Head, Archives and Information Management (210623)

VACANCY NOTIFICATION/ NOTIFICATION DE LA VACANCE DU POSTE

Primary Location: Belgium-Brussels NATO Body: NATO International Staff (NATO IS) Schedule: Full-time Application Deadline: 05-Sep-2021 Salary (Pay Basis): 7,990.64Euro (EUR) Monthly Grade NATO Grade G20-G22 Clearance Level: CTS/A Description

1. SUMMARY

The Archives and Information Management Service ensures the accessibility, availability and integrity of all official information produced by and for the North Atlantic Council (NAC) and its Committees within the framework provided by the NATO Information Management Policy and NATO Security Policy. It provides NATO-wide information management and research support on matters pertaining to the activities of the NAC and its Committees, ensures the preservation of NATO information of historical value on behalf of the NATO nations, provides training, support and guidance to NATO nations, partners and entities on the implementation and execution of NATO policies pertaining to information and takes the lead on requirements development for all information and knowledge management-related technology projects at NATO Headquarters. In addition, the Archives and Information Management Service is the International Staff (IS) element responsible for support to the Archives Committee and development of NATO policy and procedure in relation to records management, access to information and preservation. The Head, Archives and Information Management (AIM): (a) is responsible for all aspects of information management as it pertains to the official information produced by and for the North Atlantic Council and its committees; (b) manages the operational, business and administrative activities of the Service; (c) ensures the provision of staff support to the Archives Committee; (d) acts as the Head, NAC Registry in accordance with NATO Security Policy; (e) is the NAC ATOMAL/COSMIC Control Officer for the NATO International Staff; f. provides training, support and guidance to NATO nations, partners and entities on the implementation and execution of NATO policies pertaining to information; g. is responsible for the development of NATO policy and procedure in relation to records management, access to information and preservation; h. takes the lead on requirements development for all information management-related technology projects at NATO Headquarters. Occasionally, s/he will replace the Director Information, Communication and Technology Management (ICTM) in her/his absence as required. 1

Key challenges facing the successful candidate for Head AIM will include:

1. Developing and implementing an ambitious NATO Headquarters Information & Knowledge Management policy in support of NATO’s 3 core tasks (collective defence, crisis management and cooperative security), and including effective development and exploitation of the classified and unclassified portals, in full consultation with HQ stakeholders.

2. Working with the NATO-wide Archival Community to support the NATO Transparency initiative. Engender increased interest and contribution from NATO Allies and Academia to identify key areas of future special interest to set priorities for the archive and declassification of material for global use by media, historians and academics, and drive NATO’s position as a key contributor in the field.

3. Playing a key change leader’s role in the evolution of information and knowledge exchange across NATO. Drive organisational maturity in the use of key NATO knowledge to improve NATO’s learning and sharing ability, enhance efficiency and drive coherency.

In addition to the application form, candidates are expected to submit a Word or pdf document, maximum of three A4 pages, summarising their views on the above-listed key (and possible other) challenges, and how they would address them if selected for the position.

2. QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE

ESSENTIAL The incumbent must:  have a university degree, or an equivalent level of qualification, with specialisation in archival, library or information science;  have no less than 10 years’ experience in the Archives and Information Management field, including at the executive level;  have extensive experience managing information in accordance with ISO standards in an electronic environment;  be familiar with archival preservation, reproduction technologies and graphic design;  have proven experience at delivering and improving knowledge management in a complex enterprise;  have proven experience in leadership and change management;  have previous experience of leading large and diverse teams;  possess the following minimum levels of NATO’s official languages (English/French): V (“Advanced”) in one; II (“Elementary”) in the other.

DESIRABLE The following would be considered an advantage:  experience working in information management in international organisations;  extensive knowledge of access to information and transparency issues and best practice in the NATO Nations;  experience in expanding and enhancing an Enterprise Information Management System.

