Protokół Kontroli Gospodarki Finansowej I Zamówie Ń Publicznych
Total Page：16
File Type：pdf, Size：1020Kb
REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI Numer egzemplarza: 1 PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIE Ń PUBLICZNYCH Jednostka kontrolowana: Gmina Sieradz Termin kontroli: 28.12.2004 – 21 marca 2005 Kontroluj ący (imi ę, Barbara Kozioł nazwisko, stanowisko Dorota Ryl słu Ŝbowe): Okres obj ęty kontrol ą Lata 2003 – 2004 WK 601/1/98/2004 z dnia 14 Numer i data upowa Ŝnienia: grudnia 2004 roku Uwaga! Protokół niniejszy podlega udost ępnieniu na zasadach okre ślonych w ustawie z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz. 1198), z ograniczeniami wynikaj ącymi z art.5 tej ustawy. PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 I. INFORMACJE WST ĘPNE DANE O JEDNOSTCE Gmina Sieradz połoŜona jest w powiecie sieradzkim. Adres: Urząd Gminy w Sieradz ul Warcka 8, 98-200 Sieradz. Według danych ewidencji ludności na dzień 30 września 2004 roku Gminę Sieradz zamieszkiwało 9837 osób. Kobiety stanowiły liczbę 4845 osób, męŜczyźni 4992 osób. Gmina swoim zasięgiem administracyjnym obejmuje 32 sołectwa stanowiące jednostki pomocnicze Gminy. Są to sołectwa: Biskupice, Bobrowniki, Bogumiłów, Borzewisko, Chałupki, Chojne, Charłupia Mała, Cartki, Dąbrowa Wielka, Dąbrówka, Dębina, Dzierlin, Dzigorzew, Grabowiec, Grądy, Jeziory, Kamionaczyk, Kłocko, Kowale, Kuśnie, Łosieniec, Męcka Wola, Mnichów, Okręglica, Kolonia Okręglica, PodłęŜyce, Ruda, Rzechta, Sucha, Sokołów, Stoczki, Wiechucice, Gmina zajmuje obszar o powierzchni 13787 ha, w tym: uŜytki rolne – 11896 ha z tego: - grunty orne – 3048 ha - lasy i grunty leśne – 1163 ha - nieuŜytki 188 ha Urząd Gminy w Sieradz jest zarejestrowany w systemie REGON i posiada nr statystyczny 000545969. Gmina jest podatnikiem podatku VAT. Posiada numer identyfikacji podatkowej NIP 827-11-30-279 . Według stanu na 30 września 2004 roku liczba bezrobotnych na terenie Gminy Sieradz wynosiła 771 osób w tym 387 męŜczyzn i 384 kobiet. II. USTALENIA OGÓLNE 1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI Przewodnicz ący rady gminy Przewodniczącym Rady Gminy jest pan Józef Miłek wybrany na funkcję Uchwałą Rady Gminy nr I/2/2002 z dnia 18 listopada 2002 roku. Wójt, burmistrz, prezydent i ich zast ępcy Wójtem Gminy Sieradz jest Pan Henryk Świniarski wybrany w wyborach bezpośrednich, które odbyły się dnia 27 października 2002 roku (I tura wyborów). Wójt Gminy Pan Henryk Świniarski nie powołał zastępcy Wójta. _____________________________________________________ 2 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 Skarbnik gminy W okresie objętym kontrolą Skarbnikiem Gminy Sieradz była pani Maria Michalak powołana na to stanowisko uchwałą nr III/17/90 Rady Gminy z dnia 10 lipca 1990 roku. Pani Maria Michalak uchwałą Rady Gminy nr z dnia została odwołana ze stanowiska Skarbnika Gminy. Na stanowisko Skarbnika Gminy z dniem 01 lutego 2005 roku powołana została uchwałą Rady Gminy nr XXII/120/05 z dnia 31 stycznia 2005 roku pani Krystyna Kania. Pani Krystyna Kania (….) 1. Sekretarz gminy Sekretarzem Gminy Sieradz jest pani Halina Maciaszczyk powołana na to stanowisko uchwałą nr III/21/90 Rady Gminy z dnia 10 lipca 1990 roku. 2. GMINNE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNOŚCI Według załącznika nr 3 do Statutu Gminy Sieradz wprowadzonego w Ŝycie uchwałą nr IV/29/2003 Rady Gminy z dnia 10 lutego 2003 roku w Gminie Sieradz funkcjonuje 10 gminnych jednostek organizacyjnych: - Gminna Biblioteka Publiczna w Charłupi Małej - Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, - Publiczne Przedszkole w Charłupi Małej (skreślone na mocy uchwały nr X/52/2003 Rady Gminy z dnia 13 października 2003 roku w sprawie zmian w statucie Gminy), - Publiczne Przedszkole w Męckiej Woli (skreślone na mocy uchwały nr X/52/2003 Rady Gminy z dnia 13 października 2003 roku w sprawie zmian w statucie Gminy), - Szkoła Podstawowa w Charłupi Małej, - Szkoła Podstawowa w Kłocku, - Szkoła Podstawowa w Dąbrowie Wielkiej, - Szkoła Podstawowa w Rzechcie, - Szkoła Podstawowa w Chojnem, - Publiczne Gimnazjum w Sieradzu. 