REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI
Numer egzemplarza: 1
PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIE Ń PUBLICZNYCH
Jednostka kontrolowana: Gmina Lipce Reymontowskie
20 stycznia – 10 marca 2010 Termin kontroli: roku
Kontroluj ący Teresa Michalska – inspektor (imi ę, nazwisko, Agnieszka Supera – inspektor stanowisko słu Ŝbowe ):
Okres obj ęty kontrol ą Lata 2008 – 2009
WK 601 – 2/2/2010 z dnia 12 Numer i data upowa Ŝnienia: stycznia 2010 roku
Uwaga! Protokół niniejszy podlega udost ępnieniu na zasadach okre ślonych w ustawie z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej (Dz. U. nr 112, poz.1198), z ograniczeniami wynikaj ącymi z art.5 tej ustawy. PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
I. INFORMACJE WST ĘPNE
DANE O JEDNOSTCE
Gmina Lipce Reymontowskie połoŜona jest w Województwie Łódzkim, w Powiecie Skierniewickim, na trasie kolei Warszawa – Łódź. Sąsiadami administracyjnymi są gminy: Maków, Godzianów, Słupia, Rogów, Dmosin i Łyszkowice. Gmina Lipce Reymontowskie obejmuje 9 wsi, które wchodzą w skład 9 sołectw. Na jej terenie prowadzonych jest 703 gospodarstw rolnych. Średnia powierzchnia gospodarstwa to 5,00 ha. Powierzchnia gminy wynosi 4.285 ha, z tego: grunty rolne 3.226 ha lasy i grunty leśne 752 ha pozostałe grunty i nieuŜytki 307 ha Liczba ludności w gminie Lipce Reymontowskie wynosiła: na dzień 31 grudnia 2008 roku 3.332 mieszkańców; na dzień 31 grudnia 2009 roku 3.331 mieszkańców, z tego: 1.615 męŜczyzn i 1.716 kobiet. Liczba bezrobotnych w Gminie Lipce Reymontowskie wynosiła na dzień 31 grudnia 2008 roku 59 osób, a na dzień 31 grudnia 2009 roku 90 osób. Stopa bezrobocia w Powiecie Skierniewickim wynosiła: na dzień 31 grudnia 2008 roku 5,2%, a na dzień 31 grudnia 2009 roku 7,1%. Gmina Lipce Reymontowskie zarejestrowana jest w systemie REGON i posiada numer identyfikacyjny 750148302 nadany przez Urząd Statystyczny w Łodzi ul. Suwalska 29 (zgodnie z zaświadczeniem o numerze identyfikacyjnym z dnia 7 stycznia 2009 roku). Natomiast Urząd Gminy Lipce Reymontowskie posiada numer identyfikacyjny REGON 000550338 nadany przez Urząd Statystyczny w Łodzi ul. Suwalska 29 (zgodnie z zaświadczeniem o numerze identyfikacyjnym z dnia 7 stycznia 2009 roku). Urząd Skarbowy w Brzezinach decyzją z dnia 14 lipca 1997 roku nadał Urzędowi Gminy numer identyfikacji podatkowej: NIP 833 10 91 147. Wspomnianą decyzją ten sam numer identyfikacyjny został przypisany równieŜ Gminie Lipce Reymontowskie. Adres siedziby Urzędu Gminy: Urząd Gminy w Lipcach Reymontowskich Ul. Reymonta 24 96 127 Lipce Reymontowskie Powiat Skierniewicki Województwo Łódzkie tel./fax.: (046) 831 61 97, fax. (046) 831 62 68
Przedmiotowa kontrola ma charakter kontroli kompleksowej, obejmującej prawidłowość prowadzenia gospodarki finansowej i udzielania zamówień publicznych.
______2 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
PODSTAWOWE WSKA ŹNIKI FINANSOWE
Dla scharakteryzowania sytuacji finansowej Gminy Lipce Reymontowskie w oparciu o dane wynikające ze sprawozdań finansowych – Rb 27S, Rb 28S, Rb NDS, Rb Z wyliczono wskaźniki: budŜetowe, na mieszkańca i dotyczące zobowiązań za lata 2007 2009. Zestawienie wskaźników przedstawiono w poniŜej wyszczególnionych tabelach:
LP. SYMBOL I NAZWA WSKAŹNIKA ROK OBROTOWY I. WSKAŹNIKI BUDśETOWE 2007 2008 2009 w % udział dochodów bieŜących w dochodach 1 WB1 ogółem 93 86 67 udział dochodów własnych w dochodach 2 WB2 ogółem 25 25 19 udział nadwyŜki operacyjnej w dochodach 3 WB3 ogółem 7 1 5 udział wydatków majątkowych w 4 WB4 wydatkach ogółem 8 21 37 obciąŜenie wydatków bieŜących wydatkami 5 WB5 na wynagrodzenia i pochodne od 52 52 53 wynagrodzeń udział nadwyŜki operacyjnej i dochodów ze 6 WB6 7 1 5 sprzedaŜy majątku ogółem 7 WB7 wskaźnik samofinansowania 200 68 74 Jak wynika z tabeli: Wskaźnik WB1 Wskaźnik obrazuje dochody bieŜące w dochodach ogółem w poszczególnych latach (2007, 2008 i 2009). W 2007 roku dochody bieŜące stanowiły 93% dochodów ogółem. Natomiast w następnych latach wskaźnik wykazywał tendencję malejącą i wynosił 86% w 2008 roku i 67% w 2009 roku, co świadczy, Ŝe zmniejszenie dochodów bieŜących powoduje zmniejszenie środków na wydatki bieŜące, co skutkuje powstaniem deficytu operacyjnego. Wskaźnik WB2 Wskaźnik obrazuje dochody własne w dochodach ogółem w poszczególnych latach (2007, 2008 i 2009). W 2007 i w 2008 roku dochody bieŜące stanowiły 25% dochodów ogółem. Natomiast w 2009 roku wskaźnik wykazywał tendencję malejącą i wynosił 19%, co świadczy, Ŝe zmniejszenie dochodów własnych zmniejsza moŜliwości inwestowania. Wskaźnik WB3 Wskaźnik określa stopień moŜliwości zwiększenia wydatków inwestycyjnych lub bieŜących w stosunku do osiągniętych dochodów. Z danych w tabeli wynika, Ŝe w 2007 roku wskaźnik ten wynosił 7%, w 2008 i 2009 roku wykazywał tendencję spadkową i wynosił 1% 2008 rok i 5% 2009 rok. Poziom wskaźnika w 2009 roku wskazuje, Ŝe dochody bieŜące nie są wystarczające na pokrycie wydatków bieŜących (jednostka nie wypracowuje nadwyŜki operacyjnej.
______3 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Wskaźnik WB4 Wskaźnik określa udział wydatków majątkowych w wydatkach ogółem. Wskaźnik wykazywał w latach 2007 – 2009 tendencję wzrostową i wynosił: 8% 2007 rok, 21% 2008 rok i 37% 2009 rok. Wzrost wskaźnika wskazuje na wzrost w jednostce wydatków majątkowych. Wskaźnik WB5 Wskaźnik określa udział wydatków na wynagrodzenia i pochodnych od wynagrodzeń w wydatkach bieŜących. Ze wskaźników wykazanych w tabeli wynika, Ŝe ww. wskaźnik w latach 2007 – 2009 kształtuje się na poziomie 52% i nie wykazuje tendencji wzrostowych i malejących. Wskaźnik WB6 Wskaźnik wskazuje, Ŝe jednostka nie wypracowuje nadwyŜki operacyjnej. Wartość wskaźnika WB6 jest równa wartości wskaźnika WB3. PowyŜsze spowodowane było brakiem dochodów ze sprzedaŜy majątku. Wskaźnik WB7 Wskaźnik wykazuje zdolność samofinansowania. W jednostce kontrolowanej w 2009 roku wskaźnik ten wynosił 75% i wzrósł w porównaniu do 2008 roku o 6 punktów procentowych. Wzrost wskaźnika świadczy o zmniejszeniu ryzyka utraty płynności finansowej w związku z kosztami obsługi zadłuŜenia.
LP. SYMBOL I NAZWA WSKAŹNIKA ROK OBROTOWY II. WSKAŹNIKI NA MIESZKAŃCA 2007 2008 2009 w zł 1 WL1 transfery bieŜące na mieszkańca 1.267,35 1.409,34 1.495,32 2 WL2 nadwyŜka operacyjna na mieszkańca 140,57 21,84 143,88 3 WL3 zobowiązania ogółem na mieszkańca 221,93 575,04 706,37 zobowiązania ogółem bez zobowiązań na 4 WL4 221,93 575,04 706,37 projekty unijne na mieszkańca Jak wynika z tabeli: Wskaźniki WL1,2,3,4 W 2009 roku kwota subwencji ogólnej i dotacji bieŜącej w przeliczeniu na jednego mieszkańca Gminy Lipce Reymontowskie wynosiła 1.495,32 zł i wzrosła o 227,97 zł w porównaniu z 2007 rokiem. Deficyt operacyjny w przeliczeniu na jednego mieszkańca w 2009 roku wyniósł 143,88 zł. W latach 2007 – 2009 wzrosła kwota zobowiązań w przeliczeniu na jednego mieszkańca.
LP SYMBOL I NAZWA WSKAŹNIKA ROK OBROTOWY III. WSKAŹNIKI DLA ZOBOWIĄZAŃ 2007 2008 2009 w % udział zobowiązań ogółem w dochodach 1 WZ1 ogółem 12 25 23 zobowiązania ogółem bez zobowiązań na 2 WZ2 12 25 23 projekty unijne w dochodach ogółem
______4 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
obciąŜenie dochodów ogółem obsługą 16 7 5 3 WZ3 zadłuŜenia obciąŜenie dochodów ogółem obsługą 4 WZ4 zadłuŜenia bez rat kapitałowych na projekty 9 7 5 unijne obciąŜenie dochodów własnych obsługą 5 WZ5 63 28 29 zadłuŜenia obciąŜenie dochodów bieŜących wydatkami 6 WZ6 109 98 107 bieŜącymi i obsługą zadłuŜenia udział zobowiązań wymagalnych w 7 WZ7 0 0 0 zobowiązaniach ogółem udział zobowiązań wymagalnych wobec ZUS, 8 WU1 0 0 0 KRUS, NFZ w dochodach ogółem 9 WU2 udział zobowiązań wymagalnych wobec ZUS, 0 0 0 KRUS, NFZ w zobowiązaniach ogółem Z tabeli wynika jak niŜej: Wskaźnik WZ1 6 W 2007 roku zobowiązania Gminy Lipce Reymontowskie stanowiły 12% dochodów ogółem i wykazywały tendencję wzrostową, osiągając w 2009 roku poziom 23%. W 2007 roku wydatki na obsługę zadłuŜenia obejmującego odsetki i spłaty rat kapitałowych stanowiły 16% dochodów ogółem. Wskaźnik WZ3 obrazujący ww. relację obniŜył się do poziomu 5% w 2009 roku. Im mniejsza jest wartość tej relacji tym zmniejsza się ryzyko wystąpienia niewypłacalności jednostki samorządu terytorialnego. W związku z tym, Ŝe w Gminie Lipce Reymontowskie w latach 2007 – 2009 nie wystąpiły zobowiązania wymagalne, wartość wskaźników WZ7, WU1 i WU2 wyniosła 0. Szczegółowa charakterystyka wskaźników wraz ze sposobem ich wyliczenia stanowi załącznik nr 2 do protokołu kontroli. Wskaźnik zadłuŜenia określony w art. 243 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych – dla 2009 roku. Kwota przypadających w 2009 roku spłat rat kredytów i poŜyczek wraz z naleŜnymi w danym roku odsetkami od kredytów i poŜyczek w stosunku do planowanych w 2009 roku dochodów ogółem budŜetu Gminy Lipce Reymontowskie nie przekroczyła średniej arytmetycznej z obliczonych ostatnich trzech lat, tj. 2006, 2007 i 2008, relacji jej dochodów bieŜących pomniejszonych o wydatki bieŜące do dochodów ogółem budŜetu gminy. Wskaźnik zadłuŜenia wyliczono według wzoru jn.:
PowyŜej wymieniony wskaźnik wyliczony dla 2009 roku wyniósł : 0,06 ≤ 0,09. Szczegółowe wyliczenie wskaźnika zadłuŜenia dla 2009 roku stanowi załącznik nr 3 do protokołu kontroli.
______5 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
II. USTALENIA OGÓLNE
1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI
Przewodnicz ący rady gminy Przewodniczącą Rady Gminy Lipce Reymontowskie jest Danuta Łaska wybrana w dniu 24 listopada 2006 roku, co stwierdzała uchwała Rady Gminy nr I/2/06 z dnia 24 listopada 2006 roku. Wiceprzewodniczącym Rady Gminy Lipce Reymontowskie został Jan Waszek wybrany przez Radę Gminy uchwałą nr I/4/06 z dnia 24 listopada 2006 roku.
Wójt i jego zast ępca Wójtem Gminy Lipce Reymontowskie jest Jerzy Czerwiński , wybrany w wyborach bezpośrednich w dniu 12 listopada 2006 roku (zaświadczenie Gminnej Komisji Wyborczej w Lipcach Reymontowskich z dnia 20 listopada 2006 roku). Urząd Wójta Gminy Lipce Reymontowskie objął w dniu 6 grudnia 2006 roku po złoŜeniu ślubowania przed Radą Gminy Lipce Reymontowskie. Wójt Gminy Lipce Reymontowskie nie powołał swojego zastępcy.
Skarbnik gminy Skarbnikiem Gminy Lipce Reymontowskie od dnia 1 lutego 2006 roku jest Joanna Karpowiak powołana na to stanowisko uchwałą Rady Gminy nr XXVI/154/05 z dnia 27 grudnia 2005 roku.
Sekretarz gminy Sekretarzem Gminy Lipce Reymontowskie od dnia 16 lipca 1990 roku jest Jolanta Bartosik , powołana uchwałą nr III/15/90 Rady Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 16 lipca 1990 roku. Z dniem 1 stycznia 2009 roku podstawą zatrudnienia Sekretarza jest umowa o pracę.
2. GMINNE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNOŚCI
Na terenie Gminy Lipce Reymontowskie funkcjonują następujące jednostki organizacyjne: Zespół Ekonomiczno – Administracyjny Oświaty i Kultury Gminy Lipce Reymontowskie, który został powołany uchwałą nr XVI/86/96 Rady Gminy Lipce Reymontowskie w dniu 30 maja 1996 roku. Aktualna nazwa „Zespół Ekonomiczno – Administracyjny Oświaty Gminy Lipce Reymontowskie” została wprowadzona uchwałą nr XXVI/144/97 Rady Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 30 grudnia 1997 roku jednostka budŜetowa, Publiczne Gimnazjum w Lipcach Reymontowskich powołane uchwałą nr VII/34/99 Rady Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 12 marca 1999 roku jednostka budŜetowa,
______6 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Szkoła Podstawowa im. Wł. St. Reymonta, przekształcona w szkołę o strukturze 0 VI uchwałą nr VII/35/99 Rady Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 12 marca 1999 roku jednostka budŜetowa, Zespół Szkolno Przedszkolny w Mszadli, powołany uchwałą nr XXV/138/05 Rady Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 29 listopada 2005 roku jednostka budŜetowa, Zespół Szkolno Przedszkolny w Drzewcach, powołany uchwałą nr XXV/139/05 Rady Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 29 listopada 2005 roku jednostka budŜetowa, Przedszkole w Lipcach Reymontowskich, powołane uchwałą nr XXVII/156/06 Rady Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 20 lutego 2006 roku jednostka budŜetowa, Gminny Ośrodek Kultury, Sportu i Rekreacji w Lipcach Reymontowskich, utworzony uchwałą nr VI/40/91 Rady Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 19 lutego 1991 roku. Uchwałą nr X/49/99 Rady Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 24 czerwca 1999 roku przekształcony z zakładu budŜetowego w jednostkę budŜetową. Rada Gminy Lipce Reymontowskie uchwałą nr V/30/07 z dnia 25 kwietnia 2007 roku nadała GOKSiR Statut. GOKSiR stał się samorządową instytucją kultury i z dniem 1 lipca 2007 roku został wpisany do gminnego rejestru instytucji kultury pod pozycją nr 1, i posiada cyfrowy identyfikator nadany w systemie informacji statystycznej 000958192. Ośrodek działa i prowadzi gospodarkę finansową w oparciu o ustawę z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity z 2001 roku Dz. U. nr 13, poz. 123 ze zm.), Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Lipcach Reymontowskich utworzony na mocy uchwały nr X/40/90 Gminnej Rady Narodowej w Lipcach Reymontowskich z dnia 30 stycznia 1990 roku jednostka budŜetowa. Wymienione jednostki organizacyjne działają w oparciu o nadane statuty. Urząd Gminy prowadzi obsługę finansowo księgową Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej. Obsługę finansowo księgową szkół i przedszkoli sprawuje ZEAO w Lipcach Reymontowskich. W przypadku Gminnego Ośrodka Kultury, Sportu i Rekreacji do dnia 30 czerwca 2007 roku obsługa księgowa prowadzona była przez pracownika Urzędu Gminy (GOKSiR posiadał wyodrębnione księgi rachunkowe). Od 1 lipca 2007 roku GOKSiR prowadzi samodzielnie księgowość.
3. UNORMOWANIA WEWN ĘTRZNE
Statut gminy W dniu 27 sierpnia 2003 roku Rada Gminy Lipce Reymontowskie uchwałą nr IX/41/03 przyjęła statut gminy, opublikowany w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 268, poz. 2338 z dnia 29 września 2003 roku.
Regulamin organizacyjny urz ędu W okresie objętym kontrolą obowiązywał w jednostce Regulamin organizacyjny wprowadzony zarządzeniem nr 1/2006 Wójta Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 24 stycznia 2006 roku. Regulamin określał zasady kierowania pracą urzędu, organizację wewnętrzną, zakresy zadań i kompetencji Sekretarza i Skarbnika Gminy, zadania wspólne dla wszystkich stanowisk pracy oraz zasady działania poszczególnych referatów i stanowisk. Załącznikami do regulaminu były: zasady podpisywania pism i decyzji, organizacja działalności kontrolnej, tryb pracy Urzędu, zasady postępowania przy opracowywaniu i wydawaniu normatywnych aktów prawnych oraz wykaz jednostek organizacyjnych.
______7 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym Rada Gminy nie określiła zasad nabywania, zbywania i obciąŜania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierŜawienia lub wynajmowania na czas oznaczony dłuŜszy niŜ trzy lata lub na czas nieoznaczony. KaŜdorazowo taką operację gospodarczą (nabywanie, wydzierŜawianie i wynajmowanie) poprzedzała stosowna uchwała organu stanowiącego zgodnie z art. 18 ust.2 pkt 9 lit. a ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 ze zm.).
Instrukcja w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego warto ści maj ątkowych pochodz ących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł Zgodnie z art. 15a ust 2 ustawy z dnia 16 listopada 2000 roku o przeciwdziałaniu wprowadzeniu do obrotu finansowego wartości majątkowych, pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu (tekst jednolity z 2003 r., Dz. U. nr 153, poz. 1505 ze zm.), jednostka opracowała i wprowadziła w Ŝycie zarządzeniem Wójta Gminy Lipce Reymontowskie nr 38/2006 z dnia 23 sierpnia 2006 roku „Instrukcję postępowania w zakresie przeciwdziałania wprowadzeniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”, i ustanowiła koordynatora ds. współpracy z GIIF w osobie Skarbnika Gminy.
4. UNORMOWANIA W ZAKRESIE KONTROLI WEWN ĘTRZNEJ (FINANSOWEJ ).
Unormowania w zakresie kontroli finansowej. Osoby odpowiedzialne. W okresie objętym kontrolą (tj. 2008 2009) w Urzędzie Gminy Lipce Reymontowskie obowiązywały procedury kontroli finansowej wprowadzone w Ŝycie zarządzeniem Wójta Gminy Lipce Reymontowskie nr 42/2007 z dnia 28 grudnia 2007 roku. WyŜej wymienione procedury opracowano w oparciu o przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 ze zm.) i ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104 ze zm.). Z powyŜszego regulaminu wynika, Ŝe kontroli podlegały wszystkie obszary działalności jednostki, a mianowicie: pobieranie i gromadzenie dochodów, zaciąganie zobowiązań finansowych, dokonywanie wydatków oraz gospodarowanie majątkiem jednostki. Kontrola dokonywana jest w oparciu o kryteria legalności, celowości i gospodarności. Procedury kontroli finansowej mają równieŜ zastosowanie w jednostkach organizacyjnych i podległych gminie. Ponadto elementy wewnętrznej kontroli finansowej funkcjonującej w Urzędzie Gminy Lipce Reymontowskie, zawarto w niŜej wymienionej dokumentacji: w regulaminie organizacyjnym wprowadzonym w Ŝycie zarządzeniem nr 1/2006 Wójta Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 24 stycznia 2006 roku, w zarządzeniu nr 18 Wójta Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 31 grudnia 2002 roku w sprawie wprowadzenia zasad rachunkowości w Urzędzie Gminy Lipce Reymontowskie, z uwzględnieniem aneksu z dnia 1 stycznia 2006 roku, w instrukcji w sprawie obiegu dokumentów księgowych w Urzędzie Gminy Lipce Reymontowskie, wprowadzonej zarządzeniem nr 1/98 z dnia 1 sierpnia 1998 roku Wójta Gminy Lipce Reymontowskie oraz w instrukcji określającej zasady sporządzania, obiegu i kontroli oraz przechowywania i zabezpieczania dokumentów
______8 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
księgowych i ksiąg rachunkowych dla potrzeb realizacji programów unijnych wprowadzonej zarządzeniem nr 4/2009 Wójta Gminy Lipce Reymontowskie, w instrukcji w sprawie wprowadzenia zasad przeprowadzania inwentaryzacji w Urzędzie Gminy Lipce Reymontowskie, wprowadzonej zarządzeniem nr 43/2007 Wójta Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 28 grudnia 2007 roku, w instrukcji w sprawie udokumentowania operacji kasowych w Urzędzie Gminy Lipce Reymontowskie, wprowadzonej zarządzeniem nr 1/99 Wójta Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 12 stycznia 1999 roku. W ramach kontroli wewnętrznej występują dwie formy kontroli: - samokontrola, do której zobowiązany jest kaŜdy pracownik, - kontrola funkcjonalna wykonywana w ramach nadzoru przez osoby na stanowiskach kierowniczych oraz przez pracowników w ramach powierzonych im obowiązków, Czynności kontroli wewnętrznej prowadzone są na kaŜdym etapie danej operacji gospodarczej (etap wstępny, bieŜący i następny). Kontrola wstępna i bieŜąca wykonywana jest w ramach kontroli funkcjonalnej przez właściwych pracowników, zgodnie z ustalonymi dla nich zakresami uprawnień i obowiązków. W ramach kontroli na etapie wstępnym sporządza się dokument –„Kartę wydatku”, podlegający kontroli i podpisowi Skarbnika. Kontrola następcza polegająca na badaniu przedsięwzięć i operacji juŜ zrealizowanych oraz związanych z nimi dokumentów, dokonywana jest przez pracowników merytorycznie odpowiedzialnych za wykonanie przypisanych im zadań. Skarbnik Gminy dokonuje wstępnej kontroli bieŜącej na etapie realizacji, sprawdzając zgodność operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz sprawdzając kompletność i rzetelność dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Kontroli zabezpieczenia mienia przed zniszczeniem i kradzieŜą dokonują osoby upowaŜnione przez kierownika jednostki. Kontrolę polegającą na zgodności z prawem projektów umów i porozumień wykonuje radca prawny. Zgodnie z zapisami załącznika nr 2 do regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy Lipce Reymontowskie, wprowadzonego zarządzeniem nr 1/2006 Wójta Gminy Lipce Reymontowskie kontrolę działalności finansowej i gospodarczej w stosunku do jednostek organizacyjnych Gminy wykonuje Skarbnik. Na postawie dokumentacji znajdującej się w aktach osobowych Joanny Karpowiak – Skarbnika Gminy ustalono, Ŝe spełnia ona wszystkie wymogi określone w art. 45 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (…) 1. Kierownik jednostki powierzył z dniem 8 lutego 2006 roku Skarbnikowi Gminy na piśmie opracowany zakres czynności, uprawnień i odpowiedzialności w zakresie prowadzenia rachunkowości jednostki. W badanym okresie w Referacie Finansowym oprócz Skarbnika zatrudnione były trzy osoby. Dokonano porównania zadań dla Referatu Finansowego w § 11 regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy Lipce Reymontowskie, stanowiącego załącznik do zarządzenia Wójta Gminy nr 1/2006 z dnia 24 stycznia 2006 roku oraz zadań wynikających z zakresów czynności dla poszczególnych pracowników referatu i stwierdzono, Ŝe są one spójne.
1 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______9 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
W przypadku nieobecności Skarbnika ustalono zastępstwo. Ponadto stwierdzono, Ŝe jednemu pracownikowi zatrudnionemu w Referacie Finansowym na stanowisku inspektora nie ustalono zastępstwa w przypadku jego nieobecności. W okresie objętym kontrolą procedury określające obieg dokumentów finansowo księgowych zawarte były w Instrukcji w sprawie obiegu dokumentów księgowych w Urzędzie Gminy Lipce Reymontowskie, wprowadzonej zarządzeniem nr 1/98 z dnia 1 sierpnia 1998 oraz w instrukcji określającej zasady sporządzania, obiegu i kontroli oraz przechowywania i zabezpieczania dokumentów księgowych i ksiąg rachunkowych stanowiącej załącznik nr 2 do zarządzenia nr 4/2009 Wójta Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 19 lutego 2009 roku w sprawie wprowadzenia wyodrębnionej księgowości i obiegu dokumentów dla potrzeb realizacji programów unijnych. Faktury, rachunki i noty księgowe wpływające do jednostki podlegają rejestracji przez pracownika odpowiedzialnego za korespondencję i są dalej przekazywane Wójtowi Gminy lub Sekretarzowi Gminy w celu scedowania ich na odpowiednie stanowisko odpowiedzialne za sprawdzenie ww. dokumentów pod względem merytorycznym i dokonanie ich opisu. Następnie dokument przekazywany jest Skarbnikowi w celu sprawdzenia go pod względem formalno rachunkowym i zatwierdzeniu do wypłaty. Kontroli prawidłowości rejestracji dokumentów wpływających do jednostki oraz przestrzegania wymagań określonych w instrukcji w zakresie prowadzenia dokumentacji dokonano w oparciu o dokumenty przyjęte i zaewidencjonowane przez jednostkę we wrześniu i grudniu 2008 roku oraz styczniu 2009 roku – łącznie skontrolowano 38 dokumentów (skontrolowane dokumenty opisano w rozdziale IV ”Rozrachunki i roszczenia” i zawarto w załączniku do ww. rozdziału). Przestrzeganie przyjętych przez jednostkę procedur kontroli zbadano w trakcie kontroli wydatków w 2009 roku poniesionych na: realizację inwestycji, wynagrodzenia, wynagrodzenia na świadczenia z zakresu pomocy społecznej, udzielanie dotacji jednostkom spoza sektora finansów publicznych oraz udzielanie dotacji w zakresie pomocy społecznej. Kontrolę przestrzegania przepisów w zakresie wewnętrznej kontroli finansowej przeprowadzono w oparciu o test kontrolny stanowiący załącznik nr 4 do protokołu kontroli.
5. KONTROLE ZEWN ĘTRZNE
Kontrole przeprowadzone przez RIO Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w dniach od 20 marca 2006 roku do 19 czerwca 2006 roku, na podstawie upowaŜnienia Prezesa RIO w Łodzi nr WK 601 2/24/2006 z dnia 10 marca 2006 roku. Okres objęty kontrolą obejmował lata 2004 2005 oraz wybrane zagadnienia z 2006 roku.
Kontrole przeprowadzone w zakresie gospodarki finansowej przez inne podmioty - lata 2008 - 2009 W 2008 roku inne podmioty nie przeprowadzały kontroli finansowej w Urzędzie Gminy Lipce Reymontowskie. W 2009 roku w okresie od 29 stycznia do 12 lutego komisarz skarbowy na podstawie delegacji Naczelnika Urzędu Skarbowego w Skierniewicach
______10 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
przeprowadził kontrolę w zakresie rozliczenia podatku od towarów i usług za miesiąc październik i listopad 2009 roku. W dniach od 23 do 29 września 2009 roku pracownicy Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi przeprowadzili kontrolę realizacji projektu „ kompleksowe uporządkowanie i rozbudowa systemu zbiorczej kanalizacji rozdzielczej w aglomeracji Lipce Reymontowskie etap II”.
6. KREDYTY , PO śYCZKI , OBLIGACJE , POR ĘCZENIA , AKCJE I UDZIAŁY
Zaci ągni ęte kredyty i po Ŝyczki - 2009 rok Na sfinansowanie planowanego deficytu budŜetu jednostki samorządu terytorialnego (art.82 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych)
Kredyt zaciągnięty w Banku Ochrony Środowiska S.A. Oddział w Łodzi na kwotę 734.615,00 zł. Rada Gminy Lipce Reymontowskie uchwałą nr XXVI/149/09 z dnia 22 grudnia 2009 roku, postanowiła zaciągnąć kredyt długoterminowy w wysokości 734.615,00 zł z przeznaczeniem na sfinansowanie planowanego deficytu budŜetu na 2009 rok związanego z zadaniami inwestycyjnymi pn. „Kompleksowe uporządkowanie i rozbudowa systemu zbiorczej kanalizacji w aglomeracji Lipce Reymontowskie etap II” oraz „Rozbudowa oczyszczalni ścieków w Lipcach Reymontowskich”. W dniu podjęcia przez Radę Gminy Lipce Reymontowskie ww. uchwały planowany deficyt wynosił 1.950.588,00 zł. Uchwałą nr III/302/2009 z dnia 29 grudnia 2009 roku Skład Orzekający Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi wydał pozytywną opinię, co do moŜliwości zaciągnięcia i spłaty kredytu długoterminowego w kwocie 734.615,00 zł planowanego do zaciągnięcia w 2009 roku przez Gminę Lipce Reymontowskie na finansowanie deficytu budŜetowego. Wyboru banku na zaciągnięcie kredytu z przeznaczeniem na refinansowanie kosztów inwestycji pn. „Kompleksowe uporządkowanie i rozbudowa systemu zbiorczej kanalizacji w aglomeracji Lipce Reymontowskie etap II” oraz „Rozbudowa oczyszczalni ścieków w Lipcach Reymontowskich” w kwocie 734.615,00 zł, dokonano na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity z 2006 r., Dz. U. nr 164, poz. 1163). Bank Ochrony Środowiska S.A. określił łączny przybliŜony koszt obsługi kredytu na kwotę 52.619,09 zł. W dniu 29 grudnia 2009 roku pomiędzy przedstawicielami Banku Ochrony Środowiska S.A. Oddział w Łodzi a przedstawicielem Gminy Lipce Reymontowskie w osobie Wójta Gminy Lipce Reymontowskie Jerzego Czerwińskiego, została zawarta umowa nr 3135/12/2009/1245/F/INW/EKO kredytu inwestycyjnego złotówkowego. Umowa zawiera kontrasygnatę Joanny Karpowiak – Skarbnika Gminy Lipce Reymontowskie. Kredyt został zaciągnięty w celu pokrycia planowanego deficytu. Zgodnie z umową kredyt wraz z odsetkami będzie podlegał spłacie w 24 ratach miesięcznych, pierwsze 23 raty w wysokości 30.608,96 zł, ostatnia rata w wysokości 30.608,92 zł, począwszy od dnia 28 stycznia 2010 roku do dnia 28 grudnia 2011 roku. Z tytułu udzielenia kredytu Bank w dniu zawarcia umowy pobrał prowizję w wysokości 6.611,54 zł tj. 0,90% od kwoty przyznanego kredytu. W dniu podpisania ww. umowy planowany deficyt wynosił 1.950.588,00 zł.
______11 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Analiza dokumentów źródłowych (zapisy konta 134/11) wykazała, Ŝe w dniu 29 grudnia 2009 roku, bank przekazał zgodnie z umową ustaloną kwotę 734.615,00 zł – wyciąg bankowy nr 344/5 z dnia 29 grudnia 2009 roku. Z dokumentów źródłowych wynika, Ŝe Kredytobiorca wykorzystał kredyt w całości zgodnie z przeznaczeniem ustalonym przez Radę Gminy Lipce Reymontowskie zawartym w umowie kredytowej. Spłata I raty kredytu i odsetek nastąpiła w dniu 19 stycznia 2010 roku, tj. zgodnie z harmonogramem spłat kredytu (do dnia 28 stycznia 2010 roku). Na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych oraz zaciągniętych poŜyczek i kredytów (art. 82 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych) Kredyt zaciągnięty w Banku Spółdzielczym Ziemi Łowickiej z siedzibą w Łowiczu na kwotę 150.000,00 zł.
Rada Gminy Lipce Reymontowskie uchwałą nr XXV/147/09 z dnia 9 grudnia 2009 roku, postanowiła zaciągnąć kredyt długoterminowy w wysokości 150.000,00 zł z przeznaczeniem na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu zaciągniętych kredytów. W dniu podjęcia przez Radę Gminy Lipce Reymontowskie ww. uchwały planowany deficyt wynosił 1.950.588,00 zł. Uchwałą nr III/299/2009 z dnia 17 grudnia 2009 roku Skład Orzekający Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi wydał pozytywną opinię, co do moŜliwości zaciągnięcia i spłaty kredytu długoterminowego w kwocie 150.000,00 przez Gminę Lipce Reymontowskie z przeznaczeniem na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu kredytów i poŜyczek. Wyboru banku na zaciągnięcie kredytu z przeznaczeniem na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań w kwocie 150.000,00 zł, dokonano na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity z 2006 r., Dz. U. nr 164, poz. 1163). Bank Spółdzielczy Ziemi Łowickiej określił łączny przybliŜony koszt obsługi kredytu na kwotę 6.500,00 zł. W dniu 30 grudnia 2009 roku pomiędzy przedstawicielami Banku Spółdzielczego Ziemi Łowickiej z siedzibą w Łowiczu a przedstawicielem Gminy Lipce Reymontowskie w osobie Wójta Gminy Lipce Reymontowskie Jerzego Czerwińskiego, została zawarta umowa nr 200/169/09 o kredyt dla Jednostki Samorządu Terytorialnego. Umowa zawiera kontrasygnatę Joanny Karpowiak – Skarbnika Gminy Lipce Reymontowskie. Kredyt został zaciągnięty w celu spłaty wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Zgodnie z umową kredyt wraz z odsetkami będzie podlegał spłacie w 4 ratach kwartalnych w wysokości 37.500,00 zł, począwszy od dnia 30 marca 2010 roku do dnia 28 grudnia 2010 roku. Z tytułu udzielenia kredytu Bank w dniu zawarcia umowy pobrał prowizję w wysokości 1.500,00 zł tj. 1,00% od kwoty przyznanego kredytu. W dniu podpisania ww. umowy planowany deficyt wynosił 1.950.588,00 zł. Analiza dokumentów źródłowych (zapisy konta 134/0) wykazała, Ŝe w dniu 30 grudnia 2009 roku, bank przekazał zgodnie z umową ustaloną kwotę 150.000,00 zł. – wyciąg bankowy nr 346/32 z dnia 30 grudnia 2009 roku. W okresie kontrolowanym i w latach wcześniejszych nie zaciągano kredytów na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych. Oświadczenie Skarbnika Gminy w powyŜszej sprawie stanowi załącznik nr 5 do protokołu kontroli.
______12 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budŜetu jednostki samorządu terytorialnego (art.82 ust.1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych)
W okresie kontrolowanym i w latach wcześniejszych nie zaciągano kredytów na pokrycie w ciągu roku przejściowego deficytu budŜetu jednostki.
Oświadczenie w powyŜszej sprawie złoŜyła Skarbnik Gminy Lipce Reymontowskie Joanna Karpowiak. Oświadczenie stanowi załącznik nr 5 do protokołu kontroli. W czasie postępowania kontrolnego stwierdzono, Ŝe kwota zaciągniętego kredytu w 2009 roku nie przekroczyła kwoty określonej w budŜecie: łączna kwota zaciągniętych kredytów 884.615,00 zł (kredyt długoterminowy w kwocie 734.615,00 zł + kredyt długoterminowy w kwocie 150.000,00 zł), określona kwota w budŜecie 6.729.800,00 zł (zaciąganie kredytów i poŜyczek – 533.000,00 zł, na finansowanie wydatków na wieloletnie programy inwestycyjne – 5.776.800,00 zł, na spłatę zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych oraz zaciągniętych poŜyczek i kredytów – 420.000,00 zł). Prawidłowość ewidencji księgowej zaciągniętego kredytu. Kredyty zaciągnięte przez Gminę Lipce Reymontowskie zaewidencjonowane zostały na koncie 134 w korespondencji z kontem 133. Na stronie Wn konta 134 ujmowana jest spłata lub umorzenie kredytu. Na stronie Ma konta 134 ujmowany jest wpływ kredytu bankowego na rachunek budŜetu.
Udzielone gwarancje i por ęczenia – 2007 - 2009 rok W okresie kontrolowanym i w latach wcześniejszych nie udzielano gwarancji i poręczeń. Oświadczenie w powyŜszej sprawie złoŜyła Skarbnik Gminy Lipce Reymontowskie Joanna Karpowiak. Oświadczenie stanowi załącznik nr 5 do protokołu kontroli.
Wyemitowane papiery warto ściowe
W okresie kontrolowanym i w latach wcześniejszych nie emitowano papierów wartościowych.
Oświadczenie w powyŜszej sprawie złoŜyła Skarbnik Gminy Lipce Reymontowskie Joanna Karpowiak. Oświadczenie stanowi załącznik nr 5 do protokołu kontroli.
Posiadane akcje i udziały w spółkach prawa handlowego. Wnoszenie i wycena aportów rzeczowych
W okresie kontrolowanym i w latach wcześniejszych Gmina Lipce Reymontowskie nie posiadała akcji i udziałów w spółkach prawa handlowego i nie wnosiła aportów do spółek. Oświadczenie w powyŜszej sprawie złoŜyła Skarbnik Gminy Lipce Reymontowskie Joanna Karpowiak. Oświadczenie stanowi załącznik nr 5 do protokołu kontroli.
Stan zadłu Ŝenia jednostki samorz ądu terytorialnego – 2008 i 2009 rok
Stan zadłuŜenia ustalony na podstawie sprawozdań z wykonania budŜetu za 2008 rok, tj. sprawozdań o stanie zobowiązań według tytułów dłuŜnych oraz gwarancji i poręczeń – Rb – Z, sprawozdań Rb – 28S, bilansu, uchwały budŜetowej Rady Gminy Lipce
______13 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Reymontowskie na 2008 rok oraz na podstawie ewidencji księgowej za 2008 rok przedstawiał się, jak niŜej:
Lp. Wyszczególnienie Kwota zadłu Ŝenia na 30 czerwca Kwota zadłu Ŝenia na 31 grudnia 2008 wg tyt. dłu Ŝnych 2008 roku roku /w zł./ /w zł./
Kwota % Kwota % 1 2 3 4 5 6 1. Kredyty 443.699,00 7 1.916.027,84 7,25 2. Po Ŝyczki - - - 3. Zobowi ązania wymagalne - - - 4. Łączna kwota długu 443.699,00 7 1.916.027,84 7,25
Jednostka kontrolowana nie zaciągała kredytów, poŜyczek i nie wyemitowała papierów wartościowych nie wliczanych do limitu zadłuŜenia.
Kredyty i po Ŝyczki zaci ągni ęte w latach ubiegłych maj ące znaczenie dla długu publicznego w okresie obj ętym kontrol ą przedstawia poni Ŝsza tabela:
Kwota Nazwa Banku Data zaci ągni ętego Kwota pozostała do Lp. Kredyty zaci ągni ęcia Okres spłaty spłaty Umowa zobowi ązania zobowi ązania /w zł./
1 2 3 4 5 6 7 1. Kredyt Długoterminowy Bank Ochrony Środowiska Od 20 Na dzie ń 30 czerwca 23 pa ździernik 430.700,00 zł O/Łód ź kwietnia 2008r. – 93.669,00 zł inwestycyjny 2006 r. 2007r. Umowa Nr 15/06/I Na dzie ń 31 grudnia do 22 2008r. – 45.700,00 zł pa ździernika 2009r. 2. Kredyt długoterminowy Bank Ochrony Środowiska 26 pa ździernik Od 20 Na dzie ń 30 czerwca obrotowy O/Łód ź 2007r. 300.000,00 zł stycznia 2008r. – 250.000,00 zł 2008r.
do 20 grudnia Na dzie ń 31 grudnia Umowa Nr. 1008/10/2007/1245/ 2010r. F/OBR 2008r. –200.000,00 zł
3. Kredyt Bank Spółdzielczy 28 grudnia 2007 100.000,00 zł Do 27 grudnia Na dzie ń 30 czerwca długoterminowy Ziemi Łowickiej O/Lipce r. 2008 r. 2008 r – 100.000,00 zł obrotowy Reymontowskie Umowa Nr 229/169/07 4. Kredyt długoterminowy Bank Ochrony Środowiska 25 wrze śnia 1.218.766,25 zł Od 25 marca inwestycyjny O/Łód ź Na dzie ń 31 grudnia 2008r. 2008r. do 25 2008r. - 1.218.766,25 grudnia
Umowa Nr. 1507/09/2008/1245/ 2018r.
F/CEB/EIB2/78/EKO 5. Kredyt długoterminowy Bank Ochrony Środowiska 25 wrze śnia 301.562,59 zł Od 25 marca inwestycyjny O/Łód ź 2008r. 2009r. do 25 Na dzie ń 31 grudnia grudnia 2008r. – 301.562,59 zł Umowa Nr 1508/09/2008/1245/
______14 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
F/CEB/EIB2/79 2018r.
6. Kredyt Od 31 marca długoterminowy Bank Spółdzielczy 2009r do 31 inwestycyjny Ziemi Łowickiej O/Lipce 30 grudnia 150.000,00 zł grudnia Na dzie ń 31.12.2008r. 2008r. Reymontowskie 2009r. - 150.000,00 zł Umowa Nr 187/169/08 Na podstawie sprawozdania budŜetowego (Rb – Z) sporządzonego na dzień 30 czerwca 2008 roku stwierdzono, Ŝe kwota długu publicznego na dzień 30 czerwca 2008 roku wynosiła 443.699,00 zł. Natomiast po przeprowadzonej przez kontrolujących analizie spłat rat kredytu w kwocie 430.700,00 zł, zaciągniętego na podstawie umowy nr 15/06/I z dnia 23 października 2006 roku wynika, Ŝe kwota długu publicznego na dzień 30 czerwca 2008 roku powinna wynosić 440.700,00 zł oraz w punkcie 1 w kolumnie 7 ww. tabeli – pozostała do spłaty kwota kredytu na dzień 30 czerwca 2009 roku powinna kształtować się w wysokości 90.700,00 zł, poniewaŜ tak wynika z ewidencji księgowej, do dnia 30 czerwca 2008 roku kredyt spłacono w kwocie 340.000,00 zł. RóŜnica powstała pomiędzy kwotą długu wykazaną przez jednostkę w sprawozdaniu Rb – Z na dzień 30 czerwca 2008 roku, a kwotą zadłuŜenia występującą w ewidencji księgowej konta 134 na dzień 30 czerwca 2008 roku wynosiła 2.999,00 zł w zaokrągleniu 3.000,00 zł. W związku z powyŜszymi ustaleniami kontrolujący stwierdzili, Ŝe sprawozdanie Rb – Z wg stanu na dzień 30 czerwca 2008 roku jednostka sporządziła z naruszeniem § 9 pkt 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budŜetowej (Dz. U. nr 115, poz. 781 ze zm.) oraz § 3 ust. 1 Instrukcji sporządzania sprawozdań budŜetowych w zakresie budŜetów jednostek samorządu terytorialnego stanowiącej załącznik nr 34 do przywołanego rozporządzenia. Kserokopia sprawozdania Rb – Z na dzień 30 czerwca 2008 roku i wydruku ewidencji księgowej konta 134 sporządzonej na dzień 30 czerwca 2008 rok stanowią „akta kontroli strony 1 6 ”. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy w sprawie wykazanej róŜnicy w kwocie 3.000,00 zł stanowi załącznik nr 6 do niniejszego protokołu. Zgodnie z wyjaśnieniem nieprawidłowa kwota zadłuŜenia na dzień 30 czerwca 2008 roku wynika z błędu ręcznego wyliczenia danych do sprawozdania. Błąd skorygowano w kolejnym kwartale. Planowane i zrealizowane kwoty /zł/ dochodów i wydatków gminy w 2008 roku przedstawia poni Ŝsza tabela:
______15 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Rok Planowane Planowane Zrealizowane Planowane Planowane Zrealizowane dochody dochody po dochody wydatki przed wydatki po wydatki przed zmianach zmianami zmianach zmianami
2008 6.798.520,00 8.003.086,80 7.698.886,88 9.704.446,00 9.945.317,46 7.626.103,71
Planowane kwoty /zł/ spłat oraz wykonanie w 2008 roku przedstawia poni Ŝsza tabela:
Tytuł spłaty na dzie ń 30 czerwca 2008r. na dzie ń 31 grudnia 2008r. Planowane Planowane Wykonane Planowane Planowane Wykonane kwoty spłat kwoty spłat kwoty spłat kwoty spłat kwoty spłat kwoty spłat Przed zm. Po zm. Przed zm. Po zm. 1.Kredyty 499.305,00 499.305,00 301.305,00 499.305,00 499.305,00 499.305,00 2.Po Ŝyczki ------
3.Odsetki od 30.000,00 30.000,00 18.150,39 30.000,00 45.600,00 45.571,60 kredytów
4.Odsetki od ------po Ŝyczek
Razem 529.305,00 529.305,00 319.455,39 529.305,00 544.905,00 544.876,60
Udział procentowy planowanej i wykonanej kwoty spłat w I półroczu 2008 i w 2008 roku w stosunku do planowanych /przed zmianami/ na dany rok dochodów gminy przedstawia poni Ŝsza tabela:
Na dzie ń 30 czerwca 2008 roku Na dzie ń 31 grudnia 2008 roku Tytuł spłaty Planowane po zm. wykonane Planowane po zm. wykonane
1 Kredyt 7,34 4,43 7,34 7,34 2 Po Ŝyczki - - - - 3 Odsetki od kredytów 0,44 0,27 0,67 0,67 4 Odsetki od - - - - po Ŝyczek
Razem 7,78 4,70 8,01 8,01
Udział procentowy planowanej i wykonanej kwoty spłat w I półroczu 2008 i w 2008 roku w stosunku do planowanych /po zmianach/ na dany rok dochodów gminy przedstawia poni Ŝsza tabela:
______16 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Na dzie ń 30 czerwca 2008 roku Na dzie ń 31 grudnia 2008 roku Tytuł spłaty Planowane po zm. wykonane Planowane po zm. wykonane 1. Kredyt 6,24 3,76 6,24 6,24 2. Po Ŝyczki - - - - 3. Odsetki od kredytów 0,37 0,23 0,57 0,57 4. Odsetki od - - - - po Ŝyczek
Razem 6,61 3,99 6,81 6,81
Udział procentowy planowanych kwot spłat w I półroczu 2008 roku i w 2008 roku w stosunku do zrealizowanych dochodów przedstawia poni Ŝsza tabela:
na dzie ń 30 czerwca 2008 roku na dzie ń 31 grudnia 2008 roku Lp. Tytuł spłaty Planowane po Wykonane Planowane po Wykonane zm. na 30.06.08 zm. 1. Kredyty 6,48 3,91 6,48 6,48 2. Po Ŝyczki - - - - 3. Odsetki od kredytów 0,39 0,24 0,59 0,59
4. Odsetki od po Ŝyczek - - - -
Razem 6,87 4,15 7,07 7,07
Udział procentowy kwoty długu w I półroczu 2008 roku i w 2008 roku w stosunku do zrealizowanych dochodów jednostki wg stanu na dzie ń 31 grudnia 2008 roku przedstawia poni Ŝsza tabela:
na dzie ń 30 czerwca na dzie ń 31 grudnia 2008 Lp. Dług wg tytułów dłu Ŝnych 2008 roku rok 1. Kredyty 5,76 24,89 2. Po Ŝyczki - - 3. Zobowi ązania wymagalne - - Razem: 5,76 24,89
Udział procentowy planowanej kwoty zadłu Ŝenia w I półroczu 2008 roku i w 2008 roku w stosunku do planowanych dochodów (przed zmianami) przedstawia poni Ŝsza tabela:
Lp. na dzie ń 30 czerwca na dzie ń 31 grudnia 2008 Dług wg tytułów dłu Ŝnych 2008 roku roku 1. Kredyty 53,70 53,70 2. Po Ŝyczki - -
______17 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
3. Zobowi ązania wymagalne - -
Razem: 53,70 53,70
Udział procentowy planowanej kwoty zadłu Ŝenia w I półroczu 2008 roku i w 2008 roku w stosunku do planowanych dochodów (po zmianach) przedstawia poni Ŝsza tabela:
na dzie ń 30 czerwca na dzie ń 31 grudnia 2008 Lp. Dług wg tytułów dłu Ŝnych 2008 roku roku
1. Kredyty 45,61 45,61
2. Po Ŝyczki - - 3. Zobowi ązania wymagalne - -
Razem: 45,61 45,61
Stan zadłuŜenia ustalony na podstawie sprawozdań z wykonania budŜetu za 2009 rok, tj. sprawozdań o stanie zobowiązań według tytułów dłuŜnych oraz gwarancji i poręczeń – Rb – Z, sprawozdań Rb – 28S, uchwały budŜetowej Rady Gminy Lipce Reymontowskie na 2009 rok oraz na podstawie ewidencji księgowej za 2009 rok przedstawiał się, jak niŜej:
Lp. Wyszczególnienie Kwota zadłu Ŝenia na 30 czerwca Kwota zadłu Ŝenia na 31 grudnia 2009 wg tyt. dłu Ŝnych 2009 roku roku /w zł./ /w zł./
Kwota % Kwota % 1 2 3 4 5 6 1. Kredyty 1.675.011,42 16 2.352.911,00 23 2. Po Ŝyczki - - - 3. Zobowi ązania wymagalne - - - 4. Łączna kwota długu 1.675.011,42 16 2.352.911,00 23
Jednostka kontrolowana nie zaciągała kredytów, poŜyczek i nie wyemitowała papierów wartościowych nie wliczanych do limitu zadłuŜenia.
Kredyty i po Ŝyczki zaci ągni ęte w latach ubiegłych maj ące znaczenie dla długu publicznego w okresie obj ętym kontrol ą przedstawia poni Ŝsza tabela:
Kwota Nazwa Banku Data zaci ągni ętego Kwota pozostała do Lp. Kredyty zaci ągni ęcia Okres spłaty spłaty Umowa zobowi ązania zobowi ązania /w zł./
1 2 3 4 5 6 7
______18 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
1. Kredyt Od 20 długoterminowy Bank Ochrony Środowiska kwietnia Na dzie ń 30 czerwca 23 pa ździernika 430.700,00 zł inwestycyjny O/Łód ź 2007r. 2009r. – 5.700,00 zł 2006r. Umowa nr 15/06/I do 22 Na dzie ń 31 grudnia pa ździernika 2009r. –0 2009r. 2. Kredyt Od 20 długoterminowy Bank Ochrony Środowiska stycznia Na dzie ń 30 czerwca obrotowy O/Łód ź 26 pa ździernika 300.000,00 zł 2008r. 2009r. – 150.000,00 zł 2007r. Umowa nr 1008/10/2007/1245/ do 20 grudnia Na dzień 31 grudnia F/OBR 2010r. 2009r. -100.000,00 zł
3. Kredyt Od 25 marca długoterminowy Bank Ochrony Środowiska 2008r. Na dzie ń 30 czerwca 25 wrze śnia 1.218.766,25 zł inwestycyjny O/Łód ź 2009r. – 1.157.826,95 2008r. do 25 grudnia zł Umowa nr 1507/09/2008/1245/ 2018r.
F/CEB/EIB2/78/EKO Na dzie ń 31 grudnia 2009r. - 1.096.888,65
4. Kredyt Od 25 marca długoterminowy Bank Ochrony Środowiska 2009r. Na dzie ń 30 czerwca 25 wrze śnia 301.562,59 zł inwestycyjny O/Łód ź 2009r. –286.484,47 zł 2008r. do 25 grudnia
Umowa nr 1508/09/2008/1245/ 2018r. Na dzie ń 31 grudnia F/CEB/EIB2/79 2008r. –271.406,35 zł
5. Kredyt Bank Spółdzielczy Od 31 marca długoterminowy Ziemi Łowickiej O/Lipce 2009r. 30 grudnia 150.000,00 zł Na dzie ń 30 czerwca inwestycyjny Reymontowskie 2009r. –75.000,00 zł 2008r. do 31 grudnia 2009r. Umowa nr 187/169/08 Na dzie ń 31.12.2009r. - 0 6. Kredyt Bank Spółdzielczy Do 28 grudnia długoterminowy Ziemi Łowickiej O/Lipce 2010r. Na dzie ń 31.12.2009r. 30 grudnia 150.000,00 zł inwestycyjny Reymontowskie - 150.000,00 zł 2009r. Umowa nr 187/169/08
7. Kredyt Bank Ochrony Środowiska Do 28 grudnia długoterminowy O/Łód ź 29 grudnia 2011r. Na dzie ń 31.12.2009r. inwestycyjny 2009r. 734.615,00 zł Umowa nr 3135/12/2009/1245/ - 734.615,00 zł F/INW/EKO
Planowane i zrealizowane kwoty /zł/ dochodów i wydatków gminy w 2009 roku przedstawia poni Ŝsza tabela:
______19 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Rok Planowane Planowane Zrealizowane Planowane Planowane Zrealizowane dochody dochody po dochody wydatki przed wydatki po wydatki przed zmianach zmianami zmianach zmianami
2009 10.710.452,00 11.274.342,89 10.403.672,63 12.644.340,00 13.224.930,89 10.882.931,50
Planowane kwoty /zł/ spłat oraz wykonanie w 2009 roku przedstawia poni Ŝsza tabela:
Tytuł spłaty na dzie ń 30 czerwca 2009r. na dzie ń 31 grudnia 2009r. Planowane Planowane Wykonane Planowane Planowane Wykonane kwoty spłat kwoty spłat kwoty spłat kwoty spłat kwoty spłat kwoty spłat Przed zm. Po zm. Przed zm. Po zm. 1.Kredyty 464.433,00 464.433,00 241.016,42 447.733,00 447.733,00 447.732,84 2.Po Ŝyczki ------
3.Odsetki od 125.000,00 125.000,00 53.855,57 125.000,00 125.000,00 110.874,61 kredytów
4.Odsetki od ------po Ŝyczek
Razem 589.433,00 589.433,00 294.871,99 572.733,00 572.733,00 558.607,45
Udział procentowy planowanej i wykonanej kwoty spłat w I półroczu 2009 i w 2009 roku w stosunku do planowanych /przed zmianami/ na dany rok dochodów gminy przedstawia poni Ŝsza tabela:
Na dzie ń 30 czerwca 2009 roku Na dzie ń 31 grudnia 2009 roku Tytuł spłaty Planowane po zm. Wykonane Planowane po zm. Wykonane 1 Kredyt 4,34 2,25 4,18 4,18 2 Po Ŝyczki - - 3 Odsetki od kredytów 1,17 0,50 1,17 1,04 4 Odsetki od - - po Ŝyczek
Razem 5,51 2,75 5,35 5,22
Udział procentowy planowanej i wykonanej kwoty spłat w I półroczu 2009 I w 2009 roku w stosunku do planowanych /po zmianach/ na dany rok dochodów gminy przedstawia poni Ŝsza tabela:
______20 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Na dzie ń 30 czerwca 2009 roku Na dzie ń 31 grudnia 2009 roku Tytuł spłaty Planowane po zm. Wykonane Planowane po zm. Wykonane 1. Kredyt 4,12 2,14 3,97 3,97 2. Po Ŝyczki 3. Odsetki od kredytów 1,11 0,48 1,11 0,98 4. Odsetki od po Ŝyczek
Razem 5,23 2,62 5,08 4,95
Udział procentowy planowanych kwot spłat w I półroczu 2009 roku i w 2009 roku w stosunku do zrealizowanych dochodów przedstawia poni Ŝsza tabela:
na dzie ń 30 czerwca 2009 roku na dzie ń 31 grudnia 2009 roku Lp. Tytuł spłaty Planowane po Wykonane Planowane po Wykonane zm. zm.
