Rapport pour la commission permanente du conseil régional MAI 2020
Présenté par Valérie PÉCRESSE Présidente du conseil régional d’Île-de-France
CONVENTION CONSTITUTIVE DE GROUPEMENT DE COMMANDE - PROJET FEADER
CP 2020-240 CONSEIL RÉGIONAL D’ÎLE-DE-FRANCE 2 RAPPORT N° CP 2020-240
Sommaire
EXPOSÉ DES MOTIFS...... 3 PROJET DE DÉLIBÉRATION...... 5 ANNEXE À LA DÉLIBÉRATION...... 7 Annexe 1 - CONVENTION CONSTITUTIVE DE GROUPEMENT DE COMMANDES...... 8
2020-05-11 14:36:32 CONSEIL RÉGIONAL D’ÎLE-DE-FRANCE 3 RAPPORT N° CP 2020-240
EXPOSÉ DES MOTIFS
La région Île-de-France est, depuis 2014, autorité de gestion du Fonds Européen Agricole pour le DEveloppement Rural (FEADER).
Pour la programmation 2021-2027 du dispositif FEADER pour les aides dites non surfaciques, les Régions seront responsables du périmètre des aides actuellement gérées dans l’outil OSIRIS, outil dont l’utilisation était obligatoire en 2014-2020 d’après le cadre contractuel entre Régions, ASP et Etat défini pour 2014-2020.
Il a été décidé entre les Régions, le Ministère de l’Agriculture et l’ASP qu’OSIRIS ne serait plus utilisé et que les Régions seraient responsables de la conception, la mise en œuvre et l’exploitation de leur propre outil de gestion des aides, appelé système informatique de gestion de l’Autorité de Gestion. Ce futur système informatique devra respecter différentes exigences règlementaires et pouvoir échanger des informations avec les systèmes d’information de l’ASP permettant le paiement des bénéficiaires et le pilotage des indicateurs de performance.
Aussi, depuis le printemps 2019, les régions se sont organisées, sous l’animation de Régions de France et avec l’assistance d’un cabinet, afin de déterminer les contours du futur système de gestion. Les trravaux collectifs ont déjà permis un recensement des solutions du marché, et se poursuivent pour l’élaboration d’un cahier des charges prévu pour juin 2020. Ce cahier des charges sera soumis à l’approbation formelle de l’Agence de Service de Paiement en qualité d’Organisme Payeur du dispositif et du Ministère de l’Agriculture en qualité de pilote du dispositif national et interface avec les services compétents de la Commission Européenne.
A l’issue du Comité de pilotage du projet qui s’est tenu le 31 janvier 2020 au siège de l’Association des Régions de France à Paris, a été lancé le projet d’une mise en concurrence visant à sélectionner tout à la fois le futur produit de gestion du FEADER mais également les compétences d’un intégrateur à même d’assurer aux régions les meilleures conditions d’un démarrage réussi au 01/01/2022 d’après le calendrier prévisionnel actuel de la Commission européenne (une année de transition étant prévue à ce jour en 2021, au cours de laquelle les outils et procédures de 2014- 2020 seront utilisés).
A cette fin, la Région Occitanie / Pyrénées-Méditerranée, la Région Bourgogne Franche Comté, la Région Grand Est, la Région Guadeloupe, la Région Hauts-de-France, la Région Île-de-France, la Région Provence-Alpes-Côte-d’Azur, le Conseil Départemental de la Réunion, la Collectivité Territoriale de Guyane, la Collectivité Territoriale de Martinique souhaitent constituer un groupement de commandes. La Région Occitanie / Pyrénées-Méditerranée en sera le coordonnateur.
La part de chaque membre du groupement dans le financement du projet est estimée à date à 1 000 000 € en investissement et 200 000 € en fonctionnement.
Je vous prie de bien vouloir en délibérer.
