REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI
Numer egzemplarza: 1
PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIE Ń PUBLICZNYCH
Jednostka kontrolowana: Urz ąd Gminy Kluki
Termin kontroli: 9 maja – 22 czerwca 2012 rok
Bo żena Wojnarowska – główny Kontroluj ący inspektor kontroli (imi ę, nazwisko, Iwona Kawnik – inspektor kontroli stanowisko słu żbowe ): Małgorzata Łągiewska – inspektor kontroli
Okres obj ęty kontrol ą 2011 i I kwartał 2012 rok
WK 601-2/19/2012 z dnia 12 kwietnia Numer i data upowa żnienia: 2012 roku
Uwaga! Protokół niniejszy podlega udost ępnieniu na zasadach okre ślonych w ustawie z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej (Dz. U. nr 112, poz.1198), z ograniczeniami wynikaj ącymi z art.5 tej ustawy. PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
I. INFORMACJE WST ĘPNE
DANE O JEDNOSTCE
Gmina Kluki położona jest w powiecie bełchatowskim w województwie łódzkim, zajmuje obszar o powierzchni 118,54 km 2. Według stanu na dzień 31 grudnia 2011 roku na terenie Gminy zamieszkiwało 4156 osób, w tym: 2126 kobiet i 2030 mężczyzn. Struktura demograficzna mieszkańców Gminy przedstawia się następująco:
Wiek Mężczyźni Kobiety Ogółem Do 7 lat 161 174 335 8-15 217 201 418 16-18 103 89 192 19-65 1361 - 1361 19-60 - 1177 1177 >65 197 - 197 >60 - 485 485 Ogółem 2030 2126 4156
Na dzień 31 grudnia 2011 roku liczba bezrobotnych w gminie Kluki wynosiła 236 osób, z czego 139 osób stanowiły kobiety. Spośród bezrobotnych uprawnionych do zasiłku było 37 osób, z czego 22 osoby stanowiły kobiety.
Adres Gminy 97-415 Kluki Kluki 88 Numery identyfikacji podatkowej Urząd Gminy Gmina Kluki REGON 000543539 590648043 NIP 769-14-38-428 769-20-54-351 Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Urzędzie Gminy Kluki została przeprowadzona na podstawie przepisów art. 1 ust 1 i 2 oraz art. 7a ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. z 2001 roku nr 55, poz. 577 ze zm.) w dniach od 9 maja 2012 roku do 22 czerwca 2012 roku.
PODSTAWOWE WSKA ŹNIKI FINANSOWE
Lata 2009 2010 2011 Wskaźniki budżetowe w %
1. WB1 - udział dochodów bieżących 89,94 94,258 91,69 w dochodach ogółem
2. WB3 – udział nadwyżki operacyjnej 16,85 17,57 14,17 w dochodach ogółem
______2 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
3. WB4 – udział wydatków majątkowych 26,71 29,61 20,05 w wydatkach ogółem
4. WB5 – obciążenie wydatków bieżących 54,72 55,02 53,43 wydatkami na wynagrodzenia i pochodne
5. WB6 – udział nadwyżki operacyjnej i 17,47 17,87 14,23 dochodów ze sprzedaży majątku w dochodach ogółem
6. WB7 – wskaźnik samofinansowania 100,98 72,31 115,65 Wskaźniki na mieszkańca
1. WL2 - nadwyżk a operacyjna na 441,60 450,97 389,58 mieszkańca Wskaźniki zadłużenia
1. WZ1 – udział zobowiązań ogółem w 6,06 4,30 0 dochodach ogółem
2. WZ2 – zobowiązania ogółem bez 2,61 1,39 0 zobowiązań na projekty unijne w dochodach ogółem
3. WZ3 – obciążenie dochodów ogółem 1,53 1,47 1,38 obsługą zadłużenia
4. WZ4 – obciążenie dochodów ogółem 1,53 1,47 1,38 obsługą zadłużenia bez rat kapitałowych na projekty unijne
5. WZ6 – obciążenie dochodów bieżących 82,96 82,92 86,06 wydatkami bieżącymi i obsługą zadłużenia
6. WZ7 - udział zobowiązań wymagalnych w 0 0 0 zobowiązaniach ogółem
Analizując powyższe wskaźniki zauważyć należy, że w latach 2009 – 2011 dochody bieżące stanowiły ok. 90% dochodów ogółem. Relacja nadwyżki ogółem do dochodów ogółem w roku 2011 w stosunku do 2010 spadała z poziomu 17,57% w 2010 roku do poziomu 14,17% w 2011 roku, co było zjawiskiem niekorzystnym, bowiem obniżała się zdolność jednostki do spłaty potencjalnie zaciągniętych zobowiązań. W gminie w latach 2009 – 2010 udział wydatków majątkowych w stosunku do wydatków ogółem wynosił powyżej 25 % natomiast w 2011 roku spadł do poziomu 20,05%, co jest zjawiskiem niekorzystnym, bowiem świadczy o tym, że w 2011 roku 20 % wydatków ogółem stanowiły wydatki inwestycyjne. Za niekorzystne w latach 2009-2010 uznać również należy wzrost wydatków na wynagrodzenia w stosunku do wydatków bieżących z poziomu 54% w 2009 roku do poziomu 55% w 2010 roku. Oznacza to, że w 2010 roku ponad połowa dochodów bieżących przeznaczana była na wypłatę wynagrodzeń. W Gminie w badanym okresie wskaźnik samofinansowania był bardzo wysoki i wynosił w 2009 i 2011 roku więcej, niż 100 % co oznacza, że Gmina posiadała możliwości finansowania inwestycji, lecz nie korzystała z nich. Gmina posiadała w analizowanym okresie mało zobowiązań w stosunku do uzyskiwanych dochodów, bowiem udział zobowiązań ogółem w dochodach ogółem w latach 2009 -2011 wynosił od 4% do 6%. Gmina nie korzysta ze środków unijnych przy realizowaniu inwestycji. Obciążenie dochodów obsługą zadłużenia utrzymuje się w badanym okresie na poziomie ok. 1,5%. Wskaźnik obciążenia dochodów bieżących wydatkami bieżącymi i obsługą zadłużenia kształtował się w latach 2009 – 2011 na poziomie ok. 80%, co oznacza, że jednostka pomimo, iż nie jest obciążona w znacznym stopniu obsługą zadłużenia, to niemal wszystkie dochody bieżące przeznacza na wydatki bieżące.
______3 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Wskaźniki zadłużenia – art. 243 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych Wskaźnik relacji łącznej kwoty zadłużenia przypadającego do spłaty w roku budżetowym 2012 z tytułów określonych w art. 243 ust. 1 pkt 1, 2 i 3 ustawy o finansach publicznych do planowanych dochodów wynosi 0,002 i jest mniejszy od średniej arytmetycznej z obliczonych dla ostatnich trzech lat relacji dochodów bieżących powiększonych o dochody ze sprzedaży majątku oraz pomniejszonych o wydatki bieżące do dochodów budżetu ogółem, który wynosi 0,141. Wskaźnik relacji łącznej kwoty zadłużenia przypadającego do spłaty w roku budżetowym 2011 z tytułów określonych w art. 243 ust. 1 pkt 1, 2 i 3 ustawy o finansach publicznych do planowanych dochodów wynosi 0,017 i jest mniejszy od średniej arytmetycznej z obliczonych dla ostatnich trzech lat relacji dochodów bieżących powiększonych o dochody ze sprzedaży majątku oraz pomniejszonych o wydatki bieżące do dochodów budżetu ogółem, który wynosi 0,123.
Wynik bieżący jednostki – art. 242 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych
2010 2011 2010 2011 2012 Plan na 1.01. Wykonanie na 31.12. Plan
Dochody 11.018.106,84 10.564.975,58 10.330.490,68 11.238.357,83 11.578.843,46 bieżące plus nadwyżka z lat ubiegłych plus wolne środki
Wydatki 8.169.603,00 8.631.111,27 8.174.912,65 8.868.617,70 9.290.679,54 bieżące
Wynik 2.848.503,84 1.933.864,31 2.155.578,03 2.369.740,13 2.288.163,92
Obliczenia wyniku operacyjnego jednostki – nadwyżki operacyjnej - określonego art. 242 ustawy o finansach publicznych dokonano w oparciu o dane wynikające z uchwał Rady Gminy Kluki w sprawie uchwalenia budżetu Gminy na 2010, 2011 i 2012 rok, a mianowicie: nr 51/XXXVI/09 z dnia 28 grudnia 2009 roku; nr 29/V/11 z dnia 23 lutego 2011 roku; nr 86/XIII/11 z dnia 29 grudnia 2011 roku oraz na podstawie sprawozdań Rb 27S z wykonania planu dochodów budżetowych za 2010 rok i Rb 28S z wykonania planu wydatków budżetowych za 2010 i 2011 rok oraz sprawozdania NDS o nadwyżce/deficycie na dzień 31 grudnia 2010 i 2011 roku oraz za I kwartał 2012 roku.
II. USTALENIA OGÓLNE
KIEROWNICTWO JEDNOSTKI Przewodnicz ący rady gminy Przewodniczącym Rady Gminy Kluki jest Pan Grzegorz Augustyniak wybrany uchwałą nr 1/I/10 Rady Gminy Kluki z dnia 6 grudnia 2010 roku.
______4 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Wójt gminy Wójtem Gminy Kluki jest Pan Karol Sikora wybrany w bezpośrednich wyborach w dniu 5 grudnia 2010 roku. Ślubowanie Wójt Gminy złożył na II Sesji Rady Gminy Kluki, która odbyła się w dniu 13 grudnia 2010 roku.
Skarbnik gminy Skarbnikiem Gminy Kluki jest Pani Elżbieta Bednik powołana na to stanowisko z dniem 19 grudnia 2006 roku uchwałą nr 12/III/2006 Rady Gminy Kluki z dnia 18 grudnia 2006 roku.
Sekretarz gminy Jan Mędoń - zatrudniony na stanowisku Sekretarza Gminy z dniem 17 kwietnia 2012 roku na czas określony do dnia 16 października 2012 roku na podstawie umowy o pracę z dnia 17 kwietnia 2012 roku.
GMINNE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNOŚCI
Jednostkami organizacyjnym Gminy Kluki są: 1) Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej – działa na podstawie Statutu nadanego uchwałą nr 27/VIII/07 Rady Gminy Kluki z dnia 31 maja 2007 roku; GOPS jest jednostką budżetową Gminy Kluki; 2) Zespół Szkół w Klukach - działa na podstawie Statutu nadanego uchwałą nr 15/V/07 Rady Gminy Kluki z dnia 20 kwietnia 2007 roku; Zespół jest jednostką budżetową Gminy Kluki; 3) Szkoła Podstawowa w Kaszewicach – działa na podstawie Statutu nadanego przez Radę Pedagogiczną w dniu 19 września 2009 rok; Szkoła jest jednostką budżetową Gminy Kluki; 4) Szkoła Podstawowa w Parznie - działa na podstawie Statutu nadanego przez Radę Pedagogiczną w dniu 20 stycznia 2009 rok; Szkoła jest jednostką budżetową Gminy Kluki; 5) Zespół Obsługi Szkół – działa na podstawie Statutu nadanego uchwałą nr 52/XXIII/2008 Rady Gminy Kluki z dnia 26 listopada 2008 roku w sprawie zmiany uchwały nr 14/XXV/2002 Rady Gminy Kluki z dnia 25 kwietnia 2002 roku w sprawie utworzenia jednostki organizacyjnej o nazwie „Zespół Obsługi Szkół Gminy Kluki” oraz nadania jej statutu. Zespół działa jako jednostka budżetowa Gminy Kluki. 6) Gminny Ośrodek Kultury w Klukach – działa na podstawie Statutu nadanego uchwałą nr 29/IX/07 Rady Gminy w Klukach z dnia 29 czerwca 2007 roku; GOK jest gminną samorządową instytucją kultury wpisaną do Rejestru instytucji kultury w 2007 roku; 7) Gminna Biblioteka Publiczna w Klukach – działa na podstawie Statutu nadanego uchwałą nr 16/XXV/2002 Rady Gminy z dnia 25 kwietnia 2002 roku zmienionego uchwałą nr 28/IX/07 Rady Gminy z dnia 29 czerwca 2007 roku; GBP jest samorządową instytucją kultury wpisaną w 2002 roku do rejestru instytucji kultury prowadzonego przez Wójta Gminy Kluki; 8) Urząd Gminy w Klukach – działa na podstawie Statutu nadanego uchwałą nr 29/IX/07 Rady Gminy Kluki z dnia 29 czerwca 2007 roku; Urząd Gminy jest jednostką budżetową Gminy.
______5 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
UNORMOWANIA WEWN ĘTRZNE
Statut gminy Statut Gminy Kluki uchwalony został uchwałą nr 8/IV/2003 Rady Gminy w Klukach z dnia 17 marca 2003 roku. Zmiany w statucie wprowadzane były uchwałami nr 15/VI/2003 Rady Gminy w Klukach z dnia 10 czerwca 2003 roku i nr 21/II/10 Rady Gminy Kluki z dnia 29 grudnia 2010 roku.
Regulamin organizacyjny urz ędu W badanym okresie w kontrolowanej jednostce obowiązywały Regulaminy organizacyjne wprowadzone: • zarządzeniem nr O/0151/43/07 Wójta Gminy z dnia 17 września 2007 roku (regulamin obowiązywał do dnia 26 października 2011 roku); • zarządzeniem nr O.0050.71.2011 Wójta Gminy Kluki z dnia 26 października 2011 roku, zmienionym aneksem nr 1 wprowadzonym zarządzeniem nr O.0050.85.2011 Wójta Gminy z dnia 1 grudnia 2011 roku. W skład struktury organizacyjnej Urzędu wchodzą: 1) Referat Organizacyjny – w skład Referatu wchodzi 1,5 etatu urzędniczego, sekretarka i w razie potrzeby ½ etatu pomocnika administracyjno-biurowego oraz Kierownik/Sekretarz kierujący pracą Referatu; 2) Referat Finansowy – w skład Referatu wchodzi 5 etatów urzędniczych i w razie potrzeby jeden etat pomocnika administracyjno-biurowego oraz kierujący pracą Kierownik Referatu; 3) Referat Inwestycji – w skład Referatu wchodzą 2 etaty urzędnicze i w razie potrzeby jeden etat pomocnika administracyjno-biurowego oraz kierujący pracą Kierownik Referatu; 4) Referat Gospodarki - w skład Referatu wchodzą 4 etaty urzędnicze, etat pracownika gospodarczego, woźna i w razie potrzeby jeden etat pomocnika administracyjno- biurowego oraz kierujący pracą Kierownik Referatu; 5) Urząd Stanu Cywilnego - w skład Urzędu Stanu Cywilnego wchodzi Kierownik USC oraz jeden etat urzędniczy; 6) Samodzielne stanowisko ds. Zarządzania Kryzysowego i Spraw Obronnych; 7) Samodzielne stanowisko ds. informatyki (1/2 etatu).
Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym Rada Gminy Kluki nie określiła zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony. Powyższe oznacza wyłączność Rady Gminy w podejmowaniu każdorazowo decyzji w tym przedmiocie, stosownie do uregulowań zawartych w art. 18 ust. 2 pkt. 9 lit. „a” ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 142, poz. 1591 ze zm.).
______6 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Instrukcja w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego warto ści maj ątkowych pochodz ących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł Zarządzeniem nr O151/34/07 z dnia 9 lipca 2007 roku Wójt Gminy Kluki wprowadził instrukcję postępowania w zakresie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu.
UNORMOWANIA W ZAKRESIE KONTROLI WEWN ĘTRZNEJ .
Unormowania w zakresie kontroli wewn ętrznej (w tym - finansowej. Osoby odpowiedzialne. Procedury kontroli wewnętrznej określone zostały: 1) w „ Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych” wprowadzonej zarządzeniem nr O/0151/24/08 Wójta Gminy Kluki z dnia 2 czerwca 2008 roku ze zmianami wprowadzonymi zarządzeniem nr O/0151/72/09 Wójta Gminy z dnia 15 października 2009 roku i nr O/0151/104/10 z dnia 14 grudnia 2010 roku. Powyższą instrukcją uregulowano m.in. zagadnienia dotyczące: cech i rodzajów dowodów księgowych, kontroli wewnętrznej dowodów księgowych, dekretacji dowodów księgowych, dokumentowania operacji gospodarczych w zakresie majątku trwałego, zasad obiegu dowodów księgowych, dokumentowania wypłaty wynagrodzeń, zasad sporządzania list diet radnych i sołtysów, dokumentowania przychodów i rozchodów magazynowych, zasad obiegu i ewidencji umów powodujących powstanie zobowiązań, przechowywania dowodów księgowych, zasad ewidencji zaangażowania. Załącznikami do instrukcji są m.in. schemat obiegu dowodów księgowych, wykaz pracowników upoważnionych do sprawdzania dowodów księgowych pod względem merytorycznym, oświadczenia pracowników o przyjęciu do wiadomości i stosowania zasad przyjętych w Instrukcji, wzory podpisów osób upoważnionych do zatwierdzania dowodów księgowych; 2) w „ zakładowym planie kont dla budżetu Gminy” wprowadzonym zarządzeniem nr O/0161/93/10 Wójta Gminy Kluki z dnia 28 października 2010 roku w sprawie zmiany zakładowego planu kont; 3) w „ zakładowym planie kont dla Urzędu Gminy” wprowadzonym zarządzeniem nr O/0161/111/10 Wójta Gminy Kluki z dnia 30 grudnia 2010 roku w sprawie zmiany zakładowego planu kont; 4) w „ zasadach rachunkowości” przyjętych jako załącznik nr 2 do zarządzenia nr O/0151/111/10 Wójta Gminy z dnia 30 grudnia 2010 roku; 5) w „ Instrukcji dotyczącej gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie” wprowadzonej zarządzeniem nr O/0151/58/07 Wójta Gminy Kluki z dnia 14 listopada 2007 roku; 6) w „ Instrukcji kasowej” wprowadzonej zarządzeniem nr O/0151/60/07 Wójta Gminy z dnia 20 listopada 2007 roku. Przestrzeganie procedur kontroli wewnętrznej określonych w w/w uregulowaniach przeprowadzono na podstawie dowodów księgowych zapisanych w dzienniku pod liczbą kontrolną 5584-5635 (zapis księgowy z dnia 7 kwietnia 2011 roku); 5980-5998 (zapis w dniu 2 maja 2011 roku); 7281-7319 (zapis w dniach 1-2 czerwca 2011 roku); 7846- 7859 (zapis księgowy w dniu 30 czerwca 2011 roku) i 10765-10783 (zapis w dniu 31
______7 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
października 2011 roku) - zawartych w zestawieniu stanowiącym załącznik nr 1 do protokołu kontroli. W zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej nieprawidłowości nie stwierdzono. Test - Wewnętrzne procedury kontroli – stanowi załącznik nr 2 do protokołu kontroli.
KONTROLE ZEWN ĘTRZNE
Kontrole przeprowadzone przez RIO W Gminie Kluki Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadzała następujące kontrole: 1) kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi w okresie od 12 maja do 8 lipca 2008 roku. Pismem z dnia 25 września 2008 roku nr WK-602/60/2008 Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi skierował do Wójta Gminy Kluki Pana Bernarda Steina wystąpienie pokontrolne, dotyczące stwierdzonych nieprawidłowości. O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych Wójt Gminy poinformował Regionalną Izbę Obrachunkową pismem znak O/0911/10/08 z dnia 28 października 2008 roku. 2) doraźna kontrola gospodarki finansowej w zakresie wydatków na remonty oraz wydatków majątkowych i udzielania zamówień publicznych – przeprowadzona przez inspektora kontroli Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi w okresie od 14 do 21 grudnia 2009 roku. Pismem z dnia 14 maja 2010 roku nr WK-602/21/2010 Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi skierował do Pana Jacka Rożnowskiego p.o. Wójta Gminy Kluki wystąpienie pokontrolne, dotyczące stwierdzonych nieprawidłowości. O sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych Wójt Gminy poinformował Regionalną Izbę Obrachunkową pismem znak F-3019/3/2010 z dnia 8 czerwca 2010 roku.
Kontrole przeprowadzone w zakresie gospodarki finansowej przez inne podmioty - lata 2010 - 2011 W okresie 2010-2011 w Urzędzie Gminy w Klukach nie były przeprowadzane kontrole w zakresie gospodarki finansowej.
BANK WYKONUJ ĄCY OBSŁUG Ę BANKOW Ą JEDNOSTKI
Rachunki bankowe W latach 2011-2012 bankową obsługę budżetu Gminy wykonywał Bank Spółdzielczy w Kleszczowie Oddział w Klukach na podstawie umów zawieranych odrębnie dla każdego rachunku. Wyboru Banku dokonano na podstawie zarządzenia nr O/0151/33/07 Wójta Gminy z dnia 9 lipca 2007 roku (ze zmianami wprowadzonymi zarządzeniem nr O/0151/51/08 z 29 września 2008 roku) w sprawie określenia zasad udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty - 14.000 euro. Według karty wydatku z dnia 27 grudnia 2010 roku zatwierdzonej przez Wójta i Skarbnika Gminy określającej rodzaj i cel wydatku wraz z uzasadnieniem - w związku z upływem w dniu 31 grudnia 2010 roku terminu obowiązywania umowy z BS Kleszczów O/Kluki na prowadzenie bankowej obsługi budżetu gminy i kosztami obsługi nie
______8 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
przekraczającymi kwoty 20.000,00 zł rocznie, dokonano wyboru banku BS na prowadzenie obsługi budżetu gminy na 2011 rok. Z zestawienia kosztów sporządzonego przez Skarbnika Gminy Panią Elżbietę Bednik i załączonego do karty wydatku wynika, że łączne koszty prowadzenia w 2010 roku rachunków bankowych Gminy i jednostek organizacyjnych stanowiły kwotę – 7.293,48 zł. W przypadku powierzenia BS Kleszczów O/Kluki prowadzenia obsługi bankowej Gminy Kluki w latach 2012/2013 kartę wydatków sporządzono w dniu 29 grudnia 2011 roku. Łączne koszty obsługi bankowej z lat poprzednich, tj. z roku 2010 i 2011 wyliczono na kwotę - 14.049,20 zł. Obliczenia w/w kosztów dokonano na podstawie informacji sporządzonych przez kierowników gminnych jednostek organizacyjnych. W okresie 2011-2012 Bank Spółdzielczy Kleszczów O/Kluki prowadził dla Gminy Kluki następujące rachunki: 1) rachunek organu – prowadzony na podstawie umowy z dnia 30 grudnia 2010 roku zawartej na okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2011 roku oraz na podstawie umowy z dnia 30 grudnia 2011 roku zawartej od dnia 1 stycznia 2012 roku do 31 grudnia 2013 roku – saldo na dzień 31 grudnia 2011 roku - 1.130.656,93 zł, w tym rachunki pomocnicze: • lokata overnightt; • wydatki niewygasające 2011 rok – rachunek prowadzony na podstawie umowy z dnia 30 grudnia 2011 roku zawartej od dnia 1 stycznia 2011 roku do 31 grudnia 2013 roku – saldo na dzień 31 grudnia 2011 roku – saldo - 218.391,35 zł; • dofinansowanie młodocianych 2011 – rachunek prowadzony na podstawie umowy z dnia 28 września 2011 roku zawartej na okres od 28 września 2011 do 31 grudnia 2011 roku oraz na podstawie umowy z dnia 30 grudnia 2011 roku zawartej od dnia 1 stycznia 2012 roku do 31 grudnia 2013 roku – saldo - 0,00 zł; • POKL – Polszczyzna bliżej ucznia - rachunek prowadzony na podstawie umowy z dnia 7 października 2011 roku zawartej na okres od 7 października 2011 do 31 grudnia 2011 roku oraz na podstawie umowy z dnia 30 grudnia 2011 roku zawartej od dnia 1 stycznia 2012 roku do 31 grudnia 2013 roku – saldo 0,00 zł; rachunek zamknięty z dniem 2 lutego 2012 roku; 2) rachunek Urzędu – dochody prowadzony na podstawie umowy z dnia 30 grudnia 2010 roku zawartej na okres od 1 stycznia 2011 do 31 grudnia 2011 roku oraz na podstawie umowy z dnia 30 grudnia 2011 roku zawartej od dnia 1 stycznia 2012 roku do 31 grudnia 2013 roku – saldo - 0,00 zł; 3) rachunek Urzędu – wydatki prowadzony na podstawie umowy z dnia 30 grudnia 2010 roku zawartej na okres od 1 stycznia 2011 do 31 grudnia 2011 roku oraz na podstawie umowy z dnia 30 grudnia 2011 roku zawartej od dnia 1 stycznia 2012 roku do 31 grudnia 2013 roku – saldo - 0,00 zł; w tym rachunki pomocnicze: • projekt WROTA REGIONU ŁÓDZKIEGO – rachunek prowadzony na podstawie umowy z dnia 30 grudnia 2010 roku zawartej na okres od 1 stycznia 2011 do 31 grudnia 2011 roku oraz na podstawie umowy z dnia 30 grudnia 2011 roku zawartej od dnia 1 stycznia 2012 roku do 31 grudnia 2013 roku – saldo - 0,00 zł; rachunek zamknięty z dniem 2 lutego 2012 roku. • wadia - rachunek prowadzony na podstawie umowy z dnia 30 grudnia 2010 roku zawartej na okres od 1 stycznia 2011 do 31 grudnia 2011 roku oraz na podstawie
______9 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
umowy z dnia 30 grudnia 2011 roku zawartej od dnia 1 stycznia 2012 roku do 31 grudnia 2013 roku – saldo - 0,00 zł; • zabezpieczenie należytego wykonania umów - rachunek prowadzony na podstawie umowy z dnia 30 grudnia 2010 roku zawartej na okres od 1 stycznia 2011 do 31 grudnia 2011 roku oraz na podstawie umowy z dnia 30 grudnia 2011 roku zawartej od dnia 1 stycznia 2012 roku do 31 grudnia 2013 roku – saldo na dzień 31 grudnia 2011 roku - 32.281,95 zł; • Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych - rachunek prowadzony na podstawie umowy z dnia 30 grudnia 2010 roku zawartej na okres od 1 stycznia 2011 do 31 grudnia 2011 roku oraz na podstawie umowy z dnia 30 grudnia 2011 roku zawartej od dnia 1 stycznia 2012 roku do 31 grudnia 2013 roku - saldo na dzień 31 grudnia 2011 roku - 348,64 zł; • kasa zapomogowo – pożyczkowa - rachunek prowadzony na podstawie umowy z dnia 30 grudnia 2011 roku zawartej na okres od 1 stycznia 2012 do 31 grudnia 2013 roku – saldo - 0,00 zł; • rachunek wpłat na odprowadzanie ścieków prowadzony na podstawie umowy z dnia 8 listopada 2011 roku zawartej na okres od 8 listopada 2011 do 31 grudnia 2011 roku oraz na podstawie umowy z dnia 30 grudnia 2011 roku zawartej od dnia 1 stycznia 2012 roku do 31 grudnia 2013 roku – saldo - 0,00 zł; • rachunek wynagrodzeń - prowadzony na podstawie umowy z dnia 30 grudnia 2010 roku zawartej na okres od 1 stycznia 2011 do 31 grudnia 2011 roku oraz na podstawie umowy z dnia 30 grudnia 2011 roku zawartej od dnia 1 stycznia 2012 roku do 31 grudnia 2013 roku – saldo - 0,00 zł; • rachunek projektu Indywidualizacja procesu nauczania i wychowania - prowadzony na podstawie umowy z dnia 27 lutego 2012 roku zawartej od dnia 27 lutego 2012 roku do 31 grudnia 2013 roku – saldo 0,00 zł; • rachunek pomocniczy wydatków niewygasających z upływem 2011 roku prowadzony do rachunku wydatków Urzędu na podstawie umowy z dnia 10 lutego 2012 roku zawartej od dnia 10 lutego 2012 roku do 31 grudnia 2013 roku – saldo 0,00 zł.
KREDYTY , PO ŻYCZKI , OBLIGACJE , POR ĘCZENIA , AKCJE I UDZIAŁY
Zaci ągni ęte kredyty i po życzki - 2011 rok Ustalono, że w badanym okresie kontrolowana jednostka nie zaciągała kredytów i pożyczek. Stwierdzono, że do 2011 roku spłacano kredyt zaciągnięty na podstawie umowy nr 160/G/98 z dnia 31 grudnia 1998 roku o kredyt inwestycyjny indeksowany zawartej z LG Petro Bank S.A. Oddział Operacyjny w Bełchatowie. Gmina zaciągnęła w/w kredyt w złotych polskich indeksowany nominowany w USD w kwocie 492.630,22 USD na sfinansowanie zadania polegającego na budowie obiektu szkoły podstawowej w Klukach na okres od 31 grudnia 1998 roku do 30 listopada 2011 roku. Wysokość rat kredytu oraz termin ich spłaty w 2011 roku przypadał w dniach: 31 marca 2011 roku – 12.300 USD; 30 września 2011 roku – 12.300 USD; 30 listopada 2011 roku 12.930,22 USD. Zgodnie z umową odsetki od kredytu naliczane są co miesiąc, za okres od dnia pierwszego miesiąca do dnia ostatniego danego miesiąca.
______10 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Na sfinansowanie planowanego deficytu budżetu jednostki samorządu terytorialnego (art.89 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych)
Kontrolowana jednostka nie zaciągała kredytów na sfinansowanie planowanego deficytu budżetu. Na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych oraz zaciągniętych pożyczek i kredytów (art.89 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych)
Gmina Kluki nie zaciągała kredytów na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych oraz zaciągniętych pożyczek i kredytów. Na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu jednostki samorządu terytorialnego (art.89 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych)
Gmina Kluki nie zaciągała kredytów i pożyczek na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu. Na wyprzedzające finansowanie działań finansowanych ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej (art.89 ust.1 pkt 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych).
Gmina Kluki nie zaciągała zobowiązań na finansowanie działań finansowanych ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej.
Udzielone gwarancje i por ęczenia – 2008 - 2011 rok Gmina Kluki nie udzielała gwarancji i poręczeń w latach 2008-2011.
Wyemitowane papiery warto ściowe Ustalono, że Gmina Kluki nie emitowała papierów wartościowych.
Posiadane akcje i udziały w spółkach prawa handlowego. Wnoszenie i wycena aportów rzeczowych Na dzień 31 grudnia 2007 roku konto 030 – długoterminowe aktywa finansowe wykazywało po stronie Wn saldo 12.000,00 zł. W toku kontroli ustalono, że Gmina Kluki posiada 20 udziałów o wartości nominalnej po 500,00 zł każdy (czyli o łącznej wartości 10.000,00 zł) w kapitale zakładowym Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością działającą pod firmą Bełchatowsko-Kleszczowski Park Przemysłowo Technologiczny. Na okoliczność przystąpienia do w/w Spółki Rada Gminy Kluki podjęła w dniu 29 sierpnia 2003 roku uchwałę nr 25/VII/2003 wyrażając jednocześnie zgodę na wniesienie udziałów o łącznej wartości 10.000 zł. Udziały Gminy Kluki – zgodnie z umową Spółki zawartą w formie aktu notarialnego Repertorium A nr 3468/2003 z dnia 19 listopada 2003 roku – pokryte są w całości wkładem pieniężnym. Poza tym Gmina Kluki posiada 2 akcje imienne objęte w zamian za wkład pieniężny w kwocie 2.000,00 zł (seria A od nr 1098 do nr 1099 o wartości nominalnej każdej z nich po 1.000,00 zł) w Agencji Rozwoju Regionalnego „ARREKS” S.A. w Bełchatowie.
______11 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Stan zadłu żenia jednostki samorz ądu terytorialnego – 2011 rok
Według sprawozdania Rb-Z o stanie zobowiązań jednostki samorządu terytorialnego według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji na koniec IV kwartału 2011 roku Gmina Kluki nie posiadała zadłużenia z tytułu kredytów i pożyczek, zobowiązań wymagalnych, w tym z tytułu dostaw towarów i usług oraz z tytułu poręczeń i gwarancji. Wskaźnik zadłużenia Gminy Kluki określony w art. 170 ust.1 ustawy o finansach publicznych, według którego łączna kwota długu jednostki samorządu terytorialnego na koniec roku budżetowego nie może przekroczyć 60% wykonanych dochodów ogółem tej jednostki w tym roku budżetowym, a w trakcie roku budżetowego łączna kwota długu jednostki samorządu terytorialnego na koniec kwartału nie może przekroczyć 60% planowanych w danym roku budżetowym dochodów tej jednostki – na dzień 31 marca, 30 czerwca, 30 września i 31 grudnia 2011 roku oraz na 31 marca 2012 roku wynosił: • 31 marca 2011 roku – 1,03 % (zobowiązania – 105.944,00 zł/ planowane dochody – 10.229.454,50 zł); • 30 czerwca 2011 roku – 0,63 % (zobowiązania – 69.426,00 zł/ planowane dochody – 10.981.290,20 zł); • 30 września 2011 roku – 0,38 % (zobowiązania – 42.118,90 zł/ planowane dochody – 11.130.247,01 zł); • 31 grudnia 2011 roku – 0,00 % (zobowiązania – 0,00 zł/dochody wykonane – 11.440.642,56 zł); • 31 marca 2012 roku – 0,00 % (zobowiązania – 0,00 zł/ planowane dochody – 10.649.244,69 zł). Obliczenia powyższych wskaźników dokonano na podstawie danych wynikających ze sprawozdań kwartalnych Rb-Z i Rb-NDS oraz na dzień 31 grudnia 2011 i na dzień 31 marca 2012 roku. Wskaźnik procentowy limitu obciążeń finansowych, o którym mowa w art. 169 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych obliczono w oparciu o dane wynikające z uchwały Rady Gminy Kluki nr 29/V/11 z dnia 23 lutego 2011 roku w sprawie uchwalenia budżetu Gminy na 2011 rok i uchwały nr 86/XIII/11 z dnia 29 grudnia 2011 roku w sprawie uchwalenia budżetu Gminy na 2012 rok. rok 2011 rok 2012 • kwota przypadających do spłaty rat pożyczek i kredytów – - 158.245,00 zł 0,00 zł • przewidywane wydatki na obsługę długu - 5.115,00 zł 21.250,00 zł • potencjalne spłaty w roku budżetowym kwot wynikających z udzielonych poręczeń - 0,00 zł 0,00 zł • kwota planowanych dochodów - 9.896.291,50 zł 10.638.793,00 zł Wskaźnik zadłużenia obliczony w oparciu o powyższe dane w 2011 roku wynosił – 1,65 % dochodów planowanych na 2011 rok, a w 2012 roku 0,20 % dochodów planowanych na 2012 rok.
______12 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Spłata zaci ągni ętych zobowi ąza ń - w szczególno ści z tytułu kredytów i po życzek Do dnia 30 listopada 2011 roku Gmina Kluki spłacała zobowiązania wynikające z kredytu zaciągniętego na podstawie umowy o kredyt inwestycyjny indeksowany nr 160/G/98 z dnia 31 grudnia 1998 roku zawartej z LG Petro Bank S.A. Oddział Operacyjny w Bełchatowie. Na podstawie w/w umowy Gmina zaciągnęła kredyt w złotych polskich indeksowany nominowany w USD w kwocie 492.630,22 USD na sfinansowanie zadania polegającego na budowie obiektu szkoły podstawowej w Klukach na okres od 31 grudnia 1998 roku do 30 listopada 2011 roku. Wysokość rat kredytu oraz termin ich spłaty w 2011 roku przypadał w dniach: 31 marca 2011 roku – 12.300 USD; 30 września 2011 roku – 12.300 USD; 30 listopada 2011 roku - 12.930,22 USD. Zgodnie z umową odsetki od kredytu naliczane są co miesiąc, za okres od dnia pierwszego miesiąca do dnia ostatniego danego miesiąca. Terminowość spłaty poszczególnych rat kredytu w latach 2010/2011 ilustruje poniższe zestawienie:
Lp. Oznaczenie Umowna Kwota Data Kwota Oznaczenie zobowiązania data przypadając zapłaty raty zapłaty dokumentu (kredytu, pożyczki) zapłaty raty a do zapłaty potwierdzającego zapłatę (wb nr …z dnia…) 1. Umowa kredytu 31.03.10 12.300$ 31.10.10 36.572.82 WB 65 z 31.02.10 nr 160/G/98 z 30.06.10 12.300$ 30.06.10 42.881,49 WB 127 z 30.06.10 31.12.1998 roku 30.09.10 12.300$ 30.09.10 37.193,97 WB 194 z 30.09.10 31.12.10 12.300$ 30.12.10 35.743,80 WB 257 z 30.12.10 31.03.11 12.300$ 30.03.11 35.949,21 WB 62 z 30.03.11 30.06.11 12.300$ 30.06.11 34.923,39 WB 126 z 30.06.11 30.09.11 12.300$ 30.09.11 41.524,80 WB 192 z 30.09.12 30.11.11 12.300$ 30.11.11 45.707,03 - WB 233 z 30.11.11 01.12.11 -1.374,48 WB 234 z 01.12.11 (zwrot nadpłaconej kwoty)
W wyniku ostatecznego rozliczenia Bank dokonał zwrotu nadpłaconego kredytu w kwocie 1.374,48 zł (polecenie przelewu z dnia 1 grudnia 2011 roku). Spłatę kredytu ujmowano na kontach organu Wn 134/Ma 133. Naliczenie i zapłata odsetek za 2011 rok przedstawia się następująco: styczeń – przelew w dniu 31 stycznia 2011 roku na kwotę 232,68; luty – 201,31 zł, przelew w dniu 26 lutego 2011 roku; marzec - 219,09 zł, przelew z dnia 30 marca 2011 roku; kwiecień – 149,21 zł, przelew z dnia 28 kwietnia 2011 roku; maj – 157,22 zł, przelew z dnia 31 maja 2011 roku; czerwiec – 148,47 zł, przelew z dnia 30 czerwca 2011 roku; lipiec – 106,11 zł przelew z dnia 29 lipca 2011 roku; sierpień – 109,02 zł, przelew z dnia 21 sierpnia 2011 roku; wrzesień – 120,22 zł, przelew z dnia 30 września 2011 roku; październik – 61,98 zł, przelew z dnia 29 października 2011 roku; listopad - 64,26 zł, przelew z dnia 30 listopada 2011 roku. Spłatę odsetek księgowano na kontach Urzędu Wn 751/Ma 130.
______13 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
III. EWIDENCJA KSI ĘGOWA. SPRAWOZDAWCZO ŚĆ .
OPIS PRZYJ ĘTYCH ZASAD RACHUNKOWO ŚCI . ZABEZPIECZENIE DANYCH PRZETWARZANYCH W SYSTEMACH INFORMATYCZNYCH .
Zasady rachunkowości obowiązujące w kontrolowanej jednostce wprowadzone zostały zarządzeniem nr 0/0151/41/08 Wójta Gminy Kluki z dnia 14 sierpnia 2008 roku i zarządzeniem nr 0/0151/111/10 Wójta Gminy z dnia 30 grudnia 2010 roku. Przyjęte w jednostce zasady określają: rok obrotowy i okresy sprawozdawcze z uwzględnieniem opisu sprawozdań i okresów za jakie są sporządzane; zasady ewidencji majątku, w tym ewidencji ilościowo-wartościowej i wartościowej; zasady wyceny aktywów i pasywów, zasady ustalania wyniku finansowego, zasady ochrony danych systemowych dla instalacji efka i efkao oraz stacji roboczych pracowników mających dostęp do aplikacji finansowo-księgowych oraz sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych. W w/w zasadach rachunkowości opisano także powiązanie kont syntetycznych z pozycjami bilansu, zasady sporządzania rachunku zysków i strat, powiązanie kont syntetycznych z poszczególnymi pozycjami aktywów i pasywów bilansu z wykonania budżetu. Ustalono, że zarządzeniem nr 0/0151/41/08 z dnia 14 sierpnia 2008 roku wprowadzone były: zakładowy plan kont dla budżetu Gminy Kluki oraz zakładowy plan kont dla Urzędu Gminy Kluki. Zarządzeniem nr 0/151/93/10 Wójta Gminy Kluki z dnia 28 października 2010 roku wprowadzono zmiany w zakładowym planie kont dla budżetu gminy polegające na zmianie wykazu kont bilansowych i pozabilansowych budżetu gminy oraz na zmianie opisu funkcjonowania poszczególnych kont księgowych. Kolejne zmiany do zakładowego planu kont organu gminy wprowadzone były zarządzeniem nr 0/0151/3/2011 Wójta Gminy z dnia 3 listopada 2011 roku. Zakładowy plan kont dla budżetu Gminy zawiera wykaz kont syntetycznych z uwzględnieniem analityki szczegółowej; opis funkcjonowania poszczególnych kont syntetycznych, typowe zapisy przewidziane do ujęcia na tych kontach oraz konta przeciwstawne. Zarządzeniem nr 0/0151/111/10 z dnia 30 grudnia 20110 roku w sprawie zmiany zakładowego planu kont przyjęto nowy zakładowy plan kont dla Urzędu Gminy Kluki. Przedmiotowym zarządzeniem wprowadzono również zasady rachunkowości, obejmujące zakres opisany powyżej w zarządzeniu nr 0/0151/41/08. Zarządzenie nr O/0151/41/08 z dnia 14 sierpnia 2008 roku utraciło moc z dniem 31 grudnia 2010 roku. Zakładowy plan kont dla Urzędu Gminy Kluki obejmuje: wykaz kont syntetycznych bilansowych z rozbudową analityczną i wykaz kont pozabilansowych; opis zasad funkcjonowania kont bilansowych Urzędu z uwzględnieniem typowych zapisów na poszczególnych kontach oraz wskazanie kont przeciwstawnych.
URZ ĄDZENIA KSI ĘGOWE
Zgodnie z zadami rachunkowości przyjętymi w Urzędzie Gminy w Klukach księgi rachunkowe prowadzi się komputerowo oddzielnie dla organu Gminy i dla Urzędu Gminy przy wykorzystaniu programu BDF elin. W księgach rachunkowych Urzędu prowadzi się wyodrębnioną analityczną ewidencję księgową w zakresie podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organu podatkowego Gminy Kluki. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą: dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienie obrotów i sald księgi głównej
______14 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
oraz sald ksiąg pomocniczych, a także wykaz aktywów i pasywów (inwentarz) potwierdzony inwentaryzacją. Dziennik obejmuje zdarzenia jakie nastąpiły w okresie sprawozdawczym; zdarzenia ujmowane są w rejestrach księgowych w sposób chronologiczny i zapisywane automatycznie w dzienniku; zapisy w dzienniku są kolejno numerowane w okresie każdego roku obrotowego. Zarówno w budżecie Gminy jak i w jednostce – Urzędzie prowadzi się po jednym dzienniku obejmującym zapisy na kontach syntetycznych i analitycznych, których ewidencja prowadzona jest przy użyciu komputera, w komputerowym systemie finansowo-księgowym „efka”. Dla każdego użytkownika programu finansowo- księgowego przyporządkowany jest numeryczny identyfikator rejestru dokumentów (nadawany automatycznie kolejny unikalny niemodyfikowalny numer identyfikujący rejestr). Dokumenty z danego rejestru przyporządkowane są do numerycznego identyfikatora – dziennika, do którego mają być księgowane. Zapisy w dzienniku odzwierciedlają rodzaj dokumentów i daty księgowania w rejestrach księgowych przez zidentyfikowanych (nazwiskiem wprowadzającego) przez program użytkowników. Każdemu użytkownikowi programu nadawane są uprawnienia do wybranych kategorii rejestrów księgowych, w których każdy z nich chronologicznie ewidencjonuje dowody księgowe. Daty księgowe rejestrowanych dokumentów w rejestrach księgowych poszczególnych użytkowników odzwierciedlają zapisy w dzienniku. Zapis księgowy posiada automatycznie nadany numer pozycji, a także dane indentyfikacyjne osoby odpowiedzialnej za wprowadzenie zapisu do dziennika (nazwisko pracownika). Ponadto zapis księgowy wprowadzony zarówno do dziennika, jak i do księgi głównej oraz do wszystkich innych ewidencji, w tym pomocniczych – posiada automatycznie nadany numer pozycji, a także dane pozwalające na ustalenie osoby dokonującej zapisu. Rejestry dokumentów grupowane są tematycznie wg przypisanych użytkowników, a mianowicie: użytkownik 1 prowadzi rejestry oznaczone numerami obejmujące: ewidencję wydatków budżetowych z rachunku bankowego, ewidencję kasa wydatków z rachunku bankowego, ewidencję wynagrodzeń z rachunku bankowego i ewidencję kasa wynagrodzeń z rachunku bankowego; użytkownik 2 prowadzi ewidencję wpływów budżetowych, ewidencję kasa dochodów; użytkownik nr 3 prowadzi rejestr obejmujący ewidencję wpływów w zakresie odprowadzania ścieków; użytkownik 4 prowadzi rejestry obejmujące: ewidencję rocznego wymiaru podatków i opłat, ewidencję zmian podatków w ciągu roku w zakresie przypisu, ewidencję zmian podatków w ciągu roku w zakresie odpisów. Dla każdego użytkownika programu finansowo-księgowego przyporządkowany jest numeryczny identyfikator rejestru dokumentów; zapisy w urządzeniach księgowych potwierdzone są nazwiskiem użytkownika dokonującego zapisu w rejestrze; poszczególni użytkownicy dokonujący zapisów księgowych oznaczają wprowadzone dowody księgowe numerem identyfikacyjnym danego rejestru. W zasadach rachunkowości zapisano, że ze względu na krótki termin złożenia jednostkowych sprawozdań budżetowych (10 dni po upływie okresu sprawozdawczego) przyjmuje się zasadę, że jeżeli dokumenty księgowe (faktury) wpłyną do momentu sporządzenia sprawozdania budżetowego (za kwartalne okresy sprawozdawcze) do dnia 8 następnego miesiąca, a dotyczą kosztów poprzedniego miesiąca – ujmuje się je w kosztach miesiąca którego dotyczą (np. f-rę za miesiąc marzec, która wpłynęła 8 kwietnia ujmuje się w sprawozdaniu za 1 kwartał w kosztach miesiąca marca). Natomiast w przypadku, gdy dokument księgowy (np. f-ra za marzec wpłynie po 8 dniu następnego miesiąca (np. 10 kwietnia) wówczas ujmuje się ją w kosztach miesiąca, w którym dokument wpłynął. Powyższe zasady nie dotyczą zamknięcia roku budżetowego,
______15 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
w którym w księgach rachunkowych należy ująć wszystkie koszty i przychody związane z tym okresem sprawozdawczym. Prawidłowość dokonywania zapisów w urządzeniach księgowych sprawdzono na podstawie dowodów ujętych w dzienniku pod pozycją/liczbą kontrolną dziennika 5584- 5635 (zapis księgowy z dnia 7 kwietnia 2011 roku); 5980-5998 (zapis w dniu 2 maja 2011 roku); 7281-7319 (zapis w dniach 1-2 czerwca 2011 roku); 7846-7859 (zapis księgowy w dniu 30 czerwca 2011 roku) i 10765-10783 (zapis w dniu 31 października 2011 roku) - zawartych w zestawieniu stanowiącym załącznik nr 1 do protokołu kontroli. Stwierdzone w toku kontroli nieprawidłowości dotyczyły: 1. poz. 10 zestawienia - w raporcie kasowym wydatków nr 10/2011 za okres 7-8 kwietnia 2011 roku zaewidencjonowano wypłatę ekwiwalentu odrębnie dla poszczególnych członków OSP za udział w szkoleniu pomimo, że wypłaty dokonano na podstawie jednej listy. W konsekwencji również w dzienniku zapisano pod odrębną pozycją księgową wypłatę ekwiwalentu dla poszczególnych członków OSP;
2. poz. 13 zestawienia – kontrola wykazała, że w dzienniku pod poz. księgową RK/004/00002-00038 (liczba dziennika 5599-5635 – 37 pozycji) zapisano operacje księgowe ujęte w raporcie kasowym wynagrodzeń nr 4/11 za okres 7-8 kwietnia 2011 roku. Ustalono, że w w/w raporcie kasowym ujęto odrębnie wypłaty świadczeń na rzecz poszczególnych osób wykazanych w listach płac, np. lista nr 2 z dnia 5.04.2011 roku za spis powszechny na rzecz 3 osób na łączną kwotę – 863,08 zł; lista nr 6 z dnia 6.04.2011 roku za obsługę samochodów OSP na rzecz 3 osób na łączną kwotę – 804,08 zł; lista nr 0 z dnia 5.04.2011 roku za posiedzenie Komisji ds. Przeciwdziałania Alkoholizmowi dla 7 osób na łączną kwotę 1.131,99 zł; lista nr 3 z dnia 5.04.2011 roku dla 14 sołtysów za dostarczanie decyzji na łączną kwotę 2.592,28 zł. W odniesieniu do powyższego wskazać należy, że lista płac stanowi zbiorczy dowód księgowy, który w raporcie kasowym podlega ewidencji księgowej z uwzględnieniem zbiorczej kwoty przypadającej do wypłaty, z wyjątkiem kwot nie podjętych w terminie, za który sporządzony jest dany raport kasowy. Tym samym zapis w dzienniku powinien obejmować operacje finansowe potwierdzone listami płac jako zbiorczymi dowodami księgowymi;
3. poz. 14-28 i 30-33 zestawienia – ustalono, że dowody księgowe (faktury) wystawione przez kontrahentów w miesiącu kwietniu 2011 roku w ewidencji księgowej ujęte zostały w dniu 2 maja 2011 roku jako zdarzenia, które wystąpiły w maju 2011; w sposób analogiczny zapisano w urządzeniach księgowych dowody (faktury) ujęte pod poz. 34-52 i 54 zestawienia; operacje gospodarcze dotyczyły zdarzeń zaistniałych w miesiącu maju 2011 roku, jednakże w urządzeniach księgowych zapisane zostały pod datą 1-2 czerwca 2011 roku. Kontrola wykazała, że w/w operacje gospodarcze objęto ewidencją konta 201 (strona Ma), jednakże nie były wykazane w urządzeniach księgowych jako zobowiązania właściwego okresu sprawozdawczego (miesiąca). Poza tym w zapisie księgowym operacji ujętych pod poz. 16 i 54 zestawienia stwierdzono brak daty sprzedaży, która różniła się od daty wystawienia danego dowodu;
4. poz. 27 zestawienia – pod l.dz. 5992 poz. księgowa 00678/11 zapisano f-rę nr 80000891/00039/181 z dnia 28 kwietnia 2011 roku wystawioną przez PGE za energię elektryczną na kwotę – 22.967,27 zł; operację ujęto na kontach Wn 400/Ma 201; na podstawie zapisów księgowych w dzienniku stwierdzono, że w/w f-ra zapisana była pod poz. 00678/11 czterokrotnie, przy czym kwoty zapisane jako zobowiązania to:293,76 zł; 67,56 zł; 22.967,27 zł i 4,01 zł; łączna suma powyższych kwot to – 23.332,60 zł. Na podstawie dowodu księgowego źródłowego tj. faktury nr 80000891/00039/181 stwierdzono, że kwota wskazana przez dostawcę do zapłaty to – 365,33 zł. Powyższe wskazuje zatem, że zapis księgowy pod poz. 00678/11 na
______16 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
kwotę 22.967,27 zł nie odpowiada wartości faktury ujętej w tymże zapisie księgowym. Kontrola wykazała, że w powyższym zapisie księgowym nie ujęto poniżej wymienionych faktur z dnia 28 kwietnia 2011 roku odpowiadających w sumie kwocie - 22.967,27 zł: nr 80000891/00002/181 na kwotę - 267,67 zł; nr 80000891/00004/181 na kwotę - 688,74 zł; nr 80000891/00005/181 na kwotę – 1.479,69 zł; nr 80000891/00006/181 na kwotę – 1.525,67 zł; nr 80000891/00007/181 na kwotę – 2.098,05 zł; nr 80000891/00008/181 na kwotę 1.691,31 zł; nr 80000891/00011/181 na kwotę – 568,63 zł; nr 80000891/00012/181 na kwotę – 662,81 zł; 80000891/00013/181 na kwotę – 766,33 zł; nr 80000891/00014/181 na kwotę – 845,47 zł; nr 80000891/00015/181 na kwotę – 203,58 zł; nr 80000891/00016/181 na kwotę – 831,86 zł; nr 80000891/00017/181 na kwotę – 417,15 zł; nr 80000891/00018/ 181 na kwotę – 699,41 zł; nr 80000891/00019/181 na kwotę – 290,93 zł; nr 80000891/00020/181 na kwotę – 404,97 zł; nr 80000891/00021/181 na kwotę – 732,28 zł; nr 80000891/00022/181 na kwotę 1.113,53 zł; nr 80000891/00023/ 181 na kwotę 1.296,48 zł; nr 80000891/00024/181 na kwotę – 263,12 zł; nr 80000891/00025/181 na kwotę – 418,58 zł; nr 80000891/00026/181 na kwotę – 536,01 zł; nr 80000891/00027/181 na kwotę 71,66 zł; nr 80000891/00028/181 na kwotę – 244,98 zł; nr 80000891/00029/181 na kwotę – 321,57 zł; nr 80000891/00033/181 na kwotę – 860,21 zł; nr 80000891/00034/181 na kwotę – 654,29 zł; nr 80000891/00035/181 na kwotę – 1.056,51 zł; nr 80000891/00036/ 181 na kwotę - 507,65 zł; nr 80000891/00037/181 na kwotę - 614,58 zł; nr 80000891/00038/181 na kwotę 209,24 zł; nr 80000891/00041/181 na kwotę – 349,07 zł; nr 80000891/00044/181 na kwotę 275,34 zł.
