Informatica documentaria Bookends Plus©
per Macintosh Francesco Dell’Orso1 Servizio per le attività di documentazione bibliografica Un programma per gestire archivi bibliografici Facoltà di scienze della formazione Università degli studi di Perugia su microelaboratore [email protected]
All’interno dei cosiddetti BFS Forse non da ora la stabilità è la sione; stampa; esportazione; sort; (Bibliography Formatting Soft- prima virtù del software, perché caricamento dati per via manuale ware) – atti a ben altro che solo un software instabile non è usabi- o per importazione anche con ri- formattare le citazioni bibliografi- le in modo produttivo e fa danna- formattazione; correzioni globali; che in vista della stampa – la pat- re. Quando poi la stabilità si co- formattazione di un dattiloscritto tuglia di quelli che funzionano su niuga a un’onesta efficienza di contenente richiami ai record; ge- Mac è evidentemente esigua.2 In prestazioni, a un prezzo contenuto stione di elenchi di voci; intercet- sintesi: il capofila, Papyrus, è chiu- e soprattutto alla durata nel tem- tamento dei record doppi; ospitali- so, funziona sempre, eccellente, è po, affiorano motivi consistenti tà per documenti esterni (testi, gra- perfino gratuito ma non avrà svi- per apprezzare il prodotto su que- fici, suoni) come allegati; ha sue luppo,3 ProCite su Mac è fermo sta base più che su quella della funzioni interne di manutenzione dal 2001 alla versione 5; continua ricchezza, novità, brillantezza del- dei database. Gli mancano invece, a marciare EndNote (v. 7 per Mac le sole prestazioni. Per esemplifi- come ad altri BFS: cliente interno OS X). Vale quindi oltremodo la care: Papyrus è enormemente più per ricerca Z39.50; thesaurus; fun- pena di illustrare Bookends, pro- ricco, articolato, sofisticato, inno- zioni numeriche o di gestione bi- dotto della Sonny Software che dal vativo di Bookends, ma oggi che bliotecaria (prestiti ecc.). Non la- 1983 viene sviluppato per Apple e non viene più sviluppato, ed è vora in rete, non consente, se non poi per Macintosh.4 gratuito, è allora semplicemente limitatamente, di modificare la Senza multinazionali alle spalle, comparabile con Bookends? struttura del database quanto a tipi evolve tenacemente attraverso i Quest’ultimo ha in grosso tutte le di documenti trattabili e di campi tempi, e dunque attraverso i muta- funzioni principali di un program- prevedibili, non offre alcuna fun- menti tecnologici, si adatta e si ma della sua categoria: ricerca, a li- zione che agisca contemporanea- espande: funziona in ambiente OS velli diversi di modalità e di preci- mente su più archivi. X, lavora con nuovi videoscrittura (e comunque non solo MS$: da Tab. 1 - Carta d’identità di Bookends Plus Nisus a Mellel), si allarga a funzio- ni che sfruttano Internet (connes- Prezzi e condizioni d’acquisto: ca $US 100, solo per scarico da Internet con acquisto in sione diretta a sistemi remoti e im- ambiente protetto, licenza di tipo shareware. portazione trasparente), disvela Produttore: Sonny Software, Bethesda (MD, USA):
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La struttura di ogni database è ver- Ogni database che si crea nasce nelle liste il loro rapporto 1:1 col ticale e, come si suol dire, “piatta” compiutamente strutturato: dicias- campo da cui provengono, perché (flat file): archivio -> record -> sette tipi di documento trattabili e uno stesso nome sarà nei distinti campi e sottocampi solo per i no- due vuoti definibili.6 Sedici campi elenchi degli autori e in quello dei mi e l’anno nelle date. Mancano in tutto,7 più due neutri: non se ne traduttori (editors) se la persona dunque legami orizzontali diretti creano di nuovi, si può solo cam- ha svolto entrambe le attività per fra i record e fra le voci, ma fun- biarne il nome (figura 1). I loro at- opere diverse, ma se ricorre solo ziona ovviamente la triangolazione tributi