REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI
Numer egzemplarza: 2
PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIE Ń PUBLICZNYCH
Urz ąd Miasta i Gminy Jednostka kontrolowana: Działoszyn
Termin kontroli: 28.12.2004 r. – 12.04.2005 r.
Stanisław Gwis – inspektor Kontroluj ący (imi ę, kontroli nazwisko, stanowisko Paweł Dobrzy ński – inspektor słu Ŝbowe): kontroli
Okres obj ęty kontrol ą lata 2003 – 2004
WK 601-2/99./2005 Numer i data upowa Ŝnienia: z dnia 14 grudnia 2004 roku
Uwaga! Protokół niniejszy podlega udost ępnieniu na zasadach okre ślonych w ustawie z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz. 1198), z ograniczeniami wynikaj ącymi z art.5 tej ustawy. PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
I. INFORMACJE WST ĘPNE
DANE O JEDNOSTCE
Miasto i Gmina Działoszyn połoŜona jest na prawym brzegu rzeki Warty, wchodzi w skład powiatu pajęczańskiego. Miasto i Gmina Działoszyn składa się z 31 miejscowości tworzących 15 sołectw i 3 osiedla mieszkańców w mieście Działoszyn. Według danych ewidencji ludności na dzień 31 grudnia 2004 roku Miasto i Gminę Działoszyn zamieszkiwało na stałe 13.333 osób. Kobiety stanowiły liczbę 6.686, a męŜczyźni 6647 osoby. Stan bezrobocia na dzień 30 czerwca 2004 roku wynosił 917 osób, to jest 6,87 % ogółu mieszkańców. Gmina Działoszyn zajmuje obszar o powierzchni 12.059 ha, w tym: ▪ grunty orne 6.721 ha ▪ łąki i pastwiska 350 ha ▪ sady 8 ha ▪ lasy i grunty leśne 3.485 ha ▪ pozostałe grunty 1.495 ha Kontrola kompleksowa przeprowadzona została w Urzędzie Miasta i Gminy Działoszyn, który jest zarejestrowany w systemie REGON i posiada nr statystyczny P 000532636. Gmina jest podatnikiem podatku VAT – numer identyfikacji podatkowej NIP 832 10 29 170. Adres Urzędu Miasta i Gminy w Działoszynie, 98 355 Działoszyn, ul. Piłsudskiego 21.
II. USTALENIA OGÓLNE
1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI
Przewodnicz ący rady gminy Przewodniczącym Rady Miejskiej w Działoszynie jest Pan Stanisław Ranoszek wybrany na to stanowisko uchwałą nr XV/109/04 Rady Miejskiej w Działoszynie z dnia 24 marca 2004 roku . W poprzedniej kadencji rady funkcję Przewodniczącego Rady pełniła Pani Danuta Cieśla wybrana uchwałą Nr I/1/98 Rady Miasta i Gminy w Działoszynie z dnia 29 października 1998 roku.
Burmistrz i jego zast ępcy Burmistrzem Miasta i Gminy Działoszyn jest Pan Krzysztof, Władysław Piekarz wybrany w wyborach bezpośrednich w dniu 10 listopada 2002 roku,
______2 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
zaprzysięŜony w dniu 16 listopada 2002 roku. Nie został zatrudniony Zastępca Burmistrza Miasta i Gminy Działoszyn. W poprzedniej kadencji od dnia 17 listopada 1998 roku do dnia 3 grudnia 2001 roku Burmistrzem Miasta i Gminy Działoszyn był Pan Marek Humel. Uchwałą Nr XXXI/337/2001 Rady Miejskiej w Działoszynie z dnia 3 grudnia 2001 roku na Burmistrza Miasta i Gminy w Działoszynie wybrano Pana Krzysztofa Piekarza.
Skarbnik gminy Skarbnikiem Gminy i Miasta jest Pani Stanisława Pol powołana na to stanowisko uchwałą nr XLV/385/2002 Rady Miejskiej w Działoszynie z dnia 4 lipca 2002 roku.
Sekretarz gminy Sekretarzem Miasta i Gminy jest Pan Stefan Jędrzejuk powołany na to stanowisko uchwałą Nr III/23/94 Rady Miasta i Gminy w Działoszynie z dnia 31 sierpnia 1994 roku.
2. GMINNE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNOŚCI
Na terenie Gminy Działoszyn funkcjonują niŜej wymienione jednostki organizacyjne: • Publiczne Przedszkole Nr 1 w Działoszynie • Publiczne Przedszkole Nr 2 w Działoszynie • Publiczne Przedszkole w Szczytach • Publiczne Przedszkole w Raciszynie • Publiczne Przedszkole w Trębaczewie • Szkoła Podstawowa Nr 1 w Działoszynie • Szkoła Podstawowa Nr 2 w Działoszynie • Szkoła Podstawowa w Szczytach • Szkoła Podstawowa w Raciszynie • Szkoła Podstawowa w Trębaczewie • Publiczne Gimnazjum w Działoszynie • Publiczne Gimnazjum w Trębaczewie • Komunalny Zakład BudŜetowy w Działoszynie • Miejsko – Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Działoszynie • Miejsko – Gminny Dom Kultury w Działoszynie
______3 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
3. UNORMOWANIA WEWN ĘTRZNE
Statut gminy Statut Gminy Działoszyn uchwalony został uchwałą nr V/36/03 Rady Miejskiej w Działoszynie z dnia 31 marca 2003 roku i stanowi załącznik nr 1 do ww. uchwały. Został opublikowany w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego Nr 107 poz. 1058 z dnia 5 maja 2003 roku. Poprzednio obowiązujący Statut Gminy Działoszyn uchwalony został uchwałą nr XXXVI/297/2001 Rady Miasta i Gminy w Działoszynie z dnia 31.08.2001 roku, opublikowany w Dzienniku Urzędowym Woj. Łódzkiego Nr 227 poz. 3297 z dnia 5.11.2001 roku.
Regulamin organizacyjny urz ędu Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy Działoszyn – tekst jednolity nadany został zarządzeniem nr 55/2003 z dnia 4 listopada 2003 roku Burmistrza Miasta i Gminy Działoszyn. Zgodnie z rozdziałem IV § 7 Regulaminu Urząd Miasta i Gminy posiada strukturę wydziałową. Utworzono następujące wydziały (równorzędne komórki organizacyjne): Wydział Organizacyjno – Prawny, Wydział Kadr, Kontroli Wewnętrznej i Spraw Społeczno – Obywatelskich, Wydział Finansowo – BudŜetowy, Wydział Gospodarki Przestrzennej i Infrastruktury, Urząd Stanu Cywilnego Ponadto utworzono Zespół ds. pozyskiwania środków z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej.
Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów Od dnia 10 kwietnia 2003 roku w kontrolowanej jednostce funkcjonowała instrukcja obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo księgowych w Urzędzie Miasta i Gminy Działoszyn wprowadzona do stosowania zarządzeniem Burmistrza Gminy i Miasta nr 22 z dnia 10 kwietnia 2003 roku w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową miasta i gminy Działoszyn i stanowiąca załącznik nr 1 do ww. zarządzenia. Jako wcześniej obowiązującą w Urzędzie Gminy i Miasta Działoszyn przedłoŜono kontrolującym instrukcję kontroli wewnętrznej i obiegu dowodów finansowo księgowych oraz zakładowego planu kont dla Urzędu Miasta i Gminy Działoszyn wprowadzoną do stosowania zarządzeniem Burmistrza nr 3/96 z dnia 8 listopada 1996 roku i stanowiącą załącznik nr 1 do ww. zarządzenia. PowyŜsza instrukcja została zmieniona aneksem nr 1/2001 z dnia 20 stycznia 2001 roku.
______4 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym Rada Miejska w Działoszynie nie określiła zasad nabycia, zbycia i obciąŜenia nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierŜawienia lub najmu na okres dłuŜszy niŜ trzy lata, o ile ustawy szczególne nie stanowią inaczej.
Zasady składania o świadcze ń woli – pełnomocnicy. Oświadczenia woli w imieniu Gminy w zakresie zarządu mieniem składa jednoosobowo Burmistrz albo działający na podstawie jego upowaŜnienia Zastępca Burmistrza samodzielnie albo wraz z inną upowaŜnioną przez Burmistrza osobą.
4. FUNKCJONOWANIE KONTROLI WEWN ĘTRZNEJ (FINANSOWEJ ).
Unormowania w zakresie kontroli finansowej. Osoby odpowiedzialne Do ustalenia procedur kontroli finansowej zobowiązywał kierownika jednostki od dnia 01.01.2002 roku ust. 3 art. 35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2003 roku nr 15 poz. 148 z późn. zm.). Zgodnie z art. 35a ustawy o finansach publicznych kontrola wewnętrzna w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy procesów związanych z gromadzeniem oraz rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowania mieniem. Kontrola winna obejmować:
─ zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,
─ badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymagalnym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych,
─ prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur kontroli wewnętrznej ustalonych przez kierownika jednostki. Funkcjonujące w kontrolowanej jednostce w 2003 i w 2004 roku (do dnia 10 kwietnia 2003 roku) unormowania dotyczące kontroli wewnętrznej zawarte były w następujących uregulowaniach wewnętrznych:
─ instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo księgowych w Urzędzie Miasta i Gminy Działoszyn,
─ instrukcji w sprawie gospodarki kasowej w Urzędzie Miasta i Gminy Działoszyn,
─ instrukcji w sprawie gospodarki magazynowej w Urzędzie Miasta i Gminy Działoszyn,
______5 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
─ instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Gminie Działoszyn,
─ instrukcji w sprawie ewidencji i poboru podatków i opłat w Urzędzie Miasta i Gminy Działoszyn,
─ instrukcji w sprawie udzielania ulg w spłacie i umarzania zobowiązań podatkowych w Urzędzie Miasta i Gminy Działoszyn,
─ regulaminie udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miasta i Gminy Działoszyn (ww. regulamin zatwierdzony został zarządzeniem nr 5/1/2004 Burmistrza Miasta i Gminy z dnia 11 marca 2004 roku).
Kontrola finansowa w urz ędzie – na podstawie art.35a ustawy o finansach publicznych Zagadnienia związane z funkcjonowaniem finansowej kontroli wewnętrznej prowadzonej w Urzędzie Gminy i Miasta na podstawie art. 35a ustawy o finansach publicznych, w oparciu o procedury ustalone przez kierownika jednostki, zostały opisane w dalszej części niniejszego protokołu dotyczącej wydatków inwestycyjnych (2003 i 2004 rok).
Kontrola finansowa wobec jednostek organizacyjnych, w tym kontrola wykonywana na podstawie art.127 ustawy o finansach publicznych W latach 2003 – 2004 obowiązek kontroli przestrzegania przez podległe i nadzorowane jednostki realizacji procedur kontroli wewnętrznej spoczywał na Burmistrzu Miasta i Gminy. W związku z faktem, iŜ Urząd Miasta i Gminy prowadził w okresie objętym kontrolą obsługę finansowo – księgową Miejsko Gminnego Ośrodka Kultury, jednostek oświatowych oraz Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej uznać moŜna, Ŝe kontrola wewnętrzna wydatków dokonywanych przez te jednostki odbywała się przy ich zatwierdzaniu przez Burmistrza, Skarbnika Gminy, i inne osoby upowaŜnione. W kontrolowanym okresie Burmistrz Miasta i Gminy nie dokonywał natomiast kontroli przestrzegania przez Komunalny Zakład BudŜetowy realizacji przyjętych procedur wewnętrznej kontroli. PowyŜszy obowiązek wynikał z art. 127 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym kontrola realizacji ww. procedur winna obejmować w kaŜdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych.
Kontrola wykonywana przez Komisj ę Rewizyjn ą W okresie objętym kontrolą Komisja Rewizyjna funkcję kontrolną wykonywała poprzez opiniowanie budŜetu Miasta i Gminy (zarówno jego projektu jak i wykonania), wnioskowanie do Rady Miejskiej w sprawie udzielenia absolutorium, opiniowanie w sprawie zaciągnięcia kredytów długoterminowych, oraz wydawanie innych opinii i analiz dotyczących między innymi funkcjonowania i organizacji Komunalnego Zakładu BudŜetowego oraz Urzędu Miasta i Gminy.
______6 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
5. KONTROLE ZEWN ĘTRZNE
Kontrole przeprowadzone przez RIO Kompleksowa kontrola gospodarki finansowej została przeprowadzona w dniach od 24 sierpnia 2000 roku do 6 października 2000 roku przez inspektora Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi BoŜenę Nagrodzką. Zarząd Miasta i Gminy w Działoszynie przekazał informację o wykonaniu zaleceń pokontrolnych Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi
Kontrole przeprowadzone przez inne podmioty NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Łodzi przeprowadziła w 1999 roku kontrolę przestrzegania przepisów ustawy o zamówieniach publicznych przy realizacji inwestycji ochrony środowiska w latach 1996 – 98.