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La présidente du conseil régional d’Île-de-France
VALÉRIE PÉCRESSE
2020-05-11 14:36:32 CONSEIL RÉGIONAL D’ÎLE-DE-FRANCE 5 RAPPORT N° CP 2020-240
PROJET DE DÉLIBÉRATION DU 27 MAI 2020
CONVENTION CONSTITUTIVE DE GROUPEMENT DE COMMANDE - PROJET FEADER
La commission permanente du conseil régional d'Île-de-France,
VU le Code Général des collectivités territoriales ;
VU le code de la commande publique ;
VU la délibération n° CR 93-15 du 18 décembre 2015 de délégation d’attributions du conseil régional à sa présidente ;
VU la délibération n° CR 92-15 du 18 décembre 2015 modifiée portant délégations d’attributions du conseil régional à sa commission permanente ;
VU la délibération n° CR 01-16 du 21 janvier 2016 portant prorogation du règlement budgétaire et financier adopté par délibération n° CR 33-10 du 17 juin 2010 ;
VU le budget de la région Île-de-France pour 2020 ;
VU l'avis de la commission de l'administration générale ;
VU l'avis de la commission des finances ;
VU le rapport n°CP 2020-240 présenté par madame la présidente du conseil régional d’Île-de- France ;
Après en avoir délibéré,
Article 1 :
Décide d’approuver le principe de la constitution d’un groupement de commandes, ayant pour objet la passation de marchés pour la définition, la réalisation, la maintenance et la mise en œuvre d’une solution cible de gestion du dispositif FEADER pour la période 2021- 2027, avec des prestations figurant en annexe 1.
Article 2 :
Décide d’autoriser la Présidente à signer la convention de groupement de commandes.
Article 3 :
Décide d’autoriser la Présidente à signer les contrats passés sur le fondement de cette convention et tous les actes administratifs qui en découleront.
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La présidente du conseil régional d’Île-de-France
VALÉRIE PÉCRESSE
2020-05-11 14:36:32 CONSEIL RÉGIONAL D’ÎLE-DE-FRANCE 7 RAPPORT N° CP 2020-240
ANNEXE À LA DÉLIBÉRATION
2020-05-11 14:36:32 CONSEIL RÉGIONAL D’ÎLE-DE-FRANCE 8 RAPPORT N° CP 2020-240
Annexe 1 CONVENTION CONSTITUTIVE DE GROUPEMENT DE COMMANDES
2020-05-11 14:36:32 CONVENTION CONSTITUTIVE DE GROUPEMENT DE COMMANDES PROJET FEADER
Convention constitutive de groupement de commandes entre les collectivités territoriales participantes au projet de réalisation d’une solution informatique de gestion du FEADER pour la période 2021 - 2027
La présente convention est établie
ENTRE
La Région Occitanie Pyrénées-Méditerranée Ayant son siège, 22, boulevard du Maréchal-Juin 31406 TOULOUSE Cedex 9 Représentée par Madame Carole DELGA, en qualité de Présidente du Conseil Régional, dûment habilitée à l’effet des présentes par délibération du Conseil Régional en date du 04 Janvier 2016
La Région Bourgogne Franche-Comté Ayant son siège, 4 square castan CS 51857 25031 BESANCON cedex Représentée par Madame Marie-Guite DUFAY, en qualité de Présidente du Conseil Régional, dûment habilitée à l’effet des présentes par délibération du Conseil Régional en date du…..
La Région Grand Est Ayant son siège, 1 place Adrien Zeller, BP 91006, 67070 STRASBOURG cedex Représentée par Monsieur Jean ROTTNER, en qualité de Président du Conseil Régional, dûment habilité à l’effet des présentes par délibération du Conseil Régional en date du…..
La Région Guadeloupe Ayant son siège, Avenue Paul Lacave, Petit-Paris - 97100 BASSE-TERRE Représentée par Monsieur Ary CHALUS, en qualité de Président du Conseil Régional, dûment habilité à l’effet des présentes par délibération du Conseil Régional en date du…..
