Innkalling Og Sakspapirer
Total Page：16
File Type：pdf, Size：1020Kb
DigiRogaland Til styringsgruppens medlemmer Forprosjekt Samordnet regional digitalisering/DigiRogaland Stavanger, 17 april 2018 Innkalling til møte i Forprosjekt samordnet regional digitaliserings styringsgruppe Det innkalles med dette til møte i styringsgruppen 24. april 2018, kl. 14.00 – 16.00, i Sola kommunes lokaler. Dagsorden: Nr Sak Saksunderlag Type sak 09/18 Godkjenning av dagsorden Godkjenning 10/18 Godkjenning av referat fra møte Referat Godkjenning 14. februar 2018 11/18 Status om arbeidet i Notat/Presentasjon Orientering ressursgruppen og sekretariatet i møte 12/18 Navneendring Notat/Presentasjon Beslutning i møte 13/18 Modell som inkluderer hele Notat/Presentasjon Beslutning Rogaland i møte 14/18 Gjennomføring av felles Notat/Presentasjon Beslutning informasjonsmøte for alle i møte kommuner i Rogaland 15/18 Informasjon om nasjonale Notat/Presentasjon Orientering prosjekter i møte 16/18 Eventuelt Vel møtt! Med vennlig hilsen Per Kristian Vareide Vedlegg 1 DigiRogaland NR SAK TEMA 09/18 Godkjenning av dagsorden Godkjenning Forslag til vedtak: Dagsorden godkjennes NR SAK TEMA 10/18 Godkjenning av referat fra møte 14. februar Godkjenning 2018 Forslag til vedtak: Referatet godkjennes NR SAK TEMA 11/18 Status om arbeidet i ressursgruppen og Orientering sekretariatet Sekretariatet og ressursgruppen har siden sist møte i februar 2018 jobbet med følgende saker: - Det er etablert og sendt ut et informasjonsskriv til alle kommuner i Rogaland hvor vi informerer om status i prosjektet og mulighet for involvering og påvirkning. Informasjonsskrivet har fått positiv mottakelse og noen kommune har allerede vært i kontakt for å få mer informasjon - Det er etablert en møtearena mellom «vår» representant i KommIT-rådet (Kristin Barvik) og ressursgruppen. Dette for å få en bredere forankring og ivareta informasjonsbehovet mellom kommunene og KommIT-rådet. - Det er gjennomført 2 møter i ressursgruppen (8.3 i Stavanger og 11.4 i Hå). Ressursgruppen behandler faste saker som informasjon fra vertskommunen og saksgjennomgang/informasjon fra KommIT-rådet. I tillegg saker av mer varierende karakter som status fra arbeid i tiltak/prosjekt eller innspill til saker som skal behandles i styringsgruppen. Ressursgruppen fungerer også som et nettverk for informasjon om aktuelle prosjekter som foregår i den enkelte kommune. - Stavanger kommune har, på vegne av alle kommunene i forprosjektet, søkt fylkesmannen om midler til å videreføre prosjektet som et hovedprosjekt. - Det er avholdt møter med: o Norwegian smart care cluster/Norwegian smart care lab ang. potensielt tiltak på velferdsteknologi o Lyse angående ang. samarbeidsprosjekt om felles trådløst nett og sensornett som dekker hele Nord-Jæren o Samarbeid om digitalisering og ehelse (Stavanger/Bergen/Helse-vest) o Informasjonsmøte om forprosjektet med Karmøy kommune og IVAR - Status i Samordnet regional digitalisering i Hordaland er at 9 ordførere og 1 finansbyråd 16. mars 2018, skrev under på en avtale om å samordne arbeidet med digitalisering av kommunene i regionen. Kommunene som deltar i samarbeidet er: Askøy, Bergen, Fjell, Fusa, Lindås, Meland, Os, Radøy, Sund og Øygarden. Bergen 2 DigiRogaland kommune har fått ansvar for å etablere et felles sekretariat og prosjektkontor som skal være samlokalisert med Seksjon for digitalisering og innovasjon i Bergen kommune. Samtlige kommuner i Hordaland er invitert til å delta i samarbeidet og er ivaretatt i felles søknad til fylkesmannen i Hordaland. - Stavanger kommune har på vegne av prosjektet, utarbeidet og sendt ut tilbudsforespørsel og konkurransegrunnlag for bistand til tiltak 1 i ressursgruppen – fasilitere utvikling av «felles metode for mottak av nasjonale (digitale) løsninger» Forslag til vedtak: Informasjonen tas til orientering NR SAK TEMA 12/18 Gjennomføring av felles informasjonsmøte Beslutning for alle kommuner i Rogaland Sekretariatet har sett på mulige tidspunkt for å gjennomføre et felles informasjonsmøte for alle kommuner i Rogaland. Med bakgrunn i den korte tidsfristen for gjennomføring og muligheten til å samle alle rådmenn på en felles arena, har vi valgt å kontakte KS Rogaland for å høre om det er mulighet til å kombinere dette med rådmannsårsmøte i Haugesund i juni 2018. KS Rogaland er positive til deltakelse på rådmannsårsmøte og stiller 1 time til rådighet for prosjektet, til innledning og diskusjon. Dette vil være en fin mulighet for samtlige rådmenn til å gi oss tilbakemelding/innspill før sluttrapport for prosjektet skal skrives i august 2018. Forslag til vedtak: Styringsgruppen utpeker xx til å gjennomføre informasjonsmøte i forbindelse med rådmannsårsmøte i Haugesund i juni 2018 NR SAK TEMA 13/18 Navneendring Beslutning Basert på innspill sist styringsgruppemøte og etter dialog i forbindelse med utsending av informasjonsskriv til alle kommuner i Rogaland, legger vi frem sak om navneendring av prosjektet Samordnet regional digitalisering. Det opprinnelige navnevalget oppleves som uforståelig og tungt i dagligtale og er ikke i stor nok grad med på å ivareta at alle kommuner i Rogaland ønskes velkommen til å delta i en videreføring. 