6. BANK WYKONUJ ĄCY OBSŁUGĘ BANKOW Ą JEDNOSTKI .
Wybór banku Obsługę bankową gminy prowadzi Nadwarciański Bank Spółdzielczy w Działoszynie. Umowa została zawarta w dniu 1 marca 2005 roku w Działoszynie. Wyboru banku dokonano w trybie zapytania o cenę na podstawie art. 69 – 73 ustawy Prawo zamówień publicznych.
Rachunki bankowe 36 9251 0009 0000 1094 2000 0010 rachunek budŜetu 34 9251 0009 0000 1094 2000 0240 – Gminny Fundusz Ochrony Środowiska 26 9251 0009 0000 1094 2000 0190 – fundusz świadczeń socjalnych 47 9251 0009 0000 1094 2000 0200 – rachunek sum depozytowych 68 9251 0009 0000 1094 2000 0210 – konto pomocnicze prowadzone dla przedszkoli 13 9251 0009 0000 1094 2000 0230 – konto pomocnicze dla kultury 55 9251 0009 0000 1094 2000 0250 – konto pomocnicze świetlice 76 9251 0009 0000 1094 2000 0260 – konto pomocnicze – szkoły podstawowe i gimanzjum 02 9251 0009 0000 1094 2000 0040 rachunek inwestycyjny ulice 23 9251 0009 0000 1094 2000 0050 – rachunek inwestycyjny – kanalizacja Trębaczew 44 9251 0009 0000 1094 2000 0060 – rachunek inwestycyjny – wodociągi i kanalizacja 57 9251 0009 0000 1094 2000 0020 rachunek inwestycyjny szkoła 65 9251 0009 0000 1094 2000 0070 – rachunek inwestycyjny – Gimnazjum Działoszyn
______7 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
10 9251 0009 0000 1094 2000 0090 rachunek inwestycyjny – oczyszczalnia Działoszyn 05 9251 0009 0000 1094 2000 0180 – rachunek inwestycyjny – remont budynku UMiG
Ewidencja do ww. rachunków inwestycyjnych była przez kontrolowaną jednostkę prowadzona na koncie 132 rachunki inwestycyjne. Prowadzenie tego konta przewidywał równieŜ plan kont wprowadzony do stosowania zarządzeniem nr 7/2002 Burmistrza Miasta i Gminy Działoszyn z dnia 31 grudnia 2002 roku w sprawie ustalenia zakładowego planu kont dla Urzędu Miasta i Gminy w Działoszynie oraz dla budŜetu gminy Działoszyn. Tymczasem rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 153 poz. 1752), obowiązujące od dnia 1 stycznia 2002 roku, nie przewiduje w ramowym planie kont, stanowiącym podstawę do opracowania zakładowych planów kont, stosowania w ewidencji księgowej konta 132 do ewidencjonowania obrotów na rachunkach bankowych. Tym samym brak jest podstaw do wyodrębniania środków na rachunkach inwestycyjnych i prowadzenia do nich odrębnej ewidencji na koncie 132. Wszystkie ww. rachunki bankowe były prowadzone przez bank wybrany przez Miasto i Gminę Działoszyn do obsługi budŜetu.
7. KREDYTY , PO śYCZKI , OBLIGACJE , POR ĘCZENIA , AKCJE I UDZIAŁY
Zaci ągni ęte kredyty i po Ŝyczki.
Na sfinansowanie wydatków nie znajduj ących pokrycia w planowanych dochodach (art. 48 ust.1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych)
Według stanu na dzień 31.12.2004 roku Gmina Działoszyn posiadała kredyty i poŜyczki długoterminowe zaciągnięte w następujących źródłach: • W Banku Inicjatyw Społeczno – Ekonomicznych Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie przy ul. Dubois 5a I Oddział w Łodzi Filia nr 1 w Łodzi ul. Św. Teresy 100 umowę kredytu nr 18/D18/2003 z dnia 14 lipca 2003 roku. Kredyt inwestycyjny w wysokości 5.500.000,00 zł na okres od dnia 31.07.2003 roku do dnia 30.04.2013 r. Kwota kredytu została postawiona do dyspozycji w dwóch transzach: w dniu 31.07..2003 roku w wysokości 500.000, zł; w dniu 31.10.2003 roku w wysokości 5.000.000,00 zł. Kredyt przeznaczony został na finansowanie budowy Szkoły Gimnazjum wraz z halą sportową i towarzyszącą infrastrukturą oraz zakup wyposaŜenia. Kapitał kredytu naleŜy spłacać w 36 ratach kwartalnych, przy czym pierwsza rata płatna 31.07.2004 roku. Ustalenia kontroli :
______8 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Rada Miejska w Działoszynie podjęła uchwałę nr IV/23/2003 z dnia 25 lutego 2003 roku uchwalającą zaciągnięcie kredytu długoterminowego w kwocie 5.500.000,00 zł w Banku Inicjatyw Społeczno Ekonomicznych S.A. w Łodzi na realizację inwestycji „Budowa Gimnazjum wraz z Halą Sportową przy Gimnazjum w Działoszynie”. Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi pozytywnie zaopiniowała moŜliwość spłaty kredytu przez Miasto i Gminę. Zamówienia udzielono z wolnej ręki. Prezes Urzędu Zamówień Publicznych decyzją nr ZT/3934/03 z dnia 28.03.2003 roku postanowił zatwierdzić wybór trybu zamówienia z wolnej ręki w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na zaciągnięcie długoterminowego kredytu z Banku Inicjatyw Społeczno Ekonomicznych S.A., w wysokości 5.500.000,00 zł na realizację inwestycji „Budowa Gimnazjum i Hali Sportowej w Działoszynie. Prezes Urzędu Zamówień Publicznych decyzją nr TU/6631/03 z dnia 22.05.2003 roku postanowił wyrazić zgodę na zawarcie umowy na czas dłuŜszy niŜ 3 lata, tj. na okres 10 lat, na udzielenie kredytu z Inicjatyw Społeczno – Ekonomicznych S.A. Urząd Miasta i Gminy w Działoszynie do dnia kontroli spłacił: 1 ratę w kwocie 152.777,77 zł w dniu 31.07.2004 roku, 2 ratę w kwocie 152.777,77 zł w dniu 31.10.2004 roku, 3 ratę w kwocie 152.777,77 zł w dniu 31.01.2005 roku. • W Nadwarciańskim Banku Spółdzielczym w Działoszynie umowa Nr 30/I/2003 o kredyt inwestycyjny z dnia 17 listopada 2003 roku. Bank udzielił kredytu na rozbudowę i modernizację Szkoły Podstawowej w Raciszynie w kwocie 200.000,00 zł. Kwota kredytu została postawiona do dyspozycji od dnia 17.11.2003 roku. Kapitał kredytu naleŜało spłacić w 4 ratach kwartalnych, płatnych po 50.000,00 zł: 29.02.2004 roku, 31.05.2004 r., 31.07.2004 roku, 30.09.2004 r. Ustalenia kontroli Rada Miejska w Działoszynie podjęła uchwałę postanawiając zaciągnąć kredyt na rozbudowę i modernizację Szkoły Podstawowej w Raciszynie w kwocie 200.000,00 zł. Brak opinii Regionalnej Izby Obrachunkowej o moŜliwości spłaty kredytu. Burmistrz Miasta i Gminy Działoszyn ubiegając się o kredyt w wysokości 200.000, zł na finansowanie „Rozbudowa i modernizacja Szkoły Podstawowej w Raciszynie” nie wystąpił z wnioskiem do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi o opinię o moŜliwości spłaty kredytu. Potrzeba złoŜenia wniosku o opinię do Regionalnej Izby Obrachunkowej wynika z art. 49 ust 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych. Urząd Miasta i Gminy w Działoszynie spłacił 1 ratę w kwocie 50.000,00 zł w dniu 29.02.2004 roku. Aneksem z dnia 31.05.2004 roku zmieniono termin spłaty do dnia 28.02.2005 roku kwota 100.000,00 zł, do dnia 30.05.2005 roku kwota 50.000,00 zł.
______9 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
• W Nadwarciańskim Banku Spółdzielczym w Działoszynie umowa Nr 51/I/2004 o kredyt inwestycyjny z dnia 21 września 2004 roku. Bank udzielił kredytu na finansowanie rozbudowę i modernizację Szkoły Podstawowej z budową sali gimnastycznej w Raciszynie w kwocie 300.000,00 zł. Kapitał kredytu naleŜy spłacić w 4 ratach kwartalnych, płatnych po 75.000,00 zł: 31.03.2006 r.; 31.05.2006 r.; 30.09.2006 r.; 30.11.2006 r. Ustalenia kontroli: Rada Miejska w Działoszynie podjęła uchwałę postanawiając zaciągnąć kredyt na rozbudowę i modernizację Szkoły Podstawowej w Raciszynie w kwocie 300.000,00 zł. Brak opinii Regionalnej Izby Obrachunkowej o moŜliwości spłaty kredytu. Burmistrz Miasta i Gminy Działoszyn ubiegając się o kredyt w wysokości 300.000, zł na finansowanie „Rozbudowa i modernizacja Szkoły Podstawowej z budową sali gimnastycznej w Raciszynie” nie wystąpił z wnioskiem do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi o opinię o moŜliwości spłaty kredytu. Potrzeba złoŜenia wniosku o opinię do Regionalnej Izby Obrachunkowej wynika z art. 49 ust 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych. • W Nadwarciańskim Banku Spółdzielczym w Działoszynie umowa Nr 73/I/2004 o kredyt inwestycyjny z dnia 27 grudnia 2004 roku. Bank udzielił kredytu na finansowanie budowy dróg w obrębie sołectwa Trębaczew w kwocie 400.000,00 zł na okres od dnia 27.12.2004 roku do dnia 31.05.2008 r. r. Kapitał kredytu naleŜy spłacić w 4 ratach kwartalnych, płatnych po 75.000,00 zł: w dniach 31.03.2007 r.; 31.05.2007 r.; 30.09.2007 r.; 30.11.2007 r., w dwóch ratach płatnych po 50.000,00 zł w dniach 31.03.2008 r., 31.05.2008 roku. Ustalenia kontroli: Rada Miejska w Działoszynie podjęła uchwałę postanawiając zaciągnąć kredyt na finansowanie budowy dróg w obrębie sołectwa Trębaczew w kwocie 400.000,00 zł. Brak opinii Regionalnej Izby Obrachunkowej o moŜliwości spłaty kredytu. Burmistrz Miasta i Gminy Działoszyn ubiegając się o kredyt w wysokości 400.000, zł na finansowanie budowy dróg w obrębie sołectwa Trębaczew nie wystąpił z wnioskiem do Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi o opinię o moŜliwości spłaty kredytu. Potrzeba złoŜenia wniosku o opinię do Regionalnej Izby Obrachunkowej wynika z art. 49 ust 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych.
Na pokrycie wyst ępuj ącego w ci ągu roku niedoboru bud Ŝetu (art. 48 ust. 1 pkt 1 ustawy o finansach publicznych)
Gmina nie zaciągała kredytów i poŜyczek na pokrycie występującego w ciągu roku niedoboru budŜetu, ze względu na brak takich potrzeb.
______10 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Udzielone gwarancje i por ęczenia Miasto i Gmina Działoszyn nie udzielała gwarancji i poręczeń kredytów i poŜyczek.
Wyemitowane papiery warto ściowe Miasto i Gmina Działoszyn nie emitowała papierów wartościowych.
Posiadane akcje i udziały w spółkach prawa handlowego. Wnoszenie i wycena aportów rzeczowych Miasto i Gmina Działoszyn – do czasu niniejszej kontroli nie posiadała udziałów w spółkach prawa handlowego.
