LOP – 4101-03-2/2012 P/12/134

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

I. Dane identyfikacyjne kontroli

Numer i tytuł kontroli P/12/134 – Funkcjonowanie funduszu sołeckich

Jednostka Najwyższa Izba Kontroli przeprowadzająca Delegatura w Opolu kontrolę

Kontroler Zbigniew Łupicki , główny specjalista kontroli państwowej , upoważnienie do kontroli nr 080335 z dnia 27 lipca 2012 r. (dowód: akta kontroli str. 1-1a)

Jednostka Urząd Miejski w Grodkowie, ul. Warszawska 29 49 -200 Grodków kontrolowana Kierownik jednostki Marek Antoniewicz, Burmistrz Grodkowa kontrolowanej (dowód: akta kontroli str. 2)

II. Ocena kontrolowanej działalności 1 Ocena ogólna Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie mimo stwierdzonych nieprawidłowości funkcjonowanie funduszu sołeckiego w Gminie Grodków.

Uzasadnienie Pozytywną ocenę uzasadnia prawidłowe utworzenie funduszu sołeckiego, jego oceny ogólnej rozdysponowanie 2 oraz wykorzystanie w latach 2010-2012 r ( I półrocze), a także określenie zasad wykorzystania środków funduszu i zapewnienie przeszkolenia pracowników oraz sołtysów w zakresie problematyki funduszu sołeckiego. Stwierdzone przez NIK nieprawidłowości dotyczyły: niewłaściwego ustalenia wielkości funduszu przypadającego Sołectwu Kopice w 2011 r. i 2012 r. oraz niewłaściwego zaklasyfikowania części wydatków z funduszu sołeckiego.

1 Najwyższa Izba Kontroli stosuje 3-stopniową skalę ocen: pozytywna, pozytywna mimo stwierdzonych nieprawidłowości, negatywna. 2 za wyjątkiem Sołectwa Kopice na 2011 r. i 2012 r.

1

III. Opis ustalonego stanu faktycznego 1. Organizowanie funduszu sołeckiego 1.1. Tworzenie funduszu sołeckiego Opis stanu 3 faktycznego Rada Miejska w Grodkowie podjęła uchwały w sprawie wyodrębnienia funduszu sołeckiego w budżecie Gminy Grodków 4 na lata 2010, 2011 i 2012 z zachowaniem terminów określonych w art. 6 i art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 20 lutego 2009 r. o funduszu sołeckim 5, tj. odpowiednio do: 30 czerwca 2009 r., 31 marca 2010 r. i 31 marca 2011 r. (dowód: akta kontroli str. 3-14) Inicjatorem wyodrębnienia w budżecie Gminy funduszu sołeckiego na 2012 r. były sołectwa, a w poprzednich latach - Burmistrz. (dowód: akta kontroli str. 11, 26) Wysokość funduszu (według uchwał budżetowych) wynosiła: w 2010 r. – 410 238,47 zł, w 2011 r. – 412 343,84 zł i w 2012 r. – 400 144,27 zł i nie podlegała zmianom. (dowód: akta kontroli str. 15-25,98) Uchwała w sprawie wyrażenia zgody na wyodrębnienie w budżecie Gminy funduszu sołeckiego na rok 2010 r. została przekazana do Wojewody Opolskiego (który przekazał ją następnie Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Opolu), a uchwały na 2011 r. i 2012 r. przekazano bezpośrednio Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Opolu, z zachowaniem siedmiodniowego terminu wynikającego z art. 90 w związku z art. 86 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym 6. Organ ten nie uchylił ww. uchwał oraz nie wniósł uwag do ich treści .

(dowód: akta kontroli str. 27) Ustalone W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nie nieprawidłowości stwierdzono nieprawidłowości.

3 dalej Rada 4 dalej 5 Dz. U. Nr 52, poz. 420 ze zm. 6 Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.

2

1.2. Rozdysponowanie środków funduszu sołeckiego na sołectwa W badanym okresie Gmina składała się z 35 jednostek pomocniczych - sołectw: Bąków, Bogdanów, Głębocko, Gierów, , , Gałązczyce, , Jędrzejów, Jaszów, Kobiela, Kolnica, Kopice, Lipowa., Lubcz, Młodoszowice, Mikołajowa, Nowa Wieś Mała, , Polana, Przylesie, Rogów, Starowice Dolne, Strzegów, Sulisław, Tarnów Grodkowski, Wierzbna, Wierzbnik, Więcmierzyce, Wojsław, , Wójtowice, , Żarów i Żelazna. (dowód: akta kontroli str. 28,29) Zgodnie z art. 2 ust. 2 ustawy o funduszu sołeckim, Burmistrz w terminie do 31 lipca roku poprzedzającego rok budżetowy przekazał sołtysom wszystkich sołectw informacje o wysokości środków z funduszu sołeckiego przypadających na dane sołectwo w latach 2010 i 2011, a na 2012 r. sołtysom 34 z 35 sołectw.

