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Office Für Profis

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Office Für Profis Für Experten: Herausforderung KOMPAKT Dokumentenformate Mit DVD OFFICE Ein Sonderheft des Magazins für professionelle Informationstechnik 3/2015 Auf der Heft-DVD Büroprogramme: LaTeX, LibreOffice, SoftMaker FreeOffice, Viewer für Microsoft Office Schriften: Mehr als 100 meist freie Font familien Tools: 13 PDF-Tools, Office-Datei formatkonverter, Office für Profis MSI- Werkzeuge, Font-Editoren Literatur: Gesetze, Leitfäden, Richtlinien, Makro Kochbuch LibreOffice/OpenOffice.org (Auszug), FormularMax, Know-how: PDF- Definitionen, RFCs Dokumentenverschlüsselung, Encoding, Fonts Office-Dokumentenformate im Detail Tipps & Tricks: Office-Pakete firmengerecht anpassen Rechtliche Fallstricke umgehen Wider den Excel-Wildwuchs PDF-Dateien bearbeiten Das ideale Umfeld: Ergonomie am Arbeitsplatz Die richtige Hardware Output-Management: Laserprinter-Alternativen Vertraulich drucken Freie und kommerzielle Office-Suiten EDITORIAL Office-Profis? – Office-Profis! er kennt das nicht: Jemand, der regelmäßig mit einer Ein weiteres klassisches Beispiel sind Tabellen, die Nutzer WSoftware arbeitet, eignet sich im Lauf der Zeit Kniffe nicht nur zu ihrem originären Zweck einsetzen, sondern zu zum Erleichtern des Arbeitsalltags an. Das Phänomen kleinen Tools für das Bearbeiten bestimmter Aufgaben aufge- trifft auch für Anwender von Programmen wie Tabellenkalku- bohrt haben. Solche Dokumente haben die Neigung, sehr lange lation oder Textverarbeitung zu. Hier neigt jeder halbwegs ver- zu leben. Wenn sie vielleicht sogar über mehrere Anwender- sierte Nutzer schnell dazu, seine Fertigkeiten zu überschätzen und Office-Generationen hinweg gewachsen sind, spricht man und sich für einen Excel-, Word- oder Wasauchimmer-Profi zu gern von der „Excel-Hölle“ – auch wenn Microsofts Tabellen- halten. Administratoren hingegen klagen gern, dass die Office- kalkulation als Namensgeber nicht ursächlicher Auslöser ist. Pakete den Usern viel zu viele Modifikationsfreiräume lassen. Wahre Profis gehen solche Aufgaben anders an. Oft über die Hierzu tragen vor allem die Fähigkeiten moderner Suiten ver- gleichen APIs, mit denen die Brot-und-Butter-Makros arbeiten, stärkend bei, die es Anwendern relativ komfortabel ermögli- können sie den für Anwender verfügbaren Funktionsumfang chen, nicht nur Berechnungen, sondern komplette Arbeitsabläu- auf das erforderliche Maß eingrenzen – gern auch nach Abtei- fe zu automatisieren. Die Nutzer können diese ohne tiefer lungen oder Anwendergruppen differenziert. Zudem sorgen reichende Programmierkenntnisse in Makros oder entsprechen- sie dafür, dass firmeneigene Erweiterungen mit Methoden klas - de Dokumentenvorlagen gießen. Das ist an sich nichts Verwerf- sischen Software-Engineerings entstehen. Das alles verteilen liches, solange es ausschließlich um den persönlichen Arbeits- sie genauso zentral wie die Vorlagen sowie die Basiskonfigu- platz geht – fördert aber weder eine geordnete Datenhaltung ration der Benutzer und können die Office-Umgebung so noch ein nachvollziehbares Versionsmanagement. detailliert an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen. Gern entziehen sich solche