REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI
Numer egzemplarza: 1
PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIE Ń PUBLICZNYCH
Jednostka kontrolowana: Gmina i Miasto Warta
23 kwietnia – 11 maja 2009 Termin kontroli: roku
Paweł Dobrzy ński – straszy Kontroluj ący inspektor kontroli (imi ę, nazwisko, Joanna P ączek – inspektor stanowisko słu Ŝbowe): kontroli
Okres obj ęty kontrol ą 2007 – 2008
WK 601-2/11/2009 z dnia 30 Numer i data upowa Ŝnienia: marca 2009 roku
Uwaga! Protokół niniejszy podlega udost ępnieniu na zasadach okre ślonych w ustawie z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej (Dz. U. nr 112, poz.1198), z ograniczeniami wynikaj ącymi z art.5 tej ustawy. PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
I. INFORMACJE WST ĘPNE
DANE O JEDNOSTCE
Gmina Warta połoŜona jest w zachodniej części Województwa Łódzkiego. Gmina Warta jest gminą miejsko – wiejską. Urząd Gminy Warta posiada numer statystyczny REGON 000532270 oraz numer identyfikacji podatkowej NIP – 827 13 62 021. Siedziba Urzędu Gminy i Miasta Warta mieści się w Warcie ul. Rynek im. Władysława Reymonta 1, 98 290 Warta. Kontrola ma charakter doraźny w zakresie wydatków inwestycyjnych i remontowych, udzielania zamówień publicznych, wydatków na usługi w zakresie ochrony mienia, wydatków na realizację zadań z zakresu ochrony przeciwpoŜarowej, realizacji dochodów z majątku, wydatków na podróŜe słuŜbowe oraz na wynagrodzenia.
II. USTALENIA OGÓLNE
1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI
Przewodnicz ący rady gminy Przewodniczącym Rady Gminy i Miasta Warta jest Pan Grzegorz Kopacki wybrany uchwałą nr I/1/06 Rady Gminy i Miasta Warta z dnia 23 listopada 2006 roku.
Burmistrz i jego zast ępcy Burmistrzem Gminy i Miasta Warta jest Pan Jan Serafiński wybrany na to stanowisko w I turze wyborów bezpośrednich w dniu 12 listopada 2006 roku. Zastępcą Burmistrza Gminy i Miasta Warta od dnia 1 sierpnia 2007 jest Pan Sławomir Janczak powołany na to stanowisko zarządzeniem nr 41/43/2007 Burmistrza Gminy i Miasta Warta z dnia 31 lipca 2007 roku.
Skarbnik gminy Skarbnikiem Gminy i Miasta Warta jest Pani Celina Ławniczak powołana na to stanowisko uchwałą nr IV/26/90 Rady Gminy i Miasta Warta z dnia 2 sierpnia 1990 roku.
Sekretarz gminy Sekretarzem Gminy i Miasta Warta jest Pani Barbara Kaźmierczak powołana na to stanowisko uchwałą nr IV/25/90 Rady Gminy i Miasta Warta z dnia 2 sierpnia 1990 roku.
______2 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
III. USTALENIA SZCZEGÓŁOWE W ZAKRESIE DOCHODÓW BUD śETOWYCH
1. DOCHODY Z OPŁATY ADIACENCKEIJ
Do dnia kontroli Rada Gminy nie podjęła uchwały w sprawie ustalenie procentowych stawek opłaty adiacenckiej, w związku z powyŜszym Gmina Warta w latach 2007 – 2008 roku nie uzyskała dochodów z tytułu opłaty adiacenckiej. Na podstawie ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (t.j. Dz. U. z 2004 roku nr 261 poz. 2603 ze zmianami) do kompetencji rady gminy naleŜy podjęcie uchwały o w sprawie określenia procentowych stawek opłaty adiacenckiej.
2. UMORZENIA I ZWOLNIENIA PODATKOWE JEDNOSTEK OSP
Uchwałą nr III/20/02 z dnia 13 grudnia 2002 roku Rada Gminy i Miasta Warta postanowiła zwolnić z podatku od nieruchomości między innymi budynki lub ich części, budowle oraz grunty wykorzystywane na cele ochrony przeciwpoŜarowej. Jednostki ochotniczych straŜy poŜarnych działające na terenie Gminy i Miasta Warta złoŜyły deklaracje na podatek od nieruchomości (22 deklaracje) zarówno na 2007 jak i na 2008 rok. Wyjątek stanowiła (...) 1. W złoŜonych deklaracjach zostały wykazane powierzchnie budynków straŜnic OSP. Wszystkie powierzchnie budynków zostały wykazane w złoŜonych deklaracjach w części F informacje o przedmiotach zwolnionych. W Ŝadnej ze złoŜonych deklaracji nie ujęto powierzchni gruntów lub budynków jako związanych z działalnością gospodarczą. W związku z takim ujęciem budynków w złoŜonych przez ochotnicze straŜe poŜarne deklaracjach na podatek od nieruchomości i postanowieniami uchwały Rady Gminy i Miasta nr III/20/02 z dnia 13 grudnia 2002 roku jednostki OSP nie uiszczały w okresie objętym kontrolą (lata 2007 2008) podatku od nieruchomości. W przypadku gruntów jednostki OSP działające na terenie Gminy i Miasta Warty złoŜyły deklaracje na podatek rolny. Wyjątek stanowiły dwie jednostki, w przypadku których, na złoŜonych deklaracjach znajdują się adnotacje, iŜ grunty na których znajdują się budynki straŜnic są własnością osoby fizycznej. W latach 2007 2008 Burmistrz Gminy i Miasta Warta wydał następujące decyzje dotyczące ulg w zapłacie podatków lokalnych dotyczących ochotniczych straŜy poŜarnych: − decyzja z dnia 20 lipca 2007 roku (nr Fn.3125 69/07) w sprawie umorzenia zaległości w podatku rolnym ww. decyzją Burmistrz Gminy i Miasta umorzył Ochotniczej StraŜy PoŜarnej w Rossoszycy zaległość w podatku rolnym w kwocie 34,00 zł dotyczącą I i II raty podatku za 2007 rok. Decyzję wydano po rozpatrzeniu wniosku podatnika z dnia 19 lipca 2007 roku, − decyzja z dnia 25 listopada 2008 roku (nr Fn.3125 121/08) w sprawie umorzenia zaległości w podatku rolnym ww. decyzją Burmistrz Gminy i Miasta umorzył Ochotniczej StraŜy PoŜarnej w Rossoszycy zaległość w podatku rolnym w kwocie
1 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______3 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
93,00 zł dotyczącą rat I IV podatku za 2008 rok. Decyzję wydano po rozpatrzeniu wniosku podatnika z dnia 21 listopada 2008 roku, − decyzja z dnia 20 grudnia 2008 roku (nr Fn.3125 128/08) w sprawie umorzenia zaległości w podatku rolnym ww. decyzją Burmistrz Gminy i Miasta umorzył Ochotniczej StraŜy PoŜarnej w Warcie zaległość w podatku rolnym w kwocie 74,00 zł dotyczącą lat 2007 2008 rok. Decyzję wydano po rozpatrzeniu wniosku podatnika z dnia 4 grudnia 2008 roku. We wszystkich wnioskach, na podstawie których wydane zostały ww. decyzje o umorzeniu zaległości podatkowych podatnicy (jednostki OSP) podatnicy zwracali się do organu podatkowego z prośbą o umorzenie uzasadniając to tym, iŜ działki na których znajdują się budynki straŜnic nie są uŜytkowane rolniczo. Kontrolującym nie przedstawiono oprócz wniosków i decyzji, które zostały wydane na ich podstawie, innych dokumentów dotyczących udzielenia ww. umorzeń podatku rolnego. Wobec powyŜszego stwierdzić naleŜy, iŜ decyzje wydane zostały bez zgromadzenia materiału dowodowego wskazującego na zaistnienie przesłanek umorzenia zaległości podatkowej określonych w art. 67a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 r. Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zmianami). Zgodnie z art. 122 ustawy Ordynacja podatkowa, organ podatkowy powinien podjąć wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego i załatwienia sprawy, stosownie zaś do art. 187 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa organ podatkowy jest obowiązany zebrać i w sposób wyczerpujący rozpatrzyć cały materiał dowodowy. Podane przez podatnika uzasadnienie (nie wykorzystywanie gruntu na cele rolnicze) nie stanowi przesłanki pozwalającej na umorzenie podatku. akta kontroli strony nr 1 9
IV. USTALENIA SZCZEGÓŁOWE W ZAKRESIE WYDATKÓW BUD śETOWYCH
1. WYDATKI NA PODRÓ śE SŁUśBOWE ZAGRANICZNE
Wydatki poniesione przez kontrolowaną jednostkę w latach 2007 2008 w dziale 750 administracja publiczna, rozdział 75023 urzędy gmin § 4420 zagraniczne podróŜe słuŜbowe klasyfikacji budŜetowej wyniosły w 2007 roku 1.416,18 zł, dział 750, rozdział 75022 rady gmin, § 4420 472,06 zł. Łączna wysokość wydatków na zagraniczne podróŜe słuŜbowe poniesiona przez kontrolowaną jednostkę w 2007 roku wyniosła 1.888,24 zł. W 2008 roku, zgodnie z danymi ujętymi w sprawozdaniu Rb 28s z wykonania planu wydatków budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego sporządzonym za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2008 roku, Urząd Gminy i Miasta w Warcie nie dokonywał wydatków na słuŜbowe podróŜe zagraniczne pracowników. Na podstawie sprawozdań o wydatkach budŜetowych za lata 2007 2008, jak równieŜ dokumentacji źródłowej, kontrolujący ustalili, Ŝe wydatków na zagraniczne podróŜe nie były pokrywane ponadto z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Kontrolą objęto wszystkie wydatki związane z podróŜami słuŜbowymi poniesionymi w 2007 roku. Ustalono, co następuje:
______4 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Wydatki pokryte z budŜetu Gminy w łącznej kwocie 1.416,18 zł dotyczyły wyjazdu słuŜbowego do Niemiec do miejscowości Lengerich następujących osób: Przewodniczącego Rady Gminy i Miasta, Burmistrza Gminy i Miasta, (...) 2 tłumacza, (...) 3 podróŜ w charakterze kierowcy, zatrudnionego w Urzędzie Gminy i Miasta na podstawie umowy zlecenia jako kierowca konserwator samochodu poŜarniczego ochotniczej straŜy poŜarnej. Udokumentowanie wydatków stanowią polecenia wyjazdu słuŜbowego: nr 157/07 wystawione dla Burmistrza Jana Serafińskiego, 158/07 wystawione dla Przewodniczącego Rady Gminy, 160/07 wystawione dla (...) 4 kierowca konserwator, 161/07 wystawione dla (...) 5 tłumacza. W przypadku wszystkich ww. delegacji jako środek lokomocji wskazany był samochód słuŜbowy Volkswagen Transporter o nr rejestracyjnym ESI 70LL, kaŜda z delegacji rozliczona została na kwotę 472,06 zł. Jako okres podróŜy słuŜbowej wskazano dni: 4 maja 2007 7 maja 2007 roku. W przypadku wszystkich ww. delegacji brak jest daty przedłoŜenia rachunku kosztów podróŜy przez osobę delegowaną do rozliczenia. Kwota 472,06 zł ujęta w rozliczeniach dotyczyła wyłącznie diet i wyliczona była w sposób następujący: 3 pełne doby (czas rozpoczęcia podróŜy 04.05.2007 roku godz. 2:00, zakończenia 07.05.2007 roku) x 42 euro ⇒ 126 euro x 3.7465 zł (kurs euro z dnia 4 maja 2007 roku). Wszystkie delegowane osoby złoŜyły oświadczenia, iŜ w czasie trwania podróŜy słuŜbowej korzystały z własnego wyŜywienia. Wydatki z tytułu zwrotu kosztów zagranicznej podróŜy słuŜbowej ujęto w raporcie kasowym nr 2007/38 dowód księgowy nr 703 pod datą 9 maja 2007 roku. Ww. raport został sporządzony za okres od 1 do 9 maja 2007 roku. W przypadku 3 poleceń delegacji osoby rozliczające koszty podróŜy pokwitowały odbiór gotówki w dniu 9 maja 2007 roku zgodnie z datą, pod jaką wydatek został ujęty w raporcie kasowym. W jednym przypadku natomiast polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 160/07 odbiór gotówki pokwitowany został przez osobę delegowaną w dniu 8 maja 2007 roku, tj. z datą wcześniejszą niŜ data ujęcia wydatku w raporcie kasowym.
2 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 3 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 4 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 5 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______5 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
2. WYDATKI NA OCHOTNICZE STRA śE PO śARNE
Wydatki poniesione przez kontrolowaną jednostkę w dziale 754 Bezpieczeństwo publiczne i ochrona przeciwpoŜarowa, rozdział 75412 ochotnicze straŜe poŜarne w latach 2007 2008 przedstawiały się następująco: §§§ 2007 rok 2008 rok 2580 98.493,85 99.990,09 4010 50.704.18 39.031,84 4040 4.387,31 4.209,34 4110 9.244,70 7.188,43 4120 1.317,65 1.173,04 4140 1.730,00 2.026,00 4210 67.519,48 74.536,22 4260 7.125,21 8.355,07 4280 2.775,00 4300 30.020,86 45.693,73 4390 400,00 732,00 4430 14.123,50 17.127,00 4440 2.921,00 2.792,00 4610 2.000,00 6230 232.000,00 razem 521.987,74 312.127,52
Kontrolą objęto wszystkie pozycje wydatków poniesionych w 2007 i w 2008 roku w paragrafach: 4210, 4260, 4280, 4300, 4430, 4440, 4610 i 6230 o wartości przekraczającej 2.000 zł. Ponadto kontroli poddano dodatkowo wybrane przez kontrolujących pozycje wydatków o wartości nie przekraczającej 2.000 zł. Zestawienie obejmujące pozycje wydatków objętych kontrolą i dokumentów źródłowych stanowiących udokumentowanie wydatków stanowi załącznik nr 1 do protokołu kontroli . Ustalenia kontroli: − zaliczka na zakup mundurów w wysokości 3.600 zł wypłacona Sławomirowi Janczakowi Zastępcy Burmistrza w dniu 18 grudnia 2007 roku na zakup mundurów została rozliczona w dniu 19 grudnia 2007 roku. Do rozliczenia na kwotę 3.510,57 zł załączono dwie faktury dokumentujące wydatki poniesione na ww. kwotę. Niewykorzystane środki pienięŜne w wysokości 89,43 zł zostały zwrócone do kasy Urzędu Gminy i Miasta w dniu 31 marca 2008 roku . Zgodnie z uregulowaniami wewnętrznymi kontrolowanej jednostki zawartymi w zarządzeniu nr 6/98 Burmistrza Gminy i Miasta Warta z dnia 4 czerwca 1998 roku w sprawie instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych (część IV pkt 23) pobrane przez pracowników Urzędu zaliczki na zakup materiałów winne być rozliczone w ciągu 7 dni. Nieterminowe rozliczenie pobranej zaliczki przez Zastępcę Burmistrza Gminy i Miasta a w szczególności rozliczenie jej po ponad 3 miesiącach w następnym roku kalendarzowym, świadczy o nieprawidłowym funkcjonowaniu procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Uregulowania zawarte w instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych stanowią jeden z elementów składających się na ww. procedury kontroli. Zgodnie z art. 47 kierownik jednostki finansów publicznych winien ustalić w formie pisemnej procedury kontroli finansowej (obejmujące między innymi procesy pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciąganie zobowiązań finansowych i dokonywanie wydatków ze
______6 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrot środków publicznych) oraz zapewnić ich przestrzeganie. − dowód księgowy nr 1546 wydatek poniesiony na podstawie faktury nr F96/00575/9/2007 z dnia 27 września 2007 roku w kwocie 2.259,00 zł dotyczył usługi przewozu osób (członków ochotniczych straŜy poŜarnych) do Ciechocinka. Z opisu umieszczonego na odwrocie faktury wynika, Ŝe przewieziono 80 osób na „pielgrzymkę do Ciechocinka” w dniu 22 września 2007 roku. W związku z poniesieniem ww. wydatku zastępca Burmistrza Sławomir Janczak (będący jednocześnie Komendantem Miejsko Gminnego Związku OSP PR w Warcie) złoŜył kontrolującym wyjaśnienie dotyczące związku opłaconej usługi transportowej z zakresem finansowania ochotniczych straŜy poŜarnych przez gminy określonym w art. 32 ustawy z dnia 24 sierpnia 1991 roku o ochronie przeciwpoŜarowej (tekst jednolity Dz. U. nr 147 z 2002 roku, poz. 1229 ze zm.). Zgodnie z uregulowaniami zawartymi w ww. przepisie gmina zobowiązana jest do ponoszenia kosztów wyposaŜenia, utrzymania, wyszkolenia i zapewnienia gotowości bojowej ochotniczej straŜy poŜarnej, gmina ma równieŜ obowiązek: 1) bezpłatnego umundurowania członków ochotniczej straŜy poŜarnej, 2) ubezpieczenia w instytucji ubezpieczeniowej członków ochotniczej straŜy poŜarnej i młodzieŜowej druŜyny poŜarniczej, 3) ponoszenia kosztów okresowych badań lekarskich. W wyjaśnieniu złoŜonym kontrolującym Sławomir Janczak poinformował, iŜ był to „… wyjazd szkoleniowy połączony ze zwiedzaniem uzdrowiska Ciechocinek. Zgodnie z ustaleniami organizator zapewniał bezpłatne szkolenie o tematyce ochrony przeciwpoŜarowej, koszt wyŜywienia pokrywał uczestnik szkolenia, koszty dojazdu natomiast jednostka samorządu terytorialnego.” Ww. wyjaśnienie stanowi załącznik nr 2 do protokołu kontroli . W 2007 oraz 2008 roku Gmina i Miasto Warta przekazywała na rzecz jednostek ochotniczych straŜy poŜarnych dotacje. W 2007 roku łączna kwota dotacji wyniosła 98.493,85 zł, w 2008 roku 99.990,09 zł. Wydatki ponoszone w formie dotacji ujmowano w § 2580 klasyfikacji budŜetowej dotacja podmiotowa z budŜetu dla jednostek nie zaliczanych do sektora finansów publicznych. Kontroli poddano procedurę udzielenia jak równieŜ rozliczenie następujących dotacji: w 2007 roku dla Ochotniczej StraŜy PoŜarnej w Warcie w wysokości 70.000 zł, dla Ochotniczej StraŜy PoŜarnej w Proboszczowicach w wysokości 2.300 zł, dla Ochotniczej StraŜy PoŜarnej w Grzybkach 2.300 zł, w 2008 roku dla OSP w Warcie w wysokości 61.750,00 zł, dla OSP w Cielcach w wysokości 7.350 zł, dla OSP w Glinnie w wysokości 2.375 zł. Ustalenia kontroli: W przypadku wszystkich dotacji objętych kontrolą jednostki ochotniczej straŜy poŜarnej (OSP) złoŜyły wnioski o udzielenie dotacji z budŜetu Gminy i Miasta Warta. Wnioski zawierały wskazanie całkowity koszt realizacji zadania oraz przewidywany udział środków budŜetu Gminy i Miasta (kwota dotacji, o jaką ubiegały się jednostki OSP) jak równieŜ udział innych podmiotów. Z jednostkami OSP zawarto pisemne umowy, których przedmiotem było udzielenie dotacji z budŜetu Gminy i Miasta. W imieniu Gminy i Miasta umowy podpisał Burmistrz Jan Serafiński. Na umowach dotyczących dotacji objętych niniejszą kontrolą brak jest kontrasygnaty Skarbnika Gminy i Miasta . Zgodnie z art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z dnia 21 października 2001 roku, Dz. U. nr 142, poz. 1591 ze zm.) jeŜeli czynność prawna moŜe spowodować powstanie zobowiązań pienięŜnych, do jej skuteczności potrzebna jest
______7 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budŜetu) lub osoby przez niego upowaŜnionej. 2007 rok Dotacja dla Ochotniczej StraŜy PoŜarnej w Warcie udzielona została na podstawie umowy zawartej w dniu 8 maja 2007 roku. Przedmiotem zawartej umowy było udzielenie dotacji na realizację następującego zadania: budowa garaŜu i pomieszczeń socjalnych. Kwota dotacji, do przekazania jakiej na rzecz jednostki OSP zobowiązała się Gmina i Miasto Warta wynosiła 70.000 zł. Termin wykonania zadania określony został w zawartej umowie na dzień 30 listopada 2007 roku, termin rozliczenia wyznaczono na dzień 15 grudnia 2007 roku. Rozliczenie przedłoŜono w dniu 11 grudnia 2008 roku, załączono kserokopie faktur na łączną kwotę 70.001,38 zł (materiały i roboty budowlane), z tego 70.000 zł opłacone z dotacji otrzymanej z budŜetu Gminy i Miasta. Dotacja dla Ochotniczej StraŜy PoŜarnej w Proboszczowicach udzielona została na podstawie umowy zawartej w dniu 31 maja 2007 roku. Przedmiotem zawartej umowy było udzielenie dotacji na realizację następującego zadania: budowa garaŜu i pomieszczeń socjalnych. Kwota dotacji, do przekazania jakiej na rzecz jednostki OSP zobowiązała się Gmina i Miasto Warta wynosiła 2.300 zł. Termin wykonania zadania określony został w zawartej umowie na dzień 30 listopada 2007 roku, termin rozliczenia wyznaczono na dzień 15 grudnia 2007 roku. Rozliczenie przedłoŜono w dniu 11 grudnia 2008 roku, załączono kserokopie faktury na kwotę 4.249,00 zł za materiały budowlane (data faktury 31 października 2007 roku), z tego 2.300 zł opłacone z dotacji otrzymanej z budŜetu Gminy i Miasta. Dotacja dla Ochotniczej StraŜy PoŜarnej w Grzybkach udzielona została na podstawie umowy zawartej w dniu 24 maja 2007 roku. Przedmiotem zawartej umowy było udzielenie dotacji na realizację następującego zadania: remont garaŜu. Kwota dotacji, do przekazania jakiej na rzecz jednostki OSP zobowiązała się Gmina i Miasto Warta wynosiła 2.300 zł. Termin wykonania zadania określony został w zawartej umowie na dzień 30 listopada 2007 roku, termin rozliczenia wyznaczono na dzień 15 grudnia 2007 roku. Rozliczenie przedłoŜono w dniu 30 listopada 2007 roku, załączono kserokopie faktury na kwotę 2.300,16 zł (materiały budowlane) z dnia 20 listopada 2007 roku. 2008 rok Dotacja dla Ochotniczej StraŜy PoŜarnej w Glinnie udzielona została na podstawie umowy zawartej w dniu 15 maja 2008 roku. Przedmiotem zawartej umowy było udzielenie dotacji na realizację następującego zadania: Remont garaŜu otynkowanie, oraz ocieplenie drzwi garaŜu. Kwota dotacji, do przekazania jakiej na rzecz jednostki OSP zobowiązała się Gmina i Miasto Warta wynosiła 2.375 zł. Termin wykonania zadania określony został w zawartej umowie na dzień 30 listopada 2008 roku, termin rozliczenia wyznaczono na dzień 15 grudnia 2008 roku. Rozliczenie przedłoŜono w dniu 11 grudnia 2008 roku, załączono kserokopie rachunków na łączną kwotę 2.560,33 zł, z tego 2.375 zł opłacone z dotacji otrzymanej z budŜetu Gminy i Miasta. Dotacja dla Ochotniczej StraŜy PoŜarnej w Cielcach udzielona została na podstawie umowy zawartej w dniu 8 maja 2008 roku. Przedmiotem zawartej umowy było udzielenie dotacji na realizację następującego zadania: Remont garaŜu naprawa dachu. Kwota dotacji, do przekazania jakiej na rzecz jednostki OSP zobowiązała się Gmina i Miasto Warta wynosiła 2.850 zł. Wniosek, na podstawie którego udzielono dotacji, zawierał koszt ogólny zadania określony na kwotę 2.850 zł. Termin wykonania zadania określony został w zawartej umowie na dzień 30 listopada 2008 roku, termin rozliczenia wyznaczono na dzień 15 grudnia 2008 roku. W dniu 11 czerwca 2008 roku do ww. umowy podpisano aneks, którym zmieniono wysokość dotacji przyznanej z budŜetu Gminy i Miasta ustalając ją na kwotę 7.350 zł. Zwiększono tym samym kwotę
______8 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
dotacji o 4.500 zł. W przedłoŜonej dokumentacji brak jest wniosku Ochotniczej StraŜy PoŜarnej w Cielcach dotyczącego zwiększonej kwoty dotacji, brak teŜ wskazania przeznaczenia kwoty, o jaką zwiększona została dotacja. Rozliczenie przedłoŜono w dniu 20 listopada 2008 roku, załączono kserokopie rachunków na łączną kwotę 2.560,33 zł, z tego 2.475,95 zł opłacone z dotacji otrzymanej z budŜetu Gminy i Miasta w kwocie 7.350 zł, z środków własnych w kwocie 125,95 zł. W wyniku kontroli stwierdzono, Ŝe część faktur (rachunków) załączonych do rozliczenia nie dotyczy naprawy dachu garaŜu. Uwaga ta odnosi się do następujących faktur: − rachunek nr 15A/08 z dnia 25.06.2008 roku wystawiony przez firmę F.H. „GLASTER” Iwona Średniak z siedzibą w miejscowości Marcinów, Gmina Zadzim na kwotę 1.500 zł za 5 sztuk okien zgodnie z opisem na odwrocie faktury zostały one załoŜone w pomieszczeniu garaŜu, − rachunek nr 06/08 z dnia 02.07.2008 roku wystawiony przez Firmę Handlową Wiesława Rosik, z miejscowości Niemysłów na kwotę 440 zł za 2 okna zgodnie z opisem okna zamontowano w pomieszczeniu garaŜu, − faktura VAT nr ZK200813282 z dnia 9 czerwca 2008 roku wystawiona przez firmę Tubądzin Management Group Sp. z o.o. z siedzibą w Ozorkowie na kwotę 2.339,03 zł za płytki podłogowe w ilości 219,01 m2. Na odwrocie faktury widnieje adnotacja „materiały zostały wykorzystane do naprawy garaŜy OSP Cielce”. Jako nabywca na fakturze wskazany jest Urząd Gminy i Miasta Warta, równieŜ jako adres dostawy wskazany jest adres Urzędu. Z kserokopii dokumentu KP wystawionego przez firmę Tubądzin Management Group Sp. z o.o. i załączonego do rozliczenia dotacji, wynika, iŜ zapłaty za fakturę dokonała jednostka OSP w Cielcach. Wg ustnych wyjaśnień udzielonych kontrolującym przez Zastępcę Burmistrza Sławomira Janczaka wpisanie jako nabywcy usługi Urzędu Gminy i Miasta było pomyłkowe. − faktura VAT nr ZK200817619 z dnia 1 sierpnia 2008 roku wystawiona przez firmę Tubądzin Management Group Sp. z o.o. z siedzibą w Ozorkowie na kwotę 184,46 zł za płytki ścienne w ilości 50,4 m2. Na odwrocie faktury widnieje adnotacja „materiały zostały wykorzystane do pomieszczeń sanitarnych”. Dotacja dla Ochotniczej StraŜy PoŜarnej w Warcie udzielona została na podstawie umowy zawartej w dniu 8 maja 2008 roku. Przedmiotem zawartej umowy było udzielenie dotacji na realizację następującego zadania: Budowa nowych garaŜy i remont starych kontynuacja. Kwota dotacji, do przekazania, jakiej na rzecz jednostki OSP zobowiązała się Gmina i Miasto Warta wynosiła 61.750 zł. Termin wykonania zadania określony został w zawartej umowie na dzień 30 listopada 2008 roku, termin rozliczenia wyznaczono na dzień 15 grudnia 2008 roku. Aneksem z dnia 27 listopada 2008 roku do ww. umowy zmieniono termin wykonania zadania wyznaczając go na dzień 12 grudnia 2008 roku. Rozliczenie przedłoŜono w dniu 12 grudnia 2008 roku, załączono kserokopie rachunków na łączną kwotę 61.751,90 zł (zakup materiałów budowlanych, bram garaŜowych), z tego 61.750 zł opłacone z dotacji otrzymanej z budŜetu Gminy i Miasta.
