Divisi Humas Jakarta Fashion Week
Total Page:16
File Type:pdf, Size:1020Kb
Hak cipta dan penggunaan kembali: Lisensi ini mengizinkan setiap orang untuk menggubah, memperbaiki, dan membuat ciptaan turunan bukan untuk kepentingan komersial, selama anda mencantumkan nama penulis dan melisensikan ciptaan turunan dengan syarat yang serupa dengan ciptaan asli. Copyright and reuse: This license lets you remix, tweak, and build upon work non-commercially, as long as you credit the origin creator and license it on your new creations under the identical terms. Team project ©2017 Dony Pratidana S. Hum | Bima Agus Setyawan S. IIP Divisi Humas Jakarta Fashion Week Strategic media..., Vania Josephine NR, FIKOM UMN, 2017 Struktur Organisasi Ketua Media Relations Public Relations Press Media Social Media Website & Other Conference Relations Content Content Media Registration Strategic media..., Vania Josephine NR, FIKOM UMN, 2017 Tugas Utama Divisi Humas • Membuat dan mengirimkan undangan kepada media melalui email blast. • Menyiapkan press release, rundown dan cue card. Press • Membuat jadwal press conference, mengatur flow media di press lounge dan mengatur pembagian konsumsi. Conference • Mengoordinir MC, narasumber, goody bags, fotografer dan peliput (dari sister magazines, social media JFW, dll). • Bekerjasama dengan tim IT PG dalam membuat sistem pendaftaran media serta melakukan supervisi pendaftaran. • Memverifikasi media peliput untuk mendapatkan badge (mulai H-30 hingga H-10). • Menghitung kuota per media dan alokasi jumlah fotografer dari masing-masing media. • Approval media ke backstage dan koordinasi dgn tim bisnis/show manager utk liputan media Media di backstage. • Menerima registrasi media harian, registrasi press conference dan menyusun database Relation & kehadiran media. Registration • Mengatur flow media peliput ke dalam fashion show, press conference, talkshow dan pameran. • Bekerjasama dengan Isentia untuk melakukan media monitoring liputan JFW mulai H-2bulan hingga H+2 bulan (negotiable). • Bekerjasama dengan tim fotografer dalam mengupdate account image.net, merumuskan standar caption foto, membuat press release. Strategic media..., Vania Josephine NR, FIKOM UMN, 2017 Tugas Utama Divisi Humas Social • Membuat konten socmed JFW (FB, Twitter & IG) setiap hari. • Mengatur alokasi konten dari tim bisnis maupun saat ada project/program yang Media dihighlight, setelah mendapat brief dari masing-masing project officer. Content • Merespons comment atau pertanyaan dari publik. • Membuat konten artikel terkait program/project JFW. • Mengupdate konten website, melakukan penambahan/perubahan project, foto, menginput jadwal show dan profil desainer, dll. • Mengoordinir tim peliput dari sister magazines selama JFW berlangsung, Website & mengedit dan mengupload artikel. Other • Mengoordinir penerjemahan masing-masing artikel, mengedit dan mengupload artikel. Content • Bekerjasama dengan tim show management (Azura) untuk content video streaming dan mengoordinir pengupload-annya di website bersama tim IT PG. • Mengoordinir penulisan kata pengantar di Program Book JFW dan melakukan pengeditan Program Book. Strategic media..., Vania Josephine NR, FIKOM UMN, 2017 Pembagian Tim Humas JFW Media Relations Social Media Content Officers Managers Article (Vania, Asri, Jihan, Laela, (Detta & Jourdie) Alvina) Writers (Redaksi Sister Magz) Media Registration Officers Editor & (Aldila, Devina, Melpa, Translator Soraya, Ishadi) (Nevy & Yaya) Press Lounge Manager Media Center Officer (Esty) (Ayu & Mila) Humas Press Release JFW Intern Writers Coordinator(( (Chia, Nevy, Detta) Ketua: Mila) Imelda Strategic media..., Vania Josephine NR, FIKOM UMN, 2017 Detail Tugas Press Release Writers Menulis press release program-program JFW, seperti FashionLink, LPM, Opening dll. Note: Jika ada tim khusus untuk program internal, press release dibuatkan oleh tim tersebut (misalnya Grazia Glitz n Glam oleh tim Grazia, Cleo Fashion Awards oleh tim Cleo) Press Lounge Manager 1. Membuat jadwal press conference sejak H-2 bulan hingga H-10, mengatur flow media di press lounge dan mengatur pembagian konsumsi. 2. Mengoordinir MC untuk press conference program JFW, narasumber, goody bags, fotografer JFW dan peliput (dari sister magazines, social media JFW, dll). Media Registration Officers 1. Menerima registrasi media harian, registrasi press conference. 2. Mengatur pembagian press release dan goody bags. 3. Menyusun database kehadiran media di press lounge untuk masing-masing press conference dan harian. Strategic media..., Vania Josephine NR, FIKOM UMN, 2017 Detail Tugas Media Relations 1. Memverifikasi media peliput untuk mendapatkan badge. 2. Mengoordinir serta menginput data fotografer bisnis yang akan ikut meliput JFW. 3. Memverifikasi dan melakukan approval untuk media (peliput maupun fotografer bisnis) yang mendaftar on the spot. 4. Menghitung kuota per media dan alokasi jumlah fotografer dari masing-masing media. 