REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI

Numer egzemplarza: 1

PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIE Ń PUBLICZNYCH

Urz ąd Gminy w Pabianicach Jednostka kontrolowana:

4 sierpnia – 20 pa ździernika Termin kontroli: 2010 roku

Ewa Walicka – starszy inspektor kontroli Kontroluj ący Daniel Kolasa – inspektor (imi ę, nazwisko, kontroli stanowisko słu żbowe ): Łukasz Turek – młodszy inspektor kontroli

Okres obj ęty kontrol ą 2008 rok - I półrocze 2010 roku

WK 601/2/36/2010 z dnia 4 sierpnia 2010 roku Numer i data upowa żnienia: WK 601/2/36-1/2010 z dnia 6 sierpnia 2010 roku

Uwaga! Protokół niniejszy podlega udost ępnieniu na zasadach okre ślonych w ustawie z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej (Dz. U. nr 112, poz.1198), z ograniczeniami wynikaj ącymi z art.5 tej ustawy. PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

I. INFORMACJE WST ĘPNE

DANE O JEDNOSTCE

Gmina Pabianice obejmuje obszar 8857 ha i jest położona na terenie Powiatu Pabianickiego. W jej skład wchodzą następujące sołectwa: Bychlew, Gorzew/Okołowice, Górka Pabianicka, Hermanów, Jadwinin/Władysławów, Janowice, Majówka/Konin, Kudrowice, Piątkowisko, Petrykozy, Pawlikowie, Rydzyny, Szynkielew, Świątniki, Terenin, Żytowice, Porszewice, Wola Żytowska (razem 18 sołectw). Urząd Gminy w Pabianicach mieści się przy ul. Torowej 21. Według stanu na dzień 30 czerwca 2010 roku Gmina Pabianice liczyła 5.993 mieszkańców. Według stanu na dzień 30 czerwca 2010 roku liczba bezrobotnych wynosiła 223 osoby, w tym: 99 kobiet oraz 124 mężczyzn. Na podstawie zaświadczenia o numerze identyfikacyjnym z dnia 12 grudnia 2008 roku, Urząd Gminy w Pabianicach otrzymał numer identyfikacyjny REGON 472057804. Na podstawie decyzji z dnia 2 czerwca 2005 roku Urząd Gminy w Pabianicach otrzymał numer identyfikacji podatkowej NIP 7311913930. Przeprowadzona kontrola ma charakter kompleksowej kontroli gospodarki finansowej i zamówień publicznych.

PODSTAWOWE WSKA ŹNIKI FINANSOWE

Dane służące do wyliczenia wskaźników finansowych przedstawia poniżej zamieszczona tabela.

Lp. Dane służące do wyliczenia 2007 2008 2009 wskaźników

1. Dochody ogółem 13.288.357,68 16.955.442,34 19.579.763,65

2. Dochody bieżące 13.200.654,68 16.871.442,34 18.144.473,65

3. Dochody własne 8.461.312,26 11.777.369,37 12.369.622,06

4. Dochody majątkowe 87.703,00 84.000,00 1.435.290,00

5. Nadwyżka operacyjna 1.227.030,62 4.117.277,57 3.724.831,57

6. Wydatki majątkowe 773.572,41 2.324.046,54 3.353.327,87

7. Wydatki ogółem 12.747.196,47 15.078.211,31 17.772.969,95

8. Wydatki na wynagrodzenia i pochodne od 6.204.678,02 6.894.458,03 7.722.146,15 wynagrodzeń

9. Wydatki bieżące 11.973.624,06 12.754.164,77 14.419.642,08

10. Dochody ze sprzedaży majątku 87.703,00 84.000,00 390.511,00

2

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

11. Transfery bieżące (subwencja ogólna i 4.817.093,42 5.178.072,97 6.165.362,59 dotacje bieżące)

12. Liczba mieszkańców jednostki samorządu 5.660 5.765 5.918 terytorialnego (stan na dzień 31 grudnia każdego roku)

13. Zobowiązania ogółem 496.072,04 568.547,99 608.030,05

14. Zobowiązania ogółem bez zobowiązań na 496.072,04 568.547,99 608.030,05 projekty unijne (tj. środków o których mowa w art.5 ust.3 ustawy o finansach publicznych)

15. Zobowiązania wymagalne - - 2.200,90

16. Odsetki od zaciągniętych kredytów i - - - pożyczek

17. Spłata rat kapitałowych od zaciągniętych - - - kredytów i pożyczek

18. Spłata rat kapitałowych od zaciągniętych - - - kredytów i pożyczek bez rat kapitałowych na projekty unijne (dane dotyczą spłat kredytów i pożyczek oraz wykupu papierów wartościowych i obligacji pomniejszone o środki o których mowa w art.169 ust.1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych.

Wskaźniki finansowe, wyliczone za lata 2007 – 2009 przedstawia poniższa tabela

Tabela nr 2

Lp. Wskaźniki 2007 2008 2009

1. WB1 99,34 99,50 92,66

Udział dochodów bieżących w dochodach ogółem.

2. WB2 63,67 69,46 63,17

Udział dochodów własnych w dochodach ogółem.

3. WB3 9,23 24,28 19,02

Udział nadwyżki operacyjnej w dochodach ogółem

4. WB4 6,06 15,41 18,86

Udział wydatków majątkowych w wydatkach ogółem.

5. WB5 51,81 54,05 53,55

3

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Obciążenie wydatków bieżących wydatkami na wynagrodzenia.

6. WB6 9,89 24,77 21,01

Udział nadwyżki operacyjnej i dochodów ze sprzedaży majątku w dochodach ogółem.

7. WB7 169,95 180,77 153,88

Wskaźnik samofinansowania

8. WL2 216,78 714,18 629,40

Nadwyżka operacyjna na mieszkańca (według liczby mieszkańców na dzień 31 grudnia danego roku)

9. WZ1 3,73 3,35 3,10

Udział zobowiązań ogółem w dochodach ogółem (zob. wskaźnik ograniczający zadłużenie określony w art.170 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych)

10. WZ2 3,73 3,35 3,10

Udział zobowiązań ogółem, bez zobowiązań na projekty unijne, w dochodach ogółem

11. WZ3 - - -

Obciążenie dochodów ogółem obsługą zadłużenia (zob. wskaźnik ograniczający zadłużenie określony w art.169 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych)

12. WZ4 - - -

Obciążenie dochodów ogółem obsługą zadłużenia bez zobowiązań na projekty unijne

13. WZ6 90,70 75,59 79,47

Obciążenie dochodów bieżących wydatkami bieżącymi i obsługą zadłużenia.

14. WZ7 - - 0,36

Udział zobowiązań wymagalnych w zobowiązaniach ogółem

4

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Wskaźnik zadłużenia z art.243 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych.

Dane służące do wyliczenia wskaźnika przedstawia poniżej zamieszczona tabela

Lp. Dane służące do wyliczenia 2007 2008 2009 wskaźnika

1. Dochody ogółem budżetu – D 13.030.671,11 13.288.357,68 16.955.442,34

2. Dochody bieżące – Db 13.030.671,11 13.200.654,68 16.871.442,34

3. Dochody ze sprzedaży majątku – Sm - 87.703,00 84.000,00

4. Wydatki bieżące – Wb 11.539.589,17 11.973.624,06 12.754.164,77

Rok budżetowy 2010 (dla którego liczony będzie wskaźnik)

6. Planowana na rok budżetowy łączna Brak wskaźnika z uwagi na brak zadłużenia kwota z tytułu spłaty rat kredytów i pożyczek, o kt. mowa w art.89 ust.1 pkt 2-4 oraz art.90, oraz wykupów papierów wartościowych emitowanych na cele określone w art.89 ust.1 pkt 2-4 oraz art.90

7. Planowane na rok budżetowy odsetki od Brak wskaźnika z uwagi na brak zadłużenia kredytów i pożyczek o kt. mowa w art89 ust. 1 i art.90, odsetki i dyskonto od papierów wartościowych emitowanych na cele określone w art.89 ust.1 i art.90 oraz spłaty kwot wynikających z udzielonych poręczeń i gwarancji

8. Dochody ogółem budżetu w danym roku 19.579.763,65 budżetowym

II. USTALENIA OGÓLNE

1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI

Przewodnicz ący rady gminy W okresie objętym kontrolą Przewodniczącym Rady Gminy Pabianice był ROMAN FIGIEL – wybrany na mocy uchwały nr I/1/2006 Rady Gminy Pabianice z dnia 27 listopada 2006 roku, zaś Wiceprzewodniczącym Rady Gminy – BOŻENA PIELUŻEK – wybrana na mocy uchwały nr II/2/2006 z dnia 5 grudnia 2006 roku.

Wójt i jego zast ępca Na mocy zaświadczenia Gminnej Komisji Wyborczej w Pabianicach z dnia 26 listopada 2006 roku stwierdzono, że w wyborach, które odbyły się w dniu 26 listopada 2006 roku, na Wójta Gminy w Pabianicach wybrany został HENRYK ADAM GAJDA.

5

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Zastępcą Wójta Gminy w Pabianicach jest EDWARD ADAMCZYK powołany na to stanowisko przez Wójta Gminy Pabianice zarządzeniem nr 23/2008 z dnia 1 lipca 2008.

Skarbnik gminy Uchwałą nr XXXVII/226/94 Rady Gminy Pabianice z dnia 27 kwietnia 1994 roku na Skarbnika Gminy powołana została MARIA NOWICKA.

Sekretarz gminy Sekretarzem Gminy jest JADWIGA SŁUBIK, powołana na stanowisko na podstawie uchwały nr IV/10/90 Rady Gminy Pabianice z dnia 4 lipca 1990 roku.

2. GMINNE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNOŚCI

W okresie objętym kontrolą na terenie Gminy Pabianice działały następujące jednostki organizacyjne: Jednostki budżetowe - Szkoła Podstawowa im. K. Makuszyńskiego w Bychlewie; - Szkoła Podstawowa im. H. Ch. Andersena w Petrykozach; - Szkoła Podstawowa im. M. Skłodowskiej-Curie w Pawlikowicach; - Zespół Szkolno-Przedszkolny w Piątkowisku; - Gimnazjum im. A. Mickiewicza w Piątkowisku; - Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Pabianicach; - Gminna Biblioteka Publiczna w Pabianicach z siedzibą w Bychlewie. Zakłady budżetowe - Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej „Gminny Ośrodek Zdrowia” w Petrykozach.

3. UNORMOWANIA WEWN ĘTRZNE

Statut gminy Uchwałą nr IV/18/2002 Rady Gminy Pabianice z dnia 30 grudnia 2002 roku przyjęto Statut Gminy Pabianice. Następującymi uchwałami dokonano zmian Statutu: uchwałą nr XXXVI/222/2005z dnia 29 sierpnia 2005 roku, uchwałą nr V/27/2007 z dnia 13 lutego 2007 roku, uchwałą nr XXXIV/238/2009 z dnia 26 maja 2009 roku oraz uchwałą nr XLII/318/2010 z dnia 27 stycznia 2010 roku.

Regulamin organizacyjny urz ędu Zarządzeniem nr 18/2004 Wójta Gminy Pabianice z dnia 27 maja 2004 roku nadano Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy w Pabianicach. Zarządzeniem nr 4/2009 z dnia 27 lutego 2009 roku dokonano zmiany regulaminu.

6

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym Rada Gminy w Pabianicach nie określiła zasad nabycia, zbycia i obciążenia nieruchomości gruntowych stanowiących własność Gminy oraz ich wydzierżawiania lub najmu na okres dłuższy niż 3 lata. Rada Gminy każdorazowo podejmuje uchwałę o wyrażeniu zgody na zbycie, nabycie bądź obciążenie nieruchomości stanowiącej własność Gminy.

Instrukcja w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego warto ści maj ątkowych pochodz ących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł Zarządzeniem nr 15 Wójta Gminy Pabianice z dnia 14 czerwca 2006 roku wprowadzono instrukcję dotyczącą przeciwdziałania wprowadzeniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz finansowaniu terroryzmu w Urzędzie Gminy Pabianice.

4. UNORMOWANIA W ZAKRESIE KONTROLI WEWN ĘTRZNEJ (FINANSOWEJ ).

Unormowania w zakresie kontroli finansowej. Osoby odpowiedzialne. Zagadnienie dotyczące kontroli finansowej Urzędu Gminy ujęte zostało w następujących unormowaniach wewnętrznych: 1. W zarządzeniu nr 9 Wójta Gminy Pabianice z dnia 18 maja 2006 roku ustalono procedury kontroli finansowej w Urzędzie Gminy Pabianice – załącznik nr 1 (m.in. określono zakres, zasady i ogólne procedury kontroli finansowej). W załączniku nr 1A podano wykaz osób upoważnionych do dokonywania kontroli merytorycznej dokumentów, zaś w załączniku nr 1B podano wykaz osób upoważnionych do dokonywania kontroli formalno-rachunkowej. 2. W zarządzeniu nr 46 Wójta Gminy Pabianice z dnia 30 listopada 2006 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji określającej zasady sporządzania, obiegu i kontroli oraz przechowywania i zabezpieczania dokumentów księgowych i ksiąg rachunkowych w Urzędzie Gminy w Pabianicach. W Referacie Finansowym zatrudniono na samodzielnych stanowiskach 7 pracowników. Skarbnikiem Gminy i Głównym księgowym jest Maria Nowicka. Na podstawie przedłożonych akt osobowych stwierdzono, że jej kwalifikacje spełniają wymogi przewidziane dla zajmowanego stanowiska, określone w art.45 ust.2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2005 roku Dz.U. nr 249, poz.2104 ze zm.) - od 1 stycznia 2010 roku w art.54 ust.2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. nr 157, poz. 1240). Kierownik jednostki nie powierzył (w formie pisemnej) Marii Nowickiej, obowiązków i odpowiedzialności w zakresie wynikającym z art.45 ust.1, a obecnie art.54 ust.1 ustawy o finansach publicznych, w zakresie prowadzenia rachunkowości jednostki, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. W zakresie kontroli, Skarbnik Gminy został zobowiązany do dokonywania kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, prowadzenia rachunkowości Gminy, wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi, rozliczania i nadzorowania gospodarki finansowej jednostek organizacyjnych gminy.

7

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

W okresie poprzedzającym obowiązywanie ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych, kontrole finansowe w jednostkach organizacyjnych były przeprowadzane przez audytorów zatrudnionych przez Gminę Pabianice na podstawie umowy zalecenia. Szczegółowo przestrzeganie procedur kontroli wewnętrznej omówione zostało przy dokonywaniu czynności kontrolnych poszczególnych tematów. W zakresie przestrzegania omawianych procedur zbadano m.in. konto 201 – rozrachunki i roszczenia, wydatki poniesione na inwestycje, wynagrodzenia i pochodne.

5. KONTROLE ZEWN ĘTRZNE

Kontrole przeprowadzone przez RIO Ostatnia kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych przeprowadzona została przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi w dniach od 31 stycznia 2006 roku do 21 marca 2006 roku. Ponadto RIO przeprowadziła dwie kontrole doraźne: w dniach 10 grudnia 2009 roku - 12 stycznia 2010 roku oraz w dniach 25 maja 2010 roku – 14 czerwca 2010 roku w zakresie wydatków na zadania w zakresie ochrony przeciwpożarowej, wydatków na zakup usług i dostaw oraz wydatków majątkowych i udzielania zamówień publicznych.

Kontrole przeprowadzone w zakresie gospodarki finansowej przez inne podmioty - lata 2008 – I półrocze 2010 W 2008 roku przeprowadzona została kontrola przez Archiwum Państwowe w Łodzi w zakresie kontroli archiwum zakładowego. W 2009 roku przeprowadzone zostały kontrole przez niżej wymienione podmioty: - Krajowe Biuro Wyborcze Delegatura w Łodzi – w zakresie rejestru wyborców, - Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska – w zakresie kontroli gminnych ujęć wody głębinowej, - Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Łodzi – w zakresie gospodarowania środkami gminnego funduszu ochrony środowiska i gospodarki wodnej w latach 2007-2008, - Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Łodzi – jak wynika z zapisu zawartego w książce kontroli zakres kontroli w upoważnieniach do przeprowadzenia kontroli, - Łódzki Urząd Wojewódzki – w zakresie prawidłowości wydatkowania i rozliczenia dotacji przekazanej w 2009 roku na postępowanie w sprawie zwrotu podatku akcyzowego, - Łódzki Urząd Wojewódzki - w zakresie obrony cywilnej, ewidencjonowanie i gospodarowanie sprzętem OC oraz konserwacja i magazyn. W 2010 roku przeprowadzona została kontrola przez Najwyższą Izbę Kontroli Delegatura w Łodzi w zakresie realizacji zadań w zakresie planowania i zagospodarowania przestrzennego.

8

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

6. BANK WYKONUJ ĄCY OBSŁUG Ę BANKOW Ą JEDNOSTKI

Wybór banku Rachunki bankowe oraz rozliczenia pieniężne Gminy Pabianice prowadzi Nordea Bank Polska S.A. posiadający oddział w Pabianicach na podstawie umowy nr 377352 z dnia 25 października 2006 roku. Wybór banku nastąpił w wyniku przeprowadzenia przetargu nieograniczonego o wartości poniżej 60.000 EURO na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych.

Rachunki bankowe Rachunki bankowe według stanu dzień 31 grudnia 2009 roku i 30 czerwca 2010 roku przestawiały się w sposób następujący:

L.p. Rachunki bankowe Stan na Stan na Konto 31.12.2009r 30.06.2010r. 1. Rachunek bieżący (dochodów) 740,05 672,88 133-000- 00000-

D0000 2. Rachunek pomocniczy (wydatki) 368,50 196.678,10 130 3. Rachunek pomocniczy (ZFŚS) 20.522,66 39.268,12 135 4. Rachunek pomocniczy (GFOŚ) 1.511.379,86 0 135 5. Rachunek pomocniczy (Depozyty) 14.381,86 1.538,95 139-32 6. Rachunek środków 0 0 139-01 wyodrębnionych 7. Rachunek środków 30.976,00 496,60 139-02 wyodrębnionych PFRON „Uczeń na wsi”

8. Depozyt B. Overnight 7.934.267,75 1.909.117,86 133-000- 00000- LN000 9. Lokata negocjowana założona 29 0 2.000.000,00 133-000- 00000- czerwca 2010 roku L1000

Do zestawienia rachunków załączone zostały potwierdzenia sald. Ponadto inspektorom kontroli przedłożono wykaz rachunków – lokat prowadzonych przez Bank Pekao S.A. Oddział Pabianice – stan na dzień 30 czerwca 2010 roku. Zgodnie z zapisem paragrafu 13 pkt 4 uchwały nr XLII/312/2010 Rady Gminy Pabianice z dnia 27 stycznia 2010 roku w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Pabianice na 2010 rok Wójt Gminy został upoważniony do lokowania wolnych środków budżetowych na rachunkach w innych bankach.

9

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

L.p. Rachunki bankowe Stan na Konto 30.06.2010r. 1. Rachunek depozytowy – 23.442,91 240-001- pomocniczy (odsetki od lokaty) 00001 2. Lokata negocjowana założona 22 3.500.000,00 133-000- czerwca 2010 roku 00000- L1000 3. Lokata negocjowana założona 30 3.000.000,00 133-000- czerwca 2010 roku 00000- L1000

7. KREDYTY , PO ŻYCZKI , OBLIGACJE , POR ĘCZENIA , AKCJE I UDZIAŁY

Zaci ągni ęte kredyty i po życzki - 2009 rok Na sfinansowanie planowanego deficytu budżetu jednostki samorządu terytorialnego (art.82 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych) Gmina Pabianice w latach 2007-2009 i pierwszym półroczu 2010 roku nie zaciągała kredytów i pożyczek na sfinansowanie planowanego deficytu budżetowego. Oświadczenie Skarbnika Gminy Marii Nowickiej z dnia 4 sierpnia 2010 roku o niezaciąganiu kredytów i pożyczek na sfinansowanie planowanego deficytu stanowi załącznik nr 2 protokołu kontroli. Na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych oraz zaciągniętych pożyczek i kredytów (art.82 ust.1 pkt 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych) Gmina Pabianice w latach 2007-2009 i pierwszym półroczu 2010 roku nie zaciągała kredytów i pożyczek na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych oraz zaciągniętych kredytów i pożyczek. Oświadczenie Skarbnika Gminy Marii Nowickiej z dnia 4 sierpnia 2010 roku o niezaciąganiu kredytów i pożyczek na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych oraz zaciągniętych kredytów i pożyczek stanowi załącznik nr 3 protokołu kontroli. Na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu jednostki samorządu terytorialnego (art.82 ust.1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych) Gmina Pabianice w latach 2007-2009 i pierwszym półroczu 2010 roku nie zaciągała kredytów i pożyczek na pokrycie w ciągu roku budżetowego przejściowego deficytu budżetowego jednostki samorządu terytorialnego. Oświadczenie Skarbnika Gminy Marii Nowickiej z dnia 4 sierpnia 2010 roku o niezaciąganiu kredytów i pożyczek na pokrycie przejściowego deficytu budżetowego stanowi załącznik nr 4 protokołu kontroli.

Udzielone gwarancje i por ęczenia – 2007 - 2009 rok Gmina Pabianice w latach 2007-2009 i pierwszym półroczu 2010 roku nie udzielała poręczeń i gwarancji. Oświadczenie Skarbnika Gminy Marii Nowickiej o nieudzielaniu gwarancji i poręczeń stanowi załącznik nr 5 protokołu kontroli.

10

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Wyemitowane papiery warto ściowe Gmina Pabianice w latach 2007-2009 i w pierwszym półroczu 2010 roku nie emitowała papierów wartościowych. Oświadczenie Skarbnika Gminy Marii Nowickiej z dnia 4 sierpnia 2010 roku o nieemitowaniu papierów wartościowych stanowi załącznik nr 6 protokołu kontroli.

Posiadane akcje i udziały w spółkach prawa handlowego. Wnoszenie i wycena aportów rzeczowych Według stanu na dzień 31 grudnia 2009 roku Gmina Pabianice posiadała następujące udziały i akcje:

L Forma Wyszczególnienie Kwota p majątku

Spółka Łódzki Rolno-Spożywczy Rynek Hurtowy S.A. 1 Akcje 30.000,00 Ksawerów

500.500,0 2 Udziały Gminna Spółdzielnia „Samopomoc Chłopska” w Pabianicach 0

530.500,00

Według stanu na dzień 31 grudnia 2009 roku, na koncie 030 wykazano kwotę 530.500,00 zł. Taka sama kwota została wykazana w bilansie jednostki budżetowej, sporządzonym na dzień 31 grudnia 2009 roku w pozycji „Długoterminowe aktywa finansowe”. W dniu 6 grudnia 1995 roku Rada Gminy Pabianice podjęła uchwałę nr XII/100/95 w sprawie nabycia akcji Spółki Akcyjnej Łódzki Rolno - Spożywczy Rynek Hurtowy w ilości 50 sztuk o wartości nominalnej 1.000 zł każda, za łączną kwotę 50.000 zł. Ponadto uchwałą nr XVII/148/96 Rady Gminy Pabianice z dnia 5 lipca 1996 roku w sprawie zmian w budżecie Gminy Pabianice zdecydowano o zakupie kolejnych akcji Łódzkiej Spółki Rolno-Spożywczej za kwotę 10.000,00 zł. W dniu 18 czerwca 1998 roku Rada Gminy Pabianice podjęła uchwałę nr XIII/95/98 w sprawie podziału mienia komunalnego pomiędzy Gminą Pabianice a Gminą Ksawerów. A mianowicie zatwierdzono porozumienie spisane w dniu 5 czerwca 1998 roku o podziale mienia komunalnego pomiędzy Gminą Pabianice a Gminą Ksawerów, a także m.in. Gmina Pabianice została zobowiązana do przekazania Gminie Ksawerów 30 akcji założycielskich Łódzkiego Rolno-Spożywczego Rynku Hurtowego, a w przypadku braku możliwości przekazania ww. akcji, której przyczyna nie leży po stronie żadnej z gmin, Gmina Pabianice przekaże Gminie Ksawerów środki finansowe potrzebne na zakup 30 akcji ŁR-SRH wg ceny umożliwiającej nabycie akcji. Gmina Pabianice jak wynika z informacji udzielonych przez Skarbnika Gminy – M. Nowicką przekazała Gminie Ksawerów ww. akcje. Ponadto w dniu 29 stycznia 2003 roku Rada Gminy Pabianice podjęła uchwałę nr V/24/2003 w sprawie przystąpienia Gminy Pabianice do Gminnej Spółdzielni „Samopomoc Chłopska” w Pabianicach, na podstawie której wniosła 1 udział członkowski w kwocie 500 zł i upoważniła Wójta Gminy Pabianice do wniesienia wkładu pieniężnego w kwocie 500.000 zł.

11

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Stan zadłu żenia jednostki samorz ądu terytorialnego – 2009 rok

Stan zadłużenia w 2008 i 2009 roku przedstawiał się następująco:

Lp Wyszczególnienie wg tytułów Kwota Kwota . dłużnych zadłużenia na zadłużenia na dzień 31 grudnia dzień 31 grudnia 2008 roku 2009 roku 1. Kredyty - -

2. Pożyczki - -

3. Przyjęte depozyty - -

4. Emisja papierów wartościowych - -

5. Emisja obligacji samorządowych - -

6. Zobowiązania wymagalne - 2.200,90

7. Zobowiązania wymagalne z tytułu - - gwarancji i poręczeń

Łącznie - 2.200,90

Na stan zadłużenia na koniec 2009 roku złożyły się zobowiązania wymagalne w kwocie 2.200,90 zł, dotyczące jednostki organizacyjnej Gminy Pabianice, a mianowicie zakładu budżetowego. W dniu 24 sierpnia 2010 roku Główny Księgowy PZOZ – Gminnego Ośrodka Zdrowia w Petrykozach Jan Obuszko złożył wyjaśnienie w powyższej kwestii, iż „w sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań za IV kwartał 2009 roku została wykazana kwota 2.200,90 zł zobowiązań wymagalnych z tytułu posiadania takich zobowiązań wobec firmy Diagnostyka sp. z o.o. Zobowiązana powyższe były wynikiem nie opłacenia w terminie faktur o numerach 501/000866/09 i 51/447/09 z terminami płatności 14 grudnia 2009 roku. Nasz zakład nie poniósł żadnych dodatkowych kosztów związanych z niezapłaceniem w terminie ww. zobowiązań. Wskutek porozumienia zawartego między zakładami nie naliczono żadnych odsetek karnych do zapłaty. Powyższe zobowiązania zostały uregulowane w pierwszej kolejności w roku 2010.” Do ww. wyjaśnienia załączono kserokopie rachunku nr 51/447/09 z dnia 30 listopada 2009 roku wystawionego przez firmę Diagnostyka sp. z o.o. Oddział w Łodzi z Krakowa z podanym terminem płatności 14 grudnia 2009 roku na kwotę 52,10 zł dotyczącego zapłaty za badanie bakteryjne – rachunek został sprawdzony pod względem formalno- rachunkowym i merytorycznym dnia 10 grudnia 2009 roku, zaś zatwierdzony do zapłaty przez Kierownika PZOZ Gminnego Ośrodka Zdrowia dnia 4 lutego 2010 roku. Ponadto załączono kserokopie rachunku nr 0501/000866/09 z dnia 30 listopada 2009 roku wystawionego przez firmę Laboratorium Diagnostyka sp. z o.o. Oddział w Łodzi z Krakowa z terminem płatności 14 grudnia 2009 roku na kwotę 2.148,80 zł dotyczącego zapłaty za badania bakteryjne – rachunek został sprawdzony pod względem formalno- rachunkowym i merytorycznym dnia 10 grudnia 2009 roku, zaś zatwierdzony do zapłaty przez Kierownika PZOZ Gminnego Ośrodka Zdrowia dnia 4 lutego 2010 roku. Ponadto załączono kserokopię historii rachunku z podanym przelewem w dniu 5 lutego 2010 roku na łączną kwotę 2.270,10 zł z wyszczególnieniem 3 faktur: nr 0591/000866/09, nr 51/447/09 i 51/503/09. Ostatnia faktura nr 51/503/09 została wystawiona dna 31 grudnia 2009 roku na kwotę 69,20 zł także przez firmę Diagnostyka sp. z o.o. z terminem płatności 14 stycznia 2010 roku. Sprawdzono pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym dnia 11 stycznia 2010 roku, zaś zatwierdzono do wypłaty dnia 28 stycznia 2010 roku. Zapłacono dnia 5 lutego 2010 roku.

12

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Wyjaśnienie J. Obuszko wraz z załącznikami dotyczące firmy Diagnostyka z Łodzi stanowi załącznik nr 7 protokołu kontroli.

Stan zadłużenia na dzień 30 czerwca 2009 roku. Według sprawozdania Rb-Z, według stanu na dzień 30 czerwca 2009 roku kwota zadłużenia wyniosła 0 zł. Wskaźnik zadłużenia wynikający z art.170 ust.2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych. Na podstawie sprawozdania Rb-Z kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2009 roku, ustalono, że kwota zobowiązań według tytułów dłużnych wyniosła 0 zł. Wskaźnik zadłużenia również wynosi 0%.

Stan zadłużenia na dzień 31 grudnia 2009 roku. Według sprawozdania Rb-Z, według stanu na dzień 31 grudnia 2009 roku kwota zadłużenia wyniosła 2.200,90 zł. Na stan zadłużenia wynikający ze sprawozdania Rb-Z za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2009 roku złożyła się kwota zobowiązań wymagalnych. Wskaźnik zadłużenia wynikający z art.170 ust.1 ustawy z dnia 31 grudnia 2005 roku o finansach publicznych. Z zapisów art.170 ust.1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku wynikało, że łączna kwota długu jednostki samorządu terytorialnego na koniec roku budżetowego nie może przekroczyć 60% wykonanych dochodów ogółem tej jednostki w tym roku budżetowym. Biorąc pod uwagę kwotę wykonanych dochodów (sprawozdanie Rb-27S za okres od początku roku do 31 grudnia 2009 roku) wskaźnik zadłużenia wyniósł: 2.200,90 zł/19.579.763,65*100= 0,011 %. Wskaźnik zadłużenia wynikający z art.169 ust.1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych. Stosownie do zapisów wynikających z art. 169 ust.1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku, łączna kwota przypadających w danym roku budżetowym spłat rat kredytów i pożyczek, o których mowa w art.82 ust.1 pkt 2 i 3 wraz z należnymi w danym roku odsetkami od kredytów i pożyczek, o których mowa w art.82 ust.1; wykupów papierów wartościowych emitowanych na cele określone w art.82 ust.1 pkt 2 i 3 wraz z należnymi odsetkami i dyskontem od papierów wartościowych emitowanych na cele określone w art. 82 ust.1; potencjalnych spłat kwot wynikających z udzielonych przez jednostki samorządu terytorialnego poręczeń i gwarancji – nie może przekroczyć 15% planowanych na dany rok budżetowy dochodów jednostki samorządu terytorialnego. Ustalony na mocy uchwały nr XIX/202/2009 Rady Gminy Pabianice z dnia 5 lutego 2009 roku w sprawie uchwalenia budżetu Gminy na rok 2009 plan dochodów wyniósł 16.992.304,67 zł. W załączniku nr 13 do ww. uchwały budżetowej – prognoza kwoty długu Gminy Pabianice ustalono, że inne wymagalne zobowiązania jednostek budżetowych ustalone zostały w wysokości 0 zł. Biorąc pod uwagę relację kwoty planowanej do spłaty do planowanych dochodów wskaźnik zadłużenia wyniósł 0 % (0 zł/16.992.304,67 zł*100=0 %).

13

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Spłata zaci ągni ętych zobowi ąza ń - w szczególno ści z tytułu kredytów i po życzek Z uwagi na brak zobowiązań zaciągniętych przez Gminę Pabianice odstąpiono od kontroli ww. tematu. Oświadczenie Skarbnika Gminy – M. Nowickiej z dnia 2 września 2010 roku w sprawie zapłaty ostatniej raty kredytu stanowi załącznik nr 8 protokołu kontroli.

III. EWIDENCJA KSI ĘGOWA. SPRAWOZDAWCZO ŚĆ .

1. OPIS PRZYJ ĘTYCH ZASAD RACHUNKOWO ŚCI . ZABEZPIECZENIE DANYCH PRZETWARZANYCH W SYSTEMACH INFORMATYCZNYCH .

Zarządzeniem Wójta Gminy Pabianice nr 30 z dnia 20 października 2006 roku wprowadzono szczegółowe zasady prowadzenia rachunkowości w Urzędzie Gminy Pabianice. Powyższe zarządzenie zostało zmienione: dnia 1 sierpnia 2008 roku zarządzeniem Wójta Gminy Pabianice nr 28, dnia 24 września 2009 roku zarządzeniem nr 53 oraz dnia 29 grudnia 2009 roku zarządzeniem nr 76.

Przedmiotowa polityka rachunkowości zawiera wszystkie informacje wynikające z art. 10 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U. z 2002 roku nr 76, poz.694 ze zm). Ewidencja księgowa organu i Urzędu prowadzona jest głównie w systemie komputerowym przy wykorzystaniu programów opracowanych przez firmę Macrologic z Łodzi: „Xpertis Finanse i księgowość budżetu” – program w księgowości finansowej, „Woda” – program do fakturowania i rozliczania usług komunalnych „Xpertis podatek rolny, leśny i od nieruchomości oraz podatek od środków transportowych” – program do wymiaru podatków i księgowości podatkowej, „Kasa”. Natomiast ręcznie prowadzona jest księga środków trwałych. Wymieniona dokumentacja była opracowana w języku polskim, jak również księgi rachunkowe były prowadzone w języku polskim i w walucie polskiej, co było zgodne z art. 9 i art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

2. URZ ĄDZENIA KSI ĘGOWE

W Urzędzie Gminy w Pabianicach na księgi rachunkowe prowadzone w systemie komputerowym zgodnie z art.13 ust 2 ustawy o rachunkowości składały się: − dziennik - księga główna, − księgi pomocnicze, − zestawienie: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych. Jednostki organizacyjne Gminy Pabianice prowadzą księgi rachunkowe samodzielnie. Kontroli w zakresie zgodności zapisów w dzienniku poddano 30 dowodów księgowych, zrealizowanych w miesiącu marcu 2009 roku o numerach identyfikacyjnych 122 - 126. Ustalono, że:

14

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

- w dzienniku ewidencji podlegają dokumenty spełniające wymogi dotyczące dowodu źródłowego, określone przez ustawę z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (art.21 i art.22 ustawy), - wydruki z ewidencji księgowej (dziennik) zawierały oznaczenie dwóch kont, którego dotyczyły zapisy, tj. z określeniem drugostronnej ewidencji, co było zgodne z art. 23 ust. 2 pkt 5 ustawy o rachunkowości, - zbiór danych kont księgi głównej zawiera zapisy w porządku systematycznym z zachowaniem chronologii, na kontach przewidzianych w zakładowym planie kont, - dowody źródłowe dołączone np. do wyciągów bankowych, posiadały ten sam numer identyfikacyjny, np. wyciąg bankowy nr 60 za okres od 26 do 26 marca 2009 roku posiadał numer 124 oraz 12 dokumentów do niego dołączonych (faktury VAT, rachunki, PK), wyciąg bankowy nr 61 za okres od 27 do 27 marca 2009 roku posiadał numer 126 oraz 11 innych dokumentów, co stanowiło naruszenie art. 14 ust. 2 i art. 24 ust. 4 pkt 1 ustawy o rachunkowości. Art. 14 ust. 2 przewidywał, że sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Zgodnie z art. 24 ust. 4 pkt 1 księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności: udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych, - ponadto biorąc pod uwagę zapisy zawarte w art. 23 ust.2 pkt 2 oraz pkt 3 ustawy o rachunkowości, które stanowią, że zapis księgowy powinien zawierać określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli się ona różni od daty dokonania operacji, a także zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym, że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów stwierdzono, że dziennik księgowań za marzec 2009 rok powyższych elementów nie posiadał. W dniu 30 sierpnia 2010 roku z uwagi na stwierdzone nieprawidłowości dotyczące urządzeń księgowych w Urzędzie Gminy w Pabianicach przedstawiciel firmy Macrologic z Łodzi – (…) 1 przeprowadził zmiany w programie komputerowym, na którym pracował Referat Finansowy, dostosowując go do wymogów ustaleń zawartych w ustawie o rachunkowości.

Dalsze ustalenia przedstawia niżej zamieszczona tabela. ILOŚĆ Tezy TAK NIE PRÓBA BŁĘDÓW 1 Czy podstawą zapisów księgowych były dokumenty spełniające wymogi dotyczące dowodu źródłowego określone przez ustawę z X 30 - dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (art.21 i art.22 ustawy).

1 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

15

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

2 Czy dowody księgowe będące podstawą zapisów księgowych zostały poddane kontroli pod względem merytorycznym , zgodnie z X 30 - obowiązującymi w jednostce procedurami kontroli finansowej. 3 Czy zapisy księgowe spełniały wymogi określone X 30 30 w art.23 ust.1 i 2 ustawy o rachunkowości. 4 Czy zapisy w ewidencji księgowej (dziennik – konto księgi głównej) były powiązane ze sobą w X 30 - sposób umożliwiający ich sprawdzenie (art.23 ust.4 ustawy o rachunkowości). 5 Czy zapisy w ewidencji dokonane były w sposób zapewniający ich trwałość, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg X 30 - rachunkowych (art.23 ust.5 ustawy o rachunkowości). 6 Czy zapisy księgowe były odpowiednio powiązane z dowodami księgowymi, na podstawie których X 30 30 ich dokonano (art.24 ust.4 pkt 1 ustawy o rachunkowości). 7 Czy zapisy księgowe (dziennik, konto księgi głównej) uporządkowane były chronologicznie X 30 - (art.24 ust.4 pkt 2, art.14 ust.1 i art. 15 ust.2 ustawy o rachunkowości). 8 Czy zapisy dokonane na koncie (kontach) księgi głównej ujęto systematycznie (art.24 ust.4 pkt 2 X X - i art. 15 ust.1 ustawy o rachunkowości). 9 Czy do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego wprowadzono każde zdarzenie gospodarcze, które nastąpiło w danym okresie X X - sprawozdawczym (art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości). 10 Czy dowody księgowe zostały poddane kontroli przez głównego księgowego (ustawa o finansach X 30 publicznych).

Kontrolą objęto prawidłowość w zakresie ciągłości sald w odniesieniu do sald konta 133 z miesiąca maja, czerwca, lipca, grudnia 2009 roku oraz stycznia 2010 roku: Lp. Saldo na Saldo na Saldo na Saldo na Saldo na Saldo na 29.05.2009 roku 1.06.2009 30.06.2009 1.07.2009 31.12.2009 2.01.2010 (w zł) roku (w zł) roku (w zł) roku ( w roku (w zł) roku (w zł) zł) 1. 75.658,62 (WB nr 104 75.658,62 84.267,37 84.267,37 368,50 (WB nr 368,50 (WB za okres od 29 do 29 (WB nr 105 (WB nr 125 z (WB nr 126 254 za okres nr 1 za okres maja 2009 roku) za okres od okres od 30 do za okres od 1 od 31 do 31 od 1 do 4 30 maja do 1 30 czerwca do 1 lipca grudnia 2009 stycznia 2010 czerwca 2009 2009 roku) 2009 roku) roku) roku) roku)

Na podstawie powyższych wyciągów nieprawidłowości w zakresie obrotu bezgotówkowego nie stwierdzono.

16

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Prawidłowość ewidencjonowania wybranych operacji: Wpływ oświatowej subwencji w grudniu 2009 roku na styczeń roku 2010. W wyniku kontroli prawidłowości ewidencjonowania operacji dotyczącej wpływu w grudniu 2009 roku subwencji oświatowej (348.807,00 zł) za styczeń roku następnego, ustalono, że operacja ujęta została na kontach księgi głównej budżetu: wpływ subwencji Wn 133 - rachunek budżetu; Ma 909 - rozliczenia międzyokresowe; w styczniu roku następnego przeksięgowanie subwencji na Wn 909 - rozliczenia międzyokresowe, Ma 224 – rozrachunki budżetu, a następnie Wn 224 – rozrachunki budżetu Ma 901 - dochody budżetu. Zapłata faktury za roboty związane z realizacją inwestycji. Powyższe zagadnienie również zostało sprawdzone w dalszej części protokołu – w zakresie wydatków inwestycyjnych. Wpływ dotacji celowej . Wpływ dotacji celowej - w dniu 2 października 2009 roku na rachunek bankowy Gminy Pabianice wpłynęła dotacja celowa z Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi z przeznaczeniem środków na świadczenia rodzinne wypłacane przez GOPS w Pabianicach, w łącznej wysokości 35.070,00 zł. Dotację zaewidencjonowano na kontach: Wn 133 – rachunek budżetu i Ma 901 – dochody budżetu. Przekazanie tej dotacji do GOPS-u nastąpiło w dniu 6 października 2009 roku, co zostało zaewidencjonowane na kontach: Wn 223-2 – rozliczenie wydatków budżetowych i Ma 133 - rachunek budżetu, Wypłata pożyczki mieszkaniowej Wypłata pożyczki mieszkaniowej z funduszu mieszkaniowego ZFŚS w kwocie 2.000,00 zł – ewidencja wypłaty dokonana została na kontach: Wn 234 – pozostałe rozrachunki z pracownikami (pożyczka mieszkaniowa) i Ma 135 – zakładowy fundusz socjalny. Natomiast spłata pożyczki księgowana była na kontach: Wn 135-1 i Ma 234-1.

3. SPRAWOZDAWCZO ŚĆ I BILANS JEDNOSTKI . ZGODNO ŚĆ DANYCH WYKAZYWANYCH W SPRAWOZDANIACH BUD ŻETOWYCH Z EWIDENCJ Ą KSI ĘGOW Ą

Sprawozdania za 2008 i 2009 rok sporządzone zostały w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej (tekst jednolity z 2006 roku, Dz.U. nr 115, poz. 781 ze zm.). Sprawdzono prawidłowość sporządzenia niżej wymienionych sprawozdań: − Rb-27S – sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2008 roku i 31 grudnia 2009 roku, − Rb-28S – sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2009 roku, − Rb-Z – sprawozdanie o stanie zobowiązań jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2008 roku oraz do dnia 31 grudnia 2009 roku,

17

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

− Rb-PDP – sprawozdanie z wykonania dochodów podatkowych gminy za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2008 roku i 31 grudnia 2009 roku, − Rb-NDS – sprawozdanie o nadwyżce/deficycie jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2008 roku i do dnia 31 grudnia 2009 roku, − Rb-ST – sprawozdanie o stanie środków na rachunkach bankowych jednostki samorządu terytorialnego na koniec 2009 roku. Wszystkie ww. sprawozdania podpisane zostały przez Skarbnika Gminy oraz Wójta Gminy Pabianice. Sprawozdania sporządzone zostały w sposób czytelny i trwały. Na sprawozdaniach podpisy złożone zostały odręcznie, w miejscu do tego przeznaczonym. Pod podpisem umieszczono pieczątkę z imieniem i nazwiskiem osoby podpisującej, stosownie do wymogów wynikających z § 10 ww. rozporządzenia.

Sprawozdania Rb-Z 2008 rok W wyniku analizy sprawozdania Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń według stanu na dzień 31 grudnia 2008 oraz prowadzonej ewidencji księgowej stwierdzono, że w roku 2008 jednostka nie posiadała zobowiązań. 2009 rok Wykazana w sprawozdaniu Rb-Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń według stanu na dzień 31 grudnia 2009 roku kwota zobowiązań wysokości 2.200,90 zł stanowi zobowiązania wymagalne jednostki organizacyjnej Gminy Pabianice – zakładu budżetowego. Szczegółowo, kontrola sprawozdań Rb-Z w zakresie zgodności danych wykazanych w sprawozdaniach z ewidencją księgową opisana została w rozdziale „Ustalenia ogólne. Stan zadłużenia jednostki”. Sprawozdania: Rb -27S, Rb-28S, Rb-NDS 2008 rok W wyniku analizy sprawozdania Rb-27S sporządzonego według stanu na dzień 31 grudnia 2008 roku stwierdzono, że plan dochodów po zmianach wyniósł 15.816.722,94 zł, natomiast ich wykonanie 16.955.442,34 zł. Na podstawie sprawozdania Rb-28S ustalono, że plan wydatków po zmianach wyniósł 16.753.938,94 zł natomiast wykonanie to kwota 15.078.211,31 zł. Kwoty dochodów i wydatków wykazane w sprawozdaniu Rb-NDS odpowiadają kwotom planu i wykonania dochodów i wydatków, ujętych odpowiednio w sprawozdaniu Rb-27S rocznym sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2008 roku oraz w sprawozdaniu Rb-28S rocznym sprawozdaniu z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2008 roku. Dochody wykazane w sprawozdaniu Rb-NDS za 2008 rok odpowiadały kwotom wynikającym z ewidencji księgowej na koncie 901 (16.955.442,34 zł). Wydatki wykazane w Rb-NDS za 2008 rok odpowiadały wartości konta księgowego 902 (15.078.211,31 zł). 2009 rok

18

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

W wyniku analizy sprawozdania Rb-27S sporządzonego według stanu na dzień 31 grudnia 2009 roku stwierdzono, że plan dochodów po zmianach wyniósł 18.621.095,21 zł, natomiast ich wykonanie 19.579.763,65 zł. Na podstawie sprawozdania Rb-28S ustalono, że plan wydatków po zmianach wyniósł 20.655.696,21 zł, natomiast wykonanie to kwota 17.772.969,95 zł. Kwoty dochodów i wydatków wykazane w sprawozdaniu Rb-NDS odpowiadają kwotom planu i wykonania dochodów i wydatków, ujętych odpowiednio w sprawozdaniu Rb-27S rocznym sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2009 roku oraz w sprawozdaniu Rb-28S rocznym sprawozdaniu z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2009 roku. Dochody wykazane w sprawozdaniu Rb-NDS za 2009 rok odpowiadały kwotom wynikającym z ewidencji księgowej na koncie 901 (19.579.763,65 zł). Wydatki wykazane w Rb-NDS za 2009 rok odpowiadały wartości konta księgowego 902 (17.772.969,95 zł).

Sprawozdanie Rb-PDP 2008 i 2009 rok 2008 rok Na podstawie sprawozdań Rb-27S i Rb-PDP za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2008 roku oraz analizy stawek podatkowych (uwzględniającą: rodzaj podatku, podstawę opodatkowania, stawkę ustawową, stawkę przyjętą) ustalono, że Gmina Pabianice pomniejszyła dochody własne wskutek obniżenia górnych stawek podatków: - w podatku od nieruchomości w łącznej kwocie: 337.545,00 zł, z tego: od osób prawnych w kwocie 89.762,88 zł oraz od osób fizycznych w kwocie 247.783,12 zł, - w podatku od środków transportowych (wyłącznie od osób fizycznych) w kwocie 97.029,00 zł. W 2008 roku Gmina Pabianice pomniejszyła dochody poprzez zastosowanie ulg i zwolnień w zakresie podatku od nieruchomości w kwocie 19.750,44 zł. Natomiast z tytułu decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy, dotyczących umorzenia zaległości podatkowych, Gmina Pabianice poniosła skutki finansowe w podatku od nieruchomości w łącznej wysokości: 49.770,68 zł, z tego: od osób fizycznych w kwocie 765 zł oraz od osób prawnych w kwocie 49.005,68 zł. W wyniku weryfikacji danych zawartych w sprawozdaniu z decyzjami dotyczącymi umorzenia zaległości z tytułu podatku od nieruchomości i podatku od środków transportowych kontrolujący nie stwierdzili nieprawidłowości - wykazana w sprawozdaniu kwota była zgodna z kwotami wynikającymi z przedłożonych decyzji. Sprawozdanie podpisane zostało przez Wójta Gminy i Skarbnika Gminy. Stosownie do postanowień § 10 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej, sprawozdanie sporządzone zostało w sposób czytelny i trwały. Podpisy na sprawozdaniu złożone zostały odręcznie w miejscu oznaczonym. Pod podpisem umieszczono pieczątki z imieniem i nazwiskiem osoby podpisującej. 2009 rok Na podstawie sprawozdań Rb-27S i Rb-PDP za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2009 roku oraz analizy stawek podatkowych (uwzględniającą: rodzaj podatku,

19

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

podstawę opodatkowania, stawkę ustawową, stawkę przyjętą) ustalono, że Gmina Pabianice pomniejszyła dochody własne wskutek obniżenia górnych stawek podatków: - w podatku od nieruchomości w kwocie: 396.050,46 zł, z tego: od osób prawnych w kwocie 121.255,67 zł oraz od osób fizycznych w kwocie 274.794,79 zł, - w podatku od środków transportowych (wyłącznie od osób fizycznych) w kwocie 111.156,00 zł. W 2009 roku Gmina Pabianice pomniejszyła dochody poprzez zastosowanie ulg i zwolnień w zakresie podatku od nieruchomości w kwocie 21.991,57 zł. Natomiast z tytułu decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy, dotyczących umorzenia zaległości podatkowych, Gmina Pabianice poniosła skutki finansowe w podatku od nieruchomości w łącznej wysokości: 3.224,00 zł, z tego: od osób fizycznych w kwocie 788 zł oraz od osób prawnych w kwocie 2.436 zł. W wyniku weryfikacji danych zawartych w sprawozdaniu z decyzjami dotyczącymi umorzenia zaległości z tytułu podatku od nieruchomości i podatku od środków transportowych kontrolujący nie stwierdzili nieprawidłowości - wykazana w sprawozdaniu kwota była zgodna z kwotami wynikającymi z przedłożonych decyzji. Sprawozdanie podpisane zostało przez Wójta Gminy i Skarbnika Gminy. Stosownie do postanowień § 10 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej, sprawozdanie sporządzone zostało w sposób czytelny i trwały. Podpisy na sprawozdaniu złożone zostały odręcznie w miejscu oznaczonym. Pod podpisem umieszczono pieczątki z imieniem i nazwiskiem osoby podpisującej.

Bilans organu (z wykonania budżetu) na dzień 31 grudnia 2009 roku Szczegółowej analizie poddany został bilans za 2009 rok. Na podstawie ewidencji księgowej (konta księgi głównej) dla organu za rok 2009 sprawdzono zgodność wykazanych w bilansie danych, co przedstawia poniższe zestawienie:

2. AKTYWA Pasywa Wyszczególnienie 1. KONT O Bilans Ewidencja Bilans Ewidencja Środki pieni ęż ne 7.935.007,80 (7.917.922,59 (środki pieni ęż ne Wn – 133 7.935.07,80 - - bud żetu i pozostałe + 17.085,21) środki pieni ęż ne) Nale żno ści i

rozliczenia (nale żno ści od bud żetów oraz 127.544,91 pozostałe nale żno ści i Wn – 224 127.544,91 - - (127.409,67 +

rozliczenia) 135,24)

Zobowi ązania: 20.125,57 20.125,57 - krótkoterminowe - - - długoterminowe - -

20

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

17.085,21 17.085,21 - wobec bud żetu Ma – 224

-pozostałe zobowi ązania 3.040,36 Ma – 240 3.040,36 Aktywa netto: 7.693.620,14 7.693.620,14 Nadwy żka lub niedobór 1.806.793,70 1.806.793,70 wykonania bud żetu - nadwy żka (+) Ma – 961 1.806.793,70 1.806.793,70 - niewykonane wydatki - - - wynik na funduszach - - pomocowych - rezerwa na nie - - wygasaj ące środki - wynik na operacjach

nie kasowych - fundusze pomocowe - skumulowana nadwy żka lub niedobór Ma – 960 5.886.826,44 5.886.826,44 na zasobach bud żetu Inne pasywa Ma – 909 348.807,00 348.807,00

Razem 8.062.552,71 8.062.552,71

Bilans jednostki na dzień 31 grudnia 2009 roku. Według sprawozdania Bilans Urzędu Gminy jako jednostki, sporządzonego na dzień 31 grudnia 2009 roku, na stan aktywów w kwocie 27.441.528,76 zł złożyły się: Aktywa trwałe – 25.586.053,90 zł w tym: 1. Wartości niematerialne i prawne – 3.935,26 zł 2. Rzeczowe aktywa trwałe – 25.051.618,64 zł: Środki trwałe – 24.858.413,91 zł (konto 011 minus umorzenie): - Grunty – 5.443.382,88 zł - Budynki, lokale obiekty inżynierii lądowej i wodnej – 18.997.121,35 zł - Urządzenia techniczne i maszyny – 70.821,16 zł - Środki transportu – 313.158,46 zł Inwestycje rozpoczęte – 193.204,73 zł; 3. Długoterminowe aktywa finansowe (akcje i udziały) – 530.500,00 zł Aktywa obrotowe – 1.855.474,86 zł w tym: 1. Zapasy(materiały) – 2.030,00 zł (konto 310) 2. Należności krótkoterminowe – 269.573,97 zł: - należności od budżetów – 44.156,07 zł (konto 221) - pozostałe należności – 224.390,70 zł (konto Wn 221-saldo Ma konta 290, konto Wn 234, konto Wn 240)

21

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

- rozliczenia z tytułu środków na wydatki budżetowe i z tytułu dochodów budżetowych – 1.027,20 zł (konto 223) 3. Środki pieniężne – 1.577.628,88 zł (środki pieniężne na rachunkach bankowych – konto 130, 135, 139) 4. Rozliczenia międzyokresowe – 6.242,01 zł (konto 640).

Natomiast pasywa w kwocie ogółem 27.441.528,76 zł przedstawiały się następująco: 1. Fundusz – 25.588.744,27 zł: - Fundusz jednostki – 11.198.017,64 zł (konto 800) - Wynik finansowy – 14.390.726,63 zł (konto 860) 2. Fundusze celowe – 1.542.219,43 zł (konto 853) 3. Zobowiązania krótkoterminowe i fundusze specjalne – 310.565,06 zł: - Zobowiązania krótkoterminowe – 272.363,15 zł: - zobowiązania z tytułu dostaw i usług – 72.867,24 zł (konto 201) - zobowiązania z tytułu budżetów – 2.365,05 zł (konto 225) - zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych – 21.257,99 zł (konto 229), - zobowiązania z tytułu wynagrodzeń – 125.452,92 zł (konto 231) - pozostałe zobowiązania – 36.038,09 zł (konto Ma 221, konto Ma 229-11, konto Ma 240-E) - sumy obce (depozytowe zabezpieczenia wykonania umów) – 14.381,86 zł – (strona Ma konta 240) - Fundusze specjalne – 38.201,91 zł (ZFŚS) – konto 851. Kontroli w zakresie zgodności danych wykazanych w bilansie z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej poddano ww. pozycje. W oparciu o wydruki z ewidencji księgowej za 2009 roku (zestawienie obrotów i sald) stwierdzono, że zapisy dokonane w ewidencji księgowej zgodne są z danymi liczbowymi wykazanymi w ww. sprawozdaniu bilansowym jednostki budżetowej sporządzonym, na dzień 31 grudnia 2009 roku. Szczegółową kontrolą objęto dane wykazane w bilansie w rzeczowych aktywach trwałych w pozycji 1.1 – grunty w kwocie 5.443.382,88 zł, w pozycji 1.2 – budynki, lokale i obiekty inżynierii lądowej i wodnej – 18.997.121,35 zł, w pozycji 1.3 – urządzenia techniczne i maszyny w kwocie 70.821,16 zł oraz 1.4 – środki transportu w kwocie 313.158,46 zł. Stwierdzono, że w księdze środków trwałych dotyczącej gruntów wartość gruntów na dzień 31 grudnia 2009 roku wyniosła 5.443.382,88 zł. Natomiast z informacji o stanie mienia komunalnego sporządzonej przez Ryszarda Iwaśków – kierownika Referatu Gospodarki Gruntami, Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska z dnia 31 grudnia 2009 roku wynika, że ogółem wartość na dzień 31 grudnia 2009 roku gruntów stanowiących zasób nieruchomości – mienie komunalne – Gminy Pabianice wyniosła 5.445.014,60 zł. W przedłożonym zestawieniu wymieniono trwały zarząd na łączną kwotę 258.927,50 zł, tj. grunty przekazane placówkom oświatowym, które nie zostały ujęte w bilansie

22

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

jednostki – Urzędu Gminy w Pabianicach, ale zostały ujęte w bilansie tych placówek oświatowych (przekazanie nastąpiło na podstawie PT). W dniu 6 września 2010 roku Skarbnik Gminy złożyła wyjaśnienie odnośnie różnicy jaka wynika między zestawieniem gruntów mienia komunalnego a ewidencją księgową w pozycji grunty w Urzędzie Gminy, z którego wynika, że „W wykazie tabelarycznym mienia komunalnego na dzień 31 grudnia 2009 roku w oddzielnej pozycji wykazano kwotę gruntów przekazaną w trwały zarząd podległym jednostkom gminy, tj. kwota 258.927,50 zł. Wyżej wymieniona kwota nie figuruje na stanie ewidencji księgowej Urzędu Gminy, ponieważ znajduje się w ewidencji księgowej poszczególnych podległych jednostek. Ponadto w ewidencji księgowej Urzędu Gminy zaewidencjonowano wartość utworzonych terenów zielonych na gruntach (nasadzenia drzewostanu, krzewów) w kwocie 257.295,78 zł, kwota ta nie ma odzwierciedlenia w zestawieniu mienia komunalnego, w którym wykazana jest sama wartość ewidencyjna działki”. Gmina Pabianice od kwoty wynikającej z informacji o stanie mienia komunalnego: 5.445.014,60 zł odliczyła trwały zarząd 258.927,50 zł i dodała wartość utworzonych przy placówkach oświatowych terenów zielonych 257.295,78 zł, co łącznie dało kwotę 5.443.382,88 zł, wykazaną w bilansie. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy Marii Nowickiej z dnia 6 września 2010 roku w sprawie kwoty 257.295,78 zł (wartość terenów zielonych) stanowi załącznik nr 9 protokołu kontroli. Ponadto na podstawie księgi inwentarzowej ustalono, że wartość grupy I na dzień 31 grudnia 2009 roku wynosiła brutto 5.995.529,90 zł, grupy II – 18.290.650,42 zł, grupy III - 55.500,00 zł, grupy IV – 81.294,25 zł, grupy V - 43.552,00 zł, grupy VI – 18.347,41 zł, grupy VII – 967.216,88 zł, grupy VIII – 59.761,03 zł. Według zestawienia za 2009 rok dotyczącego środków trwałych grup 0-VIII wartość umorzenia w tych grupach odpowiednio wyniosła: 727.883,24 zł , 4.561.175,73 zł, 35.020,40 zł, 8.144,00 zł, 15.192,78 zł, 654.058,42 zł, 46.310,56 zł. W bilansie Urzędu Gminy w Pabianicach wykazano prawidłową wartość netto środków trwałych zaliczonych do tych grup. Szczegółowa analiza danych wykazywanych w pozycji A.II.1 Bilansu Urzędu jako jednostki – środki trwałe, w oparciu o dane wynikające z ewidencji księgowej (książki środków trwałych, księgi inwentarzowe) oraz dokumenty źródłowe (np. umowy kupna, sprzedaży) opisana została w rozdziale „Ewidencja Majątku Gminy. Inwentaryzacja”.

IV. ROZRACHUNKI I ROSZCZENIA

1. ROZRACHUNKI Z ODBIORCAMI I DOSTAWCAMI . TERMINOWO ŚĆ REGULOWANIA ZOBOWI ĄZA Ń (LATA 2008 - 2009)

W zakładowym planie kont dla Urzędu Gminy w Pabianicach ujęte zostało konto 201 – „Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami - zobowiązania”. Z zapisów zakładowego planu kont wynika, że konto 201 służy do ewidencji zobowiązań i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług oraz kaucji gwarancyjnych. Na koncie 201 ujmuje się: Wn - oznacza zapłatę zobowiązań za dostawy i usługi oraz odpisanie zobowiązań przedawnionych i umorzonych i Ma – zobowiązania z tytułu dostaw towarów, robót i usług oraz zobowiązania wobec dostawców z tytułu wymagalnych odsetek i kar umownych.

23

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Zaś w zarządzeniu nr 46 Wójta Gminy Pabianice z dnia 30 listopada 2006 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji określającej zasady sporządzania, obiegu i kontroli oraz przechowywania i zabezpieczania dokumentów księgowych i ksiąg rachunkowych w Urzędzie Gminy w Pabianicach w paragrafie 3 pkt 12 zapisano, że „Sprawdzone pod względem merytorycznym i zakwalifikowane do wypłaty faktury (rachunki) lub inne dokumenty spełniające wymogi dowodu księgowego należy dostarczyć do księgowości w celu zaksięgowania jako zobowiązania na koniec każdego kwartału do 15 dnia miesiąca następującego po kwartale”. Pomimo zapisów w zakładowym planie kont w zakresie ewidencji na koncie 201 zasady wyżej opisane nie były w praktyce stosowane. A mianowicie stwierdzono, że w ciągu roku nie dokonywano żadnych zapisów księgowych na koncie 201, za wyjątkiem kwartału. W momencie wpływu do urzędu, faktury i rachunki nie były nigdzie ewidencjonowane. Dopiero z chwilą ich zapłaty ewidencjonowano je na koncie 400. Zgodnie z art.20 ust.1 ustawy o rachunkowości do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Ponadto zgodnie z art.24 wyżej cytowanej ustawy księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalne i bieżąco. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych. Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych.

W dniu 2 września 2010 roku Skarbnik Gminy Pabianice złożyła wyjaśnienie, z którego wynika, że „Faktury za dostawy, usługi i materiały wpływające do Urzędu wpisywane są w rejestr dokumentów przychodzących na sekretariacie i mają nadaną datę wpływu. Następnie są kierowane do referatów merytorycznych w celu opisu i zatwierdzenia merytorycznego, po czym są przekazywane do referatu księgowości finansowej, gdzie potwierdzane są datą wpływu do referatu finansowego i ewidencjonowane w „Rejestrze faktur do zapłaty”. Rejestr zawiera kolejny numer, datę wpływu faktury lub rachunku, nazwę kontrahenta (sprzedawcy), nr i datę faktury lub rachunku, kwotę do zapłaty, termin do zapłaty faktury i termin zapłaty faktury czy rachunku, zastępuje ewidencje na koncie 201. Do 2010 roku faktury lub rachunki sprawdzone pod względem formalno- rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty między okresami sprawozdawczymi księgowane były bezpośrednio na kocie 130 i 400, z pominięciem konta 201 (zobowiązania). Na koniec okresów sprawozdawczych faktury, które wystawione były z datą danego okresu sprawozdawczego, a wpłynęła do dnia 15 następnego miesiąca podokresie sprawozdawczym i zapłacone były po okresie sprawozdawczym ewidencjonowane były na koncie 201 i 400. W związku z tym, iż do tej pory nie posiadaliśmy faktur i rachunków o wydłużonym terminie płatności, a mamy dobrą płynność finansową, co wiąże się z terminowością regulowania zobowiązań, pomijaliśmy podwójnego księgowania. Takie uregulowanie przyjmowania zobowiązań zawarto w opisie obiegu dokumentów księgowych.

Nadmieniamy, iż od dnia 1 stycznia 2010 roku odstąpiono od ewidencji faktur na przełomie okresów sprawozdawczych. Wszystkie faktury i rachunki oraz noty obciążeniowe, które wpływają do księgowości księgowane są na koncie 201.”

Wyjaśnienie Skarbnika Gminy – Marii Nowickiej dotyczące ewidencji na koncie 201 stanowi załącznik nr 10 protokołu kontroli.

24

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Kontrolującym przedstawiono tzw. rejestr faktur za 2008 i 2009 rok, do którego wpisywano każdą fakturę wpływającą do Urzędu Gminy w Pabianicach. Od 2010 roku na koncie 201 jest prowadzona ewidencja wszystkich faktur i rachunków, które wpływają do Urzędu Gminy w korespondencji z kontem 400.

W toku kontroli stwierdzono, że w 2008 roku zaewidencjonowano 155 dowodów księgowych dotyczących konta 201, zaś w 2009 roku - 170.

Do kontroli przyjęto po 22 dowody księgowe z grudnia 2008 i 2009 roku, co stanowi 14,1% - w 2008 roku i 13,5% - w 2009 roku wszystkich dowodów księgowych.

Tabela dotycząca rozrachunków z odbiorcami i dostawcami w zakresie terminowości regulowania zobowiązań (lata 2008-2009) stanowi załącznik nr 11 protokołu kontroli.

Na podstawie ewidencji księgowej prowadzonej na koncie 201 ustalono, że wg stanu na dzień 31 grudnia 2008 roku saldo konta po stronie Ma wynosiło 81.846,25 zł (na które złożyły się między innymi faktury z tabeli, będącej załącznikiem nr protokołu kontroli). Na podstawie ewidencji księgowej prowadzonej na koncie 201 ustalono, że wg stanu na dzień 31 grudnia 2009 roku saldo konta po stronie Ma wyniosło 72.867,24 zł (na które złożyły się między innymi faktury z tabeli, będącej załącznikiem nr protokołu kontroli).

Ewidencja analityczna do konta 201 w latach 2008/2009 nie była prowadzona, chyba, że raz na kwartał i wtedy była ona prowadzona na indywidualnych kartach dla każdego kontrahenta.

Dokumenty, które były podstawą zapisów księgowych spełniały wymogi ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity z 2002 roku, Dz. U. nr 76, poz. 694 ze zm.).

Sprawdzone dowody księgowe, poddane były kontroli pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, o czym świadczą pieczątki o dokonanym sprawdzeniu i podpisy osób dokonujących kontroli.

Stwierdzono brak dat o dokonanym sprawdzeniu merytorycznym na następujących dowodach księgowych - faktury z 2008 roku o nr: 1507/2008 z dnia 31 grudnia 2008 roku, 2008/2606 z dnia 31 grudnia 2008 roku, 333/08 z dnia 31 grudnia 2008 roku, FV- 06862/EOE01/PR/SFA/P/12/08 z dnia 7 stycznia 2009 roku, ML/00016/FUPW/0812 z dnia 31 grudnia 2008 roku, 1302/08 z dnia 23 grudnia 2008 roku, 66/301113/78/660300176/78W/2008 z dnia 29 grudnia 2008 roku, 50476/2008/12/II z dnia 31 grudnia 2008 roku, 198/41 z dnia 31 grudnia 2008 roku. Podobna sytuacja miała miejsce przy fakturach z 2009 roku, i tak: nr VGO/03690209/09 z dnia 16 grudnia 2009 roku, 483/09 z dnia 31 grudnia 2009 roku, nr 16/2009 z dnia 29 grudnia 2009 roku, nr 1241/2009 z dnia 29 grudnia 2009 roku, nr 2018/2009 z dnia 31 grudnia 2009 roku, nr 52048/2009/12/II z dnia 31 grudnia 2009 roku, nr 1323/09/PA z dnia 31 grudnia 2009 roku.

Stwierdzono, że następujące dowody księgowe zostały zapłacone po terminie płatności: z 2008 roku –

- nr 1302/08 z dnia 23 grudnia 2008 roku: wpływ do UG dnia 6 stycznia 2009 roku, brak daty sprawdzenia merytorycznie, wpłynęło do Referatu Finansowego

25

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

dnia 8 stycznia 2009 roku, termin płatności 6 stycznia 2009 roku, data zapłaty 8 stycznia 2009 roku,

- nr ML/00016/FUPW/0812 z dnia 31 grudnia 2008 roku: wpływ dnia 9 stycznia 2009 roku, brak daty sprawdzenia merytorycznego, wpływ do referatu Finansowego dnia 13 stycznia 2009 roku, termin płatności 14 stycznia 2009 roku, a faktycznej zapłaty dnia 15 stycznia 2009 roku,

- nr 138886/2008 z dnia 30 grudnia 2008 roku (oraz faktura korygująca do ww. faktury nr 261/2008/12/II z dnia 31 grudnia 2008 roku): wpływ do UG 5 stycznia 2009 roku, brak daty sprawdzenia merytorycznego, wpływ do RF dnia 5 stycznia 2009 roku, termin płatności 13 stycznia 2009 roku, zaś zapłaty 21 stycznia 2009 roku, wpływ faktury korygującej dnia 14 stycznia 2009 roku. z 2009 roku –

- nr zestawienia zbiorczego 30/114/274 – PGE Łódź z dnia 28 grudnia 2009 roku: wpływ do UG dnia 5 stycznia 2010 roku, data sprawdzenia merytorycznego dnia 14 stycznia 2010 roku, wpływ do Referatu Finansowego dnia 14 stycznia 2010 roku, termin płatności 13 stycznia 2010 roku, zaś zapłaty dnia 14 stycznia 2010 roku.

W dniu 3 września 2010 roku Skarbnik Gminy – M. Nowicka złożyła oświadczenie, z którego wynika, że „za fakturę nr 138886/2008 wystawioną przez firmę EKO-REGION sp. z o.o. na kwotę 2.088,53 z, której termin płatności przypadał na dzień 13 stycznia 2009 roku, a zapłaty dokonano dnia 21 stycznia 2009 roku firma Eko-REGION nie naliczyła odsetek za nieterminową zapłatę. Faktura ta wpłynęła do Urzędu dnia 5 stycznia 2009 roku. Dnia 14 stycznia 2009 roku wpłynęła faktura korygująca nr 261/2008/12, która dotyczyła wyżej wymienionej faktury. Wynika z niej, że była zawyżona o kwotę 1.966,15 zł. Dnia 21 stycznia 2009 roku dokonano zapłaty w wysokości 941,38 zł, tj. różnicy między kwotą faktury nr 138886/2008 a kwotą z faktury korygującej”.

Ponadto Maria Nowicka złożyła wyjaśnienie dotyczące zapłaty za faktury: nr 1302/08 z dnia 23 grudnia 2008 roku, nr ML/00016/FUPW/0812 i zestawienie zbiorcze 30/114/274, z którego wynika, że pomimo przekroczenia terminu płatności faktur Gmina nie płaciła odsetek za przekroczenie terminu płatności.

Informacje Skarbnika Gminy Pabianice w sprawie opóźnień w zapłacie za faktury oraz ewentualnych odsetek za zwłokę stanowią załącznik nr 12 protokołu kontroli.

