AUDIT DE LA GESTION DES RESSOURCES DU FONDS D'appui AU DEVELOPPEMENT DES COMMUNES (Fadec) AU TITRE DE L'exercice 2018

Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

AUDIT DE LA GESTION DES RESSOURCES DU FONDS D’APPUI AU DEVELOPPEMENT DES COMMUNES (FADeC) AU TITRE DE L’EXERCICE 2018

COMMUNE D’ADJARRA

Etabli par : - TOBOSSOU Athanase (IGF/MEF) ; - DAVID Charlemagne (IGAA/MDGL) ; - SALIFOU A. S. I. A. Kamal (CONAFIL).

Septembre 2019

Commune d’Adjarra i

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TABLE DES MATIERES

INTRODUCTION ...... 1 1 ETAT DES TRANSFERTS FADEC, GESTION ET NIVEAU DE CONSOMMATION DES CREDITS ...... 3

1.1 SITUATION D’EXECUTION DES TRANSFERTS FADEC ...... 3 1.1.1 Les crédits de transfert mobilisés par la commune au titre de la gestion ...... 3 1.1.2 Situation de l’emploi des crédits disponibles ...... 8 1.1.3 Niveau d’exécution financière des ressources de transfert ...... 15 1.1.4 Marchés non soldés au 31 Décembre 2018 ...... 20 1.1.5 Traçabilité des ressources et dépenses FADeC dans les comptes et respect de la note de cadrage budgétaire, qualité du compte administratif ...... 23 1.1.6 Respect des dates de mise à disposition des ressources FADeC ...... 28 1.2 GESTION COMPTABLE ET FINANCIERE DES RESSOURCES FADEC ...... 31 1.2.1 Régularité de la phase comptable d’exécution des dépenses ...... 31 1.2.2 Délais d’exécution des dépenses ...... 32 1.2.3 Tenue correcte des registres ...... 33 1.2.4 Tenue correcte de la comptabilité matière ...... 34 1.2.5 Transmission des documents de gestion et des situations périodiques sur l’exécution du FADeC 35 1.2.6 Classement des documents comptables et de gestion budgétaire ...... 36 1.2.7 Archivage des documents comptables au niveau de la RP ...... 37 2 PLANIFICATION, PROGRAMMATION ET EXECUTION DES REALISATIONS FINANCEES SUR RESSOURCES FADEC ...... 38

2.1 PREVISION DES PROJETS A REALISER DANS LES DOCUMENTS DE PLANIFICATION ...... 38 2.2 AFFECTATION ET UTILISATION DES RESSOURCES FADEC ...... 38 2.3 ETAT D’EXECUTION DES REALISATIONS ...... 39 2.4 SITUATION DES REALISATIONS INELIGIBLES ...... 40 2.5 QUALITE ET FONCTIONNALITE DES INFRASTRUCTURES VISITEES...... 40 2.5.1 Niveau de fonctionnalité des infrastructures réceptionnées ...... 40 2.5.2 Contrôle des ouvrages et constats sur l’état des infrastructures visitées ...... 41 2.6 ENTRETIEN ET MAINTENANCE...... 44 3 RESPECT DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES ET D’EXECUTION DES COMMANDES PUBLIQUES ...... 45 3.1 RESPECT DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES ...... 46 3.1.1 Existence du plan annuel prévisionnel de passation des marchés ...... 46 3.1.2 Respect des seuils de passation des marchés publics ...... 47 3.1.3 Respect des seuils de contrôle et d’approbation (seuils de compétence) des marchés publics.. 49 3.1.4 Respect des règles relatives à la publicité des marchés publics ...... 51 3.1.5 Conformité des avis d’appel d’offres ...... 53 3.1.6 Réception et ouverture des offres et conformité des PV ...... 54 3.1.7 Approbation des marchés par la tutelle ...... 57 3.1.8 Respect des délais de procédures...... 58 3.1.9 Situation et régularité des marchés de gré à gré ...... 60 3.1.10 Situation et régularité des marchés passés en dessous des seuils de passation ...... 61 3.2 RESPECT DES PROCEDURES D’EXECUTION DES COMMANDES PUBLIQUES ET DES CLAUSES CONTRACTUELLES ...... 62 3.2.1 Enregistrement des contrats/marchés ...... 62 3.2.2 Régularité de la phase administrative d’exécution des commandes publiques ...... 62 3.2.3 Recours à une maitrise d’œuvre...... 63 3.2.4 Respect des délais contractuels ...... 63 3.2.5 Respect des montants initiaux et gestion des avenants ...... 64 4 FONCTIONNEMENT DE L’INSTITUTION COMMUNALE ...... 66 4.1 FONCTIONNEMENT DES ORGANES ELUS ...... 66 4.1.1 Existence et fonctionnement des commissions communales ...... 66 4.1.2 Contrôle des actions du Maire par le Conseil Communal ...... 67 Commune d’Adjarra i

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4.2 ORGANISATION, FONCTIONNEMENT DE L'ADMINISTRATION COMMUNALE ET NIVEAU DE MISE EN PLACE DU SYSTEME DE CONTROLE INTERNE ...... 68 4.2.1 Niveau d'organisation des services-clés communaux ...... 68 4.2.2 Niveau d'organisation de la Recette-Perception ...... 69 4.2.3 Existence et niveau de mise en œuvre du manuel de procédures actualisé intégrant les processus- clé de travail ...... 69 4.2.4 Existence et fonctionnement des organes de Passation des Marchés Publics ...... 70 4.2.5 Existence et fonctionnement de l’organe de contrôle des Marchés Publics ...... 73 4.2.6 Exercice par le Secrétaire Général de son rôle de coordonnateur des services communaux ..... 75 4.2.7 Respect des procédures en matière d’approbation des actes par la tutelle ...... 76 4.3 MISE EN ŒUVRE DES RECOMMANDATIONS DES AUDITS ET CONTROLES TECHNIQUES EXTERNES ... 77 4.3.1 Traçabilité des activités de suivi de la mise en œuvre des recommandations des audits et contrôles techniques externes ...... 77 4.3.2 Mise en œuvre des recommandations d’audits/contrôles et principales améliorations notées 77 4.4 COMMUNICATION ET PARTICIPATION CITOYENNE ...... 80 4.4.1 Accès à l’information ...... 80 4.4.2 Reddition de compte ...... 81 4.5 ETAT CIVIL ...... 82 4.5.1 Confection et paraphe des registres d’état civil ...... 82 4.5.2 Tenue des registres d’état civil ...... 83 4.5.3 Statistiques sur les faits d’état civil ...... 84 4.5.4 Gestion des archives de l’état civil ...... 85 5 OPINION DES AUDITEURS ...... 86

5.1 COHERENCE DANS LA PLANIFICATION ET LA REALISATION ...... 86 5.2 EXHAUSTIVITE, TRAÇABILITE ET FIABILITE DES DONNEES FADEC ET QUALITE DES COMPTES ...... 86 5.3 MANAGEMENT DE LA COMMUNE ET NIVEAU DE MISE EN PLACE DU SYSTEME DE CONTROLE INTERNE ...... 86 5.4 PASSATION ET EXECUTION DES MARCHES PUBLICS ...... 87 5.4.1 Passation des marchés publics ...... 87 5.4.2 Exécution des commandes publiques ...... 88 5.5 EFFICACITE ET PERENNITE DES REALISATIONS ...... 88 6 NOTATION DE LA PERFORMANCE DE LA COMMUNE ET EVOLUTION ...... 89

6.1 PERFORMANCE EN 2018 ...... 89 6.2 EVOLUTION DE LA PERFORMANCE DE LA COMMUNE AU COURS DES QUATRE DERNIERES ANNEES ...... 98 6.3 PERFORMANCE EN MATIERE DE RESPECT GLOBAL DES NORMES DE BONNE GESTION ...... 99 7 RECOMMANDATIONS ...... 101

7.1 NIVEAU DE MISE EN ŒUVRE DES RECOMMANDATIONS DE L’AUDIT 2017 ...... 101 7.2 NOUVELLES RECOMMANDATIONS 2018 ...... 110 CONCLUSION ...... 119

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LISTE DES TABLEAUX

TABLEAU 1: LES TRANSFERTS FADEC AFFECTES ET NON AFFECTES REÇUS PAR LA COMMUNE AU COURS DE LA GESTION ...... 3 TABLEAU 2 : LES CREDITS DE TRANSFERT DISPONIBLES EN 2018 ...... 4 TABLEAU 3 : NOUVEAUX ENGAGEMENTS 2018 ...... 9 TABLEAU 4: NIVEAU D'EXECUTION DES RESSOURCES FADEC DISPONIBLES ...... 16 TABLEAU 5: RESSOURCES ET EMPLOIS 2018...... 19 TABLEAU 6: LISTE DES MARCHES NON SOLDES AU 31 DECEMBRE 2018 ...... 21 TABLEAU 7: LISTE DES MARCHES SOLDES AVEC RELIQUAT ...... 23 TABLEAU 8: TRANSFERTS EN SECTION DE FONCTIONNEMENT DU COMPTE ADMINISTRATIF ...... 23 TABLEAU 9 : TRANSFERTS EN SECTION D’INVESTISSEMENT DU COMPTE ADMINISTRATIF ...... 24 TABLEAU 10 : COMPTES 74 ET 14 DU BUDGET AVEC LES TRANSFERTS REÇUS EN 2018 ...... 27 TABLEAU 11: DATES DE MISE A DISPOSITION DES TRANCHES FADEC NON AFFECTE ...... 28 TABLEAU 12: DATES DE MISE A DISPOSITION DES TRANSFERTS FADEC AFFECTE ...... 29 TABLEAU 13 : REPARTITION PAR SECTEUR DE COMPETENCE DES NOUVEAUX ENGAGEMENTS 2018 ...... 38 TABLEAU 14 : REPARTITION PAR NATURE DES NOUVEAUX ENGAGEMENTS 2018 ...... 39 TABLEAU 15 : NIVEAU D'AVANCEMENT DES REALISATIONS EN COURS EN 2018 ...... 39 TABLEAU 16 : LISTE DES REALISATIONS INELIGIBLES 2018 ...... 40 TABLEAU 17 : ECHANTILLON POUR LE CONTROLE DES PROCEDURES DE PASSATION ET D’EXECUTION DES MP ...... 45 TABLEAU 18 : REPARTITION DES ENGAGEMENTS 2018 PAR MODE DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS ...... 49 TABLEAU 19 : MARCHES PRESENTANT DES IRREGULARITES DU POINT DE VUE DE LA PASSATION DES MARCHES...... 88 TABLEAU 20: MARCHES PRESENTANT DES IRREGULARITES DU POINT DES PAIEMENTS ...... 88 TABLEAU 21 : NOTES DE PERFORMANCE DE LA COMMUNE AU TITRE DE LA GESTION 2018 ...... 89 TABLEAU 22 : EVOLUTION DES NOTES DE PERFORMANCE (PAR DOMAINE) ...... 98 TABLEAU 24 : TABLEAU DE SUIVI DE LA MISE EN ŒUVRE DES RECOMMANDATIONS DE L’AUDIT 2017 ...... 101 TABLEAU 25 : TABLEAU RECAPITULATIF DES NOUVELLES RECOMMANDATIONS DE L’AUDIT DE 2018 ...... 110

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LISTE DES SIGLES ABERME Agence Béninoise d’Electrification Rurale et de Maitrise d’Energie AC Autorité Contractante ARMP Autorité de Régulation des Marchés Publics BTR Bordereau de Transfert de Recettes BTP Bâtiment Travaux Public CEG Collège d’Enseignement Général CC Conseil Communal CCMP Cellule de Contrôle des Marchés Publics CMPDSP Code des Marchés Publics et des Délégations de Service Public en République du Bénin CONAFIL Commission Nationale des Finances Locales CPMP Commission de Passation des Marchés Publics C/SAF Chef Service des Affaires Financières C/ST Chef Service Technique C/SPDL Chef Service de la Planification et du Développement Local DAO Dossier d’Appel d’Offres DNCMP Direction Nationale de Contrôle des Marchés Publics DGTCP Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique FADeC Fonds d’Appui au Développement des Communes FENU Fonds des Nations Unies pour l’Equipement FiLoc Base de données « Finances Locales » du Secrétariat Permanent de la CONAFIL HIMO Haute Intensité de Main d’Oeuvre HT Hors Taxes IGAA Inspection Générale des Affaires Administratives IGF Inspection Générale des Finances IGE Inspection Générale d’Etat MDGL Ministère de la Décentralisation et de la Gouvernance Locale MdP Manuel de Procédures MEF Ministère de l’Economie et des Finances MEMP Ministère des Enseignements Maternel et Primaire MERPMDER Ministère de l’Energie, des Recherches Pétrolières et Minières et du Développement des Energies Renouvelables (MERPMDER) MESTFP Ministère de l’Enseignement Secondaire, Technique et de la Formation Professionnelle MP Mandat de Paiement MS Ministère de la Santé NTIC Nouvelle Technologie d’Information et de Communication PAD Plan Annuel de Développement PAI Plan Annuel d’Investissement PDC Plan de Développement Communal PM Passation des Marchés PNUD Programme des Nations Unies pour le Développement PPEA Programme Pluri annuel d’appui au secteur de l’Eau et de l’Assainissement PPPMP Plan Prévisionnel de Passation des Marchés Public PRMP Personne Responsable des Marchés Publics PTA Plan de Travail Annuel PV Procès-verbal PTF Partenaires Techniques et Financiers RF Receveur des Finances RP Receveur Percepteur ou Recette Perception S/PRMP Secrétariat de la Personne Responsable des Marchés Publics TdR Termes de Références TTC Toute Taxe Comprise

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FICHE D’IDENTIFICATION DE LA COMMUNE N° DESIGNATION DONNEES 1 SITUATION PHYSIQUE Superficie (en Km2) 112 km2 Population (Résultats provisoires, RGPH4) 97 424 habitants Pauvreté monétaire (INSAE) 34,8 Pauvreté non monétaire (INSAE) 15,9 2 ADMINISTRATION Nombre d’arrondissements 6 Nombre de quartiers / villages 54 Nombre de conseillers 17 Chef-lieu de la commune Adjarra 1 3 Contacts Contacts (fixe) : (00229) 20 27 40 42 Email de la commune : [email protected]

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INTRODUCTION En application des dispositions de la loi n° 98-007 du 15 janvier 1999 portant régime financier des Communes en République du Bénin, il a été créé par décret n°2008-276 du 19 mai 2008 un mécanisme national de financement du développement des Communes dénommé Fonds d'Appui au Développement des Communes (FADeC). Par les ordres de mission numéros 2511, 2512 et 2513/MDGL/DC/SG/DRFM/SBC/SP-CONAFIL du 14 août 2019, le Ministre de la Décentralisation et de la Gouvernance Locale a créé une commission chargée de réaliser l’audit de la gestion et de l’utilisation des ressources du Fonds d’Appui au Développement des Communes (FADeC) transférées à la commune d’Adjarra au titre de l’exercice 2018. La commission ainsi créée est composée comme suit : - Président : Monsieur Athanase TOBOSSOU, Inspecteur Général des Finances (IGF) ; - Rapporteur : Monsieur Charlemagne DAVID, Inspecteur des Affaires Administratives (IGAA) ; - Membre : SALIFOU Abdel Smaïl Ifédé Assinka Kamal, Spécialiste Infrastructures et Pas- sation des Marchés Publics (CONAFIL) Contexte et objectifs de la mission : Par décret n° 2008-276 du 19 mai 2008, il a été créé le Fonds d’Appui au Développement des Communes (FADeC) qui est le mécanisme national de financement des collectivités territo- riales décentralisées rendu opérationnel depuis 2008. L’Etat béninois s’est doté de cet instru- ment pour rendre opérationnelle la politique d’allocation aux communes, des ressources nationales et celles provenant des Partenaires Techniques et Financiers. L’utilisation des ressources mises à la disposition des communes, comme toutes ressources publiques, est assujettie au contrôle des structures de l’Etat compétentes en la matière. Ainsi, l’article 11 du décret n° 2008-276 du 19 mai 2008 portant création du FADeC, dispose que : « les communes et structures intercommunales sont soumises au contrôle de l’Inspection Gé- nérale des Finances et de l’Inspection Générale des Affaires Administratives ». Le contrôle vise en général, à : - vérifier l’utilisation des ressources FADeC par le Maire et leur bonne gestion par le Receveur-Percepteur pour la période 2018 ; - recueillir les éléments objectifs destinés à mesurer les performances de la commune ; - proposer des recommandations et des mesures à prendre pour améliorer les dys- fonctionnements enregistrés en vue de garantir la bonne utilisation et la sécurité dans la gestion des ressources publiques et ; - faire respecter, par chaque acteur, les normes et les procédures en vigueur. De façon spécifique, l’audit aura à s’appesantir sur les points ci-après : - la situation des crédits de transfert de la commune au cours de la gestion (y compris les reports) ; - le niveau de consommation par la commune, des ressources qui lui ont été trans- férées ; - le respect des délais réglementaires de mise à disposition des transferts ; - le respect des procédures en vigueur dans la gestion des ressources concernées et l’identification des dépenses inéligibles ; - l’état d’exécution physique des réalisations ;

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- le respect des procédures de passation des marchés et de l’exécution des commandes publiques ; - le fonctionnement de l’administration communale et des organes élus ; - l’évaluation des performances de la commune ; - la mise en œuvre des recommandations de l’audit précédent. Il s’agit de s’assurer, par l’appréciation de ces différents points, que la commune offre la sé- curité d’une gestion correcte des ressources publiques et se qualifie pour continuer par béné- ficier des transferts FADeC. Le présent audit couvre, pour la première fois, une vérification de la fonctionnalité de l’état civil dans la commune. Démarche méthodologique, déroulement de la mission et difficultés : Dans le cadre de l’accomplissement de sa mission, la commission a travaillé dans la commune d’Adjarra du 23 septembre au 04 octobre 2019. Pour mener à bien sa mission, la Commission d’audit, a : - collecté des documents et actes réglementaires et législatifs relatifs à la gestion administrative, financière et comptable des communes; - organisé des entretiens avec le Maire de la commune et ses collaborateurs, notamment, le Secrétaire Général de la mairie, le Responsable du Secrétariat de la Personne Responsable des Marchés Publics, le Chef du Service Technique, le Chef du Service des Affaires Financières et Economiques, le Chef de la Division des Archives, un officier de l’état civil et le point focal FADeC ; - organisé des entretiens avec le Receveur-Percepteur, comptable de la commune ; - dépouillé et analysé les documents et pièces administratifs et comptables collectés ; - examiné les documents budgétaires et livres comptables ; - procédé au contrôle physique d’un échantillon de réalisations ; - organisé (le 03 octobre 2019) une séance de restitution des conclusions des travaux à l’intention des membres du conseil communal, des responsables administratifs de la mairie et des représentants de la société civile. Au cours de cette mission, la commission n’a pas rencontré de difficultés particulières à signa- ler. : Le présent rapport qui rend compte des résultats des travaux de la commission relatifs à l’audit de la gestion et à l’utilisation des ressources du FADeC allouées à la Commune d’Adjarra s’articule autour des points essentiels suivants : - Etat des transferts FADeC, gestion et niveau de consommation des crédits par la commune ; - Planification, programmation et exécution des réalisations finances sur ressources FA- DeC ; - Respect des procédures de passation des marchés et d’exécution des commandes publiques ; - Fonctionnement de l'institution communale ; - Opinions des auditeurs ; - Notation de la performance de la commune et évolution ; - Recommandations ; - Conclusion.

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1 ETAT DES TRANSFERTS FADEC, GESTION ET NIVEAU DE CONSOMMATION DES CREDITS

1.1 SITUATION D’EXECUTION DES TRANSFERTS FADEC

1.1.1 Les crédits de transfert mobilisés par la commune au titre de la gestion

Norme : Il est fait obligation à la commune d'inscrire en section d'investissement les crédits nécessaires à l'exécution, chaque année, de dépenses d'équipement et d'investissement en vue de promou- voir le développement à la base. (Cf. article 23, premier paragraphe de la loi 98-007 du 15 janvier 1999 portant régime financier des communes en République du Bénin). L’ensemble de ces ressources (crédits reportés et nouvelles dotations) constituent pour une gestion, les crédits ouverts mis en exécution. Tableau 1: Les transferts FADeC affectés et non affectés reçus par la commune au cours de la gestion

MONTANT DATE DE NOTIFI- REFERENCE DU BTR TYPE DE TRANSFERT REÇU CATION (N° ET DATE) N°082/2018 du FADeC Non Affecté Fonctionnement 25 819 522 05/06/2018 04/06/2018 FADeC Non Affecté Investissement, N°123/2018 du 67 987 443 26/06/2018 (1ère Tranche) 25/06/2018 MDGL FADeC Non Affecté Investissement, N°109/2018 du 90 649 926 26/06/2018 (2ème Tranche) 25/06/2018 FADeC Non Affecté Investissement, N°249/2018 du 67 987 443 17/12/2018 (3ème Tranche) 13/12/2018 Total FADeC Non Affecté 226 624 812 00/01/1900 - N°091/2018 du FADeC Agriculture (1ère Tranche) 5 471 000 13/06/2018 11/06/2018 MAEP N°212/2018 du FADeC Agriculture (2ème Tranche) 5 470 758 01/10/2018 27/09/2018 FADeC Santé Investissement (1ère N°118/2018 du 6 000 000 26/06/2018 Tranche) 25/06/2018 FADeC Santé Investissement (2ème N°179/2018 du MS 6 000 000 20/09/2018 Tranche) 13/09/2018 FADeC Entretien Réparation MS (1ère N°100/2018 du 38 000 000 26/06/2018 Tranche) 25/06/2018 FADeC Investissement MEMP (1ère N°054/2018 du 30 000 000 23/05/2018 Tranche) 17/05/2018 MEMP FADeC Entretien Réparation MEMP N°159/2018 du 5 492 000 07/08/2018 (1ère Tranche) 02/08/2018 N°045/2018 du FADeC Pistes Rurales (1ère Tranche) 4 306 000 15/05/2018 14/05/2018 N°239/2018 du MIT FADeC Pistes Rurales (2ème Tranche) 4 306 000 19/11/2018 15/11/2018 MEEM : FADeC Eau (IMS) (1ère N°063/2018 du 1 100 000 23/05/2018 Tranche) 17/05/2018 3 Commune d’Adjarra

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MONTANT DATE DE NOTIFI- REFERENCE DU BTR TYPE DE TRANSFERT REÇU CATION (N° ET DATE) N°169/2018 du MTCS FADeC Sport (1ère Tranche) 1 025 000 29/08/2018 27/08/2018 Total FADeC Affecté 107 170 758 00/01/1900 - Total FADeC (Non Affecté + Affecté) 333 795 570 00/01/1900 - FADeC Non Affecté Investissement N°130/2018 du MDGL 20 698 841 13/07/2018 Complément KFW Gestion 2017 12/07/2018 Total Autres Transferts 20 698 841 TOTAL TRANSFERTS RECUS 380 313 933 TOTAL TRANSFERTS HORS FADeC 354 494 411 Non affecté Fonctionnement Source : Commune

Constat : Un seul transfert annoncé en 2017 a été effectivement reçu en 2018 ; il s’agit du transfert de FADeC Non Affecté Investissement Complément KFW Gestion 2017 d’un montant de 20 698 841 FCFA. Les montants annoncés par la CONAFIL et les ministères sectoriels pour l’année 2018 sont concordants avec ceux réellement reçus par la commune à l’exception de FADeC Affecté MEEM ‘’AUTRES FONCTIONNEMENTS » pour lequel la deuxième tranche d’un montant de 1 100 000 FCFA n’a pas été transférée. Tous les transferts annoncés par les ministères sectoriels pour l’année 2018 n’ont pas été re- çus en 2018.

Risque : Perturbations dans la réalisation du programme d’investissement

Recommandation : Le Directeur Général du Trésor et de la Comptabilité Publique (DGTCP) devra instruire ses services compétents aux fins de transférer, à l’avenir, à la commune d’Adjarra, toutes les ressources financières qui lui sont prévues au titre de chaque exercice budgétaire. Pour la gestion auditée, la situation des crédits de transfert disponibles (pour engagement et mandatement) se présente comme suit : Tableau 2 : Les crédits de transfert disponibles en 2018

REPORT DE CREDITS REPORT DE CREDITS TRANSFERTS TOTAL CREDITS NON ENGAGE 2017 ENGAGE NON TYPE DE FADEC RECUS EN D'INVESTISSEMENT SUR 2018 (+ RELI- MANDATE 2017 2018 DISPONIBLE QUATS) SUR 2018 FADeC non affecté (In- 103 423 181 22 623 084 247 323 653 373 369 918 vestissement) PSDCC-Communes 2 102 2 102 TOTAL FADeC Non Af- 103 425 283 22 623 084 247 323 653 373 372 020 fecté FADeC affecté MAEP In- 43 981 107 10 941 758 54 922 865 vestissement

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REPORT DE CREDITS REPORT DE CREDITS TRANSFERTS TOTAL CREDITS NON ENGAGE 2017 ENGAGE NON TYPE DE FADEC RECUS EN D'INVESTISSEMENT SUR 2018 (+ RELI- MANDATE 2017 2018 DISPONIBLE QUATS) SUR 2018 FADeC affecté MEMP 20 717 234 34 993 643 5 492 000 61 202 877 Entr. &Rép. FADeC affecté MEMP 2 010 643 627 022 30 000 000 32 637 665 Investissement FADeC affecté MEM In- 31 500 000 31 500 000 vestissement FADeC affecté MEM_Autre/fonction- 1 100 000 1 100 000 nement FADeC affecté 9 168 875 9 168 875 MEM_Projet (PPEA) FADeC affecté MS Entr. 38 000 000 38 000 000 &Rép. FADeC affecté MS In- 546 307 23 453 693 12 000 000 36 000 000 vestissement FADeC affecté Pistes - 4 305 875 8 612 000 4 306 125 Rurales (BN) FADeC affecté Jeunesse 1 025 000 1 025 000 2 050 000 Sport et Loisirs (BN) TOTAL FADeC Affecté 104 643 291 59 074 358 107 170 758 270 888 407 TOTAL FADeC 208 068 574 81 697 442 354 494 411 644 260 427 Source : Commune

Constat : Après confrontation des données contenues dans le compte administratif gestion 2017 de la Commune d’Adjarra et la liste des marchés actifs 2018, nous avons constaté que les crédits disponibles notamment les reports de crédits de la gestion 2017 sur la gestion 2018 manquent de concordance. En effet, les reports de crédits d’un point de vue global sont concordants dans les deux documents. Ils sont évalués à deux cent quatre-vingt-neuf millions sept cent soixante-six mille seize (289 766 016) francs CFA et sont constitués de crédits non engagés dont le montant est de deux cent huit millions soixante-huit mille cinq cent soixante-quatorze (208 068 574) francs CFA et d’engagements non mandatés évalués à quatre-vingt-et-un millions six cent quatre- vingt-dix-sept mille quatre cent quarante-deux (81 697 442) francs CFA. Cependant, on note une absence de concordance au niveau des dotations « FADeC Investis- sement non affecté », « FADeC MEMP entretien et réparation », « FADeC MEMP investissement » et « FADeC Affecté MS entretien et réparation ». Ce manque de concordance est ré- capitulé dans le tableau ci-après :

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Tableau 2-a : Tableau récapitulatif des incohérences observées entre les reports de crédits de la liste des marchés actifs et ceux du compte administratif 2017 et des données du GBCO

DONNEES DU FICHIER ‘’LISTE DES DONNEES DU COMPTE ADMINISTRATIF GES- ECART MARCHES ACTIFS’’ TION 2017 ET GBCO DESIGNATION CREDITS NON ENGAGEMENTS CREDITS NON EN- ENGAGEMENTS ENGAGEMENTS CREDITS NON ENGAGES ENGAGES NON MANDATES GAGES NON MANDATES NON MANDATES Ressources FADeC non affectées investisse- 102 796 159 23 250 106 103 423 181 22 623 084 627 022 627 022 ment FADeC affecte – MEMP investissement 2 637 665 0 2 010 643 627 022 627 022 627 022 FADeC affecte – MS entretien & réparation -10 808 444 0 0 0 -10 808 444 0 FADeC affecte – MEMP entretien & répara- 31 525 678 34 993 643 20 717 234 34 993 643 10 808 444 0 tion Source : Commune

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Après étude de ce tableau nous avons remarqué que : - FADeC Investissement non affecté et FADeC investissement Affecté MEMP : Le rapprochement des données entre ces deux dotations laisse apparaitre un montant de six cent vingt-sept mille vingt-deux (627 022) FCFA. Ce montant correspond à la retenue de garantie opérée sur le contrat Marché n°19/1B-MADJ/SG/STE du 11/07/2012 relatif aux travaux de construction d’une salle de classe à l’EPP Odo-Hongla. Ces travaux sont financés sur le FA- DeC investissement affecté MEMP au lieu de FADeC investissement non affecté. - FADeC affecté MS entretien et réparation et FADeC affecté MEMP entretien et répa- ration : Au 31 décembre 2017, la Commune d’Adjarra n’a pas bénéficiée de la dotation FADeC affecté MS entretien et réparation et aucun contrat n’a été signé sur ladite dotation. Il ne saurait donc avoir de report sur cette ligne au 31 décembre 2017. Par ailleurs, le montant du report de crédit non engagé FADeC affecté MEMP entretien et réparation est de vingt million sept cent dix-sept mille deux cent trente-quatre (20 717 234) francs CFA conformément au compte administratif gestion 2017 de la Commune d’Adjarra. Il a fallu se référer à l’historique des deux comptes depuis le report de 2015 sur 2016 pour procéder à la régularisation avec l’appui technique de la CONAFIL. Ainsi, le montant total de crédit disponible pour investissement et entretien/réparation en 2018 dans la commune hors FADeC non affecté fonctionnement s’élèvent à 644 260 427 FCFA dont 562 562 985 FCFA de crédit disponible pour engagement et 81 697 442 FCFA de crédit engagé non mandaté . Ce montant de crédit pour engagement est composé de 354 494 411 FCFA de crédit transféré au titre de l’année 2018 et 208 068 574 FCFA de report de crédit de 2017 sur 2018. Hormis les crédits de FADeC affectés, la capacité d’engagement en début d’exercice de la commune par rapport aux FADeC non Affectés est de 18,38% pour un crédit de 103 425 283 FCFA et 49,71% par rapport au crédit disponible et reporté au 1er janvier 2018 de 208 068 574 FCFA. Tenant compte des restes à mandater des marchés antérieurs en début de période la commune dispose de126 048 367 FCFA de crédits soit 43,50% des ressources reportées immédia- tement utilisables sans attendre les ressources transférées en cours de gestion 2018. Aussi la commission d’audit a-t-elle relevé au total, douze (12) types de FADeC qui constituent les ressources de l’année 2018 hors FADeC non affecté fonctionnement. Il s’agit de : - FADeC non affecté Investissement d’un montant total de 373 369 918 FCFA ; - PSDCC Commune : 2102 FCFA ; - FADeC affecté MAEP Investissement d’un montant de 54 922 865 FCFA ; - FADeC affecté MEMP Investissement d’un montant de 32 637 665 FCFA ; - FADeC affecté MEMP Entr. & Rép. d’un montant de 61 202 877 FCFA ; - FADeC affecté MEEM Investissement d’un montant de 31 500 000 FCFA ; - FADeC affecté MEEM Autres fonctionnement d’un montant de 1 100 000 FCFA ; - FADeC affecté MEEM Projet PPEA : 9 168 875 FCFA ; - FADeC affecté MS Entretien et Réparation d’un montant de 38 000 000 FCFA ; - FADeC affecté MS Investissement d’un montant de 36 000 000 FCFA ; - FADeC affecté Pistes Rurales (BN) de francs 4 306 125 FCFA ; - FADeC Affecté Sport de 2 050 000 FCFA. La norme est respectée

Risque : Néant

Recommandation : Néant 7 Commune d’Adjarra

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1.1.2 Situation de l’emploi des crédits disponibles Les crédits mobilisés au cours de l’exercice sont employés pour les nouveaux engagements ainsi que pour le mandatement des engagements des années antérieures, non soldés avant le début de l’exercice.

1.1.2.1 Crédits disponibles pour nouveaux engagements et marchés signés en 2018

Constat : Les crédits non engagés des gestions antérieures ainsi que les nouveaux transferts disponibles pour de nouveaux engagements se résument globalement en : - Crédit disponible non engagé 2018 pour un montant global de 562 562 985 F CFA et se décomposent comme suit : o FADeC Non Affecté montant de 103 425 283 FCFA de report de crédits non engagés 2017 sur 2018 ; o la commune a bénéficié de transfert de Fonds non Affecté au titre de la gestion 2018 pour un montant de 247 323 653 FCFA ; o d’où le montant total de crédit FADeC non affecté disponible non engagé se chiffre à 350 748 936 FCFA o FADeC Affecté non engagé disponible pour un montant de 104 643 291 FCFA de report de crédits non engagés 2017 sur 2018 o et 107 170 758 FCFA de crédit FADeC Affecté non engagé reçu au cours de l’exercice 2018 - d’où le montant total de crédit FADeC Affecté disponible non engagé s’élève à 211 814 049 FCFA. Un seul transfert annoncé en 2017 a été effectivement reçu en 2018 ; il s’agit du transfert de FADeC Non Affecté Investissement Complément KFW Gestion 2017 de 20 698 841 FCFA. - La Commune a signé dix-neuf (19) nouveaux engagements avec un financement FADeC en 2018 pour un montant de 343 629 142 FCFA sur ressources FADeC à 100 %. Plusieurs types de FADeC ont été mis à contribution à savoir : - FADeC non affecté investissement : dix (10) engagements pour un montant total de 216 631 295 FCFA, ces marchés ont été engagés sur les fonds de 2017 et 2018. Sur ces dix (10) engagements, un (01) a reçu un complément sur MEMP affecté Entretien/ Réparation d’un montant de 5 492 000 FCFA ; - FADeC affecté MAEP Investissement : un (01) engagement pour un montant total de 21 293 100 FCFA - FADeC affecté MEM Investissement : un (01) engagement pour un montant de 9 991 650 FCFA - FADeC Affecté Investissement : un (01) engagement pour un montant de 29 842 086 FCFA ; - FADeC Affecté MS Entretien/réparation : trois (03) engagements pour un montant de 378 997 555 FCFA ; - FADeC Affecté MS Investissement : un (01) marché pour un montant de 11 988 800 FCFA ; - FADeC Affecté Pistes Rurales : un (01) marché pour un montant de 8 393 252 FCFA ; - FADeC Affecté Sport : un (01) engagement pour un montant de 1 999 404 FCFA.