5. Approval media ke backstage dan koordinasi dgn tim bisnis/show manager utk liputan media di backstage. 6. Mengantar dan menemani media yang meliput ke backstage. 7. Mengatur flow media peliput ke dalam fashion show, press conference, talkshow dan pameran. Social Media Content 1. Membuat konten socmed JFW (FB, Twitter & IG) setiap hari. 2. Mengatur alokasi konten dari tim bisnis maupun saat ada project/program yang dihighlight, setelah mendapat brief dari masing-masing project officer. 3. Merespons comment atau pertanyaan dari publik. Note: Brief diterima paling lambat H-3 JFW dari tim bisnis. Diserahkan kepada ketua humas untuk diteruskan kepada tim social media. Strategic media..., Vania Josephine NR, FIKOM UMN, 2017 Detail Tugas Article Writers 1. Peliput harian dari majalah-majalah internal, yang jadwal peliputannya diatur oleh ketua humas. Masing- masing majalah diharapkan untuk dapat menurunkan minimal 3 orang peliput dalam satu hari. Editors 1. Mengoordinir tim peliput harian (article writers) selama JFW berlangsung, mengedit, mengoordinir serta mengecek pengupload-an artikel ke website JFW. 2. Mengoordinir penerjemahan masing-masing artikel, mengedit, mengoordinir serta mengecek pengupload- annya ke website JFW. Media Center Officer 1. Mengatur flow media yang bekerja di media center. 2. Memastikan semua peralatan berfungsi dengan baik dan kebutuhan di media center terpenuhi. 3. Menjaga ketertiban di media center, termasuk mengatur interview media dengan narasumber di area tersebut. 4. Bertanggung jawab untuk lost & found di area media center dan press lounge. Intern Coordinator 1. Mengoordinir data anak magang. 2. Memastikan semua hadir tepat waktu. Strategic media..., Vania Josephine NR, FIKOM UMN, 2017 Pembagian Tugas Anak Magang Media Registration (5 orang): Membantu tim media registration dalam melakukan pendaftaran media harian, pendaftaran press conference, bekerjsama dengan tim bisnis dalam pembagian goody bags press conference dan press release. Media Relation (5 orang): Membantu tim media relation melakukan registrasi media on the spot, verifikasi media yang ingin meliput, mengalokasikan dan memilih kategorisasi badge (jenis media, batasan akses lokasi/waktu). Membantu media mencari narsum, mengatur jadwal interview, mengoordinir liputan di backstage, dll. Social Media (4 orang): Membantu tim socmed untuk memposting semua kegiatan yang berlangsung, baik show, press conference, talkshow, pameran maupun kegiatan sponsor. Translator (1 orang): Menerjemahkan seluruh artikel show di JFW ke dalam bahasa Inggris dan menyerahkan kepada editor. Uploader (2 orang): Mengupload seluruh artikel bersama foto yang sudah diedit ke dalam website JFW. Strategic media..., Vania Josephine NR, FIKOM UMN, 2017 277 Strategic media..., Vania Josephine NR, FIKOM UMN, 2017 Artikel News Highlight pada website JFW mengenai Factory Visit, yang berjudul “Edukasi Wastra Bersama Indonesia Fashion Forward - Factory Visit” 278 Strategic media..., Vania Josephine NR, FIKOM UMN, 2017 Artikel News Highlight pada website JFW yang berjudul “Melestarikan Ibu Pertiwi Melalui Mode Berkelanjutan”, yang mengandung pesan Sustainable Fashion Artikel news highlight pada website JFW yang berjudul “Tenun Baduy Berangkat ke London Fashion Week mengandung pesan go international 279 Strategic media..., Vania Josephine NR, FIKOM UMN, 2017 Artikel news highlight pada website JFW, yang berjudul “Menimba Ilmu Mode dari Negeri Ginseng” dan “Kiat Merintis Bisnis Mode dari Centre for Fashion Enterprise London”, menunjukkan bahwa narasumber-narasumber yang dihadirkan dalam program-program JFW 2017 adalah orang-orang yang kredibel dalam bidangnya, khususnya bidang fashion. 280 Strategic media..., Vania Josephine NR, FIKOM UMN, 2017 281 Strategic media..., Vania Josephine NR, FIKOM UMN, 2017 Wajah-wajah selebriti tanah air yang menghadiri JFW 2017 (foto-foto dokumentasi yang diunggah pada website JFW 2017) 282 Strategic media..., Vania Josephine NR, FIKOM UMN, 2017 Wajah-wajah selebriti tanah air yang menghadiri JFW 2017 (foto-foto dokumentasi yang diunggah pada website JFW 2017) 283 Strategic media..., Vania Josephine NR, FIKOM UMN, 2017 Peran Ayla Dimitri sebagai influencer (official blogger) JFW 2017 yang dapat dilihat melalui akun Instagram @jfwofficial 284 Strategic media..., Vania Josephine NR, FIKOM UMN, 2017 Peran influencer; Ayla Dimitri sebagai official blogger JFW 2017 dan Wita Juwita sebagai Face of JFW 2017 yang dapat dilihat melalui akun Instagram @jfwofficial 285 Strategic media..., Vania Josephine NR, FIKOM UMN, 2017 JFW 2017 juga kerap memberikan informasi seputar rangkaian event- nya pada Instagram @jfwofficial, antara lain Factory Visit,