Manual De Procedimentos

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Manual de Procedimentos

Volume 8 – Área de Comunicação e Imagem

Área de Comunicação e Imagem

Volume: 8 - ACI MANUAL DE PROCEDIMENTOS Revisão n.º 01-14 Data: set.2014

Índice

Princípios Gerais ...... 4

Abreviaturas e Acrónimos ...... 6

Legislação Aplicável ...... 7

Mapa de Atualização do Documento ...... 8

Capítulo 1 – Gabinete de Comunicação e Relações Públicas ...... 9 Processo 1 - Marketing e Comunicação ...... 9 Subprocesso 1.1 – Gestão da divulgação de notícias e eventos ...... 9 Subprocesso 1.2 - E-mails enviados à comunidade Técnico ...... 10 Subprocesso 1.3 – Gestão de pedidos inclusão de Banners no Website ...... 11 Subprocesso 1.4 – Plano de Meios ...... 11 Subprocesso 1.5. - Produção de Conteúdos ...... 12 Processo 2 – Media ...... 13 Subprocesso 2.1 - Promoção e divulgação de notícias nos media ...... 13 Subprocesso 2.2 - Promoção de entrevistas ...... 14 Subprocesso 2.3 – Clipping ...... 14 Processo 3 – Projeto Alumni ...... 14 Subprocesso 3.1 – Gestão do Portal Alumni ...... 15 Subprocesso 3.2 – Análise das estratégias de comunicação e divulgação de informação ...... 16 Subprocesso 3.3 – Atualização de conteúdos ...... 16 Subprocesso 3.4 – Coordenação de atividades com alumni ...... 17 Processo 4 – Relações Públicas ...... 18 Subprocesso 4.1 – Organização de Eventos ...... 18 Subprocesso 4.2 – Merchandising...... 19 MAPAS DOS PROCESSOS ...... 20

Capítulo 2 – Núcleo de Gestão do Museu e Centro de Congressos ...... 24 Processo 1 – Preservação de coleções e espólios ...... 24 Subprocesso 1.1 – Espólios ...... 24 Subprocesso 1.2 – Coleções ...... 25 Processo 2 – Eventos no Centro de Congressos ...... 26 Subprocesso 2.1 – Marcações de eventos ...... 26 Subprocesso 2.2 – Marcações de videoconferências ...... 28 Subprocesso 2.3 – Aprovisionamentos ...... 28 Subprocesso 2.4 – Preparação e montagem de espaços ...... 29 Subprocesso 2.5 – Realizações ...... 29

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Data: set.2014 Verificado: Palmira Silva Página: 2

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Processo 3 – Contabilização de custos ...... 30 Subprocesso 3.1 – Emissão de apuramento final de custos ...... 30 Subprocesso 3.2 – Envios à Área Contabilística e arquivamento ...... 30 Processo 4 – Manutenções ...... 30 Processo 5 – Aquisições ...... 31 MAPAS DOS PROCESSOS ...... 32

Capítulo 3 – Núcleo de Apoio ao Estudante ...... 38 Processo 1 – Matrículas e Inscrições no Técnico ...... 38 Subprocesso 1.1 – Organização dos processos e Apoio às matrículas ...... 38 Processo 2 – Programa de Mentorado ...... 39 Subprocesso 2.1 – Seleção e atividades dos Mentores ...... 40 Subprocesso 2.2 – Sessão de Boas-Vindas ...... 41 Subprocesso 2.3 – O International Café ...... 42 Subprocesso 2.4 – Athens ...... 43 Processo 3 – Divulgação ...... 43 Subprocesso 3.1 – Visitas às escolas ...... 44 Subprocesso 3.2 – Visitas de estudo ao Técnico ...... 45 Processo 4 – Parcerias Culturais ...... 46 MAPA DOS PROCESSOS ...... 48

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Volume: 8 - ACI MANUAL DE PROCEDIMENTOS Revisão n.º 01-14 Data: set.2014

Princípios Gerais

A Área de Comunicação e Imagem (ACI) tem como missão promover a imagem institucional do Instituto Superior Técnico (Técnico), assegurar a sua divulgação no exterior e implementar uma política de comunicação interna, incorporando um Gabinete e dois Núcleos: 1. Gabinete de Comunicação e Relações Públicas (GCRP); 2. Núcleo de Gestão do Museu e Centro de Congressos (NGMCC); 3. Núcleo de Apoio ao Estudante (NAPE).

A realização deste volume advém da necessidade de esclarecer questões relacionadas com os procedimentos a executar e regras a ter em consideração na Área de Comunicação e Imagem (ACI) e, de um modo mais lato, nos Núcleos e Gabinete que a ela pertencem, nas suas diferentes competências. Serve ainda como divulgação do trabalho efetuado ou para consulta.

A Área de Comunicação e Imagem é dirigida por um coordenador de área, cargo de direção intermédia de 2.º grau, equiparado para todos os efeitos legais a Chefe de Divisão, ou por um Técnico superior, que reporta hierarquicamente ao Vice-Presidente do Conselho de Gestão, responsável pela Comunicação e Imagem do Técnico.

O Gabinete de Comunicação e Relações Públicas tem por missão prestar o apoio necessário à promoção das atividades desenvolvidas no Técnico, através da criação e manutenção de canais de comunicação que facilitem a sua divulgação. O GCRP tem como objetivos gerais a promoção e divulgação da imagem do Técnico e é dirigido por um coordenador equiparado, para todos os efeitos legais, a cargo de direção intermédia de 4.º grau ou por um Técnico superior, que reporta hierarquicamente ao coordenador de área respetivo.

Ao Núcleo de Gestão do Museu e Centro de Congressos compete, em termos gerais, assegurar e preservar o acervo do Técnico e promover a realização de eventos de carácter científico.

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O Núcleo de Apoio ao Estudante tem como objetivos apoiar e promover a integração dos estudantes no Técnico bem como divulgar o Técnico junto dos meios estudantis ao nível do ensino secundário, através de iniciativas organizadas no âmbito do Programa do Mentorado. O NAPE organiza visitas guiadas aos campi do Técnico e estabelece, ainda, parceriais culturais com diversas entidades, proporcionando à comunidade escolar, condições especiais de acesso a eventos.

A equipa do NAPE integra um grupo de alunos do Técnico (até 10 elementos), que a título de bolseiros de iniciação à investigação, colaboram em todos os projetos implementados pelo núcleo – vulgarmente denominados “Guias do Técnico”. Integra, ainda, dois bolseiros para a gestão de ciência e tecnologia, um dos quais supervisiona a equipa de Guias e outro, em estreita ligação com o Vice-Presidente para o Campus Tecnológico e Nuclear, encontra-se a organizar um novo projeto de aproximação do Campus/Técnico às escolas da área de influência da união de freguesias onde o mesmo se insere, entre outras atividades que ambos desenvolvem.

O NAPE participa ainda em atividades e eventos em colaboração com outros gabinetes e núcleos do Técnico, designadamente o Núcleo de Mobilidade e Cooperação Internacional (NMCI), o Núcleo de Parcerias Empresariais (PE), o Gabinete de Comunicação e Relações Públicas (GCRP) ou, diretamente o Conselho de Gestão (CG).