Stan zadłu Ŝenia jednostki samorz ądu terytorialnego na dzie ń 31 grudnia 2003 roku i na dzie ń 31 grudnia 2004 roku – art.114 ustawy o finansach publicznych Wg sprawozdania Rb Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłuŜnych oraz gwarancji i poręczeń sporządzonego na dzień 31 grudnia 2003 roku kontrolowana jednostka posiadała zobowiązania tworzące dług publiczny w kwocie 5.700.000 zł. Wykazana w ww. sprawozdaniu kwota w całości dotyczyła zadłuŜenia z tytułu kredytów i poŜyczek, nie wykaano zobowiązań wymagalnych. Dochody budŜetu gminy w 2003 roku wynosiły 19.526.722 zł, a wskaźnik zadłuŜenia 29,19%. Według sprawozdania Rb Z sporządzonego na dzień 31 grudnia 2004 roku jednostka posiadała zadłuŜenie w kwocie 5.847.193 zł. Wykazana w ww. sprawozdaniu kwota w całości dotyczyła zadłuŜenia z tytułu zaciągniętych kredytów i poŜyczek, nie wykazano natomiast Ŝadnych zobowiązań wymagalnych. Planowane dochody budŜetu Miasta i Gminy Działoszyn na 2004 roku wynosiły 20.381.853 zł, a wskaźnik zadłuŜenia (w stosunku do dochodów planowanych) wyniósł 28,7%. Uwagi dotyczące prawidłowość wykazania danych w ww. sprawozdaniach o stanie zobowiązań wg tytułów dłuŜnych oraz gwarancji i poręczeń opisane zostały w temacie wydatki inwestycyjne oraz rozrachunki i roszczenia niniejszego protokołu kontroli
III. EWIDENCJA KSI ĘGOWA. SPRAWOZDAWCZO ŚĆ .
1. OPIS PRZYJ ĘTYCH ZASAD RACHUNKOWO ŚCI . ZABEZPIECZENIE DANYCH PRZETWARZANYCH W SYSTEMACH INFORMATYCZNYCH .
Od dnia 2 stycznia 2003 roku obowiązuje zakładowy plan kont wprowadzony zarządzeniem nr 7/2002 Burmistrza Miasta i Gminy Działoszyn z dnia 31 grudnia 2002 roku w sprawie ustalenia zakładowego planu kont dla Urzędu Miasta i Gminy w Działoszynie oraz dla budŜetu gminy Działoszyn. Zakładowy plan kont ustalony ww. zarządzeniem obejmuje:
______11 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
─ wykaz kont syntetycznych dla jednostki budŜetowej (załącznik nr 1 do ww. zarządzenia) oraz opis sposobu funkcjonowania tych kont i powiązanie kont syntetycznych z prowadzoną ewidencją analityczną, wykaz kont analitycznych (załączniki od nr 2 do 8 do ww. zarządzenia),
─ wykaz kont syntetycznych dla budŜetu gminy (w tym kont bilansowych i pozabilansowych) oraz opis zasad funkcjonowania tych kont i powiązanie kont syntetycznych z prowadzoną ewidencją analityczną, wykaz kont analitycznych – załącznik nr 9 do ww. zarządzenia. Kontrolowana jednostka poza zakładowym planem kont nie posiada dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady rachunkowości – spełniającej wymogi wynikające z art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. nr 121, poz. 591 z późn. zm.). Dokumentacja ta – oprócz zakładowego planu kont – winna zawierać: 1. określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych, 2. metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru, 3. sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym, prócz zakładowego planu kont posiadanego przez jednostkę, co najmniej: − wykaz stosowanych ksiąg rachunkowych, a w razie ich prowadzenia przy uŜyciu komputera – wykaz zbiorów stanowiących księgi rachunkowe na nośnikach czytelnych dla komputera. − dokumentację systemu przetwarzania danych przy uŜyciu komputera i jej zmiany, obejmującą poza opisem zbiorów co najmniej: a) wykaz programów wraz z pisemnym stwierdzeniem dopuszczenia przez jednostkę kaŜdego nowego lub zmienionego programu do stosowania, b) opis przeznaczenia kaŜdego programu, sposobu jego działania oraz wykorzystywania podczas przetwarzania danych, c) zasady ochrony danych, d) sposoby zapewnienia właściwego stosowania programów, e) zasady ewidencji przebiegu przetwarzania danych. 4. system słuŜący ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
2. URZ ĄDZENIA KSI ĘGOWE .
Urząd Miasta i Gminy w Działoszynie prowadzi ewidencję księgową dla budŜetu gminy (organu), Urzędu jako jednostki budŜetowej. Ewidencja księgowa syntetyczna budŜetu (organu) oraz Urzędu jako jednostki budŜetowej i pozostałych jednostek prowadzona jest techniką ręczną. Ewidencja analityczna prowadzona jest metodą ręczną: w przypadku środków trwałych na kartach indywidualnych środka trwałego, pozostałe środki trwałe w uŜywaniu w księgach inwentarzowych, materiały na kartotekach magazynowych, na kartach kontowych (rozrachunki, inwestycje), przychody i koszty finansowe na kartach dochodów, a w pozostałych przypadkach przy uŜyciu komputera: koszty według rodzajów na
______12 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
kartach wydatków, ewidencja analityczna do konta 221 dotycząca łącznego zobowiązania pienięŜnego. Stan i kompletność urządzeń księgowych, prawidłowość, terminowość i rzetelność ewidencjonowania operacji gospodarczych zostanie opisana przy badaniu poszczególnych zagadnień kontrolnych.
3. SPRAWOZDAWCZO ŚĆ I BILANS JEDNOSTKI . ZGODNO ŚĆ DANYCH WYKAZYWANYCH W SPRAWOZDANIACH BUD śETOWYCH Z EWIDENCJ Ą KSI ĘGOW Ą
Kontroli poddano sprawozdania: bilans roczny z wykonania budŜetu gminy na dzień 31 grudnia 2004 roku, sprawozdanie RB 27s o dochodach budŜetowych za okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2004 roku, sprawozdanie z wykonania planu wydatków budŜetowych RB 28s za 2004 rok. Nieprawidłowości dotyczące powiązań zapisów zawartych w bilansie z danymi wynikającymi z urządzeń księgowych opisane zostały w punkcie rozrachunki i roszczenia niniejszego protokołu kontroli. Stwierdzono zgodność danych wykazanych w bilansie, z danymi wynikającymi z urządzeń księgowych. Stwierdzono zgodność danych wykazanych w sprawozdaniach o dochodach i wydatkach budŜetowych w rubrykach „plan” i „wykonanie” z danymi wynikającymi z urządzeń księgowych i sprawozdań jednostkowych. Sprawdzono ponadto sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłuŜnych oraz gwarancji i poręczeń Rb Z za 2003 i 2004 rok. Według sprawozdania za 2003 rok w kontrolowanej jednostce zobowiązania według tytułów dłuŜnych przedstawiały się następująco: - kredyty i poŜyczki – 5.700.000 zł, - zobowiązania wymagalne w kwocie „0” zł, Według sprawozdania za 2004 rok w kontrolowanej jednostce zobowiązania według tytułów dłuŜnych przedstawiały się następująco: - poŜyczki – 5.847.193 zł, - wymagalne zobowiązania – „0” zł. Kwota zadłuŜenia z tytułu kredytów zgodna z ewidencją księgową jednostki. Nieprawidłowości związane w wykazanym w sprawozdaniu o stanie zobowiązań wg tytułów dłuŜnych oraz gwarancji i poręczeń Rb Z za 2004 rok stwierdzone w trakcie kontroli, zostały opisane w temacie wydatki inwestycyjne oraz rozrachunki i roszczenia niniejszego protokołu. Prawidłowość wykazanych w sprawozdaniu o dochodach budŜetowych skutków obniŜenia górnych stawek podatków oraz udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień sprawdzono za 2003 i 2004 rok. W sprawozdaniu Rb 27S – o dochodach budŜetowych w pozycji skutki udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień (bez ulg i zwolnień ustawowych) za rok 2003 ujęto kwotę 374.453 zł. Tę samą kwotę ujęto w sprawozdaniu Rb PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych z podziałem na: − podatek od nieruchomości 282.703 zł, − podatek od środków transportowych 91.750 zł.
______13 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Na podstawie rejestru podań o umorzenie, odroczenie i wydanych na ich podstawie decyzji, deklaracji podatkowych, ewidencji gruntów oraz ewidencji pomocniczej prowadzonej dla potrzeb sprawozdawczości ustalono co następuje: - umorzono podatek od nieruchomości – na kwotę 4.284,40 zł, - umorzono podatek od środków transportowych na kwotę 3.810,00 zł, - odroczono lub rozłoŜono na raty ze skutkami rozciągającymi się na rok następny podatek na kwotę 1.042,70 zł (podatek od środków transportowych), - zwolniono – zgodnie z uchwałą Rady Miejskiej – budynki straŜnic OSP o łącznej powierzchni 3.147,93 m² na łączną kwotę 9.758,60 zł oraz grunty o powierzchni 15.069,5 m² na kwotę 753,50 zł; łącznie zwolnienia wynikające z uchwały Rady Miejskiej – 10.512,10 zł. Razem skutki udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń według dokumentacji źródłowej i ewidencji stanowiły kwotę 19.658,20 zł. RóŜnica pomiędzy sprawozdaniem, a dokumentacją źródłową w kwocie 254.749,80 zł powstała w wyniku ujęcia w skutkach udzielonych ulg wszystkich odroczeń podatków i rozłoŜeń na raty niezaleŜnie od tego czy skutki wydanych decyzji rozciągały się na następny rok. W sprawozdaniu Rb 27S – o dochodach budŜetowych w pozycji skutki udzielonych przez gminę ulg, odroczeń, umorzeń, zwolnień (bez ulg i zwolnień ustawowych) za rok 2004 ujęto kwotę 90.092 zł. Tę samą kwotę ujęto w sprawozdaniu Rb PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych z podziałem na: − podatek rolny – 1.031 zł, − podatek od nieruchomości 9.053 zł, − podatek od środków transportowych 78.185 zł, − podatek leśny 1.823 zł Na podstawie rejestru podań o umorzenie, odroczenie i wydanych na ich podstawie decyzji, deklaracji podatkowych, ewidencji gruntów oraz ewidencji pomocniczej prowadzonej dla potrzeb sprawozdawczości ustalono co następuje: - umorzono podatek od nieruchomości na kwotę 9.053,40 zł, - umorzono podatek rolny na kwotę 627,30 zł, - umorzono podatek od środków transportowych na kwotę 4.797,00 zł, - umorzono podatek lesny na kwotę 1.823,00 zł - wydano decyzje o odroczeniu lub rozłoŜeniu na raty podatków ze skutkami rozciągającymi się na rok następny na kwotę 982,20 zł, - zwolniono – zgodnie z uchwałą Rady Miejskiej – budynki straŜnic OSP o łącznej powierzchni 3.266,43 m² (z tego 118,5 m 2 związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą) na łączną kwotę 11.595,40 zł oraz grunty o powierzchni 15.188 m² (z tego 118,5 m 2 związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą) na kwotę 818,70 zł; łącznie zwolnienia wynikające z uchwały Rady Miejskiej – 12.414,10 zł Razem skutki udzielonych ulg, odroczeń, umorzeń według dokumentacji źródłowej i ewidencji stanowiły kwotę 29.697,00 zł.
______14 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
RóŜnica pomiędzy sprawozdaniem, a dokumentacją źródłową w kwocie 60.395,00 zł powstała w wyniku ujęcia w skutkach udzielonych ulg wszystkich odroczeń podatków i rozłoŜeń na raty niezaleŜnie od tego czy skutki wydanych decyzji rozciągały się na następny rok. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, Ŝe organ podatkowy nie wydał w 2004 roku Ŝadnych decyzji w sprawie odroczenia terminu płatności lub rozłoŜenia na raty podatku, których skutki rozciągałyby się na rok 2005. W sprawozdaniu Rb 27S o dochodach podatkowych za 2003 rok w pozycji skutki obniŜenia górnych stawek podatków wykazano kwotę 1.297.920 zł. Tę samą kwotę ujęto w sprawozdaniu Rb – PDP z wykonania podstawowych dochodów podatkowych w rozbiciu na: − podatek od nieruchomości 798.737 zł, − podatek od środków transportowych – 499.183 zł, W sprawozdaniu Rb 27S za 2004 rok w pozycji skutki obniŜenia górnych stawek podatków wykazano kwotę 1.399.886 zł. Tę samą kwotę ujęto w rocznym sprawozdaniu Rb – PDP za 2004 rok: − podatek od nieruchomości 904.511 zł, − podatek od środków transportowych – 472.330 zł, − podatek leśny 23.045 zł.
