Delegatura w Białymstoku LBI-4101-10-01/2012 P/12/134 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytuł kontroli P/12/134 – Funkcjonowanie funduszy sołeckich Jednostka Delegatura Najwyższej Izby Kontroli w Białymstoku przeprowadzająca kontrolę Kontrolerzy Beata Pawłowska, specjalista kontroli państwowej, upoważnienie do kontroli nr 080131 z dnia 05 czerwca 2012 r. Andrzej Juchnicki, doradca ekonomiczny, legitymacja służbowa nr 11840 [Dowód: akta kontroli str. 1] Jednostka Urząd Gminy Juchnowiec Kościelny, ul. Lipowa 10, 16-061 Juchnowiec Kościelny kontrolowana (zwany w dalszej treści „Urzędem”) Kierownik jednostki Krzysztof Marcinowicz, Wójt Gminy Juchnowiec Kościelny (zwany dalej „Wójtem kontrolowanej Gminy”) [Dowód: akta kontroli str. 2] II. Ocena kontrolowanej działalności 1 Ocena ogólna Najwyższa Izba Kontroli ocenia negatywnie funkcjonowanie funduszu sołeckiego („funduszu) w Gminie Juchnowiec Kościelny w latach 2010 – 2012 (I półrocze). Uzasadnienie W okresie objętym kontrolą w Urzędzie terminowo tworzono fundusz na lata 2010 – oceny ogólnej 2012 oraz prawidłowo wykorzystano środki funduszu w 2010 i w I półroczu 2012 roku. Stwierdzone nieprawidłowości polegały na: błędach w ustaleniu wysokości środków funduszu przypadających sołectwom, wykorzystaniu w 2011 roku środków funduszu w kwocie 36.965,07 zł na przedsięwzięcia realizowane na podstawie wniosków, które nie spełniały wymogów określonych w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 20 lutego 2009 r. o funduszu sołeckim2, ujęciu we wniosku do Wojewody Podlaskiego o zwrot części wydatków poniesionych w ramach funduszu w 2011 roku kwoty o 38.062,22 zł wyższej od należnej. III. Opis ustalonego stanu faktycznego 1. Organizowanie funduszu sołeckiego 1.1. Tworzenie funduszu sołeckiego Opis stanu Rada Gminy w terminach określonych w art. 6 i art. 1 ust. 1 ustawy o fs podjęła faktycznego uchwały w sprawie wyodrębnienia funduszu w budżecie Gminy na lata 2010, 2011, 2012, tj. odpowiednio: 23 czerwca 2009 r., 3 marca 2010 r. i 10 marca 2011 r. [Dowód: akta kontroli str. 3] Inicjatorem wyodrębnienia funduszu w budżecie Gminy był Wójt Gminy. [Dowód: akta kontroli str. 3] 1 Najwyższa Izba Kontroli stosuje 3-stopniową skalę ocen: pozytywna, pozytywna mimo stwierdzonych nieprawidłowości, negatywna 2 Dz. U. Nr 52, poz. 420 ze zm., zwana w dalszej treści „ustawą o fs” 2 Uchwały w sprawie wyrażenia zgody na wyodrębnienie w budżecie Gminy na lata 2010 i 2011 przekazano Regionalnej Izbie Obrachunkowej, a na 2012 rok Wojewodzie Podlaskiemu, z zachowaniem terminu wynikającego z art. 90 ust. 1 w związku z art. 86 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym3. Organy te nie wniosły uwag do treści ww. uchwał4. [Dowód: akta kontroli str. 4-7] Wysokość funduszu (według uchwał budżetowych) wynosiła w 2010 r. – 409.473 zł, w 2011 r. – 432.652 zł i w 2012 r. – 431.237 zł. Rada Gminy nie dokonywała w tych latach zmian wielkości funduszu, na podstawie art. 3 ust. 1 ustawy o fs. Kwota funduszu uchwalona na 2010 i 2011 rok stanowiła równowartość sumy szacowanych kosztów przedsięwzięć ujętych w zaakceptowanych wnioskach sołectw (niższa od kwoty maksymalnej), natomiast na 2012 rok była równa kwocie wyliczonej na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy o fs. [Dowód: akta kontroli str. 8-21, 49-55] Ustalone W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nie nieprawidłowości stwierdzono nieprawidłowości. 