W świetle powyższych ustaleń stwierdzono nieprzestrzeganie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, a w szczególności art. 20 ust.1 ustawy który stanowi, że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Wskazać należy również, iż art. 18 ust. 1 ustawy stanowi, że podstawie zapisów na kontach księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca , zestawienie obrotów i sald, zawierające: symbole lub nazwy kont; salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego; sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego. Obroty tego zestawienia powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych. Przepisy powołanej ustawy stanowią, że bez względu na technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych dziennik powinien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Ponadto stwierdzono naruszenie art. 23 ust.2 pkt 2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym zapis księgowy powinien zawierać określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji;
5. stwierdzono nieprzestrzeganie zasad określonych w art. 14 ust.2 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane (…). Oznacza to, że wprowadzenie zapisu do dziennika skutkuje nadaniem mu kolejnego numeru. Kontrola wykazała przypadki nie zachowania kolejności numeracji zapisów dotyczących tej samej kategorii operacji gospodarczych i finansowych oraz wprowadzanych do urządzeń księgowych przez tego samego pracownika. Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły zapisów: za poz. księgową 00674/11 (l.dz. 5989 – poz. 23 zestawienia) zapisano operację finansową której
______17 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
nadano nr kolejny 00676/11 (l. dz. 5990 – poz. 25 zestawienia); operacja z numerem 00675/11 zapisana została pod l. dz. 5977 – (poz. 24 zestawienia); po zapisie oznaczonym nr poz. księgowej 00904/11 – l. dziennika 7291 zapisano operację o nr poz. księgowej 00906/11 – l. dziennika 7292 (poz. 44 i 45 zestawienia); poz. księgowa o nr 00905/11 zapisana została pod l. dziennika 7281 (poz. 34 zestawienia); za poz. księgową 00907/11 – l. dziennika 7293 zapisano operację, której nadano numer poz. księgowej 00909/11 – l. dziennika 7294 (poz. 46 i 47 zestawienia), poz. księgowa nr 00908/11 zapisana została pod l. dziennika 7296 (poz. 49 zestawienia); kolejno po sobie zapisano operacje oznaczone nr poz. księgowych 3499/11 – l. dziennika 7312 i 3503/11 – l. dziennika 7313 (poz. 58-59 zestawienia), poz. księgowe o nr 3500/11 do 3502/11 zapisano pod l. dziennika7323 do 7325; pod l. dziennika 7848 i 7849 zapisano operacje o nr poz. księgowej 01117/11 i 01119/11 (poz. 65-66 zestawienia), operację oznaczoną nr poz. księgowej 01118 ujęto pod l. dziennika 7855 (poz. 71 zestawienia);
6. poz. 81 i 82 zestawienia – stwierdzono, że pod poz. księgową 01980/11 l. dziennika 10770 (poz. 81 zestawienia) zapisano operację dotyczącą przeksięgowania wartości składników majątkowych objętych ewidencją konta 011; zapis zadekretowano na kontach 011/011. Kontrola wykazała, że przeksięgowania dokonano w związku ze zmianą miejsca użytkowania środka trwałego. W odniesieniu do w/w zapisu wskazać należy, iż dokonana operacja nie miała wpływu na stan wartościowy środków trwałych, tj. nie spowodowała obrotów na w/w koncie i w konsekwencji ich zwiększenia lub zmniejszenia. W związku z powyższym właściwym było dokonanie odpowiednich zapisów w ewidencji analitycznej środków trwałych. O powyższym świadczy również sposób funkcjonowania kont księgowych i kont korespondujących opisany w zakładowym planie kont kontrolowanej jednostki, w którym nie przewidziano zastosowanego sposobu zapisu operacji na koncie 011. W sposób analogiczny dokonano przeksięgowania operacji finansowej ujętej pod. poz. 82 zestawienia. Na podstawie PK dokonano przeksięgowania podatku VAT podlegającego rozliczeniu z urzędem skarbowym; operację zapisano na kontach 225-2-0/225-2-1. Również z tym przypadku wskazanym było dokonanie zapisów w ewidencji analitycznej prowadzonej do konta 225, bowiem zapis ten nie miał wpływu na ostateczne saldo konta 225 ewidencji księgowej syntetycznej.
Test dotyczący dokonywania zapisów księgowych stanowi załącznik nr 3 do protokołu kontroli. Szczegółowej kontroli poddano zgodność zapisów operacji finansowych na koncie 130 z obrotami wyciągów bankowych rachunku podstawowego jednostki w poniżej wyszczególnionych dniach: 1) 1 lipiec 2011 roku – WB 127, 101 i 40 obroty Wn 5.523,82 zł, obroty Ma 93,60 zł; obroty konta 130 – obroty strony Wn 93,60 zł, obroty strony Ma 5.523,82 zł; 2) 31 lipiec 2011 roku – WB 147, 119, 45 – saldo początkowe Ma - 80.454,39 zł, obroty Wn 0,00 zł, obroty Ma 164,20 zł, saldo końcowe Ma – 80.618,59 zł; obroty konta 130 – obroty strony Wn 164,20 zł; obroty strony Ma – 0,00 zł; saldo końcowe – 80.618.59 zł; 3) 1 sierpień 2011 roku – WB 148, 120, 46 – saldo początkowe Ma – 80.618,59 zł; obroty Ma 15.042,00 zł; obroty Wn – 28.838,02 zł; saldo końcowe Ma – 66.822,57 zł; obroty konta 130 – strona Wn 28.838,02 zł; strona Ma 15.042,00 zł; 4) 31 sierpień 2011 roku – WB 169, 138, 53 – saldo początkowe Ma – 208.633,53 zł; obroty Ma 368,14 zł, obroty Wn 162.159,43 zł; saldo końcowe – 46.842,24 zł; obroty konta 130 – strona Wn 162.159,43 zł, strona Ma 368,14 zł; saldo końcowe – 46.832,24 zł;
______18 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
5) 1 wrzesień 2011 roku – WB 170, 139, 54 – saldo początkowe – 46.842,24 zł; obroty Ma – 60.640,75 zł; obroty Wn 58.353,89 zł; saldo końcowe – 49.129,14 zł; obroty konta 130 – strona Wn 60.640,75 zł; strona Ma – 58.353,89 zł; 6) 30 wrzesień 2011 roku – WB 191, 157, 61 – saldo początkowe – 421.077,20 zł; obroty Ma 1.475,94 zł; obroty Wn 340.401,53 zł; saldo końcowe – 82.151,61 zł; obroty konta 130 – strona Wn 1.475,94 zł, strona Ma 340.401,53 zł; saldo końcowe – 82.151,61 zł; 7) 1 październik 2011 roku – WB 192, 158, 62 – saldo początkowe – 82.151,61 zł, obroty Ma 31.251,32 zł, obroty Wn 28.947,29 zł; saldo końcowe 84.455,64 zł; obroty konta 130 – strona Wn 28.947,29 zł, strona Ma 31.251,32 zł; 8) 31 październik 2011 roku – WB 211, 175, 68 – saldo początkowe – 354.528,84 zł; obroty Ma 9.154,19 zł, obroty Wn 276.113,83 zł; saldo końcowe – 87.569,20 zł; obroty konta 130 – strona Wn 9.154,19 z; strona Ma 276.113,83 zł; saldo końcowe 87.569,20 zł; 9) 2 listopad 2011 roku – WB 212, 176, 69 – saldo początkowe – 87.569,20 zł, obroty Ma 50.459,40 zł, obroty Wn 30.657,40 zł; saldo końcowe 107.371,20 zł; obroty konta 130 – strona Wn 50.459,40 zł; strona Ma 30.657,40 zł; 10) 30 listopad 2011 roku – WB 231, 194, 75, 10 – saldo początkowe – 484.434,15 zł, obroty Ma 137.035,30 zł, obroty Wn 528.295,15 zł; saldo końcowe – 93.174.39 zł; obroty konta 130 – strona Wn 137.035,30 zł, strona Ma 528.295,15 zł; saldo końcowe – 93.174,39 zł; 11) 1 grudzień 2011 roku – WB 232, 195, 76, 11 – saldo początkowe – 93.174,39 zł, obroty Ma 634,56 zł, obroty Wn 27.553,63 zł; saldo końcowe 66.255,32 zł; obroty konta 130 – strona Wn 634,56 zł, strona Ma 27.553,63 zł; 12) 31 grudzień 2011 roku – WB 253, 213, 83, 26 – saldo początkowe – 311.826,08 zł; obroty Ma 267,10 zł; obroty Wn 312.093,18 zł; saldo końcowe 0,00 zł; obroty konta 130 – strona Wn 267,10 zł , strona Ma 312.093,18 zł; saldo końcowe – 0,00 zł.
Ponadto kontrolą objęto zapisy poniżej wymienionych operacji gospodarczych i finansowych: wpływ w grudniu subwencji oświatowej na styczeń roku następnego Część oświatowa subwencji ogólnej na miesiąc styczeń 2012 roku w kwocie 277.921,00 zł wpłynęła na rachunek budżetu Gminy w dniu 30 grudnia 2011 roku i ujęta została na kontach Wn 133/Ma 224 i równolegle Wn 224/Ma 909; przeksięgowanie subwencji na dochody budżetu gminy w roku 2012 ujęto na kontach Wn 909/Ma 901 – dochody; wpływ na rachunek bankowy środków stanowiących zabezpieczenie należytego wykonania umowy oraz zwrot tych środków Ustalono, że zabezpieczenie należytego wykonania umowy i wadia wpłacane na rachunek jednostki przez oferentów oraz ich zwrot w ewidencji księgowej Urzędu ujmowane były na kontach: wpłata Wn 139/Ma 240; zwrot Wn 240/Ma 139, np., wpływ zabezpieczenia należytego wykonania umowy dokonany przez firmę „DORBUD” w kwocie 6.870,19 zł – WB 17 z dnia 3 listopada 2010 roku; operację ujęto na kontach Wn 139/Ma 240 pod poz. księgową 1866/10; zwrot zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 70% od kwoty 6.870,19 zł na rzecz firmy „DORBUD” w kwocie 4.845,25 zł; WB 13 z dnia 28 października 2011 roku; operację ujęto na kontach Wn 240-3-2/Ma 139-2-14 pod poz. księgową 1950/11; wpływ wadium za udział w przetargu w kwocie 5.000,00 zł – WB nr 12 z dnia 8 czerwca 2011 roku; zaksięgowano na kontach
______19 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Wn 139/Ma 240 poz. księgowa 984/11; zwrot wadium Wn 240/Ma 139 – WB 13 z dnia 30 czerwca 2011 roku, poz. księgowa 1136/11. naliczenie przez pożyczkodawcę odsetek od pożyczki oraz zapłata odsetek Zapłata odsetek od kredytu zaciągniętego przez Gminę Kluki w dniu 31 grudnia 1998 roku po zakończeniu realizacji zadania inwestycyjnego ewidencjonowana była na kontach księgowych jednostki: Wn 130/Ma 751; w 2011 roku operacje finansowe dotyczące zapłaty odsetek ujęto pod poz. księgową: styczeń - 00120/11; luty - 00284/11; marzec 00464/11; kwiecień – 00648/11; maj – 00875/11; czerwiec – 01079/11; lipiec – 01290/11; sierpień – 01489/11; wrzesień – 01739/11; październik – 01954/11; listopad – 02247/11; grudzień – 02303/11; zapłata faktury za roboty związane z realizacją inwestycji – kontrolą objęto prawidłowość ujmowania na kontach księgowych operacji gospodarczych i finansowych związanych z realizacją inwestycji opisanych w temacie Kontrola realizacji wybranych inwestycji: 1. faktura nr 1/05/12 z dnia 10 maja 2012 roku na kwotę brutto 91.145,21 zł; operację gospodarczą ujęto na kontach Wn 080/Ma 201 pod poz. księgową 940/12; zapłacono przelewem w dniu 15 maja 2012 roku – WB nr 6 z dnia 15 maja 2012 roku, poz. księgowa 970/12; operację księgową zapisano na kontach Wn 201/Ma 130 i równolegle Wn 810/Ma 800. Zbiornik retencyjny o wartości 57.319,47 zł ustalonej na podstawie rozliczenia kosztów przyjęto na majątek na podstawie dowodu OT 0002/12 z dnia 31 maja 2012 roku, a zbiornik p.poż. o wartości – 34.475,74 zł przyjęto na majątek na podstawie dowodu OT 0003/12 z dnia 31 maja 2012 roku;
2. f-ra nr 026/09/2011 z 30 września 2011 roku na kwotę 477.844,98 zł brutto; fakturę ujęto na kontach Wn 080/Ma 201 pod poz. ks. 01765/11 w dniu 30 września 2011 roku. Kwotę 466.864,11 zł zapłacono przelewem w dniu 11 października 2011 roku – WB 163; operację zapisano na kontach Wn 201/Ma 130 i Wn 810/Ma 800 w dniu 11 października 2011 roku pod poz. księgową 01866/11; f-ra nr 56/2011 z dnia 5 października 2011 roku na kwotę 2.091,00 zł brutto (netto 1.700,00 zł) za nadzór inwestorski; fakturę ujęto na kontach 080/201; operację zapisano pod poz. księgową 01762/11 w dniu 30 września 2011 roku; zapłacono przelewem w dniu 11.10.2011 roku – WB 163; operację zapisano pod poz. księgową Wn 201/Ma 130 I Wn 810/Ma 800 pod poz. księgową 01868/11. Dowód OTI nr 0003/11 określający wartość zadania na kwotę 498.287,47 zł wystawiono w dniu 30 września 2011 roku; przeksięgowanie na kontach Wn 011/Ma 080;
3. f-ra nr 004/09/2011 z dnia 7 września 2011 roku na kwotę 60.676,04 zł; fakturę ujęto na kontach Wn 080/Ma 201 pod poz. księgową 01562/11 w dniu 7 września 2011 roku; zapłacono przelewem w dniu 6 października 2011 roku; operację zapisano na kontach Wn 201/Ma 130 i Wn 810/Ma 800 pod poz. księgową 01819/11. Nadzór inwestorski - f-ra 01/09/2011 z dnia 5 września 201 roku na kwotę brutto 898,00 zł – netto 730,73 zł (w tym za drogę Roździn – 273,04 zł netto); fakturę zapisano na kontach Wn 080/Ma 201 w dniu 19 września 2011 roku pod poz. księgową 01672/11; zapłacono przelewem w dniu 6 października 2011 roku WB 160; poz. księgowa 01822/11; operację zapisano na kontach Wn 201/Ma 130 i Wn 810/Ma 800. Dowód OT nr 0001/11 sporządzono w dniu 5 września 2011 roku; koszty zadania w kwocie 65.135,08 zł przeksięgowano na konta Wn 011/Ma 080;
4. f-ra 005/09/2011 z dnia 7 września 2011 roku na kwotę - 104.326,18 zł; fakturę ujęto na kontach Wn 080/Ma 201 pod poz. księgową 01563/11 w dniu 7 września 2011 roku; zapłacono przelewem w dniu 6 października 2011 roku – WB 160; operację zapisano na kontach Wn 201/Ma 130 i Wn 810/Ma 800 pod poz. księgową
______20 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
01819/11. Nadzór inwestorski - f-ra 01/09/2011 z dnia 5 września 201 roku na kwotę brutto 898,00 zł – netto 730,73 zł (w tym za drogę Kaszewice Kolonia – 459,00 zł netto); fakturę zapisano na kontach Wn 080/Ma 201 w dniu 19 września 2011 roku pod poz. księgową 01672/11; zapłacono przelewem w dniu 6 października 2011 roku WB 160; poz. księgowa 01822/11; operację zapisano na kontach Wn 201/Ma 130 i Wn 810/Ma 800. Dowód OT nr 0003/11 sporządzono w dniu 5 września 2011 roku; koszty zadania w kwocie - 111.304,22 zł przeksięgowano na konta Wn 011/Ma 080;
5. f-ra 006/09/2011 z dnia 7 września 2011 roku na kwotę - 37.015,92 zł; fakturę ujęto na kontach Wn 080/Ma 201 pod poz. księgową 01561/11 w dniu 7 września 2011 roku; zapłacono przelewem w dniu 6 października 2011 roku – WB 160 z dnia 6 października 2011 roku; operację zapisano na kontach Wn 201/Ma 130 pod poz. księgową 01819/11; równolegle dokonano zapisu na kontach Wn 810/Ma 800. Nadzór inwestorski – f-ra 01/09/2011 z dnia 5 września 201 roku na kwotę brutto 898,00 zł – netto 730,73 zł (w tym za drogę gminną Kaszewice Kolonia – 166,72 zł netto); fakturę zapisano na kontach Wn 080/Ma 201 w dniu 10 września 2011 roku pod poz. księgową 01672/11; zapłacono przelewem w dniu 6 października 2011 roku WB 160; poz. księgowa 01822/11; operację zapisano na kontach Wn 201/Ma 130 i Wn 810/Ma 800. Dowód OT nr 0002/11 sporządzono w dniu 5 września 2011 roku; koszty zadania w kwocie 40.011,64 zł przeksięgowano na konta Wn 011/Ma 080.
SPRAWOZDAWCZO ŚĆ I BILANS JEDNOSTKI . ZGODNO ŚĆ DANYCH WYKAZYWANYCH W SPRAWOZDANIACH BUD ŻETOWYCH Z EWIDENCJ Ą KSI ĘGOW Ą
Sprawozdanie Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych oraz sprawozdanie Rb-PDP sprawozdanie z wykonania dochodów podatkowych za 2010 i 2011 rok 2010 rok
Skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie Skutki ustawy Ordynacja podatkowa udzielonych ulg i Skutki obni żenia obliczone za okres sprawozdawczy zwolnie ń górnych stawek obliczone za Rozło żenia na podatków okres raty, odroczenie obliczone za terminu płatno ści, Wykonane sprawozdawczy Umorzenie okres zwolnienie z Wyszczególnienie dochody (bez ulg i zaległo ści sprawozdawczy obowi ązku zwolnie ń podatkowych ustawowych) pobrania, ograniczenie poboru Podatek od nieruchomo ści od 1.325.414,60 122.807,35 146.639,40 0,00 0,00 osób prawnych Podatek rolny od osób 1.700,00 0,00 0,00 0,00 0,00 prawnych Podatek od środków 2.265,00 1.348,37 0,00 0,00 0,00 transportowych od osób prawnych Podatek od nieruchomo ści od 360.012,13 149.353,64 0,00 15,00 0,00 osób fizycznych Podatek rolny od osób 52.238,06 0,00 0,00 34,00 0,00 fizycznych Podatek od środków 30.427,40 13.169,36 0,00 0,00 0,00 transportowych od osób fizycznych
______21 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2011 rok
Skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie Skutki ustawy Ordynacja podatkowa udzielonych ulg i Skutki obni żenia obliczone za okres sprawozdawczy zwolnie ń górnych stawek obliczone za Rozło żenia na podatków okres raty, odroczenie obliczone za Wykonane sprawozdawczy terminu płatno ści, okres Wyszczególnienie dochody (bez ulg i Umorzenie zwolnienie z sprawozdawczy zwolnie ń zaległo ści obowi ązku ustawowych) podatkowych pobrania, ograniczenie poboru Podatek od nieruchomo ści od 1.491.526,78 131.286,18 147.458,31 0,00 0,00 osób prawnych Podatek rolny od osób 1.858,00 0,00 0,00 0,00 0,00 prawnych Podatek od środków 3.012,00 2.820,28 0,00 0,00 0,00 transportowych od osób prawnych Podatek od nieruchomo ści od 388.360,70 168.766,51 0,00 0,00 0,00 osób fizycznych Podatek rolny od osób 58.068,89 0,00 0,00 0,00 0,00 fizycznych Podatek od środków 33.827,16 20.346,44 0,00 0,00 900,00 transportowych od osób fizycznych
W zakresie danych ujętych w powyższych tabelach nie stwierdzono nieprawidłowości. Powyższe dane wynikają ze sprawozdań RB-27S z wykonania planu dochodów budżetowych i PDP z wykonania dochodów podatkowych odpowiednio za 2010 rok i 2011 rok.
Bilans organu (z wykonania budżetu) na dzień 31 grudnia 2011 roku
Aktywa Stan na koniec 2011 roku Pasywa Stan na koniec 2011 roku
I. Środki pieniężne 1.349.048,28 Saldo Wn I. Zobowiązania 1.328,59 Suma sald konta 133 Ma kont -134 (1.011.000 zł i 260 - (2.814.985 zł
I.1.1. Środki 1.130.656,93 Część salda I.1.2. 1.088,52 pieniężne budżetu Wn konta 133 zobowiązania wobec budżetów
I.I.3. Pozostałe 240,07 zobowiązania
I.1.2. Pozostałe 218.391,35 Część salda II. Aktywa netto 1.158.423,38 środki pieniężne Wn konta 133 budżetu
II. Należności i 88.624,69 II.1. Wynik 348.096,33 Saldo Ma rozliczenia wykonania budżetu konta 961
II.2. Należności od 63.530,69 Saldo Wn II.1.1. Nadwyżka 566.469,25 Saldo Ma budżetów konta 224 budżetu konta 961
II.1.3. - 218.372,92 Niewykonane wydatki
______22 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
II.3. Pozostałe 25.094,00 Suma sald II.2. Wynik na - 9.028,19 Saldo Ma należności i kont 223 i operacjach konta 962 rozliczenia 240 niekasowych
II.3. Rezerwa na 218.372,92 niewygasające wydatki
II.6. Skumulowany 600.982,32 saldo Wn wynik budżetu konta 960
III. Inne pasywa 277.921,00 Saldo Ma konta 909
Suma 1.437.672,97 Suma 1.437.672,97 Objaśnienia: Aktywa • Poz. I.1.2. pozostałe środki pieniężne w kwocie 218.391,35 zł – kwota obejmuje wydatki niewygasające – 218.372,92 zł oraz odsetki naliczone od wydatków niewygasających – 18,43 zł; • Poz. II.2. – należności od budżetów w kwocie – 63.530,69 zł – kwota obejmuje należności z tytułu udziałów z MF na grudzień 2011 roku w wysokości 63.247,00 zł przekazane w styczniu 2012 roku oraz wykonane dochody z urzędów skarbowych w kwocie 283,69 zł nieprzekazane z końcem 2011 roku; • Poz. II.3. – pozostałe należności i rozliczenia w kwocie – 25.094,00 zł – kwota obejmuje środki dotyczące realizacji programu w ramach POKL niewykorzystane z końcem roku budżetowego, pozostające na wyodrębnionym rachunku bankowym; Pasywa • Poz. 1.2 – zobowiązania wobec budżetów – 1.088,52 zł – saldo dotyczy niewykorzystanych dotacji celowych podlegających zwrotowi do ŁUW w Łodzi; • Poz. II.2. – wynik na operacjach niekasowych – (-) 9.028,19 zł; saldo dotyczy niekasowych operacji budżetowych (saldo ujemnych różnic budżetowych – indeksacja kredytu); • Poz. I.3 pozostałe zobowiązania – 240,07 zł – saldo dotyczy rozliczeń bankowych – 20,00 zł i 220,07 zł środki nie przekazane do GOPS; • Poz. III. Inne pasywa – 277.921,00 zł – saldo dotyczy subwencji otrzymanej w grudniu 2011 roku na styczeń roku 2012. Środki pieniężne budżetu – sprawozdanie Rb-ST roczne o stanie środków na rachunkach bankowych na koniec 2011 roku: Stan środków na rachunku budżetu jednostki samorządu terytorialnego – 1.349.048,28 zł, w tym:
• stan środków na rachunku wydatków niewygasających - 218.391,35 zł;
• środki niewykorzystanych dotacji w roku budżetowym – 1.088,52 zł;
• środki dotacji i subwencji przekazane w grudniu na styczeń następnego roku – 277.921,00 zł.
______23 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Bilans jednostki na dzień 31 grudnia 2011 roku
AKTYWA Stan na Saldo konta z którego PASYWA Stan na Saldo konta z 31.12.2011 wynikają dane 31.12.2011 którego wynikają roku wykazane w bilansie roku dane wykazane w bilansie A. Aktywa 16.870.277,7 011-071+080 A. Fundusz 16.894.492,83 Saldo Ma konta trwałe 5 800 i 860
I. Wartości 28.069,91 Wartości I. Fundusz 9.061.705,86 Saldo Ma konta niematerialne niematerialne i jednostki 800 i prawne prawne umorzono w dacie przyjęcia do używania II. Rzeczowe 16.830.207,8 011-071+080 II. Wynik 7.832.786,97 Saldo Ma konta aktywa trwałe 4 finansowy 860 netto 1. Środki 16.522.905,8 011-071 1.1. Zysk 7.832.786,97 trwałe 1 netto (+) 1.1. Grunty 4.912.675,13 Saldo subkonta 011-1 1.2. Strata 0,00 Saldo Ma konta netto (-) 860 1.2. Budynki, 11.571.043,9 Saldo subkonta -011- III. 0,00 - lokale i obiekty 5 2 - saldo subkonta Nadwyżka inżynierii 071-2 środków lądowej i obrotowych wodnej (-) 1.3. Urządzenia 35.343,11 Saldo subkonta 011-3 IV. Odpisy z 0,00 - techniczne i – saldo subkonta 071- wyniku maszyny 3 finansowego (-) 1.4. Środki 161,02 Saldo subkonta 011-4 V. Fundusz 0,00 - transportu – saldo subkonta 071- mienia 4 zlikwidowany ch jednostek 1.5. Inne środki 3.682,60 - VI. Inne - - trwałe 2. Inwestycje 307.302,03 Saldo Wn konta 080 B. 0,00 Saldo Ma konta rozpoczęte Państwowy 853 (środki trwałe fundusz w budowie) celowy IV. 12.000,00 C. 0,00 - Długotermino - Zobowiązania we aktywa długotermino finansowe we 1.1. Akcje i 12.000,00 - D. 197.685,74 Salda Ma niżej udziały Zobowiązania wskazanych kont krótkotermin rozrachunkowych owe i oraz saldo Ma fundusze konta 851 specjalne 1.2. Papiery 0,00 - I. 197.337,10 Salda Ma niżej wartościowe Zobowiązania wskazanych kont długoterminowe krótkotermin rozrachunkowych owe 1.3. Inne 0,00 - 1.1. 52.074,93 Saldo Ma konta długoterminowe Zobowiązania z 201 aktywa tytułu dostaw i finansowe usług V. Wartość 0,00 - 1.2. 9.015,79 Saldo Ma konta mienia Zobowiązania 221 zlikwidowanyc wobec h jednostek budżetów B. Aktywa 221.900,82 1.3. 27.041,06 Salda Ma subkont obrotowe Zobowiązania z do konta 229(229- tytułu 1,229-3) ubezpieczeń
______24 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
społecznych I. Zapasy 38.360,77 Saldo Wn konta 310 1.4. 56.799,36 Saldo Ma konta Zobowiązania z 231 tytułu wynagrodzeń 1.1. Materiały 38.360,77 j.w. 1.5. Pozostałe 20.124,01 Saldo Ma konta zobowiązania 221(1.534,58) oraz saldo Ma konta 240 (2,93) 1.2. Półprodukty 0,00 - 1.6. Sumy 32.281,95 i produkty w obce toku (depozytowe, zabezpieczenie wykonania umów) 1.3. Produkty 0,00 - 1.7. 0,00 Saldo Ma konta gotowe Rozliczenia z 223 tytułu środków na wydatki budżetowe i z tytułu dochodów budżetowych 1.4. Towary 0,00 - 1.8. Rezerwy 0,00 na zobowiązania II. Należności 150.909,46 II. Fundusze 348,64 krótkotermino specjalne we 1.1. Należności 0,00 Saldo Wn konta 221 1.1. 348,64 Saldo Ma konta z tytułu dostaw i Zakładowy 851 usług Fundusz Świadczeń Socjalnych 1.2. Należności 1.142,87 Saldo Wn konta 1.2. Inne 0,00 od budżetów 221(1.272) + saldo fundusze Wn konta 225(29.310,03) 1.3. Należności 0,00 Salda Wn subkont do E. 0,00 z tytułu konta 229 (29-1,229- Rozliczenia ubezpieczeń 2,229-3) międzyokreso społecznych we 1.4. Pozostałe 149.766,59 Saldo Wn konta I. Rozliczenia 0,00 należności 221(131.766,54) + międzyokreso saldo Wn konta 234 we (71.999,20) przychodów 1.5. Rozliczenia 0,00 II. Inne 0,00 - z tytułu środków rozliczenia na wydatki międzyokreso budżetowe i z we tytułu dochodów budżetowych III. Środki 32.630,59 Saldo Wn konta F. Inne 0,00 - pieniężne 135(36.320,83 FŚS) + pasywa saldo Wn konta 135 (1.396,22 GFOS)+ saldo Wn konta 130(2,77 rachunek dotyczący dokształcania młodocianych) + saldo Wn konta 130 (0,16 zaliczka alimentacyjna) 1.1. Środki 0,00 - pieniężne w
______25 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
kasie 1.2. Środki 348,64 j.w. pieniężne na rachunkach bankowych 1.3. Inne środki 32.281,95 - pieniężne Suma 17.092.178, Suma 17.092.178,5 aktywów 57 pasywów 7 Dane uzupełniające: • Umorzenie wartości niematerialnych i prawnych – 303.465,28 zł; • Umorzenie środków trwałych – 3.158.56,32 zł; • Umorzenie pozostałych środków trwałych i wyposażenia – 224.885,41 zł; • Odpisy aktualizujące należności – 103.728,36 zł; • ZFŚS – 348,64 zł; • Inne środki pieniężne – zabezpieczenie należytego wykonania umowy – 32.281,95 zł. Dane wykazane w bilansie wynikają z sald kont ewidencji księgowej Urzędu Gminy Kluki. Szczegółowej analizie poddano prawidłowość danych wykazanych w bilansie jednostki jako Środki trwałe w poz. 1.1.1. – 1.5, a mianowicie: grunty, budynki, lokale i obiekty inżynierii lądowej i wodnej; urządzenia techniczne i maszyny, środki transportu oraz inne środki trwałe. Wartości w/w środków trwałych wykazane w bilansie są zgodne z wartością ewidencji analitycznej poszczególnych grup rodzajowych środków trwałych. W odniesieniu do gruntów dane poddano weryfikacji również z uwzględnieniem ewidencji gruntów prowadzonej w kontrolowanej jednostce. Rozbieżności nie stwierdzono. W okresie objętym kontrolą jednostki organizacyjne Gminy Kluki sporządzały sprawozdania: 2011 rok 1. Urząd Gminy – sprawozdania miesięczne Rb-27S i Rb-28S; sprawozdania kwartalne: Rb-Z za I, II, III, IV kwartał; Rb-N za I, II, III, IV kwartał; sprawozdanie roczne Rb-WSa; bilans jednostki, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w funduszu jednostki;
2. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej - sprawozdania miesięczne Rb-27S; Rb- 28S; sprawozdania kwartalne: Rb-ZN – za I, II, III, IV kwartał; Rb - za Z I, II, III, IV kwartał; Rb-N I, II, III, IV kwartał; sprawozdanie roczne Rb-WSa; bilans jednostki, rachunek zysków i strat; zestawienie zmian w funduszu jednostki;
3. Zespół Szkół w Klukach – sprawozdania miesięczne: Rb-27S i Rb-28S; sprawozdania kwartalne: Rb-Z – za I, II, III i IV kwartał; Rb-N - za I, II, III i IV kwartał; sprawozdanie roczne Rb-WSa; bilans jednostki, rachunek zysków i strat; zestawienie zmian w funduszu jednostki;
4. Szkoła Podstawowa w Kaszewicach –sprawozdania miesięczne: Rb-27S i Rb- 28S; sprawozdania kwartalne: Rb-Z – za I, II, III i IV kwartał; Rb-N za I, II, III, IV kwartał; sprawozdanie roczne Rb-WSa; bilans jednostki, rachunek zysków i strat; zestawienie zmian w funduszu jednostki;
5. Szkoła Podstawowa w Parznie – sprawozdania miesięczne Rb-27S i Rb-28S; sprawozdania kwartalne: Rb-Z za I, II, III, IV kwartał; Rb-N - za I, II, III, IV kwartał; sprawozdanie roczne Rb-WSa; bilans jednostki, rachunek zysków i strat; zestawienie zmian w funduszu jednostki;
______26 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
6. Zespół Obsługi Szkół Gminy Kluki – sprawozdania miesięczne Rb-27S i Rb-28S; sprawozdania kwartalne: Rb-Z - za I, II, III, IV kwartał; Rb-N za I, II, III, IV kwartał; sprawozdanie roczne Rb-WSa; bilans jednostki, rachunek zysków i strat; zestawienie zmian w funduszu jednostki;
7. Gminna Biblioteka Publiczna – sprawozdania kwartalne: Rb-Z za I, II, III, IV kwartał; Rb-N za I, II, III, IV kwartał; sprawozdania roczne: Rb-UZ i Rb-UN; bilans jednostki, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w funduszu jednostki;
8. Gminny Ośrodek Kultury – sprawozdania kwartalne: Rb-Z za I, II, III, IV kwartał; Rb-N za I, II, III, IV kwartał; sprawozdania roczne Rb-UZ i Rb–UN; bilans jednostki, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w funduszu jednostki.
I kwartał 2012 rok 1. Szkoła Podstawowa w Parznie – sprawozdania miesięczne Rb-27S i Rb-28S oraz kwartalne Rb-Z i Rb-N – za I kwartał;
2. Szkoła Podstawowa w Kaszewicach - sprawozdania miesięczne Rb-27S i Rb-28S oraz kwartalne Rb-Z i Rb-N za I kwartał;
3. Zespół Szkół w Klukach - sprawozdania miesięczne Rb-27S i Rb-28S oraz kwartalne Rb-Z i Rb-N za I kwartał;
4. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej – sprawozdania miesięczne Rb-27S i Rb-28S oraz kwartalne Rb-Z i Rb-N za I kwartał;
5. Urząd Gminy – sprawozdania miesięczne Rb-27S i Rb-28S oraz kwartalne Rb-Z i Rb-N za I kwartał;
6. Zespół Obsługi Szkół – sprawozdania miesięczne Rb-27S i Rb-28S oraz kwartalne Rb-Z i Rb-N za I kwartał;
7. Gminna Biblioteka Publiczna – sprawozdanie Rb-Z za I kwartał;
8. Gminny Ośrodek Kultury – sprawozdanie Rb-Z za I kwartał.
IV. ROZRACHUNKI I ROSZCZENIA
ROZRACHUNKI Z ODBIORCAMI I DOSTAWCAMI . TERMINOWO ŚĆ REGULOWANIA ZOBOWI ĄZA Ń (LATA 2010 - 2011)
Zgodnie z zakładowym planem kont – do ewidencji rozrachunków i roszczeń z tytułu dostaw, robót i usług z odbiorcami/dostawcami służy konto 201. Według wykazu kont syntetycznych z rozbudową analityczną zawartego w planie kont do konta 201 prowadzi się konta pomocnicze takie jak: 201-1 służące do ewidencji rozrachunków z dostawcami i odbiorcami (wydatki); 201-2 – służące do rozrachunków z dostawcami i odbiorcami działalności socjalnej; 201-4 – służące do ewidencji rozrachunków dotyczących zadań realizowanych ze środków pomocowych UE, w tym: 201-4-1 – do ewidencji rozrachunków wg zadań, projektów; 201-5 – służące do ewidencji pozostałych rozrachunków z odbiorcami i dostawcami z tytułu kaucji gwarancyjnych i zaliczek na poczet dostaw, robót i usług. Ewidencja analityczna (szczegółowa) do konta 201 prowadzona jest w sposób zapewniający ustalenie należności i zobowiązań według poszczególnych kontrahentów.
______27 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Według ewidencji księgowej w miesiącu grudniu 2011 roku po stronie Ma konta 201 ujęto 162 operacje gospodarcze; saldo Ma konta 201 na dzień 31 grudnia 2011 roku wyrażało zobowiązania w kwocie – 52.074,93 zł, które dotyczyły 17 kontrahentów. Zestawienie zobowiązań na dzień 31 grudnia 2011 roku z uwzględnieniem kontrahentów oraz terminu ich zapłaty stanowi załącznik nr 4 do protokołu kontroli. Kontrola wykazała, że zobowiązania wobec kontrahentów uregulowane zostały w terminach określonych w fakturach wystawionych przez dostawców/wykonawców. Nieprawidłowości dotyczące ewidencji operacji gospodarczych na koncie 201 opisano w temacie Urządzenia księgowe na stronie 16 niniejszego protokołu kontroli. Poza tym kontrolę terminowości regulowania zobowiązań przeprowadzono wobec kontrahentów realizujących zadania na rzecz Gminy Kluki opisane w temacie „ kontrola wybranych inwestycji” na stronie 85-101 niniejszego protokołu kontroli. Test – ewidencja operacji gospodarczych i finansowych na koncie 201 stanowi załącznik nr 5 do protokołu kontroli.
ROZRACHUNKI PUBLICZNOPRAWNE
Konto 225 – rozrachunki z budżetami Zgodnie z zasadami funkcjonowania kont księgowych opisanymi w zakładowym planie kont Urzędu Gminy – konto 225 służy w szczególności do ewidencji rozrachunków z budżetami z tytułu dotacji, podatków i nadpłat. Konto 225 służy także do rozrachunków z urzędem skarbowym z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych i podatku VAT. Ewidencja szczegółowa do konta 225 powinna być prowadzona w sposób umożliwiający ustalenie stanu należności i zobowiązań według każdego z tytułów rozrachunków z budżetem odrębnie. Zgodnie z planem kont – do konta 225 prowadzi się konta pomocnicze takie jak: 225-1 rozrachunki z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych, w tym dodatkowo 225- 1-1 – rozrachunki z tytułu podatku od wynagrodzeń osobowych, 225-1-2 – rozrachunki z tytułu podatku od umów zleceń i o dzieło, 225-1-3 – rozrachunki z tytułu zryczałtowanego podatku; 225-2 – rozrachunki z tytułu podatku VAT, w tym 225-2-0 – rozliczenia z tytułu VAT, 225-2-1 – VAT naliczony do rozliczenia w bieżącym miesiącu, 225-2-2 – VAT należny do rozliczenia w bieżącym miesiącu, 225-2-3 – VAT naliczony do rozliczenia w następnym miesiącu, 225-2-4 – VAT należny do rozliczenia w następnym miesiącu; 225-3 rozrachunki z budżetem, z tytułu niewygasających wydatków jednostki, w tym 225-3-1 – rozrachunki z budżetem wydatków budżetowych jednostki objętych planem niewygasających wydatków jednostki (urzędu). Kontrolą objęto zapisy na koncie 225-1-1 – rozrachunki z tytułu podatku od wynagrodzeń osobowych i 225-1-2 – rozrachunki z tytułu podatku od umów zleceń i o dzieło za miesiące: sierpień, wrzesień, październik i listopad 2011 roku. Zapisy na w/w kontach były zgodne z operacjami przewidzianymi w planie kont. Ustalono, że w poszczególnych miesiącach kwoty podatku naliczone od wynagrodzeń i od umów zlecenia kształtowały się: sierpień 2011 roku • podatek dochodowy naliczony od wynagrodzeń za miesiąc sierpień 2011 roku w kwocie 5.352,00 zł; data księgowania 24-26 sierpnia 2011 roku. Podatek przekazany do US Bełchatów w kwocie - 5.352,00 zł; data księgowania 15 września 2011 roku - WB nr 58 z dnia 16 września 2011 roku; poz. księgowa W 579/11;
______28 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
• podatek dochodowy od umów zlecenia za miesiąc sierpień 2011 roku naliczony w kwocie – 476,00 zł; zaksięgowano w dniu 31 lipca 2011 roku; podatek przekazany do Urzędu Skarbowego w Bełchatowie w kwocie 476,00 zł; data księgowania 15 września 2011 roku - WB nr 58 z dnia 16 września 2011 roku; poz. księgowa W 579/11. wrzesień 2011 roku • podatek dochodowy naliczony od wynagrodzeń za miesiąc wrzesień 2011 roku w kwocie 6.381,00 zł; data księgowania 1, 7, 11, 14 i 28 września 2011 roku. Podatek przekazany do US Bełchatów w kwocie - 6.381,00 zł; data księgowania 14 października 2011 roku - WB nr 65 z dnia 14 października 2011 roku; poz. księgowa W 650/11; • podatek dochodowy od umów zlecenia za miesiąc wrzesień 2011 roku naliczony w kwocie – 308,00 zł; zaksięgowano w dniu 1 września 2011 roku; podatek przekazany do Urzędu Skarbowego w Bełchatowie w kwocie 308,00 zł; data księgowania 14 października 2011 roku - WB nr 65 z dnia 14 października 2011 roku; poz. księgowa W 650/11; październik 2011 roku • podatek dochodowy naliczony od wynagrodzeń za miesiąc październik 2011 roku w kwocie 4.847,00 zł; data księgowania 26 października 2011 roku. Podatek przekazany do US Bełchatów 4.831,00 zł (zwrot prowizji 16,00 zł za terminowe wpłaty); data księgowania 14 listopada 2011 roku - WB nr 72 z dnia 14 listopada 2011 roku; poz. księgowa W 712/11; • podatek dochodowy od umów zlecenia za miesiąc październik 2011 roku naliczony w kwocie – 561,00 zł; zaksięgowano w dniu 30 września i 10 października 2011 roku; podatek przekazany do Urzędu Skarbowego w Bełchatowie w kwocie 561,00 zł; data księgowania 14 listopada 2011 roku - WB nr 72 z dnia 14 listopada 2011 roku; poz. księgowa W 712/11; listopad 2011 roku • podatek dochodowy naliczony od wynagrodzeń za miesiąc listopad 2011 roku w kwocie 4.293,00 zł; data księgowania 28 i 30 listopada 2011 roku. Podatek przekazany do US Bełchatów 4.279,00 zł; data księgowania 15 grudnia 2011 roku - WB nr 79 z dnia 15 grudnia 2011 roku; poz. księgowa W 781/11; • podatek dochodowy od umów zlecenia za miesiąc listopad 2011 roku naliczony w kwocie – 433,00 zł; zaksięgowano w dniu 8 listopada 2011 roku; podatek przekazany do Urzędu Skarbowego w Bełchatowie w kwocie 433,00 zł; data księgowania 15 grudnia 2011 roku - WB nr 79 z dnia 15 grudnia 2011 roku; poz. poz. księgowa W 781/11;
Konto 229 – pozostałe rozrachunki publiczno prawne Według zakładowego planu kont – konto 229 służy do ewidencji rozrachunków publiczno-prawnych, a w szczególności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Ewidencja szczegółowa do konta 229 ma zapewniać ustalenie stanu należności i zobowiązań według tytułów rozrachunków i podmiotów, z którymi dokonywane są rozliczenia. Do konta 229 prowadzone są konta pomocnicze, a mianowicie: 229-1 – rozrachunki z tytułu ubezpieczeń społecznych; 229-2 – rozrachunki z tytułu składek na Fundusz Pracy; 229-3 – rozrachunki z tytułu składek na PFRON.
