Arkiverande studenter Om arkivhanteringen vid studentnationerna i Uppsala

Mikael Larsson

Institutionen för ABM Uppsatser inom arkivvetenskap ISSN 1651-6087 Magisterexamensarbete, 15 högskolepoäng, 2010, nr 64 Författare/Author Mikael Larsson

Svensk titel Arkiverande studenter – om arkivhanteringen vid studentnationerna i Uppsala

English Title Archiving students – on the archival management at the Student Nations in Uppsala

Handledare/Supervisor Reine Rydén

Abstract The purpose of this study has been to examine the archival management at the 14 Student Nations in Uppsala. This may be relevant to study to extend the research in the field that Berndt Frediksson calls “empirical archival science”. Another reason is that the Student Nations hold a unique position as organisations and their archivists holds a unique position from a professional point of view as they mostly consist of students without professional archivist training. I have mainly focused on why the archival management at the Nations looked as they did. The main method that was used in the study was semi-structured interviews where I interviewed the archivists at all of the Nations. The functions of the archives of the Nations were the same as for other societies, with the exception that these archives also were used by officials and other members as a support for finding ideas about how to run the Nation today in several ways. The archival regulations and practices that were generally followed by the Nations were the same as for societies in general, that is, among other things, the use of “Allmänna arkivschemat” (the Swedish standard archival finding aid subject heading system) and other Swedish archival standards. Many Nations also had articles specifying the tasks of their archivists. The methods used in the archival management varied to some degree between different Nations. Concerning how well the archives was being managed they were generally managed a little defectively, even if this varied between the Nations. This was because the archivists were not professionals, and this was probably inevitable because the Nations like many other societies probably cannot afford to consult skilled professionals for this. Despite this there were a few things that could be made better. The unique position held by the Nations as organisations could generate new perspectives on archival management, and not only concerning societies. This is a one year master’s thesis in archival science.

Ämnesord Arkiv, arkivvård, arkivarier, studentnationer, föreningsarkiv, Uppsala

Key words Archives, Archives--Management, Archivists, Archives--Societies, Uppsala (Sweden), Uppsala University

2 Innehållsförteckning

Inledning...... 5 Bakgrund...... 6 Föreningsarkiv och enskilda arkiv...... 6 Studentnationernas historia ...... 7 Nationernas juridiska ställning...... 9 Tidigare forskning...... 10 Teoretiska utgångspunkter och frågeställningar ...... 15 Källmaterial och metodredovisning ...... 18 Undersökning...... 20 Arkivariernas huvudsakliga sysselsättning...... 20 Arkivariernas tillsättning...... 21 Arkivariernas förmåner ...... 21 Arkivariernas utbildning...... 22 Arkivariernas arbetsuppgifter...... 22 Samarbete mellan arkivarierna...... 23 Arkivarieämbetets omfattning i tid...... 24 Antalet arkivarier på nationerna ...... 24 Placeringen av nationernas handlingar...... 25 Typer av handlingar i arkiven...... 25 Ordnings- och förteckningsprinciper...... 26 Andra handlingar förutom nationernas i arkiven...... 27 Antalet avdelningar varunder korrespondens behandlades ...... 27 Användning av ämnesordnade serier...... 28 Användning av dator vid förtecknande ...... 29 Frekvens för tillförsel av handlingar i arkivet ...... 29 Handlingar som inte arkiverades...... 29 Förekomst av dokumenthanterings- eller gallringsplaner ...... 30 Sparande av bokföringshandlingar...... 30 Gallring av handlingar...... 31 Förekomst av digitala handlingar ...... 31 Sökhjälpmedel till arkiven...... 32 Personer som hade rätt att ta del av handlingar...... 32 Arkivariernas beskrivning av arkivets funktioner ...... 32 Frekvens för framtagning av handlingar ...... 33 Arkivens utnyttjande vid forskning...... 34 Hjälp till forskare...... 34

3 Arkivlokalernas utseende och innehåll...... 35 Skånelandens nation...... 36 Slutdiskussion ...... 37 Sammanfattning ...... 41 Käll- och litteraturförteckning...... 43 Otryckt material...... 43 Tryckt material ...... 44 Bilaga 1: intervjufrågor...... 45 Arkivarieämbetet...... 45 Arkivbeståndet...... 45 Ordnings- och förteckningsprinciper m.m...... 46 Användning av arkivet ...... 46

4 Inledning

Precis som en del andra föreningar har studentnationerna i Uppsala egna arkiv. Syftet med denna uppsats har varit att redogöra för hur arkivhanteringen ser ut på de 14 studentnationerna i Uppsala. Detta är relevant att undersöka för att utöka forskningen inom det som Berndt Fredriksson kallar ”empirisk arkivvetenskap” 1. Genom att analysera arkivbestånden i nationernas arkiv, arkivariernas professionalitet, och användandet av dessa arkiv går det att ge värdefulla bidrag till motsvarande inriktningar inom denna arkivvetenskapliga huvudinriktning. Detta för att nationernas arkiv intar något av en särställning som föreningsarkiv och för att deras arkivarier intar en särställning ur professionell synvinkel då de i regel utgörs av studenter som saknar arkivarieutbildning. Dessa studenter innehar arkivarieämbeten i sina nationer vilka de utför ideellt vid sidan av sina studier precis som vissa andra nationsämbeten. Denna studie kan därför komplettera och relatera till tidigare forskning om föreningsarkiv samt arkivarieprofessionen. Att belysa detta kan också vara intressant för de arkivarier och andra akademiker i Sverige som har studerat i Uppsala eller Lund och kommit i kontakt med nationslivet. Likaså för alla som varit engagerade i en nation kan det vara spännande att få veta mer om detta, och då särskilt de som innehaft arkivarieämbeten. Likaså kan det vara relevant att studera detta eftersom det kan kasta ljus över frågan om vilka utbildningskrav som i praktiken är nödvändiga för att arbeta som arkivarie. Måste man verkligen ha en masterexamen för att kunna sortera gamla papper? Emellertid är dessa arkiv av stor vikt bland annat vid historisk forskning eller när man vill ha reda på information om tidigare studenter vid universitetet. Därför är det ur bland annat vetenskaplig synvinkel viktigt att detta arkivmaterial hanteras och vårdas på ett lämpligt sätt för att gynna framtida forskning och inte heller minst nationernas eget behov av information för olika ändamål.

1 Fredriksson, B. (2002), ”Arkivvetenskap – historia och framtid”.

5 Bakgrund

Föreningsarkiv och enskilda arkiv Viktigt att känna till när man talar om enskilda arkiv är att veta vad en folkrörelse och ett folkrörelsearkiv är. Folkrörelse och förening är inte samma sak då folkrörelser har en någorlunda fast organisatorisk uppbyggnad, frivillig och omfattande medlemsanslutning, geografisk utbredning, öppet medlemskap för dem som delar rörelsens värderingar, varaktighet, ideologi, självständighet gentemot statsmakten och andra myndigheter samt dynamik. Frikyrko-, nykterhets- och arbetarrörelserna under 1800-talet är exempel på folkrörelser. Folkrörelsearkiv och föreningsarkiv är inte heller samma sak då man med beteckningen folkrörelsearkiv oftast avser en arkivinstitution med arkivmaterial från folkrörelserna. Dock kan många organisationer som levererat material till folkrörelsearkiven inte anses som folkrörelser och folkrörelsearkiven har därmed i praktiken en bredare verksamhet. 2 Enligt arkivlagstiftningen finns det inga regler för ideella föreningar om att handlingar som måste sparas. Det är endast bokföringslagen som säger att en del av den ekonomiska redovisningen måste sparas i tio år. Trots detta utgör föreningsarkiven en del av vårt kulturarv och är viktiga att bevara. För föreningens egen del kan man ändå lyfta fram fyra skäl till varför föreningar bör spara vissa av sina handlingar i ett arkiv:

• Praktiska och ekonomiska skäl: Om man har ett välordnat arkiv är det lättare att överblicka den löpande verksamheten. Det gör att man sparar både tid och pengar. • Juridiska skäl: Ett arkiv är mycket viktigt för frågor angående föreningens rättsintresse. Därför bör man ha ordning på och förvara handlingar som kontrolluppgifter och avtal säkert och lättillgängligt.

2 Sundqvist, A. (2001), Det svenska föreningslivet och dess arkiv , s. 3-10.

6 • För identiteten: Ett arkiv kan hjälpa dem som arbetar i föreningen att få perspektiv på föreningen och deras eget arbete. Arkivet utgör föreningens minne. • Forskningsmässiga skäl: För de som vill forska om föreningens historia är det viktigt att verksamheten har dokumenterats på ett tillfredsställande sätt för att kunna få fram en så rättvisande och objektiv bild av verksamheten som möjligt. 3

Om en förening inte skulle ha plats att förvara sitt arkiv kan man lösa det genom att deponera arkivet till ett förenings- eller folkrörelsearkiv, vilka tar emot det antingen som gåva eller deposition. Vid deposition behåller föreningen äganderätten till arkivet och kan föreskriva hur arkivet ska få användas vid forskning. 4 De enskilda arkiven har utomordentligt mycket att bidra med till svensk forskning inom politik, litteraturhistoria, konsthistoria, ekonomi och sociala områden. Detta material belyser i särskilt hög grad svenskt kulturliv, detta begrepp taget i dess vidaste och bästa betydelse. Ingen riktig och pålitlig skildring av exempelvis ett politiskt skede eller en konstnärs livsverk kan skrivas utan stöd av privata källor. Det är den nakna sanningen. 5

Studentnationernas historia Uppsalas studentnationer växte fram under 1600-talet. Förebilden går tillbaka till högmedeltiden då djäknar (elever i äldre typ av läroverk) samlades i universitetsstäder som Bologna och Paris för att bli undervisade av beryktade lärare. När detta skedde fanns det ingen egentlig universitetsorganisation, och kanske just därför delade djäknarna in sig i olika sammanslutningar utifrån sin geografiska härkomst. Dessa sammanslutningar kallades tidigt för nationes . Den närmaste förebilden för studentnationerna i Sverige var förmodligen universitetsorganisationen i Paris eftersom det var främst dit som skandinaviska studenter reste för att studera under medeltiden. Att studenter slog sig samman i nationer var naturligt eftersom hela det medeltida samhället bestod av olika sammanslutningar såsom religiösa gillen, handelsgillen och hantverksskrån och för att nästan alla manliga stadsbor tillhörde någon sådan organisation. Dessa organisationers syfte var att skydda medlemmarna och befrämja brödraskap,

3 Högberg, L. (2004), Arkivera – bevara föreningens historia , s. 10-11. 4 Högberg, L. (2004), Arkivera – bevara föreningens historia , s. 66. 5 Steckzén, B. (1960), ”De enskilda arkiven – en kulturegendom”, s. 4.

7 sammanhållning och umgängesliv. De flesta av dem hade egna lokaler, även i Sverige. 6 Under 1500-talet och början av 1600-talet fanns det i Tyskland vid olika evangelisk-lutherska universitet, bland annat Rostock som många svenskar studerade vid – privata landskapsföreningar under benämningen ”Landsmannschaften” med syftet att samla studenter från samma landsända för ömsesidig hjälp och förnöjelse. När Uppsala universitet återupprättades 1595 infördes eller återinfördes den så kallade depositionen, en ceremoni som troligen hade samband med intagningsritualer i andra sammanslutningar. Syftet med depositionen var att bokstavligen hyvla av de ohyfsade djäknarnas värsta kantigheter, innan de förklarades för fria studenter. Efter depositionen övergick man till dryckesgillen, så kallade cornutöl, då de äldre studenterna tog hand om de nya studenterna och invigde dem i studentlivets hemligheter. Ur cornutölen utvecklades med tiden mera fast organiserade små sammanslutningar av studenter från samma landsända, som kallades landskap. 7 Det äldsta kända landskapet är det västmanländska som förmodligen tillkom 1639. Uplands och Roslags landskap grundades troligen året efter. Smålands landskap tillkom 1645 och Östgöta landskap 1646. De flesta av de övriga landskapen tillkom under det efterföljande årtiondet. Enligt konsistorieprotokollen från 1600-talet var många studenter råbarkade sällar som drack mycket öl och slogs, larmade och krossade fönsterrutor på nätterna. För att förhindra dessa dumheter förbjöds därför landskapen upprepade gånger av konsistoriet att hålla privata sammankomster. Det visade sig dock vara omöjligt att få bukt med studenternas ovanor på detta sätt, och konsistoriet gick därför tillväga på motsatt sätt. 1663 beslöt man därför att tillåta landskapens existens men att man över vart och ett av dem skulle tillsätta en professor som inspektor. De landskap som legaliserades detta år var förutom de redan nämnda; Fjärdhundra, Stockholms, Gästrike, Hälsinge, Västgöta, Värmlands, Kalmar, ”Ostro-Bothn. Angerman. VestroBoth. et Medelpad” och ”Finlandz, Livonum, Gothland et Germanorum”. I och med detta beslut hade studenterna fått en fast plats i universitetsorganisationen, vilket ytterligare stadfästes i ett beslut från 1667 där man slog fast att varje student måste tillhöra ett landskap, eller som det senare kom att kallas, nation . Under de efterföljande årtiondena tillkom ytterligare några nationer; Göteborgs 1667, Gotlands 1680 och Medelpad-Jämtlands 1686. Den österbottniska nationen, som från 1781 kallades den finska, upphörde runt 1825. Dessutom fanns mellan 1767 och 1780 en särskild adelsnation samt tidvis en

6 Bergman, M. och Montelius, J-O. (1977), Nationshusen i Upsala: En beskrivning tillägnad Upsala Universitet vid dess 500-årsjubileum , s. XI. 7 Bergman, M. och Montelius, J-O. (1977), Nationshusen i Upsala: En beskrivning tillägnad Upsala Universitet vid dess 500-årsjubileum , s. XI-XII.

