docOl Communicatieplan convenant ‘preventie gehoorschade muzieksector’ Verslag van het overleg op 16 april, van 9.30 tot 11.30 uur bij het ministerie van VWS Aanwezigen: 10.2.e (Mojo, VVEM), 10.2.e (VWS), 10.2.e (VWS), 10.2.e (Mojo, VVEM), 10.2.e (Atak-Nijmegen, VNPF), 10.2.e 10.2.e (VNPF), 10.2.e (VVEM), 10.2.e (Valkhof affaire, Nijmegen, VNPF), (voorzitter en directeur Gelredome), 10 2 e en 10 2 e (VWS, verslag). In het convenant ‘preventie gehoorschade muzieksector’ neemt het vergroten van de bewustwording van bezoekers en VVEM- en VNPF leden van de risico’s van harde muziek voor het gehoor een belangrijke plaats in. In het convenant staat dat de VNPF en VVEM via hun eigen communicatiekanalen (website, tickets, informatieschermen, posters, etc.) zullen werken aan het vergroten van de bewustwording van het publiek. Het ministerie van VWS zal de VNPF en de VVEM hierbij ondersteunen. klaar is. Afgesproken is dat er een communicatieplan opgesteld zal worden dat voor 1 mei 2014 Doel van de communicatie-uitingen: je gehoor • Bezoekers er bewust van maken dat harde muziek een risico vormt voor doen om het • Bezoekers en eigenaren van uitgaansgelegenheden weten wat ze zelf kunnen risico op gehoorbeschadiging te verminderen (handelingsperspectief). Doeigroerjen: van Er zal worden gaan gewerkt met 5 typen bezoekers, zogenaamde personae. Bezoekers bijvoorbeeld dance- en metalevenementen verschillen nogal van elkaar en moeten verschillend benaderd worden. Er wordt wel gewerkt met één centrale boodschap, maar met een verschillende doorvertaling per personae. De leeftijd van de doelgroepen is 16 jaar en ouder. Berend zal een voorstel voor 5 personae uitwerken. Centrale boodschaij/tone of voice: genieten. We kiezen voor de positieve insteek: met oordopjes kun je nu en later van goede muziek Het moet normaal worden om je oordopjes mee te nemen als je naar een concert of festival gaat, de net zo gewoon als je geld, je ticket en je telefoon. We gaan dus niet ‘de piep’ gebruiken in communicatie-uitingen. Symbool: Een duidelijk, helder symbool dat staat voor het belang van gehoorbescherming zal gebruikt worden als centrale drager. Het symbool moet universeel zijn en ook zonder tekst te begrijpen zijn. eerste Dit symbool kan al véér de zomer van 2014 in communicatie-uitingen gebruikt worden. De ideeën van drie communicatiebureaus zijn bekeken waaruit de voorkeur van iedereen bleek voor een eenvoudig symbool waarin het oor centraal staat. Deze ideeën worden verder uitgewerkt. doc 01 Rolverdeling: Het ministerie van VWS heeft een faciliterende rol in de bewustwordingscampagne. De bijdrage zal vooral bestaan aan het bijdragen aan de ontwikkeling van de communicatie-toolkit. De ontwikkelde materialen kunnen door iedereen gebruikt worden, binnen de eigen context. De VVEM en VNPF dragen zorg voor de uitrol/implementatie van de communicatie activiteiten en zijn de afzender van communicatie-uitingen. Zij kunnen dit doen via hun eigen communicatiekanalen (website, tickets, informatieschermen, posters, etc.). Communicatie-toolkit: Het lijkt de aanwezigen een goed idee om een communicatie-toolkit te ontwikkelen. In deze toolkit zijn bijvoorbeeld het symbool, Q&A’s en folders te vinden waar eigenaren van uitgaansgelegenheden gebruik van kunnen maken 102e en 102e vragen binnen hun organisatie en bij hun leden na waar behoefte aan is 10 2 e vraagt bij zijn leden op wat de