3. MAIN ACCOUNTABILITIES

Representation of the Organization

Represent NATO HQ and the International Staff on matters pertaining to Information Management in NATO-wide fora and seminars. Represent NATO HQ and the International Staff in staff groups dedicated to the development of Information Management policy. Represent the International Staff to visiting organisations and national groups on issues pertaining to Information Management. Present activities and developments in Information Management to the appropriate NATO Committees and Working Groups.

Vision and Direction Develop the Service vision for AIM in the context of ICTM and NATO objectives. Implement the vision.

Expertise Development Drive the AIM organisation to constantly improve expertise through benchmarking and reference to worldwide industry standards (organise training and information sessions, encourage attendance at professional fairs, etc.). Coach and train the people in AIM. Develop relevant expertise and attend training as appropriate. Share expertise with others when possible. Develop and maintain training and information sessions for use NATO-wide on both NATO and international best practice. Provide mentoring for IM and Archival professionals within NATO civil and military bodies.

Organisational Efficiencies Adjust work practices towards better allocation of staff and other resources. Identify and lead a broad range of initiatives to improve performance of the Service and of the workforce. Lead and implement a management process around process metrics to drive continuous improvements.

Knowledge Management Take a lead role in the on-going review of NATO’s Information Management policies and practices in support of an Enterprise Information Management Programme (EIMP) and manage the ensuing programme. Promote and improve the use of knowledge management processes and tools. Share/leverage successful products, processes and best practices across NATO. Implement communication and knowledge sharing process for team members. Assist in evaluating knowledge- sharing tools and make recommendations for standard approaches/tools. Support NATO reform efforts through the introduction and promotion of knowledge management processes and tools.

Stakeholder Management Work in close cooperation with a broad range of stakeholders (Nations, Partners, NATO Civil and Military bodies and the International Staff). Maintain a very strong partnership with NOS on various security aspects (policy development, inspections, investigations). Maintain a close relationship with the national representatives of the Archives Committee.

People Management Create a motivating and effective workplace. Provide in-depth mentoring, coaching and training opportunities and be available to offer guidance at critical moments. Ensure that all staff under her/his responsibility are clear on Organizational, Divisional, Directorate and Service objectives. Provide regular and fair feedback on performance, informally as appropriate and via the HQ Performance Review and Development (PRD) system. Identify possible development and mobility 3

opportunities for individuals. Contribute information to the Establishment Committee and make recommendations for contract renewal or conversion decisions with the best interests of the Organization in mind. Participate in recruitment procedures for vacant posts in the Service in accordance with NATO recruitment guidelines.

Financial Management Identify budget requirements for the Service and related programmes. Manage the budget for the Service and for ongoing programmes. Comply with ICTM budget allocations in programme execution. Provide budget input to the NATO financial planning process.

Planning and Execution Lead numerous initiatives of a diverse nature to reach set objectives of the Service. Efficiently allocates all types of resources, assigned both to the Service and to project teams. Balance daily service requirements in support of the NAC and its committees with long-term strategic goals for service improvement.

Policy Development Lead or participate in developing, drafting and promulgating NATO policies pertaining to Information Management, in particular through the Archives Committee.

Project Management Act as senior executive on a number of projects and programmes. Be responsible for all aspects of programme development and execution. Work cooperatively with other ICTM groups to work in project teams. Perform any other related duty as assigned.

4. INTERRELATIONSHIPS

The position reports to the Director, Information Communications & Technology Management. The Head, Archives and Information Management coordinates primarily with the Private Office, the Office of the Chief Information Officer (OCIO), the IS Divisions, NHQC3 Staff, the NATO Office of Security, the International Military Staff (IMS), and Heads of ICTM sections. The position requires daily interaction with counterparts in National and Partner Delegations and NATO civil and military bodies. Direct reports: 8 Indirect reports: 81

5. COMPETENCIES

The incumbent must demonstrate:  Achievement: Sets and works to meet challenging goals;  Change Leadership: Personally leads change;  Conceptual Thinking: Clarifies complex data or situations;  Developing Others: Provides in-depth mentoring, coaching and training;  Impact and Influence: Uses indirect influence;  Initiative: Plans and acts for the long-term;  Leadership: Positions self as the leader; 4

 Organisational Awareness: Understands organisational politics;  Self-Control: Stays composed and positive even under extreme pressure.