La Région Hauts-de-France Ayant son siège, 151, avenue du président Hoover, 59555 LILLE cedex Représentée par Monsieur Xavier BERTRAND, en qualité de Président du Conseil Régional, dûment habilité à l’effet des présentes par délibération du Conseil Régional en date du…..
Page 1 sur 11 La Région Île de France Ayant son siège, 2, rue Simone-Veil, 93400 SAINT-OUEN Représentée par Madame Valérie PECRESSE, en qualité de Présidente du Conseil Régional, dûment habilitée à l’effet des présentes par délibération du Conseil Régional en date du 18 Décembre 2015.
La Région Provence-Alpes-Côte-d’Azur Ayant son siège, 27, place Jules Guesde - 13481 MARSEILLE Cedex 20 Représentée par Monsieur Renaud MUSELIER, en qualité de Président du Conseil Régional, dûment habilité à l’effet des présentes par délibération du Conseil Régional en date du…..
Le Département de la Réunion Ayant son siège, 2 rue de la Source 97488 SAINT DENIS Cedex Représentée par Monsieur Cyrille MELCHIOR, en qualité de Président du Conseil départemental, dûment habilité à l’effet des présentes par délibération du Conseil Départemental en date du 18 décembre 2017
La Collectivité Territoriale de Guyane Ayant son siège, 4179 route de Montabo 97300 CAYENNE Représentée par Monsieur Rodolphe ALEXANDRE, en qualité de Président de la Collectivité Territoriale, dûment habilité à l’effet des présentes par délibération de la Collectivité Territoriale en date du…..
La Collectivité Territoriale de Martinique Ayant son siège, Hôtel de la Collectivité Territoriale de Martinique CS 30137, 97201 FORT DE FRANCE Cedex Représentée par Monsieur Alfred MARIE-JEANNE, en qualité de Président de la Collectivité Territoriale, dûment habilité à l’effet des présentes par délibération de la Collectivité Territoriale en date du…..
Ensembles ci-après dénommés « les membres »,
Vu le Code Général des Collectivités Territoriales,
Vu les articles L2113-6 à L2113-8 du Code de la Commande Publique.
IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :
Page 2 sur 11 Table des matières
0 PREAMBULE ...... 4 0.1 Définitions ...... 4 0.2 Contexte du projet ...... 4 0.3 Périmètre des prestations à couvrir ...... 4 0.3.1 Prestations mutualisées d’acquisition, d’intégration et de maintenance de la solution applicative de gestion du FEADER ...... 5 0.3.2 Prestations mutualisées d’évolution ...... 5 0.3.3 Prestations individualisées s’appliquant sur la solution collective ...... 5 1 ARTICLE 1 – OBJET DU GROUPEMENT ...... 6 2 ARTICLE 2 –DATE D’EFFET ET DUREE DE LA CONVENTION ...... 6 3 ARTICLE 3 –ADHESION DES MEMBRES AU GROUPEMENT ...... 6 4 ARTICLE 4 –MODALITES DE SORTIE DU GROUPEMENT ...... 6 5 ARTICLE 5 –ENGAGEMENT DES MEMBRES ...... 7 6 ARTICLE 6 –COORDONNATEUR...... 7 7 ARTICLE 7 – MODALITES DE GOUVERNANCE DU GROUPEMENT ...... 7 7.1 Le comité de pilotage (COPIL) ...... 8 7.2 Le comité de projet (COPROJ) ...... 8 8 ARTICLE 8 – MODALITES DE PRISE EN CHARGE DES FRAIS DE GROUPEMENT ...... 8 9 ARTICLE 9 –PASSATION ET EXECUTION DU MARCHE ...... 9 9.1 Phase de passation du marché...... 9 9.2 Phase d’attribution du marché ...... 9 9.3 Phase d’exécution du marché ...... 9 10 ARTICLE 10 - DISPOSITIONS FINANCIERES ...... 10 11 ARTICLE 11 - MODIFICATION DE LA PRESENTE CONVENTION ...... 10 12 ARTICLE 12 - LITIGES ...... 11
Page 3 sur 11 0 PREAMBULE
0.1 DEFINITIONS
Les termes et expressions identifiés par une majuscule ont la signification indiquée ci-après, qu’ils soient employés au singulier ou au pluriel. « Consultation » : désigne la ou les consultations pendant la durée de la présente convention « Marché » : désigne le ou les marchés pendant la durée de la présente convention « Contractant » : désigne le ou les titulaires du Marché pendant la durée de la présente convention
