REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI
Numer egzemplarza: 1
PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIE Ń PUBLICZNYCH
Jednostka kontrolowana: Gmina Sieradz
Termin kontroli: 28.12.2004 – 21 marca 2005
Kontroluj ący (imi ę, Barbara Kozioł nazwisko, stanowisko Dorota Ryl słu Ŝbowe):
Okres obj ęty kontrol ą Lata 2003 – 2004
WK 601/1/98/2004 z dnia 14 Numer i data upowa Ŝnienia: grudnia 2004 roku
Uwaga! Protokół niniejszy podlega udost ępnieniu na zasadach okre ślonych w ustawie z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz. 1198), z ograniczeniami wynikaj ącymi z art.5 tej ustawy. PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
I. INFORMACJE WST ĘPNE
DANE O JEDNOSTCE
Gmina Sieradz połoŜona jest w powiecie sieradzkim. Adres: Urząd Gminy w Sieradz ul Warcka 8, 98 200 Sieradz. Według danych ewidencji ludności na dzień 30 września 2004 roku Gminę Sieradz zamieszkiwało 9837 osób. Kobiety stanowiły liczbę 4845 osób, męŜczyźni 4992 osób. Gmina swoim zasięgiem administracyjnym obejmuje 32 sołectwa stanowiące jednostki pomocnicze Gminy. Są to sołectwa: Biskupice, Bobrowniki, Bogumiłów, Borzewisko, Chałupki, Chojne, Charłupia Mała, Cartki, Dąbrowa Wielka, Dąbrówka, Dębina, Dzierlin, Dzigorzew, Grabowiec, Grądy, Jeziory, Kamionaczyk, Kłocko, Kowale, Kuśnie, Łosieniec, Męcka Wola, Mnichów, Okręglica, Kolonia Okręglica, PodłęŜyce, Ruda, Rzechta, Sucha, Sokołów, Stoczki, Wiechucice, Gmina zajmuje obszar o powierzchni 13787 ha, w tym: uŜytki rolne – 11896 ha z tego: - grunty orne – 3048 ha - lasy i grunty leśne – 1163 ha - nieuŜytki 188 ha Urząd Gminy w Sieradz jest zarejestrowany w systemie REGON i posiada nr statystyczny 000545969. Gmina jest podatnikiem podatku VAT. Posiada numer identyfikacji podatkowej NIP 827 11 30 279 . Według stanu na 30 września 2004 roku liczba bezrobotnych na terenie Gminy Sieradz wynosiła 771 osób w tym 387 męŜczyzn i 384 kobiet.
II. USTALENIA OGÓLNE
1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI
Przewodnicz ący rady gminy Przewodniczącym Rady Gminy jest pan Józef Miłek wybrany na funkcję Uchwałą Rady Gminy nr I/2/2002 z dnia 18 listopada 2002 roku.
Wójt, burmistrz, prezydent i ich zast ępcy Wójtem Gminy Sieradz jest Pan Henryk Świniarski wybrany w wyborach bezpośrednich, które odbyły się dnia 27 października 2002 roku (I tura wyborów). Wójt Gminy Pan Henryk Świniarski nie powołał zastępcy Wójta.
______2 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Skarbnik gminy W okresie objętym kontrolą Skarbnikiem Gminy Sieradz była pani Maria Michalak powołana na to stanowisko uchwałą nr III/17/90 Rady Gminy z dnia 10 lipca 1990 roku. Pani Maria Michalak uchwałą Rady Gminy nr z dnia została odwołana ze stanowiska Skarbnika Gminy. Na stanowisko Skarbnika Gminy z dniem 01 lutego 2005 roku powołana została uchwałą Rady Gminy nr XXII/120/05 z dnia 31 stycznia 2005 roku pani Krystyna Kania. Pani Krystyna Kania (….) 1.
Sekretarz gminy Sekretarzem Gminy Sieradz jest pani Halina Maciaszczyk powołana na to stanowisko uchwałą nr III/21/90 Rady Gminy z dnia 10 lipca 1990 roku.
2. GMINNE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNOŚCI
Według załącznika nr 3 do Statutu Gminy Sieradz wprowadzonego w Ŝycie uchwałą nr IV/29/2003 Rady Gminy z dnia 10 lutego 2003 roku w Gminie Sieradz funkcjonuje 10 gminnych jednostek organizacyjnych: - Gminna Biblioteka Publiczna w Charłupi Małej - Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, - Publiczne Przedszkole w Charłupi Małej (skreślone na mocy uchwały nr X/52/2003 Rady Gminy z dnia 13 października 2003 roku w sprawie zmian w statucie Gminy), - Publiczne Przedszkole w Męckiej Woli (skreślone na mocy uchwały nr X/52/2003 Rady Gminy z dnia 13 października 2003 roku w sprawie zmian w statucie Gminy), - Szkoła Podstawowa w Charłupi Małej, - Szkoła Podstawowa w Kłocku, - Szkoła Podstawowa w Dąbrowie Wielkiej, - Szkoła Podstawowa w Rzechcie, - Szkoła Podstawowa w Chojnem, - Publiczne Gimnazjum w Sieradzu.
1 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______3 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
3. UNORMOWANIA WEWN ĘTRZNE
Statut gminy W okresie objętym kontrolą 2003 2004 Gmina Sieradz działała w oparciu o Statut uchwalony przez Radę Gminy uchwałą nr IV/29/03 z dnia 10 lutego 2003 roku (opublikowany w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 62 poz. 568 z dnia 22 marca 2003 roku) zmieniony uchwałą nr X/52/2003 Rady Gminy z dnia 13 października 2003 roku (opublikowany w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 305 poz. 2625 z dnia 25 listopada 2003 roku). Zmiana polegała na wykreśleniu z wykazu jednostek organizacyjnych Przedszkola Publicznego w Charłupi Małej i Męckiej Woli.
Regulamin organizacyjny urz ędu Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy w Sieradzu uchwalony został Zarządzeniem nr 4 Wójta Gminy Sieradz z dnia 27 kwietnia 2004 roku. W rozdziale nr III regulaminu zawarto zapisy dotyczące struktury organizacyjnej urzędu. Urząd Gminy Sieradz posiada strukturę referatową, w szczególności są to niŜej wymienione referaty: - Referat Samorządowy, Obywatelski i Społeczny w skład którego wchodzą 3 stanowiska, - Referat Finansowy w skład którego wchodzi 7 stanowisk (2 etaty inspektorów ds. księgowości budŜetowej, 2 etaty inspektorów d/s płac, 1 etat inspektora ds. wymiaru zobowiązań pienięŜnych, 1 etat ds. księgowości podatkowej i 1 etat – kasjer) - Referat Rozwoju Gospodarczego w skład którego wchodzi 5 etatów. Ponadto w skład Urzędu wchodzą niŜej wymienione samodzielne stanowiska pracy: - Wójt Gminy, - Skarbnik Gminy, - Sekretarz Gminy, - Radca Prawny, - Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych, obronnych, obrony cywilnej – informatyk - Łącznie po zmianach regulaminu organizacyjnego w strukturze organizacyjnej Urzędu Gminy przewidziano 28,5 etatu.
Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów W okresie objętym kontrolą w kontrolowanej jednostce obowiązywała instrukcja kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów księgowych oraz zasad prowadzenia inwentaryzacji Urzędu Gminy wprowadzona w Ŝycie zarządzeniem nr 7/2002 Wójta Gminy Sieradz z dnia 05 września 2002 roku. Instrukcja w swym zakresie tematycznym obejmuje:
______4 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
- zasady obiegu dowodów księgowych, - dowodów dotyczących opracowania budŜetu, - dokumentów księgowych dotyczących wykonania budŜetu, - gospodarki kasowej, - drukami ścisłego zarachowania, - zasady ewidencji materiałów oraz środków trwałych, - podstawowe zasady prowadzenia księgowości budŜetowej, - podstawowe zasady przeprowadzenia inwentaryzacji (szczegółowe zasady ujęte zostały w odrębnej instrukcji inwentaryzacyjnej) , - dokumenty podatkowe,, - zasady sporządzania sprawozdań finansowych, - stosowanie ustawy o zamówieniach publicznych, - gospodarka mieniem komunalnym, - zasady realizacji ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, - zasady przechowywania dokumentów.
Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym Rada Gminy Sieradz nie podjęła uchwały w sprawach majątkowych gminy, przekraczających zakres zwykłego zarządu, a dotyczącej określenia zasad nabycia, zbycia i obciąŜenia nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierŜawiania i najmu na okres dłuŜszy niŜ trzy lata – co oznacza wyłączność Rady Gminy w podejmowaniu kaŜdorazowo decyzji w tym przedmiocie, stosownie do uregulowań zawartych w art. 18 ust.2 pkt. 9 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
Zasady składania o świadcze ń woli – pełnomocnicy. Stosownie do załącznika nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego ustalającego zasady podpisywania pism, oświadczenia woli w zakresie bieŜącej działalności Gminy podpisuje Wójt Gminy.
______5 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
4. FUNKCJONOWANIE KONTROLI WEWN ĘTRZNEJ (FINANSOWEJ ).
Unormowania w zakresie kontroli finansowej. Osoby odpowiedzialne Zasady organizacji działalności kontrolnej Urzędu ustalone zostały w Załączniku nr 2 do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy wprowadzonego w Ŝycie Zarządzeniem nr 4 Wójta Gminy z dnia 27.04.2004 roku zmienionego Zarządzeniem nr 7/2004 Wójta Gminy z dnia 20 maja 2004 roku. Szczegółowe zasady dotyczące kontroli wewnętrznej ustalone zostały w Regulaminie Kontroli w Urzędzie Gminy wprowadzonym w Ŝycie Zarządzeniem nr 16/2003 Wójta Gminy z dnia 01 października 2003 roku. W dziale II regulaminu kontroli ustalone zostały rodzaje i formy kontroli a mianowicie: 1) w zaleŜności od podmiotu wykonującego kontrolę: - samokontrola – wykonują wszyscy pracownicy zgodnie z zakresami czynności, - nadzór – kontrola funkcjonalna dokonywana przez Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy, - kontrola wewnętrzna – zorganizowany system, w którym biorą udział pracownicy, kierownicy referatów, Sekretarz Gminy i Skarbnik Gminy w celu skutecznej ochrony składników majątkowych oraz osiągnięcia zamierzonych działań, - kontrola zewnętrzna – wykonywana przez organy sprawujące na podstawie odrębnych przepisów nadzór nad Urzędem Gminy. 2) w zaleŜności od przedmiotu kontroli: - kontrola finansowa, - kontrola prawna, - kontrola techniczna. 3) ze względu na czas przeprowadzenia kontroli w stosunku do czasu zaistnienia kontrolowanego zjawiska: - kontrola wstępna, - kontrola bieŜąca, - kontrola następna. 4) w zaleŜności od dyspozycji o wszczęciu czynności kontrolnych; - kontrola planowana – wynikająca z opracowanego i zatwierdzonego przez Wójta planu kontroli, - kontrola doraźna kontrola pozaplanowa. 5) z organizacyjnego punktu widzenia: - kontrola funkcjonalna – sprawowana przez kierowników Referatów. Dział III regulaminu ustalono osoby odpowiedzialne za kontrolę wewnętrzną tj.:
______6 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
- kontrolę bieŜącą sprawują kierownicy Referatów, Sekretarz Gminy i Skarbnik Gminy zgodnie z ich zakresami czynności, - kontrole okresowe przeprowadzane są na zarządzenie Wójta Gminy na podstawie rocznego planu kontroli. Nadzór nad terminową realizacją planu kontroli sprawuje Sekretarz Gminy. Odpowiedzialność w zakresie kontroli w stosunku do gminnych jednostek organizacyjnych w zakresie prowadzenia działalności finansowych ponosi Skarbnik Gminy.
Kontrola finansowa w urz ędzie – na podstawie art.35a ustawy o finansach publicznych Kontrolą w zakresie przestrzegania procedur wewnętrznej kontroli finansowej inspektorzy RIO objęli wydatki inwestycyjne. Ustalenia z tych czynności opisane zostały w dalszej części protokółu przy kontroli zagadnienia „wydatki inwestycyjne”.
Kontrola finansowa wobec jednostek organizacyjnych, w tym kontrola wykonywana na podstawie art.127 ustawy o finansach publicznych W kontrolowanym okresie – w latach 2003 2004 Wójt Gminy nie dokonywał kontroli przestrzegania przez podległe i nadzorowane jednostki sektora finansów publicznych realizacji przyjętych procedur wewnętrznej kontroli. PowyŜszy obowiązek wynikał z art. 127 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym kontrola realizacji ww. procedur winna obejmować w kaŜdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych. Nie przedstawiono kontrolującym Ŝadnego udokumentowania na tą okoliczność. Odpowiedzialność za powyŜsze uchybienie ponosi Wójt Gminy pan Henryk Świniarski.
Kontrola wykonywana przez Komisj ę Rewizyjn ą W okresie objętym kontrolą Komisja Rewizyjna funkcję kontrolną wykonywała poprzez opiniowanie budŜetu Gminy (zarówno jego projektu jak i wykonania), wnioskowanie do Rady Gminy w sprawie udzielenia absolutorium.
5. KONTROLE ZEWN ĘTRZNE
Kontrole przeprowadzone przez RIO W okresie od 26 czerwca do 18 sierpnia 2000 roku przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej Marię Skrzypińską, Stanisława Gwisa i
______7 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Pawła Dobrzyńskiego przeprowadzona została kompleksowa kontrola gospodarki finansowej. W piśmie z dnia 29 października 200 roku skierowanym do Przewodniczącego Zarządu Gminy pana Henryka Świniarskiego Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej wydał dwadzieścia zaleceń w celu wyeliminowania stwierdzonych podczas kontroli nieprawidłowości oraz zapobieŜeniu powstania ich w przyszłości. Odpowiedź na zalecenia pokontrolne Przewodniczący Zarządu Gminy zawarł w piśmie do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi z dnia 05 grudnia 2000 roku. Do Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi za pośrednictwem Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej pismem z dnia 20 listopada 2000 roku Zastępca Wójta pan Józef Miłek wniósł zastrzeŜenie do wystąpienia pokontrolnego a w szczególności do części odnoszącej się do zarzutu bezpodstawnej wypłaty na rzecz Wójta Gminy Henryka Świniarskiego ekwiwalentu pienięŜnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w sytuacji ponownego wyboru na stanowisko Wójta (rozdział II pkt. 4 wystąpienia pokontrolnego). Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w piśmie z dnia przekazał w załączeniu uchwałę nr 36/276/2000 podjętą na posiedzeniu Kolegium Izby w dniu 08 grudnia 2000 roku dotyczącą zastrzeŜeń Zarządu Gminy w Sieradzu zgłoszonych w piśmie z dnia 20 listopada 2000 roku dotyczącego wniosku zawartego w wystąpieniu pokontrolnym RIO. Kolegium oddaliło zastrzeŜenia dotyczące wniosku zaleceń pokontrolnych i uznało Ŝe wypłata ekwiwalentu za zaległy urlop wypoczynkowy wójta, którego stosunek pracy został rozwiązany na skutek wygaśnięcia mandatu, w sytuacji gdy nie nastąpiła przerwa w zatrudnieniu z uwagi na ponowny wybór na stanowisko Przewodniczącego Zarządu, była niedopuszczalna.
Kontrole przeprowadzone przez inne podmioty W okresie objętym kontrolą w Urzędzie Gminy Sieradz inne podmioty nie przeprowadzały kontroli w zakresie gospodarki finansowej.
6. BANK WYKONUJ ĄCY OBSŁUGĘ BANKOW Ą JEDNOSTKI .
Wybór banku W okresie objętym kontrolą (lata 2003 – 2004) obsługę kasową budŜetu Gminy prowadził Powszechny Bank Gospodarczy S.A. Grupa Pekao S.A. Oddział w Sieradzu. Umowę na prowadzenie rachunku bankowego zawarto w dniu 30.06.1997 roku. Umowę zawarto na czas nieoznaczony. Ponownie umowę o prowadzenie rachunku bankowego Pakiet „Samorząd” zawarto w dniu 15.09.2003 roku. W § 1 ust. 2 umowy zawarto zapis, Ŝe obligatoryjnym warunkiem korzystania z produktów Pakietu jest posiadanie rachunku bieŜącego w Banku Polska Kasa Opieki S.A. jako rachunku podstawowego. Umowę zawarto na czas nieoznaczony. Stanowi to naruszenie art. 73 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach
______8 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
publicznych (tekst jednolity z 2002 roku Dz. U nr 72 poz. 664 z późn. zm.) w świetle którego umowy w sprawach zamówień publicznych nie mogą być zawierane na czas nieoznaczony a zawarcie umowy na czas dłuŜszy niŜ 3 lata wymaga wcześniejszej zgody Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. W dniu 10.11.2004 roku zawarto aneks do umowy. Zmiana dotyczyła brzmienia § 8 umowy gdzie dopisano warunek utrzymywania wpływów na rachunek w dotychczasowej wysokości tj. przeprowadzania przez rachunek w Banku Pekao S.A. 100 % obrotów i transakcji, a w przypadku niedotrzymania warunków bank pobiera prowizje i opłaty zgodnie z obowiązującą w Banku taryfą prowizji i opłat bankowych dla klientów korporacyjnych z segmentu firm średnich i duŜych.
W zakresie wyboru banku nie przeprowadzono postępowania stosownie do ustawy o zamówieniach publicznych. Stanowi to naruszenie art. 134 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych tj. z 2003 roku Dz. U. nr 15 poz. 148 w świetle którego bankową obsługę budŜetu jednostki samorządu terytorialnego wykonuje bank wybrany przez organ stanowiący danej jednostki w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych. Według oświadczenia pani BoŜeny Musiał – inspektora ds. księgowości budŜetowej roczne koszty obsługi bankowej wynoszą 5.600 zł. Kserokopia umowy i aneksu z bankiem stanowi załącznik nr 1 do protokółu kontroli. Odpowiedzialność za powyŜsze uchybienia ponosi Wójt Gminy pan Henryk Świniarski.
Rachunki bankowe Na dzień 31.12.2004 roku funkcjonowały niŜej wymienione rachunki bankowe w Banku PEKAO S.A. Oddział w Sieradzu na których figurowały środki w wysokości: Nr rachunku Nazwa rachunku Kwota salda 124032751111000029 Konto główne bud Ŝetu 875.145,65 117352 124032751111000029 Rachunek zakładowego Funduszu Świadcze ń Socjalnych 25.992,09 117378 124032751111000029 Rachunek Funduszu Ochrony Środowiska 23.613,83 117381 124032751111000029 Rachunek Środków Specjalnych – zaj ęcie pasa 21,27 117408 drogowego 124032752111000010 INTERPIAST Bydgoszcz – lokata 3.000,00 470233 124032752111000010 HYDROMEL - lokata kanał Dzigorzew 5.000,00 470246 124032752111000010 HYDROMEL – lokata Kłocko 3.500,00 470262 124032752111000010 PROJNAD – lokata sala Charłupia Mała 12.992,00 470288
______9 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
124032752111000010 INBUD Rzechta ocieplenie – lokata 2.500,00 470291 124032752111000010 „Melioracja” Kanał Dzigorzew – lokata 9.300,00 470305 124032752111000010 HYDROBENZ – lokata 5.000,00 470318 124032752111000010 BUD – TRANS – lokata 7.000,00 470321 124032752111000010 HYDRIMETAL wodoci ąg Grabowiec – lokata 4.000,00 470334 124032752111000010 PROJNAD – docieplenie szkoły Charłupia M. – lokata 2.500,00 470347 124032752111000107 PRD – droga Mnichów – lokata 4.000,00 139768 124032752111000029 HYDROBENZ – kanalizacja Dzigorzew – lokata 5.934,35 117365
Stan środków na rachunkach bankowych został potwierdzony przez bank. Stan jest zgodny z ewidencją księgową oraz sprawozdawczością.
7. KREDYTY , PO śYCZKI , OBLIGACJE , POR ĘCZENIA , AKCJE I UDZIAŁY
Zaci ągni ęte kredyty i po Ŝyczki. Na sfinansowanie wydatków nie znajdujących pokrycia w planowanych dochodach (art.48 ust.1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych)
Gmina Sieradz w okresie objętym kontrolą nie zaciągała kredytów i poŜyczek na sfinansowanie wydatków nie znajdujących pokrycia w planowanych dochodach (art.48 ust.1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych)
Na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych oraz zaciągniętych poŜyczek i kredytów (art.48 ust.1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych)
W okresie objętym kontrolą Gmina Sieradz nie zaciągała poŜyczek i kredytów przeznaczonych na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych oraz zaciągniętych poŜyczek i kredytów (art.48 ust.1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych)
Na pokrycie występującego w ciągu roku niedoboru budŜetu (art.48 ust.1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych)
W okresie objętym kontrolą Gmina Sieradz nie zaciągała kredytów i poŜyczek przeznaczonych na pokrycie występującego w ciągu roku niedoboru budŜetu (art.48 ust.1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych)
______10 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Udzielone gwarancje i por ęczenia W okresie objętym kontrolą Gmina Sieradz nie udzielała gwarancji i poręczeń.
Wyemitowane papiery warto ściowe W okresie objętym kontrolą Gmina Sieradz nie emitowała papierów wartościowych.
Posiadane akcje i udziały w spółkach prawa handlowego. Wnoszenie i wycena aportów rzeczowych W okresie objętym kontrolą Gmina Sieradz nie posiadała akcji i udziałów w spółkach prawa handlowego. Stan zadłu Ŝenia jednostki samorz ądu terytorialnego na dzie ń 31 grudnia 2003 roku i na dzie ń 31 grudnia 2004 roku – art.114 ustawy o finansach publicznych Wg sprawozdania o stanie zobowiązań na dzień 31 grudnia 2003 roku i 31.12.2004 roku kontrolowana jednostka nie posiadała zobowiązań tworzących dług publiczny. ZadłuŜenie z tytułu kredytów i poŜyczek wykazano w kwocie 0 zł, zobowiązania wymagalne na kwotę „0” zł. Prawidłowość wykazania danych w sprawozdaniu o stanie zobowiązań opisana zostanie poniŜej przy zagadnieniu ewidencji księgowej i sprawozdawczości.
III. EWIDENCJA KSI ĘGOWA. SPRAWOZDAWCZO ŚĆ .
1. OPIS PRZYJ ĘTYCH ZASAD RACHUNKOWO ŚCI . ZABEZPIECZENIE DANYCH PRZETWARZANYCH W SYSTEMACH INFORMATYCZNYCH .
Kontrolowana jednostka nie posiadała dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości – spełniającej wymogi wynikające z art. 10 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 roku Dz. U. nr 76, poz. 694 z późn. zm.). Na Ŝądanie okazania kontrolującym przedmiotowej dokumentacji Skarbnik Gminy przedłoŜyła jedynie zakładowy plan kont oraz instrukcję obiegu dokumentów informując, Ŝe innej dokumentacji nie posiada. Dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości – oprócz zakładowego planu kont winna zawierać: 1/określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych 2/opis metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego w zakresie w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru,
______11 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
3/ opis sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych w tym co najmniej: b/ wykaz ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ich przy uŜyciu komputera – wykaz zbiorów tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych, z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, c/ opis systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy uŜyciu komputera – opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zaleŜności od struktury oprogramowania wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji. 4/ opis systemu słuŜącego ochronie danych i ich zbiorów w tym: dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. Zakładowy plan kont wprowadzony został w Ŝycie zarządzeniem nr 8/2000 Wójta Gminy Sieradz z dnia 5 września 2000 roku. Wskazane opracowanie obejmowało: 1/ Plan kont dla budŜetu gminy (organu) i zasady funkcjonowania tych kont, 2/ wykaz kont syntetycznych dla Urzędu Gminy (jako jednostki budŜetowej) i zasady funkcjonowania tych kont. Zakładowy plan kont nie spełnia wymogów określonych w art. 10 ust,1 pkt.3 lit. a ustawy o rachunkowości, z uwagi na to, Ŝe nie do wszystkich kont ustalono zasady tworzenia i prowadzenia kont analitycznych oraz ich powiązań z kontami księgi głównej. Szczegółowych zasad prowadzenia kont analitycznych nie ustalono np. do konta 011 gdzie wskazano, Ŝe prowadzi się szczegółowe konta analityczne – nie ustalając jakich. Podobnie przy zasadach funkcjonowania konta 013. Ponadto w zakładowym planie kont ustalono równieŜ zasady funkcjonowania niektórych kont, które aktualnie nie obowiązują np. konto 132 – rachunek środków inwestycyjnych. Odpowiedzialność za powyŜsze uchybienia ponosi Wójt Gminy pan Henryk Świniarski oraz pani Marianna Michalak – Skarbnik Gminy.
2. URZ ĄDZENIA KSI ĘGOWE .
Urząd Gminy w Sieradzu prowadzi ewidencję księgową dla budŜetu gminy (organu) oraz Urzędu jako jednostki budŜetowej. Ewidencja księgowa budŜetu (organu) zarówno syntetyczna jak i analityczna prowadzona jest komputerowo przy uŜyciu programu firmy : „EVEREST” Przedsiębiorstwo Informatyczne Kalisz. Urządzenia księgowe Urzędu jako jednostki budŜetowej syntetycznie prowadzone są przy uŜyciu komputera, z zastosowaniem programu firmy „EVEREST” Przedsiębiorstwo Informatyczne Kalisz.
______12 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
” Przy uŜyciu programu ww. firmy prowadzona jest równieŜ część ewidencji analitycznej (ewidencja dochodów i wydatków, konta rozrachunkowe 229, 231 itp). Techniką ręczną prowadzona jest ewidencja analityczna środków trwałych (konto 011) przy uŜyciu ksiąŜki środków trwałych, Urządzenia podatkowe prowadzone są komputerowo przy uŜyciu programu firmy „„EVEREST” Przedsiębiorstwo Informatyczne Kalisz.”, Stan i kompletność urządzeń księgowych, prawidłowość, terminowość i rzetelność ewidencjonowania operacji gospodarczych zostanie opisana przy badaniu poszczególnych zagadnień kontrolnych.
3. SPRAWOZDAWCZO ŚĆ I BILANS JEDNOSTKI . ZGODNO ŚĆ DANYCH WYKAZYWANYCH W SPRAWOZDANIACH BUD śETOWYCH Z EWIDENCJ Ą KSI ĘGOW Ą
Kontroli poddano sprawozdania: bilans roczny z wykonania budŜetu gminy na dzień 31 grudnia 2004 roku, sprawozdanie 27s o dochodach budŜetowych za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2004 roku, sprawozdanie z wykonania planu wydatków budŜetowych 28s za 2004 rok. Stwierdzono zgodność danych wykazanych w bilansie, z danymi wynikającymi z urządzeń księgowych. Stwierdzono zgodność danych wykazanych w sprawozdaniach o dochodach i wydatkach budŜetowych w rubrykach „plan” i „wykonanie” z danymi wynikającymi z urządzeń księgowych i sprawozdań jednostkowych. Sprawdzono ponadto sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłuŜnych oraz gwarancji i poręczeń Rb Z za 2003 i 2004 rok. Według sprawozdania za 2003 i 2004 rok w kontrolowanej jednostce zobowiązania według tytułów dłuŜnych nie występowały. Prawidłowość wykazanych w sprawozdaniu o dochodach budŜetowych skutków obniŜenia górnych stawek podatków oraz udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień sprawdzono za 2004 rok. W sprawozdaniu Rb 27S – o dochodach budŜetowych w pozycji skutki udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień (bez ulg i zwolnień ustawowych) za rok 2004 ujęto kwotę 40.931 zł. Tę samą kwotę ujęto w sprawozdaniu Rb PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych z podziałem na: − podatek rolny – kwota 2.626 zł, − podatek od nieruchomości kwota 33.497 zł, − podatek od śr. Transp. kwota 4.818 zł, - Na podstawie rejestru podań o umorzenie, odroczenie i wydanych na ich podstawie decyzji, deklaracji podatkowych, ewidencji gruntów oraz ewidencji pomocniczej prowadzonej dla potrzeb sprawozdawczości ustalono, Ŝe kwoty te znajdują odzwierciedlenie w wyŜej wymienionej ewidencji.
______13 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
W sprawozdaniu Rb 27S – o dochodach budŜetowych w pozycji skutki obniŜenia górnych stawek podatków za rok 2003 ujęto kwotę 517.237 zł. Tę samą kwotę ujęto w sprawozdaniu Rb PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych z podziałem na: - podatek od nieruchomości – kwota 435.375 zł, - podatek od środków transportowych – kwota 81.862 zł. Według dokumentacji przedłoŜonej przez panią Mariannę Klimczak ujęte w sprawozdaniu wartości wynikają z wyliczeń opartych na bazie danych komputerowych dotyczące powierzchni przyjętych do opodatkowania osób fizycznych i danych wynikających z deklaracji podatkowych złoŜonych przez podatników. Nie stwierdzono nieprawidłowości.
IV. ROZRACHUNKI I ROSZCZENIA
Według zbiorczego bilansu jednostek budŜetowych na dzień 31 grudnia 2003 roku zobowiązania według tytułów wynosiły (w złotych): - z tytułu robót, dostaw i usług – 0 - wobec budŜetów 27.664 zł - z tytułu ubezpieczeń społecznych 144.021 zł - pozostałe zobowiązania 411.543 zł. Według zbiorczego bilansu jednostek budŜetowych na dzień 31 grudnia 2004 roku zobowiązania według tytułów wynosiły (w złotych): - z tytułu robót, dostaw i usług – 0 - wobec budŜetów 29.464 zł - z tytułu ubezpieczeń społecznych 146.761 zł - pozostałe zobowiązania 432.573 zł
1. ROZRACHUNKI Z ODBIORCAMI I DOSTAWCAMI . TERMINOWO ŚĆ REGULOWANIA ZOBOWI ĄZA Ń
Na saldzie konta 201 – rozrachunki z odbiorcami nie figuruje saldo. Wszystkie zobowiązania uregulowano w terminie do 31 grudnia 2003 i 2004 roku.
2. ROZRACHUNKI PUBLICZNOPRAWNE
Saldo konta 225 na dzień 31 grudnia 2004 roku wynosiło 29.463,90 zł i dotyczyło naliczeń podatku dochodowego od osób fizycznych związanych z
______14 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
dodatkowym wynagrodzeniem rocznym dla pracowników sfery budŜetowej – wypłaconej w miesiącu styczniu 2005 roku. Saldo konta 229 na dzień 31 grudnia 2004 roku wynosiło 146.760,70 zł i dotyczyło naliczeń składek ubezpieczeń społecznych związanych z dodatkowym wynagrodzeniem rocznym dla pracowników sfery budŜetowej – wypłaconej w miesiącu styczniu 2005 roku.
3. POZOSTAŁE ROZRACHUNKI
Na koncie 240/1 figuruje saldo w kwocie 150.448,40 zł i dotyczyło zadłuŜenia z tytułu udzielonych pracownikom poŜyczek mieszkaniowych. Na koncie 240/2 figuruje saldo w kwocie 58.792,00 zł i dotyczy lokat związanych z zabezpieczeniem naleŜytego wykonania umowy. Na koncie 240 figuruje saldo w wysokości 7.934,35 zł. na saldo składa się: kwota 5.934,35 zł odsetek z tytułu lokat i 2.000 zł to zaliczka w znakach skarbowych. Ponadto na dzień 31.12.2004 roku na koncie 231 – rozrachunki z pracownikami figuruje kwota 211.398,98 zł i dotyczy naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego pracowników sfery budŜetowej.
V. GOSPODARKA KASOWA
1. ZABEZPIECZENIE WARTO ŚCI PIENI Ęś NYCH I DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA . KONTROLA KASY . INSTRUKCJA KASOWA
Unormowania dotyczące gospodarki kasowej zostały zawarte w instrukcji obiegu dokumentów księgowych wprowadzonych w Ŝycie zarządzeniem nr 7 Wójta Gminy z dnia 05 września 2000 roku. Dotyczyły one przede wszystkim rodzaju dokumentów kasowych, którymi winny być udokumentowane wszelkie obroty gotówkowe (wpłaty i wypłaty), sposobu prowadzenia raportów kasowych i ich rodzaju oraz okresu za jaki winny być zamykane, terminu w jakim kasjerka winna odprowadzać przyjęte w kasie dochody do banku. W przedmiocie przechowywania gotówki zawarty był zapis, Ŝe w kasie moŜe być przechowywany niezbędny zapas gotówki na bieŜące wydatki, której wysokość ustalana jest przez kierownika jednostki; gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie określonych rodzajów wydatków oraz gotówka pochodząca z bieŜących wpływów do kasy. Obowiązki kasjera w kontrolowanej jednostce pełni – inspektor ds. obsługi kasy Aleksandra Jarczewska zgodnie z zakresem obowiązków uprawnień i odpowiedzialności z dnia 15 lutego 1999 roku i 04 maja 2004 roku. W aktach osobowych (….) 2.
2 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23
______15 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Kasa Urzędu Gminy w Sieradzu usytuowana jest w odrębnym pomieszczeniu na parterze, z odrębnym wejściem. Drzwi wejściowe do kasy zamykane są na dwa zamki oraz dodatkowo zabezpieczone kratą zamykaną na dwie kłódki. W pomieszczeniu kasy znajduje się jeden otwór okienny zabezpieczony kratą. Obsługa interesantów odbywa się z korytarza poprzez okienko podawcze, osłonięte szybą i zabezpieczone kratą. Do przechowywania gotówki pozostałej na drugi dzień oraz druków ścisłego zarachowania słuŜy szafa pancerna, a do przechowywania gotówki w ciągu dnia kasetka metalowa. Kontrolująca ustaliła, Ŝe poprzez kasę Urzędu Gminy dokonywane są wpłaty dochodów podatkowych i innych oraz wydatki bieŜące wypłacane w ramach pogotowia kasowego, głównie z tytułu delegacji, diet radnych, zakupu materiałów i usług, świadczeń socjalnych itp. Kierownik kontrolowanej jednostki ustalił pogotowie kasowe w wysokości 10.000 zł. Okresowa kontrola (inwentaryzacja) kasy przeprowadzana jest na koniec kaŜdego roku kalendarzowego. Przekazywanie kasy osobie zastępującej kasjerkę i odwrotnie odbywa się kaŜdorazowo protokolarnie w obecności osób upowaŜnionych przez Skarbnika Gminy. Kontrolę kasy kontrolujące przeprowadziły w dniu 18 marca 2005 roku. Nieprawidłowości nie stwierdzono. Protokół z kontroli kasy stanowi załącznik nr 2 do protokółu kontroli ..