IV. ROZRACHUNKI I ROSZCZENIA
Według zbiorczego bilansu jednostek budŜetowych na dzień 31 grudnia 2003 roku zobowiązania według tytułów wynosiły: - z tytułu robót, dostaw i usług 210,53 zł, - wobec budŜetów 1.849,83 zł, - z tytułu ubezpieczeń społecznych 25.547,26 zł, - z tytułu wynagrodzeń 8.533,60 zł, - pozostałe zobowiązania 173.933,39 zł, Według zbiorczego bilansu jednostek budŜetowych na dzień 31 grudnia 2004 roku zobowiązania według tytułów wynosiły: - z tytułu robót, dostaw i usług 0 zł, - wobec budŜetów 1.849,83 zł, - pozostałe zobowiązania 248.093,13 zł,
1. ROZRACHUNKI Z ODBIORCAMI I DOSTAWCAMI . TERMINOWO ŚĆ REGULOWANIA ZOBOWI ĄZA Ń
Na saldzie zobowiązań konta 201 na dzień 31.12.2003 roku figurowała kwota 210,53 zł. Wymieniona kwota dotyczyła (zgodnie z prowadzoną ewidencją analityczną) zobowiązania wobec Hurtowni Artykułów SpoŜywczych „Reni” w związku z fakturą nr 898/F03 z dnia 15.12.2003 roku za zakup art. Ŝywnościowych dla Świetlicy nr 2 w Działoszynie. Zobowiązanie było na dzień 31.12.2005 roku zobowiązaniem wymagalnym – termin płatności (zgodnie z
______15 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
wystawioną przez firmę „Reni” fakturą) upływał w dniu 22.12.2003 roku. Zobowiązanie zostało uregulowane przez kontrolowaną jednostkę w dniu 07.01.2004 roku. W bilansu na dzień 31 grudnia 2003 roku w zobowiązaniach z tytułu robót, dostaw i usług równieŜ wykazano kwotę 210,53 zł. Zobowiązania w ww. kwocie nie ujęto w sprawozdaniu Rb Z o stanie zobowiązań wg tytułów dłuŜnych oraz gwarancji i poręczeń za 2003 rok. Na dzień 31.12.2004 roku konto 201 nie wykazywało salda po stronie zobowiązań. Zobowiązań z tytułu robót, dostaw i usług nie wykazano równieŜ w sporządzonym bilansie na dzień 31.12.2004 roku.
2. ROZRACHUNKI PUBLICZNOPRAWNE konto 225 Zarówno na dzień 31.12.2003 roku jak i 31.12.2004 roku konto 225 nie wykazywało saldo po stronie zobowiązań lub naleŜności. Jednocześnie w bilansie jednostki sporządzonym na dzień 31.12.2003 roku wykazano w pozycji zobowiązania wobec budŜetów kwotę 1.849,83 zł. Tą samą kwotę ujęto w pozycji zobowiązania wobec budŜetów w bilansie sporządzonym na dzień 31.12.2004 roku. Kontrolujący ustalili, Ŝe kwota ta została ujęta w ww. bilansach jako zobowiązania wobec budŜetów nieprawidłowo. Na dzień 31.12.2003 roku oraz na dzień 31.12.2004 roku saldo w takiej wysokości widniało po stronie zobowiązań na koncie 234 – pozostałe rozrachunki z pracownikami. konto 229 Na saldzie konta 229 na dzień 31.12.2003 r. figurowały zobowiązania na łączną kwotę 34.080,86 zł dotyczące: − zobowiązań z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne od wynagrodzeń pracowników oświaty za miesiąc grudzień 2003 roku w kwocie 25.547,26 zł, − zobowiązań z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych od wynagrodzeń pracowników za miesiąc grudzień 2003 roku w kwocie 8.533,60 zł. Ww. zobowiązania były na dzień 31.12.2003 roku zobowiązaniami niewymagalnymi. Uregulowane zostały przez kontrolowaną jednostkę: kwota 25.547,26 zł dotycząca składek na ubezpieczenia społeczne – w dniu 05.01.2004 roku, kwota 8.533,60 zł dotycząca podatku dochodowego od osób fizycznych – w dniu 19.01.2004 roku. Ujęta na koncie 229 kwota 8.533,60 zł dotycząca podatku dochodowego od wynagrodzeń winna zostać ujęta w księgach rachunkowych po stronie zobowiązań na koncie 225 – rozrachunki z budŜetami. Konieczność ewidencji podatku dochodowego na koncie 225 wynika z zapisu zawartego w części II załącznika nr 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U nr 153 poz. 1752).
______16 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
W bilansie sporządzonym na dzień 31.12.2003 roku jako zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych wykazano prawidłowo kwotę 25.547,26 zł. Natomiast kwotę 8.533,60 zł (dotyczącą podatku dochodowego) ujęto jako zobowiązanie z tytułu wynagrodzeń. Kwota ta winna być w bilansie ujęta w pozycji zobowiązania wobec budŜetów. Na dzień 31.12.2004 roku konto 229 wykazywało saldo po stronie Wn w wysokości 121,14 zł. Saldo w tej wysokości stanowiło nadpłatę składek z tytułu ubezpieczeń społecznych od wynagrodzeń pracowników oświaty za miesiąc grudzień 2004 roku.
3. POZOSTAŁE ROZRACHUNKI
Na saldzie konta 240 na dzień 31.12.2003 roku figurowała kwota 173.933,39 zł, na dzień 31.12.2004 roku 248.093,13 zł. Na ww. zobowiązania składały się: - w 2003 roku zaliczki w znakach skarbowych udzielonych przez Bank PKO BP oddział w Pajęcznie – 2.000 zł, odsetki z rachunku bankowego depozytów w wysokości 8.528,46 zł, lokaty terminowe sum wpłaconych tytułem zabezpieczeń naleŜytego wykonania umów – 66.465,86 zł, środki przekazane na realizację zadań związanych z podnoszeniem kwalifikacji wg umowy zawartej z Agencją Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa w Warszawie – 12.000 zł, zabezpieczenie środków na program „Pomost” w MGOPS – 3.341,69 zł, zabezpieczenie środków na komputeryzację Urzędu Miasta i Gminy w Działoszynie w kwocie 23.597,38 zł, zabezpieczenie organizacji „sylwestra” – 1.200,00 zł. - w 2004 roku – zaliczki w znakach skarbowych udzielonych przez Bank PKO BP oddział w Pajęcznie – 2.000 zł, odsetki z rachunku bankowego depozytów – 11.682,70 zł, lokaty terminowe sum wpłaconych tytułem zabezpieczeń naleŜytego wykonania umów – 78.181,96 zł, zabezpieczenie dotyczące realizacji zobowiązań z tytułu podpisanych umów – 120.000 zł, zabezpieczenie środków na komputeryzację UMiG – 36.228,47 zł.
4. INNE kont 231 – rozrachunki z tytułu wynagrodzeń Na dzień 31.12.2003 roku oraz na dzień 31.12.2004 roku konto 231 nie wykazywało salda po stronie zobowiązań ani po stronie naleŜności. W bilansie w pozycji zobowiązania z tytułu wynagrodzeń ujęto nieprawidłowo kwotę 8.533,60 zł ujętą w ewidencji księgowej na koncie 229 Ma, a stanowiącą zobowiązanie z tytułu podatku dochodowego od wynagrodzeń. konto 234 – pozostałe rozrachunki z pracownikami Zarówno na dzień 31.12.2003 roku jak i 31.12.2004 roku saldo tego konta po stronie Ma wynosiło 1.849,83 zł. W bilansach sporządzonych na dzień 31.12.2003 i 31.12.2004 roku kwota ta ujętą została jako zobowiązania wobec budŜetu. Na podstawie ewidencji analitycznej prowadzonej przez kontrolowaną jednostkę do konta 234 nie moŜna ustalić zobowiązanie wobec
______17 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
kogo stanowiła ww. kwota. Tym samym prowadzona do konta 234 ewidencja analityczna nie spełnia wymogów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U nr 153 poz. 1752). Zgodnie z załącznikiem nr 2 do ww. rozporządzenia – część II, komentarz do konta 234 konto 234 słuŜy do ewidencji naleŜności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niŜ wynagrodzenia. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 234 powinna zapewnić moŜliwość ustalenia stanu naleŜności, roszczeń i zobowiązań z poszczególnymi pracownikami według tytułów rozrachunków. Saldo Wn oznacza stan naleŜności i roszczeń, a saldo Ma stan zobowiązań wobec pracowników. Na syntetycznym koncie księgowym 234 kwota 1.849,83 zł na dzień 01.01.2003 roku oraz na dzień 01.01.2004 roku widniała jako B.O. Wyjaśnienie dotyczące kwoty 1.849,83 zł wykazanej na koncie 234 jako zobowiązanie na dzień 31.12.2003 r. i na dzień 31.12.2004 roku złoŜyła kontrolującym Stanisława Pol – Skarbnik Miasta i Gminy Działoszyn. Ww. wyjaśnienie stanowi załącznik nr 1 do protokołu kontroli .
Ponadto kontrolujący stwierdzili, Ŝe zarówno w 2003 jak i w 2004 roku kontrolowana jednostka nie naliczyła i nie ujęła w urządzeniach księgowych (konta 225, 229, 231) jako zobowiązań kwot dotyczących dodatkowych wynagrodzeń rocznych przysługującym pracownikom sfery budŜetowej za dany rok. PowyŜsze stanowiło naruszenie art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002 roku nr 76 poz. 694), zgodnie z którym, w księgach rachunkowych jednostki winny być ujęte wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciąŜające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezaleŜnie od terminu ich zapłaty.
V. GOSPODARKA KASOWA
1. ZABEZPIECZENIE WARTO ŚCI PIENI Ęś NYCH I DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA . KONTROLA KASY . INSTRUKCJA KASOWA
Unormowania dotyczące gospodarki kasowej obowiązujące w okresie objętym niniejszą kontrolą zawarte były w następujących uregulowaniach wewnętrznych: - instrukcji w sprawie gospodarki kasowej w Urzędzie Miasta i Gminy Działoszyn stanowiącej załącznik nr 4 do zarządzenia Burmistrza Miasta i Gminy nr 22 z dnia 10 kwietnia 2003, - instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo księgowych w Urzędzie Miasta i Gminy Działoszyn wprowadzonej do
______18 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
stosowania zarządzeniem Burmistrza Gminy i Miasta nr 22 z dnia 10 kwietnia 2003 roku w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową miasta i gminy Działoszyn i stanowiącej załącznik nr 1 do ww. zarządzenia. Funkcjonujące wcześniej w Urzędzie Gminy i Miasta Działoszyn uregulowania dotyczące gospodarki kasowej zawarte były w instrukcji kontroli wewnętrznej i obiegu dowodów finansowo księgowych oraz zakładowego planu kont dla Urzędu Miasta i Gminy Działoszyn wprowadzonej do stosowania zarządzeniem Burmistrza nr 3/96 z dnia 8 listopada 1996 roku i stanowiącej załącznik nr 1 do ww. zarządzenia. Obowiązki kasjera w kontrolowanej jednostce pełni ElŜbieta Rus zgodnie z zakresem obowiązków i odpowiedzialności z dnia 29 września 2004 roku. W aktach osobowych ElŜbiety Rus znajduje się oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone pieniądze i inne wartości z dnia 04.07.2003 roku. Kasa Urzędu Miasta i Gminy w Działoszynie usytuowana jest w wyodrębnionym pomieszczeniu na parterze . Obsługa interesantów odbywa się poprzez okienko podawcze, osłonięte szybą i zabezpieczone roletą antywłamaniową. Ponadto w pomieszczeniu kasy zainstalowane jest urządzenie alarmowe. Do przechowywania gotówki pozostałej na drugi dzień oraz druków ścisłego zarachowania słuŜy szafa pancerna. Kontrolujący ustalili, Ŝe poprzez kasę Urzędu Gminy i Miasta dokonywane są wpłaty dochodów podatkowych i innych oraz wydatki bieŜące, głównie z tytułu delegacji, diet radnych, zakupu materiałów i usług, świadczeń socjalnych itp. Kierownik kontrolowanej jednostki ustalił zarządzeniem wewnętrznym pogotowie kasowe w wysokości 5.000,00 zł. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, Ŝe w Urzędzie Miasta i Gminy Działoszyn nie przeprowadzono inwentaryzacji gotówki na ostatni dzień 2003 oraz 2004 roku. Ustalenia w tym przedmiocie opisano w temacie Inwentaryzacja niniejszego protokołu kontroli. Kontrolę kasy kontrolujący przeprowadzili w dniu 18 marca 2005 roku. Protokół z kontroli kasy stanowi załącznik nr 2 do protokółu kontroli . W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono niedobór gotówki w kasie na kwotę 1.849,83 zł. Wyjaśnienie w sprawie ww. niedoboru złoŜyła Stanisława Pol – Skarbnik Miasta i Gminy Działoszyn. Ww. wyjaśnienie stanowi załącznik nr 3 do protokołu kontroli . Z treści ww. wyjaśnienia wynika, Ŝe niedobór gotówki w kasie w kwocie 1.849,83 zł istnieje od 1997 roku, w którym miała miejsce kradzieŜ gotówki z kasy. Na potwierdzenie faktu kradzieŜy do wyjaśnienia dołączono kserokopie dokumentów dotyczących postępowania prowadzonego przez organy ścigania i prokuraturę. Fakt powstania niedoboru w wysokości 1.849,83 zł w okresie znacznie poprzedzającym niniejszą kontrolę potwierdza pośrednio takŜe występowania salda w tej kwocie na koncie 101 po stronie Wn na ostatni dzień 2003 i 2004 roku. Nieprzeprowadzanie inwentaryzacji gotówki w kasie wg stanu na koniec roku uniemoŜliwiło dokonanie rozliczenia, ujęcie róŜnic
______19 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
inwentaryzacyjnych w urządzeniach księgowych i tym samym zlikwidowanie niedoboru.
