Mapping Human Capital for Enhancing Collaboration in Organisations Dor Avraham Garbash
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Organisational awareness : mapping human capital for enhancing collaboration in organisations Dor Avraham Garbash To cite this version: Dor Avraham Garbash. Organisational awareness : mapping human capital for enhancing collabo- ration in organisations. Library and information sciences. Université Sorbonne Paris Cité, 2016. English. NNT : 2016USPCB134. tel-02141742 HAL Id: tel-02141742 https://tel.archives-ouvertes.fr/tel-02141742 Submitted on 28 May 2019 HAL is a multi-disciplinary open access L’archive ouverte pluridisciplinaire HAL, est archive for the deposit and dissemination of sci- destinée au dépôt et à la diffusion de documents entific research documents, whether they are pub- scientifiques de niveau recherche, publiés ou non, lished or not. The documents may come from émanant des établissements d’enseignement et de teaching and research institutions in France or recherche français ou étrangers, des laboratoires abroad, or from public or private research centers. publics ou privés. Université Paris Descartes Frontières du vivant Systems Engineering and Evolution Dynamics - SEED Team INSERM U1001 Organisational Awareness: Mapping Human Capital for Enhancing Collaboration in Organisations Par Dor Avraham Garbash Thèse de doctorat d’Informatique Sociale (Social computing) Dirigée par Ariel Lindner Présentée et soutenue publiquement le 29.9.2016 Devant un jury composé de : Fourcade Francois, Maître de conférences, H.D.R, ESCP - Rapporteur Piece Chris, Phd and Lecturer, Stanford university - Rapporteur Tesniere Antoine, PU-PH, Université Paris Descartes - Membre du jury Cherel Eric, Directeur du Numérique, Université Paris Descartes - Membre du jury Danos Vincent, Directeur de Recherches, École normale supérieure - Membre du jury Prendre soin de l’organisation: cartographier le capital humain pour le renforcement de l’organisation. Comment peut-on devenir plus conscients des sources de connaissance au sein des organisations humaines? Les changements économiques et technologiques rapides forcent les organisations à devenir plus souples, agiles et interdisciplinaires. Pour cela, les organisations cherchent des alternatives aux structures de communication hiérarchiques traditionnelles qui entravent les pratiques de collaboration ascendantes. Pour que les méthodes ascendantes soient efficaces, il est nécessaire d'offrir aux membres l'accès à l'information et à l'expertise dont ils ont besoin pour prendre des décisions qualifiées. Ceci est un défi complexe qui implique une culture organisationnelle, et des pratiques de travail et d’usage de l’informatique. Un défaut au niveau de l'application de ce système peut ralentir les processus de travail, entraver l'innovation et conduit souvent à un travail suboptimal et redondant. Par exemple, une enquête 2014 de 152 dirigeants de Campus IT aux Etats-Unis, estime que 19% des systèmes informatiques du campus sont redondants, ce qui coûte aux universités des etats-uniennes 3.8B$ par an. Dans l'ensemble, les travailleurs intellectuels trouvent l'information dont ils ont besoin seulement 56% du temps. Avec un quart du temps total des travailleurs intellectuels consacré à la recherche et l'analyse des informations. Ce gaspillage de temps coûte 7K$ pour chaque employé par an. Un autre exemple du gaspillage est celui des nouveaux arrivants et des employés promus qui peuvent prendre jusqu'à 2 ans pour s'intégrer pleinement au sein de leur département. En outre et selon des enquêtes étendues, seulement 28% des apprenants estiment que leurs organisations actuelles «utilisent pleinement» les compétences qu'ils ont actuellement à offrir et 66% prévoient dequitter leur organisation en 2020. Répondre à ce défi avec succès peut motiver les membres de l'organisation, ainsi qu’y améliorer l'innovation et l'apprentissage. L’ambition de notre travail est de comprendre ce problème en étudiant les défis que rencontre le département informatique d’une université et d’une centre de recherche interdisciplinaire. Deuxièmement, co-développer et mettre en œuvre une solution avec ces institutions. Je décris leur utilisation des logiciels que nous avons développés, les résultats et la valeur obtenus avec ces pilotes. 