2. DOKUMENTOWANIE OPERACJI KASOWYCH
Kontrolujące ustaliły, Ŝe w kontrolowanej jednostce prowadzone były następujące raporty kasowe: raport kasowy pogotowia kasowego, raport kasowy znaków skarbowych, raport kasowy przychodów, raport kasowy rozchodów. Raporty kasowe zamykane były w okresach jednodniowych, z wyjątkiem raportów ze znaków skarbowych, które zamykane były w okresach dziesięciodniowych
Prawidłowość dokumentowania operacji kasowych skontrolowano metodą wyrywkową w oparciu o niŜej wymienione raporty kasowe:
ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______16 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
raporty kasowe pogotowia kasowego nr 8/2003 za okres od dnia 17 28.02.2003 roku, raport kasowy nr 11/2003 za okres od dnia 03 10.2003 roku, raport kasowy nr 40/2003 za okres od dnia 09 10 września 2003 roku, raport kasowy nr 2/2004 z dnia 06.01.2004 roku i raport kasowy nr 116 z dnia 28 czerwca 2004 roku. raporty kasowe przychodów nr 21/2003 za okres od 29 30 maja 2003 roku, raport kasowy nr 28/2003 za okres 08 17 lipca 2003 roku, raport kasowy nr 234/2004 z dnia 02 grudnia 2004 roku, raport kasowy nr 242/2004 z dnia 14 grudnia 2004 roku. raporty kasowe rozchodów nr 20/2003 za okres od 16 20 marca 2003 roku, raport kasowy nr 32/2003 za okres od 11 18 sierpnia 2003 roku, raport kasowy nr 40/2003 za okres od 01 08 października 2003 roku, raport kasowy nr 95 z dnia 18 maja 2004 roku.
Udokumentowaniem przychodu gotówki jest dowód zastępczy – polecenie księgowania, w którym kasjerka odnotowuje nr czeku, kwotę gotówki pobraną na podstawie czeku oraz datę pobrania. Udokumentowanie wydatków stanowią dowody źródłowe w postaci: rachunków, faktur, dowodów polecenia wyjazdu słuŜbowego, list wypłat diet dla radnych, indywidualnych wypłat umów zleceń, list płac itp. Wszystkie dowody posiadają klauzule do wypłaty ze środków budŜetowych ze wskazaniem działów, rozdziałów i paragrafów klasyfikacji budŜetowej. Merytoryczny opis rachunku przez osoby do tego upowaŜnione umoŜliwia zaklasyfikowanie wydatku do odpowiedniej przedziałki klasyfikacji budŜetowej. Ponadto na kaŜdym rachunku figuruje data i podpis osoby kwitującej wypłatę. Kasjerka na kaŜdym dokumencie zamieszcza równieŜ nr i pozycję raportu kasowego, pod którą figuruje wydatek. Stwierdzono, Ŝe daty pokwitowania odbioru gotówki pokrywają się z datą wypłaty ujętą w raporcie kasowym wydatków. We wszystkich kontrolowanych raportach kasowych wypłaty dokonywano w wysokości gotówki podjętej czekiem. Nie występuje zapas gotówki w kasie. W kaŜdym raporcie kasowym odnotowano saldo zerowe. Raporty kasowe sporządzane przez kasjera sprawdzane są pod względem formalno rachunkowym przez Skarbnika Gminy, o czym świadczą zamieszczone na nich parafki. Próba dokumentów przyjęta do kontroli, z okresu objętego kontrolą (lata 2003 2004) stanowiła 11 % ogółu raportów kasowych. Udzielanie i rozliczanie zaliczek W okresie objętym kontrolą pracownikom Urzędu Gminy udzielano wyłącznie zaliczek stałych. W roku 2004 udzielono zaliczek niŜej wymienionym pracownikom: • (….) 3 – zaliczka stała udzielona w kwocie 1.000 zł w dniu 05 stycznia 2004 roku na zakup materiałów. Zaliczkę rozliczono 28 grudnia 2004 roku,
3 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23
______17 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
• (….) 4 – kierowca – zaliczka udzielona w dniu 05 stycznia 2004 roku w kwocie 1.000 zł na zakup paliwa. Zaliczkę rozliczono w dniu 28 grudnia 2004 roku, • (….) 5 – intendentka – zaliczka udzielona w dniu 05 stycznia 2004 roku w kwocie 1.500 zł na zakup produktów. Zaliczkę rozliczono w dniu 21 grudnia 2004 roku, • (….) 6 –intendentka zaliczka udzielona w dniu 05 stycznia 2004 roku w kwocie 1.500 zł na zakup produktów. Zaliczkę rozliczono 21 grudnia 2004 roku. • (….) 7 –intendentka zaliczka udzielona w dniu 05 stycznia 2004 roku w kwocie 1.500 zł na zakup produktów. Zaliczkę rozliczono 20 grudnia 2004 roku. • (….) 8 – kierowca zaliczka udzielona w dniu 05 stycznia 2004 roku w kwocie 1.000 zł na zakup paliwa. Zaliczkę rozliczono 22 grudnia 2004 roku. • (….) 9 – kierowca zaliczka udzielona w dniu 05 stycznia 2004 roku w kwocie 1.500 zł i w dniu 10.05.2004 roku w kwocie 300 zł. Zaliczkę rozliczono w dniu 22.12.2004 roku. • (….) 10 – kierowca udzielona w dniu 05 stycznia 2004 roku w kwocie 300 zł. Zaliczkę rozliczono w dniu 30 grudnia 2004 roku.
ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 4 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 5 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 6 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 7 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 8 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 9 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______18 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie zasad postępowania przy udzielaniu i rozliczaniu zaliczek.
VI. WYKONYWANIE BUD śETU JEDNOSTKI. ZAGADNIENIA OGÓLNE
1. INFORMACJE OGÓLNE – 2003 ROK .
Dochody i przychody bud Ŝetu (w tym dotacje, środki uzyskane w ramach kontraktów wojewódzkich, środki zagraniczne nie podlegaj ące zwrotowi)
Wyszczególnienie Plan po zmianach Wykonanie Dochody ogółem 10.949.125 11.047.593 Z tego: Dochody własne 3.767.005 4.209.241 Dotacje ogółem 1.252.684 1.252.684 z tego: - z bud Ŝetu Wojewody 1.246.684 1.246.684 - z funduszy celowych np. WFO Ś 6.000 6.000 i GW (wymieni ć z jakich i ile) Środki zagraniczne 0 0 Inne
Subwencja 5.929.436 5.888.853
Przychody 100.000 0 Z tego: Kredyty i po Ŝyczki Inne źródła ( środki na pokrycie 1.508.998 1.508.998 deficytu) – nadwy Ŝka
Wydatki i rozchody bud Ŝetu.
10 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______19 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Wyszczególnienie Plan po zmianach Wykonanie Wydatki ogółem 12.558.123 11.760.083
Z tego: Wydatki maj ątkowe 2.628.800 2.450.076 Wydatki bie Ŝą ce 9.929.323 9.310.007 Rozchody 0 0 w tym: spłata kredytów i 0 0 po Ŝyczek
2. INFORMACJE OGÓLNE – 2004 ROK
Dochody i przychody bud Ŝetu (w tym dotacje).
Wyszczególnienie Plan po zmianach Wykonanie Dochody ogółem 12.665.916 12.799.749 Z tego: Dochody własne 4.434.292 4.477.770 Dotacje ogółem 1.609.519 1.609.519 Z tego: - z bud Ŝetu Wojewody 1.600.519 1.600.519 - z funduszy celowych np. WFO Ś 6.000 6.000 i GW (wymieni ć z jakich i ile) Środki zagraniczne 0 0 Inne
Subwencja 6.712.105 6.712.105
Przychody 796.508 796.508 Z tego: Kredyty i po Ŝyczki 0 0 Inne źródła ( środki na pokrycie 796.508 796.508 deficytu)
Wydatki i rozchody bud Ŝetu.
Wyszczególnienie Plan po zmianach Wykonanie
______20 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Wydatki ogółem 13.462.424 12.862.482
Z tego: Wydatki maj ątkowe 2.669.326 2.603.556 Wydatki bie Ŝą ce 10.793.098 10.259.411 Rozchody 0 0 w tym: spłata kredytów i 0 0 po Ŝyczek
3. PRZESTRZEGANIE ZASAD GOSPODARKI FINANSOWEJ OKRE ŚLONYCH W ART .92 PKT 3 USTAWY O FINANSACH PUBLICZNYCH
W oparciu o sprawozdania o wydatkach budŜetowych, karty wydatków; uchwały Rady, zarządzenia Wójta Gminy w sprawie zmian w budŜecie sprawdzono przestrzeganie przez Zarząd Gminy i Wójta Gminy zasad gospodarki finansowej określonej w art. 92 ust. 3 o finansach publicznych w następujących działach, rozdziałach i paragrafach klasyfikacji budŜetowej: Dz. 600 Rozdział 60016 § 4300, Dz. 750 Rozdział 75023 § 4210 i 4300, Dz. 751 Rozdział 75110, Dz. 801 Rozdział 80113 § 4300, Dz.900 Rozdział 90095 § 4260, Nie stwierdzono przekroczenia planowanych wydatków na etapie realizacji budŜetu.
VII. WYKONYWANIE BUD śETU. REALIZACJA DOCHODÓW BUD śETOWYCH
1. DOCHODY Z PODATKÓW I OPŁAT LOKALNYCH .
1) Rachunkowo ść w zakresie podatków i opłat. Plan kont
Ewidencja podatków i opłat jest integralną częścią ewidencji księgowej urzędu. Ewidencja syntetyczna prowadzona jest techniką komputerową. Do szczegółowej ewidencji rozrachunków z podatnikami z tytułu zobowiązania pienięŜnego kontrolowana jednostka prowadzi konta podatników na których ewidencjonowane są przez urząd zobowiązania bieŜące, zaległości i odpisy. Ewidencja podatków i opłat w Urzędzie Gminy w Sieradzu w zakresie łącznego zobowiązania podatkowego i podatku od środków transportowych osób fizycznych prowadzona jest komputerowo – „EVEREST” Przedsiębiorstwo Informatyczne Kalisz.
______21 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Ewidencja podatków prowadzona techniką komputerową spełnia wymogi zawarte w § 23 rozporządzenie ministra finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego. (Dz. U. nr 50 poz. 511, zm. Dz. U. nr 122 z 2000 roku poz. 1332).
2) Organizacja wymiaru i poboru podatków i opłat (inkaso)
Sprawy związane z wymiarem, poborem, ewidencją podatków i opłat lokalnych w kontrolowanej jednostce prowadzą niŜej wymienieni pracownicy: Klimczak Marianna inspektor do spraw wymiaru podatków i opłat. Na podstawie zakresu czynności znak SO/0114/11/99 z dnia 15 lutego 1999 roku z późniejszymi zmianami oraz S.O.0114/4/04 z dnia 09 stycznia 2004 roku, prowadzi całokształt spraw związanych z ustaleniem wymiaru i nadzorem inkasa zobowiązań pienięŜnych, wymiarem i nadzorem inkasa opłat terenowych. Nogala Anna – podinspektor ds. księgowości podatkowej. Zakres czynności znak: S.O.0114/1/2003 z 01 lipca 2003 roku szczegółowo określa sprawy związane z ewidencją księgową i rachunkowością podatków i ich rozliczenia. Analityczne zestawienie dotyczące podatków stanowi załącznik nr 3 do protokółu kontroli. Pobór podatku rolnego, leśnego i podatku od nieruchomości od osób fizycznych odbywał się w okresie objętym kontrolą w drodze inkasa przez sołtysów na podstawie uchwał Rady Gminy w Sieradzu: - uchwały nr XIII/98/99 z dnia 06 grudnia 1999 roku w sprawie ustalenia wysokości stawek podatku od nieruchomości, dodatkowych zwolnień i jego poboru., - uchwały nr XVIII/132/2000 z dnia 21 czerwca 2000 roku w sprawie zmiany uchwały nr XIII/98/99 w sprawie ustalenia wysokości stawek podatku od nieruchomości, dodatkowych zwolnień i jego poboru. Stosownie do wyŜej wymienionych uchwał wynagrodzenie z tytułu poboru podatków ustalono w wysokości 10 % od zainkasowanej kwoty. Realizacj ę dochodów własnych Gminy Sieradz za lata 2003-2004 przedstawiono w poni Ŝej zamieszczonych tabelach.
______22 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Tabela Plan i realizacja dochodów własnych w 2003 roku Udział Procent procentowy Plan Wykonanie Lp. Wyszczególnienie Wykonania w wyko- (w zł) (w zł) Planu naniu bud Ŝetu 1 2 3 4 5 6 DOCHODY BUD śETOWE – 10.949.125 11.353.778 103,70 00,0 ogółem 1. Podatek od nieruchomo ści 1.417.292 1.473.650 103,98 35,01 2. Podatek rolny 475.000 469.091 98,76 11,14 3. Podatek le śny 56.000 61.137 109,17 1,45 4. Podatek od środków 109.000 130.892 120,08 3,11 transportowych 5. Opłaty lokalne 34.500 32.890 95.08 0,78 6. Pozostałe dochody własne 1.675.213 1228.300 73,32 29,18 DOCHODY WŁASNE 3.767.005 4.209.241 111,74 37,07
Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedło Ŝonych przez Urz ąd Gminy w Sieradzu
Tabela Plan i realizacja dochodów własnych w 2004 roku Udział Procent procentowy Plan Wykonanie Lp. Wyszczególnienie Wykonania w wyko- (w zł) (w zł) Planu naniu bud Ŝetu 1 2 3 4 5 6 DOCHODY BUD śETOWE – 12.665.916 12.799.749 101,06 00,0 ogółem 1. Podatek od nieruchomo ści 1.430.000 1.779.236 124,42 39,73 2. Podatek rolny 496.000 489.864 96,76 10,94 3. Podatek le śny 60.000 58.972 98,28 1,32 4. Podatek od środków 106.000 117.728 111,06 2,63 transportowych 5. Opłaty lokalne 35.320 32.021 99,15 0,72 6. Pozostałe dochody własne 2.219.972 2.440.949 109,95 54,52 DOCHODY WŁASNE 4.344.292 4.477.770 103,07 34,98
Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedło Ŝonych przez Urz ąd Gminy w Sieradzu
3) Podatek od nieruchomo ści
Stawki podatku od nieruchomości na lata 2003 2004 określone zostały niŜej wymienionymi uchwałami: • uchwałą nr II/8 Rady Gminy w Sieradzu z dnia 06 grudnia 2002 roku w sprawie ustalenia wysokości stawek podatku od nieruchomości. • uchwałą nr XI/56/03 Rady Gminy w Sieradzu z dnia 5 grudnia 2003 roku w sprawie ustalenia wysokości stawek podatku od nieruchomości.
______23 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Określone uchwałami Rady Gminy stawki podatku od nieruchomości na lata 2003 2004 nie przekraczały maksymalnych stawek określonych: w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 18 października 2001 roku w sprawie określenia górnych granic stawek kwotowych w niektórych podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. nr 125, poz. 1375) i w ustawie z dnia 30 października 2002 roku o zmianie ustawy o podatkach i opłatach lokalnych oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. nr 200, poz. 1683). W 2002 roku stawki te równieŜ nie były niŜsze niŜ 50 % stawki maksymalnej – stosownie do wymogu zawartego we wskazanym wyŜej rozporządzeniu. Rada Gminy w Sieradzu – zarówno w 2003, jak i w 2004 roku wprowadziła odrębnymi uchwałami (uchwała nr II/10/2002 z dnia 06 grudnia 2002 roku, uchwała nr XI/59/03 z dnia 05 grudnia 2003 roku) dodatkowe zwolnienia (inne niŜ określone w ustawie o podatkach i opłatach lokalnych), obejmujące: w 2003 roku – 1/ budynki mieszkalne i ich części z wyjątkiem związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, 2/ nieruchomości zajęte na cele ochrony przeciwpoŜarowej oraz na prowadzenie działalności kulturalno oświatowej, 3/budowle wykorzystane bezpośrednio do wytwarzania energii elektrycznej lub ciepła linii elektroenergetycznych przesyłowych i rozdzielczych, rurociągów i przewodów sieci rozdzielczej gazów, ciepła, paliw i wody, budowle słuŜące do odprowadzania i oczyszczania ścieków stanowiące własność gminy. w 2004 roku – 1/ budynki mieszkalne i ich części z wyjątkiem związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, 2/ budynki lub ich części oraz grunty stanowiące mienie komunalne a nie oddane w posiadanie zaleŜne, z wyjątkiem zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej, 3/nieruchomości zajęte na cele ochrony przeciwpoŜarowej oraz na prowadzenie działalności kulturalno oświatowej.
Podatek od nieruchomości od osób prawnych
Wpływy z podatku od nieruchomości osób prawnych w 2003 roku wynosiły 1.158.549,99 zł i stanowiły 10,20 % dochodów budŜetowych i 27,52 % dochodów własnych, a w 2004 roku wynosiły 1.412.257,65 zł i stanowiły odpowiednio 11,03 % i 31,53 %. Przypis netto podatku (przypisy – odpisy) w 2003 roku wynosił kwotę 1.199.227,60 zł, a w 2003 roku –1.370.517,20 zł.
Gmina prowadzi rejestr podmiotów – osób prawnych prowadzących działalność na terenie Gminy. W 2003 roku funkcjonowało na terenie Gminy (zgodnie z prowadzoną ewidencją) 17, a w 2004 roku 21 osób prawnych, będących płatnikami podatku od nieruchomości.
Jako próbę do kontroli przyjęto 8 podatników to jest 52,9 % ogółu podatników w 2003 roku i 52,4 % ogółu podatników w 2004 roku. Szczegółowej kontroli poddano dokumentację podatników o niŜej wymienionych numerach identyfikacyjnych.
______24 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
(….) 11 Deklaracje na podatek od nieruchomości za 2003 i 2004 rok złoŜyli wszyscy podatnicy objęci kontrolą. Na podstawie odnotowanych dat wpływu na deklaracjach podatkowych ustalono, Ŝe większość deklaracji dotycząca roku 2003 i 2004 wpłynęła do organu podatkowego w terminie. Kontrolujące stwierdziły, Ŝe na niektórych deklaracjach nie odnotowano daty wpływu. Z daty sporządzenia przez podatnika deklaracji wynika, Ŝe deklaracje sporządzono w terminie do 15 stycznia kaŜdego roku. Deklaracje podatkowe złoŜone na lata 2002 – 2003 nie zawierały błędów rachunkowych, a kwota naleŜnego podatku obliczona została wg prawidłowych stawek uchwalonych przez Radę Gminy. Zmiany w podstawie opodatkowania zostały przez podatników prawidłowo udokumentowane. Kontrolujące ustaliły, Ŝe podatnicy objęci próbą niektóre raty podatku regulowali po terminie. Z tytułu nieterminowych wpłat organ podatkowy prawidłowo naliczył i pobrał odsetki.
Podatek od nieruchomości od osób fizycznych
Uzyskane w 2003 roku wpływy z podatku od nieruchomości osób fizycznych wynosiły 315.100,16 zł i stanowiły 2,76 % dochodów budŜetowych ogółem i 7,49% dochodów własnych, a w 2004 roku wynosiły 238.433,83 zł i stanowiły odpowiednio 1,86% i 5,32%. Przypis podatku od nieruchomości osób fizycznych netto (wymiar + przypisy – odpisy) wynosił 261.302,60 zł w 2003 roku i 244.074,36 zł w 2004 roku. Jako próbę do kontroli przyjęto podatników podatku od nieruchomości z sołectwa. W 2002 roku w sołectwie Łosieniec płaciło podatek od nieruchomości 64 podatników, a w 2003 roku 58 podatników, Ustalenia kontroli:
Wszyscy podatnicy objęci kontrolą złoŜyli wykazy nieruchomości. Kontrolujące nie stwierdziły nieprawidłowości w sporządzeniu wykazów nieruchomości przez podatników. Podatnicy, uiszczający podatek wyłącznie z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej nie wykazywali w wykazach nieruchomości budynków i gruntów innych niŜ związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Pozostałe grunty oraz pozostałe budynki występowały tylko w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej w
11 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______25 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
miejscu zamieszkania podatnika. Od 2003 roku nie występowały juŜ grunty pozostałe, które jako uŜytki rolne zostały opodatkowane podatkiem rolnym. Kontrolujące stwierdziły, Ŝe do ustalenia wymiaru podatku przyjęto podstawę opodatkowania wykazaną przez podatników w wykazach nieruchomości. Zastosowano prawidłowe stawki podatku, uchwalone przez Radę Gminy w Sieradzu. Błędów rachunkowych nie stwierdzono. W kontrolowanym okresie pracownicy Urzędu Gminy w Sieradzu nie przeprowadzali kontroli u podatników podatku od nieruchomości osób fizycznych w zakresie prawidłowości zadeklarowanej podstawy opodatkowania. W związku z tym, Ŝe zdecydowana większość podatników w badanym sołectwie Łosieniec reguluje podatek od nieruchomości w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym, terminowość wpłat podatku, prawidłowość naliczania i pobierania odsetek za zwłokę opisana zostanie w dalszej części protokółu przy podatku rolnym.
Udzielone ulgi w zapłacie podatku w zakresie podatku od nieruchomości (np. umorzenie zaległości, rozłoŜenie na raty, odroczenie terminu płatności)
2003 rok Ilo ść Kwota obj ęta Rodzaj decyzji wydanych decyzji decyzjami Umorzenie zaległo ści 7 1904 podatkowej, odsetek Rozło Ŝenie zapłaty podatku na - - raty Odroczenie terminu płatno ści - - podatku Rozło Ŝenie na raty zapłaty 4 2.337 zaległo ści podatkowej Odroczenie zapłaty zaległo ści - - podatkowej
2004 rok
Ilo ść Kwota obj ęta Rodzaj decyzji wydanych decyzji decyzjami Umorzenie zaległo ści 6 1.174 podatkowej, odsetek Rozło Ŝenie zapłaty podatku na - - raty Odroczenie terminu płatno ści - - podatku Rozło Ŝenie na raty zapłaty 3 4.297 zaległo ści podatkowej Odroczenie zapłaty zaległo ści podatkowej
Kontrolą objęto niŜej wymienione decyzje:
______26 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Decyzja nr F/3113/1/2003 z dnia 17.03.2003 roku – umorzono podatnikowi osobie fizycznej – na jego wniosek z dnia 17.03.2003 roku – zaległą II III i IV ratę podatku za 2002 rok w kwocie 109,90 zł. Decyzja nr F/3113/57/2003 z dnia 18.11.2003 roku – umorzono podatnikowi osobie fizycznej – na jego wniosek z dnia 18.11.2003 roku – zaległość podatkową za 2003 rok w kwocie 746,70 zł. Decyzja nr F/3113/2/42/2003 z dnia 24.06.2003 roku – rozłoŜono na raty podatek od nieruchomości w kwocie 183,30 zł w terminie: I rata płatna do 15.07.2003 roku i II rata płatna do 15.08.2003 roku. Wniosek podatnika z dnia 23.06.2003 roku. Ustalenia kontroli: Ww. decyzje wydane były przez Wójta Gminy na podstawie wniosków podatników We wnioskach o umorzenie zobowiązania pienięŜnego wskazywano na pogorszenie sytuacji finansowej spowodowane m.in. nieuleczalną lub przewlekłą chorobą podatnika lub członków rodziny. Wydanie decyzji poprzedzone były sporządzeniem przez inspektora Urzędu Gminy protokółu o sytuacji majątkowej podatnika, ze wskazaniem okoliczności osłabiających zdolność płatniczą podatnika, a takŜe zgromadzeniem innych dokumentów dla potwierdzenia trudnej sytuacji podatnika takich jak: zaświadczenia o stanie zdrowia, karty leczenia szpitalnego
3) Podatek rolny
Podstawę obliczenia podatku rolnego na obszarze Gminy Sieradz w okresie objętym kontrolą stanowiły średnie ceny skupu 1 q Ŝyta ustalone w Komunikatach Prezesa GUS: • Nr II/4/02 z dnia 2 grudnia 2002 roku – przyjęta średnia cena skupu 1 kwintala Ŝyta, stanowiąca podstawę opodatkowania w 2002 roku – 33,45 zł (według Komunikatu Prezesa GUS z dnia 30 października 2002 roku. MP nr 51 poz.733, średnia cena skupu Ŝyta za okres 3 pierwszych kwartałów poprzedniego roku wynosiła 33,45 zł). • W roku 2004 równieŜ przyjęto do obliczenia podatku stawkę według Komunikatu Prezesa GUS. Zgodnie z załącznikiem nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 stycznia 1990 roku w sprawie podatku rolnego (Dz. U. nr 3 poz. 18) Gmina Sieradz zaliczona jest do II okręgu podatkowego.
Podatek rolny od osób fizycznych
Podatek rolny od osób fizycznych ujęty jest w nakazie płatniczym jako składnik łącznego zobowiązania pienięŜnego, a przy poborze i w rachunkowości w sumie łącznej (rozporządzenie Ministra Finansów z
______27 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
dnia 21 grudnia 1999 roku w sprawie łącznego zobowiązania pienięŜnego – Dz. U nr 105 poz. 1200, obowiązujące do 31 grudnia 2002 roku i art.6c ustawy o podatku rolnym obowiązujący od 1 stycznia 2003 roku). Wybrane zagadnienia dotyczące: terminowości wpłat podatku, doręczania nakazów płatniczych, ewidencji wpłat, wynagrodzenia sołtysów omawiane przy tematyce podatku rolnego dotyczyć będą całego zobowiązania pienięŜnego, w skład którego wchodzi równieŜ podatek od nieruchomości i podatek leśny.
Wpływy z tytułu podatku rolnego od osób fizycznych (ustalone wskaźnikiem udziału wymiaru podatku rolnego w ogólnym wymiarze zobowiązania pienięŜnego) wynosiły: w 2003 roku – 438.002,85 zł i stanowiły 10,41 % dochodów własnych i 3,86 % dochodów budŜetowych gminy. w 2003 roku – 461.372,37 zł i stanowiły odpowiednio 10,30 % i 3,60 %. Przypis podatku rolnego po ulgach netto (wymiar +przypisy – odpisy) w 2003 roku wynosił kwotę 430.828,32 zł, a w 2004 roku – 459.110,94 zł. Kontrolą prawidłowości poboru i ewidencji podatku rolnego od osób fizycznych za lata 2003 – 2004 objęto kompleksowo sołectwo Łosieniec – w 2003 roku – 43 pozycje wymiarowe podatku rolnego, a w 2004 roku – 41 pozycji wymiarowych.
Ustalenia kontroli Z ewidencji podatkowej wynikało, Ŝe zmiany ilości opodatkowanej powierzchni gruntów zostały prawidłowo udokumentowane, Wykazane hektary uŜytków rolnych były prawidłowo przeliczone na hektary przeliczeniowe. Przeliczenia dokonano metodą komputerową . NaleŜny podatek rolny od osób fizycznych został naliczony prawidłowo. Nakazy łącznego zobowiązania pienięŜnego (w tym: podatku rolnego) lub tylko podatku od nieruchomości, czy leśnego dla podatników mających miejsce zamieszkania w siedzibie sołectw dostarczają sołtysi, pozostali otrzymują nakazy płatnicze za pośrednictwem poczty (za potwierdzeniem odbioru). Kontrolujące ustaliły, Ŝe zarówno w 2003, jak i w 2004 roku w badanym sołectwie Łosieniec nakazy łącznego zobowiązania pienięŜnego doręczone zostały z zachowaniem 14 dniowego terminu, jaki jest wymagany od dnia doręczenia decyzji do upływu ustawowego terminu płatności I raty zobowiązania pienięŜnego. W 2003 roku decyzje doręczone były w okresie od 14 do 26 lutego, a w 2004 roku w okresie od 13 do 26 lutego. Stwierdzono, Ŝe pobór łącznego zobowiązania pienięŜnego, podatku od nieruchomości i podatku leśnego odbywał się przez sołtysów. Kontrolą objęto dokumentację dotyczącą rozliczenia sołtysów z sołectwa Łosieniec, Mnichów i Sucha. Wysokość kwot zainkasowanych zobowiązań pienięŜnych i pobranego wynagrodzenia za inkaso obrazuje poniŜsze zestawienie:
______28 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
(….) 12 Kontrolujące stwierdziły, Ŝe prowizja została prawidłowo naliczona i wypłacona. Podatek rolny od osób prawnych
Wpływy z podatku rolnego osób prawnych wynosiły w 2003 roku kwotę 31.088,36 zł i stanowiły 0,73 % dochodów własnych i 0,27 % dochodów budŜetowych, a w 2004 roku wynosiły 28.491,30 zł i stanowiły 0,64% dochodów własnych i 0,22% dochodów budŜetowych. Na podstawie prowadzonego przez Gminę rejestru na terenie Gminy funkcjonowało w 2003 roku – 16 osób prawnych, a w 2004 roku – 17 osób prawnych, będących płatnikami podatku rolnego. Ustalenia kontroli: Deklaracje na podatek rolny w kontrolowanym okresie złoŜyły wszystkie osoby prawne będące płatnikami podatku. Deklaracje złoŜone zostały w terminie. Kontrolą objęto 1 podatnika którego przypis wynosił: - na rok 2003 31.034,50 zł - na rok 2004 21.366,20 zł Nie stwierdzono nieprawidłowości co do prawidłowości naliczenia podatku. Udzielone ulgi i zwolnienia w zakresie podatku rolnego (w szczególności ulga inwestycyjna, Ŝołnierska i z tytułu nabycia gruntów)
2003 rok
Ilo ść Kwota Rodzaj decyzji decyzji ulgi lub zwolnienia Ulga inwestycyjna 1 14.840 Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów 39 2.692 Ulga Ŝołnierska 4 411 Umorzenie zaległo ści, odsetek 34 7.998 Rozło Ŝenie na raty zapłaty podatku 5 2.055 (zaległo ści) Odroczenie terminu zapłaty podatku 25 3.458 (zaległo ści) Uwaga – w przypadku ulg, zwolnie ń rozci ągaj ących si ę na kolejne lata podajemy skutki finansowe dla danego roku. Nie wpisujemy decyzji i ich skutków sprzed okresu obj ętego kontrol ą.
2004 rok
Rodzaj decyzji Ilo ść Kwota
12 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______29 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
decyzji ulgi lub zwolnienia Ulga inwestycyjna 1 641 Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów 24 1.732 Ulga Ŝołnierska 3 403 Umorzenie zaległo ści, odsetek 20 10.571 Rozło Ŝenie na raty zapłaty podatku 5 1.611 (zaległo ści) Odroczenie terminu zapłaty podatku 24 3.445 (zaległo ści) Uwaga – w przypadku ulg, zwolnie ń rozci ągaj ących si ę na kolejne lata podajemy skutki finansowe dla danego roku. Nie wpisujemy decyzji i ich skutków sprzed okresu obj ętego kontrol ą.
Ulgi inwestycyjne W okresie objętym kontrolą wydano 2 decyzje w zakresie udzielenia ulg inwestycyjnych: 1) decyzja nr IV/3111/2/1/03 z dnia 18 listopada 2003 roku. Udzielono ulgę w kwocie 14.840,70 zł stanowiącą 25 % nakładów inwestycyjnych związanych z adaptacją obory udojowej na jałownik. (….) 13 . 2) Decyzja nr IV/F/3111 2/1/2003 z dnia 15 kwietnia 2004 roku. Udzielono ulgę w kwocie zł stanowiącą 25 % nakładów inwestycyjnych związanych z budową i modernizacją budynku inwentarskiego chlewni. (….) 14 Kontrolujące ustaliły, Ŝe ulgi inwestycyjne zostały udzielone zgodnie z wymogami art. 13 ustawy o podatku rolnym. Decyzje w sprawach udzielenia ulg w imieniu Wójta Gminy wydała i podpisała pani Marianna Klimczak – inspektor ds. wymiaru podatku, na podstawie udzielonego pełnomocnictwa przez Wójta Gminy z dnia 01.10.1993 roku i ponownie z dnia 09.01.2004 roku.
W okresie objętym kontrolą udzielono niŜej wymienione ulgi Ŝołnierskie : decyzja F3111/3/2/03 z dnia 08 kwietnia 2003 roku . Ulgę przyznano na wniosek podatnika z dnia 20.03.2003 roku o przyznanie ulgi w związku z odbywaniem słuŜby wojskowej przez syna w okresie od 29 stycznia 2002
13 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 14 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______30 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
roku do 22 stycznia 2003 roku. w kwocie 36,30 zł za okres od 01 kwietnia do 31 grudnia 2003 roku (09 miesięcy) w wysokości 40 % podatku rolnego. decyzja F3111/3/03 z dnia 31 lipca 2003 roku . Ulgę przyznano na wniosek podatnika z dnia 23.06.2003 roku w kwocie 145,20 za okres od 01 lipca do 31 grudnia 2003 roku (06 miesięcy) w wysokości 40 % podatku rolnego. decyzja F3111/3/04 z dnia 31 stycznia 2004 roku . Ulgę przyznano na wniosek podatnika z dnia 23.12.2003 roku w kwocie 203,70 zł za okres od 01 stycznia do 31 września 2003 roku (09 miesięcy) w wysokości 40 % podatku rolnego. decyzja F3111/3/2/04 z dnia 10 lutego 2004 roku . Ulgę przyznano na wniosek podatnika z dnia 30.01.2004 roku w kwocie 182,60 zł za okres od do 31 grudnia 2003 roku (09 miesięcy) w wysokości 40 % podatku rolnego. decyzja F3111/3/3/04 z dnia 30 sierpnia 2004 roku . Ulgę przyznano na wniosek podatnika z dnia 30.07.2004 roku w kwocie 40,20 zł za okres od 01 sierpnia do 31 grudnia 2004 roku (09 miesięcy) w wysokości 40 % podatku rolnego. Kontrolą objęto 100% decyzji wydanych w latach 2003 2004. Wnioski złoŜone przez podatników zostały udokumentowane zaświadczeniami z jednostek wojskowych o okresie odbywania słuŜby wojskowej przez podatnika lub syna podatnika. Podatnicy ubiegający się o ulgę złoŜyli oświadczenia, Ŝe ich syn przed rozpoczęciem słuŜby wojskowej nie pracował zarobkowo. Zastosowano – zgodnie z art. 13a ustawy o podatku rolnym – okres zwolnienia od pierwszego miesiąca po miesiącu w którym nastąpiło rozpoczęcie słuŜby wojskowej do końca miesiąca w którym nastąpiło jej zakończenie. Kontrolą objęto niŜej wymienione decyzje w sprawie nabycia gruntów : Decyzja nr F/3111 1/22/2003 z dnia 24.07.2003 roku zwolniono grunty o powierzchni 6,47 ha, nabyte przez podatnika na powiększenie istniejącego gospodarstwa rolnego (….).15 Decyzja nr F/3111 1/24/2003 z dnia 04.08.2003 roku zwolniono grunty o powierzchni 0,80 ha, nabyte przez podatnika na powiększenie istniejącego gospodarstwa rolnego (….) 16 . Decyzja nr F/3111 1/34/2003 z dnia 27.10.2003 roku zwolniono grunty o powierzchni 1,40 ha, nabyte przez podatnika na powiększenie istniejącego gospodarstwa rolnego (….) 17 .
