de budgetten. De dient IT en GIS rapporteert jaarlijks aan het managementteam over het gsm-gebruik van alle diensten.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 76 Lokaal bestuur Wingene

Telefonische bereikbaarheid Het bestuur verwacht een bereikbaarheid tijdens de diensturen en voor dringende sporadische oproepen tijdens privétijd. Bekendmaking telefoonnummer Aangezien het gaat om een toestel die door het bestuur wordt ter beschikking gesteld, kan het gsm- nummer worden doorgegeven aan derden, met uitzondering van de maatschappelijke werkers. Veel gestelde vragen Hoe zijn de profielen bepaald? Elk diensthoofd bepaalt het individuele gsm-profiel van haar/zijn medewerkers. De gsm-profielen zijn ingedeeld op basis van de specifieke jobinhoud van de medewerkers, in het bijzonder op basis van de gewenste bereikbaarheid en van de ‘uithuizigheid’ van de medewerkers. Wanneer kan ik een gsm bestellen/ aanvragen? Je kan enkel een gsm bestellen/ aanvragen als dat de werking van de dienst bevordert. Dit gebeurt na het akkoord van jouw diensthoofd. Een aanvraag gebeurt via het aanvraagformulier op het Intranet. Kan ik bijleggen om een (duurdere) smartphone te krijgen? Bij Use The Company Device kan je niet bijbetalen om een performanter toestel te krijgen. Bij Choose Your Own Device kies je zelf welk toestel je wenst te gebruiken (uit een vooraf vastgelegde lijst). Kan ik een iPhone of iPad UTCD krijgen? iPhones en iPads zijn enkel voorzien voor de leden van het college en het managementteam. Kan ik mijn privétoestel / privénummer behouden en enkel het abonnement van het bestuur gebruiken of moet ik een toestel / nummer van het bestuur gebruiken? Heb je recht op een gsm, dan krijg je een toestel (UTCD) of een voucher (CYOD) van het bestuur. Indien je dit wenst, dan kan je jouw eigen toestel blijven gebruiken, maar je kan ook jouw privé-nummer laten overnemen door het bestuur. De dienst IT en GIS zorgt dan voor de beëindiging van het lopend contract met de provider. Alle richtlijnen van het bestuur worden dan volledig van toepassing op dit (werk)nummer. Wanneer gaat mijn abonnement in als ik een werk-gsm krijg? Het abonnement gaat in rond het ogenblik dat u het toestel komt afhalen. Kan ik met mijn gsm naar of in het buitenland bellen? Ja, je kan naar het buitenland bellen. Roaming betekent dat je met jouw mobiel toestel kan bellen en oproepen ontvangen als je in het buitenland bent. De tarieven zijn verschillend van land tot land. Let wel op: zelf bellen, data downloaden of gebeld worden in het buitenland kost erg veel en doet de factuur ernstig stijgen. Zijn er bepaalde nummers waar ik met mijn gsm niet naar kan bellen of sms’en? Je kan met een persoonsgebonden toestel of dienst-gsm naar alle nummers bellen en sms’en, maar betaalnummers (0900, betalende sms- diensten enz.) komen steeds op de eigen rekening. Uitzondering: met een dienst-gsm kan je niet naar betaalnummers bellen of sms’en. Kan ik mijn smartphone behouden als ik van een profiel met data naar een profiel zonder data overschakel? Het is niet de bedoeling om toestellen die reeds in gebruik zijn om te wisselen. Je kan het verkregen toestel dus houden.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 77 Lokaal bestuur Wingene

Kan ik mijn gsm (UTCD) overkopen van het bestuur? Bij uitdiensttreding kan je het toestel overkopen aan de reële marktwaarde van het toestel. Kan ik mijn nummer behouden als ik mijn gsm moet teruggeven? Je kan in overleg met de dienst IT en Gis jouw nummer laten overzetten op een prepaidkaart waarna je zelf een abonnement kan afsluiten bij een provider naar keuze. Kan ik weigeren om een gsm van het werk te gebruiken? Wanneer je een gsm van het bestuur ter beschikking krijgt, is dit in het belang van de goede werking van jouw dienst. Wel of niet een werk-gsm gebruiken, wordt geregeld tussen jou en jouw leidinggevende.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 78 Lokaal bestuur Wingene

BIJLAGE 7: PROCEDURE TEGEMOETKOMING BEELDSCHERMWERKBRIL

1. Doelstelling Deze procedure heeft als doel de modaliteiten vast te leggen inzake de eventuele tegemoetkoming door het bestuur voor de aankoop van een beeldschermbril. Ze is van toepassing op elk personeelslid van het bestuur waarvan de hoofdtaak bestaat uit beeldschermwerk (minstens vier uur per dag).

2. Wat Het accommodatievermogen van de ooglens daalt met de leeftijd. Wanneer personeelsleden een leescorrectie nodig hebben, kan deze met het ouder worden onvoldoende zijn voor het zicht op intermediaire afstand (beeldschermafstand). Een gewone leesbril corrigeert op de korte afstand (30 tot 50 cm), terwijl een bril voor veraf geschikt is voor het zien op een afstand verder dan 70 cm.

Een beeldschermwerkbril is specifiek en uitsluitend aangepast om een correctie door te voeren op de specifieke tussenafstand waarop doorgaans een beeldscherm gepositioneerd staat, het zogenoemde intermediair zicht. Deze beeldschermbril is dan ook een speciaal correctiemiddel voor het intermediair zicht en bijgevolg niet voor het lezen van tekst of het rijden met de wagen. Een combinatie met de leesafstand kan wel omdat de medewerker bij beeldschermwerk dikwijls ook tekst moet lezen.

Naast het gebruik van een beeldschermbril kunnen eventuele klachten ook verbeterd worden door deze maatregelen: advies door de preventiedienst bij de inrichting van de beeldschermwerkpost het blijkt dat een personeelslid ook baat kan hebben bij het gebruik van de oude leesbril. Door het verzwakken van de ogen kan de oude leesbril mogelijks scherpstellen op de intermediaire afstand. De oude leesbril kan dus worden meegenomen naar het medisch onderzoek bij de arbeidsarts.

3. Stappenplan

Indien een personeelslid, ondanks het gebruik van een leesbril of een gewone bril voor verzicht, hinder ondervindt om zijn beeldscherm behoorlijk te kunnen lezen, kan het gebruik van een beeldschermbril een oplossing bieden. Om deze beeldschermbril te bekomen, is een medisch onderzoek bij de arbeidsarts nodig. Onderstaand stappenplan legt vast welke procedure de medewerker dient te volgen.

Stap 1 – medisch onderzoek bij de arbeidsarts. Wanneer de beeldschermwerker meent baat te hebben bij een beeldschermbril, dient hij hiervoor, via de dienst HR, een afspraak te maken voor medisch onderzoek bij de externe dienst PBW. Tijdens dit medisch onderzoek wordt het zicht getest, specifiek op de tussenafstand 50-70 cm.

Stap 2 – doorverwijzing naar de oogarts Als uit het medisch onderzoek blijkt dat de correctie voor leesafstand of voor het verzicht niet voldoet voor het werken op beeldscherm, verwijst de arbeidsarts de medewerker door naar de oogarts. Hiervoor krijgt de medewerker een verwijsbrief mee. De oogarts vult de verwijsbrief in en stelt een voorschrift op voor de beeldschermbril. Eventueel kan deze bril gecombineerd worden met een bijkomende correctie voor het lezen van tekst, overeenkomstig het advies van de arbeidsarts.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 79 Lokaal bestuur Wingene

Stap 3 – aanschaf van de beeldschermbril De medewerker laat op basis van het voorschrift van de oogarts een aangepaste bril maken bij een opticien naar keuze. Hij vraagt een gedetailleerde factuur, waarin aangegeven wordt om welke glazen het gaat en waarin duidelijk onderscheid gemaakt wordt hoeveel voor de montuur en hoeveel voor de glazen betaald wordt.

Stap 4 – terugbetaling van de kosten Om een (gedeeltelijke) terugbetaling van de kosten te bekomen, dient de medewerker volgende documenten te bezorgen: 1. Aan de arbeidsarts via post (via de dienst HR): a. De door de oogarts ingevulde verwijsbrief b. Een kopie van het voorschrift van de oogarts c. Een kopie van de factuur van de opticien

2. Aan de dienst HR: a. De originele factuur van de oogarts

De arbeidsarts controleert of de bril specifiek werd opgemaakt voor het beoogde doel en attesteert dit aan de dienst HR. De dienst HR bezorgt het dossier aan college van burgemeester en schepenen voor goedkeuring en regelt de tegemoetkoming.

Er is een tegemoetkoming van 50 procent van de factuur van de opticien met een maximum van 300 euro per 5 jaar. Indien de beeldschermbril duurder was, valt dit ten laste van de medewerker.

Er is geen tegemoetkoming voor de kosten van de oogarts. Daarvoor dient de medewerker het getuigschrift van de oogarts aan zijn mutualiteit te bezorgen.

Er is enkel tegemoetkoming voor monofocale glazen voor de intermediaire afstand en voor degressieve glazen voor dichtbij en intermediair (combinatie lezen – beeldscherm).

Er is geen tegemoetkoming voor unifocale en multifocale glazen voor bijziendheid, verziendheid, astigmatisme, ouderdomsverziendheid of combinaties daarvan.

De procedure kan pas opnieuw ingeroepen worden, wanneer de medewerker van mening is dat de huidige bril onvoldoende toereikend is geworden. Uiteraard is er opnieuw een bevestiging door de arbeidsarts nodig om recht te hebben op tegemoetkoming. Indien deze procedure niet wordt gevolgd, kan geen aanspraak gemaakt worden op de tegemoetkoming. Verlies of beschadiging van de bril vallen volledig ten koste van de medewerker.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 80 Lokaal bestuur Wingene

BIJLAGE 8: GEDRAGSCODE SOCIALE MEDIA Inleiding

Het bestuur vindt het positief dat zijn personeelsleden zowel professioneel als privé actief bezig zijn met sociale media. Want sociale media zijn ‘in’ en bieden vele mogelijkheden. Maar het gebruik ervan brengt ook verantwoordelijkheden met zich mee. De snelheid waarmee informatie zich via sociale media verspreidt, en het publieke karakter ervan kunnen immers een enorme impact hebben op het bestuur, en dus ook op zijn personeelsleden. Deze gedragscode legt de richtlijnen vast die personeelsleden moeten respecteren bij professioneel en persoonlijk gebruik van sociale media.

Wat zijn sociale media?

Sociale media zijn onlinetools en onlineplatformen waarop mensen voortdurend met elkaar in contact staan en zelf de inhoud bepalen. Mensen gebruiken sociale media om hun inzichten en ervaringen, informatie en activiteiten met elkaar te delen. Sociale media kunnen verschillende vormen aannemen. Zo zijn er: - onlinenetwerken zoals Facebook en LinkedIn; - microblogs zoals Twitter; - websites om bestanden en locaties te delen zoals YouTube, Flickr, Slideshare en Foursquare; - blogs.

Welke plaats hebben sociale media in onze organisatie?

Het bestuur kiest ervoor sociale media op diverse vlakken te benutten. We zijn actief op verschillende sociale mediakanalen onder andere om: - in contact te komen met de doelgroep, potentiële personeelsleden en vrijwilligers; - activiteiten bekend te maken aan het bredere publiek; - kennis en informatie te delen tussen personeelsleden en met externe partners; - … De officiële communicatie vanuit onze organisatie gebeurt alleen via de officiële accounts. Op dit ogenblik heeft onze organisatie volgende officiële accounts: - Facebookpagina Wingene - Facebookgroepen- en profielen jeugd en sport - Whatsapp door sport- en jeugddienst Natuurlijk blijven sociale media continu in ontwikkeling. Daarom is het niet uitgesloten dat er in de toekomst kanalen of accounts bijkomen of dat sommige kanalen verdwijnen. De officiële communicatie via deze accounts valt onder de uitsluitende verantwoordelijkheid van de communicatieverantwoordelijke. Hij/zij heeft als enige toegang tot deze accounts.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 81 Lokaal bestuur Wingene

Alle andere communicatie via sociale media valt onder de uitsluitende verantwoordelijkheid van het betrokken personeelslid. Daarbij gaat het om: - andere professionele (maar niet officiële) communicatie die gebeurt via de professionele deelaccount van de personeelsleden (bv. Facebook-pagina); - privécommunicatie die (uitsluitend) gebeurt via de persoonlijke sociale media-account van een personeelslid (persoonlijke Facebook-pagina op eigen naam).

Privé- of professioneel gebruik?

Het onderscheid tussen privé- en professioneel gebruik van sociale media is soms moeilijk te maken, maar het is wel van belang. Zodra volgers en vrienden weten dat je voor ons bestuur werkt, kan het immers zijn dat je daarop aangesproken wordt. Je uitlatingen kunnen dan ook gezien worden als uitlatingen van ons bestuur. Kortom, alles wat je post op sociale media kan een invloed hebben op de professionele reputatie van jezelf en van het bestuur. De hierna opgesomde basisprincipes, do’s en don’ts helpen je om de communicatie via sociale media (voor iedereen) veilig te laten verlopen.