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Abreviaturas e Acrónimos

AA Área Académica (Direção Académica, DA) ACI Área de Comunicação e Imagem AEP Área de Estudos e Planeamento CC Centro de Congressos CG Conselho de Gestão CNAES Concurso Nacional de Acesso ao Ensino Superior CP Conselho Pedagógico CTN Campus Tecnológico e Nuclear (Técnico, Polo de Loures) DA Direção Académica DSI Direção de Serviços de Informática FÉNIX Sistema de Gestão de Informação do Técnico GATu Gabinete de Apoio ao Tutorado (DA) GCRP Gabinete de Comunicação e Relações Públicas ID&I Investigação, Desenvolvimento e Inovação NAPE Núcleo de Apoio ao Estudante NArQ Núcleo de Arquivo (Área de Apoio Geral, Direção Técnica) NCA Núcleo de Compras e Aprovisionamento NGMCC Núcleo de Gestão do Museu e Centro de Congressos NMCI Núcleo de Mobilidade e Cooperação Internacional NME Núcleo de Multimédia e e-Learning (DSI) PE Núcleo de Parcerias Empresariais (Área de Transferência de Tecnologia, TT) RT Request Tracker - Sistema de rastreio e gestão de pedidos recebidos por e-mail TP Campus do Taguspark (Técnico, Polo de Oeiras) Técnico Instituto Superior Técnico, IST

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Data: set.2014 Verificado: Palmira Silva Página: 6

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Legislação Aplicável

Legislação Descrição

Regulamento de Organização e de Funcionamento dos Serviços de Natureza Administrativa e de Regula a organização e funcionamento dos serviços Apoio Técnico do Instituto de natureza administrativa e de apoio Técnico do Superior Técnico; Diário da Instituto Superior Técnico, nos termos do artigo 9.º República, 2.ª série — N.º 47 — do referido Regulamento, que constitui o anexo n.º 2 9 de março de 2010; Despacho aos dos Estatutos do Instituto Superior Técnico, n.º 4207/2010, publicados no Diário da República, 2.ª série, n.º 17.º, Alterado pelo Despacho n.º de 26 de Janeiro de 2010. 1696/2014 (DR, 2.ª série — N.º 23 — 3 de fevereiro de 2014

LBSE - Lei de Bases do Sistema Educativo. Normativas que regulamentam o Sistema Educativo Lei nº 46/86 de 14 de outubro Português. (Subsecção III – Ensino Superior)

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Volume: 8 - ACI MANUAL DE PROCEDIMENTOS Revisão n.º 01-14 Data: set.2014

Mapa de Atualização do Documento

Resultado/ Responsável O quê Quando Como RegTécnicoo André Pires & Atualização do Rever legislação Inês Valente & volume 8 Proposta de Anualmente e adequação dos Sarah Saint- /capítulo 1/ alteração processos Maxent Processo 1 Atualização do Rever legislação volume 8/ Proposta de André Pires Anualmente e adequação dos capítulo 1/ alteração processos Processo 2 Atualização do Rever legislação André Pires & volume 8/ Proposta de Anualmente e adequação dos Rita Melo capítulo 1/ alteração processos Processo 3 André Pires & Maria João Atualização do Rever legislação Piñeiro & volume 8/ Proposta de Anualmente e adequação dos Sofia capítulo 1/ alteração processos Cabeleira & Processo 4 MJF Atualização do Rever legislação Fátima Proposta de volume 8/ Anualmente e adequação dos Rodrigues alteração capítulo 2 processos Diogo Atualização do Rever legislação Henriques & volume 8/ Proposta de Anualmente e adequação dos Duarte Donas- capítulo 3/ alteração processos Boto & MJF Processo 1 Atualização do Duarte Donas- Rever legislação volume 8/ Proposta de Boto & Maria Anualmente e adequação dos capítulo 1/ alteração José Ferrão processos Processos 2 e 3 Atualização do Filipe Melo & Rever legislação volume 8/ Proposta de Maria José Anualmente e adequação dos capítulo 1/ alteração Ferrão processos Processo 4

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Data: set.2014 Verificado: Palmira Silva Página: 8

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Volume: 8 - ACI Capitulo 1 – Gabinete de MANUAL DE PROCEDIMENTOS Comunicação e Relações Públicas

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Capítulo 1 – Gabinete de Comunicação e Relações Públicas

O GCRP tem como principais atividades:

 Gestão da comunicação, da informação e da publicidade do Técnico;  Administração das relações públicas, através da organização de eventos e ações de merchandising para a projeção da imagem do Técnico.

Processo 1 - Marketing e Comunicação

A área de marketing e comunicação promove a divulgação das atividades mais relevantes desenvolvidas na Escola, com ênfase no ensino, investigação, empreendedorismo e internacionalização. O Técnico continua empenhado numa comunicação eficaz das suas atividades, promovendo a produção e dinamização de informação a nível interno e externo, de forma a consolidar a sua imagem de Instituição de referência a nível nacional e internacional.

Subprocesso 1.1 – Gestão da divulgação de notícias e eventos

No âmbito da sua estratégia de comunicação, o Técnico tem uma política de divulgação de conteúdos utilizando como plataforma o website da Escola e as respetivas redes sociais.

1. O requerente submete a informação utilizando o formulário online ou via e-mail ([email protected]) com uma antecedência mínima de 5 dias úteis; 2. O GCRP analisa a informação submetida e define qual o meio mais adequado para a sua divulgação. 3. Após validação, a informação é inserida, em versão bilingue, na plataforma Fénix, através do portal “Gestão do Website”, permitindo:

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a) A visualização da página de entrada do Website; b) Publicação no Website do Técnico e respetiva difusão nas redes sociais (facebook, linkedin e twitter); c) Divulgação junto aos meios de comunicação social.

Subprocesso 1.2 - E-mails enviados à comunidade Técnico

Informação institucional do interesse de alunos, docentes, investigadores e antigos alunos no âmbito de atividades académicas e de ID&I, bem como de eventos culturais relevantes a decorrer nos campi: 1. O requerente submete a informação via e-mail ([email protected]); 2. O GCRP analisa a informação submetida e define se se justifica o envio da mesma; 3. Após validação, o GCRP define, de entre as mailing lists existentes, quais os destinatários. 4. O envio é realizado com recurso ao portal “Comunicação”, a partir do remetente Técnico Lisboa (Gabinete de Comunicação e Relações Públicas) E-mail [email protected].

Semanalmente, à segunda-feira, o GCRP passou a enviar a toda a Escola uma informação em formato de Agenda, que compila todas as iniciativas e eventos mais relevantes a decorrer ao longo de cada semana nos campi.

A Newsletter do Técnico é enviada a toda a Escola mensalmente. A seleção de conteúdos é realizada pelo GCRP e enviada ao NME a fim de os editar na imagem pré-definida. O seu envio é processado pelo NME em nome do GCRP (portal “Comunicação””).

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Subprocesso 1.3 – Gestão de pedidos inclusão de Banners no Website

São publicados banners no Website do Técnico para divulgação da informação institucional do interesse de alunos, docentes, investigadores e antigos alunos no âmbito de atividades académicas e de ID&I intrinsecamente ligada ao Técnico, entre outras relevantes. Deverão ser publicados banners que tenham interesse para o público externo e interno. Para uma comunicação eficaz não é permitida a inclusão em simultâneo de um número superior a cinco banners no Website do Técnico.

1. O requerente submete o pedido ao GCRP; 2. O GCRP avalia a pertinência do mesmo; 3. Caso o pedido seja autorizado por parte do GCRP, o NME produzirá a imagem gráfica do banner, o qual depois de validado pelo GCRP será colocado online no Website do Técnico; 4. O banner contém em si um link para informação mais detalhada elaborada pelo GCRP ou pelo requerente.

Subprocesso 1.4 – Plano de Meios

O Plano de Meios pretende definir a estratégia de comunicação do Técnico junto do exterior, através da compra de espaço publicitário, privilegiando a Internet (media online), enquanto meio mais eficaz na divulgação da sua oferta formativa do Técnico, revelando índices de eficácia excecionais.

Elaboração do Plano de Meios do Técnico:

a) Definição dos diversos públicos-alvo; b) Definição dos objetivos; c) Definição do budget alocado ao Plano de Meios;

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d) Seleção dos meios; e) Calendarização da campanha; f) Envio do Plano ao Conselho de Gestão para aprovação; g) Após aprovação por parte do Conselho de Gestão, envio do briefing criativo ao NME para produção gráfica; h) Início do processo de abertura da proposta para aquisição de bens e serviços (o procedimento adotado terá por base o valor estimado, alocado ao Plano de Meios) através do Núcleo de Compras e Aprovisionamento do Técnico (NCA).

Subprocesso 1.5. - Produção de Conteúdos

No âmbito da valorização da imagem, o Técnico aposta na publicação de material promocional, de forma inovadora e atrativa, sobre as atividades de ensino e I&DI desenvolvidas na Escola, existindo sempre uma preocupação inequívoca com a qualidade gráfica das publicações editadas. A produção do material gráfico fica a cargo do NME.

No âmbito da estratégia de comunicação adotada, o GCRP investe numa política de informação, de uma forma harmonizada, procedendo à produção de conteúdos para inclusão no Website da Escola, bem como nas diversas publicações (e.g. newsletter do Técnico, blog e revista bimestral Valores Próprios), editadas pelo Técnico.