0.2 CONTEXTE DU PROJET
Avant la fin de la période de gestion du FEADER pour la programmation 2014 – 2020 et au vu des constats d’insuffisances du dispositif informatique actuel, les régions avec l’animation de l’association Régions de France, ont obtenu pour la prochaine programmation 2021 – 2027 du dispositif FEDAER pour les aides dites non surfaciques, que la conception, la mise en œuvre et l’exploitation du futur système informatique relevant de leur autorité (appelé système informatique de gestion de l’Autorité de Gestion) leur soit confié. Aussi, depuis le printemps 2019, les régions se sont organisées, sous l’animation de Régions de France et avec l’assistance d’un cabinet, afin de déterminer les contours du futur système de gestion. Pour ce faire, un travail de définition aboutissant à un cahier des charges commun sera produit pour juin 2020. Ce cahier des charges sera également soumis à l’approbation formelle de l’ASP en qualité d’Organisme Payeur du dispositif et du Ministère de l’Agriculture en qualité de pilote du dispositif national (le Plan Stratégique national, cadre commun à tous les acteurs du FEADER 2021-2027) et interface avec les services compétents de la Commission Européenne. A l’issue du Comité de pilotage du projet qui s’est tenu le 31 janvier 2020 au siège de l’association Régions de France à Paris, a été lancé le projet d’une mise en concurrence visant à sélectionner tout à la fois le futur produit de gestion du FEADER mais également les compétences d’un intégrateur à même d’assurer aux régions les meilleurs conditions d’un démarrage à date réussi. Considérant que dans les travaux conduits en 2019 par l’AMO CGI et les régions sous l’égide de Régions de France, une étape de recensement avait permis de mettre en évidence le fait que deux éditeurs de solution de gestion des Aides (les sociétés MGDIS et ATEXO) disposaient d’un produit à même de répondre aux exigences, de même que les socles produits Synergie (réalisés par le CGET et les Régions pour la gestion des aides européennes du FEDER) et le Dispositif des Aides simplifiées (réalisé par la région Nouvelle Aquitaine aux mêmes fins), il a été proposé qu’une phase de Consultation du Marché conduite en groupement de commandes soit mise en chantier. Dans ce contexte, le coordonnateur du présent groupement, défini plus bas, va lancer une Consultation
Les prestations relatives au Marché seront selon les cas : • Commandées directement par le coordonnateur, engagées et payées par chaque membre du groupement (les prestations mutualisées) • Commandées, exécutées et payées directement par chaque membre du groupement (les prestations individualisées) La procédure de Consultation, notamment l’allotissement et les prestations, sera arrêtée par le Comité de pilotage (COPIL) décrit sous l’article 7 de la présente convention.
0.3 PERIMETRE DES PRESTATIONS A COUVRIR
Elles seront principalement déclinées sous forme de lignes de service à engager ou commander, qui seront définies en détail dans le cahier des clauses techniques particulières (CCTP), et couvriront les natures de prestation suivantes :
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0.3.1 Prestations mutualisées d’acquisition, d’intégration et de maintenance de la solution applicative de gestion du FEADER Ces prestations sont communes à tous les membres et sont commandées par le coordonnateur.