15 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
16
______31 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Decyzja nr F/3111 1/35/2003 z dnia 29.10.2003 roku zwolniono grunty o powierzchni 2,28 i 2,27 ha, nabyte przez podatnika na powiększenie istniejącego gospodarstwa rolnego (….).18 Decyzja nr F/3111 1/38/2003 z dnia 29.12.2003 roku zwolniono grunty o powierzchni 1,09 ha, nabyte przez podatnika na utworzenie gospodarstwa rolnego (….) 19 . Decyzja nr F/3111 1/14/2004 z dnia 18.05.2004 roku zwolniono grunty o powierzchni 0,32 ha, nabyte przez podatnika na powiększenie istniejącego gospodarstwa rolnego (….).20 Decyzja nr F/3111 1/17/2004 z dnia 30.08.2004 roku zwolniono grunty o powierzchni 1,24 ha, nabyte przez podatnika na powiększenie istniejącego gospodarstwa rolnego (….).21 Decyzja nr F/3111 1/19/2004 z dnia 23.09.2004 roku zwolniono grunty o powierzchni 2,13 ha, nabyte przez podatnika na powiększenie istniejącego gospodarstwa rolnego (….) 22 . Decyzja nr F/3111 1/20/2004 z dnia 23.09.2004 roku zwolniono grunty o powierzchni 1,02 ha, nabyte przez podatnika na powiększenie istniejącego gospodarstwa rolnego (….) 23 .
17 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 18 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 19 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 20 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 21 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 22 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______32 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Decyzja nr F/3111 1/22/2004 z dnia 02.12.2004 roku zwolniono grunty o powierzchni 0,76 ha, nabyte przez podatnika na powiększenie istniejącego gospodarstwa rolnego (….) 24 Ustalenia kontroli: Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie stosowania ulg z tytułu nabycia gruntów. Ustawą z dnia 10 października 2002 roku o zmianie ustawy o podatku rolnym (Dz. U. nr 200, poz. 1680) wprowadzony został w art. 13d dodatkowo ust.3, obowiązujący od 1 stycznia 2003 roku, zgodnie z którym zwolnienia i ulgi udzielane na wniosek podatnika stosuje się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu w którym złoŜono wniosek. PowyŜsza zmiana oznacza, Ŝe pięcioletni okres, w którym moŜe być stosowane zwolnienie nie uległ zmianie, ale juŜ czasookres stosowania zwolnienia zaleŜy wyłącznie od podatnika tzn. od tego w jakim terminie złoŜył wniosek. Okres stosowania zwolnienia moŜe być zatem krótszy niŜ 5 lat o ile podatnik nie złoŜył wniosku bezzwłocznie po nabyciu gruntów, co zostało stwierdzone w niektórych wnioskach objętych kontrolą. Decyzje w sprawach przyznania ulg w zakresie nabycia gruntów wydawała pani Marianna Klimczak. Ulgi z tytułu umorzeń i odroczeń zobowiązania pienięŜnego, w tym: podatku rolnego Kontroli poddano niŜej wymienione decyzje w sprawach odroczeń i umorzeń Decyzja Fn/IV/3113/1/14 z dnia 05.05.2003 roku w sprawie umorzenia II raty podatku rolnego w kwocie 87,60 zł. Decyzja Fn/IV/3113/1/16 z dnia 27.03.2003 roku umorzono zaległość podatkową w kwocie 717,38 zł w tym zaległość z tytułu podatku rolnego stanowiła kwotę 585,18 zł a zaległość w kwocie 132,20 zł dotyczyła podatku od nieruchomości. Decyzja Fn/IV/3113/1/17 z dnia 06.06.2003 roku umorzono zaległość podatkową w kwocie 344,00 zł. Decyzja Fn/IV/3113/1/18 z dnia 13.05.2003 roku umorzono II ratę podatku rolnego w kwocie 209,60 zł. Decyzja Fn/IV/3113/1/19 z dnia 09.06.2003 roku umorzono zaległości z 2002 roku w kwocie 852,50 zł.
23 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 24 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______33 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Decyzja Fn/IV/3113/1/20 z dnia 18.06.2003 roku umorzono I i II ratę zobowiązania pienięŜnego w kwocie 154,40 zł. Decyzja Fn/IV/3113/1/36 z dnia 03.10.2003 roku umorzono III ratę podatku rolnego w kwocie 106,10 zł. Decyzja Fn/IV/3113/1/37 z dnia 03.10.2003 roku umorzono III ratę podatku rolnego w kwocie 109,90 zł. Decyzja Fn/IV/3113/1/38 z dnia 03.10.2003 roku umorzono III ratę podatku rolnego w kwocie 160,30 zł. Decyzja Fn/IV/3113/1/59 z dnia 15.11.2003 roku umorzono zaległość podatkową w kwocie 736,10 zł. Decyzja Fn/IV/3113/1/62 z dnia 13.11.2003 roku umorzono zaległość podatkową w kwocie 105,00 zł. Decyzja Fn/IV/3113/1/22 z dnia 22.03.2004 roku umorzono zaległość podatkową w kwocie 986,30 zł. Decyzja Fn/IV/3113/1/31 z dnia 04.05.2004 roku umorzono podatek rolny w kwocie 66,40 zł. Decyzja Fn/IV/3113/1/33 z dnia 15.06.2004 roku umorzono odsetki od zaległości podatkowej w kwocie 3.091,90 zł. Decyzja Fn/IV/3113/1/37 z dnia 12.07.2004 roku umorzono podatek rolny w kwocie 111,00 zł. Decyzja Fn/IV/3113/1/38 z dnia 12.07.2004 roku umorzono podatek rolny w kwocie 66,40 zł. Decyzja Fn/IV/3113/1/47 z dnia 15.09.2004 roku umorzono odsetki od podatku rolnego w kwocie 78,80 zł. Decyzja Fn/IV/3113/1/62 z dnia 09.11.2004 roku umorzono odsetki od zaległości w podatku rolnym w kwocie 2.510,40 zł. Decyzja Fn/IV/3113/2/38 z dnia 14.05.2003 roku odroczono termin płatności II raty podatku rolnego w kwocie 28,60 zł do 31.07.2003 roku. Decyzja Fn/IV/3113/2/45 z dnia 28.08.2003 roku rozłoŜono na raty zaległości z roku 2003 w kwocie 177,30 zł wraz z naleŜnymi odsetkami. Decyzja Fn/IV/3113/2/56 z dnia 06.10.2003 roku odroczono termin płatności III raty podatku rolnego w kwocie 159,10 zł do 30.10.2003 roku. Decyzja Fn/IV/3113/2/58 z dnia 06.10.2003 roku odroczono termin płatności III raty podatku rolnego w kwocie 198,10 zł do 28.11.2003 roku. Decyzja Fn/IV/3113/2/28 z dnia 03.09.2004 roku rozłoŜono zaległość podatkową w kwocie 261,70 zł wraz z naleŜnymi odsetkami na 5 rat. Decyzja Fn/IV/3113/2/36 z dnia 23.09.2004 roku odroczono termin płatności III raty podatku rolnego w kwocie 44,70 zł do 15.11.2004 roku.
______34 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Ustalenia kontroli Ww. decyzje wydane były przez Wójta Gminy na podstawie wniosków podatników Wnioski w sprawach odroczeń składane były przed upływem terminu płatności rat zobowiązania pienięŜnego. Jako powód przesunięcia terminu płatności wskazywano trudną sytuację finansową. Ustalono, Ŝe objęci kontrolą podatnicy zapłacili zobowiązanie pienięŜne w terminach określonych w decyzjach We wnioskach o umorzenie zobowiązania pienięŜnego lub odsetek za zwłokę wskazywano na pogorszenie sytuacji finansowej spowodowane m.in. nieuleczalną lub przewlekłą chorobą podatnika lub członków rodziny, stratami w produkcji roślinnej w wyniku opadów lub suszy, padnięciem inwentarza itp.. Wydanie decyzji poprzedzone były sporządzeniem przez inspektora Urzędu Gminy protokółu o sytuacji majątkowej podatnika, ze wskazaniem okoliczności osłabiających zdolność płatniczą podatnika, a takŜe zgromadzeniem innych dokumentów dla potwierdzenia trudnej sytuacji podatnika takich jak: zaświadczenia o stanie zdrowia, karty leczenia szpitalnego, pokwitowania odbioru padniętego inwentarza.
4) Podatek od środków transportowych
Stawki podatku od środków transportowych na lata objęte kontrolą określone zostały w uchwałach Rady Gminy Sieradz nr: - na rok 2003 nr II/11/2002 z dnia 06 grudnia 2002 roku - na rok 2004nr XI/57/2003 z dnia 05 grudnia 2003 roku Rada Gminy w Sieradzu uchwałą nr II/10/2002 z dnia 06 grudnia 2002 roku w sprawie zwolnień w podatkach i opłatach lokalnych zwolniła od podatku od środków transportowych pojazdy będące w posiadaniu organów i administracji samorządu gminnego oraz jednostek organizacyjnych, gdzie działalność bieŜąca jest dotowana z budŜetu gminy Rada Gminy w Sieradzu uchwałą nr XI/59/2003 z dnia 05 grudnia 2003 roku w sprawie zwolnień w podatkach i opłatach lokalnych zwolniła od podatku od środków transportowych autobusy słuŜące do przewozu uczniów do szkół oraz pojazdy słuŜące do celów ochrony przeciw poŜarowej. Podatek od środków transportowych – osoby fizyczne
(….) 25
25 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______35 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Wszyscy podatnicy objęci kontrolą złoŜyli na 2002 i 2003 rok wykazy posiadanych pojazdów do ustalenia stawki opodatkowania.
Pojazdy objęte kontrolą opodatkowane zostały prawidłowymi stawkami podatku . Podatnicy uregulowali podatek w terminie.
Podatek od środków transportowych – osoby prawne
Wg rejestru osób prawnych i składanych informacji przez podatników (wykazy pojazdów podlegających opodatkowaniu) podatkiem w latach 2003 2003 roku objęte były środki transportowe będące w posiadaniu 4 osób prawnych. Kontrolą objęto podatnika o numerze identyfikacyjnym 002. Nie stwierdzono nieprawidłowości naliczaniu i zapłacie podatku.
Udzielone ulgi w zakresie podatku od środków transportowych (np. umorzenie zaległości, rozłoŜenie na raty, odroczenie terminu płatności)
2003 rok
Ilo ść Kwota Rodzaj decyzji wydanych decyzji obj ęta decyzjami Umorzenie zaległo ści podatkowej, 10 8.714 odsetek Rozło Ŝenie zapłaty podatku na raty 1 1.661 Odroczenie terminu płatno ści podatku 23 24.654 Rozło Ŝenie na raty zapłaty zaległo ści 1 3.646 podatkowej Odroczenie zapłaty zaległo ści - - podatkowej
2004 rok
Rodzaj decyzji Ilo ść Kwota wydanych decyzji obj ęta decyzjami Umorzenie zaległo ści podatkowej, 3 4.877 odsetek Rozło Ŝenie zapłaty podatku na raty - - Odroczenie terminu płatno ści podatku 10 22.777 Rozło Ŝenie na raty zapłaty zaległo ści - - podatkowej Odroczenie zapłaty zaległo ści - - podatkowej
Wyrywkowej kontroli poddano niŜej wymienione decyzje: 3113/2/16/03 z dnia 18.03.2003 roku o odroczeniu I raty podatku w kwocie 425,00 zł do dnia 15.09.2003 roku. Wniosek podatnika z dnia 14.02.2003 roku.
______36 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
3113/2/46/03 z dnia 10.09.2003 roku o odroczeniu II raty podatku w kwocie 939,50 zł do dnia 12.12.2003 roku. Wniosek podatnika z dnia 10.10.2003 roku. 3113/2/47/03 z dnia 10.09.2003 roku o odroczeniu II raty podatku w kwocie 425,00 zł do dnia 10.12.2003 roku. Wniosek podatnika z dnia 04.09.2003 roku. 3113/2/48/03 z dnia 10.09.2003 roku o odroczeniu II raty podatku w kwocie 2.317,80 zł do dnia 15.12.2003 roku. Wniosek podatnika z dnia 09.09.2003 roku. 3113/2/49/03 z dnia 12.09.2003 roku o odroczeniu II raty podatku w kwocie 550,00 zł do dnia 12.12.2003 roku. Wniosek podatnika z dnia 11.09.2003 roku. 3113/2/50/03 z dnia 17.09.2003 roku o odroczeniu II raty podatku w kwocie 425,00 zł do dnia 15.12.2003 roku. Wniosek podatnika z dnia 15.09.2003 roku. 3113/2/1/04 z dnia 10.02.2004 roku o odroczeniu I raty podatku w kwocie 4.724,80 zł do dnia 10.02.2004 roku. Wniosek podatnika z dnia 10.02.2004 roku. 3113/2/2/04 z dnia 10.02.2004 roku o odroczeniu I raty podatku w kwocie 2.662,30 zł do dnia 30.06.2004 roku. Wniosek podatnika z dnia 10.02.2004 roku. 3113/2/5/04 z dnia 10.02.2004 roku o odroczeniu I raty podatku w kwocie 425,00 zł do dnia 30.06.2004 roku. Wniosek podatnika z dnia 15.02.2004 roku. 3113/2/34/04 z dnia 23.09.2004 roku o odroczeniu II raty podatku w kwocie 2.995,50 zł do dnia 17.11.2004 roku. Wniosek podatnika z dnia 14.09.2004 roku. 3113/2/37/04 z dnia 23.09.2004 roku o odroczeniu II raty podatku w kwocie 5.195,20 zł do dnia 15.11.2004 roku. Wniosek podatnika z dnia 15.09.2004 roku. 3113/11/03 z dnia 14.05.2003 roku w sprawie umorzenia podatku od środków transportowych w kwocie 283,30 zł. Wniosek podatnika z dnia 05.05.2003 roku. 3113/21/03 z dnia 07.05.2003 roku w sprawie umorzenia podatku od środków transportowych w kwocie 2.317,40 zł. Wniosek podatnika z 26.05.2003 roku. 3113/23/03 z dnia 07.05.2003 roku w sprawie umorzenia podatku od środków transportowych w kwocie 550 zł. Wniosek podatnika z 05.06.2003 roku. 3113/26/03 z dnia 21.07.2003 roku w sprawie umorzenia podatku od środków transportowych w kwocie 700,00 zł oraz odsetek w kwocie 120 zł. Wniosek podatnika 21.07.2003 roku.
______37 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
3113/34/04 z dnia 07.05.2004 roku w sprawie umorzenia odsetek od podatku od środków transportowych w kwocie 59,10 zł. Wniosek podatnika z 25.06.2004 roku. 3113/54/04 z dnia 25.10.2004 roku w sprawie umorzenia podatku od środków transportowych w kwocie 708,30 zł. Wniosek podatnika z 22.10.2004 roku
6) Opłata targowa
Gmina Sieradz nie posiada targowiska, a tym samym nie osiąga dochodów z tytułu opłaty targowej
7) Opłata skarbowa Kontrolą objęto prawidłowość pobierania opłaty przy niŜej wymienionych pozycjach: - wniosek o udzielenie ulgi inwestycyjnej z dnia 30 października 2003 roku. Pobrano opłatę skarbową w wysokości 5 zł oraz 0,50 zł od kaŜdego załącznika, - wniosek o udzielenie ulgi inwestycyjnej z dnia 15 kwietnia 2004 roku. Pobrano opłatę skarbową w wysokości 5 zł oraz 0,50 zł od kaŜdego załącznika, - podanie z dnia 26.06.2003 roku o przyznanie ulgi z tytułu nabycia gruntów. Nie pobrano znaku opłaty skarbowej. - podanie z dnia 23.07.2003 roku o przyznanie ulgi z tytułu nabycia gruntów. Nie pobrano znaku opłaty skarbowej. - Podanie z dnia 30.06.2003 roku o przyznanie ulgi z tytułu nabycia gruntów. Nie pobrano znaku opłaty skarbowej. - Podanie z dnia 30.09.2003 roku o przyznanie ulgi z tytułu nabycia gruntów. Nie pobrano znaku opłaty skarbowej. - Podanie z dnia 28.10.2003 roku o przyznanie ulgi z tytułu nabycia gruntów. Nie pobrano znaku opłaty skarbowej. - Podanie z dnia 09.12.2003 roku o przyznanie ulgi z tytułu nabycia gruntów. Nie pobrano znaku opłaty skarbowej. - podanie z dnia 19.04.2003 roku o przyznanie ulgi z tytułu nabycia gruntów. Nie pobrano znaku opłaty skarbowej. - podanie z dnia 30.07.2004 roku o przyznanie ulgi z tytułu nabycia gruntów. Nie pobrano znaku opłaty skarbowej. - podanie z dnia 30.08.2004 roku o przyznanie ulgi z tytułu nabycia gruntów. Nie pobrano znaku opłaty skarbowej.
______38 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
- podanie z dnia 31.08.2004 roku o przyznanie ulgi z tytułu nabycia gruntów. Nie pobrano znaku opłaty skarbowej. - podanie z dnia 04.11.2004 roku o przyznanie ulgi z tytułu nabycia gruntów. Nie pobrano znaku opłaty skarbowej. - podanie z dnia 05.05.2003 roku w sprawie umorzenia podatku od środków transportowych. Na podaniu skasowano znak opłaty skarbowej za 5 zł. - podanie z dnia 26.05.2003 roku w sprawie umorzenia podatku od środków transportowych. Nie skasowano znaku opłaty skarbowej zamieszczając adnotację „nie skasowano znaku opłaty skarbowej – zał I kol. 4 pkt. 14 do ustawy z dnia 09 września 2000 roku o opłacie skarbowej Dz. U. nr 86 poz. 960” . - Podanie z dnia 21.07.2003 roku o umorzenie podatku od środków transportowych. Nie skasowano znaku opłaty skarbowej zamieszczając adnotację o treści jak wyŜej . - Podanie z dnia 25.06.2004 roku o umorzenie podatku od środków transportowych. Nie skasowano znaku opłaty skarbowej zamieszczając adnotację o treści jak wyŜej . - Podanie z dnia 22.10.2004 roku o umorzenie podatku od środków transportowych. Nie skasowano znaku opłaty skarbowej zamieszczając adnotację o treści jak wyŜej. Odpowiedzialność za powyŜsze uchybienia ponosi pani Marianna Klimczak – inspektor ds. wymiaru podatku oraz pani Marianna Michalak Skarbnik Gminy.
8) Terminowo ść podejmowania czynno ści windykacyjnych w odniesieniu do zaległo ści podatkowych
Podatek od nieruchomości od osób prawnych – zaległość na dzień 31grudnia 2003 roku wynosiła 98.497,83 zł , na 31 grudnia 2004 roku stanowiła kwotę 54.273,84 zł . Zaległość za 2004 rok dotyczyła 5 podatników. Kontrolą objęto niŜej wymienionych podatników: (….) 26 Podatek rolny od osób prawnych. Zaległości w badanym okresie na dzień 31 grudnia wynosiły: - 2003 rok 408,74 zł. - 2004 rok 914,30 zł. (….) 27
26 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______39 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Podatek leśny od osób prawnych Zaległości w badanym okresie na dzień 31 grudnia wynosiły: - 2003 rok 14.40 zł. - 2004 rok 14,90 zł. (….) 28 Łączne zobowiązanie pienięŜne. Zaległości w badanym okresie na dzień 31 grudnia wynosiły: - 2003 rok 143.431,05 zł. - 2004 rok 145.185,35 zł. Łącznie na koniec 2004 roku zaległość występowała w 634 podatników łącznego zobowiązania pienięŜnego. Kontrolą objęto windykację niŜej wymienionych podatników: (….) 29 Podatek od środków transportowych Zaległości od osób fizycznych w badanym okresie na dzień 31 grudnia wynosiły: - 2003 rok 41.532,40 zł. - 2004 rok 42.737,80 zł. Zaległości od osób prawnych w badanym okresie na dzień 31 grudnia wynosiły: - 2003 rok 1.334,10 zł. - 2004 rok 679,60 zł. Na dzień 31 grudnia 2004 roku zaległość odnotowano u 36 podatników podatku od środków transportowych osób fizycznych. Kontrolą objęto windykację niŜej wymienionych podatników:
27 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 28 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 29 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______40 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
(….) 30 Ustalenia kontroli w zakresie terminowości podejmowania czynności windykacyjnych: Wszystkim dłuŜnikom objętym kontrolą wystawiono upomnienia. W zakresie przekazywania zadłuŜenia do organu egzekucyjnego kontrolujące stwierdzają, Ŝe kontrolowana jednostka w większości przypadków podjęła czynności zmierzające do wyegzekwowania zaległości podatkowych z opóźnieniem, czym naruszała przepisy zawarte: w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137 poz. 1541 stan prawny obowiązujący od dnia 30 listopada 2001 roku). Unormowania zawarte w powołanym rozporządzeniu zobowiązują wierzyciela do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązania pienięŜnego. W przypadku, gdy naleŜność nie została zapłacona w terminie określonym w decyzji, albo wynikającym z przepisów prawa – wierzyciel winien wysłać do zobowiązanego upomnienie, z zagroŜeniem wszczęcia egzekucji po upływie 7 dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel winien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do Naczelnika Urzędu Skarbowego. Odpowiedzialność za powyŜsze uchybienia ponosi pani Marianna Klimczak – inspektor ds. wymiaru podatku, pani Anna Nogala – podinspektor ds. księgowości budŜetowej oraz pani Marianna Michalak Skarbnik Gminy.
2. DOCHODY Z MAJ ĄTKU
2.1. Dochody z tytułu sprzeda Ŝy nieruchomo ści
Dochody ze sprzeda Ŝy nieruchomo ści lub ich cz ęś ci (w tym lokali) Plan po zmianach 2003 Wykonanie 2003 Plan po zmianach 2004 Wykonanie 2004 75.000 77.737 40.000 0 Liczba sprzedanych nieruchomo ści (w tym lokali) 2003 rok 2004 rok Ilo ść ogółem 2 Ilo ść ogółem 0 W tym: W tym: 1 w trybie w trybie 1 bezprzetargowym bezprzetargowym
30 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______41 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
(w tym lokali) ( w tym lokali) W roku 2003 w planie dochodów budŜetowych dział 700 rozdział 70005 § 084 zaplanowano wpływy z tytułu odpłatnego nabycia praw własności nieruchomości w wysokości 75.000 zł. Faktycznie uzyskano dochody w wysokości 77.739 zł /103,65% planu/. W roku 2004 w planie dochodów budŜetowych dział 700 rozdział 7005 §084 zaplanowano wpływy z tytułu odpłatnego nabycia praw własności nieruchomości w wysokości 40.000 zł. Faktycznie nie uzyskano dochodów z tego tytułu. Sprzeda Ŝ nieruchomo ści w roku 2003.
W uchwale budŜetowej Nr IV/32/2003 z dnia 10 lutego 2003 roku zaplanowano dochody ze sprzedaŜy nieruchomości w kwocie 50.000 zł, następnie uchwałą Nr XII/60/03 Rady Gminy Sieradz z dnia 29 grudnia 2003 roku zwiększono wpływy ze sprzedaŜy wyrobów i składników majątkowych o kwotę 25.000 zł. Łącznie dochody ze sprzedaŜy nieruchomości w 2003 zaplanowano w kwocie 75.000 zł Wykonane dochody z tytułu sprzedaŜy nieruchomości za rok 2003 wynosiły 77.739 zł i dotyczyły m.in.: - sprzedaŜ – działki nr 36/4 i budynków po przedszkolu połoŜone w Rzechcie na kwotę 56.200 zł; - sprzedaŜ – działki nr 342 i budynku po bibliotece połoŜone w Dąbrowie Wielkiej na kwotę 15.000 zł. Sprzeda Ŝ nieruchomo ści w 2004 roku
Nie wykonano zaplanowanych na rok 2004 dochodów w wysokości 40.000 zł. Nie odnotowano Ŝadnych wpływów do budŜetu w roku 2004 z tytułu sprzedaŜy nieruchomości. Wyjaśnienie w tej sprawie złoŜyła do protokołu kontroli Pani Janina Kupis – inspektor ds. mienia komunalnego, stanowi ono załącznik Nr 33 do protokołu kontroli. Z wyjaśnienia wynika, Ŝe brak zaplanowanych wpływów ze sprzedaŜy nieruchomości spowodowany był nie podjęciem przez Radę Gminy uchwał w sprawie sprzedaŜy nieruchomości. Przyjęte do budŜetu dochody z tytułu sprzedaŜy nieruchomości znalazły udokumentowanie w szacunku rzeczoznawcy – biegłego ds. szacowania nieruchomości w przypadku budynku po przedszkolu w Rzechcie i budynku po bibliotece w Dąbrowie Wielkiej. Według oświadczenia inspektora gospodarki gruntami planowaną wartość pozostałych nieruchomości przyjętą do budŜetu ustalono w oparciu o własną analizę rynku. Kontrol ą obj ęto prawidłowo ść stosowania procedur przy sprzeda Ŝy ni Ŝej wymienionych nieruchomo ści:
______42 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Sprzeda Ŝ nieruchomo ści o powierzni 1000 m2, składaj ącej si ę z działki nr 36/4 poło Ŝonej we wsi Rzechta. Działka oznaczona nr 36/4 połoŜona we wsi Rzechta była własnością Gminy Sieradz na podstawie umowy zamiany Rep. A 3442/93 z dnia 20.10.1993 r. oraz Decyzji Dyrektora Wydziału Geodezji, Kartografii i Gospodarki Gruntami Urzędu Wojewódzkiego w Sieradzu Nr G.III.724228 23/92 z dnia 23.11.1992 roku o nabyciu z mocy prawa nieodpłatnie własności nieruchomości znajdujących się w zasobach gruntów Skarbu Państwa. Działka posiada urządzoną księgę wieczystą oznaczoną KW nr 32594 prowadzoną przez Sąd Rejonowy w Sieradzu. Operat szacunkowy w sprawie określenia wartości nieruchomości gruntowej zabudowanej budynkiem przedszkola określa wartość rynkową nieruchomości na kwotę 70.200 zł, wartość gruntu – 4.540 zł. Uchwałą Nr XXVIII/208/2001 Rady Gminy w Sieradzu z dnia 24 lipca 2001 roku w sprawie sprzedaŜy działki nr 36/4 połoŜonej we wsi Rzechta stanowiącej mienie gminne, postanowiono sprzedać w trybie przetargowym zabudowaną nieruchomość po zlikwidowanym przedszkolu we wsi Rzechta stanowiącą mienie gminy Operat szacunkowy nieruchomości gruntowej zabudowanej budynkiem przedszkola sporządziła pani Ewa Baś – rzeczoznawca majątkowy Uprawnienia Nr 3323. Data sporządzenia wyceny –17 maj 2002 roku. Zarząd Gminy przekazał do publicznej wiadomości ogłoszenie w sprawie wykazu zabudowanych nieruchomości przeznaczonych do sprzedaŜy. W wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaŜy znajduje się między innymi zabudowana działka oznaczona nr 36/4 w miejscowości Rzechta. Według adnotacji na druku ogłoszenia dokonanej przez inspektora ds. mienia komunalnego panią Janinę Kupis ogłoszenie wisiało na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy w okresie od 03.06.2002 roku do 20.08.2002 roku. Ogłoszenie wywieszono równieŜ w sołectwach Biskupice, Rzechta i Dąbrowa Wielka. Ponadto ogłoszenie ukazało się równieŜ w prasie lokalnej. Zarząd Gminy Sieradz ogłosił I publiczny przetarg ustny ograniczony na sprzedaŜ nieruchomości o powierzchni 1000 m2 składającej się z działki nr 36/4 połoŜonej we wsi Rzechta dla osób zamieszkałych w miejscowości Rzechta. Termin przetargu wyznaczono na dzień 9 sierpnia 2002 roku godz. 10.00 . Cenę wywoławczą ustalono na poziomie 70.200 zł. Wadium ustalono na poziomie 10 % ceny wywoławczej, płatne do 5 sierpnia 2002 roku. Jak wynika z adnotacji dokonanej na ogłoszeniu, było ono wywieszone na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Gminy od dnia 22.07.2002 roku. Dnia 6 sierpnia 2002 roku zebrała się Komisja przetargowa celem przeprowadzenia kwalifikacji uczestników do przetargu. Kwalifikacja zakończyła się wynikiem negatywnym poniewaŜ nie zgłosił się Ŝaden kandydat na nabywcę. Na okoliczność przeprowadzenia postępowania sporządzony został przez Komisje Protokół zatwierdzony dnia 6.08.2002 roku przez Wójta Gminy. Dnia 7 sierpnia 2002 roku Zarząd Gminy Sieradz na swoim posiedzeniu postanowił ogłosić przetarg nieograniczony w prasie wyciąg z protokołu Nr 14/02 z posiedzenia Zarządu Gminy Sieradz.
______43 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
28.08.2002 roku Zarząd Gminy Sieradz ogłosił I nieograniczony przetarg ustny /licytacja/ na sprzedaŜ nieruchomości. W wykazie m.in. umieszczono działkę zabudowaną Nr 36/4 w m. Rzechta . Cenę wywoławczą pozostawiono na dotychczasowym poziomie, wadium ustalono na poziomie 10 % ceny wywoławczej, płatne na konto Urzędu Gminy w terminie do dnia 11.09.2002 roku. Przetarg wyznaczono na dzień 16.09.2002 roku godz. 10.00. Ogłoszenie było wywieszone na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Gminy od dnia 28.08.2002 roku. Uchwałą Nr 11/2002 Zarządu Gminy Sieradz z dnia 3 września 2002 roku powołano komisję przetargową do przeprowadzenia ustnego przetargu nieograniczonego na sprzedaŜ nieruchomości. Z protokołu sporządzonego przez komisję przetargową z przeprowadzonego w dniu 16.09.2002 r. przetargu nieograniczonego na sprzedaŜ nieruchomości wynika, Ŝe przetarg zakończył się wynikiem negatywnym poniewaŜ nikt nie wpłacił wadium i nie przystąpił do przetargu. Protokoł nie został zatwierdzony przez Wójta Gminy. Na posiedzeniu w dniu 19 września 2002 roku Zarząd Gminy Sieradz postanowił ogłosić II przetarg nieograniczony i obniŜyć cenę wywoławczą do kwoty 56.200 zł. Zarząd Gminy Sieradz na posiedzeniu w dniu 27.10.2002 roku postanowił zmienić swoja decyzję z dnia 19.09.2002 roku w sprawie ogłoszenia przetargu nieograniczonego na sprzedaŜ nieruchomości i ogłosić w pierwszej kolejności przetarg ograniczony dający szansę mieszkańcom danej miejscowości. W przypadku, gdyby działka nie została zbyta w drodze ogłoszonego przetargu wówczas ogłosić II przetarg nieograniczony zachowując jednak ustaloną cenę wywoławczą. Dnia 8.11.2002 roku Zarząd Gminy Sieradz ogłosił II publiczny przetarg ustny ograniczony na sprzedaŜ nieruchomości Cena wywoławcza 56.200 zł, wadium ustalono na poziomie 10% ceny wywoławczej płatne do dnia 25.11.2002 roku. Przetarg ustalono na dzień 29 listopada 2002 roku godz. 10.00. Ogłoszenie było wywieszone na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy od dnia 8.11.2002 roku. Zarządzeniem Nr 2/2002 Wójta Gminy Sieradz z dnia 25.11.2002 roku powołano komisje przetargową do przeprowadzenia ustnego przetargu ograniczonego na sprzedaŜ nieruchomości. Z Protokołu z przeprowadzonej w dniu 26 listopada 2002 roku kwalifikacji uczestników przetargu wynika, Ŝe nie zgłosił się chętny do nabycia nieruchomości we wsi Rzechta. Protokół zatwierdzony przez Wójta Gminy Sieradz Pana Henryka Świniarskiego. W dniu 3.01.2003 roku Wójt Gminy Sieradz ogłasza kolejny II nieograniczony przetarg ustny /licytacja/ na sprzedaŜ nieruchomości, wadium ustalono na poziomie 10 % ceny wywoławczej płatne w terminie do dnia 20.01.2003 roku. Przetarg ustalono na dzień 24.01.2003 roku godz. 10.00. Ogłoszenie było wywieszone na tablicy ogłoszeń od dnia 3.01.2003 roku oraz w prasie lokalnej. Zarządzeniem Nr 1/2003 Wójta Gminy Sieradz z dnia 23.01.2003 roku powołano komisję przetargową do przeprowadzenia przetargu.