8 skånsk nation. 8 Den allra senaste nationen som inrättats är Skånelandens nation som bildades 1964, vilken är en ”symbolisk” nation utan verksamhet för studenter som inte vill ta del av nationslivet. 9

Nationernas juridiska ställning

Nationer intar något av en särställning som organisation. 10 De bör dock betraktas som ideella föreningar, då de inte existerar i syfte att främja medlemmarnas ekonomiska intressen, i så fall skulle de vara ekonomiska föreningar. Det är heller inte meningen att nationerna ska gå med ekonomisk vinst utan de intäkter de genererar ska vara tillfalla verksamheten för exempelvis vidareutveckling. Vad som är lite speciellt är att nationerna är ideella föreningar som bedriver näringsverksamhet. Denna del av verksamheten är skattepliktig. Annars är en ideell förening vanligtvis undantagen skatteplikt. Nationer är även skyldiga att bokföra sin verksamhet enligt bokföringslagen. Enligt 2 § Bokföringslagen (1999:1078) ska dokument, mikroskrift och maskinläsbart medium med räkenskapsinformation som företaget självt har upprättat bevaras i det skick materialet fick när räkenskapsinformationen sammanställdes. Dokument, mikroskrift och maskinläsbara medier som används för att bevara räkenskapsinformation ska vara varaktiga och lätt åtkomliga. De ska bevaras fram till och med det tionde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. De ska förvaras i Sverige, i ordnat skick och på ett betryggande och överskådligt sätt. Nationer bör inte betraktas som myndigheter då de inte utövar statlig verksamhet. De är således helt fristående från universitetet, som är en myndighet. Nationernas arkiv innehåller med andra ord inte allmänna handlingar som omfattas av offentlighetsprincipen. Hösten 2010 kommer kår- och nationsobligatoriet avskaffas men nationerna kommer antagligen inte ändra ställning som ideell förening för det. Det skulle vara om de ändrar inriktning på sin verksamhet så att de skulle betraktas som ekonomiska föreningar men det går inte att säga i skrivande stund. Det är i alla fall inte någon effekt i sig av obligatoriets avskaffande. Frågan om kårobligatoriets avskaffande är närmast en EU-rättslig fråga och berörs av reglerna om föreningsfrihet i Europakonventionen, som också gäller som lag i Sverige. Av den bestämmelsen framgår att det är förbjudet att tvinga in medlemmar i en förening och att detta ska vara frivilligt.

8 Bergman, M. och Montelius, J-O. (1977), Nationshusen i Upsala: En beskrivning tillägnad Upsala Universitet vid dess 500-årsjubileum , s. XII-XIII. 9 Bergman, M. och Montelius, J-O. (1977), Nationshusen i Upsala: En beskrivning tillägnad Upsala Universitet vid dess 500-årsjubileum , s. XXV. 10 All information i detta avsnitt härstammar från en konversation via e-post med Kårjuristerna [2010-03-14 till 2010-03-17].

9 Tidigare forskning

Studentnationers arkivhantering är ett helt outforskat område. Däremot finns det mycket forskat om förenings- och folkrörelsearkiv samt enskilda arkiv i allmänhet. Sedan finns det en del forskat och skrivet om nationernas historia. Flera av nationerna har gett ut skildringar av nationens historia. Flera nationer har också gett ut redogörelser för enstaka händelser i nationens historia, både sådana som ägt rum i samband med skriftens tryckning och äldre händelser. Vissa nationer har även gett ut sammanställningar över tidigare medlemmar. I artikeln ”Folkrörelsearkivsektorn” beskriver Lars-Olof Welander hur arkivhanteringen fungerar inom denna sektor. Enligt honom är det internt inom folkrörelser ovanligt med bestämmelser som reglerar arkivvården. Undantaget är organisationer med väl utvecklad arkivfunktion eller som stimulerats att etablera goda arkivrutiner genom konsultinsatser eller liknande. I dessa fall arbetar man främst för att etablera en praxis liknande den för offentlig sektor. Inom folkrörelser vållar arkivbildningen i form av protokoll, årsberättelser, cirkulär och räkenskaper mindre problem medan hanteringen av exempelvis medlemsregister, korrespondens och handlingar tillhörande skilda verksamhetsområden är besvärligare ur arkivsynpunkt till följd av bland annat ny teknik, brist på ändamålsenliga arkivläggningsprinciper, negligerande av gallringsförfrågan m.m. Något annat som ofta är mycket besvärande är bristande samordning mellan kontors- och arkivrutiner eller avsaknad av de senare i olika utsträckning. Problemen har att göra med bristen på generella föreskrifter för arkivvård motsvarande de som finns för den offentliga sektorn. Det är endast organisationer med arkivfunktion på en särskild nivå som gallrar på ett genomtänkt sätt. Fortfarande dominerar traditionellt upplagda korrespondensserier istället för dossierplaner. Det är nästan bara organisationer med en väl utvecklad arkivfunktion som har särskilda rutiner för att styra arkivbildningen. Angående arkivlokaler ser det både bra och dåligt ut. Många riksorganisationer har utmärkta lokaler medan det hos andra är betydligt sämre. I allmänhet är det något sämre lokalt än på riksnivå. 11

11 Welander, L-O. (1988), ”Folkrörelsearkivsektorn”, s. 31-33.

10 Avslutningsvis redogör Welander för de stödinsatser som finns för folkrörelsearkiven. 12 På riksnivå kan folkrörelserna vända sig till både offentliga som egna arkivinstitutioner. Bland ”aktörerna” kan man också finna så pass väl utbyggda arkivfunktioner som ger arkivservice i olika former åt hela den egna rörelsen. Exempel på regelrätta arkivinstitutioner är Arbetarrörelsens arkiv och bibliotek (ARAB) samt Tjänstemannarörelsens arkiv och museum (TAM). Riksarkivet tar sedan långt tillbaka emot depositioner från organisationer utanför arbetarrörelsen och ger hjälp åt organisationer med löpande arkivfrågor genom Enskilda nämnden. Enskilda nämnden ger också stöd i olika former åt regionala och lokala folkrörelsearkiv. 13 Folkrörelsernas arkivförbund (FA) är ett samarbets- och serviceorgan för anslutna arkiv och organisationer vars uppgift är att tillvarata medlemmarnas intressen och främja arkivverksamheten inom organisationer och folkrörelse-/föreningsarkiv.14 Tore Johansson beskriver i artikeln ”Folkrörelsernas arkivsituation” de bristande förhållanden varunder många föreningsarkiv sköts. Föreningsarkivens position försvagas av att organisationer ofta endast undantagsvis ägnat någon uppmärksamhet åt arkivfrågor i sina stadgar och arbetsordningar. Något som förhoppningsvis skulle kunna förbättra det kritiska tillstånd som framför allt de lokala föreningarnas arkiv befinner sig i vore generella och allmänt verkande föreskrifter för föreningsarkiv. Likaså att varje förening utsåg en arkivansvarig. För att dessa åtgärder av författningsmässig karaktär ska bli effektiva måste de emellertid kombineras med en utökad upplysningsverksamhet som både siktar på att understryka forskningsvärdet hos föreningsarkiven samt på att ge råd och anvisningar angående anställdas och förtroendemäns dagliga användande av arkiven. I sista hand är det de enskildas kunskaper och motivation som avgör vilka resultat som uppnås. Ett allvarligt handikapp för folkrörelsernas arkivvård är avsaknaden av juridisk och stadgemässig förankring vilket ställer de arkivansvariga inför många svåra avgöranden där kulturella och praktisk- ekonomiska önskemål ska vägas mot varandra. Kostnadsaspekterna på hantering och förvaring av arkivmaterial tillmäts i allmänhet samma stora betydelse inom folkrörelserna som inom exempelvis näringslivet. 15 Tore Johansson fortsätter med att hävda att på det lokala planet där de allra flesta arkivbildare finns kännetecknas såväl arkivbildningen som förvaringen av stor splittring, särskilt hos de ideella föreningarna. Det är exempelvis vanligt att en förenings arkiv omhändertas och förvaras av flera olika funktionärer, räkenskaperna av kassören, protokoll och korrespondens av sekreteraren, juridiska

12 Då inget annat anges är informationen i detta stycke hämtad från Welander, L-O. (1988), ”Folkrörelsearkivsektorn”, s. 34-36. 13 Riksarkivets webbsida > Arkivhantering > Privata/enskilda (2010-05-13). 14 Folkrörelsernas arkivförbunds webbsida (2010-05-13). 15 Johansson, T. (1976), ”Folkrörelsernas arkivsituation”, s. 48.

11 handlingar av ordföranden och så vidare. Detta innebär helt klart stora faror för arkiven. I många fall har det hänt att funktionärer när de avgått endast delvis eller inte alls överlämnat sitt material till efterträdaren och att därmed luckor uppstått i arkivet. Mycket material har också försvunnit genom att efterlevande till föreningsfunktionärer helt enkelt kastat handlingarna i soporna. Arkivbildningen påverkas också av om arkivbildaren är en ideell eller ekonomisk förening. Ideella föreningar utmärks av decentraliserad arkivbildning och förvaring och av små arkivbestånd. Ekonomiska föreningar har i regel egna kanslier med fasta kontorsrutiner och en arkivbildning som är betydligt större än de ideella föreningarnas. 16 Birger Steckzén redogör i artikeln ”De enskilda arkiven – en kulturegendom” för den omfattande förstörelsen av privata arkiv. Enligt honom har tyvärr det mesta av våra enskilda arkiv plundrats till förintelse eller förskingrats. Denna ödeläggelse pågår ännu och inför våra ögon och detta i en omfattning som inte ens professionella historiker känner till. En stor del av denna förstörelse görs avsiktligt och har att göra med uppfattningen att man inte ska blotta sig för eftervärlden och inte prisge släkt och vänner. Men vid sidan av den avsiktliga förstörelsen sker en annan mer omfattande och mer skrämmande förstörelse av privata arkiv, som beror på okunnighet, bristande kulturintresse och kanske också tankelättja. Lyckligtvis finns det dock många exempel på privatarkiv som vårdas pietetsfullt och med stark känsla för det kulturarv som arkiven utgör. 17 I artikeln ”Föreningsarkiven, en försummad angelägenhet” lyfter Otto Nilsson fram en viktig aspekt som ibland försummas i föreningars arkivhantering. Det är enligt honom viktigt att man som arkivarie i en förening väljer en person som är lämplig för uppdraget, eftersom det ibland händer att någon väljs på måfå vare sig denne är lämplig eller intresserad av att vara arkivarie. 18 Enligt Det svenska föreningslivet och dess arkiv av Anneli Sundqvist har många av de äldre enskilda arkiven i Sverige bevarats genom att de överlämnats till olika offentliga institutioner som universitets- och skolbibliotek, museer och senare de offentliga arkivinstitutionerna. Dessa utgörs av arkiv från företag, föreningar och organisationer, men kanske främst arkiv från gårdar, slott och enskilda personer. Exempelvis förvarar Riksarkivet 19 000 hyllmeter med enskilda arkiv efter personer, släkter, gods, organisationer, företag, stiftelser, akademier m.m. Dessa har förvärvats av Riksarkivet på olika sätt, genom konfiskationer, köp, gåvor och donationer eller genom depositioner där överlåtaren har behållit äganderätten till materialet. 19 Enligt samma uppsats utgörs de huvudsakliga arbetsuppgifterna hos flertalet av de undersökta

16 Johansson, T. (1976), ”Folkrörelsernas arkivsituation”, s. 49. 17 Steckzén, B. (1960), ”De enskilda arkiven – en kulturegendom”, s. 4. 18 Nilsson, O. (1962), ”Föreningsarkiven, en försummad angelägenhet”, s. 4. 19 Sundqvist, A. (2001), Det svenska föreningslivet och dess arkiv , s. 7.