0.3.2 Prestations mutualisées d’évolution
Ces prestations couvriront les besoins d'évolution de la solution, dans un cadre collectif, qu'il s'agisse d'évolutions ponctuelles adaptatives techniques ou fonctionnelles, ou d'évolutions plus conséquentes résultant de besoins collectivement identifiés, d'origine interne aux membres ou induites par le contexte réglementaire. Ces prestations feront l'objet de commandes passées par le coordonnateur sur demande du Comité de projet (COPROJ) (cf. 7.2) pour chaque ensemble de besoins identifiés. Le pilotage de la mise en œuvre de ces prestations sera effectué par le Comité de projet sur la base d'une feuille de route préalablement arrêtée par le COPIL (cf. 7.1). La maintenance et le support induits par le développement des composants évolutifs mutualisés livrables de ces prestations seront automatiquement pris en charge dans le cadre des prestations décrites au paragraphe précédent (cf 0.3.1.)
0.3.3 Prestations individualisées s’appliquant sur la solution collective
Ces prestations pourront couvrir notamment : • Des prestations ponctuelles d’assistance à maîtrise d’ouvrage (jours d’AMO) • Des prestations ponctuelles spécifiques d'assistance technique ou fonctionnelle (hotline, assistance, conseil, formation) • Des développements de composants d'inter-opérabilité spécifiques avec le système d'information d'une Région • Des développements de fonctionnalités additionnelles qu'un membre souhaite financer en propre, parce qu'ils lui sont spécifiquement utiles ou parce qu'il souhaite prendre une initiative particulière pour le développement de la solution collective. • Maintenance et support des développements spécifiques et additionnels
La finalité du projet étant orientée vers l'évolution maîtrisée de la solution applicative, servant au mieux les intérêts collectifs des membres impliqués, le déclenchement de ces prestations fera l'objet de conditions à respecter : • Validation du lancement de la prestation par le COPIL (ou par le Comité Projet) pour conserver une maîtrise fonctionnelle de la solution collective • Respect du principe de modularité, au niveau de l'architecture fonctionnelle : si les prestations concernent l'ajout de fonctionnalités n'ayant pas vocation certaine à figurer dans le cœur de la solution, celles-ci devront faire l'objet d'une implémentation technique découplée, connectable de manière optionnelle par les membres qui souhaiteront les utiliser • Respect des principes d'inter-opérabilité et de modularité définis au niveau de l'architecture logicielle de la solution : les composants développés devront l'être selon les règles de l'art suivies pour le développement du cœur de la solution (langage, structure du code, appels de services, logique de plug-ins, …) • Cession d'office à la communauté des droits patrimoniaux Le pilotage de la mise en œuvre de ces prestations sera effectué par le membre commanditaire de la prestation. La maintenance et le support induits par le développement des composants éventuellement livrés suite à ces prestations seront pris en charge par la Région à l’initiative de la commande, dans le cadre des prestations décrites ci- dessus.
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1 ARTICLE 1 – OBJET DU GROUPEMENT
Le présent groupement a pour objet la passation de marchés pour la définition, la réalisation, la maintenance et la mise en œuvre d’une solution cible de gestion du dispositif FEADER pour la période 2021-2027 et la coordination des commandes dans les conditions prévues aux articles L. 2113-6 à L. 2113-8 du Code de la commande publique.
2 ARTICLE 2 –DATE D’EFFET ET DUREE DE LA CONVENTION
La présente convention prend effet après signature de l’ensemble des membres du groupement et à compter de la date de sa transmission par la Région Occitanie au contrôle de légalité et prendra fin lorsque l’ensemble du Marché sera soldé, et au plus tard le 31 Décembre 2027.
3 ARTICLE 3 –ADHESION DES MEMBRES AU GROUPEMENT
L’adhésion au groupement de commandes des personnes publiques relevant du Code général des collectivités territoriales est soumise à l’approbation de leur assemblée délibérante. Une copie de la délibération ou de la décision est notifiée au coordonnateur du groupement de commandes. Le groupement de commandes est constitué par les collectivités dont la liste est arrêtée ci-dessous, dénommées «membres» du groupement de commandes, signataires de la présente convention. Liste des membres : • La Région Bourgogne Franche Comté, • La Région Grand Est, • La Région Guadeloupe, • La Région Hauts-de-France • La Région Île de France, • La Région Occitanie Pyrénées-Méditerranée, • La Région Provence-Alpes-Côte-d’Azur, • Le Département de la Réunion, • La Collectivité Territoriale de Guyane • La Collectivité Territoriale de Martinique Le groupement ainsi constitué l’est pour la durée de la présente convention sans possibilité d’intégration de nouveaux membres une fois la Consultation publiée.