3. WYDATKI NA USŁUGI W ZAKRESIE OCHRONY MIENIA
Umowy zawarte pomiędzy Gminą i Miastem Warta a firmą „STEKOP” Gmina Warta w dniu 30 czerwca 2004 roku zawarła umowę z firmą System Ochrony „STEKOP” sp. z o.o. z Łodzi na ochronę obiektu Urzędu Gminy i Miasta poprzez monitorowanie przez Centrum Dozoru lokalnego systemu alarmowego (LSA). Szczegółowe postanowienia dotyczące przedmiotu umowy zostały zawarte w pkt I umowy. Zgodnie z ww. punktem usługi ochrony obiektu wykonane miały być poprzez
______9 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
„aktywne prowadzenie obserwacji sygnałów odbieranych z obiektu, a w przypadku otrzymania sygnałów o charakterze alarmowym zapewnienie niezwłocznej interwencji załóg patrolowo interwencyjnych bądź zgodnie z otrzymanym zleceniem – powiadomienie o zdarzeniach zleceniodawcy lub osób przez niego upowaŜnionych”. Umowa została zawarta na okres trzech lat. Za monitorowanie lokalnego systemu alarmowego określono zryczałtowaną kwotę miesięczną 80 zł + VAT 22%, natomiast za dojazd grupy interwencyjnej w przypadku alarmu zawinionego przez uŜytkownika kwotę 50 zł + VAT 22%. Firma „STEKOP” wypowiedziała ww. umowę z dniem 7 marca 2007 roku i jednocześnie prosiła o skrócenie okresu wypowiedzenia do dnia 31 marca 2007 roku (data wpływu do Urzędu widniejąca na dokumencie to 21 maja 2007 roku). Gmina Warta zawarła z firmą System Ochrony „STEKOP” sp. z o.o. z Łodzi w dniu 30 czerwca 2004 roku umowę nr 544/2004/KW na usługę ochronną w formie konwojowania kasjera (pracownika). Przedmiotem umowy było świadczenie usługi transportu i ochrony wartości pienięŜnych znajdujących się w dyspozycji zleceniodawcy pomiędzy siedzibą Banku Spółdzielczego w Warcie, a siedzibą zleceniodawcy w dniach i godzinach kaŜdorazowo ustalanych w uzgodniony sposób. Umowa została zawarta na okres trzech lat. Za wykonanie jednej usługi ustalono wynagrodzenie 100 zł + VAT 22%. W dniu 7 marca 2007 roku Gmina Warta zawarła nową umowę nr 2007/683 z firmą „STEKOP” S.A. z siedzibą w Białymstoku. Przedmiotem umowy było podłączenie w budynku Urzędu Gminy i Miasta Warta lokalnego systemu alarmowego (LSA) do systemu monitorowania oraz monitorowanie LSA przez Centrum Operacyjne i świadczenie związanych z tym usług wg wyboru abonenta. Umowa została zawarta na czas nieokreślony z mocą obowiązującą od dnia 1 kwietnia 2007 roku. Za wykonanie usługi określono wynagrodzenie miesięczne 80 zł + VAT 22%, natomiast za usługi sporadyczne będą stosowane ceny określone w pkt. 11 załącznika do umowy, a kwota wyliczona za okres rozliczeniowy będzie doliczana do kolejnej faktury. Gmina Warta zawarła z firmą „STEKOP” w dniu 21 czerwca 2007 roku umowę nr 2007/56/OF na usługę w formie fizycznej ochrony obiektu (miejsca). Przedmiotem umowy była ochrona sceny i wykonawców w trakcie imprezy „Dni Warty” przez 10 pracowników ochrony w dniach 23 czerwca 2007 roku od godziny 18 do 24 oraz w dniu 24 czerwca 2007 roku od godziny 16 do godziny 24. Szczegółowe zasady wykonania usługi zawierał plan działań ochronnych stanowiący załącznik do umowy. Wynagrodzenie z tytułu tej umowy zostało określone w kwocie 3.660 zł brutto. Plan działań ochronnych określał zadania ochronne i zadania szczegółowe. Do zadań ochronnych naleŜało: - niedopuszczenie do kradzieŜy lub uszkodzenia (zniszczenia) mienia organizatora, wykonawców oraz zaproszonych gości, - niedopuszczenie do napaści na pracowników organizatora i obsługi imprezy, - zapewnienie porządku w rejonie estrady i utrzymanie droŜności dróg ewakuacyjnych, Do zadań szczegółowych naleŜało: - ochrona sprzętu muzycznego i wyposaŜenia sceny oraz innego mienia organizatora i występujących wykonawców, - nieodpuszczenie do wtargnięcia na estradę osób nieupowaŜnionych, - zapobieganie wszelkim próbom dewastowania mienia, - zabezpieczenie znajdującego się na podeście technicznym mienia przed kradzieŜą lub dewastacją, - zapewnienie ciągłości działania urządzeń poprzez niedopuszczenie do nich osób nieuprawnionych.
______10 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W tym celu w dniach 23 i 24 czerwca w godz. 18 – 24 do ochrony estrady miało być skierowanych 10 pracowników ochrony, z których 8 miało bezpośrednio wykonywać działania ochronne, natomiast dwóch oprócz ochrony zaplecza estrady miało stanowić odwód. Gmina Warta w dniu 1 maja 2008 roku zawarła kolejną umowę z firmą „STEKOP” S.A. Zakład Pracy Chronionej z siedzibą w Warszawie na usługi ochronne w formie interwencji załogami natychmiastowego reagowania. Zgodnie z § 1 przedmiotem umowy jest „monitoring Urzędu Gminy i Miasta w Warcie, konwojowanie środków pienięŜnych oraz usługi w formie całodobowego patrolowania miasta przez grupę interwencyjną, w szczególności poprzez: 1. monitorowanie Lokalnego Systemu Alarmowego budynku Urzędu Gminy i Miasta w Warcie oraz dokonania interwencji przez załogę natychmiastowej reakcji w razie stwierdzenia wyraźnych oznak włamania. 2. Konwojowanie środków pienięŜnych z kasy Urzędu Gminy i Miasta w Warcie do Banku lub z Banku do Urzędu przez załogę natychmiastowego reagowania. 3. Sprawować nadzór nad ogólnym porządkiem i ładem w mieście, a w szczególności reagować na: a) zakłócanie spokoju i porządku publicznego, b) umieszczanie w miejscu publicznym do tego nieprzeznaczonym ogłoszenia, plakatu, itp., c) niedopełnienie obowiązku umieszczania w odpowiednim miejscu tabliczki z numerem porządkowym nieruchomości przez właściciela lub administratora, d) umyślne uszkadzanie lub usuwanie ogłoszenia, afiszu itp. wystawionego publicznie przez organy uprawnione, e) niedokonanie odpowiedniego zabezpieczenia miejsca niebezpiecznego dla Ŝycia lub zdrowia człowieka, f) wyrzucanie nieczystości w miejscach do tego niewyznaczonych, g) zaniechanie wbrew obowiązkowi oświetlenia miejsc dostępnych dla publiczności, w tym równieŜ złośliwe lub samowolne wyłączanie oświetlenia, h) nieostroŜne obchodzenie się z ogniem lub naruszanie przepisów o ochronie przeciwpoŜarowej, i) nieoznaczenie w sposób odpowiadający wymaganiom i łatwo dostrzegalny przeszkody w ruchu drogowym lub teŜ miejsca prowadzenia robót, jeŜeli moŜe to grozić bezpieczeństwu ruchu, j) tamowanie lub utrudnianie ruchu na drodze publicznej w strefie zamieszkania, k) zanieczyszczanie drogi publicznej, l) zajmowanie bez zezwolenia drogi publicznej lub pasa drogowego, m) niewykonywanie obowiązków utrzymania czystości i porządku w obrębie nieruchomości lub nie stosowanie się do wskazań wydanych przez właściwe organy, n) niszczenie lub uszkadzanie roślinności, trawnika lub zieleńca na terenach przeznaczonych do uŜytku publicznego, o) zanieczyszczanie lub zaśmiecanie miejsca dostępnego dla publiczności,
______11 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
p) spoŜywania alkoholu w miejscu publicznym, q) parkowanie pojazdów w miejscach niedozwolonych, r) niewykonywanie obowiązków przez mieszkańców gminy wynikających z ustawy z dnia 13 września 1996 roku o utrzymaniu czystości i porządku (Dz. U. z 1996 r. nr 132, poz. 622 ze zmianami). 4. Wykonawca będzie wykonywał ochronę wszelkiego rodzaju imprez kulturalno rekreacyjno sportowych organizowanych na terenie gminy Warta. Przedmiot ochrony kaŜdorazowo będzie wskazany przez Zamawiającego.” W § 6 ustalono, Ŝe za usługi wymienione w § 1 ust. 1,2 i 3 umowy Zamawiający zobowiązał się do zapłaty stałego miesięcznego wynagrodzenia w wysokości 5.500 zł brutto. Natomiast z tytułu usług wymienionych w § 1 ust. 4 umowy Zamawiający zobowiązał się płacić kwotę 18,30 zł brutto za jedną roboczogodzinę pracy jednego dodatkowego pracownika. Umowa została zawarta na czas określony do dnia 31 grudnia 2008 roku i zastąpiła poprzednie umowy. Akta kontroli strony nr 10 34 Na podstawie ww. umów firma „STEKOP” wystawiła faktury w 2007 roku na kwotę 8.125,20 zł, natomiast w 2008 roku na kwotę 45.122,40 zł. Zestawienie faktur wystawionych przez firmę „STEKOP” stanowi załącznik nr 3 do protokołu kontroli. Kontrolujący zwrócili się do Burmistrz Gminy i Miasta Warta – Jana Serafińskiego o pisemne wyjaśnienie: 1) przyczyn rozszerzenia zakresu umowy zawartej w dniu 1 maja 2008 roku w porównaniu z wcześniej zawartymi umowami z firmą „STEKOP”, w szczególności zapisów § 1 pkt 3 ww. umowy, 2) czy były prowadzone rozmowy z Policją lub innymi słuŜbami posiadającymi kompetencje w sprawach wchodzących w zakres ochrony objęty § 1 pkt 3 umowy zawartej z formą „STEKOP” o istniejących zagroŜeniach lub działaniach prewencyjnych jakie mogłyby zostać podjęte w tych sprawach i ewentualne przedłoŜenie istniejących dokumentów w tym zakresie, 3) czy istnieje dokument (dokumenty), który szczegółowo regulowałby zakres usług wynikających z umowy zawartej w dniu 1 maja 2008 roku, określających np. miejsca i częstotliwość patroli oraz jakie działania mają być podejmowane przez patrole stwierdzające naruszenia w zakresie, o których mowa w § 1 pkt 3 umowy oraz o ewentualne przedłoŜenie takich dokumentów, 4) czy realizacja umowy zawartej w dniu 1 maja 2008 roku a firmą „STEKOP” podlegała jakiejkolwiek kontroli i weryfikacji – przedłoŜenie ewentualnego planu, raportu, opracowania lub innego dokumentu sporządzonego przez firmę „STEKOP”, który potwierdzałby sprawowanie nadzoru nad ogólnym porządkiem i ładem w mieście o którym mowa w § 1 pkt. 3 ww. umowy i efektach działalności ww. firmy. W dniu 4 maja 2009 roku Burmistrz Gminy i Miasta Warta przedłoŜył kontrolującym wyjaśnienie dotyczące wyŜej opisanych wątpliwości. Odnośnie pkt 1 Burmistrz wyjaśnił, Ŝe w związku z nasilającymi się aktami wandalizmu i kradzieŜami mienia komunalnego, zakłóceniami spokoju i porządku publicznego, wyrzucaniem śmieci w miejscach niedozwolonych, napaściami na mieszkańców, nieprzestrzeganiem ustaw oraz w związku z interpelacjami radnych Romana
______12 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Czerwonego i Jerzego Janasa w sprawie poprawy porządku i ładu w gminie i mieście wspólnie z Radą Gminy Burmistrz podjął działania zmierzające do poprawy bezpieczeństwa czego efektem było podpisanie na okres od 1 maja do 31 grudnia 2008 roku umowy z firmą „STEKOP”. Oferta firmy „STEKOP” została przedstawiona i uzgodniona radnymi. Burmistrz wyjaśnił, takŜe Ŝe zasięgnął opinii samorządów gmin, w których podobne formy zapewnienia bezpieczeństwa były stosowane i uzyskał pozytywne opinie. W załączeniu Burmistrz przedłoŜył następujące dokumenty: - kserokopię interpelacji Romana Czerwonego z dnia 8 grudnia 2006 roku w sprawie wystąpienia do Komisariatu Policji w Warcie w kwestii zapewnienia porządku i bezpieczeństwa publicznego w mieście. W uzasadnieniu pan Czerwony wskazał, Ŝe w gminie częste są akty wandalizmu, wybryki chuligańskie i zakłócenia spokoju oraz Ŝe działają liczne meliny pijackie w związku z powyŜszym prosił o „wysłanie pieszych partoli i kontrolę środowisk dla poprawy poczucia bezpieczeństwa”. Na dokumencie znalazła się adnotacja o wysłaniu do Komisariatu Policji z datą 11 grudnia 2006 roku. - Kserokopię protokołu z posiedzenia komisji Gospodarki Komunalnej Rolnictwa i Ochrony Środowiska z dnia 15 listopada 2007 roku w pkt 3.5 Pan Janas podziękował władzom za wykonywanie jego dotychczasowych interpelacji i złoŜył następnie wniosek w sprawie poprawy porządku publicznego na terenie Gminy Warta. - Kserokopię wniosku zgłoszonego przez Jerzego Janasa w dniu 15 listopada 2007 roku na posiedzeniu komisji Gospodarki Komunalnej w sprawie poprawy porządku publicznego na terenie Gminy Warta. Pan Janas prosił o podjęcie działań w celu poprawy stanu ładu i porządku publicznego na terenie Gminy szczególnie Miasta ze względu na wybryki chuligańskie, napady na osoby starsze i zakłócanie spokoju w godzinach nocnych. - kserokopię protokołu z posiedzenia Komisji Gospodarki Komunalnej, Rolnictwa i Ochrony Środowiska z dnia 25 marca 2008 roku, w którym w pkt 3 opisana została propozycja zawarcia umowy z firmą „STEKOP”. Komendant Posterunku Policji – obecny na posiedzeniu wyraził pozytywną opinię, Marian Łyczkowski „sugerował interwencję grupy w sprawach zagraŜających bezpieczeństwu publicznemu oraz nie karanie za drobne wykroczenia”. Propozycja zawarcia umowy na rok komisja zaopiniowała pozytywnie (4 – głosy „za”, 1 – „wstrzymujący się”) - kserokopię protokołu z posiedzenia Komisji Oświaty, Kultury, Zdrowia i BudŜetu z dnia 26 marca 2008 roku, w którym w pkt 2.2 opisana została propozycja zawarcia umowy z firmą „STEKOP”. Przedstawiciel firmy „STEKOP” zaprezentował ofertę działań na rzecz poprawy bezpieczeństwa publicznego gminy oraz monitorowania budynków Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych, zapewnił takŜe Ŝe firma będzie wspierać działania miejscowej jednostki policji. Burmistrz natomiast poinformował o dodatkowych korzyściach płynących z umowy, gdyŜ siedziba pracowników firmy „STEKOP” miałaby się mieścić w budynku dworca PKS (obecnie budynek generuje jedynie koszty). „Radny – Roman Czerwony miał wątpliwości co do zatrudnienia pracowników porządkowych – skąd środki na płace – odp. z budŜetu konieczność zlecenia takich robót”. Propozycja zawarcia umowy komisja zaopiniowała pozytywnie (2 – głosy „za”, 2 – „wstrzymujący się”) - kserokopię protokołu z posiedzenia Komisji Rewizyjnej z dnia 26 marca 2008 roku, w którym w pkt 2 opisana została propozycja zawarcia umowy z firmą „STEKOP”. Burmistrz przedstawił ofertę a przedstawiciel firmy „STEKOP” zapoznał członków komisji z zakresami obowiązków grupy patrolowo interwencyjnej. Dyskutowano na temat skuteczności pracy grupy interwencyjnej, efektów jej pracy na rzecz gminy, oceny pracy na bieŜąco i współpracy z władzami samorządowymi w zakresie
______13 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
poprawy bezpieczeństwa publicznego na terenie gminy. Propozycja zawarcia umowy na rok komisja zaopiniowała pozytywnie (4 – głosy „za”) - kserokopię protokołu nr XXIV/08 z sesji Rady Gminy i Miasta w Warcie z dnia 29 kwietnia 2008 roku, w którym w pkt 7 Burmistrz poinformował, Ŝe „od 1 maja rozpoczyna pracę na terenie miasta i gminy firma ochroniarska „STEKOP”. Burmistrz wyjaśnił, Ŝe temat był omawiany na posiedzeniach komisji w m cu marcu br. Następnie odczytał zakres czynności pracowników firmy.” Pani Emilia CzyŜ zwróciła się z pytaniem na jaki okres zawarta jest umowa z firmą „STEKOP”, Burmistrz odpowiedział, Ŝe od 1 maja do końca roku. Pani Emilia CzyŜ po zapoznaniu się z zakresem obowiązków stwierdziła, Ŝe pracownicy mają niewielkie uprawnienia i Ŝe nie mogą kontrolować dziewcząt w szkołach, bo nie ma wśród nich kobiet oraz Ŝe takie same uprawnienia od ochrony dzieci i młodzieŜy mają nauczyciele i rodzice dzieci. Stwierdziła, Ŝe firma taka zdaje egzamin w ochronie banku czy obiektów firm ale nie w szkołach. Zaproponowała, równieŜ dotowanie policji poniewaŜ ma większe uprawnienia poprzez doposaŜenie w sprzęt i sfinansowanie 2 etatów. Ponadto radna zwróciła się do Burmistrza, na jakich zasadach i czy została juŜ zatrudniona firma ochroniarska „STEKOP” i czy zakupiono juŜ samochód dla tej firmy. W odpowiedzi Burmistrz stwierdził, Ŝe obawy radnej są nieuzasadnione i Ŝe firma będzie działać w obrębie szkoły a nie bezpośrednio w szkole, chyba Ŝe dyrektor zaŜąda takich działań, oraz Ŝe nie przewiduje zakupu samochodu dla firmy „STEKOP” chyba Ŝe Rada uzna iŜ jest taka potrzeba. Radny Hubert Kamola poparł decyzję w sprawie siedziby firmy „STEKOP” w budynku dworca autobusowego w Warcie, który dotąd w godzinach nocnych pozostawał bez nadzoru i był dewastowany. W odpowiedzi na pkt 2 zapytania Burmistrz odpisał, Ŝe były prowadzone rozmowy z Policją i rozwaŜano takŜe powołanie straŜy miejskiej. Komisariat nie gwarantował przydzielenia policjantów do realizacji zadań związanych w poprawą bezpieczeństwa mieszkańców w ramach sfinansowania ewentualnych dodatkowych etatów. Ponadto zabezpieczenie mienia (ochrona) nie naleŜy do zakresu działania policji. Natomiast powołanie straŜy miejskiej (min. 4 etaty) i jej wyposaŜenie, a następnie utrzymanie oszacowane zostało na min. 200.000 zł rocznie. Uzgodniona została ścisła współpraca pomiędzy grupą interwencyjną firmy „STEKOP” a Komisariatem Policji, ponadto Komendant Policji wyraził pozytywną opinię o warunkach proponowanych w umowie podczas posiedzenia Komisji Gospodarki Komunalnej, Rolnictwa i Ochrony Środowiska w dniu 25 marca 2008 roku. Odnośnie pkt 3 Burmistrza wyjaśnił, Ŝe dokumentem, który określił zakres działania firmy „STEKOP” była umowa z dnia 1 maja 2008 roku, a ustalenie miejsc kontroli i interwencji odbywało się i odbywa się nadal poprzez ustne wydanie poleceń. Stałymi miejscami patrolowania całodobowego było miasto Warta, a w szczególności „mały rynek” „Plac Św. Rafała” oraz „duŜy rynek” – „Plac im. Władysława Reymonta”. Burmistrz stwierdził, Ŝe działalność grupy przyniosła pozytywne efekty w postaci zwiększonego poczucia bezpieczeństwa oraz zmniejszenia ilości aktów wandalizmu jak równieŜ została pozytywnie oceniona przez Komendanta Komisariatu w Warcie. W załączeniu do wyjaśnienia Burmistrz przedstawił kserokopię protokołu z sesji nr XXXI/08 Rady Gminy i Miasta Warta z dnia 15 grudnia 2008 roku. W pkt 7 protokołu Pan Roman Czerwony poruszył sprawę umowy z firmą „STEKOP”. Pan Czerwony zwrócił się do Komendanta Komisariatu Policji o opinię na temat współpracy z ww. firmą a takŜe zapytał się czy Komisariat mógłby przyjąć od gminy darowizną w kwocie 44.000 zł (jaka została wydana na umowę z firmą „STEKOP”). Komendant odpowiedział, Ŝe dobrze ocenia współpracę z firmą „STEKOP” oraz stwierdził, Ŝe firma ma inny zakres obowiązków niŜ policja, gdyŜ prowadzi monitoring i ochronę obiektów, co wpływa na poprawę stanu bezpieczeństwa o czym świadczy brak włamań na terenie gminy. Ustosunkowując się do propozycji dotacji z budŜetu gminy dla Komisariatu Policji
______14 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Komendant wyjaśnił, Ŝe taka kwota nie wpłynęłaby z pewnością na zwiększenie etatów w tutejszym komisariacie, gdyŜ obsada etatów jest pełna i nie ma moŜliwości jej zwiększenia. Dotacja ponadto wpłynęłaby do centrali i nie ma Ŝadnej gwarancji, Ŝe byłaby ona przeznaczona na potrzeby miejscowej jednostki Policji. W odpowiedzi na pkt 4 Burmistrz stwierdził, Ŝe realizacja umowy następowała poprzez ustne raporty codzienne i wydawanie poleceń dotyczących zwrócenia uwagi na bieŜące potrzeby. Firma „STEKOP” sporządzała comiesięczne raporty z działalności grupy interwencyjnej. W załączeniu Burmistrz przedstawił sprawozdania z działalności firmy „STEKOP” za miesiące lipiec – grudzień 2008 roku. W sprawozdaniach były zawarte następujące informacje: ilość osób pracujących w ramach zawartej umowy w danym miesiącu, ilość interwencji, zawiadomień policji, rodzaje odnotowanych zakłóceń, interwencje grupy w okolicach dworca autobusowego, wyjazdy poza obręb miasta w celu monitorowania terenów dzikich wysypisk śmieci, patrolowanie obiektów szkół i stwierdzenie na ich terenie aktów wandalizmu. Wyjaśnienie Burmistrza w sprawie umowy zawartej z firmą „STEKOP” w dniu 1 maja 2008 roku stanowi załącznik nr 4 do protokołu kontroli . Z przedstawionych wyjaśnień dotyczących umowy zawartej z firmą „STEKOP” w dniu 1 maja 2008 roku wynikało, Ŝe poza umową zakres usług i forma jego realizacji nie została nigdzie indziej opisana. W umowie określono jedynie obszary działania ww. firmy w celu poprawy bezpieczeństwa mieszkańców i nadzór nad ogólnym ładem i bezpieczeństwem w mieście. Zapisy § 1 umowy były bardzo ogólnikowe i nie wynikało z nich, w jaki sposób zadania postawione przed firmą „STEKOP” mają być realizowane (czyli jak mają wyglądać interwencje w poszczególnych sprawach, jakie prawa mają pracownicy firmy w stosunku do osób wobec których podejmują interwencję). Z załączonych do wyjaśnienia z dnia 4 maja 2009 roku złoŜonego przez Burmistrza protokołów z posiedzeń komisji i sesji Rady wynikało, Ŝe została wysunięta propozycja aby siedziba firmy „STEKOP” w Warcie mieściła się w budynku dworca autobusowego. W związku z powyŜszym kontrolujący skierowali do Burmistrza kolejne zapytanie następującej treści „czy budynek dworca w Warcie lub jego część zajmowana jest przez firmę „STEKOP”. JeŜeli budynek dworca w Warcie jest zajmowany przez firmę „SETKOP” proszę o podanie czy została podpisana z ww. firmą stosowna umowa w tej sprawie i ewentualne załączenie kserokopii tejŜe umowy. Proszę równieŜ o wyjaśnienie w przypadku zajmowania budynku dworca przez ww. firmę czy zobowiązana jest lub była ona od uiszczenia jakichkolwiek opłat z tego tytułu i czy takich wpłat dokonywała.” Burmistrz wyjaśnił, Ŝe temat uŜyczenia dworca PKS był analizowany z chwilą podpisania umowy, tj. z dniem 1 maja 2008 roku. Po analizie moŜliwości wykorzystania tego budynku jako siedziby grupy patrolowo interwencyjnej został on odrzucony przez specjalistów tej firmy z braku moŜliwości odpowiedniego zabezpieczenia przechowywania broni palnej w tym pomieszczeniu. Ponadto w ww. wyjaśnieniu Burmistrz stwierdził, Ŝe z dniem 1 stycznia 2009 roku zmienił się zakres obowiązków wynikających z umowy nie wymagano posiadania broni palnej przez funkcjonariuszy grupy patrolowo interwencyjnej w związku z czym zostało podpisane porozumienie pomiędzy firmą STEKOP S.A. a Zakładem Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Warcie w sprawie nieodpłatnego udostępnienia pomieszczeń socjalnych dworca PKS w zamian za nadzorowanie obiektu. W wyniku podpisania porozumienia jedna z osób pracujących na dworcu została przesunięta do innych prac. W załączeniu do wyjaśnienia Burmistrz przedstawił porozumienie z dnia 4 maja 2009 roku. Porozumienie zostało zawarte na czas nieokreślony. Wyjaśnienie Burmistrza w sprawie zajmowania przez firmę „STEKOP” budynku dworca autobusowego w Warcie stanowi załącznik nr 5 do protokołu kontroli.