Basisprincipes

Als personeelslid vragen wij om volgende basisprincipes in het achterhoofd te houden bij het gebruik van sociale media (professioneel en privé): - je bent als enige verantwoordelijk voor de inhoud die je post op sociale media; - realiseer je dat je als personeelslid ook ambassadeur bent van ons bestuur; - let op wat je zegt: wat je post op sociale media blijft altijd en wereldwijd terug te vinden op het internet (ook al heb je de boodschap gewist); - wat je op sociale media deelt met iedereen, is publieke informatie en valt niet onder de bescherming van de privacywetgeving (ook niet wanneer het buiten de werktijden en/of vanuit een persoonlijke account gebeurt).

Belangrijkste do’s

bij professionele communicatie: - volg ook op sociale media altijd de algemene gedragsregels van ons bestuur; - volg de spelregels van de huisstijl van ons bestuur; - gebruik een stijlvolle foto om je profiel een gezicht te geven; - beveilig je account door een veilig paswoord; - verbind het logo van ons bestuur niet aan ongepaste inhoud; - gebruik sociale media niet alleen voor informatiedeling, maar ook voor interactie en dialoog; - denk na voor je iets online plaatst: zorg voor toegevoegde waarde, wees positief en let op je taalgebruik; - respecteer copyright, gebruik geen materiaal van anderen zonder toestemming, maak eventuele bronnen kenbaar;

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 82 Lokaal bestuur Wingene

- geef vergissingen toe en bied zo nodig je excuses aan; - gebruik je privacy-instellingen: selecteer je ‘vrienden’ verstandig, deel niet alles met iedereen, laat je niet taggen zonder voorafgaande controle, laat niet eender wie toe om berichten op je tijdlijn te plaatsen, enz.; - respecteer de privacy van anderen; - spreek met respect over andere mensen, culturen en waarden; - gebruik je gezond verstand, wees eerlijk en correct; - contacteer de communicatieverantwoordelijke bij twijfel of iets past in de professionele communicatie die je als personeelslid van ons bestuur wilt voeren, of bij twijfel over de conformiteit van een communicatie met de richtlijnen in deze gedragscode; - kijk de bron en de inhoud van informatie altijd goed na op betrouwbaarheid, integriteit en correctheid voor je die deelt met anderen.

bij persoonlijke communicatie: - gebruik je privacy-instellingen: selecteer je ‘vrienden’ verstandig, deel niet alles met iedereen, laat je niet taggen zonder voorafgaande controle, laat niet eender wie toe om berichten op je tijdlijn te plaatsen, enz.; - spreek met respect over andere mensen, culturen en waarden; - vermeld gerust in je biografie waar je werkt en wat je interesses zijn, maar maak duidelijk dat je je berichten in eigen naam plaatst; gebruik de ik-vorm; - gebruik je gezond verstand, wees eerlijk en correct; - pas je profiel waar nodig aan en verwijder de verwijzingen naar ons bestuur wanneer je niet langer in dienst bent.

Belangrijkste don’ts

bij professionele communicatie: - maak geen accounts aan op naam van de organisatie zonder toestemming van ons bestuur; - neem niet deel aan discussiefora zonder goedkeuring van ons bestuur; - treed niet op als woordvoerder van ons bestuur, dat is de taak van de communicatieverantwoordelijke; - citeer geen collega’s en gebruik hun materiaal niet zonder toestemming; - spreek niet slecht over collega- en partnerorganisaties, leden, medewerkers enz.; - plaats geen spam; - reageer niet onmiddellijk op negatieve uitlatingen over ons bestuur, juridische kwesties of crisissituaties, maar licht je leidinggevende of de communicatieverantwoordelijke in om te bekijken of een reactie aangewezen is en zo ja wie hoe reageert.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 83 Lokaal bestuur Wingene

bij persoonlijke communicatie: - verspreid geen interne of vertrouwelijke informatie; - verspreid geen lasterlijke berichten over ons bestuur of andere berichten die de organisatie kunnen schaden; - geef geen kritiek op en spreek niet slecht over collega’s, andere medewerkers (vrijwilligers, freelancers), leden, gebruikers, collega- en partnerorganisaties en belanghebbenden; - gebruik nooit de naam of het logo van ons bestuur in je profielnaam of –foto; - treed niet op als woordvoerder van ons bestuur.

Sancties

Gelet op het belang van een correcte toepassing van deze gedragscode, begrijpen de personeelsleden dat elk gebruik van sociale media waarbij deze gedragscode ernstig geschonden wordt, een zware fout kan uitmaken die aanleiding kan geven tot een ontslag om dringende reden voor contractuele personeelsleden. Voor statutaire personeelsleden kan dit aanleiding geven tot het opstarten van een tuchtprocedure.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 84 Lokaal bestuur Wingene

BIJLAGE 9: RE-INTEGRATIE ARBEIDSONGESCHIKTE PERSONEELSLEDEN

Artikel 1 – Principe

Het koninklijk besluit van 28 oktober 2016 tot wijziging van het koninklijk besluit van 28 mei 2003 betreffende het gezondheidstoezicht op de personeelsleden bepaalt de modaliteiten van de re- integratieprocedure van langdurig zieke personeelsleden. De procedure wil de re-integratie van arbeidsongeschikte personeelsleden bevorderen. Het re-integratietraject is van toepassing op de contractuele en de statutaire personeelsleden. Het traject is niet van toepassing in geval van arbeidsongeval of beroepsziekte.

Artikel 2

Het re-integratietraject gaat van start op verzoek van:  ofwel de medewerker of zijn behandelend arts, na instemming van de medewerker, tijdens de arbeidsongeschiktheid;  ofwel de adviserend arts van het ziekenfonds, voor zover het contractuele personeelslid in aanmerking komt voor een re-integratie krachtens de ZIV-wet (2 maanden na aangifte arbeidsongeschiktheid bij ziekenfonds);  ofwel het bestuur dat het traject kan opstarten minimum 4 maanden na aanvang van arbeidsongeschiktheid of vanaf aflevering definitieve medische overmacht van de behandelende arts.

Artikel 3

De preventieadviseur-arbeidsarts (verder PA-AA genoemd) is diegene die voor het goede verloop en de opvolging van het re-integratietraject zorgt. Het verzoek tot opstarten van de procedure dient dan ook aan hem/haar gericht te zijn.

Artikel 4 - Re-integratietraject – stap 1

De PA-AA verwittigt:  het bestuur bij een verzoek door de medewerker of adviserend arts ziekenfonds;  de adviserend arts ziekenfonds bij een verzoek door de medewerker of door het bestuur.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 85 Lokaal bestuur Wingene

Artikel 5 - Re-integratietraject – stap 2

De PA-AA nodigt de medewerker uit voor een re-integratiebeoordeling.  De PA-AA gaat na of de medewerker op termijn, al dan niet met aanpassing van de werkpost, zijn overeengekomen werk nog kan uitoefenen. Hij bekijkt de mogelijkheden tot re-integratie in functie van de arbeidscapaciteiten van de medewerker.  Met toestemming van de medewerker kan overlegd worden met andere personen die een nuttige bijdrage kunnen leveren in het re-integratietraject.  Hij onderzoekt de werkpost en werkomgeving en bekijkt de aanpassingsmogelijkheden.  Tenslotte maakt hij een verslag van zijn bevindingen en van het overleg.

Artikel 6 - Re-integratietraject – stap 3

Re-integratiebeoordeling door de PA-AA – binnen een termijn van 40 werkdagen na ontvangst van het re-integratieverzoek. Mogelijke beslissingen zijn:  Het is mogelijk dat de medewerker op termijn zijn job terug zal kunnen uitoefenen, eventueel mits aanpassing van de werkpost. In tussentijd kan de medewerker een aangepast of ander werk uitvoeren. De PA-AA legt hiervan de modaliteiten vast en herbekijkt het traject op een tijdstip dat hij bepaalt.  Het is mogelijk dat de medewerker op termijn zijn job terug zal kunnen uitoefenen, eventueel mits aanpassing van de werkpost. In tussentijd is hij niet in staat om aangepast of ander werk uit te oefenen. De PA-AA herbekijkt het traject op een tijdstip dat hij bepaalt.  De medewerker is definitief ongeschikt om het overeengekomen werk te hervatten. Hij is wel in staat om een aangepast of ander werk uit te voeren, eventueel mits aanpassingen van de werkpost. De PA-AA legt hiervan de modaliteiten vast.  De medewerker is definitief ongeschikt om het overeengekomen werk uit te voeren en is ook niet in staat om ander werk uit te voeren bij het bestuur.  De PA-AA oordeelt dat het niet aangewezen is om een re-integratietraject te starten. De PA- AA herbekijkt elke 2 maanden of hij een re-integratietraject kan opstarten.

Artikel 7 - Re-integratietraject – stap 4

Het bestuur maakt - in overleg met de medewerker, de PA-AA en eventueel andere personen die een nuttige bijdrage kunnen leveren, het re-integratieplan op. Het re-integratieplan bevat één of meerdere van volgende concrete en gedetailleerde maatregelen:  een omschrijving van de redelijke aanpassingen van de werkpost;  een omschrijving van het aangepast werk: het volume van het werk, het uurrooster en desgevallend de progressiviteit van de maatregelen;  een omschrijving van het ander werk: de inhoud, het volume en het uurrooster van het werk en desgevallend de progressiviteit van de maatregelen;  de aard van de voorgesteld opleiding om de nodige competenties te verwerven voor het aangepast of ander werk;  de geldigheidsduur van het plan.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 86 Lokaal bestuur Wingene

De PA-AA bezorgt het re-integratieplan aan de adviserend arts van het ziekenfonds (in geval van contractueel personeelslid). De adviserend arts neemt dan een beslissing over de arbeidsongeschiktheid in het kader van de ZIV-wetgeving. Het re-integratieplan vermeldt de beslissing van de adviserend arts van het ziekenfonds. Indien nodig past het bestuur het plan aan. Het bestuur bezorgt het re-integratieplan aan de medewerker. De medewerker ontvangt het plan van het bestuur binnen een termijn van:  ofwel 55 werkdagen na ontvangst van de re-integratiebeoordeling waarin de PA-AA een tijdelijke aanpassing of een tijdelijk ander werk voorstelt;  ofwel 12 maanden na ontvangst van de re-integratiebeoordeling waarin de PA-AA een definitieve aanpassing of op definitieve basis een ander werk voorstelt. Het bestuur moet geen re-integratieplan opmaken wanneer:  het technisch en objectief onmogelijk is. Dit is in het bijzonder het geval voor een personeelslid dat definitief ongeschikt is verklaard om nog zijn overeengekomen werk uit te voeren en bovendien niet in staat is om nog enig ander werk uit te voeren bij het bestuur;  dat om gegronde reden redelijkerwijze niet kan worden geëist. Het bestuur motiveert dit in een verslag, binnen dezelfde termijnen, dat hij ter beschikking van de inspectie houdt. Hij bezorgt het ook aan de PA-AA. Hiermee eindigt het re-integratietraject.

Artikel 8 - Re-integratietraject – stap 5

Reactie van de medewerker

Binnen 5 werkdagen na ontvangst van het re-integratieplan stemt de medewerker al dan niet in met het plan en bezorgt het aan het bestuur. Indien de medewerker instemt met het re-integratieplan, ondertekent hij voor akkoord. Indien de medewerker niet instemt met het re-integratieplan, vermeldt hij hierin de redenen van zijn weigering.

Artikel 9 - Re-integratietraject – stap 6

Verplichtingen van het bestuur en PA-AA m.b.t.de uitvoering van het re-integratieplan

Het bestuur :  bezorgt het re-integratieplan aan de medewerker en aan de PA-AA;  houdt het plan ter beschikking van de inspectie. De PA-AA maakt het plan (of het verslag van het bestuur indien deze geen plan opmaakt) over aan de adviserend arts van het ziekenfonds (in geval van contractueel personeelslid). De PA-AA volgt de uitvoering van het re-integratieplan op regelmatige basis op. Hij doet dit in overleg met het bestuur en de medewerker. De medewerker kan steeds een spontane raadpleging bij de PA-AA vragen om zijn traject te herbekijken indien hij meent dat de maatregelen niet meer aangepast zijn.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 87 Lokaal bestuur Wingene

Artikel 10 - Re-integratietraject – stap 7

Einde van het re-integratietraject voor definitief arbeidsongeschikt verklaarde personeelsleden

Het traject eindigt wanneer het bestuur:  Van de PA-AA een formulier voor de re-integratiebeoordeling heeft ontvangen, waarin de PA- AA oordeelt dat er geen aangepast of ander werk mogelijk is én de beroepsmogelijkheden van de medewerker hiertegen zijn uitgeput. Wanneer zijn de beroepsmogelijkheden van de medewerker uitgeput? o Ofwel na de beroepstermijn van 7 werkdagen tegen de beslissing van de PA-AA die de medewerker definitief ongeschikt verklaart voor het overeengekomen werk. o Ofwel na ontvangst van het resultaat van de beroepsprocedure waarin de beslissing van de PA-AA bevestigd wordt.  Het verslag aan de PA-AA bezorgt, waarin hij motiveert waarom hij geen re-integratieplan opmaakt.  Het re-integratieplan waarmee de medewerker zich ‘niet akkoord’ heeft verklaard, aan de PA- AA heeft bezorgd.

