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Archivamiento Web Conceptos Básicos, Estrategias Y Mejores Prácticas Mini/Manual Archivamiento Web Conceptos Básicos, Estrategias Y Mejores Prácticas

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Archivamiento Web Conceptos Básicos, Estrategias Y Mejores Prácticas Mini/Manual Archivamiento Web Conceptos Básicos, Estrategias Y Mejores Prácticas Mini/Manual Archivamiento Web conceptos básicos, estrategias y mejores prácticas Mini/Manual Archivamiento Web conceptos básicos, estrategias y mejores prácticas Subdirección de Tecnologías de la Información Archivística y Documento Electrónico 2 MiniManual Archivamiento Web - Archivo General de la Nación Créditos ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN JORGE PALACIOS PRECIADO -COLOMBIA Establecimiento público adscrito al Ministerio de Cultura Consejo Directivo Ministerio de Cultura Ministra: Mariana Garcés Córdoba Viceministra: María Claudia López Sorzano Presidenta del Consejo Representante de los Archivos del País Margarita Monsalve Salas Alcaldía Distrital de Barranquilla Academia Colombiana de Historia Juan Camilo Rodríguez Gómez Presidente Colciencias Juanita León Peñarenas Delegada de la Sra. Directora Autor Archivo General de la Nación Jhon Alexander González Flórez Carlos Alberto Zapata Cárdenas Director General Preparado por: Iván Eduardo Triana Bohórquez Comité Editorial Carlos Alberto Zapata Cárdenas Gráficas Claudia Ivonne Fáctor Lugo Ivan Triana Bohorquez Mauricio Tovar González Jhon Alexander González Flórez ISBN John Francisco Cuervo Alonso 978-958-8242-35-4 Natacha Eslava Vélez Dania Paola Asprilla Yurgaqui Archivo General de la Nación de Colombia Carrera 6 No. 6-91 Coordinación Editorial y Diagramación Teléfono: 328 2888 Fax: 337 2019 Dania Paola Asprilla Yurgaqui E-mail: [email protected] Sandra Cardona Carvajal Página web: www.archivogeneral.gov.co Catalina Lozano Ortega Bogotá D.C., Colombia - 2015 Fotografía de Carátula Las publicaciones del Archivo General de la Na- Atribución-NoComercial-SinDerivadas 2.0 Gené- ción de Colombia están protegidas por lo dispuesto rica (CC BY-NC-ND 2.0) -jadjadjad https://www. en la Ley 23 de 1982. Podrán reproducirse extrac- flickr.com/photos/jadjadjad/3116787127 tos sin autorización previa, indicando la fuente. 3 MiniManual Archivamiento Web - Archivo General de la Nación Contenido 5 1. 6 1.1 7 1.2 10 1.2.1 11 1.2.2 12 1.3 13 1.3.1 13 1.3.2 14 1.4 15 1.5 16 2. 25 31 32 4 MiniManual Archivamiento Web - Archivo General de la Nación Introducción Este Minimanual pretende ser del 14 de diciembre de 2012, “Por un referente conceptual y de el cual se reglamenta el Título V de la buenas prácticas para aquellas Ley 594 de 2000, parcialmente los ar- entidades públicas y privadas u tículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 otros, interesados en estructurar y se dictan otras disposiciones en ma- y desarrollar proyectos o inicia- teria de Gestión Documental para to- tivas de archivamiento web, de das las Entidades del Estado” y el De- cara al importante reto que asu- creto 2693 21 de diciembre de 2012, me la gestión documental en el de Gobierno en Línea “Por el cual se país, con la penetración y uso de establecen los lineamientos generales las nuevas tecnologías de la in- de la estrategia de Gobierno en Línea formación y comunicación. de la República de Colombia, se regla- mentan parcialmente las Leyes 1341 Está dirigido a la Administración de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan Pública en sus diferentes niveles: otras disposiciones”. Así mismo, en nacional, departamental, distrital estándares tales como la Norma ISO y municipal; a las entidades terri- 28500: Information and documenta- toriales indígenas y demás enti- tion. The WARC File Format. dades territoriales que se creen por Ley; a las divisiones adminis- Es así como para facilitar el entendi- trativas; a las entidades privadas miento del lector, esta publicación se que cumplen funciones públicas, desarrolla en dos partes: la primera, a las entidades públicas en las aborda y define el concepto de archi- distintas ramas del poder; a las vamiento web, sus tipos, clases y prin- instituciones culturales y educa- cipales retos. Igualmente, se hace re- tivas, empresas del sector priva- ferencia a las principales herramientas do, autores y personas naturales tecnológicas utilizadas y los casos de interesadas en gestionar y pre- éxito más representativos a nivel mun- servar el patrimonio web. dial. La segunda, resume en cinco pa- sos, las mejores prácticas y estrategias El contexto normativo se enmarca para estructurar un proyecto de archi- en la Ley 594 de 2000, “Por medio vamiento web que permita garantizar de la cual se dicta la Ley General la captura, organización, preservación, de Archivos y se dictan otras dispo- continuidad y consulta del patrimonio siciones” - Título XI, Conservación registrado en la web, a las generacio- de Documentos, el Decreto 2609 nes actuales y futuras. 