1. Kredyty 4,46 2,32 4,30 4,30 2. Po Ŝyczki 3. Odsetki od kredytów 1,20 0,52 1,20 1,07
4. Odsetki od po Ŝyczek
Razem 5,66 2,84 5,50 5,37
Udział procentowy kwoty długu w I półroczu 2009 roku i w 2009 roku w stosunku do zrealizowanych dochodów jednostki wg stanu na dzie ń 31 grudnia 2009 roku przedstawia poni Ŝsza tabela:
na dzie ń 30 czerwca na dzie ń 31 grudnia 2009 Lp. Dług wg tytułów dłu Ŝnych 2009 roku rok 1. Kredyty 16,10 22,62 2. Po Ŝyczki 3. Zobowi ązania wymagalne Razem: 16,10 22,62
Udział procentowy planowanej kwoty zadłu Ŝenia w I półroczu 2009 roku i w 2009 roku w stosunku do planowanych dochodów (przed zmianami) przedstawia poni Ŝsza tabela:
Lp. na dzie ń 30 czerwca na dzie ń 31 grudnia 2009 Dług wg tytułów dłu Ŝnych 2009 roku roku 1. Kredyty 35,42 35,42
______21 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
2. Po Ŝyczki - - 3. Zobowi ązania wymagalne - -
Razem: 35,42 35,42
Udział procentowy planowanej kwoty zadłu Ŝenia w I półroczu 2009 roku i w 2009 roku w stosunku do planowanych dochodów (po zmianach) przedstawia poni Ŝsza tabela:
na dzie ń 30 czerwca na dzie ń 31 grudnia 2009 Lp. Dług wg tytułów dłu Ŝnych 2009 roku roku
1. Kredyty 33,65 33,65
2. Po Ŝyczki - - 3. Zobowi ązania wymagalne - -
Razem: 33,65 33,65
Spłata zaci ągni ętych zobowi ąza ń - w szczególno ści z tytułu kredytów i po Ŝyczek
Planowane kwoty /zł/ spłat oraz wykonanie w roku 2008 roku przedstawia poni Ŝsza tabela:
Tytuł spłaty 30 czerwca 2008 roku na dzie ń 31 grudnia 2008 roku
Planowane Planowane Wykonane Planowane Planowane Wykonane kwoty spłat kwoty spłat kwoty spłat kwoty spłat kwoty spłat kwoty spłat Przed zm. Po zm. Przed zm Po zm. 1.Kredyty 499.305,00 499.305,00 301.305,00 499.305,00 499.305,00 499.305,00 2.Zobowi ązania ------wymagalne 499.305,00 499.305,00 301.305,00 499.305,00 499.305,00 499.305,00 Razem
Planowane kwoty /zł/ spłat oraz wykonanie w 2009 roku przedstawia poni Ŝsza tabela:
Tytuł spłaty na dzie ń 30 czerwca 2009r. na dzie ń 31 grudnia 2009r. Planowane Planowane Wykonane Planowane Planowane Wykonane kwoty spłat kwoty spłat kwoty spłat kwoty spłat kwoty spłat kwoty spłat Przed zm. Po zm. Przed zm. Po zm. 1.Kredyty 464.433,00 464.433,00 241.016,42 447.733,00 447.733,00 447.732,84
______22 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
2. Zobowi ązania ------wymagalne
Razem 589.433,00 589.433,00 294.871,99 572.733,00 572.733,00 558.607,45
Sprawdzono terminowość spłaty zobowiązań zaciągniętych przed 2008 rokiem. Do kontroli przyjęto próbę 2 kredytów zaciągniętych: - w 2006 roku kredyt na kwotę 430.700,00 zł, - w 2007 roku kredyt na kwotę 300.000,00 zł. W wyniku kontroli stwierdzono, Ŝe dług spłacany jest w ustalonych terminach. Szczegółowa spłata kredytów przedstawiona została w niŜej wymienionych tabelach: Raty kapitałowe od zaciągniętego kredytu w wysokości 430.700,00 zł płatne są kwartalnie – począwszy od 20.04.2007 roku, odsetki miesięcznie. Umowna data Kwota Data zapłaty raty Kwota zapłaty Oznaczenie dokumentu zapłaty raty przypadaj ąca do kapitałowej raty kapitałowej potwierdzaj ącego kapitałowej zapłaty raty /zł/ zapłat ę (wb nr …z kapitałowej dnia…) – rata /zł/ kapitałowa
Oznaczenie Umowna data Kwota Data zapłaty rat Kwota zapłaty Oznaczenie dokumentu zobowi ązania (kredytu, zapłaty raty przypadaj ąca do odsetkowych raty odsetkowej potwierdzaj ącego po Ŝyczki) odsetkowej zapłaty raty /zł/ zapłat ę (wb nr …z odsetkowej dnia…) – raty odsetek /zł/ Bank Ochrony Środowiska O/Łód ź Umowa Nr 15/06/I 20.11.2006 1.593,00 28.11.2006 1.593,00 wb 327 z 28.11.06
20.12.2006 1.646,10 19.12.2006 1.646,10 wb 345 z 19.12.06
20.01.2007 1.646,10 29.01.2007 1.646,10 wb 23 z 29.01.07
20.02.2007 1.486,80 16.02.2007 1.486,80 wb 43 z 16.02.07
20.03.2007 1.646,10 19.03.2007 1.646,10 wb 83 z 19.03.07
Bank Ochrony 20.04.2007 65.000,00 16.04.07 65.000,00 wb 83/15 Środowiska O/Łód ź z dnia 16.04.07 umowa Nr 15/06/I
______23 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
20.04.2007 1.593,00 16.04.07 1.593,00 wb 132/13
20.05.2007 1.397,68 17.05.07 1.397,68 wb 159/9
20.06.2007 1.352,59 25.06.07 1.352,59 wb 192/8 20.07.2007 60.000,00 17.07.07 60.000,00 wb 158/2 z dnia 17.07.07
20.07.2008 1.397,68 17.07.07 1.397,68 wb 227/4
20.08.2007 1.168,26 22.08.07 1.168,26 wb 256/12
20.09.2007 1.256,56 25.09.07 1.256,56 wb 288/51 20.10.2007 60.000,00 19.10.07 60.000,00 wb 233/1 z dnia 19.10.07
20.10.2007 1.168,36 19.10.07 1.168,36 wb 319/16
20.11.2007 908,75 23.11.07 908,75 wb 352/3
20.12.2007 939,05 10.12.07 939,05 wb 371/6 20.01.2008 60.000,00 21.01.08 60.000,00 wb 16/1 z dnia 21.01.08
20.01.2008 939,05 21.01.08 wb 16/6
20.02.2008 1.109,50 18.02.08 1.109,50 wb 40/10
______24 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
20.03.2008 908,86 19.03.08 908,86 wb 70/23
20.04.2008 50.000,00 28.03.08 50.000,00 wb 64/1 z dnia 28.03.08 20.04.2008 963,10 17.04.08 963,10 wb 116/19
20.05.2008 706,09 19.05.08 706,09 wb 145/13
20.06.2008 783,71 23.06.08 783,71 wb 177/30 20.07.2008 45.000,00 23.06.08 45.000,00 wb 133/1 z dnia 23.06.08
20.07.2008 677,72 21.07.08 677,72 wb 214/6
20.08.2008 530,76 14.08.08 530,76 wb 247/10
20.09.2008 547,70 05.09.08 547,70 wb 272/3
20.10.2008 45.000,00 16.10.08 45.000,00 wb 244/1 z dnia 16.10.08 20.10.2008 547,70 16.10.08 547,70 wb 328/5
20.11.2008 418,47 19.11.08 418,47 wb 357/10
20.12.2008 274,58 11.12.08 274,58 wb 381/11
Raty kapitałowe i odsetkowe od zaciągniętego kredytu w wysokości 300.000,00 zł płatne są miesięcznie – począwszy od miesiąca stycznia 2007 roku.
Umowna data Kwota Data zapłaty raty Kwota zapłaty Oznaczenie dokumentu zapłaty raty przypadaj ąca do kapitałowej raty kapitałowej potwierdzaj ącego kapitałowej zapłaty raty /zł/ zapłat ę (wb nr …z kapitałowej dnia…) – rata /zł/ kapitałowa Oznaczenie zobowi ązania (kredytu,
______25 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
po Ŝyczki) Umowna data Kwota Data zapłaty rat Kwota zapłaty Oznaczenie dokumentu zapłaty raty przypadaj ąca do odsetkowych raty odsetkowej potwierdzaj ącego odsetkowej zapłaty raty /zł/ zapłat ę (wb nr …z odsetkowej dnia…) – raty odsetek /zł/
Bank Ochrony 21.01.08 8.333,33 21.01.08 8.333,33 Środowiska O/Łód ź wb 16/2 umowa nr 1008/10/2007/1245/ F/OBR 20.01.08 3.028,76 21.01.08 3.028,76 wb 16/7
20.02.08 8.333,33 18.02.08 8.333,33 wb 36/1
20.02.08 506,76 18.02.08 506,76 wb 40/11
20.03.08 8.333,33 19.03.08 8.333,33 wb 58/6
20.03.08 118,04 19.03.08 118,04 wb 70/22
21.04.08 8.333,33 21.04.08 8.333,33 wb 90/1
20.04.08 1.308,45 17.04.08 1.308,45 wb 116/18
20.05.08 8.333,33 19.05.08 8.333,33 wb 109/1
20.05.08 1.231,85 19.05.08 1.231,85 wb 145/14
20.06.08 8.333,33 23.06.08 8.333,35 wb 133/2
20.06.08 1.239,52 23.06.08 1.239,52 wb 177/29
21.07.08 8.333,33 21.07.08 8.333,33 wb 168/2
20.07.08 1.155,25 21.07.08 1.155,25 wb 214/5
20.08.08 8.333,33 14.08.08 8.333,31 wb 186/1
20.08.08 1.159,71 14.08.08 1.159,71 wb 247/9
22.09.08 8.333,33 05.09.08 8.333,36 wb 202/1
20.09.08 1.305,94 05.09.08 1.305,94 wb 272/4
20.10.08 8.333,33 16.10.08 8.333,33 wb 244/2
20.10.08 1.261,85 16.10.08 1.261,85 wb 328/6
______26 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
20.11.08 8.333,33 19.11.08 8.333,33 wb 267/1
20.11.08 1.289,31 19.11.08 1.289,31 wb 357/11
22.12.08 8.333,33 11.12.08 8.333,34 wb 283/2
20.12.08 1.231,12 11.12.08 1.231,12 wb 381/12
Prognoza długu Gminy Lipce Reymontowskie na 2008 rok jest załącznikiem nr 10 do projektu budŜetu na 2008 rok Gminy Lipce Reymontowskie. Z projektu uchwały budŜetowej i prognozy długu publicznego wynika, Ŝe w 2008 roku zaplanowana łączna kwota spłat kredytów i poŜyczek wraz z naleŜnymi odsetkami wyniesie 510.000,00 zł (480.000,00 zł – spłaty kredytów i poŜyczek, 30.000,00 zł – odsetek), i kształtować się będzie w wysokości 8,27% planowanych dochodów na 2008 rok budŜetowy. Łączna kwota długu na dzień 31 grudnia 2008 roku wyniesie 1.635.274,00 zł i kształtować się będzie w wysokości 26,53% dochodów i nie przekroczy wskaźnika wynikającego z art. 170 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z powyŜej wymienioną uchwałą deficyt określony został na kwotę 322.996,00 zł. Skład Orzekający RIO w Łodzi uchwałą nr III/301/2007 z dnia 10 grudnia 2007 roku, wydał pozytywną opinię o moŜliwości sfinansowania deficytu budŜetu Gminy Lipce Reymontowskie planowanego na 2008 rok i o prognozie długu publicznego. Kontrolujący stwierdzili, Ŝe na 31 grudnia 2008 roku kwota długu wynosiła 1.916.027,84 zł – 24,89% zrealizowanych dochodów budŜetowych. Na dzień 31 grudnia 2008 rok wystąpiła nadwyŜka z wykonania budŜetu na kwotę 72.783,17 zł. Prognoza długu Gminy Lipce Reymontowskie na 2009 rok jest załącznikiem nr 10 do projektu budŜetu na 2009 rok Gminy Lipce Reymontowskie. Z projektu uchwały budŜetowej i prognozy długu publicznego wynika, Ŝe w 2009 roku zaplanowana łączna kwota spłat kredytów i poŜyczek wraz z naleŜnymi odsetkami wyniesie 509.433,00 zł (464.433,00 zł – spłaty kredytów i poŜyczek, 45.000,00 zł – odsetek), i kształtować się będzie w wysokości 4,70% planowanych dochodów na 2009 rok budŜetowy. Łączna kwota długu na dzień 31 grudnia 2009 roku wyniesie 6.058.824,00 zł i kształtować się będzie w wysokości 55,94% dochodów i nie przekroczy wskaźnika wynikającego z art. 170 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z powyŜej wymienioną uchwałą deficyt określony został na kwotę 4.142.796,00 zł. Skład Orzekający RIO w Łodzi uchwałą nr III/300/2008 z dnia 12 grudnia 2008 roku, wydał pozytywną opinię o moŜliwości sfinansowania deficytu budŜetu Gminy Lipce Reymontowskie planowanego na 2009 rok i o prognozie długu publicznego. Kontrolujący stwierdzili, Ŝe na 31 grudnia 2009 roku kwota długu wynosiła 2.352.911,00 zł – 22,62% zrealizowanych dochodów budŜetowych. Na dzień 31 grudnia 2009 rok wystąpił deficyt z wykonania budŜetu na kwotę 479.258.87 zł.
III. EWIDENCJA KSI ĘGOWA. SPRAWOZDAWCZO ŚĆ .
1. OPIS PRZYJ ĘTYCH ZASAD RACHUNKOWO ŚCI . ZABEZPIECZENIE DANYCH PRZETWARZANYCH W SYSTEMACH INFORMATYCZNYCH .
Zasady rachunkowości w kontrolowanej jednostce opisano w zarządzeniu nr 18/2002 Wójta Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 31 grudnia 2002 roku w sprawie
______27 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
wprowadzenie zasad rachunkowości w Urzędzie Gminy Lipce Reymontowskie oraz w zarządzeniu nr 4/2009 Wójta Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 19 lutego 2009 roku w sprawie wprowadzenia wyodrębnionej księgowości i obiegu dokumentów dla potrzeb realizacji programów unijnych. W badanym okresie obowiązywały przepisy art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 142, poz. 1020) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków i opłat i niepodatkowych naleŜności budŜetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 112, poz. 761). Zasady rachunkowości obowiązujące w Gminie w tym Zakładowy plan kont nie zostały dostosowane do ww. przepisów. Zasady prowadzenia rachunkowości powinny być dostosowane do szczególnych zasad rachunkowości w terminie do dnia 31 października 2006 roku, zgodnie z § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku. Wyjaśnienie w powyŜszej sprawie złoŜyła Skarbnika Gminy Lipce Reymontowskie, które stanowi załącznik nr 7 do protokołu kontroli. W jednostce obowiązuje zakładowy plan kont dla Urzędu Gminy Lipce Reymontowskie i zakładowy plan kont dla budŜetu Gminy Lipce Reymontowskie stanowiące załącznik nr 3 do zarządzenia nr 18 Wójta Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 31 grudnia 2002 roku, wraz z aneksem z dnia 1 stycznia 2006 roku. Zakładowy plan kont wyodrębnia konta dla organu i jednostki oraz konta dla celów podatkowych. Zgodnie z planem kont do kont syntetycznych tworzy się konta analityczne, natomiast nie określa się zasad powiązania kont syntetycznych z kontami pomocniczymi. Ponadto stwierdzono, Ŝe nie wszystkie konta zawierały szczegółowy opis zasad ich funkcjonowania. W toku postępowania kontrolnego stwierdzono równieŜ przypadek księgowania na koncie nie ujętym w zakładowym planie kont (konto 200 słuŜące do ewidencji rozrachunków z najemcami z tytułu remontu wynajmowanych mieszkań). Wyjaśnienie w powyŜszej sprawie złoŜyła Skarbnika Gminy Lipce Reymontowskie, które stanowi załącznik nr 8 do protokołu kontroli. Wymieniona dokumentacja: − opisywała w języku polskim przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości, − określała rok obrotowy, którym był rok budŜetowy trwający od 1 stycznia do 31 grudnia, podzielony na okresy sprawozdawcze najkrótszym okresem sprawozdawczym określono miesiąc, − opisywała metody wyceny aktywów i pasywów oraz sposób ustalenia wyniku finansowego, − zawierała wykaz i sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, − zawierała wykaz kont dla budŜetu Gminy, − zawierała wykaz kont jednostek budŜetowych, − zawierała wykaz kont dla ewidencji podatków i opłat, − opisywała system przetwarzania danych w tym wykaz programów komputerowych, opis zasad ochrony i metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu przetwarzania danych komputerowych. Opis przeznaczenia kaŜdego programu, sposobu jego działania oraz wykorzystywania podczas przetwarzania danych zawarte są w instrukcjach „Pakiet dla administracji” przedłoŜonych przez autora programu. Programy zabezpieczone są identyfikatorami i hasłami dla kaŜdego pracownika korzystającego z programu. Ponadto dla zapewnienia prawidłowej ochrony ksiąg rachunkowych stosuje się aplikacje antywirusowe oraz dokonuje się archiwizacji zapisów w księgach rachunkowych poprzez cykliczne cotygodniowe sporządzanie
______28 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
kopii bezpieczeństwa na płytach DVD, które to z kolei składane są w miejscach zabezpieczonych przed włamaniem i kradzieŜą. Zasady ochrony dowodów księgowych, sprawozdań, ksiąg rachunkowych ich przechowywania oraz udostępniania opisano w załączniku nr 5 do zarządzenia nr 18 Wójta Gminy z dnia 31 grudnia 2002 roku. Analiza wyŜej wymienionej dokumentacji wykazała, Ŝe w związku z brakiem opisu zasad funkcjonowania kont i zasad powiązania kont ksiąg pomocniczych z księgą główną dokumentacja opisująca zasady rachunkowości nie w pełni odpowiada wymogom art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. Ustalenia zakładowego planu kont i przyjęte zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, nie zapewniają ujęcia operacji w sposób rzetelny, bezbłędny tak, aby właściwie był przedstawiony stan majątkowy i stan finansowy jednostki.
2. URZ ĄDZENIA KSI ĘGOWE
W siedzibie Urzędu Gminy Lipce Reymontowskie prowadzone są odrębne księgi rachunkowe dla: Gminy jako organu, Urzędu Gminy i Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej łącznie. W Urzędzie Gminy Lipce Reymontowskie księgi rachunkowe dla organu i jednostki prowadzone metodą komputerową obejmują zbiory zapisów księgowych tworząc: dziennik zawierający chronologiczne ujęcie zdarzeń występujących w danym okresie, obroty liczone są w sposób ciągły, księgę główną, spełniającą zasady podwójnego zapisu, rejestrującą systematycznie i chronologicznie zdarzenia gospodarcze, księgi pomocnicze konta analityczne uszczegóławiające konta księgi głównej. zestawienia obrotów i sald księgi głównej, zestawienia obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych, sporządzane na koniec roku budŜetowego. W kontrolowanym okresie jednostka prowadziła księgi rachunkowe wspólnie dla Urzędu Gminy i Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej. PowyŜsze naruszało przepisy art. 4 ust.1, 2 i 3 w zw. z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, z których wynikał obowiązek prowadzenia przez jednostki organizacyjne odrębnych ksiąg rachunkowych celem zapewnienia ujmowania w tych księgach wyłącznie zdarzeń związanych z poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi, a w konsekwencji rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego kaŜdej z jednostek oraz w celu umoŜliwienia sporządzenia obowiązujących te jednostki odrębnych sprawozdań. W zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, jednostka wykorzystuje komputerowe programy finansowo księgowe opracowane przez firmę Usługi Informatyczne INFO SYSTEM T. i R. Groszek Legionowo, a mianowicie: „BudŜet”, „ Podatki”, „Płace”, „Woda”. Metodą rejestrową (ręcznie) prowadzona jest ewidencja analityczna majątku gminy tj. księgi inwentarzowe oraz częściowo podatki (podatek od środków transportowych, podatek rolny, podatek leśny oraz podatek od nieruchomości od osób prawnych). Księgi rachunkowe prowadzone są w sposób zapewniający trwałość zapisów i wyraźnie oznaczone, co do roku obrotowego. Dokumenty stanowiące podstawę ich zaewidencjonowania, przechowywane są w oddzielnie załoŜonych na dany miesiąc segregatorach. KaŜdy segregator posiada
______29 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
dokumenty księgowe ułoŜone narastająco z podziałem na miesiące wg wyciągów bankowych i raportów kasowych. Dokumenty księgowane są w komputerze od pierwszej pozycji narastająco. Prawidłowość dokonywania ewidencji księgowej w dzienniku skontrolowano na podstawie analizy dwudziestu ostatnich zapisów z miesiąca czerwca 2009 roku oraz piętnastu pierwszych zapisów miesiąca lipca 2009 roku a mianowicie: 2009 rok – miesiąc czerwiec dokument nr 184 (28 pozycji) wyciąg bankowy nr 7 z dnia 30 czerwca 2009 roku zwrot rozliczenia delegacji, wypłata wynagrodzeń z tytułu umów zleceń POKL, zapłata ZUS i podatku od umów zleceń POKL, naliczenie wynagrodzenia, potrącenie składek ZUS i podatku od umów zleceń POKL, zestawienie delegacji, dokument nr 185 (79 pozycji) raport kasowy nr 18/2009 za okres 18 30 czerwca 2009 roku dotyczący wydatków bieŜących, przychody na kwotę 46.051,29 zł, rozchody na kwotę 46.044,19 zł, dokument nr 186 (2 pozycje) raport kasowy fundusz socjalny nr 2/2009 za okres od 1 kwietnia do 30 czerwca 2009 roku, wypłata „wczasów pod gruszą” oraz zapomogi losowej łącznie na kwotę 1.681,20 zł, dokument nr 187 (92 pozycje) polecenie księgowania z dnia 30 czerwca 2009 roku, naliczenie wynagrodzeń, naliczenie i potrącenie składek ZUS i podatku, naliczenie nagród, dokument nr 188 (2 pozycje) polecenie księgowania z dnia 30 czerwca 2009 roku dotyczące przypisu dotacji za II kwartał, dokument nr 189 (6 pozycji) polecenie księgowania z dnia 30 czerwca 2009 roku dotyczące przypisu subwencji dla gminy na kwotę 478.074,00 zł, dotacji rozwojowej POKL na kwotę 96.438,00 zł oraz środków na inwestycje w kwocie 596.150,00 zł, dokument nr 190 (6 pozycji) polecenie księgowania z dnia 30 czerwca 2009 roku dotyczące przychodów z gospodarki ściekowej na łączną kwotę 9.751,35 zł, dokument nr 191 (5 pozycji) polecenie księgowania z dnia 30 czerwca 2009 roku dotyczące przychodu z dzierŜawy oraz najmu lokali uŜytkowych na łączną kwotę 10.144,06 zł, dokument nr 192 (4 pozycje) polecenie księgowania z dnia 30 grudnia 2009 roku dotyczące rozliczenia remontu mieszkań, dokument nr 193 (16 pozycji) polecenie księgowania z dnia 30 grudnia 2009 roku dotyczące przeksięgowania kosztów programu POKL na podstawie rozliczonego wniosku o płatność, dokument nr 194 (5 pozycji) polecenie księgowania z dnia 30 czerwca 2009 roku dotyczące przychodów w II kwartale z tytułu uŜytkowania urządzeń wodociągowych w kwocie 2.440,00 zł, czynszu dzierŜawnego w kwocie 1.691,98 zł, opłaty za zajęcie pasa drogowego w kwocie 11,88 zł, dokument nr 195 (5 pozycji) faktura nr 368/Ś/2009 z dnia 10 czerwca 2009 roku dotycząca opłaty za ścieki za II kwartał 2009 roku, dokument nr 196 (5 pozycji) faktura nr FK/000269/2009 z dnia 8 czerwca 2009 roku wystawiona na Gminny Ośrodek Zdrowia, dotycząca opłaty za ścieki za II kwartał, dokument nr 197 (28 pozycji) polecenie księgowania z dnia 30 czerwca 2009 roku dotyczące przeksięgowania kosztów zadań zleconych za II kwartał oraz kosztów funkcjonowania USC, dokument nr 197 (3 pozycje) faktura nr 367/Ś/2009 z dnia 10 czerwca 2009 roku dotycząca opłaty za ścieki II kwartał 2009 roku, dokument nr 198 (4 pozycje) polecenie księgowania z dnia 30 czerwca 2009 roku dotyczące przeksięgowania składek zdrowotnych,
______30 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
dokument nr 199 (4 pozycje) polecenie księgowania z dnia 30 czerwca 2009 roku dotyczące przelewu naleŜności z tytułu funduszu alimentacyjnego oraz dochodu z tytułu funduszu alimentacyjnego, dokument nr 200 (2 pozycje) polecenie księgowania z dnia 30 czerwca 2009 roku dotyczące przypisu funduszu alimentacyjnego oraz zobowiązań i odsetek od zobowiązań dłuŜników alimentacyjnych, dokument nr 202 (2 pozycje) polecenie księgowania z dnia 30 czerwca 2009 roku dotyczące przeksięgowania wpłaty podatku od środków transportowych na kwotę 376 zł, dokument nr 203 (2 pozycje) polecenie księgowania z dnia 30 czerwca 2009 roku dotyczące przeksięgowania kosztów i wydatków wynikających z uzgodnień na kwotę 290,40 zł, 2009 rok – miesiąc lipiec dokument nr 204 (8 pozycji) wyciąg bankowy nr 126 z dnia 1 lipca 2009 roku dotyczący spłaty odsetek na kwotę 1.697,44 zł, wpłata podatku od nieruchomości w kwocie 1.400,00 zł, dokument nr 205 (24 pozycje) wyciąg bankowy nr 127 z dnia 2 lipca 2009 roku kwota wydatków 1.906,60 zł (w tym m.in.: 228,00 zł za fakturę nr 249/g/2009 z dnia 19 czerwca 2009 roku i 250/g/2009 z dnia 25 czerwca 2009 roku, 340,00 zł za fakturę nr 192/2009 z dnia 26 czerwca 2009 roku), dokument nr 206 (1 pozycja) wyciąg bankowy nr 6 z dnia 3 lipca 2009 roku dotyczący wypłaty czekiem nr 0001069420 kwoty 823,00 zł, dokument nr 207 (63 pozycje) wyciąg bankowy nr 128 z dnia 3 lipca 2009 roku kwota wydatków 27.971,02 zł (w tym m.in. zapłata składek ZUS za miesiąc czerwiec 2009, wypłata czekiem nr 0001069419), dokument nr 208 (9 pozycji) wyciąg bankowy nr 8 z dnia 3 lipca 2009 roku kwota wydatków 2.450,00 zł (w tym 850,00 zł zapłata za fakturę nr 1/06/09 z dnia 30 czerwca 2009 roku, 1.600,00 zł refundacja za rachunki lidera ), dokument nr 209 (85 pozycji) wyciąg bankowy nr 129 z dnia 6 lipca 2009 roku kwota wydatków 35.936,57 zł (w tym m.in.: 1.375,53 zł za fakturę nr 20091551 z dnia 25 czerwca 2009, 2.086,50 zł za fakturę nr 342 z dnia 25 czerwca 2009 roku, 2.409,50 zł za fakturę nr 000226/2009 z dnia 1 lipca 2009 roku), dokument nr 210 (14 pozycji) wyciąg bankowy nr 130 z dnia 7 lipca 2009 roku dotyczący przelewów za ubezpieczenie samochodów osobowych, dokument nr 211 (1 pozycja) wyciąg bankowy nr 9 z dnia 7 lipca 2009 roku dotyczący refundacji poniesionych kosztów (znaczki skarbowe) w kwocie 100,00 zł, dokument nr 213 (1 pozycja) wyciąg bankowy nr 7 z dnia 9 lipca 2009 roku dotyczący pobrania czeku w kwocie 700,00 zł, dokument nr 214 (11 pozycji) wyciąg bankowy nr 132 z dnia 9 lipca 2009 roku kwota wydatków 2.684,08 zł (w tym m.in.: 2.140,87 wypłata czekiem), dokument nr 215 (5 pozycji) wyciąg bankowy nr 133 z dnia 10 lipca 2009 roku dotyczący wpłaty podatku od nieruchomości , dokument nr 216 (63 pozycje) raport kasowy nr 19/2009 za okres 1 10 lipca 2009 roku, przychody na kwotę 4.151,86 zł, rozchody na kwotę 4.156,96 zł , dotyczący wydatków bieŜących m.in. rozliczenia zaliczek i delegacji, wypłaty ekwiwalentu za udział w szkoleniach, rachunku za paliwo, rachunku za części do kosiarki i randap, wypłaty zasiłków celowych na łączną kwotę 450,00 zł, dokument nr 217 (11 pozycji) wyciąg bankowy nr 134 z dnia 13 lipca 2009 roku, dotyczący m.in. wpływu podatku od nieruchomości, zapłaty za fakturę z dnia 29 czerwca 2009 roku z terminem płatności do 13 lipca 2009 roku, dokument nr 218 (65 pozycji) wyciąg bankowy nr 135 z dnia 14 lipca 2009 roku, dotyczący m.in. zapłaty 2.700,00 zł za fakturę z dnia 9 lipca 2009 roku za oprogramowanie antywirusowe, zapłaty 2.414,38 za fakturę 565/2009 z dnia 21
______31 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
lipca 2009 roku, zapłata 585,60 zł za fakturę 405/09/FK z dnia 1 lipca 2009 roku za utrzymanie BIP u, dokument nr 219 (12 pozycji) wyciąg bankowy nr 10 z dnia 15 lipca 2009 roku kwota wydatków 2.820,00 zł (w tym: 510,00 zł zapłata za fakturę nr 2/06/09 z dnia 30 czerwca 2009 roku, 2.310,00 zł zapłata za fakturę nr 1/07/09 z dnia 9 lipca 2009 roku), i stwierdzono, Ŝe: - kaŜdy zapis księgowy zawiera datę dokonania operacji, - rodzaj i numer dowodu księgowego, - krótki opis operacji, - kwotę i datę zapisu, - oznaczono konta, których operacje dotyczyły (dekretacja), - dokonane zapisy pozwoliły na identyfikację dowodu księgowego będącego podstawą zapisu, - zostały sprawdzono pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, - zapisy dokonania operacji ujmowane były w dzienniku chronologicznie, systematycznie i ujęte były we właściwym okresie sprawozdawczym, oprócz przypadku, gdzie odnotowano na wydruku z badanej próby brak ciągłości numeracji dokumentów (przypadek nadania tego samego numeru dowodu 197 dla polecenia księgowania i dla faktury nr 367/Ś/2009 z dnia 10 czerwca 2009 roku) oraz pominięcie numeru 212. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy w powyŜszej sprawie stanowi załącznik nr 8 do protokołu kontroli. Kolejne numery zapisów oraz dokumentów nadawane są przez program komputerowy chronologicznie w momencie zatwierdzenia dokumentów, które odbywa się po zatwierdzeniu roku sprawozdawczego. Program komputerowy umoŜliwia sprawdzenie zapisów posortowanych według kont, jak i według rodzajów księgowanych dokumentów (np. wyciągi bankowe, polecenia księgowania, faktury), nie moŜna natomiast utworzyć wydruku, który zawierałby narastająco kolejne zapisy w dzienniku. Na etapie ewidencji dokumentu księgowego program komputerowy nie nadaje automatycznie numeru wprowadzanemu dokumentowi, ten numer nadawany jest ręcznie przez pracownika Referatu Finansowego. W momencie zatwierdzenia dokumentów na koniec roku sprawozdawczego nadawany jest z systemu dodatkowy numer dokumentu oraz numer/pozycja dla zapisu. W związku z powyŜszym, w celu sprawdzenia chronologiczności zapisów w dzienniku dodatkowo kontroli poddano ostatnie dokumenty księgowe z miesiąca grudnia 2008 roku dokumenty od numeru 412 do 428 i stwierdzono, Ŝe w momencie zatwierdzenia dokumentu pozycje w dzienniku zostały nadane narastająco z zachowaniem ciągłości, chronologii i systematyczności (zapisy od numeru 7039 do 7174). Wydruk fragmentów zapisów dziennika stanowi „akta kontroli strony 7 12 ”. Szczegółowe ustalenia dokonane w trakcie analizy powyŜszych dokumentów oraz ich ewidencji w księgach rachunkowych zawarto teście stanowiącym załącznik nr 9 do protokołu kontroli. W celu sprawdzenia prawidłowości dokumentowania obrotu bezgotówkowego oraz ciągłości sald objęto kontrolą dowody księgowe, dokumentujące wyciągi bankowe konta 130 z miesięcy: grudzień 2008 i styczeń 2009, czerwiec i lipiec 2009, sierpień i wrzesień 2009, październik i listopad 2009, listopad i grudzień 2009 (pierwszy i ostatni wyciąg z wyszczególnionych miesięcy) oraz ostatni wyciąg z miesiąca grudnia 2009 i nieprawidłowości nie stwierdzono. Zbadano prawidłowość ewidencjonowania operacji finansowych dotyczących:
______32 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
wpływu w grudniu subwencji oświatowej na styczeń roku następnego . Wpływ subwencji oświatowej na 2009 rok w kwocie 150.143,00 zł (przelew z dnia 22 grudnia 2008 roku) został zaksięgowany pod pozycją księgową 290 Wn konta 133 – „Rachunek budŜetu” i Ma 901 – „Dochody budŜetu”. W dniu 31 grudnia 2009 na podstawie polecenia księgowania (pozycja księgowa 316/2) dokonano storna na kwotę ( )150.143,00 zł, ewidencjonując na kontach Wn 133/Ma 901, następnie zaksięgowano przedmiotową operację na kontach Wn 133/ Ma 240/1 z klasyfikacją budŜetową 758 75801 § 2920. W miesiącu styczniu na podstawie polecenia księgowania (pozycja księgowa 2/1) z dnia 2 stycznia 2009 roku przeksięgowano ww. subwencję na dochody budŜetu gminy Wn konta 240/1 i Ma konta 901 – „Dochody budŜetu”. PowyŜsza ewidencja jest niezgodna z wytycznymi zawartymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów z dnia 28 lipca 2006 roku (Dz. U. nr 142 poz. 1020 ze zm.), zgodnie z którymi przedmiotowe operacje ujmujemy na kontach księgi głównej budŜetu: wpływ subwencji Wn 133 rachunek budŜetu; Ma 909 rozliczenia międzyokresowe; przeksięgowanie subwencji na dochody budŜetu gminy w roku następnym Wn 909 rozliczenia międzyokresowe, Ma 901 dochody budŜetu, Kserokopie: wyciągu bankowego z dnia 22 grudnia 2008 roku i polecenia księgowania nr 316 z dnia 31 grudnia 2008 roku stanowią „akta kontroli strony 13 15”. wpływu na rachunek bankowy środków stanowiących zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy oraz zwrot tych środków . Wpływ zabezpieczenia naleŜytego wykonania umowy w dniu 4 czerwca 2008 roku w kwocie 240.481,00 dotyczącego inwestycji pn. „Budowa sieci kanalizacji sanitarnej z przyłączami w Lipcach Reymontowskich w ulicy Mostowej, Nowickiej, Boryny, Leśnej i Wiosennej” (wpłaconego przez Przedsiębiorstwo PUHB „CEWOGAZ” Jan Wolski Łowicz), ujęto w ewidencji księgowej na koncie Wn 133 „Rachunek budŜetu” Ma 240/3 „Pozostałe rozrachunki zabezpieczenia”. W Urzędzie Gminy Lipce Reymontowskie funkcjonuje tylko konto 133 wspólnie dla organu i jednostki, nie ma odrębnego konta dochodowego dla jednostki. wpływu na rachunek bankowy środków stanowiących wadium dotyczącego przetargu na udzielenie zamówienia na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych. Wpływ wadium w dniu 14 maja 2008 roku w kwocie 65.550,00 zł dotyczącego przetargu na inwestycję pn. „Budowa sieci kanalizacji sanitarnej z przyłączami w Lipcach Reymontowskich w ulicy Mostowej, Nowickiej, Boryny, Leśnej i Wiosennej” (wpłaconego przez Zakład Instalacji Sanitarnych ICO Krzysztof Misiak), ujęto w ewidencji księgowej urzędu na koncie Wn 133 – „Rachunek budŜetu” i Ma 240/4 – „Pozostałe rozrachunki wadium” (pozycja księgowa 106/8). Zwrot wadium zaksięgowano Wn 240/4 i Ma 133 (pozycja księgowa 122/1), zapłaty faktury za roboty związane z realizacją inwestycji. Faktura VAT nr 31/08 z dnia 30 września 2008 roku na kwotę 1.218.766,25 zł dotycząca inwestycji pn. „Budowa sieci kanalizacji sanitarnej z przyłączami w Lipcach Reymontowskich w ulicy Mostowej, Nowickiej, Boryny, Leśnej i Wiosennej” (protokół odbioru końcowego i przekazania do eksploatacji z dnia 30 września 2009 roku) wystawiona przez Przedsiębiorstwo PUHB „CEWOGAZ” Jan Wolski Łowicz, została zaewidencjonowana na koncie Wn 080 „Inwestycje” i Ma 201/16 „Rozrachunki z
______33 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
odbiorcami i dostawcami”. Zapłata ww. faktury została dokonana w dniu 24 października 2008 roku zgodnie z umową i zaewidencjonowana na koncie Wn 201/16 i Ma 130 (pozycja księgowa 337/14). Wartość inwestycji została zaewidencjonowana na podstawie dowodu przyjęcia środka trwałego OT z dnia 24 października 2008 roku (pozycja księgowa 345/5) na koncie Wn 011 „Środki trwałe” i Ma 080 „Inwestycje”. Księgi rachunkowe na koniec 2008 roku zostały zamknięte zgodnie z obwiązującym terminem określonym w art. 12 ust. 4, tj. w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy i wydrukowane zgodnie z art. 13 ust.6 ustawy o rachunkowości.
3. SPRAWOZDAWCZO ŚĆ I BILANS JEDNOSTKI . ZGODNO ŚĆ DANYCH WYKAZYWANYCH W SPRAWOZDANIACH BUD śETOWYCH Z EWIDENCJ Ą KSI ĘGOW Ą
W Gminie Lipce Reymontowskie sporządzono następujące sprawozdania z wykonania budŜetu Gminy Lipce Reymontowskie: miesięczne – Rb 27S, Rb 28S, kwartalne – Rb 27ZZ, Rb 27S, Rb 28S, Rb Z, Rb N, Rb 50, Rb NDS, półroczne – Rb 27ZZ, Rb 27S, Rb 28S, Rb Z, Rb N, Rb 50, Rb NDS, Rb PDP, Rb 33, informację z wykonania dochodów i wydatków, roczne – Rb 27ZZ, Rb 27S, Rb 28S, Rb Z, Rb N, Rb 50, Rb NDS, Rb PDP, Rb 33, Rb WS, Rb ST, Rb UN, Rb UZ, bilans jednostki budŜetowej, sprawozdanie opisowe z wykonania budŜetu, bilans z wykonania budŜetu. W RIO sprawozdania roczne zostały złoŜone za 2009 rok: 25 lutego 2010 roku, 11 lutego 2010 roku – Rb 50, 9 lutego 2010 roku – Rb – 27ZZ tj. w terminach wymaganych rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budŜetowej (Dz. U. nr 115, poz. 781 ze zm.). Sprawozdania podpisane zostały przez Wójta Gminy Lipce Reymontowskie Jerzego Czerwińskiego oraz przez Skarbnika Joannę Karpowiak. Zgodność danych wykazanych w sprawozdaniach budŜetowych z ewidencją księgową ZadłuŜenie z tytułu zaciągniętych kredytów na dzień 31 grudnia 2008 roku wynosiło 1.916.027,84 zł a na dzień 31 grudnia 2009 roku wynosiło 2.352.911,00 zł. Dane wymienione powyŜej, wykazane zostały w sprawozdaniach o stanie zobowiązań wg tytułów dłuŜnych (Rb – Z) wg stanu na dzień 31 grudnia 2008 i 2009 roku i były zgodne z ewidencją księgową. Dokonano analizy sprawozdań Rb – PDP i Rb – 27S i stwierdzono, Ŝe w sprawozdaniach sporządzonych za 2008 i 2009 rok wykazano skutki finansowe udzielonych ulg i zwolnień w podatkach, wynikających z uchwał Rady Gminy Lipce Reymontowskie oraz wydanych decyzji organu podatkowego w sprawie ulg, umorzeń i zwolnień. PowyŜsze było zgodne z zasadami określonymi w § 3 ust. 1 pkt 10 i 11 instrukcji sporządzania sprawozdań budŜetowych w zakresie budŜetów jednostek samorządu terytorialnego stanowiącej załącznik nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku. Zgodnie z wymogami ww. przepisów, kwoty dotyczące skutków udzielonych przez jednostkę ulg, umorzeń, odroczeń, zwolnień i skutków obniŜenia górnych stawek podatkowych wykazanych w sprawozdaniach Rb – PDP i Rb – 27S są zgodne z odpowiadającymi tym kwotom skutkami wykazanymi w dokumentach źródłowych (decyzje Wójta, uchwały Rady Gminy i ewidencji księgowej) i tak:
______34 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
W zakresie podatku od nieruchomości: za 2008 rok wykazano skutki finansowe (ulgi, umorzenia, odroczenia, zwolnienia) w wysokości – 10.403,00 zł, za 2008 rok wykazano skutki finansowe (obniŜenie górnych stawek podatkowych) w wysokości – 94.605,00 zł, za 2009 – wykazano skutki finansowe (ulgi, umorzenia, odroczenia, zwolnienia) w wysokości – 11.963,00 zł, za 2009 – wykazano skutki finansowe (obniŜenie górnych stawek podatkowych) w wysokości – 130.725,00 zł. W celu sprawdzenia wyliczonych przez jednostkę kontrolowaną skutków obniŜenia górnych stawek podatkowych w podatku od nieruchomości inspektorzy kontroli objęli próbą osoby prawne za 2009 rok. Inspektorzy wyliczyli kwotę skutków obniŜenia górnych stawek podatkowych w podatku od nieruchomości od osób prawnych za 2009 rok i stwierdzili, Ŝe wyniosła ona 130.725,00 zł i była zgodna z kwotą wyliczoną przez jednostkę. W zakresie podatku rolnego: za 2008 rok wykazano skutki finansowe (ulgi, umorzenia, odroczenia, zwolnienia) w wysokości – 753,00 zł, za 2008 rok – wykazano skutki finansowe (obniŜenie górnych stawek podatkowych) w wysokości – 80.022,00 zł, za 2009 rok – wykazano skutki finansowe (ulgi, umorzenia, odroczenia, zwolnienia) w wysokości – 600,00 zł, za 2009 rok – wykazano skutki finansowe (obniŜenie górnych stawek podatkowych) w wysokości – 63.991,00 zł. W zakresie podatku od środków transportowych: za 2008 rok – wykazano skutki finansowe (zwolnienia) w wysokości – 3.485,00 zł, za 2008 rok – wykazano skutki finansowe (obniŜenie górnych stawek podatkowych) w wysokości – 59.175,03 zł, za 2009 – wykazano skutki finansowe (zwolnienia) w wysokości – 1.445,00 zł, za 2009 – wykazano skutki finansowe (obniŜenie górnych stawek podatkowych) w wysokości – 74.153,32 zł. W celu sprawdzenia wyliczonych przez jednostkę kontrolowaną skutków obniŜenia górnych stawek podatkowych w podatku od środków transportowych inspektorzy kontroli objęli próbą osoby prawne za 2009 rok. Inspektorzy wyliczyli kwotę skutków obniŜenia górnych stawek podatkowych w podatku od środków transportowych od osób prawnych za 2009 rok i stwierdzili, Ŝe wyniosła ona 7.895,64 zł i była zgodna z kwotą wyliczoną przez jednostkę. Wyliczenie skutków finansowych dotyczących obniŜenia górnych stawek w podatkach: od nieruchomości i od środków transportowych przez inspektorów RIO stanowią załącznik nr 10 do protokołu kontroli. Po dokonaniu analizy sprawozdania Rb 27S z wykonania dochodów budŜetowych za 2008 i 2009 rok w zakresie prawidłowości wykazania dochodów z tytułu podatku rolnego, od nieruchomości i podatku leśnego pobieranych w formie łącznego zobowiązania pienięŜnego, kontrolujący stwierdzili, Ŝe ww. dochody wykazane były w sprawozdaniach Rb – 27S i Rb – PDP (2008 i 2009 rok) w kwotach odrębnych dla poszczególnych podatków, ustalonych przy pomocy wskaźników wyliczonych na podstawie rejestru wymiarowego oraz rejestru przypisów i odpisów, stanowiących udział poszczególnych podatków w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym, co pozostawało w zgodności z § 3 ust.1 pkt 6 załącznika nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów w
______35 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
sprawie sprawozdawczości budŜetowej z dnia 27 czerwca 2006 roku (Dz. U. nr 115, poz. 781 ze zm.) – wpływy z podatku rolnego, leśnego i podatku od nieruchomości. Stwierdzono, Ŝe w 2008 i 2009 roku zobowiązania wynikające z zawartych umów o terminie płatności, na okres dłuŜszy niŜ 6 miesięcy, przypadającym w latach następnych nie występowały. Ponadto stwierdzono: sprawozdanie Rb NDS o nadwyŜce budŜetowej za 2008 rok, sporządzano w zakresie planu i wykonania. W czasie postępowania kontrolnego przeanalizowano sprawozdanie na dzień 31 grudnia 2008 rok i stwierdzono, Ŝe dane dotyczące planu dla wymienionego okresu wykazano na podstawie planu budŜetu jednostki, a dane dotyczące wykonania wykazane zostały na podstawie kont księgowych tj. dochody wykonane wykazane w sprawozdaniu Rb NDS za 2008 rok w pozycji A (7.698.886,88 zł) odpowiadały kwocie konta księgowego 901 i 907 i wydatki wykazane w poz.B (7.626.103,71) w sprawozdaniu Rb – NDS odpowiadały kwocie konta księgowego 902 i 908. Następnie dane wykazane w sprawozdaniu Rb NDS w zakresie dochodów (w poz. A.) były zgodne z danymi wykazanymi w sprawozdaniu Rb 27S (kol. 7 – dochody wykonane), natomiast dane wykazane z poz. B sprawozdania Rb NDS, wykazywały zgodność z danymi ze sprawozdania Rb 28S z kolumny 6 wydatki wykonane, stan środków na rachunku bieŜącym jednostki samorządu terytorialnego (pkt I. sprawozdania) wykazany w rocznym sprawozdaniu Rb ST na koniec 2008 roku sporządzonym w dniu 18 lutego 2009 roku wynosił 354.635,75 zł (w tym 150.143,00 zł środki pochodzące z dotacji i subwencji przekazane w grudniu na styczeń roku następnego, 51.314,85 zł środki niewykorzystanej dotacji) i był zgodny z rachunkiem bankowym obsługi organu z dnia 31 grudnia 2008 roku. Natomiast stan środków na rachunkach bankowych samorządowych jednostek budŜetowych wynosił 881.100,69 zł (stan środków funduszy pomocowych). Ogółem stan środków na rachunkach bankowych wykazany w części I. i II. sprawozdania stanowił kwotę 1.235.736,44 zł. Niewykorzystane środki dotacji dotyczyły realizacji zadań z zakresu opieki społecznej i zostały zwrócone udzielającemu dotacji (Łódzki Urząd Wojewódzki) w kwocie 51.314,83 zł w dniu 11 lutego 2009 roku. sprawozdanie Rb NDS o nadwyŜce budŜetowej za 2009 rok, sporządzano w zakresie planu i wykonania. W czasie postępowania kontrolnego przeanalizowano sprawozdanie na dzień 31 grudnia 2009 rok i stwierdzono, Ŝe dane dotyczące planu dla wymienionego okresu wykazano na podstawie planu budŜetu jednostki, a dane dotyczące wykonania wykazane zostały na podstawie kont księgowych tj. dochody wykonane wykazane w sprawozdaniu Rb NDS za 2009 rok w pozycji A (10.403.672,63 zł) odpowiadały kwocie konta księgowego 901 i wydatki wykazane w poz.B (10.882.931,50) w sprawozdaniu Rb – NDS odpowiadały kwocie konta księgowego 902. Następnie dane wykazane w sprawozdaniu Rb NDS w zakresie dochodów (w poz. A.) były zgodne z danymi wykazanymi w sprawozdaniu Rb 27S (kol. 7 – dochody wykonane), natomiast dane wykazane z poz. B sprawozdania Rb NDS, wykazywały zgodność z danymi ze sprawozdania Rb 28S z kolumny 6 wydatki wykonane, stan środków na rachunku bieŜącym jednostki samorządu terytorialnego (pkt I. sprawozdania) wykazany w rocznym sprawozdaniu Rb ST na koniec 2009 roku sporządzonym w dniu 28 stycznia 2010 roku wynosił 847.882,85 zł (w tym 158.120,00 zł środki pochodzące z dotacji i subwencji przekazane w grudniu na styczeń roku następnego, 179,84 zł środki niewykorzystanej dotacji) i był zgodny z rachunkiem bankowym obsługi organu z dnia 31 grudnia 2009 roku. Natomiast stan środków na rachunkach bankowych samorządowych jednostek budŜetowych wynosił 0,00. Ogółem stan środków na rachunkach bankowych wykazany w części I. i II.
______36 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
sprawozdania stanowił kwotę 847,882,85 zł. Niewykorzystane środki dotacji dotyczyły realizacji zadań z zakresu opieki społecznej i zostały zwrócone udzielającemu dotacji (Łódzki Urząd Wojewódzki) w kwocie 179,84 zł w dniu 14 stycznia 2010 roku. Bilans organu (z wykonania budŜetu) na dzień 31 grudnia 2008 roku Prawidłowość wykazywania danych w bilansie z wykonania budŜetu samorządu terytorialnego sprawdzono na podstawie bilansu sporządzonego w dniu 18 lutego 2009 roku wg stanu na dzień 31 grudnia 2008 roku. Bilans zamknął się sumą bilansową aktywów i pasywów w wysokości 1.757.808,42 zł. Stan aktywów i pasywów na początek roku 2008 był zgodny ze stanem wykazanym na koniec roku 2007. Kontrola bilansu organu na dzień 31 grudnia 2008 roku. Sprawdzono kwoty w poszczególnych pozycjach bilansu w powiązaniu z danymi wynikającymi z kont ewidencji księgowej i stwierdzono jak niŜej: Aktywa wg bilansu Środki pienięŜne budŜetu W pozycji I.1.1. – „Środki pienięŜne budŜetu” wykazano wartość 354.635,75 zł. Była ona zgodna z wyciągiem bankowym z dnia 31 grudnia 2008 roku i danymi zawartymi w sprawozdaniu Rb – ST. W poz. II – „NaleŜności i rozliczenia” wykazano kwotę 275.905,85 zł, wynikające z salda konta 224 – 249.611,93 zł (zwrot podatku VAT przez Urząd Skarbowy) oraz kwoty 26.293,92 zł (wpływy z Urzędu Skarbowego, udziały) dotyczącej wpłat styczniowych a księgowanych do 31 grudnia 2008 roku. Środki pienięŜne funduszy pomocowych W pozycji I.1.2. – „Środki pienięŜne funduszy pomocowych wykazano kwotę 881.100,69 zł, która w ewidencji została wykazana na koncie 137 – „Rachunki środków funduszy pomocowych. Kwota 110.429,93 zł wykazana na koncie 967 – „Fundusze pomocowe” wykazana została w bilansie w pozycji II.1.4. Wynik na funduszach pomocowych. Pozostałe środki pienięŜne Kwota 246.166,13 zł w bilansie została wykazana w pozycji I.1.3. – „Pozostałe środki pienięŜne. W ewidencji księgowej wyŜej wymieniona kwota wynika z konta 133 – 1 i dotyczy gwarancji wykonania robót (kanalizacja). Pasywa wg bilansu Zobowiązania W pozycji I.1.2 wykazano wartość 1.916.028,84 zł i była ona zgodna z saldem zaciągniętych i niespłaconych kredytów. W poz. I.2 wykazano wartość 51.610,57 zł, która była zgodna z kontem 224 tj.: wartość niewykorzystanej dotacji 45.515,17 zł (85212 § 2010), 5.745,00 zł (85214 § 2010), 54,66 zł (85213 § 2010) i za dowody osobiste 295,74 zł. W poz. I.3 wykazano kwotę 257.570,08 zł zgodnie z kontem 224 (zobowiązania wobec osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą – kaucja i Wykonawców inwestycji gwarancje). NadwyŜka lub niedobór wykonania budŜetu W pozycji II.1 – „NadwyŜka wykonania budŜetu” wykazano kwotę 72.783,17 zł i wynikała ona z kont: 901, 907 i 902, 908 oraz 961 – nadwyŜka budŜetu – 183.213,10 zł i 967 – 1 – wynik na funduszach pomocowych 110.429,93 zł
______37 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Sprawdzono i stwierdzono, Ŝe nadwyŜka budŜetu z lat ubiegłych w kwocie 72.783,17 zł, została wykazana w uchwale budŜetowej na 2009 rok, jako źródło pokrycia deficytu budŜetu i wartość ta zgadza się z wartością wynikającą z ewidencji księgowej. Skumulowana nadwyŜka lub niedobór wykonania budŜetu W poz. II.6 – „Skumulowana nadwyŜka lub niedobór na zasobach budŜetu” w kwocie – 665.681,49 zł jest zgodna z saldem konta 960. Inne pasywa W poz. III – „Inne Pasywa” wykazano saldo w kwocie 150.143,00 zł wynikające z subwencji oświatowej przekazanej w grudniu 2008 na styczeń 2009 roku wg konta 240 – 1. Dane wykazane w bilansie odpowiadały danym wynikającym z ewidencji księgowej.