Artikel 11 - Bijstand van de medewerker

De medewerker kan zich gedurende het ganse re-integratietraject laten bijstaan door een vakbondsafgevaardigde of raadsman naar keuze.

Artikel 12 - Beroepsmogelijkheden van de medewerker

De medewerker dat niet akkoord gaat met de bevinding van de PA-AA dat hij definitief arbeidsongeschikt is voor zijn overeengekomen werk, kan hiertegen een beroep instellen. De medewerker kan de beroepsprocedure slechts één keer aanwenden binnen eenzelfde re- integratietraject.

Werkwijze:  Binnen de 7 werkdagen na ontvangst van het formulier voor de re-integratiebeoordeling van de PA-AA, stuurt de medewerker een aangetekende brief aan de bevoegde arts sociaal inspecteur van de Algemene Directie Toezicht op het Welzijn op het Werk.  De medewerker verwittigt het bestuur hiervan.  De arts sociaal inspecteur roept de PA-AA en de behandelend arts op voor overleg en vraagt de relevante documenten uit het gezondheidsdossier van de medewerker op. Hij kan ook het bestuur uitnodigen.  Tijdens het overleg nemen de geneesheren een beslissing bij meerderheid van de stemmen, uiterlijk 31 werkdagen na ontvangst van het beroep door de inspecteur. Bij afwezigheid van één van de geneesheren of bij gebrek aan een akkoord tussen hen, neemt de inspecteur de beslissing.  De arts inspecteur deelt het resultaat van de beroepsprocedure onmiddellijk mee aan het bestuur en de medewerker.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 88 Lokaal bestuur Wingene

Artikel 13 - Collectief luik re-integratie

Minstens één keer per jaar overlegt het bestuur met het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk over de mogelijkheden op collectief niveau voor aangepast of ander werk, en over de maatregelen voor aanpassing van de werkposten. Tijdens deze bespreking is de PA-AA aanwezig, evenals eventuele andere bevoegde preventieadviseurs. De collectieve aspecten van de re-integratie worden één keer per jaar geëvalueerd en overlegd in het Comité op basis van een kwantitatief en kwalitatief verslag van de PA-AA. Het re-integratiebeleid wordt zo nodig aangepast in functie van deze evaluatie.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 89 Lokaal bestuur Wingene

BIJLAGE 10: REGLEMENT VOOR HET GEBRUIK VAN INTERNET EN E-MAIL

1. DOELSTELLINGEN

Artikel 1

Dit reglement is van toepassing op alle personeelsleden, ongeacht leeftijd, geslacht, nationaliteit, statutaire of contractuele tewerkstelling en ongeacht de duur of de aard van de arbeidsovereenkomst.

De personeelsleden die toegang hebben tot een e-mailadres (elektronische post) en/of tot internet moeten bij het gebruik van deze hulpmiddelen de bepalingen van dit reglement naleven.

Dit reglement bepaalt de gebruiksregels van e-mail en van internet, evenals de controlemodaliteiten met betrekking tot dat gebruik.

2.GEBRUIKSVOORWAARDEN

Artikel 2

Toegelaten, toegestaan of verboden internetgebruik en gebruik van zowel interne als externe “e-mail”.

a) Toegelaten gebruik: Elk internetgebruik met een duidelijke link naar het werkkader is binnen de werkuren toegestaan, voor zover de opgezochte informatie een relevante meerwaarde biedt aan de goede uitvoering van de opgelegde taken en slechts voor een tijdspanne die in redelijke verhouding staat tot het nut voor de uitvoering van de taken.

Het gebruik van e-mail voor professionele doeleinden is onbeperkt toegestaan, voor zover:

- de uitgewisselde informatie ondubbelzinnig gelinkt is aan de opgelegde taken; - in de e-mail geen vertrouwelijke informatie wordt meegedeeld waartoe de medewerker geen bevoegdheid heeft om deze mede te delen; - de geldende stijlregels worden nageleefd.

Inzake e-mail, moet elk extern bericht steeds voorzien zijn van de standaardclausule inzake aansprakelijkheid (disclaimer) en een visuele handtekening.

Bij geplande afwezigheid dient de medewerker steeds zijn “out-of -office reply” vooraf in te schakelen. De medewerker voorziet daarbij een korte afwezigheidsboodschap waarin op een professionele manier de aanvang en het einde van de afwezigheidsperiode alsook het e-mailadres en/of telefoonnummer van de collega(‘s) van de betrokken dienst wordt vermeld.

Bij een onvoorziene afwezigheid van de medewerker is de directe leidinggevende of elke andere door de medewerker aangestelde vertrouwenspersoon ertoe gerechtigd om de mailbox te controleren op inkomende e-mails met als oogpunt de lopende zaken en de continuïteit van de dienstverlening te kunnen garanderen.

De toegang is beperkt tot:

- Deze e-mails die verband lijken te houden met lopende dossiers; - De afwezigheidsperiode van het betrokken personeelslid waarin zijn correspondenten niet op de hoogte zijn van zijn afwezigheid.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 90 Lokaal bestuur Wingene

De disclaimer omvat volgende tekst:

“Deze e-mail en eventuele bijlage(n) verbindt gemeente Wingene op geen enkele wijze. Enkel officieel ondertekende briefwisseling kan dat. Noch gemeente Wingene noch de auteur van dit bericht kan bijgevolg aansprakelijk gesteld worden voor de inhoud ervan.

De inhoud van deze e-mail en zijn bijlage(n) zijn vertrouwelijk en uitsluitend bestemd voor de geadresseerde(n). Hij kan vertrouwelijke informatie bevatten en/of persoonlijke standpunten die niet noodzakelijk stroken met die van gemeente Wingene.

Gelieve het secretariaat te contacteren indien u deze e-mail verkeerdelijk zou ontvangen hebben.

De handtekening dient minimaal een aantal vermeldingen te bevatten conform de huisstijl, zoals naam, voornaam, functie, coördinaten en e-mailadres.”

b) Toegestaan gebruik: Het gebruik van e-mail en internet is in principe enkel toegestaan voor professionele doeleinden. Het bestuur staat uitzonderlijk het gebruik voor privédoeleinden toe op voorwaarde dat dit gebruik de goede gang van zaken en de goede zeden niet schaadt en voldoet aan volgende voorwaarden:

- Privégebruik is enkel toegestaan tijdens de pauzes; - Privé e-mails moeten het privékarakter vermelden en elke verwijzing naar het bestuur (bijvoorbeeld de automatische handtekening) moet verwijderd worden; - Het gebruik dient occasioneel te blijven

In geval van uitdiensttreding wordt de medewerker bij zijn vertrek de mogelijkheid geboden zijn private elektronische communicatie te recupereren of te wissen. Wanneer een deel van de inhoud van de mailbox moet worden gerecupereerd om de goede werking van het bestuur te waarborgen, zal dit gebeuren voor het vertrek van de medewerker en in zijn aanwezigheid.

Wanneer de medewerker een “discussieforum” bezoekt, dient hij uiterste voorzichtigheid aan de dag te leggen met betrekking tot achtergelaten informatie en berichten. In ieder geval dient elke verwijzing naar of elk verband met het bestuur of de uitoefening van de beroepsactiviteit vermeden te worden.

c) Verboden gebruik: Het is ieder personeelslid verboden om aan een derde persoon vreemd aan het bestuur toegang tot het netwerk van het bestuur en de bijhorende toepassingen te verschaffen, op welke wijze ook, tenzij een wet of regelgeving hiertoe verplicht . In dat laatste geval blijft de medewerker ertoe gehouden zich voorafgaandelijk ervan te vergewissen dat deze persoon kennis heeft van onderhavige richtlijnen. De medewerker maakt zich sterk dat deze persoon onderhavige richtlijnen zal naleven.

De personeelsleden dienen zich te onthouden van elk gebruik van het internet- en e-mail systeem dat niet overeenstemt met het gebruik ervan door een normaal, zorgvuldig gebruiker of dat indruist tegen de principes van deze richtlijnen of dat in strijd is met de instructies die door het bestuur worden gegeven.

Zonder limitatief te zijn, worden volgende activiteiten in ieder geval ten strengste verboden, zelfs in het kader van de uitvoering van de functie:

 de verspreiding van vertrouwelijke informatie over het bestuur, zijn opdrachten of zijn personeelsleden (behalve indien de functie dit op een redelijke manier eist) via bvb. discussiegroepen, forums, nieuwsgroepen, …  gegevens verspreiden of downloaden die beschermd zijn door auteursrechten en die bij de wet beschermd zijn tegen schending;

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 91 Lokaal bestuur Wingene

 sites bezoeken of e-mails verzenden waarvan de inhoud hoofdzakelijk erotisch of pornografisch materiaal bevat (zelfs indien het bij wet toegestaan is);  sites bezoeken of e-mails verzenden waarvan de inhoud de waardigheid van de anderen in gevaar kan brengen, met name sites met racistische inhoud of sites die discriminerend zijn op basis van geslacht, seksuele geaardheid, handicap, godsdienst of politieke overtuiging;  sites bezoeken of e-mails verzenden waarvan de inhoud geen enkele informatieve waarde bevat en die louter zijn gecreëerd met doel te dienen tot ontspanning of vermaak.  berichten, beelden of bijlagen doorsturen of op aanvraag ontvangen, die door het volume de goede werking van de ICT-infrastructuur kunnen beïnvloeden;  "uitvoerbare" bestanden downloaden, doorsturen en/of, in geval van ontvangst, openen; deze vormen immers een ernstige bedreiging voor de stabiliteit en de veiligheid van het netwerk;  Het installeren van software of apps zonder toestemming van de dienst IT en GIS;  Gamen;  elk gebruik van het e-mail systeem in het kader van een onwettige activiteit, welke ook, of in strijd met wettelijke bepalingen. De gebruikers worden dienaangaande gewezen op de verplichtingen die voortvloeien uit de Wet van 28 november 2000 inzake computercriminaliteit, dat o.m. volgende feiten strafbaar stelt (art. 550bis Strafwetboek): - kennisname van informaticagegevens van personeelsleden door gebruik van andermans wachtwoord ; - kennisnemen van informaticagegevens van personeelsleden of derden door het zich toegang te verschaffen tot een netwerk, een server of een bestand zonder daartoe de toestemming te hebben (“hacking”); - kennisname van door hacking verkregen gegevens. Bij twijfel aangaande de geoorloofdheid van een gebruik van e-mail, dient de medewerker zich te wenden tot zijn leidinggevende.

Het bestuur behoudt zich het recht voor om op elk ogenblik de toegang tot bepaalde of alle sites te verbieden, waarvan de inhoud onwettig, beledigend of onaangepast zou zijn, of meer algemeen vreemd zou zijn aan de activiteiten van het bestuur.

3. VEILIGHEIDSMAATREGELEN.

Artikel 3

Enkel de dienst IT en GIS of aangestelde derden hebben toestemming voor het installeren, demonteren, verplaatsen of wijzigen van het informaticamateriaal.

Artikel 4

Er mag in de burelen van het bestuur en in het kader van zijn opdrachten geen ander materiaal gebruikt worden dan het informaticamateriaal dat door de dienst IT en GIS en door de leveranciers ter beschikking gesteld is.

Artikel 5

Enkel de software die rechtmatig aangekocht wordt en toegelaten is met het oog op het specifieke karakter van de opdrachten die moeten uitgevoerd worden, en goedgekeurd is door de dienst IT en GIS, mag gebruikt worden op het bureau- en informaticamateriaal.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 92 Lokaal bestuur Wingene

Artikel 6

Aansluitingen op externe netwerken zoals het internet, die niet toegelaten zijn door de aanstellende overheid, of die geïnstalleerd noch geconfigureerd zijn door de dienst IT en GIS, zijn strikt verboden.

Het gebruik van aansluitingen op externe netwerken en van de elektronische briefwisseling moet beperkt blijven tot verrichtingen die absoluut noodzakelijk zijn voor de goede werking van de diensten. Om veiligheidsredenen zal de dienst IT en GIS of aangestelde derden de gegevensstroom binnen het netwerk en vanuit dit netwerk naar externe netwerken mogen regelen, en alle dringende technische maatregelen nemen om de integriteit van het materiaal en/of de software te behouden.