12 folkrörelsearkiven enligt stadgarna av att inventera, samla, förteckna, bevara och vårda handlingar samt att tillhandahålla dessa för forskningsändamål. Andra uppgifter som ibland förekommer är att väcka och stödja intresse för folkrörelsernas och föreningslivets historia. 20 I artikeln ”Arkivbildarbegreppet och proveniensprincipen under press?” diskuterar Fia Ewald bland annat de problem som förekommer inom svensk arkivhantering till följd av att det saknas en heltäckande definition av och en kreativ diskussion om arkivbildarbegreppet. Ewald relaterar också detta till Müllers, Keiths och Fruins uppfattning om att arkiveringen inte ska styra arkivbildningen, utan att arkivarierna istället ska analysera det uppkomna arkivet utifrån dess unika förutsättningar och sedan skapa ordning utifrån detta. Förutsättningarna för användandet av arkivbildarbegreppet har förändrats med tiden. När proveniensprincipen introducerades var en myndighet en myndighet och ingenting annat. Sedan dess har informationsmängden ökat explosionsartat, organisationerna blivit allt mer komplexa och den tekniska utvecklingen gått snabbt framåt. Numera sker dessutom ständiga omorganisationer, ändrade huvudmannaskap, subspecialiter och privatiseringar. För att det ska vara möjligt att efterleva proveniensprincipen i dagens arkivhantering menar Ewald att arkivarien aktivt ska gå in och styra dokumenthanteringen, men utifrån verksamhetens behov och inte utifrån någon arkivinstitutions krav. 21 Ewald fortsätter med att beskriva följderna av att det saknas en definition av arkivbildarbegreppet. Om man ser sig om i arkiv av olika slag i Sverige så blir det snabbt uppenbart att bristen på en definition av begreppet har ställt till mycket förtret. Resultatet har blivit att man försökt lösa avgränsningsproblemen på ett särskilt sätt i varje enskilt fall vilket har lett till mer eller mindre genomtänkta delvis lokala principer. Huvudproblemet enligt Ewald är att man haft en undermedveten föreställning om att en arkivbildare motsvaras av ett arkiv som i sin tur motsvaras av en arkivförteckning. Denna princip är enligt Ewald mycket svår att uppnå och är inte heller önskvärd i många fall. Ewald menar att man med fördel kan tänka sig att samma arkivbildare kan ha flera arkiv och att det idag redan är så. Om en arkivbildare existerat under lång tid förefaller det Ewald naturligt att man med jämna mellanrum avställer arkivdelar som kronologiskt och processuellt hänger samman och upprättar en förteckning för varje del. Likaså menar hon att det är fullt möjligt och ofta en fördel att ha flera förteckningar till samma arkiv och att vi helt enkelt måste lära oss att skilja på fysisk organisation och att förteckna. Däremot finns det negativa avvikelser från den tidigare nämnda undermedvetna föreställningen, som att man inte har någon förteckning alls, eller vad som är vanligt, att man blandar flera arkivbildare i samma arkiv. Något annat

20 Sundqvist, A. (2001), Det svenska föreningslivet och dess arkiv , s. 11. 21 Ewald, Fia (1997), ”Arkivbildarbegreppet och proveniensprincipen under press?”, s. 29-31.

13 som förekommer är att man inte har bestämt hur man ska se på sekundär proveniens. Ewald hävdar att det är viktigt att faktiskt avsluta arkiv när verksamheten omorganiseras, byter huvudman eller upphör eftersom förteckningen annars skulle ge en minskad överblick. När man betraktar svenska arkivbildningar blir det uppenbart att det har varit mycket lättare att sammanblanda än att dela upp arkiv på detta sätt. 22 En slutsats i Ewalds artikel är att arkivbildarbegreppet inte använts särskilt konsekvent i de pappersbaserade arkiven av olika anledningar och att huvudorsaken till detta är den bristfälliga definitionen av och diskussionen om begreppets tillämpning. Ewald tycker också att arkivbildarbegreppet ska ersättas med avgränsningsformer som i mycket liknar arkivbildarbegreppet. 23 Sammanfattningsvis kan sägas att tidigare forskning vilken kan knytas till detta ämne bland annat har kommit fram till är att hanteringen av föreningsarkiv och enskilda arkiv oftast är bristfällig. Detta har bland annat att göra med bristen på generella föreskrifter liknande de som gäller för den offentliga sektorn, att det internt inom föreningar är ovanligt med bestämmelser som reglerar arkivhanteringen och att många föreningar endast undantagsvis ägnat arkivfrågorna någon uppmärksamhet. I sista hand är det de enskildas kunskaper och motivation som avgör vilka resultat som uppnås. På det lokala planet där de allra flesta arkivbildare finns kännetecknas såväl arkivbildningen som förvaringen av stor splittring, särskilt hos de ideella föreningarna, samt att det mesta av våra enskilda arkiv tyvärr plundrats till förintelse eller förskingrats. Men många av de äldre enskilda arkiven i Sverige har också bevarats genom att de överlämnats till olika offentliga institutioner. Något som tidigare forskning generellt har kommit fram till är att föreningsarkiv kan vända sig till andra arkivinstitutioner för att få hjälp med sin arkivhantering och att dessa ibland på olika sätt tar emot depositioner av arkivmaterial. En annan slutsats av tidigare forskning är att proveniensprincipen som avgränsningshjälpmedel kan vara problematisk att tillämpa på enskilda arkiv i dagsläget.

22 Ewald, F. (1997), ”Arkivbildarbegreppet och proveniensprincipen under press?”, s. 33-35. 23 Ewald, F. (1997), ”Arkivbildarbegreppet och proveniensprincipen under press?”, s. 42.

14 Teoretiska utgångspunkter och frågeställningar

Enligt Berndt Fredriksson har forskningen inom forskningsdisciplinen arkivvetenskap två huvudinriktningar med delvis lite olika målgrupper. Den ena som syftar till att utveckla arkivverksamheten kallar han normativ arkivvetenskap . Den andra inriktningen som undersöker de faktiska förhållandena vad gäller bestånd av handlingar, arkivbildare eller arkivverksamheten och dess förutsättningar i allmänhet kallar han empirisk arkivvetenskap . Denna studie hör hemma i den empiriska vetenskapen eftersom den främst utgör en kartläggning av hur arkivverksamheten vid Uppsalas studentnationer ser ut och inte har som sitt främsta syfte att utveckla den, även om studien i förlängningen förhoppningsvis kan bidra även till detta. En av målgrupperna för den empiriska arkivvetenskapen är arkivens användare. Genom undersökningar av arkivbestånd och arkivbildare ska arkivens användare få kunskaper för att kunna förstå och tolka handlingarnas innehåll samt utnyttja de sökhjälpmedel som skapats i arkivbildningen. En ytterligare målgrupp för denna forskningsinriktning är även arkivverksamheten genom perspektivet att ta tillvara tidigare erfarenheter genom att ”lära av det förflutna” för att förstå såväl den nuvarande situationen som de tankar och avvägningar vilka ligger bakom tidigare lösningar. En tredje målgrupp finns också, nämligen den vetenskapliga forskningsutvecklingen inom ämnet. Genom att analysera förutsättningarna för arkivbildningen sett i sitt totala, samhälleliga sammanhang och specifikt i undersökningar av den aktuella arkivverksamheten ger arkivvetenskapen faktaunderlag för diskussioner och kartläggning av forsknings- och utvecklingsbehov.24 Forskningen inom arkivvetenskap innehåller ett antal forskningsinriktningar som är så olikartade i sin karaktär att man måste diskutera teori- och metodutvecklingen för vart och ett av dem. De inriktningar inom den empiriska arkivvetenskapen som denna studie kan knytas till är beståndsanalys, arkivarieprofessionen och arkivanvändning. 25 För holländarna Muller, Feith och Fruin som 1898 gav ut sin berömda arkivhandbok baserad på proveniensprincipen var det självklara forskningsobjektet för arkivvetenskapen de arkivhandlingar som skulle bevaras.

24 Fredriksson, B. (2002), ”Arkivvetenskap – historia och framtid”, s. 82-86. 25 Fredriksson, B. (2002), ”Arkivvetenskap – historia och framtid”, s. 82-86.

15 Men redan sedan början av 1800-talet har det funnits en lång tradition av undersökningar med handlingsbestånd eller enstaka handlingar som forskningsobjekt. Dessa har inte bara fokuserat på handlingarna i sig och deras innehåll utan även ordnings- och förteckningsarbeten samt andra insatser av arkivarier som behandlat materialet har varit föremål för studier. En del av denna typ av forskning ingår som delundersökningar i den källkritiska analysen av forskningsmaterialet som blev en viktig del av historieforskningen i och med det historisk-kritiska genombrottet. 26 Arkivarieprofessionens innehåll och utveckling är ett annat viktigt och nästan försummat forskningsområde. Här är en aspekt från den postmodernistiska arkivvetenskapen betydelsefull, att inse betydelsen av och undersöka hur arkivariens hantering av arkivhandlingarna påverkar förståelsen av arkivens innehåll. Enligt detta synsätt är arkivarier inte värdeobjektiva i sitt handlande, men de handlar inte heller godtyckligt. Värderingarna finns i kontexten som arkivarien verkar i. Uppgiften för arkivvetenskapen är därför att klarlägga och diskutera denna kontext. Här är det dock inte själva värderingarna som är det viktiga utan deras konsekvenser för arkivariens agerande. 27 För att förstå denna kontext kan exempelvis arkivariens utbildningsgrad ha stor betydelse, vilket är en viktig aspekt i denna studie. Även i vilken utsträckning man följer äldre rutiner spelar roll i detta fall. Arkivanvändning är ett tämligen outforskat område som man kan analysera genom att studera vetenskapliga arbeten för att se vilka källor forskare har använt eller genom att vända sig direkt till forskare och fråga dem. Själv har jag inte använt någon av dessa metoder av brist på underlag utan har vänt mig till arkivarien med frågor.28

Min huvudsakliga frågeställning var:

• Varför ser arkivhanteringen på Uppsalas studentnationer ut som den gör?

Utifrån denna fråga valde jag ut följande delfrågor:

• Hur ser arkivbestånden, arkivredovisningarna och arkivlokalerna ut? • Vad fyller nationernas arkiv för funktioner? • Hur ser riktlinjerna ut och hur utförs den löpande arkivhanteringen?

26 Fredriksson, B. (2002), ”Arkivvetenskap – historia och framtid”, s. 85. 27 Fredriksson, B. (2002), ”Arkivvetenskap – historia och framtid”, s. 85-86. 28 Fredriksson, B. (2002), ”Arkivvetenskap – historia och framtid”, s. 86.

16 • Hur påverkar arkivariernas hantering av arkivhandlingarna förståelsen av arkivens innehåll?

17 Källmaterial och metodredovisning

Den främsta metoden jag använt i studien har varit halvstrukturerade intervjuer. Jag har besökt samtliga nationer där jag har intervjuat deras arkivarier och tittat på deras arkivlokaler. I de fall då nationen hade två arkivarier har jag bara intervjuat en av dem, och valet av intervjuperson gjordes på måfå då jag inte visste vem som var lämpligast. På Stockholms nation var inte den nuvarande arkivarien beredd på att bli intervjuad då denne inte hade tid och inte heller var så insatt i nationens arkivhantering. En tidigare arkivarie vid nationen som var mer insatt bodde och arbetade dessutom i Stockholm. Därför genomfördes den intervjun genom en konversation via e-post med den tidigare arkivarien. På Göteborgs nation hade inte den nuvarande arkivarien tillgång till arkivredovisningen så därför fick jag ställa några frågor om denna till den föregående arkivarien över telefon. För att få information om nationernas äldre deponerade material på Carolina Rediviva ställde jag några frågor över telefon till Handskrifts- och musikenheten. Vad gäller Skånelandens nation gjorde jag bara en kort telefonintervju då denna nation i sin egenskap av att vara en fiktiv nation har en minimal arkivhantering. När jag refererar till samtliga nationer i uppsatsen är denna nation inte inkluderad, och dess arkivhantering omnämns separat i slutet av undersökningsavsnittet då denna nations arkivhantering inte är särskilt jämförbar med de andra nationernas. Studentkårens och kuratorskonventets arkiv har jag inte berört då dessa organisationsmässigt inte är särskilt jämförbara med nationerna. Alla intervjupersoner har varit anonyma. Detta för att det kan vara svårt för informanter att själva överblicka konsekvenserna av svaren som de lämnat. När jag genomfört intervjuerna har jag först frågat arkivarien om hans eller hennes utbildning för uppdraget och hur han eller hon arbetar samt övriga frågor om ämbetet. Sedan har jag ställt frågor om arkivets struktur, ålder, omfång, innehåll, besöksfrekvens och så vidare. Jag har också själv granskat arkivredovisningen, arkivhandlingarna och själva arkivlokalen. Under själva intervjun har jag använt ett häfte med 41 frågor som jag ställt och noggrant antecknat svaren jag fått. Frågorna finns med i bilaga 1 i slutet av uppsatsen. Bandspelare användes inte under intervjuerna då någon sådan inte fanns att tillgå från institutionen. Längden på intervjuerna varierade men varade i genomsnitt 80 minuter. Efter att ha gjort intervjuerna renskrev jag anteckningarna i datorn. Sedan sammanställde jag undersökningen utifrån detta material. Rubrikerna i undersökningsdelen av

18 uppsatsen överenstämmer på ett ungefär med intervjufrågorna. Detta för att många intervjufrågor var specificerade och lämpligast behandlas under egna rubriker. Vad jag har lyft fram i undersökningen är främst de generella dragen om hur nationernas arkivhantering såg ut, och inte detaljerade redogörelser för situationen på varenda nation då studien skulle ha blivit på tok för omfattande. I boken Forskningsintervjun – tekniker och genomförande redogör Bill Gillham för olika metoder som kan användas vid intervjuer. De metoder han beskriver som kan anses relevanta i en studie som denna är ostrukturerade, halvstrukturerade och strukturerade intervjuer. Ostrukturerade intervjuer är enligt Gillham bra att använda som utforskande teknik och för att få fram en berättelse, eftersom man inte följer en strikt uppsättning av frågor utan låter intervjupersonen bestämma strukturen på intervjun. Halvstrukturerade intervjuer är den viktigaste typen av forskningsintervju då den inrymmer en flexibilitet som balanseras av struktur. De skapar med andra ord balans mellan struktur och öppenhet, uppnår ungefär likvärdigt innehåll med hjälp av stödord och underlättar den efterföljande analysen genom strukturen. Dessa intervjuer utmärks bland annat av att samma frågor ställs till alla intervjupersoner, att frågorna är öppna på så sätt att de inte enbart ger specificerade svarsalternativ och att följdfrågor ibland används för att inhämta ytterligare relevant information. Strukturerade intervjuer genomförs med hjälp av formulär med specificerade frågor. Dessa är snabbadministrerade samt lätta att hålla igång och styra. Intervjumaterialet är dessutom effektivt föranalyserat. 29 För min studie har halvstrukturerade intervjuer använts. Intervjuerna var i hög grad standardiserade, det vill säga de utfördes till större delen likadant. Undantagen var att jag ibland ställde relevanta följdfrågor, varför frågelistan inte alltid utgör de enda frågorna jag ställt. Intervjuerna var strukturerade i hög grad i den meningen att de hade en struktur och tydligt var utformade efter att ge svar inom ett specifikt ämne och inget annat. Intervjufrågorna var dock oftast ostrukturerade i den meningen att svarsmöjligheterna var öppna, och inte bara innefattade specifika svarsalternativ. Att mina intervjuer i relativt hög grad var standardiserade och strukturerade (i meningen att de var utformade för att ge svar inom ett visst ämne) samt att jag använde frågeformulär med många frågor var i det närmaste nödvändigt i mitt fall. Detta för att jag annars förmodligen skulle ha missat värdefull information om jag inte hade följt mitt formulär med dess många frågor. Att göra på detta sätt var dessutom nödvändigt för att hitta bra jämförelsepunkter mellan nationerna. Intervjufrågornas öppenhet var nödvändig då vissa frågor var av kvalitativ natur och kunde besvaras på ett flertal sätt. Någon annan intervjumetod än halvstrukturerade intervjuer var således inte att tänka på.