4 ARTICLE 4 –MODALITES DE SORTIE DU GROUPEMENT
21 – Retrait : le retrait du groupement s'effectue par dénonciation de la présente convention conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables aux membres, au moins six mois avant sa date de sortie. En cas de retrait
Page 6 sur 11 le membre s’engage à régler l’intégralité des sommes qui lui incombe au titre du Marché passé dans le cadre du groupement de commandes, correspondant aux prestations commandées et engagées à la date de sortie. 2. – Exclusion : en cas de manquement à ses obligations, et après mise en demeure restée sans effet, l'exclusion d'un membre du groupement peut être prononcée par la majorité des membres, après que l'adhérent ait été entendu.
5 ARTICLE 5 –ENGAGEMENT DES MEMBRES
Les membres s'engagent à signer avec le Contractant retenu du Marché. Dans le cadre de l’élaboration du dossier de Consultation, le représentant de chaque membre du groupement s’engage à communiquer au responsable du comité de Projet (COPROJ), une évaluation juste de ses besoins, ainsi que par la suite, toute évolution de ces derniers. Les besoins propres de chaque membre concernent • La mise à disposition de la solution cible • Les spécifications fonctionnelles et techniques détaillées • La réalisation de la solution cible • La maintenance corrective, évolutive fonctionnelle, adaptative et réglementaire • L’assistance et conseil • Les formations • L’installation et la reprise éventuelle de données
6 ARTICLE 6 –COORDONNATEUR
La Région Occitanie assure le rôle de coordonnateur du groupement de commandes. Le siège du coordonnateur est situé au 22, boulevard du Maréchal-Juin 31406 TOULOUSE Cedex 9. Le coordonnateur est chargé d'assurer le secrétariat du groupement et de procéder, dans le respect des dispositions du Code de la commande publique, à l'organisation de l'ensemble des opérations du contractant. Si le coordonnateur est défaillant, la désignation d’un nouveau coordonnateur sera prononcée par la majorité des membres. Un avenant à la convention du groupement sera nécessaire.
7 ARTICLE 7 – MODALITES DE GOUVERNANCE DU GROUPEMENT
Deux acteurs, au sein des membres, s'organisent pour gérer ce projet commun : • D'une part les services en charge des FEADER des collectivités participantes. Ces services représentent la maîtrise d'ouvrage de la solution • D'autre part les directions des systèmes d'information des membres participants, pour la mise en œuvre et l'exploitation de cette solution au sein de leurs systèmes, ainsi que le financement des prestations. Ces services représentent la maîtrise d'œuvre de la solution. Pour mettre en œuvre le projet de manière opérationnelle, l'ensemble des acteurs conviennent de la gouvernance du projet ci-dessous décrite, organisée en deux instances.
Page 7 sur 11 7.1 LE COMITE DE PILOTAGE (COPIL)
Un comité de pilotage (COPIL) est constitué pour toute la durée du groupement. Il est composé des responsables des FEADER et des Directeurs des Systèmes d'Information (ou de leurs représentants) de chaque membre du groupement, ainsi que des chefs de projet fonctionnel et informatique, qui assureront le lien avec les membres des autres instances de gouvernance. Ses missions : • Définir les orientations et les choix du projet • Valider les demandes d'utilisation de l’accord-cadre dans des prestations individualisées • Arbitrer les différends qui surviendraient dans le projet • Valider la feuille de route et les livrables attendus du Comité de projet (COPROJ) Il se réunit autant que de besoin et sur sollicitation du COPROJ. Le principe de décision est le principe majoritaire (majorité relative) des voix exprimées, avec une voix collectivité membre, présente ou représentée. Le COPIL pourra désigner parmi ses membres un délégué ayant pour mission d'assurer la relation avec le COPROJ sur des sujets comme les sollicitations, la diffusion d'informations, l'organisation des rencontres. Le COPIL nomme les chefs de projets pour la partie métier et coté système d’information. En cas de vacance de poste de la chefferie de projet, le COPIL est chargé de veiller à la mise à disposition de nouvelles ressources.