Bilans jednostki na dzień 31 grudnia 2008 roku Według „Bilansu jednostki budŜetowej” sporządzonego dla Urzędu Gminy Lipce Reymontowskie jako jednostki na dzień 31 grudnia 2008 roku stan aktywów i pasywów wynosił 9.428.267,81 zł. Stan aktywów i pasywów wykazany w bilansie na początek roku 2008 był zgodny ze stanem odnotowanym na 31 grudnia 2007 roku. Kontrolą objęto wybrane pozycje bilansu a mianowicie: Aktywa Aktywa trwałe A.II.1 Środki trwałe – wartość wg ewidencji księgowej (011 i 013) wynosiła 12.792.914,08 zł, minus umorzenia środków trwałych wynikające z konta 071 na wartość 4.739.426,14 zł, co dawało wartość środków trwałych wykazaną w bilansie czyli 9.428.267,81 zł, A.II.1.1 Grunty – wg ewidencji księgowej wartość gruntów (011 –1, 011 – 2) wynosiła 782.239,48 zł i taką samą kwotę wykazano w bilansie jednostki. Aktywa obrotowe B.II.1.1 NaleŜności z tytułu dostaw i usług – kwota wykazana w ewidencji księgowej (201, 200 – 1, 200 – 2, 221 – 4, 221 5) i bilansie wynosiła 8.872,98 zł, B.II.1.2 NaleŜności od budŜetu – kwota wykazana w ewidencji księgowej (225 4) i bilansie wynosiła 241.707,76 zł, B.II.1.4 Pozostałe naleŜności – kwota wykazana w ewidencji księgowej (221 – 2, 221 – 6, 240 – 12) i bilansie wynosiła 1.037.329,51 zł, B.III.1.2 Środki pienięŜne na rachunkach bankowych – kwota wykazana w ewidencji księgowej (135, 139) i bilansie wynosiła 22.216,08 zł. Pasywa A Fundusz A.I Fundusz jednostki – w bilansie i w ewidencji (konto 800) wykazano wartość 8.565.528,24 zł. Kwota ta wynikała z danych: Zwiększenia funduszu: zrealizowane wydatki (konto 130/0) – 4.774.214,49 zł, koszty VAT (130/2) – 264.506,78 zł, dotacje i subwencje (228 – 1) – 991.530,62 zł Zmniejszenia funduszu przeksięgowanie wyniku roku ubiegłego (860) – 941.377,65 zł, zrealizowane dochody (konto 130 – 10) – 3.696.953,68 zł,
______38 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
pokrycie amortyzacji (konto 761) – 415.922,21 zł, inne zmniejszenia (072) – 1.130,00 zł Wynik finansowy netto – 704.374,45 zł. A.II Wynik finansowy netto w bilansie i ewidencji (konto 860) wykazano kwotę 704.374,45 zł. B Fundusze celowe B.1.7 Gminny Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej – w bilansie i ewidencji (konto 853 ) wykazano wartość 18.442,38 zł. D Zobowiązania krótkoterminowe i fundusze specjalne D.I.1.2 Zobowiązania wg budŜetów – w bilansie i ewidencji (konto 225 1) wykazano kwotę 7.671,00 zł, D.I.1.3 Zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych – w bilansie i ewidencji (konto 229) wykazano kwotę 27.448,18 zł, D.I.1.4 Zobowiązania z tytułu wynagrodzeń – w bilansie i ewidencji (konto 231) wykazano kwotę 57.603,66 zł, D.I.1.5 Pozostałe zobowiązania – w bilansie i ewidencji (konta: 240 – 5, 240 – 11, 240 – 11 –1, 221 – 1 – 2, 200 – 1, 200 – 3, 200 – 4) wykazano kwotę 43.426,20 zł, D.II.1.1 Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych – w bilansie i ewidencji (konto 851) wykazano kwotę 3.766,53 zł, D.II.1.2 Inne fundusze – w bilansie i ewidencji (konto 853 1) wykazano kwotę 7,17 zł. Wszystkie wykazane dane w bilansie odpowiadają danym zawartym w ewidencji księgowej jednostki. Analiza bilansu Urzędu Gminy Lipce Reymontowskie w konfrontacji z zestawieniem obrotów i sald za okres 01.01.2008 rok – 31.12.2008 rok nie wykazała nieprawidłowości. Kontrolujące stwierdziły, Ŝe nie sporządzano oddzielnego bilansu dla jednostki organizacyjnej GOPS. Jak wyjaśniła Skarbnik Gminy obsługa finansowa tej jednostki jest w Urzędzie Gminy, dlatego teŜ sporządzano jeden bilans dla Urzędu Gminy i Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lipcach Reymontowskich. Ze względu na wykazane w wyniku kontroli nieprawidłowości dotyczące majątku Gminy Lipce Reymontowskie, szczegółowo opisane w protokole kontroli w rozdziale IX. Ewidencja Majątku Gminy. Inwentaryzacja, przedstawione w aktywach (bilans za 2008 rok) wartości środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych nie były zgodne ze stanem rzeczywistym, poniewaŜ ewidencja syntetyczna i w niektórych przypadkach ewidencja analityczna w tym zakresie była niepełna. W związku z powyŜej wykazanym stanem faktycznym, równieŜ informacja o stanie mienia komunalnego sporządzona na dzień 31 października 2008 roku nie odzwierciedla rzeczywistych danych. Kserokopia informacji o stanie mienia komunalnego sporządzonych na dzień 31 października 2008 roku stanowią „akta kontroli strony 16 36”.
Ustalenie wolnych środków w kwocie 1.298.484,77 zł na dzień 31 grudnia 2008 roku Środki pienięŜne (poz. I A bilans wykonania budŜetu) – 1.481.902,57 zł plus naleŜności od budŜetów (poz. II. 2 A) – 26.293,92 zł plus pozostałe naleŜności (poz. II. 3 A) – 249.611,93 zł = 1.757.802,42 zł minus zobowiązania wobec budŜetów (poz. I. 2. P) – 51.610,57 zł minus subwencję na I 2009 rok (poz. III P) – 150.143,00 minus pozostałe zobowiązania (poz. 3 P) – 257.570,08 zł.
______39 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
IV. ROZRACHUNKI I ROSZCZENIA
1. ROZRACHUNKI Z ODBIORCAMI I DOSTAWCAMI . TERMINOWO ŚĆ REGULOWANIA ZOBOWI ĄZA Ń (LATA 2008 - 2009)
W okresie objętym kontrolą w Urzędzie Gminy Lipce Reymontowskie na koncie 201 – „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” po stronie Wn ujmowano naleŜności i roszczenia oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, natomiast po stronie Ma ujmowano zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie naleŜności i roszczeń. Zgodnie z zakładowym planem kont do konta 201 prowadzona była ewidencja analityczna w rozbiciu na poszczególnych kontrahentów lub grupy kontrahentów. Sposób prowadzenia ewidencji na koncie 201 pozwala na wyodrębnienie zobowiązań wymagalnych. W zakładowym planie kont istnieje zapis, Ŝe do kont księgi głównej tworzy się księgi pomocnicze, m.in. księgę pomocniczą do rozrachunków z dostawcami i odbiorcami. Zakładowy plan kont nie zawiera opisu zasad funkcjonowania konta 201 oraz opisu dla przedmiotowego rozszerzenia konta 201. Zobowiązania i naleŜności na koncie 201 – „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” na dzień 31 grudnia 2008 roku przedstawia poniŜsza tabela: Lp. Nazwa konta rozrachunkowego Saldo na dzie ń 31 grudnia 2008 roku (w zł) Wn Ma 1. 201-4 –Rozrachunki z odbiorcami 3.332,10 0,00 i dostawcami- GOKSiR 2. 201-5 – Rozrachunki z odbiorcami 1.220,00 0,00 i dostawcami-CEWOKAN O g ó ł e m 4.552,10 0,00
Na saldo w łącznej wysokości 4.552,10 zł składają się wystawione noty wykazane w poniŜszej tabeli:
Lp. Nazwa kontrahenta Oznaczenie Treść Kwota Umowny Faktyczny dokumentu dokumentu dokumentu termin termin zapłaty zapłaty
1. GOKSiR Lipce Nota księgowa nr ObciąŜenie za 30 stycznia Reymontowskie 50/2008 z dnia 10 olej opałowy 3.184,60 zł 2009 roku grudnia 2008 roku
2. GOKSiR Lipce Nota księgowa nr ObciąŜenie za 147,50 zł 30 stycznia Reymontowskie 48/2008 z dnia 10 abonament 2009 roku grudnia 2008 roku komputerowy
3. Zakład Robót Faktura nr UŜytkowanie 1.220,00 zł 10 stycznia 9 stycznia Instalacyjno 4/W/2008 z dnia urządzeń 2009 roku 2009 roku InŜynieryjnych 29 grudnia 2008 wodociągowych CEWOKAN roku w Gminie Lipce Reymontowskie
Ogółem 4.552,10zł
Jak wynika z powyŜszych ustaleń nie wystąpiły zobowiązania wymagalne na dzień 31 grudnia 2008 roku.
______40 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Zobowiązania i naleŜności na koncie 201 – „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” na dzień 31 grudnia 2009 roku przedstawia poniŜsza tabela: Lp. Nazwa konta rozrachunkowego Saldo na dzień 31 grudnia 2009 roku (w zł) Wn Ma 1. 201 4 – Rozrachunki z odbiorcami 11.524,26 zł 0,00 zł i dostawcami GOKSiR 2. 201 5 – Rozrachunki z odbiorcami 25.97 zł 0,00 zł i dostawcami CEWOKAN 2. 201 16– Rozrachunki z odbiorcami 0,00 zł 20,00 zł i dostawcami pozostałe O g ó ł e m 11.550,23 zł 20,00 zł Na saldo w łącznej wysokości 11.520,23 zł składają się dokumenty księgowe wykazane w poniŜszej tabeli:
Lp. Nazwa Oznaczenie Treść Kwota Umowny Faktyczny kontrahenta dokumentu dokumentu dokumentu termin termin zapłaty zapłaty
1. GOKSiR Lipce Nota księgowa nr ObciąŜenie za 4.012,68 zł 10 grudnia Reymontowskie 46/2009 z dnia 10 olej opałowy 2009 roku grudnia 2009 roku - 3.148,32 zł 15 stycznia 2010 roku
2. GOKSiR Lipce Nota księgowa nr ObciąŜenie za 6.716,91 zł Reymontowskie 51/2009 z dnia 30 olej opałowy grudnia 2009 roku
3. GOKSiR Lipce Nota księgowa nr ObciąŜenie za 1.659,03 zł Reymontowskie 52/2009 z dnia 30 zuŜycie energii grudnia 2009 roku elektrycznej
4. Zakład Robót Refaktura nr ObciąŜenie za 25,97 zł Instalacyjno 21/R/2009 z dnia zuŜycie energii InŜynieryjnych 30 grudnia 2009 elektrycznej CEWOKAN roku
Ogółem 11.550,23 zł
Oprócz wymienionych w powyŜszych tabelach, faktur tworzących salda konta 201 na koniec 2008 i 2009 roku, kontrolą objęto 10 ostatnich faktur z września 2008 roku, 15 ostatnich faktur z grudnia 2008 roku oraz 13 pierwszych zaewidencjonowanych faktur na koncie 201 w styczniu 2009 roku. Wytypowana do kontroli liczba faktur (łącznie z fakturami wyŜej opisanymi) w stosunku do ilości faktur ewidencjonowanych na koncie 201 w poszczególnych miesiącach stanowiła: we wrześniu 2008 roku – 17,86%, w grudniu 2008 roku – 17,65%, w styczniu 2009 roku – 24,53%. Próbę powiększono o faktury wystawione przez wykonawców robót budowlanych związanych z realizacją zadań pn. „Budowa sieci kanalizacji sanitarnej z przyłączami w Lipcach Reymontowskich w ul. Mostowej, Nowickiej, Boryny, Leśnej i Wiosennej” oraz „Rozbudowa oczyszczalni ścieków w Lipcach Reymontowskich”. Ogółem skontrolowano 60 dokumentów. Specyfikację wymienionej próby, tj. faktur poddanych kontroli (oprócz wykazanych powyŜej, tworzących salda na koniec danego roku oraz poza fakturami wykazanymi w rozdziale VIII pkt 6 – „Wydatki inwestycyjne”) przedstawia załącznik nr 11 do protokołu kontroli. W czasie postępowania kontrolnego skonfrontowano wyznaczone terminy płatności z terminami uregulowania zobowiązań. Jak wynika z ustaleń zawartych w powyŜszych tabelach i w załączniku, terminowość regulowania zobowiązań była przestrzegana (za
______41 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
wyjątkiem kilku przypadków przekroczeń terminów określonych w fakturach). Przekroczenia terminów były kilkudniowe, tj.: 2 przypadki z 3 dniowym przekroczeniem terminu zapłaty, 1 przypadek z 2 dniowym przekroczeniem terminu. W toku postępowania kontrolnego stwierdzono, Ŝe jednostka nie poniosła skutków finansowych z tytułu nieterminowego regulowania zobowiązań, kontrahenci nie egzekwowali z tego tytułu odsetek. Ponadto do kontroli terminowości regulowania zobowiązań wybrano wszystkie zobowiązania dotyczące realizacji zadań inwestycyjnych pn. „Budowa sieci kanalizacji sanitarnej z przyłączami w Lipcach Reymontowskich w ul. Mostowej, Nowickiej, Boryny, Leśnej i Wiosennej” oraz „Rozbudowa oczyszczalni ścieków w Lipcach Reymontowskich”. Wybrano tych wykonawców, którzy realizowali zadania inwestycyjne objęte kontrolą zamówień publicznych, szczegółowo opisanych w niniejszym protokole w rozdziale VIII pkt. 6 „Wydatki inwestycyjne”. Na podstawie przyjętych do kontroli wymienionych powyŜej faktur, rachunków i innych dokumentów, oraz dowodów z czerwca 2009 roku (próba – 20 ostatnich dowodów księgowych w ewidencji księgowej – dzienniku) i z lipca 2009 roku (20 pierwszych dowodów księgowych), wymienionych w niniejszym protokole w rozdziale III pkt 2. „Urządzenia księgowe” stwierdzono, Ŝe dowody księgowe będące podstawą zapisów księgowych zostały poddane kontroli pod względem prawidłowości merytorycznej, oraz formalno – rachunkowej zgodnie z obowiązującymi w jednostce procedurami kontroli finansowej, czego potwierdzeniem są stosowne adnotacje na pieczątkach dokumentujących przeprowadzenie powyŜszych czynności . Ewidencji podlegały dokumenty – (faktury) określone w instrukcji obiegu dokumentów księgowych w Urzędzie Gminy w Lipcach Reymontowskich. Dowody księgowe zawierały podpis Skarbnika Gminy, co świadczy, Ŝe zostały poddane kontroli. Podstawą zapisów księgowych były dokumenty spełniające wymogi dowodu źródłowego określone w art. 21 i 22 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. Na podstawie przyjętej próby konta 201 „ Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” stwierdzono, Ŝe 44,74% zewnętrznych dowodów księgowych (tj. faktur i rachunków) nie zawierała daty wpływu do jednostki i nie była ewidencjonowana w ksiąŜce korespondencji. PowyŜsze było niezgodne z § 6 ust. 11 załącznika do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319 ze zm.) oraz z rozdz. II pkt. 15 instrukcji w sprawie obiegu dokumentów księgowych w Urzędzie Gminy w Lipcach Reymontowskich. Z powyŜszych ustaleń wynika, Ŝe w okresie objętym kontrolą nie wystąpiły zobowiązania wymagalne. Kontrolę w zakresie rozrachunków z odbiorcami i dostawcami oraz terminowości regulowania zobowiązań (lata 2008 2009) przeprowadzono według testu wchodzącego w skład załącznika nr 12 do protokołu kontroli.
Kserokopie przykładowych faktur nie zawierających daty wpływu do jednostki stanowią „akta kontroli strony 37 44 ”.
______42 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
2. ROZRACHUNKI PUBLICZNOPRAWNE
Konto 225 – Rozrachunki z budŜetami Konto 225 słuŜy do ewidencji naliczeń oraz zapłat z tytułu rozrachunków z budŜetami. Do konta 225 prowadzona jest ewidencja analityczna: konto 225 1 1 księgowane są naliczenia i zapłaty z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych od umów o pracę rozrachunki z urzędami skarbowymi, konto 225 1 2 księgowane są naliczenia i zapłaty z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych od umów zleceń rozrachunki z urzędami skarbowymi, konto 225 2 księgowane są rozrachunki z tytułu podatku od towarów i usług VAT naleŜny, konto 225 3 księgowane są rozrachunki z tytułu podatku od towarów i usług VAT naliczony. Zobowiązania i naleŜności na koncie 225 – „Rozrachunki z budŜetami” wg stanu na dzień 31 grudnia 2009 roku przedstawia poniŜsza tabela: Lp. Nazwa konta rozrachunkowego Saldo na dzień 31 grudnia 2009 roku (w zł) Wn Ma 1. Rozrachunki z budŜetami z tytułu 4.466,00* podatku dochodowego od osób fizycznych um. o pracę 2. Rozrachunki z budŜetami z tytułu 133,00 podatku dochodowego od osób fizycznych um. zlecenie 3. Rozrachunki z tytułu podatku od 16.609,35 towarów i usług VAT naleŜny 4. Rozrachunki z tytułu podatku od 780.151,28 towarów i usług VAT naliczony Razem 780.151,28 21.208,35 * saldo podatku dochodowego pomniejszone o kwotę nadpłaty. Saldo Ma konta 225 1 w kwocie 4.599,00 zł stanowi naliczony podatek od wynagrodzenia za miesiąc grudzień 2009. Do kontroli terminowości zapłaty zobowiązań wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych w 2009 roku, przyjęto próbę obejmującą miesiące podane w poniŜszej tabeli:
NaleŜność Kwota Termin Wpłaty Zaległość za miesiące (w zł) płatności Kwota data nr (w zł) dokumentu księgowego 1 3 4 5 6 7 8 (3 5) styczeń 3.827,00 20.02.2009 r. 3.827,00 17.02 2009 r. WB 42 2009 rok kwiecień 4.230,00 20.05.2009 r. 4.230,00 18.05.2009 r. WB 135 2009 rok czerwiec 6.956,00 20.07.2009 r. 6.357,00 17.07.2009 r. WB 223,224 2009 rok 599,00 do 30.06.2009 r. WB 157,167,184 sierpień 6.054,00 20.09.2009 r. 5.887,00 17.09.2009 r. WB 291,292 2009 rok 167,00 31.08.2009 r. WB 266,267
______43 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
październik 12.636,00 20.11.2009 r. 4.567,00 18.11.2009 r. WB 377,378 2009 rok 8.069,00 do 30.10.2009 r. WB 330,360 grudzień 10.941,00 20.01.2010 r. 6.793,00 14.01.2010 r. WB 2009 rok 4.148,00 do 30.12.2009 r. WB 413,433 R a z e m 44.644,00 44.644,00
Z ustaleń zawartych w powyŜszej tabeli wynika, Ŝe terminowość wpłat do Urzędu Skarbowego była zachowana. Konto 229 – pozostałe rozrachunki publicznoprawne Na koncie 229 księgowane są rozrachunki z tytułu rozrachunków z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Zobowiązania i naleŜności na koncie 229 –„Pozostałe rozrachunki publiczno prawne” według stanu na dzień 2009 roku przedstawia poniŜsza tabela: Lp. Nazwa konta rozrachunkowego Saldo na dzień 31 grudnia 2009 roku (w zł) Wn Ma 1. Pozostałe rozrachunki publicznoprawne 34.578,83 Razem saldo konta 229 34.578,83 Saldo Ma konta 229 w kwocie 34.578,83 zł to naliczone składki społeczne od wynagrodzenia za grudzień 2009 roku, które zostały przekazane przelewem na rachunek bankowy ZUS w dniu 5 stycznia 2010 roku. Kontrolą objęto terminowość zapłaty zobowiązań z tytułu naliczonych składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i Fundusz Pracy od wynagrodzeń wypłaconych w: styczniu, kwietniu, czerwcu, sierpniu, październiku, grudniu 2009 roku. Szczegółowe ustalenia kontroli zawarte zostały w tabeli stanowiącej załącznik nr 13 do protokołu kontroli. Z ustaleń zawartych w powyŜszym załączniku wynika, Ŝe zobowiązania wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych regulowane były terminowo.
3. POZOSTAŁE ROZRACHUNKI
Konto 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń Na koniec 31 grudnia 2009 roku saldo konta 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” przedstawia poniŜsza tabela: Lp. Nazwa konta rozrachunkowego Saldo na dzień 31 grudnia 2009 roku (w zł) Wn Ma 1. Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń 60.044,18 Razem saldo konta 231 60.044,18
______44 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Saldo Ma w kwocie 60.044,18 zł to naliczone za 2009 rok dodatkowe wynagrodzenie roczne. Saldo zostało rozliczone poprzez wypłacenie tych wynagrodzeń w dniu 11 lutego 2010 roku. Zgodnie wyjaśnieniem Skarbnika Gminy, na koncie 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”, ewidencjonowane były operacje dotyczące wynagrodzeń za pracę wykonywaną na podstawie stosunku pracy. Po stronie Wn konta 231 księgowane były wypłaty wynagrodzeń oraz potrącenia wynagrodzeń obciąŜające osoby wykonujące pracę. Na stronie Ma konta 231 ujmowane były zobowiązania jednostki z tytułu wynagrodzeń. Konto 234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami W kontrolowanym okresie (lata 2008 – 2009) na koncie 234 –„ Pozostałe rozrachunki z pracownikami” księgowane były wypłacone i rozliczone zaliczki pracowników Urzędu Gminy. Na dzień 31 grudnia 2009 roku na ww. koncie nie występowało saldo. Konto 240 – Pozostałe rozrachunki W organie na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” księgowane były rozrachunki z tytułów: subwencji oświatowej, zabezpieczeń, wadium, kaucji, POKL oraz sumy do wyjaśnienia. Na dzień 31 grudnia 2009 roku saldo konta 240 – „Pozostałe rozrachunki” przedstawia poniŜsza tabela: Lp. Nazwa konta rozrachunkowego Saldo na dzie ń 31 grudnia 2009 roku (zł)
Wn Ma 1. Subwencja – konto 240-1 158.120,00 2. Sumy do wyja śnienia – konto 240-2 19.358,48 3. Zabezpieczenia – konto 240-3 131.814,24 4. Kaucje – konto 240-5 2.000,00 5. Rozrachunki POKL –konto 240-7 0,30 RAZEM: 272.576,06 W jednostce na koncie 240 – „Pozostałe rozrachunki” księgowane były rozrachunki z tytułów: ubezpieczenia PZU pracowników, PKZP, funduszu emerytalnego Pogodna Jesień, ROR, umów zleceń, rozrachunków z tytułu refakturowania, pomyłek bankowych, rozliczeń z tytułu ryczałtu samochodowego, róŜnych składek oraz pogotowia kasowego. Na dzień 31 grudnia 2009 roku saldo konta 240 – „Pozostałe rozrachunki” przedstawia poniŜsza tabela: Lp. Nazwa konta rozrachunkowego Saldo na dzie ń 31 grudnia 2009 roku (zł)
Wn Ma 1. PZU – konto 240 12,80 2. Rozrachunki z tyt. refakturowania – konto 240-5 11.347,43 3. Pozostałe rozrachunki-fundusz alimentacyjny, 135.525,38 zaliczki - konto 240-11 4. Pozostałe rozrachunki – POKL- konta 240-13/14 0,13 RAZEM: 146.859,88
Pisemna informacja Skarbnika Gminy, dotycząca podlegających ewidencji operacji gospodarczych na kontach: 231, 234 i 240 stanowi załącznik nr 14 do protokołu kontroli.
______45 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
V. GOSPODARKA KASOWA
1. ZABEZPIECZENIE WARTO ŚCI PIENI Ęś NYCH I DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA . KONTROLA KASY . INSTRUKCJA KASOWA
Zabezpieczenie wartości pienięŜnych i druków ścisłego zarachowania opisano w protokole z kontroli kasy przeprowadzonej w dniu 11 lutego 2010 roku stanowiącym załącznik nr 1 do protokołu kontroli. Zasady gospodarki kasowej zawarte zostały w instrukcji w sprawie udokumentowania operacji kasowych w Urzędzie Gminy Lipce Reymontowskie, stanowiącej załącznik do zarządzenia nr 1/99 Wójta Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 12 stycznia 1999 roku, która obowiązuje do chwili obecnej, tj. do czasu przeprowadzenia niniejszej kontroli.
2. DOKUMENTOWANIE OPERACJI KASOWYCH
Sprawdzono dowody kasowe zaewidencjonowane w niŜej wymienionych raportach kasowych przychodów i rozchodów: raport kasowy nr 1/2009 za okres od 1 do 10 stycznia 2009 roku dochody, raport kasowy nr 1/2009 za okres od 1 do 10 stycznia 2009 roku wydatki, raport kasowy nr 2/2009 za okres od 11 do 20 stycznia 2009 roku dochody, raport kasowy nr 2/2009 za okres od 11 do 20 stycznia 2009 roku wydatki, raport kasowy nr 8/2009 za okres od 1 do 10 marca 2009 roku wydatki, raport kasowy nr 9/2009 za okres od 11 do 20 marca 2009 roku wydatki, raport kasowy nr 1/2009 za okres od 1 stycznia do 31 marca 2009 roku fundusz socjalny, raport kasowy nr 11/2009 za okres od 1 do 2 kwietnia 2009 roku dochody, raport kasowy nr 17/2009 za okres od 1 do 17 czerwca 2009 roku wydatki, raport kasowy nr 19/2009 za okres od 18 do 30 czerwca 2009 roku dochody, raport kasowy nr 28/2009 za okres od 1 do 10 października 2009 roku wydatki, raport kasowy nr 30/2009 za okres od 21 do 31 października 2009 roku wydatki, raport kasowy nr 35/2009 za okres od 1 do 10 grudnia 2009 roku dochody, raport kasowy nr 34/2009 za okres od 1 do 10 grudnia 2009 roku wydatki, raport kasowy nr 35/2009 za okres od 11 do 20 grudnia 2009 roku wydatki, raport kasowy nr 36/2009 za okres od 21 do 31 grudnia 2009 roku wydatki. W związku z powyŜszym stwierdzono: raporty kasowe dochodów i wydatków sporządzane były metodą ręczną, sprawdzenia raportów kasowych dokonywała Skarbnik Gminy Lipce Reymontowskie, raporty kasowe posiadały podpis osoby sporządzającej (kasjera), gotówka uzyskana z wpłat do kasy, odprowadzana była na koniec dnia do banku lub nadwyŜkę gotówki znajdującą się w kasie na koniec dnia zabezpieczano i odprowadzano w dniu następnym na rachunek bankowy jednostki, na wypłaty dokonywane z kasy, kaŜdorazowo pobierana była gotówka na podstawie czeku, dowody księgowe zawierały podpisy osób pobierających gotówkę z kasy i datę wypłaty oraz datę i podpis kasjera wypłacającego gotówkę, kaŜdy dowód rozchodowy, zawierał podpisy osób dokonujących kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej oraz zatwierdzających do wypłaty, dowody zawierały równieŜ adnotacje o środkach finansowych zabezpieczonych w budŜecie dotyczących danego wydatku z wyszczególnieniem klasyfikacji budŜetowej,
______46 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
na przychodowych i rozchodowych dowodach kasowych nanoszona była numeracja raportów kasowych oraz pozycja dowodu w raporcie.
Udzielanie i rozliczanie zaliczek W okresie kontrolowanym zasady udzielania i rozliczania zaliczek, określone zostały w instrukcji w sprawie udokumentowania operacji kasowych w Urzędzie Gminy Lipce Reymontowskie stanowiącej załącznik do zarządzenia nr 1/99 Wójta Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 12 stycznia 1999 roku. Z powyŜej wymienionego zarządzenia Wójta Gminy wynika, Ŝe pracownikom Urzędu Gminy udziela się zaliczek stałych i jednorazowych na dokonanie określonych wydatków: zakup w sklepach, zwrotu kosztów związanych z podróŜami słuŜbowymi. Podstawą wypłacenia zaliczki jest wniosek o zaliczkę wypełniony przez pracownika, sprawdzony merytorycznie przez Wójta Gminy lub upowaŜnioną osobę i zatwierdzony do wypłaty przez Wójta i Skarbnika Gminy. Zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji termin rozliczenia zaliczki doraźnej był kaŜdorazowo uzgadniany ze Skarbnikiem Gminy. Rozliczenia z pobranej zaliczki jednorazowej na koszty podróŜy słuŜbowych naleŜy dokonywać niezwłocznie, nie dłuŜej niŜ w ciągu 7 dni po dokonaniu czynności lub powrotu z podróŜy słuŜbowej. Natomiast rozliczenia z pobranej zaliczki stałej naleŜy dokonać do 31 grudnia danego roku. Kasjerka prowadzi rejestr wydanych i rozliczonych zaliczek. W czasie postępowania kontrolnego sprawdzono rozliczenie 7 zaliczek stałych oraz 10 zaliczek jednorazowych z 2009 roku, wybranych losowo. Po przeprowadzonej analizie dokumentów źródłowych dotyczących udzielonych w 2009 roku zaliczek stwierdzono, Ŝe: zaliczki jednorazowe, wypłacane były na podstawie wniosków objętych kontrolą merytoryczną, oraz formalną i rachunkową przez upowaŜnione osoby oraz zatwierdzonych przez Skarbnika Gminy oraz Wójta Gminy, zaliczki jednorazowe rozliczone były w terminie ustalanym kaŜdorazowo ze Skarbnikiem Gminy, a zaliczki stałe do dnia 31 grudnia 2009 roku, rozliczenia zaliczek, sprawdzane były pod względem merytorycznym oraz formalnym i rachunkowym przez upowaŜnione osoby oraz zatwierdzane przez Skarbnika Gminy i kierownika jednostki lub osobę przez niego upowaŜnioną, zaliczki stałe udzielane były m.in. dyrektorom szkół na doposaŜenie punktów Ŝywieniowych oraz pracownikowi Urzędu Stanu Cywilnego na zakup paliwa do przewozu dowodów osobistych, nie stwierdzono udzielania zaliczek osobom nie zatrudnionym na umowę o pracę lub umowę zlecenie, zaliczki księgowane były na koncie 234 zgodnie z zakładowym planem kont. Saldo konta na koniec 2009 roku wynosiło 0. Wykaz skontrolowanych zaliczek za 2009 rok stanowi załącznik nr 15 do protokołu kontroli.
______47 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
VI. WYKONYWANIE BUD śETU JEDNOSTKI. ZAGADNIENIA OGÓLNE
1. INFORMACJE OGÓLNE – 2009 ROK .
Dochody i przychody bud Ŝetu
Plan Wykonanie Wyszczególnienie po zmianach (zł) (zł) DOCHODY OGÓŁEM 11.274.342,89 10.403.672,63 Dochody bie Ŝą ce 7.457.248,89 6.938.350,03 Dochody maj ątkowe 3.815.094,00 3.465.322,60 Dotacje 1.185.513,89 1.179.123,25 z tego: - z bud Ŝetu Wojewody 1.138.513,89 1.135.127,51 - z funduszy celowych np. WFO Ś 47.000,00 43.995,74 i GW (wymieni ć z jakich i ile) Środki zagraniczne 3.921.53,00 3.421.326,86 Inne 300.000,00 - Subwencja 3.845.772,00 3.845.772,00 PRZYCHODY 2.398.321,00 957.398,00 z tego: Kredyty i po Ŝyczki 2.325.538,00 884.615,00 Nadwy Ŝka z lat poprzednich - - Inne – wolne środki 72.783,00 72.783,00
Plan dochodów i przychodów Gminy Lipce Reymontowskie określony został uchwałą nr XIX/121/09 Rady Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 18 marca 2009 roku w sprawie uchwalenia budŜetu gminy na rok 2009. Zgodnie z ww. uchwałą dochody budŜetowe Gminy na 2009 rok określono na kwotę 10.710.452,00 zł. Planowane dochody budŜetowe na 2009 rok uległy zmianie w trakcie roku budŜetowego i ostatecznie planowana kwota dochodów wyniosła 11.274.342,89 zł, a wykonanie na dzień 31 grudnia 2008 roku wyniosło 10.403.672,63 zł, tj. 92,28% planu (po zmianach). Pierwotny plan dochodów bieŜących wynosił 6.895.358,00 zł i dochodów majątkowych 3.815.094,00 zł, po zmianach w ciągu roku wynosił: dla dochodów bieŜących 7.459.248,89 zł i majątkowych 3.815.094,00 zł. Wykonanie dochodów bieŜących wyniosło 6.938.350,03 zł i majątkowych 3.465.322,60 zł. Planowane przychody budŜetu na 2009 rok określono na kwotę 2.398.321,00 zł ( nie dokonywano zmian w ciągu roku), a wykonanie wyniosło 957.398,00 zł, tj. 39,92% planu.
______48 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Wydatki i rozchody bud Ŝetu.
Plan Wykonanie Wyszczególnienie po zmianach (zł) (zł) WYDATKI OGÓŁEM 13.224.930,89 10.882.931,50 z tego: Wydatki maj ątkowe 6.033.800,00 4.008.445,99 Wydatki bie Ŝą ce 7.191.130,89 6.874.485,51 ROZCHODY 447.733,00 447.732,84 w tym: spłata kredytów i po Ŝyczek 447.733,00 447.732,84
Uchwałą nr XIX/121/09 Rady Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 18 marca 2009 roku w sprawie uchwalenia budŜetu gminy na 2009 rok określono wydatki Gminy w wysokości 12.644.340,00 zł. W trakcie roku budŜetowego plan wydatków uległ zmianie i na dzień 31 grudnia 2009 roku wyniósł 13.224.930,89 zł, a wykonanie wydatków na dzień 31 grudnia 2009 roku wyniosło 10.882.931,50 zł, co stanowiło 82,30% planu. Rozchody według uchwały budŜetowej zaplanowano w kwocie 464.433,00 zł, po zmianach w ciągu roku plan wynosił 447.733,00 zł, wykonano w kwocie 447.732,84 zł, co stanowiło 99,99% planowanej kwoty.
PRZESTRZEGANIE ZASAD GOSPODARKI FINANSOWEJ OKRE ŚLONYCH W ART .138 PKT 3 USTAWY O FINANSACH PUBLICZNYCH
Dokonano analizy budŜetu i jego zmian w wybranych losowo działach, rozdziałach i paragrafach na podstawie: uchwał Rady Gminy Lipce Reymontowskie, zarządzeń Wójta Gminy Lipce Reymontowskie, ewidencji wydatków oraz dokumentów źródłowych (rachunki, faktury) za niŜej wymienione okresy: - od 31 marca 2009 roku do 20 czerwca 2009 roku, - od 21 czerwca 2009 roku do 20 września 2009 roku, - od 21 września 2009 roku do 20 grudnia 2009 roku. W związku z powyŜszym przekroczeń planu wydatków w wybranej do kontroli próbie nie stwierdzono. Plan i wykonanie wydatków po uwzględnieniu zmian w budŜecie w ww. okresie w wybranych działach, rozdziałach i paragrafach przedstawia załącznik nr 16 do protokołu kontroli.
______49 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
VII. WYKONYWANIE BUD śETU. REALIZACJA DOCHODÓW BUD śETOWYCH
1. DOCHODY Z PODATKÓW I OPŁAT LOKALNYCH - 2008 - 2009.
1) Rachunkowo ść w zakresie podatków i opłat. Plan kont
Jednostka kontrolowana posiadała opracowane zasady rachunkowości zawarte w załączniku nr 1 do zarządzenia nr 18/06 Wójta Gminy Maków z dnia 31 grudnia 2002 roku w sprawie wprowadzenia zasad rachunkowości w Urzędzie Gminy Lipce Reymontowskie oraz zakładowy plan kont w tym: plan kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych, stanowiący załącznik nr 3 do ww. zarządzenia. W okresie kontrolowanym do prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostki samorządu terytorialnego stosowana była księga główna obejmującą następujące konta: 101 – konto słuŜy do ewidencji po stronie Wn wpływu gotówki z tytułu podatków, w korespondencji ze stroną Ma konta 221 – naleŜności z tytułu dochodów budŜetowych, 130/1 – na koncie ewidencjonuje się wpływy i zwroty z tytułu podatków, dokonywane za pośrednictwem banku, 221 – naleŜności z tytułu dochodów budŜetowych. Na stronie Wn konta 221 ujmowane są ustalone na dany rok budŜetowy naleŜności z tytułu dochodów budŜetowych i zwroty nadpłat. Po stronie Ma ujmuje się wpłaty naleŜności z tytułu dochodów budŜetowych oraz odpisy naleŜności. Do ww. konta ewidencja szczegółowa prowadzona jest według dłuŜników i podziałek klasyfikacji budŜetowej dochodów, 750 – przychody i koszty finansowe. Ewidencja szczegółowa konta zapewnia wyodrębnienie przychodów z tytułu dochodów budŜetowych wg klasyfikacji budŜetowej. Na stronie Wn ujmuje się odpisy przychodów oraz odsetki za zwłokę w zapłacie zobowiązań a na stronie Ma ujmuje się przychody z tytułu dochodów budŜetowych oraz kwoty naleŜne z tytułu operacji finansowych, dochody finansowe z tytułu podatkowych dochodów budŜetowych. Na koncie ujmowane są księgowania w korespondencji z kontem 221. W czasie postępowania kontrolnego stwierdzono, Ŝe ww. plan kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat, nie zawierają konta 226, słuŜącego do ewidencji długoterminowych naleŜności zahipotekowanych, pomimo zaistniałego przypadku, dokonania w dniu 1 grudnia 2008 roku wpisu hipotecznego na zaległości w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w kwocie 1.985,70 zł. Na dzień 31 grudnia 2008 roku naleŜność zahipotekowaną wykazywało saldo konta 221 – 2 – 3. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych naleŜności budŜetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 112, poz. 761), na stronie Wn konta 226 księguje się naleŜności w wysokości zabezpieczonej hipoteką lub zastawem skarbowym, w korespondencji ze stroną Ma konta 221. Na stronie Ma księguje się zmniejszenie naleŜności w wyniku dokonanej wpłaty, w korespondencji ze stroną Wn konta 130. Wobec powyŜszego zabezpieczenie hipoteką wymienionych powyŜej zaległości, powinno być zaksięgowane zgodnie z wymogami cytowanego powyŜej rozporządzenia. Z dniem 31 grudnia 2009 roku
______50 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
ww. naleŜność została przeksięgowana na konto 226 – 1 – długoterminowe naleŜności budŜetowe. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy w powyŜszej sprawie stanowi załącznik nr 17 do protokołu kontroli.
2) Organizacja wymiaru i poboru podatków i opłat (inkaso)
W Urzędzie Gminy Lipce Reymontowskie ewidencję podatków i opłat prowadzą 2 osoby. Naliczenia przypisu i wymiar podatku: rolnego, leśnego i od nieruchomości od osób fizycznych dokonuje komputerowo Sabina Głuszek zatrudniona w Referacie Finansowym na stanowisku inspektora. Księgowość analityczna w zakresie podatku: rolnego, leśnego i od nieruchomości od osób fizycznych, dokonywana jest komputerowo równieŜ przez Sabinę Głuszek. Naliczenia przypisu i wymiar jak równieŜ księgowość analityczną podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego od osób prawnych dokonywana jest ręcznie przez wyŜej wymienioną. Podatek od środków transportowych od osób fizycznych i prawnych ręcznie prowadzi Marianna Durka zatrudniona w ww. Referacie Finansowym na stanowisku inspektora. Ewidencja analityczna (konto 221), prowadzona jest w formie odrębnych kont, oddzielnie dla kaŜdego podatnika. Na poszczególnych kontach ewidencjonowane są przypisy, odpisy, zaległości, odsetki i nadpłaty. Na koniec kaŜdego roku budŜetowego ustalane są stany kont zobowiązań pienięŜnych poszczególnych podatników. Opracowywaniem decyzji dotyczących ulg ustawowych w podatku rolnym i decyzji dotyczących ulg w zapłacie podatku od nieruchomości zajmuje się Sabina Głuszek, natomiast od środków transportowych zajmuje się Marianna Durka. Windykację wymienionych powyŜej naleŜności podatkowych prowadzą: Sabina Głuszek i Marianna Durka. W zakresie naliczanych odsetek i innych naleŜności (koszty wysyłania upomnień) w 2008 i 2009 roku występuje korespondencja konta Wn 221 i Ma 750. Nakazy płatnicze łącznego zobowiązania pienięŜnego i decyzje w sprawie wymiaru podatków od osób fizycznych w latach 2008 – 2009 zostały doręczone podatnikom przez inkasentów lub za pośrednictwem poczty. Rada Gminy Lipce Reymontowskie w uchwale nr VIII/37/03 z dnia 30 kwietnia 2003 roku w sprawie zarządzenia poboru podatków i opłat w drodze inkasa, określenia inkasentów i wysokości wynagrodzenia za inkaso, wyznaczyła inkasentów i określiła wysokość wynagrodzenia za inkaso. Zgodnie z wymienioną uchwałą wszystkim inkasentom przysługiwało inkaso wynagrodzenia w wysokości 6% od zainkasowanych kwot. Uchwałą nr XIII/72/04 Rady Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 30 marca 2004 roku do ww. uchwały wprowadzono zmianę. Wprowadzona zmiana dotyczyła zmiany nazwisk dwóch inkasentów. W dniu 29 stycznia 2010 roku Rada Gminy Lipce Reymontowskie podjęła nową uchwałę nr XXVII/153/10 w sprawie zarządzenia poboru podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego od osób fizycznych w drodze inkasa, określenia inkasentów i wysokości wynagrodzenia za inkaso. Sprawdzono terminowość doręczenia płatnikom nakazów płatniczych i decyzji podatkowych w następujących sołectwach: Siciska, Chlebów i Retniowiec. Nakazy płatnicze i decyzje doręczono za pośrednictwem inkasentów w terminach jn.: 2008 rok – od 8 lutego do 27 lutego, 2009 rok – od 9 lutego do 18 lutego, za pośrednictwem poczty: 2008 rok – od 8 lutego do 13 lutego, 2009 rok – od 9 lutego do 10 lutego. Wszystkie nakazy płatnicze i decyzje z 2008 i 2009 roku zostały doręczone przez inkasentów oraz za pośrednictwem poczty z zachowaniem 14 dniowego terminu przed
______51 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
ustawowym terminem płatności podatku, zgodnie z art. 47 ust. 1 ustawy – Ordynacja podatkowa i art. 6a ust. 6 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 2006 roku, Dz. U. nr 136, poz. 969 ze zm.). W 2008 i 2009 roku inkasenci rozliczyli się z zainkasowanych kwot pienięŜnych łącznego zobowiązania pienięŜnego w następnym dniu następującym po ostatnim dniu, w którym, powinna nastąpić wpłata podatku zgodnie z przepisami prawa podatkowego. W 2008 roku inkasenci wybranych sołectw zainkasowali łączne zobowiązanie pienięŜne od osób fizycznych na łączną kwotę 10.498,00 zł (I rata), w 2009 roku 7.277,00 zł (III rata). Dokonano sprawdzenia i stwierdzono, Ŝe inkasenci w wybranej próbie otrzymali wynagrodzenie w wysokości zgodnej z postanowieniami Rady Gminy Lipce Reymontowskie tj. 6% od zainkasowanych kwot podatku w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym. Rozliczenie inkasa zobowiązań podatkowych przedstawia tabela stanowiąca załącznik nr 18 do protokołu kontroli. Realizację dochodów Gminy z tytułu podatków i opłat lokalnych w latach 2008 2009 przedstawiono w poniŜej zamieszczonych tabelach. Tabela Plan i realizacja dochodów własnych w 2008 roku Udział Procent Plan Wykonanie procentowy Lp. Wyszczególnienie Wykonania (w zł) (w zł) w wykonaniu planu bud Ŝetu 1 2 3 4 5 6 DOCHODY BUD śETOWE - 8.003.086,80 7.698.886,88 96,20 - ogółem 1. Podatek od nieruchomo ści 318.000,00 291.799,21 91,76 3,79 2. Podatek rolny 217.000,00 205.398,39 94,65 2,67 3. Podatek le śny 5.280,00 5.310,00 100,57 0,07 4. Podatek od środków 85.000,00 96.828,50 113,92 1,26 transportowych 5. Opłata targowa 8.000,00 11.701,00 146 0,15 Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedło Ŝonych przez Urz ąd Gminy w Lipcach Reymontowskich
Tabela Plan i realizacja dochodów w 2009 roku Udział Procent Plan Wykonanie procentowy Lp. Wyszczególnienie Wykonania (w zł) (w zł) w wykonaniu planu bud Ŝetu 1 2 3 4 5 6 DOCHODY BUD śETOWE - 11.274.342,89 10.403.672,63 92,28 - ogółem 1. Podatek od nieruchomo ści 293.000,00 290.779,03 99,24 2,79 2. Podatek rolny 201.900,00 196.249,60 97,20 1,89 3. Podatek le śny 5.400,00 5.411,00 100,20 0,05 4. Podatek od środków 108.150,00 108.922,00 100,71 1,05 transportowych 5. Opłata targowa 9.000,00 10.864,00 120 0,10 Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedło Ŝonych przez Urz ąd Gminy w Lipcach Reymontowskich
______52 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
3) Podatek od nieruchomo ści
W 2008 roku obowiązywały stawki podatku od nieruchomości określone uchwałą nr IX/51/07 z dnia 29 listopada 2007 roku w sprawie określenia stawek podatku od nieruchomości, opublikowaną w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 379 z dnia 14 grudnia 2007 roku pod poz. 3612. Ww. uchwałą Rada Gminy zwolniła z opodatkowania: budynki, budowle, grunty lub ich części wykorzystywane do celów przeciwpoŜarowych, wynikające z zadań statutowych gminy. Zwolnienia te nie obejmują budynków, gruntów i budowli związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej; budynki, budowle i grunty lub ich części słuŜące do celów upowszechniania kultury i sportu, wynikające z zadań statutowych gminy; budynki, budowle i grunty lub ich części wykorzystywane w zakresie gospodarki wodno – ściekowej, wynikające z zadań statutowych gminy. Rada Gminy Lipce Reymontowskie określiła stawki podatku od nieruchomości obowiązujące w 2009 roku uchwałą nr XVII/105/08 z dnia 26 listopada 2008 roku w sprawie określenia stawek podatku od nieruchomości, opublikowaną w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 375 z dnia 13 grudnia 2008 roku pod poz. 3520. Uchwałą nr XVII/106/08 z dnia 26 listopada 2008 roku w sprawie zwolnień w podatku od nieruchomości, opublikowaną w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 375 z dnia 13 grudnia 2008 roku pod poz. 3520. Rada Gminy Lipce Reymontowskie zwolniła z opodatkowania: budynki lub ich części wraz z gruntami pod budynkami i grunty zajęte na potrzeby prowadzenia działalności statutowej w zakresie ochrony przeciwpoŜarowej oraz organizowania i upowszechniania kultury fizycznej. Zwolnienia te nie obejmują budynków, gruntów i budowli związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej; budynki, budowle i grunty lub ich części wykorzystywane i słuŜące przesyłaniu i uzdatnianiu wody oraz odprowadzaniu ścieków. Uchwała w sprawie stawek podatkowych na 2008 rok, została przekazana do Regionalnej Izby Obrachunkowej w dniu 30 listopada 2007 roku, a na 2009 rok w dniu 1 grudnia 2008 roku. Uchwała nr XVIII/104/04 Rady Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 13 grudnia 2004 roku w sprawie określenia wzorów informacji o nieruchomościach i deklaracji na podatek od nieruchomości, opublikowana w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 347 z 17 grudnia 2004 roku pod poz. 3617, została przekazana do RIO w dniu 1 grudnia 2004 roku. Uchwała ta obowiązuje nadal. W czasie postępowania kontrolnego stwierdzono, Ŝe w gminie Lipce Reymontowskie nie była wprowadzona opłata prolongacyjna z tytułu rozłoŜenia na raty lub odroczenia terminu płatności podatków oraz zaległości podatkowych (Rada Gminy Lipce Reymontowskie nie podjęła uchwały w tej sprawie). Stwierdzono równieŜ, iŜ uchwały w sprawie ustalenia stawek podatkowych, zwolnień, wzorów formularzy, nie były przedmiotem rozstrzygnięć nadzorczych Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej. Do Urzędu Gminy Lipce Reymontowskie ze Starostwa Powiatowego w Skierniewicach wpływają informacje dotyczące kaŜdorazowych zmian dokonywanych w ewidencji gruntów i budynków. Ostatnie zmiany dokonane w ewidencji gruntów wpłynęły w dniu 7 stycznia 2010 roku w odniesieniu do 26 osób. W Urzędzie Gminy Lipce Reymontowskie ww. zmiany wprowadzono w miesiącu styczniu 2010 roku.
Podatek od nieruchomości od osób prawnych
Na terenie Gminy Lipce Reymontowskie w roku 2008 działało 19 osób prawnych, a w 2009 roku 21 podatników. Wymiar podatku na 2008 rok wyniósł 174.120,00 zł, a na 2009 rok 189.384,00 zł. Wszystkie osoby prawne miały obowiązek świadczenia podatku. Plan w dziale 756 rozdz. 75615 § 0310 – podatek od nieruchomości od osób prawnych wynosił w 2008 roku 207.000,00 zł, a wykonanie 173.351,70 zł co stanowi 2,25% dochodów budŜetowych i 8,85% dochodów własnych. Plan w dziale 756 rozdz. 75615 § 0310 – podatek od nieruchomości od osób prawnych
______53 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
wyniósł w 2009 roku 173.000,00 zł, a wykonanie 165.353,30 zł, co stanowi 1,59% dochodów budŜetowych i 8,45% dochodów własnych. W celu sprawdzenia terminowości składania deklaracji podatkowych przez osoby prawne próbą objęto 10 podatników. Wymiar podatku w badanej próbie wynosił: 2008 rok – 88.157,00 zł, 2009 rok – 86.358,00 zł. W 2008 roku w badanej próbie 2 deklaracje zostały złoŜone po terminie (opóźnienie 1 dzień). Po terminie składania deklaracji podatkowych (z opóźnieniem 1 dniowym) w 2009 roku, złoŜyła 1 osoba prawna. We wszystkich złoŜonych deklaracjach badanej próby kwota podatku została prawidłowo określona. Stwierdzono, Ŝe w 2008 roku 2 podatników wpłaciło nieterminowo 1 ratę podatku. Opóźnienie wynosiło od 1 – 3 dni. Następnie nieterminowo wpłaciły podatek (5 rat) 2 osoby prawne. Opóźnienia wynosiły od 1 do 9 dni. Od nieterminowych wpłat nie pobrano odsetek na podstawie art. 54 § 1 pkt 5 ww. ustawy Ordynacja podatkowa. W 2009 roku 1 osoba prawna wpłaciła 1 ratę podatku z opóźnieniem 1 dnia; 1 podatnik wpłacił 2 raty podatku z 1 dniowym opóźnieniem. Z opóźnieniem od 1 do 2 dni wpłacił 6 rat podatku 1 podatnik i 10 rat podatku z opóźnieniem od 3 do 8 dni wpłaciła 1 osoba prawna. Od nieterminowych wpłat nie pobrano odsetek na podstawie art. 54 § 1 pkt 5 ww. ustawy. Obowiązujące na terenie Gminy Lipce Reymontowskie stawki podatku od nieruchomości przyjęte uchwałami Rady Gminy i stawki ustawowe przedstawia tabela stanowiąca załącznik nr 19 do protokołu kontroli. Tabela z wyszczególnieniem wybranych do kontroli podatników pod względem terminowości złoŜenia deklaracji podatkowej oraz prawidłowości zadeklarowanego podatku stanowi załącznik nr 20 do protokołu kontroli. Tabela przedstawiająca terminowość wpłat rat podatku w badanej próbie stanowi załącznik nr 21 do protokołu kontroli.
Dokonano porównania treści składanych deklaracji podatkowych przez podatników w wybranej próbie w latach 2007 – 2009. W wyniku sprawdzania deklaracji stwierdzono róŜnice w następujących pozycjach: (…) 2 RóŜnice w opodatkowaniu szczegółowo wykazano w tabeli stanowiącej załącznik nr 22 do niniejszego protokołu. Podatek od nieruchomości od osób fizycznych W 2008 roku podatkiem od nieruchomości objęto 877 podatników, a w 2009 roku 882 podatników. Wymiar podatku na 2008 rok wyniósł 117.028,00 zł, a na 2009 rok 121.252,00 zł. Plan w dziale 756 rozdz. 75616 § 0310 – podatek od nieruchomości od osób fizycznych wyniósł w 2008 roku 111.000,00 zł, a wykonanie 118.447,51 zł co stanowi 1,54% dochodów budŜetowych i 6,05% dochodów własnych.