______29 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Wysokość zadeklarowanych składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz terminowość ich przekazywania ilustruje poniższe zestawienie:
Należność Składki zadeklarowane Termin Wpłaty Zaległość za według DRA płatności miesiące Tytuł Kwota w Kwota Data nr składki zł. dokumentu księgowego
1 2 3 4 5 6 7 8 (3-5)
Lipiec Społeczne 21.071,12 5.08.2011 21.071,12 4.08.2011 W000513/11
Zdrowotne 6.018,23 5.08.2011 6.018,23 4.08.2011 W000514/11
Fundusz 1.409,40 5.08.2011 1.409,40 4.08.2011 W000515/11 pracy
Sierpień Społeczne 24.125,23 5.09.2011 24.125,23 2.09.2011 W000571/11
Zdrowotne 6.846,03 5.09.2011 6.846.03 2.09.2011 W000572/11
Fundusz 1.668,78 5.09.2011 1.668,78 2.09.2011 W000573/11 Pracy
Wrzesień Społeczne 21.220,53 5.10.2011 21.220,53 5.10.2011 W000627/11
Zdrowotne 6.071,16 5.10.2011 6.071,16 5.10.2011 W000628/11
Fundusz 1.424,30 5.10.2011 1.424,30 5.10.2011 W000629/11 Pracy
Październik Społeczne 22.372,17 5.11.2011 22.372,17 4.11.2011 W000693/11
Zdrowotne 6.582,50 5.11.2011 6.582,50 4.11.2011 W000694/11
Fundusz 1.524,60 5.11.2011 1.524,60 4.11.2011 W000695/11 Pracy
Ustalono, że kwoty zadeklarowane są zgodne z kwotami przekazanymi na rzecz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
POZOSTAŁE ROZRACHUNKI
Konto 240 – pozostałe rozrachunki (jednostka) – służy do ewidencji należności i roszczeń oraz zobowiązań nie objętych ewidencją kont 201-234. Konto 240 wykorzystywane jest w szczególności do ewidencji pożyczek i różnego rodzaju rozliczeń oraz krótko i długoterminowych należności funduszy celowych. Na koncie 240 ujmuje się wpłaty i zwroty wadiów i zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zwroty niewypłaconych diet radnych, ujawnione niedobory i szkody, przelewy potrąceń z list płac, niesłuszne obciążenia i korekty mylnych uznań bankowych oraz niesłuszne uznania i korekty błędnych obciążeń bankowych, zaciągnięte pożyczki i spłaty udzielonych pożyczek wraz z odsetkami, kwoty zatrzymane z faktur wykonawców. Ewidencja szczegółowa do konta 240 prowadzona jest w sposób zapewniający ustalenie rozrachunków, roszczeń i rozliczeń z poszczególnych tytułów z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej. Konta pomocnicze prowadzone do konta 240 to w szczególności: 240-1 – potrącenia z list wynagrodzeń inne niż podatek i ZUS, w tym: 240-1-1 – potrącenia z list płac (KZP), 240-1-2 – potrącenia z list płac (ubezpieczenia pracownicze), 240-1-3 – pozostałe potrącenia z list płac; 240-2 i 240-2-1 – rozliczenia niedoborów, szkód i nadwyżek; 240-3 – rozrachunki z tytułu depozytów, w tym:240-3-1 – rozliczenia z tytułu wadiów, 240-3-2 – rozrachunki z tytułu zabezpieczenia należytego wykonania umowy; 240-4 (240-4-1) – rozrachunki z tytułu roszczeń spornych; 240-5 (240-5-1) – rozrachunki z radnymi; 240-6 – wpływy różne do wyjaśnienia; 240-7 –
______30 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
rozrachunki dotyczące projektów finansowanych ze środków zewnętrznych; 240-8 – inne pozostałe rozrachunki. Kontrolą objęto zgodność zaewidencjonowanych ewidencji operacji gospodarczych z przyjętymi zasadami za miesiące lipiec, sierpień i wrzesień 2011 roku, w szczególności ujętych na kontach pomocniczych: 240-1-1 – potrącenia z list płac KZP; 240-1-2 – potrącenia z list płac – składni na PZU; 240-3-1 – rozrachunki z tytułu wadiów; 240-3-2 – opłaty za obsługę rachunku i 240-5-1 rozrachunki z radnymi. Na w/w kontach w badanym okresie nie stwierdzono zapisów innych operacji niż określone w zakładowym planie kont. Ewidencjonowane operacje gospodarcze są zgodne z przyjętymi zasadami ewidencji na tych kontach. Konto 240 – pozostałe rozrachunki (organ) – służy do ewidencji rozrachunków budżetu innych niż objęte ewidencją kont 222, 223, 224, 225, 250 i 260. Na koncie 240 ujmuje się rozrachunki z instytucjami pośredniczącymi w wyprzedzającym finansowaniu z własnych wydatków podlegających finansowaniu ze środków z budżetu UE lub innych środków zagranicznych niepodlegających zwrotowi. Ewidencja szczegółowa prowadzona jest w sposób umożliwiający ustalenie stanu rozrachunków według poszczególnych tytułów oraz kontrahentów. Kontrola zapisów na koncie organu 240 za miesiące lipiec, sierpień i wrzesień 2011 roku wykazała, że zaewidencjonowane na tym koncie operacje gospodarcze dotyczyły w szczególności: rozrachunków z GOPS z tytułu zaliczek na fundusz alimentacyjny; kosztów prowadzenia rachunku bankowego; prowizji za obsługę rachunku. W/w operacje gospodarcze nie były wskazane w zakładowym planie kont do ujęcia na koncie 240.
V. GOSPODARKA KASOWA
ZABEZPIECZENIE WARTO ŚCI PIENI ĘŻ NYCH I DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA . KONTROLA KASY . INSTRUKCJA KASOWA
Zagadnienia dotyczące gospodarki kasowej dla Urzędu Gminy Kluki, zostały wprowadzone zarządzeniem Wójta Gminy nr O/0151/60/07 z dnia 20 listopada 2007 roku. Zasady ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania zostały uregulowane w zarządzeniu Wójta Gminy Kluki z dnia 2 czerwca 2008 roku nr 0/0151/25/08. Z instrukcji kasowej wynika, że w kasie może znajdować się gotówka podjęta z rachunku bankowego na pokrycie wydatków oraz gotówka pochodząca z bieżących wpływów. Gotówka pobrana z banku na określone potrzeby może być przechowywana w kasie przez okres nie dłuższy niż 2 dni. Wszelkie wpłaty gotówkowe przyjmowane do kasy winny być odprowadzane do banku w tym samym dniu roboczym, za wyjątkiem wpłat przyjmowanych w dni dłuższej pracy Urzędu Gminy, wówczas wpłaty winny być odprowadzane najpóźniej w dniu następnym. Raporty kasowe według instrukcji winny być wystawiane komputerowo w jednym egzemplarzu, w przypadku ręcznego sporządzania raporty kasowe sporządzane są w dwóch egzemplarzach. Z instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania wynika, że do druków ścisłego zarachowania zalicza się: KP (kasa przyjmie), KW (kasa wypłaci), czeki gotówkowe, czeki rozrachunkowe, kwitariusze przychodowe K-103 lub wydruki komputerowe z programu, arkusze spisu z natury, raporty kasowe, karty drogowe, akcje, udziały i inne, których stosowanie wymaga szczególnej ewidencji. Podstawą ewidencji w księdze druków ścisłego zarachowania stanowią faktury WAT oraz
______31 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
pokwitowania osoby upoważnionej do odbioru druków. Przejęcie kasy może nastąpić tylko w drodze protokolarnej w obecności komisji. Kasjer nie może wykonywać czynności dokonywania zapisów w urządzeniach księgowych związanych z obrotami kasowymi oraz sporządzać listy wypłat gotówkowych. Stwierdzono, że Skarbnik gminy nie dokonywał kontroli kasy. Ustalono, że jednostka posiadała na dzień kontroli kasy tj. 15 czerwca 2012 roku dwadzieścia osiem gwarancji należytego wykonania umowy, z czego pięć wygasło w 2011 roku oraz jedna w 2012 roku. Niezwrócenie powyższych dokumentów po upływnie terminu ważności stanowiło naruszenie postanowień zawartych w gwarancjach należytego wykonania umowy. Ustalenia kontroli kasy zawarto w protokole kontroli kasy przeprowadzonej w dniu 15 czerwca 2012 roku. Protokół kontroli kasy stanowi załącznik nr 6 do protokołu kontroli.
DOKUMENTOWANIE OPERACJI KASOWYCH
Kontrolą prawidłowości sporządzania raportów kasowych i dokumentowania operacji kasowych objęto raporty kasowe wydatków Urzędu Gminy za miesiąc grudzień 2011 roku, a mianowicie: Raporty kasowe: nr 34 wydatki z dnia 7 grudnia 2011 roku; nr 35 wydatki z dnia 8 grudnia 2011 roku, nr 36 wydatki z dnia 12 grudnia 2012 roku, nr 37 wydatki z dnia 20 grudnia 2012 roku, nr 38 wydatki z dnia 29 grudnia 2011 roku, nr 39 wydatki z dnia 30 grudnia 2012 roku. W wyniku kontroli raportów kasowych stwierdzono wskazywanie w raportach, jako dowodu rozchodu gotówki dokument KW (kasa wypłaci), który nie był sporządzany. Wypłaty gotówki z kasy dokonywano na podstawie zatwierdzonych wniosków o zaliczkę, delegacji służbowych, list płac. Wskazanie w raportach kasowych dokumentu KW, jako podstawę do rozchodowania gotówki z kasy było więc nieprawidłowe. Z wyjaśnień Skarbnika wynika, że raporty kasowe sporządzane były w systemie komputerowym, a wskazywanie dokumentu KW w raportach kasowych odbywało się automatycznie i oznaczało rozchód gotówki z kasy. W czasie przeprowadzania kontroli kasy nieprawidłowość powyższa została usunięta poprzez wskazywanie w raportach kasowych dokumentów, na podstawie których rozchodowano gotówkę z kasy. Ponadto stwierdzono, że do raportu kasowego nr 38 nie dołączono dokumentu potwierdzającego wpływ gotówki do kasy KP. Z wyjaśnień udzielonych przez Skarbnika Gminy wynika, iż dokument potwierdzający przychód gotówki do kasy z tytułu zwrotu zaliczki został wystawiony, lecz najprawdopodobniej odpiął się od pozostałych dokumentów kasowych. Raporty kasowe sporządzane są komputerowo w programie BDFeFKa w dwóch egzemplarzach. Stwierdzono, że w miesiącu grudniu udzielono pracownikom następujących zaliczek: 1) w dniu 7 grudnia 2011 roku na kwotę 180,00 zł oraz na kwotę 2.000,00 zł rozliczone odpowiednio - kwota 180,00 zł w dniu 12 grudnia 2011 roku, kwota 2.000,00 zł w dniu 29 grudnia 2012 roku, 2) w dniu 19 grudnia 2011 roku na kwotę 1.820,00 zł rozliczona w dniu 22 grudnia 2011 roku, 3) w dniu 30 grudnia 2011 roku na kwotę 3.500,00 zł rozliczona w dniu 30 grudnia 2011 roku.
______32 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Stwierdzono, że w przypadku zaliczki udzielonej w dniu 7 grudnia 2011 roku Kierownikowi Referatu Gospodarki Gruntami, Budownictwa, Rolnictwa i Środowiska rozliczenie nastąpiło z uchyleniem terminu określonego w § 39 ust 4 oraz 7 instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych wprowadzonej zarządzeniem Wójta Gminy Kluki nr O/0151/24/08 z dnia 2 czerwca 2008 roku. Z instrukcji wynika, iż zaliczki winny być rozliczane najpóźniej w ciągu 7 dni od daty pobrana i nie później niż do dnia 22 grudnia.
VI. WYKONYWANIE BUD ŻETU JEDNOSTKI. ZAGADNIENIA OGÓLNE
1. INFORMACJE OGÓLNE – 2011 ROK .
Dochody i przychody bud żetu
2011 rok Plan Wykonanie Wyszczególnienie po zmianach (zł) (zł) DOCHODY OGÓŁEM 11.213.306,80 11.440.642,56 Dochody bie żą ce 10.226.353,07 10.489.673,75 Dochody maj ątkowe 986.953,73 950.968,81 PRZYCHODY 1.453.484,29 748,684,08 z tego: Kredyty i po życzki 980.761,00 0,00 Nadwy żka z lat poprzednich 325.021,53 600.982,32 Inne (np. prywatyzacja, wolne środki) 147.701,76 147.7-1,76
Projekt budżetu Gminy Kluki na 2011 rok przyjęty został zarządzeniem nr O/0151/97/10 Wójta Gminy Kluki z dnia 12 listopada 2010 roku w sprawie przyjęcia projektu uchwały budżetowej Gminy Kluki na 2011 rok oraz wieloletniej prognozy finansowej gminy Kluki na lata 2011-2014. Autopoprawka do w/w zarządzenia wprowadzona była zarządzeniem nr O.0050.8.2011 Wójta Gminy Kluki z dnia 16 lutego 2011 roku. Uchwałą nr II/129/2011 z dnia 14 lutego 2011 roku Skład Orzekający Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi pozytywnie zaopiniował projekt budżetu Gminy Kluki na 2011 rok z uwagami zawartymi w uzasadnieniu. Skład Orzekający stwierdził nieprawidłowość dotyczącą rezerwy celowej utworzonej z przeznaczeniem na zarządzanie kryzysowe, którą ustalono w wysokości niższej niż minimalna kwota określona w art. 26 ust.4 ustawy z dnia 26 kwietnia 2007 roku o zarządzaniu kryzysowym. Poza tym Skład Orzekający zauważył, iż upoważnienie dla organu wykonawczego zamieszczone w projekcie uchwały budżetowej nie posiada podstawy prawnej; ponadto Skład Orzekający zwrócił uwagę, że przy uchwalaniu budżetu na 2011 rok należy dostosować klasyfikację dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów stosownie do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 1 grudnia 2010 roku. Uchwałą nr II/130/2011 z dnia 14 lutego 2011 roku Skład Orzekający Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi pozytywnie zaopiniował możliwość sfinansowania w 2011 roku planowanego deficytu budżetu Gminy Kluki na 2011 rok. Uchwałą nr II/131/2011 z dnia 14 lutego 2011 roku Skład Orzekający Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi pozytywnie zaopiniował projekt uchwały w sprawie wieloletniej prognozy finansowej Gminy Kluki.
______33 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Budżet Gminy Kluki na 2011 rok uchwalony został uchwałą nr 29/V/11 Rady Gminy Kluki z dnia 23 lutego 2011 roku. Plan dochodów budżetowych ustalony został w wysokości - 9.896.291,50 zł, w tym dochody bieżące – 9.816.291,50 zł i dochody majątkowe – 80.000,00 zł. Deficyt budżetu stanowiący różnicę pomiędzy dochodami a wydatkami budżetu stanowił kwotę – 1.295.239,29 zł, a jego sfinansowanie zaplanowano przychodami pochodzącymi z nadwyżki budżetowej z lat ubiegłych w kwocie - 314.478,29 zł i z kredytu bankowego długoterminowego w kwocie - 980.761,00 zł. Przychody budżetu Gminy ustalono w wysokości - 1.453.484,29 zł; limit zobowiązań z tytułu zaciągniętych kredytów i pożyczek ustalono do kwoty – 1.280.761,00 zł. Dochody budżetu z tytułu wydawania zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych zaplanowano w wysokości - 55.000,00 zł; plan dochodów na realizację zadań z zakresu administracji rządowej i innych zadań zleconych ustawami ustalono w wysokości - 966.028,00 zł. Rada Gminy upoważniła Wójta Gminy m.in.: do zaciągania kredytów i pożyczek na sfinansowanie planowanego deficytu budżetu, zaciągania kredytów i pożyczek na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu – do wysokości - 300.000,00 zł; do dokonywania zmian w planie wydatków budżetu w ramach działu, w zakresie wydatków bieżących na uposażenia i wynagrodzenia ze stosunku pracy; dokonywanie przeniesień w planie wydatków majątkowych budżetu w granicach działu między zadaniami inwestycyjnymi, które nie spowodują całkowitego odstąpienia od finansowania w danym roku budżetowym zadania oraz nie spowodują utworzenia nowego zadania inwestycyjnego. W budżecie Gminy zaplanowano rezerwę ogólną w wysokości - 30.000,00 zł i rezerwę celową w kwocie – 231.308,00 zł z przeznaczeniem na wydatki bieżące w kwocie - 131.308,00 zł i na wydatki majątkowe w kwocie - 100.000,00 zł. W wyniku zmian budżetu w ciągu 2011 roku plan dochodów na dzień 31 grudnia 2011 roku stanowił kwotę – 11.213.306,80 zł, w tym dochody bieżące – 10.226.353,07 zł, i dochody majątkowe – 986.953,73 zł. Wykonanie planu dochodów na dzień 31 grudnia 2011 roku stanowiło kwotę – 11.440.642,56 zł (tj. 102,03%), w tym wykonanie dochodów bieżących – 10.489.673,75 zł (tj. 102,57% planu) i wykonanie dochodów majątkowych – 950.968,81 zł (tj. 96,35%).
I kwartał 2012 rok Plan Wykonanie Wyszczególnienie po zmianach (zł) (zł) DOCHODY OGÓŁEM 10.649.244,69 3.223.226,38 Dochody bie żą ce 10.649.244,69 3.223.226,38 Dochody maj ątkowe 0,00 0,00 PRZYCHODY 1.004.709,08 1.158.423,38 z tego: - - Kredyty i po życzki 983.000,00 0,00 Nadwy żka z lat poprzednich 21.709,08 1.158.423,38 Inne (np. prywatyzacja, wolne środki) 0,00 0,00
Projekt budżetu Gminy Kluki na 2012 rok przyjęty został zarządzeniem nr O.0050.76.2011 Wójta Gminy Kluki z dnia 15 listopada 2011 roku. W dniu 18 listopada 2011 roku Wójt Gminy wydał zarządzenie nr O.0050.78.2011 w sprawie autopoprawki do w/w zarządzenia nr O.0050.76.2011. Zarządzeniem nr O.0050.93.2011 Wójta Gminy Kluki z dnia 27 grudnia 2011 roku wprowadzono autopoprawki do zarządzenia nr O.0050.76.2011 z dnia 15 listopada 2011 roku i do zarządzenia nr O.0050.80.2011 z dnia 23 listopada 2011 roku. Zarządzeniem nr O.0050.94.2011 Wójta Gminy Kluki z
______34 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
dnia 27 grudnia 2011 roku wprowadzono autopoprawki do projektu uchwały budżetowej Gminy Kluki na 2012 rok. W dniu 21 grudnia 2011 roku uchwałą nr II/548/2011 Skład Orzekający Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi pozytywnie zaopiniował projekt budżetu na 2012 rok z uwagą, iż w limitach zobowiązań z tytułu zaciągniętych kredytów i pożyczek nie uwzględniono deficytu przejściowego. Uchwałą nr II/549/2011 z dnia 21 grudnia 2011 roku Skład Orzekający Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi pozytywnie zaopiniował projekt uchwały w sprawie wieloletniej prognozy finansowej Gminy Kluki. Uchwałą nr II/550/2011 z dnia 21 grudnia 2011 roku Skład Orzekający Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi pozytywnie zaopiniował możliwość sfinansowania w 2012 roku planowanego deficytu budżetu Gminy Kluki. Budżet Gminy na 2012 rok uchwalony został uchwałą nr 86/XIII/11 Rady Gminy Kluki z dnia 29 grudnia 2011 roku. Dochody Gminy zaplanowano w wysokości – 10.638.793,00 zł, w tym dochody bieżące - 10.638.793,00 zł, a dochody majątkowe – 0,00 zł. Deficyt budżetu zaplanowano w wysokości - 995.722,08 zł, a jego sfinansowanie zaplanowano z nadwyżki z lat ubiegłych w kwocie – 12.722,08 zł i z kredytu długoterminowego w kwocie – 983.000,00 zł. Przychody zaplanowano w kwocie - 995.722,08 zł, a rozchody – 0,00 zł. Limit zobowiązań z tytułu zaciągniętych kredytów i pożyczek ustalono do kwoty – 1.283.000,00 zł. Plan dochodów i wydatków z tytułu opłat za wydanie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych ustalono w wysokości – 55.000,00 zł. Dochody związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej i innych zadań zleconych ustawami zaplanowano w wysokości - 964.504,00 zł. W budżecie Gminy utworzono rezerwy: ogólną – w wysokości 30.000,00 zł; celowe w wysokości – 52.265,00 zł, w tym na wydatki bieżące - 49.546,00 zł (na realizację zadań własnych z zakresu zarządzania kryzysowego – 24.546,00 zł i na zadania z zakresu oświaty - wydatki z Karty Nauczyciela – 15.000,00 zł); na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej - 5.000,00 zł; na realizację zadań z zakresu sportu – 5.000,00 zł oraz na wydatki majątkowe w wysokości - 2.729,00 zł. Rada Gminy upoważniła Wójta Gminy do zaciągania kredytów i pożyczek na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu do wysokości - 300.000,00 zł, lokowania wolnych środków budżetowych na rachunkach w innych bankach niż bank prowadzący obsługę budżetu Gminy; zabezpieczania zawieranych umów o dofinansowanie realizowanych programów i projektów.
Wydatki i rozchody bud żetu.
2011 rok
Plan Wykonanie Wyszczególnienie po zmianach (zł) (zł) WYDATKI OGÓŁEM 12.508.369,52 11.092.546,23 z tego: Wydatki maj ątkowe 2.979.369,52 2.223.928,53 Wydatki bie żą ce 9.529.175,57 8.868.617,70 ROZCHODY 158.245,00 156.729,95 w tym: spłata kredytów i po życzek 158.245,00 156.729,95
Plan wydatków Gminy Kluki na 2011 rok ustalono uchwałą nr 29/V/11 z dnia 23 lutego 2011 roku w wysokości - 11.191.530,79 zł, w tym plan wydatków bieżących – 8.631.111,27 zł, plan wydatków majątkowych (inwestycyjnych) – 2.560.419,52 zł. W
______35 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
planie wydatków budżetu wyodrębniono środki do dyspozycji jednostek pomocniczych (sołectw) Gminy Kluki w kwocie - 161.649,02 zł, ustalone na równowartość środków wynikających z art. 2 ust.1 ustawy z dnia 20 lutego 2009 roku o funduszu sołeckim. Rozchody budżetu ustalono w wysokości - 158.245,00 zł (na spłatę kredytów). Plan wydatków z tytułu dotacji udzielanych z budżetu gminy na rzecz innych jednostek samorządu terytorialnego i na rzecz gminnych jednostek organizacyjnych (GOK i GBP) ustalono w wysokości - 230.997,00 zł. W wyniku wprowadzonych w ciągu roku zmian w budżecie gminy plan wydatków na dzień 31 grudnia 2011 roku stanowił kwotę – 12.508.546,09 zł (w tym wydatki bieżące - 9.529.176,57 zł i plan wydatków majątkowych – 2.979.369,52 zł), a wykonanie – 11.092.546,23 zł (tj. 88,68% planu); wykonanie planu wydatków bieżących stanowiło kwotę – 8.868.617,70 zł (tj. 93,07% planu), a wykonanie wydatków majątkowych (inwestycyjnych) – 2.223.928,53 zł (tj. 86,86% planu). I kwartał 2012 rok
Plan Wykonanie Wyszczególnienie po zmianach (zł) (zł) WYDATKI OGÓŁEM 11.653.953,77 2.263.085,90 z tego: - - Wydatki maj ątkowe 2.343.835,54 4.224,51 Wydatki bie żą ce 9.310.118,23 2.258.861,39 ROZCHODY 0,00 0,00 w tym: spłata kredytów i po życzek 0,00 0,00
Plan wydatków budżetowych na 2012 rok zaplanowano uchwałą nr 86/XIII/11 z dnia 29 grudnia 2011 roku w wysokości - 11.634.515,08 zł, w tym wydatki bieżące – 9.290.679,54 zł i wydatki majątkowe w wysokości – 2.343.835,54 zł. W planie wydatków budżetowych wyodrębniono środki do dyspozycji jednostek pomocniczych (sołectw) z terenu Gminy Kluki, ustalone w wysokości równowartości środków wynikających z art. 2 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim w łącznej kwocie – 171.282,04 zł. Plan wydatków majątkowych na 2012 rok ustalono w wysokości – 1.391.116,54 zł; plan rocznych zadań inwestycyjnych ustalono w kwocie - 2.343.835,54 zł. Wydatki z tytułu dotacji udzielanych z budżetu gminy zaplanowano w kwocie łącznej - 275.973,04 zł, w tym dotacje dla jednostek organizacyjnych Gminy w kwocie – 165.173,04 zł, dotacje dla innych jednostek samorządu terytorialnego – 100.800,00 zł oraz dla Szpitala Wojewódzkiego w Bełchatowie w kwocie - 10.000,00 zł.
VII. WYKONYWANIE BUD ŻETU. REALIZACJA DOCHODÓW BUD ŻETOWYCH
1. DOCHODY Z PODATKÓW I OPŁAT LOKALNYCH - 2010 - 2011.
1) Rachunkowo ść w zakresie podatków i opłat. Plan kont
Zarządzeniem nr 0/0151/41/08 z dnia 14 sierpnia 2008 roku wraz z późniejszymi zmianami, Wójt Gminy Kluki wprowadził zakładowy plan kont. Zarządzeniem nr 0/0151/111/10 z dnia 30 grudnia 2010 roku Wójta Gminy Kluki ustalono zakładowy plan kont obowiązujący od 1 stycznia 2011 roku. Ustalono, że ewidencja podatków stanowi integralną część ewidencji księgowej Urzędu i jest prowadzona z wykorzystaniem kont
______36 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
syntetycznych planu kont urzędu jako jednostki budżetowej. Do ewidencji należności z tytułu podatków i opłat w jednostce służy konto 221 – Należności z tytułu dochodów budżetowych. Do typowych operacji strony Wn według zakładowego planu kont należą m.in. przypisy należności, odsetki za zwłokę, zwroty nadpłat. Do typowych operacji strony Ma konta 221 należą: odpisy należności, wpłaty należności, wygaśnięcie zobowiązań podatkowych wskutek potrącenia. W kontrolowanej jednostce komórką organizacyjną odpowiedzialną za wymiar i pobór podatków jest Referat Finansowy. Wymiar podatków powierzono zakresem czynności z dnia 7 maja 2007 roku oraz 7 listopada 2011 roku inspektorowi Pani Urszuli Maciejewskiej. Księgowość podatkową, rozliczanie inkasentów oraz prowadzenie windykacji powierzono aneksem do zakresu czynności z dnia 7 lutego 2008 roku inspektorowi Pani Elżbiecie Pacholak.
2) Organizacja wymiaru i poboru podatków i opłat (inkaso)
Na mocy uchwały Rady Gminy Kluki nr 2/V/07 z dnia 14 lutego 2007 roku zarządzono pobór w drodze inkasa podatków stanowiących dochody gminy. Z treści uchwały wynika, iż inkasentowi przysługuje wynagrodzenie prowizyjne za inkaso bieżących i zaległych należności z tytułu łącznego zobowiązania pieniężnego pobranego od osób zamieszkałych lub posiadających majątek podlegający opodatkowaniu na terenie sołectw według wykazu stanowiącego załącznik nr 1 do uchwały. Uchwała została opublikowana w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 101, poz. 895 z dnia 13 kwietnia 2007 roku. Powyższa uchwała została zmieniona uchwałami: nr 18/VII/07 z dnia 20 kwietnia 2007 roku (opublikowana w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 173, poz. 1628 z dnia 9 czerwca 2007 roku), nr 7/XXV/09 z dnia 30 stycznia 2009 roku (opublikowana w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 39, poz. 420 z dnia 3 marca 2009 roku) oraz nr 22/IV/11 z dnia 9 lutego 2011 roku (opublikowana w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 51, poz. 455 z dnia 2 marca 2011 roku). Wysokość wynagrodzenia za inkaso ustalono odmiennie dla poszczególnych sołectw: od 9% (sołectwo Kluki) do 14,5% (sołectwo Imielnia). Na terenie Gminy Kluki istnieje 16 sołectw, a mianowicie: Cisza, Imielnia, Kaszewice, Kluki, Kuźnica Kaszewska, Nowy Janów, Osina, Parzno, Roździn, Strzyżewice, Ścichawa, Trząs, Wierzchy Kluckie, Zarzecze, Żar oraz Żelichów. Kontrolą objęto prawidłowość rozliczania inkasentów oraz naliczenia i wypłaty prowizji dla inkasentów sołectw: Cisza oraz Trząs za inkaso I-IV raty za 2010 i 2011 rok. (…) 1 Ustalono, iż z inkasentami zostały zawarte umowy zlecenia dotyczące poboru konkretnej raty podatku: od nieruchomości, podatku rolnego i podatku leśnego od osób fizycznych z wyjątkiem osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w drodze inkasa na terenie konkretnego sołectwa. Terminem rozliczania zainkasowanych kwot podatków jest termin ustawowy, określony w art. 47 § 4a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 roku, Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.); analogiczne zapisy znalazły się w zawartych umowach zlecenia z inkasentami.
1 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______37 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kontrolą objęto kwitariusze przychodowe podatków zainkasowanych przez inkasentów w/w sołectw oznaczone numerami: • Cisza – 005684 – 005780, 007897 – 007946, 009017 – 009065, 010127 – 010162, 013088 – 013130, 010962 – 011048, 014057 – 014098, 014985 – 015016; • Trząs – 007466 – 007575, 009935 – 009956, 012627 – 012735, 014818 - 014838. Rozliczenia inkasentów dokonywane są zgodnie z zapisem §37 ust. 1 i 2 Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo – księgowych w Urzędzie Gminy w Klukach stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia nr O/0151/24/08 Wójta Gminy Kluki z dnia 2 czerwca 2008 roku. Wypłat dla inkasentów dokonywano w kasie Urzędu Gminy, a w 2011 roku niektórzy z inkasentów otrzymywali wynagrodzenie wynikające z umowy za inkaso przelewem bankowym na wskazane konto bankowe. Ustalono, że z inkasentami zawarte były także umowy zlecania na doręczenie decyzji w sprawie wymiaru podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego oraz nakazu płatniczego w sprawie łącznego zobowiązania pieniężnego. Umowy dotyczyły 2010 i 2011 roku. Z treści umowy wynika, iż decyzje i nakazy zostaną doręczone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Decyzje/nakazy zostaną pobrane z Referatu Finansowego i rozliczone zostaną do dnia 25 lutego danego roku. W umowie określono szczegółowo sposób doręczania decyzji/nakazów oraz sposób rozliczenia. Za wykonanie powyższych czynności ustalono wynagrodzenie w wysokości 3 zł od każdego skutecznie doręczonego nakazu/decyzji. W przypadku badanych sołectw kontrolą objęto prawidłowość ustalenia wynagrodzenia za doręczone nakazy/decyzje. Stwierdzono, iż rozliczenia doręczonych skutecznie decyzji/nakazów dokonano prawidłowo. Wynagrodzenie zostało wypłacone w dniu 9 kwietnia 2010 roku (RK nr 6 poz. 2-14 z dnia 9 kwietnia 2010 roku) oraz w dniu 7 kwietnia 2011 roku (RK nr 4 poz. 22-28, 32-33, 37, 42-45 z dnia 8 kwietnia 2011 roku). Realizację dochodów Gminy z tytułu podatków i opłat lokalnych w latach 2010-2011 przedstawiono w poniżej zamieszczonych tabelach:
Tabela Plan i realizacja dochodów własnych w 2010 roku Udzi ał Procent Plan Wykonanie procentowy Lp. Wyszczególnienie wykonania (w zł) (w zł) w wykonaniu planu bud żetu 1 2 3 4 5 6 DOCHODY BUD ŻETOWE – ogółem 11.464.430,21 10.661.399,83 93,00 1. Podatek od nieruchomo ści 1.653.017,00 1.685.426,73 101,97 15,81 2. Podatek rolny 53.681,00 53.938,06 100,48 0,51 3. Podatek le śny 93.004,00 97.420,34 104,75 0,91 4. Podatek od środków transportowych 35.173,00 32.692,40 92,95 0,31 5. Opłata targowa 200,00 0,00 0,00 0,00 Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedło żonych przez Urz ąd Gminy w Klukach.
______38 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Tabela Plan i realizacja dochodów w 2011 roku Udział Procent Plan Wykonanie procentowy Lp. Wyszczególnienie wykonania (w zł) (w zł) w wykonaniu planu bud żetu 1 2 3 4 5 6 DOCHODY BUD ŻETOWE – ogółem 11.213.306,80 11.440.642,56 102,03 1. Podatek od nieruchomo ści 1.701.285,00 1.879.887,48 110,50 16,43 2. Podatek rolny 53.913,00 59.926,89 111,15 0,52 3. Podatek le śny 96.968,00 112.635,89 116,16 0,98 4. Podatek od środków transportowych 31.633,00 36.839,16 116,46 0,32 5. Opłata targowa 100,00 0,00 0,00 0,00 Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedło żonych przez Urz ąd Gminy w Klukach.
Uchwałą nr 48/XXXV/09 z dnia 16 listopada 2009 roku Rada Gminy Kluki określiła wzory formularzy i deklaracji podatkowych na podatek od nieruchomości, podatek rolny i podatek leśny, która została opublikowana w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 371 poz. 3105 z dnia 16 grudnia 2009 roku. Powyższa uchwała została zmieniona: uchwałą nr 38/XLI/10 z dnia 12 listopada 2010 roku (opublikowana w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 358, poz. 3225 z dnia 13 grudnia 2010 roku), uchwałą nr 20/III/10 z dnia 29 grudnia 2010 roku (opublikowana w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 49, poz. 431 z dnia 28 lutego 2011 roku). Uchwałą nr 10/XXIII/98 z dnia 26 marca 1998 roku Rada Gminy Kluki wprowadziła opłatę prolongacyjną z tytułu rozłożenia na raty lub odroczenia terminu płatności podatków i należności stanowiących dochód budżetu gminy. Stawkę opłaty prolongacyjnej ustalono w wysokości 50% ogłoszonej przez Ministra Finansów stawki odsetek za zwłokę.
3) Podatek od nieruchomo ści
W okresie objętym kontrolą obowiązywała uchwała nr 44/XXXV/09 Rady Gminy Kluki z dnia 16 listopada 2009 roku w sprawie określenia wysokości stawek podatku od nieruchomości na terenie Gminy Kluki (opublikowana w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 371, poz. 3101 z dnia 16 grudnia 2009 roku), uchwała nr 6/II/10 Rady Gminy Kluki z dnia 13 grudnia 2010 roku w sprawie określenia wysokości stawek podatku od nieruchomości na terenie Gminy Kluki (opublikowana w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 377, poz. 3667 z dnia 17 grudnia 2010 roku) oraz uchwała nr 19/III/10 z dnia 29 grudnia 2010 roku zmieniająca uchwałę nr 6/II/10 z dnia 13 grudnia 2010 roku (opublikowana w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 13, poz. 124 z dnia 20 stycznia 2011 roku). Obowiązujące na terenie gminy stawki podatku od nieruchomości przyjęte powyższymi uchwałami ustalono w wysokościach:
Górne granice stawek podatkowych Przedmiot opodatkowania Stawka uchwalona przez Radę 2010 rok 2011 rok Od gruntów związanych z prowadzeniem działalności 0,77 zł 0,80 zł gospodarczej, bez względu na sposób zakwalifikowania w 0,67 zł 0,70 zł ewidencji gruntów i budynków od 1 m 2
______39 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Od gruntów pod jeziorami, zajętych na zbiorniki wodne 4,04 zł 4,15 zł retencyjne lub elektrowni wodnych – od 1 ha 3,90 zł 4,00 zł Od gruntów pozostałych, w tym zajętych na prowadzenie 0,39 zł 0,41 zł odpłatnej statutowej działalności pożytku publicznego przez 0,16 zł 0,17 zł organizację pożytku publicznego -
Od budynków mieszkalnych lub ich części od 1m² powierzchni 0,65 zł 0,67 zł użytkowej 0,50 zł 0,52 zł Od budynków lub ich części związanych z prowadzeniem 20,51 zł 21,05 zł działalności gospodarczej z wyjątkiem budynków służących 15,50 zł 15,60 zł magazynowaniu nawozów sztucznych, środków ochrony roślin i pasz oraz od budynków mieszkalnych lub ich części zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej od 1 m 2 Od budynków lub ich części związanych z prowadzeniem 20,51 zł 21,05 zł działalności gospodarczej polegającej na magazynowaniu 15,00 zł 15,10 zł nawozów sztucznych, środków ochrony roślin i pasz od 1 m 2
Od budynków lub ich części zajętych na prowadzenie 9,57 zł 9,82 zł działalności gospodarczej w zakresie obrotu kwalifikowanym 8,40 zł 8,45 zł materiałem siewnym od 1m 2 Od budynków zajętych na prowadzenie działalności 4,16 zł 4,27 zł gospodarczej w zakresie udzielania świadczeń zdrowotnych, 3,62 zł 3,63 zł zajętych przez podmioty udzielające tych świadczeń od 1m² Od budynków pozostałych, w tym zajętych na prowadzenie 6,88 zł 7,06zł odpłatnej statutowej działalności pożytku publicznego przez organizacje pożytku publicznego od 1 m 2 5,95 zł 5,96 zł - od komórek od 1 m 2 3,10 zł 3,15 zł - od garaży od 1 m 2 3,10 zł 3,15 zł Od budowli – od ich wartości określonej na podstawie art. 4 2% ich wartości 2% ich wartości ust. 1 pkt 3 i ust. 3-7 ustawy
Na mocy uchwały nr 43/XXXV/09 z dnia 16 listopada 2009 roku, opublikowanej w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 371, poz. 3100 z dnia 16 grudnia 2009, Rada Gminy Kluki zwolniła w 2010 roku z podatku od nieruchomości: 1) budynki lub ich części i grunty służące działalności w zakresie kultury fizycznej, sportu, oświaty oraz ochronie przeciwpożarowej, 2) budynki lub ich części i grunty wykorzystywane na cele związane z zapewnieniem porządku publicznego i bezpieczeństwa, 3) budynki lub ich części i grunty wykorzystywane na cele oświatowe, kulturalne, sportowe służące społeczności lokalnej, 4) stacje i sieci wodociągowe położone na terenie Gminy Kluki, 5) budynki lub ich części zajęte na cele związane z udzieleniem pomocy społecznej, 6) nieruchomości służące działalności komunalnej oraz zajęte pod drogi niepubliczne, 7) budowle: - służące do odprowadzania i oczyszczania ścieków, - związane z kanalizacją deszczową. Powyższe zwolnienia nie obejmują budynków i gruntów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.
______40 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Na mocy uchwały nr 7/II/10 z dnia 13 grudnia 2010 roku, opublikowanej w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 377, poz. 3668 z dnia 17 grudnia 2010 roku Rada Gminy Kluki zwolniła w 2011 roku z podatku od nieruchomości: 1) budynki lub ich części i grunty służące działalności w zakresie kultury fizycznej, sportu, oświaty oraz ochronie przeciwpożarowej, 2) budynki lub ich części i grunty wykorzystywane na cele związane z zapewnieniem porządku publicznego i bezpieczeństwa, 3) budynki lub ich części i grunty wykorzystywane na cele oświatowe, kulturalne i sportowe służące społeczności lokalnej, 4) stacje i sieci wodociągowe położone na terenie Gminy Kluki, 5) budynki lub ich części zajęte na cele związane z udzieleniem pomocy społecznej, 6) nieruchomości służące działalności komunalnej oraz zajęte pod drogi niepubliczne, 7) budowle: - służące do odprowadzania i oczyszczania ścieków, - związane z kanalizacją deszczową. Powyższe zwolnienia nie obejmują budynków i gruntów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Kontrolowana jednostka nie posiada aktualnego dostępu do ewidencji gruntów (ostatnia aktualizacja październik 2011 rok). W roku 2010 i 2011 organ podatkowy nie przeprowadzał żadnych kontroli podatkowych wśród podatników podatku od nieruchomości.
Podatek od nieruchomości od osób prawnych
Na terenie Gminy Kluki działalność gospodarczą prowadziło w 2010 i 2011 roku 46 podmiotów zaliczanych do kategorii osób prawnych. W okresie objętym kontrolą dochody zaplanowane i wykonane z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych kształtowały się następująco: 2010 r. 2011 r.
• dochody planowane 1.219.639,00 1.344.665,00 • dochody wykonane 1.325.414,60 1.491.526,78 • nadpłaty 65,25 279,33 • zaległości 50.659,70 50.803,30 • skutki obniżenia górnych stawek podatkowych 122.807,35 131.286,18 • skutki udzielonych ulg i zwolnień 146.639,40 147.458,31 • umorzenie zaległości podatkowych 0,00 0,00 • rozłożenie na raty, odroczenie terminu płatności 0,00 0,00
Kontrolę terminowości składnia deklaracji podatkowych oraz poprawności zastosowanych stawek i obliczenia należnego podatku przeprowadzono na podstawie próby wybranych do kontroli podatników opisanych w poniższym zestawieniu:
______41 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2 (…) 3 Ustalono, że podatnicy nie wywiązywali się z obowiązku składania rocznych deklaracji na podatek od nieruchomości na rok 2010 i 2011 do dnia 15 stycznia danego roku podatkowego, a także nie składali korekt deklaracji w przypadku ustania obowiązku podatkowego oraz w przypadku powstania obowiązku podatkowego w trakcie roku podatkowego - w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności – stosownie do wymogu określonego w art. 6 ust. 9 pkt. 1 i 2 w zw. z art. 6 ust. 3 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych. Z powyższego przepisu wynika, iż osoby prawne, jednostki organizacyjne oraz spółki niemające osobowości prawnej, jednostki organizacyjne Agencji Własności Rolnej Skarbu Państwa, a także jednostki organizacyjne Państwowego Gospodarstwa Leśnego Lasy Państwowe były obowiązane składać w terminie do 15 stycznia, organowi podatkowemu właściwemu ze względu na, miejsce położenia przedmiotów opodatkowania, a jeżeli obowiązek podatkowy powstał po tym dniu – w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie tego obowiązku, a także są obowiązane odpowiednio skorygować deklaracje w razie zaistnienia zdarzenia, o którym mowa w ust. 3, w terminie 14 dni od dnia zaistnienia tego zdarzenia. Z treści art. 6 ust. 3 wynika, iż jeżeli w trakcie roku podatkowego zaistniało zdarzenie mające wpływ na wysokość opodatkowania w tym roku, a w szczególności zmiana sposobu wykorzystywania przedmiotu opodatkowania lub jego części, podatek ulega obniżeniu lub podwyższeniu, poczynając od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło to zdarzenie. Ponadto w przypadku podatnika (…) 4 stwierdzono, iż organ podatkowy nie wezwał podatnika do złożenia deklaracji na podatek od nieruchomości na 2011 rok w przypadku powstania obowiązku podatkowego w ciągu roku, zgodnie z art. 274a ustawy Ordynacja podatkowa (…) 5. Niektórzy podatnicy nie wywiązywali się z obowiązku dokonywania wpłat w terminach do 15 każdego miesiąca, co stanowiło naruszenie art. 6 ust. 9 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, zgodnie z którym osoby prawne są obowiązane wpłacać obliczony w deklaracjach podatek od nieruchomości – bez wezwania – na rachunek właściwej gminy, w ratach proporcjonalnych do czasu trwania obowiązku podatkowego. Stwierdzono, że od nieterminowych wpłat pobierane były odsetki za zwłokę zgodnie z art. 55 ustawy Ordynacja podatkowa.
2 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 3 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 4 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 5 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______42 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W przypadku podatnika (…) 6.
Podatek od nieruchomości od osób fizycznych
Na terenie Gminy Kluki obowiązek z tytułu podatku od nieruchomości (w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych) ciążył w 2010 roku na 147 podatnikach – osobach fizycznych, a w 2011 roku na 159 podatnikach. Ponadto podatek od nieruchomości opłacany w formie łącznego zobowiązania ciążył na 1.637 podatnikach w 2010 roku i na 1.683 podatnikach w 2011 roku. Dochody z tytułu podatku od nieruchomości za 2010 i 2011 rok kształtowały się następująco: 2010 r. 2011 r.
• dochody 433.378,00 356.620,00
• dochody wykonane 360.012,13 388.360,70
• zaległości 108.647,00 109.042,69
• nadpłaty 529,95 448,40
• skutki obniżenia górnych stawek podatkowych 149.353,64 168.766,51
• skutki udzielonych ulg i zwolnień 0,00 0,00
• umorzenie zaległości podatkowych 15,00 0,00
• rozłożenie na raty, odroczenie zapłaty 0,00 0,00 Powyższe dane ustalono na podstawie sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych za 2010 i 2011 rok. Kontrolą objęto podatników o numerach kont podatkowych:(…) 7 opłacających podatek od nieruchomości na podstawie decyzji w sprawie wymiaru podatku od nieruchomości lub w formie łącznego zobowiązania pieniężnego. Zestawienie tabelaryczne podatników podatku od nieruchomości – osób fizycznych stanowi załącznik nr 7 do protokołu kontroli. Analiza dokumentów przedstawionych przez kontrolowaną jednostkę wykazała następujące nieprawidłowości: 1) w przypadku podatnika o numerze konta (…) 8
6 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 7 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 8 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______43 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W większości objętych kontrolą podatników stwierdzono, że organ podatkowy dokonywał czynności windykacyjnych zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 ze zm.). Stwierdzono przypadki niedokonywania przez podatników wpłat rat podatku w terminach przewidzianych w ustawie, co stanowiło naruszenie art. 6 ust 7 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych oraz art. 6a ust. 6 ustawy o podatku rolnym. Z treści wskazanych przypisów wynika, iż podatek od nieruchomości oraz podatek rolny od osób fizycznych płatny jest w ratach proporcjonalnie do czasu trwania obowiązku podatkowego w terminach do dnia 15 marca, 15 maja, 15 września i 15 listopada roku podatkowego. Wydawanie dwóch decyzji wymiarowych w dla tego samego podatnika oraz ujmowanie przypisów na dwóch kontach podatkowych tego samego podatnika naruszało art. 6c ust. 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym zgodnie z którym osobom fizycznym, na których ciąży obowiązek podatkowy w zakresie podatku rolnego oraz jednocześnie w zakresie podatku od nieruchomości lub podatku leśnego dotyczący przedmiotów opodatkowania położonych na terenie tej samej gminy, wysokość należnego zobowiązania podatkowego pobieranego w formie łącznego zobowiązania pieniężnego ustala organ podatkowy w jednej decyzji (nakazie płatniczym). Ujmowanie nieużytków na decyzjach podatkowych w powierzchni gruntów stanowiących podstawę opodatkowania podatkiem rolnym stanowiło naruszenie art. 1 ustawy o podatku rolnym w związku z § 68 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 roku w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz. U. nr 38, poz. 454). Z treści art. 1 ww. ustawy wynika, że opodatkowaniu podatkiem rolnym podlegają grunty sklasyfikowane w ewidencji gruntów i budynków jako użytki rolne lub jako grunty zadrzewione i zakrzewione na użytkach rolnych, z wyjątkiem gruntów zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej innej niż działalność rolnicza. Rozporządzenie w sprawie ewidencji gruntów i budynków nie zalicza nieużytków do użytków rolnych lub gruntów zadrzewionych i zakrzewionych. Grunty sklasyfikowane w ewidencji gruntów i budynków jako nieużytki – N – nie podlegają opodatkowaniu podatkiem rolnym. Grunty te powinny zostać wskazane w informacjach w sprawie podatku od nieruchomości oraz w decyzjach organu podatkowego, jako opodatkowane podatkiem od nieruchomości. Na mocy art. 7 ust. 1 pkt 10 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych ustawodawca zwalnia je z tego świadczenia. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy grunty te zostaną zajęte na prowadzenie działalności gospodarczej, wówczas opodatkowane będą według stawek najwyższych. W większości przypadków organ podatkowy ustalał zobowiązanie podatkowe na 2010 i 2011 rok, mimo niezłożenia przez podatnika deklaracji podatkowych,
Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______44 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
co było niezgodne z art. 6 ust. 6 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych, art. 6a ust. 5 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym oraz art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 30 października 2002 roku o podatku leśnym, według których osoby fizyczne są obowiązane złożyć właściwemu organowi podatkowemu informacje o gruntach, nieruchomościach i obiektach budowlanych oraz lasach, sporządzone na formularzu według ustalonego wzoru w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie albo wygaśnięcie obowiązku podatkowego, albo w przypadku zaistnienia zmian w zakresie podatku rolnego, od nieruchomości lub leśnego. Organ podatkowy mając dostęp do danych z ewidencji gruntów i budynków powinien wezwać podatnika do złożenia stosownych informacji na podstawie art. 274a §1 ustawy Ordynacja podatkowa, a w razie niewywiązywania się z tego obowiązku wszcząć postępowanie z urzędu na podstawie art. 165 ustawy.
Udzielone ulgi w zapłacie podatku w zakresie podatku od nieruchomości (np. umorzenie zaległości, rozłożenie na raty, odroczenie terminu płatności.
