Guide : 5ème édition – Mars 2012
Guide NOUVEL ENTRANT
Informations pratiques
Practical Information Booklet
Contacts au GÉPI – UMR CNRS 8111 Adresse postale et Entrée piétons : Adresse postale à Paris : 5, place Jules Janssen 61 Avenue de l’Observatoire 92195 MEUDON CEDEX 75014 PARIS
Livraisons / véhicules : Piétons / livraisons / véhicules : 11 avenue Marcellin Berthelot 77, avenue Denfert Rochereau 92190 MEUDON 75014 PARIS
Tel poste de garde Tel poste de garde +33 (0) 1 45 07 74 60 +33 (0) 1 40 51 21 77 Secrétariats Tel. Meudon : +33 (0) 1 45 07 78 71 / 72 66 Tel. Paris : +33 (0) 1 40 51 22 50 [email protected] http://www.gepi.obspm.fr
Guide du Nouvel Entrant au GÉPI – Mars 2012– 5ème édition / GÉPI Practical Information Booklet
Bienvenue au GÉPI! Welcome to GÉPI!
C omprendre la formation et Understanding the formation l’évolution des étoiles et des galaxies and evolution of stars and galaxies fait appel à une variété croissante de relies on an increasing number of disciplines, de la chimie à la physique, disciplines, ranging from chemistry to de la maîtrise des instruments physics, through instrumentation and d’observation à l’exploitation des bases database mining. At GÉPI, which was de données. Le GÉPI, laboratoire fondé created in January 2002, one finds a en 2002, regroupe des compétences uniques dans ces domaines et participe unique combination of know-how in à de nombreux projets majeurs en these fields. We participate in a astrophysique, souvent dans le cadre number of major projects in de collaborations internationales. astrophysics, generally within the framework of international Il regroupe deux équipes collaborations. scientifiques et un pôle instrumental, soit environ 120 personnes sur Some 120 persons work at ème plusieurs sites : Paris (XIV GÉPI, a laboratory associated to three arrondissement) et Meudon. major bodies : it is a Department Hébergé dans les locaux de within Observatoire de Paris, a l’Observatoire de Paris, le GÉPI est CNRS laboratory (UMR 8111) and a également associé au CNRS (Centre National de Recherche Scientifique – laboratory associated to University UMR 8111) et à l’Université de Paris Paris VII. VII. This Practical Information L’objectif de ce Guide, que vous Booklet intends to provide you with veniez pour un mois ou plusieurs advice and useful contacts for your années, est de faciliter votre stay at GÉPI. installation au sein du laboratoire. Only the most important information has been translated into English.
If you have any questions, do not hesitate to ask English speakers in GÉPI Administration. [email protected] +33 (0) 1 45 07 78 47 [email protected] +33 (0) 1 45 07 74 14
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Table des matières / Contents
L’Observatoire de Paris...... 4 Presentation ...... 5
Le Laboratoire GEPI Galaxies, Etoiles, Physique et Instrumentation ...... 6 Vos contacts à l’administration du GEPI / Useful contacts at GEPI (for administrative issues) ...... 6 L’équipe de Direction / Directors ...... 7
Annuaire du laboratoire / GEPI Directory ......
Plans d’accès / Maps (Meudon & Paris sites) ...... 9
Informations pratiques avant votre venue...... 10 Les démarches en amont par le responsable de votre accueil 10 Les informations à communiquer 10 Visa et logement 10 Prior to your arrival ...... 11 Required information 11 Visa and Housing 11
Dès votre arrivée ...... 12 Le trombinoscope du Gepi 12 Restauration, fournitures, accès aux photocopieurs / imprimantes 12 Obtention de la carte de séjour 12 Your first days at GEPI ...... 13 GEPI Facebook 13 Cafeteria / Office supplies / Login for photocopiers & printers 13 Prefecture / Visa 13
Pendant votre séjour au GEPI ...... 14 Usage du téléphone 14 Courriers / Livraisons 14 Réservation de salles 14 Remboursement de missions 14 During your stay at GEPI ...... 15 Phone calls 15 Booking meeting rooms at GEPI 15 Travel expenses / refunds Pendant votre séjour au GEPI (suite)...... 15 Versement de votre salaire ou indemnités 15 Congés 15 Formations 15
Ouverture d’un compte informatique / Internet access, computing & e-mail accounts ...... 16 Séjour de moins de 2 mois 16 Plus de 2 mois 16
Hygiène et Sécurité / Safety rules ...... 17
Evénements scientifiques & Convivialité...... 18 Au GEPI 18 À l’Observatoire 18 Les Associations 18 Scientific & Social events ...... 20 GEPI 20 Paris Observatory 20
Crédits ...... 21
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L’Observatoire de Paris
Fondé en 1667, l’Observatoire de Paris est le plus grand pôle national de recherche en astronomie. Ses laboratoires sont situés sur ses campus de Paris, Meudon et Nançay, ils sont tous reconnus par le CNRS – Centre National de la Recherche Scientifique – comme "Unités mixtes de Recherche" (UMR) et ont des liens avec de grandes universités scientifiques de la région parisienne. L’Observatoire de Paris est un Grand établissement relevant du Ministère de l’Enseignement supérieur et de la Recherche. Il a le statut d’Université. Environ 1.000 personnes y travaillent. http://www.obspm.fr
Depuis Janvier 2002, il comprend notamment 7 départements scientifiques (ou "laboratoires") : - Le GEPI, Galaxies, Etoiles, Physique et Instrumentation, - Le LERMA, Laboratoire d'Etudes du Rayonnement et de la Matière en Astrophysique, - Le LESIA, Laboratoire d'Etudes Spatiales et d'Instrumentation en Astrophysique, - Le LUTH, Laboratoire de l'Univers et de ses Théories, - Le SYRTE, SYstèmes de Référence Temps Espace, - L’USN, Unité Scientifique de la Station de Nançay - L’IMCCE, Institut de Mécanique Céleste et de Calcul des Ephémérides
Les trois sites sont : - Paris : fondé en 1667, abritant des lunettes encore en service & collections d'instruments anciens - Meudon : fondé en 1875, abritant des télescopes et instruments encore en service actuellement - Nançay : fondé en 1953, dédié à la radioastronomie.