(dowód: akta kontroli str. 30-42 )

Kwota bazowa (K b), o której mowa w art. 2 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim , na 2010 r. wyniosła 2 292,02 zł, na 2011 r. – 2 361,97 zł, a na 2012 r. - 2 317,93 zł. (dowód: akta kontroli str. 15, 19, 23, 30-75) Wysokość środków z funduszu przypadających wszystkim sołectwom na 2010 r., oraz 34 z 35 sołectw na 2011 r. i na 2012 r. 7 obliczona została w prawidłowej wysokości, zgodnie ze wzorem określonym w art. 2 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim . Do obliczenia kwoty bazowej przyjęto prawidłowe, wynikające z rocznych sprawozdań budżetowych Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego, wysokości wykonanych dochodów bieżących Gminy za 2008 r., 2009 r. i 2010 r., które wynosiły odpowiednio 45 274 261,82 zł; 46 530 834,04 zł i 45 623 738,00 zł oraz liczbę mieszkańców zamieszkałych na obszarze Gminy, określoną w publikacji Głównego Urzędu Statystycznego pt. Ludność. Stan i struktura w przekroju terytorialnym (stan na 31 grudnia dla ww. lat odpowiednio: 19 753 osoby; 19 700 osób i 19 683 osoby). W 2010 r. w żadnym przypadku wysokość środków przeznaczonych na dane sołectwo nie przekroczyła dziesięciokrotności kwoty bazowej. (dowód: akta kontroli str. 30,37,43,45-75,76-81,168-173)

7 za wyjątkiem Sołectwa Kopice

3

W 2009 r. wszystkie sołectwa (35) złożyły Burmistrzowi wnioski o przyznanie środków z funduszu sołeckiego. W 2010 r. wniosku nie złożyło Sołectwo Kobiela, a w 2011 r. - Sołectwo Wierzbnik. (dowód: akta kontroli str. 37,43) W latach 2009-2011, po otrzymaniu informacji o wysokości środków funduszu sołeckiego w następnym roku budżetowym, sołectwa przekazały Burmistrzowi odpowiednio: 35, 34 i 34 wnioski o przyznanie środków z funduszu. Wszystkie ww. wnioski zostały złożone przez sołtysów z zachowaniem terminu określonego w art. 4 ust. 4 ustawy o funduszu sołeckim, tj. do 30 września roku poprzedzającego rok budżetowy i zawierały dane wymagane w art. 4 ust. 3 ww. ustawy, tj. wskazanie przedsięwzięć przewidzianych do realizacji na obszarze sołectwa w ramach środków funduszu sołeckiego wraz z oszacowaniem ich kosztów i uzasadnieniem potrzeby realizacji. Nie stwierdzono przypadku odrzucenia przez Burmistrza wniosku sołectwa o przyznanie środków z funduszu. (dowód: akta kontroli str. 30, 37, 43, 154-160, 465-473) W badanym okresie obowiązywała Strategia Rozwoju Gminy na lata 2007-2020 przyjęta uchwałą Rady Miejskiej Nr XVII/184/08 z 23 kwietnia 2008 r. Przedsięwzięcia zaplanowane do realizacji przez sołectwa były zgodne z przyjętymi strategicznymi celami Gminy, którymi były: aktywizacja gospodarcza miasta i gminy, dostosowanie wsi do warunków Unii Europejskiej, rozwój infrastruktury technicznej i komunalnej, ochrona środowiska przyrodniczego oraz rozwój rekreacji, wypoczynku i kultury w mieście i gminie. (dowód: akta kontroli str. 114-124) W związku z powstaniem w Gminie funduszu sołeckiego, Urząd nie ograniczył sołectwom dochodów z mienia komunalnego, które pozostawały w ich dyspozycji na zasadach uregulowanych w załączniku do zarządzenia Burmistrza BR.0152/290/05 z dnia 1 lipca 2005 r. 8, zmienionym zarządzeniem Burmistrza z dnia 18 maja 2012 r. 9

(dowód: akta kontroli str. 108-113) Ustalone W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nieprawidłowości stwierdzono następujące nieprawidłowości:

8 w sprawie ustalenia procedury planowania i realizacji zadań oraz określenia wzoru wniosku i protokołu zdawczo- odbiorczego przekazania mienia komunalnego jednostkom pomocniczym Gminy Grodków 9 BR 0050.203.2012