29 Gillham, B. (2008), Forskningsintervjun – tekniker och genomförande , s. 73-123.

19 Undersökning

Detta avsnitt är en sammanställning av den information som uppkom under studiebesöken och intervjuerna. I de fall då enstaka nationer åsyftas kommer informationen från just deras arkivarier. När nationerna generellt eller ett visst antal nationer åsyftas bygger detta på kombinerade svar från arkivarier vid flera nationer. I stort sett all information i avsnittet bygger på studiebesöken och intervjuerna men då så inte är fallet finns det referenser till källan.

Arkivariernas huvudsakliga sysselsättning Alla arkivarier förutom de vid Norrlands och Uplands nation var studenter vid Uppsala universitet. Vilket ämne man studerade varierade kraftigt. Historia, statsvetenskap, maskinteknik, geologi, ekonomi och vårdvetenskap var exempel på ämnen som arkivarierna studerade och det fanns ingen tydlig tendens att man valde att engagera sig som arkivarie i nationen för att man hade specifika skäl att intressera sig för just arkivarieämbetet. Oftast berodde det på att man ville bli ämbetsman i nationen och så valde man arkivarieämbetet som vilket ämbete som helst. Arkivarien vid Norrlands nation var yrkesverksam som arkivarie vid en arkivinstitution i Uppsala och hade studerat arkivvetenskap vid Uppsala universitet. Uplands nations arkivarie var också yrkesverksam som arkivarie vid en myndighet i Stockholm och hade en fil. kand. i arkivvetenskap från Mitthögskolan i Härnösand. Båda dessa arkivarier var seniormedlemmar i sina respektive nationer och hade tillsatts som arkivarier i nationen under studietiden och därefter blivit kvar. Enligt stadgarna hos samtliga nationer var det nämligen möjligt att stanna kvar som medlem i nationen även fast man slutat studera, något som ett fåtal nationsmedlemmar valde att göra. Kalmar nation hade också en överarkivarie som var seniormedlem. Det fanns inga formella valbarhetskrav för att bli arkivarie vid en nation, dock var grundprincipen att man skulle vara medlem i nationen.

20 Arkivariernas tillsättning Samtliga nationer förutom Södermanlands-Nerikes nation tillsatte sina arkivarier vid landskapen som var nationernas högsta beslutande organ. På landskapen tillsattes nationernas olika ämbeten genom val bland de nationsmedlemmar som sökt olika ämbeten vilka de anmält sitt intresse för hos valberedningar. Några arkivarier hade innan de anmält sitt intresse blivit tillfrågade av sin nations valberedning om de ville ställa upp. På Södermanlands-Nerikes nation tillsattes arkivarien och antikvarien genom nationsnämnden och inte genom landskapet som var det vanligaste sättet att bli tillsatt som ämbetsman. För hur lång tid man tillsattes som arkivarie varierade. Alla nationer förutom Smålands, Södermanlands-Nerikes, Uplands och Västgöta tillsatte sina arkivarier för två terminer. Smålands och Västgöta tillsatte arkivarierna på en termin. Södermanlands-Nerikes tillsatte arkivarier på obestämd tid, något som kan ha att göra med att de inte tillsattes på landskapet som andra ämbetsmän. Detta kan upplevas som olämpligt då det borde anses bättre att ha tidsbestämda mandatperioder för att göra det möjligt för fler att bli ämbetsmän i nationen då genomströmningen bland studenter är stor idag. Uplands nations arkivarier tillsattes för tre år vilket var lång tid jämfört med andra poster hos Uplands. Orsaken till den långa mandatperioden var att man ansåg att det var bra att ha kontinuitet på posten. Att tillsätta en nationsarkivarie för tre år kan anses olämpligt då i stort sett samtliga nationsämbeten brukar vara i en till två terminer. Detta för att genomströmningen bland studenter är stor och man vill att så många som möjligt ska ha möjligheten att bli ämbetsmän. Kalmar nation hade också en överarkivarie som tillsattes för fem år. Att ha en lång mandatperiod för ett särskilt arkivarieämbete som detta kan dock anses relevant då man ändå har ett ordinärt arkivarieämbete med kort mandatperiod. De flesta av de nuvarande arkivarierna hade bara blivit tillsatta som arkivarie en gång, undantagen var Kalmar, Norrlands, Östgöta och Uplands nations arkivarier som innehaft sina ämbeten i tre, fyra, fem och 13 år. Generellt verkade det inte som om det var någon stor konkurrens om arkivarieämbetena.

Arkivariernas förmåner Ingen av arkivarierna blev arvoderade för vad de gjorde. Dock hade Stockholms nations arkivarier tidigare tillfälligtvis blivit arvoderade för att genomföra arkivrevision. De vanligaste förmånerna man fick som arkivarie var att man fick gå på ämbetsmannaaktiviteter som middagar och ”brytleg” som innebar att man fick gå före i kön på nationen. Sedan förekom det ibland liknande förmåner som billigare pris i nationspuben och så vidare.

21 Arkivariernas utbildning Den enda utbildning för ämbetet som de flesta arkivarier fått var en introduktion av den föregående arkivarien. Arkivarierna vid Göteborgs, Norrlands, Stockholms och Uplands hade inte fått någon utbildning alls genom nationen även om Norrlands och Uplands arkivarier numera är yrkesverksamma som arkivarier. Kalmar nation hade också en överarkivarie som hade disputerat på en doktorsavhandling om fäbodar. Arkivariekonventet (se ”Samarbete mellan arkivarierna”) höll också korta kurser i arkivkunskap för främst nytillsatta arkivarier som leddes av professionella arkivarier. Konventet höll också arkivseminarier någon gång om året om vad som skulle sparas och hur arkivsystemet fungerade. En gång hade man också gjort ett studiebesök på Landsarkivet i Uppsala. Genom arkivariekonventet fick man möjlighet att diskutera arkivhantering med andra nationsarkivarier, men det var lite si och så om alla var där. Sedan hade arkivariekonventet upprättat ett kompendium kallat ”Arkivariekonventets A-Ö – en guide för antikvarier och arkivarier” från 2001 som är ett 14-sidigt kompendium varav sju sidor innehåller grundläggande råd främst för nytillsatta arkivarier. Även innan det nuvarande kompendiet sammanställdes förekom olika arkivhandledningar skapade för konventet. 30 Den korta utbildningen för nationernas arkivarier och kompendiets tunnhet kan kritiseras, men man får också tänka på att nationernas arkiv är föreningsarkiv utan några större juridiska krav på att arkivhanteringen måste skötas på ett visst sätt. Sedan är mandatperioden kort och tiden som arkivarierna lägger ner på sitt ämbete inte heller så stor eftersom de arbetar heltid med studier eller annat vid sidan om, varför det inte heller behöver anses nödvändigt med någon mer omfattande upplärning.

Arkivariernas arbetsuppgifter Nationsarkivariernas arbetsuppgifter var samma arbetsuppgifter som yrkesverksamma arkivariers. Att ordna och förteckna handlingar, tillgängliggöra arkivet internt och externt, hjälpa gamla medlemmar som kommer tillbaka till nationen och släktforskare att ta fram handlingar, samt rådgivande funktioner som att säga till ämbetsmännen vilka handlingar som skulle till arkivet och hur de skulle hantera sina dokument var sådant som nationsarkivarierna ägnade sig åt. Detta var också uppfattningen hos Norrlands nations arkivarie som var yrkesverksam som arkivarie. Enligt denne var det ingen skillnad jämfört med att jobba professionellt vad gällde arbetsuppgifterna. I Göteborgs nation hade

30 Arkivariekonventets A-Ö – En guide för antikvarier och arkivarier (opublicerat kompendium sammanställt 2001 av Arkivariekonventet i Uppsala).

22 arkivarien dessutom en ytterligare arbetsuppgift som inte förekom på andra nationer, nämligen att vara sekreterare i kulturnämnden. En arkivarie nämnde också som en arbetsuppgift att representera nationen i arkivariekonventet. Många nationer hade stadgar där arkivariens arbetsuppgifter fanns specificerade som verkade överensstämma tämligen bra med vad professionella arkivarier gör. Samtliga nationsarkivarier verkade ha relativt bra kännedom om en arkivaries arbetsuppgifter. Norrlands nation hade förutom den ordinäre arkivarien också en biträdande arkivarie som fungerade som en assistent. Denne hade inte samma kunskaper som arkivarien och utförde enklare arbetsuppgifter under handledning av arkivarien.

Samarbete mellan arkivarierna Samtliga arkivarier var medlemmar i arkivariekonventet som var ett samarbetsorgan för nationernas arkivarier och antikvarier. Konventet var ett av 13 underkonvent till kuratorskonventet. Det bildades som ett arkivarieutskott (ArkU) till Bibliotekariekonventet den 3 december 1991. Därefter fick det en något högre status som Arkivarieunderkonventet (ArkU) efter konstitutionen den 15 mars 1994. Sedan bytte konventet namn till att bara heta Arkivariekonventet (ArkK) och sedan november 1996 är förkortningen AK. Enligt arbetsordningen för arkivariekonventet utgjordes dess uppgifter av att:

• Verka för ett bra samarbete mellan nationernas arkivarier och antikvarier. • Verka för god arkivsed och god antikvarisk sed bland Uppsalas nationer. • Bidra till kunskapsutbyte mellan och fortbildning av konventets ledamöter. • Anordna studiebesök eller föredrag utanför nationsverksamheten. • Göra studiebesök i nationsarkiven. • Yttra sig i frågor Kuratorskonventet hänskjuter till Arkivariekonventet. • Genom sociala aktiviteter stärka sammanhållningen mellan nationernas arkivarier och antikvarier.31

Genom arkivariekonventet hade arkivarierna möjlighet att diskutera arkivrelaterade problem och annat med andra nationsarkivarier. Dock verkade det som att arkivariekonventets funktion i första hand var att fungera som

31 Kuratorskonventets webbplats > Underkonvent [2010-05-17].

23 umgängesförening bland nationernas arkivarier och i andra hand att främja arkivhanteringen. Många arkivarier gick inte heller på konventets sammanträden. Arkivariekonventet höll som tidigare nämnts korta kurser i arkivkunskap för nytillsatta arkivarier som leddes av professionella arkivarier. Konventet höll också arkivseminarier någon gång om året om vad som skulle sparas och hur arkivsystemet fungerade. Man gjorde arkivvandringar hos samtliga nationer och en gång hade man också gjort ett studiebesök på Landsarkivet i Uppsala. Arkivariekonventet hade dessutom upprättat det tidigare nämnda kompendiet som hjälpreda för främst nytillsatta arkivarier. Något mer samarbete mellan arkivarierna än detta förekom inte.

Arkivarieämbetets omfattning i tid Arkivarierna verkade i genomsnitt lägga ner ett fåtal timmar i veckan på sitt ämbete och många ansåg att arbetsbördan var lätt, även om man också hade kunnat lägga ner betydligt mer tid. Hur mycket tid arkivarierna lade ner på sitt ämbete varierade mycket under terminen. Ibland var det mycket att göra och ibland väldigt lite. Det verkade som om arbetsbördan var säsongsbetonad och att det var mycket att göra i början och slutet av terminer då kuratorer byttes ut och handlingar från kuratorsexpeditionen behövde tillföras arkivet. Många arkivarier ansåg också att man fick bestämma mycket själv hur mycket tid man ville lägga ner och att man inte var tvungen att lägga ner massor av tid då det skedde ideellt. Många arkivarier hade inte jobbat så mycket när de hade annat att göra och hade istället jobbat mer när de haft mer tid.