Organigramme Observatoire de Paris – février 2012 – V8.3
Président Agence Comptable Observatoire de Paris Isabelle ALECI Claude CATALA Directeur de l’UMS 2201
Vice-Présidente Vice-Président du Conseil d’Administration du Conseil Scientifique Secrétariat Général Marie-Christine ANGONIN Guy PERRIN Emmanuel ROQUES (DGS) Départements scientifiques Yves-André BERNABEU Cabinet du Président Marc BRUCHET et Secrétariat des Conseils GEPI – UMR 8111 Christine BALSAMO Piercarlo BONIFACIO Services Centraux Services Communs Services Financiers Conseillère de Prévention LERMA – UMR 8112 Isabelle ALECI Marie PLANCHOT Michel PÉRAULT Patrice LUCAS Bibliothèque Laurence BOBIS Direction des Ressources LESIA– UMR 8109 Amélia LAURENCEAU Pôle Prévention Sécurité Humaines Pierre DROSSART Hélène DEGORRE Cécile LE GALL LUTH – UMR 8102 Enseignement Stéphane MAZEVET Direction immobilière Division Informatique de et logistique l’Observatoire Philippe DEMANGE Unité Formation et Daniel NIETO SYRTE – UMR 8630 Géraldine DOUKHAN Enseignement Pierre LE SIDANER Noël DIMARCQ Jean-Marie MALHERBE Service du Budget et Contrôle de gestion Chantal BALKOWSKI IMCCE – UMR 8028 Youssef BENBRAHIM Daniel HESTROFFER Direction Ecole Doctorale de la communication Daniel ROUAN Service des relations Sabrina THIERY contractuelles et valorisation USN – USR 704 Laurent MALLET Frédérique AUFFRET Gilles THEUREAU
Cellule Juridique Dispositif hébergé APC – UMR 7164 Christine DUMONT Pierre BINETRUY Mission aux Relations Sciences à l’École Valorisation des espaces Internationales et Europe Pierre ENCRENAZ Christiane ADAM Martine BLESSON Jean-Yves DANIEL OSU en région Centre OSUC – UMS 3116 Michel TAGGER UMS 2201
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The Observatoire de Paris
Established in 1667, the Observatoire de Paris is the largest national centre for research in astronomy. About thirty per cent of all French astronomers work at the Observatoire, which is structured in seven laboratories. Located in three sites (Paris, Meudon and Nançay), these Departments are managed jointly with the CNRS and are usually associated with the major scientific universities of Paris and Ile-de- France.
The Observatoire de Paris is a leading institution administered by the Ministry of Higher Education and Research and enjoys university status, as it confers Master and PhD degrees. The three main components of its mission are: * research, to contribute to the advancement of our knowledge of the Universe; * basic and continuing training; * public outreach.
The research carried out at the Observatoire de Paris covers the entire range of contemporary astronomy and astrophysics: * the study of the Sun and the Sun-Earth relationship; * planets and planetary systems; * star formation and the interstellar medium; * galaxy formation and evolution; * astroparticles and cosmology; * space and time metrology; * history and philosophy of science.
Our institution develops and implements national and international services and collaborates in major projects of observation of the Universe. Teaching activities are organised by the Training and Teaching Unit (UFE).
The Observatoire de Paris also hosts the Ile de France Astronomy and Astrophysics Doctoral School. It offers programs at the Master 1 level and beyond, some of which are unique in France, as well as special training for teachers, notably in support of "astronomy in the classroom" pedagogical projects.
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Le Laboratoire GÉPI
Galaxies, Etoiles, Physique et Instrumentation
Le GÉPI joue un rôle moteur dans la conception instrumentale, l’analyse des données et la modélisation, depuis la physique des étoiles jusqu’à la formation des galaxies dans l’Univers lointain.
Il comprend 2 équipes scientifiques : Responsables : Physique stellaire & galactique Noël Robichon Physique des galaxies & cosmologie Chantal Balkowski Ainsi que : Le Pôle instrumental Pascal Jagourel Le Groupe informatique Sylvestre Taburet L’Equipe administrative Laurence Gareaux
Au niveau du personnel, le GÉPI regroupe environ 120 personnels (Mars 2012) : - 25 chercheurs et enseignants chercheurs - 45 ingénieurs, techniciens et administratifs (ITA) permanents - 3 ITA contractuels - 7 chercheurs et post doctorants contractuels - 11 étudiants - Une vingtaine de chercheurs émérites, associés et usagers
Sont également accueillis chaque année, pour quelques jours ou plusieurs mois, plus d’une cinquantaine de visiteurs scientifiques, de stagiaires et de conférenciers intervenant dans les séminaires.