______15 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Umowy zawarte ze Szkołami na terenie Gminy i Miasta Warta Umowa nr 2007/661 zawarta w dniu 3 marca 2007 roku pomiędzy firmą „STEKOP” S.A. z siedzibą w Białymstoku a Publicznym Gimnazjum w Warcie o monitorowanie lokalnego systemu alarmowego. Przedmiotem umowy było podłączenie w budynku szkoły lokalnego systemu alarmowego (LSA) do systemu monitorowania oraz monitorowanie LSA przez Centrum Operacyjne i świadczenie związanych z tym usług wg wyboru abonenta. Umowa została zawarta na czas nieokreślony z mocą obowiązującą od dnia 1 kwietnia 2007 roku. Za wykonanie usługi określono wynagrodzenie miesięczne 80 zł + VAT 22%, natomiast za usługi sporadyczne będą stosowane ceny określone w pkt 11 załącznika do umowy, a kwota wyliczona za okres rozliczeniowy będzie doliczana do kolejnej faktury. W dniu 1 maja 2008 roku sporządzono aneks nr 1 do ww. umowy, który dodał następujące zapisy: Abonent zleca podjazdy do monitorowanych obiektów w nieregularnych odstępach czasu oraz, Ŝe za wykonanie tej usługi Abonent zobowiązuje się do ponoszenia comiesięcznej opłaty w wysokości 200 zł brutto a takŜe, Ŝe opłata za wrzesień wyniesie pięciokrotność comiesięcznej opłaty. W dniu 30 września 2008 roku sporządzono aneks nr 2 do ww. umowy, który dodał następujące zapisy: Abonent zleca podjazdy do monitorowanych obiektów w nieregularnych odstępach czasu (dział 2.A.) oraz, Ŝe za wykonanie usług określonych w dziale 2 i 2.A Abonent zobowiązuje się do ponoszenia comiesięcznej opłaty w wysokości 200 zł brutto. Aneks nr 2 posiadał zapis o obowiązywaniu w okresie od 1 maja do 31 grudnia 2008 roku. Umowa nr 2007/679 zawarta w dniu 7 marca 2007 roku pomiędzy firmą „STEKOP” S.A. z siedzibą w Białymstoku a Szkołą Podstawową im. Janusz Korczaka w Raczkowie o monitorowanie lokalnego systemu alarmowego. Przedmiotem umowy było podłączenie w budynku szkoły lokalnego systemu alarmowego (LSA) do systemu monitorowania oraz monitorowanie LSA przez Centrum Operacyjne i świadczenie związanych z tym usług wg wyboru abonenta. Umowa została zawarta na czas nieokreślony z mocą obowiązującą od dnia 1 kwietnia 2007 roku. Za wykonanie usługi określono wynagrodzenie miesięczne 80 zł + VAT 22%, natomiast za usługi sporadyczne będą stosowane ceny określone w pkt 11 załącznika do umowy, a kwota wyliczona za okres rozliczeniowy będzie doliczana do kolejnej faktury. W dniu 1 maja 2008 roku sporządzono aneks nr 1 do ww. umowy, który dodał następujące zapisy: Abonent zleca podjazdy do monitorowanych obiektów w nieregularnych odstępach czasu oraz, Ŝe za wykonanie tej usługi Abonent zobowiązuje się do ponoszenia comiesięcznej opłaty w wysokości 200 zł brutto a takŜe, Ŝe opłata za wrzesień wyniesie pięciokrotność comiesięcznej opłaty. W dniu 30 września 2008 roku sporządzono aneks nr 2 do ww. umowy, który dodał następujące zapisy: Abonent zleca podjazdy do monitorowanych obiektów w nieregularnych odstępach czasu (dział 2.A.) oraz, Ŝe za wykonanie usług określonych w dziale 2 i 2.A Abonent zobowiązuje się do ponoszenia comiesięcznej opłaty w wysokości 200 zł brutto. Aneks nr 2 posiadał zapis o obowiązywaniu w okresie od 1 maja do 31 grudnia 2008 roku. Umowa nr 2007/680 zawarta w dniu 7 marca 2007 roku pomiędzy firmą „STEKOP” S.A. z siedzibą w Białymstoku a Szkołą Podstawową w Jakubicach o monitorowanie lokalnego systemu alarmowego. Przedmiotem umowy było podłączenie w budynku szkoły lokalnego systemu alarmowego (LSA) do systemu monitorowania oraz monitorowanie LSA przez Centrum Operacyjne i świadczenie związanych z tym usług wg wyboru abonenta. Umowa została zawarta na czas nieokreślony z mocą obowiązującą od dnia 1 kwietnia 2007 roku. Za wykonanie usługi określono wynagrodzenie miesięczne 80 zł + VAT 22%, natomiast za usługi sporadyczne będą stosowane ceny określone w pkt 11 załącznika do umowy, a kwota wyliczona za okres rozliczeniowy będzie doliczana do kolejnej faktury. W dniu 1 maja 2008 roku sporządzono aneks nr 1 do ww. umowy, który dodał następujące zapisy: Abonent zleca podjazdy do monitorowanych obiektów w
______16 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
nieregularnych odstępach czasu oraz, Ŝe za wykonanie tej usługi Abonent zobowiązuje się do ponoszenia comiesięcznej opłaty w wysokości 200 zł brutto a takŜe, Ŝe opłata za wrzesień wyniesie pięciokrotność comiesięcznej opłaty. W dniu 30 września 2008 roku sporządzono aneks nr 2 do ww. umowy, który dodał następujące zapisy: Abonent zleca podjazdy do monitorowanych obiektów w nieregularnych odstępach czasu (dział 2.A.) oraz, Ŝe za wykonanie usług określonych w dziale 2 i 2.A Abonent zobowiązuje się do ponoszenia comiesięcznej opłaty w wysokości 200 zł brutto. Aneks nr 2 posiadał zapis o obowiązywaniu w okresie od 1 maja do 31 grudnia 2008 roku. Umowa nr 2007/660 zawarta w dniu 1 marca 2007 roku pomiędzy firmą „STEKOP” S.A. z siedzibą w Białymstoku a Szkołą Podstawową im. Stanisława SkarŜyńskiego w Warcie o monitorowanie lokalnego systemu alarmowego. Przedmiotem umowy było podłączenie w budynku szkoły lokalnego systemu alarmowego (LSA) do systemu monitorowania oraz monitorowanie LSA przez Centrum Operacyjne i świadczenie związanych z tym usług wg wyboru abonenta. Umowa została zawarta na czas nieokreślony z mocą obowiązującą od dnia 1 kwietnia 2007 roku. Za wykonanie usługi określono wynagrodzenie miesięczne 41 zł + VAT 22%, natomiast za usługi sporadyczne będą stosowane ceny określone w pkt 11 załącznika do umowy, a kwota wyliczona za okres rozliczeniowy będzie doliczana do kolejnej faktury. W dniu 1 maja 2008 roku sporządzono aneks nr 1 do ww. umowy, którym zmieniono nazwę Zleceniodawcy na Zespół Szkół Publicznych w Warcie Szkoła Podstawowa w Warcie. W dniu 20 listopada 2008 roku firma „STEKOP” skierowała do Szkoły pismo informujące o wzroście ceny za usługę (49,32 zł + VAT 22%) od dnia 1 grudnia 2008 roku w związku z podwyŜką płacy minimalnej. Umowa (pkt 4.8.) zawierała moŜliwość waloryzacji wynagrodzenia za usługi w zaleŜności od procentowego wzrostu minimalnego wynagrodzenia. W wyniku kontroli stwierdzono, Ŝe w księgach rachunkowych Szkoły brak było faktur za ochronę wynikających z ww. umowy za miesiące IX XII 2008 roku. Z wyjaśnienia pracownika Urzędu Gminy i Miasta Warta ds. oświaty faktury za ww. miesiące nie zostały ujęte w księgach rachunkowych, gdyŜ wpłynęły w 2009 roku i zostały opłacone przez Szkołę z środków „Rady Rodziców” i ujęte w ewidencji wydatków tejŜe Rady. Umowa nr 2007/663 zawarta w dniu 3 marca 2007 roku pomiędzy firmą „STEKOP” S.A. z siedzibą w Białymstoku a Szkołą Podstawową we Włyniu o monitorowanie lokalnego systemu alarmowego. Przedmiotem umowy było podłączenie w budynku szkoły lokalnego systemu alarmowego (LSA) do systemu monitorowania oraz monitorowanie LSA przez Centrum Operacyjne i świadczenie związanych z tym usług wg wyboru abonenta. Umowa została zawarta na czas nieokreślony z mocą obowiązującą od dnia 1 kwietnia 2007 roku. Za wykonanie usługi określono wynagrodzenie miesięczne 80 zł + VAT 22%, natomiast za usługi sporadyczne będą stosowane ceny określone w pkt 11 załącznika do umowy, a kwota wyliczona za okres rozliczeniowy będzie doliczana do kolejnej faktury. W dniu 1 maja 2008 roku sporządzono aneks nr 1 do ww. umowy, który dodał następujące zapisy: Abonent zleca podjazdy do monitorowanych obiektów w nieregularnych odstępach czasu oraz, Ŝe za wykonanie tej usługi Abonent zobowiązuje się do ponoszenia comiesięcznej opłaty w wysokości 200 zł brutto a takŜe, Ŝe opłata za wrzesień wyniesie pięciokrotność comiesięcznej opłaty. W dniu 30 września 2008 roku sporządzono aneks nr 2 do ww. umowy, który dodał następujące zapisy: Abonent zleca podjazdy do monitorowanych obiektów w nieregularnych odstępach czasu (dział 2.A.) oraz, Ŝe za wykonanie usług określonych w dziale 2 i 2.A Abonent zobowiązuje się do ponoszenia comiesięcznej opłaty w wysokości 200 zł brutto. Aneks nr 2 posiadał zapis o obowiązywaniu w okresie od 1 maja do 31 grudnia 2008 roku. W wyniku kontroli stwierdzono, Ŝe firma „STEKOP” wystawiła za usługi wykonane w miesiącu czerwcu następujące faktury: - FS MONL/00004765/2008 z dnia 24 czerwca 2008 roku na kwotę 97,60 zł,
______17 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- FS MOLN/00006537/2008 z dnia 29 sierpnia 2008 roku na kwotę 199,99 zł. - fakturę korygującą nr FSK KMONL/00000090/2008 z dnia 30 września 2009 roku na kwotę 199,99 zł do faktury FS MOLN/00006537/2008 Zgodnie z umową i aneksami zawartymi z ww. firmą opłata za usługę w miesiącu czerwcu miała wynieść 200 zł brutto, i taka teŜ kwota została przelana na rachunek bankowy usługodawcy w dniu 29 października 2008 roku. Zgodnie z ww. fakturami opłata powinna wynieść 97,60 zł (97,60 zł + 199,99 zł – 199,99 zł). Z ustaleń kontrolujących wynikało, Ŝe faktura korygująca nr FSK KMONL/00000090/2008 została błędnie wystawiona. W wyniku rozmów telefonicznych pracownika urzędu z firmą „SETKOP” ustalono, Ŝe obecnie jest brak moŜliwości wystawienia faktury korygującej i w związku z powyŜszym istnieje nadpłata w wysokości 102,40 zł, która moŜe być potrącona przy następnej płatności. Umowa nr 2007/664 zawarta w dniu 3 marca 2007 roku pomiędzy firmą „STEKOP” S.A. z siedzibą w Białymstoku a Szkołą Podstawową w Rossoszycy i Oddziałami Przedszkolnymi w Rossoszycy o monitorowanie lokalnego systemu alarmowego. Przedmiotem umowy było podłączenie w budynku szkoły lokalnego systemu alarmowego (LSA) do systemu monitorowania oraz monitorowanie LSA przez Centrum Operacyjne i świadczenie związanych z tym usług wg wyboru abonenta. Umowa została zawarta na czas nieokreślony z mocą obowiązującą od dnia 1 kwietnia 2007 roku. Za wykonanie usługi określono wynagrodzenie miesięczne 80 zł + VAT 22%, natomiast za usługi sporadyczne będą stosowane ceny określone w pkt 11 załącznika do umowy, a kwota wyliczona za okres rozliczeniowy będzie doliczana do kolejnej faktury. W dniu 1 maja 2008 roku sporządzono aneks nr 1 do ww. umowy, który dodał następujące zapisy: Abonent zleca podjazdy do monitorowanych obiektów w nieregularnych odstępach czasu oraz, Ŝe za wykonanie tej usługi Abonent zobowiązuje się do ponoszenia comiesięcznej opłaty w wysokości 200 zł brutto a takŜe, Ŝe opłata za wrzesień wyniesie pięciokrotność comiesięcznej opłaty. W dniu 30 września 2008 roku sporządzono aneks nr 2 do ww. umowy, który dodał następujące zapisy: Abonent zleca podjazdy do monitorowanych obiektów w nieregularnych odstępach czasu (dział 2.A.) oraz, Ŝe za wykonanie usług określonych w dziale 2 i 2.A Abonent zobowiązuje się do ponoszenia comiesięcznej opłaty w wysokości 200 zł brutto. Aneks nr 2 posiadał zapis o obowiązywaniu w okresie od 1 maja do 31 grudnia 2008 roku. Umowa nr 2007/697 zawarta w dniu 23 marca 2007 roku pomiędzy firmą „STEKOP” S.A. z siedzibą w Białymstoku a Szkołą Podstawową w Jeziorsku o monitorowanie lokalnego systemu alarmowego. Przedmiotem umowy było podłączenie w budynku szkoły lokalnego systemu alarmowego (LSA) do systemu monitorowania oraz monitorowanie LSA przez Centrum Operacyjne i świadczenie związanych z tym usług wg wyboru abonenta. Umowa została zawarta na czas nieokreślony z mocą obowiązującą od dnia 1 kwietnia 2007 roku. Za wykonanie usługi określono wynagrodzenie miesięczne 80 zł + VAT 22%, natomiast za usługi sporadyczne będą stosowane ceny określone w pkt 11 załącznika do umowy, a kwota wyliczona za okres rozliczeniowy będzie doliczana do kolejnej faktury. W dniu 1 maja 2008 roku sporządzono aneks nr 1 do ww. umowy, który dodał następujące zapisy: Abonent zleca podjazdy do monitorowanych obiektów w nieregularnych odstępach czasu oraz, Ŝe za wykonanie tej usługi Abonent zobowiązuje się do ponoszenia comiesięcznej opłaty w wysokości 200 zł brutto a takŜe, Ŝe opłata za wrzesień wyniesie pięciokrotność comiesięcznej opłaty. W dniu 30 września 2008 roku sporządzono aneks nr 2 do ww. umowy, który dodał następujące zapisy: Abonent zleca podjazdy do monitorowanych obiektów w nieregularnych odstępach czasu (dział 2.A.) oraz, Ŝe za wykonanie usług określonych w dziale 2 i 2.A Abonent zobowiązuje się do ponoszenia comiesięcznej opłaty w wysokości 200 zł brutto. Aneks nr 2 posiadał zapis o obowiązywaniu w okresie od 1 maja do 31 grudnia 2008 roku.
______18 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Umowa nr 2007/669 zawarta w dniu 5 marca 2007 roku pomiędzy firmą „STEKOP” S.A. z siedzibą w Białymstoku a Szkołą Podstawową im. Jana Pawła II w Ustkowie o monitorowanie lokalnego systemu alarmowego. Przedmiotem umowy było podłączenie w budynku szkoły lokalnego systemu alarmowego (LSA) do systemu monitorowania oraz monitorowanie LSA przez Centrum Operacyjne i świadczenie związanych z tym usług wg wyboru abonenta. Umowa została zawarta na czas nieokreślony z mocą obowiązującą od dnia 1 kwietnia 2007 roku. Za wykonanie usługi określono wynagrodzenie miesięczne 80 zł + VAT 22%, natomiast za usługi sporadyczne będą stosowane ceny określone w pkt 11 załącznika do umowy, a kwota wyliczona za okres rozliczeniowy będzie doliczana do kolejnej faktury. W dniu 1 maja 2008 roku sporządzono aneks nr 1 do ww. umowy, który dodał następujące zapisy: Abonent zleca podjazdy do monitorowanych obiektów w nieregularnych odstępach czasu oraz, Ŝe za wykonanie tej usługi Abonent zobowiązuje się do ponoszenia comiesięcznej opłaty w wysokości 200 zł brutto a takŜe, Ŝe opłata za wrzesień wyniesie pięciokrotność comiesięcznej opłaty. W dniu 30 września 2008 roku sporządzono aneks nr 2 do ww. umowy, który dodał następujące zapisy: Abonent zleca podjazdy do monitorowanych obiektów w nieregularnych odstępach czasu (dział 2.A.) oraz, Ŝe za wykonanie usług określonych w dziale 2 i 2.A Abonent zobowiązuje się do ponoszenia comiesięcznej opłaty w wysokości 200 zł brutto. Aneks nr 2 posiadał zapis o obowiązywaniu w okresie od 1 maja do 31 grudnia 2008 roku. Umowa nr 2007/696 zawarta w dniu 23 marca 2007 roku pomiędzy firmą „STEKOP” S.A. z siedzibą w Białymstoku a Szkołą Podstawową im. Mikołaja Kopernika w Cielcach o monitorowanie lokalnego systemu alarmowego. Przedmiotem umowy było podłączenie w budynku szkoły lokalnego systemu alarmowego (LSA) do systemu monitorowania oraz monitorowanie LSA przez Centrum Operacyjne i świadczenie związanych z tym usług wg wyboru abonenta. Umowa została zawarta na czas nieokreślony z mocą obowiązującą od dnia 1 kwietnia 2007 roku. Za wykonanie usługi określono wynagrodzenie miesięczne 80 zł + VAT 22%, natomiast za usługi sporadyczne będą stosowane ceny określone w pkt 11 załącznika do umowy, a kwota wyliczona za okres rozliczeniowy będzie doliczana do kolejnej faktury. W dniu 1 maja 2008 roku sporządzono aneks nr 1 do ww. umowy, który dodał następujące zapisy: Abonent zleca podjazdy do monitorowanych obiektów w nieregularnych odstępach czasu oraz, Ŝe za wykonanie tej usługi Abonent zobowiązuje się do ponoszenia comiesięcznej opłaty w wysokości 200 zł brutto a takŜe, Ŝe opłata za wrzesień wyniesie pięciokrotność comiesięcznej opłaty. W dniu 30 września 2008 roku sporządzono aneks nr 2 do ww. umowy, który dodał następujące zapisy: Abonent zleca podjazdy do monitorowanych obiektów w nieregularnych odstępach czasu (dział 2.A.) oraz, Ŝe za wykonanie usług określonych w dziale 2 i 2.A Abonent zobowiązuje się do ponoszenia comiesięcznej opłaty w wysokości 200 zł brutto. Aneks nr 2 posiadał zapis o obowiązywaniu w okresie od 1 maja do 31 grudnia 2008 roku. Akta kontroli strony nr 35 49 Na podstawie ww. umów firma „STEKOP” wystawiła faktury w 2007 roku na kwotę 9.969,84 zł oraz w 2008 roku na kwotę 16.430,62 zł. Zestawienie faktur wystawionych przez firmę „STEKOP” stanowi załącznik nr 6 do protokołu kontroli. Kontrolujący się zwrócili się do Burmistrza o wyjaśnienie przyczyn zawarcia przez Szkoły z terenu Gminy Warta (poza Szkołą Podstawową w Warcie) aneksów nr 1 i 2 do umów zawartych w marcu 2007 roku o monitorowanie lokalnego systemu alarmowego z firmą „STEKOP” i w jaki sposób aneksy te wpłynęły na zakres świadczonych usług przez ww. firmę na rzecz szkół, jak równieŜ o przedstawienie posiadanych przez ww. jednostki dokumentów potwierdzających wykonywanie usług w zmienionym zakresie. Burmistrz wyjaśnił jedynie, Ŝe w przypadku szkół podjazdy grupy dokonywane były nieregularnie co wynikało z umowy i na wyraźne polecenie dyrektorów szkół. W załączeniu Burmistrz
______19 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
przedłoŜył wyjaśnienie Dyrektora Publicznego Gimnazjum w Warcie – Wojciecha Wójcika w sprawie aneksów do umów z firmą „STEKOP” oraz oświadczył Ŝe podobne stanowisko reprezentują pozostali dyrektorzy szkół. Dyrektor w piśnie z dnia 4 maja 2009 roku wyjaśnił, Ŝe dopiero we wrześniu 2008 roku firma „STEKOP” przedstawiła aneksy do umów, chociaŜ ustalenia dotyczące podjazdów grupy patrolowej obowiązywały od maja 2008 roku. Firma „SETKOP” miała w miesiącu wrześniu wystawić faktury wyrównujące koszty usług za okres od maja do września 2008 roku, a zapis w aneksach nr 1 dotyczył właśnie owego wyrównania. Po przedłoŜeniu ww. aneksów w księgowości pojawiły się wątpliwości w rozumieniu zapisów dotyczących wynagrodzenia za m c wrzesień. W związku z powyŜszym zostały zawarte aneksy nr 2, które anulowały zapisy o pięciokrotności opłaty za miesiąc wrzesień. Dyrektor Gimnazjum ponadto oświadczył, Ŝe wprowadzenie dodatkowych usług w formie podjazdów grup interwencyjnych na teren szkoły poprawiły znacznie poczucie bezpieczeństwa i zwiększyły dyscyplinę wśród uczniów. Wyjaśnienie Burmistrza – Jana Serafińskiego w sprawie umów zawartych z firmą „STEKOP” stanowi załącznik nr 4 do protokołu kontroli . Z przedstawionych wyjaśnień nie wynikało, w jaki sposób aneksy nr 1 i 2 od umów z firmą „STEKOP” zawarte przez szkoły wpłynęły na zakres świadczonych usług i jaki był nowy zakres usług jak równieŜ nie przedstawiono dokumentów, w których zakres tych usług byłby szczegółowo uregulowany. W aneksach do umów zawarty był jedynie zapis, Ŝe „zleca się podjazdy do monitorowanych obiektów w nieregularnych odstępach czasu”. PowyŜszy zapis był bardzo ogólnikowy i nie wynikało z niego o jakie podjazdy chodzi, co mają na celu te podjazdy (co w tym czasie ma zostać sprawdzone, monitorowane), czy będą odbywać się w godzinach otwarcia szkół, czy np. po ich zamknięciu oraz brak było sprecyzowania terminu „w nieregularnych odstępach czasu” czy było to np. raz dziennie, raz w tygodniu, czy raz w miesiącu, czy na wezwanie. Brak było równieŜ na dokumentach świadczących o wykonaniu usług w nowym zakresie (sprawozdania z działalności firmy „STEKOP” za dany miesiąc) ilości „podjazdów” do danej szkoły w ciągu miesiąca wraz z adnotacjami dotyczącymi rodzaju i ilości zdarzeń odnotowanych w tym okresie.
4. UTRZYMANIE DWORCA AUTOBUSOWEGO W WARCIE
Uchwałą nr XX/97/08 z dnia 22 stycznia 2008 roku Rada Gminy i Miasta w Warcie określiła stawki dotacji przedmiotowej dla zakładu budŜetowego Gminy i Miasta w Warcie. Zgodnie z § 2 ww. uchwały Rada ustalała następujące stawki dla Zakładu Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Warcie: - 2,98 zł za kaŜdy przejechany kilometr autobusem przy dowozie dzieci do szkół, - 60,22 zł za kaŜdy 1 m 2 powierzchni utrzymania i konserwacji przystanku PKS w Warcie, - 5,08 zł za kaŜdy 1 m 2 powierzchni utrzymania i konserwacji płyty oraz bieŜni stadionu. Uchwała określała, Ŝe Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Warcie miał otrzymywać dotacje w ratach miesięcznych w wysokości 1/12 dotacji na dany rok, w terminie do 15 kaŜdego miesiąca, natomiast rozliczenie dotacji miało nastąpić na podstawie sprawozdania do dnia 15 lutego następnego roku budŜetowego.
______20 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kontrolującym przedstawiono kalkulację stawek dotacji przedmiotowej dotyczących między innymi kosztów utrzymania przystanku PKS na 2008 rok, planowane koszty przedstawiały się następująco: - wynagrodzenie osobowe – 24.000 zł, - dodatkowe wynagrodzenie roczne – 2.100 zł, - składki ZUS – 5.100 zł, - fundusz świadczeń socjalnych – 1.500 zł, - woda – 600 zł, - energia elektryczna – 4.000 zł, - koszty ogólnozakładowe – 18.000 zł, - materiały do bieŜących napraw – 700 zł, - Razem 56.000 zł. Powierzchnia do utrzymywania czystości wynosiła 930 m 2. W dniu 29 kwietnia 2009 roku (termin rozliczenia w uchwale został określony na 15 lutego) Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej przedłoŜył rozliczenie dotacji otrzymanej na utrzymanie przystanku PKS. Z rozliczenia wynikało, Ŝe Zakład poniósł następujące wydatki na utrzymanie obiektu: - wynagrodzenie osobowe – 23.482,72 zł, - składki ZUS – 4.106,45 zł, - fundusz świadczeń socjalnych – 1.813,32 zł, - zuŜycie materiałów – 155,20 zł, - energia elektryczna – 4.261,55 zł, - koszty ogólnozakładowe – 13.881,46 zł, - usługi kominiarskie – 30,00 zł, - Razem 47.730,70 zł. Zakład otrzymał dotację w kwocie 56.000 zł, wykorzystał środki na kwotę 47.730,70 zł, niewykorzystano kwoty 8.269,30 zł. Z przedłoŜonego rozliczenia wynikało, Ŝe Zakład na wszystkie zakresy swojej działalności otrzymał dotację przedmiotową w 2008 roku w kwocie 532.000 zł (transport szkolny – 434.000 zł, przystanek PKS – 56.000 zł utrzymanie stadionu – 42.000 zł), ponadto Zakład zrealizował wpływy z usług w kwocie 18.888,35 zł. W 2008 roku Zakład dokonał ogółem wydatków na kwotę 543.005,92 zł, w tym kwota 453.531,49 zł – dotyczyła transportu szkolnego, kwota 47.730,70 zł dotyczyła przystanku PKS, kwota 41.743,73 zł dotyczyła utrzymania stadionu. Wykorzystanie dotacji na poszczególne zakresy działalności przedstawiało się następująco: - transport szkolny – przekroczenie wartości dotacji o 643,14 zł (434.000 zł + 18.888,35 zł – 453.531,49 zł), - przystanek PKS – zwrot dotacji na kwotę 8.269,30 zł (56.000 zł – 47.730,70 zł), - utrzymanie stadionu – zwrot dotacji na kwotę 256,27 zł (42.000 zł – 41.743,73 zł). Zakład z dniu 16 lutego 2009 roku dokonał zwrotu niewykorzystanej dotacji w kwocie 7.882,43 zł (8.269,30 zł + 256,27 zł – 643,14 zł).
