Een nieuw archiefinitiatief: de Intergemeentelijke Archiefdienst Midwest (IGA) Leen Breyne
West-Vlaamse Intercommunale (WVI)
O Dienstverlenende vereniging die gemeenten bijstaat bij het vervullen van hun taken
O 4 beleidsdomeinen: bedrijfshuisvesting, milieu en natuur, ontwikkeling woonprojecten, ruimtelijke planning
O 54 West-Vlaamse gemeenten
O 3 regio’s: Westhoek, Midwest, Brugge- Oostende
Midwestoverleg
O 17 gemeenten van regio Midden-West- Vlaanderen (regio Roeselare – Tielt) O Zowel gemeente als OCMW effectief partner van Midwest
Ardooie, Dentergem, Hooglede, Ingelmunster, Izegem, Ledegem, Lichtervelde, Meulebeke, Moorslede, Oostrozebeke, Pittem, Roeselare, Ruiselede, Staden, Tielt, Wielsbeke en Wingene
O Doel O Efficiëntieverhoging O Delen van expertise
O Inzetten op intergemeentelijke samenwerking ter versterking van de besturen O Voor besturen niet altijd zinvol en haalbaar om voltijds equivalent aan te werven (bv. intergemeentelijke giscoördinator, groepsaankopen, en nu ook IGA) Projectvereniging BIE
O Intergemeentelijk samenwerkingsverband tussen 7gemeenten (Hooglede, Ingelmunster, Izegem, Lichtervelde, Moorslede, Roeselare en Staden)
O Doel: inwoners meer vertrouwd maken met cultuur en erfgoed uit de regio
O Erfgoedcel TERF O BROERE O RADAR O Sinds 2014 een cultuurwerking (Uit in Midwest)
O Van stuurgroep archief (BIE) naar Intervisiegroep archief (Midwest)
O Werkingsgebied: 6 gemeenten en OCMW’s O Izegem, Ledegem, Hooglede, Moorslede, Wielsbeke en Wingene O Inhoudelijke ondersteuning en gehuisvest bij BIE O Stad Izegem stond in voor aanwerving IGA onder de koepel van Midwestoverleg O Subsidie provincie West-Vlaanderen
Het intergemeentelijk archiefteam Archief Wingene Stadsarchief Izegem Archief Hooglede – kelder bibliotheek Gemeentearchief Hooglede – kelder gemeentehuis Gemeentearchief Hooglede – zolder gemeentehuis Gemeentearchief Ledegem
Gemeentearchief Moorslede Oud archief gemeente Dadizele
Gemeentearchief Wielsbeke Gemeentearchief Wielsbeke – loods technische dienst OCMW-archief Ledegem
OCMW-archief Hooglede OCMW-archief Moorslede OCMW-archief Wielsbeke 1. Opruimdagen
O ‘niet-archief’ wordt opgeruimd of geweerd uit de archiefdepotruimte. O Allerlei prullaria, kerstmateriaal, promotiemateriaal, enzovoort horen immers nooit thuis in een archiefruimte.
O Oplijsten van het te verwijderen materiaal O Terugkoppeling via secretaris naar verschillende diensten O Opruimen door technische dienst
Technische dienst Izegem tijdens opruimdag Stadsarchief, 21/01/2016 Stadsarchief Izegem, 13/01/2016
Stadsarchief Izegem na opruimdag, 01/02/2016 Stadsarchief Izegem, 13/01/2016
Stadsarchief Izegem na opruimdag, 01/02/2016 Gemeentearchief Ledegem, 07/01/2016 Gemeentearchief Ledegem, 07/01/2016
Gemeentearchief Ledegem, tijdens opruimdag, 02/02/2016 Gemeentearchief Ledegem, na opruimdag, 02/02/2016 Archief Hooglede – kelder bib. Archief Moorslede Opruimweek archief Moorslede 01/03 – 04/03/2016
2. Administratieve reeksen
O Collectiebeleid administratieve reeksen: centralisatie van reeksen in documentatiecentrum Stadsarchief Roeselare O Advies: alle reeksen op termijn af te stoten Stadsarchief Izegem, na weghalen admin. reeksen, 01/02/2016 Gemeentearchief Ledegem, weghalen admin. reeksen, 09/02/2016 3. Opmaak plaatsingslijsten
O Nummeren rekken O Plaatsingslijsten O Selectielijsten (vernietiging)
IGA, OCMW-archief Hooglede, opmaak plaatsingslijst, 29/02/2016 4. Groepsaankoop
O Archiefmateriaal (archiefdozen, omslagen, clickbindingen, etiketten) O KlasseerTool
OCMW-archief Wielsbeke, 09/09/2015 Gemeentearchief Moorslede, 20/08/2015 Gemeentearchief Hooglede, 15/01/2016 5. Overdracht
O In principe momenteel geen overdrachten mogelijk O Opportuniteiten (verbouwingen stadhuis en verhuis van enkele diensten, pensioen)
O Bewaartermijnen TB bepalen met betrokken dienst O Overdrachtslijst O Schonen van het archief O Controle O Effectieve archief overdracht
Plan van aanpak
O Opruimen archiefruimtes O Opmaken plaatsingslijst O Opmaken selectielijst O Vernietigen O Overdrachten diensten
O Opmaken selectielijsten per dienst (bewaartermijnen) O Herorganiseren archiefruimtes O Herverpakken
6. Digitaal archief
O 6.1 mappenstructuur O 6.2 e-mail O 6.3 digitaliseren
6. 1 mappenstructuur
O Nood aan selectierichtlijnen O Vuilbakscenario: belangrijk archief staat tussen dynamisch en tijdelijk digitaal archief
O Opmaak nieuwe mappenstructuur o.b.v. organogram en vervolgens functies/taken O Verhelderen mapnamen en bestandsnamen O Organiseren digital trash days (verwijderen tijdelijk digitaal archief, rommel, werkbestanden…)
O Opportuniteiten: O Aankoop nieuwe server O Buitendiensten van lokaal station naar server
O Afstemming tussen OCMW’s en gemeente: O gemeenschappelijke structuur O parallelle structuur O gedeeltelijke gemeenschappelijke structuur
6.2 e-mail
O nood aan richtlijnen / e-mailetiquette O overvolle mailbox O wat verwijderen en wat bijhouden O wat met bijlagen O hoe beter vindbaar
O KlasseerTool (VHIC)
6.3 digitaliseren
Plan van aanpak
O Voorstel mappenstructuur en implementatie O Benaming mappen en documenten O E-mailrichtlijnen O Digital trashdays organiseren O Selectie info ter beschikking stellen voor digitaal archief O RecordsManagementTool O Prijszetting digitalisering Vrijwilligers
O Via gemeentelijke infobladen, gemeentelijke website, communicatie via BIE O Opmaken plaatsingslijst O Herverpakken O Schonen bouwdossiers
Bedankt voor uw aandacht.
O Leen Breyne, coördinator IGA, [email protected] – 0497 36 70 14 O Elisabeth Blancke, projectmedewerker IGA, [email protected] – 0499 73 43 94 O Ken Brouwers, administratief medewerker IGA, [email protected]