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Tableau 3 : Nouveaux engagements 2018

Acquisition de maté- 808 - MARCHÉ FADeC non riels informatiques au N°10A- Administration 22/11/2018 affecté (Inves- 9 999 460 9 999 460 9 999 460 Eligible profit des services de 36/MADJ/CCPM/SPR Locale tissement) la Mairie. MP DU 22/11/2018 Travaux de réfection de la salle de réunion 253 - MARCHE FADeC non de l'Arrondissement N°10A- Administration 16/04/2018 affecté (Inves- 14 016 583 14 016 583 14 016 583 Eligible de Médédjonou et des 14/MADJ/CCPM/SPR Locale tissement) bureaux de l'Arrondis- MP DU 16/04/2018 sement d'Aglogbè. Travaux de construction d'un module de trois salles de classe avec bureau magasin 572 - MARCHE N° Enseignements FADeC non et équipement à 10A- Maternel et Pri- 17/07/2018 affecté (Inves- 27 448 070 27 448 070 27 448 070 Eligible l'Ecole Primaire Pu- 22/MADJ/CCPM/SPR maire tissement) blique de Kpovie- MP DU 17/07/2018 Gbada dans l'Arrondis- sement de Honvié.

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Travaux de construction d'un module de 254 - MARCHE N° Enseignements FADeC non trois salles de classes 10A- Maternel et Pri- 17/04/2018 affecté (Inves- 27 453 970 27 453 970 27 453 970 Eligible avec bureau, magasin 15/MADJ/CCPM/SPR maire tissement) et équipements à l'EPP MP DU 17/04/2018 Drogbo. Travaux de réhabilita- tion des écoles primaires publiques de 699 - MARCHE N° Enseignements FADeC non Djèvié-Wadon, Agata 26/MADJ/CCPM/SPR Maternel et Pri- 03/09/2018 affecté (Inves- 29 997 628 24 505 628 29 997 628 Eligible A, Médédjonou Centre MP/DU 03/09/2018 maire tissement) A, Gbéhamey et Hou- sinvié C. Fourniture de mobi- 711 - MARCHE N° Enseignements FADeC non liers au profit des 32/MADJ/CCPM/SPR Maternel et Pri- 26/09/2018 affecté (Inves- 19 337 250 19 337 250 19 337 250 Eligible écoles primaires et MP DU 26/09/2018 maire tissement) maternelles. Travaux de réfection FADeC affecté sur les clôtures des 833 - N° 10A-659 Jeunesse et Jeunesse terrains de sport d'Ag- BIS/MADJ/SG/ST-SAF 23/11/2018 1 999 404 1 999 404 1 999 404 Eligible Sport Sport et Loi- boto, de Malanhoui et DU 23/11/2018 sirs (BN) la réalisation de trois

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TYPE DE FADEC RESTE A MAN- ELIGIBI- INTITULE DU MARCHE MONTANT TO- MONTANT SUP- AYANT FINANCE DATER SUR FA- MONTANT TTC LITE DU (CONTRAT, BON DE COM- REFERENCE DU DATE DE SI- TAL MARCHE PORTEE PAR FA- SECTEUR OU COFINANCE DEC Y COMPRIS VERIFIE PAR MARCHE MANDE, ACCORD, CON- MARCHE GNATURE (MONTANT TO- DEC (SOURCE LA REALISATION CO-FINANCE- L'AUDITEUR AU FA- VENTION…) TAL TTC) N°1) (SOURCE N°1) MENT FADEC DEC enseignes sur la fa- çade principale des deux terrains Travaux de réhabilita- tion du logement de la 700 - MARCHE N° FADeC affecté sage-femme du centre 28/MADJ/CCPM/SPR Santé 04/09/2018 MS Entr. 7 999 948 7 999 948 7 999 948 Eligible de santé de l'arrondis- MP DU 04/09/2018 &Rép. sement de Malanhoui Travaux de réhabilita- tion de la maternité et 701 - MARCHE N° FADeC affecté du dispensaire du 29/MADJ/CCPM/SPR Santé 04/09/2018 MS Entr. 14 999 563 14 999 563 14 999 563 Eligible centre de santé de MP DU 04/09/2018 &Rép. l'arrondissement d'Ad- jarra II. Travaux de construction de quatre (04) in- 706 - MARCHE N° cinérateurs dans les FADeC affecté 10A- centres de santé de Santé 04/09/2018 MS Investis- 11 988 800 11 988 800 11 988 800 Eligible 27/MADJ/CCPM/SPR Tchakou, Médédjo- sement MP DU 04/09/2018 nou, Aglogbè et Ad- jarra II FADeC affecté Travaux d'aménage- 275 - MARCHE Agriculture/Ele- 25/04/2018 MAEP Inves- 21 293 100 21 293 100 21 293 100 Eligible ment des bas-fonds et N°10A- vage/Pêche tissement

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TYPE DE FADEC RESTE A MAN- ELIGIBI- INTITULE DU MARCHE MONTANT TO- MONTANT SUP- AYANT FINANCE DATER SUR FA- MONTANT TTC LITE DU (CONTRAT, BON DE COM- REFERENCE DU DATE DE SI- TAL MARCHE PORTEE PAR FA- SECTEUR OU COFINANCE DEC Y COMPRIS VERIFIE PAR MARCHE MANDE, ACCORD, CON- MARCHE GNATURE (MONTANT TO- DEC (SOURCE LA REALISATION CO-FINANCE- L'AUDITEUR AU FA- VENTION…) TAL TTC) N°1) (SOURCE N°1) MENT FADEC DEC de fourniture d'équi- 16/MADD/CCPM/SP pements au profit des RMP DU 25/04/2018 pisciculteurs et marai- chers Travaux d'entretien courant des infrastructures de transport rural (ITR) de la com- 782 - MARCHE FADeC affecté mune d'Adjarra par N°10A- Pistes Rurales 19/09/2018 Pistes Rurales 8 393 252 8 393 252 8 393 252 Eligible l'approche participa- 31/MADJ/CCPM/SPR (BN) tive avec la méthode MP DU 19/09/2018 de haute intensité de main d'œuvre (HIMO), exercice 2018. Travaux de réhabilita- 571 - MARCHE FADeC affecté tion de quinze forages N°10A- Eau 09/07/2018 MEM Investis- 9 991 650 9 991 650 9 991 650 Eligible équipes de pompes à 21/MADJ/CCPM/SPR sement motricité humaine MP DU 09/07/2018 Travaux de construc- 812 - MARCHE tion d'un bloc de la- Hygiène et As- FADeC non N°10A- trine a quatre cabines sainissement de 19/11/2018 affecté (Inves- 3 930 430 3 930 430 3 930 430 Eligible 35/MADD/CCPM/SP à l'EPP Malanhoui Base tissement) RMP DU 19/11/018 centre

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Travaux de construction d'un module de trois salles de classes 818 - MARCHE Enseignements FADeC affecté avec bureau, magasin, N°10A- Maternel et Pri- 11/12/2018 MEMP Inves- 29 842 086 29 842 086 29 842 086 29 842 086 Eligible équipements et d'un 38/MADD/CCPM/SP maire tissement bloc de latrine à RMP DU 11/12/2018 quatre cabines à l'EPP Gassako Travaux de construc- 819 - MARCHE tion de la clôture du FADeC non N°10A- Culture et Loi- centre de loisir des 11/12/2018 affecté (Inves- 16 944 717 16 944 717 16 944 717 16 944 717 Eligible 39/MADJ/CCPM/SPR sirs personnes du troi- tissement) MP DU 11/12/2018 sième âge 846 - MARCHE N Travaux de réhabilita- FADeC non 10A- Jeunesse et tion du centre des 27/12/2018 affecté (Inves- 35 000 000 35 000 000 35 000 000 35 000 000 Eligible 43/MADJ/CCPM/SPR Sport jeunes et de loisir tissement) MP DU 27/12/2018 817 - MARCHE Travaux de reprise de FADeC non N°10A- la clôture du centre de Santé 11/12/2018 affecté (Inves- 37 995 187 37 995 187 37 995 187 37 995 187 Eligible 37/MADD/CCPM/SP santé de Honvié tissement) RMP DU 11/12/2018 FADeC affecté Travaux de réhabilita- 702 - MARCHE Santé 05/09/2018 MS Entr. 14 998 044 14 998 044 6 100 927 14 998 044 Eligible tion du logement de la N°10A- &Rép.

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sage-femme et du lo- 30/MADJ/CCPM/SPR gement du médecin MP DU 05/09/2018 en chef du centre de santé de l'arrondissement d'Adjarra I. Total 343 629 142 338 137 142 125 882 917 343 629 142 Source : Commune

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1.1.2.2 Crédits disponibles pour les engagements antérieurs Les crédits engagés et non mandatés en début de gestion 2018 se chiffrent à 81 697 442 FCFA et concernent les sources de financement ci-après : - FADeC non Affecté investissement : trois (03) marchés pour un montant total de 22 623 084 FCFA ; - FADeC Affecté Entretien/réparation : un (01) marché pour un montant de 34 993 643 FCFA ; - FADeC MEMP investissement : un (1) marché pour un montant de 627 022 FCFA ; - FADeC Affecté MS Investissement : un (01) marché pour un montant de 23 453 693 FCFA. La commission a dénombré six (06) marchés relatifs aux engagements des années antérieures pour un montant total de 81 697 442 FCFA. Le total de reste à mandater au 31 décembre sur ce chapitre est de 627 022 FCFA et relatif au marché de construction d’une salle de classe à l’EPP ODO-HONGLA entièrement financé sur les ressources FADeC affecté MEEP Investissement. Après analyse de la raison ci-dessus évoquée, la commission d’audit estime qu’elle est recevable. La norme est respectée

Risque : Néant

Recommandation : Néant

1.1.3 Niveau d’exécution financière des ressources de transfert Le tableau suivant résume les crédits disponibles par types de FADeC ainsi que leur consommation en termes d’engagement, de mandatement et de paiement.

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Tableau 4: Niveau d'exécution des ressources FADeC disponibles

REPORT DE CRE- TOTAL CREDITS ENGAGEMENT MANDATEMENT MONTANT TO- DITS 2017 SUR REPORT (ENGA- TRANSFERTS RE- D'INVESTISSE- REPORT (CREDIT TAL DU REPORT TYPE DE FADEC 2018 (NON EN- GEMENT NON ÇUS EN 2018 MENT DISPO- NON ENGAGE) 2018 SUR GAGE + NON MAN- MONTANT % MONTANT % MANDATE) NIBLE 2019 DATE) FADeC non affecté 126 046 265 247 323 653 373 369 918 239 254 379 64% 149 314 475 40% 134 115 539 89 939 904 224 055 443 (Investissement) PSDCC-Communes 2 102 -00 2 102 -00 0% -00 0% 2 102 -00 2 102 TOTAL FADeC NON 126 048 367 247 323 653 373 372 020 239 254 379 64% 149 314 475 40% 134 117 641 89 939 904 224 057 545 AFFECTE FADeC affecté MAEP 43 981 107 10 941 758 54 922 865 21 293 100 39% 21 293 100 39% 33 629 765 -00 33 629 765 Investissement FADeC affecté MEMP 55 710 877 5 492 000 61 202 877 40 485 643 66% 40 485 643 66% 20 717 234 -00 20 717 234 Entr. &Rép. FADeC affecté MEMP 2 637 665 30 000 000 32 637 665 30 469 108 93% -00 0% 2 168 557 30 469 108 32 637 665 Investissement FADeC affecté MEM 31 500 000 -00 31 500 000 9 991 650 32% 9 991 650 32% 21 508 350 -00 21 508 350 Investissement FADeC affecté MEM_Autre/fonc- -00 1 100 000 1 100 000 -00 0% -00 0% 1 100 000 -00 1 100 000 tionnement FADeC affecté MS -00 38 000 000 38 000 000 37 997 555 100% 31 896 628 84% 2 445 6 100 927 6 103 372 Entr. &Rép. FADeC affecté MS In- 24 000 000 12 000 000 36 000 000 35 442 493 98% 35 442 493 98% 557 507 -00 557 507 vestissement FADeC affecté Pistes -4 305 875 8 612 000 4 306 125 8 393 252 195% 8 393 252 195% -4 087 127 -00 -4 087 127 Rurales (BN)

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Constat : En ce qui concerne la consommation des crédits, la commission a relevé avec les acteurs que les crédits disponibles au titre de la gestion 2018 pour le FADeC Non Affecté se chiffrent à 373 372 020 FCFA dont un montant de F CFA 239 254 379 FCFA a été engagé juridiquement soit un taux d’engagement de 64,08% et 149 314 475 FCFA de crédit a été mandaté soit un taux de 40 % des engagements. Par contre sur un crédit global de FADeC Affecté de 270 888 407 FCFA seulement un montant de 186 072 205 FCFA a été engagé juridiquement soit un taux d’engagement avec un taux de68, 69 % et 149 502 170 FCFA de crédit a été mandaté soit un taux de 55,19 % par rapport aux engagements. Par ailleurs la commission a constaté également que les faibles taux de consommation se si- tuent au niveau des secteurs ci-après : - PSDCC : 00% en engagement et mandatement avec un crédit de 2102 FCFA ; - FADeC/MEEM / PPEA 2 : 00% en engagement et mandatement avec un crédit de 9 168 875 FCFA ; - FADeC MEEM / Autres fonctionnements : 00% en engagement et mandatement avec un crédit de 1 100 000 FCFA ; - MAEP investissement : 00% en engagement et mandatement avec un crédit de 80 082 881 FCFA ; - MEEM Investissement : pour un montant de 31 500 000 FCFA de crédit disponible, seulement un montant de 9 991 650 FCFA a été engagé soit un taux de 31,72% et entièrement mandaté soit 100% des engagements ; - MAEP / Investissement : pour un montant de 54 922 865 FCFA de crédit disponible, seulement 21 293 100 FCFA ont été engagés et mandatés soit un taux d’engagement de 38% et de 100% de mandatement par rapport aux engagements ; - FADeC/MEMP /Entretien –Réparation : pour un montant de 61 202 877 CFA de crédit disponible, 40 485 683 FCFA ont été engagés soit un taux de 66% pour 100% de mandatement ; - MEMP/Investissement : pour un montant de 32 693 665 FCFA de crédit disponible, 30 469 108 FCFA de crédit ont été engagés pour un taux de 93% avec 00% de mandatement ; - FADeC Sport : pour un montant de crédit disponible de 2 050 000 FCFA, 1 999 404 FCFA ont été engagés avec un taux 98% et un mandatement de 100% ; - FADeC /SANTE Investissement : sur un crédit disponible de 36 000 000 FCFA, il a été en- gagé et mandaté 35 442 493 FCFA pour un taux d’engagement de 98% et 100% de mandatement ; - FADeC /Santé Entretien/Réparation : sur un crédit disponible de 38 000 000 FCFA, il a été engagé 37 997 555 FCFA soit un taux d’engagement de 100% et mandaté 31 896 628 FCFA pour un taux de 84% de mandatement par rapport aux engagements ; - FADeC /Pistes rurales : sur un montant de crédit disponible de 4 306 125 FCFA, 8 393 252 FCFA ont été engagés soit un taux de195% avec un sur engagement de 4 087 127 FCFA qui, initialement, devrait être apuré avant les nouveaux engagements de l’année 2018 ; il en résulte la reconduction tacite des sur-engagements des années antérieures à l’année 2018 pour la gestion 2019 ; le taux de mandatement est de 100% pour la gestion 2018 soit 8 393 127 FCFA.

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Pour justifier les faibles taux de consommation (moins de 50%) les acteurs impliqués dans la gestion des fonds FADeC ont avancé principalement cinq (05) raisons selon le cas à savoir : - le crédit disponible au titre de la gestion est insignifiant et donc ne permet pas une contractualisation ; - le crédit est destiné au paiement des indemnités et salaires d’un agent au titre de la gestion. Mais la mairie n’a pu procéder au recrutement de cet agent en raison de la mesure de suspension des recrutements par le MDGL ; - la procédure de passation de marchés pour le recrutement d’un bureau d’études pour la réalisation des études pour l’extension de l’AEV de Médédjonou et d’Aglogbè était restée infructueuse ; - la complexité de projet qui du fait, impliquant plusieurs acteurs, a impacté la durée d’élaboration du projet d’une part et d’autre part la prise en compte des observations de la préfecture dans le document final avant l’élaboration du DAO ; - le reliquat des fonds du projet PPEA II dont la consommation est subordonné à une éventuelle directive du Ministère de l’Eau toujours en attente. - La situation financière globale de la commune par rapport au FADeC se présente comme suit : Tableau 5: Ressources et Emplois 2018

RESSOURCES 2018 EMPLOIS 2018 Mandatement anciens engage- 81 070 420 Report non mandaté (2017 sur ments 81 697 442 2018) Report (« reste à mandater ») 627 022 sur 2019 anciens engagements Mandatement nouveaux enga- Report non engagé (2017 sur 2018) 208 068 574 217 746 225 gements 2018 Report (« reste à mandater ») Nouveaux Transferts 2018 354 494 411 sur 2019 nouveaux engage- 125 882 917 ments Total crédit disponible pour Report sur 2019 crédit non en- 562 562 985 218 933 843 nouvel engagement gagé Total ressources 644 260 427 Total emplois 644 260 427 Source : Commune Les crédits disponibles notamment les reports de crédits de la gestion 2017 sur la gestion 2018 manquent de concordance. Il a fallu se référer à l’historique des deux comptes depuis le report de 2015 sur 2016 pour procéder à la régularisation avec l’appui technique la CONAFIL. Ainsi le montant total de crédit disponible pour investissement et entretien/réparation en 2018 dans la commune hors FADeC non affecté fonctionnement s’élève à 644 260 427 FCFA dont 562 562 985FCFA de crédit disponible pour engagement et 81 697 442 FCFA de crédit engagé non mandaté. Ce montant de crédit pour engagement est composé de 354 494 411 FCFA de crédit transféré au titre de l’année 2018 et 208 068 574 FCFA de report de crédits non engagés de 2017 sur 2018. Suivant le tableau ci-dessus, le montant total des ressources disponibles en 2018, soit 644 260 427 FCFA est le même que celui des emplois relatifs à cette disponibilité. De même, le montant total des paiements effectués en 2018 pour les anciens engagements non soldés, soit 81 070 420 FCFA et le « reste à mandater » sur le seul ancien engagement non

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Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018 soldé en 2018, soit 627 022 F CFA, s’élève à 81 697 442 F CFA, montant identique au report des « Restes à mandater » de 2017 sur 2018 . Il en résulte donc un solde nul. La norme est respectée

Risque : Néant

Recommandation : Néant

1.1.4 Marchés non soldés au 31 Décembre 2018 Le tableau suivant présente les engagements sur ressources FADeC non soldés au 31 Dé- cembre 2018 avec leurs restes à mandater.

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Tableau 6: Liste des marchés non soldés au 31 Décembre 2018

TYPE DE FADEC AYANT MONTANT TO- RESTE A INTITULE DU MARCHE (CON- RESTE A MAN- DATE DE SI- FINANCE OU COFI- TAL MARCHE MANDATER TRAT, BON DE COMMANDE, AC- REFERENCE DU MARCHE SECTEUR DATER SUR FA- GNATURE NANCE LA REALISATION (MONTANT TO- SUR LE CORD, CONVENTION…) DEC (SOURCE N°1) TAL TTC) MARCHE Travaux de construction Marché n°19/1B- Enseignements FADeC affecté d'une salle de classe à l'EPP MADJ/SG/STE du maternelle et pri- 11/07/2012 MEMP Investisse- 7 398 858 627 022 627 022 Odo-Hongla 11/07/2012 maire ment Travaux de construction d'un module de trois salles de 818 - MARCHE N°10A- Enseignements FADeC affecté classes avec bureau, maga- 38/MADD/CCPM/SPRMP Maternel et Pri- 11/12/2018 MEMP Investisse- 29 842 086 29 842 086 29 842 086 sin, équipements et d'un DU 11/12/2018 maire ment bloc de latrine à quatre cabines à l'EPP Gassako Travaux de construction de 819 - MARCHE N°10A- la clôture du centre de loisir FADeC non affecté 39/MADJ/CCPM/SPRMP Culture et Loisirs 11/12/2018 16 944 717 16 944 717 16 944 717 des personnes du troisième (Investissement) DU 11/12/2018 âge 846 - MARCHE N 10A- Travaux de réhabilitation du FADeC non affecté 43/MADJ/CCPM/SPRMP Jeunesse et Sport 27/12/2018 35 000 000 35 000 000 35 000 000 centre des jeunes et de loisir (Investissement) DU 27/12/2018 Travaux de reprise de la clô- 817 - MARCHE N°10A- FADeC non affecté ture du centre de santé de 37/MADD/CCPM/SPRMP Santé 11/12/2018 37 995 187 37 995 187 37 995 187 (Investissement) Honvié DU 11/12/2018 Travaux de réhabilitation du 702 - MARCHE N°10A- logement de la sage-femme FADeC affecté MS 30/MADJ/CCPM/SPRMP Santé 05/09/2018 14 998 044 6 100 927 6 100 927 et du logement du médecin Entr. &Rép. DU 05/09/2018 en chef du centre de santé

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Constat : Après vérification et les rapprochements des différents documents tenus auprès du CSAF, du CST et du CSPDL, il y a au total six (06) marchés non soldés au 31 décembre 2018 pour montant total de 142 178 892 FCFA de reste à mandater dont 126 509 939 FCFA sur FADeC. Parmi ces marchés, il en existe un seul antérieur à la gestion 2018 et dont la réception provisoire a déjà eu lieu. En dehors du paiement du seul marché antérieur à la gestion 2018 et dont la retenue de garantie reste à solder, il n’existe pas de marchés non communiqués lors des audits précédents. Tableau 7: Liste des marchés soldés avec reliquat

INTITULE DU TYPE DE FADEC DATE MONTANT TO- MONTANT MONTANT MARCHE (CONTRAT, REFERENCE AYANT FINANCE OU DE SI- TAL MARCHE DU SOLDE DU SOLDE BON DE COM- DU COFINANCE LA REALI- GNA- (MONTANT TO- SUR LE SUR FA- MANDE, ACCORD, MARCHE SATION (SOURCE TURE TAL TTC) MARCHE DEC CONVENTION…) N°1) NEANT Source : Commune Il n’existe aucun marché soldé avec reliquat au 31 décembre 2018. La norme est respectée.

Risque : Néant

Recommandation : Néant

1.1.5 Traçabilité des ressources et dépenses FADeC dans les comptes et respect de la note de cadrage budgétaire, qualité du compte administratif

Bonne pratique : Les ressources et dépenses relatives au FADeC doivent être lisibles à travers l’ensemble des registres, dossiers et pièces tenus aussi bien au niveau de l’ordonnateur que du comptable grâce à un système d’enregistrement, de comptabilisation et de suivi qui permet la remontée historique. Ainsi, les comptes de la commune (comptes administratifs et comptes de gestion) doivent faire une présentation exhaustive et lisible des transferts reçus par la commune et les dépenses réalisées sur les ressources concernées.

Constat : Les transferts reçus au cours de l’année sont inscrits au Compte Administratif et ses annexes comme suit : Tableau 8: Transferts en section de fonctionnement du Compte Administratif

N° PREVISIONS RECOUVRE- LIBELLES COMPTE ADMINISTRATIF OBSERVATIONS COMPTES DEFINITIVES MENTS 74 Dotations subventions et participations 87 684 722 27 319 522 742 Subventions et participations 87 684 522 27 319 522 7421 Etat 87 684 522 27 319 522 Détail et observations sur le compte 74 relevé dans les annexes du CA 74 Dotations, subventions et participations 87 684 522 27 319 522

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N° PREVISIONS RECOUVRE- LIBELLES COMPTE ADMINISTRATIF OBSERVATIONS COMPTES DEFINITIVES MENTS 742 Subventions et participations 87 684 522 27 319 522 7421 Etat 87 684 522 27 319 522 Fonds d'Appui au développement des 74211 87 684 522 27 319 522 Communes (FADeC) le transfert de montant F CFA 1 100 000 du FA- FADeC Fonctionnement non affecté (Sub- DeC Eau, autre 742111 25 819 522 25 819 522 vention générale MDGL) fonctionnement, est inscrit dans la section investissement 742113 FADeC affecté entretien et réparation 61 865 000 1 500 000 7421133 Santé et hygiène (santé, eau potable) 61 865 000 1 500 000

TOTAL Transferts de fonctionnement FA- 27 319 522 DeC au compte 74 TOTAL corrigé Transferts de fonctionne- 27 319 522 ment FADeC au compte 74 Source : Compte Administratif, Compte de Gestion et Registre Auxiliaire FADeC de la commune Tableau 9 : Transferts en section d’investissement du Compte Administratif

N° PREVISIONS RECOUVRE- LIBELLES COMPTE ADMINISTRATIF OBSERVATIONS COMPTES DEFINITIVES MENTS 14 Subventions d'équipements 355 594 653 354 494 411 Subventions d'investissement transfé- 141 355 594 653 354 494 411 rables Fonds d'Appui au Développement des 1413 355 594 653 354 494 411 Communes (FADeC) Détail et observations sur le compte 14 relevé dans les annexes du CA 14 Subventions d'équipements 355 594 653 354 494 411 Subventions d'investissement transfé- 141 355 594 653 354 494 411 rables Fonds d'Appui au Développement des 1413 355 594 653 354 494 411 Communes (FADeC) 14131 FADeC investissement non affecté 247 323 653 247 323 653 FADeC investissement non affecté (Sub- 141311 247 323 653 247 323 653 vention Générale MDGL) 14132 FADeC investissement affecté 108 271 000 107 170 758 Education (enseignement maternelle et 141322 primaire, enseignement secondaire et 35 492 000 35 492 000 technique, alphabétisation 141323 Santé et hygiène (santé, eau potable) 52 200 000 51 100 000 1413231 Santé 50 000 000 50 000 000 1413232 Eau potable 2 200 000 1 100 000

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N° PREVISIONS RECOUVRE- LIBELLES COMPTE ADMINISTRATIF OBSERVATIONS COMPTES DEFINITIVES MENTS Environnement, cadre de vie et infrastructures (environnement, urbanisme et habi- 141324 8 612 000 8 612 000 tat, voies urbaines et assainissement, pistes rurales) Développement rural (agriculture, éle- 141325 vage, pêche, aménagement hydro agri- 10 942 000 10 941 758 cole) Actions sociale et culturelle (famille, tou- 141326 1 025 000 1 025 000 risme, culture et sport) TOTAL Transferts d'investissement au 355 594 653 354 494 411 compte 14

TOTAL corrigé Transferts d'investisse- 355 594 653 354 494 411 ment FADeC

Source : Compte Administratif, Compte de Gestion et Registre Auxiliaire FADeC de la commune Au niveau des ressources Les ressources de transfert obtenues par la commune se présentent comme suit dans le compte administratif. - Section fonctionnement : Les fonds transférés s’élèvent à 25 819 522 FCFA et décomposés comme suit : FADeC non affecté fonctionnement MDGL : 25 819 522 FCFA ; - Section investissement : Le montant total des ressources transférées à la commune pour les investissements est de 354 494 411 F CFA, décomposé en : o FADeC non affecté investissement MDGL : 247 323 653 F CFA ; o FADeC affecté : 107 170 758 F CFA ; Dans le compte administratif élaboré et présenté à la commission par la commune, ces ressources ont été détaillées par différentes sources de FADeC, mais avec des erreurs d’imputation dans des rubriques telles que prévues dans la nomenclature des comptes d’enregistrement de certains transferts. En effet, au niveau du compte 74, le montant total inscrit en fonctionnement est de 25 819 522 FCFA au lieu de 26 919 522 FCFA pour tenir compte des 1 100 000 FCFA du FADeC affecté MEEM autres fonctionnements et au niveau du compte 14, le montant total inscrit en ressources d’investissement est de 354 494 411 FCFA au lieu 350 394 411 FCFA. Ces erreurs résultent du fait que : o le transfert de montant 1 100 000 F CFA du FADeC Eau, autre fonctionnement, est inscrit dans la section investissement ; Au vu de ces constats relevés en observations dans les tableaux 8 et 9, la commission a pro- cédé aux corrections nécessaires ayant abouti aux montants réels des ressources de transfert ci-dessus mentionnés par section et type de FADeC. Les ressources de transfert obtenues par la commune se présentent comme suit dans le compte administratif : - Section fonctionnement : Les fonds transférés s’élèvent à 26 919 522 F CFA et décomposés comme suit : o FADeC non affecté fonctionnement MDGL : 25 819 522 FCFA ; o FADeC affecté Autre fonctionnement : 1 100 000 FCFA.

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- Section investissement : Le montant total des ressources transférées à la commune pour les investissements est de 353 394 411 FCFA, décomposé en : o FADeC non affecté investissement MDGL : 247 323 653 FCFA ; o FADeC affecté : 106 070 758 FCFA Au niveau des dépenses Le CA comprend les annexes qui retracent : - l’état d'exécution des ressources transférées par l'Etat y compris les reports; - l’état des dettes de la commune ; - l’état d’exécution des projets d’investissement mettant en exergue ceux financés sur FADeC et autres transferts. La commission a procédé à la vérification des données contenues dans l’annexe sur l’état d'exécution des ressources transférées par l'Etat y compris les reports, par rapport à l’état des restes à engager et des restes à mandater sur les dépenses d’investissement. Il ressort de cette vérification que : - le montant total des restes à engager est de 218 933 843 FCFA égal à celui figurant au tableau 4 Niveau d’exécution des ressources de transfert de la liste des marchés actifs. Il en résulte un écart Nul. - le montant total des restes à mandater est de 126 509 939F CFA égal à celui figurant au tableau 4 du présent rapport qui se chiffre à 126 509 939F CFA, soit un écart Nul ; - les montants totaux des crédits disponibles à reporter sur 2019 pour les deux sources de vérifications sont quasiment identiques avec un montant de 345 443 782 FCFA. Eu égard à ce qui précède, la commission note que les données du tableau 4 ci-dessus du rapport, sont exactes. En ce qui concerne la traçabilité des reports sur transferts FADeC La note N°12/129/MCC/SG/SAFE/SA du 29 avril 2019 portant présentation du compte administratif, a fait état de la situation des soldes y compris les soldes relatifs aux ressources FADeC transférées qui sont présentés distinctement et par source de financement. Ainsi, ces soldes se présentent comme suit : - total solde FADeC au 31/12/2018 : 345 443 782 FCFA ; - total fonds propres reportés sur 2019 : -132 050 794 FCFA. La commission a, de ce fait, constaté l’utilisation des ressources FADeC pour des activités non éligibles qui devaient être financées sur des ressources propres de la Commune (constat de déficit de financement) La commission a procédé à la vérification des données relatives aux soldes présentées dans la note et celles figurant dans l’annexe relative à la situation des ressources de transfert. Il en ressort ce qui suit : le montant total des soldes FADeC reportés dans la note est de 289 766 016 FCFA équivalent à celui de l’annexe. Il en résulte un écart nul. Eu égard à ce qui précède, il est aisé de constater que les transferts reçus par la commune et les dépenses réalisées sur les ressources concernées sont dans l’ensemble assez bien retracés de façon lisible dans le compte administratif et ses annexes en concordance avec la situation d’exécution des ressources présentée par le RP à travers le compte de gestion. Toutefois, il subsiste encore quelques insuffisances dans le respect de la nomenclature des comptes quant à l’imputation exacte et cohérente de certains transferts du FADeC par section dans les comptes 74 et 14. Cependant, les transferts FADeC 2018 et les différents reports en début et en fin de gestion sont retracés dans les annexes obligatoires du CA.

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Par ailleurs, la commission d’audit retient que la note de présentation du compte administratif de la commune a globalement respecté les instructions contenues dans la lettre de cadrage du MDGL.