1.2. Rozdysponowanie środków funduszu sołeckiego na sołectwa Opis stanu W badanym okresie Gmina składał się z 46 sołectw: Baranki, Biele, Bogdanki, faktycznego Brończany, Czerewki - Kożany, Dorożki, Hermanówka, Hołówki Duże, Hołówki Małe, Horodniany, Hryniewicze, Ignatki, Ignatki Osiedle, Janowicze, Janowicze kolonia, Juchnowiec Dolny, Juchnowiec Dolny kolonia, Juchnowiec Górny, Juchnowiec Kościelny, Kleosin, Klewinowo, Koplany, Koplany kolonia, Księżyno, Księżyno kolonia, Lewickie, Lewickie kolonia, Niewodnica Nargilewska, Niewodnica Nargilewska kolonia, Ogrodniczki, Olmonty, Pańki, Rostołty, Rumejki, Simuny, Solniczki, Stacja Lewickie, Stanisławowo, Szerenosy, Śródlesie, Tryczówka, Wojszki, Wólka, Zajączki, Zaleskie, Złotniki. [Dowód: akta kontroli str. 43-48] Wójt, zgodnie z art. 2. ust. 2 ustawy o fs, do 31 lipca roku poprzedzającego rok budżetowy przekazał sołtysom wszystkich 46 sołectw informacje o wysokości środków z funduszu przypadających na dane sołectwo w latach 2010, 2011 i 2012. Zgodnie z tymi informacjami wielkość fundusz na lata 2010 - 2012 została określona na: 410.283,48 zł, 451.591,88 zł i 431.236,96 zł. Żadnemu sołectwu nie przyznano środków w wysokości przekraczającej dziesięciokrotność kwoty bazowej ustalonej przez Urząd. [Dowód: akta kontroli str. 22-42] Wg wyliczeń Urzędu kwota bazowa (Kb), o której mowa w art. 2 ust. 1 ustawy o fs, dotycząca funduszu na 2010 r. wynosiła 2.161,89 zł, na 2011 r. – 2.352,20 zł i na 2012 r. - 2.233,00 zł. Do ich ustalenia przyjęto prawidłową liczbę mieszkańców zamieszkałych na obszarze Gminy na koniec lat 2008-2010, ustaloną przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego wg stanu na koniec lat 2008-2010 (odpowiednio: 13.991, 14.226 i 14.553 osoby)5 oraz – w przypadku kwoty bazowej na 2011 i 2012 r. – wysokość wykonanych dochodów bieżących Gminy w latach 2009-2010 (33.462.359,72 zł i 32.496.900,84 zł) zgodną z danymi wynikającymi z rocznych 3 Dz. U. Nr z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm. 4 Uchwała dotycząca wyodrębnienia funduszu sołeckiego w 2012 r. została przez Wojewodę Podlaskiego 25 marca 2011 r. przekazana Regionalna Izbie Obrachunkowej 5 Dane z publikacji GUS, dostępne na stronie: http://www.stat.gov.pl/gus/ludnosc_PLK_HTML.htm 3 sprawozdań budżetowych (Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego). W przypadku kwoty bazowej na 2010 rok przyjęto wyższą o 4.075 zł wysokość wykonanych dochodów bieżących Gminy w 2008 roku od wynikającej z rocznego sprawozdania budżetowego Rb-27S, tj. 30.246.980 zł, zamiast 30.242.905 zł. [Dowód: akta kontroli str. 43-48] W latach 2009-2011 Wójt otrzymał odpowiednio: 46, 44 i 46 wniosków sołectw o przyznanie środków z funduszu, które wpłynęły do 30 września roku poprzedzającego rok budżetowy, tj. zgodnie z art. 4 ust. 4 ustawy o fs. W 2010 r. dwa sołectwa (Horodniany i Juchnowiec Kościelny) nie złożyły Wójtowi wniosków o przyznanie środków z funduszu tworzonego na 2011 rok. Wynikało to – jak wyjaśnili sołtysi