2. DOKUMENTOWANIE OPERACJI KASOWYCH
Prawidłowość dokumentowania operacji kasowych dokonywanych w okresie objętym kontrolą sprawdzono w oparciu o raporty kasowe wydatków budŜetowych Urzędu Miasta i Gminy sporządzone w następujących miesiącach: listopad 2003 roku, grudzień 2004 roku, tj. następujące raporty kasowe: ⇒ raport kasowy nr 49/2003 za okres od 4 do 7 listopada 2003 roku, ⇒ raport kasowy nr 50/2003 za okres od 12 do 12 listopada 2003 roku, ⇒ raport kasowy nr 51/2003 za okres od 21 do 26 listopada 2003 roku, ⇒ raport kasowy nr 52/2004 za okres od 1 do 2 grudnia 2004 roku, ⇒ raport kasowy nr 53/2004 za okres od 9 do 10 grudnia 2004 roku, ⇒ raport kasowy nr 54/2004 za okres od 16 do 16 grudnia 2004 roku, ⇒ raport kasowy nr 55/2004 za okres od 17 do 18 grudnia 2004 roku, ⇒ raport kasowy nr 56/2004 za okres od 21 do 21 grudnia 2004 roku, ⇒ raport kasowy nr 57/2004 za okres od 23 do 23 grudnia 2004 roku, ⇒ raport kasowy nr 58/2004 za okres od 28 do 28 grudnia 2004 roku, ⇒ raport kasowy nr 59/2004 za okres od 30 do 31 grudnia 2004 roku. Udokumentowaniem przychodu gotówki jest jedynie zapis w raporcie kasowym z odnotowanym nr czeku na podstawie którego pobrano gotówkę. Nie sporządzano dowodów zastępczych. Udokumentowanie wydatków stanowią dowody źródłowe w postaci: rachunków, faktur, dowodów polecenia wyjazdu słuŜbowego, list wypłat diet dla radnych, indywidualnych wypłat umów zleceń, list płac itp. Wszystkie dowody posiadają klauzule do wypłaty ze środków budŜetowych ze wskazaniem działów, rozdziałów i paragrafów klasyfikacji budŜetowej. Merytoryczny opis rachunku przez osoby do tego upowaŜnione umoŜliwia zaklasyfikowanie wydatku do odpowiedniej przedziałki klasyfikacji budŜetowej. Kasjerka na kaŜdym dokumencie zamieszczała nr i pozycję raportu kasowego, pod którą figuruje wydatek. Na kaŜdym rachunku figuruje podpis osoby kwitującej wypłatę. W wielu przypadkach brak jest natomiast daty odbioru gotówki, np. RK nr 50/2003 poz. 8 – lista wypłat diet Komisji ds. Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, RK nr 50/2003 poz. 10 – polecenie wyjazdu słuŜbowego nr 130/2003, RK nr 51/2003 poz. 5 – faktura nr 13504/1400/03 z dnia 10 listopada 2003 roku wystawiona przez PKN „ORLEN” S.A. za zakup oleju napędowego, RK nr 53/04 poz. 14 faktura nr 000487 z dnia 2 grudnia 2003 roku wystawiona przez Zarząd Terenów Publicznych Warszawa Śródmieście za parkowanie, RK nr 54/04 poz. 10 faktura nr FV 3396 z dnia 13.12.2004 roku za art. spoŜywcze. Zgodnie z postanowieniami art. 21 (zawierającego katalog podstawowych wymogów, którem winien spełniać dowód księgowy) ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości dowód księgowy winien zawierać datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą takŜe datę sporządzenia dowodu.
______20 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
PowyŜej wymienione raporty kasowe sporządzone przez kasjera nie zostały sprawdzone pod względem formalno rachunkowym przez Skarbnika Gminy lub osobę przez niego upowaŜnioną. Zgodnie z § 22 instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo księgowych w Urzędzie Miasta i Gminy Działoszyn wprowadzonej do stosowania zarządzeniem Burmistrza Gminy i Miasta nr 22 z dnia 10 kwietnia 2003 roku w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową miasta i gminy Działoszyn (załącznik nr 1 do ww. zarządzenia) wszystkie dokumenty stanowiące podstawę księgowania powinny być poddane kontroli przed zrealizowaniem i zaksięgowaniem. Dowody powinny być sprawdzone pod względem:
─ merytorycznym, co polega na ustaleniu rzetelności ich danych, celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczych, wyraŜonych w dowodach oraz w stwierdzeniu, Ŝe wystawione zostały przez właściwe jednostki,
─ formalno rachunkowym, co polega na ustaleniu, Ŝe wystawione zostały w sposób technicznie prawidłowy, zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu, Ŝe ich dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych. Nie wykonywanie postanowień § 22 ww. instrukcji świadczy ponadto o nie przestrzeganiu w Urzędzie Miasta i Gminy w Działoszynie procedur kontroli finansowej ustalonych przez Burmistrza Miasta i Gminy na podstawie art. 35a ustawy o finansach publicznych. Zapisy zawarte w tej instrukcji stanowią bowiem element wchodzący w skład uregulowań wewnętrznych tworzących procedury kontroli finansowej. Zgodnie z art.. 35a ust. 2 pkt 1 ww. ustawy kontrola finansowa winna obejmować między innymi zapewnienie przestrzegania istniejących procedur kontroli. Udzielanie i rozliczanie zaliczek Kontrolowana jednostka posiada przepisy wewnętrzne regulujące udzielanie zaliczek i ich dokumentowanie. Zawarte są one w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Urzędzie Miasta i Gminy w Działoszynie. Kontrolę przeprowadzono pod kątem prawidłowości udokumentowania i rozliczenia zaliczek. Zbadano udzielenie i rozliczenie następujących zaliczek:
─ zaliczka udzielona w dniu 21.11.2003 roku Stanisławowi Ranoszkowi – Przewodniczącemu Rady Miejskiej w Działoszynie – jako zaliczka dla Klubu Sportowego „Warta” w Działoszynie w kwocie 10.000 zł (poz. ks. 6528/03),
─ zaliczka udzielona w dniu 29.01.2004 roku (…) 1 – kierowcy – na zakup paliwa w kwocie 350,00 zł (poz. ks. 588/04),
1 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______21 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
─ zaliczka udzielona w dniu 31.01.2004 roku (…) 2 – kierowcy – na zakup paliwa w kwocie 400,00 zł (poz. ks. 591/04). Ustalenia kontrolujących: wypłata i rozliczanie zaliczek ujmowana była na koncie 234 – pozostałe rozrachunki z pracownikami w korespondencji z kontem 101 – kasa. Stanisław Ranoszek, któremu wypłacono zaliczkę 21.11.2003 roku nie był pracownikami Urzędu Miasta i Gminy czy teŜ innej jednostki organizacyjnej, ani nie wykonywał w czasie dysponowania gotówką z zaliczki w kwocie 10.000 zł, z innego tytułu niŜ umowa o pracę, zadań na pokrycie kosztów realizacji których, moŜna byłoby wypłacić zaliczkę (np. podróŜ słuŜbowa). Brak podstaw do wypłaty zaliczki ww. osobie. MoŜliwość wypłaty zaliczek na wydatki szczegółowo uregulowana została w § 17 wyŜej wymienionego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 roku w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budŜetowych, zakładów budŜetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budŜetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budŜetu przez zakłady budŜetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budŜetowych. Rozporządzenie weszło w Ŝycie z dniem 1 stycznia 2001 roku. Zgodnie z przywołanym § 17 rozporządzenia zaliczki na wydatki do rozliczenia mogą być udzielane: 1. pracownikom – na koszty podróŜy i przeniesień słuŜbowych i na pokrycie drobnych wydatków, 2. jednostkom organizacyjnym oraz osobom fizycznym wykonującym zadania finansowane z sum na zlecenie lub z akredytyw budŜetowych – na koszty wykonywanych zadań, 3. w innych przypadkach określonych w odrębnych przepisach. Stanisław Ranoszek dokonał zwrotu do kasy gotówki pobranej w dniu 21.11.2003 roku w wysokości 10.000 zł tytułem zaliczki, w dniu 5 grudnia 2003 roku (wpłata do kasy – druk k 103 nr 0044045), tj. w terminie, w którym zobowiązał się rozliczyć zaliczkę. Wypłata zaliczek objętych kontrolą została zatwierdzona przez Burmistrza Miasta i Gminy Działoszyn. Zaliczkobiorcy pokwitowali odbiór gotówki. Przy kaŜdej z zaliczek określono termin w jakim zaliczkobiorca winien rozliczyć się z pobranej gotówki. Rozliczeń dokonano w wyznaczonych terminach. Do rozliczeń załączono dokumenty potwierdzające poniesione wydatki (z wyjątkiem zaliczki udzielonej Przewodniczącemu Rady Miejskiej, którą w całości zwrócono do kasy Urzędu).
2 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______22 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
VI. WYKONYWANIE BUD śETU JEDNOSTKI. ZAGADNIENIA OGÓLNE
1. INFORMACJE OGÓLNE – 2003 ROK .
Dochody i przychody bud Ŝetu (w tym dotacje, środki uzyskane w ramach kontraktów wojewódzkich, środki zagraniczne nie podlegaj ące zwrotowi)
Wyszczególnienie Plan po zmianach Wykonanie Dochody ogółem 20.102.711 19.526.722 Z tego: Dochody własne 12.667.014 12.091.507 Dotacje ogółem 1.526.731 1.526.249 z tego: - z bud Ŝetu Wojewody 1.005.045 1.004.563 - z funduszy celowych np. WFO Ś i GW (wymieni ć z jakich i ile) 39.786 39.786 Środki zagraniczne - - Inne
Subwencja 5.908.966 5.908.966
Przychody 6.484.055 5.984.055 Z tego: Kredyty i po Ŝyczki 6.200.000 5.700.000 Inne źródła ( środki na pokrycie 284.055 284.055 deficytu)
BudŜet Miasta i Gminy Działoszyn na rok 2003 uchwalony został przez Radę Miejską w Działoszynie uchwałą nr IV/22/2003 z dnia 25 lutego 2003 roku. BudŜet Gminy i Miasta po stronie dochodów ustalono w wysokości 19.507.202 zł. W wyniku zmian dokonanych w roku 2003, plan budŜetu na dzień 31.12.2003 roku, po stronie dochodów zamknął się kwotą 20.102.711 zł. Według sprawozdania z wykonania budŜetu Gminy za rok 2003 przyjętego uchwałą nr XVI/110/04 z dnia 30 kwietnia 2004 roku, Miasto i Gmina osiągnęła dochody w wysokości 19.526.722 zł, co stanowi 97,13% wykonania planu. Przychody zrealizowane zostały w wysokości 5.984.055 zł. Wykazane w sprawozdaniu kwoty zgodne są z ewidencją księgową (stanem konta) – Ma 901.
Wydatki i rozchody bud Ŝetu
Wyszczególnienie Plan po zmianach Wykonanie
Wydatki ogółem 26.186.766 24.712.299
Z tego: Wydatki maj ątkowe 10.294.316 9.400.754 Wydatki bie Ŝą ce 15.892.450 15.311.545 Rozchody 400.000 400.000
______23 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
w tym: spłata kredytów i po Ŝyczek 400.000 400.000
Na rok 2003 budŜet Miasta i Gminy Działoszyn po stronie wydatków ustalony został w kwocie 19.107.202 zł. Plan budŜetu wprowadzony został na podstawie uchwały nr IV/22/2003 Rady Miejskiej w Działoszynie z dnia 25 lutego 2003 roku. Kwota rozchodów przeznaczona na spłatę zobowiązań zaciągniętych z tytułu kredytów i poŜyczek ustalona została w wysokości 400.000 zł. W wyniku zmian wprowadzonych do planu budŜetu w trakcie roku 2003, na dzień 31.12.2003 roku, budŜet Gminy po stronie wydatków zamknął się kwotą 26.186.766 zł. Według sprawozdania z wykonania budŜetu Gminy za rok 2003 Gmina osiągnęła wydatki w wysokości 24.712.299 zł tj. 94,37% planu, zaś rozchody budŜetu wyniosły 400.000 zł. Wykazane w sprawozdaniu kwoty zgodne są z ewidencją księgową (stanem konta) – Wn 902.