Risque : Utilisation des ressources FADeC pour financement des investissements programmés sur fonds propres

Recommandation : Le Maire et le RP devront faire tout possible pour résorber le déficit sur fonds propres reportés sur 2019 pour un montant de -132 050 794 FCFA. Le C/SAF devra détailler dorénavant dans le budget les transferts FADeC et autres comme suit : Avec les transferts reçus en 2018 et en application de la nomenclature proposée par la note de cadrage budgétaire, les comptes 74 et 14 du budget 2018 se seraient présentés comme suit : Tableau 10 : Comptes 74 et 14 du budget avec les transferts reçus en 2018

COMPTES LIBELLES MONTANT RECOURVE

74 Dotations, subventions et participations 27 319 522 742 Subventions et participations 27 319 522 7421 Etat 27 319 522 74211 Fonds d'Appui au développement des Communes (FADeC) 27 319 522 742111 FADeC fonctionnement non affecté (subvention générale MDGL) 25 819 522 742113 FADeC affecté entretiens et réparations 1 500 000 7421133 Santé et hygiène (santé, eau potable) 1 500 000

COMPTES LIBELLES MONTANT RECOUVRE 14 Subventions d'investissement 354 494 411 141 Subvention d’investissement transférable 354 494 411 1413 Fonds d'Appui au Développement des Communes (FADeC) 354 494 411 14131 FADeC investissement non affecté 247 323 653 141311 FADeC investissement non affecté (subvention générale MDGL) 247 323 653 14132 FADeC investissement affecté 107 170 758 Education (enseignement maternel et primaire, enseignement secon- 141322 35 492 000 daire et technique, alphabétisation) 141323 Santé et hygiène (santé, eau potable) 51 100 000 Environnement, cadre de vie et infrastructures (environnement, urba- 141324 8 612 000 nisme et habitat, voire urbaine et assainissement, pistes rurales) Développement rural (agriculture, élevage, pêche, aménagements hy- 141325 10 941 758 dro agricoles, …) 141326 Actions sociales et culturelles (famille, tourisme, culture, sport) 1 025 000 Source : Compte Administratif, Compte de Gestion et Registre Auxiliaire FADeC de la commune

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1.1.6 Respect des dates de mise à disposition des ressources FADeC

Norme : Aux termes du nouveau MdP FADeC, points 3.2.3 et 3.2.4 et 4.1, le calendrier de la mise en place des transferts du FADeC non affecté se présente comme suit : Dates normales FADeC non affecté 2018

N° ETAPE 1ERE TRANCHE 2EME TRANCHE 3EME TRANCHE Etablissement par le Service des Collectivités Lo- 1 cales (SCL) des BTR et des fiches d’écritures pour 09/02/2018 11/05/2018 14/09/2018 chaque commune 2 Réception des BTR par les RF (5 jours après 1) 19/02/2018 21/05/2018 24/09/2018 3 Notification des BTR aux RP (3 jours après) 23/02/2018 25/05/2018 28/09/2018 4 Transmission des BTR aux Maires (1 jour après 3) 27/02/2018 29/05/2018 02/10/2018 5 Approvisionnement du compte bancaire du RP 28/02/2018 31/05/2018 28/09/2018 Tous les FADeC affectés 2018 ont été transférés en deux tranches. Dans ce cas, le calendrier de la mise en place des transferts se présente comme suit : Dates normales FADeC affecté 2018

FADEC AFFECTE FADEC AFFECTE N° ETAPE 2 TRANCHES 1 SEULE TRANCHE 1ERE TRANCHE 2EME TRANCHE Etablissement par le Service des Collectivités 1 Locales (SCL) des BTR et des fiches d’écritures 09/03/2018 13/07/2018 09/03/2018 pour chaque commune 2 Réception des BTR par les RF 19/03/2018 23/07/2018 19/03/2018 3 Notification des BTR aux RP 23/03/2018 27/07/2018 23/03/2018 4 Transmission des BTR aux Maires 27/03/2018 31/07/2018 27/03/2018 5 Approvisionnement du compte bancaire du RP 30/03/2018 31/07/2018 30/03/2018

Constat : Tableau 11: Dates de mise à disposition des tranches FADeC non affecté

N° ETAPE 1ERE TRANCHE 2EME TRANCHE 3EME TRANCHE Date d'Etablissement par le Service des Collectivi- tés Locales (SCL) des BTR et des fiches d’écritures 01/03/2018 12/06/2018 19/11/2018 1 pour chaque commune Si retard, nombre de jours de retard 15 23 47 Date réception par le RF 25/06/2018 25/06/2018 13/12/2018 2 Durée en jours (norme: 5 jours) 82 10 19 Date réception par le RP (3 jours après) 26/06/2018 26/06/2018 17/12/2018 3 Durée en jours (norme: 3 jours) 2 2 3 Date réception à la Mairie (1 jour après) 26/06/2018 26/06/2018 17/12/2018 4 Durée en jours (norme: 1 jour) 0 0 0 Date d'Approvisionnement du compte bancaire du 19/07/2019 01/02/2019 5 RP Si retard, nombre de jours de retard 363 177 non défini Source : SCL, commune

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Tableau 12: Dates de mise à disposition des transferts FADeC affecté

1ERE 2EME 1ERE 2EME 1ERE 2EME 1ERE 2EME N° ETAPE TRANCHE TRANCHE TRANCHE TRANCHE TRANCHE TRANCHE TRANCHE TRANCHE Date d'Etablissement par le Service des Collectivités Locales (SCL) des 07/05/2018 12/06/2018 23/08/2018 05/06/2018 18/09/2018 02/05/2018 1 BTR et des fiches d’écritures pour chaque commune Si retard, nombre de jours de retard 41 non défini 67 119 62 137 38 non défini Date réception par le RF 17/05/2018 25/06/2018 13/09/2018 11/06/2018 27/09/2018 17/05/2018 2 Durée en jours (norme: 5 jours) 8 non défini 9 15 4 7 11 non défini Date réception par le RP (3 jours 23/05/2018 26/06/2018 19/09/2018 12/06/2018 01/10/2018 23/05/2018 3 après) Durée en jours (norme: 3 jours) 4 non défini 1 4 1 2 4 non défini Date réception à la Mairie (1 jour 23/05/2018 26/06/2018 20/09/2018 13/06/2018 01/10/2018 23/05/2018 4 après) Durée en jours (norme: 1 jour) 0 non défini 0 1 1 0 0 non défini Date d'Approvisionnement du 14/12/2018 29/08/2019 27/06/2018 18/12/2018 5 compte bancaire du RP Si retard, nombre de jours de retard non défini non défini 185 282 63 non défini 187 non défini

1ERE 2EME 1ERE 2EME 2EME 1ERE 2EME 1ERE TRANCHE 2EME TRANCHE TRANCHE TRANCHE TRANCHE TRANCHE TRANCHE TRANCHE TRANCHE Date d'Etablissement par le Service des Collectivi- tés Locales (SCL) des BTR 10/04/2018 07/11/2018 13/08/2018 12/06/2018 et des fiches d’écritures pour chaque commune Si retard, nombre de 22 173 111 non défini non défini non défini non défini non défini 67 jours de retard Date réception par le RF 14/05/2018 15/11/2018 27/08/2018 25/06/2018

29 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

1ERE 2EME 1ERE 2EME 2EME 1ERE 2EME 1ERE TRANCHE 2EME TRANCHE TRANCHE TRANCHE TRANCHE TRANCHE TRANCHE TRANCHE TRANCHE Durée en jours (norme: 5 24 6 10 non défini non défini non défini non défini non défini 9 jours) Date réception par le RP 15/05/2018 16/11/2018 29/08/2018 26/06/2018 (3 jours après) Durée en jours (norme: 3 1 1 2 non défini non défini non défini non défini non défini 1 jours) Date réception à la Mairie 15/05/2018 19/11/2018 29/08/2018 26/06/2018 (1 jour après) Durée en jours (norme: 1 0 1 0 non défini non défini non défini non défini non défini 0 jour) Date d'Approvisionne- ment du compte bancaire 13/12/2018 du RP Si retard, nombre de non défini non défini 184 non défini non défini non défini non défini non défini non défini jours de retard Source : SCL, commune

30 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

Des retards ont été constatés dans la mise à disposition des ressources à la commune. Ces retards se présentent comme-suit : En ce qui concerne le FADeC Non Affecté, les retards sont, respectivement aux 1ère, 2ème et 3ème tranches, de : - 15 jours, 23 jours et 47 jours dans l’établissement des BTR; - 82 jours, 10 jours et 19 jours par rapport à la réception des BTR par le RF ; - 02 jours, 02 jours et 03 jours pour la réception des BTR au niveau de la Recette-Per- ception. La transmission du BTR à la Mairie a eu lieu dans les délais prévus. L’approvisionnement du compte bancaire du RP a été effectué avec un retard de 363 jours pour la 1ère tranche et de 177 jours pour la 2ème tranche. Jusqu’au 31 décembre 2018, ce compte n’a pas été approvisionné en ce qui concerne la 3ème tranche. En ce qui concerne les FADeC affectés, ils ont été transférés en 2018 à l’exception de FADeC Affecté MEM pour lequel la deuxième tranche ‘’AUTRES FONCTIONNEMENTS » d’un montant de 1 100 000 FCFA n’a pas été transférée. La procédure aurait dû démarrer en mars pour la première tranche et en Juillet pour la se- conde et la Commune aurait reçu les BTR respectivement le 05 juin et le 20 septembre 2018. La commission constate un dépassement de ces dates pour l’ensemble des Ministères ; les retards varient entre 22 jours et 111 jours (1ère tranche) et entre 119 jours et 173 jours (2ème tranche) pour la première étape (établissement des BTR par le SCL). Des retards ont été éga- lement constatés dans les étapes qui ont suivi du fait que les deux premiers acteurs impliqués (SCL et RF) n’ont pas respecté les délais que leur accorde le MdP FADeC. Par conséquent, le délai de la procédure entière, depuis l’émission du BTR jusqu’à sa notification à la Mairie, varie également d’un transfert à l’autre, entre 47 jours et 181 jours ouvrables.

Risque : Retard dans la réalisation du PAI de la Commune.

Recommandations : Les Ministères sectoriels devront engager la procédure de transferts (prise de décisions et éla- boration des mandats de paiements) en Février et Juin (si deux tranches). La DGTCP devra instruire le RGF et le SCL aux fins de l’établissement des BTR et fiches d’écri- tures dans les délais prévus par le Manuel de Procédures FADeC.

1.2 GESTION COMPTABLE ET FINANCIERE DES RESSOURCES FADEC

1.2.1 Régularité de la phase comptable d’exécution des dépenses

Norme : Les mandats émis par le maire et appuyés des pièces justificatives sont reçus par le Receveur Percepteur à la suite d’une transmission formelle de l’ordonnateur. Il peut alors procéder aux divers contrôles de régularité qu’impose sa responsabilité personnelle et pécuniaire (article 48 de la loi n°98-007 du 15 janvier 1999 portant régime financier des communes en RB). Lesdits contrôles sont ceux prévus par les dispositions du décret N° 2014 – 571 du 7 Octobre 2014 portant règlement général sur la comptabilité publique. Au cours des contrôles qu’il ef- fectue, le Receveur-Percepteur n’a pas à apprécier l’opportunité des décisions du Maire (article 48 de la loi sus visée). Son rôle est un contrôle formel de régularité. A l’issue de ces contrôles, deux situations peuvent se présenter :

31 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

- soit les contrôles ont été concluants et les mandats font alors l’objet d’acceptation maté- rialisée par l’apposition sur le mandat de la formule du visa, « Vu, bon à payer » ; - soit les contrôles ont révélé des irrégularités ou omissions et dans ce cas, les mandats font l’objet de rejet motivé à notifier, par courrier, à l’ordonnateur. Les mandats que le Receveur-Percepteur accepte de mettre en paiement sont inscrits dans ses livres (sa comptabilité).

Constat : L’examen de la régularité des opérations de liquidation et de mandatement des dépenses par la Commune et de paiement des mandats par le Receveur Percepteur a été fait. Sur un échantillon de dix (10) dossiers de marché sélectionnés, la commission a constaté que ces dix dossiers contiennent tous les documents obligatoires et indispensables avant leur traitement et transfert au RP pour paiement et que toutes les factures payées sont régulières au regard des mentions obligatoires exigées avant paiement. En d’autres termes, la commission a constaté qu’à l’issue des contrôles de régularité effectués par le RP, les mandats de l’échantillon ont fait l’objet d’acceptation matérialisée par l’apposition sur les mandats de la formule du visa, « Vu, bon à payer ». Il n’y a pas eu de mandats rejetés. Le C/ST est signataire des attachements et tous les PV sont joints aux mandats. La norme est respectée

Risque : Néant

Recommandation : Néant

1.2.2 Délais d’exécution des dépenses Délais de liquidation et de mandatement de l’ordonnateur

Norme : Suivant le manuel de procédures du FADeC (cf. point 5.2, la durée des étapes de liquidation et de mandatement est fixée à 5 jours ouvrables à compter de la réception de la demande de paiement (facture, ou autre).

Constat : Le délai de liquidation et de mandatement concernant les mandats de l’échantillon varie de 2 jours à 4,5 jours et le délai moyen de mandatement de la Commune est de 3,1 jours au lieu de 5 jours selon le manuel de procédures du FADeC. Sur les dix (10) mandats vérifiés par la commission, les délais de liquidation et de mandatement des 10 mandats varient entre 2 et 4,5 jours ouvrables. La norme est respectée.

Risque : Néant

Recommandation : Néant

32 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

Délais de paiement du comptable

Norme : En toute situation, et conformément au nouveau Manuel de procédures du FADeC (point 5.2.6), le délai prévu pour le règlement des dépenses communales par opération depuis la ré- ception du mandat transmis par l’ordonnateur est de 11 jours au maximum.

Constat : Par rapport aux mêmes mandats de l’échantillon, le délai de paiement comptable varie de 0 à 2,3 jours soit un délai moyen de paiement comptable de la Commune de1, 4 jours au lieu de 11 jours ouvrables. Les délais de paiement comptable des dix (10) mandats, varient entre 0,5 à 9 jours. La Norme est respectée. Délais totaux des paiements

Norme : Suivant l’article 135 du code des MP, le représentant de l’AC est tenu de procéder au paiement des acomptes et au solde dans un délai de 60 jours à compter de la réception de la facture.

Constat : La durée moyenne totale des paiements dans la Commune est de 04,5 jours, donc largement dans la limite de 60 jours prescrite par le CMPDSP. Les dix (10) mandats vérifiés par la commission respectent le délai total de paiement. La norme est respectée.

Risque : Néant

Recommandation : Néant

1.2.3 Tenue correcte des registres

Norme : Au niveau de l’ordonnateur, le contrôle porte sur l’existence et la tenue des registres à savoir : registre des engagements, registre des mandats, registre auxiliaire FADeC. La tenue à jour de ces registres fait partie des critères de performance. A l’instar de l’ordonnateur, il est fait obligation au comptable de la Commune (le RP) de tenir à jour un registre auxiliaire FADeC (Cf. MdP FADeC, point 5.3) qui retrace à son niveau les opé- rations faites sur les ressources transférées à la commune

Constat : La mairie d’Adjarra tient un registre des engagements, un registre des mandats et un registre auxiliaire FADeC non spécialisé par nature. Ces registres sont ouverts, cotés et paraphés et tenus à jour. Le logiciel GBCO est aussi utilisé pour la comptabilisation des données. Le registre auxiliaire FADeC retrace bien les références des BTR et permet de connaître distinctement les situations de FADeC non affecté et affecté par ministère sectoriel ainsi que les soldes en fin de période et les reports en début de période. Le registre auxiliaire FADeC du RP non spécialisé par nature est globalement bien tenu.

33 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

La norme est respectée.

Risques: Néant

Recommandation : Néant

1.2.4 Tenue correcte de la comptabilité matière

Norme : Selon les dispositions du décret 2017-108 du 27 Février 2017 portant comptabilité des matières en République du Bénin, il est fait obligation à toutes les communes, la tenue d’une comptabi- lité-matières. Celle-ci consiste en la tenue des registres suivants :  Le sommier des bâtiments et des terrains  Le livre journal des matières  Le carnet d’ordres (d’entrée et de sortie)  Le relevé d’inventaire.  Le grand livre des matières

Constat : Il n’y a pas de comptable matières nommé exclusivement à cette fin. C’est le chef de la division du matériel et de la logistique qui est responsabilisé comme comptable - matières cumulativement avec la gestion du matériel de la mairie. Il est titulaire du CAP employé de bureau. Il n’a donc pas de formation de base en comptabilité. Il existe les outils suivants au niveau de la Commune pour la tenue de la comptabilité- ma- tières : - le registre d’inventaire des stocks ; - le sommier des terrains ; - le registre sommier des bâtiments ; - le livre journal des matières ; - le relevé d’inventaire de fin d’année ; L’examen de ces registres montre qu’ils sont tenus à jour. L’inventaire du patrimoine de la Commune gestion 2018 a été effectué et les résultats sont consignés dans le relevé d’inventaire de fin d’année ci-dessus indiqué. Enfin, la Commune utilise le module de « gestion des stocks » du GBCO. Le C/SAF déclare y recourir fortement dans l’exercice des attributions de son service pour la tenue de la compta- bilité matières. L’inventaire se fait annuellement à la mairie d’Adjarra. La norme est partiellement respectée.

Risque : Défaut de gestion efficace, efficiente et de prise en charge appropriée du patrimoine communal.

Recommandations : Le Maire devra : - nommer un comptable –matières ayant le profil requis et principalement affecté à la tenue de la comptabilité des matières de la commune ;

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- instruire le comptable des matières aux fins : o de la réorganisation totale de la comptabilité des matières ; o du suivi régulier de la tenue correcte des registres et documents comptables conformément à la réglementation en vigueur dans le domaine.

1.2.5 Transmission des documents de gestion et des situations périodiques sur l’exécution du FADeC

Norme : Suivant le point 6.2et l’annexe 9 du MdP du FADeC, le Maire envoit au SP/CONAFIL les documents suivants : - Le budget (primitif et collectif) et ses annexes (janvier) - Le budget programme (janvier) - Le Plan Prévisionnel de passation des marchés (janvier) - L’état trimestriel d’exécution financière du FADeC (sorties GBCO/LGBC, chaque 10 du mois suivant la fin du trimestre) - Le compte administratif (dès son approbation). Ces documents peuvent être envoyés sous forme électronique (fichiers PDF et Excel). Pour la norme concernant le RP

Constat : La commission a reçu la preuve de transmission du budget primitif gestion 2018 par le Maire au SP/CONAFIL. Mais la preuve de la transmission au SP/CONAFIL des autres documents visés ci – dessus n’a pas été apportée à la commission avant la fin de la mission. Le Maire a transmis à l’autorité de tutelle, le point d’exécution des projets inscrits au Plan Annuel d’Investissement (PAI) de la commune au 31 mai 2018 par lettre en date du 13 juillet 2018 et au 30 septembre 2018 par bordereau du 07 novembre 2018. Par bordereaux d’envoi, le RP transmet mensuellement au Maire : - les bordereaux de développement des recettes et des dépenses ; - la situation de disponibilité de la commune y compris celle du FADeC. En fin d’année, il envoie au maire : - la situation des crédits non engagés à reporter ; - les soldes en fin d’exercice et les reports de soldes ; - Ces états transmis par le RP font ressortir la situation globale d’exécution du FADeC. La norme est partiellement respectée

Risques : Défaut de traçabilité des documents transmis au SP/CONAFIL ; - difficulté pour le SP/CONAFIL à produire l’état d’exécution des transferts ; - difficulté pour le SP/CONAFIL à respecter les engagements vis-à-vis des contributeurs du FADeC dont notamment les PTF ; - réduction des abondements au dispositif.

Recommandations : Le Maire devra veiller à la transmission au SP/CONAFIL avec traçabilité les documents ci – après : - Le budget (primitif et collectif) et ses annexes (janvier) ; - Le budget programme (janvier) ;

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- Le Plan Prévisionnel de Passation des Marchés (janvier) ; - L’état trimestriel d’exécution financière du FADeC (sorties GBCO/LGBC, chaque 10 du mois suivant la fin du trimestre) ; - Le compte administratif (dès son approbation).

1.2.6 Classement des documents comptables et de gestion budgétaire

Norme : Il est fait obligation au Secrétariat de la PRMP d’ouvrir un dossier complet par opération sur financement FADeC. Celui-ci regroupe, ne serait-ce qu’en copies, l’ensemble des pièces se rapportant à l’opération : les dossiers d’appel d’offres, les soumissions, les PV, le contrat ou bon de commande, les factures, les décomptes, les attachements, les mandats etc. De même, une copie des documents budgétaires et comptables (registres, budget, compte administratif) au titre de chaque exercice budgétaire est gardée aux archives (manuellement et/ou de manière informatisée). S’il existe un système d’archivage informatisé, les mesures appropriées de sécurité informatique doivent être prises (utilisation de disque dur externe, ordinateur protégé par un antivirus fonctionnel, …).

Constat : Il est ouvert auprès du SP/PRMP un dossier par opération financée sur FADeC, mais ce dossier ne comporte pas tous les documents essentiels visés dans la norme notamment les dossiers de passation de marché, les correspondances, les factures et toutes autres pièces liées à l’exé- cution du projet. En effet, chaque service impliqué dans une opération fait à son niveau un pré archivage des pièces constitutives du dossier qui le concerne. Ainsi, les originaux des dossiers ou documents techniques sont classés au niveau du service technique par marché dans des chemises dossiers à rabat. Le C/ST en donne le plus souvent des photocopies ou les originaux au S/PRMP pour classement dans son dossier. Chez le C/SAF les dossiers sont classés dans des boîtes d’archives par année comprenant les mandats émis et les pièces justificatives. Les copies des mandats de paiement ne sont données au SP/PRMP qu’après leur mise en paiement. Le 1er volet de la norme est donc partiellement respecté. Par ailleurs, il est à noter que la commission a constaté le dépôt au niveau du Service de la Planification, de la Coopération, des Archives et de la Documentation (SPCAD) de copies des documents budgétaires et comptables ( budget, compte administratif, compte de gestion et autres documents de planification communale de 2016 à 2018 ). Ces documents sont archivés manuellement au service administratif et financier et de ma- nière informatisée dans le logiciel GBCO. Par rapport au logiciel, des mesures appropriées de sécurité informatiques telles que l’anti - virus, la dotation de disque dur externe et d’onduleur, sont mises en place. Il existe également une connexion internet pour les mises à jour et un groupe électrique de relais en cas d’inter- ruption de l’énergie électrique. Selon les déclarations du C/SAF, le logiciel fonctionne bien. Ce 2èmevolet de la norme relatif à la conservation aux archives des documents budgétaires et comptables est respecté.

Risques : - Perte d’informations ;

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- Difficultés d’accessibilité immédiate à l’ensemble des pièces relatives à une opération financée sur fonds fadec au niveau du s/prmp ; - Difficultés d’accès aux informations relatives à la gestion comptable et financière ainsi que technique des projets communaux.

Recommandation : Le SP/PRMP devra constituer par opération pour les archives au niveau du Secrétariat de la Personne Responsable des Marchés Publics , conformément au point 5.3 du manuel de pro- cédures du FADeC, un dossier complet comprenant l’ensemble des pièces se rapportant à l’opération en l’occurrence les copies des pièces exigibles : (les dossiers d’appel d’offres, les soumissions, les PV, le contrat ou bon de commande, les factures, les décomptes , les attachements etc…….) et toutes autres pièces liées à l’exécution du projet.

1.2.7 Archivage des documents comptables au niveau de la RP

Norme : Les copies des mandats de paiement sur FADeC et des pièces justificatives les appuyant doivent être rangées par opération (Cf. MdP FADeC, point 5.3).

Constat : Au niveau de la Recette-Perception, les copies des mandats de paiement sur FADeC exercice 2018 sont disponibles de même que les pièces justificatives y relatives. Ces documents comptables et financiers sont classés de façon manuelle et électronique par rubrique budgétaire. Des armoires existent pour le rangement de ces documents manuellement mais elles sont insuffisantes. Selon les déclarations du Receveur-Percepteur, le logiciel W-Money pour l’archivage électro- nique des informations financières est fonctionnel. Pour la sécurité des outils électroniques de travail en l’occurrence, le W – Money et des don- nées comptables, un onduleur est disponible ainsi qu’un antivirus, un disque dur externe et un groupe électrogène de relais. La norme est respectée

Risque : Néant

Recommandation : Néant

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2 PLANIFICATION, PROGRAMMATION ET EXECUTION DES REALISATIONS FINANCEES SUR RESSOURCES FADEC

2.1 PREVISION DES PROJETS A REALISER DANS LES DOCUMENTS DE PLANIFICATION La commune élabore et adopte son plan de développement. A cet effet, les investissements réalisés dans le cadre du budget de la commune doivent être compatibles avec le programme annuel d’investissement qui est une déclinaison annuelle de son programme de développe- ment. (Cf. l’article 84 de la loi n° 97-029 portant organisation des communes en République du Bénin)

Constat : Le PDC en vigueur en 2018 est celui de la 3eme génération qui couvre la période de 2017 à 2022. Les sept (7) projets communaux échantillonnés par la commission sont inscrits dans les trois (3) documents de planification ci-après : le PDC, le PAI et le budget communal exercice 2018. La norme est respectée

Risque : Néant

Recommandation : Néant

2.2 AFFECTATION ET UTILISATION DES RESSOURCES FADEC Tableau 13 : Répartition par secteur de compétence des nouveaux engagements 2018

NOMBRE DE REALI- POURCENTAGE (BASE SECTEUR DE REALISATIONS MONTANT TOTAL SATIONS MONTANT) Administration Locale 2 24 016 043 6,99% Agriculture/Elevage/Pêche 1 21 293 100 6,20% Culture et Loisirs 1 16 944 717 4,93 % Eau 1 9 991 650 2,91 % Enseignements Maternel et Primaire 5 134 079 004 39,02% Hygiène et Assainissement de Base 1 3 930 430 1,14% Jeunesse et Sport 2 36 999 404 10,77 % Pistes Rurales 1 8 393 252 2,44% Santé 5 87 981 542 25,60 % Total 19 343 629 142 100,00% Source : commune

Constat : Les cinq (05) premiers secteurs dans lesquels la commune a investi en priorité sont : - Enseignements Maternel et Primaire pour un taux de 39,02 % ; - Santé pour un taux d’engagement de 25,60 % ; - Jeunesse et Sport pour un taux d’engagement de 10,77 % ; - Administration Locale pour un taux d’engagement de 6,99 % ; - Agriculture, Elevage et Pêche pour un taux d’engagement de 06,20%.

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Tableau 14 : Répartition par nature des nouveaux engagements 2018

NOMBRE DE REALI- MONTANT TO- POURCENTAGE (BASE MON- SECTEUR DE REALISATIONS SATIONS TAL TANT) Réhabilitation/Réfection 8 129 002 820 37,54% Equipement/Acquisition/Fourniture 2 29 336 710 8,54% Entretien 1 8 393 252 2,44% Construction et Equipement 3 84 744 126 24,66% Construction 4 70 859 134 20,62% Aménagement/Travaux confortatifs 1 21 293 100 6,20% Total 19 343 629 142 100,00% Source : Commune La commune d’Adjarra a investi beaucoup plus dans la réhabilitation/réfection avec huit (08) réalisations pour un montant de 129 002 820 FCFA soit un taux de 37,54 % et construction et équipement pour un montant de 84 744 126 FCFA soit un taux de 24,62 %.

2.3 ETAT D’EXECUTION DES REALISATIONS Tableau 15 : Niveau d'avancement des réalisations en cours en 2018

TOTAL DES REALISA- NIVEAUX D'EXECU- MARCHES NON SOLDES MARCHES CON- POURCENTAGE TIONS EN COURS EN TION GLOBAL AU 31/12/2017 CLUS EN 2018 (BASE NOMBRE) 2018 Travaux en 0 4 4 16,00% cours Cessation de 0 0 0 0,00% travaux Travaux aban- 0 0 0 0,00% donnés Réception provi- 6 15 21 84,00% soire Réception défi- 0 0 0 0,00% nitive Total 6 19 25 100% Source : commune

Constat : Au total vingt-cinq (25) marchés ont été actifs en 2018 dont six (06) proviennent de l’année 2017. Quatre (04) sont en cours de réalisation soit un taux de 16 % et vingt-et-un (21) ont fait l’objet de réception provisoire soit un taux de 84% et aucun n’a fait l’objet de réception défi- nitive soit un taux de 00%. Aucun marché n’est ni en situation d’abandon ni en cessation de travaux. La norme est respectée

Risque : Néant

Recommandation : Néant

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2.4 SITUATION DES REALISATIONS INELIGIBLES

Norme : Sont inéligibles selon le Manuel de Procédures (point 1.4) les dépenses de fonctionnement, y compris celles relatives à l’entretien courant et à l’achat de consommables ;les dépenses relatives aux travaux de lotissement ; les dépenses afférentes à la construction/réfection de bâti- ments à caractère religieux ;les dépenses relatives à l’achat de matériels roulants de deux roues et plus, à l’exception des engins lourds destinés à l’entretien des pistes et routes ;les dépenses relatives à la construction et à la réfection de résidences/logements du Maire ;les dépenses relatives à la construction et à la réfection des hôtels, motels, auberges/infrastructures d’hébergement ; le remboursement des avances et emprunts contractés par la commune ; tous investissements qui ne relèvent pas des compétences de la commune ; tous investissements ou acquisitions en dehors du territoire de la commune ;tous investissements qui ne re- lèvent pas du secteur public. L’acquisition d’engins lourds sur ressources FADeC n’est possible que dans le cadre de l’inter- communalité et après approbation du MDGL. Pour les FADeC affectés, les ressources ne peuvent servir qu’à financer les réalisations en nouvelles constructions ou en entretien, réparation et réhabilitation dans le secteur de provenance des ressources. Autrement, les réalisations faites tombent sous le coup de détournement d’objectifs.

Constat : Tableau 16 : Liste des réalisations inéligibles 2018

INTITULE DES REALISATIONS INELI- N° MONTANTS SOURCES OBSERVATIONS GIBLES NEANT Source : Commission d’audit, liste des réalisations effectuées par la commune. N.B. : Toutes les dépenses liées aux entretiens courants relèvent des dépenses de fonctionnement. Elles ne sont donc pas éligibles aux FADeC Investissement non affecté. Il n’existe pas de réalisations inéligibles parmi les engagements contractés au cours de l’exercice 2018. La norme est respectée.

Risque : Néant

Recommandation : Néant

2.5 QUALITE ET FONCTIONNALITE DES INFRASTRUCTURES VISITEES

2.5.1 Niveau de fonctionnalité des infrastructures réceptionnées

Norme : Les infrastructures financées ou cofinancées sur FADeC et réceptionnées provisoirement doivent être rendues fonctionnelles pour servir les populations.

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Constat : Suivant les informations recueillies et sur la base de la visite du terrain, il n’existe pas dans la commune, des réalisations sur financement FADeC qui ne soient pas fonctionnelles un an après leur réception provisoire. En dehors des réalisations visitées, il n’y a pas d’autres ouvrages réceptionnés en 2018 qui ne soient pas fonctionnels selon le C/ST. La norme est respectée.

Risque : Néant

Recommandation : Néant

2.5.2 Contrôle des ouvrages et constats sur l’état des infrastructures visitées

2.5.2.1 Contrôle des travaux

Norme : Les infrastructures doivent être réalisées suivant les règles de l’art, les normes techniques afin de garantir la qualité des ouvrages et leur durabilité.

Bonne pratique : Selon la « Lettre de Fin des audits FADeC gestion 2016 et dispositions correctives » les mairies dont les Services Techniques ne disposent pas d’au moins 2 collaborateurs qualifiés en dehors du Chef de Service/Directeur doivent recruter des contrôleurs indépendants de qualification suffisante et avérée, à moins que les chantiers ne soient contrôlés par un maître d’œuvre.

Constat : La commune n’a pas fait recours à des contrôleurs indépendants en 2017. Les ouvrages réali- sés n’étaient pas d’une complexité qui nécessitait un tel recrutement car le C/ST est qualifié et dispose de collaborateurs (Ingénieur), dont le niveau de compétence était à la hauteur des ouvrages réalisés. La commission a constaté l’existence des rapports de visites (suivi et contrôle) de chantiers. Ces rapports sont régulièrement cosignés par l’entrepreneur ou son représentant, le C/ST et l’un au moins de ses collaborateurs. Ces rapports comportent toujours les observations et les recommandations de l’équipe de suivi et de contrôle du collaborateur du C/ST. Lors de la visite de terrain, l’équipe d’audit a eu l’occasion de constater la levée de toutes les observations contenues dans les rapports des chantiers visités. La norme est respectée

Risque : Néant

Recommandation : Néant

2.5.2.2 Constat de visite.

Norme : Les infrastructures doivent être réalisées suivant les règles de l’art, les normes techniques afin de garantir la qualité des ouvrages et leur durabilité.

41 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

Constat : Tableau 16-a :

N° DESIGNATION DU CHANTIER CARACTERISTIQUES CONSTATS DE LA COMMISSION D’ORDRE Infrastructure réalisée selon les Montant : 14. 016. 583 TTC règles de l'art et ne présente pas Travaux de réfection de la Date de signature : 16/04/2018 de malfaçon ; salle de réunion de l'Arron- Date de remise de site : -Arrondissement Aglogbè : réali- dissement de Médédjonou et 16/05/2018 sation de la faitière en bac au lieu des bureaux de l'Arrondisse- Ordre de démarrage : 15/05/2018 01 de tuile telle que prévue dans le ment d'Aglogbè Délai de réalisation : 02 Mois contrat, Contrat N°10A- Rapports de suivi : 06 disponible - Arrondissement Médédjonou: 6 14/MADJ/CCMP/SPRMP du Constats d’achèvement : Non fenêtres sont réalisées au lieu de 16/04/2018 Réception provisoire : 30/07/2019 7 telles que prévues dans le con- Délai de garantie : 1 an trat Montant : 35.000.000 TTC Date de signature : 11/11/2018 Infrastructure réalisée selon les Travaux de reprise de la clô- Date de remise de site : règles de l'art et ne présente pas ture du centre de santé de 04/01/2018 de malfaçon ; Honvié dans la Commune Ordre de démarrage : 01 mois de retard 02 d'Adjarra Contrat Contrat Délai de réalisation : 03 mois Application des pénalités de re- N°10A- Rapports de suivi : Oui tard 37/MADJ/CCMP/SPRMP du Constats d’achèvement : Non Dossier d’exécution technique 11/12/2018 Levée de constat : Non disponible Réception provisoire : 07/06/2018 Délai de garantie : 1 an Montant : 35.000.000 FCFA Date de signature : 27/12/2018 Réfection effectuée sans un rap- Date de remise de site : port technique préalable d’état Travaux de réhabilitation du 12/02/2019 des lieux centre des jeunes et de loisir Ordre de démarrage 27/12/2018 Infrastructure réalisée selon les de la Commune d'Adjarra 03 Délai de réalisation : 04 mois règles de l'art et ne présente pas Contrat N°10A- Rapports de suivi : 02 disponibles de malfaçon ; 43/MADJ/CCMP/SPRMP du Constats d’achèvement : Oui Présence d'eau dans le hall de la 27/12/2018 Levée des réserves : oui buvette due à l'infiltration de Réception provisoire : 18 /06/2019 l'eau par un boitier électrique. Délai de garantie : 1 an Montant : 29.997.628 TTC Infrastructure réalisée selon les Travaux de réhabilitation des Date de signature : 03/09/2018 règles de l'art et ne présente pas écoles primaires publiques Date de remise de site : de malfaçon; de Djèvié-Wadon, Agata A, 08/10/2018 Non réalisation des crochets d'ar- Médédjonou Centre A, Gbé- Ordre de démarrage : 03/10/2018 rêt des fenêtres conformément 04 hamey et Housinvié C dans la Délai de réalisation : 3 mois au contrat; la marque des cy- Commune d’Adjarra. Rapports de suivi : Oui lindres de portes posée est non Contrat N°10A- Constats d’achèvement : Non conforme à la marque exigée 26/MADJ/CCMP/SPRMP du Levée de constat : Non dans le contrat; la Perche au lieu 03/09/2018 Réception provisoire : 19/11/2018 de la vachette Délai de garantie : 1 an

42 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

N° DESIGNATION DU CHANTIER CARACTERISTIQUES CONSTATS DE LA COMMISSION D’ORDRE Acquisition de matériels in- Commandes conformes à la livrai- formatiques au profit des Montant : 9.999.460 TTC son excepté les onduleurs. Il a été services de la Mairie. Date de signature : 22/11/2018 05 réceptionné d’onduleur de Contrat N°10A- Délai de réalisation : 1 mois marque APC 1400 Va au lieu de 36/MADJ/CCMP/SPRMP du Réception provisoire : 03/12/2018 Mercury 1500Va 22/11/2018 Fourniture de mobiliers au profit des écoles primaires et Montant : 19.337.250 TTC maternelles de la Commune Date de signature : 26/09/2018 Commandes conformes à la livrai- 06 d'Adjarra. Ordre de démarrage : 31/10/2018 son excepté les onduleurs. Contrat N°10A- Délai de réalisation : 2 mois 32/MADJ/CCMP/SPRMP du Réception provisoire : 17/12/2018 20/09/2018 La norme n’est pas respectée

Risque : Réception non conforme à la commande

Recommandations : Le C/ST et la commission de réception devront réceptionner les commandes conformément au contrat ; Le CST devra : prendre les dispositions nécessaires pour faire corriger les commandes non conformes aux contrats avant les réceptions définitives ; o élaborer préalablement au projet de réfection/réhabilitation un rapport technique d’état des lieux, précisant la situation réelle des corps d ‘états à réfec- tionner accompagné des images.

2.5.2.3 Authentification ou marquage des réalisations financées ou cofinan- cées sur FADeC

Bonnes pratiques : Les ouvrages financées ou cofinancées sur FADeC doivent porter des marques ou références qui facilitent l’identification de l’ouvrage. Il est mis clairement en exergue la source de financement ainsi que d’autres informations nécessaires pour authentifier l’infrastructure.

Constat : Les ouvrages, infrastructures FADeC et équipements visités portent des écrits d’identification. Ces écrits renseignent clairement sur les références de l’ouvrage et la source de financement. La norme est respectée.