6. CONTRACT

Contract to be offered to the successful applicant (if non-seconded): Definite duration contract of three years; possibility of renewal for up to three years, during which the incumbent may apply for conversion to an indefinite duration contract. Contract clause applicable: In accordance with the contract policy, this is a post in which turnover is desirable for political reasons in order to be able to accommodate the Organisation's need to carry out its tasks as mandated by the Nations in a changing environment, for example by maintaining the flexibility necessary to shape the Organisation's skills profile, and to ensure appropriate international diversity. The maximum period of service foreseen in this post is 6 years. The successful applicant will be offered a 3-year definite duration contract, which may be renewed for a further period of up to 3 years. However, according to the procedure described in the contract policy the incumbent may apply for conversion to an indefinite contract during the period of renewal and no later than one year before the end of contract. If the successful applicant is seconded from the national administration of one of NATO’s member States, a 3-year definite duration contract will be offered, which may be renewed for a further period of up to 3 years subject also to the agreement of the national authority concerned. The maximum period of service in the post as a seconded staff member is six years. Serving staff will be offered a contract in accordance with the NATO Civilian Personnel Régulations.

NOTE: Irrespective of previous qualifications and experience, candidates for twin-graded posts will be appointed at the lower grade. Advancement to the higher grade is not automatic, and will not normally take place during the first three years of service in the post. Under specific circumstances, serving staff members may be appointed directly to the higher grade, and a period of three years might be reduced by up to twenty four months for external candidates. These circumstances are described in the IS directive on twin-graded posts.

7. RECRUITMENT PROCESS:

Please note that we can only accept applications from nationals of NATO member countries. Applications must be submitted using e-recruitment system, as applicable:  For NATO civilian staff members only: please apply via the internal recruitment portal (for more information, please contact your local Civilian HR Manager);  For all other applications: www.nato.int/recruitment Please note that at the time of the interviews, candidates will be asked to provide evidence of their education and professional experience as relevant for this vacancy.

Appointment will be subject to receipt of a security clearance (provided by the national Authorities of the selected candidate) and approval of the candidate’s medical file by the NATO Medical Adviser.

More information about the recruitment process and conditions of employment, can be found at our website (http://www.nato.int/cps/en/natolive/recruit-hq-e.htm)

8. ADDITIONAL INFORMATION:

Salary value as per 2020. Subject to future adjustments in accordance with North Atlantic Council decision. NATO is committed to diversity and inclusion, and strives to provide equal access to employment, advancement and retention, independent of gender, age, nationality, ethnic origin, religion or belief, cultural background, sexual orientation, and disability. NATO welcomes applications of nationals from all member Nations, and strongly encourages women to apply. Building Integrity is a key element of NATO’s core tasks. As an employer, NATO values commitment to the principles of integrity, transparency and accountability in accordance with international norms and practices established for the defence and related security sector. Selected candidates are expected to be role models of integrity, and to promote good governance through ongoing efforts in their work. Due to the broad interest in NATO and the large number of potential candidates, telephone or e- mail enquiries cannot be dealt with. Applicants who are not successful in this competition may be offered an appointment to another post of a similar nature, albeit at the same or a lower grade, provided they meet the necessary requirements. The nature of this position may require the staff member at times to be called upon to travel for work and/or to work outside normal office hours. The organization offers several work-life policies including Teleworking and Flexible Working arrangements (Flexitime) subject to business requirements. Please note that the International Staff at NATO Headquarters in Brussels, Belgium is a non- smoking environment. For information about the NATO Single Salary Scale (Grading, Allowances, etc.) please visit our website. Detailed data is available under the Salary and Benefits tab.