7.2 LE COMITE DE PROJET (COPROJ)
Un comité de projet (COPROJ) est constitué pour toute la durée du groupement. Il est composé de représentants fonctionnels et techniques reconnus pour leur expertise opérationnelle dans le contexte du projet et désignés par le COPIL. Il est limité à 2 participants par membre. Ses missions : • Piloter et gérer le projet au niveau opérationnel • Centraliser et prendre en compte les besoins des membres • Valider la procédure de passation du ou des marchés • Communiquer sur le projet auprès du COPIL et des acteurs impliqués • Participer à l’élaboration des pièces du marché public, en collaboration avec le coordonnateur ; • Participer à la préparation des auditions avec les candidats, dans le cadre d’une éventuelle procédure de dialogue compétitif, et à la préparation du rapport d’analyse des offres présenté à la CAO ; • Participer à la rédaction des clauses de modification du marché • Assurer l'exécution opérationnelle du Marché ; Il aura en particulier la charge des opérations de vérification quantitative et qualitative de réalisation des prestations mutualisées. A l’issue de ces opérations de contrôle validées par la signature d’un PV par au moins l’un des chefs de projet, le COPROJ validera l’admission des prestations qui pourra être prononcé par le coordonnateur. Son mode de fonctionnement repose sur une collaboration opérationnelle soutenue, combinant les modes présentiel et collaboratif en ligne autant que de besoin. Ses membres copilotent les actions opérationnelles et valident les livrables, en coordination autonome (répartition des rôles et des actions opérationnelles) sur la base des objectifs et de la feuille de route fournie par le COPIL.
8 ARTICLE 8 – MODALITES DE PRISE EN CHARGE DES FRAIS DE GROUPEMENT
Les frais occasionnés par la gestion des procédures sont pris en charge par le coordonnateur, sans contrepartie des autres partenaires.
Page 8 sur 11 Les éventuels frais, de procédures de litiges, d’indemnisation des candidats ayant remis une offre aux procédures de consultations seront répartis à parts égales entre les membres du groupement
9 ARTICLE 9 –PASSATION ET EXECUTION DU MARCHE
9.1 PHASE DE PASSATION DU MARCHE
Le coordonnateur a notamment en charge les missions : • De recueillir et synthétiser les besoins des adhérents ; • De décider de la procédure de mise en concurrence adaptée, dans le respect des règles du Code de la commande publique ; • D’élaborer le dossier de Consultation des entreprises • La rédaction des pièces de Consultation • L’organisation de la Consultation et notamment : o Rédaction et envoi des avis d’appel public et d’attribution, o De mettre à disposition les dossiers de Consultation des entreprises aux candidats o Information des candidats, o De répondre aux questions des candidats o Rédaction du rapport d’analyse des offres soumis à validation du COPROJ o Secrétariat de la commission d’appel d’offres, o De convoquer la commission d'appel d'offres ; o De présider la commission d'appel d'offres et veiller à son bon fonctionnement ; o D’informer les candidats non retenus. Au terme de la Consultation initiée par le coordonnateur, le contractant est désigné par la CAO définie ci-dessous, conformément à la réglementation sur les marchés publics.
