REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI
Numer egzemplarza: 1
PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIE Ń PUBLICZNYCH
Jednostka kontrolowana: Urz ąd Gminy w Kodr ębie
Termin kontroli: 22.09. – 21.11.2008 roku
Kontroluj ący Bo Ŝena Wojnarowska – główny inspektor (imi ę, nazwisko, Iwona Kawnik – inspektor stanowisko słu Ŝbowe): Sylwia Grochulska – inspektor
Okres obj ęty kontrol ą Rok 2007 i I półrocze 2008
WK 601-2/62/2008 z dnia 5 wrze śnia Numer i data upowa Ŝnienia: 2008 roku
Uwaga! Protokół niniejszy podlega udostępnieniu na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. nr 112, poz. 1198 ze zm.), z ograniczeniami wynikającymi z art. 5 tej ustawy. PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
I. INFORMACJE WST ĘPNE
DANE O JEDNOSTCE
Gmina Kodrąb zlokalizowana jest w powiecie radomszczańskim i obejmuje obszar o powierzchni 105,79 km 2. Na dzień 31 grudnia 2007 roku na terenie gminy zamieszkiwało 4.835 mieszkańców, w tym męŜczyźni – 2.352 i kobiety – 2.483. Adres Gminy 97 512 Kodrąb Ul. 22 Lipca 7 Urząd Gminy Gmina Kluki REGON 772 15 14 017 771 22 40 740 NIP 000547862 590648020 Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Urzędzie Gminy w Kodrębie została przeprowadzona na podstawie przepisów art. 1 ust. 1 i 2 oraz art. 7a ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U z 2001 r., nr 55, poz. 577 ze zm.) w dniach od 22 września – 21 listopada 2008 roku.
II. USTALENIA OGÓLNE
1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI
Przewodnicz ący rady gminy W okresie objętym kontrolą funkcję Przewodniczącego Rady Gminy pełni Pan Marek KręŜelewski wybrany do pełnienia tej funkcji uchwałą nr I/1/06 Rady Gminy Kodrąb z dnia 27 listopada 2006 roku.
Wójt gminy Wójtem Gminy Kodrąb jest Pan Stanisław Jasiński wybrany w powszechnych, bezpośrednich wyborach w dniu 26 listopada 2006 roku. Ustalono, iŜ Pan Stanisław Jasiński pełni funkcję Wójta od dnia 10 listopada 2002 roku.
Skarbnik gminy Skarbnikiem Gminy Kodrąb jest Pani Ewa Ziemnica powołana na to stanowisko uchwałą Rady Gminy nr XXXI/214/06 z dnia 28 kwietnia 2006 roku. Zgodnie z treścią uchwały stanowisko Skarbnika Gminy objęła w dniu 1 maja 2006 roku.
Sekretarz gminy Sekretarzem Gminy Kodrąb jest Pani Wioletta Marcinkowska powołana na to stanowisko uchwałą Rady Gminy Kodrąb nr VI/40/03 z dnia 29 kwietnia 2003 roku. Zgodnie z treścią uchwały stanowisko Sekretarza Gminy objęła w dniu 1 maja 2003 roku.
______2 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2. GMINNE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNOŚCI
Zgodnie z rejestrem gminnych jednostek organizacyjnych prowadzonym przez Wójta Gminy Kodrąb w okresie objętym kontrolą na terenie Gminy Kodrąb działały następujące jednostki organizacyjne: 1) Zespół Szkolno Gimnazjalny w Kodrębie Utworzony w wyniku przekształcenia Publicznej Szkoły Podstawowej w Kodrębie uchwałą nr VI/43/99 Rady Gminy Kodrąb z dnia 30 marca 1999 roku. PowyŜszą uchwałą określono statut Zespołu Szkolno Gimnazjalnego w Kodrębie, w którym nie wskazano prawno organizacyjnej formy działalności jednostki. 2) Szkoła Podstawowa w Rzejowicach Przedmiotową jednostkę utworzono uchwałą nr VI/45/99 Rady Gminy Kodrąb z dnia 30 marca 1999 roku. PowyŜszą uchwałą określono statut Szkoły Podstawowej w Rzejowicach, w którym nie wskazano prawno organizacyjnej formy działalności jednostki. 3) Zakład Gospodarki Komunalnej w Kodrębie Utworzony został uchwałą nr XII/74/99 Rady Gminy Kodrąb z dnia 24 listopada 1999 roku w sprawie utworzenia jednostki organizacyjnej gminy. PowyŜszą uchwałą utworzono Zakład Gospodarki Komunalnej Kodrąb działający w formie zakładu budŜetowego, określono podstawę prawną utworzenia Zakładu, zakres działania Zakładu oraz zasady gospodarki finansowej. 4) Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Kodrębie Uchwałą nr VIII/47/07 z dnia 7 września 2007 roku Rada Gminy Kodrąb nadała Statut Gminnemu Ośrodkowi Pomocy Społecznej w Kodrębie. Zgodnie z treścią statutu Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej jest budŜetową jednostką organizacyjną gminy. 5) Gminna Biblioteka Publiczna w Kodrębie Uchwałą nr XXXIV/231/2002 z dnia 25 lipca 2002 roku Rada Gminy Kodrąb nadała Statut Gminnej Bibliotece Publicznej w Kodrębie. Zgodnie z treścią statutu Gminna Biblioteka Publiczna jest samorządową instytucją kultury, wpisaną do rejestru instytucji kultury prowadzonego przez Gminę. Gminna Biblioteka Publiczna został wpisana do rejestru instytucji kultury prowadzonego przez Wójta Gminy pod pozycją 1. 6) Gminny Zespół Oświaty w Kodrębie Uchwałą nr IX/62/95 z dnia 29 grudnia 1995 roku Rada Gminy Kodrąb powołała jednostki organizacyjne. Z §1 uchwały wynika, Ŝe „ wszystkie szkoły podstawowe działające na terenie Gminy Kodrąb stanowią od 1 stycznia 1996 roku jednostki organizacyjne Gminy Kodrąb” . Z treści §2 wynika, Ŝe „ Powołuje się w Urzędzie Gminy Gminny Zespół Oświaty z pomocniczym kontem finansowym do realizacji, którego obok Wójta upowaŜnia się Księgową Panią Annę Andre ”. PowyŜsza uchwała została podjęta na podstawie art. 18 ust. 2 pkt 15 i art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie terytorialnym (Dz. U. nr 16, poz. 95 ze zm.) w związku z art. 1 pkt 5 ppkt c ustawy z dnia 21 lipca 1995 roku o zmianie ustawy o systemie oświaty oraz niektórych ustaw (Dz. U. nr 101, poz. 504). Kontrolującym nie przedstawiono statutu Gminnego Zespołu Oświaty. W związku z powyŜszym kontrolujący zwrócili się do Wójta Gminy – Stanisława Jasińskiego o wyjaśnienie w sprawie wskazania formy organizacyjnej działalności prowadzonej przez Gminny Zespół Oświaty. Z treści złoŜonego wyjaśnienia wynika m.in., iŜ cyt. „ BudŜet oświaty paraliŜował budŜet gminy (kredyty na wydatki oświaty). Konieczne było zlikwidowanie stołówki w tamtej strukturze organizacyjnej
______3 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
(prawie 200 tys. zł rocznie dopłaty z budŜetu gminy). Wiązało się to z całym procesem zwolnień, odpraw, krytyki prasowej, walki ze związkami zawodowymi, itp. Dopiero w tym roku bardzo niepopularne dla mnie decyzje przyniosły skutki finansowe bardzo korzystne dla budŜetu. Po roku przerwy stołówka działa a budŜet gminy nie płaci Ŝadnej złotówki. I w związku z tym dopiero w przyszłym roku mogę się zając odpowiednią reorganizacją obsługi oświaty zgodnie z zaleceniami i obowiązującymi przepisami.” Kontrolujące stwierdziły, iŜ Wójt Gminy w złoŜonym wyjaśnieniu nie odniósł się do pytania postawionego przez inspektorów. Kontrolujące stwierdziły, iŜ podstawa prawna wskazanej wyŜej uchwały, tzn. art. 18 ust. 2 pkt 15 i art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie terytorialnym, na dzień jej podjęcia, wskazywała, iŜ do wyłącznej działalności rady gminy naleŜy stanowienie w innych sprawach zastrzeŜonych ustawami do kompetencji rady gminy, a w celu wykonywania zadań gmina moŜe tworzyć jednostki organizacyjne, w tym przedsiębiorstwa, i zawierać umowy z innymi podmiotami. Natomiast art. 1 pkt 5 ppkt c ustawy z dnia 21 lipca 1995 roku o zmianie ustawy o systemie oświaty stwierdza, Ŝe zakładanie i prowadzenie publicznych szkół ponadpodstawowych, zakładów kształcenia i placówek doskonalenia nauczycieli, przedszkoli specjalnych, szkół specjalnych, szkół dla dorosłych oraz placówek publicznych – naleŜy do obowiązków państwa. PowyŜsze ustalenia wskazują, iŜ pierwsza część podstawy prawnej podjętej uchwały wskazuje, iŜ Gminny Zespół Oświaty w Kodrębie jest odrębną jednostką organizacyjną, a ponadto został on umieszczony w rejestrze gminnych jednostek organizacyjnych prowadzonym przez Wójta Gminy. Niezgodne z obowiązującymi przepisami prawa jest, aby Wójt Gminy pełnił jednocześnie funkcję kierownika jednostki organizacyjnej. Z treści art. 30 ust. 2 pkt 5 ustawy o samorządzie gminnym wynika, iŜ do zadań wójta (a wcześniej – zarządu) naleŜy w szczególności zatrudnianie kierowników gminnych jednostek organizacyjnych. Wójt pełni w stosunku do nich czynności w sprawach z zakresu prawa pracy, zgodnie z art. 4 ust. 2a w powiązaniu z art. 1 ust. 3 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1593 ze zm.). Kierownicy jednostek organizacyjnych gminy nieposiadających osobowości prawnej działają jednoosobowo na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez wójta (art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym). Z wyjaśnienia złoŜonego przez Sekretarza Gminy – Wiolettę Marcinkowską w dniu 18 listopada 2008 roku wynika, iŜ zatrudnienie w Gminnym Zespole Oświaty w Kodrębie przedstawiało się następująco: w okresie od 1 marca 1991 roku do 28 lutego 1996 roku: 3 osoby (Lidia Sznelińska, ElŜbieta Tusińska, Anna Andre), w okresie od 1 marca 1996 roku do 28 lutego 2005 roku: 2 osoby (ElŜbieta Tusińska, Anna Andre), w okresie od 1 marca 2005 roku do chwili obecnej: 1 osoba (Anna Andre). Ustalono, Ŝe w okresie objętym kontrolą Urząd Gminy, działający jako odrębna jednostka budŜetowa, nie był wpisany do rejestru gminnych jednostek organizacyjnych i nie posiadał statutu, co stanowiło naruszenie art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 241, poz. 2104 ze zm.). Z treści wskazanego przepisu wynika, iŜ jednostka budŜetowa działa na podstawie statutu określającego w szczególności jej nazwę, siedzibę i przedmiot działalności, w tym podstawowej. Pełnomocnictwa dla kierowników jednostek organizacyjnych: Ustalono, iŜ Wójt Gminy – Stanisław Jasiński na podstawie art. 33 ust. 5 i art. 47 ustawy o samorządzie gminnym udzielił upowaŜnień kierownikom jednostek organizacyjnych: Jadwidze Spałce (Dyrektorowi Zespołu Szkolono Gimnazjalnego w
______4 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kodrębie), ElŜbiecie Lewandowskiej (Dyrektorowi Publicznej Szkoły Podstawowej w Rzejowicach; w dniu 3 marca 2008 roku), Waldemarowi Zasadzie (Kierownikowi Zakładu Gospodarki Komunalnej) oraz Waldemarowi Abramowi (Dyrektorowi Publicznej Szkoły Podstawowej w Rzejowicach; w dniu 31 grudnia 2002 roku). Kierownicy zostali upowaŜnieni do: reprezentowania kierowanej jednostki na zewnątrz oraz składania oświadczeń woli w zakresie jej działalności, podejmowania i podpisywania decyzji w sprawach z zakresu prawa pracy: umowy o pracę, ustalania wynagrodzenia, świadectwa pracy, wykonywania innych czynności związanych z bieŜącym funkcjonowaniem placówki.
3. UNORMOWANIA WEWN ĘTRZNE
Statut gminy Uchwałą nr VIII/57/03 z dnia 27 czerwca 2003 roku Rada Gminy Kodrąb uchwaliła Statut Gminy Kodrąb, która zmieniona została uchwałą Rady Gminy Kodrąb nr X/57/07 z dnia 30 października 2007 roku. Zgodnie ze statutem Gmina Kodrąb obejmuje obszar o powierzchni 10,579 ha, tj. 105,79 km 2 i podzielona jest na 19 sołectw. Siedzibą organów gminy jest miejscowość Kodrąb. Rada Gminy składa się z 15 radnych. Stałymi komisjami są: Komisja Rewizyjna, Komisja Oświaty i Spraw Społecznych, Komisja BudŜetu i Inwestycji oraz Komisja Rolnictwa i Ochrony Środowiska. Ponadto w Statucie zostały uregulowane zagadnienia dotyczące: trybu pracy Rady, zasad i trybu działania Komisji Rewizyjnej, zasad działania klubu radnych, trybu pracy Wójta, zasad dostępu i korzystania przez obywateli z dokumentów Rady, działalności Komisji i Wójta oraz pracowników samorządowych.
Regulamin organizacyjny urz ędu Zarządzeniem nr 29 z dnia 28 grudnia 2006 roku Wójt Gminy Kodrąb wprowadził Regulamin Organizacyjny, który został zmieniony zarządzeniem nr 9 z dnia 31 maja 2007 roku oraz zarządzeniem nr 26 z dnia 29 sierpnia 2008 roku. W Urzędzie Gminy w Kodrębie działają następujące komórki organizacyjne: 1) Referat Finansowy: stanowisko ds. księgowości podatkowej, stanowisko ds. księgowości budŜetowej, stanowisko ds. wymiaru podatków i opłat, stanowisko ds. płac i ubezpieczeń społecznych, stanowisko obsługi kasowej, 2) stanowisko ds. obsługi administracyjno kancelaryjnych i działalności gospodarczej, 3) stanowisko ds. inwestycji i infrastruktury gminnej, 4) stanowisko ds. gospodarki nieruchomościami i obsługi organów gminy, 5) stanowisko ds. zamówień publicznych, 6) stanowisko ds. świadczeń rodzinnych,
______5 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
7) stanowisko ds. bhp i p.poŜ., 8) stanowisko ds. informacji i promocji, 9) Urząd Stanu Cywilnego i ewidencja ludności. Stwierdzono, iŜ w §9 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy zawarto zapis, Ŝe „Urzędowi Gminy podlegają gminne jednostki organizacyjne: Zespół Szkolno Gimnazjalny w Kodrębie, Szkoła Podstawowa w Rzejowicach, Zakład Gospodarki Komunalnej w Kodrębie, Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Kodrębie, Gminna Biblioteka Publiczna w Kodrębie, Gminny Zespół Oświaty w Kodrębie”. Regulamin został opracowany na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 ze zm.), zgodnie z którym regulamin organizacyjny urzędu gminy nadany przez wójta w drodze zarządzenia określa organizację i zasady funkcjonowaniu urzędu gminy. W związku z powyŜszym brak było podstaw do umieszczenia wykazu jednostek organizacyjnych Gminy Kodrąb w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy, który jako jednostka budŜetowa jest jednocześnie jednostką organizacyjną Gminy Kodrąb, a tym bardziej wskazania, iŜ pozostałe jednostki organizacyjne podlegają Urzędowi Gminy.
Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym Zasady nabywania, zbywania, wydzierŜawiania lub najmu oraz obciąŜania nieruchomości stanowiących własność gminy obowiązujące w kontrolowanej jednostce w badanym okresie wprowadzone były następującymi uchwałami Rady Gminy: nr XVII/107/2000 z dnia 26 czerwca 2000 roku (zmienionej uchwałą nr VI/47/03 z dnia 29 kwietnia 2003 roku) oraz nr XIV/87/08 z dnia 28 marca 2008 roku.
Instrukcja w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego warto ści maj ątkowych pochodz ących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł Zarządzeniem nr 26/2006 z dniu 30 listopada 2006 roku Wójt Gminy Kodrąb wprowadził Instrukcję postępowania w zakresie przeciwdziałania wprowadzeniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu.
4. UNORMOWANIA W ZAKRESIE KONTROLI WEWN ĘTRZNEJ (FINANSOWEJ ).
Unormowania w zakresie kontroli finansowej. Osoby odpowiedzialne. W dniu 31 grudnia 2006 roku Wójt Gminy Kodrąb wydał zarządzenie nr 38/2006 w sprawie nadzoru w zakresie gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości przez jednostki organizacyjne Gminy Kodrąb (wydane na podstawie art. 47 ust.1 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych). W tym celu Wójt Gminy wydał instrukcje zawierające: • procedury kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych – załącznik nr 1. Działalność kaŜdej jednostki organizacyjnej Gminy Kodrąb w zakresie wydatków dokonywanych ze środków publicznych poddawana jest kontroli Wójta Gminy Kodrąb; do przeprowadzenia kontroli uprawnia imienne upowaŜnienie wystawione przez Wójta Gminy. Stwierdzone nieprawidłowości ujmuje się w wystąpieniu pokontrolnym kierowanym do kierownika jednostki kontrolowanej;
______6 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
• zasady wstępnej oceny celowości wydatków ponoszonych w związku z realizacją zadań, w tym wydatków na koszty funkcjonowania jednostki – załącznik nr 2; • sposób wykorzystania wyników kontroli i oceny, o których mowa wyŜej – załącznik nr 3. Wykonanie zarządzenia powierzone zostało Sekretarzowi Gminy, Skarbnikowi Gminy, Kierownikom jednostek organizacyjnych i merytorycznie odpowiedzialnym pracownikom Urzędu Gminy. Wskazać naleŜy, iŜ art. 47 ust. 1 3 ustawy o finansach publicznych (powołany w podstawie prawnej zarządzenia nr 38/2006) stanowi, Ŝe kierownicy jednostek organizacyjnych zobowiązani zostali do ustalenia w formie pisemnej procedur kontroli finansowej danej jednostki organizacyjnej. Przewodniczący zarządu jednostki samorządu terytorialnego, w tym przypadku Wójt Gminy stosownie do art. 187 ust.2 ustawy o finansach publicznych kontroluje przestrzeganie, przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych, realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. Oznacza to, Ŝe Kierownicy poszczególnych jednostek organizacyjnych Gminy oraz jednostek nadzorowanych przez Wójta Gminy zobowiązani są do ustalenia procedur kontroli finansowej danej jednostki organizacyjnej oraz ich stosowania w zakresie przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków oraz badania i porównania stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych. W świetle art. 187 ust. 3 ustawy o finansach publicznych obowiązkiem Wójta Gminy jest kontrola przestrzegania procedur przez jednostki podległe i nadzorowane z uwzględnieniem, iŜ w kaŜdym roku kontrola musi obejmować co najmniej 5% wydatków tych jednostek. A zatem ustalenie przez Wójta Gminy procedur kontroli w powyŜszym zakresie, obowiązujących wszystkie jednostki organizacyjne gminy było sprzeczne z powołanymi przepisami. Wójt Gminy – jako Kierownik Urzędu Gminy – zobowiązany był do opracowania procedur kontroli dla Urzędu Gminy. Poza tym procedury kontroli finansowej zawarte zostały w rozdziale I. dokumenty księgowe instrukcji obiegu i kontroli dokumentów stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia nr 36/2006 Wójta Gminy Kodrąb z dnia 31 grudnia 2006 roku. Wójt Gminy udzielił imiennego upowaŜnienia dwóm pracownikom pionu finansowego do potwierdzania zakupionych towarów i usług poprzez uzasadniający opis na dowodzie zakupu oraz do sprawdzania dowodów księgowych pod względem formalnym i rachunkowym. Sprawdzenia dowodów księgowych pod względem merytorycznym dokonują Wójt i Sekretarz Gminy. Ustalenia kontroli (wraz ze stwierdzonymi nieprawidłowościami) w zakresie przestrzegania określonych dla Urzędu Gminy procedur kontroli finansowej przeprowadzono na podstawie dowodów księgowych ujętych w ewidencji księgowej na koncie 201 w miesiącach grudzień 2007 i czerwiec 2008 roku, wykazanych jako zobowiązania; ustalenia kontroli w powyŜszym zakresie opisane zostały w temacie Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami na stronie 36 niniejszego protokołu kontroli oraz na podstawie dowodów księgowych ujętych w tabelach I –IV zawartych w temacie Urządzenia księgowe na stronie 16 niniejszego protokołu kontroli.
Kontrola finansowa wobec jednostek organizacyjnych Zarządzeniem nr 35/2006 z dnia 31 grudnia 2006 roku Wójt Gminy Kodrąb wydał zarządzenie w sprawie zasad przeprowadzania kontroli wydatków w nadzorowanych
______7 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
jednostkach. W okresie objętym kontrolą przeprowadzono kontrole w następujących jednostkach organizacyjnych: Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Kodrębie – termin kontroli 23 – 27 kwiecień 2007 – zakres 5% rocznych wydatków roku 2006 w tym realizacja planu finansowego za wskazane lata, wynik z działalności za 2006 rok oraz ocena i kontrola dowodów księgowych oraz w terminie od 8 września 2008 roku do dnia 10 września 2008 roku w zakresie zgodnym z zakresem kontroli wynikającym z przepisów rozporządzenia z dnia 18 listopada 1999 roku w sprawie szczegółowych zasad sprawowania nadzoru nad samodzielnymi publicznymi zakładami opieki zdrowotnej i nad jednostkami transportu sanitarnego (Dz. U. nr 94, poz. 1097), tj. § 2, 3 i 6 w związku z § 7 ust. 2. Gminny Zespół Oświaty termin 28 – 31 maja 2007 rok oraz 2 – 4 czerwca 2008 roku zakres – 5% rocznych wydatków odpowiednio roku 2006 i 2007 w tym realizacja planu finansowego za wskazane lata, wynik z działalności za 2006 rok i 2007 oraz ocena i kontrola dowodów księgowych, Samorządowa Instytucja Kultury – Gminna Biblioteka Publiczna termin 7 – 11 maja 2007 oraz 15 – 19 maja 2008 roku zakres 5% rocznych wydatków odpowiednio roku 2006 i 2007 w tym realizacja planu finansowego za wskazane lata, wynik z działalności za 2006 rok i 2007 oraz ocena i kontrola dowodów księgowych, Zakład Gospodarki Komunalnej w Kodrębie termin 21 – 25 maja 2007 roku oraz 5 – 7 maja 2008 roku zakres 5% rocznych wydatków odpowiednio roku 2006 i 2007, w tym realizacja planu finansowego za wskazane lata, wynik z działalności za 2006 rok i 2007 oraz ocena i kontrola dowodów księgowych W toku kontroli stwierdzono co następuje : kontrolę we wskazanych wyŜej jednostkach przeprowadził Skarbnik Gminy na podstawie upowaŜnienia z dnia 2 maja 2006 roku, które waŜne jest do odwołania za wyjątkiem kontroli przeprowadzonej w wrześniu 2008 roku w SPZOZ gdzie kontroli dokonał podmiot zewnętrzny na podstawie upowaŜnienia Wójta Gminy, Zespół Szkolno Gimnazjalny w Kodrębie oraz Szkoła Podstawowa w Rzejowicach objęte zostały kontrolą pośrednią, co zostało przedstawione w sposób niewyodrębniony w protokole z kontroli przeprowadzonej w Gminnym Zespole Oświaty, z uwagi na fakt, iŜ ewidencja księgowa wymienionych jednostek jest prowadzona wspólnie z Gminnym Zespołem Oświaty. Natomiast ewidencja księgowa Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej prowadzona jest wspólnie z Urzędem Gminy i z tego powodu kontrola tej jednostki podporządkowana jest procedurom kontroli Urzędu, protokół kontroli przeprowadzonej w Gminnym Zespole Oświaty podpisał księgowy tej jednostki. Wskazać naleŜy, iŜ z treści art. 4 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U nr 76, poz. 694 ze zm.) wynika, Ŝe kierownicy poszczególnych jednostek są odpowiedzialni za realizację planu wydatków jak równieŜ za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru. Kontrolujący ustalili, iŜ księgowy nie posiadał upowaŜnienia do wykonywania opisanej czynności. Z ustaleń kontrolujących wynika, Ŝe Gminnym Zespołem Oświaty kieruje faktycznie Wójt powołując się na zapis §2 uchwały z dnia 29 grudnia 1995 roku Rady Gminy w Kodrębie w sprawie powołania jednostek organizacyjnych, z treści którego wynika, Ŝe „powołuje się w Urzędzie Gminy Zespół Oświaty z pomocniczym kontem finansowym do realizacji, którego obok Wójta upowaŜnia się Księgową (…)” Zgodnie z treścią art. 79 ust. 1 ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U nr 256, poz. 2572 ze zm.) placówki publiczne jakimi są jednostki obsługi ekonomiczno administracyjnej szkół i placówek, w tym przypadku Gminny Zespół Oświaty, są jednostkami budŜetowymi lub zakładami budŜetowymi.
______8 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Natomiast zgodnie z art. 30 ust 2 pkt 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 ze zm.) do zadań wójta naleŜy w szczególności zatrudnianie i zwalnianie kierowników gminnych jednostek organizacyjnych. Jednocześnie z art. 187 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104 ze zm.) wynika, Ŝe przewodniczący zarządu jednostki samorządu terytorialnego kontroluje przestrzeganie, przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych, realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. Biorąc zatem powyŜsze pod uwagę stwierdzić naleŜy, Ŝe Wójt Gminy nie moŜe być pracodawcą sam dla siebie i sam sobie podlegać, nie ustalono planu kontroli na rok 2007 i 2008, co jest sprzeczne z postanowieniami wynikającymi z treści §7 ust. 1 Zarządzenia nr 35/2006 Wójta Gminy Kodrąb z dnia 31 grudnia 2006 roku, z której wynika, Ŝe kontrole kompleksowe i problemowe przeprowadzone są na podstawie planu kontroli sporządzanego do 31 marca kaŜdego roku określającego podmiot i zakres kontroli. Test Realizacja obowiązków organu wykonawczego JST wynikających z ustawy o finansach publicznych stanowi załącznik nr 1 do protokołu kontroli.
5. KONTROLE ZEWN ĘTRZNE
Kontrole przeprowadzone przez RIO Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej i zamówień publicznych gminy Kodrąb przeprowadzona była przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi w terminie 19 kwietnia – 13 lipca 2004 roku. Przedmiotową kontrolą objęto działalność gminy w latach 2002 – 2003. Wystąpienie pokontrolne skierowane zostało do Wójta Gminy pismem znak WK 602/65/2004 z dnia 20 września. Informację o wykonaniu zaleceń pokontrolnych Wójt Gminy Kodrąb przesłał do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi w dniu 22 października 2004 roku pismem znak U.G. 0911/2/2004.
Kontrole przeprowadzone w zakresie gospodarki finansowej przez inne podmioty - lata 2007 - 2008 Na podstawie analizy ksiąŜki kontroli Urzędu Gminy Kodrąb ustalono, iŜ w okresie objętym kontrolą nie były przeprowadzane kontrole w zakresie gospodarki finansowej.
6. BANK WYKONUJ ĄCY OBSŁUG Ę BANKOW Ą JEDNOSTKI
Wybór banku Obsługa bankowa jednostki kontrolowanej prowadzona jest przez Bank Spółdzielczy w Radomsku Oddział Kodrąb, na podstawie umowy rachunku bankowego z dnia 22 lutego 1999 roku, do której aneksem nr 1/2007 SGB Mała Firma z dnia 30 marca 2007 roku wprowadzono zmiany. Analiza postanowień zawartej umowy wykazała, Ŝe umowa zawarta została na czas nieokreślony, co świadczy o naruszeniu art. 73 wówczas obowiązującej ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 71, poz. 664 ze zm.) oraz nieprzestrzeganiu art. 142 ust.1 i art. 143 ust. 3 obecnie obowiązującej ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity z 2007 r., Dz. U. nr 223, poz. 1655 ze zm.), zgodnie z którym umowę zawiera
______9 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
się na czas oznaczony za wyjątkiem umów na dostawy: wody za pomocą sieci wodno kanalizacyjnej lub odprowadzanie ścieków do takiej sieci; energii elektrycznej z sieci elektroenergetycznej; gazu z sieci gazowej; ciepła z sieci ciepłowniczej oraz licencji na oprogramowanie komputerowe, w których dopuszczalne jest zawarcie umowy na czas nieoznaczony. Zgodnie z przedstawioną przez Skarbnika Gminy informacją o kosztach obsługi bankowej wynika, Ŝe w 2006 roku koszty wynosiły – 16.870,23 zł, w 2007 roku 17.161,90 zł a do 30 czerwca 2008 roku – 9.364,80 zł.
Rachunki bankowe Bank Spółdzielczy w Radomsku Oddział Kodrąb w prowadzi na rzecz kontrolowanej jednostki następujące rachunki bankowe: Rodzaj rachunku bankowego Numer rachunku bankowego Rachunek Urzędu Gminy 15 8980 0009 2002 0012 8720 0001 Rachunek budŜetu 85 8980 0009 2002 0012 8720 0002 Rachunek depozytów 58 8980 0009 2002 0012 8720 0003 Gminny Fundusz Ochrony Środowiska 04 8980 0009 2002 0012 8720 0005 Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych 31 8980 0009 2002 0012 8720 0004
7. KREDYTY , PO śYCZKI , OBLIGACJE , POR ĘCZENIA , AKCJE I UDZIAŁY
Zaci ągni ęte kredyty i po Ŝyczki - (2007 rok – I półrocze 2008) W okresie objętym kontrolą zaciągnięto następujące zobowiązania z tytułu kredytów i poŜyczek : umowa nr 310 11/2/I/19/2007 z dnia 30 lipca 2007 roku. Na mocy niniejszej umowy Bank PKO BP SA udzielił Gminie Kodrąb kredytu w kwocie 200.000,00 zł z przeznaczeniem na finansowanie wydatków związanych z oświatą. Kredyt udzielony został na okres od 30 lipca 2007 roku do 31 grudnia 2008 roku. Bank udostępnił kredyt w transzy od dnia 31 lipca 2007 roku do dnia 30 sierpnia 2007 roku. Spłata ma nastąpić w 12 kwartalnych ratach począwszy od 31 stycznia 2008 roku (rata 15.200 zł) do 31 grudnia 2008 roku w równej wysokości, tj. 11 rat po 16.800 zł. Umowę podpisał Wójt Gminy i kontrasygnował Skarbnik Gminy. Na okoliczność zaciągnięcia kredytu Rada Gminy Kodrąb podjęła uchwałę nr IV/18/07 z dnia 28 marca 2007 roku w sprawie zaciągnięcia przez Gminę Kodrąb kredytu bankowego długoterminowego w kwocie 200.000 zł na finansowanie planowanego deficytu w budŜecie gminy na 2007 rok związanego z wydatkami na oświatę. Kredyt postanowiono spłacić z dochodów z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych z terminem spłaty do 31 grudnia 2008 roku. Wykonanie uchwały powierzono Wójtowi Gminy. Na dzień podjęcia uchwały oraz podpisania umowy budŜet roku 2007 posiadał deficyt w kwocie 993.942,00 zł. Kredyt wpłynął w dwóch transzach po 100.000 zł w dniu 30 lipca 2007 roku i 31 sierpnia 2007 roku a jego wpływ zaksięgowano Wn 133 Ma 134. umowa nr 139/GW/P/2007 z dnia 5 listopada 2007 roku. Na mocy niniejszej umowy Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi udzielił Gminie Kodrąb poŜyczki w kwocie 100.000,00 zł na dofinansowanie zadania „Budowa sieci wodociągowej wraz z przyłączami w śencinie i Zalesiu. Ustalono, Ŝe kwota poŜyczki będzie przekazywana sukcesywnie na podstawie rachunków i faktur w terminie do 30 czerwca 2008 roku na własny rachunek bankowy poŜyczkobiorcy. Strony ustaliły spłatę
______10 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
poŜyczki w 8 ratach począwszy od dnia 31 marca 2009 roku do 31 grudnia 2010 roku. Umowę podpisał Wójt Gminy oraz kontrasygnował Skarbnik. Na okoliczność zaciągnięcia poŜyczki Rada Gminy Kodrąb podjęła uchwałę nr IV/15/07 z dnia 28 marca 2007 roku w sprawie zaciągnięcia poŜyczki długoterminowej z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi, w której postanowiono zaciągnąć poŜyczkę długoterminową w kwocie 140.000 zł na sfinansowanie planowanego deficytu w budŜecie 2007 roku związanego z budową sieci wodociągowej śencin Zalesie. PoŜyczkę postanowiono spłacić z podatku dochodowego od osób fizycznych. Na dzień podjęcia uchwały oraz na dzień podpisania umowy w budŜecie roku 2007 przewidziano deficyt na kwotę 838.942,00 zł. Inwestycja wymieniona wyŜej została zaplanowana w budŜecie roku 2007. Wykonanie uchwały powierzono Wójtowi Gminy. umowa nr 310 11/2/I/37/2007 z dnia 17 grudnia 2007 roku. Na mocy niniejszej umowy Bank PKO BP SA udzielił Gminie Kodrąb kredytu w kwocie 400.000,00 zł z przeznaczeniem na finansowanie bieŜących wydatków gminy. Kredyt udzielony został na okres od 17 grudnia 2007 roku do 31 grudnia 2009 roku. Bank udostępnił kredyt od dnia 17 grudnia 2007 roku do dnia 18 grudnia 2007 roku. Spłata ma nastąpić w 24 kwartalnych ratach począwszy od 31 stycznia 2008 roku do 31 grudnia 2009 roku, w równej wysokości tj. po 16.600 zł, za wyjątkiem ostatniej raty w 2007 roku i w 2008 roku, które wynosić będą 17.400,00 zł. Umowę podpisał Wójt Gminy i kontrasygnował Skarbnik Gminy. Na okoliczność zaciągnięcia kredytu Rada Gminy Kodrąb podjęła uchwałę nr X/55/07 z dnia 30 października 2007 roku w sprawie zaciągnięcia kredytu bankowego, w której postanowiono zaciągnąć kredyt długoterminowy w kocie 400.000 zł na spłatę zobowiązań z tytułu zaciągnięcia kredytów i poŜyczek związanych z wydatkami bieŜącymi Gminy z terminem spłaty do dnia 31 grudnia 2009 roku. Kredyt postanowiono spłacić z podatku dochodowego od osób fizycznych. Wykonanie uchwały powierzono Wójtowi Gminy. Na dzień podejmowania uchwały i podpisania umowy budŜet gminy Kodrąb posiadał rozchody na kwotę 565.000 zł. Skład Orzekający Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi dnia 21 października 2007 roku uchwałą nr II/298/2007 pozytywnie zaopiniował moŜliwości spłaty przez Gminę Kodrąb kredytu w kwocie 400.000 zł na sfinansowanie zobowiązań z tytułu zaciągniętych kredytów i poŜyczek. Kredyt wpłynął w dniu 17 grudnia 2007 roku w kwocie 400.000,00 zł a jego wpływ zaksięgowano Wn 133 Ma 134. Zaciągnięte kredyty i poŜyczka nie były objęty wyłączeniem z limitu zadłuŜenia o którym mowa w art. 170 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych. Na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budŜetu jednostki samorządu terytorialnego (art. 82 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych) Uchwałą nr IV/19/07 z dnia 28 marca 2007 roku w sprawie uchwalenia budŜetu Gminy Kodrąb na 2007 rok Rada Gminy upowaŜniła Wójta do zaciągania kredytów i poŜyczek na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budŜetu do wysokości 200.000 zł. Analogiczne postanowienia Rada Gminy zawarła w uchwale nr XIII/75/08 z dnia 8 lutego 2008 roku w sprawie uchwalenia budŜetu Gminy Kodrąb na 2008 rok. Z wyjaśnień Pani Skarbnik wynika, Ŝe Wójt nie skorzystał z wymienionego upowaŜnienia i nie zaciągał poŜyczek i kredytów na pokrycie przejściowego deficytu występującego w ciągu roku budŜetowego w okresie objętym kontrolą. W latach 2006 2007 Gmina Kodrąb nie udzielała gwarancji i poręczeń, nie emitowała papierów wartościowych i nie posiadała akcji ani udziałów w spółkach prawa handlowego.
______11 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W toku kontroli zaciągania zobowiązań z tytułu kredytów i poŜyczek stwierdzono następujące nieprawidłowości : Wójt Gminy Kodrąb nie wywiązał się z obowiązku uzyskania opinii regionalnej izby obrachunkowej o moŜliwości spłaty kredytu i poŜyczki w związku z ubieganiem się Gminy Kodrąb o kredyt (umowa nr 310 11/2/I/19/2007 z dnia 30 lipca 2007 roku) i poŜyczkę (umowa nr 139/GW/P/2007 z dnia 5 listopada 2007 roku) do czego zobowiązany był na podstawie art. 83 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, uchylono uchwałę będącą podstawą do zaciągnięcia poŜyczki wynikającej z umowy nr 139/GW/P/2007. Uchwałą nr XI/60/07 z dnia 5 grudnia 2007 roku została zmieniona kwota poŜyczki długoterminowej uchwalonej uchwałą nr IV/15/07 z dnia 28 marca 2007 roku w sprawie zaciągnięcia przez Gminę Kodrąb poŜyczki długoterminowego z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi z kwoty 140.000 zł na 30.000 zł. Następnie dnia 28 grudnia 2007 roku uchwałą nr XII/65/07 Rada Gminy uchyliła wymienione wyŜej uchwały. W konsekwencji zmieniając równieŜ budŜet poprzez zmniejszenie wydatków związanych z budową sieci wodociągowej śencin – Zalesie oraz plan przychodów. Biorąc pod uwagę, iŜ umowa nr 139/GW/P/2007 podpisana została dnia 5 listopada 2007 roku uchylenie wymienionych uchwał jak równieŜ zmiana budŜetu w wyŜej wymienionym zakresie stanowi naruszenie art. 83 ust. 1, z treści którego wynika, Ŝe suma zaciągniętych kredytów i poŜyczek oraz zobowiązań z wyemitowanych papierów wartościowych, nie moŜe przekroczyć kwoty określonej w uchwale budŜetowej jednostki samorządu terytorialnego. Z ustaleń kontrolujących wynika, Ŝe do dnia przeprowadzenia kontroli nie wpłynęła Ŝadna transza poŜyczki a Skarbnik Gminy wyjaśnił, Ŝe uchwały zostały uchylone właśnie ze względu na fakt nie przekazania do dnia 31 grudnia 2007 roku Ŝadnej transzy poŜyczki. Dnia 8 lutego 2008 roku Rada Gminy podjęła uchwałę w sprawie zaciągnięcia przez Gminę Kodrąb poŜyczki długoterminowej z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska na kwotę 100.000 zł. na sfinansowanie planowanego deficytu w budŜecie gminy na 2008 rok związanego z budową sieci wodociągowej w śencin – Zalesie. Aneksem z dnia 12 września 2008 roku zmieniony został miedzy innymi termin przekazania kwoty poŜyczki z dnia 30 czerwca 2008 roku na dzień 31 października 2008 roku. w uchwale nr X/55/07 z dnia 30 października 2007 roku w sprawie zaciągnięcia przez Gminę Kodrąb kredytu bankowego Rada Gminy postanowiła zaciągnąć kredyt na spłatę zobowiązań z tytułu zaciągniętych kredytów i poŜyczek związanych z wydatkami bieŜącymi gminy a umową nr 310 11/2/I/37/2007 z dnia 17 grudnia 2007 roku Bank PKO BP SA udzielił Gminie Kodrąb kredytu w kwocie 400.000,00 zł z przeznaczeniem na finansowanie bieŜących wydatków gminy, co stanowi naruszenie art. 18 ust. 2 pkt 2 lit c z treści, którego wynika, Ŝe do wyłącznej kompetencji rady gminy naleŜy zaciąganie długoterminowych poŜyczek i kredytów, co przesądza o fakcie, iŜ przedmiot umowy określa Rada.
Stan zadłu Ŝenia jednostki samorz ądu terytorialnego – 2007 rok Stan zadłuŜenia Gminy Kodrąb na dzień 30 czerwca 2007 roku, 31 grudnia 2007 roku oraz 30 czerwca 2008 roku przedstawiają poniŜsze tabele uwzględniające oznaczenie tytułu dłuŜnego, podmiot udzielający kredytu/poŜyczki, datę i kwotę zaciągniętego zobowiązania, okres spłaty kredytów/poŜyczek.
Lp. Oznaczenie Podmiot Data Kwota Okres spłaty Kwota pozostała Kwota Kwota tytułu udzielający zaciągnięcia zaciągniętego do zapłaty na pozostała do pozostała do dłuŜnego kredytu zobowiązania zobowiązania 30.06.2007 zapłaty na zapłaty na poŜyczki 31.12.2007 31.12.2007
1 PoŜyczka WFOŚiGW w 22.11.2004 500.000,00 31.03.2006 – 260.000,00 175.000,00 90.000,00 239/OW/P/20 Łodzi 15.12.2008 04
______12 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2 PoŜyczka WFOŚiGW w 20.10.2006 419.954,00 31.03.2008 – 419.954,00 419.954,00 349.954,00 141/OW/P/20 Łodzi 31.12.2010 06
3 Kredyt 310 Bank PKO BP 10.08.2006 400.000,00 31.01.2006 – 198.000,00 0,00 0,00 11/2/I/15/20 S.A. 31.12.2006 06
4 Kredyt Bank PKO BP 30.07.2007 200.000,00 31.12.2008 – 0,00 200.000,00 100.800,00 310/11/2/I/1 S.A. 21.12.2008 9/2007
5 PoŜyczka Bank PKO BP 17.12.2007 400.000,00 31.01.2008 – 0,00 400.000,00 300.400,00 310/11/2/I/3 S.A. 31.12.2009 7/2007
Ogółem 877.954,00 1.194.954,00 841.154,00 Kontroli poddano prawidłowość ustalenia wskaźnika, o którym mowa w art. 169 i art. 170 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych. Według art. 169 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych łączna kwota przypadających w danym roku budŜetowym spłat rat kredytów i poŜyczek, o których mowa w art. 82 ust. 1 pkt 2 i 3 (zaciągniętych w związku z planowanym deficytem oraz ze spłatą wcześniej zaciągniętych zobowiązań) wraz z naleŜnymi w danym roku odsetkami od kredytów i poŜyczek, o których mowa w art. 82 ust. 1 (kredytów i poŜyczek zaciągniętych w związku z planowanym deficytem, ze spłatą wcześniej zaciągniętych zobowiązań oraz przejściowym deficytem budŜetu); wykupów papierów wartościowych emitowanych przez jednostki samorządu terytorialnego na cele określone w art. 82 ust. 1 pkt 2 i 3 wraz z naleŜnymi odsetkami i dyskontem od papierów wartościowych emitowanych na cele określone w art. 82 ust. 1 oraz potencjalnych spłat kwot wynikających z udzielonych przez jednostki samorządu terytorialnego poręczeń oraz gwarancji nie moŜe przekroczyć 15% planowanych na dany rok budŜetowy dochodów jednostki samorządu terytorialnego. Wskaźnik zadłuŜenia obliczono w oparciu o dane z uchwały IV/19/07 z dnia 28 marca 2007 roku w sprawie uchwalenia budŜetu Gminy Kodrąb na 2007 rok. kwota przypadających do spłaty w 2007 roku rat poŜyczek i kredytów 565.000 zł, przewidywane wydatki na obsługę długu 45.000 zł, kwota planowanych dochodów 8.611.265 zł. Biorąc pod uwagę powyŜsze oraz treść art. 169 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych wskaźnik wyniósł w 2007 roku 7,08% planowanych na dany rok budŜetowy dochodów . Według art. 170 ust. 1 łączna kwota długu jednostki samorządu terytorialnego na koniec roku budŜetowego nie moŜe przekroczyć 60% wykonanych dochodów ogółem tej jednostki w tym roku budŜetowym. W trakcie roku budŜetowego łączna kwota długu jednostki samorządu terytorialnego na koniec kwartału nie moŜe przekraczać 60% planowanych w danym roku budŜetowym dochodów tej jednostki. Stan zobowiązań Gminy Kodrąb na dzień 31 grudnia 2007 roku (wg sprawozdania Rb Z) – 1.194.954,00 zł. Dochody wykonane ogółem w roku 2007(wg sprawozdania NDS) – 9.053.929,70 zł. Biorąc powyŜsze pod uwagę oraz treść art. 170 ust. 3 ustawy o finansach publicznych wskaźniki zadłuŜenia Gminy Kodrąb na dzień 31 grudnia 2007 roku wyniósł – 13,20% dochodów wykonanych ogółem w 2007 roku . Na dzień 30 czerwca 2008 roku wyŜej wymienione wskaźniki przedstawiały się następująco:
______13 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wskaźnik zadłuŜenia o którym mowa w art. 169 ustawy o finansach publicznych obliczono w oparciu o dane z uchwały nr XIII/75/08 z dnia 8 lutego 2008 w sprawie uchwalenia budŜetu Gminy Kodrąb na 2008 rok. kwota przypadających do spłaty w 2008 roku rat poŜyczek i kredytów 715.000 zł, przewidywane wydatki na obsługę długu 45.000 zł, kwota dochodów planowanych 9.522.532 zł. Biorąc pod uwagę powyŜsze oraz treść art. 169 ust. 3 pkt 1 ustawy o finansach publicznych wskaźnik wyniósł w 2008 roku 8% planowanych na dany rok budŜetowy dochodów . wskaźnik zadłuŜenia o którym mowa w art. 170 ust. 2 obliczono w oparciu o dane wynikające ze sprawozdania Rb Z i NDS na dzień 30 czerwca 2008 roku. Na koniec I półrocza stan zobowiązań Gminy Kodrąb wynosił 841.154 zł, a dochody planowane ogółem – 10.003.921,33 zł. Biorąc powyŜsze pod uwagę oraz treść art. 170 ust. 3 ustawy o finansach publicznych wskaźniki zadłuŜenia Gminy Kodrąb na dzień 30 czerwca 2008 roku wyniósł – 8,41% dochodów planowanych na koniec II kwartału 2008 roku .
Spłata zaciągniętych zobowiązań w szczególności z tytułu kredytów i poŜyczek Kontrolą w zakresie terminowości spłat rat kredytów i poŜyczek objęto: - poŜyczkę z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (umowa nr 239/OW/P/2004) zaciągniętą w dniu 22 listopada 2004 roku w wysokości 500.000 zł. Według harmonogramu spłat poŜyczka podlegała spłacie w okresie objętym kontrolą, tj. w 2007 roku, w następujących terminach i ratach: do dnia 31 marca 2007 roku, do dnia 30 czerwca 2007 roku, do dnia 30 września 2007 roku, do dnia 15 grudnia 2007 roku; w 2008 roku: do dnia 31 marca 2008 roku, do dnia 30 czerwca 2008 roku w kwocie po 40.000 zł. - poŜyczkę z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (umowa nr 141/OW/P/2006) zaciągniętą w dniu 20 października 2006 roku w wysokości 419.954,00 zł. Według załączonego harmonogramu spłat w okresie objętym kontrolą poŜyczka podlegała spłacie w 2008 roku: do dnia 31 marca 2008 roku, do dnia 30 czerwca 2008 roku w kwocie 35.000 zł.; - kredyt (umowa nr 310 11/2/I/19/2007) zaciągnięty dnia 30 lipca 2007 roku w Bank PKO BP SA w kwocie 200.000,00 zł. Według umowy kredyt podlega spłacie od dnia 31 stycznia 2008 roku, pierwsza rata w kwocie 15.200,00 zł a pozostałe 11 rat po 16.800 zł, płatne w ostatnim dniu kaŜdego miesiąca. Analiza terminów i kwot spłat poszczególnych rat wykazała, Ŝe rata poŜyczki w kwocie 40.000,00 zł z tytułu spłaty poŜyczki nr 239/OW/P2004 została zapłacona w dniu 3 czerwca 2008 roku. Aneksem z dnia 20 marca 2008 roku przesunięto termin zapłaty tej raty z dnia 30 marca 2008 roku na dzień 31 maja 2008 roku, w związku z tym, Ŝe w roku 2008 poŜyczka w wysokości 175.000,00 zł podlegała spłacie (kwota obejmowała by równieŜ opisywaną ratę). Dnia 31 maja 2008 roku poinformowano telefonicznie jednostkę o przyznaniu mniejszej kwoty umorzenia tj. 87.000,00 zł. W związku z tym dnia 3 czerwca 2008 roku jednostka wpłaciła zaległą ratę. WFOŚiGW nie naliczył odsetek za zwłokę.
______14 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
III. EWIDENCJA KSI ĘGOWA. SPRAWOZDAWCZO ŚĆ .
1. OPIS PRZYJ ĘTYCH ZASAD RACHUNKOWO ŚCI . ZABEZPIECZENIE DANYCH PRZETWARZANYCH W SYSTEMACH INFORMATYCZNYCH .
Zakładowy plan kont obowiązujący w okresie kontroli wprowadzony został jako załącznik nr 2 do zarządzenia nr 37/2006 Wójta Gminy Kodrąb z dnia 31 grudnia 2006 roku. Plan kont zawiera wykaz kont syntetycznych dla budŜetu gminy i dla Urzędu Gminy jako jednostki budŜetowej. W toku kontroli stwierdzono, Ŝe w planie kont zarówno dla budŜetu gminy jak i dla jednostki budŜetowej nie określono zasad klasyfikacji zdarzeń, zasad i formy prowadzenia ksiąg pomocniczych, ich powiązania z kontami księgi głównej oraz kont przeciwstawnych, co stanowi naruszenie art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a) ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 142, poz.1020). Powołane przepisy stanowią m.in., Ŝe jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej (art. 10 ustawy o rachunkowości); §12 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku stanowi natomiast, Ŝe podstawą prowadzenia rachunkowości moŜe być odpowiedni plan kont, uzupełniony co najmniej o wykaz kont ksiąg pomocniczych, które mają być prowadzone do poszczególnych kont syntetycznych. Zasady rachunkowości obowiązujące w kontrolowanej jednostce wprowadzone jako załącznik nr 1 do zarządzenia nr 37/2006 z dnia 31 grudnia 2006 roku, a zmienione zarządzeniem nr 35/2007 z dnia 31 grudnia 2007 roku (załącznik nr 1) zawierają w szczególności: 1) określenie roku obrotowego (1 stycznia 31 grudnia); 2) opis sposobu wyceny aktywów i pasywów i ustalenie wyniku finansowego w zakresie wyceny aktywów i pasywów zapisano, Ŝe rzeczowe składniki majątku obrotowego wycenia się na dzień bilansowy według ich wartości wynikających z ewidencji: środki trwałe (budynki, budowle, maszyny, środki transportu) przeprowadza się inwentaryzację nie rzadziej, niŜ co 4 lata; wyposaŜenie (meble, sprzęt róŜny) nie rzadziej, niŜ co 4 lata; środki pienięŜne i druki ścisłego zarachowania na ostatni dzień roku obrotowego. Z powyŜszego opisu wynika, Ŝe zarówno w 2007 jak i w 2008 roku odniesiono się jedynie do informacji dotyczącej wyceny składników majątkowych stanowiących wyposaŜenie jednostek organizacyjnych oraz majątku gminy na okoliczność rozliczenia inwentaryzacji majątku. Nie opisano natomiast zasad wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego w sposób odpowiadający wymogom Rozdziału 4. Wycena aktywów i pasywów oraz ustalenie wyniku finansowego ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, określony m.in. w art. 28, 31, 32, 33, a dotyczący m.in. zasad wyceny środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, środków trwałych w budowie, naleŜności i zobowiązań. W zakresie ustalenia wyniku finansowego zapisano jedynie, iŜ ustalany
______15 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
jest na koncie 860 poprzez przeksięgowanie pod data 31 grudnia kont zespołu 4 – koszty i zespołu 7 przychody i koszty ich uzyskania; 3) wykaz ksiąg rachunkowych – zapisano, Ŝe księgi rachunkowe jednostki prowadzone są za pomocą komputera. Do 31 grudnia 2007 roku jednostka prowadziła ewidencję księgową (od 30 października 2000 roku) w systemie YUMA FK, obejmującym programy: Finansowo – Księgowy; Płace; Kadry. Od 1 stycznia 2008 roku księgi rachunkowe prowadzone są systemem PROINFO; powyŜszy zapis nie odpowiada wymogom ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości w zakresie wskazania urządzeń księgowych prowadzonych w jednostce i tworzących księgi rachunkowe; wymagań w powyŜszym zakresie nie spełnia równieŜ opis funkcjonowania komputerowego systemu księgowości budŜetowej i planowania stanowiący załącznik do zarządzenia Wójta Gminy nr 35/07 z dnia 31 grudnia 2007 roku. 4) zasady powiązania ksiąg – zapisano, Ŝe księgi pomocnicze prowadzone do poszczególnych kont syntetycznych, a mianowicie do konta 011, 013, 020, 201 i 851 stanowią analitykę i muszą być zgodne z saldami syntetycznymi kont, do których są prowadzone. PowyŜszy opis nie wyczerpuje w pełni zasad powiązania ksiąg rachunkowych, określonych w ustawie o rachunkowości, a w szczególności w zakresie powiązania zapisów dziennika i zapisami w księdze głównej (na poszczególnych kontach syntetycznych); powiązania zapisów księgi głównej z kontami ksiąg pomocniczych, uzgadniania obrotów i sald dziennika, księgi głównej i ksiąg pomocniczych. Od 1 stycznia 2008 roku obowiązuje zakładowy plan kont wprowadzony zarządzeniem nr 35/2007 Wójta Gminy Kodrąb z dnia 31 grudnia 2007 roku. Dokumentacja opisująca zasady rachunkowości nie spełnia wymagań wynikających z art. 10 ust.1 pkt 3 lit. a, b i c) ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. Stwierdzono, Ŝe zakładowy plan kont zarówno dla budŜetu Gminy jak i dla Urzędu Gminy, jako jednostki budŜetowej nie zawiera informacji w zakresie klasyfikacji zdarzeń na poszczególnych kontach księgowych, zasad i formy prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Poza tym, dokumentacja nie zawiera wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań i ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych oraz opisu systemu przetwarzania danych. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów – wprowadzona zarządzeniem nr 36/2006 Wójta Gminy Kodrąb z dnia 31 grudnia 2006 roku. Instrukcja zawiera ogólne zasady wystawiania i kontroli dokumentów finansowo księgowych (w tym dotyczące kontroli merytorycznej i formalno rachunkowej), zasady obiegu faktur i rachunków, gospodarki dokumentami finansowo księgowymi będącymi drukami ścisłego zarachowania, zasady obiegu i ewidencji umów oraz zgłaszania do ubezpieczeń umów zlecenia i umów o dzieło; archiwizacji oraz odpowiedzialności pracowników. W przedmiotowej instrukcji poza fakturami/rachunkami nie wskazano dokumentów podlegających ewidencji księgowej oraz zasad ich obiegu i kontroli.
2. URZ ĄDZENIA KSI ĘGOWE
Do 31 grudnia 2007 roku jednostka prowadziła ewidencję księgową (od października 2000 roku) w systemie YUMA FK, obejmującym programy: Finansowo – Księgowy; Płace; Kadry. Od 1 stycznia 2008 roku księgowość budŜetowa prowadzona jest systemem PROINFO w programie księgowość budŜetowa i planowanie opracowanym przez INFO SYSTEM s.c. Roman i Tadeusz Groszek z Legionowa. W toku kontroli
______16 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
ustalono, Ŝe program zakupiony został przez kontrolowaną jednostkę na podstawie umowy z dnia 3 marca 2008 roku, natomiast instalacja programu nastąpiła w dniu 1 kwietnia 2008 roku. Stwierdzono, Ŝe w kontrolowanej jednostce urządzenia księgowe prowadzone są w postaci: dziennika, księgi głównej, ksiąg pomocniczych, zestawienia obrotów i sald. Kontrola wykazała, Ŝe ewidencja księgowa Urzędu Gminy prowadzona jest wspólnie z ewidencją księgową jednostki organizacyjnej, tj. Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kodrębie, co stanowi naruszenie art. 4 ust. 1, 2 i 3 w związku z art. 3 ust.1 pkt 1 ustawy o rachunkowości . Z przytoczonych przepisów wynika obowiązek prowadzenia przez jednostki organizacyjne odrębnych ksiąg rachunkowych celem zapewnienia ujmowania w tych księgach wyłącznie zdarzeń związanych z danymi jednostkami, a w konsekwencji rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego kaŜdej z nich, a takŜe w celu umoŜliwienia sporządzenia obowiązujących te jednostki sprawozdań finansowych. Wskazać naleŜy ponadto, Ŝe odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości ponoszą kierownicy jednostek organizacyjnych, stosownie do art.4 ust.5 ustawy o rachunkowości. Na podstawie zapisów w dzienniku roboczym przedstawionym do kontroli stwierdzono, Ŝe urządzenie to nie zawierało danych takich jak liczba dziennika, oznaczenia pozycji księgowej poszczególnych zapisów księgowych. Ponadto stwierdzono, Ŝe do dnia kontroli nie dokonywano zamknięcia poszczególnych okresów sprawozdawczych, tj. na koniec kaŜdego miesiąca. W związku z tym, Ŝe zapisy księgowe dokonywane są równocześnie w dzienniku i na kontach syntetycznych księgi głównej, równieŜ na koniec poszczególnych okresów sprawozdawczych (określonych w ustawie o rachunkowości) nie sporządzano zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. W czasie trwania czynności kontrolnych Skarbnik Gminy Ewa Ziemnica dokonała zamknięcia poszczególnych okresów sprawozdawczych w w/w urządzeniach księgowych. PowyŜsze działanie Skarbnik Gminy wyjaśniła tym, iŜ w roku 2008 nastąpiło wdroŜenie nowego systemu finansowo – księgowego; pracownicy obsługujący program są na etapie poznawania programu pod względem wprowadzania dokumentów księgowych, sporządzania róŜnego rodzaju wydruków i zestawień. Przedstawiciel Firmy PROINFO, odpowiedzialny za prawidłowe wdroŜenie systemu w Urzędzie Gminy zalecił, aby nie zatwierdzano na stałe poszczególnych miesięcy, poniewaŜ niektóre operacje w systemie są nieodwracalne i na etapie wdroŜenia, wszelkiego rodzaju zatwierdzenia na stałe miało się odbywać w obecności osoby wdraŜającej. Wyjaśnienie powyŜsze nie znajduje uzasadnienia w świetle przepisów ustawy o rachunkowości; ustawodawca jasno określił zasady rachunkowości, obowiązujące jednostkę w kaŜdej sytuacji, bez względu na trudności techniczne, czy teŜ kadrowe. Zmiana systemu prowadzenia ksiąg rachunkowych nie zwalnia Ŝadnego podmiotu z obowiązku przestrzegania prawa w zakresie prowadzenia rachunkowości. Analiza zapisów księgowych dziennika po zamknięciu poszczególnych miesięcy wykazała, Ŝe dowody księgowe ujmowane są w podziale na poszczególne ich rodzaje, np. wyciągi bankowe, raporty kasowe, polecenia księgowania, faktury, którym numer pozycji księgowej nadawany jest odrębnie w ramach danego rodzaju dowodu księgowego. W toku kontroli stwierdzono brak chronologii zapisów (w szczególności w I kwartale 2008 roku) w przypadku dowodów polecenie księgowania , i tak np. polecenie księgowania zapisane pod datą 2 stycznia 2008 roku nadany ma numer pozycji księgowej 99, pod datą 3 stycznia 2008 roku – nr pozycji księgowej 204, pod datą 11 stycznia 2008 roku
______17 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
polecenie księgowania ujęto pod pozycją księgową 205, pod datą 31 stycznia 2008 roku zaewidencjonowano polecenie księgowania, któremu przypisana została pozycja księgowa nr 4, pod datą 22 luty 2008 roku polecenie księgowania ma nadany numer pozycji księgowej nr 72, pod datą 29 luty 2008 roku ujęto polecenie księgowania, któremu nadany został numer pozycji księgowej – 3, a kolejne polecenie ujęte pod tą samą datą oznaczone jest numerem 5. Z wyjaśnienia Skarbnika Gminy w powyŜszym zakresie wynika, Ŝe sytuacja ta spowodowana została tym, iŜ instalacja nowego programu księgowego nastąpiła z dniem 1 kwietnia 2008 roku i ze względu na kwartalny okres sprawozdawczy zachodziła konieczność szybkiego wprowadzenia do ewidencji księgowej wszystkich dowodów księgowych potwierdzających operacje gospodarcze przeprowadzone w I kwartale 2008 roku. Okoliczności takie jak krótki okres czasu na wprowadzenie wszystkich dowodów i pośpiech przy wykonywaniu tych czynności spowodowały, Ŝe dowody te nie zostały ujęte w ewidencji księgowej chronologicznie. Przedstawiony wyŜej sposób prowadzenia ewidencji księgowej narusza przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, a w szczególności art. 12 ust.1 pkt 2 ustawy, który stanowi, Ŝe księgi rachunkowe otwiera się na początek kaŜdego następnego roku obrotowego – najpóźniej w ciągu 15 dni; art. 14 ust.1, 2 i 3 stanowi natomiast, Ŝe dziennik zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Bez względu na technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych dziennik powinien umoŜliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej; zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umoŜliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi; przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy uŜyciu komputera zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a takŜe dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu. Ponadto naruszono art. 18 ustawy, zgodnie z którym, na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec kaŜdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niŜ na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald, zawierające symbole lub nazwy kont, salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego, sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego. Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia dzienników częściowych. Kontrolą objęto zapisy dowodów księgowych w miesiącu marcu 2008 roku ujętych w poniŜszych tabelach: tabela I poz. księgowa 13/1 20 , liczba dziennika od 2588 – 2607 (20 zapisów) zapisy dotyczące operacji kasowych zawartych w raporcie kasowym nr 18/2008 za okres 20 27 marca 2008 roku (oznaczonym numerem 164/08):
Lp . rodzaj dowodu księgowego/ kwota data wpływu data zapłaty/ data dowodu księgowego/ dekretacja liczba dziennika 1. lista wypłaty diet dla radnych z 390,00 Brak 20.03.2008 20 marca 2008r.; 13/1 2 400/101
2. lista wypłaty diet dla radnych z 390,00 Brak 21.03.2008 21 marca 2008; 13/3 4 400/101
______18 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
3. faktura nr 221/08/01 z 25.01.08 44,99 Brak 21.03.2008 13/5 6 400/101
4. faktura nr 70121/07/08 z 59,17 Brak 21.03.2008 31.01.08; 13/7 8 400/101
5. faktura nr 79/2008/MB z 288,02 Brak 21.03.2008 18.03.08; 13/9 10 400/101
6. faktura nr 29/2008 z 27.02.08; 16,00 Brak 21.03.2008 13/11 12 400/101
7. faktura 00070/08 z 27.02.08; 32,42 Brak 21.03.2008 13/13 14 400/101
8. faktura 70034/07/08 z 61,00 Brak 21.03.2008 10.01.08; 13/15 16 400/101
9. faktura 124/08/TB z 10.01.08; 108,02 Brak 21.03.2008 13/17 18 400/101
10. faktura 60/08/1 z 22.01.08; 46,81 Brak 21.03.2008 13/19 20 400/101 tabela II wyciąg bankowy nr 57/2008 z dnia 21 marca 2008 roku – poz. księgowa 63/1 118 , liczba dziennika 2724 – 2840; kontrolą objęto zapisy księgowe ujęte pod poz. księgową 63/1 20 (liczba dziennika 2724 2743) Lp . rodzaj dowodu księgowego/ kwota data wpływu/ dekretacja/ data zapłaty/ data dowodu księgowego/ termin poz. księgowa dekretacja liczba dziennika płatności
1. faktura nr 138/08 z 4.03.08; 319,64 5.03.2008/ nie objęto 21.03.2008 2724 2725 18.03.2008 ewidencją kont 400/130 rozr. (201) 63/1 2 2. rachunek (bez numeru) z 35,00 12.03.2008 63/3 4 21.03.2008 10.03.08; 2726 2727 400/130
3. faktura 240/2008 z 29.02.08; 275,00 13.03.2008/ 63/5 6 21.03.2008 2728 2729 21dni od 400/130 wystawienia f ry 4. faktura FS 847/08/U7B z 15,00 brak/ 27.03.08 63/7 8 21.03.2008 13.03.08; 2730 2731 400/130
5. faktura 688/RP/2008 z 7.03.08; 732,00 11.03.2008/ 63/9 10 21.03.2008 2732 2733 14.03.2008 400/130
6. faktura 03/03/2008/BIP z 1.024,80 3.03.2008/ 63/11 12 21.03.2008 1.03.08; 2734 2735 11.03.2008 400/130
7. faktura 115/2008 z 13.03.08; 54,90 14.03.2008/ 63/13 14 21.03.2008 2736 2737 7 dni 400/130
8. faktura 850052; (data 1.226,10 17.03.2008/ 63/15 17 21.03.2008 nieczytelna); 2738 2740 28.03.2008 400/130
9. 0309/08/FVS z 7.03.08; 2739 2.051,38 brak/ 63/18 19 21.03.2008 2741 2742 14.03.2008 400/130
10. FA/000204/2008 z 22.02.08; 132,50 brak/ 63/20 21 21.03.2008 2743 2744 7.03.2008 400/130
______19 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
tabela III pozycja księgowa 2 obejmująca faktury zapisane pod poz. od 1 22; liczba dziennika 3062 3083; dwie faktury oznaczono numerem 179/08, a wszystkie pozostałe numerem 213/08 i zapisano pod datą 31 marca 2008 roku; zaksięgowano na kotach Wn 400/Ma 201. Kontrolą objęto zapisy księgowe ujęte pod poz. księgową 2/1 22 Lp . rodzaj dowodu księgowego/ kwota data wpływu/ dekretacja/ data zapłaty/ data dowodu księgowego/ termin poz. księgowa dekretacja liczba dziennika płatności 1. faktura nr 14/08/RG z 27.03.08; 5.472,00 brak/ 400/201; 2/1 28.03.2008 3062 10.04.2008 201/130
2. faktura 15/08/RG z 27.03.08; 5.516,00 brak/ 400/201; 2/2 15.04.08 3063 3.04.2008 201/130
3. faktura 177,40 brak/ 400/201; 2/3 15.04.08 50000031/00077/547/00077/54 21.04.2008 201/130 7 z 10.04.2008 ; 3064
4. faktura 50000031/00023/547; nr 2.181,26 11.04.2008/ 400/201; 2/4 15.04.2008 50000031/00024/547; nr 21.04.2008 201/130 50000031/00025/547; nr 50000031/00068/547 z 10.04.2008 ; 3065 5. faktura nr 99905431/431/48/48 189,59 10.04.2008/ 400/201; 2/5 15.04.2008 R z 31.03 2008; 3066 21.04.2008 201/130
6. nota księgowa 26 z 3.04.2008 ; 19,60 7.04.2008/ 400/201;2/6 15.04.2008 3067 201/130
7. faktura nr 142/08/01 z 251,81 brak/ 400/201; 2/7 15.04.2008 26.02.2008; 3068 11.03.2008 201/130
8. faktura 13/2008 z 9.04.2008 ; 6.497,66 brak/ 400/201; 2/8 15.04.2008; 3069; 23.04.2008 201/130
9. faktura FV 706 2.086,75 10.04.2008/ 400/201; 2/9 15.04.2008 POE04/102P/03/08 z 31.03.2008 21.04.2008 201/130 3070 10. faktura 0982/08/FVS z 119,26 10.04.2008/ 400/201; 2/10 15.04.2008 9.04.2008 3071 23.04.2008 201/130
11. faktura 223/08 z 9.04.2008 ; 2.580,58 10.04.2008/ 400/201; 2/11 15.04.2009 3072 23.04.2008 201/130
12. zestawienie zbiorcze faktur 546 z 761,36 9.04.2008/ 400/201; 15.04.2008 7.04.2008 ; 3073 17.04.2008 2/12 201/130 13. faktura 08030267668110 z 448,55 31.03.2008/ 400/201; 2/13 15.04.2008 23.03.2008; 3074 7.04.2008 201/130
14. faktura 50000134/00005/237 z 505,78 28.03.2008/ 400/201; 15.04.2008 27.02.2008; 3075 7.04.2008 2/14 201/130
15. zestawienie zbiorcze faktur nr 2.162,95 28.03.2008/ 400/201; 15.04.2008 544 z 27.03.2008; 3076 7.04.2008 2/15 201/130 16 zestawienie zbiorcze faktur nr 1.564,45 2.04.2008/ 400/201; 2/16 15.04.2008 545 z 31.03.2008; 3077 10.04.2008 201/130
17. faktura 50000914/00001/27 z 72,08 2.04.2008/ 400/201; 2/17 15.04.2008 31.03.2008; 3078 10.04.2008 201/130
18. faktura 1564/2008 z 2.04.2008 ; 165,01 brak/ 400/201; 2/18 15.04.2008 3079 9.04.2008 201/130
19. faktura 200/08 z 31 marca 2008; 4.984,05 1.04.2008/ 400/201; 2/19 15.04.2008 3080 14.04.2008 201/130
______20 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
20. faktura V/341/2009/07 z 130,00 2.04.2008/ 400/201; 2/20 15.04.2008 1.04.2008 ; 3081 15.04.2008 201/130
21. faktura 200/08 z 2.04.2008; 286,70 brak/ 400/201; 2/21 15.04.2008 3082 16.04.2008 201/130
22. faktura 170/08 z 7.04.2008 ; 180,00 brak/ 400/201; 2/22 15.04.2008 3083 9.04.2008 201/400 tabela IV pozycja księgowa 69, pod którą ujęto wyciąg bankowy nr 63/2008 z dnia 31 marca 2008 roku – obejmujący zapisy księgowe od 1 96, liczba dziennika 3091 – 3186; wyciąg bankowy wraz z załączonymi dowodami oznaczony nr 182/08; kontrolą objęto zapisy księgowe ujęte pod poz. księgową 69/52 76 (liczba dziennika 2724 2743) Lp . rodzaj i nr dowodu kwota data dekretacja/ data zapłaty/ księgowego/ data dowodu wpływu/ poz. księgowa dekretacja księgowego/ liczba termin dziennika płatności
1. faktura FV/29/2008 z 1.120,00 20.03.2008/ nie ujęto na 31.03.2008 20.03.2008; 3142 3143 3.04.2008 kontach 400/130 69/52 rozrachunkowyc 53 h
2. faktura FV/31/2008 z 340,00 20. 3.2008/ nie ujęto na 31.03.2008 20.02.2008; 3144 3145 3.04.2008 kontach 400/130 69/54 rozrachunkowyc 55 h
3. faktura nr 00209/08 z 150,00 brak/ nie ujęto na 31.03.2008 18.03.2008; 3146 3147 25.03.2008 kontach 400/130 rozrachunkowyc 69/56 57 h
4. faktura R/213/08 z 95,20 brak/ nie ujęto na 31.03.2008 13.03.2008; 3148 3149 20.03.2008 kontach 400/130 69/58 rozrachunkowyc 59 h
5. faktura 809,47 7.03.2008/ nie ujęto na 31.03.2008 00005/02/2008/DG/1032 z 14.03.2008 kontach 400/130 60/60 28.02.2008; 3150 3151 rozrachunkowyc 61 h 6. faktura 193/08/01 z 820,40 brak/ nie ujęto na 31.03.2008 14.03.2008; 3152 3153 21.03.2008 kontach 400/130 69/62 rozrachunkowyc 63 h 7. faktura 40/2008 z 1.061,40 brak/ 14 dni nie ujęto na 31.03.2008 13.03.2008; 3154 3155 kontach 400/130 69/64 rozrachunkowyc 65 h
8. faktura 165 z 12.03.2008; 2.605,67 13.03.2008/ nie ujęto na 31.03.2008 3156 3157 26.03.2008 kontach 400/130 69/66 rozrachunkowyc 67 h
9. faktura FV 5.919,75 11.03.2008/ nie ujęto na 31.03.2008 354/POE04/102P/02/08 z 21.03.2008 kontach 400/130 29.02.2008; 3158 3159 rozrachunkowyc 69/68 69 h 10 faktura 117/AO/P z 7.03.2008; 1.444,00 10.03.2008/ nie ujęto na 31.03.2008 3160 3161 30 dni kontach 400/130/69/707
______21 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
rozrachunkowyc 1 h
11. faktura 519839270308 z 192,76 20.03.2008/ nie ujęto na 31.03.2008 13.03.2008; 3162 3163 27.03.2008 kontach 400/130/ rozrachunkowyc 69/70 72 h 12. faktura 8/03/08 z 6.03.2008; 2.700,00 10.03.2008/ nie ujęto na 31.03.2008 3165 3166 20.03.2008 kontach 400/130 rozrachunkowyc 69/74 75 h W toku kontroli stwierdzono, Ŝe w/w zapisy księgowe nie spełniają wymagań określonych w art. 23 ust. 2 pkt 2 i 4 ustawy o rachunkowości, który stanowi, Ŝe zapis księgowy powinien zawierać co najmniej określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeŜeli róŜni się ona od daty dokonania operacji oraz kwotę i datę zapisu; kontrola wykazała, Ŝe zapisy dotyczące operacji gospodarczych objętych zarówno raportem kasowym jak i wyciągiem bankowym nie zawierają powyŜszych informacji. Na podstawie poszczególnych pozycji dziennika składających się na zapis księgowy ustalono, Ŝe zawiera on 3 krotne wskazanie daty, która określa: datę dokumentu, datę sprawdzenia i datę zdarzenia gospodarczego. Kontrola wykazała, Ŝe w zapisach księgowych we wszystkich tych pozycjach zapisana jest ta sama data, która w przypadku wyciągów bankowych lub raportów kasowych odpowiada dacie sporządzenia tych dokumentów, natomiast w przypadku faktur – ujmowane są one pod jedną pozycją księgową i datą. Ponadto kontrola dokumentów księgowych zawartych w tabelach I IV wykazała nieprawidłowości wynikające z nieprzestrzegania procedur kontroli finansowej, a mianowicie: • brak podpisu osoby potwierdzającej dokumenty pod względem stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych; • wszystkie dowody księgowe zatwierdzone zostały do zapłaty przez Skarbnika Gminy Ewę Ziemnicę, co narusza przepis art. 58 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, który stanowi, iŜ dyspozycja środkami pienięŜnymi gminy jest oddzielona od kasowego jej wykonania; • brak podpisu Skarbnika Gminy w zakresie dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz dokonywania wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych, co stanowi naruszenie przepisu art.45 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych, zgodnie z którym, dowodem dokonania przez głównego księgowego wstępnej kontroli, o której mowa w ust. 1 pkt 3 i 4, jest jego podpis złoŜony na dokumentach dotyczących danej operacji. ZłoŜenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo, oznacza, Ŝe nie zgłasza zastrzeŜeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem; nie zgłasza zastrzeŜeń do kompletności oraz formalno rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów, dotyczących tej operacji oraz Ŝe zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki; • nie przestrzegano terminów płatności w przypadku zapłaty faktur opisanych powyŜej w tabeli II pkt 1, 5, 6, 9 i 10; w tabeli III pkt 2, 7, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 22 oraz w tabeli IV pkt 3, 4, 5, 6, 8, 10, 11 i 12, co wskazuje na nieprzestrzeganie uregulowań wewnętrznych kontrolowanej jednostki, tj. instrukcji obiegu i kontroli dokumentów, gdzie w rozdziale 1 pkt 3 – zasady obiegu faktur i rachunków, ppkt 3.9 zapisano, iŜ termin ostatecznego rozliczenia faktur winien być zgodny z zawartą umową lub datą zapłaty zawartą na fakturze;
______22 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
• wszystkie dowody księgowe ujęte pod danym wyciągiem bankowym opatrzone zostały tym samym numerem (innym niŜ numer pozycji księgowej dziennika, pod którym ujęto wyciąg bankowy lub raport kasowy), co uniemoŜliwia identyfikację poszczególnych dowodów księgowych i skuteczne ich powiązanie z odpowiednimi zapisami księgowymi ujętymi zarówno w dzienniku jak i na kontach księgowych; działanie takie narusza zasady rachunkowości określone w art. 24 ust. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, a zwłaszcza pkt 1, który stanowi, Ŝe ksi ęgi rachunkowe uznaje si ę za sprawdza lne, jeŜeli umoŜliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych; • kontrola wykazała, Ŝe pod datą 31 marca 2008 roku pod pozycją księgową 2 – faktury, ujęto dowody księgowe (tabela nr III pkt 3, 4, 6, 8, 10, 11, 12, 18, 20, 21 i 22), które wystawione były przez kontrahentów w miesiącu kwietniu 2008. Działanie to narusza zasady rachunkowości określone w szczególności w art. 20 ust.1 ustawy z dnia 29 stycznia 1994 roku o rachunkowości, który stanowi, Ŝe do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego naleŜy wprowadzić, w postaci zapisu, kaŜde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym oraz w art. 24 ust.1 3 ustawy, który stanowi, Ŝe księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieŜąco. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeŜeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty, a uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeŜeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych. Stwierdzone nieprawidłowości zarówno w odniesieniu do zapisów księgowych jak równieŜ do poszczególnych dowodów księgowych na podstawie których dokonywano zapisów w urządzeniach księgowych wskazuje na brak nadzoru Skarbnika Gminy nad wykonywaniem obowiązków słuŜbowych pracowników Referatu Finansowego. Test dotyczący ewidencji księgowej stanowi załącznik nr 2 do protokołu kontroli. Konto 130 – rachunek bieŜący jednostki W zakresie prawidłowości dokumentowania obrotu bezgotówkowego oraz zachowania ciągłości sald na rachunku bankowym kontrolą objęto: 1. WB 87 z 4 maja 2007 roku – saldo początkowe 36.058,06 zł; saldo końcowe 37.069,54 zł; obroty Wn – ( ) 6,17 zł – wydatki; obroty Ma 1.017,65 zł (dochody); 2. WB 107 z dnia 31 maja 2007 roku – saldo początkowe 25.603,78 zł; saldo końcowe 12.525,02 zł; obroty Wn – 19.733,37 zł – rozchody; obroty Ma – 6.654,61 zł – przychody udokumentowane; 3. WB 108 z dnia 1 czerwca 2007 roku – saldo początkowe 12.525,02 zł; saldo końcowe 16.308,29 zł; obroty Wn – 9,00 zł – rozchody; obroty Ma – 3.792,27 zł – przychody udokumentowane; 4. WB 128 z dnia 30 czerwca 2007 roku – saldo początkowe 3.156,59 zł; saldo końcowe – 3.158,35 zł; obroty Ma 1,76 zł przychody – udokumentowane; 5. WB 129 z dnia 2 lipca 2007 roku – saldo początkowe 3.158,35 zł; saldo końcowe 12.285,70 zł; obroty Wn – 3,00 zł – rozchody; obroty Ma – 9.130,35 zł – przychody udokumentowane; 6. WB 149 z dnia 30 lipca 2007 roku – saldo początkowe 12.525,02 zł; saldo końcowe 27.857,47 zł; obroty Wn – 12.270,22 zł – rozchody; obroty Ma – 33.200,00 zł – przychody udokumentowane;
______23 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
7. WB 258 z dnia 31 grudnia 2007 roku – saldo początkowe 37.775,68 zł; saldo końcowe „0” zł; obroty Wn – 74.095,14 zł – rozchody; obroty Ma – 36.319,46 zł – przychody udokumentowane; 8. WB 1/2008 z dnia 2 stycznia 2008 roku – saldo początkowe „0” zł; saldo końcowe 6.677,63 zł; obroty Wn – 5.014,17 zł – rozchody udokumentowane; obroty Ma – 11.691,80 zł – przychody udokumentowane; 9. WB 20/2008 z dnia 31 stycznia 2008 roku – saldo początkowe – 28.723,83 zł; saldo końcowe 27.214,74 zł; obroty Wn – 7.694,60 zł – rozchody; obroty Ma – 6.185,51 zł – przychody udokumentowane; 10. WB 21/2008 z dnia 1 lutego 2008 roku – saldo początkowe 27.214,74 zł; saldo końcowe 24.206,80 zł; obroty Wn – 3.270,13 zł – rozchody udokumentowane; obroty Ma – 262,19 zł – przychody udokumentowane; 11. WB 41/2008 z dnia 29 lutego 2008 roku – saldo początkowe 49..668,03 zł; saldo końcowe 56.847,57 zł; obroty Wn – 1.369,20 zł – rozchody udokumentowane; obroty Ma – 8.548,74 zł – przychody udokumentowane. Kontrolą objęto ponadto prawidłowość ewidencjonowania operacji finansowych związanych z poniŜej wymienionymi zdarzeniami: wpływ w grudniu subwencji oświatowej na styczeń 2008 roku operację ujęto na kontach księgi głównej budŜetu w sposób następujący: księgowanie w roku 2007 wpływ subwencji konto Wn 133 rachunek budŜetu i Ma 909 rozliczenia międzyokresowe – WB 211/2007 z dnia 21 grudnia 2007 roku, poz. ks. 716/07; przeksięgowanie subwencji w styczniu 2008 roku konto Wn 909 rozliczenia międzyokresowe i konto Ma 224 6 – rachunki budŜetu (polecenie księgowania nr 57 z dnia 1 stycznia 2008 roku) oraz Wn 224 6/Ma 901 (polecenie księgowania nr 58 z dnia 31 marca 2008 roku); spłata odsetek od poŜyczki kontrolą objęto prawidłowość księgowania odsetek spłacanych od zaciągniętych poŜyczek po zakończeniu realizacji zadań inwestycyjnych: umowa poŜyczki nr 239/OW/P/2004 z dnia 22.11.2004 roku – spłata w 2007 roku 739,73 zł operację ujęto na kontach Wn 750/Ma 130 (9 maja 2007 roku); 641,10 zł zaksięgowano na kontach Wn 750/Ma 130 (8 lipca 2007 roku) ; 530,14 zł – konto Wn 750/Ma 130 (9 października 2007 roku; 2008 rok – umowa poŜyczki nr 141/OW/P/2006 z dnia 20 października 2006 roku – spłata w dniu 8 kwietnia 2008 roku 632,80 zł zaksięgowano na kontach Wn 750/Ma 130; spłata w dniu 8 maja 2008 roku – 653,89 zł – ujęto na kontach Wn 750/Ma 130; spłata w dniu 3 czerwca 2008 roku 632,80 zł ujęto na kontach Wn 750/Ma 130; zapłata faktury za roboty związane z realizacją inwestycji kontrolę prawidłowości ewidencjonowania wydatków budŜetowych tytułem rozliczenia z wykonawcami za realizację zadań inwestycyjnych przeprowadzono na podstawie wymienionych faktur: 1) faktura VAT 14/2007 z dnia 29 czerwca 2007 roku na kwotę 199.963,29 zł za wykonanie sieci kanalizacji sanitarnej w Kodrębie – etap III; termin płatności zgodnie z umową; zapłacono przelewem w dniu 7 sierpnia 2007 roku, poz. ks.403/07; zgodnie z opisem na fakturze zaksięgowano na kontach Wn 080/Ma 130 i Wn 810 030/Ma 800; 2) faktura VAT 41/07/RG z dnia 26 września 2007 roku na kwotę – 4.716,00 zł za wykonanie sieci wodociągowej w Kodrębie; termin płatności 10 października 2007roku; zapłacono przelewem w dniu 28 września 2007 roku, poz. ks.514/07;
______24 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zgodnie z opisem na fakturze zaksięgowano na kontach Wn 080/Ma 130 i Wn 810 30/Ma 800; 3) faktura VAT 35/2008 z dnia 20 maja 2008 roku na kwotę – 102.570,87 zł za wykonanie przebudowy drogi w miejscowości Rzejowice i Borki; termin płatności 16 czerwca 2008 roku; zapłacono przelewem w dniu 2 czerwca 2008 roku, poz. ks.317/08; zgodnie z opisem na fakturze zaksięgowano na kontach Wn 201/Ma 130 i Wn 810 1/Ma 800.