Dowody księgowe posiadały datę wpływu do Urzędu Gminy w Pabianicach. Realizacja sprawdzonych faktur dokonywana była przez autoryzację kierownika jednostki lub osobę przez niego upoważnioną. Dodatkowo kontroli w zakresie autoryzacji operacji finansowych poddano faktury wymienione w rozdziale „Ewidencja Księgowa. Sprawozdawczość. Urządzenia księgowe”. Test do kontroli prawidłowości prowadzenia ewidencji operacji gospodarczych i finansowych na koncie 201 – rozrachunki z dostawcami i odbiorcami w zakresie ewidencji zobowiązań stanowi załącznik nr 13 do protokołu kontroli.

2. ROZRACHUNKI PUBLICZNOPRAWNE

Konto 225 – Pozostałe rozrachunki publicznoprawne

26

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Konto 229 służy do ewidencji innych niż z budżetami, rozrachunków publiczno - prawnych, a w szczególności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Na stronie Wn konta 229 ujmuje się m.in. należności z tytułu nadpłat z tytułu rozrachunków publicznoprawnych, spłata i zmniejszanie zobowiązań publicznoprawnych, a na stronie Ma – m.in. zobowiązania z tytułu składek, spłata i zmniejszanie należności z tytułu rozrachunków publicznoprawnych. Konto 229 może wykazywać dwa salda.

Zobowiązania na koncie 229, wg stanu na dzień 31 grudnia 2009 rok wyniosły 24.092,99 zł.

Kontroli poddano terminowość zapłaty zobowiązań z tytułu naliczonych składek na ubezpieczenie społeczne od wynagrodzeń wynikających z list płac za miesiące styczeń, kwiecień i wrzesień 2009 roku oraz styczeń 2010 roku.

Tabela dotycząca terminowości zapłaty zobowiązań z tytułu naliczonych składek na ubezpieczenie społeczne od wynagrodzeń stanowi załącznik nr 14 protokołu kontroli.

Po przeanalizowaniu poddanych kontroli dowodów dotyczących regulowania zobowiązań z tytułu składek ZUS ustalono, iż składki na ubezpieczenie społeczne, oraz składki na Fundusz Pracy przekazywane były na rachunek Zakładu Ubezpieczeń Społecznych zgodnie z obowiązującym terminem, tj. do 5-go dnia następnego miesiąca (art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – (tekst jednolity z 2007 roku, Dz. U. nr 11, poz. 74 ). Naliczenie zobowiązań z tytułu składek ZUS ewidencjonowane jest na stronie Ma konta 229. Konto 225 – rozrachunki z bud żetami

Konto 225 – „rozrachunki z budżetami” służy do ewidencji m.in. rozrachunków z budżetem państwa i budżetami samorządu terytorialnego w szczególności z tytułu dotacji, podatków, nadwyżek środków obrotowych zakładów budżetowych. Na stronie Wn konta 225 ujmuje się dotacje budżetowe, które nie wpłynęły na rachunek bankowy do końca roku, wpłaty do budżetu nadwyżek środków obrotowych, inne wpłaty z tytułu zobowiązań wobec budżetu (podatki), a na stronie Ma zobowiązania wobec budżetów, z tytułu nadwyżek środków obrotowych lub podziału wyniku finansowego, zobowiązania wobec budżetów z tytułu podatków, ceł i opłat. Konto 225 może mieć dwa salda.

Saldo konta 225 na dzień 31 grudnia 2009 roku wynosiło 41.791,02 zł.

Sprawdzono terminowość zapłaty zobowiązań z tytułu naliczonych, a następnie pobranych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od wynagrodzeń za miesiąc:

- styczeń 2010 roku – zobowiązania w wysokości 20.241,00 zł uregulowano w dniu 3 lutego 2010 roku (wb nr 39),

- wrzesień 2009 roku – zobowiązania w wysokości 15.843,00 zł uregulowano w dniu 1 październik 2009 roku (wb nr 502),

- listopad 2009 roku – zobowiązania w wysokości 13.529,00 zł uregulowano w dniu 3 grudnia 2009 roku (wb nr 63 ).

Po przeanalizowaniu poddanych kontroli dowodów dotyczących regulowania zobowiązań z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych ustalono, iż zaliczki przekazywane

27

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

były do Urzędu Skarbowego do dnia 20-go miesiąca następującego po miesiącu, w którym te zaliczki zostały pobrane, co jest zgodne z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity z 2000 roku Dz.U. nr 14, poz. 176 ze zm.). Naliczenie zobowiązań z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych ewidencjonowane jest na stronie Ma konta 225. Odprowadzanie składek na rzecz PFRON

W wyniku sprawdzenia dokumentów źródłowych oraz ewidencji księgowej za miesiące styczeń, kwiecień i wrzesień 2009 roku kontrolujący stwierdzili, że Gmina Pabianice sporządzała informacje miesięczne do Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w terminie do 20-tego następnego miesiąca po miesiącu, którego informacja dotyczy – art. 21 ust. 2f ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych (tekst jednolity z 1997 r., Dz. U. nr 123, poz. 776 ze zm.). Z przedłożonych deklaracji wynika, że jednostka (pracodawca) dokonywała wpłat na fundusz.

I tak:

- kwota 2.475,00 zł wpłacona został w dniu 18 lutego 2009 roku;

- kwota 2.960,00 zł wpłacona została 18 maja 2009 roku;

- kwota 2.881,00 zł wpłacona została 15 października 2009 roku.

3. POZOSTAŁE ROZRACHUNKI

Konto 240 – pozostałe rozrachunki Konto 240 służy do ewidencji krajowych i zagranicznych należności i roszczeń oraz zobowiązań nieobjętych ewidencją na kontach 201-234. Konto 240 może być również używane do ewidencji pożyczek i różnego rodzaju rozliczeń, a także krótko- i długoterminowych należności funduszy celowych. Na koncie tym ewidencjonuje się w szczególności: rozrachunki z tytułu sum depozytowych, rozrachunki z tytułu sum na zlecenie, rozliczenie niedoborów i szkód, rozrachunki z tytułu potrąceń dokonanych na listach wynagrodzeń z innych tytułów niż podatki i składki ZUS. Ewidencję szczegółową do konta 240 prowadzi się według poszczególnych tytułów i poszczególnych kontrahentów i osób. Konto może mieć dwa salda. Saldo Wn konta 240 oznacza stan należności, a saldo Ma konta 240 stan zobowiązań.

Na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki” na dzień 31 grudnia 2009 roku widniała kwota po stronie Ma 43.801,86 zł.

Zgodnie z prowadzoną analityką na ww. saldo składały się następujące pozycje:

Lp. Numer i nazwa konta rozrachunkowego Saldo Ma (w zł) 1. 2 3 1. 240-E-200-000 bie żą ce 30.976,00 2. 240-K-099-030 budowa ł ącznika SP 11.768,31 Petrykozy

28

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

3. 240-K-100-027 przebudowa wodoci ągu 1.196,51 Petrykozy z przył ączami 4. 240-O-099-030 budowa ł ącznika SP 1.094,22 Petrykozy 5. 240-O-100-027 Przebudowa wodoci ągu z 322,82 przył ączami Petrykozy RAZEM 45.357,86

Ponadto na stronie Wn konta 240 została zaksięgowana kwota 1.566,00 zł. W dniu 3 września 2009 roku M. Nowicka złożyła informację, że „kwota 1.566,00 zł zaksięgowana na koncie 240-R-200-007 tj. Pozostałe rozrachunki- sumy przechodnie, dotyczy zbyt wysokiej refundacji zaliczki podatku dochodowego pobranego od wypłacanych dofinansowań dla pracowników do wypoczynku z ZFŚS. Zaliczki na podatek dochodowy płacone są do Urzędu Skarbowego jedną ogólną kwotą z konta podstawowego Urzędu a następnie odpowiednie kwoty są refundowane z prawidłowych kont (w tym wypadku z konta ZFŚS). W dniu 14 stycznia 2010 roku po dopatrzeniu się pomyłki rachunkowej, robiony został przelew kwoty, korygujący pomyłkę”. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy Pabianice z dnia 3 września 2009 roku dotyczące kwoty 1.566,00 zł stanowi załącznik nr 15 protokołu kontroli. Dokonano wyrywkowej kontroli ww. pozycji, które dotyczyły m. in. wadiów bądź rękojmi w ramach inwestycji prowadzonych przez Gminę Pabianice, a składających się na saldo Ma konta 240.

Konto 234 – pozostałe rozrachunki z pracownikami

Konto 234 służy do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia, w szczególności z tytułu pobranych do rozliczenia zaliczek, odpłatności za świadczenia dokonane na rzecz pracowników, udzielonych pożyczek z ZFŚS. Na stronie Wn konta 234 ujmuje się w szczególności: - wypłacane pracownikom zaliczki i sumy do rozliczenia na wydatki obciążające jednostkę, - należności od pracowników z tytułu dokonanych przez jednostkę świadczeń odpłatnych, - należności z tytułu pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Na stronie Ma konta 234 ujmuje się: - rozliczone zaliczki i zwroty środków pieniężnych, - wydatki wyłożone przez pracowników w imieniu jednostki, - wpływy należności od pracowników. Konto może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma stan zobowiązań wobec pracowników. Saldo konta 234 na dzień 31 grudnia 2009 roku wyniosło 16.123,25 zł.

Szczegółowej kontroli poddano zaliczki stałe – zagadnienie powyższe zostały opisane w dalszej części protokołu oraz prawidłowość wypłaty wynagrodzenia dla losowo wybranych pracowników Urzędu Gminy w oparciu o umowy o pracę, angaże, karty wynagrodzeń, listy płac i dokumenty źródłowe stanowiące podstawę wypłaty za miesiące: kwiecień – czerwiec 2009 roku.

29

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Ustalenia w powyższym zakresie obrazuje poniższa tabela: (…) 2 Kontrolujący ustalili, że wysokość wypłaconego wynagrodzenia była zgodna z angażami, kartami wynagrodzeń i listami płac. Wyżej opisani pracownicy nie pobierali zaliczek na wynagrodzenia.

Konto 231 – rozrachunki z tytułu wynagrodzeń

Konto 231 służy do ewidencji rozrachunków z pracownikami jednostki i innymi osobami fizycznymi z tytułu wypłat pieniężnych i świadczeń rzeczowych zaliczonych zgodnie z odrębnymi przepisami, do wynagrodzeń, w szczególności należności za pracę wykonywaną na podstawie stosunku pracy, umowy zlecenia, umowy o dzieło. Na stronie Wn konta 231 ujmuje się: - wypłaty pieniężne lub przelewy wynagrodzeń, - wypłaty zaliczek na poczet wynagrodzeń - wartość wydanych świadczeń rzeczowych zaliczanych do wynagrodzeń, - potrącenia wynagrodzeń obciążające pracownika. Na stronie Ma konta 231 ujmuje się zobowiązania jednostki z tytułu wynagrodzeń. Konto może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma – stan zobowiązań jednostki z tytułu wynagrodzeń.

Na dzień 31 grudnia 2009 roku konto 231 wykazało saldo po stronie Ma – 125.452,92 zł. Dokonano sprawdzenia wybranych losowo operacji zaewidencjonowanych na koncie 231 w miesiącu marcu 2009 roku, a mianowicie: - odśnieżanie dróg gminnych – usługa zgodnie z zawartą umową nr 1170/297/010 z dnia 9 listopada 2009 roku na kwotę 5.467,00 zł brutto, zapłacono na podstawie rachunku nr 1/10 z dnia 24 marca 2010 roku, wpływ do UG dnia 25 marca 2010 roku, sprawdzono pod względem merytorycznym dnia 29 marca 2010 roku, pod względem formalno-rachunkowym dnia 30 marca 2010 roku, wypłacono dnia 30 marca 2010 roku gotówką w kasie Urzędu Gminy, - konserwacja sprzętu przeciwpożarowego (trzy osoby) – usługi zgodne z umowami zlecenie – przedłożono listy płac za miesiąc marzec 2010 roku, sprawdzone pod względem merytorycznym (brak daty sprawdzenia) i formalno-rachunkowym dnia 29 marca 2010 roku, zapłata przelewami. Stwierdzono, że operacje gospodarcze były ewidencjonowane zgodnie z przyjętymi zasadami ewidencji na tych kontach. Informacja Marii Nowickiej – Skarbnika Gminy Pabianice do konta 231, 234 i 240 stanowi załącznik nr 16 protokołu kontroli.

2 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

30

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

V. GOSPODARKA KASOWA

1. ZABEZPIECZENIE WARTO ŚCI PIENI ĘŻ NYCH I DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA . KONTROLA KASY . INSTRUKCJA KASOWA

Kontrola kasy przeprowadzona została w dniu 1 października 2010 roku. Protokół z kontroli kasy, przeprowadzonej w dniu 1 października 2010 roku stanowi załącznik nr 1 protokołu kontroli. Gospodarka kasowa w Urzędzie Gminy w Pabianicach została uregulowana w instrukcji kasowej wprowadzonej Zarządzeniem nr 28 Wójta Gminy Pabianice z dnia 16 października 2006 roku. Funkcję kasjera w kontrolowanym okresie pełniła i nadal pełni – Włodarczyk Barbara - inspektor - zgodnie z posiadanym zakresem czynności. W aktach osobowych znajdowało się (…) 3 oświadczenie o ponoszeniu odpowiedzialności materialnej za powierzone pieniądze w kasie Urzędu z dnia 2 stycznia 1985 roku. Zastępstwo Barbary Włodarczyk powierzono Krystynie Wilczyńskiej – inspektorowi w Referacie Finansowym. (…) 4. Pracownik złożył deklarację o odpowiedzialności materialnej oraz o przestrzeganiu przepisów w zakresie prowadzenia operacji kasowych w dniu 8 października 1998 roku. Kierownik kontrolowanej jednostki w ww. instrukcji ustalił pogotowie kasowe w Urzędzie Gminy w wysokości 5.000,00 zł. W okresie objętym kontrolą dokonano kontroli kasy w dniach: 23 lutego 2009 roku, 3 lipca 2009 roku, 8 grudnia 2009 roku, 19 lutego 2010 roku oraz 11 maja 2010 roku. W okresie objętym kontrolą ewidencja druków ścisłego zarachowania prowadzona była w jednej księdze druków ścisłego zarachowania założonej w dniu 2 stycznia 2009 roku i zakończonej dnia 31 grudnia 2009 roku. Dotyczyła ona kwitariuszy przychodowych K- 103, czeków gotówkowych (konto podstawowe), czeków gotówkowych (konto GFOŚ) oraz akcji. Stwierdzono, że księga była podpisana i przesznurowana, natomiast nie została przesznurowana i zapieczętowana. Obecnie jest prowadzona księga druków ścisłego zarachowania, która została założona dnia 4 stycznia 2010 roku, która dotyczy: - kwitariuszy przychodowych K-103 - ostatni wydany kwitariusz 6342401-6342500 – na stanie pozostało 75 kwitariuszy, - czeków gotówkowych/konto podstawowe - ostatni wydany czek gotówkowy o numerze 327237 - na stanie pozostały 3 czeki gotówkowe, - czeków gotówkowych/GFOŚ - ostatni czek wydany o numerze 277499-277500 – wydano wszystkie czeki,

3 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 4 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

31

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

- czeków gotówkowych/ZFŚS – ostatni czek wydany nr 327192 - na stanie pozostało 8 czeków, - akcji – 401-420, 751-760 – stan 30. Niniejsza księga została ponumerowana, podpisana, zapieczętowana i zasznurowana.

2. DOKUMENTOWANIE OPERACJI KASOWYCH

Zasady sporządzania raportów kasowych uregulowano w Instrukcji Kasowej z dnia 16 października 2006 roku, a mianowicie w paragrafie 13 zapisano, że zrealizowane przychodowe i rozchodowe dowody kasowe powinny być oznaczone przez wpisanie na nich numeru i pozycji raportu kasowego pod którą wpłata lub wypłata została wpisana do raportu. Ustalono, że raport kasowy prowadzi się na bieżąco, a dowody kasowe wpłat i wypłat mogą być ujmowane w raporcie również zbiorczo, na podstawie odpowiednich zestawień. Okres, który obejmuje raport może być różny: jeden dzień, jeden tydzień, dekadę lub miesiąc. W raporcie ujmuje się co najmniej liczbę porządkową operacji, symbol i datę źródłowego dowodu kasowego, krótką treść operacji. Podpisany przez kasjera oryginał raportu wraz z dowodami kasowymi, kasjer przekazuje do księgowości budżetowej, zaś jego kopia pozostaje w kasie. Wymieniono następujące rodzaje raportów kasowych: sumy budżetowe, woda, Gminny Fundusz Ochrony Środowiska, zwroty wydatków, pogotowie kasowe, opłaty skarbowe, znaki skarbowe. Prawidłowość dokumentowania operacji kasowych skontrolowano metodą wyrywkową w oparciu o niżej wymienione raporty kasowe za 2009 rok – wszystkie dotyczące wydatków: - RK nr 26 za dzień 27 maja 2010 roku – zwroty wydatków (wypłata wynagrodzeń i umów zlecenie), - RK nr 77 za dzień 28 maja 2010 roku – pogotowie kasowe, - RK nr 78 za dzień 31 maja 2010 roku – pogotowie kasowe, - RK nr 65 za dzień 9 grudnia 2009 roku – zwroty wydatków, - RK nr 184 za dzień 22 grudnia 2009 roku – pogotowie kasowe, - RK nr 5 za dzień 12 stycznia 2009 roku – pogotowie kasowe, - RK nr 12 za dzień 23 stycznia 2009 roku – pogotowie kasowe, - RK nr 15 za dzień 29 stycznia 2009 roku – pogotowie kasowe. Przedłożone do kontroli raporty kasowe sporządzone zostały za jeden dzień. Raporty kasowe po uprzednim ich podpisaniu i wpisaniu ilości dowodów rozchodowych sprawdzone zostały przez Magdalenę Bartłomiejczyk - inspektora Referatu Finansowego Urzędu Gminy w Pabianicach. Udokumentowanie wydatków stanowiły dowody źródłowe w postaci: rachunków, faktur, poleceń wyjazdu służbowego, list wypłat diet, wniosków o zaliczkę, list wypłat wynagrodzeń itp. Udzielanie i rozliczanie zaliczek Kontrolowana jednostka nie posiada przepisów wewnętrznych regulujących udzielanie zaliczek oraz ich rozliczanie. Na podstawie udzielonych informacji ustalono, że w Urzędzie Gminy w Pabianicach udzielono i rozliczono zaliczki stałe w okresie 2009/2010:

32

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

2009 rok - Inkasentowi na potrzeby wydawania pieniędzy w związku ze zbieranymi opłatami za wodę w wysokości 150 zł. Wniosek o zaliczkę został złożony dnia 12 stycznia 2009 roku, również w tym samym dniu został sprawdzony pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym i zatwierdzony do wypłaty przez Wójta Gminy – Henryka Gajdę. Zaliczkę wypłacono dnia 13 stycznia 2010 roku. Miała ona zostać zwrócona do dnia 30 grudnia 2010 roku. Zwrot zaliczki nastąpił w dniu 22 grudnia 2009 roku w kwocie 150 zł. 2010 rok - Inkasentowi na potrzeby wydawania pieniędzy w związku ze zbieranymi opłatami za wodę w wysokości 200 zł. Wniosek o zaliczkę złożono w dniu 5 lutego 2010 roku, również w tym samym dniu został sprawdzony pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym i zatwierdzony do wypłaty przez Wójta Gminy – Henryka Gajdę. Zaliczkę wypłacono także dnia 5 lutego 2010 roku. Powyższa zaliczka miała zostać zwrócona do dnia 30 grudnia 2010 roku. Zwrot zaliczki dnia 19 lipca 2010 roku w kwocie 200 zł (spowodowany rozwiązaniem umowy z inkasentem). - Nowemu inkasentowi na potrzeby wydawania pieniędzy w związku ze zbieranymi opłatami za wodę w wysokości 200 zł. Wniosek o zaliczkę złożono w dniu 21 lipca 2010 roku, również w tym samym dniu został sprawdzony on pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym i zatwierdzony do wypłaty przez Wójta Gminy – Henryka Gajdę. Zaliczkę wypłacono także dnia 21 lipca 2010 roku. Powyższa zaliczka ma zostać zwrócona do dnia 30 grudnia 2010 roku. W wyniku kontroli rozliczenia zaliczek stałych ustalono, co następuje: - Wnioski o zaliczkę zostały złożone na stosownych drukach, zaś rozliczeniem był wyłącznie dowód wpłaty ww. kwoty; - Rozliczenie zaliczki nastąpiło do dnia 31 grudnia 2009 roku, - Wypłacone pracownikom zaliczki ewidencjonowano na koncie 234 po stronie Wn w korespondencji z kontem 101 Ma.

VI. WYKONYWANIE BUD ŻETU JEDNOSTKI. ZAGADNIENIA OGÓLNE

1. INFORMACJE OGÓLNE – 2009 ROK .

Dochody i przychody bud żetu

Plan Wykonanie Wyszczególnienie po zmianach (zł) (zł) DOCHODY OGÓŁEM 18.621.095 19.579.764 Dochody bie żą ce 17.295.935 18.144.474 Dochody maj ątkowe 1.325.160 1.435.290 Dotacje 2.811.957 2.801.104 z tego: - z bud żetu Wojewody 2.675.568 2.665.931

33

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

- z Krajowego Biura Wyborczego 10.562 10.562 - z funduszy celowych PFRON 57.778 57.778 - z bud żetu pa ństwa w ramach prog. oper. Kapitał Ludzki – dotacja 3.421 3.360 rozwojowa (Wojewódzki Urz ąd Pracy) Środki zagraniczne (w ramach prog. oper. Kapitał Ludzki – dotacja rozwojowa Europ. Fundusz 64.628 63.473 Społeczny z Wojewódzkiego Urz ędu Pracy) Subwencje 4.409.038 4.409.038 Dochody własne 11.400.100 12.369.622 PRZYCHODY 2.034.601 5.886.626 z tego: Kredyty i po życzki - - Nadwy żka z lat poprzednich 2.034.601 5.886.626 Inne (np. prywatyzacja) - -

Wydatki i rozchody bud żetu.

Plan Wykonanie Wyszczególnienie po zmianach (zł) (zł) WYDATKI OGÓŁEM 20.655.696 17.772.970 z tego: Wydatki maj ątkowe 5.037.618 3.353.328 Wydatki bie żą ce 15.618.078 14.419.642 ROZCHODY - - w tym: spłata kredytów i po życzek - -

2 PRZESTRZEGANIE ZASAD GOSPODARKI FINANSOWEJ OKRE ŚLONYCH W ART .138 PKT 3 USTAWY O FINANSACH PUBLICZNYCH

Przestrzeganie zasad gospodarki finansowej, określonych w art.138 pkt 3 ustawy o finansach publicznych sprawdzone zostało szczegółowo i opisane w ramach tematu „Wydatki inwestycyjne” na przykładzie wybranych zadań inwestycyjnych.

34

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

VII. WYKONYWANIE BUD ŻETU. REALIZACJA DOCHODÓW BUD ŻETOWYCH

1. DOCHODY Z PODATKÓW I OPŁAT LOKALNYCH - 2007 - 2008.

1) Rachunkowo ść w zakresie podatków i opłat. Plan kont

Rachunkowość podatków i opłat oraz zasady ich ewidencji zawarto w zarządzeniu nr 40 Wójta Gminy Pabianice z dnia 23 listopada 2006 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie prowadzenia ewidencji podatków i opłat w Urzędzie Gminy w Pabianicach. Ewidencję należności z tytułu dochodów budżetowych prowadzono na koncie 221, które służy do ewidencji rozrachunków, w szczególności: z podatnikami z tytułu należnych i wpłacanych przez niech podatków, z inkasentami z tytułu pobieranych przez nich podatków, z jednostkami budżetowymi z tytułu potrącenia, z bankami z tytułu nie przekazanych wpłat. Na stronie Wn konta 221 księguje się przypisy należności w korespondencji ze stroną Ma konta 750, odsetki za zwłokę również w korespondencji ze stroną Ma konta 750, zwroty nadpłat w korespondencji ze stroną Ma konta 130 jeśli zwrot następuje na rachunek bankowy podatnika, albo konta 101, jeśli zwrot następuje z kasy Urzędu. Na stronie Ma konta księguje się: odpisy należności w korespondencji ze stroną Wn konta 750, odpisy z tytułu należnego podatnikowi oprocentowania za nieterminowy zwrot nadpłaty również w korespondencji ze stroną Wn konta 750, wpłaty dokonane przelewem, albo za pośrednictwem poczty w korespondencji ze stroną Wn konta 130, wpłaty dokonane do kasy Urzędu w korespondencji ze stroną Wn konta 101, wygaśnięcie zobowiązania podatkowego wskutek przeniesienia własności rzeczy lub praw majątkowych na rzecz Gminy Pabianice w korespondencji ze stroną Wn konta 011, 020, lub 310, wygaśnięcie zobowiązania podatkowego wskutek potrącenia w korespondencji ze stroną Wn konta 221, zapłatę dokonaną za pośrednictwem banku, który obciążył rachunek bankowy podatku, ale nie przekazał na rachunek bankowy Urzędu, w korespondencji ze stroną Wn konta 221. Ewidencja podatków i opłat w Urzędzie Gminy Głowno prowadzona była zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. nr 112, poz. 761), z wykorzystaniem kont przewidzianych w zarządzeniu nr 40 z dnia 23 listopada 2006 roku.

Wymiary, odpisy, wpłaty, zaległości, odsetki i nadpłaty ewidencjonowane były komputerowo. Zagadnienie dotyczące dokonywania przypisów na kontach podatników zostało omówione szerzej w dalszej części protokołu.

2) Organizacja wymiaru i poboru podatków i opłat (inkaso)

W Urzędzie Gminy Pabianice ewidencja podatków i opłat prowadzona jest przy użyciu następujących programów: a) „Xpertis podatek rolny, leśny i od nieruchomości”,

35

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

b) „Xpertis podatek od środków transportowych”. Urząd Gminy w Pabianicach posiadał bezpośredni dostęp do ewidencji gruntów i budynków. Uchwałą nr XXVIII/179/2004 z dnia 29 grudnia 2004 roku Rada Gminy Pabianice określiła inkasentów oraz wysokość wynagrodzenia za inkaso z tytułu poboru podatku od nieruchomości, rolnego, leśnego i od posiadania psów od osób fizycznych. Na inkasentów wyznaczono sołtysów poszczególnych sołectw. Wynagrodzenie dla inkasentów zostało określone w wysokości 9% pobranego inkasa za każdą ratę podatku z tym, że wynagrodzenie za inkaso podatku od nieruchomości i podatku rolnego nie może wynosić mniej niż 300 zł za inkaso jednej raty podatku. Terminy rozliczania się inkasentów z pobranych podatków – łącznego zobowiązania pieniężnego, z dwóch losowo wybranych sołectw, przedstawiono w poniższych tabelach:

(…) 5

W wyniku kontroli dokumentacji źródłowej ustalono, że: − Inkasenci zebrane kwoty wpłacali do kasy Urzędu Gminy (…) 6 − Wypłata wynagrodzenia (prowizji) następowała w kasie Urzędu Gminy (podpisy sołtysów na listach płac); − W niektórych przypadkach rozliczenie pobranych kwot następowało z naruszeniem terminu ustawowego, czyli później niż w dniu następnym po ostatnim dniu, w którym zgodnie z przepisami prawa podatkowego winna nastąpić wpłata podatku, co było niezgodne z art. 47 § 4a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity 2005 roku, Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.). Nie stwierdzono konieczności pobrania odsetek od inkasentów; − Wynagrodzenie dla inkasentów przyjęte ww. uchwałą wypłacano w prawidłowej wysokości.

Uchwałą nr XXVIII/180/2004 z dnia 29 grudnia 2005 roku Rada Gminy Pabianice ustaliła wzory formularzy deklaracji i informacji podatkowych. Uchwałą nr XXIX/189/2005 dnia 26 stycznia 2005 roku Rada Gminy Pabianice wprowadziła zmiany do załącznika nr 1 wyżej cytowanej uchwały. Z uzyskanych informacji wynika, że Rada Gminy Pabianice nie wprowadziła opłaty prolongacyjnej oraz w latach 2008-2009 nie zaistniały przypadki wygasania zobowiązań podatkowych wskutek przeniesienia własności nieruchomości, ruchomości lub praw majątkowych. Realizację dochodów Gminy z tytułu podatków i opłat lokalnych w latach 2008-2009 przedstawiono w poniżej zamieszczonych tabelach.

5 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 6 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

36

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Tabela Plan i realizacja dochodów własnych w 2008 roku Udział Procent Plan Wykonanie procentowy Lp. Wyszczególnienie Wykonania (w zł) (w zł) w wykonaniu planu bud żetu 1 2 3 4 5 6

DOCHODY BUD ŻETOWE – 15.816.722,94 16.955.442,34 107,2 35,80 ogółem

1. Podatek od nieruchomo ści 5.315.300,00 5.407.233,41 101,7 31,89 2. Podatek rolny 345.280,00 420.989,85 121,9 2,48 3. Podatek le śny 27.800,00 28.166,30 101,3 0,17 4. Podatek od środków 185.400,00 212.953,30 114,9 1,26 transportowych 5. Opłata targowa 000.000 000.000 00,0 0,0

Tabela Plan i realizacja dochodów w 2009 roku Udział Procent Plan Wykonanie procentowy Lp. Wyszczególnienie Wykonania (w zł) (w zł) w wykonaniu planu bud żetu 1 2 3 4 5 6 DOCHODY BUD ŻETOWE – 18.621.095,21 19.579.763,65 105,1 33,30 ogółem 1. Podatek od nieruchomo ści 5.315.369,00 5.877.419,05 110,6 30,02 2. Podatek rolny 369.500,00 410.322,42 111,1 2,10 3. Podatek le śny 29.800,00 30.203,72 101,4 0,15 4. Podatek od środków 205.000,00 201.290,00 98,2 1,03 transportowych 5. Opłata targowa 000.000 000.000 00,0 0,0 Z uzyskanych informacji wynika, że uchwały Rady Gminy Pabianice z lat 2008-2009 dotyczące podatków i opłat lokalnych nie były przedmiotem rozstrzygnięć nadzorczych Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi, ani Wojewody Łódzkiego. Skarbnik Gminy Pabianice oświadczył również, że organ podatkowy nie udzielał w latach 2008 – 2009 ulg w zapłacie podatków wykonawcom, z którymi zawarto umowy w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity z 2007 roku, Dz. U. nr 223, poz. 1655 ze zm.), lub którym udzielono zamówień publicznych nie wymagających stosowania przepisów ww. ustawy.

3) Podatek od nieruchomo ści

Rada Gminy Pabianice ustaliła stawki podatku od nieruchomości na: a) 2009 rok uchwałą nr XXVI/175/2008 z dnia 5 listopada 2008 roku, b) 2010 rok uchwałą nr XXXIX/286/2009 z dnia 28 października 2009 roku.

Określone uchwałą Rady Gminy Pabianice stawki podatku od nieruchomości na 2009 i 2010 rok nie przekraczały maksymalnych stawek wynikających z obwieszczenia Ministra Finansów z dnia: a) 29 lipca 2008 roku w sprawie górnych granic stawek kwotowych podatków i opłat lokalnych w 2009 roku (MP nr 59, poz. 531), b) 3 sierpnia 2009 roku w

37

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

sprawie górnych granic stawek kwotowych podatków i opłat lokalnych w 2010 roku (MP nr 52, poz. 742). Rada Gminy Pabianice skorzystała z uprawnienia wynikającego z art. 7 ust. 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych i wprowadziła zwolnienia przedmiotowe w podatku od nieruchomości. W latach 2009-2010 zwolnieniem objęto: a) budowle służące do wydobywania i przesyłania wody, b) budynki i grunty związane z prowadzeniem działalności bieżącej statutowej innej niż działalność gospodarcza służce do celów ochrony przeciwpożarowej, c) budynku użyteczności publicznej służące do działalności kulturalnej. Podatek od nieruchomości od osób prawnych W okresie objętym kontrolą ilość podatników – osób prawnych i jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej – będących podmiotami ww. podatku wynosiła: − w 2009 roku – 32, − w I półroczu 2010 roku - 42. Kontrolą objęto dokumentację źródłową dotyczącą 16 podatników podatku od nieruchomości za lata 2009-I półrocze 2010: (…) 7. Tabela zawierająca podstawowe informacje dotyczące skontrolowanych podatników podatku od nieruchomości (osób prawnych) stanowi załącznik nr 17 protokołu kontroli. W wyniku kontroli ustalono, co następuje: - Większość deklaracji na podatek od nieruchomości zostało złożonych zgodnie z formularzem określonym w drodze uchwały Rady Gminy Pabianice nr XXVII/180/2004 z dnia 29 grudnia 2004 roku w sprawie zatwierdzenia druków informacji i deklaracji podatkowych i zmienionej uchwałą Rady Gminy Pabianice nr XXIX/189/2005 z dnia 26 stycznia 2005 roku. Wyjątek stanowił jeden podatnik (…) 8, który składał deklaracje na innych formularzach z naruszeniem art. 6 ust. 9 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Przedłożenie do kontroli deklaracji na formularzach niezgodnych z przyjętym wzorem świadczy o tym, że organ podatkowy nie realizował obowiązku wynikającego z art. 272 pkt. 2 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym - organy podatkowe pierwszej instancji dokonują czynności sprawdzających mających na celu stwierdzenie formalnej poprawności dokumentów wymienionych w pkt 1. - Większość deklaracji wpłynęła do organu podatkowego w terminie ustawowym tj. do 15 stycznia, zgodnie z art. 6 ust. 9 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Wskazanemu terminowi uchybili podatnicy: (…) 9.

7 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 8 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 9 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

38

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Ponadto w przypadku podatnika (…) 10 - w 2009 roku brak na deklaracji pieczątki daty wpływu, jest podpis pracownika przyjmującego formularz, nieczytelny bez daty sporządzenia adnotacji, data wypełnienia formularza przez podatnika (…) 11 . - Deklaracje objęte kontrolą były prawidłowe pod względem zastosowanej stawki podatkowe. - W naliczeniu podatku nie stwierdzono błędów rachunkowych. - Dokonując sprawdzenia zapisów na kartach kontowych kontrolowanych podatników (…) 12 z dokumentacją źródłową (deklaracje podatkowe) stwierdzono przypadki, że wymiar podatku był dokonywany przed złożeniem deklaracji podatkowych. Ponadto zdarzały się sytuacje, że najpierw była księgowana wpłata raty podatku, później była składana deklaracja i dopiero był dokonywany wymiar. Powyższe narusza § 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 19 stycznia 2006 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych w organach podatkowych podległych ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych (Dz.U. nr 17, poz. 134 ze zm.) na podstawie, którego zadaniem komórki rachunkowości jest, w szczególności prowadzenie w księgach rachunkowych prawidłowej ewidencji przypisów, odpisów, wpłat, zwrotów i zaliczeń nadpłat z tytułu podatków. Z kolei zgodnie z §4 ust. 2 pkt 1 nadmienionego rozporządzenia do udokumentowania przypisów lub odpisów służą m.in. deklaracje, z których wynika zobowiązanie. A ponadto zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco.

- Pomimo, że Gmina Pabianice dysponuje dostępem do danych ewidencji gruntów stwierdzono przypadki różnic pomiędzy wypisami z ewidencji gruntów, a złożonymi deklaracjami podatkowymi, w przypadku następujących podatników: (…) 13 .

10 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 11 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 12 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 13 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

39

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Powyższe świadczy o naruszeniu postanowienia art. 272 pkt 3 Ordynacji podatkowej, który stanowi, że organy podatkowe pierwszej instancji, z zastrzeżeniem art. 272a, dokonują czynności sprawdzających, mających na celu ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z przedstawionymi dokumentami.

Akta kontroli od strony 1 do strony 70.

- Podatnicy objęci próbą kontroli uiszczali podatek w terminach wynikających z art. 6 ust. 9 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. - W latach 2009 i I półrocze 2010 roku organ podatkowy nie przeprowadził żadnej kontroli podatkowej u osób prawnych w zakresie zgodności zadeklarowanego przez podatników podatku od nieruchomości, do czego uprawnia art.281 ustawy Ordynacja podatkowa. Wyjaśnienie dotyczące podatnika podatku od nieruchomości od osób prawnych nr 41 stanowi załącznik nr 18 protokołu kontroli. (…) 14 . Akta kontroli od strony 71 do strony 145.

Podatek od nieruchomości od osób fizycznych Osoby fizyczne, na których ciążył obowiązek podatkowy w zakresie podatku od nieruchomości często były zobligowane jednocześnie do uiszczania podatku rolnego, dlatego ww. podatki opłacali w formie łącznego zobowiązania pieniężnego. W związku z powyższym osoby fizyczne zobowiązane do opłacania podatku od nieruchomości zostały objęte czynnościami kontrolnymi podczas sprawdzania łącznego zobowiązania pieniężnego. Udzielone ulgi w zapłacie podatku w zakresie podatku od nieruchomości (np. umorzenie zaległości, rozłożenie na raty, odroczenie terminu płatności) – osoby prawne 2008 rok

Kwota obj ęta Ilo ść Rodzaj decyzji decyzjami wydanych decyzji (zł) 49.770,68 (odsetki Umorzenie zaległo ści podatkowej, odsetek 5 1.680,00) Rozło żenie zapłaty podatku na raty - -

Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 14 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

40

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Odroczenie terminu płatno ści podatku 1 413,00 Rozło żenie na raty zapłaty zaległo ści podatkowej - - Odroczenie zapłaty zaległo ści podatkowej - -

2009 rok

Kwota obj ęta Ilość Rodzaj decyzji decyzjami wydanych decyzji (zł) 3.224,00 (odsetki Umorzenie zaległo ści podatkowej, odsetek 4 219,00) Rozło żenie zapłaty podatku na raty - - Odroczenie terminu płatno ści podatku 2 207,00 Rozło żenie na raty zapłaty zaległo ści podatkowej - - Odroczenie zapłaty zaległo ści podatkowej - -

Skontrolowano decyzję w zakresie umorzenia zaległości podatkowej wydaną przez Wójta Gminy Pabianice w 2008 roku w łącznej kwocie zaległość oraz odsetki 50.685,68 zł. Do Urzędu Gminy w Pabianicach w dniu 23 października 2008 roku wpłynął od podatnika nr 41 wniosek o umorzenie zaległości w kwocie 49.005,68 zł wraz z odsetkami 1.680 zł (…) 15 . 27 października 2008 roku Wójt Gminy – H. Gajda wydał decyzję nr 3113- 4/4/PP/2008 w sprawie umorzenia (…) 16 podatku od nieruchomości za 2008 rok w kwocie 49.005,68 zł oraz odsetki za zwłokę w kwocie 1.680,00 zł, łączne 50.685,68 zł. (…)17 .

Wyjaśnienia złożone przez Krystynę Wilczyńską w sprawie podatnika stanowią załącznik nr 20 protokołu kontroli. Akta kontroli od strony 146 do strony 174.

4) Podatek rolny

Stosownie do ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 2006 roku Dz. U. 136, poz. 969 ze zm.) oraz zgodnie z załącznikiem nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 grudnia 2001 roku w sprawie zaliczenia gmin oraz miast do jednego z czterech okręgów podatkowych (Dz. U. nr 143, poz. 1614), Gmina Pabianice została zakwalifikowana do II okręgu podatkowego.

15 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 16 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 17 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

41

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Zgodnie z art. 6 ustawy podstawę obliczania podatku rolnego stanowi średnia cena skupu żyta za pierwsze trzy kwartały roku poprzedzającego rok podatkowy. Średnia cena skupu żyta wynosiła: − w 2008 roku 58,29 zł za 1 q wg komunikatu Prezesa GUS z dnia 17 października 2007 roku (MP nr 77, poz. 831), − w 2009 roku 55,80 zł za 1 q wg komunikatu Prezesa GUS z dnia 17 października 2008 roku (MP nr 81, poz. 717). W latach 2008-2010 Rada Gminy Pabianice nie podjęła uchwały w sprawie zwolnień w podatku rolnym na terenie Gminy oraz nie obniżyła wysokości ceny skupu żyta jako podstawy do obliczenia stawki podatku rolnego. Podatek rolny od osób fizycznych W okresie objętym kontrolą ilość podatników – osób prawnych i jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej – będących podmiotami ww. podatku wynosiła: − w 2008 roku – 3315, − w 2009 roku – 3427, − w 2010 roku – 3486. Prawidłowość ustalenia należności podatkowych w latach 2008-2009 sprawdzono w oparciu o wybranych losowo 15 podatników o następujących numerach: (…) 18 ujętych w rejestrze wymiarowym łącznego zobowiązania pieniężnego lub podatku rolnego.

Tabele zawierające podstawowe informacje dotyczące skontrolowanych podatników podatku rolnego (osób fizycznych) oraz sprawdzające przestrzeganie art.11 stanowią załącznik nr 21 protokołu kontroli.

W wyniku kontroli ustalono, co następuje: − Informacje w sprawie podatku rolnego, od nieruchomości były składane zgodnie z formularzem określonym przez Radę Gminy Pabianice uchwałą nr XXVIII/180/2004 z dnia 29 grudnia 2004 roku. − Z uzyskanych informacji wynika, że w latach 2008-2009 decyzje ustalające wymiar podatku od nieruchomości, podatku rolnego, podatku leśnego i łącznego - zobowiązania pieniężnego doręczane były przez: pocztę oraz sołtysów (inkasentów); − Kontrolujący zwrócili uwagę, że w 2008 oraz 2009 roku organ podatkowy dokonywał wymiaru podatku mimo niedoręczenia decyzji ustalającej (nakazu płatniczego). Na podstawie art. 21 §1 pkt 2 Ordynacji podatkowej, zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem doręczenia decyzji organu podatkowego, ustalającej wysokość tego zobowiązania. Oznacza to, że organ podatkowy przypisywał nieistniejące zobowiązanie podatkowe. (…), − Kontrolujący ustalili, że w przypadku podatnika nr (…) 19 w 2008 roku decyzja ustalająca wymiar nie była doręczona z zachowaniem 14 dniowego terminu, jaki jest

18 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 19 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29

42

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

wymagany od dnia doręczenia decyzji do upływu ustawowego terminu płatności I raty zobowiązania pieniężnego – data doręczenia decyzji – 3 marca 2008 roku, − Podatnicy uiszczali podatek w terminach przewidzianych w art. 6a ust. 6 ustawy o podatku rolnym oraz art. 6 ust. 7 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. − Ponadto kontrolą objęto przestrzeganie art. 6 ust.6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, który stanowi, że osoby fizyczne, z zastrzeżeniem ust. 11, są obowiązane złożyć właściwemu organowi podatkowemu informację o nieruchomościach i obiektach budowlanych, sporządzoną na formularzu według ustalonego wzoru, w terminie 14 dni od dnia wystąpienia okoliczności uzasadniających powstanie albo wygaśnięcie obowiązku podatkowego w zakresie podatku od nieruchomości lub od dnia zaistnienia zdarzenia, o którym mowa w ust. 3. Kontrolą objęto opodatkowanie nieruchomości nabytych w trakcie 2008 i 2009 roku, terminowość złożenia informacji na podatek oraz prawidłowość ustalenia wysokości podatku wymienionych podatników. Ustalono, że podatnicy nie złożyli informacji na podatek w terminie 14 dni od dnia wystąpienia okoliczności uzasadniających powstanie albo wygaśnięcie obowiązku podatkowego w zakresie podatku od nieruchomości, o czym stanowi wyżej cytowany art.6 ust.6. Organ podatkowy przedstawił dokumenty świadczące o wezwaniu podatnika w celu złożenia przedmiotowej informacji, jednakże z dat sporządzenia ww. wezwań i ich potwierdzeń odbioru wynika, że nie zrobił tego niezwłocznie po otrzymaniu zawiadomienia o zmianie ze Starostwa Powiatowego w Pabianicach. Podatek rolny od osób prawnych W okresie objętym kontrolą ilość podatników – osób prawnych i jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej – będących podmiotami ww. podatku wynosiła: − w 2009 roku – 22, − w 2010 roku - 25. W wyniku analizy dokumentacji źródłowej dotyczącej 5 podatników ustalono, co następuje: − nie wszystkie deklaracje posiadały daty wpływu do Urzędu Gminy, część deklaracji wpłynęła nieznacznie po terminie ustawowym (tj. po 15 stycznia). Brak odnotowywania na deklaracjach podatkowych daty ich wpływu do Urzędu pozostaje w sprzeczności z § 6 ust. 11 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. nr 112, poz. 1319 ze zm.) zgodnie, z którym na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania i wchodzący numer ewidencyjny z rejestru kancelaryjnego. Z uwagi na powyższe nie można było dokonać kontroli przestrzegania zapisu wynikającego z art. 6a ustawy o podatku rolnym, który stanowi,

sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

43

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

że deklaracje należy składać właściwemu organowi podatkowemu do dnia 15 stycznia każdego roku. − (…) 20 . − deklaracje na podatek zostały złożone zgodnie z formularzem określonym przez Radę Gminy; − w deklaracji prawidłowo dokonano przeliczenia hektarów fizycznych oraz określono wysokość podatku; − stawka przyjęta do wyliczenia podatku była zgodna z 6 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku rolnym; − należny podatek rolny został naliczony prawidłowo; − przeliczenia hektarów użytków rolnych na hektary przeliczeniowe dokonano w sposób prawidłowy; − podatnicy wpłacali podatek terminowo, za wyjątkiem podatnika wyżej omówionego.

Udzielone ulgi i zwolnienia w zakresie podatku rolnego (w szczególności ulga inwestycyjna i z tytułu nabycia gruntów) oraz łącznego zobowiązania pieniężnego 2008 rok

Ilo ść Kwota Rodzaj decyzji decyzji ulgi lub zwolnienia Ulga inwestycyjna - - Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów 5 1.245,30 zł Ulga żołnierska - - Umorzenie zaległo ści, odsetek 1 442,00 zł Rozło żenie na raty zapłaty podatku 1 3.242,60 zł (zaległo ści) Odroczenie terminu zapłaty podatku - - (zaległo ści)

2009 rok

Ilo ść Kwota Rodzaj decyzji decyzji ulgi lub zwolnienia Ulga inwestycyjna - - Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów - - Ulga żołnierska - - Umorzenie zaległo ści, odsetek - - Rozło żenie na raty zapłaty podatku - - (zaległo ści) Odroczenie terminu zapłaty podatku - - (zaległo ści)

I półrocze 2010 roku

20 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

44

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Ilo ść Kwota Rodzaj decyzji decyzji ulgi lub zwolnienia Ulga inwestycyjna - - Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów 1 120,99 zł Ulga żołnierska - - Umorzenie zaległo ści, odsetek - - Rozło żenie na raty zapłaty podatku - - (zaległo ści) Odroczenie terminu zapłaty podatku 1 447,00 zł (zaległo ści)

Kontrolą objęto 4 następujące decyzje dotyczące zwolnień z tytułu nabycia gruntów z 2008 i 2010 roku: 2010 rok Nr i data decyzji Data wniosku Okres obj ęty ulg ą wg decyzji Data umowy kupna Fn 3113-7/1/2010 z 26.02.2010 Od marca 2010 do marca 2015 (od marca dnia 1 kwietnia 2010 5.02.2010 2015 do marca 2016-75%, od marca 2016 do roku marca 2017-50%)

2008 rok Nr i data decyzji Data wniosku Okres obj ęty ulg ą wg decyzji Data umowy kupna Fn. 3113-7/5/2008 z 26.08.2008 Od wrze śnia 2008 do listopada 2012 (od 26 sierpnia 2008 roku 4.10.2007 listopada 2012 do listopada 2013-75%, od listopada 2013 do listopada 2014-50%) Fn. 3113-7/1/2008 z 29.01.2008 Od lutego 2008 do lutego 2013 (od lutego 2013 29 stycznia 2008 roku 24.01.2008 do lutego 2014-75%, od lutego 2014 do lutego 2015-50%) Fn. 3113-7/3/2008 z 29.02.2008 Od marca 2008 do marca 2013 (od marca dnia 28 marca 2008 24.01.2008 2013 do marca 2014-75%, od marca 2014 do roku marca 2015-50%)

Jak wynika z analizy materiałów źródłowych ww. decyzje wydano na podstawie art. 13d ust.3 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym. Wszystkie decyzje wydano na wniosek podatnika. We wnioskach znajdowały się oświadczenia o braku istnienia pokrewieństwa kupującego ze sprzedającym grunty (art. 12 ust. 5 ustawy o podatku rolnym) i kserokopie aktów notarialnych dotyczących zakupionych gruntów. Ulgi naliczano zgodnie z zapisem art. 12 ust 3 cytowanej wyżej ustawy, a mianowicie okres zwolnienia, o którym mowa w ust. 1 pkt 4, wynosi 5 lat, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawarto umowę sprzedaży gruntów lub prawa wieczystego użytkowania, ustanowiono prawo wieczystego użytkowania gruntów lub objęto grunty w trwałe zagospodarowanie w drodze umowy. Nieprawidłowości nie stwierdzono.

5) Podatek od środków transportowych

Uchwałą nr XIV/89/2007 z dnia 29 października 2007 roku Rada Gminy Pabianice ustaliła stawki podatku od środków transportowych na 2008 rok. Zmiany uchwały nastąpiły w dniach: 28 listopada 2007 roku uchwałą nr XV/96/2007 w zakresie stawek podatku od zespołu pojazdów: ciągnik siodłowy + naczepa, ciągnik balastowy +

45

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

przyczepa oraz 30 stycznia 2008 roku uchwałą nr XVII/105/2008 w sprawie zmiany uchwały z dnia 29 października 2007 roku w zakresie stawek podatku od samochodów ciężarowych o trzech osiach jezdnych. Uchwałą nr XXVI/176/2008 z dnia 5 listopada 2008 roku Rada Gminy Pabianice ustaliła stawki podatku od środków transportowych na 2009 rok. Podatek od środków transportowych – osoby fizyczne Wykaz osób i pojazdów zaewidencjonowanych w 2008 i 2009 roku na terenie Gminy Pabianice: Liczba osób Liczba pojazdów zaewidencjonowanych zaewidencjonowanych w w 2008 roku 2008 roku 29 150

Liczba Liczba zaewidencjonowanych zaewidencjonowanych osób w 2009 roku pojazdów w 2009 roku 35 164

Kontrolą objęto prawidłowość zastosowanej przez 10 podatników stawki podatku w latach 2008-2009 w oparciu o 19 pojazdów. W tabeli stanowiącej załącznik nr 22 protokołu kontroli przedstawiono informację dotyczącą badanych podatników, pojazdów będących przedmiotem opodatkowania, zastosowanych stawek oraz uchwalonych stawek. Deklaracje podatkowe nie posiadały daty wpływu do Urzędu Gminy, a brak odnotowywania na nich daty wpływu do Urzędu jest niezgodny z cytowanym wcześniej § 6 ust. 11 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych. Z uwagi na powyższe nie można było dokonać kontroli przestrzegania zapisu wynikającego z art. 9 ust. 6 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, który stanowi, że deklaracje należy składać właściwemu organowi podatkowemu do dnia 15 lutego każdego roku. Na złożonych deklaracjach widnieją daty wypełnienia przez podatnika – 15 bądź 16 lutego 2008/2009 roku. W wyniku kontroli ustalono, że wszystkie stawki zastosowane przez podatników są zgodne ze stawkami określonymi przez Radę Gminy Pabianice. Deklaracje na podatek od środków transportowych przez wszystkich podatników objętych kontrolą zostały złożone na formularzu według wzoru określonego w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 21 listopada 2005 roku zmieniające rozporządzenie w sprawie wzoru deklaracji na podatek od środków transportowych (Dz.U. nr 232, poz. 1969).

Złożone przez podatników deklaracje podatkowe na 2008 i 2009 rok zawierają adnotacje pracownika organu podatkowego o sprawdzeniu poprawności deklaracji, co potwierdza dokonanie przez organ podatkowy czynności sprawdzających, wynikających z art. 272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Kontrola terminowości wpłat podatku przez podatników objętych kontrolą wykazała, co następuję: − podatnicy wpłacali raty podatku w terminach ustawowych – art. 11 ust. 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych bądź jednorazowo za cały rok;

46

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

− w przypadkach zapłaty po terminie prawidłowo naliczano odsetki bądź w ogóle ich nie naliczano, jeśli kwota była niższa niż 6,60 zł, co wynikało z art. 54 § 1 pkt 5 ustawy Ordynacja podatkowa;

Podatek od środków transportowych – osoby prawne Ustalono, że w Gminie Pabianice nie występowały podmioty nie będące osobami fizycznymi, które w kontrolowanym okresie podlegały opodatkowaniu podatkiem od środków transportowych.

Udzielone ulgi w zakresie podatku od środków transportowych (np. umorzenie zaległości, rozłożenie na raty, odroczenie terminu płatności)

2008 rok

Ilo ść Kwota Rodzaj decyzji wydanych decyzji obj ęta decyzjami (szt.) (zł) Umorzenie zaległo ści podatkowej, odsetek - - Rozło żenie zapłaty podatku na raty - - Odroczenie terminu płatno ści podatku - - Rozło żenie na raty zapłaty zaległo ści podatkowej - - Odroczenie zapłaty zaległo ści podatkowej - -

2009 rok

Ilo ść Kwota Rodzaj decyzji wydanych decyzji obj ęta decyzjami (szt.) (zł) Umorzenie zaległo ści podatkowej, odsetek - - Rozło żenie zapłaty podatku na raty - - Odroczenie terminu płatno ści podatku - - Rozło żenie na raty zapłaty zaległo ści podatkowej - - Odroczenie zapłaty zaległo ści podatkowej - -

6) Opłata targowa

Plan w dziale 756 rozdz. 75616 § 0430 – opłata targowa w 2008 roku wynosił 1.000,00 zł, a wykonanie 0 zł. Plan w dziale 756 rozdz. 75616 §0430 – opłata targowa w 2009 roku wynosił 1.000,00 zł, a wykonanie 0 zł. Plan w dziale 756 rozdz. 75616 §0430 – opłata targowa w 2010 roku wynosił 1.000,00 zł, a wykonanie na dzień 30 czerwca 2010 roku 0 zł.

47

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

7) Terminowo ść podejmowania czynno ści windykacyjnych w odniesieniu do zaległo ści podatkowych

Ewidencja upomnień prowadzona w kontrolowanej jednostce, spełniała wymogi określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 ze zm.), jednak nie była prawidłowo prowadzona. Zgodnie z §4 ust. 3 i załącznikiem nr 3 ww. rozporządzenia ewidencja upomnień prowadzona przez organ podatkowy zawiera nr ewidencyjny upomnienia, datę jego wystawienia, nr konta zobowiązanego, nazwę i adres zobowiązanego, rodzaj, okres i kwotę należności oraz datę doręczenia upomnienia. Organ podatkowy nie określał daty doręczenia upomnienia, a w odpowiedniej kolumnie przedstawionej ewidencji znajdowała się litera „N”. Ze złożonych wyjaśnień z dnia 6 października 2010 roku wynika, że w latach 2008-2009 program komputerowy nie pozwalał techniczne na zaznaczanie doręczenia upomnień. W ewidencji upomnień widnieje literka „N” - nie oznacza to, że upomnienia nie były doręczone. Upomnienia muszą być doręczone, jeśli jest wystawiony tytuł wykonawczy. Wyjaśnienie w sprawie programu podatkowego w zakresie ewidencji upomnień stanowi załącznik nr 23 protokołu kontroli. Kontrolującym przedłożono ewidencję upomnień na 2010 rok, w której w pozycji - Doręczone widnieje literka „T”. Z powyższego wynika, że organ podatkowy dalej nie określa daty doręczenia upomnienia. Z uwagi na niedokonywanie wpisów w ewidencji upomnień nie można było dokonać kontroli w zakresie zachowania 7-dniowego terminu pomiędzy datą doręczenia upomnienia a datą wystawienia tytułu wykonawczego. Ewidencja tytułów wykonawczych była prowadzona zgodnie z §7 ust. 2 ww. rozporządzenia wg wzoru określonego w załączniku nr 8 do rozporządzenia. Na przedłożonej ewidencji znajdują się potwierdzenia wpływu do Urzędu Skarbowego (pieczątka wpływu). Kwoty zaległości w poszczególnych rodzajach podatków oraz zestawienie działań windykacyjnych, podejmowanych przez jednostkę w latach 2008-2009 przedstawiają poniższe tabele. Tabela nr 1 2008 rok

Tytuły Tytuły Upomnie Kwota Kwota Upomnienia wykon wykonawcz Rodzaj nia wyegzekwo zaległo ści na awcze e podatku wanych koniec roku zaległo ści Ilo ść Warto ść Ilo ść Warto ść

Łączne zobowi ązanie 62.842,99 954 143.039,64 79 20.452,40 24.371,40 pieni ęż ne – osoby fizyczne Łączne zobowi ązanie 847,48 - - - - 2.628,00 pieni ęż ne - osoby prawne

48

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Podatek od środków 12.715,60 19 41.368,20 - - 9.229,00 transportowych

Tabela nr 2 2009 rok

Tytuły Tytuły Upomnie Kwota Kwota Upomnienia wykon wykonawcz Rodzaj nia wyegzekwo zaległo ści na awcze e podatku wanych koniec roku zaległo ści Ilo ść Warto ść Ilo ść Warto ść

Łączne zobowi ązanie 72.241,32 936 168.766,78 84 25.447,00 27.635,92 pieni ęż ne – osoby fizyczne Łączne zobowi ązanie 7.036,83 - - - - 677,00 pieni ęż ne - osoby prawne Podatek od środków 59.573,60 20 24.807,40 - - 17.601,00 transportowych

Tabela nr 3 1 pa ździernika 2010 rok

Kwota Tytuły Tytuły Upomnie Kwota zaległo ści na Upomnienia wykon wykonawcz Rodzaj nia wyegzekwo dzie ń awcze e podatku wanych 1.10.2010 zaległo ści roku Ilo ść Warto ść Ilo ść Warto ść

Łączne zobowi ązanie 94.861,33 390 70.333,35 102 29.286,70 33.445,34 pieni ęż ne – osoby fizyczne Łączne zobowi ązanie 13.834,44 - - - - 2.761,00 pieni ęż ne - osoby prawne na dzie ń 15.09. - Podatek od 44.597,00 środków 16 83.444,60 2 29.897,00 12.239,60 transportowych na dzie ń 1.10.- 74.116,80

Podatek od nieruchomości od osób prawnych – I rata 2009 r. (termin zapłaty 15 styczeń 2009 r.)

49

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

(…) 21 Stwierdzono, że w zakresie podatku od nieruchomości od osób fizycznych w 2008 roku (II rata) w zakresie windykacji należności podatkowych w przypadku wszystkich podatników upomnienia wystawiano zbyt późno lub na dwie raty zaległego podatku z 2008 roku (I i II rata). Ponadto z uwagi na brak potwierdzenia daty doręczenia upomnienia w ewidencji upomnień nie można dokonać sprawdzenia czy tytuły wykonawcze były wystawiane w odpowiednim terminie. Stosownie do treści rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz.U. nr 137, poz. 1541) wierzyciel jest obowiązany do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pieniężnych. Jeżeli należność nie zostanie zapłacona w terminie określonym w decyzji lub wynikającym z przepisu prawa, wierzyciel wysyła do zobowiązanego upomnienie, z zagrożeniem wszczęcia egzekucji po upływie siedmiu dni od dnia doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel wystawia tytuł wykonawczy.

(…) 22

Z powyższego wynika, że organ podatkowy wystawiał upomnienia w zakresie zaległości z tytułu podatku od środków transportowych z opóźnieniem oraz nie wystawiał tytułów wykonawczych pomimo, że podatnicy podatku od środków transportowych nie dokonali zapłaty zaległości w terminie 7 dni wynikającej z wysłanego upomnienia. Powyższe narusza zapisy cytowanego wyżej rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

Ponadto dokonano kontroli w zakresie podatników mających największe zadłużenie na dzień 31 grudnia 2009 roku: - w zakresie podatku od nieruchomości od osób fizycznych: (…) 23 Wyjaśnienia z dnia 11 października 2010 roku w sprawie zaległości podatkowych stanowi załącznik nr 24 protokołu kontroli.

21 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 22 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 23 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

50

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Testy dotyczące podatków stanowią załącznik nr 25 do protokołu kontroli.

2. DOCHODY Z MAJ ĄTKU

2.1. Dochody z tytułu sprzeda ży nieruchomo ści

2008 rok Plan - - Plan po zmianach – 84.099,05 zł Wykonanie – 84.09,05 zł 2009 rok Plan – 10.000,00 zł Plan po zmianach – 10.000,00 zł Wykonanie – - Stosownie do postanowień art. 180 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104 ze zm.) opracowana została informacja o stanie mienia komunalnego. Rada Gminy w Pabianicach nie określiła zasad zbywania nieruchomości i lokali mienia komunalnego stanowiących własność Gminy oraz ich wydzierżawiania lub najmu oraz nabywania nieruchomości do zasobów Gminy. Sprzedaż nieruchomości każdorazowo wymaga zgody Rady Gminy w formie uchwały. Rada Gminy w Pabianicach podjęła w dniu 26 września 2007 roku uchwałę nr XIII/82/2007 w sprawie szczegółowych zasad, sposobu i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłat należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów Ordynacji podatkowej. Zgodnie z informacją z dnia 13 października 2010 roku uzyskaną od pracownika Urzędu Gminy w Pabianicach zajmującego się gospodarką nieruchomościami – młodszego referenta Zbigniewa Urbańskiego wynika, że na terenie Gminy Pabianice w latach 2008, 2009 i I półrocze 2010 roku nie było sprzedaży nieruchomości stanowiących własność Gminy Pabianice. Ponadto terenie Gminy Pabianice w latach 2009 i i półrocze 2010 roku nie było zawieranych nowych umów na użytkowanie wieczyste nieruchomości stanowiących własność Gminy Pabianice.

2.2. Dochody z tytułu u żytkowania wieczystego nieruchomo ści, użytkowania, zarz ądu

Dochody z użytkowania wieczystego nieruchomości, użytkowania, zarządu 2008 rok Plan – 84,00 zł Plan po zmianach – 324,00 zł Wykonanie – 323,88 zł 2009 rok Plan – 350,00 zł

51

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Plan po zmianach – 350,00 zł Wykonanie – 323,88 zł I półrocze 2010 rok Plan – 350,00 zł Plan po zmianach – 350,00 zł Wykonanie – 83,88 zł Użytkowanie wieczyste nieruchomości Zgodnie z ww. informacją z dnia 13 października 2010 roku Z. Urbańskiego na terenie Gminy Pabianice w latach 2009 i półrocze 2010 roku nie było zawieranych nowych umów na użytkowanie wieczyste nieruchomości stanowiących własność Gminy Pabianice. Użytkowanie wieczyste nieruchomości Na podstawie informacji złożonych przez Z. Urbańskiego, ustalono, że w latach objętych kontrolą obowiązywały umowy użytkowania wieczystego zawarte z trzema podmiotami: 1. Polskiemu Związkowi Działkowców w Łodzi w miejscowościach Pawlikowice i Rydzyny. Kontrolującym przedłożono: - akt notarialny repertorium A nr 4953/97 z dnia 18 grudnia 1997 roku dotyczący działek miejscowości Pawlikowice o następujących numerach: nr działki 126 o pow. 0,6965 ha, działki nr 128 o pow. 2,838 ha, działki nr 129 o pow. 4,0494 o łącznej wartości gruntu zgodnie z szacunkiem rzeczoznawcy 267.390,00 zł, - akt notarialny repertorium A nr 4960/97 z dnia 18 grudnia 1997 roku dotyczący działki nr 1/1 z miejscowości Pawlikowice o pow. 9,5656 ha o wartości gruntu zgodnie z szacunkiem rzeczoznawcy 382.624,00 zł, - akt notarialny repertorium A nr 4967/97 z dnia 18 grudnia 1997 roku dotyczący działki z miejscowości Rydzyny nr 469 o pow. 2,8285 ha o wartości gruntu zgodnie z szacunkiem rzeczoznawcy 98.997,00 zł. Wszystkie poniżej wymienione akty notarialne zostały zawarte pomiędzy Zastępcą Wójta Gminy Pabianice – Edwardem Adamczykiem i ówczesnym Członkiem Zarządu Gminy Pabianice, a obecnie Przewodniczącym Rady Gminy Pabianice – Romanem Figlem i przedstawicielami Polskiego Związku Działkowców. Ww. aktach notarialnych zapisano, że Zarząd Gminy Pabianice wyraził zgodę na nieodpłatne oddanie w użytkowanie wieczyste ww. działek, powołując się na tryb przewidziany w ustawie z dnia 29 kwietnia 1985 roku o gospodarce gruntami i wywłaszczaniu nieruchomości (Dz.U. nr 30, poz.127 ze zm.) z związku z art.8 ust.2 ustawy z dnia 6 maja 1981 roku o pracowniczych ogrodach działkowych (Dz.U. nr 12, poz.58) w brzmieniu ustalonym art.1 w związku z art.2 ustawy z dnia 23 czerwca 1995 roku o zmianie ustawy o pracowniczych ogrodach działkowych (Dz.U. nr 99, poz.486). Ponadto ustalono, że Polski Związek Działkowców zwolniony został z opłat z tytułu użytkowania wieczystego gruntu. Należy stwierdzić, że powyżej cytowany artykuł 2 ust.3 utracił moc wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego z dnia 20 lutego 2002 roku, który stwierdził, że ww. artykuł jest niezgodny z art.165 ust.1 oraz art.167 ust.1, 2, 3 Konstytucji Rzeczpospolitej Polskiej. Z powyższego wynika, że Polski Związek Działkowców z tytułu oddania w użytkowanie wieczyste działek Gminy Pabianice winien uiszczać opłaty z tego tytułu od 2002 roku.

52

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Dokonano wyliczenia wysokości opłaty rocznej w związku z wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego z lutego 2002 roku: Łączna wartość gruntów ustalona zgodnie z szacunkiem rzeczoznawcy 749.011,00 zł x 1% (wysokość stawki procentowej opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego, która jest uzależniona od określonego w umowie celu na jaki nieruchomość gruntowa została oddana, w tym przypadku – za inne cele publiczne – art.72 ust.3 pkt 5 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami) Wysokość opłaty rocznej – 7.490,11 zł W 2002 roku od marca – 7.490,11 zł : 12 miesięcy x 9 miesięcy = 5.617,58 zł W latach 2003 – 2010 = 7.490,11 zł x 7 lat = 52.430,77 zł 52.430,77 zł + 5.617,58 zł = 58.048,35 zł - łączna kwota wynikająca z obowiązku uiszczania opłaty rocznej od 2003 roku do 2010 roku. 2. Ochotniczej Straży Pożarnej w Pawlikowicach – przedłożono umowę - akt notarialny repertorium A nr 3370/2000 z dnia 12 grudnia 2000 roku. Określono opłatę roczną w wysokości 83,88 zł. Skontrolowano wpłaty za okres objęty kontrolą: w 2009 roku – dnia 27 kwietnia 2009 roku kwota 83,88 zł + odsetki kwota 0,81 zł, w 2010 roku – 12 lutego 2010 roku kwota 83,88 zł. 3. (…) 24 /po OSM Pabianice – przedłożono decyzję Zarządu Gminy Pabianice z dnia 30 grudnia 1997 roku o przekazaniu na rzecz Okręgowej Spółdzielni Mleczarskiej w Pabianicach prawa użytkowania wieczystego gruntu położonego w m. Bychlew o powierzchni 762m2 i określeniu rocznej opłaty w wysokości 240 zł. Ponadto stwierdzono nieodpłatne nabycie na własność budynku zlewni mleka znajdującego się na przekazanej nieruchomości. OSM nie legitymowała się, jak wynika z uzasadnienia decyzji, dokumentami na okoliczność budowy zlewni. Następnie jak wynika z informacji uzyskanej od Z. Urbańskiego, OSM ogłosiła w 2008 roku upadłość i prawo użytkowania wieczystego nieruchomości przeszło na podstawie aktu prawnego nr 195/2008 z OSM na rzecz (…) 25 , który pismem z dnia 28 stycznia 2008 roku został zobowiązany do płacenia opłaty rocznej w kwocie 240 zł. Sprawdzono terminowość wpłat opłaty rocznej: W 2009 roku – brak wpłaty. Wystawiono upomnienie nr 53/2009 z dnia 17 kwietnia 2009 roku, wpłata nastąpiła dnia 23 kwietnia 2009 roku kwota 250,25 zł (w tym 240 zł + 8,80 koszty upomnienia i 1,45 zł odsetki). W 2010 roku – brak wpłat. Wystawiono upomnienia: nr 63/2010 z dnia 30 kwietnia 2010 roku na kwotę 251,36 zł, nr 64/2010 z dnia 7 lipca 2010 roku na kwotę 257,26 zł, nr 93/2010 z dnia 23 września 2010 roku na kwotę 263,93 zł.

24 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 25 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

53

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

W dniu 18 października 2010 roku dokonano zapłaty kwoty opłaty rocznej 240 zł + 17,27 zł odsetki i 8,80 koszty upomnienia. W okresie objętym kontrolą nie dokonywano zmian opłat z tytułu użytkowania wieczystego. Trwały zarząd Na podstawie przedłożonej dokumentacji stwierdzono, że Gmina Pabianice przekazała sześć nieruchomości w trwały zarząd, jednostkom oświatowym z terenu Gminy Pabianice, a mianowicie: szkołom podstawowym i gimnazjom. W skontrolowanych decyzjach odstąpiono od opłaty z tytułu zarządu powołując się na to, że nieruchomości zostały oddane nieodpłatnie w celu prowadzenia działalności należącej do zakresu ich działania, tj. kształcenie i wychowanie.