Risque : Néant

Recommandation : Néant

43 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

2.6 ENTRETIEN ET MAINTENANCE

Norme : Les articles 87 à 89, 93 à 95, 97, 100, 103 et 104 de la loi 97-029 du 15 Janvier 1999 portant organisation des communes en République du Bénin précisent les secteurs dans lesquels la commune est responsable de la construction et de l’entretien/de la maintenance des infrastructures. Selon l’article 17 de la loi 98-007 portant régime financier des communes, il s’agit de dépenses obligatoires pour certaines de ces infrastructures. La note de cadrage budgétaire (« Note sur le contenu des contrôles en matière d’approbation par les préfets des budgets et comptes administratifs communaux ») du 10 Novembre 2017 stipule que la commune doit consacrer au moins 10 % des recettes propres aux dépenses d’entretien et de maintenance et fixe les ratios dépenses d’entretien/dépenses totales de fonctionnement comme suit :  8 à 10% des dépenses totales de fonctionnement pour les communes ordinaires,  entre 12 et 15% pour communes ordinaires chefs-lieux de département et grandes  agglomérations (Abomey-Calavi, Malanville, Bohicon, Sème Kpodji, Comè, Ouidah) ; entre  20 et 25% pour les communes à statut particulier

Constat : Suivant les données issues du compte administratif gestion 2018, adopté et approuvé et après vérification des différents documents à savoir : contrats ou bons de commandes, registre des engagements et mandats relatifs à l’entretien et maintenance du patrimoine communal : - le montant total des dépenses d’entretien du patrimoine mobilier et immobilier effec- tuées par la commune au titre de l’année 2018 sur recette propre, s’élève à 445 075 018 F CFA ; - le montant des dépenses totales de fonctionnement est de 372 927 275 FCFA. Il en résulte donc les indicateurs ci-après : - le ratio « dépenses d’entretien du domaine, du patrimoine mobilier et immobilier et maintenance sur / total des ressources propres » 1 est de 11,850%. Ce ratio est supé- rieur à la norme de 10% au moins fixée dans la note de cadrage budgétaire du 10 Novembre 2017 ; - le ratio « dépenses totales d’entretien du domaine public, du patrimoine mobilier et immobilier et de maintenance / dépenses réelles de fonctionnement »2 est de 11,93% ; - la part des dépenses d’entretien du domaine public, du patrimoine immobilier et maintenance sur le total des dépenses d’entretien est de 82%. La commission à relever que la commune d’Adjarra en 2018 a fourni un grand effort en ma- tière d’entretien du patrimoine communal. La norme est partiellement respectée

Risque : Pilotage à vue des dépenses d’entretien du patrimoine communal

Recommandation : Le Maire devra prendre des dispositions pour rendre disponible au début de chaque exercice un plan d’entretien du patrimoine communale.

1 Le total des chapitres 70, 71 et 75, sans le 713 44 2 Total Dépenses de fonctionnement sans le virement à la section d’investissement

Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

3 RESPECT DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES ET D’EXECUTION DES COM- MANDES PUBLIQUES Pendant l’exercice budgétaire 2018, deux lois relatives au code de passation des marchés publics sont d’application conformément aux dispositions de l’article 152 de la loi 2017-04 du 19 octobre 2017 : - la loi n°2009-02 du 07 août 2009 portant code des marchés publics et de délégation des services publics en République du Bénin et ses décrets d’application (« CMPDSP 2009 ») - loi n° 2017-04 du 19 octobre 2017 portant code des marchés publics en République du Bénin et ses différents décrets d’application adoptés le 13 juin 2018) (« CMP 2017 »). En effet aux termes de cette disposition, « ….. Les marchés publics notifiés avant I ‘entrée en vigueur de la présente loi demeurent soumis aux règles en vigueur au moment de leur notification. Les marchés publics dont la procédure de passation a été initiée avant I ’entrée en vigueur de la présente loi mais qui ont été notifiés après l’entrée en vigueur de celle-ci, demeurent soumis aux règles en vigueur au moment de la passation et sont soumis à la présente loi pour leur exécution ». Toutefois, les Décrets d’application ayant été pris seulement le 13 juin 2018, la date retenue pour la mise en application de la loi 2017-04 est le 1er juillet 2018. Une partie des constats du présent chapitre repose sur des vérifications faites sur un échantil- lon de six marches ; les autres constats concernent l’ensemble des marchés passés en 2018 et figurant dans le classeur «liste des marchés actifs » (feuille nouveaux engagements 2018). L’échantillon est composé des marchés suivants : Tableau 17 : Echantillon pour le contrôle des procédures de passation et d’exécution des MP

MODE DE NIVEAU EXECU- N° INTITULE DE LA REALISATION MONTANT TYPE DE FADEC PASSA- SECTEUR TION* TION Travaux de reprise de la FADeC non af- Appel Travaux en 1 clôture du centre de santé 37 995 187 fecté (Investis- d’Offres Santé cours de Honvié sement) Ouvert Travaux de refection de la salle de réunion de l'Arron- FADeC non af- Adminis- Réception 2 dissement de Médédjonou 14 016 583 fecté (Investis- Cotation tration provisoire et des bureaux de l'Arron- sement) locale dissement d'Aglogbè. Acquisition de matériels in- FADeC non af- Adminis- 3 formatiques au profit des 9 999 460 fecté (Investis- Cotation tration Réception services de la Mairie. sement) locale Travaux de réhabilitation FADeC non af- Appel Adminis- Travaux en 4 du centre des jeunes et de 35 000 000 fecté (Investis- d’Offres tration cours loisir sement) Ouvert locale Travaux de réhabilitation des écoles primaires pu- FADeC non af- Appel bliques de Djèvié-Wadon, Educa- Travaux en 5 29 997 628 fecté (Investis- d’Offres Agata A, Médédjonou tion cours sement Ouvert Centre A, Gbéhamey et Housinvié C

45 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

MODE DE NIVEAU EXECU- N° INTITULE DE LA REALISATION MONTANT TYPE DE FADEC PASSA- SECTEUR TION* TION Fourniture de mobiliers au FADeC non af- Appel Educa- Réception 6 profit des écoles primaires 19 337 250 fecté (Investis- d’Offres tion provisoire et maternelles sement Ouvert * Réceptionnée, en cours de passation, abandonné, …. Source : Commission d’audit Le tableau n° 17 ci-dessus retrace les six (06) marchés de l’échantillon pour lesquels le contrôle du respect des procédures de passation et d’exécution des commandes publiques a été effec- tué. Cet échantillon représente (146346108*100/ 343 629 142) soit 42,59% du montant total des engagements de l’année 2018 de la commune. Pendant l’exercice budgétaire 2018, deux (2) lois relatives au code de passation des marchés publics sont d’application : - la loi n°2009-02 du 07 août 2009 portant code des marchés publics et de délégation des services publics en République du Bénin et ses décrets d’application (« CMPDSP 2009 ») ; - loi n° 2017-04 du 19 octobre 2017 portant code des marchés publics en République du Bénin et ses différents décrets d’application adoptés le 13 juin 2018 (« CMP 2017 »). Des dix-neuf (19) marchés passés au cours de l’exercice sous revu (2018), onze (11) sont passés conformément aux dispositions de la loi n° 2017-04 du 19 octobre 2017 et les huit (08) autres marchés sont passés conformément aux dispositions de la loi n°2009-02 du 07 août 2009. La commune d’Adjarra a commencé la mise en application de la loi n° 2017-04 du 19 octobre 2017 à partir du mois de septembre 2018.

3.1 RESPECT DES PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES

3.1.1 Existence du plan annuel prévisionnel de passation des marchés

Norme : CMPDSP 2009 La PRMP doit élaborer en début d’année et mettre périodiquement à jour, le plan de passation des marchés publics de l’autorité contractante dont elle relève. Le plan doit être élaboré selon un modèle standard adopté par l’Autorité de régulation des marchés publics. Il doit comporter tous les marchés que l’AC compte passer au cours de l’année. Le plan prévisionnel de passation des marchés publics de l’année est établi au plus tard fin janvier de la même année (date de validation par la CCMP). Le plan de passation des marchés est adressé, après validation par la CCMP, à la DNCMP pour publication sous forme d’avis général de passation des marchés. CMP 2017 Aux termes de l’article 1er du Décret 2018-231 du 13 juin 2018 portant procédures d’élabora- tion des plans de passation des marchés publics, «Les autorités contractantes sont tenues d'élaborer lors d’établissement de leur budget annuel, des plans annuels de passation des mar- chés comprenant l’ensemble des marchés de fournitures, par catégories de produits, des mar- chés de services par catégorie de service et des marchés de travaux, qu’elles envisagent de passer au cours de l’année concernée, éventuellement révisables.

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Le plan de passation des marchés doit intégrer l’ensemble des marchés à passer par les procé- dures de sollicitation de prix. Ces plans dument approuvés par les organes compétents, doivent être cohérents avec les crédits qui leurs sont alloués » Suivant l’article 4 du même Décret, « le PPMP est élaboré par l’AC selon un modèle standard adopté l’ARMP. Ce plan doit être saisi dans le SIGMAP ». L’article 3 du Décret n°2018-228 du 13 juin 2018 fixant les délais impartis aux organes de passation, de contrôle et d’approbation des marchés dispose que « Les délais impartis aux organes de passation des MP dans la mise en œuvre des procédures sont les suivants : 1) préparation du projet de plan prévisionnel annuel de passation des MP (PPPAPMP) au plus tard en septembre de l’année n-1 et en annexe au projet de budget, 2) transmission du PPPAPMP et de l’avis général de passation des marchés publics pour publication par la DNCMP 5 jours ouvrables après l’adoption du budget par l’organe délibérant et son approbation par l’autorité de tutelle dans le cas des communes ….. »

Constat : Le Plan de Passation des Marchés de la commune est élaboré et transmis à la CCMP pour validation le 06/12/2017. La CCMP l’a validé le 08/12/2017. IL en résulte que le PPMP a été élaboré dans les délais requis mais n’a pas été envoyé à la DNCMP pour avis. Il est conforme au modèle adopté par l’ARMP et a été publié sur le site SIGMAP le 16 janvier 2018. Ce plan a été révisé deux (02) fois puis publié sur le site SIGMAP. Mais la commission d’audit n’a pu avoir que la publication de la deuxième version effectuée le 03 juillet 2018. Les plans révisés sont également conformes au modèle de l’ARMP conformément au CPMP 2008 ; les informations qui y figurent sont complètes et concernent tous les marchés passés sur financement FADeC et autres. Les intitulés sont exhaustifs et reflètent la nature de la prestation et sa localisation. L’avis général de passation des marchés a été publié sur le site SIGMAP le 07 février 2019. La norme est partiellement respectée.

Risque : Nullité de marché

Recommandation : Le Maire, Personne Responsable des Marchés Publics, devra à l’avenir se conformer aux dispositions de la loi n° 2017-04 du 19 octobre 2017 pour l’élaboration et l’actualisation du PPMP.

3.1.2 Respect des seuils de passation des marchés publics

Norme : Marchés passés selon le CMPDSP 2009 « … Les marchés sont obligatoirement passés dans les conditions prévues par le code des MP pour toutes dépenses de travaux, de fournitures et de prestation de services dont la valeur HT est supérieure aux seuils fixés comme suit : - Marché de travaux : 15 000 000 FCFA pour les communes ordinaires et 60 000 000 FCFA pour les communes à statut particulier - Marché de fournitures et services : 7 500 000 FCFA pour les communes ordinaires et 20 000 000 FCFA pour les communes à statut particulier

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- Marché de prestations intellectuelles : 7 500 000 FCFA pour les communes ordinaires et 10 000 000 FCFA pour les communes à statut particulier » (Cf. articles 1 et 2 du décret 2011-479 du 8 juillet 2011 fixant les seuils de passation, de contrôle et d’approbation des MP) Marchés passés selon le CMP 2017 « Les seuils de passation sont les montants prévisionnels hors taxes à partir desquels il est fait obligation … de recourir aux procédures de passation de marché … »: (cf. Décret n°2018-232 13 juin 2018 fixant les seuils de passation, de sollicitation de prix, de dispense, de contrôle et d’approbation des marchés publics en République du Bénin). Suivant l’article 23 de la loi 2017-04 portant CMP, « … Tout morcellement de commandes, en violation du plan annuel de passation des marchés publics, est prohibé sous peine des sanctions prévues aux articles 143, 144, 145, 147 de la présente loi ».

CATEGORIE DES COMMUNES NATURE DE LA COMMANDE COMMUNE ORDINAIRE COMMUNE A STATUT PARTICULIER Commande et Travaux 30 000 000 100 000 000 Commandes de fournitures et 20 000 000 70 000 000 prestation de services Commandes de prestation in- tellectuelle confiées à des cabi- 15 000 000 50 000 000 nets, des bureaux ou des firmes Commandes de prestations intellectuelles confiées à des con- 10 000 000 20 000 000 sultants indépendants Conformément aux dispositions des articles 5 et 6 du Décret n°2018-232 du 13 juin 2018, « … le seuil de dispense des procédures de passation des marchés publics est fixé à moins de 2 000 000 FCFA HT ». « Les procédures de demande de renseignement et de prix s’appliquent aux marchés dont le montant prévisionnel HT est inférieur aux seuils de passation des marchés publics et supérieur ou égal à 10 000 000 FCFA. Les procédures de demande de cotation s’appliquent aux marchés dont le montant prévision- nel HT est inférieur à 10 000 000 FCFA et supérieur ou égal à 2 000 000 FCFA ».

MONTANT HT IN- MONTANT HT SUPE- MODE OBSERVATION FERIEUR A RIEUR OU EGAL A Demande de renseignement et de Seuils de passa- 10 000 000 FCFA prix (DRP) tion Demande de cotation 10 000 000 2 000 000 FCFA Simple facture après consultation de trois entrepreneurs, fournis- 2 000 000 Seuil de dispense seurs ou prestataires de service

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Constat : Tableau 18 : Répartition des engagements 2018 par mode de passation des marchés publics

MODE DE PASSATION NOMBRE DE REALISATIONS POURCENTAGE (BASE NOMBRE) Gré à gré 0 0,00% Cotation 10 52,63% Appel d’Offres Restreint 1 5,26% Appel d’Offres Ouvert 8 42,11% Autres (contre-partie, transfert en capital) 0 0,00% Total 19 100,00% Source : commune A l’issue de la vérification des pièces contenues dans la fiche technique du C/ST par les auditeurs, il ressort que les seuils fixés pour la passation des marchés ont été respectés pour l’ensemble des engagements pris en 2018 conformément aux dispositions de la loi n°2009-02 du 07 août 2009 et de celles de la loi n° 2017-04. La commission n’a relevé aucun cas de fractionnement de marché fait à dessein, en vue de rester en dessous des seuils de passation et de contrôle des marchés. La norme est respectée.

Risque : Néant

Recommandation : Néant

3.1.3 Respect des seuils de contrôle et d’approbation (seuils de compétence) des marchés publics

Norme : Marchés passés selon le CMPDSP 2009 Conformément aux dispositions de l’article 4 du décret 2011-479 du 8 juillet 2011 fixant les seuils de passation, de contrôle et d’approbation des MP, « la DNCMP est en charge du con- trôle à priori des procédures de PMP conformément aux dispositions de l’article 11 du code des MP pour les dépenses des communes dont les montant HT sont supérieurs à : - 200 000 000 de FCFA HT en ce qui concerne les travaux - 80 000 000 de FCFA HT en ce qui concerne les fournitures et services - 60 000 000 de FCFA HT en ce qui concerne les prestations intellectuelles confiées à des bureaux de consultants - 40 000 000 de FCFA HT en ce qui concerne les prestations intellectuelles confiées à des consultants individuels. Suivant l’article 11 du CMPDSP, pour les montants de marchés dépassant les seuils ci-dessus « …. La DNCMP procède à la validation des DAO avant le lancement de l’appel à concurrence, accorde les autorisations et dérogations nécessaires à la demande des AC lorsque prévues par la réglementation, procède à la validation du rapport d’analyse comparative des propositions et du PV d’attribution provisoire élaboré par la CPMP, procède à un examen juridique et technique du dossier du marché avant son approbation, à la validation des projets d’avenants, ……. »

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Les dépenses publiques en dessous de ces seuils marquant la limite de compétence sont soumises au contrôle à priori des organes de contrôle des MP au sein de l’AC (article 12 du CMPDSP), donc de la Cellule de Contrôle des Marchés Publics de la Commune. Marchés passés selon le CMP 2017 Conformément aux dispositions de l’article articles 9 du décret 2018-232 du 13 juin 2018 fixant les seuils de passation, de sollicitation de prix, de dispense, de contrôle et d’approbation des MP, « La Direction Nationale de contrôle des marchés publics est en charge du contrôle à priori des procédures de passation des marchés publics pour les dépenses d’un montant HT sont su- périeurs ou égal à :

COMMUNES A STATUT PARTICU- COMMUNES ORDINAIRES ET

LIER ET STRUCTURES RATTACHEES STRUCTURES RATTACHEES Travaux 500 000 000 FCFA 300 000 000 Fournitures ou services et les prestations intellectuelles confiés à des 300 000 000 FCFA 150 000 000 bureaux ou cabinets de consultants Prestations intellectuelles confiées à des bureaux ou cabinets de con- 200 000 000 120 000 000 sultants (firmes) Prestations intellectuelles confiées 100 000 000 FCFA 80 000 000 à des consultants individuels Conformément aux dispositions de l’article 10 du même décret « Les Directions Départemen- tales sont en charge du contrôle à priori des procédures de passation des marchés publics pour les dépenses d’un montant HT supérieurs ou égal à :

COMMUNES A STATUT PARTICU- COMMUNES ORDINAIRES ET

LIER ET STRUCTURES RATTACHEES STRUCTURES RATTACHEES Travaux 200 000 000 FCFA 150 000 000 Fournitures ou services et les prestations intellectuelles confiés à des 100 000 000 FCFA 50 000 000 bureaux ou cabinets de consultants Prestations intellectuelles confiées 60 000 000 FCFA 30 000 000 à des consultants individuels Aux termes de l’article 11 du même Décret, « les CCMP régulièrement constituées sont char- gées du contrôle à priori des procédures de passation des marchés publics pour les dépenses de montants HT inférieurs (…) aux seuils cités à l’article 9.2 du présent Décret pour ce qui concerne les MP pour les communes et les établissements à caractère administratif dont les chefs CCMP ne sont pas des délégués du contrôle des MP ». Aux termes de l’article 12 « Les marchés qui n’ont pas fait l’objet de contrôle a priori sont soumis au contrôle a posteriori de l’organe compétent (CCMP) avant la fin de l’exercice bud- gétaire ».

Constat : Conformément aux dispositions de la loi n°2009-02 du 07 août 2009 portant code des marchés publics et de délégation des services publics en République du Bénin et ses décrets d’application (« CMPDSP 2009 » et la loi n° 2017-04 du 19 octobre 2017 portant code des marchés publics en République du Bénin et ses différents décrets d’application adoptés le 13 juin 2018)

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(« CMP 2017 ») ; aucun marché passé au cours de l’exercice 2018 n’a franchi les seuils de compétence de contrôle à priori de la DNCMP. De ce fait, les opérations de passation de mar- chés ont été soumises à l’appréciation de la Cellule de Contrôle des Marchés Publics. La norme est respectée.

Risque : Néant

Recommandation : Néant

3.1.4 Respect des règles relatives à la publicité des marchés publics

Norme : Marchés passés selon le CMPDSP 2009 Les règles relatives à la publicité des marchés publics doivent garantir la liberté d’accès à la commande publique et la transparence des procédures. Elles s’appliquent à toutes les étapes de la passation des marchés. Selon l’article 59 du CMPDSP 2009 (et l’interprétation faite par l’ARMP), les marchés publics par appel d’offres doivent obligatoirement faire l’objet d’un avis d’appel à la concurrence porté à la connaissance du public par une insertion faite dans le Journal des Marchés Publics / par une publication sur le site SIGMAP après la fin de la parution de la version imprimée du JMP). Selon l’article 76 du CMPDSP 2009, la séance d’ouverture des plis est publique. L’ouverture des plis a lieu, à la date et à l’heure fixée dans le dossier d’appel d’offres, en présence des candidats ou de leurs représentants qui souhaitent être présents. Le PV de l’ouverture des plis est publié par la PRMP et remis sans délai à tous les soumissionnaires qui en font la demande. Selon l’article 84 du CMPDSP 2009, le procès-verbal d’attribution provisoire fait l’objet d’une publication (sur le site SIGMAP du moins), après validation par la CCMP (ou la DNCMP si elle est compétente). L’affichage sur le tableau d’affichage de la Mairie est complémentaire ; il ne remplace pas la publication. L’attribution provisoire est notifiée au soumissionnaire retenu par écrit. Les autres soumissionnaires sont informés par écrit du rejet de leurs offres et des motifs du rejet (Art. 85 CMPDSP et Circulaire 2013-01/PR/ARMP). Le cas échéant, leur garantie leur est restituée. Selon l’article 93 du CMPDSP 2009, un avis d’attribution définitive du marché est publié dans le Journal des Marchés Publics (respectivement le site SIGMAP) dans les 15 jours calendaires de son entrée en vigueur (normalement la date de notification définitive). Marchés passés selon le CMP 2017 Les règles relatives à la publicité des marchés publics doivent garantir la liberté d’accès à la commande publique et la transparence des procédures. Elles s’appliquent à toutes les étapes de la passation des marchés. Selon l’article 63 du CMP 2017, «Sauf dans le cas des marchés publics passés par sollicitation de prix, les MP doivent obligatoirement faire l’objet d’un avis d’appel à la concurrence porté à la connaissance du public par une insertion faite, dans les mêmes termes, dans le Journal des Marchés Publics et/ou dans le Quotidien du Service Public (« La Nation ») et, en cas de néces- sité, dans tout autre publication nationale et/ou international de large diffusion ainsi que sous le modèle électronique selon un document modèle dont les mentions obligatoires sont fixés par Décret pris en conseil des Ministres

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Cette disposition concerne également les avis de pré qualification. L'absence de publication de I ‘avis qui doit être obligatoirement revêtu du sceau d'approbation de I ’organe de contrôle des marchés publics compétent, est sanctionnée par la nullité de la procédure». Selon l’article 80 du CMP 2017, « Sous réserve des dispositions spécifiques applicables aux mar- chés des prestations intellectuelles, la séance d’ouverture des plis est publique. L’ouverture des plis a lieu, à la date et à l’heure fixée dans le dossier d’appel d’offres, en présence des candidats ou de leurs représentants qui souhaitent être présents ainsi qu’en présence d’un observateur, le cas échéant. …… … Le PV de l’ouverture des plis est signé par les membres de la commission de passation des marchés publics. Il est publié par la PRMP dans les mêmes canaux que ceux de l’avis d’appel à concurrence et remis sans délais à tous les soumissionnaires…. » Selon l’article 88 du CMP 2017, « ….. Le procès-verbal d’attribution provisoire est établi selon un modèle type et fait l’objet d’une publication après validation par l’organe de contrôle des MP compétent, » dans les mêmes canaux que ceux de l’avis d’appel à candidature. Selon l’article 89 du CMP 2017, « L’AC doit notifier par écrit à tous les soumissionnaires les résultats de l’évaluation en précisant les motifs de rejet des offres n’ayant pas été retenues. La PRMP doit communiquer par écrit à tout soumissionnaire écarté, une copie du PV d’attribution dans un délai de 5 jours ouvrables pour compter de la réception de sa demande écrite … ». « Pour la passation des marchés passés par la procédure de demande de renseignement et de prix des marchés de travaux et fournitures ou services, les autorités habilitées …….., publient par affichage public, au niveau de leurs sièges et de ceux des préfectures ou mairies dont elles relèvent, des chambres de métiers et des institutions consulaires couvrant leur localités, les avis suivants : 1) avis d’appel public à candidature de marché public, 2) avis d’attribution défi- nitive…. Les accusés de réception ou décharges des bordereaux de transmission des demandes d’affichages adressées aux structures énumérées ci-dessus feront foi aux fins d’attestation de la date de publication effective des avis précités. » « En ce qui concerne la passation des marchés par la procédure de demandes de cotation, les formalités de publication d’un avis d’appel public à candidature de marché public ne sont pas obligatoires » (article 13 du Décret n°2018-227 du 13 juin 2018 fixant les règles et modalités et de mise en œuvre des procédures de sollicitation de prix).

Constat : Marchés passés selon le CMPDSP 2009 Pour les deux (02) marchés passés par la procédure d’appel d’offre constituant l’échantillon selon le CMPDSP 2009, un avis a été publié sur le SIGMAP ( Travaux de réhabilitation des écoles primaires publiques de Djèvié-Wadon, Agata A, Médédjonou Centre A, Gbéhamey et Housin- vié C dans la Commune d’Adjarra) et le second est publié dans le journal la nation (Fourniture de mobiliers au profit des écoles primaires et maternelles de la Commune d'Adjarra). Pour ce qui concerne le dossier relatif à la demande de cotation passé selon le CPMP 2009, (Travaux de réfection de la salle de réunion de l'Arrondissement de Médédjonou et des bureaux de l'Arrondissement d'Aglogbè) la preuve de publication fournie à la commission est l’avis paru dans le journal le « Municipal » n° N°738 du mardi 30 mai au lundi 05 juin 2017. Les différentes ouvertures ont été effectuées aux dates et heures indiquées dans les avis excepté le marché relatif à la fourniture de mobiliers pour les écoles maternelles et primaires de la commune d’Adjarra où u la date d'ouverture dans l'avis est le 25 juin 2018 et la date d'ouverture dans le PV le 27 juin.

52 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

Les PV d’attributions provisoires et définitives ne sont pas publiés. A l’issue de chaque séance d’ouverture de plis, il est établi un PV d’ouverture de plis auquel il est joint la liste de présence unique. Mais la commission n’a pas eu la preuve matérielle de la liste de présence du marché relatif à la réhabilitation des écoles primaires publiques de Djèvié-Wadon. Les soumissionnaires présents aux différentes séances d’ouvertures n’ont émis aucune observation sur le déroulement des procédures d’ouverture. Il est établi aux soumissionnaires retenus et non retenus, des notifications qui renseignent sur les motifs de rejet des offres non retenues. Mais la commission n’a pas pu s’assurer que les notifications ont été reçues par les destinataires. Marchés passés selon le CMP 2017 Pour les deux (02) marchés passés par la procédure d’appel d’offre constituant l’échantillon selon le CMP 2017, les avis d’appels d’offres ont été publiés uniquement dans le journal « la nation ». En dehors de cette publication, plus aucune autre publication n’est effectuée. Pour ce qui concerne le marché relatif à la demande de cotation passé selon le CPMP 2017, la commission n’a pu s’assurer que l’affichage a été effectif sur le tableau d’affichage de la mairie. Les différentes ouvertures ont été effectuées aux dates et heures indiquées dans les avis. Les PV d’attributions provisoires et définitives ne sont pas publiés. A l’issue de chaque séance d’ouverture de plis, il est établi un PV d’ouverture de plis dont il est joint la liste de présence unique. Mais la commission n’a pas eu la preuve matérielle de la présence de ces listes de présence. Les soumissionnaires présents aux différentes séances d’ouvertures n’ont émis aucune observation sur le déroulement des procédures d’ouverture. Il est établi aux soumissionnaires retenus et non retenus des notifications qui renseignent sur les motifs de rejet ou d’acceptation des offres. Mais la commission n’a pu s’assurer que les notifications ont été reçues par les destinataires

Risques : - Violation du principe d’égalité d’accès à l’information ; - Entrave à l’exercice du droit de recours des soumissionnaires ; - Probable contentieux entre les soumissionnaires et la mairie ; - Perte d’ informations.

Recommandations : - Le Maire, Personne Responsable des Marchés Publics, devra faire publier les avis à manifestation, les avis d’appel d’offres, les notifications provisoire et définitive confor- mément aux dispositions de la loi n° 2017-04 du 19 octobre 2017 portant code des marchés publics en République du Bénin et ses différents décrets d’application adop- tés le 13 juin 2018) . - Le S/PRMP devra assurer un meilleur archivage des dossiers constitutifs de chaque marché.

3.1.5 Conformité des avis d’appel d’offres

Norme : Aux termes de l’article 54 du CDMDSP 2009, l’avis d’appel d’offres doit comporter un certain nombre d’informations (voir feuille « Vérif.Marchés CMPDSP 2009 » dans le classeur « Con- trôles 2018 »).

53 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

Les mêmes informations sont obligatoires pour les avis d’appel à concurrence, aux termes de l’article 58 du CMP 2017.

Constat : Marchés passés selon le CMPDSP 2009 De la vérification effectuée sur la base des dossiers de l’échantillon de marchés retenu pour l’audit, il ressort que les avis d’appel d’offres comportent toutes les informations nécessaires ainsi que les principaux critères d’évaluation à l’exception des critères de qualification technique et de la source de financement pour le marché relatif à la « fourniture de mobiliers au profit des écoles primaires et maternelles de la Commune d'Adjarra.». Marchés passés selon le CMP 2017 De la vérification effectuée sur la base des dossiers de l’échantillon de marchés retenu pour l’audit, il ressort que les avis d’appel d’offres comportent toutes les informations nécessaires ainsi que les principaux critères d’évaluation. La norme est partiellement respectée

Risque: Dissimulation des informations essentielles

Recommandation : Le Maire, Personne Responsable des Marchés Publics, devra à l’avenir élaborer les avis à manifestations et avis d’appels d’offres conformément aux prescriptions de l’article 58 de la loi n° 2017-04 du 19 octobre 2017 portant code des marchés publics en République du Bénin et ses différents décrets d’application adoptés le 13 juin 2018) .

3.1.6 Réception et ouverture des offres et conformité des PV

3.1.6.1 Appréciation de la régularité de la procédure de réception et d’ouverture des offres et conformité du PV d’ouverture des offres

Norme : Marchés passés selon le CMPDSP 2009 Le PV d’ouverture des offres doit fournir les informations permettant de vérifier que l’ouverture des offres s’est déroulée selon les prescriptions de l’article 76 du CMPDSP 2009. Marchés passés selon le CMP 2017 Aux termes de l’article 36 de la loi 2017-04 portant CMP, « …. Pour couvrir l'évaluation, lorsqu'un minimum de trois (03) plis n'a pas été remis à la date limite, l’AC ouvre un nouveau délai qui est de dix (10) jours calendaires, qu'elle porte à la connaissance du public. A l'issue de ce délai, les plis sont ouverts, quel que soit le nombre de plis reçus. L'appel d'offres n'est valable que si, à l’issue du délai fixé à l'alinéa précédent, et après avoir respecté toutes les dispositions réglementaires, l’AC a reçu au moins une soumission jugée recevable et conforme. » Conformément à l’article 15 du Décret 2018-227, « En ce qui concerne la passation des mar- chés par la procédure de DRP lorsqu’un minimum de 3 plis n’est pas obtenu à la suite d’un premier avis de consultation publié, un délai maximum de 3 jours calendaires est ouvert à partir de la date de publication du nouvel avis d’appel public à candidature de MP au terme duquel il est procédé à l’analyse des offres quel que soit le nombre de plis reçus. En ce qui concerne la passation des marchés par la procédure de demandes de cotation lorsqu’un minimum de 3 plis n’est pas obtenu, la procédure est relancée jusqu’à l’obtention de

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3 devis. Aucune procédure de demande de cotation ne peut être conclue sur la base de moins de 3 offres » Le PV d’ouverture des offres doit fournir les informations permettant de vérifier que l’ouverture des offres s’est déroulée selon les prescriptions des articles 79 et 80 du CMP 2017. Le PV d’ouverture des plis est signé par les membres de la CPMP, …… Il doit être conforme au modèle mis à disposition par l’ARMP.

Constat : Marchés passés selon le CMPDSP 2009 La commission a vérifié la cohérence entre le PV d’ouverture et le registre spécial de réception des offres d’une part, et enfin, la conformité et la régularité des PV d’ouverture. Elle a relevé ce qui suit : - les offres relatives aux marchés échantillonnés ont été bien inscrites dans le registre spécial de réception des offres et à leurs dates et heures de dépôt respectives. Ces dates et heures de dépôt correspondent bien à celles indiquées dans les PV d’ouverture concernés. Sauf pour la demande de cotation relative aux travaux de réfection de la salle de réunion de l'Arrondissement de Médédjonou et des bureaux de l'Arrondissement d'Aglogbè où les heures d’ouvertures dans les PV sont différentes de celles contenues dans le registre (PV : Elite Groupe 8h40 ; SOBEC : 08h20 ; SIRIUS GROUP : 09h50 ; Registre dépôt des offres : Elite Groupe 8h10 ; SOBEC : 08h30 ; SIRIUS GROUP : 09h10 Dans Chaque cas des marchés échantillonnés, le nombre d’offres retracées dans le registre est conforme au nombre d’offres reçues et ouvertes. Les PV d’ouvertures des offres des marchés échantillonnés comportent toutes les informations nécessaires à l’exception du délai d’exécution des différents marchés. Tous les PV d’ouvertures sont accompagnés d’une liste de présence unique (membre commission + soumissionnaires présents) et ils sont signés par tous les membres de la CPMP ; les PV d’ouverture sont, de ce fait, réguliers. Les séances d’ouvertures sont présidées par le représentant du Président de la CPMP . Les PV d’analyse et de jugement des offres sont laconiques et comportent beaucoup d’insuffisances (pour le marché de réfection de l’arrondissement de Médédjonou…: les erreurs contenues dans le Bordereau de Prix Unitaire des soumissionnaires attributaires de l’offre ne sont pas relevées ; point 4.1 montant en chiffre 70 000 contre inscrit en lettre soixante-dix ; ..). De façon générale les soumissionnaires retenus ne sont pas qualifiés conformément aux cri- tères de qualification contenus dans les dossiers d’appel d’offre Ex : Pour le marché relatif à la fourniture de mobiliers au profit des écoles primaires et maternelles de la Commune d'Adjarra, il est exigé trois attestations de bonne fin d’exécution ; mais le soumissionnaire attributaire du marché « l’entreprise SACIE » n’a fourni qu’une seule attestation de bonne fin d’exécution. - les DAO sont confectionnés en nombre relativement suffisant (05 selon les déclarations du CST). Les DAO sont vendus contre quittance délivrée par le Receveur Percepteur. Cependant, il y en a qui ne sont pas vendus. Marchés passés selon le CMP 2017 La commission a vérifié la cohérence entre le PV d’ouverture et le registre spécial de réception des offres d’une part, la cohérence du PV d’ouverture d’autre part et enfin, la conformité et la régularité des PV d’ouverture. Elle a relevé ce qui suit :

55 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

Les offres relatives aux marchés échantillonnés ont été bien inscrites dans le registre spécial de réception des offres et à leurs dates et heures de dépôt respectives. Ces dates et heures de dépôt correspondent bien à celles indiquées dans les PV d’ouverture concernés. Dans Chaque cas des marchés échantillonnés, le nombre d’offres retracées dans le registre est conforme au nombre d’offres reçues et ouvertes. Les PV d’ouvertures des offres des marchés échantillonnés comportent toutes les informations nécessaires. Les séances d’ouvertures sont présidées par le représentant du Président de la CPMP et les PV d’ouverture sont signés par tous les membres de la CPMP. Les PV d’ouverture sont, de ce fait, réguliers De façon générale, les soumissionnaires retenus ne sont pas qualifiés conformément aux cri- tères de qualification contenus dans les dossiers d’appel d’offre Ex : Pour le marché relatif aux travaux de réhabilitation du centre des jeunes et de loisir de la Commune d'Adjarra, il est exigé trois attestations de bonne fin d’exécution ; mais le soumissionnaire attributaire du marché, « l’entreprise ELIT Group BTP.. » n’a fourni qu’une seule attestation de bonne fin d’exécution valable. Les DAO sont confectionnés en nombre relativement suffisant (05) selon les déclarations du CST, la commission a pu constater des DAO non vendus. Les DAO sont vendus contre quittance délivrée par le Receveur Percepteur. La norme n’est pas respectée.