4

1. W informacjach przekazanych Sołectwu Kopice 12 lipca 2010 r. i 13 lipca 2011 r. o wysokości środków funduszu sołeckiego na 2011 r. i 2012 r., podano kwoty funduszu sołeckiego wynoszące 24 470,01 zł i 23 967,40 zł, które przekraczały o 850,31 zł (o 3,6 %) i 788,10 zł (o 3,4 %) dziesięciokrotność kwot bazowych (23 619,70 zł i 23 179,30 zł), co stanowiło naruszenie przepisów art. 2 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim. Przyczyną powyższej nieprawidłowości było nieobniżenie kwot funduszu sołeckiego wyliczonych przez pracowników Urzędu dla Sołectwa Kopice do maksymalnej dopuszczalnej przepisami art. 2 ust. 1 ww. ustawy dziesięciokrotności kwoty bazowej oraz niesprawdzenie poprawności ustalenia wielkości środków dla tego Sołectwa w ramach nadzoru przez Kierownika Wydziału Finansowego oraz Skarbnika Gminy. Osoby odpowiedzialne za wyliczenie kwot funduszu sołeckiego w ww. latach oraz osoby nadzorujące wyjaśniły, iż wynikało to z niedopatrzenia spowodowanego przyjęciem do wyliczenia środków funduszu formuły utworzonej w 2010 r. w programie Excel, bez sprawdzenia warunku nieprzekroczenia przez sołectwa dziesięciokrotności kwoty bazowej, zawartego w art. 2. ust. 1 ww. ustawy. (dowód: akta kontroli str. 37,43,87-88, 90-91, 92, 168,170)

Wskutek powyższej nieprawidłowości Sołectwo Kopice dysponowało w 2011 r. i 2012 r. wyższymi kwotami środków od faktycznie przysługujących i w 2011 r. wykorzystało środki w kwocie 24 467,05 zł, tj. wyższej od należnej o 847,35 zł. W związku z powyższą nieprawidłowością, w dniu 24 maja 2012 r. Gmina skorygowała wniosek do Wojewody Opolskiego o zwrot z budżetu państwa części wydatków poniesionych z funduszu sołeckiego w 2011 r., co opisano w pkt. 3 niniejszego wystąpienia. Ponadto w trakcie kontroli NIK podjęto działania w celu obniżenia planu środków funduszu sołeckiego dla Sołectwa Kopice na 2012 r. o kwotę 788,10 zł (dowód: akta kontroli str. 44, 130, 193) 2. Burmistrz nie przekazał sołtysowi Wierzbnika informacji o wysokości środków funduszu sołeckiego dla tego Sołectwa na 2012 rok, co stanowiło naruszenie obowiązku wynikającego z art. 2 ust. 2 ustawy o funduszu sołeckim . Kwota środków funduszu sołeckiego przysługująca Sołectwu Wierzbnik na 2012 r. wyliczona zgodnie ze wzorem zawartym w art. 2 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim wynosiła 16 318,23 zł. (dowód: akta kontroli str. 43,170)

5

Według wyjaśnień Burmistrza, powodem odstąpienia od przekazania ww. informacji w formie pisemnej, było uzgodnienie z mieszkańcami Sołectwa, iż w zamian za przekazanie dodatkowych środków z budżetu Gminy (w wysokości porównywalnej z funduszem sołeckim na 2012 r. i 2013 r.), pozwalających na dokończenie wykonania zadaszenia nad płytą taneczną w 2011 r., Sołectwo nie będzie występować o środki funduszu na 2012 r. i 2013 rok. Informację o szacowanych kwotach funduszu sołeckiego na ww. lata przekazał sołtysowi ustnie, a niewysłanie informacji wynikało z przeoczenia i nie było działaniem celowym. W dniu 7 czerwca 2011 r. podczas zebrania wiejskiego w Sołectwie Wierzbnik podjęto uchwałę, iż w latach 2012-2013 Sołectwo nie będzie występowało z wnioskami o przyznanie środków z funduszu sołeckiego. (dowód: akta kontroli str. 101-107, 150)

Ocena cząstkowa Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie, mimo stwierdzonych nieprawidłowości, przestrzeganie zasad tworzenia funduszu sołeckiego i rozdysponowania jego środków na sołectwa.