1 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. _____________________________________________________ 3 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 3. UNORMOWANIA WEWN ĘTRZNE Statut gminy W okresie objętym kontrolą 2003-2004 Gmina Sieradz działała w oparciu o Statut uchwalony przez Radę Gminy uchwałą nr IV/29/03 z dnia 10 lutego 2003 roku (opublikowany w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 62 poz. 568 z dnia 22 marca 2003 roku) zmieniony uchwałą nr X/52/2003 Rady Gminy z dnia 13 października 2003 roku (opublikowany w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 305 poz. 2625 z dnia 25 listopada 2003 roku). Zmiana polegała na wykreśleniu z wykazu jednostek organizacyjnych Przedszkola Publicznego w Charłupi Małej i Męckiej Woli. Regulamin organizacyjny urz ędu Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy w Sieradzu uchwalony został Zarządzeniem nr 4 Wójta Gminy Sieradz z dnia 27 kwietnia 2004 roku. W rozdziale nr III regulaminu zawarto zapisy dotyczące struktury organizacyjnej urzędu. Urząd Gminy Sieradz posiada strukturę referatową, w szczególności są to niŜej wymienione referaty: - Referat Samorządowy, Obywatelski i Społeczny w skład którego wchodzą 3 stanowiska, - Referat Finansowy w skład którego wchodzi 7 stanowisk (2 etaty inspektorów ds. księgowości budŜetowej, 2 etaty inspektorów d/s płac, 1 etat inspektora ds. wymiaru zobowiązań pienięŜnych, 1 etat ds. księgowości podatkowej i 1 etat – kasjer) - Referat Rozwoju Gospodarczego w skład którego wchodzi 5 etatów. Ponadto w skład Urzędu wchodzą niŜej wymienione samodzielne stanowiska pracy: - Wójt Gminy, - Skarbnik Gminy, - Sekretarz Gminy, - Radca Prawny, - Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych, obronnych, obrony cywilnej – informatyk - Łącznie po zmianach regulaminu organizacyjnego w strukturze organizacyjnej Urzędu Gminy przewidziano 28,5 etatu. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów W okresie objętym kontrolą w kontrolowanej jednostce obowiązywała instrukcja kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów księgowych oraz zasad prowadzenia inwentaryzacji Urzędu Gminy wprowadzona w Ŝycie zarządzeniem nr 7/2002 Wójta Gminy Sieradz z dnia 05 września 2002 roku. Instrukcja w swym zakresie tematycznym obejmuje: _____________________________________________________ 4 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 - zasady obiegu dowodów księgowych, - dowodów dotyczących opracowania budŜetu, - dokumentów księgowych dotyczących wykonania budŜetu, - gospodarki kasowej, - drukami ścisłego zarachowania, - zasady ewidencji materiałów oraz środków trwałych, - podstawowe zasady prowadzenia księgowości budŜetowej, - podstawowe zasady przeprowadzenia inwentaryzacji (szczegółowe zasady ujęte zostały w odrębnej instrukcji inwentaryzacyjnej) , - dokumenty podatkowe,, - zasady sporządzania sprawozdań finansowych, - stosowanie ustawy o zamówieniach publicznych, - gospodarka mieniem komunalnym, - zasady realizacji ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, - zasady przechowywania dokumentów. Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym Rada Gminy Sieradz nie podjęła uchwały w sprawach majątkowych gminy, przekraczających zakres zwykłego zarządu, a dotyczącej określenia zasad nabycia, zbycia i obciąŜenia nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierŜawiania i najmu na okres dłuŜszy niŜ trzy lata – co oznacza wyłączność Rady Gminy w podejmowaniu kaŜdorazowo decyzji w tym przedmiocie, stosownie do uregulowań zawartych w art. 18 ust.2 pkt. 9 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym. Zasady składania o świadcze ń woli – pełnomocnicy. Stosownie do załącznika nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego ustalającego zasady podpisywania pism, oświadczenia woli w zakresie bieŜącej działalności Gminy podpisuje Wójt Gminy. _____________________________________________________ 5 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE SIERADZ Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 4. FUNKCJONOWANIE KONTROLI WEWN ĘTRZNEJ (FINANSOWEJ ). Unormowania w zakresie kontroli finansowej. Osoby odpowiedzialne Zasady organizacji działalności kontrolnej Urzędu ustalone zostały w Załączniku nr 2 do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy wprowadzonego w Ŝycie Zarządzeniem nr 4 Wójta Gminy z dnia 27.04.2004 roku zmienionego Zarządzeniem nr 7/2004 Wójta Gminy z dnia 20 maja 2004 roku. Szczegółowe zasady dotyczące kontroli wewnętrznej ustalone zostały w Regulaminie Kontroli w Urzędzie Gminy wprowadzonym w Ŝycie Zarządzeniem nr 16/2003 Wójta Gminy z dnia 01 października 2003 roku. W dziale II regulaminu kontroli ustalone zostały rodzaje i formy kontroli a mianowicie: 1) w zaleŜności od podmiotu wykonującego kontrolę: - samokontrola – wykonują wszyscy pracownicy zgodnie z zakresami czynności, - nadzór – kontrola funkcjonalna dokonywana przez Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy, - kontrola wewnętrzna – zorganizowany