2010 rok
Kwota obj ęta Ilo ść Rodzaj decyzji decyzjami wydanych decyzji (zł) Umorzenie zaległo ści podatkowej, odsetek 0 0,00 Rozło żenie zapłaty podatku na raty 0 0,00 Odroczenie terminu płatno ści podatku 0 0,00 Rozło żenie na raty zapłaty zaległo ści podatkowej 0 0,00 Odroczenie zapłaty zaległo ści podatkowej 0 0,00
2011 rok
Kwota obj ęta Ilo ść Rodzaj decyzji decyzjami wydanych decyzji (zł) Umorzenie zaległo ści podatkowej, odsetek 0 0,00 Rozło żenie zapłaty podatku na raty 0 0,00 Odroczenie terminu płatno ści podatku 0 0,00 Rozło żenie na raty zapłaty zaległo ści podatkowej 1 73.913,12 Odroczenie zapłaty zaległo ści podatkowej 0 0,00
Ustalono, że w okresie objętym kontrolą została wydana tylko jedna decyzja w sprawie ulg w podatku od nieruchomości. Decyzja znak FIN.3120.4.2011 została wydana w dniu 4 kwietnia 2011 roku w sprawie rozłożenia na raty zaległości w podatku od nieruchomości w kwocie 73.913,12 zł i odsetki w kwocie 2.848,00 zł na 8 miesięcznych rat. Pierwsza rata w wysokości 9.240,12 zł + odsetki miała być płatna do 15 kwietnia 2011 roku, a kolejne w wysokości 9.239,00 zł + odsetki płatne do 15 każdego miesiąca. Termin płatności ostatniej raty upływał w dniu 15 listopada 2011 roku. Decyzja została wydana na wniosek podatnika złożony w dniu 19 lutego 2011 roku. Do decyzji zostało wydane zaświadczenie o pomocy de minimis. Ustalono, że wpłaty dokonywane były w terminach wynikających z decyzji.
______45 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie udzielenia powyższej ulgi. Testy dotyczące podatku od nieruchomości stanowią załącznik nr 8 do protokołu kontroli.
4) Podatek rolny
Na podstawie ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 2006 roku, Dz. U. nr 136, poz. 969 ze zm.) i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 grudnia 2001 roku w sprawie zaliczenia gmin oraz miast do jednego z czterech okręgów podatkowych (Dz. U. nr 143, poz. 1614 ze zm.) Gmina Kluki została zakwalifikowana do IV okręgu podatkowego. Średnia cena skupu żyta za pierwsze trzy kwartały roku poprzedzającego rok podatkowy ustalona w komunikacie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego wynosiła odpowiednio: • na rok 2010 – 34,10 zł za 1 dt (Komunikat Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z dnia 19 października 2009 roku w sprawie średniej ceny skupu żyta za okres pierwszych trzech kwartałów 2009 roku (MP. nr 68, poz. 886), • na rok 2011 – 37,64 zł za 1 dt (Komunikat Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z dnia 19 października 2010 roku w sprawie średniej ceny skupu żyta za okres pierwszych trzech kwartałów 2010 roku (MP. nr 76, poz. 960). W latach 2010-2011 Rada Gminy Kluki nie skorzystała z uprawnień wynikających z art. 6 ust. 3 ustawy o podatku rolnym i nie obniżyła średniej ceny skupu żyta przyjmowanej jako podstawę obliczania podatku rolnego. W związku z powyższym grunty rolne opodatkowane są według stawek maksymalnych ustalonych na podstawie komunikatu Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. Stawka podatku za 1 ha przeliczeniowy użytków rolnych w gospodarstwach rolnych na 2010 rok wynosiła – 85,25 zł natomiast w 2011 roku – 94,10 zł. Stawka podatku rolnego od pozostałych gruntów rolnych wynosiła odpowiednio: w 2010 roku – 170,50 zł, a w 2011 roku – 188,20 zł. Podatek rolny od osób fizycznych
Kontrolę opodatkowania gruntów przeprowadzono porównując dane zawarte w informacjach na podatek rolny, w ewidencji podatkowej każdego objętego kontrolą podatnika oraz w wypisach z ewidencji gruntów. Kontrolujący ustalili, że w 2010 roku wydano 691, a w 2011 roku 711 decyzji w sprawie ustalenia podatku rolnego. Podatek rolny opłacany jest również w formie łącznego zobowiązania pieniężnego. W 2010 roku wydano 1637 decyzji, a w 2011 roku 1683 decyzje ustalających zobowiązanie podatkowe opłacane w formie łącznego zobowiązania pieniężnego. Dochody gminy zaplanowane i uzyskane z tytułu podatku rolnego od osób fizycznych w latach 2010 i 2011 kształtowały się w kwotach:
2010 rok 2011 rok - dochody zaplanowane 52.173,00 52.173,00 - dochody wykonane 52.238,06 58.068,89 - zaległości 14.786,51 16.560,21 - nadpłaty 3.927,85 5.601,84 - skutki obniżenia górnych stawek podatkowych 0,00 0,00 - skutki udzielonych ulg i zwolnień
______46 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
obliczone za okres sprawozdawczy 0,00 0,00 - umorzenie zaległości podatkowych 34,00 0,00 - rozłożenie na raty, odroczenie terminu 0,00 0,00
Powyższe dane ustalono na podstawie sprawozdania Rb-27S za 2010 i 2011 rok. Dochody zaplanowane i wykonane obejmują kwoty podatku rolnego opłacanego przez podatników w formie łącznego zobowiązania pieniężnego oraz podatku rolnego ustalanego w drodze decyzji w sprawie wymiaru podatku rolnego. Kontrolą objęto prawidłowość zastosowanych stawek podatkowych i wymiaru podatku rolnego, terminowość doręczania decyzji wymiarowych, terminowość zapłaty zobowiązań podatkowych w stosunku do podatników o następujących numerach kont podatkowych: (…) 9 - opłacających podatek na podstawie decyzji wymiaru podatku rolnego lub na podstawie decyzji w sprawie łącznego zobowiązania pieniężnego. Zestawienie objętych kontrolą podatników podatku rolnego – osób fizycznych stanowi załącznik nr 9 do protokołu kontroli. Analiza dokumentów przedstawionych przez kontrolowaną jednostkę wykazała następujące nieprawidłowości: 1) w przypadku podatników o numerach kont (…) 10 stwierdzono brak informacji podatkowych w odniesieniu do podatku rolnego, leśnego i od nieruchomości w zakresie posiadanych przez nie przedmiotów opodatkowania, (…) 11 . W przypadku objętych kontrolą podatników stwierdzono, że organ podatkowy prowadził czynności windykacyjne zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Wydawanie dwóch decyzji wymiarowych w zakresie tego samego podatnika oraz ujmowanie przypisów na dwóch kontach podatkowych tego samego podatnika naruszało art. 6c ust. 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym, zgodnie z którym osobom fizycznym, na których ciąży obowiązek podatkowy w zakresie podatku rolnego oraz jednocześnie w zakresie podatku od nieruchomości lub podatku leśnego dotyczący przedmiotów opodatkowania położonych na terenie tej samej gminy, wysokość należnego zobowiązania podatkowego pobieranego w formie łącznego
9 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 10 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 11 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______47 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zobowiązania pieniężnego ustala organ podatkowy w jednej decyzji (nakazie płatniczym). Ujmowanie nieużytków na decyzjach podatkowych w powierzchni gruntów stanowiących podstawę opodatkowania podatkiem rolnym stanowiło naruszenie art. 1 ustawy o podatku rolnym w zw. z § 68 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 roku w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz. U. nr 38, poz. 454). Z treści art. 1 ww. ustawy wynika, że opodatkowaniu podatkiem rolnym podlegają grunty sklasyfikowane w ewidencji gruntów i budynków jako użytki rolne lub jako grunty zadrzewione i zakrzewione na użytkach rolnych, z wyjątkiem gruntów zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej innej niż działalność rolnicza. Rozporządzenie w sprawie ewidencji gruntów i budynków nie zalicza nieużytków do użytków rolnych lub gruntów zadrzewionych i zakrzewionych. Grunty sklasyfikowane w ewidencji gruntów i budynków jako nieużytki – N – nie podlegają opodatkowaniu podatkiem rolnym. Grunty te powinny zostać wskazane w informacjach na podatek od nieruchomości oraz w decyzjach organu podatkowego, jako opodatkowane podatkiem od nieruchomości. Na mocy art. 7 ust. 1 pkt 10 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych ustawodawca zwalnia je z tego świadczenia. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy grunty te zostaną zajęte na prowadzenie działalności gospodarczej, wówczas opodatkowane będą według stawek najwyższych. Stwierdzono przypadki niedokonywania przez podatników wpłat rat podatku w terminach maja, 15 września i 15 listopada roku podatkowego. W większości przypadków organ podatkowy ustalał zobowiązanie podatkowe na 2010 i 2011 rok, mimo niezłożenia przez podatnika deklaracji podatkowych, co było niezgodne z art. 6 ust. 6 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych, art. 6a ust. 5 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnych oraz art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 30 października 2002 roku o podatku leśnym. W myśl powołanych przepisów osoby fizyczne są obowiązane złożyć właściwemu organowi podatkowemu informacje o gruntach, nieruchomościach i obiektach budowlanych oraz lasach, sporządzone na formularzu według ustalonego wzoru w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie albo wygaśnięcie obowiązku podatkowego, albo w przypadku zaistnienia zmian w zakresie podatku rolnego, od nieruchomości lub leśnego. Organ podatkowy mając dostęp do danych z ewidencji gruntów i budynków powinien wezwać podatnika do złożenia stosownych informacji na podstawie art. 274a §1 ustawy Ordynacja podatkowa, a w razie niewywiązywania się przez podatnika z tego obowiązku wszcząć postępowanie z urzędu na podstawie art. 165 ustawy.
Podatek rolny od osób prawnych
Na terenie Gminy Kluki w 2010 i 2011 roku funkcjonowało 18 podatników podlegających opodatkowaniu podatkiem rolnym od osób prawnych. W okresie objętym kontrolą dochody zaplanowane i wykonane z tytułu podatku rolnego od osób prawnych kształtowały się następująco:
2010 r. 2011 r.
• dochody planowane 1.508,00 1.740,00 • dochody wykonane 1.700,00 1.858,00
______48 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
• zaległości 0,00 1,00 • nadpłaty 0,00 0,00 • skutki obniżenia górnych stawek podatkowych 0,00 0,00 • skutki udzielonych ulg i zwolnień 0,00 0,00
Kontrolę terminowości składnia deklaracji podatkowych oraz poprawności zastosowanych stawek i obliczenia należnego podatku przeprowadzono na podstawie próby wybranych do kontroli podatników wskazanych w poniższym zestawieniu:
(…) 12 Kontrolą objęto poprawność ewidencjonowania wpłat na podatek rolny w 2010 i 2011 roku. Wpłaty podatników objętych kontrolą ewidencjonowane są pod datą wpływu podatku na konto. W zakresie terminowości składania deklaracji stwierdzono, iż podatnicy nie dotrzymywali terminu ustalonego na dzień 15 stycznia w zakresie składania deklaracji na dany rok podatkowy, a także terminu 14 dni od dnia powstania obowiązku podatkowego, co było sprzeczne z art. 6a ust. 8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym. Z powyższego przepisu wynika, iż osoby prawne, jednostki organizacyjne, w tym spółki, nieposiadające osobowości prawnej, jednostki organizacyjne Agencji Własności Rolnej Skarbu państwa, a także jednostki organizacyjne Lasów Państwowych są obowiązane składać w terminie do dnia 15 stycznia, organowi podatkowemu właściwemu ze względu na miejsce położenia gruntów deklaracje na podatek rolny na dany rok podatkowy, sporządzone na formularzu według wzoru, a jeżeli obowiązek podatkowy powstał po tym dniu – w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie tego obowiązku. Ponadto także w przypadku zmiany dokonanej przez podatnika – (…) 13 – w trakcie roku podatkowego nie wywiązał się oni z obowiązku wynikającego z art. 6a ust. 8 pkt 2 ustawy, tj. złożenia korekty deklaracji w terminie 14 dni od zaistnienia zmiany. Ustalono, iż w przypadku podatnika (…)14 organ podatkowy nie wezwał podatnika do złożenia deklaracji w sprawie podatku rolnego na 2011 rok, czym naruszył art. 274a §1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku. Z treści wskazanego przepisu wynika, iż organ podatkowy może zażądać złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn niezłożenia deklaracji lub wezwać do jej złożenia, jeżeli deklaracja nie została złożona mimo takiego obowiązku. Udzielone ulgi i zwolnienia w zakresie podatku rolnego (w szczególności ulga inwestycyjna i z tytułu nabycia gruntów)
12 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 13 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 14 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______49 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2010 rok
Kwota Ilo ść decyzji Rodzaj decyzji ulgi lub zwolnienia (szt.) (zł) Ulga inwestycyjna 0 0,00 Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów 0 0,00 Ulga żołnierska 0 0,00 Umorzenie zaległo ści, odsetek 1 52,00 Rozło żenie na raty zapłaty podatku (zaległo ści) 0 0,00 Odroczenie terminu zapłaty podatku (zaległo ści) 0 0,00
2011 rok
Kwota Ilo ść decyzji Rodzaj decyzji ulgi lub zwolnienia (szt.) (zł) Ulga inwestycyjna 0 0,00 Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów 0 0,00 Ulga żołnierska 0 0,00 Umorzenie zaległo ści, odsetek 0 0,00 Rozło żenie na raty zapłaty podatku (zaległo ści) 1 317,00 Odroczenie terminu zapłaty podatku (zaległo ści) 0 0,00
Ustalono, że w okresie objętym kontrolą zostały wydane tylko dwie decyzje w sprawie ulg w podatku rolnym. Decyzja znak Fn.3113-1/8/1/2010 z dnia 22 stycznia 2010 roku w sprawie umorzenia zaległości podatkowej w łącznym zobowiązaniu pieniężnym w kwocie 52,00 zł, tj. III i IV rata za 2009 rok. Decyzja została wydana na wniosek podatnika z dnia 23 grudnia 2009 roku. Decyzja znak FIN.3123-1.2.2011 została wydana w dniu 8 czerwca 2011 roku w sprawie rozłożenia na raty zaległości w łącznym zobowiązaniu pieniężnym w kwocie 317,00 zł i odsetki w kwocie 34,00 zł na 6 miesięcznych rat. Pierwsza rata w wysokości 52,00 zł + odsetki miała być płatna do 26 lipca 2011 roku, a kolejne w wysokości 53,00 zł płatne do 25/26 każdego miesiąca. Termin płatności ostatniej raty upływał w dniu 27 grudnia 2011 roku. Decyzja została wydana na wniosek podatnika złożony w dniu 17 maja 2011 roku. Ustalono, że wpłaty nie były dokonywane w terminach wynikających z decyzji. Nie stwierdzono nieprawidłowości w udzielaniu powyższych ulg.
5) Podatek od środków transportowych
W 2010 roku w Gminie Kluki obowiązywały stawki podatku określone uchwałą Rady Gminy Kluki z dnia 16 listopada 2009 roku nr 47/XXXV/09, opublikowaną w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego z dnia 16 grudnia 2010 roku nr 371 pod pozycją 3104. W 2011 roku obowiązywały stawki określone uchwałą Rady Gminy Kluki z dnia 13
______50 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
grudnia 2010 roku nr 9/II/10 opublikowaną w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego z dnia 17 grudnia 2010 roku nr 377 pod pozycją 3670. Powyższymi uchwałami zwolniono także od podatku środki transportowe służące do ochrony przeciwpożarowej. Według sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych - plan i wykonanie dochodów z tytułu podatku od środków transportowych w latach 2010-2011 kształtowały się następująco:
31.12.2010 31.12.2011 Osoby Osoby Osoby Osoby prawne fizyczne prawne fizyczne Plan 3.215,00 31.958,00 2.265,00 29.368,00 Wykonanie 2.265,00 30.427,40 3.012,00 33.827,16 Nadpłata 0,00 82,00 81,00 572,39 Zaległo ść 0,00 584,60 0,00 880,20 Skutki obni żenia górnych stawek 1.348,37 13.169,36 2.820,28 20.346,44 Skutki udzielonych ulg i zwolnie ń 0,00 0,00 0,00 0,00 Umorzenie zaległo ści 0,00 0,00 0,00 0,00 Rozło żenie na raty, odroczenie te rminu płatno ści 0,00 0,00 0,00 900,00
Powyższe dane wykazane w sprawozdaniu Rb-27S są zgodne z danymi wykazanymi w sprawozdaniu Rb-PDP z wykonania dochodów podatkowych na dzień 31 grudnia 2010 roku i 2011 roku. Ustalono, że wykonanie dochodów z tytułu podatku od środków transportowych wynosiło w 2010 roku 32.692,40 zł, a w 2011 roku – 36.839,16 zł, co stanowiło odpowiednio 0,31% i 0,32% wykonania dochodów ogółem. Ze względu na niskie wykonanie dochodów z tytułu podatku od środków transportowych odstąpiono od kontroli zagadnienia.
Udzielone ulgi w zakresie podatku od środków transportowych (np. umorzenie zaległości, rozłożenie na raty, odroczenie terminu płatności)
2010 rok
Ilo ść Kwota Rodzaj decyzji wydanych decyzji (szt.) obj ęta decyzjami (zł) Umorzenie zaległo ści podatkowej, odsetek 0 0,00 Rozło żenie zapłaty podatku na raty 0 0,00 Odroczenie terminu płatno ści podatku 0 0,00 Rozło żenie na raty zapłaty zaległo ści podatkowej 0 0,00 Odroczenie zapłaty zaległo ści podatkowej 0 0,00
2011 rok
Ilo ść Kwota Rodzaj decyzji wydanych decyzji (szt.) obj ęta decyzjami (zł) Umorzenie zaległo ści podatkowej, odsetek 0 0,00
______51 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Rozło żenie zapłaty podatku na raty 0 0,00 Odroczenie terminu płatno ści podatku 0 0,00 Rozło żenie na raty zapłaty zaległo ści podatkowej 1 5.420,00 Odroczenie zapłaty zaległo ści podatkowej 0 0,00
Ustalono, że w okresie objętym kontrolą została wydana tylko jedna decyzja w sprawie ulg w podatku od środków transportowych. Decyzja znak FIN.3124-1.6.2011 została wydana w dniu 19 lipca 2011 roku w sprawie rozłożenia na raty zaległości w podatku od środków transportowych w kwocie 5.420,00 zł i odsetki w kwocie 262,00 zł na 6 miesięcznych rat. Pierwsza rata w wysokości 920,00 zł + odsetki miała być płatna do 10 sierpnia 2011 roku, a kolejne w wysokości 900,00 zł + odsetki płatne do 9/10 każdego miesiąca. Termin płatności ostatniej raty upływał w dniu 10 stycznia 2012 roku. Decyzja została wydana na wniosek podatnika złożony w dniu 1 lipca 2011 roku. Do decyzji zostało wydane zaświadczenie o pomocy de minimis. Ustalono, że wpłaty nie były dokonywane w terminach wynikających z decyzji. Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie udzielenia powyższej ulgi.
6) Terminowo ść podejmowania czynno ści windykacyjnych w odniesieniu do zaległo ści podatkowych
2010 rok 2011 rok Liczba Kwota Liczba Kwota U Os. prawne – podatek od nieruchomości 3 67.338,80 8 89.459,15 P O Os. prawne – podatek rolny - - - - M Os. prawne – pod. od środków transport. - - - - N Os. fizyczne – podatek od nieruchomości 53 210.408,25 82 187.439,60 I E Os. fizyczne – podatek rolny 8 362,00 8 332,00 N Os. fizyczne – pod. od środków transport. 7 16.794,60 3 8.712,00 I A Os. fizyczne – łączne zob. pieniężne 179 7.956,09 142 7.478,70 Os. prawne – pod. od nieruchomości - - 1 29.154,00
T Os. prawne – podatek rolny - - - - Y Os. prawne – pod. od środków transport. - - - - T Os. fizyczne – pod. od nieruchomości 40 180.606,70 5 50.252,00 U Ł Os. fizyczne – podatek rolny 3 93,00 8 416,80 Y Os. fizyczne – pod. od środków transport. 6 14.299,60 3 8.712,00 Os. fizyczne – łączne zob. pieniężne 25 2.233,40 34 2.428,60
Ustalono, że kontrolowana jednostka prowadzi ewidencję upomnień i tytułów wykonawczych zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 ze zm.). Podatek od nieruchomości od osób prawnych
(…) 15
15 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w
______52 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Podatek od środków transportowych od osób fizycznych (…) 16 . Powyższe działania organu podatkowego w okresie objętym kontrolą wskazują na niebieżące prowadzenie czynności windykacyjnych – nie wystawianie upomnień po terminach płatności kolejnych rat podatku oraz na nie wystawianie tytułów wykonawczych po bezskutecznym upływie terminów wskazanych w upomnieniach. W wyniku kontroli stwierdzono, że organ podatkowy nieterminowo wystawiał upomnienia naruszając §3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137 poz. 1541 ze zm.), zgodnie z którym, jeżeli należność nie zostanie zapłacona w terminie określonym w decyzji albo wynikającym z przepisu prawa, wierzyciel wysyła do zobowiązanego upomnienie. Po bezskutecznym upływie terminu wskazanego w upomnieniu wierzyciel powinien niezwłocznie wystawić tytuł wykonawczy i przesłać do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
DOCHODY Z MAJ ĄTKU
Rada Gminy Kluki nie określiła zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż 3 lata lub na czas nieoznaczony. Powyższe oznacza wyłączność Rady Gminy w podejmowaniu każdorazowo decyzji w tym przedmiocie, stosownie do uregulowań zawartych w art. 18 ust. 2 pkt. 9 lit. „a” ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 142, poz. 1591 ze zm.).
Uchwałą nr 44/XXIII/2001 z dnia 28 grudnia 2001 roku Rada Gminy w Klukach ustaliła zasady sprzedaży w drodze bezprzetargowej samodzielnych lokali mieszkalnych stanowiących własność Gminy Kluki wraz z udziałem w nieruchomości wspólnej oraz udzielenia bonifikat od sprzedaży. Uchwała ta zmieniona została: uchwałą nr 18/VI/2003 z dnia 10 czerwca 2003 roku oraz uchwałą nr 25/XV/04 z dnia 16 września 2004 roku. Zakresem czynności z dnia 31 sierpnia 2007 roku referentowi Pani Elżbiecie Kotlarek powierzono sprawy z zakresu gospodarki gruntami i nieruchomościami, w tym m.in. tworzenie gminnego zasobu nieruchomości, wykonywanie czynności w zakresie sprzedaży nieruchomości oraz przygotowanie dokumentacji do przeprowadzania przetargów, sporządzanie wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, do oddawania w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, najem lub dzierżawę i podawanie go do publicznej wiadomości, przygotowywanie projektów umów dzierżawy gruntów
aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 16 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______53 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
komunalnych. Analogiczne zapisy znalazły się w zakresie czynności z dnia 13 kwietnia 2012 roku.
2.1. Dochody z tytułu sprzeda ży nieruchomo ści
Dochody ze sprzedaży nieruchomości lub ich części (w tym lokali) 2010 rok 2011 rok Plan po Plan po Plan Wykonanie Plan Wykonanie zmianach zmianach 12.848,00 12.848,00 12.848,00 2.430,00 2.430,00 2.830,00
Stwierdzono, że dochody z 2010 roku w kwocie 12.848 zł dotyczą zbytego lokalu mieszkalnego położonego w miejscowości Kluki o powierzchni 78 m 2. Natomiast na dochody z tytułu sprzedaży nieruchomości w 2011 roku składały się następujące kwoty: - 1.460,00 zł z tytułu sprzedaży działki nr 431/1 położonej w obrębie Wierzchy Kluckie, - 1.370,00 zł z tytułu sprzedaży działki nr 433/1 położonej w obrębie Wierzchy Kluckie. Kontrolą objęto sprzedaż dokonaną w 2011 roku działki nr 433/1 i 431/1 położonych w miejscowości Wierzchy Kluckie w trybie przetargu ustnego ograniczonego. Sprzedaż działek nr 431/1 o powierzchni 0,16 ha i nr 433/1 o powierzchni 0,15 ha położonych w obrębie Wierzchy Kluckie – przetarg ustny ograniczony Na mocy postanowień uchwały Rady Gminy Kluki nr 26/XXI/05 z dnia 30 czerwca 2005 roku przeznaczono do sprzedaży działki nr 431/1 i 433/1 położone w obrębie Wierzchy Kluckie. Wartość nieruchomości nr 431/1 ustalono na podstawie operatu szacunkowego sporządzonego przez rzeczoznawcę majątkowego w dniu 28 sierpnia 2010 roku w wysokości 1.440,00 zł. Wartość działki nr 433/1 ustalona przez rzeczoznawcę majątkowego w dniu 28 sierpnia 2010 roku wynosiła 1.350,00 zł. W dniu 8 października 2010 roku sporządzony został wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, który zawierał wszystkie informacje wskazane w art. 35 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2010 roku, Dz. U. nr 102, poz. 651 ze zm.). Wykaz nieruchomości wywieszony został na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Gminy. Informacja o wywieszeniu wykazu zamieszczona została na stronie internetowej oraz w prasie lokalnej „Dziennik Łódzki – Tygodnik 7 dni”. Wykaz nieruchomości został przekazany za pośrednictwem poczty sołtysowi sołectwa Wierzchy Kluckie celem podania do publicznej wiadomości. Ogłoszenie o przetargu ustnym z dnia 4 stycznia 2011 roku zamieszczone zostało na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu Gminy oraz na stronie internetowej w tym samym dniu. Z treści ogłoszenia wynika, że działki nr 431/1 i 433/1 zostaną sprzedane w drodze przetargu ustnego ograniczonego, gdyż działki te są pozbawione drogi dojazdowej. W związku z powyższym właścicielem działki nr 431/1 może być właściciel działek oznaczonych nr: 444, 430 i 445/1, natomiast nabywcą działki nr 433/1 może być właściciel działki nr 434/1. Cena wywoławcza nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży określona została w wysokości ustalonej przez rzeczoznawcę majątkowego tj. 1.440,00 zł oraz 1.350,00 zł. Wysokość minimalnego postąpienia ustalono na poziomie 20,00 zł w obu przypadkach. Przetarg wyznaczono na dzień 17 lutego 2011 roku. Warunkiem udziału w przetargu jest
______54 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wpłacenie wadium w wysokości 200,00 zł w gotówce na wskazany numer konta bankowego w terminie do dnia 14 lutego 2011 roku włącznie. Ustalono, że wadium na przetarg dotyczący zbycia działki nr 431/1 i 433/1 wpłacił jeden nabywca w dniu 11 lutego 2011 roku dokonując przelewu na wskazany rachunek bankowy. W dniu 15 lutego 2011 roku sporządzona została lista osób zakwalifikowanych do uczestnictwa w ustnym przetargu ograniczonym. Lista ta zawierała dane jednej osoby i została podana do publicznej wiadomości poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń w tym samym dniu. W dniu 17 lutego 2011 roku sporządzono protokoły z przetargu na poszczególne działki, które podpisała osoba ustalona jako nabywca nieruchomości oraz członkowie komisji przetargowej. Protokoły zawierały wszystkie wymagane w §10 rozporządzenia informacje. Za działkę nr 433/1 osiągnięto cenę 1.370,00 zł, natomiast za działkę nr 431/1 osiągnięto cenę 1.460,00 zł. Pismem z dnia 23 lutego 2011 roku Wójt Gminy zawiadomił listem poleconym o miejscu i terminie zawarcia aktu notarialnego, który ustalono na 24 marca 2011 roku. Zawiadomienie doręczono nabywcy w dniu 1 marca 2011 roku. Działkę o numerze 433/1 i 431/1 zbyto w dniu 24 marca 2011 roku na podstawie aktu notarialnego Rep. A nr 2550/2011. Zapłaty za działki dokonano w dniu 21 marca 2010 roku. Stwierdzono, iż nie podano do publicznej wiadomości informacji o wyniku przeprowadzonego przetargu ustnego ograniczonego, co stanowiło naruszenie §12 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz. U. nr 207, poz. 2108). Z treści wskazanego przepisu wynika, iż w przypadku niezaskarżenia w wyznaczonym terminie czynności związanych z przeprowadzeniem przetargu albo w razie uznania skargi za niezasadną, właściwy organ, z zastrzeżeniem ust. 2, podaje do publicznej wiadomości, wywieszając w siedzibie właściwego urzędu, na okres 7 dni, informację o wyniku przetargu, która powinna zawierać: datę i miejsce oraz rodzaj przeprowadzonego przetargu, oznaczenie nieruchomości będącej przedmiotem przetargu według katastru nieruchomości i księgi wieczystej, liczbę osób dopuszczonych oraz osób niedopuszczonych do uczestnictwa w przetargu, cenę wywoławczą nieruchomości oraz najwyższą cenę osiągniętą w przetargu albo informację o złożonych ofertach lub o niewybraniu żadnej z ofert, imię i nazwisko albo firmę osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości. Z wyjaśnienia złożonego przez referenta Panią Elżbietę Kotlarek wynika, iż cyt. „ Zgodnie z §12 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu przeprowadzenia przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości po zakończeniu przetargu na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy w Klukach wywiesiłam protokół I ustnego przetargu ograniczonego na okres 7 dni ”. Wyjaśnienie do sprzedaży nieruchomości gminnej położonej w obrębie Wierzchy Kluckie gm. Kluki (działka nr 431/1 o pow. 0,16 ha i nr 433/1 o pow. 0,15 ha) złożone w dniu 18 czerwca 2012 roku przez Elżbietę Kotlarek – referenta stanowi załącznik nr 13 do protokołu kontroli. Kontrolujący stwierdzili, iż protokół z I ustnego przetargu ustnego ograniczonego zawiera wszystkie informacje wymagane §12 wskazanego wyżej rozporządzenia, jednakże brak jest na nim jakiejkolwiek adnotacji odnoszącej się do spełnienia warunku wywieszenia na okres 7 dni w siedzibie właściwego urzędu.
______55 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Sprzedaż lokalu mieszkalnego w trybie bezprzetargowym w miejscowości Kluki nr 48 o powierzchni użytkowej 78 m 2. Uchwałą nr 52/XXXVI/2009 z dnia 28 grudnia 2009 roku Rada Gminy Kluki wyraziła zgodę na sprzedaż lokalu mieszkalnego nr 1 w budynku mieszkalnym położonym w Klukach nr 48 stanowiący odrębną nieruchomość wraz z udziałem wynoszącym 1010/3217 w nieruchomości gminnej stanowiącej działkę nr 791/6 na rzecz dotychczasowego najemcy. Ponadto Rada Gminy wyraziła zgodę na zastosowanie bonifikaty od ceny ustalonej zgodnie z art. 67 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami w wysokości 80% ceny. Operat szacunkowy określający wartość rynkową lokalu wraz z jego prawami w celu ustanowienia odrębnej własności lokalu i sprzedaży sporządzony został przez rzeczoznawcę majątkowego w dniu 8 listopada 2009 roku na łączną kwotę 64.240,00 zł (wartość rynkowa lokalu mieszkalnego wraz z pomieszczeniami przynależnymi – 52.260,00 zł oraz wartość ułamkowej części gruntu – 11.980,00 zł). Stwierdzono, iż brak jest wykazu nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, co stanowi naruszenie art. 35 ust. 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami . Z treści wskazanego przepisu wynika, iż właściwy organ sporządza i podaje do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, do oddania w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, najem lub dzierżawę. Wykaz ten wywiesza się na okres 21 dni w siedzibie właściwego urzędu, a ponadto informację o wywieszeniu tego wykazu podaje się do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości, a także na stronach internetowych właściwego urzędu. Zgodnie z ust. 3 ww. ustawy obowiązek ten nie dotyczy jedynie oddania nieruchomości w najem lub dzierżawę na czas oznaczony do 3 miesięcy. Wykaz sporządza się i podaje do publicznej wiadomości, jeżeli po umowie zawartej na czas oznaczony do 3 miesięcy strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość Zawiadomienie o przeznaczeniu nieruchomości do zbycia oraz o przysługującym pierwszeństwie w nabyciu tej nieruchomości zostało doręczone najemcy w dniu 6 stycznia 2010 roku, zgodnie z art. 34 ust. 4 ustawy o gospodarce nieruchomościami. W dniu 14 stycznia 2010 roku najemca złożył oświadczenie, iż decyduje się na nabycie nieruchomości – lokalu mieszkalnego i akceptuje ustaloną cenę wykupu. W wyniku przeprowadzonych uzgodnień w dniu 4 lutego 2010 roku ustalono, że cena lokalu wynosi 52.260,00 zł, a cena ułamkowej części gruntu – 11.980,00 zł, co daje łączną kwotę 62.240,00 zł. Rada Gminy Kluki w uchwale nr 52/XXXVI/09 z dnia 28 grudnia 2009 roku uchwaliła bonifikatę dla najemcy w wysokości 80% od ustalonej ceny lokalu. W związku z powyższym jednorazowa wpłata przed zawarciem aktu notarialnego wynosi 12.848,00 zł. Pismem z dnia 20 stycznia 2010 roku (doręczonym 25 stycznia 2010 roku) poinformowano nabywcę o terminie sporządzenia aktu notarialnego, który został wyznaczony na dzień 4 lutego 2010 roku. Aktem notarialnym Rep. A nr 1658/2010 z dnia 4 lutego 2010 roku przeniesiono własność lokalu oraz udział we współwłasności działki. Cena nabycia została zapłacona w dniu 1 lutego 2010 roku.
2.2. Dochody z tytułu u żytkowania wieczystego nieruchomo ści, użytkowania, zarz ądu
Dochody z użytkowania wieczystego nieruchomości, użytkowania, zarządu
______56 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2010 rok 2011 rok Plan po Plan po Plan Wykonanie Plan Wykonanie zmianach zmianach 570,00 2.070,00 2.418,93 2.500,00 2.500,00 2.418,93
Dochody z tytułu użytkowania wieczystego klasyfikowane były prawidłowo w rozdziale 70005 – Gospodarka gruntami i nieruchomościami §0470 – wpływy z opłat za zarząd, użytkowanie i użytkowanie wieczyste nieruchomości. Ustalono, że dla użytkownika wieczystego prowadzi się komputerowo kartę kontową, która stanowi ewidencję analityczną do konta 221 – Należności z tytułu dochodów budżetowych. Ustalono, że kontrolowana jednostka zawarła jedną umowę o oddanie nieruchomości w użytkowanie wieczyste. Kontrolą objęto prawidłowość oddania w użytkowanie wieczyste nieruchomości oznaczonej nr działki nr 712/2 o powierzchni 0,25 ha położonej w miejscowości Kluki na podstawie aktu notarialnego Rep. „A” nr 2498/96 z dnia 27 grudnia 1996 roku wraz z późniejszą umową sprzedaży na podstawie aktu notarialnego Rep. „A” nr 2145/2000 z dnia 24 maja 2000 roku – opłatę roczną ustalając w wysokości 3%. Na mocy decyzji nr GB.Rgs 7430-1/4/2007 z dnia 20 marca 2007 roku dokonano podziału działki nr 712/2 o powierzchni 0,25 ha na dwie działki o nr 712/4 o powierzchni 0,1078 ha i nr 712/5 o powierzchni 0,1523 ha. Pismem z dnia 15 grudnia 2011 roku Urząd Gminy wypowiedział wysokość dotychczasowej opłaty rocznej i ustalił opłatę roczną w kwocie – 2.418,93 zł (wartość ustalona na podstawie operatu szacunkowego z dnia 4 grudnia 2009 roku; pismo doręczone 18 grudnia 2011 roku). Użytkownik wieczysty dokonał wpłaty w dniu 25 marca 2011 roku. Ustalono, że użytkownik wieczysty jest podatnikiem podatku od nieruchomości. Zarząd Gmina Kluki oddała w zarząd następujące nieruchomości:
Lp. Położenie Numer Powierzchnia Data oddania w Z kim zawarto działki działki działki użytkowanie (Nr i data umowę zawarcia umowy) 1 683 1,8000 ha Decyzja nr GBRgr Zespół Szkół w Kluki 687/2 1,1055 ha 7224/1/2009 z dnia Klukach 09.09.2009 r.
2 Kaszewice 2388/1 0,5900 ha Decyzja nr GBRgr nr Szkoła 7224/3/2009 z dnia Podstawowa w 09.09.2009 r. Kaszewicach 3 Parzno 92/1 1,0200 ha Decyzja nr GBRgr Szkoła 7224/2/2009 z dnia Podstawowa w 09.09.2009 r. Parznie
2.3. Dochody z tytułu najmu i dzier żawy nieruchomo ści
Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych 2010 rok 2011 rok Plan Plan po Wykonanie Plan Plan po Wykonanie
______57 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zmianach zmianach 80.000,00 80.000,00 81.466,20 92.766,00 94.553,42 109.037,42
Dzierżawa Umowa dzierżawy gruntu z dnia 28 kwietnia 2011 roku dotycząca działki położonej w miejscowości Parzno-Lesisko oznaczonej numerem 645 o powierzchni 1,99 ha. Umowę zawarto na okres od dnia 28 kwietnia 2011 roku do dnia 27 kwietnia 2012 roku. Czynsz dzierżawny ustalony został w wysokości 230,00 zł. Wpłacone wadium w kwocie 20,00 zł, zalicza się na poczet czynszu dzierżawnego rocznego. Czynsz płatny jest w dwóch ratach po 105,00 zł: I rata płatna w terminie do 16 maja i II rata płatna w terminie do 16 listopada. Umowa zawarta została w wyniku ustnego przetargu nieograniczonego przeprowadzonego w dniu 28 kwietnia 2011 roku. Ustalono, iż w okresie objętym kontrolą dzierżawca dokonał płatności czynszu w następujących terminach: 17 maja – 85,00 zł i 26 maja – 125,00 zł.
Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych 2010 rok 2011 rok Plan po Plan po Plan Wykonanie Plan Wykonanie zmianach zmianach 80.000,- 80.000,- 81.466,20 92.766,- 94553,42 109.037,42
W okresie objętym kontrolą osobą odpowiedzialną za sprawy związane z najmem lokali mieszkaniowych oraz prowadzeniem postępowania w zakresie oddawania w najem lokali użytkowych była Pani Strzelczyk Jadwiga. W wyniku kontroli stwierdzono, że Gmina Kluki nie zawierała w latach 2010 –I kwartał 2012 umów na wynajem nieruchomości na czas dłuższy niż trzy lata. W wyniku kontroli stwierdzono, że Gmina w 2011 i 2012 roku uzyskiwała dochody z tytułu najmu pięciu lokali użytkowych oraz trzech lokali mieszkalnych. Ponadto jeden lokal o pow. 20,60 m2 był zajmowany przez firmę bezumownie. Kontrola objęto następujące umowy najmu: 1) umowa najmu lokalu użytkowego o pow. 7,5m 2 zawarta w dniu 28 sierpnia 2007 roku na czas nieoznaczony. Według umowy czynsz wynosi 50,00 zł netto z możliwością waloryzacji rocznej o wskaźnik inflacji. Stwierdzono, że gmina, jako wynajmujący waloryzowała czynsz od dnia zawarcia umowy. Z umowy wynika, że czynsz najmu będzie płatny z góry do 10 dnia każdego miesiąca na podstawie wystawionej przez wynajmującego faktury. Stwierdzono, że wpłat w 2011 roku dokonywano terminowo; 2) umowa najmu lokalu użytkowego o pow. 72,34 m2 zawarta w dniu 31 października 2008 roku na okres 5 lat tj. do dnia 31 października 2013 roku. Czynsz będzie płatny z góry do 10 dnia miesiąca na podstawie wystawionej przez wynajmującego faktury. Czynsz najmu według umowy wynosił 3.600,00 zł miesięcznie netto. Stwierdzono, że wpłaty dokonywane były terminowo w należytej wysokości; 3) umowa najmu lokalu użytkowego o pow. 78,75 m2 zawarta w dniu 2 marca 2010 roku na okres od 1 stycznia 2010 roku do 31 grudnia 2011 roku. Czynsz według umowy wynosił 716,67 zł netto. Opłaty za media 200,00 zł netto (za centralne ogrzewanie oraz odprowadzenie ścieków). Czynsz najemca winien uiszczać do 10 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. W umowie określono, że kwota czynszu waloryzowana będzie w miesiącu marcu każdego roku począwszy od 2011 roku. Stwierdzono, że przed oddaniem lokalu w najem Wójt gminy nie wypełnił obowiązku
______58 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wynikającego z art. 35 ustawy o gospodarce nieruchomościami tj. nie sporządził i nie podał do publicznej wiadomości wykazu nieruchomości przeznaczonych w najem lub dzierżawę. Stwierdzono, że gmina korzystała z możliwości waloryzowania czynszu. Opłaty za styczeń, luty, maj, październik 2011 roku dokonywane były z kilkudniowym opóźnieniem, pozostałe wpłaty dokonano terminowo; 4) umowa najmu z dnia 8 lipca 2002 roku na wynajem lokalu mieszkalnego o pow. użytkowej 106,72 m2 na czas oznaczony tj. do 7 lipca 2005 roku zawarta pomiędzy Dyrektorem Szpitala, a osobą fizyczną na wynajem lokalu mieszkalnego. Wynajmujący w umowie oświadczył, że posiada w używaniu budynek Ośrodka Zdrowia, w którym mieści się lokal mieszkalny. Aneksem z dnia 3 stycznia 2005 roku dokonano zmiany strony umowy, tj. wynajmującego Dyrektora Szpitala zmieniono na Gminę Kluki. Ponadto określono, że opłaty za najem oraz opłaty eksploatacyjne najemca zobowiązał się regulować w terminie do 10 -tego dnia miesiąca następnego. W dniu 7 lipca 2005 roku umowę przedłużono na czas nieokreślony. W dniu 15 września 2009 roku do umowy zawarto aneks, z którego wynika, że czynsz od października 2009 roku będzie wynosił 154,74 zł, opłaty za media w formie zryczałtowanej wynosiły będą 480,09 zł netto. Stwierdzono, że wpłaty przez najemcę były dokonywane terminowo lecz za miesiące styczeń i luty opłaty dokonano w niższej wysokości tj. 740,45 zł. Wyrównanie za styczeń i luty 2011 roku zostało wpłacone w dniu 8 marca 2011 roku; 5) umowa najmu lokalu mieszkalnego o pow. 38,12 m2 zawarta w dniu 1 marca 2006 roku na czas nieokreślony. W umowie określono czynsz najmu na kwotę 55,30 zł miesięcznie oraz opłaty eksploatacyjne na kwotę 305,70 zł. Według umowy czynsz płatny jest z dołu 10-tego dnia miesiąca. W dniu 15 września 2009 roku zawarto aneks, z którego wynika, że najemca zobowiązany jest do uiszczania podatku VAT od opłat eksploatacyjnych oraz gmina będzie waloryzowała corocznie opłaty eksploatacyjne począwszy od 1 stycznia 2010 roku o wskaźnik inflacji. Aneksem z dnia 8 lutego 2011 roku określono czynsz najmu na poziomie 55,27 zł. Stwierdzono, że na podstawie uchwały nr 19/XLII/10 z dnia 9 lipca 2010 roku w sprawie szczegółowych zasad i trybu umarzania, odraczania i rozkładania na raty spłaty należności pieniężnych, mających charakter cywilnoprawny, przypadających Gminie Kluki lub jej jednostkom podległym Wójt Gminy zawarł z najemcą porozumienie i rozłożył należność z tytułu czynszu w kwocie 5.447,36 zł (należności głównej oraz 431,00 zł odsetek na dzień 30 sierpnia 2010 roku) na 36 rat. Stwierdzono, że należności z tytułu układu ratalnego przypadające na 2011 rok spłacane były terminowo. Najemca nie płacił jednak bieżącego czynszu najmu. Wynajmujący wystawił w dniu 12 maja 2011 roku wezwanie do zapłaty, które doręczono w dniu 17 maja 2011 roku, (za okres I-V 2011). Stwierdzono, że poza wezwaniem do zapłaty nie podjęto żadnych innych czynności zmierzających do wyegzekwowania należności. W toku kontroli ustalono, że Rada Gminy Kluki nie wykonała obowiązku wynikającego z art. 21 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 roku o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (tekst jednolity z dnia 7 lutego 2005 roku, Dz. U. nr 31 poz.266 ze zmianami) nie uchwalając wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz zasad wynajmowania lokali oraz zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu gminy. W wyniku kontroli stwierdzono, że jednostka udostępniała bezumownie od 2007 roku lokal użytkowy Telekomunikacji Polskiej. Stwierdzono, że w dniu 21 czerwca 2012 roku zawarto z w/w firmą porozumienie, z którego wynika, iż Telekomunikacja Polska za dotychczasowe bezumowne korzystanie z lokalu o pow. 21,60 m2 zobowiązała się zapłacić Gminie Kluki 17.500,00 zł netto.
______59 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Test dotyczący najmu i dzierżawy nieruchomości stanowi załącznik nr 14 do protokołu kontroli.
2.4. Inne dochody
Kontrolą objęto dochody z tytułu odprowadzenia ścieków za okres 2011 – I kwartał 2012 roku. Stwierdzono, że Rada Gminy uchwałą nr 34/XLVI/2010 z dnia 12 listopada 2010 roku przyjęła na okres od 1 stycznia 2011 roku do 31 grudnia 2011 roku taryfę za zbiorowe odprowadzanie ścieków w wysokości 5,70 zł/m3 (netto) oraz ustaliła opłatę za przyłączenie do urządzeń kanalizacyjnych w wysokości 40,00 zł netto. W dniu 12 listopada 2010 roku Rada Gminy uchwałą nr 35/XLVI/2010 ustaliła kwotę dopłaty dla odbiorców usług kanalizacyjnych w wysokości 1,30 zł/m3 brutto. Uchwałą z dnia 29 listopada 2011 roku nr 77/XII/11 przedłużono okres obowiązywania uchwały dotyczącej taryfy za zbiorowe odprowadzanie ścieków na terenie Gminy Kluki. Uchwały zostały przesłane w celach informacyjnych do Wojewody Łódzkiego, opublikowane na stronach Biuletynu Informacji Publicznej oraz wywieszone na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy Kluki. Zauważyć należy, iż z treści art. 7 ust. 1 pkt. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 roku Dz. U. nr 142, poz.1591 ze zm.) wynika, iż zaspokajanie zbiorowych potrzeb wspólnoty należy do zadań własnych gminy. W szczególności zadania własne obejmują sprawy między innymi wodociągów i zaopatrzenia w wodę, kanalizacji, usuwania i oczyszczania ścieków komunalnych, utrzymania czystości i porządku oraz urządzeń sanitarnych. Natomiast z treści art. 15 ust. 2, 3 i 4 ustawy z dnia 7 czerwca 2001 roku o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzaniu ścieków (tekst jednolity z 2006 roku Dz. U. nr 123, poz. 858 ze zm.) wynika obowiązek przyłączenia do sieci nieruchomości osoby ubiegającej się o przyłączenie przez przedsiębiorstwo wodno – kanalizacyjne oraz podział obciążeń związanych z przyłączeniem do sieci oraz instalacją urządzeń pomiarowych. Zatem pobieranie opłat za przyłączenie do sieci kanalizacyjnej od mieszkańców gminy należy uznać za bezzasadne. Pogląd powyższy znajduje potwierdzenie miedzy innymi w wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z dnia 17 września 2010 roku nr II SA/Kr 719/10. Stwierdzono, że gmina pobrała opłatę za przyłączenie do sieci kanalizacyjnej w wysokości 40,00 zł netto od 11 osób. Ponadto stwierdzono, że Rada Gminy w dniu 9 lutego 2011 roku uchwaliła Regulamin odprowadzania ścieków w Gminie Kluki. Z uwagi na fakt, iż w sprawie uchwały nr 26/IV/2011 z dnia 9 lutego 2011 roku w sprawie regulaminu odprowadzania ścieków w Gminie Kluki zostało wszczęte postępowanie nadzorcze, uchwałą nr 40/IV/11 z dnia 30 kwietnia 2011 roku uchylono uchwałę z dnia 9 lutego 2011 roku nr 26/IV/2011. Regulamin odprowadzania ścieków na terenie Gminy Kluki został uchwalony w dniu 30 marca 2011 roku uchwałą nr 41/VI/11 i opublikowany w Dzienniku Urzędowym Województwa łódzkiego z 2011 roku Nr 132 poz. 1223. W wyniku kontroli stwierdzono liczne przypadki odbioru technicznego przyłącza kanalizacji sanitarnej oraz wykonanie inwentaryzacji geodezyjnej około pół roku przed zawarciem umowy i pobieraniem opłat za przyjmowanie ścieków. Zestawienia dotyczące rozliczenia średniego odprowadzenia ścieków w okresie objętym umową jak i w okresie od daty odbioru technicznego przyłącza do daty pobierania opłat za ścieki stanowią załącznik nr 15 do protokołu kontroli.