______21 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Z dokumentów przedstawionym kontrolującym wynikało, Ŝe na podstawie decyzji Wojewody Sieradzkiego nr 7242/31 5/93 z dnia 18 października 1993 roku działki nr 131 o pow. 709 m 2 i nr 132 o pow. 979 m 2 stały się własnością Gminy Warta. Natomiast z aktu notarialnego Rep. A. 6421/95 z dnia 29 grudnia 1995 roku wynikało, Ŝe Sieradzka Spółdzielnia Mieszkaniowa jest uŜytkownikiem wieczystym działek nr 131 i 132 na podstawie aktu notarialnego Rep. A 976/76 z dnia 23 lutego 1978 roku, w którym zaznaczono, Ŝe przeznacza się ww. działki na budownictwo mieszkaniowe. W akcie notarialnym Rep. A. 6421/95 z dnia 29 grudnia 1995 roku zaznaczono, Ŝe działki nr 131 i 132 nie zostały zabudowane zgodnie z przeznaczeniem bowiem Gmina i Miasto Warta wzniosła na nich budynek dworca autobusowego o pow. zabudowy 99,60 m2. Strony oświadczyły przed notariuszem, Ŝe rozwiązują umowę uŜytkowania wieczystego (Rep. A. 976/78 z dnia 23 lutego 1978 roku) w części dotyczącej działek nr 131 i 132 o pow. 0,1688 ha. Ponadto Gmina Warta oddała w uŜytkowanie wieczyste Sieradzkiej Spółdzielni Mieszkaniowej działkę nr 90/7 i przeniosła na spółdzielnię nieodpłatnie własność postawionego na tej działce budynku mieszkalnego. Do zawarcia aktu notarialnego przedstawione zostały uchwały stosownych organów wyraŜających zgodę na dokonanie ww. czynności prawnych. W wyniku podpisania aktu notarialnego Rep. A. 6421/95 z dnia 29 grudnia 1995 roku Gmina Warta znalazła się w posiadaniu działek nr 131 i 132, a Sieradzka Spółdzielnia Mieszkaniowa stała się uŜytkownikiem wieczystym działki nr 90/7 i właścicielem budynku na niej wybudowanym. Decyzją Kierownika Urzędu Rejonowego w Sieradzu nr OG.I.6011/46/97 z dnia 20 kwietnia 1997 roku zatwierdzony został projekt podziału działek nr 131 i 132 na działki: 131/1 o pow. 0,0599 ha, 131/2 o pow. 0,0058 ha, 131/3 o pow. 0,0052 ha, 132/1 o pow. 0,0678 ha, 132/2 o pow. 0,0001 ha, 132/3 o pow. 0,0058 ha, 132/4 o pow. 0,0062 ha, 132/5 o pow. 0,0059 ha, 132/6 o pow. 0,0059 ha, 132/7 o pow. 0,0062 ha. Działki 131/1 i 132/1 są to działki, na których znajduje się dworzec autobusowy (budynek dworca plac parkingowy dla autobusów). Na podstawie ksiąŜek inwentarzowych środków trwałych Urzędu Gminy i Miasta w Warcie ustalono, Ŝe budynek przystanku w Warcie (o pow. 357 m 2) został przyjęty z inwestycji na stan środków trwałych w 1994 roku, natomiast w dniu 1 czerwca 1995 roku na podstawie decyzji Burmistrza został przekazany Zakładowi Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Warcie w nieodpłatny zarząd. Wartość początkowa budynku wynosiła 180.838,63 zł. Akta kontroli strony nr 50 69
5. WYDATKI DOTYCZ ĄCE WYNAGRODZE Ń ZWI ĄZANE Z REALIZACJ Ą PROJEKTU „W SZYSTKO ZACZYNA SI Ę OD MARZE Ń”
Uchwałą nr VI/19/07 z dnia 16 stycznia 2007 roku Rada Gminy i Miasta Warta postanowiła przystąpić do realizacji projektu „Wszystko zaczyna się od marzeń” finansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego. Projekt miał na celu opracowanie i wdroŜenie programów rozwojowych dla szkół ukierunkowanych na wyrównywanie szans edukacyjnych, rozwijanie zdolności edukacyjnych i społecznych uczniów z obszarów wiejskich i miejskich. Uchwałą nr VI/18/07 z dnia 16 stycznia 2007 roku Rada Gminy i Miasta postanowiła w celu realizacji ww. projektu nawiązać współpracę z następującymi jednostkami samorządu terytorialnego: Gminą i Miastem Błaszki, Miastem i Gminą Dobra, Gminą Sieradz, Gminą Pęczniew, Gminą Wróblew, Gminą Goszczanów, Powiatem Sieradzkim. Z ww. jednostkami zawarto porozumienie, stanowiące załącznik do przedmiotowej
______22 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
uchwały Rady Gminy i Miasta Warta. Zgodnie z treścią §3 ww. porozumienia jednostki samorządu terytorialnego, które były stronami zawartego porozumienia Gminie i Miastu Warta powierzyły rolę lidera projektu. Do obowiązków Gminy i Miasta, jako lidera projektu, naleŜało (zgodnie z zapisami zawartymi w porozumieniu) między innymi: reprezentacja i koordynacja projektu, zawieranie umów, powołanie biura projektu jako jednostki zarządzającej projektem, rozliczenie projektu wobec instytucji wdraŜającej. Umowa na dofinansowanie projektu „Wszystko zaczyna się od marzeń” w ramach sektorowego programu operacyjnego Rozwój zasobów ludzkich 2004 2006 pomiędzy Gminą i Miastem Warta a Ministerstwem Edukacji Narodowej (instytucja wdraŜająca) została zawarta w dniu 6 lutego 2007 roku (nr umowy 8/2.1a/2006/3068). Zgodnie z § 2 ww. umowy instytucja wdraŜająca zobowiązała się do przekazania beneficjentowi (Gmina i Miasto Warta) na realizację przedmiotowego projektu środki finansowe w łącznej kwocie nieprzekraczającej 12.501.437,00 zł. Beneficjent zobowiązał się do realizacji projektu w oparciu o złoŜony wniosek o dofinansowanie. akta kontroli strony nr 70 83 Uchwałą nr VI/20/07 z dnia 16 stycznia 2007 roku Rada Gminy i Miasta utworzyła gminną jednostkę budŜetową pod nazwą „Biuro Projektu Wszystko zaczyna się od marzeń” z siedzibą w Warcie. Uchwałą nr VII/23/07 Rady Gminy i Miasta z dnia 9 lutego 2007 roku ww. jednostce nadany został statut. W §4 pkt 1 ww. statutu zapisano „Gminy Miasta Warta powołuje i odwołuje Koordynatora Projektu Wszystko zaczyna się od marzeń oraz Kierownika Biura Projektu”. Jak wynika z wyjaśnień Sekretarza Gminy i Miasta Warta ww. zapisie w wyniku błędu brakuje na początku słowa „Burmistrz”. Zgodnie z treścią §4 pkt 2 przedmiotowego statutu do zadań Koordynatora projektu naleŜało organizowanie, nadzorowanie i kontrolowanie realizacji Projektu „Wszystko zaczyna się od marzeń”. Zgodnie natomiast z §5 statutu, w skład Biura Projektu wchodzili: − koordynator Projektu, − kierownik Biura − pracownik ds. rekrutacji i monitoringu − pracownik ds. administracji − księgowa ½ etatu − księgowa ½ etatu Ww. jednostka została zlikwidowana uchwałą Rady Gminy i Miasta nr XXVII/142/08 z dnia 29 sierpnia 2008 roku. Koordynator Projektu W dniu 16 stycznia 2007 roku Beata Włodarczyk Kierownik Biura Projektu „Wszystko zaczyna się od marzeń” sporządziła notatkę na okoliczność udzielenia zamówienia w trybie z wolnej ręki na pełnienie funkcji koordynatora Projektu „Wszystko zaczyna się od marzeń”. Zgodnie z treścią ww. notatki udzielenie zamówienia następuje w trybie z wolnej ręki z zastosowaniem art. 5 ust. 1 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych. W notatce pani Włodarczyk wskazała, Ŝe po otrzymaniu pisemnych akceptacji od partnerów projektu zamawiający przeprowadzi negocjacje w trybie art. 66 ustawy Prawo zamówień publicznych. akta kontroli strony nr 84 85 Pismem z dnia 16 stycznia 2007 roku Burmistrz Gminy i Miasta Warta upowaŜnił panią Beatę Włodarczyk do przeprowadzenia czynności z zakresu organizacji Biura „Wszystko zaczyna się od marzeń” w tym takŜe negocjacji z przyszłymi koordynatorami projektu oraz do podpisywania umów z zakresu prawa pracy i umów cywilno prawnych.
______23 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
16 stycznia 2007 roku Beata Włodarczyk Kierownik Biura Projektu skierowała do Burmistrza Gminy i Miasta Warta oraz do kierowników pozostałych jednostek samorządu terytorialnego, które zawarły porozumienie w sprawie realizacji projektu „Wszystko zaczyna się od marzeń”, pismo z prośbą o zajęcie stanowiska w sprawie powierzenia Annie Musiałczyk funkcji koordynatora projektu. W ww. piśmie wskazano, iŜ z dokonanego rozeznania wynika, Ŝe posiada ona jako jedyna na terenie objętym programem największe doświadczenie w zakresie realizacji i rozliczania projektów związanych z oświatą. Z dalszej treści pisma wynika, Ŝe po akceptacji koordynatora nastąpi udzielenie zamówienia publicznego z zastosowaniem art. 5 ust. 1 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych „przyjmując za przesłankę zastosowanie trybu jak wyŜej, szczególne preferencje do bycia koordynatorem całego projektu. Wszyscy kierownicy jednostek samorządu terytorialnego wyrazili pisemnie akceptację dla osoby Anny Musiałczyk jako koordynatora projektu. akta kontroli strony nr 86 88 Zgodnie z wyjaśnieniem Burmistrza Gminy i Miasta Warta Jana Serafińskiego (stanowiącym załącznik nr 11 do protokołu kontroli ) Anna Musiałczyk złoŜyła oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Kontrolującym przedłoŜono protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na pełnienie funkcji koordynatora projektu „Wszystko zaczyna się od marzeń”. Zgodnie z treścią ww. protokołu zamawiającym było Biuro Projektu „Wszystko zaczyna się od marzeń”. Wartość zamówienia ustalona została przez Beatę Włodarczyk (kierownik Biura Projektu) na kwotę 112.000 zł, co stanowiło równowartość 25.529,97 euro. Ustalenia wartości szacunkowej dokonano w dniu 19 stycznia 2007 roku na podstawie wynagrodzeń koordynatorów podobnych projektów. W pkt 3, str. 2 ww. protokołu, jako tryb przeprowadzonego postępowania wskazano przetarg nieograniczony. Treść wcześniej przywołanej notatki sporządzonej przez panią Włodarczyk na okoliczność udzielenia zamówienia w trybie z wolnej ręki jak równieŜ dalsza części protokołu, w której uzasadniono zastosowanie trybu innego niŜ przetarg nieograniczony przywołując art. 5 ustawy Prawo zamówień publicznych, wskazują, iŜ w pkt 3 protokołu postępowania o udzielenie przedmiotowego zamówienia publicznego tryb przetargu nieograniczonego jako tryb, w którym prowadzono postępowanie został wpisany pomyłkowo. Protokół postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na pełnienie funkcji koordynatora Projektu został podpisany przez Beatę Włodarczyk, jako kierownika zamawiającego. akta kontroli strony nr 89 91 Koordynatorem Projektu „Wszystko zaczyna się od marzeń” została Anna Musiałczyk zatrudniona na podstawie umowy zlecenia z dnia 1 lutego 2007 roku. Umowę z ww. osobą zawarł Burmistrz Gminy i Miasta Jan Serafiński. Umowa zawarta została na czas określony od dnia 1 lutego 2007 roku do dnia 31 marca 2008 roku. Wynagrodzenie nie zostało określone jako miesięczne, natomiast z dalszej treści umowy zapis §2 pkt2 „wynagrodzenie będzie wypłacane po przedłoŜeniu rachunku do dnia 28 kaŜdego miesiąca” wynika, iŜ ww. wynagrodzenie było wynagrodzeniem miesięcznym. Płatności wynagrodzenia dokonywane były przez jednostkę organizacyjną Gminy i Miasta Warta Biuro Projektu „Wszystko zaczyna się od marzeń”. W dniu 31 marca 2008 roku do umowy zlecenia zawartej z panią Musiałczyk podpisano aneks, którym wydłuŜono czas obowiązywania umowy zlecenia o dwa miesiące, ustalając datę końcową obowiązywania umowy na dzień 31 maja 2008 roku.
______24 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
akta kontroli strony nr 171 173 Z dokumentacji dotyczącej udzielenia przedmiotowego zamówienia publicznego przedstawionej kontrolującym wynika, iŜ wybór osoby świadczącej usługi polegające na koordynowaniu projektu „Wszystko zaczyna się od marzeń” dokonany został w trybie z wolnej ręki. Zamawiający nie stosował przepisów ustawy Prawa zamówień publicznych dotyczących przesłanek wyboru trybu zamówienia z wolnej ręki powołując się na postanowienia art. 5 ust. 1 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku (tekst jednolity Dz. U. nr 223 z 2007 roku, poz. 1655 ze zm.). Zgodnie z normą prawną zawartą w ww. przepisie (wg stanu prawnego na dzień udzielenia zamówienia publicznego) w postępowaniach o udzielenie zamówień, których przedmiotem są usługi szkoleniowe lub edukacyjne zamawiający mógł nie stosować przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych dotyczących terminów składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub terminów składania ofert, wadium, zakazu ustalania kryteriów oceny ofert na podstawie właściwości wykonawcy oraz innych niŜ dotyczące wartości zamówienia przesłanek wyboru trybu negocjacji z ogłoszeniem, negocjacji bez ogłoszenia, zapytania o cenę, licytacji elektronicznej, jak równieŜ przesłanek wyboru trybu zamówienia z wolnej ręki oraz obowiązku informowania w tych przypadkach Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Z dokumentów przedstawionych kontrolującym wynika ponadto, Ŝe przeprowadzając zgodnie z art. 66 ustawy Prawo zamówień publicznych negocjacje, którymi zostało poprzedzone udzielenie zamówienia Annie Musiałczyk zamawiający kierował się tym, iŜ jest to osoba mająca doświadczenie w zakresie koordynacji projektów oświatowych. Zgodnie z treścią zawartej umowy Anna Musiałczyk jako koordynator projektu zobowiązała się do: reprezentowania beneficjenta (Gminy i Miasta Warta) przed instytucją wdraŜającą, przeprowadzenia konkursów na programy rozwojowe dla szkół, nadzorowanie prawidłowości procesu promocji, monitoringu i zbierania danych, sporządzanie sprawozdań dotyczących przebiegu i oceny działań, określanie i zatwierdzanie planów działania, nadzorowanie prawidłowości procesu promocji, monitoringu i zbierania danych, sporządzanie sprawozdań dotyczących przebiegu i oceny działań, określanie i zatwierdzanie planów działania, nadzorowanie pracy koordynatorów lokalnych, opracowanie systemu przepływu informacji i komunikacji. W związku z tak określonym zakresem czynności w dniu 28 czerwca 2009 roku kontrolujący zwrócili się do Burmistrza Gminy i Miasta Warta z zapytaniem, w jaki sposób była realizowana umowa zlecenia przez Annę Musiałczyk. W szczególności Burmistrz poproszony został o wyjaśnienie kwestii miejsca i czasu pracy, w jakim ww. osoba wykonywała czynności, do których zobowiązała się na podstawie zawartej umowy zlecenia. Kontrolujący zwrócili się ponadto o wyjaśnienie czy istnieją dokumenty świadczące o wykonywaniu przez Annę Musiałczyk czynności zleconych jej przez Burmistrza. W przypadku odpowiedzi twierdzącej Burmistrz poproszony został o przedłoŜenie przykładowych dokumentów sporządzanych przez ww. osobę w szczególności zatwierdzane przez koordynatora plany działania i sprawozdania dotyczące przebiegu i oceny działań. W odpowiedzi złoŜonej na piśmie w dniu 29 czerwca 2009 roku Burmistrz Jan Serafiński wyjaśnił, Ŝe Anna Musiałczyk jako osoba zatrudniona na umowę zlecenie miała nienormowany czas pracy a swoją pracę wykonywała między innymi w Biurze Projektu gdzie prowadziła cykliczne spotkania o charakterze szkoleniowym z koordynatorami lokalnymi i pracownikami biura. Zgodnie z dalszymi wyjaśnieniami wykonywanie takich czynności jak: prowadzenie konkursu na programy rozwojowe, sporządzanie sprawozdań dotyczących przebiegu i oceny działań, itd., wymagało w głównej mierze systematycznego szkolenia koordynatorów lokalnych i pracowników biura w tym zakresie. Burmistrz wskazał ponadto, iŜ inne czynności określone w umowie zleceniu polegały przede wszystkim na stricte czynnościach szkoleniowo edukacyjnych.
______25 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Odnośnie dokumentów sporządzanych czy zatwierdzanych przez Annę Musiałczyk Burmistrz wyjaśnił, Ŝe ww. osoba wypełniała karty ewidencyjne potwierdzająca czynności i zadania, jakie wykonywała. Innym dokumentem potwierdzającym pracę Koordynatora są protokoły ze spotkań koordynatorów udostępnione wcześniej inspektorom RIO. Do wyjaśnienia Burmistrz nie dołączył kserokopii Ŝadnych dokumentów. Wyjaśnienie Burmistrza Gminy i Miasta Warta stanowi załącznik nr 11 do protokołu kontroli . W dniu 29 czerwca 2009 roku kontrolujący wystąpili do Łukasza KałuŜy inspektora ds. obronnych, obrony cywilnej i ochrony przeciwpoŜarowej Urzędu Gminy i Miasta Warty, który wcześniej był zatrudniony w Biurze Projektu „Wszystko zaczyna się od marzeń” na stanowisku specjalisty ds. rekrutacji i monitoringu i współpracował z panią Anną Musiałczyk o złoŜenie pisemnych wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli. Kontrolujący zwrócili się o określenie przez pana Łukasza KałuŜę czy wg jego wiedzy pani Anna Musiałczyk miała ustalone godziny pracy jako koordynator ww. projektu w Biurze Projektu czy teŜ jej praca odbywała się innym systemie pracy a jeśli system pracy był Pan KałuŜa został poproszony o jego opisanie. Ponadto zwrócono się o opisanie przez pana Łukasza KałuŜę (wg jego wiedzy i obserwacji) czynności i zadań, jakie wykonywała pani Anna Musiałczyk jako koordynator ww. projektu. Ostatnie pytanie dotyczyło wiedzy, jaką posiada pan Łukasz KałuŜa na temat dokumentów, które mogły świadczyć o czynnościach i zadaniach wykonanych przez panią Annę Musiałczyk jako koordynatora projektu. W dniu 30 czerwca 2009 roku pan Łukasz KałuŜa przedstawił następujące wyjaśnienia: - na pierwsze pytanie odpisał, Ŝe pani Anna Musiałczyk pracowała na umowę zlecenie i miała nienormowany czas pracy oraz, Ŝe swoją pracę wykonywała równieŜ w Biurze gdzie prowadziła cykliczne spotkania o charakterze szkoleniowym z koordynatorami lokalnymi i pracownikami Biura. Kontrolujący nie uzyskali odpowiedzi na postawione pytanie w części dotyczącej opisania systemu pracy pani Anny Musiałczyk . - na drugie pytanie odpowiedział, Ŝe praca pani Anny Musiałczyk polegała przede wszystkim na prowadzeniu szkoleń oraz czynnościach ogólnoedukacyjnych skierowanych do koordynatorów lokalnych oraz pracowników Biura Projektu oraz, Ŝe odpowiadała za sprawy merytoryczne projektu. - na ostatnie pytanie napisał, Ŝe pani Musiałczyk jako osoba zatrudniona na „umowę zlecenie wypełniała ewidencyjne potwierdzające czynności i zadania jakie wykonywała” (w przytoczonym zdaniu prawdopodobnie po słowie „wypełniała” brakowało słowa „karty” gdyŜ takie samo zdanie znalazło się w wyjaśnieniu Burmistrza dotyczącym pracy pani Musiałczyk). Wyjaśniono, takŜe, Ŝe dokumentami potwierdzającymi pracę pani Musiałczyk jako koordynatora projektu są protokoły ze spotkań koordynatorów. Wyjaśnienie złoŜone przez Łukasza KałuŜę w sprawie pracy koordynatora projektu „Wszystko zaczyna się od marzeń” stanowi załącznik nr 12 do protokołu kontroli. W powyŜszych wyjaśnieniach Burmistrz Gminy i Miasta Warta oraz Łukasz KałuŜ nie opisali systemu pracy Anny Musiałczyk jako koordynatora projektu. Wyjaśnienia zawierały tylko ogólne stwierdzenia, Ŝe koordynator projektu miał nienormowany czas pracy. Odnośnie miejsca, w jakim koordynator wykonywał czynności wskazano jedynie, Ŝe było to między innymi Biuro Projektu. Nie przedłoŜono ponadto dokumentów potwierdzających wykonywanie czynności zlecone na podstawie zawartej umowy. Wspomniane w wyjaśnieniach protokoły ze spotkań koordynatorów lokalnych faktycznie zostały kontrolującym udostępnione podczas czynności kontrolnych. Zawierały one
______26 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
jedynie datę spotkania, listę uczestników wraz z ich podpisami oraz temat spotkania. W umowie zlecenia zawartej w dniu 1 lutego 2007 roku pomiędzy Anną Musiałczyk a Burmistrzem Gminy i Miasta Warta Janem Serafińskim w §1 pkt 1 zapisano, iŜ „zleceniobiorca zobowiązuje się do: reprezentowania Beneficjenta przed Instytucją WdraŜającą, przeprowadzenie konkursu na programy rozwojowe dla szkół, nadzorowanie prawidłowości procesu promocji, monitoring i zbierania danych, sporządzanie sprawozdań dotyczących przebiegu i oceny działań, określanie i zatwierdzenie planów działania, nadzorowanie pracy koordynatorów lokalnych, opracowanie systemu przepływu informacji i komunikacji.” W pkt 2 § 1 zapisano, Ŝe „zleceniobiorca nie ma prawa powierzyć wykonania niniejszej umowy innej osobie bez uprzedniej pisemnej zgody zleceniodawcy.” Z powyŜszego wynika, iŜ czynnością zleconą na podstawie umowy było np. sporządzenie sprawozdań dotyczących przebiegu i oceny działań a nie szkolenie osób w zakresie sporządzania sprawozdań. Określając zakres czynności koordynatora w §§§1 umowy Burmistrz jako zleceniodawca nie uŜył słowa szkolenie. Ponadto treść §§§1 pkt 2 wskazuje wyraźnie, Ŝe Anna Musiałczyk nie mogła powierzyć zleconych jej czynności innej osobie bez pisemnej zgody zleceniodawcy. Przedmiotem udzielonego zamówienia nie były więc usługi szkoleniowe lub edukacyjne. Wobec powyŜszego brak było podstaw do wyłączenia stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych dotyczących między innymi przesłanek wyboru trybu zamówienia z wolnej ręki. W przypadku udzielanego zamówienia publicznego na koordynowanie projektu „Wszystko zaczyna się od marzeń” nie zachodziła natomiast Ŝadna z przesłanek wskazanych w art. 67 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych pozwalająca na zastosowanie trybu z wolnej ręki.
Pracownicy Biura Projektu W jednostce organizacyjnej utworzonej do obsługi projektu „Wszystko zaczyna się od marzeń” zatrudnione były następujące osoby (umowy o pracę): − Kierownik Biura Projektu pani Beata Włodarczak, (...) 6, − Paulina Cieślak, zatrudniona na stanowisku księgowej (...) 7, − Renata Oczkowska zatrudniona na stanowisku specjalisty ds. administracji (...) 8, − Anna Markiewicz zatrudniona na stanowisku księgowej (...) 9,
6 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 7 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 8 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 9 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______27 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
− Teresa Szymczyk zatrudniona na stanowisku księgowej na (...) 10 Zestawienie dotyczące wynagrodzeń ww. osób stanowi załącznik nr 7 do protokołu kontroli.
6. WYDATKI NA DOSTAWY MATERIAŁÓW I USŁUG
Wydatki na usługi geodezyjne w 2007 roku – Biuro Usług Geodezyjnych „GEOJAN” Wniosek o wszczęcie postępowania został w dniu 26 marca 2007 roku zatwierdzony przez Burmistrza oraz Skarbnika pod względem zabezpieczenia środków finansowych w budŜecie. Wnioskowano o udzielenie zamówienia w trybie zapytania o cenę. Wartość szacunkowa zamówienia publicznego została określona na dzień 26 marca 2007 roku w kwocie 50.000 zł (netto), co stanowiło 11.397,31 Euro. Ustalenia dokonał Krzysztof Polusik na podstawie wydatków poniesionych na usługi geodezyjne w poprzednich latach. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia publicznego została zatwierdzona w dniu 27 marca 2007 roku przez Burmistrza Gminy i Miasta Warta, zgodnie z zapisem zawartym w specyfikacji przedmiotem zamówienia były usługi geodezyjne dla Gminy i Miasta Warta zgodnie z wykazem zamieszczonym na formularzu cenowym. Tryb zamówienia został określony jako zapytanie o cenę. Formularz cenowy zawierał następujące rodzaje robót geodezyjnych: 1. cena za 1 ha pomiaru niezbędnego do wykonania mapy do celów projektowych na terenie miejskim, 2. cena za 1 ha pomiaru niezbędnego do wykonania mapy do celów projektowych na terenie wiejskim, 3. cena za kompleksowy podział działki, 4. cena za pojedynczy podział działki, 5. cena za 1 pkt granicy wznowienia działki, 6. cena za 1 pkt geodezyjnego podziału działki, 7. cena za inwentaryzację powykonawczą budynku, 8. cena za inwentaryzację powykonawczą przyłączy, 9. cena za inwentaryzację powykonawczą sieci, 10. mapa do celów projektowych, jednostkowa do 2 ha Jedynym kryterium wyboru oferty była cena (znaczenie 100%) . Termin wykonania zamówienia został wyznaczony na 31 grudnia 2007 roku, natomiast termin składania i otwarcia ofert określono na 10 kwietnia 2007 roku na godzinę 10 00 . Zaproszenia do składania ofert zostały przesłane w dniu 28 marca 2007 roku do 5 firm. Przed otwarciem ofert zamawiający poinformował, Ŝe zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia kwotę 61.000 zł. Krzysztof Polusik i Burmistrz złoŜyli oświadczenie, o którym mowa w art. 17 ustawy Prawo zamówień publicznych. Otwarcia ofert dokonano w dniu 10 czerwca 2008 roku. Wpłynęły 2 oferty. Ocenie poddano oferty według kryteriów określonych w specyfikacji.