1. O requerente envia o pedido de produção de conteúdos ao GCRP; 2. O GCRP produz os respetivos conteúdos; 3. O GCRP envia ao requerente para aprovação; 4. Após aprovação, os conteúdos são publicados no espaço a que se destinam.

A supervisão e atualização da informação publicada no website do Técnico, em geral, é realizada pelo GCRP, enviando os pedidos de correção ou novos textos para o NME que trata da sua implementação no backoffice do website. Após as alterações estarem on-line, cada nova inclusão é validada pelo GCRP.

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Processo 2 – Media

O Técnico continua empenhado em projetar a sua imagem junto da sociedade em geral, através da criação de uma network que dinamize uma relação mais próxima com os Media. Essa comunicação assume diversas formas, nomeadamente através da publicação de notas de imprensa, reportagens, artigos de opinião sobre as atividades desenvolvidas de ensino, ciência e tecnologia e de I&DI.

A área de Media divide-se em dois grandes grupos de atividade:

1) Promoção e divulgação de notícias e eventos que decorrem, direta ou indiretamente, da atividade do Técnico e seus investigadores; 2) Promoção de entrevistas com pessoas cuja atividade importa destacar, com vista à promoção geral da Instituição.

O Clipping é também uma ferramenta importante no âmbito da área de assessoria de imprensa, através do qual se divulgam as iniciativas do Técnico que mereceram maior destaque nos media.

Subprocesso 2.1 - Promoção e divulgação de notícias nos media

1. Os pedidos para divulgação são efetuados pelos Departamentos ou criados pelo GCRP, tendo sempre em conta a promoção e divulgação do Técnico;

2. Tendo o(s) objetivo(s) definido(s), procede-se à elaboração de um Press Release e escolha dos meios de informação para os quais será enviado;

3. Após o envio do Press Release é necessário proceder-se a contactos pessoais com os vários jornalistas, alertando para a importância do objetivo em questão.

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É feito o follow-up do trabalho realizado, procedendo-se a contactos adicionais com os jornalistas, se necessário.

Subprocesso 2.2 - Promoção de entrevistas

1. Na promoção de entrevistas, é definido pelo proponente ou pelo GCRP o tema ou âmbito da investigação que se pretende destacar; 2. O GCRP estabelece os contactos necessários à realização da(s) entrevista(s) aos jornalistas que trabalham a área em questão; 3. Em caso de não existir interesse por parte do jornalista a quem se propôs o trabalho, avança-se para outro(s) contacto(s) com jornalistas; 4. No caso de necessidade, cabe ao GCRP acompanhar a entrevista.

Subprocesso 2.3 – Clipping

1. O controlo dos resultados é feito com base na leitura diária dos meios de informação, bem como na pesquisa on line; 2. Posteriormente é enviado ao NME os PDF’s com os artigos a fim de serem introduzidos na página de Media do Técnico.

Processo 3 – Projeto Alumni

O Técnico reconhece o valor que os antigos alunos têm para o desenvolvimento e impacto do Técnico na sociedade. Desta forma, o Projeto Alumni promove a ligação entre os antigos alunos através da criação de uma rede de contactos, na perspetiva de:

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- Formação ao longo da vida; - Atualização de informação e conhecimentos; - Reforço de uma comunidade orientada para a produção científica e tecnológica.

Subprocesso 3.1 – Gestão do Portal Alumni

O Projeto Alumni deve manter e reforçar o acesso ao ‘Portal Alumni’, consistindo este portal numa ferramenta fundamental para o Técnico dispor dos contactos atualizados dos seus antigos alunos. O portal, por seu turno, cede aos antigos alunos a possibilidade de integrarem a rede de comunicação interna do Técnico.

1. Os antigos alunos inscrevem-se no Portal Alumni via formulário de registo alojado no Fénix com acesso através da secção Alumni do Website do Técnico; 2. No caso dos antigos alunos já constarem no sistema Fénix com uma ist ID, tendo o role ‘Alumni’ atribuído, o acesso ao portal é feito automaticamente após preenchimento de formulário com dados pessoais; 3. Quando os antigos alunos não se encontram ainda no Fénix com o role ‘alumni’, segue um pedido via RT para o Projeto Alumni. 4. O Projeto Alumni averigua junto Área Académica (AA) sobre a necessidade de solicitar a cópia do documento de identificação do antigo aluno; 5. Em caso de necessidade, o Projeto Alumni solicita cópia do documento de identificação ao antigo aluno; 6. Quando o antigo aluno não possui uma ISTid, a AA abre um processo para registo do antigo aluno no sistema, assegurando a validação da inscrição do antigo aluno e conclusão de matrícula do antigo aluno no Técnico através de pesquisa no sistema Aplica ou no Arquivo. 7. Após o registo estar concluído, a AA notifica o Projeto Alumni para que este último possa ajudar o antigo aluno nos primeiros acessos ao Portal.

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Subprocesso 3.2 – Análise das estratégias de comunicação e divulgação de informação

São gerados indicadores através do processamento automático da informação que dizem respeito ao número de novas inscrições no Portal Alumni. Os indicadores são atualizados diariamente e encontram-se disponíveis para consulta no Fénix, no Portal “Gabinete de Relações Públicas”, em estatísticas Alumni. Esta funcionalidade torna possível, de uma forma mais simples e célere, a análise do impacto que a informação enviada aos antigos alunos tem no número de novas inscrições no portal.

1. Para divulgação de notícias ou eventos, o GCRP, ou o Projeto Alumni em particular, envia um e-mail para a totalidade dos antigos alunos ou antigos alunos inscritos no Portal; 2. Para divulgação de notícias ou eventos de âmbito específico ou de interesse para alguns cursos apenas, o Projeto Alumni, ou outro requerente, solicita o envio de determinada informação ao Coordenador do respetivo Curso, o qual tem acesso à mailing list dos seus antigos alunos via Portal do Coordenador; 3. Após o envio da informação, analisa-se o impacto que a mesma tem nas inscrições no Portal Alumni através do gráfico do número de novos registos diários.

Subprocesso 3.3 – Atualização de conteúdos

A secção Alumni da página do Técnico deve apelar e ser consultada com regularidade por atuais e antigos alunos, bem como futuros alunos e o público em geral. Para o efeito, o Projeto Alumni procura disponibilizar notícias e testemunhos escritos e vídeo-gravados de antigos alunos e de atuais alunos envolvidos em atividades coordenadas pelo Projeto.

A secção Alumni procura também promover a ligação a outros canais oficiais de comunicação do Técnico e divulgar o calendário de atividades da comunidade Técnico.

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1. Através da colaboração com a Área de Estatísticas e Planeamento (AEP) do TÉCNICO, o Projeto Alumni seleciona antigos alunos da base de dados ‘Alumni em Destaque’ e envia convite ao antigo aluno para recolha de testemunho; 2. No caso de resposta positiva, a entrevista é feita ao antigo aluno via e-mail ou, em colaboração com o NME, a entrevista é feita pessoalmente e vídeo-gravada. 3. A proposta de edição final da entrevista carece de parecer por parte do responsável pelo GCRP; 4. Caso a proposta seja aprovada, a entrevista é publicada na secção Alumni da página do Técnico através do NME.

Subprocesso 3.4 – Coordenação de atividades com alumni

O reforço da ligação dos antigos alunos ao Técnico passa fundamentalmente pela organização de eventos que aproximeam os vários elementos da comunidade Técnico. 1. O Projeto Alumni, antigos alunos ou outros membros da comunidade Técnico enviam pedido/sugestão para a organização de determinado evento;

2. O Projeto Alumni avalia a exequibilidade do evento e apresenta proposta à Coordenação do CGRP;

3. Dependendo do evento em causa, o Projeto Alumni solicita o envolvimento dos Núcleos ou Gabinetes necessários ao sucesso das diferentes fases de organização do evento: a) organização; b) implementação; c) e avaliação do impacto do evento.

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Processo 4 – Relações Públicas

Subprocesso 4.1 – Organização de Eventos

No âmbito da organização de eventos, o Gabinete de Comunicação e Relações Públicas disponibiliza um conjunto de meios que permitem, com maior eficiência e de forma consistente, gerir as inúmeras tarefas a realizar.