______44 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Do przetargu zostało dopuszczonych 4 oferentów. NajwyŜszą cenę na kupno nieruchomości zaoferował i kandydatem na nabywcę został (….).31 Cenę sprzedaŜy nieruchomości ustalono na poziomie 57.200 zł. Z przeprowadzonego przetargu sporządzono protokół, który zatwierdził dnia 24.01.2003 r. Wójt Gminy Sieradz. Akt notarialny – umowę kupna sprzedaŜy (repertorium A 414/2003) przed notariuszem Jarosławem Powalskim sporządzono 18 lutego 2003 roku. Cena sprzedaŜy ustalona w umowie wynosiła 57.200 zł. Nabywca (….) 32 zapłaty za nabytą nieruchomość w kwocie 25.790 zł dokonał przelewem w dniu 17 lutego 2003 roku; (….) 33 /właściciel 1/2/ zapłaty w kwocie 25.790 zł dokonał przelewem dnia 17.02.2003 roku. Pozostała kwota 5.620 zł, wpłacona dnia 12.01.2003 roku tytułem wadium zarachowana została na poczet zapłaty. Sprzeda Ŝ nieruchomo ści zabudowanej oznaczonej nr 342 i 343/1 o powierzchni 4 ary poło Ŝonej we wsi D ąbrowa Wielka Decyzją Nr Og.II.7242/30/92 z dnia 26.11.1992 roku Urzędu Rejonowego w Sieradzu, stwierdzono, Ŝe grunty oznaczone nr 342 i 343 połoŜone we wsi Dąbrowa Wielka, kwalifikują się do uznania za mienie gminne. Decyzją nr G.VII.7242/28 4/93 z dnia 25.01.1993 roku Urząd Wojewódzki w Sieradzu stwierdził nabycie przez gminę Sieradz z mocy prawa nieodpłatnie własności nieruchomości mienia gminnego połoŜonej w miejscowości Dąbrowa Wielka w ewidencji gruntów oznaczonej numerami działek 342 i 343. Uchwałą Nr XXIX/216/2001 Rady Gminy Sieradz z dnia 28 sierpnia 2001 roku w sprawie sprzedaŜy działek nr 342 oraz 343/1 połoŜonych we wsi Dąbrowa Wielka stanowiących minie gminne ustalono o sprzedaŜy w trybie przetargowym zabudowaną nieruchomość po zlikwidowanej bibliotece we wsi Dąbrowa Wielka. Operat szacunkowy nieruchomości wykonał pan Andrzej Augustyński uprawniony rzeczoznawca majątkowy (Świadectwo nr 1978). Wyceny dokonano w maju 2002 roku. Wartość rynkowa nieruchomości wyceniona została na kwotę 35.700 zł.
31 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 32 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 33 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______45 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Nieruchomość posiada urządzoną księgę wieczystą oznaczoną KW nr 41344 prowadzoną przez Sąd Rejonowy w Sieradzu. Zarząd Gminy przekazał do publicznej wiadomości ogłoszenie w sprawie wykazu zabudowanych nieruchomości przeznaczonych do sprzedaŜy. W wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaŜy znajduje się między innymi zabudowana działka oznaczona nr 342 i 343/1 w miejscowości Dąbrowa Wielka. Według adnotacji na druku ogłoszenia dokonanej przez inspektora ds. mienia komunalnego panią Janinę Kupis ogłoszenie wisiało na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy w okresie od 03.06.2002 roku do 20.08.2002 roku. Ogłoszenie wywieszono równieŜ w sołectwach Biskupice, Rzechta i Dąbrowa Wielka. Ponadto ogłoszenie ukazało się równieŜ w prasie lokalnej. Zarząd Gminy Sieradz na posiedzeniu w dniu 19 lipca 2002 roku, postanowił ogłosić przetarg ograniczony dla mieszkańców Dąbrowy Wielkiej a w przypadku nie zbycia nieruchomości ogłosić przetarg nieograniczony. Zarząd Gminy Sieradz ogłosił I publiczny przetarg ustny ograniczony na sprzedaŜ nieruchomości o powierzchni 400 m2 składającej się z działek nr 342 i 343/1 połoŜonej we wsi Dąbrowa Wielka dla osób zamieszkałych w miejscowości Dąbrowa Wielka. Termin przetargu wyznaczono na dzień 9 sierpnia 2002 roku godz. 10.00 . Cenę wywoławczą ustalono na poziomie 35.700 zł. Wadium ustalono na poziomie 10 % ceny wywoławczej, płatne do 5 sierpnia 2002 roku. Jak wynika z adnotacji dokonanej na ogłoszeniu, było ono wywieszone na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Gminy od dnia 22.07.2002 roku. Dnia 6 sierpnia 2002 roku zebrała się Komisja przetargowa celem przeprowadzenia kwalifikacji uczestników do przetargu. Kwalifikacja zakończyła się wynikiem negatywnym poniewaŜ nie zgłosił się Ŝaden kandydat na nabywcę. Na okoliczność przeprowadzenia postępowania sporządzony został przez Komisje Protokoł zatwierdzony dnia 6.08.2002 roku przez Wójta Gminy. Dnia 7 sierpnia 2002 roku Zarząd Gminy Sieradz na swoim posiedzeniu postanowił ogłosić przetarg nieograniczony w prasie wyciąg z protokołu Nr 14/02 z posiedzenia Zarządu Gminy Sieradz. 28.08.2002 roku Zarząd Gminy Sieradz ogłosił I nieograniczony przetarg ustny /licytacja/ na sprzedaŜ nieruchomości. W wykazie m.in. umieszczono działkę zabudowaną Nr 342 i 343/2 w m. Dąbrowa Wielka . Cenę wywoławczą pozostawiono na dotychczasowym poziomie, wadium ustalono na poziomie 10 % ceny wywoławczej, płatne na konto Urzędu Gminy w terminie do dnia 11.09.2002 roku. Przetarg wyznaczono na dzień 16.09.2002 roku godz. 10.00. Ogłoszenie było wywieszone na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Gminy od dnia 28.08.2002 roku. Uchwałą Nr 11/2002 Zarządu Gminy Sieradz z dnia 3 września 2002 roku powołano komisję przetargową do przeprowadzenia ustnego przetargu nieograniczonego na sprzedaŜ nieruchomości. Z protokołu sporządzonego przez komisję przetargową z przeprowadzonego w dniu 16.09.2002 r. przetargu nieograniczonego na sprzedaŜ nieruchomości wynika, Ŝe przetarg zakończył się wynikiem negatywnym poniewaŜ nikt nie
______46 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
wpłacił wadium i nie przystąpił do przetargu. Protokoł nie został zatwierdzony przez Wójta Gminy. Na posiedzeniu w dniu 19 września 2002 roku Zarząd Gminy Sieradz postanowił ogłosić II przetarg nieograniczony i obniŜyć cenę wywoławczą do kwoty 25.700 zł. Dnia 8.11.2002 roku Zarząd Gminy Sieradz ogłosił II publiczny przetarg ustny ograniczony na sprzedaŜ nieruchomości Cena wywoławcza 25.700 zł, wadium ustalono na poziomie 10% ceny wywoławczej płatne do dnia 25.11.2002 roku. Przetarg ustalono na dzień 29 listopada 2002 roku godz. 10.00. Ogłoszenie było wywieszone na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy od dnia 8.11.2002 roku. Zarządzeniem Nr 2/2002 Wójta Gminy Sieradz z dnia 25.11.2002 roku powołano komisje przetargową do przeprowadzenia ustnego przetargu ograniczonego na sprzedaŜ nieruchomości. Z Protokołu z przeprowadzonej w dniu 26 listopada 2002 roku kwalifikacji uczestników przetargu wynika, Ŝe nie zgłosił się chętny do nabycia nieruchomości we wsi Dąbrowa Wielka. Protokoł zatwierdzony przez Wójta Gminy Sieradz Pana Henryka Świniarskiego. W dniu 3.01.2003 roku Wójt Gminy Sieradz ogłasza kolejny II nieograniczony przetarg ustny /licytacja/ na sprzedaŜ nieruchomości, wadium ustalono na poziomie 10 % ceny wywoławczej płatne w terminie do dnia 20.01.2003 roku. Przetarg ustalono na dzień 24.01.2003 roku godz. 10.00. Ogłoszenie było wywieszone na tablicy ogłoszeń od dnia 3.01.2003 roku oraz w prasie lokalnej. Zarządzeniem Nr 1/2003 Wójta Gminy Sieradz z dnia 23.01.2003 roku powołano komisję przetargową do przeprowadzenia przetargu. 2 oferentów wniosło wymagane wadium lecz nie przystąpiło do przetargu, w związku z powyŜszym przetarg zakończył się wynikiem negatywnym, co stwierdziła komisja przetargowa w protokole z przeprowadzonego w dniu 24 stycznia publicznego nieograniczonego przetargu ustnego na sprzedaŜ omawianej nieruchomości w Dąbrowie Wielkiej. Wójt Gminy Sieradz ogłosił ponowny nieograniczony przetarg ustny /licytację/ na sprzedaŜ nieruchomości, ustalając cenę wywoławczą na poziomie 35.700 zł. Wadium w wysokości 10 % ceny wywoławczej płatne do dnia 25 kwietnia 2003 roku. Przeprowadzenie przetargu wyznaczono na dzień 29.04.2003 roku godz.10.00. Ogłoszenie było wywieszone na tablicy ogłoszeń od dnia 8.04.2003 roku. W protokole z przetargu przeprowadzonego w dniu 29.04.2003 roku Komisja stwierdziła, Ŝe przetarg zakończył się wynikiem negatywnym poniewaŜ nikt nie wpłacił wadium i nie przystąpił do przetargu. Protokoł został zatwierdzony przez Wójta Gminy. Dnia 11.05.2003 roku Wójt Gminy Sieradz ogłosił kolejny przetarg nieograniczony ustny na sprzedaŜ tej nieruchomości ustalając cenę wywoławczą na poziomie 25.700 zł. Wadium 10 % ceny wywoławczej płatne do dnia 9.06.2003 roku. Przetarg ustalono na dzień 13 czerwca 2003 roku
______47 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
godz. 10.00. Ogłoszenie było wywieszone na tablicy ogłoszeń od dnia 8.04.2003 roku. W protokole z przetargu przeprowadzonego w dniu 13.06.2003 roku Komisja stwierdziła, Ŝe przetarg zakończył się wynikiem negatywnym poniewaŜ nikt nie wpłacił wadium i nie przystąpił do przetargu. Protokoł został zatwierdzony przez Wójta Gminy. Dnia 30.06.2003 roku do Wójta Gminy Sieradz zwrócił się z prośbą o umoŜliwienie zakupu nieruchomości w Dąbrowie Wielkiej (….).34 W odpowiedzi na prośbę Wójt Gminy Sieradz zaprosił chętnego do nabycia nieruchomości na rokowania w dniu 9.07.2003 roku na godz. 8.00 do siedziby Urzędu Gminy. Pismo Nr RG.7224/6/03 z dnia 2.07.2003 roku. Rokowania odbyły się w dniu 9.07.2003 roku, podstawą prawną przeprowadzenia rokowań był art. 39 ust. 2 ustawy z dnia 21.08.1997 roku o gospodarce nieruchomościami /Dz. U. z 2000 roku Nr 46, poz. 543/. W wyniku przeprowadzonych rokowań, Wójt Gminy postanowił sprzedać nieruchomość za łączną kwotę 15.000 zł. Akt notarialny – umowę kupna sprzedaŜy (repertorium A 1590/2003) przed notariuszem Jarosławem Powalskim sporządzono 17 lipca 2003 roku. Cena sprzedaŜy ustalona w umowie wynosiła 15.000 zł. Nabywca –(….) 35 zapłaty za nabytą nieruchomość w kwocie 15.000 zł dokonano wpłatą gotówki na konto Urzędu Gminy w dniu 17 lipca 2003 roku; Nie stwierdzono nieprawidłowości w procedurach sprzedaŜy nieruchomości.
2.2. Dochody z tytułu u Ŝytkowania wieczystego nieruchomo ści, uŜytkowania, zarz ądu
Dochody z u Ŝytkowania wieczystego nieruchomo ści, u Ŝytkowania, zarz ądu Plan po zmianach 2003 Wykonanie 2003 Plan po zmianach 2004 Wykonanie 2004 3.000 3.529 3.000 5.702
Liczba nieruchomo ści oddanych w u Ŝytkowanie wieczyste, u Ŝytkowanie, zarz ąd. 2003 rok 2004 rok Liczba nieruchomo ści Liczba nieruchomo ści 9 8 oddanych w oddanych w
34 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 35 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______48 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
uŜytkowanie wieczyste uŜytkowanie wieczyste Liczba nieruchomo ści Liczba nieruchomo ści 0 0 oddanych w zarz ąd oddanych w zarz ąd Liczba nieruchomo ści Liczba nieruchomo ści oddanych w 0 oddanych w 0 uŜytkowanie uŜytkowanie Dochody z tytułu u Ŝytkowania wieczystego Zaplanowane na 2003 rok dochody w wysokości 3.000 zł wykonano w kwocie 3.529 zł. Natomiast zaplanowane na 2004 rok w wysokości 3.000 zł wykonano w kwocie 5.702 zł Ustawowy termin płatności opłaty za uŜytkowanie wieczyste to dzień 31 marca. Realizacja planu dochodów w 2003 roku przedstawiała się następująco: - (….) 36 – naliczono kwotę 13,20 zł wpłacono 0 saldo 13,20 zł, na zaległość wystawiono upomnienia dnia 25.03 i 4.04.2003 roku . NaleŜność wpłacono dnia 9.08.2004 r wraz z naleŜnymi odsetkami i kosztami egzekucyjnymi. - (….) 37 – naliczono kwotę 18,45 zł wpłacono dnia 17.03.2003 roku 18,45 zł saldo 0. - (….) 38 – naliczono kwotę 7,63 zł zapłacono dnia 13.03.2003 r. – 7,63 zł, saldo 0. - (….) 39 – naliczono kwotę 25 zł wpłacono 4.04.2003 r. – 150 zł /125 zł zaległość z lat ubiegłych/ i 83,40 zł tytułem odsetek. Saldo 0 - (….) 40 naliczono 1.439,60 zł wpłacono dn. 12.03.2003 r. – 1.439,60 zł, saldo 0.
36 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 37 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 38 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 39 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______49 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
- (….) 41 – naliczono kwotę 7,63 zł, wpłacono dn. 13.03.2003 r. – 7,63 zł. Saldo 0. - (….) 42 – naliczono 8,32 zł wpłacono dn. 16.04.2003 r. 8,32 zł Wystawiono upomnienie dn. 4.04.2003 r. - (….) 43 –konto wykazuje saldo początkowe jako zaległość z lat ubiegłych kwotę 833,14 zł wpłacono dn. 7.02.2003 r., 28.07.2003 r. wpłacono 1.039,86 zł + 48,50 zł z tytułu odsetek za zwłokę i 8,80 zł kosztów egzekucyjnych. Saldo 0 - Okręgowa Spółdzielnia Mleczarska w Sieradzu – brak przypisu wpłata dnia 27.03.2003 r. 24 zł. Realizacja planu dochodów w 2004 roku przedstawiała się następująco: - (….) 44 – naliczono kwotę 29,32 zł wpłacono dnia 9.08.2004 r. 29,32 zł, i 13,20 zł , saldo 0 - (….) 45 – naliczono kwotę 63,81 zł wpłacono dnia 6.07.2004 r. – 63,81 zł .wraz z naleŜnymi odsetkami i kosztami egzekucyjnymi. Wystawiono upomnienie - (….) 46 – naliczono kwotę 61,45 zł – wpłacono dn. 25.03.2004 r. – 61,45 zł saldo 0.
40 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 41 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 42 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 43 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 44 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 45 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 46 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23
______50 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
(.…) 47 – naliczono132,99 zł zapłacono dn. 30.03.2004 r. – 132,99 zł. Saldo 0 - (….) 48 – naliczono 3.248,49 zł wpłacono dn. 28.01.2004 r. 3.248,49 zł saldo 0. - (….) 49 – naliczono 61,45 zł wpłacono dn. 25.03.2004 r. 61,45 zł, saldo 0. - (….) 50 – naliczono 55,07 zł, wpłacono 3.03.2004 r. 55,07 saldo 0. - (….) 51 –przypis 1764,90 zł wpłata dnia 5.07.2004 r. 1.710,00 zł , saldo 54,90 zł naleŜność główna zł, 54,90 zł z tytułu odsetek za zwłokę i 8,80 zł kosztów egzekucyjnych. - Okręgowa Spółdzielnia Mleczarska w Sieradzu – brak przypisu wpłata dnia 27.03.2003 roku w wysokości 24 zł saldo 0. Na okoliczność braku przypisu na konto opłaty z tytułu uŜytkowania wieczystego od SSM w Sieradzu wyjaśnienia do protokołu złoŜyła Pani Anna Nogala – podinspektor. Wyjaśnienie stanowi załącznik nr 4 do protokółu kontroli. Z wyjaśnienia wynika, Ŝe brak przypisu spowodowany był brakiem dokumentów niezbędnych do dokonania przypisu, z Referatu Rozwoju Gospodarczego. Kontrolujące stwierdziły, Ŝe nieprawidłowo w tym zakresie funkcjonuje obieg dokumentów księgowych a w szczególności brak uregulowań w tym zakresie w przedłoŜonym do kontroli opracowaniu. Kółko Rolnicze Dąbrowa Wielka – przypis 302,40 zł wpłacono 11.03.2004 r. – 302,40 zł + 188,90 zł z tytułu odsetek. Saldo 0
ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 47 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 48 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 49 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 50 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 51 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______51 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
2.3. Dochody z tytułu najmu i dzier Ŝawy nieruchomo ści
Dochody z najmu i dzier Ŝawy składników maj ątkowych Plan po zmianach 2003 Wykonanie 2003 Plan po zmianach 2004 Wykonanie 2004 16.000 15.839 15.000 16.238 Lokale, którymi dysponuje gmina wynajmowane są na podstawie umów sporządzonych pomiędzy wynajmującym a najemcą. W dokumentach znajdują się aneksy do umów obejmujące zmiany wysokości czynszu jednak nie w pełnym zakresie a jedynie w części dotyczącej samego czynszu zmienianego ustalanymi stawkami przez Radę Gminy wprowadzanych Uchwałami. Brak jest zmiany, którą wprowadzają wskaźnikiem kwartalnie obwieszczenia Wojewody Łódzkiego. Zmiany w wysokości czynszów wyliczane są w referacie księgowości, kaŜdorazowo przed wystawieniem faktury na podstawie, której dokonywany jest przypis i pobierana wpłata. Wynajmowanych jest na terenie Gminy Sieradz 11 lokali. Sprawdzono prawidłowość pobierania czynszów od 5 najemców:
1. Umowa najmu zawarta w dniu 1.10.2003 roku pomiędzy (….) 52 i Wójtem Gminy Sieradz Henrykiem Świniarskim i Mariannę Michalak – Skarbnikiem Gminy Sieradz na wynajem lokalu uŜytkowego połoŜonego w Sieradzu przy ul. Warckiej Nr 8. Umowę zawarto na czas nie oznaczony od 1.10.2003 roku. Czynsz ustalono w wysokości 182,57 zł brutto. Obejmuje opłatę za centralne ogrzewanie. W okresie objętym kontrolą dzierŜawca dokonywał wpłat czynszu na podstawie wystawianych faktur VAT, nie zachowując jednak terminów płatności. ZadłuŜenie na dzień 31 grudnia 2004 roku wynosiło 632,29 zł z tytułu zaległego czynszu, 33,90 zł z tytułu odsetek za zwłokę oraz 8,80 zł z tytułu kosztów egzekucyjnych. 2. Umowa najmu zawarta w dniu 2.01.2001 roku pomiędzy (….) 53 a Zarządem Gminy Sieradz reprezentowanym przez Henryka Świniarskiego –Wójta Gminy Sieradz i Józefa Miłka – z cę Wójta Gminy, na wynajem lokalu uŜytkowego połoŜonego w Rzechcie Nr 84 o powierzchni 49 m 2. Umowę zawarto na czas określony, od 2.01.2001 r. do 31.12.2001 r. Czynsz dzierŜawny ustalono w wysokości 239,78 zł brutto. Obejmuje opłaty za centralne ogrzewanie i dostawę zimnej wody. W badanym okresie spisywano aneksy do umowy , w których dokonywano zmiany stawki czynszu. Aneksem z dnia 2.01.2002 roku przedłuŜono waŜność umowy do dnia 31.12.2004 roku. Na dzień 31 grudnia 2004 roku nie stwierdzono zadłuŜenia na koncie najemcy, w badanym okresie w
52 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 53 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______52 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
przypadku opóźnień w zapłacie czynszu naliczane były odsetki co ma odzwierciedlenie w zapisach na prowadzonym koncie rozrachunkowym. 3. Umowa najmu zawarta w dniu 02.01.2001 roku pomiędzy (….) 54 a Zarządem Gminy Sieradz reprezentowanym przez Henryka Świniarskiego –Wójta Gminy Sieradz i Józefa Miłka – z cę Wójta Gminy na wynajem lokalu uŜytkowego połoŜonego w Męckiej Woli Nr 61 o powierzchni 32 m 2. Umowę zawarto na czas określony od dnia 2.01.2001 r. do 31.12.2001 r. Czynsz dzierŜawny ustalono w wysokości 27,44 zł brutto. Obejmuje opłaty z tytułu dostawy zimnej wody. W badanym okresie spisywano aneksy do umowy, w których dokonywano zmiany stawki czynszu. Aneksem z dnia 2.01.2002 roku przedłuŜono waŜność umowy do dnia 31.12.2004 roku. Na dzień 31 grudnia 2004 roku nie stwierdzono zadłuŜenia na koncie najemcy, w badanym okresie w przypadku opóźnień w zapłacie czynszu naliczane były odsetki co ma odzwierciedlenie w zapisach na prowadzonym koncie rozrachunkowym. 4. Umowa najmu zawarta w dniu 02.01.2001 roku pomiędzy (….) 55 a Zarządem Gminy Sieradz reprezentowanym przez Henryka Świniarskiego –Wójta Gminy Sieradz i Józefa Miłka – z cę Wójta Gminy na wynajem lokalu uŜytkowego połoŜonego w Dąbrowie Wielkiej Kalinki Nr 19 o powierzchni 65,04 m 2. Umowę zawarto na czas określony od dnia 2.01.2001 r. do 31.12.2001 r. Czynsz dzierŜawny ustalono w wysokości 307,18 zł brutto. Obejmującym opłaty za centralne ogrzewanie i zimną wodę. W badanym okresie spisywano aneksy do umowy , w których dokonywano zmiany stawki czynszu. Aneksem z dnia 2.01.2002 roku przedłuŜono waŜność umowy do dnia 31.12.2004 roku. Na dzień 31 grudnia 2004 roku stwierdzono zadłuŜenia na koncie najemcy w wysokości 10,32 zł.. w badanym okresie w przypadku opóźnień w zapłacie czynszu naliczane były odsetki co ma odzwierciedlenie w zapisach na prowadzonym koncie rozrachunkowym. 5. Umowa najmu zawarta w dniu 01.12.2000 roku pomiędzy (….) 56 a Urzędem Gminy Sieradz reprezentowanym przez Henryka Świniarskiego –Wójta Gminy Sieradz i Marią Michalak Skarbnikiem Gminy na wynajem lokalu uŜytkowego połoŜonego w Męckiej Woli 62 o powierzchni 33 m 2. Umowę zawarto na czas określony od dnia 1.12.2000 r. do 31.12.2001 r. Czynsz dzierŜawny ustalono w wysokości 27,58 zł brutto. Obejmującym opłaty za zimną wodę. W badanym okresie spisywano aneksy do umowy ,
54 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 55 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 56 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______53 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
w których dokonywano zmiany stawki czynszu. Aneksem z dnia 2.01.2002 roku przedłuŜono waŜność umowy do dnia 31.12.2004 roku. Na dzień 31 grudnia 2004 roku stwierdzono zadłuŜenia na koncie najemcy w wysokości 25,99 zł. w badanym okresie w przypadku opóźnień w zapłacie czynszu naliczane były odsetki co ma odzwierciedlenie w zapisach na prowadzonym koncie rozrachunkowym. Z uwagi na to, Ŝe nie sporządza się dla poszczególnych najemców, w przypadku zmiany stawek, Aneksów do umów, nie prowadzi się równieŜ jednolitych wykazów zawierających wysokość naliczonych czynszów wraz z opłatami za poszczególne okresy, nie moŜna stwierdzić odnośnie prawidłowości naliczania i pobierania opłat z tytułu wynajmowanych lokali będących własnością Gminy Sieradz. Odpowiedzialność za powyŜsze uchybienie ponosi pan Jan Gałka Kierownik Referatu.
3. POZOSTAŁE DOCHODY .
3.1. Dochody z tytułu zaj ęcia pasa drogowego
Rok Ilo ść wydanych decyzji Wysoko ść Wysoko ść uzyskanych wymierzonych opłat dochodów 2003 4 1.406,36 1.061,32 2004 1 200,52 2.033,94
Szczegółowej kontroli poddano dochody uzyskane w 2004 roku. W trakcie roku wpływy na konto środków specjalnych wynosiły 2.033,94 zł i dotyczyły: - wydanej decyzji nr RG.IV.5512 z dnia 30.12.2003 roku za umieszczenie aparatów telefonicznych naliczone dla Telekomunikacji Polskiej S.A. w Piotrkowie Trybunalskim na kwotę 268,96 zł. Wpływ środków na konto 135 nastąpił w dniu 18.02.2004 roku - wydanej decyzji nr RG.5512/1/04 z dnia 19.03.2004 roku za zajęcie pasa drogowego w dniu 22.03.3004 roku naliczone dla PPHU „ELEKTROINSTAL” Zduńska Wola na kwotę 200,52 zł. Środki przekazano w dniu 24.03.2004 roku, - refundacji za przepust drogowy w kwocie 1.500 zł. Ustalenia kontroli: • kontrolujące stwierdziły prawidłowe naliczenie opłat z tytułu zajęcia pasa drogowego, • refundacja na kwotę 1.500 zł dokonana została nieprawidłowo na konto środka specjalnego. Kwota 1.500 zł winna być przekazana na konto budŜetu gminy zamiast z konta budŜetu, jako refundacja rachunku nr 26/04 za przepust we wsi Dzigorzew. Refundacja stanowiła częściowe dofinansowanie kosztów
______54 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
przepustu ze środków specjalnych i jako taka winna być wydatkowana z konta środka specjalnego. Skutkiem błędnego przelewu zrefundowano ze środków specjalnych zajęcia pasa drogowego kwotę 3.000 zł zamiast kwoty 1.500 zł. PowyŜsze działania zawyŜyły obroty na koncie środka specjalnego po stronie wpływów i wydatków o kwotę 1.500 zł. W sprawozdaniu Rb 32 o stanie środków specjalnych wykazano dane zgodne z zapisami na koncie 135. Odpowiedzialność za powyŜsze uchybienie ponosi pani Marianna Michalak.
VIII. WYKONYWANIE BUD śETU. REALIZACJA WYDATKÓW BUD śETOWYCH
1. WYDATKI ZWI ĄZANE Z REALIZACJ Ą GMINNEGO PROGRAMU PROFILAKTYKI I ROZWI ĄZYWANIA PROBLEMÓW ALKOHOLOWYCH
1.1. Informacje ogólne
W latach 2003 – 2004 roku środki finansowe wydatkowane w ramach realizacji ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi przedstawiały się następująco:
2003 r . – 79.708 zł – plan 80.000 zł, 2004 r . – 89.771 zł – plan 90.000 zł. Według sprawozdań z wykonania wydatków budŜetowych Rb 28S i ewidencji księgowej wydatki w rozdziale 85154 przeciwdziałanie alkoholizmowi w latach 2003 –2004 (po zaokrągleniu do pełnych złotych) wynosiły:
Lp Paragraf 2003 rok 2003 rok 1 4110 517 1.075 2 4120 74 140 3 4210 32.977 17.066 4 4300 46.140 51.431 5 4410 0 59 6 6060 0 20.000 Razem 79.908 89.771
______55 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Sprawy z zakresu przeciwdziałania alkoholizmowi, w tym koordynowanie realizacji zadań w zakresie profilaktyki i zapobiegania zjawiskom patologicznym przypisane zostały zakresem czynności do obowiązków Haliny Maciaszczyk – Sekretarza Gminy. 1.2. Wydatki zwi ązane z realizacj ą gminnego programu profilaktyki i rozwi ązywania problemów alkoholowych.
Gminne Programy Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w latach 2003 2004 przyjęto na podstawie następujących uchwał:
uchwała nr IV/28/03 Rady Gminy w Sieradzu z dnia 10 lutego 2003 roku, która w załączniku nr 1 określa wydatki na realizację gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych na 2003 rok, uchwała nr XIII/63/04 Rady Gminy w Sieradzu z dnia 02 lutego 2004 roku, która w załączniku nr 1 określa wydatki na realizację gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych na 2004 rok Do gminnych programów dołączono preliminarze wydatków z podziałem na poszczególne zadania wynikające z zapisów zawartych w programach. Wynagrodzenie członków komisji ustalone zostało w gminnych programach profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych (stosownie do postanowień art. 4¹ ust. 5 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi), w wysokości 150 zł za udział w posiedzeniu komisji. W 2003 roku wydatki na wynagrodzenia członków komisji (rozdział 85154 § 3030) wyniosły 120,00 zł, w 2002 roku na podstawie zapisów w księgach rachunkowych nie stwierdzono dokonania wypłaty z tego tytułu. Kontrolą objęto wydatki na wypłaty członkom Gminnej Komisji ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w niŜej wymienionych terminach: - lista wypłat z dnia 02 kwietnia 2003 roku na łączną kwotę 900 zł. Wypłaty dokonano według listy obecności z dnia 31 marca 2003 roku po 150 zł brutto dla 6 członków komisji. - lista wypłat z dnia 09 maja 2003 roku na łączną kwotę 1.200 zł. Wypłaty dokonano według listy obecności z dnia 05 maja 2003 roku po 150 zł brutto dla 8 członków komisji. - lista wypłat z dnia 08 sierpnia 2003 roku na łączną kwotę 750 zł. Wypłaty dokonano według listy obecności z dnia 05 sierpnia 2003 roku po 150 zł brutto dla 5 członków komisji. - lista wypłat z dnia 10 października 2003 roku na łączną kwotę 900 zł. Wypłaty dokonano według listy obecności z dnia 08 października 2003 roku po 150 zł brutto dla 6 członków komisji. - lista wypłat z dnia 16 stycznia 2004 roku na łączną kwotę 1.050 zł. Wypłaty dokonano według listy obecności z dnia 08 stycznia 2004 roku po 150 zł brutto dla 7 członków komisji.
______56 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
- lista wypłat z dnia 28 czerwca 2004 roku na łączną kwotę 1.050 zł. Wypłaty dokonano według listy obecności z dnia 25 czerwca 2004 roku po 150 zł brutto dla 7 członków komisji. - lista wypłat z dnia 20 września 2004 roku na łączną kwotę 1.050 zł. Wypłaty dokonano według listy obecności z dnia 16 września 2004 roku po 150 zł brutto dla 7 członków komisji. - lista wypłat z dnia 16 listopada 2004 roku na łączną kwotę 1.050 zł. Wypłaty dokonano według listy obecności z dnia 15 listopada 2003 roku po 150 zł brutto dla 7 członków komisji. Szczegółową kontrolą objęto niŜej wymienione pozycje wydatków poniesionych w latach 2003 i 2004 w dziale 851, rozdział 85154 – Przeciwdziałanie Alkoholizmowi: pozycja księgowa nr 5873/03 – faktura nr 86/2003 z dnia 04.08.2003 roku wystawiona przez PUPH PROSTER Sieradz ul. Tuwima za zakupione 14 kompletów strojów piłkarskich i 1 strój bramkarski na łączną kwotę 778,36 zł. Fakturę zapłacono przelewem w dniu 12 sierpnia 2003 roku. Z adnotacji dokonanej na odwrocie rachunku przez Halinę Maciaszczyk Przewodniczącą Gminnej Komisji ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych wynika, Ŝe zakupiony sprzęt przeznaczony został do świetlicy środowiskowej przy Szkole Podstawowej w Rzechcie. Wydatek zarachowano do § 4210 rozdziału 86154. pozycja księgowa nr 5740/03 – faktura nr 2149/2003 z dnia 23.07.2003 roku wystawiona przez INVAR Media Sieradz Al. Pokoju 11 za zakupiony magnetofon na kwotę 329 zł. Fakturę zapłacono przelewem w dniu 30.07.2003 roku. Z opisu dokonanego na odwrocie rachunku przez Przewodniczącą Gminnej Komisji ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych wynika, Ŝe magnetofon zakupiono na potrzeby tworzonej przy Szkole Podstawowej w Dąbrowie Wielkiej świetlicy terapeutycznej. Wydatek zarachowano do § 4210 rozdziału 86154. pozycja księgowa nr 5714/03 – faktura nr 206 z dnia 11.08.2003 roku wystawiona przez Sklep Przemysłowy „SPORT” Sieradz za zakupione 16 szt spodenek korona, 4 szt. piłek noŜnych na łączną kwotę 685,94 zł. Fakturę zapłacono gotówką z kasy w dniu 12.08.2003 roku. Opisu na rachunku pod względem merytorycznym dokonała Przewodnicząca Gminnej Komisji ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych pani Halina Maciaszczyk. Z opisu wynika, Ŝe sprzęt sportowy zakupiono dla zawodników młodszych którzy biorą udział w rozgrywkach piłkarskich w których uczestniczy młodzieŜ z rodzin zagroŜonych problemem alkoholowym. Wydatek zarachowano do § 4210 rozdziału 85154. pozycja księgowa nr 430/04 – dofinansowanie pobytu uczniów Szkoły Podstawowej w Charłupi Małej na zimowisku organizowanym w dniach 02 06.02.2004 roku w kwocie 660 zł – kwotę przekazano na rachunek Rady Rodziców w dniu 23.01.2004 roku. Wniosek Dyrektora Szkoły Podstawowej w Charłupi Małej z dnia uzyskał pozytywną akceptację Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sieradzu pani
______57 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Reginy Kępińskiej potwierdzającej fakt iŜ wskazane w piśmie dzieci pochodzą z rodzin dotkniętych chorobą alkoholową. Udział w zimowisku wzięło 20 dzieci wskazanych przez Dyrektora Szkoły Podstawowej panią Wandę Bartosińską. W preliminarzu wydatków dołączonych do dokumentacji znajdują się wydatki na zakup materiałów propagandowych w kwocie 168,70 zł. Łączny koszt wydatku wynosił 1.995,60 zł pozycja księgowa nr 4058 faktura nr 42/05/2004 z dnia 19.05.2004 roku wystawiona przez firmę „BATLIK” Rehabilitacja i Wypoczynek Barbara Kuśnierz Słupsk na kwotę 3.000 zł za pobyt w ORW Transportowiec. Fakturę zapłacono przelewem w dniu 25.05.2004 roku. Wydatek zatwierdzono do wypłaty przez Wójta Gminy przy udziale Skarbnika Gminy 25.05.2004 roku. Z opisu dokonanego na odwrocie rachunku przez Dyrektora Szkoły Podstawowej w Dąbrowie Wielkiej pana Zdzisława Kałuziaka wynika, Ŝe kwota 3.000 zł przeznaczona została na organizację Zielonej Szkoły dla uczniów z rodzin będących w trudnej sytuacji materialnej. Dyrektor Szkoły pan Zdzisław Kałuziak wcześniej w dniu 14.04.2004 roku zwrócił się z pismem do Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sieradzu o pomoc w zorganizowaniu Zielonej Szkoły w trakcie której zamierzano zrealizować program ekologiczny, komunikacyjny i profilaktyczny . Jednocześnie w odrębnym piśmie wskazano dzieci, dla których zorganizowanie pomocy byłoby skuteczne. Wniosek poparła Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej pani Regina Kępińska. Do dokumentacji w sprawie wydatku dołączono protokół z posiedzenia Gminnej Komisji ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych z dnia 24.04.2004 roku z pozytywną akceptacją między innymi wydatku dotyczącego dofinansowania do Zielonej Szkoły w kwocie 3.000 zł, pozycja księgowa nr 4468 faktura nr 001125/06/04/J z dnia 03.06.2004 roku wystawiona przez ALTRUIST Wrocław ul Legnicka 144/3 za turnus profilaktyczno – wychowawczy zorganizowany w terminie od 11 24.06.2004 roku na kwotę 2.000 zł Fakturę zapłacono przelewem w dniu 11.06.2004 roku. Do dokumentacji w sprawie wydatku dołączono pismo Zastępcy Dyrektora Ośrodka Szkolno – Wychowawczego w Sieradzu pani Iwony Górka skierowane do Komisji Problemów Alkoholowych w Sieradzu z dnia 19 grudnia 2003 roku o dofinansowanie turnusu profilaktyczno – terapeutycznego do Jarosławca. W turnusie miały wziąć udział dzieci z ubogich rodzin zagroŜonych degradacją społeczną oraz uzaleŜnieniami alkoholowymi. W przedłoŜonym programie obozu a w szczególności w pozycji realizacja celów turnusu znajdują się między innymi pozycje takie jak: podawanie informacji o środkach uzaleŜniających, zwrócenie uwagi na podatność na uzaleŜnienie osób młodych, dokonujących wyboru w sposób mało racjonalny lub pod presją środowiska, stworzenie sytuacji pomagających w wyraŜaniu własnego zdania i umiejętności odmawiania. pozycja księgowa 5136 – rachunek nr 04/2004 z dnia 23.05.2004 roku wystawiony prze Radę Rodziców przy Szkole Podstawowej w Charłupi Małej za kolonie letnie organizowane w Międzyzdrojach w okresie od 10 23.07.2004 rok na kwotę 7.500 zł. Rachunek przekazano na konto Rady rodziców w dniu 28.06.2004 roku. W dokumentacji dotyczącej wydatku znajduje się pismo Dyrektora Szkoły pani Wandy Bartosińskiej
______58 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
skierowane do Gminnej Komisji ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych z wnioskiem o dofinansowanie wypoczynku ze wskazaniem nazwisk uczestników dla których proponują dokonać dofinansowania. We wniosku znajduje się akceptacja wydatku pani Reginy Kępińskiej Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej. Wydatek zaakceptowano równieŜ na posiedzeniu Komisji ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych na posiedzeniu w dniu n23 kwietnia 2004 roku. W programie realizacji wypoczynku znajdują się między innymi pozycje dotyczące zajęć w zakresie: „co wiemy o środkach uzaleŜniających”, „mechanizmy działania choroby alkoholowej oraz rodziny alkoholika” , „sposoby radzenia sobie w sytuacji ryzyka”. pozycja księgowa nr 8203 – faktura nr 549/2004/HL z dnia 08.11.2004 roku wystawiona przez Marię Sadowską ZPO PROSA Sieradz na zakup 18 szt. bluzy dresowej OMEGA i 18 szt. spodni dresowych CROSY. Na łączną kwotę 1.910,52 zł. Fakturę zapłacono przelewem w dniu 08.11.2004 roku i zarachowano do wydatków działu 851 rozdział 85154 § 4210. Z opisu dokonanego na odwrocie rachunku wynika, Ŝe bluzy i spodnie przeznaczono dla LZS „Płomień” Dzigorzew. Merytorycznego opisu na rachunku dokonał pan Jan Gałka Kierownik Referatu. Wydatek nie mieści się w katalogu zadań określonych w Gminnym Programie Profilaktyki i Przeciwdziałania Alkoholizmowi . Wyjaśnienie w powyŜszej sprawie złoŜyła pani Halina Maciaszczyk Sekretarz Gminy odpowiedzialna za prawidłowość wydatkowania środków z GPPiPA. Wyjaśnienie stanowi załącznik nr 5 do protokółu kontroli.