Antalet arkivarier på nationerna Hur många arkivarier man hade på nationerna varierade. Gotlands, Göteborgs, Stockholms, Uplands, Värmlands, Västgöta och Västmanlands-Dala nation hade alla bara en arkivarie. Gästrike-Hälsinge, Smålands och Östgöta nation hade två arkivarier som båda utförde samma arbetsuppgifter. Kalmar nation hade bara ett arkivarieämbete men också en överarkivarie som till skillnad från den ordinäre arkivarien tillsattes för fem år. Norrlands nation hade förutom den ordinäre arkivarien också en biträdande arkivarie som fungerade som en assistent. Denne hade inte samma kunskaper som arkivarien och utförde enklare arbetsuppgifter under handledning av arkivarien. På Södermanlands-Nerikes nation var det visserligen endast arkivarien som formellt var ansvarig för arkivet. Ändå skedde det en del samarbete mellan arkivarien, antikvarien och bibliotekarien samt att även biblioteksnämnden kunde hjälpa till. Orsaken till varför vissa nationer hade en arkivarie och andra två arkivarier är svår att besvara eftersom flera av de

24 nationer som hade två arkivarier inte var större till medlemsantalet eller hade större arkivbestånd än de som bara hade en arkivarie. Förmodligen hade det att göra med att vissa av de nationer som hade två arkivarier helt enkelt prioriterade arkivhanteringen högre än vissa av nationerna med en arkivarie.

Placeringen av nationernas handlingar Samtliga nationer hade egna arkivlokaler där det fanns handlingar som oftast gick tillbaka några decennier, varav åldern på de nyaste handlingarna i arkiven varierade mellan några dagar till tre år. Gästrike-Hälsinge nation hade två arkivlokaler varav den ena innehöll trycksaker och fungerade som arbetsrum för arkivarien. Södermanlands-Nerikes nation hade vissa av handlingarna placerade i anslutning till biblioteket sedan det blivit en vattenläcka i arkivlokalen. De allra nyaste handlingarna som kuratorerna fortfarande hade mycket användning för fanns på nationernas kuratorsexpeditioner. Nationernas äldsta handlingar som utgjorde majoriteten av arkivbestånden fanns deponerade på Handskrifts- och musikenheten på Carolina Rediviva, dit alla nationer hade deponerat arkivmaterial sedan mycket långt tillbaka. De äldsta av dessa handlingar sträckte sig i regel tillbaka till 1600-talet. 32 De senaste åren hade Carolina Rediviva emellertid inte tagit emot fler depositioner eftersom de hade ont om utrymme, och tog endast emot handlingar i akuta lägen då handlingar riskerade att förstöras. Uplands nation hade också deponerat en del handlingar hos Institutet för språk och folkminnen. Dessa utgjordes av folkminnesinsamlingar med folkvisor etc. eftersom nationerna förr hade en stark koppling till hembygden. Uplands nation hade därför en stark koppling till Upplands fornminnesförening då studenter under 1900-talets början jobbade mycket under somrarna med att rädda bygdens folkminnen.

Typer av handlingar i arkiven Nationernas arkivhandlingar sträckte sig över den vanliga bredden av handlingstyper. Ekonomiska handlingar från kuratorsexpeditionerna utgjorde en viktig kategori av handlingar. Inskrivningsmatriklar med nationernas medlemmar och fotografier utgjorde också viktiga handlingstyper. Protokoll från bland annat landskap var en typ av handling som fanns hos alla nationer. Generellt kan sägas att nationernas arkiv innehöll mycket material från den studiesociala verksamheten som klubbar, fester, jubileer och så vidare. Äldre nummer av nationernas tidningar och affischer fanns i alla nationers arkiv. Göteborgs nation

32 Telefonkonversation med Handskrifts- och musikenheten vid Carolina Rediviva [2010-05-17].

25 hade även ett äkta skelett i arkivlokalen, som dock saknade kranium och högerhand.

Ordnings- och förteckningsprinciper Alla nationer förutom Gotlands, Smålands och Södermanlands-Nerikes nation använde allmänna arkivschemat för att förteckna handlingar. Gotlands nation saknade arkivförteckning och arkivarien förklarade detta med att nationen och dess arkiv var litet och att det därför inte fanns så stort engagemang kring arkivet. Arkivarien var dessutom inte säker på om det var nödvändigt att ha en arkivförteckning eller ett noggrant förteckningssystem eftersom handlingsbeståndet, inflödet av handlingar och återsökningsfrekvensen alla var av så liten omfattning. Smålands nation höll vid intervjutillfället på att ändra om arkiveringsprinciperna. Man hade enligt bästa förmåga försökt att gruppera handlingarna för att kunna placera in dem i det allmänna arkivschemat. Arkivet var vid intervjutillfället förtecknat efter ett liknande schema med bokstäver som man använt tidigare. Arkivförteckningen var primitiv och innehöll inte enskilda volymer, utan inom varje bokstav stod det endast ungefär vilka hyllor som handlingarna fanns på. Södermanlands-Nerikes nation använde inte det allmänna arkivschemat utan sorterade handlingarna bland annat efter olika ämbetsmän. Systemet för hur saker skulle skrivas i arkivförteckningen var inte så formaliserat. Denna arkivordning sträckte sig tillbaka till 1915 och var enligt arkivarien svår att ändra på, någon arkivarie hade en gång försökt men det hade visat sig innebära mycket jobb. I arkivredovisningen fanns det tre kategorier av arkiv, nämligen ämbetsmannaarkiv, kommitté- och föreningsarkiv samt ämnesarkiv. Sedan fanns två före detta nationers (Södermanlands och Nerikes nations) arkiv före 1805. Det varierade huruvida nationerna hade dokumenterade regler för arkivhanteringen. Kalmar, Norrlands, Stockholms, Södermanlands-Nerikes, Uplands och Västgöta hade dokumenterade regler, men inte övriga nationer. Smålands och Värmlands nation skulle upprätta dokumentation med arkiveringsprinciper. Vissa arkivarier sade också att man följde generella regler för föreningsarkiv eller ”god arkivsed”. I samtliga fall som det allmänna arkivschemat användes (alla nationer förutom Gotlands, Smålands och Södermanlands-Nerikes nation) innehöll förteckningsblanketterna alla de uppgifter som de ska och brukar innehålla, som serierubrik, seriesignum, volymnummer, tid, anmärkningar m.m. Korshänvisningar och luftserier antingen saknades eller förekom i liten utsträckning. Trycksaker förtecknades oftast under avdelning L kallad ”Trycksaker”. Även andra medieberoende avdelningar förekom i vissa förteckningar. Detta är något som nationerna borde fundera igenom om man ska fortsätta med eftersom gränsen mellan tryck och andra framställningsmetoder blir allt oklarare. Antalet Ö-serier varierade från inga alls till 17 stycken. I samtliga fall

26 då det allmänna arkivschemat användes fanns innehållsförteckning till arkivförteckningen, med undantag för Kalmar nation som skulle upprätta en sådan. De enda nationer som hade inledningar till arkivförteckningen var Norrlands, Stockholms och Värmlands nation. Värmlands nation hade som nämnts under ”Sökhjälpmedel till arkiven” en omfattande inledning. Norrlands nation skulle också upprätta en mer omfattande inledning. Inledningar kan vara till stor nytta för arkivets användare, varför övriga nationer bör fundera om sådana bör upprättas. Till vissa arkivförteckningar fanns det även olika bilagor. Dessa kunde utgöras av handlingar rörande depositioner eller register över nationstidningen.

Andra handlingar förutom nationernas i arkiven Nationsarkiven innehöll nästan uteslutande handlingar från den egna nationen, med vissa undantag. Bland annat bestod vissa nationers arkiv även av handlingar från tidigare existerande nationer som senare gått samman. Gästrike och Hälsinge nation slogs samman 1811 och en del av det äldre arkivmaterialet var uppdelat mellan dem. Även Norrlands nation bestod av ett flertal nationer innan den nuvarande nationen bildades 1827, men de föregående nationernas handlingar ingick inte i nationens arkiv utan var förtecknade för sig. Södermanlands-Nerikes nation hade också handlingar från Södermanlands och Nerikes nation som gick samman 1805. Uplands nation hade handlingar från de två nationerna Roslags och Fjärdhundra nation som 1829 uppgick i Uplands nation. Nationernas arkiv kunde också innehålla handlingar från föreningar och liknande som var anknutna till nationen, även om vissa av dessa hade sina arkiv på andra ställen. Det kunde också exempelvis förekomma handlingar från andra nationer (exempelvis vännationer), studentkåren eller kuratorskonventet. Vissa nationerna hade således handlingar i arkiven som härstammade från verksamheter vilka kunde betraktas som egna arkivbildare, och därför borde ha varit förtecknade för sig. Uplands nations arkivarie betraktade vid början av sin tid som arkivarie för nationen alla handlingar som härstammande från nationen. När arkivarien sedan utbildat sig till arkivarie hade nationens olika arkivbildare försökt hållas isär. Att man inte gjorde detta på vissa andra nationer visar att nationsarkivarierna saknade kunskaper om proveniensprincipen vilket skulle vara önskvärt att de hade för att underlätta återsökningen av handlingar.

Antalet avdelningar varunder korrespondens behandlades Huruvida man förtecknade korrespondens under en eller två avdelningar där man skilde mellan in- och utgående korrespondens varierade mellan nationerna. Gästrike-Hälsinge, Kalmar, Värmlands och Östgöta nation använde två

27 avdelningar för korrespondensen. Stockholms, Uplands och Västmanlands-Dala nation använde en. Södermanlands-Nerikes nation skilde fram till 1998 på in- och utgående korrespondens, men gjorde det inte längre (i alla fall inte för förstekuratorns korrespondens). Den senaste arkiverade korrespondensen var från 2001 eftersom mycket korrespondens sedan dess skett via e-post. Detta mönster gick igen hos Västgöta nation där man hade två arkivförteckningar, en äldre för 1900-talet och en nyare. I förteckningen från 1900-talet hade man två avdelningar för korrespondens, och i den nya en avdelning. Även hos Norrlands nation gick mönstret igen till viss del. Där hade man löst det så att inkommande handlingar förtecknades under avdelning E, sedan var E uppdelad under olika ämbetsmän (exempelvis var förstekuratorn E1). Under ämbetsmännen skildes sedan in- och utgående korrespondens åt. Att man följde denna princip kan enligt arkivarien ha haft att göra med e-postens inträde. Tidigare hade in- och utgående korrespondens ibland åtskiljts. På Västmanlands-Dala nation användes en avdelning och arkiveringen av korrespondens hade fallit lite mellan stolarna sedan e-post började användas. Göteborgs nation hade pärmar med enskilda ämbetsmäns korrespondens och inom dem skilde man enligt arkivarien förhoppningsvis mellan in- och utgående korrespondens. På Smålands nation var korrespondensen inte sorterad på något sätt och klara regler saknades. Därför skulle dessa handlingar organiseras upp inom en framtid. Gotlands nation saknade arkivförteckning och förmodligen skildes inte korrespondensen åt på detta sätt. Enligt arkivarien var korrespondensen förmodligen inte noggrant indelad. Att vissa nationer slarvade med att arkivera den moderna korrespondensen kan anses oroväckande då detta kan vara värdefullt bland annat för framtida forskning att ta del av. Här borde nationerna förbättra sina rutiner för dokumenthanteringen.

Användning av ämnesordnade serier I vilken omfattning ämnesordnade serier användes varierade mellan nationerna. Norrlands och Stockholms nation använde dem mycket. Att de användes ganska mycket på Norrlands nation berodde på att det fanns många spridda verksamheter för sig som skapade mycket handlingar och som hade existerat under lång tid. Vid intervjutillfället fanns det i 17 F-serier i Norrlands arkivförteckning. Hos Stockholms nation var avdelningen F den största med 11 serier. Anledningen till att handlingar hamnade under avdelning F var ibland för att de inte passade in någon annan stans. I de fall där avdelning F inte användes så mycket skulle det enligt arkivarierna ändå vara alltför svårt att hitta det man letade efter.

28 Användning av dator vid förtecknande De flesta nationer förtecknade inte arkivhandlingarna med hjälp av dator. Södermanlands-Nerikes nation hade lagt in arkivförteckningen i ett Microsoft Excel-ark och Uplands nation använde ett Microsoft Word-dokument. Arkivarien vid Uplands nation som till vardags var yrkesverksam som arkivarie trodde att ett förteckningsprogram ur ekonomisk synvinkel inte var att tänka på för en nation. Dock hade Värmlands nation köpt förteckningsprogrammet KLARA och upprättat arkivförteckningen i detta, samt skulle börja förteckna nya handlingar i det. Norrlands nation var också på väg att datorisera arkivförteckningen men var inte säkra på vilket program man skulle skaffa. Kalmar nation skulle föra över arkivförteckningen till dator när de slutfört ett större ordnings- och förteckningsarbete. Gästrike-Hälsinge och Västgöta nations arkivarier hade tänkt tanken att datorisera arkivförteckningen men hade insett att det skulle ta mycket tid.