O GCRP organiza eventos de raiz, tais como concertos e cerimónias académicas, e faculta apoio à organização de eventos do interesse da comunidade Técnico, no âmbito de atividades académicas, de ID&I e do exterior, através dos seguintes procedimentos gerais:

1. O requerente submete o pedido de apoio in loco ou via e-mail ([email protected]); 2. A Coordenação do GCRP analisa o pedido submetido e analisa as tarefas alocadas ao apoio à organização do evento, averiguando-se: a. O tipo de evento; b. Dia, hora e duração do evento; c. Escolha do local; d. Preparação do espaço; e. Apoio audiovisual e/ou fotográfico; f. Outros apoios a nível logístico. 3. O GCRP planeia e procede à divulgação interna e externa do evento, nomeadamente: a. Website do Técnico; b. Media/comunicação social; c. Convites; d. Posters; e. Folhetos/desdobráveis.

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4. No caso de eventos de grande dimensão e/ou elevada complexidade organizativa, é necessário que o pedido seja feito com uma antecedência de 10 dias úteis.

Subprocesso 4.2 – Merchandising

As ações de merchandising assumem hoje um papel fundamental na projeção da imagem das Instituições na medida em que constituem um fator central na difusão e consolidação das marcas. A aposta e o investimento nestas ações são cruciais, uma vez que estas funcionam como agentes dinamizadores na transmissão de informação, proporcionando uma maior visibilidade aos produtos, marcas ou serviços, sempre com o objetivo de motivar e influenciar as decisões de compra dos consumidores. O Técnico oferece uma vasta gama de produtos que podem ser adquiridos na Loja.

1. Conforme as necessidades identificadas (por exemplo, eventos a realizar pelos órgãos de gestão, apoio a atividades de alunos ou de professores, de grande abrangência – Conferências, etc.) ou especificamente do NAPE, tais como os projetos de captação de alunos, candidatos ao ensino superior e para a loja do Técnico, o GCRP propõe a aquisição de determinados artigos. Para o efeito, solicita autorização ao Conselho de Gestão para realizar a respetiva despesa, antes de consultar os fornecedores, que igualmente propõe contactar.

2. O GCRP estabelece os contactos necessários à recolha de orçamentos, acompanhados do mostruário dos artigos propostos. O NME é igualmente contactado nesta fase, para a apresentação de propostas gráficas, com vista à personalização de cada artigo.

3. Após a aprovação por parte do CG, é dado início ao processo de aquisição através da plataforma de compras do Técnico.

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MAPAS DOS PROCESSOS

Descrição do Processo: MARKETING E COMUNICAÇÃO Identificação Fluxo do processo Quando se (processo, Resultado/ Quem Quem Responsável procede/ Como se procede Rececionado Expedido subprocesso /regTécnicoo valida aprova /prazo de: para: procedimento) 1.1 Gestão da Após envio de Inês Valente Publicação divulgação de informação pelo Elaboração da Comunidade & Sarah Saint- no site do GCRP GCRP GCRP notícias e GCRP/ notícia/evento Técnico Maxent Técnico eventos /requerente 1.2 E-mails Após envio de Elaboração do Envio de enviados à informação pelo e-mail com a Comunidade Inês Valente email via GCRP GCRP GCRP/CG comunidade GCRP/ respetiva Técnico fénix Técnico /requerente informação 1.3 Pedidos de Após envio de inclusão de Publicação informação pelo Produção do Comunidade André Pires Banners no no site do NME GCRP GCRP/CG GCRP/ banner pelo NME Técnico Website do Técnico /requerente Técnico Reserva de Via elaboração Margarida 1.4 Plano de espaço GCRP/ Anualmente do respetivo GCRP GCRP/CG GCRP/CG Riscado Meios publicitário /CG plano na internet

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Volume: 8 - ACI Capitulo 1 – Gabinete de Comunicação e Relações MANUAL DE PROCEDIMENTOS Públicas

Revisão n.º 01-14 Data: set.2014

Identificação Fluxo do processo Quando se (processo, Resultado/ Quem Quem Responsável procede/ Como se procede Rececionado Expedido subprocesso /regTécnicoo valida aprova /prazo de: para: procedimento) Após pedido de Publicação André Pires Elaboração dos 1.5 Produção de conteúdo pelo da informa- GCRP/ GCRP/ & Margarida respetivos GCRP GCRP/CG Conteúdos requerente e por ção em diver- /requerente /NME Riscado conteúdos iniciativa GCRP sos meios

Descrição do Processo: MEDIA Identificação Fluxo do processo Quando se (processo, Resultado/ Quem Responsável procede/ Como se procede Rececionado Expedido Quem aprova subprocesso /registo valida /prazo de: para: procedimento) 2.1 Promoção e Após pedido de divulgação de informação pelo Contacto com os Publicação da Comunidade André Pires GCRP GCRP GCRP/CG notícias nos GCRP/ media notícia Técnico/media media /requerente Realização da Após pedido de André Pires & entrevista e 2.2 Promoção entrevista pelo Contacto com os Comunidade Sarah Saint- respetiva GCRP GCRP GCRP/CG de entrevista GCRP/ media Técnico/media Maxent publicação /requerente

André Pires & Leitura dos meios Publicação no 2.3 Clipping Diariamente GCRP GCRP GCRP GCRP Inês Valente de informação site do Técnico

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Volume: 8 - ACI Capitulo 1 – Gabinete de Comunicação e Relações MANUAL DE PROCEDIMENTOS Públicas

Revisão n.º 01-14 Data: set.2014

Descrição do Processo: PROJETO ALUMNI

Identificação Fluxo do processo Quando se (processo, Resultado/ Quem Quem Responsável procede/ Como se procede Rececionado Expedido subprocesso /registo valida aprova /prazo de: para: procedimento) Aquando pré- Inscrição do 3.1 Gestão do Cooperação entre DSI, Projeto Rita Melo registo do antigo antigo aluno DSI AA GCRP Portal Alumni AA e Projeto Alumni Alumni aluno no Portal Análise do gráfico n.º Rita Melo, Após envio de registos/dia tendo em Proposta de 3.2 Análise das Sofia informação pelo conta: meio de novas Coord. estratégias de Projeto Alumni ACI ACI/CG Cabeleira & GCRP/projeto comunicação utilizado; estratégias de GCRP comunicação André Pires Alumni informação enviada; comunicação evento realizado. Seleção de antigos 3.3 Atualização A redefinir por Novos AEP/Projeto Coord. Rita Melo alunos da base de dados ACI ACI/CG de conteúdos ACI conteúdos Alumni GCRP ‘Alumni em Destaque’ Planeamento da 3.4 Rita Melo & Após pedido de atividade, Coordenação Realização da Requerente/ Coord. Sofia requerente/ implementação e ACI ACI/CG de atividades atividade /Projeto Alumni GCRP Cabeleira /Projeto Alumni avaliação do impacto da com alumni mesma

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Volume: 8 - ACI Capitulo 1 – Gabinete de Comunicação e Relações MANUAL DE PROCEDIMENTOS Públicas

Revisão n.º 01-14 Data: set.2014

Descrição do Processo: RELAÇÕES PÚBLICAS

Identificação Fluxo do processo (processo, Quando se procede/ Como se Resultado/ Quem Quem Responsável Rececionado Expedido subprocesso /prazo procede /registo valida aprova de: para: procedimento) Após envio de Seguir passos Adesão ao Maria João 4.1 Organização Comunidade Comunidade GCRP/ GCRP/ pedido pelo mencionados no evento/N.º de Piñeiro de eventos Técnico/exterior Técnico/exterior /CG /CG GCRP/requerente subproc. 4.1. participantes Sofia Cabeleira 4.2 & Ana Merchandising ACI CG/ACI Rodrigues

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Volume: 8 - ACI Capitulo 2 – Núcleo de Gestão do MANUAL DE PROCEDIMENTOS Museu e Centro de Congressos

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Capítulo 2 – Núcleo de Gestão do Museu e Centro de Congressos

O NGMCC tem como principais atividades:

 Gestão das coleções de instrumentos científicos antigos do IST e colaboração com o NArQ para a preservação de espólios de antigos professores do IST;  Gestão dos espaços e equipamentos do CC do IST, providenciando todas as infraestruturas físicas necessárias à realização de eventos de carácter científico e Técnico, promovidos interna ou externamente;  Gestão dos equipamentos audiovisuais que equipam as salas de conferência, o Grande Auditório e a sala de videoconferência (Projeto-Estúdios da FCCN, Fundação para a Computação Científica Nacional);  Serviços de apoio aos eventos que decorrem no CC, nomeadamente serviços de cafetaria, almoços e outros.  Propor as aquisições que supram as necessidades de substituição de equipamentos que entram em falência, se tornaram obsoletos ou que visem proporcionar o acompanhamento da evolução tecnológica ou a melhoria dos serviços prestados.