Chef du Service Archives et gestion de l'information (210623)

Emplacement principal: Belgique-Bruxelles Organisation: OTAN SI Horaire: Temps plein Date de retrait: 05-sept.-2021 Salaire (Base de paie): 7 990,64Euro (EUR) Mensuelle Grade: NATO Grade G20-G22 Niveau de l'habilitation de sécurité: CTS/A Description

1. RÉSUMÉ

Le Service Archives et gestion de l'information (AIM) veille à l'accessibilité, à la disponibilité et à l'intégrité de toutes les informations officielles produites par ou pour le Conseil de l'Atlantique Nord et les comités qui lui sont subordonnés, dans le cadre défini par la politique de gestion de l'information OTAN et par la politique de sécurité de l'OTAN. Le Service AIM apporte, à l'échelle de l'Organisation, un soutien en matière de recherche et de gestion de l'information pour tout ce qui a trait aux activités du Conseil et de ses comités ; il assure, pour le compte des pays de l'Alliance, la conservation des informations OTAN ayant une valeur historique ; il fournit formation, soutien et orientations aux pays membres, aux pays partenaires et aux entités de l'OTAN pour la mise en œuvre et l'application des politiques de l'Organisation relatives à l'information, et il dirige le processus de définition des besoins pour tous les projets portant sur les technologies de gestion de l'information et des connaissances au siège de l'OTAN. En outre, le Service AIM est l’entité du Secrétariat international (SI) qui est chargée d’apporter un soutien au Comité des archives et d’élaborer la politique et les procédures de l’OTAN en matière de gestion des archives courantes et intermédiaires, d’accès à l’information et de conservation des informations. La/Le chef du Service AIM : (a) est responsable de tous les aspects de la gestion des informations officielles produites par ou pour le Conseil de l'Atlantique Nord et ses comités ; (b) gère les activités, les processus métiers et les fonctions administratives du Service ; (c) veille à ce qu’un soutien administratif soit fourni au Comité des archives ; (d) assume la fonction de chef du Bureau d’ordre du Conseil, conformément à la politique de sécurité de I'OTAN ; (e) est, au sein du SI, la/le responsable du contrôle ATOMAL/COSMIC pour les documents du Conseil ; (f) fournit formation, soutien et orientations aux pays membres, aux pays partenaires et aux entités de l'OTAN pour la mise en œuvre et l'application des politiques de l'Organisation relatives à l'information ; (g) est chargé(e) d’élaborer la politique et les procédures de l’OTAN en matière de gestion des archives courantes et intermédiaires, d’accès à l’information et de conservation des informations ; (h) dirige le processus de définition des besoins pour tous les projets portant sur les technologies de gestion de l'information au siège de l'OTAN. Elle/Il remplace parfois la directrice/le directeur de la Direction Gestion de l'information, des communications et des technologies (ICTM) lorsque celle-ci/celui-ci est absent(e). Les principaux défis que la/le candidat(e) retenu(e) pour ce poste sera amené(e) à relever sont les suivants : 7

1. élaborer et mettre en application une politique ambitieuse de gestion de l’information et des connaissances pour le siège de l’OTAN, à l’appui des trois tâches fondamentales de l’Organisation (défense collective, gestion de crise et sécurité coopérative), et notamment développer et exploiter efficacement les portails classifiés et non classifiés, en concertation étroite avec les parties prenantes du siège ;

2. collaborer avec les différents services des archives à l’échelle de l’OTAN pour soutenir l’initiative sur la transparence mise en place par l’Organisation ; stimuler l’intérêt des Alliés et des milieux universitaires afin que ceux-ci contribuent à identifier les grands domaines appelés à revêtir une importance particulière à l’avenir, l’objectif étant de fixer des priorités pour l’archivage et la déclassification d’informations en vue de leur utilisation par des médias, des historiens et des universitaires du monde entier, et asseoir la position de l’OTAN en tant qu’acteur clé à cet égard ;

3. jouer un rôle déterminant afin de faire advenir le changement s’agissant de l’échange d’informations et de connaissances à l’échelle de l’OTAN ; faire en sorte que le degré de maturité organisationnelle voulu soit atteint pour ce qui est de l’utilisation des connaissances essentielles pour l’OTAN, afin d’améliorer la capacité d’apprentissage et de partage de l’Organisation, d’accroître l'efficience et de promouvoir la cohérence. Il est demandé aux candidat(e)s de joindre à leur formulaire de candidature un texte de trois pages A4 maximum (en format Word ou PDF) résumant leur point de vue sur les défis susmentionnés (et éventuellement sur d’autres) ainsi que l’approche qu’ils/elles adopteraient pour les relever si le poste leur était attribué.

2. QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE

ACQUIS ESSENTIELS La/Le titulaire du poste doit :

• posséder un diplôme universitaire ou une qualification équivalente avec une spécialisation en archivistique, en bibliothéconomie ou en science de l’information ; • avoir travaillé pendant au moins dix ans dans le domaine des archives et de la gestion de l’information, y compris dans des fonctions de direction ; • avoir une vaste expérience s’agissant de gérer des informations conformément à des normes ISO dans un environnement faisant appel à des outils électroniques ; • avoir de bonnes connaissances dans les domaines de la conservation des archives, des technologies de reproduction et de la conception graphique ; • avoir une expérience avérée pour ce qui est d’assurer et d’améliorer la gestion des connaissances au sein d'une structure complexe ; • avoir une expérience avérée en matière de direction d’équipes et de gestion du changement ; • avoir déjà dirigé des équipes nombreuses et diversifiées ; • avoir au minimum le niveau de compétence V (« avancé ») dans l’une des deux langues officielles de l'OTAN (anglais/français), et le niveau II (« élémentaire ») dans l'autre.

ACQUIS SOUHAITABLES Seraient considérés comme autant d’atouts : • une expérience en matière de gestion de l'information acquise dans des organisations internationales ; • une connaissance approfondie des questions et des bonnes pratiques liées à l’accès à l’information et à la transparence dans les pays de l’OTAN ; • le fait d’avoir déjà été amené(e) à déployer à plus grande échelle un système de gestion de l'information d’entreprise et à en améliorer le fonctionnement.

3. RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Représentation de l'Organisation Représente le siège de l’Organisation et le SI dans les forums et séminaires OTAN où sont soulevées des questions liées à la gestion de l'information. Représente le siège de l’Organisation et le SI dans les groupes de travail chargés du développement de la politique de gestion de l’information. Représente le SI, pour les questions liées à la gestion de l'information, auprès des représentants d’organisations ou de pays en visite à l’OTAN. Présente les activités et les développements en matière de gestion de l'information aux comités et groupes de travail concernés de l’OTAN.

Vision et direction Établit une vision pour le Service AIM, en tenant compte des objectifs de la Direction ICTM et de l’OTAN, et met en œuvre cette vision.

Développement de l’expertise Veille à ce que le Service AIM améliore constamment son expertise en confrontant ses pratiques à ce qui se fait ailleurs et aux normes internationales applicables dans son secteur d’activité (organisation de séances de formation et d’information, promotion de la participation à des salons professionnels, etc.). Accompagne et forme le personnel du Service AIM. Développe les compétences qui peuvent lui servir et suit les formations appropriées. Partage son expertise avec d’autres, dans la mesure du possible. Met au point, en vue d'une utilisation à l’échelle de l’OTAN, des séances de formation et d’information sur les bonnes pratiques en vigueur à l’OTAN et au niveau international, et veille à ce que le contenu de celles-ci reste à jour. Assure l’encadrement des spécialistes des archives et de la gestion de l’information qui travaillent au sein des organismes civils et militaires de l'OTAN.

Efficacité organisationnelle Adapte les méthodes de travail en vue de mieux tirer parti du personnel et des autres ressources. Cherche des moyens d’améliorer les performances du Service et de son personnel et pilote un large éventail d’initiatives menées à cette fin. Pilote et met en œuvre un processus de gestion articulé autour de métriques de performance, dans une optique d’amélioration continue.