2.3. Dochody z tytułu najmu i dzier żawy nieruchomo ści

Dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych 2008 rok Plan – 7.100,00 zł Plan po zmianach – 11.500,00 zł Wykonanie – 13.726,18 zł 2009 rok Plan – 11.000,00 zł Plan po zmianach – 11.000,00 zł Wykonanie – 16.731,54 zł I półrocze 2010 rok Plan – 9.000,00 zł Plan po zmianach – 9.000,00 zł Wykonanie – 13.303,85 zł Najem W Gminie Pabianice w okresie objętym kontrolą obowiązywały dwie umowy najmu: 1. zawarta w dniu 1 lipca 1993 roku z Telekomunikacją Polską S.A. Zakład Łódź- Południe lokal o pow. 50 m2. Inspektorom kontroli przedłożono pismo Wójta Gminy Pabianice z dnia 12 lutego 2009 roku skierowane do Telekomunikacji Polskiej S.A., w którym zaproponowano zwiększenie stawki czynszu do kwoty 5 zł za 1m2. W dniu 30 marca 2009 roku podpisano aneks nr 3/2009 do umowy z dnia 1 lipca 1993 roku. Ustalono, że z tytułu korzystania z lokalu najemca będzie zobowiązany zapłacić miesięczny czynsz w wysokości 5,00 zł za 1m2 powierzchni, tj. 250 zł + podatek VAT. Wpłaty czynszu najmu: W 2009 roku – 26.10.2009 roku – 305,00 zł, 26.11.2009 roku – 305,00 zł, 21 grudnia 2009 roku – 305,00 zł. W 2010 roku – 28.07.2010 roku – 305,00 zł, 23.08.2010 roku – 305,00 zł, 22.09.2010 roku – 305,00 zł. Nieprawidłowości nie stwierdzono.

54

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

2. zawarta w dniu 17 kwietnia 1997 roku z (…) 26 na lokal mieszkalny o pow. 52 m2 (budynek agronomówki – I piętro) na czas nieoznaczony. Ustalono czynsz w kwocie 52 m2 x 0,66 zł = 34,72 zł. Czynsz był płatny z góry do 10-go każdego miesiąca. Następnie w dniu 15 stycznia 2009 roku Wójt Gminy Pabianice pismem nr 7141-1/09, stosownie do uchwały Rady Gminy z dnia 1 października 2008 roku nr XXV/166/2008 w sprawie zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Gminy Pabianice, w której w rozdziale 4 paragrafie 10 ust.1 zapisano, że podstawą ustalenia wysokości czynszu w lokalach mieszkalnych jest iloczyn stawki bazowej i powierzchni lokalu, a stawkę bazową czynszu ustala Wójt Gminy oraz zgodnie z Zarządzeniem Wójta Gminy nr 1/2009 z dnia 5 stycznia 2009 roku w sprawie ustalenia stawki bazowej czynszu za lokale mieszkalne (1,60 zł za 1 m2), ustalił nowy czynsz najmu za zajmowany lokal mieszkalny w wysokości 1,60 zł x 52 m2 = 83,20 zł, zwiększony: za bieżącą wodę – 20%, wc i łazienkę – 10%, tj. 83,20 zł x 30% = 24,96 zł, razem kwota 108,16 zł. Niniejsze zwiększenia wysokości czynszu były określone w wyżej cytowanej uchwale Rady Gminy z dnia 1 października 2008 roku. Pozostałe punkty umowy najmu pozostały bez zmian. Dokonano kontroli wpłat czynszu najmu za następujące miesiące: W 2009 roku – 7.09.2009 roku – 108,16 zł, 5.10.2009 roku – 108,16 zł, 5.11.2009 roku – 108,16 zł. W 2010 roku – 5.01.2010 roku – 108,16 zł, 5.02.2010 roku – 108,16 zł, 10.03.2010 roku – 108,16 zł. Nie stwierdzono nieprawidłowości. Dzierżawa Jak wynika z informacji uzyskanej od pracownika zajmującego się w Urzędzie Gminy gospodarką nieruchomościami w latach objętych kontrolą obowiązywała jedna umowa zawarta na dzierżawę gruntu gminnego w dniu 15 grudnia 2009 roku z osobą fizyczną. Przedmiotem umowy były grunty we wsi Szynkielew o ogólnej powierzchni 2.7420 ha. Umowa została zawarta na okres 1 roku, z dniem 20 grudnia 2010 roku umowa wygaśnie. Ustalono czynsz w kwocie 277,44 zł, płatny w terminie 31 kwietnia 2010 roku. Umowa została zawarta na podstawie podania do Wójta Gminy Pabianice z dnia 15 listopada 2009 roku zawierającego prośbę o przedłużenie umowy dzierżawy na kolejny rok. Kontrolującym przedłożono uchwałę nr XXI/134/92 Rady Gminy z dnia 30 kwietnia 1992 roku w sprawie stosowania jednolitych stawek czynszu dzierżawnego za grunty stanowiące mienie komunalne położone na terenie Gminy Pabianice, w której w paragrafie 1 pkt b) ustalono czynsz roczny za grunty użytkowane rolniczo, przez właścicieli innych nieruchomości oraz grunty z naniesieniami w wysokości 10% ceny sprzedaży gruntów Zasobu Własności Rolnej Skarbu Państwa. W dokumentacji przedłożonej kontrolującym brak w odniesieniu do powyższej umowy dzierżawy wykazu nieruchomości, co narusza przepis art.35 ustawy o gospodarce nieruchomościami, który stanowi, iż właściwy organ sporządza i podaje do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży, do oddania w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, najem lub dzierżawę. Wykaz ten wywiesza się na okres 21 dni w siedzibie właściwego urzędu, a ponadto informację o wywieszeniu tego wykazu podaje się do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób

26 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

55

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości, a także na stronach internetowych właściwego urzędu. I dalej zgodnie z przepisem art.35 ust. 1b obowiązek, o którym mowa w ust. 1 i 1a, nie dotyczy oddania nieruchomości w najem lub dzierżawę na czas oznaczony do 3 miesięcy. Wykaz sporządza się i podaje do publicznej wiadomości, jeżeli po umowie zawartej na czas oznaczony do 3 miesięcy strony zawierają kolejne umowy, których przedmiotem jest ta sama nieruchomość.

Wpłaty z tytułu dzierżawy: W 2009 roku – 4.08.2009 roku kwota 277,44 zł + odsetki 9,58 zł + koszty egzekucyjne 8,80 zł razem 295,82 zł, W 2010 roku - 27.05.2010 roku kwota 277,44 zł + odsetki 2,77 zł + koszty egzekucyjne 8,80 zł razem 289,01 zł,

Windykacja zaległości Wpływy z tytułu umowy dzierżawy: stan na dzień 31 grudnia 2009 roku – wysokość ustalonych oraz uzyskanych opłat 277,44 zł, stan na dzień 20 października 2010 roku - wysokość ustalonych oraz uzyskanych opłat 277,44 zł. Brak zaległości. Wpływy z tytułu umowy najmu: stan na dzień 31 grudnia 2009 roku – wysokość ustalonych oraz uzyskanych opłat 3.827,50 zł, stan na dzień 30 czerwca 2010 roku - wysokość ustalonych oraz uzyskanych opłat 2.148,96 zł. Brak zaległości. Wpływy z tytułu użytkowania wieczystego: stan na dzień 31 grudnia 2009 roku – wysokość ustalonych oraz uzyskanych opłat 323,88 zł, stan na dzień 20 października 2010 roku - wysokość ustalonych oraz uzyskanych opłat 323,80 zł. Brak zaległości. ILOŚĆ Tezy TAK NIE PRÓBA BŁĘDÓ W 1 Czy zachowano procedury oddania nieruchomości w najem lub dzierżawę w zakresie obowiązku podania do publicznej V 1 wiadomości wykazu (art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami). 2 Czy zachowano procedury oddania nieruchomości w najem lub dzierżawę w zakresie obowiązku zorganizowania przetargu Nie dotyczy (umowy na czas nieoznaczony lub oznaczony dłuższy niż 3 lata) - (art.37 ust.4 ustawy o

56

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

gospodarce nieruchomościami). 3 Czy w umowach określono stawki czynszu z tytułu najmu i dzierżawy oraz terminy ich V 3 wnoszenia.

4 Czy najemca (dzierżawca) terminowo V 3 1 dokonywał wpłat z tytułu czynszu. 5 Czy od nieterminowych wpłat pobrano odsetki za opóźnienie w zapłacie w prawidłowej V 3 wysokości. 6 Czy w umowie zawarto klauzule waloryzacyjne V 2 w zakresie wysokości czynszu. 7 Czy ww. klauzule były stosowane. V 2 8 Czy w przypadku zaległości przekraczających należność za okres półroczny (przy wpłatach miesięcznych) lub roczny (przy wpłatach V 1 kwartalnych, półrocznych, rocznych) podejmowano czynności windykacyjne. 9 Czy udzielono ulg w zapłacie czynszu niezgodnie z obowiązującymi przepisami (uchwała organu V X stanowiącego). 10 Czy dopuszczono do przedawnienia należności V X jednostki samorządowej z tytułu czynszu. 11 Czy prowadzono ewidencję księgową dochodów z tytułu najmu (dzierżawy) w sposób 3 prawidłowy.

2.4. Nabycie przez gmin ę nieruchomo ści

Rada Gminy Pabianice dnia 24 marca 2010 roku podjęła uchwałę nr XLIV/321/2010 w sprawie wyrażenia zgody na odpłatne nabycie nieruchomości zabudowanej położonej we wsi Wola Żytowska nr działki 140 o powierzchni 0,0460 ha. W dniu 13 kwietnia 2010 roku został spisany protokół uzgodnień pomiędzy Gminą Pabianice reprezentowaną przez Wójta Gminy a Gminną Spółdzielnią „Samopomoc Chłopska” z Pabianic, właścicielką nieruchomości, na której znajdował się budynek po byłej świetlicy wiejskiej o powierzchni użytkowej 398,14 m2, powierzchni zabudowanej 200,00 m2, kubaturze 1.393,50 m2. W wyniku rokowań uzgodniono, że Gmina nabywa na własność nieruchomość za kwotę 120.000 zł, w tym wartość działki 20.000 zł. W dniu 15 kwietnia 2010 roku Skarbnik Gminy wydała oświadczenie , z którego wynika, że w budżecie Gminy zabezpieczona została kwota 123.000 zł z przeznaczeniem na zakup nieruchomości. W dniu 20 kwietnia 2919 roku został podpisany akt notarialny repertorium A nr 3197/2010, na podstawie którego Gmina Pabianice nabyła nieruchomość wraz z budynkiem świetlicy wiejskiej za kwotę 120.000 zł. Ponadto dnia 30 kwietnia 2010 roku został spisany protokół zdawczo-odbiorczy przejęcia-przekazania nieruchomości zabudowanej. Gmina Pabianice zdecydowała, że nieruchomość będzie wykorzystywana jako świetlica wiejska dla mieszkańców Woli Żytowskiej i okolicznych miejscowości.

57

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Akta kontroli od strony 175 do strony 191.

3. POZOSTAŁE DOCHODY

3.1. Dochody z tytułu zaj ęcia pasa drogowego

Ilo ść wydanych Wysoko ść Wysoko ść Rok decyzji wymierzonych opłat uzyskanych dochodów (szt.) (zł) (zł) 2008 55 8.981 8.981 2009 25 8.184 8.184

VIII. WYKONYWANIE BUD ŻETU. REALIZACJA WYDATKÓW BUD ŻETOWYCH

1. WYDATKI ZWI ĄZANE Z REALIZACJ Ą GMINNEGO PROGRAMU PROFILAKTYKI I ROZWI ĄZYWANIA PROBLEMÓW ALKOHOLOWYCH - 2009 ROK

1.1. Informacje ogólne

Zgodnie z uchwałą budżetową Gminy Pabianice działem 851, rozdziałem 85154 planowane wydatki na przeciwdziałanie alkoholizmowi stanowiły 60.000,00 zł, w tym 12.000,00 zł na umowy zlecenia zawarte z nauczycielami prowadzącymi zajęcia z profilaktyki przeciwalkoholowej, 48.000,00 zł na realizację przyjętego przez Radę Gminy programu profilaktycznego. Zgodnie ze złożonym sprawozdaniem Rb-28S nastąpiła zmiana planu budżetowego w wydatkach na przeciwdziałanie alkoholizmowi dział 851 rozdział 85154 § 4170,4210,4300,4410,4700 na łączną kwotę 80.000,00 zł, z czego wydatkowano 69.693,67 zł.

Z przedstawionych dokumentów wydatki zostały poniesione w wysokości (z podziałem na paragrafy ) na :

§ 4170 (wynagrodzenia) - 8.340,00

§ 4210 (materiały) – 13.576,40

§ 4300 (usługi) – 47.100,10

§ 4700 (szkolenia) – 600,00

§ 4410 delegacje) – 77,17

Razem - 69.693,67

1.2. Wydatki zwi ązane z realizacj ą gminnego programu profilaktyki i rozwi ązywania problemów alkoholowych - 2009 rok

58

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

W ramach działalności Komisji zawarto umowę nr 812/04/2009 na zorganizowanie kolonii profilaktycznych dla 13 osobowej grupy dzieci w Białce Tatrzańskiej w liczbie 12 dni na kwotę 10.140,00 zł brutto (VAT 0%) z Centrum Edukacji Diagnozy i Pomocy Psychologiczno-Pedagogicznej „Progres” . Wyżej wymienione zamówienie dokumentują faktury nr :

- FAS/299/2009 z dnia 04.07.2009r. na kwotę brutto 10.920,00 zł. Liczba uczestników – czternaścioro dzieci. Turnus w okresie 22.06-03.07.2009r.

- FAS/369/2009 z dnia 16.08.2009r. na kwotę brutto 1.380,00 zł. Liczba uczestników dwoje dzieci. Turnus w okresie 06.08-15.08.2009r.

Różnice w liczbie uczestników i kwoty wynikającej z umowy wynikały z potrzeby dołączenia jednego z dzieci w turnusie w czasie 22.06-03.07.2009r. i dołączenia dwójki dzieci w turnusie w czasie 06.08-15.08.2009r. z uwagi na podjęcie w ostatniej chwili decyzji przez rodziców co do spędzania przez nich wypoczynku wakacyjnego.

Z uwagi na fakt, iż wartość zamówienia wynosiła poniżej 14.000,00 euro, zgodnie z art. 4 pkt 8, nie podlegało ono przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Z 2007r. Nr 223,poz. 1655)

Wyjaśnienie w sprawie wypoczynku wakacyjnego dzieci złożone przez kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Pabianicach z tytułu niezgodności wystawionych faktur z przedmiotową umową stanowią załącznik nr 26 do protokołu kontroli.

2. WYDATKI NA ZADANIA Z ZAKRESU POMOCY SPOŁECZNEJ - 2009 ROK

2.1. Informacje ogólne

W dniu 29 grudnia 1994 roku została podjęta przez Zarząd Gminy Pabianice uchwała nr 7/94 w sprawie utworzenia z dniem 1 stycznia 1995 roku Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Pabianicach. Tego samego dnia Zarząd Gminy Pabianice podjął uchwałę nr 8/94 w sprawie powołania Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, na podstawie której z dniem 1 stycznia 1995 roku Kierownikiem GOPS została Magdalena Mielczarek.

2.2. Wydatki na zadania z zakresu pomocy społecznej

Wykonanie zada ń finansowych w 2009 roku 2009 rok Wyszczególnienie (zł) Dział 852 Rozdział 85203 (O środki wsparcia) - Dział 852 Rozdział 85204 (Rodziny zast ępcze) - Dział 852 Rozdział 85213 (Składki na ubezpieczenie zdrowotne płacone za 7.058,59 osoby pobieraj ące świadczenia) Dział 852 Rozdział 85214 (zasiłki i pomoc w naturze oraz składki na 262.397,74 ubezpieczenia emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego) Dział 852 Rozdział 85215 (Dodatki mieszkaniowe) - Dział 852 Rozdział 85217 (Regionalne O środki Polityki Społecznej) - Dział 852 Rozdział 85218 (Koszty utrzymania Powiatowych Centrów - Pomocy Rodzinie) Dział 852 Rozdział 85219 (Koszty utrzymania O środków Pomocy 342.166,24 Społecznej)

59

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Dział 852 Rozdział 85231 (Pomoc dla uchod źców). - Dział 852 Rozdział 85278 (Usuwanie skutków kl ęsk żywiołowych). - Dział 852 Rozdział 85295 Pozostała działalno ść . 108.546,14

3. WYDATKI (DOTACJE ) NA REALIZACJ Ę ZADA Ń POWIERZONYCH NA PODSTAWIE UMOWY JEDNOSTKOM SPOZA SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH - 2009 ROK Na podstawie uchwały budżetowej na 2009 rok oraz zmian do niej wprowadzonych, a także sprawozdania opisowego z wykonania budżetu Gminy Pabianice za 2009 rok oraz Rb-28S stwierdzono, że plan i wykonanie wydatków na realizację zadań publicznych, o których mowa w art. 4 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. nr 96, poz. 873 ze zm.) przedstawiał się następująco:

2009 rok Dzia Rozdzia Plan po Paragraf Zakres Wykonanie ł ł zmianach (zł) (zł)

926 92605 2820 Kultura fizyczna i sport 90.000 zł 90.000 zł

Edukacyjna opieka wychowawcza – wypoczynek dzieci i młodzie ży dotacja celowa na finansowanie 2820 35.608,80 35.608,80 lub dofinansowanie zada ń zleconych do realizacji 854 85412 stowarzyszeniom Edukacyjna opieka wychowawcza – wypoczynek 4300 29.391,20 29.123,75 dzieci i młodzie ży, zakup usług pozostałych

Szczegółowe zestawienia dotacji udzielonych na podstawie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie w roku 2009 oraz test dotyczący sprawdzonych dotacji stanowi załącznik nr 27 protokołu kontroli.

DOTACJA NA WYPOCZYNEK DZIECI I MŁODZIEŻY SZKOLNEJ W ROKU 2009 Stosownie do zapisów wynikających z art. 5 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 roku o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. nr 96, poz. 873 ze zm.), Rada Gminy Pabianice podjęła uchwałę nr XXIX/201/2009 z dnia 5 lutego 2009 roku w sprawie ustalenia „ Programu współpracy Gminy Pabianice z organizacjami pozarządowymi oraz z podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie na rok 2009 ”. Ogłoszenie otwartego konkursu ofert na realizację zadania publicznego w zakresie wsparcia wypoczynku dzieci i młodzieży szkolnej z terenu Gminy Pabianice w roku 2009 polegających na: - organizacji kolonii, - organizacji obozów wypoczynkowych i szkoleniowych, - organizacji obozów zdrowotnych, - organizacji wycieczek ukazało się na stronie internetowej Urzędu (BIP) w dniu 18 marca 2009 roku . Ogłoszenie otwartego konkursu opublikowano w dzienniku o zasięgu lokalnym – „Nowe Życie Pabianic” w dniu 7 kwietnia 2009 roku (dziennik w rozumieniu art. 7 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 26 stycznia 1984 roku prawo prasowe, tekst jednolity, Dz.U. nr 5,

60

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

poz.24 ze zm). Termin składania ofert wyznaczono do dnia 16 kwietnia 2009 roku do godziny 14:00. Termin realizacji zadania wskazanego w punkcie czwartym ustalono na okres wakacji letnich od 20 czerwca do 31 sierpnia 2009 roku (zgodnie z harmonogramem opracowanym przez oferenta). Powyższe wskazuje, że ogłoszenia opublikowano z naruszeniem terminu, o którym mowa w art. 13 ust. 1 ww. ustawy (w jej ówczesnym brzmieniu) - organ administracji publicznej ogłasza otwarty konkurs ofert co najmniej z trzydziestodniowym wyprzedzeniem (jeżeli początkiem terminu oznaczonego w dniach jest pewne zdarzenie, nie uwzględnia się przy obliczaniu terminu dnia, w którym to zdarzenie nastąpiło - 30 dzień mijał 17 kwietnia 2009 roku). Dokumentacja źródłowa zawierała również ogłoszenie podpisane przez Wójta Gminy Henryka Gajdę. Na ogłoszeniu nie zamieszczono adnotacji wskazującej datę wywieszenia na tablicy informacyjnej Urzędu, co uniemożliwiało sprawdzenie wypełnienia terminu wynikającego z treści art. 13 ust. 1 ww. ustawy. Ustalono, że ogłoszenia otwartego konkursu ofert nie zawierały informacji, o których mowa w art. 13 ust. 2 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. I tak: a) Ogłoszenia opublikowane w BIP Urzędu oraz na tablicy informacyjnej Urzędu nie określały: − zasad przyznawania dotacji – wskazano jedynie, że zasady te wynikają z ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, o finansach publicznych i uchwały Rady Gminy nr XXIX/201/2009 z dnia 5 lutego 2009 roku, − warunków realizacji zadania – wskazano tylko, że „ szczegółowe warunki realizacji zadania określone będą w odpowiednich umowach ”, − jako kryteria stosowane przy dokonywaniu wyboru ofert miały być brane pod uwagę: „ Zawartość merytoryczna oferty, przystępujący do konkursu powinni: posiadać atrakcyjną ofertę programową dla dzieci i młodzieży z terenu gminy Pabianice, zorganizować co najmniej 6 dniowy wypoczynek, wykazać zaangażowanie co najmniej 25% środków własnych w realizację zadania; Dotychczasowe doświadczenie oferenta przy realizacji zadań zleconych; Wysokość środków budżetowych przeznaczonych przez Radę Gminy Pabianice w budżecie 2009 r. na realizację zadania publicznego w zakresie wypoczynku dzieci i młodzieży szkolnej ”. Zdaniem kontrolujących warunek posiadania atrakcyjnej oferty programowej dla dzieci i młodzieży przy jednoczesnym nie wyjaśnieniu zwrotu „atrakcyjna” mógł spowodować naruszenie zasady uczciwej konkurencji, bowiem ocena ofert na podstawie tego kryterium wprowadzała całkowitą dowolność. Stosownie do zapisów wynikających z art. 5 ust. 2 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, współpraca z organizacjami pozarządowymi w sferze zadań publicznych winna odbywać się między innymi na zasadzie uczciwej konkurencji. b) Ogłoszenie zamieszczone w prasie lokalnej nie zawierało: − zasad przyznawania dotacji, − warunków realizacji zadania, − terminu składania ofert – wskazano jedynie dzień 16 – go kwietnia (brak godziny),

61

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

− terminu, trybu i kryteriów stosowanych przy dokonywaniu wyboru oferty. Z uzyskanych informacji wynika, że Wójt Gminy Pabianice nie powołał w drodze zarządzenia komisji do przeprowadzania otwartych konkursów ofert na realizację zadań własnych Gminy. Na podstawie protokołu z otwarcia ofert z dnia 17 kwietnia 2009 roku (godz. 14:30) ustalono jednak, że oferty rozpatrywała komisja w składzie: Wójt Gminy Pabianice – Henryk Gajda, Apolonia Roszko – inspektor ds. oświaty, Marcin Wieczorek – Kierownik referatu kultury, sportu i turystyki. Zgodnie z protokołem wpłynęło 10 ofert, z czego 9 ofert spełniło wszystkie warunki określone w ogłoszeniu i zostały przyjęte. Szczegółowej kontroli poddano dokumenty dotyczące przyznania i rozliczenia dotacji dla Ludowego Klubu Sportowego „Sprawni” przy Szkole Podstawowej w Petrykozach. Stosownie do pkt 5 ppkt 3 ogłoszenia złożona oferta miała być zgodna ze wzorem określonym w rozporządzeniu Ministra Gospodarki Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 roku (Dz.U. nr 264, poz. 2207) w sprawie wzoru oferty […] Oferta, która wpłynęła w dniu 16 kwietnia 2009 roku zawierała większość informacji wynikających z art. 14 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, z wyjątkiem informacji o wcześniejszej działalności podmiotu składającego ofertę w zakresie, którego dotyczy zadanie, co naruszało art. 14 pkt 4 ww. ustawy. W ofercie wnioskowano o przyznanie kwoty 24.000 zł na 14 – dniowe kolonie, których łączny koszt miał wynieść 39.000 zł. Cel zadania: wypoczynek rekreacyjno sportowy dla dzieci i młodzieży w okresie wakacyjnym, zakładane rezultaty: wypoczynek i rekreacja na świeżym powietrzu, rozwój kultury fizycznej, poznanie regionu. W wyniku analizy oferty stwierdzono: a) Oferta nie zawierała sprawozdania merytorycznego i finansowego za ostatni rok, które powinno stanowić załącznik nr 2 do oferty, zgodnie z wzorem oferty wynikającym z rozporządzenia; b) W danych dotyczących wnioskodawcy (pkt 12) nie określono przedmiotu działalności statutowej. Na końcu oferty znajdowało się jedynie (zgodnie z wzorem oferty wynikającym z rozporządzenia) oświadczenie, że proponowane zadanie w całości mieści się w zakresie działalności statutowej. Jak ustalono w oparciu o statut datowany za zgodność z oryginałem w dniu 29 czerwca 2009 roku (po zawarciu umowy opisanej w późniejszej części protokołu) w celach LUKS „Sprawni” nie wskazano organizacji wypoczynku dzieci i młodzieży szkolnej. Wyszczególniono, natomiast m.in. „ planowanie i organizowanie pozalekcyjnego życia sportowego uczniów w oparciu o możliwości obiektowe i sprzętowe szkoły oraz o pomoc organizacyjną i materialną rodziców i sympatyków klubu ze szczególnym uwzględnieniem podnoszenia ciężarów i tenisa stołowego ”; c) Zastrzeżenia budzi, że oferent jako aktualny odpis z rejestru, lub wyciąg z ewidencji załączył decyzję o wpisie stowarzyszenia z dnia 24 lutego 1997 roku oraz protokół z nadzwyczajnego walnego zebrania LUKS „Sprawni” odbytego w dniu 15 kwietnia 2008 roku.

Pomimo nadmienionych braków i zastrzeżeń Wójt Gminy Pabianice jak wynika z rozstrzygnięcia otwartego konkursu ofert z dnia 23 kwietnia 2009 roku przyznał LUKS „Sprawni” Petrykozy dotację w wysokości 10.271,70 zł. Ww. rozstrzygnięcie opublikowano w BIP Urzędu w dniu 27 kwietnia 2009 roku. Ponadto w dniu 19 maja 2009 roku Wójt Gminy Pabianice sporządził informację na temat wypoczynku letniego. Zarówno rozstrzygnięcie jak i powołana informacja nie zawierały wystarczającego uzasadnienia, w szczególności nie ustosunkowano się do kryterium atrakcyjności oferty oraz dotychczasowego doświadczenia

62

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

oferenta. Powyższe stanowiło naruszenie art. 15 ust. 3 ww. ustawy - organ administracji publicznej obowiązany jest w uzasadnieniu wyboru oferty ustosunkować się do spełniania przez oferenta wymogów określonych w ustawie oraz w ogłoszeniu, o którym mowa w art. 13. Przepis stosuje się odpowiednio w przypadku, o którym mowa w ust. 2.

W ocenie kontrolujących takie rozstrzygnięcie wskazuje na naruszenie zapisów art. 15 ust. 1 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie: organ administracji publicznej przy dokonywaniu oceny ofert winien: 1) ocenić możliwość realizacji zadania przez organizację pozarządową, podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 oraz jednostki organizacyjne podległe organom administracji publicznej lub przez nie nadzorowane; 2) ocenić przedstawioną kalkulację kosztów realizacji zadania, w tym w odniesieniu do zakresu rzeczowego zadania; 3) uwzględnić wysokość środków publicznych przeznaczonych na realizację zadania. Zdaniem inspektorów kontroli złożona oferta nie uzasadniała przyznania środków dla LUKS „Sprawni” Petrykozy, ponieważ:

a) W ofercie nie wykazano jednego z kryteriów oceny ofert wynikających z ogłoszenia, tj. dotychczasowego doświadczenia oferenta przy realizacji zadań zleconych. b) Do oferty nie załączono sprawozdania merytorycznego i finansowego za ostatni rok, a co za tym idzie Wójt Gminy Pabianice nie posiadał wystarczającej wiedzy w kwestii możliwości realizacji zadania wynikającego z oferty. Należy zaznaczyć, że wnioskowano o 24.000 zł przy całkowitym planowanym koszcie 39.000 zł. c) Do oferty załączono stosunkowo wiekowy odpis z rejestru oraz istniały wątpliwości co do możliwości organizacji wypoczynku przez LUKS „Sprawni” Petrykozy w kontekście celów statutowych stowarzyszenia. Zgodnie z art. 11 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy Organy administracji publicznej wspierają w sferze, o której mowa w art. 4, realizację zadań publicznych przez organizacje pozarządowe oraz podmioty wymienione w art. 3 ust. 3, prowadzące działalność statutową w danej dziedzinie. O tym, że podobne zastrzeżenia mógł posiadać Wójt Gminy Pabianice może świadczyć fakt, że kontrolowana dokumentacja zawierała statut LUKS „Sprawni” Petrykozy (jednak potwierdzony za zgodność dopiero w dniu 29 czerwca 2009 roku) oraz do umowy między stronami spisanej w dniu 15 czerwca 2009 roku załączono oświadczenie Prezesa LUKS „Sprawni” Petrykozy wskazujące, „ że odpis z rejestru załączony do oferty jest zgodny ze stanem prawnym i faktycznym w dniu podpisania umowy ”.

Pismem z dnia 11 maja 2009 roku LUKS „Sprawni” Petrykozy przedłożył nowy kosztorys realizacji zadania uwzględniający przyznane środki - 10.271,70 zł przy zachowaniu liczby uczestników – 30 osób (analogicznie jak w ofercie). W dniu 15 czerwca 2009 roku, Gmina Pabianice reprezentowana przez Henryka Gajdę – Wójta Gminy przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy Marii Nowickiej, zawarła umowę znak 1170/174/2009 z LUKS „Sprawni” Petrykozy. Umowa zawierała nieprawidłowy termin wykonania zadania: od dnia 20 czerwca 2009 roku do dnia 31 sierpnia 2009 roku. Zgodnie z ofertą zadanie miało zostać zrealizowane w okresie od 29 czerwca do 12 lipca 2009 roku. Powyższe miało wpływ na pozostałe zapisy umowy odwołujące się do ww. terminu np.: termin złożenia sprawozdania końcowego, termin wykorzystania środków. Przyznane środki w wysokości 10.271,70 zł przekazano wykonawcy przelewem z dnia 1 lipca 2009 roku.

63

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

W dniu 30 września 2009 roku do Urzędu Gminy w Pabianicach wpłynęło sprawozdanie końcowe z realizacji zadania. Jak wynika ze sprawozdania wypoczynek zorganizowano dla 19 dzieci wykorzystując całkowicie przyznaną dotację. Tymczasem zgodnie ze złożoną ofertą LUKS „Sprawni” Petrykozy miał zorganizować wypoczynek dla 30 uczestników. Liczbę uczestników potwierdzono w przedłożonym kosztorysie zamiennym. Stosownie do treści §1 ust 1 umowy z dnia 16 czerwca 2009 roku : „ Zleceniodawca zleca Zleceniobiorcy […] realizację zadania publicznego w zakresie wypoczynku letniego dzieci i młodzieży szkolnej w 2009 roku, określonego szczegółowo w ofercie złożonej przez Zleceniobiorcę w dniu 16 kwietnia 2009 roku stanowiącej załącznik nr 1 do umowy, a zleceniobiorca zobowiązuje się wykonać zadanie w zakresie i na warunkach określonych w niniejszej umowie ”. Z kolei zgodnie z §3 ust 2 umowy: „ zadanie zostanie wykonane zgodnie z ofertą oraz zaktualizowanymi, stosownie do przyznanych środków harmonogramem i kosztorysem ”. Załącznikiem nr 2 do umowy był zaktualizowany stosownie do przyznanych środków harmonogram i kosztorys. Biorąc pod uwagę, że Gmina na wypoczynek 30 uczestników przeznaczyła kwotę 10.271,70 zł, należy przyjąć, że ww. kwota powinna ulec co najmniej proporcjonalnemu pomniejszeniu, a w konsekwencji zwrotowi, w przypadku organizacji wypoczynku tylko dla 19 uczestników, a więc realizacji tylko części zadania. Potencjalna kwota zwrotu = 3.766,29 zł + odsetki. LUKS „Sprawni” Petrykozy nie dokonał jednak takiego zwrotu, a Wójt Gminy Pabianice zaakceptował sprawozdanie końcowe. Stosownie do treści §12 ust. 1 pkt b i §12 ust. 2 umowy: „ umowa może być rozwiązana przez Zleceniodawcę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku nieterminowego lub nienależytego wykonywania umowy, w tym w szczególności zmniejszenia zakresu rzeczowego realizowanego zadania, stwierdzonego na podstawie wyników kontroli oraz oceny realizacji wniosków i zaleceń pokontrolnych. Rozwiązując umowę, Zleceniobiorca określa kwotę dotacji podlegającej zwrotowi w wyniku stwierdzenia okoliczności, o których mowa w ust. 1, wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, naliczanymi od dnia przekazania dotacji z budżetu państwa lub jednostki samorządu terytorialnego, termin jej zwrotu oraz numer konta, na które należy dokonać wpłaty .” Akta kontroli strony 192 - 271.

SPORT KWALIFIKOWANY W dniu 5 listopada 2008 roku Rada Gminy Pabianice podjęła uchwałę nr XXVI/181/2008 w sprawie określenia warunków i trybu wspierania, w tym finansowego, rozwoju sportu kwalifikowanego na obszarze Gminy Pabianice. Uchwała przewidywała wsparcie finansowe na rozwój sportu kwalifikowanego oraz pomoc organizacyjną, rzeczową i prawną. Dofinansowanie ze środków publicznych mogło zostać przyznane do wysokości 80% planowanych kosztów realizacji zadania. Podmioty mogły otrzymać wsparcie finansowe na: organizację i udział w zawodach i rozgrywkach sportowych, organizację imprez masowych, szkolenia sportowe w ramach rozwoju sportu kwalifikowanego, koszty pośrednie w postaci obsługi księgowej związane z realizacją zadania stanowiące maksymalnie 10% wysokości wsparcia. Wójt Gminy Pabianice powołał w drodze zarządzenia nr 11/2009 z dnia 31 marca 2009 roku czteroosobową komisję do spraw oceny formalnej i merytorycznej wniosków o wsparcie rozwoju sportu kwalifikowanego na obszarze Gminy Pabianice oraz określił regulamin jej działania. Skład osobowy komisji wypełniał dyspozycje wynikające z §7 ust. 2 uchwały nr XXVI/181/2008.

64

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

W dniu 30 marca 2009 roku wniosek o przyznanie dotacji na wsparcie projektu z zakresu rozwoju sportu kwalifikowanego złożył Ludowy Klub Sportowy „BURZA” Pawlikowice na zadanie pn.: „Rozwój sportu kwalifikowanego na terenie Gminy Pabianice” w okresie od 1 stycznia 2009 roku do 31 grudnia 2009 roku w kwocie 26.800 zł (zgodnie z ww. uchwałą wniosek o dotację w 2009 roku należało złożyć do dnia 31 marca). Wykonanie zadania w terminie określonym w ofercie było niemożliwe do zrealizowania, z uwagi na złożenie wniosku w dniu 30 marca 2009 roku, czyli 3 miesiące po początkowym terminie określonym we wniosku. Zgodnie jednak z §5 ust. 1 uchwały nr XXVI/181/2008 – wsparcie finansowe zadań z zakresu rozwoju sportu kwalifikowanego obejmuje ich realizację od dnia 1 stycznia każdego roku kalendarzowego, którego umowa dotyczy. W trakcie analizy wniosku kontrolujący stwierdzili m.in.: 1. We wniosku nie wskazano kwalifikacji i doświadczenia zawodowego posiadanej kadry trenersko instruktorskiej, a tym samym nie wypełniono dyspozycji przewidzianej w §6 ust. 1 pkt 3 uchwały nr XXVI/181/2008. Do wniosku nie załączono również dokumentów potwierdzających doświadczenie i kwalifikacje wymienionych osób, lub chociażby wykazu posiadanych przez nie kwalifikacji. 2. Wnioskodawca nie określił wysokości środków otrzymanych w roku poprzednim – nie wypełniono wymogu przewidzianego w §6 ust. 1 pkt 5 uchwały nr XXVI/181/2008. 3. Zgodnie z pkt II.3. wniosku celem zadania było „upowszechnianie kultury fizycznej i jej propagowanie w środowisku wsi, gminy, powiatu, województwa i całego kraju: a) sekcja tenisa stołowego III i IV liga ŁZTS Łódź, b) piłka nożna A klasa ŁZPN Łódź, c) szkolenie dzieci i młodzieży – szkoła podstawowa, d) sekcja szachowo – warcabowa ŁZSziW Łódź. ” Szczegółowy opis zadania zamieszczony w pkt II.4. również odnosił się do sekcji tenisa stołowego, piłki nożnej, szachów i warcabów. Mimo tak określonych celów i opisu zadania do wniosku załączono jedynie: - listę zawodników posiadających licencje sekcji tenisa stołowego (brak analogicznego wykazu określającego co najmniej przewidywaną liczbę zawodników dla sekcji piłki nożnej, szachów i warcabów), - ogólną kalkulację kosztów realizacji całości zadania z wyszczególnieniem kosztów pochodzących z wnioskowanej dotacji. Planowane wydatki podzielono na przewidywane wydatki na piłkę nożną i tenis stołowy (suma odpowiednich kosztorysów stanowiła kwotę wykazaną w kosztorysie dla całości zadania). Powyższe wskazuje, że wnioskodawca nie przewidział wydatków na sekcję szachowo – warcabową, mimo że została ona wymieniona jako element opisu zadania i jeden z celów. Do wniosku załączono również terminarze rozgrywek dotyczące wyłącznie piłki nożnej i tenisa stołowego. W pkt II.5. wniosku (harmonogram planowanych zadań z podaniem terminów ich rozpoczęcia i zakończenia) wskazano m.in.: „szachy i warcaby – turnieje proszone gminy, powiatu, miasta Pabianice, województwa ”. Ponadto należy zauważyć, że załączono kalkulacje kosztów, z podziałem jedynie na dyscypliny sportowe, tj. piłka nożna, tenis stołowy, a nie wskazujące sekcji sportowych (na istnienie sekcji wskazywał m.in. pkt V.2. wniosku, gdzie wyszczególniono podział w piłce nożnej na seniorów i młodzież). Zgodnie z §6 ust. 1 pkt 2, 4 uchwały nr XXVI/181/2008, „ wniosek powinien zawierać: termin i miejsce realizacji zadania oraz przewidywaną liczbę zawodników, kalkulację przewidywanych kosztów

65

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

realizacji zadania w rozbiciu na poszczególne dyscypliny sportowe i sekcje. ” Kontrolujący są świadomi, że treść §6 ust. 1 uchwały nr XXVI/181/2008 nie została skonstruowana w sposób kategoryczny i wymienia informacje jakie powinien zawierać wniosek, jednak jak wynika z powyższego zaistniał na tyle znaczący rozdźwięk pomiędzy informacjami jakie winien zgodnie z ww. uchwałą zawrzeć we wniosku wykonawca, a szczegółowym opisem zadania oraz celem zadania zamieszczonym we wniosku, że doprowadził on w rezultacie do sytuacji, w której nie można było jednoznacznie określić co wykonawca dokładnie zamierza wykonać w ramach rozwoju sportu kwalifikowanego i jaki zakres będzie miało dotowane zadanie. Szczególne znaczenie w tym przypadku miały kalkulacje kosztów z podziałem na piłkę nożną i tenis stołowy, które swoją wartością wypełniały prognozowany ogół kosztów zadania, na które miał składać się również udział w zawodach: szachy i warcaby. Na potwierdzenie postawionej tezy należy zaznaczyć, że załącznikiem nr 3 do wniosku był aktualny wykaz zawodników posiadających licencje zawodnicze w poszczególnych sekcjach zarejestrowanych w związkach sportowych. Tymczasem jak wskazano powyżej wykonawca załączył jedynie listę zawodników sekcji tenisa stołowego posiadających licencje (w celach i szczegółowym opisie zadania wyszczególniono również szachy, warcaby i piłkę nożną). Powyższe mogło wskazywać, że mimo wnioskowania o środki na trzy dyscypliny, faktycznie zawodnicy tylko jednej z nich posiadali licencje, które upoważniały Gminę do przyznania dotacji na sport kwalifikowany. W związku z powyższymi zastrzeżeniami Wójt Gminy Henryk Gajda stwierdził: a) w zakresie umieszczenia w ofercie sekcji szachowej i warcabowej – „ponownie, podczas weryfikacji okazało się, że sekcje te nie są zgłoszone do rozgrywek organizowanych przez związek sportowy dlatego nie otrzymały dofinansowania w ramach sportu kwalifikowanego (ponadto sam klub nie wnioskował o wsparcie finansowe ww. sekcji). Również wpisanie zawodników tych sekcji w rozliczeniu półrocznym nie miało żadnego wpływu na rozliczenie, gdyż działalność tych sekcji jest skierowana do dzieci ze Szkoły Podstawowej w Pawlikowicach i odbywa się na bazie tej właśnie szkoły, dlatego faktury dotyczące kosztów pośrednich takich jak zakup opału dotyczą sekcji tenisowej i piłkarskiej działającej na bazie siedziby klubu”, b) w zakresie braku wykazu zawodników sekcji piłki nożnej – „klub powinien uzupełnić wniosek o ten dokument, jednak w ramach weryfikacji oferty, na stronie internetowej Łódzkiego Związku Piłki Nożnej znaleźliśmy drużynę piłkarską GLKS „BURZA” Pawlikowice zgłoszoną do rozgrywek organizowanych przez związek ”. Pomimo wskazanych powyżej zastrzeżeń komisja powołana przez Wójta Gminy Pabianice stwierdziła, że wniosek spełnia wszystkie wymogi formalne i jednogłośnie przyjęła propozycję rozdysponowania środków (ogółem 51.000 zł) zgłoszoną przez Andrzeja Jurgę, w wyniku której GLKS „BURZA” Pawlikowice przyznano kwotę 20.500 zł. Inspektorzy kontroli zwrócili również uwagę na fakt, że zgodnie z wyciągiem z ewidencji stowarzyszeń kultury fizycznej prowadzonej przez Starostę Pabianickiego załączonym do opisanego powyżej wniosku Andrzej Jurga pełnił funkcję Skarbnika GLKS „BURZA” Pawlikowice. Do ww. ustalenia ustosunkował się Wójt Gminy Pabianice stwierdzając: „ zgodnie z uchwałą nr XXVI/181/2008 Rady Gminy Pabianice z dnia 5 listopada 2008 roku, w pracach ww. komisji udział bierze również przedstawiciel Gminnej Rady Sportu. Pan Andrzej Jurga jest jej przewodniczącym. Ponieważ każdy z członków GRS jest członkiem (najczęściej zarządu) jednego z klubów sportowych z terenu Gminy Pabianice, nie ma możliwości wybrania osoby całkowicie bezstronnej. Dlatego Wójt Gminy Pabianice w zarządzeniu nr

66

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

11/2009 powołał przewodniczącego GRS jako osobę, która najpełniej będzie reprezentować środowisko sportowe gminy .” Wyjaśnienie z dnia 16 listopada 2010 roku złożone prze Wójta Gminy Pabianice Henryka Gajdę stanowi załącznik nr 28 protokołu kontroli. W dniu 2 kwietnia na tablicy ogłoszeń Urzędu zamieszczono ogłoszenie o podziale środków na wsparcie rozwoju sportu kwalifikowanego na obszarze Gminy Pabianice w roku 2009. Ogłoszenie zatwierdzone przez Wójta Henryka Gajdę zamieszczono również w Biuletynie Informacji Publicznej. W dniu 8 kwietnia 2009 roku, Gmina Pabianice reprezentowana przez Henryka Gajdę – Wójta Gminy przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy Marii Nowickiej, zawarła umowę znak 1170/121/2009 z GLKS „BURZA” Pawlikowice. W umowie wyszczególniono m.in., że przyznane środki finansowe w wysokości 20.500 zł będą przekazane na sekcję tenisa stołowego – 8.500 zł i na sekcję piłki nożnej 12.000 zł (brak wyszczególnienia sekcji szachy i warcaby). Gmina zobowiązała się do przekazania dotacji w 2 transzach: I – w wysokości 10.000 zł do dnia 17 kwietnia 2009 roku, II - w wysokości 10.500 zł do dnia 31 lipca 2009 roku. Sprawozdanie częściowe za okres od 1 stycznia 2009 roku do 30 czerwca 2009 roku miało zostać złożone do 15 lipca 2009 roku, sprawozdanie końcowe z wykonania zadania w terminie 15 dni od dnia zakończenia realizacji zadania (tj. 31 grudnia 2009 roku). Aneksem z dnia 28 kwietnia 2009 roku do ww. umowy dokonano zwiększenia wysokości I transzy do kwoty 11.000 zł (10.000 zł do dnia 17 kwietnia 2009 roku, 1.000 zł po podpisaniu aneksu do umowy) i zmniejszenia wysokości II transzy do kwoty 9.500 zł (łączna wartość dotacji nie uległa zmianie). W dniu 16 kwietnia 2009 roku przedstawiciele Gminy Pabianice przeprowadzili kontrolę dotyczącą realizacji zadań przez podmiot dotowany. Zastrzeżenia budzi fakt, że protokół z przeprowadzonej kontroli, o którym mowa w §12 ust. 4 uchwały nr XXVI/181/2008 zastąpiono w praktyce sporządzeniem notatki służbowej na ww. okoliczność. Zgodnie z §3 ust. 2 umowy znak 1170/121/2009 zadanie miało zostać wykonane zgodnie z ofertą stanowiącą załącznik do umowy z zastrzeżeniem §2 ust. 2 umowy: „klub zobowiązuje się do wykorzystania przekazanych środków finansowych zgodnie z kosztorysem ze względu na rodzaj kosztów zamieszczonym w ofercie, do wysokości przyznanej dotacji na poszczególne sekcje .” Nieścisłości opisane we wcześniejszej części protokołu w zakresie treści złożonego wniosku, a w szczególności trudności w jednoznacznym określeniu celu i szczegółowego zakresu zadania, niezałączenie listy zawodników piłki nożnej posiadających licencje itp., uniemożliwiły w konsekwencji inspektorom kontroli dokładne sprawdzenie poprawności rozliczenia udzielonej dotacji. Stwierdzono, że sprawozdanie częściowe wpłynęło w dniu 14 lipca 2009 roku, natomiast końcowe 15 stycznia 2010 roku. W sprawozdaniu końcowym klub wykazał, że na realizację zadań wydatkował łącznie kwotę 26.105,40 zł, z czego z udzielonej dotacji 20.500 zł (co stanowiło ~ 78,5 %). Całoroczne dotowane wydatki wynikające z zestawień wyniosły: 12.000 zł na piłkę nożną i 8.500 zł na tenis stołowy. Zastrzeżenia : a) W sprawozdaniu częściowym, które wpłynęło do urzędu 14 lipca 2009 roku dotowany w części nr I merytorycznej stwierdził: „ zadania zawarte w umowie zostały zrealizowane zgodnie z harmonogramem i planem na I półrocze 2009 oraz terminarzem rozgrywek poszczególnych sekcji tj. piłka nożna, tenis stołowy, szachy i warcaby”. W opisie wykonania zadania (z wyszczególnieniem działań partnerów i podwykonawców) klub sportowy wskazał m.in. „ szachy i warcaby startują w turniejach tej dyscypliny ”, a w kolejnej rubryce dotyczącej „liczbowego określenia skali działań, zrealizowanych w ramach zadania (należy użyć tych samych miar, które były zapisane w ofercie realizacji zadania, w części II pkt 5)”

67

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

czytamy: „ 48 zawodników wszystkich sekcji zarejestrowanych w ŁZPN i ŁZTS w Łodzi, sekcja szachowa posiada licencje: piłka nożna – 22, sekcja tenisa – 10 (III i IV liga), tenis stołowy – 10 – trenowana szkoła gry w tenis stołowy, szachy i warcaby - 6”. Powyższe, wbrew złożonym wyjaśnieniom oraz zestawieniom rachunków i faktur wskazywało na wykorzystywanie środków przez GLKS „BURZA” Pawlikowice również na sekcję szachy i warcaby, co nie zostało przewidziane w zawartej umowie (sekcja ta wynikała natomiast z wniosku - element opisu zadania i jeden z celów). W tym miejscu należy zaznaczyć, że zgodnie z §11 ust. 1 uchwały nr XXVI/181/2008 – „podmiot przedstawia sprawozdanie częściowe z realizacji zadania w zakresie rzeczowym i finansowym za okres od 1 stycznia do 30 czerwca w terminie do 15 lipca. Złożenie prawidłowego sprawozdania częściowego jest warunkiem koniecznym do otrzymania drugiej transzy środków przewidzianych w umowie ”. Natomiast w sprawozdaniu końcowym, klub dotowany nie zamieścił zapisów dotyczących sekcji szachy i warcaby. Dokonana przez inspektorów kontroli analiza załączonych rachunków, faktur i zestawień dotyczących sekcji piłki nożnej za cały 2009 rok nie mogła o niczym jednoznacznie przesądzić, ponieważ nazwiska osób w nich wskazywanych nie dało się porównać z listą piłkarzy posiadających licencje, ponieważ jak nadmieniono powyżej nie została ona załączona do wniosku. Z kolei na podstawie analizy załączonych rachunków, faktur i zestawień dotyczących sekcji tenisa stołowego za cały 2009 rok ustalono, że w zestawieniach osób dotyczących wyjazdów na imprezy sportowe często występowały nazwiska, które nie figurowały na liście zawodników tenisa stołowego załączonych do wniosku. Zwrot kosztów przejazdu tych osób również był pokrywany środkami pochodzącymi z dotacji. Ustalono, także iż osoby te nie zostały wymienione w zasobach kadrowych przewidywanych do realizacji zadania wymienionych przez dotowany klub w pkt V.2. złożonego wniosku. Z ustnych wyjaśnień Marcina Wieczorka - Kierownika Referatu Kultury, Sportu i Turystyki wynika, że byli to opiekunowie, instruktorzy dotowanego klubu. b) W części II sprawozdania (zarówno częściowego jaki i końcowego) dotowany klub wskazywał, że załącza zestawienie faktur i rachunków. Tymczasem w zakresie wyjazdów na imprezy sportowe załączano jedynie zestawienia osób biorących udział w wyjeździe nie załączając rachunków, faktur, czy też biletów (przyjmowano kwoty z zestawienia). Akta kontroli strony 272 - 338.

4. DOTACJE NA RZECZ SZKÓŁ NIEPUBLICZNYCH (ART .90 USTAWY O SYSTEMIE OŚWIATY ) - 2009 ROK Jak wynika z informacji uzyskanej od Skarbnika Gminy Pabianice – Marii Nowickiej wynika, że Gmina Pabianice w 2009 roku nie przekazywała dotacji na rzecz szkół niepublicznych według art.90 ustawy o systemie oświaty.

5. WYDATKI OSOBOWE 4.1.Wydatki na wynagrodzenia - 2009 rok

68

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Prawidłowo ść ustalania i wypłaty wynagrodze ń na rzecz pracowników jednostki

Na podstawie sprawozdania Rb-28S – rocznego sprawozdania z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2009 roku i za okres od początku roku do dnia 30 czerwca 2010 roku, stwierdzono, że plan i wykonanie wydatków w dziale 750, rozdziale 75023 w § 4010, przedstawiały się następująco:

2009 rok: Plan – dział 750, rozdział 75023, § 4010 - 1.299.282,00 zł Plan po zmianach – 1.318.506,00 zł Wykonanie – 1.309.995,05 zł. W Urzędzie Gminy Pabianice średnie zatrudnienie według stanu na dzień 31 grudnia 2009 roku wynosiło 44 pracowników na 37,33 etatu, a na dzień 30 czerwca 2010 roku wyniosło 43 pracowników na 38,03 etatu. Na dzień 31 grudnia 2009 roku zatrudniano w Urzędzie Gminy Pabianice: - jedną osobę na podstawie wyboru, - czternaście osób na podstawie mianowania, - dwie osoby na podstawie powołania, - dwadzieścia siedem osób na podstawie umowy o pracę. Na dzień 30 czerwca 2010 roku zatrudniano w Urzędzie Gminy Pabianice: - jedną osobę na podstawie wyboru, - czternaście osób na podstawie mianowania, - dwie osoby na podstawie powołania, - dwadzieścia sześć osób na podstawie umowy o pracę. Pełną listę osób zatrudnionych wraz z podziałami na etaty zawiera załącznik nr 29 protokołu kontroli. Kontroli poddano następujące listy płac pracowników Urzędu Gminy Pabianice: - listy płac z marca 2009 roku na kwotę zbiorczą brutto 98.187,41 zł; - listy płac z maja 2009 roku na kwotę zbiorczą brutto 99.594,70 zł; - listy płac z sierpnia 2009 roku na kwotę zbiorczą brutto 95.968,60 zł; - listy płac z września 2009 roku na kwotę zbiorczą brutto 95.153,60 zł; - listy płac z listopada 2009 roku na kwotę zbiorczą brutto 96.552,15 zł; - listy płac z marca 2010 roku na kwotę zbiorczą brutto 96.364,53 zł; - listy płac z maja 2010 roku na kwotę zbiorczą brutto 99.507,80 zł; Wszystkie listy płac były sprawdzone pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty. Na listach płac wskazano odręcznie podziałki klasyfikacji budżetowej, stosownie do postanowień rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. nr 107, poz. 726 ze zm.).

69

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Kontrolą prawidłowości przyznanych wynagrodzeń w 2009 roku objęto dokumenty niżej wymienionych pracowników Urzędu Gminy: - Henryka Gajdy – Wójta Gminy, - Edwarda Adamczyka – Zastępcy Wójta Gminy Pabianice, - Ryszarda Iwaśków – Kierownika Referatu Gospodarki Grunt ami, Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska, - Jolanty Kukieła – Zastępca Głównego Księgowego, - Jadwigi Słubik – Sekretarza Gminy, - Marii Nowickiej - Skarbnika Gminy, - Marcina Wieczorka – Kierownika Referatu Kultury, Sportu i Turystyki, - Janiny Sowińskiej – inspektora ds. gospodarki gruntami, - Barbary Włodarczyk – inspektora ds. księgowości podatkowej/kasjer, - Andrzeja Dudziak – inspektora ds. ochrony środowiska, - Krystyny Wilczyńskiej – inspektora ds. wymiaru podatków, - Anety Kobylarczyk – inspektora ds. księgowości budżetowej, W toku kontroli sprawdzono prawidłowość stosowania kategorii zaszeregowania ww. pracowników Urzędu, porównując stosowane stawki wynagrodzenia zasadniczego, dodatku funkcyjnego oraz specjalnego do przyjętego w Urzędzie Gminy regulaminu wynagradzania pracowników samorządowych. W okresie objętym kontrolą obowiązywał regulamin wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w Urzędzie Gminy Pabianice przyjęty zarządzeniem nr 14/2009 Wójta Gminy Pabianice z dnia 9 kwietnia 2009 roku wraz z załącznikami nr 1-3. Stosownie do wymogu wynikającego z art. 39 ust.1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2008 roku nr 223, poz.1458), w regulaminie wynagradzania pracowników określone zostały wymagania kwalifikacyjne pracowników samorządowych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę oraz szczegółowe warunki wynagradzania, w tym maksymalny poziom wynagrodzenia zasadniczego w poszczególnych kategoriach zaszeregowania. Ponadto w regulaminie wynagradzania określone zostały: - warunki przyznawania dodatku funkcyjnego pracownikom samorządowym zatrudnionym na podstawie umowy o pracę dotyczyły pracowników zatrudnionych na kierowniczych stanowiskach urzędniczych związanych z kierowaniem zespołem jak również stanowisk dla których w załączniku nr 1 do regulaminu przewidziano dodatek funkcyjny, - warunki przyznawania dodatku specjalnego pracownikom samorządowym zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, - warunki przyznawania nagród uznaniowych, - warunki przyznawania premii. Określone w regulaminie wynagradzania pracowników, wymagania kwalifikacyjne pracowników samorządowych zatrudnionych na umowę o pracę oraz wskazany minimalny miesięczny poziom wynagrodzenia zasadniczego zgodny jest z zapisami wynikającymi z załączników do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 roku w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. z 2009 roku nr 50, poz.398 ze zm.). Regulamin wynagradzania przyznaje pracownikom zatrudnionym na kierowniczych stanowiskach urzędniczych, związanych z kierowaniem zespołem dodatek funkcyjny.

70

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Zgodnie z załącznikiem nr 3 - Tabele nr I-III, Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. (Dz.U. Nr 146, poz. 1223) dodatek funkcyjny przyznawany jest Wójtowi Gminy, zastępcy Wójta Gminy, a także Skarbnikowi Gminy. Ponadto z załącznika nr 1 do regulaminu wynagradzania wynika, że dodatek funkcyjny jest składnikiem wynagrodzenia za pracę, przyznawanym dla stanowisk: Sekretarza Gminy, Kierownika referatu (w analizowanym okresie dodatek funkcyjny otrzymywało dwóch kierowników), Zastępcy głównego księgowego, a także Radcy Prawnego. Dodatek ten nie może być niższy niż 40% najniższego wynagrodzenia zasadniczego i wyższy niż 160% najniższego wynagrodzenia zasadniczego. Tabela maksymalnych stawek dodatku funkcyjnego określona została w załączniku nr 3 do regulaminu wynagradzania. W przedmiotowym regulaminie wynagradzania, Wójt Gminy określił również możliwość przyznania pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, dodatku specjalnego z tytułu zwiększenia obowiązków służbowych lub powierzenia dodatkowych zadań. Zgodnie z regulaminem dodatek może być przyznany na czas określony w wysokości do 40% wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego. W wyniku kontroli dokumentacji źródłowej (karty wynagrodzeń, listy płac) stwierdzono, że: - stosownie do wymogów wynikających z art. 8 ust.1 ustawy o pracownikach samorządowych, wynagrodzenie dla Wójta Gminy Pabianice ustalone zostało w drodze uchwały Rady Gminy Pabianice nr XXI/139/2008 z dnia 28 maja 2008r; - kwoty wynagrodzenia zasadniczego dla Wójta Gminy i Skarbnika Gminy mieściły się w przedziałach wynagrodzenia zasadniczego przewidzianych odpowiednio w tabeli nr I i tabeli nr III, stanowiących załącznik nr 3 do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 roku w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych. Dodatek funkcyjny dla omawianych osób ustalony został do wysokości maksymalnego poziomu dodatku funkcyjnego określonego we wskazanych tabelach. Dodatek specjalny przyznany Wójtowi Gminy, określony został w wysokości 20% wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego, stosownie do wymogów wynikających z § 6 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 roku; - wynagrodzenie Wójta nie przekroczyło w okresie miesiąca siedmiokrotności kwoty bazowej określonej w ustawie budżetowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 grudnia 1999 roku o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz.U. nr 110, poz. 1255 ze zm.); - w przypadku poddanych kontroli pracowników samorządowych, zatrudnionych na podstawie umowy o pracę stwierdzono, że kwoty wynagrodzenia zasadniczego wykazane w angażach mieściły się w przedziałach poszczególnych kategorii zaszeregowania określonych w tabelach stanowiących załączniki do regulaminu wynagradzania. W 2009 roku z poddanych kontroli pracowników 5 przyznano dodatki specjalne; - stosownie do zapisów § 5 pkt 1 regulaminu wynagradzania pracowników samorządowych, premie przyznawane zostały pracownikom zatrudnionym na stanowiskach pomocniczych i obsługi w wysokości do 100 % wynagrodzenia zasadniczego w ramach posiadanych środków na wynagrodzenia. Karty wynagrodzeń pracowników Urzędu Gminy w Pabianicach prowadzone są komputerowo; - listy wypłat sporządzane były w formie komputerowej. W wyniku porównania list płac za miesiące: marzec, wrzesień i październik 2009 roku, z kartami wynagrodzeń za te okresy stwierdzono zgodność dokonanych wypłat z zapisami

71

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

w angażach pracowniczych i na kartach wynagrodzeń. Stwierdzono że w jednym przypadku analizowanego okresu nie ujęto w liście płac (we wrześniu) dodatku specjalnego dla jednego z pracowników z uwagi na późne wpłynięcie do działu księgowości pisma Wójta Gminy Pabianice przyznającego pracownikowi ten dodatek. Wyżej wymieniony dodatek specjalny został uwzględniony na osobnej liście płac i wypłacony. Premie Zgodnie z zapisami Regulaminu wynagradzania pracowników Urzędu Gminy w Pabianicach wprowadzonego Zarządzeniem Wójta Gminy Pabianice z dnia 9 kwietnia 2009 roku nr 14/2009 w Urzędzie Gminy Pabianice obowiązywały dodatki do wynagrodzeń tzn. nagrody i premie. Ustalono, że nagrody przyznaje Wójt Gminy, w ramach posiadanych środków na wynagrodzenia, pracownikom, którzy wzorowo wykonywali swoje obowiązki. Określone w regulaminie wynagradzania, zasady przyznawania i wypłacania premii dotyczyły pracowników zatrudnionych na stanowiskach pomocniczych i obsługi. Regulamin wynagradzania dopuszczał przyznanie pracownikowi premii w wysokości do 100% wynagrodzenia zasadniczego. Premie przyznawał Wójt Gminy Pabianice na wniosek bezpośredniego przełożonego. Zgodnie z § 7 premie przyznawane są miesięcznie i wypłacane łącznie z wynagrodzeniem. W regulaminie ustalono zasady pozbawiania w całości lub w części premii. W okresie wcześniejszym obowiązywał Regulamin premiowania dla pracowników obsługi Urzędu Gminy w Pabianicach wprowadzony zarządzeniem Wójta Gminy Pabianice nr 29A/2005 z dnia 1 września 2005 roku, który ustalił premię w wysokości 120%. Ponadto w § 8 pkt 1 regulamin wynagradzania dopuszczał wypłatę nagród uznaniowych pracownikom, wzorowo wypełniającym swoje obowiązki, przyczyniając się szczególnie do wykonywania zadań Urzędu. W urzędzie Gminy Pabianice zatrudnionych było ośmioro pracowników obsługi: dwaj robotnicy, trzej konserwatorzy stacji wodociągowej, dwie sprzątaczki, kierowca autobusu. Kontroli poddano prawidłowość ustalenia i wypłaty premii dla wszystkich pracowników obsługi w miesiącach marzec-lipiec 2009 roku, stwierdzając, co następuje: - analizując wnioski premiowe stwierdzono, że premie przyznawane były zgodnie z zapisami regulaminu wynagradzania tj. na wniosek przełożonego w okresie miesięcznym. (…)27 , - na podstawie kart płacowych pracowników obsługi ustalono, że w kontrolowanej próbie miesięcy marzec – lipiec wypłacono premie na kwotę 14.495,28; - wysokość premii nie przekroczyła maksymalnego progu, tj. 100% wynagrodzenia zasadniczego, - wysokość wypłacanych premii zgodna była z wnioskami przygotowanymi przez przełożonych pracowników, co ustalono na podstawie list płac za 4 miesiące 2009 roku. Nagrody W 2009 roku w miesiącu kwietniu i grudniu wypłacono pracownikom Urzędu Gminy Pabianice nagrody uznaniowe w łącznej wysokości 83.320,00 zł. W miesiącu kwietniu 31 pracowników otrzymało nagrodę w wysokości 1.000, 00 zł, jeden pracownik w wysokości

27 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

72

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

300,00 zł. W grudniu 2009 roku 6 pracowników otrzymało nagrodę w wysokości 2.000,00 zł, 21 pracowników nagrodę w wysokości 1.500,00 zł, 7 w wysokości 1.000,00 zł jeden w wysokości 780,00 zł i jeden w wysokości 740,00 zł. W 2010 roku – 12 pracowników na łączną kwotę 13.500,00 zł. 7 pracowników otrzymało nagrodę na kwotę 1.300,00 zł, 22 na kwotę 1.000,00 zł i 3 na kwotę 500,00 zł. Kontrolą objęto przyznanie i wypłatę nagród dla czterech z 28 pracowników Urzędu Gminy w 2009 roku: - (…) 28 Ustalono, co następuje: - na podstawie kart płacowych pracowników z 2009 roku stwierdzono, że otrzymali oni nagrody w miesiącu kwietniu i grudniu w łącznej wysokości 10.500,00 zł brutto; - podstawą wypłaty była imienna lista z określeniem kwoty nagrody przyznanej każdemu pracownikowi; - listy płac sporządzone zostały przez Magdalenę Bartłomiejczyk , sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-prawnym oraz zatwierdzone do wypłaty przez uprawnione osoby; - na podstawie karty płacowej Wójta Gminy za 2009 rok stwierdzono, że nie wypłacono pracownikowi nagrody. W I połowie 2010 roku w miesiącu marcu wypłacono pracownikom Urzędu Gminy Pabianice nagrody uznaniowe w łącznej wysokości 32.600,00 zł. Kontrolą objęto przyznanie i wypłatę nagród dla czterech pracowników Urzędu Gminy w 2010 roku:: - Jadwigi Słubik – Sekretarza Gminy, - (…) 29 . Ustalono, co następuje: - na podstawie kart płacowych pracowników z 2010 roku stwierdzono, że otrzymali oni nagrody w miesiącu marcu w łącznej wysokości 4.300,00 zł brutto; - podstawą wypłaty była imienna lista z określeniem kwoty nagrody przyznanej każdemu pracownikowi; - listy płac sporządzone zostały przez Magdalenę Bartłomiejczyk ,sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-prawnym oraz zatwierdzone do wypłaty przez uprawnione osoby; - na podstawie karty płacowej Wójta Gminy za 2009 rok stwierdzono, że nie wypłacono pracownikowi nagrody. Wypłata odpraw i ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy

28 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak 29 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak

73

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

W 2009 roku wypłacono odprawę emerytalną pracownikowi referatu podatkowego w wysokości sześciomiesięcznego wynagrodzenia według klasyfikacji budżetowej rozdziału 75023 § 4010 (…) 30 . W 2010 roku wypłacono jednemu pracownikowi ekwiwalent pieniężny za 3 dni robocze niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego w wysokości 213,45 zł według klasyfikacji budżetowej rozdziału 75023 § 4010. Stosownie do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop z dnia 8 stycznia 1997 r. (Dz. U. Nr 2, poz. 14) wyliczono współczynnik do obliczenia ekwiwalentu za jeden dzień urlopu : 365 dni – 112 dni wolnych / 12 = 21,08. Na podstawie wyliczeń rachunkowych listy płac nr LP 6/01-10/3: (1.500,00 : 21,08 = 71,15 x 3 dni = 213,45). Ekwiwalent wyniósł zatem 213,45 zł i został wypłacony na podstawie art. 171 § 1 Kodeksu Pracy.

4.2. Zakładowy Fundusz Świadcze ń Socjalnych

Sprawdzono przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 r. Dz. U. nr 70, poz. 335 ze zm.), w zakresie: - prawidłowości naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych w 2009 roku, w oparciu o postanowienia wynikające z art. 5 ustawy, - terminowości przekazywania równowartości naliczonego odpisu, na rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (art.6 ustawy). W wyniku czynności kontrolnych ustalono, że przeciętne zatrudnienie pracowników na 2009 rok wyniosło – 44 osoby na 37,33 etatu. Wysokość odpisu ustalona została stosownie do wymogów wynikających z art.5 ust.2 i 5 ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych, z tymże zmiany w zatrudnieniu pociągały za sobą zmiany na kontach 851-01 (ZFŚS) i 135-1 (rachunek bankowy ZFŚS). W Urzędzie Gminy Pabianice obowiązywał Regulamin gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych z dnia 5 stycznia 2009 roku. Z zapisów regulaminu wynika, że środki funduszu mogą być przeznaczone wyłącznie na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu, tzn. tych, dla których podstawowym źródłem utrzymania jest praca w Urzędzie Gminy, którzy przepracowali jeden rok oraz pracownicy przebywający na urlopach wychowawczych, dzieci pracowników od 3 do 18 roku życia. Środki Funduszu przeznaczane były na: wypoczynek dzieci i młodzieży, wypoczynek w formie wczasów zorganizowanych i indywidualnych, udzielanie pomocy materialnej lub rzeczowej dla osób znajdujących się w szczególnej sytuacji finansowej (pomoc bezzwrotna), organizowanie imprez okolicznościowych i uroczystości ujętych w planie wydatków zaproponowanych przez Komisję Socjalną i zatwierdzonych przez Wójta Gminy, dofinansowanie paczek świątecznych dla dzieci w wieku 1-16 lat, a także korzystanie ze świadczeń funduszu mieszkaniowego.