Processo 1 – Preservação de coleções e espólios

O Técnico tem como objetivo preservar a sua memória e, nomeadamente, os espólios deixados, ou posteriormente doados por familiares, de antigos professores, as coleções de instrumentos científicos, que se encontram em reservas, alguns espaços nos Departamentos e em exposição na Sala de reuniões do Pavilhão Central, bem como um acervo de maquinaria e ferramentas, proveniente de oficinas, entretanto descativadas, situadas no Técnico.

Subprocesso 1.1 – Espólios Sempre que o NGMCC é contactado no sentido de serem recebidos espólios ou doações é realizada uma reunião, no Técnico ou não, para avaliar a dimensão, as características do conjunto e quais os objetivos de quem realiza o contacto.

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Todos os contactos são reportados superiormente, avaliado o interesse para o Técnico e possibilidade de guarda e preservação.

Quando o processo prossegue há o contacto com o NArQ, podendo passar a coordenação do mesmo para a sua alçada, colaborando o NGMCC apenas na prestação de informações ou apoios logísticos. Habitualmente a sequência é:

1. Reunião prévia,

2. Interesse do Técnico na aquisição,

3. Encontrar localização adequada para a aquisição,

4. Catalogação do espólio ou levantamento do conjunto a deslocar,

5. Acordo entre as partes e formalização da entrega, com assinatura de auto,

6. Acondicionamento em local próprio,

7. Catálogo da Coleção para eventual publicação.

Subprocesso 1.2 – Coleções As coleções de instrumentação antiga, material didático, máquinas e ferramentas provenientes dos vários departamentos e oficinas do Técnico, entre outras unidades, são limpas e revistas as suas condições de acondicionamento, no espaço de reservas do Museu, piso -2 do Complexo Interdisciplinar, na sala de reuniões e na zona do Centro de Congressos, periodicamente, pelo menos 3 vezes por ano e sempre que alguma intercorrência o justifique. São verificadas as condições de temperatura e humidade dos locais de acondicionamento.

Sempre que haja alguma alteração, em localização ou estado de conservação, é tomada nota na ficha da peça respetiva. Quando solicitado, é prestada colaboração no sentido de dar visibilidade ao acervo que se encontra à guarda do NGMCC.

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Processo 2 – Eventos no Centro de Congressos

A atividade do Centro de Congressos centra-se na realização de eventos para satisfação de necessidades da Escola em termos de congressos, workshops, sessões, apresentações, reuniões de projetos e outros, de dimensão variada e de necessidades de suporte também muito diversificada.

Há eventos que são realizados em parceria com entidades exteriores ao universo Técnico, gozando no entanto de condições de acesso privilegiado. Podem ainda ter lugar no CC eventos completamente exteriores desde que satisfaçam a condição de serem de cariz exclusivamente científico e/ou Técnico.

Subprocesso 2.1 – Marcações de eventos

A realização de qualquer evento nos espaços do CC passa sempre por um contacto (pessoal, telefónico ou por e-mail) informativo prévio para averiguar da disponibilidade do espaço e meios Técnicos e humanos, para o dia e hora requeridos.

Caso haja disponibilidade total para a solicitação, pode ser feita uma pré-reserva, se o interessado assim o entender. Para isso deve deixar o seu nome, o da realização e o contacto, telefónico e eletrónico, de preferência. A pré-reserva passa a efetiva após a receção pelos serviços do CC do formulário de reserva, devidamente preenchido e assinado pelo responsável e da sua validação.

As pré-reservas têm validade: até haver qualquer outra solicitação para o mesmo espaço e horário ou até um prazo máximo de 1 semana antes da data em causa. Em qualquer dos casos é realizado um contacto por parte dos serviços do NGMCC para esclarecer se a pré-reserva se mantém ou não; em caso positivo deve ser de imediato preenchido o formulário de reserva. São informados os outros potenciais interessados da situação em que se encontra o espaço e caso se mantenha o interesse deve ser de imediato preenchido o formulário de reserva, por estes últimos.

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A todos os eventos corresponde uma marcação, com as informações mais pertinentes, no calendário de realizações. Este é manipulado por todos os funcionários do CC, tendo todos total acesso à informação e privilégios.

Em eventos de dimensão média e alta, que envolvam preparações e montagens mais complexas e com diversas fases encadeadas, é aberto um ficheiro em PROJECT, com os diversos passos e com os funcionários associados a cada um, este só é encerrado no final da realização e aí vão sendo registados todos os acontecimentos associados aos eventos para eventual contabilização final de custos ou reposição de forma habitual de algum parâmetro que tenha sido modificado nas instalações, equipamentos ou formatações, durante o evento.

Eventos de grande dimensão carecem frequentemente de reuniões preparatórias, com visitas aos espaços, adaptações, ensaios e experiências com equipamentos e preparação de soluções para satisfazer as necessidades dos utentes. É também frequente a necessidade de elaboração de estimativas de custos que reflitam o orçamento que estará associado a cada evento, de forma a permitir aos organizadores a gestão de verbas.

Todos os documentos rececionados ou elaborados se encontram disponíveis em formato digita e armazenados num disco partilhado, de forma a facilmente serem consultados por todos os colaboradores do NGMCC.

Qualquer evento efetuado tem que ter associado:

 Um formulário de reserva,

 Um número interno, atribuído a quando da entrada do formulário,

 Uma estimativa de custo, com o mesmo número interno e que pode ir sendo alterada até à conclusão da realização.

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Subprocesso 2.2 – Marcações de videoconferências

Caso haja disponibilidade total para a solicitação, pode ser feita uma pré-reserva, se o interessado assim o entender. Para isso deve deixar o seu nome, o da realização e o contacto, telefónico e eletrónico, de preferência. A pré-reserva passa a efetiva após a receção pelos serviços do CC do formulário de reserva ser, devidamente preenchido e assinado pelo responsável, e da sua validação.

Subprocesso 2.3 – Aprovisionamentos

De forma a satisfazer as necessidades do CC, em termos de produtos perecíveis, são contabilizadas todas as semanas as necessidades e efetuada a programação das aquisições necessárias.

Estas são realizadas, consoante o volume, diretamente em grandes superfícies ou em comércio local sempre com intervenção e deslocação de colaboradores diretamente nos locais.

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Quanto menor os prazos de validade dos produtos mais próximo do evento são realizadas as compras, sendo feita a encomenda, quando a isso houver lugar, com dois dias de antecedência.

Subprocesso 2.4 – Preparação e montagem de espaços

Consoante o que é pedido em cada formulário de reserva e/ou o que se encontra referido no ficheiro PROJECT elaborado, com uma semana de antecedência são solicitadas eventuais intervenções externas e é programada a realização das montagens necessárias ao evento, de forma a permitir a realização dos eventos anteriores e posteriores nas melhores condições possíveis.

Subprocesso 2.5 – Realizações

Conforme o que se encontra no Regulamento de funcionamento do CC, o horário para realizações desenrola-se entre as 8.30 e as 18.00.

Há frequentemente necessidade da presença de colaboradores antes e/ou após este horário.

Nos dias em que se encontram eventos marcados é providenciada a presença dos colaboradores necessários ao suporte e apoio às diversas valências do mesmo: salas, cafetaria, equipamentos de audiovisuais e rede de internet por cabo durante todo o período em que este se encontre a decorrer.

Qualquer solicitação além do que está referido no formulário de reserva é apontada no formulário e no calendário da plataforma, caso a solicitação tenha podido ser satisfeita, para posteriormente ser contabilizada.

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Processo 3 – Contabilização de custos

No final de cada evento são apurados todos os consumos efetivamente feitos: salas, serviços de cafetaria e águas, equipamentos audiovisuais, horas extraordinárias e outros, com a contribuição de todos os colaboradores.

Subprocesso 3.1 – Emissão de apuramento final de custos Após o apuramento total de consumos e o lançamento destes valores na marcação do calendário é elaborada a estimativa final de custos e enviada à organização do evento para validar.