2. INFORMACJE OGÓLNE – 2004 ROK
Dochody i przychody bud Ŝetu (w tym dotacje).
Wyszczególnienie Plan po zmianach Wykonanie Dochody ogółem 20.381.853 20.284.660 Z tego: Dochody własne 11.708.800 11.656.060 Dotacje ogółem 2.173,476 2.129.023 Z tego: - z bud Ŝetu Wojewody 1.551.496 1.513.043 - z funduszy celowych np. WFOŚ 605.980 605.980 i GW (wymieni ć z jakich i ile) Środki zagraniczne - - Inne 16.000 160000 Subwencja 6.499.577 6.499.577
Przychody 1.238.478 901.227 Z tego: Kredyty i po Ŝyczki 840.000 502.749 Inne źródła ( środki na pokrycie 398.478 388.478 deficytu)
BudŜet Miasta i Gminy Działoszyn na rok 2004 uchwalony został przez Radę Miejską w Działoszynie uchwałą nr XIV/103/2004 z dnia 23 marca 2004 roku. BudŜet Miasta i Gminy po stronie dochodów ustalono w wysokości 18.639.944 zł. W wyniku zmian dokonanych w roku 2004, plan budŜetu na dzień 31.12.2004 roku, po stronie dochodów zamknął się kwotą 20.381.853 zł.
______24 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Według sprawozdania z wykonania budŜetu Gminy za rok 2004 przedłoŜonego Radzie Miejskiej, Miasto i Gmina osiągnęła dochody w wysokości 20.260.339 zł, co stanowi 99,4 % wykonania planu. Przychody zrealizowane zostały w wysokości 901.227 zł. Wykazane w sprawozdaniu kwoty zgodne są z ewidencją księgową (stanem konta) – Ma 901.
Wydatki i rozchody bud Ŝetu.
Wyszczególnienie Plan po zmianach Wykonanie
Wydatki ogółem 21.264.331 20.438.875
Z tego: Wydatki maj ątkowe 5.972.379 5.477.540 Wydatki bie Ŝą ce 15.291.952 14.961.335 Rozchody 356.000 355.556 w tym: spłata kredytów i 356.000 355.556 po Ŝyczek
Na rok 2004 budŜet Miasta i Gminy Działoszyn po stronie wydatków ustalony został w kwocie 18.423.944 zł. Plan budŜetu wprowadzony został na podstawie uchwały nr XIV/103/2004 Rady Miejskiej w Działoszynie z dnia 23 marca 2004 roku. Kwota rozchodów przeznaczona na spłatę zobowiązań zaciągniętych z tytułu kredytów i poŜyczek ustalona została w wysokości 356.000 zł. W budŜecie zaplanowano deficyt w wysokości 140.000 zł, który został sfinansowany poŜyczką z WFOŚiGW w Łodzi {uchwała Rady Miasta w Działoszynie nr XIV/105/04 z dnia 23 marca 2004 roku). W wyniku zmian wprowadzonych do planu budŜetu w trakcie roku 2004, na dzień 31.12.2004 roku, budŜet Gminy po stronie wydatków zamknął się kwotą 21.264.331 zł. Według sprawozdania z wykonania budŜetu Gminy za rok 2004 Gmina osiągnęła wydatki w wysokości 20.438.875 zł tj. 96,1 % planu, zaś rozchody budŜetu wyniosły 355.556 zł. Wykazane w sprawozdaniu kwoty zgodne są z ewidencją księgową (stanem konta) – Wn 902.
3. PRZESTRZEGANIE ZASAD GOSPODARKI FINANSOWEJ OKRE ŚLONYCH W ART .92 PKT 3 USTAWY O FINANSACH PUBLICZNYCH
W oparciu o sprawozdania o wydatkach budŜetowych, ewidencję wydatków prowadzoną według podziałek klasyfikacji budŜetowej, uchwały Rady Miejskiej, zarządzenia Burmistrza Miasta i Gminy w sprawie zmian w budŜecie sprawdzono przestrzeganie przez Burmistrza Gminy i Miasta
______25 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
zasad gospodarki finansowej określonej w art. 92 ust. 3 ustawy o finansach publicznych odnośnie:
− wydatków inwestycyjnych dokonanych w następujących działach, rozdziałach i paragrafach klasyfikacji budŜetowej – dział 801 rozdział 80110 § 6050,
− wydatków na dotacje dla podmiotów nie zaliczanych do sektora finansów publicznych i nie działających w celu osiągnięcia zysku, udzielonych w trybie art. 118 ustawy o finansach publicznych, poniesionych w następujących działach, rozdziałach i paragrafach klasyfikacji budŜetowej – dział 926 rozdział 92695 § 2820. Ustalenia dokonane w tym zakresie zawarto w dalszych częściach protokołu kontroli dotyczących wydatków inwestycyjnych oraz wydatków na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych oraz na działalność poŜytku publicznego w oparciu o ustawę o działalności PoŜytku Publicznego i Wolontariacie.
VII. WYKONYWANIE BUD śETU. REALIZACJA DOCHODÓW BUD śETOWYCH
1. DOCHODY Z PODATKÓW I OPŁAT LOKALNYCH .
1) Rachunkowo ść w zakresie podatków i opłat. Plan kont
Ewidencja podatków i opłat jest integralną częścią ewidencji księgowej urzędu. Ewidencja syntetyczna prowadzona jest ręcznie. Do szczegółowej ewidencji rozrachunków z podatnikami z tytułu zobowiązania pienięŜnego kontrolowana jednostka prowadzi konta podatników, na których ewidencjonowane są przez urząd zobowiązania bieŜące, zaległości i odpisy. W 2002 roku konta podatników łącznego zobowiązania pienięŜnego prowadzone były ręcznie w kontokwitariuszu zobowiązania pienięŜnego oddzielnie dla kaŜdego sołectwa. Od 2003 roku analityczna ewidencja rozrachunków z tytułu zobowiązania pienięŜnego w postaci konta podatników prowadzona jest przy uŜyciu komputera. W przypadku podatników podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego od osób prawnych zarówno w 2002 jak i w 2003 roku analityczna ewidencja rozrachunków prowadzono była przy uŜyciu komputera, natomiast księgowe urządzenia analityczne (konta rozrachunkowe poszczególnych podatników) dotyczące podatku od środków transportowych w okresie objętym kontrolą metodą ręczną. Ewidencja podatków prowadzona techniką komputerową spełnia wymogi zawarte w § 23 rozporządzenie ministra finansów z dnia 25 maja 1999 roku
______26 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego. (Dz. U. nr 50 poz. 511, zm. Dz. U. nr 122 z 2000 roku poz. 1332). Niespełnia natomiast wymogów ww. rozporządzenia ewidencja analityczna prowadzona do konta 221 – naleŜności z tytułu dochodów budŜetowych, dla podatników podatku od środków transportowych od osób fizycznych. Na kontach pomocniczych, na których winny być ewidencjonowane rozrachunki z podatnikami tego podatku, ujmowane były wyłącznie kwoty wpłat dokonanych przez podmioty do tego zobowiązane bądź organy egzekucyjne oraz daty tych wpłat. Przedstawione kontrolującym, jako ewidencja analityczna, karty prowadzone dla poszczególnych podatników (z podziałem na pojazdy) zawierały ponadto adnotacje dotyczące podejmowanych czynności egzekucyjnych ( daty wysłania upomnień, daty przekazania do organów egzekucyjnych tytułów wykonawczych oraz ich numery). Zgodnie z § 16 rozporządzenia księgowań dotyczących rozrachunków z poszczególnymi podatnikami z tytułu naleŜnych i wpłacanych przez nich podatków i opłat dokonuje się na kontach pomocniczych prowadzonych do konta 221 NaleŜności z tytułu dochodów budŜetowych: 1) na stronie Wn konta księguje się: a) przypisy naleŜności, b) naliczone odsetki za zwłokę i inne naleŜności uboczne w kwocie wpłaconej, c) zwrot nadpłaty, d) wypłatę naleŜnego podatnikowi oprocentowania za nieterminowy zwrot nadpłaty, 2) na stronie Ma konta księguje się: a) odpisy naleŜności, b) odpisy z tytułu naleŜnego podatnikowi oprocentowania za nieterminowy zwrot nadpłaty, c) wpłaty dokonane na rachunek bankowy urzędu za pośrednictwem banku lub poczty, d) wpłaty dokonane do kasy urzędu, e) wygaśnięcie zobowiązania podatkowego przez przeniesienie własności rzeczy lub praw majątkowych, o którym mowa w art. 66 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej, f) zapłatę dokonaną przez potrącenie, o którym mowa w art. 65 § 1 Ordynacji podatkowej, g) zapłatę dokonaną za pośrednictwem banku, który obciąŜył rachunek bankowy podatnika z tytułu zapłaty podatku, ale nie przekazał tych środków na rachunek bankowy urzędu. Konto zamyka się dwoma saldami (§ 13 pkt 5 rozporządzenia). Saldo Wn oznacza przypisane, a nie zrealizowane podatki i opłaty. Saldo Ma oznacza wpłacone, a nie przypisane podatki i opłaty – to jest nadpłaty. Sposób prowadzenia kont pomocniczych dla podatników podatku od środków transportowych od osób fizycznych przez kontrolowaną jednostkę (w szczególności brak przypisów) powoduje, iŜ nie spełnia ona podstawowych zadań ewidencji analitycznej tj. umoŜliwienia ustalenia
______27 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
stanu rozrachunków z poszczególnymi podatnikami (stanu zaległości, nadpłat). „Przypis podatku” to zobowiązanie podatkowe stanowiące obciąŜenie konta podatnika (§ 2 pkt 1, ppkt 11 rozporządzenie ministra finansów w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego). Zgodnie natomiast z art. 21 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa zobowiązanie podatkowe powstaje z dniem zaistnienia zdarzenia, z którym ustawa podatkowa wiąŜe powstanie takiego zobowiązania bądź z dniem doręczenia decyzji organu podatkowego, ustalającej wysokość tego zobowiązania. W przypadku podatku od środków transportowych powstanie zobowiązania podatkowego nie wiąŜe się z wydaniem przez organ decyzji, a z zaistnieniem konkretnego zdarzenia (np. zarejestrowanie pojazdu, kiedy to zobowiązanie powstaje od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu zarejestrowania). Przepisy ustawy o podatkach i opłatach lokalnych nakładają ponadto na podatników podatku od środków transportowych obowiązek złoŜenia deklaracji (art. 9 ust. 6), co, w połączeniu ze sposobem powstania zobowiązania, w myśl art. 21 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, skutkuje tym, iŜ podatek wykazany w deklaracji jest podatkiem do zapłaty . Biorąc pod uwagę powyŜsze kwoty podatku wykazane w deklaracjach przez podatników podatku od środków transportowych winny być zaksięgowane na kontach analitycznych jako przypis podatku.