Frekvens för tillförsel av handlingar i arkivet Hur ofta handlingar tillfördes nationernas arkiv varierade mycket mellan nationerna och typ av handlingar. Alla möjliga typer av handlingar arkiverades. Handlingar från kuratorsexpeditionen tillfördes ofta arkiven vid terminsslut i samband med att kuratorer byttes ut. Bokslutshandlingar arkiverades ofta i samband med att ett verksamhetsår var slut. Ofta var det så att handlingar kom till arkivet när kuratorerna inte hade plats för fler handlingar på expeditionen, och arkivarien blev då i regel kontaktad och fick ta hand om ett handlingsbestånd. Handlingar från kuratorsexpeditionen arkiverades ett fåtal år efter att de tillkommit. Orsaken till att de nyaste av dessa handlingar sparades på kuratorsexpeditionen var för att det gjordes mycket återsökningar i detta material. Handlingar från andra ämbetsmän och aktiviteter på nationen tillfördes mer sporadiskt eller löpande. Det var inte alltid som ämbetsmännen lämnade handlingar till arkivarierna utan dessa blev ibland tvungna att jaga upp handlingar. Detta visar att vissa nationer hade bristande dokumenthanteringsprinciper och att arkivarierna behöver bli bättre på att informera ämbetsmännen om att handlingar ska bevaras. Tydligen kände många arkivarier inte till denna rådgivande arbetsuppgift.

Handlingar som inte arkiverades Handlingar som inte var arkiveringsberättigade och sådant som arkivarien ansåg var ointressant arkiverades inte. Gallringsbara handlingar arkiverades inte alltid

29 heller (se ”Gallring av handlingar”). Kuratorer och ämbetsmän rensade också ibland bort handlingar som de inte ansåg var viktiga att arkivera. Utkast och minnesanteckningar arkiverades möjligen inte på alla nationer. Digitala handlingar arkiverades inte heller på många nationer. Det var också möjligt att vissa handlingar kastades till följd av att ämbetsmännen inte kände till att de skulle arkiveras, och detta utgjorde ett mörkertal. Att många nationer inte arkiverade digitala handlingar kan anses oroväckande då detta kan vara värdefullt bland annat för framtida forskning att ta del av. Här borde nationerna förbättra sina rutiner för dokumenthanteringen. Att vissa handlingar möjligen kastades för att ämbetsmännen inte visste att de skulle arkiveras visar återigen att vissa nationer kan ha brustit i dokumenthanteringsprinciperna, och att arkivarierna behöver bli bättre på att informera ämbetsmännen om att handlingar ska arkiveras.

Förekomst av dokumenthanterings- eller gallringsplaner Göteborgs, Kalmar, Norrlands, Södermanlands-Nerikes och Uplands nation hade planer över vilka handlingar som skulle arkiveras eller vad som skulle gallras. Kalmar nations plan behövde dock ses över eftersom verksamheten förändrats en del sedan den sist ändrades. Gästrike-Hälsinge, Smålands och Värmlands nation skulle upprätta liknande planer. Att sådana planer saknades hos många nationer kan anses negativt då de utgör ett viktigt hjälpmedel i organisationers arkivhantering.

Sparande av bokföringshandlingar Alla nationer sparade sina bokföringshandlingar i tio år, och bokföringshandlingar äldre än dessa sparades i regel från vart femte år. Dessa handlingar sparades oftast ordnat och betryggande. Hos Södermanlands-Nerikes nation låg dock vissa bokföringshandlingar i oordning på grund av bristande arkivhantering under en tioårsperiod. På Göteborgs nation varierade det om de sparades ordnat och betryggande eftersom det kunde vara rörigt i arkivet. Hos Östgöta nation var det tveksamt om bokföringshandlingarna var optimalt förvarade även om de inte löpte någon risk att förstöras. Att bokföringshandlingar inte alltid sparades ordnat och betryggande på vissa nationer var inte bra då detta bryter mot bokföringslagen, och är något som dessa nationer bör införa bättre rutiner för.

30 Gallring av handlingar Det såg ganska olika ut hos nationerna vad gällde regler och rutiner för gallring. Kalmar, Södermanlands-Nerikes och Uplands nation hade gallringsplaner. Stockholms nation hade ingen gallringplan men ändå regler rörande gallringen angivna i nationens arkivhandbok. Smålands nation skulle upprätta en gallringsplan och Kalmar nation skulle upprätta gallringsrutiner. Bokföringshandlingar som var äldre än tio år och inte kontrollår brukade gallras på de flesta nationer. Vad man i övrigt gallrade varierade. Huruvida gallringsbara handlingar förtecknades varierade. Gästrike-Hälsinge, Södermanlands-Nerikes, Västgöta och Östgöta nation förtecknade dessa handlingar precis som andra handlingar. Norrlands, Stockholms, Uplands och Värmlands nation förtecknade dem inte. På Kalmar nation förtecknades gallringsbara handlingar, men om man visste att de skulle gallras exempelvis samma eller nästföljande år förtecknades de inte lika noggrant, man skrev då kanske inte ned exakt varenda volym. Gästrike- Hälsinge, Uplands, Värmlands, Västgöta och Östgöta nation förde gallringsliggare där man skrev upp handlingar som hade gallrats.

Förekomst av digitala handlingar Nationerna hade oftast inte särskilt många digitala handlingar. Arkivariekonventet hade försökt få nationerna att börja arkivera sina handlingar digitalt, men detta var något som flera nationer ville undvika med tanke på de problem det kunde medföra. Handlingar som ändå var digitala var oftast fotografier och korrespondens. De digitala handlingarna skulle egentligen arkiveras manuellt, men det skedde inte alltid på alla nationer. Detta kan ställa till problem om man inte gör upp strategier för hur man ska kunna långtidsbevara dessa, varför nationer som har digitala handlingar antingen borde göra upp strategier för långtidsbevarande eller se till att bevara de digitala handlingarna manuellt (se ”Handlingar som inte arkiverades”). Inga nationer hade planerat att införa processorienterad arkivredovisning. Nästan samtliga arkivarier förutom Norrlands och Uplands nations arkivarier (som var yrkesverksamma arkivarier) visste inte heller vad det var. Norrlands nations arkivarie hade lekt med tanken om det skulle vara möjligt men hade insett att det förmodligen skulle kräva professionellt kunnande för att kunna införa detta. Om nationerna skulle införa denna typ av arkivredovisning trodde Uplands nations arkivarie att det kunde dröja mycket länge innan det blev genomfört, och ansåg att många nationer dessutom var bekväma på så sätt att man ville fortsätta använda samma gamla serier och stoppa in handlingarna i. Att nationerna kommer införa processorienterad arkivredovisning verkar osannolikt. Om det kommer genomföras lär det dröja, och nationerna kommer i så fall förmodligen bli tvungna

31 att anlita professionell hjälp för detta. Visserligen kan det diskuteras om det verkligen är rationellt att fortsätta använda det allmänna arkivschemat. Detta kan dock anses lämpligt då nationerna är föreningar och inte skyldiga att sköta sina arkiv på något särskilt sätt, och för att de äldre metoderna fungerar också.

Sökhjälpmedel till arkiven Alla nationer förutom Gotlands nation hade arkivförteckningar som kunde användas som sökhjälpmedel. Smålands nations arkivförteckning var som nämnts tidigare ganska enkel till sitt utförande. Värmlands nations arkivredovisning innehöll en omfattande inledning. Denna innehöll redogörelser för nationens historik, organisation och verksamhet samt en sammanställning över relevant bakgrundslitteratur, ordlista och sökingångar till arkivet. Arkivarierna vid Gotlands, Kalmars och Östgöta nation ansåg dock att sökhjälpmedel inte var nödvändiga då arkiven var så små.

Personer som hade rätt att ta del av handlingar Hos vissa nationer fanns det ingen stadgad rätt för andra än nationens medlemmar att ta del av handlingar, men om det kom förfrågningar från allmänheten gjorde förstekuratorn eller arkivarien en bedömning som i praktiken alltid godkändes. Undantag kunde vara om det var påkallat att neka åtkomst av handlingar med hänsyn till enskildas personliga eller ekonomiska förhållanden, exempelvis i stipendieansökningar. Vissa nationer hade inga stadgade regler om vilka som hade rätt att ta del av handlingar utan sunt förnuft styrde. Annars fanns det ingenting i arkiven som var direkt hemligt. Förfrågningar gick genom förstekuratorn eller arkivarien som tog fram handlingarna.

Arkivariernas beskrivning av arkivets funktioner En del arkivarier lyfte fram arkivets funktion som nationens minne, och att det bevarade nationens historia. En del arkivarier lyfte fram arkivets betydelse då man behövde gå tillbaka och titta på äldre ekonomiska handlingar av ekonomisk- administrativa skäl. En del nämnde också forskningspotentialen. Nationernas arkiv innehöll handlingar som kunde vara intressanta för de som ville veta mer om student- och nationslivets historia, exempelvis historiker och kulturantropologer. Nationsarkiven kunde också vara en guldgruva för släktforskare och då främst inskrivningshandlingar. Exempelvis fanns det hos Stockholms nation en stor fotografisk porträttsamling som användes av många släktforskare. Några

32 arkivarier nämnde också arkivets betydelse för dagens ämbetsmän som kunde ha nytta av att gå tillbaka i arkivet och få kunskaper om hur nationen bedrivits förut, och därigenom få kunskaper om hur man kunde utveckla verksamheten idag. Något annat som vissa arkivarier också nämnde var personer som för länge sedan varit engagerade i nationen och som ville ha fram handlingar från tiden när de var studenter. Det verkade som om många av arkivarierna inte hade så bra koll på alla de funktioner som föreningsarkiv fyller, det vill säga både exempelvis juridisk- administrativa funktioner och kulturarvsfunktionen. Detta är möjligtvis något som arkivarierna borde bli mer informerade om, och de övriga nationsaktiva också. Detta för att arkivens roll i nationslivet ska bli mer uppmärksammat för att i högre grad kunna införliva tidigare generationers erfarenheter i den nuvarande verksamheten. Allt för att berika dagens verksamhet. Att nationerna på sina hemsidor inte hade någon information alls om arkiven var inte bra och visade att nationerna inte kände till vilket intresse allmänheten skulle ha kunnat ha av dessa. Nationernas arkiv borde ”marknadsföras” för exempelvis forskare med tanke på deras forskningspotential. Undantaget var Värmlands nation som gjorde detta på sin hemsida, men där var texten skriven av en före detta arkivarie som var yrkesverksam som arkivarie och som lär ha insett att arkivet kunde vara intressant för allmänheten. Information om nationens arkiv på hemsidan skulle också fylla funktionen att göra nationens medlemmar mer medvetna om arkivets betydelse bland annat i verksamheten.

Frekvens för framtagning av handlingar Hos de flesta nationer behövde handlingar tas fram sällan. Oftast skedde det ett fåtal gånger per termin. Undantagen var Södermanlands-Nerikes nation där förfrågningar kom nästan en gång i veckan och Värmlands nation som fick förfrågningar ungefär tre gånger i månaden. De som frågade efter handlingar kunde vara vilka som helst men utgjordes ofta av nuvarande eller tidigare nationsaktiva eller deras släktingar. Typen av handlingar som efterfrågades kunde variera mycket. Men exempelvis kunde det ibland vara ämbetsmän som behövde titta i ekonomiska handlingar, protokoll eller matriklar. Kuratorer tog dock ofta fram handlingar själva då även de hade möjlighet att komma in i arkivlokalerna. Handskrifts- och musikenheten på Carolina Rediviva fick dock förfrågningar ganska ofta om nationernas äldre handlingar, och då främst om inskrivningsmatriklar. En särskild grupp av personer som ibland efterfrågade äldre

33 nationshandlingar hos Carolina Rediviva var personer som forskade om nationernas historia, vilket oftast var studenter. 33

Arkivens utnyttjande vid forskning Nationernas arkiv användes inte mycket till forskning. De förfrågningar som ändå gjorts hade i regel kommit från historie- och släktforskare. Nationernas äldre arkiv hos Handskrifts- och musikenheten på Carolina Rediviva användes dock betydligt mer till forskning. Där inkom det förfrågningar ganska ofta om nationernas äldre handlingar, och då främst inskrivningsmatriklar. En grupp av personer som ibland efterfrågade äldre nationshandlingar hos Carolina Rediviva var personer (oftast studenter) som forskade om nationernas historia. 34 Något man kan hävda angående nationsarkivens användning för forskning är att man kan hitta mycket handlingar relevanta för student- och universitetshistoria. Likaså kan nationernas arkiv utgöra en guldgruva för släktforskare med äldre inskrivna släktingar.

Hjälp till forskare För att få tillgång till handlingar ur nationernas arkiv kontaktade man arkivarien och nämnde vilka handlingar man var intresserad av eller bokade ett möte när man kunde träffas. Arkivarierna hade inga fasta arbetstider utan hjälpte till när de hade tid. Kontaktuppgifterna till arkivarierna fanns endast i ett fåtal fall utskrivna på nationernas hemsidor, varför det vanligaste ändå var att man fick kontakta förstekuratorn vars kontaktuppgifter alltid fanns angivna på hemsidan, som sedan vidarebefordrade meddelandet till arkivarien. Orsaken till att ämbetsmännens mailadresser i regel inte fanns utskrivna på nationernas hemsidor var att man ville undvika spam. I vissa fall kunde även kuratorn eller bibliotekarien hjälpa till även om de hade sämre kännedom om hur arkivet fungerade. Forskarplatser fanns oftast inte i själva arkivlokalerna, men däremot kunde man i regel sitta i nationernas bibliotek. Alla nationer kunde erbjuda kopior av handlingar, även om man kunde få betala för det.

33 Telefonkonversation med Handskrifts- och musikenheten vid Carolina Rediviva [2010-05-17]. 34 Telefonkonversation med Handskrifts- och musikenheten vid Carolina Rediviva [2010-05-17].

