Developing Activities and Communication of an Association Based Dance Club Through Service Design
Total Page：16
File Type：pdf, Size：1020Kb
Developing activities and communication of an association based dance club through service design Siiri Lepola Master of Arts Thesis 2020 Aalto University School of Arts, Design and Architecture Collaborative and Industrial Design Developing activities and communication of an association based dance club through service design Siiri Lepola Master of Arts Thesis 2020 Collaborative and Industrial Design Programme Department of Design Aalto University School of Arts, Design and Architecture Supervisor Heidi Paavilainen Advisor Andrea Botero Collaborating partner Matit ja Maijat ry Aalto University, P.O. BOX 31000, 00076 AALTO www.aalto.fi Master of Arts thesis abstract Author Siiri Lepola Title of thesis Design with Folk - Developing activities and communication of an association based dance club through service design Department Department of Design Degree programme Collaborative and Industrial Design Year 2020 Number of pages 90 Language English Abstract Civic and association activities have a long history in the Nordic countries. Several association- based clubs create a diverse range of hobbies. However, as the activities are heavily rooted in vol- unteer work, there are both opportunities and challenges when such clubs act as service providers. The background research of the thesis indicated a lack of research on the ability of small voluntary sector organisations to utilise collaborative design methods in the development of their activities. This thesis strives to understand the topic through a case study from the perspective of service de- sign. The purpose of the study was to find out how service design can promote the development of the activities and communication of an association based club. This thesis focuses on exploring the experiences and future expectations of the members and employees of a Finnish folk dance club Matit ja Maijat. Semi-structured interviews and a co-design workshop methods elaborated the practicalities, structure, communication needs and community spirit of the case club. The col- lected data was analysed in the thesis by affinity diagramming, and the findings compared with the background research. The results of the thesis indicate that 1) factors that positively influence the community spirit are central in the development of the activities of association based clubs, as community spirit is one of the most important motives for participating in the activities, 2) the desire to provide more pro- fessional services causes growing pains for small association based sports clubs, as the shift to- wards more organised activities can affect the nature of volunteering. The case study shows how such clubs may need help to map and meet the expectations of employees, volunteers, and mem- bers. For this reason, it is necessary to design and develop solutions that support the maintenance of the quality of activities and a positive community spirit in the environment of association based clubs. The results of the study can be used in voluntary organisational activities and to raise discussion about the importance of communication and transparent information sharing. The thesis con- cludes by assessing the effects and shortcomings of the approach. The integration of service design in association activities should be researched more broadly to understand how much the approach could be utilised in the association context without changing the nature of volunteering, as it is particularly important for the development of more appropriate practices and processes. Keywords association activities, folk dance, community, service design, co-design, case study Design with Folk Abstract Aalto-yliopisto, PL 11000, 00076 AALTO www.aalto.fi Taiteen maisterin opinnäytteen tiivistelmä Tekijä Siiri Lepola Työn nimi Design with Folk – Yhdistyspohjaisen tanssiseuran toiminnan ja viestinnän kehittä- minen palvelumuotoilun avulla Laitos Muotoilun laitos Koulutusohjelma Collaborative and Industrial Design Vuosi 2020 Sivumäärä 90 Kieli English Tiivistelmä Kansalais- ja yhdistymistoiminnalla on pitkä historia Pohjoismaissa. Useat yhdistyspohjaiset seu- rat tekevät harrastusvalikoimasta monipuolisen tarjoamiensa palvelujen avulla. Koska yhdistys- toiminta pohjautuu pitkälti vapaaehtoistyöhön, tällaisten seurojen toimiminen palveluntarjoajina luo sekä mahdollisuuksia että haasteita. Opinnäytetyön taustatutkimus osoitti, että pienten vapaa- ehtoisjärjestöjen kykyä hyödyntää yhteissuunnittelumenetelmiä toiminnan kehityksessä on tutkit- tu vain vähän. Tämä opinnäytetyö lähestyy aihetta tapaustutkimuksen kautta palvelumuotoilun näkökulmasta. Tutkimuksen tarkoitus oli selvittää kuinka palvelumuotoilu voi edistää yhdistyspohjaisen seuran toiminnan ja viestinnän