Makro- und Vorlagensammlungen Wie das für die beiden verbreitetsten Office-Suiten praktisch jeglicher fachlicher Kontrolle durch die IT-Verantwortlichen, funktioniert, erfahren Sie unter mehreren Aspekten beleuchtet und spätestens wenn solche „Helferlein“ in einer Abteilung in diesem iX-Sonderheft. Natürlich gehört zu einem optimalen oder gar im Unternehmen unter der Hand („Ich hab da mal was Büroarbeitsplatz mehr als nur eine sauber konfigurierte Soft- gebautˇ…“) die Runde machen, führt das zu chaotischen Soft- ware. Aber auch das können Sie ausführlich auf den folgenden ware- und vor allem auch Datenhalden. Das Ergebnis: Wert- Seiten nachlesen. volle Unternehmensinformationen versacken in zunehmend unwartbaren und chronisch unsicheren Datenstrukturen. Wir wünschen Ihnen eine aufschlussreiche Lektüre. Wer stringent auf CI- und andere Compliance-Faktoren zu ach- ANDRÉ VON RAISON ten hat, bekommt hier mindestens graue Haare. Security-Ex- perten wenden sich gleich mit Grauen ab, denn die wenigsten Anwender machen sich im Alltag Gedanken über das Einhal- ten von Vorschriften oder kennen sich in Sicherheitsfragen aus. Selbst wenn das Unternehmen Vorlagen mit CI-konformen Briefköpfen verteilt, lässt sich ohne zentrales Management und eine entsprechende Softwarekonfiguration nicht verhindern, dass die Anwender diese wieder modifizieren. iX Kompakt 2015 – Office 3 INHALT | IX KOMPAKT OFFICE Office-Pakete Trotz des Trends zu Miete und Cloud bleiben sie beliebt: Lokal auf Firmenrechnern installierbare Office- Suiten. Neben den bekannten Reviergrößen haben sich einige schlanke Spezies ihre Nischen erobert. Aber auch Software aus der Prä-GUI-Desktop-Ära hat fürs moderne Büro durchaus einiges zu bieten. Arbeitsplatz ab Seite 7 und Drucken Die Gestaltung des Büroarbeitsplatzes – ob papierlos oder nicht – ist ein wesent- licher Faktor für die Produktivität der Mitarbeiter. Darum sollten in der Planung ergonomische Aspekte und Effizienzkriterien nicht nur für Ein- und Ausgabegeräte eine entscheidende Rolle spielen. ab Seite 31 Office-Pakete Eingabegeräte I Jenseits der Universalmaus 53 Lokale Installation Eingabegeräte II Aktuelle Office-Pakete im Überblick 8 Ergonomische Tastaturen im Vergleich 58 Open Source Barrierefreiheit Freie Office-Alternative fürs Unternehmen 14 Systeme für Blinde und Sehbehinderte 62 Büro im Browser Apples iCloud, Googles Drive und Drucken Microsofts Office Online im Vergleich 18 Textsatzsysteme Beschaffungswesen II Der Weg zum richtigen Drucker 66 LaTeX im Browser und als App 24 Alternativen Formular-Tools Dies- und jenseits von Laserdruckern 70 WollMux verwaltet Briefköpfe und Formulare 28 Sicherheit Vertraulichkeit beim Drucken Arbeitsplatz 80 Visionen Know-how Eine Frage des Kontextes – das papierlose Büro 32 Office-Formate Beschaffungswesen I Dateiformate als Herausforderung Office-Hardware richtig auswählen 38 für Administratoren 84 Ergonomie Office-Interna Monitore und ihre Umgebung im Detail betrachtet 43 Beim Konvertieren steckt der Teufel oft im Detail 88 Effizienz Publishing I Lean-Prinzipien für den Desktop 48 Das portable Dokumentenformat PDF 96 4 iX Kompakt 2015 – Office Format-Know-how Office-Dokumente bestehen aus einer Vielzahl von Komponenten – und ihre Formatvielfalt erleichtert die Sache