Artikel 7

De opgeslagen informatie op het materiaal is eigendom van het bestuur en moet steeds toegankelijk zijn voor de behoeften van de dienst. Als de medewerker definitief zijn functie verlaat, moet hij alle informatie meedelen die de voortzetting van de dienst en een normaal later gebruik van het informaticamateriaal dat tot zijn beschikking gesteld is, mogelijk maakt.

Artikel 8

De gebruikers van het informaticamateriaal aangesloten op het netwerk worden verzocht hun bestanden op te slaan op de servers die hiertoe voorzien zijn.

Artikel 9

Indien het informaticamateriaal abnormaal functioneert, moet de dienst IT en GIS onmiddellijk verwittigd worden en mag dit materiaal niet meer gebruikt worden.

Artikel 10

De personeelsleden beheren het ter beschikking gestelde informaticamateriaal als een goede huisvader.

Artikel 11

De personeelsleden zullen op geen enkele manier een connectie maken van persoonlijk informaticamateriaal met het gemeentelijk netwerk, tenzij zij toestemming hebben van de dienst IT en GIS. Personeelsleden die mits toestemming gebruik maken van eigen informaticamateriaal zullen niet ondersteund worden door de dienst IT en GIS. De medewerker blijft te allen tijde zelf de verantwoordelijkheid dragen voor zijn eigen materiaal. Bij schade en of verlies van data is de medewerker hier zelf verantwoordelijk voor. Het bestuur kan nooit verantwoordelijk gesteld worden voor beschadiging of diefstal van een persoonlijk toestel.

4. CONTROLE

Artikel 12

De algemeen directeur heeft het recht om controles (te laten) uitvoeren op het gebruik van de internet en e-mail.

Om deze controles mogelijk te maken worden onder andere de volgende gegevens geregistreerd:

 e-mail: het tijdstip, de grootte en de e-mailadressen van de afzender en bestemmeling. De gegevens worden gedurende 2 jaar bewaard;

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 93 Lokaal bestuur Wingene

 internet: het connectietijdstip, de pc die de connectie aanvraagt en het IP-adres van de externe server. De gegevens worden gedurende 1 jaar bewaard;

Controle is alleen mogelijk voor de volgende doelstellingen:

1) het voorkomen en vaststellen van ongeoorloofde feiten, lasterlijke feiten of feiten die strijdig zijn met de goede zeden of die de waardigheid van een andere persoon kunnen schaden, zoals:  het kraken van computers, waaronder het op illegale manier kennis nemen van persoonsgegevens of vertrouwelijke medische bestanden;  het raadplegen van sites die o zich tegen de grondbeginselen van de democratie en de rechtstaat keren, zoals sites die verband houden met racisme, terrorisme of discriminatie; o anderen kunnen kwetsen of beledigen, zoals sites met racistische of seksistische onderwerpen, pornografisch materiaal of schokkende foto’s; o een gevaar voor verslaving vormen zoals goksites en pornografische sites; o het privéleven van iemand aantasten; 2) het beschermen van bepaalde informatie. Er zijn uitzonderingen op de principiële openbaarheid van bestuur, omdat bepaalde informatie niet geschikt is om algemeen gedeeld te worden. Een controle is mogelijk als de belangen opgesomd in het bestuursdecreet van 7 december 2018 worden geschaad; 3) het verzekeren van de veiligheid, de performantie of de goede technische werking van de ICT systemen van het bestuur. Daar hoort de controle op de bijbehorende kosten en de fysieke bescherming van de ICT-omgevingen (installaties) bij; 4) het te goeder trouw naleven van de ICT-richtlijnen; 5) het verzekeren van de continuïteit van de dienstverlening bij overlijden, onvoorziene afwezigheid of vertrek van een personeelslid.

Algemene controle.

De algemeen directeur kan voor de doelen (1) tot en met (4) een algemene controle doen op basis van globale (gegevens die geanonimiseerd en op niveau van de organisatie, afdeling of dienst geaggregeerd zijn), zoals:

a) een lijst met oproepnummers, gespreksduur en gesprekskosten; b) een lijst van de bezochte websites, de frequentie en het volume van de doorgezonden informatie, maar niet de identificatie van de betrokken personeelsleden die de sites hebben bezocht; c) het aantal en het volume van de uitgaande e-mails (niet de binnenkomende berichten), maar niet de identificatie van de betrokken personeelsleden die ze hebben verstuurd.

Individuele controle

De algemeen directeur kan een individuele controle doen:

1) indien uit een algemene controle blijkt dat een of meerdere personeelsleden uit de gecontroleerde groep de ICT-middelen niet hebben gebruikt volgens de ICT-richtlijnen. De individuele controle kan in die situatie alleen nadat de algemeen directeur: a. de betrokken personeelsleden heeft ingelicht over het bestaan van een onregelmatigheid; b. het personeel op de hoogte heeft gebracht dat de globale gegevens geïndividualiseerd zullen worden als opnieuw een dergelijke onregelmatigheid vastgesteld wordt bij de volgende algemene controle.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 94 Lokaal bestuur Wingene

2) indien uit een algemene controle blijkt dat een of meerdere personeelsleden uit de gecontroleerde groep zich schuldig maken aan:  ongeoorloofde feiten, lasterlijke feiten of feiten die strijdig zijn met de goede zeden of die de waardigheid van een andere persoon kunnen schaden;  het openbaar maken van vertrouwelijke informatie;  feiten die de veiligheid, de performantie of de goede technische werking van de ICT- systemen van het bestuur in het gedrang brengen; In die gevallen moet het betrokken personeelslid niet vooraf worden gewaarschuwd.

3) indien een personeelslid overleden is, onvoorzien afwezig is of de dienst heeft verlaten en niet kan worden bereikt. In dat geval kan de leidinggevende het werkgerelateerde e-mailverkeer en de werkgerelateerde informatie op de opslagmedia van het betrokken personeelslid raadplegen. Het doel daarvan is de continuïteit van de dienstverlening te garanderen. De raadpleging gebeurt via de informatieveiligheidsconsulent. Die kan dan nagaan welke berichten en informatie werkgerelateerd zijn en dus mogen worden ingezien door de leidinggevende.

4) in het kader van een onderzoek bij feiten van geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag. De algemeen directeur is daarbij bevoegd om de verzamelde globale gegevens te individualiseren.

Artikel 13 Onbeheerd laten van een toestel

Indien de medewerker het toestel onbeheerd moet achterlaten (vergadering, middagpauze, ...) moet dit vergrendeld worden (door middel van “windows” + L) of moet de gebruiker afgemeld worden.

Artikel 14 Anti-virus-software

Elke computer is voorzien van antivirussoftware. De medewerker moet de geïnstalleerde beveiligingssoftware gebruiken en alle richtlijnen in dit verband opvolgen. De medewerker mag de beveiligingssoftware niet wijzigen of uitschakelen.

Indien dienst IT en GIS merkt dat de antivirussoftware uitgeschakeld is, kan hij de toegang tot het netwerk onmiddellijk ontzeggen. Gezien het groot belang van het correct gebruik van antivirussoftware voor het bestuur, wordt het gebruik ervan te allen tijde gelogd.

Bij het gebruik van eigen opslagmedia (cd-roms, dvd’s, memorysticks, …) op de ICT-infrastructuur van het lokaal bestuur, moeten deze vooraf gescand worden op virussen.

De medewerker mag nooit zelf proberen virussen te vernietigen. Bij vermoeden dient de medewerker zijn toestel uit te schakelen en dienst IT en GIS te verwittigen.

Tip: Je bent alert voor kwaadaardige software (virussen, Trojaanse paarden, spyware, …) en internetcriminaliteit (internetfraude, phishing, social engineering, …). Om te voorkomen dat je hiervan het slachtoffer wordt:  Je verandert nooit de veiligheidsinstellingen op jouw computer (firewall, antivirus, …)  Je denkt steeds na over de context van het bericht (klopt het dat ik dit bericht ontvang van deze organisatie?)  Je opent geen verdachte e-mails of bijlagen.

Tip: Verstuur geen kettingbrieven, virussen of valse virusmeldingen. Als je een virus of valse virusmelding ontvangt, waarschuw dan dienst IT en GIS.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 95 Lokaal bestuur Wingene

Artikel 15 Bewaren van persoonlijke gegevens

De persoonlijke gegevens die worden verzameld tijdens een controle worden bewaard gedurende een periode van maximaal 12 maanden op server.

De medewerker heeft het recht om kennis te nemen van zijn persoonlijke gegevens die werden verzameld tijdens de controle en om het bestuur te verzoeken eventueel foute gegevens te wijzigen of te schrappen.

7. SANCTIES

Artikel 16

Naar aanleiding van elke inbreuk van een personeelslid op deze richtlijnen kan het bestuur - na verloop van voormelde procedure – de nodige maatregelen treffen.

Voor de statutaire personeelsleden is dit de tuchtprocedure.

Voor de contractuele personeelsleden geldt artikel 19 van dit arbeidsreglement.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 96 Lokaal bestuur Wingene

BIJLAGE 11: GEDRAGSCODE VOOR INFORMATIEBEHEERDERS

Deze gedragscode schetst een kader voor alle informatiebeheerders van het lokaal bestuur van Wingene. Het bestuur kan ten alle tijde het naleven van deze gedragsregels controleren. Het niet naleven van deze gedragscodes kan leiden tot een disciplinair proces.

Een informatiebeheerder is iedere persoon die in het kader van verantwoordelijkheden met betrekking tot een ICT-systeem over toegangsrechten beschikt die ruimer zijn dan het louter dagelijks functioneel gebruik van de informatie of het programma. Het gaat onder meer om toegangsbeheerders, systeembeheerders, databank administrators, informatieveiligheidsconsulenten (CISO), functionarissen voor de gegevensbescherming (DPO), softwareontwikkelaars en –beheerders, netwerkbeheerders, consultants, externe IT dienstenleveranciers en onderaannemers.

Artikel 1: De ethische integriteit van de informatiebeheerder

 De informatiebeheerder stelt zich objectief en onpartijdig op tijdens de uitoefening van zijn/haar functie.  De informatiebeheerder streeft ernaar (de perceptie van) persoonlijke belangenconflicten te vermijden. Wanneer deze zich toch voordoen, zal hij zijn diensthoofd daarover onmiddellijk inlichten en hierover een formele beslissing vragen.  De informatiebeheerder stelt zijn vaardigheden op gepaste wijze ten dienste van de organisatie en van de medewerkers van de informatiesystemen.  De informatiebeheerder streeft ernaar in de best mogelijke verstandhouding samen te werken met alle medewerkers van de organisatie.  De informatiebeheerder zal zijn technische vaardigheden eerlijk voorstellen en doet een beroep op bijkomende professionele (technische) bijstand indien nodig.  De informatiebeheerder krijgt de middelen en levert voldoende inspanningen om op de hoogte te blijven van de evoluties binnen zijn/haar domein.  De informatiebeheerder zal met de (toezichthoudende) autoriteiten samenwerken.

Artikel 2: De integriteit en de beschikbaarheid van de informatie

 De informatiebeheerder waakt over het behoorlijk functioneren van het systeem en stelt de handelingen die nodig zijn om de integriteit en de beschikbaarheid van het informatiesysteem te garanderen.  De informatiebeheerder waakt erover dat genomen acties niet het verlies, de onbeschikbaarheid of de vernietiging van de gegevens of van de toepassingen tot gevolg hebben.  Aangezien bepaalde handelingen van medewerkers schade kunnen berokkenen aan de integriteit of de beschikbaarheid van het informaticasysteem, moet de informatiebeheerder toezien op de naleving van het beleid ter zake. Indien nodig verwittigt hij/zij het diensthoofd. Indien hij/zij vaststelt dat bepaalde van deze acties niet onder het toepassingsgebied van de bestaande minimale normen vallen, brengt hij/zij de functionaris voor gegevensbescherming hiervan op de hoogte. Deze zal dan de nodige maatregelen treffen in het belang van de organisatie.  De informatiebeheerder zorgt ervoor dat de toegang tot het systeem gegarandeerd wordt aan de personen die dergelijke toegang nodig hebben in het kader van hun functie en dat de toegang tot die personen beperkt blijft.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 97 Lokaal bestuur Wingene

Artikel 3: Informatiebescherming

 De informatiebeheerder is zich bewust van het feit dat hij/zij toegang heeft tot grote hoeveelheden persoonsgegevens en gevoelige gegevens waarop de bepalingen inzake bescherming van het privéleven en van persoonsgegevens van toepassing zijn.  De informatiebeheerder is zich bewust van het feit dat de persoonsgegevens en gevoelige gegevens moeten worden beschermd.  De informatiebeheerder wijst op de risico’s eigen aan zijn domein, dringt er bij het bestuur op aan om gepaste instructies te krijgen met betrekking tot die risico’s. Hij/zij past technische, procedurele, communicatieve en organisatorische maatregelen toe waardoor de persoonsgegevens en gevoelige gegevens beveiligd en beschermd zijn tegen elke niet toegelaten gegevensverwerking. De informatiebeheerder houdt naast de risico’s, ook rekening met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden.  De informatiebeheerder waakt erover dat ook derden en externe medewerkers de bepalingen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens en gevoelige gegevens naleven.  De informatiebeheerder mag communicatie en toegangen controleren binnen het kader van zijn/haar bevoegdheden en mits de naleving van de wettelijke en reglementaire bepalingen.  De informatiebeheerder gaat ervan uit dat alle informatie van de organisatie vertrouwelijk is en als dusdanig behandeld moet worden, door zichzelf als door alle medewerkers van de organisatie. Artikel 4: Informatie- en documentatieplicht