30 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak

74

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Z udostępnionych kontrolującym dokumentów wynika, iż na konto 851 – 01 (odpis na ZFŚS) wprowadzono dnia 8 maja 2009 roku - kwotę 27.562,50 zł, dnia 19 maja 2009 roku - kwotę 831,00 zł, a 24 września 2009 roku - kwotę 9.474,50 zł. W 2009 roku wprowadzano zmiany w uchwale budżetowej Gminy Pabianice zwiększając tym samym odpis na Fundusz Świadczeń Socjalnych Gminy. Zmiany następowały zarządzeniami o następujących numerach: - nr 20 Wójta Gminy Pabianice z dnia 15 maja 2009 roku na kwotę wynikającą z konta 851-01: kwota 831,00 zł, - nr 28 Wójta Gminy Pabianice z dnia 22 czerwca 2009 roku uchylające zarządzenie Wójta Gminy Pabianice z dnia 15 maja 2009 roku zwiększające kwotę wynikającą z konta 851-01 o 7,50 zł. Dnia 24 września 2009 roku wprowadzono na konto 851-01 odpis w kwocie 9.474,50 zł, a następnie w dniu 10 grudnia 2009 roku zaksięgowano wyrównanie w kwocie 880,18 zł. Wyżej wymienione kwoty wprowadzono na rachunek bankowy Funduszu, czego dowodzą wyciągi bankowe: - nr 19 za okres od 6 maja 2009 roku do 8 maja 2009 roku. Kwotę 27.562,50 zł wprowadzona na rachunek bankowy operacją z dnia 8 maja 2009 roku, - nr 20 za okres od 9 maja 2009 roku do 19 maja 2009 roku. Kwotę 831,00 zł wprowadzona na rachunek bankowy operacją z dnia 19 maja 2009 roku. Kwoty 27.562,50 zł i 831,00 zł stanowiły razem 75% obowiązkowego odpisu na Fundusz Świadczeń Socjalnych Urzędu Gminy Pabianice - nr 42 za okres od 22 września 2009 roku do 24 września 2009 roku. Kwotę 9.474,50 wprowadzona na rachunek bankowy operacją z dnia 24 września 2009 roku. Kwota ta stanowiła 25% obowiązkowego odpisu na Fundusz Świadczeń Socjalnych Urzędu Gminy Pabianice. W roku 2009 dokonywano następujących wydatków z rachunku Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych: - Zakup paczek świątecznych dla dzieci pracowników Urzędu Gminy Pabianice. Kwota paczki na jedno dziecko wynosiła 99,98 zł. Czterech pracowników odebrało paczki na kwotę 199,95, a dziewięciu na kwotę 99,98 zł. Razem wartość paczek świątecznych wynosiła 1.299,74 zł. - Udzielane pożyczki z Funduszu Mieszkaniowego. W ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych działa Fundusz Mieszkaniowy. W 2009 roku udzielono pożyczek 9 pracownikom na łączną kwotę 19.000,00 zł (w tym dziewięciu pracownikom udzielono pożyczki mieszkaniowej na kwotę 2.000,00 zł, a jednemu na kwotę 1.000,00 zł). Udzielone pożyczki spłacano ratalnie. Okresy spłat pożyczek wynosiły od 10 miesięcy do 2 lat. - Dofinansowanie wypoczynku pracowników i ich dzieci. W celach sfinansowania wypoczynku pracowników Urzędu Gminy Pabianice przydzielano środki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych na: wypoczynek dzieci i młodzieży w formie kolonii, zimowisk, obozów, a także wypoczynek w formie wczasów zorganizowanych i indywidualnych. Kwota jednego dofinansowania wypoczynku zarówno wobec pracowników, jak i ich dzieci nie przekraczała 720,00 zł brutto. Pracownicy składali podania wraz z oświadczeniami niezbędnymi do korzystania ze świadczeń Funduszu które pozytywnie opiniowała Komisja Socjalna.

75

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

- Ponadto z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych udzielono raz w roku świadczeń pieniężnych emerytom i rencistom w wysokości 50% brutto, dofinansowania przyznawanego pracownikom z tytułu letniego wypoczynku. W 2009 roku udzielono tego typu świadczeń 10 osobom, w wysokości 360,00 zł brutto tj. 720,00 zł x 50 %. Fundusz mieszkaniowy Fundusz mieszkaniowy zgodnie z rozdziałem VII pkt 4 lit.a Regulaminu gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Urzędu Gminy Pabianice został wyodrębniony w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Środki z Funduszu Mieszkaniowego zgodnie z rozdziałem VII pkt 4 lit.c - Pożyczki z Funduszu Mieszkaniowego, przyznaje się na budowę, remont lub modernizację budynku mieszkalnego, remont lub modernizację mieszkania, pomoc w spłacie kredytu mieszkaniowego w lokalach spółdzielczych lub komunalnych. W rozdziale VII pkt 4 lit.d ustalono, iż fundusz mieszkaniowy tworzony jest w wysokości od 10% do 20 % corocznego odpisu podstawowego na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Kwota ogólna odpisu na ZFŚS w Urzędzie Gminy Pabianice wynosiła 38.478,18 zł . W 2009 roku udzielono pożyczek na cele mieszkaniowe w wysokości 19.000,00 zł. Doszło do złamania tym samym zapisu o dopuszczalnej kwocie wydatkowanej z ZFŚS na cele mieszkaniowe, która wynosiła procentowo w pierwszym półroczu 2009r. (17.000,00:38.478,18) - 44%, a w całym roku 2009 (19.000,00:38.478,18) - 49% który wynikał z regulaminu gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych O wysokości odpisu decyduje corocznie Komisja Socjalna w zależności od zapotrzebowania na poszczególne świadczenia socjalne, zaś zatwierdza Wójt Gminy. W 2009 roku Komisja Socjalna nie decydowała o wysokości odpisu na Fundusz Mieszkaniowy z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Z wyjaśnień Skarbnik Gminy – Marii Nowickiej wynika, że nie trzymano się zapisów Regulaminu gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Urzędu Gminy Pabianice i nie wydzielono w ramach ZFŚS – Funduszu Mieszkaniowego przeznaczanych wyłącznie na potrzeby mieszkaniowe gdyż środki znajdujące się na rachunku funduszu były wystarczające co do wysokości zapotrzebowania na pożyczki mieszkaniowe.

Pożyczki ewidencjonowane były na koncie 234 w korespondencji z kontem 135.

Wyjaśnienia Skarbnika Gminy – M. Nowickiej z dnia 10 września 2010 roku stanowią załącznik nr 30 do protokołu kontroli.

4.3. Wydatki na podró że słu żbowe pracowników - 2009 rok

Podróże zagraniczne

W latach 2009/2010 w Urzędzie Gminy Pabianice nie oddelegowano pracowników w podróże służbowe poza granice kraju.

Informacja dotycząca podróży zagranicznych złożona przez Skarbnika Gminy Pabianice Marię Nowicką –stanowi załącznik nr 31 protokołu kontroli.

Podróże krajowe Osobą odpowiedzialną za ewidencję druków polecenia wyjazdu służbowego w 2009 roku była inspektor Mariola Kudra. Kontroli poddano 17 poleceń wyjazdów służbowych z 2009 roku sprawdzając przestrzeganie przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery

76

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236 poz. 1990 z późn. zm.). Próba kontrolna stanowiła 20,73 % ogółu zarejestrowanych poleceń wyjazdów służbowych. Zgodnie z ewidencją delegacji służbowych pracowników prowadzoną w Gminie Pabianice zaewidencjonowano: - w 2009 roku – 82 polecenia wyjazdu służbowego, - w I połowie 2010 roku – 47 poleceń wyjazdu służbowego. Ewidencja zawiera następujące dane: liczbę porządkową, imię i nazwisko, stanowisko służbowe, miejsce docelowe podróży, cel podróży, datę wyjazdu, stanowisko służbowe zlecającego. W toku kontroli sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym następujące druki poleceń wyjazdu służbowego z: - 2009 roku za miesiąc kwiecień – polecenia wyjazdu służbowego nr 19/09,21/09,23/09,24/09,26/09,28/09,29/09,30/09,32/09, - 2009 roku za miesiąc październik – polecenia wyjazdu służbowego nr 61/09,62/09,63/09,64/09,65/09,66/09,67/09,69/09. Do dokumentów polecenia wyjazdu służbowego nr 63/09 i 65/09 nie dołączono biletów potwierdzających wyjazd w celach służbowych na kwotę 4,00 zł. Dołączone są tylko trzy bilety. Do dokumentów polecenia wyjazdu służbowego dołączone są oświadczenia pracownika mówiące, iż przewoźnik nie wydał biletu przejazdu. - 2010 roku za miesiąc czerwiec – polecenia wyjazdu służbowego nr 41/2010, 42/2010, 43/2010, 45/2010, 46/2010, 47/2010, - 2010 roku za miesiąc luty – polecenia wyjazdu służbowego nr 7/2010, 8/2010, 9/2010, 10/2010, 11/2010, 12/2010, 14/2010, 15/2010, 16/2010, 17/2010. Brak poleceń wyjazdów służbowych o numerach 20/09, 22/09, 25/09, 27/09, 31/09, 68/09, 44/2010, 13/2010. Ze złożonej przez Marię Nowicką informacji powyższe spowodowane było tym, iż nie wszyscy pracownicy Urzędu Gminy Pabianice dokonywali zwrotu poleceń wyjazdów po odbytej podróży służbowej. W wyniku analizy dokumentacji źródłowej ustalono, co następuje: - zapisy w rejestrze odpowiadają danym zawartym w poleceniach wyjazdów służbowych pod względem daty, osoby dla, której wystawione jest polecenie, numeru delegacji; - delegacje były sprawdzane pod względem merytorycznym i formalno- rachunkowym oraz zatwierdzane do wypłaty przez uprawnione osoby; - delegacje posiadały oznaczenia miejscowości rozpoczęcia i zakończenia podróży, zgodnie z § 2 ww. rozporządzenia; - w poleceniach wyjazdów służbowych nie stwierdzono błędów rachunkowych; - zastosowano prawidłowe stawki naliczeń diet; - w poleceniach wyjazdów służbowych wskazywano środki lokomocji, w tym samochód prywatny. Prawidłowo rozliczono stawkę za 1 km w stosunku do pojemności silnika samochodu; - polecenia wyjazdów służbowych były rozliczane przez pracowników do 14 dni od odbycia podróży służbowej;

77

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

- polecenia wyjazdów służbowych były zatwierdzane przez Wójta Gminy i Skarbnika Gminy (upoważnienie do podpisywania dokumentów z zakresu prawa pracy z dnia 1 sierpnia 2006 roku wydane na podstawie art. 33 ust. 4 ustawy o samorządzie terytorialnym) w stosunku do pracowników Urzędu Gminy. Informacja o przyczynach braku ciągłości w numeracji dokumentów krajowych podróży służbowych złożona przez Skarbnika Gminy stanowi załącznik nr 32 do protokołu. Ryczałty z tytułu używania własnego samochodu do celów służbowych przez pracowników Urzędu Gminy w Pabianicach

Regulacje dotyczące wypłat ryczałtów z tytułu używania przez pracowników Urzędu Gminy prywatnych samochodów do celów służbowych oparte były na zarządzeniu nr 36 Wójta Gminy Pabianice z dnia 27 września 2005 roku w sprawie kosztów używania przez pracowników Urzędu Gminy w Pabianicach do celów służbowych samochodów nie będących własnością pracodawcy. Zarządzenie w § 3 ustaliło wysokość stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdów do celów służbowych w wysokości górnych dopuszczalnych stawek za 1 kilometr określonych w przepisach prawa powszechnie obowiązującego. W Gminie Pabianice dokonywano wypłat należności za używanie własnego pojazdu do celów służbowych w formie ryczałtów miesięcznych. Wysokość wypłaconych ryczałtów za 2009 rok wynosiła 24.260,49. zł brutto. Ryczałty pieniężne z tytułu przyznanych limitów kilometrów na jazdy lokalne samochodem prywatnym w 2009 roku, były wypłacane w oparciu o przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271).

Przyznane w 2009 roku przez Wójta Gminy limity kilometrów na jazdy lokalne dla pracowników Urzędu Gminy nie przekroczyły 300 km i przyznano je na okres od dnia 2 stycznia 2009 roku do dnia 31 grudnia 2009 roku następującym pracownikom Urzędu Gminy:

Wójtowi Gminy – Henrykowi Gajdzie – limit 300 km,

Zastępcy Wójta Gminy – Edwardowi Adamczykowi – limit 200 km,

Sekretarz Gminy – Jadwidze Słubik – limit 100 km,

Kierownikowi Referatu Gospodarki Gruntami, Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska –Ryszardowi Iwaśków – limit 300 km,

Inspektorom: Lidii Stawińskiej – limit 200 km, Apolonii Roszko – limit 250 km, Henrykowi Madejskiemu – limit 300 km, Andrzejowi Krepskiemu – limit 200 km, Andrzejowi Dudziak – limit 300 km, Marcinowi Wieczorek – 200 km, Zbigniewowi Urbańskiemu – limit 300 km, pracownikowi fizycznemu (robotnik drogowy i gospodarczy) (…) 31 – limit 200 km. Umowy z pracownikami zawierał Wójt Gminy lub Sekretarz Gminy. Limit miesięczny 300 kilometrów na jazdy lokalne dla Wójta Gminy, określiła Sekretarz Gminy w umowie z dnia 2 stycznia 2009 roku zawartej do dnia 31 grudnia 2009 roku.

31 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

78

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Zwrot kosztów używania samochodu będącego własnością pracownika w jazdach lokalnych, dokonywany był w formie miesięcznego ryczałtu pieniężnego, wynikającego z pomnożenia miesięcznego limitu przebiegu kilometrów przez obowiązującą stawkę (w zależności od pojemności skokowej silnika), na podstawie pisemnych oświadczeń pracownika o używaniu samochodu do celów służbowych złożonych w Wydziale Księgowości Budżetowej. Kwota ustalonego ryczałtu, zgodnie z treścią § 5 zawartych umów, powinna być zmniejszona o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu lub innej nieobecności oraz podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin. W czasie postępowania kontrolnego dokonano sprawdzenia prawidłowości dokonanych wypłat ryczałtów oraz ich potrąceń za każdy dzień nieobecności w pracy w oparciu o oświadczenia właścicieli pojazdów, ewidencję podróży służbowych, listy obecności na przykładzie miesięcy lutego, maja, września i listopada 2009 roku. Stwierdzono, co następuje: pod listami wypłat ryczałtów znajdują się oświadczenia pracowników, zawierające informacje o marce samochodu, pojemności silnika, numerze rejestracyjnym, ilości dni nieobecności pracownika w pracy; - Wójt Gminy Henryk Gajda otrzymał zaniżoną kwotę ryczałtu w miesiącu sierpniu 2009 roku o kwotę 3,74 zł ( na złożonym oświadczeniu kwota 170,94 zł a w liście płac kwota 167,16 zł) , - potrąceń dokonywano zgodnie z ilością dni nieobecności w pracy zewidencjonowaną na listach obecności i poleceniami wyjazdów służbowych, do naliczania ryczałtu przyjęto stawki w prawidłowych, aktualnych w danym okresie wysokościach; - oświadczenia były sprawdzone z listą obecności przez pracownika – Danutę Olejnik. Pod względem rachunkowym sprawdzenia dokonała Magdalena Bartłomiejczyk; od naliczonej należności potrącano podatek dochodowy.

4.4. Wydatki na wypłaty diet i zwrot kosztów podróży służbowych dla radnych oraz członków władz jednostek pomocniczych - 2009 rok

Zasady wypłaty diet

Planowane i zrealizowane wydatki na wypłatę diet dla radnych w 2009 roku w dziale 750 rozdziale 75022 § 3030 przedstawiały się następująco: Plan po zmianach – 176.800 zł, Wykonanie – 165.324,04 zł. W kontrolowanym okresie wydatki związane z wypłatą diet realizowane były w oparciu o uchwałę nr XVIII/196/2008 Rady Gminy Pabianice z dnia 22 grudnia 2008 roku w sprawie określenia wysokości i zasad przyznawania diet radnym Rady Gminy Pabianice i sołtysom Gminy Pabianice. Na podstawie przyjętej uchwały ustalono miesięczną dietę dla radnego pełniącego funkcję Przewodniczącego Rady w wysokości 1.200,00 zł, dla radnego pełniącego funkcję Wiceprzewodniczącego Rady w wysokości 1.000,00 zł, dla radnych pełniących funkcję Przewodniczącego Komisji w wysokości 800,00 zł, zaś dla pozostałych radnych w kwocie 600 zł. Określona w uchwale wysokość diet ustalona została zgodnie z wymogami wynikającymi z art.25 ust.4, 6, 8 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 roku nr 142, poz.1591 ze zm.) oraz § 3 pkt 2 rozporządzenia Rady Ministrów z

79

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

dnia 26 lipca 2000 roku w sprawie maksymalnej wysokości diet przysługujących radnemu gminy (Dz.U. nr 61, poz. 710). Na mocy uchwały Rady Gminy Pabianice nr IX/48/2007 z dnia 17 maja 2007 roku powołane zostały niżej wymienione komisje: - Komisja Gospodarczo-Finansowa, w której skład wchodziło 7 radnych, - Komisja Ochrony Środowiska i Rozwoju, w której skład wchodziło 7 radnych, - Komisja Rewizyjna, w której skład wchodziło 5 radnych, - Komisja Samorządowo-Społeczna i Organizacyjna, w której skład wchodziło 7 radnych. Prawidłowość wypłaty diet Na podstawie zestawienia diet radnych za miesiące maj i wrzesień 2009 roku oraz kwiecień i maj 2010 roku kontrolujący ustalili, że wysokość diet nie przekroczyła w ciągu miesiąca półtorakrotności kwoty bazowej określonej w ustawie budżetowej dla osób zajmujących kierownicze stanowiska państwowe na podstawie przepisów ustawy z dnia 23 grudnia 1999 roku o kształtowaniu wynagrodzeń w państwowej sferze budżetowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz.U. nr 110, poz. 1255, z 2000 r. nr 19, poz. 239 oraz z 2001 r. nr 85, poz. 924 i nr 100, poz. 1080) z uwzględnieniem liczby mieszkańców gminy (tj. kwoty 1.835,35 zł). Ponadto ustalono, że: - diety wypłacone zostały w wysokościach wynikających z przyjętej uchwały, - w sytuacji nieobecności na Sesji lub posiedzeniu komisji, dieta nie była wypłacana. Wypłacając dietę dokonywano potrąceń z tytułu nieobecności w wysokości 25% za brak obecności na sesji Rady Gminy i 20% za brak obecności na posiedzeniu komisji, - listy wypłat diet poddane zostały procedurom kontroli wewnętrznej, przyjętym w jednostce tzn. formalnym, rachunkowym i merytorycznym, - wypłata diet dokonywana była gotówkowo i bezgotówkowo przelewem, - kontrolą objęto wydatki przeznaczone na wypłaty diet dla radnych w 2009 roku na łączną kwotę 19.920 zł, co stanowi 12,049% wydatków poniesionych na ten cel. Zwrot kosztów podróży radnych Rada Gminy Pabianice podjęła uchwałę nr XXXVIII/226/2005 z dnia 26 października 2005 roku w sprawie zwrotu kosztów przejazdu dla radnych w podróży służbowej pojazdem samochodowym nie będącym własnością Gminy Pabianice. W uchwale przyjęto, iż radny, który uzyskał zgodę Przewodniczącego Rady Gminy na przejazd w podróży służbowej samochodem nie będącym własnością gminy, przysługuje zwrot kosztów przejazdu według górnych stawek za 1 km przebiegu określonych w przepisach dotyczących warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów nie będących własnością pracodawcy. Na podstawie ewidencji księgowej – obroty na klasyfikacjach wydatków za okres od 1 stycznia 2009 roku do 31 grudnia 2009 roku – ustalono, że w 2009 roku zwrot kosztów podróży służbowych krajowych nastąpił tylko w odniesieniu do Przewodniczącego Rady Gminy. Łączna kwota wydatków poniesionych na podróże służbowe radnych w 2009 roku wyniosła 966,54 zł. W ww. przypadku podróż służbowa odbyła się pojazdem samochodowym nie będącym własnością gminy. Przewodniczący otrzymał zwrot kosztów przejazdu według maksymalnych stawek za jeden kilometr przebiegu określonych w rozporządzeniu

80

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku (Dz.U. nr 27, poz 271 ze zm.) w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Diety sołtysów Na podstawie uchwały nr XVIII/V196/2008 Rady Gminy Pabianice z dnia 22 grudnia 2008 roku ustalona została zryczałtowana dieta dla sołtysów Gminy Pabianice w wysokości 200 zł za udział w sesjach Rady Gminy Pabianice, za udział w posiedzeniach komisji Rady Gminy w kwocie 200 zł, zaś sołtysowi będącemu radnym dieta nie przysługiwała. Na podstawie zestawienia diet sołtysów biorących udział w posiedzeniach Rady Gminy Pabianice za miesiąc maj, wrzesień 2009 roku oraz kwiecień i maj 2010 roku kontrolujący ustalili, że wysokość diet dla sołtysów nie przekroczyła wysokości przyjętej w uchwale. Ponadto brak udziału w posiedzeniach Rady Gminy Pabianice skutkował brakiem wypłaty diety. Akta kontroli strony 339 - 361.

6. WYDATKI NA DOSTAWY MATERIAŁÓW I USŁUG

USUWANIE ŚLISKO ŚCI I OD ŚNIE ŻANIE DRÓG NA TERENIE GMINY PABIANICE - „AKCJA ZIMA” 2009/2010. Z informacji złożonej przez inspektora Henryka Madejskiego wynikało m.in.: „Odśnieżanie dróg na terenie Gminy Pabianice odbywało się na podstawie przygotowanego na przełomie m-ca października i listopada harmonogramu odśnieżania, który był zatwierdzany przez Wójta Gminy i przedstawiony Komisjom Rady Gminy. Gmina Pabianice składa się z dwóch części przedzielonych Miastem Pabianice […] Stawki wynagrodzenia za odśnieżanie są ustalane z uwzględnieniem kosztów eksploatacji i stawki roboczogodziny. Oprócz odśnieżania, które polega na usuwaniu śniegu z pasa drogowego w celu utrzymania przejezdności drogi – Urząd Gminy Pabianice wykonuje usuwanie śliskości zimowej ale tylko na drogach po których jeździ komunikacja autobusowa MZK linia 261 odcinek Petrykozy – Górka Pabianicka – Świątniki i linia 262 odcinek Piątkowisko – Kudrowice. Usuwanie śliskości zimowej polega na posypywaniu oblodzonej nawierzchni drogi mieszanką solno – piaskową lub innymi materiałami uszorstniającymi za pomocą odpowiedniego sprzętu. W ww. okresie usuwanie śliskości zimowej wykonywała firma „WŁODAN” na podstawie zawartej umowy wg stawek wynegocjowanych zgodnie ze złożoną ofertą. Łączna długość dróg objętych ww. usługą – ok. 5 km.” Akcją zima koordynuje pracownik Urzędu Gminy – Inspektor Henryk Madejski, który jest w stałym kontakcie telefonicznym z wykonawcami usługi odśnieżania dróg na terenie gminy oraz jest odpowiedzialny za jej właściwy przebieg. Decyzje o wykonywaniu usługi odśnieżania dróg lub usuwania śliskości zimowej są podejmowane przez poszczególnych wykonawców po uprzednim uzgodnieniu z pracownikiem koordynującym akcją, który odnotowuje w odpowiednim zestawieniu. Urząd Gminy nie ponosi kosztów związanych z tzw. gotowością lecz jedynie za pracę efektywną. Koszty całej akcji zimowej corocznie oscylują w granicach 20.000 zł. Za okres ostatniej zimy wyniosły około 60.000 zł. Za okres zimowy 2008/2009 wydatki na akcję zima wyniosły 22.000 zł w tym usuwanie śliskości zimowej 12.000 zł. Planując corocznie „akcję zima” najważniejszą sprawą jest sprawne i szybkie wykonanie usług odśnieżania dróg gminnych wykorzystując dostępny na terenie gminy i w sołectwach sprzęt, który można wykorzystać w tej akcji. Występują sytuacje, które wymagają objęcia odśnieżaniem innych dróg nie ujętych w harmonogramie odśnieżania np. wypadki losowe – konieczność dojechania przez pogotowie ratunkowe do chorego i straż

81

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

pożarną w celu ugaszenia pożaru.” W powołanej informacji wskazano również, że do akcji odśnieżania dróg gminnych położonych w północnej części gminy Pabianice włączyły się jednostki OSP w Janowicach, Gorzewie i Górce Pabianickiej. OSP w Gorzewie pomimo podpisanej umowy nie uczestniczyła w akcji odśnieżania dróg z uwagi na awarię sprzętu. Informacja złożona przez inspektora Henryka Madejskiego dotycząca „akcji zima” przeprowadzonej na przełomie 2009 i 2010 roku stanowi załącznik nr 33 protokołu kontroli. Na podstawie: uchwały nr XXI/81/90 Rady Narodowej Miasta Łodzi z dnia 29 stycznia 1990 roku w sprawie zaliczenia dróg do kategorii lokalnych miejskich i gminnych na terenie województwa łódzkiego, uchwały nr 27/2000 Zarządu Gminy Pabianice z dnia 26 października 2000 roku w sprawie przebiegu dróg gminnych na terenie gminy Pabianice oraz uchwały Zarządu Województwa Łódzkiego nr 717/06 z dnia 23 sierpnia 2006 roku w sprawie nadania numerów drogom publicznym gminnym na obszarze województwa łódzkiego, a także w oparciu o formularz danych o sieci dróg publicznych poza granicami administracyjnymi miast i informacje statystyczne zamieszczone na stronie internetowej Urzędu Gminy, ustalono że łączna długość dróg gminnych publicznych wynosi od 64,2 km do 70 km. Z kolei analiza dokumentacji źródłowej dotyczącej „akcji zima” przeprowadzonej na przełomie 2009/2010 (opisanej w dalszej części protokołu kontroli) wykazała, że zlecono odśnieżanie ~ 65,3 km dróg gminnych (długość wynikająca z harmonogramu odśnieżania dróg stanowiącego załącznik do zawartych umów) i zwalczanie śliskości na odcinku łącznym 4,5 km (odcinek wynikający z umowy z wykonawcą „WŁODAN”). Powyższe wskazuje, że Wójt Gminy Pabianice będący zarządcą dróg gminnych nie wypełniał zadania wynikającego z art. 20 pkt 4 ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych (tekst jednolity z 2007 roku Dz. U. nr 19, poz. 115 ze zm.). Powołany przepis wskazuje, że do zarządcy drogi należy w szczególności utrzymanie nawierzchni drogi, chodników, drogowych obiektów inżynierskich, urządzeń zabezpieczających ruch i innych urządzeń związanych z drogą. Z kolei zgodnie z art. 19 ust. 2 pkt ww. ustawy zarządcami dróg, z zastrzeżeniem ust. 3, 5 i 8, są dla dróg gminnych - wójt (burmistrz, prezydent miasta), natomiast zgodnie z definicją legalną zamieszczoną w słowniczku powołanego aktu prawnego poprzez utrzymanie drogi należy rozumieć wykonywanie robót konserwacyjnych, porządkowych i innych zmierzających do zwiększenia bezpieczeństwa i wygody ruchu, w tym także odśnieżanie i zwalczanie śliskości zimowej. Wykonawcy, którym powierzono usuwanie śliskości i ośnieżanie dróg publicznych Gminy Pabianice na przełomie 2009 i 2010 roku zostali wyłonieni ze względu na wartość zamówienia z pominięciem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity z 2007 roku, Dz. U. nr 223, poz. 1655 ze zm.). Na podstawie dokumentacji źródłowej ustalono co następuje:

Podmiot, lub osoba fizyczna Przedmiot i warunki świadcz ąca usługi Prawidłowo ść rozliczenia usługi umowy (umowa z Gmin ą Pabianice) Umowa zlecenie nr Przedmiot – usługa od śnie żania W dniu 21 kwietnia 2010 roku wykonawca przedło żył rachunek nr 1/2010 na 1170/293/2009 z dn. 12 dróg gminnych przy u życiu kwot ę ł ączn ą brutto 8.510 zł z tytułu 115 godzin od śnie żania. Rachunek listopada 2009 r. podpisana własnego ci ągnika i pługu opisano, sprawdzono pod wzgl ędem merytorycznym, formalnym i przez Wójta Gminy przy będącego własno ści ą Gminy rachunkowym. Kwot ę 7.178,10 zł (po odliczeniu składek) zatwierdził do kontrasygnacie Skarbnika Pabianice, wg harmonogramu wypłaty Wójt Gminy Pabianice. Wypłata nast ąpiła gotówk ą w dniu 28

82

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Gminy z osob ą fizyczn ą 8,3 km. Prace miały by ć kwietnia 2010 roku. Zgodnie z dekretacj ą zamieszczon ą na fakturze (...)32 . wykonywane na telefoniczne wynagrodzenie wydatkowano z działu 600 (transport i ł ączno ść ), rozdziału polecenie, lub za uprzednim 60016 (drogi publiczne i gminne), paragrafu 4170 (wynagrodzenia uzgodnieniem. bezosobowe – umowy o dzieło, zlecenia). Liczba godzin wskazana na rachunku przez wykonawc ę odpowiadała zestawieniu prowadzonemu przez Wynagrodzenie – 74 zł brutto Inspektora Henryka Madejskiego. za godzin ę. Termin umowy - od 16 listopada 2009 roku do 15 kwietnia 2010 roku. Umowa zlecenie nr Przedmiot – usługa od śnie żania W dniu 6 maja 2010 roku wykonawca przedło żył rachunek nr 1 na kwot ę 1170/301/2009 z dn. 5 dróg gminnych przy u życiu łączn ą brutto 736,25 zł z tytułu 47,5 godzin od śnie żania. Rachunek opisano, listopada 2009 r. podpisana sprz ętu b ędącego własno ści ą sprawdzono pod wzgl ędem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. przez Wójta Gminy przy Gminy Pabianice w Kwot ę 620,99 zł (po odliczeniu składek) zatwierdziła do wypłaty z up. Wójta kontrasygnacie Skarbnika użytkowaniu OSP, wg Jadwiga Słubik – Sekretarz Gminy Pabianice. Wypłata nast ąpiła gotówk ą w Gminy z Romualdem Wódk ą harmonogramu 5 km. Prace dniu 11 maja 2010 roku. Zgodnie z dekretacj ą zamieszczon ą na fakturze - OSP Janowice. miały by ć wykonywane na wynagrodzenie wydatkowano z działu 600, rozdziału 60016, paragrafu 4170. telefoniczne polecenie, lub za Liczba godzin wskazana na rachunku przez wykonawc ę odpowiadała uprzednim uzgodnieniem. zestawieniu prowadzonemu przez Inspektora Henryka Madejskiego Wg zestawienia 47,5 godziny trwało od śnie żanie w 2010 roku. Wynagrodzenie – 15,50 zł brutto za godzin ę. Analiza kart drogowych samochodu po żarniczego marki Star 244 nr rej. LZU8853 (norma zu życia paliwa wg karty 27 l na 100 km) wykazała, że Termin umowy - od 6 listopada w okresie od grudnia 2009 roku do lutego 2010 roku pojazd przejechał w 2009 roku do 15 kwietnia 2010 celu od śnie żania ł ącznie 407 km w ci ągu 52,5 godziny. Powy ższe roku. wskazuje na zani żenie wynagrodzenia umownego o 5 godz. tj. 77,50 zł brutto. Stwierdzono jednak przekroczenie norm zu życia paliwa. Wykazane i rozliczone zu życie wyniosło 260 litrów (339 l. - 79 l. które pozostały na nast ępny m-ąc). W oparciu o stan licznika i norm ę zu życia paliwa wynikaj ącą z karty drogowej oraz zarz ądzenia nr 13 Wójta Gminy Pabianice z dnia 27 kwietnia 2005 roku * pojazd na przejechanie 407 km winien zu żyć 109,89 l plus 20 l zu żyte wg karty drogowej za m-ce listopad i grudzie ń na rozruch. Razem 129,89 l. Potencjalne zawy żenie zu życia = 130,11 l. paliwa. Z wyja śnie ń Henryka Gajdy –Wójta Gminy wynika, i ż: „ w listopadzie 2008 roku odbyło si ę spotkanie w Urz ędzie Gminy w Pabianicach z udziałem: Wójta Gminy, Prezesa Zarz ądu Gminnego Zw. OSP w Pabianicach – Jana Hanca, Komendanta Gminnego Zw. OSP w Pabianicach – Romana Figla, Inspektora ds. wojskowych i OSP tutejszego Urz ędu – Wojciecha Marczaka. Na spotkaniu omawiano spraw ę od śnie żania dróg gminy Pabianice, przez niektóre samochody po żarnicze z OSP. Samochody po żarnicze marki Star i Jelcz s ą to samochody ci ęż kie, posiadaj ące beczk ę wypełnion ą wod ą i przy powolnej je ździe, cofaniu, podczas jazdy z pługiem od śnie żaj ącym zu żywaj ą dwa razy wi ęcej paliwa. Ustalono, że podczas rozliczania kart drogowych z paliwa, przejechane kilometry przez te samochody nale ży mno żyć razy dwa. ” Kontroluj ącym nie przedło żono dokumentu, notatki słu żbowej zawieraj ącej postanowienia zapadłe na ww. spotkaniu. Nie zmieniono równie ż postanowie ń zarz ądzenia nr 13 Wójta Gminy Pabianice z dnia 27 kwietnia 2005 roku. W karcie drogowej za m-ce stycze ń i luty wykazano równie ż 30 min. rozruch (lub 30 rozruchów – nie okre ślono znaczenia liczby) na który zu żyto 20 l. paliwa. W ocenie kontroluj ących ww. zapis budzi istotne wątpliwo ści, poniewa ż rozruch pojazdu bojowego nie znajduje uzasadnienia w sytuacji systematycznej eksploatacji pojazdu w ww. miesi ącach. W zwi ązku z powy ższym kontroluj ący nie zaliczyli zu życia paliwa na rozruch za m-ce stycze ń i luty. Rozliczenie kart drogowych prowadził inspektor ds. wojskowych Wojciech Marczak. W miesi ącach od listopada 2009 roku do lutego 2010 roku OSP Janowice

32 Wyłączono dane osob Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

83

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

pobrało 300 l. paliwa do samochodu Star 244 (39 l pozostało z pa ździernika 2009 r., nie wykorzystano 79 l.). Zgodnie z dekretacj ą zamieszczon ą na fakturach VAT nr: 1183/09/PA z 15 listopada 2009 r. – 20 l, 1322/09/PA z 31 grudnia 2009 r. – 40 l, 12/10/PA z 10 stycznia 2010 r. – 50 l, 48/10/PA z 24 stycznia 2010 r. – 60 l, 69/10/PA z 31 stycznia 2010 r. – 40 l, 91/10/PA z 7 lutego 2010 r. – 90 l, ustalono że wydatki na paliwo u żytkowane przez OSP na od śnie żanie poniesiono z działu 754 (bezpiecze ństwo publiczne i ochrona przeciwpo żarowa), rozdziału 75412 (OSP), paragrafu 4210 (zakup materiałów i wyposa żenia), co naruszało postanowienia rozporz ądzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodz ących ze źródeł zagranicznych z dnia 14 czerwca 2006 (Dz. U. nr 107, poz. 726 ze zm.). Łączne wydatki na paliwo 1.168,20 zł (w tym wydatki na 79 l., które pozostały na marzec 2010 r. z wył ączeniem pozostałych kosztów np. olej silnikowy, smar itp.). Zgodnie z karta drogow ą za marzec, kwiecie ń 2010 roku pojazd OSP Star 244 nie wykonywał od śnie żania. Umowa zlecenie nr Przedmiot – usługa od śnie żania W dniu 28 kwietnia 2010 roku wykonawca przedło żył rachunek nr 1 na 1170/298/2009 z dn. 5 dróg gminnych przy u życiu kwot ę ł ączn ą brutto 2.109 zł z tytułu 28,5 godzin od śnie żania. Rachunek listopada 2009 r. podpisana własnego ci ągnika i pługu opisano, sprawdzono pod wzgl ędem merytorycznym, formalnym i przez Wójta Gminy przy będącego własno ści ą Gminy rachunkowym. Kwot ę 1.579,08 zł (po odliczeniu składek) zatwierdził do kontrasygnacie Skarbnika Pabianice, wg harmonogramu wypłaty Wójt Gminy Pabianice. Wypłata nast ąpiła gotówk ą w dniu 6 maja Gminy z osob ą fizyczn ą 3,7 km. Prace miały by ć 2010 roku. Zgodnie z dekretacj ą zamieszczon ą na fakturze wynagrodzenie (...)33 . wykonywane na telefoniczne wydatkowano z działu 600, rozdziału 60016, paragrafu 4170. Liczba godzin polecenie, lub za uprzednim wskazana na rachunku przez wykonawc ę odpowiadała zestawieniu uzgodnieniem. prowadzonemu przez Inspektora Henryka Madejskiego. Wynagrodzenie – 74 zł brutto za godzin ę. Termin umowy - od 6 listopada 2009 roku do 15 kwietnia 2010 roku. Umowa zlecenie nr Przedmiot – usługa od śnie żania W dniu 25 marca 2010 roku wykonawca przedło żył rachunek nr 1/10 na 1170/297/2009 z dn. 9 dróg gminnych przy u życiu kwot ę ł ączn ą brutto 5.467 zł z tytułu 71 godzin od śnie żania. Rachunek listopada 2009 r. podpisana własnego ci ągnika z pługiem opisano, sprawdzono pod wzgl ędem merytorycznym, formalnym i przez Wójta Gminy przy uko śnym zawieszonym z rachunkowym. Kwot ę 3.978,90 zł (po odliczeniu składek) zatwierdził do kontrasygnacie Skarbnika przodu. Wg harmonogramu wypłaty Wójt Gminy Pabianice. Wypłata nast ąpiła gotówk ą w dniu 30 marca Gminy z osob ą fizyczn ą wykonawca miał działa ć z 2010 roku. Zgodnie z dekretacj ą zamieszczon ą na fakturze wynagrodzenie (...)34 . ramienia OSP Żytowice na dł. wydatkowano z działu 600, rozdziału 60016, paragrafu 4170. Liczba godzin dróg 5,7 km. Zgodnie z umow ą wskazana na rachunku przez wykonawc ę odpowiadała zestawieniu od śnie żał własnym sprz ętem. prowadzonemu przez Inspektora Henryka Madejskiego. Prace miały by ć wykonywane na telefoniczne polecenie, lub za uprzednim uzgodnieniem. Wynagrodzenie – 77 zł brutto za godzin ę. Termin umowy - od 10 listopada 2009 roku do 15 kwietnia 2010 roku. Umowa zlecenie nr Przedmiot – usługa od śnie żania Mimo zawartej umowy z uzyskanych informacji wynika, że OSP Gorzew nie 1170/296/2009 z dn. 5 dróg gminnych przy u życiu brał udziału w akcji zima 2009/2010, w wyniku awarii samochodu marki Star listopada 2009 r. podpisana sprz ętu b ędącego własno ści ą 244 LFB2480. Na podstawie karty drogowej ww. pojazdu ustalono, że w dniu

33 Wyłączono dane osob Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 34 Wyłączono dane osob Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

84

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

przez Wójta Gminy przy Gminy Pabianice w 4 stycznia 2010 roku pojazd przez 2 godziny wykonywał od śnie żanie i kontrasygnacie Skarbnika użytkowaniu OSP Gorzew, wg przejechał 17 km (stan paliwa z poprzedniego m-ca – 123 l.) po czym Gminy z (.,.) 35 - OSP Gorzew. harmonogramu 10,7 km. Prace nast ąpiło uszkodzenie skrzyni redukcyjnej i sprz ęgła. Przedmiotow ą awari ę miały by ć wykonywane na potwierdza równie ż pismo skierowane do Wójta Gminy Pabianice w dniu 26 telefoniczne polecenie, lub za lutego 2010 roku. W dniu 24 lutego 2010 roku do Urzędu Gminy w uprzednim uzgodnieniem. Pabianicach wpłyn ęła faktura VAT nr 1/2010 za zakupion ą u żywan ą skrzyni ę redukcyjn ą na kwot ę 3.750 zł brutto. Faktur ę opisano, sprawdzono pod Wynagrodzenie – 15,50 zł wzgl ędem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Kwot ę 3.750 zł brutto brutto za godzin ę. zatwierdziła do wypłaty z up. Wójta Gminy Pabianice Jadwiga Słubik – Termin umowy - od 6 listopada Sekretarz Gminy. Zgodnie z dekretacj ą zamieszczon ą na fakturze wydatki 2009 roku do 15 kwietnia 2010 poniesiono z działu 754 (bezpiecze ństwo publiczne i ochrona roku. przeciwpo żarowa), rozdziału 75412 (OSP), paragrafu 4210 (zakup materiałów i wyposa żenia), co w opinii kontroluj ących naruszało postanowienia rozporz ądzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodz ących ze źródeł zagranicznych, poniewa ż awaria nast ąpiła podczas od śnie żania, a wi ęc utrzymania dróg. W dniu 15 marca 2010 roku wpłyn ęła faktura VAT nr 243/10 za napraw ę pojazdu na kwot ę ł ącz ą 6.416,39 zł brutto. Faktur ę opisano, sprawdzono pod wzgl ędem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Kwot ę 6.416,39 zł brutto zatwierdził do wypłaty Wójt Gminy Pabianice. Zgodnie z dekretacj ą zamieszczon ą na fakturze wynagrodzenie wydatkowano z działu 754, rozdziału 75412, paragrafu 4270 (zakup usług remontowych), co naruszało postanowienia rozporz ądzenia Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodz ących ze źródeł zagranicznych, poniewa ż awaria nast ąpiła podczas od śnie żania, a wi ęc utrzymania dróg. Zgodnie z kart ą drogow ą za m-ce marzec – kwiecie ń w dniu 15 marca 2010 roku naprawiony pojazd – Star ponownie przez 3 godziny od śnie żał (brak faktur za paliwo w zwi ązku z faktem pozostania zapasu z poprzednich miesi ęcy). Analiza kartoteki zapisów ksi ęgowych dla działu 600, rozdziału 60016, a tak że działu 754, rozdziału 75412 nie wykazała wypłaty wynagrodzenia za 5 godzin od śnie żania dla wykonawcy umowy nr 1170/296/2009. Umowa zlecenie nr Przedmiot – usługa od śnie żania W dniu 25 marca 2010 roku wykonawca przedło żył rachunek nr 7/10 na 1170/294/2009 z dn. 5 dróg gminnych przy u życiu kwot ę ł ączn ą brutto 10.764 zł z tytułu 117 godzin od śnie żania. Rachunek listopada 2009 r. podpisana sprz ętu (samochód ci ęż arowy opisano, sprawdzono pod wzgl ędem merytorycznym, formalnym i przez Wójta Gminy przy Star 266 EPA57ES z pługiem rachunkowym. Kwot ę 10.764 zł zatwierdził do wypłaty Wójt Gminy kontrasygnacie Skarbnika uko śnym) b ędącego własno ści ą Pabianice. Zapłata nast ąpiła przelewem. Zgodnie z dekretacj ą zamieszczon ą Gminy z OSP Górka OSP Górka Pabianicka (nie na fakturze wynagrodzenie wydatkowano z działu 600, rozdziału 60016, Pabianicka reprezentowan ą Gminy), wg harmonogramu 12 paragrafu 4300 (zakup usług pozostałych). Liczba godzin wskazana na przez Prezesa Zarz ądu Jana km. Prace miały by ć rachunku przez wykonawc ę odpowiadała godzinom pracy wynikaj ącym z Hanca i Skarbnika Grzegorza wykonywane na telefoniczne karty pojazdu przedło żonej przez wykonawc ę (karta nie zawierała m.in. Suleja. polecenie, lub za uprzednim godzin wyjazdu i powrotu, jedynie ilo ść godzin), natomiast była ni ższa ni ż uzgodnieniem. liczba godzin wnikaj ąca z zestawienia prowadzonego przez Inspektora Henryka Madejskiego - wg zestawienia od śnie żanie w 2010 roku trwało Wynagrodzenie – 92 zł brutto 120 godziny. Powy ższe mo że wskazywa ć na zani żenie wynagrodzenia za godzin ę. umownego o 3 godz. tj. 276 zł brutto. Termin umowy - od 6 listopada Mimo, że umowa dotyczyła od śnie żania za pomoc ą pojazdu b ędącego 2009 roku do 15 kwietnia 2010 własno ści ą OSP Górka Pabianicka, na podstawie karty drogowej roku. pojazdu marki Star 244 LZP2377 b ędącego własno ści ą Gminy Pabianice (w u żytkowaniu ww. OSP) ustalono, że w styczniu i lutym 2010 roku miały miejsce trzy wyjazdy w celu pomocy drogowej przy od śnie żaniu drogi gminnej – czas od śnie żania 4 godziny, przejechane 18 km. Z ustnych informacji wynika, że nie zapłacono wykonawcy za nadmienione 4 godzinne u żytkowanie samochodu OSP (nie obj ętego umow ą na od śnie żanie). Kontroluj ący nie stwierdzili równie ż wypłaty wynagrodzenia za ww. czas od śnie żania na podstawie kartoteki zapisów ksi ęgowych dla działu

35 Wyłączono dane osob Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

85

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

600, rozdziału 60016, a tak że działu 754, rozdziału 75412. Umowa zlecenie nr Przedmiot – usługa od śnie żania W dniu 15 kwietnia 2010 roku wykonawca przedło żył faktur ę VAT nr 1170/295/2009 z dn. 5 dróg gminnych przy u życiu 1/04/2010 na kwot ę ł ączn ą brutto 3.002,77 zł z tytułu 39 godzin od śnie żania. listopada 2009 r. podpisana własnego sprz ętu - ci ągnik z Faktur ę opisano, sprawdzono pod wzgl ędem merytorycznym, formalnym i przez Wójta Gminy przy pługiem, lub koparko rachunkowym. Kwot ę 3.002,77 zł zatwierdził do wypłaty Wójt Gminy kontrasygnacie Skarbnika ładowarka zgodnie z Pabianice. Zapłata nast ąpiła przelewem w dniu 16 kwietnia 2010 roku. Gminy z Andrzejem harmonogramem dł. dróg 2,2 Zgodnie z dekretacj ą zamieszczon ą na fakturze wynagrodzenie wydatkowano Antoniewskim wła ścicielem km. Prace miały by ć z działu 600, rozdziału 60016, paragrafu 4300 (zakup usług pozostałych). Przedsi ębiorstwa Usługowo wykonywane na telefoniczne Liczba godzin wskazana na rachunku przez wykonawc ę odpowiadała Transportowego, wpis do polecenie, lub za uprzednim zestawieniu prowadzonemu przez Inspektora Henryka Madejskiego. ewidencji dział. Gosp. Pod nr uzgodnieniem. 434/03. Wynagrodzenie – 77 zł brutto za godzin ę. Termin umowy - od 6 listopada 2009 roku do 15 kwietnia 2010 roku. Umowa zlecenie nr Przedmiot – usługa od śnie żania Z tytułu realizacji usługi tj. od śnie żania przez 83 godziny (ł ącznie) 1170/300/2009 z dn. 5 dróg gminnych przy u życiu wykonawca przedło żył trzy rachunki: nr 16 z dnia 2 lutego 2010 roku, nr 28 z listopada 2009 r. podpisana własnego sprz ętu - ci ągnik z dnia 4 marca 2010 roku i nr 30 z dnia 29 marca 2010 roku na ł ączn ą kwot ę przez Wójta Gminy przy pługiem uko śnym brutto 6.391 zł . Rachunki opisano, sprawdzono pod wzgl ędem kontrasygnacie Skarbnika zawieszonym z przodu, zgodnie merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Wypłat ę wynagrodzenia Gminy z osob ą fizyczn ą z harmonogramem dł. dróg 10 ka żdorazowo zatwierdzał Wójt Gminy Pabianice. Zapłata nast ępowała (...)36 . km. Prace miały by ć gotówk ą. Zgodnie z dekretacjami zamieszczonymi na rachunkach wykonywane na telefoniczne wynagrodzenie wydatkowano z działu 600, rozdziału 60016, paragrafu 4300 polecenie, lub za uprzednim (zakup usług pozostałych). Liczba godzin wskazana na rachunku przez uzgodnieniem. wykonawc ę odpowiadała zestawieniu prowadzonemu przez Inspektora Henryka Madejskiego. Wynagrodzenie – 77 zł brutto za godzin ę. Termin umowy - od 6 listopada 2009 roku do 15 kwietnia 2010 roku. Umowa nr 1170/307/2009 z Przedmiot – usługa zwalczania Rozliczenie: dn. 20 listopada 2009 r. ślisko ści zimowej przy u życiu podpisana przez Wójta własnego sprz ętu tj. piaskarko a) Faktura VAT nr 4/D/2010 (wpłyn ęła w dn. 14 stycznia 2010 roku) Gminy przy kontrasygnacie – solarki oraz mieszanki solno na kwot ę 7.318,80 zł brutto. Faktur ę opisano, sprawdzono pod Skarbnika Gminy z – piaskowej o zawarto ści soli wzgl ędem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Kwot ę wykonawc ą „WŁODAN” 30% na ł ącznej dł. dróg – 4,5 7.318,80 zł zatwierdził do wypłaty Wójt Gminy Pabianice. Zapłata Andrzej Włodarczyk Sp. j., km. Prace miały by ć nast ąpiła przelewem w dniu 21 stycznia 2010 roku. Porszewice 31, 95 – 200 wykonywane na telefoniczne b) Faktura VAT nr 11/D/2010 (wpłyn ęła w dn. 3 lutego 2010 roku) Pabianice polecenie, lub za uprzednim na kwot ę 10,740,66 zł brutto. Faktur ę opisano, sprawdzono pod uzgodnieniem. wzgl ędem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Kwot ę Wynagrodzenie – 522 zł netto 10,740,66 zł zatwierdził do wypłaty Wójt Gminy Pabianice. + 7% VAT za jednorazow ą Zapłata nast ąpiła przelewem w dniu 11 lutego 2010 roku. obsług ę dróg o dł. 4,5 km. W c) Faktura VAT nr 29/D/2010 (wpłyn ęła w dn. 2 marca 2010 roku) przypadku obj ęcia obsług ą na kwot ę 6.403,95 zł brutto. Faktur ę opisano, sprawdzono pod tylko niektórych dróg wzgl ędem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Kwot ę wynagrodzenie b ędzie liczone 6.403,95 zł zatwierdził do wypłaty Wójt Gminy Pabianice. Zapłata w wys. 111 zł netto za 1 km + nast ąpiła przelewem w dniu 10 marca 2010 roku. 7% VAT. d) Faktura VAT nr 49/D/2010 (wpłyn ęła w dn. 14 kwietnia 2010 Termin umowy - od 21 roku) na kwot ę 1.473,39 zł brutto. Faktur ę opisano, sprawdzono listopada 2009 roku do 30 pod wzgl ędem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. kwietnia 2010 roku. Kwot ę 1.473,39 zł zatwierdził do wypłaty Wójt Gminy Pabianice. Zapłata nast ąpiła przelewem w dniu 21 kwietnia 2010 roku. Zgodnie z dekretacj ą zamieszczon ą na fakturze wynagrodzenie wydatkowano

36 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

86

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

z działu 600, rozdziału 60016, paragrafu 4300 (zakup usług pozostałych).

Pracownik gospodarczy Przedmiot – usługa od śnie żania Zastrze żenia budzi sposób prowadzenia kart drogowych ci ągnika o nr Urz ędu Gminy w dróg gminnych przy u życiu EPA1WE8 za m-ce (stycze ń - marzec 2010 r.): a) w żadnym przypadku Pabianicach (...)37 w ramach sprz ętu b ędącego własno ści ą nie okre ślono godziny wyjazdu i przyjazdu, b) wskazywano stan licznika umowy o prac ę. Zgodnie z Gminy Pabianice – ci ągnik przy odje ździe i przy przyje ździe, jednak jak wynika z zapewnie ń zakresem czynno ści z dnia New Holland EPA1WE8, wg Henryka Madejskiego jest to okre ślenie przepracowanych motogodzin, a 22 stycznia 2009 roku harmonogramu 7,7 km. nie przejechanych kilometrów (powy ższe nie wynika z prowadzonych pracownikowi powierzono kart), c) okre ślona w karcie drogowej norma zu życia paliwa na 100 km m.in. wykonywanie ró żnych Wynagrodzenie – na podstawie przebiegu: 6 litrów + 1 litr przy od śnie żaniu – w tym przypadku równie ż prac zwi ązanych z umow ą o prace. W oparciu o inspektor Henryk Madejski wyja śniał, że normy dotycz ą 1 motogodziny, utrzymaniem dróg gminnych karty wynagrodze ń pracownika a nie spalania na 100 km. Wobec powyższych nie ścisło ści kontroluj ący wraz z obsług ą ci ągnika ze ustalono ponadto, i ż w 2009 i nie mogli sprawdzi ć prawidłowo ści rozliczenia pobranego paliwa. 2010 roku otrzymywał on co sprz ętem towarzysz ącym, 39 odpowiedzialno ść za miesi ąc premie (...) . Przyjmuj ąc prawdziwo ść wyja śnie ń, na podstawie analizy kart drogowych nr utrzymanie ci ągnika i sprz ętu 1 i 2/2010 ci ągnika o nr EPA1WE8 ustalono, i ż od śnie żanie miało miejsce w Z kart wynagrodze ń nie miesi ącu styczniu, lutym oraz 5 godzin w dniu 15 marca 2010 roku. Od w czysto ści, pobieranie wynikała wypłata paliwa do ci ągnika i pocz ątku stycznia do ko ńca marca 2010 roku ł ączny czas od śnie żania – 140 wynagrodzenia za godziny godz. oraz rozwo żenie szlaki 30 godz. W tym okresie pobrano i rozliczono prawidłowe wypełnianie kart nadliczbowe, co budzi drogowych itp. (...) 38 . 1.170 litrów paliwa (ł ącznie 1.212 l – 42 l., które pozostały na kwiecie ń). zastrze żenia poniewa ż z kart Przy zało żeniu, i ż spalanie i przebieg dotyczy motogodzin ustalono: a) brak drogowych pojazdu wynika, że nieprawidłowo ści w rozliczeniu karty drogowej nr 1/2010, b) zawy żenie pracownik w miesi ącach zu życia paliwa o 10 l w karcie drogowej nr 2/2010: wg wskazanej karty stycze ń, luty, marzec od śnie żanie trwało 40 godz. x 7 l = 280 l., szlaka 30 godz. x 6 l = 180 l. W przepracował 170 godzin. karcie wykazano natomiast zu życie 470 l. paliwa (16 l + pobrane 496 l = 512 l – 470 l = 42 l, które pozostały na nast ępny miesi ąc). Liczba godzin od śnie żania wskazana w kartach drogowych przez pracownika gospodarczego odpowiadała zestawieniu prowadzonemu przez Inspektora Henryka Madejskiego (140 godz.). Skontrolowane faktury o nr 14/10/PA, 33/10/PA, 50/10/PA, 70/10/PA, 92/10/PA, 113/10/PA, 134/10/PA, 178/10/PA, 199/10/PA, 246/10/PA potwierdziły pobranie paliwa w ilo ściach wykazanych w kartach drogowych ci ągnika. Ł ączna kwota brutto wynikaj ąca z faktur – 4.726,79 zł (w tym wydatki na akcesoria – 15,80 zł brutto). Zgodnie z dekretacj ą zamieszczon ą na fakturach wydatki poniesiono z działu 600, rozdziału 60016, paragrafu 4210 (zakup materiałów i wyposa żenia). Poniewa ż niektóre z osób fizycznych, z którymi podpisano umowy zlecenie na od śnie żanie byli członkami OSP, kontroluj ący dokonali analizy kart drogowych pojazdów OSP Gminy Pabianice w celu ustalenia, czy samochody OSP nie były wykorzystywane w ramach akcji zima 2009/2010. OSP Gorzew Na przełomie 2009/2010 nie stwierdzono na podstawie kart pojazdów od śnie żania (z wyj ątkiem wykazanego powy żej) OSP Górka Pabianicka Na przełomie 2009/2010 nie stwierdzono na podstawie kart pojazdów od śnie żania (z wyj ątkiem wykazanego powy żej) OSP Janowice Na przełomie 2009/2010 nie stwierdzono na podstawie kart pojazdów od śnie żania (z wyj ątkiem wykazanego powy żej) OSP Pi ątkowisko Na przełomie 2009/2010 nie stwierdzono na podstawie kart pojazdów od śnie żania.

37 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 38 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 39 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

87

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

OSP Pawlikowice Na przełomie 2009/2010 nie stwierdzono na podstawie kart pojazdów od śnie żania. OSP Żytowice Na przełomie 2009/2010 nie stwierdzono na podstawie kart pojazdów od śnie żania. OSP Kudrowice Na przełomie 2009/2010 nie stwierdzono na podstawie kart pojazdów od śnie żania. OSP Rydzyn Na przełomie 2009/2010 nie stwierdzono na podstawie kart pojazdów od śnie żania.

*Zarządzeniem nr 13 z dnia 27 kwietnia 2005 roku Wójt Gminy Pabianice określił: a) normy zużycia paliwa na 100 km, m.in. samochód marki Star 244 – 27 litrów, autopompa – 18 litrów/godz., samochód marki Star 26 – 30 litrów, autopompa – 20 litrów/godz., b) normy zużycia paliwa na rozruch w ciągu jednego miesiąca: samochody lekkie – 5 l, samochody ciężkie 10 l, c) norma zużycia paliwa przez motopompy wynosi 10 l/godz., a na rozruch w ciągu jednego miesiąca – 2 l. Wyjaśnienia Wójta Gminy Pabianice w sprawie rozliczania paliwa samochodów pożarniczych OSP biorących udział w odśnieżaniu dróg Gminy Pabianice stanowią załącznik nr 34 protokołu kontroli. Na podstawie powyższej tabeli stwierdzono, że: 1) Całkowitej ceny akcji zima 2009/2010 nie należy ograniczać wyłącznie do wydatków poniesionych bezpośrednio na podstawie zawartych umów zlecenia. Gmina Pabianice na odśnieżanie i usuwanie śliskości wydatkowała w kontrolowanym okresie, co najmniej 78.978,20 zł brutto. Na powyższą kwotę złożyły się wydatki poniesione na podstawie podpisanych umów – 62.916,82 zł brutto, wydatki na paliwo OSP Janowice – 1.168,20 zł brutto, wydatki na paliwo dla ciągnika New Holland – 4.726,79 zł brutto, wydatki na naprawę samochodu bojowego OSP Gorzew, który uległ awarii w czasie odśnieżania - 10.166,39 zł brutto. Za wydatki poniesione na akcję zima należy uznać również przynajmniej część wynagrodzenia pracownika gospodarczego, zużycie sprzętu będącego własnością Gminy Pabianice itp. 2) Awaria jednego z pojazdów bojowych w czasie akcji zima skłania również do rozważenia problemu zasadności wykorzystania samochodów OSP w celu odśnieżania dróg gminnych. Zgodnie z art. 19 ust 1a ustawy o ochronie przeciwpożarowej - ochotnicza straż pożarna jest jednostką umundurowaną, wyposażoną w specjalistyczny sprzęt, przeznaczoną w szczególności do walki z pożarami, klęskami żywiołowymi lub innymi miejscowymi zagrożeniami. Z kolei w myśl art. 19 ust. 2 ww. ustawy - szczegółowe zadania i organizację ochotniczej straży pożarnej i ich związku określa statut. Stosownie do treści art. 32 ust. 2 ww. ustawy koszty wyposażenia, utrzymania, wyszkolenia i zapewnienia gotowości bojowej ochotniczej straży pożarnej ponosi Gmina, z zastrzeżeniem art. 35 ust. 1, natomiast zgodnie z art. 37 ust. 1 ww. ustawy, nieruchomości, środki transportu, urządzenia i sprzęt pozostający w dyspozycji ochotniczej straży pożarnej lub ich związku mogą być, z zastrzeżeniem wynikającym z przepisu art. 33 ust. 1, odpłatnie wykorzystywane do innych społecznie użytecznych celów, określonych w statucie ochotniczej straży pożarnej lub ich związku. Analiza statutów OSP w Gorzewie i Janowicach wykazała, że wśród wskazanych w nich zadań, celów i sposobów działania, nie wymieniono zimowego utrzymania dróg gminnych. Wśród celów i zadań OSP wymienionych w statutach określono m.in. prowadzenie działalności mającej na celu zapobieganie pożarom oraz współdziałanie w tym zakresie z instytucjami i stowarzyszeniami, branie udziału w akcjach ratowniczych przeprowadzanych w czasie pożarów, zagrożeń ekologicznych związanych z ochroną środowiska oraz innych klęsk i zdarzeń, wykonywanie innych zadań wynikających z przepisów o ochronie przeciwpożarowej oraz prowadzenie innych form działalności mających na celu wykonanie zadań wynikających z ustawy o ochronie

88

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

przeciwpożarowej. Przedłożone statuty nie zawierały szczegółowych zadań OSP. Odsyłały natomiast do ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpożarowej (tekst jednolity z 2009 roku Dz. U. nr 178, poz. 1380 ze zm.), zgodnie z którą ochrona przeciwpożarowa polega na: realizacji przedsięwzięć mających na celu ochronę życia, zdrowia, mienia lub środowiska przed pożarem, klęską żywiołową lub innym miejscowym zagrożeniem poprzez zapobieganie powstawaniu i rozprzestrzenianiu się pożaru, klęski żywiołowej lub innego miejscowego zagrożenia, zapewnienie sił i środków do zwalczania pożaru, klęski żywiołowej lub innego miejscowego zagrożenia, prowadzenie działań ratowniczych. Reasumując, w ocenie inspektorów kontroli ustawa o ochronie przeciwpożarowej oraz przedłożone statuty, nie zawierały upoważnienia do wykorzystywania pojazdów bojowych OSP do systematycznego świadczenia usług odśnieżania dróg gminnych, a więc realizacji obowiązków zarządcy drogi – Wójta Gminy polegających na utrzymaniu dróg. Akta kontroli od strony 362 do strony 523.

7. WYDATKI INWESTYCYJNE

Plan i wykonanie wydatków inwestycyjnych w latach 2008 – 2010

2008 rok 2009 rok 2010 rok Rozdzi Paragr Plan po Plan po Plan po Dział Wykonanie Wykonanie Wykonanie ał af zmianach zmianach zmianach (zł) (zł) (zł) (zł) (zł) (zł) 010 01010 6050 - - 298.000,00 97.529,57 1.819.780,00 90.783,05 400 40003 6050 10.000,00 - - - - - 600 60016 6050 1.190.500,00 539.140,76 4.067.524,00 2.707.705,96 2.919.200,00 12.841,17 600 60016 6060 175.000,00 165.390,00 26.000,00 25.498,00 - - 700 70005 6050 - - 32.600,00 22.660,00 500.000,00 4.270,00 700 70005 6060 156.480,00 152.580,00 29.023,00 23.620,00 193.000,00 121.712,80 750 75023 6060 - - - - 25.000,00 24.731,84 754 75412 6050 22.360,00 22.295,85 44.200,00 44.100,00 - - 754 75412 6060 12.000,00 11.500,00 180.000, 00 180.000,00 10.000,00 - 801 80101 6050 - - 28.500,00 27.743,11 45.000,00 - 801 80101 6060 - - 9.028,00 9.028,00 - - 801 80110 6050 - - 76.123,00 76.102,99 - - 851 85121 6050 1.000.000,00 960.124,49 - - - - 851 85121 6060 - - 17.000,00 12.250,00 29.158,00 - 900 90015 6050 104.500,00 104.377,50 2.500,00 2.500,00 180.000,00 4.392,00 900 90095 6050 36.000,00 29.348,00 - - 958.000,00 172.859,11 900 90095 6050 609.000,00 371.164,74 437.000,00 302.334,09 - GFO Śr. 900 90095 6060 13.000,00 10.023,16 22.500,00 16.450,04 17.500,00 12.211,00 921 92109 6058 - - - - 231.148,00 - 921 92109 6059 - - - - 368.852,00 - 921 92195 6050 - - 30.000,00 12.000,00 - - 921 92195 6060 - - - - 10.136,00 10.000,00 926 92601 6050 42.000,00 40.948,78 - - - - 926 92601 6060 - - 12.000,00 11.996,00 - -

89

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Razem 3.370.840,00 2.406.893,28 5.311.998,00 3.571.517,76 7.306.774,00 453.800,97 Wydatki 16.753.938,9 15.078.211,3 20.655.696,2 17.772.969,9 24.520.312,1 8.336.396,5 bud żetow 4 1 1 5 7 9 e ogółem

% udziału 20,12% 15,96% 25,72% 20,10% 29,80% 5,44% wydatków inwestycyj -nych w wydatkach ogółem

Dane nie dotycz ą zakupów inwestycyjnych środków trwałych (tylko inwestycje sensu stricte).

Źródła finansowania realizowanych inwestycji w latach 2008-2010 Źródła finansowania inwestycji w latach 2008 – 2010 w Gminie Pabianice przedstawiały się w sposób następujący: 2008 rok – łącznie 2.406.893,28 zł: - dotacje z budżetu państwa – 0 zł, - środki własne – 2.035.728,54 zł, - środki z funduszy celowych – 371.164,74 zł, - dotacje z funduszy celowych - 0 zł, - kredyty i pożyczki – 0 zł, - środki Unijne – 0 zł, - porozumienia – 0 zł. 2009 rok – łącznie 3.571.517,76 zł: - dotacje z budżetu państwa – 1.044.779,00 zł, - środki własne – 2.224.404,67 zł, - środki z funduszy celowych – 302.334,09 zł, - dotacje z funduszy celowych - 0 zł - kredyty i pożyczki – 0 zł, - środki unijne – 0 zł, - porozumienia – 0 zł. 2010 rok – łącznie 453.800,97 zł: - dotacje z budżetu państwa - 0 zł, - środki własne – 453.800,97 zł, - środki z funduszy celowych – 0 zł, - dotacje z funduszy celowych - 0 zł - kredyty i pożyczki – 0 zł, - środki unijne – 0 zł, - porozumienia – 0 zł. Źródła finansowania inwestycji w 2008 roku.

90

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

2008 L.p. Dział Rozdział Paragraf Bud żet gminy GFO ŚiGW Inne RAZEM 1 400 40003 6050 - - - - 2 600 60016 6050 539 140,76 - - 539 140,76 3 600 60016 6060 165 390,00 - - 165 390,00 4 700 70005 6060 152 580,00 - - 152 580,00 5 754 75412 6050 22 295,85 - - 22 295,85 6 754 75412 6060 11 500,00 - - 11 500,00 7 851 85121 6050 960 124,49 - - 960 124,49 8 900 90015 6050 104 377,50 - - 104 377,50 9 900 90095 6050 29 348,00 371 164,74 - 400 512,74 10 900 90095 6060 10 023,16 - - 10 023,16 11 926 92601 6050 40 948,78 - - 40 948,78 Razem 2 035 728,54 371 164,74 - 2 406 893,28

Źródła finansowania inwestycji w 2009 roku. 2009 L.p. Dział Rozdział Paragraf Bud żet gminy Bud żet pa ństwa GFO ŚiGW RAZEM 1 010 01010 6050 97 529,57 - - 97 529,57 2 600 60016 6050 1 662 926,96 1 044 779,00 - 2 707 705,96 3 600 60016 6060 25 498,00 - - 25 498,00 4 700 70005 6050 22 660,00 - - 22 660,00 5 700 70005 6060 23 620,00 - - 23 620,00 6 754 75412 6050 44 100,00 - - 44 100,00 7 754 75412 6060 180 000,00 - - 180 000,00 8 801 80101 6050 27 743,11 - - 27 743,11 9 801 80101 6060 9 028,00 - - 9 028,00 10 801 80110 6050 76 102,99 - - 76 102,99 11 851 85121 6060 12 250,00 - 302 334,09 314 584,09 12 900 90015 6050 2 500,00 - - 2 500,00 13 900 90095 6060 16 450,04 - - 16 450,04 14 921 92195 6050 12 000,00 - - 12 000,00 15 926 92601 6060 11 996,00 - - 11 996,00 Razem 2 224 404,67 1 044 779,00 302 334,09 3 571 517,76

Źródła finansowania inwestycji w 2010roku. 2010 L.p. Dział Rozdział Paragraf Bud żet gminy Środki z UE Inne RAZEM 1 010 01010 6050 90 783,05 - - 90 783,05 2 600 60016 6050 12 841,17 - - 12 841,17 3 700 70005 6050 4 270,00 - - 4 270,00 4 700 70005 6060 121 712,80 - - 121 712,80 5 750 75023 6060 24 731,84 - - 24 731,84 6 754 75412 6060 - - - - 7 801 80101 6050 - - - - 8 851 85121 6060 - - - - 9 900 90015 6050 4 392,00 - - 4 392,00

91

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

10 900 90095 6050 172 859,11 - - 172 859,11 11 900 90095 6060 12 211,00 - - 12 211,00 12 921 92109 6058 - - - - 13 921 92109 6059 - - - - 14 921 92195 6060 10 000,00 - - 10 000,00 Razem 453 800,97 - - 453 800,97

Ewidencja ksi ęgowa wydatków inwestycyjnych

Ewidencja kosztów inwestycji rozpoczętych oraz rozliczenie kosztów inwestycji na uzyskane efekty prowadzone jest na koncie 080. Ewidencja szczegółowa do konta 080 zapewniała wyodrębnienie kosztów inwestycji według poszczególnych rodzajów efektów inwestycyjnych oraz skalkulowanie ceny nabycia lub kosztu wytworzenia poszczególnych obiektów środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Ewidencja analityczna do konta 080 w: a) 2008 roku prowadzona była w podziale na: 080-01, 080-05, 080-07, 080-16, 080- 28, 080-34, 080-46, 080-54, od 080-58 do 080-69 oraz 080-71 do 080-86. b) 2009 roku prowadzona była w podziale na: 080-02, 080-07, 080-08, 080-11, 080- 15, 080-16, 080-18, 080-34, 080-45, 080-48, 080-53, 080-54, 080-57, 080-60, 080-70, 080-71, 080-82, od 080-86 do 080-99 oraz od 080-A1 do 080-A8. Saldo konta 080 według stanu na dzień 31 grudnia 2008 roku wynosiło Wn – 90.030,94 zł. Saldo konta 080 według stanu na dzień 31 grudnia 2009 roku wynosiło Wn – 193.204,73 zł.