Le personnel est réparti sur les deux sites de Paris et Meudon et sur plusieurs bâtiments. L'équipe administrative assure au quotidien la gestion administrative, financière du laboratoire (préparation des missions, commande de matériels, organisation des colloques, logistique etc.).
Vos contacts à l’administration du GÉPI : L’équipe administrative : [email protected]
Sur le site de MEUDON : Bâtiment des Communs Pascale LAINÉ Tel : 75 19 [email protected] Bâtiment Hipparque Olga MARTINS Tel : 75 96 [email protected] Bâtiment Hipparque Annick OGER Tel : 78 68 [email protected] Bâtiment Copernic B Mireille PETIT Tel : 78 71 [email protected] Tel commun : 72 66 Sur le site de PARIS : Bâtiment B Pascale HAMMÈS Tel : 22 50 [email protected]
Pour une signature, une question budgétaire, financière ou juridique (contrats de recherche, ressources humaines etc.), le montage d’un projet scientifique, la réponse à un appel d’offre ou un colloque à organiser s’adresser à : [email protected]
Vous pouvez contacter directement les personnels supports de l’équipe administrative: Meudon, Bâtiment Copernic B Laurence GAREAUX ([email protected] Tel : 78 47) Meudon, Bâtiment des Communs Sabine KIMMEL ([email protected] Tel : 74 14)
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L’équipe de Direction / Directors
Le fonctionnement du GÉPI est décrit dans son Règlement intérieur. Environ tous les trois mois, les membres du Conseil de laboratoire se réunissent pour décider des grandes orientations. L’équipe de Direction comprend : un Directeur et un Directeur adjoint. Règlement intérieur http://gepi.obspm.fr/intranet/informations-administratives/statuts-et-reglement-interieur
The Laboratory Council (“Conseil de Laboratoire”) meets every three months to take the decisions which are essential for the management of the lab. The Council’s members are the Directors, the Heads of the scientific teams as well as elected members.
Piercarlo BONIFACIO Pascal JAGOUREL Directeur Directeur Adjoint Meudon Bâtiment 12 Copernic B Responsable du Pôle Instrumental Meudon Bâtiment Communs Bureau : 7 Bureau : 172 Tel : 79 98 Tel : 76 46 Courriel : [email protected]
Toutes les informations pratiques sont sur l’intranet du GEPI : http://gepi.obspm.fr/intranet/
Nouveau directeur depuis 2010
Page 7 sur 22 Guide du Nouvel Entrant au GÉPI – Mars 2012– 5ème édition / GÉPI Practical Information Booklet Annuaire du laboratoire / GEPI Directory Personnels Observatoire et CNRS – Lien internet actualisé : http://annuaire.obspm.fr/
UMR8111 GÉPI 08/03/12
Paris Bâtiment B Pièce Meudon Bât. 12 - COPERNIC A Pièce ALLARD Nicole 21 07 214 ANDRIEWSKI Sergeï 71 16 1 BARROSO Patrice 22 00 BALLEREAU Dominique 78 54 12 CAYREL Roger 22 51 BRIOT Danielle 78 57 15 CHAUMONT Christine 22 59 Clichothèque 78 58 9 Meudon Bâtiment des COMMUNS Pièce CHEMLA Fanny (76 51) 22 54 HUBERT Anne-Marie 78 56 8 AMANS J-Philippe 71 37 173 DELAYE Lauriane 22 88 211 MEKKAS Malek 78 52 14 BALKOWSKI Chantal 75 56 112 FIRMINY Josiane 22 58 SIVAGNANAM Philippe 75 95 13 BLANC Sébastien 77 48 Atelier FLORES Hector 22 36 SEMAAN Thierry 78 55 2 BIRAUD François 78 99 137 HAMMER François 20 49 Visiteurs 78 50 6 BORSENBERGER Jean 74 69 166 HAMMÈS Pascale 22 50 CHEMLA Fanny 76 51 131 HORVILLE David 22 52 COHEN Mathieu 79 08 132 HUERTAS Marc 22 88 211 Meudon Bât. 12 - COPERNIC B Pièce COUDREAU Nicole 75 91 162 JAGOUREL Pascal 20 49 BOISSEL Yannick 78 29 12T CRÉTENET Jean 76 38 Atelier LICITRA Rossella 22 88 211 BONIFACIO Piercarlo 79 98 7 CROCE Sébastien 76 49 Atelier MEI Simona 22 88 211 CAFFAU Elisabetta 78 73 6 DANTON Jean-Paul 76 52 Atelier POINSE Michel 23 40 CAYREL Giusa 78 63 3 DE FRONDAT Fatima 79 79 169B SHANKAR Francesco 22 88 211 CHEN Hui-Chen 78 96 15 DELAYE Lauriane 77 63 111 REIX Florent 22 54 GAREAUX Laurence 78 47 8 DISSEAU Karen 79 91 157 SIMON Guy 21 05 GUÉDÉ Céline 78 61 2 DOURNAUX Jean-Laurent 76 23 168 VAN'T VEER Claude 21 05 LALLEMENT Rosine 78 30 13 DUMAS Delphine 79 08 132 FAX 22 32 PETIT Mireille 78 71 5 FASOLA Gilles 79 08 132 PUSPITARINI Lucky 78 96 15 FLIRI Jürgen 79 80 126 Paris Bâtiment LALLEMAND pièce SIQUEIRA MELLO Cesar Henrique 78 29 12T FLORÈS Hector (2236) 75 25 160 AOUSTIN Jean-Pierre 21 98 SPITE François 78 40 10 FOUQUET Sylvain 76 74 107A BONNAY Pierre 22 41 Paris23 Bâtiment60 LallemandSPITE 22 32 Monique 78 39 9 GAREAUX Laurence exception. 