ww. sołectw – z braku pomysłu mieszkańców na wykorzystanie funduszu zgodnie z prawem. Większość z otrzymanych wniosków (46 w 2009 roku, 40 w 2010 roku i 44 w 2011 roku) spełniała warunki formalne określone w art. 4 ust. 3 tej ustawy, tj. wskazano przedsięwzięcia przewidziane do realizacji na obszarze danego sołectwa w ramach środków funduszu wraz z oszacowaniem ich kosztów i uzasadnieniem. [Dowód: akta kontroli str. 49-57] Do końca 2010 roku obowiązywała w Gminie Strategia Rozwoju uchwalona 19 marca 2001 r. Z wyjaśnień kierownika Referatu Organizacyjnego Doroty Korpacz, odpowiedzialnej za prowadzenie spraw związanych z realizacją funduszu, wynika że w przypadku wniosków dotyczących funduszu na lata 2011 i 2012, w Urzędzie sprawdzano czy zawarte w nich zadania nie są sprzeczne z realizacją wieloletnich zadań inwestycyjnych oraz czy nie przeszkadzały bieżącej działalności gminy w zakresie m.in. zagospodarowania przestrzennego, gospodarki nieruchomościami, remontów dróg, utrzymania gminnych obiektów i urządzeń użyteczności publicznej. [Dowód: akta kontroli str. 58-59] W związku z powstaniem w Gminie funduszu, Urząd nie ograniczał sołectwom dochodów z mienia komunalnego, które zostało im przekazane do korzystania. [Dowód: akta kontroli str. 61] Ustalone W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nieprawidłowości stwierdzono nieprawidłowości. Do obliczenia kwoty bazowej na 2010 rok w Urzędzie przyjęto wyższą o 4.075 zł wysokość wykonanych dochodów bieżących Gminy w 2008 roku, od wynikającej z rocznego sprawozdania budżetowego (Rb-27S), tj. 30.246.980,45 zł zamiast 30.242.905,45 zł. Spowodowało to zawyżenie kwoty bazowej (Kb) o 0,29 zł i w konsekwencji ustalenie na 2010 rok wszystkim sołectwom wyższych kwot funduszu od 0,64 zł do 2,90 zł (łącznie o 55,04 zł). [Dowód: akta kontroli str. 22-29, 43-44] Skarbnik Gminy Anna Jakuć wyjaśniła, że błędne wyliczenie kwoty bazowej nastąpiło przez omyłkę. Po dokładnym wyliczeniu środków funduszu sołeckiego w 2011 roku do rozliczenia z budżetem państwa przyjęto właściwą kwotę bazową, wynikającą z wykonania budżetu po stronie dochodów za 2008 rok i liczby mieszkańców wg stanu na dzień 31 grudnia 2008 r., ustalonej przez Prezesa GUS. [Dowód: akta kontroli str. 60] 4 W przekazanych przez Urząd czterem sołtysom informacjach o wysokości środków funduszu na 2011 i 2012 rok ustalono wyższe kwoty, niż wynikające z prawidłowego obliczenia na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy o fs: w przypadku funduszu na 2011 rok sołectwu Olmonty ustalono kwotę 18.582,38 zł, zamiast 17.476,85 zł (wyższą o 1.105,53 zł). Wynikało to z ujęcia w liczbie mieszkańców tego sołectwa 47 osób zamieszkałych w miejscowości Izabelin, która do niego nie przynależała (nie była wymieniona w Statucie Olmont), w przypadku funduszu na 2012 rok sołectwom Czerewki-Kożany, Rostołty i Rumiejki ustalono kwoty odpowiednio: 8.195,11 zł, 7.301,91 zł, 7.904,82 zł, zamiast o 22,33 zł niższe (łącznie zawyżono kwoty funduszu o 66,99 zł). [Dowód: akta kontroli str. 45-48, 62-72] Powyższe nieprawidłowości wynikały z przyjęcia do obliczeń funduszu na 2011 i 2012 rok niewłaściwej liczby mieszkańców ww. sołectw. I tak: w przypadku sołectwa Olmonty do wyliczeń