Organizacja procesu inwestycyjnego (planowanie i nadzór)

Stosownie do treści zarządzenia Wójta Gminy Pabianice nr 18/2004 z dnia 27 maja 2004 roku w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Pabianicach realizację zadań inwestycyjnych powierzono Referatowi Gospodarki Gruntami, Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska. Do zadań ww. Referatu należało m.in. projektowanie przebiegu dróg, budowa, modernizacja i ochrona dróg, zarządzanie drogami, koordynacja budowy infrastruktury technicznej Gminy, prowadzenie dokumentacji technicznej inwestycji, nadzorowanie spraw związanych z przygotowaniem terenów pod inwestycje, przygotowywanie zamówień na wykonawstwo prac w trybie przewidzianym ustawą o zamówieniach publicznych (§ 24 Regulaminu Organizacyjnego). Szczególną rolę w realizacji inwestycji kontrolowanej jednostki samorządu terytorialnego pełnili: a) Edward Adamczyk zatrudniony w kontrolowanym okresie na stanowisku Zastępcy Wójta Gminy. W zakresie czynności pracownika (z dnia 1 lipca 2008 roku) wyszczególniono m.in. nadzór nad inwestycjami prowadzonymi przez poszczególne referaty i jednostki organizacyjne, nadzór i koordynacja zamówień publicznych w Urzędzie. Analogiczne zadania powierzono Zastępcy Wójta w treści § 15 Regulaminu Organizacyjnego. Edward Adamczyk został ponadto upoważniony przez Wójta Gminy Pabianice (na czas jego nieobecności) do wykonywania poleceń realizacji operacji gospodarczych oraz do zatwierdzania do wypłaty dokumentów finansowo – księgowych w zakresie wydatków inwestycyjnych Gminy Pabianice oraz do dokonywania ww. czynności w zakresie całego budżetu Gminy,

92

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

b) Ryszard Iwaśków zatrudniony na stanowisku Kierownika Referatu Gospodarki Gruntami, Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska. W zakresie czynności pracownika podpisanym w dniu 12 stycznia 2007 roku przewidziano m.in. koordynowanie budowy infrastruktury technicznej Gminy, współpraca w opracowywaniu programów rozwoju sieci wodociągów, kanalizacji, gazownictwa i energetyki, prowadzenie dokumentacji technicznej inwestycji, nadzorowanie spraw związanych z przygotowaniem terenów pod inwestycje, przygotowanie zamówień na wykonawstwo prac w trybie przewidzianym ustawą o zamówieniach publicznych, c) Henryk Madejski zatrudniony na stanowisku inspektora w Referacie Gospodarki Gruntami, Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska. W zakresie czynności pracownika podpisanym w dniu 11 stycznia 2007 roku przewidziano m.in. projektowanie przebiegu, budowę, modernizację i ochronę dróg, zarządzanie drogami, przygotowywanie zamówień na wykonawstwo prac w trybie przewidzianym ustawą o zamówieniach publicznych, koordynację w terenie akcji „zima”. Zarządzeniem nr 10/2006 z dnia 8 maja 2006 roku Wójt Gminy Pabianice powołał stałą komisję przetargową i ustalił regulamin jej prac. Skład komisji przetargowej do przygotowania i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego nie ulegał zmianie, i tak każdorazowo: przewodniczącym był – Edward Adamczyk, Sekretarzem była – Jadwiga Słubik, członkami komisji byli: Ryszard Iwaśków i Henryk Madejski. Przyjęty regulamin prac komisji spełniał wymagania przewidziane w art. 21 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity z 2007 roku, Dz. U. nr 223, poz. 1655 ze zm.). Wójt Gminy Pabianice w drodze zarządzenia nr 17/2007 z dnia 11 czerwca 2007 roku uregulował również sposób dokonywania wydatków o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonej w złotówkach równowartości kwoty 14.000 euro, które winny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady należytej staranności i uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Zgodnie z § 3 ww. zarządzenia przy dokonywaniu wydatków, których wartość zawiera się w przedziale od 6.000 euro do 14.000 euro przeprowadza się przetarg nieograniczony, lub rozeznanie cenowe, zapraszając do składania ofert taką liczbę wykonawców świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, która zapewni konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty (co najmniej dwóch wykonawców). Zaproszenie do składania ofert może odbyć się w formie pisemnej, ustnej lub elektronicznej. Z kolei w przypadku, gdy wartość zamówienia zawiera się w przedziale od 3.000 euro do 6.000 euro przeprowadza się rozeznanie cenowe zapraszając do składania ofert co najmniej dwóch wykonawców, lub przeprowadzając negocjacje z jednym wykonawcą. Przedmiotowe zarządzenie zmieniono zarządzeniem Wójta Gminy Pabianice nr 34/2009 z dnia 30 czerwca 2009 roku wprowadzając zapis: „przy dokonywaniu wydatków ze środków publicznych na roboty i usługi, których wartość nie przekracza kwoty 3.000 euro, Wójt Gminy zleca wykonanie roboty lub usługi kierując się rozeznaniem cenowym”.

93

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Kontrola realizacji wybranych inwestycji

KONTROLI PODDANO DOKUMENTACJĘ DOTYCZĄCĄ POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO O WARTOŚCI MNIEJSZEJ NIŻ KWOTY OKREŚLONE W PRZEPISACH WYDANYCH NA PODSTAWIE ART . 11 UST . 8 USTAWY Z DNIA 29 STYCZNIA 2004 ROKU PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH (TEKST JEDNOLITY Z 2007 ROKU , DZ . U. NR 223, POZ . 1655 ZE ZM .) NA PRZEBUDOWĘ DROGI GMINNEJ PIĄTKOWISKO – PETRYKOZY – GÓRKA PABIANICKA – ŚWIĄTNIKI OD KM 1 + 781 DO KM 3 + 582. Dane dotyczące badanego zadania inwestycyjnego pn. „Przebudowa drogi gminnej Piątkowisko – Petrykozy – Górka Pabianicka – Świątniki od km 1 + 781 do km 3 + 582” stanowią załącznik nr 35 protokołu kontroli.

ETAP PRZYGOTOWANIA INWESTYCJI (PROJEKTY , KOSZTORYSY ) W dniu 26 listopada 2004 roku Gmina Pabianice reprezentowana przez Henryka Gajdę – Wójta Gminy, zawarła umowę z wykonawcami Maciejem Cieniawskim i Antonim Bednarskim prowadzącymi Pracownię Geodezyjną „GEOMIAR” s.c. z siedzibą w Pabianicach, ul. Orla 6. Umowa nie zawierała kontrasygnaty Skarbnika Gminy, co było niezgodne z art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 142, poz. 1591 ze zm.), który określa, że w przypadku gdy czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej. Przedmiotem umowy było wykonanie map do celów projektowych budowy drogi na terenie Gminy Pabianice we wsi Górka Pabianicka (od szkoły do drogi krajowej) w wersji numerycznej. Termin realizacji: od 1 grudnia 2004 roku do 30 stycznia 2005 roku. Strony ustaliły wynagrodzenie dla wykonawcy za realizację przedmiotu umowy w wysokości 5.000,00 zł netto, 6.100,00 zł brutto. Zamawiający zobowiązał się do zapłaty wynagrodzenia w terminie 7 dni od daty otrzymania faktury (§5 umowy). Z tytułu opracowania map do celów projektowych, wykonawca, tj. „GEOMIAR” s.c. wystawił w dniu 3 stycznia 2005 roku fakturę VAT nr 1/05 na łączną kwotę 6.100,00 zł brutto. Fakturę opisano, sprawdzono pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Do wypłaty fakturę zatwierdził Wójt Gminy Pabianice Henryk Gajda przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy Marii Nowickiej. Kwotę 6.100,00 zł przekazano przelewem w dniu 6 stycznia 2005 roku (wb. nr 4/2005). W dniu 9 listopada 2005 roku Gmina Pabianice reprezentowana przez Henryka Gajdę – Wójta Gminy, zawarła umowę z wykonawcą ZPUH „PROFIL” Czesław Buczak, ul. Daszyńskiego 3/11, 98-200 Sieradz. Umowa nie zawierała kontrasygnaty Skarbnika Gminy, co było niezgodne z art. 46 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym. Przedmiotem umowy było opracowanie dokumentacji projektowej przebudowy nawierzchni asfaltowej drogi gminnej przez wieś Górka Pabianicka wraz z odwodnieniem i wykonaniem chodnika: projekt budowlany, projekt wykonawczy, przedmiar robót, kosztorys inwestorski, ślepy kosztorys, specyfikacja techniczna wykonania i odbioru robót. W umowie nie określono długości projektowanego odcinka drogi. Na podstawie fragmentów dokumentacji projektowej przedłożonych do kontroli ustalono, że przebudowie miała podlegać droga gminna G-0013 na odcinku od szkoły podstawowej w miejscowości Petrykozy do skrzyżowania z drogą gminną G-0012 w miejscowości Górka Pabianicka – Konin (długość przebudowywanego odcinka 917,73 m). Termin realizacji: od 10 listopada 2005 roku do 20 grudnia 2005 roku. Strony ustaliły wynagrodzenie dla wykonawcy za realizację przedmiotu umowy w wysokości 18.000,00 zł netto, 21.960,00 zł brutto. Zamawiający zobowiązał się do zapłaty wynagrodzenia w terminie 7 dni od daty otrzymania faktury.

94

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Z tytułu opracowania na potrzeby Gminy Pabianice dokumentacji projektowej, wykonawca, tj. ZPUH „PROFIL” Czesław Buczak wystawił w dniu 22 grudnia 2005 roku fakturę VAT nr 37/2005 na łączną kwotę 21.960,00 zł brutto. Fakturę opisano, sprawdzono pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Do wypłaty fakturę zatwierdził Wójt Gminy Pabianice Henryk Gajda przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy Marii Nowickiej. Kwotę 21.960,00 zł przekazano przelewem w dniu 28 grudnia 2005 roku (wb. nr 254/2005). W dniu 4 grudnia 2006 roku zamawiający uregulował fakturę VAT nr 55/2006/K na kwotę 38 zł brutto za wykonanie map do decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację przedsięwzięcia. W dniu 30 stycznia 2007 roku Gmina Pabianice zapłaciła 77,97 zł na rzecz Państwowego Powiatowego Inspektoratu Sanitarnego w Pabianicach za uzgodnienie realizacji planowanego przedsięwzięcia. W dniu 30 sierpnia 2007 roku Gmina Pabianice reprezentowana przez Henryka Gajdę – Wójta Gminy (przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy – Marii Nowickiej), zawarła umowę z wykonawcą ZPUH „PROFIL” Czesław Buczak, ul. Daszyńskiego 3/11, 98-200 Sieradz. Przedmiotem umowy było wykonanie dokumentacji projektowej przebudowy nawierzchni asfaltowej drogi gminnej na odcinku Piątkowisko (skrzyżowanie z drogą powiatową) – Petrykozy – Górka Pabianicka oraz na odcinku Górka Pabianicka – Świątniki (skrzyżowanie z drogą krajową nr 71). Długość około 3,5 km. Termin realizacji: od 1 września 2007 roku do 14 grudnia 2007 roku. Strony ustaliły wynagrodzenie dla wykonawcy za realizację przedmiotu umowy w wysokości 28.000 zł netto, 34.160 zł brutto. Termin płatności 7 dni od daty otrzymania faktury. Z tytułu opracowania dokumentacji projektowej, wykonawca, tj. ZPUH „PROFIL” Czesław Buczak przedłożył w dniu 17 grudnia 2007 roku fakturę VAT nr 16/2007 na łączną kwotę 34.160 zł brutto. Fakturę opisano, sprawdzono pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Do wypłaty fakturę zatwierdził Wójt Gminy Pabianice Henryk Gajda przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy Marii Nowickiej. Kwotę 34.160 zł przekazano przelewem w dniu 21 grudnia 2007 roku. W oparciu o formularz dokumentujący udzielenie zamówienia o wartości do 14.000 euro (załącznik nr 2 do zarządzenia nr 17/2007 z dnia 11 czerwca 2007 roku - opisane powyżej), ustalono że zamawiający zwrócił się w formie ustnej tylko do jednego wykonawcy, tj. ZPUH „PROFIL” Czesław Buczak o realizację usługi. Wartość zamówienia wynosiła 28.000 zł, co stanowiło równowartość 6.382,49 euro (według obowiązującego w badanym okresie średniego kursu złotego w stosunku do euro 4,3870 ustalonego w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 maja 2006 roku w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych, Dz. U. nr 87, poz. 610). W oparciu o powyższe należy stwierdzić, że zamawiający nie wypełnił dyspozycji wynikającej z § 3 ww. zarządzenia, zgodnie z którym przy dokonywaniu wydatków, których wartość zawiera się w przedziale od 6.000 euro do 14.000 euro przeprowadza się przetarg nieograniczony, lub rozeznanie cenowe, zapraszając do składania ofert taką liczbę wykonawców świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia która zapewni konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty (co najmniej dwóch wykonawców). Obowiązek uprzedniego rozpoznania rynku wynikał również z art. 35 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104 ze zm.), zgodnie z którym wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. W dniu 25 lipca 2007 roku zamawiający wystąpił w formie ustnej do wykonawcy Pracownia Geodezyjna „GEOMIAR” s.c. o wykonanie map do celów projektowych do

95

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

projektu drogi Piątkowisko – Petrykozy – Górka Pabianicka. W oparciu o formularz dokumentujący udzielenie zamówienia o wartości do 14.000 euro (załącznik nr 2 do zarządzenia nr 17/2007 z dnia 11 czerwca 2007 roku, opisane powyżej), ustalono że zamawiający zwrócił się tylko do jednego wykonawcy, a ponadto jak wynika z ustnych wyjaśnień w związku z udzielonym zamówieniem nie spisano umowy. Postępowanie zamawiającego może niewątpliwie budzić zastrzeżenia w kontekście treści powołanego art. 35 ust. 3 pkt 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych. Z tytułu opracowania map do celów projektowych, wykonawca, tj. „GEOMIAR” s.c. przedłożył w dniu 17 września 2007 roku fakturę VAT nr 118/07 na łączną kwotę 10.736 zł brutto. Fakturę opisano, sprawdzono pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Do wypłaty fakturę zatwierdził Wójta Gminy Pabianice Henryk Gajda przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy. Kwotę 10.736 zł przekazano przelewem w dniu 24 września 2007 roku. Gmina Pabianice nie spisała również umowy z wykonawcą ZPUH „PROFIL” Czesław Buczak w przedmiocie wykonania aktualizacji kosztorysu i scalenia dokumentacji technicznej na potrzeby wniosku o dofinansowanie przebudowy drogi gminnej w ramach Narodowego Programu Dróg Lokalnych dla inwestycji pn: „Przebudowa drogi gminnej Piątkowisko – Petrykozy – Górka Pabianicka – Świątniki, odcinek Petrykozy - Świątniki”. Kontrolowana dokumentacja nie zawierała również potwierdzenia o przeprowadzonym rozeznaniu cenowym wśród co najmniej dwóch wykonawców, co także budzi zastrzeżenia w zakresie obowiązku dokonywania wydatków publicznych w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Wykonawca, tj. ZPUH „PROFIL” Czesław Buczak przedłożył w dniu 12 lutego 2009 roku fakturę VAT nr 03/02/2009 na łączną kwotę 7.320 zł brutto. Fakturę opisano, sprawdzono pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Do wypłaty fakturę zatwierdził Wójta Gminy Pabianice przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy. Kwotę 7.320 zł przekazano przelewem w dniu 20 lutego 2009 roku. W złożonych wyjaśnieniach w zakresie zmian dokumentacji projektowej stwierdzono co następuje: „W 2005 roku wykonano dokumentację projektową na przebudowę drogi gminnej przez wieś Górka Pabianicka na długości 917,72 mb. Inwestycja miała być realizowana ze środków budżetu Gminy Pabianice. W związku z pojawieniem się możliwości uzyskania dofinansowania inwestycji w ramach Narodowego Programu Przebudowy Dróg Lokalnych na lata 2008 – 2011 rozszerzono zakres planowanej inwestycji do 3.500 mb uzasadniając połączenie z drogą krajową nr 71 od strony północnej z drogą powiatową nr 4911E od strony południowej. Dokumentację projektową wykonano na przebudowę ww. drogi na odcinku 3.500 mb tj. Piątkowisko – Świątniki z zamiarem realizacji tej inwestycji przy wsparciu ze środków budżetu państwa. W związku z uzyskaną informacją telefoniczną z Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad Oddział w Łodzi o zamiarze rozpoczęcia w roku 2009 robót budowlanych związanych z realizacją budowy obwodnicy Miasta Pabianic i Ksawerowa S- 14 i S-14BIS zdecydowano podzielić przedmiotową inwestycję na dwa etapy i przystąpić do realizacji I etapu, który nie koliduje z drogą ekspresową S-14 tj. na odcinku Petrykozy – Świątniki: 1.800 mb. Pozostały odcinek drogi gminnej na którą sporządzono dokumentację projektową zostanie zrealizowany po zakończeniu budowy trasy S-14 (trasa S-14 będzie przechodzić w środku drogi gminnej pozostawionej do przebudowy w terminie późniejszym). Nad drogą gminną będzie wybudowany wiadukt. Według zapewnień GDDKiA zakończenie budowy trasy S-14 ma nastąpić do końca 2011 roku w związku z czym realizacja II etapu przebudowy drogi gminnej nr 107258E nastąpiły w 2012 roku”. Wyjaśnienia złożone przez Henryka Madejskiego w zakresie zmian dokumentacji projektowej Piątkowisko – Petrykozy – Górka Pabianicka – Świątniki stanowią załącznik nr 36 protokołu kontroli.

96

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

PRAWIDŁOWOŚĆ STOSOWANIA PRZEPISÓW O ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH Zamawiający stosownie do treści art. 40 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity z 2007 roku, Dz. U. nr 223, poz. 1655 ze zm.) wszczął postępowanie przetargowe zamieszczając w dniu 25 lutego 2009 roku ogłoszenie o zamówieniu na tablicy ogłoszeń Urzędu oraz na stronie internetowej pod adresem: www.bip.pabianice.gmina.pl. Zamawiający zamieścił również ogłoszenie o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych pod nr: 42007-2009 (w dniu 25 lutego 2009 roku). Podane do publicznej wiadomości ogłoszenia spełniały wymogi przewidziane w art. 40 ust. 6 pkt 1 - 3 wskazanej ustawy. Wszystkie ogłoszenia o zamówieniu zawierały informacje określone w art. 41 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zamawiający nie przewidział udzielania zamówień uzupełniających. Analiza strony internetowej zamawiającego wykazała udostępnienie specyfikacji istotnych warunków zamówienia od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych, tj. od 25 lutego 2009 roku. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zawarto większość informacji, o których mowa w art. 36 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych określając m.in.: a) termin wykonania zamówienia - do 31 października 2009 roku, b) termin związania ofertą - 30 dni to jest do 18 kwietnia 2009 roku, c) nie wymagano wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, d) opis przedmiotu zamówienia – „przebudowa drogi gminnej Piątkowisko - Petrykozy - Górka Pabianicka - Świątniki od km 1+781 do km 3+582, tj.: na odcinku od skrzyżowania z drogą powiatową w m. Petrykozy do granicy drogi krajowej nr 71 Pabianice – Konstantynów Łódzki. Długość przebudowanego odcinka wynosi 1801 mb. Przebudowa drogi polegać będzie na wykonaniu na całym odcinku nowej nawierzchni asfaltowej szer. 5,5 m wraz z niezbędnym odwodnieniem oraz budowie chodnika z kostki brukowej. ” Zamawiający określił również zakres rzeczowy robót wskazując ponadto, że szczegółowy zakres robót zawiera: projekt budowlany, przedmiar robót i kosztorys ślepy, specyfikacja techniczna wykonania i odbioru robót stanowiące załączniki do niniejszej dokumentacji przetargowej. Inspektorzy kontroli ustalili, że projekt wykonawczy (opis techniczny) opublikowany na stronie internetowej zamawiającego, stanowiący załącznik nr 7 do siwz opisywał odcinek drogi podlegający przebudowie o długości 3.582 mb, tj. od km 0+000 do km 3+582 z wyłączeniem pasa długości od km 1+045 do km 1+397 przeznaczonego na budowę obwodnicy miasta Pabianic. Jedynie na pierwszych dwóch stronach ww. projektu wykonawczego wskazano, że dotyczy on odcinka drogi gminnej od km 1+781 do km 3+582. W opinii kontrolujących opis techniczny zamieszczony na stronie internetowej zamawiającego mógł utrudniać złożenie ofert wykonawcom. Powyższe stanowiło naruszenie art. 29 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty, e) warunki udziału w postępowaniu – zamawiający ograniczył się w treści siwz do niekompletnego zacytowania art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych wskazując, że o zamówienie publiczne mogą ubiegać się wykonawcy, którzy m.in. posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia (analogiczna treść w ogłoszeniach o zamówieniu). W zakresie tego warunku zamawiający nie dopuścił za ww. ustawą (w jej ówczesnym brzmieniu), iż wykonawcy mogą spełnić powołany

97

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

warunek przedstawiając pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia. Dopuszczalność przedłożenia ww. pisemnego zobowiązania innych podmiotów wynikała jedynie z wzoru oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu stanowiącego załącznik nr 2 do siwz., f) osobę uprawnioną do porozumiewania się z wykonawcami. Nie zawarto natomiast informacji o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, co naruszało art. 36 ust. 1 pkt 7 ustawy. Zamawiający przyjął jedynie formę pisemną w sytuacji występowania oferentów o wyjaśnienie specyfikacji istotnych warunków zamówienia, g) wymagania dotyczące wadium – ustalono wadium w wysokości 15.000 zł. Zamawiający wymieniając formy w jakich wykonawcy mogą wnosić wadium pominął: poręczenia spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej oraz poręczenia udzielane przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007 r. nr 42, poz. 275). Wobec powyższego zamawiający ograniczył formy wnoszenia wadium dopuszczone ustawą, a tym samym naruszył art. 36 ust. 1 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, h) opis sposobu obliczenia ceny – „cena oferty musi być podana cyfrowo i słownie w PLN, z wyodrębnieniem podatku VAT zgodnie z kosztorysem ofertowym. Kosztorys ofertowy musi uwzględniać wszystkie dane wyszczególnione w wierszach i kolumnach przedmiaru robót i kosztorysu ślepego stanowiących załącznik do SIWZ i opracowanych w oparciu o specyfikację techniczną wykonania i odbioru robót. Cena jest iloczynem ceny jednostkowej dla poszczególnych elementów robót i ilości jednostek obmiarowych tych elementów”. Przytoczone fragmenty opisu sposobu obliczenia ceny zamieszczone w pkt 12 siwz wskazywały, że zamawiający zastosował wynagrodzenie kosztorysowe. Powyższe znalazło potwierdzenie w §3 ust. 1 wzoru umowy stanowiącego załącznik do siwz: „ Wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy jest wynagrodzeniem kosztorysowym i ustala się na kwotę […] ” W dalszej części pkt 12 siwz czytamy natomiast: c ena całkowita oferty jest sumą wartości elementów robót, plus pozostałe koszty niezbędne do poniesienia dla zrealizowania przedmiotu zamówienia ”, który to zapis wskazywał na zastosowanie wynagrodzenia ryczałtowego. Podobnie w pkt 3 specyfikacji zamawiający zapisał: „cena podana w ofercie musi obejmować całkowity zakres prac oraz wszelkie prace towarzyszące niezbędne do realizacji zamówienia.” W opinii kontrolujących zamieszczony w siwz sposób obliczenia ceny był niejednoznaczny, i) warunki umowy (pkt 15 siwz), istotne dla stron postanowienia: „ projekt umowy, jaka zostanie zawarta z wybranym oferentem, stanowi załącznik do niniejszej specyfikacji. Wykonawca zapłaci zamawiającemu kary umowne za odstąpienie od umowy w wysokości 10% wynagrodzenia umownego, za zwłokę w usunięciu wad stwierdzonych przy odbiorze w wysokości 1.0% wartości zamówienia za każdy dzień zwłoki. Za opóźnienie w oddaniu określonego w umowie przedmiotu odbioru w wysokości 1,0% wynagrodzenia umownego za każdy dzień zwłoki. ” Tymczasem w projekcie umowy stanowiącym załącznik nr 3 do siwz kary umowne uregulowano w odmienny sposób (sprzeczny): „ wykonawca płaci zamawiającemu kary umowne: a) za zwłokę w wykonaniu określonego w umowie przedmiotu umowy w wysokości – 0,3% wynagrodzenia umownego netto za każdy dzień zwłoki, b) za zwłokę w usunięciu wad stwierdzonych przy odbiorze lub w okresie gwarancji – w wysokości 0.3 % wynagrodzenia umownego

98

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

netto za każdy dzień zwłoki liczony od upływu terminu wyznaczonego na usunięcie wad, c) za odstąpienie od umowy w z przyczyn zależnych od Wykonawcy w wysokości 10 % wynagrodzenia umownego netto ” (§ 6), j) środki ochrony prawnej przysługujące wykonawcom w toku postępowania o udzielenie zamówienia. Specyfikacja zawierała pouczenie o protestach i odwołaniach. Zamawiający pominął, natomiast skargę do sądu, o której mowa w art. 194 i nast. ustawy Prawo zamówień publicznych, czym nie wypełnił dyspozycji z art. 36 ust. 1 pkt 17 ww. ustawy. W toku czynności kontrolnych ustalono, że w dniu 12 marca 2009 roku (za pośrednictwem faksu), jeden z wykonawców („KRAL” Sp. z o.o.) wniósł do zamawiającego pytania dotyczące treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia (potwierdzone za pośrednictwem poczty w dniu 16 marca 2009 roku): a) „W opisie technicznym jest mowa o budowie przepustów fi 800 - brak tych przepustów w przedmiarze. Odpowiedź: przepusty ø800 nie występują w pierwszym etapie przebudowy drogi gminnej nr 108258E Piątkowisko – Petrykozy – Górka Pabianicka – Świątniki, dlatego brak ich w przedmiarze bieżącym. b) Z jakiego betonu należy wykonać ścianki czołowe przepustów, budowę wylotów, ławy fundamentowe i fundament pod rury żelbetowe? Odpowiedź: Właściwości betonu pod przepust i ścianki czołowe zawiera SST D.03.01.01. „Przepusty pod koroną drogi” strona 44 - 51. c) Według załącznika obmiarowego - m³ wykopów to: przyłącza fi 200 - 83 m³, studnie fi 1000 - 138 m 3, wpusty uliczne - 166 m 3, rów kryty - 371 m 3. Razem: 758 m³, a w poz. 54 przedmiaru jest 746,50 m³. Odpowiedź: W przedmiarze od ogólnej ilości załącznika obmiarowego odjęto wykop pod sączek 8,4 m 3 w km 2+309,14 ponieważ został on uwzględniony w wykopie pod przepust ø500. Przepust i sączek będą ułożone w tym samym wykopie. d) Wg załącznika obmiarowego wykop pod rów kryty przewidziano na długości 335 mb, natomiast rur fi 400 trzeba ułożyć 491 mb, dlaczego nie ma wykopów na 156 mb? Odpowiedź: Rów kryty, który został zaprojektowany ma dł. 335 i ma być wykonany z rur o tej samej średnicy co przepusty pod wjazdami dlatego w załączniku obmiarowym w punkcie 20 rury pod wjazdy i rów kryty zostały policzone razem. Wykop pod rury na zjazdach uwzględniono w punkcie 19 załącznika obmiarowego wraz z wykopem rowu. e) Jakie rury fi 400 należy ułożyć: PVC czy PEHD? Odpowiedź: Na planie sytuacyjnym projektu technicznego znajduje się uwaga informująca, że trzeba zastosować rury ø400 PEHD. f) Na jakim podłożu i jakiej grubości należy ułożyć rury fi 200, brak tej pozycji w przedmiarach? Odpowiedź: Rury ø200 należy układać zgodnie ze SST D.03.02.01 „Elementy odwodnienia (rów kryty)”. Zgodnie z w/w specyfikacją cena 1 metra ułożenia rury obejmuje wykonanie niezbędnych podsypek i zasypek z zagęszczeniem, które należy uwzględnić w cenie ułożenia 1 mb rury ø200. g) Do wysokości 30 cm nad rurę zasypkę należy wykonać piaskiem a w przedmiarze przyjęto zasypkę, ziemią z wykopów (poz. 61). Odpowiedź: Przepusty należy zasypywać materiałem zgodnym w SST D.03.01.01. „Przepusty pod koroną drogi”. Zgodnie z w/w specyfikacją cena 1 metra ułożenia rury obejmuje wykonanie niezbędnych zasypek z zagęszczeniem, które należy uwzględnić w cenie ułożenia 1 mb przepustu. Dopuszcza się wykorzystanie na zasypki materiału z wykopów za zgodą Inżyniera.

99

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

h) Brak jest zasypki w dziale – Przepusty. Odpowiedź: Zgodnie z SST D.03.01.01. „Przepusty pod koroną drogi” zasypki należy uwzględnić w cenie ułożenie 1 mb przepustu”. Pytania i odpowiedzi do treści siwz zostały zamieszczone na stronie internetowej Urzędu Gminy Pabianice w dniu 13 marca 2009 roku.

W przewidzianym terminie składania ofert, tj. do dnia 19 marca 2009 roku do godziny 11:00 wpłynęło 9 ofert: OFERTA nr 1 - wpłynęła w dniu 19 marca 2009 roku o godz. 8:00. Cena brutto oferty 2.804.185,23 zł, netto – 2.298.512,48 zł. Ofertę złożył wykonawca Przedsiębiorstwo Budowy Dróg i Mostów „ERBEDIM” Sp. z o.o., 97-300 Piotrków Trybunalski, ul. Żelazna 3. W wyniku analizy złożonej oferty nie stwierdzono nieprawidłowości. OFERTA nr 2 - wpłynęła w dniu 19 marca 2009 roku o godz. 8:40. Cena brutto oferty 3.107.176,89 zł, netto – 2.546.866,30 zł. Ofertę złożył wykonawca „STRABAG” Sp. z o.o., 03-472 Warszawa, ul. B. Brechta 7. W wyniku analizy złożonej oferty nie stwierdzono nieprawidłowości. OFERTA nr 3 - wpłynęła w dniu 19 marca 2009 roku o godz. 10:35. Cena brutto oferty 2.641.863,85 zł, netto – 2.165.462,17 zł. Ofertę złożył wykonawca Przedsiębiorstwo Robót Drogowych i Mostowych Sp. z o.o., Czartki 60, 98-200 Sieradz. W wyniku analizy złożonej oferty nie stwierdzono nieprawidłowości. OFERTA nr 4 - wpłynęła w dniu 19 marca 2009 roku o godz. 10:35. Cena brutto oferty 2.284.338,86 zł, netto – 1.872.408,90 zł. Ofertę złożył wykonawca Przedsiębiorstwo Robót Drogowych S.A., ul. Łódzka 108, 99-200 Poddębice. W wyniku analizy złożonej oferty nie stwierdzono nieprawidłowości. OFERTA nr 5 - wpłynęła w dniu 19 marca 2009 roku o godz. 10:42. Cena brutto oferty 2.672.766,25 zł, netto – 2.190.792,01 zł. Ofertę złożył wykonawca Przedsiębiorstwo Robót Drogowych i Mostowych S.A., 97-400 Bełchatów, ul. Lipowa 67. W wyniku analizy złożonej oferty nie stwierdzono nieprawidłowości. OFERTA nr 6 - wpłynęła w dniu 19 marca 2009 roku o godz. 10:42. Cena brutto oferty 3.420.710,47 zł, netto – 2.803.861,04 zł. Ofertę złożył wykonawca „KRAL” Sp. z o.o., 90-505 Łódź, ul. Marii Skłodowskiej Curie 12/14. W wyniku analizy złożonej oferty nie stwierdzono nieprawidłowości. OFERTA nr 7 - wpłynęła w dniu 19 marca 2009 roku o godz. 10:44. Cena brutto oferty 2.658.428,68 zł, netto – 2.179.039,90 zł. Ofertę złożył wykonawca „LAMBDAR” Sp. z o.o., ul. Dostawcza 6, 93-231 Łódź. W wyniku analizy złożonej oferty nie stwierdzono nieprawidłowości. OFERTA nr 8 - wpłynęła w dniu 19 marca 2009 roku o godz. 10:58. Cena brutto oferty 2.444.868,58 zł, netto – 2.003.990,64 zł. Ofertę złożył wykonawca „BUD-TRANS” Roboty Budowlano Drogowe Jan Karbowiak, ul. Uniejowska 170A, 98-200 Sieradz. W wyniku analizy złożonej oferty nie stwierdzono nieprawidłowości. OFERTA nr 9 - wpłynęła w dniu 19 marca 2009 roku o godz. 10:59. Cena brutto oferty 2.089.558,09 zł, netto – 1.712.752,53 zł. Ofertę złożył wykonawca „WŁODAN” Andrzej Włodarczyk Sp. j., Porszewice 31, 95-200 Pabianice. W wyniku analizy złożonej oferty ustalono: a) Do oferty załączono wszystkie oświadczenia i dokumenty wymagane przez zamawiającego w tym m.in. gwarancję ubezpieczeniową zapłaty wadium nr LD/150200/112/2009 (z dnia 17 marca 2009 roku) w wysokości 15.000 zł na okres od dnia 19 marca 2009 roku do 18 kwietnia 2009 roku.

100

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

b) Zastrzeżenia kontrolujący budzi fakt nie naniesienia kolejnych numerów na siedmiu stronach złożonej oferty (3 strony aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego, 2 strony w części oferty dotyczącej kwalifikacji pracowników wykonawcy i 2 strony w części dotyczącej wykazu wykonanych robót i referencji z nimi związanych). c) Jednym z dokumentów wymaganych przez zamawiającego była: „informacja banku, w którym wykonawca posiada podstawowy rachunek bankowy, potwierdzająca wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy, wystawiona nie wcześniej niż 3 miesięcy przed upływem terminu składania ofert - zdolność kredytowa w wysokości nie mniejszej niż 25% ceny ofertowej lub posiada środki finansowe na wykonanie inwestycji nie mniej niż 25% ceny ofertowej”. Wykonawca załączył do oferty informację z banku datowaną na dzień 12 stycznia 2009 roku, wystawioną przez bliżej nieokreślone osoby (podpisy nieczytelne), zgodnie z którą posiadał w banku rachunek bieżący założony w dniu 16 stycznia 2001 roku. „Średniomiesięczne obroty na rachunku w okresie ostatnich 12 miesięcy wyrażają się kwotą 7 – cyfrową w PLN. Saldo na rachunku na dzień 9 stycznia 2009 roku wyraża się kwotą 7 – cyfrową w PLN. Rachunek jest wolny od zajęć sądowych. Współpraca z Klientem układa się bardzo dobrze. ” W ocenie inspektorów kontroli treść dokumentu załączonego do oferty nie przesądzała jednoznacznie, że wykonawca spełnił warunek dotyczący znajdowania się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, co najmniej ze względu na fakt, iż: - w dokumencie nie określono, czy saldo na rachunku wykonawcy jest saldem dodatnim, czy ujemnym, - trudno jednoznacznie przesądzić o znaczeniu zwrotu „ kwota 7- cyfrowa w PLN ” (np. 5.235.789 zł, lub 11.675,23 zł), - dokument nie wspomina, czy rachunek jest wolny od innych zajęć niż sądowe np. administracyjnych, - każdy z pozostałych ośmiu wykonawców w przedłożonych ofertach załączył informacje (opinie), które nie budziły nadmienionych wątpliwości określając jednoznacznie w sposób kwotowy posiadane środki finansowe, zdolność kredytową, uruchomione kredyty itp. Ponieważ załączony dokument nie rozstrzygał o kondycji finansowej wykonawcy i nie wypełniał warunku postawionego w siwz, zamawiający zgodnie z treścią art. 26 ust. 3 ustawy był zobligowany wezwać wykonawcę do złożenia brakujących dokumentów. Zamawiający nie wezwał wykonawcy do złożenia przedmiotowych oświadczeń, czym naruszył powołane unormowanie, zgodnie z którym - zamawiający wzywa wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1, lub którzy nie złożyli pełnomocnictw, albo którzy złożyli wymagane przez zamawiającego oświadczenia i dokumenty, o których mowa w art. 25 ust. 1, zawierające błędy lub którzy złożyli wadliwe pełnomocnictwa, do ich złożenia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich złożenia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Złożone na wezwanie zamawiającego oświadczenia i dokumenty powinny potwierdzać spełnianie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu oraz spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub

101

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego, nie później niż w dniu, w którym upłynął termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo termin składania ofert. Jednocześnie udzielił zamówienia publicznego na rzecz wykonawcy, który podlegał wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, co naruszało art. 24 ust. 2 pkt 3 ustawy Prawo zamówień publicznych. W następstwie powołanych zastrzeżeń Henryk Madejski w dniu 15 października 2010 roku przedłożył wyjaśnienie banku, który wystawił uprzednio informację załączoną do oferty wykonawcy: „ Fortis Bank Oddział w Łodzi informuje, iż użyte w opinii stwierdzenie „Saldo na rachunku na dzień 09 stycznia 2009 roku wyraża się kwotą 7-cyfrową w PLN” oznacza, iż minimalna kwota środków własnych klienta wynosiła 1.000.000 zł. W tym konkretnym przypadku była to znacznie wyższa kwota. Środki własne klienta nie uwzględniają dostępnego kredytu w rachunku bieżącym, który klient ma udzielony w Banku. ” Informacja uzupełniająca udzielona przez bank wybranego wykonawcy stanowi załącznik nr 37 protokołu kontroli. Inspektorzy kontroli ustalili, że oferty wpływające w ramach przetargów o zamówienie publiczne ewidencjonowane są od 2005 roku w specjalnie utworzonym do tego celu rejestrze inwestycji. W przedmiotowym postępowaniu jedynie oferty o nr 1 i 2 odnotowano w ww. rejestrze. Żadna z ofert złożonych w postępowaniu nie została natomiast zewidencjonowana w dzienniku korespondencji pism wpływających, a tym samym ofertom nie nadano numeru ewidencyjnego (wskazywano jedynie kolejne numery ofert tj. 1, 2,… 9), co było niezgodne z §6 ust. 11 załącznika do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319 ze zm.), zgodnie z którym na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania i wchodzący numer ewidencyjny z rejestru kancelaryjnego.

Zgodnie z protokołem postępowania sporządzonym na druku ZP-2 wartość zamówienia ustalona została przez Czesława Buczaka (wykonawca dokumentacji projektowej) na kwotę 3.552.271,50 zł, co stanowiło równowartość 916.218,69 euro (według obowiązującego w badanym okresie średniego kursu złotego w stosunku do euro 3,8771 ustalonego w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 2007 roku w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych, Dz. U. nr 241, poz. 1763). Inspektorzy kontroli ustalili, że zamawiający określił wartość zamówienia wskazując kwotę brutto wynikającą z zaktualizowanego kosztorysu inwestorskiego datowanego na październik 2008 roku. Powyższe naruszało art. 32 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych - podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością. Prawidłowo ustalona wartość szacunkowa inwestycji na podstawie kosztorysu inwestorskiego opracowanego w październiku 2008 roku wynosiła 2.911.697,95 zł netto. W przeliczeniu na euro wartość zamówienia wynosiła 750.998,93 euro. W punkcie 5 protokołu ZP-2 stwierdzono, że otwarcie ofert nastąpiło w dniu 19 marca 2009 roku o godzinie 12:00 w Urzędzie Gminy Pabianice . Do upływu terminu składania

102

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

ofert wpłynęło 9 ofert. Bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający podał kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, w wysokości 3.552.271,50 zł. Zgodnie z pkt 6 protokołu wymagane warunki udziału w postępowaniu spełniło 9 wykonawców. Z postępowania nie wykluczono żadnego wykonawcy oraz nie odrzucono żadnej oferty. Protokół ZP-2 został podpisany przez Wójta Gminy Pabianice Henryka Gajdę oraz członka komisji przetargowej Henryka Madejskiego. Zgodnie z treścią pkt 9 protokołu zamawiający jako najkorzystniejszą wybrał ofertę nr 9 – „WŁODAN” Sp. j., Porszewice 31 95-200 Pabianice. Załączniki do niniejszego protokołu ZP-2 stanowiły m.in.: − oświadczenia o braku okoliczności skutkujących wyłączeniem z postępowania złożone przez: Henryka Gajdę – Wójta Gminy Pabianice oraz wszystkich członków komisji przetargowej (oświadczenia złożone zostały na drukach ZP-11), − druk ZP-21 – streszczenie oceny i porównania złożonych ofert, − druk ZP-12 – zbiorcze zestawienie ofert. Kontrolowana dokumentacja zawierała również protokół z otwarcia ofert. W dniu 23 marca 2009 roku sporządzono zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty podpisane przez Wójta Gminy Pabianice. Tego samego dnia nadmienione pismo zostało wysłane za pomocą poczty do wykonawców, którzy złożyli oferty w przedmiotowym postępowaniu, wywieszone na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego oraz zamieszczone na stronie internetowej zamawiającego. Nadmienione dokumenty sporządzono stosownie do wymagań przewidzianych w art. 92 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. W dniu 31 marca 2009 roku, tj. po uprawomocnieniu się czynności wyboru najkorzystniejszej oferty oraz w terminie związania ofertą, zgodnie z art. 94 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, Gmina Pabianice reprezentowana przez Henryka Gajdę – Wójta Gminy przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy Marii Nowickiej, zawarła umowę z wykonawcą „WŁODAN” Andrzej Włodarczyk Sp. j. z siedzibą w Porszewicach nr 31, 95-200 Pabianice, w imieniu którego występował Andrzej Włodarczyk – właściciel. Przedmiotem umowy była przebudowa drogi gminnej Piątkowisko – Petrykozy – Górka Pabianicka – Świątniki od km 1+781 do km 3+582, tj. na odcinku od skrzyżowania z drogą powiatową w miejscowości Petrykozy do granicy drogi krajowej nr 71 Pabianice – Konstantynów Łódzki. Treść umowy odpowiadała treści załączonego do siwz wzoru umowy, a więc zawierała elementy sprzeczne z treścią specyfikacji, w szczególności w zakresie kar umownych (omówiono we wcześniejszej części protokołu). Ponadto w umowie ustalono m.in.: - termin realizacji umowy: od dnia 1 kwietnia do 31 października 2009 roku (stosownie do zapisów siwz), - wykonawca udzielił 3 - letniej gwarancji na przedmiot umowy. Strony umowy zawartej w dniu 31 marca 2009 roku ustaliły za wykonanie przedmiotu umowy wynagrodzenie kosztorysowe, zgodnie ze złożoną ofertą w wysokości 2.089.558,09 zł brutto (1.712.752,53 zł netto). Zapłata wynagrodzenia za wykonanie przedmiotu umowy następować miała na podstawie wystawionych przez Wykonawcę faktur, w terminie 14 dni od daty ich doręczenia Zamawiającemu. Podstawą dla Wykonawcy do wystawienia faktury będzie odbiór robót potwierdzony spisanym przez strony protokołem odbioru bez zastrzeżeń: częściowym lub końcowym. Ustalono trzy fakturowania w tym dwa przejściowe do wartości 50% wynagrodzenia kosztorysowego obejmujące okresy nie krótsze niż miesięczne.

103

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

W dniu 31 marca 2009 roku zamieszczono ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych pod nr 85782-2009 oraz na stronie internetowej zamawiającego.

Na podstawie dokumentacji źródłowej ustalono dwie zmiany fragmentów przedmiotu zamówienia wynikającego z dokumentacji projektowej załączonej do siwz zawierającej szczegółowy zakres robót: a) pismem z dnia 30 czerwca 2009 roku Kierownik Budowy wykonawcy (Krzysztof Hemer) wystąpił z wnioskiem o wyrażenie zgody na dokonanie zmiany materiałowej w przedmiocie wykonania przepustów pod drogą, które zgodnie z projektem budowlanym miały być wykonane z rur żelbetonowych o średnicy 50 cm. Zaproponowano zastosowanie rur wykonanych z wysokoudarowej odmiany polietylenu PEHD (PECOR OPTIMA) przy jednoczesnym zastosowaniu gotowych elementów drogowych zbrojonych skośnych ścianek przepustu na ich wlotach i wylotach. Zaproponowana zmiana miała na względzie podniesienie wytrzymałości projektowanych przepustów. Jednocześnie wykonawca oświadczył, że proponowane zmiany nie zmienią wysokości wynagrodzenia. Inspektor Nadzoru Budowlanego Czesław Buczak pozytywnie zaopiniował zmianę w zakresie wykonania rur PEHD, wskazując jednocześnie: „ proponuję wykonywanie ścianek na mokro ze względu na trwalsze jej powiązanie z gruntem ”. Zgodę na zmianę materiałów w zakresie wykonania przepustów z rur PEHD wyraził również Wójt Gminy Pabianice Henryk Gajda; b) pismem z dnia 2 września 2009 roku Kierownik Budowy wykonawcy (Krzysztof Hemer) wystąpił z wnioskiem o wyrażenie zgody na ujednolicenie nawierzchni zjazdów na odcinkach, gdzie nie był budowany chodnik i wykonanie zjazdów z kostki brukowej. Zaproponowana zmiana miała podnieść jakość projektowanych zjazdów. Wartość dodatkową miały stanowić jedynie obramowania. Jednocześnie wykonawca oświadczył, że ujednolicenie zjazdów nie zmieni wartości wynagrodzenia dla wykonawcy robót i wszelkie dodatkowe koszty wynikające ze zmiany zostaną pokryte przez wykonawcę. Propozycję zmiany pozytywnie zaopiniował Inspektor Nadzoru i zatwierdził Wójt Gminy. Stosownie do treści art. 144 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (w jego ówczesnym brzmieniu) ustawodawca zakazał dokonywania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz określił warunki takiej zmiany. Nowelizacja ww. przepisu miała zapewnić przejrzystość postępowań poprzez dopuszczenie zmian umowy o zamówienie publiczne (nawet w dość istotnym zakresie np. wynagrodzenia), ale tylko wtedy, gdy warunki takiej zmiany (jej zakres, czego może dotyczyć) były przewidziane i znane wszystkim potencjalnym wykonawcom na etapie przygotowania ofert. Zamawiający nie przewidział możliwości zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty w ogłoszeniach o zamówieniu, natomiast w projekcie umowy stanowiącym załącznik nr 3 do siwz wskazał jedynie: „ Zmiana postanowień zawartej umowy może nastąpić w formie pisemnego aneksu pod rygorem nieważności takiej zmiany. Niedopuszczalna jest jednak pod rygorem nieważności zmiana postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że konieczność wprowadzenia takich zmian wynika z okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, lub zmiany te są korzystne dla Zamawiającego (§7) Roboty dodatkowe i zamienne lub nieprzewidziane, których potwierdzona przez Zamawiającego konieczność wykonania wystąpi w toku realizacji przedmiotu umowy, a których zakres nie przekracza uprawnień Zamawiającego z mocy Prawa Zamówień Publicznych,

104

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Wykonawca zobowiązany jest wykonać w przypadku ich zlecenia przy zachowaniu tych samych stawek kalkulacyjnych (§11). ” Jak wynika z powyższego zamawiający nie określił w treści ogłoszeń oraz siwz warunków, zakresu ewentualnych zmian. W związku z powyższym dokonane zmiany przedmiotu zamówienia naruszały powołaną regulację. Należy podkreślić, że załącznikami do podpisanej w dniu 31 marca 2009 roku umowy był przedmiar robót, dokumentacja projektowa, kosztorys ofertowy oraz specyfikacja techniczna wykonania i odbioru robót. Z kolei załącznikiem do oferty złożonej przez wykonawcę był m.in. zaakceptowany projekt umowy oraz wyceniony ślepy kosztorys, gdzie pkt 12 dotyczył zjazdów do posesji asfaltowych, natomiast w pkt 17 była mowa o przepustach pod drogą z rur żelbetowych o średnicy 50 cm. Analiza dziennika budowy wykazała, że nie wykonywano zjazdów asfaltowych (zapisy dotyczą wyłącznie wykonywania zjazdów z kostki), zaś wpis z dnia 4 sierpnia 2009 roku dotyczył posadowienia przepustu pod drogą z rur PEHD o średnicy fi 50 cm. Zmiana przedmiotu zamówienia nie została natomiast wykazana w kosztorysie powykonawczym stanowiącym załącznik do protokołu odbioru, gdzie zliczono m.in. koszty zjazdów asfaltowych oraz przepustów z rur żelbetowych (szerzej w dalszej części protokołu). Z przedłożonych wyjaśnień wynikało, że: powyższe zmiany nie były istotnymi dla przebudowywanej drogi i nie zwiększyły wartości robót. Wyjaśnienia złożone przez Henryka Madejskiego w zakresie zmian przedmiotu zamówienia stanowią załącznik nr 38 protokołu kontroli.

ZAMÓWIENIE NA ROBOTY DODATKOWE Zgodnie z protokołem konieczności nr 1 komisja w składzie Henryk Madejski (przedstawiciel zamawiającego), Czesław Buczak (Inspektor Nadzoru), Krzysztof Hemer (Kierownik budowy) stwierdziła na wniosek wykonawcy konieczność wykonania dodatkowych robót polegających na budowie, formowaniu i zagęszczeniu nasypów pod chodnik na odcinku od km 2+250,43 do km 2+433,87. W uzasadnieniu wskazano: „zostały ścięte, a następnie wykarczowane pnie drzew. Wielkość drzew (niektórych obwód przekraczał 3 m) oraz ich zagęszczenie (39 sztuk) spowodowało, że po usunięciu karpin ważących po kilka ton powstał dół zupełnie uniemożliwiający wyprofilowanie pobocza w taki sposób, aby można było wybudować chodnik. Zachodzi więc konieczność uzupełnienia gruntu i wybudowania nasypu z pisaku. Przewidywany do zasypania materiał pozostały po karczowaniu nie nadaje się do ponownego wbudowania w miejsce, gdzie ma być wykonany chodnik […] ”. Zastrzeżenia budzi fakt, że zgodnie z wpisem w dzienniku budowy z dnia 6 kwietnia 2009 roku rozpoczęto wycinkę 37 sztuk drzew, co odpowiadało liczbie wynikającej z dokumentacji projektowej. Podobnie w kosztorysie powykonawczym stanowiącym załącznik do protokołu odbioru wykazano wycięcie jedynie 37 drzew o średnicy nie przekraczającej 75 cm, co oznacza, że ich obwód w przybliżeniu wynosił 235,50 cm (O = 2∏r), a nie jak wskazano w protokole „ niektórych obwód przekraczał 3 m ”. Strony ustaliły wielkość zakresu rzeczowego robót dodatkowych na 560 m³ określając wynagrodzenie wykonawcy na kwotę 16.936,53 zł brutto. W protokole konieczności oraz w podpisanym aneksie nr I nie wskazano podstawy prawnej. Protokół konieczności zatwierdził Henryk Gajda – Wójt Gminy Pabianice. W dniu 8 lipca 2009 roku, Gmina Pabianice reprezentowana przez Henryka Gajdę – Wójta Gminy przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy Marii Nowickiej, zawarła aneks nr I z wykonawcą „WŁODAN” Andrzej Włodarczyk Sp. j., w imieniu którego występował Andrzej Włodarczyk. Strony umowy zawartej w dniu 31 marca 2009 roku zwiększyły wynagrodzenie kosztorysowe w wysokości 2.089.558,09 zł brutto (1.712.752,53 zł netto) o kwotę 16.936,53 brutto (13.882,40 zł netto) zgodnie z podpisanym protokołem

105

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

konieczności (wartość zamówienia poniżej kwoty wynikającej z art. 4 pkt 8 ustawy). Wynagrodzenie po zmianach: 2.106.494,61 brutto (1.726.634,93 zł netto).

W protokole konieczności nr II spisanym w dniu 28 sierpnia 2009 roku komisja w składzie Henryk Madejski (przedstawiciel zamawiającego), Czesław Buczak (Inspektor Nadzoru), Krzysztof Hemer (Kierownik Budowy) stwierdziła konieczność realizacji dodatkowych robót polegających na: wykonaniu warstwy z gruntu stabilizowanego cementem 2,5 MPa o grubości warstwy 15 cm na odcinku od km 2 + 540 do km 3 + 376, wydłużeniu kanału na odcinku ST1-ST5 (20 m) oraz budowie dodatkowych przepustów (12 m) i wzmocnień przy słupach energetycznych i zaworach wodociągowych z rur PEHD (12 m) o średnicy 40 cm. W uzasadnieniu wskazano: a) „po wykonaniu koryta pod konstrukcję drogi okazało się, że podłoże gruntowe jest bardzo plastyczne. Na podstawie przeprowadzonych badań makroskopowych próbek pobranych z podłoża można go określić jako grunt charakteryzujący się małą spoistością z wyczuwalną wyraźnie zawartością piasku ulegającemu rozmazaniu. Takie cechy klasyfikują grunt podłoża w grupie I odpowiadającej rodzajowi gruntu – piasek gliniasty. Katalog Typowych Konstrukcji Nawierzchni podatnych i półsztywnych IBDiM taki rodzaj gruntu określa się jako bardzo wysadzinowy (G3, G4). Wielkość zakresu rzeczowego została określona zgodnie z dokumentacją. ” Wartość robót dodatkowych została wyliczona na podstawie czynników cenotwórczych kosztorysu ofertowego wykonawcy i po negocjacjach wyniosła 88.733,04 zł brutto. b) Zwiększenie zakresu rzeczowego związanego z ułożeniem dodatkowych rur PEHD o średnicy 40 cm zostało spowodowane dokonaniem podziału działek wzdłuż pasa drogowego. Podział spowodował brak miejsca na wykonanie rowu odkrytego. Zaszła więc konieczność wydłużenia kanału krytego o dodatkowe 20 m i wybudowania dodatkowych wjazdów (3 sztuki x 6 m). Dla wzmocnienia i zabezpieczenia słupów energetycznych na skarpach rowów odkrytych zaszła konieczność wbudowania dodatkowych rur o łącznej ilości 12 m. Wartość robót dodatkowych – 5.763,28 zł brutto. W protokole konieczności oraz w podpisanym aneksie nr II nie wskazano podstawy prawnej. Protokół konieczności zatwierdził Henryk Gajda – Wójt Gminy Pabianice. W dniu 31 sierpnia 2009 roku, Gmina Pabianice reprezentowana przez Henryka Gajdę – Wójta Gminy przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy Marii Nowickiej, zawarła aneks nr II z wykonawcą „WŁODAN” Andrzej Włodarczyk Sp. j., w imieniu którego występował Andrzej Włodarczyk. Strony umowy zwiększyły wynagrodzenie wykonawcy o 94.496,32 zł brutto, a więc do kwoty 2.200.990,93 zł brutto (1.804.090,93 zł netto). Przedłożona dokumentacja nie zawierała: 1) Zaproszenia do negocjacji, co wskazuje na naruszenie art. 68 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym wraz z zaproszeniem do negocjacji zamawiający przekazuje informacje niezbędne do przeprowadzenia postępowania, w tym istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólne warunki umowy lub wzór umowy. Przepisów art. 36 ust. 1-3 oraz art. 37 i 38 nie stosuje się. Przepisy art. 36 ust. 4 i 5 stosuje się odpowiednio. 2) Oświadczenia wykonawcy o spełnianiu warunków przewidzianych w art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Powyższe naruszało art. 68 ust. 2 ww. ustawy - najpóźniej wraz z zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego wykonawca składa oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, a jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, również dokumenty potwierdzające spełnianie tych warunków. Przepis art. 25 stosuje się odpowiednio. Zamawiający

106

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

zgodnie z treścią art. 26 ust. 3 ustawy był zobligowany wezwać wykonawcę do złożenia brakujących oświadczeń. Zamawiający nie wypełnił jednak dyspozycji wynikającej z ww. przepisu. 3) Protokołu z postępowania (ZP-2), co naruszało art. 96 ust. 1 - w trakcie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający sporządza pisemny protokół postępowania o udzielenie zamówienia, zwany protokołem, zawierający co najmniej: opis przedmiotu zamówienia, informację o trybie udzielenia zamówienia, informacje o wykonawcach, cenę i inne istotne elementy ofert, wskazanie wybranej oferty lub ofert. 4) Druków ZP-11 – oświadczeń o braku okoliczności skutkujących wyłączeniem z postępowania, o których mowa w art. 17 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych. Protokół konieczności został podpisany przez Henryka Madejskiego oraz zatwierdzony przez Wójta Gminy Henryka Gajdę. Zamawiający nie zamieścił także w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszeń o udzielonych zamówieniach na roboty dodatkowe, a tym samym nie wypełnił dyspozycji wynikającej z art. 95 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych - jeżeli wartość zamówienia lub umowy ramowej jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, zamawiający niezwłocznie po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego albo umowy ramowej zamieszcza ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych. W złożonych wyjaśnieniach inspektor Henryk Madejski stwierdził: „[…] zaproszono firmę WŁODAN do złożenia kalkulacji cenowej na wykonanie warstwy z gruntu stabilizowanego cementem na podstawie czynników cenotwórczych kosztorysu ofertowego. Koszt wykonania dodatkowych robót został wyceniony na kwotę 94.496,32 zł brutto. W wyniku negocjacji uzyskano kwotę 88.733,04 zł brutto. Zaproszeniem do złożenia oferty na roboty dodatkowe była forma ustna oraz protokół konieczności. Druki ZP-11 i oświadczenie z art. 22 PZP nie były wypełnione gdyż był ten sam wykonawca, który uczestniczył w przetargu na zadanie podstawowe. Przeprowadzenie procedur przetargowych poprzez ogłoszenie w Biuletynie Zamówień Publicznych spowodowałoby wydłużenie realizacji zadania i uniemożliwienie wykonania w wyznaczonym terminie, który był nam narzucony w umowie podpisanej z Wojewodą Łódzkim na dofinansowanie zadania. Z uwagi na charakter robót i ich bezpośredni związek z przedmiotem zamówienia gmina jako Zamawiający uznała, że udzielenie na wykonanie robót dodatkowych drugiemu Wykonawcy w istotny sposób utrudniłoby możliwość dochodzenia ewentualnych roszczeń z tytułu rękojmi bądź gwarancji, Wykonawca któremu udzielono zamówienia realizował roboty zgodnie z harmonogramem.” Wyjaśnienia złożone przez Henryka Madejskiego w zakresie zamówienia na roboty dodatkowe Piątkowisko – Petrykozy – Górka Pabianicka – Świątniki stanowią załącznik nr 39 protokołu kontroli.

INSPEKTOR NADZORU INWESTORSKIEGO Kontrolowana dokumentacja zawierała dwie oferty oraz formularz dokumentujący udzielenie zamówienia o wartości do 14.000 euro na podstawie, którego ustalono, że zamawiający zwrócił się w formie telefonicznej do dwóch potencjalnych wykonawców. W dniu 31 marca 2009 roku, Gmina Pabianice reprezentowana przez Henryka Gajdę – Wójta Gminy przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy Marii Nowickiej, zawarła umowę z Czesławem Buczakiem właścicielem ZPUH „PROFIL”, ul. Daszyńskiego 3/11, 98-200 Sieradz. Przedmiotem umowy było pełnienie nadzoru inwestorskiego nad realizacją zadania pn. „przebudowa drogi gminnej Piątkowisko – Petrykozy – Górka Pabianicka –

107

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Świątniki od km 1+781 do km 3+582”. Zapłata wynagrodzenia dla wykonawcy ustalonego w wysokości 20.895 zł netto, 25.491,90 zł brutto miała nastąpić w terminie 30 dni licząc od daty doręczenia faktury (po dokonaniu protokolarnego odbioru całości robót bez zastrzeżeń). Wśród obowiązków inspektora wskazano m.in. potwierdzanie faktycznie wykonanych robót oraz usunięcia wad, a także, na żądanie inwestora, kontrolowanie rozliczeń budowy. Biorąc pod uwagę, że Inspektor Nadzoru zatwierdził kosztorys powykonawczy stanowiący załącznik do protokołu odbioru końcowego, zgodnie z którym zaliczono do ostatecznej ceny inwestycji m.in. koszty zjazdów asfaltowych oraz przepustów z rur żelbetowych, które de facto , jak wynika z wyjaśnień oraz z dokumentacji źródłowej (m.in. dziennika budowy) zostały zastąpione innymi materiałami (zmiana przedmiotu zamówienia) oraz był członkiem komisji, która spisała protokół konieczności nr I, w treści którego stwierdzono nieścisłości dotyczące ilości wykarczowanych drzew i ich obwodów (opisane powyżej), należy poddać w wątpliwość rzetelność wypełnienia wskazanej części przedmiotu umowy o pełnienie nadzoru inwestorskiego. W dniu 12 listopada 2009 roku do Urzędu Gminy wpłynęła faktura VAT nr 02/11/2009 za pełnienie nadzoru inwestorskiego na kwotę łączną brutto 25.491,90 zł. Faktura została opisana, sprawdzona pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzona do wypłaty przez Wójta Gminy. Kwotę 25.491,90 zł przekazano przelewem w dniu 18 listopada 2009 roku.

ZABEZPIECZENIE ŚRODKÓW W BUDŻECIE Rok 2009 W uchwale nr XIX/202/2009 Rady Gminy Pabianice z dnia 5 lutego 2009 roku w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Pabianice na rok 2009 zaplanowano 3.600.000 zł na kontrolowane zadanie inwestycyjne (załącznik nr 11 do uchwały – planowane nakłady na inwestycje w 2009 roku, dział 600, rozdział 60016, w tym środki z budżetu gminy - 1.800.000 zł i środki z budżetu państwa - 1.800.000 zł). Uchwałą nr XXXI/217/2009 Rady Gminy Pabianice z dnia 26 marca 2009 roku w sprawie zmian w budżecie Gminy Pabianice na 2009 rok zwiększono plan wydatków w dziale 600, rozdziale 60016, § 6050 o 1.800.000 zł z przeznaczeniem na przebudowę drogi gminnej Piątkowisko – Petrykozy – Górka Pabianicka – Świątniki od km 1+781 do km 3+582. Powyższe znalazło wyraz w uchwale nr XXXI/231/2009 Rady Gminy Pabianice z dnia 26 marca 2009 roku w sprawie zmian w załącznikach nr 11 i 12 do uchwały nr XIX/202/2009 Rady Gminy Pabianice z dnia 5 lutego 2009 roku w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Pabianice na rok 2009, w której planowane nakłady na ww. zadanie inwestycyjne na 2009 roku ustalono w wysokości 3.600.000 zł, środki pochodzące z budżetu państwa – 0 zł. Uchwałą nr XXXIV/239/2009 z dnia 26 maja 2009 roku w sprawie zmian w budżecie Gminy Pabianice na 2009 rok, Rada Gminy zwiększyła plan dochodów w dziale 600, rozdz. 60016, § 6330 o 1.044.779 zł z tytułu dotacji celowej przyznanej z budżetu państwa na realizację inwestycji i zakupów inwestycyjnych i jednocześnie zwiększyła plan wydatków w dziale 600, rozdziale 60016, § 6050 o 1.044.779 zł z przeznaczeniem na przebudowę ww. drogi gminnej. W uchwale nr XXXIV/240/2009 z dnia 26 maja 2009 roku, Rada Gminy zmniejszyła plan wydatków w dziale 600, rozdziale 60016, § 6050 (przebudowa drogi gminnej Piątkowisko – Petrykozy – Górka Pabianicka – Świątniki od km 1+781 do km 3+582) o 633.400 zł. Kolejnych zmniejszeń zaplanowanych wydatków na ww. inwestycje dokonano w drodze uchwały:

108

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

a) nr XXXIV/241/2009 z dnia 26 maja 2009 roku – o 125.000 zł, b) nr XXXIV/243/2009 z dnia 26 maja 2009 roku – o 50.000 zł, c) nr XXXV/248/2009 z dnia 25 czerwca 2009 roku – o 70.419 zł, d) nr XXXV/254/2009 z dnia 25 czerwca 2009 roku – o 5.000 zł, e) nr XXXVI/262/2009 z dnia 31 lipca 2009 roku – o 84.000 zł, f) nr XXXVII/270/2009 z dnia 28 sierpnia 2009 roku – o 143.080 zł, g) nr XXXVII/273/2009 z dnia 28 sierpnia 2009 roku – o 2.600 zł, h) nr XXXVIII/277/2009 z dnia 29 września 2009 roku – o 10.000 zł, i) nr XXXVIII/279/2009 z dnia 29 września 2009 roku – o 19.500 zł, j) nr XXXIX/291/2009 z dnia 28 października 2009 roku – o 66.156 zł, k) nr XXXIX/292/2009 z dnia 28 października 2009 roku – o 85.600 zł. Plan po zmianach: 3.350.024 zł (w tym środki z budżetu Gminy 2.305.245 zł, środki z budżetu państwa 1.044.779 zł), wykonanie 2.159.957,28 zł.

W dniu 19 listopada 2008 roku Gmina Pabianice złożyła wniosek o dofinansowanie przebudowy drogi lokalnej w ramach Programu Wieloletniego pod nazwą „Narodowy program przebudowy dróg lokalnych 2008 - 2011”. W dniu 20 kwietnia 2009 roku Gmina Pabianice reprezentowana przez Henryka Gajdę – Wójta Gminy (przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy Marii Nowickiej) zawarła z Wojewodą Łódzkim – Jolantą Chełmińską umowę nr 21/NPPDL/FE.V/09 o dofinansowanie środkami pochodzącymi z budżetu państwa projektu pn. „przebudowa drogi gminnej Piątkowisko – Petrykozy – Górka Pabianicka – Świątniki od km 1+781 do km 3+582”. W drodze umowy Wojewoda Łódzki udzielił beneficjentowi dotacji celowej z budżetu państwa w wysokości 1.044.779 zł, tj. 50% planowanej wartości kosztorysowej projektu 2.089.558,09 zł. Jednocześnie zastrzeżono, iż w przypadku obniżenia wartości projektu w stosunku do planowanej wartości kosztorysowej, wysokość przyznanej dotacji nie może przekroczyć 50% wartości projektu. W przypadku wzrostu wartości projektu w stosunku do planowanej wartości kosztorysowej, wysokość dotacji nie ulega zmianie a Gmina (beneficjent) zobowiązuje się pokryć wzrost kosztów ze środków własnych. Dotacja celowa miała zostać przekazana po złożeniu przez Gminę pisemnego wniosku o wypłatę oraz innych dokumentów szczegółowo wymienionych w umowie. Złożenie wniosku o wypłatę dotacji miało nastąpić w ciągu 30 dni od daty odbioru robót. Datę odbioru robót określono na dzień 31 października 2009 roku z możliwością przedłużenia do dnia 30 listopada 2009 roku. W dniu 20 listopada beneficjent złożył do Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego wniosek o wypłatę przyznanej dotacji celowej. Do wniosku załączono kopie dwóch faktur rozliczeniowych (opisane poniżej) oraz potwierdzenia wykonania transakcji przelewu, dwa protokoły odbioru robót, kosztorys powykonawczy – zestawienie zbiorcze, aneks nr I i II do umowy oraz protokoły konieczności. Należy zaznaczyć, że wśród załączników nie wymieniono pism na podstawie których zmieniono fragmenty przedmiotu zamówienia (opisane we wcześniejszej części protokołu), zaś kosztorys powykonawczy stanowiący załącznik do protokołu odbioru nie wykazywał zmienionych części przedmiotu zamówienia. W dniu 26 listopada 2009 roku Łódzki Urząd Wojewódzki przelał na rachunek Gminy Pabianice 1.044.779 zł.

109

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

PRAWIDŁOWOŚĆ FINANSOWANIA INWESTYCJI (ZGODNOŚĆ Z UMOWĄ , POTWIERDZANIE WYKONANIA ROBÓT ) ORAZ PRZYJĘCIE NA STAN ŚRODKÓW TRWAŁYCH Zgodnie z zapisami siwz oraz umowy zawartej w dniu 31 marca 2009 roku zamawiający nie wymagał wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. W dniu 20 sierpnia 2009 roku komisja w składzie: Henryk Madejski – inspektor ds. Gospodarki Komunalnej, Czesław Buczak – Inspektor Nadzoru Inwestorskiego, Krzysztof Hemer – Kierownik Budowy dokonała częściowego odbioru robót stwierdzając, że zostały one wykonane zgodnie z zamówieniem, bez usterek oraz zgodnie z załączonym do protokołu kosztorysem powykonawczym na kwotę 834.999,72 zł brutto. Protokół parafował również Wójt Gminy Pabianice. W dniu 24 sierpnia 2009 roku do Urzędu Gminy w Pabianicach wpłynęła faktura VAT o nr 133/D/2009 na kwotę łączną brutto 834.999,72 zł (684.426 zł netto). Termin płatności określono na 14 dni od daty otrzymania faktury. Faktura została opisana sprawdzona pod względem merytoryczny, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzona do wypłaty przez Henryka Gajdę – Wójta Gminy Pabianice przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy Marii Nowickiej. Fakturę zapłacono przelewem w dniu 1 września 2009 roku. W dniu 30 października 2009 roku wykonawca poinformował o zakończeniu robót budowlanych zgłaszając gotowość do odbioru końcowego. Odbiór końcowy trwał od 4 do 10 listopada 2009 roku. W dniu 10 listopada komisja w składzie: Edward Adamczyk – Zastępca Wójta Gminy, Ryszard Iwaśków - Kierownik Referatu Gospodarki Gruntami, Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska, Henryk Madejski – inspektor ds. Gospodarki Komunalnej przy udziale Krzysztofa Hemera – Kierownika Budowy sporządziła protokół odbioru końcowego przedmiotowej inwestycji. Zgodnie z protokołem odbioru wykonany obiekt oceniono jako dobry. Protokół odbioru zatwierdził również Czesław Buczak – Inspektor Nadzoru Inwestorskiego oraz Henryk Gajda – Wójt Gminy. Całkowita wartość robót wyniosła 2.127.145,38 zł brutto (w tym roboty dodatkowe). W dniu 12 listopada 2009 roku do Urzędu Gminy w Pabianicach wpłynęła faktura VAT o nr 209/D/2009 na kwotę łączną brutto 1.292.145,66 zł (1.059.135,79 zł netto). Termin płatności określono na 14 dni. Faktura została opisana sprawdzona pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzona do wypłaty przez Henryka Gajdę – Wójta Gminy Pabianice przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy Marii Nowickiej. Fakturę zapłacono przelewem w dniu 18 listopada 2009 roku. Zwiększenie wartości środka trwałego nastąpiło na podstawie dokumentu OT (brak numeru inwentarzowego) w dniu 31 grudnia 2009 roku. Wartość rozliczenia wynikająca z dokumentu OT wyniosła 2.233.029,25 zł. Nie określono osoby, która dokonała przyjęcia środka trwałego. Zasady ewidencji na koncie 011 oraz nieprawidłowości z nimi związane zostały opisane w dalszej części protokołu kontroli. Akta kontroli od strony 524 do strony 771.

KONTROLI PODDANO DOKUMENTACJĘ DOTYCZĄCĄ POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO O WARTOŚCI MNIEJSZEJ NIŻ KWOTY OKREŚLONE W PRZEPISACH WYDANYCH NA PODSTAWIE ART . 11 UST . 8 USTAWY Z DNIA 29 STYCZNIA 2004 ROKU PRAWO ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH (TEKST JEDNOLITY Z 2007 ROKU , DZ. U. NR 223, POZ . 1655 ZE ZM .) NA PRZEBUDOWĘ INSTALACJI TECHNOLOGICZNEJ W STACJI UZDATNIANIA WODY W ŻYTOWICACH . Dane dotyczące badanego zadania inwestycyjnego pn. „Przebudowa instalacji technologicznej w Stacji Uzdatniania Wody w Żytowicach” stanowią załącznik nr 40 protokołu kontroli.