79 37 VAN'T VEER Claude 71 17 1 GAUDEMARD Julien 76 49 Atelier Paris Bâtiment PERRAULT Pièce FAX 78 72 hall GÉRARD Éric 76 07 138/139 BORDE Suzanne 22 38 Paris22 Bâtiment 38 206 Perrault 22 32 GUINOUARD Isabelle 79 83 125 BRIOT Danielle 2 39 Paris 22Bâtiment 39 Perrault 23 32 HALLET Nicole 75 98 164 FRANCOIS Patrick 22 45 Meudon Bât. 11 - HIPPARQUE Pièce HAMMER François (20 49)74 08 149 GUIBERT Jean 20 98 156 ARENOU Fréderic 78 49 5 HAMMÈS Pascale (fax7152) 22 50 172bis HAIGRON Régis Meudon 79 80 / 20 95 P154 BABUSIAUX Carine 78 38 11 HUET Jean-Michel 71 47 169 PAILLOUS Michèle 20 95 P154 CRIFO Françoise 78 34 23 JAGOUREL Pascal (06 09 64 71 7627) 46 172 TAJAHMADY Françoise 20 93 Paris 20 Bâtiment 93 151 PerraultDELLE 20 LUCHE 90 Céline 79 07 20 JEGOUZO Isabelle 75 67 124 TEXIER Patrick 20 92 150 DI MATTEO Paola 78 44 13 KIMMEL Sabine 74 14 127 TOUPET Pierre 20 92 Paris20 Bâtiment 92 150 PerraultFOURTUNE 20 90 RAVARD Chloé 78 66 16 LAINÉ Pascale 75 19 152 VETOIS Jacques 20 96 Paris20 Bâtiment 96 ^155 PerraultGAVRAS 20 90 Panagiotis 78 46 6 LAPORTE Philippe 76 40 128 GÓMEZ Ana 21 47 / 78 43 17 LEHNERT Matt 76 11 158 ATELIER DE MECANIQUE MEUDON GUEGUEN Alain 78 45 12 LESAGE Alain 78 29 Meudon78 99 Bâtiment137 des Communs 78 79 FAX 76 48 GUITTET Mélanie 71 61 6 MARICHAL Régis 76 39 Atelier HAYWOOD Misha 78 41 19 MARTIN Jean-Michel 79 14 165 KATZ David 78 45 12 MELSE BasileThierry 77 48 Atelier AUTRES CONTACTS OBSERVATOIRE LEBRETON Yveline (Rennes 02 23 23 63 86) PROUST Dominique 74 11 115 André Bernard 7711 LECLERC Nicolas 78 46 6 PUECH Mathieu 71 58 163 Annick Guidal 7463 MARTINS Olga 75 96 22 RIGAUD François 76 44 167 Frédéric Travers 7464 MIGNOT Shan 79 07 20 SAYÈDE Frédéric 76 50 123 Jacqueline Plancy 7413 OGER Annick 78 68 7,8,9 SURCOUF Pascal 76 47 26 Nicole Romain UFE 7635 POSBIC Hélène 78 66 16 TASSE Cyril 79 90 161 Paris STANDARD 2177 ROBICHON Noël 79 06 21 TABURET Sylvestre 76 10 149 T Meudon Poste de garde 7460 ROYER Frédéric 78 44 13 TEXIER/PAILLOUS Informatique 71 57 150 Pascale Lautier COM' 2301 SARTORETTI Paola 78 38 11 THEUREAU Gilles Orléans 02 38 25 53 10 Salle 108 7723 TURON Catherine 78 37 7,8,9 VAN DRIEL Wim 77 31 114 Sophie Bouchillou 7457 VIALA Yves 78 42 18 VERGANI Susanna 74 77 156 FAX 78 78 7,8,9 YANG Yanbin 74 07 107B
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Plans d’accès / Maps (Meudon & Paris sites) Site de MEUDON 11 avenue Marcellin Berthelot – 92 195 MEUDON GEPI : Bâtiment des Communs 2 Bâtiment Hipparque 11 Bâtiment Copernic 12 Entrée piétons 1 Code / Password : 2012 Entrée véhicules 4 Accès au GEPI par transports en communs : depuis Paris Meudon : zone 3 Autobus : 169 – Arrêt Rabelais Direction Pont de Sèvres RER-C : direction Versailles Rive Gauche Gare Montparnasse : arrêt Meudon ou Bellevue
Site de PARIS GEPI : Bâtiments B 20 + 2 + 5 61 Avenue de l’Observatoire – 75 014 PARIS (Piétons : 77 Av. Denfert-Rochereau) Accès Autobus : Lignes 38, 83 ou 91 Arrêt Observatire - Port Royal Métro : Lignes 6 et 4 : Station Denfert Rochereau et REB B : Station Port Royal
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Informations pratiques avant votre venue
Les démarches en amont par le responsable de votre accueil
Avant votre arrivée, votre interlocuteur : la personne en charge de votre accueil (chercheur, enseignant etc.), doit informer le Directeur du Laboratoire et le Responsable de l’équipe d’accueil de votre venue. Des démarches sont faites par votre interlocuteur qui identifie votre futur poste de travail (bureau, téléphone etc.) et transmet à l’administration du GÉPI (secrétariat) les informations suivantes : - vos dates d’arrivée, - votre identité, - le cadre de votre venue (mission, contrat, stage etc.), - les documents légaux associés (ex : Convention de stage signée) Etc.