2. WYDATKI NA ZADANIA Z ZAKRESU POMOCY SPOŁECZNEJ
2.1. Informacje ogólne
Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Sieradzu jest jednostką organizacyjną Gminy i działa na zasadach przewidzianych przez przepisy prawa dla jednostek budŜetowych.
Kierownikiem Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej jest powołana na to stanowisko od dnia 01.07.2001 roku Pani Regina Kępińska.. Pani Regina Kępińska posiada upowaŜnienie Wójta Gminy z dnia 04.05.2004 roku do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej naleŜących do właściwości gminy, oraz do prowadzenia postępowań w sprawie świadczeń rodzinnych a takŜe do wydawania w tych sprawach decyzji.
2.2. Wydatki na zadania z zakresu pomocy społecznej
Wykonanie zada ń finansowych w latach 2003-2004:
______59 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Wyszczególnienie 2003 rok 2004 rok Dział 852 Rozdział 85203 (O środki wsparcia) X Dział 852 Rozdział 85212 ( świadczenia rodzinne oraz składki na ubezpieczenia X 774.330 emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego) Dział 852 Rozdział 85213 (Składki na X ubezpieczenie zdrowotne płacone za osoby 24.634
pobieraj ące świadczenia) Dział 852 Rozdział 85214 (zasiłki i pomoc w naturze)
X 334.337
Dział 852 Rozdział 85215 (Dodatki X 51.667 mieszkaniowe) Dział 852 Rozdział 85216 (zasiłki rodzinne i X 2.169 piel ęgnacyjne) Dział 852 Rozdział 85219 (Koszty utrzymania X 144.761 Ośrodków Pomocy Społecznej) Dział 852 Rozdział 85278 Usuwanie skutków X 86.300 kl ęsk Ŝywiołowych Dział 852 Rozdział 85295 Pozostała X 25.361 działalno ść Dział 853 Rozdział 85303 O środki wsparcia X Dział 853 Rozdział 85304 Rodziny zast ępcze X Dział 853 rozdział 85313 (Składki na ubezpieczenia zdrowotne płacone za osoby 36.647 X pobieraj ące świadczenia) Dział 853 Rozdział 85314 (Zasiłki i pomoc 767.833 X w naturze) Dział 853 Rozdział 85315 (Dodatki 54.919 X mieszkaniowe) Dział 853 Rozdział 85316 (Zasiłki rodzinne 14.532 X piel ęgnacyjne i wychowawcze) Dział 853 Rozdział 85319 (Koszty utrzymania 155.276 X Ośrodka Pomocy Społecznej) Dział 853 Rozdział 85378 Usuwanie kl ęsk 11.256 X skutków powodzi Dział 853 Rozdział 85395 (Pozostała 49.734 X działalno ść ) X – Uwaga – uzupełni ć o inne zadania realizowane w kontrolowanej jednostce
Wykonanie zada ń rzeczowych w latach 2003-2004
rok 2003 Rok 2004 Forma pomocy Liczba liczba Kwota Liczba liczba Kwota osób świadcze ń świadcze ń osób świadcze ń świadcze ń Zadania zlecone 328 2185 771.188 111 878 331.893 Zasiłki stałe ogółem 13 128 53.504 12 45 18.810 Zasiłki stałe 72 781 305.414 72 728 287.758 wyrównawcze Dodatki do zasiłków - - - - - stałych wyrównawczych Zasiłki okresowe 102 172 28.083 - - - Specjalne zasiłki ------okresowe
______60 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Gwarantowane zasiłki 2 7 2.404 3 10 4.533 okresowe Renta socjalna 98 839 338.773 x x X Zasiłki macierzy ńskie 26 94 23.855 16 59 16.442 okresowe Zasiłki macierzy ńskie 23 23 4.623 11 11 2.211 jednorazowe Zasiłki rodzinne 6 54 2.295 4 14 595 Zasiłki piel ęgnacyjne 9 87 12.237 4 11 1.574 Pomoc dla ------kombatantów Zadania własne 623 49.041 158.821 738 49.068 203.166 Posiłki dla dzieci 410 47.924 92.571 101 48.017 91.642 i młodzie Ŝy Usługi opieku ńcze 3 480 2.250 1 240 1.080 Zasiłki celowe 210 637 64.000 230 562 82.900 i w naturze
Kontroli poddano następujące decyzje wydane w latach 2003 – 2004: - decyzja GOPS. 8121/2005 Nr 570 z dnia 9.11.2004 r. przyznająca zasiłek celowy w wysokości 150 zł na zakup Ŝywności wypłata świadczenia za pośrednictwem poczty do dnia 30 m ca. Pomoc finansowa ze względu na trudną sytuację materialną spowodowaną niskimi dochodami, wniosek z dnia 5.11.2004 r. o przyznanie pomocy w formie zasiłku okresowego na zakup artykułów Ŝywnościowych, osoba niepełnosprawna / I grupa inwalidzka/, rodzina 4 osobowa utrzymująca się z renty socjalnej matki, zasiłku pielęgnacyjnego oraz zasiłku rodzinnego. - decyzja GOPS. 8121/2004 Nr 587 z dnia 12.11.2004 r. przyznająca zasiłek celowy w formie obiadów dla 1 dziecka w Szkole Podstawowej w Dąbrowie Wielkiej /od września 2004 do czerwca 2005/ oraz pokrycie wyŜywienia d la 1 dziecka w Gimnazjum Gminnym Sieradz /od listopada 2004 do grudnia 2004/. Pomoc finansowa ze względu na trudną sytuację materialną spowodowaną niskimi dochodami, wniosek z dnia 8.11.2004 r. o przyznanie pomocy w formie zasiłku celowego na zakup pokrycie kosztów wyŜywienia jednemu dziecku w Gimnazjum oraz zasiłku na Ŝywność, osoba bezrobotna, rodzina 4 osobowa utrzymująca się z zasiłku dla bezrobotnych matki oraz zasiłku rodzinnego. - Decyzja GOPS. 8121/2003 Nr 748a z dnia 24.12.2003 r. przyznająca zasiłek celowy w formie gorącego posiłku dla 3 dzieci w Szkole Podstawowej w Dąbrowie Wielkiej oraz dla 1 dziecka w Specjalnym Ośrodku Szkolno Wychowawczym Nr 1 w Sieradzu od stycznia 2004 do czerwca 2004/. Pomoc finansowa ze względu na trudną sytuację materialną spowodowaną niskimi dochodami, wniosek z dnia 8.11.2004 r. o przyznanie pomocy w formie zasiłku celowego na zakup pokrycie kosztów wyŜywienia jednemu dziecku w Gimnazjum oraz zasiłku na Ŝywność, osoba bezrobotna, rodzina 7 osobowa utrzymująca się z pracy dorywczej ojca, dodatku mieszkaniowego oraz zasiłku rodzinnego.
______61 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
- Decyzja GOPS.8121/2003 Nr 635 z dnia 30.09.2003 r. przyznająca zasiłek celowy w miesiącu wrześniu w wysokości 150 zł na zakup podręczników szkolnych, w m cu grudniu 2003 r. w wysokości 240 zł na zakup artykułów Ŝywnościowych. Wypłata świadczenia za pośrednictwem poczty. Pomoc finansowa ze względu na trudną sytuację materialną spowodowaną wielodzietnością, wniosek z dnia 29.09.2003 r. o przyznanie pomocy w formie zasiłku celowego na zakup podręczników i artykułów Ŝywnościowych, rodzina 10 osobowa utrzymująca się z zasiłku wychowawczego , wynagrodzenia za prace męŜa oraz zasiłku rodzinnego. - Decyzja GOPS.8121/2003 Nr 658 z dnia 10.10.2003 r. przyznająca zasiłek celowy w wysokości 80 zł z przeznaczeniem na dofinansowanie zakupu obuwia ortopedycznego, zasiłek będzie przekazany za pośrednictwem poczty. Pomoc finansowa ze względu na trudną sytuację materialną spowodowaną bezrobociem. Wniosek z dnia 1.10.2003 r. o przyznanie pomocy w formie zasiłku celowego lub okresowego na dofinansowanie do obuwia ortopedycznego i na zakup miału. Rodzina 4 osobowa, utrzymująca się z zasiłku rodzinnego oraz dochodów z pracy dorywczej męŜa. - Decyzja GOPS. 8121/2004 z dnia 24.11.2004 r. . przyznająca zasiłek celowy w miesiącu grudniu w wysokości 200 zł na zakup artykułów Ŝywnościowych. Wypłata świadczenia za pośrednictwem poczty. Pomoc finansowa ze względu na trudną sytuację materialną. Wniosek z dnia 19.11.2004 r. o przyznanie pomocy w formie zasiłku celowego na zakup Ŝywności. Rodzina 4 osobowa utrzymująca się z wynagrodzenia za pracę męŜa, dodatku mieszkaniowego oraz zasiłku rodzinnego. - Decyzja GOPS. 8121/2004 z dnia 2.12.2004 r. przyznająca zasiłek celowy w miesiącu grudniu w wysokości 300 zł na zakup artykułów Ŝywnościowych. Wypłata świadczenia w kasie Urzędu Gminy w dniu 6.12.2004 r. Pomoc finansowa ze względu na trudną sytuację materialną. Wniosek z dnia 30.11.2004 r. o przyznanie pomocy w formie zasiłku celowego na zakup Ŝywności. Rodzina 4 osobowa utrzymująca się z renty konkubenta oraz zasiłku rodzinnego.
3. WYDATKI (DOTACJE ) NA REALIZACJ Ę ZADA Ń POWIERZONYCH NA PODSTAWIE UMOWY JEDNOSTKOM SPOZA SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH ORAZ NA DZIAŁALNO ŚĆ PO śYTKU PUBLICZNEGO W OPARCIU O USTAW Ę O DZIAŁALNO ŚCI POśYTKU PUBLICZNEGO I WOLONTARIACIE
Na podstawie sprawozdań budŜetowych oraz kart wydatków kontrolujące stwierdziły, Ŝe w okresie objętym kontrolą Gmina Sieradz nie dokonywała wydatków w formie dotacji dla podmiotów nie zaliczonych do sektora
______62 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
finansów publicznych i nie działających w celu osiągnięcia zysku. Szczegółowej kontroli kontrolujące poddały wydatki w działach 851, 926 i nie stwierdziły wydatków w formie dotacji. Wydatki na kulturę fizyczną realizowane były w ramach wydatków bieŜących poprzez m.in. zakup strojów sportowych dla członków LZS, zakup sprzętu sportowego.
4. WYDATKI OSOBOWE 4.1.Wydatki na wynagrodzenia w latach 2003–2004
Prawidłowo ść ustalania i wypłaty wynagrodze ń na rzecz pracowników jednostki
Plan i wykonanie wydatków płacowych (§ 4010) w latach 2003 – 2004 w rozdziale 75023 przedstawiało się następująco: W 2003 roku – plan 916.600 zł, wykonanie 881.337 zł, W 2004 roku plan 1.012.650 zł, wykonanie 926.448 zł, W okresie objętym kontrolą za prawidłowość i kompletność akt osobowych pracowników odpowiedzialność ponosił Miłek Włodzimierz – Kierownik Referatu Spraw Samorządowych, Obywatelskich i Społecznych, a za sporządzanie dokumentów dotyczących wypłat wynagrodzeń GraŜyna Lewicka – inspektor ds. księgowości budŜetowej. Stan zatrudnienia w Urzędzie Gminy na dzień 31.12.2004 r. wynosił 23 osoby, zatrudnionych na 22 i 1/4 etatu
Kontrolą prawidłowości przyznanych wynagrodzeń objęto dokumenty za okres od 1 stycznia 2003 do 31 grudnia 2004 roku niŜej wymienionych pracowników (11 osób): - Henryk Świniarski – Wójt Gminy, - Marianna Michalak – Skarbnik Gminy, - Halina Maciaszczyk – Sekretarz Gminy, - Jan Gałka– Kierownik Referatu Rozwoju Gospodarczego, - Włodzimierz Miłek – Kierownik Referatu Spraw Samorządowych, Obywatelskich, - Józef Goliński – Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych – informatyk, - Marianna Klimczak Inspektor ds. wymiaru podatków i opłat, - Anna Nogala – podinspektor ds. księgowości podatkowej, - BoŜena Musiał – inspektor ds. księgowości budŜetowej, - Aleksandra Jarczewska – inspektor ds. obsługi kasowej,
______63 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
- Andrzej Proszewski – inspektor ds. inwestycji. Na podstawie list płac, kart wynagrodzeń, umów o pracę i innych dokumentów zgromadzonych w teczkach akt osobowych stwierdzono co następuje: zgodność wynagrodzeń przyznanych angaŜami z zapisami zamieszczonymi w kartach wynagrodzeń oraz na listach płac wskazanych wyŜej pracowników, prawidłowe stosowanie dla poszczególnych stanowisk kategorii zaszeregowania wynagrodzenia zasadniczego oraz stawek dodatku funkcyjnego, z uwzględnieniem wymagań kwalifikacyjnych. kwoty wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego wykazane w angaŜach dla kontrolowanych stanowisk pracy mieściły się w przedziałach poszczególnych kategorii zaszeregowania i stawkach dodatku funkcyjnego. zgodność wynagrodzeń przyznanych angaŜami z zapisami zamieszczonymi w kartach wynagrodzeń oraz na listach płac wskazanych wyŜej pracowników. W kontrolowanym okresie wynagrodzenie dla Wójta Gminy przyznawane było przez Radę Gminy Sieradz niŜej wymienionymi uchwałami: Uchwałą nr V/39/03 z dnia 01 kwietnia 2003 roku Rada Gminy ustaliła miesięczne wynagrodzenie Wójta w wysokości: - wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 4.200 zł (nie podano kategorii zaszeregowania), - dodatek funkcyjny według 8 stawki w tabeli przyznawania dodatku funkcyjnego w wysokości 200 5 najniŜszego wynagrodzenia, - dodatek specjalny w wysokości 20 % łącznego wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego najniŜszego wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego, - dodatek za wieloletnią pracę w wysokości wynikającej z ogólnego staŜu pracy (udokumentowany staŜ pracy na czas przeprowadzania kontroli wynosi 38 lat pracy) WyŜej wymienione wynagrodzenie obowiązywało na okres os 01 stycznia 2003 roku.
Nagrody jubileuszowe
W kontrolowanej jednostce w 2003 roku przyznano nagrody jubileuszowe 6 pracownikom Urzędu Gminy natomiast w 2004 roku 5 nagród jubileuszowych. Wypłacono nagrody następującym pracownikom Urzędu Gminy:
______64 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
(….) 57
Kontroli poddano prawidłowość wypłaty wszystkich nagród jubileuszowych przyznanych w okresie objętym kontrolą. W wyniku kontroli stwierdzono, Ŝe udokumentowanie okresów pracy uprawniających do nagrody oraz wysokość wypłaconych nagród zgodne były z obowiązującymi przepisami.
Dodatkowe roczne wynagrodzenie
Kontrolą objęto prawidłowość naliczenia i wypłatę dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2003 rok – wypłacanego w miesiącu styczniu 2004 roku i za 2003 rok wypłaconego w miesiącu styczniu 2004 roku dla grupy 9 pracowników wymienionych na wstępie rozdziału protokołu kontroli wg zestawienia:
(….) 58
Kontroli poddano prawidłowość ustalenia i wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego na podstawie 56,57 % próby – 2003 rok i 53,32 % próby w 2004 roku. Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie naliczania i wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Premie i nagrody uznaniowe
W okresie objętym kontrolą okresie (lata 2003 2004) dokonywano wypłat nagród w dwóch terminach: - w roku 2003 maj i grudzień, - w roku 2004 czerwiec i listopad. Zarówno w roku 2003 jak i w 2004 Wójtowi Gminy panu Henrykowi Świniarskiemu nie wypłacono nagrody. Wypłata odpraw i ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy
W okresie objętym kontrolą wypłacono ekwiwalent za urlop niŜej wymienionym pracownikom:
57 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 58 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______65 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
2003 rok (….) 59 2004 rok (….) 60 Ustalenia kontroli: - w/w ekwiwalenty wypłacono w związku z rozwiązaną umową o pracę, - obliczenia wypłaconych ekwiwalentów dokonano na podstawie współczynników za 1 dzień odrębnie dla kaŜdego roku w wysokości: 21 w 2003 i 21,17 w 2004 roku, - nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie wypłat ekwiwalentów za urlop.
4.2. Zakładowy Fundusz Świadcze ń Socjalnych
Naliczenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w latach 2003 – 2004 wynosiły: 2003 rok 17.363 zł (przyjęto do naliczenia 22,5 etatu według stawki 676,48 zł i 19 etatów emerytów według stawki 112,75 zł), Kwoty przekazano w terminach: 18.02.2003 roku kwotę 10.000 zł, 28.02.2003 roku kwotę 3.200 zł, 28.04.2003 roku kwotę 4.163 zł. 2004 rok 18.899 zł (przyjęto do naliczenia 23 etaty według stawki 695,68 zł i 25 etatów emerytów według stawki 115,95 zł), Kwoty przekazano w terminach: 11.02.2004 roku kwotę 15.000 zł, 14.09.2004 roku kwotę 3.930 zł. Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie zasad naliczania i przekazania środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W 2004 roku stwierdzono niewielką rozbieŜność w wysokości przekazanej kwoty na
59 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 60 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______66 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
rachunek środków funduszu świadczeń socjalnych. Naliczono 18.899,30 zł – przekazano 18.930 zł tj. 30,61 zł przekazano dodatkowo.
4.3. Wydatki na podró Ŝe słu Ŝbowe pracowników
PodróŜe krajowe
Wydatki na podróŜe słuŜbowe pracowników (§ 4410) w latach 2003 – 2004 kształtowały się następująco: W 2003 roku – plan 17.000 zł – wykonanie 16.989 zł W 2004 roku – plan 21.000 zł – wykonanie 20.798 zł W kontrolowanym okresie dokonywano wypłat ryczałtów pienięŜnych z tytułu uŜywania samochodu prywatnego do celów słuŜbowych w jazdach lokalnych niŜej wymienionym pracownikom: Świniarski Henryk – Wójt Gminy . Umowa z dnia 03 stycznia 2003 roku zawarta przez Przewodniczącego Rady Gminy Józefa Miłka o uŜywaniu do celów słuŜbowych samochodu osobowego, stanowiącego własność (….) 61 przyznany limit 300 km. Umowa zawarta została na okres od 01 stycznia do 31 grudnia 2003 roku. Nowa umowa z ww. została zawarta w dniu 31 grudnia 2003 roku na okres od 01 stycznia do 31 grudnia 2004 roku. Gałka Jan – Kierownik Referatu. Umowa zawarta z pracownikiem w dniu 03 stycznia 2003 roku czas od dnia 01 stycznia 2003 roku do 31 grudnia 2003 roku przez Wójta Gminy Henryka Świniarskiego na uŜywanie do celów słuŜbowych (….) 62 przyznany limit 300 km. Umowę na czas od 01 stycznia do 31 grudnia 2004 roku zawarto w dniu 31 grudnia 2003 roku. Miłek Włodzimierz – Kierownik Referatu. Umowa zawarta z pracownikiem w dniu 03 stycznia 2003 roku czas od dnia 01 stycznia 2003 roku do 31 grudnia 2003 roku przez Wójta Gminy Henryka Świniarskiego na uŜywanie do celów słuŜbowych samochodu (….) 63 przyznany limit 150 km. Umowę na
61 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 62 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 63 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______67 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
czas od 01 stycznia do 31 grudnia 2004 roku zawarto w dniu 31 grudnia 2003 roku. Goliński Józef – inspektor. Umowa zawarta z pracownikiem w dniu 03 stycznia 2003 roku czas od dnia 01 stycznia 2003 roku do 31 grudnia 2003 roku przez Wójta Gminy Henryka Świniarskiego na uŜywanie do celów słuŜbowych samochodu (….) 64 przyznany limit 150 km. Umowę na czas od 01 stycznia do 31 grudnia 2004 roku zawarto w dniu 31 grudnia 2003 roku. Hankiewicz Jan – inspektor. Umowa zawarta z pracownikiem w dniu 03 stycznia 2003 roku na czas od dnia 01 stycznia 2003 roku do 31 grudnia 2003 roku przez Wójta Gminy Henryka Świniarskiego na uŜywanie do celów słuŜbowych samochodu (….) 65 przyznany limit 300 km. Umowę na czas od 01 stycznia do 31 grudnia 2004 roku zawarto w dniu 31 grudnia 2003 roku. Perdek Władysław – inspektor. Umowa zawarta z pracownikiem w dniu 03 stycznia 2003 roku na czas czas od dnia 01 stycznia 2003 roku do 31 grudnia 2003 roku przez Wójta Gminy Henryka Świniarskiego na uŜywanie do celów słuŜbowych samochodu (….) 66 przyznany limit 150 km. Umowę na czas od 01 stycznia do 31 grudnia 2004 roku zawarto w dniu 31 grudnia 2003 roku. Proszewski Andrzej – inspektor. Umowa zawarta z pracownikiem w dniu 03 stycznia 2003 roku czas od dnia 01 stycznia 2003 roku do 31 grudnia 2003 roku przez Wójta Gminy Henryka Świniarskiego na uŜywanie do celów słuŜbowych samochodu (….) 67 przyznany limit 300 km. Umowę na czas od 01 stycznia do 31 grudnia 2004 roku zawarto w dniu 31 grudnia 2003 roku. Kontrolą objęto wypłatę niŜej wymienionych ryczałtów pienięŜnych: - lista wypłat ryczałtów za miesiąc maj 2003 roku dla 6 pracowników na łączną kwotę brutto 720,83 zł, - lista wypłat ryczałtu dla Wójta Gminy za miesiąc maj 2003 roku w kwocie 230,76 zł,
64 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 65 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 66 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 67 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______68 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
- lista wypłat ryczałtów za miesiąc czerwiec 2003 roku dla 6 pracowników na łączną kwotę brutto 816,61 zł, - lista wypłat ryczałtu dla Wójta Gminy za miesiąc czerwiec 2003 roku w kwocie 178,31 zł, - lista wypłat ryczałtów za miesiąc sierpień 2003 roku dla 6 pracowników na łączną kwotę brutto 647,58 zł, - lista wypłat ryczałtu dla Wójta Gminy za miesiąc sierpień 2003 roku w kwocie 115,39 zł, - lista wypłat ryczałtów za miesiąc maj 2004 roku dla 6 pracowników na łączną kwotę brutto 890,41 zł – netto po potrąceniu 19 % podatku dochodowego 721,31 zł, - lista wypłat ryczałtu dla Wójta Gminy za miesiąc maj 2004 roku w kwocie 213,98 zł – netto po potrąceniu 19 % podatku dochodowego kwota 173,28 zł, - lista wypłat ryczałtów za miesiąc wrzesień 2004 roku dla 6 pracowników na łączną kwotę brutto 910,48 zł – netto po potrąceniu 19 % podatku dochodowego 737,58 zł, - lista wypłat ryczałtu dla Wójta Gminy za miesiąc wrzesień 2004 roku w kwocie 203,28 zł – netto po potrąceniu 19 % podatku dochodowego kwota 164,68 zł, - lista wypłat ryczałtów za miesiąc listopad 2004 roku dla 6 pracowników na łączną kwotę brutto 927,86 zł – netto po potrąceniu 19 % podatku dochodowego 751,66 zł, - lista wypłat ryczałtu dla Wójta Gminy za miesiąc listopad 2004 roku w kwocie 203,28 zł – netto po potrąceniu 19 % podatku dochodowego kwota 164,68 zł, Ustalono, Ŝe naliczenia i wypłaty ryczałtów dokonano według prawidłowych stawek za 1 km przebiegu. Dokonano prawidłowych potrąceń o 1/22 za kaŜdy dzień nieobecności z powodu urlopu, choroby lub delegacji słuŜbowej trwającej powyŜej 8 godzin. Wypłat dokonywano z dołu po zakończeniu miesiąca, którego wypłata dotyczyła. Skontrolowano niŜej wymienione polecenia wyjazdów słuŜbowych (delegacji): - polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 58 z dnia 04.08.2003 roku wystawione dla pana Władysława Perdka na wyjazd do Nowosolnej. Jako środek lokomocji wskazano samochód prywatny Fiat Siena. Rozliczono w dniu 05.08.2003 roku kwotę 138,46 zł według obliczenia 180 km x stawka 0,7692 zł, - polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 59 z dnia 06.08.2003 roku wystawione dla pana Władysława Perdka na wyjazd do Brzeźnia. Jako środek lokomocji wskazano samochód prywatny Fiat Siena. Rozliczono w dniu 07.08.2003 roku kwotę 27,69 zł według obliczenia 36 km x stawka 0,7692 zł,
______69 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
- polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 30 z dnia 09,03.2004 roku wystawione dla pana Henryka Świniarskiego na wyjazd do Warszawy. Jako środek lokomocji wskazano samochód prywatny LANOS. Rozliczono w dniu 10.03.2004 roku kwotę 348,45 zł według obliczenia 440 km x stawka 0,7692 zł, - polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 5/2004 wystawione w dniu 14.01.2004 roku dla pani GraŜyny Lewickiej na wyjazd do Łodzi na szkolenie. Jako środek lokomocji wskazano PKS. Rozliczono w dniu 15.01.2004 roku według wyliczenia – koszty przejazdu kwota 17,90 zł plus ½ diety w kwocie 10 zł. Nie naliczono ryczałtu za dojazdy w kwocie 4 zł. - polecenie wyjazdu słuŜbowego (bez numeru) z dnia 30.06.2004 roku wystawione dla pana Henryka Świniarskiego na wyjazd do Łodzi. Jako środek lokomocji wskazano samochód prywatny LANOS. Rozliczono w dniu 01.07.2004 roku kwotę 102,31 zł według obliczenia 133 km x stawka 0,7692 zł, - polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 108 dla pani Katarzyny Pełka z dnia 09.11.2004 roku do Łodzi. Jako środek lokomocji wskazano PKS. Rozliczono 12.11.2004 roku wyłącznie koszty przejazdu nie doliczając ryczałtu za dojazdy . - Polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 112 z dnia 27.11.2004 roku dla pana Józefa Golińskiego na wyjazd do Wielunia. Jako środek lokomocji wskazano samochód prywatny – SKODA FELICJA. Rozliczono 28.12.2004 roku kwotę 75,32 zł według obliczenia 96 km x 0,7846 zł. Nie doliczając ryczałtu za dojazdy do kosztów podróŜy słuŜbowej naruszono zasady ustalone w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŜności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŜetowej z tytułu podróŜy słuŜbowej na obszarze kraju (Dz. U nr 236 poz. 1990), a w szczególności § 6. pkt1 rozporządzenia który mówi Ŝe, za kaŜdą rozpoczętą dobę pobytu w podróŜy pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Odpowiedzialność za powyŜsze uchybienia ponosi pani Marianna Michalak Skarbnik Gminy. PodróŜe zagraniczne
W kontrolowanym okresie brak było wydatków na podróŜe zagraniczne.
4.4. Wydatki na wypłaty diet i zwrot kosztów podró Ŝy słuŜbowych dla radnych oraz członków władz jednostek pomocniczych
Zasady wypłaty diet
______70 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Planowane i zrealizowane wydatki na wypłatę diet w latach 2003 2004 w dziale 750 rozdziale 75022 § 3030 przedstawiały się następująco: 2003 rok plan – 80.000 zł, wykonanie – 72.233 zł, 2004 rok plan 80.000 zł, wykonanie 74.200 zł, Podstawę wypłat diet i zwrotu kosztów podróŜy w kontrolowanym okresie stanowiły niŜej wymienione akty prawne: Uchwała nr II/14/02 Rady Gminy w Sieradzu z dnia 06 grudnia 2002 roku w sprawie diet dla radnych, ustalająca zryczałtowaną dietę miesięczną dla radnych z uwzględnieniem funkcji pełnionej w radzie w następujących wysokościach: dla radnych 350 zł, dla przewodniczących komisji 400 zł, dla wiceprzewodniczących rady 350 zł, dla przewodniczącego rady 1.000 zł. Podstawę do wypłaty diet – według wskazanych aktów prawnych stanowi podpis na liście obecności . W przypadku nieobecności na sesji, komisji rady potrąca się 20 % wysokości diety w danym miesiącu. Uchwała nr IX/47/03 Rady Gminy w Sieradzu z dnia 25 sierpnia 2003 roku w sprawie diet dla radnych ustalająca zryczałtowaną dietę miesięczną dla radnych z uwzględnieniem funkcji pełnionej w radzie w następujących wysokościach: dla radnych 350 zł, dla przewodniczących komisji 400 zł, dla wiceprzewodniczących rady 350 zł, dla przewodniczącego rady 1.000 zł. Uchwałą nr XIV/69/04 Rady Gminy w Sieradzu z dnia 29 marca 2004 roku zmieniono wysokość kwoty zryczałtowanej diety dla wiceprzewodniczących rady gminy z dotychczasowej kwoty 350 zł na kwotę 450 zł. Podstawę do wypłaty diet – według wskazanych aktów prawnych stanowi podpis na liście obecności . W przypadku nieobecności na sesji, komisji rady potrąca się 5 % wysokości diety w danym miesiącu. Prawidłowość wypłaty diet
Kontrolą prawidłowości wypłat diet objęto kompletnie listy wypłat diet według niŜej wymienionych list wypłat:
- lista wypłat diet dla radnych za miesiąc maj 2003 roku w kwocie 6.050 zł w tym dieta dla Przewodniczącego Rady Gminy 1.000 zł, - lista wypłat diet dla radnych za miesiąc czerwiec 2003 roku w kwocie 5.980 zł w tym dieta dla Przewodniczącego Rady Gminy 1.000 zł. Potrącono za nieobecność kwotę 70 zł 1 radnemu,
______71 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
- lista wypłat diet dla radnych za miesiąc grudzień 2003 roku w kwocie 6.050 zł w tym dieta dla Przewodniczącego Rady Gminy 1.000 zł, - lista wypłat diet dla radnych za miesiąc maj 2004 roku w kwocie 6.250 zł w tym dieta dla Przewodniczącego Rady Gminy 1.000 zł, - lista wypłat diet dla radnych za miesiąc luty 2004 roku w kwocie 6.050 zł w tym dieta dla Przewodniczącego Rady Gminy 1.000 zł, - lista wypłat diet dla radnych za miesiąc styczeń 2003 roku w kwocie 6.050 zł w tym dieta dla Przewodniczącego Rady Gminy 1.000 zł, Wypłat dokonano zgodnie z zasadami ustalonymi przez Radę Gminy.