2) Organizacja wymiaru i poboru podatków i opłat (inkaso)
Sprawy związane z wymiarem, poborem i ewidencją podatków i opłat lokalnych w kontrolowanej jednostce prowadzą niŜej wymienione osoby: Wanda Szewczyk – podinspektor Wydziału Finansowo BudŜetowego, prowadzi sprawy związane z wymiarem naleŜności zobowiązań pienięŜnych od rolników oraz podatków i opłat lokalnych w następujących sołectwach: Działoszyn, Grondy, dokonywanie wymiaru naleŜności od środków transportowych od jednostek gospodarki uspołecznionej, przeprowadzania kontroli prawidłowości wykazywanych powierzchni od wymiaru podatku od nieruchomości od podmiotów gospodarczych oraz indywidualnych obywateli, terminowe podejmowanie czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych, takich jak upomnienia, tytuły wykonawcze. Romana Malatyńska podinspektor Wydziału Finansowo BudŜetowego, prowadzi sprawy związane z wymiarem naleŜności zobowiązań pienięŜnych od rolników oraz podatków i opłat lokalnych w następujących sołectwach: Bobrowniki, Lisowice, NieŜankowice, Raciszyn, Kiedosy Draby, Sadowice, Sadowice Wrzosy, Szczyty, Zalesiaki Piaski. przeprowadzania kontroli prawidłowości wykazywanych powierzchni od wymiaru podatku od nieruchomości od podmiotów gospodarczych oraz indywidualnych obywateli, terminowe podejmowanie czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych, takich jak upomnienia, tytuły wykonawcze. Agnieszka Maciejewska – podinspektor Wydziału Finansowo BudŜetowego, prowadzi sprawy związane z wymiarem naleŜności zobowiązań pienięŜnych
______28 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
od rolników oraz podatków i opłat lokalnych w następujących sołectwach: Trębaczew, Kolonia Lisowice, Zalesiaki, Posmykowizna, dokonywanie wymiaru naleŜności podatkowych jednostkom gospodarki uspołecznionej, przygotowanie projektów decyzji w sprawie ulg i umorzenia zaległosci podatkowych, prawidłowości wykazywanych powierzchni od wymiaru podatku od nieruchomości od podmiotów gospodarczych oraz indywidualnych obywateli, terminowe podejmowanie czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych, takich jak upomnienia, tytuły wykonawcze. Całokształt spraw związanych z ewidencją księgową zobowiązań pienięŜnych od rolników oraz podatków i opłat terenowych, prowadzenie egzekucji administracyjnej zaległości podatkowych w granicach uprawnień prowadzą: Ewa Pilarska Starzyk – osoby fizyczne i Zofia Leszczyk – osoby prawne. Podatek od środków transportowych prowadziła Marinna Kopera. Pobór podatków i opłat lokalnych, rolnego i leśnego od osób fizycznych odbywał się w okresie objętym kontrolą w drodze inkasa przez inkasentów na podstawie uchwały Nr XXXV/293/2001 Rady Miasta i Gminy Działoszyn z dnia 28 czerwca 2001 roku w sprawie ustalenia wynagrodzenia za inkaso łącznego zobowiązania pienięŜnego, podatku od nieruchomości, podatku rolnego. Zgodnie z treścią ww. uchwały Rady Miasta i Gminy ustaliła procentowy wskaźnik wynagrodzenia za inkasowanie naleŜności dla inkasentów sołectw. Stawki były zróŜnicowane od 5,0 % do wysokości 11,0 %. Kontrolą objęto dokumentację dotyczącą rozliczenia inkasentów z sołectwa Zalesiaki, Trębaczew, Szczyty (…) 3 Naliczenia i wypłaty wynagrodzenia inkasentom z ww. sołectw dokonano w prawidłowej wysokości. Realizację dochodów własnych Miasta i Gminy Działoszyn za lata 2003 2004 przedstawiono w poniŜej zamieszczonych tabelach.
3 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______29 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Plan i realizacja dochodów własnych w 2003 roku
Udział Procent Plan Wykonanie procentow Lp. Wyszczególnienie Wykonania y w wyko (w zł) (w zł) naniu planu budŜetu 1 2 3 4 5 6 DOCHODY BUDśETOWE – ogółem 20.102.711 19.526.722 97,1 100,0 1. Podatek od 6.150.000 6.265.314 101,9 32,1 nieruchomości 2. Podatek rolny 81.000 82.658 102,0 0,4 3. Podatek leśny 56.000 59.714 106,6 0,3 4. Podatek od środków transportowych 410.000 450.639 109,9 2,3 5. Opłaty lokalne 2.874.000 2.593.086 90,2 13,2 6. Pozostałe dochody 3.096.014 2.649.096 85,6 21,9 własne DOCHODY WŁASNE 12.667.014 12.091.507 95,5 95,5
Plan i realizacja dochodów własnych w 2004 roku
Udział Procent Plan Wykonanie procentow Lp. Wyszczególnienie Wykonania y w wyko (w zł) (w zł) naniu planu budŜetu 1 2 3 4 5 6 DOCHODY BUDśETOWE – ogółem 20.381.853 20.260.339 99,4 100,0 1. Podatek od 6.400.000 6.363.857 99,4 31,4 nieruchomości 2. Podatek rolny 101.000 90.234 89,3 0,4 3. Podatek leśny 41.000 40.733 99,3 0,2 4. Podatek od środków transportowych 430.000 519.212 120,7 2,6 5. Opłaty lokalne 1.154.700 1.110.573 96,2 5,5 6. Pozostałe dochody 3.582.100 3.531.451 98,6 17,4 własne DOCHODY WŁASNE 11.708.800 11.656.060 99,6 57,5
______30 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
3) Podatek od nieruchomo ści
Stawki podatku od nieruchomości na lata 2003 2004 określone zostały niŜej wymienionymi uchwałami: • uchwałą nr II/8/2002 Rady Miejskiej w Działoszynie z dnia 4 grudnia 2002 roku w sprawie podatku od nieruchomości, • uchwała nr XII/88/03 Rady Miejskiej w Działoszynie z dnia 11 grudnia 2003 roku w sprawie podatku od nieruchomości. Określone uchwałami Rady Gminy stawki podatku od nieruchomości na lata 2003 2004 nie przekraczały maksymalnych stawek określonych: w ustawie z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity Dz. U. nr 9, poz. 84 z 2002 roku ze zmianami) i w obwieszczeniu Ministra Finansów z dnia 31 października 2003 roku w sprawie górnych granic stawek kwotowych w podatkach i opłatach lokalnych (MP nr 51 poz. 804). Rada Miejska w Działoszynie w 2003 roku wprowadziła dodatkowe zwolnienia inne niŜ określone w ustawie o podatkach i opłatach lokalnych a mianowicie uchwałą nr II/9/2002 z dnia 4 grudnia 2002 roku w sprawie zwolnień od nieruchomości, po uwzględnieniu uchwały Nr 32/94/2002 z dnia 16 grudnia 2002 roku Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi stwierdzającej niewaŜność § 1 tiret 3 i 4 przedmiotowej uchwały zwolniła: - nieruchomości lub ich części zajęte na potrzeby poŜarnictwa z wyjątkiem części wykorzystywanych na prowadzenie działalności gospodarczej, - budowle słuŜące do odprowadzania i oczyszczania ścieków, stacje uzdatniania wody, rurociągi wodociągowe, a słuŜące zbiorowemu zaspokojeniu potrzeb bytowych ludności. Rada Miejska w Działoszynie w 2004 roku wprowadziła dodatkowe zwolnienia inne niŜ określone w ustawie o podatkach i opłatach lokalnych a mianowicie uchwałą nr XII/89/03 z dnia 11 grudnia 2003 roku w sprawie zwolnień od nieruchomości zwolniła: - nieruchomości lub ich części będące we władaniu jednostek poŜarnictwa, - grunty, budynki i budowle słuŜące do przesyłania i uzdatniania wody oraz odprowadzania i oczyszczania ścieków a słuŜące zbiorowemu zaspokojeniu potrzeb bytowych ludności, - grunty, budowle i budynki lub ich części będące własnością gminy z wyjątkiem gruntów , budowli i budynków lub ich części wynajętych przez gminę osobom fizycznym, prawnym, jednostkom organizacyjnym w tym spółkom nie posiadającym osobowości prawnej poza nieruchomościami lub ich częściami określonymi w art. 2 ust. 3 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Uchwała nr II/10/2002 Rady Miejskiej w Działoszynie z dnia 4 grudnia 2002 roku w sprawie ustalenia wzorów formularzy informacji i deklaracji do celów podatku od nieruchomości ustalono wzory formularzy: wykazu – informacji o
______31 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
nieruchomościach i obiektach budowlanych, deklaracji na podatek od nieruchomości.
Podatek od nieruchomo ści od osób prawnych
Przypis podatku (przypisy minus odpisy) w 2003 roku wynosił kwotę 5.852.616,50 zł, w 2004 roku – 5.716.277,70 zł. W 2003 roku wpłaty wyniosły kwotę 5.604.119,00 zł, zaległości na dzień 31 grudnia 2003 roku wyniosły kwotę 520.718,00 zł, w tym: zaległości: dotyczące 2003 roku 298.263,70 zł. W 2004 roku wpłaty wyniosły kwotę 5.852.616,50 zł, zaległości na dzień 31 grudnia 2004 roku wyniosły kwotę 627.172,39 zł, w tym: zaległości: dotyczące 2004 roku 160.065,00 zł. Gmina prowadzi rejestr podmiotów – osób prawnych prowadzących działalność na terenie Gminy. W 2003 roku funkcjonowało na terenie Gminy w 2004 roku – 50 osób prawnych, będących płatnikami podatku od nieruchomości. Jako próbę do kontroli przyjęto 10 podatników w 2003 i w 2004 roku, to jest 20 % ogółu podatników w 2004 roku. (…) 4
Podatek od nieruchomo ści od osób fizycznych
Uzyskane wpływy z podatku od nieruchomości osób fizycznych w 2003 roku wynosiły – 661.195,00 zł, w 2004 roku – 790.387,00 zł. Przypis podatku od nieruchomości osób fizycznych netto (wymiar + przypisy – odpisy) wynosił 769.672,50 zł w 2003 roku, 877.157,80 zł w 2004 roku Jako próbę do kontroli przyjęto podatników od nieruchomości z sołectwa Zalesiaki, o następujących numerach identyfikacyjnych: (…) 5
4 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 5 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______32 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Udzielone ulgi w zapłacie podatku w zakresie podatku od nieruchomo ści (np. umorzenie zaległo ści, rozło Ŝenie na raty, odroczenie terminu płatno ści)
2003 rok Ilo ść Kwota obj ęta Rodzaj decyzji wydanych decyzji decyzjami Umorzenie zaległo ści 12 8.816,43 podatkowej, odsetek Rozło Ŝenie zapłaty podatku na - - raty Odroczenie terminu płatno ści 1 193476,00 podatku Rozło Ŝenie na raty zapłaty 1 6.376,30 zaległo ści podatkowej Odroczenie zapłaty zaległo ści 4 78.072,44 podatkowej
2004 rok
Ilo ść Kwota obj ęta Rodzaj decyzji wydanych decyzji decyzjami Umorzenie zaległo ści 12 9.419.90 podatkowej, odsetek Rozło Ŝenie zapłaty podatku na 1 6.893,50 raty Odroczenie terminu płatno ści - - podatku Rozło Ŝenie na raty zapłaty 1 425,50 zaległo ści podatkowej Odroczenie zapłaty zaległo ści 1 44,20 podatkowej
Kontrolujący ustali, Ŝe do ustalenia wymiaru podatku przyjęto podstawy opodatkowania (powierzchnie budynków, gruntów) zadeklarowane przez podatników oraz stawki podatku określone uchwałami Rady Miejskiej Działoszyn.
3) Podatek rolny
Na 2003 rok i 2004 rok przyjęto jako podstawę obliczania podatku rolnego zgodnie z ustawą z dnia 15 listopada 1984 r o podatku rolnym (tekst jednolity Dz. U. nr 94 ze zmianami) cenę skupu 1 q Ŝyta zgodnie z komunikatami Prezesa GUS: z dnia 30 października 2002 roku – M.P. Nr 51, poz. 733 w wysokości 33,45 zł, z dnia 17 października 2003 roku M.P. nr 49, poz. 771 w wysokości 34,57 zł. Stawki podatku dla gruntów gospodarstw rolnych od 1 ha przeliczeniowego ustalonego na podstawie powierzchni rodzajów i klas uŜytków rolnych wynikających z ewidencji gruntów i budynków oraz zaliczenia do okręgu podatkowego wynosiły: • na 2003 rok – 83,63 zł (33,45 zł x 2,5 q) • na 2004 rok – 86,25 zł (34,57 zł x 2,5 q)
______33 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Stawki podatku dla pozostałych gruntów wynosiły od 1 ha fizycznego wynikającego z ewidencji gruntów i budynków wynosiły: • na 2003 rok 172,25 zł (33,45 x 5,0 q) • na 2004 rok 172,85 zł (34,57 x 5,0 q) Zgodnie z załącznikiem nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 stycznia 1990 roku w sprawie podatku rolnego (DZ. U .Nr 3, poz. 18) gmina Działoszyn zaliczona jest do III okręgu podatkowego.