Les informations à communiquer
Votre correspondante privilégiée afin d'obtenir les documents utiles pendant votre séjour, est la secrétaire/gestionnaire de votre équipe pour : Vous restaurer au tarif préférentiel à la cantine de l’Observatoire (Carte cantine) Circuler sur les sites de l’Observatoire Recevoir votre rémunération / indemnité de séjour. Aussi sur demande : Obtenir un laissez-passer en dehors des heures d’ouverture : 8h/20h du lundi au vendredi, hors jours fériés Accéder à la Bibliothèque (Bâtiment 18 du site de Meudon)
Pour ce faire, elle a besoin des informations suivantes : - Votre passeport ou carte d’identité - Votre Relevé d’Identité Bancaire ou Iban (Compte bancaire où verser votre indemnité) - 2 photos d’identité - Le cadre de votre venue (Contrat, stage, visite temporaire etc.) - Une attestation d’assurance civile pour les visiteurs de longue durée, ainsi que la carte d’étudiant pour les stagiaires - Une fiche de renseignements : identité, vos adresses administrative et personnelle, votre localisation à l’Observatoire etc. - Formulaire destiné aux invités, disponible sur Intranet à l’adresse suivante : http://gepi.obspm.fr/IMG/pdf/formalite_s_demande_de_stage.pdf
Plus les informations seront communiquées tôt avant votre venue, meilleures seront vos conditions d’accueil !
Obtention de votre carte de séjour ou visa :
Fondation Nationale Alfred Kastler (FNAK) : http://www.fnak.fr/dn_Formalites/
Recherche de logement
Il faut s’y prendre plusieurs mois à l’avance pour trouver un logement. Sur Paris et Meudon, louer une chambre meublée au prix du marché coûte environ 700 euros par mois. Les baux de longue durée sont privilégiés. Une fois sur place, il est conseillé d’y rester la durée pour laquelle vous vous êtes engagé initialement. Sites Internet utiles : Cité universitaire de Paris : http://www.ciup.fr Fondation Nationale Alfred Kastler : http://www.fnak.fr/dn_Logement2/
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Prior to your arrival
Required information
The first person in charge of welcoming you will likely be a scientist. Prior to your arrival, please provide her/him with the following information, so that the Administration and the Head of the scientific team can process your application : - Name and surname - dates of your stay at GEPI (arrival and departure dates, if relevant) - status while at GEPI (student, postdoc, staff) - copies of relevant documents (contract, agreement, etc.)
Next you must provide the secretariat (see the section “Useful contacts at GEPI”) :
- copies of ID/ passport - IBAN (French or foreign bank account number and details) - two ID pictures - copy of civil and health insurance documentation, stating your cover during your stay at GEPI - completed application form (with your administrative and personal addresses)
This will allow you to get documents required for : - getting access to the Restaurant / Cafeteria - entering the premises from Monday to Friday (8 AM to 8 PM)
You may also wish to request : - pass for entering the premises before 8 AM and after 8 PM and on weekends - access to the library (Building 18 – Meudon) - Préfecture / Visas
- Useful website : http://www.fnak.fr/dn_AdministrativeFormalities/
Housing
Please be aware that finding a flat or a room for rent may be difficult in both Meudon & Paris. We advise you to start looking for housing well in advance. A room will typically cost about 700 euros per month, on average. A two bedroom flat rents for 1200-1600 euros / month, depending on the area.
Useful websites : Cité universitaire de Paris : http://www.ciup.fr Fondation Nationale Alfred Kastler : http://www.fnak.fr/dn_Accomodation/?setLang=E
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Dès votre arrivée
Règlement intérieur de l’Observatoire de Paris : http://administration.obspm.fr/IMG/pdf/RI-version10-2cionCA_6juil2010.pdf
Le trombinoscope du GÉPI
Merci d’alimenter le trombinoscope de l’intranet du laboratoire en communiquant à votre secrétaire/gestionnaire une photo !
Restauration, fournitures, accès aux photocopieurs / imprimantes Selon votre localisation, vos interlocutrices sont les suivantes :
Sur le site de MEUDON :
Bâtiment des Communs Pascale LAINÉ Tel : 75 19 [email protected] Bâtiment Hipparque Olga MARTINS Tel : 75 96 [email protected] Bâtiment Hipparque Annick OGER Tel : 78 68 [email protected] Bâtiment Copernic Mireille PETIT Tel : 78 71 [email protected]
Sur le site de PARIS : Bâtiment B Pascale HAMMÈS Tel : 22 50 [email protected]
Adresse générique : [email protected]
Signature de votre contrat de travail /Procès Verbal d’Installation (PVI)
Piercarlo BONIFACIO, Directeur Meudon Bâtiment 12 Copernic B
Courriel : [email protected]
Obtention de votre carte de séjour ou visa :
Attention, il est nécessaire de s’y prendre plusieurs mois à l’avance ; les démarches peuvent être longues. Toutes les informations utiles vous seront demandées par l’administration.
Fondation Nationale Alfred Kastler (FNAK) : http://www.fnak.fr/dn_Formalites/
Adresse de la sous-préfecture pour les résidents des Hauts-de-Seine :
Adresse de la sous-préfecture de Boulogne : 82 rue de Sèvres 92100 Boulogne Billancourt Depuis Meudon, le bus 169, dont l’arrêt se situe auprès du Monoprix, vous y conduira.