2. Wykorzystanie środków funduszu 2.1. Realizacja wydatków budżetowych ponoszonych w ramach funduszu sołeckiego

Opis stanu Kwoty wydatków poniesionych w ramach funduszu sołeckiego wyniosły: w 2010 r. – faktycznego 341 350,50 zł (83,2 % planowanych wydatków), w 2011 r. – 381 385,38 zł (92,5 %) i w I półroczu 2012 r. – 100 979,86 zł (25,2 %). (dowód: akta kontroli str. 152) Przyczyną niewykorzystania w 2010 r. środków funduszu sołeckiego w kwocie 68 887,97 zł było m.in. przeznaczenie (zgodnie z dyspozycją trzech sołectw Głębocko, Kobiela i Przylesie Dolne) równowartości środków przysługujących im z funduszu sołeckiego w kwocie ogółem 34 884,55 zł, na wkład własny Gminy w realizację zadań: Remont pokryć dachowych w świetlicach: Głębocko, Kobiela i Przylesie Dolne, realizowanych w ramach działania 413 Wdrożenie lokalnych strategii rozwoju w zakresie operacji odpowiadających przyznawania pomocy w ramach działania Odnowa i rozwój wsi objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich 10 . Powodem powyższego działania była możliwość uzyskania 75 %

10 dalej PROW

6

dofinansowania realizacji tego przedsięwzięcia. Ponadto niewykorzystanie środków spowodowane zostało również opracowaniem jedynie dokumentacji projektowej na wykonanie zadaszenia nad płytą taneczną w Sołectwie Wierzbnik za kwotę 4 103,01 zł, wobec planowanych wydatków na realizację tego zadania w kwocie 12 896,99 zł. (dowód: akta kontroli str. 101-107,131-134,135-138,164-167,177,193)

W badanym okresie środki funduszu sołeckiego nie były wykorzystywane jako wkład własny Gminy przy realizacji projektów współfinansowanych z budżetu Unii Europejskiej, natomiast, jak opisano powyżej, trzy sołectwa zrezygnowały z wykorzystania środków funduszu w zamian za przeznaczenie ich równowartości na realizację zadań w ramach PROW. (dowód: akta kontroli str. 131-138) W okresie objętym kontrolą przedsięwzięcia zgłoszone we wnioskach sołectw zostały dofinansowane ze środków ogólnych budżetu Gminy (poza pulą funduszu sołeckiego) kwotą 147 517,36 zł, z tego: 54 767,87zł w 2010 r. i 92 749,49 zł w 2011 r. Dofinansowaniem objęto realizację następujących przedsięwzięć: w 2010 r. − wykonanie płyty tanecznej w Bogdanowie - 7 600,00 zł; − remont dachu świetlicy w Jaszowie -9 145,95 zł; − remont dachu świetlicy w Kopicach 20 540,55 zł; − wykonanie parkingu w Jędrzejowie - 5 650,00 zł; − remont chodnika w Starowicach Dolnych - 11 831,37 zł. w 2011 r. − budowa wiaty z utwardzeniem ternu w Jaszowie- 8 975,34 zł; − czyszczenie rowów gminnych i przepustów melioracyjnych w Jędrzejowie - 40 000,00 zł; − wykonanie zadaszenia nad płytą taneczną w Wierzbniku – 43 774,15 zł. (dowód: akta kontroli str. 153,177,193,207) W zakresie prawidłowości realizacji wydatków budżetowych w ramach funduszu sołeckiego analizą objęto wykorzystanie środków przez 15 sołectw (42,8 % wszystkich sołectw), w łącznej wysokości 329 210,14 zł (40, % wydatków ogółem), z tego w poszczególnych latach: w 2010 r. przez 11 sołectw 11 , które wydatkowały

11 Gola Grodkowska, Osiek Grodkowski, Wierzbnik, Wojsław, Gnojna, Jeszkotle, Jędrzejów, Gałązczyce, Nowa Wieś Mała, Tarnów Grodkowski, Strzegów.

7

129 375,32 zł (37,9 % wydatków ogółem w tym roku), w 2011 r. przez te same 11 sołectw – 138 650,18 zł (36,3 %) i w 2012 r. (I półrocze) przez 11 sołectw 12 – 61 184,64 zł (60,6 %). W wyniku badania dowodów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków finansowanych środkami funduszu oraz oględzin miejsc realizacji przedsięwzięć stwierdzono, że w kontrolowanym okresie środki funduszu wykorzystano na realizację zadań wskazanych we wnioskach sołectw. Wydatki te poniesiono na przedsięwzięcia, które stanowiły zadania własne Gminy, służyły poprawie warunków życia mieszkańców oraz były zgodne ze Strategią Rozwoju Gminy, tj. spełniały wymogi określone w art. 1 ust. 3 ustawy o funduszu sołeckim . (dowód: akta kontroli str. 154-160, 282, 283-285,361-366)