10 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______28 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Uznano waŜność wszystkich ofert. Oferta nr 1 – „GEOMOM” Biuro Usług Geodezyjnych z Sieradza łączna cena jednostkowa 8.479 zł, oferta nr 2 – „GEOJAN” Biuro Usług Geodezyjnych z Warty łączna cena jednostkowa – 7.783,60 zł. Wybrano ofertę nr 2. Protokół z postępowania o udzielenie zamówienia został zatwierdzony przez Burmistrza Gminy i Miasta Warta – Jana Serafińskiego. Zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty zostało doręczone oferentom w dniu 12 kwietnia 2007 roku. Umowa z wybranym oferentem – „GEOJAN” Biuro Usług Geodezyjnych Janusz Szymański podpisana została przez Burmistrza Jana Serafińskiego w dniu 21 kwietnia 2007 roku (umowa nr 342/3/07). W imieniu „GEOJAN” umowę podpisał właściciel Janusz Szymański. Termin realizacji przedmiotu umowy określono do dnia 31 grudnia 2007 roku. Poszczególne usługi geodezyjne miały być wykonywane na pisemne zlecenie zamawiającego. Wynagrodzenie wykonawca – § 4 umowy – otrzyma zgodnie z cenami jednostkowymi zamieszczonymi w formularzu cenowym, po przedstawieniu faktury. Zgodnie z zapisem w § 4 pkt 2 płatność nastąpi w oparciu o fakturę po 14 dniach od daty ich doręczenia. Za wykonane usługi wykonawca wystawił następujące faktury: - nr 7885/21/2007 z dnia 22 maja 2007 roku za mapę sytuacyjno wysokościowa ob. Proboszczowice działka 177/2, 178/2 na kwotę 1.866,60 zł brutto (pierwszy ha 1.464 zł + 1 ha x 402,60 zł), na zlecenie nr 7037/20/3/07 z dnia 9 maja 2007 roku, zapłacono przelewem w dniu 6 czerwca 2007 roku (dział 926 rozdział 92605 § 6050 klasyfikacji budŜetowej), faktura dotyczyła zadania „Budowa obiektu sportowego w Proboszczowicach” - nr 7885/22/2007 z dnia 22 maja 2007 roku za mapę sytuacyjno wysokościowa ob. Dzierzązna działka 149 na kwotę 1.464,00 zł brutto, na zlecenie 7037/20/3/07 z dnia 9 maja 2007 roku, zapłacono przelewem w dniu 6 czerwca 2007 roku (dział 926 rozdział 92605 § 6050 klasyfikacji budŜetowej), faktura dotyczyła zadania „Utworzenie świetlicy wiejskiej z urządzeniami zabawowo rekreacyjnymi w miejscowości Dzierzązna” - nr 7885/23/2007 z dnia 5 czerwca 2007 roku za mapę podziału Warta działka 66 i 86 na kwotę 2.928 zł brutto (pierwszy podział 1.464 zł + 4 następne podziały x 366 zł), na zlecenie nr 7037/20/5/07 z dnia 14 maja 2007 roku, zapłacono przelewem w dniu 21 czerwca 2007 roku (dział 630 rozdział 63003 § 6050 klasyfikacji budŜetowej), faktura dotyczyła zadania „Zagospodarowanie turystyczne rzeki Warty i zbiornika Jeziorsko” stanica kajakowa w Warcie, - nr 7885/24/2007 z dnia 5 czerwca 2007 roku za mapę podziału Warta działka 6/6 na kwotę 1.464 zł brutto, na zlecenie nr 7037/20 5/07 z dnia 14 maja 2007 roku, zapłacono przelewem w dniu 28 czerwca 2007 roku (dział 630 rozdział 63003 § 6050 klasyfikacji budŜetowej), faktura dotyczyła zadania „Zagospodarowanie turystyczne rzeki Warty i zbiornika Jeziorsko” stanica kajakowa w Warcie - nr 7885/27/2007 z dnia 18 czerwca 2007 roku za mapę sytuacyjno wysokościową Warta działka 92 na kwotę 2.745,00 zł brutto (pierwszy ha 1.464 zł + 3 ha x 427 zł), na zlecenie nr 7037/22/07 z dnia 8 maja 2007 roku, zapłacono przelewem w dniu 29 czerwca 2007 roku (dział 630 rozdział 63003 § 6050 klasyfikacji budŜetowej), faktura dotyczyła zadania „Zagospodarowanie turystyczne rzeki Warty i zbiornika Jeziorsko” – adaptacja stadionu w Warcie
______29 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- nr 7885/28/2007 z dnia 18 czerwca 2007 roku za mapę sytuacyjno wysokościową Rossoszyca działka 738 na kwotę 2.671,80 zł brutto (pierwszy ha 1.464 zł + 3 ha x 402,60 zł), na zlecenie nr 7037/22/07 z dnia 8 maja 2007 roku, zapłacono przelewem w dniu 29 czerwca 2007 roku (dział 801 rozdział 80110 § 6050 klasyfikacji budŜetowej), - nr 7885/25/2007 z dnia 5 czerwca 2007 roku za mapę podziału Warta działka 100 na kwotę 2.196 zł brutto (pierwszy podział 1.464 zł + 2 podziały x 366 zł), na zlecenie nr 7037/20/5/07 z dnia 14 maja 2007 roku, zapłacono przelewem w dniu 2 lipca 2007 roku (dział 630 rozdział 63003 § 6050 klasyfikacji budŜetowej), faktura dotyczyła zadania „Zagospodarowanie turystyczne rzeki Warty i zbiornika Jeziorsko” stanica kajakowa w Warcie - nr 7885/32/2007 z dnia 3 lipca 2007 roku za mapę sytuacyjno wysokościową Warta działka 211 na kwotę 2.318,00 zł brutto (pierwszy ha 1.464 zł + 2 ha x 427 zł), na zlecenie nr 7037/21/07 z dnia 8 maja 2007 roku, zapłacono przelewem w dniu 19 lipca 2007 roku (dział 900 rozdział 90001 § 6050 klasyfikacji budŜetowej), - nr 7885/39/2007 z dnia 1 października 2007 roku za mapę sytuacyjno wysokościową Ostrów Warcki Jeziorsko na kwotę 29.390 zł brutto (73 ha x 330 zł netto), na zlecenie nr 7037/20 6/07 z dnia 14 sierpnia 2007 roku, zapłacono przelewem w dniu 17 października 2007 roku (dział 630 rozdział 63003 § 6050 klasyfikacji budŜetowej), faktura dotyczyła zadania „Zagospodarowanie turystyczne rzeki Warty i zbiornika Jeziorsko” przystań jachtowa w Ostrowie Warckim - nr 7885/45/2007 z dnia 19 października 2007 roku za mapę sytuacyjno wysokościową Proboszczowice na kwotę 1.464,00 zł brutto, na zlecenie nr 7037/20 8/07 z dnia 6 września 2007 roku, zapłacono przelewem w dniu 29 października 2007 roku (dział 926 rozdział 92605 § 6050 klasyfikacji budŜetowej), faktura dotyczyła zadania „Budowa obiektu sportowego w Proboszczowicach” - nr 7885/50/2007 z dnia 1 grudnia 2007 roku za wznowienie granic drogi Witów Czartki działki 163, 201, 229 na kwotę 9.638 zł brutto (pierwszy punkt 854 zł + pozostałe 36 x 244 zł), na zlecenie nr 7037/20 7/07 z dnia 5 września 2007 roku, zapłacono przelewem w dniu 6 grudnia 2007 roku (dział 600 rozdział 60016 § 6050 klasyfikacji budŜetowej), - nr 7885/53/2007 z dnia 10 grudnia 2007 roku za mapę sytuacyjno wysokościową Ostrów Warcki Jeziorsko – pomiar uzupełniający dna zbiornika na kwotę 3.220,80 zł brutto (8 ha x 330 zł netto), na zlecenie nr 7037/20 8/07 z dnia 12 listopada 2007 roku, zapłacono przelewem w dniu 12 grudnia 2007 roku (dział 630 rozdział 63003 § 6050 klasyfikacji budŜetowej), faktura dotyczyła zadania „Zagospodarowanie turystyczne rzeki Warty i zbiornika Jeziorsko” przystań jachtowa w Ostrowie Warckim - nr 7885/5/2008 z dnia 1 lutego 2008 roku za mapę podziału Ostrów Warcki Jeziorsko – działki nr 436/1 i 490/2 na kwotę 4.026 zł brutto (pierwszy podział 1.464 zł , następne 7 x 366 zł), na zlecenie nr 7037/9/07 z dnia 10 grudnia 2007 roku, zapłacono przelewem w dniu 8 lutego 2008 roku (dział 630 rozdział 63003 § 6050 klasyfikacji budŜetowej), faktura dotyczyła zadania „Zagospodarowanie turystyczne rzeki Warty i zbiornika Jeziorsko” przystań jachtowa w Ostrowie Warckim. Akta kontroli strony nr 92 94 W wyniku czynności kontrolnych ustalono, Ŝe działki nr 436/1 i 490/2 były przedmiotem umowy zamiany zawartej notarialnie w dniu 17 kwietnia 2008 roku. Działka nr 490/2
______30 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
naleŜała do osób fizycznych (...) 11 , natomiast działka 436/1 była własnością Gminy Warta. Przedmiot umowy zamiany został szczegółowo opisany przy tematyce związanej z własnością terenów na których ma być realizowana inwestycja pod nazwą „Zagospodarowanie turystyczne rzeki Warty i zbiornika Jeziorsko”. Wyjaśnienie w sprawie wykonania przez firmę „GEOJAN” robót zleconych w dniu 10 grudnia 2007 roku a wykonanych dopiero w 2008 roku złoŜył Mirosław Fronczak – inspektor Urzędu Gminy i Miasta w Warcie w dniu 11 maja 2009 roku. Z wyjaśnienia wynikało, Ŝe roboty miały być wykonane do końca grudnia 2007 roku zgodnie z umową, jednak warunki atmosferyczne (zmarznięcie gruntu i pokrywa śnieŜna) uniemoŜliwiły wykonanie w terminie robót podziałowych. Wykonawca poinformował o tym zamawiającego i przystąpił do prac kiedy było to moŜliwe, w związku z powyŜszym prace zlecone w dniu 10 grudnia 2007 roku zostały wykonane w styczniu 2008 roku i zgodnie ze stanem faktycznym w dniu 1 lutego wykonawca wystawił fakturę. Wyjaśnienie złoŜone przez Mirosława Fronczaka w dniu 11 maja 2009 roku stanowi załącznik nr 8 do protokołu kontroli. Na podstawie umowy wykonawca wystawił faktury na kwotę 65.392,2 zł. Zastosowane stawki jednostkowe za usługi były zgodne z ofertą i zawartą umową. Faktury na kwotę 45.969,80 zł dotyczyły zadania „Zagospodarowanie turystyczne rzeki Warty i zbiornika Jeziorsko”, natomiast na kwotę 3.330,60 zł dotyczyły zadania „Budowa obiektu sportowego w Proboszczowiczach”. Faktura w kwocie 1.464 zł dotyczyła zadania „Utworzenie świetlicy wiejskiej z urządzeniami zabawowo rekreacyjnymi w miejscowości Dzierzązna”. Faktury zostały sprawdzone pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym przez osoby upowaŜnione. Zatwierdzenia do zapłaty dokonał Burmistrz lub z upowaŜnienia Burmistrza Sekretarz. W 2007 roku firma „GEOJAN” wystawiła fakturę nr 7885/4/2007 w dniu 7 lutego 2007 roku na kwotę 1.830 zł za wykonanie mapy sytuacyjno wysokościowej ob. Zielęcin drogi 168. Prace wykonano na zlecenie nr 5541 1/07 z dnia 1 lutego 2007 roku. Prace zlecono bez stosowania ustawy o zamówieniach publicznych, gdyŜ wartość usługi nie przekroczyła kwoty 6.000 euro. W dniu 12 lutego 2007 roku spisano protokół odbioru mapy, w którym stwierdzono, Ŝe wykonanie nastąpiło zgodnie ze zleceniem. Fakturę opłacono przelewem w dniu 13 lutego 2007 roku (dział 600 rozdział 60016 § 6050). Faktura została sprawdzona przez osoby upowaŜnione i zatwierdzona do zapłaty przez Sekretarza z upowaŜnienia Burmistrza. Wydatki na usługi geodezyjne – Biuro Usług Geodezyjnych „GEOJAN” – 2008 rok Na podstawie ewidencji księgowej ustalono, Ŝe w 2008 roku Gmina Warta wydatkowa na usługi geodezyjne realizowane przez firmę „GEOJAN” kwotę 53.667,80 zł, z tego kwota 23.546 zł dotyczyła programu „Zagospodarowanie turystyczne rzeki Warty i zbiornika Jeziorsko”. Kontrolą objęto faktury dotyczące programu „Zagospodarowanie turystyczne rzeki Warty i zbiornika Jeziorsko”:
11 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______31 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- faktura nr 7885/5/2008 z dnia 1 lutego 2008 roku na kwotę 4.026 zł wystawiona jeszcze na podstawie umowy nr 342/3/07 opisana została powyŜej, - Faktura nr 7885/23/3008 z dnia 19 czerwca 2008 roku na kwotę 2.440 zł za mapę sytuacyjno – wysokościową działka nr 91 w Warcie. Na podstawie art. 4 pkt 8 nie stosowano ustawy Prawo zamówień publicznych. Usługa została wykonana na podstawie umowy z dnia 2 czerwca 2008 roku nr 61A/2008. Zapłacono przelewem w dniu 27 czerwca 2008 roku (dział 630 rozdział 63003 § 6050 – 1.220 zł i dział 801 rozdział 80104 § 6050 – 1.220 zł). Kwota 1.220 zł dotyczyła zadania „Zagospodarowanie turystyczne rzeki Warty i zbiornika Jeziorsko” – budowa hali wielofunkcyjnej w Warcie. - Faktura nr 7885/40/2008 z dnia 14 października 2008 roku na kwotę 18.300 zł za mapę sytuacyjno wysokościową obrębów nr 11, 12, 14, 15 w Warcie – przystań kajakowa. Na podstawie art. 4 pkt 8 nie stosowano ustawy Prawo zamówień publicznych. Usługa została wykonana na podstawie umowy z dnia 23 września 2008 roku nr 88/2008. Zapłacono przelewem w dniu 30 października 2008 roku (dział 630 rozdział 63003 § 6050). Faktura dotyczyła zadania „Zagospodarowanie turystyczne rzeki Warty i zbiornika Jeziorsko” – budowa przystani kajakowej w Warcie. Faktury zostały sprawdzone pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym przez osoby upowaŜnione. Zatwierdzenia do zapłaty dokonał Burmistrz lub z upowaŜnienia Burmistrza Sekretarz.
7. WYDATKI INWESTYCYJNE
Kontrola realizacji wybranych inwestycji
1) Remont drogi w miejscowości Klonówek o długości 1,214 km.
Uchwałą nr XX/94/08 z dnia 22 stycznia 2008 roku w sprawie budŜetu Gminy i Miasta Warta na 2008 rok Rada Gminy i Miasta w Warcie uchwaliła plan wydatków na zadanie inwestycyjne polegające na modernizacji dróg dojazdowych we wsi Grzybki, Zadąbrów, Wiatraki, Miedze, Klonówek, Warta ul. Długa w dziale 600 rozdział 60016 § 6050 kwotę 800.000 zł w tym 800.000 zł ze środków własnych. W 2008 roku Rada Gminy i Miasta w Warcie wprowadziła następujące zmiany w planie wydatków na ww. zadanie inwestycyjne: - uchwała nr XXIII/113/08 z dnia 28 marca 2008 roku – zwiększenie planu wydatków do kwoty 974.708 zł (zwiększono o kwotę 178.708 zł), - uchwała nr XXVI/140/08 z dnia 30 czerwca 2008 roku – zmieniono miejscowość Miedze na Rossoszyca oraz zwiększono plan wydatków do kwoty 1.027.708 zł (zwiększono o kwotę 53.000 zł), - uchwała nr XXVII/148/08 z dnia 29 sierpnia 2008 roku – zmieniono miejscowość Rossoszyca na Miedze oraz zmniejszono plan wydatków do kwoty 925.108 zł (zmniejszono o kwotę 102.600 zł), - uchwała nr XXIX/154/08 z dnia 30 października 2008 roku zmieniono miejscowość Miedze na Rossoszyca, dodano jeszcze raz miejscowość Rossoszyca oraz zwiększono plan wydatków do kwoty 1.010.608 zł (zwiększono o kwotę 85.500 zł),
______32 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- uchwałą nr XXX/165/08 z dnia 19 listopada 2008 roku zmieniono miejscowość Rossoszyca na Miedze i usunięto miejscowość Rossoszyca oraz zmniejszono plan wydatków do kwoty 925.608 zł (zmniejszono o kwotę 85.000 zł), Przystępując do postępowania zamawiający posiadał dokumentację określającą przedmiot zamówienia. Kosztorys inwestorski w dniu 30 kwietnia 2008 roku wykonał inŜ. Mirosław Frontczak, który jest pracownikiem Urzędu Gminy i Miasta Warta. Kosztorys został wykonany w ramach umowy o pracę i pan Frontczak nie otrzymał z tego tytułu dodatkowego wynagrodzenia. Gmina i Miasto Warta dokonała zgłoszenia robót budowlanych w Starostwie Powiatowym w Sieradzu polegających na remoncie istniejącej nawierzchni asfaltowej na drodze gminnej polegającym na ułoŜeniu warstwy asfaltu gr. 4 cm na odcinku od km 0+000 do km 1+214 w miejscowości Klonówek. Zgłoszenie robót nastąpiło w dniu 30 czerwca 2008 roku. Do zgłoszenia załączono wypis z rejestru gruntów, mapkę sytuacyjną, przekrój konstrukcyjny i oświadczenie o prawie do dysponowania nieruchomością na cele budowlane. Wniosek o wszczęcie postępowania został w dniu 5 maja 2008 roku zatwierdzony przez Burmistrza oraz Skarbnika pod względem zabezpieczenia środków finansowych w budŜecie. Wartość szacunkowa zamówienia publicznego została określona na dzień 5 maja 2008 roku w kwocie 183.141,78 zł (netto), co stanowiło 47.236,80 Euro. Ustalenia dokonał Włodzimierz Janiak na podstawie kosztorysu inwestorskiego. Zarządzeniem nr 23/87/08 z dnia 6 maja 2008 roku Burmistrz Gminy i Miasta Warty powołał komisję przetargową w pięcioosobowym składzie do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na remont drogi w miejscowości Klonówek. Nadzór inwestorski Zamawiający zawarł w dniu 5 lipca 2008 roku umowę zlecenia nr 65/08 na sprawowanie nadzoru inwestorskiego nad remontem drogi gminnej w miejscowości Klonówek z Danutą Gabrysiak. Za pełnienie nadzoru inwestorskiego Danuta Gabrysiak wystawiła rachunek na kwotę 3.157,11 zł brutto. Zapłaty dokonano w dniu 31 lipca 2008 roku. Wybór wykonawcy robót budowlanych Specyfikacja istotnych warunków zamówienia publicznego została zatwierdzona w dniu 14 maja 2008 roku przez Burmistrza Gminy i Miasta Warta, zgodnie z zapisem zawartym w specyfikacji przedmiotem zamówienia było wykonanie remontu drogi w miejscowości Klonówek o długości 1,214 km. Zmówienie obejmowało roboty przygotowawcze polegające na robotach pomiarowych na długości 1,214 km, wyrównanie istniejącej podbudowy, remont cząstkowy nawierzchni bitumicznej, mechaniczne czyszczenie nawierzchni drogowej ulepszonej oraz wykonanie nawierzchni poprzez skropienie istniejącej nawierzchni drogowej emulsją asfaltową, połoŜenie warstwy z betonu asfaltowego na powierzchni 5.098,80 m 2. Jedynym kryterium wyboru oferty była cena (znaczenie 100%) . Termin wykonania zamówienia został wyznaczony na 30 września 2008 roku, natomiast termin składania i otwarcia ofert określono na 10 czerwca 2008 roku na godzinę 10 00 . Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym podano do publicznej wiadomości na tablicy Urzędu Gminy w okresie od 14 maja 2008 roku do dnia 19 czerwca 2008 roku (zgodnie z adnotacją na ogłoszeniu). Ogłoszenie zostało zamieszczone równieŜ na stronie Urzędu Zamówień Publicznych w dniu 14 maja 2008 pod numerem 101610 2008. Ogłoszenie
______33 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
umieszczono równieŜ w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu w dniu 14 maja 2008 roku. Przed otwarciem ofert zamawiający poinformował, Ŝe zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia kwotę 223.432,97 zł. Członkowie komisji przetargowej i Burmistrz złoŜyli oświadczenie, o którym mowa w art. 17 ustawy Prawo zamówień publicznych. Otwarcia ofert dokonano w dniu 10 czerwca 2008 roku. Wpłynęło 6 ofert. Ocenie poddano oferty według kryteriów określonych w specyfikacji. Komisja uznała waŜność 5 ofert. Wykluczono wykonawcę który złoŜył ofertę nr 3 na podstawie art. 24 ust. 2 pkt 3, gdyŜ na wezwanie zamawiającego nie uzupełnił w wyznaczonym terminie Ŝądanego przez zamawiającego dokumentu. Wybrano ofertę nr 4 Przedsiębiorstwa Robót Drogowych i Mostowych sp. z o.o. z Czartek, które zaoferowało najniŜszą cenę 157.855,48 zł. Prace Komisji przetargowej zostały zatwierdzone przez Burmistrza Gminy i Miasta Warta – Jana Serafińskiego. Ogłoszenie o wyborze najkorzystniejszej oferty zostało zamieszczone w: Biuletynie Informacji Publicznej w dniu 19 czerwca 2006 roku, na tablicy ogłoszeń w dniu 19 czerwca 2008 roku. W Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 5 lipca 2008 roku umieszczono ogłoszenie o zawarciu umowy. Zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty zostało doręczone do oferentów w okresie od 20 do 27 czerwca 2008 roku. Umowa z wybranym oferentem – Przedsiębiorstwem Robót Drogowych i Mostowych sp. z o.o. w Czartkach podpisana została przez Burmistrza Jana Serafińskiego w dniu 5 lipca 2008 roku (umowa nr 342/10/2008). W imieniu PRDiM w Czartkach umowę podpisał prezes zarządu Krystyna Wawrzyńczak Walczak. Termin realizacji przedmiotu umowy określono do dnia 30 września 2008 roku. Wynagrodzenie wykonawcy – § 6 umowy – określone zostało w wysokości brutto 157.855,48 zł. Zgodnie z zapisem w § 6 pkt 4 płatność nastąpi w oparciu o fakturę i protokół odbioru końcowego po 14 dniach od daty ich doręczenia. Zamawiający nie wymagał naleŜytego zabezpieczenia umowy. Wykonawca udzielił 36 miesięcznej gwarancji na wykonane roboty. W dniu 22 lipca 2008 roku sporządzono protokół odbioru końcowego robót. Protokół został podpisany równieŜ przez inspektora nadzoru budowlanego. Nie stwierdzono wad odbieranych robót. W załączeniu do protokołu odbioru znajdował się kosztorys powykonawczy zgodny z kosztorysem inwestorskim oraz świadectwa jakości i deklaracje zgodności uŜytych materiałów jak teŜ badania laboratoryjne mieszanki asfaltowej wraz z krzywymi uziarnienia. Za zrealizowane roboty wykonawca wystawił fakturę nr 14/07/2008 w dniu 22 lipca 2008 roku na kwotę 157.855,48 zł. Faktura została sprawdzona pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym przez osoby upowaŜnione. Zatwierdzenia do zapłaty dokonał Burmistrz (dział 600 rozdział 60016 § 6050 klasyfikacji budŜetowej). Płatności dokonano w dniu 31 lipca 2008 roku. Rozliczenie zadania inwestycyjnego Koszty realizacji zadania inwestycyjnego modernizacja dróg dojazdowych do gruntów rolnych we wsi Grzybki, Zadąbrów, Wiatraki, Miedze, Klonówek, Warta ul. Długa wynosił wg ewidencji analitycznej konta 080 – 924.397,56 zł, w tym remont drogi w miejscowości Klonówek – 161.012,59 zł. Na koszty remontu drogi w m. Klonówek złoŜyły się następujące pozycje:
______34 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
dokumentacja projektowa 0,00 zł, wykonanie nawierzchni 157.855,48 zł, nadzór inwestorski 3.157,11 zł, razem 161.012,59 zł. Dokumentem OT (brak numeru) z dnia 22 lipca 2008 roku w kwocie 161.012,59 zł przyjęto na stan środków trwałych wartość prac remontowych drogi w miejscowości Klonówek. 2) Przygotowanie procesu inwestycyjnego i realizacja poszczególnych zadań w ramach projektu „Zagospodarowanie turystyczne rzeki Warty i Zbiornika Jeziorsko” Ogólne informacje dotyczące projektu W dniu 27 kwietnia 2007 roku Rada Gminy i Miasta w Warcie podjęła uchwałę nr XI/46/07 z sprawie wyraŜenia zgodny na przystąpienie Gminy i Miasta Warty do realizacji przedsięwzięcia pn. „Zagospodarowanie turystyczne rzeki Warty oraz zbiornika Jeziorsko” i na zawarcie stosownego porozumienia w tym względzie. Z § 1 ww. uchwały wynikało, Ŝe Gmina i Miasto Warta przystępuje do przedsięwzięcia, które będzie obejmowało szereg działań interwencyjnych i organizacyjnych na terenie siedmiu jednostek samorządowych: Gminy i Miasta Warta, Gminy Burzenin, Gminy Pęczniew, Gminy Sieradz, Miasto Sieradz, Powiatu Sieradzkiego, Powiatu Poddębickiego prowadzonych w ramach Wykazu Indykatywnego Projektów Kluczowych współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Porozumienie w tej sprawie pomiędzy ww. jednostkami samorządu terytorialnego stanowiło załącznik nr 1 do uchwały. Rada upowaŜniła Burmistrza do podpisania porozumienia z przedstawicielami samorządów terytorialnych, złoŜenia stosownego wniosku w zakresie przedmiotowego przedsięwzięcia do RPO w Urzędzie Marszałkowskiego w Łodzi. Porozumienie zostało zawarte pomiędzy Powiatem Sieradzkim, Powiatem Poddębickim, Miastem Sieradz, Gminą Burzenin, Gminą i Miastem Warta, Gminą Pęczniew, Diecezją Włocławską, Prowincją Ojców Bonifratów w dniu 5 czerwca 2007 roku. Zgodnie z § 3 porozumienia jego przedmiotem jest realizacja wspólnego przedsięwzięcia polegającego na przygotowaniu do realizacji, a następnie w przypadku uzyskania współfinansowania ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, wspólnym wdroŜeniu Projektu zgłoszonego do realizacji w ramach indykatywnego wykazu projektów kluczowych. Zakres projektu obejmował: - Gmina Burzenin – budowa stanicy na rzece Warcie wraz z zagospodarowaniem (droga, most), - Gmina Sieradz – budowa bazy rekreacyjno –turystycznej w m. Chojne, Mnichów i Dzigorzew, - Miasto Sieradz – budowa stanicy na rzece Warcie, - Gmina i Miasto Warta – budowa stanicy na rzece Warcie wraz z zagospodarowaniem otoczenia przy niej i utworzeniem parku, budowa przystani jachtowej w m. Ostrów Warcki wraz z infrastrukturą i zagospodarowaniem otoczenia, uzbrojenie terenu pod infrastrukturę rekreacyjno turystyczną przy Zbiorniku Jeziorsko (Ostrów Warcki), przebudowa Stacji Uzdatniania Wody w Jeziorsku, remont dwóch kościołów z otoczeniem, adaptacja stadionu w Warcie na cele związane z turystyką, budowa hali wielofunkcyjnej, utworzenie platformy obsługi informatycznej zadania – portalu www, - Gmina Pęczniew – budowa portu jachtowego kąpieliska, parkingów, pola kampingowego, amfiteatru, wypoŜyczalni sprzętu turystycznego, wyciągu nart wodnych, infrastruktury wodno kanalizacyjnej, drogowej, energetycznej, rozbudowa