sono fissi (cosa è una data, come traduttore non starà fra gli per cui più record con un sogget- un campo autori ecc.) e non tra- autori: non ci sarà, insomma, un to comune sono da ciò accomuna- sferibili, posso però decidere di unico elenco dei nomi. Le liste so- ti, indicizzati, listati e reperibili. avere liste dei termini contenuti no dunque proprio l’indice dei Esistono anche i “gruppi”, che so- nei campi non solo per i quattro campi da cui emanano, e non no riunioni virtuali, non fisiche, di standard già previsti (author, edi- strutture fruibili da più campi o da record, e ci permettono di tenere tor, journal, keyword), ma per più database, non vi si importano mazzetti di record anche come in- ogni campo. Potrò usare tali liste liste esterne già preparate, non siemi frastagliati non accomunati sia come indici da scorrere per re- contengono né note né rinvii. da alcuna voce d’indice: ci metto perire record, sia come elenchi Solo quelle dei titoli di riviste ciò che voglio, gli articoli da rileg- d’appoggio in catalogazione per (journal glossaries) sono vere liste gere o citare nella prossima lezio- catturare voci già presenti (miglio- autonome e non indici, compren- ne, quanto è da chiedere in foto- rando al solito efficienza e corret- dono forma estesa, abbreviata e copia... tezza...). Può essere antipatico sigla e sono condivisibili fra più database (figura 2). Fig. 1 - Un esempio di scheda per un articolo di rivista In ogni caso tutti i campi sono in- dicizzati (anche senza liste) ai fini di ricerca, immediatamente in tem- po reale. Come al solito non c’è uno stand- ard descrittivo, catalografico, di base: né MARC, né AACR2, né ISBD hanno cittadinanza nell’am- bito della citazione bibliografica, e tutti gli altri criteri sono possibilità sullo stesso piano, rilevanti più per l’output che per l’input che può avvenire anche per importa- zione automatica. Ciò vale per Chicago Style e Science, per Index Medicus e Turabian ecc. A mag- gior ragione non si parla di norme di riferimento per l’indicizzazione semantica, dove le parole chiave saranno quelle dell’utilizzatore o quelle del database da cui si im- porta, perlopiù a struttura post- coordinata. La fase manuale di immissione da- ti si può avvalere di comandi di copia campo e record precedente- mente visitati, delle liste dei termi- ni, delle liste dei titoli di riviste per decidere, già nella scheda, se ave- re la forma estesa o quella abbre- viata. Manca un correttore ortogra- fico (a certuni aggrada per l’ab-
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Fig. 2 - Una lista di titoli di riviste con forma abbreviata ed estesa quale si eseguono ricerche su Amazon, PubMed e Library of Congress: individuato il record lo si importa in Bookends in modo assolutamente trasparente ovvero grazie al trascinamento del mouse (figura 3). Di certo si possono im- portare record da file statici scritti su disco o dalla cartella appunti (clipboard). Quanto alla funzione di ricerca so- no predisposti più approcci: si va dallo scorrere liste che puntano anche contestualmente ai record indicizzati (browsing), a fare ricer- che nelle detestabili finestrelle con i pulsantini per gli operatori boo- leani. Questa lue degli interfaccia di ricerca, da OPAC a BFS fino ai database bibliografici su web o cd- stract). La funzione di cambiamen- adattabile o clonabile come sche- rom, pare la panacea che coniuga to globale in un archivio “piatto”, ma per UNIMARC. La procedura potenza e semplicità: normalmen- come si diceva (non relazionale prevede opzioni per estrarre parti te limita invece le possibilità di fra l’altro), è di primaria rilevanza del campo, per aggiungere testo, una ricerca da linea di comando, per manipolare i record: cambiare oltre che per fondere o ignorare perché inibisce le espressioni for- il contenuto di un campo, spostar- campi. Bookends può viaggiare mulate dall’utente