5 1. Importancia del Archivamiento Web MiniManual Archivamiento Web - Archivo General de la Nación El vertiginoso uso de la web como canal de comunicación y publicación de información en todos sus niveles, desde el gu- bernamental hasta el individual, demanda la necesidad de desa- rrollar estrategias e iniciativas que garanticen la disponibilidad de estos registros como eviden- cias de la gestión y la historia actual para las presentes y futu- ras generaciones. Como respuesta a esta nece- sidad, el archivamiento web es el “proceso de recolección de fracciones o partes de la World Wide Web y la garantía de que la colección se conserva en un vidades son automatizadas con archivo o sistema de información herramientas de software espe- para futuros investigadores, his- cialmente diseñadas para la re- toriadores y público en general”1. colección de los registros objeto El proceso del archivamiento de preservación. web es liderado por archivistas y desarrollado con las actividades 1.1 Tipos de tradicionales del archivo físico: Archivamiento Web seleccionar, almacenar, preser- Existen tres tipos para archivar var y consultar. Sin embargo, contenidos web2. Su elección por la cantidad de información depende de la afinidad y concor- contenida en la web, estas acti- dancia con los objetivos y reque- 1. COLOMBIA. MINISTERIO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES. Estrategia de Go- bierno en Línea [En línea]. <http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/e5203d1f18ecfc98d25cb0816b455615/ minticmanual3.0.pdf> [citado el 2 de octubre de 2013] 2. UNITED KINGDOM. THE NATIONAL ARCHIVES. Web Archiving Guidance [En línea]. <http://www.nationalarchives. gov.uk/documents/information-management/web-archiving-guidance.pdf> [citado el 3 de octubre de 2013] 7 MiniManual Archivamiento Web - Archivo General de la Nación rimientos planteados en el pro- de autor. El software empleado yecto de archivamiento web. navega por todo el sitio web y extrae los contenidos disponi- Archivamiento web bles en cada enlace. El éxito de de lado del cliente la captura de contenidos depen- Es el tipo archivamiento web más derá del nivel de optimización y popular y empleado por institu- accesibilidad del sitio web. ciones interesadas en preservar Archivamiento web la web, debido a su simplicidad y basado en transacciones escalabilidad. Permite capturar cualquier sitio disponible abier- Este modelo es operado desde tamente en la web, sin restric- el servidor que almacena el sitio ciones técnicas ni de derechos web. Busca capturar sólo aque- 8 MiniManual Archivamiento Web - Archivo General de la Nación llos contenidos visualizados por trabajo en equipo con el admi- los usuarios y evita los conteni- nistrador del servidor, para ac- dos que nunca fueron visitados. ceder a los informes de consul- Su principal ventaja es la aser- ta y capturar los registros. Por tividad en seleccionar para su sus condiciones técnicas, es un preservación los contenidos que enfoque atractivo para proyec- han sido de interés para la co- tos internos de archivamiento munidad de usuarios. web corporativo. Para emplear este tipo de archi- vamiento web, es necesario el 9 MiniManual Archivamiento Web - Archivo General de la Nación Archivamiento web Su principal beneficio, está en del lado del servidor la capacidad de capturar conte- nidos inaccesibles por los soft- El enfoque desde el lado del servi- ware del archivamiento web del dor, busca crear una copia del sitio lado del cliente. web directamente del servidor que lo custodia. Al igual que el modelo 1.2 Retos para el anterior, requiere el consentimien- Archivamiento Web to del administrador del mismo. Al crear una copia del sitio web, per- Para desarrollar un proyecto de mite archivarlo conservando sus archivamiento web exitoso, que características de navegabilidad. cumpla con la totalidad de los re- querimientos de calidad, captu- Los retos principales de este ra y preservación, es necesario modelo, se centran en mantener definir estrategias que superen la captura total y constante del los retos que se presentan en su sitio, más cuando los conteni- implementación. Estos retos es- dos son dinámicos y generados tán clasificados en dos grupos: a intervalos de tiempo cortos. Técnicos y Administrativos3. 3. BALL, Alex. Web Archiving [en línea]. <http://www.dcc.ac.uk/sites/default/files/documents/reports/sarwa-v1.1.pdf> [cita- do el 5 de octubre de 2013] 10 MiniManual Archivamiento Web - Archivo General de la Nación Retos del Archivamiento Web Administrativos Técnicos » Legal. » Coherencia Temporal. » Selección y Alcance. » Limitaciones de los rastreadores actuales. » Asignación de responsabilidades. » Virus y Malware. » Duplicación. » Preservación a largo plazo. 1.2.1 Retos Administrativos » Selección y alcance: La falta de claridad en los objetivos y en el alcance del archivamiento Son los relacionados con la pla- web, son los principales causantes del fracaso neación y dirección de quienes del proyecto. Es indispensable definir con exac- están gestionando
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