34 Arkivlokalernas utseende och innehåll De flesta arkivlokalers storlek kan ha varit runt 10-15 kvadratmeter. Sedan fanns det enstaka lokaler som var större eller mindre. Norrlands, Stockholms, Värmlands och Västmanlands-Dala nations arkivlokaler var jämförelsevis stora, även om de också innehöll mycket böcker. Gotlands, Kalmar och Uplands arkivlokaler var jämförelsevis små. Norrlands är den största nationen vad gäller medlemsantal och hade ett av de största arkivbestånden. Enligt arkivarien på denna nation berodde detta dock på att man inte hade gjort någon deposition på minst 100 år. Gotlands och Kalmar nation är jämförelsevis små nationer i antalet medlemmar. Göteborgs nation är dock den minsta nationen men hade inte det minsta arkivet. Något tydligt samband mellan nationens storlek i medlemmar och mängden handlingar i arkivlokalen fanns således inte. På vilket våningsplan arkivlokalerna låg varierade. Gotlands, Göteborgs, Norrlands, Smålands och Stockholms nation hade sina arkiv i källaren. Värmlands och Östgöta nation hade dem på vinden. Gästrike-Hälsinge, Uplands och Västgöta nation hade dem på bottenvåningen. Kalmar och Västmanlands-Dala nation hade dem på övervåningen. Södermanlands-Nerikes hade en del av handlingarna i en källarlokal och en del i anslutning till biblioteket på bottenvåningen. Detta för att det blivit en översvämning i källarlokalen vilken var den egentliga arkivlokalen. Även Gästrike-Hälsinge nation hade två arkivlokaler varav den ena innehöll trycksaker och fungerade som ett arbetsrum för arkivarierna och den andra var den egentliga arkivlokalen. Hur lämpliga lokalerna var ur arkivsynpunkt varierade. Ungefär hälften av arkivlokalerna innehöll vattenrör. Några arkivlokaler innehöll även fönster. Att två arkivlokaler låg uppe på vinden var inte bra ur brandsynpunkt då elden vid brand alltid söker sig uppåt. Förmodligen fanns de enda brandsäkra arkivlokalerna hos Kalmar och Västmanlands-Dala nation. Norrlands, Smålands, Stockholms, Södermanlands-Nerikes, Värmlands och Östgöta nations arkivlokaler var inte brandsäkra. Att de nuvarande arkivlokalerna användes som arkivlokaler var i regel för att det var de lokaler som fanns tillgängliga. De var inte planerade i förväg att användas som arkivlokaler och därför var de ibland olämpliga för detta ändamål. Detta är förstås inte bra men kanske oundvikligt då nationerna inte har möjlighet att använda bättre arkivlokaler. Gästrike-Hälsinge, Norrlands och Västgöta nation hade kompaktsystem i arkivlokalen. Norrlands, Stockholms, Västgöta och Västmanlands-Dala nation hade också mycket böcker i arkivlokalen. Vissa av nationernas arkiv var relativt oordnade. Ungefär hälften av nationsarkiven hade mycket pärmar i arkivet vars innehåll inte flyttats över till arkivkartonger, och dessa utgjorde kanske hälften av hyllbeståndet. I vissa nationsarkiv var arkivkartongerna inte ordentligt fyllda. Hos ett fåtal nationer förekom gem, plastfickor och annat icke arkivbeständigt material i arkivboxarna. Dessa brister är inte bra och visar att arkivarierna behöver få bättre kunskaper om arkivhantering. Något som var vanligt var att pärmregister förekom

35 i boxarna. Uplands nations arkivarie som var professionell arkivarie brukade själv låta dessa följa med i arkivkartongen. Arkivarien var medveten om att pärmregister inte var arkivbeständiga men tyckte det var lättare att göra på detta sätt och att det därför var bättre. Detta är något som kan diskuteras då det kan förstöra handlingarna. Norrlands, Stockholm, Södermanlands-Nerikes, Uplands, Värmlands, Västmanlands-Dala och Östgöta nation hade prydliga datorskrivna etiketter med volymsignum etc. på arkivkartongerna.

Skånelandens nation Skånelandens nation grundades 1964 som en ”symbolisk” nation utan egentlig nationsverksamhet, som ett alternativ för studenter som inte ville ta del av nationslivet. Nationen hör inte ihop med Uppsala studentkår utan utgör i likhet med övriga nationer en egen sammanslutning som själv sköter sin verksamhet. Nationens enda verksamhet är upptagande av medlemmar och finns inte representerad i kuratorskonventet. Hela verksamheten sköts av en ideellt arbetande student och nationens handlingsbestånd är minimalt i jämförelse med andra nationers. Nationens handlingar består av ett antal lådor med inskrivningshandlingar samt en pärm innehållande protokoll och andra handlingar. Någon direkt arkivhantering förekommer således inte. I likhet med övriga nationer har dock nationen äldre handlingar som förvaras på Carolina Rediviva. När kår- och nationsobligatoriet avskaffas kommer nationen förmodligen att upphöra och vad som ska hända med nationens arkivbestånd är i skrivande stund oklart. 35

35 Wikipedia , den svenska versionen, gå till: Skånelandens nation [2010-04-26] och telefonkonversation med koordinator vid Skånelandens nation [2010-04-26].

36 Slutdiskussion

De funktioner som nationernas arkiv fyllde var i stort sett samma funktioner som andra föreningsarkiv. Det vill säga göra det lättare att komma åt äldre handlingar som kan komma till nytta i juridiska sammanhang och andra administrativa göromål, bevara nationens minne och spara handlingar för forskningsändamål. Till skillnad från andra föreningsarkiv fyllde nationernas arkiv också funktionen att fungera som stöd för ämbetsmän vilka ville få tips om hur man kunde driva nationen idag på olika sätt. Riktlinjerna som nationerna generellt följde rörande arkivhanteringen var samma regler och praxis som för föreningsarkiv. Det vill säga bland annat användande av allmänna arkivschemat och övrig svensk arkivstandard. Sedan hade många nationer stadgar för arkivarieämbetet som specificerade arkivariens arbetsuppgifter. De metoder som nationerna använde i arkivhanteringen varierade en aning. Vad gäller hur bra arkivhanteringen sköttes så kan det generellt sägas att den sköttes något bristfälligt, även om det varierade mellan nationerna. Även om de till större delen följde lagstiftningen för föreningsarkiv och använde det allmänna arkivschemat och så vidare så utfördes arkivhanteringen ändå inte helt bra. Detta för att de flesta av nationernas arkivarier inte var professionella arkivarier och därför inte hade alla kunskaper som krävdes för att ordna och förteckna arkiv precis som man skulle göra. Ändå kunde de utföra det någorlunda bra. Frågan är då om detta är tillräckligt. Det enda lagen säger om föreningsarkiv är att en del av den ekonomiska redovisningen måste sparas i tio år. Om detta sköts tillfredsställande borde väl nationernas arkivhantering skötas som den ska, kan man kanske tycka. Självklart är det viktigaste att man följer lagen, men sedan ska man komma ihåg att en väl fungerande arkivhantering även fyller andra funktioner. För att exempelvis underlätta för forskningen är det ändå viktigt att nationernas arkiv sköts på ett tillfredsställande sätt som inte bara uppfyller kraven i lagen. Nu är det dock så att nationerna är föreningar och liksom många andra föreningar har de ur ekonomisk synvinkel förmodligen inte möjlighet att rekrytera professionell kompetens för detta. Då blir det helt enkelt nödvändigt att låta outbildade personer ta hand om detta. Ett annat problem är att vissa nationsarkivarier verkar ha valt att bli arkivarier i sina nationer mest för

37 ämbetsmannaförmånernas skull och inte tar ämbetet på så stort allvar. Således kan man anse att nationerna borde bli mer nogräknade med vem som väljs som arkivarie. Men detta är man ändå förmodligen i nationernas landskap där nationsstyrelsen väljer ut den de anser vara lämpligast. Problemet här är att vissa nationer kan ha problem med att rekrytera ämbetsmän och att man om det inte finns någon lämplig kandidat hellre väljer någon olämplig än ingen alls, eftersom arkivhanteringen förmodligen skulle bli ännu mer lidande av att nationen saknade en arkivarie. I en sådan situation kan det anses vara för mycket att kräva av nationerna att de skulle sköta sina arkiv på samma sätt som professionella arkivarier gör. Följaktligen sköts nationernas arkivhantering tillräckligt tillfredsställande inom de möjliga ramarna. Ändå finns det ett fåtal saker som skulle kunna förbättras. Hos ett fåtal nationer sparades inte bokföringshandlingar ordnat och betryggande, vilket är olagligt. Det skedde inte alltid att ämbetsmännen lämnade sina handlingar till arkivarierna utan dessa fick ibland jaga upp handlingar. Många nationer arkiverade inte digitala handlingar. Det kunde ske att vissa handlingar kastades för att ämbetsmännen inte visste att de skulle arkiveras. Dokumenthanterings- eller gallringsplaner saknades hos många nationer. Vissa nationer hade också handlingar i arkiven som härstammade från verksamheter vilka kunde betraktas som egna arkivbildare, och inte var förtecknade för sig. Likaså var vissa av nationernas arkiv relativt oordnade. Ungefär hälften av nationsarkiven hade mycket pärmar i arkivet vars innehåll inte flyttats över till arkivkartonger, och dessa utgjorde kanske hälften av hyllbeståndet. I vissa nationsarkiv var arkivkartongerna inte ordentligt fyllda. Hos ett fåtal nationer förekom gem, plastfickor och annat icke arkivbeständigt material i arkivboxarna. Det verkade även som om många av arkivarierna inte hade så bra koll på alla de funktioner som föreningsarkiv fyller, det vill säga både exempelvis juridisk- administrativa funktioner och kulturarvsfunktionen. Alla dessa brister är inte bra och skulle kunna åtgärdas genom att arkivariekonventet informerade sina medlemmar om dessa punkter och att arkivarierna såg till att informera de övriga ämbetsmännen om vilka handlingar som ska bevaras. Man ska dock tänka på att nationernas arkiv ständigt är i förändring och att situationen som den såg ut hos varje nation då studien gjordes kommer att se annorlunda ut inom en snar framtid. Därför ska inte studiens resultat ses som en beskrivning av den rådande situationen utan en översikt över hur det har sett ut vid ett visst tillfälle, och att den aktuella situationen eventuellt kan tänkas påminna om detta. Då ämbetsperioden för nationernas arkivarier var kort hade flera av arkivarierna jag intervjuade inte varit arkivarier särskilt länge, medan andra blivit omvalda upprepade gånger och innehaft ämbetet i flera år. Kunskaperna hos arkivarier på de enskilda nationerna som jag redovisat dem i studien förändras därför också ständigt och påverkar hur bra nationens arkivhantering fungerar.

38 En nationsarkivaries uppfattning om arkivet och hur det bör skötas påverkar hur han eller hon hanterar handlingarna och utför sitt arbete i allmänhet. I förlängningen påverkar detta också andra människors uppfattning av arkivens innehåll. Eftersom nationernas arkivarier inte har någon professionell utbildning och inte utför sina ämbeten på ett professionellt sätt finns risken att uppfattningen av arkivens innehåll blir snedvriden. Men detta är kanske oundvikligt. Att sedan vissa arkivarier nästintill misskötte sina ämbeten är inte bra och kan leda till stora konsekvenser för andra människors uppfattningar om arkivens innehåll och betydelse. Lars Olof-Welanders uppfattning att det internt inom folkrörelser är ovanligt med bestämmelser rörande arkivvården kunde endast i viss mån anses stämma in här. Detta för att vissa nationer faktiskt hade stadgar som styrde vad arkivarien skulle göra. Att gallring ofta inte sker på ett genomtänkt sätt och att särskilda rutiner för att styra arkivbildningen oftast saknas stämde bara till viss del överens vad gäller nationerna eftersom ungefär hälften av nationerna hade dokumenthanterings- eller gallringsplaner. Att det angående föreningars arkivlokaler kan se både bra och dåligt ut stämde överens med nationerna, där vissa hade bra arkivlokaler och andra sämre. Några stödinsatser i likhet med de arkivinstitutioner som Welander nämner fanns inte för nationerna, men däremot arkivariekonventet, som dock också utgjordes av nationsarkivarier vilka kanske inte kan mer än den hjälpbehövande arkivarien. Arkivariekonventet kunde emellertid liknas vid Folkrörelsernas arkivförbund som är ett samarbetsorgan för arkivinstitutioner. Sedan fanns Carolina Rediviva som tog emot depositioner av nationerna i likhet med arkivinstitutioner som tar emot depositioner från föreningar. Tore Johanssons uppfattning att organisationer endast undantagsvis ägnat någon uppmärksamhet åt arkivfrågor i sina stadgar och arbetsordningar stämde inte riktigt in på nationernas arkivhantering då flera av dessa hade dokumenterade regler angående detta. Att det i sista hand är de enskildas kunskaper och motivation som avgör vilka resultat som uppnås stämde in på nationerna då vissa nationer hade engagerade arkivarier vilka tog tag i arkivhanteringen på ett ambitiöst sätt vilket ledde till bra resultat, medan andra inte skötte ämbetet lika bra. Att arkivbildningen och förvaringen av handlingar hos föreningar på det lokala planet kännetecknades av stor splittring stämde inte med nationerna då alla dessa hade egna arkivlokaler där alla inaktuella handlingar fanns samlade. Birger Steckzéns uppfattning att många föreningsarkiv förstörs stämde inte in på nationerna då alla dessa sparade sina handlingar på ett någorlunda organiserat sätt. Otto Nilssons uppfattning att man som arkivarier i föreningar ibland väljer olämpliga personer stämde in på nationerna. Anneli Sundqvists slutsats att många av de äldre enskilda arkiven i Sverige bevarats genom att de överlämnats till olika offentliga institutioner som universitets- och skolbibliotek, museer och senare de offentliga