110

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

ETAP PRZYGOTOWANIA INWESTYCJI (PROJEKTY , KOSZTORYSY ) W dniu 30 września 2009 roku Gmina Pabianice reprezentowana przez Henryka Gajdę – Wójta Gminy, zawarła umowę z wykonawcami Janem Kozłowskim i Bartłomiejem Kozłowskim prowadzącymi działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej: Zakład Projektowania i Realizacji Inwestycji „KOMA” s. c. z siedzibą w Łodzi, ul. Północna 27/29 p. 111. Umowa nie zawierała kontrasygnaty Skarbnika Gminy, co było niezgodne z art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 142, poz. 1591 ze zm.), który określa, że w przypadku gdy czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej. Przedmiotem umowy było wykonanie prac projektowych polegających na opracowaniu dokumentacji projektowej na przebudowę instalacji technologicznej w stacji uzdatniania wody w Żytowicach w systemie bezobsługowym. W ramach zamówienia przewidziano: dokumentację projektową, szczegółowe specyfikacje techniczne wykonania i odbioru robót, kosztorys inwestorski i przedmiar robót, całość opracowania w wersji elektronicznej na płycie CD. Termin wykonania do 15 grudnia 2009 roku. Strony ustaliły wynagrodzenie dla wykonawcy za realizację przedmiotu umowy w wysokości 39.340 zł netto, 47.994,80 zł brutto. Zamawiający zobowiązał się do zapłaty wynagrodzenia w terminie 30 dni od daty otrzymania faktury (§6 umowy). W oparciu o formularz dokumentujący udzielenie zamówienia o wartości do 14.000 euro (załącznik nr 2 do zarządzenia nr 17/2007 z dnia 11 czerwca 2007 roku - opisane powyżej), ustalono że zamawiający zwrócił się w formie ustnej i drogą elektroniczną do dwóch wykonawców, tj. ZPRI „KOMA” s. c. oraz „USŁUGI PROJEKTOWE” Hanna Majewska o realizację zamówienia. Wartość wybranej oferty (tańszej) wynosiła 39.340 zł, co stanowiło równowartość 10.146,76 euro (według obowiązującego w badanym okresie średniego kursu złotego w stosunku do euro 3,8771 ustalonego w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 2007 roku w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych, Dz. U, nr 241, poz. 1763). W dniu 15 grudnia 2009 roku spisano protokół z przekazania dokumentacji zamawiającemu, w imieniu którego występował Ryszard Iwaśków Kierownik Referatu Gospodarki Gruntami, Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska. Z tytułu opracowania dokumentacji, wykonawca, tj. „KOMA” s. c. przedłożył w dniu 16 grudnia 2009 roku fakturę VAT nr 38/2009 na łączną kwotę 47.994,80 zł brutto (39.340 netto). Fakturę opisano, sprawdzono pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Do wypłaty fakturę zatwierdził Wójt Gminy Pabianice Henryk Gajda przy kontrasygnacie Zastępcy Głównego Księgowego Budżetu Jolanty Kukieły. Kwotę 47.994,80 zł przekazano przelewem w dniu 22 grudnia 2009 roku.

PRAWIDŁOWOŚĆ STOSOWANIA PRZEPISÓW O ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH Zamawiający stosownie do treści art. 40 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity z 2007 roku, Dz. U. nr 223, poz. 1655 ze zm.) wszczął postępowanie przetargowe zamieszczając w dniu 5 lutego 2010 roku ogłoszenie o zamówieniu na stronie internetowej Urzędu pod adresem: www.bip.pabianice.gmina.pl. Kontrolowana dokumentacja nie zawierała natomiast ogłoszenia opatrzonego adnotacją wskazującą datę wywieszenia na tablicy informacyjnej Urzędu, co uniemożliwiało sprawdzenie wypełnienia dyspozycji wynikającej z treści art. 40 ust. 6 pkt 1 - 3 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zamawiający zamieścił ponadto ogłoszenie o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych pod nr: 32798- 2010 (w dniu 5 lutego 2010 roku). Podane do publicznej wiadomości ogłoszenia (dwa) spełniały wymogi przewidziane w art. 40 ust. 6 pkt 1 - 3 wskazanej ustawy. Ogłoszenia

111

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

o zamówieniu zawierały informacje określone w art. 41 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zamawiający nie przewidział udzielania zamówień uzupełniających oraz wprowadzania istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy. Zastrzeżenia dotyczące sekcji III.3.4. ogłoszenia, w zakresie dokumentu wymaganego w celu potwierdzenia spełniania warunku udziału w postępowaniu oraz dotyczące określenia przedmiotu wielkości lub zakresu zamówienia opisano szerzej przy analizie specyfikacji istotnych warunków zamówienia w dalszej części protokołu . Analiza strony internetowej zamawiającego wykazała udostępnienie specyfikacji istotnych warunków zamówienia od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych, tj. od 5 lutego 2010 roku. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia zawarto większość informacji, o których mowa w art. 36 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych określając m.in.: a) termin wykonania zamówienia - do 15 lipca 2010 roku, b) termin związania ofertą - 30 dni od ostatecznego terminu składania ofert, c) nie wymagano wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy, d) miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert – do 23 lutego 2010 roku do godziny 11:00, e) opis przedmiotu zamówienia: „ przebudowa instalacji technologicznej w Stacji Uzdatniania Wody w Żytowicach, zgodnie z projektem instalacyjno-technologicznym oraz z projektami instalacji urządzeń elektroenergetycznych i budowlano- konstrukcyjnym. W wyniku realizacji zadania woda przeznaczona do spożycia winna spełniać wymagania chemiczne w zakresie norm zawartości manganu i żelaza oraz pozostałe normy zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Zdrowia. W celu zapewnienia pracy SUW w systemie bezobsługowym oraz poprawy jakości wody przewiduje się do wykonania roboty w następującym zakresie: montaż nowych trzech zestawów filtracyjnych, centralnego mieszacza wodno-powietrznego, zainstalowanie nowego agregatu sprężarkowego, wymianę orurowania stacji na rury i kształtki ze stali kwasoodpornej. Oferowane zestawy muszą posiadać atesty PZH oraz winny posiadać karty katalogowe na poszczególne zestawy. W branży elektrycznej zaprojektowano wymianę głównej rozdzielni elektrycznej wraz z całą instalacją i instalacją ogrzewania elektrycznego. W zakresie budowlano-konstrukcyjnym wykonać należy konstrukcję fundamentów pod filtry odżelaziaczy i areator, całość fundamentu obłożyć płytkami ceramicznymi. Szczegółowe zakresy robót zawierają: projekty budowlane, przedmiary robót i kosztorysy ślepe, specyfikacje techniczne wykonania i odbioru robót, stanowiące załączniki do niniejszej dokumentacji przetargowej. ” Podobnie w ogłoszeniach o zamówieniu zamawiający określając przedmiot zamówienia w sekcji II.1.3. wskazał: „ przebudowa instalacji technologicznej w Stacji Uzdatniania Wody w Żytowicach, zgodnie z projektem instalacyjno - technologicznym oraz projektem instalacji urządzeń elektroenergetycznych i budowlano - konstrukcyjnym .” Inspektorzy kontroli stwierdzili w ww. projektach oraz w przedmiarach robót (zamieszczonych na stronie internetowej Urzędu i stanowiących załączniki do siwz) liczne przypadki opisywania elementów przedmiotu zamówienia poprzez wskazanie przykładowych, lub konkretnych producentów z pominięciem zwrotu „ lub równoważny ”. W ocenie kontrolujących użycie do opisu konkretnych nazw producentów nie znajdowało uzasadnienia w specyfice przedmiotu zamówienia, a zamawiający mógł opisać nadmienione przedmioty za pomocą dostatecznie

112

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

dokładnych określeń. Zamawiający naruszył tym samym art. 29 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych - przedmiotu zamówienia nie można opisywać przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, chyba że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia i zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń, a wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy "lub równoważny". W konsekwencji przedmiot zamówienia opisano w sposób, który mógł utrudniać uczciwą konkurencję, a więc z naruszeniem art. 29 ust. 2 ww. ustawy. Podobne zastrzeżenia zgłosił w dniu 15 lutego 2010 roku za pośrednictwem faksu wykonawca: „GUTOWSKI” Gutowski Jan 64-100 Leszno, ul. 17 stycznia 92, który jednocześnie wniósł zapytanie do zamawiającego: „ czy zamawiający dopuszcza zatem zastosowanie analogicznych pod względem technicznym, spełniających wszystkie żądane parametry, urządzeń innych producentów aniżeli określonych w Szczegółowej Specyfikacji Technicznej? ” Mimo, że w pkt 7 siwz wskazano, iż „pytania oferentów muszą być sformułowane na piśmie i skierowane na adres Urzędu Gminy ”, zamawiający udzielił w dniu 15 lutego 2010 roku odpowiedzi na pytanie: „Prowadząc postępowanie o udzielenie zamówienia na wykonawstwo modernizacji stacji uzdatniania wody zamiarem Zamawiającego jest osiągnięcie parametrów wody uzdatnionej zgodnych z wymogami Ministra Zdrowia poprzez zastosowanie urządzeń technologicznych o określonych parametrach technicznych, jakościowych i standardzie wykonania oraz gwarantujących niezawodność i nowoczesność. Dopuszcza się zastosowanie równoważnych urządzeń w stosunku do zaproponowanych w projekcie (w przypadku zamiany należy załączyć do oferty karty katalogowe urządzeń zamiennych). W celu oceny technicznej Wszyscy oferenci winni wyszczególnić urządzenia, które zamierzają zastosować oraz dołączyć do oferty atesty PZH na kompletne zestawy technologiczne: aeracji; filtracji, zestawu hydroforowego. ” Udzielona odpowiedź oznacza, że zamawiający uznał za wystarczającą formę faksu, lub otrzymał pisemne potwierdzenie, które nie znajdowało się w kontrolowanej dokumentacji. Odpowiedzi udzielił z upoważnienia Wójta Gminy Ryszard Iwaśków. W ocenie kontrolujących zamawiający nie wypełnił jednak dyspozycji wynikającej z: a) art. 38 ust. 2 - treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zamawiający przekazuje wykonawcom, którym przekazał specyfikację istotnych warunków zamówienia, bez ujawniania źródła zapytania, a jeżeli specyfikacja jest udostępniana na stronie internetowej, zamieszcza na tej stronie, ponieważ na stronie internetowej opublikowano jedynie udzieloną odpowiedź - brak treści pytania, b) art. 38 ust. 4a pkt 1 (w związku z art. 38 ust. 4) - jeżeli w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego zmiana treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia prowadzi do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu, zamawiający zamieszcza ogłoszenie o zmianie ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych - jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8. Powołana regulacja wprowadziła obowiązek zmiany ogłoszenia w każdym przypadku, gdy zmiana specyfikacji dotyczy informacji zawartych w ogłoszeniu o zamówieniu. Udzielona odpowiedź poprzez dopuszczenie zastosowania urządzeń (produktów) równoważnych w sposób istotny zmieniała przedmiot zamówienia (wynikający z siwz). Zamawiający nie zamieścił natomiast ogłoszenia o zmianie ogłoszenia w BZP, pozostawiając przedmiot określony w sposób naruszający art. 29 ust. 3 oraz art. 29 ust. 2 ustawy - przedmiotu zamówienia nie można opisywać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję. Postępowanie

113

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

zamawiającego doprowadziło w rezultacie do sytuacji, w której opis przedmiotu zamówienia wynikający ze specyfikacji został ukształtowany inaczej niż opis przedmiotu zamówienia wynikający z ogłoszenia o zamówieniu, który wprost odsyłał do poszczególnych projektów. Powyższe mogło prowadzić do ograniczenia dostępu do odpowiedniej informacji wszystkich potencjalnych wykonawców, a w konsekwencji do naruszenia zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. f) warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków - w pkt 5.4. dla wykazania osób zdolnych do wykonania zamówienia zamawiający zażądał załączenia do oferty wykazu osób uprawnionych do pełnienia samodzielnych funkcji technicznych w budowie wraz z ich uprawnieniami i zaświadczeniami (treść wynikająca ze specyfikacji przedłożonej do kontroli w wersji pierwotnej - papierowej). Wymóg o analogicznej treści zamieszczono w sekcji III.3.4. ogłoszeń o zamówieniu. W związku z żądaniem przez zamawiającego dokumentów nie przewidzianych w drodze rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane z dnia 30 grudnia 2009 r. (Dz. U. nr 226, poz. 1817), w dniu 11 lutego 2010 roku wykonawca „EUROAQUA” sp. z o.o. wystąpił do zamawiającego (za pośrednictwem faksu) z pytaniami do treści specyfikacji: - „w jakiej formie należy załączyć kosztorys do oferty - pełnej czy uproszczonej ”? - w zakresie powołanego wykazu osób wykonawca wniósł o skorygowanie wymagań zamawiającego na zgodne z aktualnie obowiązującym rozporządzeniem. W rezultacie, zamawiający w dniu 12 lutego 2010 roku zmienił pkt 5.4. specyfikacji, który otrzymał brzmienie: „ Na potwierdzenie Wykonawcy dołączą do oferty wykaz osób które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia oraz oświadczenia, że osoby te posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. ” Zamawiający wypełnił również obowiązek przewidziany w art. 38 ust. 4a i zamieścił w dniu 12 lutego 2010 roku ogłoszenie o zmianie ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych pod nr 40306-2010, zmieniając brzmienie sekcji III.3.4. ogłoszenia. Podjęte czynności oznaczały, że zamawiający uznał za wystarczającą formę faksu, lub otrzymał pisemne potwierdzenie, którego nie zamieszczono w kontrolowanej dokumentacji. Zamawiający naruszył jednak art. 38 ust. 2, ponieważ nie opublikował na własnej stronie internetowej: treści pytań (obu) złożonych przez wykonawcę „EUROAQUA” oraz odpowiedzi na pierwsze pytanie postawione przez wykonawcę. Dokumentacja źródłowa nie zawierała również jakiegokolwiek potwierdzenia udzielenia odpowiedzi na pierwsze z pytań zadanych przez ww. wykonawcę. Powyższe wskazuje na niewypełnienie obowiązku wynikającego z art. 38 ust. 1 ustawy, zgodnie z którym - wykonawca może zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż […] Inspektorzy kontroli stwierdzili również sprzeczność zapisów siwz w zakresie opisu sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu. W pkt 5.3. specyfikacji na potwierdzenie posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia zamawiający wymagał załączenia: „wykazu wykonanych w okresie ostatnich pięciu lat robót budowlanych, w tym co najmniej jedna wykonana robota o wartości powyżej 500.000 złotych brutto potwierdzona przez Zamawiającego, podobna jak w przedmiocie zamówienia w zakresie budowy lub przebudowy SIW. Podana kwota dotyczyć ma tylko branży instalacyjno - technologicznej i

114

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

elektrycznej zgodnie z załącznikiem nr 4 ”. Analogiczny wymóg zamieszczono w sekcji III.3.2. ogłoszenia o zamówieniu. Tymczasem w załączniku nr 4 stanowiącym integralną część specyfikacji czytamy: „ wykaz wykonanych w ciągu ostatnich pięć lat robót budowlanych w tym co najmniej jedna wykonana inwestycja o wartości powyżej 1 miliona złotych brutto, podobna jak w przedmiocie zamówienia, zgodnie z n/w tabelą ”. Powołane nieprawidłowości oznaczają, że zamawiający nieprawidłowo określił warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków, co naruszało art. 36 ust. 1 pkt 5 ustawy Prawo zamówień publicznych. g) osobę uprawnioną do porozumiewania się z wykonawcami. Nie zawarto natomiast informacji o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, co naruszało art. 36 ust. 1 pkt 7 ustawy. Zamawiający przyjął jedynie formę pisemną w sytuacji występowania oferentów o wyjaśnienie specyfikacji istotnych warunków zamówienia, h) wymagania dotyczące wadium – ustalono wadium w wysokości 10.000 zł. Zamawiający wymieniając formy w jakich wykonawcy mogą wnosić wadium pominął: poręczenia spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej oraz poręczenia udzielane przez podmioty, o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007 r. nr 42, poz. 275). Wobec powyższego zamawiający ograniczył formy wnoszenia wadium dopuszczone ustawą, a tym samym naruszył art. 36 ust. 1 pkt 8 w związku z art. 45 ust. 6 ustawy Prawo zamówień publicznych, i) opis sposobu obliczenia ceny – „cena oferty musi być podana cyfrowo i słownie w PLN, z wyodrębnieniem podatku VAT zgodnie z kosztorysem ofertowym. Kosztorys ofertowy musi uwzględniać wszystkie dane wyszczególnione w wierszach i kolumnach przedmiaru robót i kosztorysu ślepego stanowiących załącznik do SIWZ i opracowanych w oparciu o specyfikację techniczną wykonania i odbioru robót. Cena jest iloczynem ceny jednostkowej dla poszczególnych elementów robót i ilości jednostek obmiarowych tych elementów”. Przytoczone fragmenty opisu sposobu obliczenia ceny zamieszczone w pkt 12 siwz wskazywały, że zamawiający zastosował wynagrodzenie kosztorysowe. Powyższe znalazło potwierdzenie w §3 ust. 1 wzoru umowy stanowiącego załącznik do siwz: „ Wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy jest wynagrodzeniem kosztorysowym i ustala się na kwotę […] ” W dalszej części pkt 12 siwz czytamy natomiast: c ena całkowita oferty jest sumą wartości elementów robót, plus pozostałe koszty niezbędne do poniesienia dla zrealizowania przedmiotu zamówienia ”, który to zapis wskazywał na zastosowanie wynagrodzenia ryczałtowego. Podobnie w pkt 3 specyfikacji zamawiający zapisał: „cena podana w ofercie musi obejmować całkowity zakres prac oraz wszelkie prace towarzyszące niezbędne do realizacji zamówienia.” W opinii kontrolujących zamieszczony w siwz sposób obliczenia był niejednoznaczny. j) warunki umowy (pkt 15 siwz), istotne dla stron postanowienia: „ projekt umowy, jaka zostanie zawarta z wybranym oferentem, stanowi załącznik do niniejszej specyfikacji. Wykonawca zapłaci zamawiającemu kary umowne za odstąpienie od umowy w wysokości 10% wynagrodzenia umownego, za zwłokę w usunięciu wad stwierdzonych przy odbiorze w wysokości 1.0% wartości zamówienia za każdy dzień zwłoki. Za opóźnienie w oddaniu określonego w umowie przedmiotu odbioru w wysokości 1,0% wynagrodzenia umownego za każdy dzień zwłoki. ” Tymczasem w projekcie umowy stanowiącym załącznik nr 3 do siwz kary umowne uregulowano w

115

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

odmienny sposób (sprzeczny): „ wykonawca płaci zamawiającemu kary umowne: a) za zwłokę w wykonaniu określonego w umowie przedmiotu umowy w wysokości – 0,3% wynagrodzenia umownego netto za każdy dzień zwłoki, b) za zwłokę w usunięciu wad stwierdzonych przy odbiorze lub w okresie gwarancji – w wysokości 0.3 % wynagrodzenia umownego netto za każdy dzień zwłoki liczony od upływu terminu wyznaczonego na usunięcie wad, c) za odstąpienie od umowy w z przyczyn zależnych od Wykonawcy w wysokości 10 % wynagrodzenia umownego netto ” (§ 6), k) środki ochrony prawnej przysługujące wykonawcom w toku postępowania o udzielenie zamówienia. Specyfikacja zawierała pouczenie o możliwości złożenia odwołania. Zamawiający pominął, natomiast skargę do sądu, o której mowa w art. 198a i nast. ustawy Prawo zamówień publicznych, czym nie wypełnił dyspozycji z art. 36 ust. 1 pkt 17 ww. ustawy. W toku czynności kontrolnych ustalono, że: a) w dniu 15 lutego 2010 roku (podobnie jak pozostali wykonawcy za pośrednictwem faksu), wykonawca BLANCA PLUS Sp. z o.o. wniósł pytanie dotyczące treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia: „ proszę o podanie sposobu zagospodarowania usuniętych elementów istniejącej SUW. Mają być przez wykonawcę wywiezione, czy też pozostają w gestii zamawiającego? ” Odpowiedź: „podstawowe urządzenia i rurociągi po demontażu w budynku stacji zgodnie z wykazem na str. 18 projektu instalacyjno - technologicznego” pozostają w gestii zamawiającego ”. Odpowiedź udzieloną z upoważnienia Wójta Gminy przez Ryszarda Iwaśkowa zamieszczono na stronie internetowej Urzędu w dniu 16 lutego 2010 roku. b) w dniu 16 lutego 2010 roku (również za pośrednictwem faksu), wykonawca „GUTOWSKI” Gutowski Jan 64-100 Leszno, wystąpił z pytaniem dotyczącym treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia: „ w opracowaniu „Opis techniczny – technologia” w części dotyczącej istniejącego odstojnika popłuczyn, wskazano na konieczność zainstalowania pompy zatapialnej typu UNILIFT KP.150 o parametrach Q =1,0 l/s, H = 6,0 m sł. wody. Nie została ona jednak ujęta w przedmiarach robót. Ze względu na wynagrodzenie kosztorysowe prosimy o wskazanie w której pozycji przedmiarowej należy wycenić wskazaną pompę zatapialną .” Odpowiedź: „Pompę zatapianą należy wycenić wg przedmiaru robót poz. 35 - część technologiczna ”. Odpowiedź udzieloną z upoważnienia Wójta Gminy przez Ryszarda Iwaśkowa zamieszczono na stronie internetowej Urzędu w dniu 17 lutego 2010 roku. W obu przypadkach udzielone odpowiedzi uszczegóławiały przedmiot zamówienia i mogły mieć wpływ na obliczenie ceny zamówienia przez potencjalnych wykonawców, dlatego w kontekście art. 38 ust. 4a pkt 1 (w związku z art. 38 ust. 4) wątpliwości budzi nie zamieszczenie ogłoszenia o zmianie ogłoszenia w przedmiotowych kwestiach w Biuletynie Zamówień Publicznych. Ponadto w obu przypadkach zamawiający nie zamieścił na własnej stronie internetowej treści pytań, przez co naruszył art. 38 ust. 2 - treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zamawiający przekazuje wykonawcom, którym przekazał specyfikację istotnych warunków zamówienia, bez ujawniania źródła zapytania, a jeżeli specyfikacja jest udostępniana na stronie internetowej, zamieszcza na tej stronie.

W przewidzianym terminie składania ofert, tj. do dnia 23 lutego 2010 roku do godziny 11:00 wpłynęło 8 ofert: OFERTA nr 1 - wpłynęła w dniu 22 lutego 2010 roku o godz. 8:00. Cena brutto oferty 547.527,90 zł, netto – 448.793,36 zł. Ofertę złożył wykonawca „H 2OPTIM” Sp. z o.o., ul. Boranta 17, 61-608 Poznań. W ofercie wykonawca zaoferował urządzenia równoważne.

116

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

OFERTA nr 2 - wpłynęła w dniu 23 lutego 2010 roku o godz. 8:52. Cena brutto oferty 537.495,21 zł, netto – 440.569,84 zł. Ofertę złożył wykonawca „NATRA” Tomasz Napiórkowski, 02-559 Warszawa, ul. Puławska 42A. OFERTA nr 3 - wpłynęła w dniu 23 lutego 2010 roku o godz. 8:45. Cena brutto oferty 558.602,46 zł, netto – 457.870,87 zł. Ofertę złożył wykonawca Instalcompact Sp. z o.o. 62-080 Tarnowo Podgórne, ul. Wierzbowa 23. W ofercie wykonawca zaoferował urządzenia równoważne. OFERTA nr 4 - wpłynęła w dniu 23 lutego 2010 roku o godz. 8:45. Cena brutto oferty 491.725,38 zł, netto – 403.053,59 zł. Ofertę złożył wykonawca Przedsiębiorstwo „EUROAQUA” Sp. z o.o. ul. Bobrownicka 13A, 61-306 Poznań. W ofercie wykonawca zaoferował urządzenia równoważne. OFERTA nr 5 - wpłynęła w dniu 23 lutego 2010 roku o godz. 8:45. Cena brutto oferty 470.941,92 zł, netto – 386.017,97 zł. Ofertę złożył wykonawca „GUTOWSKI” Gutowski Jan, 64-100 Leszno, ul. 17 stycznia 92. W ofercie wykonawca zaoferował urządzenia równoważne. OFERTA nr 6 - wpłynęła w dniu 23 lutego 2010 roku o godz. 10:00. Cena brutto oferty 682.795,57 zł , netto – 477.701,29 zł. Ofertę złożył wykonawca Funam Sp. z o.o., 52- 407 Wrocław, ul. Mokronoska 2. Ocena ofert oraz ostateczna punktacja przyznana przedmiotowej ofercie wskazuje, że zamawiający poprawił nadmienioną oczywistą omyłkę rachunkową. Kontrolującym nie przedłożono jednak jakiegokolwiek potwierdzenia, że wykonawca został niezwłocznie powiadomiony o dokonanej poprawie. Powyższe wskazuje na niewypełnienie dyspozycji wynikającej z art. 87 ust. 2 ustawy, zgodnie z którym - zamawiający poprawia w ofercie: oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, inne omyłki polegające na niezgodności oferty ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty - niezwłocznie zawiadamiając o tym wykonawcę, którego oferta została poprawiona. W ofercie wykonawca zaoferował urządzenia równoważne. OFERTA nr 7 - wpłynęła w dniu 23 lutego 2010 roku o godz. 10:05. Cena brutto oferty 348.650,22 zł, netto – 285.778,87 zł. Ofertę złożył wykonawca „WATERTECH” Dorota Grzelak – Kowalczyk, 91-496 Łódź, ul. Świtezianki 16. W wyniku analizy złożonej oferty ustalono, że wykonawca zaoferował szereg produktów równoważnych. Do oferty załączono oświadczenia i dokumenty wymagane przez zamawiającego w tym m.in. potwierdzenie przelewu wadium z dnia 22 lutego 2010 roku (tego samego dnia kwotę zaksięgowano na rachunku zamawiającego). Zastrzeżenia kontrolujących wzbudziło nawiązanie przez wykonawcę w złożonej ofercie do ogłoszenia o przetargu z dnia 1 lutego 2010 roku (w przedłożonej dokumentacji źródłowej znajdowały się jedynie ogłoszenia o zamówieniu z dnia 5 lutego 2010 roku). Ponadto wykonawca zgodnie z ofertą udzielił 2 – letniej gwarancji na oferowany przedmiot, natomiast zgodnie z §8 umowy podpisanej w dniu 9 marca 2010 roku udzielił 3 – letniej gwarancji. Zastrzeżenia kontrolujący budzi również fakt nienaniesienia kolejnych numerów na dwóch stronach złożonej oferty: nr 31 i 32. Z informacji przedłożonej przez Kierownika Ryszarda Iwaśkowa wynika: „ Urząd Gminy w Pabianicach wyjaśnia, że w dokumentacji ofertowej firmy „WATERTECH” Doroty Grzelak – Kowalczyk, Łódź ul. Świtezianki 16 brak kartek o numerach 31 i 32. Był to błąd w oznakowaniu całości oferty z załącznikami. Informuje się, że oferent spełnił wszystkie wymagane warunki udziału w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego (druk ZP-17) ”. Informacja złożona przez Kierownika Ryszarda Iwaśkowa w zakresie nie naniesienia kolejnych numerów na strony wybranej oferty stanowi załącznik nr 41 protokołu kontroli.

117

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Stosownie do pkt 5.3. siwz na potwierdzenie posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia zamawiający wymagał załączenia: „wykazu wykonanych w okresie ostatnich pięciu lat robót budowlanych, w tym co najmniej jedna wykonana robota o wartości powyżej 500.000 złotych brutto […] kwota dotyczyć ma tylko branży instalacyjno - technologicznej i elektrycznej zgodnie z załącznikiem nr 4 ” (w załączniku nr 4 do specyfikacji wymagano wartości powyżej 1 mln brutto o czym szerzej we wcześniejszej części protokołu). W załączonym do oferty wykazie wykonanych robót budowlanych (wymieniono 4 zadania polegające na budowie SUW i dwa na modernizacji SUW), wykonawca nie wyszczególnił jaka część ceny z wymienionych kolejno całkowitych wartości brutto robót dotyczyła wyłącznie branży instalacyjno - technologicznej i elektrycznej . Do wykazu załączono referencje. Należy jednak zaznaczyć, że dokument referencji (lub jakikolwiek inny dokument potwierdzający należyte wykonanie robót budowlanych, usługi lub dostawy) nie służy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego potwierdzeniu spełniania przez Wykonawcę warunku udziału w postępowaniu. Dokument taki, zgodnie z dyspozycją zawartą w rozporządzeniu w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane, ma potwierdzać należyte wykonanie zamówienia (jakość wykonywanych robót budowlanych, usług, dostaw). Natomiast dokumentem służącym do potwierdzenia spełniania warunku udziału w postępowaniu jest wyłącznie oświadczenie wykonawcy, składane w formie wykazu robót budowlanych, usług lub dostaw. W związku z powyższym, w ocenie kontrolujących zamawiający w postępowaniu nie może zarzucić wykonawcy, na podstawie załączonych przez niego referencji, iż nie spełnia on warunku udziału w postępowaniu. Wyjątek stanowi sytuacja, w której zachodziłaby sprzeczność pomiędzy oświadczeniem wykonawcy (wykaz), a dokumentem referencji. Idąc dalej, zamawiający nie może również jednoznacznie przesądzać, że wykonawca spełnia warunek udziału w postępowaniu opierając się tylko na podstawie treści przedłożonych referencji stanowiących oświadczenie podmiotu trzeciego (w sytuacji, gdy wykaz tego nie potwierdza). W wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 13 października 2009 roku (KIO/UZP 1221/09) orzeczono, że w dokumentach referencji „ nie wymaga się potwierdzenia ilości i rodzaju usług, co należy do obowiązku wykonawcy, aby uczynił to w wykazie usług” . To w wykazie wykonawca ma obowiązek udowodnić zamawiającemu, iż spełnia określone przez niego warunki udziału w postępowaniu. Dokument referencji (lub jakikolwiek inny dokument potwierdzający należyte wykonanie robót budowlanych, usługi lub dostawy) nie służy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego potwierdzeniu spełniania przez Wykonawcę warunku udziału w postępowaniu. Dokumentem służącym do potwierdzenia spełniania warunku udziału w postępowaniu jest wyłącznie oświadczenie wykonawcy, składane w formie wykazu robót budowlanych, usług lub dostaw. Ponieważ załączony wykaz nie do końca rozstrzygał o posiadaniu przez wykonawcę niezbędnej wiedzy i doświadczenia, zamawiający zgodnie z treścią art. 26 ust. 3 ustawy był zobligowany wezwać wykonawcę do uzupełnienia dokumentów z jednoczesnym wskazaniem zakresu uzupełnienia. Zamawiający nie wypełnił jednak dyspozycji wynikającej z ww. przepisu, zgodnie z którym - zamawiający wzywa wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1, lub którzy nie złożyli pełnomocnictw, albo którzy złożyli wymagane przez zamawiającego oświadczenia i dokumenty, o których mowa w art. 25 ust. 1, zawierające błędy lub którzy złożyli wadliwe pełnomocnictwa, do ich złożenia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich złożenia oferta

118

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Złożone na wezwanie zamawiającego oświadczenia i dokumenty powinny potwierdzać spełnianie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu oraz spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego, nie później niż w dniu, w którym upłynął termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo termin składania ofert. Tym samym zamawiający udzielił zamówienia publicznego na rzecz wykonawcy, który podlegał wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, co naruszało art. 24 ust. 2 pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych. OFERTA nr 8 - wpłynęła w dniu 23 lutego 2010 roku o godz. 10:10. Cena brutto oferty 446.225,19 zł, netto – 365.758,35 zł. Ofertę złożył wykonawca „ROSMOSIS - Wawrzyniak” Sp. z o.o., Perzyce 46, 63-760 Zduny. Do oferty załączono m.in. potwierdzenie przelewu wadium z dnia 22 lutego 2010 roku (następnego dnia kwotę zaksięgowano na rachunku zamawiającego). Oferty zewidencjonowano w rejestrze inwestycji. Żadna z ww. ofert nie została natomiast wprowadzona w dzienniku korespondencji pism wpływających, a tym samym ofertom nie nadano numeru ewidencyjnego (wskazywano jedynie kolejne numery ofert tj. 1, 2,… 8), co było niezgodne z §6 ust. 11 załącznika do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. nr 112, poz. 1319 ze zm.), zgodnie z którym na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania i wchodzący numer ewidencyjny z rejestru kancelaryjnego.

Zgodnie z protokołem postępowania sporządzonym na druku ZP-2 wartość zamówienia ustalona została na kwotę 472.918,93 zł, co stanowiło wg zamawiającego równowartość 123.187,80 euro (według obowiązującego w badanym okresie średniego kursu złotego w stosunku do euro 3,839 ustalonego w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2009 roku w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych, Dz. U. nr 224, poz. 1796). Prawidłowo przeliczona wartość zamówienia na kwotę euro winna wynieść – 123.188,05 euro. W punkcie 5 protokołu ZP-2 stwierdzono, że otwarcie ofert nastąpiło w dniu 23 lutego 2010 roku o godzinie 12:00 w Urzędzie Gminy Pabianice. Do upływu terminu składania ofert wpłynęło 8 ofert. Bezpośrednio przed otwarciem ofert zamawiający podał kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, w wysokości 550.000 zł (w protokole z otwarcia ofert wskazano kwotę 600.000 zł). Zgodnie z pkt 6 protokołu wymagane warunki udziału w postępowaniu spełniło 8 wykonawców. Z postępowania nie wykluczono żadnego wykonawcy oraz nie odrzucono żadnej oferty. Protokół ZP-2 został podpisany przez Wójta Gminy Pabianice Henryka Gajdę oraz członka komisji przetargowej Ryszarda Iwaśkowa. Zgodnie z treścią pkt 9 protokołu zamawiający jako najkorzystniejszą wybrał ofertę nr 7 – „WATERTECH” Dorota Grzelak – Kowalczyk, 91- 496 Łódź, ul. Świtezianki 16. Załączniki do niniejszego protokołu ZP-2 stanowiły m.in.: − druk ZP-12 – zbiorcze zestawienie ofert. − druk ZP-21 – streszczenie oceny i porównania złożonych ofert, − druk ZP-17 – informacja o spełnieniu przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu,

119

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

− oświadczenia o braku okoliczności skutkujących wyłączeniem z postępowania złożone przez wszystkich członków komisji przetargowej (oświadczenia złożone zostały na drukach ZP-11). Ww. oświadczenia nie złożył kierownik zamawiającego - Henryk Gajda – Wójt Gminy Pabianice, który podpisał: w dniu 9 marca 2010 roku umowę z wybranym wykonawcom protokół ZP-2, załączniki ZP-12, ZP-21, ZP-17, ogłoszenie o wyborze z dnia 26 lutego 2010 roku. Powyższe oznacza niewypełnienie dyspozycji wynikającej z art. 17 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych - osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia składają, pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania, pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w ust. 1. Z wyjaśnień złożonych przez Ryszarda Iwaśkowa wynika, że „brak ZP-11 Wójta w dokumentacji przetargowej był spowodowany niedopatrzeniem kierownika referatu” . Wyjaśnienia zbiorcze złożone przez Kierownika Ryszarda Iwaśkowa w zakresie braku druków ZP-11, zamówienia na roboty dodatkowe stanowią załącznik nr 42 protokołu kontroli. W dniu 26 lutego 2010 roku sporządzono zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty podpisane przez Wójta Gminy Pabianice. Tego samego dnia nadmienione pismo zostało wysłane za pomocą poczty do wykonawców, którzy złożyli oferty w przedmiotowym postępowaniu, wywieszone na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego oraz zamieszczone na stronie internetowej zamawiającego. Dzień wcześniej, tj. 25 lutego 2010 roku zawiadomienie wysłano do wszystkich wykonawców za pośrednictwem faksu (o czym świadczą przedłożone potwierdzenia nadania faksu). Powołane dokumenty sporządzono stosownie do wymagań przewidzianych w art. 92 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. W dniu 9 marca 2010 roku, tj. po uprawomocnieniu się czynności wyboru najkorzystniejszej oferty oraz w terminie związania ofertą, zgodnie z art. 94 ust. 1 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, Gmina Pabianice reprezentowana przez Henryka Gajdę – Wójta Gminy przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy Marii Nowickiej, zawarła umowę z wykonawcą Dorotą Grzelak – Kowalczyk prowadzącą działalność gospodarczą na podstawie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej prowadzonej przez Prezydenta Miasta Zgierza pod numerem 7359 (nr zgodny z wypisem załączonym do oferty, zakład główny - WATERTECH). Przedmiotem umowy była przebudowa instalacji technologicznej w Stacji Uzdatniania Wody w Żytowicach, szczegółowy zakres robót określają: przedmiary robót, dokumentacje projektowe i specyfikacje techniczne wykonania i odbioru robót budowlanych. Treść umowy odpowiadała treści załączonego do siwz wzoru umowy, a więc zawierała elementy sprzeczne z treścią specyfikacji, w szczególności w zakresie kar umownych (omówiono we wcześniejszej części protokołu). Ponadto w umowie ustalono m.in.: - termin realizacji umowy: do dnia 15 lipca 2010 roku (stosownie do zapisów siwz), - wykonawca udzielił 3 - letniej gwarancji. Strony umowy ustaliły za wykonanie przedmiotu umowy wynagrodzenie kosztorysowe, zgodnie ze złożoną ofertą w wysokości 348.650,22 zł brutto (285.778,87 zł netto). Zapłata wynagrodzenia za wykonanie przedmiotu umowy następować miała na podstawie wystawionych przez Wykonawcę faktur, w terminie 14 dni od daty ich doręczenia Zamawiającemu. Podstawą dla Wykonawcy do wystawienia faktury będzie odbiór robót potwierdzony spisanym przez strony protokołem odbioru bez zastrzeżeń: częściowym lub końcowym. Ustalono dwa fakturowania w tym jedno przejściowe do wartości 50% wynagrodzenia kosztorysowego.

120

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

W dniu 9 marca 2010 roku zamieszczono ogłoszenie o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych pod nr 64876-2010 oraz na stronie internetowej zamawiającego. W dniu 12 marca 2010 roku zamawiający zwrócił wadia wniesione w pieniądzu przez wykonawców: „WATERTECH” Dorota Grzelak – Kowalczyk, 91-496 Łódź, ul. Świtezianki 16 oraz „ROSMOSIS - Wawrzyniak” Sp. z o.o.

W dniu 2 kwietnia 2010 roku do zamawiającego wpłynęło pismo, w którym wykonawca wskazał: „ W związku z planowanym rozpoczęciem robót polegających na przebudowie istniejącego układu technologicznego w Stacji Uzdatniania Wody w Żytowicach zgodnie z umową z dnia 9 marca 2010 roku proszę o zwrócenie uwagi na nieścisłości w doborze urządzeń technologicznych zawarte w projekcie budowlanym. Od właściwego doboru urządzeń technologicznych jakość wody uzdatnionej po modernizacji stacji. Przedmiotowe nieścisłości dotyczą doboru filtrów odżelaziająco – odmanganiających […] ” W dalszej części pisma wykonawca wykazał na podstawie obliczeń nieprawidłowy dobór urządzeń („ co nie spełniających założeń projektowych ”) wskazując: „ W związku z powyższym proponujemy następujące roboty zamienne (zgodnie z §11 pkt 2 oraz §7 pkt 2) polegające na zwiększeniu średnicy filtrów, do fi = 2000 mm, a co za tym idzie zwiększeniu średnicy areatora oraz zwiększeniu sprężarki napowietrzniającej i dmuchawy powietrza jak również pompy płuczącej. W celu zachowania kwoty umownej wartości kontraktu dla zwiększonych urządzeń technologicznych proponujemy wykonanie instalacji technologicznej z PVC-U, zamiast projektowanej stali nierdzewnej. Zastosowanie materiału PVC-U do wykonania instalacji technologicznej SUW jest dodatkowo uzasadnione faktem, iż projekt nie obejmuje wymiany kolektorów zestawu hydroforowego wykonanych z PVC, a co za tym idzie zasilanie sieci wodociągowej wodą uzdatnioną będzie się odbywać jak dotychczas poprzez kolektory PVC-U”. Reasumując, wykonawca oprócz rezygnacji ze stali nierdzewnej zaproponował zastosowanie: a) zestawu areacji WTA 60 o średnicy Dn 1600 mm i objętości V = 4,1 m 3 (w ofercie – zestaw areacji WTA 55, poz. 1.2.2. i 1.2.4. kosztorysu ofertowego) wyposażonego w: zbiornik areacji o średnicy 1600 mm, sprężarkę bezolejową ze zbiornikiem (główną i rezerwową), orurowanie modułowe, rozdzielnicę pneumatyczną, komplet przewodów do sprężonego powietrza, rotametr, manometr, komplet armatury, b) trzech kompaktowych zestawów filtracyjnych – WTO 80 o średnicy Dn = 2000 mm (w ofercie – zestawy filtracyjne WTO 70, poz. 1.2.1. kosztorysu ofertowego). Każdy z zestawów miał się składać z: a) ciśnieniowego zbiornika filtracyjnego Dn 2000 mm, kompletu zaworów z napędem pneumatycznym, odpowietrznika, złoża filtracyjnego, orurowania modułowego, konstrukcji wsporczej wraz z obejmami, c) pompy płuczącej typu NB 80-160/151 firmy Grundfos (w ofercie – pompa płucząca TP 100-250/2/11 kw, poz. 1.2.12. kosztorysu ofertowego) oraz dmuchawy boczno kanałowej typu SC 40C 750T (poz. 1.2.3. kosztorysu ofertowego). W oparciu o złożone pismo, kosztorys zamienny i kosztorys ofertowy załączony do oferty wykonawcy, ustalono, że zaproponowane zmiany dotyczyły istotnych elementów przedmiotu zamówienia wycenionych przez WATERTECH w pierwotnie złożonej ofercie na kwotę łączną 184.434,80 zł netto, tj. 225.010,46 zł brutto, a więc stanowiących ponad połowę ceny ofertowej (64,54 %).

Wycena wynikaj ąca z kosztorysu zał ączonego Ceny okre ślone w kosztorysie zamiennym do oferty nr 7 (WATERTECH)

1.2.1. Zbiorniki filtracyjne fi 120.101,40 zł netto 1.2.1. Zbiorniki filtracyjne fi 2000 mm 132.847,80 zł netto

121

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

1800 mm 1.2.2. Areator fi 1400 mm 16.056,57 zł netto 1.2.2. Areator fi 1600 mm 14.545,97 zł netto 1.2.3. Zestaw dmuchawy 11.005,52 zł netto 1.2.3. Zestaw dmuchawy 11.762,57 zł netto Spr ęż arka – dostawa i Spr ęż arka – dostawa i monta ż 1.2.4. 13.272 zł netto 1.2.4. 7.000 zł netto monta ż (spr ęż arka główna i rezerwowa) Monta ż ruroci ągów i Monta ż ruroci ągów i uzbrojenia, uzbrojenia, ruroci ągi ruroci ągi stalowe ł ączone przez 1.2.11 1.2.11 stalowe ł ączone przez 14.396,59 zł netto spawanie na ścianach, średnica 150 12.716,86 zł netto . . spawanie na ścianach, mm – analogia ruroci ągi z PVC-U średnica 150 mm łączone poprzez sklejanie na ścianach 1.2.12 Pompa płucz ąca TP 100- 1.2.12 9.602,72 zł netto Pompa płucz ąca NB 5.669,53 zł netto . 250/2/11 kW . 184.434,80 zł 184.542,73 zł netto netto R A Z E M R A Z E M (225.010,46 zł (225.142,13 zł brutto)* brutto)*

* Pomimo wykazanego w powyższej tabeli zwiększenia ceny zamówienia wykonawca ostatecznie przedłożył faktury opiewające na cenę wynikającą ze złożonej oferty i podpisanej umowy powiększone o cenę zamówienia na roboty dodatkowe, o którym w dalszej części protokołu. W pozostałych ofertach jakie wpłynęły w przedmiotowym postępowaniu pozycja nr 1.2.11. kosztorysu ofertowego (montaż rurociągów i uzbrojenia, rurociągi stalowe łączone przez spawanie na ścianach, średnica 150 mm) była wyceniana w następujących wysokościach: a) oferta nr I – 51.093,13 zł netto, b) oferta nr II – 40.000 zł netto, c) oferta nr III - 40.000 zł netto, d) oferta nr IV – 23.980 zł netto, e) oferta nr V – 10.800 zł, f) oferta nr VI – 40.000,52 zł netto, g) oferta nr VIII – 60.637,50 zł netto. Pismem z dnia 7 kwietnia 2010 roku Wójt Gminy Pabianice wystąpił do wykonawcy z prośbą o dostarczenie kosztorysu na zaproponowane roboty zamienne wymagając jednocześnie, aby kosztorys został zatwierdzony przez Inspektora Nadzoru. W dniu 7 kwietnia 2010 roku proponowane zmiany przedmiotu zamówienia zaakceptował w formie adnotacji zamieszczonej na piśmie z dnia 2 kwietnia 2010 roku i kosztorysie zamiennym Jacek Koziróg - inspektor nadzoru inwestorskiego przebudowy instalacji technologicznej (brak akceptacji zamawiającego) . Uzasadniając zmianę urządzeń technologicznych zawartych w projekcie budowlanym wykonawca wskazywał, że nie spełniają one założeń projektowych, a więc podnosił wady wynikające z dokumentacji projektowej. Powyższe budzi zastrzeżenia w kontekście niedochodzenia przez zamawiającego kar umownych od wykonawcy dokumentacji projektowej, tj. Zakładu Projektowania i Realizacji Inwestycji „KOMA” s. c. z siedzibą w Łodzi. Zgodnie z §8 ust. 2 pkt 3 umowy z dnia 30 września 2009 roku zawartej z wykonawcą dokumentacji projektowej – „wykonawca zapłaci zamawiającemu karę umowną za opóźnienie w usunięciu innych wad, w wysokości 1% wynagrodzenia umownego za każdy dzień zwłoki ”. W dokumentacji źródłowej przedłożonej do kontroli znajdowało się natomiast pismo (brak daty, prawdopodobnie wydruk wiadomości mailowej) adresowane do Zakładu Projektowania i Realizacji Inwestycji „KOMA” s. c. parafowane przez Kierownika Ryszarda Iwaśkowa oraz Właściciela WATERTECH, tj. Dorotę Grzelak-Kowalczyk , w którego treści nie podniesiono kwestii „ nieścisłości w doborze urządzeń technologicznych zawartych w projekcie budowlanym ” wskazując natomiast na zupełnie inne okoliczności zmiany przedmiotu zamówienia: „ w związku z planowaną zmianą urządzeń technologicznych, na urządzenia o większej średnicy (równoważne pod względem wymagań technicznych i technologicznych zawartych w projekcie), ze względu na przyszłościową wizję zwiększenia wydajności stacji uzdatniania wody, prosimy o oświadczenie, że wprowadzone zmiany nie stanowią zmian istotnych z punktu widzenia prawa budowlanego. Dodatkowo zmianie ulegnie materiał wykonania kolektorów, ze stali

122

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

nierdzewnej na PVC-U – równoważny pod względem zastosowania do wody pitnej, jak również gwarancji i odporności na korozję. Wprowadzane zmiany nie będą skutkować zmianą przyjętej technologii i zasady pracy stacji, ani mocy zainstalowanej projektowanych urządzeń, jak również nie będą wymagały zwiększenia osadnika popłuczyn, ani żadnych zmian konstrukcyjnych budynku .” Jak wynika z dokumentacji przedłożonej kontrolującym, wykonawca KOMA s.c. w odpowiedzi na cytowane pismo (wydruk wiadomości mailowej) stwierdził: „ W nawiązaniu do Pisma przesłanego mailem prosimy o załączenie: a) informacji dla jakiej założonej wydajności przepływu przez układ uzdatniania dobrano nowe urządzenia i z czego ta wartość wynika (określenie ilości wody w formie „wizja inwestora” nie jest dla nas jednoznaczne), b) obliczenia i dobór urządzeń wraz z ich charakterystyką techniczną i mocami tych urządzeń, c) uzasadnienia, że PCV-U jest równoważny do stali kwasoodpornej pod względem zastosowania do wody pitnej, gwarancji trwałości i odporności na korozję. Materiały prosimy dostarczyć do naszej firmy wraz z otrzymanym pismem w wersji papierowej ”. W piśmie z dnia 29 kwietnia 2010 roku (podpisanym wyłącznie przez przedstawiciela WATRTECH) adresowanym do KOMA s.c. stwierdzono: „ w związku z przewidywaną przez inwestora perspektywą zwiększenia zapotrzebowania dobowego wody w rejonie obsługiwanym przez modernizowaną SUW w Żytowicach, zdecydowano o zwiększeniu wydajności SUW do 90m m 3/h. W związku z tym prosimy o akceptację urządzeń technologicznych, na urządzenia o większej wydajności, równoważne pod względem wymagań technicznych i technologicznych zawartych w projekcie. Dane techniczne i karty katalogowe urządzeń załączamy do niniejszego pisma . Dodatkowo ze względu na różnice pomiędzy projektem a stanem faktycznym w położeniu kolektorów ssawnego i tłocznego zestawu hydroforowego, konieczna będzie również zmiana sposobu przyłączenia i lokalizacji pompy płuczącej. Propozycja rozwiązania przedstawiona została w załączeniu ”. Zamawiający nie dysponował (lub nie przedłożył kontrolującym) dokumentacją załączoną do pisma . W odpowiedzi, wykonawca KOMA s.c. w piśmie z dnia 30 kwietnia 2010 roku zaadresowanym do WATERTECH s.c. (do wiadomości Urzędu Gminy w Pabianicach) wskazał: „ W nawiązaniu do pisma z dn. 29.04.2010. po uzgodnieniu z Inwestorem akceptujemy zastosowanie zaproponowanych urządzeń umożliwiających zwiększenie ilości uzdatnianej wody do 90 m3/h. Zgodnie z dostarczonymi kartami katalogowymi należy zainstalować następujące urządzenia: zestaw filtracyjny – WTO 80 z filtrem Dn = 2000 mm, zestaw areacji WTA 60 z areatorem Dn 1600 mm o poj. 4,1 m 3, zestaw dmuchawy SC 40C 750T o mocy N = 7,5 kW, zestaw sprężarki GOF 212-1,5/100 o mocy N = 1,5 kW – szt. 2, pompa płuczna TP 100-250/2A-F-ABAQE o mocy N = 11 kW. Akceptujemy też zmianę usytuowania i sposobu podłączenia pompy płucznej oraz orurowania instalacji technologicznej z rur PCV klejonych. Powyższe zmiany nie stanowią zmian istotnych z punktu widzenia prawa budowlanego. ” Jak wynika z powołanej dokumentacji zamawiający nie podniósł wobec wykonawcy dokumentacji projektowej zarzutu jej wadliwości, powoływał się natomiast na chęć zwiększenia wydajności SUW w Żytowicach. Zastrzeżenia inspektorów kontroli budzi również fakt, że wykonawca WATRETECH nie wskazał nieścisłości w doborze urządzeń technologicznych wynikających w jego opinii z projektu budowlanego na etapie przygotowywania oferty na przebudowę SUW w Żytowicach (wątpliwości w powyższej kwestii nie zgłosili również pozostali wykonawcy). Wykonawca podpisał natomiast w dniu 9 marca 2010 roku umowę o zamówienie publiczne, a następnie jak wynika z dziennika budowy przez niemal trzy miesiące nie przystąpił do przebudowy. W dniu 18 maja 2010 roku Wójt Gminy Pabianice zawiadomił Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego o planowanym rozpoczęciu realizacji inwestycji. Zgodnie z zapisami ww. dziennika w dniu 26 maja 2010 roku nastąpiło przekazanie placu budowy, zaś w dniu 27 maja 2010 roku dokonano pierwszego wpisu w dzienniku. Należy podkreślić, że załącznikami do umowy podpisanej w dniu 9 marca

123

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

2010 roku był przedmiar robót i kosztorys ślepy, dokumentacja projektowa, kosztorys ofertowy oraz specyfikacja techniczna wykonania i odbioru robót. Z kolei załącznikiem do oferty złożonej przez wykonawcę WATERTECH był m.in. projekt umowy, kosztorys ofertowy (który jednocześnie był załącznikiem nr 4 do oferty) oraz wykaz urządzeń równoważnych. W oparciu o dokumentację powykonawczą ustalono, że większość z zaproponowanych zmian przedmiotu zamówienia została wykazana w przedłożonej dokumentacji powykonawczej, a konkretnie w projekcie instalacyjno – technologicznym w zestawieniu podstawowych urządzeń. Z nadmienionego zestawienia wynika, że nie dokonano zmiany jedynie pompy płucznej i wykonano pompę określoną w kosztorysie ofertowym, tj. TP 100- 250/2/11 kW. Wykonawca dokonał jednak dodatkowej zmiany, której nie proponował wcześniej zamawiającemu w dokumentacji opisanej powyżej. Z zestawienia podstawowych urządzeń (dokumentacja powykonawcza) wynikało bowiem wykonanie zestawu chloratora – zestaw dozujący podchloryn sodu TGI 60. Powyższe wskazuje, że w tej części, przedmiot zamówienia został wykonany niezgodnie z załącznikiem nr 5 do oferty zawierającym wykaz urządzeń równoważnych, w którym wykonawca zaoferował stację dozującą WATERDOS TGP 100. Do ww. wykazu urządzeń równoważnych wykonawca zgodnie z wymogami siwz załączył karty katalogowe. Na podstawie karty katalogowej stacji dozujące WATERDOS TGP 100 skrót TGP oznaczał „ zestaw dozujący z pompą DMI ze specjalnym uszczelnieniem do dozowania podchlorynu sodu – zestaw znajduje szczególne zastosowanie do dezynfekcji wody pitnej ” Liczba 100 wskazywała natomiast na pojemność zbiornika na chemikalia – 100 l. W przedmiotowej karcie katalogowej zamieszczono również wyjaśnienia innych wersji i typów układów dozujących, w tym TGI – „pompa DIM z silnikiem synchronicznym, z możliwością regulacji ręcznej lub poprzez sygnał zewnętrzny (analogowy lub impulsowy). Zestaw znajduje zastosowanie m.in. do dozowania chemikaliów w otwartych i zamkniętych układach chłodniczych oraz układach grzewczych .” Z kolei liczba 60 wskazywała na pojemność zbiornika na chemikalia wyrażoną w litrach Zgodnie z pkt 3.3.5. projektu budowlanego instalacyjno - technologicznego zestaw dozujący podchlorynu sodu miał posiadać zbiornik dozowniczy 100 litrów. Zastrzeżenia inspektorów kontroli budzi fakt, że przedłożona dokumentacja powykonawcza została opieczętowana przez Starostwo Powiatowe w Pabianicach, jako załącznik do decyzji nr 118/10 (znak AB.7351-96/10) z dnia 8 marca 2010 roku zatwierdzającej projekt budowlany i udzielającej pozwolenia na budowę. Z ustnych wyjaśnień Ryszarda Iwaśkowa wynika, że wykonawca naniósł dokonane zmiany kolorem czerwonym na projektach budowlanych stanowiących podstawę do wydania ww. decyzji. Dokumentacja powykonawcza została w nielicznych miejscach opieczętowana przez Kierownika Budowy Wykonawcy Mariana Kozłowskiego. Ponadto w dokumentacji powykonawczej nie umieszczono szczegółowego kosztorysu powykonawczego. W ocenie inspektorów kontroli, ponieważ strony umowy zawartej w dniu 9 marca 2010 roku nie spisały aneksu, ani nawet Wójt Gminy Pabianice nie zatwierdził zaproponowanych zmian, kosztorysu zamiennego, w świetle prawa nie dokonano zmiany przedmiotu zamówienia. Tym samym jak wynika z dokumentacji powykonawczej wykonawca zrealizował zamówienie niezgodnie z umową, natomiast przedstawiciele zamawiającego, choć było to niedopuszczalne dokonali jej odbioru bez uwag (o czym w dalszej części protokołu). Ponadto należy wyraźnie stwierdzić, że ewentualna akceptacja zmian przedmiotu umowy dokonana przez zamawiającego w formie ustnej naruszałaby elementarne zasady ustawy Prawo zamówień publicznych, w szczególności przejrzystości , jawności i pisemności postępowania. Konieczność

124

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

przestrzegania wskazanych zasad potwierdził nawet sam zamawiający wskazując w §7 ust. 1 zawartej umowy: „Zmiana postanowień zawartej umowy może nastąpić w formie pisemnego aneksu pod rygorem nieważności takiej zmiany”. W odniesieniu do powyższego wyjaśnienia uzupełniające w dniu 15 i 16 listopada 2010 roku złożył Wójt Gminy Pabianice oraz Kierownik Ryszard Iwaśków będący jednocześnie osobą wyznaczoną przez zamawiającego do prowadzenia przedmiotowego zadania inwestycyjnego. I tak Ryszard Iwaśków stwierdził: „Urząd Gminy w Pabianicach wyjaśnia, że zmianę urządzeń technologicznych w stacji uwzględniono w oparciu o: akceptację projektanta inż. Jana Kozłowskiego oraz inspektora nadzoru mgr inż. Jacka Koziroga […] Informuję, że wynagrodzenie w umowie z 9 marca 2010 roku nie uległo zmianie tj. 348.650,22 zł. ” Henryk Gajda wyjaśnił zaś: „ W odpowiedzi na zgłoszone zapytanie wyjaśniam, że do umowy zawartej w dniu 9 marca 2010 roku z wykonawcą robót nie został zawarty aneks. Uzasadnieniem tego był zakres zmian jakie zostały wprowadzone w trakcie realizacji robót. Zmiany te służyły poprawie przyjętych wcześniej rozwiązań technologicznych, nie stanowiły istotnych zmian projektu budowlanego i nie zmieniały celu i charakteru przedmiotu umowy. Nie skutkowały też zmianą wynagrodzenia umownego, które zapłacone zostało wykonawcy w wysokości zgodnej z umową. Właśnie z uwagi na taki charakter zmian zwrócono się o ich akceptację do inspektora nadzoru i projektanta dokumentacji. Potwierdzam, że pismo z dnia 30 kwietnia 2010 roku skierowane przez projektanta do wykonawcy robót przygotowane było w uzgodnieniu z Gminą – kierownikiem referatu, który w umowie zawartej z wykonawcą wskazany był jako osoba uprawniona do prowadzenia zadania inwestycyjnego. ” Wyjaśnienia uzupełniające złożone w dniu 15 listopada 2010 roku przez Kierownika Ryszarda Iwaśkowa oraz złożone w dniu 16 listopada 2010 roku przez Wójta Gminy Pabianice Henryka Gajdę stanowią załącznik nr 43 protokołu kontroli.

ZAMÓWIENIE NA ROBOTY DODATKOWE Zgodnie z protokołem konieczności spisanym w dniu 27 maja 2010 roku komisja w składzie Ryszard Iwaśków (przedstawiciel zamawiającego), Jacek Koziróg i Krzysztof Fajks (Inspektorzy Nadzoru), Agata Koszyka (przedstawiciel wykonawcy) oraz Marian Kozłowski (Kierownik budowy) stwierdziła konieczność wykonania dodatkowych robót niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania SUW, polegających na: a) modyfikacji istniejącego układu pomp zestawu hydroforowego, ze względu na inny przebieg rurociągów technologicznych niż przyjęty w projekcie budowlanym, co uniemożliwiało instalację pompy płuczącej w sposób przyjęty w projekcie, b) demontażu istniejących szaf sterowniczych ze względu na brak możliwości wykorzystania ich elementów, co zakładano w projekcie technologicznym, c) wymianie kolektora kanalizacji technologicznej w posadzce pomieszczenia stacji (od miejsca włączenia pierwszego filtra do wyjścia z budynku SUW) oraz w terenie (od wyjścia z budynku SUW do odstojnika popłuczyn) z istniejącego o średnicy 150 mm na wymagany do prawidłowej pracy urządzeń SUW o średnicy 200 mm, ze względu na nieścisłości w istniejącej dokumentacji w tym zakresie (dane zaczerpnięte z opracowania pt. „Projekt techniczny i zagospodarowanie działki stacji wodociągowej w Żytowicach gm. Pabianice – egzemplarz powykonawczy” Łódź, maj 1998 r.), d) wymianie istniejącego zaworu bezpieczeństwa na nowy, ze względu na stan techniczny niepozwalający na dalszą eksploatację, co zakładano w projekcie modernizacji SUW,

125

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

e) wymianie wyłącznika głównego ze względu na zły stan techniczny, istniejący wyłącznik jest starego typu (pakietowy), co wymusza konieczność zastosowania wyłącznika nowego typu. W protokole konieczności oraz w podpisanej umowie nie wskazano podstawy prawnej. W dniu 11 czerwca 2010 roku, Gmina Pabianice reprezentowana przez Henryka Gajdę – Wójta Gminy przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy Marii Nowickiej, zawarła umowę z wykonawcą Dorotą Grzelak – Kowalczyk prowadzącą działalność gospodarczą na podstawie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej prowadzonej przez Prezydenta Miasta Zgierza pod numerem 7359 (nr zgodny z wypisem załączonym do oferty, zakład główny - WATERTECH). Strony umowy ustaliły za realizację przedmiotu określonego w kosztorysie dodatkowym wynagrodzenie kosztorysowe w wysokości 42.034,80 zł brutto (34.454,75 zł netto - wartość zamówienia poniżej kwoty wynikającej z art. 4 pkt 8 ustawy). Termin zakończenia robót – 15 lipiec 2010 roku. Kontrolowana dokumentacja nie zawierała: zaproszenia do negocjacji, oświadczenia wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, protokołu z postępowania (ZP-2) oraz druków ZP-11 podpisanych przez osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na roboty dodatkowe (oświadczeń o braku okoliczności skutkujących wyłączeniem z postępowania, o których mowa w art. 17 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych). Zamawiający nie zamieścił także w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszeń o udzielonym zamówieniu na roboty dodatkowe, o którym mowa w art. 95 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. W złożonych wyjaśnieniach Kierownik Ryszard Iwaśków stwierdził: „[…] zaproszeniem do złożenia oferty na roboty dodatkowe była forma ustna oraz protokół konieczności. Druki ZP-11 i oświadczenia z art. 22 PZP nie były wypełnione, gdyż był ten sam wykonawca, który uczestniczył w przetargu na zadanie podstawowe. Udzielono zamówienia z wolnej ręki – art. 67 ust. 5”. Wyszczególnione powyżej roboty dodatkowe, a w szczególności wymiana kolektora kanalizacji technologicznej z istniejącego o średnicy 150 mm na wymagany do prawidłowej pracy urządzeń SUW o średnicy 200 mm budzą zastrzeżenia w związku z opisanymi we wcześniejszej części protokołu kontroli zmianami przedmiotu zamówienia, które w efekcie miały prowadzić do zwiększenia wydajności SUW w Żytowicach do 90m 3/h. W opinii kontrolujących zwiększenie wydajności SUW mogło doprowadzić do konieczności zwiększenia średnicy kanalizacji technologicznej (możliwy związek przyczynowo skutkowy). W związku z nadmienionymi zastrzeżeniami Ryszard Iwaśków wystąpił do wykonawcy, a następnie przedłożył jego wyjaśnienia uzasadniające zmiany poczynione podczas prac w stosunku do projektu przetargowego: „ zaznaczam, że poczynione zmiany nie wynikały z niedociągnięć w postępowaniu przetargowym ani poczynionego błędu projektowego oraz nie stanowiły istotnych zmian z punktu widzenia prawa budowlanego, zgodnie z oświadczeniem projektanta z dnia 30. 04. 2010 r. a jedynie miały na celu dobro przyszłej eksploatacji zmodernizowanej stacji uzdatniania wody oraz możliwe najbardziej ekonomiczne wykorzystanie zainwestowanych środków finansowych. Zmiany na elementy równoważne w stosunku do urządzeń ujętych w dokumentacji projektowej i określonych poprzez podanie nazw handlowych konkretnego producenta są w pełni zgodne z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych. Ponadto poczynione zmiany nie spowodowały konieczności wykonania robót dodatkowych, na które Inwestor musiałby przeznaczyć dodatkowe środki, czego potwierdzenie stanowi sporządzony kosztorys zamienny. Właściwy dobór technologii wraz z urządzeniami jest podstawowym czynnikiem gwarantującym odpowiednią jakość wody uzdatnionej. Po konsultacji z Projektantem modernizowanej SUW zastosowano urządzenia technologiczne większe o jeden stopień w typoszeregu zestawów filtracji. Rozwiązanie to pozwoliło na zwiększenie

126

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

pewności uzyskania odpowiednich parametrów wody uzdatnionej, wymaganych aktualnymi przepisami oraz perspektywiczną możliwość uzyskania większej ilości wody uzdatnionej w sytuacji zwiększonego zapotrzebowania wody w sieci, co jest uzasadnione ze względu na fakt rozwoju lokalnego Gminy. Zaakceptowane rozwiązanie nie zmieniało istniejących elementów infrastruktury towarzyszącej, tj. wielkości osadnika, projektowanego fundamentu, średnic kolektorów, wielkości pomp i założonej mocy elektrycznej. Wprowadzona modyfikacja spowodowała poprawę standardu zmodernizowanej Stacji Uzdatniania Wody tylko i wyłącznie z korzyścią dla Użytkownika oraz nie spowodowała zmiany wartości realizowanego zadania. Ponadto informuję, iż zmiana materiału projektowanych rurociągów w wykonaniu ze stali kwasoodpornej na tworzywo sztuczne przeznaczone do instalacji wody pitnej wynikała z faktu, że w projekcie nie przewidziano wymiany istniejących kolektorów pomp podających wodę do sieci, z istniejącego PVC na stal oraz faktu, że projektowane zbiorniki filtracyjne nie były w wykonaniu ze stali kwasoodpornej. Zastosowany materiał instalacji posiada wszelkie wymagane dopuszczenia i aprobaty, jest równie odporny na korozję oraz bardziej odporny na działanie środków dezynfekcyjnych, ponadto posiada wieloletnią gwarancję producenta i referencje z wielu instalacji przemysłowych o znacznie wyższych wymaganiach ze względu na bardziej wymagające medium niż woda. Ponadto nie bez znaczenia jest fakt, że dotychczas eksploatowana stacja posiadała orurowanie z PVC i nie sprawiała trudności eksploatacyjnych, zachowano więc rozwiązanie sprawdzone i praktyczne. Wykonanie instalacji z PVC pozwoliło na zachowanie jednolitego materiału w obrębie całej stacji uzdatniania wody. Zastosowane rozwiązanie w żaden sposób nie wpłynęło na obniżenie standardu wykonania instalacji technologicznej. W ramach zadania pod nazwą przebudowa instalacji technologicznej, na podstawie protokołu konieczności wykonano roboty dodatkowe, które nie wynikały w żaden sposób z zastosowania zamiennych elementów, równoważnych do rozwiązań zaprojektowanych w dokumentacji budowlanej. Istniejący rurociąg kanalizacji technologicznej zgodnie z projektem budowlanym winien mieć średnicę DN 200 mm, w rzeczywistości miał średnicę DN 150 mm. W związku ze stanem faktycznym przedmiotowy rurociąg został wymieniony w ramach prac dodatkowych koniecznych. Wymiana kolektora byłaby konieczna również w przypadku zastosowania urządzeń technologicznych zgodnych z projektem budowlanym. Rys. 2 i 3 projektu instalacyjno – technologicznego zakładał odprowadzanie wód popłucznych kolektorem DN 200 mm. Podkreślam, że wszelkie rozbieżności w stosunku do projektu były szczegółowo omawiane i konsultowane oraz akceptowane przez projektantów projektu budowlanego jak i Inspektorów Nadzoru Inwestorskiego, czego potwierdzenie stanowią każdorazowo spisywane pisma i protokoły. Zadanie pod nazwą przebudowa instalacji technologicznej w SUW w Żytowicach gm. Pabianice zostało wykonane zgodnie z aktualnymi przepisami prawa budowlanego oraz wymaganiami technicznymi i sanitarnymi stawianymi tego typu instalacjom.” Wyjaśnienia zbiorcze złożone przez Kierownika Ryszarda Iwaśkowa w zakresie braku druków ZP- 11, zamówienia na roboty dodatkowe stanowią załącznik nr 42 protokołu kontroli.

INSPEKTOR NADZORU INWESTORSKIEGO Kontrolowana dokumentacja zawierała dwie oferty na pełnienie nadzoru inwestorskiego złożone przez Z.P.H.U. „LEXMAX” – cena 47.000 zł brutto oraz „KOMA” Zakład Projektowania i Realizacji Inwestycji s.c. – cena 29.280 zł brutto. W dniu 15 marca 2010 roku, Gmina Pabianice reprezentowana przez Henryka Gajdę – Wójta Gminy przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy Marii Nowickiej, zawarła umowę – zlecenie z Krzysztofem Fajks w przedmiocie pełnienia nadzoru nad wykonaniem instalacji i urządzeń elektroenergetycznych. Zapłata wynagrodzenia dla wykonawcy ustalonego w wysokości 3.200 zł brutto miała nastąpić po odbiorze inwestycji w terminie 14 dni od dnia złożenia rachunku przez zleceniobiorcę.

127

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

W dniu 11 sierpnia 2010 roku do Urzędu Gminy wpłynął rachunek na kwotę łączną brutto 3.200 zł z tytułu realizacji przedmiotu ww. umowy zlecenia. Rachunek opisano, sprawdzono pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym. Kwotę 2.699 zł (po odliczeniu składek) zatwierdził do wypłaty Wójt Gminy Pabianice. Wypłata nastąpiła w kasie Urzędu.