 De informatiebeheerder licht alle betrokken medewerkers duidelijk en regelmatig in over hun verantwoordelijkheden bij het toegelaten gebruik van informatiesystemen via bewustmaking, opleiding en evaluaties.  De informatiebeheerder licht naar aanleiding van een interventie zijn/haar handelingen tijdig en op een begrijpelijke manier toe opdat de betrokken medewerker(s) voldoende geïnformeerd zou zijn over de gevolgen op (het gebruik van) de informatiesystemen.  De informatiebeheerder waakt erover dat er steeds een zo goed mogelijk geactualiseerde documentatie voorhanden is waarin het informatiesysteem (zoals ontwikkeling, hard- en software, infrastructuur) op zodanige wijze wordt beschreven dat elke betrokken persoon zich een precies en volledig totaalbeeld zou kunnen vormen. De bedoeling ervan is een continu beheer van het informatiesysteem te garanderen.  De informatiebeheerder kan vragen of problemen bespreken met andere informatiebeheerders en indien nodig ook in vertrouwen bespreken met de dienst informatieveiligheid van de KSZ.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 98 Lokaal bestuur Wingene

BIJLAGE 12: GEGEVENSBESCHERMING EN INFORMATIEVEILIGHEID

Binnen het lokaal bestuur van Wingene worden talloze persoonsgegevens verwerkt. De verwerking van persoonsgegevens moet gebeuren overeenkomstig de toepasselijke regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming en nationale wetgeving. De medewerking van alle medewerkers is van essentieel belang voor de Informatieveiligheid en de privacy van de persoonsgegevens. Wanneer een personeelslid bij de uitvoering van de opdracht persoonsgegevens dient te verwerken, neemt hij de in dit reglement beschreven regels en verantwoordelijkheden steeds in acht. Artikel 1: Persoonsgegevens op een correcte en rechtmatige wijze verwerken

De hiernavolgende algemene voorwaarden gelden voor elke verwerking van persoonsgegevens.

1.1. Algemene principes voor een correcte verwerking

1. Rechtmatigheid

Personeelsleden van het bestuur verwerken persoonsgegevens op een rechtmatige wijze. De verwerking is alleen rechtmatig indien en voor zover aan ten minste een van de onderstaande voorwaarden is voldaan:

o de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor één of meer specifieke doeleinden; o de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij het bestuur partij is; o de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de het bestuur rust; o de verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen; o de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan het bestuur is opgedragen.

Indien een verwerking gebeurt op grond van de toestemming van de betrokkene, zorgt de medewerker ervoor dat de voorwaarden daaromtrent uit de Wetgeving Gegevensbescherming zijn vervuld. Deze vereist dat de toestemming gebeurt door middel van een duidelijke actieve handeling, bijvoorbeeld een schriftelijke verklaring, elektronisch aanvinken, of een mondelinge verklaring, waaruit blijkt dat de betrokkene vrijelijk, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig met de verwerking van zijn persoonsgegevens instemt. Er moet in ieder geval kunnen worden aangetoond dat de betrokkene, op actieve wijze, heeft toegestemd. Stilzwijgen, het gebruik van reeds aangekruiste vakjes of inactiviteit geldt niet als toestemming.

De toestemming moet gelden voor alle verwerkingsactiviteiten die hetzelfde doel of dezelfde doeleinden dienen. Indien de verwerking meerdere doeleinden heeft, moet toestemming voor elk daarvan worden verleend.

De betrokkene heeft het recht zijn toestemming te allen tijde in te trekken voor toekomstige verwerkingen.

2. Doelbinding

Persoonsgegevens moeten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden worden verzameld en mogen vervolgens niet voor andere doeleinden gebruikt worden.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 99 Lokaal bestuur Wingene

3. Minimale gegevensverwerking

Persoonsgegevens moeten toereikend zijn, ter zake dienend en beperkt zijn tot wat noodzakelijk is.

4. Juistheid

De persoonsgegevens moeten juist zijn en zo nodig worden geactualiseerd.

5. Opslagbeperking

De persoonsgegevens worden bewaard conform de archiefwetgeving.

6. Integriteit en vertrouwelijkheid

Persoonsgegevens moeten beschermd worden tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.

1.2 Concrete daaruit voortvloeiende verplichtingen

1. Toegang tot dossiers/bestanden met persoonsgegevens

De werknemers die daartoe – uit hoofde van hun beroep – gemachtigd zijn, hebben slechts inzage in een dossier met persoonsgegevens en mogen slechts kennisnemen van de inhoud van het dossier voor zover dat noodzakelijk is voor de uitoefening van hun beroepswerkzaamheden. Zij nemen daarbij enkel kennis van die gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van hun beroepswerkzaamheden. Dit geldt voor alle bestanden waarin persoonsgegevens worden verwerkt.

Wanneer een medewerker vaststelt dat een andere medewerker zich toegang heeft verschaft tot een bestand met persoonsgegevens zonder daartoe bevoegd te zijn, wordt dit gemeld aan de dienstverantwoordelijke.

De medewerker deelt geen persoonsgegevens en/of informatie met anderen indien zij geen rechtmatige ontvanger zijn.

2. Geen verwerking voor eigen doeleinden

De medewerker zal de persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden of die van derden verwerken, noch de persoonsgegevens aan derden verstrekken, noch deze doorsturen naar een land gelegen buiten de Europese Unie zonder daartoe een schriftelijke instructie te hebben ontvangen van het bestuur.

Artikel 2: Personeelsleden verlenen bijstand aan de uitvoering van de verplichtingen van het bestuur

Ieder personeelslid verleent bijstand aan het bestuur in de verantwoordelijkheid van het bestuur om haar verplichtingen in het kader van gegevensbescherming na te leven. Hieromtrent moeten personeelsleden:

 melding maken van risico’s, incidenten, ongeautoriseerde toegang, gebruik, verandering, openbaring, verlies of vernietiging van informatie en informatiesystemen. Alle meldingen moeten zo snel mogelijk gemeld worden via: [email protected];  melding maken van nieuwe verwerkingen van persoonsgegevens om het Register van Verwerkingsactiviteiten up to-date te houden;

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 100 Lokaal bestuur Wingene

 melding maken van een nieuwe partners/leveranciers i.k.v. het afsluiten van een contractuele verbintenis (verwerkingsovereenkomst) rond het verwerken van persoonsgegevens;  melding maken van een nieuwe verwerkingen die een mogelijks hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van personeelsleden of burgers zodat er voorafgaande aan de verwerking een risicoanalyse (gegevensbeschermingseffectbeoordeling) uitgevoerd kan worden;  melding maken van geplande doorgiftes van persoonsgegevens zodat er voorafgaand de rechtmatigheid van de doorgifte nagegaan kan worden. Bij eenmalige grote en systematische doorgiftes van persoonsgegevens dient er conform artikel 8 e-govdecreet een protocol afgesloten te worden.

Artikel 3: Richtlijnen voor de consultatie van vertrouwelijke stromen zoals KSZ, Rijksregister, Strafregister, omgevingsvergunningen,..

 Personeelsleden die gebruik maken van de vertrouwelijke stromen mogen enkel de persoonsgegevens inzamelen die ze nodig hebben voor de uitoefening van hun functie.  Personeelsleden zijn ertoe gehouden maatregelen te treffen om het vertrouwelijk karakter van de gegevens te verzekeren en om ervoor te zorgen dat ze uitsluitend worden aangewend voor professionele doeleinden en voor het vervullen van hun wettelijke verplichtingen.  Iedere opvraging via het netwerk van de KSZ, het rijksregisters het strafregister wordt gelogd. Bijgevolg zal er regelmatig gecontroleerd worden welke medewerker binnen het bestuur welke opvraging heeft gedaan. Ook de burger kan nagaan wie zijn gegevens heeft geconsulteerd.  Het consulteren van het rijksregister of andere stromen om bijvoorbeeld het adres van een oude schoolvriend te achterhalen, of de verjaardag van een collega op te zoeken, is totaal onaanvaardbaar en wordt gesanctioneerd.  Medewerkers moeten de reglementen van de portalen (rijksregister, strafregister, KSZ) actief lezen en toepassen.

Artikel 4: Samenwerking tussen gemeente en OCMW

Personeelsleden, die zich in functie van hun taakuitoefening moeten begeven in ruimtes waarin zich te beveiligen gegevens van persoonlijke aard bevinden, verbinden zich tot geheimhouding.

Indien u niet geautoriseerd bent om kennis te hebben van of toegang te hebben tot persoonlijke gegevens van dossiers betreffende individuele dienstverlening van het OCMW tracht u zichzelf nooit die toegang te verschaffen. Indien u ongewild wel in aanraking komt met deze gegevens, hetzij of fysische wijze, hetzij elektronisch of allebei, verbindt u zich tot strikte geheimhouding.

Wie uit hoofde van zijn functie wel toegang heeft tot genoemde gegevens, hetzij op fysische wijze, hetzij elektronisch of allebei, hanteert een strikte geheimhoudingsplicht ten aanzien van deze gegevens en onderschrijft de naleving van de minimale veiligheidsnormen waarvan u door de algemeen directeur in kennis gesteld wordt.

De gemeentelijke ICT-medewerker, die ook voor het OCMW werkt, moet zich houden aan de gedragscode voor informatiebeheerders binnen het netwerk van de sociale zekerheid.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 101 Lokaal bestuur Wingene

BIJLAGE 13: IDENTIFICATIE EN VERNIETIGING VAN DRAGERS VAN PERSOONSGEGEVENS

Het lokaal bestuur van Wingene beschikt over verschillende soorten dragers van persoonsgegevens en andere organisatie gebonden data. We maken een onderscheid tussen analoge en digitale dragers.

Op een analoge drager worden gegevens op een niet-digitale manier opgeslagen. De meest voor de hand liggende analoge drager is papier. Wanneer gegevens op een elektronische manier opgeslagen worden (een representatie van de gegevens in een binaire omzetting) spreken we van een digitale drager.

Enkele voorbeelden van dragers van persoonsgegevens:

 Papieren documenten  Mobiele dragers zoals usb, computer, laptops, smartphone,..  Servers/datacenter van het lokaal bestuur  Cloudtoepassingen  Externe servers

Artikel 1: Afschrijvingsdatum digitale dragers

Afschrijvingsdatum hangt af van functionaliteit van de drager. Indien de drager niet meer werkbaar is, zal dienst IT en GIS deze afschrijven.

Artikel 2: Vernietiging van analoge dragers

Het archiveren en vernietigen van analoge dragers is de verantwoordelijkheid van het intergemeentelijk archiefteam. Hierbij dienen de diensten zich te houden aan de wettelijke archieftermijnen. Vernietiging van gevoelige persoonsgegevens gebeurt via versnippering.

Vernietiging van originele stukken kan uitsluitend met medeweten van de eigenaar en rekening houdend met de wettelijke bepalingen die erop van toepassing zijn. De actie van de vernietiging van originele stukken (vb. geboorteakte) moet het voorwerp uitmaken van een autorisatie.

Artikel 3 Vernietiging van digitale dragers

Eenmaal een drager niet meer werkbaar is, wordt de harde schijf van de drager mechanisch vernietigd (boor, hamer,..) door dienst IT en GiS. Voorafgaande aan de vernietiging worden relevante documenten getransporteerd naar een ander drager van de organisatie.

Indien de drager eigendom is van een extern partner, dan neemt dienst IT en GIS contact met de externe partner voor teruggave en vernietiging van de data conform de verwerkingsovereenkomst. dienst IT en GIS vraagt een bewijs van vernietiging bij de externe partner.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 102 Lokaal bestuur Wingene

BIJLAGE 14: WACHTWOORDENBELEID

Wachtwoorden zijn voor computertoegangen en informatie wat sleutels zijn voor je huis. Die laat je ook niet zo maar open staan voor iedereen! Daarom zijn wachtwoorden heel belangrijk: ze schermen (bedrijfs)gevoelige informatie en computersystemen af.