Zdaniem Burmistrza nie występowały problemy i trudności z funkcjonowaniem w Gminie funduszu sołeckiego, gdyż w lipcu 2009 r. przeprowadzono szkolenia dla sołtysów i pracowników Urzędu – opiekunów sołectw, którzy uczestniczyli w zebraniach wiejskich i pomagali przygotować dokumentację niezbędną do ubiegania się o środki funduszu sołeckiego. W ocenie Burmistrza utworzenie funduszu sołeckiego znacząco wpłynęło na aktywność obywatelską w Gminie, a mieszkańcy sołectw mogą sami decydować o realizacji swoich potrzeb. Dzięki wprowadzeniu funduszu nastąpiła większa integracja wiejskich wspólnot, poprzez kontakty, spotkania i rozmowy. Mieszkańcy sami zaczęli decydować o swoim najbliższym otoczeniu. Stali się gospodarzami miejsca, w którym przebywają . (dowód: akta kontroli str. 149) Wyniki ankiety przeprowadzonej wśród sołtysów w trakcie kontroli NIK oraz informacje zawarte w złożonych przez nich oświadczeniach wskazały na wzrost zainteresowania mieszkańców sprawami sołectwa, o czym świadczy również zwiększenie frekwencji podczas zebrań wiejskich. W latach 2009-2011 średnia frekwencja na zebraniach w 22 (62,9 %) spośród 35 sołectw była wyższa o 32 % niż średnia frekwencja w latach 2007 – 2008, tj. przed utworzeniem funduszu sołeckiego. (dowód: akta kontroli str. 149,161,293-354,355-359) Ustalone nieprawidłowości W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie stwierdzono następujące nieprawidłowości:

12 Wojsław, Gnojna, Jeszkotle, Gałązczyce, Nowa Wieś Mała, Tarnów Grodkowski, Strzegów, Kopice, Kobiela, Zielonkowice, Wójtowice

8

1. W myśl art. 39 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 13 wydatki publiczne klasyfikuje się według działów i rozdziałów określających rodzaj działalności oraz paragrafów określających rodzaj wydatku. Spośród objętych badaniem wydatków z funduszu sołeckiego w kwocie 329 210,14 zł do niewłaściwego rozdziału zaklasyfikowano 134 262,28 zł (40,8%) z tego: 47 532,57 zł w 2010 r., 50 742,88 zł w 2011 r. i 35 986,83 zł w I półroczu 2012 r. poniesione na utrzymanie świetlic wiejskich. Urząd zaewidencjonował bowiem wydatki te w dziale 921 - Kultura i ochrona dziedzictwa narodowego , rozdział 92105 Pozostałe zadania w zakresie kultur y, pomimo iż zgodnie z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych 14 winny być ujęte w rozdziale 92109 Domy i ośrodki kultury, świetlice i kluby . Łączna kwota wydatków związanych z utrzymaniem świetlic wiejskich zewidencjonowanych w rozdziale 92105 w badanym okresie wyniosła 308 022,59 zł, z tego 150 844,31 zł w 2010 r.; 111 528,81 zł w 2011 r. i 45 649,47 zł w I półroczu 2012 r. , co stanowiło 37,4 % środków funduszu sołeckiego. (dowód: akta kontroli str. 154-160) Skarbnik Gminy wyjaśniła, że wydatki związane z utrzymaniem świetlic wiejskich klasyfikowane były w rozdziale 92105, ponieważ świetlice nie są już wyodrębnionymi jednostkami organizacyjnymi. (dowód: akta kontroli str. 367-368) Uwagi dotyczące W powyższym zakresie Najwyższa Izba Kontroli zauważa, że o klasyfikacji wydatku badanej działalności decydować winien rodzaj działalności, a nie rozwiązania organizacyjne. W rozdziale 92105 Pozostałe zadania w zakresie kultury należy klasyfikować jedynie takie wydatki, których nie można zaklasyfikować do innych rozdziałów.

2. Ponadto w badanej próbie wydatków stwierdzono siedem przypadków (cztery w 2010 i trzy w 2011 r.) zaklasyfikowania do nieprawidłowych paragrafów klasyfikacji budżetowej wydatków na łączną kwotę 51 575,56 zł (15,7 % zbadanych wydatków), z tego zł w 2010 r. 47 395,57 zł w 4 179,99 zł 2011 r. I tak w 2010 r. błędnie ujęto wydatki na:

13 Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm. 14 Dz. U. Nr 38, poz. 207 ze zm. dalej rozporządzenie w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków budżetowych