Wydatki z tytułu zwrotu kosztów podróŜy słuŜbowych radnych i sołtysów
5. WYDATKI INWESTYCYJNE Wykaz źródeł finansowania inwestycji gminnych realizowanych w latach 2003 2004 według działów stanowi załącznik nr 6 do protokołu kontroli . Zestawienie zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi udzielonych w 2004 roku stanowi załącznik nr 7 do protokółu kontroli . Plan i wykonanie wydatków inwestycyjnych w okresie objętym kontrolą przedstawia poniŜej zamieszczona tabela.
Plan i wykonanie wydatków inwestycyjnych w latach 2003 – 2004
Dział Rozdział Paragraf 2003 rok 2004 rok Plan po Wykonanie Plan po Wykonanie zmianach zmianach 010 01010 6050 539.500 504.261 0 0 600 60016 6050 0 0 210.000 177.092 754 75412 6050 0 0 18.000 18.000 801 80110 6050 1.720.000 1.688.096 2.347.250 2.319.834 Razem 2.259.500 2.192.357 2.575.250 2.514.926 Wydatki 12.558.123 11.760.083 13.462.424 12.862.482 bud Ŝetowe ogółem % udziału 17,99 18,64 19,13 19,55 wydatków inwestycyj- nych w wydatkach
______72 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
ogółem Dane nie dotycz ą zakupów inwestycyjnych środków trwałych (tylko inwestycje sensu stricte).
Ewidencja ksi ęgowa wydatków inwestycyjnych
Ewidencja księgowa kosztów inwestycji prowadzona jest komputerowo na koncie 080 inwestycje. Wyodrębniono oddzielnie kaŜde zadanie inwestycyjne. Do kaŜdego zadania inwestycyjnego prowadzona jest ewidencja na koncie 800 fundusz jednostki, na którym księguje się wpływy dotacji i środków przeznaczonych na finansowanie danego zadania inwestycyjnego (strona ma konta 800).
Organizacja procesu inwestycyjnego (planowanie i nadzór)
W badanym okresie sprawy z zakresu inwestycji, modernizacji i remontów naleŜały do zadań Referatu Rozwoju Gospodarczego. Imiennie zajmował się wyŜej wymienionymi zadaniami pan Andrzej Proszewski – inspektor ds. inwestycji Zgodnie z zakresem obowiązków i i odpowiedzialności z dnia 15.02.1999 roku pana Andrzeja Proszewskiego w zakresie organizacji procesu inwestycyjnego naleŜy: - Koordynowanie wykonawstwem inwestycji i remontów kapitalnych o znaczeniu lokalnym i zapewnienie prawidłowego przebiegu realizacji zadań w tym zakresie, - Sprawdzanie rachunków oraz faktur dotyczących inwestycji i kapitalnych remontów pod względem merytorycznym, - Opracowanie projektu planu społeczno – gospodarczego i budŜetu w zakresie inwestycji, - Budowa, modernizacja, utrzymanie i odnowa dróg gminnych, Koordynowanie wykonawstwem inwestycji i remontów w oświacie oraz zapewnienie ich prawidłowego przebiegu.
Kontrola realizacji wybranych inwestycji
Budowa Gimnazjum Gminnego w Sieradzu. Uchwałą Nr XVIII/130/2000 Rady Gminy w Sieradzu z dnia 21 czerwca 2000 roku w sprawie przyjęcia darowizny od Skarbu Państwa na wniosek Zarządu Gminy Sieradz – Rada Gminy w Sieradzu postanowiła przejąć na rzecz gminy Sieradz od Skarbu Państwa z przeznaczeniem na Gimnazjum
______73 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Gminne nieodpłatnie darowiznę nieruchomości połoŜonej w Sieradzu przy ul. Warneńczyka oznaczonej Nr działki 7195/5; 7195/8, 7197/9, przy czym powierzchnia działek zostanie określona na mapie podziału. Rada Gminy w Sieradzu podjęła w dniu 30 października 2000 roku uchwałę Nr XXI/153/00 w sprawie dokonania zmian w budŜecie gminy na 2000 rok wynikających ze zwiększenia środków za zadania własne i zlecone; i tak w dziale 79 – Oświata rozdz. 7912 § 72 dotacja na finansowanie inwestycji jednostek i zakładów budŜetowych zwiększono wydatki o kwotę 78.000 zł z przeznaczeniem na Budowę Publicznego Gimnazjum Gminnego. Wykonanie uchwały powierzone zostało Zarządowi Gminy w Sieradzu. Proces przygotowawczy kontrolowanego zadania inwestycyjnego rozpoczął się w 2000 roku. Według konta 080 Inwestycje w 2000 roku poniesiono wydatki na wykonanie map w kwocie – 2.000 zł. W 2001 roku nie ponoszono z tego tytułu wydatków. W 2002 roku poniesiono wydatki m.in. na opracowanie dokumentacji geotechnicznej wykonanie dalszych map geodezyjnych, dokumentacji technicznej w tym projekt budowlany na Budowę Gimnazjum Gminnego z salą gimnastyczną i budynku Urzędu Gminy, oraz koncepcja urbanistyczna stanowiąca odrębne zamówienie. W 2003 roku nastąpiło rozpoczęcie budowy Publicznego Gimnazjum wraz z salą gimnastyczną i realizacja wydatków z tym związanych. Rozpoczęcie realizacji inwestycji nastąpiło na podstawie zezwolenia na budowę nr AB 7351/867/2002/2003 z dnia 24 stycznia 2003 roku wydanego przez Starostę Sieradzkiego. Planowane nakłady na inwestycje i źródła ich finansowania Rada Gminy w Sieradzu corocznie ustala plan nakładów na inwestycje, stanowiący załącznik do budŜetu gminy. W 2000 roku plan nakładów na inwestycje uchwalony przez Radę Gminy Uchwałą Nr XXI/153/00 z dnia 30 października 2000 roku w sprawie dokonania zmian w budŜecie gminy na 2000 r. wynikających ze zwiększenia środków na zadania własne i zlecone, przewidywał nakłady na budowę Publicznego Gimnazjum Gminnego w kwocie 78.000 zł z dotacji budŜetu gminy. Plan ten w ciągu roku nie uległ zmianie. W 2002 roku zgodnie z planem nakładów na inwestycje, stanowiącym załącznik do uchwały Nr XXXIII/237/02 Rady Gminy w Sieradzu z dnia 18 lutego 2002 roku w sprawie uchwalenia budŜetu na 2002 rok przewidziano nakłady na budowę publicznego gimnazjum gminy Sieradz w kwocie 530.000 zł z dotacji budŜetu gminy. Plan ten w ciągu roku nie uległ zmianie. W 2003 roku plan nakładów na inwestycje uchwalony uchwałą Nr IV/32/2003 Rady Gminy w Sieradzu z dnia 10 lutego 2003 roku w sprawie uchwalenia budŜetu na 2003 rok przewidywał nakłady na wskazaną inwestycje w kwocie 520.000 zł. Zmianą planu nakładów na inwestycje wprowadzonej przez Radę Gminy w Sieradzu uchwałą Nr VII/40/03 z dnia 26 maja 2003 roku w sprawie dokonania zmian w budŜecie gminy na 2003 r. wynikających z podziału nadwyŜki budŜetowej, zwiększono plan wydatków na
______74 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
inwestycje jednostek budŜetowych o kwotę 1.200.000 zł. Tym samym dokonano zmiany w załączniku Nr 6 do uchwały budŜetowej – nakłady na 2003 rok w pozycji Budowa Gimnazjum z salą gimnastyczną i budynkiem Urzędu Gminy, wynosiły po zmianach 1.720.000 zł. W 2004 roku plan nakładów na inwestycje uchwalony uchwałą nr XIII/62/04 Rady Gminy w Sieradzu w sprawie uchwalenia budŜetu na 2004 rok zakładał nakłady na zadanie inwestycyjne „Gimnazjum z salą gimnastyczną i budynkiem urzędu gminy” w wysokości 1.250.000 zł. W ciągu roku dokonywano zmian w budŜecie dotyczących inwestycji podejmując następujące uchwały: Uchwałą nr XIV/67/04 Rady Gminy w Sieradzu z dnia 29 marca 2004 roku w sprawie dokonania zmian w budŜecie gminy na 2004 r. wynikających z podziału nadwyŜki budŜetowej , wprowadzono zmiany w planie nakładów na inwestycje w 2004 roku, zgodnie z którą planowana wartość wskazanego wyŜej zadania inwestycyjnego wzrosła o kwotę 400.000 zł. Uchwałą nr XV/77/04 z dnia 24 maja 2004 r. w sprawie ustanowienia hipoteki na nieruchomość, Rada Gminy postanowiła wyrazić zgodę na zawarcie umowy na dofinansowanie przedsięwzięcia pn. „Budowa sali gimnastycznej przy Gimnazjum w Sieradzu” w kwocie 600.000 zł ze środków MENiS oraz zabezpieczenie tych środków w formie ustanowienia hipoteki na kwotę 204.000 zł na nieruchomość Urzędu Gminy . Uchwałą nr XV/76/04 z dnia 24 maja 2004 roku w sprawie wyraŜenia zgody na zawarcie umowy i jej zabezpieczenia wekslem „in blanco” Rada Gminy postanowiła wyrazić zgodę na zawarcie przez Wójta Gminy umowy na dofinansowanie przedsięwzięcia p.n. „Budowa sali gimnastycznej przy Gimnazjum w Sieradzu do kwoty 600.000 zł ze środków MENiS i zabezpieczenia prawidłowego wydatkowania tych środków w formie weksla „in blanco” Gminy Sieradz na zasadach określonych w tejŜe umowie i deklaracji weksla. Uchwałą Nr XVIII/86/04 Rady Gminy Sieradz z dnia 30 sierpnia 2004 roku w sprawie dokonania zmian w budŜecie gminy na 2004 rok zwiększono nakłady na omawianą inwestycję o kwotę 200.000 zł o środki z Ministerstwa Edukacji Narodowej i Sportu. Uchwałą Nr XIX/95/04 Rady Gminy Sieradz z dnia 30.09.2004 roku w sprawie dokonania zmian w budŜecie gminy na 2004 rok zwiększono wydatki na inwestycje jednostek budŜetowych z przeznaczeniem na Budowę gimnazjum /.../ o kwotę 37.969 zł. Uchwałą Nr XX/102/04 Rady Gminy Sieradz z dnia 29 listopada 2004 roku w sprawie dokonania zmian w budŜecie gminy na 2004 rok zwiększono nakłady na omawiane zadanie inwestycyjne o kwotę 459.281 zł. Tym sam dokonano zmiany w budŜecie gminy w załączniku Nr 3 – Wydatki inwestycyjne i zakupy inwestycyjne na 2004 rok i załączniku Nr 6 – Wieloletni plan inwestycyjny gminy Sieradz realizowany w latach 2004 – 2006. Łącznie w 2004 roku nakłady na zadanie pn. „Budowa Publicznego
______75 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Gimnazjum sali gimnastycznej i Urzędu Gminy” wyniosły po zmianach 2.347.250 zł. Środki finansowe przeznaczone na finansowanie inwestycji w latach 2000 2004 Na finansowanie inwestycji w latach 2000 2004 przeznaczone zostały środki finansowe pochodzące z następujących źródeł: - w 2000 roku – ogółem 78.000 zł, z tego: środki własne z budŜetu gminy w kwocie 78.000,00 zł, w 2001 roku – nie planowano wydatków. - w 2002 roku – ogółem – 530.000 zł z tego : środki własne z budŜetu gminy –530.000 zł - w 2003 roku – ogółem 1.720.000 zł, z tego: środki własne z budŜetu gminy – 1.720.000 zł - w 2004 roku – ogółem 2.347.250 zł, z tego: środki własne z budŜetu gminy – 2.147.250 zł; dofinansowanie ze środków dopłat do zadania inwestycyjnego obiektu sportowego ze środków Ministerstwa Edukacji Narodowej i Sportu – 200.000 zł. - Umowa o dofinansowanie przedsięwzięcia inwestycyjnego ze środków Ministerstwa Edukacji Narodowej i Sportu Nr 87/04/073 pomiędzy Bankiem Gospodarstwa Krajowego III Oddział w Warszawie, a Gminą Sieradz reprezentowaną przez Wójta Gminy Pana Henryka Świniarskiego przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy Pani Marianny Michalak podpisana została w dniu 2 września 2004 roku. Na podstawie powyŜszej umowy udzielono dopłaty na budowę hali sportowej z zapleczem przy Gminnym Gimnazjum w Sieradzu w wysokości 600.000 zł, z tego: do wypłaty w 2004 roku kwota 200.000 zł, w 2005 roku kwota 400.000 zł. Wnioskodawca zobowiązał się zakończyć zadanie do 31 grudnia 2004 roku oraz przedstawić rozliczenie końcowe przedsięwzięcia z bankiem pod względem rzeczowym i finansowym w nieprzekraczalnym terminie do dnia 19.02.2006 rok. Zgodnie z zapisem w § 5 ust. 2 umowy „środki uruchamiane będą na podstawie wiarygodnych, sprawdzonych i zaakceptowanych przez Wnioskodawcę nieopłaconych faktur i rachunków dotyczących części sportowej przedsięwzięcia.” Kserokopia umowy stanowi załącznik nr 8 do protokołu kontroli . Koszty inwestycji według ewidencji księgowej poniesione w latach 2000 2004 Według konta 080 koszty inwestycji w latach 2000 – 2004 przedstawiały się następująco: - w 2000 roku – ogółem 2.000,00 zł, w 2001 roku – nie dokonywano wydatków.
______76 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
- w 2002 roku – ogółem – 136.057,50 zł - w 2003 roku – ogółem 1.688.095,52 zł, w 2004 roku – ogółem 2.319.833,80 zł, Umowy zawarte przez inwestora w związku z realizowanym zadaniem inwestycyjnym: Umowy na wykonanie pomiarów sytuacyjno wysokościowych i map do celów projektowych. 1. Na wykonanie map niezbędnych do przejęcia działki pod gimnazjum gminne – dotychczas własność Skarbu Państwa oraz mapy sytuacyjno wysokościowej. W dniu 10 grudnia 2000 roku zawarto umowę zlecenie pomiędzy Urzędem Gminy Sieradz reprezentowanym przez Henryka Świniarskiego – Wójta Gminy Sieradz i Józefa Miłka z cę Wójta Gminy Sieradz a Spółką Prawa Cywilnego „SKALGEO” Sieradz reprezentowaną przez Urszulę Medyńską – geodetę uprawnionego, na wykonanie map niezbędnych do przejęcia działki pod gimnazjum gminne – działka połoŜona w Sieradzu będącą własnością Skarbu Państwa. Termin wykonania prac ustalono na dzień 30.01.2001 roku. Wynagrodzenie wykonawcy określono na kwotę brutto 2.000 zł płatne po wykonaniu przedmiotu zamówienia w ciągu 14 dni. Za wykonanie map dokonano zapłaty na podstawie: - rachunku Nr 8/2000 z dnia 28.12.2000 roku wystawionego przez Spółkę Prawa Cywilnego „SKALGEO” Sieradz na kwotę 2.000 zł brutto – zapłacono gotówką w dniu 28.12.2000 roku. W dniu 29.08.2002 roku Urząd Gminy w Sieradzu zlecił pismem Nr RG.IV.2227/20/02 Firmie – Projektowanie Budowlane i Usługi Geodezyjne Wiesław Olczyk Sieradz, wykonanie mapy sytuacyjno wysokościowej do celów projektowych działki przeznaczonej pod budowę gimnazjum gminnego . Termin wykonania określono do dnia 16 września 2002 roku. Nie określono wysokości wynagrodzenia. Za wykonanie map dokonano zapłaty na podstawie: rachunku Nr 11/2002 z dnia 20.09.2002 r. wystawionego przez Firmę Projektowanie Budowlane i Usługi Geodezyjne Wiesław Olczyk Sieradz na kwotę 1.500 zł brutto – zapłacono przelewem dnia 23.09.2002 roku. 2. Na wykonanie dokumentacji geotechnicznej warunków posadowienia budynku gimnazjum przy ul. Armii Krajowej w Sieradzu. W dniu 2 sierpnia 2002 roku Urząd Gminy w Sieradzu zlecił pismem nr RG.IV.2227/10/02 wykonanie dokumentacji geotechnicznej warunków posadowienia nowoprojektowanego budynku gimnazjum gminnego, wykonawcy Pracowni Geologiczno InŜynierskiej Piotra Janiszewskiego z
______77 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Łodzi. Termin wykonania przedmiotu umowy określony został do dnia 10 września 2002 roku. Wynagrodzenie wykonawcy brutto 6.000 zł . płatne po wykonaniu dokumentacji i przedłoŜeniu faktury. Za wykonanie dokumentacji dokonano zapłaty na podstawie: faktury VAT nr 62/2002 z dnia 12.09.2002 roku wystawionej przez Pracownie Geologiczno InŜynierską Piotra Janiszewskiego z Łodzi na kwotę 6.000 zł brutto zapłacono przelewem w dniu 19.09.2002roku Umowa na wykonanie koncepcji architektoniczno budowlanej budynku gimnazjum z salą gimnastyczną i budynkiem zajęć poza szkolnych. W dniu 27 maja 2002 roku zawarto umowę Nr 3421/7/02 pomiędzy Zarządem Gminy Sieradz reprezentowanym przez Henryka Świniarskiego – Wójta Gminy Sieradz i Józefa Miłka z cę Wójta Gminy Sieradz a Przedsiębiorstwem Produkcyjno Handlowo Usługowym ”PROJNAD” Sp. z o. o Sieradz, reprezentowaną przez Kazimierza Frycie – Prezesa Zarządu i Kazimierza Ziółkowskiego – z cę Prezesa Zarządu, na wykonanie koncepcji architektoniczno budowlanej budynku gimnazjum z salą gimnastyczną i budynkiem zajęć poza szkolnych. Termin wykonania prac ustalono na dzień 20.06.2002 roku. Wynagrodzenie wykonawcy określono na kwotę brutto 12.200 zł płatne w terminie 30 dni od protokolarnego przekazania przedmiotu umowy i przedłoŜeniu rachunku. Za wykonanie „koncepcji” dokonano zapłaty na podstawie:
- protokołu przekazania dokumentacji Koncepcja urbanistyczno architektoniczna budowy GIMNAZJUM GMINNEGO Z SALĄ GIMNASTYCZNĄ ORAZ BUDYNKU URZĘDU GMINY SIERADZ. - Faktury VAT Nr 70/2002 z dnia 25.06.2002 roku wystawionego przez PPHU „PROJNAD” Sieradz na kwotę 12.200 zł brutto – zapłacono przelewem w dniu 22.06.2002 roku. W dokumentach nie określono czy i jaki tryb ustawy o zamówieniach publicznych zastosowano dokonując tego wydatku. Umowa na wykonanie dokumentacji technicznej Wyboru wykonawcy dokumentacji projektowej dokonano w dniu 9 września 2002 roku w trybie przetargu nieograniczonego. Z dokumentacji podstawowych czynności, sporządzonej przez komisję przetargową na okoliczność przeprowadzonego postępowania o zamówienie publiczne wynikało, Ŝe oferty złoŜyło 11 firm, z czego 1 odrzucono jako nie spełniające wymagań zamawiającego. Komisja przetargowa sporządziła zestawienie ofert w tym: cen wykonania projektu i terminu wykonania zamówienia. Komisja wybrała jako najkorzystniejszą ofertę firmy W&W Włodarczyk & Włodarczyk Biuro Projektowe mgr inŜ. arch. Jolanta Włodarczyk, mgr inŜ. arch. Jarosław Włodarczyk ul. Armii Krajowej 11 98 200 Sieradz. W uzasadnieniu wyboru podano, Ŝe wybrano tę ofertę ze względu na najwyŜszą liczbę punktów.
______78 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Oceniano: - cenę oferty /waga 50%/ 105.000 zł /najniŜsza 66.950 zł/ – dało firmie 31,88 pkta była to bowiem jedna z droŜszych ofert,
- termin wykonania zamówienia /waga 5%/ – 9 tygodni /najkrótszy termin 8 tygodni/– 4,44 pkta; - estetyka rozwiązania architektonicznego, funkcjonalność, rozwiązania konstrukcyjno budowlane /waga 25%/ 25 pkt – 2 oferty uzyskały maksymalną liczbę punktów, które przyznawane były uznaniowo przez członków komisji i w znacznej mierze zawaŜyły na wyborze oferty, - przewidywany koszt realizacji inwestycji /waga 20%/ 7.344.600 zł /najniŜsza 6.900.000 zł/ 18,79 pkta. - Uwagi kontrolujących: Stwierdzono niezgodność wybranej oferty z opracowanymi dla tego przetargu Warunkami Realizacji Zamówienia /WRZ/ o wartości poniŜej 30.000 EURO w następujących punktach: 1. pkt 4 – „O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wszyscy Wykonawcy/Dostawcy spełniający wymagania określone w WRZ: m.in. wykonali w ciągu ostatnich trzech lat nie mniej niŜ dwa projekty obiektów o podobnym przeznaczeniu, sposobie uŜytkowania i zbliŜonej wielkości, które zostały zrealizowane” w ofercie w poz. 1 i 2 wymienione są projekty toŜsame bowiem na terenie Parafii Bł. Urszuli Ledóchowskiej w Sieradzu przy ul. Krakowskie Przedmieście znajduje się Zespół Szkół Katolickich w Sieradzu. Ponadto wymóg dotyczył projektów zrealizowanych, a ani projekt hali sportowo widowiskowej ani projekt budynku krytej pływalni nie zostały zrealizowane. W dalszej części załącznika Nr VI brak jest projektów obiektów o podobnym przeznaczeniu, sposobie uŜytkowania i zbliŜonej wielkości. 2. pkt 17.2 WRZ Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej – wystawione nie wcześniej niŜ 6 m cy przed upływem terminu składania ofert – zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej wykonawcy wystawione 1.03.2002 roku a więc wcześniej niŜ 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 3. pkt 17.4 WRZ – Kserokopie uprawnień do projektowania oraz dokumentów potwierdzających przynaleŜność do Izby Architektów dla wszystkich autorów opracowań branŜowych wchodzących w skład projektu – kopie powinny być poświadczone przez Oferenta „za zgodność z oryginałem” – Kserokopia uprawnień P. Sławomira Miziały w specjalności konstrukcyjno budowlanej poświadczona przez autora opracowania; Kserokopia uprawnień P. Wojciecha Załuskiego w zakresie instalacji urządzeń sanitarnych – poświadczona za zgodność przez autora opracowania, podobnie kserokopie uprawnień Pani Marzeny Niemiec w zakresie instalacji elektrycznych i P. Anny Czarnowskiej w zakresie
______79 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
projektowania w specjalności konstrukcyjno budowlanej. Ponadto brak dokumentów o przynaleŜności do Izby Architektów dotyczy wszystkich autorów opracowań branŜowych. Wobec stwierdzonych powyŜej faktów świadczących o złoŜeniu oferty niezgodnej z Warunkami Realizacji Zamówienia oferent powinien zostać wykluczony z postępowania, bowiem punkt 5 tych Warunków Realizacji Zamówienia stanowi, Ŝe: „ oferent jest zobowiązany do przedstawienia oferty zgodnie z wymaganiami niniejszych WRZ. Oferenci, którzy złoŜą oferty nie spełniające określonych wymagań będą wykluczeni z postępowania /art. 19 ust. 1 pkt 8 Ustawy o zamówieniach publicznych/” Kserokopia Warunków Realizacji Zamówienia dot. Przetargu na wykonanie dokumentacji projektowej zadania „Budowa Gimnazjum Gminnego z salą gimnastyczną i budynku urzędu gminy” stanowi załącznik Nr 9 do protokołu kontroli. Umowa z wybranym oferentem podpisana została w dniu 26 września 2002 roku. Ze strony zamawiającego umowę podpisali : Henryk Świniarski Wójt Gminy Sieradz i Józef Miłek – Zastępca Wójta Gminy, kontrasygnowała umowę Skarbnik Gminy Marianna Michalak. Zgodnie z § 1 umowy jej przedmiotem było : 1. Opracowanie dokumentacji projektowej budynku gimnazjum z salą gimnastyczną oraz budynkiem urzędu gminy 2. Pełnienie nadzoru autorskiego nad wykonaniem obiektu na podstawie dokumentacji projektowej. Wykonawca zobowiązał się wykonania zamówienia w terminie 9 tygodni od uzyskania od Zamawiającego wszystkich dokumentów niezbędnych do prac projektowych, za wynagrodzeniem brutto115.900,00 zł. za wykonanie dokumentacji projektowej i 12.200 zł – za nadzór autorski Nie ustalono terminu płatności faktury za prace projektowe zawarto jedynie zapis, Ŝe wykonawca moŜe wystawić fakturę po wykonaniu i odebraniu przez zamawiającego dokumentacji projektowo – kosztorysowej wraz z uzgodnieniami i pozwoleniem na budowę oraz Ŝe za opóźnienie w przekazaniu wynagrodzenia wykonawcy przysługują odsetki ustawowe. Natomiast w przypadku wynagrodzenia za nadzór autorski Zgodnie z § 11 umowy wynagrodzenie płatne będzie za wykonane etapy robót na podstawie protokołu odbioru robót budowlanych proporcjonalnie do całości dokumentacji projektowej na podstawie faktur w terminie 30 dni od dnia doręczenia jej zamawiającemu. Protokołem zdawczo odbiorczym dnia 23 grudnia 2002 roku przekazano dokumentację projektową, po czym tego samego dnia projektant główny wykonawca wypoŜyczył dokumentację celem uzyskania dalszych stosownych uzgodnień i pozwoleń, a następnie wystawił fakturę VAT Nr 27/2002 rok na kwotę 115.900 zł, która została zapłacona przelewem dnia 24.12.2002 r. Pozwolenie na budowę wydano pismem Nr AB.7351/867/2002/2003 z dnia 24 stycznia 2003 roku. Kserokopia pozwolenia na budowę stanowi załącznik nr 10 do protokołu kontroli. Ustalenia kontroluj ących:
______80 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
1. Umowa z wykonawcą w § 2 zobowiązuje wykonawcę do wykonania dokumentacji projektowej oraz uzyskania wymaganych przepisami prawa opinii uzgodnień oraz pozwolenia na budowę, natomiast § 9 pkt 3 stanowi, Ŝe wykonawca moŜe wystawić fakturę po wykonaniu i odebraniu przez zamawiającego dokumentacji projektowo – kosztorysowej wraz z uzgodnieniami i pozwoleniem na budowę. Z uwagi na to, Ŝe pozwolenie na budowę wystawiono 24.01.2003 roku jak równieŜ to, Ŝe złoŜona dokumentacja została natychmiast wypoŜyczona jak określono „celem uzyskania dalszych stosownych uzgodnień i pozwoleń” naleŜy stwierdzić, Ŝe wykonawca złoŜył fakturę nie spełniając zawartych w umowie warunków do jej złoŜenia a Urząd Gminy dokonał zapłaty za usługę, która nie została w pełni wykonana. 2. Brak jest w Dzienniku Budowy wpisów świadczących o pełnieniu, przez Wykonawcę dokumentacji nadzoru autorskiego nad prowadzonymi robotami, do czego zobowiązany został w zawartej umowie. Kserokopia umowy na prace projektowe wraz z protokołami odbioru, prośbą o wypoŜyczenie, fakturą i poleceniem zapłaty stanowi załącznik nr 11 do protokołu kontroli. Umowa o nadzór inwestorski Wyboru inspektora nadzoru w zakresie wszystkich branŜ na obiekcie Gminne Gimnazjum dokonano w trybie zapytania o cenę na podstawie art. 67 ustawy o zamówieniach publicznych. Dnia 8 kwietnia 2003 roku sporządzono Protokoł podstawowych czynności zawiązanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego w trybie zapytania o cenę /znak sprawy:RG.IV.3411/5/1/03, w którym określono m.in. 5 firm do których zamawiający skieruje zapytanie o cenę zaznaczając, Ŝe powyŜsze podmioty wykazały zainteresowanie przedmiotem zamówienia. W dniu 9 kwietnia 2003 roku przesłano za potwierdzeniem odbioru pismo – zapytanie o cenę, podpisane przez Wójta Gminy Henryka Świniarskiego do 5 firm. Przedmiotem zamówienia – zgodnie z pismem był nadzór inwestorski w zakresie wszystkich branŜ na obiekcie Gminne Gimnazjum wraz z salą gimnastyczną w Sieradzu. Termin składania ofert określony został do dnia 12 maja 2003 roku, godzina 11:00. W terminie określonym w zaproszeniu wpłynęły 3 oferty. Wyboru oferenta dokonała komisja powołana przez Wójta Gminy Sieradz, odrzucono 1 ofertę z powodu braku wymaganych dokumentów /art. 27a ustawy o zamówieniach publicznych/ brak aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej i aktualnej informacji z Krajowego Rejestru Karnego. Wybrano ofertę nr 3 Agencji Rozwoju Regionalnego i Inwestycji „ARI” sp. Z o. o. ul. Południowa 8 98 100 Łask, która zaoferowała najniŜszą cenę – 39.528 zł brutto, podczas gdy druga oferta opiewała na kwotę 96.624 zł brutto.
______81 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Na okoliczność przeprowadzonego postępowania o zamówienie publiczne sporządzona została z datą 12 maja 2003 roku dokumentacja podstawowych czynności związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego w trybie zapytania o cenę poniŜej 30.000 EURO zawierająca opis przedmiotu zamówienia, zestawienie złoŜonych ofert, ceny ofert, informacja o odrzuceniu oferty, wskazanie wybranej oferty z uzasadnieniem wyboru Ogłoszenie o wyniku postępowania przesłano do oferentów za potwierdzeniem odbioru w dniu 16 czerwca 2003 roku. Umowę z wybranym wykonawcą Agencją Rozwoju Regionalnego i Inwestycji „ARI” sp. z o. o. siedzibą w Łasku ul. Południowa 8 w dniu 25 czerwca 2003 roku podpisali w imieniu Zamawiającego Wójt Gminy Sieradz Henryk Świniarski. Kontrasygnowała umowę Skarbnik Gminy Marianna Michalak. Przedmiotem zawartej umowy było pełnienie funkcji inspektora nadzoru na zadaniu inwestycyjnym pn. „Budowa Gminnego Gimnazjum wraz z salą gimnastyczną” zlokalizowanego w Sieradzu przy ul. Armii Krajowej” w okresie: od podpisania umowy do zakończenia budowy i odebrania zadania.” Wynagrodzenie Inspektora za pełnione czynności objętych umową ustalono w wysokości 32.400 zł + naleŜny podatek VAT 22 %. Wynagrodzenie Inspektora będzie regulowane przez Zamawiającego po rozpoczęciu realizacji umowy na podstawie faktur częściowych po dokonaniu częściowych odbiorów i na podstawie faktury końcowej po dokonaniu odbioru końcowego robót budowlano montaŜowych, proporcjonalnie do wartości robót budowlano montaŜowych – zapłata faktur nastąpi w terminie 30 dni od daty wystawienia. W umowie zostały określone obowiązki inspektora nadzoru wynikające z pełnienia funkcji. Wśród katalogu obowiązków inspektora nadzoru wymieniony został m.in. obowiązek „przeprowadzenia przez Inspektora przy udziale Zamawiającego odbiorów częściowych oraz odbioru końcowego obiektu i przekazanie go zamawiającemu oraz przeprowadzenie przeglądów gwarancyjnych Umowa z wybranym oferentem stanowi załącznik nr 12 do protokółu kontroli. Na wykonane czynności wystawiono faktury: 1. Faktura VAT Nr 61/03 z dnia 28.08.2003 na kwotę 2.167,06 zł brutto, zapłacono przelewem: dn. 11.09.2003 r. 2. Faktura VAT Nr 70/03 z dnia 19.09.2003 r. na kwotę 1.451,19 zł brutto, zapłacono przelewem dnia 24.09.2003 r. 3. Faktura VAT Nr 73/03 z dnia 2.10.2003 na kwotę 1.861,73 zł brutto, zapłacono przelewem: dn. 20.10.2003 r. 3. Faktura VAT Nr 84/03 z dnia 07.11.2003 na kwotę 713,70 zł brutto, zapłacono przelewem dn.17.11.2003 r. 4. Faktura VAT Nr 87/03 z dnia 21.11.2003 na kwotę 1.761,61 zł brutto, zapłacono przelewem dnia 3.12.2003 r. 5. Faktura VAT Nr 98/03 z dnia 23.12.2003 na kwotę 1.680,10 zł brutto – zapłacono przelewem dnia 29.12.2003 r.