Z wyjaśnień dotyczących umów na odprowadzanie ścieków z osiedla „Leśne” udzielonych przez Wójta Gminy w dniu 22 czerwca 2012 roku wynika, że odbiory techniczne przyłączy nie zezwalały dostawcom ścieków na rozpoczęcie eksploatacji kanalizacji. Według Wójta Gminy użytkowanie kanalizacji rozpoczynało się z chwilą
______60 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
podpisania stosownej umowy. Dodatkowo okazano zestawienia odczytu przepływu ścieków w roku 2012, zestawienie zużytej wody w 2011 roku przez zespół szkół w Klukach przyłączony do kanalizacji. Odnosząc się do wyjaśnień Wójta zauważyć należy, że Gmina winna zabezpieczyć swoje interesy poprzez zawarcie umów bez zbędnej zwłoki z osobami, u których dokonano odbioru technicznego przyłączy bądź po podłączeniu do kanalizacji sanitarnej zainstalowaniu urządzenia pomiarowego bądź spisaniu stanu wodomierza.
Pismo skierowane do Wójta w sprawie przedłożenia dokumentów dotyczących kanalizacji na osiedlu Leśne w Klukach z dnia 22 czerwca 2012 roku stanowi załącznik nr 16 do protokołu kontroli.
Po zakończeniu czynności kontrolnych Wójt Gminy pismem z dnia 25 lipca 2012 roku złożył wyjaśnienia oraz dodatkowe dokumenty dotyczące rozruchu technologicznego kanalizacji na Osiedlu Leśne w Klukach. Z przedstawionej dokumentacji oraz wyjaśnień Wójta Gminy wynika, że do budowy kanalizacji zastosowano kolektor tłoczny w związku tym do czasu uruchomienia przepompowni nie było technicznej możliwości eksploatacji kanalizacji przez dostawców ścieków. Rozruch technologiczny przepompowni ścieków i oczyszczalni ścieków nastąpił w dniu 26 maja 2011 roku.
Wyjaśnienia Wójta Gminy z dnia 25 lipca 2012 roku w sprawie rozruchu technologicznego przepompowni ścieków oraz oczyszczalni ścieków wraz dokumentacja projektową stanowi załącznik nr 17 do protokołu kontroli.
VIII. WYKONYWANIE BUD ŻETU. REALIZACJA WYDATKÓW BUD ŻETOWYCH
1. WYDATKI NA ZADANIA Z ZAKRESU POMOCY SPOŁECZNEJ - 2011 ROK 1.1. Informacje ogólne
Zadania z zakresu opieki społecznej na terenie Gminy Kluki realizuje Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej. GOPS realizuje zadania własne gminy w zakresie między innymi przyznawania i wypłacania zasiłków celowych, przyznawania pomocy rzeczowej, przyznawania i wypłacania zasiłków, pożyczek oraz pomocy w naturze na ekonomiczne usamodzielnienie. Kierownikiem Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej od dnia 27 lutego 2009 roku jest Pani Katarzyna Woszczyk. Analiza akt osobowych wykazała, że Pani Katarzyna Woszczyk posiada specjalizację z zakresu organizacji pomocy społecznej, która wymagana jest przez art. 122 ust. 1 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej (tekst jednolity z 2009 roku, Dz. U. nr 175, poz. 1362 ze zm.).
1.2. Wydatki na zadania z zakresu pomocy społecznej
Wykonanie zada ń finansowych w 2011 roku
Wyszczególnienie 2011 rok (zł) Dział 852 Rozdział 85202 (Domy pomocy społecznej) 115.612,05 Dział 852 Rozdział 85203 (O środki wsparcia) 0,00 Dział 852 Rozdział 85204 (Rodziny zast ępcze) 0,00 Dział 852 Rozdział 85212 ( Świadczenia rodzinne, zaliczka alimentacyjna oraz składka na 868.778,02
______61 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
ubezpieczenia emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego) Dział 852 Rozdział 85213 (Składki na ubezpieczenie zdrowotne płacone za osoby 7.500,17 pobieraj ące świadczenia) Dział 852 Rozdział 85214 (zasiłki i pomoc w naturze oraz składki na ubezpieczenia 88.032,96 emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego) Dział 852 Rozdział 85215 (Dodatki mieszkaniowe) 0,00 Dział 852 Rozdział 85217 (Regionalne O środki Polityki Społecznej) 0,00 Dział 852 Rozdział 85218 (Koszty utrzymania Powiatowych Centrów Pomocy Rodzinie) 0,00 Dział 852 Rozdział 85219 (Koszty utrzymania O środków Pomocy Społecznej) 234.326,30 Dział 852 Rozdział 85228 (Usługi opieku ńcze i specjalistyczne usługi opieku ńcze) 584,00 Dział 852 Rozdział 85231 (Pomoc dla uchod źców) 0,00 Dział 852 Rozdział 85278 (Usuwanie skutków kl ęsk żywiołowych) 0,00 Dział 852 Rozdział 85295 (Pozostała działalno ść ) 59.379,62
2. WYDATKI (DOTACJE ) NA REALIZACJ Ę ZADA Ń POWIERZONYCH NA PODSTAWIE UMOWY JEDNOSTKOM SPOZA SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH - 2011 ROK
Ustalono, że kontrolowana jednostka nie udzielała dotacji na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych.
3. WYDATKI OSOBOWE 3.1.Wydatki na wynagrodzenia - 2011 rok
Prawidłowo ść ustalania i wypłaty wynagrodze ń na rzecz pracowników jednostki
Zarządzeniem nr O/0151/35/2009 z dnia 15 czerwca 2009 roku Wójt Gminy Kluki ustalił regulamin wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w Urzędzie Gminy w Klukach. Regulamin wynagradzania określa maksymalne stawki wynagrodzenia w załączniku nr 1. Z regulaminu wynagradzania wynika, że dodatek funkcyjny przyznawany jest sekretarzowi oraz kierownikom referatów w wysokości od 20% do 120% najniższego wynagrodzenia zasadniczego. Dodatek specjalny przyznawany jest z tytułu okresowego zwiększenia obowiązków służbowych na czas określony nie dłuższy niż jeden rok, w uzasadnionych przypadkach może być przyznany na okres dłuższy niż jeden rok. Dodatek specjalny ustalany jest w kwocie nieprzekraczającej 30% łącznie wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego pracownika lub w kwocie nieprzekraczającej 40% wynagrodzenia zasadniczego w przypadku, gdy pracownik nie ma przyznanego dodatku funkcyjnego. W ramach posiadanych środków Wójt Gminy może również na wniosek Kierownika referatu przyznać nagrodę. Pracownikom zatrudnionym na stanowiskach pomocniczych i obsługi przysługuje premia. Premię przyznaje Wójt na wniosek bezpośredniego przełożonego. Zasady premiowania zostały ustalone zarządzeniem z dnia 28 września 2007 roku nr O/0151/47/07 w sprawie wprowadzania Regulaminu premiowania pracowników zatrudnionych na stanowiskach pomocniczych i obsługi w Urzędzie Gminy w Klukach. Z regulaminu premiowania wynika, że w jednostce tworzony jest fundusz premiowy w wysokości 30% sumy miesięcznych stawek wynagrodzeń zasadniczych przysługujących tym pracownikom. Maksymalna wysokość indywidualnej premii pracownika nie może przekroczyć 30% jego wynagrodzenia zasadniczego za miesiąc, w którym premia
______62 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
przysługuje. Premia wypłacana jest w okresach miesięcznych w terminach wypłaty wynagrodzenia. Według sprawozdania Rb 28S z wykonania planu wydatków budżetowych na dzień 31 grudnia 2011 roku wydatki zaplanowane i wykonane w dz. 750 rozdz. 75023 w §§ 4010 i 4040 kształtowały się w kwotach:
• dz. 750 rozdz. 75023 § 4010 – plan – 833.500,00 zł; wykonanie – 803.768,51 zł;
• dz. 750 rozdz. 75023 § 4040 – plan – 62.475,00 zł; wykonanie – 62.475,00 zł. Kontrolą objęto prawidłowość przyznania kategorii zaszeregowania, stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatków: stażowego, funkcyjnego i specjalnego dla następujących pracowników Urzędu Gminy Kluki oraz jednostki organizacyjnej:
1) Wójta Gminy,
2) Sekretarza Gminy, 3) Skarbnika Gminy,
4) Kierownika Referatu Finansowego 5) Inspektora Słowińskiej Doroty,
6) Kierownika Referatu Gospodarki, 7) Inspektora Adamczyk - Zięba,
8) Kierownika USC, 9) Pomocnika administracyjno-biurowego,
10) Woźnej 11) Radcy prawnego
W wyniku kontroli stwierdzono, że w aktach osobowych przechowywane są oryginały dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe pracowników. Zauważyć należy, iż z treści § 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286 ze zm.) wynika, że pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.
(…) 17
Stwierdzono, że listy płac za lipiec i sierpień 2011 roku księgowane były na podstawie dowodów zbiorczych. Stwierdzono, że dowody zbiorcze nie spełniały wymogów art. 21 ustawy o rachunkowości tzn. nie zawierały między innymi podpisu wystawcy dowodu,
17 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______63 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Stwierdzono, że wynagrodzenia ewidencjonowane były na koncie 231 – rozrachunki z pracownikami. Na koncie tym ewidencjonowane są rozrachunki z pracownikami z tytułu umów o pracę, umów zlecenia, umów o dzieło. Ewidencję analityczną prowadzi się w postaci kart wynagrodzeń poszczególnych pracowników. Stwierdzono, że konto 231 rozrachunki z pracownikami podzielone było na dwa konta 231-1 – rozrachunki z tytułu osobowego funduszu płac oraz 231-2 rozrachunki z tytułu bezosobowego funduszu płac.
Wypłata odpraw i ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy
(…) 18 . Wyjaśnienie z dnia 21 czerwca 2012 roku w sprawie błędnego naliczenia dodatku funkcyjnego stanowi załącznik nr 18 do protokołu kontroli. W wyniku kontroli wypłaconych ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy stwierdzono, że ekwiwalent w 2010 i 2011 roku wypłacono sześciu pracownikom o łącznej wysokości - 7.903,76 zł. Kontrolą objęto wypłatę ekwiwalentu w kwocie 1.600,00 zł dla inspektora do spraw zamówień publicznych i inwestycji. Stwierdzono, że inspektor do spraw zamówień publicznych i inwestycji został zatrudniony na podstawie umowy o pracę z dnia 1 grudnia 2009 roku na czas oznaczony tj. do dnia 31 maja 2010 roku. Następnie w dniu 31 maja zawarto drugą umowę o pracę na czas określony tj. od 1 czerwca 2010 roku do dnia 31 maja 2011 roku. W dniu 1 czerwca 2011 roku zawarto z inspektorem do spraw zamówień publicznych i inwestycji kolejną umowę na czas określony tj. do 30 listopada 2011 roku, a następnie po upływie okresu zatrudnienia wydano świadectwo pracy stwierdzając, że umowa wygasła. W związku z tym wypłacono pracownikowi ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Zauważyć należy, iż zgodnie z art.25 1 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks Pracy (tekst jednolity z 1998 roku Dz. U. nr 21, poz. 94 ze zm.) zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony jest równoznaczne w skutkach prawnych z zawarciem umowy o pracę na czas nieokreślony, jeżeli poprzednio strony dwukrotnie zawarły umowę o pracę na czas określony na następujące po sobie okresy, o ile przerwa między rozwiązaniem poprzedniej a nawiązaniem kolejnej umowy o pracę nie przekroczyła 1 miesiąca. Zatem Wójt Gminy Kluki nie miał podstaw do wydania świadectwa pracy potwierdzającego rozwiązanie umowy o pracę. W związku z faktem, iż trzecia zawarta umowa pomimo, iż w treści określała, że została zawarta na czas określony, stosownie do art. 21 1 Kodeksu Pracy stała się umową na czas nieoznaczony z mocy prawa. W związku z powyższym wskutek błędnej interpretacji przepisów dopuszczono do wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w kwocie - 1.600,00 zł.
18 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______64 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
4. WYDATKI NA DOSTAWY MATERIAŁÓW I USŁUG
Zarządzeniem nr O/0151/33/07 Wójta Gminy Kluki z dnia 9 lipca 2007 roku wprowadzone zostały zasady udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty 14 000 euro. Przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówienia w sposób szczególny należy przestrzegać przepisów dotyczących zakazu dzielenia zamówienia oraz zaniżania wartości zamówienia w celu uniknięcia stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. Dla zamówień, których wartość szacunkowa nie przekracza w skali roku równowartości kwoty 10.000.00 zł netto pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację danego zamówienia sporządza kartę wydatku, która podlega zatwierdzeniu przez Wójta Gminy. Dla zamówień, których wartość szacunkowa przekracza 10.000,00 zł netto, a nie przekracza 14.000 euro pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację danego zamówienia występuje do Wójta z wnioskiem o wyrażenie zgody na realizację zamówienia. Wnioskodawca zobowiązany jest przed przedłożeniem Wójtowi wniosku o wyrażenie zgody na realizację zamówienia: opisać przedmiot zamówienia, ustalić wartość zamówienia, przeprowadzić analizę rynku, uzyskać potwierdzenie Skarbnika o zarezerwowanych środkach na realizację zadania, uzyskać opinię inspektora ds. zamówień publicznych o poprawności formalnej wniosku. Po zatwierdzeniu wniosku przez Wójta Gminy, przy wartości zamówienia powyżej 10.000 zł wnioskodawca kieruje pisemne lub telefoniczne zapytanie ofertowe do takiej liczby wykonawców świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, która zapewnia konkurencję (co najmniej 2 wykonawców), z wyjątkiem sytuacji, w których zamówienie może realizować tylko jeden wykonawca. Powyższe czynności wnioskodawca przeprowadza w oparciu o istotne warunki zamówienia o wartości szacunkowej nieprzekraczającej 14.000 euro (zał. nr 3). Ocenę złożonych ofert przeprowadza pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację danego zamówienia oraz inspektor ds. zamówień publicznych. Z przebiegu postępowania o zamówienie powyżej 10.000,00 zł, a poniżej 14.000 euro sporządza się protokół (wg wzoru). Po przeprowadzeniu postępowania pracownik merytoryczny przedkłada Wójtowi propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty. Zamawiający udziela zamówienia wykonawcy, który zaproponował najkorzystniejszą ofertę. Dla zamówień publicznych o wartości poniżej 10.000,00 zł na dostawy rzeczy powszechnie dostępnych można udzielić zamówienia w formie ustnej, natomiast usługi i roboty budowlane wymagają formy pisemnej. Do umów zawieranych o zamówienia do 14.000 euro stosuje się przepisy kodeksu cywilnego. Odbioru przedmiotu umowy, której wartość nie przekracza 14.000 euro dotyczącej usług i dostaw dokonuje wnioskodawca, natomiast odbioru robót budowlanych dokonuje komisja odbiorowa. Zarządzeniem nr O/0151/51/08 Wójta Gminy z dnia 29 września 2008 roku dokonano zmiany w zakresie określenia zasad udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty 14.000 euro polegające na zastąpieniu kwoty 10.000,00 zł kwotą 20.000,00 zł. Zmiana Studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy Kluki obejmującej obszar działki nr ew. 173/6 obręb Kluki i miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego Gminy Kluki dla obszaru działki nr ewidencyjny 173/6 obręb Kluki 1. W dniu 28 grudnia 2011 roku Kierownik Referatu Paweł Turniak skierował zapytanie ofertowe dotyczące wykonania projektów zmiany studium uwarunkowań i planu zagospodarowania przestrzennego dla obszaru działki o nr ewidencyjnym 173/6 obręb Kluki do trzech wykonawców, a mianowicie: do firmy „IMPET” Tomasz Plich w Tomaszowie Mazowieckim; „UNIGLOB” Piotr Ulrich w Łasku i do Biura Projektowo-
______65 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Usługowego „EKO-PLAN” w Bełchatowie. Termin realizacji zamówienia ustalono na okres 12 miesięcy od dnia podpisania umowy. Składanie ofert wyznaczono do dnia 30 grudnia 2011 roku. W przedmiotowym zapytaniu ofertowym określono: warunki płatności (tj. wynagrodzenie płatne będzie przelewem na wskazane na fakturze konto wykonawcy w ciągu 30 dni od daty wpływu faktury do siedziby zamawiającego); warunki udziału w postępowaniu (tj. posiadanie uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, posiadanie wiedzy i doświadczenia. Dokumentem potwierdzającym spełnienie warunków udziału w niniejszym postępowaniu, wymaganym przez zamawiającego, jest złożenie przez wykonawcę oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu – wg wzoru określonego w załączniku nr 1 do zapytania).
2. W terminie wymaganym przez zamawiającego oferty złożyli:
• firma „IMPET” Tomasz Plich w Tomaszowie Mazowieckim – zaproponowana cena wykonania w/w projektów – 61.500,00 zł brutto (netto 50.000,00 zł); wykonawca wyraził zgodę na warunki określone przez zamawiającego w zapytaniu ofertowym oraz zawarte w treści oferty;
• firma „UNIGLOB” Piotr Ulrich z Łasku – zaproponowana cena – 56.457,00 zł brutto (netto 45.900,00 zł); wykonawca wyraził zgodę na warunki określone przez zamawiającego w zapytaniu ofertowym i zawarte w treści oferty oraz dodatkowo załączył zaświadczenie nr 212/2011 z dnia 27 czerwca 2011 roku wydane przez Okręgową Izbę Urbanistów;
• Biuro Projektowo-Usługowe EKO-PLAN z Bełchatowa – zaproponowana cena wykonania projektów to - 54.739,00 zł brutto (netto 44.500,00 zł); wykonawca wyraził zgodę na warunki określone przez zamawiającego w zapytaniu ofertowym oraz zawarte w treści oferty.
3. W dniu 30 grudnia 2011 roku z sesji otwarcia ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego poniżej 14.000 euro sporządzono pisemną informację, zgodnie z którą złożone zostały 3 oferty; z informacji wynika również, że środki zabezpieczone w budżecie Gminy na przedmiotowe zadanie wynoszą - 50.000,00 zł. W dniu 11 stycznia 2012 roku zamawiający poinformował wykonawców, którzy złożyli oferty, że cena najkorzystniejszej oferty na realizację zadania pn. „ opracowanie miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego dla działki o nr 173/6 w miejscowości Kluki i zmiana studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy Kluki” przewyższa kwotę zapisaną na ten cel w budżecie Gminy, w związku z czym postępowanie zostaje unieważnione.
4. W dniu 12 stycznia 2012 roku Kierownik Referatu Pan Paweł Turniak złożył kolejny wniosek o wyrażenie zgodny na wszczęcie postępowania o zamówienie publiczne o wartości przekraczającej kwotę 20.000 PLN i nieprzekraczającej równowartości 14.000 euro; Wójt Gminy Pan Karol Sikora oraz Skarbnik Gminy zatwierdzili w/w wniosek również w dniu 12 stycznia 2012 roku. Zgodnie z wnioskiem przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na wykonaniu projektów:
1) zmiany studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy Kluki obejmującej obszar działki nr ew. 173/6 położonej w obrębie Kluki, zatwierdzonego uchwałą nr 60/X/2011 Rady Gminy Kluki z dnia 14 września 2011 roku;
2) miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego Gminy Kluki dla obszaru działki nr ew. 173/6 położonej w obrębie Kluki.
______66 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Termin realizacji zamówienia ustalono na okres 12 miesięcy od dnia podpisania umowy. Wartość szacunkowa zamówienia ustalona została w dniu 28 grudnia 2011 roku przez Pana Pawła Turniaka na podstawie cen rynkowych i określona na kwotę 40.000,00 zł netto. W powyższym wniosku wskazano nazwy wykonawców, którzy będą zaproszeni do udziału w postępowaniu, a mianowicie: „IMPET” Tomasz Plich z Tomaszowa Mazowieckiego, Biuro Projektowo-Usługowe „EKO-PLAN” z Bełchatowa i UNIGLOB Piotr Ulrich z Łasku. 5. Opis zamówienia oraz warunki stawiane wykonawcom określone zostały w istotnych warunkach zamówienia” załączonych wraz z formularzem ofertowym do zapytania cenowego skierowanego do wykonawców wymienionych w opisanym wyżej wniosku. Termin wykonania przedmiotu zamówienia określono na okres 12 miesięcy od dnia podpisania umowy. Warunkiem udziału w postępowaniu jest posiadanie uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, posiadanie wiedzy i doświadczenia. Dokumentem potwierdzającym spełnienie warunków udziału w niniejszym postępowaniu, wymaganym przez zamawiającego, jest złożenie przez wykonawcę oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (wg wzoru określonego w załączniku nr 1 do zapytania tj., stanowiącego ofertę) . W istotnych warunków zamówienia zapisano, że rozliczenie za wykonanie przedmiotu zamówienia wynosi 30 dni od daty wpływu faktury do siedziby zamawiającego. Oferty należy składać do dnia 13 stycznia 2012 roku do godziny 14 00 . Oferty winny być złożone w kopercie zabezpieczonej przed otwarciem z dopiskiem „ nie otwierać przez dniem 13.01.2012 godz. 14.15”. Oferta złożona w postępowaniu o udzielenie niniejszego zamówienia winna zawierać wypełniony, załączony do niniejszego zapytania cenowego formularz Oferty wraz z oświadczeniem o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu (załącznik nr 1).
6. Do wykonawców wskazanych we wniosku o wyrażenie zgody na wszczęcie przedmiotowego postępowania wysłano zapytania ofertowe drogą elektroniczną. Do poszczególnych wykonawców zapytania ofertowe rozesłano w dniach:
1) Biuro Projektowo-Usługowe „EKO-PLAN” w Bełchatowie – zapytanie ofertowe przesłano w dniu 12 stycznia 2012 roku (wykonawca złożył ofertę w dniu 13 stycznia 2012 roku); przesyłkę zapisano w dzienniku korespondencyjnym pod poz. 316); zaproponowana przez wykonawcę cena ofertowa - 49.198,77 zł brutto (netto -39.999.00 zł); oferent zaakceptował warunki zamawiającego wskazane w warunkach zamówienia oraz zawarte w formularzu ofertowym;
2) „IMPET” Tomasz Plich w Tomaszowie Mazowieckim - zapytanie ofertowe przesłano w dniu 13 stycznia 2012 roku godz. 9 11 ; oferent złożył ofertę w dniu 13 stycznia 2012 roku (stwierdzono, że datę wpływu i poz. 314, pod którą ofertę wpisano w dzienniku korespondencyjnym zamieszczono na formularzu ofertowym, co wskazuje, że treść oferty została ujawniona przed godz. 14 15 ; brak koperty); cena oferty – 49.815,00 zł brutto (netto – 40.500,00 zł); oferent zaakceptował warunki zamawiającego wskazane w warunkach zamówienia oraz zawarte w formularzu ofertowym;
3) UNIGLOB Piotr Ulrich w Łasku – zapytanie ofertowe przesłono w dniu 12 stycznia 2012 roku; wykonawca nie złożył oferty.
Zgodnie z informacją z sesji otwarcia ofert sporządzoną w dniu 13 stycznia 2012 roku, w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego o wartości poniżej 14.000 euro na zadanie „ opracowanie miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego dla działki 173/6 w miejscowości Kluki i zmiana studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy Kluki” wpłynęły oferty: Biura Projektowo-
______67 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Usługowego „EKO-PLAN” Krzysztof Łudczak w Bełchatowie i firmy „IMPET” Tomasz Plich w Tomaszowie Mazowieckim. Członkami komisji przetargowej byli Pan Paweł Turniak i Pani Danuta Stolarczyk. Stwierdzono, że z przebiegu powyższego postępowania nie sporządzono protokołu, a poza tym nie udokumentowano kontrolującym dopełnienia obowiązku w zakresie przedłożenia Wójtowi Gminy propozycji wyboru najkorzystniejszej oferty. Działanie powyższe narusza zasady udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości 14.000 euro wprowadzonej zarządzeniem nr O/0151/33/07 Wójta Gminy Kluki z dnia 9 lipca 2007 roku. W regulaminie zapisano, że z przebiegu postępowania o zamówienie powyżej 10.000,00 zł a poniżej 14.000 euro sporządza się protokół (wg wzoru). Po przeprowadzeniu postępowania pracownik merytoryczny przedkłada Wójtowi propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty 7. W dniu 6 lutego 2012 roku zawarto umowę nr IN.1.2012 z Panem Krzysztofem Łudczakiem prowadzącym Biuro Projektowo-Usługowe „EKO-PLAN” w Bełchatowie. Przedmiotem umowy jest wykonanie projektów: zmiany studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzenno Gminy Kluki obejmującej obszar działki nr ew. 173/6 obręb Kluki zatwierdzonego uchwałą nr 60/X/2011 i miejscowego planu zagospodarowana przestrzennego Gminy Kluki dla obszaru działki nr ew. 173/6 obręb Kluki”. W ramach realizacji niniejszej umowy wykonawca zobowiązany został do:
1) sporządzenia niezbędnych opracowań, w szczególności ekofizjograficznych, prognoz oddziaływania na środowisko, prognoz skutków finansowych;
2) przeprowadzenia procedury formalno-prawnej, w tym sporządzenie wszystkich pism z niezbędnymi załącznikami na każdym etapie procedury w zakresie zawiadomień, ogłoszeń, opinii, uzgodnień itp. wynikających z przepisów prawa;
3) uzyskania zgody na zmianę przeznaczenia gruntów leśnych na cele nieleśne;
4) sporządzenia dokumentacji planistycznych;
5) przeprowadzenia strategicznych ocen oddziaływania na środowisko.
Powyższe opracowania oraz wszelkie opinie i uzgodnienia niezbędne do wykonania projektów, pozyskanie niezbędnych materiałów, w tym wypisów i map dla sporządzenia Studium i Planu, wykonawca na obowiązek wykonać samodzielnie z należytą starannością. Termin wykonania przedmiotu umowy strony ustaliły do dnia 21 grudnia 2012 roku z możliwością jego przesunięcia z powodu: okoliczności, których nie można było przewidzieć w dniu podpisania umowy; siły wyższej, mającej istotny wpływ na realizację przedmiotu umowy; przedłużenia, w stosunku do terminów określonych przepisami prawa trwania procedur administracyjnych, mających wpływ na termin wykonania przedmiotu zamówienia, a nie wynikających z przyczyn leżących po stronie wykonawcy. W przypadku zaistnienia w/w okoliczności skutkujących przedłużeniem terminu realizacji zamówienia zamawiający nie będzie naliczał kar umownych o czas uzgodniony przez strony umowy. Za wykonanie przedmiotu umowy ustalono wynagrodzenie ryczałtowe w kwocie 49.198,77 zł brutto, którego wypłatę przewidziano terminie 7 dni od daty otrzymania faktury przez zamawiającego, jednak nie później niż do dnia 31 grudnia 2012 roku. Podstawę wystawienia faktury jest protokół zdawczo- odbiorczy. Ostatecznie przekazanie-przejęcie dokumentacji zamawiającemu przewidziano po poprawieniu ewentualnych wad stwierdzonych w sporządzonej dokumentacji projektowej, o czym zamawiający powiadomi wykonawcę pisemnie w terminie 14 dni od daty przyjęcia dokumentacji. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy strony ustaliły kary umowne w wysokości 0,1%
______68 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wynagrodzenia umownego za każdy dzień, które wykonawca zobowiązany będzie zapłacić zamawiającemu, w tym za opóźnienia wykonania przedmiotu umowy i za opóźnienia w usunięciu wad przedmiotu umowy – licząc od następnego dnia terminu na usunięcie wad ustalonego przez strony. Za odstąpienie od realizacji umowy wykonawca zapłaci zamawiającemu karę w wysokości 10 % wynagrodzenia umownego. W przypadku odstąpienia od umowy przez zamawiającego odszkodowanie dla wykonawcy ustalono w wysokości 0,1 % wynagrodzenia umownego. Ze strony zamawiającego umowę podpisał Wójt Gminy Pan Karol Sikora, a kontrasygnaty dokonała Skarbnik Gminy Pani Elżbieta Bednik. Realizację zadania przewidziano ze środków zaplanowanych w budżecie Gminy w dziale 710 rozdział 71004 § 6050. Akta kontroli: wniosek z dnia 12 stycznia 2011 roku, zapytanie cenowe, istotne warunki zamówienia, wzór oferty, projekt umowy, oferta firmy Eko-Plan w Bełchatowie i firmy IMPET w Tomaszowie Mazowieckim, informacja z sesji otwarcia ofert, umowa nr IN.1.2012 z dnia 6 litego 2012 roku – strona 1-17.
Konserwacja i obsługa oświetlenia ulicznego Postępowanie I 1. Wniosek z dnia 28 grudnia 2011 roku o wyrażenie zgody na wszczęcie postępowania o zamówienie publiczne, którego wartość przekracza 20.000 zł, a nie przekracza 14.000 euro. Według wniosku wartość szacunkowa zamówienia określona została na kwotę - 26.341,46 zł; zapytanie ofertowe przewidziano przesłać do 3 wykonawców. Wniosek zatwierdził w dniu 28 grudnia 2011 roku Wójt Gminy Pan Karol Sikora.
2. W dniu 29 grudnia 2011 roku do wykonawców wskazanych w opisanym powyżej wniosku przesłano formularz cenowo-ofertowy, istotne warunki zamówienia oraz projekt umowy. Zgodnie z warunkami zamówienia termin złożenia ofert wyznaczono do dnia 30 grudnia 2011 roku. W ustalonym terminie ofertę złożyła firma Instalatorstwo Elektryczne Kazimierz Urbanowicz z Podkluczy gm. Szczerców za cenę netto 2.398,37 zł (brutto 2.950,00 zł). Zgodnie z protokołem z wyboru wykonawcy zamówienia sporządzonym w dniu 17 stycznia 2012 roku cena oferty na realizację w/w zadania przewyższa kwotę przeznaczoną na w/w cel, w związku z czym postępowanie o udzielenie w/w zamówienia unieważnia się. O powyższym oferenta poinformowano pismem z dnia 17 stycznia 2012 roku . Protokół podpisał w dniu 12 stycznia Wójt Gminy Karol Sikora.
Postępowanie II 1. Wniosek z dnia 30 grudnia 2011 roku o wyrażenie zgody na wszczęcie postępowania o zamówienie publiczne, którego wartość przekracza 20.000 zł, a nie przekracza 14.000 euro. Według wniosku wartość szacunkowa zamówienia określona została na kwotę 29.268,29 zł; zapytanie ofertowe przewidziano przesłać do 4 wykonawców. Wniosek zatwierdził w dniu 30 grudnia 2011 roku Wójt Gminy Pan Karol Sikora.
2. W dniu 30 grudnia 2011 roku wykonawcom wskazanym w opisanym powyżej wniosku przesłano formularz cenowo-ofertowy, istotne warunki zamówienia oraz projekt umowy. Zgodnie z warunkami zamówienia termin złożenia ofert wyznaczono do dnia 3 stycznia 2012 roku. W ustalonym terminie oferty złożyli: firma Instalatorstwo Elektryczne Kazimierz Urbanowicz z Podkluczy za cenę netto 2.804,88 zł (brutto 3.450,00 zł) miesięcznie i firma Zakład Instalacji Elektrycznej Alojzy Komorowski ze Szczercowa za cenę 4.700,00 zł netto (brutto 5.781,00) miesięcznie. Zgodnie z
______69 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
protokołem z wyboru wykonawcy zamówienia sporządzonym w dniu 12 stycznia 2012 roku ceny ofert na realizację w/w zadania przewyższały kwotę przeznaczoną na w/w cel, w związku z czym postępowanie o udzielenie w/w zamówienia unieważnia się. O powyższym oferentów poinformowano pismem z dnia 12 stycznia 2012 roku. Protokół podpisał w dniu 12 stycznia 2012 roku Wójt Gminy Karol Sikora.
Postępowanie III 1. Wniosek z dnia 17 stycznia 2012 roku o wyrażenie zgody na wszczęcie postępowania o zamówienie publiczne, którego wartość przekracza 20.000 zł, a nie przekracza 14.000 euro. Według wniosku wartość szacunkowa zamówienia określona została na kwotę 27.642,28 zł; zapytanie ofertowe przewidziano przesłać do 4 wykonawców. Wniosek zatwierdził w dniu 17 stycznia 2012 roku Wójt Gminy Pan Karol Sikora.
2. W dniu 17 stycznia 2012 roku wykonawcom wskazanym w opisanym powyżej wniosku przesłano formularz cenowo-ofertowy, istotne warunki zamówienia oraz projekt umowy. Zgodnie z warunkami zamówienia termin złożenia ofert wyznaczono do dnia 18 stycznia 2012 roku. W ustalonym terminie oferty złożyli: firma Instalatorstwo Elektryczne Kazimierz Urbanowicz z Podkluczy za cenę netto 2.601,63 zł (brutto 3.200,00 zł) miesięcznie i firma PHU „DE-KOM” ze Stróży gm. Rząśnia za cenę 2.500,00 zł netto (brutto 3.075,00 zł) miesięcznie. Zgodnie z protokołem z wyboru wykonawcy zamówienia sporządzonym w dniu 18 stycznia 2012 roku, ceny ofert na realizację w/w zadania przewyższały kwotę przeznaczoną na w/w cel, w związku z czym postępowanie o udzielenie w/w zamówienia unieważnia się. O powyższym oferentów poinformowano pismem z dnia 19 stycznia 2012 roku. Protokół podpisał w dniu 18 stycznia 2012 roku Wójt Gminy Karol Sikora.
Postępowanie IV 1. Wniosek z dnia 18 stycznia 2012 roku o wyrażenie zgody na wszczęcie postępowania o zamówienie publiczne, którego wartość przekracza 20.000 zł, a nie przekracza 14.000 euro. Według wniosku wartość szacunkowa zamówienia określona została na kwotę - 27.642,28 zł; zapytanie ofertowe przewidziano przesłać do 4 wykonawców. Wniosek zatwierdził w dniu 19 stycznia 2012 roku Wójt Gminy Pan Karol Sikora.
2. W dniu 19 stycznia 2012 roku wykonawcom wskazanym w opisanym powyżej wniosku przesłano formularz cenowo-ofertowy oraz istotne warunki zamówienia. Zgodnie z warunkami zamówienia termin złożenia ofert wyznaczono na dzień 19 stycznia 2012 roku. W ustalonym terminie oferty złożyli: firma Instalatorstwo Elektryczne Kazimierz Urbanowicz z Podkluczy za cenę netto 2.195,12 zł (brutto 2.700.00 zł) miesięcznie; firma PHU „DE-KOM” ze Stróży gm. Rząśnia za cenę 2.016,26 zł netto (brutto 2.480,00 zł) miesięcznie i firma „ELWOJ” Wojciechowscy S.J. z Bełchatowa za cenę netto 3.333,33 zł netto (brutto 4.100,00 zł) miesięcznie. Zgodnie z protokołem z wyboru wykonawcy zamówienia sporządzonym w dniu 19 stycznia 2012 roku wybrano ofertę złożoną przez PHU „DE-KOM” Mariusz Pietrzyk z m. Stróża, jako najkorzystniejszą pod względem kryterium ceny. Przedstawiona w ofercie cena mieści się w kwocie zapisanej w budżecie Gminy na powyższy cel. O powyższym oferentów poinformowano pismem z dnia 19 stycznia 2012 roku. Protokół podpisał w dniu 19 stycznia 2012 roku Wójt Gminy Karol Sikora.
3. W dniu 20 stycznia 2012 roku z wybranym wykonawcą zawarto umowę nr IN.3.2012. Przedmiotem umowy jest wykonywanie usługi polegającej m.in. na konserwacji i obsłudze sieci i urządzeń oświetlenia ulicznego na terenie Gminy Kluki, w tym naprawa i konserwacja urządzeń oświetlenia ulicznego, regulacja zegarów
______70 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
sterujących, okresowe kontrole stanu oświetlenia, prowadzenie okresowych przeglądów stanu technicznego oświetlenia, lokalizacja uszkodzeń sieci oświetleniowej i usuwanie stanów awaryjnych, wymiana źródeł światła i uszkodzonych kloszy, wymiana zegarów sterujących, konserwacja i remonty szafek sterowniczych i inne prace związane z urządzeniami oświetlenia ulicznego. Umowę zawarto do dnia 31 grudnia 2012 roku; za wykonanie przedmiotu umowy ustalono wynagrodzenie ryczałtowe miesięczne w kwocie - 2.480,00 zł brutto.
Zakup usługi na opracowanie projektów decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu
Rok 2011 Wnioskiem z dnia 22 grudnia 2010 roku inspektor ds. zamówień publicznych wystąpił z wnioskiem do Wójta Gminy o wyrażenie zgody na zamówienie usługi polegającej na wykonaniu projektów decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania przestrzennego terenu, zgodnie z wymogami ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym, na terenie Gminy Kluki w 2011 roku. Wartość zamówienia oszacowano na 35.000,00 zł, co stanowiło 9.116,96 euro. Termin składania ofert wyznaczono na 31 grudnia 2010 roku na godz. 14.00; termin otwarcia ofert wyznaczono na 14.10. Do udziału w postępowaniu zaproszono dwóch oferentów mianowicie: 1) D.P.I. MALACHIT Sp. z o.o. – cena oferty brutto - 366,00 zł, 2) Pracownia projektowania Architektonicznego PRO-Archi - cena oferty brutto - 430,50 zł. Stwierdzono, że oferta firmy D.P.I. Malachit Sp. z o.o. po otwarciu została opatrzona datą wpływu 30 grudnia 2010 roku, co potwierdza, że oferta została otwarta przed terminem określonym w istotnych warunkach zamówienia. Z wyjaśnień udzielonych w dniu 4 czerwca 2012 roku przez Wójta Gminy Pana Karola Sikorę wynika, że oferta została otwarta w sekretariacie przed terminem składania ofert z uwagi na fakt, iż nie została oznaczona przez oferenta, że jest to oferta przetargowa. Wyjaśnienie Wójta Gminy Pana Karola Sikory z dnia 4 czerwca 2012 roku w sprawie otwarcia oferty stanowi załącznik nr 19 do protokołu kontroli. W dniu 31 grudnia 2010 roku sporządzono protokół z wyboru najkorzystniejszej oferty. Zauważyć należy, że z istotnych warunków zamówienia wynika, iż oferenci do oferty mają załączyć między innymi kopię zaświadczenia o przynależności do izby architektów lub urbanistów. Wybrana oferta zawierała zaświadczenie o wpisie na listę członków okręgowej izby architektów ważne do 31 grudnia 2010 roku. Zatem zamawiający przed podpisaniem umowy o udzielenie zamówienia winien wezwać oferenta do uzupełnienia żądanego zaświadczenia. Umowę podpisano w dniu 4 stycznia 2011 roku na okres do 31 grudnia 2011 roku. Z umowy wynika, że wykonawca będzie wystawiał faktury za wykonaną pracę na koniec każdego kwartału. Podstawą wystawienia faktury będzie zestawienie opracowanych projektów decyzji podpisane przez obydwie strony. Należność wynikająca z faktury będzie regulowana w terminie 14 dni od daty wpływu faktury do siedziby zamawiającego. Z przedstawionych faktur wynika, że w 2011 roku za opracowanie projektów decyzji o warunkach zabudowy jednostka zaciągnęła zobowiązanie na kwotę 26.185,28 zł netto. W wyniku kontroli stwierdzono również, że obowiązki w zakresie przygotowywania projektów decyzji w sprawach ustalenia warunków zabudowy i zagospodarowania terenu zostały powierzone zakresami czynności z dnia 11 grudnia 2009 roku oraz 13 kwietnia
______71 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2012 roku Pani Barbarze Adamczyk-Ziębie inspektorowi do spraw zamówień publicznych i inwestycji. W wyniku kontroli akt osobowych ustalono, że Pani Barbara Adamczyk- Zięba posiada uprawnienia budowlane w zakresie kierowania robotami budowlanymi bez ograniczeń w specjalności konstrukcyjno - budowlanej. Pracownik nie jest jednak wpisany na listę izby samorządu zawodowego urbanistów/architektów. Zauważyć należy, iż zgodnie z art. 60 ust 4 ustawy z dnia 27 marca 2003 roku o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym (Dz. U. nr 80, poz. 717 ze zm.) sporządzenie projektu decyzji o ustaleniu warunków zabudowy powierza się osobie wpisanej na listę izby samorządu zawodowego urbanistów albo architektów. Zakup usług telefonicznych W wyniku kontroli stwierdzono, że w dniu 1 lutego 2012 roku Wójt Gminy zawarł na czas nieokreślony umowę o świadczenie usług telekomunikacyjnych z firmą Instel Technika Telekomunikacyjna Marian Moraczewski. Zauważyć należy, iż zgodnie z art. 44 ust.4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 157, poz. 1240 ze zm.) jednostki sektora finansów publicznych zawierają umowy, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane, na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Z art. 142 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity z 2010 roku Dz. U. nr 113, poz.759 ze zm.) wynika, że umowę zawiera się na czas oznaczony. Natomiast z treści art. 143 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych wynika, że n a czas nieoznaczony może być zawierana umowa, której przedmiotem są dostawy: wody za pomocą sieci wodno-kanalizacyjnej lub odprowadzanie ścieków do takiej sieci, gazu z sieci gazowej, ciepła z sieci ciepłowniczej, licencji na oprogramowanie komputerowe. Na czas nieoznaczony może być również zawierana umowa, której przedmiotem są usługi przesyłowe lub dystrybucyjne energii elektrycznej lub gazu ziemnego. W związku z powyższym stwierdzić należy, że zawarcie umowy na usługi telekomunikacyjne na czas nieoznaczony było nieprawidłowe i naruszało przytoczone wyżej przepisy. Z wyjaśnień udzielonych przez Wójta Gminy wynika, że umowę zawarto na czas nieoznaczony z uwagi na fakt, iż zgodnie z regulaminem świadczenia usług telekomunikacyjnych z dnia 1 lipca 2007 roku umowę można rozwiązać z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia. Wyjaśnienie Wójta Gminy Pana Karola Sikory z dnia 13 czerwca 2012 roku w sprawie zawartej umowy na czas nieoznaczony dotyczącej usług telekomunikacyjnych stanowi załącznik nr 20 do protokołu kontroli.
5. WYDATKI INWESTYCYJNE
Plan i wykonanie wydatków inwestycyjnych w latach 2010 – 2011
2010 rok 2011 rok Plan po Plan po Dział Rozdział Paragraf Wykonanie Wykonanie zmianach zmianach (zł) (zł) (zł) (zł) 010 01010 6050 307.530,60 74.271,18 50.000,00 - 010 01010 6057 893.613,00 892.495,46 - - 010 01010 6059 297.871,40 297.498,48 - - 600 60014 6050 160.000,00 138.603,72 - -
______72 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
600 60016 6050 676.879,00 632.535,45 303.300,00 300.665,96 1.133.239,8 1.379.583,3 600 60017 6050 1.133.350,0 1.519.500,0 4 8 700 70005 6050 14.000,00 13.800,96 - - 710 71004 6050 - - 50.000,00 1.200,00 750 75023 6050 - - 6.000,00 5.989,99 750 75095 6050 9.270,00 9.033,66 - - 754 75412 6050 5.500,00 5.300,25 - - 754 75495 6050 99.669,00 99.481,45 110.500,00 87.591,58 801 80101 6050 7.034,00 7.033,66 69.500,00 11.931,00 801 80104 6050 - - 30.500,00 30.317,69 801 80110 6050 - - 50.000,00 33,00 900 90004 6050 49.418,00 45.796,00 85.700,00 70.309,74 900 90015 6050 6.196,00 6.196,00 45.000,00 9.310,00 900 90095 6050 - - 100.388,92 650,00 921 92109 6050 14.030,00 14.030,00 502.438,50 52.388,00 926 92601 6050 15.300,00 15.250,00 - - 3.690.661,0 3.384.566,1 2.922.827,4 1.950.000,3 Razem X X 0 1 2 4 Wydatki bud żetowe 12.601.186, 11.613.794, 12.508.546, 10.874.173, X X ogółem 91 51 09 31 % udziału wydatków inwestycyjnych w X X 29,29 29,14 23,37 17,93 wydatkach ogółem
Dane nie dotycz ą zakupów inwestycyjnych środków trwałych (tylko inwestycje sensu stricte).
Źródła finansowania realizowanych inwestycji w latach 2010-2011 W latach 2010-2011 zadania inwestycyjne Gminy Kluki realizowane były przy udziale środków własnych (2010 rok - 2.074.284,05 zł i 2011 rok – 1.747.546,28 zł); środków pochodzących z dotacji z budżetu państwa (60.268,20 zł w 2010 roku); środków pochodzących z dotacji z funduszy celowych (2010 rok – 182.708,00 zł); środków zagranicznych (2010 rok 892.495,46 zł) oraz przy udziale środków otrzymanych przez Gminę Kluki w ramach pomocy finansowej udzielonej z budżetów jednostek samorządu terytorialnego (2010 rok – 235.078,60 zł i 2011 rok – 142.185,86 zł). Źródła finansowania inwestycji gminnych w latach 2010-2011 z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej ilustruje zestawienie stanowiące załącznik nr 21 do protokołu kontroli.
Ewidencja ksi ęgowa wydatków inwestycyjnych
Ewidencja kosztów inwestycji rozpoczętych ponoszonych w toku ich realizacji oraz rozliczenie kosztów na uzyskane efekty prowadzona jest na koncie 080 – inwestycje. Do inwestycji zalicza się: poniesione koszty na wytworzenie, nabycie i montaż własnych środków trwałych; koszty ulepszenia istniejących już środków trwałych, koszty związane z dostosowaniem obcych środków trwałych do własnych potrzeb. Do kosztów inwestycji zalicza się również m.in. koszty dokumentacji, przygotowania terenu pod budowę,
______73 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
pomiarów geodezyjnych i badań geologicznych, koszty nabycia gruntów, założenia zieleni, odsetki od kredytów i pożyczek dotyczących inwestycji, zaciągniętych przez inwestora. Na koncie 080 księguje się również wartość zakupionych gotowych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, nadających się do eksploatacji bezpośrednio po zakupie. Koszty inwestycji, które nie przyniosły efektu gospodarczego podlegają odpisaniu w koszty nie później niż do końca roku obrotowego, w którym ustalono, że inwestycja nie dała efektu lub, że odstąpiono od jej kontynuowania na podstawie decyzji kompetentnych organów. Ewidencja analityczna do konta 080 prowadzona jest dla poszczególnych inwestycji w sposób zapewniający wyodrębnienie kosztów inwestycji według poszczególnych rodzajów efektów inwestycyjnych oraz skalkulowanie ceny nabycia lub kosztów wytworzenia indywidualnych obiektów. Rozrachunki i roszczenia z tytułu dostaw, robót i usług ewidencjonowane są na koncie 201. Ewidencja szczegółowa do konta 201 prowadzona jest w sposób umożliwiający ustalenie rozrachunków z poszczególnymi kontrahentami.
Organizacja procesu inwestycyjnego (planowanie i nadzór)
Organizacja procesu inwestycyjnego Gminy Kluki przypisana została do zakresu działania Referatu Inwestycji Urzędu Gminy. Do zadań tego Referatu należy m.in. wykonywanie czynności inwestora w stosunku do inwestycji prowadzonych przez Gminę, nadzorowanie i kontrolowanie prawidłowej i terminowej realizacji zadań inwestycyjnych; opracowywanie wspólnie z właściwymi Referatami planów inwestycyjnych z uwzględnieniem priorytetowych kierunków rozwoju Gminy; opracowywanie projektów planów finansowych dotyczących inwestycji gminnych i analiza możliwości źródeł ich finansowania; nadzór techniczny nad realizacją inwestycji prowadzonych przez jednostki organizacyjne Gminy; prowadzenie spraw terenowo-prawnych w zakresie przygotowania inwestycji gminnych; prowadzenie spraw organizacyjno-prawnych związanych z ogłoszeniem, przeprowadzeniem oraz zakończeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego; przygotowywanie dokumentów i nadzór merytoryczny nad realizacją płatności za wykonywane zadania inwestycyjne.
Kontrola realizacji wybranych inwestycji
Przebudowa boiska przy Szkole Podstawowej w Kaszewicach – przetarg nieograniczony Dokumentacja budowlano-wykonawcza 1. Wykonanie projektu budowlano-wykonawczego dla zadania „ Przebudowa boiska przy Szkole Podstawowej w Kaszewicach” zlecono do wykonania Panu Kazimierzowi Mamos na podstawie umowy nr 28/GBRbp/11 zawartej w dniu 24 listopada 2011 roku. Przedmiotem umowy było wykonanie dokumentacji obejmującej: projekt budowlany, projekt wykonawczy, kosztorys ofertowy, kosztorys inwestorski, informację dotyczącą bezpieczeństwa i ochrony zdrowia, przedmiar robót oraz specyfikację techniczną wykonania i odbioru robót. Termin wykonania usługi wyznaczono do dnia 7 grudnia 2011 roku za wynagrodzeniem 11.070,00 zł brutto. Zgodnie z § 3 pkt 2 umowy odbiór dokumentacji będzie potwierdzony protokołem zdawczo-odbiorczym, poświadczającym stan ilościowy. Protokół stanowi podstawę do wystawienia faktury przez wykonawcę. Za wykonanie usługi wykonawca wystawił w dniu 12 grudnia 2011 roku fakturę nr 74/2011 na kwotę 11.070,00 zł brutto.