Artikel 1: Wachtwoordenbeleid:

 Het wachtwoord mag nooit doorgegeven worden aan collega's, vrienden, familie of onbekenden. Een wachtwoord is strikt persoonlijk.  Het is een goede gewoonte om je wachtwoorden voor alle toepassingen geregeld te wijzigen. Personeelsleden worden verplicht om het wachtwoord minstens één keer om de 6 maanden te wijzigen.  Het wachtwoord is minstens 12 karakters lang.  Er moet minstens één hoofdletter, één kleine letter, één cijfer en één speciaal karakter in voorkomen.  Het mag niet gemakkelijk te raden zijn aan de hand van uw persoonlijke informatie zoals naam, adres of geboortedatum.  Het wachtwoord mag nergens opgeschreven worden.  Bij vermoeden van misbruik wijzig je zo snel mogelijk je wachtwoord en contacteer je de dienst IT en GIS.

Artikel 2: Waarom kiezen voor een complex wachtwoord?

Een wachtwoord mag niet gemakkelijk te raden zijn door persoonlijke informatie (bv. naam, achternaam, geboortedatum, naam kinderen...) als wachtwoord te kiezen, of door een logische combinatie van karakters te kiezen (bv. aaa, abc, 1234, azerty...).

Je wachtwoord mag niet aan gemeente Wingene of afgeleide namen gelinkt worden. En je wachtwoord mag geen woord zijn uit een woordenboek (bv. maandag, november, vakantie, sleutel, ...).

Een wachtwoord complex maken is essentieel omdat anderen met slechte bedoelingen hierdoor minder snel het wachtwoord kunnen raden. Een sterk wachtwoord verkleint het risico dat een ander met jouw gebruikersnaam en wachtwoord kan aanmelden en frauduleuze activiteiten kan uitvoeren in jouw naam.

Een gemakkelijk te raden wachtwoord zet de deur op een kier voor misbruik. Om dit te voorkomen is een niet te raden wachtwoord een minimum.

Complexe wachtwoorden zijn dus wachtwoorden die bestaan uit niet-logische verbanden met minstens één hoofdletter, één kleine letter en één cijfer. Daarnaast kan je het wachtwoord nog complexer maken door een symbool (&, -, *, ...) toe te voegen.

Artikel 3: Hoe kan ik een sterk wachtwoord onthouden?

Om sterke wachtwoorden te onthouden bestaan wat trucjes. De kunst is om een niet te raden wachtwoord te verzinnen dat je toch zelf kan reconstrueren.

 Neem een zin die voor jou makkelijk te onthouden en betekenisvol is. bv. "Een tas koffie elke morgen, is een dag zonder zorgen"  Neem van elk woord telkens de eerste letter. bv. "etkem,iedzz"  Vervang een aantal karakters door gelijkaardige.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 103 Lokaal bestuur Wingene

bv. alle i's door 1'en en alle e's door 3'. =>"3tk3m,!3dzz"  Voeg symbolen en hoofdletters toe. bv. "3tK3m,!3Dzz%”

Artikel 4: Moet mijn wachtwoord lang en complex zijn?

We nemen even de proef op de som en laten ons nieuw wachtwoord van hierboven testen. Om de vergelijking compleet te maken, vermelden we ook even het resultaat van een korter wachtwoord.

6 tekens, hoofdletter, cijfers en speciaal karakter 3tK3m, 7 seconden

8 tekens, hoofdletter, cijfers en speciaal karakter 3tK3m,!D 13 13 uren

10 tekens, hoofdletters, cijfers en speciaal karakter 3tK3m,13Dz 10 jaar

12 tekens, hoofdletters, cijfers en speciale karakters 3tK3m,!3Dzz% 485 duizend jaar

Voegen we bij ons wachtwoord nog één extra teken – 13 dus in het totaal -, spreken we al over 47 miljoen jaren die nodig zijn om het wachtwoord te laten raden door een computer.

Artikel 5: Gebruik verschillende wachtwoorden voor verschillende toepassingen

Omdat het internet nu eenmaal een anonieme en onbetrouwbare wereld is en omdat de beveiliging van websites met hun toegangscontroles niet altijd even goed is opgezet, is het essentieel dat je nooit je gebruikersnaam van Wingene of je wachtwoord gebruikt op het internet. Bij onbeveiligde websites kan het voorkomen dat je gebruikersnaam en wachtwoord niet-versleuteld zijn en zo gemakkelijk te bemachtigen zijn door cybercriminelen. Wanneer die gegevens identiek zijn aan je inloggegevens voor je gemeente Wingene account, gooi je de toegangssleutels tot de systemen van gemeente Wingene zomaar te grabbel op het internet.

Gebruik daarom verschillende wachtwoorden voor verschillende toepassingen. Je gemeente Wingene wachtwoord is belangrijk, hou dit geheim! Zorg er dus voor dat je gemeente Wingene wachtwoord niet gelijk is aan bv. je Gmail wachtwoord, je wachtwoord voor thuisbankieren of wachtwoorden van sociale netwerksites.

Kies daarom verschillende wachtwoorden voor verschillende situaties. Volgende situatie is een goed voorbeeld van wachtwoordengebruik:

 Je account van de gemeente Wingene geeft je toegang tot je hoofd-e-mailadres en allerlei persoonlijke informatie. Het is belangrijk dat je de account goed afschermt, dus je neemt een sterk en uniek wachtwoord.  Ook je thuisbankieren scherm je af met een sterk, uniek wachtwoord, verschillend van het gemeente-Wingene-wachtwoord. Met je bankverrichtingen wil je geen enkel risico nemen!  Je Windows-computer scherm je af met een sterk wachtwoord, zodat een toevallige voorbijganger niet kan binnenbreken op je computer.  Naast je gemeente-Wingene-account heb je een aantal minder belangrijke mailaccounts, zoals een Gmail-account en een Hotmail-account, die je gebruikt voor spam.  Deze accounts zijn afgeschermd met gelijke wachtwoorden, die makkelijker te onthouden zijn.  Je registreert je af en toe op een site om bepaalde afgesloten artikels te kunnen bekijken. De website houdt echter geen persoonlijke informatie over je bij. Je gebruikt voor meerdere sites hetzelfde wachtwoord, dat je makkelijk kan onthouden.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 104 Lokaal bestuur Wingene

 In totaal heb je een aantal wachtwoorden in gebruik. Belangrijke, kritische toepassingen scherm je af met een uniek wachtwoord, voor minder belangrijke toepassingen kan je wachtwoorden recycleren.

Artikel 6: Draag zorg voor je wachtwoorden

Er zijn heel wat goede gewoontes om met wachtwoorden om te gaan.

 Zoek geen manieren om het aanmelden te automatiseren of het ingeven van een wachtwoord te omzeilen - het wachtwoord is er voor je veiligheid! Je laat thuis toch ook niet de sleutels op de deur zitten wanneer je er niet bent.  Zorg ook voor enige vorm van fysieke beveiliging. Het volstaat niet om een wachtwoord op je computer te plaatsen als je jouw computer open en bloot op je werkplek laat taan terwijl je een tas koffie haalt. Maak er een gewoonte van om je computer elke keer te vergrendelen wanneer je de werkpost verlaat. Onder Windows kan dit eenvoudig door Windows+L in te drukken (de Windows-toets is de toets met het vlaggetje in de omgeving van de spatiebalk).  Wanneer je misbruik vermoedt of je denkt dat iemand je wachtwoord meegelezen heeft, verander je best je wachtwoord in een nieuw en uniek wachtwoord.  Wanneer je - bv. op vakantie - je e-mail leest op een publieke computer, verander dan ook achteraf je wachtwoord. Je weet immers niet welke programma's op de publieke computer op de achtergrond draaien. Een programma houdt misschien ijverig alle ingetikte wachtwoorden bij.  Geef je wachtwoord enkel op een beveiligde webpagina in. Beveiligde webpagina's lopen over een https-verbinding (s voor secure). Bij https-verbindingen worden de wachtwoorden versleuteld zodat deze voor een kraker veel moeilijker te lezen zijn. Bij gewone http- verbindingen zijn wachtwoorden gewoon leesbaar voor iedereen die het netwerkverkeer aftapt.

Een beveiligde webpagina herken je aan

 het adres, bv. https://www.wingene.be  een slotje dat in de meeste browsers onderaan of in de adresbalk verschijnt  het "certificaat" dat je bij de meeste internetprogramma's kan opvragen

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 105 Lokaal bestuur Wingene

BIJLAGE 15: RICHTLIJNEN CLEAN DESK

In dit document worden de verantwoordelijkheden van de medewerker beschreven met betrekking tot het behoud van doeltreffende fysieke controles tot informatie binnen de organisatie. Elke medewerker speelt een belangrijke rol in het vermijden van ongeoorloofde toegang tot gevoelige informatie. Dit geldt zowel voor de toegangen tot de informatiesystemen en toepassingen als voor de fysieke toegang tot lokalen of tot documenten. De medewerking van alle medewerkers is van essentieel belang voor de informatie veiligheid en de privacy.

Medewerkers zetten clean desk om in de praktijk door volgende richtlijnen te volgen:

 Wanneer de medewerker op kantoor aanwezig is De medewerker probeert enkel de documenten die hij die dag nodig heeft op zijn bureau te laten liggen. Bij een afspraak met een klant, mogen geen persoonsgegevens van andere klanten zichtbaar zijn.

 Wanneer de medewerker tijdelijk zijn bureau verlaat Wanneer de medewerker tijdelijk zijn bureau verlaat moet hij/zij zijn bureau afsluiten. In het geval van een open landschapsbureau controleert de medewerker of er geen vertrouwelijke informatie aanwezig is op zijn bureau die onbewaakt mag worden achtergelaten. Indien dit wel het geval is, moet hij/zij deze informatie veilig opbergen. Bovendien moet hij/zij bij een langere afwezigheid minimaal de computer in slaaptoestand zetten en beveiligen aan de hand van een paswoord.

 Einde werkdag Op het einde van de werkdag ruimt de medewerker zijn/haar bureau en sluit de deur. Een schoon, opgeruimd kantoor bevordert bovendien de productiviteit de volgende ochtend.

Bijkomende richtlijnen:

 Ga regelmatig door de zaken op je bureau om na te kijken of je ze nog nodig hebt.  Gebruik papierversnipperaars voor gevoelige documenten die niet meer nodig zijn en wenst te vernietigen. Verscheur de documenten bij een gebrek aan een papierversnipperaar.  Overweeg om papieren of documenten in te scannen en elektronisch te bewaren en de papieren of documenten naderhand op een veilige manier te vernietigen.  Laat geen gevoelige gegeven achter op een printer of je bureau.  Wis de borden en verwijder de ingevulde flip-charts na het beëindigen van een vergadering.  Berg draagbare Pc’s altijd op een veilige manier op.  Media waarop gevoelige informatie opgeslagen wordt zoals CDs, DVDs, externe harde schijven of USB-sleutels, moeten ook op een veilige manier opgeborgen worden en moeten verwijderd worden van de werkstations.  Het neerschrijven van user ID’s en volledige wachtzinnen en achterlaten op het bureau is niet toegelaten.  Doe archiefkasten op slot op het einde van de werkdag.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 106 Lokaal bestuur Wingene

BIJLAGE 16: REGLEMENT TELEWERK

Artikel 1 Definitie

Telewerk omschrijven we als het uitvoeren van de normale werkzaamheden, taken en activiteiten op een andere plaats dan de vaste werkplek. Het gaat dus om plaatsonafhankelijk werken. Deze flexibelere vorm stoelt op twee kernelementen: vertrouwen en verantwoordelijkheid.

Structureel telewerk betekent dat de medewerker op regelmatige basis de taken thuis uitvoert, evenwel zonder recht op een vaste telewerkdag.

Occasioneel telewerk betekent dat de medewerker sporadisch kan thuis werken, bijvoorbeeld in volgende gevallen:

 Een combinatie met externe vergadering, vorming, huisbezoek,…zodat er geen onnodige verplaatsing moet zijn.  Een duidelijk afgebakende taak/project waarbij je je beter kan focussen als je niet afgeleid wordt  Bepaalde (nood)situaties waarbij men toch verder moet kunnen werken maar ook de aanwezigheid in de thuissituatie noodzakelijk is.