leden momenteel aan communicatie voor het voor het oor veilig genieten van muziek gebruiken. Hoe jongeren betrekken? Tijdens het nationale jeugddebat van 14 april heeft staatssecretaris Van Rijn de aanwezige jongeren uitgenodigd om mee te denken en doen met de bewustwordingscampagne. Dit kan via de Nationale jeugdraad. Het idee is nu om de Nationale jeugdraad te vragen om de focusg roep voor de te ontwikkelen communicatie-uitingen te vormen. Betrokkenheid andere partijen: De Koninklijke Horeca Nederland heeft aangegeven mee te willen denken met het vergroten van het bewustzijn van bezoekers en eigenaren van horeca-gelegenheden. De KHN zal nog benaderd worden op welke manier zij mee willen doen met dit communicatieplan. Het zou mooi zijn als ook andere partijen mee doen en aanhaken met de bewustwordingscampagne, bijvoorbeeld geluidstechnici. De oordopjes-fabrikanten willen graag meedoen. Exijertg roep: De in het kader van het convenant gemaakte plannen ter uitvoering van de in het kader van het convenant gemaakte afspraken zullen voordat de stuurgroep in juni bij elkaar komt, door een expertgroep bekeken en besproken worden. Hiermee maken we gebruik van hun expertise en kunnen onze activiteiten aansluiten op eventuele activiteiten van andere partijen op het gebied van de preventie van gehoorschade door harde muziek. Ambassadeurs: Aan een paar festivals zal gevraagd worden om de communicatie-uitingen te steunen. Daarnaast zal aan een paar per personae aansprekende personen gevraagd worden om als ambassadeur voor de bewustwordingscampagne op te treden. Daarvoor gaan de convenantspartijen nog wel vaststellen wat verwacht wordt van een ambassadeur. Verder zijn intermediaire communicatiepartners van belang. dcc 01 Financiën: Het ministerie van VWS heeft voor 2014 € 200.000,- gereserveerd voor de bewustwordingscampagne rond de preventie van gehoorschade door harde muziek. De VVEM en VNPF verzorgen zelf en voor eigen rekening de communicatie-activiteiten. Startmoment bewustwordingscamijagne: We willen de bewustwordingscampagne op een geschikte plaats en moment aftrappen waarbij de nodige media-aandacht wordt gegenereerd. Gedacht wordt aan het Amsterdam dance event of Eurosonic/Noorderslag. De aftrap van de campagne zal in aanwezigheid van de staatssecretaris plaatsvinden. De start van de bewustwordingscampagne is per 1 september 2014, dus er zal voor een evenement/festival rond die datum gekozen worden. Vervolgoverleg: Het volgende overleg is op woensdag 14 mei van 9.00 tot 11.00 uur in Utrecht, in een vergaderzaal bij NH hotels in Hoog Catharijne. In ieder geval zullen de begroting en de planning op de agenda van dit vervolgoverleg staan. dcc 02 Overleg communicatieplan convenant ‘preventie gehoorschade muzieksector’ Datum: 14 mei Plaats: NH hotel Utrecht Aanwezigen: 10.2.e (Air Amsterdam), 10.2.e (vWS, DCO), 10.2.e (VVEM), 1Q.2.e (VVEM), 10.2.e (Vaikhof affaire, Nijmegen), 10.2.e (Atak Enschede), 10 2 e (ID&T), 102 e (Mojo), 10 2 e 4 (VVEM, Mojo) en 10.2.e (VWS, VGP, verslag). Met kennisgeving afwezig 102 e (VNPF) en 10 2 e (VWS, DCO) 1. Welkom 0.2.e heet iedereen van harte welkom. 2. Mededelingen 10 2 e is agenda lid 10 2 e kan helaas niet bij dit overleg aanwezig zijn 10.2.e meldt dat wat haar betreft het doel van dit overleg zal zijn om te komen tot een gezamenlijk beeld van het doel, de uitgangspunten, de boodschap, de doelgroep(en) en de aanpak van het communicatieplan van het convenant ‘preventie gehoorschade muzieksector’. Op basis van dit gezamenlijke beeld kan een werkgroep ‘communicatie’ aan de slag met het schrijven van het concept-communicatieplan. De aanwezigen kunnen hiermee instemmen. 