3. SPRAWOZDAWCZO ŚĆ I BILANS JEDNOSTKI . ZGODNO ŚĆ DANYCH WYKAZYWANYCH W SPRAWOZDANIACH BUD śETOWYCH Z EWIDENCJ Ą KSI ĘGOW Ą
Sprawozdanie Rb 27S i Rb PDP na dzień 31 grudnia 2007 roku i 30 czerwca 2008 roku W sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budŜetowych Rb 27S oraz w sprawozdaniu z wykonania podstawowych dochodów podatkowych Rb PDP za 2007 oraz I półrocze 2008 roku wykazano następujące dane: 31 grudnia 2007 roku Skutki decyzji wydanych przez Skutki organ podatkowy na podstawie Skutki udzielonych ulg ustawy Ordynacja podatkowa obni Ŝenia i zwolnie ń Wykonanie obliczone za okres górnych stawek obliczone za Wyszczególnienie sprawozdawczy podatków okres Rozło Ŝenia na obliczone za sprawozdawczy Umorzenie raty, okres (bez ulg i zaległo ści odroczenie sprawozdawczy zwolnie ń podatkowych terminu ustawowych) płatno ści Podatek od nieruchomo ści 231.801,00 59.088,00 22.210,00 0,00 0,00 od osób prawnych 86.391,10 8.664,00 Podatek rolny od osób 2.504,00 0,00 0,00 0,00 0,00 prawnych
Podatek le śny od osób 7.871,00 0,00 0,00 0,00 0,00 prawnych Podatek od środków 45.381,00 52.409,30 4.268,60 0,00 0,00 transportowych od osób 56.677,90 5.500,00 6.578,00 prawnych Podatek od nieruchomo ści 91.124,97 115.574,00 0,00 1.610,50 0,00 od osób fizycznych 9.927,12 Podatek rolny od osób 257.736,24 0,00 0,00 3.726,30 0,00 fizycznych Podatek le śny od osób 12.759,84 0,00 0,00 0,00 0,00 fizycznych 87,00 Podatek od środków 157.192,30 190.100,49 0,00 0,00 0,00 transportowych od osób 353,00 3.089,34 fizycznych Razem 806.370,35 417.171,79 26.478,60 5.336,80 0,00 Kursywą wskazano poprawne dane podlegające ujęciu w sprawozdaniu.
______25 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
30 czerwca 2008 roku Skutki decyzji wydanych przez Skutki organ podatkowy na podstawie Skutki udzielonych ulg ustawy Ordynacja podatkowa obni Ŝenia i zwolnie ń Wykonanie obliczone za okres górnych stawek obliczone za Wyszczególnienie sprawozdawczy podatków okres Rozło Ŝenia na obliczone za sprawozdawczy Umorzenie raty, okres (bez ulg i zaległo ści odroczenie sprawozdawczy zwolnie ń podatkowych terminu ustawowych) płatno ści Podatek od nieruchomo ści 99.404,34 23.547,44 13.213,00 0,00 0,00 od osób prawnych 36.121,98 Podatek rolny od osób 2.033,00 0,00 0,00 0,00 0,00 prawnych 346,74 Podatek le śny od osób 4.242,00 0,00 0,00 0,00 0,00 prawnych Podatek od środków 4.527,00 7.792,62 1.627,44 0,00 0,00 transportowych od osób 9.420,06 2.366,00 3.495,00 prawnych Podatek od nieruchomo ści 55.326,20 61.271,10 0,00 0,00 0,00 od osób fizycznych 5.689,02 155,00 Podatek rolny od osób 190.041,16 0,00 0,00 2.623,00 0,00 fizycznych 43.780,92 2.431,00 248,00 Podatek le śny od osób 10.965,70 0,00 0,00 0,00 0,00 fizycznych 37,00 3,00 Podatek od środków 90.710,67 87.984,49 0,00 0,00 0,00 transportowych od osób 30.206,53 fizycznych Razem 457.250,07 180.595,65 14.840,44 2.623,00 0,00 Kursywą wskazano poprawne dane podlegające ujęciu w sprawozdaniu. W zakresie prawidłowości danych wykazanych w sprawozdaniu Rb 27S z wykonania planu dochodów budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego na dzień 31 grudnia 2007 roku stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1) w kolumnie 12 – Skutki obniŜenia górnych stawek podatków obliczone za okres sprawozdawczy: w rozdziale 75615 §0310 (Podatek od nieruchomości – osoby prawne) wykazano kwotę 59.088 zł, a faktycznie powinno być 86.391,10 zł; w rozdziale 75616 §0310 (Podatek od nieruchomości – osoby fizyczne) wykazano kwotę 115.574,00 zł, co nie jest stanem faktycznym z uwagi na to, Ŝe organ podatkowy nie prowadzi ewidencji budynków mieszkalnych w sposób prawidłowy, bowiem w systemie informatycznym zawarte są jedynie te budynki mieszkalne, które podatnicy wykazali w informacjach w sprawie podatku od nieruchomości. Natomiast w toku kontroli stwierdzono przypadki nieuwzględnienia przez organ podatkowy, w ustalanym wymiarze, budynków mieszkalnych na skutek nie złoŜenia przez podatników informacji w sprawie podatku od nieruchomości oraz brak ustalania przez organ podatkowy stanu faktycznego w tym zakresie. (Przypadki wyŜej wymienionych nieprawidłowości opisane przy temacie – Podatek od nieruchomości – Podatek rolny). PowyŜsze narusza przepisy art. 7a ustawy z dnia 21 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2006 r., Dz. U nr 121, poz. 844 ze zm.), z treści którego wynika obowiązek prowadzenia przez organy podatkowe dla potrzeb wymiaru i poboru podatku od nieruchomości oraz podatku rolnego i podatku leśnego ewidencji podatkowej nieruchomości w systemie informatycznym oraz §3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości z dnia 22 kwietnia 2004 r. (Dz. U. Nr 107, poz. 1138), zgodnie z którym ewidencja powyŜsza obejmuje dane niezbędne do wymiaru i poboru podatku od nieruchomości, podatku rolnego lub podatku leśnego, w tym: dane dotyczące gruntów, budynków lub ich części, a takŜe budowli lub ich części związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej,
______26 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
podlegających opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości, oraz gruntów podlegających opodatkowaniu podatkiem rolnym lub podatkiem leśnym; w rozdziale 75615 §0340 (Podatek od środków transportowych – osoby prawne) wykazano kwotę 52.409,30, a faktycznie powinno być 56.679,90 zł) ; PowyŜsze działania jednostki stanowiły naruszenie §3 ust. 1 pkt 9 Instrukcji sporządzania sprawozdań budŜetowych w zakresie budŜetów jednostek samorządu terytorialnego stanowiącej załącznik nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budŜetowej (Dz. U. nr 115, poz. 781 ze zm.). Zgodnie ze wskazanym przepisem w kolumnie „Skutki obniŜenia górnych stawek podatkowych obliczone za okres sprawozdawczy” wykazuje się róŜnicę pomiędzy dochodami, jakie gmina lub miasto na prawach powiatu mogłaby uzyskać, stosując górne stawki podatkowe, a dochodami, jakie powinna uzyskać stosując niŜsze stawki uchwalone przez radę gminy lub miasta na prawach powiatu; w przypadku zastosowania przez radę gminy lub miasta na prawach powiatu obniŜenia górnej stawki, róŜnicę – pomiędzy stawką górną a przyjętą w uchwale przez radę gminy lub miasta na prawach powiatu, przemnoŜoną przez podstawę opodatkowania – wykazuje się w kolumnie „Skutki obniŜenia górnych stawek …” sprawozdań dotyczących dochodów budŜetowych narastająco od początku roku do końca okresu sprawozdawczego. 2) w kolumnie 13 – Skutki udzielonych ulg i zwolnień obliczone za okres sprawozdawczy (bez ulg i zwolnień ustawowych): w rozdziale 75615 §0340 (Podatek od środków transportowych – osoby prawne) wykazano kwotę 4.268,60 zł, a faktycznie powinno być 5.500,00 zł ; w rozdziale 75616 § 0310 (Podatek od nieruchomości – osoby fizyczne) wykazano nieprawidłową kwotę 0,00 zł. W wyjaśnieniu referent w referacie podatków wskazał kwotę 9.927,12 zł, która jak ustalono w toku kontroli, równieŜ jest kwotą nieprawidłową z uwagi na fakt nieprowadzenia przez organ podatkowy ewidencji budynków mieszkalnych (uwaga jak w opisie do kolumny 12 ). PowyŜsze działania jednostki stanowiły naruszenie §3 ust. 1 pkt 10 Instrukcji sporządzania sprawozdań budŜetowych w zakresie budŜetów jednostek samorządu terytorialnego stanowiącej załącznik nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budŜetowej. Z treści wskazanego przepisu wynika, iŜ w kolumnie „Skutki udzielonych ulg i zwolnień …” wykazuje się (bez ulg i zwolnień ustawowych) skutki finansowe wynikające ze zwolnień i ulg w podatkach i opłatach wprowadzonych przepisami uchwał rad gmin lub miast na prawach powiatu, wydanymi na podstawie ustawowych upowaŜnień. 3) w kolumnie 14 – Skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy Ordynacja Podatkowa obliczone za okres sprawozdawczy – umorzenie zaległości podatkowych: w rozdziale 75615 §0310 (Podatek od nieruchomości – osoby prawne) wykazano kwotę 0,00 zł, a faktycznie powinno być 8.664,00 zł , (nie wykazano kwoty wynikającej z decyzji znak Fn.3113/1/07 z dnia 2 maja 2007 roku w sprawie umorzenia zaległości podatkowej wraz z odsetkami za I III 2007 roku w wysokości 8.664 zł); w rozdziale 75616 §0330 (Podatek leśny – osoby fizyczne) wykazano kwotę 0,00 zł, a faktycznie powinno być 87,00 zł. Nie wykazano kwot wynikających z decyzji umorzeniowych wydanych przez organ podatkowy w 2007 roku. PowyŜszych ustaleń kontrolujący dokonali na podstawie danych zawartych w rejestrze przypisów i odpisów;
______27 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
w rozdziale 75615 §0340 (Podatek od środków transportowych – osoby prawne) wykazano kwotę 0,00 zł, a faktycznie powinno być 6.578 zł (nie wykazano kwot wynikających z decyzji: znak Fn.3114/4/07 z dnia 7 sierpnia 2007 roku na 3.289 zł oraz znak Fn.3114/13/07 z dnia 10 grudnia 2007 roku na 3.289 zł); w rozdziale 75616 §0340 (Podatek od środków transportowych – osoby fizyczne) wykazano kwotę 0,00 zł, a faktycznie powinno być 353,00 zł (nie wykazano kwoty wynikającej z decyzji: znak Fn.3114/14/07 z dnia 10 grudnia 2007 roku na 353 zł); PowyŜsze działania jednostki stanowiły naruszenie §3 ust. 1 pkt 11 lit. „a” Instrukcji sporządzania sprawozdań budŜetowych w zakresie budŜetów jednostek samorządu terytorialnego stanowiącej załącznik nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budŜetowej. Z treści wskazanego przepisu wynika, iŜ w kolumnie „Skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy – Ordynacja podatkowa, obliczone za okres sprawozdawczy w zakresie umorzeń zaległości podatkowych” – wykazuje się kwoty dotyczące skutków udzielonych przez organ podatkowy gminy lub miasta na prawach powiatu za okres sprawozdawczy umorzeń w podatkach i opłatach, stanowiących dochód budŜetu gminy. Wykazane w tej kolumnie skutki powinny wynikać z decyzji właściwych organów gminy, lub miasta na prawach powiatu, w zakresie zarówno bieŜących, jak i zaległych naleŜności. Wykazane kwoty powinny być zgodne z rejestrem przypisów i odpisów. 4) w kolumnie 15 – Skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy Ordynacja Podatkowa obliczone za okres sprawozdawczy – rozłoŜenie na raty, odroczenie terminu płatności: w rozdziale 75616 §0340 (Podatek od środków transportowych – osoby fizyczne) wykazano kwotę 0,00 zł, a faktycznie powinno być 3.089,34 zł (nie wykazano kwot wynikających z decyzji: znak Fn.3114 2/2007 z dnia 3 lipca 2007 roku na 1.030,67 zł oraz znak Fn.3114 3/07 z dnia 3 lipca 2007 roku na 2.058,67 zł); PowyŜsze działanie jednostki stanowiło naruszenie §3 ust. 1 pkt 11 lit. „b” Instrukcji sporządzania sprawozdań budŜetowych w zakresie budŜetów jednostek samorządu terytorialnego stanowiącej załącznik nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budŜetowej. Z treści wskazanego przepisu wynika, iŜ w kolumnie „Skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy – Ordynacja podatkowa, obliczone za okres sprawozdawczy” w zakresie rozłoŜenia na raty, odroczenia terminu płatności – wykazuje się kwoty dotyczące skutków decyzji organów podatkowych za okres sprawozdawczy. Skutki wykazane w tej kolumnie powinny wynikać z decyzji organu podatkowego, zarówno w zakresie bieŜących, jak i zaległych naleŜności. W przypadku podjęcia przez organ podatkowy decyzji o odroczeniu terminu płatności lub rozłoŜeniu na raty zapłaty podatku, bądź zaległości podatkowej, skutki finansowe wynikające z tych decyzji powinny być wykazywane za kolejne okresy sprawozdawcze w roku, w którym została wydana decyzja. Wykazane kwoty nie muszą wynikać z rejestrów przypisów i odpisów. W zakresie prawidłowości danych wykazanych w sprawozdaniu Rb 27S z wykonania planu dochodów budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego na dzień 30 czerwca 2008 roku stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1) w kolumnie 12 – Skutki obniŜenia górnych stawek podatków obliczone za okres sprawozdawczy: w rozdziale 75615 §0310 (Podatek od nieruchomości – osoby prawne) wykazano kwotę 23.547,44 zł, a faktycznie powinno być 36.121,98 zł, w rozdziale 75615 §0320 (Podatek rolny – osoby prawne) wykazano kwotę 0,00 zł, a faktycznie powinno być 346,74 zł (nie wykazano skutków wynikających z
______28 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
uchwały Rady Gminy Kodrąb nr XI/62/07 z dnia 5 grudnia 2007 roku, na mocy której obniŜono średnią cenę skupu Ŝyta przyjmowaną jako podstawę obliczenia podatku do kwoty 47 zł za 1 q), w rozdziale 75615 §0340 (Podatek od środków transportowych – osoby prawne) wykazano kwotę 7.762,62, a faktycznie powinno być 9.420,06 zł) , w rozdziale 75616 §0320 (Podatek rolny – osoby fizyczne) wykazano kwotę 0,00 zł, a faktycznie powinno być 43.780,92 zł (nie wykazano skutków wynikających z uchwały Rady Gminy Kodrąb nr XI/62/07 z dnia 5 grudnia 2007 roku, na mocy której obniŜono średnią cenę skupu Ŝyta przyjmowaną jako podstawę obliczenia podatku do kwoty 47 zł za 1 q); PowyŜsze działania jednostki stanowiły naruszenie §3 ust. 1 pkt 9 Instrukcji sporządzania sprawozdań budŜetowych w zakresie budŜetów jednostek samorządu terytorialnego stanowiącej załącznik nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budŜetowej. 2) w kolumnie 13 – Skutki udzielonych ulg i zwolnień obliczone za okres sprawozdawczy (bez ulg i zwolnień ustawowych): w rozdziale 75615 §0340 (Podatek od środków transportowych – osoby prawne) wykazano kwotę 1.627,44 zł, a faktycznie powinno być 2.366,00 zł , w rozdziale 75616 § 0310 (Podatek od nieruchomości – osoby fizyczne) wykazano nieprawidłowo kwotę 0,00 zł. W wyjaśnieniu referent w referacie podatków wskazał kwotę 5.689,02 zł, która jak ustalono w toku kontroli, równieŜ jest kwotą nieprawidłową z uwagi na fakt nieprowadzenia przez organ podatkowy ewidencji budynków mieszkalnych (uwaga jak w opisie do kolumny 12), PowyŜsze działanie jednostki stanowiło naruszenie §3 ust. 1 pkt 10 Instrukcji sporządzania sprawozdań budŜetowych w zakresie budŜetów jednostek samorządu terytorialnego stanowiącej załącznik nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budŜetowej. 3) w kolumnie 14 – Skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy Ordynacja Podatkowa obliczone za okres sprawozdawczy – umorzenie zaległości podatkowych: w rozdziale 75615 §0340 (Podatek od środków transportowych – osoby prawne) wykazano kwotę 0,00 zł, a faktycznie powinno być 3.495 zł (nie wykazano kwoty wynikającej z decyzji znak Fn.3114 3/08 z dnia 9 czerwca 2008 roku na 3.495 zł), w rozdziale 75616 §0310 (Podatek od nieruchomości – osoby fizyczne) wykazano kwotę 0,00 zł, a faktycznie powinno być 155,00 zł, w rozdziale 75616 §0320 (Podatek rolny – osoby fizyczne) wykazano kwotę 2.623,00 zł, a faktycznie powinno być 2.431,00 zł, w rozdziale 75616 §0330 (Podatek od nieruchomości – osoby fizyczne) wykazano kwotę 0,00 zł, a faktycznie powinno być 37,00 zł. Nieprawidłowość w wykazywaniu skutków decyzji umorzeniowych wydanych przez organ podatkowy w stosunku do osób fizycznych wynikała z faktu, iŜ skutki te wykazywano łącznie w przypadku decyzji umorzeniowej dotyczącej łącznego zobowiązania pienięŜnego w §0320 – podatek rolny. Zgodnie z §3 ust. 1 pkt 6 załącznika nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budŜetowej, wpływy z podatku rolnego, leśnego i podatku od nieruchomości, pobierane w formie łącznego zobowiązania pienięŜnego, wykazuje się w kwotach odrębnych dla poszczególnych podatków; odrębne kwoty kaŜdego z tych
______29 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
podatków ustala się za pomocą wskaźników, wyliczonych na podstawie rejestru wymiarowego oraz rejestru przypisów i odpisów, stanowiących udział poszczególnych podatków w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym a ponadto wykazane w tej kolumnie skutki powinny wynikać z decyzji właściwych organów gminy lub miasta na prawach powiatu, w zakresie zarówno bieŜących, jak i zaległych naleŜności. Wykazane kwoty powinny być zgodne z rejestrem przypisów i odpisów (§3 ust. 1 pkt 11 lit a załącznika 34 wymienionego wyŜej rozporządzenia). 3) w kolumnie 15 – Skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy Ordynacja Podatkowa obliczone za okres sprawozdawczy – rozłoŜenie na raty, odroczenie terminu płatności: w rozdziale 75616 §0340 (Podatek od środków transportowych – osoby fizyczne) wykazano kwotę 0,00 zł, a faktycznie powinno być 30.206,53 zł (nie wykazano kwoty wynikającej z decyzji znak Fn.3114 1/2007 z dnia 30 stycznia 2008 roku); w rozdziale 75616 §0320 (Podatek rolny – osoby fizyczne) wykazano kwotę 0,00 zł, a faktycznie powinno być 248,00 zł (nie wykazano kwoty wynikającej z decyzji z dnia 28 kwietnia 2008 roku nr 3101/20/2008, z dnia 13 czerwca 2008 roku nr 3101/24/2008 oraz nr 3101/25/2008); w rozdziale 75616 §0330 (Podatek leśny – osoby fizyczne) wykazano kwotę 0,00 zł, a faktycznie powinno być 3,00 zł (nie wykazano kwoty z decyzji nr 3101/25/2008 z dnia 13 czerwca 2008 roku). PowyŜsze działania jednostki stanowiły naruszenie §3 ust. 1 pkt 11 lit. „b” Instrukcji sporządzania sprawozdań budŜetowych w zakresie budŜetów jednostek samorządu terytorialnego stanowiącej załącznik nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budŜetowej. Nieprawidłowe wykazywanie danych w sprawozdaniach Rb 27S z wykonania dochodów budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego spowodowało jednoczesne wykazywanie nieprawidłowych danych w sprawozdaniu Rb PDP z wykonania dochodów podatkowych. Stwierdzić naleŜy, iŜ za wskazane wyŜej nieprawidłowości odpowiedzialność ponoszą pracownicy wskazani w dalszej części protokołu (Organizacja i wymiar podatków; inkaso), Skarbnik Gminy – Ewa Ziemnica z racji nadzoru nad Referatem Finansowym oraz Wójt Gminy – Stanisław Jasiński. Informacje przekazane przez Emilię Kopczyk – referenta w zakresie danych wykazanych w sprawozdaniach w dniu 27 października 2008 roku, 30 października 2008 roku i 21 listopada 2008 roku, kserokopia decyzji znak Fn.3113/1/07 z dnia 2 maja 2007 roku w sprawie umorzenia podatku od nieruchomości, kserokopia konta analitycznego podatnika nr 2 za 2007 rok, kserokopia dziennika obrotów podatku od nieruchomości osób prawnych za 2007 rok, sprawozdania Rb 27S z wykonania planu dochodów budŜetowych na dzień 31 grudnia 2007 roku oraz 30 czerwca 2008 roku załącznik nr 3 do protokołu kontroli. Kontrola sprawozdań Rb Z Stan zobowiązań Gminy Kodrąb na dzień 31 grudnia 2007 roku stanowił kwotę – 1.211.810,52 zł był zgodny z saldami następujących kont budŜetu: 134 600.000,00 zł, 260 594.954,00 zł, Pozostałą kwotę stanowiły zobowiązania wymagalne Zakładu Usług Komunalnych – 16.856,52 zł.
______30 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Zgodnie z wyjaśnieniem Skarbnika Gmina Kodrąb nie posiadała w okresie objętym kontrolą zobowiązań, wynikających z zawartych umów o terminie płatności dłuŜszym niŜ 6 miesięcy. W toku kontroli stwierdzono, Ŝe w kwartalnym sprawozdaniu Rb Z o stanie zobowiązań według tytułów dłuŜnych na dzień 30 września 2008 roku w części D. Dane uzupełniające o zobowiązaniach wynikających z zawartych umów o terminie płatności, na okres dłuŜszy niŜ 6 miesięcy, przypadającym w latach następnych nie wykazano kwoty – 46.342,14 zł stanowiącej zobowiązania wynikające z faktury nr 18/07/2008 z dnia 14 lipca 2008 roku wystawionej przez Przedsiębiorstwo Robót Drogowo Mostowych Sp. z o.o. w Radomsku za wykonanie robót na zadaniu inwestycyjnym pn. „ przebudowa drogi gminnej Zalesie Gosławickie Widawka i Kuźnica”. Ustalono, Ŝe w rozliczeniu za wykonanie w/w zadania wykonawca wystawił fakturę na kwotę 426.342,14 zł, której termin płatności ustalony został do dnia 13 sierpnia 2007 roku. Kontrola wykazała, Ŝe na w/w fakturze wykonawca dokonał adnotacji określającej dodatkowo odrębne terminy płatności ze wskazaniem ustalonych przez siebie kwot, a mianowicie: do 13 sierpnia 2008 roku – do zapłaty przypadała kwota 130.000,00 zł; do 30 września 2008 roku do zapłaty przypadała kwota – 250.000,00 zł i do 30 czerwca 2009 roku do zapłaty przypada kwota – 46.342,14 zł (pismem z dnia 5 listopada 2008 roku wykonawca poświadczył, Ŝe powyŜszy zapis na fakturze jest akceptowany przez obie strony umowy). Do czasu zakończenia czynności kontrolnych na rzecz wykonawcy zapłacono w dniu 13 sierpnia 2008 roku kwotę – 130.000,00 zł; kwota 250.000,00 zł przypadająca do zapłaty do dnia 30 września 2008 roku nie została uregulowana w w/w terminie i wykazana została w sprawozdaniu Rb Z w pozycji zobowiązania wymagalne z tytułu dostaw towarów i usług, natomiast pozostała kwota przypadająca do zapłaty do dnia 30 czerwca 2009 roku, tj. 46.342,14 zł stanowi zobowiązania o odroczonym terminie płatności i zgodnie z §18 ust. 1 Instrukcji sporządzania sprawozdań budŜetowych w zakresie budŜetów jednostek samorządu terytorialnego stanowiącej załącznik nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budŜetowej (Dz. U. nr 115, poz. 781 ze zm.) powinna być wykazana w części D. sprawozdania Rb Z na dzień 30 września 2008 roku. Kontrola sprawozdań jednostkowych sporządzanych przez jednostki organizacyjne Ustalono, Ŝe jednostki budŜetowe w 2007 roku nie składały miesięcznych sprawozdań jednostkowych, za w wyjątkiem miesięcy, za które jednostka samorządu terytorialnego jest zobowiązana do przesyłania sprawozdań do Regionalnej Izby Obrachunkowej. PowyŜsze stanowi naruszenie przepisu §4 pkt 2 lit b rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budŜetowej (Dz. U. nr 115 poz. 781), który zobowiązuje kierowników jednostek organizacyjnych do sporządzania sprawozdań Rb27S, Rb28S. Wymienione sprawozdania są sprawozdaniami miesięcznymi a zgodnie z §19 ust. 1 wymienionego rozporządzenia sporządza się je za kaŜdy miesiąc kalendarzowy. Kontrolującym przedstawiono jednostkowe sprawozdania Rb 28S za I, II, III, IV kwartał 2007 roku z Gminnego Zespołu Oświaty przy Urzędzie Gminy w Kodrębie oraz sprawozdanie za IV kwartał 2007 roku Urzędu Gminy. Stwierdzono, Ŝe nie sporządza się sprawozdań jednostkowych z Gminnego Zespołu Szkolno Gimnazjalnego, Szkoły Podstawowej w Rzejowicach oraz Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej z uwagi na fakt, iŜ ewidencja księgowa wymienionych jednostek jest prowadzona wspólnie z Gminnym Zespołem Oświaty, w przypadku jednostek oświatowych oraz z Urzędem Gminy, w przypadku Ośrodka Pomocy Społecznej. Sytuacja taka jest sprzeczna z art. 4 ust. 1, 2 i 3 w związku z art. 2 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. Z powyŜszego przepisu wynika, Ŝe wyŜej wymienioną ustawę stosuje się między innymi do gminnych jednostek budŜetowych a zatem powinny one ustalać i przestrzegać własnej polityki rachunkowości celem rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej poprzez między
______31 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
innymi „prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy w porządku chronologicznym i systematycznym”. Przedstawione kontrolującym sprawozdania zostały podpisane z upowaŜnienia Wójta przez Sekretarza Gminy jako kierownika jednostki, co stanowi naruszenie §6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budŜetowej, który stanowi, Ŝe sprawozdania jednostkowe są sporządzane przez kierowników jednostek organizacyjnych na podstawie ksiąg rachunkowych. Ponadto nie sporządza się takŜe sprawozdań jednostkowych kwartalnych Rb N o stanie naleŜności i Rb Z o stanie zobowiązań do czego zobowiązuje kierowników jednostek organizacyjnych §4 pkt 2 lit b rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budŜetowej. W 2008 roku sprawozdania jednostkowe jednostek organizacyjnych sporządzano miesięcznie ale równieŜ na zasadach opisanych wyŜej. Kontrola bilansu organu z wykonania budŜetu na dzień 31 grudnia 2007 roku. Bilans z wykonania budŜetu Gminy Kodrąb sporządzony na dzień 31 grudnia 2007 roku sporządzony został w dniu 30 kwietnia 2008 roku i podpisany został przez Skarbnika Gminy i Wójta Gminy. Bilas zamknął się kwotą 397.428,13 zł po stronie aktywów i pasywów. Analizując przedstawiony bilans stwierdzono, Ŝe po stronie aktywów w pozycji II.2 – naleŜności od budŜetów wykazana została kwota 103.258,89 zł stanowiąca wpływ z tytułu udziału w podatkach stanowiących dochód budŜetu państwa, które nie wpłynęły na rachunek budŜetu do dnia 31 grudnia 2007 roku. Z wyjaśnień Skarbnika wynika, Ŝe powyŜsze środki zostały zaksięgowane jako naleŜności na koncie 224 – rozrachunki budŜetu i z tego powodu ujęto je w bilansie pod wyŜej wymienioną pozycją aktywów II.2. PowyŜsze stanowi naruszenie uregulowań ustalonych przez Wójta Gminy Zarządzeniem z dnia 31 grudnia 2007 w sprawie wprowadzenia zakładowego planu kont bowiem z załącznika nr 2 – Plan kont dla budŜetu gminy wynika, Ŝe do ewidencji środków pienięŜnych w drodze tj. przekazanych w poprzednim okresie sprawozdawczym, które są objęte wyciągiem z datą następnego okresu sprawozdawczego a w szczególności udziałów z Urzędów Skarbowych i Ministerstwa słuŜy konto 140. Zatem kwota 103.258,89 w konsekwencji powinna być ujęta w bilansie w aktywach pod pozycja I.1.3 – pozostałe środki pienięŜne. Pozostałe dane wykazane w bilansie z wykonania budŜetu jednostki samorządu terytorialnego są zgodne z odpowiednimi saldami kont ewidencji księgowej i prawidłowo przypisane poszczególnym pozycjom bilansowym. Kontrola bilansu jednostki na dzień 31 grudnia 2007 roku. Bilans Urzędu Gminy Kodrąb za 2007 rok sporządzony w dniu 30 kwietnia 2008 roku i podpisany przez Skarbnika Gminy i Sekretarza zamknął się sumą aktywów i pasywów w kwocie 10.154.967,69 zł. Kontrola wykazała, Ŝe w pasywach w poz. E. Rozliczenia międzyokresowe ujęto saldo konta 840 – Rezerwy i rozliczenie międzyokresowe przychodów w wysokości 327.183,19 zł, co stanowi naruszenie własnych uregulowań jednostki kontrolowanej, bowiem wymienione konto nie zostało przewidziane w Planie kont dla jednostki budŜetowej (załącznik nr 3 do zarządzenia nr 35/2007). Dane wykazane w aktywach w pozycji II.I.1.4 wartość netto środków transportowych odpowiada wartości wykazanej w księgach inwentarzowych. Wartość gruntów zweryfikowano z danymi wykazanymi w informacji o stanie mienia komunalnego i z księgami inwentarzowymi. Z ustaleń kontrolujących wynika, Ŝe dane wykazane w bilansie jednostki (238.884,96 zł) odbiegają od danych wykazanych w informacji o stanie mienia komunalnego sporządzonej na dzień 15 listopada 2007 roku (256.887,12 zł własność Gminy + 6.029,07 zł uŜytkowanie wieczyste). W bilansie zbiorczym jednostek budŜetowych w pozycji grunty wykazano kwotę 262.676,19 zł. Z wyjaśnienia Skarbnika Gminy wynika, Ŝe powyŜsze róŜnice wynikają z faktu, iŜ grunty o wartości 23.791,23 zł znajdują się w posiadaniu jednostek oświatowych a grunt o
______32 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wartości 240 zł został sprzedany w okresie między datą sporządzenia informacji o stanie mienia komunalnym a końcem roku budŜetowego. Ponadto weryfikacji poddano niŜej wymienione grunty: działka oznaczona w rejestrze ewidencji gruntów nr 280 połoŜona w obrębie Konradów nabyta na podstawie decyzji komunalizacyjnej znak: PZ/PT.VI.7723/268/2000 z dnia 8 grudnia 2000 roku, działka oznaczona w rejestrze ewidencji gruntów nr 164 połoŜona w obrębie Wólka Pytowska nabyta na podstawie decyzji komunalizacyjnej znak: PZ/PT.VI.7723/279/2000 z dnia 8 grudnia 2000 roku, działka oznaczona w rejestrze ewidencji gruntów nr 75 połoŜona w obrębie Feliksów nabyta na podstawie decyzji komunalizacyjnej znak: SP.VII.7723/M/7/2/2004/JZ z dnia 30 listopada 2004 roku, działka oznaczona w rejestrze ewidencji gruntów nr 75 połoŜona w obrębie Smotryszów nabyta na podstawie decyzji komunalizacyjnej znak: SP.VII.7723/M/7/13/2004/JZ z dnia 30 listopada 2004 roku, działka oznaczona w rejestrze ewidencji gruntów nr 209 połoŜona w obrębie Józefów nabyta na podstawie decyzji komunalizacyjnej znak: SP.VII.7723/M/7/5/2004/JZ z dnia 30 listopada 2004 roku, działka oznaczona w rejestrze ewidencji gruntów nr 312 połoŜona w obrębie Łagiewniki nabyta na podstawie decyzji komunalizacyjnej znak: SP.VII.7723/M/7/11/2004/JZ z dnia 30 listopada 2004 roku, działka oznaczona w rejestrze ewidencji gruntów nr 740/1 połoŜona w obrębie Kodrąb nabyta na podstawie aktu notarialnego Rep. A Nr 3512/2004 z dnia 28 kwietnia 2004 roku. Przyjęta na stan majątku gminy w 2006 roku bez dowodu OT razem z wszystkimi działkami nabywanymi tym aktem tj. 694/1, 694/2, 692/1, 692/2, 688, 689, 686, 740/2. Poddając kontroli powyŜsze stwierdzono następujące nieprawidłowości : ewidencja gruntów prowadzona była komputerowo w sposób, który nie umoŜliwiał ustalenie wartości początkowej poszczególnych działek gruntów, z uwagi na fakt, iŜ grunty przyjmowane były na stan majtku zbiorczo tj. pod jednym numerem inwentarzowym a mianowicie: działka nr 280 obręb Konradów przyjęta na stan majątku na podstawie decyzji PZ/PT.VI.7723/268/2000 z dnia 8 grudnia 2000 roku oraz działka nr 164 obręb Wólka Pytowska przyjęta na stan majątku na podstawie decyzji PZ/PT.VI.7723/279/2000 z dnia 8 grudnia 2000 roku, posiadają jeden numer inwentarzowy – 0 01 010 011, którym oprócz wymienionych działek objęto równieŜ wiele innych działek. Z zapisów księgi inwentarzowej wynika, Ŝe pod wskazanym numerem inwentarzowym znajdują się „grunty orne – mienie komunalne” przyjęte na stan dowodem PT 1/2001 z dnia 30 września 2001 roku o wartości początkowej 22.662,00 zł. PowyŜszy przypadek nie był odosobniony bowiem na podstawie analizy zapisów księgi inwentarzowej stwierdzono, Ŝe dokonano równieŜ w niej zbiorczych zapisów dotyczących gruntów pod pozycją inwentarzową 011 1 00 002 008 gdzie zaewidencjonowano „zasadzenia wieloletnie – zalesienie gruntów – wł. Gminy o pow. 12,98 ha we wsiach Klizin II, Lipowczyce, Rzejowice, Kodrąb” o wartości początkowej 8.245,00 zł na podstawie dowodu OT 9/98. W związku z powyŜszym stwierdzić naleŜy, iŜ naruszono postanowienia zawarte w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020), z których
______33 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wynika, Ŝe ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 011 powinna umoŜliwić ustalenie wartości początkowej poszczególnych obiektów środków trwałych. działka oznaczona w rejestrze ewidencji gruntów nr 740/1 nabyta na podstawie aktu notarialnego przyjęta została na stan majątku gminy w 2006 roku bez dowodu OT, razem z wszystkimi działkami nabywanymi tym aktem tj. 694/1, 694/2, 692/1, 692/2, 688, 689, 686, 740/2 o powierzchni ogólnej 18,32 ha i wartości początkowej 5.624,37 zł, pod jednym numerem inwentarzowym 0 01 010 024. PowyŜsze uniemoŜliwia ustalenie wartości początkowej działki, co stanowi naruszenie postanowień zawartych w załączniku nr 2 do wyŜej wspomnianego rozporządzenia, w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Nie wystawienie dokumentu OT jest naruszeniem postanowień wynikającej z Instrukcji inwentaryzacyjnej stanowiącej załącznik do Zarządzenia Wójta Gminy Kodrąb nr 39/2006 z dnia 31 grudnia 2006 roku w sprawie zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji w Urzędzie Gminy Kodrąb i jednostkach podległych, działki nr 75 obręb Feliksów, nr 75 obręb Smotryszów, 209 obręb Józefów, 312 obręb Łagiewniki, zostały zaliczone do grupy 2 środków trwałych obiekty inŜynierii lądowej i wodnej. Z wyjaśnień Skarbnika wynika, Ŝe działki te stanowią grunt pod drogami. Tym samym uznać naleŜy, Ŝe nie przyjęto na stan majątku gruntów stanowiących wyŜej wymienione, wyodrębnione ewidencyjnie działki. Według rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz. U nr 112, poz. 1317 ze zmianami) grunty zalicza się do grupy 0 – grunty, natomiast drogi zalicza się do grupy 2 obiekty inŜynierii lądowej i wodnej, Podsumowując wskazać naleŜy, Ŝe prowadzona ewidencja gruntów nie spełniała roli ewidencji analitycznej gdyŜ nie stanowiła uszczegółowienia zapisów konta syntetycznego czym naruszono art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Brak prawidłowo prowadzonej ewidencji analitycznej uniemoŜliwia prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji gruntów drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej ich wartości stosownie do art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości. Weryfikacji poddano równieŜ prawidłowość ewidencjonowania dróg zaliczonych do dróg gminnych. Kontrolującym przedstawiono uchwalę nr XIX/126/2000 Rady Gminy Kodrąb w sprawie zaliczenia dróg przebiegających przez obszar Gminy Kodrąb do kategorii dróg gminnych (26 dróg). Wykaz dróg gminnych stanowiący załącznik do wymienionej uchwały porównano z uchwałą nr 717/06 z dnia 23 sierpnia 2006 roku Zarządu Województwa Łódzkiego w sprawie nadania numerów drogom publicznym gminnym na obszarze województwa łódzkiego (Dz. Urz. nr 319, poz. 2482). Analizując powyŜsze kontrolujący stwierdzili, iŜ wszystkie drogi wymienione w załączniku do wymienionej uchwały Rady Gminy Kodrąb wyszczególnione zostały w pozycji „62. gmina Kodrąb” uchwały Zarządu Województwa Łódzkiego. W związku z faktem, iŜ ewidencja analityczna środków trwałych nie zawierała dróg o charakterystyce identyfikującej środek trwały jako droga o nazwie wskazanej w załączniku do uchwały nr XIX/126/2000 Rady Gminy Kodrąb kontrolujący poprosili o wyjaśnienie i przypisanie pozycji inwentarzowej drogom gminnym zawartym w załączniku do niniejszej uchwały. Wykaz dróg gminnych na terenie Gminy Kodrąb stanowi załącznik nr 4 do protokołu kontroli. Na podstawie wykazu dróg gminnych sporządzonego przez Skarbnika Gminy oraz analizy zapisów księgi inwentarzowej stwierdzono co następuje :
______34 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
1) Drogi :Kolonia Piaszczyce – Gosławice, Borki Józefów, Teodorów Mały – Stefania, Rzejowice – Kolonia Rzejowice, Kolonia Rzejowice – Chełmno, Wólka Pytowska – Hamborowa – Kodrąb, Kolonia Zakrzew – Moczydła Kodrąb, Gosławice – Zabłocie, Konradów – Kuchary, Łagiewniki – Zakrzew, Zalesie śencin, Zalesie – Brudek, Wola Kotkowska – Klizin, nie zostały objęte ewidencją szczegółową dróg jedynie zaewidencjonowano grunt pod wymienionymi drogami w grupie 0 środków trwałych przypisując im jeden numer inwentarzowy 011 0 01 010 011. 2) Działka nr 368/1 obręb Wólka Pytowska, działka nr 749/1 obręb Gosławice, działka nr 1025 obręb Zapolice, działka nr 81 obręb Wola Malowana, działka nr 1310 obręb Zapolice zostały zaewidencjonowane w grupie 2 środków trwałych obiekty inŜynierii lądowej i wodnej. 3) W księdze inwentarzowej w grupie 2 zaewidencjonowano miedzy innymi niŜej wymienione składniki majtku trwałego: nr inwentarzowy 011 2 22 220 054 – Drogi obręb Feliksów, wartość początkowa 35 zł, nr inwentarzowy 011 2 22 220 053 – Drogi obręb Dmenin, wartość początkowa 54 zł, nr inwentarzowy 011 2 22 220 063 – Drogi obręb Kuźnica, wartość początkowa 96 zł, nr inwentarzowy 011 2 24 242 003 – nawierzchnia asfaltowa – Feliksów, Zapolice w miejscowościach: Feliksów, Wola Malowana, Zapolice, OT 2/93 wartość początkowa 49.047 zł, nr inwentarzowy 011 2 24 242 004 – nawierzchnia asfaltowa w miejscowości Florentynów, OT 2/92, wartość początkowa 22.826 zł, nr inwentarzowy 011 2 24 242 020 – utwardzenie drogi we Florentynowie droga przez wieś Florentynów, OT 4/45, wartość początkowa 41.354,00 zł, nr inwentarzowy 011 2 24 242 023 – utwardzenie drogi Dmenin Józefka utwardzenie powierzchni drogi tłuczniem, OT 2/96, wartość początkowa 31.712,13 zł, nr inwentarzowy 011 2 24 242 040 – utwardzenie drogi w Kuźnicy droga gminna – modernizacja, OT 1/99, wartość początkowa 131.704,43 zł. PowyŜsze zapisy świadczą o ewidencjonowaniu zbiorczym dróg wg obrębów oraz o ewidencjonowaniu nakładów na poszczególne drogi jako odrębnego środka trwałego, co uniemoŜliwia porównanie ewidencji analitycznej z załącznikiem do uchwalę nr XIX/126/2000 Rady Gminy Kodrąb, w sprawie zaliczenia dróg przebiegających przez obszar Gminy Kodrąb do kategorii dróg gminnych i jednoznaczne stwierdzenie, Ŝe drogi gminne są objęte czy teŜ nie ewidencją księgową. Droga gminna jest drogą publiczną, która ze względów funkcjonalno technicznych posiada klasę określoną w warunkach technicznych, o których mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku – Prawo budowlane (Dz. U. z 2006 roku nr 156, poz. 1118 ze zmianami). Zgodnie z art. 4 ustawy z dnia 21 marca 1955 roku o drogach publicznych (Dz. U. z 2007 roku nr 19, poz. 115 ze zmianami) droga to budowla wraz z drogowymi obiektami inŜynierskimi, urządzeniami oraz instalacjami stanowiąca całość techniczno uŜytkową, przeznaczoną do prowadzenia ruchu drogowego zlokalizowaną w pasie drogowym. Według rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz. U nr 112, poz. 1317 ze zmianami) grunty zalicza się do grupy 0 – grunty, natomiast drogi zalicza się do grupy 2 obiekty inŜynierii lądowej i wodnej. Biorąc powyŜsze pod uwagę stwierdzić naleŜy, iŜ ewidencja dróg nie jest rzetelna z uwagi na fakt, iŜ dokonane w niej zapisy nie odzwierciedlają stanu rzeczywistego, co stanowi naruszenie art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Nie spełnia równieŜ roli ewidencji analitycznej gdyŜ nie stanowi uszczegółowienia zapisów konta syntetycznego czym naruszono art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Brak prawidłowo prowadzonej ewidencji analitycznej uniemoŜliwia prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji.
______35 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
IV. ROZRACHUNKI I ROSZCZENIA
1. ROZRACHUNKI Z ODBIORCAMI I DOSTAWCAMI . TERMINOWO ŚĆ REGULOWANIA ZOBOWI ĄZA Ń (LATA 2006 - 2007)
Zgodnie z planem kont – konto 201 słuŜy do ewidencji wszelkich rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług. Ewidencja szczegółowa do konta 201 powinna zapewniać moŜliwość ustalenia naleŜności i zobowiązań według poszczególnych kontrahentów. W planie kont nie opisano sposobu prowadzenia ewidencji analitycznej do konta 201, powiązania ewidencji analitycznej z ewidencją syntetyczną oraz kont korespondujących z kontem 201. Z wyjaśnienia Skarbnika Gminy Ewy Ziemnicy wynika, Ŝe w 2007 roku ewidencja na koncie 201 prowadzona była jedynie dla operacji finansowych i gospodarczych stanowiących zobowiązania na koniec okresów sprawozdawczych (na koniec poszczególnych kwartałów). Natomiast w przypadku, gdy zaciągnięte przez jednostkę zobowiązania regulowane były na bieŜąco, w miesiącu, w którym potwierdzone były fakturami/rachunkami dostawców lub wykonawców, operacje gospodarcze dotyczące tych zdarzeń nie były ujmowane na koncie 201. Od 31 marca 2008 roku w związku ze zmianą programu księgowego wszystkie operacje dotyczące rozrachunków z kontrahentami – bez względu na termin rozliczenia objęte są ewidencją konta 201. Według zestawienia obrotów i sald na dzień 31 grudnia 2007 roku saldo konta 201 wyraŜało po stronie Ma wartość 19.297,23 zł. Na podstawie zapisów w ewidencji księgowej syntetycznej na koncie 201 stwierdzono, Ŝe zobowiązania na dzień 31 grudnia 2007 roku wynikają z zaewidencjonowanych pod datą 31 grudnia 2007 roku 12 operacji finansowych i gospodarczych, a na dzień 30 czerwca 2008 roku z 3 operacji gospodarczych wyszczególnionych w poniŜszym zestawieniu:
Numer i wystawca faktury oraz Data Kwota Data Data oznaczenie dowodu księgowego wystawi faktury wpływu dekretacja zapłaty/de LP. enia do / poz. kretacja/p faktury Urzędu/ księgowa oz. termin księgowa płatności Grudzień 2007
1. Zakład Energetyczny – zestawienie dla 27.12. 07 4.630,66 28.12. 400/201 22.01.08 nabywcy nr 50000031 zestawu faktur 532 2007 r. / 11957 201/130 7.01.08 11958 34/08 2. Transport Towarowy Handel Opałem 20.12.07 2.479,38 400/201 22.01.08 „Stasiak” Mirosław Stasiak Włodzimierz 26 – 21.12.07/ 11959 201/130 faktura 461/07 za dostawę węgla 3.01.08 34/08 3. Zakład Gospodarki Komunalnej – za zimowe 31.12.07 2.696,40 brak/ 400/201 30.01.08 utrzymanie dróg – f ra nr 60/07/RG 14.01.08 11960 201/130 34/08
4. Związek Powiatów Polskich w Warszawie za 20.12.07 94,00 3.01.08/ 400/201 22.01.08 korzystanie z konta pocztowego gminy 14 dni 11961 201/130 Polskie – f ra nr 504/12/2007 34/08 5. Transport Towarowy Handel Opałem 31.12.07 2.605,87 3.01.08/ 400/201 22.01.08 „Stasiak” Mirosław Stasiak Włodzimierz 26 – 14.01.08 11962 201/130 faktura 480/07 za dostawę węgla 34/08 6. Transport Towarowy Handel Opałem 28.12.07 2.504,67 31.12.07/ 400/201 22.01.08 „Stasiak” Mirosław Stasiak Włodzimierz 26 – 201/130
______36 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
faktura 478/07 za dostawę węgla 11.01.08 11963 34/08
7. PTK Centertel Sp. z o.o. w Warszawie – f ra 24.12.07 488,83 31.12.07/ 400/201 22.01.08 nr 0712017802860 za usługi 7.01.08 11964 201//130 telekomunikacyjne 34/08 8. Zakład Energetyczny Łódź – f ra nr 31.12.07 673,07 3.01.08/ 400/201 22.01.08 50000031/00057/533 10.01.08 11965 201/130 34/08
9. Powszechny Zakład Ubezpieczeń SA – polisa 28.12.07 1.368,00 28.12.07 400/201 22.01.08 nr 17259805, 17259956, 17259957, 11966 201/130 17259958 – ubezpieczenie samochodów 11969 34/08 poŜarniczych
10. P.P.U.P. Poczta Polska – Piotrków 31.12.07 1.225,25 10.01.08/ 400/2 01 22.01.08 Trybunalski – f ra nr 3446/243/102/12/07 – 21.01.08 11970 201/130 opłata za przesyłki listowe 34/08 11. Zakład Energetyczny Łódź – f ra nr 31.12.07 246,10 10.01.08/ 400/201 22.01.08 99905431/431/45/45 R 22.01.08 11971 201/130 34/08
12. Wojewódzki Ośrodek Informatyki – za 31.12.08 285,00 7.01.08/ 400/201 22.01.08 nadzór serwisowy systemu SEL – f ra nr 21 dni 11972 201/130 1575/2007 34/08 ogółem zobowiązania 19.297,2 3
Czerwiec 2008
1. INTERmedia@ SP.J. Ł.Czekała, Śrem; f ra nr 18.06.08 1.096,78 26.08.08 400/201 9.07.08 728/06/2008 – za rejestrację i konfigurację FV 6/1 201/130 ESP 396/08 2. Centrum Wspierania Administracji w 17.06.08 790,00 26.06.08 400/201 9.07.08 Poznaniu; za szkolenie; f ra 204/06/2008 FV 6/2 201/130 396/08 3. Specjalny Ośrodek Szkolno – Wychowawczy 23.06.08 42,00 27.06.08 400/201 9.07.08 w Radomsku; nota księgowa 57; za FV 6/3 201/130 wyŜywienie ucznia 396/08 ogółem zobowiązania 1.928,78 W odniesieniu do dowodów księgowych ujętych w miesiącu grudniu 2007 roku na koncie 201 stwierdzono: 1) nieprzestrzeganie terminów zapłaty zobowiązań w przypadkach opisanych w powyŜszym zestawieniu w pkt 1 8; 2) wszystkie dowody księgowe zarówno w 2007 jak i w 2008 roku zatwierdzone zostały do zapłaty przez Skarbnika Gminy; 3) we wszystkich przypadkach opisanych w zestawieniu Skarbnik Gminy nie dokonała wstępnej kontroli dowodów księgowych, w zakresie określonym w art. 45 ust.3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych; 4) zapisy księgowe dotyczące ewidencji na koncie 201 nie spełniają wymogów określonych w art. 23 ust.2 pkt 1 – 3 ustawy z dnia 20 września 1994 roku o rachunkowości; 5) zapisy operacji finansowych na koncie 201 nie zawierają oznaczeń dotyczących numeru odpowiadającego pozycji w dzienniku oraz numeru pozycji księgowej. Brak powyŜszych oznaczeń uniemoŜliwia powiązanie zapisu z odpowiednim dowodem księgowym, a takŜe narusza zasadę wyraŜoną w art. 14 ust. 2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którą, sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien
______37 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
umoŜliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Natomiast konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym, na których obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu (art. 15 ust.1 ustawy o rachunkowości). Poza wymienionymi wyŜej operacjami w miesiącu grudniu 2007 roku na koncie 201 nie zaewidencjonowano Ŝadnych innych operacji finansowych dotyczących rozrachunków z dostawcami/odbiorcami. Test dotyczący prawidłowości prowadzenia ewidencji księgowej na koncie 201 – stanowi załącznik nr 5 do protokołu kontroli.
2. ROZRACHUNKI PUBLICZNOPRAWNE
Prawidłowość dokonywania ewidencji operacji gospodarczych na kontach 225 i 229 Konto 225 – Rozrachunki z budŜetami Zgodnie z zakładowym planem kont wprowadzonym zarządzeniem nr 37/2006 Wójta Gminy Kodrąb z dnia 31 grudnia 2006 roku – konto 225 cyt. „ słuŜy do ewidencji rozrachunków z budŜetami, w szczególności z tytułu dotacji, podatków, nadwyŜek, środków obrotowych, wpłaty z zysku do budŜetu, w tytułu VAT, rozrachunków z tytułu ewidencji podatku dochodowego od osób fizycznych . Według informacji Skarbnika Gminy w kontrolowanej jednostce na koncie 225 ujmowane są operacje księgowe dotyczące: • rozliczenia podatku dochodowego od wynagrodzeń, w tym naliczenie podatku i odprowadzenie podatku (225 2); • rozliczenia podatku VAT, w tym wpływ podatku i jego odprowadzenie (225 1); Kontrolą objęto terminowość zapłaty podatku dochodowego od osób fizycznych od wynagrodzeń pracowników Urzędu (dz. 750, rozdz. 75023) na rzecz Urzędu Skarbowego oraz prawidłowość zapisów księgowych na koncie 225 dokonanych w 2007 roku za miesiące: kwiecień, maj i czerwiec oraz w 2008 roku za miesiące: styczeń, luty i marzec. Rozliczenie podatku za 2007 rok • kwiecień 2007 roku – naliczenie podatku w kwocie 3.239,00 zł (25 kwietnia 2007 roku Wn 225/Ma 231), RK 32/07, poz. ks. 233/07; zapłata podatku – 17 maja 2007 roku; WB 96/07, poz. księgowa 221/07; • maj 2007 roku – naliczenie podatku w kwocie 3.293,00 zł (25 maja 2007 roku; Wn 225/Ma 231); Rk 42/07, poz. księgowa 234/07; zapłacono przelewem w dniu 20 czerwca 2007 roku; WB 120/07, poz. księgowa 290/07; • czerwiec 2007 roku – naliczenie podatku w kwocie 3.185,00 zł (26 czerwca 2007 roku Wn 225/Ma 231); Rk 49/07, poz. księgowa 300/07; zapłacono przelewem w dniu 18 lipca 2007 roku, poz. księgowa 354/07. Rozliczenie podatku za 2008 rok • styczeń 2008 – naliczenie podatku w kwocie – 3.845,00 zł (28 stycznia 2008 roku; poz. księgowa RK 5/22, nr dowodu księgowego 39/08); zapłacono przelewem w dniu 18 lutego 2008 roku, poz. księgowa WB 36/51, nr dowodu 88/08; Wn 225/Ma 130;
______38 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
• luty 2008 roku – naliczenie podatku w kwocie – 3.973,00 zł (21 luty 2008 roku, poz. księgowa RK 9/31, nr dowodu 98/08); zapłacono przelewem w dniu 14 marca 2008 roku, poz. księgowa WB 56/24, nr dowodu 149/08); Wn 225/Ma 130; • marzec 2008 roku – naliczenie podatku w kwocie – 4.011,00 zł (20 marca 2008 roku, poz. księgowa RK 13/41, nr dowodu 164/08); zapłacono przelewem w dniu 15 kwietnia 2008 roku; nr dowodu 213/08. Konto 229 – Pozostałe rozrachunki publiczno prawne Według zakładowego planu kont – konto 229 słuŜy cyt. „ do ewidencji innych niŜ z budŜetami rozrachunków publiczno prawnych czy innych potrąceń – składki na ZUS od wynagrodzeń pracowników i na Fundusz Pracy”. Według informacji Skarbnika Gminy w kontrolowanej jednostce na koncie 229 ujmowane są operacje księgowe dotyczące: rozliczania składek ZUS (229 1), na ubezpieczenia zdrowotne (229 2), na Fundusz Pracy (229 3), składek na KZP (229 5), poŜyczki mieszkaniowe (229 4) i składek na PZU (229 6). W odniesieniu do ewidencji konta 229 w zakładowym planie kont zapisano, Ŝe do najczęściej występujących na tym koncie operacji księgowych zalicza się m.in. poŜyczki mieszkaniowe i z kasy zapomogowo – poŜyczkowej. Do rozrachunków z powyŜszego tytułu przewidziano subkonta: 229 4 ewidencja poŜyczek mieszkaniowych, 229 5 ewidencja poŜyczek z KZP, 229 6 ewidencja składek na PZU od pracowników. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (załącznik nr 2) wynika, Ŝe konto 229 słuŜy do ewidencji pozostałych rozrachunków publicznoprawnych. Rozrachunki z pracownikami z tytułu udzielonych poŜyczek z ZFŚŚ lub z KZP oraz z tytułu składek pracowników na PZU stanowią rozrachunki z pracownikami i w związku z tym, iŜ nie są to rozrachunki z tytułu wynagrodzeń – winny być objęte – zgodnie z powołanym wyŜej rozporządzeniem – ewidencją konta 234 – pozostałe rozrachunki z pracownikami. Wskazać przy tym naleŜy, iŜ zgodnie z w/w rozporządzeniem podstawę do opracowania zakładowego planu kont stanowią plany kont określone tymŜe rozporządzeniem. Podane w planach kont konta naleŜy traktować jako standardową liczbę kont, która moŜe być ograniczona jedynie o konta słuŜące do księgowania operacji gospodarczych nie występujących w jednostce lub placówce albo uzupełniona o konta zgodne co do treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami planu kont (§12 ust. 1, pkt 1). Treść operacji finansowych przewidzianych do księgowania na kontach 229 4, 229 5 i 229 6 nie jest zgodna z treścią ekonomiczną konta 229, w zawiązku z czym rozrachunki z powyŜszego tytułu powinny być przypisane w zakładowym planie kont do wskazanego wyŜej konta 234 – pozostałe rozrachunki z pracownikami. Kontrolą objęto prawidłowość naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, na Fundusz Pracy, terminowość odprowadzania w/w składek na rzecz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz prawidłowość zapisów księgowych na koncie 229 1 dokonanych w 2007 roku za miesiące lipiec, sierpień i wrzesień oraz w 2008 roku za miesiące: kwiecień, maj i czerwiec. Mie składki na składki składki składki składki składki składki składki – ubezp. przekazan zdrowotne przekazane na przekazane na przekaza si ąc społeczne e data wg data Fundusz data PFRON ne data wg przekazani deklaracji przekazani Pracy wg przekazani wg przekaza deklaracji a a deklaracji a deklaracji nia 2007 lipie 21.403,13 21.403,13 6. 259 ,41 6.259,41 1.760,89 1.760,89 1.539,02 1.539,02 c 3.08.07 3.08.07 3.08.07 21.08.07
______39 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
sier 21.237,96 21.237,97 5.677,22 5.677,22 1.672,18 1.672,18 1.511,49 1.511,49 - 5.09.07 5.09.07 5.09.07 5.09.07 pie ń wrz 22.793,64 22.793,64 5.152,17 5.152,17 1.704,60 1.704,60 1.690,32 1.690,32 e - 3.10.07 3.10.07 3.10.07 18.10.07 sie ń 2008 kwie 20.591,39 20.591,39 6.398,43 6.398,43 1.874,09 1.874,09 2.068,76 2.068,76 - 5.05.08 5.05.08 5.05.08 20.05.08 cie ń maj 20.407,74 20.407,74 6.603,08 6.603,08 1.955,53 1.955,53 2.351,67 2.351,67 30.05.08 30.05.08 30.05.08 11.06.08 czer 20.262,34 20.262,34 6.439,13 6.439,13 1.847,98 1.847,98 2.347,13 2.374,13 - 2.07.08 2.07.08 2.07.08 10.07.08 wiec Kontrolą objęto prawidłowości i terminowość odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, FP pracowników administracji Urzędu Gminy w Kodrębie.