9

− opracowanie dokumentacji projektowo-kosztorysowej na wykonanie parkingu w Jędrzejowie w kwocie 2 313 zł, remont podłogi w świetlicy w Gnojnej w kwocie 19 500 zł i ogrodzenie placu zabaw w Goli Grodkowskiej w kwocie 10 500 zł, które zaklasyfikowano do § 4300 Zakup usług pozostałych, a nie do § 4270 Zakup usług remontowych, − wymianę okien w świetlicy w Tarnowie Grodkowskim w kwocie 15 082,57 zł zaklasyfikowano do § 4210 – 11 103,27 zł i do § 4300- 3 979,30zł, zamiast do § 4270; a w 2011 r. - wydatki na: − montaż kuchni gazowej w budynku świetlicy wiejskiej w Jeszkotlach w kwocie 180 zł zaklasyfikowano do § 4210 - Zakup materiałów i wyposażenia, zamiast do § 4300; − zakup rury drenarskiej i trójnika drenarskiego w kwocie 1 000 zł zaklasyfikowano do § 4300, zamiast do § 4210; − remont świetlicy wiejskiej w Osieku Grodkowskim w kwocie 2 999,99 zł zaklasyfikowano do § 4300, zamiast do § 4270. (dowód: akta kontroli str. 451-452, 453-454, 457-458, 462-463, 464, 474-477)

Powyższe nieprawidłowości stanowiły naruszenie zasad klasyfikowania wydatków określonych w załączniku nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych 15, bowiem zgodnie z opisem § 427, paragraf ten obejmuje m.in. usługi budowlano montażowe w zakresie remontów i konserwacji pomieszczeń i budynków oraz koszty zleconego opracowania założeń projektowych, w § 421 winny być klasyfikowane zakupy materiałów i wyposażenia, a w § 430 wydatki na zakup usług niewymienionych w innych paragrafach, m.in. w § 427. Pracownik Wydziału Finansowego dokonujący dekretacji dowodów księgowych wyjaśnił, że powodem powyższego sposobu klasyfikacji było przyjęcie zasady klasyfikowania wydatków z funduszu sołeckiego zgodnie z wnioskami sołectw oraz ustalonym na ich podstawie planem finansowym, gdyż założono, że raz określony plan w układzie wykonawczym nie może być zmieniony. (dowód: akta kontroli str. 438, 448-449)

15 Dz.U. Nr 38, poz. 207 ze zm.

10

Skarbnik Gminy wyjaśniła, że przy klasyfikowaniu wydatków z funduszu sołeckiego przyjęto zasadę rozliczania wydatków zgodnie z wnioskami i kosztorysami składanymi przez sołectwa. Powodem takiego postępowania była obawa o zakwestionowanie sposobu wykorzystania środków w ramach funduszu sołeckiego. (dowód: akta kontroli str. 367,368)

Burmistrz odpowiedzialny na podstawie art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych, za całość gospodarki finansowej Gminy wyjaśnił, że zatwierdzając wydatki opierał się na wiedzy osób dokonujących dekretacji i oceny zgodności wydatków z planem finansowym. W związku z tym akceptował przedkładane dokumenty finansowe.

(dowód: akta kontroli str. 370)

Uwagi dotyczące W powyższym zakresie Najwyższa Izba Kontroli zauważa, że wydatki realizowane badanej działalności w ramach funduszu sołeckiego stanowią integralną część wydatków budżetu gminy i mają do nich zastosowanie wszystkie zasady, które stosuje się do pozostałych wydatków budżetowych, natomiast wynikający z art. 1 ust. 3 ustawy o funduszu sołeckim obowiązek, dotyczy wydatkowania środków na realizację przedsięwzięć zgłoszonych we wnioskach sołectw. Skutkiem opisanego powyżej ujęcia wydatków w niewłaściwych rozdziałach i paragrafach klasyfikacji budżetowej, były wynikające z ewidencji księgowej nierzetelne (nieodpowiadające stanowi faktycznemu) dane w miesięcznych i rocznych sprawozdaniach Rb – 28 S z wykonania planu wydatków budżetowych Gminy w okresie 2010-2012 (I półrocze).

2.2. Udzielanie i realizacja zamówień publicznych

Opis stanu W badanym okresie Gmina nie udzielała zamówień dotyczących realizacji zadań faktycznego finansowanych lub współfinansowanych ze środków funduszu sołeckiego w trybach określonych przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych 16 , ponieważ ich wartość nie przekraczała wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 tys. euro.

(dowód: akta kontroli, str. 279-286, 298)

Ocena cząstkowa Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie mimo stwierdzonych nieprawidłowości, wykorzystanie środków funduszu sołeckiego.

16 Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.