______35 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
sieci wodociągowej z modernizacją ujęć wody w Pęczniewie i Luboli, rozbudowa kanalizacji i oczyszczalni ścieków dla Pęczniewa i Wylazłowa, - Powiat Sieradzki – przebudowa drogi powiatowej (poszerzenie jezdni i wzmocnienie nawierzchni ) nr 1700E Włyń – Glinno, - Powiat Poddębicki przebudowa drogi powiatowej nr 3712E Siedlątków Pęczniew, - Diecezja Włocławska – remont kościoła Parafialnego p.w. św. Mikołaja w Warcie, - Prowincja Ojców Bonifratów – remont zespołu klasztornego z otoczeniem. Koordynatorem realizacji zadań w ramach Projektu jest Gmina i Miasto Warta (lider). Na podstawie § 5 porozumienia Lider wraz z Partnerami zobowiązani są do przeprowadzenia wspólnie prac przygotowawczych, do których zalicza się: przygotowanie wstępnej dokumentacji, przygotowanie dokumentacji technicznej (w tym zakres zadań i specyfikacja techniczna dostaw, projekty architektoniczne, budowlane i inne), przygotowanie studium wykonalności, ekspertyz i opinii, opracowanie wniosku o przyznanie dofinansowania Projektu ze środków EFRR oraz uzyskanie pozostałych załączników, wymaganych przez Instytucję Zarządzającą i instrukcję wypełniania wniosku aplikacyjnego, przygotowanie dokumentacji przetargowej. Zgodnie z § 9 porozumienia strony zobowiązały się do współfinansowania Projektu w kwotach wynikających z Wieloletnich Planów Inwestycyjnych, Planów Rozwoju Regionalnego oraz uchwał budŜetowych w następujący sposób: - kaŜda ze stron finansuje 25% kosztów kwalifikujących się związanych z przygotowaniem do realizacji i realizacją inwestycji w obiektach im podlegających a 75% tych kosztów sfinansowane będzie ze środków EFRR, - kaŜda ze stron finansuje 100% kosztów niekwalifikujących się związanych z przygotowaniem do realizacji i realizacją inwestycji w obiektach im podlegających, - koszty kwalifikujące się, jak i koszty niekwalifikujące, które mają charakter wspólny dla całego projektu, w tym koszy zatrudnienia głównego specjalisty – kierownika projektu, kaŜda ze stron finansuje proporcjonalnie udziałem procentowym własnych kosztów projektu do całkowitych kosztów projektu, - jeŜeli wartość procentowa przyznanego dofinansowania w umowie z Instytucją Zarządzającą będzie niŜsza niŜ 75% kosztów kwalifikujących się, wartości procentowe finansowane z środków własnych ulegają odpowiednio zwiększeniu, - w przypadku, gdy faktyczne koszty projektu będą niŜsze od załoŜonych, zobowiązania finansowe Stron ulegają zmniejszeniu do poziomu kosztów faktycznie poniesionych. W dniu 12 września 2007 roku podpisano aneks nr 1/2007 do przedmiotowego porozumienia. Aneks skreślał jako stronę Diecezją Włocławską. Aneks wprowadził następujące zmiany w zakresie projektu: - Gmina Burzenin – budowa stanicy na rzece Warcie wraz z drogą, mostem, polem biwakowym, parkingiem oraz ścieŜką rowerową, - Gmina Sieradz – przystań kajakową, zaplecze przystani, 2 boiska sportowe, minibasen, infrastrukturę uzbrojenia terenu, pole biwakowe, plaŜę, parking wraz ze ścieŜką dojazdową oraz drogę dojazdową w miejscowości Bobrowniki, - Miasto Sieradz – przebudowę i rozbudowę przystani kajakowej wraz z zapleczem, pole biwakowe, plaŜę miejską, parking oraz infrastrukturę w mieście Sieradz, - Gmina i Miasto Warta – budowa stanicy na rzece Warcie wraz z zapleczem i utworzeniem parku w mieście Warta, budowa przystani jachtowej, wyciągu nart wodnych oraz kąpieliska letniego w m. Ostrów Warcki wraz z infrastrukturą i zagospodarowaniem otoczenia, uzbrojenie terenu pod infrastrukturę rekreacyjno turystyczną przy Zbiorniku Jeziorsko w m. Ostrów Warcki, przebudowa Stacji Uzdatniania Wody w Jeziorsku, adaptację stadionu w Warcie na cele związane z turystyką, budowa hali wielofunkcyjnej w mieście Warta, koncepcję programowo przestrzenną części hydrotechniczno architektonicznej projektu utworzenie platformy obsługi informatycznej zadania – portalu www,
______36 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- Gmina Pęczniew – budowa portu jachtowego kąpieliska, parkingów, pola kampingowego, amfiteatru, wypoŜyczalni sprzętu turystycznego, wyciągu nart wodnych, infrastruktury wodno kanalizacyjnej, drogowej, energetycznej, rozbudowa sieci wodociągowej z modernizacją ujęć wody w Pęczniewie i Luboli, rozbudowa kanalizacji i oczyszczalni ścieków dla Pęczniewa i Wylazłowa, - Powiat Sieradzki – przebudowa drogi powiatowej (poszerzenie jezdni i wzmocnienie nawierzchni ) nr 1700E Włyń – Glinno, - Powiat Poddębicki– przebudowa drogi powiatowej nr 3712E Siedlątków Pęczniew, - Prowincja Ojców Bonifratów – remont elewacji kościoła i klasztoru, wymiana pokrycia dachowego wraz z częścią więźby dachowej, remont murów klasztornych, remont murów i pokrycia dachowego kaplicy św. Barbary, trawniki, komunikacja, zieleń wysoka otoczenia klasztoru, - Zadaniami wspólnymi realizowanymi przez Beneficjenta i współfinansowanymi przez partnerów są: koncepcja programowo przestrzenna części hydrotechniczno architektonicznej projektu, wstępne studium wykonalności, promocja oraz utworzenie platformy obsługi informatycznej zadania – portalu www. Aneks nr 1/2007 ustalił nowy podział środków przypadających na poszczególnych partnerów: 1. Powiat Sieradzki – 3.000 tys. zł, 2. Powiat Poddębicki – 5.000 tys. zł, 3. Miasto Sieradz – 2.000 tys. zł, 4. Gmina i Miasto Warta – 21.500 tys. zł, 5. Gmina Burzenin – 1.500 tys. zł, 6. Gmina Sieradz – 2.000 tys. zł, 7. Gmina Pęczniew – 13.000 tys. zł, 8. Prowincja Ojców Bonifratów – 2.000 tys. zł. W fazie projektowej znajduje się aneks nr 2 do porozumienia jednak do dnia kontroli nie został on jeszcze zaakceptowany przez strony porozumienia. Koordynatorem projektu został Kazimierz Kościelny. Koordynator za zgodą partnerów został zatrudniony w Urzędzie Gminy i Miasta Warta na podstawie umowy o pracę na stanowisku głównego specjalisty ds. projektu „zagospodarowania turystycznego rzeki Warty oraz Zbiornika Jeziorsko”. Umowa o pracę z koordynatorem została zawarta od dnia 1 kwietnia 2007 roku na czas nieokreślony. Wynagrodzenie zostało ustalone zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 146 poz. 1223 ze zmianami). W dniu 28 sierpnia 2008 roku została podpisana umowa nr 23/08/RP pomiędzy Województwem Łódzkim i Gminą i Miastem Warta jako beneficjentem w sprawie przygotowania projektu zintegrowanego będącego indywidualnym projektem kluczowym w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego (RPO WŁ) na lata 2007 – 2013 pn.: „Zagospodarowanie turystyczne rzeki Warty oraz Zbiornika Jeziorsko”. W ramach umowy beneficjent zobowiązał m.in. się do przygotowania projektu zintegrowanego w pełnym zakresie, z najwyŜszą starannością, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, a w szczególności: a) złoŜyć do 31 lipca 2009 roku do Instytucji Zarządzającej wniosek o dofinansowanie projektu w ramach RPO WŁ, b) zapewnić, aby dokumentacja projektowa, była zgodna z zakresem rzeczowym projektu zintegrowanego, c) zrealizować przedmiot umowy zgodnie z harmonogramem przygotowania projektu zintegrowanego. Szacunkowa wartość projektu zintegrowanego wynosi 50.000.000 zł (w tym wszystkie wydatki kwalifikowane). Wysokość dofinansowania wynosić będzie maksymalnie
______37 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
37.500.000 zł i nie moŜe przekroczyć 75% szacunkowej kwoty wydatków kwalifikowanych. Wkład własny beneficjenta stanowić ma 25% szacunkowej wartości wydatków kwalifikowanych (12.500.000 zł). Szacunkowe całkowite wydatki na przygotowanie dokumentacji projektu zintegrowanego wynoszą 3.500.000 zł. Ostateczna kwota dofinansowania zostanie ustalona na dzień podpisania umowy o dofinansowanie projektu w ramach RPO WŁ na lata 2007 2013. Akta kontroli strony nr 95 119 Zabezpieczenie środków w budŜecie na realizację projektu „Zagospodarowanie turystyczne rzeki Warty i Zbiornika Jeziorsko” lata 2007 2008 Uchwałą nr XI/45/07 z dnia 27 kwietnia 2007 roku Rada Gminy i Miasta w Warcie wprowadziła do budŜetu zadanie pod nazwą „Zagospodarowanie turystyczne rzeki Warty i zbiornika Jeziorsko” dział 630 rozdział 63003 § 6050 wprowadzono na 2007 rok kwotę 30.000 zł, całkowity koszt projektu określono na 21.500.000 zł. Uchwałą nr XII/54/07 z dnia 30 maja 2007 roku Rada Gminy i Miasta w Warcie zwiększono wydatki na przedmiotowe zadanie w 2007 roku o kwotę 255.000 zł (dział 630 rozdział 63003 § 6050). Plan po zmianach wyniósł 285.000 zł. Uchwałą nr XII/89/07 z dnia 28 grudnia 2007 roku Rada Gminy i Miasta w Warcie zwiększono wydatki na przedmiotowe zadanie w 2007 roku o kwotę 130.285 zł (dział 630 rozdział 63003 § 6050). Plan po zmianach wyniósł 415.285 zł. Uchwałą nr XX/94/08 z dnia 22 stycznia 2008 roku Rada Gminy i Miasta w Warcie wprowadzono do budŜetu na 2008 rok wydatki na przedmiotowe zadanie w 2008 roku w kwocie 1.835.000 zł (dział 630 rozdział 63003 § 6050). Plan po zmianach wyniósł 1.835.000 zł. Zarządzeniem nr 13/77/08 z dnia 28 marca 2008 roku Burmistrz Gminy i Miasta w Warcie zwiększył wydatki na przedmiotowe zadanie w 2008 roku o kwotę 1.100.000 zł (dział 630 rozdział 63003 § 6050). Plan po zmianach wyniósł 2.935.000 zł. Uchwałą nr XXXII/177/08 z dnia 30 grudnia 2008 roku Rada Gminy i Miasta w Warcie zmniejszyła wydatki na przedmiotowe zadanie w 2008 roku o kwotę 1.247.999 zł (dział 630 rozdział 63003 § 6050). Plan po zmianach wyniósł 1.687.001 zł. Zadania realizowane przez Gminę i Miasto Warta w ramach projektu „Zagospodarowanie turystyczne rzeki Warty i Zbiornika Jeziorsko” W ramach projektu „Zagospodarowanie turystyczne rzeki Warty i Zbiornika Jeziorsko” Gmina i Miasto Warta realizuje lub przygotowuje się do realizacji następujących zadań: - budowa przystani jachtowej w Ostrowie Warckim, - budowa stanicy kajakowej w Warcie, - modernizacja stacji uzdatniania wody w Jeziorsku, - adaptacja stadionu w Warcie, - budowa hali wielofunkcyjnej w Warcie. W 2007 i 2008 roku w ramach przygotowania i realizacji projektu „Zagospodarowanie turystyczne rzeki Warty i zbiornika Jeziorsko” Gmina Warta poniosła następujące koszty na poszczególne zadania: - budowa przystani jachtowej w Ostrowie Warckim – 74.541,69 zł w tym 2007 roku 32.790,49 zł i w 2008 roku – 41.751,20 zł, - budowa stanicy kajakowej w Warcie – 39.899,74 zł w tym w 2007 roku – 20.884,13 zł i w 2008 roku – 19.015,61 zł,
______38 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- modernizacja stacji uzdatniania wody w Jeziorsku – 1.194.621,76 zł w tym w 2007 roku –3.023,95 zł i w 2008 roku 1.191.597,81 zł, - adaptacja stadionu w Warcie – 94.553,15 zł w tym w 2007 roku – 16.483,15 zł, i w 2008 roku 78.080 zł, - budowa hali wielofunkcyjnej w Warcie – 131.760 zł w tym w 2007 roku 15.860 zł, a w 2008 roku – 115.900 zł - koszty wspólne dla partnerów – 510.672,87 zł w tym w 2007 roku – 299.038,58 zł, a w 2008 roku – 211.634,29 zł. Szczegółowej kontroli poddano wydatki poniesione w latach 2007 2008 na zadania: budowa przystani jachtowej w Ostrowie Warckim 99% wydatków i budowa stanicy kajakowej w Warcie 96% wydatków. Na zadanie „Budowa przystani jachtowej w Ostrowie Warckim” Gmina Warta wydatkowała w 2007 roku kwotę 32.790,49 zł. Kontroli poddano wydatki w kwocie 32.610,80 zł, które dotyczyły prac geodezyjnych wykonanych przez Biuro Usług Geodezyjnych „GEOJAN”. Prace zostały zlecone w ramach umowy nr 342/3/07 zawartej w wyniku rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie zapytania o cenę. Ww. wydatki szczegółowo zostały opisane w dalszej części protokołu w dotyczącej wydatków na zakup materiałów i usług w punkcie dotyczącym usług geodezyjnych. W 2008 roku na zadanie „budowa przystani jachtowej w Ostrowie Warckim” wydatkowano kwotę 41.751,20 zł. Kontroli poddano całą kwotę wydatków. Wydatki w kwocie 4.026 zł dotyczyły usług geodezyjnych wykonanych przez Biuro Usług Geodezyjnych „GEOJAN”. Prace zostały zlecone w grudniu 2007 roku na podstawie umowy nr 342/3/07, z uwagi na warunki atmosferyczne zostały wykonane w styczniu 2008 roku. Ww. wydatki szczegółowo zostały opisane w części protokołu dotyczącej wydatków na zakup materiałów i usług w punkcie dotyczącym usług geodezyjnych. Wydatek w kwocie 1.125,20 zł dotyczył kosztów sporządzenia aktu notarialnego Rep. A 8389/2008 i jego odpisów. Akt ten dotyczył darowizny działek przez Starostę Sieradzkiego z przeznaczeniem na budowę przedmiotowej inwestycji. Wydatek w kwocie 36.600 zł dotyczył opracowania dokumentacji techniczno kosztorysowej na przebudowę drogi dojazdowej do przystani jachtowej w Ostrowie Warckim na odcinku od drogi krajowej nr 83 do wału przeciwpowodziowego Zbiornika Jeziorsko o długości około 0,645 km. Prace zostały zlecone w ramach umowy nr 342/3/08 zawartej w wyniku rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego. Ww. wydatki szczegółowo zostały opisane w części protokołu w punkcie dotyczącym wydatków inwestycyjnych. Na zadanie „Budowa stanicy kajakowej w Warcie”. Gmina Warta wydatkowała w 2007 roku kwotę 20.884,13 zł. Kontroli poddano wydatki w kwocie 20.008,00 zł. Wydatki w kwocie 6.588,00 dotyczyły prac geodezyjnych wykonanych przez Biuro Usług Geodezyjnych „GEOJAN”. Prace zostały zlecone w ramach umowy nr 342/3/07 zawartej w wyniku rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie zapytania o cenę. Ww. wydatki szczegółowo zostały opisane w dalszej części protokołu w dotyczącej wydatków na zakup materiałów i usług w punkcie dotyczącym usług geodezyjnych. Wydatki w kwocie 13.420 zł dotyczyły koncepcji programowo – przestrzennej parkingu przy przystani kajakowej w Warcie. Przedmiotem umowy nr 1/2007 zawartej w dniu 1 czerwca 2007 roku było wykonanie koncepcji programowo – przestrzennej parkingu
______39 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
obsługującego przystań kajakową na rzece Warcie, przy drodze wojewódzkiej nr 710 Warta Łódź” w ramach projektu „Turystyczne zagospodarowanie rzeki Warty oraz Zbiornika Jeziorsko”. W umowie ustalono wynagrodzenie w kwocie 13.240 zł brutto, a termin zamówienia określono na 30 sierpnia 2007 roku. Protokół odbioru został sporządzony w dniu 28 sierpnia 2007 roku a podpisany przez głównego specjalistę ds. projektu Zagospodarowania Turystycznego Rzeki Warty oraz Zbiornika Jeziorsko Kazimierza Kościelnego w dniu 31 sierpnia 2007 roku. Faktura nr FV/64/2007 z dnia 28 sierpnia 2007 roku na kwotę 13.420 zł wystawiona została przez firmę Drogmar sp. z o.o. z Łodzi. Faktura podpisana przez osoby upowaŜnione i zatwierdzona do wypłaty przez Sekretarza z upowaŜnienia Burmistrza oraz zapłacona wykonawcy w dniu 13 września 2007 roku. W 2008 roku na zadanie „budowa stanicy kajakowej w Warcie” wydatkowano kwotę 19.015,61 zł. Kontroli poddano kwotę 18.300 zł. Wydatki w kwocie 18.300 zł dotyczyły usług geodezyjnych wykonanych przez Biuro Usług Geodezyjnych „GEOJAN”. Prace zostały zlecone bez stosowania ustawy o zamówieniach publicznych, gdyŜ szacowana wartość usług geodezyjnych w 2008 roku nie przekraczała 14.000 euro. Ww. wydatki szczegółowo zostały opisane w dalszej części protokołu w dotyczącej wydatków na zakup materiałów i usług w punkcie dotyczącym usług geodezyjnych. Regulacje dotyczące praw własności terenów przeznaczonych pod inwestycję „zagospodarowanie turystyczne rzeki Warty i Zbiornika Jeziorsko – budowa stanicy kajakowej w Warcie” Kontrolującym przedstawiono projekt decyzji nr 7331/27/09 z dnia 12 lutego 2009 roku o ustaleniu warunków zabudowy dla inwestycji polegającej na budowie: 1) budynku zaplecza przystani kajakowej oraz zagospodarowania terenu dla funkcji turystyczno rekreacyjnej wraz z urządzeniami towarzyszącymi (parkingi, pole biwakowe, miejsce na ognisko, boisko do siatkówki, plac zabaw dla dzieci, obiekty małej architektury, tereny zieleni urządzonej), 2) drogi technologicznej słuŜącej obsłudze przystani kajakowej z urządzeniem nabrzeŜa przylegającego do wału przeciwpowodziowego, 3) toru wodnego dla kajaków od nabrzeŜa do koryta rzeki Warta z wykorzystaniem istniejącego starorzecza, 4) ciągu pieszego wzdłuŜ drogi wojewódzkiej nr 710 zapewniającego przejście piesze z nabrzeŜa do zaplecza sanitarnego i gastronomicznego z lokalizacją w miejscowości Warta na działkach nr 4/7, 10, 6/8, 86/3, 11/5, 17/11, 17/10, 114, 115, 116, 16, 17/9, 13/8, 12/5. Akta kontroli strony nr 120 125 Decyzja jest w końcowej fazie uzgodnień jednak do dnia kontroli nie została ukończona procedura uzgodnień. W dokumentacji znajdowało się postanowienie Regionalnego Dyrektora Ochrony Środowiska w Łodzi z dnia 16 lutego 2009 roku w sprawie uzgodnienia warunków realizacji przedsięwzięcia w zakresie ochrony środowiska w odniesieniu do siedlisk przyrodniczych oraz gatunków roślin i zwierząt, dla których ochrony został wyznaczony obszar Natura 2000. Postanowienie o uzgodnieniu projektu decyzji o warunkach zabudowy dla przedmiotowej inwestycji wydał: - Starosta Sieradzki w dniu 29 lutego 2009 roku,
______40 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
- Zarząd Województwa Łódzkiego w dniu 2 marca 2009 roku, - Dyrektor Regionalnego Zarządu Gospodarki Wodnej w Poznaniu w dniu 5 marca 2009 roku, - Marszałek Województwa Łódzkiego z dnia 26 lutego 2009 roku. Opinię sanitarną dotyczącą przedsięwzięcia wydał w dniu 31 marca 2009 roku Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny w Sieradzu. Regulacje dotyczące własności działek przeznaczonych pod inwestycję: 1) Działki nr 4/7, 6/8 i 86/3 Aktem notarialnym Rep. A 5689/2008 z dnia 29 lipca 2008 roku Starosta Powiatu Sieradzkiego w imieniu Skarbu Państwa darował Gminie Warta działki oznaczone nr 85, 86/1, 86/3 , 6/8 , 11/6, 4/7 , 4/5, 11/4, 29, 100/1, 100/3, 110, 112, 113 o łącznej powierzchni 34,9279 hektarów zastrzegając, Ŝe działki nr 85, 86/1, 86/3, 6/8, 11/6, 4/7, 29, 100/1, 100/3 darowane są z przeznaczeniem na lokalizację zaplecza przystani kajakowej wraz z załoŜeniem parkowym, a działki 4/5, 11/4, 110, 112 i 113 darowane są na potrzeby uprawy wierzby energetycznej. Z aktu notarialnego wynikało, Ŝe notariuszowi przedłoŜono decyzję nr GK.III.7012/1/03 Starosty Sieradzkiego z dnia 31 lipca 2003 roku o wygaśnięciu trwałego zarządu Regionalnego Zarządu Gospodarki Wodnej w Poznaniu między innymi, co do działek nr 86, 4/5 i 4/7 (które były przedmiotem darowizny). Ustalono równieŜ, Ŝe działka 86 została podzielona, a wyniku podziału powstały m.in. działki 86/1 o pow. 5,8086 ha, 86/3 o pow. 0,3288 ha (na podstawie wypisu z rejestru gruntów z dnia 15 lipca 2008 roku). Ponadto z aktu notarialnego wynikało, Ŝe Wojewoda Łódzki zarządzeniem nr GN III.7720/8/14/07/MJ z dnia 1 lipca 2008 roku wyraził zgodę na dokonanie przez Starostę Sieradzkiego darowizny na rzecz Gminy i Miasta Warta nieruchomości niezabudowanych wyŜej opisanych. Uchwałą z dnia 29 lutego 2008 roku nr XXII/103/08 Rada Gminy i Miasta Warta wyraziła zgodę na przyjęcie darowizny. Akta kontroli strony nr 126 131 2) Działki nr 17/9 i 17/10 W dniu 2 kwietnia 2008 roku Gmina i Miasto Warta zawarła z Zarządem Dróg Wojewódzkich w Łodzi umowę o „uŜyczenie części działki gruntu w granicach pasa drogowego”. Umowę zawarto w oparciu o art. 22 ust. 2 ustawy z dnia 21 marca 1985 o drogach publicznych (Dz. U. z 2997 nr 19 poz. 115 ze zmianami). Zgodnie z § 1 pkt 2 ww. umowy przedmiotem umowy było uŜyczenie części działki 17/9 i działki 17/10 połoŜonych w obrębie geodezyjnym miasta Warta, znajdujących się w pasie drogi wojewódzkiej nr 710 i pozostających w trwałym zarządzie Zarządu Dróg Wojewódzkich w Łodzi. UŜyczenie miało nastąpić w celu wykorzystania gruntów na budowę parkingu obsługującego przystań kajakową. Działki zostały uŜyczone na okres trwania robót związanych z budową parkingu w pasie drogi wojewódzkiej (§ 2 pkt 1 umowy). UŜyczający zastrzegł w § 2 pkt 4 umowy, Ŝe roboty związane z realizacją zadania prowadzone będą wyłącznie na koszt własny biorącego w uŜywanie. Akta kontroli strony nr 132 135 3) Działki nr 10 i 16 Rada Gminy w dniu 29 lutego 2008 roku podjęła uchwałę nr XXII/104/08 w sprawie zaliczenia drogi do kategorii dróg gminnych. Zgodnie § 1 uchwały Rada postanowiła zaliczyć do kategorii dróg gminnych (byłą drogę powiatową) ulicę płk. Amora Tarnowskiego stanowiącą działki drogowe nr 83, 87, 10 i 16 o długości 1000 mb połoŜoną na terenie miasta Warty.