3. POZOSTAŁE ROZRACHUNKI
Konto 231 – rozrachunki z pracownikami Zgodnie z planem kont i informacją Skarbnika Gminy konto 231 słuŜy do ewidencji rozrachunków z tytułu wynagrodzeń z pracownikami i innymi osobami fizycznymi. Na koncie 231 ujmuje się naliczenia wynagrodzeń brutto, naliczenia pochodnych (ZUS, US i pracownicze) i ich odprowadzenia, przelewy wynagrodzeń na rachunki pracowników, wypłatę wynagrodzenia z kasy. Zasady funkcjonowania konta 231 nie zostały opisane w sposób szczegółowy w zakładowym planie kont obowiązującym zarówno w 2007 jak i w 2008 roku. Nie wskazano równieŜ sposobu i formy prowadzenia ewidencji analitycznej do konta 231. Kontrolę zapisów na koncie 231 przeprowadzono za miesiące: kwiecień, maj i czerwiec 2007 roku oraz styczeń, luty i marzec 2008 roku w odniesieniu do wydatków poniesionych w dz. 750 rozdz. 75023 § 4010 i ujętych w ewidencji księgowej pod poz. księgowymi: 2007 rok • dz. 750 rozdz. 75023 § 4010 naliczenie wynagrodzenia administracji za miesiąc kwiecień 2007 roku – 49.225,20 zł brutto pod datą 25 kwietnia 2007 roku; poz. księgowa 233/07; naliczone potrącenia – 21.330,40 zł ; poz. księgowa 233/07; wynagrodzenie wypłacono w kwocie ogólnej 27.894,80 zł (w tym 9.269,60 zł wypłacono z kasy dnia 25 kwietnia 2007 roku, RK 32/07; poz. ks. 238/07; kwotę – 18.625,20 zł przelano dnia 25 kwietnia 2007 roku na konta pracowników, poz. księgowa 238/07; wydatki ogółem – 49.225,20 zł; • dz. 750 rozdz. 75023 § 4010 naliczenie wynagrodzenia administracji za miesiąc maj 2007 roku – 50.356,70 zł brutto pod datą 25 maja 2007 roku; poz. księgowa 234/07; naliczone potrącenia – 21.928,97 zł ; poz. księgowa 234/07; wynagrodzenie wypłacono w kwocie ogólnej – 28.427,73 zł (w tym 10.247,78 zł wypłacono z kasy dnia 25 maja 2007 roku, RK 42/07; poz. księgowa 234/07; kwotę – 10.238,05 zł przelano dnia 25 maja 2007 roku na konta pracowników, WB 103/07, poz. księgowa 236/07; kwotę 7.941,90 zł przelano na konta pracowników w
______40 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
dniu 24 maja 2007 roku, WB 102/07, poz. księgowa 235/07; wydatki ogółem – 50.356,70 zł; • dz. 750 rozdz. 75023 § 4010 naliczenie wynagrodzenia administracji za miesiąc czerwiec 2007 roku – 49.186,50 zł brutto pod datą 26 czerwca 2007 roku; poz. księgowa 300/07; naliczone potrącenia – 21.591,79 zł ; RK 49/07, poz. księgowa 300/07; wynagrodzenie wypłacono w kwocie ogólnej – 27.594,71 zł (w tym 9.469,60 zł wypłacono z kasy dnia 26 czerwca 2007 roku, RK 49/07; poz. księgowa 300/07; kwotę – 10.869,83 zł przelano dnia 26 czerwca 2007 roku na konta pracowników, WB 124/07, poz. księgowa 301/07; kwotę 7.255,80 zł przelano na konta pracowników w dniu 25 czerwca 2007 roku, WB 123/07, poz. księgowa 298/07; wydatki ogółem – 49.186,50 zł; 2008 rok • dz. 750 rozdz. 75023 § 4010 – naliczenie wynagrodzenia administracji za miesiąc styczeń 2008 roku – 53.140,10 zł brutto pod datą 24 stycznia 2008 roku; liczba dziennika 422; poz. księgowa RK 5/19; dowód oznaczony nr 39/08; naliczone potrącenia – 20.093,54 zł 28 stycznia 2008 r.; liczba dziennika 423 428, poz. księgowa 5/20 25; wynagrodzenie wypłacono w kwocie ogólnej 33.046,57 zł (w tym 9.412,64 zł wypłacono dnia 28 stycznia 2008 roku 231/101 liczba dziennika 429, poz. księgowa 5/26; dowód oznaczony nr 39/08; kwotę 1.892,64 zł wypłacono dnia 28 stycznia 2008 roku, konto 231 1/130, liczba dziennika 632, poz. księgowa 21/12; dowód oznaczony nr 46/08; kwotę 12.592,99 zł wypłacono dnia 28 stycznia 2008 roku, konto 231 1/130, liczba dziennika 648 654, poz. księgowa WB 21/28, 30, 32, 34; dowód oznaczony nr 46/08; kwotę – 9.148,30 zł wypłacono dnia 28 stycznia 2008 roku, konto 231 1/130, liczba dziennika 673 685, poz. księgowa WB 21/53, 55, 57, 59, 61, 63, 65; dowód oznaczony nr 46/08; wydatki ogółem – 53.140,11 zł; • dz. 750 rozdz. 75023 § 4010 – naliczenie wynagrodzenia administracji za miesiąc luty 2008 roku – 53.460,96 zł brutto pod datą 21 luty 2008 roku; liczba dziennika 1471; poz. księgowa RK 9/28; dowód oznaczony nr 98/08; naliczone potrącenia – 20.412,20 zł 21 luty 2008 r.; liczba dziennika 1472 1477, poz. księgowa 9/29 34; wynagrodzenie wypłacono w kwocie ogólnej 33.048,76 zł (w tym 10.272,16 zł wypłacono dnia 21 lutego 2008 roku, konto 231/101 liczba dziennika 1478, poz. księgowa RK 9/35; dowód oznaczony nr 98/08; kwotę – 22.776,60 zł wypłacono dnia 26 lutego 2008 roku, konto 231 1/130, liczba dziennika 1701 1709 i 1713 1725 poz. księgowa 42/3 27; dowód oznaczony nr 105/08; wydatki ogółem – 53.460,96 zł; • dz. 750 rozdz. 75023 § 4010 – naliczenie wynagrodzenia administracji za miesiąc marzec 2008 roku – 53.858,40 zł brutto pod datą 20 marca 2008 roku; liczba dziennika 2625; poz. księgowa RK 13/38; dowód oznaczony nr 164/08; naliczone potrącenia – 20.218,22 zł 20 marca 2008 r.; liczba dziennika 1626 2631, poz. księgowa 13/39 44; wynagrodzenie wypłacono w kwocie ogólnej 33.640,18 zł (w tym 10.796,71 zł wypłacono dnia 20 marca 2008 roku, konto 231/101 liczba dziennika 2632, poz. ks. RK 13/51; dowód oznaczony nr 164/08; kwotę – 1.310,00 zł wypłacono dnia 26 marca 2008 roku, konto 231 1/130, liczba dziennika 2885, poz. księgowa WB 65/32; dowód oznaczony nr 170/08; kwotę – 12.620,94 zł wypłacono dnia 26 marca 2008 roku, konto 231 1/130, liczba dziennika 2998 2904, poz. księgowa WB 65/45 51; dowód oznaczony nr 170/08; kwotę – 8.912,53 zł wypłacono dnia 27 marca 2008 roku, konto 231 1/130, liczba dziennika 2933 2945, poz. księgowa WB 65/21 33; dowód oznaczony nr 176/08; wydatki ogółem – 53.858,40 zł.
______41 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kontrolę prawidłowości naliczania i wypłaty wynagrodzeń przeprowadzono w oparciu o angaŜe, karty wynagrodzeń, listy wypłat, polecenia przelewu i raporty kasowe następujących pracowników: Stanisław Jasiński – Wójt Gminy, Marcinkowska Wioletta – Sekretarz Gminy, Ewa Ziemnica – Skarbnik Gminy, Teresa Węgrzyńska – inspektor; Paweł śuławiński – inspektor, Lidia Sznelińska inspektor, ElŜbieta Markiewicz – Kierownik USC; Monika Kot – podinspektor. Konto 234 pozostałe rozrachunki z pracownikami – zgodnie z zakładowym planem kont oraz informacją Skarbnika Gminy na koncie 234 ujmuje się rozrachunki z pracownikami wynikające z tytułów innych niŜ wynagrodzenia, a mianowicie dotyczące wypłaty i rozliczenia zaliczek wypłacanych pracownikom. W toku kontroli stwierdzono, ze w okresie objętym kontrolą na koncie 234 nie odnotowano Ŝadnych obrotów. Z wyjaśnienia Skarbnika Gminy Ewy Ziemnicy wynika, Ŝe w latach 2007 – 2008 na koncie 234 nie dokonywano Ŝadnych zapisów księgowych, w związku z tym, Ŝe na rzecz pracowników nie wypłacano zaliczek i tym samym nie dokonywano ich rozliczenia. Na podstawie zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej na dzień 31 grudnia 2007 roku i na dzień 30 czerwca 2008 roku stwierdzono, Ŝe konto 234 nie było wykazane w zestawieniach. Konto 240 – pozostałe rozrachunki (jednostka) – zgodnie z informacją Skarbnika Gminy oraz zakładowym planem kont konto 240 w jednostce słuŜy do ewidencji naleŜności i roszczeń oraz zobowiązań nie objętych ewidencją kont 201 234, a w szczególności: do wypłaty dla pracowników poŜyczek z KZP i spłaty poŜyczek, do ewidencji depozytów (subkonto 240), rozliczeń za dowody osobiste (subkonto 240 1), sum do przekazania i wyjaśnienia (240 2), wpłaty zaliczki alimentacyjnej (240 3); konto 240 koresponduje z kontami 139 i 130. Kontrolą objęto zapisy na koncie 240 1 i 240 3 w okresie styczeń marzec 2008 roku dokonane na podstawie dowodów księgowych oznaczonych numerami: 1/2008; 8/2008; 13/3008; 21/08; 25/08; 30/08; 37/08; 40/08; 49/08 (wpłaty za dowody osobiste); 63/08; 79/08; 94/08; 99/08 (wpłaty i przelewy zaliczek alimentacyjnych); 142/08, 155/08; 159/08; 170/08; 179/08 – wpłaty i przelewy zaliczek alimentacyjnych. Na dzień 1 stycznia 2008 roku saldo Wn konta 240 wyraŜało wartość 327.183,19 zł, a na dzień 30 czerwca 2008 roku – 2.641,20 zł persaldo). Konto 240 – pozostałe rozrachunki (organ) – słuŜy do ewidencji rozrachunków związanych z realizacją budŜetu z wyjątkiem rozrachunków i rozliczeń ujmowanych na kontach: 222, 223, 224, 250; konto 240 koresponduje z kontami: 133, 139. Z informacji Skarbnika Gminy wynika, Ŝe w 2007 roku na koncie 240 nie dokonywano Ŝadnych zapisów operacji gospodarczych, natomiast w 2008 roku na koncie ujmowano operacje dotyczące sum do wyjaśnienia i przekazania. Analiza zapisów księgowych w okresie marzec maj 2008 roku wykazała, Ŝe na koncie 240 ujmowano operacje gospodarcze i finansowe dotyczące wpłat Agencji Rynku Rolnego, zwroty nadpłaconych udziałów, kapitalizacji odsetek, przekazania zaliczki alimentacyjnej. Na dzień 31 maja 2008 roku sumy do wyjaśnienia i przekazania obciąŜające konto 240 po stronie Ma wyraŜały wartość 9.810,18 zł.
______42 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
V. GOSPODARKA KASOWA
1. ZABEZPIECZENIE WARTO ŚCI PIENI Ęś NYCH I DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA . KONTROLA KASY . INSTRUKCJA KASOWA
Instrukcja kasowa wprowadzona została zarządzeniem nr 12a/2006 Wójta Gminy Kodrąb z dnia 1 sierpnia 2006 roku. Prowadzenie obsługi kasy oraz ewidencji druków ścisłego zarachowania powierzono z dniem 1 sierpnia 2006 roku Monice Czubaj – kasjerowi , a w razie jej nieobecności – Iwonie Mielczarek inspektorowi. Zabezpieczenie wartości pienięŜnych opisano w protokole kontroli kasy stanowiącym załącznik nr 6 do protokołu kontroli. Stwierdzono, iŜ w kontrolowanej jednostce sporządza się raport kasowy wydatków, raport kasowy dochodów – zobowiązania pienięŜne oraz raport kasowy – dochody róŜne, natomiast zgodnie z §6 pkt 3 Instrukcji kasowej w Urzędzie Gminy Kodrąb sporządza się raporty kasowe oddzielnie dla dochodów i wydatków. Zgodnie z obowiązującymi w jednostce uregulowaniami wewnętrznymi do druków ścisłego zarachowania zaliczono: czeki, kwitariusze przychodowe, arkusze spisu z natury, świadectwa pochodzenia zwierząt. Ponadto w kontrolowanej jednostce prowadzi się ewidencję druków ścisłego zarachowania dla kontokwitariuszy przychodowych, które nie zostały wskazane w uregulowaniach wewnętrznych. W wyniku kontroli druków ścisłego zarachowania oraz prowadzonej ewidencji stwierdzono następujący stan druków: − kwitariusze przychodowe K 103 – na dzień kontroli stan faktyczny wynosił 5 sztuk (o nr 6909501 – 6910000), − czeki gotówkowe: urząd – na dzień kontroli stan faktyczny wynosił 19 sztuk (o nr 3036921232 – 3036921250), − czeki gotówkowe: ZFŚS – na dzień kontroli stan faktyczny wynosił 13 sztuk (o nr 3036266688 – 3036266700), − czeki gotówkowe: depozyty – na dzień kontroli stan faktyczny wynosił 6 sztuk (o nr 3036266680 – 303626685), − świadectwa pochodzenia zwierząt – na dzień kontroli stan faktyczny wynosił 29 bloczków po 50 sztuk w kaŜdym (o nr 7568551 – 7570000), − kontokwitariusze przychodowe – na dzień kontroli stan faktyczny wynosił 0 sztuk. Prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania zostało powierzone zakresem czynności Pani Monice Czubaj – kasjerowi. Ponadto ustalono, iŜ ewidencję druków – kontokwitariuszy przychodowych prowadzi takŜe Aurelia Ścigalska – inspektor, której nie powierzono powyŜszego obowiązku. Stwierdzono, iŜ ewidencję kwitariuszy przychodowych K 103, czeków gotówkowych: Urząd, ZFŚS, depozyty oraz świadectw pochodzenia zwierząt prowadzone są w jednej księdze druków ścisłego zarachowania, co jest sprzeczne z §8 pkt 4 Instrukcji kasowej, zgodnie z którym ewidencję druków ścisłego zarachowania prowadzi się w specjalnej do tego załoŜonej księdze (formularz K 210), odrębnie dla kaŜdego rodzaju druku. Stwierdzony powyŜej stan faktyczny druków ścisłego zarachowania był zgodny ze stanem ewidencyjnym. W kontrolowanej jednostce nie prowadzi się rejestru depozytów, pomimo iŜ znajdują się one w posiadaniu Skarbnika Gminy.
______43 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2. DOKUMENTOWANIE OPERACJI KASOWYCH
Instrukcja kasowa wprowadzona została, jako załącznik nr 1 do zarządzenia nr 12a/2006 Wójta Gminy Kodrąb z dnia 1 sierpnia 2006 roku. Instrukcja przewiduje moŜliwość sporządzania raportów kasowych za okresy kilkudniowe oraz obowiązkowo na koniec kaŜdego miesiąca. W kasie kontrolowanej jednostki sporządza się raporty kasowe dochodów i wydatków. Kontrolą objęto raporty wydatków wraz z załączonymi dowodami potwierdzającymi rozchód gotówki z kasy za miesiąc grudzień 2007 roku, a mianowicie: 1) RK nr 94/2007 za okres 3 5 grudnia 2007 roku opatrzony numerem kolejnym 678/07; operacje kasowe ujęte w raporcie po stronie przychodu stanowią kwotę 3.090,66 zł (podjęcie gotówki czekiem z BS na realizację wydatków); przedmiotowym raportem rozchodowano kwotę 3.090,66 zł (realizacja 10 dowodów kasowych); 2) RK nr 95/2007 za okres 5 10 grudnia 2007 roku opatrzony numerem kolejnym 685/07; po stronie przychodu ujęto podjęcie czekiem gotówki z banku w kwocie 6.738,41 zł; po stronie rozchodu ujęto 8 operacji kasowych potwierdzających wypłatę gotówki w kwocie 6.738,41 zł; 3) RK nr 96/2007 za okres 11 13 grudnia 2007 roku opatrzony numerem 696/2007; po stronie przychodu ujęto podjęcie czekiem gotówki z banku w kwocie 30.149,00 zł; po stronie rozchodu ujęto 6 operacji kasowych potwierdzających wypłatę gotówki w kwocie 30.149,00 zł; 4) RK 97/2007 za okres od 13 14 grudnia 2007 roku opatrzony numerem 696a/07; po stronie przychodu ujęto podjęcie czekiem gotówki z banku w kwocie 29.189,28 zł; po stronie rozchodu ujęto 4 operacje kasowe potwierdzające wypłatę gotówki w kwocie 29.189,28 zł (listy wypłaty diet i zasiłków); 5) RK 98/2007 za okres 14 17 grudnia 2007 roku opatrzony numerem 700/07; po stronie przychodu ujęto podjęcie czekiem gotówki z banku w kwocie 19.294,64 zł; po stronie rozchodu ujęto 9 operacji kasowych potwierdzających wypłatę gotówki w kwocie 19.294,64 zł; kontrola wykazała, Ŝe w raporcie kasowym pod poz.1 ujęto rozchód gotówki w kwocie 300,00 zł tytułem wypłaty rachunków wg zestawienia. Stwierdzono, Ŝe zapisu w raporcie kasowym dokonano na podstawie pisma GKRPA z dnia 7 listopada 2007 roku skierowanego do Księgowości w/m, w którym GKRPA informuje, Ŝe rozpatrzono wniosek nauczycieli PSP w Rzejowicach o dofinansowanie zabawy szkolnej dla uczniów, organizowanej w ramach szkolnego programu profilaktyki zdrowotnej. Komisja zaopiniowała pozytywnie dofinansowanie do kwoty 300,00 zł, które winno być rozliczone na podstawie faktur. W/w pismo sprawdzone zostało w dniu 14 grudnia 2007 roku pod względem formalno rachunkowym przez Skarbnika Gminy, a pod względem merytorycznym przez Sekretarza Gminy. Do wypłaty zatwierdziły Sekretarz i Skarbnik Gminy (brak daty). Odbiór gotówki z kasy potwierdziła w dniu 14 grudnia 2007 roku (…) 1. Załącznikami do w/w pisma są 3 faktury o numerach 1 – na kwotę 144,24 zł, 2 – na kwotę – 92,19 zł i 3 – na kwotę 72,95 zł wystawione przez Gminną Spółdzielnię „Samopomoc Chłopska” w Kodrębie z/s w Zakrzewie; powyŜsze faktury nie zawierają daty ich wystawienia i daty sprzedaŜy, określenia sposobu i
1 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______44 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
terminu zapłaty oraz podpisu osoby upowaŜnionej do ich odbioru; faktury opisane zostały przez przedstawiciela Szkoły Podstawowej (…) 2, 6) RK 99/2007 za okres 18 19 grudnia 2007 roku opatrzony numerem 710/07; po stronie przychodu ujęto podjęcie czekiem gotówki z banku w kwocie 25.339,34 zł; po stronie rozchodu ujęto operacje kasowe potwierdzające wypłatę gotówki w kwocie 25.339,34 zł (21 zapisów); 7) RK 100/2007 za okres 27 28 grudnia 2007 roku opatrzony numerem 726/07; po stronie przychodu ujęto podjęcie czekiem gotówki z banku w kwocie 3.162,68 zł; po stronie rozchodu ujęto operacje kasowe potwierdzające wypłatę gotówki na kwotę – 3.162,68 zł; 8) RK 101/2007 za okres 28 31 grudnia 2007 roku opatrzony numerem 732/07; po stronie przychodu ujęto podjęcie czekiem gotówki z banku w kwocie 3.074,83 zł; po stronie rozchodu ujęto operacje kasowe potwierdzające wypłatę gotówki na kwotę – 8.074,83 zł, w tym odprowadzenie w dniu 31 grudnia 2007 roku do banku pogotowia kasowego w kwocie 5.000,00 zł; kontrola wykazała, Ŝe pod poz. 4 w/w raportu kasowego zapisano rozchód gotówki w kwocie 300,00 zł tytułem wypłaty rachunków wg zestawienia. Stwierdzono, Ŝe zapisu w raporcie kasowym dokonano na podstawie pisma GKRPA z dnia 5 grudnia 2007 roku skierowanego do Księgowości w/m, w którym GKRPA informuje, Ŝe rozpatrzono wniosek nauczycieli PSP w Rzejowicach o dofinansowanie szkolnego ”Przeglądu Kolęd” organizowanego w ramach szkolnego programu profilaktyki zdrowotnej „ Jesteśmy razem teraz i tu” . Komisja zaopiniowała pozytywnie dofinansowanie do kwoty 300,00 zł, które naleŜy rozliczyć na podstawie faktur. W/w pismo sprawdzone zostało w dniu 28 grudnia 2007 roku pod względem formalno rachunkowym przez Skarbnika Gminy, a pod względem merytorycznym przez Sekretarza Gminy. Do wypłaty zatwierdziły Sekretarz i Skarbnik Gminy (brak daty). Odbiór gotówki z kasy potwierdziła w dniu 28 grudnia 2007 roku (…) 3. Załącznikami do w/w pisma są: faktura o numerze 5 – na kwotę 130,28 zł wystawiona przez Gminną Spółdzielnię „Samopomoc Chłopska” w Kodrębie z/s w Zakrzewie oraz faktura nr 701/2007 z dnia 19 grudnia 2007 roku na kwotę 171,45 zł wystawiona przez Hurt Detal Art. Przemysłowe BASIA w Przedborzu. Stwierdzono, Ŝe faktura nr 5 wystawiona przez GS”SCh” nie zawiera daty jej wystawienia i daty sprzedaŜy, określenia sposobu i terminu zapłaty oraz podpisu osoby upowaŜnionej do odbioru; faktury opatrzone zostały jedynie pieczęciami Szkoły Podstawowej w Rzejowicach. Kontrola w/w raportów kasowych i załączonych do nich dokumentów wykazała następujące nieprawidłowości: wszystkie dowody potwierdzające dokonanie operacji kasowych ujęte pod w/w raportami kasowymi oznaczone zostały tym samym numerem, jakim opatrzono poszczególne raporty kasowe; kontrola wykazała, Ŝe dowody księgowe (faktury, rachunki) załączone do raportów kasowych o numerach 94/2007, 95/2007 i 96/2007, na podstawie których dokonano wypłaty gotówki z kasy nie zawierają daty wpływu do Urzędu Gminy, podpisu osoby
2 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 3 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______45 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
potwierdzającej stosowanie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, na wszystkich dowodach rozchodu stwierdzono brak podpisu Skarbnika Gminy potwierdzającego dokonanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych; raportem kasowym nr 95/2007 rozchodowano gotówkę w kwocie 181,33 zł (wypłata ujęta na liście wypłat za miesiąc grudzień 2007 roku) tytułem realizacji usługi zleconej na podstawie umowy zlecenia z dnia 22 listopada 2007 roku zawartej na okres od 22 listopada 6 grudnia 2007 roku, której przedmiotem było świadczenie usług opiekuńczych; kontrola wykazała, Ŝe zleceniobiorca nie wystawił rachunku na okoliczność wykonania usługi, natomiast zleceniodawca nie potwierdził wykonania przedmiotu zlecenia; w listach wypłaty o numerach: 000305/2007 zasiłku rodzinnego i świadczenia opiekuńczego za miesiąc grudzień 2007 (ujęta pod RK 96/2007) i 000306/2007 zasiłku rodzinnego i świadczenia opiekuńczego za miesiąc grudzień 2007 (ujęta pod RK 97/2007) data potwierdzająca odbiór gotówki przez uprawnione osoby wpisana została przez kasjerkę Panią Monikę Czubaj; w raportach kasowych nr 98/2007 i 101/2007 rozchodowano kwoty po 300,00 zł tytułem dofinansowania imprez szkolnych dla młodzieŜy na podstawie pism Gminnej Komisji Pozwiązywania Problemów Alkoholowych z naruszeniem zasad określonych w § 6 pkt 5 Instrukcji kasowej obowiązującej w kontrolowanej jednostce, gdzie zapisano, Ŝe w przypadku „ gdy za podstawę wypłaty słuŜy większa liczba dowodów wypłat gotówkowych, dopuszcza się sporządzenie zestawienia zbiorczego tych dowodów, zawierającego co najmniej numery dowodów źródłowych, ich daty i kwotę do wypłaty, przy czym dowody wypłat gotówkowych, stanowiące załącznik do zbiorczego zestawienia podpisywane są przez osoby uprawnione pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym (oraz zawierają datę i podpis, a zbiorcze zestawienie dowodów wypłat gotówkowych jest podpisywane przez osoby do tego uprawnione”. Dokumenty, na podstawie których rozchodowano gotówkę z kasy Urzędu nie spełniały w/w wymagań. Wskazać przy tym naleŜy, Ŝe równieŜ faktury załączone do dokumentów na, podstawie których wypłacono gotówkę z kasy nie spełniały wymagań określonych w art. 21 ust.1 pkt 4 i 5 ustawy o rachunkowości, tj. w zakresie daty dokonania operacji gospodarczej i sporządzenia dowodu oraz braku wskazania osoby upowaŜnionej do odbioru faktury; raportem kasowym nr 100/2007 rozchodowano kwotę 178,87 zł tytułem wypłaty na rzecz Zbigniewa Lesiakowskiego ryczałtu za uŜywanie samochodu prywatnego do celów słuŜbowych za miesiąc grudzień 2007 roku. Kontrola wykazała, Ŝe oświadczenie pracownika o uŜywaniu w miesiącu grudniu 2007 roku prywatnego samochodu do celów słuŜbowych nie zostało potwierdzone z listą obecności, nie zostało sprawdzone przez upowaŜnione osoby pod względem formalno rachunkowym i pod względem merytorycznym oraz nie zostało zatwierdzone do wypłaty. Ponadto kontrolą objęto Raport Kasowy nr 6/2008 sporządzony za okres 24 stycznia – 12 lutego 2008 roku. Raport kasowy sporządziła Teresa Dobrowolska – zastępująca kasjera, a sprawdziła Skarbnik Gminy Ewa Ziemnica. Okres, za jaki sporządzono w/w raport kasowy wskazuje, Ŝe nie przestrzegano zasad określonych w instrukcji kasowej w zakresie terminów sporządzania raportów kasowych; w § 6 pkt 2 instrukcji zapisano, Ŝe w przypadku, gdy ilość wpłat i wypłat gotówkowych w poszczególnych dniach jest niewielka, moŜna sporządzić raport kasowy za okresy kilkudniowe z tym, Ŝe naleŜy sporządzić raport kasowy na koniec kaŜdego miesiąca. Działanie powyŜsze skutkuje równieŜ naruszeniem przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, a w szczególności art. 20 ust. 1, który stanowi, Ŝe do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego naleŜy wprowadzić, w postaci zapisu, kaŜde
______46 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Na podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec kaŜdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niŜ na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald, które powinno zawierać dane takie jak: salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego, a takŜe sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego. Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych art. 18 ustawy o rachunkowości. Z wyjaśnienia Skarbnika Gminy Ewy Ziemnicy wynika, Ŝe pracownik sporządzający w/w raport zastępował w tym okresie kasjerkę i z uwagi na nadmiar obowiązków przeoczył zamknięcie raportu kasowego na koniec miesiąca stycznia 2008 roku.
VI. WYKONYWANIE BUD śETU JEDNOSTKI. ZAGADNIENIA OGÓLNE
1. INFORMACJE OGÓLNE – 2007 ROK I I PÓŁROCZE 2008.
Dochody i przychody bud Ŝetu (w tym dotacje celowe z bud Ŝetu pa ństwa, środki uzyskane w ramach kontraktów wojewódzkich, środki zagraniczne, w tym z bud Ŝetu Unii Europejskiej)
2007 rok Dnia 15 listopada 2006 roku Wójt Gminy Kodrąb przedłoŜył Radzie Gminy i Regionalnej Izbie Obrachunkowej celem zaopiniowania projekt budŜetu Gminy na rok 2007. Uchwałą nr II/330/2006 Skład Orzekający Regionalnej Izby Obrachunkowej w dniu 14 grudnia 2006 roku wydał pozytywną opinię do projektu budŜetu Gminy Kodrąb na rok 2007 wraz z informacją o stanie mienia komunalnego i objaśnieniami do projektu nie wnosząc uwag. BudŜet Gminy Kodrąb na 2007 został przyjęty uchwałą Rady Gminy nr IV/19/07 z dnia 28 marca 2007 roku. Dochody budŜetowe zaplanowano w kwocie 8.611.265 zł z tego dochody z tytułu realizacji zadań zleconych 1.750.903 zł. Natomiast wydatki budŜetowe w kwocie 9.691.219 zł. Tym samym ustalono deficyt na kwotę 1.079.954 zł, który zaplanowano sfinansować przychodami z zaciągniętych poŜyczek i kredytów. Ogółem zaplanowano przychody z tytułu zaciąganych kredytów i poŜyczek w wysokości 1.730.966 zł. Uchwałą nr 14/80/2007 z dnia 27 kwietnia 2007 roku Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi po rozpoznaniu wymienionej uchwały stwierdziło naruszenie prawa tj. art. 6 ust. 2 i art. 82 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104 ze zmianami) poprzez ujęcie przez Radę Gminy w przychodach i rozchodach budŜetu kwoty 86.012 zł na spłatę deficytu z roku poprzedniego. W konsekwencji Rada Gminy uchwała nr VI/34/07 z dnia 25 maja 2007 roku zmieniła uchwałę budŜetową usuwając nieprawidłowości a Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi uchwalą nr 17/115/2007 z dnia 6 czerwca 2007 roku umorzyło postępowanie nadzorcze w sprawie Uchwały IV/19/07 Rady Gminy Kodrąb z dnia 28 marca 2007 roku w sprawie uchwalenia budŜetu. Skład Orzekający Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi uchwałą nr II/201/2007 z dnia 11 czerwca 2007 roku zaopiniował pozytywnie moŜliwość sfinansowania deficytu budŜetowego oraz prognozę długu na 31.12.2007 roku i lata następne załączoną do uchwały budŜetowej.
______47 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Przedmiotową uchwałą Rada Gminy upowaŜniła Wójta do: - zaciągania kredytów i poŜyczek na pokrycie występującego w trakcie roku budŜetowego deficytu budŜetu do kwoty 200.000 zł, - zaciągania długu oraz do spłaty zobowiązań Gminy do wysokości ustalonej w uchwale budŜetowej, w tym do spłaty deficytu z roku poprzedniego w kwocie 86.012 zł, - zaciągania zobowiązań na finansowanie wydatków określonych w wieloletnim programie inwestycyjnym, - dokonywanie przeniesień planu wydatków pomiędzy zadaniami inwestycyjnymi w ramach działu, które nie spowodują całkowitego odstąpienia od finansowania w danym roku budŜetowym zadań inwestycyjnych oraz nie spowodują całkowitego odstąpienia od finansowania w danym roku budŜetowym zadań inwestycyjnych oraz nie spowodują utworzenia nowego zadania inwestycyjnego, - zaciągania zobowiązań z tytułu umów, których realizacja w roku następnym jest niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki i termin zapłaty upływa w roku następnym, do wysokości kwot ujętych w planie budŜetu na rok następny, - dokonywania zmian w planie wydatków wyłączeniem przeniesień wydatków miedzy działami, - lokowania wolnych środków budŜetowych na rachunkach w innych bankach niŜ bank prowadzący obsługę budŜetu, - do przekazywania kierownikom jednostek budŜetowych uprawnień do dokonywania przeniesień w planie wydatków w granicach działu klasyfikacji budŜetowej. Przychody Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska ustalono na kwotę 13.200 zł, stan środków obrotowych netto na 1 stycznia 2007 roku wyniósł 13.894 zł. Dochody i przychody budŜetu po zmianach i ich wykonanie za 2007 rok przedstawia poniŜsza tabela.
Plan Wykonanie Wyszczególnienie po zmianach (zł) (zł) DOCHODY OGÓŁEM 8.993.252 9.053.929 z tego : Dochody własne 2.176.163 2.262.624 Dotacje 2.163.961 2.138.177 z tego: - z bud Ŝetu Wojewody 2.104.494 2.074.200 - z funduszy celowych np. WFO Ś 0,00 0,00 i GW (wymieni ć z jakich i ile) Środki zagraniczne 0,00 0,00 Inne : Ministerstwo Sportu 10.000 10.000 Starostwo Powiatowe w Radomsku 36.080 40.590 Subwencja 4.653.128 4.653.128 PRZYCHODY 964.954 799.954 z tego: 0,00 0,00
______48 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kredyty i po Ŝyczki 964.954 799.954 Nadwy Ŝka z lat poprzednich 0,00 0,00 Inne (np. prywatyzacja) 0,00 0,00
Wydatki i rozchody bud Ŝetu.
Uchwałą nr IV/19/07 z dnia 28 marca 2007 roku Rada Gminy Kodrąb uchwaliła wydatki budŜetu na kwotę 9.691.219 zł. Na wydatki majątkowe zaplanowano przeznaczyć kwotę 1.568.135 zł. z tego 1.532.745 zł zabezpieczono na pokrycie wydatków wynikających z wieloletniego programu inwestycyjnego. W ramach wydatków wieloletnich przewidziano realizację wydatków w roku 2008 na kwotę 2.382.237 zł, w 2009 roku na kwot 1.440.000 zł, w roku 2010 na kwotę 36.985 zł. Wydatki majątkowe zaplanowane na 2007 rok postanowiono sfinansować środkami własnymi w wysokości 809.991 zł, kredytem w kwocie 293.588 zł oraz dotacjami – 118.190 zł. Na wydatki bieŜące zaplanowano kwotę 6.200.181 zł z tego na wynagrodzenia i pochodne przeznaczono kwotę 3.591.700 zł, na dotacje 127.000 zł, na obsługę długu 45.000 zł. W budŜecie roku 2007 zaplanowano równieŜ wydatki na programy i projekty realizowane ze środków o których mowa w art. 166 ust. 1 ustawy o finansach publicznych tj. w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego zaplanowano wydatek na projekt o nazwie „Termomodernizacja budynków Zespołu Szkolno Gimnazjalnego w Kodrębie” w kwocie 28.475 zł. Na wydatki związane z finansowaniem zadań zawartych w Gminnym Programie Profilaktyki Przeciwalkoholowej zaplanowano 65.000 zł. Rezerwę ogólną ustalono na poziomie 24.000 zł. Limit zobowiązań z tytułu poŜyczek i kredytów zaciągniętych na sfinansowanie przejściowego deficytu budŜetu ustalono w kwocie 200.000 zł, na sfinansowanie planowanego deficytu w kwocie 1.079.954 zł, na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu zaciągniętych kredytów i poŜyczek – 565.000 zł, sfinansowanie zobowiązań przeznaczonych na spłatę deficytu z roku poprzedniego kwocie 86.012 zł. Wydatki oraz rozchody budŜetu oraz ich wykonanie za 2007 rok przedstawia tabela poniŜej.
Plan Wyszczególnienie Wykonanie (zł) po zmianach (zł) WYDATKI OGÓŁEM 9.393.206 9.049.045 z tego: Wydatki maj ątkowe 792.077 788.221 Wydatki bie Ŝą ce 8.601.129 8.260.824 ROZCHODY 565.000 565.000 w tym: spłata kredytów i po Ŝyczek 565.000 565.000
Uchwała nr IV/19/07 z dnia 28 marca 2007 roku w sprawie budŜetu Gminy Kodrąb na 2007 rok po zmianach wynikających z uchwały nr VI/34/07 w sprawie zmiany uchwały wymienionej wyŜej, przewidywała rozchód w §995 z tytułu spłaty innych rozliczeń na kwotę 86.012 zł. Kontrolujący ustalili, Ŝe była to kwota niedoboru środków w budŜecie roku 2006. Ze sprawozdania NDS o nadwyŜce/deficycie za okres od 1 stycznia 2006 roku do dnia 31 grudnia 2006 roku wynika, Ŝe budŜet roku 2006 zamkną się deficytem ( ) 51.289,24 zł. Biorąc pod uwagę dane wykazane w pozycji „D. Finansowanie” ( ) 34.723 zł tj. przychody (654.277,00 zł) minus rozchody (689.000 zł), stwierdzić naleŜy, Ŝe wydatki budŜetu Gminy Kodrąb wykonane w 2006 roku nie miały pokrycia w
______49 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
uzyskanych dochodach a wykonane przychody nie mogły sfinansować wykonanego deficytu i rozchodów. Jak wynika z wyjaśnienia zawartego w sprawozdaniu NDS sytuacja powyŜsza powstała na skutek niezrealizowania planów dotyczących sprzedaŜy majątku. Plan dochodów nie został zmniejszony w związku z czym nie planowano zwiększenia planowanych przychodów, które pozwoliłyby na zabezpieczenie wykonania wydatków i rozchodów. W związku z powyŜszym w rozliczeniu rocznym Gmina została obciąŜona zobowiązaniami, w tym takŜe wymagalnymi. W związku z czym powstały faktyczny niedobór na kwotę 86.012 zł sfinansowano ze środków pozabudŜetowych. Ponadto wg sprawozdania Rb 27S za okres od początku roku do 31 grudnia 2006 roku zobowiązania wymagalne wyniosły 76.977,24 zł. Z wyjaśnienia i zestawienia sporządzonego przez referenta odpowiedzialnego za prowadzenie księgowości analitycznej i syntetycznej dochodów i wydatków wynika, Ŝe wszystkie wymienione zobowiązania zostały uregulowane w pierwszym kwartale roku 2007 i nie poniesiono dodatkowych wydatków z tytułu odsetek za nieterminowe uregulowanie zobowiązań. Zestawienie zobowiązań wymagalnych wg stanu na 31 grudnia 2006 roku stanowi załącznik nr 7 do protokołu kontroli. Z wyjaśnień natomiast Skarbnika Gminy wynika, Ŝe zobowiązania roku 2006 w kwocie 86.012 zł zostały uregulowane ze środków pochodzących z części subwencji oświatowej ogólnej dla gmin, która wpłynęła 21 grudnia 2006 roku na styczeń roku 2007 w wysokości 217.858,00 zł (WB nr 199 z dnia 22 grudnia 2006 roku poz. 755/06 ). PowyŜsze potwierdzają zapisy operacji księgowych na koncie 909 – rozliczenia międzyokresowe, gdzie na podstawie dowodu PK z dnia 31 grudnia 2006 roku wyksięgowano kwotę 86.012 zł zgodnie z treścią operacji „środki poŜyczone z subwencji oświaty na zapłatę wydatków” Wn 909/Ma 224 1. Dnia 31 lipca 2007 roku dokonano zwrotu „poŜyczonych” środków bowiem na podstawie dowodu PK dokonano zapisu operacji o treści „uzupełnienie salda subwencji oświatowej na 2007 rok” Wn 224 1/Ma 909. Uchwałą nr XX/56/07 z dnia 30 października 2007 roku Rada Gminy zmieniła między innymi budŜet zmniejszając rozchody o kwotę 86.012 zł. BudŜet roku 2007 zamknął się nadwyŜką w kwocie 4.884,61 zł. Wolne środki jako nadwyŜka środków pienięŜnych na rachunku bieŜącym budŜetu jednostki samorządu terytorialnego, wynikająca z rozliczenia kredytów i poŜyczek z lat ubiegłych wyniosły wg sprawozdania NDS od początku roku do 31 grudnia 2007 roku – 234.954,00 zł. Biorąc jednak pod uwagę dane wykazane w bilansie z wykonania budŜetu 2007 roku stan skumulowanego niedoboru na dzień 31 grudnia 2007 roku wynosił ( ) 1.046.012,47 zł a zadłuŜenie długoterminowe stanowiące źródło pokrycia skumulowanego niedoboru wynosiło 1.194.954 zł w konsekwencji jednostka kontrolowana na dzień 31 grudnia 2007 roku dysponowała wolnymi środkami w kwocie 148.941,53. Na dzień 31 grudnia 2007 roku jednostka kontrolowana dysponowała środkami pienięŜnymi na rachunku bieŜącym w kwocie 294.169,32 zł z czego kwota 232.760 zł stanowiła subwencje oświatową przekazaną w grudniu na styczeń 2008 roku a kwota 10.841,99 zł stanowiła niewykorzystaną dotację w roku 2007 podlegającą zwrotowi do dnia 15 lutego 2008 roku. Jak wynika z bilansu z wykonania budŜetu gminy, jednostka posiadała równieŜ naleŜności od budŜetów tj. z tytułu udziałów w podatku dochodowym od osób prawnych i fizycznych z Urzędów Skarbowych i Ministerstwa Finansów, które nie wpłynęły na rachunek jednostki do dnia 31 grudnia 2007 roku za rok 2007 tj. 103.252,89 zł. PowyŜsze potwierdza równieŜ, Ŝe Gmina Kodrąb na dzień 31 grudnia 2007 roku dysponowała kwotą 153.826,14 zł w tym z tytułu wypracowanej nadwyŜki za rok 2007 tj. 4.884,61, którą mogła przeznaczyć na finansowanie budŜetu roku 2008 (294.169,32 – 232.760 zł – 10.841,99 + 103.252,89 = 153.820,22 zł). W związku z powyŜszym uznać naleŜy, iŜ sprawozdanie NDS za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2007 roku zostało sporządzone nieprawidłowo, poniewaŜ nie wykazano spłaty rozchodu na kwotę 89.012 zł.
______50 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Dnia 2 kwietnia 2008 roku Skład Orzekający Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi uchwalą nr II/39/2008 pozytywnie zaopiniował sprawozdania Wójta Gminy Kodrąb z wykonania budŜetu za 2007 roku. 2008 rok Dnia 15 listopada 2007 roku Wójt Gminy Kodrąb przedłoŜył Radzie Gminy i Regionalnej Izbie Obrachunkowej celem zaopiniowania projekt budŜetu Gminy na rok 2008. Uchwałą nr II/312/07 Skład Orzekający Regionalnej Izby Obrachunkowej w dniu 10 grudnia 2007 roku pozytywnie zaopiniował projektu budŜetu Gminy Kodrąb na rok 2008, wnosząc uwagi dotyczące właściwego opisu §0370, tj. opłaty od posiadania psów, sporządzenia załącznika „Wieloletni program inwestycyjny” z naruszeniem art. 166 ust. 2 pkt 2 ustawy o finansach publicznych, ustalenia limitów z tytułu zaciągania kredytów i poŜyczek bez kosztów od planowanych do zaciągnięcia kredytów i poŜyczek w 2008 roku. Uchwałą nr II/311/2007 z dnia 10 grudnia 2007 roku Skład Orzekający Regionalnej Izby Obrachunkowej pozytywnie zaopiniował moŜliwość sfinansowania w 2008 roku planowanego deficytu budŜetu Gminy Kodrąb oraz prawidłowość prognozy kwoty długu załączonej do projektu budŜetu Gminy Kodrąb. Dnia 8 lutego 2008 roku uchwalą nr XIII/75/08 Rada Gminy Kodrąb uchwaliła budŜet Gminy Kodrąb na 2008 rok z uwzględnieniem uwag zawartych w uchwale nr II/312/07 Składu Orzekającego Regionalnej Izby Obrachunkowej z dnia 10 grudnia 2007 roku. Dochody budŜetowe zaplanowano w kwocie 9.522.532 zł z tego dochody majątkowe w kwocie 60.600 zł a bieŜące w kwocie 9.461.932 zł. Natomiast wydatki budŜetowe uchwalono na poziomie 10.322.532 zł. Tym samym ustalono deficyt na kwotę 800.000 zł, który zaplanowano sfinansować przychodami z zaciągniętych poŜyczek i kredytów. Ogółem zaplanowano przychody z tytułu zaciąganych kredytów i poŜyczek w wysokości 1.515.000 zł z przeznaczeniem na pokrycie planowanego deficytu i rozchodów. Dnia 28 marca 2008 roku Rada Gminy Kodrąb uchwalą nr XIV/85/08 zmieniła budŜet na 2008 rok zwiększając deficyt do kwoty 1.039.839,00 zł, który zaplanowano sfinansować przychodami z tytułu zaciągniętych poŜyczek i kredytów – 800.000 zł, przychodami z tytułu wolnych środków z 2007 roku w kwocie 234.954,00 zł oraz przychodami z tytułu nadwyŜki budŜetowej w kwocie 4.885,00 zł. Zaplanowanie pokrycia deficytu kwotą 234.954,00 zł stanowiło naruszenie art. 184 ust. 1 pkt 3 poniewaŜ wskazano nierealną wielkość przychodów z tytułu wolnych środków. PowyŜsze ustalenia związane są z nieprawidłowością opisana w części opisującej wydatki budŜetu 2007 roku a w szczególności sprawozdanie NDS za 2007 rok. Dnia 17 września 2008 roku uchwałą nr XVII/107/08 Rada Gminy zmieniła budŜet na 2008 rok zmniejszając deficyt do kwoty 953.827,00 zł i wskazując prawidłowo źródła jego finansowania, w tym przychody z tytułu wolnych środków z 2007 roku w kwocie 148.942,00 zł. Przedmiotową uchwałą Rada Gminy upowaŜniła Wójta do: - zaciągania kredytów i poŜyczek na pokrycie występującego w trakcie roku budŜetowego deficytu budŜetu do kwoty 200.000 zł, - zaciągania długu oraz do spłaty zobowiązań Gminy do wysokości ustalonej w uchwale budŜetowej, - zaciągania zobowiązań na finansowanie wydatków określonych w wieloletnim programie inwestycyjnym do kwoty 4.937.291 zł, - dokonywanie przeniesień planu wydatków pomiędzy zadaniami inwestycyjnymi w ramach działu, które nie spowodują całkowitego odstąpienia od finansowania w danym roku budŜetowym zadań inwestycyjnych oraz nie spowodują całkowitego odstąpienia od finansowania w danym roku budŜetowym zadań inwestycyjnych oraz nie spowodują utworzenia nowego zadania inwestycyjnego,
______51 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- zaciągania zobowiązań z tytułu umów, których realizacja w roku następnym jest niezbędna dla zapewnienia ciągłości działania jednostki i termin zapłaty upływa w roku następnym, do wysokości kwot ujętych w planie budŜetu na rok następny, - dokonywania zmian w planie wydatków wyłączeniem przeniesień wydatków miedzy działami, - lokowania wolnych środków budŜetowych na rachunkach w innych bankach niŜ bank prowadzący obsługę budŜetu, - do przekazywania kierownikom jednostek budŜetowych uprawnień do dokonywania przeniesień w planie wydatków w granicach działu klasyfikacji budŜetowej. Przychody Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska ustalono na kwotę 18.741 zł. Dochody i przychody budŜetu po zmianach i ich wykonanie za I półrocze 2008 roku przedstawia poniŜsza tabela.
Plan Wyszczególnienie Wykonanie (zł) po zmianach (zł) DOCHODY OGÓŁEM 10.003.921 5.573.387 z tego : 0,00 0,00 Dochody własne 2.286.698 1.204.269 Dotacje 2.039.483 1.150.206 z tego: 0,00 0,00 - z bud Ŝetu Wojewody 2.002.693 1.118.272 - z funduszy celowych np. WFO Ś 0,00 0,00 i GW (wymieni ć z jakich i ile) Środki zagraniczne 0,00 0,00 Inne – starostwo Powiatowe w 36.080 31.570 Radomsku Subwencja 5.677.740 3.218.912 PRZYCHODY 1.754.839 239.838,00 z tego: 0,00 0,00 Kredyty i po Ŝyczki 1.515.000,00 0,00 Nadwy Ŝka z lat poprzednich 4.885,00 4.885,00 Inne (np. prywatyzacja) 234.954,00 234.954,00 Uchwałą nr XIII/75/08 z dnia 8 lutego 2008 roku Rada Gminy Kodrąb uchwaliła wydatki budŜetu na kwotę 10.322.532 zł. Na wydatki majątkowe zaplanowano przeznaczyć kwotę 1.805.156 zł. z tego 1.385.156 zł zabezpieczono na pokrycie wydatków wynikających z wieloletniego programu inwestycyjnego. W ramach wydatków wieloletnich przewidziano realizację wydatków w roku 2009 na kwotę 1.755.150 zł, w 2010 roku na kwot 860.000 zł, w roku 2011 na kwotę 516.985 zł. Wydatki majątkowe zaplanowane na 2008 rok postanowiono sfinansować środkami własnymi w wysokości 1.086.966 zł, kredytem w kwocie 250.000 zł oraz dotacjami – 118.190 zł. Na wydatki bieŜące zaplanowano kwotę 6.658.214 zł, z tego na wynagrodzenia i pochodne przeznaczono kwotę 3.707.681 zł, na dotacje 147.000 zł, na obsługę długu 45.000 zł. Z budŜetu 2008 roku postanowiono udzielić dotacji samorządowej Instytucji Kultury – Publicznej Bibliotece w Kodrębie w wysokości 80.000 zł oraz Zakładowi Gospodarki Komunalnej w wysokości 67.000 zł. Na wydatki związane z finansowaniem zadań zawartych w Gminnym Programie Profilaktyki Przeciwalkoholowej zaplanowano 65.000
______52 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zł. Rezerwę ogólną ustalono na poziomie 24.000 zł. W budŜecie roku 2008 zaplanowano równieŜ wydatki na programy i projekty realizowane ze środków o których mowa w art. 166 ust. 1 ustawy o finansach publicznych tj. w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego zaplanowano wydatek na projekt o nazwie „Termomodernizacja budynków Zespołu Szkolno Gimnazjalnego w Kodrębie” w kwocie 50.000 zł. W latach 2006 2008 wydatek związany z realizacja wyŜej wymienionego projektu w całości finansowany był ze środków budŜetu Gminy. Limit zobowiązań z tytułu poŜyczek i kredytów zaciągniętych na sfinansowanie przejściowego deficytu budŜetu ustalono w kwocie 200.000 zł, na sfinansowanie planowanego deficytu w kwocie 800.000 zł, na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu zaciągniętych kredytów i poŜyczek – 715.000 zł, sfinansowanie kosztów obsługi długu publicznego 80.000 zł. Wydatki oraz rozchody budŜetu oraz ich wykonanie za I półrocze 2008 rok przedstawia tabela poniŜej.
Plan Wyszczególnienie Wykonanie (zł) po zmianach (zł) WYDATKI OGÓŁEM 11.043.760,00 4.904.606,44 z tego: 0,00 Wydatki maj ątkowe 1.871.469,00 229.321,59 Wydatki bie Ŝą ce 0,00 0,00 ROZCHODY 715.000,00 353.800,00 w tym: spłata kredytów i po Ŝyczek 715.000,00 353.800,00 Uchwałą nr II/154/2008 z dnia 8 września 2008 roku Skład Orzekający Regionalnej Izby Obrachunkowej pozytywnie zaopiniował informacje Wójta Gminy Kodrąb z wykonania budŜetu za I półrocze 2008 roku, wnosząc uwagi co do zasadności dokonania wydatków: w dziale 851 – ochrona zdrowia w rozdziale 85154 – przeciwdziałanie alkoholizmowi dotyczących zakupu mundurów dla OSP w Rzejowicach (wydatek opisany przy temacie: Wydatki związane z realizacja gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych), w dziale 900 – gospodarka komunalna i ochrona środowiska w rozdziale 90095 – pozostała działalność zakupu mebli i rolet dla przedszkola w Kodrębie oraz zakupu usług z tytułu przewozu osób i dzieci na wycieczki. Ponadto Skład Orzekający na podstawie przedstawionej Informacji z wykonania budŜetu za I półrocze 2008 roku stwierdził, Ŝe sprawozdania opisywane na stronach 20 24 Informacji tj. sprawozdanie Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w Kodrębie oraz sprawozdanie Samorządowej Instytucji Kultury – Gminna Biblioteka Publiczna w Kodrębie, zostały podpisane przez Wójta Gminy co stanowi naruszenie art. 197 w związku z art. 4 ust. 1 pkt 7 i 8 ustawy o finansach publicznych. W związku z powyŜszym kontrolującym przedstawiono wyŜej wspomniane sprawozdania za okres od początku roku do 30 czerwca 2008 roku. W obu przypadkach sprawozdania zostały podpisane przez kierowników jednostek odpowiednio: Kierownika Samodzielnego Publicznego Zakładu Zdrowotnego w Kodrębie i Kierownika Gminnej Biblioteki Publicznej w Kodrębie.
2 PRZESTRZEGANIE ZASAD GOSPODARKI FINANSOWEJ OKRE ŚLONYCH W ART .138 PKT 3 USTAWY O FINANSACH PUBLICZNYCH
Kontrolą objęto wykonanie wydatków budŜetowych w okresie 2007 I półrocze 2008 roku na podstawie losowo wybranych podziałek klasyfikacji budŜetowej na określony dzień, a
______53 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
mianowicie: w 2007 roku na dzień: 25 kwietnia; 16 maja; 28 czerwca; 6 czerwca; 6 września; 27 września, 29 października; 4 grudnia; 27 grudnia i 30 grudnia, a w I półroczu 2008 roku na dzień: 27 marca; 13 kwietnia, 25 maja; 23 czerwca i 29 czerwca. W przypadkach objętych kontrolą przekroczenie planu wydatków stwierdzono w poniŜej wymienionych podziałkach klasyfikacji budŜetowej:
Lp Dział; Plan Wykona Numer i data Numer i data Kwota rozdział Data nie uchwały/zarządzenia uchwały/zarządzenia przekr §§ ustalającego plan zmieniającego plan oczeni wydatków wydatków a planu wydat ków rok 2007 1. 854/85415/ 16.05 0 13.402,40 zarządzenie 13.402,40 3240 . 07 6/2007 Wójta Gminy z dnia 18.05.2007 r. 2. 750/75023/ 28.06 9.095,00 9.765,20 zarządzenie zarządzenie 670,20 4750 . 07 4/2007 Wójta 13/2007 Gminy z dnia Wójta Gminy 29.03.2007 r. z 29.06.2007 3. 750/75075/ 28.06 0 1.373,00 zarządzenie nr 1.373,00 4170 . 07 13/2007 Wójta Gminy z 29.06.2007 4. 851/85154/ 26.06 0 5.481,64 zarządzenie nr 5.481.64 4170 . 07 13/2007 Wójta Gminy z 29.06.2007 5. 852/85219/ 28.06 1.500,00 1.737,72 zarządzenie zarządzenie 237,72 4300 . 07 4/2007 Wójta nr Gminy z dnia 13/2007 29.03.2007 r. Wójta Gminy z 29.06.2007 6. 801/80110/ 27.09 18.000 33.832,39 zarządzenie zarządzenie 15.832,39 4300 . 07 4/2007 Wójta nr Gminy z dnia 24/2007 29.03.2007 r Wójta Gminy z 29.03.2007 7. 900/90095/ 27.09 9.520,00 12.005,93 zarządzenie zarządzenie 2.485,93 4010 . 07 4/2007 Wójta nr 24/2007 Gminy z dnia Wójta Gminy 29.03.2007 r. z 29.03.2007 8. 801/80110/ 4.12. 655.000,0 682.923,51 zarządzenie uchwała 27.923,51 4010 07 0 4/2007 Wójta XI/61/07 Gminy z dnia Rady Gminy 29.03.2007 r. z 5.12. 2007 9. 852/85228/ 4.12. 17.500,00 17.660,28 zarządzenie uchwała 160,28 4010 07 4/2007 Wójta XI/61/07 Gminy z dnia Rady Gminy 29.03.2007 r. z 5.12. 2007 1 801/80110 27.12 684.850 750.994, 65 uchwała XI/61/07 uchwała 66.144.65 0 /4010 07 Rady Gminy z XII/65/07 5.12. 2007 Rady Gminy z 28.12. 2007 1 801/80101 30.12 997.584 1.045.992,2 uchwała XI/61/07 zarządzenie 48.408,25 1 /4010 . 07 5 Rady Gminy z nr 34/2007 5.12. 2007 Wójta Gminy z 31.12.07 1 801/80101/ 30.12 109.756 117.629,25 uchwała zarządzenie 7.873,25
______54 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2 4210 . 07 XII/65/07 Rady nr 34/2007 Gminy z 28.12. Wójta Gminy 2007 z 31.12.07 1 801/80110/ 30.12 716.650 750.994,65 uchwała zarządzenie 34.344,65 3 4010 07 XII/65/07 Rady nr 34/2007 Gminy z 28.12. Wójta Gminy 2007 z 31.12.07 1 854/85401 30.12 106.021 111.190,99 zarządzenie nr zarządzenie 5.169,99 4 /4010 07 4/2007 Wójta nr 34/2007 Gminy z 29.03.07 Wójta Gminy z 31.12.07 1 854/85401/ 30.12 60.000 73.097,29 zarządzenie nr zarządzenie 13.097,29 5 4220 07 4/2007 Wójta nr 34/2007 Gminy z 29.03.07 Wójta Gminy z 31.12.07 2008 r. 1. 852/85228 13.04. 0 294,48 zarządzenie nr 294,48 / 4170 08 12/2008 Wójta Gminy z14.04.2008 2. 010/01010 23.06 0 1.086,70 uchwała nr 1.086,70 / 6060 08 XVI/98/09 RG z 24.06.2008
3. 853/85395 27.03 11.000 18.889,66 zarządzenie nr uchwała nr 7.880,66 / 4210 08 3/2008 Wójta XIV/85/08 Gminy z RG z 22.02.2008 28.03.2008
4. 750/75023 23.06. 15.000 18.363,32 zarządzenie nr uchwała nr 3.363,32 / 4750 08 3/2008 Wójta XVI/98/08 Gminy z RG z 22.02.2008 24.06.2008 5. 754/75412 29.06 15.000,00 17.524,95 zarządzenie nr zarządzenie 2.524,95 / 4210 08 17/2008 Wójta nr 21/08 Gminy z Wójta Gminy 26.05.2008 z dnia 30.06.2008 6. 010/01095 29.06 7.115,00 7.191,00 zarządzenie nr zarządzenie 76,00 / 4300 08 17/2008 Wójta nr 21/08 Gminy z Wójta Gminy 26.05.2008 z dnia 30.06.2008 Przekroczenie planu wydatków w dz. 853 rozdz. 85395 §4210 na dzień 27 marca 2008 roku o kwotę – 7.889,66 zł wynikało z realizacji faktur: nr 3/2008 z dnia 11 lutego 2008 roku na kwotę 3.950,00 zł za zakup okna z przeznaczeniem do montaŜu w byłej Szkole Podstawowej w Dmeninie; brak daty wpływu; zapłacono przelewem w dniu 21 marca 2008 roku; nr 154/08/01 z dnia 29 lutego 2008 roku na kwotę 2.203,75 zł za materiały budowlane z przeznaczeniem do remontu byłej Szkoły Podstawowej w Dmeninie; data wpływu 29 luty 2008 roku; zapłacono przelewem w dniu 21 marca 2008 roku; nr 9/2008 z dnia 5 marca 2008 roku na kwotę 3.260,00 zł za zakup 2 okien z przeznaczeniem do montaŜu w byłej Szkole Podstawowej w Dmeninie; brak daty wpływu; zapłacono przelewem w dniu 21 marca 2008 roku; Kserokopie faktury nr 3/2008, nr 154/08/01, nr 9/2008, karty wydatków dz. 853 rozdz.85395 § 4210 oraz zarządzenia Wójta Gminy nr 3/2008 z dnia 22 lutego 2008 roku wraz z załącznikiem nr 1 i uchwały nr XIV/85/08 Rady Gminy
______55 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
z dnia 28 marca 2008 roku wraz z załącznikiem nr 1 stanowią załącznik nr 8 do protokołu kontroli. Przekroczenie planu wydatków w dz. 750 rozdz. 75023 § 4750 na dzień 23 czerwca 2008 roku o kwotę – 3.363,32 zł wynikało z realizacji faktur: nr 205/08/FK z dnia 1 kwietnia 2008 roku na kwotę 6.057,12 zł za zakup licencji do systemu BUDśET (data wpływu 3 kwietnia 2008 roku); zapłacono przelewem w dniu 22 kwietnia 2008 roku; nr 985506 01 6 R z dnia 21 maja 2008 roku na kwotę 223,81 zł za oprogramowanie (brak daty wpływu); zapłacono przelewem w dniu 2 czerwca 2008 roku; Kserokopie faktur nr 205/08/FK i nr 985506 01 6 R wraz z przelewami, karty wydatków dz. 750 rozdz. 75023 § 4750 oraz zarządzenia Wójta Gminy nr 3/2008 z dnia 22 lutego 2008 roku wraz z załącznikiem nr 1 i uchwały nr XVI/98/2008 Rady Gminy z dnia 24 czerwca 2008 roku wraz z załącznikiem nr 1 stanowią załącznik nr 9 do protokołu kontroli. Przekroczenie planu wydatków w dz. 754 rozdz. 75412 § 4210 na dzień 29 czerwca 2008 roku o kwotę – 2.524,95 zł wynikało z realizacji faktur: nr ŁÓP/0195/06/08/FVS z dnia 16 czerwca 2008 roku na kwotę 8.970,05 zł za 20 kompletów mundurów straŜackich, 21 czapek rogatywek i 20 koszul białych dla OSP z terenu Gminy Kodrąb (brak daty wpływu do Urzędu Gminy). Faktura wystawiona została na Ochotniczą StraŜ PoŜarną w Gosławicach; zapłacono w dniu zakupu. Z opisu faktury wynika, Ŝe do zapłaty przypada kwota 4.635,05 zł, bowiem wartość określona na fakturze pomniejszona jest o dopłatę MSWiA, tj. o kwotę 4.335,00 zł; fakturę zrealizowano w kasie Urzędu w dniu 26 czerwca 2008 roku; nr ŁÓP/0092/04/08/FVS z dnia 29 kwietnia 2008 roku na kwotę 141,24 zł za zakup 12 par pagonów do koszul dla OSP w Woli Malowanej i w Gosławicach (brak daty wpływu do Urzędu Gminy). Faktura wystawiona została na Ochotniczą StraŜ PoŜarną w Gosławicach; zapłacono gotówką w dniu zakupu; fakturę zrealizowano w kasie Urzędu w dniu 26 czerwca 2008 roku; nr ŁÓP/0204/06/08/FVS z dnia 18 czerwca 2008 roku na kwotę 91,12 zł za zakup rogatywki i dystynkcji dla OSP Dmenin i Gosławice (brak daty wpływu do Urzędu Gminy). Faktura wystawiona została na Ochotniczą StraŜ PoŜarną w Gosławicach; zapłacono gotówką w dniu zakupu; fakturę zrealizowano w kasie Urzędu w dniu 26 czerwca 2008 roku. W przypadku realizacji wydatków z budŜetu gminy na podstawie w/w faktur stwierdzono naruszenie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, w szczególności art. 6 ust.1, który stanowi, Ŝe w księgach rachunkowych jednostki naleŜy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciąŜające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezaleŜnie od terminu ich zapłaty. A zatem realizacja faktur, w których jako nabywca wskazany jest inny podmiot niŜ Urząd Gminy nie znajduje uzasadnienia w świetle powołanego przepisu. Kserokopie faktur nr ŁÓP/0195/06/08/FVS, nr ŁÓP/0092/04/08/FVS, nr ŁÓP/0204/06/08/FVS, karty wydatków dz. 754 rozdz. 75412 § 4210 oraz zarządzenia nr 17/2008 Wójta Gminy z dnia 26 maja 2008 roku z załącznikiem nr 1 i zarządzenia nr 21/2008 Wójta Gminy dnia 30 czerwca 2008 roku z załącznikiem nr 1 stanowią załącznik nr 10 do protokołu kontroli. Zestawienie ilustrujące wykonanie wydatków budŜetowych w losowo wybranych podziałkach klasyfikacji budŜetowej na określony dzień w roku 2007 i w I półroczu 2008 roku stanowi załącznik nr 11 do protokołu kontroli.
______56 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
VII. WYKONYWANIE BUD śETU. REALIZACJA DOCHODÓW BUD śETOWYCH
1. DOCHODY Z PODATKÓW I OPŁAT LOKALNYCH - 2004 - 2005.
1) Rachunkowo ść w zakresie podatków i opłat. Plan kont
Zasady rachunkowości w zakresie podatków i opłat w kontrolowanej jednostce zostały wprowadzone następującymi dokumentami: załącznik nr 2 (Zakładowy plan kont Urzędu Gminy Kodrąb) i 3 (Zasady rachunkowości dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat …) do zarządzenia Wójta Gminy Kodrąb nr 37/2006 z dnia 31 grudnia 2006 roku, załącznik nr 3 (Plan kont dla jednostki budŜetowej) i 4 (Zasady rachunkowości dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat …) do zarządzenia nr 35/2007 Wójta Gminy Kodrąb z dnia 31 grudnia 2007 roku. Plan kont na rok 2007 Plan kont na rok 2008 Konto 011 – Środki trwałe Brak odniesienia do ewidencji podatków Brak odniesienia do ewidencji podatków Konto 020 – Warto ści niematerialne i prawne Brak odniesienia do ewidencji podatków Brak odniesienia do ewidencji podatków Konto 101 – Kasa Brak odniesienia do ewidencji podatków Brak odniesienia do ewidencji podatków Konto 130 – Rachunek bie Ŝą cy urz ędu Konto 130 słu Ŝy do ewidencji gromadzonych przez urz ąd 130/dochody: na stronie Wn ujmuje si ę wpływ środków wpływów bud Ŝetowych i zwrotów z tytułu podatków i opłat i bud Ŝetowych z tytułu zrealizowanych dochodów pozostałych dochodów. bud Ŝetowych Konto 140 – Krótkoterminowe papiery warto ściowe i inne środki pieni ęŜ ne Brak odniesienia do ewidencji podatków. Na stronie Ma ujmuje si ę: - udziały w drodze (Ministerstwo Finansów, Urz ędy Skarbowe), - przekazanie podatków i opłat w drodze. Konto 221 – Nale Ŝno ści z tytułu dochodów bud Ŝetowych Konto słu Ŝy do ewidencji nale Ŝno ści jednostek Konto słu Ŝy do ewidencji nale Ŝno ści jednostek bud Ŝetowych z tytułu dochodów bud Ŝetowych, których bud Ŝetowych z tytułu dochodów bud Ŝetowych, w których termin płatno ści przypada na dany rok bud Ŝetowy: termin płatno ści przypada na dany rok bud Ŝetowy: - z podatkiem z tytułu nale Ŝnych i wpłaconych przez nich - z podatnikami z tytułu nale Ŝnych i wpłaconych przez nich podatników, podatków, - z osobami trzecimi z tytułu odpowiedzialno ści solidarnej - z osobami trzecimi z tytułu odpowiedzialno ści solidarnej z podatnikami z tytułu podatków i opłat, z podatnikami z tytułu podatków i opłat, - z jednostkami bud Ŝetowymi z tytułu potr ące ń, - z inkasentami z tytułu pobieranych przez nich podatków i - z bankami z tytułu nieprzekazanych wpłat, opłat. - wsi z tytułu zbiorowego zobowi ązania pieni ęŜ nego wsi, Na stronie Wn ksi ęguje si ę: przypisy i odpisy nale Ŝno ści - wpływów do wyja śnienia. na czerwono oraz naliczone odsetki za zwłok ę i inne nale Ŝno ści uboczne z kwoty wpłaconej. Konto wykazuje saldo dwustronne – zaległości i nadpłaty. Na stronie Ma ksi ęguje si ę: wpłaty dokonane przelewem Ewidencja szczegółowa do konta 221 powinna by ć albo za po średnictwem poczty, wpłaty dokonane w kasie prowadzona według dłu Ŝników i podziałek klasyfikacji. urz ędu oraz zwroty nadpłat na czerwono. W Urz ędzie gminy funkcjonuj ą m.in. nast ępuj ące konta syntetyczne: - 221-1: Podatek rolny, - 221-2: Podatek od nieruchomo ści, - 221-3: Podatek le śny, - 221-4: Podatek transportowy, - 221-6: Czynsze za najem lokali mieszkalnych,
______57 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- 221-7: Czynsze z dzier Ŝawy, - 221-11: Odsetki i koszty upomnienia, - 221-23: Wpłaty za u Ŝytkowanie wieczyste, - 221-25: Odsetki od czynszu. Konto 226 – Długoterminowe nale Ŝno ści bud Ŝetowe Konto słu Ŝy do ewidencji długoterminowych nale Ŝno ści Konto nie zostało uj ęte w zakładowym planie kont. zahipotekowanych oraz innych nale Ŝno ści z tytułu dochodów bud Ŝetowych (na wi ęcej ni Ŝ 1 rok). Konto 310 – Materiały Konto nie zostało uj ęte w zakładowym planie kont. Brak odniesienia do podatków i opłat. Konto 750 – Przychody i koszty finansowe Konto słu Ŝy do ewidencji przychodów z tytułu dochodów Konto słu Ŝy do ewidencji przychodów z tytułu dochodów oraz do ewidencji przychodów bud Ŝetowych z tytułu bud Ŝetowych oraz do ewidencji przychodów bud Ŝetowych podatków i opłat: z tytułu podatków i opłat. Na stronie Ma ksi ęguje si ę: - przypisu z tytułu podatków, - przypisy z tytułu podatków i opłat, - odpisy z tytułu podatków, - odpisy z tytułu podatków i opłat, - nale Ŝne podatnikowi oprocentowanie za nieterminowy - naliczone odsetki za zwłok ę i inne nale Ŝno ści uboczne zwrot nadpłaty, kwoty wpłaconej. - naliczone odsetki za zwłok ę i inne nale Ŝno ści uboczne. W Urz ędzie Gminy funkcjonuj ą nast ępuj ące konta Na koniec roku saldo konta przenosi si ę na konto 860. syntetyczne, m.in.: Konto 750 na koniec roku nie wykazuje salda. - 750-1: Podatek rolny, - 750-2: Podatek od nieruchomo ści, - 750-3: Podatek le śny, - 750-4: Podatek transportowy, - 750-6: Czynsze za najem lokali mieszkalnych, - 750-7: Czynsze z dzier Ŝawy, - 750-11: Odsetki i koszty upomnienia, - 750-25: Odsetki od czynszu. Konto pozabilansowe 990 - Rozrachunki z osobami trzecimi z tytułu ich odpowiedzialno ści za zobowi ązania podatkowe podatnika Konto nie zostało uj ęte w zakładowym planie kont. Konto nie zostało uj ęte w zakładowym planie kont. Konto pozabilansowe 991 – Rozrachunki z inkasentami z tytułu pobieranych przez nich podatków podlegaj ących przypisaniu na kontach podatników Konto nie zostało uj ęte w zakładowym planie kont. Konto nie zostało uj ęte w zakładowym planie kont.
Dokumentacja opisująca przyjęte w jednostce zasady rachunkowości nie zawierała zasad klasyfikacji zdarzeń, zasad prowadzenia ksiąg pomocniczych, korespondencji pomiędzy kontami oraz sposobu ich powiązania z kontami księgi głównej. Kierownik jednostki nie ustalił wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych. Stwierdzono ponadto, Ŝe w uregulowaniach nie określono sposobu ochrony dowodów księgowych stanowiących podstawę dokonywania zapisów w księgach rachunkowych. W związku z powyŜszym stwierdzić naleŜy, Ŝe przyjęte uregulowania nie spełniały wymogu art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. „a”, „b” i „c” oraz pkt 4 ustawy o rachunkowości. W Planie kont dla Urzędu Gminy Kodrąb w opisie zasad funkcjonowania kont: 011 – Środki trwałe, 020 – Wartości niematerialne i prawne, 101 – Kasa, 140 – Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pienięŜne (w 2007 roku), 310 – Materiały (w 2008 roku) brak było unormowań dotyczących podatków. Ponadto stwierdzono, iŜ nie przewidywano prowadzenia konta: 310 – Materiały (w 2007 roku), 226 – Długoterminowe naleŜności budŜetowe (w 2008 roku), 990 – Rozrachunki z osobami trzecimi z tytułu ich odpowiedzialności za zobowiązania podatkowe podatnika (w 2007 i 2008 roku) oraz konta 991 – Rozrachunki z inkasentami z tytułu pobieranych przez nich podatków podlegających przypisaniu na kontach podatników (w 2007 i 2008 roku). PowyŜsze działania stanowiły naruszenie przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie zasad rachunkowości i planów kont w
______58 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych naleŜności dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 112, poz. 761). Ponadto w opisie zasad funkcjonowania konta 221 zapisano, iŜ po stronie Wn księguje się odpisy naleŜności na czerwono , a po stronie Ma zwroty nadpłat na czerwono . Stwierdzić naleŜy, iŜ obecnie w przyjętych zasadach rachunkowości nie dokonuje się zapisów na czerwono, tym bardzie, iŜ konto 221 jest kontem dwustronnym. Ponadto wskazane zapisy operacji gospodarczych na powyŜszych stronach konta są sprzeczne z §17 ust. 2 pkt 1 lit. „c” i pkt 2 lit. „a” wskazanego wyŜej rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku. Zgodnie z powołanym przepisem na stronie Wn konta 221 księguje się m.in. zwroty nadpłat w korespondencji ze stroną Ma konta 130 – Rachunek bieŜący urzędu, jeŜeli zwrot następuje na rachunek bieŜący podatnika, albo konta 101 – Kasa, jeŜeli zwrot następuje z kasy urzędu. Na stronie Ma konta 221 księguje się m.in. odpisy naleŜności, w korespondencji ze stroną Wn konta 750 – Przychody i koszty finansowe. Ustalono, iŜ załącznik nr 4 do zarządzenia nr 35/2007 Wójta Gminy Kodrąb z dnia 31 grudnia 2007 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organu podatkowego jednostki samorządu terytorialnego został wydany na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku (Dz. U. nr 50, poz. 511) w sprawie zasad rachunkowości i planów kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego, które straciło swoją moc obowiązującą w dniu 30 czerwca 2006 roku, kiedy to w Ŝycie weszło rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku. Dane dotyczące przestrzegania zasad rachunkowości podatkowej za lata 2007 – 2008 stanowią załącznik nr 12 do protokołu kontroli.