Risque : Nullité du marché

Recommandations : - le S/PRMP devra veiller à l’avenir à la concordance entre les informations contenues dans le registre spécial de réception des offres et le PV d’ouverture ; - la CPMP devra assurer l’élaboration des PV d’ouvertures, d’analyse et attribution con- formément aux différents documents –types ; - la CPMP et la CCMP ne devront retenir à l’avenir que les soumissionnaires qui remplissent tous les critères de qualification conformément aux dossiers d’appel d’offres

3.1.6.2 Conformité et régularité du PV d’attribution des marchés.

Norme : Le PV d'attribution provisoire de marchés mentionne : le ou les soumissionnaires retenus, les noms des soumissionnaires exclus et les motifs de leur rejet et, le cas échéant, les motifs de rejet des offres jugées anormalement basses, les éléments de marché (objet, prix, délais, part en sous-traitance, variantes prises en compte), le nom de l'attributaire et le montant évalué de son offre, indication des circonstances qui justifient le non recours à l'appel d’offre ouvert (AO restreint, AO en deux étapes, entente directe ou gré à gré, … (Cf. article 84 du CPMDSP). Aux termes de l’article 88 du CMP 2017, « Les propositions d'attribution émanant de la CPMP font l'objet d'un procès-verbal dénommé procès-verbal d'attribution provisoire … » qui comportent les mêmes informations.

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Constat : Marchés passés selon le CMPDSP 2009 Les PV d’attributions provisoires ne sont élaborés pour aucun des marchés passés par la pro- cédure d’appel d’offres selon le CMP 2009 et constituant l’échantillon. Marchés passés selon le CMP 2017 Le PV d’attribution provisoire n’est élaboré que pour le marché relatif aux travaux de réhabi- litation du centre des jeunes et de loisir de la Commune d’ Adjarra. Malheureusement ce PV a été signé par le Président de commission en lieu et place de la PRMP. La norme n’est pas respectée

Risque : Nullité du marché

Recommandations : La PRMP devra : - élaborer systématiquement à la suite des PV d’ouvertures et d’analyses des offres les PV d’attribution provisoire conformément au canevas-type ; - signer à l’avenir les PV d’attributions provisoires.

3.1.7 Approbation des marchés par la tutelle

Norme : Marchés passés selon le CMPDSP 2009 Les marchés de communes sont transmis par la PRMP pour approbation aux autorités de tutelle (Préfectures). L’approbation du marché ne pourra être refusée que par une décision motivée, rendue dans les 15 jours calendaires de la transmission du dossier d’approbation. Le refus de visa ou d’approbation ne peut toutefois intervenir qu’en cas d’absence ou d’insuffisance de crédits. (Cf. Article 91 du CMPDSP). Le Comité de contrôle de la légalité au niveau de la Préfecture vérifie les pièces suivantes : Le projet de contrat signé par l’attributaire provisoire du marché et la PRMP, la fiche de réserva- tion du crédit ou preuve d’existence de crédits suffisants, la lettre de notification d’attribution, le plan de passation des marchés publics ; le rapport d’analyse des offres établi par la CPMP et validé par la CCMP ; l’autorisation de la DNCMP en cas de gré à gré. (cf. Circulaire 2013-02 ARMP dans le kit). Marchés passés selon le CMP 2017 - Marchés passés par la procédure d’appel d’offres Suivant l’article 95 de la loi 2017-04 portant CMP et Article 6 du décret n°2018-228 du 13 juin 2018, « … les marchés de communes sont transmis par l’organe de contrôle pour approbation aux autorités de tutelle (Préfectures) … L’approbation du marché ne pourra être refusée que par une décision motivée, rendue dans les 10 jours calendaires de la transmission du dossier d’approbation. ……… Le refus de visa ou d’approbation ne peut toutefois intervenir qu’en cas d’absence ou d’insuffisance de crédits. Les marchés qui n’ont pas été approuvés sont nuls et de nul effet» - Marchés passés par procédures des demandes de renseignements et de prix Les marchés de communes sont transmis par la pour approbation aux autorités de tutelle (Pré- fectures).

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Suivant l’article 21 alinéa 4 du décret n°2018-227 du 13 juin 2018 précité, « … Pour les communes, …….. Cette approbation intervient dans le délai de validité des offres. L’approbation du contrat ne peut être refusée que par une décision motivée, rendue dans les 03 jours calendaires de la transmission du dossier d’approbation. …….. Le refus de visa ou d’approbation ne peut toutefois intervenir qu’en cas d’absence ou d’insuffisance de crédits. En tout état de cause l’approbation intervient pendant la période de validité des offres dont la durée de validité ne peut excéder 30 jours à compter de la date de dépôt des soumissions …. ». - Marchés passés par procédures de demande de cotation Ce type de marché ne nécessite pas l’approbation de la tutelle.

Constat : Tous les marchés de l’échantillon passés par la procédure d’appel d’offres et par celle de la demande de renseignement de prix ont été approuvés par l’autorité de tutelle. La norme est respectée.

Risque : Néant

Recommandation : Néant

3.1.8 Respect des délais de procédures.

Norme : Marchés passés selon le CMPDSP 2009 Dans les procédures ouvertes et restreintes, le délai de réception des candidatures ou des offres ne peut être inférieur à 30 jours calendaires pour les marchés dont le montant est supé- rieur aux seuils de MP et à 45 jours calendaires pour les marchés supérieurs aux seuils commu- nautaires de publication (article 60 du code des MP). La sous-commission d’analyse dès l’ouverture des plis, établit un rapport d’analyse dans un délai fixé lors de l’ouverture des plis. Ce délai ne saurait être supérieur à 15 jours. L’Autorité Contractante observe un délai minimum de 15 jours suivant la notification de l’attribution provisoire date de communication des résul- tats de l’évaluation des offres et, en cas de recours, de réponse à la demande écrite de tout soumissionnaire écarté, avant de procéder à la signature du marché. La notification consiste en un envoi par l’AC du marché signé au titulaire, dans les 3 jours calendaires suivant la date de son approbation par la tutelle. Selon le manuel de procédures du FADeC, la durée totale de passation des marchés (depuis la publication de l’avis d’appel d’offres) est de 4 mois, ce qui revient au même que les 90 jours prévus par le CMPDSP car le délai prévu par le MdP FADeC inclut le délai de réception des offres (30 jours). Marchés passés selon le CMP 2017 Les délais des étapes de la procédure de passation des marchés varient selon le mode de passation. Ils sont précisés dans la loi même et les décrets 227 et 228. Voici les plus importants

58 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

DELAI ENTRE REFERENCE PUBLICATION ET NO- MODE DE PUBLICATION DE NOTIFICATION DU RE- TIFICATION DEFINI- PASSATION L’AVIS AO ET LE DE- SULTAT – SIGNATURE TIVE (DUREE GLO- POT DES OFFRES DU CONTRAT BALE) Art. 64 CMP AO 30 (min) 90 10 (min) 2017, Art. 3 Dé- cret 228 Art. 13,15,19,20 DRP 10 (min) 5 (max) Décret 227 Art. 13,15,19,20 Cotation 5 (min) 5 (max) Décret 227

Constat : Marchés passés selon le CMPDSP 2009 Il a été relevé le respect de façon globale des délais des procédures de passation des marchés dans la commune de Sakété. Le délai maximum observé est de 129 jours (Marché relatif à la fourniture de mobilier de bureau au profit des écoles primaires et maternelles de la commune d’Adjarra), le minimum est de 51 jours (marché relatif aux travaux de construction d’un module de trois classes avec bureau magasin avec équipement à l’EPP Drogbo). Les cas de non-respect des délais au niveau de certaines étapes importantes sont : - Non-respect de délai minimum de 15 jours entre la signature du marché et la notification provisoire : sont concernés les marchés ci-après : travaux d’aménagement des bas-fonds plus équipements : 14 jours ; travaux de construction d’un module de 3 classes à EPP KPOVI : 13jours ; travaux de construction de trois salles de classes à l’EPP Gassako (nombre de jours ?) ; travaux de construction d’un module de trois salles de classes à l’EPP Drogbo : 6 jours - Non-respect des délais d’approbation des marchés par la tutelle (Max 15 jours) : sont concernés les marchés suivants : travaux de construction d’un module de trois salles de classes à l’EPP Drogbo : 19 jours et le marché d’équipement des écoles primaires et maternelles de la commune : 18 jours ; - Non-respect du délai de la notification définitive de 3 jours maximum après l’approbation de la tutelle. Sont concernés : travaux d’aménagement des bas-fonds plus équipements : 9 jours ; Travaux de construction d’un module de trois salles de classes à EPP KPOVI : 15 jours ; fravaux de construction de trois salles de classes à l’EPP Gassako : 5 jours ; travaux de construction d’un module de trois salles de classes à l’ EPP Drogbo : 9 jours ; travaux de réfection des écoles primaires Djévié wadon….Gbçekon : 6 jours Marchés passés selon le CMP 2017 Les deux marchés ci-dessous de l’échantillon sont concernés, il s’agit des travaux de : - reprise de la clôture du centre de santé de Honvié dans la Commune d'Adjarra ; - réhabilitation du centre des jeunes et de loisir de la Commune d'Adjarra.

59 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

Tableau 18-a :

DATES ET DELAI DATES ET DELAI DE DATE D’APPROBA- DATE NOTIFICATION DE PUBLICITE DE NOTIFICATION PRO- CONSTATS (OBSERVA- TION DE LA TU- DEFINITIVE (DELAI TO- L’AVIS D’APPEL A VISOIRE – SIGNA- TIONS) TELLE TAL DE LA PROCEDURE) CANDIDATURE TURE DE CONTRAT Marché passé au-dessus des seuils : Procédure d’Appel d’offre 17 /09/2018 au Non-respect des dé- 18/10/2012 soit 12 jours 13 jours 5 jours lais clés 30 jours 15/11/2018 au Non-respect des dé- 17/12/2018 soit 8 jours 12 jours 15 jours lais clés 31 jours Marché en dessous des seuils : Demande de renseignement des prix

Marché en dessous des seuils : Demande de Cotation

La norme n’est pas respectée.

Risques : - Nullité du marché ; - Plaintes et contentieux relatifs aux marchés publics ; - Allongement du délai de passation de marchés publics ; - Retard dans le démarrage des travaux.

Recommandations: Le Maire devra instruire les différents acteurs de la chaine de passation des marchés publics (PRMP-CPMP-CCMP) à faire preuve de rigueur dans le respect des délais impartis aux diffé- rentes étapes de la procédure de passation des marchés publics conformément aux dispositions de la n° 2017-04 du 19 octobre 2017 ; Le Préfet devra à l’avenir prendre les dispositions nécessaires pour le respect du délai imparti à l’approbation des différents marchés de la commune.

3.1.9 Situation et régularité des marchés de gré à gré

Norme : Marchés passés selon le CMPDSP 2009 Un marché est dit de gré à gré ou marché par entente directe lorsqu’il est passé sans appel d’offre, après autorisation spéciale de la DNCMP compétente. Le marché de gré à gré ne peut être passé que dans l’un des cas limitatifs prévus à l’article 49 du CMPDSP: prestations néces- sitant l’emploi d’un brevet, d’une licence ou de droits exclusifs détenus par un seul prestataire, dans les cas d’extrêmes urgences, ou d’urgences impérieuses motivée par des circonstances imprévisibles ou de cas de force majeure, …. La commission de passation des MP établit un rapport spécial qui précise entre autres les motifs justifiant le recours à la procédure de gré à gré. Sur chaque année budgétaire et pour chaque AC, le montant additionné des marchés de gré à gré ne doit pas dépasser 10% du montant total des marchés publics passés.

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Marchés passés selon le CMP 2017 Un marché est dit de gré à gré ou marché par entente directe lorsqu’il est passé sans appel d’offre, après autorisation spéciale de l’organe compétent (DNCMP ou Conseil des Ministres). Le marché de gré à gré ne peut être passé que dans l’un des cas limitatifs prévus à l’article 51 et 52 du CMP 2017)

Constat : Au cours de l’exercice 2018, la commune n’a passé aucun marché par la procédure de gré à gré. La norme est respectée.

Risque : Néant

Recommandation : Néant

3.1.10 Situation et régularité des marchés passés en dessous des seuils de passation

Norme : Marchés passés selon le CMPDSP 2009 En absence du décret sur la passation des marchés en dessous des seuils fixés par le décret N° 2011-479, les articles 5 à 9 de ce décret fixent les conditions dans lesquelles ces marchés doivent être passés. La consultation est réservée aux prestataires exerçant dans le secteur. Les demandes de cotation doivent préciser les spécifications techniques requises par l’autorité contractante, les cri- tères d’évaluation, les obligations auxquelles sont assujetties les parties, les modalités d’exé- cution des prestations ainsi que le délai et le lieu de dépôt. L’avis de consultation doit être publié par voie de presse, d’affichage ou par voie électronique. Les soumissionnaires disposent de 5 jours minimum entre la publication de l’avis de consultation et la date de remise des offres. En absence d’un comité d’approvisionnement, la Sous-commission d’analyse de la CPMP est compétente pour l’évaluation des cotations (Art. 17 du décret N° 2010-496). Le marché est attribué au soumissionnaire dont l’offre est conforme pour l’essentiel aux prescriptions du des- criptif technique et qui présente l’offre financière la moins-disante. La PRMP publie le résultat de l’évaluation par voie de presse et/ou d’affichage. Pour les marchés de travaux, les demandes de cotation doivent être appuyées de dossiers techniques de consultation. Marchés passés selon le CMP 2017 La passation des marchés en dessous des seuils fixés par le décret n°2018-232 est reglée par le Décret n°2018_227 du 13 juin 2018 fixant les règles et modalités de mise en œuvre des procé- dures de sollicitation de prix.

Constat : En considérant les différents seuils de passation conformément au CMPDSP 2009 et au CPM 2017, la commission n’a noté aucun morcellement des marchés pour le choix des seuils. La norme est respectée.

Risque : Néant

61 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

Recommandation : Néant

3.2 RESPECT DES PROCEDURES D’EXECUTION DES COMMANDES PUBLIQUES ET DES CLAUSES CONTRACTUELLES

3.2.1 Enregistrement des contrats/marchés

Norme : Les marchés doivent être soumis aux formalités d’enregistrement prévues par la réglementa- tion en vigueur avant tout commencement d’exécution. (Cf. article 92 du code 2009 de MPDS)

Constat : Tous les marchés de l’échantillon ont fait l’objet d’enregistrement au niveau du service des Impôts. Il ressort de l’examen des divers ordres de service portant les dates de démarrage des travaux que tous ces marchés ont été enregistrés avant leur mise en exécution. La norme est respectée.

Risque : Néant

Recommandation : Néant

3.2.2 Régularité de la phase administrative d’exécution des commandes publiques

Norme : Suivant le point 5.2 du MdP du FADeC, conformément aux termes du contrat/marchés, le four- nisseur ou l’entrepreneur établit et adresse au Maire, en plusieurs exemplaires, une facture ou un mémoire ou un décompte accompagné des pièces justificatives ci-après : contrat de marché dument signé, approuvé et enregistré aux impôts et domaines, lettre ou bon de commande, bordereau de livraison ou PV de réception. Le Chef du service technique ou autre service compétent vérifie la conformité des factures et attachements intermédiaires, PV de réception et les clauses contractuelles. Il certifie la facture/mémoire /décompte avec les mentions nécessaires. A l’issue du contrôle des calculs de liquidation des factures, mémoires ou décomptes, il est porté au verso de la facture la mention « vu et liquidé, la présente facture à la somme de … imputation budgétaire (chapitre, article, etc.) »

Constat : L’examen de la régularité des opérations de liquidation et de mandatement des dépenses par la Commune, et de paiement des mandats par le Receveur Percepteur a été fait. Sur un échantillon de dix (10) dossiers de marché sélectionnés, la commission a constaté que ces dix dossiers contiennent tous les documents obligatoires et indispensables avant leur traitement et transfert au RP pour paiement et que toutes les factures payées sont régulières au regard des mentions obligatoires exigées avant paiement. En d’autres termes, la commission a constaté qu’à l’issue des contrôles de régularité effectués par le RP, les mandats de l’échantillon ont fait l’objet d’acceptation matérialisée par l’apposition sur les mandats de la formule du visa, « Vu, bon à payer ». Il n’y a pas eu de mandats

62 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018 rejetés. Le C/ST est signataire des attachements et tous les PV sont joints aux mandats sauf trois cas constatés liés au mauvais archivage. La norme est respectée

Risque : Néant

Recommandation : Néant

3.2.3 Recours à une maitrise d’œuvre.

Bonne pratique : Le suivi de l’exécution du marché est du ressort du service compétent de la commune. En cas de travaux, la nature de l’intervention du Service Technique varie suivant le choix de la mairie de recourir ou non à un maître d’œuvre ou à un maître d’ouvrage délégué. En l’absence de maître d’œuvre, le Chef du Service Technique supervise le bon déroulement du chantier et le respect par l’entreprise des clauses contractuelles et des normes. Il peut avoir recours à un contrôleur de chantier qui suit au quotidien les travaux. L’annexe 5 du Manuel de Procédures FADeC définit les besoins de réalisation d’études de fai- sabilité et de recours à une maîtrise d’œuvre en fonction du secteur et de la nature de l’ouvrage.

Constat : En 2018, la mairie n’a pas fait recours à la maîtrise d’œuvre. Pour les ouvrages standards, les dossiers techniques de base sont élaborés par le service technique de la mairie ; le suivi de l’exécution des différents chantiers a été effectué par le chef service technique et son collaborateur Pour les marchés de réhabilitation/réfection, aucun rapport technique d’état des lieux n’est réalisé préalablement. La norme est partiellement respectée.

Risque : Réalisation d’infrastructures de mauvaise qualité

Recommandations : Le C/ST devra : - exiger l’élaboration des dossiers d’exécution technique par les entreprises avant le dé- marrage des travaux sur les chantiers ; - produire à l’avenir pour tous projets de réfection, un rapport technique d’état des lieux, précisant la situation réelle des corps d ‘états à réfectionner accompagné des images. Le Maire devra recruter autant que possible des contrôleurs indépendants pour le suivi et contrôle permanent des infrastructures en cours de réalisation dans la commune.

3.2.4 Respect des délais contractuels

Norme : En cas de dépassement des délais contractuels fixés par le marché, le titulaire du marché est passible de pénalités après mise en demeure préalable. (Cf. article 125, 141 du CMPDPS)

63 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

Constat : Sur les six (06) marchés échantillonnés, cinq (5) sont réceptionnés dans les délais contractuels soit un taux de 83,33%. Le seul marché est relatif aux travaux de reprise de la clôture du centre de santé de Honvié. Pour tous les marchés, les réceptions provisoires ont été effectuées. Le retard observé est d’un mois. Les pénalités de retard ont été prélevées conformément aux clauses contractuelles. La norme est respectée.

Risque : Néant

Recommandation : Néant

3.2.5 Respect des montants initiaux et gestion des avenants

Norme : Marchés passés selon le CMPDSP 2009 Les stipulations relatives au montant d’un MP ne peuvent être modifiées que par voie d’avenant et dans la limite de 20% de la valeur totale du marché de base. L’avenant est adopté et notifié selon la même procédure d’examen que le marché de base. Il ne peut modifier ni l’objet du marché, ni le titulaire du marché, ni la monnaie de règlement, ni la formule de révision des prix. La passation d’un avenant est soumise à l’autorisation de la direction nationale de contrôle des marchés publics compétente. En cas de dépassement de montant du marché dans une proportion égale à dix pour cent (10 %) au plus, les modifications du marché peuvent être ap- portées par ordre de service et régularisées par voie d’avenant(…). Lorsque le dépassement du montant du marché est supérieur à dix pour cent (10%), les modifications ne peuvent se faire qu’après signature de l’avenant y afférent. (Cf. article 124 du code 2009 des MPDS) Marchés passés selon le CMP 2017 Suivant l’article 116 du CMP 2017, « les stipulations relatives au montant d’un MP ne peuvent être modifiées que par voie d’avenant et dans la limite de 25% de la valeur totale du marché de base. L’avenant est adopté et notifié selon la même procédure d’examen que le marché de base. Il ne peut modifier ni l’objet du marché, ni le titulaire du marché, ni la monnaie de règlement, ni la formule de révision des prix. La passation d’un avenant est soumise à l’autorisation de la direction nationale de contrôle des marchés publics…. En cas de dépassement de montant du marché dans une proportion égale à dix pour cent (10 %) au plus, les modifications du marché peuvent être apportées par ordre de service et régula- risées par voie d’avenant (…) Lorsque le dépassement du montant du marché est supérieur à dix pour cent (10%), les modifications ne peuvent se faire qu’après signature de l’avenant y afférent….. » « …le jeu normal des révisions de prix en application des clauses contractuelles ne donne pas lieu à passation d'avenant. Toutefois, lorsque I ‘application de la formule de variation des prix conduit à une variation supérieure à vingt-cinq pour cent (25%) du montant initial du marché ou du montant de la partie du marché restant à exécuter, l'autorité contractante ou le titulaire peuvent demander la résiliation du marché. En tout état de cause, toute modification touchant aux spécifications techniques doit faire I ‘objet d'une étude préalable sur l'étendue, le coût et les délais du marché …. »

64 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

Constat : Aucun marché de l’échantillon des marchés retenus dans le cadre de l’audit n’a fait l’objet d’avenant. La norme est respectée.

Risque : Néant

Recommandation : Néant

65 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

4 FONCTIONNEMENT DE L’INSTITUTION COMMUNALE

4.1 FONCTIONNEMENT DES ORGANES ELUS

4.1.1 Existence et fonctionnement des commissions communales

Norme : Trois commissions permanentes sont obligatoirement créées. Il s’agit de : la commission des affaires économiques et financières, la commission des affaires domaniales et environnementales, la commission des affaires sociales et culturelles. Les Présidents de commissions sont élus par le conseil communal. Les rapporteurs désignés au sein des commissions présentent les rapports de leurs travaux en plénière. Le conseil communal discute et adopte les procès-verbaux ou les rapports des travaux en commissions (Cf. article 36 de la loi n° 97-029 et articles 60, 61, et 62 du décret n° 2001-414).

Constat : Par Arrêté N°1B53/ MADJ/ SG/SAG du 21 octobre 2015, portant création et composition des commissions permanentes, six (06) commissions permanentes ont été créées au sein du Con- seil Communal d’Adjarra et les présidents et membres composant chacune d’elles nommés après délibération N°1B- 26/MADJ/SG/SAG du Conseil communal en date du 28 septembre 2015. Il s’agit de : - la Commission des Affaires Economiques et Financières (CAEF) ; - la Commission des Affaires Domaniales et Environnementales (CADE) ; - la Commission des Affaires Sociales et Culturelles (CASC) ; - La Commission de l’Education, Santé, Jeunesse et Sport (CESJS); - La Commission des Infrastructures, Equipements et Transports ; - La Commission Sécurité et Paix (CSP). La Commission des Affaires Domaniales et Environnementales s’est réunie une seule fois au cours de l’année 2018. Cette séance dont l’objet est l’examen de la demande d’octroi de domaine au profit de la section communale des eaux – forêts et chasse a donné lieu à un rapport produit à la commission auquel est jointe la liste de présence. La Commission des Affaires Economiques et Financières (CAEF) a tenu au cours de l’année 2018 quatre(4) séances de travail dont trois (3) conjointement organisées avec la Commission des Affaires sociales et culturelles qui ont chacune donné lieu au dépôt de rapport. La Commission des Affaires sociales et culturelles a tenu trois séances de travail en 2018 qui ont chacune donné lieu à la production d’un rapport déposé au secrétariat administratif de la Commune auquel est jointe la liste de présence. Plusieurs sujets ont fait l’objet de ces séances dont l’étude de la demande de sponsoring de la fête des retrouvailles des filles et fils SETO DODOMONLO du Benin et de la diaspora et la demande d’appui financier pour l’organisation de la huitième édition des journées d’information et d’orientation des nouveaux bacheliers et des brevetés de la commune. La Commission de l’Education, Santé, Jeunesse et Sport (CESJS) n’a tenu aucune séance de travail en 2018. - La Commission de la Sécurité et Paix a tenu deux séances de travail en 2018 qui ont chacune donné lieu au dépôt d’un rapport. Les sujets abordés sont relatifs aux difficul- tés rencontrées par la police républicaine lors de son intervention sur le terrain et les réflexions sur mesures sécuritaires à prendre pendant la période de fête de fin d’an- née.

66 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

Enfin, la Commission permanente des Infrastructures, Equipements et transports a tenu une seule séance de travail en 2018 et a produit un rapport. Il s’est agi pour la commission de réfléchir sur le projet de réalisation d’un espace vert avec des ouvrages d’arts à caractère public. . Les rapports produits par les commissions permanentes ont été soumis à l’examen du conseil communal et certains ont donné lieu à décision du CC. Il en est ainsi de la CADE, un rapport et de la CASC, deux rapports. Dans le budget primitif, exercice 2018 de la Commune, il a été prévu sur le compte 65- 516, une somme de quatre million douze mille cinq cent (4.012. 500) FCFA pour le fonctionnement des commissions permanentes. Pour le compte de l’année 2018, toutes les commissions permanentes qui ont déposé les rapports de leurs séances de travail ont reçu paiement des frais de fonctionnement. Le RP déclare avoir procédé à la vérification des services faits avant paiement. La norme est partiellement respectée.

Risques : - Non-prise en compte des préoccupations réelles des populations lors des délibérations du conseil communal ; - Gestion à vue des commissions permanentes ; - Pilotage à vue des dossiers soumis à l’examen des commissions permanentes.

Recommandations : Le Maire devra : - instruire les Présidents des Commissions Permanentes aux fins de veiller au bon fonctionnement de leurs organes ; - affecter aux Commissions permanentes, en cas de besoin, des dossiers spécifiques concernant leurs domaines de compétences aux fins d’études et de propositions à soumettre au CC par ces dernières. Le SG devra veiller à ce que le PV et /ou compte rendu des séances du Conseil Communal comporte un relevé des décisions du Conseil pour faciliter le suivi des tâches à exécuter par le Maire.

4.1.2 Contrôle des actions du Maire par le Conseil Communal

Norme : Le Maire exerce ses compétences sous le contrôle du conseil communal et rend obligatoirement compte de ses actes, à chacune des réunions du conseil communal par un rapport écrit. (Cf. article 4 du décret n° 2002-293 du 05 juillet 2002 fixant les formes et conditions de repré- sentation de la commune par le Maire).

Constat : La commission d’audit a reçu quatre (4) comptes rendus écrits des activités du Maire dont l’objectif est d’informer les membres du Conseil communal des tâches exécutées par l’exécutif communal depuis la dernière session du Conseil communal. Il s’agit de quatre (4) rapports d’activités du Maire qui concernent respectivement le premier trimestre, le deuxième trimestre, le troisième et le quatrième trimestre. Les rapports d’activités produits à la commission sont structurés autour des cinq (5) points ci – après :

67 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

- domaine de la gouvernance locale : activités du conseil communal et gestion administrative ; - domaine de l’économie et des finances locales ; - domaine social ; - domaine du foncier et de l’environnement ; - informations diverses. Enfin, l’examen des comptes rendus des quatre (4) sessions ordinaires du Conseil communal révèle qu’un point à l’ordre du jour est toujours réservé au compte rendu écrit des activités du Maire au Conseil communal. De même, ce compte rendu comporte un point des tâches prescrites au Maire La norme est respectée.

Risque : Néant

Recommandation : Néant

4.2 ORGANISATION, FONCTIONNEMENT DE L'ADMINISTRATION COMMUNALE ET NI- VEAU DE MISE EN PLACE DU SYSTEME DE CONTROLE INTERNE

4.2.1 Niveau d'organisation des services-clés communaux

Norme : Suivant les dispositions de l’article 81 de la loi 97-029 et du décret n° 2001-412, article 3 du 15 octobre 2001 portant statut du secrétaire général de mairie « le secrétaire général de la mairie est nommé par arrêté du Maire parmi les cadres ayant le diplôme d’Administrateur ou à défaut parmi ceux ayant le diplôme d’attaché des services administratifs ou des cadres des niveaux équivalents ». De même, l’article 45 de la loi n° 98-007 du 15 janvier 1999 portant régime financier des communes, dispose que le Maire nomme le Chef des services financiers de la commune parmi les cadres des corps des administrateurs ou contrôleurs des finances ou de qualification équiva- lente. Conformément aux organigrammes types servant de base à l’organisation des communes en République du Bénin, l’organigramme des communes comprend outre le secrétariat général et le service financier, les services techniques, le service des affaires économiques/marchandes, le service de la planification/développement, et les services sociaux dont l’état civil, placés chacun sous la responsabilité d’un chef de service de catégorie A ou B.

Bonne pratique : La « Lettre de Fin des audits FADeC gestion 2016 et dispositions correctives » du MDGL en date du 29 Juin 2018 stipule sous le point « Stabilité au poste des chefs de services-clé communaux. » : « Les limogeages et affectations de certains responsables de services-clé, notamment le CSAF/DAF et le CST/DST acteurs-clé dans la chaine de dépenses ne doivent être faits que sous réserve des conditions suivantes :  justification de la décision par des motivations conséquentes  disponibilité d’un cadre de remplacement de profil au moins équivalent avec une expé- rience d’au moins deux ans sur le poste concerné et une connaissance avérée du logiciel

68 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

de gestion budgétaire et comptable des communes en ce qui concerne les chefs de services financiers. »

Constat : En 2018 un seul changement est intervenu au niveau des agents de la commune occupant des postes sensibles dans la mise en œuvre du FADeC à savoir le C/SAF qui a été nommé par inté- rim depuis le 30 avril 2018. Le C/ST et le SG sont au poste par arrêtés du Maire datés respectivement du 02 novembre 2015 et du 16 juin 2016. Ils sont également tous deux nommés par intérim. Le C/SAF dispose de trois collaborateurs qualifiés. Le C/ST dispose d’un collaborateur qualifié. Il résulte de ces constatations que la situation du personnel est restée stable. La norme est respectée.

Risque : Laxisme dans l’exécution des fonctions.

Recommandation : Le Maire devra veiller à ne pas faire perdurer la nomination par intérim des agents occupant des positions sensibles dans la mise en œuvre du FADeC

4.2.2 Niveau d'organisation de la Recette-Perception

Norme : Le receveur-percepteur est nommé parmi les cadres du Ministère en charge des Finances de la catégorie A3.

Constat : Le Receveur-Percepteur est un cadre de la catégorie B1-7. Il est contrôleur du Trésor. En ce qui le concerne, l’adéquation profil – poste est respectée. Il dispose de trois collaborateurs dont un seul est qualifié pour être titulaire d’un BTS en comptabilité et gestion. Deux (2) de ces trois agents sont mis à sa disposition par la commune. Par rapport à l’année précédente la situation du personnel est restée stable. La norme est respectée.

Risque : Néant

Recommandations : Néant

4.2.3 Existence et niveau de mise en œuvre du manuel de procédures actualisé intégrant les processus-clé de travail

Bonne pratique : L’élaboration et l’adoption par la commune de son organigramme et la création des services communaux doivent être assorties de manuel de procédures administratives et financières pour un fonctionnement adéquat de l’administration. La mise en œuvre de manuel de procé- dures permet au personnel de disposer de référentiel de travail mais aussi d’opérationnaliser le système de contrôle interne permettant la réalisation et l’optimisation des opérations, de prévenir les risques divers de gestion.

69 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

Constat : La commission a eu accès au document intitulé « Manuel de procédures administrative, finan- cière, comptable et technique de la commune d’Adjarra » Il est réalisé en juillet 2018 et a été soumis à l’adoption du conseil communal lors de sa session extraordinaire du 9 janvier 2019. Il est conçu en un seul tome relatif aux procédures mais comporte au titre XIII les modèles d’outils et supports de gestion. Ce manuel comporte dans ce tome unique tous les processus ciblés. Ainsi, la planification / programmation est contenue dans le titre X ; la mobilisation des ressources propres et des transferts/subventions se trouve au niveau du titre VIII ; la passation des marchés publics est contenue dans le titre III intitulé << Les procédures liées à la passation, exécution et contrôle des marchés publics >> ; la gestion du patrimoine mobilier et immobilier est développée au niveau du titre XI ; enfin, la procédure de gestion des ressources humaines et le système d’information de gestion sont prévus au titre VI intitulé << Les procédures liées à la fonction << Administration Générale >> >> Le manuel de procédure qui est le premier manuel élaboré par la commune a tenu compte notamment des nouvelles réalités organisationnelles et fonctionnelles de certains services communaux découlant des prescriptions du code des marchés publics de 2017 et de ses dé- crets d’application ainsi que du code du domaine et du foncier. Un arrêté du Maire n’a pas été pris pour sa mise en œuvre après son adoption par le CC et son approbation par la tutelle. Aucune formation n’a été assurée sur son contenu et aucune autre disposition n’a encore été prise pour l’appropriation du manuel de procédures par les agents communaux. Au niveau de chaque service, se trouve une copie du manuel en version papier ou en version électronique pour les agents communaux disposant d’un ordinateur dans le service.

Risques : - Pilotage à vue des processus contenus dans le manuel ; - Survenance de divers risques de gestion et des déviances comportementales dans l’exécution du travail ; - Corruption.

Recommandations : Le Maire devra veiller à : prendre un arrêté de mise en œuvre du manuel de procédures administrative, financière, comptable et technique à titre de régularisation ; - doter tous les services communaux y compris les arrondissements d’une version papier et/ou électronique du manuel de procédures administrative, financière, comptable et technique ; organiser une formation sur son contenu en vue de son appropriation effective par tous les agents communaux.

4.2.4 Existence et fonctionnement des organes de Passation des Marchés Pu- blics

Norme : Avec l’avènement du CMP 2017, les communes doivent prendre de nouveaux arrêtés sur les organes de passation et de contrôle des MP.