Horaires de l’accueil des étrangers : les lundi, mardi mercredi de 9h à 16h30, jeudi de 9h à 12h et vendredi de 9h à 16h Se présenter dès l'ouverture à 8h pour avoir un rendez-vous rapidement (prévoir de l’attente). Le personnel parle anglais. La carte de séjour à renouveler et le passeport sont nécessaires pour obtenir le rendez-vous suivant. Il vous sera alors attribué avec un dossier explicatif pour toutes les pièces à joindre. http://www.hauts-de-seine.gouv.fr/Horaires
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Your first days at GEPI
GEPI Facebook (intranet only) You can either provide an ID picture or be photographed at your Secretariat
Cafeteria / Office supplies / Login for photocopiers & printers
Contact persons :
MEUDON – site :
Building « les Communs » (Office 152) Pascale LAINÉ Phone : 75 19 [email protected] Building Hipparque Olga MARTINS Phone : 75 96 [email protected] Building Hipparque Annick OGER Phone : 78 68 [email protected] Building Copernic Mireille PETIT Phone : 78 71 [email protected]
PARIS – site :
Building B Pascale HAMMÈS Phone : 22 50 [email protected]
Contact : [email protected]
Signature of your working contract
Piercarlo BONIFACIO, Director Meudon Building Number 12 / Copernic B
Courriel : [email protected]
Préfecture / Visas
- Useful website : http://www.fnak.fr/dn_AdministrativeFormalities/
Address (If living in Meudon) : Sous-préfecture de Boulogne-Billancourt 82 rue de Sèvres 92100 Boulogne Billancourt Tél : 01.41.86.37.00 Bus : N° 169 near « Monoprix » shop. Schedule : Monday to Wednesday (9 AM to 4,30 PM) Thursday (9 AM to 12AM) & Friday (9 AM to 4PM). They do speak English. Arrive early in the morning to get an appointment. http://www.hauts-de-seine.gouv.fr/Horaires
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Pendant votre séjour au GEPI
Usage du téléphone
Pour les appels en interne sur les sites de l’Observatoire, composer les 4 derniers numéros. Pour appeler à l’extérieur en France, composez le 0 puis votre numéro à 10 chiffres.
En cas d’absence, pour transférer votre numéro de téléphone vers un autre numéro de l’Observatoire: *21 + composez les 4 derniers numéros de la personne qui prendra votre appel (l’informer avant). Arrêter le transfert : # 21.
Vos communications téléphoniques sont à la charge de votre équipe d’accueil. Les appels à l’étranger sont exceptionnels pour les visiteurs. Des relevés parviennent aux responsables d'équipe tous les mois.
Certaines lignes permettent un usage complet de la ligne (émission / réception), d’autres ne permettent que la réception d’appels. Demandez des précisions à votre gestionnaire d’équipe ! Les lignes sont par défaut limitées à la réception et aux appels en interne.
Courriers / Livraisons :
Les arrivées et départs de courriers sont gérés par les secrétaires/gestionnaires du GEPI. Lignes téléphoniques pour informations : GÉPI Meudon Tel : 72 66 (Annick Oger, Pascale Lainé, Olga Martins, Mireille Petit : 78 71) GÉPI Paris Tel : 22 50 (Pascale Hammès)
Réservation de salles
Les salles 108 et 148, du Bâtiment des Communs à Meudon sont à la disposition du GEPI. La réservation se fait auprès du secrétariat du GEPI : Bâtiment des Communs Pascale LAINÉ Tel : 75 19 http://gepiresa.obspm.fr
Sur Paris la salle du Pôle instrumental (19 places) -bâtiment B au 3ème étage-peut être réservée auprès de : Pascale HAMMÈS Tel : 22 50 [email protected]
Voir aussi le site intranet du GEPI : http://www.gepi.obspm.fr
Remboursement de missions
Pour les missions, vous devez fournir tous les documents nécessaires à votre secrétaire/gestionnaire et la prévenir suffisamment en avance (Dates, objet, mode de déplacement). Les services financiers recommandent : - 1 mois pour une mission à l’étranger, - 8 jours pour une mission en France.
Le GEPI étant un laboratoire public, ces délais sont justifiés par l’interaction avec les services financiers des différents organismes de tutelle du GEPI : l’Observatoire de Paris ou le CNRS. En effet, ils doivent donner leurs accords et opérer des vérifications avant tout versement d’argent public à des agents privés. Les délais de remboursement peuvent prendre plusieurs mois.
Pensez à conserver tous vos justificatifs de dépenses (originaux : facture d’hôtel, cartes d’embarquement, tickets etc.) afin de les remettre à l’administration dès votre retour. Vous serez ainsi remboursés. Consultez toutes les informations pratiques administratives sur l’intranet du GEPI : http://gepi.obspm.fr/intranet/informations-administratives/
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During your stay at GEPI
Phone calls Calls within the Observatory (Paris, Meudon, Nançay) : dial the 4 last digits only. Outside calls : dial 0 first. Phone bills are paid and checked by the head of your scientific team.
Booking meeting rooms at GEPI Please contact the following persons well before organising your meeting :
Meudon (Room 108 and 148) : Building les Communs/ Office 152 Pascale LAINÉ Phone : 75 19 http://gepiresa.obspm.fr
Paris (Room 319) : Building B Pascale HAMMÈS Phone : 22 50 [email protected]
Travel expenses / refunds You must provide the secretariat, after approval from the Head of your team, with all the relevant information : name / schedule / conference / fees / expected expenses/ at least : - 1 month before your trip abroad - 8 days before your trip within France. Missing these deadlines may jeopardize getting your tickets and refunds on time. During your journey, please keep all the documents to prove your expenditures (original tickets, invoices ...)