2) Organizacja wymiaru i poboru podatków i opłat (inkaso)
W Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy w Kodrębie (wprowadzonym zarządzeniem Wójta Gminy nr 29 z dnia 28 grudnia 2006 roku z późniejszymi zmianami) w rozdziale 6 §19 pkt 7 i 9 wskazano zadania realizowane w zakresie wymiaru i poboru podatków i opłat. W okresie objętym kontrolą w Referacie Finansowym na stanowiskach związanych z wymiarem oraz księgowością podatkową zatrudnione były następujące osoby: Barbara Parada – inspektor ds. wymiaru podatków i opłat (do dnia 29 maja 2008 roku), Aurelia Ścigalska – inspektor ds. księgowości podatkowej, Emilia Kopczyk – referent (od dnia 1 marca 2007 roku). Inkaso Uchwałą nr XXX/193/2002 z dnia 26 lutego 2002 roku Rada Gminy Kodrąb zarządziła pobór podatków od osób fizycznych podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego w formie inkasa. W uchwale tej ustalono inkasentów, którymi zostali wskazani imiennie sołtysi poszczególnych sołectw. Wynagrodzenie określono w wysokości 8% sumy zainkasowanych podatków, z tym Ŝe dolna granica wynagrodzenia wynosi 200 zł od kaŜdej raty. Wypłata wynagrodzenia następuje w kasie Urzędu Gminy po uprzednim rozliczeniu się inkasenta z zainkasowanej kwoty podatku w terminie 15 dni od dokonania wpłaty zainkasowanych podatków. Uchwała ta została zmieniona uchwałą nr VI/45/03 z dnia 29 kwietnia 2003 roku (zmiana inkasentów). Uchwałą nr IV/24/07 z dnia 28 marca 2007 roku Rada Gminy Kodrąb zarządziła pobór od osób fizycznych podatku od nieruchomości, podatku rolnego i podatku leśnego w drodze inkasa. Inkasentem podatków jest sołtys właściwego sołectwa wg miejsca zamieszkania podatnika wskazany w uchwale imiennie. Inkasenci otrzymują za inkaso podatków wynagrodzenie w wysokości 8% sumy zainkasowanych kwot, z tym, Ŝe dolna granica wynagrodzenia wynosi 200 zł od kaŜdej raty. Wypłata wynagrodzenia
______59 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
następować będzie w kasie Urzędu Gminy po uprzednim rozliczeniu się inkasenta z kaŜdej kwoty podatku w terminie 15 dni od dokonania wpłaty zainkasowanych podatków. Uchwałą nr 12/65/2007 z dnia 13 kwietnia 2007 roku Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi z powodu naruszenia prawa, tj. art. 6 ust. 12 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 9 poz. 84 ze zm.), art. 6b ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 2006 r., Dz. U. nr 136, poz. 969 ze zm.), art. 6 ust. 8 ustawy z dnia 30 października 2002 roku o podatku leśnym (Dz. U. nr 200, poz. 1682 ze zm.) stwierdziło niewaŜność uchwały nr IV/24/07 Rady Gminy Kodrąb z dnia 28 marca 2007 roku w sprawie inkasa od osób fizycznych podatku od nieruchomości, podatku rolnego i podatku leśnego. Z treści uzasadnienia wynika, Ŝe Rada Gminy Kodrąb w §2 uchwały nr IV/24/07 określiła inkasentów i wysokość przysługującego im wynagrodzenia, które ma wynosić 8% sumy zainkasowanych kwot, z tym Ŝe dolna granica wynagrodzenia wynosi 200 zł od kaŜdej raty. Przepis §2 ust. 2 jest mało precyzyjny, gdyŜ uchwała nie definiuje, co naleŜy rozumieć przez „ratę”. Brak ten uniemoŜliwia ustalenie wynagrodzenia inkasenta. „Ratą” moŜe być naleŜność pobrana od jednej osoby fizycznej, jak i od nieokreślonej grupy osób. Nie wiadomo równieŜ w jakiej przestrzeni czasowej zamyka się pojęcie „rata”. Wada przepisu dotyczącego wynagrodzenia inkasenta prowadzi do wniosku, Ŝe Rada Gminy naruszyła art. 6 ust. 12 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, art. 6b ustawy o podatku rolnym, art. 6 ust. 8 ustawy o podatku leśnym, a to skutkuje stwierdzeniem niewaŜności całej uchwały. Uchwałą nr V/28/07 z dnia 27 kwietnia 2007 roku Rada Gminy Kodrąb zarządziła pobór od osób fizycznych podatku od nieruchomości, podatku rolnego i podatku leśnego w drodze inkasa. Inkasentem podatków jest sołtys właściwego sołectwa wg miejsca zamieszkania podatnika wskazany w uchwale imiennie. Inkasenci otrzymują za inkaso podatków wynagrodzenie w wysokości 8% sumy zainkasowanych kwot, z tym, Ŝe dolna granica wynagrodzenia wynosi 200 zł od kaŜdej raty podatku zebranego przez inkasenta od nieokreślonej liczby osób w danym sołectwie, w terminach do 15 marca, 15 maja, 15 września i 15 listopada. Wypłata wynagrodzenia następować będzie w kasie Urzędu Gminy po uprzednim rozliczeniu się inkasenta z kaŜdej kwoty podatku w terminie 15 dni od dokonania wpłaty zainkasowanych podatków. Uchwała została opublikowana w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego z dnia 9 czerwca 2007 roku, nr 173, poz. 1629 i weszła w Ŝycie z dniem 23 czerwca 2007 roku. Ustalono, iŜ na inkaso II raty podatku w 2007 roku zostały zawarte umowy z sołtysami (inkasentami), którzy zostali wybrani w wyborach i wskazani w uchwale nr V/28/07 z dnia 27 kwietnia 2007 roku, ale która jeszcze nie zaczęła obowiązywać. Terminem rozliczania zainkasowanych kwot podatków jest termin ustawowy, określony w art. 47 §4a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r., Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.). Kontrolą objęto prawidłowość rozliczania inkasentów oraz naliczenia i wypłaty prowizji dla inkasenta sołectwa Kodrąb, Lipowczyce i Zapolice za inkaso I IV raty za 2007 oraz I i II raty 2008 rok. (…) 4
4 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______60 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie terminowości wpłat dokonywanych przez inkasentów oraz naliczenia i wypłaty prowizji za inkaso. Kontrolą objęto listy wypłat inkasa dla sołtysów za: I kwartał 2007 (RK 22/07 poz. 9 i 10, poz. księgowa 167/07), II kwartał 2007 (RK 41/2007, poz. księgowa 235a), III kwartał 2007 (RK 69/2007, poz. 8, poz. księgowa 496/07), IV kwartał 2007 (RK 90/07, poz. 18, poz. księgowa 656/07), I kwartał 2008 (RK 18/2008, poz. 18, poz. księgowa 164/08) i II kwartał 2008 (RK 35/2008, poz. 2, poz. księgowa 327/08). Na podstawie powyŜszych list sporządza się listy wypłat inkasa. Prowizja z tytułu inkasa podatków wypłacana jest w kasie Urzędu Gminy za potwierdzeniem odbioru gotówki. Listy wypłat zostały sprawdzone pod względem merytorycznym (Wioletta Marcinkowska – Sekretarz Gminy), pod względem formalno rachunkowym (Aurelia Ścigalska – inspektor) oraz zatwierdzone do wypłaty przez Skarbnika (Ewa Ziemnica) i Sekretarza (Wioletta Marcinkowska). Na listach naniesiono dekretację, a brak było wskazania klasyfikacji budŜetowej (wyjątek stanowiła lista ujęta pod pozycją księgową 235a/07 i 164/08); wszyscy inkasenci potwierdzili odbiór gotówki. W obowiązującej w kontrolowanej jednostce Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych dla Urzędu Gminy Kodrąb nie ustalono procedur kontroli w stosunku do zasad naliczania i wypłaty inkasa dla inkasentów podatków. Stwierdzono, iŜ sprawdzanie wskazanych wyŜej list wypłat inkasa pod względem formalno rachunkowym przez Aurelię Ścigalską – inspektora bez upowaŜnienia wydanego przez kierownika jednostki stanowiło naruszenia art. 44 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. Terminowość dostarczania decyzji wymiarowych i nakazów płatniczych Ustalono, iŜ w okresie objętym kontrolą nakazy płatnicze oraz decyzje wymiarowe dostarczane były przez sołtysów poszczególnych sołectw. Podatnikom zamieszkałym poza miejscowością, w której zlokalizowana jest siedziba Urzędu Gminy nakazy płatnicze/decyzje wymiarowe wysyłano pocztą za potwierdzeniem odbioru. Kontrolą objęto terminowość dostarczenia nakazów/decyzji mieszkańcom sołectwa Kodrąb (386 podatników), Lipowczyce (143 podatników) i Zapolice (124 podatników). Odbiór decyzji/nakazów poszczególni podatnicy potwierdzali własnoręcznym podpisem ze wskazaniem daty odbioru. W większości przypadków decyzje i nakazy zostały doręczone z zachowaniem 14 dniowego terminu przed ustawowym terminem zapłaty podatku. W pozostałych przypadkach podatnikom umoŜliwiono, zgodnie z art. 47 §1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa zapłatę podatku w terminie 14 dni od dnia doręczenia decyzji ustalającej wysokość zobowiązania podatkowego. Ustalono, iŜ nie doręcza się decyzji wymiarowych z wymiarem podatku w wysokości 0 zł, a w przypadku 17 podatników, do których decyzje zostały wysłane pocztą, stwierdzono, iŜ brak jest potwierdzenia odbioru decyzji. Stwierdzić naleŜy, iŜ wszystkie decyzje w sprawie wymiaru podatku doręcza się podatnikowi zgodnie z art. 211 ustawy Ordynacja podatkowa, który stanowi, iŜ decyzję doręcza się stronie na piśmie, a zgodnie z art. 212 Ordynacji podatkowej organ podatkowy, który wydał decyzję jest nią związany od chwili jej doręczenia. W toku kontroli doręczania podatnikom nakazów płatniczych stwierdzono, Ŝe w jednostce znajdują się nakazy płatnicze niedoręczone podatnikom. Z wyjaśnienia referenta Emilii Kopczyk wynika, Ŝe niedoręczone nakazy płatnicze dotyczą gospodarstw rolnych, których właściciele nie Ŝyją, a następców prawnych bądź spadkobierców nie ustalono. Podatek wynikający z niedoręczonych decyzji i nakazów płatniczych ujmowany był i jest nadal do przypisu właściwego podatku w poszczególnych latach. Według informacji sporządzonej przez Emilię Kopczyk wynika, iŜ brak potwierdzenia odbioru decyzji wymiarowych w latach 2007 i 2008 w podatku rolnym oraz w łącznym
______61 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zobowiązaniu pienięŜnym na kontach (…) 5 jest spowodowane tym, iŜ właściciele gruntów objętych ww. kontami nie Ŝyją. W związku z zaistniałą sytuacją na ww. kontach skumulował się przypis w łącznej kwocie 654,30 zł i wykazywany jest on jako zaległość podatkowa. PowyŜsze działanie wskazuje na naruszenie art. 21 §1 pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym, zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem doręczenia decyzji organu podatkowego, ustalającej wysokość tego zobowiązania. A zatem nie doręczenie nakazu płatniczego nie powoduje powstania zobowiązania podatkowego i tym samym nie wywołuje innych skutków, np. powstania zaległości podatkowych.
Realizację dochodów własnych Gminy w latach 2006 2007 roku przedstawiono w poniŜej zamieszczonych tabelach. Tabela Plan i realizacja dochodów własnych w 2007 roku Udział Procent Plan Wykonanie procentowy Lp. Wyszczególnienie Wykonania (w zł) (w zł) w wykonaniu Planu bud Ŝetu 1 2 3 4 5 6 DOCHODY BUD śETOWE - ogółem 8.993.252 9.053.929 100% 1. Podatek od nieruchomo ści 310.000 322.926 104% 4% 2. Podatek rolny 259.000 260.240 100% 3% 3. Podatek le śny 22.000 20.631 93% 1% 4. Podatek od środków transportowych 200.000 202.573 101% 3% 5. Opłaty lokalne 66.200 65.003 98% 1% 6. Pozostałe dochody własne 1.318.963 1.391.251 105% 16% DOCHODY WŁASNE 2.176.163 2.262.624 103% 25%
Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedło Ŝonych przez Urz ąd Gminy w Kodr ębie.
Tabela Plan i realizacja dochodów własnych na dzień 30.06.2008 roku Udział Procent Plan Wykonanie procentowy Lp. Wyszczególnienie Wykonania (w zł) (w zł) w wykonaniu Planu bud Ŝetu 1 2 3 4 5 6 DOCHODY BUD śETOWE - ogółem 10.003.921 5.573.387 55% 1. Podatek od nieruchomo ści 300.000 154.731 51% 3% 2. Podatek rolny 344.000 192.074 55% 4% 3. Podatek le śny 23.000 15.208 66% 1% 4. Podatek od środków transportowych 175.000 95.238 54% 2% 5. Opłaty lokalne 65.500 54.533 83% 1% 6. Pozostałe dochody własne 1.379.198 692.485 50% 13% DOCHODY WŁASNE 2.286.698 1.204.269 52% 22%
5 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______62 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedło Ŝonych przez Urz ąd Gminy w Kodr ębie. Uchwałą nr XXIX/192/05 z dnia 30 grudnia 2005 roku Rada Gminy Kodrąb ustaliła wzory formularzy informacji i deklaracji na podatek od nieruchomości. Uchwałą nr XXVIII/182/05 z dnia 5 grudnia 2005 roku Rada Gminy Kodrąb ustaliła wzory formularzy informacji i deklaracji na podatek rolny. Uchwałą nr XXVIII/180/05 z dnia 5 grudnia 2005 roku Rada Gminy Kodrąb ustaliła wzory formularzy informacji i deklaracji na podatek leśny. Ustalono, Ŝe w kontrolowanej jednostce nie podjęto uchwały w sprawie opłaty prolongacyjnej.
3) Podatek od nieruchomo ści
W okresie objętym kontrolą obowiązywała uchwała nr XXIII/183/05 Rady Gminy Kodrąb z dnia 5 grudnia 2005 roku w sprawie ustalenia wysokości stawek podatku od nieruchomości (Dziennik Urzędowy Województwa Łódzkiego nr 371, poz. 3769 z dnia 16 grudnia 2005 roku) oraz uchwała nr XI/63/07 z dnia 5 grudnia 2007 roku (Dziennik Urzędowy Województwa Łódzkiego nr 392, poz. 4071 z dnia 17 grudnia 2007 roku). Obowiązujące na terenie gminy stawki podatku od nieruchomości przyjęte powyŜszymi uchwałami ustalono w wysokościach: Górne granice stawek podatkowych
Stawki uchwalone przez Rad ę Przedmiot opodatkowania na rok 2007 na rok 2008 1 2 Od gruntów zwi ązanych z prowadzeniem działalno ści 0,69 zł 0,71 zł gospodarczej, bez wzgl ędu na sposób zakwalifikowania w 0,33 zł 0,33 zł ewidencji gruntów i budynków od 1 m 2 Od gruntów pod jeziorami, zaj ętych na zbiorniki wodne 3,65 zł 3,74 zł retencyjne lub elektrowni wodnych – od 1 ha 3,28 zł 3,28 zł Od gruntów pozostałych, w tym zaj ętych na prowadzenie 0,34 zł 0,35 zł odpłatnej statutowej działalno ści po Ŝytku publicznego 0,10 zł 0,15 zł przez organizacj ę po Ŝytku publicznego od 1 m 2,
Od budynków mieszkalnych lub ich cz ęś ci od 1m² 0,57 zł 0,59 zł 0,27 zł 0,27 zł Od budynków lub ich cz ęś ci zwi ązanych z prowadzeniem 18,60 zł 19,01 zł działalno ści gospodarczej oraz od budynków 8,00 zł 10,00 zł mieszkalnych lub ich cz ęś ci zaj ętych na prowadzenie działalno ści gospodarczej od 1 m2 Od budynków lub ich cz ęś ci zaj ętych na prowadzenie 8,66 zł 8,86 zł działalno ści gospodarczej w zakresie obrotu 4,31zł 4,31zł kwalifikowanym materiałem siewnym od 1m 2 Od budynków zaj ętych na prowadzenie działalno ści 3,75 zł 3,84 zł gospodarczej w zakresie udzielania świadcze ń 0,50 zł 0,50 zł zdrowotnych od 1m² Od budynków pozostałych, w tym zaj ętych na 6,23 zł 6,37 zł prowadzenie odpłatnej statutowej działalno ści po Ŝytku 3,09 zł 3,20 zł publicznego przez organizacj ę po Ŝytku publicznego od 1 m2 Od budowli – od ich warto ści okre ślonej na podstawie art. 2% ich warto ści 2% ich warto ści 4 ust. 1 pkt 3 i ust. 3-7
______63 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Uchwałą nr XXVIII/183/05 z dnia 5 grudnia 2005 roku oraz uchwałą nr XI/63/07 z dnia 5 grudnia 2007 roku Rada Gminy Kodrąb zwolniła z podatku od nieruchomości: 1) powierzchnię gruntów, budowli i budynków zajętych na ochronę ppoŜ., 2) powierzchnię gruntów, budowli i budynków zajętych na potrzeby realizacji zadań komunalnych, 3) nieruchomości wykorzystywanych pod kątem sakralnym, 4) budynki mieszkalne lub ich części, o ile nie są wykorzystywane do prowadzenia działalności gospodarczej innej niŜ działalność rolnicza lub leśna. Na podstawie oświadczenia złoŜonego przez Emilię Kopczyk – referenta ustalono, iŜ w 2007 roku i w I półroczu 2008 roku nie przeprowadzano kontroli podatkowych. Ustalono, iŜ kontrolowana jednostka nie posiada bezpośredniego dostępu do danych z ewidencji gruntów, dane ze Starostwa Powiatowego w Radomsku przesyłane są do jednostki pocztą. Ponadto stwierdzono, iŜ w kontrolowanej jednostce nie prowadzi się ewidencji podatkowej nieruchomości, co stanowi naruszenie art. 7a ust. 1 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Zgodnie z treścią wskazanego przepisu dla potrzeb wymiaru i poboru podatku od nieruchomości oraz podatku rolnego i podatku leśnego organy podatkowe prowadzą ewidencję podatkową nieruchomości w systemie informatycznym (ust. 1). Ewidencja podatkowa nieruchomości zawiera dane o podatnikach i przedmiotach opodatkowania, w szczególności wynikające z informacji i deklaracji składanych przez podatników na podstawie przepisów ustawy oraz przepisów o podatku rolnym i podatku leśnym, danych zawartych w księgach wieczystych, w ewidencji gruntów i budynków oraz innych ewidencjach i rejestrach, w tym prowadzonych przez organy administracji publicznej, a w szczególności: przed dniem wejścia w Ŝycie ustawy; aktów notarialnych; ewidencji decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu i wydanych decyzji o pozwoleniu na budowę; planu zagospodarowania przestrzennego; ewidencji prowadzonych przez urzędy skarbowe; Krajowej Ewidencji Podatników (ust. 2). Zasady prowadzenia ewidencji podatkowej nieruchomości w systemie informatycznym, z uwzględnieniem zapewnienia współdziałania z ewidencją gruntów i budynków określone są w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004 w sprawie ewidencji podatkowej nieruchomości (Dz. U. nr 107, poz. 1138). Podatek od nieruchomości od osób prawnych Ustalono, iŜ na terenie Gminy Kodrąb na dzień 1 stycznia 2007 i 2008 roku działalność gospodarczą prowadziło 15 podmiotów zaliczanych do osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej podlegające opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości. Kontrolą objęto 5 podatników, co stanowiło 33,3% w 2007 i 2008 roku wszystkich podatników objętych podatkiem od nieruchomości od osób prawnych oraz 82,31% dochodów wykonanych za 2007 rok i 80,13% dochodów wykonanych za I półrocze 2008 roku. Szczegółowe zestawienie podatników objętych kontrolą, przypis roczny, datę złoŜenia deklaracji oraz uiszczone kwoty podatku w latach 2007 – 2008 obrazuje poniŜsze zestawienie. (…) 6
6 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 oraz § 2 pkt 3 i 4 ustawy z
______64 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Udzielone ulgi w zapłacie podatku w zakresie podatku od nieruchomości (np. umorzenie zaległości, rozłoŜenie na raty, odroczenie terminu płatności) 31.12.2007 rok Ilo ść Kwota obj ęta Rodzaj decyzji wydanych decyzji decyzjami (zł) Os. prawne Os. fizyczne Os. prawne Os. fizyczne Umorzenie zaległo ści podatkowej, 1 - 8.664,00 - odsetek Rozło Ŝenie zapłaty podatku na raty - - - - Odroczenie terminu płatno ści podatku - - - - Rozło Ŝenie na raty zapłaty zaległo ści - - - - podatkowej Odroczenie zapłaty zaległo ści podatkowej - - - - 30.06.2008 rok
Ilo ść Kwota obj ęta Rodzaj decyzji wydanych decyzji decyzjami (zł) Os. prawne Os. fizyczne Os. prawne Os. fizyczne Umorzenie zaległo ści podatkowej, - - - - odsetek Rozło Ŝenie zapłaty podatku na raty - - - - Odroczenie terminu płatno ści podatku - - - - Rozło Ŝenie na raty zapłaty zaległo ści - - - - podatkowej Odroczenie zapłaty zaległo ści podatkowej - - - - Kontrolą objęto decyzję znak Fn.3113/1/07 z dnia 2 maja 2007 roku w sprawie umorzenia podatku od nieruchomości za I, II, III ratę 2007 roku w kwocie 8.664 wraz z odsetkami, na wniosek podatnika z dnia 12 kwietnia 2007 roku. Stwierdzono, iŜ wskazana wyŜej decyzja nie zawierała uzasadnienia prawnego, co stanowiło naruszenie art. 210 §1 pkt 6 w powiązaniu z art. 210 §4 i §5 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie z art. 210 §1 pkt 6 Ordynacji podatkowej decyzja zawiera uzasadnienie faktyczne i prawne. Z §4 wynika, Ŝe uzasadnienia faktyczne decyzji zawiera w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, uzasadnienie prawne zaś zawiera wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji z przytoczeniem przepisów prawa. MoŜna odstąpić od uzasadnienia decyzji, gdy uwzględnia ona w całości Ŝądanie strony; nie dotyczy to decyzji wydanej na skutek odwołania bądź na podstawie której przyznano ulgę w zapłacie podatku. Testy dotyczące podatku od nieruchomości osób fizycznych i prawnych w latach 2007 2008 stanowią załącznik nr 13 do protokołu kontroli.
4) Podatek rolny
Na podstawie ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 grudnia 2001 roku (Dz. U. nr 143, poz. 1614) w sprawie dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______65 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zaliczenia gmin oraz miast do jednego z czterech okręgów podatkowych Gmina Kodrąb została zakwalifikowana do III okręgu podatkowego. W 2007 roku Rada Gminy Kodrąb nie skorzystała z uprawnień wynikających z art. 6 ust. 3 ustawy o podatku rolnym i nie obniŜyła średniej ceny skupu Ŝyta przyjmowanej jako podstawę obliczania podatku. W związku z powyŜszym w 2007 roku podstawą wymiaru podatku rolnego była średnia cena skupu Ŝyta za pierwsze trzy kwartały roku poprzedzającego rok podatkowy ustalona w komunikacie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego na 2007 rok, a wynosząca 35,52 zł za 1 q. W 2008 roku Rada Gminy Kodrąb skorzystała z uprawnień wynikających z art. 6 ust. 3 ustawy o podatku rolnym i uchwałą nr XI/62/07 z dnia 5 grudnia 2007 roku obniŜyła średnią cenę skupu Ŝyta przyjmowaną jako podstawę obliczania podatku do kwoty 47 zł za 1 q. Uchwała została ogłoszona w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego w dniu 17 grudnia 2007 roku, nr 392, poz. 4070. Stawki podatku od 1 ha przeliczeniowego do naliczania podatku rolnego wynosiły: - za 2007 rok – 88,80 zł (35,52 zł x 2,5 q), - za 2008 rok – 117,50 zł (47,00 zł x 2,5 q). Stawki podatku od 1 ha fizyczny do naliczania podatku rolnego wynosiły: za 2007 rok – 177,60 zł (35,52 zł x 5 q), za 2008 rok – 235,00 zł (47,00 zł x 5 q). Podatek rolny od osób fizycznych Zgodnie z rejestrami wymiarowymi łącznego zobowiązania pienięŜnego i podatku rolnego za lata 2007 2008 – na terenie Gminy Kodrąb w 2007 roku 731 podatników opłacało podatek rolny a w 2008 roku 741 podatników. Podatek rolny opłacany był równieŜ w okresie objętym kontrolą w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym, odpowiednio w 2007 roku przez 1.421 podatników a w 2008 roku przez 1.440 podatników posiadających uŜytki rolne podlegające opodatkowaniu podatkiem rolnym. Według rejestru wymiarowego łącznego zobowiązania pienięŜnego w okresie objętym kontrolą przypisy podatków opłacanych w formie łącznego zobowiązania pienięŜnego kształtowały się: Łączne zobowiązanie pienięŜne 2007 rok 2008 rok - podatek rolny 214.424,00 zł 288.594,00 - podatek leśny 11.667,00 zł 13.534,00 - podatek od nieruchomości 80.610,00 zł 95.446,00 Razem 304.701,00 397.574,00 Dochody gminy zaplanowane i uzyskane z tytułu podatku rolnego od osób fizycznych w 2007 i w 2008 roku kształtowały się w kwotach: 31 grudnia 2007 30 czerwiec 2008 dochody zaplanowane 256.000,00 340.000,00 dochody otrzymane 257.736,24 190.041,16 zaległości 9.079,00 9.936,65 nadpłaty 591,40 503,00 Dochody zaplanowane i wykonane obejmują kwoty podatku rolnego opłacanego przez podatników w formie łącznego zobowiązania pienięŜnego oraz podatku rolnego ustalanego w drodze decyzji w sprawie wymiaru podatku rolnego.
______66 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kontrolą objęto prawidłowość zastosowanych stawek podatkowych i wymiaru podatku, terminowość doręczenia decyzji wymiarowych, terminowość zapłaty zobowiązań podatkowych podatników o następujących numerach ewidencji podatkowej: (…) 7 W toku kontroli stwierdzono co następuje: - decyzje w sprawie wymiaru podatku rolnego lub łącznego zobowiązania pienięŜnego doręczone były podatnikom w terminie umoŜliwiającym dokonanie zapłaty podatku w ustawowo określonym terminie, - do naliczenia podatku rolnego stosowano prawidłowe stawki podatkowe, - ulgi przyznane podatnikom organ podatkowy przyznał na podstawie art. 12 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (Dz. U. z 2006 roku nr 136, poz. 969 ze zmianami) w drodze decyzji zgodnie z § 210 Ordynacji podatkowej, - (…) 8 - decyzją nr 3105/9/06 z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie zwolnienia podatnika o nr ewidencji podatkowej 140028 od obowiązku regulowania podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów (…) 9, organ podatkowego ustalił okres zwolnienia na czas od 1 kwietnia 2006 roku do dnia 31 marca 2010 roku, co jest niezgodne z art. 12 ust. 3 ustawy o podatku rolnym. Z treści powołanego przepisu wynika, Ŝe okres zwolnienia od podatku rolnego gruntów przeznaczonych na utworzenie nowego gospodarstwa rolnego lub powiększenie juŜ istniejącego do powierzchni nieprzekraczającej 100 ha, wynosi 5 lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaŜy gruntów lub prawa wieczystego uŜytkowania, ustanowiono prawo wieczystego uŜytkowania gruntów lub objęto grunty w trwałe zagospodarowanie w drodze umowy. Podatek rolny od osób prawnych Ustalono, iŜ na terenie Gminy Kodrąb na dzień 1 stycznia 2007 i 2008 roku działalność gospodarczą prowadziło 6 podmiotów zaliczanych osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej. Kontrolą objęto wskazanych niŜej podatników, co stanowiło 100% w 2007 i 2008 roku wszystkich podatników objętych podatkiem rolnym od osób prawnych. Ustalono, iŜ prowadzi się ręczne konta analityczne podatników oraz dziennik obrotów pełniący jednocześnie rolę rejestru przypisów i odpisów. Analiza zapisów dokonanych na kontach analitycznych podatników oraz w dzienniku obrotów wykazała, iŜ w 2008 roku, pomimo
7 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 8 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 9 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______67 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wpływu deklaracji, nie dokonano przypisu wymiaru w wysokości 0,00 zł dotyczącego podatnika o koncie nr 2. PowyŜsze stanowi naruszenie art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego naleŜy wprowadzić, w postaci zapisu, kaŜde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Szczegółowe zestawienie podatników objętych kontrolą, przypis roczny, datę złoŜenia deklaracji oraz uiszczone kwoty podatku w latach 2007 – 2008 obrazuje poniŜsze zestawienie. (…) 10 Analiza przedłoŜonych do kontroli dokumentów wykazała: 1) w zakresie terminowości składania deklaracji na podatek rolny Wszystkie deklaracje na podatek rolny na rok 2007 i 2008 zostały złoŜone na wzorze stanowiącym załącznik nr 2 do uchwały Rady Gminy Kodrąb nr XXVIII/182/05 z dnia 5 grudnia 2005 roku w sprawie wzoru informacji i deklaracji na podatek rolny. Stwierdzono, iŜ w większości przypadków deklaracje nie posiadają daty wpływu do Urzędu Gminy, co stanowi naruszenie pkt. 6 ppkt 11 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319 ze zm.), zgodnie z którym na kaŜdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania – na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania i wychodzący numer ewidencyjny z rejestru kancelaryjnego. Na deklaracjach osoba przyjmująca dokonywała potwierdzenia przyjęcia deklaracji wraz z poświadczeniem daty. Na podstawie potwierdzeń przyjęcia deklaracji ustalono, iŜ wpłynęły one w następujących terminach: (…) 11 PowyŜsze wskazuje, Ŝe deklaracje zostały złoŜone przez podatników z naruszeniem terminu wskazanego w art. 6a ust. 8 pkt 1, zgodnie z którym osoby prawne, jednostki organizacyjne, w tym spółki nieposiadające osobowości prawnej, jednostki organizacyjne Agencji Własności Rolnej Skarbu Państwa, a takŜe jednostki organizacyjne Lasów Państwowych są obowiązane składać, w terminie do dnia 15 stycznia, organowi podatkowemu właściwemu ze względu na miejsce połoŜenia gruntów deklaracje na dany rok podatkowy, sporządzone na formularzu według ustalonego wzoru, a jeŜeli obowiązek podatkowy powstał po tym dniu – w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie tego obowiązku. 2) w zakresie poprawności danych wykazywanych w deklaracjach oraz dokonywania przez organ podatkowy czynności sprawdzających Dane podatkowe zawarte w deklaracjach podatkowych za 2007 rok kontrolujące porównały z danymi wykazanymi w deklaracjach za rok 2006. Kontrolującym nie
10 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 i § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 11 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______68 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
przedstawiono danych potwierdzających informacje zawarte w złoŜonych deklaracjach z danymi znajdującymi się w ewidencji gruntów i budynków. (…) 12 PowyŜsze prowadzi do stwierdzenia, Ŝe organ podatkowy nie podejmował czynności sprawdzających, co stanowi to naruszenie art. 272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym organy podatkowe pierwszej instancji, z zastrzeŜeniem art. 272a, dokonują czynności sprawdzających, mających na celu m.in. sprawdzenia terminowości składania deklaracji i stwierdzenia formalnej poprawności złoŜonej deklaracji, a takŜe ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami. Z treści art. 274 wynika, iŜ w razie stwierdzenia, Ŝe deklaracja zawiera błędy rachunkowe lub inne oczywiste omyłki bądź Ŝe wypełniono ją niezgodnie z ustalonymi wymaganiami, organ podatkowy w zaleŜności od charakteru i zakresu uchybień: koryguje deklarację, dokonując stosownych poprawek lub uzupełnień, jeŜeli zmiana wysokości zobowiązania podatkowego, kwoty nadpłaty, kwoty zwrotu podatku lub wysokości straty w wyniku tej korekty nie przekracza kwoty 1.000 zł (§1 pkt1). Organ podatkowy uwierzytelnia skorygowaną deklarację o której mowa w §1 pkt 1 i doręcza podatnikowi uwierzytelnioną kopię skorygowanej deklaracji wraz z informacją o związanej z korektą deklaracji zmianie wysokości zobowiązania podatkowego, kwoty nadpłaty lub zwrotu podatku lub wysokości straty bądź informację o braku takich zmian (§2). Na korektę podatnik moŜe wnieść sprzeciw do organu, który dokonuje korekty, w terminie 14 dni od dnia doręczenia uwierzytelnionej kopii skorygowanej deklaracji (§3). Ponadto zgodnie z art. 274a §2 Ordynacji podatkowej w razie wątpliwości, co do poprawności złoŜonej deklaracji organ podatkowy moŜe wezwać do udzielenia, w wyznaczonym terminie, niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji, wskazując przyczyny podania w wątpliwość rzetelności danych w niej zawartych. 3) w zakresie terminowości wpłat i podejmowania czynności windykacyjnych Stwierdzono, iŜ podatnicy dokonywali wpłat w terminach wskazanych w art. 6a ust. 8 pkt 3 ustawy o podatku rolnym, a zaległości nie występowały. Udzielone ulgi i zwolnienia w zakresie podatku rolnego (w szczególności ulga inwestycyjna i z tytułu nabycia gruntów) 31.12.2007 rok
Kwota Ilo ść decyzji (szt.) Rodzaj decyzji ulgi lub zwolnienia (zł) Os. prawne Os. fizyczne Os. prawe Os. fizyczne Ulga inwestycyjna - 1 - 1.830,00 Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów - 10 - 1.041,00 Ulga Ŝołnierska - - - - Umorzenie zaległo ści, odsetek - 40 - 5.423,80 Rozło Ŝenie na raty zapłaty podatku - - - - (zaległo ści)
12 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______69 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Odroczenie terminu zapłaty podatku - 9 - 1.715,00 (zaległo ści)
30.06.2008 rok
Kwota Ilo ść decyzji (szt.) Rodzaj decyzji ulgi lub zwolnienia (zł) Os. prawne Os. fizyczne Os. prawne Os. fizyczne Ulga inwestycyjna - - - - Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów - 5 - 249,00 Ulga Ŝołnierska - - - - Umorzenie zaległo ści, odsetek - 19 - 2.623,00 Rozło Ŝenie na raty zapłaty podatku - - - - (zaległo ści) Odroczenie terminu zapłaty podatku - 6 - 523,00 (zaległo ści)
Umorzenie zaległości podatkowej
Kontrolą objęto następujące decyzje: Decyzja z dnia 8 października 2007 roku znak: Fn 3113/34/07 w sprawie umorzenia III raty za 2007 rok w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w kwocie 104,00 zł na wniosek podatnika z dnia 25 września 2007 roku, Decyzja z dnia 22 października 2007 roku znak: Fn 3113/35/07 w sprawie umorzenia III raty za 2007 rok w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w kwocie 86,00 zł na wniosek podatnika z dnia 8 października 2007 roku, Decyzja z dnia 22 października 2007 roku znak: Fn 3113/36/07 w sprawie umorzenia III raty za 2007 rok w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w kwocie 308 zł na wniosek podatnika z dnia 9 października 2007 roku, Decyzja z dnia 22 października 2007 roku znak: Fn 3113/37/07 w sprawie umorzenia III raty za 2007 rok w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w kwocie 376,00 zł na wniosek podatnika z dnia 9 października 2007 roku, Decyzja z dnia 29 listopada 2007 roku znak: Fn 3113/44/07 w sprawie umorzenia IV raty za 2007 rok w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w kwocie 60,00 zł na wniosek podatnika z dnia 16 listopada 2007 roku, Decyzja z dnia 29 listopada 2007 roku znak: Fn 3113/45/07 w sprawie umorzenia IV raty za 2007 rok w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w kwocie 78,00 zł na wniosek podatnika z dnia 21 listopada 2007 roku, Decyzja z dnia 29 listopada 2007 roku znak: Fn 3113/48/07 w sprawie umorzenia IV raty za 2007 rok w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w kwocie 29 zł, Decyzja z dnia 29 listopada 2007 roku znak: Fn 3113/47/07 w sprawie umorzenia IV raty za 2007 rok w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w kwocie 80,00 zł na wniosek podatnika z dnia 28 listopada 2007 roku, Decyzja z dnia 29 listopada 2007 roku znak: Fn 3113/49/07 w sprawie umorzenia IV raty za 2007 rok w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w kwocie 178,00 zł na wniosek podatnika z dnia 14 listopada 2007 roku,
______70 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Decyzja z dnia 3 kwietnia 2008 roku znak: Nr 3101/8/08 w sprawie umorzenia zaległości z tytułu pierwszej I raty za 2008 rok w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w kwocie 48,00 zł na wniosek podatnika z dnia 17 marca 2008 roku, Decyzja z dnia 3 kwietnia 2008 roku znak: Nr 3101/7/08 w sprawie umorzenia zaległości z tytułu pierwszej I raty za 2008 rok w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w kwocie 98,00 zł na wniosek podatnika z dnia 16 marca 2008 roku, Decyzja z dnia 3 kwietnia 2008 roku znak: Nr 3101/9/08 w sprawie umorzenia zaległości z tytułu pierwszej I raty za 2008 rok w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w kwocie 188,00 zł na wniosek podatnika z dnia 17 marca 2008 roku, Decyzja z dnia 28 maja 2008 roku znak: Nr 3101/18/08 w sprawie umorzenia zaległości z tytułu II raty za 2008 rok w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w kwocie 70,00 zł na wniosek podatnika z dnia 16 maja 2008 roku, Decyzja z dnia 28 maja 2008 roku znak: Nr 3101/19/08 w sprawie umorzenia zaległości z tytułu II raty za 2008 rok w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w kwocie 81,00 zł na wniosek podatnika z dnia 20 maja 2008 roku. Odroczenie terminu zapłaty podatku
Decyzja z dnia 4 lipca 2007 roku znak: Fn 3113/18/07 w sprawie odroczenia płatności zaległości podatkowej z tytułu I i II raty podatku za 2007 rok w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w kwocie 650,00 zł wraz z odsetkami 7 zł do dnia 15 listopada 2007 na wniosek podatnika z dnia 25 maja 2007 roku,
Decyzja z dnia 4 lipca 2007 roku znak: Fn 3113/13/07 w sprawie odroczenia płatności zaległości podatkowej z tytuły II raty podatku za 2007 rok w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w kwocie 187,00 zł do końca roku 2007, na wniosek podatnika z dnia 15 maja 2007 roku,
Decyzja z dnia 5 lipca 2007 roku znak: Fn 3113/23/07 w sprawie odroczenia płatności zaległości podatkowej z tytuły II raty podatku za 2007 rok w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w kwocie 187,00 zł do końca roku 2007, na wniosek podatnika z dnia 15 maja 2007 roku,
Decyzja z dnia 20 września 2007 roku znak: Fn 3113/26/07 w sprawie odroczenia płatności zaległości podatkowej z tytuły III raty podatku za 2007 rok w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w kwocie 103,00 zł do dnia 20 października 2007 roku, na wniosek podatnika z dnia 10 września 2007 roku
Decyzja z dnia 29 listopada 2007 roku znak: Fn 3113/50/07 w sprawie odroczenia płatności zaległości podatkowej z tytuły IV raty podatku za 2007 rok w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w kwocie 201,00 zł do dnia 15 grudnia 2007 roku, na wniosek podatnika z dnia 23 listopada 2007 roku,
Decyzja z dnia 5 lipca 2007 roku znak: Fn 3113/23/07 w sprawie odroczenia płatności zaległości podatkowej z tytuły II raty podatku za 2007 rok w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w kwocie 187,00 zł do końca roku 2007, na wniosek podatnika z dnia 15 maja 2007 roku,
Decyzja z dnia 28 września 2007 roku znak: Fn 3113/27/07 w sprawie odroczenia płatności zaległości podatkowej z tytuły III raty podatku za 2007 rok w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w kwocie 69,00 zł do dnia 30 października 2007 roku, na wniosek podatnika z dnia 17 września 2007 roku,
______71 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Decyzja z dnia 29 listopada 2007 roku znak: Fn 3113/43/07 w sprawie odroczenia terminu płatności IV raty podatku za 2007 rok w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w kwocie 68,00 zł do dnia 31 grudnia 2007 roku, na wniosek podatnika z dnia 15 listopada 2007 roku,
Decyzja z dnia 29 listopada 2007 roku znak: Fn 3113/42/07 w sprawie odroczenia płatności zaległości podatkowej z tytuły IV raty podatku za 2007 rok w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w kwocie 68,00 zł do dnia 31 grudnia 2007 roku, na wniosek podatnika z dnia 15 listopada 2007 roku,
Decyzja z dnia 22 stycznia 2008 roku znak: Fn 3113/1/08 w sprawie odroczenia płatności zaległości podatkowej z tytuły IV raty podatku za 2007 rok w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w kwocie 68,00 zł do dnia 31 marca 2008 roku, na wniosek podatnika z dnia 10 stycznia 2008 roku,
Decyzja z dnia 22 stycznia 2008 roku znak: Fn 3113/2/08 w sprawie odroczenia płatności zaległości podatkowej z tytuły IV raty podatku za 2007 rok w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w kwocie 68,00 zł do dnia 31 marca 2008 roku, na wniosek podatnika z dnia 10 stycznia 2008 roku,
Decyzja z dnia 3 kwietnia 2008 roku znak: Fn 3113/11/08 w sprawie odroczenia płatności zaległości podatkowej z tytuły I raty podatku za 2008 rok w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w kwocie 136,00 zł do dnia 20 kwietnia 2008 roku, na wniosek podatnika z dnia 5 marca 2008 roku, Decyzja z dnia 28 kwietnia 2008 roku nr 3101/20/2008 w sprawie odroczenia płatności zaległości podatkowej z tytuły II raty podatku za 2008 rok w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w kwocie 69,00 zł do dnia 15 lipca 2008 roku, na wniosek podatnika z dnia 20 maja 2008 roku, który wpłynął do Urzędu Gminy dnia 21 maja 2008 roku. PowyŜsze wskazuje na bezpodstawne wydanie decyzji poniewaŜ na dzień wydania jej organ podatkowy nie posiadał wniosku podatnika, co stanowi naruszenie art. 67a Ordynacji podatkowej. JednakŜe z treści uzasadnienia wynika, Ŝe odroczenie następuje na dwa miesiące tj. do 15 lipca 2008 roku, co pozwala na stwierdzenie błędu w dacie wydania decyzji, Decyzja z dnia 13 czerwca 2008 roku nr 3101/25/2008 w sprawie odroczenia płatności zaległości podatkowej z tytuły II raty podatku za 2008 rok w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w kwocie 90,00 zł do dnia 15 września 2008 roku, na wniosek podatnika z dnia 10 czerwca 2008 roku,
Decyzja z dnia 13 czerwca 2008 roku nr 3101/24/2008 w sprawie odroczenia płatności zaległości podatkowej z tytuły II raty podatku za 2008 rok w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym w kwocie 92,00 zł do dnia 15 września 2008 roku, na wniosek podatnika z dnia 10 czerwca 2008 roku.
Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów
Decyzja z dnia 29 października 2007 roku nr 3105/9/07 w sprawie zwolnienia od obowiązku regulowania podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów o pow. 6,94 ha,
Decyzja z dnia 8 maja 2008 roku nr 3105/4/08 w sprawie zwolnienia od obowiązku regulowania podatku rolnego z tytułu nabycia gruntów o pow. 2,19 ha,
Ulga inwestycyjna
______72 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Decyzja z dnia 5 lutego 2007 roku nr 3105/1/07 w sprawie udzielenia ulgi inwestycyjnej z tytułu dokonanej inwestycji w gospodarstwie rolnym w kwocie 1.830,00 zł.
Stwierdzono następujące nieprawidłowości: decyzjami nr: 3113/48/2007 z dnia 29 listopada 2007 roku, 3113/45/2007 z dnia 29 listopada 2007 roku oraz 3113/44/2007 z dnia 29 listopada 2007 roku, organ podatkowy umorzył zaległość w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym. Z decyzji nie wynikała wielkość umorzonego zobowiązania z tytułu poszczególnych podatków. Zgodnie z §3 ust. 1 pkt 6 załącznika nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budŜetowej wpływy z podatku rolnego, leśnego i podatku od nieruchomości, pobierane w formie łącznego zobowiązania pienięŜnego, wykazuje się w kwotach odrębnych dla poszczególnych podatków; odrębne kwoty kaŜdego z tych podatków ustala się za pomocą wskaźników, wyliczonych na podstawie rejestru wymiarowego oraz rejestru przypisów i odpisów, stanowiących udział poszczególnych podatków w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym. Ponadto skutki wynikające z umorzeń nie zostały wykazane w odpowiednich wierszach w kolumnie 14 sprawozdania Rb 27S o dochodach jednostki samorządu terytorialnego tj. decyzją nr 3101/45/2007 oraz nr 3101/44/2007 organ podatkowy umorzył zaległość w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym, w tym w podatku leśnym, które to nie zostały wyodrębnione w kolumnie 14 w rozdziale 75616 §0330 sprawozdania Rb 27S za 2007 rok na kwotę 16 zł, co stanowi naruszenie pkt 11 lit. a wspomnianego wyŜej § 3 rozporządzenia o sprawozdawczości budŜetowej. decyzjami z dnia 13 czerwca 2008 roku nr 3101/24/2008, nr 3101/25/2008, z dnia 28 kwietnia 2008 roku nr 3101/20/08, organ podatkowy odroczył termin zapłaty zaległości podatkowych. Skutki wynikające z tych decyzji nie zostały wykazane w kolumnie nr 15 – Skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy – Ordynacja podatkowa obliczone za okresy sprawozdawcze w zakresie odroczenia terminu płatności, co stanowi naruszenie § 3 ust. 1 pkt 11 lit. b rozporządzenia sprawozdania Rb 27S o dochodach jednostek samorządu terytorialnego za I półrocze 2008 roku.
5) Podatek od środków transportowych
Ustalono, iŜ Rada Gminy Kodrąb podjęła następujące uchwały w sprawie stawek podatku od środków transportowych: nr XXVIII/184/05 z dnia 5 grudnia 2005 roku w sprawie określenia wysokości stawek podatku od środków transportowych, ogłoszona w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego z dnia 16 grudnia 2006 roku nr 371, poz. 3770. nr XI/64/07 z dnia 5 grudnia 2007 roku w sprawie określenia wysokości stawek podatku od środków transportowych. Uchwałą nr 31/194/2007 z dnia 18 grudnia 200 roku Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej z powodu naruszenia art. 10 ust. 1 pkt 4 i art. 12 ust. 4 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych stwierdziło niewaŜność uchwały nr XI/64/07 Rady Gminy Kodrąb z dnia 5 grudnia 2007 roku. Kolegium stwierdziło, Ŝe wprowadzone w §2 pkt 2 zwolnienie od podatku od środków transportowych ma charakter zwolnienia przedmiotowo podmiotowego. Ponadto stwierdzono, Ŝe ustalone w załączniku nr 2 do uchwały stawki podatku od ciągników siodłowych i balastowych z innym systemem zawieszenia osi jezdnych ustalono z naruszeniem art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych (przekroczono stawki maksymalne). nr XII/69/07 z dnia 28 grudnia 2007 roku w sprawie określenia wysokości stawek podatku od środków transportowych, ogłoszona w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego z dnia 27 lutego 2007 roku nr 60, poz. 651. Uchwałą nr 3/15/2008 z dnia 31
______73 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
stycznia 2008 roku Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej z powodu naruszenia art. 12 ust. 4 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych stwierdziło niewaŜność §2 pkt 3 uchwały nr XII/69/07 Rady Gminy Kodrąb z dnia 28 grudnia 2007 roku. Kolegium stwierdziło, Ŝe zwolnienie wynikające z §2 pkt 3 ma charakter zwolnienia przedmiotowo podmiotowego, a ponadto regulacja prawna tego zwolnienia jest na tyle nieprecyzyjna, Ŝe w zasadzie decyzję w sprawie zwolnienia pojazdu pozostawia się wykonawcy uchwały, czyli Wójtowi Gminy. W 2006 i 2007 roku, na mocy uchwały Rady Gminy Kodrąb nr XXVIII/184/05 z dnia 5 grudnia 2005 roku zwolnione od podatku od środków transportowych były autobusy świadczące usługi dowoŜenia uczniów do szkół Gminy Kodrąb. Uchwałą nr XII/69/07 z dnia 28 grudnia 2007 roku Rada Gminy Kodrąb zwolniła z podatku od środków transportowych: autobusy świadczące usługi dowoŜenia uczniów do szkół Gminy Kodrąb, pojazdy słuŜące do celów przeciwpoŜarniczych z wyjątkiem pojazdów, o których mowa w art. 8 pkt 2, 4, 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Na podstawie sprawozdania Rb 27S na dzień 31 grudnia 2006 i 2007 roku oraz na dzień 30 czerwca 2008 roku uzyskano następujące dane: 31.12.2006 rok Osoby fizyczne Osoby prawne Plan 102.000,00 61.200,00 Wykonanie 122.516,39 44.957,80 Nadpłata 147,14 0,00 Zaległo ść 84.219,68 0,00 Skutki obni Ŝenia górnych stawek 123.291,40 38.228,76 Skutki udzielonych ulg i zwolnie ń 0,00 0,00 Umorzenie zaległo ści 0,00 0,00 Rozło Ŝenie na raty, 0,00 0,00 odroczenie terminu płatno ści 31.12.2007 rok Osoby fizyczne Osoby prawne Plan 134.000,00 50.000,00 Wykonanie 157.192,30 45.381,00 Nadpłata 697,00 232,00 Zaległo ść 83.823,51 0,00 Skutki obni Ŝenia górnych stawek 190.100,49 52.409,30 Skutki udzielonych ulg i zwolnie ń 0,00 4.268,60 Umorzenie zaległo ści 0,00 0,00 Rozło Ŝenie na raty, 0,00 0,00 odroczenie terminu płatno ści
______74 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
30.06.2008 rok Osoby fizyczne Osoby prawne Plan 160.000,00 15.000,00 Wykonanie 90.710,67 4.527,00 Nadpłata 141,00 0,00 Zaległo ść 74.761,40 0,00 Skutki obni Ŝenia górnych stawek 87.984,49 7.792,62 Skutki udzielonych ulg i zwolnie ń 0,00 1.627,44 Umorzenie zaległo ści 0,00 0,00 Rozło Ŝenie na raty, 0,00 0,00 odroczenie terminu płatno ści Ustalono, iŜ kontrolowana jednostka otrzymuje miesięczne informacje podatkowe dotyczące pojazdów ze Starostwa Powiatowego w Radomsku zgodnie z zasadami określonymi w §5 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2002 roku w sprawie informacji podatkowych (Dz. U. nr 240, poz. 2061 ze zm.). Sprawy związane z wymiarem, poborem, księgowaniem i windykacją podatku od środków transportowych zostały powierzone zakresem czynności z dnia 28 lutego 2005 roku Pani ElŜbiecie Tusińskiej inspektorowi. Z dniem 1 sierpnia 2006 roku Wójt Gminy – Stanisław Jasiński wyłączył sprawy dotyczące podatku od środków transportowych z zakresu czynności Pani ElŜbiety Tusińskiej, a powierzył je Pani Aurelii Ścigalskiej – inspektorowi (aneks do zakresu czynności z dnia 20 lipca 2006 roku). Z dniem 1 marca 2007 roku sprawy z zakresu podatku od środków transportowych zostały odebrane Pani Aurelii Ścigalskiej i powierzone Pani Emilii Kopczyk – referentowi (aneks do zakresu czynności z dnia 1 marca 2007 roku). Ewidencja księgowa W 2006 roku ewidencja pojazdów osób fizycznych i prawnych była zaprowadzona w postaci kart podatkowych pełniących jednocześnie rolę karty pojazdu. Na kartach tych umieszczano w większości przypadków następujące informacje: nazwa podatnika, rodzaje i numery rejestracyjne pojazdów danego podatnika, kwotę przypisu poszczególnych pojazdów, podatek naleŜny do zapłaty, datę i kwotę wpłaty poszczególnej raty oraz uwagi, w których wpisywano dane dotyczące pojazdów (tonaŜ, liczbę osi, rodzaj zawieszenia). Stwierdzono, iŜ karty nie były zamykane w okresach miesięcznych, a takŜe stwierdzono liczne braki w przypadku zamknięcia kart na dzień 31 grudnia 2006 roku, a takŜe sumowania dokonywane ołówkiem. Ewidencja księgowa wpłat podatku prowadzona była w formie odręcznie sporządzanych zestawień kwartalnych z rozbiciem na miesiące oraz podatników, którzy dokonywali wpłaty podatku lub zaległości. Ponadto sporządzano w okresach kwartalnych zestawienia dotyczące osób fizycznych i prawnych, w których wskazywano zaległości i podatek bieŜący, a takŜe: saldo początkowe, nadpłaty, przypis podatku na dzień 1 stycznia 2006 roku, przypis podatku w ciągu kolejnych kwartałów, odpisy podatku na pojazdy zbyte, umorzenia, dokonane wpłaty oraz skutki dotyczące obniŜenia górnych stawek podatkowych. Nie prowadzono kart analitycznych podatników, rejestru przypisów i odpisów oraz dziennika obrotów. PowyŜsze działanie jednostki stanowiło naruszenie art. 24 ust. 1 art. 23 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art. 24 ust 1 księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieŜąco. Z treści art. 23 ust. 1 wynika, iŜ zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany; przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy uŜyciu komputera naleŜy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu. Z treści art. 23 ust. 2 pkt 1 5 wynika, iŜ zapis księgowy powinien zawierać co najmniej: datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny
______75 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeŜeli róŜni się ona od daty dokonania operacji, zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym Ŝe naleŜy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów, kwotę i datę zapisu oraz oznaczenie kont, których dotyczy. Zgodnie z §10 ust. 1 lit. „a” i „b” rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków i opłat i niepodatkowych naleŜności budŜetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 112, poz. 761) ewidencję rozliczeń z tytułu podatków prowadzi się na kontach bilansowych – kontach syntetycznych księgi głównej oraz kontach analitycznych i kontach szczegółowych ksiąg pomocniczych. Z treści §9 ust. 2 rozporządzenia wynika, iŜ zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się według zasad określonych w ustawie z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. Ponadto zgodnie z §11 ust. 2 i 3 pkt 1 w powiązaniu z ust. 4 ww. rozporządzenia Ministra Finansów konta analityczne do kont syntetycznych prowadzone są według rodzajów podatków. Konta szczegółowe prowadzone są do kont analitycznych i słuŜą do rozrachunków z podatnikami – z tytułu podatków, które podlegają przypisaniu na ich kontach. Konta szczegółowe prowadzi się w sposób następujący – dla kaŜdego podatnika prowadzi się odrębne konto w kaŜdym podatku. Kwartalne zestawienia dotyczące wpłat podatku i zaległości oraz kwartalne zestawienia danych dotyczących osób fizycznych i prawnych stanowią załącznik nr 14 do protokołu kontroli. W 2007 roku zaprowadzono, oprócz kart pojazdów, analityczne karty kontowe dla podatników oraz dziennik obrotów pełniący takŜe funkcję rejestru przypisów i odpisów. Zastosowane stawki podatku Stwierdzono, iŜ w 2006 i 2007 roku zastosowane przez podatników stawki podatkowe wynikały z obowiązującej w jednostce uchwały Rady Gminy nr XXVIII/184/05 z dnia 5 grudnia 2005 roku w sprawie określenia wysokości stawek podatku od środków transportowych. Natomiast w 2008 roku stawki, jak wynika z wyjaśnienia złoŜonego przez Emilię Kopczyk – podinspektora, zostały zastosowane w sposób następujący, cyt. „za dwa pierwsze miesiące roku 2008 przyjęto stawki z uchwały Rady Gminy Kodrąb Nr XXVIII/184/05 z dnia 5 grudnia 2005 r. w sprawie określenia stawek podatku od środków transportowych, natomiast za 10 kolejnych miesięcy roku 2008 przyjęto stawki z uchwały z dnia 28 grudnia 2007 roku ”. Podatnicy zostali więc opodatkowani stawkami liczonymi proporcjonalnie z dwóch wskazanych wyŜej uchwał. Sytuacja taka została spowodowana tym, iŜ uchwała Rady Gminy Kodrąb nr XII/60/07 z dnia 28 grudnia 2007 roku w sprawie określenia wysokości stawek podatku od środków transportowych została opublikowana w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego dopiero w dniu 27 lutego 2008 roku, a weszła w Ŝycie 14 dni po dniu ogłoszenia. Wyjaśnienie Emilii Kopczyk z dnia 21 listopada 2008 roku w sprawie zastosowanej w 2008 roku stawki podatku od środków transportowych stanowi załącznik nr 15 do protokołu kontroli. PowyŜsze działanie organu podatkowego naruszało przepisy art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2006 r., Dz. U. nr 121 poz. 844 ze zm.). Na mocy wskazanego przepisu rada gminy jest zobowiązana do określenia wysokości stawek w podatku od środków transportowych z uwzględnieniem maksymalnych stawek wskazanych w powyŜszym artykule dla poszczególnych rodzajów środków transportowych. Stawki podatku od środków transportowych są określane przez radę w stosownej uchwale. Taka uchwała, aby mogła obowiązywać, musi zostać opublikowana zgodnie z zasadami wskazanymi w ustawie z dnia 20 lipca 2000 roku o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (tekst jednolity z 2007 r., Dz. U. nr 68, poz. 449 ze zm.). Zasadą jest,
______76 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Ŝe uchwała wchodzi w Ŝycie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia, tj. dnia ukazania się dziennika urzędowego, chyba, Ŝe uchwała określa termin późniejszy. Rada gminy podejmuje uchwałę w sprawie stawek podatku na dany rok podatkowy . Oznacza to, Ŝe stawki zawarte w takiej uchwale mają zastosowanie do całego roku podatkowego, od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia. Wejście w Ŝycie uchwały rady w trakcie roku podatkowego nie przesądza o okresie, za który powinien być opłacany podatek. Stawki podatku od środków transportowych mają charakter roczny – i bez względu na termin wejścia w Ŝycie – znajdują zastosowanie do całego roku podatkowego. Wejście w Ŝycie uchwały w trakcie roku podatkowego umoŜliwia opłacenie podatku przez podmioty, na których ciąŜy ustawowy obowiązek podatkowy. W takiej sytuacji podatek powinien być zapłacony lub wymierzony za cały okres, w którym spoczywał na podatniku obowiązek podatkowy. JeŜeli zatem dany podmiot był właścicielem środka transportowego w dniu 1 stycznia roku podatkowego, to obowiązek podatkowy spoczywa na nim od tej daty do końca roku, chyba Ŝe stan ten uległ zmianie w ciągu roku podatkowego. Za ten właśnie okres powinien być zapłacony podatek. Nie oznacza to jednak, Ŝe uchwała określająca stawki podatku, która weszła w Ŝycie po rozpoczęciu roku działa z mocą wsteczną, gdyŜ to nie uchwała, ale ustawa o podatkach i opłatach lokalnych nakłada obowiązek płacenia podatku przez właścicieli środków transportowych za cały rok podatkowy. W związku z powyŜszym w 2008 roku podatnicy podatku od środków transportowych powinni zostać opodatkowani stawką wynikającą z uchwały nr XII/69/07 z dnia 28 grudnia 2007 roku. Podatek od środków transportowych – osoby fizyczne Na dzień 31 marca 2007 roku na terenie Gminy Kodrąb w posiadaniu 63 osób pozostawały 172 pojazdy podlegające opodatkowaniu podatkiem od środków transportowych, a na dzień 31 marca 2008 roku – 50 podatników posiadało 155 pojazdów podlegających opodatkowaniu podatkiem od środków transportowych. Kontrolą objęto 9 podatników posiadających 16 środków transportu. (…) 13 Analiza przedłoŜonych do kontroli dokumentów (deklaracji i ich korekt, wpłat, kart kontowych, dziennika obrotów, upomnień, dokumentów potwierdzających zmiany) wykazała: w zakresie terminowości składania deklaracji na podatek od środków transportowych stwierdzono brak odnotowania na złoŜonych przez podatników deklaracjach terminu ich wpływu do Urzędu Gminy, co uniemoŜliwia kontrolującym ustalenie czy podatnicy składali deklaracje w terminie określonym w art. 9 ust. 6 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych . Brak odnotowywania na deklaracjach daty wpływu do Urzędu Gminy pozostaje w sprzeczności z §6 ust. 11 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i
13 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______77 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319 ze zm.). Dla potrzeb kontroli przyjęto daty wskazane przez podatnika jako wypełnienie deklaracji oraz dokonania przypisu na koncie analitycznym podatnika. Stwierdzono, iŜ przypisy na kontach analitycznych podatników zostały dokonane w terminie do 15 lutego 2007 roku. TakŜe w przypadku obowiązku podatkowego powstającego w trakcie roku podatkowego nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie składania deklaracji na podatek od środków transportowych. 2) w zakresie poprawności danych wykazywanych w złoŜonych deklaracjach oraz poprawności zastosowanych stawek i wyliczenia podatku od środków transportowych W 2007 roku nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie danych wykazywanych w złoŜonych deklaracjach oraz zastosowanych stawek podatkowych. W 2008 roku nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie danych zawartych w złoŜonych deklaracjach, natomiast nieprawidłowość zastosowanej stawki wskazano przy temacie Podatek od środków transportowych (wiadomości ogólne) na stronie 83 ; (…) 14
Podatek od środków transportowych – osoby prawne Na dzień 31 grudnia 2007 roku na terenie Gminy Kodrąb w posiadaniu 6 osób pozostawały 62 pojazdy podlegające opodatkowaniu podatkiem od środków transportowych, a na dzień 30 czerwca 2008 roku – 5 podatników posiadało 21 pojazdów podlegających opodatkowaniu podatkiem od środków transportowych. Kontrolą objęto 3 podatników posiadających łącznie 25 środków transportu. (…) 15 Analiza przedłoŜonych do kontroli dokumentów (deklaracji i ich korekt, wpłat, kart kontowych, dziennika obrotów, dokumentów potwierdzających zmiany) wykazała: (…) 16 2) w zakresie poprawności danych wykazywanych w złoŜonych deklaracjach oraz poprawności zastosowanych stawek i wyliczenia podatku od środków transportowych nieprawidłowości nie stwierdzono; 3) (…) 17 .
14 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 15 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 16 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 17 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______78 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
4) w zakresie czynności windykacyjnych stwierdzono, Ŝe czynności windykacyjne w odniesieniu do skontrolowanej grupy podatników i pojazdów podejmowane były zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
Podatek od środków transportowych – 2006 rok Kontrolujący dokonując analizy informacji podatkowych przesyłanych przez Starostwo Powiatowe w Radomsku oraz kart podatkowych stwierdzili, iŜ nie objęto podatkiem od środków transportowych następujących pojazdów: (…) 18 Ponadto stwierdzono liczne przypadki nie złoŜenia przez podatników deklaracji na podatek od środków transportowych. Organ podatkowy w części przypadków wzywał podatników do złoŜenia deklaracji, jednak bezskutecznie. PowyŜsze stanowiło naruszenie art. 9 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, zgodnie z którym obowiązek podatkowy w zakresie podatku od środków transportowych ciąŜy na osobach fizycznych i osobach prawnych będących właścicielami środków transportowych. Zgodnie z art. 9 ust. 6 ustawy podmioty są obowiązane składać w terminie do 14 lutego właściwemu organowi podatkowemu, deklaracje na podatek od środków transportowych na dany rok podatkowy, sporządzone na formularzu według ustalonego wzoru, a jeŜeli obowiązek podatkowy powstał po tym dniu – w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie tego obowiązku. Stosownie natomiast do art. 274a §1 ustawy Ordynacja podatkowa – organ podatkowy mógł zaŜądać złoŜenia wyjaśnień w sprawie przyczyn braku złoŜenia deklaracji podatkowej lub wezwać do jej złoŜenia, jeŜeli deklaracja nie została złoŜona mimo takiego obowiązku. Ponadto organ podatkowy nie wydawał decyzji określających wysokość zobowiązania podatkowego w przypadku nie złoŜenia przez podatnika deklaracji oraz nie wpłacenia jednej z rat podatku, czym naruszył art. 21 §3 ustawy Ordynacja podatkowa , zgodnie z którego treścią jeŜeli organ podatkowy stwierdzi, Ŝe podatnik pomimo ciąŜącego na nim obowiązku, nie zapłacił w całości lub części podatku, nie złoŜył deklaracji albo Ŝe wysokość zobowiązania podatkowego jest inna niŜ wykazana w deklaracji, organ podatkowy wydaje decyzję, w której określa wysokość zobowiązania podatkowego. Stwierdzić naleŜy, iŜ oprócz wskazanych wyŜej trzech przypadków, pozostali podatnicy pomimo nie złoŜenia deklaracji na podatek od środków transportowych dokonali zapłaty podatku (lub został on im umorzony w roku 2006 lub następnym). Stwierdzono takŜe nieprzestrzeganie przez podatników terminu zapłaty podatku w terminach wynikających z art. 11 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, np. (…) 19
18 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
19 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______79 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Analiza dokonywanych przez organ podatkowy czynności windykacyjnych wykazała liczne nieprawidłowości: w większości przypadków nie wystawiano upomnień po terminach płatności rat podatku od środków transportowych, nie wystawiano tytułów wykonawczych po bezskutecznym upływie terminów wskazanych w upomnieniach; czynności windykacyjne nie były prowadzone na bieŜąco, co stanowiło naruszenie §2, §3 ust. 1 i §5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 ze zm.). Zgodnie z powołanymi wyŜej przepisami wierzyciel jest obowiązany do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pienięŜnych, a jeŜeli naleŜność nie zostanie zapłacona w terminie wynikającym z decyzji lub przepisów prawa, wierzyciel wysyła upomnienie, z zagroŜeniem wszczęcia egzekucji po upływie siedmiu dni od doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel wysyła tytuł wykonawczy. W zakresie poprawności danych wykazanych w sprawozdaniu Rb 27 S z wykonania planu dochodów budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego na dzień 31 grudnia 2006 roku stwierdzono, iŜ nie wykazano: 1) w kolumnie 14 „Skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy – Ordynacja podatkowa, obliczone za okres sprawozdawczy w zakresie umorzeń zaległości podatkowych”: kwoty w wysokości 5.274,82 zł wynikającej z decyzji znak: PT U 1/03/2006 (2.657,61 zł), PT U 2/03/2006 (342,10 zł), Fn.3114 2/2006 z dnia 29 grudnia 2006 roku (1.358,41 zł) oraz Fn.3114 3/2006 (916,70 zł) w rozdziale 75616 §0340, kwoty w wysokości 6.478 zł wynikającej z decyzji znak Fn.3114 1/06 z dnia 19 grudnia 2006 roku w rozdziale 75615 §0340. PowyŜsze działania jednostki stanowiło naruszenie §3 ust. 1 pkt 11 lit. „a” Instrukcji sporządzania sprawozdań budŜetowych w zakresie budŜetów jednostek samorządu terytorialnego stanowiącej załącznik nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budŜetowej. Z treści wskazanego przepisu wynika, iŜ w kolumnie „Skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy – Ordynacja podatkowa, obliczone za okres sprawozdawczy w zakresie umorzeń zaległości podatkowych” – wykazuje się kwoty dotyczące skutków udzielonych przez organ podatkowy gminy lub miasta na prawach powiatu za okres sprawozdawczy umorzeń w podatkach i opłatach, stanowiących dochód budŜetu gminy. Wykazane w tej kolumnie skutki powinny wynikać z decyzji właściwych organów gminy, lub miasta na prawach powiatu, w zakresie zarówno bieŜących, jak i zaległych naleŜności. Wykazane kwoty powinny być zgodne z rejestrem przypisów i odpisów. 2) w kolumnie 13 „Skutki udzielonych ulg i zwolnień obliczone za okres sprawozdawczy (bez ulg i zwolnień ustawowych) nie wykazano kwoty w wysokości 5.500 zł wynikającej ze zwolnienia wprowadzonego uchwałą Rady Gminy nr XXVIII/184/05 z dnia 5 grudnia 2005 roku, która zwolniła z podatku od środków transportowych autobusy świadczące usługi dowoŜenia uczniów do szkół Gminy Kodrąb. PowyŜsze działanie organu stanowiło naruszenie §3 ust. 1 pkt 10 Instrukcji sporządzania sprawozdań budŜetowych w zakresie budŜetów jednostek samorządu terytorialnego stanowiącej załącznik nr 34 do
______80 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budŜetowej. Z treści wskazanego przepisu wynika, iŜ w kolumnie „Skutki udzielonych ulg i zwolnień …” wykazuje się (bez ulg i zwolnień ustawowych) skutki finansowe wynikające ze zwolnień i ulg w podatkach i opłatach wprowadzonych przepisami uchwał rad gmin lub miast na prawach powiatu, wydanymi na podstawie ustawowych upowaŜnień. (…) 20 Wskazać naleŜy, Ŝe skutki zwolnień wprowadzonych uchwałami naleŜy wykazać w oparciu o deklaracje na podatek od środków transportowych, które wszystkie podmioty zwolnione z podatku są obowiązane składać organowi podatkowemu pomimo tego zwolnienia (art. 9 ust. 6 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych). 3) stwierdzono, iŜ nie wykazanie skutków udzielonych ulg wynikających z uchwały Rady Gminy nr XXVIII/184/05 z dnia 5 grudnia 2005 roku spowodowało takŜe zaniŜenie wykazania w kolumnie 12 rozdział 75615 §0340 skutków obniŜenia górnych stawek podatkowych o kwotę 4.181,45 zł, co stanowiło naruszenie §3 ust. 1 pkt 9 Instrukcji sporządzania sprawozdań budŜetowych w zakresie budŜetów jednostek samorządu terytorialnego stanowiącej załącznik nr 34 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budŜetowej (Dz. U. nr 115, poz. 781 ze zm.). Zgodnie ze wskazanym przepisem w kolumnie „Skutki obniŜenia górnych stawek podatkowych obliczone za okres sprawozdawczy” wykazuje się róŜnicę pomiędzy dochodami, jakie gmina lub miasto na prawach powiatu mogłaby uzyskać, stosując górne stawki podatkowe, a dochodami, jakie powinna uzyskać stosując niŜsze stawki uchwalone przez radę gminy lub miasta na prawach powiatu; w przypadku zastosowania przez radę gminy lub miasta na prawach powiatu obniŜenia górnej stawki, róŜnicę – pomiędzy stawką górną a przyjętą w uchwale przez radę gminy lub miasta na prawach powiatu, przemnoŜoną przez podstawę opodatkowania – wykazuje się w kolumnie „Skutki obniŜenia górnych stawek …” sprawozdań dotyczących dochodów budŜetowych narastająco od początku roku do końca okresu sprawozdawczego. Kserokopia decyzji nr Fn.3114 1/06 z dnia 19 grudnia 2006 roku, decyzji znak PT U 1/03/2006, PT U 2/03/2006, Fn.3114 2/2006 z dnia 29 grudnia 2006 roku oraz Fn.3114 3/2006 z dnia 29 grudnia 2006 roku stanowią załącznik nr 16 do protokołu kontroli.
Udzielone ulgi w zakresie podatku od środków transportowych (np. umorzenie zaległości, rozłoŜenie na raty, odroczenie terminu płatności)
31.12.2006 rok
Ilo ść Kwota Rodzaj decyzji wydanych decyzji (szt.) obj ęta decyzjami (zł) Os. prawne Os. fizyczne Os. prawne Os. fizyczne Umorzenie zaległo ści podatkowej, 1 4 6.478,00 5.274,82 odsetek Rozło Ŝenie zapłaty podatku na raty - - - -
20 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 i § 2 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______81 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Odroczenie terminu płatno ści podatku - - - - Rozło Ŝenie na raty zapłaty zaległo ści - - - - podatkowej Odroczenie zapłaty zaległo ści podatkowej - - - -
31.12.2007 rok
Ilo ść Kwota Rodzaj decyzji wydanych decyzji (szt.) obj ęta decyzjami (zł) Os. prawne Os. fizyczne Os. prawne Os. fizyczne Umorzenie zaległo ści podatkowej, 353,00 2 2 6.578,00 odsetek 45,0 Rozło Ŝenie zapłaty podatku na raty - - - - Odroczenie terminu płatno ści podatku - - - - Rozło Ŝenie na raty zapłaty zaległo ści - 2 - 12.358,92 podatkowej Odroczenie zapłaty zaległo ści podatkowej - 1 - 325,00
30.06.2008 rok
Ilo ść Kwota Rodzaj decyzji wydanych decyzji (szt.) obj ęta decyzjami (zł) Os. prawne Os. fizyczne Os. prawne Os. fizyczne Umorzenie zaległo ści podatkowej, odsetek 1 - 3.495,00 - Rozło Ŝenie zapłaty podatku na raty - - - - Odroczenie terminu płatno ści podatku - - - - Rozło Ŝenie na raty zapłaty zaległo ści - 1 - 30.206,53 podatkowej Odroczenie zapłaty zaległo ści podatkowej - - -
Osoby prawne Kontrolą objęto następujące decyzje: 1) znak Fn.3114 1/06 z dnia 19 grudnia 2006 roku w sprawie umorzenia podatku od środków transportowych za I i II ratę podatku za 2006 rok w kwocie 6.478 zł wraz z odsetkami, 2) znak Fn.3114/4/07 z dnia 7 sierpnia 2007 roku w sprawie umorzenia podatku od środków transportowych za I ratę 2007 roku kwocie 3.289 zł wraz z odsetkami (w kwocie 160 zł), 3) znak Fn.3114/13/07 z dnia 10 grudnia 2007 roku w sprawie umorzenia podatku od środków transportowych za II ratę 2007 roku w kwocie 3.289 zł wraz z odsetkami (w kwocie 81 zł), 4) znak Fn.3114 3/08 z dnia 9 czerwca 2008 roku w sprawie umorzenia podatku od środków transportowych za I ratę 2008 roku w kwocie 3.495 zł wraz z odsetkami (w kwocie 118 zł). Podczas analizy wskazanych wyŜej decyzji stwierdzono następujące nieprawidłowości:
______82 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
1) decyzje nie zawierały uzasadnienia prawnego, co stanowiło naruszenie art. 210 §1 pkt 6 w powiązaniu z §4 i §5 ustawy Ordynacja podatkowa, 2) stwierdzono, iŜ w przypadku decyzji znak Fn.3114/4/07 (…) 21 . Osoby fizyczne Kontrolą objęto następujące decyzje: 1) znak PT U 1/03/2006 w sprawie umorzenia części zaległości podatkowej w podatku od środków transportowych z okresu 2002, 2004 i 2005 roku w kwocie 2.657,61 zł. Decyzja doręczona podatnikowi 16 marca 2006 roku, a stempel poczty przyjmującej przesyłkę do realizacji z dnia 15 marca, w związku z powyŜszym decyzja została wydana w marcu 2006 roku. Wniosek podatnika z 29 grudnia 2005 roku. 2) znak PT U 2/03/2006 w sprawie umorzenia zaległości podatkowej w podatku od środków transportowych z roku 2005 w wysokości 342,10 zł. Decyzja doręczona podatnikowi w dniu 15 marca 2006 roku (potwierdzenie dokonane na decyzji). Wniosek podatnika z dnia 29 grudnia 2005 roku. 3) znak Fn.3114 2/2006 z dnia 29 grudnia 2006 roku w sprawie umorzenia zaległości podatkowej w podatku od środków transportowych za 2004 i 2005 rok w kwocie 1.358,41 zł, 4) znak Fn.3114 3/2006 z dnia 29 grudnia 2006 roku w sprawie umorzenia zaległości podatkowej w podatku od środków transportowych za 2005 i 2006 rok w kwocie 916,70 zł wraz z odsetkami 109 zł; 5) znak Fn.3114/10/2007 z dnia 29 listopada 2007 roku w sprawie umorzenia odsetek od nieterminowej wpłaty II raty podatku od środków transportowych w kwocie 45 zł, 6) znak Fn.3114/14/07 z dnia 10 grudnia 2007 roku w sprawie umorzenia zaległości II raty za 2007 rok podatku o środków transportowych w kwocie 353 zł wraz z odsetkami w kwocie 7 zł, 7) znak Fn.3114 1/2007 z dnia 14 czerwca 2007 roku w sprawie odroczenia płatności zaległości podatkowej w podatku od środków transportowych za rok 2007 w wysokości 325 zł (…)22 . 8) znak Fn.3114 2/2007 z dnia 3 lipca 2007 roku w sprawie rozłoŜenia na 4 raty zaległości podatkowej za lata 2005 2007 w podatku od środków transportowych w wysokości 4.120,67 zł w następujących terminach: I rata płatna do 31.07.2007 roku w kwocie 1.030 zł, II rata płatna do 30.09.2007 roku w kwocie 1.030 zł, III rata płatna do 30.11.2007 roku w kwocie 1.030 zł oraz IV rata płatna do 31.01.2008 roku w kwocie 1.030,67 zł oraz umorzenia odsetek w kwocie 759 zł (…)23 .