Artikel 2 Algemene principes

Telewerken betekent dat een medewerker zijn normale werkzaamheden niet op de kantoorplek uitoefent, maar op een andere plaats, thuis of elders. Het moet een win-win situatie zijn zowel voor de medewerker als voor lokaal bestuur Wingene. Telewerk moet een meerwaarde voor het werk inhouden en het comfort van de medewerker bevorderen. Het uitgangspunt van telewerken is wederzijds vertrouwen en transparantie tussen personeelslid en leidinggevende, individu en organisatie. De verantwoordelijkheidszin van elke medewerker is een essentieel element. Daarom zijn goede afspraken nodig. Binnen dit globale afsprakenkader blijven specifieke, situatie-gebonden afspraken per dienst mogelijk en noodzakelijk, wanneer deze in een open sfeer en met het oog op een optimale werking van de dienst kunnen worden gemaakt. Telewerken is een gunst: deze flexibele werkvorm vindt plaats op vrijwillige basis, zowel voor de werkgever als voor de medewerker. Telewerk kan dus niet beschouwd worden als een recht noch als een plicht. Elke partij kan eenzijdig een einde maken aan het telewerk. Artikel 3 Wie

Iedere medewerker van het lokaal bestuur Wingene wiens taken en werkzaamheden het toelaten, kan in principe occasioneel of structureel telewerken. Structureel telewerk is beperkt tot de functies van niveau A en B. Het bekleden van een dergelijke functie geeft geen automatisch recht op telewerk. Medewerkers die taken en opdrachten verrichten die alleen maar op de eigenlijke werkplek kunnen uitgevoerd worden omwille van de eigenheid van de job of omwille van het gebruik van specifieke arbeidsmiddelen of die functies uitvoeren gebonden aan loketwerking, komen niet in aanmerking voor telewerk.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 107 Lokaal bestuur Wingene

Telewerk kan, mits gunstig advies van de leidinggevende en een éénmalige beslissing van de algemeen directeur. Voor de decretale graden is een akkoord vereist van het college van burgemeester en schepenen. Het feit van het organiseren van telewerk in een dienst, creëert voor het bestuur geen enkele verplichting om aan alle personeelsleden van deze dienst toe te laten hiervan gebruik te maken. Artikel 4 Afspraken

Alle medewerkers die gebruik maken van telewerk, verklaren zich akkoord met dit reglement door het éénmalig ondertekenen van de overeenkomst telewerk. Artikel 5 Plaats

Het telewerk wordt uitgevoerd op het thuisadres van de medewerker of op een andere door hem/haar gekozen plaats. De medewerker dient zijn leidinggevende/diensthoofd duidelijk bij de aanvraag te vermelden op welke plaats het telewerk uitgevoerd zal worden. Het is de verantwoordelijkheid van elke medewerker om voor zichzelf in te schatten in welke mate de gekozen locatie geschikt is voor het type uit te voeren taken. De medewerker is bereikbaar tussen 9u en 17u via de gebruikelijke interne communicatiekanalen (e- mail, telefoon, GSM, Teams). De medewerker geeft in zijn agenda duidelijk aan wanneer hij telewerkt, geeft in zijn agenda duidelijk aan wanneer hij bereikbaar is en zorgt ervoor dat zijn agenda up-to-date is en minstens gedeeld met het team. Op die manier hindert telewerk de constructieve en collegiale samenwerking niet in teamverband alsook de klantgerichtheid naar burger en samenwerkingspartners niet. Als de medewerker een vast telefoontoestel heeft, dan moet de medewerker dat doorschakelen naar het telefoontoestel op de telewerklocatie. In overleg met de leidinggevende kan er ook indien de medewerker niet over een persoonsgebonden gsm beschikt een dienst-GSM aangevraagd worden bij de dienst IT en GIS.

Artikel 6 Frequentie en timing

Aantal telewerkdagen

De medewerker dat aan telewerk doet moet (over een periode van één week) minimaal 80% van de mogelijke werktijd van een voltijds ambt presteren op de standplaats. Deze regel geldt eveneens voor deeltijds werkende personeelsleden. Vormingsdagen en externe vergaderingen buiten de standplaats of andere prestaties worden niet gelijkgesteld met arbeid gepresteerd op de standplaats. Het is belangrijk om de betrokkenheid bij de organisatie en het contact met de collega’s voldoende sterk te houden. Ook in functie van planning of organisatienoden kunnen per dienst afspraken gemaakt worden om hier invulling aan te geven. Wanneer een activiteit plaatsvindt waarbij alle medewerkers aanwezig moeten zijn, geldt dit ook voor de telewerker. Bij twijfel over al dan niet vereiste aanwezigheid op een bijeenkomst, beslist de leidinggevende. De leidinggevende bewaakt zelf dat hij voldoende aanwezig en bereikbaar is op de standplaats. De continuïteit van de dienstverlening moet gegarandeerd blijven. Permanentie, openingsuren, servicetijden worden gerespecteerd en nageleefd. Deelname aan overlegmomenten, vormingen, infomomenten, teamactiviteiten gaan voor op telewerk.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 108 Lokaal bestuur Wingene

Vaste telewerkdagen Een medewerker heeft geen recht op een vaste telewerkdag. Elke dienst kan hier zelf de nodige afspraken rond maken in functie van planning, zolang de flexibiliteit in functie van de optimale werking van de dienst geboden blijft. Pro rata naar werkbreuk Een medewerker die halftijds (50%) of minder tewerkgesteld is binnen lokaal bestuur Wingene, kan geen gebruik maken van structureel telewerk. In samenspraak met de leidinggevende en na beslissing door de algemeen directeur kan, wanneer de omstandigheden dit noodzaken, hier gemotiveerd occasioneel van afgeweken worden. Tijdsregistratie Een volledige dag telewerk staat voor een werktijd die gelijk is aan de normtijd voor een dag (bij voltijds is dit 7u36). Een halve dag telewerk staat dan gelijk aan de helft van de normtijd (of 3u48 minuten ingeval van voltijds). De telewerker registreert de werktijd via de telewerk code in het systeem van tijdsregistratie. Belangrijk: de medewerker vraagt telewerk altijd minstens 2 dagen en ten vroegste 1 week op voorhand aan in Prime Time zodat de leidinggevende de aanvraag al dan niet kan goedkeuren. Tips: Je kunt in het commentaarveld altijd vermelden welke taken je tijdens je telewerk gaat doen. Door je Outlook met Prime Time te synchroniseren, weten je collega’s dat je telewerkt. Telewerk omwille van ziekteproblematiek Indien een medewerker getroffen wordt door een ziekteproblematiek kan telewerk soms een oplossing bieden, zodat betrokkene niet – volledig - van de werkvloer verwijderd moet worden, of zodat betrokkene sneller het werk kan aanvatten. Indien een personeelslid denkt omwille van zijn of haar ziekteproblematiek in aanmerking te komen voor telewerk en dat de aard van zijn/ haar werk zich hier toe leent, zal dit besproken worden in het medisch sociaal team en met de leidinggevende. Net zoals bij progressieve tewerkstelling zal voor de aanvraagprocedure, de medewerker begeleid worden door de dienst HR. Vooraleer de aanvraag kan besproken worden moeten volgende stappen doorlopen worden: 1. Voorstel van de behandelend arts: Een aanvraag voor telewerk wegens ziekte kan ingeleid worden door het voorstel van de behandelend arts. 2. Advies van de leidinggevende: De aanvraag moet het advies krijgen van de betrokken leidinggevende. De leidinggevende bespreekt de mogelijkheden en de haalbaarheid voor de dienst. Tot slot verwijst hij/zij de medewerker door naar de dienst HR die de medewerker begeleidt in de verdere procedure. 3. Advies van de preventie-adviseur – arbeidsgeneesheer: Een aanvraag voor telewerk wegens ziekte moet tevens het advies krijgen van de preventie-adviseur – arbeidsgeneesheer. De dienst HR maakt hiervoor een afspraak. 4. Voorleggen van het voorstel aan de algemeen directeur i.h.k.v ‘dagelijks personeelsbeheer’: De algemeen directeur beslist op basis van bovenstaande adviezen of telewerk al dan niet toegestaan wordt. Telewerk kan gecombineerd worden met progressieve tewerkstelling, mits de aard van het werk dit toelaat en uiteraard ook de procedure voor progressieve tewerkstelling werd doorlopen en met akkoord van alle betrokken partijen (cfr procedure progressieve tewerkstelling).

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 109 Lokaal bestuur Wingene

Telewerk omwille van een ziekteproblematiek is beperkt in tijd. De aanpassing kan aangevraagd worden voor de benodigde tijd en tot een maximumperiode van 3 maanden (met de mogelijkheid om te verlengen bij wijze van uitzondering en mits motivering op beslissing van de algemeen directeur). In uitzonderlijke gevallen kan er omwille van een ziekteproblematiek aan voltijds telewerk gedaan worden. Dit is echter beperkt tot een periode van 2 weken, verlengbaar met een week en met een maximum van 4 weken. De algemeen directeur is bevoegd om eventuele afwijkingen hierop toe te staan. Artikel 7 Arbeidstijd

De telewerker organiseert zelf zijn werk binnen het kader van de normale arbeidsduur rekening houdend met de wet van 14 december 2000 tot vaststelling van sommige aspecten van de organisatie van de arbeidstijd in de openbare sector en van een schriftelijke overeenkomst tussen de telewerker en het bestuur. Als de arbeidstijd tijdens het telewerk onderbroken wordt (vb. omwille van een gepland doktersbezoek), moet de niet gepresteerde tijd diezelfde dag nog ingehaald worden.

Telewerk kan geen aanleiding geven tot overwerk of opbouwen van glijtijden en telt zodus voor 7u36 werktijd per dag voor een medewerker met een voltijds arbeidsregime. Artikel 8 Resultaatgericht werken

Tijdens het telewerk verricht de medewerker dezelfde taken en activiteiten op dezelfde manier als tijdens het werken op de reguliere werkplek. De focus ligt op het realiseren van de verwachte resultaten, ongeacht waar de medewerker werkt. Duidelijkheid en goede afspraken tussen leidinggevende en medewerkers over de verwachtingen is essentieel. Doelgericht werken staat voorop.

De verwachte output van een telewerker per dag moet als dusdanig gelijk staan met een prestatie van een volledige dag (7u36) of halve dag (3u48) op de standplaats.

Telewerken en zorgtaken op hetzelfde moment gaan niet samen en mag ook niet dienen als een verkapte vorm van deeltijds werken. Artikel 9 Kosten

Tijdens het telewerk dient de medewerker bereikbaar te zijn tijdens de afgesproken periodes. Het bestuur stelt hiertoe hulpmiddelen ter beschikking van de medewerker (zie artikel 10). Er is echter geen enkele toelage, vergoeding of sociaal voordeel verbonden aan telewerk. Telewerk wordt beschouwd als een voordeel op zich en is bovendien volledig vrijwillig. Artikel 10 Rechten en plichten van de telewerker en het bestuur

De telewerker verbindt er zich toe de regels met betrekking tot de privacy strikt te respecteren. Er worden bovendien duidelijke afspraken gemaakt met de leidinggevende en met de personeelsleden van de dienst over de bereikbaarheid van de telewerker. De bereikbaarheidstijden van de dienst mogen niet in het gedrang komen door telewerk. De medewerker die aan structureel telewerk doet zal regelmatig hierover rapporteren aan zijn directe leidinggevende/diensthoofd.

Telewerk gebeurt steeds op basis van vrijwilligheid, zowel van de leidinggevende als van de medewerker. Elke partij kan eenzijdig een einde maken aan het telewerk.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 110 Lokaal bestuur Wingene

De medewerker dient zorgvuldig om te gaan met de hem ter beschikking gestelde apparatuur.

De medewerker is verplicht het bestuur onmiddellijk op de hoogte te brengen van een defect aan de door hem gebruikte apparatuur of van een geval van overmacht waardoor hij/zij het werk niet kan verrichten. Er kan in dit kader worden voorzien in specifieke regels zoals vervangende taken.

Artikel 11 Technische ondersteuning en middelen

Het bestuur stelt voor telewerk ter beschikking:

 Een laptop met VPN – verbinding, een muis, toetsenbord en headset (die je mee naar huis kan nemen op je telewerkdag)  Een persoonsgebonden gsm/smartphone of een dienstgsm.

De bestaande ICT-procedures en reglementen zijn ook van toepassing in geval van telewerk. Technische ondersteuning door de ICT-helpdesk wordt voorzien van maandag-vrijdag via de geijkte kanalen (maak een ticket aan of contacteer bij dringende problemen telefonisch de helpdesk tijdens werkdagen van 8u tot 17u). Indien het onmogelijk is om verder te telewerken als gevolg van IT- problemen, dien je terug te komen naar de standplaats. Neem daarover eerst en onmiddellijk contact op met je leidinggevende.

Er wordt niet voorzien in extra materiaal vanuit de Dienst IT en GIS (tweede scherm, toetsenbord, extra muis, ed.).