kehittämistä. Työssä keskityttiin tutkimaan suomalaisen kansantanssiseu- ran Matit ja Maijat ry:n jäsenten ja työntekijöiden kokemuksia sekä tulevaisuuden odotuksia seu- ratoiminnan suhteen. Puolistrukturoituja haastatteluja ja yhteissuunnittelutyöpajaa käytettiin kartoittamaan tapausseuran käytäntöjä, rakennetta, viestintätarpeita sekä yhteisöllisyyttä. Tutki- muksessa kerättyä aineistoa analysoitiin samankaltaisuuskaaviomenetelmällä sekä verraten ha- vaintoja taustatutkimukseen. Opinnäytetyön tulokset havainnollistavat, että 1) yhteishenkeen positiivisesti vaikuttavat tekijät ovat keskeisiä kehitettäessä yhdistyspohjaisten seurojen toimintaa, sillä yhteisöllisyys on yksi tär- keimmistä motiiveista osallistua toimintaan, ja että 2) halu tarjota ammattimaisempia palveluja voi aiheuttaa kasvukipuja pienille yhdistyspohjaisille seuroille, kun siirtyminen organisoituneem- paan toimintaan voi vaikuttaa vapaaehtoistyön luonteeseen. Tapaustutkimus osoitti kuinka tällai- set seurat saattavat tarvita apua kartoittamaan ja täyttämään työntekijöiden, talkoolaisten ja jä- senten odotuksia. Tästä syystä on tarpeen suunnitella ja kehittää ratkaisuja, jotka tukevat toimin- nan laadun ylläpitoa ja yhteisöllisyyttä yhdistyspohjaisten seurojen ympäristössä. Tutkimuksen tuloksia voidaan hyödyntää vapaaehtoisessa järjestötoiminnassa sekä herättämään keskustelua viestinnän ja läpinäkyvän tiedon jakamisen tärkeydestä. Opinnäytetyön lopussa arvi- oidaan lähestymistavan vaikutuksia ja puutteita. Palvelumuotoilun sisällyttämistä yhdistystoimin- taan tulisi tutkia laajemmin, jotta ymmärretään kuinka paljon näkökulmaa voitaisiin kyseisessä kontekstissa hyödyntää, ilman että vapaaehtoistyön luonne muuttuu. Tämä on erityisen tärkeää sopivien käytäntöjen ja prosessien kehittämisen kannalta. Avainsanat yhdistystoiminta, kansantanssi, yhteisö, palvelumuotoilu, yhteissuunnittelu, tapaus- tutkimus Design with Folk Tiivistelmä Abstract 4 Findings and Insights 37 4.1 Working culture – transformation 38 Tiivistelmä 4.1.1 Club as an employer 38 4.1.2 Responsibilities and involvement 42 Terminology 4.1.3 Fluency of activities management 46 4.2 Tradition and its new forms 47 1 Introduction 1 4.3 Communication needs 48 1.1 Service design for association development 2 4.4 Communality 49 1.2 Objectives and research questions 4 4.5 Marketing 51 1.3 Case association Matit ja Maijat 7 4.6 Summary of insights 52 1.4 Problem exploration 8 1.5 Thesis structure 10 5 Design Deliverables 55 5.1 Matit ja Maijat vision 56 2 Background 11 5.2 Enhancing information sharing through website redesign 59 2.1 Associations in Finland 12 5.1 Visualising connections 65 2.2 Folk dance in Finland 14 5.2 Recommended tools for activities management 73 2.3 Two main development areas for associations 17 5.3 Evaluation 76 2.3. 1 Roles and motives of volunteers 17 2.3. 2 Communication and information sharing in associations 19 6 Discussion and Conclusions 77 2.4 Service Design and Co-Design 24 6.1 Meeting the research objectives 78 2.4. 1 Service Design 24 6.2 Addressing the research questions 2.4. 2 Co-Design 79 25 6.1 Discussion 83 6.2 Limitations 3 Data and Methods 84 27 6.3 Future development 85 3.1 Design research process 28 6.4 Conclusions 86 3.2 Semi-structured interviews 30 3.3 Co-Design workshop 31 Acknowledgements 87 3.4 Data analysis 35 References 89 Appendices 95 Design with Folk Table of contents Case club Matit ja Maijat, a Finnish folk dance club based in the municipality of Hollola. Association based club A volunteer based organisation where the club activities are built on the Finnish Association Act and the rules of the association. Service Design A profession and a design approach which aims to holistically optimise services by taking into account all the factors related to the service process. Co-Design A creative practice where users of a product/service/system are considered as experts, and they are involved in the design process. Journey map A visual description of a person’s experience on a specifc timeline. Journey maps are used to illustrate the actions and interactions of a particular main actor in relation to a service/product or system. Design with Folk Terminology 1.1 Service design for association development This thesis examines the activities little is known about the capacity of and communication of an these types of volunteer based, small association based dance club by and medium-sized organisations to utilising service design approach. take on co-design activities (Lam et The focus of the research and design al., 2012). This thesis aims to tackle deliverables are in communication, some of the diffculties that the information sharing and community members and employees of the case building. The thesis seeks to club are facing by utilising co-design understand these topics through and involving the club members