2 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______54 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Plan w dziale 756 rozdz. 75616 § 0310 – podatek od nieruchomości od osób fizycznych wyniósł w 2009 roku 120.000,00 zł, a wykonanie 125.425,73 zł co stanowi 1,21% dochodów budŜetowych i 6,41% dochodów własnych. W celu sprawdzenia terminowości wydania decyzji podatkowych próbą objęto 10 podatników. Wymiar podatku w badanej próbie wynosił: 2008 rok – 6.486,00 zł i 2009 rok – 6.605,00 zł. W 2008 i w 2009 roku w badanej próbie wszystkie decyzje zostały doręczone terminowo. Korektę informacji złoŜyły w 2009 roku 2 osoby ze zmianą wysokości podatku obowiązującą od 1 lutego i (…)3 i od 1 stycznia (…)4 2009 roku. We wszystkich złoŜonych informacjach oraz korektach badanej próby kwota podatku została prawidłowo określona. Stawki podatku zastosowane do sporządzenia wymiarów w latach 2008 – 2009 były zgodne z uchwałami Rady Gminy Lipce Reymontowskie i spełniały wymogi określone w art. 5 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2006 r., Dz. U. nr 121, poz. 844 ze zm.). Kontroli podatku dokonano w oparciu o: rejestry wymiarowe, uchwały Rady Gminy Lipce Reymontowskie z 2008 i 2009 roku ustalające stawki podatku, kwitariusze łącznego zobowiązania pienięŜnego. Kontrolą prawidłowości naliczania, poboru i ewidencji podatku za lata 2008 – 2009 objęto 10 losowo wybranych podatników (w tym 5 podatników prowadzących działalność gospodarczą) podatku od nieruchomości. Wymiar podatku oraz terminowość wpłat naleŜności podatkowych dla podatników wybranej próby przedstawia załącznik nr 23 do protokołu kontroli. W wyniku kontroli dokumentów źródłowych stwierdzono: Podatnicy o niŜej wymienionych numerach ewidencyjnych wpłacili podatek nieterminowo i tak: (…) 5 Za nieterminowe wpłaty nie pobrano odsetek na podstawie art. 54 § 1 pkt 5 ww. ustawy Ordynacja podatkowa. Przykładowe księgowanie podatku od nieruchomości wpłaconego przelewem Podatek od nieruchomości w kwocie 35,00 zł wpłacony w dniu 9 grudnia 2009 roku przez podatnika – poz. 3576/09, został zaksięgowany: W organie
3 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 4 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 5 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______55 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Wn 133 i Ma 901, W jednostce Wn 130 i Ma 221 – wpłata Wn 221 i Ma 750 – przypis Przykładowe księgowanie podatku od nieruchomości wpłaconego do kasy Podatek od nieruchomości w kwocie 23,00 zł wpłacony w dniu 11 grudnia 2009 roku przez podatnika – poz. 3577/09, został zaksięgowany: W organie Wn 133 i Ma 901, W jednostce Wn 130 i Ma 221 – wpłata, Wn 221 i Ma 750 – przypis
Udzielone ulgi w zapłacie podatku w zakresie podatku od nieruchomości (np. umorzenie zaległości, rozłoŜenie na raty, odroczenie terminu płatności)
2008 rok
Kwota obj ęta Ilość Rodzaj decyzji decyzjami wydanych decyzji (zł) Umorzenie zaległo ści podatkowej, odsetek 7* 92,00 Rozło Ŝenie zapłaty podatku na raty - - Odroczenie terminu płatno ści podatku - - Rozło Ŝenie na raty zapłaty zaległo ści podatkowej - - Odroczenie zapłaty zaległo ści podatkowej - -
* 7 decyzji na kwot ę 92,00 zł – osoby fizyczne.
2009 rok
Kwota obj ęta Ilo ść Rodzaj decyzji decyzjami wydanych decyzji (zł) Umorzenie zaległo ści podatkowej, odsetek 4* 59,00 Rozło Ŝenie zapłaty podatku na raty - - Odroczenie terminu płatno ści podatku - - Rozło Ŝenie na raty zapłaty zaległo ści podatkowej - - Odroczenie zapłaty zaległo ści podatkowej - -
* 3 decyzje na kwot ę 59,00 zł – osoby fizyczne. Ww. ulgi udzielane były w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym. Kontrolujący stwierdzili, Ŝe pozostałych ulg nie udzielano.
Sprawdzono wszystkie decyzje wydane przez Wójta Gminy Lipce Reymontowskie dotyczące umorzenia zaległości podatkowych i odsetek: 2008 rok
______56 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
decyzja nr Fn. 3113/1/08 z dnia 31 marca 2008 roku (umorzenie zaległości podatkowej I raty podatku za 2008 roku na kwotę 20,00 zł), decyzja nr Fn. 3113/2/08 z dnia 30 maja 2008 roku (umorzenie zaległości podatkowej II raty 2008 roku na kwotę 11,00 zł), decyzja nr Fn. 3113/3/08 z dnia 30 maja 2008 roku (umorzenie zaległości podatkowej II raty z 2008 roku na kwotę 14,00 zł), decyzja nr Fn. 3113/4/08 z dnia 30 września 2008 roku (umorzenie zaległości podatkowej III raty z 2008 roku na kwotę 15,00 zł), decyzja nr Fn. 3113/5/08 z dnia 30 września 2008 roku (umorzenie zaległości podatkowej III raty z 2008 roku na kwotę 14,00 zł), decyzja nr Fn. 3113/6/08 z dnia 30 września 2008 roku (umorzenie zaległości podatkowej III raty z 2008 roku na kwotę 6,00 zł), decyzja nr Fn. 3113/7/08 z dnia 28 listopada 2008 roku (umorzenie zaległości podatkowej IV raty z 2008 roku na kwotę 12,00 zł), 2009 rok decyzja nr Fn. 3113/1/09 z dnia 25 czerwca 2009 roku (umorzenie zaległości podatkowej II raty z 2009 roku na kwotę 20,00 zł), decyzja nr Fn. 3113/2/09 z dnia 30 października 2009 roku (umorzenie zaległości podatkowej III raty z 2009 roku na kwotę 20,00 zł), decyzja nr Fn. 3113/3/09 z dnia 30 listopada 2009 roku (umorzenie zaległości podatkowej IV raty z 2009 roku na łączną kwotę 14,00złzł), decyzja nr Fn. 3113/4/2009 z dnia 30 listopada 2009 roku (umorzenie zaległości podatkowej IV raty podatku na kwotę 5,00zł). W wyniku powyŜszego stwierdzono: wszystkie sprawy z wniosków podatników dotyczących umorzenia zaległości (odsetek), zostały załatwione w drodze decyzji zgodnie z art. 207 ustawy Ordynacja podatkowa, organ podatkowy przed wydaniem decyzji przeprowadził postępowanie wyjaśniające wymagane przepisami art. 122 i 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, wszystkie decyzje zawierały uzasadnienie faktyczne wymagane art. 210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa, umorzenia stosowano tylko do zaległości podatkowych, decyzje wydawał Wójt Gminy Lipce Reymontowskie. Testy dotyczące podatku od nieruchomości stanowią załącznik nr 24 do protokołu kontroli . Kontrolujący stwierdzili, Ŝe w okresie kontrolowanym i w latach wcześniejszych nie przeprowadzano kontroli podatkowych.
4) Podatek rolny
W 2008 roku podstawę do naliczania podatku rolnego stanowiła obniŜona uchwałą nr IX/50/07 Rady Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 29 listopada 2007 roku średnia cena skupu Ŝyta za 1q za okres pierwszych trzech kwartałów 2006 roku (Komunikat Prezesa GUS z dnia 17 października 2006 roku (M.P. Nr 74, poz. 745) – z kwoty 58,29 zł do kwoty 42,00 zł. Ww. uchwała została opublikowana w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 379 z dnia 14 grudnia 2007 roku, poz. 3611. Stawka podatku za 1 ha przeliczeniowy wyniosła 105,00 zł (42,00 zł x 2,5q = 105,00zł). W dniu 26 listopada 2008 roku Rada Gminy Lipce Reymontowskie podjęła uchwałę nr XVII/104/08 w sprawie obniŜenia ceny skupu Ŝyta dla potrzeb wymiaru podatku rolnego na 2009 rok, opublikowaną w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 375 z dnia 13 grudnia 2008 roku, poz. 3518. Zgodnie z ww. uchwałą podstawę do naliczenia
______57 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
podatku rolnego stanowiła obniŜona średnia cena skupu Ŝyta za 1 q za okres pierwszych trzech kwartałów 2007 roku (komunikat Prezesa GUS z dnia 17 października 2007 roku (M.P. nr 77, poz. 831) – z kwoty 55,80 zł do kwoty 40,00zł. Stawka podatku za 1 ha przeliczeniowy wyniosła 100,00 zł (40,00 zł x 2,5q = 100,00zł).
Podatek rolny od osób fizycznych
W 2008 roku wymiar podatku kształtował się w wysokości 205.299,00 zł, a w 2009 roku 195.939,00 zł. Z ewidencji podatkowej wynika, Ŝe w 2008 roku opodatkowano ogółem 1.123 podatników, a w 2009 roku 1.146 podatników. W 2008 roku plan w dziale 756 rozdz. 75616 § 0320 – podatek rolny od osób fizycznych wyniósł 215.000,00 zł, a wykonanie wynosiło 203.503,39 zł co stanowi 2,64% dochodów budŜetowych i 10,39% dochodów własnych. W 2009 roku plan w dziale 756 rozdz. 75616 § 0320 – podatek rolny od osób fizycznych wyniósł 200.000,00 zł, a wykonanie wynosiło 194.572,60 zł co stanowi 1,87% dochodów budŜetowych i 9,94% dochodów własnych. Kontrolą prawidłowości naliczania, poboru i ewidencji podatku za lata 2008 – 2009 objęto 10 losowo wybranych podatników (o numerach ewidencyjnych:(…) 6). Wysokość ustalonego przypisu i terminowość wpłat podatku rolnego obrazuje tabela stanowiąca załącznik nr 25 do protokołu kontroli. W wyniku kontroli dokumentów źródłowych stwierdzono: zastosowano prawidłowe stawki podatku rolnego, nakazy płatnicze doręczone zostały w terminie umoŜliwiającym terminową zapłatę I raty podatku, (…) 7 Podatek rolny od osób prawnych
Plan w dziale 756 rozdz. 75615 § 0320 – podatek rolny od osób prawnych wyniósł w 2008 roku 2.100,00 zł, a wykonanie 1.895,00 co stanowi 0,02% dochodów budŜetowych i 0,10% dochodów własnych. Plan w dziale 756 rozdz. 75615 § 0320 – podatek rolny od osób prawnych wyniósł w 2009 roku 1.900,00 zł, a wykonanie 1.677,00 zł co stanowi 0,02% dochodów budŜetowych i 0,09% dochodów własnych. Obowiązek świadczenia podatku rolnego w 2008 roku miało 5 jednostek – wymiar podatku wynosił 1.895,00 zł i w 2009 roku miało 5 jednostek – wymiar podatku wynosił 1.678,00 zł. Deklaracje podatkowe z prawidłowo naliczonym podatkiem złoŜyły wszystkie jednostki.
6 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
7 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 oraz § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______58 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Sprawdzono terminowość złoŜenia deklaracji podatkowych, prawidłowość naliczonego podatku oraz terminowość jego wpłaty u 5 podatników w 2008 roku i 5 podatników w 2009 roku i stwierdzono, Ŝe w 2008 i w 2009 roku wszystkie osoby prawne złoŜyły deklaracje terminowo. W 2008 i w 2009 roku wszystkie osoby prawne wpłaciły podatek terminowo. Przykładowe księgowanie podatku rolnego wpłaconego przelewem Podatek rolny w kwocie 48,00 zł wpłacony w dniu 17 lutego 2009 roku przez podatnika – poz. 2709 został zaksięgowany: W organie Wn 133 i Ma 901, W jednostce Wn 130 i Ma 221 – wpłata Wn 221 i Ma 750 – przypis Przykładowe księgowanie podatku rolnego wpłaconego do kasy Podatek rolny w kwocie 62,00 zł wpłacony w dniu 23 lutego 2009 roku przez podatnika – poz. 53/09 został zaksięgowany: W organie Wn 133 i Ma 901, W jednostce Wn 130 i Ma 221 – wpłata, Wn 221 i Ma 750 – przypis
Udzielone ulgi i zwolnienia w zakresie podatku rolnego (w szczególności ulga inwestycyjna i z tytułu nabycia gruntów)
2008 rok
Kwota Ilo ść decyzji Rodzaj decyzji ulgi lub zwolnienia (szt.) (zł) Ulga inwestycyjna - - Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów 5* 553,46 Ulga Ŝołnierska - - Umorzenie zaległo ści, odsetek 7* 753,00 Rozło Ŝenie na raty zapłaty podatku (zaległo ści) - - Odroczenie terminu zapłaty podatku (zaległo ści) - -
Uwaga – w przypadku ulg, zwolnie ń rozci ągaj ących si ę na kolejne lata podajemy skutki finansowe dla danego roku. Nie wpisujemy decyzji i ich skutków sprzed okresu obj ętego kontrol ą.
* 7 decyzji na kwot ę 753,00 zł – osoby fizyczne i 5 decyzji na kwot ę 553,46 zł – osoby fizyczne.
2009 rok
Kwota Ilo ść decyzji Rodzaj decyzji ulgi lub zwolnienia (szt.) (zł)
______59 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Ulga inwestycyjna - - Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów 2* 417,82 Ulga Ŝołnierska - - Umorzenie zaległo ści, odsetek 4* 600,00 Rozło Ŝenie na raty zapłaty podatku (zaległo ści) - - Odroczenie terminu zapłaty podatku (zaległo ści) - -
Uwaga – w przypadku ulg, zwolnie ń rozci ągaj ących si ę na kolejne lata podajemy skutki finansowe dla danego roku. Nie wpisujemy decyzji i ich skutków sprzed okresu obj ętego kontrol ą.
* 4 decyzje na kwot ę 600,00 zł – osoby fizyczne i 2 decyzje na kwot ę 417,00 zł – osoby fizyczne. Pozostałych ulg nie udzielano. Dokonano sprawdzenia następujących wydanych decyzji zwalniających podatników z płacenia podatku od zakupionych gruntów na okres 5 lat: 2008 rok decyzja nr 1/2008 z dnia 5 marca 2008 roku na kwotę 107,85 zł (2008 rok) i 123,25 zł (2009 rok), decyzja nr 2/2008 z dnia 28 marca 2008 roku na kwotę 43,65 zł (2008 rok) i 55,50 zł (2009 rok), decyzja nr 3/2008 z dnia 10 kwietnia 2008 roku na kwotę 269,73 zł (2008 rok) i 342,50 zł (2009 rok), decyzja nr 4/2008 z dnia 11 sierpnia 2008 roku na kwotę 76,23 zł (2008 rok) i 174,25 zł (2009 rok), decyzja nr 5/2008 z dnia 3 października 2008 roku na kwotę 56,00 zł (2008 rok) i 128,00 zł (2009 rok). 2009 rok decyzja nr 1/09 z dnia 14 stycznia 2009 roku na kwotę 152,50 zł, decyzja nr 2/09 z dnia 10 kwietnia 2009 roku na kwotę 265,32 zł. W wyniku powyŜszego stwierdzono, iŜ w aktach spraw znajdowały się: podania o zastosowanie zwolnienia z podatku, kserokopie aktów notarialnych dotyczących zakupionych gruntów, oświadczenia ubiegających się o zwolnienie z podatku, o stopniu pokrewieństwa ze sprzedającym grunty (art. 12 ust. 5 ustawy o podatku rolnym), decyzje Wójta Gminy Lipce Reymontowskie lub osoby przez niego upowaŜnionej w sprawie zwolnienia nabytych w drodze kupna gruntów z podatku rolnego na okres 5 lat – decyzje wydane zgodnie z art. 13d ust. 3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 1993 roku, Dz. U. nr 94, poz. 431 ze zm., tekst jednolity z 2006 roku, Dz. U. nr 136, poz. 969 ze zm). Sprawdzono następujące decyzje dotyczące umorzenia zaległości podatkowych: 2008 rok decyzja nr Fn. 3113/1/08 z dnia 31 marca 2008 roku (umorzenie zaległości podatkowej I raty podatku z 2008 roku na kwotę 89,00 zł), decyzja nr Fn. 3113/2/08 z dnia 30 maja 2008 roku (umorzenie zaległości podatkowej II raty 2008 roku na kwotę 200,00 zł), decyzja nr Fn. 3113/3/08 z dnia 30 maja 2008 roku (umorzenie zaległości podatkowej II raty z 2008 roku na kwotę 162,00 zł), decyzja nr Fn. 3113/4/08 z dnia 30 września 2008 roku (umorzenie zaległości podatkowej III raty z 2008 roku na kwotę 78,00 zł), decyzja nr Fn. 3113/5/08 z dnia 30 września 2008 roku (umorzenie zaległości podatkowej III raty z 2008 roku na kwotę 58,00 zł),
______60 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
decyzja nr Fn. 3113/6/08 z dnia 30 września 2008 roku (umorzenie zaległości podatkowej III raty z 2008 roku na kwotę 109,00 zł), decyzja nr Fn. 3113/7/08 z dnia 28 listopada 2008 roku (umorzenie zaległości podatkowej IV raty z 2008 roku na kwotę 57,00 zł). 2009 rok decyzja nr Fn. 3113/1/09 z dnia 25 czerwca 2009 roku (umorzenie zaległości podatkowej II raty z 2009 roku na kwotę 147,00 zł), decyzja nr Fn. 3113/2/09 z dnia 30 października 2009 roku (umorzenie zaległości podatkowej III raty z 2009 roku na kwotę 147,00 zł), decyzja nr Fn. 3113/3/09 z dnia 30 listopada 2009 roku (umorzenie zaległości podatkowej IV raty z 2009 roku na łączną kwotę 203,00złzł), decyzja nr Fn. 3113/4/2009 z dnia 30 listopada 2009 roku (umorzenie zaległości podatkowej IV raty podatku na kwotę 103,00zł). W wyniku powyŜszego stwierdzono: wszystkie sprawy z wniosków podatników dotyczących umorzenia zaległości (odsetek), zostały załatwione w drodze decyzji zgodnie z art. 207 ustawy Ordynacja podatkowa, organ podatkowy przed wydaniem decyzji przeprowadził postępowanie wyjaśniające wymagane przepisami art. 122 i 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, wszystkie decyzje zawierały uzasadnienie faktyczne wymagane art. 210 § 4 ustawy Ordynacja podatkowa, umorzenia stosowano tylko do zaległości podatkowych, decyzje wydawał Wójt Gminy Lipce Reymontowskie lub osoby przez niego upowaŜnione.
5) Podatek od środków transportowych
W 2008 roku obowiązywała uchwała nr IX/52/07 Rady Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 29 listopada 2007 roku w sprawie określenia stawek podatku od środków transportowych. W dniu 30 listopada 2007 roku ww. uchwałę przekazano do RIO w Łodzi Zespół Zamiejscowy w Skierniewicach. Uchwała została opublikowana w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 379, poz. 3613 z 14 grudnia 2007 roku. Zgodnie z wymienioną powyŜej uchwałą, zostały zwolnione z podatku środki transportowe przeznaczone do celów przeciwpoŜarowych i słuŜące do wykonywania zadań statutowych gminy z wyjątkiem określonych w art. 8 pkt 2, 4 i 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Zwolnione równieŜ zostały autobusy wykorzystywane dla realizacji zadań w zakresie oświaty, wychowania i kultury. Uchwałą nr XVII/107/08 Rady Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 26 listopada 2008 roku w sprawie określenia stawek podatku od środków transportowych, określono wysokość rocznych stawek podatku od środków transportowych na 2009 rok obowiązujących na terenie gminy. W dniu 1 grudnia 2008 roku wymienioną powyŜej uchwałę przekazano do RIO w Łodzi Zespół Zamiejscowy w Skierniewicach. Uchwała została opublikowana w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 375, poz. 3521 z 13 grudnia 2007 roku. W dniu 26 listopada 2008 roku Rada Gminy Lipce Reymontowskie uchwałą nr XVII/108/08 w sprawie zwolnień w podatku od środków transportowych, opublikowaną w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 375, poz. 3522 z 13 grudnia 2007 roku, zwolniła z podatku autobusy wykorzystywane dla realizacji zadań w zakresie oświaty, wychowania i kultury. Uchwałę przekazano do RIO w Łodzi Zespół Zamiejscowy w Skierniewicach w dniu 1 grudnia 2008 roku. W toku kontroli stwierdzono, Ŝe gmina otrzymuje ze Starostwa Powiatowego w Skierniewicach informacje podatkowe dotyczące zaistniałych zmian w stanie pojazdów.
______61 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Ostatnie ww. informacje otrzymano w dniu 10 lutego 2010 roku za okres od 1 stycznia 2010 roku do 31 stycznia 2010 roku. Zmiany dotyczą 3 osób.
Podatek od środków transportowych – osoby fizyczne
Plan w dziale 756 rozdz. 75616 § 0340 – ogółem podatek od środków transportowych od osób fizycznych wyniósł w 2008 roku 85.000,00 zł, a wykonanie 96.828,50 zł co stanowi 1,26% dochodów budŜetowych i 4,95% dochodów własnych. Plan w dziale 756 rozdz. 75616 § 0340 – ogółem podatek od środków transportowych od osób fizycznych wyniósł w 2009 roku 98.000,00 zł, a wykonanie 98.169,00 zł co stanowi 0,94% dochodów budŜetowych i 5,02% dochodów własnych. Z ewidencji podatkowej wynika, Ŝe podatkiem objęto w 2008 roku 23 podatników (80 pojazdów), w 2009 roku 24 podatników (84 pojazdów). Wymiar podatku na 2008 rok wynosił 99.870,50 zł, a na 2009 rok 101.444,00zł. Kontrolą objęto poprawność zastosowania stawek podatku, terminowość oraz powszechność opodatkowania dla losowo wybranych pojazdów w latach 2008 – 2009. Pobrana do kontroli próba wynosi 43% – podatnicy i 20% – pojazdy w 2008 roku tj. 10 podatników – 16 pojazdów i w 2009 roku – 10 podatników 16 pojazdów. Sprawdzono, terminowość składania deklaracji podatkowych i stwierdzono, Ŝe wszystkie osoby w badanej próbie złoŜyły deklaracje terminowo. Kontrolujący stwierdzili, iŜ stawki zastosowane przez podatników w latach 2008 – 2009 były zgodne ze stawkami uchwalonymi przez Radę Gminy Lipce Reymontowskie. Zgodność zastosowanych stawek ze stawkami uchwalonymi przez Radę Gminy w wybranej próbie podatników w latach 2008 – 2009 oraz wysokość przypisu i terminowość wpłat rat podatku przez podatników w wybranej próbie obrazuje tabela stanowiąca załącznik nr 26 do protokołu kontroli. W 2008 roku w badanej próbie 1 podatnik nieterminowo wpłacił I ratę podatku na łączną kwotę 2.898,50 zł. Opóźnienie wynosiło 5 dni. Od nieterminowej wpłaty pobrano odsetki w kwocie 9,00 zł. Nieterminowo wpłaciło II ratę podatku na łączną kwotę 7.322,50 zł 8 podatników. Od nieterminowych wpłat pobrano odsetki w łącznej kwocie 46,00 zł od 3 podatników. Od 5 podatników nie pobrano odsetek na podstawie art. 54 § 1 pkt 5 ustawy Ordynacja podatkowa. W 2009 roku w badanej próbie 5 podatników wpłaciło nieterminowo I ratę podatku na łączną kwotę 5.725,00 zł. Od nieterminowych wpłat pobrano odsetki w łącznej kwocie 19,00 zł od 2 podatników. Od 3 podatników nie pobrano odsetek na podstawie art. 54 § 1, pkt 5 ustawy Ordynacja podatkowa. Nieterminowo wpłaciło II ratę podatku na łączną kwotę 1.870,00 zł 3 podatników. Od nieterminowej wpłaty pobrano odsetki w kwocie 7,00 zł od 1 podatnika. Od 2 podatników nie pobrano odsetek na podstawie art. 54 § 1 pkt 5 ustawy Ordynacja podatkowa. Podatek od środków transportowych – osoby prawne
W 2008 roku nie planowano i nie uzyskano dochodów z podatku od środków transportowych od osób prawnych. W 2008 roku osoby prawne nie występowały. Plan w dziale 756 rozdz. 75615 § 0340 – podatek od środków transportowych od osób prawnych wyniósł w 2009 roku 10.150,00 zł, a wykonanie 10.753,00 zł co stanowi 0,10% dochodów budŜetowych i 0,55% dochodów własnych. Na terenie Gminy Lipce Reymontowskie w 2008 roku osoby prawne nie występowały, a w 2009 roku funkcjonowało 3 podatników (11 pojazdów). Wymiar wymienionego powyŜej podatku w 2009 roku wynosił 10.753,00 zł.
______62 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
W 2009 roku wszystkie osoby prawne złoŜyły deklaracje podatkowe w obowiązującym terminie. Kontrolujący stwierdzili, iŜ stawki zastosowane przez podatnika w 2009 roku były zgodne ze stawkami uchwalonymi przez Radę Gminy Lipce Reymontowskie. Zgodność stawek zastosowanych przez podatników (osoby prawne) ze stawkami uchwalonymi przez Radę Gminy Lipce Reymontowskie w 2009 roku oraz wysokość przypisu i terminowość wpłat rat podatku przez podatnika w wybranej próbie obrazuje tabela stanowiąca załącznik nr 27 do protokołu kontroli. Testy dotyczące podatku od środków transportowych stanowią załącznik nr 27 do protokołu kontroli. W 2009 roku w badanej próbie 1 podatnik wpłacił podatek w kwocie 241,00 zł za przyczepę nieterminowo. Opóźnienie wynosiło 1 miesiąc. Od nieterminowej wpłaty nie pobrano odsetek na podstawie art. 54 § 1 pkt 5 ustawy Ordynacja podatkowa. Przykładowe księgowanie podatku od środków transportowych wpłaconego przelewem Podatek od środków transportowych w kwocie 5.093,00,00 zł wpłacony w dniu 16 lutego 2009 roku przez podatnika – poz. 8, został zaksięgowany: W organie Wn 133 i Ma 901, W jednostce Wn 130 i Ma 221 – wpłata Wn 221 i Ma 750 – przypis Przykładowe księgowanie podatku od środków transportowych wpłaconego do kasy Podatek od środków transportowych w kwocie 1.530,00 zł wpłacony w dniu 16 lutego 2009 roku przez podatnika – poz. 16, został zaksięgowany: W organie Wn 133 i Ma 901, W jednostce Wn 130 i Ma 221 – wpłata, Wn 221 i Ma 750 – przypis Udzielone ulgi w zakresie podatku od środków transportowych (np. umorzenie zaległości, rozłoŜenie na raty, odroczenie terminu płatności)
2008 rok
Ilo ść Kwota Rodzaj decyzji wydanych decyzji obj ęta decyzjami (szt.) (zł) Umorzenie zaległo ści podatkowej, odsetek - - Rozło Ŝenie zapłaty podatku na raty - - Odroczenie terminu płatno ści podatku - - Rozło Ŝenie na raty zapłaty zaległo ści podatkowej - - Odroczenie zapłaty zaległo ści podatkowej - -
2009 rok
______63 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Ilo ść Kwota Rodzaj decyzji wydanych decyzji obj ęta decyzjami (szt.) (zł) Umorzenie zaległo ści podatkowej, odsetek - - Rozło Ŝenie zapłaty podatku na raty - - Odroczenie terminu płatno ści podatku - - Rozło Ŝenie na raty zapłaty zaległo ści podatkowej - - Odroczenie zapłaty zaległo ści podatkowej - - W okresie kontrolowanym i w latach wcześniejszych nie udzielano ulg w podatku od środków transportowych.
6) Opłata targowa
W okresie kontrolowanym obowiązywała uchwała nr XXXIV Rady Lipce Reymontowskie z dnia 23 października 2006 roku w sprawie określenia zasad ustalania i poboru oraz terminów płatności i wysokości stawek opłaty targowej, zarządzenia jej poboru w drodze inkasa, określania inkasentów i wysokości wynagrodzenia za inkaso. W 2008 roku wpływy dochodów z opłaty targowej wynosiły 11.701,00 zł tj. nie przekraczają 0,6% dochodów własnych gminy, a w 2009 roku 10.864,00 zł tj. 0,57% dochodów własnych gminy. Z uwagi na znikome ww. dochody ( nie przekraczają 0,6% dochodów własnych) występujące w latach 2008 – 2009, kontrolujący odstąpili od kontroli dochodów uzyskanych z opłaty targowej.
7) Terminowo ść podejmowania czynno ści windykacyjnych w odniesieniu do zaległo ści podatkowych
2008 rok
Tytuły Kwota Kwota Upomnie Tytuły Kwota Upomnienia wykonaw Kwota wyegzekwowanych zaległo ści na nia wykonawcze Rodzaj odsetek cze wyegzekwo zaległo ści koniec roku (z podatku naliczona na wanych uwzgl ędnieniem koniec roku odsetek lat ubiegłych) Ilo ść Warto ść Ilo ść Warto ść
Podatek od nieruchomo ści – 2.026,00 4.555,69 55 6.520,19 27 3.711.19 132,28 3.115,19 osoby fizyczne* Podatek od nieruchomo ści – ------osoby prawne Podatek rolny – 217,00 1.956,50 55 6.520,19 27 3.711.19 132,28 3.115,19 osoby fizyczne Podatek rolny – ------osoby prawne Podatek od środków ------transportowych – - osoby prawne
______64 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Podatek od środków 230,13 3.277,00 3 6.553,00 1 1.190,00 64,20 6.553,00 transportowych – osoby fiz.
* Warto ść upomnie ń w poszczególnych podatkach obejmuje kwot ę zaległo ści bie Ŝą cych i z lat poprzednich z uwagi na takie mo Ŝliwo ści programu komputerowego. 2009 rok
Kwota Tytuły Kwota Upomnie Tytuły Kwota zaległo ści na Upomnienia wykonaw Kwota Rodzaj odsetek nia wykonawcze wyegzekwo koniec roku (z cze wyegzekwowanych podatku naliczona na wanych uwzgl ędnieniem zaległo ści koniec roku odsetek lat ubiegłych) Ilo ść Warto ść Ilo ść Warto ść
Podatek od nieruchomo ści – 2.446,00 4.363,98 65 7.967,00 29 4.211,00 59,48 2.621,52 osoby fizyczne* Podatek od nieruchomo ści – ------osoby prawne Podatek rolny – 267,00 2.384,30 65 7.967,00 29 4.211,00 59,48 2.621,52 osoby fizyczne Podatek rolny – ------osoby prawne Podatek od środków ------transportowych – - osoby prawne 2.104,00 Podatek od odpis kwoty 276,00 z ł środków 3.277,00 2 2.380,00 1 1.190,00 23,00 z uwagi na czasowe transportowych – 56,00 wyrejestrowanie osoby fiz. przyczepy
* Warto ść upomnie ń w poszczególnych podatkach obejmuje kwot ę zaległo ści bie Ŝą cych i z lat poprzednich z uwagi na takie mo Ŝliwo ści programu komputerowego. W jednostce prowadzona ewidencja upomnień i tytułów wykonawczych spełniała wymogi określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 ze zm.). Zgodnie z załącznikiem nr 3 § 4 ust. 3 cytowanego wyŜej rozporządzenia ewidencja upomnień i tytułów wykonawczych zawierała numer ewidencyjny upomnienia, datę jego wystawienia, nr konta zobowiązanego, nazwę i adres zobowiązanego, rodzaj, okres i kwotę naleŜności oraz datę doręczenia upomnienia. Ewidencja tytułów wykonawczych była i nadal jest prowadzona zgodnie z § 7 ust. 2 ww. rozporządzenia wg wzoru określonego w załączniku nr 8 do rozporządzenia. Dane zamieszczone w powyŜej wymienionych tabelach zostały opracowane na podstawie zestawienia sald zaległości i nadpłat, ewidencji upomnień i tytułów wykonawczych oraz rejestrów wymiarowych. Windykacja zaległości w podatku rolnym i od nieruchomości od osób fizycznych przestawiona została w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym. Jak wynika z ww. tabeli zaległości w podatku od nieruchomości od osób fizycznych w 2009 roku uległy zmniejszeniu w stosunku do 2008 roku o kwotę 191,71 zł. Natomiast zaległości w podatku rolnym od osób fizycznych w 2009 roku zwiększyły się o kwotę 427,80zł w stosunku do zaległości, które wystąpiły w 2008 roku. Zaległości w podatku rolnym i od nieruchomości od osób prawnych w okresie kontrolowanym nie wystąpiły.
______65 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Zaległości w podatku od środków transportowych od osób fizycznych w 2009 roku nie zwiększyły się w stosunku do zaległości występujących w 2008 roku. Zaległości w podatku od środków transportowych od osób prawnych w 2008 i 2009 roku nie wystąpiły. Windykacja podatku od nieruchomości – osoby fizyczne Zaległość w podatku od nieruchomości od osób fizycznych na 31 grudnia 2008 roku wynosiła 4.555,69 zł , a na dzień 31 grudnia 2009 roku wynosiła 4.363,98 zł . Sprawdzono windykację I raty podatku za 2008 rok u podatników w wybranej próbie (…) 8 i stwierdzono, Ŝe terminowo wysyłano upomnienia i tytuły wykonawcze. Na skutek wysłanych upomnień wyegzekwowano zaległości w łącznej kwocie 833,00 zł, a w przypadku wysłanych tytułów wykonawczych 435,00 zł. Nie wyegzekwowano zaległości w kwocie 149,00 zł od 1 podatnika. Sprawdzono windykację II raty podatku za 2009 rok u podatników w wybranej próbie (…) 9 i stwierdzono, Ŝe terminowo wysyłano upomnienia i tytuły wykonawcze. Na skutek wysłanych upomnień wyegzekwowano zaległości w łącznej kwocie 1.047,00 zł, a w przypadku wysłanych tytułów wykonawczych 357,00 zł. Nie wyegzekwowano zaległości w łącznej kwocie 465,00 zł od 3 podatników. Windykację I raty za 2008 rok i II raty za 2009 rok podatku od nieruchomości od osób fizycznych przedstawiono w tabeli stanowiącej załącznik nr 28 do protokołu kontroli. Sprawdzono windykację podatku od nieruchomości u największych dłuŜników i stwierdzono: (…) 10 Windykacja podatku rolnego – osoby fizyczne Zaległość w podatku od nieruchomości od osób fizycznych na 31 grudnia 2008 roku wynosiła 1.956,50 zł , a na dzień 31 grudnia 2009 roku wynosiła 2.384,00 zł . PowyŜej wymienioną windykację opisano w windykacji podatku od nieruchomości – osoby fizyczne, poniewaŜ windykacja zaległości w podatku rolnym i od nieruchomości od osób fizycznych prowadzona była w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym. Windykacja podatku od środków transportowych – osoby fizyczne
8 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
9 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
10 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______66 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Zaległość w podatku od nieruchomości od osób fizycznych na 31 grudnia 2008 roku wynosiła 3.277,00 zł , a na dzień 31 grudnia 2009 roku wynosiła 3.277,00 zł . Sprawdzono windykację I i II raty podatku za 2008 rok u 2 wybranych podatników i stwierdzono, Ŝe terminowo wysyłano upomnienia i tytuły wykonawcze. Na skutek wysłanych upomnień wyegzekwowano zaległości w łącznej kwocie 5.363,00 zł, a w przypadku wysłanych tytułów wykonawczych 1.190,00 zł. Sprawdzono windykację I i II raty podatku za 2009 rok u 1 podatnika i stwierdzono, Ŝe terminowo wysyłano upomnienia i tytuł wykonawczy. Na skutek wysłanego upomnienia wyegzekwowano zaległość w kwocie 1.190,00 zł, i w przypadku wysłanego tytułu wykonawczego 1.190,00 zł. Windykację I i II raty podatku za 2008 i 2009 rok od środków transportowych od osób fizycznych przedstawiono w tabeli stanowiącej załącznik nr 29 do protokołu kontroli. Sprawdzono windykację podatku od nieruchomości u największego dłuŜnika i stwierdzono, (…) 11 Wyjaśnienie Wójta Gminy Jerzego Czerwińskiego w powyŜszej sprawie stanowi załącznik nr 30 do protokołu kontroli. Kserokopie: postanowienia Sądu Rejonowego w Brzezinach oraz pisma z dnia 23 września 2009 roku stanowi „akta kontroli strony 45 48 ” . Zaległości w podatku rolnym i od nieruchomości od osób prawnych nie wystąpiły.
2. DOCHODY Z MAJ ĄTKU
2.1. Dochody z tytułu sprzeda Ŝy nieruchomo ści
Dochody ze sprzedaŜy nieruchomości lub ich części (w tym lokali) 2008 rok 2009 rok Plan po Plan po Plan Wykonanie Plan Wykonanie zmianach zmianach 300.000,00 300.000,00 300.000,00 300.000,00 W budŜecie Gminy Lipce Reymontowskie w okresie kontrolowanym zaplanowano dochody w kwocie 300.000,00 zł, jednak sprzedaŜ zaplanowanych nieruchomości nie doszła do skutku. Ostatnia sprzedaŜ 2 nieruchomości (działka nr 324 o powierzchni 0,19 ha – KW nr 18302 połoŜona w miejscowości Drzewce i działka nr 121/1 o powierzchni 0,22 ha – KW nr 21626 połoŜona w miejscowości Chlebów) została dokonana w 2005 roku i była objęta kontrolą kompleksową przeprowadzoną przez inspektora RIO w Łodzi w czasie od 20 marca 2006 roku do 19 czerwca 2006 roku.
11 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______67 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
W czasie postępowania kontrolnego stwierdzono, iŜ Rada Gminy Lipce Reymontowskie nie skorzystała z moŜliwości określenia zasad nabywania, zbywania i obciąŜania oraz ich wydzierŜawiania lub wynajmowania komunalnych nieruchomości na okres dłuŜszy niŜ 3 lata – art. 18, ust. 2, pkt 9 lit ”a” ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 142, poz. 1591 ze zm.). Rada Gminy kaŜdorazowo podejmuje uchwały w razie potrzeby. Uchwałą nr XVII/100/08 z dnia 26 listopada 2008 roku Rada Gminy Lipce Reymontowskie uchwaliła Wieloletni Program Gospodarowania Mieszkaniowym Zasobem Gminy na lata 2008 – 2012, który zawiera równieŜ zasady polityki czynszowej.
2.2. Dochody z tytułu u Ŝytkowania wieczystego nieruchomo ści, uŜytkowania, zarz ądu
Dochody z uŜytkowania wieczystego nieruchomości, uŜytkowania, zarządu 2008 rok 2009 rok Plan po Plan po Plan Wykonanie Plan Wykonanie zmianach zmianach 100,00 100,00 125,07 100,00 100,00 102,51 W budŜecie gminy na 2008 rok zaplanowano dochody z tytułu uŜytkowania wieczystego i zarządu nieruchomości w dziale 700 – Gospodarka mieszkaniowa, w rozdziale 70005 – Gospodarka gruntami i nieruchomościami w § 0470 – wpływy opłat za zarząd uŜytkowanie i uŜytkowanie wieczyste nieruchomości w kwocie 100,00 zł i wykonano plan w kwocie 102,51 zł. Na 2009 roku zaplanowano dochody w ww. dziale, rozdziale i paragrafie w kwocie 100,00 zł i uzyskano kwotę 102,51 zł. W toku kontroli stwierdzono, Ŝe uzyskaną kwotę 102,51 zł z tytułu wieczystego uŜytkowania nieruchomości sklasyfikowano w 2009 roku w § 075, co było niezgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. nr 107, poz. 726 ze zm). Ostatnio oddano w wieczyste uŜytkowanie nieruchomość (grunty komunalne połoŜone w miejscowości Chlebów o nr ewidencyjnym 65/1 o powierzchni 469 m i 65/3 o powierzchni 334 m – KW nr 18285 oraz grunty połoŜone w miejscowości Lipce Reymontowskie o nr ewidencyjnym 793/5 o powierzchni 296 m KW 18285) w 2004 roku i była ona objęta kontrolą kompleksową przeprowadzoną przez inspektora RIO w Łodzi w czasie od 20 marca 2006 roku do 19 czerwca 2006 roku. Sprawdzono terminy dokonanych wpłat w 2008 i 2009 roku za wieczyste uŜytkowanie ww. nieruchomości i stwierdzono, Ŝe opłaty w łącznej kwocie 102,51 zł + 22% podatek VAT 125,07 zł dokonywane były terminowo. Zaległości w ww. płatnościach nie występowały.
2.3. Dochody z tytułu najmu i dzier Ŝawy nieruchomo ści
Dochody z najmu i dzierŜawy składników majątkowych 2008 rok 2009 rok
______68 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Plan po Plan po Plan Wykonanie Plan Wykonanie zmianach zmianach 187.147,00 187.147,00 181.807,99 165.664,00 165.664,00 176.575,62 PowyŜej wymienione dochody zostały sklasyfikowane w budŜecie w dziale: 400 rozdział 40002 § 075, 700 rozdział 70005 § 075, 800 rozdział 80101 § 075, 800 rozdział 80195 § 075, 800 rozdział 85195 § 075. DzierŜawy W okresie kontrolowanym obowiązywało 5 umów dzierŜawy gruntów. W 2008 roku zawarto 5 (w tym umowa zawarta na okres 1 roku wygasła z dniem 31 kwietnia 2009 roku) umów dzierŜawy gruntów rolnych, a w 2009 roku zawarto 1 umowę dzierŜawy. Sprawdzono umowy zawarte w 2008 i 2009 roku i stwierdzono, Ŝe umowy zawarte były na okres od 1 roku do 3 lat. Wszystkie powyŜej zawarte umowy dzierŜawy wydzierŜawione były ich dotychczasowym dzierŜawcom na podstawie uchwał Rady Gminy Lipce Reymontowskie nr: XII/83/08 z dnia 30 kwietnia 2008 roku w sprawie wyraŜenia zgody na wydzierŜawienie nieruchomości dotychczasowym dzierŜawcom i nr XX/124/09 z dnia 29 kwietnia 2009 roku w sprawie wyraŜenia zgody na wydzierŜawienie nieruchomości. Umowy określały: czas trwania umowy dzierŜawy, przeznaczenie dzierŜawionych gruntów (cele rolnicze i usługi), naleŜny czynsz i termin jego wpłaty (w przypadku nieterminowego regulowania naleŜności naliczano odsetki). Ponadto kontrolujący stwierdzili: stawki czynszów gruntów oddawanych w dzierŜawę na cele rolnicze, ustalane były przez Wójta Gminy Lipce Reymontowskie w wysokości połowy dopłat obszarowych do gruntów rolnych otrzymanych przez dzierŜawcę do nieruchomości będącej przedmiotem niniejszej umowy, wysokość stawek czynszów dotyczących gruntów oddanych w dzierŜawę na cele usługowe, ustalane były przez Wójta Gminy w zaleŜności od powierzchni dzierŜawionych gruntów, umowy na dzierŜawę gruntów z przeznaczeniem innym niŜ rolnicze, zawierały klauzulę dotyczącą moŜliwości waloryzowania czynszu aneksem do zawartej umowy, przed kaŜdorazowym wydzierŜawieniem nieruchomości, sporządzane były wykazy nieruchomości przeznaczonych do oddania w dzierŜawę. Skontrolowano dokonywanie wpłat czynszu dzierŜawnego przez osoby, z którymi zawarto umowy wymienione powyŜej i stwierdzono: Czynsz miesięczny W 2008 roku 1 osoba wpłaciła z opóźnieniem czynsz dzierŜawny za miesiące: wrzesień, październik i listopad. Od nieterminowych wpłat pobrano odsetki w łącznej kwocie 1,50 zł. W 2009 roku 1 osoba wpłaciła nieterminowo czynsz za miesiąc wrzesień i październik, gdzie pobrano odsetki za zwłokę w łącznej kwocie 14,84 zł i 1 osoba wpłaciła czynsz nieterminowo za miesiące: marzec, lipiec i wrzesień. Od nieterminowej wpłaty pobrano odsetki w łącznej kwocie 1,70 zł. Czynsz roczny W 2008 roku wszystkie osoby wpłaciły czynsz terminowo. W 2009 roku 1 osoba wpłaciła czynsz w kwocie 870,34 zł nieterminowo tj. z opóźnieniem 6 miesięcznym. Od
______69 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
nieterminowej wpłaty nie pobrano odsetek. Z uwagi na to, Ŝe w umowie kwota czynszu dzierŜawnego, została ustalona jako połowa dopłat obszarowych do gruntów rolnych otrzymywanych przez dzierŜawcę, podatnik nie mógł wpłacić terminowo czynszu, poniewaŜ ww. dopłatę otrzymał z opóźnieniem tj. w miesiącu grudniu 2009 roku i natychmiast uregulował czynsz. Wyjaśnienie w sprawie nieterminowo wpłaconego czynszu stanowi załącznik nr 31 do niniejszego protokołu. Zaległości z tytułu dzierŜawy gruntów na dzień 31 grudnia 2009 roku nie wystąpiły. Przykładowe księgowanie wpłaconego do kasy czynszu dzierŜawnego Czynsz najmu w kwocie 104,34 zł wpłacony w dniu 11 grudnia 2009 roku przez dzierŜawcę – poz. 2, został zaksięgowany: W organie Wn 133 i Ma 901, W jednostce Wn 130 i Ma 221 – 4 – 3 – wpłata, Wn 221– 4 – 3 i Ma 750 – przypis. Dokumentację spraw związanych z zawieraniem umów dzierŜawy prowadzi Katarzyna Dziuda zatrudniona w Urzędzie Gminy na stanowisku inspektora w Referacie Rozwoju i Promocji. Najem W okresie kontrolowanym obowiązywało 8 umów najmu lokali uŜytkowych i 6 umów najmu lokali mieszkalnych wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Lipce Reymontowskie, zawartych w latach 1988 – 2009. W 2008 roku zawarto 3 umowy, a w 2009 roku 2 umowy najmu lokali uŜytkowych. Natomiast w 2008 roku zawarto 1 umowę najmu lokalu mieszkalnego. W 2009 roku nie zawierano umów najmu lokali mieszkalnych. Sprawdzono 2 umowy najmu lokali uŜytkowych zawarte w 2009 roku i stwierdzono, Ŝe umowy określały min.: czas trwania umowy najmu – czas oznaczony (3 lata), przeznaczenie oddanego w najem lokalu mieszkalnego – usługi lekarsko – weterynaryjne oraz w celu prowadzenia kawiarni, naleŜny czynsz i termin jego wpłaty – płatny w terminie: 7 dni od daty otrzymania faktury od Wynajmującego (usługi lekarsko – weterynaryjne), z góry do 15 kaŜdego miesiąca w kasie Urzędu Gminy Lipce Reymontowskie lub na konto Urzędu Gminy w Lipcach Reymontowskich (prowadzenie kawiarni), - czynsze najmu przed podpisaniem umów, były negocjowane przez Wójta Gminy. Wymienione powyŜej lokale wynajęte zostały ich dotychczasowym najemcom na podstawie uchwał: nr XIX/116/09 Rady Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 18 marca 2009 roku (dotyczy lokalu na prowadzenie kawiarni) i nr XX/125/09 Rady Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 29 kwietnia 2009 roku (dotyczy usług lekarsko – weterynaryjnych). W obydwu przypadkach sporządzono wykazy nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem. Wykazy te zostały wywieszone na okres 21 dni na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy Lipce Reymontowskie oraz ogłoszone na stronie internetowej Urzędu Gminy. Natomiast informacje o wykazach nieruchomości nie podano do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej, czym naruszono w części art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Sprawdzono wpłaty dokonane przez osoby, z którymi zawarto ww. umowy i stwierdzono, Ŝe osoba najmująca lokal na prowadzenie kawiarni oraz najmujący lokal na prowadzenie
______70 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
usług lekarsko – weterynaryjnych czynsz uiszczali terminowo tj. zgodnie z zawartą umową. Sprawdzono umowę najmu lokalu mieszkalnego zawartą w 2008 roku i stwierdzono, Ŝe umowa określała min.: czas trwania umowy najmu – czas nieokreślony, przeznaczenie oddanego w najem lokalu mieszkalnego – cel mieszkalny, naleŜny czynsz i termin jego wpłaty – płatny do dnia 10 kaŜdego miesiąca – czynsz ustalony na podstawie zarządzeń: nr 1/2004 Wójta Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 9 stycznia 2004 roku w sprawie określenia stawek czynszu za najem lokali mieszkalnych wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Lipce Reymontowskie i nr 1/2009 Wójta Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 15 stycznia 2009 roku w sprawie określenia stawek czynszu najmu w lokalach mieszkalnych stanowiących mieszkaniowy zasób Gminy Lipce Reymontowskie, naliczanie odsetek w przypadku nieterminowego regulowania naleŜności, zmiany czynszów na zasadach określonych w art. 9 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie kodeksu cywilnego (Dz. U. nr 71, poz.733 ze zm., tekst jednolity z 2005 roku Dz. U. nr 31, poz. 266 ze zm.). Dokumentację spraw związanych z zawieraniem umów najmu prowadzi Sylwia Bednarek zatrudniona w Urzędzie Gminy na stanowisku inspektora w Referacie Rozwoju i Promocji. Dokonano kontroli wpłat czynszu za wynajęte lokale mieszkalne wg umów: (…) 12 Kontrolujący stwierdzili, Ŝe zaległości z tytułu najmu na 31 grudnia 2009 roku wynosiły 1.296,65 zł i dotyczyły: (…) 13 Windykację naleŜności z tytułu najmu i dzierŜaw prowadzi Marianna Durka zatrudniona na stanowisku inspektora. Przykładowe księgowanie wpłaconego do kasy czynszu za najem lokalu uŜytkowego (Weterynaryjna Spółka Cywilna) Czynsz najmu w kwocie 91,80 zł wpłacony w dniu 23 lutego 2009 roku przez najemcę – poz. 4, został zaksięgowany: W organie Wn 133 i Ma 901, W jednostce Wn 130 i Ma 221 – 4 – 2 – wpłata, Wn 221– 4 – 2 i Ma 750 – przypis.
12 Wył ączono dane osobowe ze wzgl ędu na prywatno ść osoby fizycznej - podstawa wył ączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wył ączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 13 Wył ączono dane osobowe ze wzgl ędu na prywatno ść osoby fizycznej - podstawa wył ączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wył ączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______71 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Przykładowe księgowanie wpłaconego przelewem czynszu za najem lokalu uŜytkowego (Apteka) Czynsz najmu w kwocie 1.756,87 zł wpłacony w dniu 31 marca 2009 roku przez najemcę – poz. 6, został zaksięgowany: W organie Wn 133 i Ma 901, W jednostce Wn 130 i Ma 221 – 4 – 2 – wpłata, Wn 221– 4 – 2 i Ma 750 – przypis.
Test dotyczący nieruchomości oddanych w najem i dzierŜawę stanowi załącznik nr 32 do protokołu kontroli.
2.4. Nabywanie nieruchomo ści
W dniu 19 marca 2008 roku uchwałą nr XI/77/08 Rada Gminy Lipce Reymontowskie wyraziła zgodę na nabycie w drodze darowizny na rzecz Gminy Lipce Reymontowskie niezabudowanych nieruchomości (21 działek) połoŜonych w obrębie ewidencyjnym Wola Drzewiecka. W związku z przejęciem ww. nieruchomości w dniu 21 października 2008 roku pomiędzy Skarbem Państwa reprezentowanym przez Starostę Skierniewickiego a Wójtem Gminy Lipce Reymontowskie, został spisany protokół uzgodnień. Nieruchomości przejęto na podstawie aktu notarialnego Repertorium A nr 1207/2009 z dnia 8 kwietnia 2009 roku. Przejęte działki o wartości 26.403,40 zł wprowadzono na stan majątku Gminy na podstawie dowodu OT nr 5/09 z dnia 30 listopada 2009 roku, a drzewostan o wartości 14.425,00 zł znajdujący się na wymienionych powyŜej działkach, wprowadzono na stan na podstawie dowodu OT nr 6/09 z dnia 30 listopada 2009 roku. Z powyŜej wymienionych dokumentów wynika, Ŝe wymienione nieruchomości Gmina przejęła na cel publiczny, z przeznaczeniem na budowę zbiornika retencyjnego. Działkę o numerze ewidencyjnym 985 na podstawie postanowienia Sądu Rejonowego w Brzezinach Wydział Ksiąg Wieczystych, Sygn. akt Dz. Kw 2818/09 z dnia 15 lipca 2009 roku o wartości 100,00 zł Gmina przejęła w wyniku podziału administracyjnego gruntów. Kserokopie: protokołu uzgodnień z dnia 21 października 2008 roku, aktu notarialnego Repertorium A nr 1207/2009 z dnia 8 kwietnia 2009 roku, uchwały Rady Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 19 marca 2008 roku stanowią „ akta kontroli strony 49 60 ” .
3. POZOSTAŁE DOCHODY
3.1. Dochody z tytułu zajęcia pasa drogowego
Ilo ść wydanych Wysoko ść Wysoko ść Rok decyzji wymierzonych opłat uzyskanych dochodów (szt.) (zł) (zł) 2008 11 64,81 286,51 2009 12 134,22 267,58
______72 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Dochody z powyŜszego tytułu w 2008 roku zaplanowano w dziale 756 rozdziale 75618 § 0490 w kwocie 20,00 zł i w 2009 roku 200,00 zł. W 2008 roku wpływy z ww. dochodów wynosiły 286,51 zł a w 2009 roku 267,58 zł. Dochody uzyskane w 2008 i 2009 roku zawierają wpłaty określone wcześniej wydanymi decyzjami z tytułu umieszczenia urządzeń w pasie drogowym nie związanych z funkcjonowaniem dróg. W dniu 28 kwietnia 2004 roku Rada Gminy Lipce Reymontowskie podjęła uchwałę nr XIV/78/04 w sprawie ustalenia stawek opłat za zajęcie pasa drogowego. Kwota wykonanych dochodów w 2008 roku wynosiła 286,51 zł tj. 0,004%, a w 2009 roku wynosiła 267,58 zł tj. 0,003% wykonanych dochodów. Z uwagi na to, Ŝe wykonanie dochodów z tytułu zajęcia pasa drogowego nie przekroczyło 0,3% wykonanych dochodów w 2008 i 2009 roku odstąpiono od kontroli ww. zagadnienia.