______41 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Akta kontroli strony nr 136 4) Działki nr 11/5, 17/11 Ww. działki znajdujące się w pasie drogowym drogi nr 710 są własnością Skarbu Państwa. Trwały zarząd sprawuje Wojewódzki Zarząd Dróg w Łodzi. Kontrolującym nie przedstawiono dokumentów potwierdzających prawo do dysponowania działkami. 5) Działka nr 114 Działka jest własnością Skarbu Państwa a znajduje się na niej wał przeciwpowodziowy. Kontrolującym nie przedstawiono dokumentów potwierdzających prawo do dysponowania działką. 6) Działki nr 115, 116, 13/8 i 12/5 Działki są własnością Skarbu Państwa a trwałym zarządcą jest Regionalny Zarząd Gospodarki Wodnej w Poznaniu. Działki nr 13/8 i 12/5 znajdują się w pasie drogowym drogi nr 710, natomiast działka 116 znajduje się pod wodami płynącymi rzeki Warta, a działka 115 znajduje się pomiędzy wałem przeciwpowodziowym a rzeką Warta. Kontrolującym nie przedstawiono dokumentów potwierdzających prawo do dysponowania działkami. Wyjaśnienie w sprawie własności gruntów, na których na być zlokalizowana stanica kajakowa na rzece Warcie i porty jachtowe na zbiorniku Jeziorsko złoŜył główny specjalista ds. projektu – Kazimierz Kościelny w dniu 8 maja 2009 roku. W wyjaśnieniu koordynator poinformował, Ŝe obecnie trwają prace nad uzyskaniem prawa do dysponowania gruntami na cele budowlane, gruntów będących w zarządzie Regionalnego Zarządu Gospodarki Wodnej w Poznaniu. Prace te są wykonywane dopiero teraz, gdyŜ najpierw wymagane jest zakończenie procedur środowiskowych (Natura 2000 i Rezerwat Jeziorsko), prac projektowych oraz procedur wodnoprawnych. W przypadku gruntów zarządzanych przez Wojewódzki Zarząd Dróg w Łodzi Koordynator wyjaśnił, Ŝe umowa uŜyczenia została zawarta w 2008 roku po opracowaniu koncepcji projektu, natomiast w marcu 2009 roku został opracowany projekt techniczny, który przewiduje nieco inne rozwiązania niŜ koncepcja (uzgodnione w postępowaniu środowiskowym). Projekt przewiduje wykonanie ciągu pieszego na skarpie drogi wojewódzkiej zamiast drogi dojazdowej przez starorzecze w związku z tym przewidziano dalsze dwie działki „do wykorzystania” niewymienione w umowie. Koordynator poinformował, Ŝe w związku z wykorzystaniem nowych działek w maju br. zostanie przedstawiony Wojewódzkiemu Zarządowi Dróg w Łodzi aneks do umowy uŜyczenia, w którym nowe działki zostaną uwzględnione. Wyjaśnienie koordynatora projektu – Kazimierza Kościelnego w sprawie własności gruntów, na których na być zlokalizowana stanica kajakowa na rzece Warcie i porty jachtowe na Zbiorniku Jeziorsko stanowi załącznik nr 9 do protokołu kontroli. Stwierdzono, Ŝe w umowie uŜyczenia zawartej z Zarządem Dróg Wojewódzkich w Łodzi brak jest regulacji w zakresie uŜytkowania obiektu po upływie umowy (czyją własnością będzie obiekt po oddaniu do uŜytkowania i po zakończeniu umowy uŜyczenia oraz kto będzie ponosił koszty utrzymania obiektu w okresie trwania umowy uŜyczenia oraz po jej zakończeniu, a takŜe jak będą wyglądały ewentualne rozliczenia finansowe między stronami powstałe w okresie trwania umowy i po jej zakończeniu). Regulacje dotyczące praw własności terenów przeznaczonych pod inwestycję „zagospodarowanie turystyczne rzeki Warty i Zbiornika Jeziorsko – budowa przystani jachtowej w Ostrowie Warckim”
______42 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Kontrolującym przedstawiono projekt decyzji nr 7331/26/09 z dnia 12 lutego 2009 roku o ustaleniu warunków zabudowy dla inwestycji polegającej na budowie: 1) budynku przystani jachtowej – magazyn dla jachtów i łodzi oraz sprzętu wodnego, warsztat, sanitariaty oraz kapitanat portu oraz zagospodarowania terenu dla funkcji turystyczno rekreacyjnej wraz z urządzeniami towarzyszącymi (parkingi, dojazdy, zieleń, itp.), 2) budynku zaplecza sanitarnego i gastronomicznego, urządzenie pola biwakowego z miejscami do karawaningu, urządzeniu placu zabaw dla dzieci, miejsca na ognisko, parkingu, boisko do siatkówki, dojazdowych dróg wewnętrznych, zieleni urządzonej itp.) 3) port jachtowy – marina z następującym zakresem: 3 pomosty pływające, falochron (betonowe pontony), dok – miejsce do wodowania sprzętu pływającego, Ŝelbetowy oczep na stalowej ściance szczelnej, stanowiący nadbrzeŜe, plac manewrowy, pale cumownicze, droga technologiczna, ciąg pieszy, miejsce do plaŜowania, zjazd słuŜbowy, urządzenia towarzyszące w zakresie zaopatrzenia w wodę i doprowadzenia energii elektrycznej, z lokalizacją w miejscowości Ostrów Warcki na działkach nr 491/2, 492/2, 493/2, 498/2, 499/2, 500/2, 501/2, 502/2 422, 503/2 oraz 1044/1 połoŜonej w granicach administracyjnych zbiornika Jeziorsko. Akta kontroli strony nr 137 141 Decyzja jest w końcowej fazie uzgodnień jednak do dnia kontroli nie została ukończona procedura uzgodnień. Postanowienie o uzgodnieniu projektu decyzji o warunkach zabudowy dla przedmiotowej inwestycji wydał: - Starosta Sieradzki w dniu 26 lutego 2009 roku, - Dyrektor Regionalnego Zarządu Gospodarki Wodnej w Poznaniu w dniu 5 marca 2009 roku, - Marszałek Województwa Łódzkiego z dnia 20 lutego 2009 roku. Opinię sanitarną dotyczącą przedsięwzięcia wydał w dniu 31 marca 2009 roku Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny w Sieradzu. Regulacje prawne działek na których ma zostać zlokalizowana inwestycja: 1) Działki nr 498/2, 499/2, 501/2, 501/2, 502/2 Aktem notarialnym Rep. A 8389/2008 z dnia 24 listopada 2008 roku Starosta Powiatu Sieradzkiego w imieniu Skarbu Państwa darował Gminie Warta działki oznaczone nr 498/2, 499/2, 500/2, 501/2, 502/2 o łącznej powierzchni 0,9 hektara zastrzegając, Ŝe działki te darowane są z przeznaczeniem na wykonywanie działań publicznych związanych z kulturą fizyczną i turystyką (budowa pola biwakowego z miejscami do karawaningu przy przystani jachtowej w Ostrowie Warckim). Ponadto z aktu notarialnego wynikało, Ŝe Wojewoda Łódzki zarządzeniem nr 363/2008 z dnia 29 października 2008 roku wyraził zgodę na dokonanie przez Starostę Sieradzkiego darowizny na rzecz Gminy i Miasta Warta nieruchomości niezabudowanych wyŜej opisanych. Uchwałą z dnia 28 marca 2008 roku nr XXII/107/08 Rada Gminy i Miasta Warta wyraziła zgodę na przyjęcie darowizny. Akta kontroli strony nr 142 146 2) Działki nr 491/2, 492/2 i 493/2 Aktem notarialnym Rep. A 2015/2008 z dnia 17 kwietnia 2008 roku Gmina i Miasto Warta dokonała zamiany działki nr 433/16 o pow. 1,9197 ha (powstała z podziału działki
______43 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
436/1 na działki 436/15, 436/16, 437/17 – podział zatwierdzony decyzją Burmistrza z dnia 7 lutego 2008 roku nr Gg 6011 5/08) będącej własnością Gminy na działki nr 491/2, 492/2, 493/2 o pow. 1,92 ha będącą własnością (...) 12 . Wartość działek nr 491/2, 492/2 i 493/2 została oszacowana na kwotę 158.208,00 zł a działki nr 436/16 na kwotę 158.183,28 zł. Z dopłaty w kwocie 24,72 zł (wynikającej z róŜnicy w wartości działek) (...) 13 zrezygnowali. Do sporządzenia aktu została przedstawiona uchwała nr XXIII/108/08 z dnia 28 marca 2008 roku Rady Gminy i Miasta Warta w sprawie wyraŜenia zgody na zamianę nieruchomości stanowiących własność Gminy Warta na nieruchomości stanowiące własność osób fizycznych oraz protokół uzgodnień z dnia 8 kwietnia 2008 roku. Akta kontroli strony nr 147 153 4) Działka nr 490/4 Aktem notarialnym Rep. A 2002/2008 z dnia 14 kwietnia 2008 roku Gmina i Miasto Warta dokonała zamiany działki nr 436/15 o pow. 0,24 ha (powstała z podziału działki 436/1 na działki 436/15, 436/16, 437/17 – podział zatwierdzony decyzją Burmistrza z dnia 7 lutego 2008 roku nr Gg 6011 5/08) będącej własnością Gminy na działkę nr 490/4 o pow. 0,2408 ha (powstała z podziału działki nr 490/2 na działki 490/3 i 490/4 zatwierdzona decyzją Burmistrza z dnia 7 lutego 2008 roku nr Gg 6011 5/08) będącą własnością (...) 14 . Wartość działki nr 490/4 została oszacowana na kwotę 19.841,92 zł, a działki 436/15 na kwotę 19.776 zł. Z dopłaty w kwocie 65,92 zł (wynikającej z róŜnicy w wartości działek) (...) 15 zrezygnowali. Do sporządzenia aktu została przedstawiona uchwała nr XXIII/108/08 z dnia 28 marca 2008 roku Rady Gminy i Miasta Warta w sprawie wyraŜenia zgody na zamianę nieruchomości stanowiących własność Gminy Warta na nieruchomości stanowiące własność osób fizycznych oraz protokół uzgodnień z dnia 8 kwietnia 2008 roku. Akta kontroli strony nr 154 160 Na podstawie przedstawionej kontrolującym projektu zagospodarowanie terenu wykonanym w marcu 2009 roku konsorcjum firm OSA Biuro Projektowe s.c. z Poznania i Melioprojekt z Sieradza ustalono, Ŝe działka ta obecnie nie będzie zagospodarowana w ramach przedmiotowego projektu. 5) Działka nr 503/2 Działka stanowi własność Skarbu Państwa.
12 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 13 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 14 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 15 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______44 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Pan Kazimierz Kościelny – główny specjalista ds. projektu „Zagospodarowanie turystycznego rzeki Warty oraz Zbiornika Jeziorsko” w dniu 8 maja 2009 roku złoŜył kontrolującym wyjaśnienie w sprawie objęcia przez projekt techniczno –budowlany działki 503/2 w Ostrowie Warckim. Z wyjaśnienia wynikało, Ŝe nie było zamiarem Gminy i Miasta Warty przeznaczenie działki nr 503/2 pod zaplecze portu jachtowego w Ostrowie Warckim, a fakt „zajęcia” tej działki w dokumentacji projektowej wynikał z oczywistej pomyłki projektanta. Do wyjaśnienia dołączono dokument gwarancyjny na dokumentację projektową oraz pismo wysłane do projektanta drogą elektroniczną w sprawie dokonania zmian w planie zagospodarowanie i kosztorysach w związku w zaistniałą pomyłką. Wyjaśnienie koordynatora projektu – Kazimierza Kościelnego w sprawie objęcia przez projekt techniczno –budowlany działki 503/2 w Ostrowie Warckim stanowi załącznik nr 10 do protokołu . 6) Działka nr 422/2 Działka nr 422/2 powstała w wyniku działki 422. Działka stanowi drogę gminną i jest własnością Skarbu Państwa a jej zarządcą jest Gmina i Miasto Warta. 7) Działka nr 1044/1 Działka stanowiąca grunty połoŜone pod zbiornikiem Jeziorsko będące własnością Skarbu Państwa a których zarządcą jest Regionalny Zarząd Gospodarki Wodnej w Poznaniu. 3) Opracowanie dokumentacji budowlano – techniczno kosztorysowej na przebudowę drogi dojazdowej do przystani jachtowej w Ostrowie Warckim na odcinku od drogi krajowej nr 83 do wału przeciwpowodziowego Zbiornika Jeziorsko o długości około 0,645 km w ramach realizacji projektu „Zagospodarowanie turystyczne rzeki Warty oraz Zbiornika Jeziorsko” Wniosek o wszczęcie postępowania został w dniu 28 kwietnia 2008 roku zatwierdzony przez Burmistrza oraz Skarbnika pod względem zabezpieczenia środków finansowych w budŜecie. Wybór wykonawcy miał się odbyć w trybie przetargu nieograniczonego. Wartość szacunkowa zamówienia publicznego została określona na dzień 25 kwietnia 2008 roku w kwocie 32.700 zł (netto) co stanowiło 8.434,14 Euro. Ustalenia dokonał Włodzimierz Janiak na podstawie cen podobnych projektów. Zarządzeniem nr 21/85/08 z dnia 30 kwietnia 2008 roku Burmistrz Gminy iMiasta Warta powołał komisję przetargową w 6 – osobowym składzie. Przewodniczącym komisji został Sławomir Janczak. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia publicznego została zatwierdzona w dniu 7 maja 2008 roku przez Burmistrza Gminy i Miasta Warta. Zgodnie z zapisem zawartym w specyfikacji przedmiotem zamówienia było opracowanie dokumentacji budowlano – techniczno kosztorysowej na przebudowę drogi dojazdowej do przystani jachtowej w Ostrowie Warckim na odcinku od drogi krajowej nr 83 do wału przeciwpowodziowego Zbiornika Jeziorsko o długości około 0,645 km w ramach realizacji projektu „Zagospodarowanie turystyczne rzeki Warty oraz Zbiornika Jeziorsko”. Szczegółowo przedmiot zamówienia został określony następująco: 1. zaprojektowanie w pasie drogowym o długości 0,645 km jezdni asfaltowej, ciągu pieszo rowerowego, urządzeń odwadniających drogę, 2. opracowanie projektu budowlanego drogi dojazdowej, wykonanie kosztorysu inwestorskiego i nakładczego, specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót
______45 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
budowlanych, 3. projekt budowlany oraz wykonawczy naleŜało sporządzić w 5 egzemplarzach natomiast kosztorysy w 2 egzemplarzach wszystkie opracowania naleŜało dostarczyć na nośniku elektronicznym (CD), 4. do projektu naleŜało uzyskać wymagane uzgodnienia do uzyskania pozwolenia na budowę wraz w wystąpieniem do Starostwa Powiatowego celem uzyskania pozwolenia na budowę, 5. projektant miał obowiązek na roboczo uzgadniać rozwiązania projektowe z Zamawiającym, 6. dokumentacja projektowa powinna być zgodna z warunkami określonymi w Prawie budowlanym, Jedynym kryterium wyboru oferty była cena (znaczenie 100%) . Termin wykonania zamówienia został wyznaczony 30 września 2008 roku, natomiast termin składania i otwarcia ofert określono na 19 maja 2008 roku na godzinę 10 00 . Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym podano do publicznej wiadomości na tablicy Urzędu Gminy w okresie od 7 maja 2008 roku do dnia 19 maja 2008 roku (zgodnie z adnotacją na ogłoszeniu). Ogłoszenie zostało zamieszczone równieŜ na stronie Urzędu Zamówień Publicznych w dniu 7 maja 2008 pod numerem 95173 2008. Ogłoszenie umieszczono równieŜ w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu w dniu 7 maja 2008 roku. Przed otwarciem ofert zamawiający poinformował, Ŝe zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia kwotę 32.700 zł. Burmistrz i 6 członków komisji złoŜyli oświadczenie, o którym mowa w art. 17 ustawy Prawo zamówień publicznych. Otwarcia ofert dokonano w dniu 19 maja 2008 roku. Wpłynęła 1 oferta. Ocenie poddano ofertę według kryteriów określonych w specyfikacji. Uznano waŜność oferty. Wybrano ofertę nr 1 – P.U.H. „WADRI” z Sieradza – cena 36.600 zł. Protokół z postępowania o udzielenie zamówienia został zatwierdzony przez Burmistrza Gminy i Miasta Warta – Jana Serafińskiego. Zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty zostało doręczone oferentowi w dniu 20 maja 2008 roku. Ogłoszenie o wyborze najkorzystniejszej oferty zostało wywieszone na tablicy ogłoszeń w dniu 29 maja 2008 roku. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia zostało umieszczone Biuletynie Informacji Publicznej w dniu 29 maja 2008 roku oraz Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 29 maja 2008 roku pod numerem 113914 2008. Umowa z wybranym oferentem – P.U.H. „WADRI” podpisana została przez Burmistrza Jana Serafińskiego w dniu 29 maja 2008 roku (umowa nr 342/3/08). W imieniu „WADRI” umowę podpisał właściciel Zuzanna Wawrzyńczak. Termin realizacji przedmiotu umowy określono do dnia 30 września 2008 roku. Umowa w § 2 ust. 2 zawierała zapis o moŜliwości wydłuŜenia terminu wykonania z uwagi na zaistnienie przyczyn niezaleŜnych od jednostki projektowej. Wykonawca miał dostarczyć do siedziby Zamawiającego i przekazać dokumentację stanowiącą przedmiot umowy w jednym egzemplarzu a takŜe płytę CD wraz z oświadczeniem o kompletności dokumentacji oraz kserokopią wniosku o pozwolenie na budowę z pieczęcią wpływu właściwego do wydania ww. pozwolenia organu (Starostwa Powiatowego). Wynagrodzenie wykonawca – § 3 umowy – otrzyma w kwocie 36.600 zł brutto. Zgodnie
______46 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
z zapisem w § 3 pkt 3 płatność nastąpi w oparciu o fakturę po 14 dniach od daty ich doręczenia. Do ww. umowy z dniu 29 września 2008 roku sporządzono aneks, którym zmieniono termin realizacji zamówienia na dzień 15 grudnia 2008 roku. W dniu 25 września 2008 roku Tomasz Jachowicz sporządził notatkę słuŜbową na okoliczność wpływu pisma od firmy PUH „Wadri” w sprawie przedłuŜenia terminu realizacji zamówienia. Wykonawca wystąpił o zmianę terminu ze względu na przedłuŜające się procedury wydania decyzji lokalizacyjnej i środowiskowej. Zamawiający uznał, Ŝe przyczyny opóźnień nie leŜą na stronie wykonawcy i przedłuŜył termin realizacji zamówienia do 15 grudnia 2008 roku (zgodnie z wnioskiem). ZłoŜenie wniosku do Starostwa Powiatowego nastąpiło w dniu 11 grudnia 2008 roku. Za wykonane usługi wykonawca wystawił w dniu 11 grudnia 2008 roku fakturę nr FV/142/12/2008 za wykonanie dokumentacji budowlano – techniczno – kosztorysowej na kwotę 36.600 zł. Faktura została sprawdzona przez osoby upowaŜnione oraz zatwierdzona do wypłaty przez Burmistrza w dniu 23 grudnia 2008 roku. Przelewu wierzytelności dokonano takŜe w dniu 23 grudnia 2008 roku. 4) Przebudowa drogi gminnej w miejscowości Grzybki o długości 1605 m Kontrolą objęto realizację zadania inwestycyjnego pod nazwą „Przebudowa drogi gminnej w miejscowości Grzybki o długości 1605m”. Uchwałą nr XX/94/08 z dnia 22 stycznia 2008 roku w sprawie budŜetu Gminy i Miasta Warta na 2008 rok Rada Gminy i Miasta w Warcie uchwaliła plan wydatków na zadanie inwestycyjne polegające na modernizacji dróg dojazdowych we wsi Grzybki, Zadąbrów, Wiatraki, Miedze, Klonówek, Warta ul. Długa w dziale 600 rozdział 60016 § 6050 kwotę 800.000 zł w tym 800.000 zł z środków własnych. W 2008 roku Rada Gminy i Miasta w Warcie wprowadziła następujące zmiany w planie wydatków na ww. zadanie inwestycyjne: - uchwała nr XXIII/113/08 z dnia 28 marca 2008 roku – zwiększenie planu wydatków do kwoty 974.708 zł (zwiększono o kwotę 178.708 zł), - uchwała nr XXVI/140/08 z dnia 30 czerwca 2008 roku – zmieniono miejscowość Miedze na Rossoszyca oraz zwiększono plan wydatków do kwoty 1.027.708 zł (zwiększono o kwotę 53.000 zł), - uchwała nr XXVII/148/08 z dnia 29 sierpnia 2008 roku – zmieniono miejscowość Rossoszyca na Miedze oraz zmniejszono plan wydatków do kwoty 925.108 zł (zmniejszono o kwotę 102.600 zł), - uchwała nr XXIX/154/08 z dnia 30 października 2008 roku zmieniono miejscowość Miedze na Rossoszyca, dodano jeszcze raz miejscowość Rossoszyca oraz zwiększono plan wydatków do kwoty 1.010.608 zł (zwiększono o kwotę 85.500 zł), - uchwałą nr XXX/165/08 z dnia 19 listopada 2008 roku zmieniono miejscowość Rossoszyca na Miedze i usunięto miejscowość Rossoszyca oraz zmniejszono plan wydatków do kwoty 925.608 zł (zmniejszono o kwotę 85.000 zł). Przystępując do postępowania zamawiający posiadał dokumentację określającą przedmiot zamówienia. Projekt budowlany przebudowy drogi gminnej Proboszczowice Grzybki o długości 1605,4 m został wykonany przez mgr inŜ. Adama Muchę w sierpniu 2004 roku. Decyzją nr 92/2005 z dnia 3 marca 2005 roku Starosta Sieradzki zatwierdził ww. projekt budowlany i udzielił pozwolenia na budowę w zakresie przebudowy drogi gminnej Proboszczowice Grzybki na odcinku od km 2+077 do km 3+682,70 na działce
______47 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
nr ewidencyjny 4, połoŜonej w obrębie Grzybki Gmina Warta. Na przedmiotowym odcinku drogi na podstawie ww. zezwolenia prowadzone były wcześniej roboty budowlane w 2006 roku (czerwiec sierpień 2006 roku). Roboty wykonywane były przez firmę PUH „WADRI” z Sieradza. Przedmiotem robót było zgodnie z umową nr 342/11/06 z dnia 14 czerwca 2006 roku wykonanie na drodze Proboszczowice Grzybki górnej warstwy podbudowy z kruszywa łamanego. Wartość szacunkowa zamówienia publicznego została określona na dzień 30 kwietnia 2008 roku w kwocie 202.358,53 zł (netto), co stanowiło 52.193,27 Euro. Ustalenia dokonano na podstawie kosztorysu inwestorskiego sporządzonego przez Mirosława Frątczaka pracownika Urzędu Gminy i Miasta w Warcie. Zarządzeniem nr 24/88/08 z dnia 6 maja 2008 roku Burmistrz Gminy i Miasta Warty powołał komisję przetargową w pięcioosobowym składzie do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na przebudowę drogi w miejscowości Cielce o długości 0,873 km oraz przebudowę drogi w miejscowości Grzybki o długości 1,605 km. Nadzór inwestorski Zamawiający zawarł umową nr 66/08 w dniu 5 lipca 2008 roku w sprawie nadzoru inwestorskiego z Danutą Gabrysiak zamieszkałą w Sieradzu, posiadającą uprawnienia budowlane nr 487/84. Gmina zleciła pełnienie nadzoru inwestorskiego nad zadaniem o nazwie „Przebudowa drogi gminnej w miejscowości Grzybki o długości 1,605 km. Wynagrodzenie zostało ustalone w sposób następujący: w wysokości 4.261,99 zł, lecz nie więcej niŜ 2% wartości wykonanych robót. Termin płatności ustalony został na 7 dni od daty przedłoŜenia faktury (po zakończeniu robót budowlanych). Umowę w imieniu Gminy i Miasta podpisał Burmistrz, kontrasygnatę złoŜył Skarbnik Gminy i Miasta. Za pełnienie nadzoru inwestorskiego Danuta Gabrysiak wystawiła rachunek w dniu 17 września 2008 roku na kwotę 4.261,99 zł, zgodnie z zawartą umową (wartość wykonanych robót wyniosła 213.099,66 zł). Zapłaty za ww. rachunek dokonano przelewem w dniu 24 września 2008 roku. Wybór wykonawcy robót budowlanych W dniu 5 maja 2008 roku Włodzimierz Janiak inspektor ds. dróg i ulic Urzędu Gminy i Miasta Warta przedłoŜył Burmistrzowi wniosek o wszczęcie postępowania o zamówienie publiczne na roboty budowlane o wartości szacunkowej 202.358,33 zł netto, 246.877,41 zł brutto, przedmiotem zamówienia miały być roboty polegające na przebudowie drogi gminnej w miejscowości Grzybki o długości 1,605 km. Jako proponowany tryb postępowania we wniosku wskazany został tryb przetargu nieograniczonego. Wniosek zaakceptowany został przez Burmistrza Gminy i Miasta w dniu 5 maja 2008 roku. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia publicznego zatwierdzona została przez Burmistrza Jana Serafińskiego w dniu 14 maja 2008 roku. Zgodnie z zapisem zawartym w specyfikacji przedmiotem zamówienia było wykonanie: − robót przygotowawczych roboty pomiarowe na długości 1,605 km, mechaniczne profilowanie i zagęszczanie podłoŜa pod warstwy konstrukcyjne nawierzchni 6.741m2, − podbudowy wzmocnienie istniejącej podbudowy tłuczniem kamiennym o grubości warstwy 5 cm (140,4m2), − nawierzchni skropienie istniejącej nawierzchni drogowej emulsją asfaltową, warstwa betonu asfaltowego na powierzchni 6.420m2. Jedynym kryterium wyboru oferty była cena (znaczenie 100%) . Termin wykonania zamówienia został wyznaczony na 30 września 2008 roku, natomiast termin składania i otwarcia ofert określono na 10 czerwca 2008 roku na godzinę 10 00 . Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym podano do publicznej wiadomości na tablicy Urzędu Gminy w okresie od 5 lipca 2006 roku do dnia 21 lipca 2006 roku (zgodnie z
______48 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
adnotacją na ogłoszeniu). Ogłoszenie zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 14 maja 2008 pod numerem 101545 2008. Ogłoszenie umieszczono równieŜ w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu w dniu 14 maja 2008 roku. Otwarcia ofert dokonano w dniu 10 czerwca 2008 roku. Wpłynęło 6 ofert. Jeden z oferentów został wykluczony z postępowania przez zamawiającego (firma „WŁODAN” Andrzej Włodarczyk, Cecylia Włodarczyk sp.j. Porszewice 31, 95 200 Pabianice, cena oferty 218.827,58 zł). Wykluczenie nastąpiło z powodu nie złoŜenia przez oferenta oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu lub dokumentu potwierdzającego tych warunków wykonawca nie złoŜył wymaganego przez zamawiającego zaświadczenia o przynaleŜności uprawnionej do kierowania robotami budowlanymi osoby do właściwej izby samorządu zawodowego. Komisja uznała waŜność pozostałych ofert. Członkowie komisji przetargowej złoŜyli oświadczenie, o którym mowa w art. 17 ustawy Prawo zamówień publicznych. W postępowaniu brały następujące oferty złoŜone przez wykonawców: 1. „STRABAG” sp. z o.o. Oddział Łódź, cena oferty 242.081,10 zł, 2. „BUD TRANS” Roboty Budowlano Drogowe Jan Karbowiak, z siedzibą w Sieradzu, cena oferty 213.099,66 zł, 3. Przedsiębiorstwo Robót Drogowych i Mostowych sp. z o.o. z siedzibą w miejscowości Czartki, 98 200 Sieradz, cena 228.682,11 zł, 4. Zakład Usług Komunalnych B.J. Pabich s.c. z siedzibą w Zduńskiej Woli, cena oferty 266.564,75 zł, 5. Przedsiębiorstwo Robót InŜynieryjno Drogowych „TURDROG” Zygmunt Kucharski, z siedzibą w Turku, cena oferty 258.133,93 zł. Ocenie poddano oferty według kryterium określonego w specyfikacji i ceny. W informacji o spełnianiu przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu (ZP 17) stwierdzono, Ŝe wszystkie oferty biorące udział w postępowaniu spełniały stawiane przez zamawiającego warunki. Wybrano ofertę złoŜoną przez firmę „BUD TRANS” Roboty Budowlano Drogowe Jan Karbowiak, tj. ofertę z najniŜszą ceną. Prace Komisji przetargowej zostały zatwierdzone przez Burmistrza Gminy i Miasta Warta – Jana Serafińskiego w dniu 19 czerwca 2008 roku. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia publicznego zostało zamieszczone w: Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 5 lipca 2008 roku (nr ogłoszenia 151419 2008), na tablicy ogłoszeń w dniach 14 maja 2008 – 19 czerwca 2008 roku, w Biuletynie Informacji Publicznej Gminy i Miasta w dniu 5 lipca 2008 roku. Zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty zostało doręczone do oferentów faxem w dniu 19 czerwca 2008 roku. Umowa z wybranym oferentem – firmą „BUD TRANS” Roboty Budowlano Drogowe Jan Karbowiak podpisana została przez Burmistrza Jana Serafińskiego w dniu 5 lipca 2008 roku (umowa nr V 342/9/08). W imieniu wykonawcy umowę podpisał właściciel przedsiębiorstwa Jan Karbowiak. Wynagrodzenie wykonawcy ustalone zostało w podpisanej umowie ( §6 pkt 2) w wysokości zgodnej ze złoŜoną ofertą 213.099,66 zł brutto. Termin realizacji przedmiotu umowy określono do dnia 30 września 2008 roku. Zamawiający nie wymagał naleŜytego zabezpieczenia umowy. Wykonawca udzielił 3 letniej gwarancji na wykonane roboty. W dniu 17 września 2008 roku sporządzono protokół odbioru końcowego robót. Protokół został podpisany równieŜ przez inspektora nadzoru budowlanego. Nie stwierdzono wad odbieranych robót. Za zrealizowane roboty wykonawca wystawił fakturę nr FVU/08/0079 w dniu 17 września 2008 roku na kwotę 213.099,66 zł, zapłacono przelewem w dniu 20 czerwca 2008 roku. Zapłaty dokonano przelewem w dniu 29 września 2008 roku (dowód