21 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 22 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 23 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______83 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
9) znak Fn.3114 3/2007 z dnia 3 lipca 2007 w sprawie rozłoŜenia na 4 raty zaległości podatkowej za lata 2004 2007 w podatku od środków transportowych w wysokości 8.238,25 zł w następujących terminach: I rata płatna do 31.07.2007 roku w kwocie 2.060 zł, II rata płatna do 30.09.2007 roku w kwocie 2.060 zł, III rata płatna do 30.11.2007 roku w kwocie 2.060 zł oraz IV rata płatna do 31.01.2008 roku w kwocie 2.058,67 zł oraz umorzenia odsetek w kwocie 1.459 zł (…)24 . 10) znak Fn.3114 1/2008 z dnia 30 stycznia 2008 roku w sprawie rozłoŜenia na 5 rat zaległości podatkowej za lata 2000 2007 w podatku od środków transportowych w wysokości 30.206,53 zł w następujących terminach: I rata płatna do 31.12.2008 roku w kwocie 6.000 zł, II rata płatna do 31.12.2009 roku w kwocie 6.000 zł, III rata płatna do 31.12.2010 roku w kwocie 6.000 zł, IV rata płatna do 31.12.2011 roku w kwocie 6.000 zł, V rata do 31.12.2012 roku kwocie 6.206,53 zł oraz umorzenia odsetek w kwocie 12.377 zł. Podczas analizy wskazanych wyŜej decyzji stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1) stwierdzono, iŜ decyzje znak: PT U 1/03/2006 oraz PT U 2/03/2006 nie posiadały daty wydania decyzji, co stanowi naruszenie art. 210 §1 pkt 2 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym decyzja zawiera datę jej wydania, 2) decyzja znak PT U 1/03/2006 oraz PT U 2/03/2006 zostały wydane z naruszeniem art. 139 §1 w związku z art. 140 §1 ustawy Ordynacji podatkowej. Zgodnie z art. 139 §1 Ordynacji podatkowej załatwienie sprawy wymagającej przeprowadzenia postępowania dowodowego powinno nastąpić bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niŜ w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niŜ w ciągu 2 miesięcy od wszczęcia postępowania, chyba Ŝe przepisy niniejszej ustawy stanowią inaczej. O kaŜdym przypadku niezałatwienia sprawy we właściwym terminie organ podatkowy obowiązany jest zawiadomić stronę, podając przyczyny niedotrzymania terminu i wskazując nowy termin załatwienia sprawy (art. 140 §1). Decyzja nr PT U 1/03/2006 została doręczona podatnikowi 16 marca 2006 roku, a stempel poczty przyjmującej przesyłkę do realizacji z dnia 15 marca, w związku z powyŜszym decyzja została wydana w marcu 2006 roku, podczas gdy podatnik złoŜył wniosek w dniu 29 grudnia 2005 roku. Decyzja znak PT U/03/2006 została doręczona podatnikowi 15 marca 2006 roku, a podatnik złoŜył wniosek w dniu 25 marca 2005 roku. 3) decyzja znak Fn.3114/14/07 nie zawierała uzasadnienia prawnego, a decyzja znak Fn.3114 2/2007 nie zawierała uzasadnienia faktycznego, co stanowiło naruszenie art. 210 §1 pkt 6 w powiązaniu z §4 i §5 ustawy Ordynacja podatkowa, 4) stwierdzono, iŜ w przypadku decyzji znak: Fn.3114/14/07, Fn.3114 1/2007, Fn.3114 2/2007, Fn.3114 3/2007, Fn.3114 1/2008 (…) 25 . 5) stwierdzono, iŜ w przypadku decyzji znak Fn.3114 1/2007 w sprawie odroczenia terminu płatności zaległości podatkowej za rok 2007 w podatku od środków transportowych z treści decyzji nie wynika termin, do którego odroczono termin płatności,
24 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 25 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______84 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
6) ustalono, iŜ na podaniach podatników dotyczących ulg (decyzja znak Fn.3114 1/2007, Fn.3114 2/2007, Fn.3114 3/2007) nie wskazano daty wpływu do urzędu. Testy dotyczące podatku od środków transportowych dla osób fizycznych i prawnych w latach 2007 2008 stanowią załącznik nr 17 do protokołu kontroli.
6) Opłata targowa
Ustalono, iŜ kontrolowana jednostka nie osiągała dochodów z tytułu opłaty targowej.
8) Terminowo ść podejmowania czynno ści windykacyjnych w odniesieniu do zaległo ści podatkowych
31.12.2007 rok
Kwota zaległo ści Kwota Kwota Rodzaj na koniec roku (z Upomnienia Tytuły wykonawcze wyegzek- wyegzek- podatku uwzgl ędnieniem wowanych wowanych lat ubiegłych) odsetek zaległo ści Ilo ść Warto ść Ilo ść Warto ść Podatek od nieruchomo ści – 3.395,34 - - - - 369,10 2.216,11 osoby fizyczne Podatek od nieruchomo ści – 15.772,40 ------osoby prawne Podatek rolny – 9.079,55 81 3.936,00 35 1.361,00 479,55 2.351,54 osoby fizyczne Podatek rolny – ------osoby prawne Podatek od środków 83.823,51 17 69.654,88 14 48.432,22 4.490,72 25.942,44 transportowych – osoby fizyczne Podatek od środków ------transportowych – osoby prawne Podatek le śny – 496,75 osoby fizyczne 4 14,00 4 14,00 28,40 179,84 Łączne zobowi ązanie - 212 21.110,30 100 12.082,30 - - pieni ęŜ ne
30.06.2008 rok
Kwota zaległo ści Upomnienia Tytuły wykonawcze Kwota Kwota Rodzaj na koniec roku (z wyegzekwow wyegzekwo podatku uwzgl ędnieniem anych wanych lat ubiegłych) odsetek zaległo ści Ilo ść Warto ść Ilo ść Warto ść
Podatek od nieruchomo ści – 5.362,14 1 37,00 - - 185,83 753,20 osoby fizyczne Podatek od 15.772,40 - - - - 21,00 1.713,30
______85 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
nieruchomo ści – osoby prawne Podatek rolny – 9.936,65 42 2.139,00 18 1.008,00 225,07 2.669,90 osoby fizyczne Podatek rolny – ------osoby prawne Podatek od środków 74.761,40 4 23.837,00 4 12.695,00 5.370,26 14.175,11 transportowych – osoby fizyczne Podatek od środków ------42,00 transportowych – osoby prawne Podatek le śny – osoby fizyczne 489,05 4 36,00 - - 2,00 93,70 Łączne zobowi ązanie - 90 12.061,00 44 4.949,00 - - pieni ęŜ ne
Podatek od nieruchomości – osoby prawne Ustalono, iŜ w 2006 roku ewidencja upomnień prowadzona była zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 ze zm.). W latach 2007 2008 kontrolowana jednostka nie wystawiała upomnień w podatku od nieruchomości na rzecz osób prawnych. Windykacja dotycząca istniejących zaległości w kwocie 15.772,40 zł została omówiona przy temacie Podatek od nieruchomości od osób prawnych . Podatek od nieruchomości – osoby fizyczne Ustalono, Ŝe prowadzona ewidencja upomnień oraz tytułów wykonawczych zawierała wszystkie informacje wymagane rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz.1541 ze zmianami). Ustalono, Ŝe w okresie objętym kontrolą upomnienia wystawiane były 4 razy w roku przed upływem terminu płatności kolejnej raty podatku. Kontrolą objęto czynności windykacyjne podejmowane w stosunku do pięciu podatników posiadających najwyŜsze zadłuŜenie w kontrolowanym okresie. (…) 26 Na podstawie analizy prowadzonego w jednostce kontrolowanej postępowania windykacyjnego kontrolujący ustalili, Ŝe terminy wystawienia tytułów wykonawczych oraz okresy naleŜności nimi objęte wskazują, iŜ postępowanie windykacyjne wobec podatników było prowadzone na bieŜąco. Szczegółowo rozpisane zaległości na poszczególne raty podatku wraz z wystawionymi upomnieniami i tytułami wykonawczymi na poszczególne raty oraz skutki podjętych czynności windykacyjnych przedstawia zestawienie
26 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______86 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
sporządzone przez inspektora księgowości podatkowej stanowiące załącznik nr 18 do protokołu kontroli. (…) 27 Podatek od środków transportowych – osoby prawne W latach 2007 2008 kontrolowana jednostka nie wystawiała upomnień w podatku od środków transportowych na rzecz osób prawnych. Podatek od środków transportowych – osoby fizyczne Ustalono, iŜ ewidencja upomnień prowadzona była zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Kontrolą objęto przeprowadzenie postępowania windykacyjnego w stosunku do podatników objętych kontrolą wskazanych przy temacie Podatek od środków transportowych osoby fizyczne oraz wskazanych niŜej podatników o najwyŜszych zaległościach: (…) 28 PowyŜsze działania organu podatkowego w okresie objętym kontrolą wskazują na niebieŜące prowadzenie czynności windykacyjnych – nie wystawianie upomnień po terminach płatności kolejnych rat podatku oraz na nie wystawianie tytułów wykonawczych po bezskutecznym upływie terminów wskazanych w upomnieniach. Działania te stanowią naruszenie §2, §3 ust. 1 i §5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 ze zm.). Zgodnie z powołanymi wyŜej przepisami wierzyciel jest obowiązany do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pienięŜnych, a jeŜeli naleŜność nie zostanie zapłacona w terminie wynikającym z decyzji lub przepisów prawa, wierzyciel wysyła upomnienie, z zagroŜeniem wszczęcia egzekucji po upływie siedmiu dni od doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel wysyła tytuł wykonawczy.
2. DOCHODY Z MAJ ĄTKU
Zasady nabywania, zbywania, wydzierŜawiania lub najmu oraz obciąŜania nieruchomości stanowiących własność gminy obowiązujące w kontrolowanej jednostce w badanym okresie wprowadzone były następującymi uchwałami Rady Gminy: • nr XVII/107/2000 z dnia 26 czerwca 2000 roku (zmienionej uchwałą nr VI/47/03 z dnia 29 kwietnia 2003 roku) – zgodnie z uchwałą nabycie nieruchomości na rzecz Gminy w celu realizacji zadań przewidzianych w programie gospodarczym gminy oraz zbycie nieruchomości stanowiących mienie gminy w formie sprzedaŜy, oddania w uŜytkowanie wieczyste gruntu, do wartości nie przekraczającej kwoty 300.000 zł – moŜe nastąpić na podstawie zarządzenia Wójta Gminy. Wójt Gminy upowaŜniony
27 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 28 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______87 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
został do wydzierŜawiania lub wynajmowania nieruchomości stanowiących mienie komunalne na okres do 10 lat; • nr XIV/87/08 z dnia 28 marca 2008 roku – przedmiotową uchwałą Wójt Gminy upowaŜniony został do dokonywania czynności prawnych polegających na nabywaniu nieruchomości na własność Gminy Kodrąb w formie kupna, darowizny lub zamiany – do wartości nie przekraczającej kwoty 50.000,00 zł danej nieruchomości; równieŜ w przypadku zbywania nieruchomości gminnych (sprzedaŜ, uŜytkowanie wieczyste, trwały zarząd) Wójt Gminy upowaŜniony został do dokonywania czynności prawnych nie przekraczających kwoty 50.000,00 zł danej nieruchomości. Ponadto Wójt Gminy upowaŜniony został do: wydzierŜawiania lub najmu nieruchomości na okres dłuŜszy niŜ 3 lata; w przypadku wystąpienia przesłanek określonych w art. 37 ust.2 i 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami – Wójt Gminy moŜe odstąpić od obowiązku przetargowego trybu zawierania umów najmu lub dzierŜawy na okres dłuŜszy niŜ 3 lata; zawierania kolejnych umów dzierŜawy lub najmu, w przypadkach, gdy po umowie zawartej na czas oznaczony do 3 lat strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość. Sprawy związane z gospodarką nieruchomościami, w tym w zakresie sprzedaŜy gruntów stanowiących własność gminy, oddawania w uŜytkowanie wieczyste, w trwały zarząd lub dzierŜawę oraz organizowanie przetargów w tym zakresie powierzono zakresem czynności, obowiązków i odpowiedzialności z dnia 3 lutego 2005 roku inspektorowi Pani Teresie Węgrzyńskiej. W toku kontroli ustalono, Ŝe w okresie objętym kontrolą Gmina Kodrąb zbyła w drodze przetargu 11 nieruchomości gruntowych, (w tym 4 działki budowlane, a w I półroczu 2008 roku 2 (w tym 1 działka budowlana). Dochody ze sprzeda Ŝy nieruchomo ści lub ich cz ęś ci (w tym lokali) Plan po zmianach Wykonanie Plan po zmianach Wykonanie 2007 rok (zł) 2007 rok (zł) 2008 rok (zł) 2008 rok (zł) 85.400,00 85.860,00 60.000,00 22.000,00
Dochody ze sprzedaŜy nieruchomości gminnych klasyfikowano w dz.700 rozdz. 70005 §0870. Kontrolę przestrzegania przepisów ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 r., Dz. U. nr 261, poz. 2603 ze zm.) przeprowadzono na podstawie dokumentów sprzedaŜy następujących nieruchomości: 1) działka nr 38/4 o pow. 2,68 ha połoŜona w obrębie Klizin Pierwszy – wartość nieruchomości według operatu szacunkowego – 7.500,00 zł (obliczona według stanu poziomu cen na dzień 17 listopada 2006 roku). Przedmiotowa nieruchomość ujęta była w wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaŜy, ogłoszonym przez Wójta Gminy Kodrąb dniu 4 grudnia 2006 roku. Wykaz wywieszono na tablicy ogłoszeń w terminie od dnia 2 grudnia 2006 roku do dnia 17 stycznia 2007 roku, ogłoszono w Gazecie Radomszczańskiej. W dniu 30 stycznia 2007 roku Wójt Gminy ogłosił przetarg ustny nieograniczony na sprzedaŜ w/w nieruchomości. Termin przetargu wyznaczono na dzień 5 marca 2007 roku. W ogłoszeniu o przetargu wskazano, Ŝe warunkiem udziału w przetargu jest wniesienie wadium, które naleŜy wnieść w gotówce w wysokości 800,00 zł w kasie Urzędu Gminy lub na konto Urzędu. Ogłoszenie o przetargu opublikowane zostało zgodnie z wymogami prawa. W wyniku ustnego przetargu ustalono nabywcę za kwotę 21.200 zł. Protokół z przeprowadzonego przetargu spełnia wymogi określone w § 10 ust.1 rozporządzenia
______88 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. nr 207, poz.2108). Umowę sprzedaŜy w formie aktu notarialnego Rep. A nr 2177/2007 spisano w dniu 4 kwietnia 2007 roku. Cena nabycia została zapłacona przed dniem zawarcia aktu notarialnego, tj. w dniu 3 kwietnia 2007 roku. 2) działka nr 816 o pow. 2,63 ha połoŜona w obrębie Lipowczyce wartość nieruchomości według operatu szacunkowego – 10.040,00 zł (obliczona według poziomu cen na dzień 23 kwietnia 2007 roku). Przedmiotowa nieruchomość ujęta była w wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaŜy, ogłoszonym przez Wójta Gminy Kodrąb dniu 30 kwietnia 2007 roku. Wykaz wywieszono na tablicy ogłoszeń w terminie od dnia 30 kwietnia do dnia 12 czerwca 2007 roku, ogłoszono w Gazecie Radomszczańskiej oraz wywieszono na terenie sołectwa Lipowczyce. W dniu 13 czerwca 2007 roku Wójt Gminy ogłosił przetarg ustny nieograniczony na sprzedaŜ w/w nieruchomości. Termin przetargu wyznaczono na dzień 16 lipca 2007 roku. Warunkiem udziału w przetargu jest wniesienie wadium w gotówce w wysokości 1.100,00 zł w kasie Urzędu Gminy lub na konto Urzędu. Ogłoszenie o przetargu opublikowane zostało zgodnie z wymogami prawa. W wyniku ustnego przetargu ustalono nabywcę za kwotę 11.300 zł. Protokół z przeprowadzonego przetargu spełnia wymogi określone w § 10 ust.1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku. Pismem z dnia 30 lipca 2007 roku poinformowano nabywcę nieruchomości o terminie podpisania aktu notarialnego, który wyznaczono na dzień 4 września 2007 roku, a kolejnym pismem z dnia 20 sierpnia 2007 roku termin podpisania aktu notarialnego ustalono na dzień 12 września 2007 roku. Warunkową umowę sprzedaŜy w formie aktu notarialnego Rep. A nr 6350/2007 spisano w dniu 12 września 2007 roku; umowa przeniesienia własności nieruchomości – akt notarialny rep. Nr 7432/2007 spisana została w dniu 16 października 2007 roku. Cena nabycia została zapłacona w dniu 7 września 2007 roku; 3) działka nr 75 o pow. 3,96 ha połoŜona w obrębie Kolonia Rzejowice wartość nieruchomości według operatu szacunkowego – 15.800,00 zł (obliczona według poziomu cen na dzień 30 czerwca 2008 roku). Przedmiotowa nieruchomość ujęta była w wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaŜy, ogłoszonym przez Wójta Gminy Kodrąb dniu 7 lipca 2008 roku. Wykaz wywieszony został na tablicy ogłoszeń w terminie od dnia 7 lipca do 19 sierpnia 2008 roku, ogłoszono w Gazecie Radomszczańskiej dniu 10 lipca 2008 roku, zamieszczono w BIP oraz wywieszono na terenie sołectwa Rzejowice. W dniu 21 sierpnia 2008 roku Wójt Gminy ogłosił przetarg ustny nieograniczony na sprzedaŜ w/w nieruchomości. Termin przetargu wyznaczono na dzień 22 września 2008 roku. Warunkiem udziału w przetargu jest wniesienie wadium w wysokości 1.800,00 zł w kasie Urzędu Gminy lub na konto Urzędu. Ogłoszenie o przetargu opublikowane zostało zgodnie z wymogami prawa. W wyniku ustnego przetargu ustalono nabywcę za kwotę 18.200,00 zł. Protokół z przeprowadzonego przetargu spełnia wymogi określone w § 10 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku. Pismem z dnia 8 października 2008 roku poinformowano nabywcę nieruchomości o terminie podpisania aktu notarialnego, który wyznaczono na dzień 22 października 2008 roku.
W opisanych wyŜej przypadkach stwierdzono, iŜ w ogłoszeniach o przetargu zapisano, Ŝe warunkiem udziału w przetargu jest wniesienie wadium, które naleŜy wnieść w gotówce w kasie Urzędu Gminy lub na konto Urzędu. PowyŜszy zapis wskazuje, Ŝe organizator przetargu ograniczył zainteresowanym formę wniesienia wadium tylko do gotówki, poprzez co naruszył § 13 pkt 5 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości, który stanowi, Ŝe ogłoszenie o przetargu ustnym nieograniczonym
______89 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
powinno zawierać informację o „wysokości wadium, formach , terminie i miejscu jego wniesienia”. Zatem w ogłoszeniu o przetargu naleŜało wskazać co najmniej dwie formy wniesienia wadium przewidziane prawem. Stosownie do przepisu §4 ust. 3 wymienionego rozporządzenia wadium moŜe być wnoszone w pieniądzu, obligacjach Skarbu Państwa lub papierach wartościowych dopuszczonych do obrotu publicznego.
2.2. Dochody z tytułu u Ŝytkowania wieczystego nieruchomo ści, uŜytkowania, zarz ądu
Dochody z uŜytkowania wieczystego nieruchomości, uŜytkowania, zarządu Plan po zmianach Wykonanie Plan po zmianach Wykonanie 2007 rok 2007 rok 2008 rok 2008 rok (zł) (zł) (zł) (zł) 9.000,00 9.006,00 10.400,00 7.868,00
Dochody z tytułu oddanych w uŜytkowanie wieczyste nieruchomości klasyfikowane są w dz. 700 rozdz. 70005 § 0470. W okresie 2007 – I półrocze 2008 roku kontrolowana jednostka nie oddawała nieruchomości gminnych w uŜytkowanie wieczyste, uŜytkowanie lub trwały zarząd. Kontrolą objęto dochody z tytułu uŜytkowania wieczystego nieruchomości oddanych w latach wcześniejszych, a mianowicie: uŜytkowanie wieczyste nieruchomości gruntowej oznaczonej nr działki 310/2 o pow. 0,78 ha połoŜonej w miejscowości Kodrąb – przedmiotowa nieruchomość oddana została w uŜytkowanie wieczyste w dniu 28 września 2000 roku jako współwłasność osób fizycznych. Do 31 grudnia 2006 roku roczna opłata z tytułu uŜytkowania wieczystego ustalona była na podstawie wartości nieruchomości określonej operatem szacunkowym sporządzonym wg stanu na dzień 27 listopada 2000 roku. Pismem z dnia 11 grudnia 2006 roku (doręczonym współwłaścicielom nieruchomości w dniu 15 grudnia 2006 roku) Wójt Gminy Kodrąb powiadomił uŜytkowników wieczystych o wypowiedzeniu z dniem 31 grudnia 2006 roku wysokości dotychczasowej opłaty rocznej za uŜytkowanie wieczyste nieruchomości gruntowej ustalonej w kwocie – 1.138,76 zł z powodu wzrostu wartości nieruchomości. UŜytkownikom wieczystym zaproponowano przyjęcie nowej stawki opłaty w kwocie – 1.755,00 zł obowiązującej od dnia 1 stycznia 2007 roku. UŜytkownicy poinformowani zostali równieŜ o terminie i formie dokonywania opłaty rocznej (do 31 marca kaŜdego roku bez odrębnego wezwania), o wartości nieruchomości ustalonej w drodze wyceny rzeczoznawcy (przesłano informację o wysokości oszacowania nieruchomości ze wskazaniem miejsca, w którym moŜna zapoznać się z operatem szacunkowym), o stawce procentowej zastosowanej do obliczenia wysokości opłaty (3%); uŜytkowników pouczono o moŜliwości złoŜenia do SKO wniosku o ustalenie, Ŝe aktualizacja opłaty jest nieuzasadniona lub jest uzasadniona w innej wysokości. Kontrola wykazała, Ŝe na dzień 31 grudnia 2006 roku zaległości z tytułu uŜytkowania wieczystego w/w nieruchomości stanowiły kwotę 1.138,76 zł (naleŜność główna za 2005 rok – 569,38 zł i za 2006 rok – 569,38 zł – zaległości obciąŜały jednego ze współwłaścicieli). UŜytkownika wzywano do zapłaty powyŜszych zaległości w terminach: 20 czerwca 2005 roku, 9 stycznia 2006 roku, 14 marca 2006 roku (wezwania do zapłaty zaległości za 2005 rok), 24 kwietnia 2006 roku, 24 sierpnia 2006 roku, 15 stycznia 2007 roku (wezwania do zapłaty zaległości za 2005 i 2006 roku w kwocie 1.138,76 zł + koszty wezwania 8,80 zł); uŜytkownik dokonał zapłaty zaległości (w kwocie 1.138,76 zł – opłata + 8,80 zł koszty wezwania + 124,86 zł odsetki za zwłokę) w dniu 29 stycznia 2007 roku. W przypadku opłaty za 2007 i 2008 roku kontrolowana jednostka wzywała
______90 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
uŜytkownika do uiszczenia zaległej opłaty w kwocie 877,50 zł w dniu 11 kwietnia 2007 roku i w dniu 26 października 2007 roku oraz w dniach: 23 kwietnia 2008 roku – tytułem zaległości za lata 2007 2008 w kwocie ogólnej 1.763,80 zł (w tym koszty upomnienia 8,80 zł) i 10 lipca 2008 roku równieŜ w kwocie ogólnej 1.763,80 zł (w tym koszty upomnienia 8,80 zł). Drugi współwłaściciel za 2006 rok dokonał wpłaty w kwocie 569,38 zł w dniu 9 lutego 2006 roku, za 2007 rok – 877,50 zł w dniu 27 marca 2007 roku, a za 2008 rok – 877,50 zł w dniu 8 kwietnia 2008 roku (plus 2,21 zł tytułem odsetek za zwłokę). uŜytkowanie wieczyste nieruchomości gruntowej oznaczonej nr działek 161/3, 161/4, 161/5, 160/3 i 160/5 o pow. 1.5813 ha połoŜonej w miejscowości Zakrzew Wielki – przedmiotowa nieruchomość oddana została w uŜytkowanie wieczyste w dniu 29 kwietnia 1994 roku. Od 1 stycznia 2006 roku roczna opłata z tytułu uŜytkowania wieczystego ustalona jest na podstawie wartości nieruchomości określonej operatem szacunkowym sporządzonym wg stanu na dzień 12 grudnia 2005 roku. Pismem z dnia 15 grudnia 2005 roku (doręczonym uŜytkownikowi nieruchomości w dniu 19 grudnia 2005 roku) Wójt Gminy Kodrąb powiadomił o wypowiedzeniu z dniem 31 grudnia 2005 roku wysokości dotychczasowej opłaty rocznej za uŜytkowanie wieczyste nieruchomości gruntowej ustalonej w kwocie – 1.598,80 zł z powodu wzrostu wartości nieruchomości. UŜytkownikowi wieczystemu zaproponowano przyjęcie nowej stawki opłaty w kwocie – 2.656,56 zł obowiązującej od dnia 1 stycznia 2006 roku. UŜytkownik poinformowany został równieŜ o terminie i formie dokonywania opłaty rocznej (do 31 marca kaŜdego roku bez odrębnego wezwania), o wartości nieruchomości ustalonej w drodze wyceny rzeczoznawcy (przesłano informację o wysokości oszacowania nieruchomości ze wskazaniem miejsca, w którym moŜna zapoznać się z operatem szacunkowym), o stawce procentowej zastosowanej do obliczenia wysokości opłaty (3%) i sposobie obliczenia opłaty; uŜytkownika pouczono o moŜliwości złoŜenia do SKO wniosku o ustalenie, Ŝe aktualizacja opłaty jest nieuzasadniona lub jest uzasadniona w innej wysokości. Na podstawie karty kontowej uŜytkownika wieczystego ustalono, Ŝe opłata za 2006 rok w kwocie 2.656,56 zł wniesiona została w dniu 31 marca 2006 roku, za 2007 rok – 2.656,56 zł w dniu 30 marca 2007 roku i za 2008 rok – 2.656,56 zł w dniu 29 marca 2008 roku. uŜytkowanie wieczyste nieruchomości gruntowej oznaczonej nr działki 1340 o pow. 0.9900 ha połoŜonej w miejscowości Gosławice – przedmiotowa nieruchomość oddana została w uŜytkowanie wieczyste w 1994 roku na rzecz Gminnej Spółdzielni „Samopomoc Chłopska” z siedzibą w Zakrzewie, która zbyła przedmiotową nieruchomość w 2001 roku drodze sprzedaŜy na rzecz osób fizycznych (trzech współwłaścicieli). Opłata za uŜytkowanie wieczyste naliczana była na podstawie wartości nieruchomości ustalonej w oparciu o operat szacunkowy sporządzony wg stanu na dzień 10 maja 2001 roku. Od 1 stycznia 2007 roku roczna opłata z tytułu uŜytkowania wieczystego ustalona jest na podstawie wartości nieruchomości określonej operatem szacunkowym sporządzonym wg stanu na dzień 27 listopada 2006 roku. Pismem z dnia 11 grudnia 2006 roku (doręczonym uŜytkownikom nieruchomości w dniu 20 grudnia 2006 roku) Wójt Gminy Kodrąb powiadomił o wypowiedzeniu z dniem 31 grudnia 2006 roku wysokości dotychczasowej opłaty rocznej za uŜytkowanie wieczyste nieruchomości gruntowej ustalonej w kwocie – 750,00 zł z powodu wzrostu nieruchomości. UŜytkownikom wieczystym zaproponowano przyjęcie nowej stawki opłaty w kwocie – 980,10 zł obowiązującej od dnia 1 stycznia 2007 roku. UŜytkownicy poinformowani zostali równieŜ o terminie i formie dokonywania opłaty rocznej (do 31 marca kaŜdego roku bez odrębnego wezwania), o wartości nieruchomości ustalonej w drodze wyceny rzeczoznawcy (przesłano informację o wysokości oszacowania nieruchomości ze wskazaniem miejsca, w którym moŜna zapoznać się z operatem szacunkowym), o
______91 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
stawce procentowej zastosowanej do obliczenia wysokości opłaty (3%) i sposobie obliczenia opłaty; uŜytkowników pouczono o moŜliwości złoŜenia do SKO wniosku o ustalenie, Ŝe aktualizacja opłaty jest nieuzasadniona lub jest uzasadniona w innej wysokości. Na podstawie karty kontowej uŜytkowników ustalono, Ŝe opłata wnoszona była w terminach: 3 kwietnia 2006 roku – 750,00 zł; 16 kwietnia 2007 roku – 980,10 zł (w tym koszty egzekucyjne 8,80 zł) i 20 kwietnia 2008 roku 980,10 zł plus koszty egzekucyjne 8,80 zł.
2.3. Dochody z tytułu najmu i dzier Ŝawy nieruchomo ści
Sprawy związane z gospodarką mieszkaniową, w tym prowadzenie rejestru gminnych lokali mieszkalnych i uŜytkowych oraz sporządzanie umów najmu i ewidencję wynajętych lokali powierzono zakresem czynności, obowiązków i odpowiedzialności z dnia 21 stycznia 2005 roku inspektorowi Panu Pawłowi śuławińskiemu. Sprawy związane z dzierŜawą gruntów stanowiących majątek Gminy Kodrąb powierzono zakresem czynności, obowiązków i odpowiedzialności inspektorowi Pani Teresie Węgrzyńskiej. Dochody z najmu i dzierŜawy składników majątkowych Plan po zmianach Wykonanie Plan po zmianach Wykonanie 2007 rok (zł) 2007 rok (zł) 2008 rok (zł) 2008 rok (zł) 50.000,00 57.368,00 50.000,00 24.931,00
Dochody z tytułu najmu i dzierŜawy klasyfikowane są w dz. 700 rozdział 70005 – gospodarka gruntami i nieruchomościami § 0750. Kontrola wykazała, Ŝe dla dzierŜawców i najemców prowadzi się ręcznie karty kontowe, które stanowią ewidencję analityczną do konta 221 – naleŜności z tytułu dochodów budŜetowych. DzierŜawa Zgodnie z ewidencją umów dzierŜawy w badanym okresie w kontrolowanej jednostce zaewidencjonowanych było 39 umów – na dzień 31 grudnia 2007 roku, a na dzień 30 czerwca 2008 roku 36 umów dzierŜawy. Uchwałą nr XVII/107/2000 z dnia 26 czerwca 2000 roku (zmienioną uchwałą nr VI/47/03 z dnia 29 kwietnia 2003 roku) Rada Gminy Kodrąb określiła m.in. zasady wydzierŜawiania i najmu nieruchomości stanowiących własność Gminy. Przedmiotową uchwałą Rada Gminy upowaŜniła Wójta Gminy do wydzierŜawiania lub wynajmowania nieruchomości stanowiących mienie komunalne na okres do 10 lat. Uchwałą nr XIX/189/2001 z dnia 28 grudnia 2001 roku Rada Gminy ustaliła wykaz nieruchomości stanowiących własność Gminy przeznaczonych do sprzedaŜy, wydzierŜawienia lub najmu. Stawki szacunkowe czynszu dzierŜawnego za grunty rolne określone zostały uchwałą nr 51/2002 Zarządu Gminy Kodrąb z dnia 22 stycznia 2002 roku. Do wyliczenia stawek czynszu przyjęto cenę Ŝyta obowiązującą do podatku rolnego w danym roku kalendarzowym oraz klasę gruntów. Kontrolą objęto następujące umowy dzierŜawy: 1) z dnia 24 kwietnia 2006 roku zawarta na okres 3 lat, tj. od dnia 24 kwietnia 2006 roku do dnia 1 marca 2009 roku. DzierŜawą objęto nieruchomości rolne oznaczone nr działek: 384/2 o pow. 0,81 ha i nr 476 o pow. 1,00 ha – połoŜone w miejscowości Józefów. WydzierŜawiona nieruchomość będzie wykorzystywana pod uprawy rolnicze.
______92 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Strony ustaliły czynsz dzierŜawny w wysokości 1.61 q Ŝyta rocznie, płatny w gotówce wg ceny Ŝyta obowiązującej do podatku rolnego w danym roku kalendarzowym w terminie do końca czerwca danego roku za I półrocze i do końca grudnia danego roku za drugie półrocze. Umowa zawiera klauzulę, Ŝe moŜe być przedłuŜona na wniosek dzierŜawcy złoŜony na trzy miesiące przed upływem terminu wygaśnięcia umowy. Na okoliczność wydzierŜawienia w/w nieruchomości Wójt Gminy Kodrąb ogłosił w dniu 23 marca 2006 roku wykaz nieruchomości przeznaczonych do wydzierŜawienia, który wywieszono na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy w okresie od 24 marca 2006 roku do dnia 17 kwietnia 2006 roku, wywieszono w miejscowości, w której połoŜone są grunty oraz opublikowano w prasie lokalnej „Gazeta Radomszczańska”. Ustalono, Ŝe na początku kaŜdego roku Urząd Gminy informuje dzierŜawcę o wysokości czynszu dzierŜawnego przypadającego do zapłaty w danym roku, ze wskazaniem kwot naleŜnych do zapłaty za I i II półrocze oraz terminów ich płatności. Czynsz dzierŜawny ustalony w latach 2006 2008 wynosił: za 2006 rok – 33,66 zł, za 2007 rok – 57,18 zł i za 2008 rok – 93,84 zł. Na podstawie karty kontowej dzierŜawcy stwierdzono, Ŝe po ustalonym terminie zapłaty, dzierŜawca uiścił czynsz naleŜny za I półrocze 2006 roku w kwocie – 11,22 zł. Pobrane przez gminę odsetki z powyŜszego tytułu stanowiły kwotę 0,60 zł oraz koszty wezwania w kwocie 8,80 zł; w roku 2007 i za I półrocze 2008 roku dzierŜawca uiścił naleŜny czynsz w terminie; 2) z dnia 24 października 2006 roku zawarta o najem nieruchomości zabudowanej połoŜonej w miejscowości Wola Malowana, składającej się z działki oznaczonej nr 56/6 o pow. 0,2979 ha i budynku dwukondygnacyjnego o pow. uŜytkowej 412,70 m 2. Nieruchomość oddana została w najem z przeznaczeniem na utworzenie i prowadzenie domu dla osób starszych i matek samotnie wychowujących dzieci, a takŜe w miarę moŜliwości na warsztaty terapii zajęciowej lub świetlicy terapeutycznej. Umowę zawarto na czas nieokreślony na podstawie uchwały nr XXXV/233/06 Rady Gminy Kodrąb z dnia 29 września 2006 roku, którą to uchwałą Rada Gminy zdecydowała o wynajęciu w/w nieruchomości na czas nieokreślony w formie bezprzetargowej. Zgodnie z umową czynsz za najem budynku wyliczono wg stawki bazowej za 1 m 2 powierzchni uŜytkowej, obowiązującej w 2006 roku w wysokości 1,26 zł. Miesięczna stawka czynszu za najem budynku ustalona została w wysokości 520,00 zł. Roczny czynsz z tytułu najmu gruntów ustalono w wysokości 100,00 zł, waloryzowany w okresach rocznych w oparciu o średnioroczny wskaźnik wzrostu cen i usług konsumpcyjnych ogłaszany przez Prezesa GUS. Na okoliczność wynajęcia przedmiotowej nieruchomości, w dniu 29 września 2006 roku Wójt Gminy Kodrąb ogłosił wykaz nieruchomości przeznaczonych do wynajęcia w formie bezprzetargowej, który wywieszono na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy w okresie od 29 września do dnia 21 października 2006 roku, wywieszono w miejscowości, na terenie której połoŜona jest nieruchomość. Na mocy w/w uchwały nr XXXV/233/06 Rady Gminy Kodrąb z dnia 29 września 2006 roku najemca zwolniony został z obowiązku zapłaty czynszu za najem lokalu i gruntów na okres 10 lat; 3) z dnia 6 czerwca 2007 roku zawarta na okres do 3 lat, tj. od dnia 6 czerwca 2007 roku do dnia 1 marca 2009 roku. Przedmiotem dzierŜawy jest nieruchomość rolna oznaczona nr działki 427/4 o pow.1,59 ha, połoŜona w miejscowości Kuźnica. WydzierŜawiona nieruchomość będzie wykorzystywana na cele rolne. Strony ustaliły czynsz dzierŜawny w wysokości 1,59 q Ŝyta rocznie, płatny w gotówce wg ceny Ŝyta obowiązującej do podatku rolnego w danym roku kalendarzowym w terminie do końca czerwca danego roku za I półrocze i do końca grudnia danego roku za drugie półrocze. Umowa zawiera klauzulę, Ŝe moŜe być przedłuŜona na wniosek dzierŜawcy złoŜony na trzy miesiące przed upływem terminu wygaśnięcia umowy. Na okoliczność wydzierŜawienia w/w nieruchomości Wójt Gminy Kodrąb ogłosił w dniu 14
______93 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
maja 2007 roku wykaz nieruchomości przeznaczonych do wydzierŜawienia, który wywieszono na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy w okresie od 14 maja do 5 czerwca 2007 roku, wywieszono w miejscowości, w której połoŜone są grunty oraz opublikowano w prasie lokalnej „Gazeta Radomszczańska”. Na początku kaŜdego roku Urząd Gminy informuje dzierŜawcę o wysokości czynszu dzierŜawnego przypadającego do zapłaty w danym roku, ze wskazaniem kwot naleŜnych do zapłaty za I i II półrocze oraz terminów ich płatności. Czynsz dzierŜawny ustalony na 2007 rok wynosił – 32,94 zł (w tym za I półrocze 2007 roku 4,70 zł płatny do 30 czerwca i za II półrocze w kwocie 28,24 zł – płatny co 31 grudnia 2007 roku), a za 2008 rok – 46,34 zł. Na podstawie karty kontowej dzierŜawcy stwierdzono, Ŝe dzierŜawca dokonywał wpłaty czynszu w umownie określonym terminie; 4) z dnia 5 maja 2008 roku zawarta na okres do 3 lat, tj. od dnia 5 maja 2008 roku do dnia 1 marca 2011 roku. Przedmiotem dzierŜawy jest nieruchomość rolna oznaczona nr działki 290 o pow. 0,26 ha, połoŜona w miejscowości Kol. Rzejowice. WydzierŜawiona nieruchomość będzie wykorzystywana na cele rolnicze. Strony ustaliły czynsz dzierŜawny w wysokości 0,40 q Ŝyta rocznie, płatny w gotówce wg ceny Ŝyta obowiązującej do podatku rolnego w danym roku kalendarzowym w terminie do końca czerwca danego roku za I półrocze i do końca grudnia danego roku za drugie półrocze. Termin zapłaty czynszu za rok 2008 ustalono do końca grudnia 2008 roku. Na okoliczność wydzierŜawienia w/w nieruchomości Wójt Gminy Kodrąb ogłosił w dniu 19 marca 2008 roku wykaz nieruchomości przeznaczonych do wydzierŜawienia, który wywieszono na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy w okresie od 19 marca do dnia 10 kwietnia 2006 roku, wywieszono w miejscowości, w której połoŜone są grunty oraz opublikowano w prasie lokalnej „Gazeta Radomszczańska”. Czynsz dzierŜawny ustalony na 2008 rok wynosił – 15,55zł, zapłacony został przez dzierŜawcę w dniu 8 lipca 2008 roku. Ponadto kontrolą objęto terminowość zapłaty czynszu dzierŜawnego wynikającego z umowy dzierŜawy z dnia 28 stycznia 2003 roku zawartej na okoliczność wydzierŜawienia nieruchomości rolnej połoŜonej w miejscowości Dmenin oznaczonej nr działki 45 o pow. 2.20ha; czynsz naliczony na 2007 rok – 148,12 zł uiszczony przez dzierŜawcę w całości w dniu – 23 kwietnia 2007 roku; na 2008 rok czynsz naliczono w kwocie – 243,06 zł, w dniu 30 czerwca 2008 roku dzierŜawca dokonał zapłaty kwoty 121,53 zł. Dochody z najmu lokali Wieloletni program gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Kodrąb na lata 2007 2011 uchwalony został uchwałą nr III/13/06 Rady Gminy Kodrąb z dnia 29 grudnia 2006 roku. Zasady wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Kodrąb określone zostały uchwałą nr XXIX/191/2001 Rady Gminy Kodrąb z dnia 29 grudnia 2001 roku. Lokale mieszkalne Ustalono, iŜ w latach 2007 2008 kontrolowana jednostka wynajmowała 3 lokale mieszkalne i 5 lokali uŜytkowych (4 lokale w 2008 roku). Kontrolą objęto umowę najmu z dnia 30 września 2005 roku lokalu mieszkalnego o pow. uŜytkowej 44,90 m 2 zlokalizowanego na działce oznaczonej numerem ewidencyjnym gruntów 304 połoŜonej w miejscowości Teodorów Mały. Lokal wynajęty został na czas nieokreślony. Regulowany czynsz najmu wyliczono wg stawki bazowej za 1m 2 powierzchni uŜytkowej 1,24 zł, powiększonej o 50% średniorocznego wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych, tj. 1,26 zł. Zastosowano czynnik obniŜający stawkę bazową o 30%, tj. 0,38 zł z tytułu gorszego stanu technicznego lokalu oraz braku instalacji wod. kan, c.o. i łazienki. Po uwzględnieniu w/w czynnika zmniejszającego stawka czynszu ustalona została w wysokości 0,88 zł. Ogólna miesięczna opłata tytułem czynszu za lokal
______94 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
mieszkalny ustalona została w wysokości 39,51 zł. Czynsz płatny jest miesięcznie z góry do dnia 10 kaŜdego miesiąca (za m c październik 2005 roku czynsz płatny do 10 listopada 2005 roku). Oprócz czynszu najemca zobowiązany jest do uiszczania opłat za energię elektryczną, wodę i inne świadczenia oraz za odbiór nieczystości stałych i płynnych. Na okoliczność przekazania lokalu najemcy strony dokonały oględzin tegoŜ lokalu, a ustalenia zawarte zostały w protokole sporządzonym w dniu 30 września 2005 roku. Aneksem z dnia 28 marca 2008 roku do umowy najmu zawartej w dniu 30 września 2005 roku zmieniono stawkę bazową czynszu najmu za 1m 2 powierzchni uŜytkowej z kwoty 1,26 zł na kwotę 1,28 zł. Ogółem miesięczna opłata czynszu za lokal mieszkalny po uwzględnieniu czynnika obniŜającego 30% wynosi 40,41 zł. PodwyŜszona kwota czynszu obowiązuje od 1 maja 2008 roku. W toku kontroli stwierdzono, Ŝe pozostałe dwa lokale mieszkalne oddane zostały w najem w 1995 roku i w 1999 roku. Wpłaty czynszu za lokale mieszkalne Lata 2007/I półrocze 2008 1) lokal usytuowany z budynku połoŜonym w miejscowości Teodorów Mały – stwierdzono, Ŝe najemca nie przestrzegał terminu wpłaty czynszu w 2007 roku za miesiące: styczeń, kwiecień, sierpień i wrzesień; odsetki naliczone i pobrane od nieterminowej zapłaty czynszu za w/w m ce ogółem – 1,10 zł; w 2008 roku najemca dokonał wpłaty czynszu po terminie płatności za miesiące styczeń i luty; naliczone i pobrane odsetki stanowiły kwotę ogółem 0,20 zł; 2) lokal usytuowany z budynku połoŜonym w miejscowości Gosławice 23 – w 2007 roku najemca nie przestrzegał terminu wpłaty czynszu za miesiące: maj, lipiec, wrzesień i listopad; odsetki naliczone i pobrane od nieterminowej zapłaty czynszu za w/w m ce ogółem – 0,70 zł; w 2008 roku najemca dokonał wpłaty czynszu po terminie płatności za miesiące styczeń i luty; naliczone i pobrane odsetki stanowiły kwotę ogółem 0,30 zł; 3) lokal usytuowany z budynku połoŜonym w miejscowości Lipowczyce 35 stwierdzono, Ŝe w latach 2007/2008 najemca dokonywał wpłaty czynszu w umownie ustalonym terminie; Najem lokali uŜytkowych Stwierdzono, iŜ w kontrolowanej jednostce nie określono zasad wynajmowania oraz ustalania stawki czynszu dla lokali uŜytkowych. Na kwoty dochodów uzyskanych w 2007 roku oraz w I półroczu 2008 roku z tytułu najmu i dzierŜawy lokali składały się wpływy uzyskane z czynszów uiszczanych przez podmioty dzierŜawiące bądź wynajmujące lokale i nieruchomości stanowiące własność komunalną gminy. Wyrywkowej kontroli poddano dokumentację oraz terminowości dokonywanych wpłat dotyczące następujących umów: 1) z dnia 28 kwietnia 2006 roku zawarta o najem lokalu o pow. 11,00 m 2 znajdującego się w budynku administracyjnym Urzędu Gminy w Kodrębie z przeznaczeniem na eksploatację centrali telefonicznej. Wysokość czynszu ustalono na kwotę 20,00 zł za 1m 2 powierzchni (ogółem 220,00 zł netto miesięcznie + podatek VAT). Termin płatności czynszu ustalono w okresach miesięcznych na podstawie faktury VAT w terminie 30 dni od daty doręczenia najemcy. Umowa zawarta została na czas nieokreślony. Czynsz podlega waloryzacji po kaŜdych kolejnych 12 miesiącach obowiązywania umowy o wskaźnik wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych za okres poprzednich 12 miesięcy kalendarzowych publikowany przez GUS, bez konieczności zmiany umowy;
______95 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
najemca nie zachował terminu wpłaty czynszu w 2007 roku za miesiące: styczeń i luty – naliczono i pobrano odsetki w kwocie 1,70 zł oraz za maj – grudzień; naliczono i pobrano odsetki w kwocie ogółem – 7,50 zł; 2) z dnia 12 grudnia 2005 roku zawarta o najem lokalu o pow. 14,00 m 2 znajdującego się w budynku administracyjnym Urzędu Gminy w Kodrębie z przeznaczeniem na lecznicę weterynaryjną. Wysokość czynszu ustalono na kwotę 120,00 zł netto miesięcznie + podatek VAT. Ustalony czynsz obowiązuje od dnia 1 stycznia 2006 roku. Termin płatności czynszu ustalono w okresach miesięcznych z góry do dnia 10 kaŜdego miesiąca na podstawie wystawionej faktury VAT w terminie 30 dni od daty doręczenia najemcy. Umowa zawarta została na czas nieokreślony; najemca nie zachował terminu wpłaty czynszu za miesiąc grudzień 2007 roku; naliczono i pobrano odsetki w wysokości – 0,10 zł; 3) z dnia 12 grudnia 2005 roku o najem lokalu uŜytkowego o pow. 18,5m 2 usytuowanego w Kodrębie przy ul. Reymonta z przeznaczeniem na sklep mięsny. Czynsz ustalony został w kwocie 37,00 zł netto miesięcznie + podatek VAT. Czynsz obowiązuje od 1 stycznia 2006 roku. Termin płatności czynszu ustalono w okresach miesięcznych z góry do dnia 10 kaŜdego miesiąca na podstawie wystawionej faktury VAT w terminie 30 dni od daty doręczenia najemcy. Umowa zawarta została na czas nieokreślony. Ustalono, Ŝe najemca nie przestrzegał terminów płatności za miesiące: luty grudzień 2007 roku; odsetki naliczone i pobrane od nieterminowej zapłaty czynszu za w/w m ce ogółem – 7,10 zł; w 2008 roku najemca dokonał wpłaty czynszu po terminie płatności za miesiące styczeń maj; naliczone odsetki stanowiły kwotę ogółem 3,80 zł oraz za m ce czerwiec – sierpień, odsetki naliczone w kwocie 2,50 zł; 4) z dnia 12 grudnia 2005 roku o najem lokalu uŜytkowego o pow. 30,0m 2 usytuowanego w Kodrębie przy ul. Reymonta z przeznaczeniem na sklep przemysłowy. Czynsz ustalony został w kwocie 60,00 zł netto miesięcznie + podatek VAT. Czynsz obowiązuje od 1 stycznia 2006 roku. Termin płatności czynszu ustalono w okresach miesięcznych z góry do dnia 10 kaŜdego miesiąca na podstawie faktury VAT wystawionej w terminie 30 dni od daty doręczenia na adres najemcy – przelewem na wskazany na fakturze rachunek bankowy. Umowa zawarta została na czas nieokreślony. Wynajmujący zastrzegł sobie prawo podwyŜszenia czynszu najmu w miarę wzrostu cen, z miesięcznym wyprzedzeniem. Do tego czasu w/w lokale wynajmowane były na podstawie umów z dnia 14 lutego 1995 roku. Kontrola wykazała, Ŝe najemca nie przestrzegał terminów płatności za miesiące: 2007 rok luty grudzień; odsetki naliczone i pobrane od nieterminowej zapłaty czynszu za w/w m ce ogółem – 12,70 zł; 2008 rok styczeń maj; naliczone i pobrane odsetki stanowiły kwotę ogółem 6,00 zł oraz za m ce czerwiec – sierpień, odsetki naliczone i pobrane w kwocie 5,30 zł; 5) z dnia 1 marca 2004 roku o najem lokalu uŜytkowego o pow. 78 m 2 usytuowanego w budynku administracyjnym Urzędu Gminy w Kodrębie. Umowę zawarto na czas określony, tj. na 10 lat. Czynsz ustalono w wysokości 625 zł i obejmuje on zryczałtowane opłaty za ogrzewanie, zimną i ciepłą wodę oraz usuwanie nieczystości. Płatność ustalono w terminie do dnia 10 miesiąca na rachunek wynajmującego. Aneksem z dnia 1 marca 2005 roku dokonano zmiany polegającej na zwiększeniu czynszu o podatek VAT liczony wg stawki 22 %. W badanym okresie, tj. w latach 2007/2008 najemca dokonywał wpłaty czynszu w umownie ustalonym terminie. W toku kontroli stwierdzono, Ŝe na okoliczność wynajęcia opisanych powyŜej lokali uŜytkowych kontrolowania jednostka nie przestrzegała procedur określonych w tym zakresie przepisami ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 roku, Dz. U. nr 261, poz.2603 ze zmianami), a mianowicie art. 35 ust.1 ustawy, z którego wynika obowiązek sporządzenia i podania do
______96 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaŜy, do oddania w uŜytkowanie wieczyste, uŜytkowanie, najem lub dzierŜawę. Wykaz ten podlega wywieszeniu na okres 21 dni w siedzibie właściwego urzędu, a ponadto informację o wywieszeniu tego wykazu podaje się do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości, a takŜe na stronach internetowych urzędu. Poza tym na okoliczność oddania w najem w/w lokali uŜytkowanych na czas nieoznaczony lub na czas dłuŜszy niŜ 3 lata kontrolowana jednostka nie dopełniła obowiązku zorganizowania przetargu, poprzez co naruszono przepis art. 37 ust.4 ustawy o gospodarce nieruchomościami, z którego wynika m.in., Ŝe oddanie nieruchomości w najem lub dzierŜawę na czas oznaczony dłuŜszy niŜ 3 lata lub na czas nieoznaczony następuje w drodze przetargu. Z cytowanego przepisu wynika, Ŝe ustawodawca przekazał radzie gminy delegacje umoŜliwiającą wyraŜenie zgody na odstąpienie od obowiązku przetargowego trybu zawarcia umów w powyŜszym zakresie, jednakŜe Rada Gminy Kodrąb na okoliczność oddania w najem lokali uŜytkowych nie wyraziła swej woli stosowną uchwałą. Test dotyczący dochodów z najmu lub dzierŜawy nieruchomości gminnych stanowi załącznik nr 19 do protokołu kontroli.
3. POZOSTAŁE DOCHODY
3.1. Dochody z tytułu zaj ęcia pasa drogowego
Ilo ść wydanych Wysoko ść Wysoko ść Rok decyzji (szt.) wymierzonych opłat (zł) uzyskanych dochodów (zł) 31.12.2007 2 107,69 93,69 30.06.2008 2 64,15 -
Odstąpiono od kontroli dochodów z tytułu zajęcia pasa drogowego, gdyŜ kwota wykonanych dochodów nie przekracza 0,3% wykonanych dochodów własnych w danym roku.
VIII. WYKONYWANIE BUD śETU. REALIZACJA WYDATKÓW BUD śETOWYCH
1. WYDATKI ZWI ĄZANE Z REALIZACJ Ą GMINNEGO PROGRAMU PROFILAKTYKI I ROZWI ĄZYWANIA PROBLEMÓW ALKOHOLOWYCH - 2007 ROK
1.1. Informacje ogólne
Uchwałą nr III/11/06 z dnia 29 grudnia 2006 roku Rada Gminy Kodrąb przyjęła Gminny Program Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych na rok 2007. PowyŜszą uchwałą ustalono następujące wynagrodzenie dla członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Kodrębie: 100 zł brutto za jedno posiedzenie dla członka Komisji, 300 zł brutto miesięcznie za pracę pełnomocnika GKRPA, po wcześniejszym podpisaniu umowy zlecenie,
______97 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wyjazd słuŜbowy – szkolenie w formie diety lub delegacji, udział w sesjach Rady Gminy bez wynagrodzenia. Zarządzeniem nr 3 z dnia 20 marca 2007 roku Wójt Gminy Kodrąb powołał Gminną Komisję Rozwiązywania Problemów Alkoholowych. Wcześniej skład GKRPA ustalony był zarządzeniem nr 1 Wójt Gminy Kodrąb z dnia 10 stycznia 2005 roku. Stwierdzono, Ŝe członkowi GKRPA zostali przeszkoleni z zakresu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych, zgodnie z art. 4 1 ust. 4 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2007 r., Dz. U. nr 70, poz. 473 ze zm.). 1.2. Wydatki zwi ązane z realizacj ą gminnego programu profilaktyki i rozwi ązywania problemów alkoholowych - 2007 rok
Analiza poniesionych wydatków wykazała, Ŝe ze środków na przeciwdziałanie alkoholizmowi dokonywano m.in. współfinansowania programu „Aktywnie spędzamy wolny czas” realizowanego przy udziale Ministerstwa Sportu, zakupu artykułów biurowych i spoŜywczych związanych z realizacją programów profilaktycznych; dofinansowywania programów profilaktycznych realizowanych na biwakach, wycieczkach, obozach i w świetlicach; zakupów wyposaŜenia do świetlic; zakupów szkoleń oraz wynagrodzeń GKRPA. Zgodnie ze sprawozdaniem Rb 28S na dzień 31 grudnia 2007 roku wydatki w rozdziale 85154 kształtowały się następująco: Plan Wykonanie §4110 1.690,00 1.214,79 §4120 310,00 304,71 §4170 23.000,00 19.352,24 §4210 22.000,00 21.660,08 §4300 15.000,00 13.023,00 §4700 3.000,00 1.670,00 Razem: 65.000,00 57.224,82 Szczegółową kontrolą objęto następujące wydatki: 1) faktura nr 764/2007 z dnia 8 marca 2007 roku za zakup pakietu edukacyjnego „Lekcje przestrogi” na kwotę 268,99 zł; termin płatności do 22 marca 2007 roku, a zapłacono przelewem 10 kwietnia 2007 roku (WB 71/07); 2) faktura nr FVF 0051/07/SR z dnia 9 lutego 2007 roku za zakup artykułów hydraulicznych dla placówki w Woli Malowanej na kwotę 2.000,95 zł; termin płatności 23 luty 2007 roku, a zapłacono 19 kwietnia 2007 roku (WB 79/07); 3) przekazanie kwoty 1.461,28 zł na dofinansowanie Festynu Szkolnego STOP NAŁOGOM organizowanego przez Zespół Szkolno Gimnazjalny w Kodrębie w dniu 28 maja 2007 roku (zakup materiałów dekoracyjnych, nagrody dla uczestników, artykuły papiernicze) (RK 42/07 poz. 18), 4) przekazanie kwoty 219 zł za zakup filmów profilaktycznych dla młodzieŜy gimnazjalnej w dniu 28 maja 2007 roku (RK 42/07 poz. 19)
______98 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
5) faktura nr WZFA/2007/17/0008 z dnia 2 maja 2007 roku za zakup paneli do świetlicy terapeutycznej w Klizinie na kwotę 1.696,05 zł; termin płatności 16 maja 2007 roku, a zapłacono 28 maja 2007 roku (WB 104/07), 6) faktura nr F1/004720 z dnia 14 czerwca 2007 roku za zakup artykułów papierniczych na kwotę 249,28 zł; zapłacono 14 czerwca 2007 roku (RK 49/2007 poz. 1), 7) rachunek nr 37/06/2007 z dnia 12 czerwca 2007 roku za zakup nagród dla uczestników konkursu na kwotę 101,50 zł; zapłacono gotówką (RK 49/2007 poz. 2), 8) rachunek nr 35/06/2007 z dnia 6 czerwca 2007 roku za zakup nagród dla uczestników konkursu na kwotę 159 zł; zapłacono gotówką (RK 49/2007 poz. 3), 9) faktura nr 19797/2007/06 z dnia 18 czerwca 2007 roku za zakup słodyczy na nagrody dla uczestników konkursu na kwotę 178,95 zł; zapłacono gotówką (RK 49/2007 poz. 4), 10) dofinansowanie doŜynek w Rzejowicach na kwotę 1.500 zł w ramach programu STOP NIETRZEŹWOŚCI; wypłacono w kasie w dniu 7 września 2007 roku (RK 67/2007 poz. 2), 11) rachunek nr 53/07 z dnia 20 listopada 2007 roku za szkolenie dla nauczycieli do programu profilaktyczno wychowawczego „Cukierki” na kwotę 1.700 zł; zapłacono 14 grudnia 2007 roku (WB 248/07), 12) dofinansowanie Mikołajek organizowanych przez Centrum Pomocy Bliźniemu Monar Markot w Klizinie na kwotę 2.000 zł; wypłacono w kasie w dniu 7 grudnia 2007 roku (RK 95/07 poz. 6), 13) faktura nr KORNER/FW/2007/3601 z dnia 10 grudnia 2007 roku za zakup mebli do świetlicy terapeutycznej w Woli Malowanej na kwotę 1.441,61 zł; zapłacono 17 grudnia 2007 roku (WB 250/07), 14) faktura nr AM/2007/1222 z dnia 10 grudnia 2007 roku za zakup krzeseł do świetlicy terapeutycznej w Woli Malowanej na kwotę 1.096,10 zł; zapłacono 17 grudnia 2007 roku (WB 250/07). Wszystkie wskazane rodzajowo wyŜej wydatki mieszczą się w katalogu zadań wskazanym w Gminnym Programie Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych. Stwierdzono, iŜ: faktura nr F1/004720 z dnia 14 czerwca 2007 roku, rachunek nr 35/06/2007 z dnia 6 czerwca 2007 roku, rachunek nr 37/06/2007 z dnia 12 czerwca 2007 oraz faktura nr 19797/2007/06 z dnia 18 czerwca 2007 roku zostały wystawione na Zespół Szkolno – Gimnazjalny w Kodrębie. Mimo tego zostały ujęte w księgach Urzędu Gminy, a pracownik ZSG dokonał odbioru gotówki wynikającej z powyŜszych faktur w kasie Urzędu Gminy. Faktury ujęte pod nr 1, 2 i 5 zostały zapłacone po terminach płatności z nich wynikających, co stanowiło naruszenie art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych. Z treści wskazanego przepisu wynika, iŜ wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Faktura nr KORNER/FW/2007/3601 z dnia 10 grudnia 2007 roku oraz faktura nr AM/2007/1222 z dnia 10 grudnia 2007 roku na łączną kwotę 2.537,71 zł zostały ujęte w księgach rachunkowych jednostki pod jednym numerem pozycji księgowej – 702/07, pomimo, Ŝe nie zostały sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez kierownika jednostki. PowyŜsze faktury zostały dołączone do pisma skierowanego przez GKRPA do księgowości w sprawie przekazania środków dla świetlicy w Woli Malowanej, które zostało sprawdzone
______99 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty na kwotę 2.600 zł przez Skarbnika i Sekretarza Gminy; na piśmie znajduje się takŜe adnotacja, iŜ zostało zapłacone przelewem w dniu 17 grudnia 2007 roku. Ponadto kontroli poddano wydatek z 2008 roku dotyczący zakupu mundurów straŜackich dla OSP w Rzejowicach. Kontrolującym przedstawiono fakturę nr 63/2008 z dnia 8 maja 2008 roku wystawioną na Urząd Gminy za zakup 10 szt. mundurów straŜackich OSP na kwotę 2.996 zł (zapłacono 3 czerwca 2008 roku; WB 117). Pod rachunkiem znajduje się pismo Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Kodrębie skierowane do księgowości, z którego wynika, iŜ członkowie GKRPA pozytywnie rozpatrzyli wniosek prezesa OSP w Rzejowicach – Grzegorza Drozdowskiego o dofinansowanie mundurów straŜackich i przyznali dofinansowanie do kwoty 3.000 zł, które będzie rozliczone na podstawie rachunków. Kontrolującym przedstawiono takŜe wniosek z dnia 27 marca 2008 roku złoŜony przez prezesa OSP – Grzegorza Drozdowskiego. Analiza Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych na rok 2008, wprowadzonego uchwałą nr XII/66/07 z dnia 28 grudnia 2007 roku, nie wskazywała szczegółowo rodzajów ponoszonych wydatków, to jednak jednostki OSP działające na terenie gminy Kodrąb zostały wskazane jako realizatorzy Programu. Ponadto przedstawiono Program przeciwdziałania uzaleŜnieniom i patologii społecznej w OSP w Rzejowicach w 2008 roku, z którego wynika, iŜ w OSP: organizowane są miesięczne spotkania, na których poruszane są problemy związane z alkoholem i przemocą w rodzinie, co kwartał organizowane są konsultacje telefoniczne lub indywidualne dla osób potrzebujących pomocy, czytane są ksiąŜki o tematyce profilaktycznej oraz organizowane są imprezy integracyjno profilaktyczne. Pomimo powyŜszych ustaleń wątpliwości kontrolujących budzi zasadność zakup mundurów straŜackich dla Ochotniczej StraŜy PoŜarnej w Rzejowicach ze środków 85154 – Przeciwdziałanie alkoholizmowi. Stwierdzić naleŜy, iŜ zakup umundurowania dla członków ochotniczych straŜy poŜarnych naleŜy, zgodnie z art. 35 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 147, poz. 1229 ze zm.), do obowiązków gminy. Natomiast zgodnie z art. 4 1 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i o przeciwdziałaniu alkoholizmowi prowadzenie działań związanych z profilaktyką i rozwiązywaniem problemów alkoholowych oraz integracji społecznej osób uzaleŜnionych od alkoholu naleŜy do zadań własnych gmin. Zadania te obejmują co prawda wspomaganie działalności instytucji, stowarzyszeń i osób fizycznych, słuŜących rozwiązywaniu problemów alkoholowych, jednak trudno uznać, aby zakup mundurów straŜackich bezpośrednio miał bezpośredni wpływ na realizację zadań z zakresu profilaktyki uzaleŜnień i współuzaleŜnień od alkoholu, a takŜe innych patologii społecznych. Środki te powinny zostać przeznaczone głównie na działalność związaną bezpośrednio z przeciwdziałaniem alkoholizmowi wskazaną szczegółowo w art. 4 1 ust. 1 pkt 1 7 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi. Kserokopia faktury nr 63/2008 z dnia 8 maja 2008 roku, wniosek Ochotniczej StraŜy PoŜarnej w Rzejowicach, decyzja GKRPA z dnia 2 kwietnia 2008 roku, Program przeciwdziałania uzaleŜnieniom i patologii społecznej w OSP w Rzejowicach, sprawozdanie z przebiegu uroczystości zorganizowanej z okazji 90 lecia powstania OSP w Rzejowicach stanowi załącznik nr 20 do protokołu kontroli. Wypłata wynagrodzenia dla GKRPA Kontrolą objęto następujące listy wypłat: nr 6/2007 (za udział w posiedzeniu w dniu 20 czerwca 2007 roku) na kwotę 400 zł brutto (pozycja księgowa 300/07; RK 49/2007 poz.6),
______100 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
nr 7/2007 (za udział w posiedzeniu w dniu 4 lipca 2007 roku) na kwotę 500 zł brutto (poz. ks. 356/07; RK 54/2007 poz. 4), za sierpień 2007 (za udział w posiedzeniu w dniu 1 sierpnia 2007 roku) na kwotę 500 zł brutto (poz. ks. 393/07; RK 60/2007 poz.1), za wrzesień 2007 (za udział w posiedzeniu w dniu 5 września 2007 roku) na kwotę 500 zł brutto (poz. ks. 460/07; RK 66/2007 poz. 6), za październik 2007 (za udział w posiedzeniu w dniu 3 października 2007 roku) na kwotę 500 zł brutto (poz. ks. 537a/07; RK 76/2007 poz. 1), za listopad 2007 (za udział w posiedzeniu w dniu 28 listopada 2007 roku) na kwotę 500 zł brutto (poz. ks. 671/07; RK 92/2007 poz. 2), za grudzień 2007 (za udział w posiedzeniu 5 grudnia 2007 roku) na kwotę 500 zł brutto (poz. ks. 685/07; RK 95/2007 poz. 3). Listy płac zostały sporządzona na podstawie oryginalnych list obecności na posiedzeniach GKRPA, a naleŜne kwoty zostały wypłacone w kasie Urzędu Gminy za potwierdzeniem odbioru gotówki – potwierdzony własnoręcznym podpisem bez wskazania daty. Ustalono, iŜ w obowiązujących w jednostce uregulowaniach wewnętrznych nie ustalono procedur kontroli w stosunku do zasad naliczania i wypłaty wynagrodzenia dla członków GKRPA. Stwierdzono, Ŝe wskazane wyŜej listy płac zostały sprawdzone pod względem merytorycznym przez Sekretarza Gminy – Wiolettę Marcinkowską, pod względem formalno rachunkowym przez inspektora – Teresę Dobrowolską oraz zatwierdzone do wypłaty przez Skarbnika Gminy – Ewę Ziemnicę i Sekretarza – Wiolettę Marcinkowską. Stwierdzić naleŜy, iŜ Teresa Dobrowolska – inspektor nie posiada upowaŜnienia do zatwierdzania dokumentów pod względem formalno rachunkowym wydanego przez kierownika jednostki an podstawie art. 44 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. Na listach wynagrodzeń nie wskazano klasyfikacji budŜetowej.