______74 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Zapłacono przelewem w dniu 20 grudnia 2011 roku - WB 207; operację ujęto na kontach Wn 201/Ma 130 i Wn 810/Ma 800 pod poz. ks. 2446/11.
Protokół zdawczo-odbiorczy zleconej do wykonania dokumentacji strony sporządziły w dniu 7 grudnia 2011 rok. Stronę zamawiającego reprezentował Kierownik Referatu Pan Paweł Turniak. Przedmiotowego zamówienia dokonano na podstawie zarządzenia Wójta Gminy z dnia 9 lipca 2007 roku zmienionego zarządzeniem nr O/0151/51/08 Wójta Gminy Kluki z dnia 29 września 2008 roku w sprawie określenia zasad zamówień publicznych o wartości szacunkowej nie przekraczającej równowartości kwoty 14.000 euro. Wykonawcę powyższej dokumentacji wyłoniono w wyniku zapytania ofertowego skierowanego do 3 oferentów. Kartę wydatku sporządzoną w dniu 3 października 2011 roku przez Pana Pawła Turniaka – Kierownika Referatu Gospodarki Gruntami, Budownictwa, Rolnictwa i Środowiska zatwierdził Wójt Gminy oraz Skarbnik Gminy Kluki. W terminie wskazanym przez zamawiającego oferty złożyło 2 wykonawców; ceny poszczególnych ofert to: 11.070,00 zł i 12.200,00 zł. 2. Wartość zadania według kosztorysu inwestorskiego określona została na kwotę – 597.473,41 zł brutto (netto – 485.750,74 zł), w tym:
• roboty przygotowawcze – 57.959,55 zł;
• boisko do piłki nożnej – 227.057,04 zł;
• boisko wielofunkcyjne – 109.352,50 zł;
• wyposażenie boiska – 53.415,45 zł;
• chodnik obok boiska – 15.838,72 zł;
• oświetlenie – 21.973,88 zł;
• roboty wykończeniowe – 153,60 zł.
Kosztorys inwestorski sporządzony został w miesiącu grudniu 2011 roku; zamawiający nie zatwierdził w/w kosztorysu. Zgłoszenie zamiaru wykonania robót budowlanych - w dniu 12 grudnia 2011 roku Gmina Kluki dokonała w Starostwie Powiatowym w Bełchatowie zgłoszenia zamiaru wykonania robót budowlanych nie wymagających decyzji o pozwoleniu na budowę. Według zgłoszenia, istniejące boisko posiada nawierzchnię piaskowo-trawiastą; boisko służyć będzie celom dydaktyczno- sportowym dla Szkoły Podstawowej w Kaszewicach oraz dla społeczności lokalnej i posiada nawierzchnię piaskowo trawiastą. Na projektowanym obiekcie przewiduje się boisko do piłki nożnej o nawierzchni trawiastej syntetycznej typu „sztuczna trawa” oraz boisko wielofunkcyjne o nawierzchni syntetycznej polipropylenowej. Projektowany obiekt sportowy służyć będzie uprawianiu sportów: piłki nożnej, koszykówki, siatkówki i tenisa ziemnego. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na roboty przygotowawcze przy zadaniu „przebudowa boiska przy Szkole Podstawowej w Kaszewicach 1. W dniu 13 grudnia 2011 roku ogłoszono w trybie przetargu nieograniczonego zamówienie o roboty budowlane polegające na „ Przebudowie boiska przy Szkole Podstawowej w Kaszewicach – roboty przygotowawcze”. W pozycji dotyczącej określenia przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia zapisano że: „szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, w tym technologia robót i zakres ich wykonania określone zostały w dokumentacji projektowej specyfikacji technicznej
______75 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
wykonania i odbioru robót budowlanych zwaną w dalszej części STWiORB”. Termin realizacji zadania wyznaczono na dzień 15 maja 2012 roku. Zamawiający nie przewidywał udzielania zamówień uzupełniających, a także składania ofert wariantowych i częściowych. Ustalone przez zamawiającego kryterium oceny ofert to najniższa cena. Termin składania ofert wyznaczono na dzień 27 grudnia 2011 roku; termin związania ofertą – 30 dni. Ogłoszenie zamieszczono w BZP nr ogłoszenia 425252 – data zamieszczenia 13 grudnia 2011 roku oraz na stronie internetowej zamawiającego – BIP. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia dostępna była na stronie internetowej raz w siedzibie zamawiającego.
Specyfikację istotnych warunków zamówienia zatwierdził Wójt Gminy Pan Karol Sikora w dniu 13 grudnia 2011 roku. Zamawiający w specyfikacji istotnych warunków zamówienia opisał przedmiot zamówienia w sposób następujący: „ przedmiotem niniejszego zamówienia jest „Przebudowa boiska przy Szkole Podstawowej w Kaszewicach – roboty przygotowawcze”. Zakres prac obejmuje: „szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, w tym technologia robót i zakres ich wykonania określone zostały w dokumentacji projektowej specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych zwaną w dalszej części STWiORB”. Zamawiający żądał wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 5 % ceny brutto podanej w formularzu ofertowym. Z wyjaśnienia Wójta Gminy Pana Karola Sikory z dnia 30 maja 2012 roku wynika, w związku z możliwością pozyskania środków zewnętrznych w wysokości 80 % kosztów zadania – zadanie to zostało uwzględnione w projekcie budżetu na 2012 rok. W związku z tym w roku budżetowym 2011 w ramach posiadanych środków finansowych wykonano projekt oraz przystąpiono do procedur przetargowych w zakresie robót przygotowawczych. Wyjaśnienie Wójta Gminy Pana Karola Sikory z dnia 30 maja 2012 roku w sprawie podziału zadania na poszczególne etapy stanowi załącznik nr 22 do protokołu kontroli. W związku z błędnym wskazaniem w ogłoszeniu daty składania ofert – również w dniu 13 grudnia 2011 roku w BZP zamieszczono ogłoszenie nr 425260 o zmianie ogłoszenia o zamówieniu; termin składania ofert wyznaczono na dzień 28 grudnia 2011 roku, godz. 10 30 . W związku z powyższym zmianie uległy również postanowienia zawarte w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Informacje o zmianie ogłoszenia o zamówieniu i sprostowaniu do specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamieszczone zostały na stronie internetowej zamawiającego w dniu 13 grudnia 2011 roku. 2. Komisja przetargowa do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na „Przebudowę boiska przy Szkole Podstawowej w Kaszewicach – roboty przygotowawcze” w 3-osobowym składzie powołana została w dniu 13 grudnia 2011 roku zarządzeniem Wójta Gminy nr O.0050.89.2011. Powyższym zarządzeniem określony został również Regulamin pracy Komisji Przetargowej powołanej do przeprowadzenia przedmiotowego postępowania.
W dniu 28 grudnia 2011 roku Wójt Gminy oraz członkowie Komisji Przetargowej złożyli oświadczenia o braku okoliczności wymienionych w art. 17 ust. 1 pkt 1-5 ustawy Prawo zamówień publicznych, skutkujących wyłączeniem z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 3. W terminie wskazanym przez zamawiającego wpłynęły następujące oferty:
1) oferta nr 1 – PHU Zbigniew Maziarz z Myszak – cena oferty – 76.381,50 zł brutto;
______76 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2) oferta nr 2 – ANH Dzięcioł Stanisław z Duczek – cena oferty brutto – 50.662,95 zł brutto;
3) oferta nr 3 – Usługi Ogólnobudowlane Arkadiusz Kęsy z Domiechowic – cena oferty brutto – 82.469,80 zł;
4) oferta nr 4 – PW „KATRINA” Katarzyna Zięba z Radomia – cena ofert brutto – 66.420,00 zł;
5) oferta nr 5 – ZHUP „MIRS” M. Różycki z Poręby – cena oferty brutto – 71.727,55 zł brutto;
6) oferta nr 6 – Speed Sport Spółka z o.o. z Warszawy – cena oferty brutto – 77.829,70 zł;
7) oferta nr 7 – LEAR Sp. Jawna z Bełchatowa – cena oferty - 77.797,52 zł brutto;
8) oferta nr 8 – „REBUD” Krygier, Michalski, Remba z Bełchatowa – cena oferty - 107.216,11 zł brutto;
9) oferta nr 9 – PANPRO SPORT – Prokopczuk, Marczewski z Warszawy – cena oferty brutto 89.606,39 zł.
Analiza w/w ofert wykazała, że oferty nr 1, 3, 5, 7 i 8 nie zawierały oświadczeń na podstawie art. 8 ust.3 ustawy Prawo zamówień publicznych o nieujawnianiu informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji ( był to dokument fakultatywny, którego brak nie skutkował odrzuceniem oferty). Ponadto oferty nr 2 i 4 nie zawierały kosztorysu ofertowego wymaganego przez zamawiającego w formie uproszczonej. Ustalono, że zamawiający nie wzywał w/w oferentów do złożenia wymaganych oświadczeń i dokumentów – stosownie do art. 26 ust.3 ustawy Prawo zamówień publicznych. Według informacji z sesji otwarcia ofert sporządzonej w dniu 29 grudnia 2011 roku, bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający poinformował, że na realizację zadania zamierza przeznaczyć kwotę 50.000,00 zł. W dniu 29 grudnia 2011 roku Komisja Przetargowa przedstawiła Wójtowi Gminy wniosek o wyborze najkorzystniejszej oferty. Zgodnie z wnioskiem największą liczbę punktów uzyskała oferta złożona przez firmę ANH Dzięcioł Stanisław z Duczek. Wniosek zatwierdził w dniu 29 grudnia 2011 roku Wójt Gminy Pan Karol Sikora. Według ogłoszenia o wyborze najkorzystniejszej oferty z dnia 29 grudnia 2011 roku, w prowadzonym postępowaniu wybrano ofertę firmy ANH Stanisław Dzięcioł z Duczek; z uzasadnienia wyboru oferty wynika, ze powyższa oferta sporządzona została zgodnie ze siwz i uzyskała 100 punktów. Wykonawca spełnia warunki postawione w postępowaniu, a oferta zawiera najniższą cenę w postępowaniu, w którym jedynym kryterium oceny ofert jest cena. Protokół Komisji Przetargowej z postępowania w trybie przetargu nieograniczonego DRUK ZP-PN zatwierdził w dniu 27 stycznia 2012 roku Wójt Gminy. 4. Na podstawie art. 93 ust.1 pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych w dniu 27 stycznia 2012 roku unieważnił postępowanie prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego pn. „Przebudowa boiska przy Szkole Podstawowej w Kaszewicach – roboty przygotowawcze. Zgodnie z uzasadnieniem cena najkorzystniejszej oferty
______77 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
przewyższa kwotę, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie w/w zamówienia.
Zabezpieczenie środków na realizację zadania pn. „przebudowa boiska przy Szkole Podstawowej w Kaszewicach ”. Środki finansowe na realizację w/w zadania zabezpieczone były w budżecie Gminy na 2011 rok uchwalonym w dniu 23 lutego 2011 roku uchwałą Rady Gminy nr 29/V/11 w kwocie 50.000,00 zł – dział 801 rozdz. 80101 § 6050. Przedmiotowe zadanie ujęte było w załączniku nr 6 do w/w uchwały przedstawiającym Plan roczny zadań inwestycyjnych na 2011 rok. Zarządzeniem nr O.0050.92.2011 Wójta Gminy z dnia 23 grudnia 2011 roku plan wydatków inwestycyjnych na przedmiotowe zadanie zwiększono o kwotę 19.500,00 zł; po zmianach plan wydatków wynosił 69.500,00 zł. Według sprawozdania rocznego z wykonania budżetu Gminy Kluki za 2011 rok – wykonanie planu wydatków na „ przebudowę boiska przy Szkole Podstawowej w Kaszewicach ” stanowiło kwotę 11.931,00 zł, w tym za mapy do celów projektowych – 861,00 zł i za projekt 11.070,00 zł. W świetle powyższych ustaleń stwierdzono, że w dniu otwarcia ofert, tj. 28 grudnia 2011 roku środki zabezpieczone w budżecie gminy na realizację zadania stanowiły kwotę 69.500,00 zł, z czego na dokumentację techniczną wydatkowano kwotę 11.931,00 zł. Zatem informacja zamawiającego z dnia 28 grudnia 2011 roku o przeznaczeniu na realizację zadania kwoty 50.000,00 zł była niezgodna ze stanem faktycznym. Poza tym ustalono, że cena najkorzystniejszej oferty, która złożona została w przedmiotowym postępowaniu stanowiła kwotę 50.662,95 zł brutto. Tym samym unieważnienie przedmiotowego postępowania nie spełniało przesłanek określonych w powołanym przez zamawiającego art. 93 ust.1 pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych. Powołany przepis stanowi bowiem, że zamawiający unieważnia postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że zamawiający może zwiększyć te kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty. Z wyjaśnień w sprawie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na realizację zadania przebudowa boiska przy Szkole Podstawowej w Kaszewicach – roboty przygotowawcze ” złożonych do protokołu kontroli przez Wójta Gminy Pana Karola Sikorę wynika m.in., że przedmiotowe zadanie planowano zrealizować przy udziale środków z Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi w kwocie 400.000 zł w ramach działania Odnowa i rozwój wsi, o przyznanie których wniosek złożono w dniu 13 grudnia 2011 roku. W związku z tym, że w budżecie gminy na 2011 rok zaplanowane środki stanowiły kwotę 69.500,00 zł wykonany został projekt zadania oraz ogłoszono przetarg na prace przygotowawcze dla zadania. Z wyjaśnienia wynika ponadto, że otwarcie ofert nastąpiło w dniu 29 grudnia 2011 roku i również w tym samym dniu na sesji Rady Gminy w godzinach popołudniowych środki przeznaczone na realizację zadania cyt. „przedłożyłem Radzie wraz z innymi czterema inwestycjami jako środki niewygasające do realizacji w I półroczu roku 2012. Rada Gminy Kluki odrzuciła realizację zadania w ramach środków niewygasających jakim było „Przebudowa boiska przy Szkole Podstawowej w Kaszewicach”. W dalszych wyjaśnień wynika, że zadanie „ przebudowa boiska przy Szkole Podstawowej w Kaszewicach” ujęte było w projekcie budżetu na 2012 rok, jednakże na sesji w dniu 20 grudnia 2011 roku w uchwale budżetowej zadanie to zostało zdjęte. W związku z powyższym po sesji w dniu 29 grudnia 2011 roku Gmina nie posiadała środków finansowych na to zadanie i umowa z wyłonionym wykonawcą nie mogła zostać zawarta. Zatem w dniu 27 stycznia 2012 roku postępowanie przetargowe zostało unieważnione zgodnie z art. 93 ust.1 pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych. W dniu 8 marca 2012 roku Urząd Marszałkowski
______78 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
poinformował Gminę o przyznanej pomocy finansowej w kwocie 400.000 zł. Na sesji nadzwyczajnej w dniu 25 kwietnia 2012 roku Rada Gminy Kluki odrzuciła zmiany w budżecie, które uwzględniały zabezpieczenie środków na wkład własny w/w zadania, co uniemożliwiło podpisanie umowy o dofinansowanie w kwocie 400.000 zł. Nawiązując do powyższych wyjaśnień wskazać należy, iż otwarcie ofert w prowadzonym postępowaniu – zgodnie z protokołem ZP-PN nr sprawy GBRbp.271.21.2011 – nastąpiło w dniu 28 grudnia 2011 roku o godz. 10 30 , a nie jak wskazano w wyjaśnieniu w dniu 29 grudnia 2011 roku. W dniu 28 grudnia 2011 roku środki zabezpieczone w budżecie Gminy na realizację zadania stanowiły kwotę 60.500,00 zł. Uchwała budżetowa na 2012 roku przyjęta została w dniu 29 grudnia 2012 roku. Wyjaśnienia Wójta Gminy Pana Karola Sikory z dnia 30 maja 2012 roku stanowią załącznik nr 23 do protokołu kontroli. Kontrola wykazała, że w projekcie budżetu Gminy Kluki na 2012 rok przyjętym zarządzeniem nr O.0050.76.2011 Wójta Gminy Kluki z dnia 15 listopada 2011 roku – na zadanie „ przebudowa boiska przy Szkole Podstawowej w Kaszewicach – rozwijanie sprawności fizycznej uczniów zaplanowano wydatki w kwocie – 100.000,00 zł. Według budżetu uchwalonego na 2012 roku uchwałą nr 86/XIII/11 Rady Gminy Kluki z dnia 29 grudnia 2011 roku w dz. 801 rozdz. 80101 § 6050 zaplanowano wydatki majątkowe w kwocie 41.000,00 zł, które zgodnie z załącznikiem nr 5 do w/w uchwały obrazującym plan rocznych wydatków majątkowych i zadań inwestycyjnych na 2012 rok zaplanowano na zadania: „budowa placu zabaw przy Szkole Podstawowej w Kaszewicach” – 25.000,00 zł i „budowa placu zabaw przy Szkole Podstawowej w Parznie” – 16.000,00 zł. Na realizację zadania z 2011 roku pn. „Przebudowa boiska przy Szkole Podstawowej w Kaszewicach – roboty przygotowawcze” nie zaplanowano wydatków inwestycyjnych. Akta kontroli: specyfikacja istotnych warunków zamówienia, informacja o wysokości środków finansowych, informacja z sesji otwarcia ofert, wniosek komisji przetargowej, ogłoszenie o wyborze najkorzystniejszej oferty, unieważnienie postępowania, protokół postępowania w trybie przetargu nieograniczonego; strona 18 – 54.
Przebudowa i remont dróg wewnętrznych i gminnych na terenie Gminy Kluki – przetarg nieograniczony
1. Dokumentacja techniczna i pozwolenia na budowę
1) Na podstawie umowy nr 4/GBRbp/11 z dnia 21 marca 2011 roku zawartej z Kazimierzem Sadowskim prowadzącym działalność gospodarczą pn. „Usługi Projektowe – Kazimierz Sadowski” w Piotrkowie Trybunalskim zlecono wykonanie dokumentacji technicznej wraz z kosztorysem inwestorskim dla zadań: „Przebudowa drogi wewnętrznej w miejscowości Kaszewice Kolonia na działce 456 o dł. ok. 580 mb i Przebudowa drogi wewnętrznej w m-ści Kaszewice Kolonia o dł. ok. 910 mb na działce 460”. Za wykonanie przedmiotu umowy ustalono wynagrodzenie w kwocie łącznej - 14.514,00 zł brutto (odpowiednio 6.519,00 zł + 7.995,00 zł). Termin wykonania 29 kwietnia 2011 roku. Przekazanie dokumentacji zamawiającemu nastąpiło protokołem w dniu 28 kwietnia 2011 roku. Za wykonanie przedmiotu umowy wykonawca wystawił fakturę nr 1/05/2011 z dnia 4 maja 2011 roku na kwotę brutto 14.514,00. Fakturę zapisano na kontach Wn 080/Ma 201 (60017 § 6050) pod poz. księgową 00690/11 w dniu 2 maja 2011 roku ; zapłacono przelewem w dniu 30 maja 2011 roku – WB 82; operację ujęto w dniu 30 maja 2011 roku pod poz. księgową
______79 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
00823/11 na kontach Wn 201/Ma 130 i Wn 810/Ma 800. Wartość kosztorysowa przebudowy drogi wewnętrznej w miejscowości Kaszewice Kolonia określona została na kwotę - 161.096,70 zł brutto (netto 130.972,93 zł). Przedmiotowe zadanie realizowano na podstawie zgłoszenia zamiaru wykonania robót budowlanych nie wymagających decyzji o pozwoleniu na budowę z dnia 9 maja 2011 roku; zgłoszenie złożone w Starostwie Powiatowym w Bełchatowie w dniu 17 maja 2011 roku przyjęto bez sprzeciwu w dniu 31 maja 2011 roku;
2) na podstawie umowy nr 5/GBRbp/11 z dnia 21 marca 2011 roku zawartej z Kazimierzem Mamosem prowadzącym działalność gospodarczą pn. „Projektowanie, nadzorowanie, kosztorysowanie i kierowanie robotami w zakresie dróg i mostów” zlecono wykonanie dokumentacji technicznej wraz z kosztorysem inwestorskim dla zadań: „ Przebudowa drogi wewnętrznej w miejscowości Roździn na działce 425 o dł. ok. 230 mb i Przebudowa drogi wewnętrznej w miejscowości Imielnia o dł. ok. 1700 mb na działkach 208 i 287” . Za wykonanie przedmiotu umowy ustalono wynagrodzenie w kwocie łącznej 16.482,00 zł (odpowiednio 4.182,00 zł + 12.300,00 zł). Termin wykonania 29 kwietnia 2011 roku. Przekazanie dokumentacji zamawiającemu nastąpiło protokołem w dniu 29 kwietnia 2011 roku. Za wykonanie przedmiotu umowy wykonawca wystawił fakturę nr 16/2011 z dnia 29 kwietnia 2011 roku na kwotę brutto - 16.482,00 zł (w tym za zadanie 1 – Roździn - 4.182,00 z ł i za zadanie 2 – Imielnia - 12.300,00 zł). Fakturę zapisano na kontach Wn 080/Ma 201 (60017 § 6050) pod poz. księgową 00691/11 w dniu 2 maja 2011 roku; zapłacono przelewem w dniu 27 maja 2011 roku – WB 81; operację ujęto pod poz. księgową 00820/11 na kontach Wn 201/Ma 130 i Wn 810/Ma 800 w dniu 27 maja 2011 roku. Wartość kosztorysowa przegubowy drogi wewnętrznej w miejscowości Roździn określona została na kwotę - 48.864,74 zł brutto, a drogi w miejscowości Imielnia na kwotę - 420.332,50 zł brutto. Zadania realizowano na podstawie odrębnych dla każdego zadania zgłoszeń zamiaru wykonania robót budowlanych nie wymagających decyzji o pozwoleniu na budowę z dnia 9 maja 2011 roku, które złożono w Starostwie Powiatowym w Bełchatowie dnia 17 maja 2011 roku; zgłoszenia przyjęte w dniu 31 maja 2011 roku przez Starostwo Powiatowe bez sprzeciwu;
3) przebudowa drogi gminnej nr 101156E w miejscowości Kaszewice Kolonia o dł.108 mb – działka nr 271 – projekt budowlano-wykonawczy wykonał Zakład Robót Ogólnobudowlanych i Drogowych Edward Grzegorzewski w Piotrkowie Trybunalskim; wartość kosztorysowa przebudowy drogi ustalona na kwotę - 54.793,11 zł brutto (netto 44.547,24 zł); zadanie realizowano na podstawie zgłoszenia z dnia 9 maja 2011 roku zamiaru wykonania robót budowlanych nie wymagających decyzji o pozwoleniu na budowę złożonego w Starostwie Powiatowym w Bełchatowie w dniu 17 maja 2011 roku; zgłoszenie przyjęto bez sprzeciwu w dniu 31 maja 2011 roku;
4) remont drogi gminnej nr 101155E i 101156E na odcinku drogi powiatowej nr DP 1902E do drogi powiatowej nr DP 1919E na działce nr 331/1 i 489 w miejscowości Kaszewice - zgłoszenie zamiaru wykonania robót budowlanych nie wymagających decyzji o pozwoleniu na budowę z dnia 24 maja 2011 roku złożone w Starostwie Powiatowym w Bełchatowie dnia 24 maja 2011 roku; zgłoszenie przyjęte w dniu 30 maja 2011 roku przez Starostwo bez sprzeciwu. Wartość kosztorysowa robót określona została na kwotę – 225.374,62 zł brutto (netto 183.231,40 zł); ustalenia kosztów zadania dokonał Pan Paweł Turniak – Kierownik Referatu Gospodarki Gruntami, Budownictwa, Rolnictwa i Środowiska w ramach obowiązków służbowych.
______80 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego
Ogłoszenie o zamówieniu na zadanie pn. „ przebudowa i remont dróg wewnętrznych i gminnych na terenie Gminy Kluki” zamieszczono w Biuletynie Zamówień Publicznych – nr ogłoszenia 128838-2011; data zamieszczenia 25 maja 2011 roku. Przedmiotem zamówienia są zadania: 1) przebudowa drogi wewnętrznej w miejscowości Imielnia o dł. ok. 1.700 mb; 2) przebudowa drogi wewnętrznej w miejscowości Roździn o dł. ok. 230 mb; 3) przebudowa drogi wewnętrznej w miejscowości Kaszewice Kolonia o dł. ok. 580 mb; 4) przebudowa drogi gminnej w miejscowości Kaszewice Kolonia o dł. ok. 150 mb; 5) remont drogi gminnej w miejscowości Kaszewice. Zgodnie z ogłoszeniem szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, w tym technologia robót i zakres ich wykonania określone zostały w dokumentacji projektowej specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych. Zamawiający nie przewidywał udzielenia zamówień uzupełniających, nie dopuszczał składania ofert wariantowych; dopuszczono składanie ofert częściowych – 5 części. Wadium ustalono w wysokościach: zadanie nr 1 – 10.000,00 zł; zadanie nr 2 – 1.000,00 zł; zadanie nr 3 – 3.500,00 zł; zadanie nr 4 – 1.000,00 zł; zadanie nr 5 – 5.000,00 zł. Jako kryterium oceny ofert wskazano najniższą cenę. Termin składania ofert wyznaczono do dnia 9 czerwca 2011 roku; termin realizacji zadania ustalono do dnia 31 sierpnia 2011 roku. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia dostępna była na stronie internetowej i w siedzibie zamawiającego. Ogłoszenie wywieszono na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy w dniu 25 maja 2011 roku. Specyfikację istotnych warunków zamówienia zatwierdził w dniu 25 maja 2011 roku Wójt Gminy Pan Karol Sikora. Specyfikację zamieszczono na stronie internetowej w dniu 25 maja 2011 roku. Komisja przetargowa do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wykonanie w/w zadań inwestycyjnych powołana została w trzyosobowym składzie zarządzeniem nr O.0050.26.2011 Wójta Gminy Kluki z dnia 17 maja 2011 roku; przedmiotowym zarządzeniem ustalony został i wprowadzony jako załącznik Regulamin pracy Komisji Przetargowej. W dniu 9 czerwca 2011 roku Wójt Gminy oraz członkowie Komisji Przetargowej złożyli oświadczenia o braku okoliczności wymienionych w art. 17 ust. 1 pkt 1-5 ustawy Prawo zamówień publicznych, skutkujących wyłączeniem z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zgodnie z informacją z sesji otwarcia ofert z dnia 9 czerwca 2011 roku w terminie wskazanym przez zamawiającego wpłynęły 4 oferty, a mianowicie: 1) oferta nr 1 – Przedsiębiorstwo Drogowe LAMBDAR Sp. z o.o. w Łodzi – wykonawca zaproponował jedynie cenę na zadanie nr 5 – 267,234,72 zł;
2) DROMAK Sp. z o.o. w Zduńskiej Woli – cena oferty: zadanie nr 1 – 687.479,78 zł, zadanie nr 2 – 81.373,54 zł; zadanie nr 3 – 145.383,72 zł; zadanie nr 4 – 43.156,52 zł; zadanie nr 5 – 265.778,40 zł;
3) Przedsiębiorstwo Robót Drogowych i Mostowych S.A. w Bełchatowie – wykonawca przedstawił ofertę na realizację zadań: zadanie nr 1 – 604.120,72 zł; zadanie nr 3 – 132.255,23 zł; zadanie nr 5 – 257.586,60 zł;
4) Przedsiębiorstwo Robót Drogowo-Mostowych Sp. z o.o. w Radomsku – cena oferty: zadanie nr 1 – 477.844,98 zł; zadanie nr 2 – 60.676,04 zł; zadanie nr 3 – 104.326,18 zł; zadanie nr 4 – 37.015,92 zł; zadanie nr 5 – 228.064,26 zł.
Przed otwarciem ofert zamawiający poinformował, że na realizację poszczególnych zadań zamierza przeznaczyć kwoty: zadanie nr 1 – 300.000,00 zł; zadanie nr 2 –
______81 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
46.000,00 zł; zadanie nr 3 – 105.000,00 zł; zadanie nr 4 – 25.000,00 zł; zadanie nr 5 – 195.000,00 zł. Według streszczenia oceny i porównania złożonych ofert najwyższą liczbę punków na realizację poszczególnych zadań (po 100 punktów) uzyskała oferta nr 4, tj. PRDM w Radomsku. Komisja przetargowa oceniła, że wszyscy wykonawcy spełnili warunki udziału w prowadzonym postępowaniu. W dniu 29 czerwca 2009 roku Komisja Przetargowa przedstawiła Wójtowi Gminy wniosek o wyborze najkorzystniejszej oferty. Komisja zaproponowała wybór oferty nr 4, tj. Przedsiębiorstwa Robot Drogowo-Mostowych Sp. z o.o. w Radomsku uzasadniając, iż wykonawca spełnia warunki postawione w postępowaniu, a oferta zawiera najniższą cenę w postępowaniu, w którym jedynym kryterium oceny ofert jest cena, w związku z czym oferta uzyskała największą ilość punktów, tj. 100. Wójt Gminy Pan Karol Sikora zatwierdził przedstawioną propozycję w dniu 30 czerwca 2011 roku. Oferentów uczestniczących w prowadzonym postępowaniu o wyborze najkorzystniejszej oferty poinformowano faxem w dniu 30 czerwca 2011 roku. Również w dniu 30 czerwca 2011 ogłoszenie zamieszczono w BIP. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zamieszczono w dniu 6 lipca 2011 roku w Biuletynie Zamówień Publicznych – nr ogłoszenia 187924-2011. Protokół postępowania w trybie przetargu nieograniczonego zatwierdził w dniu 7 lipca 2011 roku Wójt Gminy. W dniu 6 lipca 2011 roku z Przedsiębiorstwem Robót Drogowo-Mostowych Sp. z o.o. w Radomsku zawarto umowę nr GBRbp.272.3.2011. Termin realizacji zadania ustalono od dnia 6 lipca do 31 sierpnia 2011 roku. Za wykonanie przedmiotu umowy strony ustaliły wynagrodzenie ryczałtowe w kwocie brutto – 907.927,38 zł, tym: za zadanie nr 1 – 477.844,98 zł; za zadanie nr 2 – 60.676,04 zł; za zadanie nr 3 – 104.326,18 zł; za zadanie nr 4 – 37.015,92 zł; za zadanie nr 5 – 228.064,26 zł. Zapłata wynagrodzenia nastąpi na podstawie faktury wykonawcy, potwierdzonej protokołem odbioru wykonanych robót. Strony umowy potwierdziły, że wykonawca wnosi zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 45.396,37 zł. Kary umowne za niewykonanie lub nienależyte wykonanie przedmiotu umowy należne zamawiającemu ustalono w wysokości 0,2% wynagrodzenia ryczałtowego brutto. Zabezpieczenie wniesione zostało w dniu podpisania umowy w formie gwarancji ubezpieczeniowej należytego wykonania umowy nr 04GG13/0015/11/0080 z dnia 5 lipca 2011 roku wystawionej przez Towarzystwo Ubezpieczeń S.A. InterRisk ważnej od dnia 5 lipca 2011 roku do 30 września 2011 roku. Od dnia 1 października 2011 roku do dnia 16 października 2014 roku obowiązuje ubezpieczeniowa gwarancja usunięcia wad i usterek nr 06GG13/0015/11/0081 z dnia 5 lipca 2011 roku – gwarantująca zapłatę bezspornych należności do kwoty - 13.618,91 zł. 3. Rozliczenie finansowe z wykonawcą - za wykonanie przedmiotu umowy wykonawca wystawił faktury: 1) zadanie nr 1 – droga wewnętrzna w miejscowości Imielnia - faktura nr 026/09/2011 z 30.09.2011 roku wystawiona przez PRDM Sp. z o.o. w Radomsku na kwotę 477.844,98 zł brutto za wykonane roboty drogowe na zadaniu „ przebudowa i remont dróg wewnętrznych i gminnych na terenie Gminy Kluki” – zgodnie z załączonym protokołem odbioru robót; data wpływu 3 października 2011 roku; termin zapłaty 30 października 2011 roku. Fakturę wystawiono na podstawie protokołu z dnia 30 września 2011 roku odbioru wykonanych robót polegających na przebudowie drogi wewnętrznej w miejscowości Imielnia o dł. ok. 1700 mb (działki 208 i 287); zgłoszenia do odbioru wykonawca dokonał w dniu 23 września 2011 roku.
______82 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Wykonanie robót przyjęto bez uwag; wartość wykonanych robót – 477.844,98 zł. Wydatek zaklasyfikowano w dz. 600 rozdz. 60017 § 6050; fakturę ujęto na kontach Wn 080/Ma 201 pod poz. ks. 01765/11 w dniu 30 września 2011 roku. W dniu 5 października 2011 roku Kierownik Referatu Gospodarki Gruntami, Budownictwa, Rolnictwa i Środowiska przedłożył Wójtowi Gminy wniosek w sprawie naliczenia kar umownych. W dniu 6 października 2011 roku na podstawie § 10 pkt 1 umowy nr GBRbp.272.3.2011 z dnia 6 lipca 2011 roku wystawiono notę obciążeniową nr 01/2011 dotyczącą naliczenia kary umownej w kwocie - 21.980,87 zł za okres od 1 września 2011 roku do 23 września 2011 roku za nieterminowe wykonanie przedmiotu umowy w zakresie „ przebudowy drogi wewnętrznej w miejscowości Imielnia o dł. ok. 1700 mb na działkach 208, 287 o wartości 477.844,98 zł. Termin zapłaty w/w kary wyznaczono na okres 7 dni od daty otrzymania niniejszej noty. Wykonawca wyraził wolę potrącenia w/w należności z wystawionej faktury nr 026/09/2011 z dnia 30 września 2011 roku. Kwotę 466.864,11 zł zapłacono przelewem w dniu 11 października 2011 roku – WB 163; operację zapisano na kontach Wn 201/Ma 130 i Wn 810/Ma 800 w dniu 11 października 2011 roku pod poz. księgową 01866/11. Ogólna wartość zadania nr 1 – według ewidencji konta 080 stanowiła kwotę – 498.287,47 zł. Dowód OTI nr 0003/11 wystawiono w dniu 30 września 2011 roku; przeksięgowanie na kontach Wn 011/Ma 080;
2) zadanie nr 2 – droga wewnętrzna w miejscowości Roździn – za wykonanie zadania wykonawca wystawił fakturę nr 004/09/2011 z dnia 7 września 2011 roku na kwotę 60.676,04 zł. Data wpływu faktury do Urzędu Gminy 8 września 2011 roku; termin zapłaty 7 października 2011 roku. Fakturę wystawiono na podstawie protokołu z dnia 5 września 2011 roku odbioru wykonanych robót polegających na przebudowie drogi wewnętrznej w miejscowości Roździn o dł. ok. 230 mb (działka 425); zgłoszenia do odbioru wykonawca dokonał w dniu 31 sierpnia 2011 roku. Wykonanie robót przyjęto bez uwag; wartość wykonanych robót brutto – 60.676,04 zł. Wydatek zaklasyfikowano w dz. 600 rozdz. 60017 § 6050; fakturę ujęto na kontach Wn 080/Ma 201 pod poz. księgową 01562/11 w dniu 7 września 2011 roku; zapłacono przelewem w dniu 6 października 2011 roku; operację zapisano na kontach Wn 201/Ma 130 i Wn 810/Ma 800 pod poz. księgową 01819/11; Dowód OT nr 0001/11 sporządzono w dniu 5 września 2011 roku; koszty zadania w kwocie 65.135,08 zł przeksięgowano na konta Wn 011/Ma 080;
3) zadanie nr 3 – droga wewnętrzna w miejscowości Kaszewice Kolonia – 2 odcinki – za wykonanie zadania wykonawca wystawił fakturę nr 005/09/2011 z dnia 7 września 2011 roku na kwotę - 104.326,18 zł. Data wpływu faktury do Urzędu Gminy 8 września 2011 roku; termin zapłaty 7 października 2011 roku. Fakturę wystawiono na podstawie protokołu z dnia 5 września 2011 roku odbioru wykonanych robót polegających na przebudowie drogi wewnętrznej w miejscowości Kaszewice Kolonia o dł. ok. 580 mb (działka 456); zgłoszenia do odbioru wykonawca dokonał w dniu 31 sierpnia 2011 roku. Wykonanie robót przyjęto bez uwag; wartość wykonanych robót brutto – 104.326,18 zł. Wydatek zaklasyfikowano w dz. 600 rozdz. 60017 § 6050; fakturę ujęto na kontach Wn 080/Ma 201 pod poz. księgową 01563/11 w dniu 7 września 2011 roku; zapłacono przelewem w dniu 6 października 2011 roku – WB 160; operację zapisano na kontach Wn 201/Ma 130 i Wn 810/Ma 800 pod poz. księgową 01819/11; Dowód OT nr 0003/11 sporządzono w dniu 5 września 2011 roku; koszty zadania w kwicie 111.304,22 zł przeksięgowano na konta Wn 011/Ma 080;
4) zadanie nr 4 – droga gminna Kaszewice Kolonia – za wykonanie zadania wykonawca wystawił fakturę nr 006/09/2011 z dnia 7 września 2011 roku na kwotę 37.015,92 zł. Data wpływu faktury do Urzędu Gminy 8 września 2011 roku; termin
______83 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zapłaty 7 października 2011 roku. Fakturę wystawiono na podstawie protokołu z dnia 5 września 2011 roku odbioru wykonanych robót polegających na przebudowie drogi gminnej w miejscowości Kaszewice Kolonia o dł. ok.150 mb (działka 271); zgłoszenia do odbioru wykonawca dokonał w dniu 31 sierpnia 2011 roku. Wykonanie robót przyjęto bez uwag; wartość wykonanych robót brutto – 37.015,92 zł. Wydatek zaklasyfikowano w dz. 600 rozdz. 60016 § 6050; fakturę ujęto na kontach Wn 080/Ma 201 pod poz. księgową 01561/11 w dniu 7 września 2011 roku; zapłacono przelewem w dniu 6 października 2011 roku – WB 160 z 6 października 2011 roku; operację zapisano na kontach Wn 201/Ma 130 pod poz. księgową 01819/11 i równolegle dokonano zapisu na kontach Wn 810/Ma 800. Dowód OT nr 0002/11 sporządzono w dniu 5 września 2011 roku; koszty zadania w kwocie 40.011,64 zł przeksięgowano na konta Wn 011/Ma 080;
5) zadanie nr 5 – remont drogi gminnej w miejscowości Kaszewice – za realizację zadania wykonawca wystawił fakturę nr 007/09/2011 z dnia 7 września 2011 roku na kwotę 228.064,26 zł. Data wpływu faktury do Urzędu Gminy 8 września 2011 roku; termin zapłaty 7 października 2011 roku. Fakturę wystawiono na podstawie protokołu z dnia 5 września 2011 roku odbioru wykonanych robót polegających na remoncie drogi gminnej w miejscowości Kaszewice na odcinku od drogi powiatowej DP 1902E do drogi powiatowej DP 1919E”. Zgłoszenia do odbioru wykonawca dokonał w dniu 31 sierpnia 2011 roku. Wykonanie robót przyjęto bez uwag; wartość wykonanych robót brutto – 228.064,26 zł. Wydatek zaklasyfikowano w dz. 600 rozdz. 60016 § 4270; fakturę ujęto na kontach Wn 402/Ma 201 pod poz. księgową 01564/11 w dniu 7 września 2011 roku; zapłacono przelewem w dniu 6 października 2011 roku, WB 160 z 6 października 2011 roku; operację zapisano na kontach Wn 201/Ma 130 pod poz. księgową 01819/11.
4. Nadzór inwestorski 1) Na podstawie umowy nr 11/GBRbp/11 z dnia 6 lipca 2011 roku zawartej z Panem Kazimierzem Mamosem prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie projektowania, nadzorowania, kosztorysowania i kierowania robotami w zakresie dróg i mostów upw. budowlane nr UAN.V.8388/13/87 – zlecono pełnienie nadzoru inwestorskiego nad realizacją zadań:
a) przebudowa drogi wewnętrznej w miejscowości Imielnia na działkach nr 208 i 287 o długości ok. 1700 mb;
b) remont drogi gminnej nr 101155E i 101156E na odcinku od drogi powiatowej nr DP 1902E do drogi powiatowej nr DP 1919E w miejscowości Kaszewice.
Za wykonanie przedmiotu umowy strony ustaliły wynagrodzenie brutto – 3.075,00 zł brutto, w tym: (zadanie a) - 2.091,00 zł i zadanie b) – 984,00 zł. Termin wykonywania usługi – do dnia zakończenia robót oraz w okresie gwarancji. W rozliczeniu za wykonanie przedmiotu umowy inspektor nadzoru wystawił faktury: • f-ra 46/2011 z 8 września 2011 roku na kwotę 984,00 zł brutto za nadzór inwestorski na zadaniu „ remont drogi gminnej nr 101155E i nr 101156E na odcinku od drogi powiatowej DP 1902E do drogi powiatowej DP 1919E”. Data wpływu faktury do jednostki 8 września 2011 roku; termin zapłaty 30 dni. Zadanie finansowano ze środków w dz. 600 rozdz. 60016 § 4270; fakturę zapisano pod poz. księgową 01572 w dniu 8 września 2011 roku na kontach 402/201; zapłacono przelewem w dniu 21 września 2011 roku; WB 15 z dnia 21 września 2011 roku, poz. księgowa 01696/11; operację zapisano na kontach Wn 201/Ma 130;
______84 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
• f-ra 56/2011 z dnia 5 października 2011 roku (data sprzedaży 30.09.2011roku) na kwotę 2.091,00 zł brutto (netto 1.700,00 zł) nadzoru za pełnienie nadzoru inwestorskiego na w/w zadaniu. Data wpływu f-ry do jednostki – 5 października 2011 roku; termin płatności – 30 dni. Fakturę ujęto na kontach 080/201; operację zapisano pod poz. księgową 01762/11 w dniu 30 września 2011 roku; zapłacono przelewem w dniu 11 października 2011 roku – WB 163; operację zapisano pod poz. księgową Wn 201/Ma 130 i Wn 810/Ma 800 pod poz. księgową 01868/11.
2) Na podstawie umowa nr 12/GBRbp/11 z dnia 6 lipca 2011 roku zawartej z Panem Jarosławem Zawodzińskim – upr. budowlane nr LOD/0304/OWOD/05 zlecono pełnienie nadzoru inwestorskiego nad realizacją zadań:
a) przebudowa drogi wewnętrznej w miejscowości Roździn od drogi powiatowej DP 1909E do końca działki nr 425 – ok. 239 mb;
b) przebudowa drogi wewnętrznej w miejscowości Kaszewice Kolonia od drogi gminnej 101156E do ostatniego zabudowania(działka 456) ok. 580 mb;
c) przebudowa drogi gminnej nr 101156E w miejscowości Kaszewice Kolonia (działka nr 271) o dł. ok. 150 mb.
Za wykonanie przedmiotu umowy strony ustaliły wynagrodzenie ryczałtowe brutto – 898,80 zł brutto, w tym: (zadanie a) – 237,04 zł i zadanie b) – 459,04 zł; zadanie c) – 166,72 zł. Termin wykonywania usługi – do dnia zakończenia robót oraz w okresie gwarancji. W rozliczeniu za wykonanie przedmiotu umowy inspektor nadzoru wystawił fakturę nr 01/09/2011 z dnia 5 września 201 roku na kwotę brutto 898,00 zł – netto 730,73 zł (w tym za drogę Roździn – 273,04 zł netto , za drogę wewnętrzną Kaszewice Kolonia – 459,00 zł netto i za drogę gminną Kaszewice Kolonia – 166,72 zł netto ); fakturę zapisano na kontach Wn 080/Ma 201 w dniu 19 września 2011 roku pod poz. księgową 01672/11; zapłacono przelewem w dniu 6 października 2011 roku WB 160; poz. księgowa 01822/11; operację zapisano na kontach Wn 201/Ma 130 i Wn 810/Ma 800. 5. Zabezpieczenie środków w budżecie gminy 1. zadanie nr 1 – przebudowa drogi wewnętrznej w miejscowości Imielnia – środki finansowe w kwocie 300.000,00 zł zaplanowano uchwałą nr 29/V/11 Rady Gminy z dnia 23 lutego 2011 roku. Zwiększenia planu wydatków na realizację zadania wprowadzono zarządzeniami Wójta Gminy Kluki nr O.0050.32.2011 z dnia 10 czerwca 2011 roku – 63.000,00 zł; nr O.0050.34.2011 z dnia 29 czerwca 2011 roku – 132.000,00 zł i nr O.0050.51.2011 z dnia 31 sierpnia 2011 roku – 6.500,00 zł;
2. zadanie nr 2 – przebudowa drogi wewnętrznej w miejscowości Roździn – uchwałą nr 29/V/2011 Rady Gminy Kluki z dnia 23 lutego 2011 roku na realizację przedmiotowego zadania zaplanowano środki finansowe w kwocie 46.000,00 zł; zarządzeniem nr O.0050.34.2011 Wójta Gminy Kluki z dnia 29 czerwca plan wydatków zwiększono o kwotę – 19.500,00 zł;
3. zadanie nr 3 – przebudowa drogi wewnętrznej w miejscowości Kaszewice Kolonia - uchwałą nr 29/V/2011 Rady Gminy Kluki z dnia 23 lutego 2011 roku na realizację przedmiotowego zadania zaplanowano środki finansowe w kwocie - 105.000,00 zł; zarządzeniem nr O.0050.34.2011 Wójta Gminy Kluki z dnia 29 czerwca plan wydatków zwiększono o kwotę – 7.000,00 zł;
______85 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
4. zadanie nr 4 – przebudowa drogi gminnej w miejscowości Kaszewice Kolonia - uchwałą nr 29/V/2011 Rady Gminy Kluki z dnia 23 lutego 2011 roku na realizację przedmiotowego zadania zaplanowano środki finansowe w kwocie - 25.000,00 zł; zarządzeniem nr O.0050.34.2011 Wójta Gminy Kluki z dnia 29 czerwca plan wydatków zwiększono o kwotę – 15.300,00 zł.
Zagospodarowanie działek oznaczonych nr ew. 731/2 i 732/2 położonych w miejscowości Kluki – przetarg nieograniczony – postępowanie unieważnione 1. Ogłoszenie o zamówieniu na usługi polegające na „zagospodarowaniu działek nr 731/2 i 732/2 w miejscowości Kluki” zamieszczono w BZP nr ogłoszenia 24254 – data zamieszczenia 25 stycznia 2012 roku. Zakres robót objęty przedmiotowym ogłoszeniem obejmuje: 1) zbiornik p.poż. – opróżnienie zbiornika z wody, odmulenie, oczyszczenie z wszelkich nieczystości dna zbiornika, wykonanie podsypki piaskowo- żwirowej, wymianę skarpowych płyt betonowych na płyty betonowe ażurowe, formowanie skarp gruntowych i poboczy, wykaszanie i odkrzaczanie skarp i poboczy wokół zbiornika; 2) zbiornik retencyjny – opróżnienie zbiornika z wody, odmulenie, oczyszczenie z wszelkich nieczystości dna zbiornika, wykonanie podsypki piaskowo- żwirowej, wymianę skarpowych płyt betonowych na geo-kratę, formowanie skarp gruntowych i poboczy wraz z obsianiem trawą, wykaszanie i odkrzaczanie skarp poboczy wokół zbiornika. Termin zakończenia zamówienia wyznaczono do dnia 15 maja 2012 roku; jako kryterium oceny ofert wyznaczono w 100 % najniższą cenę; termin składania ofert wyznaczono do dnia 2 lutego 2012 roku. Zgodnie z ogłoszeniem specyfikację istotnych warunków zamówienia zatwierdzoną przez Wójta Gminy w dniu 25 stycznia 2012 roku zamieszczono na stronie internetowej Gminy Kluki; poza tym specyfikacja dostępna była w siedzibie zamawiającego. Ogłoszenie zamieszczono na stronie internetowej w dniu 25 stycznia 2012 roku.
2. Komisja przetargowa w 3-osobowym składzie powołana została zarządzeniem nr O.0050.9.2012 Wójta Gminy Kluki z dnia 23 stycznia 2012 roku. Przedmiotowym zarządzeniem wprowadzony został również Regulamin komisji przetargowej do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
3. W dniu 3 lutego 2012 roku sporządzono protokół postępowania w trybie przetargu nieograniczonego o zamówienia publiczne. Zgodnie z protokołem wartość zamówienia w kwocie 81.300,82 zł ustalona została w miesiącu grudniu 2011 roku na podstawie planowanych kosztów. Poza tym z protokołu wynika, że w przedmiotowym postępowania nie wpłynęła żadna oferta. W związku z powyższym działając na podstawie art. 93 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych zamawiający unieważnił przedmiotowe postępowanie na podstawie art. 93 ust.1 pkt 1 ustawy.