39 arkivinstitutionerna stämde överens med nationerna då samtliga nationer överlämnat handlingar till Carolina Rediviva som är ett universitetsbibliotek. Fia Ewalds uppfattning att många arkivarier haft en undermedveten föreställning om att en arkivbildare motsvaras av ett arkiv som i sin tur motsvaras av en arkivförteckning kan möjligen stämma överens hos de flesta nationer med undantag av Västgöta nation som hade två arkivförteckningar, en äldre för 1900- talet och en nyare. Här har man alltså följt Ewalds rekommendation att upprätta flera arkivförteckningar för olika perioder. Frågan är bara om det var olika arkiv som hade förtecknats och om dessa hängde ihop kronologiskt och processuellt. Ewalds uppmaning att man ska avsluta arkiv när verksamheten omorganiseras hade efterlevts av Gästrike-Hälsinge, Norrlands, Södermanlands-Nerikes och Uplands nation som alla hade tidigare existerande nationers arkiv som var förtecknade för sig. Att det finns negativa avvikelser från denna uppfattning som att det inte finns någon arkivförteckning alls stämde överens med Gotlands nation som saknade arkivförteckning. Förmodligen har man bortsett från studentnationer i tidigare studier om arkivhanteringen hos föreningar i generell mening, då utformningen av nationernas arkivhantering inte alltid stämde in på studierna över hur föreningsarkiv i generell mening sköts. Vissa tendenser i hur andra föreningsarkiv sköts gick även att se i nationernas arkivhantering, medan det ibland såg annorlunda ut. Orsaken till detta kan möjligen sökas i nationernas särställning som organisation. Man kan säga att nationerna utgjorde en särskild typ av förening, men som ändå skötte sina arkiv enligt samma mönster som övriga föreningar i Sverige. Precis som övriga föreningsarkiv kunde nationerna exempelvis samarbeta med andra arkivverksamma och deponera sitt arkivmaterial, skillnaden var dock att detta istället skedde inom Uppsala universitet och dess nationsvärld. I vilket fall har tidigare forskning om föreningsarkiv inte tagit hänsyn till att det finns fler föreningstyper än de traditionella, vilket kan vara värt att tänka på när man tar del av denna forskning. Avslutningsvis kan sägas att nationernas särställning som organisation kan ge nya perspektiv på arkivhantering, och då inte bara inom föreningar.

40 Sammanfattning

Syftet med denna uppsats har varit att redogöra för hur arkivhanteringen ser ut på de 14 studentnationerna i Uppsala. Detta är relevant att undersöka för att utöka forskningen inom det som Berndt Fredriksson kallar ”empirisk arkivvetenskap”, där man undersöker de faktiska förhållandena vad gäller bestånd av handlingar, arkivbildare eller arkivverksamheten och dess förutsättningar i allmänhet. En ytterligare anledning till varför detta är intressant att undersöka är att nationernas arkiv intar något av en särställning som föreningsarkiv, och för att deras arkivarier intar en särställning ur professionell synvinkel då de i regel utgörs av studenter som saknar arkivarieutbildning. Min huvudsakliga frågeställning har fokuserat på varför arkivhanteringen på Uppsalas studentnationer såg ut som den gjorde. Utifrån denna fråga valde jag ut frågor där jag undersökte hur arkivbestånden, arkivredovisningarna och arkivlokalerna såg ut, vad nationernas arkiv fyllde för funktioner, hur riktlinjerna såg ut och hur den löpande arkivhanteringen sköttes samt hur arkivariernas hantering av arkivhandlingarna påverkade förståelsen av arkivens innehåll. Den främsta metoden jag använt i studien är halvstrukturerade intervjuer. Jag har besökt samtliga nationer där jag har intervjuat deras arkivarier och tittat på deras arkivlokaler. När jag genomfört intervjuerna har jag först frågat arkivarien om hans eller hennes utbildning för uppdraget och hur han eller hon arbetar samt övriga frågor om ämbetet. Sedan har jag ställt frågor om arkivets struktur, ålder, omfång, innehåll, besöksfrekvens och så vidare. Jag har också själv granskat arkivredovisningen, arkivhandlingarna och själva arkivlokalen. Under själva intervjun har jag använt ett häfte med 41 frågor som jag ställt och sedan antecknat svaren jag fått. Efter att ha gjort intervjuerna sammanställde jag undersökningen främst utifrån detta material. Vad jag har lyft fram i undersökningen är främst de generella dragen om hur nationernas arkivhantering såg ut. De funktioner som nationernas arkiv fyllde var i stort sett samma funktioner som andra föreningsarkiv. Det vill säga göra det lättare att komma åt äldre handlingar som kan komma till nytta i juridiska sammanhang och andra administrativa göromål, bevara nationens minne och spara handlingar för forskningsändamål. Till skillnad från andra föreningsarkiv fyllde nationernas arkiv också funktionen att fungera som stöd för ämbetsmän och andra vilka ville ha tips om hur man kunde driva nationen idag på olika sätt. Riktlinjerna som nationerna

41 generellt följde rörande arkivhanteringen var samma regler och praxis som för föreningsarkiv. Det vill säga bland annat användande av allmänna arkivschemat och övrig svensk arkivstandard. Sedan hade många nationer stadgar för arkivarieämbetet som specificerade arkivariens arbetsuppgifter. De metoder som nationerna använde i arkivhanteringen varierade en aning. Vad gäller hur bra arkivhanteringen sköttes så kan det generellt sägas att den sköttes något bristfälligt, även om det varierade mellan nationerna. Även om de till större delen följde lagstiftningen för föreningsarkiv, använde det allmänna arkivschemat och så vidare så utfördes arkivhanteringen ändå inte helt bra. Detta för att de flesta av nationernas arkivarier inte var professionella arkivarier och därför inte hade alla kunskaper som krävdes för att ordna och förteckna arkiv precis som man skulle göra. Ändå kunde de utföra det någorlunda bra. Även om nationernas arkivhantering var något bristande är det dock så att nationerna är föreningar och liksom många andra föreningar har de ur ekonomisk synvinkel förmodligen inte möjlighet att rekrytera professionell kompetens för detta. Då blir det helt enkelt nödvändigt att låta amatörer ta hand om detta. Ändå finns det ett fåtal saker som skulle kunna förbättras. Förmodligen har man bortsett från studentnationer i tidigare studier om arkivhanteringen hos föreningar i generell mening, då utformningen av nationernas arkivhantering inte alltid stämde in på studierna över hur föreningsarkiv i generell mening sköts. Nationernas särställning som organisation kan ge nya perspektiv på arkivhantering, och då inte bara inom föreningar.

42 Käll- och litteraturförteckning

Otryckt material Arkivariekonventets A-Ö – En guide för antikvarier och arkivarier (opublicerat kompendium sammanställt 2001 av Arkivariekonventet i Uppsala).

Riksarkivet. URL: http://www.riksarkivet.se [2010-05-13]. Folkrörelsernas arkivförbund. URL: http://www.faf.nu [2010-05-13]. Kuratorskonventet. URL: http://www.kuratorskonventet.se [2010-05-17]. Wikipedia , den svenska versionen. URL: http://sv.wikipedia.org/wiki/Portal:Huvudsida [2010-04-26].

Studiebesök hos och intervju med arkivarie vid Gotlands nation [2010-05-21]. Studiebesök hos och intervju med arkivarie vid Gästrike-Hälsinge nation [2010- 04-19]. Studiebesök hos och intervju med arkivarie vid Göteborgs nation [2010-05-10]. Studiebesök hos och intervju med arkivarie vid Kalmar nation [2010-04-11]. Studiebesök hos och intervju med arkivarie vid Norrlands nation [2010-04-29]. Studiebesök hos och intervju med arkivarie vid Smålands nation [2010-04-12]. Studiebesök hos och intervju med arkivarie vid Stockholms nation [2010-04-22]. Studiebesök hos och intervju med arkivarie vid Södermanlands-Nerikes nation [2010-04-15]. Studiebesök hos och intervju med arkivarie vid Uplands nation [2010-05-04]. Studiebesök hos och intervju med arkivarie vid Värmlands nation [2010-04-19]. Studiebesök hos och intervju med arkivarie vid Västgöta nation [2010-05-05]. Studiebesök hos och intervju med arkivarie vid Västmanlands-Dala nation [2010- 04-22]. Studiebesök hos och intervju med arkivarie vid Östgöta nation [2010-05-21]. Telefonkonversation med före detta arkivarie vid Göteborgs nation [2010-05-15]. Telefonkonversation med Handskrifts- och musikenheten vid Carolina Rediviva [2010-05-17]. Telefonkonversation med koordinator vid Skånelandens nation [2010-04-26].

43 Konversation via e-post med Kårjuristerna [2010-03-14 till 2010-03-17]. Konversation via e-post med tidigare arkivarie vid Stockholms nation [2010-04- 23 till 2010-05-03].

Tryckt material Bergman, Mats och Montelius, Jan-Olof (1977), Nationshusen i Upsala: En beskrivning tillägnad Upsala Universitet vid dess 500-årsjubileum . Uppsala: Upsala studenters jubileumskommiterade. Ewald, Fia (1997), ”Arkivbildarbegreppet och proveniensprincipen under press?”, i Arkiv, samhälle och forskning , 1997:3, s. 29-43. Ewald, Fia (1992), ”Proveniensprincipen i teori och praktik i de enskilda arkiven”, i Arkiv, samhälle och forskning , 1992:3, s. 7-32. Fredriksson, Berndt (2002), ”Arkivvetenskap – historia och framtid”, i Arkiv, samhälle och forskning , 2002:2, s. 77-95. Gillham, Bill (2008), Forskningsintervjun – tekniker och genomförande . Lund: Studentlitteratur. Högberg, Louise (2004), Arkivera – bevara föreningens historia . Stockholm: Bilda förlag. Johansson, Tore (1976), ”Folkrörelsernas arkivsituation” i Arkiv, samhälle och forskning , 1976, s. 45-53. Nilsson, Otto (1962), ”Föreningsarkiven, en försummad angelägenhet” i Dala- Demokraten , 1/6 1962, s. 4. Sundqvist, Anneli (2001), Det svenska föreningslivet och dess arkiv . Ramsele: RA/SVAR. Steckzén, Birger (1960), ”De enskilda arkiven – en kulturegendom” i Svenska Dagbladet , 12/5 1960, s. 4. Welander, Lars-Olof (1988), ”Folkrörelsearkivsektorn” i Arkiv, samhälle och forskning , 1988, s. 31-43.

44 Bilaga 1: intervjufrågor

Arkivarieämbetet

• Är du student? • Hur tillsattes du som arkivarie och för hur länge? (samt hur länge har du varit arkivarie?) • Får du något betalt eller något annat? • Har du fått någon upplärning för det här ämbetet? • Vilka är dina arbetsuppgifter? • Samarbetar du med arkivarier från andra nationer eller dylikt? • Hur mycket jobbar du? • Är det bara du som är arkivarie för den här nationen? (om nej, utför ni samma arbetsuppgifter samt vet du om den andre arkivarien är student?)

Arkivbeståndet

• Hur stort är arkivet? • Vad innehåller arkivet för handlingar? • Innehåller arkivet bara handlingar från den här nationens verksamhet? • Hur långt bakåt/framåt i tiden sträcker sig arkivet? (bland annat handlingarna i arkivlokalen) • Hur är arkivet strukturerat/ordnat/förtecknat? • Har ni digitala handlingar? (planerar nationen att införa processorienterad arkivredovisning?) • Finns alla nationens handlingar i arkivlokalen? • Varför används just den här lokalen som arkivlokal? • Hur länge har arkivet funnits här?

45 Ordnings- och förteckningsprinciper m.m.

• Hur ordnas/förtecknas nya handlingar? (finns dokumenterade regler samt regler över annat?) • Har du problem med att avgränsa handlingarna efter proveniens? • Behandlas korrespondens under en eller två avdelningar? • Använder du ämnesordnade serier mycket? (hur hittar man annars handlingar från ett visst ämne?) • Förtecknas handlingar med hjälp av dator? (vilket program används i så fall?) • När hamnar handlingar i arkivet? • Hur ofta får du in handlingar du ska ordna/förteckna? (vilken typ av handlingar?) • Finns det handlingar som inte arkiveras? • Finns någon dokumenthanteringsplan, arkivbildningsplan eller gallringsplan? • Sparar ni bokföringshandlingar i tio år och på ett ordnat och betryggande sätt? • Vad gallrar ni? (av det som har arkiverats) • Förtecknar ni gallringsbara handlingar? (och i så fall hur?) • Brukar ni deponera handlingar någon annan stans?

Användning av arkivet

• Har arkivet några sökhjälpmedel? • Vilka har rätt att ta del av handlingar? • Vilka funktioner fyller arkivet? (samt vilka personer skulle kunna ha nytta av arkivet?) • När behöver handlingar tas fram? • Hur ofta behöver handlingar tas fram? • Vilka typer av handlingar brukar tas fram? • Vilka slags personer frågar efter handlingar? • Används arkivet till forskning och vilken typ av forskning? • När kan man få hjälp? Finns forskarplatser? • Hur begär man fram handlingar? • Kan man få kopior av handlingar?

46