2. WYDATKI NA ZADANIA Z ZAKRESU POMOCY SPOŁECZNEJ - 2007 ROK
2.1. Informacje ogólne
Wioletta Marcinkowska – Sekretarz Gminy pełni funkcję p.o. Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kodrębie. Ustalono, iŜ pismem z dnia 17 października 2003 roku Wójt Gminy powierzył Pani Wioletcie Marcinkowskiej – Sekretarzowi Gminy Kodrąb w okresie 17 października 2003 roku do 31 grudnia 2003 roku czasowe pełnienie obowiązków Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kodrębie (na zasadzie p.o.). Pismem z dnia 31 grudnia 2003 roku Wójt Gminy Kodrąb powierzył Pani Wioletcie Marcinkowskiej – Sekretarzowi Gminy, w okresie od 1 stycznia 2004 roku do czasu wyłonienia Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kodrębie, czasowe pełnienie obowiązków Kierownika GOPS w Kodrębie (na zasadzie p.o.). Stwierdzono, iŜ Wioletta Marcinkowska nie spełnia wymogów wskazanych w art. 122 ust. 1 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej (tekst jednolity z 2008 r., Dz. U. nr 115, poz. 728). Z treści wskazanego przepisu wynika, iŜ osoby kierujące jednostkami organizacyjnymi pomocy społecznej są obowiązane posiadać co najmniej 3 letni staŜ pracy w pomocy społecznej oraz specjalizację z zakresu organizacji pomocy
______101 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
społecznej. (…) 29 . Analiza materiałów poprzedniej kontroli kompleksowej przeprowadzonej w dniach 19 kwietnia – 13 lipca 2004 roku wykazała, iŜ juŜ wówczas kontrolujący stwierdzili taką sytuację. W wystąpieniu pokontrolnym skierowanym, przez Jadwigę Chwiałkowską – Z cę Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi do Stanisława Jasińskiego – Wójta Gminy Kodrąb, pismem znak WK 602/65/2004 z dnia 20 września 2004 roku w pkt. 42 zalecono, aby Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej kierowała osoba spełniająca wymogi kwalifikacyjne, określone w art. 122 ust. 1 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej. W dniu 22 października 2004 roku Wójt Gminy Kodrąb w informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych wskazał, iŜ cyt. „Z uwagi na trudności organizacyjno kadrowe (w tym równieŜ z zakresu polityki personalnej) powierzenie kierownictwa Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej osobie spełniającej wymogi kwalifikacyjne wymaga więcej czasu. Zostanie ono zapewnione niezwłocznie po wyłonieniu takiego kandydata ”. Z wyjaśnienia ustnego złoŜonego przez Wiolettę Marcinkowską – Sekretarza Gminy wynika, iŜ w okresie od dnia 1 stycznia 2004 roku do chwili obecnej Wójt Gminy Kodrąb nie ogłaszał konkursu na stanowisko Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej. O wyjaśnienie w sprawie braku organizowania konkursu w ostatnich latach oraz uregulowania sytuacji GOPS zwrócono się do Wójta Gminy. Ze złoŜonego w dniu 29 października 2008 roku wyjaśnienia Stanisława Jasińskiego – Wójta Gminy Kodrąb wynika, iŜ cyt. „ Zgodnie z zaleceniami pokontrolnymi róŜnych instytucji GOPS został organizacyjnie wyodrębniony, a w kolejnym kroku reorganizacji jest ogłoszenie konkursu na kierownika. (…) 30 . Zbyt wiele spraw jeszcze niedawno wychodziło w trakcie róŜnych kontroli. Ze względu na powagę spraw i wraŜliwość społeczną tej instytucji, muszę jeszcze mieć wpływ na podejmowane w GOPS decyzje. Obecnie kadrowo GOPS ma dwie pracownice z konkursu, które mają pełne kwalifikacje do pełnienia swoich funkcji w tym równieŜ kierownika. Konkurs zostanie ogłoszony w momencie kiedy zorientuję się, ze GOPS odbudował swój autorytet jako instytut zaufania społecznego. Ale jeszcze nie teraz ”. Kontrolujące stwierdziły, Ŝe w okresie powierzenia funkcji p.o. Kierownika GOPS Sekretarzowi Gminy – Wioletcie Marcinkowskiej od dnia 17 października 2003 roku do chwili obecnej, tj. 21 listopada 2008 roku Wójt Gminy powinien ogłosić nabór na stanowisko kierownika GOPS zgodnie z art. 3a ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1593 ze zm.), który obowiązuje od dnia 7 sierpnia 2005 roku, nabór kandydatów na wolne stanowiska urzędnicze, w tym na kierownicze stanowiska urzędnicze, zatrudnianych na podstawie art. 2 pkt 2 i 4, zwane dalej „stanowiskami urzędniczymi” jest otwarty i konkurencyjny. Okres 5 lat jaki upłynął od czasu powierzenia pełnienia obowiązków Kierownika GOPS Sekretarzowi Gminy był okresem długim i powinien pozwolić na uregulowanie powyŜszego zagadnienia zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. ZauwaŜyć naleŜy, iŜ Wójt Gminy pełniący funkcję pracodawcy w stosunku do kierowników jednostek organizacyjnych, w tym kierownika GOPS posiada uprawnienia i instrumenty kontrolne i dyscyplinujące pracowników. Ponadto Wójt Gminy, na podstawie art. 187 ustawy o finansach publicznych kontroluje przestrzeganie przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych, realizacji procedur w
29 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 30 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______102 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków. Kontrola taka obejmuje w kaŜdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych. Wójt Gminy Kodrąb udzielił p.o. Kierownikowi Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kodrębie następujące upowaŜnienie: w dniu 30 kwietnia 2004 roku na podstawie art. 110 ust. 7 ustawy o pomocy społecznej do prowadzenia postępowań, wydawania i podpisywania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej naleŜących do właściwości gminy (upowaŜnienie działa od dnia 1 maja 2004 roku). Ponadto Pani Wioletta Marcinkowska sprawująca funkcję Sekretarza Gminy posiada upowaŜnienia wydane przez Wójta Gminy: w dniu 30 kwietnia 2004 roku na podstawie art. 20 ust. 3 ustawy z dnia 28 listopada 2003 roku o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. nr 228, poz. 2255 ze zm.) do prowadzenia postępowań, wydawania i podpisywania decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu świadczeń rodzinnych, w dniu 12 września 2005 roku na podstawie art. 9a ustawy z dnia 22 kwietnia 2005 roku o postępowaniu wobec dłuŜników alimentacyjnych (Dz. U. nr 86, poz. 732) do prowadzenia postępowań wobec dłuŜników alimentacyjnych oraz postępowań w sprawach zaliczek alimentacyjnych, a takŜe wydawania decyzji administracyjnych w powyŜszych sprawach. Ustalono, iŜ w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej zatrudnione są ponadto następujące osoby: 1) (…) 31 – pracownik socjalny; (…) 32 , 2) (…) 33 – pracownik socjalny; (…) 34 . 2.2. Wydatki na zadania z zakresu pomocy społecznej
Wykonanie zada ń finansowych w 2007 roku
Wyszczególnienie 2007 rok (zł) Dział 852 Rozdział 85203 (O środki wsparcia) - Dział 852 Rozdział 85204 (Rodziny zast ępcze) -
31 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 32 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 33 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 34 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______103 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Dział 852 Rozdział 85212 ( Świadczenia rodzinne, zaliczka alimentacyjna oraz 1.531.224 składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego) Dział 852 Rozdział 85213 (Składki na ubezpieczenie zdrowotne płacone za osoby 7.799 pobieraj ące świadczenia) Dział 852 Rozdział 85214 (zasiłki i pomoc w naturze oraz składki na ubezpieczenia 154.559 emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego) Dział 852 Rozdział 85215 (Dodatki mieszkaniowe) 4.777 Dział 852 Rozdział 85217 (Regionalne O środki Polityki Społecznej) - Dział 852 Rozdział 85218 (Koszty utrzymania Powiatowych Centrów Pomocy - Rodzinie) Dział 852 Rozdział 85219 (Koszty utrzymania O środków Pomocy Społecznej) 104.554 Dział 852 Rozdział 85228 (Usługi opieku ńcze i specjalistyczne usługi opieku ńcze) 29.803 Dział 852 Rozdział 85231 (Pomoc dla uchod źców). - Dział 852 Rozdział 85278 (Usuwanie skutków kl ęsk Ŝywiołowych). 1.392 Dział 852 Rozdział 85295 Pozostała działalno ść . 71.547 Prawidłowość w zakresie udzielania świadczeń pomocy społecznej skontrolowano na podstawie dokumentacji źródłowej dotyczącej wypłaconych w 2007 roku zasiłków okresowych. W 2007 roku GOPS w Kodrębie wydał decyzje w sprawie przyznania zasiłków okresowych dla 85 osób na kwotę 20.106,39 zł. Liczba świadczeń zasiłków okresowych w 2007 roku wynosiła 381. Skontrolowane decyzje w sprawie przyznania zasiłków okresowych: − GOPS ZO 000240/07/07 z dnia 3 marca 2007 roku, − GOPS ZO 000299/09/07 z dnia 19 września 2007 roku, − GOPS ZO 000417/10/07 z dnia 12 października 2007 roku, − GOPS ZO 000418/10/07 z dnia 16 października 2007 roku, − GOPS ZO 000446/10/07 z dnia 17 października 2007 roku, − GOPS ZO 000453/10/07 z dnia 22 października 2007 roku, − GOPS ZO 000464/10/07 z dnia 26 października 2007 roku, − GOPS ZO 000483/11/07 z dnia 16 listopada 2007 roku, − GOPS ZO 000490/11/07 z dnia 13 listopada 2007 roku, − GOPS ZO 000495/11/07 z dnia 14 listopada 2007 roku. Stwierdzono co następuje : Zasiłki okresowe wypłacane były zgodnie z art. 38 ust. 1 6 przy zastosowaniu art. 147 ust. 3 ustawy o pomocy społecznej. Zasiłki okresowe wypłacano głównie w przypadkach długotrwałej choroby, niepełnosprawności i bezrobocia, osobom samotnie gospodarującym, których dochód był niŜszy od kryterium dochodowego rodziny. W dokumentach wyrywkowo wybranych osób znajdowały się: − wnioski o udzielenie pomocy, − wywiady środowiskowe sporządzone przez pracownika socjalnego GOPS lub aktualizacje wywiadów środowiskowych, − zaświadczenia lekarskie o stanie zdrowia, − zaświadczenia o dochodach, − zaświadczenia z Powiatowego Urzędu Pracy o zarejestrowaniu osoby, jako bezrobotnej oraz o pobieranych świadczeniach, − zaświadczenie o wielkości lub braku gospodarstwa rolnego,
______104 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
− oświadczenia o braku lub o zatrudnieniu sezonowym, − kopie decyzji w sprawie przyznania zasiłku okresowego z potwierdzeniami odbioru. W treści w/w decyzji wyszczególniono kwotę zasiłku okresowego, termin płatności, uzasadnienie przyznania zasiłku zgodnie z art. 7 ustawy o pomocy społecznej, z wyliczeniem dochodu na osobę nieprzekraczającego kryteriów dochodowych określonych w art. 8 ustawy o pomocy społecznej. Jako kryteria dochodowe przyjęto od dnia 1 października 2006 roku: − dla osoby samotnie gospodarującej w wysokości nie przekraczającej 477 zł., − dla osoby w rodzinie w wysokości nie przekraczającej 351 zł., zgodnie z §1 pkt 1 lit. a, b oraz pkt 2 lit. e rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 lipca 2006 roku w sprawie zweryfikowania kryteriów dochodowych oraz kwot świadczeń pienięŜnych pomocy społecznej (Dz. U. nr 135, poz. 950). Sprawdzono listy wypłat zasiłków okresowych za październik, listopad i grudzień (poz. księgowa 591/07, 640/07, 700/07) i stwierdzono, Ŝe świadczenia zostały wypłacone w kasie Urzędu Gminy Kodrąb, a świadczeniobiorcy potwierdzili odbiór zasiłków własnoręcznym podpisem. Listy sporządzone zostały przez (…) 35 – pracownika socjalnego, sprawdzone pod względem merytorycznym – przez Sekretarza Gminy, pod względem formalnym i rachunkowym – przez Monikę Kot, sprawdzone przez Skarbnika Gminy oraz zatwierdzone do zapłaty przez Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy. Stwierdzono, Ŝe na listach wypłat naniesiona została dekretacja 400/130, co było niezgodne z postanowieniami zakładowego planu kont.
3. WYDATKI (DOTACJE ) NA REALIZACJ Ę ZADA Ń POWIERZONYCH NA PODSTAWIE UMOWY JEDNOSTKOM SPOZA SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH - 2007 ROK Uchwałą nr III/12/06 z dnia 29 grudnia 2006 roku Rada Gminy Kodrąb uchwaliła Program współpracy gminy Kodrąb z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami prowadzącymi działalność poŜytku publicznego na rok 2007. Uchwałą nr XII/67/07 z dnia 28 grudnia 2007 roku Rada Gminy Kodrąb uchwaliła Program współpracy gminy Kodrąb z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami prowadzącymi działalność poŜytku publicznego na rok 2008. Ustalono, Ŝe kontrolowana jednostka w okresie objętym kontrolą nie ponosiła wydatków na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych.
4. DOTACJE NA RZECZ SZKÓŁ NIEPUBLICZNYCH (ART . 90 USTAWY O SYSTEMIE OŚWIATY ) - 2007 ROK Gmina Kodrąb nie udzielała dotacji na rzecz szkół niepublicznych.
35 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______105 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
5. WYDATKI OSOBOWE 4.1.Wydatki na wynagrodzenia - 2007 rok Wykonane wydatki na wynagrodzenia w okresie objętym kontrolą przedstawia poniŜsza tabela:
Klasyfikacja budŜetowa 31 grudnia 2007 30 czerwca 2008
750, 75011, §4010 52.460,00 28.000,00
750, 75023, §4010 622.480,85 268.878,86
754, 75412, §4010 8.418,15 3.705,37
801, 80101, §4010 1.045.992,25 576.393,03
801, 80103, §4010 100.079,84 47.482,61
801, 80110, §4010 750.994,65 373.879,73
801, 80113, §4010 29.328,63 10.946,79
801, 80114, §4010 51.067,82 17.760,43
852, 85212, §4010 25.000,00 16.170,00
852, 85219, §4010 62.482,67 25.037,99
852, 85228, §4010 20.253,45 9.454,57
853, 85395, §4010 28.476,91 12.756,61
854, 85401, §4010 111.190,99 41.468,74
900, 90095, §4010 6.374,81 28.034,49
926, 92695, §4010 10.867,24 5.027,01
Prawidłowo ść ustalania i wypłaty wynagrodze ń na rzecz pracowników jednostki
Stan zatrudnienia w Urzędzie Gminy Kluki na dzień 31 grudnia 2006 i 2007 roku przedstawiał się następująco: Osoby zatrudnione Na dzie ń Na dzie ń 31.12.2006 roku 31.12.2007 roku Na czas nieokre ślony 21 22 pełny etat 17 18 ¾ etatu - - ½ etatu 3 4 1/5 etatu 1 - Na czas okre ślony 0 2 w ramach prac interwencyjnych - - inne formy 3 1 Inne formy (roboty publiczne) 0 7 Razem 24 32 Kontrolą objęto prawidłowość przyznania kategorii zaszeregowania, stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatków: staŜowego, funkcyjnego i specjalnego dla następujących pracowników Urzędu Gminy Kodrąb: 1) Stanisława Jasińskiego – Wójta Gminy; 2) Wioletty Marcinkowskiej – Sekretarza Gminy; 3) Ewy Ziemnicy – Skarbnika Gminy; 4) ElŜbiety Markiewicz – Kierownika USC (od 1 października 2007 roku);
______106 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
5) Teresy Węgrzyńskiej – inspektora; 6) Pawła śuławińskiego – inspektora; 7) Grzegorza Drzewowskiego – specjalisty (zatrudniony na czas określony od dnia 1 lipca 2008 roku do dnia 30 czerwca 2010 roku na ½ etatu); Ustalono, iŜ naboru dokonano zgodnie z art. 3a 3d ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1593 ze zm.). 8) (…) 36 – sprzątaczka; 9) Barbara Parada – inspektor; 10) ElŜbieta Tusińska – inspektor. Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie przyznania kategorii zaszeregowania, stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatków: staŜowego, funkcyjnego i specjalnego dla wskazanych wyŜej pracowników Urzędu Gminy. Ustalono, iŜ w obowiązujących w jednostce uregulowaniach wewnętrznych nie ustalono procedur kontroli w stosunku do zasad naliczania i wypłaty wynagrodzenia pracowników. Częściowe unormowania dotyczące sporządzania list wypłat wynagrodzeń zostały uregulowane w Instrukcji kasowej (zarządzenie nr 12a/2006 z dnia 1 sierpnia 2006 roku). Kontrolujące stwierdziły, iŜ w powyŜszym uregulowaniu nie odniesiono się do wypłat wynagrodzeń dokonywanych przelewem na wskazany rachunek bankowy, a jedynie do wynagrodzeń wypłacanych w kasie Urzędu Gminy. Listy wypłat były opisywane pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym oraz zatwierdzane do zapłaty przez upowaŜnione osoby. Na listy nanoszono klasyfikację, dekretację oraz numer pozycji księgowej. Z wyjaśnienia złoŜonego w dniu 19 listopada 2008 roku przez Sekretarza Gminy – Wiolettę Marcinkowską wynika, iŜ cyt. „ w regulacjach wewnętrznych Urzędu Gminy w Kodrębie nie ma przewidzianych wydatków na dofinansowanie kształcenia pracowników i urząd nie partycypuje w takich zdarzeniach. Jakiekolwiek przypadki podnoszenia kwalifikacji przez pracowników odbywają się w sferze ich Ŝycia prywatnego ”. Kontrolą objęto wypłatę wynagrodzeń dla wskazanych wyŜej osób na łączną kwotę 373.724,44 zł, a w I półroczu 2008 roku – 212.529,10 zł. Kontrolą objęto takŜe ustalenie wynagrodzenia dla kierowników jednostek organizacyjnych: 1) Waldemar Zasada – Kierownik Zakładu Gospodarki Komunalnej Gminy Kodrąb, 2) Jadwiga Spałka – Dyrektor Zespołu Szkolno Gimnazjalnego w Kodrębie. Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie ustalenia wynagrodzenia dla wskazanych wyŜej osób. Szczegółowe informacje dotyczące ustalenia i kwot wynagrodzenia objętych kontrolą osób oraz wykaz wynagrodzeń stanowią załącznik nr 21 do protokołu kontroli.
36 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______107 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Premie i nagrody uznaniowe Premie W kontrolowanej jednostce nie ustalono regulaminu premiowania dla pracowników pomocniczych i obsługi. Z wyjaśnienia złoŜonego przez Sekretarza Gminy – Wiolettę Marcinkowską w dniu 19 listopada 2008 roku wynika, iŜ w Urzędzie Gminy na stanowisku pracownika obsługi (sprzątaczka) zatrudniona jest 1 osoba w wymiarze 1 etatu. (…) 37 . Nieprawidłowości w zakresie naliczenia i wypłaty premii nie stwierdzono. Nagrody uznaniowe Ustalono, iŜ w 2007 roku wypłacono nagrody uznaniowe jedynie na rzecz Sekretarza i Skarbnika Gminy. W 2008 roku nie wypłacano Ŝadnych nagród uznaniowych. Wypłata odpraw i ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy W okresie objętym kontrolą dokonano wypłaty dwóch odpraw z tytułu odejścia na emeryturę oraz ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy: (…) 38 Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie naliczenia i wypłaty odpraw oraz ekwiwalentu.
4.2. Zakładowy Fundusz Świadcze ń Socjalnych
Zarządzeniem nr 5 z dnia 16 kwietnia 2007 roku wprowadzono Regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych Urzędu Gminy Kodrąb. Ustalono, iŜ nieprawidłowym było objęcie powyŜszym Regulaminem pracowników Biblioteki, która stanowi odrębną jednostkę organizacyjną. Pomiędzy kierownikiem Biblioteki, a Wójtem Gminy nie zostało teŜ zawarte Ŝadne porozumienie w sprawie wspólnego prowadzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Ustalono, iŜ odpis został zaplanowany w wysokości 22.622,67 zł od wszystkich osób objętych Regulaminem, a środki zostały przekazane w następujących terminach i wysokościach: 15 maja 2007 roku – 16.967 zł (75%), 18 września 2007 roku – 5.656 zł (25%). Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie naliczania i przekazywania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.
4.3. Wydatki na wypłaty diet i zwrot kosztów podró Ŝy słu Ŝbowych dla radnych oraz członków władz jednostek pomocniczych - 2007 rok Zasady wypłaty diet
37 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 38 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______108 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Uchwałą nr II/5/06 z dnia 5 grudnia 2006 roku Rada Gminy Kodrąb ustaliła wysokość diet dla radnych Rady Gminy Kodrąb. Diety zostały ustalone w następujących wysokościach: 1) dla Przewodniczącego Rady Gminy – ryczałt miesięczny w wysokości 700 zł, 2) dla Wiceprzewodniczącego Rady Gminy – ryczałt miesięczny w wysokości 350 zł, 3) dla Przewodniczących Komisji Rady Gminy za udział w posiedzeniach Komisji i Rady – dieta w wysokości 150 zł, 4) dla pozostałych radnych za udział w posiedzeniach Rady i Komisji – dieta w wysokości 120 zł. Uchwałą nr II/10/02 z dnia 2 grudnia 2002 roku Rada Gminy Kodrąb ustaliła wysokość oraz zasady przyznawania diet dla sołtysów, która zmieniona została uchwałą nr III/6/06 z dnia 29 grudnia 2006 roku. Z treści uchwały wynika, iŜ sołtysom, jako przewodniczącym organu wykonawczego jednostek pomocniczych gminy, przyznano prawo di diety za udział w posiedzeniach Rady Gminy Kodrąb oraz w posiedzeniach Komisji Rady Gminy Kodrąb w wysokości 60 zł (§1 ust. 1). Sołtysom przyznano takŜe prawo Ŝądania zwrotu kosztów podróŜy słuŜbowych związanych z funkcją organu wykonawczego jednostki pomocniczej gminy na zasadach określonych w przepisach o podróŜach słuŜbowych pracowników na obszarze kraju (§1 ust.2). Sprawy związane z obsługą administracyjno biurową Rady Gminy i Komisji oraz sporządzanie protokołów posiedzeń powierzono zakresem czynności Pani Teresie Węgrzyńskiej – inspektorowi. Zgodnie z zestawieniem sporządzonym przez Teresę Węgrzyńską inspektora ustalono, iŜ w 2007 roku i I półroczu 2008 roku odbyły się następujące posiedzenia komisji i sesje Rady Gminy: 1) 9 sesji Rady Gminy w 2007 roku i 4 – w I półroczu 2008 roku, 2) 11 posiedzeń Komisji Rewizyjnej w 2007 roku i 6 – w I półroczu 2008 roku, 3) 11 posiedzeń Komisji BudŜetu i Inwestycji w 2007 roku i 5 – w I półroczu 2008 roku, 4) 2 posiedzenia Komisji Statutowo Regulaminowej w 2007 roku, 5) 8 posiedzeń Komisji Rolnictwa i Ochrony Środowiska w 2007 roku i 5 – w I półroczu 2008 roku, 6) 9 posiedzeń Komisji Oświaty i Spraw Społecznych w 2007 roku i 7 – w I półroczu 2008 roku. Prawidłowość wypłaty diet Na podstawie sprawozdania RB 28S z wykonania planu wydatków budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego oraz prowadzonej ewidencji księgowej ustalono, iŜ na dzień 31 grudnia 2007 roku w rozdziale 75022 – Rady gmin (miast i miast na prawach powiatu) §3030 – RóŜne wydatki na rzecz osób fizycznych plan wydatków wynosił 55.000 zł, a wykonanie – 54.120 zł; natomiast na dzień 30 czerwca 2008 roku plan wynosił 65.000, a wykonanie – 27.210 zł. Ustalono, iŜ w obowiązujących w jednostce uregulowaniach wewnętrznych nie ustalono procedur kontroli w stosunku do zasad naliczania i wypłaty diet dla radnych Gminy oraz sołtysów. Wydatki objęte kontrolą zamknęły się w 2007 roku kwotą 8.670 zł (16% wszystkich wydatków poniesionych na wypłaty diet), a w 2008 roku kwotą 10.300 zł (38% wszystkich wydatków poniesionych na wypłaty diet).
______109 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kontrolą objęto wypłatę diet na podstawie wskazanych niŜej list wypłat radnych i sołtysów: lista wypłat ryczałtu dla Przewodniczącego i vice Przewodniczących Rady Gminy za lipiec 2007 roku na łączną kwotę 1.400 zł (RK 54/2007, poz. 16; poz. ks. 356/07), lista wypłat ryczałtu dla Przewodniczącego i vice Przewodniczących Rady Gminy za sierpień 2007 roku na łączną kwotę 1.400 zł (RK 60/2007, poz. 15; poz. ks. 393/07), lista wypłat diet radnych za udział w posiedzeniu Komisji Oświaty i Spraw Społecznych w dniu 24 sierpnia 2007 roku na kwotę 390 zł (RK 63/2007, poz. 1, poz. ks. 431/07), lista wypłat diet radnych za udział w posiedzeniu Komisji Statutowo Regulaminowej w dniu 27 sierpnia 2007 roku na kwotę 240 zł (RK 64/2007, poz. 1; poz. ks. 443/07), lista wypłat diet radnych za udział w posiedzeniu Komisji Rewizyjnej w dniu 30 sierpnia 2007 roku na kwotę 390 zł (RK 64/2007, poz. 5; poz. ks. 443/07), lista wypłat diet radnych za udział w posiedzeniu Komisji Oświaty i Spraw Społecznych w dniu 31 sierpnia 2007 roku na kwotę 390 zł (RK 64/2007, poz. 14; poz. ks. 443/07), lista wypłat diet radnych za udział w posiedzeniu Komisji Rolnictwa i Ochrony Środowiska w dniu 3 września 2007 roku na kwotę 390 zł (RK 66/2007, poz. 1; poz. ks. 460/07), lista wypłat ryczałtu dla Przewodniczącego i vice Przewodniczących Rady Gminy za wrzesień 2007 roku na łączną kwotę 1.400 zł (RK 66/2007, poz. 10; poz. ks. 460/07), lista wypłat diet radnych za udział w posiedzeniu Komisji BudŜetu i Inwestycji w dniu 6 września 2007 roku na kwotę 390 zł (RK 67/2007, poz. 1; poz. ks. 472/07), lista wypłat diet radnych za udział w sesji Rady Gminy w dniu 7 września 2007 roku na kwotę 1.560 zł (RK 67/2007, poz. 3; poz. ks. 472/07), lista wypłat diet dla sołtysów za udział w sesji Rady Gminy w dniu 7 września 2007 roku na kwotę 720 zł (RK 67/2007, poz. 4; poz. ks. 472/07), lista wypłat diet radnych za udział w posiedzeniu Komisji BudŜetu i Inwestycji Rady Gminy w dniu 24 stycznia 2008 roku na kwotę 390 zł (RK 6/2008, poz. 1) – data wypłaty – 24 stycznia, a daty sprawdzenia dokumentu 28 stycznia 2008, lista wypłat ryczałtu dla Przewodniczącego i vice Przewodniczących Rady Gminy za luty 2008 roku, wypłacono 4 lutego 2008 roku w łącznej kwocie 1.400 zł; (RK 6/2008, poz. 37), lista wypłat diet radnych za udział w posiedzeniu Komisji Oświaty i Spraw Społecznych w dniu 1 lutego 2008 roku na kwotę 390 zł (RK 6/2008, poz. 31, poz. księgowa 39/08), lista wypłat diet radnych za udział w sesji Rady Gminy w dniu 8 lutego 2008 roku na kwotę 1.410 zł (RK 6/2008, poz. 45; poz. ks. 39/08), wypłata 8 lutego, a zatwierdzenie dokumentów do zapłaty 11 lutego, lista wypłat diet dla sołtysów za udział w sesji Rady Gminy w dniu 8 lutego 2008 roku na kwotę 960 zł (RK 6/208, poz. 46), wypłata 8 lutego, a zatwierdzenie dokumentów do zapłaty 11 lutego, lista wypłat ryczałtu dla Przewodniczącego i vice Przewodniczących Rady Gminy za marzec 2008 na łączną kwotę 1.400 zł (RK 14/2008, poz. 7), lista wypłat diet radnych za udział w posiedzeniu Komisji Rolnictwa i Ochrony Środowiska w dniu 14 marca 2008 roku na kwotę 270 zł (RK 17/2008, poz. 1; poz. ks. 153/08), lista wypłat diet radnych za udział w posiedzeniu Komisji Oświaty i Spraw Społecznych w dniu 14 marca 2008 roku na kwotę 390 zł (RK 17/2008, poz. 2; poz. ks. 153/08), lista wypłat diet radnych za udział w posiedzeniu Komisji Rewizyjnej w dniu 20 marca 2008 roku na kwotę 390 zł (RK 18/2008, poz. 1, poz. ks. 164/08),
______110 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
lista wypłat diet radnych za udział w posiedzeniu Komisji BudŜetu i Inwestycji w dniu 21 marca 2008 roku na kwotę 390 zł (RK 18/2008, poz. 2; poz. ks. 164/08), lista wypłat diet radnych za udział w posiedzeniu Komisji Rewizyjnej w dniu 26 marca 2008 roku na kwotę 390 zł (RK 18/2008, poz. 13, poz. ks. 164/08), lista wypłat diet radnych za udział w sesji Rady Gminy w dniu 28 marca 2008 roku na kwotę 1.560 zł (RK 19/2008, poz. 1; poz. ks. 180/08), lista wypłat diet dla sołtysów za udział w sesji Rady Gminy w dniu 28 marca 2008 roku na kwotę 960 zł (RK 19/2008, poz. 2; poz. ks. 180/08). Ustalono, iŜ gotówka wypłacana była w kasie Urzędu Gminy (oprócz przypadku dla wypłat jednego z vice Przewodniczących RG, któremu dokonywano przelewu na konto). Potwierdzenia odbioru gotówki radni dokonywali własnoręcznym podpisem, ale bez wskazania daty. Do list wypłat diet dołączano kserokopie list obecności na posiedzeniu Komisji lub na sesji Rady Gminy. Wskazane wyŜej dokumenty sprawdzono pod względem merytorycznym przez Sekretarza Gminy – Wiolettę Marcinkowską lub Wójta Gminy Stanisława Jasińskiego, pod względem formalnym i rachunkowym – przez Monikę Kot (podinspektora) oraz zatwierdzone do wypłaty przez Skarbnika i Sekretarza Gminy lub Wójta Gminy. Ustalono, iŜ w przypadku listy wypłat ryczałtu dla Przewodniczącego i vice Przewodniczących Rady Gminy za sierpień 2007, wrzesień 2007, luty 2008, marzec 2008 roku zostały sprawdzone pod względem formalnym i rachunkowym przez Teresę Dobrowolską – inspektora, która nie posiadała upowaŜnienia kierownika jednostki do dokonywania powyŜszego sprawdzenia dokumentów księgowych, co stanowiło naruszenie art. 44 ustawy o finansach publicznych. Na listach naniesiono klasyfikację budŜetową (75022 §3030) oraz dekretację. Stwierdzono, iŜ w 2007 roku na listach nanoszono dekretację Wn400/Ma130, co było działaniem nieprawidłowym, gdyŜ wypłaty dokonywane z kasy, zgodnie z postanowieniami zakładowego planu kont, powinny posiadać dekretację Ma 101. W 2008 roku dekretacji dokonywano w sposób prawidłowy. Stwierdzono ponadto, iŜ w trzech przypadkach wcześniej dokonano wypłaty diet, niŜ sprawdzenia i zatwierdzenia do wypłaty poszczególnych list: lista wypłat diet radnych za udział w posiedzeniu Komisji BudŜetu i Inwestycji: wypłacona w dniu 24 stycznia 2008 roku, a sprawdzona i zatwierdzona do zapłaty 28 stycznia 2008 roku, lista wypłat diet radnych za udział w sesji Rady Gminy: wypłacona 8 lutego 2008 roku, a sprawdzona i zatwierdzona do zapłaty 11 lutego 2008 roku, lista wypłat diet dla sołtysów za udział w sesji Rady Gminy: wypłacona 8 lutego 2008 roku, a sprawdzona i zatwierdzona do wypłaty 11 lutego 2008 roku. NaleŜy stwierdzić, iŜ nieprawidłowym było dokonanie wypłat diet dla radnych i sołtysów, w sytuacji, gdy listy te nie zostały zatwierdzone do zapłaty przez kierownika jednostki lub osobę przez niego upowaŜnioną. Terminowość złoŜenia oświadczeń o stanie majątkowym W zakresie realizacji obowiązku składania oświadczeń o stanie majątkowym stwierdzono, iŜ zgodnie z przepisami ustawy o samorządzie gminnym – radni Gminy Kodrąb złoŜyli oświadczenia o stanie majątkowym w terminie określonym w art. 24 h ww. ustawy, tj. do dnia 30 kwietnia 2007 roku.
6. WYDATKI NA DOSTAWY MATERIAŁÓW I USŁUG Kontrolą objęto przetarg nieograniczony na dostawę opału w sezonie grzewczym 2007/2008.
______111 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Przedmiotem zamówienia była dostawa opału w sezonie grzewczym 2007/2008 do Urzędu Gminy w Kodrębie, Gminnego Centrum Informacji w Kodrębie z/s w Dmeninie, Zespołu Szkolno Gimnazjalnego w Kodrębie i Publicznej Szkoły w Rzejowicach w następujących ilościach: węgla o parametrach nie niŜszych niŜ 27.05.06 w ilości około 300 ton, miału o parametrach nie niŜszych niŜ 23.18.08 w ilości około 25 ton. Wartość zamówienia oszacowano dnia 31 lipca 2007 roku na podstawie danych o zuŜyciu opału w poprzednim sezonie grzewczym tj. 2006/2007, uwzględniając zmiany ilościowe dostawy oraz ceny z przeprowadzonego wówczas przetargu, powiększając wynik o prognozowany na dany rok średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem – 101,9%. W efekcie ustalono wartość zamówienia na kwotę 124.702,27 zł i przyjmując kurs euro 4,3870 – 28.425,41 euro. Ogłoszenie o zamówieniu zostało zamieszczone na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy oraz na stronie internetowej w dniu 21 sierpnia 2007 roku tj. w dacie zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych. Zamawiający nie wymagał wniesienia wadium ani zabezpieczenia. Termin wykonania zamówienia określono jako sezon grzewczy 2007/2008. Jako kryterium oceny ofert ustalono cenę 100%. Termin składania ofert ustalono na 5 września 2007 roku do godziny 10 00 a termin otwarcia ofert równieŜ na 5 września 2007 roku o godzinie 10 15 . Termin związania ofertą 30 dni tj. 4 października 2007 roku. Zamawiający sporządził specyfikacje istotnych warunków zamówienia. W treści specyfikacji opisano warunki udziału w postępowaniu oraz opisano sposób dokonywania oceny ich spełnienia. Warunki udziału w postępowaniu i kryteria oceny ofert pozostawały niezmienne w toku postępowania. Formularz ofertowy, oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne, wzór umowy, stanowiły załącznik do SWIZ. W terminie wskazanym przez zamawiającego wpłynęły 4 oferty. Osoby występujące w imieniu zamawiającego złoŜyły oświadczenia co do okoliczności skutkujących wyłączeniem z postępowania. Oceny ofert dokonano zgodnie z kryteriami ustalonymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Z treści Informacji o spełnianiu przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego (druk ZP 17) wynika, Ŝe wszyscy wykonawcy spełniali warunki zamawiającego. Według protokołu postępowania o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia mniejszej od kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art.11 ust.8 ustawy wynikało, Ŝe jako najkorzystniejszą wybrano ofertę nr 2 firmy: Transport Towarowy Handel Opałem Mirosław Stasiak z uwagi na najwyŜszą punktację – 100 punktów według kryterium ceny tj. : węgiel 300 ton x 460 zł = 138.000 zł i, miał 25 ton x 244 zł = 6.100 zł w sumie 144.100,00 zł brutto (118.114,75 zł netto + 25.985,25 zł VAT 22%). Zawiadomienie o wyborze oferty zamieszczone zostało na tablicy ogłoszeń oraz na stronie internetowej w dniu 11 września 2007 roku. Zawiadomienie przekazane zostało równieŜ wszystkim uczestnikom postępowania ze wskazaniem wybranej oferty i uzasadnieniem. Umowa o dostawę opału zawarta została dnia 1 października 2007 roku. Przedmiotem umowy było ustalenie zasad i warunków zakupu węgla i miału oraz dowiezienia go przez Usługobiorcę dla Zamawiającego oraz wszystkich placówek oświatowych znajdujących się na obszarze i pod zarządem Zamawiającego. Warunki umowy zgodne były z treścią wybranej oferty. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia opublikowane zostało w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 10 października 2007 roku.
______112 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Analizując przedstawione wyŜej postępowanie stwierdzono, Ŝe ogłoszenie o przetargu nieograniczonym oraz specyfikacja istotnych warunków zamówienia nieprawidłowo określały terminu realizacji zamówienia co w konsekwencji spowodowało, Ŝe umowa o dostawę opału zawarta została na sezon grzewczy 2007/2008. Tak określony termin realizacji zamówienia nie precyzuje konkretnej daty do której zamówienie będzie realizowane w związku z czym uznać naleŜy, Ŝe naruszono art. 41 pkt 6 oraz art. 36 ust. 1 pkt 4 ustawy o zamówieniach publicznych i w konsekwencji umowę o dostawę opału podjęto z naruszeniem art. 143 ustawy o zamówieniach publicznych poniewaŜ zawarto ją na czas nieoznaczony. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia, formularz ofertowy wykonawcy oraz umowa o dostawę opału wraz z aneksem stanowią załącznik nr 22 do protokołu kontroli. Pismem z dnia 5 października 2007 roku właściciel firmy Transport Towarowy Handel Opałem Mirosław Stasiak powołując się na §2 pkt 2 umowy zawiadomił o zmianie cen opału w kopalniach KW SA podłączając kserokopie aktualnych cenników i zaproponował zmianę warunków umowy poprzez zwiększenie ceny o około 10% (róŜnicę miedzy ceną oferowaną a ceną obowiązująca od 1 października 2007 roku, tj. węgiel – 506 zł brutto, miał 268,40 zł brutto). Z treści §2 pkt 2 umowy o dostawę opału z dnia 1 października 2007 roku wynika, Ŝe o kaŜdej zmianie ceny opału przez kopalnie Usługobiorca jest zobowiązany niezwłocznie powiadomić na piśmie Zamawiającego. Z treści pkt 3 §2 natomiast wynika, Ŝe zamawiający moŜe w takiej sytuacji rozwiązać niniejszą umowę, odstąpić od zaraz lub w czasie wskazanym przez siebie i rozpisać nowy przetarg na przedmiot umowy lub teŜ moŜe nadal realizować niniejszą umowę, z tym, Ŝe wówczas przyjęte wysokości ceny zostaną zwiększone o kwotę stanowiąca róŜnicę pomiędzy dotychczasową ceną zakupu a nowa ceną zakupu. Treść umowy zgodna jest ze wzorem umowy załączonym do SWIZ i ofertą. Aneksem z dnia 15 października 2007 roku zmieniono treść § 2 ust. 1 umowy o dostawę opału przyjmując ceny zaproponowane przez Usługobiorcę. ZuŜycie węgla w tonach w sezonie grzewczym 2006/2007 oraz 2007/2008 przedstawia poniŜsza tabela.
Jednostka Sezon 2006/2007 (w tonach) Sezon 2007/2008 (w tonach) Wzrost zuŜycia (w tonach) UG Kodrąb 37,54 50,85 13,31
GCI Dmenin 14,79 35,9 21,11
ZSzG Kodrąb 177,87 258,75 80,88
PSP Rzejowice 21,25 węgiel 20,99 miał 25,9 węgiel 32,8 miał 4,65 węgiel 11,81 miał
Dane wykazane w kolumnie sezon 2006/2007 ustalono zgodnie z notatką sporządzoną przez inspektora do spraw administracyjno kancelaryjnych i zamówień publicznych na potrzeby szacunku wartości zamówienia na opał w sezonie grzewczym 2007/2008 na podstawie danych przekazanych między innymi ze Szkół. Dane wykazane w kolumnie sezon 2007/2008 ustalono na podstawie faktur zakupu opału na sezon grzewczy 2007/2008. Notatka słuŜbowa sporządzona przez inspektora do spraw administracyjno kancelaryjnych i zamówień publicznych oraz kserokopie faktur za dostawę opału w sezonie grzewczym 2007/2008 stanowią załącznik nr 23 do protokołu kontroli. Z uwagi na znaczący wzrost zuŜycia opału kontrolujący poprosili o złoŜenie wyjaśnień przez Wójta Gminy. Wyjaśnienie Wójta Gminy Kodrąb w sprawie opału w sezonie grzewczym 2007/2008 stanowi załącznik nr 24 do protokołu kontroli.
______113 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Wzrost zuŜycia węgla w sezonie grzewczym 2007/2008 Wójt Gminy uzasadniał następująco: wydłuŜeniem sezonu grzewczego poniewaŜ „sporadycznie włączano ogrzewanie jeszcze w kilkunastu dniach czerwca” równieŜ na interwencje rodziców co spowodowało, Ŝe sezon grzewczy trwał 8 miesięcy, zwiększenie powierzchni grzewczej w byłej szkole w Dmeninie (w poprzednim sezonie ogrzewano jedynie parter obecnie ogrzewany jest cały budynek) – GCI Dmenin, brakiem wydajności węgla przy jego kaloryczności potwierdzonej przez wyrywkowe badania specjalistyczne, przestarzały piec zakwalifikowany do wymiany w szkole w Kodrębie. Biorąc pod uwagę, iŜ kontrolujący w analizie porównawczej odnieśli się jedynie do jednego sezonu wstecz oraz z uwagi na fakt, iŜ za wydajność opału odpowiada jego kaloryczność, tym bardziej potwierdzona badaniami, (kontrolującym nie przestawiono badań, o których mowa w wyjaśnieniu Wójta Gminy), uznano za zasadne jedynie wyjaśnienie dotyczące zwiększenia powierzchni grzewczej w GCI Dmenin. Wójt Gminy w wyjaśnieniu stwierdził równieŜ, Ŝe „rynek węgla jest typowym rynkiem monopolisty i tacy odbiorcy jak gmina na przetargach nie mogą uzyskać efektu konkurencji”. Twierdzenie to jest bezzasadne z uwagi na fakt, iŜ do przetargu na opał w sezonie grzewczym 2007/2008 zgłosiło się 4 oferentów z Kodrębia i okolic. Ponadto Wójt powołał się na fakt duŜej liczby reklamacji co do jakości węgla. Wynik badań specjalistycznych potwierdzających daną kaloryczność wyczerpuje kwestie reklamacji. Ponadto w §6 umowy zawarto postanowienie, Ŝe „kaŜda ze stron moŜe rozwiązać niniejszą umowę z 3 miesięcznym okresem wypowiedzenia ze skutkiem na ostatni dzień miesiąca. W takiej sytuacji nie maja zastosowania postanowienia o karach umownych”. W związku z powyŜszym była moŜliwość rozwiązania umowy bez dodatkowych opłat i kar z tym związanych, w sytuacji odmiennej opinii zamawiającego na temat zuŜywanego opału, mimo przeprowadzonych badań.
7. WYDATKI INWESTYCYJNE
Plan i wykonanie wydatków inwestycyjnych w latach 2007 – 2008
2006 rok 2007 rok Plan po Plan po Dział Rozdział Paragraf Wykonanie Wykonanie zmianach zmianach (zł) (zł) (zł) (zł) 010 01010 6050 704.911 701.386 857.729 366 600 60014 6050 - - 315.169 121.248 600 60016 6050 - - 380.000 - 600 60017 6050 45.126 45.126 202.571 102.571 801 80101 6050 - - 50.000 - Razem x x 750.037 746.512 1.805.469 224.185 Wydatki bud Ŝetowe x x 9.393.206 0.049.045 11.043.760 4.904.606 ogółem % udziału wydatków inwestycyjnych w x x 8 % 9 % 17 % 5 % wydatkach ogółem
______114 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Źródła finansowania realizowanych inwestycji w latach 2006-2007 W latach 2007 2008 środki finansowe przeznaczone w budŜecie Gminy na realizację zadań inwestycyjnych kształtowały się w kwotach: 1) 2007 rok – 792.077,00 zł , w tym środki własne – 585.683,00 zł, dotacje z funduszy celowych – 6.440,00 zł oraz kredyty i poŜyczki – 199.954,00 zł; 2) 2008 rok – 1.871.469 zł , w tym środki własne – 1.153.279,00 zł, kredyty i poŜyczki – 600.000,00 zł oraz inne środki 118.190,00 zł. Zestawienie ilustrujące źródła finansowania inwestycji realizowanych w latach 2007 2008 stanowi załącznik nr 25 do protokołu kontroli. Zestawienie udzielonych w latach 2007 I półrocze 2008 roku zamówień publicznych na roboty budowlane oraz dostawy lub usługi o wartości powyŜej 60.000 euro stanowi załącznik nr 26 do protokołu kontroli.
Ewidencja ksi ęgowa wydatków inwestycyjnych
Zgodnie z zakładowym planem kont ewidencja księgowa kosztów inwestycyjnych prowadzona jest na koncie 080 – inwestycje. Konta pomocnicze prowadzone są odrębnie dla poszczególnych zadań inwestycyjnych. W toku kontroli ustalono, Ŝe wydatki inwestycyjne związane z rozliczeniem z kontrahentami za wykonane roboty lub zakupione środki trwałe ewidencjonowane były na koncie rozrachunkowym 201 tylko w przypadku, gdy kwota określona na fakturze wystawionej przez dostawcę /wykonawcę zapłacona była częściowo. W przypadku zapłaty pełnej kwoty, operacji finansowej nie ujmowano na koncie 201 – rozrachunki z odbiorcami dostawcami.
Organizacja procesu inwestycyjnego (planowanie i nadzór)
Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym w Urzędzie Gminy utworzone jest stanowisko pracy ds. inwestycji i infrastruktury gminnej, które powierzono inspektorowi Pawłowi śuławińskiemu. Do zadań przypisanych do stanowiska pracy naleŜy m.in. przygotowanie wstępne do rozpoczęcia i realizacji inwestycji prowadzonej przez Gminę, zapewnienie fachowego nadzoru nad wykonywaną inwestycją, przygotowanie komisyjnego odbioru inwestycji, przygotowanie wniosków o dofinansowanie inwestycji gminnych z funduszy UE, przygotowanie wniosków o dofinansowanie inwestycji z WFOŚiGW, sporządzanie wniosków o dofinansowanie remontów dróg dojazdowych do gruntów rolnych z FOGR, sporządzanie planów nakładów inwestycyjnych gminy. Na stanowisku d/s zamówień publicznych zatrudniona jest Pani Lidia Szelińska inspektor, której powierzono prowadzenie spraw związanych z dokonywaniem zamówień publicznych, w tym równieŜ zamówień w trybie zapytania o cenę i zamówienia z wolnej ręki.
Kontrola realizacji wybranych inwestycji
Budowa chodnika wzdłuŜ drogi powiatowej w miejscowości Wola Malowana na odcinku 1483 m – przetarg nieograniczony o wartości powyŜej 60.000 euro. 1. W dniu 15 września 2006 roku Rada Gminy podjęła uchwałę nr XXXIV/228/06 w sprawie wyraŜenia zgody na przejęcie do realizacji zadań z zakresu powiatowych dróg publicznych. Przedmiotową uchwałą Rada Gminy Kodrąb wyraziła zgodę na zawarcie porozumienia w sprawie przejęcia przez Gminę Kodrąb zadań z zakresu
______115 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
powiatowych dróg publicznych od Zarządu Powiatu Radomszczańskiego zgodnie z projektem stanowiącym załącznik do uchwały. Z projektu porozumienia załączonego do uchwały wynika, Ŝe Gmina Kodrąb pełnić będzie funkcję inwestora i wykona roboty inwestycyjne na drodze powiatowej nr 3935E w miejscowości Wola Malowana, polegające na: • ułoŜeniu nowego krawęŜnika na ławie betonowej z oporem 1.563,0 mb; • ustawieniu obrzeŜy betonowych – 1.563,0 mb; • ułoŜeniu chodnika z kostki betonowej „6” – 2.030,0 m 2; • ułoŜeniu chodnika z kostki betonowej „8” – 315,0 m 2. W ramach wykonania porozumienia Gmina Kodrąb zobowiązuje się zapewnić sprzęt, robociznę i materiały takie jak: piasek, cement oraz inne materiały niezbędne do wykonania zadania. Powiat Radomszczański zobowiązał się natomiast do sfinansowania uproszczonej dokumentacji technicznej budowy chodnika i dostarczenia materiałów takich jak: kostka „6” – 2.080,75 m 2, kostka „8” – 322,88 m2, krawęŜnik – 1.954,26 mb, obrzeŜe – 1.594,26 mb. Po zakończeniu realizacji zadania Gmina Kodrąb przekaŜe Powiatowi Radomszczańskiemu wykonane roboty protokołem zdawczo odbiorczym. Nakłady rzeczowe i finansowe utworzone w wyniku budowy ciągu pieszego wzdłuŜ drogi powiatowej staną się własnością Powiatu Radomszczańskiego. Kserokopia uchwały nr XXXIV/228/06 z dnia 15 września 2006 roku wraz z projektem porozumienia – stanowi załącznik nr 27 do protokołu kontroli. 2. W dniu 18 września 2006 roku Powiat Radomszczański reprezentowany przez Michała Deszcza – Starostę i Stefana Połacika – członka Zarządu zawarł Porozumienie z Gminą Kodrąb reprezentowaną przez Wójta Stanisława Jasińskiego, na mocy którego Gmina Kodrąb przyjęła do wykonania jako inwestor – roboty inwestycyjne polegające na budowie chodnika wzdłuŜ drogi powiatowej. Zakres robót objętych Porozumieniem odpowiada wielkości poszczególnych robót zapisanych w projekcie Porozumienia stanowiącym załącznik do uchwały nr XXXVI/228/06 Rady Gminy Kodrąb. Kserokopia Porozumienia z dnia 18 września 2006 roku stanowi załącznik nr 28 do protokołu kontroli 3. Dokumentację techniczną oraz kosztorys inwestorski wykonała Firma Remontowo Budowlana Dróg i Ulic „ POZIOM ” Eugeniusz Mądry z Radomska (data sporządzenia 14 czerwca 2006 roku). Jako podstawę powyŜszego opracowania wykonawca dokumentacji wskazał zlecenie Urzędu Gminy w Kodrębie. Z wyjaśnienia Pawła śuławińskiego inspektora Urzędu Gminy wynika, Ŝe w/w dokumentacja opracowana została na zlecenie Powiatu Radomszczańskiego, które równieŜ pokryło koszty wykonania tej dokumentacji. Wartość kosztorysowa zadania określona została na kwotę 351.902,09 zł brutto (netto 288.444,34 zł). 4. W toku kontroli ustalono, Ŝe zamiar wykonania robót budowlanych niewymagających decyzji o pozwoleniu na budowę, polegających na przebudowie drogi powiatowej nr 30444 w Woli Malowanej na odcinku 1.500 mb obejmujących wykonanie chodnika o szerokości 1,2 m z kostki brukowej betonowej Gmina Kodrąb zgłosiła do Starostwa Powiatowego w Radomsku w dniu 19 lipca 2005 roku . Termin rozpoczęcia robót określono na sierpień 2005 roku. Pismem z dnia 28 lipca 2005 roku Starostwo Powiatowe w Radomsku powiadomiło Gminę Kodrąb o przyjęciu w/w zgłoszenia do wiadomości, ze wskazaniem realizowania robót zgodnie z wnioskiem oraz w zakresie określonym we wniosku. Z wyjaśnienia Pana Stanisława Jasińskiego Wójta Gminy Kodrąb wynika, Ŝe Starostwo w Radomsku w 2005 roku zapewniło gminę, Ŝe jest w trakcie opracowywania dokumentacji technicznej chodnika, niezbędnej do określenia zakresu planowanego zadania. Dokonanie przez gminę
______116 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zgłoszenia zamiaru budowy chodnika było wstępną deklaracją gotowości gminy do realizacji zadania. Pomimo zapewnień Starostwa o sporządzeniu dokumentacji, termin jej wykonania przedłuŜał się (gmina dwukrotnie upominała się o wykonanie w/w dokumentacji). Dopiero w połowie 2006 roku Gmina Kodrąb otrzymała od Powiatu dokumentację techniczną (wraz z kosztorysem inwestorskim) i niezwłocznie po jej otrzymaniu rozpoczęto procedurę w zakresie podpisania porozumienia z Powiatem oraz zawarcia umowy z wykonawcą. Kserokopia zgłoszenia z dnia 18 lipca 2005 roku oraz pisma Starostwa Powiatowego w Radomsku z dnia 28 lipca 2005 roku znak WB.I.7352 14/87/05 stanowią załącznik nr 29 do protokołu kontroli. Wyjaśnienie Wójta Gminy Stanisława Jasińskiego z dnia 21 listopada 2008 roku stanowi załącznik nr 30 do protokołu kontroli. 5. Ogłoszenie o zamówieniu spełnia wymagania określone w art. 48 ust.2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity z 2006 roku, Dz. U. nr 164, poz. 1163 ze zm.). Ogłoszenie wysłane zostało do Urzędu Zamówień Publicznych w dniu 19 października 2006 roku i zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych nr 290 z dnia 30 października 2006 roku, poz. 55557. Ponadto ogłoszenie zamieszczono w BIP – w dniu 19 października 2006 roku oraz wywieszono na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Gminy w terminie od dnia 19 października 2006 roku do 20 listopada 2006 roku. Termin składania i otwarcia ofert – 20 listopada 2006 roku; termin realizacji zamówienia 31 października 2007 roku; zamawiający nie wymagał wniesienia wadium od uczestników postępowania; kryterium wyboru oferty – 100% cena. 6. Specyfikację istotnych warunków zamówienia zatwierdził Wójt Gminy Stanisław Jasiński. Specyfikacja dostępna była na stronie internetowej zamawiającego, a takŜe na wniosek wykonawcy za zaliczeniem pocztowym oraz w siedzibie zamawiającego. Specyfikacja spełnia wymagania określone przepisami art. 36 ust.1 i 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. 7. Stosownie do wymogu określonego art. 17 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych Kierownik zamawiającego oraz członkowie komisji przetargowej złoŜyli oświadczenia o braku okoliczności wymienionych w art. 17 ust.1 ustawy skutkujących wyłączeniem z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 8. W określonym przez zamawiającego terminie wpłynęły oferty: 1) Firmy Ogólnobudowlanej FEBEX Sławomir Szczekocki – Kobiele Wielkie – cena oferty brutto – 194.538,75 zł; 2) Zakładu Gospodarki Komunalnej w Kodrębie – cena oferty brutto – 197.509,69 zł. Zgodnie z protokołem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (druk ZP 2/PN) z postępowania nie wykluczono Ŝadnego z wykonawców. Korzystniejszą ofertę złoŜyła Firma FEBEX, i w związku z tym, Ŝe jedynym kryterium oceny ofert była cena, wybrano ofertę Firmy FEBEX. O wyborze oferty uczestników postępowania zawiadomiono w formie pisemnej w dniu 23 listopada 2006 roku; ogłoszenie o powyŜszym zamieszczono w BIP w dniu 23 listopada 2006 roku oraz wywieszono na tablicy informacyjnej Urzędu Gminy. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia publicznego przesłano do Urzędu Zamówień Publicznych w dniu 15 grudnia 2006 roku oraz zamieszczono w Biuletynie Zamówień Publicznych nr 3 z dnia 2 stycznia 2007 roku, poz. 4545. Analiza ofert złoŜonych w przedmiotowym postępowaniu nie wykazała nieprawidłowości. Zarządzeniem nr 20/2004 z dnia 25 lipca 2004 roku Wójt Gminy Kodrąb powołał komisję przetargową, jej przewodniczącego i sekretarza oraz zatwierdził regulamin pracy komisji.
______117 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
9. W dniu 7 grudnia 2006 roku Gmina Kodrąb reprezentowana przez Wójta Stanisława Jasińskiego zawarła umowę z Firmą Ogólnobudowlaną FEBEX Sławomir Szczekocki z Kobieli Wielkich o wykonanie zadania polegającego na budowie chodnika wzdłuŜ drogi powiatowej w Woli Malowanej na odcinku 1.483,0 m. Zgodnie z umową zakres robót obejmował: • roboty pomiarowe przy robotach ziemnych – 1.483 m • roboty ziemne wykonywane koparkami; • zagęszczenie mechaniczne warstwy odsączającej; • wykonanie ławy pod krawęŜniki betonowe z oporem; • ułoŜenie krawęŜników betonowych na podsypce cementowo – piaskowej; • ręczne plantowanie poboczy ziemnych w obrębie krawęŜników; • wykonanie podbudowy z kruszywa łamanego; • ułoŜenie obrzeŜy betonowych na podsypce cementowo piaskowej; • ułoŜenie nawierzchni chodnika z kostki brukowej betonowej grubości 6 cm na podsypce piaskowo cementowej; • ułoŜenie nawierzchni chodnika z kostki brukowej betonowej grubości 8 cm na podsypce piaskowo cementowej; • wykonanie przepustów; • wykonanie barier ochronnych stalowych. Zgodnie z § 1 pkt 2 umowy – zamawiający zobowiązał się do przekazania Wykonawcy materiałów, które będą wykorzystane do wykonania chodnika, w ilości dostosowanej do zakresu przewidzianego w umowie i dokumentacji technicznej, a mianowicie: kostkę brukową betonową – gr. 6 cm, kostkę brukową betonową – gr. 8 cm, krawęŜniki betonowe 15x30 cm, obrzeŜa betonowe 20x6 cm. W pozostałym zakresie wykonawca uŜyje własnych materiałów, maszyn i urządzeń (§3 pkt 1 umowy), z wyjątkiem materiałów określonych w §1 pkt 2 umowy. Termin rozpoczęcia robót ustalono na dzień podpisania umowy, a termin ich zakończenia i przekazania do uŜytku – do 31 października 2007 roku. Wynagrodzenie za wykonanie robót oraz materiały (z wyłączeniem wartości materiałów określonych w §1 pkt 2 umowy) ustalone zostało w wysokości 194.538,75 zł brutto. Strony umowy dopuściły moŜliwość odstąpienia od wykonania części robót przewidzianych w umowie w przypadku nie wywiązywania się przez Powiat Radomszczański z porozumienia zawartego z Gminą Kodrąb w dniu 18 września 2006 roku w zakresie zapewnienia materiałów niezbędnych do wykonania zadania, takich jak: kostka betonowa, krawęŜniki, obrzeŜa. O konieczności wykonania prac dodatkowych Wykonawca zobowiązany został poinformować zamawiającego za pośrednictwem inspektora nadzoru inwestorskiego. Roboty dodatkowe nie przekraczające 20 % wartości umownej zadania, rozliczane będą na podstawie kosztorysu powykonawczego, a ich zlecenie nastąpi w drodze odrębnej umowy. Strony przewidziały wystawianie przez wykonawcę faktur częściowych pod warunkiem dokonania odbioru częściowego wykonanych robót. Płatność faktur częściowych przewidziano w terminie 30 dni od daty dokonania odbioru częściowego, natomiast faktura końcowa płatna jest w terminie 30 dni od daty przekazania inwestycji do uŜytku. Zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy ustalono w wysokości 3 % wartości zamówienia, tj. w kwocie 5.836,16 zł. W dniu 31 października 2007 roku aneksem nr 1 strony umowy dokonały zmiany jej warunków w zakresie terminu zakończenia robót, który ustalono do dnia 31 grudnia 2008 roku. Kserokopia umowy z dnia 7 grudnia 2006 roku wraz z aneksem z dnia 31 października 2007 roku stanowi załącznik nr 31 do protokołu kontroli.
______118 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
10. Uchwałą nr X/59/07 z dnia 30 października 2007 roku Rada Gminy Kodrąb dokonała zmiany załącznika do uchwały nr XXXIV/228/06 z dnia 15 września 2006 roku w sprawie wyraŜenia zgody na przyjęcie do realizacji zadań z zakresu powiatowych dróg publicznych . Przedmiotowym załącznikiem jest projekt Porozumienia, zgodnie z którym, Gmina Kodrąb przejmie od Powiatu Radomszczańskiego zadanie polegające na budowie chodnika w pasie drogowym drogi powiatowej nr 3935E w miejscowości Wola Malowana na odcinku od granicy od strony miejscowości Smotryszów do skrzyŜowania z drogą powiatową nr 3923E. PowyŜsze zadanie stanowi I etap realizacji projektu budowlanego na przebudowę drogi powiatowej nr 3935E w miejscowości Wola Malowana. Zakres robót przewidzianych do wykonania przez Gminę Kodrąb zwiększony został w stosunku do zakresu określonego porozumieniem z dnia 18 września 2006 roku o roboty polegające na wykonaniu robót rozbiórkowych i ziemnych, wywiezieniu ziemi i gruzu i wykonaniu podbudowy. W odniesieniu do ułoŜenia krawęŜników, obrzeŜy i chodnika w projekcie Porozumienia (załącznika do uchwały nr X/59/07) nie określono powierzchni poszczególnych elementów przewidzianych do wykonania. Termin realizacji przedmiotu Porozumienia ustalono od dnia jego podpisania do dnia 30 czerwca 2008 roku. W ramach realizacji Porozumienia Gmina Kodrąb zobowiązana została zapewnić robociznę oraz zakup pozostałych materiałów tj. piach i cement oraz inne materiały niezbędne do wykonania zadania. Z godnie z projektem Porozumienia Gmina Kodrąb zobowiązana została równieŜ do prowadzenia dziennika budowy i udostępnienia go upowaŜnionym przedstawicielom Starostwa Powiatowego . Nadzór budowlany nad realizacją przedmiotu Porozumienia sprawował będzie inspektor nadzoru z ramienia Powiatu Radomszczańskiego. Powiat Radomszczański zapewnia materiały takie jak: kostka brukowa szara i czerwona o gr.6 i 8 cm, krawęŜniki oraz obrzeŜa. Niniejsze Porozumienie zastępuje Porozumienie z dnia 18 września 2006 roku. Realizacja II etapu projektu budowlanego na przebudowę drogi powiatowej nr 3935E w miejscowości Wola Malowana, tj. odcinek od skrzyŜowania z drogą powiatową nr 3923E do skrzyŜowania z drogą gminną Feliksów zostanie wykonana do dnia 31 grudnia 2008 roku. Kserokopia uchwały X/59/07 z dnia 30 października 2007 roku wraz z projektem porozumienia stanowi załącznik nr 32 do protokołu kontroli. 11. Porozumienie WD/33/2007 o treści odpowiadającej projektowi stanowiącemu załącznik do uchwały nr X/59/07 z dnia 30 października 2007 roku zawarte zostało w dniu 5 listopada 2007 roku pomiędzy Powiatem Radomszczańskim reprezentowanym przez Zarząd w osobach Mieczysław Zyskowski – Starosta i Jerzy Kaczmarek – Wicestarosta, a Gminą Kodrąb reprezentowaną przez Wójta Stanisława Jasińskiego. Kserokopia Porozumienia WD/33/2007 z dnia 5 listopada 2007 roku stanowi załącznik nr 33 do protokołu kontroli. 12. Pismem z dnia 5 listopada 2007 roku wykonawca robót, tj. Firma FEBEX poinformowała Gminę Kodrąb o wstrzymaniu prac związanych z realizacją zadania z powodu braku materiałów brukarskich. Wykonawca poinformował, iŜ w sytuacji, gdy brak materiałów będzie utrzymywał się przez dłuŜszy czas, dokona zgłoszenia do odbioru dotychczas zrealizowanych robót i ich rozliczenia finansowego. 13. W dniu 18 grudnia 2007 roku wykonawca dokonał pisemnego zgłoszenia odbioru końcowego robót budowlanych polegających na budowie chodnika w miejscowości Wola Malowana wzdłuŜ drogi powiatowej. Protokół odbioru końcowego robót budowlanych wykonanych w okresie od dnia 7 grudnia 2006 roku do dnia 20 grudnia 2007 roku sporządzony został w dniu 28 grudnia 2007 roku przy udziale przedstawicieli wykonawcy, Starostwa Powiatowego i Gminy Kodrąb oraz inspektora
______119 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
nadzoru. Zgodnie z protokołem odbioru zakres rzeczowy przedmiotu odbioru obejmuje: montaŜ krawęŜników na ławie betonowej – 970 mb, ułoŜenie obrzeŜy – 970,0mb, ułoŜenie kostki brukowej szarej gr. 6 cm – 1.011 m 2, ułoŜenie kostki brukowej czerwonej gr. 6 cm – 155,0 m 2; ułoŜenie kostki betonowej czerwonej gr.8 cm – 297 m2. Materiały budowlane przekazane przez Powiat Radomszczański określone zostały na kwotę 68.191,00 zł, natomiast wartość robót wykonanych zgodnie z kosztorysem powykonawczym, tj. robocizna, materiał (kruszywo, piasek, cement itp.) oraz sprzęt (roboty ziemne, podbudowa, zagęszczenie) określona została na kwotę 121.248,02 zł; Ogółem wartość wykonanego zadania stanowiła kwotę 189.439,02 zł. Komisja dokonująca odbioru ujawniła usterki, których usunięcie wyznaczono do dnia 30 kwietnia 2008 roku i przewidziano ich komisyjny odbiór. Protokół z usunięcia usterek ujawnionych w czasie odbioru robót w dniu 28 grudnia 2007 roku spisany został w dniu 6 maja 2008 roku przy udziale przedstawicieli wykonawcy, Starostwa Powiatowego i Gminy Kodrąb. Komisja po dokonaniu oględzin stwierdziła usunięcie ujawnionych usterek. Kontrola wykazała, Ŝe kosztorys powykonawczy, o którym mowa w protokole odbioru końcowego robót z dnia 28 grudnia 2007 roku sporządzony został przez wykonawcę w dniu 31 grudnia 2007 roku. 14. Pismem znak WD.5540/60/2008 z dnia 13 lutego 2008 roku Powiat Radomszczański poinformował Gminę Kodrąb o weryfikacji zadań zgłoszonych przez Gminę Kodrąb oraz o akceptacji i przeznaczeniu do realizacji w bieŜącym roku zadania pn. Budowa chodnika w miejscowości Wola Malowana – II etap. 15. W dniu 28 marca 2008 roku Rada Gminy Kodrąb podjęła uchwałę nr XIV/88/08 w sprawie wyraŜenia zgody na przejęcie do realizacji zadania z zakresu powiatowych dróg publicznych. Przedmiotową uchwałą Rada Gminy wyraziła zgodę na zawarcie Porozumienia w sprawie przejęcia przez Gminę Kodrąb zadań z zakresu powiatowych dróg publicznych od Zarządu Powiatu Radomszczańskiego zgodnie z projektem stanowiącym załącznik do uchwały. Projekt powyŜszego Porozumienia dotyczy realizacji zadania polegającego na budowie chodnika w pasie drogowym drogi powiatowej nr 3935E w miejscowości Wola Malowana na odcinku od skrzyŜowania z drogą powiatową nr 3923E do skrzyŜowania z drogą gminną do miejscowości Feliksów – II etap realizacji projektu budowlanego na przebudowę drogi powiatowej nr 3935E w miejscowości Wola Malowana. Termin realizacji zadania ustalono do dnia 31 grudnia 2008 roku. Kserokopia uchwały nr XIV/88/08 z dnia 28 marca 2008 roku wraz z projektem Porozumienia stanowi załącznik nr 34 do protokołu kontroli. 16. Porozumienie nr WD/14/2008 w powyŜszym zakresie zawarte zostało w dniu 28 kwietnia 2008 roku. Termin realizacji zadania wyznaczono do dnia 30 września 2008 roku. Zgodnie z Porozumieniem Gmina Kodrąb pełnić będzie funkcję inwestora i wykona roboty inwestycyjne polegające na: • wykonaniu robót rozbiórkowych i ziemnych; • wywiezieniu ziemi i gruzu; • wykonaniu podbudowy; • ułoŜeniu nowego krawęŜnika na ławie betonowej z oporem: • ustawieniu obrzeŜy; • ułoŜeniu chodnika z kostki betonowej gr. 6 cm; • ułoŜeniu chodnika z kostki betonowej gr. 8 cm. W ramach wykonania porozumienia zapisano m.in., iŜ Gmina Kodrąb zapewnia robociznę oraz zakup pozostałych materiałów takich jak: piach, cement oraz inne materiały niezbędne do wykonania zadania. Gmina Kodrąb zobowiązana została równieŜ do prowadzenia dziennika budowy. Powiat Radomszczański zapewnia natomiast dostarczenie materiałów takich jak: kostka brukowa szara 6 cm – 640,0 m2, kostka brukowa czerwona 6 cm – 17,0 m 2 oraz 82,0 m 2 (materiał zdeponowany w m. Wola Malowana), kostka brukowa czerwona 8 cm – 123,0 m 2, krawęŜniki –
______120 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
572,0 mb, obrzeŜa chodnikowe – 540,0 mb (+ 68,0mb – materiał zdeponowany w m. Wola Malowana). Po zakończeniu realizacji zadania Gmina Kodrąb przekaŜe Powiatowi Radomszczańskiemu wykonane roboty protokołem zdawczo odbiorczym. Kserokopia porozumienia WD/14/2008 z dnia 28 kwietnia 2008 roku stanowi załącznik nr 35 do protokołu kontroli. W sprawie opisanych wyŜej porozumień zawieranych przez Gminę Kodrąb z Powiatem Radomszczańskim na okoliczność budowy chodnika w miejscowości Wola Malowana Wójt Gminy Stanisław Jasiński wyjaśnił, Ŝe po otrzymaniu dokumentacji technicznej Porozumienie z dnia 18 września 2006 roku zawarte z Powiatem dawało gwarancje zapewnienia przez Starostwo materiału potrzebnego do budowy chodnika, w związku z czym Gmina ogłosiła przetarg, w wyniku którego dokonano wyboru wykonawczy i w dniu 7 grudnia 2006 roku podpisano umowę zgodnie z zakresem określonym w Porozumieniu zawartym z Powiatem. Z chwilą, gdy wykonawca wykorzystał materiały przekazane w dniu 12 grudnia 2006 roku, Gmina wystąpiła do Starostwa z pismem o dostarczenie brakujących materiałów zgodnie z zawartym Porozumieniem. Zarząd Powiatu (zmieniony w wyniku wyborów) uznał, Ŝe nie ma zabezpieczenia finansowego na realizację zawartego Porozumienia i nie będzie w stanie w krótkim czasie dostarczyć brakujących materiałów. Powiat podjął decyzję, iŜ będzie w stanie zapewnić częściowo materiał do budowy chodnika, ale pod warunkiem zawarcia nowego Porozumienia obejmującego tylko jeden etap. Zdaniem Wójta Gminy negocjacje w zakresie treści nowego Porozumienia były z niezrozumiałych powodów bardzo trudne. Ostatecznie Porozumienie podpisano w dniu 30 października 2007 roku, jednak Powiat nie zgodził się na dzielenie dwóch etapów budowy z tymŜe Porozumieniu. Uznano bowiem, Ŝe zakres przewidziany na dany rok kalendarzowy będzie określany wiosną z terminem realizacji do 30 września tego samego roku. Gmina była zmuszona podpisać Porozumienie o treści proponowanej przez Powiat, gdyŜ w przypadku braku zgody, Powiat nie zapewniłby materiałów na budowę chodnika. Jakkolwiek na okoliczność nie wywiązania się Powiatu z zobowiązania wynikającego z Porozumienia zawartego w dniu 18 września 2006 roku gmina w umowie zawartej z wykonawcą przewidziała moŜliwość odstąpienia od wykonania części chodnika, to jednak potrzeba zapewnienia bezpieczeństwa ludności nakładała na Gminę obowiązek sfinalizowania zaplanowanego zadania. Poza tym Porozumienie z dnia 18 września 2006 roku (poprzedzone uchwałą Rady Gminy z dnia 15 września 2006 roku) podpisane ze strony powiatu przez dwóch etatowych członków zarządu dawało podstawę wiarygodności tego Porozumienia i dotrzymania warunków umowy zawartej z wykonawcą. W przypadku dalszego niezrozumiałego zachowania i oporu ze strony Starostwa były pełne podstawy do dochodzenia wywiązania się z Porozumienia drogą sądową, ale ostatecznie nowe Porozumienie zostało zawarte, prace zostały zakończone, odebrane i przekazane na stan Powiatu (wyjaśnienie Wójta Gminy załącznik nr 30 powtórzony ). 17. Pismem z dnia 28 lipca 2008 roku wykonawca zgłosił Gminie Kodrąb do odbioru wykonane roboty budowlane polegające na budowie chodnika – etap II. Odbioru końcowego wykonanych robót dokonała w dniu 1 sierpnia 2008 roku komisja powołana z przedstawicieli wykonawcy, Gminy Kodrąb, Starostwa Powiatowego w Radomsku – przy udziale inspektorów nadzoru. Po zbadaniu wykonanych robót Komisja zakończyła odbiór techniczny i uznała obiekt oddany do uŜytkowania. Zgodnie z załącznikiem nr 1 do protokołu odbioru robót zawierającym zestawienie wartości robót wykonanych na zadaniu inwestycyjnym wartość materiałów wykorzystanych do budowy II etapu chodnika określono na kwotę 40.441,96 zł, natomiast w odniesieniu do robót obejmujących robociznę i materiał (piasek, kruszywo, cement itp.) oraz sprzęt (roboty ziemne, podbudowa, zagęszczanie itp.) ich wartość określono kosztorysem powykonawczym na kwotę 71.161,33 zł.