Para as realizações internas cobertas por Requisições internas, solicita-se que, se o apuramento final estiver correto, seja enviada prontamente a respetiva Requisição interna. Para as realizações em que seja necessária a emissão de fatura, caso os valores sejam validados, o processo é encerrado.

Subprocesso 3.2 – Envios à Área Contabilística e arquivamento Para os eventos cobertos por Requisição interna é enviada à Contabilidade Central o original da Requisição preenchida recebida, acompanhada por uma impressão da versão final da Estimativa de Custos, de forma a permitir a elaboração da Nota de Imputação Interna.

Quando há lugar à emissão de faturas estas são elaboradas tendo como base a impressão da versão final da Estimativa de Custos. Geralmente as faturas são enviadas aos destinatários pelos serviços da Contabilidade Central, mas pontualmente também os serviços do CC se encarregam disso, sobretudo se tal for solicitado pelos utilizadores do CC.

Processo 4 – Manutenções

As manutenções de equipamentos, espaços e áreas de serviço são realizadas segundo o plano recomendado pelos fabricantes ou sempre que necessário, conforme os casos.

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Também se encontra elaborado um plano periódico de manutenção, que contempla as grandes obras, não urgentes, no mês de agosto, em que, geralmente, não ocorrem eventos.

Processo 5 – Aquisições

A aquisição de equipamentos, para substituição do existente que se encontre avariado ou fora das especificações necessárias ou para reforço e melhoria dos serviços, passa sempre por um processo de aquisição, comum a qualquer outro serviço do Técnico.

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MAPAS DOS PROCESSOS

Descrição do Processo: PRESERVAÇÃO DE COLEÇÕES E ESPÓLIOS

Identificação Fluxo do processo (processo, Quando se procede/ Como se Resultado/ Quem Quem Responsável Rececionado Expedido subprocesso /prazo procede /registo valida aprova de: para: procedimento) Avaliação do interesse e da capacidade de Aceitação do Fátima Após contacto de receção pelo espólio, de Comunidade NGMCC/ 1.1 Espólios NArQ CG Rodrigues possível doador IST/contactos imediato ou a Técnico/exterior NArQ pessoais e prazo observação do espólio Observação das Mudança de Avaliações de condições das acondiciona- CG, se Fátima condições de 2 em 2 CG, se 1.2 Coleções coleções e dos mento e/ou NGMCC NGMCC necess Rodrigues meses e limpezas necessário espaços onde registo da ário anuais se encontram observação

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Descrição do Processo: EVENTOS NO CENTRO DE CONGRESSOS

Identificação Fluxo do processo (processo, Quando se procede/ Resultado/ Quem Quem Responsável Como se procede Rececionado Expedido subprocesso /prazo /registo valida aprova de: procedimento) para: Avaliação da possibilidade de Aceitação da aceitação, se marcação, de necessário imediato ou apresentação de condicionada Fátima alternativas em ou não Comunidade Comunidade Rodrigues & 2.1 Marcações Sempre que haja datas e horários. aceitação da Técnico Técnico NGMCC NGMCC Rita Castro & de eventos contacto Se necessário marcação, por /exterior Amélia Costa /exterior realização de incompatibilida contacto de com outras posterior de previamente informação e feitas. acerto. Avaliação da Aceitação da 2.1 Marcações possibilidade de marcação, de Comunidade Comunidade Luis Rafael & de Sempre que haja aceitação, se imediato ou Técnico/exteri Técnico NGMCC NGMCC Pedro Novais videoconferênci contacto necessário condicionada or as /exterior apresentação de ou não

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Identificação Fluxo do processo (processo, Quando se procede/ Resultado/ Quem Quem Responsável Como se procede Rececionado Expedido subprocesso /prazo /registo valida aprova de: procedimento) para: alternativas em aceitação da datas e ho-rários. marcação, por Se nessessário incompatibilida realização de de com outras contacto previamente posterior de feitas. informação e acerto. Todos os produtos Sempre que haja Realização de necessários Fátima necessidade de comprar de forma Comunidade 2.3 Aprovisiona- para a rea- Rodrigues & reposição de stocks a garantir os Exterior Técnico NGMCC NGMCC mentos lização do Amélia Costa ou eventos com serviços /exterior evento se serviços de cafetaria solicitados encontram disponíveis Fátima Sempre que os Mudança de Os espaços Rodrigues & 2.4 Preparação eventos impliquem mobiliário e apresentam-se Comunidade Comunidade Rita Castro & e montagem de mudança de equipamentos no dia do Técnico/exteri Técnico/exteri NGMCC NGMCC Amélia Costa & espaços configuração de entre salas, evento com o or or Luis Rafael & salas, halls e/ou armazéns e halls. aspeto

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Identificação Fluxo do processo (processo, Quando se procede/ Resultado/ Quem Quem Responsável Como se procede Rececionado Expedido subprocesso /prazo /registo valida aprova de: procedimento) para: Pedro Novais montagem de Montagem de solicitado placards placards, telas, ecrãs e cablagens. Abertura de portas. Apoio Realização de Fátima logístico ao eventos de Rodrigues & evento, acordo com o Comunidade Rita Castro & Sempre que haja Comunidade 2.5 Realizações organização e que foi Técnico/ NGMCC NGMCC Amélia Costa & marcações IST/exterior participantes. solicitado pela exterior Luis Rafael & Apoio Técnico ao organização Pedro Novais equipamento do mesmo. fornecido.

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Descrição do Processo: CONTABILIZAÇÃO DE CUSTOS Identificação Fluxo do processo (processo, Quando se procede/ Como se Resultado/ Quem Quem Responsável Rececionado Expedido subprocesso /prazo procede /registo valida aprova de: para: procedimento) Comunidade Fátima 3.1 Apuramento Sempre que termine NGMC NGMCC Técnico/exteri NGMCC Rodrigues final de custos um evento C or Sempre que termine 3.2 Envios à Fátima um evento sujeito a Área Área Comunidade Área Rodrigues & faturação ou se NGMCC Contabi Contabilística e Técnico/exterior Contabilística Amélia Costa rececione uma lística arquivamento Requisição Interna

Descrição do Processo: MANUTENÇÕES Identificação Fluxo do processo (processo, Quando se procede/ Como se Resultado/ Quem Quem Responsável Rececionado Expedido subprocesso /prazo procede /registo valida aprova de: para: procedimento) Fátima Seguindo o Totalidade do Rodrigues & 4. Se recomendado ou esquema equipamento Comunidade NGMCC NGMCC NGMCC Luis Rafael & Manutenções necessário proposto pelo está IST/exterior Pedro Novais fabricante ou operacional

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Data: set.2014 Verificado: Palmira Silva Página: 36

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Descrição do Processo: AQUISIÇÕES Identificação Fluxo do processo (processo, Quando se procede/ Como se Resultado/ Quem Quem Responsável Rececionado Expedido subprocesso /prazo procede /registo valida aprova de: para: procedimento) Quando há necessidade de Processo de 5. Aquisições de substituir equipam- Fátima aquisição - equipamentos entos, por avaria Aquisição NGMCC Exterior CG CG Rodrigues plataforma do novos sem reparação ou Técnico por estarem fora da especificação

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Capítulo 3 – Núcleo de Apoio ao Estudante

O NAPE tem como principais atividades:

 Organização e apoio ao processo de matrículas;  Programa do Mentorado para integração dos alunos de 1º ano e alunos internacionais;  Divulgação do Técnico junto dos alunos do ensino secundário;  Protocolos com entidades culturais.

Processo 1 – Matrículas e Inscrições no Técnico

O NAPE disponibiliza em cada ano letivo as informações relativas às matrículas e inscrições no Técnico em ambos os campi, para os novos alunos colocados pela primeira vez no 1.º ano, através do Concurso Nacional (CNAES) na sua página.

Posteriormente publicita também o n.º de vagas para os alunos das fases seguintes e respetivas datas de matrícula e inscrição, bem como todas as informações necessárias.

Subprocesso 1.1 – Organização dos processos e Apoio às matrículas

Depois de o aluno consultar o resultado da sua candidatura publicado pela Direcção-Geral do Ensino Superior em www.dges.mctes.pt/coloc/2014/ deverá informar-se sobre os procedimentos a efetuar no Técnico.