nicht eben. Nur wer den Überblick behält, hat eine Chance, seine Umge- bung zu opti- mieren, einen reibungslosen Workflow einzu- Office-Anpassung richten und in Klassische Office-Suiten sind selten ideal auf firmen- Gang zu halten. spezifische Bedürfnisse zugeschnitten. Über das COM- ab Seite 83 beziehungsweise UNO-Modell können Administratoren und Entwickler bei Bedarf Abläufe ihres Office-Pakets steuern und automatisieren. Mit etwas Geschick kann man sogar PDFs nachträglich modifizieren oder der oft bejammerten „Excel-Hölle“ entkommen. ab Seite 127 Publishing II PDF-Tricks I Von PDF/A bis PDF/X – Mit Ghostscript & Co. gescannte die portablen Unterformate für (fast) alle Fälle 102 Doppelseiten separieren 157 Sicherheit PDF-Tricks II Dokumente unter Verschluss 107 Seitengrößen mit Ghostscript und pdfinfo anpassen 158 Fonts PDF-Tools II Schriftarten und -technik 112 PDF-Dateien beschneiden und Recht neu zusammenstellen 162 Fonts und Bilder abmahnsicher verwenden 117 Dokumentenworkflow Sonstiges Zeichenkodierungen im Griff 122 Editorial 3 Office-Praxis DVD-Inhalt 6 Inserentenverzeichnis 151 Programmierung Impressum 151 Entwickeln mit und für Microsoft Office 128 Software-Engineering Wege zum kontrollierten Einsatz von Excel und Co. 138 PDF-Tools I Bearbeiten von PDF-Dateien Artikel mit Verweisen ins Web 143 Alle Links: www.ix.de/ix1515004 enthalten am Ende einen Hinweis Customizing I darauf, dass diese Webadressen auf dem Server der iX abrufbar sind. LibreOffice fit für den Firmeneinsatz machen 144 Dazu gibt man den iX-Link in der URL-Zeile des Browsers ein. Dann kann man auch die längsten Links bequem mit einem Klick ansteuern. Customizing II Alternativ steht oben rechts auf der iX-Homepage ein Eingabefeld Extensions schreiben und im Firmennetz verteilen 152 zur Verfügung. iX Kompakt 2015 – Office 5 SERVICE | DVD-INHALT PDFCreator: PDF-Generator und -Konvertierer für Windows Auf der Heft-DVD PDFtk: PDF-Toolkit für Linux, MacˇOSˇX und Windows PDFsam: Java-Programm zum Zusammenfügen und Aufteilen von PDFs für Office-Software Linux, MacˇOSˇX und Windows AbiWord: Freie Textverarbeitung mit XML-Dokumentenformat. Version 3.0.x PDF Scissors: Java-Programm zum Beschneiden von PDFs für Linux (Arch, Debianˇ8, Fedora, openSUSE jeweils 32- und 64-Bit), Version Poppler: Freie Bibliothek zur Anzeige von PDFs für Linux 2.8.6 für Windows. SuperOrca: Alternative zum Tabellenbearbeitungsprogramm Orca (Windows) Azuro Office: Einfach zu bedienende Rechnungs- und Agentursoftware mit PDF-Viewer für Linux, MacˇOSˇX und Windows Verwaltung von Adressen, Serienbriefen, Projekten, Angeboten, Terminen, Xpdf: To-do-Listen, Artikeln, Faktura und Mahnwesen. Version 5.0.10 für MacˇOSˇX, Version 5.0.9 für Windows. Literatur Office-Suite aus dem KDE-Umfeld. Neben den Grundfunk - Calligra Suite: Makro Kochbuch LibreOffice/OpenOffice Basic – tionen bietet sie Datenbank, E-Book-Tool, Flussdiagramme, Mindmap und Anwendungen programmieren mit LibO/OO Projektverwaltung. Version 2.9.4 für MacˇOSˇX, Version 2.9.2 für Windows Basic-Makros (Auszug, 146 S.): (32- und 64-Bit); Installationshinweise für Linux. Quasi als Abschlussarbeit des Migrationsprojektes LaTeX: Software-Distributionen zur Nutzung des Satzsystem
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