3 DigiRogaland Både DigiRogaland og Digitale Rogaland har vært foreslått som alternativt navn for prosjektet. Begge disse navnene ivaretar og imøteser deltakelse fra de andre kommunene i fylket og ivaretar intensjonen til prosjektet. Forslag til vedtak: Styringsgruppen vedtar å endre navnet til DigiRogaland NR SAK TEMA 14/18 Modell som inkluderer hele Rogaland Beslutning I sak 04/18 ble blant annet følgende vedtatt: «Resterende kommuner i Rogaland skal inviteres til samarbeid etter forprosjektet». Sekretariatet ønsker derfor å starte bevisstgjøringen i styringsgruppen i forhold til valg av modell for et utvidet samarbeid. Gjennom å invitere alle Rogalandskommuner inn i samarbeidet vil tiltaket bidra til å redusere risiko for et digitalt klasseskille i fylket. Rogaland kan deles inn i geografiske enheter ut fra ulike tilhørigheter. Et eksempel er vist i illustrasjonen nedenfor. Det etablerte samarbeidet på Nord-Jæren representerte per 1. januar 2017 ca. 314.000 innbyggere. Til sammenlikning var innbyggertallene innenfor de respektive markerte geografiene: Sum innbyggere 314 049 Sum innbyggere 100 320 Sum innbyggere 24 300 Sum innbyggere 33 355 Som det fremgår av illustrasjonen er det ulike samarbeid som ligger til grunn for denne inndelingen. Dersom man tar hensyn til pågående kommunesammenslåinger vil det gule og det grønne område ha likeverdig antall innbyggere, ca. 24.000 samtidig som det rosa området øker til ca. 323.000 innbyggere. En grov forenkling tilsier at den prosentvise fordelingen av innbyggere da vil være ca 69%, 21%, 5% og 5%. Dagens modell for organisering av samarbeidet på Nord-Jæren er illustrert nedenfor, jfr. referat fra sak 04/18: 4 DigiRogaland Styringsgruppen består i dag av 8 rådmenn + representasjon fra KS. Ressursgruppen har representasjon fra samtlige deltakende kommuner. Sekretariatsfunksjonen ivaretas av ekstern konsulent i nært samarbeid med ressursgruppens leder. Fylkesdekkende styringsgruppe Innbyggertallet i de av fylkets kommuner som ikke deltar i samarbeidet i dag er i hovedsak mindre enn i de kommunene som deltar. Fem kommuner, hvorav tre i den lyseblå geografien (nord-vest), har flere innbyggere enn Randaberg. Øvrige kommuner har vesentlig færre. Styringsgruppen i forprosjektet består av rådmennene i samtlige deltakende kommuner. Dagens styringsgruppe har ikke representasjon fra typiske «småkommuner». Det bør vurderes hvorvidt en fylkesdekkende styringsgruppe skal ha representasjon fra kommuner med ulik størrelse. Styringsgruppens størrelse bør også vurderes i forhold til hensiktsmessighet, representativitet og ressurseffektivitet. Ettersom mottak av nasjonale løsninger er en felles satsing i samarbeidet vil det være en forutsetning at de kommunene som styringsgruppemedlemmene kommer fra, er medlem av KS sin felles finansieringsordning for digitaliseringsprosjekter «DigiFin». Øvrige kriterier som kan vurderes vektlagt er blant annet kompetanse og nasjonalt og regionalt nettverk som regionene kan anvende i digitaliseringsarbeidet. Fylkesdekkende ressursgruppe Ressursgruppen er en effektiv arena for samarbeid på digitaliseringsområdet. Samtlige kommuner på Nord-Jæren er representert og vesentlige drøftelser og koordineringsaktiviteter ivaretas der. Ved å inkludere alle kommuner i Rogaland i samme struktur vil det, basert på vedtatt kommunereform, innebære 23 deltakere i ressursgruppen. Dette anses å være en uhensiktsmessig størrelse i forhold til å sikre et aktivt og likeverdig engasjement fra deltakerne. Det antas at nye geografiske områder vil samordne seg og representere hverandre på en måte som sikrer en ressursgruppen som en hensiktsmessig arena. Sammensetning av ressursgruppe, eventuelt modell som sikrer tilstrekkelig medvirkning og effekt av det fylkesdekkende samarbeidet for den enkelte kommune må klargjøres nærmere i forkant av at nye kommuner inviteres inn i samarbeidet. 5 DigiRogaland Etablering av kompetansemiljø og -nettverk Intensjonen bak samarbeidet er å løfte kunnskap, innsikt og erfaring på digitaliseringsområdet i fellesskap. Dette vil blant annet materialisere seg gjennom etablering av faglige nettverk og gjennomføring av kompetansehevende tiltak og felles prosjekter. Utforming av kompetansemiljø må gjøres til gjenstand for drøfting uavhengig av om samarbeidet skal være mellom kommunene på Nord-Jæren eller være fylkesdekkende. Gjennom samtaler i ressursgruppen er det fremkommet et ønske om å utrede muligheten for i første omgang å etablere