______49 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
księgowy nr 1425/55). Rozliczenie zadania inwestycyjnego Koszty realizacji przedmiotowego zadania inwestycyjnego wyniosły wg ewidencji analitycznej konta 080 517.790,68 zł, z tego koszty poniesione w 2006 roku 439.635,75 zł. w tym dotyczące przedmiotowej drogi 217.361,65 zł. Na ww. koszty złoŜyły się następujące pozycje: roboty budowlane 213.099,66 zł, nadzór inwestorski 4.261,99 zł, W kosztach dotyczących zadania inwestycyjnego nie ujęto natomiast kosztów poniesionych w 2004 roku na dokumentację projektową. Wydatki z tym związane w kwocie 10.000 zł zostały ujęte w klasyfikacji budŜetowej w dziale 600 rozdział 60016 § 4300. Na podstawie dokumentu OT (4/2008 z dnia 17.09.2008 r.) ujęto w ewidencji środek trwały o nazwie „Przebudowa drogi gminnej w miejscowości Grzybki od km 2+077 do km 3+668” o wartości 217.361,65 zł. 5) Budowa obiektów sportowych w miejscowości Proboszczowice Przygotowanie procesu inwestycyjnego W 2007 roku zadanie inwestycyjne „Budowa obiektów sportowych w miejscowości Proboszczowice” zostało w prowadzone do budŜetu Gminy i Miasta uchwałą Rady Gminy i Miasta nr IX/45/07 z dnia 27 kwietnia 2007 roku w sprawie zmian w budŜecie gminy na rok 2007. Zgodnie z załącznikiem nr 2 do ww. uchwały „plan zadań inwestycyjnych na 2007 roku” na realizację tego zadania w 2007 roku zaplanowano kwotę 40.000 zł. Kwota ta nie uległa w ciągu roku zmianie. W uchwale Rady Gminy i Miasta Warta nr XX/94/08 z dnia 22 stycznia 2008 roku w sprawie uchwalenia budŜetu na 2008 rok w załączniku nr 3a pod nazwą „Plan zadań inwestycyjnych na rok 2008” wprowadzono zadanie inwestycyjne pod nazwą „Budowa obiektów sportowych w Proboszczowicach” dział 926 rozdział 92605 § 6050 klasyfikacji budŜetowej. Wysokość wydatków do poniesienia w 2008 roku zaplanowano na 87.500 zł. W ciągu roku plan nie uległ zmianie. W uchwale Rady Gminy i Miasta Warta nr XXXII/178/08 z dnia 30 grudnia 2008 roku w sprawie uchwalenia budŜetu na rok 2009 w załączniku nr 3 pod nazwą „Plan zadań inwestycyjnych na rok 2009” wprowadzono zadanie inwestycyjne pod nazwą „Budowa obiektów sportowych w Proboszczowicach” dział 926 rozdział 92605 § 6050 klasyfikacji budŜetowej. Wysokość wydatków do poniesienia w 2009 roku zaplanowano na 452.216 zł Uchwałą nr XXXVII/205/09 z dnia 8 kwietnia 2009 roku w sprawie zmian w budŜecie gminy na 2009 rok Rada Gminy i Miasta dokonała zmian w budŜecie, między innymi w wydatkach inwestycyjnych w dziale 926 rozdział 92605, które zwiększono o kwotę 89.250 zł. Zwiększenie dotyczyło zadania inwestycyjnego pod nazwą „Budowa obiektów sportowych w Proboszczowicach”. Ww. uchwałą zmieniono takŜe załącznik nr 3 do uchwały w sprawie uchwalenia budŜetu na 2009 rok „Plan zadań inwestycyjnych na rok 2009”. Planowane wydatki do poniesienia w 2009 roku na ww. zadanie inwestycyjne po dokonanej zmianie wynosiły 541.466 zł. Wydatki związane z realizacją zadania inwestycyjnego
______50 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W 2009 roku kontrolowana jednostka nie poniosła Ŝadnych wydatków związanych z realizacją zdania pn. „Budowa obiektów sportowych w miejscowości Proboszczowice”. W latach wcześniejszych (2007 2008) wydatki poniesione w związku z realizacją przedmiotowego zadania inwestycyjnego wynosiły 15.408,60 zł i dotyczyły: w 2007 rok w kwocie 8.418,00 zł wykonania prac projektowych związanych z zamierzaną realizacją zadania inwestycyjnego „Budowa obiektów sportowych w miejscowości Proboszczowice (prace obejmowały wykonanie projektu budowlanego 2 boisk, projektu budowlanego ogrodzenia, sanitariatów, projektu zagospodarowania terenu a takŜe wykonanie kosztorysu inwestorskiego). Wydatek poniesiony został w związku z fakturą nr 21/07 z dnia 28 grudnia 2007 roku wystawioną na ww. kwotę przez firmę „MTI Projekt Marek Iskrzyński” (dowód księgowy nr 1912/28). Faktura wystawiona została na podstawie umowy nr 64/07 zawartej przez Gminę i Miasto z ww. firmą w dniu 25 czerwca 2007 roku. Przedmiotem umowy było wykonanie prac projektowych (prace objęte fakturą nr 21/07 z dnia 28 grudnia 2007 roku), prac z zakresu konsultingu (wniosek o dofinansowanie wraz z wersją elektroniczną, plan rozwoju miejscowości) oraz pełnienie funkcji inspektora nadzoru inwestorskiego. Wynagrodzenie za całość prac określonych w zawartej z wykonawcą umowie określono na 16.714 zł brutto. Zgodnie z załącznikiem nr 1 do ww. umowy wynagrodzenie za prace projektowe wynosić miało 8.418 zł brutto, za prace konsultingowe ( wniosek o dofinansowanie, plan rozwoju miejscowości) 7.320 zł (3.660,00 + 3.660,00), za nadzór inwestorski 976,00 zł. Zapłaty za fakturę 21/07 z dnia 28 grudnia 2007 roku dokonano przelewem w dniu 31 grudnia 2007 roku. w kwocie 3.330,60 zł za wykonanie mapy sytuacyjno wysokościowej map działek, na których zlokalizowane będą boiska sportowe w miejscowości Proboszczowice, wykonanie mapy do celów projektowych w związku z realizacją inwestycji „Budowa obiektów sportowych w miejscowości Proboszczowice”. Mapy zostały wykonane przez firmę „GEOJAN”, wydatki na ww. kwotę poniesiono na podstawie faktur wystawionych przez tą firmę. Szczegółowe ustalenia dotyczące zlecenia prac firmie „GEOJAN”, jak równieŜ zapłaty za ww. faktury zawarto w niniejszym protokole w pkt Wydatki na dostawy materiałów i usług . Łączna kwota wydatków poniesionych w związku z realizacją przedmiotowego zadania inwestycyjnego w 2007 roku 11.748,60 zł 2008 rok w kwocie 3.660,00 zł wykonania planu rozwoju miejscowości zgodnie z przywołaną wcześniej umową nr 64/07 zawartą w dniu 25 czerwca 2007 roku przez Gminę i Miasto z firmą „MTI Projekt Marek Iskrzyński”. Zapłaty dokonano na podstawie faktury nr 23/08 z dnia 18 grudnia 2008 roku (dowód księgowy nr 1959) wystawionej przez firmę „MTI Projekt Marek Iskrzyński” (faktura wystawiona na kwotę 7.320,00 zł, pozostała kwota w wysokości 3.660 zł dotyczy opracowania planu odnowy miejscowości Dzierzązna wydatek opisano w temacie „Utworzenie świetlicy wiejskiej z urządzeniami zabawowo rekreacyjnymi w miejscowości Dzierzązna”) przelew z dnia 28 grudnia 2008 roku. Kontrolowana jednostka przystępując do realizacji zadania „Budowa obiektów sportowych w Proboszczowicach” była w posiadaniu dokumentacji projektowej dla ww. inwestycji. Dokumentacja sporządzona została przez firmę „MTI Projekt Marek Iskrzyński” z siedzibą w Łodzi na podstawie umowy nr 64/07 zawartej przez Gminę i Miasto z ww. firmą w dniu 25 czerwca 2007 roku. Przedmiotem umowy było wykonanie prac
______51 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
projektowych (prace objęte fakturą nr 21/07 z dnia 28 grudnia 2007 roku), prac z zakresu konsultingu (wniosek o dofinansowanie wraz z wersją elektroniczną, plan rozwoju miejscowości) oraz pełnienie funkcji inspektora nadzoru inwestorskiego. Wynagrodzenie za całość prac określonych w zawartej z wykonawcą umowie określono na 16.714 zł brutto. Wydatki poniesione w związku z wykonaniem dokumentacji projektowej opisane zostały poniŜej w punkcie „ Wydatki poniesione w związku z realizacją zadania inwestycyjnego” . Zgodnie z dokumentacją projektową zamierzenie inwestycyjne polegające na budowie boisk sportowych wraz z urządzedniami technicznymi zrealizowane ma być na działkach o nr ewidencyjnych 176/6, 177/2 i 178/2. Na wniosek projektanta firmy „MTI Projekt Marek Iskrzyński” Burmistrz Gminy i Miasta Warta wydał w dniu 27 sierpnia 2007 roku decyzję nr 7/2007 o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego. Ww. decyzją ustalone zostały warunki budowy i zasady zagospodarowania terenu dla realizacji przedmiotowego zadania inwestycyjnego na ww. działkach. decyzją nr 569/2008 z dnia 9 lipca 2008 roku Starosta Sieradzki zatwierdził projekt budowlany i udzielił pozwolenia na budowę obiektów sportowych wraz z urządzeniami technicznymi (zbiornik na ścieki sanitarne, przyłącze kanalizacyjne, ogrodzenie zewnętrzne, miejsca parkingowe oraz utwardzenie terenu ze zjazdem na drogę gminną) na działkach o nr ewidencyjnych 176/6. 177/2 i 178/2 w obrębie geodezyjnym Proboszczowice Gmina Warta. Ww. decyzja została wydana na wniosek o pozwolenie na budowę złoŜony przez Gminę i Miasto Warta w dniu 19 maja 2008 roku. Do wniosku załączono oświadczenie o posiadanym prawie dysponowania nieruchomością na cele budowlane. W oświadczeniu tym wskazano, iŜ prawo do dysponowania nieruchomościami, które objęte zostały wnioskiem wynika z umów uŜyczenia z dnia 10 czerwca 2006 roku i z dnia 22 lutego 2008 roku. Właścicielem nieruchomości, oznaczonych ww. nr działek, na których zlokalizowana ma zostać inwestycja jest Ochotnicza StraŜ PoŜarna w Proboszczowicach. W dniu 10 czerwca 2007 roku Gmina i Miasto Warta zawarła z Ochotniczą StraŜą w Proboszczowicach umowę uŜyczenia, której przedmiotem jest uŜyczenie Gminie nieruchomości oznaczonej nr działki 178/2 o powierzchni 33 arów na okres 10 lat (do 31 stycznia 2017 roku). W §3 przedmiotowej umowy biorący w uŜyczenie oświadczył, Ŝe nieruchomość wraz z budynkami przyjmuje i Ŝe będzie ona przez niego wykorzystywana na cele publiczne, utrzymania statutowej działalności ochrony przeciwpoŜarowej oraz urządzenia obiektów i urządzeń sportowych. W dniu 22 lutego 2008 roku Gmina i Miasto Warta zawarła z Ochotniczą StraŜą w Proboszczowicach umowę uŜyczenia, której przedmiotem jest uŜyczenie Gminie nieruchomości oznaczonych nr działek 172/2 o powierzchni 10 arów i 176/6 o powierzchni 13 arów 52 m2 na okres 10 lat (do 31 stycznia 2018 roku). W §2 ww. umowy biorący w uŜyczenie oświadczył, Ŝe działki przyjmuje i Ŝe będą przez niego wykorzystywane na cele publiczne, utrzymania statutowej działalności ochrony przeciwpoŜarowej oraz urządzenia obiektów i urządzeń sportowych. Zgodnie z zapisami §4 pkt 2 zarówno jednej jak i drugiej ww. umowy uŜyczającemu przysługuje prawo rozwiązania niniejszej umowy z zachowaniem 3 miesięcznego terminu wypowiedzenia, jeŜeli biorący w uŜyczenie: 1) uŜytkuje przedmiot uŜyczenia w sposób sprzeczny z postanowieniami niniejszej umowy lub teŜ w sposób sprzeczny z jego przeznaczeniem lub właściwościami, 2) oddał przedmiot uŜyczany lub jego część bez zgody uŜyczającego do uŜywania innym osobom. Ponadto w §4 pkt 3 ww. umów strony postanowiły, iŜ biorącemu w uŜyczenie przysługuje prawo rozwiązania umowy z zachowaniem 3 miesięcznego wypowiedzenia w sytuacji, gdy w następstwie działania bądź zaniechania działania ze strony uŜyczającego korzystanie przez biorącego w uŜyczenie z przedmiotu umowy jest niemoŜliwe lub utrudnione.
______52 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
W §4 pkt 1 obydwóch opisanych powyŜej umów strony zadeklarowały moŜliwość przedłuŜenia waŜności umów na kolejny okres. W jednym i drugim przypadku umowy zostały podpisane w imieniu Gminy i Miasta Warta przez Burmistrza Jana Serafińskiego a w imieniu Ochotniczej StraŜy PoŜarnej w Proboszczowicach przez Prezesa Zarządu Sławomira Janczaka oraz Grzegorza Kopackiego Skarbnika Zarządu OSP Proboszczowice. W związku z zawarciem ww. umów uŜyczenia kontrolujący zwrócili się pisemnie w dniu 28 czerwca 2009 roku do Burmistrza Gminy i Miasta Warta o udzielenie wyjaśnienia, w jaki sposób został zabezpieczony interes Gminy w zakresie dotyczącym własności wybudowanych obiektów i urządzeń sportowych, kosztów ich utrzymania po zakończeniu umów uŜyczenia w przypadku nie przedłuŜenia ich waŜności na kolejny okres. W odpowiedzi udzielonej pismem z dnia 30 czerwca 2009 roku (pismo znak Or.0114 1/09) Burmistrz wyjaśnił, iŜ budowa obiektów sportowych we wsi Proboszczowice z przeznaczeniem dla mieszkańców Gminy i Miasta Warta zachowuje cel publiczny i w związku przeznaczenie zostanie zachowane równieŜ po 10 latach trwania umowy. Burmistrz zaznaczył ponadto, iŜ w sprawie tej zachodzi pełna wola funkcjonowania umowy uŜyczenia przez okres zdecydowanie dłuŜszy niŜ 10 lat. Na dowód powyŜszego twierdzenia do wyjaśnienia dołączono kserokopię uchwały nr 1 walnego zebrania nadzwyczajnego Ochotniczej StraŜy PoŜarnej w Proboszczowicach z dnia 21 marca 2009 roku, zgodnie z treścią, której walne zebranie wyraziło zgodę na bezpłatne przedłuŜenie umowy uŜyczenia działek na kolejne lata po wybudowaniu obiektów sportowych z zachowaniem przeznaczenia na cel publiczny dla mieszkańców wsi Proboszczowice oraz społeczeństwa Gminy i Miasta Warta. W przypadku zaistnienia takiej potrzeby walne zebranie wyraziło wolę przekazania na własność Gminie terenów zajętych pod obiekty sportowe. Zdaniem Burmistrza zwrot przedmiotu uŜyczenia nastąpić moŜe jedynie w przypadku nie zachowania przeznaczenia na cele publiczne. W dalszej części wyjaśnienia Burmistrz Gminy i Miasta Warta podkreślił, Ŝe nie ma zagroŜenia aby OSP Proboszczowice stało się właścicielem wybudowanych obiektów czyli uwłaszczyła się na mieniu Gminy i Miasta Warta poniewaŜ wartość nakładów poczynionych przez Gminę znacznie przewyŜszy wartość działek. Wartość tych nakładów musiałaby wówczas zostać zwrócona. Wyjaśnienie Burmistrza Gminy i Miasta Warta w złoŜone powyŜszej sprawie stanowi załącznik nr 13 do protokołu kontroli . akta kontroli strony nr 161 170 Gmina i Miasto Warta w związku z planowaną realizacją przedmiotowego zadania inwestycyjnego złoŜyła w dniu 12 marca 2009 roku do Urzędu Marszałkowskiego w Łodzi wniosek o przyznanie pomocy w ramach działania „Odnowa i rozwój wsi” objętego Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007 2013. Wnioskowana kwota pomocy wyniosła 417.789 zł. 6) Utworzenie świetlicy wiejskiej z urządzeniami zabawowo rekreacyjnymi w miejscowości Dzierzązna Przygotowanie procesu inwestycyjnego W 2007 roku zadanie inwestycyjne „Modernizacja świetlicy we wsi Dzierzązna” zostało wprowadzone do budŜetu Gminy i Miasta uchwałą Rady Gminy i Miasta nr IX/45/07 z dnia 27 kwietnia 2007 roku w sprawie zmian w budŜecie gminy na rok 2007. Zgodnie z załącznikiem nr 2 do ww. uchwały „plan zadań inwestycyjnych na 2007 roku” na
______53 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
realizację tego zadania w 2007 roku zaplanowano kwotę 61.162 zł. Zaplanowana kwota nie uległa w ciągu roku zmianie. W uchwale Rady Gminy i Miasta Warta nr XX/94/08 z dnia 22 stycznia 2008 roku w sprawie uchwalenia budŜetu na 2008 rok w załączniku nr 3a pod nazwą „Plan zadań inwestycyjnych na rok 2008” wprowadzono zadanie inwestycyjne pod nazwą „Utworzenie świetlicy wiejskiej z urządzeniami zabawowo rekreacyjnymi w miejscowości Dzierzązna” dział 921 rozdział 92109 § 6050 klasyfikacji budŜetowej. Wysokość wydatków do poniesienia w 2008 roku zaplanowano na 15.000 zł. Kwota ta nie uległa w ciągu roku zmianie. W uchwale Rady Gminy i Miasta Warta nr XXXII/178/08 z dnia 30 grudnia 2008 roku w sprawie uchwalenia budŜetu na rok 2009 w załączniku nr 3 pod nazwą „Plan zadań inwestycyjnych na rok 2009” wprowadzono ww. zadanie inwestycyjne (dział 921 rozdział 92109 § 6050 klasyfikacji budŜetowej). Wysokość wydatków do poniesienia w 2009 roku zaplanowano na 15.000 zł. Kontrolowana jednostka przystępując do realizacji zadania „Utworzenie świetlicy wiejskiej z urządzeniami zabawowo rekreacyjnymi w miejscowości Dzierzązna” była w posiadaniu dokumentacji projektowej dla ww. inwestycji. Dokumentacja sporządzona została przez firmę „MTI Projekt Marek Iskrzyński” z siedzibą w Łodzi na podstawie umowy nr 65/07 zawartej przez Gminę i Miasto z ww. firmą w dniu 25 czerwca 2007 roku. Przedmiotem umowy było wykonanie prac projektowych (prace objęte fakturą nr 22/07 z dnia 28 grudnia 2007 roku), prac z zakresu konsultingu (wniosek o dofinansowanie wraz z wersją elektroniczną, plan rozwoju miejscowości) oraz pełnienie funkcji inspektora nadzoru inwestorskiego. Wynagrodzenie za całość prac określonych w zawartej z wykonawcą umowie określono na 27.000,00 zł brutto. Wydatki poniesione w związku z wykonaniem dokumentacji projektowej opisane zostały poniŜej w punkcie „ Wydatki poniesione w związku z realizacją zadania inwestycyjnego” . Zgodnie z dokumentacją projektową zamierzenie inwestycyjne polegające na utworzeniu świetlicy wiejskiej z urządzeniami zabawowo rekreacyjnymi w miejscowości Dzierzązna zrealizowane ma być na działce o nr ewidencyjnym 149, połoŜonej w miejscowości Dzierzązna gmina Warta. Projekt budowlany, stanowiący część dokumentacji projektowej to projekt przebudowy istniejącego budynku świetlicy wiejskiej. Wydatki związane z realizacją zadania inwestycyjnego W 2009 roku, do dnia zakończenia niniejszej kontroli (11 maja 2009 roku) Gmina nie poniosła wydatków na realizację przedmiotowego zadania inwestycyjnego. W latach wcześniejszych (2007 2008) wydatki poniesione w związku z realizacją przedmiotowego zadania inwestycyjnego wynosiły 21.350,00 zł i dotyczyły: w 2007 rok w kwocie 19.886,00 zł wykonania prac projektowych związanych z zamierzaną realizacją zadania inwestycyjnego „Utworzenie świetlicy wiejskiej z urządzeniami zabawowo rekreacyjnymi w miejscowości Dzierzązna” (prace obejmowały wykonanie inwentaryzacji budowlanej budynku świetlicy wiejskiej, inwentaryzacji instalacyjnej budynku świetlicy, projektu budowlanego architektonicznego modernizacji budynku świetlicy, projektu budowlanego konstrukcyjnego modernizacji budynku świetlicy, projektu budowlanego instalacje wodno kanalizacyjne wewnętrzne, projektu budowlanego sanitariatów zewnętrznych, projektu budowlanego ogrodzenia, projektu budowlanego grilla zewnętrznego z zadaszeniem i ławeczkami, projektu
______54 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
zagospodarowania terenu piaskownica, huśtawka, urządzenia wielozadaniowe a takŜe wykonanie kosztorysu inwestorskiego budowlanego, kosztorysu inwestorskiego elektrycznego oaz wodno kanalizacyjnego). Wydatek poniesiony został w związku z fakturą nr 22/07 z dnia 28 grudnia 2007 roku wystawioną na ww. kwotę przez firmę „MTI Projekt Marek Iskrzyński” (dowód księgowy nr 1912/50). Faktura wystawiona została na podstawie umowy nr 65/07 zawartej przez Gminę i Miasto z ww. firmą w dniu 25 czerwca 2007 roku. Przedmiotem umowy było wykonanie prac projektowych (prace objęte fakturą nr 22/07 z dnia 28 grudnia 2007 roku), prac z zakresu konsultingu (wniosek o dofinansowanie wraz z wersją elektroniczną, plan rozwoju miejscowości) oraz pełnienie funkcji inspektora nadzoru inwestorskiego. Wynagrodzenie za całość prac określonych w zawartej z wykonawcą umowie określono na 27.000 zł brutto. Zgodnie z załącznikiem nr 1 do ww. umowy wynagrodzenie za prace projektowe wynosić miało 19.886,00 zł brutto, za prace konsultingowe ( wniosek o dofinansowanie, plan rozwoju miejscowości) 7.320 zł (3.660,00 + 3.660,00), za nadzór inwestorski 2.440,00 zł. Zapłaty za fakturę 22/07 z dnia 28 grudnia 2007 roku dokonano przelewem w dniu 31 grudnia 2007 roku. w kwocie 1.464,00 zł za wykonanie mapy sytuacyjno wysokościowej map działki, na której zlokalizowana jest świetlica w miejscowości Dzierzązna. Mapa zostały wykonane przez firmę „GEOJAN”, wydatki na ww. kwotę poniesiono na podstawie faktur wystawionych przez tą firmę. Szczegółowe ustalenia dotyczące zlecenia prac firmie „GEOJAN”, jak równieŜ zapłaty za ww. faktury zawarto w niniejszym protokole w pkt Wydatki na dostawy materiałów i usług . Łączna kwota wydatków poniesionych w związku z realizacją przedmiotowego zadania inwestycyjnego w 2007 roku 22.326,00 zł 2008 rok w kwocie 3.660,00 zł wykonania planu rozwoju miejscowości zgodnie z przywołaną wcześniej umową nr 65/07 zawartą w dniu 25 czerwca 2007 roku przez Gminę i Miasto z firmą „MTI Projekt Marek Iskrzyński”. Zapłaty dokonano na podstawie faktury nr 23/08 z dnia 18 grudnia 2008 roku (dowód księgowy nr 1959) wystawionej przez firmę „MTI Projekt Marek Iskrzyński” (faktura wystawiona na kwotę 7.320,00 zł, pozostała kwota w wysokości 3.660 zł dotyczy opracowania planu odnowy miejscowości Proboszczowice wydatek opisano w temacie „Budowa obiektów sportowych w miejscowości Proboszczowice”) przelew z dnia 28 grudnia 2008 roku.
V. USTALENIA KO ŃCOWE. ZAŁ ĄCZNIKI.
Protokół zawiera 56 ponumerowanych i zaparafowanych stron. Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w ksiąŜce kontroli Urzędu Gminy i Miasta Warta pod pozycją 2/2009.
W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielały niŜej wymienione osoby: 1. Jan Serafiński Burmistrz Gminy i Miasta Warta, 2. Sławomir Janczak Zastępca Burmistrza Gminy i Miasta Warta, 3. Celina Ławniczak Skarbnik Gminy i Miasta Warta, 4. GraŜyna Zdunek zastępca Skarbnika Gminy i Miasta Warta, 5. Małgorzata Michalska inspektor ds. gospodarki gruntami, 6. Włodzimierz Janiak inspektor ds. dróg i ulic, 7. Mirosław Frontczak inspektor ds. inwestycji, 8. Tomasz Jachowicz główny specjalista ds. zamówień publicznych
______55 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
i promocji Gminy, 9. Kazimierz Kościelny główny specjalista ds. projektu zagospodarowania turystycznego rzeki Warty i Zbiornika Jeziorsko, 10. Ilona Siewior inspektor ds. kadr, 11. Anna Górnacka inspektor ds. księgowości podatkowej.
Integralną częścią protokołu są następujące załączniki: 1. Zestawienie obejmujące pozycje wydatków z zakresu ochrony przeciwpoŜarowej objętych kontrolą i dokumentów źródłowych stanowiących udokumentowanie wydatków 2. Wyjaśnienie Zastępcy Burmistrza Sławomira Janczaka w sprawie wydatku poniesionego z budŜetu Gminy i Miasta dotyczącego wyjazdu członków ochotniczych straŜy poŜarnych do Ciechocinka 3. Zestawienie faktur wystawionych przez firmę „STEKOP” na Urząd Gminy i Miasta w Warcie. 4. Wyjaśnienie Burmistrza w sprawie umowy zawartej z firmą „STEKOP” w dniu 1 maja 2008 roku 5. Wyjaśnienie Burmistrza w sprawie zajmowania przez firmę „STEKOP” budynku dworca autobusowego w Warcie 6. Zestawienie faktur wystawionych przez firmę „STEKOP” na rzecz szkół z terenu Gminy Warta 7. Zestawienie dotyczące wynagrodzeń osób zatrudnionych w Biurze Projektu „Wszystko zaczyna się od marzeń” 8. Wyjaśnienie złoŜone przez Mirosława Fronczaka w dniu 11 maja 2009 roku w sprawie robót zleconych firmie „GEOJAN” w dniu 10 grudnia 2007 roku 9. Wyjaśnienie koordynatora projektu – Kazimierza Kościelnego w sprawie własności gruntów, na których na być zlokalizowana stanica kajakowa na rzece Warcie i porty jachtowe na Zbiorniku Jeziorsko 10. Wyjaśnienie koordynatora projektu – Kazimierza Kościelnego w sprawie objęcia przez projekt techniczno –budowlany działki 503/2 w Ostrowie Warckim 11. Wyjaśnienie Burmistrza Gminy i Miasta Warta w sprawie oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz w sprawie sposobu realizacji umowy zlecenia przez Annę Musiałczyk 12. Wyjaśnienie Łukasza KałuŜy pracownika Urzędu Gminy i Miasta Warta w sprawie pracy koordynatora projektu „Wszystko zaczyna się od Marzeń” 13. Wyjaśnienie Burmistrza Gminy i Miasta Warta dotyczące umów uŜyczenia zawartych pomiędzy Ochotniczą StraŜą PoŜarną w Proboszczowicach a Gminą i Miastem Warta. 14. Zestawienie akt kontroli
______56 PROTOKÓŁ Z KONTROLI DORA ŹNEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WARTA Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424
Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Protokół został podpisany przez inspektorów kontroli w dniu 20 lipca 2009 roku. Jeden egzemplarz protokołu wraz z załącznikami pozostawiono w Urzędzie Gminy i Miasta w Warcie.
Kierownika jednostki i Skarbnika poinformowano o przysługującym mu prawie odmowy podpisania protokołu i złoŜenia w ciągu 3 dni od daty jego otrzymania pisemnych wyjaśnień, co do przyczyn tej odmowy.
Kontrolujący: Jednostka kontrolowana: imienny podpis inspektora WKGF RIO w Łodzi ...... (Paweł Dobrzyński) „Odmawiam podpisania protokołu, gdyŜ nie zgadzam się z uwagami dotyczącymi zamówienia publicznego koordynatora projektu „Wszystko zaczyna się od marzeń” 20.07.2009 imienny podpis: Burmistrz Jan Serafiński imienny podpis inspektora WKGF RIO w Łodzi ...... (Joanna Pączek)
Kwituję odbiór 1 egzemplarza protokołu kontroli: ...... (data i podpis kierownika jednostki kontrolowanej)
Burmistrz i Skarbnik Gminy i Miasta Warta oświadczyli, iŜ odmawiają podpisania protokołu kontroli. 20.07.2009 r. imienne podpisy inspektorów WKGF RIO w Łodzi: Paweł Dobrzyński Joanna Pączek
______57