11

[ 3. Refundacja z budżetu państwa części wydatków poniesionych w ramach funduszu sołeckiego

Opis stanu Burmistrz złożył do Wojewody Opolskiego wnioski o zwrot części poniesionych faktycznego wydatków w ramach funduszu sołeckiego w 2010 i 2011 r., odpowiednio 5 kwietnia 2011 r. i 14 maja 2012 r., tj. z zachowaniem terminu do dnia 31 maja roku następnego po roku, w którym dokonano wydatków, określonego w § 2 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 stycznia 2010 r. w sprawie trybu zwrotu części wydatków gmin wykonanych w ramach funduszu sołeckiego 17 . Złożone wnioski były zgodne ze wzorem określonym w załączniku do ww. rozporządzenia. Wykazana we wnioskach kwota wydatków wynosiła: 341 350,50 zł za 2010 r. i 381 385,38 zł za 2011 r. (dowód: akta kontroli, str. 125-130) W związku z wykazaniem we wniosku o udzielenie refundacji z budżetu państwa części wydatków z funduszu sołeckiego w 2011 r. wydatków poniesionych przez Sołectwo Kopice przekraczających dziesięciokrotność kwoty bazowej o 847,35 zł, Burmistrz w dniu 24 maja 2012 r., tj. przed upływem terminu składania wniosków złożył korektę wniosku, w którym wskazał wykonaną kwotę wydatków z funduszu sołeckiego 380 538,03 zł, tj. pomniejszoną o ww. przekroczenie. (dowód: akta kontroli str. 129-130) Skarbnik Gminy wyjaśniła, iż korekty wniosku dokonano po telefonicznej konsultacji z pracownikiem Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego. (dowód: akta kontroli str. 360) Gmina otrzymała refundację, w formie dotacji z budżetu państwa, części wydatków poniesionych w ramach funduszu: w 2011 r. w kwocie 102 405,17 zł (30 % zrealizowanych wydatków w 2010 r.). Do dnia 23 lipca 2012 r. Gmina nie otrzymała dotacji celowej z tytułu zwrotu części wydatków poniesionych z funduszu sołeckiego w 2011 r. 18 (dowód: akta kontroli str. 126-128)

Biorąc pod uwagę wielkości kwoty bazowej w Gminie (K b) w 2010 19 i 2011 r. 20 oraz

średniej kwoty bazowej w kraju (K bk ) w tych latach 21 wysokość otrzymanej za 2010 r.

17 Dz. U. Nr 21, poz. 106 18 termin dokonania przez Wojewodę Opolskiego zwrotu części wydatków poniesionych z funduszu sołeckiego w 2011 r. upływa 31 sierpnia 2012 r. 19 W 2010 r. – 2 292,02 zł.

12

dotacji z budżetu państwa oraz wnioskowanej refundacji za 2011 r. (po korekcie) była zgodna z przepisami art. 2 ust. 5 pkt 1 ustawy o funduszu sołeckim . (dowód: akta kontroli str. 15,19,125,130) Ustalone W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nie nieprawidłowości stwierdzono nieprawidłowości.

Ocena cząstkowa Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie działalność Urzędu w badanym obszarze.

4. System kontroli zarządczej

Opis stanu W okresie objętym kontrolą, w Urzędzie obowiązywały m.in. następujące pisemne faktycznego procedury, które obejmowały również funkcjonowanie funduszu sołeckiego: − zasady prowadzenia kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Gminy Grodków oraz jej koordynacji, wprowadzone zarządzeniem Burmistrza nr BR-0152/511/10 z 27 września 2010 r.; − zasady rachunkowości oraz instrukcje regulujące gospodarkę finansową wprowadzone zarządzeniem Burmistrza nr BR-0152/548/10 z 16 grudnia 2010 r. (zmieniające zarządzenie z 4 stycznia 2008 r. w ww. sprawie), które zawierały m.in. zakładowy plan kont, zasady prowadzenia rachunkowości, instrukcję sporządzania, obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów księgowych, instrukcję w sprawie gospodarki majątkiem trwałym; − Regulamin zamówień publicznych Urzędu Miejskiego w Grodkowie, wprowadzony zarządzeniem Burmistrza nr BR-0152/93/07 z 3 września 2007 r. określający procedurę udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej równowartość 14 tys. euro. (dowód: akta kontroli str. 219-227,237,239-247)

Zarządzeniem nr BR.0050.59.2011 z 16 czerwca 2011 r., Burmistrz określił procedury wykorzystywania funduszu sołeckiego, w których ustalił terminy wykonania poszczególnych czynności związanych z planowaniem i rozliczaniem środków funduszu sołeckiego oraz wzory dokumentów wymaganych przy ubieganiu

20 W 2011 r. – 2 361,97 zł. 21 Obliczona przez Ministra Finansów kwota K bk wyniosła: na 2010 r. – 2.312,09 zł i na 2011 r. – 2.399,29 zł.