forgiandole di lo, eliminarlo, cambiare il tipo di con un compagnuccio che si chia- forza. Scansione degli elementi documento, aggiungere stringhe..., ma Reference Miner, gratuito, col (ossia parentesi) e priorità fra gli tutto ciò è disponibile a buon li- vello in Bookends anche con l’uso Fig. 3 - Ricerca con Reference Miner nel catalogo della Library of di caratteri jolly (wildcards) per le Congress e scarico di Bookends sottostringhe. I record duplicati (infestanti con le correnti importazioni dall’esterno) possono venire intercettati con un algoritmo di comparazione adatta- bile dall’utente. Altra maniera di inserire i dati in un database è quella non manuale che si chiama importazione, la cui incidenza e diffusione aumenta con la disponibilità oggi enorme- mente accresciuta di record prele- vabili, gratuitamente o a pagamen- to (questo perlopiù forfettario e di livello istituzionale, non persona- le), da database bibliografici e da cataloghi di biblioteca. Per l’im- portazione sono previsti dei filtri di conversione, fatti (ca 35) o da fare. Si importano file in formato delimitato (a tabulazioni, virgo- le...) o etichettato (tagged), ivi in- cluso il MARC, di base il MARC21
Biblioteche oggi – maggio 2004 29 Informatica documentaria operatori sono decisi in modo fis- Fig. 4 - Schermata base della ricerca semplificata a finestrelle e pulsantini so e, peggior misfatto, celato all’u- tente cui si sventola la lusinga di un’accoglienza confortevole ed ef- ficiente, in realtà sbracata e cheap.8 Il nostro caso ahimè non si disco- sta molto (vedi figura 4): vengono affisse ben dieci ammiccanti fine- strelle, ma un solo campo in cui cercare (o in alternativa in tutti) e il tipo di documento, tre operatori booleani a scelta, nessuna indica- zione sulle regole sintattiche che verranno applicate (opzione per cercare le stringhe come parole in- tere, porzioni di parole, sequenze di caratteri adiacenti). Come normale le “espressioni” di ricerca possono venire accantona- la data. Con operatori Regex si persona, le pagine, le date...), è te e richiamate. può andare molto oltre: specifica- sufficientemente robusto per gesti- In aggiunta a ciò, la trovata di re se la stringa cercata deve tro- re adeguatamente gli stili di cita- Jonathan Ashwell è stata quella di varsi a inizio, fine o in mezzo alla zione e non è difficile da usare scorticare il programma facendo parola o al campo, se si vogliono (una particolarità: i campi non affiorare una costola meccanica solo numeri o evitare giusto i nu- vengono indicati tramite il loro no- del motore di ricerca. Ha infatti re- meri, idem per le lettere; si inter- me ma con una lettera sigla). so disponibile una modalità di ri- cettano gli a capo, si includono I record si possono ordinare su tre cerca potente, raffinata, versatile e sottoespressioni, si può imporre livelli annidati, de/crescenti. Non è formalizzata, agli antipodi di quel- un ordinamento al risultato... in- affatto possibile, invece, produrre la appena citata, che utilizza il lin- somma si può avvertire una fra- le cosiddette “subject biblio- guaggio SQL (Structured Query granza di informatica applicata al graphies”: serie di record con inte- Language) e la sintassi Regex recupero delle informazioni (infor- stazioni ordinanti in vedetta. (Regular Expressions). Ora si mation retrieval): una fragranza L’esportazione è un’altra delle de- sguazza in tecnica, forma e poten- che è lì da svariati decenni. clinazioni dell’output: è anche za: tecnicismi e formalismi? Anche qui, e a fortiori, le espres- questa disponibile producendo il La premessa di ogni richiesta – “re- sioni di ricerca possono venire sal- formato proprio di Bookends, op- stituisci i record in cui...” (“SELECT vate e richiamate. pure delimitato a tabulatori, o in * FROM references WHERE”) – è Quanto all’output (indirizzabile su HTML basico o in uno dei vari sti- assunta