A organização desses procedimentos é realizada até ao fim do mês de julho anterior, com o objetivo de centralizar num mesmo espaço as diferentes etapas para cada novo aluno poder realizar “Os Primeiros Passos no Técnico” (considerados pela Escola como os mais importantes para o início da sua vida académica).

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1. O NAPE assegura a articulação entre as diferentes entidades que participam no processo de matrícula e inscrição dos novos alunos do 1.º ano, colocados através do Concurso Nacional (CNAES), designadamente reunindo-se com a AA, o CP, a DSI, a AA e o GATu.

2. O NAPE contacta igualmente com o Santander Totta, entidade bancária que assegura a emissão do cartão de estudante a todos os alunos do Técnico, a fim de acordar datas e os recursos necessários, para além da AEIST/BPI.

3. Por fim, o NAPE assegura que todas as entidades estejam instaladas e operacionais para a concretização dos diferentes Passos definidos.

4. Estes Passos são materializados num documento que à entrada do Salão Nobre é entregue a cada novo aluno por uma equipa de Guias que os elucidam.

Os Guias, bolseiros do Técnico (alunos de anos mais avançados, que colaboram em permanência com o NAPE), facultam atendimento personalizado, entre as 9:00h e as 17:00h, na Receção que fica à entrada do Pavilhão Central (campus Alameda), onde conseguem transmitir a muitos dos novos alunos o que precisam para realizar a sua matrícula e inscrição.

Processo 2 – Programa de Mentorado

O Núcleo de Apoio ao Estudante visa um acompanhamento efetivo e integração dos alunos na sua entrada na Universidade, bem como o esclarecimento de dúvidas e propostas de resolução dos problemas inerentes a esta nova etapa da vida do estudante.

Conducente ao êxito deste percurso, o NAPE tem um Programa de Mentorado que conta com a colaboração de alunos de anos mais avançados, os Mentores, que facilitam a integração dos alunos de 1º ano, promovendo a sua inclusão e eficaz socialização na

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Revisão n.º 01-14 Data: set.14

escola, nomeadamente aqueles que se deslocaram de outros pontos do país ou estrangeiros.

Este acolhimento por parte de quem já experienciou as vivências académicas resulta igualmente num melhor desempenho académico.

Subprocesso 2.1 – Seleção e atividades dos Mentores

Para assegurar o sucesso das iniciativas realizadas no âmbito do Programa de Mentorado, os procedimentos inerentes à candidatura e eleição dos Mentores são os que se seguem:

1. Todos os anos letivos (no mês de maio), o NAPE publicita a abertura das inscrições para novos mentores do ano letivo seguinte, na página Web e através de cartazes que são afixados no campus.

2. As inscrições são realizadas on-line, consoante o curso de cada Mentor, na medida que cada grupo de Mentorado é composto por mentores e mentorandos do mesmo curso. São igualmente recolhidas inscrições de mentores, em especial por já terem sido já alunos Erasmus no estrangeiro ou serem alunos PALOP de um ano mais avançado, podendo estes fazer um acompanhamento mais eficaz a novos alunos estrangeiros que venham estudar para o Técnico.

3. No fim do prazo anunciado, os candidatos são contactados por e-mail e convocados para um primeiro encontro com a equipa do NAPE [responsável pelo programa e Guias (bolseiros do Técnico que colaboram em permanência com o NAPE, que supervisionam a prestação de mentores)].

4. Em Setembro, a primeira tarefa dos mentores, em regime de voluntariado, é a participação e apoio no processo de inscrição dos alunos de primeiro ano (descentralizado da secretaria).

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Revisão n.º 01-14 Data: set.14

5. Os mentores terão o primeiro contacto formal com os mentorandos (1º ano) no 1º dia de aulas. Com os alunos estrangeiros (ERASMUS e PALOP) esse primeiro contacto é feito aquando do apoio necessário à procura de alojamento, dias antes do início de cada semestre.

6. Como complemento a todo o processo, na primeira semana de aulas do ano letivo é organizada uma Sessão de Boas-Vindas cujo público-alvo são todos os novos alunos do 1.º ano e internacionais. Para estes, em cada ano letivo, poderão ser ainda organizadas outras atividades, ainda que sem carácter permanente (como Caminhada, Feira do Livro usado, Recitais de Música dinamizados por alunos e outro pessoal do Técnico (em regime de voluntariado), e Torneio de Futebol).

7. Para alunos internacionais, o NAPE organiza uma atividade específica, denominada “International Café”, composta por quatro sessões em cada semestre.

8. No que respeita ao apoio específico aos alunos estrangeiros que integram o Programa Athens, o NAPE é responsável pela organização da designada “European Dimension”, em novembro e março.

Subprocesso 2.2 – Sessão de Boas-Vindas

Evento organizado para dar as boas-vindas aos novos alunos, na primeira semana de aulas. O objetivo é receber e ajudar a integrar os novos alunos no Técnico através de um ambiente descontraído e divertido, complementando a receção iniciada na semana das matrículas e inscrições, fomentando-se o convívio entre os alunos de 1.º ano, Mentores e Guias do NAPE, bem como novos alunos estrangeiros.

1. Esta atividade começa a ser planeada por uma equipa de três Guias, designada para o efeito, até ao final do ano letivo anterior. Nesta fase são enviados diversos

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pedidos de patrocínio a entidades externas, com vista a minimizar os custos envolvidos.

2. A atividade divide-se entre o espaço exterior junto ao Pavilhão de Ação Social, o bar explorado pela AEIST e o terraço contíguo, bem como o jardim de Química, pelo que é necessário confirmar antes a disponibilidade dos referidos espaços numa mesma data previamente selecionada (da primeira semana de aulas do calendário escolar do 1.º ano).

3. Contra uma comparticipação simbólica, recolhida no ato de matrícula e inscrição, cada aluno tem direito a participar do convívio onde se lancha.

4. Os mentores participam e ajudam na sua realização, juntamente com o NAPE, passando por dinamizar momentos lúdicos e de diversão que contribuam para uma maior socialização e integração entre os estudantes.

Subprocesso 2.3 – O International Café

O International Café destina-se aos alunos estrangeiros e aos seus mentores e tem como objetivo fomentar o convívio. Para o efeito, o NAPE organiza entre três a quatro sessões por semestre. 1. Na 1ª sessão, os guias do NAPE fazem uma apresentação de Portugal para os alunos internacionais que se organizaram por países fazendo uma pequena apresentação dos mesmos. De seguida organiza-se uma pequena mostra da gastronomia portuguesa. 2. Na 2ª sessão organiza-se um jantar num bairro típico de Lisboa com Karaoke. 3. Na 3ª sessão os alunos vão a uma casa de fados. 4. Na 4ª sessão, para divulgar a cultura portuguesa, organiza-se uma atividade que promove a tradição portuguesa, como a Festa de São Martinho.

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Subprocesso 2.4 – Athens

A rede ATHENS foi criada em 1986 e é atualmente composta por 14 universidades Europeias de ciência e tecnologia e tem como principal objetivo a promoção do intercâmbio de estudantes, professores e investigadores. Este programa consiste em cursos intensivos com a duração de uma semana, podendo-se optar pela sessão que se realiza em março ou em novembro.

Neste contexto, o NAPE organiza um fim-de-semana cultural, designado “European Dimension” (parte integrante de cada curso) com o objetivo de mostrar aos estudantes internacionais um pouco de Lisboa e Sintra, dando a conhecer sítios como Alfama, Torre de Belém, Mosteiro dos Jerónimos, Parque das Nações e Quinta da Regaleira, proporcionando assim o contacto com cultura Portuguesa, em colaboração com o NMCI.

Processo 3 – Divulgação

Através de iniciativas de informação e esclarecimento, visando a promoção do Técnico junto dos potenciais candidatos a alunos e, também, dos impulsionadores e motivadores da sua candidatura, pretende-se captar para o Técnico os estudantes mais preparados para realizar com sucesso um curso de engenharia.

Com este processo pretende-se divulgar o Técnico e a sua oferta formativa e também disponibilizar aos candidatos ao ensino superior informações importantes que lhes permitam aferir, com o maior rigor possível, qual o curso universitário que pretendem seguir.

O Plano de Divulgação (projeto de Captação de alunos) traduz-se quer em deslocações a estabelecimentos de ensino secundário, quer em visitas de estudo ao campus do Técnico,

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dinamizadas por colaboradores do NAPE, devidamente identificados em todas estas ações com vestuário, merchandising, marca Técnico, e um crachá com o respetivo nome.