9.2 PHASE D’ATTRIBUTION DU MARCHE
La commission d'appel d'offre compétente est celle du coordonnateur du groupement, à savoir la CAO de la région Occitanie. Le coordonnateur assure les tâches suivantes : • Signer le Marché pour le compte des adhérents ; • Transmettre le Marché aux autorités de contrôle ; • Notifier le Marché ; • Faire paraître l'avis d'attribution
9.3 PHASE D’EXECUTION DU MARCHE
Le coordonnateur communique les éléments constitutifs du marché à chaque membre du groupement. Deux situations peuvent se présenter pour le règlement des prestations au titulaire du marché : A) - S’agissant des prestations mutualisées : • Le coordonnateur assure la préparation des commandes, et l’évaluation de leur montant proratisé à part égale entre les membres, puis et le soumet à la validation du COPROJ • Chaque membre engage les crédits à hauteur du montant proratisé
Page 9 sur 11 • Le coordonnateur adresse la commande au titulaire • Le coordonnateur assure ensuite les opérations de réception des prestations en lien avec le COPROJ. • Les demandes d’avance et les factures sont adressées par le titulaire à chaque membre qui en assure le règlement à hauteur du montant proratisé. • Le coordonnateur assure également pour les prestations mutualisées la gestion de la sous-traitance et des modifications éventuelles du contrat. • En cas de pénalités ou de réfactions liées aux prestations mutualisées, celles-ci seront évaluées par le coordonnateur et soumises à la validation du COPROJ, puis réparties à parts égales entre les différents membres.
B) - S’agissant des prestations individualisées : • Chaque membre du groupement émet les bons de commande à hauteur de ses propres besoins et assure la gestion de la sous-traitance le cas échéant • Chaque membre du groupement s’assure pour ce qui le concerne de la bonne exécution du marché et des opérations de réceptions • Chaque membre du groupement règle le titulaire du marché
Le coordonnateur est chargé, dans la limite de sa mission, d'assurer les responsabilités prévues par le Code de la commande publique. Pour ce faire, le coordonnateur est informé des difficultés intervenues dans l'exécution du Marché et assure leur gestion, ainsi que celle des litiges et différends avec le Contractant.
10 ARTICLE 10 - DISPOSITIONS FINANCIERES
Chaque membre du groupement contribuera, à part égale, au financement du projet, pour les prestations mutualisées. Le montant du projet, pour la partie mutualisée, issu des prix du Marché, sera arrêté par le COPIL à l’issue de la notification du ou des marchés relatifs au présent groupement. Les prestations individualisées étant directement à la charge des membres qui en émettent le besoin et passent commande dans le cadre des parties à bons de commande du Marché, définies sans montant minimum, ni maximum, celles-ci ne font donc pas l’objet d’une évaluation préalable.
11 ARTICLE 11 - MODIFICATION DE LA PRESENTE CONVENTION
Le projet de modification est adressé au coordonnateur qui en assure la diffusion auprès des membres du groupement. La proposition de modification est adoptée dès lors qu'elle aura été décidée à l’unanimité des membres du groupement. La décision est alors notifiée au coordonnateur qui assure la rédaction d’un avenant à la convention, ainsi que la gestion de signature et de sa notification à chaque membre du groupement. Le retrait d'un membre dans les conditions prévues à l'article 4 n'est pas considéré comme une modification.
Page 10 sur 11 12 ARTICLE 12 - LITIGES
Les membres s’engagent à privilégier la recherche d’une solution amiable aux litiges les opposant. A défaut d’accord amiable, les litiges relatifs à l’exécution de la présente convention relèvent de la compétence du Tribunal Administratif compétent.
Fait à ……………………..………,
Le ...... ……..
Pour la Région Pour la Région Pour la Région Pour la Région
Occitanie / Pyrénées- Bourgogne Franche-Comté Grand Est Guadeloupe Méditerranée
Pour la Région Pour la Région Pour la Région Pour le Département de
Hauts-de-France Ile de France Provence-Alpes- Côte d’Azur La Réunion
Pour la Collectivité Pour la Collectivité Territoriale de Territoriale de
Guyane Martinique
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