70 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

Aux termes des dispositions des articles 10 et 11 de la loi n° 2017-04 du 19 octobre 2017, l’autorité contractante mandate une Personne Responsable des Marchés Publics (PRMP) chargée de mettre en œuvre les procédures de passation et d’exécution des marchés. …. Dans le cas spécifique des communes et en l’absence de délégation spécifique la PRMP est le Maire… ». Suivant l’article 3 al 2 du décret n° 2018-226 du 13 juin 2018, la Personne Responsable des Marchés Publics dispose, au besoin, d’un secrétariat permanent et est assistée par une Com- mission de Passation des Marchés Publics (CPMP). « Le Secrétariat Permanent des Marchés Publics appuie la PRMP dans la mise en œuvre de sa mission. Le secrétariat permanent est structuré en fonction des besoins du système de PM de l’AC et comprend au moins les profils suivants : 1) un secrétaire des services administratifs de la catégorie B ou de niveau équivalent, ou bien un archiviste de la catégorie A ou de niveau équivalent, 2) un assistant en passant de marchés disposant d’une formation de base en passation des marchés ou d’au moins une année d’expérience dans le domaine des MP. Les modalités de fonctionnement du secrétariat permanent font l’objet d’un arrêté ou d’une décision prise par l’AC selon un modèle établi par l’ARMP » (article 9 du décret n°2018-226 du 13 juin 2018) Conformément à l’article 10 du même décret, « … la CPMP est chargé de : 1) procéder à la réception, à l’ouverture et au dépouillement des offres et propositions, 2) valider, dans le respect des dispositions du CMP, les résultats des travaux de la sous-commission d’analyse des offres, 3) procéder à un réexamen du dossier lorsque l’organe de contrôle compétent émet des observations sur le rapport d’analyse des offres, 4) élaborer le rapport spécial de passation des MP dans le cadre des procédures de gré à gré ». L’article 11 du décret n°2018-226 du 16 juin 2018 stipule que « ….. La commission de passation des marchés publics est une commission ad ‘hoc mise en place dans le cadre de chaque procé- dure de passation par une note de service après désignation des membres ……. Pour le cas spécifique des communes, la Commission de passation des marchés publics est composé de : - la Personne responsable des marchés publics ou son représentant qui en assure la prési- dence; - deux (02) Conseillers communaux ; - un responsable du service ou la direction technique concernée ou son représentant - Un responsable financier ou son représentant ; - Un juriste ou un spécialiste des marchés publics. La Personne responsable des marchés publics peut s’adjoindre à la commission de passation des marchés publics toutes personnes dont la compétence est jugée nécessaire. » Aux termes de l’article 3 al 1 du Décret 2018-226 «La PRMP …… rend compte trimestriellement de ses performances et doit faire apparaitre dans son rapport : 1) les éléments de planification, 2) les niveaux d’exécution des tâches prévues pour le trimestre avec la mise évidence des pro- grès et contre-performances, 3) les difficultés rencontrées et les approches de solutions Selon le MdP FADeC, le Maire (le Secrétariat de la PRMP notamment) est chargé, entre autres d’assurer la bonne tenue des archives des marchés attribués à travers un dossier pour chaque opération/réalisation sur financement ou cofinancement du FADeC. Conformément à l’article 14 du Décret n°2018-227 du 13 juin 2018 fixant les règles et modali- tés de mise en œuvre des procédures de sollicitation de prix, «les dossiers de sollicitation des prix, notamment l’avis de consultation, les dossiers de demande de renseignements et de prix

71 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018 ou de demandes de cotation, les offres, les résultats de la sélection, le procès-verbal de récep- tion, les pièces comptables, doivent être tenus et conservés par la PRMP à toutes réquisition aux fins de contrôles pour les sollicitations » COMITE DE PASSATION DES MARCHES PUBLICS SUIVANT PROCEDURES DE SOLICITATIONS DE PRIX Suivant l’article 10 du Décret 2018-227 du 13 juin 2018 fixant les règles et modalités de mise en œuvre des procédures de sollicitation de prix, « Le comité de passation des marchés suivant les procédures de demande de renseignements et de prix est composé comme suit : 1) la PRMP ou son représentant, 2) le responsable de l’AC en charge des affaires financières ou son repré- sentant, 3) le responsable du service technique concerné ou son représentant. ……… Le comité est présidé par la PRMP ou son représentant » L’article 11 du même décret dispose que « Le comité de passation des marchés suivant les procédures de demande de renseignements et de prix est chargé de : 1) procéder à la réception et à l’ouverture des offres, 2) analyser les offres reçues, 3) désigner l’attributaire provisoire ou définitif selon le cas ».

Bonne pratique : Les conseillers communaux ainsi que le spécialiste devraient être désignés nominativement dans une note de service. La composition de la commission ou du comité pour le même dossier ne peut pas changer sans prise d’un nouvel arrêté/note dans la même forme.

Constat : Par Arrêté N°10A-79/MADJ/ SG /SAF/ST/SPRMP du 17 décembre 2018, le Maire de la Com- mune d’Adjarra est désigné comme Personne Responsable des Marchés Publics (PRMP) dans ladite Commune. Par Arrêté N°10A-68/MADJ/ SG /SAF/ST/SPRMP du 05 novembre 2018, il est créé dans la commune une Commission de Passation des Marchés Publics (CPMP). Il ressort dudit arrêté qu’une note de service précise pour chaque procédure de passation, les membres devant siéger dans la commission ad ’hoc de passation après leur désignation par le Maire. Toutefois, par Arrêté N°10 A-76/MADJ/SG / SAF/ST/SPRMP du 10 décembre 2018, il a été pro- cédé à la nomination des membres de la Commission de Passation des Marchés Publics (CPMP) de la Mairie d’Adjarra. Par ailleurs, par Arrêté N°10 A-78/MADJ/SG / SAF/SPRMP du 17 décembre 2018, il a été pro- cédé à la nomination du premier adjoint au Maire comme Président de la Commission de Pas- sation des Marchés Publics (CPMP). Par Arrêté N°10 A - 80/MADJ/SG / SAF/ST/SPRMP du 17 décembre 2018, il a été procédé à la nomination des membres du Secrétariat Permanent de la Personne Responsable des Marchés Publics de la Mairie d’Adjarra. Aucun acte ne consacre la création dudit secrétariat. Il n’a pas été créé au niveau de la commune d’Adjarra un comité de passation des marchés de Demande de Renseignements et de Prix ( DRP) bien qu’en 2019 les marchés sont passés conformément aux dispositions du nouveau code des marchés publics qui a institué cet nouvel organe pour, entre autres, les marchés de demande de cotation. Pour preuve de la fonctionnalité de la Commission de Passation des Marchés Publics, il a été produit à la commission un seul rapport d’activités relatif à l’année 2018 et daté du 11 janvier 2019.

72 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

Pour le compte du Secrétariat de la PRMP, il est produit à la commission un rapport d’activités relatif à l’année 2018 daté du 31 décembre 2018 qui présente le point des marchés program- més, le niveau d’exécution à cette date. Il a été relevé par la commission, la tenue effective par le secrétariat de la PRMP, du registre infalsifiable de l’ARMP et du fichier des marchés. La norme est partiellement respectée

Risques : - Nullités de marchés publics passés ; - Manque d’efficacité des organes de passation des marchés publics.

Recommandations Le Maire devra prendre : - un arrêté créant et déterminant les modalités de fonctionnement du Secrétariat Per- manent de la PRMP ; - un arrêté mettant en place le comité de passation des marchés publics suivant les pro- cédures de demande de renseignements et de prix ; Le SG devra instruire le Chef S/PRMP à améliorer l’exhaustivité de ses rapports.

4.2.5 Existence et fonctionnement de l’organe de contrôle des Marchés Publics

Norme : Aux termes des dispositions de l’article 1 du Décret 2018-225 du 13 juin 2018 portant attributions, organisation et fonctionnement des CCMP en République du bénin, « les opérations de passation des marchés, de la planification à l’attribution sont soumises à l’avis conforme d’une cellule de contrôle des marchés publics constituée auprès de l’autorité contractante pour les marchés dont les montants sont dans sa limite de compétence ». Selon l’article 3 du même décret, « la Cellule de contrôle des marchés publics est structurée en fonction des besoins du système de passation des marchés de l’AC. Elle comprend les profils ci- après : - un chef de cellule qui est un spécialiste en passation des marchés publics, Catégorie A échelle 1 de la fonction publique ou équivalent (Expérience 4 ans dans le domaine des MP) ; - un juriste (au moins niveau licence) - un Spécialiste du domaine d’activité dominante de l’autorité contractante de la caté- gorie A ou à défaut B1 ou équivalent (au moins deux ans d’expérience dans le domaine des MP). La cellule de contrôle dispose d’un secrétaire des services administratifs de la catégorie B ou équivalent. Selon l’article 4, le chef de cellule de contrôle des marchés publics est désigné par l’autorité contractante après appel à candidature. Aux termes des article 2 et 12 de ce Décret, « La CCMP est chargée de : 1) procéder à la validation du plan de passation des marchés de l’AC avant sa publication et ce, quel que soit le montant du marchés ou le budget afférent, 2) procéder à la validation des dossiers d’appel à concurrence avant le lancement de la procédure ainsi que leur modification le cas échéant, 3) assister aux opérations d’ouverture des plis y compris celles relatives à l’ouverture des plis re- çus dans le cadre des demandes de renseignements et de prix et signer le procès-verbal d’ou-

73 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018 verture, 4) procéder à la validation du rapport d’analyse comparative des propositions et pro- cès-verbal d’attribution provisoire du marché approuvé par la CPMP, 5) procéder à un examen juridique et technique du projet de marché avant son approbation et, au besoin, ……., 6) viser les contrats dans les limites de sa compétence, 7) procéder au contrôle à priori des demandes de renseignements et de prix, 8) contrôler l’exécution des marchés de l’AC y compris ceux relatifs aux demandes de renseignements et de prix, 9) participer aux opérations de réception des marchés publics de l’AC ainsi qu’à la réception des prestations issues des procédures de demandes de renseignements et de prix, 10) établir, à l’attention de l’AC dans les 30 jours suivant la période de référence, un rapport semestriel et un rapport annuel de ses activités, suivant un modèle défini par l’ARMP », 11) apporter à l’AC un appui en cas de besoins. La CCMP des AC assure le contrôle a posteriori des marchés publics passés par la procédure de demandes de cotation »

Constat : Par Arrêté N°0A - 67/MADJ/SG / SAF/SPRMP du 05 novembre 2018, il est créé au niveau de la Commune d’Adjarra, une Cellule de Contrôle des Marchés Publics (CCMP). Sa composition telle que prévue par l’arrêté est conforme au décret N° 2018 – 226 du 13 juin 2018. Par Arrêté n° 10A - 30/MADJ/SG/SAF/ST/SPRMP du 24 avril 2019, il est nommé après appel à candidature, le chef cellule de contrôle des marchés publics de la commune d’Adjarra. Il est de la catégorie A, échelle 1, échelon 3 et a au moins six (6).ans d’expériences dans les marchés publics. Les membres de la CCMP sont nommés par Arrêté N° 10A - 77/MADJ/SG/SAF/ST/SPRMP du 10 décembre 2018. Monsieur Gérard TOKPO, titulaire de la maitrise en droit, fait office de juriste dans la Cellule. Le spécialiste dans le domaine d’activités dominantes de la Commune est un Technicien Su- périeur en Génie Civil. Un seul rapport d’activités de la CCMP a été produit à la commission. Daté du 28 décembre 2018, il concerne les activités menées au cours de l’année 2018. Il comporte pour l’essentiel, le point des dossiers soumis à son examen, son avis après étude et le respect ou non du délai imparti par les textes, les motifs de leur validation ou de leur rejet, les difficultés majeures auxquelles la CCMP est confrontée et les recommandations pour son meilleur fonctionnement. Par rapport au suivi de la mise en œuvre des recommandations des audits et contrôles relatives à la passation des marchés par la CCMP, la commission ’a noté des actions visibles de mise en œuvre de ces recommandations à travers l’examen des dossiers de marchés publics conclus en 2018 soumis à son examen.

Risques : - Mauvais fonctionnement/manque d’efficacité de la CCMP ; - Contentieux éventuels.

Recommandations : Le Maire devra : - doter la CCMP d’un local approprié pour l’exercice de ses activités ; - renforcer les capacités techniques et juridiques de tous les acteurs de la CCMP.

74 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

4.2.6 Exercice par le Secrétaire Général de son rôle de coordonnateur des services communaux

Norme : Le Maire nomme le Secrétaire Général de la Mairie qui l’assiste dans l’exercice de ses fonctions. Le Secrétaire Général de la Mairie est le principal animateur des services administratifs communaux dont il veille au bon fonctionnement (Cf. article 81 de la loi 97-029 et article 25 de la loi n°97-028 du 15 janvier 1999 portant organisation de l'administration territoriale de la Ré- publique du Bénin) A cet effet, il organise, coordonne et contrôle les services administratifs communs et participe, entre autres, à la préparation et à l'exécution du budget communal (articles 6 et 7 du décret n° 2001-412 du 15 octobre 2001 portant statut du Secrétaire général de mairie). A la diligence du Maire il assure le secrétariat des séances et de toute réunion du CC.

Bonne pratique : La « Lettre de Fin des audits FADeC gestion 2016 et dispositions correctives » du MDGL en date du 29 Juin 2018 stipule sous le point « Contenu du compte rendu des réunions des chefs de service sous la présidence du Secrétaire Général » : « Les réunions tout au moins mensuelles des chefs de services communaux doivent faire au minimum le point du niveau d’atteinte des objectifs assignés à chaque service dans le plan annuel de développement (PAD) y compris le plan annuel d’investissement (PAI). A cet effet les PV de réunion du SG doivent retracer systématiquement : (i) pour chaque service, le point des activités écoulées et les tâches prescrites pour la période suivante y compris celles relevant de la mise en œuvre des fonds FADeC, (ii) les activités de mise en œuvre des recommandations de l’audit FADeC et des contrôles techniques externes (CTE) ainsi que le tableau présentant le niveau d’exécution de la feuille de route de mise en œuvre des recommandations par la commune. »

Constat : Il a été produit à la commission au titre de l’année 2018 vingt-et-un (21) comptes -rendus de réunions périodiques du Secrétaire Général de la Mairie avec les chefs de service de l’administration communale à raison de un (1) à quatre (4) comptes rendus par mois à l’exception des mois de juin et de décembre pour lesquels il n’a été produit aucun compte rendu de réu- nion. Il en résulte que le SG n’a pu assurer la tenue périodique à tout le moins mensuelle de la réunion du Comité de Direction qu’il a la charge de présider. L’examen de ces compte rendu fait ressortir que l’exécution des attributions ou tâches reve- nant à chaque chef de service y transparaît. En matière d’information et de communication administrative, un grand effort est fait pour l’affichage de documents nécessaires pour l’information du public dont l’extrait du relevé des décisions du conseil communal ainsi que la liste des absents. De même un grand effort est fourni pour rendre disponibles au niveau du Service de la Plani- fication, de la Coopération, des Archives et Documentation (SPCAD), notamment la Division des Archives, de la Documentation et de L’Information (DADI), les documents relatifs au fonctionnement de l’Institution Communale à l’exception des délibérations du Conseil Communal, comme le budget et autres documents budgétaires utiles à l’information du public à savoir le PDC, le PAI, le compte administratif, le compte de gestion.

75 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

Le Secrétaire Général de la Mairie est membre du comité technique chargé d’élaborer l’avant – projet de budget primitif gestion 2019 de la Commune d’Adjarra mis en place par arrêté N° 10A-64/MADJ/SG/SAF du 12 octobre 2018. Mieux, il est impliqué dans le traitement et la gestion des dossiers relatifs au volet financier et administratif. En effet il a été donné à la commission de constater qu’il vise les dossiers déposés notamment par les différents prestataires de la Mairie ou les usagers, avant leur affectation à qui de droit pour traitement par le Maire et paraphe les mandats de paiement partout où le Maire appose sa signature. Il en est de même des arrêtés et notes de service pris par le Maire. Toutefois, s’agissant du volet domanial, il est revenu à la commission que le SG n’a pas voulu apposer son paraphe sur les conventions de vente de parcelles de terrain avant leur signature par le Maire. La norme est partiellement respectée.

Risques : - Défaillance du système de contrôle interne ; - Inefficacité de l’administration communale.

Recommandations : Le SG devra : - veiller à la tenue hebdomadaire ou à toute la moins mensuelle effective de la réunion du Comité de Direction qu’il préside au sein de l’Administration communale ; - s’impliquer dans la gestion du volet domanial par son visa préalable de tous documents y relatifs à signer par le Maire.

4.2.7 Respect des procédures en matière d’approbation des actes par la tutelle

Norme : Le préfet est destinataire des délibérations des conseils communaux (Cf. article 31 du décret n° 2002-376 du 22 août 2002 portant organisation et fonctionnement de l’administration dé- partementale).

Constat : Par bordereaux de transmission, il est adressé par le Maire au Préfet du Département de l’Ouémé, autorité de tutelle, copie des délibérations du Conseil communal d’Adjarra. Il en est ainsi des bordereaux N° 10A - 01/28, 57, 95, 132, 008, 44/MADJ/SG/SAG, en date respectivement de 02 janvier 2019, 5 avril, 5 juillet, 6 septembre, 08 octobre, 13 décembre, 25 janvier et 31 mai 2018 d’envoi de pièces adressées au Préfet. L’examen de ces bordereaux révèle la présence de cachet arrivée ou de réception apposé par le secrétariat administratif de la Préfecture. Ce constat a permis à la commission d’audit de se rendre compte de l’effectivité de la transmission des copies des délibérations du Conseil Com- munal au Préfet, comme ampliataire ou pour approbation. La norme est respectée.

Risque : Néant

Recommandation : Néant

76 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

4.3 MISE EN ŒUVRE DES RECOMMANDATIONS DES AUDITS ET CONTROLES TECH- NIQUES EXTERNES

4.3.1 Traçabilité des activités de suivi de la mise en œuvre des recommandations des audits et contrôles techniques externes

Bonne pratique : La mise en œuvre au sein de l’administration d’un mécanisme de suivi constitue une dimension non négligeable du système de contrôle interne. Dans le contexte des audits et contrôles FA- DeC, il est attendu en termes de pratique, que la commune s’inscrive dans une dynamique d’appropriation des résultats des audits/contrôles et d’une mise en œuvre efficace des recommandations afin que les améliorations souhaitées soient effectives avec des effets mesurables.

Constat : Le rapport définitif d’audit FADeC 2017 a été reçu et le contenu a fait l’objet d’échanges au cours de réunion de comité de Direction du lundi 19 août 2019. Mais, le compte rendu n’a pu être produit à la commission. Toutefois, une séance de restitution communale des résultats de l’audit FADeC 2017 s’est tenue le 31 juillet 2019 et a réuni autour du Maire les conseillers communaux, les responsables des services déconcentrés, les chefs de service et chefs de division de la Mairie et des membres de la société civile. Le rapport de cette séance est produit à la commission. Une feuille de route de mise en œuvre des recommandations de cet audit a été élaborée et adoptée. Chaque service impliqué dans sa mise en œuvre a été responsabilisé. En ce qui concerne spécifiquement la CCMP en charge du contrôle interne des MP, elle s’est responsabilisée dans le suivi de la mise en œuvre des recommandations relatives à la passation des marchés publics. La norme est respectée.

Risque : Néant

Recommandation : Néant

4.3.2 Mise en œuvre des recommandations d’audits/contrôles et principales améliorations notées

Constat : Par rapport à la mise en œuvre des recommandations de l’audit 2017, les principales actions menées par la commune et qui ont conduit à des changements visibles et constatés par les auditeurs se présentent comme suit : - la prise de dispositions nécessaires par le Maire en vue du respect du délai de 5 jours de mandatement prévu par le MdP du FADeC ; - le CSAF veille à l’ouverture de tous les documents de la comptabilité matières et à leur bonne tenue ; - Le Maire et le conseil communal évitent de réaliser des investissements inéligibles et s’en tiennent au respect des dépenses éligibles prévues au manuel de procédures du FADeC ; (n’existe pas dans recommandations 2017) ; - les dispositions idoines ont été prises pour l’estampillage des mobiliers des EPP ANAGBO et MALANHOUI CENTRE ;

77 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

- un acte existe qui fixe les indemnités des membres des commissions permanentes dans la commune d’Adjarra ; - L’inscription du point d’exécution des tâches prescrites par le conseil communal lors de la session précédente à l’ordre du jour de la session suivante ; - le manuel de procédures administratives et financières de la mairie d’Adjarra est éla- boré et mis en œuvre. Quant aux progrès durables enregistrés par la commune, depuis le dernier passage des auditeurs FADeC en 2018 jusqu’à ce jour, se présentent comme suit : - le CSAF et le RP ont respecté la nomenclature des transferts FADeC présentée dans la note sur le cadrage budgétaire; - le RP photocopie systématiquement les mandats et les pièces jointes avant leur transmission à la DGTCP ; - le Maire a veillé à ce que le PAI précise de façon systématique les titres des projets à réaliser ainsi que leur localisation et le détail des coûts desdits projets ; - le centre de regroupement et de vente de poissons d'élevage construit dans le cadre du Programme ACMA est actuellement fonctionnel ; - le C/ST mentionne systématiquement dans les PV ou comptes rendus de visite des chantiers, les observations, les recommandations et la levée desdites observations ; - les clôtures des centres de santé de Malanhoui et d’Aglogbè sont immatriculées et celle de l’EPP Médédjonou Sèmé également ; - une liste unique de présence de tous les participants à la séance d’ouverture des plis est faite par la CPMP ; - le point de la mise en œuvre des recommandations du conseil communal est inscrit à l’ordre du jour de la session ; - le Maire associe systématiquement les OSC au choix des thèmes de reddition de comptes. Il y a des recommandations de l’audit FADeC 2017 pour lesquelles la mise en œuvre a été difficile. Elles se présentent comme suit : Tableau 18-b :

DIFFICULTE PAR RAPPORT A LA N° RECOMMANDATIONS MESURES PRISES MISE EN ŒUVRE En attendant l’autorisation de poursuivre le re- Le Maire devra mettre Le recrutement au niveau des crutement, la construction en place un système de Mairies est suspendu, ce qui 13 d’un local spécialement gestion informatisé des empêche le recrutement d’un pour la gestion des ar- archives de la Mairie. archiviste. chives sera inscrite au budget 2020. Le Maire devra poursuivre le plaidoyer afin Le rapport final d’audit est par- de régulariser le reste du venu à la mairie en juillet montant de dépenses La régularisation sera faite 15 2019. Toutefois, les disposi- sur-engagées au niveau en 2019. tions seront prises pour la ré- de FADeC piste. En cas gularisation. d'échec, régulariser sur FADeC non affecté.

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DIFFICULTE PAR RAPPORT A LA N° RECOMMANDATIONS MESURES PRISES MISE EN ŒUVRE Le Maire devra envoyer des lettres de mise en demeure par exploit d’Huissier à l'entreprise 16 défaillante afin d'accomplir les formalités devant permettre la clôture du marché inachevé. Le Maire devra veiller à la clarification de la situation observée au centre de santé de MA- LANHOUI et infliger les Une délégation de la Mai- Le Médecin chef n’a pas donné sanctions appropriées le rie se rendra au centre de 25 suite aux différentes corres- cas échéant ; Le Maire santé pour se rassurer que pondances de la Mairie. devra rendre le matériel est ramené. compte des diligences effectuées à cet effet au conseil communal et au SP/ CONAFIL. Au cours des différentes Le Maire devra instruire sessions du conseil com- les présidents des communal, le Maire ne missions à veiller à la manque pas de rappeler 38 participation effective aux membres des diffé- de leurs membres aux rentes commissions de activités faire l’effort de se rendre disponible. La Mairie est actuellement en Le Maire devra renforcer sous-effectif et ne peut procé- l’effectif du Secrétariat der à un recrutement puisque 41 Général par la nomina- tout recrutement est suspendu tion d’un collaborateur au niveau des collectivités lo- qualifié. cales. Le Maire devra procéder 47 à la création du comité d’approvisionnement. Le Maire devra mettre La Mairie pourra procéder 49 en place un système Inexistence d’un archiviste à un recrutement dès d’archivage moderne qu’elle aura l’autorisation. Enfin, la Mairie n’a pas eu de contrôle technique externe en 2018. La norme est respectée.

Risque : Néant

79 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

Recommandation : Néant

4.4 COMMUNICATION ET PARTICIPATION CITOYENNE

4.4.1 Accès à l’information

Norme : « Un relevé des décisions (du Conseil Communale) signé du Maire et du secrétaire de séance est affiché à la mairie ainsi qu’un relevé des absences. Toute personne a le droit de consulter sur place les procès-verbaux des délibérations (publiques) et travaux du conseil communal et en prendre copie à ses frais ». (Articles 33 et 34 de la loi n° 97-029 et celles des articles 22 et 23 du décret n° 2001-414) Le compte administratif et le budget communal (et leurs annexes) approuvé par l'autorité de tutelle restent déposés à la Mairie où ils sont tenus à la disposition du public (Article 33 et 53 de la même loi). Les autres documents de gestion notamment le PAI (PAD ou PAC), le PDC approuvé, le budget et autres plans d’actions (PTA, Plan de Communication, …) sont aussi tenus à la disposition du public.

Constat : A la Mairie d’Adjarra, il existe de tableaux d’affichage adéquats, sécurisés et accessibles au public à tout moment. La commission a constaté que les tableaux comportent, entre autres données utiles à l’information du public, l’extrait de relevés des décisions de la deuxième session ordinaire du conseil communal de l’année 2019 tenue du 25 au 28 juin ainsi que l’ affichage du nom des conseillers absents à cette session. Il existe un Service de la Planification, de la Coopération, des Archives et de Documenta- tion(SPCAD) fonctionnel doté d’un seul agent, le chef de service. Il comprend une Division des Archives, de la Documentation et de L’Information (DADI) où se trouve juste un dispositif minimum pour accueillir quelques lecteurs. Des documents récents y sont disponibles pour consultation. La commune ne dispose donc pas de salle de documentation et de consultation adéquate (équipée) pour recevoir le public. Le constat de la commission d’audit sur la disponibilité de certains documents récents à la Division des Archives, de la Documentation et de l’information de la commune pour consultation est positif. En effet, il y a été retrouvé des documents ci-après : le compte administratif des années 2014 à 2017 ; et les budgets primitifs (et leurs annexes) approuvés par l'autorité de tutelle de 2014 à 2019 ; les autres documents de gestion notamment le PAI 2014 et 2015, le PDC 3ème et 2eme générations approuvé, les rapports d’activités du Maire. Les comptes rendus des délibéra- tions du Conseil Communal n’y sont pas disponibles. La gestion de la documentation reste encore manuelle à la Mairie d’Adjarra Le public ne peut consulter que la version papier de tous ces documents s’ils sont rendus disponibles au niveau de ce service. La norme est partiellement respectée.

Risques : - Difficultés d’accessibilité à la documentation de l’archivage communal ;

80 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

- Violation du droit à l’information du public.

Recommandation : Le Maire devra veiller à : - rendre fonctionnelle une salle de documentation adéquate, équipée et d’accessibilité facile au public au niveau de la Mairie ; - mettre en place un système informatisé de gestion de l’archivage.

4.4.2 Reddition de compte

Bonne pratique : La reddition de compte consiste en partie à rendre compte de l’exercice d’une responsabilité, de sa mise en œuvre. Il ne peut être possible que dans la volonté des décideurs de créer des espaces adéquats en vue d’une expression plus libre et plus participative des citoyens au déve- loppement local. Les audiences publiques doivent être organisées de façon à permettre la participation de tout citoyen et des leaders d’opinion et prévoir suffisamment de temps pour les questions des participants. Elles doivent au minimum renseigner sur les ressources du budget d’investissement, leur origine et leur utilisation et faire le point sur les prévisions et les réalisa- tions du PAI.

Constat : - Le Maire d’Adjarra a organisé en 2018 deux séances publiques de reddition de compte. Il s’agit d’abord d’audiences publiques de reddition de compte organisées du 18 au 23 octobre 2018 dans tous les arrondissements de la commune sur le thème : « la mobilisation des ressources pour le développement local : où en sommes-nous ? » - Ensuite, il a organisé le 18 décembre 2018 une audience publique de reddition de compte sur le thème << Approvisionnement en eau potable, gage d’un développement durable>> - Chacune des séances a donné lieu à un compte rendu produit à la commission. - Il ressort de chaque compte rendu produit à la commission qu’à l’issue des séances, le Maire a pris des engagements pour donner satisfaction à certaines doléances formu- lées par les participants. - Il a été produit à la commission les communications présentées par le Maire de la Com- mune à chacune de ces séances, les listes de présence des participants et la preuve des canaux de communication utilisés pour les inviter à ces séances. - Ces communications ont été mises à disposition de ceux en ont exprimé la demande. - L’examen des listes des participants révèle que le public cible au cours de chacune de ces séances comprend : les conseillers communaux, les agents communaux, les chefs d’arrondissement, les chefs de village anciens comme nouveaux, les conseillers de village ou autre leader, les membres de la CPC, les responsables des services déconcen- trés de l’Etat, les sages et notables, les personnes ressources, la population. o L’objectif de l’activité est, entre autres de : o rendre compte de la gestion 2018 relativement aux thèmes objet de la reddition de compte ; o actualiser les besoins majeurs des populations s’insérant dans ce cadre. - Il faut souligner que la tenue de la séance a été précédée par l’envoi des invitations à certains participants qui donnent le détail des larges couches de la population atten- dues à ces séances.

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- A défaut de rencontrer le coordonnateur de la Cellule de Participation Citoyenne (CPC) de la Commune d’Adjarra qui est hors de la Commune, la commission a dû se contenter d’un entretien téléphonique avec lui. Il ressort de cet entretien que la CPC a été associée à la préparation et à la tenue des deux séances de reddition de compte. La norme est respectée

Risque : Néant

Recommandation : Néant

4.5 ETAT CIVIL

4.5.1 Confection et paraphe des registres d’état civil

Norme : Art 40 Code des personnes et de la famille « les cahiers et registres sont ouverts le 1er janvier et clos le 31 décembre de chaque année. Ils sont cotés et paraphés par premier et dernier feuillet par le président du tribunal de 1ère instance. Il sera tenu un registre des actes de naissance, un registre des actes de mariage et un registre des actes de décès » Art 17 Loi N°98-007 du 15 Janvier 1999 portant régime financier des communes en République du Bénin « Les dépenses obligatoires sont celles mises à la charge de toutes ou certaines communes par la loi. Elles comprennent : Al 3 : Les frais de registre de l’état civil, des livrets de famille et la portion de la table décennale des actes de l’état civil » Circulaire du Ministre de la décentralisation sur la gestion efficace de l’état civil dans les communes : « …. En conséquence, les prévisions des dépenses y afférentes doivent être clairement retracées dans le budget de la commune en y inscrivant aux comptes ci-après, des montants suffisants : Compte 6048-1, intitulé « confection des registres d’état civil » Compte 6462 (droit de timbre), le montant global des timbres Compte 6468 (autres droits d’enregistrement), le montant nécessaire pour couvrir les frais de paraphe des registres d’état civil par les autorités judiciaires. »

Constat : Le Maire et le SG ont déclaré à la commission n’avoir pas eu connaissance de la circulaire du ministre en charge de la décentralisation sur la gestion efficace de l’état civil. Dans le budget 2019 de la commune, il est prévu la ligne 6047 – 1 pour la confection des registres et la ligne 6048 pour couvrir les frais de paraphe par le tribunal. Les quatre (4) registres de naissance de l’année 2018 de l’arrondissement de AGLOGBE visité par la commission ne sont ni cotés ni paraphés par le président du tribunal. Lors du passage de la commission dans cet arrondissement soixante-seize (76) fiches de naissance étaient en attente de transcription dans le registre de naissance de l’année 2019. La norme n’est pas respectée.

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Risques : - Usage frauduleux de feuillets de registres d’état civil ; - Corruption.

Recommandations : Le Maire devra : - veiller à ce qu’il ne soit mis à la disposition des services chargés de l’état civil et des arrondissements que des registres cotés et paraphés par le président du tribunal ; - s’assurer que les CA veillent à la transcription spontanée dans les registres d’état civil des données des fiches de naissance déposées au niveau de ses services.

Bonne pratique : Le secrétaire d’arrondissement ou l’agent transcripteur le cas échéant doit savoir lire et écrire lisiblement et avoir une bonne connaissance des textes régissant l’état civil. Il doit idéalement recevoir une formation initiale sur la tenue des registres d’état civil, les infractions et sanctions prévues par la loi.

Constat : L’agent d’état civil de l’arrondissement d’Aglogbé visité est le secrétaire d’arrondissement. Il occupe cette fonction depuis le 04 janvier 2005. Titulaire du CEPE, il a déjà quatorze (14) ans d’ancienneté dans le service. Il dit avoir fait une formation sur l’état civil en 2018. Il est un agent permanent de la commune. La norme n’est pas respectée

Risque : Gestion à vue de l’état civil.

Recommandation : Le Maire devra assurer aux agents chargés de l’état civil la formation nécessaire pour une gestion efficace des outils de collecte des données d’état civil.

4.5.2 Tenue des registres d’état civil

Norme : Art 61 Code des personnes et de la famille « L’acte énonce le jour et le lieu de naissance, le sexe de l’enfant, les prénoms qui lui sont donnés, les prénoms, nom, âge, profession et domicile des pères et mères et s’il y a lieu ceux du déclarant. Si les père et mère ou l’un des deux ne sont pas désignés à l’officier d’état civil, il n’est fait sur le registre aucune mention à ce sujet. » Art 1er al. 1 du Décret N°2005-825 du 30 décembre 2005 fixant les modalités de tenue des registres de l’état civil et des conditions de délivrance des copies ou extraits des actes de l’état civil « Conformément à l’article 34 du Code des personnes et de la famille, les actes de l’état civil sont inscrits selon leur nature, dans chaque centre principal d’état civil, sur un registre à trois volets. » Art 2 : « Les registres sont cotés et paraphés sur chaque feuille par le président du tribunal de première instance compétent ou par le juge qu’il aura désigné à cet effet. Il est tenu dans chaque centre d’état civil trois registres pour constater l’un les naissances, l’autre les mariages et le troisième les décès. » Art 3 « Les actes sont dressés sur le champ, à la suite les uns des autres et sans aucun blanc. Les ratures et les renvois sont approuvés et signés de la même manière que le corps de l’acte.

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Il n’y sera rien écrit par abréviation, et aucune date ne sera mise en chiffre. Le volet N° 1 est remis immédiatement et sans frais au déclarant. » Art 4 « les registres sont clos et arrêtés par l’officier de l’état civil à la fin de chaque année. Dans le mois qui suit, les volets N°3, en annexe avec un répertoire alphabétique, sont déposés aux archives du centre principal d’état civil tandis que les volets N°2 reliés et l’autre exemplaire du répertoire alphabétique sont déposés au greffe du tribunal de première instance. »

Constat : L’examen d’un registre de naissance de l’année 2018 pris au hasard et du dernier registre de naissance de l’année 2018 a permis les constatations ci – après : écriture lisible, transcription complète, propreté des feuillets, transcription en toute lettre des informations y compris des dates et heures ., Il n’a pas été relevé de discordance entre les données figurant sur la fiche de naissance et celles transcrites dans le registre de naissance au regard de l’échantillon véri- fié. Par ailleurs, le dernier registre de l’année 2018 terminé n’est pas clos et arrêté par le chef d’arrondissement. Les feuillets restant ne sont pas oblitérés. La norme est partiellement respectée.

Risques : - Usage frauduleux de feuillets de registre d’état civil ; - Transcription frauduleuse de déclarations d’actes d’état civil dans des registres censés clos.