3.2. Inne dochody
Z przeprowadzonej w okresie od 20 marca do 19 czerwca 2006 roku kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych, Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi w dniu 26 lipca 2006 roku wydał zalecenie dotyczące zaniechania pobierania opłat za wyraŜenie zgody na przyłączenie nieruchomości do gminnej sieci wodociągowej, jako formy partycypacji właścicieli nieruchomości w kosztach realizacji inwestycji infrastrukturalnych. Pismem z dnia 29 sierpnia 2006 roku z upowaŜnienia Wójta Gminy Sekretarz Gminy poinformowała Prezesa RIO w Łodzi o zaniechaniu od 1 stycznia 2006 roku pobierania ww. opłat. W czasie kontroli stwierdzono, Ŝe w dniu 23 października 2006 roku Rada Gminy Lipce Reymontowskie podjęła uchwałę nr XXXIV/195/06 zmieniającą uchwałę w sprawie uchwalenia Regulaminu dostarczania wody na terenie gminy Lipce Reymontowskie. Zmiana dotyczyła skreślenia w § 22 przedmiotowej uchwały ust. 7 i 8, które dotyczyły opłat za usługi związane z przyłączeniem osób ubiegających się o przyłącze wodociągowe oraz opłat z tytułu kosztów w partycypacji budowy sieci wodociągowej określonych w uchwale Rady Gminy nr XXVI/156/97 z dnia 30 grudnia 1997 roku w sprawie warunków przyłączenia się do komunalnej sieci wodociągowej, w której Rada Gminy Lipce Reymontowskie, ustaliła jednorazowe opłaty za wyraŜenie zgody na dokonanie przyłączenia do komunalnej sieci wodociągowej lub kanalizacyjnej jak równieŜ w załączniku do ww. uchwały uzaleŜniła wyraŜenie zgody na dokonanie przyłączenia do komunalnej sieci wodociągowej od partycypacji w budowie sieci wodociągowej lub kanalizacyjnej w formie jednorazowej opłaty w wysokości równej wartości 3 ton Ŝyta wg aktualnego komunikatu Prezesa GUS w sprawie ceny skupu Ŝyta dla celów ustalenia podatku rolnego. Kserokopie: uchwały nr VIII/33/03 Rady Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 30 kwietnia 2003 roku w sprawie uchwalenia regulaminu dostarczania wody na terenie Gminy Lipce Reymontowskie, regulaminu dostarczania wody, uchwały nr XXXIV/195/06 Rady Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 23 października 2006 roku oraz uchwały nr XXVI/156/97 z dnia 30 grudnia 1997 roku w sprawie warunków przyłączenia się do komunalnej sieci wodociągowej stanowią „akta kontroli strony 61 71 ”. W toku dalszej kontroli stwierdzono, Ŝe mieszkańcy w formie darowizny partycypowali w kosztach realizacji inwestycji dotyczącej budowy kanalizacji na terenie Gminy Lipce Reymontowskie.
______73 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
W 2006 roku ww. wpłaty dokonało 4 mieszkańców w łącznej kwocie 1.200,00 zł, w 2008 roku wpłat dokonało 135 mieszkańców na łączną kwotę 61.050,00 zł i w 2009 roku wpłaciło 221 mieszkańców na łączną kwotę 117.000,00 zł. Uzyskane dochody były źródłem finansowania budowy sieci kanalizacyjno sanitarnej w Gminie Lipce Reymontowskie prowadzonej w latach 2008 – 2009. Ponadto kontrolujący stwierdzili, Ŝe darowiznę w kwocie 300,00 zł wpłaconą w dniu 7 grudnia 2009 roku do kasy Urzędu Gminy Lipce Reymontowskie przez mieszkańca miejscowości Lipce Reymontowskie nie wprowadzono na dochody gminy. Wymieniona powyŜej kwota, została bezpośrednio wypłacona innej osobie, która dokonała w dniu 3 września 2009 roku wpłaty darowizny w kwocie 900,00 zł. Jak wynika z wyjaśnienia Wójta Gminy darowizna w kwocie 900,00 zł, została nadpłacona o 300,00 zł. Niewprowadzenie wpłaty dokonanej w dniu 7 grudnia 2009 roku na dochody gminy narusza przepisy ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 roku w sprawie gospodarki finansowej jednostek budŜetowych, zakładów budŜetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno – prawną (Dz. U. nr 116, poz. 783 ze zm.). Wyjaśnienie Wójta Gminy w sprawie partycypacji mieszkańców w kosztach realizacji inwestycji poprzez dokonywanie wpłat w formie darowizny stanowi załącznik nr 33 do protokołu kontroli. Z wyjaśnienia wynika, Ŝe wpłaty na budowę kanalizacji odbywały się z własnej inicjatywy mieszkańców i miały charakter dobrowolny, poniewaŜ mieszkańcy wyrazili chęć finansowego wsparcia i partycypacji w kosztach budowy kanalizacji. Wyjaśnienie Wójta Gminy w sprawie nie wprowadzenia na dochody gminy kwoty 300,00 zł stanowi załącznik nr 34 do protokołu kontroli. Kserokopie: kwitariuszy wpłat darowizn przez wyszczególnione powyŜej osoby, przykładowy raport kasowy wykazujący wpłaty darowizn oraz dowodu wypłaty w dniu 7 grudnia 2009 roku kwoty 300,00 zł stanowią „akta kontroli strony 72 155 ”. Szczegółowy wykaz osób, które dokonały wpłat w formie darowizny na kanalizację stanowi załącznik nr 35 do protokołu kontroli. PowyŜej wymienione dochody zaklasyfikowano:
2006 rok w dziale 010 rozdziale 01095 § 6290 – 1.200,00 zł, 2008 rok w dziale 010 rozdziale 01095 § 0960 – 61.050,00 zł, 2009 rok w dziale 010 rozdziale 01095 § 0960 – 117.200,00 zł.
VIII. WYKONYWANIE BUD śETU. REALIZACJA WYDATKÓW BUD śETOWYCH
1. WYDATKI NA ZADANIA Z ZAKRESU POMOCY SPOŁECZNEJ - 2009 ROK
1.1. Informacje ogólne
Zadania z zakresu pomocy społecznej wykonywane są przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Lipcach Reymontowskich, który jest jednostką organizacyjną Gminy Lipce
______74 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Reymontowskie. Został utworzony zarządzeniem nr 2 Naczelnika Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 30 kwietnia 1990 roku w sprawie utworzenia Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lipcach Reymontowskich. Organizację wewnętrzną i tryb pracy GOPS określa statut GOPS zatwierdzony uchwałą nr XVIII/106/04 Rady Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 13 grudnia 2004 roku w sprawie nadania Statutu Gminnemu Ośrodkowi Pomocy Społecznej w Lipcach Reymontowskich, opublikowany w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 30 pod poz. 343 z dnia 4 lutego 2005 roku. W ww. statucie Rada Gminy Lipce Reymontowskie dokonała zmian uchwałą nr XVII/103/08 z dnia 26 listopada 2008 roku. Wcześniej obowiązywał statut uchwalony w dniu 4 czerwca 1990 roku przez Radę Gminy Lipce Reymontowskie. Kierownikiem GOPS od 1 grudnia 1990 roku jest Renata Badełek, powołana na to stanowisko aktem mianowania Wójta Gminy z dnia 1 grudnia 1990 roku, która spełnia wymogi odnośnie wykształcenia określone w art. 122 ustawy o pomocy społecznej. Natomiast pracownicy socjalni spełniają wymogi określone w art. 116 ww. ustawy. Ponadto zatrudnione są 2 osoby: pracownik socjalny i referent, które spełniają wymogi określone w art. 116 ww. ustawy. Na podstawie upowaŜnienia Wójta Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 30 kwietnia 2004 roku, znak: SG 0113/2/04 Kierownik GOPS nabył uprawnienia do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej. Na podstawie upowaŜnienia Wójta Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 30 kwietnia 2004 roku, znak: SG 0113/2/04 Kierownik GOPS nabył uprawnienia do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej dotyczących zadań zleconych realizowanych przez gminę. Na podstawie upowaŜnienia Wójta Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 30 kwietnia 2004 roku, znak: SG 0113/1/04 Kierownik GOPS nabył uprawnienia do prowadzenia postępowań w sprawach świadczeń rodzinnych oraz wydawania w tych sprawach decyzji administracyjnych. Pozostałe upowaŜnienia dla Kierownika GOPS to: upowaŜnienie Wójta Gminy Lipce Reymontowskie do prowadzenia postępowania wobec dłuŜników alimentacyjnych oraz postępowania w sprawach zaliczek alimentacyjnych i wydawania w tych sprawach decyzji administracyjnych, upowaŜnienie Wójta Gminy Lipce Reymontowskie do prowadzenia postępowania w sprawach przyznawania świadczeń z funduszu alimentacyjnego oraz wydawania w tych sprawach decyzji administracyjnych.
1.2. Wydatki na zadania z zakresu pomocy społecznej
Wykonanie zada ń finansowych w 2009 roku 2009 rok Wyszczególnienie (zł) Dział 852 Rozdział 85203 (O środki wsparcia) - Dział 852 Rozdział 85204 (Rodziny zast ępcze) - Dział 852 Rozdział 85213 (Składki na ubezpieczenie zdrowotne płacone za 5.250,00 osoby pobieraj ące świadczenia) Dział 852 Rozdział 85214 (zasiłki i pomoc w naturze oraz składki na 91.134,00 ubezpieczenia emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego)
______75 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Dział 852 Rozdział 85215 (Dodatki mieszkaniowe) 3.022,00 Dział 852 Rozdział 85217 (Regionalne O środki Polityki Społecznej) - Dział 852 Rozdział 85218 (Koszty utrzymania Powiatowych Centrów - Pomocy Rodzinie) Dział 852 Rozdział 85219 (Koszty utrzymania O środków Pomocy 101.581,00 Społecznej) Dział 852 Rozdział 85231 (Pomoc dla uchod źców). - Dział 852 Rozdział 85278 (Usuwanie skutków kl ęsk Ŝywiołowych). - Dział 852 Rozdział 85295 Pozostała działalno ść . 31.246,00 Dane o wykonaniu rzeczowym zadań z zakresu pomocy społecznej stanowią załącznik nr 36 do protokołu kontroli. W 2009 roku Kierownik GOPS w Lipcach Reymontowskich przyznał decyzjami i udzielił świadczenia w zakresie zadań zleconych 1.055 osobom na kwotę 833.895,17 zł. W zakresie zadań własnych przyznano decyzjami i udzielono świadczenia 134 osobom na kwotę 64.877,72 zł. Zasiłki stałe W 2009 roku GOPS w Lipcach Reymontowskich wydał decyzje przyznające zasiłek stały dla 14 osób na kwotę 50.946,33 zł. Kontrolą prawidłowości udzielonego ww. świadczenia objęto następujące decyzje: GOPS 81220/5/2004/05 z dnia 24 maja 2004 roku na kwotę 361,00 zł (decyzją GOPS 81220/7/2006 z dnia 6 października 2006 roku zmieniono wysokość świadczenia na kwotę 377,00 zł na podstawie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 lipca 2006 roku w sprawie zweryfikowanych kryteriów dochodowych oraz kwot świadczeń pienięŜnych z pomocy społecznej (Dz. U. Nr 135, poz. 950)), GOPS 81220/4/2004/05 z dnia 20 maja 2004 roku na kwotę 418,00 zł (decyzją GOPS 81220/6/2006 z dnia 6 października 2006 roku zmieniono wysokość świadczenia na kwotę 444,00 zł na podstawie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 lipca 2006 roku w sprawie zweryfikowanych kryteriów dochodowych oraz kwot świadczeń pienięŜnych z pomocy społecznej (Dz. U. Nr 135, poz. 950)), GOPS 8122/1/2009 z dnia 20 stycznia 2009 roku na kwotę 377,00 zł, GOPS 8122/3/2009 z dnia 20 maja 2009 roku na kwotę 343,70 zł, GOPS 81220/3/2004/05 z dnia 20 maja 2005 roku na kwotę 317,00 zł decyzją GOPS 81220/9/2006 z dnia 6 października 2006 roku zmieniono wysokość świadczenia na kwotę 324,00 zł na podstawie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 lipca 2006 roku w sprawie zweryfikowanych kryteriów dochodowych oraz kwot świadczeń pienięŜnych z pomocy społecznej (Dz. U. Nr 135, poz. 950). Stwierdzono, Ŝe ww. świadczenia przyznane zostały na podstawie: art.3; art. 7; art. 8 ust. 1 pkt 1; art. 37 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej (Dz. U. Nr 64, poz. 593) oraz art. 8 pkt 17; art. 15 pkt 7; art. 16, ust. 1; art. 19; art. 21, ust. 3, pkt 7 i art. 25 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 6 lutego 1997 roku o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym (Dz. U. nr 28, poz. 153 z późn. zm.) i art. 104 KPA (przepisy dotyczą decyzji wydanych w 2004 roku); art. 3, 7, 8 ust. 1 pkt 1, art. 18 ust. 1 pkt 1 i 2, art. 37 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej (Dz. U. Nr 64, poz. 593 ze zm.) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 lipca 2006 roku w sprawie zweryfikowanych kryteriów dochodowych oraz kwot świadczeń pienięŜnych z pomocy społecznej (Dz. U. nr 135, poz. 950) i art. 104 i 107 KPA (przepisy dotyczą decyzji wydanych w 2006 roku); art. 3, art. 7 pkt 5, art. 8 ust. 1 pkt 1, art. 9, art. 37 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 pkt 2, art. 106 i 109 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej (tekst jednolity z 2008 roku, Dz. U. nr 115, poz. 728), § 1 pkt 1, ppkt b rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 lipca 2006 roku w sprawie zweryfikowanych kryteriów dochodowych oraz kwot świadczeń pienięŜnych (Dz. U. nr 135, poz. 950 ze zm.) oraz art. 104, 107 i 108 KPA (przepisy dotyczą decyzji wydanych w 2009 roku).
______76 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Zasiłki stałe przyznane były osobom znajdującym się w trudnej sytuacji materialnej, spowodowanej niezdolnością do pracy z powodu niepełnosprawności lub z powodu wieku. Zasiłki okresowe przyznane zostały na czas nieokreślony. W aktach osób, którym wydano ww. decyzje znajdowały się: wywiady środowiskowe przeprowadzone przez pracownika socjalnego i sprawdzane przez Kierownika GOPS, wyszczególnione kwoty pobieranych zasiłków, karta świadczeń, zaświadczenie z PUP, odcinki emerytur, orzeczenia o stopniu niepełnosprawności, decyzje Kierownika GOPS. Przyznając zasiłki okresowe przestrzegano ww. przepisów prawnych.
Zasiłki okresowe W 2009 roku GOPS w Lipcach Reymontowskich wydał decyzje przyznające zasiłek okresowy dla 5 osób na kwotę 8.571,00 zł. Kontrolą prawidłowości udzielonego ww. świadczenia objęto następujące decyzje: GOPS 8123/3/2009 z dnia 20 stycznia 2009 roku na kwotę 180,00 zł, GOPS 8123/4/2009 z dnia 20 stycznia 2009 roku na kwotę 300,00 zł, GOPS 8123/8/2009 z dnia 15 czerwca 2009 roku na kwotę 253,00 zł, GOPS 8123/11/2009 z dnia 3 września 2009 roku na kwotę 352,00 zł, GOPS 8123/12/2009 z dnia 3 września 2009 roku na kwotę 240,00 zł. Stwierdzono, Ŝe ww. świadczenia przyznane zostały na podstawie art. 3, art. 7 pkt 3 i 4, 6, art. 8 ust. 1 pkt 1 i 2, art.9, art. 38 ust. 1 pkt 1 i 2, ust. 2 pkt 1 i 2, ust. 3 pkt 2, ust. 5, art. 104 ust. 1, art. 106 i art. 109 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej (tekst jednolity z 2008 r., Dz. U. Nr 115, poz. 950 ze zm.), § 1 pkt 1, p. pkt b rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 lipca 2006 roku w sprawie zweryfikowanych kryteriów dochodowych oraz kwot świadczeń pienięŜnych oraz art. 104 i 107 i 108 Kodeksu Postępowania Administracyjnego. Zasiłki okresowe przyznawane były osobom, bądź rodzinom znajdującym się w trudnej sytuacji materialnej spowodowanej bezrobociem. Zasiłki okresowe przyznawane były najczęściej na okres od 1 do 4 miesięcy. W aktach osób, którym wydano ww. decyzje znajdowały się: wywiady środowiskowe przeprowadzone przez pracownika socjalnego i sprawdzane przez Kierownika GOPS, zaświadczenia o wynagrodzeniu, karty, zaświadczenia z PUP, wyszczególnione kwoty pobieranych innych zasiłków, zaświadczenia lekarskie, decyzje Kierownika GOPS. Przyznając zasiłki okresowe przestrzegano ww. przepisów prawnych. Zasiłki celowe W 2009 roku GOPS w Lipcach Reymontowskich wydał decyzje przyznające zasiłek celowy dla 42 osób na kwotę 27.616,22 zł. Kontrolą prawidłowości udzielonego ww. świadczenia objęto następujące decyzje: GOPS 8128/10/2009 z dnia 20 lutego 2009 roku na kwotę 200,00 zł, GOPS 8128/12/2009 z dnia 20 marca 2009 roku na kwotę 212,00 zł, GOPS 8128/14/2009 z dnia 20 marca 2009 roku na kwotę 283,00 zł, GOPS 8128/57/2009 z dnia 21 września 2009 roku na kwotę 200,00 zł, GOPS 8128/85/2009 z dnia 15 grudnia 2009 roku na kwotę 200,00 zł, GOPS 8128/87/2009 z dnia 16 grudnia 2009 roku na kwotę 200,00 zł. Stwierdzono, Ŝe ww. świadczenia przyznane zostały na podstawie art. 3; art. 7 pkt 4, 5, 8, 9; art. 8 ust. 1 pkt 1 i 2; art.9; art. 39 ust. 1 i 2; art. 106 i art. 109 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej (tekst jednolity z 2008 r., Dz. U. Nr 115, poz. 950 ze zm.), § 1 pkt 1, p. pkt b rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 lipca 2006 roku w sprawie zweryfikowanych kryteriów dochodowych oraz kwot świadczeń pienięŜnych oraz art. 104 i 107 i 108 Kodeksu Postępowania Administracyjnego. Zasiłki stałe przyznane były osobom znajdującym się w trudnej sytuacji materialnej, spowodowanej bezrobociem lub rodzinom wielodzietnym. Zasiłki okresowe przyznane zostały na czas nieokreślony w większości z przeznaczeniem na zakup opału, Ŝywności ,
______77 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
biletu miesięcznego i odzieŜy. W aktach osób, którym wydano ww. decyzje znajdowały się: wywiady środowiskowe przeprowadzone przez pracownika socjalnego i sprawdzane przez Kierownika GOPS, wyszczególnione kwoty pobieranych zasiłków, zaświadczenia o zarobkach, zaświadczenie z PUP, odcinek emerytury i świadczeń alimentacyjnych, orzeczenia o stopniu niepełnosprawności, decyzje Kierownika GOPS. Przyznając zasiłki okresowe przestrzegano ww. przepisów prawnych. Dokonywanie wypłat zasiłków stałych, okresowych i celowych Sprawdzono listy wypłat zasiłków przyznanych ww. decyzjami za miesiące: styczeń, marzec, maj, czerwiec, wrzesień, październik i grudzień 2009 roku i stwierdzono: zasiłki stałe, okresowe i celowe wypłacone były na podstawie list wypłat w kasie Urzędu Gminy Lipce Reymontowskie lub na konto osoby pobierającej zasiłek, listy wypłat wyŜej wymienionych zasiłków sporządzane były przez Renatę Badełek – Kierownika GOPS, sprawdzone były pod względem merytorycznym i formalnym przez Wójta Gminy Jerzego Czerwińskiego lub Sekretarza Gminy Jolanty Bartosik, pod względem rachunkowym przez Skarbnika Gminy Joannę Karpowiak oraz zatwierdzone do wypłaty przez Wójta lub Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy Lipce Reymontowskie z uwagi na to, Ŝe jednostka kontrolowana prowadzi księgi rachunkowe wspólnie dla Urzędu i Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej.
2. WYDATKI (DOTACJE ) NA REALIZACJ Ę ZADA Ń POWIERZONYCH NA PODSTAWIE UMOWY JEDNOSTKOM SPOZA SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH - 2009 ROK
Rada Gminy Lipce Reymontowskie uchwałą nr XVII/101/08 z dnia 26 listopada 2008 roku przyjęła „Program Współpracy Gminy Lipce Reymontowskie z Organizacjami Pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalność poŜytku publicznego na 2009 rok” – załącznik do ww. uchwały). Partnerami współpracy ze strony organizacji pozarządowych są w szczególności osoby prawne i jednostki nieposiadające osobowości prawnej utworzone na podstawie przepisów ustawy, w tym fundacje i stowarzyszenia, które nie są jednostkami sektora finansów publicznych i nie działają w celu osiągnięcia zysku.
W budŜecie gminy na 2009 rok (załącznik nr 2 do uchwały nr XIX/121/09 Rady Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 18 marca 2009 roku) Rada Gminy przeznaczyła dla podmiotów niezaliczanych do sektora finansów publicznych w dz. 926 – Kultura fizyczna i sport, rozdz. 92605, § 2820 środki w kwocie 30.000,00 zł, Zagadnieniami z zakresu udzielania dotacji jednostkom spoza sektora finansów publicznych na powierzenie realizacji zadań publicznych zajmuje się w kontrolowanej jednostce Skarbnik Gminy Lipce Reymontowskie. W 2009 roku udzielono dotacji: Klubowi Sportowemu „Jutrzenka” Drzewce w zakresie upowszechniania kultury fizycznej i sportu. Zadanie: upowszechnianie kultury fizycznej i sportu wśród mieszkańców gminy ze szczególnym uwzględnieniem dzieci i młodzieŜy poprzez organizowanie zajęć i współzawodnictwa sportowego w dziedzinie piłki noŜnej.
W dniu 24 marca 2009 roku Wójt Gminy Lipce Reymontowskie zatwierdził treść ogłoszenia o otwartym konkursie ofert na realizację zadań publicznych w 2009 roku przez podmioty prowadzące działalność poŜytku publicznego. Ogłoszenie o otwartym konkursie ofert podano do publicznej wiadomości poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy Lipce Reymontowskie w dniu 24 marca 2009 roku, zamieszczenie w prasie lokalnej (Dziennik Łódzki – Informator Tygodniowy
______78 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Skierniewic), co jest wymagane przepisami art. 13 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności poŜytku publicznego i wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 ze zm.). W czasie postępowania kontrolnego stwierdzono, Ŝe ww. ogłoszenie nie zostało zamieszczone w Biuletynie Informacji Publicznej, co jest niezgodne z art. 13 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności poŜytku publicznego i wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 ze zm.). Stwierdzono równieŜ, Ŝe przy ogłoszeniu otwartego konkursu ofert nie zachowano 30 dniowego okresu składania ofert (ogłoszenie z dnia 24 marca 2009 roku – termin składania ofert do dnia 10 kwietnia 2009 roku), co jest niezgodne z wymogami art. 13 ust. 1 powyŜej cytowanej ustawy. Następnie kontrolujący stwierdzili, Ŝe ogłoszenie nie zawierało danych wymaganych art. 13 ust. 2 pkt 7 powyŜej wymienionej ustawy t.j.: informacji o zrealizowanych przez organ administracji publicznej w roku poprzednim (2008) zadaniach publicznych tego samego rodzaju i związanych z nimi kosztów, ze szczególnym uwzględnieniem wysokości dotacji przekazanych organizacjom pozarządowym. Ogłoszenie o otwartym konkursie ofert zawiera zapis, Ŝe tryb i kryteria stosowane przy dokonywaniu wyboru ofert określa ustawa o działalności poŜytku publicznego i wolontariacie. Nie określa szczegółowo kryteriów będących podstawą do oceny ofert i wyboru oferty wyznaczonych przez jednostkę kontrolowaną. Kryteria zastosowane przy dokonaniu wyboru oferty Klubu Sportowego „Jutrzenka”, zostały określone przez jednostkę w zarządzeniu nr 6/2009 Wójta Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 19 marca 2009 roku dotyczącym powołania komisji konkursowej w celu rozpatrywania ofert na wykonanie zadań publicznych związanych z realizacją zadań Gminy Lipce Reymontowskie w 2009 roku przez organizacje prowadzące działalność poŜytku publicznego. Kserokopie: ogłoszenia otwartego konkursu ofert i zarządzenia nr 6/2009 z dnia 19 marca 2009 roku stanowią „ akta kontroli strony 156 159 ”. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy stanowi załącznik nr 37 do protokołu kontroli.
W wyznaczonym terminie składania ofert wpłynęła 1 oferta na zadanie upowszechnianie kultury fizycznej i sportu wśród mieszkańców gminy ze szczególnym uwzględnieniem dzieci i młodzieŜy poprzez organizowanie zajęć i współzawodnictwa sportowego w dziedzinie piłki noŜnej, złoŜona przez Klub Sportowy „Jutrzenka” Drzewce. Podmiot złoŜył ofertę na formularzu określonym w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 roku w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. nr 264, poz. 2207). Do oferty załączono dokumenty: zaświadczenie o członkostwie w PZPN, statut podmiotu, oraz sprawozdanie merytoryczne i finansowe za 2008 rok, aktualny wyciąg z ewidencji Stowarzyszeń Kultury Fizycznej Powiatu Skierniewickiego potwierdzający status prawny oferenta i umocowanie osób go reprezentujących. Zespół opiniujący składający się z 3 osób: Przewodniczącej i 2 członków, wydał w dniu 16 kwietnia 2009 roku pozytywną opinię dotyczącą złoŜonej oferty przez organizację pozarządową w zakresie „Upowszechniania kultury fizycznej i sportu”. Ze sporządzonego protokołu zatwierdzonego przez Wójta Gminy Lipce Reymontowskie w dniu 16 kwietnia 2009 roku wynika, Ŝe wpłynęła 1 oferta w zakresie „Upowszechniania kultury fizycznej i sportu oraz, Ŝe spełnia ona wszystkie warunki określone w ustawie o działalności poŜytku publicznego i wolontariacie oraz w ogłoszeniu. Stwierdzenie o spełnionych warunkach w ogłoszeniu jest sprzeczne z treścią ogłoszenia, gdyŜ nie określono w nim kryteriów, według których, dokonano wyboru oferty. W toku kontroli stwierdzono, Ŝe złoŜona oferta nie zawierała deklaracji o zamiarze odpłatnego lub nieodpłatnego wykonania zadania, co było niezgodne
______79 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
z art. 14 pkt 6 ustawy o działalności poŜytku publicznego i wolontariacie. Kserokopie: protokołu z dnia 16 kwietnia 2009 roku i złoŜonej oferty stanowią „ akta kontroli strony 160 167 ”. Komisja zawnioskowała o przyznanie dotacji w kwocie 30.000,00 zł dla Klubu Sportowego „Jutrzenka” Drzewce. W dniu 16 kwietnia 2009 roku Wójt Gminy Lipce Reymontowskie dokonał wyboru organizacji pozarządowej, która uzyskała dotacje oraz określił wysokość tej dotacji na realizację zadań publicznych Gminy Lipce Reymontowskie w dziedzinie upowszechniania kultury fizycznej i sportu. Umowa na realizację zadania publicznego upowszechniania kultury fizycznej i sportu, została zawarta w dniu 18 kwietnia 2009 roku. Nie zawiera ona w pełni elementu wymaganego przepisami art. 16 ust. 3 ustawy o działalności poŜytku publicznego i wolontariacie. Zgodnie z cytowanymi powyŜej przepisami umowa o wspieranie lub o powierzenie zadania publicznego moŜe być zawarta na czas realizacji zadania bądź na czas określony. W § 8 zawartej umowy określono, Ŝe umowa zawarta jest na czas określony i obowiązuje do dnia 31 grudnia 2009 roku. Wobec takiego zapisu moŜna by przyjąć termin zawarcia umowy od dnia jej podpisania tj. 18 kwietnia 2009 roku do 31 grudnia 2009 roku. Jednak w dalszej części postępowania kontrolnego stwierdzono, Ŝe w § 1 przedmiotowej umowy termin przekazania dotacji określony został w transzach kwartalnych, do dnia 10 pierwszego miesiąca kwartału tj. za I i II kwartał do 30 kwietnia 2009 roku. W związku z powyŜszym wystąpiła niespójność pomiędzy terminem zawarcia umowy określonym w § 8 umowy, a terminem przekazania dotacji ustalonym w § 1 wymienionej umowy. Kserokopia umowy z dnia 18 kwietnia 2009 roku stanowi „akta kontroli strony 168 171 ”. Dotacja określona w umowie na kwotę 30.000,00zł została przekazana w terminach określonych umową, jednakŜe ostatnia transza została przekazana w dniu 5 października 2009 roku w kwocie 8.750,00 zł (wb 329/8), a powinna być przekazana w kwocie 3.750,00 zł. W związku z powyŜszym wystąpiła nadpłata w kwocie 5.000,00 zł. Kwota 5.000,00 zł została zwrócona przez KS „Jutrzenka Drzewce” w dniu 19 listopada 2009 roku (wb 381/9). Kserokopia karty ewidencyjnej dotyczącej przekazania dotacji stanowi „akta kontroli strony 172 174”. Wyjaśnienie w sprawie przekazania zawyŜonej transzy dotacji stanowi załącznik nr 66 do protokołu kontroli. Stwierdzono, Ŝe jednostka nie dokonywała kontroli wykonywania zadania publicznego przez Klub Sportowy „Jutrzenka Drzewce” w Lipcach Reymontowskich, w tym realizacji zadania, prawidłowości wykorzystywania dotacji, a takŜe prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo księgowej, mimo ustalenia w § 3 zawartej umowy, Ŝe Dotowany jest zobowiązany do poddania się kontroli przeprowadzonej przez Dotującego lub osobę przez niego upowaŜnioną w zakresie objętym kontrolą. PowyŜsze działanie naruszyło art. 17 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności poŜytku publicznego i o wolontariacie. Zgodnie z ww. unormowaniem, organ administracji publicznej zlecający zadanie publiczne, dokonuje kontroli i oceny realizacji, a w szczególności stanu realizacji zadania, efektywności, rzetelności i jakości zadania, prawidłowości wykorzystania środków publicznych otrzymanych na realizację zadania, a takŜe prowadzenia dokumentacji określonej w przepisach prawa i postanowieniach umowy.
______80 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Klub Sportowy „Jutrzenka Drzewce” w Lipcach Reymontowskich składał sprawozdania kwartalne oraz sprawozdanie końcowe (będące jednocześnie sprawozdaniem za IV kwartał) z wykonania zadania, z którego wynika, Ŝe całkowity koszt objętego kontrolą zadania wynosi: 30.000,00 zł, w tym koszty pokryte z uzyskanej dotacji wynoszą 30.000,00 zł. Z przedłoŜonych sprawozdań i dołączonych do nich dokumentów (kopie faktur, rachunków i paragonów) wynika, Ŝe dotacja została wykorzystana do dnia 31 grudnia 2009 roku w całości tj. w kwocie 30.000,00 zł, natomiast ze względu na brak szczegółowych danych w sprawozdaniach nie moŜna stwierdzić, Ŝe wykorzystano ją zgodnie z „Harmonogramem merytoryczno – finansowym”. Z analizy dokumentów źródłowych (sprawozdania częściowe i końcowe z wykonania zadania publicznego) dotyczących rozliczenia udzielonej dotacji wynika, Ŝe nie spełniały one wymogu sprawozdania określonego w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 roku w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. nr 264, poz. 2207), tj. nie zawierały: opisów zawierających szczegółowe informacje o zrealizowanych działaniach wg układu określonego w ofercie, która była podstawą do przygotowania umowy – część I. Sprawozdanie merytoryczne, wypełnionych w sposób szczegółowy rubryk dotyczących: kosztu całkowitego całości zadania, za poprzednie okresy sprawozdawcze (narastająco) oraz za bieŜący okres sprawozdawczy – część II.1. Sprawozdanie z wykonania wydatków, danych dotyczących rozliczenia ze względu na źródło finansowania część II.2. Sprawozdanie z wykonania wydatków, dat wystawionych faktur bądź rachunków za towar lub zakupione usługi część II.3. Sprawozdanie z wykonania wydatków, wskazania w jakiej części faktury zostały pokryte z dotacji, stosownych oświadczeń wymaganych w części III. Dodatkowe informacje ww. załącznika nr 3 do cytowanego powyŜej rozporządzenia. Ponadto stwierdzono: - przypadki gdzie na fakturach bądź paragonach, zapisany był jedynie symbol zakupu bez określenia rodzaju towaru lub zakupionej usługi, faktury, rachunki lub paragony na odwrocie nie zostały opatrzone pieczęcią organizacji pozarządowej, ww. nie zawierały opisów z informacjami dotyczącymi: środków z jakich dokonano wydatku, przeznaczenia zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłacalnej naleŜności oraz podpisu złoŜonego pod informacją osoby odpowiedzialnej za sprawy dotyczące rozliczeń finansowych organizacji. Kserokopie: sprawozdań z wykonania zleconego zadania publicznego za I, II, III i IV kwartał 2009 roku, rozliczeń finansowych za okres I – IV kwartału 2009 roku oraz przykładowych faktur stanowią „akta kontroli strony 175 187”. Wyjaśnienie Wójta i Skarbnika Gminy w sprawie przyjęcia nieprawidłowo sporządzonych sprawozdań z wykonania zleconego zadania stanowi załącznik nr 38 do protokołu kontroli. Testy dotyczące udzielenia dotacji na rzecz podmiotu niezaliczanego do sektora finansów publicznych stanowią załącznik nr 39 do protokołu kontroli.
______81 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
3. DOTACJE NA RZECZ SZKÓŁ NIEPUBLICZNYCH (ART .90 USTAWY O SYSTEMIE OŚWIATY ) - 2009 ROK
Kontrolujący stwierdzili, Ŝe Gmina Lipce Reymontowskie nie udzielała dotacji na rzecz szkół niepublicznych.
4. WYDATKI OSOBOWE 4.1.Wydatki na wynagrodzenia - 2009 rok
Prawidłowo ść ustalania i wypłaty wynagrodze ń na rzecz pracowników jednostki
W okresie kontrolowanym ustalanie warunków pracy i płacy dla Wójta Gminy, określała Rada Gminy w Lipcach Reymontowskich. Pozostałym pracownikom w tym: Skarbnikowi i Sekretarzowi, wysokość wynagrodzenia wynikającego ze stosunku pracy ustalał Wójt. Kontrolą wynagrodzeń z uwzględnieniem stanowisk, kategorii zaszeregowania i składników wynagrodzenia, objęto dokumenty źródłowe (akta osobowe, listy wypłat wynagrodzenia za miesiące: styczeń, czerwiec i grudzień 2009 roku), dotyczące pracowników administracji samorządowej i pracowników obsługi Urzędu Gminy w Lipcach Reymontowskich zatrudnionych na nw. stanowiskach : - Wójta Gminy, - Sekretarza Gminy, - Skarbnika Gminy, - Kierownika Referatu Rozwoju i Promocji, - Inspektora Referatu Finansowego, - Pracownika obsługi pracownik gospodarczy, - Pracownika obsługi – sprzątaczka. W czasie postępowania kontrolnego stwierdzono, Ŝe w 2008 roku, Wójtowi Gminy, Rada Gminy uchwałą nr XIII/89/08 z dnia 4 czerwca 2008 roku przyznała od dnia 1 stycznia 2008 roku wynagrodzenie w wysokości: wynagrodzenie zasadnicze 4.200,00 zł, dodatek funkcyjny 1.500,00 zł, dodatek specjalny 20% wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego co stanowiło 1.140,00 zł, dodatek staŜowy 20% wynagrodzenia zasadniczego 840,00 zł, Razem 7.680,00 zł Składniki oraz wysokość wynagrodzenia Wójta Gminy w 2009 roku nie uległy zmianie. W naliczeniu wynagrodzenia dla Wójta Gminy nieprawidłowości nie stwierdzono. W wyniku kontroli wynagrodzeń pozostałych wyŜej wymienionych pracowników, ustalono, co następuje: - ustalone wynagrodzenia (w tym poszczególne składniki wynagrodzenia) mieściły się w granicach określonych przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 146, poz. 1223 ze zm.) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 roku w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. nr 50, poz. 398),
______82 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
- w angaŜach wynagrodzeń pracowników objętych kontrolą, zastosowano prawidłowe kategorie zaszeregowań z uwzględnieniem wymagań kwalifikacyjnych, - listy płac oraz karty wynagrodzeń pracowników, prowadzone były komputerowo , - karty wynagrodzeń odzwierciedlają dane zawarte w angaŜach, - skontrolowane listy wypłat wynagrodzeń pracowników Urzędu Gminy z 2009 roku, tj. brutto: za styczeń na łączną kwotę 47.974,36 zł, za czerwiec na łączną kwotę 50.398,07 zł, za grudzień na łączną kwotę 62.241,40 zł były zgodne z angaŜem lub decyzją Wójta o podwyŜszeniu wynagrodzenia znajdującymi się w aktach osobowych wytypowanych do kontroli wynagrodzeń wyŜej wymienionych pracowników Urzędu Gminy Lipce Reymontowskie. Dokonano równieŜ analizy dokumentów źródłowych takich jak: polecenia przelewów w zakresie wypłaconych wynagrodzeń i uwag nie wniesiono, - listy płac były sprawdzane pod względem formalnym, merytorycznym i finansowym przez upowaŜnione osoby. Listy płac zatwierdzała z upowaŜnienia Wójta Gminy Sekretarz Gminy, które przekazywano do wypłaty za pośrednictwem banku. Taka weryfikacja dokumentów jest zgodna z zapisem wynikającym z instrukcji w sprawie obiegu dokumentów księgowych w Urzędzie Gminy Lipce Reymontowskie, - premie uznaniowe były przyznawane pracownikom obsługi zatrudnionym w Urzędzie Gminy Lipce Reymontowskie w oparciu o regulamin stanowiący załącznik do zarządzenia nr 3/2006 Wójta Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 25 stycznia 2006 roku oraz § 10 regulaminu wynagradzania pracowników w Urzędzie Gminy Lipce Reymontowskie wprowadzonego zarządzeniem nr 19/2009 Wójta Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 1 czerwca 2009 roku. Nieprawidłowości w zakresie dekretacji księgowej oraz klasyfikacji budŜetowej wypłaconych wynagrodzeń nie stwierdzono. Wypłata odpraw i ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy W okresie kontrolowanym nie wypłacano odpraw i ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
4.2. Zakładowy Fundusz Świadcze ń Socjalnych
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych dla pracowników Urzędu Gminy Lipce Reymontowskie naliczany był w oparciu o Regulamin gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Urzędu Gminy Lipce Reymontowskie, opracowany na podstawie przepisów ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r., Dz. U. nr 70 , poz. 335 ze zm.), wprowadzony w dniu 22 czerwca 2007 roku zarządzeniem nr 12/2007 Wójta Gminy Lipce Reymontowskie. Stwierdzono, Ŝe odpis podstawowy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych na jednego zatrudnionego pracownika Urzędu Gminy w 2009 roku wynosił 1.000,04 zł, co stanowiło 37,5 % kwoty 2.666,77 zł – przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w II półroczu roku poprzedniego, zgodnie z art. 5 ust. 2 i 5 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Dokonany w 2009 roku odpis środków na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych dla pracowników Urzędu Gminy na 2009 rok wynikał z wyliczenia: − Pracownicy Urzędu Gminy: 1.000,04 zł x 17 etatów = 17.000,68 zł − Pracownicy Oczyszczalnia: 1.000,04 zł x 0,75 etatu = 750,03 zł − Pracownicy GOPS 1.000,04 zł x 3 etaty = 3.000,12 zł Razem 20.750,83 zł
______83 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Naliczenia na fundusz świadczeń socjalnych były dokonywane w prawidłowej wysokości. W oparciu o ewidencję księgową konta 135 i dowody księgowe (przelewy) ustalono, Ŝe środki finansowe na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych przekazywano na rachunek bankowy w Banku Spółdzielczym Ziemi Łowickiej w Łowiczu Oddział w Lipcach Reymontowskich, jak niŜej: - w dniu 18 marca 2009 roku kwotę 16.563,14 zł, - w dniu 26 października 2009 roku kwotę 4.188,00 zł, - Ogółem przekazano kwotę 20.751,14 zł, o 0,31 zł wyŜszą od wyliczonego odpisu. Terminy przekazania środków na rachunek bankowy zakładowego funduszu określają przepisy art. 6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, w myśl których równowartość odpisów oraz zwiększeń, pracodawca winien przekazać na odrębny rachunek bankowy do dnia 30 września tego roku kalendarzowego, którego odpis dotyczy, z tym, Ŝe do dnia 31 maja tego roku powinien przekazać kwotę stanowiącą co najmnej 75% równowartości dokonanych odpisów. Jak wynika z wyciągów bankowych potwierdzających przekazanie środków na rachunek funduszu, do dnia 31 maja 2009 roku na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przekazano kwotę 16.563,14 zł, stanowiącą 79,82% kwoty naliczonego odpisu. Pozostała część odpisu stanowiąca 20,18 % została odprowadzona na rachunek bankowy zakładowego funduszu po obowiązującym terminie (30 września 2009 roku), tj. w dniu 26 października 2009 roku. Kserokopie: przelewu oraz wyciągu bankowego z dnia 26 października 2009 roku stanowią „akta kontroli strona 188”. Wykazane powyŜej odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych wynikały z ewidencji księgowej i zgodne były z wielkością wykazaną w sprawozdaniu rocznym Rb 28S z wykonania planu wydatków budŜetowych za rok 2009 (§ 4440 „Odpisy na zakładowy fundusz socjalny”). Odpisy powyŜsze księgowane były na kontach: przelew środków Wn 400 Ma 130 oraz na kontach ZFŚS: Wn 135 Ma 851. Dokonana przez kontrolujących analiza obrotów na rachunku zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (konto 135) oraz konta 851, wykazała, Ŝe w roku 2009 przekazywano środki z rachunku na inne cele niŜ zapisane w regulaminie gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W grudniu 2009 roku przekazano kwotę 6.670,00 zł na zakup bonów towarowych. W ww. regulaminie brak jest zapisu o przeznaczeniu środków funduszu na pomoc rzeczową w postaci bonów towarowych. W trakcie kontroli zarządzeniem nr 1/10 Wójta Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 19 lutego 2010 roku wprowadzono zmiany do ustalania zasad gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, poprzez dodanie do regulaminu gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zapisu dotyczącego przeznaczenia funduszu na zakup paczek świątecznych, bonów towarowych i talonów. Kserokopie: regulaminu gospodarowania środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Urzędu Gminy Lipce Reymontowskie, wydruku z konta 135 oraz zarządzenia nr 1/10 stanowią „akta kontroli strony 189 197”.
4.3. Wydatki na podró Ŝe słu Ŝbowe pracowników - 2009 rok
Ewidencję poleceń wyjazdu słuŜbowego pracowników Urzędu Gminy w Lipcach Reymontowskich prowadzi w „Rejestrze delegacji słuŜbowych” BoŜena Gładysz zatrudniona na stanowisku inspektora. Rejestr wydanych delegacji zawiera:
______84 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
numer polecenia wyjazdu słuŜbowego, imię, nazwisko i stanowisko słuŜbowe delegowanego, datę odbycia podróŜy słuŜbowej, miejsce wyjazdu słuŜbowego. Kontrolą prawidłowości ewidencjonowania, rozliczania i wypłaty naleŜności z tytułu krajowych podróŜy słuŜbowych objęto niŜej wymienione polecenia wyjazdu słuŜbowego: - nr 104/08 z dnia 22 grudnia 2008 roku, rozliczone w dniu 7 stycznia 2009 roku, zaewidencjonowane w RK nr 1/2009 za okres od 1 stycznia do 10 stycznia 2009 roku, - nr 1/09 z dnia 7 stycznia 2009 roku, rozliczone w dniu 14 stycznia 2009, zaewidencjonowane w RK nr 2/2009 za okres od 11 stycznia do 20 stycznia 2009 roku, - nr 25/09 na dzień 27 lutego 2009 roku, rozliczone w dniu 10 marca 2009 roku, zaewidencjonowane w RK nr 8/2009 za okres od 1 marca do 10 marca 2009 roku, - nr 24/09 z dnia 24 lutego 2009 roku, zaewidencjonowane w RK nr 8/2009 za okres od 1 marca do 10 marca 2009 roku, - nr 17/09 na dzień 13 lutego 2009 roku, rozliczone w dniu 3 marca 2009 roku, zaewidencjonowane w RK nr 8/2009 za okres od 1 marca do 10 marca 2009 roku, - nr 18/09 z dnia 16 lutego 2009 roku, rozliczone w dniu 13 marca 2009 roku, zaewidencjonowane w RK nr 9/2009 za okres od 11 marca do 20 marca 2009 roku, - nr 26/09 z dnia 26 lutego 2009 roku, rozliczone w dniu 13 marca 2009 roku, zaewidencjonowane w RK nr 9/2009 roku, rozliczone w dniu 13 marca 2009 roku, - nr 28/09 z dnia 11 marca 2009 roku, rozliczone w dniu 13 marca 2009 roku, zaewidencjonowane w RK nr 9/2009 za okres od 11 marca do 20 marca 2009 roku, - nr 23/09 z dnia 24 lutego 2009 roku, rozliczone w dniu 13 marca 2009 roku, zaewidencjonowane w RK nr 9/2009 za okres od 11 marca do 20 marca 2009 roku, - nr 64/09 na dzień 29 maja 2009 roku, rozliczone w dniu 2 czerwca 2009 roku, zaewidencjonowane w RK nr 17/2009 za okres od 1 czerwca do 17 czerwca 2009 roku, - nr 67/09 na dzień 8 czerwca 2009 roku, rozliczone w dniu 10 czerwca 2009 roku, zaewidencjonowane w RK 17/2009 roku za okres od 1 czerwca do 17 czerwca 2009 roku, - nr 66/09 na dzień 5 czerwca 2009 roku, rozliczone w dniu 10 czerwca 2009 roku, zaewidencjonowane w RK nr 17/2009 roku za okres od 1 czerwca do 17 czerwca 2009 roku, - nr 58/09 z dnia 26 maja 2009 roku, rozliczone w dniu 5 czerwca 2009 roku, zaewidencjonowane w RK nr 17/2009 roku za okres od 1 czerwca do 17 czerwca 2009 roku, - nr 69/09 z dnia 12 czerwca 2009 roku, rozliczone w dniu 16 czerwca 2009 roku, zaewidencjonowane w RK nr 17/2009 za okres od 1 czerwca do 17 czerwca 2009 roku, - nr 105/09 z dnia 1 października 2009 roku, rozliczone w dniu 8 października 2009 roku, zaewidencjonowane w RK nr 28/2009 za okres od 1 października do 10 października 2009 roku, - nr 106/09 z dnia 1 października 2009 roku, rozliczone w dniu 8 października 2009 roku, zaewidencjonowane w RK nr 28/2009 za okres od 1 października do 10 października 2009 roku, - nr 107/09 z dnia 2 października 2009 roku, rozliczone w dniu 8 października 2009 roku, zaewidencjonowane w RK nr 28/2009 za okres od 1 października do 10 października 2009 roku, - nr 109/09 z dnia 12 października 2009 roku, rozliczone w dniu 26 października 2009 roku, zaewidencjonowane w RK nr 30/2009 za okres od 21 października do 31 października 2009 roku,
______85 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
- nr 111/09 z dnia 21 października 2009 roku, rozliczone w dniu 26 października 2009 roku, zaewidencjonowane w RK nr 30/2009 za okres od 21 października do 31 października 2009 roku, - nr 130/09 z dnia 1 grudnia 2009 roku, rozliczone w dniu 4 grudnia 2009 roku, zaewidencjonowane w RK nr 34/2009 za okres od 1 grudnia do 12 grudnia 2009 roku, - nr 131/09 z dnia 2 grudnia 2009 roku, rozliczone w dniu 10 grudnia 2009 roku, zaewidencjonowane w RK nr 34/2009 za okres od 1 grudnia do 12 grudnia 2009 roku, - nr 128/09 z dnia 30 listopada 2009 roku, rozliczone w dniu 15 grudnia 2009 roku, zaewidencjonowane w RK nr 35/2009 za okres od 11 grudnia do 20 grudnia 2009 roku, i stwierdzono, jak niŜej: - wszystkie skontrolowane polecenia wyjazdów słuŜbowych były ujęte w rejestrach delegacji, - zlecającym wyjazd słuŜbowy pracownikom Urzędu Gminy był Wójt Gminy lub z upowaŜnienia Wójta Gminy –Sekretarz, natomiast polecenia wyjazdu słuŜbowego dla Wójta Gminy podpisywał Przewodniczący Rady Gminy Lipce Reymontowskie lub Sekretarz Gminy, - na poleceniach wyjazdu słuŜbowego, które upowaŜniały pracowników do odbycia podróŜy słuŜbowej własnym samochodem, była wpisywana marka samochodu, numer rejestracyjny oraz pojemność skokowa silnika, - zlecającym wyjazd słuŜbowy pracownikom Urzędu Gminy był Wójt Gminy, bądź z upowaŜnienia Wójta Sekretarz Gminy, - zastosowano prawidłowe stawki naliczeń diet, oraz ryczałtów za dojazdy, - pracownikom dokonano zwrotu kosztów przejazdu w wysokościach stanowiących iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu i rozliczano według stawek określonych w rozporządzeniu Ministra Transportu z dnia 23 października 2007 roku, - zwrot kosztów przejazdów środkami komunikacji publicznej, dokumentowały bilety dołączone do polecenia wyjazdu, - delegacje sprawdzane były pod względem wykonania polecenia słuŜbowego, sprawdzane pod względem formalno rachunkowym oraz zatwierdzane do wypłaty przez Skarbnika Gminy i kierownika jednostki, Ponadto stwierdzono: - przypadek powtórzonej numeracji delegacji słuŜbowych. Numerem 104/08 oznaczono dwie delegacje słuŜbowe wydane dwóm róŜnym pracownikom, (delegacja wystawiona dnia 15 grudnia 2008 roku oraz delegacja wystawiona dnia 22 grudnia 2008 roku), którzy to pracownicy odbywali podróŜ słuŜbową w innych terminach; numerem 105/08 oznaczono dwie delegacje słuŜbowe wydane dwóm róŜnym osobom, (delegacja z dnia 15 grudnia 2008 roku oraz delegacja z dnia 23 grudnia 2008 roku). Zgodnie z wyjaśnieniem pracownika merytorycznego, powyŜsze nieprawidłowości były wynikiem pomyłkowo naniesionej numeracji, - nie wszystkie polecenia wyjazdu słuŜbowego zawierały daty ich wystawienia (dotyczy poleceń wyjazdów słuŜbowych o numerach: 25/09, 17/09, 64/09, 67/09, 66/09), - część poleceń wyjazdów słuŜbowych nie zawierała wpisanego celu podróŜy (dotyczy poleceń wyjazdów słuŜbowych o numerach: 104/08, 17/09, 28/09, 23/09, 58/09), - w poleceniach wyjazdu słuŜbowego o numerach: 104/08, 17/09 i 23/09, 58/09, 107/09 nie wpisano godzin wyjazdu i przyjazdu,
______86 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
- na jednym poleceniu wyjazdu słuŜbowego rozliczano kilka wyjazdów w róŜnych terminach i do róŜnych instytucji w róŜnych miejscowościach (polecenia wyjazdów słuŜbowych o numerach: 104/08, 23/09, 58/09, 109/09, 111/09), - niespójność pomiędzy podanym czasem wyjazdu słuŜbowego a odbytą podróŜą (na poleceniu wyjazdu słuŜbowego nr 23/09 wpisany czas wyjazdu słuŜbowego w dniu 24 lutego 2009 roku, a rozliczono podróŜ odbytą w dniach 2 marca oraz 6 marca 2009 roku), - w poleceniu wyjazdu słuŜbowego nr 24/09 nieprawidłowo wyliczono zwrot kosztów podróŜy, wypłacono pracownikowi za duŜo o kwotę 6,50 zł. Kserokopie: przykładowych delegacji oraz strony z rejestru delegacji stanowią „akta kontroli strony 198 225”. Wyjaśnienie inspektora BoŜeny Gładys stanowi załącznik nr 40 do protokołu kontroli. W toku postępowania kontrolnego sprawdzono prawidłowość rozliczania się z ryczałtu z tytułu uŜywania samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy do celów słuŜbowych w jazdach lokalnych Wójta Gminy, z którym Rada Gminy Lipce Reymontowskie, reprezentowana przez Przewodniczącą Rady Gminy Danutę Łaską, zawarła w dniu 6 grudnia 2006 roku umowę cywilno – prawną o uŜywanie samochodu osobowego do celów słuŜbowych. Umowa została zawarta na czas nieokreślony. Niniejszą umową przyznano miesięczny limit 300 kilometrów, co jest zgodne z § 3 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów uŜywania do celów słuŜbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.). Do kontroli przyjęto wypłacone ryczałty za miesiące: styczeń, luty, maj, wrzesień i listopad 2009 roku i nieprawidłowości odnośnie wyliczenia ryczałtu do wypłaty nie stwierdzono. Podstawą do wypłacenia miesięcznego ryczałtu były oświadczenia wystawiane przez Wójta, sporządzone z zachowaniem wymogów zawartych w umowie. Dowody wypłaty ryczałtów były sprawdzane i podpisywane oraz zatwierdzane do wypłaty przez upowaŜnione osoby. Stwierdzono, Ŝe za kaŜdy dzień nieobecności w pracy potrącano 1/22 ryczałtu. Na ryczałty w jazdach lokalnych Wójta Gminy wydatkowano w 2009 roku 2.188,19 zł. PodróŜe zagraniczne
Stwierdzono, Ŝe w 2009 roku pracownicy Urzędu Gminy Lipce Reymontowskie nie odbywali podróŜy zagranicznych.