______121 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kontrola wykazała, Ŝe data opracowania kosztorysu powykonawczego zapisana została jako 1 września 2008 roku (datę przeprawiono ręcznie na 1 sierpnia 2008 roku); kosztorys powykonawczy sprawdzony został przez inspektora nadzoru reprezentującego Gminę Kodrąb. Kserokopia protokołu odbioru końcowego z dnia 1 sierpnia 2008 roku wraz z załącznikiem nr 1 i kosztorysem powykonawczym – stanowi załącznik nr 36 do protokołu kontroli. W toku kontroli stwierdzono, Ŝe na okoliczność realizacji przedmiotowego zadania kontrolowana jednostka nie prowadziła dziennika budowy, do czego zobowiązana była na mocy postanowień zawartych w porozumieniach z dnia 18 września 2006 roku i z dnia 28 kwietnia 2008 roku. 18. Na okoliczność realizacji przedmiotowego zadania kontrolującym przedstawiono: 1) protokół z dnia 12 grudnia 2006 roku sporządzony na okoliczność przekazania materiałów zakupionych przez Starostwo Powiatowe w Radomsku zgromadzonych w m. Wola Malowana w celu wykorzystania przy budowie chodnika wzdłuŜ drogi powiatowej nr 3935E. PowyŜszym protokołem przekazano wykonawcy robót, tj. Firmie FEBEX materiały budowlane w ilości: kostka betonowa „6” – 588,0 m 2; kostka betonowa „8” 338,0 m 2; krawęŜnik 15x30 cm – 496,0 mb; obrzeŜe – 20x6 cm – 285,0 mb. Protokół sporządzony został przy udziale przedstawicieli stron: Starostwa Powiatowego w Radomsku, Gminy Kodrąb oraz Wykonawcy. 2) w dniu 17 stycznia 2007 roku spisany został protokół dotyczący sprostowania protokołu z dnia 12 grudnia 2006 roku dotyczącego przekazania materiałów zakupionych przez Starostwo Powiatowe w Radomsku, zgromadzonych w Woli Malowanej w celu wykorzystania na budowie chodnika wzdłuŜ drogi powiatowej nr 3935E w Woli Malowanej. Z treści protokołu wynika, iŜ w związku z ponownym przeliczeniem zgromadzonych materiałów stwierdzono, Ŝe na budowie chodnika znajdują się materiały w ilości: kostka betonowa szara „6” – 600,0 m 2; kostka betonowa kolor „6” – 241,50 m 2; kostka betonowa kolor „8” – 153,60 m 2; krawęŜnik 15x30 cm – 496,0 mb; obrzeŜe 20x6cm – 285,0 mb. W protokole z dnia 12 grudnia 2006 roku pomyłkowo przyjęto, iŜ na paletach z kostką betonową kolor znajduje się wyłącznie kostka gr.8 cm. Po ponownym sprawdzeniu okazało się, Ŝe na 21 paletach znajduje się kostka kolor gr. 6 cm (241,5m 2), a ponadto pominięto 1 paletę kostki – 12,0m 2; 3) protokołem z dnia 19 stycznia 2007 roku Zakład Gospodarki Komunalnej w Kodrębie przekazał wykonawcy, tj. Firmie FEBEX materiały do budowy chodnika w m. Wola Malowana (przekazane w dniu 17 stycznia 2007 roku), a mianowicie: obrzeŜe chodnikowe w ilości – 772,85 mb; kostka „6” szara w ilości 431,10 m 2 i kostka „8” kolor w ilości 37,71 m 2; 4) pismem nr 55/41/12/07 z dnia 28 sierpnia 2007 roku Gmina Kodrąb wystąpiła do Zarządu Powiatu Radomszczańskiego o przekazanie niezbędnych do wykonania zadania materiałów budowlanych. Z treści pisma wynika, Ŝe do dnia jego wystosowania Powiat Radomszczański zakupił do budowy chodnika materiały w ilościach; kostka betonowa „6” – 1.327m 2; kostka betonowa „8” – 191,31 m 2; krawęŜnik – 496,0mb i obrzeŜa – 1.057,5 mb. Z pisma wynika ponadto, Ŝe w celu realizacji zadania na odcinku określonym w zawartym Porozumieniu naleŜy zakupić jeszcze materiały budowlane w ilości: kostka betonowa „6” – 808,15 m2; kostka betonowa „8” – 131,35 m 2; krawęŜniki – 1.098,26 m; obrzeŜa 536,41 mb. W przypadku braku moŜliwości dostarczenia materiałów Gmina Kodrąb prosi o określenie terminu dostarczenia wszystkich brakujących materiałów z uwagi na konieczność aneksowania terminu zakończenia robót, określonego w umowie zawartej z wykonawcą robót. 5) W dniu 3 października 2007 roku Zarząd Powiatu Radomszczańskiego poinformował Gminę Kodrąb o planowaniu na 2008 roku zadań z zakresu
______122 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
remontów/przebudowy dróg powiatowych, których realizację przewiduje się przy współfinansowaniu Gmin. W związku z powyŜszym Zarząd Powiatu prosi o zajęcie stanowiska w tej sprawie i w przypadku akceptacji w/w propozycji o wskazanie drogi powiatowej na terenie Gminy Kodrąb, której remont/przebudowa realizowana byłaby na określonych w w/w piśmie zasadach. W odpowiedzi na powyŜsze Wójt Gminy Kodrąb poinformował, Ŝe zajęcie stanowiska w tej sprawie moŜliwe będzie po uprzednim uzyskaniu zgody Rady Gminy wyraŜonej w formie uchwały. Równocześnie w przedmiotowym piśmie zwrócono uwagę na uwzględnienie w planie wydatków Powiatu na 2008 rok środków finansowych na dokończenie budowy chodnika wzdłuŜ drogi powiatowej nr 3935E w Woli Malowanej (zakup brakujących materiałów brukarskich – zgodnie z Porozumieniem z dnia 18 września 2006 roku). 6) Pismem znak WD.5540/4/2008 z dnia 2 stycznia 2008 roku Powiat Radomszczański powiadomił Gminę Kodrąb, iŜ w związku z przygotowywaniem przetargu na dostawę materiałów brukowych niezbędne jest podjęcie decyzji co do współpracy z Powiatem Radomszczańskim w sprawie budowy lub remontu chodników w pasie drogowym dróg powiatowych w 2008 roku; Zarząd Powiatu Radomszczańskiego proponuje podpisanie stosownego porozumienia. Odpowiadając na powyŜsze pismo Gmina Kodrąb poinformowała Powiat Radomszczański, Ŝe wyraŜa gotowość podpisania porozumień obejmujących realizację w 2008 roku następujących zadań inwestycyjnych: Budowa chodnika w pasie drogowym drogi powiatowej nr 3935E – II etap na odcinku 590,0 m w zakresie: krawęŜników – 630,0mb, obrzeŜy 560 mb, kostki betonowej gr. „6” 720 m 2 i kostki betonowej „8” – 120 m 2. Ponadto kontrolowana jednostka określiła w w/w piśmie równieŜ potrzebę wykonania robót (w tym budowę chodnika) na innych drogach powiatowych. 19. Zabezpieczenie środków w budŜecie Gminy na realizację zadania środki finansowe zaplanowane w budŜecie Gminy kształtowały się w kwotach: a) uchwałą nr XXXIV/230/06 Rady Gminy Kodrąb z dnia 15 września 2006 roku zaplanowano środki finansowe w kwocie – 20.000,00 zł; uchwałą nr III/8/06 z dnia 29 grudnia 2006 roku plan wydatków na przedmiotowe zadanie inwestycyjne zmniejszono o kwotę 20.000,00 zł; b) uchwałą nr IV/19/07 Rady Gminy z dnia 2 marca 2007 roku na realizację zadania zaplanowano środki finansowe w kwocie – 355.400,00 zł, a następnie uchwałą nr XII/65/07 Rady Gminy z dnia 28 grudnia 2007 roku zmniejszono plan wydatków na przedmiotowe zadanie o kwotę – 355.400,00 zł; c) uchwałą nr XIII/75/08 z dnia 8 lutego 2008 roku na realizację zadania inwestycyjnego zaplanowano wydatki w kwocie 315.169,00 zł. Zgodnie z wieloletnim planem inwestycyjnym na 2006 roku realizację zadania przewidziano w latach 2006/2007; nakłady zaplanowane w 2006 roku stanowiły kwotę 20.000,00 zł, a w 2007 roku – kwotę – 335.400,00 zł; w planie wieloletnim stanowiącym załącznik nr 5 do uchwały budŜetowej nr IV/10/07 z dnia 28 marca 2007 roku realizację zadania przewidziano na lata 2006/2007; wielkości zrealizowanych nakładów nie wykazano, natomiast nakłady na realizację zadania w roku 2007 zaplanowano w kwocie – 355.400,00 zł, w tym środki własne – 237.210,00 zł i środki powiatu – 118.190,00 zł, nakładów na lata następne nie zaplanowano. W wykazie wieloletnich programów inwestycyjnych stanowiącym załącznik nr 4 do uchwały nr XII/65/07 z dnia 28 grudnia 2007 roku realizację zadania przewidziano na lata 2006/2008; zgodnie z planem nakładów na realizację zadania w roku 2007 nie zaplanowano, natomiast nakłady planowane na 2008 rok określono na kwotę 355.400,00 zł, w tym środki własne – 237.210,00 zł i środki powiatu 118.190,00 zł.
______123 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W wykazie wieloletnich programów inwestycyjnych stanowiącym załącznik nr 6 do uchwały nr XIII/75/08 z dnia 8 lutego 2008 roku realizację zadania przewidziano na lata 2006/2008; nakłady planowane na 2008 rok ustalono w wysokości 315.169,00 zł, w tym środki własne – 196.979,00 zł i środki powiatu 118.190,00 zł. Z wyjaśnienia Skarbnika Gminy Ewy Ziemnicy wynika, Ŝe zmniejszenie planu wydatków w poszczególnych latach spowodowane było tym, iŜ zarówno w 2006 jak i w 2007 roku z budŜetu Gminy nie poniesiono Ŝadnych wydatków na realizację zadania. 20. Rozliczenie finansowe z wykonawcą zadania Za wykonanie przedmiotu umowy wykonawca wystawił faktury: a) nr 4/08 z dnia 8 lutego 2008 roku na kwotę 121.248,02 zł brutto (brak daty wpływu do Urzędu Gminy); termin zapłaty 22 lutego 2008 roku . Pod względem konieczności i celowości wydatku oraz zgodności wykonania zadania z umową i z kosztorysem wykonawczym fakturę opisał inspektor nadzoru inwestorskiego Zdzisław Barański; na okoliczność udzielenia zamówienia publicznego opisu dokonała inspektor Lidia Sznelińska. Pod względem merytorycznym fakturę sprawdziła w dniu 28 lutego 2008 roku Sekretarz Gminy Wioletta Marcinkowska, a pod względem formalno – rachunkowym referent Monika Kot. Do wypłaty zatwierdzili Skarbnik Gminy Ewa Ziemnica i Wójt Gminy Stanisław Jasiński. Zapłacono przelewem w dniu 11 marca 2008 roku; z opisu faktury wynika ujęcie na kontach Wn 080 14/Ma 130 i Wn 810 1/Ma800. Fakturę wystawiono na podstawie protokołu odbioru końcowego z dnia 28 grudnia 2007 roku robót wykonanych w okresie od 7 grudnia 2006 roku do dnia 20 grudnia 2007 roku. Zgodnie z protokołem zakres wykonanych robót obejmował: montaŜ krawęŜników na ławie betonowej – 970 mb, ułoŜenie obrzeŜy – 970 mb, ułoŜenie kostki betonowej szarej gr. 6 cm – 1.011 m 2, ułoŜenie kostki betonowej czerwonej gr. 6 cm 155 m 2, ułoŜenie kostki betonowej czerwonej gr.8 cm – 297 m 2. Komisja dokonująca obioru stwierdziła usterki, których wykonanie zalecono do dnia 30 kwietnia 2008 roku. W załączniku nr 1 do w/w protokołu odbioru zawarto zestawienie wartości wykonanych robót na zadaniu inwestycyjnym uwzględniające wartość materiałów przekazanych przez Powiat Radomszczański wycenionych na kwotę – 68.191,00 zł oraz wartość robót wykonanych zgodnie z kosztorysem powykonawczym obejmujących robociznę i materiał (piasek, kruszywo, cement) oraz sprzęt (roboty ziemne, podbudowa, zagęszczenie) wycenionych na kwotę – 121.248,02 zł; ogólna wartość zadania – 189.439,02 zł; b) nr 37/2008 z dnia 1 września 2008 roku na kwotę 71.161,33 zł ( data wpływu 2 września 2008 roku) ; termin płatności – 14 dni. Pod względem konieczności i celowości wydatku oraz zgodności wykonania zadania z umową i z kosztorysem wykonawczym fakturę opisał inspektor nadzoru inwestorskiego Zdzisław Barański; na okoliczność udzielenia zamówienia publicznego opisu dokonała inspektor Lidia Sznelińska. Pod względem merytorycznym fakturę sprawdził w dniu 18 września 2008 roku Wójt Gminy Stanisław Jasiński, a pod względem formalno – rachunkowym referent Monika Kot. Do wypłaty zatwierdzili Skarbnik Gminy Ewa Ziemnica i Wójt Gminy Stanisław Jasiński. Zapłacono przelewem w dniu 19 września 2008 roku; z opisu faktury wynika ujęcie operacji gospodarczej i finansowej na kontach Wn 080 14/Ma 201; Wn 201/Ma 130 i Wn 810 1/Ma800. Fakturę wystawiono na podstawie protokołu odbioru końcowego robót z dnia 1 sierpnia 2008 roku. Zgodnie z protokołem zakres wykonanych robót obejmował: montaŜ krawęŜników na ławie betonowej – 556,0 mb, ułoŜenie obrzeŜy – 559,0 mb, ułoŜenie kostki betonowej szarej gr. 6 cm – 604,0 m 2, ułoŜenie kostki betonowej czerwonej gr. 6 cm – 93,0 m 2, ułoŜenie kostki
______124 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
betonowej czerwonej gr.8 cm – 138,0 m 2. W załączniku nr 1 do w/w protokołu odbioru zawarto zestawienie wartości wykonanych robót na zadaniu inwestycyjnym uwzględniające wartość materiałów przekazanych przez Powiat Radomszczański wycenionych na kwotę – 40.441,96 zł oraz wartość robót wykonanych zgodnie z kosztorysem powykonawczym obejmujących robociznę i materiał (piasek, kruszywo, cement) oraz sprzęt (roboty ziemne, podbudowa, zagęszczenie) wycenionych na kwotę – 71.161,33 zł; ogólna wartość zadania – 111.603,29 zł. 21. Nadzór inwestorski Pełnienie nadzoru inwestorskiego powierzono na podstawie umowy z dnia 12 grudnia 2006 roku Firmie Projektowanie, Kosztorysy, Nadzory Zdzisław Barański z Radomska. Umowę zawarto na okres od 12 grudnia 2006 roku do 31 października 2007 roku. Wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy określono na kwotę 2.440,00 zł. Aneksem nr 1 z dnia 30 października 2007 roku dokonano zmiany treści w/w umowy w zakresie terminu zakończenia powierzonej usługi, który określono na dzień 31 grudnia 2008 roku. Za pełnienie nadzoru inwestorskiego na realizowanym zadaniu inspektor nadzoru wystawił fakturę nr 28/10/2008 z dnia 21 października 2008 roku na kwotę brutto 2.440,00 zł (data wpływu 21 października 2008roku); termin zapłaty – 14 dni. Opisu potwierdzającego sprawowanie nadzoru nad realizowanym zadaniem zgodnie z zawartą umową dokonał inspektor Urzędu Gminy Paweł śuławiński. Pod względem merytorycznym fakturę sprawdziła w dniu 27 października 2008 roku Sekretarz Gminy Wioletta Marcinkowska, a pod względem formalno – rachunkowym referent Monika Kot. Wypłatę zatwierdziła Sekretarz Gminy Wioletta Marcinkowska. Zapłacono przelewem w dniu 19 września 2008 roku; z opisu faktury wynika ujęcie operacji gospodarczej i finansowej na kontach Wn 080 14/Ma 201. Dane dotyczące zadania inwestycyjnego „budowa chodnika wzdłuŜ drogi powiatowej w miejscowości Wola Malowana” wraz testem dotyczącym udzielonego zamówienia publicznego – stanowią załącznik nr 37 do protokołu kontroli. Przebudowa drogi gminnej Zalesie Gosławickie – Widawka i Kuźnica – przetarg nieograniczony o wartości powyŜej 60.000 euro. 1. Na podstawie umowy zawartej w dniu 26 marca 2008 roku z Firmą Projektowanie, Kosztorysy, Nadzory Zdzisław Barański z Radomska Gmina Kodrąb zleciła wykonanie dokumentacji, tj. kosztorysu inwestorskiego, kosztorysu ślepego i przedmiaru robót dla przedmiotowego zadania inwestycyjnego. Ponadto powyŜszą umową Gmina zleciła równieŜ w/w wykonawcy pełnienie funkcji inspektora nadzoru inwestorskiego. Termin wykonania dokumentacji określono do dnia 30 kwietnia 2008 roku, natomiast termin rozpoczęcia i zakończenia nadzoru inwestorskiego ustalono odpowiednio od dnia podpisania umowy z wykonawcą do dnia 30 czerwca 2009 roku. Za wykonanie przedmiotu umowy ustalono wynagrodzenie ryczałtowe w kwocie 6.800,00 zł + podatek VAT. Wynagrodzenie płatne będzie w terminie 14 dni od daty odbioru elementów robót i złoŜenia rachunku. Kosztorys inwestorski sporządzony został w miesiącu kwietniu 2008 roku; ogółem kosztorysem objęto odcinki dróg o długości – 1.775 m (Zalesie Gosławickie – Widawka), 350 m (odcinek drogi w Widawce) i 775 m (od wsi Kuźnica do granicy z gminą Gomunice); wartość kosztorysowa całego zadania określona została na kwotę netto 484.968,46 zł (125.085,25 euro). 2. W dniu 9 kwietnia 2008 roku Gmina Kodrąb zgłosiła do Starostwa Powiatowego w Radomsku zamiar wykonania robót budowlanych nie wymagających decyzji o
______125 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
pozwoleniu na budowę. Przedmiotowym zgłoszeniem objęto roboty budowlane polegające na przebudowie drogi gminnej Kuźnica – Piaszczyce o długości 780 m przy szerokości 4,0 4,5 m ramach istniejącego pasa drogowego. RównieŜ w dniu 9 kwietnia 2008 roku Gmina Kodrąb zgłosiła do Starostwa Powiatowego w Radomsku zamiar wykonania robót budowlanych nie wymagających pozwolenia na budowę polegających na przebudowie drogi gminnej Zalesie Gosławickie – Widawka o długości 2,1 km przy szerokości jezdni 4,5 5,0 m w ramach istniejącego pasa drogowego. W kaŜdym zgłoszeniu termin rozpoczęcia robót ustalono na dzień 16 maja 2008 roku. Zgłoszenia wpłynęły do Starostwa Powiatowego w Radomsku w dniu 15 kwietnia 2008 roku. 3. Ogłoszenie o zamówieniu spełnia wymagania określone w art. 41 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. Przedmiotem zamówienia jest przebudowa drogi gminnej Zalesie Gosławickie – Widawka i Kuźnica o ogólnej długości 2.880,0 m. Termin wykonania zadania wyznaczono do dnia 30 czerwca 2009 roku. Kryterium oceny ofert była w 100% cena; termin składania i otwarcia ofert wyznaczono na dzień 26 maja 2008 roku; w dniu 25 kwietnia 2008 roku ogłoszenie wysłano do Urzędu Zamówień Publicznych, zamieszczono w BZP nr ogłoszenia 86250 2008, zamieszczono w BIP oraz wywieszono na tablicy ogłoszeń w okresie 25 kwietnia – 26 maja 2008 roku. 4. Specyfikację istotnych warunków zamówienia zatwierdził Wójt Gminy Stanisław Jasiński; specyfikacja spełnia wymagania określone w art. 36 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Specyfikacja zamieszczona była na stronie internetowej oraz dostępna była w siedzibie zamawiającego i na wniosek wykonawcy za pośrednictwem poczty. Zgodnie ze specyfikacją zamawiający nie wymagał wniesienia wadium oraz zabezpieczenia naleŜytego wykonania umowy. 5. W terminie określonym przez zamawiającego wpłynęły następujące oferty: a) nr 1 Przedsiębiorstwo Robót Drogowo Mostowych Sp. z o.o. w Radomsku – cena oferty – 426.342,14 zł; b) nr 2 – STRABAG Sp. z o.o. w Warszawie – cena oferty – 588.895,29 zł; c) nr 3 – DROMOST Sp.j. w Radomsku – cena oferty 479.085,94 zł; d) nr 4 – Przedsiębiorstwo Robót Drogowo Mostowych Sp. z o.o. w Kłobucku – cena oferty – 579.251,64 zł. 6. Stosownie do wymogu określonego art. 17 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych – Wójt Gminy oraz członkowie komisji przetargowej złoŜyli oświadczenia o braku okoliczności wymienionych w art. 17 ust.1 ustawy skutkujących wyłączeniem z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 7. Zgodnie z protokołem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ZP 2/PN wymagane warunki spełnili wszyscy wykonawcy uczestniczący w przedmiotowym postępowaniu. Wybrano ofertę nr 1, tj. Przedsiębiorstwa Robót Drogowo Mostowych Sp. z o.o. w Radomsku, jako najkorzystniejszą pod względem ceny. O wyborze oferty uczestników postępowania zawiadomiono w formie pisemnej w dniu 29 maja 2008 roku; ogłoszenie o wyborze oferty wywieszono na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy w dniu 29 maja 2008 roku oraz zamieszczono w BIP równieŜ w dniu 29 maja 2008 roku. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia przesłano do Urzędu Zamówień Publicznych w dniu 10 czerwca 2008 roku; opublikowano w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 10 czerwca 2008 roku – numer ogłoszenia 125234 2008. 8. Umowę z wybranym wykonawcą zawarto w dniu 9 czerwca 2008 roku. Zakres zleconych do wykonania robót był zgodny z zakresem robót określonym w ogłoszeniu o zamówieniu publicznym i w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Termin rozpoczęcia robót wyznaczono na dzień 9 czerwca 2008 roku, a zakończenia na dzień 30 czerwca 2009 roku. Za wykonanie przedmiotu umowy ustalono wynagrodzenie w kwocie 426.342,14 zł brutto. Strony umowy przewidziały moŜliwość wystawiania przez wykonawcę faktur częściowych pod warunkiem dokonania odbioru częściowego
______126 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wykonanych robót. Termin płatności faktur ustalono w sposób następujący: faktura częściowa płatna w terminie 30 dni od daty dokonana odbioru częściowego, natomiast faktura końcowa płatna w terminie 30 dniu od daty przekazania inwestycji do uŜytku. Kserokopia umowy z dnia 9 czerwca 2008 roku stanowi załącznik nr 38 do protokołu kontroli. 9. Zabezpieczenie w budŜecie Gminy środków finansowych na realizację zadania Zgodnie z planem wydatków budŜetu Gminy Kodrąb stanowiącym załącznik nr 2 do uchwały nr XIII/75/08 Rady Gminy Kodrąb z dnia 8 lutego 2008 roku w sprawie uchwalenia budŜetu Gminy Kodrąb na 2008 rok na realizację zadania polegającego na przebudowie drogi gminnej Zalesie Gosławickie – Widawka długości 1,8 km wydatki ogółem na 2008 rok zaplanowano w kwocie 360.000,00 zł, w tym ze środków własnych 110.000,00 zł i z kredytu w kwocie – 250.000,00 zł (dz.600 rozdz.60016 §6050). W wykazie wieloletnich programów inwestycyjnych Gminy (załącznik nr 6 do w/w uchwały) realizację zadania zaplanowano na rok 2008; nakłady zaplanowano w wysokości – 360.000,00 zł. Uchwałą nr XIV/5/08 Rady Gminy Kodrąb z dnia 28 marca 2008 roku dokonano zwiększenia planu wydatków budŜetowych na realizację zadania o kwotę 20.000,00 zł; plan po zmianach – 380.000,00 zł. W wykazie wieloletnich programów inwestycyjnych Gminy (załącznik nr 4 do w/w uchwały) realizację zadania zaplanowano na lata 2008/2009; nakłady zaplanowano w wysokości: w 2008 roku – 360.000,00 zł; 2009 rok – 260.000,00 zł. Z wyjaśnienia Skarbnika Gminy wynika, Ŝe po przeprowadzonym przetargu i wyborze wykonawcy robót nie dokonano zmiany w wieloletnim planie inwestycyjnym na 2009 rok, co jednak nastąpi niezwłocznie. 10. Rozliczenie finansowe z wykonawcą robót W dniu 8 lipca 2008 roku wykonawca robót, tj. PRDM Sp. z o.o. w Radomsku powiadomił inwestora o zakończeniu robót budowlano montaŜowych przy przebudowie dróg gminnych Zalesie Gosławickie – Widawka i Kuźnica. Odbioru wykonanych robót dokonano w dniu 14 lipca 2008 roku przy udziale przedstawicieli stron wykonawcy i inwestora (z udziałem inspektora nadzoru inwestorskiego). Zgodnie z protokołem komisja oceniła, Ŝe jakość wykonanych robót jest dobra, wartość robót określono na kwotę 426.342,14 zł brutto. Komisja postanowiła wykonane roboty drogowe odebrać i obiekt oddać do uŜytkowania. Wykonane roboty potwierdzone zostały przez wykonawcę kosztorysem wykonawczym sporządzonym na dzień 14 lipca 2008 roku. Zarówno protokół odbioru robót jak i kosztorys wykonawczy potwierdzone zostały przez inspektora nadzoru inwestorskiego. Za wykonanie przedmiotu umowy wykonawca wystawił w dniu 14 lipca 2008 roku fakturę nr 00018/07/2008. Wartość wykonanych robót wyceniona została w fakturze na kwotę brutto – 426.342,14 zł. Potwierdzenia wykonania robót dokonał na fakturze inspektor nadzoru inwestorskiego Zdzisław Barański. Pod względem merytorycznym fakturę sprawdziła w dniu 13 sierpnia 2008 roku Sekretarz Gminy Wioletta Marcinkowska, od względem formalno rachunkowym fakturę sprawdziła referent Monika Kot; do wypłaty zatwierdzili Wójt i Skarbnik Gminy. Termin zapłaty – zgodnie z fakturą – 13 sierpnia 2008 roku. Kontrola wykazała, Ŝe na w/w fakturze wskazane zostały dodatkowo następujące terminy płatności: do dnia 13 sierpnia 2008 roku – do zapłaty 130.000,00 zł; do dnia 30 września 2008 roku – 250.000,00 zł i do dnia 30 czerwca 2009 roku – 46.342,14 zł. Z wyjaśnienia Skarbnika Gminy Ewy Ziemnicy wynika, Ŝe w/w terminy płatności ustalił wykonawca, na okoliczność czego, kontrolującym przedłoŜono pisemne potwierdzenie wykonawcy robót.
______127 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W dniu 13 sierpnia 2008 roku za wykonane roboty dokonano zapłaty przelewem kwoty 130.000,00 zł; wydatek poniesiony ze środków klasyfikowanych w dz. 600 rozdz. 60016 § 6050; fakturę zadekretowano do ujęcia na kontach Wn 201/Ma130. Do dnia zakończenia kontroli na rzecz wykonawcy nie przekazano kwoty 250.000,00 zł przypadającej do zapłaty do dnia 30 września 2008 roku. 11 . Nadzór inwestorski – do zakończenia niniejszej kontroli inspektor nadzoru nie wystawił rachunku za wykonanie zadania zleconego na podstawie umowy zawartej w dniu 26 marca 2008 roku. Dane dotyczące zadania inwestycyjnego „przebudowa drogi gminnej Zalesie Gosławickie Widawka i Kuźnica” wraz testem dotyczącym udzielonego zamówienia publicznego – stanowią załącznik nr 39 do protokołu kontroli. Budowa sieci wodociągowej wraz z przyłączami w śencinie i Zalesiu 1. Dokumentacja techniczna 1.1. W dniu 14 lipca 2004 roku została zawarta umowa pomiędzy Gminą Kodrąb, a firmą GEOMAP s.c. w Radomsku na wykonanie map do celów projektowych pod projektowaną sieć wodociągową z przyłączami w rejonie miejscowości Lipowczyce – Zalesie – śencin za cenę brutto 24.000 zł, która uwzględnia wszystkie koszty wykonawcy. W umowie ustalono następujące terminy: rozpoczęcia robót geodezyjnych – grudzień 2004 roku oraz przekazania map zamawiającemu – 28 luty 2005 roku. W dniu 28 lutego 2005 roku Paweł śuławiński – inspektor ds. budownictwa odebrał mapę do celów projektowych wykonaną w celu wykonania projektu sieci wodociągowej we wsiach śęcin, Zalesie i Lipowczyce. Przekazano mapę w formie papierowej oraz płytę CD z plikami. 1.2. W dniu 7 marca 2005 roku została zawarta umowa pomiędzy Gminą Kodrąb, a Biurem InŜynierskim Dariusz Janosik w Radomsku na wykonanie dokumentacji technicznej sieci wodociągowej w rejonie miejscowości Lipowczyce – śencin – Zalesie. W zakres opracowania wchodzi: wykonanie projektu budowlanego sieci wodociągowej wraz z przyłączami (5 egz.), opracowanie kosztorysu inwestorskiego i nakładczego, dokonanie wszystkich wymaganych uzgodnień projektu niezbędnych w celu uzyskania pozwolenia na budowę. W umowie ustalono następujące terminy: rozpoczęcia robót – 8 marca 2005 roku oraz wykonania dokumentacji – 15 maja 2005 roku. Za wykonanie powyŜszych prac przewidziano wynagrodzenie ryczałtowe w wysokości 11.956 zł brutto, płatne w terminie 14 dni od daty przekazania zamawiającemu dokumentacji i złoŜenia rachunku. Aneksem nr 1 z dnia 12 maja 2005 roku zmieniono termin wykonania dokumentacji w związku z koniecznością opracowania przez zamawiającego operatu wodno prawnego na przejście projektowanej sieci wodociągowej pod rzeką Prudką. Termin przekazania dokumentacji projektowej ustalono na 21 dni od daty dostarczenia zleceniobiorcy prawomocnej decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego i operatu wodnoprawnego wraz z pozwoleniem wodnoprawnym.
______128 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Protokół zdawczo odbiorczy został spisany w dniu 7 czerwca 2006 roku. Paweł śuławiński inspektor potwierdził odbiór zleconej do wykonania dokumentacji technicznej. Aktualizację kosztorysów zlecono firmie Usługi Projektowe InŜynierskie i Budowlane Joanna Pluta w Radomsku. W dniu 17 sierpnia 2007 roku spisano protokół zdawczo odbiorczy na okoliczność przekazania zaktualizowanych kosztorysów związanych z budową sieci wodociągowej z przyłączami w miejscowościach: Lipowczyce, śęcin, Zalesie, a mianowicie: przedmiar robót (2 egz.), kosztorys inwestorski (2 egz.) oraz przedmiar robót i kosztorys inwestorski w wersji elektronicznej. Ze strony Urzędu dokumentację odebrał Paweł śuławiński – inspektor ds. budownictwa. Wartość robót wynikająca ze zaktualizowanego kosztorysu inwestorskiego zamknęła się kwotą 797.263,05 zł. 1.3. W dniu 15 marca 2006 roku została zawarta umowa pomiędzy Gminą Kodrąb, a Małgorzatą Krasoń i Romualdem Lewandowskim z Piotrkowa Trybunalskiego na wykonanie operatu wodnoprawnego na przejście projektowanej sieci wodociągowej w rejonie miejscowości śencin pod rzeką Prudką za cenę brutto 4.800 zł. W umowie ustalono następujące terminy: rozpoczęcia robót – 15 marca 2006 roku oraz wykonania dokumentacji – 29 kwietnia 2006 roku. Wynagrodzenie będzie płatne w terminie 14 dni od daty przekazania zamawiającemu dokumentacji i złoŜenia rachunku. 2. Ustalenie wartości szacunkowej zamówienia W dniu 1 października 2007 roku Lidia Sznelińska – inspektor ds. zamówień publicznych dokonała szacowania wartości zamówienia: 797.263 zł (na podstawie kosztorysu inwestorskiego), co stanowi równowartość 181.733,07 Euro. (pismo 341/3/2007). 3. Pozwolenie na budowę Decyzją nr 517/2006 z dnia 28 września 2006 roku Naczelnik Wydziału Architektury i Budownictwa – Ewa Drzazga – działająca z upowaŜnienia Starosty Powiatu Radomszczańskiego zatwierdziła projekt budowlany i udzieliła pozwolenia na budowę sieci wodociągowej wraz z przyłączami w m. Lipowczyce, śęcin, Zalesie gm. Kodrąb na działkach wg załączonego wykazu, kategoria obiektu XXVI. Z decyzji wynikał obowiązek m. in. ustalenia kierownika budowy, wykonania inwentaryzacji geodezyjnej powykonawczej oraz prowadzenia dziennika budowy. Decyzja uprawomocniła się w dniu 6 listopada 2006 roku. W dniu 2 listopada 2007 roku Sekretarz Gminy Kodrąb, działający z upowaŜnienia Wójta Gminy, zawiadomił Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego, iŜ z dniem 10 listopada 2007 roku zamierza przystąpić do robót budowlanych przy realizacji sieci wodociągowej wraz z przyłączami w m. Lipowczyce, śencin, Zalesie. 4. Ogłoszenie Ogłoszenie o zamówieniu zawierało informacje wymagane w art. 41 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. Ogłoszenie zostało przesłane do Urzędu Zamówień Publicznych w dniu 2 października 2007 roku i opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych w tym samym dniu pod numerem 182038/2007. Ponadto ogłoszenie zostało zamieszczone na tablicy ogłoszeń oraz w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie internetowej Urzędu Gminy w dniu 6 kwietnia 2007 roku. Jako termin wykonania zamówienia wskazano datę 30 grudnia 2008 roku. Zamawiający nie wymagał wniesienia wadium. Zgodnie z treścią ogłoszenia w postępowaniu mogą wziąć udział wykonawcy, którzy spełniając wymogi art. 22 ust. 1 oraz nie podlegają
______129 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 i 2 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz wymogi określone w SIWZ. Kryterium oceny ofert będzie najniŜsza cena. Termin składania ofert upływa 23 października 2007 roku o godzinie 10:00. Termin związania ofertą wynosi 30 dni. Otwarcie ofert nastąpi 23 października 2007 roku o godzinie 10:15. 5. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia Specyfikacja istotnych warunków zamówienia została zatwierdzona przez kierownika zamawiającego (Wójta Gminy) w dniu 1 października 2007 roku. Specyfikacja zawiera wszystkie informacje wskazane w art. 36 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, została zamieszczona na stronie internetowej w dniu 6 kwietnia 2007 roku. W dniu 18 października 2007 roku zostały złoŜone przez firmę BOLTOM oraz WIKTOR zapytania do treści specyfikacji. Wyjaśnienie dotyczące treści specyfikacji zostało zamieszczone na stronie internetowej Urzędu Gminy (19 października 2007 roku) oraz przesłane pocztą do zadających pytania (potwierdzenie odbioru z dnia 23 października 2007 roku – BOLTOM i 22 października 2007 roku WIKTOR). Analiza objętych kontrolą dokumentów wykazała, iŜ zamawiający wskazywał róŜne terminy odnoszące się do zakończenia inwestycji: 30 lub 31 grudnia 2008 roku. Z wyjaśnienia złoŜonym przez Lidię Sznelińską – inspektora wynika, iŜ w postępowaniu prowadzonym na budowę sieci wodociągowej wraz z przyłączami w śencinie i Zalesiu występują dwa terminy dotyczące zakończenia realizacji tego zadania. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia i w ogłoszeniu o zamówieniu termin wykonania zamówienia został określony na dzień 30 grudnia 2008 roku, natomiast w projekcie umowy załączonej do specyfikacji wskazano dzień 31 grudnia 2008 roku, jako dzień przekazania sieci wodociągowej do eksploatacji. Sytuacja taka mogła mieć miejsce z uwagi na fakt, Ŝe dzień 31 grudnia 2008 roku to dzień przekazania wybudowanego wodociągu do eksploatacji i nie musi on być taki sam jak dzień wykonania zamówienia. 6. Przetarg Zarządzeniem nr 20/2004 z dnia 25 lipca 2004 roku Wójt Gminy powołał stałą komisję przetargową do przygotowywania i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień publicznych. W dniu 23 października 2007 roku odbyło się posiedzenie Komisji Przetargowej, na którym dokonano otwarcia ofert. Oświadczenia z art. 17 ustawy Prawo zamówień publicznych (na druku ZP 11) w dniu 23 października 2007 roku złoŜyły osoby biorące udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Ustalono, iŜ wpłynęło dwanaście ofert: 1) Zakład Gospodarki Komunalnej Gminy Kodrąb (594.625,36 zł brutto), 2) Przedsiębiorstwo Handlowo Usługowe „JONTEX” Piotr Jończyk, Dłutów (442.422,38 zł brutto), 3) PROBUD Jarosław Dąbrowski, Radomsko (691.544,64 zł brutto), 4) PIOMEL S.A., Piotrków Trybunalski (434.509,86 zł brutto), 5) Przedsiębiorstwo Usługowo Produkcyjne „BOLTOM”, Piotrków Trybunalski (464.289,05 zł brutto), 6) Zakład Wodociągowy Jadwiga Kafar, Piotrków Trybunalski (433.243,10 zł brutto), 7) Zakład Usług Wodociągowo Hydraulicznych, Ewa Cłapa; Moszczenica (465.413,06 zł brutto), 8) Przedsiębiorstwo Budowlano MontaŜowe „WIKTOR” Sp. j. (748.257,37 zł brutto),
______130 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
9) Przedsiębiorstwo Budowlano MontaŜowe „ELWOD” Kielce (299.694,96 zł brutto), 10) PHU RAD BUD Zimoch Włodzimierz, Radomsko (414.876,29 zł brutto), 11) Przedsiębiorstwo Konserwacji Urządzeń Wodnych i Melioracyjnych Sp. z o.o. (499.690 zł brutto), 12) „UNIVERS” Andrzej Małecki, Pabianice (1.330.010 zł brutto). Protokół postępowania o udzielenie zamówienia wraz z załącznikami został zatwierdzony przez kierownika zamawiającego – Wójta Gminy w dniu 23 października 2007 roku. Z treści protokołu wynika, iŜ wymagane warunki udziału w postępowaniu spełnili wszyscy (12) wykonawcy. Nikt nie został wykluczony z udziału w postępowaniu, ani Ŝadna oferta nie została odrzucona. Wybrano ofertę nr 9 złoŜoną przez Przedsiębiorstwo Budowlano MontaŜowe „ELWOD”, Kielce z ceną ryczałtową brutto 299.694,96 zł. Jako uzasadnienie wyboru oferty wskazano najniŜszą cenę. Analiza złoŜonych ofert wykazała, iŜ oferent nr 5 Przedsiębiorstwo Usługowo Produkcyjne „Boltom” nie spełnił warunków określonych przez zamawiającego, tj. nie złoŜył aktualnego zaświadczenia z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o niezaleganiu w opłacaniu (zaświadczenie z dnia 26 czerwca 2007 roku), do czego – zgodnie z SIWZ – był zobowiązany; w cz. VI Pkt B.3 – Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu zapisano, Ŝe wykonawca zobowiązany jest przedłoŜyć aktualne dokumenty i oświadczenia, w tym m.in. aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wystawione nie wcześniej niŜ 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. Z wyjaśnienia w sprawie oceny ofert złoŜonego przez Lidię Sznelińską – inspektora wynika, iŜ w trakcie badania i oceny ofert złoŜonych w postępowaniu przetargowym w ofercie złoŜonej przez BOLTOM z Piotrkowa Trybunalskiego zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek wystawione przez ZUS Inspektorat w Piotrkowie Trybunalskim w dniu składania ofert było juŜ nieaktualne. Ofertę uznano za spełniającą wymagania określone specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Nie wezwano jednak oferenta do uzupełnienia oferty o aktualne zaświadczenie, ani nie wykluczono go z prowadzonego postępowania. Sytuacja taka powstała w wyniku niedostatecznego sprawdzenia oferty i jest wynikiem przeoczenia z uwagi na fakt, Ŝe w postępowaniu tym zostało złoŜonych 12 ofert. Stwierdzić naleŜy, iŜ w powyŜszym przypadku zamawiający, powinien, zgodnie z art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych, wezwać wykonawcę, który w określonym terminie nie złoŜył oświadczenia lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1, lub którzy złoŜyli dokumenty, o których mowa w art. 25 ust. 1, zawierające błędy, do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba Ŝe mimo ich uzupełnienia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu lub konieczne byłoby uniewaŜnienie postępowania; oświadczenia lub dokumenty powinny potwierdzać spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego, nie później niŜ w dniu wyznaczonym przez zamawiającego jako termin uzupełnienia oświadczeń lub dokumentów. Zamawiający nie skorzystał z przysługującego mu uprawnienia, w świetle powyŜszego na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 3 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz zgodnie z treścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia (część V pkt 3 ppkt 3.1 i pkt 4) wykonawca podlegał wykluczeniu, a w ślad za tym – na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 5 ustawy – oferta podlegała odrzuceniu.
______131 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kserokopia specyfikacji istotnych warunków zamówienia, wyciągu z oferty Przedsiębiorstwa Usługowo Produkcyjnego „Boltom” ( str. 1 5 i 123) oraz wyjaśnienia Lidii Sznelińskiej – inspektora w sprawie oceny ofert stanowi załącznik nr 40 do protokołu kontroli. Zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty z dnia 24 października 2007 roku zostało: wysłane do wszystkich oferentów (kontrolującym przedstawiono potwierdzenia odbioru), zamieszczone na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy w dniu 24 października 2007 roku, zamieszczone na stronie internetowej Urzędu Gminy w dniu 24 października 2007 roku. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zostało wysłane do Urzędu Zamówień Publicznych w dniu 6 listopada 2007 roku. 7. Umowa W dniu 2 listopada 2007 roku została zawarta umowa pomiędzy Urzędem Gminy w Kodrębie reprezentowanym przez Wójta Gminy, a Przedsiębiorstwem Budowlano MontaŜowym „ELWOD” U. Błońska, E. Błońska w Kielcach. W umowie ustalono następujące terminy robót: rozpoczęcie robót – w ciągu 7 dni od rozpoczęcia robót, zakończenie robót – 30 listopada 2008 roku, a przekazanie do eksploatacji – 31 grudnia 2008 roku. Wykonawca ustanowił kierownika budowy w osobie Bogusława Skrzyniarza. Za wykonanie przedmiotu umowy zamawiający zapłaci wykonawcy wynagrodzenie ryczałtowe w kwocie 299.694,96 zł brutto. Wynagrodzenie wykonawcy nie ulegnie zmianie nawet w przypadku wzrostu cen energii i paliw bądź innych czynników kosztotwórczych mających wpływ na ustalenie jego wysokości (§6 pkt.2). W umowie dopuszczono wystawianie przez wykonawcę faktur częściowych pod warunkiem dokonania odbioru częściowego wykonanych robót z udziałem przedstawicieli zamawiającego i wykonawcy. Terminy płatności ustalono w terminie 30 dni od: daty dokonania odbioru częściowego w przypadku faktur częściowych oraz od daty przekazania inwestycji do uŜytku. Zgodnie z umową wykonawca udziela 3 letniej gwarancji od daty przekazania inwestycji do eksploatacji. Umowa została podpisana przez Wykonawcę i zamawiającego oraz kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy. Wykonawca w dniu 29 stycznia 2008 roku zwrócił się z pismem, w którym prosi o podpisanie aneksu do umowy w związku z urzędową zmianą stawek podatku od towarów i usług. Aneks miałby dotyczyć wszystkich robót wykonanych po dniu 1 stycznia 2008 roku. Wykonawca wytłumaczył, Ŝe taki stan rzeczy stanowi okoliczność, na której zaistnienie wykonawca nie posiadał Ŝadnego wpływu (art. 144 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia Prawo zamówień publicznych) i dlatego strata po stronie wykonawcy byłaby nieuzasadniona. Aneksem nr 1 ustalono, Ŝe wartość kosztorysowa netto robót, które mają być wykonane po dniu 1 stycznia 2008 roku wynosi 235.417,65 zł. Wobec urzędowej stawki VAT u wartość brutto robót realizowanych przez wykonawcę po 1 stycznia 2008 roku wynosi 287.209,53 zł. Stwierdzono, iŜ aneks nie posiada daty jego sporządzenia. Wyjaśnienie w powyŜszej sprawie złoŜył w dniu 20 listopada 2008 roku Paweł śuławiński – inspektor ds. budownictwa. Ze złoŜonego wyjaśnienia wynika, iŜ przygotowując projekt umowy we wrześniu 2007 roku do przetargu nieograniczonego w zakresie budowy sieci wodociągowej wraz z przyłączami w śencinie i Zalesiu oraz umowę z dnia 2 listopada 2007 roku nie analizował przepisów dotyczących planowanej zmiany od stycznia 2008 roku stawki VAT, dlatego teŜ w umowie nie przewidziano zapisu uwzględniającego moŜliwość zmiany tej stawki.
______132 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kontrolujące stwierdziły, iŜ zawarcie aneksu do umowy, w którym zmieniono wartość zadania stanowiło naruszenie art. 144 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym zakazuje się zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba Ŝe konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności, których nie moŜna było przewidzieć w chwili zawarcia umowy lub zmiany te są korzystne dla zamawiającego. Z treści ust. 2 wynika, iŜ zmiana umowy dokonana z naruszeniem przepisu ust. 2 jest niewaŜna. Ustalono, iŜ nieprawidłowym było powoływanie się przy podpisaniu aneksu umowy na urzędową zmianę stawek podatku od towarów i usług, na którą wykonawca nie posiadał Ŝadnego wpływu, gdyŜ powyŜsza zmiana ustawy została ogłoszona w ustawie z dnia 19 września 2007 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz o zwrocie osobom fizycznym niektórych wydatków związanych z budownictwem mieszkaniowym i opublikowana w Dz. U. nr 192, poz. 1382 w dniu 19 października 2007 roku. Data opublikowania powyŜszego aktu prawnego jednoznacznie wskazuje, iŜ juŜ w chwili upływu terminu złoŜenia oferty, tzn. 23 października 2007 roku, wykonawcy mieli moŜliwość zapoznania się ze zmianami ustawy o podatku od towarów i usług, które wchodziły w Ŝycie z dniem 1 stycznia 2008 roku. Ustalono, iŜ ustawodawca w ustawie z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług opublikowanej w Dz. U. nr 54 poz. 535 w dniu 5 kwietnia 2004 roku w dziale XIII, rozdział II – Przepisy przejściowe i końcowe zawarł art. 146, w którym przewidział zastosowanie stawki podatku 7% na roboty budowlane w okresie przejściowym od 1 maja 2004 roku do 31 grudnia 2007 rok. Zgodnie z ust. 1 w okresie od dnia przystąpienia Rzeczypospolitej Polskiej do Unii Europejskiej do: 1) dnia 30 kwietnia 2008 r. stosuje się stawkę w wysokości 3% w odniesieniu do czynności, o których mowa w art. 5, których przedmiotem są towary i usługi wymienione w załączniku nr 6 do ustawy, z wyłączeniem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów i eksportu towarów; 2) dnia 31 grudnia 2007 r. stosuje się stawkę w wysokości 7% w odniesieniu do: a) robót budowlano montaŜowych oraz remontów i robót konserwacyjnych związanych z budownictwem mieszkaniowym i infrastrukturą towarzyszącą, b) obiektów budownictwa mieszkaniowego lub ich części, z wyłączeniem lokali uŜytkowych, c) usług gastronomicznych (…). Ponadto stwierdzono, iŜ w §6 ust. 2 umowy z dnia 2 listopada 2007 roku zapisano, iŜ wynagrodzenie nie ulegnie zmianie nawet w przypadku wzrostu cen energii i paliw bądź innych czynników kosztotwórczych mających wpływ na ustalenie jego wysokości. PowyŜsze wskazuje, iŜ podpisanie aneksu do umowy z dnia 2 listopada 2007 roku nastąpiło z naruszeniem art. 144 ustawy Prawo zamówień publicznych, z którego treści wynika, Ŝe zakazuje się zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba Ŝe konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności, których nie moŜna było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub zmiany te są korzystne dla zamawiającego. Z treści ust. 2 wynika, iŜ zmiana umowy dokonana z naruszeniem przepisu ust. 1 jest niewaŜna. Stwierdzić naleŜy, iŜ podwyŜszenie wynagrodzenia wykonawcy umowy w sprawie zamówienia publicznego nie jest korzystne dla zamawiającego, a więc druga z przesłanek z art. 144 ustawy Prawo zamówień publicznych nie moŜe stanowić uzasadnienia dla dopuszczalności zmiany umowy. W związku z powyŜszym moŜliwa jest tylko zmiana umowy wynikająca z zastosowania
______133 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
pierwszej przesłanki wynikającej z art. 144 ust. 1, tj. sytuacji, gdy konieczność wprowadzenia zmian wynikała z okoliczności, których nie moŜna było przewidzieć w chwili zawarcia umowy. Tzn. w sytuacji wzrostu cen materiałów budowlanych oraz kosztów ubocznych, niezbędne jest ustalenie, czy powyŜszych zjawisk gospodarczych nie moŜna było przewidzieć w chwili zawarcia umowy. Przez niemoŜność przewidzenia w chwili zawarcia umowy okoliczności skutkujących koniecznością dokonywania w niej zmian, naleŜy rozumieć zdarzenia, których zaistnienie w normalnym toku rzeczy było mało prawdopodobne. Obowiązek przewidywania takich zdarzeń przez strony zawierające umowę powinien być postrzegany w kategoriach obiektywnych, podobnych do naleŜytej staranności, którą winien zachować w świetle art. 355 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16 poz. 93 ze zm.) dłuŜnik. NiemoŜność przewidzenia okoliczności powodujących konieczność zmiany umowy powinna być oceniana takŜe z uwzględnieniem profesjonalnego charakteru działalności konkretnego zamawiającego oraz wykonawcy, będącego co do zasady przedsiębiorcą. Co do zasady za okoliczności niemoŜliwe do przewidzenia mogą być jednak uznane m.in. zjawiska gospodarcze zewnętrzne w stosunku do stron umowy i w pełni od nich niezaleŜne, jak na przykład: gwałtowna dekoniunktura, ograniczenie dostępności surowców, istotny wzrost cen materiałów. Ustalenie faktu, Ŝe w konkretnej sprawie powyŜszych okoliczności nie moŜna było przewidzieć nie stanowi jeszcze wystarczającej podstawy do zmiany umowy. Jak wynika z art. 144 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, wykazać naleŜy jeszcze, Ŝe zmiana okoliczności wywołuje konieczność dokonania zmiany umowy. NaleŜy mieć równieŜ na względzie, iŜ zmiana umowy w sprawie zamówienia publicznego na podstawie art. 144 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych wymaga zgodnych oświadczeń woli zamawiającego i wykonawcy. Przypomnieć naleŜy, iŜ strony umowy o zamówienie publiczne mogą zastrzec w jej treści klauzule waloryzacyjne zabezpieczające przed nadzwyczajną zmianą stosunków obligacyjnych. NaleŜy jednak pamiętać, Ŝe wysokość ewentualnego podwyŜszenia wynagrodzenia wykonawcy powinna być określona szczegółowo w zawartej umowie i następować zgodnie z zasadami współŜycia społecznego oraz biorąc pod uwagę interesy zamawiającego i wykonawcy. Wydaje się takŜe, iŜ zmiana umowy powinna słuŜyć wyłącznie usunięciu raŜącej straty poniesionej przez wykonawcę w związku z wykonaniem zamówienia publicznego. Dlatego teŜ bezpodstawną wydaje się zmiana umowy, dokonana na podstawie zmiany przepisów ustawy po podatku od towarów i usług, którą to zmianę moŜna było przewidzieć zachowując naleŜytą staranność przy ogłaszaniu zamówienia i składania ofert. Kserokopia umowy z dnia 2 listopada 2007 roku, pisma wykonawcy, aneksu nr 1 oraz wyjaśnienia z dnia 20 listopada 2008 roku Pawła śuławińskiego – inspektora ds. budownictwa stanowi załącznik nr 41 do protokołu kontroli. W dniu 9 listopada 2007 roku został spisany protokół w sprawie przekazania placu budowy na zadaniu inwestycyjnym „Budowa sieci wodociągowej wraz z przyłączami w śencinie i Zalesiu” w celu realizacji sieci wodociągowej wraz z przyłączami w śencinie i Zalesiu; przy obecności przedstawicieli zamawiającego: Pawła śuławińskiego (UG Kodrąb), Mariana Raka (inspektora nadzoru), a takŜe przedstawicieli wykonawcy: Bogusława Skrzyniarza (ELWOD). Jednocześnie przekazano dziennik budowy nr 626/2007 z dnia 2 listopada 2007 roku oraz dokumentację techniczną wodociągu. Analiza dziennika budowy nr 626/2007 wykazała, iŜ roboty zostały rozpoczęte 12 listopada 2007 roku i trwały do 22 grudnia 2007 roku, kiedy to zrobiono przerwę na okres zimowy. Roboty zostały wznowione 7 kwietnia 2008 roku i trwały do 23 czerwca, kiedy to kierownik robót zgłosił roboty do odbioru próby szczelności. W dniach 30
______134 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
czerwca, 1, 2, 3 i 4 lipca 2008 roku wykonano próby szczelności, z których sporządzono protokoły. W dniu 4 września 2008 roku kierownik budowy zgłosił zadanie do odbioru. Ustalono, iŜ wpisy wykonawcy dotyczące wykonania poszczególnych etapów prac potwierdzane były przez inspektora nadzoru. Ustalono, iŜ w dniu 3 września 2008 roku została sporządzona inwentaryzacja powykonawcza sieci wodociągowej. Ponadto wykonawca Przedsiębiorstwo Budowlano MontaŜowe „ELWOOD” przedstawił operat powykonawczy zadania „Budowa sieci wodociągowej wraz z przyłączami w śencinie i Zalesiu”, w którym znajduje się oświadczenie kierownika budowy z dnia 4 września 2008 roku o zakończeniu robót. Wykonawca z dniem 4 września 2008 roku zgłosił do odbioru końcowego zadanie pn. „Budowa sieci wodociągowej wraz z przyłączami w śencinie i Zalesiu”. Gmina Kodrąb ustaliła, iŜ odbiór końcowy sieci wodociągowej dokonany zostanie w dniu 23 października 2008 roku o godzinie 10.00. O terminie odbioru Wójt Gminy poinformował: wykonawcę, Zakład Gospodarki Komunalnej Gminy Kodrąb, inspektora nadzoru – Mariana Raka oraz Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska. Protokół odbioru końcowego sieci wodociągowej na inwestycji „Budowa sieci wodociągowej wraz z przyłączami w śencinie i Zalesiu” został sporządzony w dniu 23 października 2008 roku w obecności wykonawcy robót: Prezesa „ELWOD” – ElŜbiety Błońskiej i współwłaściciela – Urszuli Błońskiej, przedstawicieli inwestora: Sekretarza Gminy – Wioletty Marcinkowskiej, inspektora nadzoru – Mariana Raka i inspektora UG – Pawła śuławińskiego, a takŜe przedstawiciela uŜytkownika – Leszka Pełki – z cy Kierownika Zakładu Gospodarki Komunalnej. W protokole odbioru wskazano zakres wykonanych robót oraz czas wykonania inwestycji (od 9 listopada 2007 roku do 4 września 2008 roku). Stwierdzono, Ŝe roboty zostały wykonane zgodnie z umową i projektem technicznym. Komisja ustaliła, iŜ faktyczna wartość kosztorysowa wykonanych i odebranych robót w zakresie sieci wodociągowej wynosi 249.535,89 zł netto. Ponadto Komisja stwierdziła, iŜ: wykonana sieć moŜe być właściwie eksploatowana, inwestycja odpowiada przeznaczeniu i jest gotowa do uŜytku, sieć wodociągowa zostaje uznana za odebraną końcowo, a przekazanie inwestycji do eksploatacji nastąpi odrębnym protokołem po dokonaniu odbioru przyłączy wodociągowych. Protokół został podpisany przez wszystkie osoby uczestniczące w odbiorze. 23 października 2008 roku został sporządzony kosztorys powykonawczy wykonanej sieci wodociągowej na kwotę netto 249.535,89 zł. Załącznikiem do kosztorysu jest zestawienie uwzględniające ustawową zmianę stawki VAT oraz fakturowanie częściowe. Kosztorys powykonawczy oraz załącznik został sprawdzony przez inspektora nadzoru Mariana Raka. 8. Inspektor nadzoru Umową zawartą w dniu 9 listopada 2007 roku powierzono Firmie Projektowej, Nadzory Inwestycje Regina Rak pełnienie funkcji inspektora nadzoru inwestorskiego na zadaniu inwestycyjnym „Budowa sieci wodociągowej wraz z przyłączami w śencinie i Zalesiu”. W umowie ustalono następujące terminu: rozpoczęcia prac – 9 listopada 2007 roku, a zakończenia – 31 grudnia 2008 roku. Funkcję inspektora nadzoru inwestorskiego, zgodnie z §4 będzie pełnił Marian Rak. W umowie ustalono minimum jednorazową bytność inspektora nadzoru tygodniowo (w czasie realizacji robót) oraz na wezwanie zamawiającego lub wykonawcy robót. W §3 umowy wskazano obowiązki inspektora nadzoru. Z tytułu wykonania umowy wykonawcy przysługuje wynagrodzenie w wysokości 9.000 zł brutto. Zapłata nastąpi w terminie 14 dni od daty protokolarnego odbioru elementów robót (proporcjonalnie do wartości odebranych robót) i złoŜenia
______135 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
rachunku. Kontrolującym przedstawiono oświadczenie o podjęciu obowiązków inspektora nadzoru dla obiektu o nazwie „Budowa sieci wodociągowej wraz z przyłączami w śencinie i Zalesiu” wg zatwierdzonego projektu budowlanego i decyzji pozwolenia na budowę nr 517/2006 z dnia 28 września 2006 roku. 9. Zabezpieczenie środków w budŜecie Środki na realizację Budowy sieci wodociągowej w śencinie i Zalesiu w okresie realizacji zadania zabezpieczone zostały niŜej wskazanymi uchwałami: 2005 rok Plan po Plan na lata Uchwała Rady Gminy Zwi ększenie Zmniejszenie zmianach nast ępne Nr XXI/143/05 z dnia 23 marca 2005 roku 25.000 25.000 2006 r. – 615.000 Nr XXIX/188/05 z dnia 30 grudnia 2005 roku 1.093 26.093 2006 r. – 50.000 2007 r. – 100.000 2008 r. – 120.000 2009 r. – 210.000 2006 rok Plan po Plan na lata Uchwała Rady Gminy Zwi ększenie Zmniejszenie zmianach nast ępne Nr XXX/198/06 z dnia 21 marca 2006 roku 50.000 50.000 2007 r. – 100.000 2008 r. – 120.000 2009 r. – 210.000 Nr XXXIV/230/06 z dnia 15 wrze śnia 2006 31.741 18.259 2007 r. – 100.000 roku 2008 r. – 151.741 2009 r. – 210.000 Nr IIII/8/06 z dnia 29 grudnia 2006 roku 1.503 16.756 2007 r. – 210.000 2008 r. – 151.741 2009 r. – 210.000 2007 rok Plan po Plan na lata Uchwała Rady Gminy Zwi ększenie Zmniejszenie zmianach nast ępne Nr IV/19/07 z dnia 29 marca 2007 roku 210.000 210.000 2008 r. – 542.781 Nr XI/61/07 z dnia 5 grudnia 2007 roku 124.914 85.086 2008 r. – 225.000 Nr XII/65/07 z dnia 28 grudnia 2007 roku 36.067 49.019 2008 r. – 261.067 2008 rok Plan po Plan na lata Uchwała Rady Gminy Zwi ększenie Zmniejszenie zmianach nast ępne Nr XIII/75/08 z dnia 8 lutego 2008 roku 259.676 259.676 - Nr XVI/98/08 z dnia 24 czerwca 2008 roku 40.313 299.989 - 10. Finansowanie inwestycji Za wykonanie przedmiotu umowy Przedsiębiorstwo Budowlano MontaŜowe „ELWOD” w Kielcach przedstawiło następujące faktury: Data wpływu Data Pozycja Nr faktury do Urz ędu Kwota brutto Data zapłaty wystawienia ksi ęgowa Gminy Nr 11/12/2007/KO za cz ęś ciowe wykonanie 19.12.2007 r. Brak daty 47.798,08 20.12.2007 r. 711/07 sieci wodoci ągowej (119 mb) Nr 5/07/2008/KO za cz ęś ciowe wykonanie 3.07.2008 r. 4.07.2008 r. 87.087,87 6.08.2008 r. 466/08 sieci wodoci ągowej (1.448 mb) Nr 6/07/2008/KO za cz ęś ciowe wykonanie 4.07.2008 r. 4.07.2008 r. 131.774,54 30.10.2008 r. sieci wodoci ągowej (2.191 mb)
______136 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Nr 14/10/2008/KO za cz ęś ciowe wykonanie 23.10.2008 r. 23.10.2008 r. 31.072,63 brak Brak sieci wodoci ągowej (1.037,1 mb + 233,90 mb) RAZEM: 297.733,12 PowyŜsze faktury zostały ujęte w rozdziale 01010 §6050. Do kaŜdej faktury dołączono protokół odbioru częściowego. Ustalono, iŜ opisu merytorycznego faktur dokonał tylko inspektor nadzoru – Marian Rak; potwierdzenia wykonania prac, których dotyczyła faktura nie dokonał Ŝaden z pracowników Urzędu Gminy. Nieprawidłowym było dokonywanie sprawdzenia merytorycznego dowodów księgowych przez osobę niebędącą pracownikiem Urzędu Gminy Kodrąb. PowyŜsze stanowiło naruszenie art. 44 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym kierownik jednostki moŜe powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki; przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upowaŜnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym jednostki. Ponadto stwierdzono, iŜ faktura nr 6/07/2008/KO z dnia 4 lipca 2008 roku została zapłacona w dniu 30 października 2008 roku, czyli 2 miesiące po upływie terminu płatności. Z wyjaśnienia Skarbnika Gminy Ewy Ziemnicy wynika, iŜ zapłata nastąpiła po terminie ze względu na to, iŜ faktura została wysłana do WFOŚiGW w Łodzi, gdyŜ była płacona ze środków pochodzących z poŜyczki, a wykonawca wyraził zgodę na późniejszą zapłatę bez dodatkowych odsetek. PowyŜsza sytuacja wskazuje na naruszenie art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Ustalono, Ŝe do kosztów objętego kontrolą zadania inwestycyjnego zaliczono oprócz wynagrodzenie wykonawcy, wynagrodzenie inspektora nadzoru, a takŜe wynagrodzenie za wykonanie map do celów projektowych, wykonanie operatu wodnoprawnego, a takŜe za wykonanie dokumentacji technicznej sieci wodociągowej. Dane dotyczące zadania inwestycyjnego „Budowa sieci wodociągowej wraz z przyłączami w śencinie i Zalesiu” oraz test stanowią załącznik nr 42 do protokołu kontroli.
IX. EWIDENCJA MAJ ĄTKU GMINY. INWENTARYZACJA
1. ZASADY EWIDENCJI SKŁADNIKÓW MAJ ĄTKOWYCH (EWIDENCJA ILO ŚCIOWA , ILO ŚCIOWO –WARTO ŚCIOWA )
W kontrolowanej jednostce przyjęto, Ŝe do środków trwałych zalicza się składniki majątku o wartości powyŜej 3.500 zł. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne o wartości powyŜej 3.500 umarza się jednorazowo za okres całego roku. Wartości niematerialne i prawne oraz środki trwałe do 3.500 zł stanowiące wyposaŜenie podlegają ewidencji ilościowo – wartościowej prowadzonej w księdze inwentarzowej i umarza się w pełnej wartości, poprzez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia ich do uŜywania. Zakupy składników o wartości do 200 zł księgowane są w koszty i nie podlegają inwentaryzacji. Księgi pomocnicze prowadzone do poszczególnych kont syntetycznych stanowią analitykę i muszą być zgodne z saldami syntetycznymi kont, do których są prowadzone, a mianowicie: • księgi inwentarzowe środków trwałych muszą być zgodne z kontem 011;
______137 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
• księgi inwentarzowe pozostałych środków trwałych muszą być zgodne z kontem 013; • księgi inwentarzowe wartości niematerialnych i prawnych muszą być zgodne z kontem 020. Ubezpieczenie majątku Gminy – Towarzystwo Ubezpieczeń i Reasekuracji S.A. WARTA – okresie objętym kontrolą ubezpieczono: budynki i budowle, środki transportu, urządzenia techniczne, w tym komputery, centrale telefoniczne, drukarki, kserokopiarki i inny sprzęt techniczny, wyposaŜenie oraz drogi.
2. EWIDENCJA ŚRODKÓW TRWAŁYCH – KONTO 011, 013.
2.1. Urz ądzenia ksi ęgowe
W kontrolowanej jednostce nie ustalono sposobu prowadzenia ewidencji analitycznej do konta o11 i do konta 013. W uregulowaniach wewnętrznych (w ustaleniach wstępnych do zakładowego planu kont) zapisano jedynie, Ŝe księgi inwentarzowe środków trwałych i pozostałych środków trwałych muszą być zgodne z kontem odpowiednio 011 i 013. W toku kontroli stwierdzono, Ŝe ewidencja analityczna konta 011 prowadzona jest przy uŜyciu komputerowa w programie YUMA. Ewidencja analityczna konta 013 prowadzona jest ręcznie w księdze inwentarzowej.
2.2. Udokumentowanie obrotów na kontach (zwi ększenia, zmniejszenia) - 2007 rok
Według zestawienia obrotów i sald stan środków trwałych objętych ewidencją konta 011 w okresie objętym kontrolą kształtował się: • saldo na dzień 1 stycznia 2007 roku – 12.455.094,69 zł; • obroty w ciągu roku: zwiększenie – 898.855,96 zł; • zmniejszenie – 7.834,00 zł; • saldo na dzień 31 grudnia 2007 roku – 13.346.116,65 zł; • obroty do 30 czerwca 2008 roku: zwiększenie – 155.699,86 zł; • zmniejszenie – 44,00 zł; • saldo na dzień 30 czerwca 2008 roku – 13.501.772,51 zł; W 2007 roku zwiększenie majątku gminy wynikało: • z nabycia w 2007 roku na potrzeby Gminy działek gruntu o wartości ogólnej – 23.400,00 zł – przyjęcie na podstawie dowodów OT 1/07, 3/07 i 4/07 wystawionych na podstawie aktów notarialnych; • z nabycia gotowych środków trwałych na ogólną kwotę – 16.630,05 zł, w tym: pług odśnieŜny o wartości 12.200,00 zł ( nabyty w dniu 18 listopada 2006 roku – faktura 214/11/06 z dnia 18 listopada 2006 roku); na majątek przyjęto dowodem OT 2/07 z dnia 23 lutego 2007 roku (zapłacono – 23.02.2007 r.); w/w środek trwały przyjęty został do ewidencji księgowej konta 011 z naruszeniem art. 16d ust. 2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 roku, Dz. U. nr 54, poz.654 ze zm.) w związku z art. 20 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. Powołany wyŜej przepis ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stanowi, Ŝe składniki majątku, o których mowa w art. 16 a c ustawy (m.in. maszyny, urządzenia) wprowadza się do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych najpóźniej w miesiącu przekazania ich do uŜywania. Natomiast zgodnie
______138 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zasadami prowadzenia ksiąg rachunkowych określonymi w art. 20 ustawy o rachunkowości do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego naleŜy wprowadzić, w postaci zapisu kaŜde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. A zatem środek trwały nabyty w miesiącu listopadzie 2006 roku winien być ujęty w ewidencji księgowej konta 011 równieŜ w tym samym miesiącu i umorzony od miesiąca grudnia 2006 roku. Wskazać naleŜy ponadto, iŜ księgi rachunkowe – zgodnie z art. 24 ustawy o rachunkowości powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieŜąco, czyli dokonane w nich zapisy winny odzwierciedlać stan rzeczywisty, do ksiąg rachunkowych naleŜy wprowadzać kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, a pochodzące z nich informacje winny umoŜliwiać sporządzenie w terminie obowiązujących sprawozdań finansowych i innych, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych; • z zakupu zestawu komputerowego o wartości ogólnej – 4.430,05 zł (nabyty w dniu 17 kwietnia 2007 roku – faktura nr 1717/2007 z dnia 17 kwietnia 2007 roku); na majątek przyjęto dowodami OT 5/07, 6/07, 7/07, 8/07 i 9/07 z dnia 21 maja 2007 roku; • z przyjęcia na majątek realizowanych przez Gminę Kodrąb i zakończonych w 2007 roku zadań inwestycyjnych na ogólną kwotę – 858.825,91 zł, w tym: sieci kanalizacji sanitarnej o wartości 831.526,00 zł; przyjęto dowodem OT 10/2007 z dnia 31 grudnia 2007 roku sporządzonym na podstawie protokołu odbioru robót z dnia 27 września 2007 roku; sieci wodociągowej o wartości 27.299,91 zł – przyjęto dowodem OT 11/07 z dnia 14 grudnia 2007 roku sporządzonym na podstawie protokołu odbioru robót z dnia 6 grudnia 2007 roku. Zmniejszenie majątku Gminy o kwotę 7.834,00 zł spowodowane było: • sprzedaŜą nieruchomości gruntowych o ogólnej wartości inwentarzowej – 1.432,00 zł; z ewidencji księgowej środków trwałych wyksięgowano na podstawie dowodów PT wystawionych z datą sporządzenia aktów notarialnych; • likwidacją składników majątkowych o ogólnej wartości 6.252,00 zł, w tym autobus MAN o wartości 6.000 zł (potwierdzenie złomowania) oraz piec c.o. o wartości 252,00 zł (potwierdzenie złomowania); z ewidencji konta 011 wyksięgowano na podstawie dowodów LT wystawionych z datą likwidacji poszczególnych środków trwałych. W pierwszym półroczu 2008 roku zwiększenie środków trwałych objętych ewidencją konta 011 spowodowane było: • nabyciem na własność nieruchomości Skarbu Państwa (w drodze decyzji Wojewody Łódzkiego z dnia 9 stycznia 2008 roku) oznaczonych w planie zagospodarowania przestrzennego Gminy Kodrąb jako drogi; ogólna wartość dróg 49,00 zł; przyjęto na podstawie dowodów OT 1/08 i OT 2/08 wystawionych na podstawie decyzji wojewody; • zakupem gotowych środków trwałych na ogólną kwotę – 7.954,00 zł, w tym: 2 zestawy komputerowe o wartości ogólnej 4.050 zł; przyjęto na podstawie dowodów OT 3/08,4/08, 5/08 i 6/08 sporządzonych w dniu 12 lutego 2008 roku na podstawie faktury nr 5/2008 z dnia 2 stycznia 2008 roku oraz kserokopiarka o wartości 3.904,00 zł, na majątek przyjęto dowodem OT 7/08 z dnia 22 kwietnia 2008 roku sporządzonym na podstawie faktury nr 199/08 z dnia 2 kwietnia 2008 roku; • rozliczeniem kosztów i przyjęciem na majątek Gminy zadania inwestycyjnego, tj. drogi wewnętrznej w Rzejowicach o wartości – 147.696,86 zł; na majątek przyjęto na podstawie dowodu OT 8/08 z dnia 2 czerwca 2008 roku sporządzonego w oparciu o protokół odbioru robót z dnia 19 maja 2008 roku oraz fakturę 35/2008 z dnia 20 maja 2008 roku;
______139 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Zmniejszenie majątku w I półroczu 2008 roku o kwotę 44,00 zł (wartość inwentarzowa) spowodowane było sprzedaŜą działek; wyksięgowano na podstawie protokołów PT sporządzonych na podstawie aktów notarialnych z datą odpowiadającą dacie sporządzenia aktów notarialnych.
2.3. Prawidłowo ść stosowanych odpisów umorzeniowych - 2007 rok
Kontrolą objęto prawidłowość zastosowania stawek amortyzacyjnych oraz naliczenia umorzenia następujących środków trwałych: 1) grupa 1 – nr inwentarzowy 011 1 10 105 043 budynek biurowy, zastosowana stawka 2,5%; nr inwentarzowy 011 1 10 106 001 budynek przychodni, stawka 2,5%; nr inwentarzowy 011 1 10 109 047 budynek gospodarczy, stawka 2,5%; nr inwentarzowy 011 1 11 110 044 WZD mieszkania, stawka 1,5%; nr inwentarzowy 011 1 17 171 030 Szkoła Podstawowa – stawka 2,5%; nr inwentarzowy 011 1 18 180 016 wiata, stawka 2,5%; nr inwentarzowy 011 1 18 181 010 budynek gospodarczy, stawka 2,5%; nr inwentarzowy 011 1 19 193 019 budynek OSP, stawka 2,5%; 2) grupa 2 nr inwentarzowy 011 2 21 210 042 wodociąg, zastosowana stawka umorzenia 4,5%; nr inwentarzowy 011 2 21 210 078, kanalizacja – stawka umorzenia 4,5%; nr inwentarzowy 011 2 23 234 013 sieć wodociągowa, stawka 4,5%; nr inwentarzowy 011 2 23 234 036 – sieć wodociągowa, stawka 4,5%; nr inwentarzowy 011 2 22 220 052 droga stawka – 4,5%; nr inwentarzowy 011 2 22 220 077 droga, stawka – 4,5%; nr inwentarzowy 011 2 22 220 080 droga, stawka 4,5%; 3) grupa 3 – nr inwentarzowy 011 3 31 310 001 kocioł centralnego ogrzewania, zastosowana stawka umorzenia – 7,0%; nr inwentarzowy 011 3 31 310 002 piec c.o., stawka – 7,0%; nr inwentarzowy 011 3 31 310 003, stawka – 7%; 4) grupa 4 – nr inwentarzowy 011 4 45 452 011 piec c.o., zastosowana stawka – 10%; zgodnie z Klasyfikacją Środków Trwałych do grupy 4 podgrupa 45 zaliczone zostały piece przemysłowe, a zatem w/w piec centralnego ogrzewania winien być ujęty do grupy 3 podgrupa 31 środków trwałych, dla których stawka umorzenia określona została w wysokości – 7%. Ponadto kontroli poddano środki trwałe zaliczone do 4 grupy rodzajowej środków trwałych o następujących numerach inwentarzowych: nr inwentarzowy 011 4 49 491 004 komputer z wyposaŜeniem – stawka 30%, nr inwentarzowy 011 4 49 491 005 zestaw komputerowy – stawka 30 %; nr inwentarzowy 011 4 49 491 007 komputer – stawka 30%; kontrola wykazała, Ŝe do grupy 4 środków trwałych zaliczono równieŜ komputery/zestawy komputerowe oraz inne wyposaŜenie komputerów takie jak monitory, drukarki, zasilacz UPS, nagrywarki, których wartość nie przekracza kwoty 3.500,00 zł, np. nr inwentarzowy 011/4/49 491 029 komputer o wartości 2.648,37 zł, nr inwentarzowy 011 4 49 491 031 komputer o wartości 2.648,38 zł; nr inwentarzowy 011 4 49 491 034 monitor o wartości 548,45 zł; nr inwentarzowy 011 4 49 491 036 monitor o wartości 1.230,31 zł; nr inwentarzowy 011 4 49 491 037 drukarka o wartości 632,45 zł, nr inwentarzowy 011 4 49 491 031 drukarka o wartości 247,05 zł; nr inwentarzowy 011 4 49 491 051 nagrywarka o wartości 190,00 zł; nr inwentarzowy 011 4 49 491 031 monitor o wartości 940,00 zł; nr inwentarzowy 011 4 49 491 042 zasilacz UPS o wartości 261,87 zł; nr inwentarzowy 011 4 49 491 043 zasilacz UPS o wartości 261,88 zł. Ujęcie składników majątkowych o wartości nie przekraczającej kwoty 3.500 zł do środków trwałych umarzanych w czasie narusza przepisy ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych. Zgodnie z art. 16f ust. 3 ustawy odpisów amortyzacyjnych dokonuje się zgodnie z art. 16h 16m, gdy wartość początkowa środka trwałego albo wartości
______140 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
niematerialnej i prawnej w dniu przyjęcia do uŜywania jest wyŜsza niŜ 3500 zł. W przypadku, gdy wartość początkowa jest równa lub niŜsza niŜ 3500 zł, podatnicy, z zastrzeŜeniem art. 16d ust. 1, mogą dokonywać odpisów amortyzacyjnych zgodnie z art. 16h 16m albo jednorazowo w miesiącu oddania do uŜywania tego środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, albo w miesiącu następnym. Wskazać naleŜy, Ŝe równieŜ w ustaleniach wstępnych załącznika nr 1 do zarządzenia nr 35/2007 Wójta Gminy Kodrąb z dnia 31 grudnia 2007 roku (do tego czasu obowiązywało zarządzenie nr 37/2006 Wójta Gminy z dnia 31 grudnia 2006 roku) wprowadzającego zakładowy plan kont zapisano, Ŝe wartości niematerialne i prawne oraz środki trwałe o wartości nie mniejszej niŜ 3.500 zł są umarzane i amortyzowane za pomocą stawek jednorazowo za okres całego roku. Natomiast wartości niematerialne i prawne oraz środki trwałe do 3.500 zł stanowiące wyposaŜenie podlegają ewidencji ilościowo wartościowej prowadzonej w księdze inwentarzowej i umarzane są w pełnej wartości, poprzez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia ich do uŜywania. A zatem do umorzenia środków trwałych nie przekraczających kwoty 3.500 zł naleŜało stosować powołane wyŜej przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z uwzględnieniem własnych uregulowań w tym zakresie; 5) grupa 5 nr inwentarzowy 011 5 58 580 001 koparko ładowarka, stawka – 20,0%; nr inwentarzowy 011 5 58 580 003 pług odśnieŜny, stawka 20,0%; 6) grupa 6 – kontrola wykazała, Ŝe do grupy 6 zaliczono środki trwałe, których wartość nie przekracza kwoty 3.500,00 zł, a mianowicie: 011 6 60 604 006 zbiornik na cement, 011 6 62 626 006 telefony, 011 6 62 626 007 centrala telefoniczna, 011 6 62 629 008 motorole; 011 6 63 634 009 aparat prądotwórczy; do umorzenia w/w składników zastosowano stawkę 20%, z wyjątkiem telefonu i centrali telefonicznej, których wartość umarzana jest wg stawki 10%. PowyŜsze działanie wskazuje na nieprawidłowości opisane powyŜej w pkt 4; 7) grupa 7 – nr inwentarzowy 011 7 74 742 006 samochód cięŜarowo osobowy „LUBLIN” – stawka 20%; nr inwentarzowy 011 7 74 742 009 samochód cięŜarowy śUK– stawka 20%; nr inwentarzowy 011 7 74 743 002 samochód poŜarniczy– stawka 14%; nr inwentarzowy 011 7 74 743 012 samochód asenizacyjny – stawka 14%; nr inwentarzowy 011 7 74 744 004 Autobus SAN – stawka 20%; nr inwentarzowy 011 7 74 746 014 ciągnik URSUS – stawka 14%; 8) grupa 8 nr inwentarzowy 011 8 80 802 008 aparat EKG – stawka 20%; nr inwentarzowy 011 8 80 802 009 zgrzewarka – stawka 20%; nr inwentarzowy 011 8 80 803 001 telefax – stawka 20%; nr inwentarzowy 011 8 80 803 009 kserokopiarka – stawka 20%; nr inwentarzowy 011 8 80 806 010 przebieralnia – stawka 10%. Kontrola wykazała, Ŝe wartość inwentarzowa zgrzewarki oznaczonej nr inwentarzowym 011 8 80 802 009 stanowi kwotę 1.828,00 zł, a telefaksu o nr inwentarzowym 011 8 80 803 001 – 2.711,00 zł. PowyŜsze wskazuje na nieprzestrzeganie uregulowań wewnętrznych oraz przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych w zakresie opisanym powyŜej w pkt 4.