W dniu 15 marca 2010 roku, Gmina Pabianice reprezentowana przez Henryka Gajdę – Wójta Gminy przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy Marii Nowickiej, zawarła umowę o pełnienie nadzoru inwestorskiego przebudowy instalacji technologicznej w Stacji Uzdatniania Wody w Żytowicach z wykonawcą Projektowanie, Nadzór i Wykonawstwo Instalacji Sanitarnych Jacek Koziróg. Zapłata wynagrodzenia dla wykonawcy ustalonego w wysokości 5.000 zł netto, 6.100 zł brutto miała nastąpić w terminie 14 dni od daty wystawienia faktury przez wykonawcę. W dniu 5 sierpnia 2010 roku do Urzędu Gminy wpłynęła faktura VAT nr 00016/2010 (z dnia 4 sierpnia 2010 roku) za pełnienie nadzoru inwestorskiego na kwotę łączną brutto 6.100 zł. Faktura została opisana, sprawdzona pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzona do wypłaty przez Wójta Gminy. Kwotę 6.100 zł przekazano przelewem w dniu 11 sierpnia 2010 roku.

PRAWIDŁOWOŚĆ FINANSOWANIA INWESTYCJI (ZGODNOŚĆ Z UMOWĄ , POTWIERDZANIE WYKONANIA ROBÓT ), ZABEZPIECZENIE ŚRODKÓW W BUDŻECIE ORAZ PRZYJĘCIE NA STAN ŚRODKÓW TRWAŁYCH Rok 2010 W uchwale nr XLII/312/2010 Rady Gminy Pabianice z dnia 27 stycznia 2010 roku w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Pabianice na rok 2010 zaplanowano 600.000 zł na kontrolowane zadanie inwestycyjne (załącznik nr 15 do uchwały – wydatki z tytułu ochrony środowiska na 2010 rok, dział 900, rozdział 90095, paragraf 6050). Zaplanowaną kwotę wyszczególniono również w załączniku nr 16 ww. uchwały - planowane nakłady na inwestycje w 2010 roku. Przegląd zmian dokonanych w ww. uchwale budżetowej do końca sierpnia 2010 roku wykazał, że nie zmniejszono zaplanowanej kwoty na przebudowę SUW w Żytowicach.

Zgodnie z zapisami siwz oraz umowy zawartej w dniu 9 marca 2010 roku zamawiający nie wymagał wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. W dniu 11 czerwca 2010 roku komisja w składzie: Ryszard Iwaśków (przedstawiciel zamawiającego), Jacek Koziróg i Krzysztof Fajks (Inspektorzy Nadzoru), Agata Koszyka (przedstawiciel wykonawcy) oraz Marian Kozłowski (Kierownik budowy) dokonała częściowego odbioru robót stwierdzając, że zostały one wykonane zgodnie z ustaleniami i oczekiwaniami inwestora oraz dokumentacją projektową i obowiązującymi przepisami. W dniu 15 czerwca 2010 roku do Urzędu Gminy w Pabianicach wpłynęła faktura VAT o nr 309/10 na kwotę łączną brutto 169.041,37 zł (138.558,50 zł netto). Termin płatności wynikający z §5 umowy z dnia 9 marca 2010 roku określono na 14 dni od daty otrzymania faktury. Faktura została opisana sprawdzona pod względem merytoryczny, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzona do wypłaty przez Edwarda Adamczyka – Zastępcę Wójta Gminy Pabianice przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy Marii Nowickiej. Fakturę zapłacono przelewem w dniu 22 czerwca 2010 roku. Jak ustalono na podstawie wykazu towarów zamieszczonego przez wykonawcę w przedmiotowej fakturze, znaczną część zapłaconej kwoty stanowiła cena trzech „zbiorników filtracyjnych fi 1800 mm ” – 120.101,40 zł netto (146.523,71 brutto). Wykazana średnica filtrów (zbiorników), za które zapłacił zamawiający była: a) zgodna z pierwotnym kosztorysem ofertowym złożonym przez

128

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

WATERTECH – poz. 1.2.1. - „zbiorniki filtracyjne, fi 1800 mm ”, b) niezgodna z zaproponowanymi zmianami polegającymi na zwiększeniu średnicy filtrów do fi = 2000 mm, poz. 1.2.1. kosztorysu zamiennego - „zbiorniki filtracyjne, fi 2000 mm ”, c) niezgodna z zestawieniem podstawowych urządzeń znajdującym się w dokumentacji powykonawczej – „zestaw filtracyjny WTO80 filtr DN 2000 mm […] ”. Nadmienione rozbieżności, a w szczególności ich akceptacja świadczą o nienależytym nadzorze merytorycznym nad realizacją inwestycji, w wyniku którego kontrolujący nie byli w stanie ustalić jakie podstawowe urządzenia zainstalowano w przebudowywanej SUW w Żytowicach. W dniu 3 sierpnia 2010 roku do Urzędu Gminy w Pabianicach wpłynęła faktura VAT o nr 407/10 na kwotę łączną brutto 42.034,80 zł (34.454,75 zł netto) dotycząca zapłaty za realizację umowy na roboty dodatkowe z dnia 11 czerwca 2010 roku. Faktura została opisana sprawdzona pod względem merytoryczny, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzona do wypłaty przez Henryka Gajdę – Wójta Gminy Pabianice przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy Marii Nowickiej. Fakturę zapłacono przelewem w dniu 11 sierpnia 2010 roku. W dniu 15 lipca 2010 roku komisja w składzie: Edward Adamczyk – Zastępca Wójta Gminy, Ryszard Iwaśków - Kierownik Referatu Gospodarki Gruntami, Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska, Krzysztof Fajks (Inspektor Nadzoru), Agata Koszyka (przedstawiciel wykonawcy – inżynier projektu), Marian Kozłowski (Kierownik budowy) oraz Dorota Grzelak – Kowalczyk (właściciel WATERTECH) spisała protokół odbioru zakończenia prac. Komisja ustaliła, że prace zostały zakończone oraz wykonane zgodnie z ustaleniami i oczekiwaniami inwestora, zasadami sztuki budowlanej, dokumentacją projektową oraz aktualnymi przepisami prawa. Odbiór końcowy ustalono na dzień otrzymania poprawnego wyniku badania wody z WSSE – Łódź. W dniu 3 sierpnia 2010 roku komisja w składzie: Edward Adamczyk – Zastępca Wójta Gminy, Ryszard Iwaśków - Kierownik Referatu Gospodarki Gruntami, Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska, Jacek Koziróg i Krzysztof Fajks (Inspektorzy Nadzoru), Agata Koszyka (przedstawiciel wykonawcy – inżynier projektu), Marian Kozłowski (Kierownik budowy) oraz Dorota Grzelak – Kowalczyk (właściciel WATERTECH) spisała protokół odbioru końcowego SUW w Żytowicach. Komisja stwierdziła, że inwestycja została zakończona i prace zostały wykonane zgodnie z ustaleniami i oczekiwaniami inwestora. W dniu 3 sierpnia 2010 roku do Urzędu Gminy w Pabianicach wpłynęła faktura VAT o nr 406/10 na kwotę łączną brutto 179.608,85 zł (147.220,37 zł netto). Faktura została opisana sprawdzona pod względem merytoryczny, formalnym i rachunkowym oraz zatwierdzona do wypłaty przez Henryka Gajdę - Wójta Gminy Pabianice przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy Marii Nowickiej. Fakturę zapłacono przelewem w dniu 11 sierpnia 2010 roku. Niezależnie od dokumentacji przedłożonej przez wykonawcę Gmina Pabianice zleciła firmie SGS EKOPROJEKT Sp. z o.o. wykonanie analizy wody pobranej w SUW w Żytowicach w dniu 13 lipca 2010 roku. Za wykonaną usługę zamawiający zapłacił w dniu 30 lipca 2010 roku 2.928 zł brutto (przelew za fakturę VAT nr 1037/07/2010/PSZ). Badane parametry spełniły kryteria wynikające z przepisów prawa. W dniu 3 sierpnia zamawiający zawiadomił Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Pabianicach o zakończeniu budowy i zamiarze przystąpienia do użytkowania SUW w Żytowicach. Z informacji złożonej przez Kierownika Ryszarda Iwaśkowa wynika, iż: „ zawiadomienie dostarczono razem z wymaganymi przez Inspektora Nadzoru załącznikami, zostało przyjęte w dniu 3 sierpnia 2010 roku. Informuję, że organ nadzoru budowlanego w terminie 21 dni od dnia doręczenia zawiadomienia nie wniósł sprzeciwu w drodze decyzji.”

129

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Wyjaśnienie z dnia 20 października 2010 roku złożone przez Kierownika Ryszarda Iwaśkowa stanowi załącznik nr 44 protokołu kontroli. Zwiększenie wartości środka trwałego nastąpiło na podstawie dokumentu OT (brak numeru inwentarzowego) w dniu 31 sierpnia 2010 roku. Wartość rozliczenia wynikająca z dokumentu OT wyniosła 370.173,62 zł. Nie określono osoby (zespołu osób), która dokonała przyjęcia środka trwałego. Zasady ewidencji na koncie 011 oraz nieprawidłowości z nimi związane zostały opisane w dalszej części protokołu kontroli. Akta kontroli od strony 772 do strony 1136 .

IX. EWIDENCJA MAJ ĄTKU GMINY. INWENTARYZACJA

1. ZASADY EWIDENCJI SKŁADNIKÓW MAJ ĄTKOWYCH (EWIDENCJA ILO ŚCIOWA , ILO ŚCIOWO –WARTO ŚCIOWA )

Zasady ewidencji składników majątkowych obowiązujące w okresie objętym kontrolą zostały określone w zarządzeniu nr 30 Wójta Gminy Pabianice z dnia 20 października 2006 roku w sprawie opisu zasad rachunkowości w Urzędzie Gminy Pabianice. W punkcie 5 ww. zarządzenia podano zasady wyceny aktywów i pasywów, i tak m.in.: − Wartości niematerialne i prawne nabyte z własnych środków wprowadza się do ewidencji w cenie nabycia, z tego wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej wyższej od wartości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym dla osób prawnych podlegają umorzeniu na podstawie stawek amortyzacyjnych określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. Wartości niematerialne i prawne zakupione o wartości początkowej niższej od wymienionej w ww. ustawie traktuje się jako pozostałe wartości niematerialne i prawne, które umarza się w 100% w miesiącu przyjęcia do używania. − Środki trwałe (grunty, budynki, budowle, maszyny, urządzenia, środki transportu) wycenia się w dniu przyjęcia do użytkowania, m.in.: w dniu zakupu według ceny nabycia lub ceny zakupu, w przypadku ujawnienia w trakcie inwentaryzacji – według posiadanych dokumentów z uwzględnieniem zużycia, a przypadku ich braku według wartości godziwej. − Środki trwałe umarzane są z wyjątkiem gruntów stopniowo, według stawek amortyzacyjnych określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. W kontrolowanej jednostce księgi środków trwałych występują dwie księgi, które prowadzone są odręcznie (jedna księga założona dnia 1 stycznia 2002 roku opieczętowana, przesznurowana oraz podpisana przez Wójta Gminy Pabianice oraz Skarbnika Gminy, dotycząca gruntów oraz druga księga założona dnia 1 stycznia 2005 roku również odpowiednio opieczętowana, przesznurowana i podpisana przez ww. osoby, dotycząca pozostałych grup 011), tabele amortyzacyjne, które prowadzone są komputerowo.

2. EWIDENCJA ŚRODKÓW TRWAŁYCH – KONTO 011, 013.

2.1. Urz ądzenia ksi ęgowe

Struktura majątku trwałego Urzędu Gminy w Pabianicach

130

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Stan na 31 grudnia Stan na 31 grudnia Lp. Wyszczególnienie 2008 roku 2009 roku 1 2 3 4 Środki trwałe – konto 011 26.819.782,03 30.955.234,77 Pozostałe środki trwałe w używaniu – konto 013 436.666,03 579.234,45 Wartości niematerialne i prawne – 020 65.695,60 50.834,89

Zwiększenia i zmniejszenia składników majątkowych konta: 011, 013 i 020 w 2009 roku obrazuje poniższa tabela:

Stan na Zwiększenia Zmniejszenia Stan na 31 grudnia Lp. Wyszczególnienie 1 stycznia środków środków 2009 roku 2009 roku trwałych trwałych

1 2 3 4 5 6

Środki trwałe – konto 011 26.819.782,03 4.199.235,99 63.783,25 30.955.234,77

Pozostałe środki trwałe w używaniu – konto 013 436.666,03 145.403,26 2.834,84 579.234,45 Wartości niematerialne i 24.314,60 prawne – konto 020 65.695,60 9.453,89 50.834,89

Konto 011 Konto przeznaczone jest do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych związanych z wykonywaną działalnością jednostki. Na stronie Wn konta księguje się w szczególności: - przychody nowych lub używanych środków trwałych pochodzących z zakupu gotowych środków trwałych lub ze środków trwałych w budowie, - wartość ulepszeń zwiększających wartość początkową środków trwałych, - przychody środków trwałych nowo ujawnionych, - nieodpłatne przyjęcie środków trwałych. Na stronie Ma konta księguje się w szczególności: - wycofanie środków trwałych z używania na skutek likwidacji, z powodu zniszczenia lub zużycia, sprzedaży oraz nieodpłatnego przekazania, - ujawnione niedobory środków trwałych, - zmniejszenie wartości początkowej środków trwałych dokonywane na skutek aktualizacji ich wyceny. Prowadzona dla konta 011 ewidencja szczegółowa objęła następujące grupy klasyfikacji środków trwałych: - grupa 011-01 – budynki i lokale, - grupa 011-02 – obiekty inżynierii lądowej i wodnej, - grupa 011-03 – kotły i maszyny energetyczne, - grupa 011-04 - maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania, - grupa 011-05 – specjalistyczne maszyny, urządzenia i aparaty, - grupa 011-06 – urządzenia techniczne, - grupa 011-07 - środki transportu,

131

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

- grupa 011-08 - narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie, - grupa 011-09 – grunty. Prowadzona ewidencja analityczna jest niezgodna z obowiązującą klasyfikacją rodzajową środków trwałych w grupach 0 – 8, ponieważ grunty mają przypisaną grupę klasyfikacyjną 0, a nie 09. Powyższa klasyfikacja stanowi załącznik do Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 roku w sprawie klasyfikacji środków trwałych (Dz.U. nr 112, poz.1317). Zgodnie z ewidencją księgową konta 011 wartości wykazane jako bilans otwarcia i zamknięcia w 2009 roku wynosiły: Bo 26.819.782,03 zł Bz 30.955.234,77 zł. Dokonano sprawdzenia, czy dane w pozycji grunty – grupa 11-09 i środki transportu – grupa 11-07 wykazane w bilansie są zgodne z odpowiednimi saldami kont ewidencji księgowej. Dane zawarte w ewidencji księgowej (zestawieniach obrotów i sald kont analitycznych), są zgodne z danymi ujętymi w sprawozdaniu - bilansie sporządzonym na dzień 31 grudnia 2009 roku. W bilansie, składniki majątku trwałego (konta 011) ujmowane są według wartości netto tj. wartość brutto (według ewidencji) minus umorzenie. Nieprawidłowości w powyższym zakresie nie stwierdzono. Konto 013 Konto 013 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej pozostałych środków trwałych, które podlegają umorzeniu jednorazowo w miesiącu wydania do używania. Stosownie do zapisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. nr 142, poz. 1020 ze zm.) na stronie Wn konta ujmuje się zwiększenia a na stronie Ma zmniejszenia stanu i wartości początkowej pozostałych środków trwałych znajdujących się w używaniu. Na stronie Wn konta 013 ujmuje się w szczególności: - pozostałe środki trwałe przyjęte do używania z zakupu lub inwestycji, - nadwyżki środków trwałych w używaniu, - nieodpłatnie otrzymane pozostałe środków trwałych. Na stronie Ma konta 013 ujmuje się w szczególności: - wycofanie środków trwałych z używania na skutek likwidacji, zniszczenia lub zużycia, sprzedaży, nieodpłatnego przekazania oraz zdjęcia z ewidencji syntetycznej, - ujawnione niedobory pozostałych środków trwałych w używaniu. Zgodnie z ewidencją księgową konta 013 wartości wykazane jako bilans otwarcia i zamknięcia w 2009 roku wynosiły: Bo - 436.666,03 zł, Bz - 579.234,45 zł.

132

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

2.2. Udokumentowanie obrotów na kontach (zwi ększenia, zmniejszenia) - 2009 rok

Konto 011 – „Środki trwałe” Zwiększenia i zmniejszenia wartości środków trwałych przedstawiały się następująco: 2009 rok

Zwiększenia 4.199.235,99 zł, Zmniejszenia 63.783,25 zł. Na zwiększenie wartości środków trwałych złożyło się przede wszystkim:

- zakup urządzeń technicznych i innego sprzętu – 53.944,04 zł,

- inwestycje na drogach – 2.735.105,90 zł,

- wykonanie sieci wodociągowych – 207.320,46 zł.

Na zmniejszenie wartości środków trwałych w 2009 roku złożyło się:

- przejęcie drogi asfaltowej przez Skarb Państwa – 21.282,25 zł,

- zdjęcie ze stanu działek w następujących miejscowościach: Petrykozy, Świątniki, Szynkielew – 42.501,00 zł, (związane było również z przejęciem przez Skarb Państwa działek na budowę drogi S-14). Sprawdzono prawidłowość prowadzenia ewidencji środków trwałych, poddając kontroli zapisy księgowe dokonane na koncie 011 w 2009 roku, a dotyczące m.in.: − przyjęcia na stan „przebudowy drogi gminnej Piątkowisko-Petrykozy-Górka Pabianicka-Świątniki” na kwotę 2.233.029,25 zł na podstawie OT nr 26 z dnia 31 grudnia 2009 roku. Podstawą ewidencji ww. środka trwałego był protokół odbioru z dnia 10 listopada 2009 roku, natomiast wprowadzenia na stan środków trwałych dokonano w dniu 31 grudnia 2009 roku. Przy okazji kontroli przedmiotowej inwestycji w ramach zamówień publicznych inspektorzy kontroli otrzymali ww. OT jednakże bez nadanego numeru; − przyjęcia na stan „rozbudowy sieci wodociągowej w Hermanowie o długości 215m” na kwotę 46.764,07 zł na podstawie OT nr 19 z dnia 30 listopada 2009 roku. Podstawą ewidencji ww. środka trwałego był protokół odbioru z dnia 15 września 2009 roku, natomiast wprowadzenia na stan środków trwałych dokonano w dniu 30 listopada 2009 roku; − przyjęcia na stan „sieci wodociągowej w Piątkowisku” na kwotę 50.234,16 zł na podstawie OT nr 23 z dnia 31 grudnia 2009 roku. Podstawą ewidencji ww. środka trwałego był protokół odbioru z dnia 30 października 2009 roku, natomiast wprowadzenia na stan środków trwałych dokonano w dniu 31 grudnia 2009 roku; Opisane powyżej nieprawidłowości spowodowały naruszenia art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości zawierającego obowiązek rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz art. 20 ust. 1 ww. ustawy stanowiącego, że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. A ponadto ww. przypadki świadczą o wprowadzeniu środka trwałego po terminie

133

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

wynikającym z art.16 d ust.2 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 roku, Dz.U. nr 54, poz.654 ze zm.). Z zapisów przytoczonego artykułu wynika, że składniki majątku, o których mowa w art.16a – 16c wprowadza się do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zgodnie z art.9 ust.1 ustawy, najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania. Późniejszy termin wprowadzenia uznaje się za ujawnienie środka trwałego. Konto 013 – „Pozostałe środki trwałe w używaniu” Zgodnie z ewidencją księgową konta 013, wartość pozostałych środków trwałych w używaniu, w roku 2009 przedstawiała się w sposób następujący: 2009 rok Bo - 246.021,08 zł, Bz - 260.042,06 zł. W 2009 roku dokonano zwiększenia wartości pozostałych środków trwałych o kwotę 14.020,98 zł. Pozostałe środki trwałe w używaniu ewidencjonowane były na podstawie faktur. Kontrolującym nie przedłożono dokumentów OT. W wyniku kontroli ustalono, że na zwiększenie wartości pozostałych środków trwałych złożyły się zakupy pozostałych środków trwałych o wartości poniżej 3.500 zł (szafy, telefony, dozowniki, krzesła itp.). Zwiększenie wartości pozostałych środków trwałych w używaniu ewidencjonowano jednocześnie na koncie 072 „Umorzenia pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych” zapisami Wn 013 i Ma 072.

2.3. Prawidłowo ść stosowanych odpisów umorzeniowych - 2009 rok

Konto 071 – umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych Zgodnie z zakładowym planem kont, konto to służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, które podlegają umorzeniu według stawek amortyzacyjnych stosowanych przez jednostkę. Zgodnie z ewidencją księgową saldo Ma konta 071, umorzenie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych w 2009 roku przedstawiało się w sposób następujący: B.O. na dzień 1 stycznia 2009 roku – 5.185.386,77 zł, Obroty Wn – 11.173,17 zł Obroty Ma – 6.127.009,70 zł B.Z. na dzień 31 grudnia 2009 roku – 6.115.836,53 zł

Odpisów amortyzacyjnych środków trwałych dokonywano w tabelach amortyzacyjnych prowadzonych dla poszczególnych grup środków trwałych. Tabele amortyzacyjne środków trwałych prowadzone były komputerowo. Kontroli poddano w sposób wyrywkowy prawidłowość naliczeń umorzeń dla budynków i pojazdów osobowych. Nieprawidłowości nie stwierdzono. Zastosowane stawki są zgodne z załącznikiem nr 1 do ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 roku nr 54 poz. 654 ze zm.). Ogółem sprawdzono

134

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

zastosowanie stawek umorzeniowych wszystkich pozycji (łącznie 17) z grupy VII – środki transportowe oraz 21 pozycji z grupy I – budynki.

Konto 072 – umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych Zgodnie z zakładowym planem kont, konto to służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej z tytułu umorzenia środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, podlegających umorzeniu jednorazowo w pełnej wartości, w miesiącu wydania ich do używania. Zgodnie z ewidencją księgową konta 072 umorzenie pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych w roku 2009 przedstawiało się w sposób następujący: B.O. na dzień 1 stycznia 2009 roku – 479.410,70 zł Obroty Wn – 27.149,44 zł Obroty Ma - 634.267,85 zł B.Z. na dzień 31 grudnia 2009 roku – 607.118,41 zł

Kontroli umorzenia pozostałych środków trwałych dokonano na podstawie dokumentów wziętych do kontroli przy analizie konta 013 w pkt „Udokumentowanie obrotów na kontach (zwiększenia, zmniejszenia) - 2009 rok” niniejszego protokołu.

3. EWIDENCJA WARTO ŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH – KONTO 020. PRAWIDŁOWO ŚĆ STOSOWANYCH ODPISÓW UMORZENIOWYCH

Zgodnie z zakładowym planem kont, konto 020 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości niematerialnych i prawnych. Według ewidencji księgowej konta 020 wartość wykazana jako bilans otwarcia i zamknięcia w 2009 roku wynosiła: B.O. na dzień 1 stycznia 2009 roku – 65.695,60 zł, Obroty Wn – 9.453,00 zł, Obroty Ma - 24.314,60 zł, B.Z. na dzień 31 grudnia 2009 roku – 50.834,89 zł.

Zgodnie z ewidencją analityczną zwiększenie stanu wartości niematerialnych i prawnych związane było m.in. z zakupem programu komputerowego Correl Draw Graphics o wartości 843,00 zł oraz licencji oprogramowania Xpertis – dokupienie 3 stanowisk o wartości 2.196,00 zł, opłata licencyjna płatna okresowo za program KASA, FIKS – 2.806,00 zł, opłata licencyjna dla programu podatek od środków transportowych – 762,50 zł. Zmniejszenie stanu wartości konta 020 dotyczy wyksięgowania z ewidencji licencji i programów nieaktualnych o wartości 24.314,60 zł. Wartości niematerialne i prawne (do 3.500 zł) umorzone zostały w 100 % ich wartości w dniu przyjęcia do użytkowania. Natomiast w przypadku wartości niematerialnych i prawnych powyżej wartości 3.500 zł umorzenie następuje zgodnie ze stawkami amortyzacyjnymi, określonymi w ustawie o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Testy kontrolne dotyczące ewidencji majątku stanowią załącznik nr 45 protokołu kontroli.

135

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Akta kontroli od strony 1137 do strony 1151.

4. EWIDENCJA POZOSTAŁYCH SKŁADNIKÓW MAJ ĄTKOWYCH (MATERIAŁY , FINANSOWY MAJ ĄTEK TRWAŁY )

Według ewidencji księgowej konta 310 wartość wykazana jako bilans otwarcia i zamknięcia w 2009 roku wynosiła: B.O. na dzień 1 stycznia 2009 roku – 4.800,00 zł, Obroty Wn – 1.255,79 zł, Obroty Ma - 4.025,79 zł, B.Z. na dzień 31 grudnia 2009 roku – 2.030,00 zł.

W 2009 roku na koncie 310 dokonano operacji księgowych dotyczących zwiększeń, a następnie zmniejszeń wartości materiałów – dotyczyły one dwóch przypadków: rozchodu książek wydanych na 80-lecie istnienia Gminy Pabianice na kwotę 2.770,00 zł oraz przyjęcia na stan drewna topolowego w miesiącu lipcu na kwotę 1.255,79 zł i jego rozchodu w miesiącu wrześniu. Skontrolowano przyjęcie na stan i rozchód drewna topolowego. Inspektorom kontroli przedstawiono protokół z dnia 21 czerwca 2009 roku z oględzin, obmiaru i szacowania wartości drewna topolowego, stanowiącego własność Gminy Pabianice, które zostało pozyskane w związku z przebudową drogi gminnej we wsi Petrykozy. Komisja, w skład której weszli pracownicy UG – z Referatu Gospodarki Komunalnej dokonała obmiaru 28 sztuk topoli ustalając łączną masę drewna w ilości 20,93 m3. Nabycie drewna proponowano tartakom z terenu Gminy Pabianice i Dobroń. Właściciele tartaków, stwierdzili, że kłody ze względu na dużą krzywiznę, zbieżystość oraz stan zdrowotny nie nadają się od dalszej obróbki. Drewno nadaje się jedynie na opał. Po przeprowadzeniu rozeznania odnośnie cny rynkowej tego rodzaju drewna Komisja zaproponowała przyjąć wartość 1m3 drewna w wysokości 60 zł brutto. Wartość drewna przeznaczonego do sprzedaży: 20,93m3 x 60 zł = 1.255,80 zł. Protokół został podpisany przez członków komisji i zaakceptowany przez Wójta. Na protokole ponadto znajduje się adnotacja, że wpłynęło do księgowości dnia 23 lipca 2009 roku. Powyższe drewno zostało sprzedane osobie fizycznej za podaną wyżej kwotę w dniu 27 lipca 2009 roku (przedstawiono fakturę VAT nr 41/2009/G. W dniu 18 września 2009 roku poleceniem księgowania wyksięgowano z materiałów drewno topolowe.

5. INWENTARYZACJA

5.1. Instrukcja inwentaryzacyjna. Terminy przeprowadzania inwentaryzacji

Zasady i terminy przeprowadzania inwentaryzacji składników majątkowych Urzędu Gminy w Pabianicach zostały uregulowane w Instrukcji inwentaryzacyjnej wprowadzonej Zarządzeniem nr 29/206 Wójta Gminy Pabianice z dnia 18 października 2006 roku.

W przywołanej instrukcji inwentaryzacyjnej określone zostało pojęcie, cel i zakres inwentaryzacji, jej rodzaje i metody jej przeprowadzania (w drodze spisu z natury, w drodze uzyskania od kontrahentów i banków pisemnych potwierdzeń prawidłowości wykazanych sald – uzgodnienie sald, w drodze porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości

136

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

składników majątkowych. Ponadto w zarządzeniu nr 30 Wójta Gminy Pabianice z dnia 20 października 2006 roku w sprawie opisu zasad rachunkowości w Urzędzie Gminy Pabianice w punkcie 4 podano terminy inwentaryzowania składników majątkowych. W urzędzie Gminy w Pabianicach inwentaryzacja środków trwałych przeprowadzana jest co roku.

5.2. Prawidłowo ść przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji

Zarządzeniem nr 56/2009 Wójta Gminy Pabianice z dnia 21 października 2009 roku, powołana została komisja inwentaryzacyjna i zespoły spisowe. Termin przeprowadzenia inwentaryzacji ustalono do dnia 31 grudnia 2009 roku. Ponadto przedłożono protokół z dnia 3 listopada 2009 roku z przeprowadzonego szkolenia członków komisji i zespołów spisowych do przeprowadzenia inwentaryzacji. Inwentaryzacja drogą spisu z natury Na podstawie sprawozdania z działalności Komisji Inwentaryzacyjnej ustalono, że spis z natury został rozpoczęty w dniu 16 listopada 2009 roku, a zakończony w dniu 31 grudnia 2009 roku. Inwentaryzacja składników majątkowych przeprowadzona została na arkuszach spisu z natury od nr 000406 do 000490 (85 sztuk), traktowanych jako druki ścisłego zarachowania, przed wydaniem zostały one ponumerowane, opatrzone pieczęcią Urzędu Gminy i zaewidencjonowane w książce druków ścisłego zarachowania. Osoby materialnie odpowiedzialne złożyły oświadczenia, że spisy z natury składników majątkowych, za które ponoszą odpowiedzialność materialną, zostały dokonane w ich obecności i, że nie wnoszą uwag do sposobu przeprowadzenia i ujęcia wyników spisu w arkuszach spisowych. W przypadku środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony i gruntów zastosowano metodę inwentaryzacji drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami. Według stanu na dzień 31 grudnia 2009 roku nie stwierdzono różnic inwentaryzacyjnych, a komisja stwierdziła, że spis został przeprowadzony prawidłowo. Protokół został podpisany przez członków komisji inwentaryzacyjnej. Inwentaryzacja drogą uzgodnienia sald i weryfikacji. Stosownie do postanowień § 13 i 14 instrukcji inwentaryzacyjnej przyjętej zarządzeniem nr 29/206 Wójta Gminy Pabianice, inwentaryzacji w drodze uzgodnienia sald dokonuje Referat Finansowy w drodze pisemnej i faxowej. Kontrolującym przedłożono potwierdzenie sald rachunków bankowych, a także wezwania do potwierdzenia salda wysłane do poszczególnych kontrahentów i przesłane przez nich uzgodnienia sald.

137

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

X. ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE USTAW ORAZ POROZUMIE Ń Z JEDNOSTKAMI SAMORZ ĄDU TREYTORIALNEGO I ORGANAMI ADMINISTRACJI RZ ĄDOWEJ. POMOC FINANSOWA

ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE POROZUMIE Ń - 2009 ROK

Tabela nr 1 - otrzymane środki L Nazwa Nazwa zadania Plan Wykonanie Data podpisania Data przekazania p. podmiotu umowy/porozumie środków por 1. Wojewoda Program wieloletni 36.375,00 36.375,00 zł 23 kwietnia 2009 20.03.2009r. Łódzki „Pomoc pa ństwa w zł roku 27.03.2009r. zakresie do żywiania” 04.06.2009r. 11.08.2009r. 29.10.2009r. 2. Wojewódzki Program Operacyjny 68.049,05 66.833,04 zł 10 czerwca 2009 26.06.2009r. Urz ąd Pracy Kapitał Ludzki „Droga zł roku do efektywno ści zawodowej”

Terminowo ść otrzymywania środków na realizacj ę wykonywanych zada ń

Terminowość otrzymania środków powyżej.

POMOC FINANSOWA UDZIELANA INNYM JEDNOSTKOM SAMORZ ĄDU TERYTORIALNEGO – 2009

Tabela nr 2 – przekazane środki Lp. Nazwa Nazwa zadania Plan Wykona Data podj ęcia uchwały Data podpisania podmiotu nie umowy/porozumienia

1. Urz ąd Dotacja na inwestycje i 19.620,00 19.144,2 Uchwała nr XIX/202/2009 Umowa nr 209/2009 z Miasta zakupy inwestycyjne na zł 0 zł (zatwierdzenie środków) dnia 21 sierpnia 2009 Pabianice realizacj ę programu „Nie 1.158,33 1.158,25 roku tylko podr ęcznik i tablica zł zł Uchwała nr – wykorzystanie XXXV/247/2009 z dnia 25 nowoczesnych czerwca 2009 roku technologii Uchwała nr informatycznych w XXXVI/261/2009 z dnia 31 kształceniu młodzie ży ze lipca 2009 roku (korekta szkół ró żnych szczebli” kwot dotacji i paragrafu dotacyjnego) 2. Urz ąd Dotacja na pomoc 50.000,00 50.000,0 Uchwała nr Porozumienie Miasta finansow ą dla Miasta zł 0 zł XXXIV/243/2009 z dnia 26 zawarte dnia 16 lipca Pabianice Pabianice na zakup maja 2009 roku 2009 roku sprz ętu medycznego dla (zabezpieczenie środków) Samodzielnego Publicznego Zakładu Uchwała nr opieki Zdrowotnej w XXXIV/244/2009 z dnia 26 Pabianicach maja 2009 roku (w sprawie udzielenia pomocy finansowej) 3. Powiat Pomoc finansowa w 265.000,0 232.172, Uchwała nr Umowy z dnia 26

138

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Pabianice formie dotacji celowej na 0 zł 67 zł XXXI/227/2009 z dnia 26 pa ździernika 2009 dofinansowanie remontu marca 2009 roku roku dróg (zatwierdzone środki) Aneksy z dnia 8 grudnia 2009 roku Uchwała nr XXXI/226/2009 z dnia 26 marca 2009 roku (udzielenie pomocy) Uchwała nr XXXIV/241/2009 z dnia 26 maja 2009 roku (zabezpieczenie środków) Uchwała nr XXXIV/242/2009 z dnia 26 maja 2009 roku (udzielenie pomocy) Uchwała nr XXXVI/262/2009 z dnia 31 lipca 2009 roku Uchwała nr XXXVI/263/2009 z dnia 31 lipca 2009 roku Uchwała nr XL/303/2009 roku 4. Powiat Pomoc finansowa na 15.000,00 15.000,0 Uchwała nr XIX/202/2009 Umowa dotacji z dnia Pabianice dofinansowanie zakupu zł 0 zł z dna 5 lutego 2009 roku 20 lipca 2009 roku samochodu (zatwierdzenie środków) specjalistycznego dla P.S.P. w Pabianicach Zmiana uchwały nr XXXV/257/2009 z dnia 25 czerwca 2009 roku Uchwała nr XXXV/253/2009 z dnia 25 czerwca 2009 roku w sprawie udzielenie pomocy 5. SP ZOZ w Dotacja przedmiotowa 5.000,00 5.000,00 Uchwała nr Umowa z dnia 23 Pabianicac na prace remontowe w zł zł XXXV/254/2009 z dnia 25 lipca 2009 roku h Zakładzie Opieku ńczo- czerwca 2009 roku Leczniczym i Poradni Bakteriologicznej wchodz ących w skład SP ZOZ w Pabianicach

Skontrolowano porozumienia z pkt 8. ww. tabeli zawarte pomiędzy Gminą Pabianice a Powiatem Pabianickim na dofinansowanie remontu dróg. - W dniu 26 marca 2009 roku Rada Gminy w Pabianicach podjęła uchwałę nr XXXI/226/2009 w sprawie udzielenia pomocy finansowej dla Powiatu Pabianickiego w formie dotacji celowej w kwocie 90.000 zł na zadania pn.: „Przebudowa drogi powiatowej nr 4911 E Pabianice – Żytowice Gmina Pabianice” – tj. budowa chodnika we wsi Żytowice. W paragrafie 2 w znalazło się upoważnienie Wójta Gminy do zawarcia umowy określającej przeznaczenie i sposób rozliczenia udzielonej pomocy. Z uwagi na powyższą uchwałę Rada Gminy podjęła także uchwałę nr XXXI/227/2009 z dnia 26 marca 2009 roku w sprawie zmian w budżecie Gminy Pabianice na 2009 rok zwiększającą plan wydatków w dz.600 rozdz. 60014 paragrafie 6300 o kwotę 90.000 zł. Następnie Rada Gminy w Pabianicach podjęła uchwałę nr XXXIV/241/2009 z dnia 26 maja 2009 roku w sprawie zmian w budżecie Gminy Pabianice na 2009 rok zwiększającą plan wydatków w dz. 600 rozdz. 60014 paragrafie 2710 o kwotę

139

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

125.000 zł. Tego samego dnia Rada Gminy podjęła kolejną uchwałę nr XXXIV/242/2009 w sprawie udzielenia pomocy finansowej dla Powiatu Pabianickiego w formie dotacji celowej kwocie 125.000 zł na zadanie pn.: „Remont dróg powiatowych nr 3301E oraz 4911 E w miejscowości Janowice, Gm. Pabianice”. W paragrafie 2 w znalazło się upoważnienie Wójta Gminy do zawarcia umowy określającej przeznaczenie i sposób rozliczenia udzielonej pomocy. W dniu 20 sierpnia 2009 roku została podpisana umowa pomiędzy Gminą Pabianice a Powiatem Pabianickim, w której w paragrafie 1 zapisano, że Gmina Pabianice udziela ze swojego budżetu Powiatowi pomocy finansowej na zadanie pn. „Remont dróg powiatowych nr 3301E oraz 4911E w m. Janowice, gm. Pabianice”. Zakres rzeczowy został określony w załączniku nr 1 – wymieniono prace jakie mają zostać wykonane. Gmina została zobowiązana do przekazania Powiatowi na realizacje zadania określonego w paragrafie 1 dotacji w kwocie 125.000 zł, a Powiat został zobowiązany do przeznaczenia na realizację ww. zadania środki finansowe w wysokości nie przekraczającej 125.000 zł. Umowę zawarto na okres realizacji zadania, ale nie później niż do dnia 24 listopada 2009 roku. Ponadto zapisano, że środki zostały zabezpieczone w dz. 600 rozdz. 60014 paragrafie 2710 budżetu Gminy na 2009 rok i zostaną przekazane na konto Starostwa Powiatowego w jednej transzy 14 dni po przesłaniu rozliczenia zadania Gminie przez Powiat oraz jego zatwierdzenia przez Gminę. Powiat zrealizuje zadanie i przekaże rozliczenie do dnia 10 listopada 2009 roku. Wzór rozliczenia został okresowy w załączniku nr 2. Zatwierdzenie przez Gminę rozliczenia dotacji nastąpi w terminie 14 dni od dnia jego przedstawienia przez Powiat. W dniu 10 listopada 2009 roku wpłynęło do Wójta Gminy Pabianice od Starostwa Powiatowego w Pabianicach rozliczenie ww. zadania, z prośbą o przelanie na rachunek Starostwa kwoty 125.000 zł. W dniu 20 listopada 2009 roku przelano Powiatowi niniejszą kwotę. - Ponadto Rada Gminy w Pabianicach podjęła uchwałę nr XXXVI/262/2009 z dnia 31 lipca 2009 roku w sprawie zmian w budżecie Gminy Pabianice na 2009 rok, na podstawie której w załączniku nr 1 - zwiększono plan wydatków w dz. 600 rozdz. 60014 paragrafie 2710 na remont chodnika przy drodze powiatowej nr 4911E w m. Piątkowisko o kwotę 50.000 zł. Ponadto w załączniku nr 2 do niniejszej uchwały – zmiany w budżecie Gminy Pabianice na 2009 rok polegające na zmianie celu pomocy finansowej dla Starostwa Powiatowego w Pabianicach – zmniejszono dotację celową na zadanie: „Przebudowa drogi powiatowej nr 4911E Pabianice-Żytowice – budowa chodnika we wsi Żytowice”, zaś zwiększono dotację na zadania: „Montaż punktowych elementów odblaskowych dwustronnych w m. Żytowice-droga powiatowa nr 4911E” - 10.000 zł, „Wykonanie nakładki bitumicznej na drodze powiatowej nr 3311E w Pawlikowicach I” – 40.000 zł, „Wykonanie nakładki bitumicznej na drodze powiatowej nr 3310E w Pawlikowicach II” – 40.000 zł. Tego samego dnia Rada Gminy podjęła kolejną uchwałę nr XXXVI/262/2009 w sprawie udzielenia pomocy finansowej dla Powiatu Pabianickiego w formie dotacji celowej kwocie 140.000 zł na następujące zadania: - „Remont chodnika przy drodze powiatowej nr 4911E w m. Piątkowisko” – 50.000 zł; - „Montaż punktowych elementów odblaskowych dwustronnych w m. Zytowice – droga powiatowe nr 4911E” – 10.000 zł; - „Wykonanie nakładki bitumicznej na drodze powiatowej nr 3311E w Pawlikowicach I” – 40.000 zł;

140

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

- „Wykonanie nakładki bitumicznej na drodze powiatowej nr 3311E w Pawlikowicach II” – 40.000 zł. W paragrafie 2 znalazło się upoważnienie Wójta Gminy do zawarcia umowy określającej przeznaczenie i sposób rozliczenia udzielonej pomocy. W paragrafie 3 uchylono uchwałę nr XXXI/226/2009 Rady Gminy z dnia 26 marca 2009 roku. Kontrolującym przedłożono następujące umowy (wszystkie zawarte tego samego dnia): 1/. z dnia 26 października 2009 roku została podpisana umowa pomiędzy Gminą Pabianice a Powiatem Pabianickim, w której w paragrafie 1 zapisano, że Gmina Pabianice udziela ze swojego budżetu Powiatowi pomocy finansowej na zadanie pn. „Remont chodnika przy drodze powiatowej nr 4911E w m. Piątkowisko”. Zakres rzeczowy został określony w załączniku nr 1 – wymieniono prace jakie mają zostać wykonane. Gmina została zobowiązana do przekazania Powiatowi na realizacje zadania określonego w paragrafie 1 dotacji w kwocie 50.000 zł, a Powiat został zobowiązany do przeznaczenia na realizację ww. zadania środki finansowe w wysokości nie przekraczającej 39.655,00 zł. Umowę zawarto na okres realizacji zadania, ale nie później niż do dnia 23 grudnia 2009 roku. Ponadto zapisano, ze środki zostały zabezpieczone w dz. 600 rozdz. 60014 paragrafie 2710 budżetu Gminy na 2009 rok i zostaną przekazane na konto Starostwa Powiatowego w jednej transzy 14 dni po przesłaniu rozliczenia zadania Gminie przez Powiat oraz jego zatwierdzenia przez Gminę, zaś Powiat zrealizuje zadanie i przekaże rozliczenie do dnia 9 grudnia 2009 roku. Wzór rozliczenia został okresowy w załączniku nr 2. Zatwierdzenie przez Gminę rozliczenia dotacji nastąpi w terminie 14 dni od dnia jego przedstawienia przez Powiat. 2/. z dnia 26 października 2009 roku została podpisana umowa pomiędzy Gminą Pabianice a Powiatem Pabianickim, w której w paragrafie 1 zapisano, ze Gmina Pabianice udziela ze swojego budżetu Powiatowi pomocy finansowej na zadanie pn. „Montaż punktowych elementów odblaskowych dwustronnych w m. Żytowice – droga powiatowa nr 4911E”. Zakres rzeczowy został określony w załączniku nr 1 – wymieniono prace jakie mają zostać wykonane. Gmina została zobowiązana do przekazania Powiatowi na realizacje zadania określonego w paragrafie 1 dotacji w kwocie 10.000 zł, a Powiat został zobowiązany do przeznaczenia na realizację ww. zadania środki finansowe w wysokości nie przekraczającej 10.000,00 zł. Umowę zawarto na okres realizacji zadania, ale nie później niż do dnia 23 grudnia 2009 roku. Ponadto zapisano, ze środki zostały zabezpieczone w dz. 600 rozdz. 60014 paragrafie 2710 budżetu Gminy na 2009 rok i zostaną przekazane na konto Starostwa Powiatowego w jednej transzy 14 dni po przesłaniu rozliczenia zadania Gminie przez Powiat oraz jego zatwierdzenia przez Gminę. Powiat zrealizuje zadanie i przekaże rozliczenie do dnia 9 grudnia 2009 roku. Wzór rozliczenia został okresowy w załączniku nr 2. Zatwierdzenie przez Gminę rozliczenia dotacji nastąpi w terminie 14 dni od dnia jego przedstawienia przez Powiat. 3/. z dnia 26 października 2009 roku została podpisana umowa pomiędzy Gminą Pabianice a Powiatem Pabianickim, w której w paragrafie 1 zapisano, ze Gmina Pabianice udziela ze swojego budżetu Powiatowi pomocy finansowej na zadanie pn. „Wykonanie nakładki bitumicznej na drodze powiatowej nr 3311E w Pawlikowicach G. Pabianice”. Zakres rzeczowy został określony w załączniku nr 1 – wymieniono prace jakie mają zostać wykonane. Gmina została zobowiązana do przekazania Powiatowi na realizacje zadania określonego w paragrafie 1 dotacji w kwocie 40.000 zł, a Powiat został zobowiązany do przeznaczenia na realizację

141

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

ww. zadania środki finansowe w wysokości nie przekraczającej 40.000,00 zł. Umowę zawarto na okres realizacji zadania, ale nie później niż do dnia 23 grudnia 2009 roku. Ponadto zapisano, ze środki zostały zabezpieczone w dz. 600 rozdz. 60014 paragrafie 2710 budżetu Gminy na 2009 rok i zostaną przekazane na konto Starostwa Powiatowego w jednej transzy 14 dni po przesłaniu rozliczenia zadania Gminie przez Powiat oraz jego zatwierdzenia przez Gminę. Powiat zrealizuje zadanie i przekaże rozliczenie do dnia 9 grudnia 2009 roku. Wzór rozliczenia został okresowy w załączniku nr 2. Zatwierdzenie przez Gminę rozliczenia dotacji nastąpi w terminie 14 dni od dnia jego przedstawienia przez Powiat. 4/. z dnia 26 października 2009 roku została podpisana umowa pomiędzy Gminą Pabianice a Powiatem Pabianickim, w której w paragrafie 1 zapisano, ze Gmina Pabianice udziela ze swojego budżetu Powiatowi pomocy finansowej na zadanie pn. „Wykonanie nakładki bitumicznej na drodze powiatowej nr 3310E w Pawlikowicach II G. Pabianice”. Zakres rzeczowy został określony w załączniku nr 1 – wymieniono prace jakie mają zostać wykonane. Gmina została zobowiązana do przekazania Powiatowi na realizacje zadania określonego w paragrafie 1 dotacji w kwocie 40.000 zł, a Powiat został zobowiązany do przeznaczenia na realizację ww. zadania środki finansowe w wysokości nie przekraczającej 40.000,00 zł. Umowę zawarto na okres realizacji zadania, ale nie później niż do dnia 23 grudnia 2009 roku. Ponadto zapisano, ze środki zostały zabezpieczone w dz. 600 rozdz. 60014 paragrafie 2710 budżetu Gminy na 2009 rok i zostaną przekazane na konto Starostwa Powiatowego w jednej transzy 14 dni po przesłaniu rozliczenia zadania Gminie przez Powiat oraz jego zatwierdzenia przez Gminę. Powiat zrealizuje zadanie i przekaże rozliczenie do dnia 9 grudnia 2009 roku. Wzór rozliczenia został okresowy w załączniku nr 2. Zatwierdzenie przez Gminę rozliczenia dotacji nastąpi w terminie 14 dni od dnia jego przedstawienia przez Powiat. Następnie dnia 2 grudnia 2009 roku Rada Gminy podjęła uchwałę Nr XL/303/2009 zmieniająca uchwałę nr XXXVI/263/2009 z lipca 2009 roku, na podstawie której wprowadzono następujące zmiany: W paragrafie 1 dodano, że udziela się pomocy finansowej Powiatowi Pabianickiemu do maksymalnej kwoty 140.000 zł. W par.1 pkt 1 dodano, że na „Remont chodnika przy drodze powiatowej nr 4911E w m. Piątkowisko” – do kwoty 50.000 zł, nie więcej jednak niż do 50% wartości zadania według faktycznie poniesionych kosztów. W par.1 pkt 2 dokonano zmiany, że na - „Montaż punktowych elementów odblaskowych dwustronnych w m. Żytowice – droga powiatowe nr 4911E” – do kwoty 10.000 zł, nie więcej jednak niż do 50% wartości zadania według faktycznie poniesionych kosztów. W par.1 pkt 3 dodano, że na - „Wykonanie nakładki bitumicznej na drodze powiatowej nr 3311E w Pawlikowicach I” – do kwoty 40.000 zł, nie więcej jednak niż do 50% wartości zadania według faktycznie poniesionych kosztów. W par.1 pkt 4 dodano, że na - „Wykonanie nakładki bitumicznej na drodze powiatowej nr 3311E w Pawlikowicach II” – do kwoty 40.000 zł, nie więcej jednak niż do 50% wartości zadania według faktycznie poniesionych kosztów. Ad.1/. W dniu 8 grudnia 2009 roku podpisano aneks nr 1/09 do ww. umowy, z którego wynika, że na podstawie opisanej wyżej uchwały nr XL/303/2009 Rady Gminy z dnia 2 grudnia 2009 roku Gmina została zobowiązana do przekazania

142

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Powiatowi dotacji w kwocie 44.827,46 zł, a Powiat zobowiązał się na realizację zadania przeznaczyć środki finansowe w kwocie 44.827,47 zł. Dnia 9 grudnia 2009 roku Wójt Gminy Pabianice otrzymał od Starostwa Powiatowego w Pabianicach rozliczenie ww. zadania, z prośbą o przelanie na rachunek Starostwa kwoty 44.763,41 zł. Jak Starostwo Powiatowe wyjaśniło wysokość powyższej kwoty miała związek z faktem, iż do faktury nr 64/09 została wystawiona nota księgowa nr 5/DP/2009, w której dokonano potrącenia w wysokości 128,10 zł, w związku z opóźnieniem w przekazaniu materiałów przez wykonawcę prac. W dniu 15 grudnia 2009 roku przelano Powiatowi kwotę 44.763,41 zł. Ad.2/. W dniu 8 grudnia 2009 roku podpisano aneks nr 1/09 do ww. umowy, z którego wynika, że na podstawie uchwały Rady Gminy nr XL/303/2009 Gmina została zobowiązana do przekazania Powiatowi na realizację zadania określonego w paragrafie 1 dotację w wysokości 6.368,40 zł, zaś Powiat zobowiązany został przeznaczyć na realizację zadania środki finansowe w kwocie 6.368,40. Dnia 9 grudnia 2009 roku Wójt Gminy Pabianice otrzymał od Starostwa Powiatowego w Pabianicach rozliczenie ww. zadania, z prośbą o przelanie na rachunek Starostwa kwoty 6.368,40 zł. W dniu 15 grudnia 2009 roku przelano Powiatowi kwotę 6.368,40 zł. Ad.3/. W dniu 8 grudnia 2009 roku podpisano aneks nr 1/09 do ww. umowy, z którego wynika, że na podstawie uchwały nr XL/303/2009 Gmina została zobowiązana do przekazania Powiatowi na realizację zadania określonego w paragrafie 1 dotacji w wysokości 28.020,43 zł, zaś Powiat zobowiązał się przeznaczyć na realizację zadania środki finansowe w kwocie 50.656,33 zł. Dnia 9 grudnia 2009 roku Wójt Gminy Pabianice otrzymał od Starostwa Powiatowego w Pabianicach rozliczenie ww. zadania, z prośbą o przelanie na rachunek Starostwa kwoty 28.020,43 zł. Ponadto wyjaśniono, że nie upłynął termin płatności faktury nr DT/161/2009 za wykonanie prac, zaś zgodnie z paragrafem 4 ust.3 zawartej umowy - „W przypadku zaistnienia sytuacji, w której do rozliczenia zostanie załączona faktura bez dowodu jej zapłacenia przez Powiat ze względu na to, że nie upłynął termin zapłaty za tą fakturę, Powiat dołączy pisemne oświadczenie o terminie przedstawienia dowodu zapłaty. Termin ten nie może być dłuższy niż 21 grudnia 2009 roku”. I dalej paragraf 4 ust.4 – „Zatwierdzenie przez Gminę rozliczenia dotacji nastąpi w terminie 14 dni od dnia jego przedstawienia przez Powiat”. W piśmie z dnia 9 grudnia 2009 roku Powiat wyjaśnił, że dowód zapłaty przekazany zostanie najpóźniej do dnia 18 grudnia 2009 roku, zaś termin płatności faktury – dnia 17 grudnia 2009 roku. W dniu 15 grudnia 2009 roku Gmina Pabianice przelała Powiatowi kwotę 28.020,43 zł. Ad.4/. W dniu 8 grudnia 2009 roku podpisano aneks nr 1/09 do ww. umowy, z którego wynika, że na podstawie uchwały nr XL/303/2009 Gmina została zobowiązana do przekazania Powiatowi na realizację zadania określonego w paragrafie 1 dotację w wysokości 28.020,43 zł, zaś Powiat zobowiązał się przeznaczyć na realizację zadania środki finansowe w kwocie 50.656,33 zł. Dnia 9 grudnia 2009 roku Wójt Gminy Pabianice otrzymał od Starostwa Powiatowego w Pabianicach rozliczenie ww. zadania, z prośbą o przelanie na rachunek Starostwa kwoty 28.020,43 zł. Ponadto wyjaśniono, że nie upłynął termin płatności faktury nr DT/161/2009 za wykonanie prac i zgodnie z paragrafem 4 ust.3 zawartej umowy tj. „W przypadku zaistnienia sytuacji, w

143

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

której do rozliczenia zostanie załączona faktura bez dowodu jej zapłacenia przez Powiat ze względu na to, że nie upłynął termin zapłaty za tą fakturę, Powiat dołączy pisemne oświadczenie o terminie przedstawienia dowodu zapłaty. Termin ten nie może być dłuższy niż 21 grudnia 2009 roku”. I dalej paragraf 4 ust.4 – „Zatwierdzenie przez Gminę rozliczenia dotacji nastąpi w terminie 14 dni od dnia jego przedstawienia przez Powiat”. W piśmie z dnia 9 grudnia 2009 roku Powiat wyjaśnił, że dowód zapłaty przekazany zostanie najpóźniej do dnia 18 grudnia 2009 roku, zaś termin płatności faktury – dnia 17 grudnia 2009 roku. W dniu 15 grudnia 2009 roku Gmina Pabianice przelała Powiatowi kwotę 28.020,43 zł. Inspektorom kontroli przedłożono wyciąg za okres od 17 grudnia do 17 grudnia 2009 roku przedłożony przez Starostwo Powiatowe w Pabianicach, z którego wynika, że dnia 17 grudnia 2009 roku została zapłacona faktura nr DT/161/2009 na kwotę 157.353,52 zł, która dotyczyła inwestycji „Wykonanie nakładki bitumicznej na drodze powiatowej nr 3311E w Pawlikowicach I i II”. Starostwo Powiatowe dnia 9 grudnia 2009 roku przedłożyło rozliczenie dotacji i kopię faktury VAT nr DT/161/2009 z dnia 17 listopada 2009 roku, która została zapłacona dnia 17 grudnia 2009 roku. Zaś w paragrafie 4 zawartych umów z dnia 26 października 2009 roku zapisano, że środki zostaną przekazane w jednej transzy 14 dni po przesłaniu rozliczenia zadania Gminie przez Powiat oraz jego zatwierdzenia przez Gminę. Powiat zrealizuje zadanie i przekaże rozliczenie do dnia 9 grudnia 2009 roku. Do rozliczenia dotacji winny być załączone kserokopie faktur i dowody zapłaty wykonawcy. I dalej w przypadku zaistnienia sytuacji, w której do rozliczenia zostanie załączona faktura bez dowodu jej zapłacenia przez Powiat ze względu na to, że nie upłynął termin zapłaty za tą fakturę, Powiat dołączy pisemne oświadczenie o terminie przedstawienia dowodu zapłaty. Termin ten nie może być dłuższy niż 21 grudnia 2009 roku. Zatwierdzenie przez Gminę rozliczenia dotacji nastąpi w terminie 14 dni od dnia jego przedstawienia przez Powiat”. Z powyższego wynika, że Powiat przesłał rozliczenie dotacji 9 grudnia 2009 roku, zapłacił za fakturę dopiero 17 grudnia 2009 roku, zaś Gmina Pabianice przelała Powiatowi środki finansowe już dnia 15 grudnia 2009 roku, tj. przed zapłaceniem za fakturę. Akta kontroli od strony 1152 do strony 1177.

XI. ROZLICZENIA BUD ŻETU Z SAMORZ ĄDOWYMI JEDNOSTKAMI ORGANIZACYJNYMI

1. DOTACJE PRZEKAZYWANE NA RZECZ ZAKŁADÓW BUDŻETOWYCH I GOSPODARSTW POMOCNICZYCH – WYSOKO ŚĆ I RODZAJ - 2009 ROK

Jednorazowa dotacja na pierwsze wyposażenie w środki obrotowe

Dnia 26 marca 2009 roku uchwałą nr XXXI/221/2009 Rada Gminy Pabianice zmieniła uchwałę z dnia 25 czerwca 2008 roku w sprawie utworzenia Samodzielnego Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej Gminnego Ośrodka Zdrowia w Petrykozach. Uchwała wprowadziła zmiany które polegały na usunięciu z poprzedniej uchwały zwrotu „samodzielny” w § pkt. 1 i przekształceniu w zakład budżetowy w § 1 pkt 2. Rada Gminy Pabianice uchwałą z dnia 26 marca 2009 roku nr XXXI/224/2009 zatwierdziła statut Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej - Gminnego Ośrodka Zdrowia w Petrykozach.

144

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Rada Gminy Pabianice uchwałą nr XXXIX/292/2009 z dnia 28 października 2009r. udzieliła dotacji z budżetu na pierwsze wyposażenie w środki obrotowe Gminnego Ośrodka Zdrowia w Petrykozach na kwotę 85.600,00 zł. Dotacja na wyposażenie w środki obrotowe wynosiła 48% kosztów PZOZ Gminnego Ośrodka Zdrowia w Petrykozach zatem nie przekroczyła w 2009 roku 50% kwoty kosztów jego działalności .

Uchwałą nr XXXIX/292/2009 z dnia 28 października 2009r. Rada Gminy Pabianice dokonała zmian w uchwale budżetowej zmniejszając plan wydatków w dziale 600, rozdz.60016, § 6050 na kwotę 85.600,00 zł, a zwiększając plan wydatków w dziale 851, rozdz. 85121,§ 2410 na kwotę 85.600,00 zł. W roku 2009 Gmina Pabianice nie poniosła więcej wydatków na Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Petrykozach.

Pismem z dnia 30.10.2009 roku Wójt Gminy Pabianice przedstawił plan finansowy zakładu budżetowego PZOZ Gminnego Ośrodka Zdrowia w Petrykozach na okres od 1 listopada 2009 roku do 31 grudnia 2009 roku. Planowane przychody wynosiły w dziale 851, rozdziale 85121 175.600,00 zł § 0830 (wpływy z usług) 90.000,00 zł, § 2410 (dotacja z budżetu na pierwsze wyposażenie w środki obrotowe) 85.600,00 zł. Planowane wydatki od 1 listopada 2009 roku do 31 grudnia 2009 roku wynosiły w dziale 851 rozdział 85121 na kwotę 175.600,00 zł § 4010 (wynagrodzenia osobowe pracowników) 125.900,00 zł, § 4110 ( składki na ubezpieczenia społeczne) 20.200,00 zł, § 4120 (składki na Fundusz Pracy) 3.090,00 zł, § 4170 (wynagrodzenia bezosobowe) 6.410,00 zł, wydatki bieżące 20.000,00 zł ( § 4210 5.000,00 zł, § 4230 6.500,00 zł, § 4260 560,00 zł, § 4300 3.500,00 zł, § 4350 200,00 zł, § 4370 100,00 zł, § 4390 4.140,00 zł).

Kierownik Zakładu został zobowiązany do rozliczenia jednorazowej dotacji na pierwsze wyposażenie w środki obrotowe do dnia 31 stycznia 2010 roku. Kierownik Zakładu złożył sprawozdanie w Urzędzie Gminy Pabianice dnia 31.01.2010 roku. Rozliczenie powyższej informacji kształtowało się następująco:

2. - § 4010 (wynagrodzenia osobowe) – 40.163,97 zł,

3. - § 4170 (wynagrodzenia bezosobowe) – 5.600,00 zł,

4. - § 4210 ( zakup materiałów i wyposażenia) – 11.847,19 zł,

5. - § 4230 (zakup leków i materiałów medycznych) – 6.574,89 zł,

6. - § 4300 (zakup usług pozostałych) – 9.477,70 zł,

7. - § 4350 ( zakup usług do sieci internet) 196,66 zł,

8. - § 4370 (opłaty z tytułu usług telefonii stacjonarnej) – 97,48 zł.

Jak wynika z oświadczenia zawartego w sprawozdaniu kwota dotacji za rok 2009 po dodaniu wpływów z usług (10.515,52 zł) pozostało w kasie i na rachunku bankowym 22.157,49 zł. Ze złożonego sprawozdania Rb –30 kwota zobowiązań na koniec 2009 roku kształtowała się w wysokości 107.771,11 zł.

Plan przychodów i wydatków Publicznego Zakładu Opieki Zdrowotnej w Petrykozach stanowi załącznik nr 13 do uchwały nr XLII/312/2010 Rady Gminy Pabianice z dnia 27 stycznia 2010r. Plan ten w okresie 01.01.2010 do 30.06.2010 r. przedstawiał się następująco :

145

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

- Przychody – dział 851 rozdział 85121 (lecznictwo ambulatoryjne) na łączną kwotę 563.950,00 zł § 0830 413.950,00 zł (wpływy z usług), § 2650 (dotacja przedmiotowa z budżetu otrzymana przez zakład budżetowy) 150.000,00 zł,

- Koszty – dział 851 rozdział 85121 na łączną kwotę 563.950,00 zł § 4010 (wynagrodzenia osobowe pracowników) 346.850,00, § 4110 (składki na ubezpieczenia społeczne) 58.500,00 zł, § 4120 (składki na Fundusz Pracy) 9.600,00 zł, § 4170 (wynagrodzenia osobowe) 36.000,00 zł, wydatki statutowe ( bieżące) 113.000,00 zł.

Uchwałą nr XLIII/320/2010 z dnia 12 lutego 2010 roku Rada Gminy Pabianice ustaliła stawkę dotacji przedmiotowej w 2010r. z budżetu Gminy Pabianice do udzielanych świadczeń zdrowotnych na jednego zadeklarowanego świadczeniobiorcę przez Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej Gminny Ośrodek Zdrowia w Petrykozach. Kwota dotacji wynosiła 9,61 zł na jednego zadeklarowanego świadczeniobiorcę w stosunku miesięcznym. W okresie miesięcznym kwota dotacji wynosiła na świadczeniobiorców: 2.851 x 9,61 zł = 27.398,11 zł, a kwartalnie 27.398,11 zł x 3 mieś. = 82.194,33. Co miesiąc PZOZ Gminny ośrodek Zdrowia w Petrykozach przedstawiał sprawozdania w których określał liczbę świadczeniobiorców, a Urząd Gminy Pabianice wypłacał na podstawie złożonego sprawozdania dotację przedmiotową korygując ją w kolejnym miesiącu o ewentualne wahania w liczbie zarejestrowanych świadczeniobiorców. Na podstawie porównania przyznawanych kwot z liczbą deklarowanych świadczeniobiorców stwierdzono przydzielanie kwoty dotacji przedmiotowej za prawidłową.

9. WPŁATY ZAKŁADÓW BUD ŻETOWYCH I GOSPODARSTW POMOCNICZYCH DO BUD ŻETU GMINY - 2009 ROK

Zakład nie dokonywał wpłat do budżetu Gminy Pabianice.

10.DOTACJE NA RZECZ PUBLICZNYCH SAMODZIELNYCH ZAKŁADÓW OPIEKI ZDROWOTNEJ – 2009 ROK

W 2009 roku Gmina Pabianice przekazała dotacje na rzecz SP ZOZ: 1. Dotacja na prace remontowe w Zakładzie Opiekuńczo-Leczniczym i Poradni Bakteriologicznej wchodzących w skład SP ZOZ w Pabianicach w kwocie 5.000 zł, przekazana na podstawie art. 55 ust.1 pkt 3 i ust.3 pkt 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 1991 roku o zakładach opieki zdrowotnej (tekst jednolity z 2007 r. Dz.U. nr 14, poz.89), w związku art. 10 ust.2 i art.18 ust.2 pkt 15 ustawy o samorządzie gminnym. Uchwałą nr XXXV/254/2009 Rady Gminy Pabianice z dnia 25 czerwca 2009 roku zwiększono plan wydatków w dziale 851 – Ochrona zdrowia, rozdziale 85111 – szpitale ogólne paragraf 2560 – dotacja podmiotowa z budżetu dla SP ZOZ w kwocie 5.000,00 zł oraz postanowiono udzielić dotacji na prace remontowe w Zakładzie Opiekuńczo-Leczniczym i Pracowni Bakteriologicznej wchodzących w skład SP ZOZ. Rada powierzyła wykonanie uchwały Wójtowi Gminy Pabianice. W przedmiotowej sprawie Gmina Pabianice reprezentowana przez Wójta Gminy – Henryka Gajdę przy kontrasygnacie Skarbnika Gminy zawarła w dniu 23 lipca 2009 roku umowę z Samodzielnym Publicznym Zakładem Opieki Zdrowotnej w Pabianicach reprezentowanym przez Dyrektora SP ZOZ - Witolda Barszcza. Stosownie do postanowień §2 umowy, przekazanie kwoty dotacji miało nastąpić w terminie 7 dni od dnia podpisania umowy, zaś SP ZOZ zobowiązał się do wykorzystania dotacji w terminie do dnia 30 września 2009 roku. Podstawą rozliczenia miało być sprawozdanie finansowe, którego integralną częścią będzie: uwierzytelnione kopie faktur, dowodów zapłaty, protokołu odbioru remontowanych pomieszczeń.

146

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Dotowany zobowiązał się złożyć sprawozdanie z dokumentami w terminie do dnia 15 października 2009 roku. Kwota dotacji została przekazana dnia 29 lipca 2009 roku. Rozliczenie dotacji przedłożono dnia 7 października 2009 roku wraz z kserokopią faktury nr 441/09 z dnia 24 września 2009 roku na kwotę 5.000,00 zł oraz protokołem odbioru robót spisanym dnia 30 września 2009 roku. 2. Uchwałą nr XXXIV/243/2009 Rada Gminy dokonała zmian w budżecie Gminy Pabianice na 2009 rok zwiększając plan wydatków o kwotę 50.000,00 zł w dziale 851 rozdziale 85115 paragrafie 6300. Następnie uchwałą nr XXXIV/244/2009 z dnia 26 maja 2009 roku Rada Gminy upoważniła Wójta Gminy do zawarcia umowy udzielającej pomoc finansową dla Gminy Miejskiej Pabianice w formie dotacji celowej w kwocie 50.000 zł na zakup aparatury medycznej dla SP ZOZ w Pabianicach. Ponadto uchwałą nr XXXV/255/2009 z dnia 25 czerwca 2009 roku Rada Gminy dokonała zmiany uchwały nr XXXIV/243/2009 z dnia 26 maja 2009 roku w zakresie rozdziału z 85115 na rozdział 85111. Dnia 16 lipca 2009 roku zostało zawarte porozumienie pomiędzy Miastem Pabianice a Gmina Pabianice, w którego treści podano uchwałę Rady Gminy Pabianice nr XXXI/2245/2009 z dnia 26 marca 2009 roku w sprawie upoważnienia Wójta Gminy do zawarcia porozumienia z Miastem Pabianice. Stwierdzono, że uchwała ta dotyczyła upoważnienia Wójta Gminy Pabianice do zawarcia porozumienia w sprawie warunków rozpoczęcia funkcjonowania na terenie Gminy Pabianice PZOZ – Gminnego Ośrodka Zdrowia zgodnie z projektem porozumienia stanowiącego załącznik do uchwały. Strony ustaliły, ze Miasto jest organem założycielskim dla SP ZOZ, w skład którego struktury organizacyjnej wchodzą Wiejski Ośrodek Zdrowia w Petrykozach i Wiejski Ośrodek Zdrowia w Pawlikowicach. Gmina oświadczyła ponadto, że grunt i i znajdujące się na nim budynki, w których znajdują się Ośrodki, stanowią własność Gminy, a SP ZOZ korzysta z nich na podstawie umowy użytkowania. Na podstawie porozumienia Gmina zobowiązała się do pomocy w kwocie 50.000 zł z przeznaczeniem na zakup aparatury medycznej dla SP ZOZ. Ustalono, że aparatura medyczna może oznaczać kilka urządzeń medycznych. W paragrafie 2 pkt 3 Miasto zastrzegło, że aparatura nie zostanie zakupiona na potrzeby Ośrodków. Przekazanie dotacji miało nastąpić na rachunek wskazany przez Miasto w terminie 14 dni od dnia przedstawienia dokumentu zakupu aparatury. Ponadto w paragrafie 5 Gmina oświadczyła, ze podjęła działania prawno-organizacyjne celem rozpoczęcia z dniem 1 październik 2009 roku działalność na terenie Gminy przez Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej, którego organem założycielskim będzie Gmina. Zakład będzie działał w budynkach znajdujących się na nieruchomościach opisanych wyżej. SP ZOZ do dnia 25 września przygotuje wykaz pracowników zatrudnionych w Ośrodkach i zgodnie z punktem 2 paragrafu 6 Gmina i SP ZOZ uzgadniają, że pracownicy ci zostaną przejęci przez tworzony PZOZ, jako nowego pracodawcę. W paragrafie 7 podano, że SP ZOZ w terminie do dnia 21 września 2009 roku przygotuje niezbędną dokumentację w tym lekarską, w wersji papierowej i elektronicznej i na jej podstawowe dokona na rzecz PZOZ utworzonego przez Gminę cesji kontraktu pacjentów zadeklarowanych do Ośrodków w Pawlikowicach i Petrykozach w dniu zawarcia porozumienia oraz cesji kontraktu na rok 2009 na świadczenia stomatologiczne w tych Ośrodkach. Przekazanie przez SP ZOZ Kierownikowi tworzonego PZOZ dokumentacji nastąpi w terminie do dnia 28 września 2009 roku. Strony nadto ustaliły, że Gmina przejmie od SP ZOZ ruchomości stanowiące wyposażenie Ośrodków, zgodnie z kartoteką inwentarzową według stanu na dzień 31 grudnia 2008 roku, a także wyposażenie stomatologiczne na odrębnie ustalonych zasadach. Przejecie, o którym mowa wyżej nastąpi na podstawie odrębnych umów i protokołów zdawczo-odbiorczych, w terminie

147

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

nie późniejszym niż do dnia 23 lipca 2009 roku. W paragrafie 9 zapisano, że Miasto zobowiąże SP ZOZ do realizacji spraw wyżej wymienionych, tj. sposobu przekazania pracowników, dokumentacji, cesji kontraktów oraz wyposażenia Ośrodków. Porozumienie zostało zawarte na czas określony, nie dłuższy niż do dnia rozpoczęcia działalności przez PZOZ otworzony przez Gminę. Porozumienie podpisali Wójt Gminy Pabianice i Prezydent Miasta Pabianice. W dniu 27 listopada 2009 roku wpłynęło do Gminy Pabianice pismo od Prezydenta Miasta Pabianice dotyczące prośby o przelanie dotacji na konto Urzędu Miejskiego w Pabianicach. Do pisma załączono 4 faktury na łączną kwotę 37.021,03 zł, dotyczące zakupu sprzętu medycznego przez Urząd Miejski w Pabianicach dla SP ZOZ w Pabianicach, a mianowicie: nr 01908/09/FVS z dnia 19 listopada 2009 roku na kwotę 15.000,00 zł – zakup EKG i stolika medycznego, nr 01053/09 z dnia 12 listopada 2009 roku na kwotę 8.517,47 zł – zakup wirówki, wirnika, pojemnik 200 ml, wkładki, nr 6/11/2009 z dnia 12 listopada 2009 roku na kwotę 9.103,56 zł – zakup pompy DUET, nr 09-FVS/MAG1/1604 z dnia 29 października 2009 roku na kwotę 4.400,00 zł – zakup skalera. Jednocześnie poinformowano, że o pozostałą część kwoty Urząd Miejski wystąpi niezwłocznie po dokonaniu dalszych zakupów. Ponadto przedłożono dwie faktury wystawione na Urząd Miejski w Pabianicach: nr F/2901/12/209/G z dnia 8 grudnia 2009 roku na kwotę 1.453,97 zł – zakup testera trzeźwości i ustnika oraz FA/001021/2009 z dnia 12 grudnia 2009 roku na kwotę 11.525,00 zł – zakup spirometra. Wszystkie faktury zostały opisane, że kwota została wydatkowana na zakup aparatury medycznej dla SP ZOZ zgodnie z porozumieniem zawartym w dniu 16 lipca 2009 roku z Gminą Pabianice, dotyczącym przekazania dotacji oraz, że sprawdzono pod względem merytorycznym i zatwierdzono do wypłaty. Termin przekazania środków przez Urząd Gminy w Pabianicach na rzecz Urzędu Miejskiego w Pabianicach: dnia 10 grudnia 2009 roku – kwota 37.021,03 zł i dnia 17 grudnia 2009 roku – kwota 12.978,97 zł. Należy stwierdzić, że opisane powyżej porozumienie z dnia 16 lipca 2009 roku oprócz sprawy dotacji dotyczy również kwestii w ogóle nie związanych z jej udzieleniem, ale z rozpoczęciem działalności przez PZOZ na terenie Gminy Pabianice, przejęciem pracowników zatrudnionych dotychczas w Ośrodkach Zdrowia w Petrykozach i Pawlikowicach, pacjentów, całej dokumentacji i ruchomości – wyposażenia Ośrodków.