Recommandation : Le Maire devra instruire les chefs d’arrondissements afin qu’ils assurent la clôture des registres d’état civil en fin d’année et oblitèrent les feuillets restants

4.5.3 Statistiques sur les faits d’état civil

Norme : Art 41 al.5 du Code des personnes et de la famille « L’officier de l’état civil est tenu, à la fin de chaque trimestre, sous peine de sanction, d’adresser au service national des statistiques, un état des naissances, des mariages, des divorces, des décès et des enfants sans vie inscrits au cours du trimestre »

Constat : Au niveau de l’arrondissement d’AGLOGBE, il est établi par trimestre les statistiques de naissance et de décès qui sont transmises au Maire. Le chef du service état civil de la Mairie cen- tralise ces données des arrondissements et établit les statistiques au niveau communal qui sont envoyées à la Direction Générale des Collectivités Locales (DGCL). Malheureusement, cette transmission n’a pas de traçabilité, par exemple de bordereau, produite à la commission. Les statistiques sont adressées à la Direction Départementale du Plan et du Développement (DDPD) par la Mairie sur sa demande.

Risque : Perte et/ou non traçabilité de transmission de données statistiques sur l’état civil.

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Recommandation : Le Maire devra veiller à l’établissement et à la transmission, avec traçabilité, par trimestre, des statistiques sur l’état civil à la structure habilitée par la loi.

4.5.4 Gestion des archives de l’état civil

Norme : Art 7 du Décret N°2005-825 du 30 décembre 2005 fixant les modalités de tenue des registres de l’état civil et des conditions de délivrance des copies ou extraits des actes de l’état civil « Les officiers d’état civil assurent la conservation des souches ou volets N°3 des actes de l’état civil. La conservation des volets N°2 et des pièces annexes déposées, est assurée par le Greffier en chef. Les registres de l’état civil doivent être conservés au centre d’état civil et au greffe pendant cent (100) ans à compter de leur clôture. Après ce délai, ils sont versés aux archives nationales »

Constat : Au niveau de la Mairie d’Adjarra, les registres d’état civil terminés ne sont pas convoyés à la Mairie depuis 2009. De l’année 2009 jusqu’à la date du passage de la présente commission d’audit, les registres sont restés au niveau des arrondissements. A l’arrondissement d’Aglogbé, les registres sont conservés dans une armoire en bois dans le bureau de la secré- taire. Au niveau de la Mairie, il existe un local destiné à l’archivage des registres d’état civil. Il comporte des armoires en bois où sont classés les registres par nature, par an et étiquetés. L’archivage est jusque-là manuel. La norme est partiellement respectée

Risques : - Perte de registres ; - Soustraction frauduleuse de feuillets de registres.

Recommandations : Le Maire devra œuvrer pour l’amélioration des conditions d’archivage et la sécurité des registres d’état civil dans les arrondissements ; et instruire les chefs d’arrondissements afin que tous les registres d’état civil clôturés en fin d’année soient transmis au Maire pour archivage.

85 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

5 OPINION DES AUDITEURS

5.1 COHERENCE DANS LA PLANIFICATION ET LA REALISATION

Opinion : Au terme de ses travaux, la commission conclut que toutes les réalisations effectuées au titre de l’année 2018 sont prises en compte dans le budget communal et le PAI 2018, dans une cohérence des montants des prévisions avec ceux inscrits au budget et le respect de localisation.

5.2 EXHAUSTIVITE, TRAÇABILITE ET FIABILITE DES DONNEES FADEC ET QUALITE DES COMPTES

Opinion : A l’analyse des documents au niveau du C/SAF et du RP (BTR, mandats, etc.), il existe une cohérence et concordance entre les informations financières concernant le FADeC. De même, les reports et transferts sont bien retracés dans le compte administratif et ses annexes hormis quelques insuffisances notées au niveau de l’imputation de certaines ressources de transfert suivant leur objet.

5.3 MANAGEMENT DE LA COMMUNE ET NIVEAU DE MISE EN PLACE DU SYSTEME DE CONTROLE INTERNE

Opinion : Après examen du système de contrôle interne, la commission a relevé que certaines insuffisances constatées sont de nature à impacter négativement l’efficacité et l’efficience du management de la commune. Il en est ainsi de : - la non appropriation par les acteurs communaux du manuel de procédures administrative, financière et technique pourtant actualisé tenant compte des nouvelles exigences organisationnelle et fonctionnelle au niveau de la commune liées notamment au nouveau code des marchés publics, au code foncier et domanial et au cadrage bud- gétaire ; - la non création du registre administratif prévu à l’article 75 de la loi N° 97 – 029 portant organisation des communes en République du Bénin qui constitue un répertoire de tous les arrêtés pris par le Maire et des actes de publication ; - la non gestion efficiente et efficace du patrimoine communal due notamment au non nomination d’un comptable matières ayant la formation et le profil technique requis ; - des difficultés de fonctionnement des organes de passation et de contrôle des marchés publics dues notamment à : o la non création de tous les nouveaux organes de passation des marchés publics comme le comité de réception et de passation des marchés de Demande de Renseignements et de Prix (CRP/DRP) et le fonctionnement sans acte de créa- tion du SP/PRMP ; o la non maitrise et/ou appropriation des outils juridiques de fonctionnement des nouveaux organes de passation et de contrôle des marchés publics ;

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- le non fonctionnement de toutes les commissions permanentes du conseil communal dû notamment à l’inexistence d’un cahier de charges de chaque commission permanente à faire adopter par le conseil communal ; - l’ineffectivité de la tenue hebdomadaire ou à tout le moins mensuelle du comité de Direction ; - la non implication du SG dans le processus de traitement et de gestion des dossiers domaniaux ; - manque d’organisation de la bonne gestion de l’état civil qui nécessite la mise à disposition des centres d’état civil des différents registres indispensables cotés et para- phés par le tribunal territorialement compétent, la formation et l’encadrement technique des agents chargés de l’état civil ; la gestion de la transcription des données por- tées sur les fiches d’état civil dans les registres, la clôture effective des différents registres en fin d’année et le respect de l’obligation d’oblitérer les feuillets non utilisés puis l’archivage effective des registres au niveau de la commune après transmission avec traçabilité au greffe du tribunal territorialement compétent du volet prévu par les textes. Toutefois la Commune dispose de quelques atouts susceptibles d’améliorer sa performance en l’occurrence : - l’élaboration d’une feuille de route de suivi et de mise en œuvre des recommandations de l’audit 2017; - l’ordre du jour du comité de Direction comporte souvent un point sur la mise en œuvre des recommandations soit du CODIR précédent et/ou des recommandations de l’audit FADeC 2016 ; - l’implication du secrétaire général dans le traitement et la gestion des dossiers relatifs tant au volet financier qu’ administratif marquée par l’apposition de son paraphe sur ces documents avant qu’ils ne soient signés par le Maire ; - l’effectivité du contrôle de l’exécutif communal par le Conseil communal à travers la présentation de quatre (4) rapports écrits d’activités du Maire au conseil communal en 2018.

5.4 PASSATION ET EXECUTION DES MARCHES PUBLICS

5.4.1 Passation des marchés publics

Opinion : La commune d’Adjarra a commencé la mise en application de la nouvelle loi n° 2017-04 du 19 octobre 2017 portant code des marchés publics en République du Bénin et ses différents dé- crets d’application adoptés le 13 juin 2018) (« CMP 2017 ») à partir du mois de septembre 2018. Ce qui est un effort louable malgré les irrégularités relevées conformément aux dispositions de ladite loi. Les faiblesses notées sont essentiellement liées aux exigences relatives à la liberté d’accès à la commande publique, les différentes publicités exigées et la qualité de dépouillement et d’évaluation des offres. Le Chef cellule de contrôle des marchés publics devra veiller aux respects stricts des exigences de la nouvelle loi portant code des marchés publics et porter une assurance qualité sur tous les documents soumis à son appréciation.

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Tableau 19 : Marchés présentant des irrégularités du point de vue de la passation des marchés

INTITULE DU NATURE DE L’IRRE- REFERENCE DU MARCHE MONTANT OBSERVATION MARCHE GULARITE Travaux de Vérification ap- Marché planifié réhabilitation profondie de la et budgétisé à du centre des Contrat N°10A- procédure de 35 000 000 FCFA jeunes et de 43/MADJ/CCMP/SPRMP 35 000 0000 passation, de mais contractua- loisir de la du 27/12/2018 l’exécution et lisé à 40 000 000 Commune de paiement du FCFA d'Adjarra contrat Source : Commission d’audit

5.4.2 Exécution des commandes publiques

Opinion : Tableau 20: Marchés présentant des irrégularités du point des paiements

INTITULE DU REFERENCE DU MONTANT IRREGU- NATURE DE L’IR- MONTANT TOTAL MARCHE MARCHE LIER REGULARITE Néant Source : Commission d’audit Le dépouillement des dossiers de paiement (mandats appuyés de leurs pièces justificatives) des commandes publiques de l’échantillon en vue d’apprécier le respect de la réglementation en matière de paiement aussi bien de la part de l’ordonnateur que du comptable, n’a pas révélé d’anomalie significative susceptible de compromettre les ressources financières de la commune.

5.5 EFFICACITE ET PERENNITE DES REALISATIONS

Opinion : De l’analyse des faits et des documents, la gestion des ressources FADeC en 2018 par la commune présente des taux d’engagement et de mandatement/paiement relativement proches de la moyenne. Il en résulte donc que la gestion des ressources publiques communales est d’une efficacité très moyenne. Par rapport à la pérennité des réalisations, les chantiers visités ne souffrent pas de malfaçons préjudiciables à la durée de vie des ouvrages mais du non-respect des clauses contractuelles par les entrepreneurs. La mairie a fait des efforts de rappels à l’ordre à ces entrepreneurs et d’application des pénalités de retard. L’effort d’entretien du patrimoine pour une pérennité des réalisations existe. Mais ledit effort est faible.

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6 NOTATION DE LA PERFORMANCE DE LA COMMUNE ET EVOLUTION

6.1 PERFORMANCE EN 2018 La formule d’allocation du FADeC investissement non affecté comporte un critère « performances » dont le poids augmente tous les 2 ans. Il sera de 21 % pour l’allocation 2020, c.à.d. 21 % de la dotation variable (env. 85% de la dotation totale) sera répartie en fonction des notes de performances des communes. La dotation de performance d’une commune est égale à sa part dans le total des notes de performances de toutes les communes, selon la formule suivante : note de performance de la commune x dotation nationale de performance total des notes de performance Les performances sont évaluées selon les critères et le mode de notation exposés à l’annexe 3 du Manuel de Procédures ; les leçons tirées des audits précédents ainsi que de nouvelles dispositions (p.ex. la note de cadrage budgétaire) sont également prises en compte. Certaines notes relatives aux Finances Locales (volet D) ainsi que la note de la disponibilité des informations sur l’utilisation des transferts FADeC (critère C1) sont calculées par le Secrétariat Perma- nent de la CONAFIL, les autres par les auditeurs. Le tableau ci-après donne l’aperçu de la performance de la commune au titre de l’année 2018. Tableau 21 : Notes de performance de la commune au titre de la gestion 2018

NOTE NOTE JUSTIFICATION ET DETAIL DE LA VOLETS /INDICATEURS MODE DE NOTATION MAX. OBTENUE NOTE A – Fonctionnement des organes (délibérant et exécutif) et de l’administration communale (30/100) 1 pt quand 4 sessions et plus sont tenues. Moins 0,25 pt. 4 sessions et plus sont te- pour chaque session ordi- nues : 1 pts A1 Nombre de ses- naire non tenue ; PV de session intègrent le sions du Conseil 1 pt si les PV de session intè- 2 2 relevé des décisions du CC Communal grent le relevé des décisions avec un point sur les du CC avec un point sur les tâches à exécuter par le tâches à exécuter par le Maire : 1 pts Maire. Chaque commission permanente dispose d’au moins un rapport étudié en Conseil Communal 0,5 pts pour chaque - CADE : 02 raprt commission perma- =0.5 pt nente qui dispose d’au - CASC : 03 raprt= A.2 Fonctionnalité moins un rapport étudié 0.5 pt des commissions en Conseil Communal. 3 2,5 - CAEF :02 rapt= 0.5 permanentes 0,5 pt par commission pt dont au moins un rap- commission dont au moins port a donné lieu à une un rapport a donné lieu à décision du CC une décision du CC - CADE : 01 raprt =0.5 pt - CASC : 02 raprt= 0.5 pt

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NOTE NOTE JUSTIFICATION ET DETAIL DE LA VOLETS /INDICATEURS MODE DE NOTATION MAX. OBTENUE NOTE 2 pts si 4 rapports écrits et plus sont soumis et 4 rapports écrits et sont sou- discutés en Conseil mis et discutés en Conseil A.3 Nombre de rap- Communal (0,5 pt par Communal =2pts ports d’activités rapport). 2 pts si les rap- Les rapports comportent un écrits du Maire sou- ports comportent un 4 4 pts point sur l’exécution du bud- mis au Conseil Com- point sur l’exécution du get et des tâches prescrites munal budget et des tâches au Maire lors de la session prescrites au Maire lors précédente = 2pts de la session précédente (0,5 pt par rapport) Adoption du budget au plus tard le 15 janvier, 3 A.4 Date de vote du pts ; Adoption du budget : 3 3 budget Entre le 16 janvier et le 31 30/11/2017 =3 points mars, 1,5 pts ; Après le 31 mars, 0 pt. A.5 Date de vote du CA voté au plus tard le 30 CA voté : 29/03/2019 = compte administra- Juin: 2 pts. Moins 1 point 2 2 2points tif par 15 jours de retard Disponibilité des PV de ré- unions de services prési- Disponibilité des PV de dées par le SG : 3 pts si au réunions de services pré- moins 1 rapport par mois. sidées par le SG : six Moins 0,25 point pour mois pourvus : 1,5 point chaque mois non couvert Contenu des PV : exis- A.6 Effectivité du par un rapport. tence de points d’exécu- rôle de coordina- Contenu des PV : exis- tion des tâches confiées teur des services lo- tence de points d’exécu- 5 3,5 aux services et de nou- caux par le Secré- tion des tâches confiées velles instructions/con- taire Général aux services et de nou- signes = 1 points velles instructions/con- Traçabilité du suivi/con- signes (1 pt) ; trôle du SG dans le cir- Traçabilité du suivi/con- cuit des dossiers finan- trôle du SG dans le circuit ciers et domaniaux = 1 des dossiers financiers et points domaniaux (1 pt). Existence juridique des or- Existence juridique des ganes en conformité à la organes en conformité à loi 2017-04 et ses Décrets la loi 2017-04 et ses Dé- d’application (1,25 pts au A7 Fonctionnalité crets d’application total) : arrêtés de création des organes de pas- arrêtés de création PRMP (0,25pt), SP/PRMP 6 3,25 sation et de contrôle PRMP = 0,25 (arrêtés de (0,25pt), CPMP (0,25pt), des marchés publics création SP/PRMP =0,25 CCMP (0,25pt), notes de arrêtés création CPMP= service pour la création 0.25 des comités ad ‘hoc (0,25pt) ; Arrêté CCMP = 0.25

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NOTE NOTE JUSTIFICATION ET DETAIL DE LA VOLETS /INDICATEURS MODE DE NOTATION MAX. OBTENUE NOTE Qualification et adéqua- Notes de service pour la tion-profil-poste des création des comités membres du S/PRMP ad’hoc = 0.25 (1pt) : Secrétaire adminis- Qualification et adéqua- tratif (cadre B) (0,5 pt), As- tion-profil-poste des sistant PMP (ENA1 PMP, membres du S/PRMP ou licence + 1 an d’expé- Secrétaire administratif rience en PMP) (0,5pt), (cadre B)= 0,5 pt non précision des quali- Assistant PMP (C3-8 : tés/fonctions dans les ar- secrétaire Adjoint des rêtés/notes de nomination services Administratif)= des membres (-0,25 pt par 0p t membre sans précision) ; Qualification et adéqua- Qualification et adéqua- tion profil-poste des tion profil-poste des membres de la CCMP membres de la CCMP (1,5 pts) : Chef CCMP recruté : Chef CCMP (Appel à par appel à candidature candidature interne) = (0,5pt), chef CCMP (cadre 0,5 pts A1 avec 4 ans d’expé- Profil CCMP (A1 -4 Ad- riences en MP) (0,5pt), Ju- mistrateur d’action so- riste (licence en Droit) cial et culturel – mois de (0,25pts) ; Spécialiste do- 4 ans en MP)= 0pt maine d’activité domi- Juriste (Maitrise en Droit nante/BTP (au moins ) = 0,25pts ; cadre B avec 2 ans d’expé- Spécialiste domaine riences en MP) (0,25 pts) ; d’activité domi- non précision des quali- nante/BTP (Techn sup tés/fonctions dans les ar- des TP) =0,25 rêtés/notes de nomination Fonctionnalité S/PRMP, des membres (-0,25 pt par disponibilité des rap- membre sans précision) ports (1pt) Fonctionnalité S/PRMP, 2 rapports trimestriels 0 disponibilité des rapports pt, (1pt) : 3 rapports trimes- 1 rapport annuel= 0 pt triels (0,25pt, moins de 3 rapports 0 pt) et 1 rapport Fonctionnalité de la CCMP, annuel (0,25 pts, rapport disponibilité des rapports inexistant ou non annuel 0 1 rapport semestriel= 0,5 pt pt) ; rapport annuel conte- 1 rapport annuel= (0,pt) ; nant au moins les élé- ments de planification, les niveaux d’exécution des tâches prévues (0,25 pt) avec la mise en évidence des progrès et contre-performances (0,25 pts) ; Fonctionnalité de la CCMP, disponibilité des rapports

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NOTE NOTE JUSTIFICATION ET DETAIL DE LA VOLETS /INDICATEURS MODE DE NOTATION MAX. OBTENUE NOTE dans les délais (1,25 pt) : 1 rapport semestriel (0,5 pt) et 1 rapport annuel (0,5pt) ; rapport annuel présente au moins les ré- sultats atteints en rapport avec les missions de la CCMP (0,25 pt) Existence d’une salle de Existence d’une salle de documentation acces- documentation accessible sible au public et équi- au public et équipée en pée en mobilier de ran- mobilier de rangements (2 gements = 2 pts ; pts) ; La salle contient : PDC, A.8 Fonctionnalité La salle contient : PDC, PAI/PAD, Budget et d’un dispositif d’ar- PAI/PAD, Budget et 5 5 compte administratif n-1 chivage et de docu- compte administratif n-1 et n = 1pt mentation et n (1pt) ; Dossiers constitués par Dossiers constitués par opération FADeC = 1 pt ; opération FADeC (1 pt) ; Dossiers bien constitués et Dossiers bien constitués et rangés chez -le CSAF = 0,5 pt rangés chez le CSAF (0,5 et le pt) et le CST (0,5pt). CST = 0,5 pt B – Passation des marchés et exécution des commandes publiques (25/100) 4 pts pour publication sur le Publication sur le SIGMAP : SIGMAP : du PPMP (1 pts), avis - PPMP = 1 pts d’AO (1 pt), PVs d’attribution - avis d’AO = 0 pts provisoire (1 pt) et définitive (1 - PVs d’attribution pt) (pour 100% des marchés de provisoire= 0 pts l’échantillon passés jusqu’en - définitive =0 pt juillet 2018) ; conformité des PV d’ouver- Moins 1 pt (1 pt) pour non-res- ture des offres (pour 100% pect des règles de publications de l’échantillon)= 1 points ; concernant les marchés de Concordance entre PVs d’ou- l’échantillon passés après juil- verture et registre spécial de B.1 Respect des let 2018 par la procédure de réception des offres (pour procédures de pas- demande de renseignement et 10 6 100% de l’échantillon) : 0 sation des marchés de prix : non publication de points ; publics l’avis d’appel public à candida- Avis de la CCMP sur les docu- ture de MP et de l’avis d’attri- ments PM existent (tous les bution définitive par affichage documents pour 100% de public, au moins au niveau de l’échantillon) = 1 point; la Préfecture, du siège de la Non-fractionnement des Mairie, (-0,5 pt), non disponibi- commandes des marchés de lité des accusés de réception l’échantillon passés jusqu’en ou décharges des bordereaux juillet 2018= 1 point ; de transmission des demandes Preuve de la notification des d’affichages adressées aux soumissionnaires non rete- structures concernées (-0,5 pt) nus existe=1 point

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NOTE NOTE JUSTIFICATION ET DETAIL DE LA VOLETS /INDICATEURS MODE DE NOTATION MAX. OBTENUE NOTE 1 pt pour conformité des PV Non-existence de marché d’ouverture des offres (pour gré à gré irrégulier = 1 point 100% de l’échantillon) ; 1pt pour concordance entre PVs d’ouverture et registre spécial de réception des offres (pour 100% de l’échantillon) ; 1 pt si les avis de la CCMP sur les documents PM existent (tous les documents pour 100% de l’échantillon) ; 1 pt pour non-fractionnement des commandes des marchés de l’échantillon passés jusqu’en juillet 2018 ; 1 pt si la preuve de la notification des soumissionnaires non retenus existe; 1 pt pour non-existence de marché gré à gré irrégulier Pour les marchés de travaux de Pour les marchés de travaux l’échantillon : de l’échantillon : Il existe pour les marchés un Il existe pour les marchés un dossier technique en bonne et dossier technique en bonne due forme ayant servi à l’éla- et due forme ayant servi à boration du DAO (2 pts) ; (- l’élaboration du DAO= 2 0,5pt pour chaque marché point n’en disposant pas) Les titulaires de marchés ont Les titulaires de marchés ont soumis un dossier d’exécu- soumis un dossier d’exécution tion qui a été approuvé par qui a été approuvé par les les soins du C/ST avec l’appo- soins du C/ST avec l’apposition sition du cachet « bon à exé- du cachet « bon à exécuter » (2 cuter »= 0 point B.2 Exécution des pts) ; (-0,5pt pour chaque mar- commandes pu- ché n’en disposant pas) 15 11 Les rapports de con- trôle/suivi d’au moins 1 visite bliques Les rapports de contrôle/suivi de chantier par mois et par d’au moins 1 visite de chantier réalisation durant la vie du par mois et par réalisation du- chantier, existent = 2 point rant la vie du chantier, existent Un PV de constat d’achève- (2 pts) ; (-0,5pt pour chaque ment existe pour tous les mois sans rapport de visite) marchés réceptionnés = 2pt Un PV de constat d’achève- Tous les marchés de réfec- ment existe pour tous les mar- tion/réhabilitation, ou chés réceptionnés (2 pts). (2 d’achèvement réalisés au pts) si non applicable cours de l’année ont été en- Tous les marchés de réfec- gagés sur la base d’un dos- tion/réhabilitation, ou d’achè- sier adapté en bonne et due vement réalisés au cours de forme (état de lieux avec l’année ont été engagés sur la

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NOTE NOTE JUSTIFICATION ET DETAIL DE LA VOLETS /INDICATEURS MODE DE NOTATION MAX. OBTENUE NOTE base d’un dossier adapté en photos, descriptifs et quanti- bonne et due forme (état de tatifs des travaux à réaliser) lieux avec photos, descriptifs et (2 pts) ; = 0 point quantitatifs des travaux à réali- Absence de retards ou prise ser) (2 pts) ; 0 points si au de mesures coercitives en moins un marché de réfec- cas de retard pour tous les tion/réhabilitation sans dossier marchés concernés = 2 en bonne et due forme points Absence de retards ou prise de Absence de malfaçons vi- mesures coercitives en cas de sibles sur toutes les réalisa- retard pour tous les marchés tions visitées = 3 pts concernés (2 pts) ; 0 point si au moins un chantier en retard sans mesure ; Absence de malfaçons visibles sur toutes les réalisations visi- tées (3 pts) ; 0 point si au moins une malfaçon visible C – Traçabilité et remonté des informations (15/100) Sorties du logiciel envoyées dans les délais OUI : 0,5pt ; Sorties du logiciel envoyées fiche CST envoyée dans les dans les délais 0,5pt ; fiche CST délais OUI : 0,5 pt ; envoi de envoyée dans les délais 0,5pt ; la « Liste marchés actifs » envoi de la « Liste marchés ac- dans les délais NON : 0 pt ; tifs » dans les délais 1pt ; fiche détaillée des transferts fiche détaillée des transferts 2018 envoyée à bonne date 2018 envoyée à bonne date; OUI : 1 pt ; concordance 1pt ; concordance entre Mon- C.1 Disponibilité des entre Montant Engagé base tant Engagé base Logiciel et situations trimes- Logiciel et Montant engagé Montant engagé base Liste des trielles et annuelles base Liste des marchés actifs marchés actifs (Premier envoi) d’exécution (finan- 6 4,5 (Premier envoi) OUI : 0,75 0,75pt ; envoi au 30 juin 2019, cière et physique) pt ; envoi au 30 juin 2019, de de la situation d’exécution du des ressources la situation d’exécution du FADeC, exercice 2018 : 0,75pt ; transférées FADeC, exercice 2018 OUI : intitulé correct des marchés 0,75 pt ; intitulé correct des dans le logiciel (Sorties 2è trim marchés dans le logiciel (Sor- 2019); 0,5pt ; complétude sec- ties 2è trim 2019) OUI : 0,5 teur/Nature etc. (remplissage pt ; complétude secteur/Na- Liste des marchés actifs); ture etc. (remplissage Liste 0,5pt ; Réactivité des com- des marchés actifs) NON : 0 munes durant la phase prépa- pt ; Réactivité des communes ratoire; 0,5pt durant la phase préparatoire OUI : 0,5 pt C.2 Tenue à jour des Tenue à jour du registre auxi- registres physiques Tenue à jour du registre auxiliaire FADeC (manuel 0,5 pt, et existence d’une liaire FADeC1pt (manuel 0,5 pt, 5 4 numérique 0,5pt)= 1pt comptabilité ma- numérique 0,5pt) Tenue à jour du registre en- tières gagement 0,5pt ;

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NOTE NOTE JUSTIFICATION ET DETAIL DE LA VOLETS /INDICATEURS MODE DE NOTATION MAX. OBTENUE NOTE Tenue à jour du registre enga- Tenue à jour du registre des gement 0,5pt ; tenue à jour du mandats = 0,5pt ; registre des mandats 0,5pt ; Nomination d’un comptable Nomination d’un comptable matières : Acte de nomina- matières : Acte de nomination tion approuvé par le Préfet approuvé par le Préfet existe : existe : 1 pt 1 pt ; Formation de base (min. Formation de base (BEPC) :0 bac G2 ou G3) :1 pt; tenue d’un pt; inventaire (au moins une Tenue d’un inventaire (au fois/an) : 0,5 pt et du sommier moins une fois/an) := 0,5 pt des bâtiments et terrains : 0,5 et pt du sommier des bâtiments et terrains : 0,5 pt Présence d’informations clés sur le FADeC dans la note de 2 pts pour présence d’informa- présentation du compte ad- tions clés sur le FADeC dans la ministratif (cf. note de ca- note de présentation du drage) : compte administratif (cf. note Présentation des soldes y de cadrage) : Présentation des compris les soldes relatifs soldes y compris les soldes re- aux ressources FADeC pré- latifs aux ressources FADeC sentés distinctement et par présentés distinctement et par sources de financement= 1 sources de financement (1 pt), pt, le niveau effectif des indicateurs de performance finan- le niveau effectif des indica- cière (1 pt) teurs de performance finan- cière 1 pt Existence d’annexes (2pts) : Existence d’annexes: C.3 Qualité du - l’état des restes à recouvrer compte administra- - (sur les transferts) :(0,5 pt) ; 4 4 l’état des restes à recou- tif et traçabilité des - l’état d'exécution des res- vrer (sur les trans- transferts sources transférées par l'Etat ferts) :=0,5 pt; y compris les reports : (0,5 - l’état d'exécution des res- pt) ; sources transférées par - l’état d’exécution des projets l'Etat y compris les re- d’investissement mettant en ports := 0,5 pt; exergue ceux financés sur FA- - l’état d’exécution des pro- DeC/autres transferts/sub- jets d’investissement met- ventions et autofinance- tant en exergue ceux finan- ment :(0,5 pt) ; cés sur FADeC/autres trans- - l’état des dettes de la com- ferts/subventions et autofi- mune (dettes fournisseurs, nancement =0,5 pt); emprunts) et créances (prêts, l’état des dettes de la com- avances, …) à long et moyen mune (dettes fournisseurs, terme : (0,5pt). emprunts) et créances (prêts, avances, …) à long et moyen terme : =0,5pt) D – Finances locales (30/100)

95 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

NOTE NOTE JUSTIFICATION ET DETAIL DE LA VOLETS /INDICATEURS MODE DE NOTATION MAX. OBTENUE NOTE D.1a : Taux d’accroissement 2018 sur 2017 = X Si X ≥ 5% : 4 pts Recettes propres 2018 : Si 4% ≤X < 5% :3 pts 375 289 821 FCFA Si 3% ≤X < 4% : 2 pts Recettes propres 2017 : Si 2% ≤X < 3% : 1pt 317 887 251 FCFA Si X < 2% : 0 pt X = 18,1 % ; D.1b : Taux d’accroissement Note D.1a : 4 D.1 Evolution des re- moyen sur 5 ans = Y Accroissement sur 5 ans : cettes propres (sans 10 4 Si Y ≥ 5% : 6pts 2018/2017 : 18,1 % fiscalité partagée) Si 4% ≤Y < 5% : 5 pts 2017/2016 : 8,9 % Si 3% ≤Y < 4% : 4 pts 2016/2015 : - 7,1 % Si 2% ≤Y < 3% : 3 pts 2015/2014 : - 21,1 % Si 1% ≤Y < 2% : 2 pts 2014/2013 : - 14,4 % Si 0,5% ≤Y < 1% : 1 pt Y = - 3,1 % Si X < 0,5% : 0 pt Note D.1b : 0 Note D.1 = Note D.1a + Note D.1b D.2 : Taux de mandatement du FADeC non affecté investissement par rapport aux ressources disponibles (cf. tableau Taux de mandatement du D.2 Niveau de con- 4) = X FADeC non affecté investisse- sommation des res- Si X ≥ 80% : 5pts 5 0 ment par rapport aux ressources disponibles Si 70% ≤ X < 80% : 4 pts sources disponibles Si 60% ≤ X < 70% : 3 pts X = 40,0 % Si 50% ≤ X < 60% : 2 pts Si 40% ≤ X < 50% : 1 pt Si X < 40% : 0 pt D.3a : Traçabilité/lisibilité de l’affectation de l’autofinance- ment dans le compte administratif (ligne 023 des dépenses de fonctionnement et 021 des recettes d’investissement (0,5pt) ; Disponibilité de l’annexe du D.3 Autofinance- budget « liste des projets à ré- ment de l’investisse- aliser au cours de l’exercice et 2 ment inscrits au PAI assortis du plan de financement » et faisant apparaitre les contributions sur fonds propres (0,5pt) Engagement effectif desdits projets par la signature de contrats avec précision de la contribution propre de la commune (1 pt)

96 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

NOTE NOTE JUSTIFICATION ET DETAIL DE LA VOLETS /INDICATEURS MODE DE NOTATION MAX. OBTENUE NOTE D.3b : Epargne de gestion /recettes réelles de fonctionne- Epargne de gestion : ment = X 36 840 068 FCFA Si X ≥ 10% : 3 pts 3 2 Recettes de fonct.: Si 6% ≤ X < 10 % : 2 pts 409 767 343 FCFA Si 2% ≤ X < 6% : 1 pt X = 9,0 % Si X < 2% : 0 pt D.4a : Fiabilité et exhaustivité du point « dépenses d’entre- Le document comporte les tien et détails des activités dépenses sur FADeC entre- … » : tien OUI : 0,5pt ; Le document comporte les dé- Les références des marchés penses sur FADeC entretien (contrat, bons de commande, (0,5 pt) ; lettres de commande etc.) Les références des marchés sont indiquées pour tous les (contrat, bons de commande, marchés NON : 0pt ; lettres de commande etc.) sont 2 0,5 Les montants des marchés indiquées pour tous les mar- sont indiqués dans la colonne chés (0,5 pt) ; F NON : 0 pt ; Les montants des marchés sont Les sources de financement indiqués dans la colonne F (0,5 des toutes les dépenses d'en- pt) ; tretien réalisées sont indi- Les sources de financement quées. NON : 0 pt. des toutes les dépenses d'en-

tretien réalisées sont indi- quées. (0,5 pt). D.4b : Dépenses d’entretien du D.4 Dépenses d’en- domaine public, du patrimoine tretien des infras- Dépenses d’entretien sur mobilier et immobilier et de tructures fonds propres : maintenance sur recettes 44 507 558 FCFA propres/recettes propres = X 3 3 Part des recettes propres Si X > : 10% : 3 pts consacrée à l’entretien : Si 5% < X <: 10% : 2 pts X = 11,9 % Si 0% < X ≤ 5% : 1 pt Si X = 0% : 0 pt D.4c1 : Montant dépenses Dépenses d’entretien 2018 : d’entretien / dépenses totales 77 444 558 FCFA de fonctionnement = X Dépenses de fonct. 2018 : Si X ≥ 10% : 3 pts 370 989 275 FCFA Si 6% ≤ X <10% : 2 pts X= 20,9 % Si 2% ≤ X < 6% : 1 pt Note D.4c1 : 3 Si X < 2% : 0 pt Ratios sur 5 ans : 5 5 D.4c2 : Ratio moyen sur 5 ans = Ratio en 2018 : 20,9 % Y Ratio en 2017 : 28,7 % Si Y ≥ 5% : 2 pts Ratio en 2016 : 14,9 % Si 4% ≤Y < 5% : 1.5 pts Ratio en 2015 : 5,1 % Si 3% ≤Y <4% : 1 pt Ratio en 2014 : 4,7 % Si 2% ≤Y <3% : 0,5 pt Y = 13,0 % Si X < 2% : 0 pt Note D.4c2 : 2

97 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

NOTE NOTE JUSTIFICATION ET DETAIL DE LA VOLETS /INDICATEURS MODE DE NOTATION MAX. OBTENUE NOTE Note D.4c = Note D.4c1 + Note D.4c2 Total 98 69.25 Source : Résultat de l’audit et compte administratif 2018. NB : Total sans critère D3a

6.2 EVOLUTION DE LA PERFORMANCE DE LA COMMUNE AU COURS DES QUATRE DER- NIERES ANNEES Le tableau suivant met en exergue la performance de la commune telle qu’évaluée par les quatre derniers audits. Les notes sont exprimées en % de la note maximale, afin de les rendre comparables d’une année à l’autre et par domaine d’évaluation. Le graphe est basé sur les mêmes notes. Tableau 22 : Evolution des notes de performance (par domaine)

CRITERES NOTE 2015 NOTE 2016 NOTE 2017 NOTE 2018 Fonctionnement des organes (délibérant et exécutif) et de l’administration com- 93,10% 99,29% 89,16% 84,16% munale Passation des marchés et exécution des ND 97,50% 76,00% 68,00% commandes publiques Traçabilité et remontée des informations 54,24% 88,75% 81,67% 83,33 % Finances locales 49,05% 46,67% 46,67% 51,78% TOTAL GENERAL 65,47% 83,05% 72,00% 70,66% Source : Commissions d’audit

Le graphe ci-dessous est l’illustration du tableau. Graphe 1 : Evolution des notes de performance de 2015 à 2018 120,00%

100,00%

80,00%

60,00%

40,00%

20,00%

0,00% Note 2015 Note 2016 Note 2017 Note 2018

Fonctionnement des organes (délibérant et exécutif) et de l’administration communale Passation des marchés et exécution des commandes publiques traçabilité et remontée des informations Finances locales

98 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

Constat : L’appréciation des performances de la commune au cours de ces quatre dernières années qui se fera par rapport (i) au fonctionnement des organes élus et de l’administration communale, (ii) à la passation des marchés et l’exécution des commandes publiques (iii) à la traçabilité et la remontée des informations, (iv) aux finances locales, donne les tendances ci-après : - Pour le fonctionnement des organes élus et de l’administration communale, après avoir enregistré une progression remarquable en passant de 93,10% en 2015 à 99,29 % en 2016, la commune a connu une régression successive en 2017 (89,16%) et 2018 (84,16%). - Par rapport à la passation des marchés et l’exécution des commandes publiques, les informations disponibles montrent une chute de la performance de 97,50% en 2016 à 76% en 2017 et 68 % en 2018. - Quant à la traçabilité et la remontée des informations, la performance est passée de 54,24% en 2015 à 88,75% en 2016 mais une légère régression en 2017 (81,67%) avant de passer à 83,33% en 2018. - quant aux finances locales, la performance de la commune y relative est passée de 49,05% en 2015 à 46,67% en 2016 et 2017 avant de connaître un léger accroissement pour passer à un taux de 51,78 % en 2018. Au total, les performances globales de la commune, tous domaines confondus après avoir connu une nette progression en 2016 semble stagner en 2017 et 2018.