______82 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
6. Faktura VAT Nr 10/04 z dnia 27.02.2004 r. na kwotę 1.531,17 zł brutto, zapłacono przelewem dnia 5.03.2004 r. 7. Faktura VAT Nr 20/DI/04 z dnia 11.05.2004 r. na kwotę 1.526,55 zł brutto – zapłacono przelewem dnia 18.05.2004 r. 8. Faktura VAT Nr 30/04 z dnia 8.07.2004 r. na kwotę 859,42 zł brutto – zapłacono przelewem dnia 12.07.2004 r. 9. Faktura VAT Nr 38/04 z dnia 6.09.2004 r. na kwotę 855,52 zł brutto – zapłacono przelewem dnia 13.09.2004 r. 10. Faktura VAT Nr 49/04 z dnia 7.10.2004 r. na kwotę 2.275,48 zł brutto – zapłacono przelewem dnia 14.10.2004 r. 11. Faktura VAT Nr 56/04 z dnia 28.10.2004 r. na kwotę 707,83 zł brutto – zapłacono przelewem dnia 14.10.2004 r. 12. Faktura VAT Nr 61/04 z dnia 5.11.2004 r. na kwotę 1.947,19 zł brutto – zapłacono przelewem dnia 25.11.2004 r. 13. Faktura VAT Nr 77/04 z dnia 17.12.2004 r. na kwotę 1.230,26 zł brutto – zapłacono przelewem dnia 28.12.2004 r. Łącznie za nadzór budowlany w trakcie trwania inwestycji w badanym okresie wypłacono kwotę 20.568,81 zł brutto, co stanowi 52,04 % wartości wynagrodzenia inspektora nadzoru wynikającego z zawartej umowy. Zlecenie sprawdzenia i zaopiniowania kosztorysów ofertowych
Dnia 19 maja 2003 roku pismem Nr RG.IV.3411/4/37/03 Przewodniczący Komisji Przetargowej złoŜył Wniosek w Sprawie Powołania Biegłego. W związku z potrzebą posiadania wiadomości specjalnych w celu oceny ofert w przetargu nieograniczonym powyŜej 30.000 EURO na budowę Gminnego Gimnazjum wraz z salą gimnastyczną przewodniczący Komisji wniósł o powołanie biegłego z moŜliwością uczestnictwa w pracach komisji w osobie Pani mgr inŜ. Beaty Ciborskiej posiadającej uprawnienia budowlane w specjalności konstrukcyjno budowlanej bez ograniczeń. Wniosek zatwierdził dnia 19 maja 2003 roku Wójt Gminy Sieradz Henryk Świniarski. Kserokopia Wniosku Przewodniczącego Komisji o powołaniu biegłego stanowi załącznik nr 13 do protokołu kontroli Urząd Gminy w Sieradzu zlecił pismem Nr RG.IV.2222/3/03 z dnia 19 maja 2003 roku Pani Beacie Ciborskiej – Rzeczoznawcy Budowlanemu w specjalności budownictwo ogólne, sprawdzenie i zaopiniowanie kosztorysów ofertowych do przetargu na budowę gimnazjum z salą gimnastyczną. Koszt prac określono na 300 zł za 1 egzemplarz sprawdzonego kosztorysu ofertowego. W piśmie zawarto zapis o sposobie zapłaty, która ma nastąpić po wykonaniu zlecenia i przedłoŜeniu rachunku. Kserokopia pisma zlecenia stanowi załącznik nr 14 do protokołu kontroli. Za wykonanie opinii i sprawdzenie kosztorysów ofertowych wystawiono rachunki:
______83 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
- Rachunek Nr 1/06/2003 z dnia 2.06.2003 r. na kwotę 2.100 zł brutto /przekazano 7 egzemplarzy opracowań/ zapłacono przelewem dnia 9.06.2003 roku, - Rachunek Nr 2/06/2003 z dnia 9.06.2003 r. na kwotę 900 zł brutto /przekazano 3 opracowania/ zapłacono przelewem dnia16.06.2003 roku. Potwierdzenia wykonania opinii i sprawdzenia kosztorysów ofertowych dokonał na rachunkach Inspektor – Andrzej Proszewski; pod pieczątka o treści „ nie wnoszę uwag co do celowości, gospodarności i zgodności z prawem sposobu wykonywania zadań” Z upowaŜnienia Wójta podpisał się Jan Gałka – Kierownik Referatu, natomiast pod pieczątka o treści „ Nie wnoszę uwag co do legalności planowanych wydatków” – podpisała się Skarbnik Gminy Marianna Michalak. Opis rachunku nie zawiera informacji o stosowaniu ustawy o zamówieniach publicznych podczas dokonywania wydatku z tego tytułu. Kserokopia rachunków stanowi załącznik nr 15 do protokołu kontroli. Ustalenia kontrolujących: Zgodnie z wykazem oferentów uczestniczących w postępowaniu w trybie przetargu nieograniczonego na budowę Gminnego Gimnazjum wraz z salą gimnastyczną stanowiącym załącznik Nr 1 do Protokołu z posiedzenia Komisji Przetargowej z dnia 12.06.2003 roku /znak sprawy RG.IV.3411/4/43/03/, w postępowaniu przetargowym uczestniczyło 14 oferentów. W samym protokole zawarto informację o odrzuceniu 11 ofert. W wyniku analizy zapisów stwierdzono, Ŝe: - 9 ofert odrzucono z przyczyn formalnych np. brak uprawnień, zaświadczeń o przynaleŜności do właściwej, brak wykonania trzech robót budowlanych o wartości nie mniejszej niŜ 1.500.000 zł, oferty nie zszyte w sposób umoŜliwiający ich zdekompletowanie, załączone kserokopie referencji bez poświadczenia za zgodność z oryginałem, brak zaświadczeń z urzędu skarbowego, brak aktualnego ubezpieczenia i.t.p. ; - 1 ofertę odrzucono, gdyŜ nie była zszyta w sposób umoŜliwiający jej zdekompletowanie oraz z powodu pominięcia w kosztorysie – sieci wewnętrzne stawki roboczogodziny; - 1 ofertę odrzucono z powodu braku dwóch kosztorysów: kanalizacja sanitarna i sieci wewnętrzne Powołana biegła dokonała 10 opracowań analiz kosztorysów ofertowych, za co pobrała wynagrodzenie w kwocie łącznej 3.000 zł /10 szt x 300 zł/. 3 oferty uznane zostały przez Komisję przetargową jako waŜne. 1 ofertę odrzucono z powodu braku w sporządzonym kosztorysie i 1 z powodu ich braku, którego stwierdzenie nie powinno nastręczać problemu członkom Komisji.
______84 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Jak wynika z powyŜszego zlecenie sprawdzenia 6 ofert przez powołaną biegłą w specjalności konstrukcyjno budowlanej i wypłata z tego tytułu wynagrodzenia w wysokości 1.800 zł / 6 szt x 300 zł/ naruszyła art. 92, ust. 3, ustawy o finansach publicznych z dnia 26 listopada 1998 roku / t. j. Dz. U. Nr 15, poz. 148 z 2003 roku/ , który mówi, Ŝe w toku wykonywania budŜetu obowiązują zasady: dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem w sposób celowy i oszczędny. Kserokopia Protokołu z posiedzenia Komisji Przetargowej z dnia 12.06.2003 roku stanowi załącznik nr 16 do protokołu kontroli. Kserokopia Wniosku w sprawie odrzucenia ofert w postępowaniu na budowę gminnego gimnazjum wraz z salą gimnastyczną stanowi załącznik Nr 17 do protokołu kontroli. Umowy na roboty budowlano montaŜowe
Wybór wykonawcy Wykonawca robót budowlano – montaŜowych wyłoniony został w przetargu nieograniczonym. Wartość szacunkowa zamówienia określona została na podstawie kosztorysów inwestorskich na kwotę 9.392.620,84 zł. Z ustaleń kontrolujących wynika, Ŝe została ona zawyŜona, omówiono to w dalszej części protokołu. Kosztorysy inwestorskie opracowane zostały przez Włodarczyk & Włodarczyk Biuro Projektowe mgr inŜ. arch. Jolanta Włodarczyk, mgr inŜ. arch. Jarosław Włodarczyk Sieradz ul. Armii Krajowej 11 . Wykonawca dokumentacji sporządził zbiorcze zestawienie kosztów inwestycji pn. „Budowa budynków Gimnazjum Gminnego z Salą Gimnastyczną oraz budynku Urzędu Gminy wraz z przyłączami, wjazdem, drogami i in. w Sieradzu”. W zestawieniu wyszczególnił: - Obiekt 1 – Budynek A – Gimnazjum – wartość netto 6.013.234,42 zł; - Obiekt 2 – Budynek B – Sala Gimnastyczna – wartość netto 2.304.630,92 zł; - Obiekt 3 – Budynek C – Urząd Gminy – wartość netto 2.411.731,74 zł - Urządzenia zewnętrzne wartość netto – 1.074.755,50 zł Razem wartość netto inwestycji: 11.804.352,58 zł Realizacja zadania obejmuje obiekt 1 i obiekt 2 czyli wykonywany zakres robót dotyczy Budynków: Gimnazjum Gminnego i Sali Gimnastycznej oraz niezbędnych do funkcjonowania urządzeń zewnętrznych. Przeprowadzone postępowanie przetargowe nie obejmowało ogrodzenia, wjazdu, dróg i
______85 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
chodników. Wartość tych robót to: ogrodzenie – 55.466,32; wjazd, drogi i chodniki – 467.338,85 zł; razem – 522.805,17 zł. Reasumując z powyŜszego wynika, Ŝe wartość inwestycji ustalona na podstawie kosztorysu inwestorskiego wynosi 8.869.815,67 zł. Wobec kwoty 9.392.620,84 zł uznanej jako wartość szacunkowa zamówienia, róŜnica wynosi 522.805,17 zł i stanowi wartość robót nie objętych kosztorysem inwestorskim dla realizowanego etapu inwestycji. NaleŜy stwierdzić, Ŝe wartość zamówienia została ustalona bez zachowania naleŜytej staranności. PowyŜsze narusza art. 2 ust. 1 pkt 9 Ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych /t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664/, który mówi o wartości zamówienia przez co naleŜy rozumieć wartość szacunkową zamówienia, ustaloną przez zamawiającego z naleŜytą starannością – bez podatku od towarów i usług /VAT/. Ponadto nie przedstawiono kontrolującym dowodu w postaci dokumentu, Ŝe ustalono wartość zamówienia przed rozpoczęciem postępowania przetargowego. Zapis o wartości szacunkowej kontrolujące ustaliły na podstawie protokołu postępowania o zamówienie publiczne p.n. Budowa Gminnego Gimnazjum wraz z salą Gimnastyczną z dnia 1 lipca 2003 roku , znak RG.IV.3411/4/72/03. Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym o szacunkowej wartości powyŜej 30.000 Euro opublikowane zostało w Biuletynie Zamówień Publicznych nr 36 z dnia 20 marca 2003 roku, pod pozycją 14450 oraz podane do publicznej wiadomości – zgodnie z informacją zapisaną na ogłoszeniu – na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego w okresie od 17 marca 2003 roku do dnia otwarcia ofert, w Dzienniku Łódzkim Gazeta Codzienna 17.03.2003 roku oraz na stronie internetowej Urzędu Gminy Sieradz dnia 11.03.2003 roku. Ogłoszono więc organizację przetargu nieograniczonego przed publikacją w Biuletynie Zamówień Publicznych. PowyŜsze narusza art. 29 ust. 3 i 4 Ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych, który mówi, Ŝe odpowiednio: „ JeŜeli wartość zamówienia przekracza równowartość kwoty 30.000 euro, zamawiający obowiązany jest zamieścić ogłoszenie o przetargu nieograniczonym w swojej siedzibie oraz na stronie internetowej, od dnia publikacji ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych do dnia składania ofert” oraz „Zamawiający moŜe takŜe ogłosić organizację przetargu nieograniczonego w prasie. Ogłoszenie to nie moŜe być jednak publikowane w prasie przed publikacją w Biuletynie Zamówień Publicznych”. Kserokopia pisma skierowanego do Redakcji Gazety „Dziennik Łódzki” z dnia 13 marca 2003 roku stanowi załącznik Nr 18 do protokołu kontroli. Kserokopia wydruku ogłoszenia ze strony internetowej Urzędu Gminy Sieradz stanowi załącznik Nr 19 do protokołu kontroli
______86 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Termin składania ofert określony został do dnia 12.05.2003 roku, godzina 10:00, a ich otwarcia o godzinie 12:00. Zgodnie z ogłoszeniem postępowanie prowadzone było z zastosowaniem preferencji krajowych. W przetargu mogli wziąć udział oferenci nie wykluczeni na podstawie art.19 ust.1 i art.22 ust.7 ustawy o zamówieniach publicznych oraz spełniający warunki dodatkowe: - spełniają warunki określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia; - dysponują własnymi środkami finansowymi /posiadaj zdolność kredytową/ umoŜliwiającą realizację zadania w okresie 6 miesięcy wyraŜająca się liczbą najmniej siedmiocyfrową; - wykonali w ciągu 5 lat, z naleŜytą starannością, co najmniej 3 roboty budowlane, kaŜda o wartości nie mniejszej niŜ 1.500.000 zł odpowiadające swoim rodzajem robotom budowlanym stanowiącym przedmiot zamówienia, których naleŜyte wykonanie zostało potwierdzone właściwymi dokumentami; - udziela co najmniej 60 miesięcy gwarancji na wykonane roboty budowlane i instalacyjne, których bieg rozpocznie się w dniu podpisania końcowego protokołu bezusterkowego odbioru robót; - wykonają we własnym zakresie co najmniej roboty ziemne i kubaturowe; - zapewnia kierowanie robotami przez pracownika posiadającego uprawnienia do pełnienia samodzielnych funkcji w budownictwie zgodnie z przepisami ustawy Prawo budowlane; - zastosują materiały posiadające atesty dopuszczające je do stosowania w obiektach oświatowych; - akceptują 30 dniowy termin płatności faktur oraz załączonych do niej dokumentów lub informacji Spełnienie w. w warunków oceniane będzie na podstawie oświadczenia oferenta złoŜonego na formularzu oferty oraz załączonych do niej dokumentów lub informacji. Wadium określone zostało w wysokości 180.000,00 zł. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia przedstawiona do zatwierdzenia przez Komisja Przetargową w dniu 3 marca 2003 roku, co potwierdzone zostało protokołem z posiedzenia Komisji znak: RG.IV.3411/4/03, została zatwierdzona przez Wójta Gminy Henryka Świniarskiego. Przedmiotem zamówienia – zgodnie ze specyfikacją – było zadanie wykonania z materiałów własnych oraz sprzętem pozostającym w dyspozycji Wykonawcy robót budowlanych budynków i budowli oraz wykonanie przyłączy sieci zewnętrznych instalacji wodociągowych, kanalizacji sanitarnej, energetycznych, telefonicznych i cieplnych Gimnazjum z sala gimnastyczna zlokalizowanych w Sieradzu przy ulicy Armii Krajowej. Szczegółowy zakres rzeczowy robót zawiera przedmiar robót, dokumentacja przetargowa oraz kosztorys ślepy.
______87 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Oferenci – zgodnie z zapisem w punkcie 15 specyfikacji istotnych warunków zamówienia – zobowiązani zostali do złoŜenia następujących dokumentów: - kosztorysy ofertowe sporządzone na podstawie załączonych do SIWZ kosztorysów nakładczych; - oryginał lub kserokopia, poświadczona przez oferenta za zgodność z oryginałem, aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej wystawione nie wcześniej niŜ 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. - oświadczenie w sprawie preferencji krajowych; - dokumenty stwierdzające, Ŝe osoby które będą kierować robotami posiadają wymagane uprawnienia budowlane do kierowania robotami w specjalnościach wynikających z przedmiotu zamówienia, - oryginał lub kserokopia poświadczona przez oferenta za zgodność z oryginałem aktualnej informacji z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 19 ust.1 pkt. 4 i 5 ustawy o zamówieniach publicznych, wystawione nie później niŜ 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; - zaświadczenia z właściwego Urzędu Skarbowego oraz właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, potwierdzającego odpowiednio, Ŝe wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne lub Ŝe uzyskał zgodę na zwolnienie, odroczenie lub rozłoŜenie na raty zaległych płatności lub wstrzymania w całości wykonania decyzji organu podatkowego , wystawione nie wcześniej niŜ 6 tygodni przed upływem terminu składania ofert; - potwierdzenie wniesienia wadium, - wykaz wykonanych w ciągu ostatnich 5 lat, robót budowlanych odpowiadających swoim rodzajem i wartością robotom budowlanym stanowiącym przedmiot zamówienia z podaniem ich wartości oraz daty i miejsca wykonania, których naleŜyte wykonanie zostało potwierdzone właściwymi dokumentami; - informację banku w której potwierdza się wielkość posiadanych środków finansowych /zdolność kredytową wykonawcy/ niezbędnych do prowadzenia prac przez 6 miesięcy; - polisę lub inny dokument ubezpieczenia potwierdzający, Ŝe wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej. Kryteria oceny ofert według specyfikacji (pkt. 12) to: I Cena oferty waga 80 %. II Termin realizacji w miesiącach od dnia podpisania umowy – waga 20 % Z opisu kryteriów oceny ofert wynikało, Ŝe ich wyliczenie odbywać się będzie według wzorów matematycznych, a mianowicie:
______88 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
I – Iloraz oferty najtańszej i oferty ocenianej x 80 % II – Iloraz terminu najkrótszego i terminu oferty ocenianej x 20 % Warunkiem dopuszczenia do przetargu było wniesienie wadium w wysokości 180.000 zł. w formach określonych w art. 41 ust. 4 Ustawy o zamówieniach publicznych. Za wyjątkiem czeków potwierdzonych. Wadium wnoszone w pieniądzu naleŜało wpłacić na rachunek zamawiającego w Banku PeKaO S.A. I O/ Sieradz – najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień otwarcia ofert. Do oferty naleŜy dołączyć kopie polecenia przelewu. Zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy określone zostało przez zamawiającego w SIWZ w wysokości 5% umownej wartości zamówienia , wniesione w jednej lub kilku formach, o których mowa w art. 75 ust. 6 ustawy o zamówieniach publicznych z wyłączeniem weksli z poręczeniem wekslowym oraz zastawu rejestrowego. Specyfikację istotnych warunków zamówienia pobrało za pokwitowaniem lub za zaliczeniem pocztowym 15 firm. Kserokopia Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia stanowi załącznik nr 20 do protokołu kontroli. Ustalenia i uwagi kontroli w przedmiocie SIWZ • w specyfikacji istotnych warunków zamówienia brak było opisu kryteriów i sposobów dokonywania oceny spełniania warunków wymaganych od wykonawców, określonych w art. 22 ust.2 ustawy o zamówieniach publicznych, za wyjątkiem doświadczenia zawodowego w zakresie robót o podobnym charakterze. Brak ten dotyczył w szczególności: opisu spełniania warunku posiadania niezbędnego potencjału technicznego i ekonomicznego oraz opisu spełniania warunku, Ŝe znajduje się w sytuacji finansowej pozwalającej na wykonanie zamówienia. Wymóg opisu kryteriów i sposobów dokonywania oceny spełniania warunków wymaganych od wykonawcy (według stanu prawnego dla okresu objętego zamówieniem) wynikał z art. 35 ust.1 ustawy o zamówieniach publicznych, który określał co powinna zawierać specyfikacja istotnych warunków zamówienia. • SIWZ nie zawiera informacji o istotnych dla zamawiającego postanowieniach umowy, która zostanie zawarta po wyłonieniu wykonawcy narusza to postanowienia art. 35 ust. 1 pkt 7 Ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych, który stanowi, Ŝe SIWZ zawiera: „istotne dla zamawiającego postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy (...)” Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadziła komisja przetargowa powołana Zarządzeniem Nr 3/2003 Wójta Gminy Sieradz z dnia 25 lutego 2003 roku jako Komisja Stała do przeprowadzania postępowań przetargowych w składzie: Katarzyna Pełka – Przewodniczący Komisji, Jan
______89 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Gałka – Z ca Przewodniczącego, Andrzej Frontczak –Sekretarz, Włodzimierz Miłek, Jan Hankiewicz członkowie komisji. Komisja przetargowa dokonała otwarcia ofert w terminie zgodnym z ogłoszeniem to jest w dniu 12 maja 2003 roku, wpłynęło 15 ofert, w tym jedna po terminie. Komisja sporządziła projekt powiadomienia dla oferenta, który złoŜył ofertę po terminie, pismo Nr RG.IV.3411/4/35/03 z dnia 13.05.2003 roku podpisał do oferenta Wójt Gminy, oraz wezwanie do złoŜenia oświadczenia, czy pozostają w stosunku zaleŜności lub dominacji w rozumieniu ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku – Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi z innymi uczestnikami postępowania lub Zamawiającym albo osobami po stronie Zamawiającego biorącymi udział w postępowaniu, sporządzając wykaz oferentów uczestniczących w postępowaniu oraz skład komisji przetargowej, pismo Nr RG.IV.3411/4/36/03 z dnia 13.05.2003 roku podpisał Wójt Gminy. Termin złoŜenia oświadczenia ustalono na dzień 26 maja 2003 roku. Oferenci złoŜyli w wyznaczonym terminie stosowne oświadczenia – zgodnie z wymogiem art. 22, ust. 5 ustawy o zamówieniach publicznych – o nie pozostawaniu w stosunku zaleŜności lub dominacji w rozumieniu ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku – Prawo o publicznym obrocie papierami wartościowymi /Dz. U. z 2002 r. Nr 49, poz. 447/– z innymi uczestnikami postępowania lub zamawiającym, albo osobami po stronie zamawiającego biorącymi udział w postępowaniu. Kserokopia Wykazu oferentów uczestniczących w postępowaniu w trybie przetargu nieograniczonego na budowę Gminnego Gimnazjum wraz z salą gimnastyczną stanowi załącznik Nr 21 do protokołu kontroli. Komisja sporządziła dnia 12.06.2003 roku Wniosek znak sprawy Nr RG.IV.3411/4/44/03 do Wójta Gminy Sieradz w sprawie odrzucenia ofert w postępowaniu na budowę gminnego gimnazjum wraz z salą gimnastyczną, w którym podano faktyczne i prawne podstawy odrzucenia 11 ofert. Wniosek zatwierdził Wójt Gminy Henryk Świniarski. Kserokopia Wniosku stanowi załącznik Nr 17 do protokołu kontroli. Ponadto Komisja sporządziła dnia 12.06.2003 roku Wniosek, znak sprawy: RG.IV.3411/4/45/03, w sprawie propozycji wyboru najkorzystniejszej oferty w postępowaniu na budowę gminnego gimnazjum wraz z salą gimnastyczną. Wniosek został zatwierdzony przez Wójta Gminy Sieradz, podobnie jak protokół z posiedzenia Komisji z dnia 12.06.2003 roku. Kserokopia Wniosku w sprawie wyboru najkorzystniejszej oferty stanowi załącznik Nr 22 do protokołu kontroli. Komisja przetargowa uznała, Ŝe wymagania zamawiającego spełniły trzy oferty i poddała ocenie waŜne oferty, były to: 1. PPH „MARK BUD” sp. Z o. o. ul. Paderewskiego 2a 98 200 Sieradz, cena brutto 6.741.12,16 zł, termin realizacji 30 miesięcy, okres gwarancji 60 miesięcy.
______90 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
2. Przedsiębiorstwo WielobranŜowe EBUD –Przemysłówka sp. Z o. o. ul. Biskupińska 11 85 375 Bydgoszcz, cena brutto 6.999.740,06 zł, termin realizacji 30 miesięcy, okres gwarancji 60 miesięcy. 3. MAXER S.A. ul. Zakładowa 9 62 507 Konin, cena brutto 9.198.776,97 zł, termin realizacji 36 miesięcy, okres gwarancji 60 miesięcy. Komisja uznała za najkorzystniejszą ofertę PPH „MARK BUD” sp. Z o.o. ul. Paderewskiego 2a 98 200 Sieradz, która uzyskała najwyŜszą liczbę punktów. Kontrolujące sprawdziły ofertę najkorzystniejszą i stwierdziły, Ŝe nie odpowiada ona wymogom SIWZ sporządzonej przez zamawiającego. 1. dokument potwierdzający wniesienie wadium nie zawiera klauzuli określonej w SIWZ, gdzie w punkcie 7 dotyczącym wadium zawarto zapis: „Dokument potwierdzający wniesienie wadium w formie niepienięŜnej naleŜy załączyć do Oferty. Dokument ten – musi zawierać stwierdzenie, iŜ Wystawiający zobowiązuje się: nieodwołalnie, bezwarunkowo i na pierwsze wezwanie Zamawiającego do zapłaty wadium. Zgodnie z zapisem punktu 2 SIWZ, nie spełnienie warunków określonych w SIWZ winno spowodować wykluczenie oferenta z postępowania. Ponadto zgodnie z art. 27a Ust. 1 pkt 1 Ustawy o zamówieniach publicznych, Zamawiający zobowiązany jest odrzucić ofertę jeŜeli jest sprzeczna z ustawą lub specyfikacją istotnych warunków zamówienia. Kontrolujące stwierdziły, Ŝe przy ocenie ofert komisja przetargowa zastosowała zasady oceny punktowej ofert określone w specyfikacji w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Propozycje komisji przetargowej zostały zatwierdzone przez Wójta Gminy w dniu 12 czerwca 2003 roku. Kserokopia Protokołu Komisji z dnia 12.06.2003 roku stanowi załącznik Nr 16 do protokołu kontroli. W trakcie postępowania wniesiono 3 protesty: 1. Zakład Budowlany „BUD BET” Hieronim Moczydłowski Oś. Wyzwolenia 3/9 62 700 Turek Na ocenę ofert i wybór najkorzystniejszej oferty z naruszeniem art. 18 i 44 pkt 1 ustawy o zamówieniach publicznych – wniesiono dnia 17.06.2003 r. 2. Firma Budowlana „JANIAK” ul. Gorzelniana 18 62 700 Turek: Na zbyt formalistyczne podejście Zamawiającego podczas oceny ofert dot. Pkt 8 SIWZ – zszycie oferty w sposób uniemoŜliwiający jej zdekompletowanie – protest z dnia 18.06.2003 r 3. Zakład Budowlany „REM A BUD” ul. POW 52 98 200 Sieradz:
______91 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Na bezzasadność zarzutów powodujących odrzucenie oferty – protest z dnia 20.06.2003 r. Na skutek wniesionych protestów postępowanie nie zostało zawieszone z powodu, jak to uznał Zamawiający, „ich oczywistej bezzasadności”. Wniesione protesty Komisja rozstrzygała na posiedzeniach w dniach 18.06.2003 roku i 20.06.2003 roku na okoliczność czego sporządzone zostały protokoły, oznaczone numerami odpowiednio: RG.IV.3411/4/62/03 i RG.IV.3411/4/68/03. Kserokopia protokołu z dnia 20.06.2003 roku stanowi załącznik Nr 23 do protokołu kontroli. Ogłoszenie o wyborze oferty – zgodnie z adnotacją na ogłoszeniu – wywieszono na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego w okresie od 13.06.2003 r. do 3.07.2003 r. Pisemne zawiadomienia do oferentów (z ceną wybranej oferty) przesłano za zwrotnym potwierdzeniem odbioru w dniu 13 czerwca 2003 roku pismem Nr RG.IV.3411/4/47/03 Ogłoszenie o wyniku postępowania przesłano do Urzędu Zamówień Publicznych, celem ogłoszenia w dniu 1 lipca 2003 roku .Opublikowano w Biuletynie Zamówień Publicznych Nr 95 z dnia 09.07.2003 roku pod poz. 40393.. Ponadto dnia 1 lipca 2003 roku pismem Nr RG.IV.3411/4/74/03, zgodnie z art. 25 ust. 4 Ustawy o zamówieniach publicznych, Wójt Gminy przesłał informacje cenowe z postępowania na Budowę Gimnazjum wraz z salą gimnastyczną oraz kserokopię najkorzystniejszej oferty do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w Warszawie Dnia 1 lipca 2003 roku Komisja Przetargowa odbyła posiedzenie w sprawie zakończenia postępowania w trybie przetargu nieograniczonego na budowę Gminnego Gimnazjum wraz z salą gimnastyczną z posiedzenia sporządzono protokół, znak sprawy:RG.IV.3411/4/71/03. W załączniku Nr 1 /Nr sprawy RG.IV.3411/4/72/03 / do protokołu zawarto protokół postępowania o zamówienie publiczne o wartości szacunkowej powyŜej 30.000 euro wszczętego na podstawie wniosku w sprawie ustalenia trybu udzielania zamówienia publicznego oraz zatwierdzenia SIWZ dla omawianego postępowania z dnia 3 marca 2003 roku. Prace Komisji przetargowej zakończyły się w dniu 1.07.2003 roku. Kserokopia protokołu z posiedzenia Komisji Przetargowej z dnia 01 lipca 2003 roku stanowi załącznik nr 24 do protokółu kontroli. Umowa z wykonawcą
Umowa z wybranym oferentem Firmą PPH „MARK BUD” z siedzibą w Sieradzu ul. Paderewskiego 2a a Wójtem Gminy Sieradz Panem Henrykiem Świniarskim podpisana została w dniu 25 czerwca 2003 roku. Umowę kontrasygnował Skarbnik Gminy Marianna Michalak. Zamawiający zlecił, a wykonawca przyjął do wykonania „roboty budowlane których zakres rzeczowy określa kosztorys ofertowy załączony do oferty z dnia 12 maja 2003 roku” Wykonawca zobowiązał się wykonać przedmiot umowy w okresie od 25 czerwca 2003 roku (rozpoczęcie robót) do 26 grudnia 2005 roku
______92 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
(zakończenie robót). Wynagrodzenie wykonawcy – w § 6 umowy – określone zostało na kwotę netto 6.300.120,71 zł, brutto 6.741.129,16 zł /przyjęto obowiązującą 7 % stawkę podatku VAT/. Nie określono w umowie nazwy zadania, będącego przedmiotem zawartej umowy. Tymczasem konieczne „minimum” umowy obejmuje porozumienie się co najmniej w zakresie istotnych jej elementów. Konieczny zakres konsensusu powinien obejmować m.in. indywidualizację przedmiotu umowy. Zamawiający zobowiązał się realizować faktury wystawione przez Wykonawcę za wykonane zgodnie z harmonogramem rzeczowo finansowym roboty po dokonaniu bezusterkowego odbioru tych robót nie później jednak niŜ w ciągu 30 dni licząc od jej wystawienia. Natomiast faktura końcowa stanowiąca ostateczne rozliczenie zadania zostanie uregulowana po dokonaniu bezusterkowego końcowego odbioru i po uzyskaniu decyzji o pozwoleniu na uŜytkowanie obiektu. Zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy – zgodnie z § 12 umowy – określone zostało w formie gwarancji ubezpieczeniowej w wysokości 5% ceny ofertowej. Wykonawca udzielił gwarancji na wykonywane roboty na okres 60 miesięcy od dnia w którym dokonano końcowego bezusterkowego odbioru robót. Kserokopia umowy z wykonawcą stanowi załącznik Nr 25 do niniejszego protokołu kontroli. W dniu 6 września 2003 roku z wykonawcą robót podpisany został Aneks Nr 1/2004 do umowy o wykonanie robót budowlanych Nr 3420/4/03/ z dnia 25 czerwca 2003 roku na podstawie art. 76 ust. 1 Ustawy o zamówieniach publicznych, który stanowi, Ŝe „Zakazuje się zmian postanowień zawartej umowy oraz wprowadzenie nowych postanowień umowy, niekorzystnych dla zamawiającego jeŜeli przy ich uwzględnieniu naleŜałoby zmienić treść oferty, na podstawie której dokonano wyboru oferenta, chyba Ŝe konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności, których nie moŜna było przewidzieć w chwili zawarcia umowy. Dodano: - do § 6 umowy Ust. 3 o treści: „od 1 maja 2004 roku następuje zmiana stawki podatku VAT z 7% na 22%” oraz ust. 4 „do rozliczenia faktur od 1 maja 2004 roku stosuje się stawkę podatku VAT w wysokości 22 %”, - § 6a o treści „W sytuacji ustawowej zmiany stawki podatku VAT do rozliczenia faktur stosować się będzie stawkę podatku VAT na dzień wystawienia faktury”. Umowę podpisał Wójt Gminy Henryk Świniarski, przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy Marianny Michalak. Kserokopia Aneksu Nr 1 do umowy stanowi załącznik nr 26 do protokołu kontroli. Realizacja zadania inwestycyjnego
______93 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Zgodnie z wpisem w dzienniku budowy Nr 93/2003 wydanym dnia 04.04.2003 roku, rozpoczęcie robót przez wykonawcę robót nastąpiło w dniu 10.07.2003 roku, prace są kontynuowane. Za wykonane roboty budowlane wykonawca przedłoŜył niŜej wymienione faktury: Fakturę VAT nr 116/03 z dnia 20.08.2003 r. na kwotę netto 324.709,62, brutto 347.439,29 zł . Zapłacono przelewem w dniu 2 września 2003 roku. Zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót z dn. 20.08.2003 r. sprawdzonym i podpisanym przez inspektora nadzoru, Fakturę VAT nr 117/03 z dnia 20.08.2003 roku na kwotę netto 23.580,76 zł, brutto 25.231,41 zł. Zapłacono przelewem: w dniu 28.08.2003 r. –Zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót z dn.20.08.2003 r. sprawdzonym i podpisanym przez inspektora nadzoru, Fakturę VAT nr 134/03 z dnia 15.09.2003 roku na kwotę netto 233.235,80 zł, brutto 249.562,31 zł. Zapłacono przelewem: w dniu 24.09.2003 r. –Zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót z dn.15.09.2003 r. sprawdzonym i podpisanym przez inspektora nadzoru, Fakturę VAT nr 153/03 z dnia 6.10.2003 roku na kwotę netto 299.217,69 zł, brutto 320.162,93 zł. Zapłacono przelewem: w dniu 27.10.2003 r. –Zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót z dn. 6.10.2003 r. sprawdzonym i podpisanym przez inspektora nadzoru, - Fakturę VAT nr 164/03 z dnia 20.10.2003 roku na kwotę netto 114.705,75 zł, brutto 122.735,15 zł Zapłacono przelewem: w dniu 4.11.2003 r. –Zgodnie z protokółem odbioru wykonanych robót z dn. 20.10.2003 r. sprawdzonym i podpisanym przez inspektora nadzoru, - Fakturę VAT nr 182/03 z dnia 13.11.2003 roku na kwotę netto 283.126,66 zł, brutto 302.945,53 zł Zapłacono przelewem: w dniu 3.12.2003 r. –Zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót z dn. 12.11.2003 r. sprawdzonym i podpisanym przez inspektora nadzoru, - Fakturę VAT nr 197/03 z dnia 4.12.2003 roku na kwotę netto 131.095,15 zł, brutto 140.271,81 zł Zapłacono przelewem: w dniu 10.12.2003 r. –Zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót z dn. 1.12.2003 r. sprawdzonym i podpisanym przez inspektora nadzoru, - Fakturę VAT nr 212/03 z dnia 22.12.2003 roku na kwotę netto 138.931,67 zł, brutto 148.656,89 zł Zapłacono przelewem: w dniu 24.12.2003 r. –Zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót z dn. 22.12.2003 r. sprawdzonym i podpisanym przez inspektora nadzoru, - Fakturę VAT nr 13/04 z dnia 23.02.2004 roku na kwotę netto 246.091,52 zł, brutto 263.317,93 zł Zapłacono przelewem: w dniu 27.02.2004 r. –Zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót z dn. 23.02.2004 r. sprawdzonym i podpisanym przez inspektora nadzoru,
______94 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
- Fakturę VAT nr 24/04 z dnia 19.03.2004 roku na kwotę netto 221.876,30 zł, brutto 237.407,64 zł Zapłacono przelewem: w dniu 8.04.2004 r. –Zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót z dn.16.03.2004 r. sprawdzonym i podpisanym przez inspektora nadzoru, - Fakturę VAT nr 45/04 z dnia 30.04.2004 roku na kwotę netto 245.358,19 zł, brutto 262.533,26 zł Zapłacono przelewem: w dniu 10.05.2004 r. –Zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót z dn. 30.04.2004 r. sprawdzonym i podpisanym przez inspektora nadzoru We wszystkich wyŜej wymienionych fakturach zastosowano na roboty 7 % stawkę podatku VAT. - Fakturę VAT nr 70/04 z dnia 2.07.2004 roku na kwotę netto 138.125,70 zł, brutto 168.513,35 zł Zapłacono przelewem: w dniu 07.07.2004 r. Kwotę 147.794,50 zł –Zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót z dn.1.07.2004 r. sprawdzonym i podpisanym przez inspektora nadzoru. Pozostałą kwotę 20.718,85 zł faktury w wysokości w dniu 09.09.2004 roku, po podpisaniu aneksu do umowy. - Fakturę VAT nr 81/04 z dnia 2.08.2004 roku na kwotę netto 137.500 zł, brutto 167.750 zł Zapłacono przelewem: w dniu 10.08.2004 r. Kwotę 147.125,00 zł –Zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót z dn. 2.08.2004 r. sprawdzonym i podpisanym przez inspektora nadzoru. Pozostałą kwotę 20.625,00 zł faktury w wysokości w dniu 09.09.2004 roku, po podpisaniu aneksu do umowy. - Fakturę VAT nr 97/04 z dnia 22.09.2004 roku na kwotę netto 122.218 zł, brutto 149.105,96 zł Zapłacono przelewem: w dniu 5.10.2004 r. –Zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót z dn. 20.09.2004 r. sprawdzonym i podpisanym przez inspektora nadzoru, - Fakturę VAT nr 105/04 z dnia 1.10.2004 roku na kwotę netto 110.997,33 zł, brutto 135.416,74 zł Zapłacono przelewem: w dniu 7.10.2004 r. –Zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót z dn. 1.10.2004 r. sprawdzonym i podpisanym przez inspektora nadzoru, - Fakturę VAT nr 104/04 z dnia 4.10.2004 roku na kwotę netto 132.500 zł, brutto 161.650 zł Zapłacono przelewem: w dniu 7.10.2004 r. –Zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót z dn. 1.10.2004 r. sprawdzonym i podpisanym przez inspektora nadzoru, - Fakturę VAT nr 117/04 z dnia 26.10.2004 roku na kwotę netto 113.764,03 zł, brutto 138.792,12 zł Zapłacono przelewem: w dniu 29.10.2004 r. –Zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót z dn. 26.10.2004 r. sprawdzonym i podpisanym przez inspektora nadzoru, - Fakturę VAT nr 124/04 z dnia 2.11.2004 roku na kwotę netto 312.954,53 zł, brutto 381.804,53 zł Zapłacono przelewem: w dniu 26.11.2004 r. –Zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót z dn. 2.11.2004 r. sprawdzonym i podpisanym przez inspektora nadzoru, - Fakturę VAT nr 152/04 z dnia 13.12.2004 roku na kwotę netto 108.513,51 zł, brutto 132.386,48 zł Zapłacono przelewem: w dniu 28.12.2004 r. –Zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót z dn. 10.12.2004 r. sprawdzonym i podpisanym przez inspektora nadzoru,
______95 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
- Fakturę VAT nr 151/04 z dnia 13.12.2004 roku na kwotę netto 89.214,65 zł, brutto 108.841,87 zł Zapłacono przelewem: w dniu 21.12.2004 r. –Zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót z dn. 10.12.2004 r. sprawdzonym i podpisanym przez inspektora nadzoru, W wyŜej wymienionych fakturach zastosowano 22 % stawkę podatku VAT. Faktury zostały opisane, sprawdzone i zatwierdzone do wypłaty przez osoby do tego upowaŜnione. Łącznie wypłacono wykonawcy z tytułu robót budowlanych kwotę 3.964.525,20 zł w tym: netto – 3.527.716,86 zł, 436.808,34 zł VAT /158.335,04 – 7%; 278.473,30 zł – 22%/. Dane zgodne są z ewidencją księgową. W wyniku przeprowadzonego postępowania przetargowego koszt zadania ustalony został na cenę 6.300.120,71 zł netto, z powyŜszych danych wynika, Ŝe na dzień 31.12.2004 roku wydatki za wykonane roboty na omawianej inwestycji wykonane zostały w 56 %. Aneks do umowy, w którym zmieniono zapis umowy, uznając prawo wykonawcy do zwiększonego ustawowo podatku od towarów i usług VAT z 7 % do 22 %, podpisano w dniu 6 września 2004 roku z mocą obowiązującą od dnia 1 maja 2004 roku. Zapisy dokonywane w Dzienniku Budowy, wskazują na to, Ŝe niektóre roboty zafakturowane i odebrane protokołami odbioru wykonanych robót /wszystkie protokoły podpisane przez Inspektora Nadzoru/, wykonywane były po dniu wystawienia faktur – dokumentują to wpisy inspektora nadzoru lub Kierownika Robót w Dzienniku Budowy: 1. Faktura Nr 134/03 z dnia 15.09.2003 r. – poz. 2 Protokołu odbioru wykonanych robót „ściany fundamentowe gimnazjum” wartość 100.000 zł - Dziennik Budowy str. 10 – data wpisu 22.09.2003 rok – „wykonuje się ściany fundamentowe budynku gimnazjum” - Kserokopia Faktury i strony z dziennika budowy stanowi załącznik Nr 27 do protokołu kontroli 2. Faktura Nr 197/03 z dnia 4.12.2003 roku – 131.095,15 – Protokoł odbioru wykonanych robót z dnia 1.12.2003 roku poz. 1. „ściany I piętra konstrukcyjne – budynku gimnazjum” - Dziennik Budowy str. 19 – data wpisu 2.12.2003 r. –„wykonywane są ściany I piętra budynku” - Kserokopia Faktury i strony z dziennika budowy stanowi załącznik Nr 28 do protokołu kontroli;
______96 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
3. Faktura Nr 212/03 z dnia 22.12.2003 r. – poz. 1 Protokołu odbioru wykonanych robót z dnia 22.12.2003 roku „strop nad I piętrem budynek gimnazjum” wartość pozycji 46.390,09 - Dziennik Budowy str. 22 – data wpisu 23.12.2003 r. „odbieram zbrojenie wieńców stropowych (...) zezwalam na zabetonowanie” Dziennik Budowy str. 23 – data wpisu 12.01.2004 r. /kierownik budowy/ –„wykonuje się betonowanie wieńcy stropowych nad I piętrem” - Kserokopia Faktury i stron z dziennika budowy stanowi załącznik Nr 29 do protokołu kontroli 4. Faktura Nr 104/04 z dnia 3.10.2004 roku – Protokoł odbioru wykonanych robót z dnia 1.10.2004 roku poz. 1 –„tynki wewnętrzne II piętra budynku gimnazjum” wartość pozycji 45.000 zł - Dziennik Budowy str. 38 – data wpisu 12.10.2004 r. /kierownik budowy/ „wykonuje się: tynki wewnętrzne II piętra budynku A” - Kserokopia Faktury i strony z dziennika budowy stanowi załącznik Nr 30 do protokołu kontroli; 5. Faktura Nr 124/04 z dnia 2.11.2004 r. Protokoł odbioru wykonanych robót z dnia 2.11.2004 roku poz. 1 – Konstrukcja dachu sala gimnastyczna wartość 210.000 zł; poz. 3 – Pokrycie dachu sala gimnastyczna wartość 78.015,04 zł. - Dziennik Budowy str. 39 – data wpisu 2.11.2004 r. „wykonuje się konstrukcję dachu sali gimnastycznej” - Kserokopia Faktury i strony z dziennika budowy stanowi załącznik Nr 31 do protokołu kontroli.