We vragen om zorgvuldig om te gaan met de ter beschikking gestelde IT-apparatuur. Als het verlies of beschadiging het gevolg zijn van bedrog, zware fout of veel voorkomende lichte fout zijn de kosten ten laste van de telewerker. Artikel 12 Veilig telewerken

Ook tijdens het telewerken ben je vatbaar voor cybercriminaliteit en privacy incidenten. Hou alvast rekening met volgende tips:

 Zorg ervoor dat je in een rustige omgeving kan werken, waarbij meelezen over de schouder vermeden wordt.  Klasseer of bewaar geen data thuis of op een andere plaats dan op de gemeenschappelijke mappenstructuur (server/cloudomgeving) en gebouwen van het bestuur. Sla geen vertrouwelijke informatie op je c-schijf, op je persoonlijke computer, USB-stick of eender welke draagbaar medium.  Maak gebruik van een beveiligde wifi-verbinding. De meeste wifi-systemen thuis zijn correct beveiligd maar oudere installaties zijn dat niet altijd. Beveilig je netwerk in ieder geval altijd met een sterk wachtwoord. Openbare wifi-netwerken dienen dan ook vermeden te worden.  Maak gebruik van de beveiligde VPN-verbinding van het bestuur om te connecteren met het intern netwerk.  Laat geen derden (familie, vrienden) gebruik maken van de ter beschikking gestelde middelen van het bestuur.  Blijf alert voor kwaadaardige software (virussen, trojaanse paarden, spyware, …) en internetfraude (phishing, social engineering, …). Denk steeds na over de context van een bericht (klopt het dat ik dit bericht ontvang van deze organisatie?). Open geen verdachte e- mails of bijlagen. Bij verdachte mails of twijfel, neem contact op met de dienst ICT.  Wees proactief en meld privacy-incidenten en risico’s die financiële, juridische, imago-, en andere schade toebrengen aan het bestuur via het digitaal formulier op het intranet.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 111 Lokaal bestuur Wingene

Artikel 13 Welzijn op het werk

De welzijnswetgeving blijft volledig van toepassing. Bij de start van telewerk moet de telewerker daarom de volgende instructies volgen:  Neem genoeg rustpauzes;  Neem een goede zithouding aan;  Voorzie voldoende luchtcirculatie;  Sta stil bij de keuze van de plaats in huis waar je zal telewerken;  Maak afspraken met anderen in huis;  Bewaak de scheiding tussen werktijd en privéleven;  Maak eigen keuzes, neem zelf verantwoordelijkheid;  Denk aan je lichaam.

Artikel 14 Ziekte en arbeidsongevallen

Als de medewerker tijdens het telewerk ziek wordt of een arbeidsongeval heeft, zijn dezelfde regels van toepassing als wanneer men normaal werkt. Dat betekent dat de telewerker de leidinggevende of de dienst HR moet verwittigen bij ziekte en een ziekteattest moet indienen. Heeft de telewerker een arbeidsongeval, dan moet hij/zij hiervan onmiddellijk aangifte doen via de leidinggevende en de dienst HR. De telewerker is verzekerd wanneer: 1° het ongeval gebeurt op de woonplaats of de plaats(en) waar het telewerk gewoonlijk wordt uitgevoerd; en 2° het ongeval gebeurt tijdens de diensturen. Bovenstaand vermoeden geldt behoudens tegenbewijs door de verzekeraar. Artikel 15 Brandverzekering

Het bestuur is niet aansprakelijk voor schade die veroorzaakt wordt aan je woning tijdens telewerk. Dergelijke schade kan gedekt worden door jouw brandverzekering. Je neemt best contact op met je verzekeraar om na te gaan of jouw polis voldoende dekking biedt. Dat je regelmatig telewerkt, wordt bovendien best schriftelijk opgenomen in de polis. Zo voorkom je eventuele problemen of betwistingen met de verzekeraar.

Checklist voor de medewerker

Wil je als medewerker telewerken? Formuleer dan een antwoord op deze vragen:

 Is je functie/takenpakket geschikt voor telewerk?  Beschik je over de nodige competenties (kennis, attitude en vaardigheden) om te telewerken?  Beschik je over de nodige (technische middelen) om op een comfortabele manier te kunnen werken vanop afstand?  Komt het telewerk van jou ten goede aan de werking van je team en de dienstverlening naar de klant?

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 112 Lokaal bestuur Wingene

Telewerken heeft voor de medewerker een aantal voor- en nadelen. De checklist voor de medewerker kan helpen om de voor- en nadelen tegen elkaar af te wegen. Je kan die lijst gebruiken in het overleg met de leidinggevende om samen tot een aantal afspraken te komen.

Checklist voor de leidinggevende Wil je medewerker telewerken? Wat doe je dan als leidinggevende? Formuleer een antwoord op deze vragen:

 Is de functie/het takenpakket geschikt voor telewerk?  Heeft je medewerker de nodige competenties (kennis, vaardigheden en attitude) om te telewerken?  Beschikt je medewerker over de nodige (technische) middelen om te kunnen telewerken?  Komt telewerk ten goede aan zowel medewerker als organisatie?

Kun je alle vragen positief beantwoorden, dan is het belangrijk om hier met je medewerker en het team afspraken over te maken.

Maak afspraken met je medewerker. Gebruik hiervoor eventueel de checklist telewerken. Laat je medewerker die invullen en bespreek de antwoorden tijdens een gesprek. Maak afspraken en bespreek welke taken hij of zij kan inplannen op de telewerkdag. Bespreek hoe jullie daarover verder communiceren. Bespreek de bereikbaarheid tijdens telewerk. Maak afspraken over telefoons doorschakelen.

Maak ook afspraken met je team. Wie zal er telewerken binnen het team? Als er verschillende medewerkers telewerken, zorg dan voor regelmatig teamoverleg met het volledige team. Maak duidelijke afspraken over de minimale aanwezigheid op de dienst. Zorg dat het volledige team op de hoogte is zodat telewerk géén negatieve impact heeft op de goede werking van het team.

Een principieel akkoord met betrekking tot telewerken kan steeds ingetrokken worden wanneer blijkt dat de afspraken hierover niet worden nageleefd. Ook bij een wijziging in het takenpakket en/of na overleg tussen leidinggevende en medewerker kan telewerken worden stopgezet. Hierbij geldt een motiveringsplicht. De werknemer zelf kan ook steeds het telewerkregime beëindigen

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 113 Lokaal bestuur Wingene

Individuele afspraken telewerk

Tussen het bestuur vertegenwoordigd door XXX, algemeen directeur en XXX, burgemeester en de medewerker:

……………………………………………………………………………(naam medewerker) met als adres (=verblijfplaats) ……………………………………………………………………………………………. wordt het volgende overeengekomen.

Artikel 1: De medewerker verricht het telewerk steeds conform de richtlijnen zoals vermeld in het Reglement Telewerken en dit voor maximaal 20% van de mogelijke werktijd van een voltijds ambt telewerk. Deze regel geldt ook voor deeltijdse personeelsleden.

Artikel 2: De medewerker oefent de arbeidsprestaties tijdens het telewerk uit op het bovenvermeld adres.

Artikel 3: De medewerker zal bij het telewerk de volgende taken uitvoeren: ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………

Artikel 4: Het bestuur en de medewerker maken duidelijke afspraken over de bereikbaarheid van de medewerker en de te bereiken resultaten tijdens het telewerk. Artikel 5: De bezoldiging van de prestaties op de plaats, vermeld in artikel 2, maakt deel uit van de bezoldiging die de medewerker op grond van zijn statutaire aanstelling of het op zijn naam gesloten arbeidscontract, ontvangt. Artikel 6: Het bestuur stelt hulpmiddelen ter beschikking van de medewerker (zie artikel 10 afsprakenkader). Er is echter geen enkele toelage, vergoeding of sociaal voordeel verbonden aan telewerk. Artikel 7: De telewerker gaat zorgvuldig om met de hem/haar ter beschikking gestelde apparatuur. De telewerker is verplicht het bestuur onmiddellijk op de hoogte te brengen van een defect aan de door hem gebruikte apparatuur of van een geval van overmacht waardoor hij zijn werk niet kan verrichten. Er kan in dit kader worden voorzien in specifieke regels zoals vervangende taken of tijdelijke terugkeer naar de standplaats. Het bestuur staat in voor de kosten die voortvloeien uit verlies en beschadiging van de door de telewerker gebruikte apparatuur. De telewerker is evenwel aansprakelijk voor de kosten indien er sprake is van bedrog, zware fout of een veelvoorkomende lichte fout.

Artikel 8: De arbeidsongevallenreglementering waaronder de medewerker ressorteert, blijft van toepassing bij telewerk.

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 114 Lokaal bestuur Wingene

Artikel 9: De regeling met betrekking tot de ziektecontrole is van toepassing.

Artikel 10: Het bestuur organiseert zijn werkplek volgens de richtlijnen over de ergonomie en de opstelling van de werkplek. De gemeenschappelijk Dienst voor Preventie en Bescherming kan op het adres, bovenaan vermeldt, ter uitvoering van de welzijnsreglementering, op de telewerkdagen een onderzoek instellen van de werkpost, onder meer voor de aanpassing van de werkpost aan de omstandigheden waarin het werk wordt verricht. De medewerker gaat akkoord met dergelijk bezoek tijdens de reguliere werkuren (tussen 7.30 u en 18.00 u)

Artikel 11: De overeenkomst voor telewerk kan zowel door de medewerker als door het bestuur onmiddellijk opgezegd worden. Opgesteld te ……………………..op …………………………..in …. exemplaren, waarvan elk van de partijen erkent één exemplaar te hebben ontvangen. Voor het bestuur De medewerker

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 115 Lokaal bestuur Wingene

BIJLAGE 17: HET BESTUUR RESPECTEERT JOUW PRIVACY

Het lokaal bestuur van Wingene verwerkt persoonsgegevens van haar personeelsleden in het kader van de arbeidsrelatie.

Medewerkers gerelateerde data

De volgende categorieën van persoonsgegevens worden in kader van uitvoering van de arbeidsovereenkomst verwerkt:

Identificatiegegevens Geneeskundige getuigschriften Persoonlijke kenmerken Een afbeelding of een video, mits Gezinssamenstelling voorafgaande toestemming van de Rijksregisternummer werknemer Financiële bijzonderheden Track and trace en geolocatie Opleiding en vorming Uittreksel Strafregister Beroep en betrekking Locatiegegevens

Doel van de verwerking van de persoonsgegevens

De persoonsgegevens van de personeelsleden worden gebruikt voor:

Rechtsgrond

Het lokaal bestuur verwerkt de persoonsgegevens van haar personeelsleden op basis van een overeenkomst, wet- en regelgeving ofwel op basis van hun toestemming.

Rechten van personeelsleden

Ieder personeelslid kan zijn/haar gegevens op elk moment inkijken, verbeteren, laten verwijderen of de verwerking ervan laten beperken. Personeelsleden hebben tevens het recht om een kopie van hun persoonsgegevens op te vragen een hun toestemming in te trekken.

Voor het uitoefenen van je rechten kan je een e-mail sturen naar [email protected].

Arbeidsreglement Lokaal Bestuur Wingene pagina 116 Lokaal bestuur Wingene

Bewaarperiode

Het bestuur bewaart persoonsgegevens en baseert zich hiervoor op de wettelijk vastgelegde bewaartermijnen. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig. Na het verstrijken van deze termijnen worden de persoonsgegevens vernietigd conform archiefwetgeving.

Vertrouwelijkheid

Het lokaal bestuur verbindt er zich toe om de veiligheid en het vertrouwelijke karakter van de persoonsgegevens te waarborgen. De verwerking van persoonsgegevens gebeurt conform de Europese privacywetgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016 en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Dit geldt zowel voor de verwerking door het lokaal bestuur als door mogelijke onderaannemers (bijvoorbeeld een IT-bedrijf) die deze persoonsgegevens verwerken.

Overmaken aan derden

Het lokaal bestuur kan de persoonsgegevens van haar personeelsleden doorgeven aan de volgende ontvangers:

1. Sociaal secretariaat voor werkgevers 6. Externe dienst voor preventie en 2. Overheidsinstanties zoals onder bescherming op het werk; andere de Rijksdienst voor Sociale 7. Arbeidsgeneesheer i.h.k.v. onder Zekerheid, Inspectie Toezicht op de andere opvolging van medische Sociale Wetten, Federale controles; Overheidsdienst Werkgelegenheid, 8. Gerechtsdeurwaarder i.h.k.v. een Arbeid en Sociaal Overleg, Federale juridische procedure; Overheidsdienst Financiën 9. Vertrouwenspersoon i.h.k.v. onder 3. Arbeidsongevallenverzekeraar en andere grensoverschrijdend gedrag op andere verzekeringsmaatschappijen het werk; 4. Ondernemingen verbonden met het 10. Mutualiteit i.h.k.v. onder andere lokaal bestuur zoals haar arbeidsongeschiktheid; softwareleverancier; 11. Gerechtelijke instanties i.h.k.v. een 5. Leasingmaatschappijen juridische procedure

Functionaris gegevensbescherming

Het lokaal bestuur beschikt over een functionaris voor de gegevensbescherming. Hij kijkt erop toe dat het bestuur de persoonsgegevens bewaart en verwerkt volgens de Europese privacyregelgeving.

Arbeidsreglement lokaal bestuur Wingene pagina 117

Lokaal bestuur Wingene

De DPO kan altijd gecontacteerd worden via [email protected].

Meer weten

De volledig privacyverklaring van het lokaal bestuur is te vinden op www.wingene.be/privacy

Een klacht indienen?

Een personeelslid heeft het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit, indien hij van mening is dat de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens inbreuk maakt op de regelgeving rond gegevensbescherming. De rol van de toezichthoudende autoriteit wordt in België uitgeoefend door de gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be) en de Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens (www.overheid.vlaanderen.be/vlaamse-toezichtcommissie)

Arbeidsreglement lokaal bestuur Wingene pagina 118