13

się o środki z funduszu sołeckiego (wzór uchwały zebrania wiejskiego o przeznaczeniu środków funduszu i protokołu, sprawozdanie z realizacji zadań). (dowód: akta kontroli str. 139-148)

W Regulaminie organizacyjnym Urzędu, zmienionym zarządzeniem Burmistrza nr BR.0152/442/10 z dnia 26 marca 2010 r., realizację całości spraw związanych z funkcjonowaniem funduszu sołeckiego w Gminie przypisano Wydziałowi Finansowemu Urzędu. (dowód: akta kontroli str. 228)

Prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem funduszu sołeckiego zostało powierzone zakresami czynności referentowi ds. budżetu i księgowości w ww. Wydziale (w kontrolowanym okresie zadania te wykonywały kolejno trzy osoby). (dowód: akta kontroli, str. 82-86)

Burmistrz zorganizował w dniu 30 lipca 2009 r. szkolenie dla sołtysów, obejmujące problematykę funduszu sołeckiego, w tym przedstawienie zasad tworzenia funduszu sołeckiego, celu na jaki mogą być przeznaczane środki, warunki i terminy składania wniosków, a także sposób dokumentowania wydatków z funduszu sołeckiego i jego rozliczenia. Na spotkaniu przekazano sołtysom materiały dotyczące tworzenia i gospodarowania funduszem sołeckim. W szkoleniu uczestniczyło również 19 pracowników Urzędu. Ponadto w badanym okresie (2010 r. – I półrocze 2012 r.) odbyło się pięć spotkań z sołtysami w trakcie których omawiano sprawy związane z funduszem sołeckim (trzy spotkania w 2010 r. i po jednym w 2011 r. i I półroczu 2012 r.). Udział w szkoleniach sołtysi potwierdzili również w ankiecie przeprowadzonej podczas kontroli NIK. (dowód: akta kontroli str. 249-254,254-266, 293-354) W związku z przekroczeniem kwoty 40 000 tys. zł dochodów i wydatków, o której mowa w art 274 ust. 3 ustawy o finansach publicznych , Gmina prowadziła w badanym okresie audyt wewnętrzny, jednak nie objęto nim funkcjonowania funduszu sołeckiego (dowód: akta kontroli, str. 229-236) Ustalone W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nieprawidłowości stwierdzono następujące nieprawidłowości:

14

System kontroli zarządczej w obszarze funkcjonowania funduszu sołeckiego w 2010, 2011 rok i w I półroczu 2012 r., nie był w pełni skuteczny, o czym świadczą stwierdzone nieprawidłowości opisane w pkt. 1.2. oraz 2.1. niniejszego wystąpienia.

Ocena cząstkowa Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie, mimo stwierdzonych nieprawidłowości, system kontroli zarządczej w obszarze funkcjonowania funduszu sołeckiego.

IV. Uwagi i wnioski

Dobrą praktyką w Gminie było składanie przez sołtysów półrocznych sprawozdań z realizacji zadań w ramach funduszu sołeckiego, w których opisywali zrealizowane zadania oraz rozliczali wykorzystanie środków z funduszu. (dowód: akta kontroli str. 440-447)

Wnioski pokontrolne Przedstawiając powyższe oceny wynikające z ustaleń kontroli, Najwyższa Izba Kontroli, na podstawie art. 53 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli 22 , wnosi o podjęcie działań w celu zapewnienia:

− prawidłowego ustalania wielkości funduszu sołeckiego dla poszczególnych sołectw, − prawidłowego klasyfikowania wydatków realizowanych w ramach funduszu sołeckiego.

V. Pozostałe informacje i pouczenia Prawo zgłoszenia Wystąpienie pokontrolne zostało sporządzone w dwóch egzemplarzach; jeden dla zastrzeżeń kierownika jednostki kontrolowanej, drugi do akt kontroli.

Zgodnie z art. 54 ustawy o NIK kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, w terminie 21 dni od dnia jego przekazania. Zastrzeżenia zgłasza się do dyrektora Delegatury NIK w Opolu.

Obowiązek Zgodnie z art. 62 ustawy o NIK proszę o poinformowanie Najwyższej Izby Kontroli, poinformowania NIK o sposobie w terminie 30 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego, o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków wykorzystania uwag i wykonania wniosków pokontrolnych oraz o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań.

22 Dz.U. z 2012 r., poz. 82

15

W przypadku wniesienia zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, termin przedstawienia informacji liczy się od dnia otrzymania uchwały o oddaleniu zastrzeżeń w całości lub zmienionego wystąpienia pokontrolnego.

Opole, dnia 03 sierpnia 2012 r.

Kontroler Najwyższa Izba Kontroli Zbigniew Łupicki Delegatura w Opolu główny specjalista k.p.

16