4.4. Wydatki na wypłaty diet i zwrot kosztów podró Ŝy słu Ŝbowych dla radnych oraz członków władz jednostek pomocniczych - 2009 rok
Zasady wypłaty diet
Uchwałą nr XI/75/08 Rady Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 19 marca 2008 roku w sprawie ustalenia diet dla radnych, Przewodniczącego i Wiceprzewodniczącego Rady Gminy określono zasady otrzymywania diet w następującej wysokości: - dla Przewodniczącego Rady Gminy miesięczna dieta w wysokości 900,00 zł, - dla Wiceprzewodniczącego Rady Gminy miesięczna dieta w wysokości 450,00 zł,
______87 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
- dla radnych – za udział w sesjach Rady Gminy i posiedzeniach komisji Rady w wysokości 90,00 zł za kaŜdą sesję i posiedzenie komisji. Przewodniczącemu i Wiceprzewodniczącemu Rady Gminy nie przysługuje dieta za udział w sesjach Rady Gminy i posiedzeniach komisji Rady. Dieta jest wypłacana w kasie Urzędu Gminy. Wypłata diet dla radnych następuje po zakończeniu sesji Rady Gminy bądź posiedzeniu komisji. Natomiast wypłata diet dla Przewodniczącego i Wiceprzewodniczącego Rady Gminy dokonywana jest z dołu w terminach określonych dla wypłaty wynagrodzenia dla pracowników Urzędu Gminy Lipce Reymontowskie. Diety wypłacane są na podstawie list wypłat diet sporządzonych w oparciu o listy obecności. W przypadku zbieŜności diet z tytułu sprawowania dwóch funkcji tj. radnego i sołtysa przysługuje jedna wyŜsza dieta. Rada Gminy Lipce Reymontowskie w dniu 19 marca 2008 roku uchwałą nr XI/76/08 ustaliła diety dla sołtysów za udział w sesjach Rady Gminy i naradach organizowanych przez Wójta Gminy w wysokości 70,00 zł. Uchwała weszła w Ŝycie z dniem podjęcia. W toku kontroli stwierdzono, Ŝe zgodnie z art. 24 h ust. 4 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. 142, poz. 1591) radni Rady Gminy Lipce Reymontowskie złoŜyli terminowo oświadczenia majątkowe, tj. do dnia 30 kwietnia 2009 roku według stanu na dzień 31 grudnia 2008 roku. Prawidłowość wypłaty diet W 2009 roku na diety dla radnych oraz sołtysów (klasyfikowane w dziale 750 „Administracja publiczna”, rozdziale 75022 „Rady gmin”, § 3030 „RóŜne wydatki na rzecz osób fizycznych”) wydatkowano kwotę 46.880,00 zł, z tego: - diety dla Przewodniczącego Rady Gminy 10.800,00 zł, - diety dla Wiceprzewodniczącego Rady Gminy 5.400,00 zł. Próbą kontroli naliczania i wypłaty diet objęto listy wypłat diet za miesiące: styczeń, luty, czerwiec oraz grudzień 2009 roku na ogólną kwotę 17.670,00 zł, w tym: listy wypłat diet radnych i sołtysów za styczeń 2009 roku na kwotę 4.320,00 zł za udział w posiedzeniach w dniach 8, 14, 19 i 30 stycznia 2009 roku, listy wypłat diet radnych i sołtysów za luty 2009 roku na kwotę 3.870,00 zł za udział w posiedzeniach w dniach 6, 16, 25 i 27 lutego 2009 roku, listy wypłat diet radnych i sołtysów za czerwiec 2009 roku na kwotę 4.360,00 zł za udział w posiedzeniach w dniach 17, 23 i 30 czerwca 2009 roku, listy wypłat diet radnych i sołtysów za grudzień 2009 roku na kwotę 5.120,00 zł za udział w posiedzeniach w dniach 4, 9, 22 i 29 grudnia 2009 roku. W czasie kontroli list wypłat stwierdzono, Ŝe wysokość wypłaconych diet dla radnych, Przewodniczącego i Wiceprzewodniczącego Rady Gminy oraz sołtysów była zgodna z kwotami diet określonymi w cytowanych wcześniej uchwałach Rady Gminy. Radnym Rady Gminy wypłacano diety na podstawie listy wypłat sporządzanej w oparciu o dane wynikające z list obecności na sesji i posiedzeniach Komisji. Listy wypłaconych diet, przed wypłatą, zostały sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty. Stwierdzono równieŜ, Ŝe łączna wysokość diet otrzymanych przez poszczególnych radnych w danym miesiącu nie przekroczyła maksymalnie dopuszczonej wysokości.
______88 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
5. WYDATKI INWESTYCYJNE
Plan i wykonanie wydatków inwestycyjnych w latach 2008 – 2009
2008 rok 2009 rok Plan po Plan po Dział Rozdział Paragraf Wykonanie Wykonanie zmianach zmianach (zł) (zł) (zł) (zł) 010 01095 6050 1.335.082,39 35.965,98 1.364.595,00 170.484,44 01095 6058 991.530,62 991.530,62 3.515.094,25 2.882.771,28 01095 6059 174.975,99 174.975,99 620.310,75 515.315,56 600 60016 6050 501.500,00 362.098,32 397.000,00 348.109,12 700 70005 6050 625.000,00 22.997,00 20.000,00 18.542,69 710 71004 6050 49.500,00 26.770,40 38.000,00 6.000,00 750 75095 6050 1.800,00 - 851 85195 6050 20.000,00 16.200,00 921 92109 6050 7.000,00 -
750 75022 6060 3.000,00 2.695,00 - - 750 75023 6060 8.000,00 7.717,90 754 75412 6060 17.000,00 17.000,00 80104 801 6068 19.677,00 18.827,50 POKL 80104 6069 3.323,00 3.322,50 POKL 900 90004 6069 15.000,00 13.400,00 92195 921 6068 7.000,00 6.960,00 POKL Razem 3.700.589,00 1.633.233,31 6.033.800,00 4.008.450,99 Wydatki bud Ŝetowe 9.945.317,46 7.626.103,71 13.224.930,89 10.882.931,50 ogółem % udziału wydatków inwestycyjnych 21,42 36,83 w wydatkach ogółem
Dane nie dotycz ą zakupów inwestycyjnych środków trwałych (tylko inwestycje sensu stricte).
Źródła finansowania realizowanych inwestycji w latach 2008-2009 Źródłami finansowania inwestycji w 2008 roku były: kredyt 531.255,55 zł dotacje 989.345,36 zł środki własne 112.632,40 zł Ogółem 1.633.233,31 zł
______89 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Kwota ogółem zawiera wydatki inwestycyjne sensu stricte klasyfikowane w § 6050 w kwocie 1.630.538,31 zł (finansowane środkami własnymi Gminy w kwocie 109.937,40 zł, kredytem w wysokości 531.255,55 zł i dotacją w kwocie 989.345,36 zł) oraz wydatki na zakupy inwestycyjne klasyfikowane w § 6060 w kwocie 2.695,00 zł , których źródłem finansowania były środki własne Gminy. Źródłami finansowania inwestycji w 2009 roku były: środki własne gminy 434.953,97 zł kredyt 617.620,00 zł dotacje 2.955.877,02 zł Ogółem 4.008.450,99 zł Kwota ogółem zawiera wydatki inwestycyjne, klasyfikowane w § 6050 w kwocie 3.941.223,09 zł (finansowane środkami własnymi Gminy w wysokości 396.836,07 zł, kredytami w kwocie 617.620,00 zł, dotacjami w kwocie 2.926.767,02 zł) oraz wydatki na zakupy inwestycyjne klasyfikowane w § 6060 w kwocie 67.227,90 zł , których źródłem finansowania były środki własne Gminy w kwocie 38.117,90 zł i dotacje rozwojowe 29.110,00 zł. Źródła finansowania inwestycji w latach 2008 – 2009 z podziałem na poszczególne zadania (w działach, rozdziałach i paragrafach) obrazuje tabela stanowiąca załącznik nr 41 do protokołu kontroli.
Ewidencja ksi ęgowa wydatków inwestycyjnych
Wydatki poniesione na realizowane inwestycje ewidencjonowane były na koncie 080 – „Inwestycje (środki trwałe w budowie)”. Do kaŜdego zadania inwestycyjnego prowadzone są analityczne konta księgowe, na których ewidencjonowane są wydatki na poszczególne zadania inwestycyjne. Zobowiązania dotyczące wykonanych i nie zapłaconych robót budowlanych oraz dostaw związanych z realizacją inwestycji księgowane są na koncie syntetycznym 201 – „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” i na kontach analitycznych w podziale na poszczególnych kontrahentów.
Organizacja procesu inwestycyjnego (planowanie i nadzór)
Zadania inwestycyjne planowane do realizacji na lata 2008 – 2009 przed uchwaleniem budŜetu były przedstawione Radzie Gminy Lipce Reymontowskie. Rada Gminy Lipce Reymontowskie uchwałą nr XI/64/08 z dnia 19 marca 2008 roku w sprawie uchwalenia budŜetu gminy na rok 2008 określiła wielkość nakładów inwestycyjnych na 2008 rok w kwocie 3.778.000,00 zł. Plan po zmianach w ciągu roku budŜetowego wyniósł ogółem 3.700.589,00 zł (z tego: inwestycje 3.690.589,00 zł, zakupy inwestycyjne 10.000,00 zł). W czasie postępowania kontrolnego ustalono, Ŝe planowane wydatki na inwestycje na 2008 rok, zrealizowane zostały w kwocie 1.633.233,31 zł, co stanowiło 44,13% wykonania planu po zmianach. Rada Gminy Lipce Reymontowskie uchwałą nr XIX/121/09 z dnia 18 marca 2009 roku w sprawie uchwalenia budŜetu Gminy na rok 2009 określiła wielkość nakładów inwestycyjnych w kwocie 5.951.800,00 zł. Plan po zmianach w ciągu roku budŜetowego wyniósł ogółem 6.033.800,00 zł (z tego: inwestycje 5.963.800,00 zł, zakupy inwestycyjne 70.000,00 zł). Planowane wydatki na inwestycje zrealizowane zostały w kwocie 4.008.445,99 zł, co stanowiło 66,21% wykonania planu po zmianach.
______90 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Zmiany dokonywane w trakcie roku budŜetowego dotyczące wysokości środków finansowych przeznaczonych na ich realizację dokonywane były poprzez podjęcie uchwały przez Radę Gminy. Limity wydatków na określone zadania inwestycyjne zostały określone w załącznikach nr 4 do ww. uchwał budŜetowych. W regulaminie organizacyjnym Urzędu Gminy określono, Ŝe prowadzeniem dokumentacji merytorycznej (w tym: przygotowywaniem i opracowywaniem wniosków inwestycyjnych o pozyskiwanie środków zewnętrznych) dotyczącej realizowanych w Gminie inwestycji i związanych z nimi zamówieniami publicznymi prowadziła Katarzyna Choińska Kierownik Referatu Rozwoju i Promocji (zgodnie z zakresem czynności z dnia 24 stycznia 2006 roku).
Kontrola realizacji wybranych inwestycji
„Budowa sieci kanalizacji sanitarnej z przyłączami w Lipcach Reymontowskich w ul. Mostowej, Nowickiej, Boryny, Leśnej i Wiosennej” w ramach Projektu nr WND – RPLD – 02 – 01 – 00 – 00 – 041/08 „ Kompleksowe uporządkowanie i rozbudowa systemu zbiorczej kanalizacji rozdzielczej w aglomeracji Lipce Reymontowskie – etap II” . Przetarg nieograniczony o wartości zamówienia mniejszej niŜ kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity z 2006 roku Dz. U. nr 164, poz. 1163 ze zm.). Wartość zamówienia według kosztorysów inwestorskich z miesiąca marca 2008 roku wynosiła 4.369.828,40 zł (netto) W czasie postępowania kontrolnego ustalono, Ŝe w dniu wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, tj. 31 marca 2008 roku podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych stanowił kurs wynoszący 3,8771 – zgodnie z § 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 2007 roku w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. nr 241, poz. 1763). PowyŜsze rozporządzenie weszło w Ŝycie z dniem 1 stycznia 2008 roku.
Etap przygotowania inwestycji (projekty, kosztorysy) Projekty Projekt budowlany na budowę sieci kanalizacji sanitarnej z przyłączami w Lipcach Reymontowskich w ul. Mostowej, Nowickiej, Boryny, Leśnej i projekt techniczny zasilania w energię elektryczną przepompowni ścieków sanitarnych dla zlewni ulic: Nowickiej i Mostowej w Lipcach Reymontowskich, zostały opracowane w miesiącu grudniu 2005 roku przez P.P.H.U. Wykonawstwo, Nadzór i Projektowanie Robót Budowlano – Instalacyjnych w Pabianicach. Projekt budowlany na budowę ww. sieci z przyłączami w Lipcach Reymontowskich w ul. Wiosennej został opracowany przez wymienioną powyŜej firmę w miesiącu marcu 2006 roku a projekt techniczny zasilania w energię elektryczną przepompowni ścieków sanitarnych dla zlewni ulicy Leśnej w Lipcach Reymontowskich opracowano w miesiącu styczniu 2006 roku. Kosztorysy Kosztorysy inwestorskie na budowę sieci kanalizacji sanitarnej z przyłączami w Lipcach Reymontowskich w ul. Mostowej, Nowickiej, Boryny i Leśnej zostały opracowane w dniu
______91 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
17 marca 2008 roku, a w ulicy Wiosennej w dniu 18 marca 2008 roku przez P.P.H.U. Wykonawstwo, Nadzór i Projektowanie Robót Budowlano – Instalacyjnych w Pabianicach. Kosztorysy zasilania w energię elektryczną przepompowni ścieków sanitarnych dla zlewni ulic: Nowickiej, Mostowej i Leśnej w Lipcach Reymontowskich zostały sporządzone przez ww. firmę w dniu 18 marca 2008 roku. Prawidłowość stosowania przepisów o zamówieniach publicznych Ogłoszenie o zamówieniu zamieszczono drogą elektroniczną za pomocą formularza ZP 400 w dniu 22 kwietnia 2008 roku w Biuletynie Zamówień Publicznych (nr ogłoszenia 83423 – 2008). Zgodnie z art. 40 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych kontrolowana jednostka wszczęła postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego, zamieszczając ogłoszenie o zamówieniu w miejscu publicznie dostępnym (na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy w okresie od dnia 22 kwietnia 2008 roku do dnia 16 maja 2008 roku) oraz na stronie internetowej Gminy Lipce Reymontowskie (od dnia 22 kwietnia 2008 roku). Zamawiający w ogłoszeniu opisał przedmiot zamówienia (zgodny z przedmiotem zawartym w SIWZ – specyfikacji istotnych warunków zamówienia) tj. „Budowa sieci kanalizacji sanitarnej z przyłączami do posesji w Lipcach Reymontowskich w ul. Mostowej, Nowickiej, Boryny, Leśnej i Wiosennej” Sprawdzono i stwierdzono, Ŝe zgodnie z art. 41 ustawy Prawo zamówień publicznych, w ogłoszeniu zawarto m.in.: −−− określenie trybu zamówienia – przetarg nieograniczony, −−− określenie przedmiotu i zakresu zamówienia, zgodnie z art. 41 pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych, −−− zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych i częściowych, −−− opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków zamówienia, −−− informację o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, −−− termin wykonania (inwestycja zaplanowana na okres 2 lat) – etap I (budowa sieci kanalizacji sanitarnej z przyłączami do posesji w Lipcach Reymontowskich w ul. Mostowej, Nowickiej, Boryny oraz wykonanie przewiertu pod torami PKP) – od dnia 9 czerwca 2008 roku do 15 września 2008 roku i etap II (budowa sieci kanalizacji sanitarnej z przyłączami do posesji w Lipcach Reymontowskich w ul. Leśnej i Wiosennej) do dnia 30 września 2009 roku. −−− wymóg wniesienia wadium w wysokości 65.550,00 zł (nie więcej niŜ 3% wartości zamówienia), −−− kryteria oceny ofert najniŜsza cena, −−− miejsce i termin składania ofert – w siedzibie zamawiającego do dnia 15 maja 2008 roku do godz. 10ºº, −−− termin związania ofertą – 30 dni od ostatecznego terminu składania ofert, −−− informację o dniu jego zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych tj. 22 kwietnia 2008 roku – art. 40 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ), sporządzona w kwietniu 2008 roku, zatwierdzona została przez Wójta Gminy Jerzego Czerwińskiego. SIWZ zawierała wszystkie niezbędne dane określone w art. 36 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych, w tym m. innymi: opisano warunki udziału w postępowaniu oraz sposób dokonywania oceny spełniania tych warunków (rozdział 8 SIWZ), miejsce i termin składania ofert (rozdział 14); wymagania dotyczące zabezpieczenia naleŜytego wykonania umowy zawarte zostały w rozdziale 20 (8% ceny ofertowej brutto). W specyfikacji zapisano, Ŝe zamawiający wymaga wniesienia wadium w wysokości
______92 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
65.550,00 zł przed upływem terminu składania ofert (rozdział 11), nie przewiduje aukcji elektronicznej (rozdział 22), nie przewiduje umowy ramowej (rozdział 23). Kontrolujący stwierdzili, Ŝe były dwie Specyfikacje Istotnych Warunków Zamówienia. Pierwsza zawierała informację, Ŝe Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień uzupełniających. W dniu 24 kwietnia 2008 roku na stronie internetowej Urzędu Gminy Lipce Reymontowskie zamieszczono informację o dokonanej korekcie oczywistej pomyłki pisarskiej w SIWZ i opublikowano poprawioną specyfikację. W punkcie 5 skorygowanej specyfikacji zawarto informację, Ŝe Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień uzupełniających. W trakcie kontroli stwierdzono, Ŝe warunki udziału w postępowaniu i kryteria oceny ofert pozostawały niezmienne w toku postępowania. Kontrolowana jednostka w SIWZ prawidłowo ustaliła termin składania ofert (art. 43 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych). Termin składania ofert wyznaczono do dnia 15 maja 2008 roku (zgodny z terminem podanym w ogłoszeniu – ogłoszenie o zamówieniu zamieszczono w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 22 kwietnia 2008 roku). Zamawiający prawidłowo ustalił w SIWZ termin związania z ofertą (30 dni) – zgodnie z art. 85 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z wymogami art. 42 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych specyfikację istotnych warunków zamówienia kontrolowana jednostka udostępniła na stronie internetowej, od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych, tj. od dnia 22 kwietnia 2008 roku. Katarzyna Choińska Kierownik Referatu Rozwoju i Promocji udzieliła wyjaśnienia kontrolującym, Ŝe w wyŜej wymienionym przetargu, SIWZ pobierana była tylko ze strony internetowej Urzędu Gminy, nie było Ŝadnego przypadku pobierania specyfikacji na wniosek oferenta lub osobiście w Urzędzie (art. 42 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych). Wyjaśnienia Wójta Gminy: w sprawie pobierania specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz w sprawie korekty specyfikacji stanowią załącznik nr 42 do protokołu kontroli. Komisja Przetargowa w składzie ośmioosobowym powołana została w dniu 25 marca 2008 roku zarządzeniem nr 3/2008 Wójta Gminy Lipce Reymontowskie. PowyŜszy skład osobowy Komisji został powołany (zgodnie z art. 19 ust. 2 i 3 ustawy Prawo zamówień publicznych) do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia „Budowa sieci kanalizacji sanitarnej z przyłączami w Lipcach Reymontowskich w ul. Mostowej, Nowickiej, Boryny, Leśnej i Wiosennej”. W § 4 wymienionego zarządzenia ustalono, Ŝe powołana komisja przetargowa moŜe prowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia przy udziale, co najmniej 3 osób, w tym Przewodniczącego. Z protokołu postępowania o udzielenie zamówienia o wartości mniejszej niŜ kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych, prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (sporządzonego na druku ZP 2/PN, NBO, ZOC), część szczegółowa wynika, Ŝe otwarcie ofert nastąpiło w dniu 15 maja 2008 roku o godzinie 10 w Urzędzie Gminy w Lipcach Reymontowskich. Do upływu terminu składania ofert złoŜono 5 ofert. W protokole postępowania, podano, Ŝe bezpośrednio przed otwarciem ofert, zamawiający podał kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, w wysokości 5.600.000,00 zł brutto. Zbiorcze zestawienie ofert na druku ZP 12 stanowi „ akta kontroli strona 226”. Z załączonych druków dodatkowych (ZP 11) do protokołu postępowania o udzielenie zamówienia oraz listy obecności osób uczestniczących w otwarciu ofert wynika, Ŝe kaŜda z osób, wchodząca w skład Komisji Przetargowej, a więc występująca w imieniu zamawiającego, złoŜyła oświadczenie, co do okoliczności skutkujących wyłączeniem z
______93 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
postępowania. Z podpisanych druków ZP 11 wynika, Ŝe Ŝadna z wymienionych osób nie podlegała wyłączeniu z niniejszego postępowania. Do upływu terminu składania ofert wpłynęło pięć ofert. Oferty, z wyszczególnionymi cenami brutto, wpisane zostały do formularza stanowiącego druk ZP 12 „Zbiorcze zestawienie ofert”. Były to: oferta nr 1 (Przedsiębiorstwo InŜynieryjno Instalacyjne PRIBEX Skierniewice) – cena 4.805.768,45 zł – wadium wniesione w gwarancji bankowej nr 9/G010/2008 w kwocie 65.550,00 zł, oferta nr 2 (Przedsiębiorstwo PUHB”CEWOGAZ” Jan Wolski Łowicz) – cena 3.006.004,90 zł wadium wniesione w gwarancji bankowej nr 05/2008 w kwocie 65.550,00 zł, oferta nr 3 (Instalatorstwo Sanitarne i C.O. Budowa Sieci Wod – Kan Sławomir Poński Brzeziny) – cena 3.356.417,98 zł – wadium wniesione w gwarancji bankowej nr 6/2007 w kwocie 65.550,00 zł, oferta nr 4 (Zakład Instalacji Sanitarnych i C.O. mg inŜ. Krzysztof Misiak Brzeziny) – cena 3.846.480,20 zł wadium wniesione w pieniądzu w kwocie 65.550,00 zł, oferta nr 5 (Zakład Usług Wodno – Kanalizacyjnych Krzysztof Machnicki Skierniewice) – cena 6.086.731,57 zł wadium wniesione w pieniądzu w kwocie 65.550,00 zł, Z informacji zawartych w dokumentacji przetargowej (druk ZP – 19, protokół postępowania o udzielenie przedmiotowego zamówienia wynika, Ŝe odrzucono ofertę nr 1 (Przedsiębiorstwo InŜynieryjno Instalacyjne PRIBEX ze Skierniewic) z uwagi na błąd w obliczeniu ceny inny niŜ omyłka rachunkowa – art. 89 ust. 1 pkt 6 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z informacjami zawartymi na druku ZP 17, wymagane przez SIWZ warunki udziału w postępowaniu spełniało pozostałych czterech oferentów – wykonawców. Oceny ofert dokonano zgodnie z kryteriami ustalonymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (cena, jako jedyne kryterium – ocena na druku ZP 20). Jak wynika z protokołu postępowania oraz załączonych druków wybrano ofertę nr 2, tj. Przedsiębiorstwo PUHB”CEWOGAZ” Jan Wolski Łowicz. Ze sporządzonego protokołu postępowania o udzielenie przedmiotowego zamówienia wynika, Ŝe ww. firma uzyskała największą liczbę punktów w jedynym kryterium oceny ofert, jakim była cena. Wójt Gminy Jerzy Czerwiński zaakceptował propozycję Komisji przetargowej i przyjął do realizacji, co potwierdził złoŜeniem podpisu w wymienionym protokole. Cena wybranej oferty wynosiła 3.006.004,90 zł brutto. Zgodnie z art. 92 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych o wyborze oferty, zamawiający zawiadomił wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia. Czynności tej dokonano faksami w dniu 20 maja 2008 roku i pismami z dnia 20 maja 2008 roku, wysłanymi w dniu 20 maja 2008 roku za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Zamawiający zamieścił informację o wyborze oferty, w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie – na tablicy ogłoszeń w dniach od 20 maja 2008 roku do dnia 6 czerwca 2008 roku. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty, na stronie internetowej została umieszczona od dnia 20 maja 2008 roku, gdzie fakt ten został udokumentowany. Umowę nr 25/2008 na wykonanie robót budowlanych z wybranym wykonawcą zawarto w dniu 5 czerwca 2008 roku z zachowaniem terminu określonego w ustawie – Prawo zamówień publicznych. Umowę zawarto zgodnie ze złoŜoną ofertą. Zamawiający, zgodnie z art. 95 ust. 1 wymienionej ustawy, po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego zamieścił ogłoszenie o tym fakcie w Biuletynie Zamówień Publicznych (numer ogłoszenia 122267 – 2008, data zamieszczenia 6 czerwca 2008 roku . W
______94 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
ogłoszeniu podano informację o odrzuceniu 1 oferty, o cenie wybranej oferty oraz ofertach z najniŜszą i najwyŜszą ceną (bez VAT): oferta z najwyŜszą ceną: 4.989.124,25 zł, cena wybranej oferty: 2.463.938,45 zł. W umowie strony ustaliły termin realizacji całości zamówienia od dnia 9 czerwca 2008 roku do dnia 30 września 2009 roku w tym: etap I (budowa sieci kanalizacji sanitarnej z przyłączami do posesji w Lipcach Reymontowskich w ul. Mostowej, Nowickiej, Boryny oraz wykonanie przewiertu pod torami PKP) – od dnia 9 czerwca 2008 roku do 15 września 2008 roku i etap II (budowa sieci kanalizacji sanitarnej z przyłączami do posesji w Lipcach Reymontowskich w ul. Leśnej i Wiosennej) do dnia 30 września 2009 roku. Wysokość wynagrodzenia za wykonanie etapu I określono w kwocie 998.988,73 zł netto + 22% podatek VAT na kwotę 219.777,52 zł a etapu II w kwocie 1.464.949,72 zł + 22% podatku VAT na kwotę 322.288,93 zł. Kserokopia umowy nr 25/2008 z dnia 5 czerwca 2008 roku stanowią „akta kontroli strony 227 237”. Zgodnie z ustaleniami zawartymi w umowie (jednocześnie zgodnie z zapisami zawartymi w SIWZ) wykonawca wniósł zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy w wysokości 8% wynagrodzenia brutto za cały przedmiot umowy, tj. kwotę 240.481,00 zł w formie pienięŜnej. Wysokość zabezpieczenia ustalono zgodnie z art. 150 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. W umowie zapisano, Ŝe zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy zostanie zwrócone w następujący sposób: 70% jako gwarancja zgodnego z umową wykonania robót w ciągu 30 dni od daty podpisania protokołu odbioru końcowego robót, jeŜeli nie zostaną stwierdzone wady, bądź nie później niŜ w 30 dni od daty wykonania zamówienia i uznania go przez Zamawiającego za naleŜycie wykonane (Protokół odbioru końcowego i przekazania do eksploatacji przedmiotu umowy). Pozostałe 30% wartości zabezpieczenia zostanie zwrócone w terminie 14 dni po upływie okresu udzielonej gwarancji jakości na wykonane roboty (60 miesięcy, licząc od daty odbioru końcowego umowy).
W toku postępowania kontrolnego nie stwierdzono dokonania przez zamawiającego zmian umowy z naruszeniem ograniczeń wynikających z art. 144 ustawy – Prawo zamówień publicznych. W związku z koniecznością (zgłoszenia mieszkańców o wykonanie przyłączy kanalizacyjnych w trakcie prowadzenia zaplanowanej ww. inwestycji) wykonania dodatkowych 21 przyłączy kanalizacyjnych w miejscowości Lipce Reymontowskie w ul. Nowickiej, Leśnej i Boryny na działkach o nr ewidencyjnych: 222, 223, 226, 296, 300, 309, 251/3, 310, 273, 260/9, 237 i 238, 246, 415, 417, 418, 423, 560, 626/1 i 624/1 i 624/2 i 624/3, 549, 617, 570, została sporządzona przez Annę Trybulską ze Skierniewic (uprawnienia 8346/9/76, 28/91, 51 – 91 Skierniewice) następująca dokumentacja: projekt budowlany przyłączy kanalizacyjnych w miejscowości Lipce Reymontowskie w ul. Nowickiej, Leśnej i Boryny z miesiąca lipca 2009 roku. kosztorys inwestorski wykonania wymienionych powyŜej przyłączy z dnia 3 sierpnia 2009 roku na kwotę 215.573,58 zł netto + 22% podatek VAT w kwocie 47.426,19 zł. Łącznie brutto 262.999,77 zł. Kserokopia protokołu konieczności z dnia 17 marca 2009 roku stanowi „akta kontroli strony 238 239”. Wykonawca zamówienia podstawowego tj. „Budowy sieci kanalizacji sanitarnej z przyłączami w Lipcach Reymontowskich w ul. Mostowej, Nowickiej, Boryny, Leśnej i Wiosennej, sporządził kosztorys ofertowy na wykonanie robót uzupełniających (21 przyłączy) na ww. zadaniu. Zgodnie z kosztorysem wartość robót uzupełniających wynosiła 101.094,74 zł netto + 22% podatek VAT w kwocie 22.240,84 zł co uczyniło kwotę brutto 123.335,58 zł.
______95 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity z 2007 roku, Dz. U. nr 223, poz. 1655 ze zm.) oraz art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 września 2008 roku o zmianie ustawy Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. nr 171, poz. 1058), Zamawiający udzielił zamówienia w trybie z wolnej ręki na wykonanie robót uzupełniających w ramach zadania „Budowa sieci kanalizacji sanitarnej z przyłączami w Lipcach Reymontowskich w ul. Mostowej, Nowickiej, Boryny, Leśnej i Wiosennej Przedsiębiorstwu PUHB „CEWOGAZ” Jan Wolski z Łowicza. Zgodnie z umową nr 42/2009 zawartą w dniu 15 września 2009 roku termin zakończenia robót ustala się na dzień 20 października 2009 roku. Za wykonanie przedmiotu umowy strony ustaliły wynagrodzenie ryczałtowe w kwocie: 101.094,74 zł netto + VAT 22% 22.240,84 zł, cena brutto: 123.335,58 zł. Kserokopia zawartej umowy z dnia 15 września 2009 roku stanowi „akta kontroli strony 240 251 ”. Po zawarciu wymienionej umowy, kontrolowana jednostka nie zamieściła w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o udzieleniu zamówienia publicznego, co było niezgodne z art. 95 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Przepisy art. 95 zobowiązują zamawiającego do ogłoszenia o udzieleniu zamówienia publicznego. Dotyczy to takŜe trybu zamówienia publicznego z wolnej ręki. Ogłoszenie zamieszcza się w Biuletynie Zamówień Publicznych niezwłocznie po zawarciu umowy, jeŜeli wartość zamówienia jest mniejsza niŜ kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych. Wyjaśnienie Wójta Gminy Lipce Reymontowskie Jerzego Czerwińskiego w sprawie nie umieszczenia ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych stanowi załącznik nr 43 do protokołu kontroli. Z wyjaśnienia wynika, Ŝe nie umieszczenie ogłoszenia o udzieleniu zamówienia na roboty uzupełniające w Biuletynie Zamówień Publicznych było wynikiem przeoczenia. Kontrolujący stwierdzili, Ŝe wszczęcie postępowania w trybie zamówienia z wolnej ręki na wykonanie robót uzupełniających w ramach zadania „Budowa sieci kanalizacji sanitarnej z przyłączami w Lipcach Reymontowskich w ul. Mostowej, Nowickiej, Boryny, Leśnej i Wiosennej” spełniało przesłanki podyktowane art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy Prawo zamówień publicznych tj. Zamawiający moŜe udzielić zamówienia z wolnej ręki w przypadku udzielenia, w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego, dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych zamówień uzupełniających, stanowiących nie więcej niŜ 50% wartości zamówienia podstawowego i polegających na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówień, jeŜeli zamówienie podstawowe zostało udzielone w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego, a zamówienie uzupełniające było przewidziane w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (pkt 5. Informacja o przewidzianych zamówieniach uzupełniających) na roboty budowlane obejmujące budowę sieci kanalizacji sanitarnej z przyłączami do posesji w Lipcach Reymontowskich w ul. Mostowej, Nowickiej, Boryny, Leśnej i Wiosennej. Kserokopia specyfikacji istotnych warunków zamówienia (po korekcie) i ogłoszenia o zamówieniu na roboty budowlane obejmujące budowę sieci kanalizacji sanitarnej z przyłączami do posesji w Lipcach Reymontowskich w ul. Mostowej, Nowickiej, Boryny, Leśnej i Wiosennej stanowią „akta kontroli strony 252 279 ”. Zabezpieczenie środków w budŜecie na realizację zadania inwestycyjnego Inwestycja pod nazwą „Budowa sieci kanalizacji sanitarnej z przyłączami w Lipcach Reymontowskich w ul. Mostowej, Nowickiej, Boryny, Leśnej i Wiosennej” objęta została wieloletnim programem inwestycyjnym w latach 2008 – 2015.
______96 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Rada Gminy Lipce Reymontowskie uchwałą nr XI/64/08 z dnia 19 marca 2008 roku w sprawie uchwalenia budŜetu Gminy na 2008 roku zaplanowała wydatki majątkowe na zadanie „Budowa sieci kanalizacji sanitarnej z przyłączami w Lipcach Reymontowskich w ul. Mostowej, Nowickiej, Boryny, Leśnej i Wiosennej” w dziale 010, rozdział 01095 następująco: w kwocie 2.600.000,00 zł – kwota wydatków zaplanowana na 2008 rok w ramach limitów wydatków na wieloletnie programy inwestycyjne (załącznik nr 4 do ww. uchwały), w kwocie 5.500.000,00 zł – kwota wydatków zaplanowana na 2009 rok w ramach limitów wydatków na wieloletnie programy inwestycyjne (załącznik nr 4 do ww. uchwały). Rada Gminy uchwałą nr XV/94/08 z dnia 8 sierpnia 2008 roku dokonała zmniejszenia planu wydatków inwestycyjnych w dziale 010, rozdział 01095, § 6050 o kwotę 10.000,00 zł. Po zmianie plan ww. wydatków kształtował się w kwocie 2.590.000,00 zł. Rada Gminy uchwałą nr XVII/110/08 z dnia 26 listopada 2008 roku dokonała zmniejszenia planu wydatków inwestycyjnych w dziale 010, rozdział 01095, § 6050 o kwotę 88.411,00 zł. Po zmianie plan ww. wydatków kształtował się w kwocie 2.501.589,00 zł. Uchwałą nr XIX/121/09 z dnia 18 marca 2009 roku w sprawie uchwalenia budŜetu Gminy na 2009 rok Rada Gminy Lipce Reymontowskie zaplanowała wydatki inwestycyjne na zadanie „Budowa sieci kanalizacji sanitarnej z przyłączami w Lipcach Reymontowskich w ul. Mostowej, Nowickiej, Boryny, Leśnej i Wiosennej” w dziale 010, rozdział 01095 i § 6050 w kwocie 5.500.000,00 zł. W ciągu roku zaplanowana kwota przeznaczona na ww. zadanie nie uległa zmianie. W związku z powyŜszymi ustaleniami stwierdza się, Ŝe na dzień podpisania umów z wykonawcami, tj.: na dzień 5 czerwca 2008 roku (z firmą „CEWOGAZ”) oraz na dzień 15 września 2009 roku w związku z podpisaniem umowy na roboty uzupełniające z firmą „CEWOGAZ” były zabezpieczone środki w budŜecie na realizację zadania pn. „Budowa sieci kanalizacji sanitarnej z przyłączami w Lipcach Reymontowskich w ul. Mostowej, Nowickiej, Boryny, Leśnej i Wiosennej”.
Prawidłowość finansowania inwestycji (zgodność z umową, potwierdzenie wykonania robót).
Finansowanie inwestycji pn. „Budowa sieci kanalizacji sanitarnej z przyłączami w Lipcach Reymontowskich w ul. Mostowej, Nowickiej, Boryny, Leśnej i Wiosennej” wg umowy 25/2008 z dnia 5 czerwca 2008 roku i umowy nr 42/09 z dnia 15 września 2009 roku.
W umowie nr 25/2008 ustalono, Ŝe wynagrodzenie Wykonawcy płatne będzie na podstawie faktur częściowych i faktury końcowej za zrealizowany przedmiot umowy. Podstawą do wystawienia faktur częściowych za wykonane roboty będzie protokół komisyjnego odbioru robót budowlanych potwierdzony przez Wykonawcę i inspektora nadzoru oraz zatwierdzony przez Zamawiającego. Natomiast podstawą do wystawienia faktury końcowej będzie protokół odbioru końcowego i przekazania do eksploatacji przedmiotu umowy. Płatności faktur będą dokonywane przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy, w terminie 30 dni od daty otrzymania faktury przez Zamawiającego. W umowie nr 42/09 ustalono, Ŝe rozliczenie i zapłata wynagrodzenia za roboty uzupełniające nastąpi na warunkach określonych w umowie na wykonanie zadania podstawowego objętego umową nr 25/2008 z dnia 5 czerwca 2008 roku. Rozliczenie faktur wykonawcy
______97 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Faktura nr 31/08 z dnia 30 września 2008 roku Faktura do Urzędu Gminy wpłynęła w dniu 30 września 2008 roku. NaleŜność w wysokości 998.988,73 zł netto + 219.777,52 zł podatek VAT (22%) łącznie 1.218.766,25 zł zapłacono wykonawcy przelewem w dniu 24 października 2008 roku, na podstawie zatwierdzonego w dniu 30 września 2008 roku protokołu odbioru I etapu przedmiotowej inwestycji. Faktura została zapłacona zgodnie z terminem zawartym w umowie. Faktura nr 40/08 z dnia 31 października 2008 roku Faktura do Urzędu Gminy wpłynęła w dniu 31 października 2008 roku. NaleŜność w wysokości 130.173,09 zł netto + 28.638,08 zł podatek VAT (22%) łącznie 158.811,17 zł zapłacono wykonawcy przelewem w dniu 27 listopada 2008 roku, na podstawie zatwierdzonego w dniu 31 października 2008 roku protokołu odbioru II etapu ww. inwestycji. Faktura została zapłacona zgodnie z terminem zawartym w umowie. Faktura nr 15/09 z dnia 18 czerwca 2009 roku Stwierdzono, brak daty wpływu faktury do Urzędu Gminy. NaleŜność w wysokości 371.789,77 zł netto + 81.793,00 zł podatek VAT (22%) łącznie 453.583,52 zł zapłacono wykonawcy przelewem w dniu 25 czerwca 2009 roku, na podstawie zatwierdzonego w dniu 18 czerwca 2009 roku protokołu odbioru II etapu przedmiotowej inwestycji. Faktura została zapłacona zgodnie z terminem zawartym w umowie. Kserokopia faktury nr 15/09 z dnia 18 czerwca 2009 roku stanowi „akta kontroli strony 280 281”. Faktura nr 16/09 z dnia 26 czerwca 2009 roku Stwierdzono, brak daty wpływu faktury do Urzędu Gminy. NaleŜność w wysokości 161.805,23 zł netto + 35.597,15 zł podatek VAT (22%) łącznie 197.402,38 zł zapłacono wykonawcy przelewem w dniu 29 czerwca 2009 roku, na podstawie zatwierdzonego w dniu 26 czerwca 2009 roku protokołu odbioru II etapu przedmiotowej inwestycji. Faktura została zapłacona zgodnie z terminem zawartym w umowie. Kserokopia faktury nr 16/09 z dnia 29 czerwca 2009 roku stanowi „akta kontroli strony 282 283”. Faktura nr 32/09 z dnia 30 września 2009 roku Faktura do Urzędu Gminy wpłynęła w dniu 30 września 2009 roku. NaleŜność w wysokości 801.181,62 zł netto + 176.259,96 zł podatek VAT (22%) łącznie 977.441,58 zł zapłacono wykonawcy przelewami: w dniu 30 października 2009 roku – 60.000,00 zł, 9 listopada 2009 roku – 50.000,00 zł, 13 listopada 2009 roku – 250.000,00 zł i w dniu 27 listopada 2009 roku – 617.441,58 zł na podstawie zatwierdzonego w dniu 30 września 2009 roku protokołu odbioru końcowego i przekazania do eksploatacji przedmiotowej inwestycji. Aneksem do terminu płatności faktury z dnia 13 listopada 2009 roku Wykonawca przedłuŜył termin płatności do dnia 30 listopada 2009 roku. Faktura została zapłacona zgodnie z terminem zawartym w ww. aneksie. Rozliczenie robót uzupełniających wykonawcy Faktura nr 36/09 z dnia 23 października 2009 roku Faktura do Urzędu Gminy wpłynęła w dniu 26 października 2009 roku. NaleŜność w wysokości 101.094,74 zł netto + 22.240,84 zł podatek VAT (22%) łącznie 123.335,58 zł zapłacono wykonawcy przelewem w dniu 30 listopada 2008 roku, na podstawie
______98 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
zatwierdzonego w dniu 23 października 2009 roku protokołu odbioru końcowego i przekazania do eksploatacji robót uzupełniających. Faktura została zapłacona zgodnie z terminem zawartym w umowie. Rozliczenie inwestycji i przyjęcie na stan środków trwałych. Na wykonanie zadania pn. „Budowa sieci kanalizacji sanitarnej z przyłączami w Lipcach Reymontowskich w u. Mostowej, Nowickiej, Boryny, Leśnej i Wiosennej” wydatkowano ogółem 3.258.645,79 zł (brutto) i 2.681.918,64 zł (netto). Na wskazaną wartość składają się: studium wykonalności – 19.520,00 zł, wartość robót budowlanych w wysokości 3.006.004,65 zł (brutto) i 2.463.938,44 zł (netto) + wartość robót uzupełniających w kwocie 123.335,58 zł (brutto) i 101.094,74 zł (netto) zgodnie z protokołami odbioru, nadzór inwestorski 59.780,00 zł (brutto) i 49.000,00 zł (netto), wykonanie dokumentacji projektowo – kosztorysowej 37.110,46 zł, nadzór archeologiczny – 3.800,00 zł, promocja projektu („Budowa sieci kanalizacji sanitarnej z przyłączami w Lipcach) Reymontowskich”) – 9.095,10 zł (brutto) i 7.455,00 zł (netto). Wydatki wymienione powyŜej wynikają z dowodów źródłowych zaewidencjonowanych na koncie analitycznym koncie 080 – 1. Rozliczenia księgowego zadania dokonano: w dniu 24 października 2008 roku zgodnie z protokołem przyjęcia środka trwałego OT z dnia 24 października 2008 roku wartość na kwotę 1.043.233,73 zł zrealizowanej inwestycji została wprowadzona do ewidencji środków trwałych w dniu 24 października 2008 roku, zgodnie z protokołem przyjęcia środka trwałego OT z dnia 27 listopada 2008 roku wartość na kwotę 130.173,09 zł zrealizowanej inwestycji została wprowadzona do ewidencji środków trwałych w dniu 30 listopada 2008 roku, zgodnie z protokołem przyjęcia środka trwałego OT z dnia 30 listopada 2009 roku wartość na kwotę 1.481.781,36 zł zrealizowanej inwestycji została wprowadzona do ewidencji środków trwałych w dniu 3 grudnia 2009 roku, zgodnie z protokołem przyjęcia środka trwałego OT z dnia 30 grudnia 2009 roku wartość na kwotę 26.730,46 zł zrealizowanej inwestycji została wprowadzona do ewidencji środków trwałych w dniu 31 grudnia 2009 roku. Przyjęta na stan środków trwałych Urzędu Gminy w Lipcach Reymontowskich wartość zrealizowanej inwestycji wynosiła 2.681.918,64 zł. Nadzór inwestorski W dniu 5 czerwca 2008 roku zawarto umowę nr 24/2008 pomiędzy Gminą Lipce Reymontowskie w imieniu, której wystąpił Wójt Gminy – Jerzy Czerwiński a firmą „obsługa Inwestycji” Ireneusz Kryś z Łodzi. Pełniący obowiązki Inspektora nadzoru posiada uprawnienia do pełnienia obowiązków inspektora nadzoru. W umowie ustalono, Ŝe Zleceniodawca przyjmuje na siebie obowiązek pełnienia nadzoru inwestorskiego przy realizacji zadania pod nazwą: Budowa sieci kanalizacji sanitarnej z przyłączami w Lipcach Reymontowskich w ul. Mostowej, Nowickiej, Boryny, Leśnej i Wiosennej”. Wynagrodzenie za sprawowanie funkcji Inspektora Nadzoru określono w wysokości 59.780,00 zł w tym podatek VAT w kwocie 10.780,00 zł. W § 5 zawartej umowy ustalono, Ŝe wynagrodzenie za wykonaną usługę będzie płatne na podstawie faktur częściowych i faktury końcowej. Podstawą do wystawienia faktury częściowej będzie protokół odbioru wykonanych robót budowlanych zatwierdzonych przez Zamawiającego. Wynagrodzenie będzie wynosić 1,9% od faktycznie wykonanych i zafakturowanych robót budowlanych. Termin płatności faktury przez Zamawiającego wynosi 30 dni od dnia otrzymania faktury. W dniu 11 marca 2009 roku do ww. umowy wprowadzono aneks nr
______99 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
1 zmieniający zapis § 5 ust. 3, który otrzymał brzmienie: wynagrodzenie będzie wyliczone proporcjonalnie do faktycznie wykonanych i zafakturowanych robót budowlanych, z tym, Ŝe nie moŜe ono przekroczyć kwoty 59.780,00 zł. Zamówienia na pełnienie nadzoru inwestorskiego udzielono bez stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych – zgodnie z art. 4 pkt 8 tej ustawy. Inspektor nadzoru wystawił następujące częściowe faktury VAT za pełnienie nadzoru nad realizacją przedmiotowej inwestycji: nr 18/2008 z dnia 6 października 2008 roku na kwotę 24.210,90 zł (wpływ faktury do Urzędu Gminy w dniu 13 października 2008 roku). Zapłaty w wysokości 19.845,00 zł + podatek VAT 4.365,90 zł łącznie 24.210,90zł dokonano przelewem w dniu 24 października 2008 roku. Zgodnie z zapisem § 5 ust. 3 zawartej umowy, Ŝe wynagrodzenie powinno wynosić 1,9 % faktycznie wykonanych i zafakturowanych robót budowlanych zatwierdzonych przez Zamawiającego tj. 18.980,78 zł netto. Wynagrodzenie zostało wypłacone w kwocie 19.845,00 zł tj. zostało nadpłacone o 864,22 zł. Jak wynika z wyjaśnienia Wójta Gminy powyŜej wymieniony zapis został przeoczony. W związku z powyŜej zaistniałą sytuacją w dniu 11 marca 2009 roku wprowadzono aneks do umowy zmieniający zapis § 5 ust. 3. Wyjaśnienie Wójta Gminy w wyŜej wymienionej sprawie stanowi załącznik nr 44 do protokołu kontroli. nr 6/2009 z dnia 26 czerwca 2009 roku na kwotę 16.080,82 zł – wpływ faktury do Urzędu Gminy 8 lipca 2009 roku. Zapłaty w wysokości 13.181,00 zł + podatek VAT 2.899,82 zł łącznie 16.080,82 zł dokonano przelewem w dniu 15 lipca 2009 roku, nr 13/2009 z dnia 30 września 2009 roku na kwotę 19.488,28 zł – wpływ faktury do Urzędu Gminy 1 października 2009 roku. Zapłaty w wysokości 15.974,00 zł dokonano przelewem w dniu 5 października 2009 roku i zapłaty kwoty 3.514,28 zł zapłacono przelewem w dniu 9 października 2009 roku,
„Rozbudowa oczyszczalni ścieków w Lipcach Reymontowskich” w ramach Projektu nr WND – RPLD – 02 – 01 – 00 – 00 – 041/08 „ Kompleksowe uporządkowanie i rozbudowa systemu zbiorczej kanalizacji rozdzielczej w aglomeracji Lipce Reymontowskie – etap II”. Przetarg nieograniczony o wartości zamówienia mniejszej niŜ kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity z 2007 r., Dz. U. nr 223, poz. 1655 ze zm.). Wartość zamówienia według kosztorysów inwestorskich sporządzonych: w dniu 29 listopada 2008 roku – 1 kosztorys i w dniu 9 kwietnia 2009 roku – 5 kosztorysów, wynosiła 2.487.388,36 zł (netto) W czasie postępowania kontrolnego ustalono, Ŝe w dniu wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, tj. 14 kwietnia 2009 roku podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych stanowił kurs wynoszący 3,8771 – zgodnie z § 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 2007 roku w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. nr 241, poz. 1763). PowyŜsze rozporządzenie weszło w Ŝycie z dniem 1 stycznia 2008 roku.
Etap przygotowania inwestycji (projekty, kosztorysy) Projekty
______100 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Projekty budowlane na rozbudowę sieci oczyszczalni ścieków komunalnych w Lipcach Reymontowskich w branŜach: technologia, architektura i konstrukcje, instalacje elektryczne, instalacje sanitarne, zostały opracowane w miesiącu listopadzie 2008 roku przez Biuro Projektowe – Anna Andrzejczak w Łodzi. Kosztorysy Kosztorysy inwestorskie (4 szt.) na rozbudowę sieci oczyszczalni ścieków komunalnych w Lipcach Reymontowskich w poszczególnych branŜach, zostały sporządzone przez Biuro Projektowe – Anna Andrzejczak w Łodzi. Prawidłowość stosowania przepisów o zamówieniach publicznych Ogłoszenie o zamówieniu zamieszczono drogą elektroniczną za pomocą formularza ZP 400 w dniu 14 kwietnia 2009 roku w Biuletynie Zamówień Publicznych (nr ogłoszenia 103556 – 2009). Zgodnie z art. 40 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych kontrolowana jednostka wszczęła postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego, zamieszczając ogłoszenie o zamówieniu w miejscu publicznie dostępnym (na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy w okresie od dnia 14 kwietnia 2009 roku do dnia 8 maja 2009 roku) oraz na stronie internetowej Gminy Lipce Reymontowskie (od dnia 14 kwietnia 2009 roku). Zamawiający w ogłoszeniu opisał przedmiot zamówienia (zgodny z przedmiotem zawartym w SIWZ – specyfikacji istotnych warunków zamówienia) tj. „ Rozbudowa oczyszczalni ścieków w Lipcach Reymontowskich ”. Sprawdzono i stwierdzono, Ŝe zgodnie z art. 41 ustawy Prawo zamówień publicznych, w ogłoszeniu zawarto m.in.: −−− określenie trybu zamówienia – przetarg nieograniczony, −−− określenie przedmiotu i zakresu zamówienia, zgodnie z art. 41 pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych, −−− zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych i częściowych, −−− opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków zamówienia, −−− informację o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu, −−− termin realizacji inwestycji został ustalony od dnia 17 czerwca 2009 roku do dnia 30 września 2009 roku, −−− wymóg wniesienia wadium w wysokości 50.000,00 zł (3% wartości zamówienia), −−− kryteria oceny ofert najniŜsza cena, −−− miejsce i termin składania ofert – w siedzibie zamawiającego do dnia 7 maja 2009 roku do godz. 9 º, −−− termin związania ofertą – 30 dni od ostatecznego terminu składania ofert, −−− informację o dniu jego zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych tj. 14 kwietnia 2009 roku – art. 40 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. Ogłoszenie zawierało informacje dodatkowe: przedmiot zamówienia, współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007 – 2013 Oś priorytetowa II: Ochrona środowiska, zapobieganie zagroŜeniom i energetyka – działanie II.1 Gospodarka wodno – ściekowa współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ), sporządzona w kwietniu 2009 roku, zatwierdzona została przez Wójta Gminy Jerzego Czerwińskiego. SIWZ zawierała wszystkie niezbędne dane określone w art. 36 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych, w tym m. innymi: opisano warunki udziału w postępowaniu oraz sposób dokonywania oceny spełniania tych warunków (rozdział 8 SIWZ), miejsce i termin składania ofert (rozdział 14); wymagania dotyczące zabezpieczenia naleŜytego wykonania umowy zawarte zostały w rozdziale 20 (8% ceny ofertowej brutto). W
______101 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
specyfikacji zapisano, Ŝe zamawiający wymaga wniesienia wadium w wysokości 50.000,00 zł przed upływem terminu składania ofert (rozdział 11), nie przewiduje aukcji elektronicznej (rozdział 22), nie przewiduje umowy ramowej (rozdział 23). W trakcie kontroli stwierdzono, Ŝe warunki udziału w postępowaniu i kryteria oceny ofert pozostawały niezmienne w toku postępowania. Kontrolowana jednostka w SIWZ prawidłowo ustaliła termin składania ofert (art. 43 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych). Termin składania ofert wyznaczono do dnia 7 maja 2009 roku (zgodny z terminem podanym w ogłoszeniu – ogłoszenie o zamówieniu zamieszczono w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 14 kwietnia 2009 roku). Zamawiający prawidłowo ustalił w SIWZ termin związania z ofertą (30 dni) – zgodnie z art. 85 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z wymogami art. 42 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych specyfikację istotnych warunków zamówienia kontrolowana jednostka udostępniła na stronie internetowej, od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych, tj. od dnia 14 kwietnia 2009 roku. Katarzyna Choińska Kierownik Referatu Rozwoju i Promocji udzieliła wyjaśnienia kontrolującym, Ŝe w wyŜej wymienionym przetargu, SIWZ pobierana była tylko ze strony internetowej Urzędu Gminy, nie było Ŝadnego przypadku pobierania specyfikacji na wniosek oferenta lub osobiście w Urzędzie (art. 42 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych). Wyjaśnienie Wójta Gminy stanowi załącznik nr 42 do protokołu kontroli. Komisja Przetargowa w składzie sześcio osobowym powołana została w dniu 9 kwietnia 2009 roku zarządzeniem nr 11/2009 Wójta Gminy Lipce Reymontowskie. PowyŜszy skład osobowy Komisji został powołany (zgodnie z art. 19 ust. 2 i 3 ustawy Prawo zamówień publicznych) do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia „Rozbudowa oczyszczalni ścieków w Lipcach Reymontowskich”. W § 4 wymienionego zarządzenia ustalono, Ŝe powołana komisja przetargowa moŜe prowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia przy udziale, co najmniej 3 osób, w tym Przewodniczącego. Z protokołu postępowania o udzielenie zamówienia o wartości mniejszej niŜ kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych, prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (sporządzonego na druku ZP 2/PN, NBO, ZOC), część szczegółowa wynika, Ŝe otwarcie ofert nastąpiło w dniu 7 maja 2009 roku o godzinie 9 w Urzędzie Gminy w Lipcach Reymontowskich. Do upływu terminu składania ofert złoŜono 9 ofert. W protokole postępowania, podano, Ŝe bezpośrednio przed otwarciem ofert, zamawiający podał kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, w wysokości 3.080.133,00 zł brutto. Zbiorcze zestawienie ofert na druku ZP 12 stanowi „akta kontroli strony 284 285”. Z załączonych druków dodatkowych (ZP 11) do protokołu postępowania o udzielenie zamówienia oraz listy obecności osób uczestniczących w otwarciu ofert wynika, Ŝe kaŜda z osób, wchodząca w skład Komisji Przetargowej, a więc występująca w imieniu zamawiającego, złoŜyła oświadczenie, co do okoliczności skutkujących wyłączeniem z postępowania. Z podpisanych druków ZP 11 wynika, Ŝe Ŝadna z wymienionych osób nie podlegała wyłączeniu z niniejszego postępowania. Do upływu terminu składania ofert wpłynęło dziewięć ofert. Oferty, z wyszczególnionymi cenami brutto, wpisane zostały do formularza stanowiącego druk ZP 12 „Zbiorcze zestawienie ofert”. Były to: oferta nr 1 (SANECO – INWEST sp. z o.o. Warszawa) – cena 3.370.940,93 zł – wadium wniesione w gwarancji ubezpieczeniowej nr 250001127997 z dnia 5 maja 2009 roku w kwocie 50.000,00 zł,
______102 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
oferta nr 2 (Konsorcjum – Przedsiębiorstwo Produkcyjno – MontaŜowe MONTECH sp. z o.o. Łęczna, Przedsiębiorstwo WielobranŜowe EnEko sp. z o.o. Gliwice) – cena 3.031.658,30 zł wadium wniesione w gwarancji ubezpieczeniowej nr 1502/LU/1230/2009 z dnia 5 maja 2009 roku w kwocie 50.000,00 zł, oferta nr 3 (CHEMADEX S.A. Warszawa) – cena 3.571.920,66 zł – wadium wniesione w formie pienięŜnej w kwocie 50.000,00 zł w dniu 5 maja 2009 roku, oferta nr 4 (Przedsiębiorstwo InŜynierii Środowiska i Melioracji „PTOMEL” S.A. Piotrków Trybunalski) – cena 3.096.397,04 zł wadium wniesione w gwarancji ubezpieczeniowej nr 150200/13/A – A083500/2009 w dniu 5 maja 2009 roku w kwocie 50.000,00 zł, oferta nr 5 (FAMUD – Jerzy Pietrzak sp. z o.o. Skierniewice) – cena 2.682.734,23 zł wadium wniesione w dniu 5 maja 2009 roku w gwarancji ubezpieczeniowej nr LD/150200/188/2009 w kwocie 50.000,00 zł, oferta nr 6 (Elstar – Bio Górny sp. z o.o. Stare Miasto) – 2.738.900,00 zł – wadium wniesione w dniu 5 maja 2009 roku w gwarancji ubezpieczeniowej nr 953 – A 183103 w kwocie 50.000,00 zł, oferta nr 7 (Konsorcjum (umowa Konsorcjum z dnia 16 czerwca 2009 roku) – Małopolskie Biuro przygotowania i realizacji inwestycji KRAK INVEST sp. z o.o. Kraków, Zakład budownictwa ogólnego MODUŁ BoŜena Guzik Gorlice ) – cena 2.385.643,17 zł – wadium wniesione w dniu 5 maja 2009 roku w gwarancji ubezpieczeniowej nr 1218721/BW/09 w kwocie 50.000,00 zł, oferta nr 8 (Ecol – Unicon sp. z o.o. Gdańsk) – cena 2.876.706,64 zł – wadium wniesione w dniu 30 kwietnia 2009 roku w gwarancji ubezpieczeniowej nr 250001154742 w kwocie 50.000,00 zł, oferta nr 9 (Przedsiębiorstwo Instalacyjno – Budowlane „EKO – SERWIS sp. z o.o. Sieradz) – cena 3.087.012,86 zł – wadium wniesione w dniu 30 kwietnia 2009 roku w gwarancji ubezpieczeniowej nr 250001137992 w kwocie 50.000,00 zł. Z informacji zawartych w dokumentacji przetargowej (druk ZP – 19, protokół postępowania o udzielenie przedmiotowego zamówienia wynika, Ŝe odrzucono ofertę nr 3 (CHEMADEX S.A. Warszawa) na skutek nie dołączenia do złoŜonej oferty dokumentów potwierdzających naleŜyte wykonanie robót budowlanych – referencje – art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z informacjami zawartymi na druku ZP 17, wymagane przez SIWZ, warunki udziału w postępowaniu nie spełniał oferent nr 3 (CHEMADEX S.A. Warszawa). Wymieniony powyŜej Wykonawca nie dołączył do złoŜonej oferty dokumentów potwierdzających naleŜyte wykonanie robót budowlanych. Z dokumentów źródłowych wynika, Ŝe Zamawiający odrzucił ofertę na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, zawiadamiając o tym fakcie oferenta, którego oferta została odrzucona a ponadto pozostałych oferentów. Kserokopia pisma z dnia 2 czerwca 2009 roku powiadamiającego o wyborze oferty nr 7 i odrzuceniu oferty nr 3 stanowi „akta kontroli strony 286 288”. Kserokopie: druk ZP – 19, protokół postępowania o udzielenie przedmiotowego zamówienia oraz druku ZP – 17 i ZP 18 stanowią „akta kontroli strony 289 299”. Zgodnie z art. 24 ust. 2 pkt 3 ustawy Prawo Zamówień Publicznych z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się wykonawców, którzy nie złoŜyli oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu lub dokumentów potwierdzających spełnianie tych warunków. Następnie Zamawiający zawiadamia oferenta, który został wykluczony z postępowania o udzielenie zamówienia podając uzasadnienie faktyczne i prawne.