dal programma, non c’è stampante, disco o monitor), li normalmente usati per le biblio- bisogno di ridigitarla, dopodiché Bookends ovviamente gioca il suo grafie. bisogna indicare tre elementi: 1) in ruolo di BFS. Offre una batteria di Quando si viene alla funzione di quale campo cercare; 2) un opera- circa 120 stili pronti (modesta formattazione di un dattiloscritto, tore di ricerca (contiene, uguale, schiera, se si considerano gli oltre si tocca la caratteristica più specifi- maggiore); 3) l’oggetto della ricer- 1.000 di EndNote, ma altri se ne ca dei BFS, quella che le altre fa- ca (una stringa). Ad esempio, vo- creano ad libitum). Produce file in miglie di software non hanno e glio i documenti editi dopo il 1999 formati vari: WP-Corel nativo, che gli utenti richiedono per prima equivale a: date > ‘1999’. TXT, RTF, HTML basico (grezzo). e usano di più quando si rivolgo- Insieme a richieste (queries) SQL A mano si costruiscono uscite in no a prodotti come Bookends. Si Bookends può usare la sintassi formato etichettato e delimitato. Il tratta di poter citare, nel corpo del Regex9 e formulare un’espressione linguaggio di formattazione non testo o in nota e di elencare nella elementare come: authors like prevede IF per porre condizioni, bibliografia finale, le opere descrit- ‘Cimmino’ (dove like significa peraltro implicite nelle molti op- te nel proprio archivio una volta “contiene”), oppure: date is NULL, zioni già confezionate (si pensi, al per tutte. Mentre si scrive si inseri- per trovare i record in cui manca solito, alle n varianti per i nomi di scono quindi dei richiami tipo
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[Vespa 2004] (a mano o pescando- Maker, Nisus Writer 4, Corel-WP 2 mozionale o commerciale con la li in ricerca nel database e copian- o superiore) e produrre un file Sonny Software. I nomi dei prodotti doli a comando), e alla fine si dice confezionato, ma può anche inte- software citati sono marchi dei rispet- di formattare il tutto per ottenere il ragire installandosi dentro al pro- tivi produttori soggetti a copyright. richiamo nella forma voluta – gramma di videoscrittura e da lì Manoscritto terminato il 12 marzo 2003. Ho provato la versione 7.7.3 di (Vespa, 2004) – e la lista conclusi- andare a pescare nel database Bookends con un Mac PowerPC G3, va delle opere citate. Il vantaggio (quello che i programmi dell’ISI 500 Mhz con 512 Mb RAM con OS X è appunto nell’archiviare una sola come EndNote chiamano CWYW, 10.1.5, senza MS-Word X. Siti visitati volta le descrizioni dei documenti Cite while you write). Bookends l’ultima volta l’11 marzo 2003. nel database e di citarli poi n vol- ha sviluppato la capacità di inne- 2 Per una panoramica delle caratteristi- te, in uno e più documenti, senza starsi (con Add-in, macro, palet- che generali si può vedere: Biblio- cambiare, senza copia e incolla. Ci te...) in MS-Word 6, in Nisus Writer graphy Formatting Software: an evalu- si disinteressa della sequenza nu- e in Mellel (figure 5a, b, c). ation template, a cura di chi scrive, 8th merica delle citazioni, giacché è Quanto a sfruttare Internet, ed., 2003, in specie appunto l’introdu- governata dal software (ci siamo Bookends, e ci mancherebbe per zione, online presso:
Fig. 5a, 5b, 5c - L’innesto di Bookends Plus rispettivamente dentro a Ms-Word, Nisus Writer e Mellel per la for- mattazione dei dattiloscritti
Fig. 5a Fig. 5b Fig. 5c
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5 Ashwell ricomprò i diritti sul softwa- Bookends Plus 5.0.1 for Macintosh, di operatori, nel fare valere la sequen- re dalla californiana Westing Software “HMS Beagle Software Review”, 68 za: di tutto ciò le finestre che sorrido- per cui l’aveva sviluppato e fondò nel (December 10, 1999), 68, online: no ovunque non disvelano nulla. 1998 la Sonny Software: Sonny era il
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