6.3 PERFORMANCE EN MATIERE DE RESPECT GLOBAL DES NORMES DE BONNE GESTION Le présent audit évalue une centaine de normes (sanctionnées par des textes) et de « bonnes pratiques » administratives ainsi qu’une quinzaine de normes relatives au RP. Le taux de respect de ces normes et bonnes pratiques est une deuxième mesure de la performance communale qui complète celle des « critères de performances ». Le tableau suivant présente le taux de respect des normes et bonnes pratiques tel qu’évalué par les quatre derniers audits. Tableau 23 : Respect global des normes et bonnes pratiques de gestion

AUDIT 2015 AUDIT 2016 AUDIT 2017 AUDIT 2018

Total normes remplies (« oui ») 58 74 85 107

Total normes non remplies (« non ») 15 8 16 20

Total normes partiellement remplies (« par- 7 15 15 11 tiellement »)

Taux de respect (total « oui »/ somme 72,50% 76,29% 73,28% 77,54 « oui », « non », n « partiellement »

Source : Commissions d’audit

Constat : Au cours de l’année 2018, la commune d’Adjarra a respecté à 76,26 % les normes objet d’audit qui sont passées en revue dans le présent rapport d’audit (taux de respect des normes).

99 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

Par rapport aux années 2015, 2016 et 2017, la commission note une stagnation, de 72,5% en 2015 ; elle passe à 76,29 % en 2016 puis 73,28% en 2017 et enfin 77,54% en 2018. Cette situation traduit que les efforts d’amélioration des performances de la commune ne sont pas main- tenus dans le temps. Au nombre des normes moins respectées nous avons : - la comptable matière ; - les différentes Publications en matière de passation des marchés publics ; - la tenue des registres d’état civil

100 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

7 RECOMMANDATIONS

7.1 NIVEAU DE MISE EN ŒUVRE DES RECOMMANDATIONS DE L’AUDIT 2017 Les recommandations de l’audit précédent ont été mises en œuvre à des degrés variables. Le tableau suivant donne les détails Tableau 24 : Tableau de suivi de la mise en œuvre des recommandations de l’audit 2017

SI RECOMMANDATION FAIBLEMENT MISE ACTEUR PRINCIPAL NIVEAU DE MISE EN ŒUVRE N° RECOMMANDATIONS EN ŒUVRE, FORMULER NOUVELLE RECOM- CONCERNE (NON, FAIBLE, MOYEN, TOTAL) MANDATION OU RECONDUIRE A Connaissance des transferts, la gestion et le niveau de consommation des crédits La PRMP devra instruire les organes de passation et de 1 contrôle des marchés publics aux fins de n’engager des dé- PRMP Moyen penses que dans la limite des crédits disponibles. La PRMP devra instruire les organes de passation et de contrôle des marchés publics aux fins de : - commencer à 2 passer les commandes publiques en début d’année ; - res- PRMP Total pecter le délai de 90 jours prescrit par le code pour la passation des marchés publics. La PRMP devra instruire le CST aux fins de faire observer scrupuleusement le planning d’exécution des commandes 3 PRMP Total publiques, sous peine d’application rigoureuse des sanctions prévues au contrat. Le Maire devra relancer officiellement les entrepreneurs 4 concernés pour l’accomplissement diligent des formalités Maire Total de clôture des marchés. Le CSAF et le RP devront respecter la nomenclature des transferts FADeC présentée dans la note sur le cadrage 5 Maire Total budgétaire (cf. Lettre N° 1321/MDGL/DC/SGM/SP-CONA- FIL/SD du 10 novembre 2017).

101 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

SI RECOMMANDATION FAIBLEMENT MISE ACTEUR PRINCIPAL NIVEAU DE MISE EN ŒUVRE N° RECOMMANDATIONS EN ŒUVRE, FORMULER NOUVELLE RECOM- CONCERNE (NON, FAIBLE, MOYEN, TOTAL) MANDATION OU RECONDUIRE Le Maire devra: Total - procéder à la création du service « comptabilité des ma- Total 6 tières » ; Maire - procéder à la nomination d’un comptable des matières Total ayant le profil requis. Le Maire devra instruire le SG afin qu’il veille à la mise en 7 place et à la tenue effective de la comptabilité des ma- Maire Total tières. Le Maire devra inviter les membres de la commission d’in- Le Maire devra inviter les membres de ventaire créée par arrêté communal N° 10A- la commission d’inventaire créée par 22/MADJ/SG/SAF/DML en date du 10 Avril 2017 à faire un 8 Maire NON arrêté communal N° 10A- erratum à joindre au procès-verbal d’inventaire de fin 22/MADJ/SG/SAF/DML en date du 10 d’année 2017 aux fins de corriger le nombre de bâtiments Avril 2017 à faire un erratum à relevé par erreur dans ledit procès-verbal. Le Maire devra Instruire le SG à veiller à la prise en charge 9 Maire NON de l’erreur constatée dans le PV d’inventaire. Le maire devra: i) envoyer à bonne date au SP/CONAFIL, le budget (primitif et collectif) et ses annexes (janvier), le budget programme (janvier), le Plan Prévisionnel de Passa- tion des marchés (janvier), l’état trimestriel d’exécution fi- nancière du FADeC (sorties GBCO/LGBC, chaque 10 du 10 Maire Moyen mois suivant la fin du trimestre), le compte administratif (dès son approbation). ii) transmettre par semestre au Pré- fet et avec diligence, le point de la mise en œuvre du Plan annuel d’investissement (PAI) en respectant les dates pré- vues dans le manuel de procédures.

102 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

SI RECOMMANDATION FAIBLEMENT MISE ACTEUR PRINCIPAL NIVEAU DE MISE EN ŒUVRE N° RECOMMANDATIONS EN ŒUVRE, FORMULER NOUVELLE RECOM- CONCERNE (NON, FAIBLE, MOYEN, TOTAL) MANDATION OU RECONDUIRE Le Maire devra doter le S/PRMP d’une Le Maire devra doter le S/PRMP d’une imprimante, d’un 11 Maire NON imprimante, d’un scanner et d’ar- scanner et d’armoires moires Le Maire devra doter le Service des Affaires Financière de 12 Maire Moyen matériels de rangement appropriés. Le Maire devra mettre en place un Le Maire devra mettre en place un système de gestion in- 13 Maire NON système de gestion informatisé des ar- formatisé des archives de la Mairie. chives de la Mairie. Le RP devra photocopier les mandats et les pièces jointes 14 avant leur transmission à la DGTCP avec le compte de ges- RP Total tion. Le Maire devra poursuivre le plaidoyer Le Maire devra poursuivre le plaidoyer afin de régulariser afin de régulariser le reste du montant le reste du montant de dépenses sur-engagées au niveau 15 Maire NON de dépenses sur-engagées au niveau de FADeC piste. En cas d'échec, régulariser sur FADeC non de FADeC piste. En cas d'échec, régu- affecté. lariser sur FADeC non affecté. Le Maire devra envoyer des lettres de Le Maire devra envoyer des lettres de mise en demeure mise en demeure par exploit d’Huis- par exploit d’Huissier à l'entreprise défaillante afin d'ac- 16 Maire NON sier à l'entreprise défaillante afin d'accomplir les formalités devant permettre la clôture du mar- complir les formalités devant per- ché inachevé. mettre la clôture du marché inachevé. B Planification, programmation et l’exécution des réalisations financées sur ressources FADeC Le Maire devra veiller à ce que le PAI précise de façon sys- 17 tématique les titres des projets à réaliser ainsi que leur lo- CSDLP/PF FADeC Total calisation et le détail des coûts desdits projets Le Maire devra veiller à l’élaboration des rapports d’éva- 18 CSDLP/PF FADeC Total luation de bonne qualité.

103 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

SI RECOMMANDATION FAIBLEMENT MISE ACTEUR PRINCIPAL NIVEAU DE MISE EN ŒUVRE N° RECOMMANDATIONS EN ŒUVRE, FORMULER NOUVELLE RECOM- CONCERNE (NON, FAIBLE, MOYEN, TOTAL) MANDATION OU RECONDUIRE Le SG doit instruire le CST afin qu’il veille au respect du 19 planning d’exécution des travaux et rende compte des cas SG Total préoccupants au Maire. Le Maire devra mettre en application les sanctions prévues 20 en cas de retard des travaux et assurer la réception défini- Maire Total tive des ouvrages concernés. Le Maire est invité à prendre les dispositions pour mettre en service le centre de regroupement et de vente de pois- 21 Maire Total sons d'élevage à Adjarra construit dans le cadre de la mise en œuvre du Programme ACMA Le C/ST devra veiller à faire mentionner dans les PV ou 22 comptes rendus de visite des chantiers, les observations, CST Total les recommandations et la levée desdites observations Le Maire devra donner les instructions nécessaires afin que :- les malfaçons et autres insuffisances observées sur 23 les ouvrages visités soient corrigées par les entrepreneurs Maire Total avant leurs réceptions définitives ; - le Service Technique renforce le suivi de l’exécution des marchés. Le Maire devra instruire le CST à faire immatriculer la clô- 24 ture des centres de santé de malanhoui et d’aglogbè et Maire Total faire corriger celle de l’EPP Médédjonou Sèmé. Le Maire devra veiller à la clarification Le Maire devra veiller à la clarification de la situation ob- de la situation observée au centre de servée au centre de santé de MALANHOUI et infliger les santé de MALANHOUI et infliger les 25 sanctions appropriées le cas échéant ; Le maire devra Maire Faible sanctions appropriées le cas échéant ; rendre compte des diligences effectuées à cet effet au con- Le maire devra rendre compte des dili- seil communal et au SP/ CONAFIL. gences effectuées à cet effet au conseil communal et au SP/ CONAFIL.

104 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

SI RECOMMANDATION FAIBLEMENT MISE ACTEUR PRINCIPAL NIVEAU DE MISE EN ŒUVRE N° RECOMMANDATIONS EN ŒUVRE, FORMULER NOUVELLE RECOM- CONCERNE (NON, FAIBLE, MOYEN, TOTAL) MANDATION OU RECONDUIRE C Respect des procédures de passation des marchés et d’exécution des commandes publiques Le PRMP devra instruire les organes de passation de mar- chés à respecter rigoureusement les procédures de passa- 26 tion de marchés en évitant l’incohérence des dates de si- PRMP Total gnature par le maire du PPMP et sa publication sur le SIG- MAP. Le PRMP devra instruire les organes de passation de mar- 27 PRMP Total chés à veiller à la précision des intitulés des marchés. La PRMP devra instruire la CCMP aux fins de tenir une liste 28 unique de présence de tous les participants à la séance PRMP Total d’ouverture des plis La PRMP devra instruire les organes de passation et de contrôle des marchés aux fins du respect des règles de pu- Total blicité, notamment, celles relatives à : - la publication sur le site SIGMAP des avis d’appel d’offres, 29 PRMP Total du PV d’attribution provisoire ou définitive ; - l’information effective, preuve à l’appui par le S/PRMP, des soumissionnaires non retenus, y compris par voie élec- Total tronique au besoin. Le PRMP doit instruire les organes de passation et de con- trôle aux fins des dispositions à prendre pour assurer l’in- 30 tégrité des offres :- à parapher les pages des offres origi- PRMP Total nales ;- à tenir une liste unique de tous les participants y compris les soumissionnaires à joindre au PV d’ouverture.

105 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

SI RECOMMANDATION FAIBLEMENT MISE ACTEUR PRINCIPAL NIVEAU DE MISE EN ŒUVRE N° RECOMMANDATIONS EN ŒUVRE, FORMULER NOUVELLE RECOM- CONCERNE (NON, FAIBLE, MOYEN, TOTAL) MANDATION OU RECONDUIRE Le Maire, Personne Responsable des Marchés, Publics devra veiller à ce que les PV d’attribution comportent toutes les informations utiles à l’appréciation des soumission- 31 PRMP Moyen naires (noms des soumissionnaires exclus et motifs de rejet, délais, part en sous-traitance, variantes prises en compte). Le Maire, Personne Responsable des Marchés Publics, de- 32 vra veiller à ce que les PV d’attribution soient signés par PRMP Total lui-même même en cas de délégation. Le Maire, PRMP doit instruire les membres des organes de PMP en vue du respect de tous les délais de procédures Total prescrits notamment : 1) le délai entre la publication des Avis d'AO et le dépôt Total des offres ; 33 Maire 2) le délai entre la notification provisoire et la signature du Total marché ; 3) le délai de notification définitive après approbation ; Total 4) le délai entre le dépôt des offres et la notification défini- Total tive ; Le Préfet du Département du Plateau, autorité de tutelle 34 est invité à prendre les dispositions pour le respect des 15 Préfet/Tutelle jours fixés dans le cadre de l’approbation des marchés. Le Maire devra veiller à l’enregistrement des marchés 35 Maire Total avant leur exécution. Le Maire doit instruire le CST à intégrer à l’avenir dans le 36 dossier technique des marchés de réfection l’état des lieux Maire Total avec photos.

106 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

SI RECOMMANDATION FAIBLEMENT MISE ACTEUR PRINCIPAL NIVEAU DE MISE EN ŒUVRE N° RECOMMANDATIONS EN ŒUVRE, FORMULER NOUVELLE RECOM- CONCERNE (NON, FAIBLE, MOYEN, TOTAL) MANDATION OU RECONDUIRE Le Maire, Autorité Contractante devra, à l’avenir, veiller au respect strict des délais contractuels contenus dans les 37 Maire Total contrats de marchés et prendre les mesures qui s’impo- sent en cas de non-respect desdits délais. D Fonctionnement de l’institution communale Le Maire devra instruire les présidents des commissions à 38 veiller à la participation effective de leurs membres aux ac- Maire Moyen tivités Le Maire devra Instruire le CSAF à respecter l’imputation 39 budgétaire lors du paiement des perdiems des membres Maire Total des commissions. Le Maire devra insérer dans ses rapports d’activités, le 40 point de la mise en oeuvre des recommandations du con- Maire Total seil communal. Le Maire devra renforcer l’effectif du Le Maire devra renforcer l’effectif du Secrétariat Général 41 Maire NON Secrétariat Général par la nomination par la nomination d’un collaborateur qualifié. d’un collaborateur qualifié. Le Maire devra procéder à l’élaboration du complément du manuel de procédure pour se conformer aux nouvelles dis- 42 Maire Total positions des textes et intégrant les aspects relatifs au con- trôle des travaux et à l’entretien des infrastructures Le Maire devra soumettre à l’adoption Le Maire devra soumettre à l’adoption du Conseil Commu- 43 Maire NON du Conseil Communal et à l’approba- nal et à l’approbation du Préfet tion du Préfet Le Maire devra procéder à la vulgarisation du manuel et 44 Maire Moyen prendre l’arrêté de mise en application du manuel.

107 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

SI RECOMMANDATION FAIBLEMENT MISE ACTEUR PRINCIPAL NIVEAU DE MISE EN ŒUVRE N° RECOMMANDATIONS EN ŒUVRE, FORMULER NOUVELLE RECOM- CONCERNE (NON, FAIBLE, MOYEN, TOTAL) MANDATION OU RECONDUIRE Le Maire devra reprendre l'arrêté de création de la CPMP 45 en précisant la qualité de chaque membre (juriste, spécia- Maire Moyen liste des MP etc) Le Maire devra instruire le S/PRMP, la CPMP et la commission de contrôle et de réception des marchés publics à éla- 46 borer des rapports de bonne qualité comprenant les activi- Maire Moyen tés menées, les difficultés, les recommandations et les perspectives Le Maire devra procéder à la création du comité d’approvi- Le Maire devra procéder à la création 47 Maire NON sionnement. du comité d’approvisionnement. Le Maire devra instruire le SG à mettre en place un sys- tème plus fonctionnel de mise en œuvre effective des recommandations des audits à travers notamment :- un suivi plus régulier du niveau de mise en œuvre des recomman- 48 Maire Moyen dations lors des réunions des chefs de services ;- la respon- sabilisation de la CCMP pour la mise en œuvre des recommandations des audits relatives à la passation des marchés publics et à leur suivi. Le Maire devra mettre en place un système d’archivage Le Maire devra mettre en place un 49 Maire NON moderne système d’archivage moderne Le Maire devra doter le service chargé Le Maire devra doter le service chargé des archives du ma- des archives du matériel et d’équipe- 50 Maire NON tériel et d’équipement adéquats et du personnel qualifié ; ment adéquats et du personnel quali- fié ;

108 Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

SI RECOMMANDATION FAIBLEMENT MISE ACTEUR PRINCIPAL NIVEAU DE MISE EN ŒUVRE N° RECOMMANDATIONS EN ŒUVRE, FORMULER NOUVELLE RECOM- CONCERNE (NON, FAIBLE, MOYEN, TOTAL) MANDATION OU RECONDUIRE Le Maire devra instruire le SG à mettre en place un sys- tème plus fonctionnel de mise en œuvre effective des recommandations des audits à travers notamment : un suivi plus régulier du niveau de mise en œuvre des recomman- 51 Maire Total dations lors des réunions des chefs de services et la res- ponsabilisation de la CCMP pour la mise en œuvre des recommandations des audits relatives à la passation des marchés publics et à leur suivi. 52 Le Maire devra faire associer les OSC au choix des thèmes Maire Total Le Maire devra faire recueillir la signature de chacun des 53 Maire Total participants ayant reçu les documents distribués Le Maire devra faire cadrer la période de reddition de 54 Maire Total compte avec l’année de gestion Source : Commission d’audit Il ressort de ce tableau un taux moyen global3 de mise en œuvre des recommandations de l’audit 2016 de xx%. Ce taux moyen se décompose ainsi qu’il suit : - 40 recommandations totalement exécutées, soit 65,57 % du nombre total de recommandations ; - 9 moyennement exécutées, soit 14,75 % du nombre total de recommandations ; - 1 faiblement exécutées, soit 1,64% du nombre total de recommandations ; - 11 non exécutés, soit 18,03 % du nombre total de recommandations.

109 3 Pondération des niveaux de mise en œuvre pour calculer le taux moyen global : non = 0%, faible=30%, moyen=60%, total=100%.

Commune d’Adjarra Audit de la gestion des ressources FADeC de l’exercice 2018

7.2 NOUVELLES RECOMMANDATIONS 2018 Tableau 25 : Tableau récapitulatif des nouvelles recommandations de l’audit de 2018

TYPOLOGIE* ACTEUR PRINCIPAL CHARGE A=ANCIENNE N° RECOMMANDATIONS DE LA MISE EN ŒUVRE DE LA STRUCTURE / ACTEUR D’APPUI N=NOUVELLE RECOMMANDATION R=REFORMULE A Connaissance des transferts, la gestion et le niveau de consommation des crédits Le Maire devra poursuivre le plaidoyer afin de régulariser le 1 reste du montant de dépenses sur-engagées au niveau de FA- A Maire C/SAF DeC piste. En cas d'échec, régulariser sur FADeC non affecté. Le Maire devra inviter les membres de la commission d’inventaire créée par arrêté communal N° 10A- 22/MADJ/SG/SAF/DML en date du 10 Avril 2017 à faire un er- 2 A Maire Commission d’inventaire ; C/SAF ratum à joindre au procès-verbal d’inventaire de fin d’année 2017 aux fins de corriger le nombre de bâtiments relevé par erreur dans ledit procès-verbal. Le Maire et le Receveur percepteur doivent faire tout ce qui 3 est possible pour résorber le déficit sur fonds propres reporté N Maire ; RP sur 2019 : - 132.050.794 FCFA Le C/SAF devra désormais détailler dans le budget les trans- 4 N C/SAF ferts FADeC et autres Le Maire devra : - nommer un comptable –matières ayant le profil requis et principalement affecté à la tenue de la comptabilité 5 N Maire C/SAF ; SG des matières de la commune ; - instruire le comptable des matières aux fins de la ré- organisation totale de la comptabilité des matières,

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TYPOLOGIE* ACTEUR PRINCIPAL CHARGE A=ANCIENNE N° RECOMMANDATIONS DE LA MISE EN ŒUVRE DE LA STRUCTURE / ACTEUR D’APPUI N=NOUVELLE RECOMMANDATION R=REFORMULE et du suivi régulier de la tenue correcte des registres et documents comptables conformément à la régle- mentation en vigueur dans le domaine ; Le Maire devra veiller à la transmission au SP/CONAFIL avec traçabilité des documents ci – après : - Le budget (primitif et collectif) et ses annexes (janvier) - Le budget programme (janvier) - Le Plan Prévisionnel de passation des marchés (jan- 6 N Maire C/SAF ; C/ST vier) - L’état trimestriel d’exécution financière du FADeC (sorties GBCO/LGBC, chaque 10 du mois suivant la fin du trimestre) - Le compte administratif (dès son approbation). Le SP/PRMP devra constituer par opération pour les archives au niveau du secrétariat de la Personne Responsable des Mar- chés Publics , conformément au point 5.3 du manuel de pro- cédures du FADeC, un dossier complet comprenant regrou- 7 pant l’ensemble des pièces se rapportant à l’opération en l’oc- N Maire SP/PRMP currence les copies des pièces exigibles : (les dossiers d’appel d’offres, les soumissions, les PV, le contrat ou bon de commande, les factures, les décomptes , les attachements etc…….) et toutes autres pièces liées à l’exécution du projet Le Maire devra mettre en place un système de gestion infor- 8 A Maire matisé des archives de la Mairie. Le Maire devra Instruire le SG à veiller à la prise en charge de 9 A Maire l’erreur constatée dans le PV d’inventaire.

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TYPOLOGIE* ACTEUR PRINCIPAL CHARGE A=ANCIENNE N° RECOMMANDATIONS DE LA MISE EN ŒUVRE DE LA STRUCTURE / ACTEUR D’APPUI N=NOUVELLE RECOMMANDATION R=REFORMULE Le Maire devra doter le S/PRMP d’une imprimante, d’un scan- 10 A Maire ner et d’armoires B Planification, programmation et l’exécution des réalisations financées sur ressources FADeC Le Maire devra instruire le C/ST et la commission de réception 11 N Maire C/ST ; commission de réception à réceptionner les commandes conformément au contrat Le Maire devra instruire le C/ST à prendre les dispositions né- 12 cessaires pour faire corriger l’exécution des commandes non N Maire C/ST conformes aux contrats avant les réceptions définitives Le Maire devra instruire le CST à élaborer préalablement au projet de réfection/réhabilitation un rapport technique d’état 13 N Maire C/ST des lieux, précisant la situation réelle des corps d ‘états à ré- fectionner accompagnée des images. C Respect des procédures de passation des marchés et d’exécution des commandes publiques Le Maire,PRMP, devra à l’avenir se conformer aux nouvelles dispositions légales en matière d’élaboration du PPMP (le PPMP devrait être actualisé après juin 2018 pour tenir compte 14 N Maire/PRMP SP/PRMP de la loi n° 2017-04 du 19 octobre 2017 portant code des mar- chés publics en République du Bénin et ses différents décrets d’application adoptés le 13 juin 2018) (« CMP 2017 ») Le Maire, Personne Responsable des Marchés Publics, devra faire publier les avis à manifestation, les avis d’appel d’offres, les notifications provisoires, définitives conformément aux dis- 15 N Maire /PRMP SP/PRMP positions de la loi n° 2017-04 du 19 octobre 2017 portant code des marchés publics en République du Bénin et ses différents décrets d’application adoptés le 13 juin 2018) (« CMP 2017 »).

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TYPOLOGIE* ACTEUR PRINCIPAL CHARGE A=ANCIENNE N° RECOMMANDATIONS DE LA MISE EN ŒUVRE DE LA STRUCTURE / ACTEUR D’APPUI N=NOUVELLE RECOMMANDATION R=REFORMULE Le SP/ PRMP devra assurer un meilleur archivage des dossiers 16 PRMP SP/PRMP constitutifs de chaque marché. N Le Maire, Personne Responsable des Marchés Publics, devra à l’avenir élaborer les avis à manifestations, avis d’appels d’offres conformément aux prescriptions de l’article 58 de la 17 N Le Maire, PRMP SP/PRMP n° 2017-04 du 19 octobre 2017 portant code des marchés publics en République du Bénin et ses différents décrets d’application adoptés le 13 juin 2018 Le SP/ PRMP devra veiller à l’avenir à la concordance entre les 18 informations contenues dans le registre spécial de réception N PRMP SP/PRMP des offres et le PV d’ouverture La CPMP devra assurer l’élaboration des PV d’ouvertures, 19 d’analyse et attribution conformément aux différents docu- N PRMP CPMP, SP/PRMP ments –types la CPMP et la CCMP ne devront retenir à l’avenir que les sou- 20 missionnaires qui remplissent tous les critères de qualification N PRMP CPMP, SP/PRMP conformément aux dossiers d’appel d’offres La PRMP devra : - -élaborer systématiquement à la suite des PV d’ouver- 21 tures et d’analyses des offres les PV d’attribution pro- N PRMP SP/PRMP visoire conformément au canevas-type ; - - signer à l’avenir les PV d’attributions provisoires Le maire doit instruire le C/ST afin d’exiger l’élaboration des 22 dossiers d’exécution technique par les entreprises avant le dé- N Le Maire /PRMP C/ST marrage des travaux sur les chantiers.

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TYPOLOGIE* ACTEUR PRINCIPAL CHARGE A=ANCIENNE N° RECOMMANDATIONS DE LA MISE EN ŒUVRE DE LA STRUCTURE / ACTEUR D’APPUI N=NOUVELLE RECOMMANDATION R=REFORMULE La PRMP, la CPMP, et la CCMP devront à l’avenir retenir les 23 soumissionnaires qui remplissent tous les critères de qualifica- N PRMP CPMP ; CCMP tion conformément aux dossiers d’appel d’offres Le Maire devra instruire les différents acteurs de la chaine de passation des marchés publics (PRMP-CPMP-CCMP) à faire preuve de rigueur dans le respect des délais impartis pour les 24 N Maire CPMP ; CCMP, SP/PRMP différentes étapes de la procédure de passation des marchés publics conformément aux dispositions de la n° 2017-04 du 19 octobre 2017 Le C/ST devra : -exiger l’élaboration des dossiers d’exécution technique par les entreprises avant le démarrage des travaux sur les chantiers ; 25 N Maire C/ST - produire à l’avenir pour tous projets de réfection, un rapport technique d’état des lieux, précisant la situation réelle des corps d ‘états à réfectionner accompa- gné des images. le Maire devra recruter autant que possible des contrôleurs 26 indépendants pour le suivi et contrôle permanent des infras- N Maire C/ST tructures en cours de réalisation dans la commune Le Maire devra : - veiller à la clarification de la situation observée au centre de santé de MALANHOUI et infliger les sanc- 27 A Maire C/ST tions appropriées le cas échéant ; - rendre compte des diligences effectuées à cet effet au conseil communal et au SP/ CONAFIL

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TYPOLOGIE* ACTEUR PRINCIPAL CHARGE A=ANCIENNE N° RECOMMANDATIONS DE LA MISE EN ŒUVRE DE LA STRUCTURE / ACTEUR D’APPUI N=NOUVELLE RECOMMANDATION R=REFORMULE Le Maire devra envoyer des lettres de mise en demeure par 28 exploit d’Huissier à l'entreprise défaillante afin d'accomplir les A Maire C/ST formalités devant permettre la clôture du marché inachevé. D Fonctionnement de l’institution communale Le Maire devra : - instruire les Présidents des Commissions Permanentes aux fins de veiller au bon fonctionnement de leurs organes 29 N Maire. ; SG ; CC - affecter aux Commissions permanentes, en cas de besoin, des dossiers spécifiques concernant leurs domaines de compétences aux fins d’études et de propositions à soumettre au CC par ces dernières Le Maire devra veiller à ne pas faire perdurer la nomination 30 par intérim des agents occupant des positions sensibles dans N Maire la mise en œuvre du FADeC Le Maire devra veiller à prendre un arrêté de mise en œuvre 31 du manuel de procédures administrative, financière, comp- N Maire SG ; C/SAF table et technique à titre de régularisation ; Le Maire devra veiller à doter tous les services communaux y compris les arrondissements d’une version papier et/ou élec- 32 N Maire SG ; C/SAF tronique du manuel de procédures administrative, financière, comptable et technique ; Le Maire devra veiller à organiser une formation sur le contenu du manuel de procédures administrative, financière, comp- 33 N Maire SG ; C/SAF table et technique en vue de son appropriation effective par tous les agents communaux.

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TYPOLOGIE* ACTEUR PRINCIPAL CHARGE A=ANCIENNE N° RECOMMANDATIONS DE LA MISE EN ŒUVRE DE LA STRUCTURE / ACTEUR D’APPUI N=NOUVELLE RECOMMANDATION R=REFORMULE Le Maire doit veiller à prendre un arrêté créant et détermi- 34 nant les modalités de fonctionnement du secrétariat perma- N Maire C/SAF ; SG nent de la PRMP ; Le Maire devra prendre un arrêté mettant en place le comité 35 de passation des marchés publics suivant les procédures de N Maire C/SAF. SG demande de renseignements et de prix ; Le SG devra veiller à la tenue hebdomadaire ou à tout le moins 36 mensuelle effective de la réunion du Comité de Direction qu’il N SG préside au sein de l’Administration communale. Le maire devra : - doter la CCMP d’un local approprié pour l’exercice de 37 ses activités. N Maire SG ; C/SAF - renforcer les capacités techniques et juridiques de tous les acteurs de la CCMP. Le Maire devra s’assurer de l’implication du Secrétaire Général 38 dans la gestion du volet domanial par son visa préalable de N Maire SG tous documents y relatifs à signer par le Maire. Le Maire devra veiller à rendre fonctionnelle une salle de do- 39 cumentation adéquate, équipée et d’accessibilité facile au pu- N Maire blic au niveau de la Mairie ; Le Maire devra veiller à ce qu’il ne soit mis à la disposition des 40 services chargés de l’état civil et des arrondissements que des N Maire Chef service état civil registres cotés et paraphés par le président du tribunal. Le Maire devra renforcer l’effectif du Secrétariat Général par 41 A Maire la nomination d’un collaborateur qualifié.

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TYPOLOGIE* ACTEUR PRINCIPAL CHARGE A=ANCIENNE N° RECOMMANDATIONS DE LA MISE EN ŒUVRE DE LA STRUCTURE / ACTEUR D’APPUI N=NOUVELLE RECOMMANDATION R=REFORMULE Le maire devra s’assurer que les CA veillent à la transcription 42 spontanée dans les registres d’état civil des données des fiches N Maire CA de naissance ou autres déposées au niveau de ses services Le Maire devra doter le service chargé des archives du matériel 43 A MAIRE et d’équipement adéquats et du personnel qualifié ; Le Maire devra assurer aux agents chargés de l’état civil la for- 44 mation nécessaire pour une gestion efficace des outils de col- N Maire SG ; C/SAF lecte des données d’état civil. Le SG devra veiller à ce que le PV et /ou compte rendu des séances du Conseil Communal comporte un relevé des déci- 45 N Maire SG sions du Conseil pour faciliter le suivi des tâches à exécuter par le Maire. Le maire devra instruire les chefs d’arrondissements afin qu’ils 46 assurent la clôture des registres d’état civil en fin d’année et N Maire CA ; chef service état civil ; oblitèrent les feuillets restants. Le maire devra veiller à l’établissement et à la transmission, 47 avec traçabilité, par trimestre, des statistiques sur l’état civil à N Maire CA ; chef service état civil ; la structure habilitée par la loi. Recommandation à l’endroit des autres acteurs (RF, DGTCP, Ministères, SP CONAFIL etc.)-

TYPOLOGIE* A=ANCIENNE STRUCTURE / ACTEUR PRINCIPAL CHARGE DE LA STRUCTURE / AC- N° RECOMMANDATIONS N=NOUVELLE R=REFORMULE MISE EN ŒUVRE DE LA RECOMMANDATION TEUR D’APPUI Le Préfet, autorité de tutelle, doit à l’avenir, 48 N Préfet prendre les dispositions nécessaires pour le

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TYPOLOGIE* A=ANCIENNE STRUCTURE / ACTEUR PRINCIPAL CHARGE DE LA STRUCTURE / AC- N° RECOMMANDATIONS N=NOUVELLE R=REFORMULE MISE EN ŒUVRE DE LA RECOMMANDATION TEUR D’APPUI respect du délai imparti à l’approbation des différents marchés de la commune. Les Ministères sectoriels devront engager la procédure de transferts (prise de décisions et 49 N élaboration des mandats de paiements) en Février et Juin (si deux tranches) La DGTCP devra instruire le RGF et le SCL aux fins de l’établissement des BTR et fiches 50 N RGF et SCL d’écritures dans les délais prévus par le Ma- nuel de Procédures FADeC Source : Rapport d’audit 2017 et commission d’audit Il ressort du tableau n° 25 ci-dessus que cinquante (50) recommandations ont été formulées dont quarante - sept- (‘47) soit 94 % à l’endroit des acteurs communaux (Mairie et Recette-Perception) et trois (03) soit 6 % adressées aux autorités nationales. Sur les quarante-sept (47) formulées à l’endroit des acteurs communaux du FADeC : - aucune (0) recommandation n’a été reformulée soit 0 % ; - neuf (09) recommandations sont anciennes et reconduites soit 18%.

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CONCLUSION L’audit de la gestion des ressources du FADeC au titre de l’exercice 2018 au niveau de la commune de Adjarra a révélé que ces fonds ont été utilisés dans des conditions relativement sa- tisfaisantes donnant l’assurance et la garantie nécessaires pour continuer par bénéficier des tranches de transfert FADeC en dépit de quelques insuffisances du dispositif du contrôle interne. La commission recommande une mission d’inspection approfondie pour clarifier la situation de passation et d’exécution du marché relatif aux travaux de réhabilitation du centre des jeunes et de loisirs de la Commune d'Adjarra.

Cotonou, le 31 décembre 2019

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