______103 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Na podstawie cytowanego powyŜej artykułu, oferent nr 3, który do złoŜonej oferty nie załączył dokumentów potwierdzających naleŜyte wykonanie robót budowlanych – referencji oraz nie złoŜył wymaganych dokumentów, mimo wezwania Zamawiającego, w pierwszej kolejności powinien być wykluczony a jego oferta powinna być uznana za odrzuconą. Wyjaśnienie Wójta Gminy stanowi załącznik nr 45 do protokołu kontroli. Z wyjaśnienia wynika, Ŝe niewykluczenie oferenta z postępowania o zamówienie publiczne wynikało z niewłaściwej interpretacji przepisów ustawy o zamówieniach publicznych. Oceny ofert dokonano zgodnie z kryteriami ustalonymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (cena, jako jedyne kryterium – ocena na druku ZP 20). Jak wynika z protokołu postępowania oraz załączonych druków wybrano ofertę nr 7, tj. Małopolskie Biuro przygotowania i realizacji inwestycji KRAK INVEST sp. z o.o. Kraków, Konsorcjum – Zakład budownictwa ogólnego MODUŁ BoŜena Guzik Gorlice. Ze sporządzonego protokołu postępowania o udzielenie przedmiotowego zamówienia wynika, Ŝe ww. firma uzyskała największą liczbę punktów (100%) w jedynym kryterium oceny ofert, jakim była cena. Wójt Gminy Jerzy Czerwiński zaakceptował propozycję Komisji przetargowej i przyjął do realizacji, co potwierdził złoŜeniem podpisu w wymienionym protokole. Cena wybranej oferty wynosiła 2.385.643,17 zł brutto. Zgodnie z art. 92 ust. 1 i 2 ustawy Prawo zamówień publicznych o wyborze oferty, zamawiający zawiadomił wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia. Czynności tej dokonano faksami w dniu 2 czerwca 2009 roku i pismami z dnia 2 czerwca 2009 roku, wysłanymi w dniu 3 czerwca 2009 roku za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Zamawiający zamieścił informację o wyborze oferty, w miejscu publicznie dostępnym w swojej siedzibie – na tablicy ogłoszeń w dniach od 2 czerwca 2009 roku do dnia 31 lipca 2009 roku. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty, na stronie internetowej została umieszczona od dnia 2 czerwca 2009 roku, gdzie fakt ten został udokumentowany. Umowę nr 27/2008 na wykonanie robót budowlanych z wybranym wykonawcą zawarto w dniu 17 czerwca 2009 roku z zachowaniem terminu określonego w ustawie – Prawo zamówień publicznych. Umowę zawarto zgodnie ze złoŜoną ofertą. Zamawiający, zgodnie z art. 95 ust. 1 wymienionej ustawy, po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego zamieścił ogłoszenie o tym fakcie w Biuletynie Zamówień Publicznych (numer ogłoszenia 200540 – 2009, data zamieszczenia 19 czerwca 2009 roku . W ogłoszeniu podano informację o odrzuceniu 1 oferty, o cenie wybranej oferty oraz ofertach z najniŜszą i najwyŜszą ceną (bez VAT): oferta z najwyŜszą ceną: 2.927.803,82 zł, cena wybranej oferty: 1.955.445,22 zł. W umowie strony ustaliły termin realizacji całości zamówienia od dnia 17 czerwca 2009 roku do dnia 30 września 2009 roku. Wysokość wynagrodzenia określono w kwocie 1.955.445,22 zł netto + 22% podatek VAT na kwotę 430.197,95 zł = 2.385.643,17 zł brutto. Do ww. umowy wprowadzono aneksy nr 1 i nr 2 zmieniające terminy zakończenia przedmiotowej inwestycji tj.: aneksem nr 1 zmieniono termin zakończenia na dzień 30 października 2009 roku, aneksem nr 2 zmieniono termin zakończenia na dzień 16 listopada 2009 roku. W toku postępowania kontrolnego stwierdzono, Ŝe dokonanie zmian terminów zakończenia przedmiotowej inwestycji przez Zamawiającego, naruszyło ograniczenia wynikające z art. 144 ustawy – Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity z 2007 r., Dz. U. Nr 223, poz. 1655 ze zm.). Z powyŜej cytowanych przepisów wynika, Ŝe dopuszcza się zmiany postanowień umowy w stosunku do treści oferty, jeŜeli zamawiający przewidział moŜliwość takiej zmiany w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków
______104 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
zamówienia oraz określił warunki takiej zmiany. W powyŜszym przypadku Zamawiający nie przewidział, zarówno w ogłoszeniu jak i w specyfikacji moŜliwości zmian w umowie. Kserokopie: specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zawartej umowy z wykonawcą z dołączonymi aneksami, pisma z dnia 2 lipca 2009 roku i ogłoszenia o zamówieniu stanowią „akta kontroli strony 300 333”. Wyjaśnienie Wójta Gminy dotyczące zmiany terminu zakończenia realizowanej inwestycji stanowi załącznik nr 46 do protokołu kontroli. Z wyjaśnienia Wójta Gminy Lipce Reymontowskie wynika, Ŝe zmiana terminu realizacji zadania nastąpiła z powodu długotrwałej procedury przetargowej, wynikiem której konieczne było przedłuŜenie terminu wykonania umowy, z uwagi na dostawę i montaŜ technologii w okresie 3 miesięcy, tj. od dnia zawarcia umowy (1 lipca 2009 roku) przez Wykonawcę z Podwykonawcą BIO – TECH sp. z o.o. Zgodnie z ustaleniami zawartymi w umowie (jednocześnie zgodnie z zapisami zawartymi w SIWZ) wykonawca wniósł zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy w wysokości 8% wynagrodzenia brutto za cały przedmiot umowy, tj. kwotę 190.852,00 zł w formie gwarancji ubezpieczeniowej nr 176565/BK/09 z dnia 16 czerwca 2009 roku. Wysokość zabezpieczenia ustalono zgodnie z art. 150 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. W umowie zapisano, Ŝe zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy zostanie zwrócone w następujący sposób: 70% jako gwarancja zgodnego z umową wykonania robót w ciągu 30 dni od daty podpisania protokołu odbioru końcowego robót, jeŜeli nie zostaną stwierdzone wady, bądź nie później niŜ w 30 dni od daty wykonania zamówienia i uznania go przez Zamawiającego za naleŜycie wykonane (Protokół odbioru końcowego i przekazania do eksploatacji przedmiotu umowy). Pozostałe 30% wartości zabezpieczenia zostanie zwrócone w terminie 14 dni po upływie okresu udzielonej gwarancji jakości na wykonane roboty (60 miesięcy, licząc od daty odbioru końcowego umowy).
Zabezpieczenie środków w budŜecie na realizację zadania inwestycyjnego Rada Gminy Lipce Reymontowskie uchwałą nr XIX/121/09 z dnia 18 marca 2009 roku w sprawie uchwalenia budŜetu Gminy na 2009 rok zaplanowała wydatki majątkowe na zadanie „Rozbudowa oczyszczalni ścieków w Lipcach Reymontowskich” w dziale 010, rozdział 01095 w kwocie 5.500.000,00 zł. W związku z powyŜszymi ustaleniami stwierdza się, Ŝe na dzień podpisania umowy z wykonawcą, tj.: na dzień 17 czerwca 2009 roku (z firmą „KRAK INVEST”) były zabezpieczone środki w budŜecie na realizację zadania pn. „Rozbudowa oczyszczalni ścieków w Lipcach Reymontowskich”.
Prawidłowość finansowania inwestycji (zgodność z umową, potwierdzenie wykonania robót).
Finansowanie inwestycji pn. „Rozbudowa oczyszczalni ścieków w Lipcach Reymontowskich” wg umowy 27/2009 z dnia 17 czerwca 2009 roku.
W umowie nr 27/2009 ustalono, Ŝe wynagrodzenie Wykonawcy płatne będzie na podstawie faktur częściowych i faktury końcowej za zrealizowany przedmiot umowy. Podstawą do wystawienia faktur częściowych za wykonane roboty będzie protokół komisyjnego odbioru robót budowlanych potwierdzony przez Wykonawcę i inspektora nadzoru oraz zatwierdzony przez Zamawiającego. Natomiast podstawą do wystawienia faktury końcowej będzie protokół odbioru końcowego i przekazania do eksploatacji
______105 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
przedmiotu umowy. Płatności faktur będą dokonywane przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy, w terminie 30 dni od daty otrzymania faktury przez Zamawiającego.
Rozliczenie faktur wykonawcy Faktura nr 038/2009 z dnia 28 sierpnia 2009 roku Faktura do Urzędu Gminy wpłynęła w dniu 4 września 2009 roku. NaleŜność w wysokości 209.803,62 zł netto + 46.156,80 zł podatek VAT (22%) łącznie 255.960,42 zł zapłacono wykonawcy przelewem w dniu 11 września 2009 roku, na podstawie zatwierdzonego w dniu 28 sierpnia 2009 roku protokołu odbioru wykonanych robót budowlanych w terminie od 17 czerwca do 28 sierpnia 2009 roku przedmiotowej inwestycji. Faktura została zapłacona zgodnie z terminem zawartym w umowie. Faktura nr 044/2009 z dnia 30 września 2009 roku Faktura do Urzędu Gminy wpłynęła w dniu 1 października 2009 roku. NaleŜność w wysokości 1.315.961,01 zł netto + 289.511,42 zł podatek VAT (22%) łącznie 1.605.472,43 zł zapłacono wykonawcy przelewami: w dniu 5 października 2009 roku – 289.511,42 zł, 16 października 2009 roku – 100.000,00 zł, 26 października 2009 roku – 200.000,00 zł, 3 listopada 2009 roku – 15.961,01 zł, 13 listopada 2009 roku – 250.000,00 zł i w dniu 19 listopada 2009 roku – 750.000,00 zł na podstawie zatwierdzonego w dniu 30 września 2009 roku protokołu odbioru wykonanych robót budowlanych w terminie od 29 sierpnia do 30 września 2009 roku przedmiotowej inwestycji. Aneksem do terminu płatności faktury z dnia 30 września 2009 roku Wykonawca przedłuŜył termin płatności do dnia 30 listopada 2009 roku. Faktura została zapłacona zgodnie z terminem zawartym w ww. aneksie. Faktura nr 067/2009 z dnia 1 grudnia 2009 roku Faktura do Urzędu Gminy wpłynęła w dniu 1 grudnia 2009 roku. NaleŜność w wysokości 429.680,59 zł netto + 94.529,73 zł podatek VAT (22%) łącznie 524.210,32 zł zapłacono wykonawcy przelewem w dniu 9 grudnia 2009 roku, na podstawie zatwierdzonego w dniu 30 listopada 2009 roku protokołu odbioru wykonanych robót budowlanych w okresie od 1 października do 30 października 2009 roku. Faktura została zapłacona zgodnie z terminem zawartym w umowie. Rozliczenie inwestycji i przyjęcie na stan środków trwałych. Na wykonanie zadania pn. „Rozbudowa oczyszczalni ścieków w Lipcach Reymontowskich” wydatkowano ogółem 2.494.778,27 zł (brutto) i 2.044.900,22 zł (netto). Na wskazaną wartość składają się: dokumentacja na oczyszczalnię – 63.440,00 zł (brutto) i 52.000,00 zł (netto), wartość robót budowlanych w wysokości 2.385.643,17 zł (brutto) i 1.955.445,22 zł (netto), nadzór inwestorski 36.600,00 zł (brutto) i 30.000,00 zł (netto), promocja projektu („Rozbudowa oczyszczalni ścieków w Lipcach Reymontowskich”) – 9.095,10 zł (brutto) i 7.455,00 zł (netto). Wydatki wymienione powyŜej wynikają z dowodów źródłowych zaewidencjonowanych na koncie analitycznym 080 – 1. Rozliczenia księgowego zadania dokonano w dniu 30 listopada 2009 roku. Zgodnie z protokołem przyjęcia środka trwałego OT nr 4/2009 z dnia 30 listopada 2009 roku wartość zrealizowanej inwestycji została wprowadzona do ewidencji środków trwałych w dniu 30 listopada 2009 roku.
Nadzór inwestorski
______106 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
W dniu 17 czerwca 2009 roku zawarto umowę nr 26/2009 pomiędzy Gminą Lipce Reymontowskie w imieniu, której wystąpił Wójt Gminy – Jerzy Czerwiński a firmą „Obsługa Inwestycji” Ireneusz Kryś z Łodzi. Pełniący obowiązki Inspektora nadzoru posiada uprawnienia do pełnienia obowiązków inspektora nadzoru. W umowie ustalono, Ŝe Zleceniodawca przyjmuje na siebie obowiązek pełnienia nadzoru inwestorskiego przy realizacji zadania pod nazwą: „Rozbudowa oczyszczalni ścieków w Lipcach Reymontowskich”. Wynagrodzenie za sprawowanie funkcji Inspektora Nadzoru określono w wysokości 36.600,00 zł w tym podatek VAT w kwocie 6.600,00 zł. W § 5 zawartej umowy ustalono, Ŝe wynagrodzenie za wykonaną usługę będzie płatne na podstawie faktur częściowych i faktury końcowej. Podstawą do wystawienia faktury częściowej będzie protokół odbioru wykonanych robót budowlanych zatwierdzonych przez Zamawiającego. Wynagrodzenie będzie wyliczone proporcjonalnie do faktycznie wykonanych i zafakturowanych robót budowlanych, z tym, Ŝe nie moŜe być wyŜsze niŜ kwota 36.600,00 zł. Termin płatności faktury przez Zamawiającego wynosi 30 dni od dnia otrzymania faktury. Zamówienia na pełnienie nadzoru inwestorskiego udzielono bez stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych – zgodnie z art. 4 pkt 8 tej ustawy. Inspektor nadzoru wystawił następujące częściowe faktury VAT za pełnienie nadzoru nad realizacją przedmiotowej inwestycji: nr 11/2009 z dnia 31 sierpnia 2009 roku na kwotę 3.926,89 zł – wpływ faktury do Urzędu Gminy 4 września 2009 roku. Zapłaty w wysokości 3.218,76 zł + podatek VAT 708,13 zł łącznie 3.926,89 zł dokonano przelewem w dniu 9 października 2009 roku, nr 14/2009 z dnia 30 września 2009 roku na kwotę 24.631,80 zł – wpływ faktury do Urzędu Gminy 14 października 2009 roku. Zapłaty w wysokości 20.190,00 zł + podatek VAT 4.441,80 zł łącznie 24.631,80 zł dokonano przelewem w dniu 26 października 2009 roku, nr 18/2009 z dnia 2 grudnia 2009 roku na kwotę 8.041,31 zł – wpływ faktury do Urzędu Gminy 10 grudnia 2009 roku. Zapłaty w wysokości 6.591,24 zł + podatek VAT 1.450,07 zł łącznie 8.041,31 zł dokonano przelewem w dniu 29 grudnia 2009 roku.
Rozliczenie otrzymanej dotacji ze środków pochodzących z Urzędu Marszałkowskiego na dofinansowanie Projektu nr WND – RPLD – 02 – 01 – 00 – 00 – 041/08 „ Kompleksowe uporządkowanie i rozbudowa systemu zbiorczej kanalizacji rozdzielczej w aglomeracji Lipce Reymontowskie – etap II” na który składają się następujące zadania: „Budowa sieci kanalizacji sanitarnej z przyłączami w Lipcach Reymontowskich w ul. Mostowej, Nowickiej, Boryny, Leśnej i Wiosennej” i Rozbudowa oczyszczalni ścieków w Lipcach Reymontowskich”. W dniu 13 czerwca 2008 roku Gmina Lipce Reymontowskie zgłosiła do Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi chęć realizacji rządowego projektu „Kompleksowe uporządkowanie i rozbudowa systemu zbiorczej kanalizacji rozdzielczej w aglomeracji Lipce Reymontowskie – etap II”. W dniu 23 września 2008 roku Gmina otrzymała informację z Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi, Ŝe złoŜony wniosek został zakwalifikowany do realizacji. W dniu 19 listopada 2008 roku Gmina Lipce Reymontowskie zawarła umowę o dofinansowanie projektu nr UDA – RPLD – 02 – 01 – 00 – 00 – 041/08 – 00 w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007 2013 z Województwem Łódzkim reprezentowanym przez Zarząd w imieniu, którego działali: ElŜbieta Nawrocka – Wicemarszałek Województwa Łódzkiego i ElŜbieta Hibner – Członek Zarządu Województwa Łódzkiego. W umowie zapisano, Ŝe dofinansowanie realizacji wymienionego zadania w wysokości 4.395.977,74
______107 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
zł Województwo przekaŜe Gminie Lipce Reymontowskie wg harmonogramu płatności stanowiącego załącznik nr 2 do ww. umowy tj.: planowana kwota dofinansowania za IV kwartał 2008 roku – 880.883,49 zł (planowany termin przekazania wniosku o płatność IV kwartał 2008 rok), planowana kwota dofinansowania za I kwartał – 3.515.094,25 zł (planowany termin przekazania wniosku o płatność I, II, III i IV kwartał 2009 rok), W dniu 23 listopada 2009 roku do wyŜej wymienionej umowy wprowadzono aneks nr UDA – RPLD – 02 – 01 – 00 – 00 – 041/08 – 01 zmieniający dofinansowanie przedmiotowego zadania z kwoty 4.395.977,74 zł na kwotę 3.900.380,94 zł. Zgodnie z aneksem zmienił się w sposób następujący harmonogram płatności: planowana kwota dofinansowania za IV kwartał 2008 roku (miesiąc grudzień 2008 rok) – 880.883,49 zł (planowany termin przekazania wniosku o płatność IV kwartał 2008 rok – miesiąc grudzień 2008 rok), planowana kwota dofinansowania za II kwartał 2009 roku (miesiąc kwiecień 2009 rok) – 596.150,00 zł (planowany termin przekazania wniosku o płatność II kwartał 2009 rok – miesiąc kwiecień 2009 rok), planowana kwota dofinansowania za IV kwartał 2009 roku (miesiąc listopad 2009 rok) – 2.423.347,45 zł (planowany termin przekazania wniosku o płatność IV kwartał 2008 rok – miesiąc listopad 2009 rok). Termin zakończenia rzeczowego realizacji projektu zgodnie z ww. umową ustalono na miesiąc wrzesień 2009 rok a zgodnie z aneksem termin został zmieniony na miesiąc listopad 2009 roku, a w umowie nr UDA – RPLD – 02 – 01 – 00 – 00 – 041/08 – 00 zapisano, Ŝe naleŜy się rozliczyć w terminie 30 dni od daty odbioru końcowego tj. po wprowadzeniu aneksu do 30 grudnia 2009 roku. Gmina złoŜyła do Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi wnioski o wypłatę dotacji z budŜetu państwa na dofinansowanie projektu „Kompleksowe uporządkowanie i rozbudowa systemu zbiorczej kanalizacji rozdzielczej w aglomeracji Lipce Reymontowskie – II etap. Wnioski te złoŜono zgodnie z terminem zawartym w umowie tj. 10 dni roboczych od zakończenia kwartału: za IV kwartał 2008 roku w dniu 23 grudnia 2008 roku na kwotę 880.883,49 zł, za I kwartał 2009 roku w dniu 15 kwietnia 2009 roku na kwotę 139.377,12 zł, za II kwartał 2009 roku w dniu 3 lipca 2009 roku na kwotę 472.918,75 zł, za III kwartał 2009 roku w dniu 12 października 2009 roku na kwotę 189.536,93 zł, za IV kwartał 2009 roku w dniu 15 stycznia 2010 roku na kwotę 2.213.338,14 zł. Do wniosków dołączano umowy z wykonawcą, protokoły odbioru, kopie faktur i przelewów, wyciągi, zaświadczenie o statusie Gminy jako podatnika VAT oraz historię rachunku bankowego wydzielonego dla projektu. We wniosku tym wnioskowano o wypłatę dotacji w określonej kwocie. W wyniku przeprowadzonej kontroli wyŜej wymienionego zadania w dniach od 23 do 29 września 2009 roku przez Łódzki Urząd Wojewódzki w Łodzi uchybień nie stwierdzono. Dotacje zostały przelane na konto Urzędu Gminy Lipce Reymontowskie w dniach: 17 grudnia 2008 roku w kwocie 880.883,49 zł (wb nr 287/1), 15 kwietnia 2009 roku w kwocie 596.150,00 zł (wb nr 91/1), 19 listopada 2009 roku w kwocie 712.048,56 zł (wb nr 305/2), 24 listopada 2009 roku w kwocie 309.357,11 zł (wb nr 309/1) i 27 listopada 2009 roku w kwocie 1.401.941,78 zł (wb nr 314/3). Przestrzeganie przez jednostkę przyjętych procedur kontroli wewnętrznej (na etapie wstępnym, bieŜącym, następnym). Na podstawie przedstawionych kontrolującym dokumentów i dowodów księgowych, dotyczących wyŜej opisanych dwóch zadań inwestycyjnych, tj.: umów zawartych z wykonawcami zamówień publicznych, umów zawartych z inspektorami nadzoru,
______108 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
wystawionych faktur przez wykonawców i wystawionych przez inspektorów nadzoru wynika, Ŝe przestrzegano procedur kontroli finansowej zawartych w „Instrukcji w sprawie obiegu dokumentów księgowych w Urzędzie Gminy w Lipcach Reymontowskich”, wprowadzonej w Ŝycie zarządzeniem nr 1/98 Wójta Lipce Reymontowskie z dnia 1 sierpnia 1998 roku i w „Instrukcji określającej zasady sporządzania, obiegu i kontroli oraz przechowywania i zabezpieczania dokumentów księgowych i ksiąg rachunkowych”, stanowiącej załącznik nr 2 do zarządzenia nr 4/2009 Wójta Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 19 lutego 2009 roku w sprawie wprowadzenia wyodrębnionej księgowości i obiegu dokumentów dla potrzeb realizacji programów unijnych. O fakcie przestrzegania procedur świadczą: adnotacje i podpisy złoŜone na fakturach, dotyczące kontroli merytorycznej, co oznacza ocenę rzetelności, celowości, legalności i gospodarności, jak równieŜ zgodności z planem finansowym i ustaleniami zawartymi w umowie; podpisy świadczące o kontroli formalno – rachunkowej, która oznacza ocenę, czy dowody dotyczące danej operacji są technicznie prawidłowe i wystawione przez właściwe podmioty, zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu oraz są wolne od błędów rachunkowych. Ponadto umowy z wykonawcami: robót budowlanych i o nadzór inwestorski były kontrasygnowane przez Joannę Karpowiak – Skarbnika Gminy Lipce Reymontowskie. Dane dotyczące badanych dwóch zadań inwestycyjnych stanowią załącznik nr 47 do protokołu kontroli.
IX. EWIDENCJA MAJ ĄTKU GMINY. INWENTARYZACJA
1. ZASADY EWIDENCJI SKŁADNIKÓW MAJ ĄTKOWYCH (EWIDENCJA ILO ŚCIOWA , ILO ŚCIOWO –WARTO ŚCIOWA )
Unormowania w sprawie składników majątkowych zawiera „Zakładowy plan kont” stanowiący załącznik nr 3 do zarządzenia nr 18 Wójta Gminy Lipce Reymontowskie oraz instrukcja w sprawie gospodarki majątkiem trwałym i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Urzędzie Gminy w Lipcach Reymontowskich wprowadzona zarządzeniem nr 44/2007 Wójta Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 28 grudnia 2007 roku. Ewidencja syntetyczna środków trwałych prowadzona jest komputerowo na koncie „011”, pozostałych środków trwałych na koncie „013”, oraz wartości niematerialnych i prawnych na koncie „020”. Ewidencję prowadzi Anna Cieślak– zatrudniona w Referacie Finansowym na stanowisku inspektora. Ewidencja analityczna środków trwałych (konto „011”, „013”) i wartości niematerialnych i prawnych (konto „020”) prowadzona jest ręcznie za pomocą ksiąg inwentarzowych oraz indywidualnych kart środka trwałego przez Renatę Szychowską, zatrudnioną na stanowisku podinspektora. Środki trwałe (011) prowadzone są z podziałem na grupy. Zgodnie z ww. zarządzeniem dotyczącym zasad ewidencji składników majątkowych w Urzędzie Gminy Lipce Reymontowskie, nabyte składniki majątku (konta: 011,013,020) podlegają ewidencji ilościowo wartościowej. Ubezpieczenie majątku W czasie postępowania kontrolnego sprawdzono i stwierdzono, Ŝe w 2009 roku dokonano ubezpieczenia majątku jak niŜej:
______109 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
budynków o wartości ubezpieczenia 3.052.538,00 zł (składka w kwocie 3.011,00 zł – polisa nr 2327861), sprzętu elektronicznego i nośników danych o wartości 92.332,24 zł (składka w kwocie 900,00zł polisa nr 1014763), - pozostałego mienia o wartości 15.000,00zł (składka w kwocie 37,00 zł polisa nr 1014763). Test dotyczący zasad ewidencji składników majątkowych stanowi załącznik nr 48 do protokołu kontroli .
2. EWIDENCJA ŚRODKÓW TRWAŁYCH – KONTO 011, 013.
2.1. Urz ądzenia ksi ęgowe
Ewidencja analityczna środków trwałych konta 011 prowadzona jest z podziałem na grupy: - grupa „0” – grunty - grupa „1” – budynki - grupa „2” – budowle - grupa „3” – kotły i maszyny energetyczne - grupa „4” – maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego stosowania - grupa „5” – maszyny, urządzenia i aparaty specjalne branŜowe - grupa „6” – urządzenia techniczne - grupa „7” – środki transportu - grupa „8” – narzędzia i przyrządy Celem sprawdzenia zgodności prowadzonej ewidencji analitycznej z obowiązującą klasyfikacją rodzajową środków trwałych w grupach, wybrano następujące pozycje środków trwałych: budynek Urzędu Gminy – nr inwentarzowy I/105/1 o wartości 972.053,74 zł, budynek Ośrodka Zdrowia w Lipcach Reymontowskich – nr inwentarzowy I/106/1 o wartości 472.356,93 zł (rzeczywista wartość 475.576,13 zł) , budynek StraŜnicy Drzewce – nr inwentarzowy I/109/6 o wartości 312.311,53 zł, kanalizacja ul. Reymonta nr inwentarzowy II/211/10 o wartości 499.280,51 zł, droga Drzewce nr inwentarzowy II/220/6 o wartości 86.776,00 zł, droga Chlebów nr inwentarzowy II/220/7 o wartości 50.429,41 zł, boisko sportowe nr inwentarzowy II/291/1 o wartości 237.451,72 zł, plac zabaw Drzewce nr inwentarzowy II/291/4 o wartości 16.788,86 zł (rzeczywista wartość 22.979,86 zł), plac zabaw Wola Drzewiecka nr inwentarzowy II/291/5 o wartości 54.076,10 zł, kocioł olejowy C.O. w Ośrodku Zdrowia nr inwentarzowy III/310/1 o wartości 50.353,23 zł, samochód osobowy marki „Dacia Logan” – nr inwentarzowy VII/741/3 o wartości 34.000,00 zł, kopiarka z szafą – nr inwentarzowy VIII/803 2/3 o wartości 5.000,00 zł, kopiarka cyfrowa nr inwentarzowy VIII/803 2/4 o wartości 4.328,76 zł, i stwierdzono, Ŝe środki trwałe w badanej próbie były zewidencjonowane w odpowiedniej grupie. W wyniku porównania ewidencji analitycznej z tabelą amortyzacyjną za 2008 rok, stwierdzono dwa przypadki rozbieŜności w wartościach niŜej wymienionych środków trwałych: budynek Ośrodka Zdrowia w Lipcach Reymontowskich – zgodnie z ewidencją analityczną wartość wynosiła 472.356,93 zł, natomiast według tabeli amortyzacyjnej wynosiła 475.576,13 zł. RóŜnica w kwocie 23.219,20
______110 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
zł powstała w wyniku niewprowadzenia do ewidencji analitycznej zwiększenia wartości ww. budynku, plac zabaw w Drzewcach zgodnie z ewidencją analityczną wartość wynosiła 16.788,86 zł, według tabeli amortyzacyjnej wynosiła 16.788,86 zł, natomiast zgodnie ze stanem rzeczywistym wynosiła 22.979,86 zł. RóŜnica w kwocie 6.191,00 zł powstała w wyniku niewprowadzenia do ewidencji analitycznej zwiększenia wartości ww. obiektu oraz nieprawidłowego określenia wartości w tabeli amortyzacyjnej. Ponadto kontrolujący stwierdzili rozbieŜność pomiędzy ewidencją analityczną i syntetyczną na kwotę 47.459,95 zł dotyczącą grupy „0” ( 47.416,00 zł – nasadzenia Mini Park) i grupy „4” (43,95 zł – zestawy komputerowe). Łącznie do ewidencji analitycznej nie wprowadzono wartości środków trwałych na kwotę 76.870,15 zł. Kserokopie: stron 15 i 22 księgi inwentarzowej środków trwałych oraz tabeli amortyzacyjnej za 2008 rok stanowią „akta kontroli strony 334 341”. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy wraz z dołączonym zestawieniem róŜnic w środkach trwałych w wysokości 76.870,15 zł stanowi załącznik nr 49 do protokołu kontroli. Fakt niewprowadzenia do ksiąg inwentarzowych środków trwałych uzasadniono brakiem OT. Na podstawie dokumentów źródłowych (decyzje o komunalizacji mienia oraz akt notarialny) wybrano do kontroli próbę obejmującą nw. grunty oraz drogi gminne i stwierdzono, Ŝe zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych Urzędu Gminy w Lipcach Reymontowskich. Objęte kontrolą grunty i drogi gminne wprowadzone do ewidencji księgowej: Działki: - działka nr 1010 o pow. 5.400m² – w ewidencji poz.0/032/148 o wartości 770,00 zł, - działki nr 1270 i nr 1271 o łącznej pow. 1.700m² w ewidencji poz.0/032/28 o łącznej wartości 930,00 zł, - działka nr 330 o pow. 5.000m² w ewidencji poz. 0/050/36 o wartości 1.100,00 zł, - działki nr 612/1 i 612/2 o łącznej pow. 58.640 m² w ewidencji poz. 0/050/27 o łącznej wartości 5.860,00 zł, - działka nr 65 o pow. 3.700m² w ewidencji poz. 0/032/27 o wartości 1.230,00zł, - działka nr 530 o pow. 8.000m² w ewidencji poz. 0/050/10 o wartości 1.080,00zł, - działka nr 369 o pow. 6.900m² w ewidencji poz. 0/050/19 o wartości 3.000,00zł, - działka nr 852 o pow. 28.600m² w ewidencji poz. 0/050/28 o wartości 5.500,00zł, - działka nr 657 o pow. 9.200m² w ewidencji poz. 0/032/155 o wartości 23.052,00zł, - działka nr 405 o pow. 13.400m² w ewidencji poz. 0/032/127 o wartości 1.730,00 zł, - działka nr 826/2 o pow. 11.870 m² w ewidencji poz. 0/050/42 o wartości 10.000,00 zł. Drogi: - droga gminna w miejscowości Lipce Reymontowskie połoŜona na działkach o numerach ewidencyjnych według rejestru gruntów: 972 (w księdze inwentarzowej środków trwałych pod pozycją 0/032/63 o wartości 4.270,00 zł) i 682 (nie wprowadzona na stan do księgi inwentarzowej środków trwałych i nie posiada określonej wartości) wartość wykonanej nawierzchni wg księgi inwentarzowej i karty środka trwałego o numerze 359 wynosiła 113.373,79 zł, - droga gminna w miejscowości Retniowiec – połoŜona na działkach o numerach ewidencyjnych według rejestru gruntów: 71 (w księdze inwentarzowej środków trwałych pod pozycją 0/032/14 o wartości 1.250,00 zł), 72 (w księdze inwentarzowej środków trwałych pod pozycją 0/032/15 o wartości 470,00 zł) i 143
______111 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
(w księdze inwentarzowej środków trwałych pod pozycją 0/032/13 o wartości 220,00 zł) wartość wykonanej nawierzchni księgi inwentarzowej i karty środka trwałego o numerze 343 wynosiła 302.277,77 zł, - droga gminna w miejscowości Drzewce– w ewidencji poz.0/032/111 o wartości 1.830,00 zł, - droga gminna w miejscowości Drzewce – w ewidencji poz.0/032/97 o wartości 1.780,00 zł, - droga gminna w miejscowości Drzewce – w ewidencji poz.0/032/105 o wartości 1.930,00 zł, - droga gminna w miejscowości Drzewce – w ewidencji poz.0/032/91 o wartości 1.080,00 zł, - droga gminna w miejscowości Wólka Krosnowska – w ewidencji poz.0/032/6 o wartości 1.290,00 zł, - droga gminna w miejscowości Mszadla– w ewidencji poz.0/032/129 o wartości 1.510,00 zł, - droga gminna w miejscowości Lipce Reymontowskie w ewidencji poz.0/032/36 o wartości 4.160,00 zł. W Gminie Lipce Reymontowskie ewidencja dróg prowadzona jest następująco: grunty pod drogę ujmowane są w grupie „0” środków trwałych, wartość wykonanej nawierzchni danej drogi ewidencjonowana jest w grupie „2” środków trwałych. W czasie postępowania kontrolnego stwierdzono, Ŝe w próbie objętej kontrolą, ewidencją syntetyczną i analityczną nie objęto wartości wykonanej nawierzchni asfaltowej przypisanej: działce nr 1042 w miejscowości Drzewce, działce nr 471 w miejscowości Drzewce, działce nr 893 w miejscowości Drzewce, działce nr 298 w miejscowości Drzewce, działce nr 80 w miejscowości Wólka Krosnowska, działce nr 551 w miejscowości Mszadla, działce nr 283 w miejscowości Lipce Reymontowskie. Kontrolujący stwierdzili brak dokumentów źródłowych wskazujących wartość wyŜej wymienionych nawierzchni. W związku z powyŜszym nie moŜna było ustalić ich wartości. Z powyŜszego wynika równieŜ, Ŝe stan konta 011 nie obejmował wartości ww. wykonanych nawierzchni asfaltowych. Ponadto, w toku analizy wykonanych nawierzchni dróg gminnych stwierdzono, Ŝe według rejestru gruntów działka o numerze ewidencyjnym 682 nie została wprowadzona na stan majątku Gminy do księgi inwentarzowej środków trwałych. Działka ta nie posiada określonej wartości. Opisany stan wskazuje, Ŝe ewidencja syntetyczna i analityczna nie spełnia wymogów art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości, jak równieŜ inwentaryzacja w tym zakresie przeprowadzona została niezgodnie ze stanem faktycznym. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy w sprawie niepełnej ewidencji syntetycznej i analitycznej w wyniku nie wprowadzenia do ewidencji wartości wykonanych nawierzchni asfaltowych stanowi załącznik nr 50 do protokołu kontroli. Z wyjaśnienia wynika, Ŝe wartości nawierzchni asfaltowych nie zostały wprowadzone z uwagi na brak OT. Zaistniały fakt braku OT uzasadniono wykonaniem nawierzchni na przełomie lat 80/90. Wyjaśnienie Renaty Szychowskiej podinspektora w sprawie nie wprowadzenia do ksiąg środków trwałych działki o numerze ewidencyjnym 682 stanowi załącznik nr 51 do protokołu kontroli.
______112 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Fakt nie wprowadzenia do ksiąg inwentarzowych działki o nr 682 uzasadniono brakiem OT. Kserokopie: wypisów z rejestru gruntów oraz kart środka trwałego dotyczących wyŜej wymienionych działek stanowią „akta kontroli strony 342 355”. Ewidencja analityczna ilościowo – wartościowa pozostałych środków trwałych konta 013 (urząd gminy), prowadzona jest w księgach inwentarzowych wg pozycji. Na podstawie próby w skład, której wchodzą pozostałe środki trwałe zakupione na kwotę 9.270,14 zł : biurko dwu – szafkowe – nr inwentarzowy VIII/80 803/51 o wartości 484,22 zł, kompresor olejowy – nr inwentarzowy IV/45 452/28 o wartości 1.980,00 zł, zestaw krzeseł do poczekalni Urzędu Gminy – nr ewidencyjny VIII/80 803/12 o wartości 1.125,84 zł, krzesło w sekretariacie Urzędu Gminy – nr inwentarzowy VIII/80 803/126 o wartości 450,00 zł, pilarka spalinowa – nr inwentarzowy VIII/80 800/82 o wartości 1.198,00 zł, drukarka – nr inwentarzowy VI/62 629/78 o wartości 1.200,00 zł, siewnik – nr inwentarzowy VIII/80 800/96 o wartości 1.690,00 zł, wykładzina pcv– nr inwentarzowy VIII/80 803/15 o wartości 537,06 zł, wykładzina dywanowa nr inwentarzowy VIII/80 803/17 o wartości 470,01 zł, wieszak ubraniowy – nr inwentarzowy VIII/80 803/11 o wartości 135,01 stwierdzono, Ŝe w księdze inwentarzowej konta 013, zawarte są informacje dotyczące danego środka (nazwa środka trwałego, data przychodu względnie rozchodu, nadany numer inwentarzowy, wartość środka trwałego, numer dowodu na podstawie, którego został przyjęty na stan ewidencji księgowej lub zdjęty ze stanu środka trwałego). Zakupione środki trwałe ewidencjonowane były według cen zakupu i przekazywane bezpośrednio do uŜywania. Na rachunkach i fakturach dokonywane były zapisy numeru inwentarzowego i pozycje w księdze inwentarzowej, pod którą ww. środki trwałe zostały zewidencjonowane. Ewidencję analityczną pozostałych środków konta 013 (Urząd Gminy Lipce Reymontowskie) prowadzi Renata Szychowska –podinspektor. W bilansie składniki majątku trwałego (konta 011) ujmowane są według wartości netto, tj. wartość brutto (według ewidencji) minus umorzenie. Wartość środków trwałych (011) na dzień 31 grudnia 2008 roku wynosiła 12.771.474,58 zł, wartość pozostałych środków trwałych (013) wynosiła 21.439,50 zł. Test dotyczący urządzeń księgowych w zakresie środków trwałych stanowi załącznik nr 52 do protokołu kontroli. Test dotyczący ewidencji pozostałych środków trwałych zawiera załącznik nr 53 do protokołu kontroli.
2.2. Udokumentowanie obrotów na kontach (zwi ększenia, zmniejszenia) - 2009 rok
Strukturę majątku trwałego Gminy Lipce Reymontowskie (ustaloną na podstawie ewidencji księgowej za 2008 i 2009 rok oraz bilansu jednostki za 2008 rok), według wartości brutto obrazuje poniŜsza tabela:
Stan na 3 1 grudnia 2008 Stan na 31 grudnia Lp. Wyszczególnienie roku 2009 roku 1 2 3 4 1. Grunty – grupa „0 782.239,48 880.527,88
2. Budynki i lokale – grupa „1” 3.495.686,92 3.516.379,48
3. Budowle – grupa „2” 8.229.319,04 12.127.448,20
______113 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
4. Kotły maszyny i urz ądzenia – grupy „3-6” 157.807,88 165.886,79
5. Środki transportu – grupa „7” 88.905,00 88.905,00
Razem 12.753.958,32 16.779.147,35
6. Narz ędzia i przyrz ądy– grupa „8” 17.516,26 92.614,53
Razem: 12.771.474,58 16.871.761,88
Pozostałe środki trwałe – konto 013 21.439,50 160.974,35
Warto ści niematerialne i prawne 57.892,76 66.347,30
Zwiększenia i zmniejszenia składników majątkowych konta: 011 i 013 w 2009 roku obrazuje poniŜsza tabela:
Stan na Zwi ększenia Zmniejszenia Stan na 31 grudnia Lp. Wyszczególnienie 1 stycznia środków środków 2009 roku 2009 roku trwałych trwałych 1 2 3 4 5 6 1. Grunty – grupa „0” 782.239,48 98.288,40 - 880.527,88
2. Budynki – grupa „1” 3.495.686,92 20.692,56 - 3.516.379,48
3. Budowle – grupa „2” 8.229.319,04 3.898.129,16 - 12.127.448,20
4. Maszyny i urz ądzenia – 157.807,88 8.078,91 - 165.886,79 grupa „3 – 6” 5. Środki transportu – grupa 88.905,00 - - 88.905,00 „7” Razem 12.753.958,32 4.025.189,03 - 16.779.147,35
6. Narz ędzia i przyrz ądy – 17.516,26 75.098,27 - 92.614,53 grupa „8” Razem 12.771.474,58 4.097.516,16 - 16.871.761,88 Pozostałe środki trwałe – konto 013 21.439,50 139.534,85 - 160.974,35 Warto ści niematerialne i prawne 57.892,76 8.454,54 - 66.347,30
W 2009 roku nastąpił wzrost wartości środków trwałych konta 011 Gminy Lipce Reymontowskie w stosunku do 2008 roku poprzez: wprowadzenie do ewidencji wartości gruntów w kwocie 57.360,00 zł. Niedobór ten wynikał z przeprowadzonej inwentaryzacji środków trwałych według stanu na dzień 31 grudnia 2008 roku. Poleceniem księgowania o numerze 456/1 z dnia 31 grudnia 2009 roku ww. wartość gruntów została wprowadzona w jednostce do ewidencji syntetycznej, wprowadzenie do ewidencji zwiększenia wartości straŜnicy OSP w Woli Drzewieckiej w kwocie 20.692,56 zł. Niedobór ten wynikał z przeprowadzonej inwentaryzacji środków trwałych według stanu na dzień 31 grudnia 2008 roku. Poleceniami księgowania o numerach: 456/2 z dnia 31 grudnia 2009 roku ww. zwiększenie wartości zostało wprowadzone w jednostce do ewidencji syntetycznej, wprowadzenie do ewidencji zwiększenia wartości sprzętu komputerowego znajdującego się na stanie jednostki kontrolowanej w kwocie 11,01 zł. Niedobór ten wynikał z przeprowadzonej inwentaryzacji środków trwałych
______114 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
według stanu na dzień 31 grudnia 2008 roku. Poleceniem księgowania o numerze 456/4 z dnia 31 grudnia 2009 roku ww. zwiększenie wartości zostało wprowadzone w jednostce do ewidencji syntetycznej, wprowadzenie do ewidencji zwiększenia wartości wyposaŜenia znajdującego się na stanie jednostki kontrolowanej w kwocie 43.155,58 zł. Niedobór ten wynikał z przeprowadzonej inwentaryzacji środków trwałych według stanu na dzień 31 grudnia 2008 roku. Poleceniem księgowania o numerze 456/6, 456/8, 456/10 z dnia 31 grudnia 2009 roku ww. zwiększenie wartości zostało wprowadzone w jednostce do ewidencji syntetycznej, przejęcie gruntów na podstawie aktu notarialnego Repertorium A nr 1207/2009 o wartości 40.828,40 zł i działki o numerze ewidencyjnym 985 na podstawie postanowienia Sądu Rejonowego w Brzezinach Wydział Ksiąg Wieczystych, Sygn. akt Dz. Kw 2818/09 z dnia 15 lipca 2009 roku o wartości 100,00 zł, przyjęcie środków trwałych z inwestycji o wartości 3.898.129,16 zł (kanalizacja, oczyszczalnia i drogi) na podstawie protokołów odbioru inwestycji i dowodów OT, przyjęcie zakupionych środków trwałych (komputer, laptop, drukarka, serwer) o wartości 8.067,90 zł na podstawie faktur oraz dowodów OT, przyjęcie środków trwałych (kosiarka, wiaty przystankowe) o wartości 31.942,69 zł na podstawie faktur oraz dowodów OT. W 2009 roku nastąpił wzrost wartości pozostałych środków trwałych konta 013 Gminy Lipce Reymontowskie w stosunku do 2008 roku poprzez: wprowadzenie do ewidencji zwiększenia wartości pozostałego wyposaŜenia znajdującego się na stanie jednostki kontrolowanej w kwocie 124.615,29 zł. Niedobór ten wynikał z przeprowadzonej inwentaryzacji pozostałych środków trwałych według stanu na dzień 31 grudnia 2008 roku. Poleceniem księgowania o numerze 463/1 z dnia 31 grudnia 2009 roku ww. zwiększenie wartości zostało wprowadzone w jednostce do ewidencji syntetycznej, zakupu wyposaŜenia (kompresor, szafki, fotele, zasilacz, ups, siewnik, nagrzewnica i pilarka) o łącznej wartości 14.919,56 zł na podstawie faktur. Z powyŜszych ustaleń wynika, Ŝe w kontrolowanej jednostce nie dokonywano uzgodnień ewidencji analitycznej z ewidencją syntetyczną. Ponadto w księgach inwentarzowych nie dokonywano na koniec kaŜdego roku zsumowania poszczególnych składników. W toku kontroli stwierdzono, Ŝe sumowania wartości poszczególnych składników majątkowych jedynie dokonano na taśmach maszyny liczącej wg stanu na dzień 31 grudnia 2008 roku. Wyjaśnienia w sprawie powyŜszych nieprawidłowości stanowi załącznik nr 54 do protokołu kontroli. Nieuzgadnianie kont analitycznych z syntetycznymi wynikało z zaszłości zwyczajowych. Ponadto wyjaśniono, Ŝe pracownik, któremu powierzono prowadzenie księgowości analitycznej nie jest pracownikiem Referatu Finansowego i nie został przeszkolony w temacie księgowania środków trwałych. Brak sumowania w księgach inwentarzowych składników majątkowych na koniec kaŜdego roku obrachunkowego, uzasadniono tym, Ŝe w księgach inwentarzowych nie było sumowania do 2001 roku tj. do roku przejęcia ksiąg przez osobę składającą wyjaśnienie, wobec tego osoba ta w dalszym ciągu nie sumowała na koniec kaŜdego roku wartości poszczególnych składników majątkowych. Kserokopie poleceń księgowania wprowadzonych do ewidencji składników majątkowych (konta 011 i 013) i wydruków tych kont stanowią „akta kontroli strony 356 362”. Powstałe róŜnice w środkach trwałych w wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji zostały opisane w pkt. 5 „Inwentaryzacja”.
______115 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Test dotyczący udokumentowania obrotów na koncie 011 stanowi załącznik nr 55 do protokołu kontroli. Test dotyczący udokumentowania obrotów na koncie 013 stanowi załącznik nr 56 do protokołu kontroli.