Pendant votre séjour au GEPI (suite)
Versement de votre salaire ou indemnités Le versement d’un salaire ou d’indemnités et les remboursements sont liés à votre statut et employeur (Observatoire ou CNRS) Contact : [email protected] (administration : Laurence Gareaux ou Sabine Kimmel)
Congés
Vous devez en informer à l’avance votre supérieur hiérarchique direct. Poser ses vacances : http://gepivacances.obspm.fr
Le Compte Epargne Temps est mis en place au GEPI, il permet à certains personnels permanents le report des jours de congés non pris. Vous devez en faire la demande.
En cas d’arrêt maladie, chercheurs et personnels, ingénieurs, techniciens, administratifs (ITA) doivent adresser leur arrêt dans les 48 heures directement à l’Administration générale du GEPI pour qu’il soit ensuite transmis à l’employeur (Observatoire ou CNRS). Les détails sont communiqués dans le Règlement intérieur du GEPI.
Formations
Sabine KIMMEL, correspondante formation du GEPI, signe les demandes et les transmet aux différents organismes pour le GEPI. Contact : [email protected] Tel : 74 14
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Ouverture d’un compte informatique /
Internet access, computing & e-mail accounts
Responsable informatique GEPI (Head of computing service): [email protected] – Tel : 76 10
On distingue les arrivants qui restent plus ou moins de 2 mois à l'Observatoire.
Séjour de 2 mois ou moins signature de la charte informatique ouverture d'un compte temporaire ("UCOPIA") réservation d'un client léger si besoin (poste de travail) La demande s'effectue par courriel. Adresser un courriel à un informaticien avec prénom, nom, dates du séjour du nouvel arrivant à [email protected].
If you are staying less than 2 months at GEPI, ask your contact to send an email to the Computing Services with your name and date of stay. You will get a temporary account, wifi access and possibly a PC. You have to sign the Computing Regulations Agreement.
Plus de 2 mois signature de la charte informatique formulaire de demande d'ouverture de compte OBSPM (Observatoire de Paris) réservation d'un client léger où installation d'un poste de travail (voir avec responsable de l'arrivant) La demande nécessite de remplir un ou plusieurs formulaires signés par l'arrivant et son responsable. Prendre contact avec votre secrétaire/gestionnaire qui doit s’assurer que la demande LDAP a été faite auprès du service informatique par l’administration (Laurence ou Sabine)
If you are staying over 2 months at GEPI, ask your contact at GEPI to send an email to the administrative team who will be in charge of contacting the Computing Services with your name and dates of stay. You will get an account, webmail access and possibly a PC. You have to sign the Computing Regulations Agreement.
Délais d'ouverture Immédiat pour le compte UCOPIA 1 à 3 jours pour le compte OBSPM (séjour de plus de 2 mois) Les demandes doivent être faites au moins une semaine avant l'arrivée de la personne. Certaines ouvertures nécessitent la présence de l'arrivant : signature exigée par exemple, ou définition de l'environnement de travail: anglais, français, etc.
Codes d’accès, configuration et formation à l’outil Un rendez-vous avec un informaticien du GEPI est à prendre avant votre arrivée (demander à votre secrétaire/gestionnaire). Il vous communique alors : votre nom de compte, mot de passe etc.,
La messagerie obspm.fr peut être consultée à distance avec le même mot de passe : http://webmail.obspm.fr/ Cette opération vous permettra de recevoir les informations émanant des listes de diffusion de l’Observatoire et d’accéder à l’intranet du GEPI.
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Hygiène et Sécurité
Les deux responsables pour le GEPI sont : - Patrice BARROSO pour Paris [email protected] Tel : 22 00 - Jean CRETENET pour Meudon [email protected] Tel : 76 38
N’hésitez pas à les contacter au besoin !
En cas de problèmes :
À l’intérieur des locaux depuis tous les sites : Paris, Meudon, Nançay : Appelez le 18 (Poste de garde) Autres numéros : 0 + 112 ou 0 + 15 (extérieurs)
Depuis l’extérieur ou le téléphone portable, composer : Pour le site de Meudon : le 01 45 07 75 80 Pour Paris : 01 40 51 23 06
Secrétaire médicale : 01 45 07 79 64
Pour télécharger le Mémento sur le site Internet de l’Observatoire : http://chs.obspm.fr/rubrique191.html http://www.dgdr.cnrs.fr/cnps/guides/risques/guide.htm
Safety rules
Please check the Safety Rules and Regulations at : http://www.dgdr.cnrs.fr/cnps/guides/risques/guide.htm
Contacts for further details :
Patrice BARROSO (Paris) [email protected] Tel : 22 00 Jean CRETENET (Meudon) [email protected] Tel : 76 38
In case of emergency :
→ dial : 18 (within the Observatoire) Or 0 + 112 or 0 + 15 (outside)
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Evènements scientifiques
Au GEPI
Des séminaires sont organisés une fois par semaine sur Meudon (Salle 108), chaque lundi à 11 heures. Site Internet du Gepi : http://www.gepi.obspm.fr Contacts : [email protected] et [email protected]
À l’Observatoire
Plusieurs fois par an, de nombreux évènements sont organisés avec le public : http://www.grandpublic.obspm.fr/ - Septembre : Journées du patrimoine : portes ouvertes du site de Paris - Octobre : Fête de la science : portes ouvertes sur Meudon - Printemps : Nuits des planètes : parcours nocturnes sur Paris et Meudon. Une ou deux expositions sont organisées sur Paris afin de faire découvrir les instruments et manuscrits anciens de l’Observatoire (Bâtiment Perrault).