Gestion des connaissances Joue un rôle de premier plan dans le processus de réexamen des politiques et des pratiques de l’OTAN en matière de gestion de l’information actuellement mené à l’appui du Programme de 9

gestion de l'information d'entreprise (EIMP), et assure la gestion de ce programme. Encourage le recours à des outils et processus de gestion des connaissances et veille à ce qu’il en soit fait un meilleur usage. Partage les produits, processus et pratiques qui fonctionnent avec les autres services de l’OTAN, et tire parti de ceux mis en place par ces derniers. Établit des processus de communication et de partage des connaissances pour les membres de l’équipe. Participe à l’évaluation des outils de partage des connaissances et formule des recommandations en vue de l’adoption d’approches ou d’outils normalisés. Appuie les efforts de réforme de l’OTAN par la mise en place et la promotion de processus et d’outils de gestion des connaissances.

Gestion des parties prenantes Coopère étroitement avec un large éventail de parties prenantes (pays de l’Alliance, pays partenaires, organismes civils et militaires de l'OTAN et SI). Travaille en partenariat étroit avec le Bureau de sécurité de l'OTAN (NOS) sur différentes questions liées à la sécurité (élaboration de politiques, inspections, enquêtes). Se tient en liaison étroite avec les représentants des pays au sein du Comité des archives.

Gestion des personnes Veille à ce que l’environnement de travail soit motivant et propice à l’efficacité. Assure un encadrement et un accompagnement attentifs des membres du personnel placés sous sa responsabilité, leur offre des possibilités de formation et se tient à leur disposition pour les conseiller dans les moments décisifs. Veille à ce que tous comprennent bien les objectifs de l’Organisation, de la Division, de la Direction et du Service. Leur fournit régulièrement un retour honnête sur leurs performances, tant de manière informelle, quand la situation s’y prête, qu’au travers du système de mesure et de développement des performances (PRD). Réfléchit aux possibilités de développement professionnel et de mobilité pouvant être offertes à chacun(e). Fournit des informations au Comité des effectifs et formule des recommandations de décision en matière de renouvellement ou de conversion des contrats, en cherchant à servir au mieux les intérêts de l'Organisation. Participe aux procédures de recrutement destinées à pourvoir les postes vacants au sein du Service, conformément aux directives OTAN en matière de recrutement.

Gestion financière Détermine les besoins financiers du Service et des programmes relevant de celui-ci. Gère le budget alloué au Service et aux programmes en cours. Exécute les programmes en respectant les dotations budgétaires de l’ICTM. Contribue au processus OTAN de planification financière en fournissant des informations budgétaires.

Planification et exécution Pilote de multiples initiatives de nature diverse afin d’atteindre les objectifs fixés pour le Service. Affecte de manière efficiente les ressources de tous types qui sont allouées au Service et aux équipes de projet. Veille à concilier les besoins liés au soutien à apporter au quotidien au Conseil et à ses comités avec les objectifs stratégiques à long terme relatifs à l’amélioration des services fournis. Élaboration des politiques Dirige les travaux d’élaboration, de rédaction et de diffusion des politiques OTAN ayant trait à la gestion de l’information ou participe à ces travaux, en particulier dans le cadre du Comité des 10

archives.

Gestion de projet Joue le rôle de responsable principal pour différents projets et programmes. Est responsable de tous les aspects de la conception et de l’exécution des programmes. Travaille en coopération avec d’autres groupes de l’ICTM au sein d’équipes de projet. S’acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée.

4. STRUCTURE ET LIAISONS

La/Le titulaire de ce poste rend compte à la directrice/au directeur de l'ICTM. Elle/Il travaille essentiellement en coordination avec le Cabinet, le Bureau du directeur des systèmes d'information, les divisions du SI, le Secrétariat des C3 du siège de l'OTAN, le NOS, l’État-major militaire international (EMI) et les chefs des sections de l’ICTM. Elle/Il a des contacts quotidiens avec ses homologues au sein des délégations des pays de l’Alliance et des missions des pays partenaires ainsi que des organismes civils et militaires de l'OTAN. Nombre de subordonné(e)s direct(e)s : 8 Nombre de subordonné(e)s indirect(e)s : 81

5. COMPÉTENCES

Voir la version anglaise.

6. CONTRAT

Voir la version anglaise.

7. PROCESSUS DE RECRUTEMENT

Voir la version anglaise.

8. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES

Voir la version anglaise.