2.3. Prawidłowo ść stosowanych odpisów umorzeniowych - 2009 rok
W kontrolowanej jednostce metody wyceny aktywów i pasywów opisano w załączniku nr 2 do zarządzenia nr 18 Wójta Gminy z dnia 31 grudnia 2002 roku w sprawie wprowadzenia zasad rachunkowości w Urzędzie Gminy Lipce Reymontowskie. Środki trwałe umarzane są wg stawek amortyzacyjnych ustalonych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. Odpisów umorzeniowych dokonuje się począwszy od miesiąca następującego po miesiącu przyjęcia środka trwałego do uŜywania. W jednostce przyjęto dla wszystkich środków trwałych liniową metodę umorzenia. Dla środków trwałych jednostki kontrolowanej nie dokonuje się odpisów z tytułu trwałej utraty wartości. Konto 011 Umorzenie środków trwałych (konto 011) na dzień 31 grudnia 2009 roku wynosiło 522.179,02 zł. Roczne odpisy umorzeniowe dokonywane były komputerowo raz w roku dla poszczególnych składników majątku trwałego i księgowane na koncie 071 – „Umorzenie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych”. W okresie kontrolowanym jednostka sporządziła zestawienie umorzenia środków trwałych według grup rodzajowych na dzień 31 grudnia 2009 roku. Tabele amortyzacyjne sporządzane są ręcznie przez Joannę Karpowiak Skarbnika Gminy. Kontrolą prawidłowości odpisów umorzeniowych objęto losowo wybrane niŜej wymienione pozycje majątku trwałego: budynek Urzędu Gminy – nr inwentarzowy I/105/1 o wartości 972.053,74 zł, budynek Ośrodka Zdrowia w Lipcach Reymontowskich – nr inwentarzowy I/106/1 o wartości 472.356,93 zł, budynek StraŜnicy Drzewce– nr inwentarzowy I/109/6 o wartości 312.311,53 zł, kanalizacja ul. Reymonta nr inwentarzowy II/211/10 o wartości 499.280,51 zł, droga Drzewce nr inwentarzowy II/220/6 o wartości 86.776,00 zł, droga Chlebów nr inwentarzowy II/220/7 o wartości 50.429,41 zł, boisko sportowe nr inwentarzowy II/291/1 o wartości 237.451,72 zł, plac zabaw Drzewce nr inwentarzowy II/291/4 o wartości 16.788,86 zł, plac zabaw Wola Drzewiecka nr inwentarzowy II/291/5 o wartości 54.076,10 zł, kocioł olejowy C.O. w Ośrodku Zdrowia nr inwentarzowy III/310/1 o wartości 50.353,23 zł, samochód osobowy marki „Dacia Logan” – nr inwentarzowy VII/741/3 o wartości 34.000,00 zł, kopiarka z szafą – nr inwentarzowy VIII/803 2/3 o wartości 5.000,00 zł, kopiarka cyfrowa nr inwentarzowy VIII/803 2/4 o wartości 4.328,76 zł, umarzanego w okresie objętym kontrolą i stwierdzono, Ŝe były stosowane prawidłowe stawki umorzeniowe oraz dokonano prawidłowego obliczenia umorzeń. Umorzenie za 2009 rok środków trwałych w badanej próbie naliczono wg rocznych stawek amortyzacji określonych w ustawie z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000r., Dz. U. nr 54, poz. 654 ze zm.), zmienionych ustawą z dnia 27 lipca 2002 roku (Dz. U, nr 141, poz.1179). W toku kontroli stwierdzono, Ŝe zgodnie z ewidencją, wydrukami komputerowymi oraz poleceniami księgowania umorzenie ujmowane jest na koncie 071 „umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”, amortyzacja obciąŜa konto 401 „Amortyzacja”. Konto 013
______116 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Do kontroli prawidłowości stosowania odpisów umorzeniowych w pozostałych środkach trwałych przyjęto próbę o wartości 9.270,14 zł (pozostałe środki trwałe wymienione w pkt. 2.1. Urządzenia księgowe). Zgodnie z załącznikiem nr 2 do zarządzenia nr 18 Wójta Gminy Lipce Reymontowskie umorzenie pozostałych środków trwałych ewidencjonowanych na koncie 013 dokonywane jest jednorazowo w momencie przyjęcia do uŜytkowania na koncie 072 „umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”. W trakcie kontroli stwierdzono, Ŝe umorzenie pozostałych środków trwałych w kwocie 21.439,50 zł naliczone za 2008 rok zaewidencjonowane zostało na koncie 071. Zgodnie z przyjętymi zasadami umarzanie pozostałych środków trwałych powinno być ewidencjonowane na koncie 072. Kserokopie ewidencji księgowej konta 013, 071 i 072 stanowią „akta kontroli strona 363”. Ewidencję umorzenia pozostałych środków trwałych opisano w poniŜszym punkcie dotyczącym ewidencji i umorzenia wartości niematerialnych i prawnych. Test dotyczący odpisów umorzeniowych środków trwałych i pozostałych środków trwałych stanowią załączniki nr 55 i 56 do protokołu kontroli.
3. EWIDENCJA WARTO ŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH – KONTO 020. PRAWIDŁOWO ŚĆ STOSOWANYCH ODPISÓW UMORZENIOWYCH
Ewidencja wartości niematerialnych i prawnych prowadzona jest na koncie 020 – wartości niematerialne i prawne. Na koncie 020 – księgowane są programy komputerowe i licencje . Zgodnie z obowiązującym planem kont do konta syntetycznego 020 prowadzona jest ewidencja analityczna w księdze inwentarzowej środków trwałych, przez Renatę Szychowską – podinspektora. W wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji wg stanu na dzień 31 grudnia 2008 roku i ewidencji analitycznej wartości niematerialne i prawne (69 sztuk) wynosiły 59.976,12 zł. Natomiast w ewidencji syntetycznej wykazano kwotę 57.892,76 zł. RóŜnica wyniosła 2.083,36 zł. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy w sprawie róŜnicy wykazanej powyŜej stanowi załącznik nr 57 do protokołu kontroli. Zgodnie z ewidencją analityczną w 2009 roku zakupiono programy komputerowe i licencje w ilości 20 sztuk o wartości 6.070,78 zł. Stan na dzień 31 grudnia 2009 roku wynosił 66.046,90 zł. Natomiast w ewidencji syntetycznej wykazano zakup na łączną kwotę 7.810,38 zł oraz wartość przyjętego programu komputerowego (PK 455/1) o wartości 644,16 zł. Stan konta 020 według ewidencji syntetycznej na dzień 31 grudnia 2009 roku wynosił 66.347,30 zł. Kontrolujący wykazali róŜnicę porównując ewidencję syntetyczną z analityczną w kwocie 300,40 zł. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy w sprawie róŜnicy wykazanej powyŜej stanowi załącznik nr 58 do protokołu kontroli. Kserokopia polecenia księgowania dotyczącego wprowadzenia na stan wartości niematerialnych i prawnych w kwocie 644,16 zł i wydruk obrotów konta 020 stanowi „akta kontroli strony 364 365”.
______117 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Zgodnie z zarządzeniem nr 18 Wójta Gminy z dnia 31 grudnia 2002 roku w sprawie wprowadzenia zasad rachunkowości w Urzędzie Gminy Lipce Reymontowskie umorzenie wartości niematerialnych i prawnych powyŜej 3.500,00zł prowadzone jest na koncie 071, a umorzenie wartości niematerialnych i prawnych poniŜej 3.500,00zł na koncie 072. W wyniku kontroli ewidencji księgowej stwierdzono, Ŝe w jednostce wystąpiły wartości niematerialne i prawne poniŜej 3.500,00 zł i ich umorzenie było księgowane na koncie 072. Wartość umorzenia pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych poniŜej 3.500,00 zł (saldo konta 072) na dzień 31 grudnia 2008 roku wyniosła 1.564,99 zł i nie była zgodna z sumą wartości konta 013 (wartość na 31 grudnia 2008 roku 21.439,50 zł) i 020 (wartość na 31 grudnia 2008 roku – 57.892,76 zł). Wyjaśnienie Skarbnika Gminy w sprawie stwierdzonej róŜnicy pomiędzy saldem konta 072 a sumą sald kont 013 i 020 na dzień 31 grudnia 2008 roku stanowi załącznik nr 59 do protokołu kontroli. PowyŜszą róŜnicę uzasadniono brakiem weryfikacji konta 072. Łączna wartość umorzenia pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych poniŜej 3.500,00 zł na dzień 31 grudnia 2009 roku w kwocie 227.321,65 zł wynikała z salda konta 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych” i była zgodna z sumą sald kont 013 ( saldo konta 013 – 160.974,35 zł) i 020 (saldo konta 020 – 66.347,30 zł). Ponadto w toku kontroli stwierdzono, Ŝe umorzenie pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych poniŜej 3.500,00 zł księgowane było na koncie 072 w korespondencji z kontem 401. PowyŜsze księgowanie było niezgodne z ustaleniami zawartymi w załączniku nr 2 do zarządzenia nr 18 Wójta Gminy z dnia 31 grudnia 2002 roku w sprawie wprowadzenia zasad rachunkowości w Urzędzie Gminy Lipce Reymontowskie oraz z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Zgodnie z wyŜej wymienionymi przepisami umorzenie pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych poniŜej 3.500,00 zł ewidencjonuje się na kontach: Wn 400 „Koszty według rodzajów”/ Ma 072. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy dotyczące ewidencji umorzeń pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych poniŜej 3.500,00 stanowi załącznik nr 60 do protokołu kontroli. Kserokopia załącznika nr 2 do zarządzenia nr 18 Wójta Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 31 grudnia 2002 roku i wydruk obrotów konta 072 stanowią „akta kontroli strony 366 370”. Testy dotyczące ewidencji wartości niematerialnych i prawnych oraz prawidłowości stosowanych umorzeń zawiera załącznik nr 61 do protokołu kontroli.
4. EWIDENCJA POZOSTAŁYCH SKŁADNIKÓW MAJ ĄTKOWYCH (MATERIAŁY , FINANSOWY MAJ ĄTEK TRWAŁY)
W Urzędzie Gminy Lipce Reymontowskie stosuje się formę ewidencji materiałów bezpośrednio w koszty po zakupie z pominięciem konta 310.
______118 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Gmina Lipce Reymontowskie nie posiada finansowego majątku trwałego w związku z tym, nie prowadzi ewidencji konta 030.
5. INWENTARYZACJA
5.1. Instrukcja inwentaryzacyjna. Terminy przeprowadzania inwentaryzacji
Zagadnienie związane z przeprowadzeniem inwentaryzacji uregulowano w Instrukcji inwentaryzacyjnej wprowadzonej zarządzeniem nr 43/2007 Wójta Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 28 grudnia 2007 roku w sprawie wprowadzenia zasad przeprowadzania inwentaryzacji w Urzędzie Gminy Lipce Reymontowskie oraz w załączniku nr 1 do zarządzenia nr 18 Wójta Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 31 grudnia 2002 roku w sprawie wprowadzenia zasad rachunkowości w Urzędzie Gminy Lipce Reymontowskie. Wprowadzone zasady przeprowadzania inwentaryzacji mają zastosowanie dla Urzędu Gminy oraz jednostek organizacyjnych. W przedmiotowych regulacjach określono: rodzaje, terminy, częstotliwość, zasady oraz metody przeprowadzenia inwentaryzacji, opisano dokumenty dotyczące inwentaryzacji i rozliczeń róŜnic inwentaryzacyjnych, uprawnienia i obowiązki przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych. W wymienionych regulacjach nie ma spójności co do częstotliwości przeprowadzenia inwentaryzacji. Zgodnie z § 5 Instrukcji z dnia 28 grudnia 2007 roku środki trwałe, wartości niematerialne, wyposaŜenie w uŜytkowaniu, środki pienięŜne, naleŜności i zobowiązania, środki trwałe w budowie oraz zapasy (paliwo w samochodzie) inwentaryzuje się co dwa lata, jak dla obiektu monitorowanego. Według załącznika nr 1 do obowiązującego w badanym okresie zarządzenia nr 18 Wójta Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 31 grudnia 2002 roku składniki majątkowe inwentaryzuje się corocznie . Ponadto częstotliwość przeprowadzenia inwentaryzacji określona w instrukcji, nie była zgodna z unormowaniami wynikającymi z art.26 ust.1 i ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 roku Dz. U. nr 76, poz. 694 ze zm.). Zgodnie z ww. przepisami środki pienięŜne oraz naleŜności i zobowiązania naleŜy zinwentaryzować na ostatni dzień kaŜdego roku obrotowego. Pomimo zapisów w Instrukcji inwentaryzacyjnej co do częstotliwości inwentaryzacji środków pienięŜnych oraz naleŜności i zobowiązań, jednostka corocznie ustalała wartość środków pienięŜnych w kasie drogą spisu z natury, środków pienięŜnych na rachunkach bankowych w drodze potwierdzenia sald, oraz naleŜności i zobowiązań w drodze weryfikacji. Kserokopie: zarządzenia nr 43/2007 Wójta Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 28 grudnia 2007 roku w sprawie wprowadzenia zasad przeprowadzania inwentaryzacji oraz załącznika nr 1 do zarządzenia nr 18 Wójta Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 31 grudnia 2002 roku w sprawie wprowadzenia zasad rachunkowości stanowią „akta kontroli strony 371 386”. W badanej jednostce Instrukcja inwentaryzacyjna nakazuje ponadto przeprowadzenie spisów inwentaryzacyjnych w przypadkach zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej za powierzone jej mienie oraz wystąpienia wypadków losowych lub innych przyczyn, w wyniku których nastąpiło naruszenie stanu składników majątku.
______119 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Konkretne terminy przeprowadzania inwentaryzacji określał kaŜdorazowo Wójt Gminy w odrębnym zarządzeniu. Rzeczywisty stan aktywów i pasywów jednostki ustala się w drodze: spisu z natury, potwierdzenia sald oraz weryfikacji prawidłowości stanów wynikających z ksiąg rachunkowych i porównanie ich z odpowiednimi dokumentami.
5.2. Prawidłowo ść przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji
W dniu 21 grudnia 2008 roku Wójt Gminy Lipce Reymontowskie wydał zarządzenie nr 28/2008 w sprawie przeprowadzenia pełnej inwentaryzacji składników majątkowych w Urzędzie Gminy. PowyŜszym zarządzeniem Wójt Gminy powołał komisję inwentaryzacyjną oraz trzyosobowy zespół spisowy do przeprowadzenia spisu z natury. Wyznaczono termin rozliczenia inwentaryzacji w terminie do 30 stycznia 2009 roku. Inwentaryzacją zgodnie z §4 rozporządzenia naleŜało objąć środki trwałe, wartości niematerialne, środki pienięŜne, druki ścisłego zarachowania, naleŜności i zobowiązania, środki trwałe w budowie oraz zapasy (paliwo w samochodach jednostek OSP i Urzędu Gminy). W czasie postępowania kontrolnego sprawdzono sposób przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji składników majątkowych na dzień 31 grudnia 2008 roku i stwierdzono, co następuje: osoby materialnie odpowiedzialne za spisywany majątek złoŜyły przed rozpoczęciem spisu oświadczenie informujące o tym, Ŝe wszystkie dowody przychodów i rozchodów zostały ujęte w ewidencji księgowej, spisu dokonano na arkuszach spisowych traktowanych jako druki ścisłego zarachowania, przed wydaniem zostały one ponumerowane oraz zaewidencjonowane w ksiąŜce druków ścisłego zarachowania, według sprawozdania zespołu spisowego pobrano 37 arkuszy spisowych od numeru 97/2008 do numeru 133/2008 i wszystkie arkusze zostały wykorzystane, na arkuszach spisowych niektóre pozycje spisanych przedmiotów nie zawierały ceny jednostkowej oraz ich wartości (pozycje 658 693 dotyczące zakupu sprzętu dla świetlicy wiejskiej w OSP Drzewce). Zgodnie z wyjaśnieniem Skarbnika Gminy nie wprowadzono poszczególnych wartości sprzętu komputerowego, audiowizualnego i gospodarstwa domowego do księgi inwentarzowej, poniewaŜ zakup był traktowany jako inwestycja w ramach projektu Sektorowego Programu Operacyjnego „Restrukturyzacja i modernizacja sektora Ŝywnościowego oraz rozwój obszarów wiejskich 2004 – 2006”. Kserokopie: przyjęcia środka trwałego OT (wyposaŜenie świetlicy wiejskiej w budynku straŜnicy OSP Drzewce) o wartości 40.384,44 zł, faktur: nr 1628/09/06 z dnia 22 września 2008 roku i nr 100/08/92B z 28 września 2008 roku, stron: 23 i 24 arkuszy spisu z natury oraz aneksu nr 1 do umowy o dofinansowanie wraz z załącznikiem stanowią „akta kontroli strony 387 396”. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy stanowi załącznik nr 62 do protokołu kontroli. na arkuszach spisu z natury pozycje składników majątkowych wyszczególniane były narastająco począwszy od numeru 1 do numeru 996, natomiast nie zachowano ciągłości w sumowaniu wartości składników majątkowych wyszczególnionych na arkuszach spisowych (nie uwzględniono przeniesienia sumy ze strony jednego arkusza na stronę następnego). Arkusz spisowy nie zawierał łącznego podsumowania wszystkich zinwentaryzowanych składników majątku gminy, sumowano jedynie składniki na danej stronie arkusza. Po zakończonym spisie w danym polu spisowym nie zamieszczono informacji o ilości pozycji i stron, na których dokonano spisu, a ponadto zapisy na arkuszu umoŜliwiały
______120 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
dokonanie dodatkowych zapisów po jego zakończeniu – pozostawiano nie wypełnione wiersze. Podsumowania spisu z natury dokonano poprzez zliczenie na taśmie kwot z poszczególnych arkuszy spisowych, w porównaniu z kwotami zawartymi w ksiąŜkach inwentarzowych. Wyjaśnienie dotyczące nie podliczenia stron w inwentaryzacji narastająco i przenoszenia na następny arkusz stanowi załącznik nr 63 do protokołu kontroli. Z wyjaśnienia wynika, Ŝe powyŜsza nieprawidłowość wyniknęła z przeoczenia. zespół spisowy dokonał spisu z natury w ustalonym składzie osobowym i w wyznaczonych terminach, osoby materialnie odpowiedzialne za spisywany majątek, po zakończeniu spisu z natury złoŜyły oświadczenie informujące, Ŝe osobiście uczestniczyły w inwentaryzacji powierzonych im składników majątkowych i nie wnoszą Ŝadnych uwag pracy zespołu spisowego, oraz Ŝe wszystkie składniki za które ponoszą odpowiedzialność objęte zostały spisem z natury, spisem objęto mienie komunalne, w tym grunty, środki trwałe i pozostałe środki trwałe w uŜywaniu, będące na stanie Urzędu Gminy, w tym równieŜ w pomieszczeniach zajmowanych przez GOPS i ZEAO, spisem objęto paliwo w samochodach poŜarniczych oraz stan oleju opałowego w kotłowniach znajdujących się w budynkach Gminnego Ośrodka Zdrowia oraz Urzędu Gminy w Lipcach Reymontowskich. Na okoliczność przeprowadzonego spisu sporządzono protokoły, na arkuszach spisowych znajdują się podpisy członków zespołu spisowego, osoby materialnie odpowiedzialnej, osoby dokonującej wyceny składników majątkowych, sporządzono równieŜ protokół z inwentaryzacji przeprowadzonej w kasie Urzędu Gminy Lipce Reymontowskie w dniu 31 grudnia 2008 i 2009 roku, dokonano spisu druków ścisłego zarachowania wg stanu na dzień 31 grudnia 2008 i 2009 roku, sporządzono protokół z naniesionych poprawek na arkuszach spisowych w dniu 13 stycznia 2009 roku, zespół spisowy sporządził sprawozdanie z przeprowadzonego spisu z natury składników majątkowych Urzędu Gminy Lipce Reymontowskie wg stanu na dzień 31 grudnia 2008 roku. W sprawozdaniu nie ujęto wyniku (o nadwyŜkach i niedoborach) przeprowadzonej inwentaryzacji , Komisja Inwentaryzacyjna sporządziła sprawozdanie z zakończonej inwentaryzacji poszczególnych składników majątkowych wg stanu na dzień 31 grudnia 2008 roku. Sprawozdanie nie zostało opatrzone datą, co uniemoŜliwia sprawdzenie dotrzymania terminu rozliczenia inwentaryzacji zawartego w zarządzeniu nr 28/2008 Wójta Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 21 grudnia 2008 roku. PowyŜsze sprawozdanie nie zawiera równieŜ informacji dotyczącej wyniku inwentaryzacji (o nadwyŜkach i niedoborach), zarządzeniem nr 28/2008 z dnia 21 grudnia 2008 roku Wójt Gminy zarządził przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych, w tym gruntów oraz wartości niematerialnych i prawnych drogą spisu z natury. Natomiast w instrukcji w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji w §5 określono, Ŝe inwentaryzację gruntów przeprowadza się drogą weryfikacji. W toku kontroli stwierdzono, Ŝe inwentaryzacja gruntów została przeprowadzona drogą spisu z natury, tj. niezgodnie ze sposobem określonym w instrukcji inwentaryzacyjnej, Wyjaśnienie Skarbnika Gminy w powyŜszej sprawie stanowi załącznik nr 64 do protokołu kontroli. dokonano inwentaryzacji naleŜności i zobowiązań drogą weryfikacji,
______121 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
inwentaryzacja składników majątkowych w placówkach oświatowych była przeprowadzona przez Zespół Ekonomiczno Administracyjny Oświaty w Lipcach Reymontowskich we własnym zakresie, inwentaryzacja składników GOKSIR u była przeprowadzona przez GOKSIR we własnym zakresie. Zarządzeniem nr 61/2006 Wójta Gminy z dnia 1 grudnia 2006 roku została powołana Komisja likwidacyjna. W toku kontroli stwierdzono, Ŝe przed przystąpieniem do likwidacji Komisja likwidacyjna, składająca się z dwóch osób, przeprowadzała oględziny środków trwałych i pozostałych środków trwałych w uŜywaniu (wyposaŜenia) pod względem ich dalszej przydatności. W dniu 4 listopada 2008 roku Komisja likwidacyjna sporządziła protokół nr 1/2008 dotyczący zakwalifikowania pozostałych środków trwałych w uŜywaniu (wyposaŜenia) o łącznej wartości 1.173,03 zł do likwidacji w związku z długim okresem uŜytkowania i wysokim stopniem zniszczenia. Zgodnie z protokołem zniszczenia nr 1/2008 z dnia 13 listopada 2008 roku dokonano likwidacji ww. składników majątkowych. Następnie W dniu 4 listopada 2008 roku Komisja likwidacyjna sporządziła protokół nr 2/2008 dotyczący zakwalifikowania środka trwałego telefax Panasonic o wartości 4.184,00 zł do likwidacji w związku z wysokim stopniem zniszczenia. Zgodnie z protokołem likwidacji z dnia 13 listopada 2008 roku dokonano likwidacji ww. środka trwałego. Ponadto w czasie postępowania kontrolnego stwierdzono róŜnice wynikające z porównania wartości środków trwałych według przeprowadzonej inwentaryzacji i ewidencji analitycznej (księgi inwentarzowe i karty środka trwałego) z wartością określoną w ewidencji syntetycznej środków trwałych, i tak: środki trwałe (konto 011) – wartość wg inwentaryzacji i ewidencji analitycznej – 12.815.823,58 zł; wg ewidencji syntetycznej – 12.771.474,58 zł. RóŜnica w kwocie 44.349,00 zł, pozostałe środki trwałe (konto 013) wartość wg inwentaryzacji i ewidencji analitycznej – 146.054,79 zł; wg ewidencji syntetycznej – 21.439,50 zł. RóŜnica w kwocie 124.615,29 zł, wartości niematerialne i prawne (konto 020) wartość wg inwentaryzacji i ewidencji analitycznej – 59.976,12 zł; wg ewidencji syntetycznej – 57.892,76 zł. RóŜnica w kwocie 2.083,36 zł. PowyŜsze róŜnice korygowane były poleceniami księgowania z dnia 31 grudnia 2009 roku, które zostały opisane w punkcie 2.2. „Udokumentowanie obrotów na kontach (zwiększenia, zmniejszenia) 2009 rok”. Pomimo wprowadzonych korekt stwierdzono, Ŝe wystąpiła róŜnica w wartości środków trwałych (konto 011) w kwocie 74.099,00 zł. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy stanowi załącznik nr 65 do protokołu kontroli. RóŜnice, które wystąpiły w porównaniu ewidencji analitycznej, syntetycznej i inwentaryzacji majątku kontrolowanej jednostki wskazują na nierzetelne dokonanie czynności związanych z inwentaryzacją przeprowadzoną według stanu na dzień 31 grudnia 2008 roku składników majątku Gminy Lipce Reymontowskie. Przedstawione w aktywach (bilans za 2008 rok) wartości środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych nie były zgodne ze stanem rzeczywistym, poniewaŜ ewidencja w tym zakresie była niepełna. Kserokopie dokumentów źródłowych dotyczących przeprowadzonej inwentaryzacji stanowią „akta kontroli strony 397 468 ”.
______122 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
X. ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE USTAW ORAZ POROZUMIE Ń Z JEDNOSTKAMI SAMORZ ĄDU TREYTORIALNEGO I ORGANAMI ADMINISTRACJI RZ ĄDOWEJ. POMOC FINANSOWA
ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE POROZUMIEŃ - 2009 ROK
Kontrolujący stwierdzili, Ŝe nie realizowano zadań na podstawie porozumień z jednostkami samorządu terytorialnego i organami administracji rządowej.
Terminowo ść otrzymywania środków na realizacj ę wykonywanych zada ń
Zgodnie z powyŜszym nie otrzymywano i nie przekazywano środków finansowych.
POMOC FINANSOWA UDZIELANA INNYM JEDNOSTKOM SAMORZ ĄDU TERYTORIALNEGO – 2008 - 2009
W powyŜszym okresie na podstawie zawartych umów z jednostkami samorządu terytorialnego realizowane było zadanie pn. pomoc finansowa udzielona w formie dotacji celowej z przeznaczeniem na realizację zadania własnego Powiatu Skierniewickiego, polegającego na zaspokojeniu potrzeb mieszkańców Gminy Lipce Reymontowskie dotyczących zorganizowania i koordynowania przez Powiat porad lekarza psychiatry dla dzieci i młodzieŜy (w 2008 roku udzielono pomocy finansowej w wysokości 2.160,00 zł a w 2009 roku w wysokości 1.680,00 zł). Umowy zawarte zostały po uprzednio podjętych w tym zakresie uchwałach Rady Gminy w Lipcach Reymontowskich. Dokonano kontroli dwóch porozumień dotyczących ww. pomocy finansowej udzielonej Powiatowi Skierniewickiemu. W dniu 29 listopada 2007 roku Rada Gminy Lipce Reymontowskie podjęła uchwałę nr IX/53/08 w sprawie udzielenia pomocy finansowej dla Powiatu Skierniewickiego, uchwalając, co następuje: − Gmina Lipce Reymontowskie udzieli pomocy finansowej Powiatowi Skierniewickiemu w wysokości 2.160,00 zł, na zorganizowanie i koordynowanie porad lekarza psychiatry dla dzieci zamieszkałych na terenie Gmin Powiatu Skierniewickiego na 2009 rok, − pomoc finansowa udzielona zostanie w formie dotacji celowej, − upowaŜnia się Wójta Gminy Lipce Reymontowskie do zawarcia umowy określającej przeznaczenie i zasady rozliczania udzielonej dotacji. W dniu 26 listopada 2008 roku Rada Gminy Lipce Reymontowskie podjęła uchwałę nr XVII/102/08 w sprawie udzielenia pomocy finansowej dla Powiatu Skierniewickiego, uchwalając, co następuje: − Gmina Lipce Reymontowskie udzieli pomocy finansowej Powiatowi Skierniewickiemu w wysokości 1.680,00 zł, na zorganizowanie i koordynowanie porad lekarza psychiatry dla dzieci zamieszkałych na terenie Gmin Powiatu Skierniewickiego na 2009 rok, − pomoc finansowa udzielona zostanie w formie dotacji celowej, − upowaŜnia się Wójta Gminy Lipce Reymontowskie do zawarcia umowy określającej przeznaczenie i zasady rozliczania udzielonej dotacji.
______123 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Środki finansowe na udzielenie pomocy finansowej zostały zabezpieczone w budŜetach Gminy Lipce Reymontowskie na 2008 i 2009 rok w dziale 854 – „Pomoc społeczna”, rozdziale 85406, § 2710 – „Dotacja celowa na pomoc finansową udzielaną między jednostkami samorządu terytorialnego na dofinansowanie własnych działań bieŜących”. Zgodnie z postanowieniami wymienionych uchwał Rady Gminy Lipce Reymontowskie, w dniach: 30 listopada 2007 roku i 27 lutego 2009 roku zawarte zostały umowy pomiędzy Gminą Lipce Reymontowskie, a Powiatem Skierniewickim. W umowach zapisano m.in.: − przedmiotem umów jest pomoc finansowa udzielona w formie dotacji celowych w kwocie 2.160,00 zł (dotyczy 2008 roku) i 1.680,00 zł (dotyczy 2009 roku) z przeznaczeniem na realizację zadania własnego Powiatu polegającego na zaspokojeniu potrzeb mieszkańców Gminy Lipce Reymontowskie wchodzącej w skład Powiatu Skierniewickiego, tj. zorganizowania i koordynowania przez Powiat porad lekarza psychiatry dla dzieci. − środki w wysokości 2.160,00 zł (2008 rok) i 1.680,00 zł (2009 rok) zostaną przekazane na konto bankowe Powiatu Skierniewickiego zarówno w 2008 roku jak i w 2009 roku, w równych ratach miesięcznych po 180,00 zł kaŜda (2008 rok) i po 140,00 zł kaŜda (2009 rok), − rozliczenie środków przez Powiat nastąpi do 31 stycznia 2009 roku (dotyczy dotacji udzielonej w 2008 roku) i do 31 stycznia 2010 roku (dotyczy dotacji udzielonej w 2009 roku), − wykorzystanie otrzymanych środków finansowych przez Powiat niezgodnie z celem umów skutkować będzie roszczeniem o ich zwrot. PowyŜsze umowy zostały podpisane przez Wójta Gminy Lipce Reymontowskie Jerzego Czerwińskiego, Starostę Józefa Dzierzbińskiego i Wicestarostę Jarosława Lińskiego, przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy Lipce Reymontowskie Joanny Karpowiak i Skarbnika Powiatu Ewy Ulanowskiej. W toku postępowania kontrolnego stwierdzono, Ŝe Gmina Lipce Reymontowskie przekazała: w 2008 roku poleceniem przelewu środki na realizację zadania będącego przedmiotem umowy w wysokości 2.160,00 zł w następujący sposób: w dniu 14 lutego 2008 roku – 540,00 zł /wb nr 38/7, w dniu 24 kwietnia 2008 roku – 540,00 zł / wb nr 121/11, w dniu 15 lipca 2008 roku – 540,00 zł /wb nr 209/10, w dniu 17 października 2008 roku – 540,00 zł /wb nr 329/5. Stwierdzono, Ŝe dotacja była przekazana w 4 ratach po 540,00 zł tj. niezgodnie z postanowieniami zawartymi w umowie (180,00 zł miesięcznie) Karta ewidencyjna przedstawiająca daty i kwoty przekazania dotacji oraz kserokopia umowy z dnia 30 listopada 2007 roku stanowią „akta kontroli strony 469 471”. w 2009 roku poleceniem przelewu środki na realizację zadania będącego przedmiotem umowy w wysokości 1.680,00 zł w następujący sposób: w dniu 9 marca 2009 roku – 625,00 zł /wb nr 60/4, w dniu 30 kwietnia 2009 roku – 420,00 zł / wb nr 119/12, w dniu 6 lipca 2009 roku – 420,00 zł /wb nr 209/80, w dniu 5 października 2009 roku – 420,00 zł /wb nr 329/56. Z powyŜszego wynika, Ŝe dotacja była przekazana w 4 ratach tj. niezgodnie z postanowieniami zawartymi w umowie (140,00 zł miesięcznie), a ponadto w dniu 5 października 2009 roku przekazano zawyŜoną dotację o kwotę 205,00 zł. Powiat Skierniewicki dokonał zwrotu nadpłaconej kwoty dotacji w dniu 12 października 2009 roku (wb 335/8).
______124 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Karta ewidencyjna przedstawiająca daty, kwoty przekazania dotacji i zwrot nadpłaconej kwoty dotacji oraz kserokopia umowy z dnia 27 lutego 2009 roku stanowią „akta kontroli strony 472 474”. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy w sprawie terminów przekazywania dotacji i powstałej nadpłaty stanowi załącznik nr 66 do protokołu kontroli. Wydatek ten sklasyfikowano (dział, rozdział i paragraf) zgodnie z ustaleniami zawartymi w powyŜej wymienionych uchwałach: nr XI/53/2007 Rady Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 29 listopada 2007 roku i nr XVII/102/09 Rady Gminy Lipce Reymontowskie z dnia 26 listopada 2008 roku. Zgodnie z ustaleniami zawartymi w umowach: z dnia 30 listopada 2007 roku i z dnia 27 lutego 2009 roku w sprawie udzielenia pomocy finansowej dla Powiatu Skierniewickiego, z przeznaczeniem na realizację zadania własnego Powiatu polegającego na zaspokojeniu potrzeb mieszkańców Gminy Lipce Reymontowskie, dotyczącego zorganizowania i koordynowania przez Powiat porad lekarza psychiatry dla dzieci i młodzieŜy. Starostwo Powiatowe w Skierniewicach, w dniu 5 stycznia 2009 roku i 25 stycznia 2010 roku przesłało sprawozdania z realizacji zadania, wraz z kserokopiami dokumentów dotyczących wydatkowania otrzymanej dotacji.
XI. ROZLICZENIA BUD śETU Z SAMORZ ĄDOWYMI JEDNOSTKAMI ORGANIZACYJNYMI
1. DOTACJE PRZEKAZYWANE NA RZECZ ZAKŁADÓW BUD śETOWYCH I GOSPODARSTW POMOCNICZYCH – WYSOKO ŚĆ I RODZAJ - 2009 ROK
W jednostce kontrolowanej nie występowały oraz nie występują zakłady budŜetowe i gospodarstwa pomocnicze.
2. WPŁATY ZAKŁADÓW BUD śETOWYCH I GOSPODARSTW POMOCNICZYCH DO BUD śETU GMINY - 2009 ROK
Zgodnie z ustaleniami jak w pkt 1 ww. wpłaty nie występują.
3. DOTACJE NA RZECZ PUBLICZNYCH SAMODZIELNYCH ZAKŁADÓW OPIEKI ZDROWOTNEJ – 2009 ROK
Kontrolowana jednostka nie przekazywała dotacji na rzecz Samodzielnych Publicznych Zakładów Opieki Zdrowotnej.
XII. INNE USTALENIA
Wyliczenie osi ągni ętej wysoko ści średnich wynagrodze ń nauczycieli.
______125 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
W celu sprawdzenia poniesionych w 2009 roku wydatków na wynagrodzenia nauczycieli, w odniesieniu do wysokości średnich wynagrodzeń, o których mowa w art.30 ust.3 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela (tekst jednolity z 2006 r., Dz. U. nr 97, poz. 674 ze zm.) oraz średniorocznej struktury zatrudnienia, kontrolą objęto dwa stopnie awansu zawodowego (nauczyciele dyplomowani i kontraktowi). Kontroli dokonano na podstawie: kart wypłaty wynagrodzeń dla poszczególnych pracowników w danej grupie stopnia awansu zawodowego za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2009 roku, list wypłat wynagrodzeń nauczycieli za ww. okres, umów o pracę oraz angaŜy. Składniki wynagrodzenia nauczycieli uwzględniane do wysokości średnich wynagrodzeń art. 30 ust.1 ustawy Karty Nauczyciela. Wynagrodzenie nauczycieli obejmowało następujące składniki: wynagrodzenie zasadnicze, dodatkowe wynagrodzenie roczne, nagrodę, nagrodę jubileuszową, zasiłek chorobowy wypłacany przez pracodawcę, dodatek za wysługę lat (w przypadku choroby dodatek ten dzielono na dwie pozycje: staŜowy chorobowy i staŜowy), dodatek motywacyjny, dodatek funkcyjny, wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw, dodatek za wychowawstwo, dodatek opiekuna staŜu, dodatek za intendenturę, dodatek na zagospodarowanie, dodatek wiejski, dodatek mieszkaniowy, świadczenia z ZFŚS i dodatek socjalny. Składniki wynagrodzenia nauczycieli uwzględnione do wyliczenia wysokości średnich wynagrodzeń obejmowały: wynagrodzenie zasadnicze, dodatkowe wynagrodzenie roczne, nagrodę, nagrodę jubileuszową, dodatek za wysługę lat (w przypadku choroby dodatek ten dzielono na dwie pozycje: staŜowy chorobowy i staŜowy), dodatek motywacyjny, dodatek funkcyjny, wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw, dodatek za wychowawstwo, dodatek opiekuna staŜu, dodatek za intendenturę, dodatek na zagospodarowanie. W czasie postępowania kontrolnego stwierdzono, Ŝe do średnich wynagrodzeń nauczycieli objętych próbą kontroli (o nr ewidencyjnych: (…) 14 ) nie wliczono zasiłku chorobowego wypłaconego przez pracodawcę.
14 Wył ączono dane osobowe ze wzgl ędu na prywatno ść osoby fizycznej - podstawa wył ączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23
______126 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
Następnie w przypadku nauczyciela o nr ewidencyjnym (…) 15 do średniego wynagrodzenia nie wliczono nagrody oraz dodatkowego wynagrodzenia rocznego, natomiast uwzględniono zasiłek opiekuńczy, który nie powinien być wliczony. Kserokopie kart płacowych ww. nauczycieli za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2009 roku stanowią „akta kontroli strony 475 515”. Kolejnym przypadkiem jest ujęcie dodatku za intendenturę jako składnika średniego wynagrodzenia u dwóch nauczycieli: (…) 16 Wyjaśnienie Agnieszki Łopatki Dyrektora Zespołu Ekonomiczno Administracyjnego Oświaty Gminy Lipce Reymontowskie w sprawie nieprawidłowości, które wystąpiły przy naliczaniu dodatków uzupełniających dla nauczycieli dyplomowanych i kontraktowych stanowi załącznik nr 67 do protokołu kontroli. W ww. wyjaśnieniu potwierdzono stwierdzone przez kontrolujących nieprawidłowości dotyczące naliczenia dodatków uzupełniających dla nauczycieli dyplomowanych i kontraktowych. W związku z powyŜszym naruszono art. 30 ust. 1 ustawy Karta Nauczyciela. Ustalanie średniorocznej liczby etatów. Średnioroczną strukturę zatrudnienia nauczycieli na obszarze Gminy Lipce Reymontowskie ustalono jako średnią wyliczoną na podstawie danych obejmujących okres 2009 roku w zakresie liczby nauczycieli w przeliczeniu na pełne etaty ogółem i na poszczególnych stopniach awansu. W toku kontroli stwierdzono, Ŝe dokonano prawidłowego przeliczenia etatów, a w szczególności w przypadkach: przebywania na urlopie macierzyńskim, w okresie pobierania zasiłku chorobowego wypłacanego przez ZUS oraz zasiłku opiekuńczego. W powyŜszych przypadkach etaty zostały proporcjonalnie pomniejszone o okresy, w których nauczyciele pozostając w stosunku pracy nie obciąŜali kosztami budŜetu jednostki samorządu terytorialnego. Natomiast w przypadku zmian związanych z awansem zawodowym nauczycieli etaty wyliczane były w stosunku proporcjonalnym do danego roku kalendarzowego. Tabela przedstawiająca porównanie wyliczenia średniorocznej liczby etatów oraz wydatków poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli w dwóch grupach awansu zawodowego (dyplomowani, mianowani) przez ZEAO i inspektorów kontroli stanowi załącznik nr 68 do protokołu kontroli. Ustalenie kwoty róŜnicy. kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wył ączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 15 Wył ączono dane osobowe ze wzgl ędu na prywatno ść osoby fizycznej - podstawa wył ączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wył ączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 16 Wył ączono dane osobowe ze wzgl ędu na prywatno ść osoby fizycznej - podstawa wył ączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wył ączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______127 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
W celu ustalenia osiągniętej wysokości średnich wynagrodzeń, o których mowa w art. 30 ust. 3 ustawy Karta Nauczyciela, Zespół Ekonomiczno Administracyjny Oświaty w Lipcach Reymontowskich dokonał analizy poniesionych w danym roku wydatków na wynagrodzenia oraz średniorocznej struktury zatrudnienia nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego. Ze sprawozdania złoŜonego przez ZEAO wynika, Ŝe nie została osiągnięta wysokość średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego. RóŜnica między wydatkami poniesionymi na wynagrodzenia nauczycieli w 2009 roku a iloczynem średniorocznej liczby etatów nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego oraz średnich wynagrodzeń nauczycieli wynosiła: nauczyciel staŜysta 12.533,00 zł, nauczyciel kontraktowy 9.497,73 zł, nauczyciel mianowany 22.575,06 zł, nauczyciel dyplomowany 11.293,49 zł. Inspektorzy kontroli na podstawie wybranej próby (nauczyciele dyplomowani i kontraktowi) wyliczyli ww. róŜnicę i stwierdzili, Ŝe wynosiła ona: nauczyciel kontraktowy 4.446,63 zł, nauczyciel dyplomowany 4.471,97 zł. RóŜnica między wyliczeniami ZEAO a wyliczeniami inspektorów kontroli wynosiła: nauczyciel kontraktowy 5.051,10 zł, nauczyciel dyplomowany 6.821,52 zł. Zestawienia z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli według poszczególnych stopni awansu zawodowego w szkołach (jednostkach organizacyjnych Gminy Lipce Reymontowskie) sporządzone przez ZEAO i inspektorów kontroli stanowią załącznik nr 69 do protokołu kontroli. Kserokopia sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez ZEAO stanowi „akta kontroli strony 535 537”. Sprawozdanie z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez Gminę Lipce Reymontowskie zostało sporządzone i przekazane do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi w terminie określonym przepisami art. 30a ust. 4 i 5 ustawy Karta Nauczyciela. Podział jednorazowego dodatku uzupełniającego. Jednorazowy dodatek uzupełniający dla nauczycieli wynika z podziału wyliczonej róŜnicy między wydatkami poniesionymi na wynagrodzenia nauczycieli w danym roku a iloczynem średniorocznej liczby etatów nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego oraz średnich wynagrodzeń nauczycieli. Ustalone dodatki uzupełniające za 2009 rok zostały podzielone pomiędzy nauczycieli zatrudnionych w grudniu 2009 roku w podziale na poszczególne stopnie awansu zawodowego, proporcjonalnie do ich osobistej stawki wynagrodzenia zasadniczego, tym samym zapewniając osiągnięcie średnich wynagrodzeń i wypłacone w dniu 28 stycznia 2010 roku, tj. zgodnie z obowiązującym terminem (do 31 stycznia 2010 roku). Zgodnie z art. 30 a ust. 3 ustawy z dnia 19 listopada 2009 roku o zmianie ustawy Karta Nauczyciela (Dz.U. nr 213, poz. 1650) kwota róŜnicy między wydatkami poniesionymi na wynagrodzenia nauczycieli w danym roku a iloczynem średniorocznej liczby etatów nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego oraz średnich wynagrodzeń nauczycieli powinna być dzielona między nauczycieli zatrudnionych i pobierających wynagrodzenie w roku, dla którego ustalono kwotę róŜnicy, w szkołach prowadzonych przez jednostkę samorządu terytorialnego i wypłacana w terminie do 31 stycznia roku
______128 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
kalendarzowego następującego po roku, dla którego wyliczono kwotę róŜnicy. W toku kontroli stwierdzono, Ŝe w dwóch przypadkach nauczycieli kontraktowych, które były zatrudnione i pobierały wynagrodzenie od miesiąca stycznia do sierpnia 2009 roku nie wypłacono dodatku uzupełniającego. W toku kontroli wyliczeń indywidualnych dodatków uzupełniających ustalono: w przypadku nauczyciela o nr ewidencyjnym (…) 17 wstawiono stawkę wynagrodzenia zasadniczego w kwocie 1.869,00 zł zamiast 1.637,00 zł i 1.962 zł zamiast 1.718,00 zł, u nauczyciela o nr ewidencyjnym (…) 18 wstawiono za okres wrzesień grudzień 2009 roku 1 etat zamiast 0,96 etatu. W zawiązku z powyŜszym indywidualne dodatki uzupełniające dla ww. nauczycieli wypłacono w zawyŜonej kwocie. Kserokopie: karty płacowej nauczyciela o nr ewidencyjnym (…) 19 za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2009 roku, angaŜy z dnia 24 kwietnia 2009 roku oraz 31 sierpnia 2009 roku stanowią „akta kontroli strony 538 541”. W wyniku stwierdzonych nieprawidłowości w wyliczeniu róŜnicy między wydatkami poniesionymi na wynagrodzenia nauczycieli w 2009 roku, a iloczynem średniorocznej liczby etatów nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego oraz średnich wynagrodzeń nauczycieli, indywidualne dodatki uzupełniające zostały błędnie wyliczone i wypłacone w zawyŜonej kwocie. Ustalone wysokości jednorazowego dodatku uzupełniającego dla nauczycieli dyplomowanych i kontraktowych stanowią załącznik nr 70 do protokołu kontroli. Kwoty jednorazowego dodatku uzupełniającego dla nauczycieli dyplomowanych i kontraktowych wyliczone przez ZEAO stanowią „akta kontroli strony 542 548”.
XIII. USTALENIA KO ŃCOWE. ZAŁ ĄCZNIKI.
Protokół zawiera 134 ponumerowane i zaparafowane strony. Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w ksiąŜce kontroli Gminy Lipce Reymontowskie pod pozycją 1/2010.
17 Wył ączono dane osobowe ze wzgl ędu na prywatno ść osoby fizycznej - podstawa wył ączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wył ączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 18 Wył ączono dane osobowe ze wzgl ędu na prywatno ść osoby fizycznej - podstawa wył ączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wył ączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 19 Wył ączono dane osobowe ze wzgl ędu na prywatno ść osoby fizycznej - podstawa wył ączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wył ączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______129 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielały niŜej wymienione osoby: 1. Jerzy Czerwiński – Wójt Gminy, 2. Joanna Karpowiak – Skarbnik Gminy, 3. Jolanta Bartosik – Sekretarz Gminy, 4. Agnieszka Łopatka – Dyrektor Zespołu Ekonomiczno – Administracyjnego Oświaty, 5. Renata Badełek – Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, 6. Katarzyna Choińska – Kierownik Referatu Rozwoju i Promocji, 7. Anna Cieślak – inspektor, 8. Sabina Głuszek – inspektor, 9. Marianna Durka – inspektor, 10. Katarzyna Dziuda – inspektor, 11. Sylwia Bednarek – inspektor, 12. BoŜena Gładys – inspektor, 13. Leszek Kłąb – informatyk, 14. Renata Szychowska – podinspektor, 15. Krystyna Tosik – księgowa w ZEAO.
Integralną częścią protokołu są następujące załączniki: 1. Protokół kontroli kasy Urzędu Gminy w Lipcach Reymontowskich przeprowadzonej w dniu 11 lutego 2010 r. 2. Szczegółowa charakterystyka wskaźników wraz ze sposobem ich wyliczenia. 3. Szczegółowe wyliczenie wskaźnika zadłuŜenia dla 2009 roku. 4. Test kontrolny dotyczący przestrzegania przepisów w zakresie wewnętrznej kontroli finansowej. 5. Oświadczenie Skarbnika Gminy. 6. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy w sprawie wykazanej róŜnicy w kwocie 3.000,00 zł. 7. Wyjaśnienie Skarbnik Gminy Lipce Reymontowskie w sprawie nie dostosowania zasad rachunkowości w Gminie Lipce Reymontowskie do obowiązujących przepisów prawnych. 8. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy odnośnie chronologii zapisów operacji w ewidencji. 9. Test dotyczący ewidencji dokumentów w księgach rachunkowych. 10. Wyliczenie skutków finansowych dotyczących obniŜenia górnych stawek w podatkach: od nieruchomości i od środków transportowych przez inspektorów RIO. 11. Specyfikacja faktur poddanych kontroli (konto 201). 12. Test dotyczący Kontroli w zakresie rozrachunków z odbiorcami i dostawcami oraz terminowości regulowania zobowiązań (lata 2008 2009). 13. Tabela przedstawiająca terminowość w zakresie przekazywania składek ZUS (konto 229). 14. Pisemna informacja Skarbnika Gminy dotycząca podlegających ewidencji operacji gospodarczych na kontach: 231, 234 i 240. 15. Wykaz skontrolowanych zaliczek za 2009 rok. 16. Plan i wykonanie wydatków po uwzględnieniu zmian w budŜecie w ww. okresie w wybranych działach, rozdziałach i paragrafach. 17. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy dotyczące konta 226. 18. Rozliczenie inkasa zobowiązań podatkowych. 19. Obowiązujące na terenie Gminy Lipce Reymontowskie stawki podatku od nieruchomości przyjęte uchwałami Rady Gminy i stawki ustawowe.
______130 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
20. Tabela z wyszczególnieniem wybranych do kontroli podatników pod względem terminowości złoŜenia deklaracji podatkowej oraz prawidłowości zadeklarowanego podatku. 21. Tabela przedstawiająca terminowość wpłat rat podatku w badanej próbie. 22. Tabela dotycząca róŜnic w opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości od osób prawnych. 23. Wymiar podatku od nieruchomości od osób fizycznych oraz terminowość wpłat naleŜności podatkowych dla podatników wybranej próby. 24. Testy dotyczące podatku od nieruchomości. 25. Tabela przedstawiająca wysokość ustalonego przypisu i terminowość wpłat podatku rolnego od osób fizycznych. 26. Tabela obrazująca zgodność zastosowanych stawek ze stawkami uchwalonymi przez Radę Gminy w wybranej próbie podatników w latach 2008 – 2009 oraz wysokość przypisu i terminowość wpłat rat podatku od środków transportowych od osób fizycznych przez podatników w wybranej próbie. 27. Tabela obrazująca zgodność stawek zastosowanych przez podatników (osoby prawne) ze stawkami uchwalonymi przez Radę Gminy Lipce Reymontowskie w 2009 roku oraz wysokość przypisu i terminowość wpłat rat podatku przez podatnika w wybranej próbie i testy dotyczące podatku od środków transportowych. 28. Tabela przedstawiająca windykację I raty za 2008 rok i II raty za 2009 rok podatku od nieruchomości od osób fizycznych. 29. Tabela przedstawiająca windykację I i II raty podatku za 2008 i 2009 rok od środków transportowych od osób fizycznych. 30. Wyjaśnienie Wójta Gminy Jerzego Czerwińskiego. 31. Wyjaśnienie w sprawie nieterminowo wpłaconego czynszu. 32. Test dotyczący nieruchomości oddanych w najem i dzierŜawę. 33. Wyjaśnienie Wójta Gminy w sprawie partycypacji mieszkańców w kosztach realizacji inwestycji poprzez dokonywanie wpłat w formie darowizny. 34. Wyjaśnienie Wójta Gminy w sprawie nie wprowadzenia na dochody gminy kwoty 300,00 zł. 35. Szczegółowy wykaz osób, które dokonały wpłat w formie darowizny na kanalizację. 36. Dane o wykonaniu rzeczowym zadań z zakresu pomocy społecznej. 37. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy w sprawie nieprawidłowości dotyczących ogłoszenia o otwartym konkursie ofert na realizację zadania z zakresu kultury fizycznej i sportu. 38. Wyjaśnienie Wójta i Skarbnika Gminy w sprawie przyjęcia nieprawidłowo sporządzonych sprawozdań z wykonania zleconego zadania. 39. Testy dotyczące udzielenia dotacji na rzecz podmiotu niezaliczanego do sektora finansów publicznych. 40. Wyjaśnienie inspektora BoŜeny Gładys. 41. Tabela przedstawiająca źródła finansowania inwestycji w latach 2008 – 2009 z podziałem na poszczególne zadania (w działach, rozdziałach i paragrafach). 42. Wyjaśnienia Wójta Gminy w sprawie pobierania specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz w sprawie korekty specyfikacji. 43. Wyjaśnienie Wójta Gminy Lipce Reymontowskie Jerzego Czerwińskiego w sprawie nie umieszczenia ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych. 44. Wyjaśnienie Wójta Gminy w sprawie mylnego naliczenia wynagrodzenia dla inspektora nadzoru.
______131 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
45. Wyjaśnienie Wójta Gminy w sprawie nie wykluczenia oferenta. 46. Wyjaśnienie Wójta Gminy dotyczące zmiany terminu zakończenia realizowanej inwestycji. 47. Dane dotyczące badanych dwóch zadań inwestycyjnych. 48. Test dotyczący zasad ewidencji składników majątkowych. 49. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy wraz z dołączonym zestawieniem róŜnic w środkach trwałych w wysokości 76.870,15 zł. 50. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy w sprawie niepełnej ewidencji syntetycznej i analitycznej w wyniku nie wprowadzenia do ewidencji wartości wykonanych nawierzchni asfaltowych. 51. Wyjaśnienie Renaty Szychowskiej podinspektora w sprawie nie wprowadzenia do ksiąg środków trwałych działki o numerze ewidencyjnym 682. 52. Test dotyczący urządzeń księgowych w zakresie środków trwałych. 53. Test dotyczący ewidencji pozostałych środków trwałych. 54. Wyjaśnienia w sprawie róŜnic, które wystąpiły na skutek porównania ewidencji analitycznej z ewidencją syntetyczną oraz nie sumowania ksiąg inwentarzowych. 55. Test dotyczący udokumentowania obrotów oraz odpisów umorzeniowych na koncie 011. 56. Test dotyczący udokumentowania obrotów oraz odpisów umorzeniowych na koncie 013. 57. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy w sprawie róŜnic wykazanych w wartościach niematerialnych i prawnych w 2008 roku. 58. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy w sprawie róŜnic wykazanych w wartościach niematerialnych i prawnych w 2009 roku. 59. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy w sprawie stwierdzonej róŜnicy pomiędzy saldem konta 072 a sumą sald kont 013 i 020 na dzień 31 grudnia 2008 roku. 60. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy dotyczące ewidencji umorzeń pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych poniŜej 3.500,00. 61. Testy dotyczące ewidencji wartości niematerialnych i prawnych oraz prawidłowości stosowanych umorzeń. 62. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy w sprawie zakupionego sprzętu dla świetlicy OSP w Drzewcach. 63. Wyjaśnienie dotyczące nie podliczenia stron w inwentaryzacji narastająco i przenoszenia na następny arkusz. 64. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy w sprawie inwentaryzacji gruntów. 65. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy w sprawie róŜnic wartości środków trwałych wynikających z inwentaryzacji i ewidencji analitycznej z wartością określoną w ewidencji syntetycznej. 66. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy w sprawie terminów przekazywania dotacji i powstałej nadpłaty. 67. Wyjaśnienie Agnieszki Łopatki Dyrektora Zespołu Ekonomiczno Administracyjnego Oświaty Gminy Lipce reymontowskie w sprawie nieprawidłowości, które wystąpiły przy naliczaniu dodatków uzupełniających dla nauczycieli dyplomowanych i kontraktowych. 68. Tabela przedstawiająca porównanie wyliczenia średniorocznej liczby etatów oraz wydatków poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli w dwóch grupach awansu zawodowego (dyplomowani, mianowani) przez ZEAO i inspektorów.
______132 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
69. Zestawienia z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli według poszczególnych stopni awansu zawodowego w szkołach (jednostkach organizacyjnych Gminy Lipce Reymontowskie) sporządzone przez ZEAO i inspektorów kontroli. 70. Ustalone wysokości jednorazowego dodatku uzupełniającego dla nauczycieli dyplomowanych i kontraktowych. 71. Wykaz akt kontroli (wydruków komputerowych i kserokopii badanych dokumentów kontrolowanej jednostki). Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i podpisano w dniu 19 maja 2010 roku. Jeden egzemplarz protokołu wraz z załącznikami pozostawiono w Urzędzie Gminy w Lipcach Reymontowskich.
Kierownika jednostki i Skarbnika poinformowano o przysługującym mu prawie odmowy podpisania protokołu i złoŜenia w ciągu 3 dni od daty jego otrzymania pisemnych wyjaśnień, co do przyczyn tej odmowy.
Kontrolujący: Jednostka kontrolowana: ...... (Teresa Michalska) ...... (Agnieszka Supera)
Kwituję odbiór 1 egzemplarza protokołu kontroli: ...... (data i podpis kierownika jednostki kontrolowanej)
______133 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LIPCE REYMONTOWSKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424
______134