Le site de Nançay peut être découvert à travers la visite de la structure d’accueil : http://www.cielouvert.obs-nancay.fr
Tous les séminaires des laboratoires de l’Observatoire : http://www.obspm.fr/savoirs/seminaire/seminaire.en.shtml
Il existe également des possibilités de visites guidées.
Convivialité
Au GEPI
Les lieux de convivialité sont propres aux différents sites : Meudon : Aux Communs : salle 122 (à proximité des imprimantes & photocopieurs) dans le couloir bleu, 1er étage et salle du Pôle instrumental A Copernic A : salle milieu couloir à gauche de l’entrée A Copernic B : salle fond du couloir à droite de l’entrée A Hipparque : 1ère salle à gauche de l’entrée
Paris : Bâtiment B, 3ème étage, Salle de Café du Pôle D’autres moments à partager : le repas de Noël, la galette des rois ou les journées du laboratoire.
À l’Observatoire
- Le BIOP : Bulletin d’Information de l’Observatoire de Paris. Pour plus d’information : http://www.obspm.fr
Les Associations
- le CESOP : pour l’action sociale (enfance, vacances, voyages etc.). Ouvert aux personnels travaillant à l’Observatoire. Site : http://www.obspm.fr/cesop/ - Le CLAS (Meudon & Paris) : activités culturelles et sportives - Le CLE : Centre de Loisirs à Meudon pour les enfants (de 3 à 14 ans).
- Pour les personnels CNRS, le comité des personnels CAES propose également des activités. Site : http://www.caes.cnrs.fr/
- L’ASAR : Association artistique de la recherche : http://www.asar.free.fr/ …/ Page 18 sur 22 Guide du Nouvel Entrant au GÉPI –Mars 2012– 5ème édition GEPI Practical Information Booklet
Communication au GEPI
Contribuer au site web du GEPI
Adresse : http://gepi.obspm.fr
Pour l’alimenter , écrire à : [email protected]
En tant que membre du GEPI, vous pouvez (et devez!) vous connecter sur ce site en utilisant votre login et mot de passe LDAP (celui du « webmail »). Vous pouvez le faire en cliquant sur le lien "se connecter" en haut à droite de la page d'accueil.
Vous pourrez alors remplir vos informations personnelles, seule façon de figurer dans l'annuaire interne du site. Il vous sera également possible de définir si vous souhaitez ou non que vos informations personnelles apparaissent lors d’une recherche sur le site, en cochant la case correspondante dans l'édition de votre profil.
Manifestations auprès du public
Dominique Proust est chargé de la communication au GEPI, et correspondant du GEPI auprès du service de communication de l'Observatoire de Paris.
Il est également en charge scientifique des télescopes de Meudon, et un des responsables de l'action "Astronomie vers tous" (diffusion de l'astronomie auprès du public n'y ayant pas accès). Il peut donc être amené à vous contacter pour participer à des manifestations auprès du public (animations, conférences, émission de radio etc.), notamment en milieux scolaire, universitaire, hospitalier, auprès des collectivités locales etc.
Vous pouvez le contacter pour toutes les questions touchant à la communication : [email protected] / Tel : 74 11, si vous souhaitez : - publier un communiqué de presse, prendre part à une manifestation dans le cadre de l'astronomie où contacter les milieux associatifs de l'astronomie. - utiliser un des télescopes de Meudon, sous réserve d'avoir une très bonne expérience de l'observation.
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Scientific events
GEPI
Seminars are scheduled every Monday at 11 AM in Meudon (Room 108 – Building “Les Communs”) http://gepi.obspm.fr/l- agenda-du-gepi/
Paris Observatory
Public outreach activities are an important mission of the Observatoire. They include : * Open Days during major astronomical events; * exhibitions; * pedagogical trails; * guided tours; * travelling exhibitions and pedagogical material made available Check the website : http://www.bibli.obspm.fr/sedoc_eng.htm
Social events
GÉPI
You are most welcome to have a cup of tea or coffee in the dedicated rooms (ask your secretariat). There are special events for Christmas, “Galette des rois” (January), “Fête du solstice” (June).
Paris Observatory
For further social activities, events & practising sports, check the website : http://dil.obspm.fr/rubrique289.html
L’équipe du GÉPI reste à votre disposition pour répondre à vos questions !
Do not hesitate to contact us should you have any questions !
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Notes
Crédits
Sources utilisées : Site Internet de l’Observatoire de Paris : http://www.obspm.fr Site du GÉPI : http://gepi.obspm.fr
Plaquette de communication du GEPI Guide d’accueil du laboratoire du LUTH.
Actualisation du Guide : Guide actualisé sous la Direction de Piercarlo Bonifacio, Directeur du GEPI par l’équipe administrative Mise à jour de cette édition : Annick Oger & Laurence Gareaux Crédits photos : Frédéric Arenou
Ce Guide n’est pas un document contractuel. Il n’est pas exhaustif et sera actualisé régulièrement.
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Guide du Nouvel Entrant du GÉPI – Mars 2012 – 5ème édition