II postępowanie – przetarg nieograniczony 4. W dniu 3 lutego 2012 roku Komisja Przetargowa złożyła do Wójta Gminy wniosek (nr akt sprawy IN.271.3.2012) o zatwierdzenie projektów dokumentów, a mianowicie: projektu specyfikacji istotnych warunków zamówienia i projektu umowy. Wniosek zatwierdził Wójt Gminy Pan Karol Sikora.
5. Ogłoszenie o zamówieniu zamieszczono w BZP nr ogłoszenia 34124-2012; data zamieszczenia 3 lutego 2012 roku. Zgodnie z ogłoszeniem przedmiotem zamówienia jest zagospodarowanie działek nr 731/2 i 732/2 w miejscowości Kluki. Zakres przewidzianych do wykonania prac w ramach realizacji przedmiotu zamówienia polega na: 1) zbiornik p.poż. – opróżnienie zbiornika z wody, odmuleniu i oczyszczeniu wszelkich nieczystości dna zbiornika, wykonaniu podsypki piaskowo- żwirowej, wymianie skarpowych płyt betonowych na płyty betonowe ażurowe, formowaniu skarp gruntowych i poboczy oraz wykaszaniu i odkrzaczaniu skarp i
______86 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
poboczy wokół zbiornika; 2) zbiornik retencyjny – opróżnienie zbiornika z wody, odmulenie i oczyszczenie z wszelkich nieczystości dna zbiornika, wykonanie podsypki piaskowo-żwirowej, wymianie skarpowych płyt betonowych na geo-kratę, formowanie skarb gruntowych i poboczy wraz z obsianiem trawą i wykaszaniem wraz z odkrzaczaniem skarp i poboczy wokół zbiornika. Czas trwania zamówienia wyznaczono do dnia 15 maja 2012 roku; kryterium oceny ofert – najniższa cena; termin składania ofert – 13 lutego 2012 roku; ogłoszenie o zamówieniu wywieszono na tablicy ogłoszeń w okresie od 3 lutego do 13 lutego 2012 roku oraz na stronie internetowej Gminy Kluki.
6. Specyfikację istotnych warunków zamówienia Wójt Gminy Kluki zatwierdził w dniu 3 lutego 2012 roku. Zamawiający przewidywał zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy. Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz warunki zmian opisano w specyfikacji. Zamawiający nie wymagał wniesienia wadium i zabezpieczenia należytego wykonania umowy. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia dostępna była na stronie internetowej Gminy Kluki oraz w siedzibie zamawiającego.
7. Zarządzeniem nr O.0050.12.2012 z dnia 3 lutego 2012 roku Wójt Gminy powołał Komisję Przetargową do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na „ zagospodarowanie działek nr 731/1 i 732/2 w miejscowości Kluki”. Jako załącznik do przedmiotowego zarządzenia wprowadzony został Regulamin pracy komisji.
W dniu 14 lutego 2012 roku Wójt Gminy oraz członkowie Komisji Przetargowej złożyli oświadczenia o braku okoliczności wymienionych w art. 17 ust. 1 pkt 1-5 ustawy Prawo zamówień publicznych, skutkujących wyłączeniem z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. W odniesieniu do daty złożenia w/w oświadczeń przez Wójta Gminy oraz członków Komisji Przetargowej wskazać należy, iż termin składania ofert, a zatem również termin ich otwarcia wyznaczony był – zgodnie z ogłoszeniem i specyfikacją istotnych warunków zamówienia – na dzień 13 lutego 2012 roku do godz. 10 oo . Zgodnie z art. 17 ust.2 i 3 ustawy Prawo zamówień publicznych osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia składają pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ust.1 ustawy. Czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia podjęte przez osobę podlegającą wyłączeniu po powzięciu przez nią wiadomości o okolicznościach, o których mowa w ust.1 powtarza się, z wyjątkiem otwarcia ofert oraz innych czynności faktycznych niewpływających na wynik postępowania. Mając na uwadze wybrany przez zamawiającego tryb udzielenia zamówienia publicznego w świetle powyższych regulacji prawnych zasadnym było złożenie powyższych oświadczeń w chwilą uzyskania przez zamawiającego informacji o wykonawcach ubiegających się o udzielenie zamówienia, które to znane były zamawiającemu i Komisji Przetargowej w dniu otwarcia ofert, czyli w dniu 13 lutego 2012 roku.
8. W wyznaczonym przez zamawiającego terminie wpłynęły oferty: a) Roboty Ziemne i Usługi Wod.-Kan. Leszek Łaski z Wolborza – cena oferty 135.300,00 zł brutto; b) Usługi w Zakresie Budownictwa Mariusz Pisarek z Woli Bałuckiej – cena oferty 75.024,34 zł brutto; c) KERIM s.c. z Wodzierad – cena oferty – 91.145,21 zł brutto;
______87 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
d) Firma Usługowo-Handlowa „ELGAR” Ireneusz Lipski z Józefowa – cena oferty 138.252,00 zł brutto.
Analiza złożonych ofert wykazała, że poszczególne oferty nie zawierały wymaganych przez zamawiającego dokumentów, a mianowicie: • oferta firmy Roboty Ziemne i Usługi Wod.-Kan. Leszek Łaski z Wolborza nie zawierała zaświadczenia z Urzędu Skarbowego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków, zaświadczenia Oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne; opłaconej polisy lub innego dokumentu potwierdzającego, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia; kosztorysu ofertowego w formie uproszczonej;
• oferta firmy Usługi w Zakresie Budownictwa Mariusz Pisarek z Woli Bałuckiej nie zawierała oświadczenia w związku z art. 8 ust. 3 ustawy o nieujawnianiu informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu konkurencji (wg specyfikacji jest do dokument fakultatywny, którego brak nie powoduje odrzucenia oferty);
Pomimo braku powyższych dokumentów i oświadczeń w ofertach złożonych przez w/w wykonawców zamawiający nie dopełnił obowiązku wynikającego z art. 26 ust.3 ustawy Prawo zamówień publicznych, który stanowi, że zamawiający wzywa wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1, lub którzy nie złożyli pełnomocnictw, albo którzy złożyli wymagane przez zamawiającego oświadczenia i dokumenty, o których mowa w art. 25 ust. 1, zawierające błędy lub którzy złożyli wadliwe pełnomocnictwa, do ich złożenia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich złożenia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Złożone na wezwanie zamawiającego oświadczenia i dokumenty powinny potwierdzać spełnianie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu oraz spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego, nie później niż w dniu, w którym upłynął termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo termin składania ofert. 9. Według Informacji sporządzonej w dniu 14 lutego 2012 roku z sesji otwarcia ofert, bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający poinformował, że na sfinansowanie zadania zamierza przeznaczyć kwotę – 100.000,00 zł. Z informacji wynika ponadto, że cyt. „ Gmina Kluki informuje, że w dniu 2011.12.07 o godzinie 10:30 odbyło się otwarcie ofert. Z wyjaśnienia Wójta Gminy Pana Karola Sikory wynika, że powyższa informacja zawiera błąd pisarski w zakresie otwarcia ofert. Prawidłowa data, w której odbyło się otwarcie ofert to 13 lutego 2012 roku godz. 10 30 .
Wyjaśnienie Wójta Gminy Pana Karola Sikory w sprawie Informacji z sesji otwarcia ofert do zadania „zagospodarowanie działek nr 731/2 i 732/2 w miejscowości Kluki stanowi załącznik nr 24 do protokołu kontroli.
W dniu 14 lutego 2012 roku komisja przetargowa sporządziła zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty. Z treści zawiadomienia wynika, że w prowadzonym postępowaniu wybrano do realizacji zamówienia najkorzystniejszą ofertę złożoną przez wykonawcę Usługi w Zakresie Budownictwa Mariusz Pisarek z Woli Bałuckiej jako sporządzoną zgodnie z treścią siwz i spełniającą
______88 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
warunki postawione w postępowaniu, a cena oferty mieści się w kwocie jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zadania. Wybrany wykonawca zobowiązany jest skontaktować się z zamawiającym w sprawie podpisania umowy w dniu 21 lutego 2012 roku. Z akt postępowania wynika, że w dniu 21 lutego 2012 roku wybrany wykonawca przesłał zamawiającemu REZYGNACJĘ z udziału w przetargu i ewentualnego podpisania umowy na zadanie „zagospodarowanie działek nr 731/2 i 732/2 w miejscowości Kluki z powodu błędnego wyliczenia kosztorysu uproszczonego, co dało złą cenę ryczałtową oferty.
W związku z powyższym działając na podstawie art. 92 ust.1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych w dniu 21 lutego 2012 roku komisja przetargowa sporządziła kolejne zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty, z którego wynika, że w prowadzonym postępowaniu wybrano do realizacji zamówienia najkorzystniejszą ofertę złożoną przez wykonawcę „KERIM” s.c. Mirosław Omieciński, Wojciech Omieciński – Wodzierady. Z uzasadnienia wyboru wynika, że oferta została sporządzona zgodnie z treścią siwz, wykonawca spełnia warunki postawione w postępowaniu, a cena oferty mieści się w kwocie jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zadania. Wybrany wykonawca obowiązany jest skontaktować się z zamawiającym w sprawie podpisania umowy w dniu 22 lutego 2012 roku. Kontrola wykazała, że na stronie internetowej zamawiający zamieścił zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty z dnia 21 lutego 2012 roku (tj. po wyborze oferty firmy KERIM s.c.), natomiast na stronie internetowej nie zamieszczono zawiadomienia z dnia 14 lutego 2012 roku o wcześniej wybranym wykonawcy.
Kontrolującym nie przedstawiono dokumentów potwierdzających zawiadomienie uczestników postępowania o wyborze najkorzystniejszej oferty, co wskazuje na naruszenie art. 92 ust.1, pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych który stanowi, że niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający jednocześnie zawiadamia wykonawców, którzy złożyli oferty o wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę) albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano, uzasadnienie jej wyboru oraz nazwy (firmy) albo imiona i nazwiska, siedziby albo miejsca zamieszkania i adresy wykonawców, którzy złożyli oferty, a także punktację przyznaną ofertom w każdym kryterium oceny ofert i łączną punktację. Podkreślić należy przy tym, iż zgodnie z art.9 ust.1 ustawy – postępowanie o udzielenie zamówienia, z zastrzeżeniem wyjątków określonych w ustawie, prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej. Z wyjaśnienia Wójta Gminy Pana Karola Sikory (załącznik nr 22) wynika, że oferenci uczestniczący w postępowaniu o wyborze najkorzystniejszej oferty powiadomieni zostali telefonicznie. 10. Protokół postępowania w trybie przetargu nieograniczonego (druk ZP-PN) zatwierdził w dniu 22 lutego 2012 roku Wójt Gminy Pan Karol Sikora. Według protokołu wartość zamówienia określona została na kwotę 81.300,82 zł, którą ustalono na podstawie planowanych kosztów.
11. W dniu 22 lutego 2012 roku z wybranym wykonawcą zawarto umowę nr 271.3.2012. Zakres prac zleconych do wykonania przedmiotową umową odpowiada zakresowi określonemu w ogłoszeniu o zamówieniu i w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Termin realizacji zamówienia ustalono do dnia 15 maja 2012 roku; za wykonanie przedmiotu umowy strony ustaliły wynagrodzenie ryczałtowe w kwocie brutto - 91.145,21 zł. Termin zapłaty ustalono na okres 30 dni od dnia otrzymania przez zamawiającego faktury wystawionej po protokolarnym odbiorze
______89 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
prac. Okres gwarancji jakości ustalono na 24 miesiące, a okres rękojmi za wady fizyczne przedmiotu umowy – na okres 36 miesięcy od daty odbioru końcowego.
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zamieszczono w BZP nr ogłoszenia 93844; data zamieszczenia 26 marca 2012 roku. 12. Za wykonanie przedmiotu umowy wykonawca wystawił fakturę nr 1/05/12 z dnia 10 maja 2012 roku (data wpływu 10 maja 2012 roku) na kwotę brutto - 91.145,21 zł, określając 30 dniowy termin zapłaty. Fakturę wystawiono na podstawie protokołu odbioru z dnia 10 maja 2012 roku, w którym komisja dokonująca odbioru przyjęła wykonane zadanie bez uwag. Operację gospodarczą ujęto na kontach Wn 080/Ma 201 pod poz. księgową 940/12; zapłacono przelewem w dniu 15 maja 2012 roku – WB nr 6 z dnia 15 maja 2012 roku, poz. księgowa 970/12; operację księgową zapisano na kontach Wn 201/Ma 130 i równolegle Wn 810/Ma 800. Zbiornik retencyjny o wartości - 57.319,47 zł ustalonej na podstawie rozliczenia kosztów przyjęto na majątek na podstawie dowodu OT 0002/12 z dnia 31 maja 2012 roku, a zbiornik p.poż. o wartości – 34.475,74 zł przyjęto na majątek na podstawie dowodu OT 0003/12 z dnia 31 maja 2012 roku.
Akta kontroli: kserokopia specyfikacji istotnych warunków zamówienia, kserokopia umowy, kserokopia oferty firmy Usługi w Zakresie Budownictwa Mariusz Pisarek z Woli Bałuckiej i Roboty Ziemne i Usługi Wod.-Kan. Leszek Łaski z Wolborza, kserokopia protokołu postępowania w trybie przetargu nieograniczonego, kserokopia ogłoszenie o udzieleniu zamówienia nr 93844 z 26 marca 2012 roku, kserokopia umowy IN.271.3.2012 z dnia 22 lutego 2012 roku; strony 55-145.
Nadbudowa i rozbudowa z przebudową budynku Gminnego Ośrodka Kultury w Klukach (ETAP I) w ramach zadania inwestycyjnego „Modernizacja budynku instytucji kultury – zmodernizowanie istniejącego budynku” – przetarg nieograniczony 1. Wartość szacunkową zamówienia ustalono w oparciu o następujące zaktualizowane kosztorysy inwestorskie:
• kosztorys branży budowlanej na kwotę - 1.337.632,00 zł – opracowany w listopadzie 2011 roku, zatwierdzony przez Wójta Gminy w dniu 30 listopada 2011 roku,
• kosztorys branży wodno-kanalizacyjnej na kwotę - 227.413,93 zł – opracowany 2 lutego 2012 roku, zatwierdzony przez Wójta Gminy w dniu 2 lutego 2012 roku,
• kosztorys branży elektrycznej na kwotę - 64.827,06 zł – opracowany 1 lutgo 2012 roku, zatwierdzony przez Wójta Gminy w dniu 2 lutego 2012 roku.
Łączna suma kosztorysów inwestorskich stanowiła kwotę 1.629.872,99 zł. Ustalono, iż zadanie nie było realizowane w całości, a jedynie do realizacji wybrane zostały określone pozycje z kosztorysu inwestorskiego branży budowlanej, pozwalające zrealizować stan surowy otwarty. Łączna suma pozycji wybranych z kosztorysu inwestorskiego stanowiła kwotę - 736.946,39 zł. W związku z tym, iż do realizacji wybrano jedynie część pozycji kosztorysowych, a z żadnego z przedstawionych dokumentów nie wynikała etapowa realizacja inwestycji zwrócono się do Wójta Gminy o wyjaśnienie podjętej decyzji.
______90 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Z wyjaśnienia złożonego przez Wójta Gminy w sprawie realizacji części zadania wynika, iż cyt. „ Opublikowanie pełnego zakresu robót w oparciu o opracowaną dokumentację oraz podpisanie umowy z wykonawcą, na realizację zadania wieloletniego wiązałoby się z ograniczeniami finansowymi jakie Gmina ponosiłaby w związku z realizacją zamówienia publicznego. Ogłoszono przetarg na realizację I ETAPU robót, ponieważ w planie nakładów na tę inwestycje realizowaną przez Gminę Kluki w 2012 r. było 800.000 zł brutto – w kwocie tej mieściła się realizacja stanu surowego otwartego. Zamawiający w przypadku korzystnej dla Zamawiającego oferty cenowej, rozważa możliwość wszczęcia procedury przetargowej na realizację kolejnego zakresu robót stanu surowego zamkniętego. Jednocześnie informuję, iż wznowiona zostanie procedura pozyskania środków finansowych z zewnątrz, co pozwoliłoby w przypadku ich uzyskania na realizację pełnego zakresu robót w roku 2013 ”. Wyjaśnienie Wójta Gminy z dnia 30 maja 2012 roku do dokumentacji przetargowej na Nadbudowę i rozbudowę z przebudową budynku Gminnego Ośrodka Kultury w Klukach (ETAP I) w ramach zadania inwestycyjnego: „Modernizacja budynku Instytucji Kultury – zmodernizowanie istniejącego budynku” stanowi załącznik nr 25 do protokołu kontroli. 2. Ustalono, że zadanie „Modernizacja budynku instytucji kultury – zmodernizowanie istniejącego budynku” realizowane było na podstawie decyzji nr 103/09 z dnia 2 lutego 2009 roku dotyczącej zatwierdzenia projektu budowlanego i udzielenia pozwolenia na budowę na nadbudowę i rozbudowę z przebudową budynku Gminnego Ośrodka Kultury pn. „Modernizacja instytucji kultury w miejscowości Kluki” wraz z instalacjami: wodociągową, elektryczną, kanalizacji sanitarnej, grzewczą w obrębie Kluki, gmina Kluki (decyzja stała się prawomocna z dniem 19 lutego 2009 roku). Powyższą decyzję zmieniono:
1) decyzją nr 563/10 z dnia 11 maja 2010 roku w zakresie zatwierdzenia zamiennego projektu budowlanego i udzielenia pozwolenia na budowę (prawomocna z dniem 26 maja 2010 roku),
2) decyzją nr 1851/2011 z dnia 23 grudnia 2011 roku w zakresie zatwierdzenia zamiennego projektu budowlanego i udzielenia pozwolenia na budowę (prawomocna z dniem 7 stycznia 2012 roku).
3. Zarządzeniem nr O.0050.21.2012 z dnia 15 marca 2012 roku Wójt Gminy powołał Komisję przetargową w celu przygotowania i przeprowadzenia postępowania o zamówienie publiczne na „Nadbudowę i rozbudowę z przebudową budynku Gminnego Ośrodka Kultury w Klukach (ETAP I) w ramach zadania inwestycyjnego „Modernizacja budynku Instytucji Kultury – zmodernizowanie istniejącego budynku”. W skład Komisji weszło trzech pracowników zamawiającego. Załącznikiem do powyższego zarządzenia jest Regulamin komisji przetargowej do przygotowania i przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
W dniu 20 marca 2012 roku Komisji przetargowa zwróciła się do Wójta Gminy o zatwierdzenie specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
4. Zamawiający wszczął postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego w dniu 21 marca 2012 roku zamieszczając ogłoszenie w Biuletynie Zamówień Publicznych, na stronie internetowej zamawiającego oraz na tablicy ogłoszeń. Ogłoszenie zawierało informacje wymagane w art. 41 ustawy Prawo zamówień publicznych. Przedmiotem zamówienia była „Nadbudowa i rozbudowa z przebudową budynku Gminnego Ośrodka Kultury w Klukach (ETAP I) w ramach zadania inwestycyjnego: Modernizacja budynku Instytucji Kultury – zmodernizowanie istniejącego budynku. Zakres prac
______91 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
obejmuje następujące elementy i należy do nich wycenić następujące pozycje przedmiaru robót:
• roboty rozbiórkowe (rozbiórka pokrycia i konstrukcji dachu, obróbek blacharskich, kominów wolnostojących, konstrukcji betonowych, posadzek) – poz. 1-12,
• roboty ziemne – poz. 13-18,
• fundamenty – poz. 19-30,
• roboty murowe – poz. 34-48,
• wykonanie stropów i schodów wewnętrznych – poz. 52-59,
• wykonanie konstrukcji dachu – poz. 60-68,
• wykonanie pokrycia dachu – poz. 76-93,
• wykonanie podjazdu dla niepełnosprawnych i schodów zewnętrznych – poz. 134 – 146,
• montaż zbrojenia – poz.150-151.
Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, w tym technologia robót i zakres ich wykonania określone zostały w dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych zwaną w dalszej części STWiORB. Przedmiar robót załączony do SIWZ nie stanowi wyłącznej podstawy do sporządzenia oferty. Jedynym kryterium oceny ofert była najniższa cena. Termin składania ofert wyznaczono na dzień 5 kwietnia 2012 roku na godz. 10.00 . Zamawiający nie przewidywał udzielenia zamówień uzupełniających.
Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zostało sporządzone w dniu 23 marca 2012 roku i zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych, na stronie internetowej zamawiającego oraz na tablicy ogłoszeń. Zamawiający zmienił termin wniesienia wadium, złożenia oferty oraz składania ofert z dnia 5 kwietnia 2012 roku na dzień 6 kwietnia 2012 roku.
Specyfikacja istotnych warunków zamówienia została zatwierdzona przez Wójta Gminy w dniu 21 marca 2012 roku. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia zawierała wszystkie elementy wymagane w art. 36 ustawy Prawo zamówień publicznych. Stwierdzono, iż w punkcie 27 – Podwykonawstwo zamawiający zawarł informację, iż cyt. „ Zamawiający nie dopuszcza powierzenia wykonania części niniejszego zamówienia podwykonawcom ”. Powyższy zapis jest sprzeczny z treścią ustawy Prawo zamówień publicznych, gdyż zasadą jest, że wykonanie zamówienia publicznego może być realizowane przez podwykonawców. Zastrzeżenie osobistego spełnienia świadczenia może dotyczyć tylko sytuacji wyjątkowych, specjalnych, związanych z charakterystyką przedmiotu zamówienia i wynikającymi z niej wymogami co do wykonawcy. Zawarcie powyższego zapisu w specyfikacji istotnych warunków zamówienia stanowi naruszenie art. 7 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, który wskazuje, że zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców. Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w wyrokach Krajowej Izby Odwoławczej przy Urzędzie Zamówień Publicznych, a w okresie wcześniejszym – Zespołach Arbitrów. W ocenie Zespołu Arbitrów - wyrok z 26 kwietnia 2006 r. (sygn. akt: UZP/ZO/0-1137/06) - zapis narzucający wykonawcom realizację zamówienia własnymi siłami (bez
______92 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
podwykonawców) naruszał art. 36 ust. 3 ustawy - Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z tym przepisem zamawiający powinien żądać w SIWZ od wykonawców wskazania w ofercie części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom. Naruszona została także podstawowa zasada wynikająca z art. 7 ust. 1 ustawy, w myśl której zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji. W świetle powyższego w ocenie Zespołu Arbitrów dokonano wyboru najkorzystniejszej ofert z rażącym naruszeniem prawa art. 146 ust. 1 pkt 5 ustawy. Podobne zdanie wyraziła Krajowa Izba Odwoławcza w swoich wyrokach, np. z dnia 2 listopada 2011 roku (2274/11) lub z dnia 11 maja 2011 roku (878/11, 901/11). Z treści wskazanych wyroków wynika, iż w zamówieniach publicznych ograniczenie możliwości podwykonawstwa traktowane jest jako wyjątek od zasady. Ograniczenie podwykonawstwa może nastąpić jedynie w uzasadnionych okolicznościach wynikających ze specyfiki przedmiotu zamówienia. Ograniczenie podwykonawstwa w zamówieniach publicznych wpływa na ograniczenie konkurencyjności postępowań o zamówienie publiczne. W związku z powyższym – nieuzasadnione ograniczenie podwykonawstwa stanowi naruszenie w postępowaniu zasady uczciwej konkurencji.
Akta kontroli : Specyfikacja istotnych warunków zamówienia publicznego do postępowania pn. Nadbudowa i rozbudowa z przebudową budynku Gminnego Ośrodka Kultury w Klukach (ETAP I) w ramach zadania inwestycyjnego: Modernizacja budynku Instytucji Kultury – zmodernizowanie istniejącego budynku – strona od 146 do 178.
Ponadto stwierdzono, iż w SIWZ w pkt 17 wskazano termin składania ofert, a w pkt 18 – termin otwarcia ofert, który wyznaczono na dzień 5 kwietnia 2012 roku. Biorąc pod uwagę treść ogłoszenia o zamówieniu z dnia 21 marca 2012 roku oraz ogłoszenia o zmianie ogłoszenia z dnia 23 marca 2012 roku stwierdzono różnice pomiędzy terminem składania i otwarcia ofert zawartym w ogłoszeniu oraz zawartym w SIWZ. W przedłożonych do kontroli dokumentach brak jest sprostowania SIWZ w zakresie powyższych terminów.
Z wyjaśnienia Wójta Gminy złożonego w dniu 30 maja 2012 roku wynika, iż cyt. „Zmiana terminu składania ofert z 05.04.2012 r. na 06.04.2012 r. wynikała z powodu zamieszczenia na BIP Gminy Kluki ogłoszenia o przetargu jako nieaktywnego. Sprawdzając publikację okazało się, że nie widać ogłoszenia. W związku z tym aktywowano niezwłocznie ogłoszenie i zapisane zostało o godzinie 00.00 dn. 22.03.2012 r. Chcąc zachować termin składania ofert zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, przesunięto termin składania ofert na dzień 06.04.2012 r. Opublikowano również sprostowanie do SIWZ ” - wyjaśnienie Wójta Gminy z dnia 30 maja 2012 roku do dokumentacji przetargowej - załącznik nr 25 - do protokołu kontroli.
Pomimo powyższego wyjaśnienia stwierdzono brak sprostowania do SIWZ zarówno w przedstawionych do kontroli dokumentach papierowych jak i w dokumentach elektronicznych zamieszczonych w Biuletynie Informacji Publicznej Gminy Kluki.
Wydruk z Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Gminy Kluki z dnia 15 czerwca 2012 roku stanowi załącznik nr 26 do protokołu kontroli.
Ustalono, iż do siedziby zamawiającego wpłynęły zapytania do specyfikacji istotnych warunków zamówienia, na które zamawiający udzielił wyjaśnień w dniu 2 i 4 kwietnia 2012 roku. Wyjaśnienia do specyfikacji istotnych warunków zamówienia zostały opublikowane w Biuletynie Informacji Publicznej w dniu 2 i 4 kwietnia 2012 roku.
______93 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
5. W dniu otwarcia ofert, tj. w dniu 6 kwietnia 2012 roku członkowie Komisji Przetargowej oraz Wójt Gminy złożyli oświadczenia o niepodleganiu wyłączeniu z postępowania (ZP-1). Z informacji z sesji otwarcia ofert wynikało, że bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający podał kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia publicznego, tj. 800.000,00 zł.
W terminie otwarcia ofert wpłynęły następujące oferty:
Numer Nazwa zamawiającego Cena oferty oferty 1 P.H.B. „ZAMBUD II”, Sieradz 785.834,18 2 Konsorcjum „BUDMAR” Sp. z o.o., Tomaszów Mazowiecki 773.931,28 i „BUDMAR” Firma Budowlana Marek Kamola 3 F.H.U. „War-Bud”, Piotrków Trybunalski 595.912,50 4 OST-BUD, Bełchatów 731.186,19 5 P.P.H.U. „SOLID-BUD”, Kluki 653.477,12 6 P.P.H.U. „BUD-HAD”, Pabianice 757.880,47 7 P.H.U. Barbara Maziarz, Bełchatów 673.891,23 8 „VORTEX-BUD” S.J., Bełchatów 763.093,09 9 „KROSBUD” Sp. z o.o., Bełchatów 1.213,738,24 10 Konsorcjum: P.P.H.U. FORMAT S.C., Bełchatów i TADOS 579.641,63 FIREK, Radomsko
Analiza złożonych ofert wykazała, że oferta nr 10 złożona przez Konsorcjum P.P.H.U. FORMAT S.C. i TADOS FIREK nie zawierała wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, a który stanowił załącznik nr 7 do SIWZ. Ponadto do oferty dołączono opinię bankową z dnia 25 lutego 2011 roku, która nie spełniała wymogu wskazanego w pkt 22 ppkt.12 Specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zgodnie z treścią SIWZ Informacja banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo- kredytowej, w których wykonawca posiada rachunek, potwierdzający wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy (min. 800.000 zł) powinna być wystawiona nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. W przedłożonych do kontroli dokumentach brak było wezwania oferenta nr 10 do uzupełnienia braków w ofercie. Z wyjaśnienia złożonego przez Wójta Gminy wynika, iż cyt. „ Firma PPHU „FORMAT” S.C. została wezwana do uzupełnienia braków w ofercie telefonicznie ” - wyjaśnienie Wójta Gminy z dnia 30 maja 2012 roku do dokumentacji przetargowej - załącznik nr 25 - do protokołu kontroli. Stwierdzono, iż telefoniczne porozumiewanie się z oferentem stanowi naruszenie art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych . Z treści wskazanego przepisu wynika, iż postępowanie o udzielenie zamówienia, z zastrzeżeniem wyjątków określonych w ustawie, prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej. Także z pkt 22 Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia wynika, iż „ w niniejszym postępowaniu oświadczenia, wnioski,
______94 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują, zgodnie z wyborem zamawiającego, pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną ”. W dniu 18 kwietnia 2012 roku wzywany oferent uzupełnił ofertę o następujące dokumenty: wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia oraz opinię bankową z dnia 11 stycznia 2012 roku. W wyniku oceny ofert najwyższą ocenę z uwagi na najniższą cenę uzyskała oferta nr 10 uzyskując 100 punktów. Żadna z ofert nie została odrzucona i żaden z wykonawców nie został wykluczony. 6. Zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty z dnia 20 kwietnia 2012 roku zostało przekazane oferentom za pośrednictwem faksu i e-maila. Zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty zostało zamieszczone w dniu 20 kwietnia 2012 roku na stronie internetowej zamawiającego oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego.
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zamieszczono w BZP nr ogłoszenia 135052 w dniu 26 kwietnia 2012 roku.
Protokół z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zatwierdził w dniu 7 maja 2012 roku Wójt Gminy Pan Karol Sikora.
7. W dniu 26 kwietnia 2012 roku z wybranym wykonawcą zawarto umowę nr IN.272.2.2012, która została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy. Termin realizacji przedmiotu umowy o zakresie zgodnym z ogłoszeniem i specyfikacją istotnych warunków zamówienia ustalono na dzień 28 września 2012 roku. Wynagrodzenie za wykonanie zadania „Nadbudowa i rozbudowa z przebudową budynku Gminnego Ośrodka Kultury w Klukach (ETAP I) ustalono na poziomie 579.641,63 zł, w tym podatek VAT w wysokości 108.388,27 zł. W przypadku ustawowej zmiany stawki podatku od towarów i usług (VAT) Zamawiający przewidział możliwość zmiany kwoty brutto o różnicę wynikającą z tej zmiany zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zmiana stawek pozostałych podatków nie będzie podstawą do zmiany wynagrodzenia. Zapłata za wykonanie robót nastąpi w terminie 30 dni od daty dręczenia zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury i protokołu odbioru podpisanego przez obie strony. Termin gwarancji i rękojmi ustalono na okres 5 lat, licząc od dnia odbioru końcowego. Z treści §8 umowy wynika, że wykonawca wniesie zabezpieczenie należytego wykonania umowy w formie gwarancji ubezpieczeniowej w wysokości 8% wynagrodzenia brutto, tj. 46.371,33 zł. Zamawiający zwraca 70% zabezpieczenia, tj. 32.459,93 zł w terminie 30 dni od dnia wykonania przedmiotu umowy i uznania przez zamawiającego za należycie wykonane. Zamawiający pozostawia na zabezpieczenie należytego wykonania umowy 30% wysokości zabezpieczenia, tj. 13.911,40 zł. Kwota ta zostanie zwrócona nie później niż w 15 dniu po upływie okresu rękojmi za wady.
Stwierdzono, że zabezpieczenie należytego wykonania umowy wniesione zostało o formie gwarancji ubezpieczeniowej Towarzystwa Ubezpieczeń HDI Asekuracja nr 3027314/8400 z dnia 25 kwietnia 2012 roku. Zabezpieczenie zostało wniesione w kwocie 46.371,33 zł na okres od 26 kwietnia 2012 roku do dnia 28 października 2012 roku oraz 13.911,40 zł na okres od dnia 29 października 2012 roku do dnia 12 listopada 2017 roku.
8. Analiza zapisów w dzienniku budowy wykazała, że zadanie realizowane było od dnia 4 maja 2012 roku, kiedy to nastąpiło protokolarne przekazanie placu budowy.
______95 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
9. Umowa nr IN.10.2012 o pełnienie nadzoru inwestorskiego na zadaniu „Modernizacja budynku Instytucji Kultury – zmodernizowanie istniejącego budynku” została zawarta w dniu 26 kwietnia 2012 roku z inspektorem nadzoru Sławomirem Najgiebauer. Termin wykonania robót ustalono do dnia zakończenia robót i czynności odbiorowych, tj. do dnia 31 października 2012 roku. Za wykonanie przedmiotu umowy strony ustaliły wynagrodzenie w wysokości - 5.500,00 zł brutto (w tym podatek VAT). Rozliczenie za wykonanie przedmiotu umowy nastąpi w terminie 30 dni od daty złożenia faktury. Umowa została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy. 10. Stwierdzono, że do dnia 30 kwietnia 2012 roku koszty zadania inwestycyjnego prowadzonego na koncie 080-1 Inwestycje gminne 6 Modernizacja budynku instytucji kultury w miejscowości Kluki wyniosły - 81.105,00 zł. Do kosztów zadania zaliczono następujące koszty:
1) wykonanie projektu modernizacji budynku instytucji kultury w miejscowości Kluki na podstawie faktury nr 21/12/08P z dnia 1 grudnia 2008 roku na kwotę 48.800,00 zł wystawionej przez Zakład Usługowo-Handlowy i Budowlana Pracownia Projektowa „ELMIR” s.c. Do faktury dołączono protokół zdawczo- odbiorczy przekazania dokumentacji projektowej z dnia 21 listopada 2008 roku. Zgodnie z umową zawartą w dniu 19 maja 2008 roku zlecono do wykonania: inwentaryzację budowlaną, ekspertyzy stanu technicznego budynku oraz dokumentację projektową przebudowy i rozbudowy (kotłownia) budynku Domu Kultury w Klukach do zadania inwestycyjnego pn. „Modernizacja budynku instytucji kultury w miejscowości Kluki”. Termin wykonania przedmiotu umowy wyznaczono na dzień 30 października 2008 roku. W dniu 28 października 2008 roku zawarty został aneks do powyższej umowy, którym przedłużono czas realizacji umowy do dnia 23 listopada 2008 roku. Fakturę uregulowano w dniu 15 grudnia 2008 roku (Wyciąg Bankowy nr 207 z dnia 15 grudnia 2008 roku; poz. księgowa 2258/08). Wykonanie projektu zgodnie z umową potwierdził oraz sprawdzenia faktury pod względem merytorycznym dokonał inspektor – Iza Lipińska. Pod względem formalno-rachunkowym fakturę sprawdził specjalista – Jolanta Gontarek. Ponadto faktura została poddana kontroli przez Skarbnika Gminy. Do wypłaty ze środków rozdziału 92109 §6050 zatwierdził Wójt Gminy (Wn 080/112 Ma 201-ELMIR);
2) wykonanie projektu zamiennego modernizacji budynku instytucji kultury w miejscowości Kluki na podstawie faktury nr 07/03/10P z dnia 9 kwietnia 2010 roku na kwotę 14.030,00 zł wystawionej przez Zakład Usługowo-Handlowy i Budowlana Pracownia Projektowa „ELMIR” s.c. Do faktury dołączono protokół zdawczo-odbiorczy przekazania zamiennej dokumentacji projektowej z dnia 9 kwietnia 2010 roku. Zgodnie z umową zawartą w dniu 1 marca 2010 roku zlecono do wykonania: aktualizację dokumentacji projektowej przebudowy i rozbudowy (kotłownia) budynku Domu Kultury w Klukach dla zadania inwestycyjnego pn. „Modernizacja budynku instytucji kultury w miejscowości Kluki”. Termin wykonania przedmiotu umowy wyznaczono na dzień 9 kwietnia 2010 roku. Fakturę uregulowano w dniu 16 kwietnia 2010 roku (Wyciąg Bankowy nr 55 z dnia 16 kwietnia 2010 roku; poz. księgowa 509/10). Wykonanie projektu zamiennego zgodnie z umową potwierdził oraz sprawdzenia faktury pod względem merytorycznym dokonał inspektor – Barbara Adamczyk-Zięba. Pod względem formalno-rachunkowym fakturę sprawdził inspektor – Jolanta Gontarek. Ponadto faktura została poddana kontroli zgodnie z ustawą o finansach publicznych przez Skarbnika Gminy. Do wypłaty ze środków rozdziału 92109 § 6050 zatwierdził Wójt Gminy; operację finansową ujęto na kontach Wn 080-1/Ma 201-1;
______96 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
3) wykonanie aktualizacji dokumentacji projektowej zadania inwestycyjnego pn. „Modernizacja budynku instytucji kultury w miejscowości Kluki” na podstawie rachunku nr 05/12/11 z dnia 1 grudnia 2011 roku na kwotę 15.200,00 zł wystawionej przez „RESPEKT” Biuro Projektów i Usług Inwestycyjno-Budowlanych Sławomir Najgiebauer. Do rachunku dołączono protokół zdawczo-odbiorczy przekazania aktualizacji dokumentacji projektowej z dnia 30 listopada 2011 roku. Zgodnie z umową zawartą w dniu 21 września 2011 roku zlecono do wykonania aktualizację dokumentacji projektowej nadbudowy, rozbudowy z przebudową Gminnego Ośrodka Kultury w Klukach dla zadania inwestycyjnego pn. „Modernizacja budynku instytucji kultury w miejscowości Kluki”. Termin wykonania przedmiotu umowy wyznaczono na dzień 30 listopada 2011 roku. Rachunek uregulowano w dniu 15 grudnia 2011 roku (2285/11). Wykonanie aktualizacji projektu zgodnie z umową potwierdził oraz sprawdzenia rachunku pod względem merytorycznym dokonał Kierownik Referatu Gospodarki Gruntami, Budownictwa, Rolnictwa i Środowiska. Pod względem formalno-rachunkowym rachunek sprawdził inspektor – Jolanta Gontarek. Ponadto rachunek został poddany kontroli zgodnie z ustawą o finansach publicznych przez Skarbnika Gminy. Do wypłaty ze środków rozdziału 92109 §6050 zatwierdził Wójt Gminy; operację ujęto na kontach Wn 080-1/Ma 201-1;
4) wykonanie audytu energetycznego wraz z opinią o planowanym efekcie ekologicznym – GOK Kluki na podstawie faktury nr 00007/2012 z dnia 16 kwietnia 2012 roku na kwotę 3.075,00 zł wystawionej przez Biuro Projektowo- Usługowe „EKO-PLAN” Krzysztof Łudczak. Do faktury dołączono protokół zdawczo-odbiorczy przekazania dokumentacji audytu energetycznego wraz z opinią o planowanym efekcie ekologicznym dla budynku Gminnego Ośrodka Kultury w Klukach z dnia 13 kwietnia 2012 roku. Zgodnie z umową zawartą w dniu 19 marca 2012 roku zlecono do wykonania opracowanie dokumentacji audytu energetycznego wraz z opinią o planowanym efekcie ekologicznym dla budynku Gminnego Ośrodka Kultury w Klukach ujętego pn. „Modernizacja budynku Instytucji Kultury – zmodernizowanie instytucji budynku”. Termin wykonania przedmiotu umowy wyznaczono na dzień 29 marca 2012 roku. Z treści §6 umowy wynika, iż w przypadku nie wykonania przedmiotu umowy w ustalonym terminie wykonawca zapłaci zamawiającemu karę umowną w wysokości 1% wartości przedmiotu umowy za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia. Fakturę uregulowano w dniu 4 maja 2012 roku (745/12). Wykonanie dokumentacji zgodnie z umową potwierdziła oraz sprawdzenia faktury pod względem merytorycznym dokonała inspektor – Urszula Herudzińska. Pod względem formalno-rachunkowym fakturę sprawdziła inspektor – Jolanta Gontarek. Ponadto faktura została poddana kontroli zgodnie z ustawą o finansach publicznych przez Skarbnika Gminy. Do wypłaty ze środków rozdziału 92109 § 6050 zatwierdził Wójt Gminy; operację ujęto na kontach Wn 080-1/Ma 201-1. Ustalono, że w wyniku nieterminowej realizacji umowy, tj. przekazania dokumentacji audytu energetycznego wraz z opinią o planowanym efekcie ekologicznym wystawiona została w dniu 27 kwietnia 2012 roku nota obciążeniowa nr 04/2012 na kwotę - 461,25 zł z tytułu naliczonych kar umownych za okres od 30 marca 2012 roku do 13 kwietnia 2012 roku. Powyższą kwotę należało uiścić w terminie 3 dni od daty otrzymania noty. Nota została doręczona w dniu 30 kwietnia 2012 roku. W dniu 2 maja 2012 roku do Urzędu Gminy wpłynęło pismo od wykonawcy dokumentacji, w którym wnosi o potrącenie kary umownej w kwocie - 461,25 zł z przedłożonej faktury nr 00007/2012 na kwotę - 3.075,00 zł. Ustalono, iż kwota wynikająca z faktury potrącona o należną karę umowną została przekazana wykonawcy w dniu 4 maja 2012 roku (WB nr 75).
______97 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
11. Ustalono, że środki finansowe na realizację zadania „Modernizacja budynku instytucji kultury w miejscowości Kluki” zostały zabezpieczono w dziale 921 rozdział 92109 § 6050:
2008
1) uchwałą nr 64/XV/07 z dnia 28 grudnia 2007 roku w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Kluki na rok 2008 zabezpieczono środki w wysokości 150.000,00 zł, w tym zaplanowane do poniesienia w 2008 roku w wysokości 50.000,00 zł (załącznik nr 5 – Wieloletni program inwestycyjny Gminy Kluki oraz limity wydatków na wieloletnie zadania inwestycyjne) – środki zaplanowane w rozdziale 92195 §6050;
2) uchwałą nr 5/XVII/08 z dnia 29 lutego 2008 roku w sprawie zmian w budżecie Gminy Kluki na rok 2008 przeniesiono zaplanowane środki w § 6050 w wysokości - 150.000,00 zł z rozdziału 92195 do rozdziału 92109, w tym zaplanowane do poniesienia w 2008 roku w wysokości - 50.000,00 zł (załącznik nr 2 – plan wydatków budżetowych oraz załącznik nr 5 – Wieloletni program inwestycyjny Gminy Kluki oraz limity wydatków na wieloletnie zadania inwestycyjne);
2009 rok
3) uchwałą nr 1/XXV/09 z dnia 30 stycznia 2009 roku w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Kluki na rok 2009 zabezpieczono środki w wysokości - 1.248.800,00 zł, w tym: poniesione nakłady finansowe w wysokości - 48.800,00 zł oraz zaplanowane do poniesienia w 2009 roku w wysokości - 150.000,00 zł (załącznik nr 5 – Wieloletni program inwestycyjny Gminy Kluki oraz limity wydatków na wieloletnie zadania inwestycyjne na lata 2009-2011);
4) uchwałą nr 29/XXXII/09 z dnia 16 września 2009 roku w sprawie zmian w budżecie Gminy Kluki na rok 2009 zabezpieczono środki w wysokości - 1.248.800,00 zł, w tym: poniesione nakłady finansowe w wysokości - 48.800,00 zł oraz zaplanowane do poniesienia w 2009 roku w wysokości - 0,00 zł – zmniejszenie wydatków o - 150.000,00 zł (załącznik nr 5 – Wieloletni program inwestycyjny Gminy Kluki oraz limity wydatków na wieloletnie zadania inwestycyjne na lata 2009-2011);
5) uchwałą nr 41/XXXV/09 z dnia 16 listopada 2009 roku w sprawie zmian w budżecie Gminy Kluki na rok 2009 zabezpieczono środki w wysokości - 2.949.261,00 zł – zwiększenie środków o kwotę - 1.700.461,00 zł, w tym: poniesione nakłady finansowe w wysokości - 48.800,00 zł oraz zaplanowane do poniesienia w 2009 roku w wysokości - 0,00 zł (załącznik nr 5 – Wieloletni program inwestycyjny Gminy Kluki oraz limity wydatków na wieloletnie zadania inwestycyjne na lata 2009-2011);
2010
6) uchwałą nr 51/XXXVI/09 z dnia 28 grudnia 2009 roku w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Kluki na rok 2010 zabezpieczono środki w wysokości - 2.949.261,00 zł, w tym: poniesione nakłady finansowe w wysokości - 48.800,00 zł oraz zaplanowane do poniesienia w 2010 roku w wysokości - 700.000,00 zł (załącznik nr 5 – Wieloletni program inwestycyjny Gminy Kluki oraz limity wydatków na wieloletnie zadania inwestycyjne na lata 2010-2012);
______98 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
7) uchwałą nr 8/XXXIX/10 z dnia 9 kwietnia 2010 roku w sprawie zmian w budżecie Gminy Kluki na rok 2010 zabezpieczono środki w wysokości - 3.049.261,00 zł, w tym: poniesione nakłady finansowe w wysokości - 48.800,00 zł oraz zaplanowane do poniesienia w 2010 roku w wysokości - 800.000,00 zł – zwiększenie wydatków o 100.000,00 zł (załącznik nr 2 – zmiany w planie wydatków budżetu oraz załącznik nr 4 – Wieloletni program inwestycyjny Gminy Kluki oraz limity wydatków na wieloletnie zadania inwestycyjne na lata 2010-2012);
8) uchwałą nr 37/XLVI/10 z dnia 12 listopada 2010 roku w sprawie zmian w budżecie Gminy Kluki na rok 2010 zabezpieczono środki w wysokości - 1.692.587,00 zł, w tym: poniesione nakłady finansowe w wysokości - 48.800,00 zł oraz zaplanowane do poniesienia w 2010 roku w wysokości - 14.030,00 zł – zmniejszenie wydatków o - 785.970,00 zł (załącznik nr 2 – zmiany w planie wydatków budżetowych oraz załącznik nr 4 – Wieloletni program inwestycyjny Gminy Kluki oraz limity wydatków na wieloletnie zadania inwestycyjne na lata 2010-2012);
2011
9) uchwałą nr 29/V/11 z dnia 23 lutego 2011 roku w sprawie uchwalenia budżetu gminy na rok 2011 zabezpieczono środki w wysokości - 498.938,50 zł, (załącznik nr 2 – Plan wydatków budżetu na 2011 rok);
10) zarządzeniem nr O.0050.70.2011 z dnia 19 października 2011 w sprawie zmian w planie dochodów i wydatków budżetowych na 2011 rok zwiększono zabezpieczone środki o kwotę - 1.300,00 zł; po zmianach zabezpieczone środki wynosiły - 500.238,50 zł; (załącznik nr 1 – Plan wydatków budżetowych na 2011 roku);
11) uchwałą nr 62/XI/11 z dnia 27 października 2011 roku w sprawie zmian w budżecie Gminy na rok 2011 zwiększono zabezpieczone środki o kwotę - 2.200,00 zł; po zmianach zabezpieczone środki wynosiły - 502.438,50 zł; (załącznik nr 2 – Plan wydatków budżetowych na 2011 rok);
2012
12) uchwałą nr 86/XIII/11 z dnia 29 grudnia 2011 roku w sprawie uchwalenia budżetu gminy na rok 2012 zabezpieczono środki w wysokości - 800.000,00 zł; (załącznik nr 2 – Plan wydatków budżetowych na 2012 rok oraz załącznik nr 6 – Plan nakładów na inwestycje realizowane przez Gminę Kluki w 2012 roku).
Dane dotyczące zadań inwestycyjnych: Przebudowa i remont dróg wewnętrznych i gminnych na terenie Gminy Kluki, Zagospodarowanie działek oznaczonych nr ew. 731/2 i 732/2 położonych w miejscowości Kluki, Nadbudowa i rozbudowa z przebudową budynku Gminnego Ośrodka Kultury w Klukach (ETAP I) w ramach zadania inwestycyjnego „Modernizacja budynku instytucji kultury – zmodernizowanie istniejącego budynku” - stanowią załącznik nr 27 do protokołu kontroli.