1 Troisièmement, tester l'efficacité de la solution, et explorer de nouvelles applications et le potentiel d'un tel système utilisé à une plus grande échelle. Pour mieux comprendre le problème je me suis engagé dans une discussion avec les membres et les dirigeants des deux organisations. Une conclusion importante des discussions est que les membres de ces organisations souffrent souvent d'un manque de sensibilisation à propos des compétences et des connaissances des processus et des relations sociales de leurs collègues dans l'organisation. A cause de cette situation, les idées novatrices, les opportunités et les intérêts communs des pairs sont sévèrement limités. Cela provoque des retards inutiles dans les projets inter-équipes, des goulots d'étranglement, et un manque de sensibilisation sur les possibilités de stages. Aussi, j’ai analysé le problème plus avant et l’ai défini un problème de fragmentation de l’information. Différentes informations sont stockées dans des bases de données disparates ou dans la tête des gens, exigeant un effort et de savoir-faire pour l'obtenir. Suite aux conclusions de cette analyse et l'examen des connaissances, nous avons mis l’ensemble des résultats afin de créer une base de données visuelle de collaboration pour cartographier les personnes, les projets, les compétences et les institutions pour le département informatique de l'Université Descartes, et en plus, les gens, les intérêts et les possibilités de stages au sein du CRI, un centre de recherche et de formation interdisciplinaire. Nous avons également mené des interviews, des sondages et des questionnaires qui montraient que les gens avaient des difficultés à identifier des experts en dehors de leurs équipes de base. Au cours de cette thèse, j’ai progressivement surmonté ce défi en développant deux applications de web collaboratives appelées Rhizi et Knownodes. Knownodes est un graphique collaboratif de connaissances qui a utilisé des bords riches en informations pour décrire les relations entre les ressources. Rhizi est une plateforme pour cartographier la connaissance collaborative du capital dans le temps réel. Une caractéristique unique de la plateforme de Rhizi est qu'il fournit une interface d’utilisateur qui transforme des affirmations basées sur des textes faits par les utilisateurs dans un graphe visuel des connaissances. Les assertions sont stockées sous forme de données structurées qui sont simples à interroger, à explorer et à mettre à jour. Le produit final du processus est un ensemble de cartes de ressources transparentes. Rhizi a évolué à travers plusieurs projets pilotes réalisés dans dix contextes différents, créant ainsi les cartographies des individus, des projets, des compétences au sein des cartes visuelles distinctes qui décrivent les relations entre ces entités. Parmi nos réalisations, on trouve la création d'un éditeur graphique collaboratif dans le temps-réel, et une interface conviviale pour la saisie et l'exploration des informations au sein d'une base de données graphique. A la suite des projets pilotes, j’ai mené plusieurs enquêtes, des entretiens semi-structurés et des tests qui m’ont permis d'évaluer la valeur du logiciel, ainsi que la collecte de commentaires. Les principales conclusions sont les suivantes: 2 1. L’identification d'expert au sein du département informatique de l'université Descartes était significativement plus efficace à l'aide du logiciel Rhizi. 2. La cartographie d'experts participative basée sur plusieurs sources est possible sur une base volontaire. 3. La cartographie des compétences a déclenché une collaboration inattendue entre les étudiants et même avec les équipes en pleine concurrence. 4. L’utilisation des logiciels a accru la motivation pour partager l'expertise et collaborer avec les autres. Pour synthétiser les connaissances recueillies tout au long de cette recherche, je déclare que le coût perçu élevé et le manque d'incitations sont les principaux points qui bloquent la collaboration inter-équipe. Je termine cette thèse avec quelques observations à propos des moyens praticables pour simplifier une collaboration à grande échelle au sein des organisations et attacher une proposition visant à construire une nouvelle application logicielle basée sur les conclusions des projets pilotes qui ont utilisé Rhizi. 3 Organisational Awareness: Mapping Human Capital for Enhancing Collaboration in Organisations Abstract How can we become more aware of the sources of insight within human organisations? Rapid economical and technological changes force organisations to become more adaptive, agile and interdisciplinary. In light of this, organisations are seeking alternatives for traditional hierarchical communication structures that hinder bottom-up collaboration practices. Effective bottom-up methods require empowering members with access to the information and expertise they need to take qualified decisions. This is a complex challenge that involves organisational culture, IT and work practices. Failing to address it creates bottlenecks that can slow down business processes, hinder innovation and often lead to suboptimal and redundant work. For example, a 2014 survey of 152 Campus IT leaders in the US, estimated that 19% of the campus IT systems are redundant, costing US universities 3.8B$ per year. In aggregate, knowledge workers find the information they