Complementarmente, em colaboração com a Reitoria da Universidade de Lisboa, o NAPE participa na organização e dinamização de programas igualmente destinados a alunos do ensino secundário, que envolvem todas as escolas da universidade, designadamente a iniciativa “Verão na ULisboa” que decorre no mês de julho, em duas semanas.

Subprocesso 3.1 – Visitas às escolas

Uma das vertentes da ação de divulgação do Técnico consiste na deslocação da equipa do Plano de Divulgação (Guias) a estabelecimentos de ensino secundário previamente selecionados e/ou a convite dos mesmos, antes de os alunos tomarem qualquer decisão relativa à sua entrada na Universidade.

As visitas às Escolas Secundárias, previamente selecionadas através de critérios pré- -definidos ou por solicitação das próprias escolas, são concretizadas através da apresentação de um powerpoint, efetuada por dois guias e montagem de um stand, no qual se disponibiliza material informativo, dando oportunidade de conhecer a oferta dos cursos ministrados no Técnico. Dada a formação adquirida, a equipa de Guias do NAPE está apta a apresentar informações sobre todos os cursos, em especial de 1.º Ciclo e Ciclo integrado (ciclos a que se poderão candidatar ao CNAES os potenciais interessados).

1. O responsável pelo Plano de Divulgação analisa cada um dos pedidos que nos são submetidos (cada vez em maior número dado o volume de solicitações por parte de outras universidades que recebem atualmente), contactando telefonicamente a pessoa responsável, em especial no sentido de otimizar a deslocação do Técnico através da inclusão de uma apresentação em sala ou palestra a realizar pelos Guias.

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2. Depois de se considerar determinada visita como importante para o Técnico (designadamente, por ser uma escola que coloca habitualmente muitos alunos no

Técnico, e com boas classificações), procede-se ao contacto com o NSG a fim de ser reservado transporte para a data em causa.

3. Cada visita planeada é atribuída a uma equipa de dois Guias, conforme suas disponibilidades académicas. Posteriormente, estes Guias recolhem todas as informações necessárias a cada visita, preparando também o material informativo em suporte de papel a distribuir e, ainda, alguns brindes com a marca Técnico. Para além do stand, transportam também um portátil e um projetor de vídeo a fim de mostrarem a apresentação.

4. No fim de cada visita, aquando do regresso ao Técnico, cada equipa preenche um formulário interno a título de relatório de visita.

Subprocesso 3.2 – Visitas de estudo ao Técnico

No âmbito deste projeto, o NAPE organiza igualmente diversas visitas de estudo ao Técnico, em que os grupos de alunos do ensino secundário e seus professores são acompanhados e conduzidos por elementos da equipa de Guias, tomando algum contacto com a realidade académica e divulgando os cursos existentes, de forma a motivar os alunos para o Técnico.

1. Estas solicitações são remetidas ao NAPE, que disponibiliza on-line um formulário para o efeito. 2. Consoante as áreas de interesse, o NAPE contacta com o responsável para as relações externas ou similar dos departamentos em causa a fim de organizar em termos de tempo e espaço cada visita requerida.

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3. À chegada ao Técnico, cada grupo de alunos e docentes da escola é recebido e acolhido pelos Guias do NAPE (dois elementos ou mais, consoante a dimensão de cada grupo), que os acompanham até ao fim da visita e permanecem com eles em cada momento da mesma. Neste sentido, os visitantes conseguem interagir com os Guias, inclusivamente sobre o acesso e ingresso no Técnico.

4. A cada um dos visitantes, cada equipa de Guias prepara atempadamente um saco Técnico onde inclui o material informativo disponível e algum brinde marca Técnico, podendo aos professores disponibilizar material para a Biblioteca da escola, por exemplo.

Processo 4 – Parcerias Culturais

O NAPE estabelece diversas parcerias com o intuito de promover e proporcionar uma maior participação dos estudantes em atividades culturais, para além da sua atividade académica. Alguns dos protocolos já celebrados pelo NAPE abrangem os alunos, os docentes e investigadores, os não docentes e bolseiros, e os alumni do Técnico, proporcionando assim à população do Técnico a aquisição de bilhetes para espetáculos e atividades culturais com especiais condições de acesso, mediante a devida identificação.

1. Os interessados em requisitar bilhetes deverão dirigir-se a cada uma das bilheteiras das entidades convencionadas e identificar-se como pertencente à comunidade Técnico. 2. Em substituição do cartão de estudante válido, os alunos podem apresentar uma declaração de inscrição emitida pela Área Académica (Secretaria) ou Núcleo de Pós-Graduação e Formação Contínua (Direção Académica).

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3. No caso dos docentes e investigadores e dos não docentes e bolseiros a declaração, que comprove o seu vínculo ao Técnico, deve ser emitida pelo Núcleo respetivo que compõe a Área Especializada de Recursos Humanos da DRH. Os pedidos de declarações/documentos são feitos para o e-mail [email protected] (conforme informação apresentada no site da DRH). 4. Os alumni deverão estar inscritos no respetivo portal e enviar o seu pedido para o e-mail [email protected] (com nome completo, seu número enquanto aluno do Técnico, e um contacto telefónico).

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MAPA DOS PROCESSOS

Descrição do Processo: 1 - MATRÍCULAS E INSCRIÇÕES (NOVOS ALUNOS DO 1.º ANO COLOCADOS PELO CNAES E ALUNOS ESTRANGEIROS QUE VÊM ESTUDAR UM OU DOIS SEMESTRES AO ABRIGO DE PROGRAMAS DE INTERCÂMBIO)

Identificação Fluxo do processo Quando se (processo, Resultado/ Quem Responsável procede/ Como se procede Rececionado Expedido Quem aprova subprocesso /RegTécnico valida /prazo de: para: procedimento) 1.1 Planeamento, Diogo Organização Datas definidas organização e Henriques & NAPE/CP/ dos processos no Calendário implementação Matrículas Novos alunos Técnico NAPE Duarte Donas- CG e apoio às Escolar de atendimento Boto & Guias matrículas personalizado

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Descrição do Processo: 2 - PROGRAMA DE MENTORADO

Identificação Fluxo do processo Quando se (processo, Resultado/ Quem Responsável procede/ Como se procede Rececionado Expedido Quem aprova subprocesso /RegTécnico valida /prazo de: para: procedimento) 2.1 Esclarecimento A partir de maio Seleção e de dúvidas e Êxito na anterior até ao Novos Alunos TÉCNICO NAPE NAPE/ACI atividades dos resolução de integração fim do ano letivo Mentores problemas 2.2 Festa organizada Êxito na Sessão de Início das aulas pelos Guias para Novos Alunos TÉCNICO NAPE NAPE/CG integração Duarte Donas- Boas-Vindas os novos alunos Boto & Guias Organização de 2.3 International 3 a 4 Sessões Vários eventos Êxito na Novos Alunos TÉCNICO NAPE NAPE/ACI Café por Semestre culturais e de integração convívio Organização de 2.4 1 vez por Êxito na um fim de Novos Alunos TÉCNICO NAPE NAPE/ACI Athens Semestre integração semana cultural

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Descrição do Processo: 3 - DIVULGAÇÃO

Identificação Fluxo do processo Quando se (processo, Resultado/ Quem Responsável procede/ Como se procede Rececionado Expedido Quem aprova subprocesso /RegTécnico valida /prazo de: para: procedimento) 3.1 e 3.2 Promoção do Duarte Donas- Visitas às Escolas Contactos com as TÉCNICO para Boto & Filipe escolas e de Ano letivo Secundárias Técnico Técnico NAPE/ACI escolas potenciais Melo & Guias Estudo ao /Técnico candidatos Técnico

Descrição do Processo: 4 – PARCERIAS CULTURAIS

Identificação Fluxo do processo Quando se (processo, Resultado/ Quem Responsável procede/ Como se procede Rececionado Expedido Quem aprova subprocesso /RegTécnico valida /prazo de: para: procedimento) Filipe Melo & Inscrição e Participação em 4 Parcerias Datas dos Comunida Encarnação atribuição de atividades Técnico NAPE NAPE/ACI culturais espetáculos de escolar Francisco bilhetes culturais

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