3. Concept-verslag van het overleg van 16 april Het concept-verslag zal op een aantal punten nog worden aangepast, zo zal de passage over de expertg roep er uit gehaald worden. De nieuwe versie van het verslag wordt zo snel mogelijk aan de aanwezigen verstuurd. Actiepuntl0.2.e 4. Actiepunten vorige overleg De actiepunten uit het vorige overleg worden meegenomen bij de volgende agendapunten. 5. Doel van de communicatie a. Bewustwording van de risico’s van hard geluid voor het gehoor bij bezoekers van muziekevenementen vergroten. b. Bezoekers van muziekevenementen weten wat ze zelf kunnen doen om op een veilige manier van muziek te kunnen genieten. Dit kan door oordopjes mee te nemen en in te doen. 6. Doelgroepen De doelgroepen van de communicatie-uitingen zijn: a. Organisaties b. Locaties c. Geluidstechnici d. Bezoeker Bij de bezoeker werken we met 5 persona die staan voor de bezoeker van verschillende typen muziek, zoals dance, techno, etcetera. Door met persona te werken, kun je de bezoekers van een muziekevenement met een bepaald type muziek beter bereiken. dcc 02 7. Inhoud boodschap De boodschap van de communicatie-campagne aan deze vier doelgroepen is vrijwel dezelfde: het is heel gewoon om oordopjes mee te nemen naar een concert of festival. Net zo gewoon als dat je je ticket, je portemonnee en je mobiele telefoon mee neemt. De toon is dus positief, het genieten en beleven van de muziek staat centraal. We gaan niet de nadruk leggen op het risico op gehoorschade door harde muziek. We benadrukken wat de doelgroepen zelf kunnen doen, voor de bezoekers is dit het meenemen van oordopjes naar een concert of festival. Een organisator kan de bezoekers bijvoorbeeld van te voren een mail sturen waarin bezoekers wordt aanbevolen om oordoppen mee te nemen. 8. Hoe de boodschap verspreiden onder de doelgroep(en) 1O.2.e en 1O.2.e hebben bij organisaties en locaties nagevraagd waar zij behoefte aan hebben: • Logo en bijbehorende richtlijnen voor het gebruik ervan • Bij de verkoop van oordopjes de optie tot de aankoop van oordopjes aanbieden • Flyers • Instructiemateriaal voor het personeel (o.a. op A6-formaat, geplastificeerd) • Website met algemene informatie over de relatie tussen hard geluid en het risico op gehoorschade • Online/social media tools: Facebook, Twitter,... • Google remarketing: ticket gekocht, dan later via Google reclame voor oordopjes • App beschikbaar stellen om te meten hoe hard de muziek staat • Informatie verspreiden via narrow casting (gesloten TV-systeem). Het idee is om een toolkit te ontwikkelen met daarin diverse communicatie-uitingen die organisatoren, locaties en de branche-organisaties kunnen gebruiken. Zij bepalen zelf welke onderdelen uit de toolkit ze willen gebruiken en hoe ze dit gaan doen. Organisaties kunnen de via de toolkit beschikbare communicatie-uitingen ook zelf aanvullen waarbij ook ruimte is voor co-sponsorship. Er wordt momenteel al gewerkt aan het ontwikkelen van een logo. Dit logo zal al vââr de zomer gebruikt gaan worden. Bij het startmoment van de communicatie-campagne (waarschijnlijk half oktober) zal de boodschap één keer goed gecommuniceerd worden.