XII. INNE USTALENIA

Wynagrodzenia nauczycieli Zgodnie ze złożonym sprawozdaniem zbiorczym średnie wynagrodzenia nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w przedszkolach, szkołach podstawowych oraz gimnazjum, prowadzonych przez Gminę Pabianice z uwzględnieniem wysokości kwoty różnicy, o której mowa w art. 30a ust. 2 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta nauczyciela (Dz.U.1982 Nr 3 poz. 19) kształtowało się następująco:

148

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

średn ie średnio średnie średnio wykonan wyna roczna roczna e stopie ń wynagro grodz liczba liczba wydatki awansu 2 x 3 dzenie 5 x 6 4 + 7 9 - 8 . etatów etatów na zawod. 1.IX.- 1.I.- 1.I.- 1.IX.- wynagro 31.XII. 31.VII 31.VIII. 31.XII. dzenia I.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

2.177, 86 6.707,8 3.910,3 1 zł x 8 4 zł x 4 69.30 (100 2.286,75 69.244,8 - 59,01 Sta żysta 3,08 m-cy = 1,71 m-ce 3,85 % zł 4 zł zł kwoty 53.662, =15,64 zł bazo 48 zł 1,37 zł wej)

2.417, 57.999, 42 44.843, 93 zł x 14zł x 8 590.7 Kontra- (111 2.538,29 4 m- 639.841, 49.096 18,55 m-cy= 22,85 44,84 ktowy % zł ce= 30 zł ,47zł 358.74 zł kwoty 231.99 5,12 zł bazo 9,72 zł wej)

3.136, 146.04 141.46 12 9,11 zł 3,84 x x 8 m- 1..73 Miano- (144 3.292,92 4 m- 1.914.68 180.43 46,57 cy= 42,96 4.248 wany % zł ce= 2,38 zł 4,14 zł 1.168.3 ,24 zł kwoty 565.85 92.,88 bazo 5,36 zł wej) zł

4.007, 40.833, 26 52.048, 98 zł x 26 x4 534.8 Dyplo- (184 8 m- 4.207,62 550.512, 15.647 10,19 12,37 m-ce= 64,88 mowany % cy= zł 49zł ,62 zł 208.19 zł kwoty 326.67 3,04 zl bazo 1,84zł wej)

Z danych zawartych w sprawozdaniu wynika, że nie osiągnięto w 2009 roku średniego wynagrodzenia o którym mowa w art. 30 ust. 3 pkt 1 ustawy Karta nauczyciela w odniesieniu do nauczycieli stażystów. W wyniku kontroli prawidłowości ustalenia średniorocznej struktury zatrudnienia nauczycieli na poziomie nauczyciela stażysty stwierdzono co następuje: (...) 40 * obliczenia dokonano w oparciu o wymiar godzin wynikający z przedło żonych anga żów nauczyciela. Zgodnie z § 3 ust. 3 rozporz ądzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 13. Stycznia 2010 roku (Dz. U. 2010 nr 6 poz. 35) – nauczycieli, którzy w danym roku uzyskali kolejny stopie ń awansu zawodowego, przy ustalaniu średniorocznej struktury zatrudnienia uwzgl ędnia si ę odpowiednio na stopniach awansu zawodowego proporcjonalnie do okresu pobierania wynagrodzenia na danym stopniu awansu zawodowego. Nauczycielka w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Pi ątkowisku pobierała wynagrodzenie nauczycielki

40 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

149

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

sta żystki do 31 sierpnia 2009 r. ,gdy w tym dniu została zawarta umowa o prac ę na stanowisku nauczycielki kontraktowej zgodnie z art. 10 ust. 4 ustawy Karta Nauczyciela. Dniem rozpocz ęcia pracy był 1 wrze śnia 2009 roku. Dokumentacja źródłowa wskazuje, że w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Pi ątkowisku bł ędnie przyj ęto obliczenie etatu nauczycielki (...) 41 kwalifikuj ąc j ą jako nauczyciela kontraktowego od 6 lipca gdy zarówno z anga żu jak i listy płac wynika, i ż stanowisko nauczyciela kontraktowego obj ęła od dnia 1 wrze śnia 2009 roku. Obliczenia : lipiec 9/18 x 5/30 = 0,5 x 0,17 = 0,09 . Średni etat według zło żonego sprawozdania 0,09+(6x0,5) : 8 = 3,09:8= 0,39. Do ko ńca sierpnia powinno by ć 0,5 etatu nauczyciela sta żysty. Z uwagi na różnicę w średnim zatrudnieniu nauczycieli próbą kontroli objęto nauczycieli stażystów w Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Piątkowisku. W oparciu o dokumentację źródłową stwierdzono, że nieprawidłowe ustalenie średniorocznego zatrudnienia w Zespole Szkolno – Przedszkolnym w Piątkowisku wynikało z niewłaściwego obliczenia średniorocznej liczby etatów za okres od stycznia do sierpnia 2009 roku z naruszeniem § 3 ust. 3 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 13 stycznia 2010 roku w sprawie sposobu opracowania sprawozdania z wysokości średnich wynagrodzeń nauczycieli na poszczególnych stopniach awansu zawodowego w szkołach prowadzonych przez jednostki samorządu terytorialnego. Z powyższej tabeli wynika, że do ustalenia wysokości faktycznie poniesionych wydatków w całym 2009 roku przyjmowano zaniżone wskaźniki średniorocznej struktury zatrudnienia nauczycieli stażystów : 3,08 (za okres I - VIII 2009 roku) zamiast 3,2. Wyżej wymienione wynikało z błędnego ujęcia nauczyciela (...) 42 która zgodnie z angażem zatrudniona była od 1 września 2008 roku do 31 sierpnia 2009 roku na stanowisku nauczyciela stażysty, natomiast proporcjonalnie od uzyskania przez nią dnia 6 lipca 2009 roku awansu ujęta została w złożonym sprawozdaniu jako nauczyciel kontraktowy. Potwierdzenie wyżej wymienionych różnic poświadczają karty wynagrodzeń , w których do dnia 31 sierpnia 2009 roku wyżej wymieniona nauczycielka otrzymywała wynagrodzenie nauczyciela stażysty.

Zgodnie z przedstawionymi wyżej wyliczeniami faktyczna wysokość poniesionych w 2009 roku wydatków na wynagrodzenia nauczycieli stażystów w składnikach określonych przez art. 30 ust. 1 ustawy Karta nauczyciela stanowiła kwotę 43.087,19 zł brutto. Zespół Szkolno – Przedszkolny w Piątkowisku wykazał natomiast w sprawozdaniu złożonym do Urzędu Gminy Pabianice kwotę 40.717,53 zł brutto. Na podstawie przedłożonych dowodów źródłowych przedstawionych do kontroli, inspektorzy stwierdzili, że dokonano prawidłowego obliczenia składników wynagrodzenia dla poszczególnych nauczycieli zgodnie z cytowanym przepisem ustawy Karta Nauczyciela różnica 2.369,66 zł.

Wynagrodzenia roczne nauczycieli Zespołu Szkolno–Przedszkolnego w Piątkowisku stanowi załącznik nr 45 a protokołu kontroli.

Wysokość różnicy miedzy wydatkami poniesionymi na nauczycieli stażystów w 2009 roku w składnikach o których mowa w art. 30 ust. 1 ustawy Karta nauczyciela, a iloczynem średniorocznej liczby etatów w tym stopniu awansu zawodowego oraz

41 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 42 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

150

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

średnich wynagrodzeń nauczycieli, o których mowa w art. 30 ust. 3 ww. ustawy w danym roku obrazuje tabela poniżej:

średni średnio średnie średnio wykonan e roczna roczna e stopie ń wynagro wynag liczba liczba wydatki awansu 2 x 3 dzenie 5 x 6 4 + 7 9 - 8 rodz. etatów etatów na zawod. 1.IX.- 1.I.- 1.I.- 1.IX.- wynagro 31.XII. 31.VIII. 31.VIII. 31.XII. dzenia

2.177,8 6.969,15 3.910,34 6(100%) zł x 8 m- zł x 4 m- 2.286,75 71.394 73.169,51 1sta żysta kwoty 3,2 3 cy = 1,716 ce = 1.774,94 zł5 ,57 zł8 9 bazowe 55.753,2 15.641,3 j 0 zł4 77

Zgodnie z powyższą tabelą prawidłowa kwota poniesionych przez gminę wydatków na wynagrodzenia przewyższała kwotę uśrednionych wynagrodzeń nauczycieli stażystów o 1.774,94 zł , nie zaś poniżej średniej przypadającej na nauczycieli, którą to kwotę Gmina wykazała w sprawozdaniu. Nie zachodziła zatem potrzeba obliczania i wypłacania dodatku uzupełniającego dla nauczycieli stażystów. Pismo Dyrektora Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Piątkowisku wyjaśniające błędy w złożonym sprawozdaniu o średnich wynagrodzeniach nauczycieli stażystów stanowi załącznik nr 46 protokołu kontroli.

Akta kontroli od strony 1178 do strony 1190. Wydatki Gminy Pabianice z tytułu hotelowania psów

Podstawa prawna hotelowania psów Zgodnie z przepisami ustawy o ochronie zwierząt z dnia 21 sierpnia 1997 roku (Dz.U. Nr 111, poz. 724, tekst jednolity z dnia 21 maja 2003 roku Dz. U. Nr 106, poz. 1002) art. 11 ust. 1, zapewnianie opieki bezdomnym zwierzętom oraz ich wyłapywanie należy do zadań własnych gmin. Realizując wyżej wymienione zadanie Rada Gminy winna podjąć na mocy art. 11 ust. 3, po uzgodnieniu z powiatowym lekarzem weterynarii oraz po zasięgnięciu opinii upoważnionego przedstawiciela organizacji społecznej, której statutowym celem działania jest ochrona zwierząt, uchwałę co do procedur wyłapywania bezdomnych zwierząt oraz rozstrzygania o dalszym postępowaniu z tymi zwierzętami. W oświadczeniu z dnia 15 października 2010 roku inspektor pracownik Urzędu Gminy Urszula Czerwonka obsługująca Radę Gminy Pabianice poinformowała, iż Rada Gminy Pabianice nie podejmowała uchwały o sposobie wyłapywania zwierząt na terenie gminy i dalszym postępowaniu z tymi zwierzętami. Oświadczenie inspektor Urszuli Czerwonki stanowi załącznik nr 47 protokołu kontroli. Procedura wyłapywania i postępowania ze schwytanymi zwierzętami w Urzędzie Gminy Pabianice Urząd Gminy Pabianice w związku z obowiązkami wynikającym z ustawy o ochronie zwierząt ustalił procedurę zgłaszania, odłapywania i dostarczania psów z terenu Gminy w porozumieniu z Hotelem dla zwierząt i ptactwa domowego Longin Siemiński mieszczącemu się w Łodzi przy ulicy Kosodrzewiny 56, lok. Nr 2 92-411 Łódź świadczącemu usługę hotelowania psów. Zgłoszenia o bezdomnych psach znajdujących się na terenie Gminy Pabianice, kierowane są przez mieszkańców do Referatu Gospodarki Komunalnej Gospodarki Gruntami i Ochrony Środowiska. Pracownik Urzędu Gminy weryfikuje zgłoszenie zmierzając przede wszystkim do ustalenia właściciela psa

151

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

oraz innych danych dotyczących zwierzęcia. Gdy ustalenie właściciela psa jest niemożliwe, wówczas ustalany jest sposób i miejsce odłapania psa przez firmę świadczącą usługę hotelowania dla Gminy Pabianice. Zgłaszać bezdomne psy może wyłącznie pracownik Referatu Gospodarki Gruntami Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska. Oświadczenie inspektora ds. ochrony środowiska i leśnictwa Andrzeja Dudziaka stanowi załącznik nr 48 protokołu kontroli Hotelowanie psów w 2009 roku Na podstawie umowy nr 4/GFOS/04 z dnia 02 stycznia 2004 roku, zawartej przez Gminę Pabianice reprezentowaną przez Wójta Henryka Gajdę, a hotelem dla zwierząt położonym w Łodzi na ul. Kosodrzewiny 56, reprezentowanym przez Mariolę Siemińską, do obowiązków zleceniobiorcy należała opieka nad zwierzętami bezdomnymi z terenu Gminy Pabianice tj. zapewnienie noclegu, wyżywienia, leczenia, a także odłapywanie bezdomnych zwierząt. Urząd Gminy Pabianice z tytułu zawartej umowy ponosił koszty :

- Rezerwacji jednego boksu na 5 miejsc na okres jednego miesiąca – 100,00 zł,

- Hotelowania na zarezerwowanym miejscu każdego zwierzęcia, za okres od 1 do 30 dni, do czasu pobytu zwierzęcia w hotelu – 100,00 zł.

W kolejnych latach umowa była uzupełniana aneksami które regulowały kwoty odłapywania i hotelowania psów :

- aneks z dnia 15 maja 2004 roku zmieniający koszty hotelowania psów w związku z objęciem usługi podatkiem Vat. Koszt rezerwacji jednego boksu – 5 miejsc na okres miesiąca wynosił 100,00 zł z 22% Vat, a hotelowanie na zarezerwowanym miejscu każdego zwierzęcia, za okres od 1 do 30 dni 100,00 zł z 22% Vat,

- aneks nr 3/2006 wprowadzający opłatę z tytułu odłapania i dostarczenia do hotelu jednego zwierzęcia 130,00 zł z Vat. Gdyby zlokalizowanie poszukiwanego zwierzęcia było niemożliwe wówczas aneks przewidywał koszt w wysokości 130,00 zł z Vat. Aneks zmienił też stawkę z tytułu hotelowania psa wprowadzając dobowy okres rozliczeniowy hotelowania jednego psa 4,50 zł z VAT za dobę,

- aneks nr 4/GFOŚ/07 z dn. 05 grudnia 2007 roku, gdzie odłapanie i dostarczenie do miejsca hotelowania jednego zwierzęcia kosztowało 180,00 zł z 22% VAT, a koszty związane z utrzymaniem zwierzęcia w hotelu 5,00 zł z 22% VAT za dobę pobytu zwierzęcia w hotelu.

Gmina Pabianice w 2009 roku ponosiła wydatki z tytułu hotelowania psów. Zgodnie ze sprawozdaniem z wykonania budżetu 2009 dział 900 rozdział 90013 wydatki bieżące z tytułu chwytania psów, utrzymania dotychczas hotelowanych i przekazanych do schroniska w 2009 roku były planowane w wysokości 100.000,00 zł, wykonanie wyżej wymienionej kwoty wynosiło 89.119,50 zł, co potwierdzają faktury z 2009 roku. Kontrolującym przedstawiono faktury za 2009 rok wystawione w miesiącach I-XII , w których usługi dotyczyły wyłapywania i hotelowania psów. Faktury sprawdzono pod względem liczby przyjętych psów porównując ze sobą faktury dotyczące wyłapywanych psów z psami hotelowanymi, w następujących po sobie miesiącach 2009 roku. Opłaty za hotelowanie wyłapanych psów były naliczane proporcjonalnie do czasu ich przebywania w hotelu dla zwierząt liczonego w dobach. Stwierdzono w fakturze nr 110/04/09 z dnia 30 kwietnia 2009 roku usługę hotelowania psa przyjętego dnia 24 kwietnia 2009 roku

152

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

nie mającą pokrycia w fakturach dotyczących usług wyłapywania psów. Łączne wydatki poniesione z tytułu hotelowania wyżej wymienionego psa wyniosły w 2009 roku 1.531,10 zł, a I połowie w 2010 roku 1.104,10 zł. Inspektor ds. ochrony środowiska Andrzej Dudziak wyjaśnił, iż nie wystawiono faktury z tytułu wyłapania w/wym. psa z uwagi na dowiezienie psa do hotelu przez osobę prywatną. Dokumenty faktur Vat za 2009 rok były poprawne pod względem formalnym i rachunkowym z zawartą w 2004 roku umową i uzupełniającymi ją aneksami.

Wyjaśnienie dotyczące braku faktury z tytułu wyłapania psa stanowi załącznik nr 49 protokołu kontroli.

Wydatki na hotelowanie psów w 2010 roku

W 2009 r. Gmina Pabianice ogłoszeniem nr 7081/1/2009r. w BIP z dnia 04.12.2009r. zwróciła się do oferentów o zgłaszanie w terminie do 28.12.2009r. ofert na świadczenie usług w zakresie wyłapywania, transportu i utrzymania bezdomnych zwierząt z terenu Gminy Pabianice w 2010r. W wyżej wymienionym przypadku zastosowano § 3 zarządzenia nr 17/2007 Wójta Gminy Pabianice z dnia 11 czerwca 2007 roku w sprawie realizacji wydatków o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 14.000 euro stwierdzający, iż przy dokonywaniu wszelkich wydatków ze środków publicznych, których wartość zamówienia zawiera się w przedziale od 6.000 euro do 14.000 euro przeprowadza się przetarg nieograniczony umieszczając ogłoszenie na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Gminy i w siedzibie Urzędu Gminy lub rozeznanie cenowe, zapraszając do składania ofert taką liczbę wykonawców świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty (co najmniej 2 wykonawców). Jedyną ofertę złożył p. Longin Siemiński prowadzący firmę pod nazwą Hotel dla Zwierząt i Ptactwa Domowego Longin Siemiński, 92-411 Łódź ul. Kosodrzewiny 56 lok. 2. Cena utrzymania jednego psa w trakcie doby wynosiła 5 zł z 22% VAT. Łączna cena odłapania i utrzymania jednego psa w trakcie roku wyniosła 2.025,50 zł netto, 2.440,50 zł brutto. Umowę o hotelowanie psów zawarto dnia 04.01.2010r. Okres obowiązywania umowy trwa od dnia 01 stycznia 2010 roku do dnia 31 grudnia 2010 roku Zgodnie z § 4 pkt 2 zapłata wynagrodzenia za usługę odbywa się na podstawie faktury wystawianej w okresach miesięcznych. Kontrolującym przedstawiono faktury za 2010 rok wystawione w miesiącach I-VI, w których usługi dotyczyły wyłapywania i hotelowania psów:

Ze stycznia 2010 roku : Faktury Vat Nr 89/01/10, 90/01/10, 91/01/10,

Z lutego 2010 roku : Faktury Vat Nr 83/02/10, 84/02/10, 85/02/10,

Z marca 2010 roku : Faktury Vat Nr 105/03/10, 106/03/10, 107/03/10,

Z kwietnia 2010 roku : Faktury Vat Nr 71/04/10, 72/04/10, 73/04/10,

Z maja 2010 roku : Faktury Vat Nr 80/05/10, 81/05/10,

Z czerwca 2010 roku : Faktury Vat Nr 150/06/10, 151/06/10.

Porównując faktury których przedmiotem było wyłapywanie psów z fakturami których przedmiotem było hotelowanie psów stwierdzono, iż wyłapywane psy były następnie hotelowane, a opłaty za hotelowanie wyłapanych psów były naliczane proporcjonalnie do czasu ich przebywania w hotelu dla zwierząt liczonym w dobach. Wyżej wymienione

153

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

dokumenty źródłowe były poprawne pod względem formalnym i rachunkowym z zawartą umową.

Kontrole Urzędu Gminy Pabianice z tytułu wykonywania umowy hotelowania psów

W dniu 13 października 2008 roku komisja w składzie :

- Ryszard Iwaśków – Kierownik Referatu Gospodarowania Gruntami, Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska,

- Andrzej Dudziak – Inspektor Urzędu Gminy,

- Zbigniew Stasiak – członek Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Pabianice,

- Józef Kelnerowski – członek Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Pabianice. dokonała niezapowiedzianej kontroli Hotelu dla zwierząt i ptactwa domowego Longin Siemiński, Łódź ul. Kosodrzewiny 56 lokal 2. Komisja wybrała do kontroli dwa psy o określonych numerach chipa. Komisja stwierdziła, że sprawdzane psy znajdują się w hotelu, a dane zawarte w dokumentacji pokrywają się ze stanem faktycznym. Komisja nie pobrała dokumentów podróży służbowych. Porównując faktury wystawione we wrześniu 2008 roku o numerach 52/09/08, 52/09/08, 54/09/08 z dnia 30.09.2008 roku z fakturami wystawionymi w miesiącu październiku 2008 roku o numerach 110/10/08, 111/10/08 i 112/10/08 z dnia 31.10.2008 roku w których zawarta była liczba psów, w schronisku w miesiącu wrześniu 2009 roku przebywało 36 psów a w październiku 37 psów. Stwierdzono na podstawie faksu książki kontroli hotelu dla zwierząt, że doszło do kontroli w powyższym dniu, natomiast podpisy członków komisji były składane przez jedną osobę - inspektora ds. ochrony środowiska i leśnictwa w Urzędzie Gminy Pabianice p. Andrzeja Dudziaka. Z tytułu kontroli pracownicy Urzędu Gminy w Pabianicach nie pobrali w dniu kontroli delegacji podróży służbowej z na czas trwania wyjazdu służbowego, który nie przekroczył 8 godzin.

Oświadczenie o przeprowadzonej kontroli wraz z przykładową ewidencją psa w hotelu dla zwierząt Longin Siemiński ul. Kosodrzewiny 56, lokal 2 , 92-411 Łódź i podpisach w książce kontroli stanowi załącznik nr 50 protokołu kontroli.

Oświadczenie o braku delegacji służbowych stanowi załącznik nr 51 protokołu kontroli.

W celach kontrolnych w 2009 i 2010 roku Urząd Gminy Pabianice otrzymywał od usługodawcy listę hotelowanych psów zawierającą datę przyjęcia, numer psa wynikający z chipu, płeć, opis (wzrost, umaszczenie) i stan obecności. Listy psów pokrywały się pod względem liczebności z liczbą psów podaną na wystawionych fakturach.

Naruszenie przepisów ustawy o zamówieniach publicznych

Zarówno w 2009 roku jak i 2010 roku nie stosowano w celu nabycia usługi hotelowania psów przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 roku (Dz. U. Nr 19, poz. 177), za to stosowano przepisy zarządzenia nr 17/2007 Wójta Gminy Pabianice. W 2009 roku dokonano rozeznania cenowego, w celu nabycia usługi hotelowania psów w 2010 roku. Usługę świadczył podmiot będący dotychczasowym dostawca usługi od 2004 roku tzn. Hotel dla zwierząt Longin Siemiński. Udzielenie zamówienia w 2010 roku dokumentował formularz z dnia 30 grudnia 2009 roku podpisany przez inspektora Andrzeja Dudziaka i Wójta Gminy Pabianice Henryka Gajdę. Zgodnie z wyjaśnieniami inspektora ds. ochrony środowiska Andrzeja Dudziaka: „ usługi hotelowania psów nie poddano procedurom ustawy prawo zamówień publicznych z

154

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

uwagi na fakt, iż Gmina nie była i nie jest w stanie określić parametrów umożliwiających określenie wielkości przedmiotu zamówienia na świadczenie takiej usługi. Zarówno Gmina Pabianice jak i dotychczasowy usługodawca nie są w stanie jednoznacznie określić danych które umożliwiłyby określenie przedmiotu zamówienia i sporządzenia specyfikacji. Ponadto wyżej wymienione usługi nie są świadczone przez jakikolwiek inny podmiot na terenie Województwa Łódzkie go”. Z uwagi na powyższy fakt w Urzędzie Gminy Pabianice zastosowano zarządzenie nr 17/2007 Wójta Gminy Pabianice z dnia 11 czerwca 2007 roku. Zgodnie z § 1 ust. 6 wyżej wymienionego zarządzenia wartość szacunkową wydatku ustala upoważniony pracownik merytoryczny, w tym przypadku inspektor Andrzej Dudziak. Oświadczenie inspektora ds. ochrony środowiska i leśnictwa w sprawie pominięcia ustawy o zamówieniach publicznych stanowi załącznik nr 52 protokołu kontroli.

Inspektor ds. ochrony środowiska i leśnictwa Andrzej Dudziak w celu prognozowania kosztów hotelowania psów stosował założenia kierując się sugestiami radnych, iż w ciągu roku odłapanych zostanie około 15 sztuk psów, następnie ustalał telefonicznie z hotelem świadczącym usługę koszty jakie ten hotel planuje ponieść w kolejnym roku na utrzymanie psów z terenu Gminy Pabianice. Opierając się na powyższych danych uchwalana była część budżetu dotycząca hotelowania psów. Oświadczenie inspektora ds. ochrony środowiska i leśnictwa w sprawie prognozowania kosztów z tytułu hotelowania psów stanowi załącznik nr 53 protokołu kontroli

W celu ustalenia czy wartość usługi hotelowania psów w 2009 roku nie przekracza kwoty 14.000 euro określonej w art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych w powiązaniu z art.. 32 ust. 1 powyższej ustawy dokonano analizy dokumentów źródłowych (faktur VAT) w 2008 roku. Stwierdzono poniesione koszty hotelowania psów na kwotę 57.140,50 zł netto. Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 2007 roku w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych wydanego na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. — Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655) § 1 średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych wynosił 3,8771 zł. Zatem kwota wydatkowana na hotelowanie psów w 2008 roku wyniosła 57.140,50 : 3,8771 = 14.737,95 euro przekraczając tym samym nieznacznie kwotę zwalniającą ze stosowania przepisów ustawy prawo zamówień publicznych. W 2009 roku budżet Gminy Pabianice w ramach Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska z tytułu działu 900 rozdziału 90013 § 4170 schroniska dla zwierząt wynosiły 100.000 zł, a poniesione wydatki z tytułu hotelowania psów wynosiły 89.119,50 zł brutto. Kwota netto wymagana do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych wyniosła 73.425,00 zł. Powyższa kwota wydatkowana na hotelowanie psów w 2009 roku w walucie euro wynosiła 73.425,00 : 3,8771 = 18.938,12 euro, przekraczając kwotę zwalniającą ze stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych już w stopniu znacznym. Inspektor Andrzej Dudziak przyznał, iż nie stosowano przepisów ustawy o zamówieniach publicznych w 2009 i 2010 roku z powodu braku możliwości jednoznacznego określenia parametrów umożliwiających określenie wielkości przedmiotu zamówienia na świadczenie usług hotelowania psów. Jak inspektor Dudziak stwierdził w swym oświadczeniu:” z reguły ilość psów przyjętych w danym roku pokrywała się niemal z ilością psów oddanych do adopcji lub uśpionych ze względu na stan zdrowia, brak jest także wyspecjalizowanych placówek które świadczyłyby tego typu usługi, czym motywuje stosowanie przepisów o zamówieniach publicznych do usługi hotelowania psów za niemożliwe”.

155

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Oświadczenie inspektora ds. ochrony środowiska i leśnictwa Andrzeja Dudziaka w sprawie braku stosowania przepisów o zamówieniach publicznych w świadczonych w 2009 i 2010 roku usługach hotelowania psów stanowi załącznik nr 54 protokołu kontroli. W 2010 roku budżet Gminy Pabianice przyjęty uchwałą Rady Gminy z dnia 27 stycznia 2010 roku w dziale 900 rozdziału 90013 schroniska dla zwierząt wynosił 140.000 zł, a poniesione wydatki z tytułu hotelowania psów wynosiły w I połowie roku – styczeń – czerwiec - 56.619,10 zł brutto, a 46.655,00 zł netto. Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2009 roku w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. nr 224 poz. 1796) wyniósł 3,839 zł. Zatem kwota wydatkowana na hotelowanie psów w I połowie 2010 roku wyniosła 46.655,00 : 3,839 = 12.152,90 euro i przekroczy ,przyjmując dotychczas ponoszone w roku 2010 wydatki, kwotę zwalniającą ze stosowania przepisów ustawy. Opierając się na kwotach wystawionych faktur z lat 2008 - 2009 Urząd Gminy Pabianice był zobowiązany do stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, gdyż poniesione wydatki w wyżej wymienionych latach oraz prognozowane wydatki określone w budżecie Gminy w 2010 roku pozwalały, przypuszczać, że należy zastosować przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych. Zastosowanie rozeznania cenowego na podstawie § 3 zarządzenia nr 17/2007 Wójta Gminy Pabianice w celu zakupu usługi hotelowania psów było błędne z uwagi na przekroczenie kwoty 14.000 euro w kontrolowanych latach 2009-2010. Akta kontroli od strony 1191 do strony 1400. Wykorzystanie lekkich pojazdów strażackich z OSP Górka Pabianicka, Piątkowisko, Pawlikowice w okresie styczeń – wrzesień 2010 roku do celów nie związanych z ochroną przeciwpożarową i bezpieczeństwem publicznym. Inspektorom kontroli przedłożono prowadzoną w formie zeszytu ewidencję kart drogowych pożarniczych pojazdów samochodowych, która zawierała następujące dane: nr karty, serię, podpis kierowcy, numer operacyjny, nazwisko i imię kierowcy, markę i numer rejestracyjny pojazdu, rodzaj, typ pojazdu oraz OSP, którego dotyczy. Ponadto przedstawiono Zarządzenie Wójta Gminy nr 13 z dnia 27 kwietnia 2005 roku zgodnie z którym na rozruch silnika pojazdu pożarniczego lekkiego winno być zużytych 10 litrów paliwa na dwa miesiące. Skontrolowano trzy OSP w następujących miejscowościach: Górka Pabianicka Ww. OSP posiada 2 samochody lekkie marki Lublin Furgon o numerze rejestracyjnym LFW 3839 oraz marki Peugeot Boxer o numerze EPA 67EK, które jak wynika ze sprawdzonych kart drogowych były wykorzystywane do celów nie związanych z ochroną przeciwpożarową. Dokonano kontroli następujących miesięcznych kart drogowych dla ww. pojazdów: Pojazd o numerze LFW 3839 marki Lublin Furgon 1. Karta drogowa za dwa miesiące: maj i czerwiec 2010 roku seria Ł/043/2010 – pojazd Lublin Furgon LFW 3839. W rubryce „Cel jazdy” wymieniono – przewozy orkiestry, bez wyjazdów na akcje przeciwpożarowe, naprawa, pompowanie wody, Zarząd Wojewódzki, obchody św. Floriana, uzupełnienie paliwa. Ilość przejechanych kilometrów ogółem 872 km, z tego Zarząd Wojewódzki i obchody Św. Floriana zostały nie wzięte pod uwagę do zwrotu kosztów benzyny tj. 76 km. Czyli ogółem w rozliczeniu winna być kwota 796 km. Z tego przewóz orkiestry ogółem kilometrów: 589 km.

156

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Natomiast w rozliczeniu podano ilość km przebytych 790 km + wykonano rozruchu 35. Z ubiegłego miesiąca pozostało 11 litrów, zaś zakupiono 119 litrów = 130 litrów. Zużyto 113 litrów paliwa, a pozostało na miesiąc następny 17 litrów. W karcie podano, że norma zużycia paliwa na 100 km przebiegu ww. pojazdu wyniosła 13 litrów. 13 litrów x 100 km X x 796 km – ilość km zliczona przez inspektora kontroli 103,48 litrów 13 x 100 X x 790 km – ilość km podana przez – podpis nieczytelny i zatwierdzona przez pracownika zajmującego się sprawami pożarowymi w Urzędzie Gminy w Pabianicach Wojciecha Marczaka podana w karcie Kwota wynikająca z matematycznego rachunku 102,70 litry, zaś z rozliczenia wynika kwota zużytych litrów = 113 litrów. Obliczył - podpis nieczytelny, sprawdził Wojciech Marczak – inspektor ds. wojskowych. Z tego na orkiestrę: 76,57 litrów, bo: 13 x 100 km X x 589 km Wystawiono faktury, które w załączniku do faktury zawierały dane: nazwisko kierowcy, datę, nr pojazdu, kartę, której dotyczą i rodzaj pobieranego paliwa. Poniższe faktury wymieniły opisywaną powyżej kartę nr Ł/043/2010: - 386/10/PA z dnia 10 maja 2010 roku na łączną kwotę 656,56 zł. Do faktury załączono zestawienie, w którym została wymienione nazwisko kierowcy, data, nr pojazdu – Lublin nr LFW 3839, zakup 59 litrów ONZ – olej napędowy CITY, data 18 maja 2010 roku, numer karty - brak. Na odwrocie faktury znajduje się adnotacja, że faktura została wystawiona za zakupione paliwo samochodów pożarniczych i motopomp należących do OSP Piątkowisko, OSP Górka Pabianicka, natomiast 59 litrów paliwa wykazane w pozycji 1 załącznika zakupiono na wożenie członków orkiestry dętej na próby do strażnicy OSP. Podpisano dnia 31 maja 2010 roku przez inspektora ds. wojskowych Wojciecha Marczaka. Zatwierdzono do wypłaty ze środków budżetowych dział 400 rozdział 75412 paragraf 4210 – kwota 396,96 zł czyli ze środków związanych z ochroną przeciwpożarową oraz dział 201 rozdział 92108 paragraf 4210 – kwota 259,60 zł ze środków kultura i ochrona dziedzictwa. - 457/10/PA z dnia 20 czerwca 2010 roku na łączną kwotę 1.368,83 zł. Do faktury załączono zestawienie, w którym została wymienione nazwisko kierowcy, data, nr LFW 3839, numer karty drogowej 049 i ilość litrów paliwa 60 litrów, data 15 czerwca 2010 roku. Na odwrocie faktury znajduje się adnotacja, że faktura została wystawiona za zakupione paliwo do samochodu z OSP Górka Pabianicka do wożenia członków orkiestry. Podpisano dnia 23 czerwca 2010 roku przez inspektora ds. wojskowych Wojciecha Marczaka.

157

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Zatwierdzono do wypłaty ze środków budżetowych dział 400 rozdział 75412 paragraf 4210. – kwota 1.103,63 zł czyli ze środków związanych z ochroną przeciwpożarową oraz dział 201 rozdział 92108 paragraf 4210 – kwota 265,20 zł ze środków kultura i ochrona dziedzictwa. Kartę za miesiące maj i czerwiec 2010 roku numer 043 pobrano 6 maja i rozliczono 7 lipca 2010 roku. Z ww. faktur wynika, że na pojazd pobrano 59 litrów i 60 litrów paliwa na przewóz orkiestry, łącznie 119 litrów, zaś z wyliczenia ilości km przejechanych w celu przewozu orkiestry potrzeba było 76,57 litrów. W karcie zapisano także, że pozostało 17 litrów paliwa na miesiąc następny. 2. Karta drogowa za miesiące marzec i kwiecień 2010 roku seria K/027/2010 – pojazd Lublin Furgon LFW 3839. W rubryce „Cel jazdy” wymieniono – przewozy orkiestry, bez wyjazdów na akcje przeciwpożarowe oraz dwa przewozy dzieci szkolnych i jedno uzupełnienie paliwa. Ilość przejechanych kilometrów ogółem 1000 km, z tego przewóz orkiestry i dzieci ogółem kilometrów: 980 km i uzupełnienie paliwa 20 km). W rozliczeniu na karcie podano ilość km przebytych 1000 km + wykonano rozruchu 25. Z ubiegłego miesiąca pozostały 43 litry, zaś zakupiono 108 litrów, razem 151 litrów. Zużyto 140 litrów paliwa, a pozostało na miesiąc następny 11 litrów. W karcie podano, że norma zużycia paliwa na 100 km przebiegu ww. pojazdu wyniosła 13 litrów. 13 litrów x 100 km X x 1000 km Ilość zużytych litrów paliwa przez samochód po przejechaniu 1000 km = 130 litrów Przedłożono faktury: - 245/10/PA z dnia 31 marca 2010 roku na łączną kwotę 1.437,11 zł. Do faktury załączono zestawienie, w którym zostało wymienione nazwisko kierowcy, data – 23 marca 2010 roku, nr pojazdu LFW 3839, numer karty drogowej – 027 i ilość litrów paliwa 53 litry (z karty o numerze Ł/027/2010 na miesiące marzec, kwiecień 2010 roku wynika ilość zużytego paliwa 140 litrów). Na odwrocie faktury znajduje się adnotacja, że faktura została wystawiona za zakupione paliwo samochodów pożarniczych i motopomp należących do OSP Piątkowisko, OSP Górka Pabianicka, natomiast 53 litry paliwa wykazane w pozycji 1 załącznika zakupiono na wożenie członków orkiestry dętej na próby do strażnicy OSP. Podpisano dnia 15 kwietnia 2010 roku przez inspektora ds. wojskowych Wojciecha Marczaka. Zatwierdzono do wypłaty ze środków budżetowych dział 400 rozdział 75412 paragraf 4210 – kwota 1.226,70 zł czyli ze środków związanych z ochroną przeciwpożarową oraz dział 201 rozdział 92108 paragraf 4210 – kwota 210,41 zł ze środków - kultura i ochrona dziedzictwa. - 309/10/PA z dnia 25 kwietnia 2010 roku na łączną kwotę 1.500,93 zł. Do faktury załączono zestawienie, w którym zostało wymienione nazwisko kierowcy, data 19 kwietnia 2010 roku, nr pojazdu LFW 3839, numer karty drogowej – 027, ilość litrów paliwa 55 (z karty o numerze Ł/027/2010 na miesiące marzec, kwiecień 2010 roku wynika ilość zużytego paliwa 140 litrów).

158

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Na odwrocie faktury znajduje się adnotacja, że faktura została wystawiona za zakupione paliwo samochodów pożarniczych i motopomp należących do OSP Piątkowisko, OSP Górka Pabianicka, natomiast 55 litrów paliwa wykazane w pozycji 2 załącznika zakupiono na wożenie członków orkiestry dętej na próby do strażnicy OSP. Podpisano dnia 27 kwietnia 2010 roku przez inspektora ds. wojskowych Wojciecha Marczaka. Zatwierdzono do wypłaty ze środków budżetowych dział 400 rozdział 75412 paragraf 4210 – kwota 1.274,33 zł czyli ze środków związanych z ochroną przeciwpożarową oraz dział 201 rozdział 92108 paragraf 4210 – kwota 226,60 zł ze środków kultura i ochrona dziedzictwa. Kartę za miesiące marzec i kwiecień 2010 roku numer 027 pobrano 5 marca i rozliczono 6 maja 2010 roku. Z ww. faktur wynika, że na ww. pojazd pobrano 55 litrów i 53 litry paliwa na przewóz orkiestry, łącznie 108 litrów. Zostało paliwa z poprzedniego okresu 43 – razem 151 litrów, zaś pozostało 11 litrów. Wykorzystano 140 litrów. 3. Karta drogowa za miesiące styczeń i luty 2010 roku seria Ł/008/2010 Lublin Furgon LFW 3839. W rubryce „Cel jazdy” wymieniono – przewóz orkiestry oraz dwa zebrania sprawozdawcze, nie wymieniono żadnych wyjazdów przeciwpożarowych. Łącznie przejechano 700 km. W rozliczeniu podano również ilość km przebytych 700 km + wykonano rozruchu 35 km zużywając 10 litrów. Z ubiegłego miesiąca pozostało 14 litrów, zaś zakupiono 130 litrów, razem 144 litrów. Zużyto 91 litrów i 10 litrów na rozruch, razem 101 litrów paliwa, a pozostało na miesiąc następny 43 litrów. W karcie podano, że norma zużycia paliwa na 100 km przebiegu ww. pojazdu wyniosła 13 litrów. 13 litrów x 100 km X x 700 km Ilość zużytych litrów paliwa przez samochód po przejechaniu 700 km = 91 litrów Przedłożono faktury: - 69/10/PA z dnia 31 stycznia 2010 roku na łączną kwotę 554,85 zł. Do faktury załączono zestawienie, w którym została wymienione nazwisko kierowcy, brak daty, nr pojazdu LFW 3839, numer karty drogowej 008 i ilość litrów paliwa - 70 litrów. Na odwrocie faktury znajduje się adnotacja, że faktura została wystawiona za zakupione paliwo samochodów pożarniczych i motopomp należących do OSP Górka Pabianicka, OSP Janowice, dnia 3 lutego 2010 roku. Zatwierdzono do wypłaty ze środków budżetowych dział 400 rozdział 75412 paragraf 4210, czyli ze środków związanych z ochroną przeciwpożarową, pomimo braku takich wyjazdów w miesiącu styczeń i luty 2010 roku. - 159/10/PA z dnia 28 lutego 2010 roku na łączną kwotę 1.393,16 zł. Do faktury załączono zestawienie, w którym zostało wymienione nazwisko kierowcy, data 26 lutego 2010 roku, nr pojazdu LFW 3839, numer karty drogowej 008 i ilość litrów paliwa 60 litrów. Na odwrocie faktury znajduje się adnotacja, że faktura została wystawiona za zakupione paliwo samochodów pożarniczych i motopomp należących do OSP Rydzyny, OSP Gorzew, OSP Kudrowice, OSP Górka Pabianicka, natomiast 60 litrów paliwa wykazane w pozycji 5 załącznika zakupiono na wożenie członków

159

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

orkiestry dętej na próby do strażnicy OSP. Podpisano dnia 10 marca 2010 roku przez inspektora ds. wojskowych Wojciecha Marczaka. Zatwierdzono do wypłaty ze środków budżetowych dział 400 rozdział 75412 paragraf 4210 – kwota 1.159,76 zł czyli ze środków związanych z ochroną przeciwpożarową oraz dział 201 rozdział 92108 paragraf 4210 – kwota 233,40 zł ze środków kultura i ochrona dziedzictwa. Kartę za miesiące styczeń i luty 2010 roku numer 008 pobrano 6 stycznia i rozliczono 5 marca 2010 roku. Faktury, które dotyczą tej karty to nr 69 ze stycznia i nr 159 z lutego, wynika z nich, że na ww. pojazd pobrano 70 litrów i 60 litrów paliwa, łącznie 130 litrów. Z karty wynika, że na przewóz orkiestry potrzeba było 81,90 litrów. Z powyższego wynika, że samochód marki Lublin nr LFW 3839 w okresie styczeń - czerwiec 2010 roku nie był w ogóle wykorzystywany na cele przeciwpożarowe. W styczniu 2010 roku wypłata za paliwo pochodziła ze środków przeznaczonych na ochronę przeciwpożarową. Ponadto stwierdzono w celach jazdy - przewozy dzieci szkolnych i zebrania sprawozdawcze, gdzie środki na paliwo pochodziły albo z ochrony przeciwpożarowej albo z kultury i ochrony dziedzictwa.

Pojazd marki Boxer Peugeot o numerze rejestracyjnym EPA 67EK 1. Karta drogowa za miesiące: maj i czerwiec 2010 roku seria Ł/044/2010 Peugeot Boxer EPA 67 EK. W rubryce „Cel jazdy” wymieniono – m.in. dwa przewozy orkiestry, wyjazdy na obchody Święta Floriana, na Majówkę Powiatową, pogrzeb, manewry powiatowe, zarząd wojewódzki, konkurs, bez wyjazdów o charakterze przeciwpożarowym. Ilość przejechanych kilometrów ogółem 781 km. W rozliczeniu podano ilość km przebytych 781 km + wykonano rozruchu 20. Z ubiegłego miesiąca pozostało 25 litrów, zaś zakupiono 80 litrów, razem 105 litrów. Zużyto 94 litry paliwa oraz 5 litrów na rozruch (winno być 10 litrów na dwa miesiące zgodnie z Zarządzeniem Wójta Gminy nr 13 z dnia 27 kwietnia 2005 roku), pozostało na miesiąc następny 6 litrów. W karcie podano, że norma zużycia paliwa na 100 km przebiegu ww. pojazdu wyniosła 12 litrów. Przedłożono fakturę nr 345/10/PA z dnia 9 maja 2010 roku na łączną kwotę 344,00 zł. Do faktury załączono zestawienie, w którym została wymienione nazwisko kierowcy, data 8 maja 2010 roku, nr pojazdu, numer karty drogowej 044 i ilość paliwa - 80 litrów. Na odwrocie faktury znajduje się adnotacja, że faktura została wystawiona za zakupione paliwo do samochodu z OSP Górka Pabianicka. Podpisano dnia 20 maja 2010 roku przez inspektora ds. wojskowych Wojciecha Marczaka. Zatwierdzono do wypłaty ze środków budżetowych dział 400 rozdział 75412 paragraf 4210 – kwota 344,00 zł, czyli ze środków związanych z ochroną przeciwpożarową, zaś w przedłożonej kontrolującym karcie w celach podróży nie zostały wymienione żadne pozycje związane z wyjazdami na akcje pożarowe. 2. Karta drogowa za miesiąc marzec i kwiecień 2010 roku seria Ł/028/2010 Peugeot Boxer EPA 67 EK. W rubryce „Cel jazdy” wymieniono – m.in. uroczystości Wielkanoce, konkurs wiedzy, zarząd województwa, wybór bram wjazdowych, uzupełnienie paliwa. W celach nie wymieniono żadnych akcji związanych z bezpieczeństwem publicznym i ochroną przeciwpożarową. Ilość przejechanych kilometrów ogółem 399 km.

160

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

W rozliczeniu podano ilość km przebytych 399 km + wykonano rozruchu 30. Z ubiegłego miesiąca pozostało 3 litry, zaś zakupiono 80 litrów = 83 litry. Zużyto 58 litrów paliwa, w tym 48 litrów i 10 litrów na rozruch za dwa miesiące, a pozostało na miesiąc następny 25 litrów. W karcie podano, że norma zużycia paliwa na 100 km przebiegu ww. pojazdu wyniosła 12 litrów. 12 litrów x 100 km X x 399 km 3. Za miesiąc styczeń i luty 2010 roku seria Ł/044/2010 Peugeot Boxer EPA 67 EK. W rubryce „Cel jazdy” wymieniono – trzy zebrania, (brak orkiestry). Ilość przejechanych kilometrów ogółem 100 km. W rozliczeniu podano ilość km przebytych 100 km + wykonano rozruchu 20 km. Z ubiegłego miesiąca pozostało 20 litrów, nic nie zakupiono. Zużyto 17 litrów paliwa, z tego 12 litrów i 5 litrów na rozruch – wg. Zarządzenia Wójta nr 13 winno być 10, pozostało na miesiąc następny 3 litry. W karcie podano, że norma zużycia paliwa na 100 km przebiegu ww. pojazdu wyniosła 12 litrów. 12 litrów x 100 km X x 100 km Ilość zużytych litrów paliwa przez samochód po przejechaniu 100 km = 12 litrów. Nie przedłożono faktur za miesiące styczeń, luty, marzec i kwiecień 2010 roku z uwagi na to, że w tym czasie pojazd nie był wykorzystywany do akcji pożarowych czy przewozu orkiestry i Gmina nie dokonywała zwrotu za paliwo.

Piątkowisko Ww. OSP posiada 1 samochód lekki Lublin Furgon o numerze rejestracyjnym LWR 8178, który z uwagi na umowę zawieraną corocznie pomiędzy Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej w Pabianicach a Caritasem Archidiecezji Łódzkiej w związku z działaniem programu PEAD 2010 – dostarczanie żywności dla najbiedniejszych podopiecznych GOPS-u, był wykorzystywany do przewozów żywności. Jak wynika z informacji uzyskanej od pracownika socjalnego (...) 43 jeden raz w miesiącu pracownik socjalny jechał razem z kierowcą oraz osobami potrzebnymi do załadunku i rozładunku (do pomocy) żywności do Caritasu. Wyjazd był organizowany jeden raz w miesiącu, dzień wyjazdu do Łodzi umawiany był na bieżąco, przy odbiorze żywności ustalany był następny wyjazd do Łodzi. Dokonano kontroli następujących miesięcznych kart drogowych dla ww. pojazdu: 1. Za miesiąc maj i czerwiec 2010 roku seria Ł/037/2010 – pojazd Lublin Furgon LWR 8178. W rubryce „Cel jazdy” wymieniono: GOPS (100 km), wyjazd na święto Floriana, wizyta u księdza, Boże Ciało, pogrzeb, szkolenie, zapompowanie i wypompowanie wody. Inspektorzy kontroli wyliczyli z przedłożonej do kontroli karty, że ilość przejechanych kilometrów ogółem wyniosła 886 km.

43 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

161

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Z tego przewóz na rzecz GOPS Łódź – Pabianice - Łódź - 100 km. W rozliczeniu podano ilość km przebytych 826 km (różnica 60 km) + wykonano rozruchu 35. Z ubiegłego miesiąca pozostało 75 litrów, zaś zakupiono 80 litrów, razem 155 litrów. Zużyto 117 litrów paliwa, z tego na 826 km – zużyto 107 litrów paliwa, a na rozruch 10 litrów, zgodnie z zarządzeniem Wójta Gminy Pabianice nr 13 dnia 27 kwietnia 2005 roku w paragrafie 2 zapisano, że normy zużycia paliwa na rozruchy w ciągu jednego miesiąca przedstawiają się następująco: samochody lekkie 5 litrów, pozostało na miesiąc następny 38 litrów. W karcie podano, że norma zużycia paliwa na 100 km przebiegu ww. pojazdu wyniosła 13 litrów. 13 litrów x 100 km X x 826 km – ilość km podana w rozliczeniu Zużyto paliwa 107 litrów (zgadza się z kwotą podaną w rozliczeniu) 13 litrów x 100 km X x 886 km – ilość, wynikająca z wyliczenia ilości przejechanych km przez inspektora kontroli Zużycie paliwa 115,18 litrów Z tego na GOPS: 13 litrów, bo: 13 x 100 km X x 100 km Obliczył - podpis nieczytelny Kosiński, sprawdził Wojciech Marczak – inspektor ds. wojskowych. GOPS w Pabianicach przedłożył następujące faktury za paliwo: - 398/10/PA z dnia 28 maja 2010 roku na łączną kwotę 52,03 zł za zakup paliwa 11 litrów. Na fakturze znajduje się adnotacja Magdaleny Mielczarek - Kierownika GOPS, że faktura dotyczy paliwa na dojazd Łódź-Pabianice-Łódź po odbiór żywności w dniu 28 maja 2010 roku. Zatwierdzono do wypłaty ze środków budżetowych rozdział 85219 paragraf 4210, czyli ze środków GOPS-u. - 403/10/PA z dnia 28 maja 2010 roku na łączną kwotę 44,80 zł za zakup paliwa 10 litrów. Na fakturze znajduje się adnotacja Magdaleny Mielczarek Kierownika GOPS, że faktura dotyczy paliwa na dojazd Łódź-Pabianice-Łódź po odbiór żywności. Zatwierdzono do wypłaty ze środków budżetowych rozdział 85219 paragraf 4210, czyli ze środków GOPS-u. - 469/10/PA z dnia 23 czerwca 2010 roku na łączną kwotę 47,30 zł za zakup paliwa 10 litrów. Na fakturze znajduje się adnotacja Magdaleny Mielczarek Kierownika GOPS, że faktura dotyczy paliwa na dojazd Łódź-Pabianice-Łódź po odbiór żywności. Zatwierdzono do wypłaty ze środków budżetowych rozdział 85219 paragraf 4210, czyli ze środków GOPS-u. Ponadto faktury był sprawdzane prze pracowników GOPS pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty przez Dyrektora GOPS i Głównego Księgowego. Z powyższego wynika, że:

162

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

- na dowóz żywności dla podopiecznych GOPS zakupiono 31 litrów paliwa, zaś z karty z miesięcy maj i czerwiec, pobranej dnia 30 kwietnia 2010 roku i przedłożonej do rozliczenia dnia 2 lipca 2010 roku wynika, że pojazd przejechał 100 km i winien zużyć 13 litrów paliwa, - ponadto faktury nr 398/10/PA i 469/10/PA zostały wystawione na benzynę bezołowiową - 95, zaś ww. pojazd wyłącznie jeździ na oleju napędowym CITY. 2. Za miesiąc marzec i kwiecień 2010 roku seria Ł/021/2010 – pojazd Lublin Furgon LWR 8178. W rubryce „Cel jazdy” wymieniono m.in. – szkolenia, mszę, konkursy MPP i dwa wyjazdy na rzecz GOPS-u. Ilość przejechanych kilometrów ogółem 1108 km. Z tego przewozy na rzecz GOPS-u: 140 km. W rozliczeniu na karcie podano ilość km przebytych 1108 km + wykonano rozruchu 35. Z ubiegłego miesiąca pozostały 2 litry, zaś zakupiono 227 litrów, razem 229 litrów. Zużyto 154 litry paliwa, a pozostało na miesiąc następny 75 litrów. W karcie podano, że norma zużycia paliwa na 100 km przebiegu ww. pojazdu wyniosła 13 litrów. 13 litrów x 100 km X x 1108 km Ilość zużytych litrów paliwa przez samochód po przejechaniu 1108 km = 144 litry (ta sama kwota jest podana w rozliczeniu) Z tego na GOPS: 18,20 litrów, bo: 13 litrów x 100 km X x 140 km Przedłożono następujące faktury: - 236/10/PA z dnia 30 marca 2010 roku na łączną kwotę 40,40 zł za zakup paliwa 10 litrów. Na fakturze znajduje się adnotacja Magdaleny Mielczarek Kierownika GOPS, że faktura dotyczy paliwa na dojazd Łódź-Pabianice-Łódź po odbiór żywności w dniu 30 marca 2010 roku. Zatwierdzono do wypłaty ze środków budżetowych rozdział 85219 paragraf 4210, czyli ze środków GOPS-u. - 298/10/PA z dnia 20 kwietnia 2010 roku na łączną kwotę 41,60 zł za zakup paliwa 10 litrów. Na fakturze znajduje się adnotacja Magdaleny Mielczarek Kierownika GOPS, że faktura dotyczy paliwa na dojazd Łódź-Pabianice-Łódź po odbiór żywności w dniu 20 kwietnia 2010 roku. Zatwierdzono do wypłaty ze środków budżetowych rozdział 85219 paragraf 4210, czyli ze środków GOPS-u. Ponadto faktury były sprawdzane przez pracowników GOPS pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym i zatwierdzone do wypłaty przez Dyrektora GOPS i Głównego Księgowego. Z powyższego wynika, że: - na dowóz żywności dla podopiecznych GOPS zakupiono 20 litrów paliwa, zaś z karty z miesięcy marzec i kwiecień, pobranej dnia 1 marca 2010 roku i przedłożonej do rozliczenia dnia 30 kwietnia 2010 roku wynika, że pojazd przejechał 140 km i winien zużyć 18,20 litrów paliwa, - ponadto w rozliczeniu za miesiące maj i czerwiec podano ilość kilometrów do Łodzi z Pabianic tam i z powrotem - 100 km, zaś w rozliczeniu za miesiące marzec i kwiecień podano kwotę - 140 km.

163

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Nie przedłożono faktur za miesiące styczeń i luty 2010 roku. Jak wynika z udzielonej informacji umowa z Caritasem została podpisana dnia 4 marca 2010 roku i dlatego w miesiącu styczniu i lutym nie było wykonywanych przewozów żywności. W dniu 18 października 2010 roku (...) 44 złożyła wyjaśnienie dotyczące różnic przejechanych kilometrów do Łodzi, z którego wynika, że „Osoby, które biorą udział w załadunku i rozładunku ww. artykułów nie otrzymują z tego tytułu wynagrodzenia, ale są zakwalifikowani do korzystania z tego programu. Nie są to osoby przypisane na stałe. W miesiącu marcu i kwietniu br. były to osoby zamieszkałe w miejscowości Bychlew i Jadwinin. Po skończonym rozładunku artykułów zostali odwiezieni do domów. W związku z powyższym ilość przejechanych kilometrów w miesiącu marcu i kwietniu wyniosła 70. Z kolei w miesiącu maju i czerwcu pomagały osoby z miejscowości Piątkowisko, stąd liczba przejechanych kilometrów wyniosła 50”. Ponadto dnia 20 października 2010 roku Kierownik GOPS w Pabianicach – Magdalena Mielczarek złożyła wyjaśnienie dotyczące faktur VAT 398/10/PA z dnia 28 maja 2010 roku i 469/10/PA z dnia 23 czerwca 2010 roku, w którym wyjaśniła, że „w dniu 28 maja 2010 roku faktura VAT nr 398/10/PA dokonano zakupu paliwa benzyny bezołowiowej dla samochodu marki Żuk w ilości 11 litrów. Pomyłkowo na fakturze wpisano nr rejestracyjny pojazdu marki Lublin LWR 8178, a winno być LFB 2257, który w tym samym dniu zaopatrywał się w paliwo. Zarówno samochód marki Żuk i Lublin brały udział w transporcie gotowych artykułów żywnościowych dla potrzeb GOPS. Z kolei na fakturze nr 469/10/PA z dnia 23 czerwca 2010 roku pomyłkowo została wpisana nazwa paliwa – benzyna bezołowiowa a powinno być paliwo – olej napędowy. Każdorazowo samochód marki Lublin ma dołączoną przyczepę, na której przewożone są gotowe artykuły żywnościowe, co zwiększa zużycie paliwa. W dniu 28 maja br. był transport żywności samochodem marki Żuk i Lublin – zatankowano 11 litrów paliwa (benzyna bezołowiowa) oraz 10 litrów paliwa (olej napędowy). W dniu 23 czerwca br. był transport żywności samochodem marki Żuk i Lublin – zatankowano 11 litrów paliwa (benzyna bezołowiowa) oraz 10 litrów paliwa (olej napędowy)”. Oświadczenie złożone przez (…) 45 w powyższej sprawie stanowi załącznik nr 55 protokołu kontroli. Oświadczenie złożone przez Kierownika GOPS-u w powyższej sprawie stanowi załącznik nr 56 protokołu kontroli. Wykaz akt kontroli stanowi załącznik nr 57 protokołu kontroli. Akta kontroli od strony 1401 do strony 1444.

XIII. USTALENIA KO ŃCOWE. ZAŁ ĄCZNIKI.

Protokół zawiera 180 ponumerowanych i zaparafowanych stron. Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w książce kontroli ...... pod pozycją ...../2010.

44 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 45 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

164

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielały niżej wymienione osoby: 1. Henryk Gajda – Wójt Gminy Pabianice 2. Maria Nowicka – Skarbnika Gminy 3. Jadwiga Słubik – Sekretarz Gminy 4. Kierownik GOPS – Magdalena Mielczarek 5. Jolanta Kukieła – zast ępca Głównego Ksi ęgowego 6. Agnieszka Niezgoda – pracownik Referatu Ksi ęgowo ści Podatkowej 7. Krystyna Wilczy ńska - pracownik Referatu Ksi ęgowo ści Podatkowej 8. (...) 46 – pracownik GOPS 9. Henryk Madejski – inspektor ds. Gospodarki Komunalnej 10. Ryszard Iwaśków – Kierownik Referatu Gospodarki Gruntami, Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska.

Integralną częścią protokołu są następujące załączniki: 1. Protokół kontroli kasy Urzędu Gminy w Pabianicach przeprowadzonej w dniu 1 października 2010 roku. 2. Oświadczenie Skarbnika Gminy Marii Nowickiej z dnia 4 sierpnia 2010 roku o niezaciąganiu kredytów i pożyczek na sfinansowanie planowanego deficytu. 3. Oświadczenie Skarbnika Gminy Marii Nowickiej z dnia 4 sierpnia 2010 roku o niezaciąganiu kredytów i pożyczek na spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych oraz zaciągniętych kredytów i pożyczek. 4. Oświadczenie Skarbnika Gminy Marii Nowickiej z dnia 4 sierpnia 2010 roku o niezaciąganiu kredytów i pożyczek na pokrycie przejściowego deficytu budżetowego. 5. Oświadczenie Skarbnika Gminy Marii Nowickiej o nie udzieleniu gwarancji i poręczeń. 6. Oświadczenie Skarbnika Gminy Marii Nowickiej z dnia 4 sierpnia 2010 roku o nieemitowaniu papierów wartościowych. 7. Wyjaśnienie wraz z załącznikami dotyczące firmy Diagnostyka z Łodzi. 8. Oświadczenie Skarbnika Gminy – M. Nowickiej z dnia 2 września 2010 roku w sprawie zapłaty ostatniej raty kredytu. 9. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy Marii Nowickiej z dnia 6 września 2010 roku w sprawie kwoty 257.295,78 zł (wartość terenów zielonych).

10. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy – Marii Nowickiej dotyczące ewidencji na koncie 201.

11. Tabela dotycząca rozrachunków z odbiorcami i dostawcami w zakresie terminowości regulowania zobowiązań (lata 2008-2009).

12. Informacje Skarbnika Gminy Pabianice w sprawie opóźnień w zapłacie za faktury oraz ewentualnych odsetek za zwłokę. 13. Test do kontroli prawidłowości prowadzenia ewidencji operacji gospodarczych i finansowych na koncie 201 – rozrachunki z dostawcami i odbiorcami w zakresie ewidencji zobowiązań.

46 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

165

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

14. Tabela dotycząca terminowości zapłaty zobowiązań z tytułu naliczonych składek na ubezpieczenie społeczne od wynagrodzeń. 15. Wyjaśnienie Skarbnika Gminy Pabianice z dnia 3 września 2009 roku dotyczące kwoty 1.566,00 zł. 16. Informacja Marii Nowickiej – Skarbnika Gminy Pabianice do konta 231, 234 i 240. 17. Tabela zawierająca podstawowe informacje dotyczące skontrolowanych podatników podatku od nieruchomości (osób prawnych). 18. Wyjaśnienia dotyczące podatników podatku od nieruchomości od osób prawnych. 19. Wyjaśnienia dotyczące opodatkowania obszaru ograniczonego użytkowania. 20. Wyjaśnienia złożone przez Krystynę Wilczyńską w sprawie podatnika. 21. Tabele zawierające podstawowe informacje dotyczące skontrolowanych podatników podatku rolnego (osób fizycznych) oraz sprawdzające przestrzeganie art.11.

22. Tabela zawierająca dane dotyczące podatników podatku od środków transportowych.

23. Wyjaśnienie w sprawie programu podatkowego w zakresie ewidencji upomnień. 24. Wyjaśnienia z dnia 11 października 2010 roku w sprawie zaległości podatkowych. 25. Testy dotyczące podatków. 26. Wyjaśnienie w sprawie wypoczynku wakacyjnego dzieci złożone przez kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Pabianicach z tytułu niezgodności wystawionych faktur z przedmiotową umową 27. Szczegółowe zestawienia dotacji udzielonych na podstawie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie w roku 2009 oraz test dotyczący sprawdzonych dotacji. 28. Wyjaśnienie z dnia 16 listopada 2010 roku złożone prze Wójta Gminy Pabianice Henryka Gajdę. 29. Pełną listę osób zatrudnionych wraz z podziałami na etaty. 30. Wyjaśnienia Skarbnika Gminy – M. Nowickiej z dnia 10 września 2010 roku. 31. Informacja dotycząca podróży zagranicznych złożona przez Skarbnika Gminy Pabianice Marię Nowicką. 32. Informacja o przyczynach braku ciągłości w numeracji dokumentów krajowych podróży służbowych złożona przez Skarbnika Gminy. 33. Informacja złożona przez inspektora Henryka Madejskiego dotycząca „akcji zima” przeprowadzonej na przełomie 2009 i 2010 roku. 34. Wyjaśnienia Wójta Gminy Pabianice w sprawie rozliczania paliwa samochodów pożarniczych OSP biorących udział w odśnieżaniu dróg Gminy Pabianice. 35. Dane dotyczące zadania inwestycyjnego pn. „Przebudowa drogi gminnej Piątkowisko – Petrykozy – Górka Pabianicka – Świątniki od km 1 + 781 do km 3 + 582”. 36. Wyjaśnienia złożone przez Henryka Madejskiego w zakresie zmian dokumentacji projektowej Piątkowisko – Petrykozy – Górka Pabianicka – Świątniki. 37. Informacja uzupełniająca udzielona przez bank wybranego wykonawcy. 38. Wyjaśnienia złożone przez Henryka Madejskiego w zakresie zmian przedmiotu zamówienia. 39. Wyjaśnienia złożone przez Henryka Madejskiego w zakresie zamówienia na roboty dodatkowe Piątkowisko – Petrykozy – Górka Pabianicka – Świątniki.

166

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

40. Dane dotyczące zadania inwestycyjnego pn. „Przebudowa instalacji technologicznej w Stacji Uzdatniania Wody w Żytowicach”. 41. Informacja złożona przez Kierownika Ryszarda Iwaśkowa w zakresie nie naniesienia kolejnych numerów na strony wybranej oferty. 42. Wyjaśnienia zbiorcze złożone przez Kierownika Ryszarda Iwaśkowa w zakresie braku druków ZP-11, zamówienia na roboty dodatkowe. 43. Wyjaśnienia uzupełniające złożone w dniu 15 listopada 2010 roku przez Kierownika Ryszarda Iwaśkowa oraz złożone w dniu 16 listopada 2010 roku przez Wójta Gminy Pabianice Henryka Gajdę. 44. Wyjaśnienie z dnia 20 października 2010 roku złożone przez Kierownika Ryszarda Iwaśkowa. 45. Testy kontrolne dotyczące ewidencji majątku. 45a. Tabela wynagrodzeń nauczycieli Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Piątkowisku. 46. Pismo Dyrektora Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Piątkowisku wyjaśniające błędy w złożonym sprawozdaniu o średnich wynagrodzeniach nauczycieli stażystów. 47. Oświadczenie inspektor Urszuli Czerwonki. 48. Oświadczenie inspektora ds. ochrony środowiska i leśnictwa Andrzeja Dudziaka. 49. Wyjaśnienie dotyczące braku faktury z tytułu wyłapania psa. 50. Oświadczenie o przeprowadzonej kontroli wraz z przykładową ewidencją psa w hotelu dla zwierząt Longin Siemiński ul. Kosodrzewiny 56, lokal 2 , 92-411 Łódź i podpisach w książce kontroli. 51. Oświadczenie o braku delegacji służbowych. 52. Oświadczenie inspektora ds. ochrony środowiska i leśnictwa w sprawie pominięcia ustawy o zamówieniach publicznych. 53. Oświadczenie inspektora ds. ochrony środowiska i leśnictwa w sprawie prognozowania kosztów z tytułu hotelowania psów. 54. Oświadczenie inspektora ds. ochrony środowiska i leśnictwa Andrzeja Dudziaka w sprawie braku stosowania przepisów o zamówieniach publicznych w świadczonych w 2009 i 2010 roku usługach hotelowania psów 55. Oświadczenie złożone przez (...) 47 . 56. Oświadczenie złożone przez Kierownika GOPS-u. 57. Wykaz akt kontroli.

47 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

167

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE PABIANICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i podpisano w dniu 27 grudnia 2010 roku. Jeden egzemplarz protokołu wraz z załącznikami pozostawiono w Urzędzie Gminy w Pabianicach.

Kierownika jednostki i Skarbnika poinformowano o przysługującym mu prawie odmowy podpisania protokołu i złożenia w ciągu 3 dni od daty jego otrzymania pisemnych wyjaśnień, co do przyczyn tej odmowy.

Kontrolujący: Jednostka kontrolowana:

...... (Ewa Walicka)

...... (Daniel Kolasa)

...... (Łukasz Turek)

Kwituję odbiór 1 egzemplarza protokołu kontroli:

......

(data i podpis kierownika jednostki kontrolowanej)

168