______99 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
IX. EWIDENCJA MAJ ĄTKU GMINY. INWENTARYZACJA
ZASADY EWIDENCJI SKŁADNIKÓW MAJ ĄTKOWYCH (EWIDENCJA ILO ŚCIOWA , ILO ŚCIOWO –WARTO ŚCIOWA )
Zasady ewidencji składników majątkowych uregulowane zostały zarządzeniem nr 0/0151/111/10 Wójta Gminy Kluki z dnia 20 grudnia 2010 roku w sprawie zmiany zakładowego planu kont oraz zarządzeniem nr 0/0151/23/08 z dnia 2 czerwca 2008 roku w sprawie zasad i trybu gospodarowania składnikami majątku ruchomego. Zgodnie z powyższymi uregulowaniami ewidencji ilościowo wartościowej podlegają środki trwałe ujmowane na kontach 011 i 013. Bez względu na wartość na koncie środków trwałych (konto 011) ewidencjonuje się grunty, budynki i budowle. Ewidencji ilościowo-wartościowej podlegają składniki majątkowe o wartości powyżej 1.000,00 zł, a nie przekraczające kwoty 3.500,00 zł. Kontrola stanu tychże składników majątkowych prowadzona jest komputerowo w programie srt bdf-elin; każdy składnik majątkowych zaliczony do pozostałych środków trwałych ma nadawany numer inwentarzowy, ze wskazaniem miejsca użytkowania i osób materialnie odpowiedzialnych. Środki trwałe o wartości powyżej - 150,00 zł, a nie przekraczające kwoty - 1.000,00 zł podlegają ewidencji ilościowej prowadzonej komputerowo, gdzie każdy składnik majątkowy ma nadany numer inwentarzowy. Ewidencja pozostałych środków trwałych niskocennych o charakterze drobnego wyposażenia – za wyjątkiem wyposażenia biurowego typu meble biurowe – o wartości do - 150,00 zł włącznie prowadzona jest ręcznie, pozaksięgowo, w sposób umożliwiający identyfikację każdego przedmiotu oraz miejsca użytkowania. Wartości niematerialne i prawne o wartości powyżej - 3.500,00 zł umarzane są metodą liniową według zasad i stawek ustalonych w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych i przyjmuje się, że okres ich amortyzowania wynosi 24 miesiące (t.j. wg stawki 50%). Aktualizacja programów komputerowych (związana z zakupem nowej licencji) o wartości powyżej - 3.500,00 zł stanowi samodzielny tytuł wartości niematerialnych i prawnych i ujmowana jest jako osobna pozycja na koncie 020 – wartości niematerialne i prawne. Wartości niematerialne i prawne nie przekraczające kwoty - 3.500,00 zł umarzane są w dacie oddania do używania.
EWIDENCJA ŚRODKÓW TRWAŁYCH – KONTO 011, 013.
2.1. Urz ądzenia ksi ęgowe
Ewidencja środków trwałych ujmowanych na koncie 011 i 013 prowadzona jest komputerowo. Środki trwałe objęte ewidencją konta 011 prowadzone są z uwzględnieniem ich grup rodzajowych, w tym m.in. grunty, budynki, budowle, maszyny i urządzenia. Uzupełnieniem ewidencji analitycznej są prowadzone dodatkowo dla każdego środka trwałego karty środka trwałego. Podstawę do zaewidencjonowania środka trwałego stanowią: dowód OT – przyjęcie środka trwałego i OTI – zwiększenie wartości środka trwałego. Do udokumentowania ruchu środków trwałych służą również dowody takie jak: MT- zmiana miejsca użytkowania środka trwałego; PT – protokół przekazania – przejęcia środka trwałego i LT – likwidacja środka trwałego.
______100 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Ewidencja księgowa zarówno syntetyczna jak i analityczna obejmuje grunty stanowiące własność Gminy Kluki; ewidencja analityczna gruntów jest zgodna z ewidencją gruntów prowadzoną w Referacie Gospodarki Urzędu Gminy w Klukach.
2.2. Udokumentowanie obrotów na kontach (zwi ększenia, zmniejszenia) - 2011 rok
Stan majątku Gminy Kluki objętego ewidencją konta 011 – środki trwałe w 2011 roku kształtował się następująco: • stan na dzień 1 stycznia 2011 roku saldo Wn – 17.868.445,47 zł;
• obroty strony Wn w ciągu roku – 1.876.524,26 zł;
• obroty strony Ma w ciągu roku – 63.467,60 zł;
• stan na dzień 31 grudnia 2011 roku saldo Wn – 19.681.502,13 zł.
Zwiększenie środków trwałych w 2011 roku o kwotę - 1.876.524,26 zł wynikało:
• z nieodpłatnego przyjęcia gruntów Skarbu Państwa zajętych pod drogi na łączną kwotę – 68.000,00 zł (grupa 0 – grunty);
• z przyjęcia na majątek zakończonych inwestycji i zwiększenia wartości początkowej istniejących środków trwałych o równowartość poniesionych kosztów, zaliczonych do grupy 2 - budowle na łączną kwotę – 1.802.534,27 zł, w tym drogi – 1.692.596,84 zł, urządzenie terenów zieleni – 70.309,74 zł; place zabaw – 30.317,69 zł; oświetlenie uliczne – 9.310,00 zł;
• z przyjęcia na majątek zakupionych gotowych środków trwałych na kwotę – 5.989,99 zł.
Zmniejszenie środków trwałych w 2011 roku o kwotę – 63.467,60 zł spowodowane było:
• sprzedażą gruntów stanowiących mienie Gminy na łączną kwotę – 7.000,00 zł;
• likwidacją środka trwałego na kwotę – 8.100,60 zł;
• zmniejszeniem wartości początkowej środka trwałego (sieć kanalizacyjna) w związku z odliczeniem podatku VAT naliczonego od zakupionych towarów i usług, wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych w zakresie odprowadzania ścieków na kwotę – 48.367,00 zł.
2.3. Prawidłowo ść stosowanych odpisów umorzeniowych - 2011 rok
Umorzenie środków trwałych ewidencjonuje się na koncie 071 – umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Umorzenia środków trwałych nalicza się od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym środek przyjęto do używania i do końca miesiąca, w którym następuje zrównanie wysokości umorzenia z wartością początkową, lub w którym środek trwały pozostawiono w stan likwidacji,
______101 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
sprzedano, przekazano nieodpłatnie lub stwierdzono jego niedobór. Odpisy amortyzacyjne są dokonywane w korespondencji z kontem 401 – amortyzacja. Według ewidencji księgowej konta 071 – wartość umorzenia środków trwałych w 2011 roku kształtowała się następująco: • stan na dzień 1 stycznia 2011 roku – 2.813.440,80 zł
• zmniejszenie wartości umorzenia w ciągu roku – 1.792,42 zł;
• wartość umorzenia środków trwałych za 2011 rok – 539.000,00 zł;
• stan na dzień 31 grudnia 2011 roku – 3.350.648,28 zł.
Kontrolę prawidłowości zastosowanych stawek amortyzacyjnych i dokonania odpisów umorzeniowych przeprowadzono w odniesieniu do niżej wymienionych środków trwałych: grupa 1 budynki 1. budynek GOK – nr inwentarzowy 1/107/0004 – zastosowana stawka 2,5%;
2. łącznica autobusowa – nr inwentarzowy 1/109/0021 – zastosowana stawka 2,5%;
3. budynek gospodarczy – nr inwentarzowy 1/109/0009 – zastosowana stawka 2,5%;
4. przystanek autobusowy – nr inwentarzowy 1/109/0037 – zastosowana stawka 4,0%;
5. strażnica OSP – nr inwentarzowy 1/109/0016 – zastosowana stawka 2,5%;
6. wiata przystankowa – nr inwentarzowy 1/109/0010 – zastosowana stawka 2,5%; grupa 2 – budowle 1. most – nr inwentarzowy 2/223/0002 – zastosowana stawka – 4,5%;
2. droga wewnętrzna – nr inwentarzowy – 2/220/0044 – zastosowana stawka 4,5%;
3. parking – nr inwentarzowy 2/220/0045 – zastosowana stawka 4,5%;
4. przepust betonowy – nr inwentarzowy 2/220/0050 – zastosowana stawka 4,5%;
5. oświetlenie uliczne – nr inwentarzowy 2/220/0061 – zastosowana stawka 4,5%;
6. skwer – nr inwentarzowy 2/290/0070 – zastosowana stawka 4,5%;
7. sieć wodociągowa – nr inwentarzowy 2/210/0127 – zastosowana stawka 4,5%;
8. przyłącze wodociągowe – nr inwentarzowy 2/211/-128 – zastosowana stawka 4,5%;
9. kompleks boisk nr inwentarzowy 2/290/0131 – zastosowana stawka 2,5%;
10. kanalizacja – nr inwentarzowy 2/211/0136 – zastosowana stawka 4,5%;
11. teren zieleni – nr inwentarzowy 2/290/0148 – zastosowana stawka 4,5%; grupa 4 1. zasilacz UPS – nr inwentarzowy 4/491/0081 – zastosowana stawka 30,0%;
______102 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2. szafa teleinformatyczna – nr inwentarzowy 4/491/0085 – zastosowana stawka 30,0%;
3. drukarka laserowa – nr inwentarzowy 4/491/0087 – zastosowana stawka 30,0%;
4. zestaw komputerowy – nr inwentarzowy 4/491/0090 – zastosowana stawka 30,0%; grupa 6 1. system alarmowy – nr inwentarzowy 6/624/0004 – zastosowana stawka 10,0%;
2. klimatyzator – nr inwentarzowy 6/653/0001 – zastosowana stawka 10,0%;
3. syrena dachowa – nr inwentarzowy 6/624/0015 – zastosowana stawka 10,0%;
4. monitoring – nr inwentarzowy 6/620/0016 – zastosowana stawka 10,0%;
5. centrala telefoniczna – nr inwentarzowy 6/626/0017 – zastosowana stawka 10,0%; grupa 7 – środki transportu 1. naczepa NEPTUN – nr inwentarzowy – 7/748/0013 – zastosowana stawka 14%;
Testy dotyczące ewidencji składników majątkowych, urządzeń księgowych, udokumentowania obrotów na kontach i odpisów umorzeniowych, ewidencji pozostałych środków trwałych w używaniu i wartości niematerialnych i prawnych stanowią załącznik nr 28 do protokołu kontroli.
INWENTARYZACJA
3.1. Instrukcja inwentaryzacyjna. Terminy przeprowadzania inwentaryzacji
Instrukcja inwentaryzacyjna wprowadzona została zarządzeniem nr O/0151/58/2007 Wójta Gminy Kluki z dnia 14 listopada 2007 roku w sprawie zatwierdzenia instrukcji dotyczącej gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie. W kontrolowanej jednostce terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji ustalono w sposób odpowiadający uregulowaniom zawartym w powyższym zakresie w art.26 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. W instrukcji inwentaryzacyjnej ustalono ponadto: • etapy inwentaryzacji (przygotowanie, techniczne przeprowadzenie, wycena i ustalenie różnic inwentaryzacyjnych i efekt inwentaryzacji); • uprawnienia, obowiązki i odpowiedzialność osób uczestniczących w przeprowadzeniu inwentaryzacji; • metody inwentaryzacji (spis z natury, potwierdzenie sald, weryfikacja).
______103 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
3.2. Prawidłowo ść przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji
W dniu 28 października 2011 roku Wójt Gminy Kluki wydał zarządzenie nr O.0050.73.2011 w sprawie przeprowadzenia rocznej inwentaryzacji aktywów i pasywów w Urzędzie Gminy Kluki za 2011 rok i powołania zespołów spisowych. Zgodnie z w/w zarządzeniem inwentaryzację należy przeprowadzić w następujący sposób: 1) drogą spisu z natury – środki trwałe, pozostałe środki trwałe, zbiory biblioteczne według stanu na dzień 31 grudnia 2011 roku – w terminie od 7 listopada do 5 grudnia 2011 roku; środki pieniężne i depozyty w kasie, druki ścisłego zarachowania, materiały znajdujące się w magazynie materiałów biurowych, w magazynie remontów, paliw i w magazynie OC – w dniu 30 grudnia 2011 roku; 2) drogą uzyskania potwierdzenia sald – środki pieniężne zgromadzone na rachunkach bankowych, pożyczki, kredyty i lokaty – wg stanu na 31 grudnia 2011 roku; należności z wyjątkiem spornych wątpliwych – wg stanu na 30 listopada 2011 roku; własnych składników majątkowych powierzonych lub użyczonych innym podmiotom – wg stanu na dzień 31 grudnia 2011 roku; 3) w formie weryfikacji sald – poprzez porównanie danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości inwentaryzacji podlegają: grunty; środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony (wodociągi), drogi i parkingi oraz inne trwale połączone z gruntem; wartości niematerialne i prawne; udziały i akcje; środki pieniężne w drodze; materiały i towary w drodze oraz dostawy niefakturowane; rozrachunki publiczno-prawne; rozrachunki z pracownikami; rozrachunki z osobami nieprowadzącymi ksiąg rachunkowych, rezerwy, fundusze specjalne, środki trwałe w budowie; ulepszenie w obcych środkach trwałych, inne aktywa i pasywa – według stanu na dzień 31 grudnia 2011 roku. Z protokołu wstępnego Komisji Inwentaryzacyjnej z rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych wynika, że stwierdzono niedobory w kwocie – 5.887,91 zł i nadwyżki w kwocie - 1.306,20 zł; w odniesieniu do nadwyżki w kwocie - 1.306,20 zł (stwierdzonej w jednym z pomieszczeń) Komisja Inwentaryzacyjna wyjaśniła, że stanowi ona równowartość niedoborów stwierdzonych w gabinecie Sekretarza i zaproponowała dokonać kompensaty tych wartości z uwagi na ich tożsamość. Po przeprowadzeniu spisu uzupełniającego w dniu 12 stycznia 2012 roku Komisja ustaliła, że składniki majątkowe wykazane jako niedobory w gabinecie Sekretarza, w gabinecie Przewodniczącego Rady Gminy oraz w sekretariacie ujawnione zostały w innych pomieszczeniach. Nie ujawniono natomiast niedoborów o łącznej kwocie – 516,60 zł, stanowiących zbiory biblioteczne (książki). Z uwagi na fakt, iż niedobory na powyższą wartość nie wynikały z winy pracownika odpowiedzialnego materialnie – komisja Inwentaryzacyjna zaproponowała uznać je jako niezawinione i wpisać w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych. Na zakończenie rocznej inwentaryzacji aktywów i pasywów w Urzędzie Gminy w Klukach za 2011 rok Komisja Inwentaryzacyjna sporządziła protokół z posiedzenia, które odbyło się w dniu 16 stycznia 2012 roku . Przedmiotem posiedzenia Komisji były sprawy związane z weryfikacją i rozliczeniem różnić inwentaryzacyjnych stwierdzonych w czasie inwentaryzacji drogą spisu z natury środków trwałych, pozostałych środków trwałych, zborów bibliotecznych - przeprowadzonej w dniach od 7 listopada 2011 roku do 5 grudnia 2011 roku, materiałów znajdujących się w magazynach: biurowym, materiałów do remontu, paliw i OC – przeprowadzonej w dniu 30 grudnia 2011 roku spisanych na 146 arkuszach spisowych o nr: 001605-001606; 001700-001703; 001726; 001749- 001782, 001784-001794; 001751-001796; 001799-001866; 001871-001894 oraz na 5 arkuszach o nr 001797 i 001867-001870 wykorzystanych podczas spisu uzupełniającego
______104 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
w dniu 12 stycznia 2012 roku. Według powyższego protokołu na podstawie zestawienia różnic inwentaryzacyjnych stwierdzonych w wyniku inwentaryzacji przeprowadzonej metodą spisu z natury wg stanu na dzień 31 grudnia 2011 roku stwierdzono niedobory w kwocie – 5.887,91 zł i nadwyżki w kwocie 1.306,20 zł. Po przeprowadzeniu spisu uzupełniającego i ponownym sporządzeniu w dniu 16 stycznia 2012 roku różnic inwentaryzacyjnych stwierdzono niedobory w kwocie 5.887,91 zł i nadwyżki w kwocie 5.371,31 zł. Po rozpatrzeniu wyjaśnień osób materialnie odpowiedzialnych komisja inwentaryzacyjna postanowiła różnice inwentaryzacyjne rozliczyć w sposób następujący: nadwyżki w kwocie 5.371,31 zł skompensować z niedoborami stwierdzonymi w pokoju nr 10 – gabinet sekretarza; niedobory w kwocie 516,60 zł – uznać za niezawinione. Z protokołu wynika ponadto, że konieczność przeprowadzenia spisu uzupełniającego spowodowała niewielkie przekroczenie terminów, o których mowa w harmonogramie inwentaryzacji. Protokół Komisji inwentaryzacyjnej zaopiniowała w dniu 18 stycznia 2012 roku Skarbnik Gminy Pani Elżbieta Bednik, radca Prawny Piotr Skupiński oraz Przewodniczący Komisji inwentaryzacyjnej inspektor Urszula Herudzińska – w dniu 19 stycznia 2012 roku. Ustalenia komisji Inwentaryzacyjnej zatwierdził w dniu 25 stycznia 2012 roku Wójt Gminy Pan Karol Sikora. Analiza przedstawionych wyżej protokołów Komisji Inwentaryzacyjnej, zestawień różnic inwentaryzacyjnych sporządzonych na okoliczność rozliczenia wyników inwentaryzacji oraz arkuszy spisowych, w tym również arkuszy spisu uzupełniającego wykazała, że faktycznie w wyniku inwentaryzacji nie spisano składników majątkowych na kwotę 868,62 zł (tj. pozostałych środków trwałych w używaniu objętych ewidencją konta 013) i na kwotę 516,60 zł (zbiorów bibliotecznych objętych ewidencją konta 014). Niedobory w kwocie - 868,62 zł ujawnione zostały w wyniku spisu uzupełniającego, natomiast pozostała różnica dotycząca pozostałych środków trwałych w używaniu stanowiąca kwotę - 1.306,20 zł nazwana przez Komisję Inwentaryzacyjną niedoborem faktycznie nie stanowiła niedoboru w ogólnym rozliczeniu wyników inwentaryzacji; ustalono, że były to niedobory np. składników majątkowych przypisanych do danego pomieszczenia, jednak na dzień spisu znajdowały się w pomieszczeniu innym i tam też zostały spisane i uznane jako nadwyżki inwentaryzacyjne . W analogiczny sposób stwierdzone były niedobory w księgozbiorach, które spisane były w miejscu innym niż zostały przypisane. Rzeczywisty niedobór wynikający ostatecznego rozliczenia wyników inwentaryzacji wynosił 516,60 zł i dotyczył składników majątkowych objętych ewidencją konta 014 – księgozbiory. Według zestawień składników majątkowych mienia Gminy Kluki zinwentaryzowanych według stanu na dzień 31 grudnia 2011 roku metodą spisu z natury, potwierdzenia sad i weryfikacji sald wynikają wartości: 1. środki trwałe (ujęte w ewidencji konta 011) – objęte spisem z natury – 4.627.231,53 zł; objęte weryfikacją sald – 15.017.070,61 zł, w tym grunty – 4.894.675,13 zł i pozostałe – 10.122.395,48 zł); objęte potwierdzeniem sald – 3.900,00 zł) – faktyczna wartość składników majątkowych na dzień inwentaryzacji – 19.648.202,14 zł ; wartość księgowa na dzień 31 grudnia 2011 roku stanowiła kwotę – 19.681.502,13 zł; różnica w kwocie 33.299,99 zł stanowi zwiększenie majątku trwałego w okresie od dnia zakończenia inwentaryzacji do dnia 31 grudnia 2011 roku; 2. pozostałe środki trwałe (ujęte w ewidencji konta 013) objęte spisem z natury – faktyczna wartość spisanych składników majątkowych – 207.671,24 zł; stan księgowy na dzień 31 grudnia 2011 roku – 212.860,18 zł; różnica w kwocie 5.188,94 zł wynika z zakupu i przyjęcia do używania pozostałych środków trwałych w okresie od dnia zakończenia spisu z natury do dnia 31 grudnia 2011 roku;
______105 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
3. zbiory biblioteczne (ujęte w ewidencji konta 014) objęte spisem z natury – wartość faktyczna 12.025,23 zł; wartość księgowa na dzień 31 grudnia 2011 roku 12.541,83 zł; różnica w kwocie 516,60 zł stanowi niedobór stwierdzony w wyniku rozliczenia inwentaryzacji; 4. wartości niematerialne i prawne (ujęte w ewidencji konta 020) objęte weryfikacją sald – wartość faktyczna – 331.535,19 zł; wartość księgowa na dzień 31 grudnia 2011 roku 331.535,19 zł; 5. akcie i udziały (ujęte w ewidencji konta 030) zinwentaryzowane w drodze weryfikacji sald – wartość faktyczna 12.000,00 zł odpowiada wartości księgowej; 6. inwestycje – środki trwałe w budowie (ujęte w ewidencji konta 080) objęte weryfikacją sald – wartość faktyczna na dzień weryfikacji – 315.382,03 zł; wartość księgowa na dzień 31 grudnia 2011 roku – 307.302,03 zł; różnica w kwocie 8.080,00 zł wynika ze zwiększenia wartości środków trwałych w budowie o - 1.230,00 zł i zmniejszenia wartości tychże środków o kwotę – 9.310,00 zł 7. środki pieniężne w kasie (objęte ewidencją konta 101) spisane z natury – stan 0,00 zł odpowiadający saldu konta 101 na dzień 31 grudnia 2011 roku; 8. środki na rachunkach bankowych 135, 139 – zgodnie z potwierdzeniem sald z dnia 17 stycznia 2012 roku wg stanu na dzień 31 grudnia 2011 roku; 9. materiały (objęte ewidencją konta 310) – spisane w magazynie na łączną kwotę – 38.360,77 zł , w tym: magazyn biurowy – 2.059,84 zł; magazyn paliw – 26.035,01 zł + 112,54 zł (weryfikacja salda); magazyn gospodarczy – 5.579,14 zł; magazyn OC 4.574,24 zł; wartość księgowa materiałów w magazynie na dzień 31 grudnia 2011 roku – 38.360,77 zł.
X. ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE USTAW ORAZ POROZUMIE Ń Z JEDNOSTKAMI SAMORZ ĄDU TREYTORIALNEGO I ORGANAMI ADMINISTRACJI RZ ĄDOWEJ. POMOC FINANSOWA
POMOC FINANSOWA UDZIELANA INNYM JEDNOSTKOM SAMORZ ĄDU TERYTORIALNEGO – 2010 - 2011
Gmina Kluki w roku 2011 udzieliła dotacji celowej na pomoc finansową innym jednostkom samorządu terytorialnego na dofinansowanie własnych zadań inwestycyjnych i zakupów inwestycyjnych sklasyfikowanej w paragrafie 6300 i 6630 na łączną kwotę - 51.592,10 zł. Środki wydatkowane na pomoc finansową dotyczyły następujących umów i porozumień:
Lp. Numer Treść Podmiot któremu Podstawa udzielenia Termin Termin Umowy/data udzielono pomocy /zawarcia przekazania przekazania zawarcia pomocy /kwota umowy środków środków wg wynikający z ewidencji umowy księgowej Umowa nr Pomoc finansowa z Powiat Uchwała Rady 5 dni po 21.12.2011 1 4/2011 z przeznaczeniem na Bełchatowski Gminy Nr 29/V/11 przedstawieni 02.08.2011 realizację zadania pn. z dnia 23.02.2011 u kopii faktury „Wykonanie robót od wykonawcy budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego drogi powiatowej Nr 1909E Lubiec– Parzno – Bełchatów
______106 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
na odcinku Lubiec-Parzno I i II etap 2 Umowa Budowa zintegrowanego Województwo Uchwała Rady 31.01.2011 01.02.2011 partnerska nr systemu e-Usług Łódzkie Gminy Nr 8/XXVI/09 39/2009/WR publicznych Województwa z dnia 04.03.2009 r. 27.04.2009 Łódzkiego (Wrota Regionu Łódzkiego)
1) Umowa partnerska nr 39/2009/WR zawarta w dniu 27 kwietnia 2009 roku pomiędzy Gminą Kluki reprezentowaną przez Wójta Gminy a Województwem Łódzkim reprezentowanym przez Zarząd na realizację projektu „Budowa Zintegrowanego Systemu e-Usług Publicznych Województwa Łódzkiego (Wrota Regionu Łódzkiego)” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007- 2013 IV Oś Priorytetowa – Społeczeństwo Informacyjne, Działanie IV.2 E – Usługi publiczne. Dofinansowanie Podprojektu w formie dotacji rozwojowej ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego ustalone jest na kwotę nieprzekraczającą - 10.784,80 zł stanowiącą maksymalnie 85% wydatków kwalifikowalnych Podprojektu. Wkład własny Partnera dla realizacji Podprojektu ustalony jest na kwotę - 1.903,20 zł stanowiącą 15% wydatków kwalifikowalnych Podprojektu. Partner zobowiązał się do pokrycia ze środków własnych wszelkich wydatków niekwalifikowalnych powstałych w czasie realizacji projektu. Umowa obowiązuje od dnia jej podpisania do dnia 31 grudnia 2015 roku. Okres realizacji Podprojektu wskazano następująco: termin rozpoczęcia realizacji Podprojektu nie później niż do 1 września 2009 roku, termin zakończenia rzeczowego realizacji Podprojektu do 31 grudnia 2010 roku oraz termin zachowania trwałości projektu do 31 grudnia 2015 roku. Wkład własny Partnera przeznaczony na realizację Podprojektu przekazany zostanie na wyodrębniony dla Podprojektu rachunek bankowy Lidera. Partner zobowiązany jest do przekazania części wkładu własnego w wysokości właściwej dla danego roku budżetowego w termie: w roku 2009 – 30 dni od dnia podjęcia przez Zarząd Województwa Łódzkiego uchwały o realizacji wniosku o dofinansowanie w roku 2009, a w roku 2010 – do 31 stycznia 2010 roku. W przypadku niewykorzystania części środków własnych Partnera przeznaczonych na realizację Podprojektu w danym roku kalendarzowym, Lider zwróci Partnerowi niewykorzystaną część tych środków wraz z odsetkami, które zostały naliczone przez Bank na wyodrębnionym dla Podprojektu rachunku Partnera prowadzonego przez Lidera, w terminie do 5 stycznia roku następnego. Lider w terminie do 30 marca 2010 roku i 30 marca 2011 roku przekaże Partnerowi rozliczenie otrzymanej w poprzednim roku kalendarzowym od Partnera dotacji celowej na realizację Podprojektu wraz ze wskazaniem kwoty wydatków sfinansowanych dotacją rozwojową. Aneksem nr 1 z dnia 31 grudnia 2010 roku do Umowy Partnerskiej zmianie uległy postanowienia dotyczące m.in. finansowania i obowiązywania projektu. Zgodnie z postanowieniami aneksu dotacja oznacza dotację na projekt w rozumieniu art. 5 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy o finansach publicznych. Dofinansowanie Podprojektu ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego ustalone jest na kwotę nieprzekraczającą 11.355,15 zł stanowiącą maksymalnie 85% wydatków kwalifikowalnych Podprojektu. Wkład własny Partnera dla realizacji Podprojektu ustalony jest na kwotę nieprzekraczającą 2.003,85 zł stanowiącą 15% wydatków kwalifikowalnych Podprojektu. Zawarta umowa obowiązuje od dnia jej podpisania do dnia 31 grudnia 2016 roku. Ponadto z wprowadzonego aneksu wynika, iż termin zakończenia rzeczowego realizacji Podprojektu zamyka się datą 31 maja 2011 roku, a termin zachowania trwałości Projektu – 31 grudnia 2016 roku. Dodano także zapis, iż przekazanie środków finansowych przez Partnera w 2011 roku nastąpi do dnia 31 stycznia 2011 roku, a lider w terminie do 31 października 2011 roku przekaże
______107 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Partnerowi rozliczenie otrzymanej w 2011 roku od Partnera dotacji na realizację Podprojektu wraz ze wskazaniem kwoty wydatków sfinansowanych dotacją. Na mocy uchwał nr 1/XXV/09 z dnia 30 stycznia 2009 roku Rada Gminy Kluki zabezpieczyła środku na realizację umowy zawartej z Urzędem Marszałkowskim w wysokości - 2.040,00 zł w dziale 750 rozdz. 75023, z tego w 2009 roku – 1.650,00 zł a w 2010 roku – 390,00 zł (załącznik nr 5). Na mocy uchwały nr 51/XXXVI/09 z dnia 28 grudnia 2009 roku Rada Gminy Kluki zabezpieczyła środki na realizację umowy zawartej z Urzędem Marszałkowskim w wysokości - 1.650,00 zł w 2009 roku oraz w wysokości – 390,00 zł w 2010 roku w dziale 750, rozdziale 75095 § 6630 – Dotacja celowa przekazana do samorządu województwa na inwestycje i zakupy inwestycyjne realizowane na podstawie porozumień (umów) między jednostkami samorządu terytorialnego (załącznik nr 2 do uchwały oraz załącznik nr 5). Uchwałą nr 1/XXXVII/10 z dnia 29 stycznia 2010 roku w sprawie zmiany budżetu gminy na 2010 roku Rada Gminy Kluki dokonała zmiany w rozdziale 75095 § 6630 i zwiększyła na 2010 rok do kwoty - 2.040,00 zł środki na realizację umowy zawartej z Urzędem Marszałkowskim (załącznik nr 4). Na mocy uchwały nr 29/V/11 z dnia 23 lutego 2011 roku Rada Gminy Kluki zabezpieczyła środki na realizację umowy zawartej z Urzędem Marszałkowskim w wysokości - 1.592,10 zł w dziale 750, rozdziale 75095 § 6630 – Dotacja celowa przekazana do samorządu województwa na inwestycje i zakupy inwestycyjne realizowane na podstawie porozumień (umów) między jednostkami samorządu terytorialnego (załącznik nr 2 do uchwały oraz załącznik nr 5). Środki zostały przekazane w dniu 28 sierpnia 2009 roku w wysokości - 1.650,00 zł. Niewykorzystana dotacja została zwrócona w dniu 17 grudnia 2009 roku w wysokości 1.650,00 zł plus naliczone odsetki od rachunku w wysokości - 13,12 zł. W dniu 27 listopada 2009 roku do Urzędu Gminy w Klukach wpłynęła informacja, iż w 2009 roku nie zostaną poniesione żadne wydatki na realizację projektu, a środki zaplanowane na 2009 rok należy zabezpieczyć w roku 2010. Środki zostały przekazane w dniu 29 stycznia 2010 roku w wysokości - 1.903,20 zł. Niewykorzystana dotacja została zwrócona w dniu 28 grudnia 2010 roku w wysokości – 1.491,45 zł plus naliczone odsetki od rachunku. Rozliczenie finansowe dotyczące realizacji projektu w 2010 roku wpłynęło do Urzędu Gminy w Klukach w dniu 14 marca 2011 roku i zamknęło się ogólną kwotą - 2.745,00 zł, z tego - 411,75 zł stanowiły środki wydatkowane w ramach dotacji celowej Partnera, a - 2.333,25 zł stanowiły środki wydatkowane w ramach dotacji z EFRR. Środki zostały przekazane w dniu 1 lutego 2011 roku w wysokości - 1.592,10 zł. Niewykorzystane dotacja została zwrócona w dniu 24 listopada 2011 roku w wysokości - 61,22 zł plus naliczone odsetki od rachunku w wysokości - 27,89 zł. Rozliczenie finansowe dotyczące realizacji projektu w 2011 roku wpłynęło do Urzędu Gminy w Klukach w dniu 30 grudnia 2011 roku i zamknęło się ogólną kwotą - 10.521,36 zł, z czego - 1.578,21 zł stanowiły środki wydatkowane w ramach dotacji celowej Partnera, a - 8.943,15 zł stanowiły środki wydatkowane w ramach dotacji z EFRR. 2) Umowa nr 4/2011 zawarta w dniu 2 sierpnia 2011 roku pomiędzy Zarządem Powiatu Bełchatowskiego a Gminą Kluki reprezentowaną przez Wójta Gminy w sprawie udzielenia pomocy finansowej Powiatowi Bełchatowskiemu na realizację zadania „Wykonanie robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego drogi powiatowej Nr 1909E Lubiec – Parzno - Bełchatów, na odcinku Lubiec – Parzno, etap I i II” do wysokości - 50.000,00 zł, jednak nie więcej niż 50%
______108 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
udokumentowanych kosztów. Umowa zawarta została na podstawie uchwały Rady Gminy Kluki nr 30/XLIV/10 z dnia 24 września 2010 roku w sprawie upoważnienia do zawarcia umowy pomiędzy Gminą Kluki a Powiatem Bełchatowskim, dotyczącej udzielenia pomocy finansowej na realizację zadania inwestycyjnego polegającego na odtworzeniu stanu pierwotnego drogi powiatowej Nr 1909E Lubiec – Parzno – Bełchatów, na odcinku Lubiec – Parzno, etap I i II. Z treści umowy wynika, że Gmina Kluki zobowiązała się udzielić Powiatowi Bełchatowskiemu pomocy finansowej do wysokości 50.000,00 zł z przeznaczeniem na remont drogi powiatowej Nr 1909E Lubiec – Parzno – Bełchatów na odcinku Lubiec - Parzno. Gmina Kluki przekaże pomoc finansową w terminie 5 dni od dnia otrzymania kserokopii faktury wystawionej przez wykonawcę robót potwierdzonej za zgodność z oryginałem wraz z protokołem odbioru robót, a Powiat Bełchatowski przekaże sprawozdanie z otrzymanej pomocy finansowej w terminie do dnia 28 grudnia 2011 roku. Kserokopie faktur wystawionych przez wykonawcę wraz z protokołami odbioru przekazano do Urzędu Gminy w Klukach, co nie zostało potwierdzone datą wpływu. Pomoc finansowa z przeznaczeniem na realizację remontu drogi powiatowej nr 1909E Lubiec – Parzno – Bełchatów na odcinku Lubiec – Parzno w wysokości - 50.000,00 zł przekazana została na rachunek Powiatu Bełchatowskiego w dniu 21 grudnia 2011 roku. Do przelewu dołączono kserokopię umowy nr 4/2011, faktur oraz protokołów odbioru. Na mocy uchwały nr 29/V/11 z dnia 23 lutego 2011 roku Rada Gminy Kluki zabezpieczyła środki na realizację umowy zawartej z Powiatem Bełchatowskim w wysokości - 50.000,00 zł w dziale 600, rozdziale 60014 § 6300 – Dotacja celowa na pomoc finansową udzielaną między jednostkami samorządu terytorialnego na dofinansowanie własnych zadań inwestycyjnych i zakupów inwestycyjnych (załącznik nr 2 do uchwały oraz załącznik nr 8). Rozliczenie otrzymanej pomocy finansowej przekazane zostało Gminie Kluki w dniu 27 grudnia 2011 roku w formie sprawozdania finansowego zawierającego wykaz poniesionych kosztów, kserokopie zawartych umów oraz kserokopie opłaconych faktur wraz z dowodem dokonanych wpłat.
XI. INNE USTALENIA
WYPŁATA JEDNORAZOWEGO DODATKU UZUPEŁNIAJ ĄCEGO
Stosownie do art. 30a ust. 5 Karty Nauczyciela z dnia 26 stycznia 1982 r. (tekst jednolity z 2006 roku Dz. U. nr 97, poz. 674 ze zmianami) Gmina Kluki dnia 8 lutego 2011 roku przekazała sprawozdanie o wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostkę samorządu terytorialnego za 2011 rok Regionalnej Izbie Obrachunkowej. Stwierdzono, że sprawozdanie sporządził Zespół Obsługi Szkół w dniu 18 stycznia 2012 roku oraz przekazał do Wójta Gminy wraz ze sporządzoną analizą wydatków poniesionych na wynagrodzenia nauczycieli. Sprawozdanie przekazano ponadto: • w dniu 1 lutego 2012 roku organizacji związkowej (potwierdzenie odbioru w dniu 13 lutego 2012 roku), • w dniu 1 lutego 2012 roku Związkowi Nauczycielstwa Polskiego (potwierdzenie odbioru w dniu 3 lutego 2012 roku), • w dniu 2 lutego 2012 roku Radzie Gminy Kluki,
______109 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
• dyrektorom prowadzonych przez gminę szkół w dniach: 3 lutego, 8 lutego, 10 lutego 2012 roku. Wyliczenia średniorocznej struktury zatrudnienia w 2011 roku dla nauczycieli stażystów oraz nauczycieli kontraktowych oraz kwoty jednorazowego dodatku uzupełniającego dla nauczycieli stażystów ilustruje poniższe zestawienie tabelaryczne:
stopień Średnioroczna Średnioroczna Suma iloczynów Wydatki Kwota awansu liczba etatów liczba etatów średniorocznej liczby poniesione w ró żnicy zawodow ustalana dla ustalana dla etatów i średnich roku na kol. 5 – kol. 4 ego okresów okresów wynagrodze ń, o których wynagrodzeni obowi ązywania obowi ązywania mowa w art. 30 ust. 3 Karty a w poszczególnych poszczególnych Nauczyciela, ustalonych składnikach kwot bazowych od kwot bazowych dla okresów wskazanych dnia od dnia obowi ązywania w art. 30 ust.1 1 stycznia do dnia 31 1 wrze śnia do poszczególnych kwot Karty sierpnia dnia 31 grudnia bazowych Nauczyciela
1 2 3 4 5 6 nauczyciel 0,00 0,73 7644,85 6.014,88 -1.629,97 stażysta 0,72 7540,13 6.014,88 -1.525,25 nauczyciel 8,33 5,57 245 739,93 253 711,98 7.972,05 kontraktowy
4.635,75 8,20 6,10 249.076,23 253.711,98
Kontrolą objęto ustalenie wskaźników średniorocznej struktury zatrudnienia dla nauczycieli stażystów, ustalenie wydatków na wynagrodzenia nauczycieli stażystów, ustalenie wskaźnika struktury zatrudnienia dla nauczycieli kontraktowych.
Szczegółowe obliczenia w zakresie średniorocznej struktury zatrudnienia nauczycieli stażystów oraz nauczycieli kontraktowych wraz z wyliczeniem wydatków na wynagrodzenia nauczycieli stażystów oraz nauczycieli kontraktowych zawiera załącznik nr 29 do protokołu kontroli.
Ustalona kwota różnicy między wydatkami poniesionymi na wynagrodzenia nauczycieli stażystów w danym roku, a iloczynem średniorocznej liczby etatów tychże nauczycieli oraz ich średnich wynagrodzeń zgodnie z treścią art. 30a ust. 3 Karty Nauczyciela została podzielona między tychże nauczycieli zatrudnionych i pobierających wynagrodzenie w 2011 roku, dla których ustalono kwotę różnicy i wypłacana w dniu 30 stycznia 2011 roku, w formie jednorazowego dodatku uzupełniającego ustalanego proporcjonalnie do okresu zatrudnienia oraz osobistej stawki wynagrodzenia zasadniczego nauczyciela, zapewniając osiągnięcie średnich wynagrodzeń przez nauczycieli stażystów, o których mowa w art. 30 ust. 3 Karty Nauczyciela. W wyniku kontroli wyliczenia osobistej stawki wynagrodzenia dla wybranych nauczycieli stażystów stwierdzono różnice pomiędzy obliczonymi przez kontrolujących osobistymi stawkami wynagrodzeń a osobistymi stawkami wynagrodzeń zawartymi w sporządzonej analizie, na podstawie której dokonano naliczenia i wypłaty jednorazowego dodatku uzupełniającego. Stwierdzono, że różnice wynikają z zaokrągleń.
______110 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Ponadto z wyjaśnień Kierownika Zespołu Obsługi Szkół wynika, że w przypadku nauczyciela mianowanego przebywającego na zasiłku chorobowym płatnym przez ZUS w miesiącu grudniu wskaźnik struktury zatrudnienia pomniejszany był w miesiącu przebywania nauczyciela na zwolnieniu lekarskim. Zauważyć należy, iż z treści § 3 pkt 6 i 7 rozporządzenia z Ministra Edukacji Narodowej dnia 13 stycznia 2010 roku w sprawie sposobu opracowywania sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 6, poz. 35 ze zm.) wynika, iż przy ustalaniu średniorocznej struktury zatrudnienia nauczycieli uwzględnia się liczbę etatów nauczycieli w okresach, w których wypłacono im wynagrodzenie ze środków ujętych w planie finansowym szkoły, zgodnie z wymiarem zatrudnienia określonym w umowie o pracę lub w akcie mianowania. Przy ustalaniu średniorocznej struktury zatrudnienia nauczycieli nie uwzględnia się liczby etatów nauczycieli, proporcjonalnie do okresów, w których pobierali zasiłek chorobowy, świadczenie rehabilitacyjne lub zasiłek opiekuńczy . Zatem pomniejszanie wskaźnika struktury w miesiącu, którego zwolnienie dotyczy jest nieprawidłowe. Wskaźnik struktury zatrudnienia należy pomniejszać w miesiącu wypłacania nauczycielowi wynagrodzenia ze środków innych niż plan finansowy szkoły (ZUS). Z wyjaśnień udzielonych przez Kierownika Zespołu Obsługi Szkół wynika, że w skali roku przy wyliczaniu średniorocznej struktury zatrudnienia nauczycieli mianowanych nie wpłynęło to na średnią, ponieważ różnica 0,02 etatu nie spowodowała zmiany w zakresie średniorocznej struktury zatrudnienia, gdyż po zaokrągleniu do dwóch miejsc po przecinku struktura zatrudnienia nie ulegnie zmianie.
Wyliczenie osobistych stawek wynagrodzeń dla nauczycieli stażystów wraz z wyjaśnieniem dotyczącym ustalania średniorocznej struktury zatrudnienia w 2011 roku Kierownika Zespołu Obsługi Szkół stanowi załącznik nr 30 do protokołu kontroli. Powyższe ustalenia poddano kontroli analizując przedstawione przez jednostkę kontrolowaną następujące dokumenty: - akta osobowe nauczycieli stażystów, - akta osobowe nauczycieli kontraktowych, - karty zarobkowe wg listy wypłat za poszczególne miesiące, - karty zasiłkowe. Zestawienie akt kontroli od numeru 1 do 178 stanowi załącznik nr 31 do protokołu kontroli.
XII. USTALENIA KO ŃCOWE. ZAŁ ĄCZNIKI.
Protokół zawiera 124 ponumerowane i zaparafowane strony. Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w książce kontroli Urzędu Gminy pod pozycją 4/2012. W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielały niżej wymienione osoby: 1. Karol Sikora – Wójt Gminy Kluki 2. Jan M ędo ń – Sekretarz Gminy 3. El żbieta Bednik – Skarbnik Gminy 4. Jadwiga Malinowska – Kierownik Referatu Finansowego 5. Paweł Turniak – Kierownik Referatu Gospodarki 6. Jadwiga Papuga – inspektor 7. Jadwiga Strzelczyk – inspektor 8. Barbara Adamczyk-Zi ęba – inspektor
______111 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
9. Jolanta Gontarek - inspektor
Integralną częścią protokołu są następujące załączniki: 1. Zestawienie dowodów księgowych zapisanych w dzienniku pod liczbą kontrolną 5584- 5635 (zapis księgowy z dnia 7 kwietnia 2011 roku); 5980-5998 (zapis w dniu 2 maja 2011 roku); 7281-7319 (zapis w dniach 1-2 czerwca 2011 roku); 7846-7859 (zapis księgowy w dniu 30 czerwca 2011 roku) i 10765-10783 (zapis w dniu 31 października 2011 roku). 2. Test - Wewnętrzne procedury kontroli. 3. Test dotyczący dokonywania zapisów księgowych. 4. Zestawienie zobowiązań na dzień 31 grudnia 2011 roku z uwzględnieniem kontrahentów oraz terminu zapłaty. 5. Test – ewidencja operacji gospodarczych i finansowych na koncie 201. 6. Protokół kontroli kasy. 7. Zestawienie tabelaryczne podatników podatku od nieruchomości – osób fizycznych. 8. Testy dotyczące podatku od nieruchomości. 9. Zestawienie objętych kontrolą podatników podatku rolnego – osób fizycznych. 10. Wyjaśnienie Wójta Gminy z dnia 22 czerwca 2012 roku (…) 19 . 11. Wyjaśnienie uzupełniające Wójta Gminy z dnia 27 czerwca 2012 roku (…) 20 . 12. Wyjaśnienie Pani Jadwigi Malinowskiej – Kierownika Referatu Finansowego z dnia 20 czerwca 2012 roku w sprawie zaległości w podatku od nieruchomości (…) 21 . 13. Wyjaśnienie do sprzedaży nieruchomości gminnej położonej w obrębie Wierzchy Kluckie gm. Kluki (działka nr 431/1 o pow. 0,16 ha i nr 433/1 o pow. 0,15 ha) złożone w dniu 18 czerwca 2012 roku przez Elżbietę Kotlarek. 14. Test dotyczący najmu i dzierżawy nieruchomości. 15. Zestawienia dotyczące rozliczenia średniego odprowadzenia ścieków w okresie objętym umową jak i w okresie od daty odbioru technicznego przyłącza do daty pobierania opłat za ścieki. 16. Pismo skierowane do Wójta Gminy w sprawie przedłożenia dokumentów z dnia 22 czerwca 2012 roku, zestawienia ilości odprowadzonych ścieków, ilości zużytej wody przez zespół szkół w Klukach, odczyt przepływu ścieków.
19 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak 20 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak 21 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______112 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
17. Wyjaśnienia Wójta Gminy z dnia 25 lipca 2012 roku w sprawie rozruchu technologicznego przepompowni ścieków oraz oczyszczalni ścieków wraz dokumentacja projektową. 18. Wyjaśnienie z dnia 21 czerwca 2012 roku w sprawie błędnego naliczenia dodatku funkcyjnego. 19. Wyjaśnienie Wójta Gminy Pana Karola Sikory z dnia 4 czerwca 2012 roku w sprawie otwarcia oferty. Gosia 20. Wyjaśnienie Wójta Gminy Pana Karola Sikory z dnia 13 czerwca 2012 roku w sprawie zawartej umowy na czas nieoznaczony dotyczącej usług telekomunikacyjnych. 21. Źródła finansowania inwestycji gminnych w latach 2010-2011 z uwzględnieniem podziałek klasyfikacji budżetowej. 22. Wyjaśnienie Wójta Gminy Pana Karola Sikory z dnia 30 maja 2012 roku w sprawie podziału zadania pn. „Przebudowa boiska przy Szkole Podstawowej w Kaszewicach - roboty przygotowawcze” na poszczególne etapy. 23. Wyjaśnienia Wójta Gminy Pana Karola Sikory z dnia 30 maja 2012 roku. 24. Wyjaśnienie Wójta Gminy Pana Karola Sikory w sprawie Informacji z sesji otwarcia ofert do zadania „zagospodarowanie działek nr 731/2 i 732/2 w miejscowości Kluki. 25. Wyjaśnienie Wójta Gminy z dnia 30 maja 2012 roku do dokumentacji przetargowej na Nadbudowę i rozbudowę z przebudową budynku Gminnego Ośrodka Kultury w Klukach (ETAP I) w ramach zadania inwestycyjnego: „Modernizacja budynku Instytucji Kultury – zmodernizowanie istniejącego budynku”. 26. Wydruk z Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Gminy Kluki z dnia 15 czerwca 2012 roku. 27. Dane dotyczące zadań inwestycyjnych: Przebudowa i remont dróg wewnętrznych i gminnych na terenie Gminy Kluki, Zagospodarowanie działek oznaczonych nr ew. 731/2 i 732/2 położonych w miejscowości Kluki, Nadbudowa i rozbudowa z przebudową budynku Gminnego Ośrodka Kultury w Klukach (ETAP I) w ramach zadania inwestycyjnego „Modernizacja budynku instytucji kultury – zmodernizowanie istniejącego budynku”. 28. Testy dotyczące ewidencji składników majątkowych, urządzeń księgowych, udokumentowania obrotów na kontach i odpisów umorzeniowych, ewidencji pozostałych środków trwałych w używaniu i wartości niematerialnych i prawnych. 29. Szczegółowe obliczenia w zakresie średniorocznej struktury zatrudnienia nauczycieli stażystów oraz nauczycieli kontraktowych wraz z wyliczeniem wydatków na wynagrodzenia nauczycieli stażystów oraz nauczycieli kontraktowych. 30. Wyliczenie osobistych stawek wynagrodzeń dla nauczycieli stażystów wraz z wyjaśnieniem dotyczącym ustalania średniorocznej struktury zatrudnienia w 2011 roku Kierownika Zespołu Obsługi Szkół. 31. Zestawienie akt kontroli od numeru 1 do numeru 178.
Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i podpisano w dniu 10 sierpnia 2012 roku . Jeden egzemplarz protokołu wraz z załącznikami pozostawiono w Urzędzie Gminy w Klukach.
______113 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KLUKI Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kierownika jednostki i Skarbnika poinformowano o przysługującym mu prawie odmowy podpisania protokołu i złożenia w ciągu 3 dni od daty jego otrzymania pisemnych wyjaśnień, co do przyczyn tej odmowy.
Kontrolujący: Jednostka kontrolowana: ...... (Bożena Wojnarowska)
...... (Iwona Kawnik)
…………………………………………………. (Małgorzata Łągiewska)
Kwituję odbiór 1 egzemplarza protokołu kontroli:
...... (data i podpis kierownika jednostki kontrolowanej)
______114