Kontrolujące na podstawie powyŜszych ustaleń stwierdziły, Ŝe w kontrolowanej jednostce nie funkcjonują prawidłowo ustalone przez Wójta Gminy zasady kontroli wewnętrznej. Odpowiedzialność za powyŜsze uchybienia ponosi Wójt Gminy pan Henryk Świniarski oraz pan Andrzej Proszewski.
IX. EWIDENCJA MAJ ĄTKU GMINY. INWENTARYZACJA
1. ZASADY EWIDENCJI SKŁADNIKÓW MAJ ĄTKOWYCH (EWIDENCJA ILO ŚCIOWA , ILO ŚCIOWO – WARTO ŚCIOWA )
Zasady ewidencji składników majątkowych ujęte zostały w dziale VII Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Urzędzie Gminy w
______97 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Sieradzu wprowadzonej w Ŝycie Zarządzeniem nr 7/2000 Wójta Gminy z dnia 05 września 2000 roku. W cytowanej wyŜej instrukcji a w szczególności w § 7 ustalono, Ŝe przedmioty uŜytkowe, których wartość nie przekracza 50 zł spisywane są bezpośrednio w koszty. W instrukcji ustalono równieŜ zasady ewidencji analitycznej środków trwałych i pozostałych środków trwałych
2. EWIDENCJA ŚRODKÓW TRWAŁYCH – KONTO 011, 013.
2.1. Urz ądzenia ksi ęgowe
Ewidencja syntetyczna środków trwałych i pozostałych środków trwałych (011 i 013) w Urzędzie Gminy Sieradz prowadzona jest zapisem komputerowym. Wcześniej wszystkie zapisy dokonywane na wyŜej wymienionych kontach dokonywane były ręcznie na kartach kontowych. Ewidencja analityczna środków trwałych – 011 prowadzona jest w księdze inwentarzowej wzór Pu K 207 załoŜonych 02 stycznia 1991 roku, opieczętowanej i zatwierdzonej podpisanej Skarbnika. Księga zawiera 93 ponumerowane strony w podziale na grupy rodzajowe według klasyfikacji rodzajowej GUS. Stwierdzono prawidłowość zaszeregowania wszystkich składników. W celu udokumentowania wymogu sprawdzalności ksiąg rachunkowym w kaŜdym roku objętym kontrolą dołączono podsumowane zestawienie grup ujętych w księdze inwentarzowej. uzgadniający stan kont analitycznych z syntetyką. Stwierdzono zgodność sald konta 011 w latach 2002 – 2003. W ewidencji analitycznej ujęto grunty na wartość 199.194,78 zł, oraz drogi na wartość 1.551.641,58 zł. Ewidencja analityczna pozostałych środków trwałych – 013 prowadzona jest komputerowo w podziale na poszczególne jednostki organizacyjne według podziałek klasyfikacji budŜetowej przydzielonej dla poszczególnych działów. W szczególności podział dotyczy 35 jednostek w tym 5 Szkół Podstawowych zgrupowanych w dziale 801, 17 jednostek OSP (dział 754), Gminazjum (801) Biblioteki (4 jednostki – dział 921), Urząd Gminy – dział 750, Magazyn OC (dział 754), Gminny Komitet Przeciwpowodziowy (dział 754), oraz Zespół Obrzędowy w Chojnem (dział 921). Stwierdzono zgodność sald konta 013 w latach 2003 – 2004.
2.2. Udokumentowanie obrotów na kontach (zwi ększenia, zmniejszenia)
Stan konta 011 w kontrolowanym okresie odzwierciedla poniŜsza tabela: Rok 2003 Rok 2004 Stan na 1.I Zwiększeni Zmniejsze Stan na Zwiększenia Zmniejszen Stan na 31.XII a nia 31.XII i na ia 01.I. 2004
______98 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
16.200.991 800.757 126.692 16.875.056 191.168 50.171 17.016.053
W latach 2002 – 2003 zwiększenie środków trwałych nastąpiło w wyniku przejęcia składników majątkowych z inwestycji, oraz zakupów. Dokumentami zakupu były faktury Vat, natomiast dokumentem na podstawie którego ujęto składnik majątkowy w ewidencji środków trwałych jest dokument „OT” – przyjęcie środka trwałego. Wszystkie przyjęcia środków trwałych, odnotowano w księdze inwentarzowej. Obroty konta 013 w latach 2003 2004 przedstawiały się następująco: Rok 2003 Rok 2004 Stan na 1.I Zwiększe Zmniejszen Stan na 31.XII Zwiększe Zmniejsze Stan na 31.XII ia i nia Nia nia Stan na 1.I.04
1.055.904 145.313 18.250 1.182.967 142.975 17.222 1.307.720 W okresie objętym kontrolą zwiększenie środków trwałych nastąpiło w wyniku zakupu nowych składników majątkowych. Udokumentowaniem zakupu były faktury zakupu zaewidencjonowane w księgach inwentarzowych. Kontrolą objęto ewidencję niŜej wymienionych składników majątkowych: - poz. księgowa nr 7775 – faktura nr ŁZD/0344/10/04/FVS z dnia 25.10.2004 roku wystawiona przez Związek Ochotniczych StraŜy PoŜarnych RP punkt sprzedaŜy Zduńska Wola ul. Dąbrowskiego 4 na zakup 2 szt. radiotelefonów na kwotę 4.066 zł. Rachunek uregulowano przelewem w dniu 25.10.2004 roku w kwocie 2.466 zł, 1.600 zł stanowiła dotacja FU. Według opisu merytorycznego na odwrocie rachunku dokonanego przez Jana Gałkę – Kierownika Referatu radiotelefony przeznaczono dla OSP Biskupice i Charłupia Mała. Wpisano do ewidencji analitycznej OSP Biskupice pod pozycją 6/175 i Charłupi Małej pod poz. 88. - Pozycja księgowa 3226/2004 – faktura nr 175/2004 z dnia 29.04.2004 roku wystawiona przez Biuro Terenowe Związku Ochotniczych StraŜy PoŜarnych w Kaliszu na zakup 5 kpl. ubrań USP na łączną kwotę 2.440 zł. Rachunek zapłacono gotówką z kasy w dniu 29 kwietnia 2004 roku. Z adnotacji na odwrocie rachunku dokonanym przez Jana Gałkę wynika, Ŝe ubrania zakupiona dla OSP Biskupice. W ewidencji analitycznej odnotowano pod pozycją 32/171. - Pozycja księgowa 3227/2004 – faktura nr 174/2004 z dnia 29.04.2004 roku wystawiona przez Biuro Terenowe Związku Ochotniczych StraŜy PoŜarnych w Kaliszu na zakup 10 kpl. ubrań USP na łączną kwotę 6.100 zł. Rachunek zapłacono gotówką z kasy w dniu 29 kwietnia 2004 roku. Wypłacono
______99 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
kwotę 3.100 zł. Na rachunku widnieje wpis dokonany przez wystawcę rachunku o treści: „dotacja firm ubezpieczeniowych 3.000 zł. Z adnotacji na odwrocie rachunku dokonanym przez Jana Gałkę wynika, Ŝe ubrania zakupiona dla OSP Ruda – 5 sztuk i OSP Charłupia Mała 5 sztuk. W ewidencji analitycznej odnotowano zakup sprzętu pod pozycją 20/98 (OSP Ruda) i19/85 (OSP Charłupia Mała). - Pozycja księgowa 10054/2004 – faktura nr 116/2004 z dnia 27.12.2004 roku wystawiona przez „NUTKA” Handel Art. Przemysłowymi Sieradz na zakup wzmacniacza PMX, kolumny głośnikowej, statywu głośnikowego na łączną kwotę 2.534 zł. Rachunek zapłacono przelewem 29.12.2004 roku. Z adnotacji na odwrocie rachunku dokonanym przez pana Jana Gałką wynika, Ŝe zakupiony sprzęt przeznaczono dla Zespołu Obrzędowego w Chojnem. W ewidencji analitycznej zakup sprzętu odnotowano pod pozycją 3/92, 3/93, 3/94. - Pozycja księgowa 9576/2004 – faktura nr LZD/0473/12/2004 z dnia 13.12.2004 roku wystawiona przez ZOSP RP Zarząd Główny Warszawa Punkt SprzedaŜy Zduńska Wola. na zakup 2 szt. aparatów oddechowych na łączną kwotę 6.955 zł. Rachunek zapłacono przelewem 15.12.2004 roku. Z adnotacji na odwrocie rachunku dokonanym przez pana Jana Gałką wynika, Ŝe zakupiony sprzęt przeznaczono dla OSP Biskupice – 1 sztuka i OSP Charłupia Mała 1 sztuka. W ewidencji analitycznej zakup sprzętu odnotowano pod pozycją 6/176 (OSP Biskupice) i 90 (OSP Charłupia Mała).
Kontrolą w zakresie prawidłowości przeprowadzenia likwidacji sprzętu kontrolą objęto dokumenty księgowe oznakowane numerami 10235 – 10246 dotyczące likwidacji sprzętu OSP na łączną kwotę 2.636,24 zł. Likwidacji sprzętu dokonała komisja w składzie Jan Hankiewicz i Andrzej Proszewski. Z likwidacji sprzętu sporządzono protokóły likwidacji, na kaŜdym protokóle odnotowano uzasadnienie związane z koniecznością likwidacji sprzętu.
2.3. Prawidłowo ść stosowanych odpisów umorzeniowych
Kontrolowana jednostka dokonuje odpisów umorzeniowych corocznie. Dokument księgowy stanowi zestawienie środków trwałych podlegających odpisom umorzeniowym wraz ze wskazaniem stawki umorzenia. Kontrolę prawidłowości stosowanych odpisów umorzeniowych oparto na dokumencie nr 10252 zawierającym umorzenie składników majątkowych za rok 2004. W toku kontroli stwierdzono, Ŝe zastosowano właściwe stawki dla wszystkich składników podlegającym umorzeniu, stosownie do stawek określonych w załączniku nr 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 15.02.1992 roku z późn. zmianami). Kontrolująca jednostka w celu sporządzenia dokumentu księgowego ustalającego wartość umorzenia rocznego sporządza zestawienie pomocnicze w którym ujęto
______100 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
wszystkie składniki majątkowe podlegające umorzeniom ze wskazaniem stawki umorzenia oraz jej wyliczeniem. Wartość umorzenia za rok 2004 stanowiła kwotę 665.302,86 zł .
3. EWIDENCJA WARTO ŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH – KONTO 020. PRAWIDŁOWO ŚĆ STOSOWANYCH ODPISÓW UMORZENIOWYCH
W Urzędzie Gminy w Sieradzu na koncie 020 wartości niematerialne i prawne zaewidencjonowano zakupione przez jednostkę programy komputerowe. Ewidencja księgowa konta 020 syntetyczna jak analityczna prowadzona jest komputerowo Według ewidencji księgowej wartość konta 020 wynosiła na dzień 31.12.2004 roku stanowiła kwotę 66.243,21 zł. Zwiększenie stanu wartości niematerialnych i prawnych w latach 2003 2004 związane było z zakupem oprogramowania komputerowego na potrzeby Urzędu Gminy. Na podstawie ewidencji analitycznej prowadzonej dla wartości niematerialnych i prawnych stwierdzono, Ŝe odpisy umorzeniowe dokonywane są w wysokości 10 %, co pozwala na zachowanie wymaganego okresu dokonywania odpisów amortyzacyjnych (okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych od wartości niematerialnych i prawnych, a w szczególności od licencji na programy komputerowe o wartości wyŜszej niŜ 3500 zł nie moŜe być krótszy niŜ 24 miesiące).Kontrolą objęto zakup niŜej wymienionego oprogramowania: - dowód księgowy nr 2396/2004 – faktura nr 0389/03/2004 z dnia 24.03.2004 roku wystawiona przez EVEREST Przedsiębiorstwo Informatyczne ul. Sukiennicza Kalisz na zakup oprogramowania system „EWID” na kwotę 2.540,96 zł z tego wartość oprogramowania stanowi kwotę 1.976 zł (kwotę 1976 zł zaewidencjonowano na koncie 020) oraz koszt wdroŜenia systemu w wysokości 500 zł i koszt dojazdu w wysokości 64,56 zł. Fakturę zapłacono przelewem w dniu 28.03.2004 roku. Z adnotacji dokonanej na odwrocie rachunku przez pana Włodzimierza Miłka – Kierownika Referatu wynika, Ŝe program komputerowy zakupiono do celów wykorzystania na stanowisku ds. ewidencji gospodarczej. Do rachunku dołączono promocję oferty adresowaną na imię pani Marianny Michalak – Skarbnika Gminy. Zakupiony program nie jest uŜytkowany. Wyjaśnienie w powyŜszej sprawie złoŜył pan Władysław Perdek. Wyjaśnienie stanowi załącznik nr 32 do protokółu kontroli. - Dowód księgowy nr 9356/2 – faktura nr 2504019860 z dnia 03.12.2004 roku wystawiony przez Polskie Wydawnictwa Profesjonalne Warszawa ul. Płocka 5a na zakup programu LEX 0021 na kwotę 3.755,16 zł. Rachunek zapłacono przelewem w dniu 10.12.2004 roku. Z adnotacji na odwrocie rachunku
______101 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
dokonanej przez Sekretarza Gminy panią Halinę Maciaszczyk, wynika, Ŝe program zamontowano w komputerze u Sekretarza Gminy a korzystają z niego pracownicy Urzędu Gminy .
4. INWENTARYZACJA
5.1. Instrukcja inwentaryzacyjna. Terminy przeprowadzania inwentaryzacji
Zasady przygotowania, przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji składników majątkowych określone zostały w instrukcji inwentaryzacyjnej, stanowiącej załącznik do Zarządzenia nr 3/95 Wójta Gminy z dnia 28 sierpnia 1995 roku, zmienionego zarządzeniem Wójta Gminy nr 3/2000 z dnia 08 sierpnia 2000 roku. Ponadto w instrukcji obiegu dokumentów księgowych wprowadzonych w Ŝycie Zarządzeniem Wójta Gminy nr 7/2000 z dnia 5 września 2000 roku w dziale IX zawarto ustalenia w sprawie podstawowych zasad przeprowadzenia inwentaryzacji. W § 8 cytowanego wyŜej rozdziału w zakresie podstawowych zasad przeprowadzania inwentaryzacji ustalono terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji w sposób następujący: • Środki pienięŜne w kasie i na rachunkach bankowych, czeki, druki ścisłego zarachowania , naleŜności, zobowiązania i fundusze – na ostatni dzień kaŜdego roku, • Środki trwałe, wyposaŜenie, materiały i towary – IV kwartał kaŜdego roku z zakończeniem najpóźniej do 15 stycznia następnego roku, • Środki trwałe o charakterze wyposaŜenia znajdujące się na terenie strzeŜonym raz na dwa lata w IV kwartale.
5.2. Prawidłowo ść przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji
Z przedłoŜonych do kontroli dokumentów oraz wyjaśnień pani BoŜeny Musiał – inspektora ds. księgowości budŜetowej wynika, Ŝe w Urzędzie Gminy Sieradz inwentaryzacje przeprowadzane są corocznie. Szczegółową kontrolą w zakresie przeprowadzania inwentaryzacji i jej rozliczania objęto dokumenty źródłowe za rok 2004. W dniu 03 listopada 2004 roku Skarbnik Gminy pani Marianna Michalak złoŜyła wniosek skierowany do Wójta Gminy w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji oraz wyznaczenie przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej gwarantującej sprawny i prawidłowy przebieg spisu oraz fachowe rozliczenie róŜnic inwentaryzacyjnych. Zarządzeniem nr 14/2004 z dnia 03 listopada 2004 roku Wójt Gminy powołał Komisję Inwentaryzacyjną w trzyosobowym składzie z przewodniczącym panem Włodzimierzem Miłkiem. Wójt Gminy w zarządzeniu ustalił równieŜ zakres przeprowadzonego spisu, a mianowicie: spisem naleŜało objąć środki trwałe, pozostałe środki trwałe,
______102 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
księgozbiór , materiały, towary, środki pienięŜne w kasie, druki ścisłego zarachowania oraz grunty. Za prawidłowy przebieg spisu odpowiedzialność ponosi Komisja Inwentaryzacyjna z jej przewodniczącym , natomiast za rozliczenie inwentaryzacji Skarbnik Gminy. Skarbnik Gminy zobowiązana została równieŜ do sporządzenia inwentaryzacji rachunków bankowych i zobowiązań. W załączniku do zarządzenia Wójta ustalony został skład zespołów spisowych – których powołano 8. Zespołom tym przydzielono odpowiednie pola spisowe. Do zarządzenia dołączono równieŜ plan inwentaryzacji na rok 2004 w którym uwzględniono wymogi ustalone w zarządzeniu nr 14 Wójta Gminy. Przewodniczący Komisji Inwentaryzacyjnej Włodzimierz Miłek złoŜył wniosek do Wójta Gminy o przeprowadzenie inwentaryzacji księgozbioru metodą uproszczoną. Inwentaryzację przeprowadzono w okresie od 02 – 31 grudnia 2004 roku. Zespołom spisowym wydano 270 arkuszy spisowych. Arkusze spisowe zostały ponumerowane, opieczętowane pieczątką Urzędu Gminy w Sieradzu oraz zaparafowane. Spisem objęto wszystkie składniki majątkowe ustalone w zarządzeniu Wójta Gminy. Prawidłowość wypełniania arkuszy spisowych kontrolujące oparła na kontroli arkuszy o numerach: 197 – opał, nr 23 – 49 wyposaŜenie Szkoły Podstawowej w Charłupi Małej, nr 124 – wyposaŜenie Biblioteki Publicznej w Grabowcu, nr 125 – 128 wyposaŜenie Zespołu Obrzędowego w Chojnem. Arkusze zostały wypełnione zgodnie z zasadami określonymi w art. 22 ustawy z dnia 29 września 1994 roku – o rachunkowości. Komisja Inwentaryzacyjna dokonała kontroli przebiegu spisu z natury a wyniki tej kontroli ujęła w protokółach z kontroli wyrywkowej. I tak protokół z dnia 29 grudnia 2004 roku dotyczył kontroli spisu dokonanego w Szkole Podstawowej w Dąbrowie Wielkiej, oraz równieŜ z dnia 29 grudnia 2004 roku dotyczył kontroli przebiegu spisu z natury przeprowadzonej w Szkole Podstawowej w Rzechcie. Nie stwierdzono nieprawidłowości. Osoby materialnie odpowiedzialne złoŜyły oświadczenia, Ŝe wszystkie dowody przychodu i rozchodu inwentaryzowanych składników majątkowych zostały przekazane do księgowości oraz, Ŝe nie wnoszą uwag i nie roszczą pretensji do komisji inwentaryzacyjnej w zakresie ilości i jakości zinwentaryzowanych składników majątkowych. Zespoły spisowe po zakończeniu czynności spisowych składały sprawozdanie opisowe z przebiegu spisu z natury. W sprawozdaniu zawarto ustalenia związane z przebiegiem spisu w przydzielonych polach spisowych, wykorzystanie druków arkuszy spisowych oraz informację o zabezpieczeniu spisywanych pomieszczeń, Z przeprowadzonej inwentaryzacji Komisja Inwentaryzacyjna sporządziła protokół w którym między innymi poinformowała Wójta Gminy o terminie przeprowadzenia inwentaryzacji . Rozliczenia spisanych na arkuszach składników majątkowych dokonano na drukach – zbiorcze zestawienie spisu z natury według grup związanych
______103 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
z ewidencją księgową według poszczególnych kont. Rozliczenia dokonała pani BoŜena Musiał – Inspektor ds. księgowości budŜetowej. Zatwierdził Wójt Gminy pan Henryk Świniarski. RóŜnice inwentaryzacyjne nie wystąpiły. W zakresie prawidłowości przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji kontrolujące nie stwierdziły nieprawidłowości. Procedura postępowania jest zgodna z zasadami przyjętymi w instrukcji obiegu dokumentów księgowych.
X. ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE POROZUMIE Ń Z JEDNOSTKAMI SAMORZ ĄDU TREYTORIALNEGO I ORGANAMI ADMINISTRACJI RZ ĄDOWEJ
ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE POROZUMIEŃ
Gmina Sieradz w okresie objętym kontrolą nie realizowała zadań na podstawie porozumień.
XI. ROZLICZENIA BUD śETU Z SAMORZ ĄDOWYMI JEDNOSTKAMI ORGANIZACYJNYMI
1. DOTACJE PRZEKAZYWANE NA RZECZ ZAKŁADÓW BUDśETOWYCH I GOSPODARSTW POMOCNICZYCH – WYSOKO ŚĆ I RODZAJ
Gmina Sieradz nie posiada jednostek organizacyjnych prowadzących finansową gospodarki budŜetowej w formie przewidzianej dla zakładu budŜetowego lub gospodarstwa pomocniczego. Jednostki organizacyjne funkcjonujące w Gminie Sieradz działają według zasad określonych dla działalności w formie jednostki budŜetowej. Są to Urząd Gminy, szkoły podstawowe, gimnazjum, Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej.
2. DOTACJE NA RZECZ PUBLICZNYCH SAMODZIELNYCH ZAKŁADÓW OPIEKI ZDROWOTNEJ
W kontrolowanej jednostce w okresie objętym kontrolą nie przekazywano dotacji na rzecz publicznych samodzielnych zakładów opieki zdrowotnej.
______104 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
XII. USTALENIA KO ŃCOWE. ZAŁ ĄCZNIKI.
Protokół zawiera 107 ponumerowanych i zaparafowanych stron. Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w ksiąŜce kontroli pod pozycją 2/2004.
W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielały niŜej wymienione osoby: - Henryk Świniarski Wójt Gminy Sieradz, - Halina Maciaszczyk – Sekretarz Gminy, - BoŜena Musiał – inspektor ds. księgowości budŜetowej, - Marianna Klimczak – inspektor ds. wymiaru podatku, - Anna Nogala – podinspektor ds. księgowości budŜetowej, - GraŜyna Lewicka – inspektor ds. płac - Jan Gałka – Kierownik Referatu Rozwoju Gospodarczego, - Włodzimierz Miłek – Kierownik Referatu Spraw Samorządowych o Obywatelskich, - Aleksandra Jarczewska – inspektor ds. obsługi kasowej, - Andrzej Proszewski – inspektor ds. inwestycji.
Integralną częścią protokołu są następujące załączniki: 1. Kserokopia umowy i aneksu do umowy zawartej z Bankiem Pekao S. A. Oddział Sieradz. 2. Protokół kontroli kasy Urzędu Gminy w Sieradzu. przeprowadzonej w dniu 18 marca 2005 r. 3. Analityczne zestawienie danych dotyczących podatków. 4. Wyjaśnienie pani Anny Nogala dotyczące braku przypisu uŜytkowania wieczystego SSM w Sieradzu, 5. Wyjaśnienie Sekretarza Gminy pani Haliny Maciaszczyk w sprawie wydatku związanego z Gminnym Programem Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, 6. Wykaz źródeł finansowania inwestycji gminnych, 7. Zestawienie zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi udzielane w 2004 roku, 8. Kserokopia umowy nr 87/04/073 zawarta z Bankiem Gospodarstwa Krajowego III Oddział w Warszawie na dofinansowanie sali gimnastycznej w Sieradzu, 9. Kserokopia Warunków Zamówienia dotyczącego przetargu na wykonanie dokumentacji projektowej zadania „Budowa Gimnazjum Gminnego s salą gimnastyczną i budynkiem Urzędu Gminy” 10. Kserokopia pozwolenia na budowę Gimnazjum Gminnego, 11. Kserokopia umowy na prace projektowe wraz z protokołami odbioru, prośbą o wypoŜyczenie, fakturą i poleceniem zapłaty,
______105 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
12. Kserokopia umowy na nadzór inwestorski z wybranym oferentem na budowę Gimnazjum Gminnego, 13. Kserokopia wniosku Przewodniczącego Komisji Przetargowej o powołanie biegłego w sprawie oceny ofert, 14. Kserokopia pisma – zlecenia w sprawie powołania biegłego, 15. Kserokopia rachunków wystawionych przez biegłego oraz poleceń zapłaty, 16. Kserokopia protokółu z posiedzenia Komisji Przetargowej z dnia 12.06.2003 roku, 17. Kserokopia wniosku w sprawie odrzucenia ofert w postępowaniu na budowę gimnazjum gminnego, 18. Kserokopia pisma skierowanego do gazety „Dziennik Łódzki” z dnia 13 marca. 2003 roku, 19. Kserokopia wydruku ogłoszenia ze strony internetowej Urzędu Gminy Sieradz, 20. Kserokopia specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia budowy Gimnazjum Gminnego, 21. Kserokopia wykazu oferentów uczestniczących w postępowaniu o zamówienie publiczne, 22. Kserokopia wniosku w sprawie wyboru najkorzystniejszej oferty, 23. Kserokopia protokołu z dnia 20 czerwca 2003 roku w związku z wpłynięciem protestu, 24. Kserokopia protokołu z posiedzenia Komisji Przetargowej z dnia 01 lipca 2003 roku, 25. Kserokopia umowy z wykonawcą Gimnazjum Gminnego, 26. Kserokopia aneksu do umowy z wykonawcą, 27. Kserokopia faktury nr 134/03 i strony z dziennika budowy nr 10, 28. Kserokopia faktury nr 197/03 i strony z dziennika budowy nr 19, 29. Kserokopia faktury nr 212/03 i strony z dziennika budowy nr 22 i 23, 30. Kserokopia faktury nr 104/04 i strony z dziennika budowy nr 38 31. Kserokopia faktury nr 124/04 i strony z dziennika budowy nr 39, 32. Wyjaśnienie inspektora UG pana Władysława Perdka w sprawie uŜytkowania zakupionego programu do ewidencji działalności gospodarczej. 33. Wyjaśnienie pani Janiny Kupis w sprawie nie wykonania dochodów ze sprzedaŜy nieruchomości. Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i podpisano w dniu 05 kwietnia 2005 roku . Jeden egzemplarz protokołu wraz z załącznikami pozostawiono w Urzędzie Gminy w Sieradzu Kierownika jednostki poinformowano o przysługującym mu prawie odmowy podpisania protokołu i złoŜenia w ciągu 3 dni od daty jego otrzymania pisemnych wyjaśnień, co do przyczyn tej odmowy.
______106 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Kontrolujący: Jednostka kontrolowana: ...... (Barbara Kozioł) ...... (Dorota Ryl)
Kwituję odbiór 1 egzemplarza protokołu kontroli: ...... (data i podpis kierownika jednostki kontrolowanej)
______107