3. EWIDENCJA WARTO ŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH – KONTO 020. PRAWIDŁOWO ŚĆ STOSOWANYCH ODPISÓW UMORZENIOWYCH
Ewidencja księgowa syntetyczna wartości niematerialnych i prawnych prowadzona jest na koncie 020. Wartości niematerialne i prawne o wartości nie mniejszej niŜ 3.500 zł umarza się za pomocą stawek jednorazowo za okres całego roku. Ustalono, Ŝe umorzeniem w czasie objęto jedynie wartość licencji na program LEX zakupiony za cenę 12.956,40 zł; do umorzenia wartości zastosowano stawkę 30 %. Kontrola wykazała, Ŝe wartość umorzenia w/w programu ewidencjonowana jest na koncie 072 – umorzenie
______141 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. PowyŜsze działanie narusza zarówno zasady określone w zakładowym planie kont obowiązującym w kontrolowanej jednostce oraz przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 142, poz. 1020). Z powołanych uregulowań wynika, Ŝe umorzenie wartości niematerialnych i prawnych o wartości powyŜej 3.500,00 zł ujmuje się na koncie 071 – umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. W toku kontroli stwierdzono, Ŝe do syntetyki konta 020 wartości niematerialne i prawne nie prowadzi się ewidencji analitycznej, co narusza zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych określone w zakładowym planie kont wprowadzonym zarządzeniem nr 35/2007 Wójta Gminy Kodrąb z dnia 31 grudnia 2007 roku, gdzie zapisano, iŜ księgi inwentarzowe wartości niematerialnych i prawnych muszą być zgodne z kontem 020. Poza tym obowiązek prowadzenia ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej) do wartości niematerialnych i prawnych wynika z art. 17 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. Zgodnie z zasadami rachunkowości określonymi zarządzeniem nr 35/2007 Wójta Gminy Kodrąb wprowadzającym zakładowy plan kont (pkt 10) wartości niematerialne i prawne do 3.500 zł podlegają ewidencji ilościowo – wartościowej prowadzonej w księdze inwentarzowej i umarza się w pełnej wartości, poprzez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia ich do uŜywania. Zakupy składników o wartości do 200 zł księgowane są w koszty i nie podlegają inwentaryzacji. Ponadto zapisano, Ŝe księgi pomocnicze prowadzone do poszczególnych kont syntetycznych stanowią analitykę i muszą być zgodne z saldami syntetycznymi kont, do których są prowadzone, w tym m.in. księga inwentarzowa wartości niematerialnych i prawnych musi być zgodna z kontem 020. Według ewidencji księgowej syntetycznej w badanym okresie konto 020 wykazywało wartości: • na dzień 1 stycznia 2007 roku – saldo Wn 63.891,72 zł; • na dzień 31 grudnia 2007 roku – saldo Wn – 77.671,89 zł; • na dzień 30 czerwca 2008 roku – saldo Wn – 82.163,81 zł. Ustalono, Ŝe w § 1 II części instrukcji inwentaryzacyjnej opisującej charakterystykę środków trwałych, amortyzację środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oraz inne pojęcia zgodnie ze znowelizowaną ustawą o rachunkowości zapisano, Ŝe cyt. „ ustawa o rachunkowości nie określa wartości minimalnej środków trwałych zgodnie z przepisami podatkowymi jednostka przyjmuje, iŜ środkami trwałymi są obiekty o wartości powyŜej 3.500,00 zł”. W części instrukcji poświęconej Amortyzacji – zapisano, Ŝe Wójt Gminy ustalił stawki amortyzacyjne środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Kontrola wykazała brak stawek oraz zasad dokonywania odpisów amortyzacyjnych dla wartości niematerialnych i prawnych. PowyŜsze narusza przepisy art. 16m ust.3 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych, który stanowi, Ŝe podatnicy ustalają stawki amortyzacyjne dla poszczególnych wartości niematerialnych i prawnych na cały okres amortyzacji przed rozpoczęciem dokonywania odpisów amortyzacyjnych.
Testy: nr 1 – zasady ewidencji składników majątkowych; nr 2 – urządzenia księgowe; nr 3 – udokumentowanie obrotów na kontach i odpisy umorzeniowe; nr 4 – ewidencja pozostałych środków trwałych w uŜywaniu oraz wartości niematerialnych i prawnych stanowią załącznik nr 43 do protokołu kontroli.
______142 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
4. INWENTARYZACJA
4.1. Instrukcja inwentaryzacyjna. Terminy przeprowadzania inwentaryzacji
Instrukcja inwentaryzacyjna wprowadzona została zarządzeniem nr 39/2006 Wójta Gminy Kodrąb z dnia 31 grudnia 2006 roku. Zgodnie z § 1 pkt 1 Instrukcji inwentaryzację aktywów i pasywów przeprowadza się w sposób następujący: 1) drogą spisu z natury – (inwentaryzacja obejmuje środki pienięŜne w kasie, papiery wartościowe, rzeczowe składniki majątku obrotowego, środki trwałe (z wyjątkiem gruntów i budowli trudno dostępnych oglądowi) oraz maszyny i urządzenia objęte inwentaryzacją rozpoczętą; 2) drogą uzyskania od banków i kontrahentów potwierdzeń : środki pienięŜne na rachunkach bankowych, naleŜności, poŜyczki i zobowiązania, w tym zobowiązania z tytułu zaciągniętych przez jednostkę kredytów i poŜyczek bankowych; 3) drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości aktywów i pasywów – grunty i trudno dostępne oglądowi środki trwałe, naleŜności sporne i wątpliwe, naleŜności i zobowiązania wynikające z rozrachunków z pracownikami i z tytułu publicznoprawnych. Zgodnie z instrukcją środki trwałe (budynki, budowle, maszyny, środki transportu) znajdujące się na terenie strzeŜonym inwentaryzuje się nie rzadziej niŜ co 4 lata; wyposaŜenie – nie rzadziej niŜ co 4 lata, środki pienięŜne i druki ścisłego zarachowania na ostatni dzień roku obrotowego, materiały i towary na koniec roku obrotowego; zbiory biblioteczne i dzieła muzealne – co 10 lat. Po zakończeniu spisu Skarbnik zleca wycenę składników majątkowych bezpośrednio na arkuszach spisowych pracownikowi księgowości prowadzącemu kartoteki i ksiąŜki inwentarzowe. Do obowiązków Skarbnika Gminy naleŜy przeprowadzenie inwentaryzacji środków pienięŜnych na rachunkach bankowych, kredytów, poŜyczek oraz naleŜności i zobowiązań od kontrahentów poprzez potwierdzenie sald.
4.2. Prawidłowo ść przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji
Na dzień 31 grudnia 2007 roku inwentaryzacja przeprowadzona była na podstawie zarządzenia nr 27a/2007 Wójta Gminy Kodrąb z dnia 14 listopada 2007 roku. Przedmiotowym zarządzeniem Wójt Gminy postanowił o przeprowadzeniu pełnej inwentaryzacji okresowej następujących składników majątkowych: środki trwałe; pozostałe środki trwałe w uŜywaniu; materiały; księgozbiory; gotówka w kasie, znaki skarbowe i druki ścisłego zarachowania. Ponadto zarządzeniem powołano stałą komisję inwentaryzacyjną oraz 2 zespoły spisowe do przeprowadzenia inwentaryzacji w Urzędzie Gminy i w GOPS ie oraz w jednostkach Ochotniczej StraŜy PoŜarnej, w świetlicach wiejskich i w Gminnym Centrum Informacji w Dmeninie. Zgodnie z zarządzeniem inwentaryzację naleŜy przeprowadzić w dniach 14 18 stycznia 2008 roku. Termin rozliczenia inwentaryzacji wyznaczono do dnia 25 stycznia 2008 roku. W sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji na dzień 31 grudnia 2007 roku Skarbnik Gminy Ewa Ziemnica złoŜyła do Wójta Gminy wniosek w dniu 12 listopada 2007 roku.
______143 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Zgodnie z planem inwentaryzacji zatwierdzonym przez Wójta Gminy w dniu 28 grudnia 2007 roku inwentaryzację majątku Gminy Kodrąb przeprowadzono w terminach: • Urząd Gminy, GOPS, OSP Kodrąb – 14 15 stycznia 2008 roku • hydrofornia Rzejowice , OSP Rzejowice, ujęcie wody, świetlica w Woli Malowanej i w Feliksowie – 16 stycznia 2008 roku; • GCI i OSP Dmenin, świetlica i OSP Gosławice – 17 stycznia 2008 roku; • świetlica Florentynów, Konradów, Łagiewniki, Zakrzew i Smotryszów – 17 stycznia 2008 roku. Zaplanowanie oraz przeprowadzenie inwentaryzacji w terminach wskazanych powyŜej narusza przepis art. 26 ust.3 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, z godnie z którym, termin i częstotliwość inwentaryzacji uwaŜa się za dotrzymane, jeŜeli inwentaryzację składników aktywów z wyłączeniem aktywów pienięŜnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 rozpoczęto nie wcześniej niŜ 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku. Kserokopia zarządzenia nr 27a/2007 Wójta Gminy Kodrąb z dnia 14 listopada 2007 roku wraz z planem inwentaryzacji na 2008 rok stanowi załącznik nr 44 do protokołu kontroli. Na dzień inwentaryzacji, tj. na dzień 31 grudnia 2007 roku stan księgowy i stan faktyczny ustalony w wyniku rozliczenia inwentaryzacji kształtował się następująco: stan księgowy stan faktyczny róŜnice • konto 011 – środki trwałe 13.346.116,65 13.346.116,65 • konto 013 – środki trwałe w uŜywaniu 148.893,28 148.893,28 • konto 020 wartości niematerialne i prawne 77.671,89 6.544,08 71.127,81 PowyŜsze dane wynikają z ewidencji księgowej syntetycznej, z zestawienia wartości składników majątkowych ujętych w arkuszach spisowych, z arkuszy spisowych oraz z zestawienia róŜnic inwentaryzacyjnych obejmującego środki trwałe w uŜywaniu ewidencjonowane na koncie 013. W odniesieniu do wartości niematerialnych i prawnych stwierdzono, Ŝe spisane zostały na arkuszu spisu z natury nr 15/08 i ujęte w 22 pozycjach, z których wyceniono tylko jedną (na kwotę 6.544,08 zł). Pozostałych pozycji nie wyceniono. Pomimo róŜnicy pomiędzy stanem księgowanym, a stanem faktycznym wartości niematerialnych i prawnych, z protokołu komisji inwentaryzacyjnej z rozliczenia wyników inwentaryzacji z dnia 22 stycznia 2008 roku wynika, Ŝe niedoborów i nadwyŜek inwentaryzacyjnych nie stwierdzono. Kserokopia arkusza spisu z natury nr 15/08, protokołu komisji inwentaryzacyjnej oraz zestawienia inwentaryzacji przeprowadzonej na dzień 31 grudnia 2007 roku w Urzędzie Gminy i jednostkach podległych stanowią załącznik nr 45 do protokołu kontroli. Działanie powyŜsze wskazuje, Ŝe przy rozliczaniu wyników inwentaryzacji nie przestrzegano zarówno zasad określonych w instrukcji inwentaryzacyjnej oraz w przepisach ustawy o rachunkowości. Zgodnie z instrukcją (§ 8 pkt 3), Skarbnik po zakończeniu spisu zleca wycenę składników majątkowych bezpośrednio na arkuszach spisu z natury pracownikowi księgowości, który prowadzi kartoteki, ksiąŜki inwentarzowe oraz ustalenie jednej wartości składników majątkowych wg kont
______144 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
syntetycznych i ustalenie róŜnic inwentaryzacyjnych (niedobory, nadwyŜki) na zbiorczych zestawieniach spisu z natury. W § 7 pkt 1 instrukcji zapisano, Ŝe przez róŜnice inwentaryzacyjne rozumie się róŜnice ilościowe i wartościowe między rzeczywistym stanem w dniu spisu, a stanem księgowym na ten dzień. RóŜnice inwentaryzacyjne ustala się w drodze porównania stanów rzeczywistych spisanych, a stanem księgowym. Z art. 27 ust.1 i 2 ustawy o rachunkowości wynika, Ŝe przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji naleŜy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Ujawnione w toku inwentaryzacji róŜnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych naleŜy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Wskazać przy tym naleŜy, Ŝe protokół komisji inwentaryzacyjnej nie spełnia wymagań określonych w § 5 pkt 1 tiret 9 instrukcji inwentaryzacyjnej, gdzie zapisano, Ŝe komisja inwentaryzacyjna sporządza ostateczne rozliczenie końcowe ilościowo wartościowe z uwzględnieniem róŜnic inwentaryzacyjnych oraz ubytków naturalnych. W toku kontroli stwierdzono ponadto, Ŝe inwentaryzację majątku gminy takiego jak grunty i budowle (drogi, sieci wodociągowe i kanalizacyjne) przeprowadzono poprzez ich spisanie na arkuszach spisowych na podstawie prowadzonej w jednostce ewidencji analitycznej środków trwałych. Opisany sposób przeprowadzenia inwentaryzacji gruntów i budowli narusza zasady określone w art. 26 ust.1, pkt 3 ustawy o rachunkowości, który stanowi, Ŝe inwentaryzację m.in. środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony oraz gruntów przeprowadza się poprzez porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikację realnej wartości tych składników majątkowych. Podkreślić naleŜy przy tym, Ŝe ewidencja analityczna gruntów i budowli (w szczególności gruntów i dróg gminnych) nie odzwierciedla faktycznej ilości tychŜe środków trwałych (opis ewidencjonowania gruntów i dróg gminnych zawarty w temacie „ Sprawozdawczość. Bilans jednostki” na stronie 161 niniejszego protokołu kontroli) i tym samym uniemoŜliwia rzetelne zinwentaryzowanie tych składników. Przedstawienie w sposób rzetelny sytuacji majątkowej Gminy moŜliwe jest wyłącznie poprzez weryfikację danych ewidencji księgowej z dokumentami stanowiącymi podstawę ich nabycia oraz wyjaśnienie ewentualnych róŜnic inwentaryzacyjnych. Kserokopie arkuszy spisu z natury o numerach: 7, 8, 9, 10, 11, 27, 29 i 31 wraz z wyjaśnieniem inspektora Teresy Dobrowolskiej o sposobie przeprowadzenia inwentaryzacji gruntów i budowli – stanowią załącznik nr 46 do protokołu kontroli.
X. ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE USTAW ORAZ POROZUMIE Ń Z JEDNOSTKAMI SAMORZ ĄDU TREYTORIALNEGO I ORGANAMI ADMINISTRACJI RZ ĄDOWEJ
ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE POROZUMIE Ń - 2007 ROK
1. Porozumienie z dnia 27 października 2006 roku pomiędzy Powiatem Radomszczańskim reprezentowanym przez Zarząd w osobach Starosty – Michała Deszcza i Członka Zarządu Fabiana Zagórowicza, a Gminą Kodrąb reprezentowaną przez Wójta Stanisława Jasińskiego. Na mocy Porozumienia Gmina Kodrąb przejęła od Powiatu zadanie polegające na zimowym utrzymaniu dróg powiatowych w sezonie 2006/2007 oraz letnim utrzymaniu dróg powiatowych w 2007 roku. Za zimowe utrzymanie dróg powiatowych o łącznej długości 45,1 km (wg standardów określonych w załączniku do Porozumienia) ustalono stawkę 800,00 zł/km przejętych
______145 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
dróg. Zimowe utrzymanie dróg obejmuje okres od dnia 1 listopada 2006 roku do dnia 15 kwietnia 2007 roku. Rozliczenie za wykonanie przedmiotu porozumienia następować będzie w trzech transzach: • I transza płatna do 31 grudnia 2006 roku w wysokości 200,00 zł/km; • II transza płatna do 31 stycznia 2007 roku – w wysokości 300,00 zł/km; • III transza płatna do 31 marca 2007 roku – w wysokości 300,00 zł/km. Wpływ środków na zimowe utrzymanie dróg • I transza 9.020,00 zł; data wpływu 27 grudnia 2006 roku, WB 256 z dnia 28 grudnia 2006 roku; • II transza – 13.530,00 zł; data wpływu 25 stycznia 2007 roku; WB 18 z dnia 26 stycznia 2008 roku; • III transza – 13.530,00 zł – data wpływu – 28 marca 2007 roku; WB 62 z dnia 29 marca 2007 roku; Wpływ środków na letnie utrzymanie dróg do porozumienia z 2006 roku Letnie utrzymanie dróg polega na dwukrotnym wykoszeniu poboczy i rowów oraz bieŜącym usuwaniu zarośli i krzaków z pasa drogowego – za kwotę 200,00 od 1 km przejętych dróg. Zapłata za letnie utrzymanie dróg nastąpi po komisyjnym odbiorze wykonanych prac w 2 transzach: • I transza płatna do 31 lipca 2007 roku w wysokości 100,00 zł/km; • II transza płatna do 30 września 2007 roku w wysokości 100,00 zł/km. Wpływ środków – 9.020,00 zł; data wpływu 22 listopada 2006 roku; WB 233 z dnia 23 listopada 2006 roku – dwie transze. 2. Porozumienie nr WD/26/2007 z dnia 11 września 2007 roku zawarte pomiędzy Powiatem Radomszczańskim reprezentowanym przez Starostę Mieczysława Zyskowskiego i Członka Zarządu Dionizego Łysika a Gminą Kodrąb reprezentowaną przez Wójta Stanisława Jasińskiego. Porozumienie zawarto na okoliczność przejęcia od Powiatu Radomszczańskiego zadania polegającego na zimowym utrzymaniu dróg powiatowych o łącznej długości 45,1 km za cenę 800,00 zł za 1 km przejętych dróg wg standardów określonych w załączniku do Porozumienia. Zimowe utrzymanie dróg powiatowych obejmuje okres od dnia 1 listopada 2007 roku do dnia 15 kwietnia 2008 roku. Rozliczenie za wykonanie przedmiotu porozumienia następować będzie w trzech transzach: • I transza płatna do 31 grudnia 2007 roku w wysokości 100,00 zł/km; • II transza płatna do 31 stycznia 2008 roku – w wysokości 300,00 zł/km; • III transza płatna do 31 marca 2008 roku – w wysokości 400,00 zł/km. Wpływ środków: I transza – 4.510,00 zł; data wpływu 18 grudnia 2007 roku; WB 251/2007 z dnia 18 grudnia 2007 roku; II transza – 13.530,00 zł; data wpływu 29 stycznia 2008 roku; WB 18/2008 z dnia 29 stycznia 2008 roku; III transza 18.040,00 zł; data wpływu 28 marca 2008 roku; WB 61/2008 z dnia 28 marca 2008 roku. 3. Porozumienie zawarte w dniu 10 marca 2008 roku pomiędzy Powiatem Radomszczańskim reprezentowanym przez Zarząd w osobach Starosty –
______146 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Mieczysława Zyskowskiego i Wicestarosty Jerzego Kaczmarka, a Gminą Kodrąb reprezentowaną przez Wójta Stanisława Jasińskiego. Na mocy Porozumienia Gmina Kodrąb przejęła od Powiatu zadanie polegające na letnim utrzymaniu dróg powiatowych. Letnie utrzymanie dróg polega na dwukrotnym wykoszeniu poboczy i rowów oraz bieŜącym usuwaniu zarośli i krzaków z pasa drogowego – za kwotę 200,00 zł od 1 km przejętych dróg. Zapłata za letnie utrzymanie dróg nastąpi po komisyjnym odbiorze wykonanych prac w 2 transzach: • I transza płatna do 31 lipca 2008 roku w wysokości 100,00 zł/km; • II transza płatna do 30 września 2008 roku w wysokości 100,00 zł/km. Wpływ środków I transza 4.510,00 zł; data wpływu 28 lipca 2008 roku; WB 147/2008 z dnia 28 lipca 2008 roku; II transza 4.510,00 zł; data wpływu 25 września 2008 roku; WB 191/2008 z dnia 25 września 2008 roku.
XI. ROZLICZENIA BUD śETU Z SAMORZ ĄDOWYMI JEDNOSTKAMI ORGANIZACYJNYMI
1. DOTACJE PRZEKAZYWANE NA RZECZ ZAKŁADÓW BUDśETOWYCH – 2007 ROK
Zakład Gospodarki Komunalnej Gminy Kodrąb został utworzony na podstawie uchwały Rady Gminy Kodrąb nr XII/74/99 z dnia 24 listopada 1999 roku. Przedmiotem działalność Zakładu jest świadczenie usług dla ludności i podmiotów gospodarczych miedzy innymi w zakresie: agrotechnicznym, utrzymania i eksploatacji urządzeń wodno kanalizacyjnych i zaopatrzenia wsi i ludności w wodę, gminnych dróg, ulic, mostów i placów, budownictwa komunalnego, zieleni komunalnej i zadrzewień, oświetlenia ulicznego, wywozu nieczystości płynnych i stałych, prowadzenie działalności usługowej i ogólnobudowlanej, prowadzenie usług transportowych i przewozowych (dowoŜenie uczniów do szkół). Z wyjaśnienia złoŜonego przez Zastępcę Kierownika Zakładu Gospodarki Komunalnej wynika, Ŝe przedmiotem działalności Zakładu ponad zakres wymieniony wyŜej jest takŜe rozliczanie naleŜności za dostarczoną wodę, eksploatacja, utrzymanie właściwego stanu technicznego oraz naprawy i remonty oczyszczalni ścieków w Kodrębie i trzech przepompowni ścieków, rozliczanie naleŜności za dostarczone ścieki za pomocą sieci kanalizacyjnej oraz dowoŜone beczką asenizacyjną. Biorąc powyŜsze pod uwagę stwierdzić naleŜy, iŜ nie rozszerzono zakresu działalności Zakładu Usług Komunalnych w związanych z uruchomieniem oczyszczalni ścieków, co narusza art. 25 ust. 2 pkt 2 i 4 ustawy o finansach publicznych, z treści którego wynika, iŜ Rada Gminy określa przedmiot działalności i źródła przychodów własnych zakładu budŜetowego. Uchwałą nr XXXI/212/06 z dnia 28 kwietnia 2006 roku w sprawie zatwierdzenia taryf na zbiorowe zaopatrzenie w wodę Rada Gminy w §2 ustaliła dopłatę do wody na cele socjalno – bytowe dla gospodarstw domowych posiadających wodomierze w wysokości 0,65 zł do 1 m 3 + obowiązujący podatek VAT. Uchwała obowiązywała do dnia 1 czerwca 2008 roku tj. do dnia wyjścia w Ŝycie uchwały nr XV/96/08 z dnia 29 kwietnia 2008 roku w sprawie zatwierdzania taryf za zbiorowe zaopatrzenie w wodę. Uchwałą VI/37/07 z dnia 25 maja 2007 roku w sprawie ustalenia dopłaty do ceny wody dostarczonej ze zbiorowego systemu zaopatrzenia w wodę Rada Gminy ustaliła dopłatę do ceny wody pobieranej ze zbiorowego systemu zaopatrzenia w wodę na cele – socjalno bytowe dla odbiorców usług z gospodarstw domowych, posiadających wodomierze w wysokości 0,50
______147 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zł za 1 m 3 + obowiązujący podatek VAT. Zgodnie z treścią §2 ust. 2 uchwały dopłata obowiązywała w okresie od 1 czerwca 2007 roku do 31 maja 2008 roku. Kwota dopłaty wynikająca z iloczynu stawki dopłaty i ilości pobranej wody Gmina przekazuje na rzecz Zakładu Gospodarki Komunalnej w terminie do dnia 10 pierwszego miesiąca następującego po upływie kaŜdego kwartału na podstawie wystawionej faktury i przedłoŜonego rozliczenia. Uchwałą nr XXXI/223/06 z dnia 12 czerwca 2006 roku w sprawie zatwierdzenia taryf za zbiorowe odprowadzanie ścieków Rada Gminy w §2 ustaliła dopłatę do ścieków pochodzących z gospodarstw domowych w wysokości 0,65 zł do 1 m 3 + obowiązujący podatek VAT. Uchwała obowiązywała do dnia 1 sierpnia 2007 roku tj. do dnia wyjścia w Ŝycie uchwały nr VII/40/07 z dnia 29 czerwca 2007 roku w sprawie zatwierdzania taryf za zbiorowe odprowadzanie ścieków. Uchwalą nr VII/41/07 z dnia 29 czerwca 2007 roku w sprawie ustalenia dopłaty do ceny ścieków odprowadzonych do zbiorowego systemu odprowadzania ścieków Rada Gminy ustaliła dopłatę do ścieków odprowadzonych do zborowego systemu odprowadzania ścieków pochodzących z gospodarstw domowych w wysokości 1,10 zł za 1m 3 + obowiązujący VAT. Zgodnie z treścią §2 ust. 2 uchwały dopłata obowiązywała w okresie od 1 sierpnia 2007 roku do 31 lipca 2008 roku. Kwota dopłaty wynikająca z iloczynu stawki dopłaty i ilości odprowadzonych ścieków Gmina przekazuje na rzecz Zakładu Gospodarki Komunalnej w terminie do dnia 10 pierwszego miesiąca następującego po upływie kaŜdego kwartału na podstawie wystawionej faktury i przedłoŜonego rozliczenia. Zestawienie wystawionych faktur i kwot przelanych dopłat przedstawia poniŜsza tabela.
Okres Kwota do Nr faktury Kwota z Data przelewu Kwota rozliczeniowy rozliczenia w m3 faktury w zł przelewu w zł 01.12.2006 – 24.438,00 – woda 1/07/D z dn. 16.996,63 29.03.2007 r. 16.996,63 28.02.2007 22.03.2007 r.
01.12.2006 – 1.618,00 ścieki 2/07/D z dnia 2.094,82 29.03.2007 r. 2.094,82 28.02.2007 22.03.2007 r.
01.03.2007 – 21.742,00 – woda 3/07/D z dnia 15.121,56 30.05.2007 r. 15.121,56 30.04.2007 30.05.2007 r.
01.03.2007 – 1.059,00 – ścieki 4/07/D z dnia 1.371,09 30.05.2007 r. 1.371,09 30.04.2007 30.05.2007 r.
01.05.2007 – 19.963 woda 5/07/D z dnia 19.057,18 31.07.2007 r. 19.057,18 31.05.2007 31.07.2007 01.06.2007 9.669 – woda 31.07.2007 (nowa stawka) 01.05.2007 – 1.496,00 – ścieki 6/07/D z dnia 1.936,87 31.07.2007 r. 1.936,87 31.07.2007 31.07.2007
01.08.2007 – 29.533,00 – 7/07/D z dnia 15.800,16 29.11.2007 r. 15.800,16 31.10.2007 woda 26.11.2007
01.08.2007 – 1.808,00 – 8/07/D z dnia 2.340,82 29.11.2007 r. 2.340,82 31.10.2007 ścieki 26.11.2007 01.11.2007 – 28.155,00 – woda 2/08/D z dnia 15.062,93 28.02.2008 15.062,93 31.01.2008 05.03.2008
01.11.2007 – 1.479,00 – ścieki 1/08/D z dnia 1.914,86 28.02.2008 1.914,86 31.01.2008 05.03.2008
01.02.2008 – 21.386,00 – woda 3/08/D z dnia 11.441,51 27.05.2008 11.441,51 30.04.2008 14.05.2008
01.08.2007 – 1.808,00 – ścieki 1/2008/D było 2.340,82 212,80 31.10.2007 korygująca po korekcie 8/07/D z dnia 2.128,02
______148 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
26.11.2007
01.11.2007 – 1.479,00 – ścieki 2/2008/D było 1.914,86 174,08 31.01.2008 Korygująca po korekcie 1/08/D z dnia 1.740,78 05.03.2008 01.02.2008 – 1.069,00 – ścieki 4/08/D z dnia 1.258,21 19.06.2008 Kwota pomniejszona na skutek powyŜszych 30.04.2008 14.05.2008 r. korekt 871,33 (1.258,21 – 212,80 – 174,08) Kserokopie faktur oraz przelewów w związku z przekazana dotacją dla ZGK stanowią załącznik nr 47 do protokołu kontroli. W 2007 roku Gmina Kodrąb przekazała na rzecz Zakładu Gospodarki Komunalnej z tytułu dopłat kwotę 74.719,13 zł brutto. W budŜecie 2007 roku (uchwała nr IV/19/07 z dnia 28 marca 2007 roku) Rada Gminy zaplanowała dotację przedmiotową dla Zakładu Gospodarki Komunalnej z tytułu dopłaty do wody na cele socjalno bytowe dla gospodarstw domowych posiadających wodomierze i do ścieków pochodzących z gospodarstw domowych w wysokości 67.000 zł. Uchwalą nr XII/65/07 z dnia 28 grudnia 2007 roku Rada Gminy zwiększyła plan dotacji dla Zakładu do kwoty 74.720 zł. Biorąc zatem powyŜsze pod uwagę oraz dane wykazane w tabeli stwierdzić naleŜy, Ŝe naruszono art. 138 ust 3 ustawy o finansach publicznych z treści którego wynika, Ŝe dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym. Na dzień przekazania kwoty dopłaty za okres rozliczeniowy 01.08.2007 – 31.10.2007 tj. na dzień 29 listopada 2007 roku w budŜecie zaplanowano wydatek z tytułu dopłat w klasyfikacji budŜetowej 900 90017 2650 na kwotę 67.000 zł. Dnia 29 listopada 2007 roku zapłacono faktury: nr 7/07/D z dnia 26 listopada 2007, nr 8/07/D z dnia 26 listopada 2007 w sumie na kwotę 18.140,98 zł przekraczając tym samym wydatki zaplanowane w budŜecie o 7.720 zł. Uchwała nr IV/19/07 z dnia 28 marca 2007 roku wraz z załącznikiem 2 oraz uchwał nr XII/65/07 z dnia 28 grudnia 2007 roku wraz z załącznikiem nr 2 stanowią załącznik nr 48 do protokołu kontroli. Zakład Gospodarki Komunalnej pismem z dnia 25 stycznia 2008 roku przedstawił rozliczenie dotacji za wodę ścieki, w którym wykazał ilość odprowadzonych ścieków i pobranej wody w 2007 roku stosownie do wystawionych faktur w 2007 roku. W budŜecie 2008 roku (uchwała nr XIII/75/08 z dnia 8 lutego 2008 roku) Rada Gminy zaplanowała dotację przedmiotową dla Zakładu Gospodarki Komunalnej z tytułu dopłaty do wody na cele socjalno bytowe dla gospodarstw domowych posiadających wodomierze i do ścieków pochodzących z gospodarstw domowych w wysokości 67.000 zł. Do dnia 30 czerwca 2008 roku Gmina Kodrąb przekazała na rzecz Zakładu Gospodarki Komunalnej z tytułu dopłat kwotę 29.290,63 zł.
2. WPŁATY ZAKŁADÓW BUD śETOWYCH DO BUD śETU GMINY - 2007 ROK
Zakład Gospodarki Komunalnej w Kodrębie w okresie objętym kontrolą nie planował wpłaty nadwyŜek środków obrotowych do budŜetu. W sprawozdaniu Rb 30 za 2007 roku wykazano w pozycji K110 – stan środków obrotowych netto na początek okresu sprawozdawczego po stronie wykonania „0”. Na koniec okresu sprawozdawczego, za który zostało sporządzone sprawozdanie wykazano stan środków obrotowych netto na kwotę (–)33.338 zł poz. P130. Stan zobowiązań na dzień 31 grudnia 2007 roku wyniósł 144.564 zł poz. W40 (w tym 57.213,42 zł
______149 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zobowiązania z tytułu zakupu dóbr i usług – W94). Jak wynika, ze sprawozdania RB 30 za okres I półrocza 2008 roku zobowiązania Zakładu wzrosły do kwoty 163.928,86 zł poz.W040, nie pogłębiło to jednak ujemnego stanu środków obrotowych netto z uwagi na wzrost naleŜności netto W020 o kwotę 28.667,76 zł w ciągu półrocza. Na dzień 30 czerwca 2008 roku stan środków obrotowych netto wyniósł ( ) 10.071,58 zł W070. Ujemny stan środków obrotowych netto wskazuje na utratę płynności finansowej przez Zakład Gospodarki Komunalnej, co wyraŜa się miedzy innymi wysokim stanem zobowiązań. Zgodnie z §53 rozporządzenia z dnia 29 czerwca 2006 roku w sprawie gospodarki finansowej jednostek budŜetowych, zakładów budŜetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno prawną, jeŜeli zakład budŜetowy nie spełnia warunków określonych w art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy (tj. nie pokrywa kosztów swojej działalności z przychodów własnych i dotacji) lub jest to uzasadnione względami organizacyjnymi, organ, który powołał ten zakład, wydaje decyzję o jego likwidacji nie później niŜ do dnia 31 grudnia danego roku budŜetowego.
XII. INNE USTALENIA
Odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych nauczycieli – 2005, 2006, 2007 i 2008 rok 2005 rok Zarządzeniem nr 10 z dnia 15 czerwca 2005 roku Wójt Gminy Kodrąb wprowadził Regulamin Oświatowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Gminy Kodrąb na 2005 rok. PowyŜszy Regulamin został uzgodniony z przedstawicielami związków zawodowych: Związkiem Nauczycielstwa Polskiego i NSZZ „Solidarność”. Regulamin został podpisany przez: Wójta Gminy – Stanisława Jasińskiego, Prezesa Zarządu Oddziału ZNP w Radomsku – (…) 39 , Przewodniczącą NSZZ „Solidarność” – (…) 40 , Dyrektora Zespołu Szkolno Gimnazjalnego w Kodrębie – Jadwigę Spałka oraz dyrektora Szkoły Podstawowej w Rzejowicach – Waldemara Abrama. Zgodnie z załącznikiem nr 1 do Regulaminu odpis został zaplanowany w następujących wysokościach: 1) Zespół Szkolno Gimnazjalny w Kodrębie – 115.006,61 zł, 2) Publiczna Szkoła Podstawowa w Rzejowicach – 24.605,23 zł, 3) Gminny Zespół Oświaty – 1.710,92 zł, co łącznie dało kwotę 141.322,76 zł. Po skorygowaniu naliczenia odpisu na koniec roku wartości wynosiły odpowiednio: 1) Zespół Szkolno Gimnazjalny w Kodrębie – 115.057,73 zł,
39 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 40 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______150 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2) Publiczna Szkoła Podstawowa w Rzejowicach – 24.605,23 zł, 3) Gminny Zespół Oświaty – 2.070,21 zł, co łącznie dało kwotę 141.733,17 zł. Środki zostały przekazane w następujących terminach i wysokościach: 5 września 2005 roku – 8.000 zł, 12 września 2005 roku – 8.000 zł, 11 października 2005 roku – 40.000 zł, 27 października 2005 roku – 20.000 zł, 12 grudnia 2005 roku – 20.060 zł. Łącznie przekazano na konto zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w 2005 roku kwotę 96.060 zł. Ustalono, iŜ powyŜsza kwota została przekazana z naruszeniem terminów wskazanych w art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 roku, Dz. U. nr 70, poz. 335 ze zm.), zgodnie z którym równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych zgodnie z art. 5, 13 i 14 na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na rachunek bankowy Funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym Ŝe w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów, o których mowa w art. 5 ust. 1 3. Ponadto przekazano za mało o kwotę 45.673,17 zł. Na podstawie sprawozdania RB 28S z wykonania planu wydatków budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego na dzień 31 grudnia 2005 roku stwierdzono następujący plan i wykonanie środków: Plan wg Plan na dzie ń Wykonanie Rozdział uchwały 31.12.2005 r. na dzie ń bud Ŝetowej 31.12.2005 r. 80101 – Szkoły podstawowe 108.610,00 67.772,00 67.772,00 80103 – Oddziały przedszkolne w szkołach podstawowych 0,00 5.838,00 5.838,00 80110 – Gimnazja 15.000,00 15.000,00 15.000,00 80114 – Zespoły obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół 1.710,00 1.710,00 1.710,00 85401 – Świetlice szkolne 5.740,00 5.740,00 5.740,00 RAZEM 131.060,00 96.060,00 96.060,00 Uchwałą nr XXI/143/05 z dnia 23 marca 2005 roku Rada Gminy Kodrąb uchwaliła budŜet Gminy Kodrąb na 2005 rok, a zarządzeniem nr 4/2005 z dnia 31 marca 2005roku Wójt Gminy ustalił układ wykonawczy do wskazanej wyŜej uchwały. Ustalono, iŜ odpis na zakładowy fundusz Świadczeń socjalnych oświaty został zaplanowany w załączniku nr 2 – Plan wydatków Gminy Kodrąb na 2005 rok według paragrafów, następująco: 80101 §4440 – plan 108.610 zł, 80110 §4440 – plan 15.000 zł, 80114 §4440 – plan 1.710 zł, 85401 §4440 – plan 5.740 zł. Zmiany zostały wprowadzone następującymi uchwałami i zarządzeniami: 1) uchwałą nr XXVIII/179/05 z dnia 5 grudnia 2005 roku: 80101 §4440 – zmniejszenie o kwotę 5.838 zł; plan po zmianach 102.772 zł,
______151 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
80103 §4440 – zwiększono o kwotę 5.838 zł; plan po zmianach 5.838 zł. 2) zarządzeniem nr 28/2005 z dnia 6 grudnia 2005 roku: 80101 §4440 – zmniejszenie o kwotę 35.000 zł; plan po zmianach 67.772 zł. 2006 rok Zarządzeniem nr 8 z dnia 16 czerwca 2006 roku Wójt Gminy Kodrąb wprowadził Regulamin Oświatowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Gminy Kodrąb na 2006 rok. PowyŜszy Regulamin został uzgodniony z przedstawicielami związków zawodowych: Związkiem Nauczycielstwa Polskiego i NSZZ „Solidarność”. Regulamin został podpisany przez: Wójta Gminy – Stanisława Jasińskiego, Prezesa Zarządu Oddziału ZNP w Radomsku – (…) 41 , Przewodniczącą NSZZ „Solidarność” – (…) 42 , Dyrektora Zespołu Szkolno Gimnazjalnego w Kodrębie – Jadwigę Spałka oraz dyrektora Szkoły Podstawowej w Rzejowicach – Waldemara Abrama. Zgodnie z załącznikiem nr 1 do Regulaminu odpis został zaplanowany w następujących wysokościach: 1) Zespół Szkolno Gimnazjalny w Kodrębie – 118.850,02 zł, 2) Publiczna Szkoła Podstawowa w Rzejowicach – 24.817,20 zł, 3) Gminny Zespół Oświaty – 3.311,76 zł, co łącznie dało kwotę 146.978,98 zł. Środki zostały przekazane w następujących terminach i wysokościach: 21 sierpnia 2006 roku – 20.000 zł, 4 września 2006 roku – 15.000 zł, 8 września 2006 roku – 5.000 zł, 5 października 2006 roku – 5.000 zł, 18 października 2006 roku – 15.000 zł, 2 listopada 2006 roku – 15.000 zł, 27 listopada 2006 roku – 8.000 zł. Łącznie przekazano na konto zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w 2006 roku kwotę 83.000 zł. Ustalono, iŜ powyŜsza kwota została przekazana z naruszeniem terminów wskazanych w art. 6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz przekazano za mało o kwotę 63.978,98 zł. Na podstawie sprawozdania RB 28S z wykonania planu wydatków budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego na dzień 31 grudnia 2006 roku stwierdzono następujący plan i wykonanie środków:
41 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 42 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______152 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Plan wg Plan na dzie ń Wykonanie Rozdział uchwały 31.12.2006 r. na dzie ń bud Ŝetowej 31.12.2006 r. 80101 – Szkoły podstawowe 91.619,00 27.640,00 27.640,00 80103 – Oddziały przedszkolne w szkołach podstawowych 5.926,00 5.926,00 5.926,00 80110 – Gimnazja 37.745,00 37.745,00 37.745,00 80114 – Zespoły obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół 3.312,00 3.312,00 3.312,00 85401 – Świetlice szkolne 8.377,00 8.377,00 8.377,00 RAZEM 146.979,00 83.000,00 83.000,00 Uchwałą nr XXX/198/06 z dnia 21 marca 2006 roku Rada Gminy Kodrąb uchwaliła budŜet Gminy Kodrąb na 2006 rok, a zarządzeniem nr 3/2006 z dnia 31 marca 2006 roku Wójt Gminy ustalił układ wykonawczy do wskazanej wyŜej uchwały. Ustalono, iŜ odpis na zakładowy fundusz Świadczeń socjalnych oświaty został zaplanowany w załączniku nr 2 – Plan wydatków Gminy Kodrąb na 2005 rok według paragrafów, następująco: 80101 §4440 – plan 91.619 zł, 80103 §4440 – plan 5.926 zł, 80110 §4440 – plan 37.745 zł, 80114 §4440 – plan 3.312 zł, 86401 §4440 – plan 8.377 zł. Zmiany zostały wprowadzone następującymi uchwałami i zarządzeniami: 1) zarządzeniem nr 19/2006 z dnia 29 września 2006 roku: 80101 §4440 – zmniejszenie o kwotę 30.000 zł; plan po zmianach 61.619 zł, 2) uchwałą nr III/8/06 z dnia 29 grudnia 2006 roku: 80101 §4440 – zmniejszenie o kwotę 33.979 zł; plan po zmianach 27.640 zł. 2007 rok Zarządzeniem nr 8 z dnia 31 maja 2007 roku Wójt Gminy Kodrąb wprowadził Regulamin Oświatowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Gminy Kodrąb na 2007 rok. PowyŜszy Regulamin został uzgodniony z przedstawicielami związków zawodowych: Związkiem Nauczycielstwa Polskiego i NSZZ „Solidarność”. Regulamin został parafowany przez Wójta Gminy – Stanisława Jasińskiego. Zgodnie z załącznikiem nr 1 do Regulaminu odpis został zaplanowany w następujących wysokościach: 1) Zespół Szkolno Gimnazjalny w Kodrębie – 115.606,85 zł, 2) Publiczna Szkoła Podstawowa w Rzejowicach – 23.744,07 zł, 3) Gminny Zespół Oświaty – 1.544,83 zł, co łącznie dało kwotę 140.895,75 zł. Środki zostały przekazane w następujących terminach i wysokościach: 20 czerwca 2007 roku – 8.000 zł, 5 lipca 2007 roku – 15.000 zł, 27 lipca 2007 roku – 40.000 zł, 7 sierpnia 2007 roku – 30.000 zł,
______153 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
24 września 2007 roku – 47.896 zł, 21 grudnia 2007 roku – 4.397 zł. Łącznie przekazano na konto zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w 2007 roku kwotę 145.293 zł. Ustalono, iŜ powyŜsza kwota została przekazana z naruszeniem terminów wskazanych w art. 6 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz przekazano więcej o kwotę 4.397,25 zł. Na podstawie sprawozdania RB 28S z wykonania planu wydatków budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego na dzień 31 grudnia 2007 roku stwierdzono następujący plan i wykonanie środków: Plan wg Plan na dzie ń Wykonanie Rozdział uchwały 31.12.2007 r. na dzie ń bud Ŝetowej 31.12.2007 r. 80101 – Szkoły podstawowe 77.559,00 81.956,00 81.956,00 80103 – Oddziały przedszkolne w szkołach podstawowych 6.222,00 6.222,00 6.222,00 80110 – Gimnazja 50.850,00 50.850,00 50.850,00 80114 – Zespoły obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół 1.545,00 1.545,00 1.545,00 85401 – Świetlice szkolne 4.720,00 4.720,00 4.720,00 RAZEM 140.896,00 145.293,00 145.293,00 Uchwałą nr IV/19/07 z dnia 28 marca 2007 roku Rada Gminy Kodrąb uchwaliła budŜet Gminy Kodrąb na 2007 rok, a zarządzeniem nr 4/2007 z dnia 29 marca 2007 roku Wójt Gminy ustalił układ wykonawczy do wskazanej wyŜej uchwały. Ustalono, iŜ odpis na zakładowy fundusz Świadczeń socjalnych oświaty został zaplanowany w załączniku nr 2 – Plan wydatków Gminy Kodrąb na 2007 rok według paragrafów, następująco: 80101 §4440 – plan 77.559 zł, 80103 §4440 – plan 6.222 zł, 80110 §4440 – plan 50.850 zł, 80114 §4440 – plan 1.545 zł, 85401 §4440 – plan 4.720 zł. Zmiany zostały wprowadzone następującą uchwałą: 1) nr XII/65/07 z dnia 28 grudnia 2007 roku: 80101 §4440 – zwiększenie o kwotę 4.397 zł; plan po zmianach 81.956 zł. 2008 rok Zarządzeniem nr 8 z dnia 14 czerwca 2008 roku Wójt Gminy Kodrąb wprowadził Regulamin Oświatowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Gminy Kodrąb na 2008 rok. PowyŜszy Regulamin został uzgodniony z przedstawicielami związków zawodowych: Związkiem Nauczycielstwa Polskiego i NSZZ „Solidarność”. Regulamin został podpisany przez: Wójta Gminy – Stanisława Jasińskiego, Prezesa Zarządu Oddziału ZNP w Radomsku – (…) 43 , Przewodniczącą NSZZ „Solidarność” – (…) 44 , Dyrektora Zespołu
43 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______154 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Szkolno Gimnazjalnego w Kodrębie – Jadwigę Spałka oraz dyrektora Szkoły Podstawowej w Rzejowicach – ElŜbietę Lewandowską. Zgodnie z załącznikiem nr 1 do Regulaminu odpis został zaplanowany w następujących wysokościach: 1) Zespół Szkolno Gimnazjalny w Kodrębie – 133.185,94 zł, 2) Publiczna Szkoła Podstawowa w Rzejowicach – 29.770,81 zł, 3) Gminny Zespół Oświaty – 997,27 zł, co łącznie dało kwotę 163.954,02 zł. Środki zostały przekazane w następujących terminach i wysokościach: 21 lutego 2008 roku – 20.000 zł, 6 marca 2008 roku – 40.000 zł, 1 kwietnia 2008 roku – 20.000 zł, 15 maja 2008 roku – 29.300 zł, 30 maja 2008 roku – 123.000 zł, 29 września 2008 roku – 41.054 zł. Łącznie przekazano na konto zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w 2008 roku kwotę 273.354 zł, z tego 163.954,02 zł dotyczyło 2008 roku, a pozostała kwota stanowiła spłatę zaległości za lata 2005 2006. Na podstawie sprawozdania RB 28S z wykonania planu wydatków budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego na dzień 30 czerwca 2008 roku stwierdzono następujący plan i wykonanie środków: Plan wg Plan na dzie ń Wykonanie Rozdział uchwały 30.06.2008 r. na dzie ń bud Ŝetowej 30.06.2008 r. 80101 – Szkoły podstawowe 92.610,00 201.910,00 160.956,00 80103 – Oddziały przedszkolne w szkołach podstawowych 6.933,00 6.933,00 6.933,00 80110 – Gimnazja 60.071,00 60.071,00 60.071,00 80114 – Zespoły obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół 997,00 997,00 997,00 85401 – Świetlice szkolne 3.343,00 3.343,00 3.343,00 RAZEM 163.954,00 273.254,00 232.300,00 Uchwałą nr XIII/75/08 z dnia 8 lutego 2008 roku Rada Gminy Kodrąb uchwaliła budŜet Gminy Kodrąb na 2008 rok, a zarządzeniem nr 3/2008 z dnia 22 lutego 2008 roku Wójt Gminy ustalił układ wykonawczy do wskazanej wyŜej uchwały. Ustalono, iŜ odpis na zakładowy fundusz Świadczeń socjalnych oświaty został zaplanowany w załączniku nr 2 – Plan wydatków Gminy Kodrąb na 2008 rok według paragrafów, następująco: 80101 §4440 – plan 92.610 zł, 80103 §4440 – plan 6.933 zł,
44 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______155 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
80110 §4440 – plan 60.071 zł, 80114 §4440 – plan 997 zł, 85401 §4440 – plan 3.343 zł. Zmiany zostały wprowadzone następującą uchwałą: 1) nr XIV/85/08 z dnia 28 marca 2008 roku: 80101 §4440 – zwiększenie o kwotę 109.300 zł; plan po zmianach 201.910 zł. Analiza Regulaminów Oświatowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wykazała, Ŝe ich zapisy w poszczególnych latach są bardzo zbliŜone. W Regulaminach wskazano, iŜ powyŜszy fundusz tworzy się dla nauczycieli, administracji i obsługi szkół w Gminie Kodrąb i jest on nadzorowany przez Wójta Gminy Kodrąb. W rozdziale II – Zasady tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wskazano, iŜ wyliczona kwota odpisu jest przyznawana jednostce w planie budŜetowym danego roku (pkt 3). Środki Funduszu nie wykorzystane w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny (pkt. 5). Za decyzje dotyczące administrowania Funduszem wszelką odpowiedzialność ponosi dyrektor szkoły (pkt 6). Decyzje dotyczące przyznawania świadczeń ze środków funduszu socjalnego wymagają uzgodnień z organizacjami związkowymi działającymi na terenie szkoły (pkt. 7). Unormowania dotyczące tworzonego w szkole zakładowego funduszu świadczeń socjalnych zawarte zostały w art. 53 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela (tekst jednolity z 2006 r., Dz. U. nr 97, poz. 674 ze zm.) oraz w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, reguluje ogólne zasady tworzenia i sposób gospodarowania funduszem socjalnym. Natomiast przepis art. 53 Karty Nauczyciela zawiera szczególne regulacje dotyczące funduszu socjalnego tworzonego w szkole – wskazany przepis reguluje przede wszystkim sprawy związane z dokonywaniem odpisów na fundusz dla nauczycieli i byłych nauczycieli – emerytów i rencistów oraz z wypłacaniem nauczycielom świadczenia urlopowego, a takŜe zasady korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przez nauczycieli będących emerytami lub rencistami w przypadku likwidacji szkoły, w której dotychczas korzystali oni ze świadczeń socjalnych. W powyŜszym zakresie Karta Nauczyciela ustala inne zasady niŜ wynikające z unormowań ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. W tym przypadku przepisy Karty Nauczyciela mają pierwszeństwo zastosowania przez ogólnym unormowaniami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych – w pierwszej kolejności stosować naleŜy przepisy art. 53 Karty Nauczyciela, a po przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych sięgać naleŜy dopiero wówczas, gdy dana kwestia, dotycząca zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, nie jest uregulowana we wskazanym art. 53 KN. Zasada ta wynika z treści art. 53 ust. 5 KN, który stanowi, Ŝe w sprawach nieuregulowanych w przepisach art. 53 stosuje się przepisy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Obowiązek tworzenia w szkole zakładowego funduszu świadczeń socjalnych wynika z art. 53 Karty Nauczyciela. NaleŜy zaznaczyć, Ŝe zakres zastosowania tego przepisu wyznaczony został przez postanowienia art. 91b Karty Nauczyciela. Stosownie do art. 3 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, pracodawcy prowadzący działalność w formach organizacyjno prawnych jednostek sektora finansów publicznych – jednostek budŜetowych, zakładów budŜetowych, gospodarstw pomocniczych – zobowiązani są do tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. Zarówno szkoły prowadzone przez jednostki samorządu terytorialnego, jak teŜ szkoły dla których organem prowadzącym jest organ administracji rządowej, funkcjonują jako jednostki budŜetowe. Dlatego teŜ, na
______156 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
podstawie art. 3 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, we wskazanych szkołach obowiązkowo tworzony jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, bez względu na liczbę zatrudnionych w szkole pracowników. W myśl postanowień art. 53 ust. 3 Karty Nauczyciela odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, dokonywane na: nauczycieli, byłych nauczycieli (emerytów i rencistów), pracowników szkoły niebędących nauczycielami aktualnie zatrudnionych oraz byłych pracowników emerytów i rencistów stanowią jeden fundusz w szkole. Zgodnie z art. 53 ust. 4 Karty Nauczyciela organ prowadzący szkołę moŜe tworzyć słuŜbę socjalną powołaną do gospodarowania funduszem, o którym mowa w ust. 3. Stwierdzono, iŜ nieprawidłowym było nadanie wskazanych wcześniej Regulaminów zakładowego funduszu świadczeń socjalnych przez Wójta Gminy Kodrąb. Zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, z uwzględnieniem ust. 1, oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym zgodnie z art. 27 ust. 1 albo z art. 30 ust. 5 ustawy o związkach zawodowych; pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów. Stwierdzić naleŜy, iŜ pracodawcą w stosunku do nauczycieli są dyrektorzy poszczególnych placówek oświatowych. Co prawda art. 9 ust. 1 i 3 ustawy przewiduje wspólne prowadzenie działalności socjalnej, jednak warunki takiego wspólnego prowadzenia muszą zostać określone w umowie. Umowa taka powinna określać w szczególności przedmiot wspólnej działalności, zasady jej prowadzenia, sposób rozliczeń oraz tryb wypowiedzenia i rozwiązania umowy. Umowa moŜe takŜe określać warunki odstąpienia od jej stosowania oraz odpowiedzialność stron z tego tytułu. PoniewaŜ regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dla nauczycieli musi zostać uzgodniony z organizacjami związkowymi działającymi na terenie jednostki, to analogicznie umowa zawarta między pracodawcami prowadzącymi wspólną działalność socjalną musi zostać uzgodniona z zakładowymi organizacjami związkowymi. Wspólna działalność moŜe dotyczyć: całego funduszu lub części funduszu przeznaczonego na poŜyczki mieszkaniowe lub części funduszu przeznaczonego na działalność socjalną emerytów i rencistów. Zgodnie z art. 53 ust. 4 Karty Nauczyciela organ prowadzący szkołę moŜe tworzyć słuŜbę socjalną powołaną do gospodarowania funduszem, o którym mowa w ust. 3. PoniewaŜ w doktrynie pojęcie „gospodarowanie" jest węŜsze niŜ „administrowanie", naleŜy uznać, Ŝe słuŜba socjalna ma za zadanie zarządzanie środkami funduszu i ich wydatkowanie. W takim przypadku rola pracodawcy jako administratora funduszu sprowadza się do utworzenia funduszu w kaŜdym roku kalendarzowym i przekazywania na odrębny rachunek bankowy równowartości naliczonych na dany rok odpisów i zwiększeń w terminach określonych ustawą. Rola ta moŜe teŜ dotyczyć zapewnienia obsługi technicznej, kadrowej i finansowej niezbędnej do funkcjonowania funduszu, o ile takowej nie zapewni organ prowadzący. Wydaje się, Ŝe taką słuŜbę organ moŜe powołać dla jednej placówki oświatowej lub teŜ wspólną dla kilku takich placówek. Wynika to z art. 9 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, który stanowi, Ŝe pracodawcy mogą prowadzić wspólną działalność socjalną na warunkach określonych umową (taką umowę pracodawcy powinni okazać organowi prowadzącemu). Natomiast w przypadku, gdy takiej słuŜby nie ustanowiono, zgodnie z art. 10 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych w związku z art. 53 ust. 5 Karty, środkami funduszu administruje pracodawca. Postępowanie sądowe o zapłatę na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych 1) W dniu 5 marca 2008 roku do Urzędu Gminy w Kodrębie wpłynął odpis pozwu złoŜonego w dniu 30 stycznia 2008 roku do Sądu Rejonowego w Radomsku przez Związek Nauczycielstwa Polskiego Zarząd Oddziału w Radomsku i Międzyszkolną Komisję Oświaty ZSZZ „Solidarność: przeciwko Urzędowi Gminy w Kodrębie, Zespołowi Szkolno Gimnazjalnemu w Kodrębie i Publicznej Szkole Podstawowej w Rzejowicach.
______157 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Jako wartość sporu wskazano kwotę 109.241,74 zł. Z treści pozwu wynika, iŜ Związek Nauczycielstwa Polskiego Zarząd Oddziału w Radomsku i Międzyszkolna Komisja Oświaty NSZZ „Solidarność” Powiatu Radomszczańskiego na podstawie art. 8 ust. 3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych wniosła m.in. o: zobowiązanie pozwanych solidarnie do przekazania kwoty 109.241,74 zł na konto zakładowego funduszu świadczeń socjalnych prowadzonego dla Zespołu Szkolno Gimnazjalnego w Kodrębie i Publicznej Szkoły Podstawowej w Rzejowicach, zobowiązanie pozwanych do przedłoŜenia sądowi pełnej dokumentacji dotyczącej odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych dla Zespołu Szkolno Gimnazjalnego w Kodrębie i Publicznej Szkoły Podstawowej w Rzejowicach. W uzasadnieniu pozwu wskazano kwoty wynikające z odpisu na rok 2006 i 2007 oraz kwoty faktycznie przekazane. RóŜnica wyniosła 109.241,74 zł. 2) w odpowiedzi na pozew, złoŜonej w dniu 21 marca 2008 roku, do Sądu Okręgowego V Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych, Urząd Gminy poinformował, iŜ: planowany odpis na ZFŚS placówek oświatowych w 2007 roku wynosił 140.895,75 zł; po dokonaniu korekty naliczenia odpisu, przekazano na konto oświatowego funduszu świadczeń socjalnych kwotę 145.292,33 zł, co stanowiło 100% planowanych odpisów w 2007 roku, „odpisy na ZFŚS oświaty za rok 2005 i 2006 wynosiły odpowiednio 141.322,76 zł i 146.978,98 zł. W 2005 roku przekazano na konto funduszu kwotę 96.060 zł, zaś w roku 2006 kwotę 83.000 zł. Wówczas przedstawiciele związków zawodowych reprezentujący nauczycieli nie zgłaszali Ŝadnych uwag i akceptowali taki stan rzeczy. Wynikało to z faktu, iŜ gmina Kodrąb od kilku lat dofinansowuje budŜet oświaty z środków własnych ponad otrzymywaną subwencję (…). Przekazywane na fundusz socjalny środki finansowe w pełni pokrywały zapotrzebowanie na świadczenia socjalne. W roku 2005 z przekazanych środków wykorzystanych zostało 75.592,85 zł, a w roku 2006 wykorzystano 81.680,87 zł. Wszystkie wnioski pracowników o świadczenia socjalne, które wpłynęły do dyrektorów szkół były rozpatrzone pozytywnie, a następnie wypłacone. Nie miał miejsca w ogóle ani jeden przypadek rozpatrzenia wniosku pracownika negatywnie, tym bardziej z braku środków finansowych ”, „ Problem przekazywania środków finansowych na konto funduszu socjalnego wynika z zasad przekazywania subwencji oświatowej do budŜetu gminy. Subwencja ta zasila budŜet samorządu terytorialnego w transzach miesięcznych. JeŜeli więc nawet subwencja oświatowa wystarczałaby na pokrycie wszystkich wydatków, które subwencja obejmuje, to ze względów czysto arytmetycznych brak jest moŜliwości, aby w piątym miesiącu danego roku przekazać 75% planowanych odpisów. Taka moŜliwość zachodzi dopiero ok. miesiąca września. Zmusza to więc samorząd gminy do ciągłego dofinansowania oświaty kosztem zadań własnych, bądź naraŜa na niewykonanie obowiązków w terminach przewidzianych w przepisach prawa. W naszym przypadku z powodu trudności finansowych gminy i faktu, Ŝe kwoty za ZFŚS oświaty nie naleŜą do małych, wiązało się to z koniecznością zaciągnięcia kredytu bankowego. Procedura ta jest jednak czasochłonna i wymaga uprzedniej uchwały rady gminy. Przekazanie w całości naleŜności na fundusz socjalny w 2007 roku było moŜliwe dzięki podjęciu takich działań ”; ponadto zawarto stwierdzenie, iŜ naleŜności z lat ubiegłych: z 2005 roku – 45.262,76 zł i z 2006 roku – 63.978,98 zł podlegają systematycznej spłacie w miarę moŜliwości finansowych Gminy. JuŜ została przekazana kwota 60.000 zł, a spłata pozostałych zaległości została zabezpieczona w budŜecie gminy i będzie realizowana transzami.
______158 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
3) W dniu 21 maja 2008 roku Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim postanowił umorzyć prowadzone postępowanie o zapłatę na rzecz Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
XIII. USTALENIA KO ŃCOWE. ZAŁ ĄCZNIKI.
Protokół zawiera 177 ponumerowanych i zaparafowanych stron. Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w ksiąŜce kontroli Urzędu Gminy Kodrąb pod pozycją 1/2008.
W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielały niŜej wymienione osoby: 1. Stanisław Jasi ński – Wójt Gminy 2. Wioletta Marcinkowska – Sekretarz Gminy 3. Ewa Ziemnica – Skarbnik Gminy 4. Teresa Dobrowolska – inspektor 5. Lidia Szneli ńska - inspektor 6. Aurelia Ścigalska – inspektor 7. Paweł śuławi ński - inspektor 8. Monika Kot – podinspektor 9. Emilia Kopczyk – referent oraz inni pracownicy w miar ę potrzeb.
Integralną częścią protokołu są następujące załączniki: 1. Test Realizacja obowiązków organu wykonawczego JST wynikających z ustawy o finansach publicznych. 2. Test dotyczący ewidencji księgowej. 3. Informacje przekazane przez Emilię Kopczyk – referenta w zakresie danych wykazanych w sprawozdaniach w dniu 27 października 2008 roku, 30 października 2008 roku i 21 listopada 2008 roku, kserokopia decyzji znak Fn.3113/1/07 z dnia 2 maja 2007 roku w sprawie umorzenia podatku od nieruchomości, kserokopia konta analitycznego podatnika nr 2 za 2007 rok, kserokopia dziennika obrotów podatku od nieruchomości osób prawnych za 2007 rok, sprawozdania Rb 27S z wykonania planu dochodów budŜetowych na dzień 31 grudnia 2007 roku oraz 30 czerwca 2008 roku. 4. Wykaz dróg gminnych na terenie Gminy Kodrąb. 5. Test dotyczący prawidłowości prowadzenia ewidencji księgowej na koncie 201. 6. Protokół kontroli kasy. 7. Zestawienie zobowiązań wymagalnych wg stanu na 31 grudnia 2006 roku. 8. Kserokopie faktury nr 3/2008, nr 154/08/01, nr 9/2008, karty wydatków dz. 853 rozdz.85395 § 4210 oraz zarządzenia Wójta Gminy nr 3/2008 z dnia 22 lutego 2008 roku wraz z załącznikiem nr 1 i uchwały nr XIV/85/08 Rady Gminy z dnia 28 marca 2008 roku wraz z załącznikiem nr 1. 9. Kserokopie faktur nr 205/08/FK i nr 985506 01 6 R wraz z przelewami, karty wydatków dz. 750 rozdz. 75023 § 4750 oraz zarządzenia Wójta Gminy nr 3/2008 z dnia 22 lutego 2008 roku wraz z załącznikiem nr 1 i uchwały nr XVI/98/2008 Rady Gminy z dnia 24 czerwca 2008 roku wraz z załącznikiem nr 1. 10. Kserokopie faktur nr ŁÓP/0195/06/08/FVS, nr ŁÓP/0092/04/08/FVS, nr ŁÓP/0204/06/08/FVS, karty wydatków dz. 754 rozdz. 75412 § 4210 oraz zarządzenia nr
______159 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
17/2008 Wójta Gminy z dnia 26 maja 2008 roku z załącznikiem nr 1 i zarządzenia nr 21/2008 Wójta Gminy dnia 30 czerwca 2008 roku z załącznikiem nr 1. 11. Zestawienie ilustrujące wykonanie wydatków budŜetowych w losowo wybranych podziałkach klasyfikacji budŜetowej na określony dzień w roku 2007 i w I półroczu 2008 roku. 12. Dane dotyczące przestrzegania zasad rachunkowości podatkowej za lata 2007 – 2008. 13. Testy dotyczące podatku od nieruchomości osób fizycznych i prawnych w latach 2007 2008. 14. Kwartalne zestawienia dotyczące wpłat podatku i zaległości oraz kwartalne zestawienia danych dotyczących osób fizycznych i prawnych. 15. Wyjaśnienie Emilii Kopczyk z dnia 21 listopada 2008 roku w sprawie zastosowanej w 2008 roku stawki podatku od środków transportowych. 16. Kserokopia decyzji nr Fn.3114 1/06 z dnia 19 grudnia 2006 roku, decyzji znak PT U 1/03/2006, PT U 2/03/2006, Fn.3114 2/2006 z dnia 29 grudnia 2006 roku oraz Fn.3114 3/2006 z dnia 29 grudnia 2006 roku. 17. Testy dotyczące podatku od środków transportowych dla osób fizycznych i prawnych w latach 2007 2008. 18. Szczegółowo rozpisane zaległości na poszczególne raty podatku wraz z wystawionymi upomnieniami i tytułami wykonawczymi na poszczególne raty oraz skutki podjętych czynności windykacyjnych przedstawia zestawienie sporządzone przez inspektora księgowości podatkowej. 19. Test dotyczący dochodów z najmu lub dzierŜawy nieruchomości gminnych. 20. Kserokopia faktury nr 63/2008 z dnia 8 maja 2008 roku, wniosek Ochotniczej StraŜy PoŜarnej w Rzejowicach, decyzja GKRPA z dnia 2 kwietnia 2008 roku, Program przeciwdziałania uzaleŜnieniom i patologii społecznej w OSP w Rzejowicach, sprawozdanie z przebiegu uroczystości zorganizowanej z okazji 90 lecia powstania OSP w Rzejowicach. 21. Szczegółowe informacje dotyczące ustalenia i kwot wynagrodzenia objętych kontrolą osób oraz wykaz wynagrodzeń. 22. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia, formularz ofertowy wykonawcy oraz umowa o dostawę opału wraz z aneksem. 23. Notatka słuŜbowa sporządzona przez inspektora do spraw administracyjno kancelaryjnych i zamówień publicznych oraz kserokopie faktur za dostawę opału w sezonie grzewczym 2007/2008. 24. Wyjaśnienie Wójta Gminy Kodrąb w sprawie opału w sezonie grzewczym 2007/2008. 25. Zestawienie ilustrujące źródła finansowania inwestycji realizowanych w latach 2007 2008. 26. Zestawienie udzielonych w latach 2007 I półrocze 2008 roku zamówień publicznych na roboty budowlane oraz dostawy lub usługi o wartości powyŜej 60.000 euro. 27. Kserokopia uchwały nr XXXIV/228/06 z dnia 15 września 2006 roku wraz z projektem porozumienia. 28. Kserokopia Porozumienia z dnia 18 września 2006 roku. 29. Kserokopia zgłoszenia z dnia 18 lipca 2005 roku oraz pisma Starostwa Powiatowego w Radomsku z dnia 28 lipca 2005 roku znak WB.I.7352 14/87/05.
______160 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
30. Wyjaśnienie Wójta Gminy Stanisława Jasińskiego z dnia 21 listopada 2008 roku. 31. Kserokopia umowy z dnia 7 grudnia 2006 roku wraz z aneksem z dnia 31 października 2007 roku. 32. Kserokopia uchwały X/59/07 z dnia 30 października 2007 roku wraz z projektem porozumienia. 33. Kserokopia Porozumienia WD/33/2007 z dnia 5 listopada 2007 roku. 34. Kserokopia uchwały nr XIV/88/08 z dnia 28 marca 2008 roku wraz z projektem Porozumienia. 35. Kserokopia porozumienia WD/14/2008 z dnia 28 kwietnia 2008 roku. 36. Kserokopia protokołu odbioru końcowego z dnia 1 sierpnia 2008 roku wraz z załącznikiem nr 1 i kosztorysem powykonawczym. 37. Dane dotyczące zadania inwestycyjnego „budowa chodnika wzdłuŜ drogi powiatowej w miejscowości Wola Malowana” wraz testem dotyczącym udzielonego zamówienia publicznego. 38. Kserokopia umowy z dnia 9 czerwca 2008 roku. 39. Dane dotyczące zadania inwestycyjnego „przebudowa drogi gminnej Zalesie Gosławickie Widawka i Kuźnica” wraz testem dotyczącym udzielonego zamówienia publicznego. 40. Kserokopia specyfikacji istotnych warunków zamówienia, wyciągu z oferty Przedsiębiorstwa Usługowo Produkcyjnego „Boltom” ( str. 1 5 i 123) oraz wyjaśnienia Lilii Sznelińskiej – inspektora w sprawie oceny ofert. 41. Kserokopia umowy z dnia 2 listopada 2007 roku, pisma wykonawcy, aneksu nr 1 oraz wyjaśnienia z dnia 20 listopada 2008 roku Pawła śuławińskiego – inspektora ds. budownictwa. 42. Dane dotyczące zadania inwestycyjnego „Budowa sieci wodociągowej wraz z przyłączami w śencinie i Zalesiu” oraz test. 43. Testy: nr 1 – zasady ewidencji składników majątkowych; nr 2 – urządzenia księgowe; nr 3 – udokumentowanie obrotów na kontach i odpisy umorzeniowe; nr 4 – ewidencja pozostałych środków trwałych w uŜywaniu oraz wartości niematerialnych i prawnych. 44. Kserokopia zarządzenia nr 27a/2007 Wójta Gminy Kodrąb z dnia 14 listopada 2007 roku wraz z planem inwentaryzacji na 2008 rok. 45. Kserokopia arkusza spisu z natury nr 15/08, protokołu komisji inwentaryzacyjnej oraz zestawienia inwentaryzacji przeprowadzonej na dzień 31 grudnia 2007 roku w Urzędzie Gminy i jednostkach podległych. 46. Kserokopie arkuszy spisu z natury o numerach: 7, 8, 9, 10, 11, 27, 29 i 31 wraz z wyjaśnieniem inspektora Teresy Dobrowolskiej o sposobie przeprowadzenia inwentaryzacji gruntów i budowli. 47. Kserokopie faktur oraz przelewów w związku z przekazana dotacją dla ZGK. 48. Uchwała nr IV/19/07 z dnia 28 marca 2007 roku wraz z załącznikiem 2 oraz uchwał nr XII/65/07 z dnia 28 grudnia 2007 roku wraz z załącznikiem nr 2. 49. Ankieta dotycząca Gminy Kodrąb.
______161 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KODR ĄB Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i podpisano w dniu 19 stycznia 2009 roku . Jeden egzemplarz protokołu wraz z załącznikami pozostawiono w Urzędzie Gminy w Kodrębie.
Kierownika jednostki i Skarbnika poinformowano o przysługującym mu prawie odmowy podpisania protokołu i złoŜenia w ciągu 3 dni od daty jego otrzymania pisemnych wyjaśnień, co do przyczyn tej odmowy.
Kontrolujący: Jednostka kontrolowana: ...... (BoŜena Wojnarowska) ...... (Iwona Kawnik) ...... (Sylwia Grochulska)
Kwituję odbiór 1 egzemplarza protokołu kontroli: ...... (data i podpis kierownika jednostki kontrolowanej)
______162