Podatek rolny od osób fizycznych
Podatek rolny od osób fizycznych ujęty jest w nakazie płatniczym jako składnik łącznego zobowiązania pienięŜnego, a przy poborze i w rachunkowości w sumie łącznej (art. 6c ustawy o podatku rolnym obowiązujący od 01 stycznia 2003 roku). Wybrane zagadnienia dotyczące terminowości wpłat podatku, doręczania nakazów płatniczych, ewidencji wpłat, wynagradzania sołtysów omawiane przy tematyce podatku rolnego dotyczyć będą całego zobowiązania pienięŜnego w skład którego wchodzi równieŜ podatek od nieruchomości i podatek leśny. Wpływy z tytułu podatku rolnego od osób fizycznych (ustalone wskaźnikiem udziału wymiaru podatku rolnego w ogólnym wymiarze zobowiązania pienięŜnego) wynosiły: • w 2003 roku – 81.723,00 zł i stanowiły 0,42 % dochodów budŜetowych gminy • w 2004 roku – 89.288,00 zł i stanowiły 0,44 % dochodów budŜetowych gminy za 2004 rok. Z ewidencji podatkowej wynika, Ŝe w roku 2004 podatkiem rolnym od osób fizycznych objętych było 3086 podatników. Kontrolą prawidłowości poboru i ewidencji podatku rolnego od osób fizycznych za lata 2003 – 2004 objęto podatników z sołectwa Zalesiaki. Z ewidencji podatkowej wynika, Ŝe zmiany ilości opodatkowanej powierzchni gruntów zostały prawidłowo udokumentowane. Wykazane hektary uŜytków rolnych były prawidłowo przeliczone na hektary przeliczeniowe. Przeliczenia dokonano w roku 2004 metodą komputerową. NaleŜny podatek rolny od osób fizycznych został naliczony prawidłowo. Kontroli poddano terminowość wpłat dokonywanych przez ww. podatników. Odsetki od nieterminowej wpłaty pobrano od wszystkich podatników, tam gdzie one przysługiwały.
Podatek rolny od osób prawnych
Wpływy z podatku rolnego osób prawnych wynosiły w 2003 roku kwotę 934,60 zł i stanowiły 0,00 % dochodów budŜetowych, a w 2004 roku wynosiły 934,60 zł i stanowiły 0,00 % dochodów budŜetowych.
______34 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Na podstawie prowadzonego przez Gminę rejestru na terenie Gminy funkcjonowały w 2004 roku 4 osoby prawne będące płatnikami podatku rolnego. 2 osoby prawne deklaracje na podatek rolny złoŜyły po terminie. Zgodnie z art. 6a ust 8 pkt 1 ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (Dz. U. Nr 94 poz. 431 z 1993 roku ze zmianami) osoby prawne są obowiązane składać w terminie do 15 stycznia deklaracje na podatek rolny na dany rok podatkowy.
Udzielone ulgi i zwolnienia w zakresie podatku rolnego (w szczególno ści ulga inwestycyjna, Ŝołnierska i z tytułu nabycia gruntów)
2003 rok
Ilo ść Kwota Rodzaj decyzji decyzji ulgi lub zwolnienia Ulga inwestycyjna - 748 Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów - 1.244 Ulga Ŝołnierska - - Umorzenie zaległo ści, odsetek - - Rozło Ŝenie na raty zapłaty podatku - - (zaległo ści) Odroczenie terminu zapłaty podatku - - (zaległo ści)
2004 rok
Ilo ść Kwota Rodzaj decyzji decyzji ulgi lub zwolnienia Ulga inwestycyjna - 785 Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów 4 1327 Ulga Ŝołnierska - - Umorzenie zaległo ści, odsetek 9 646 Rozło Ŝenie na raty zapłaty podatku 1 403,70 (zaległo ści) Odroczenie terminu zapłaty podatku - - (zaległo ści)
Ulgi z tytułu nabycia gruntu Kontrolą objęto niŜej wymienione decyzje: Decyzja nr Fo.3111 7/2003 z dnia 9 stycznia 2004 roku zwolniono grunty o powierzchni 1,84 ha, nabyte przez podatnika na powiększenie istniejącego gospodarstwa rolnego aktem notarialnym Rep. A 3588/03 z dnia 27 listopada 2003 roku na okres 4 lat i 11 miesięcy od 1 stycznia 2004 roku do 30 listopada 2008 roku. Wniosek podatnika z dnia 31 grudnia 2003 roku. Decyzja nr Fo.3111 8/2003 z dnia 15 stycznia 2004 roku zwolniono grunty o powierzchni 2,48 ha, nabyte przez podatnika na powiększenie istniejącego gospodarstwa rolnego aktem notarialnym Rep. A 1362/2001 z dnia 4 czerwca 2003 roku na okres 4 lat i 6 miesięcy od 1 stycznia 2004 roku do 30 czerwca 2008 roku. Wniosek podatnika z dnia 22 grudnia 2003 roku. Decyzja nr Fo.3111 1/2004 z dnia 25 marca 2004 roku zwolniono grunty o powierzchni 0,64 ha, nabyte przez podatnika na powiększenie istniejącego
______35 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
gospodarstwa rolnego aktem notarialnym Rep. A 1248/2001 z dnia 2 marca 2003 roku na okres 5 lat od 1 kwietnia 2004 roku do 31 marca 2009 roku. Wniosek podatnika z dnia 22 marca 2004 roku. Decyzja nr Fo.3111 1/2005 z dnia 18 lutego 2005 roku zwolniono grunty o powierzchni 0,39 ha, nabyte przez podatnika na powiększenie istniejącego gospodarstwa rolnego aktem notarialnym Rep. A 3453/2004 z dnia 2 września 2004 roku na okres 4 lat i 7 miesięcy od 1 stycznia 2004 roku do 30 września 2010 roku oraz zwolniono grunty o powierzchni 5,08 ha, nabyte przez podatnika na powiększenie istniejącego gospodarstwa rolnego aktem notarialnym Rep. A 352/2005 z dnia 9 lutego 2005 roku na okres 5 lat od 1 marca 2005 roku do 28 lutego 2010 roku. Wniosek podatnika z dnia 15 lutego 2005 roku. Prawidłowo zastosowano zwolnienia i ulgi podatkowe udzielane na wniosek podatnika.
Ulgi z tytułu umorzeń i odroczeń zobowiązania pienięŜnego, w tym: podatku rolnego Kontroli poddano niŜej wymienione decyzje w sprawach odroczeń i umorzeń - Decyzja Fn.3119/7/03 z dnia 24.07.2003 roku o umorzeniu IV raty podatku od nieruchomości za 2002 rok na kwotę 55,80 zł. Wniosek podatnika z dnia 29 czerwca 2003 roku. - Decyzja Fn.3119/8/03 z dnia 22.10.2003 roku o umorzeniu III raty podatku rolnego na kwotę 47,90 zł. Wniosek podatnika z dnia 29 września 2003 roku. - Decyzja Fn.3119/”a”22/04 z dnia 8.11.2004 roku o rozłoŜeniu raty podatku od nieruchomości za 2003 rok w kwocie 556,70 zł. Wniosek podatnika z dnia 5 listopada 2004 roku. - Decyzja Fn.3119”a”/98/04 z dnia 30.12.2004 roku umarzająca w całości zaległość podatkową w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym za okres 2002 rok w kwocie 249,00 zł. Wniosek podatnika z dnia 14 grudnia 2004 roku. Kontrolujący nie wnieśli uwag do udokumentowania ww. decyzji.
4) Podatek od środków transportowych
Stawki podatku od środków transportowych na lata 2003 2004 określone zostały niŜej wymienionymi uchwałami: • uchwałą Rady Miejskiej w Działoszynie nr II/13/2002 z dnia 4 grudnia 2002 roku w sprawie określenia stawek podatku od środków transportowych, • uchwałą Rady Miejskiej w Działoszynie nr XII/90/03 z dnia 11 grudnia 2003 roku w sprawie określenia stawek podatku od środków transportowych, Zarówno w 2003 jak i w 2004 roku Rada Miejska nie wprowadziła innych zwolnień przedmiotowych niŜ określonych w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 12
______36 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity Dz. U. nr 9 z 2002 roku poz. 84 ze zmianami).
Podatek od środków transportowych – osoby fizyczne
Podatkiem transportowym od osób fizycznych objęto w 2003 roku 538 środków transportowych, a w 2004 roku 551 środków transportowych. Kontrolą prawidłowości poboru i ewidencji podatku od środków transportowych od osób fizycznych za lata 2003 i 2004 objęto metodą wyrywkową 12 poniŜej wymienionych podatników (…)6
Podatek od środków transportowych – osoby prawne
Wg rejestru osób prawnych i składanych informacji przez podatników (deklaracje podatkowe) podatkiem od środków transportowych w 2003 roku objętych było 86 pojazdów będących w posiadaniu 10 osób prawnych, w 2004 roku podatkiem objętych było 70 pojazdów będących w posiadaniu 10 osób prawnych. Kontroli poddano prawidłowość poboru i ewidencji podatku od środków transportowych następujących podatników: (…) 7
Udzielone ulgi w zakresie podatku od środków transportowych (np. umorzenie zaległości, rozło Ŝenie na raty, odroczenie terminu płatno ści)
2003 rok
Ilo ść Kwota Rodzaj decyzji wydanych decyzji obj ęta decyzjami Umorzenie zaległo ści podatkowej, 43 6.169 odsetek
6 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 7 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______37 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Rozło Ŝenie zapłaty podatku na raty - - Odroczenie terminu płatno ści podatku 37 70.761,00 Rozło Ŝenie na raty zapłaty zaległo ści 11 17.179,00 podatkowej Odroczenie zapłaty zaległo ści - - podatkowej
2004 rok
Rodzaj decyzji Ilo ść Kwota wydanych decyzji obj ęta decyzjami Umorzenie zaległo ści podatkowej, 19 5.216 odsetek RozłoŜenie zapłaty podatku na raty - - Odroczenie terminu płatno ści podatku 16 35.258,00 Rozło Ŝenie na raty zapłaty zaległo ści 17 38.083,00 podatkowej Odroczenie zapłaty zaległo ści - - podatkowej
Kontroli poddano następujące decyzje wydane przez organ podatkowy w 2003 roku i w 2004 roku: − nr FO 3114 3/2003 z dnia 11.01.2003 roku w sprawie umorzenia odsetek od zaległości podatkowych, − nr FO 3114 7/2003 z dnia 19.02.2003 roku w sprawie odroczenia terminu płatności, − nr FO 3114 9/2003 z dnia 19.02.2003 roku w sprawie odroczenia terminu płatności podatku, − nr FO 3114 29/2003 z dnia 19.02.2003 roku w sprawie odroczenia terminu płatności, − nr FO 3114 34/2003 z dnia 24.02.2003 roku w sprawie rozłoŜenia na raty zaległości podatkowej, − nr FO 3114 45/2003 z dnia 09.05.2003 roku w sprawie umorzenia odsetek od zaległości, − nr FO 3114 64/2003 z dnia 17.09.2003 roku w sprawie odroczenia terminu płatności, − nr FO 3114 82/2003 z dnia 11.12.2003 roku w sprawie umorzenia zaległości podatkowych, − nr FO 3114 1/2004 z dnia 11.02.2004 roku w sprawie odroczenia terminu płatności, − nr FO 3114 4/2004 z dnia 13.02.2004 roku w sprawie odroczenia terminu płatności, − nr FO 3114 8/2004 z dnia 11.02.2004 roku w sprawie odroczenia terminu płatności, − nr FO 3114 11/2004 z dnia 16.02.2004 roku w sprawie odroczenia terminu płatności,
______38 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
− nr FO 3114 15/2004 z dnia 20.02.2004 roku w sprawie umorzenia zaległości podatkowych, − nr FO 3114 20/2004 z dnia 26.02.2004 roku w sprawie rozłoŜenia na raty zaległości podatkowej, − nr FO 3114 31/2004 z dnia 18.05.2004 roku w sprawie umorzenia oraz rozłoŜenia na raty zaległości podatkowej, W wyniku kontroli stwierdzono, Ŝe wszystkie ww. decyzje w sprawach ulg wydał Burmistrz Miasta i Gminy Działoszyn. Wszystkie decyzje objęte kontrolą zostały wydane na pisemne wnioski (podania) podatników umotywowane trudną sytuacją finansową, spowodowaną m.in. brakiem zatrudnienia, chorobami, brakiem terminowych wpłat za usługi transportowe, spiętrzeniem płatności itp. Ustalenia kontroli dotyczące prawidłowości wydanych decyzji: W przypadku trzech z ww. decyzji w sprawie odroczenia terminu płatności stwierdzono niedotrzymanie przez podatnika ustalonego terminu płatności: decyzja nr FO 3114 64/2003 z dnia 17.09.2003 roku decyzją tą organ podatkowy przesunął, przychylając się do wniosku podatnika, termin płatności II raty podatku od środków transportowych w łącznej kwocie 1.537,50 zł z dnia 15.09.2003 roku na dzień 30.11.2003 roku. (…)8 decyzja nr FO 3114 7/2003 z dnia 19.07.2003 roku decyzją tą organ podatkowy przesunął, termin płatności I raty podatku od środków transportowych w łącznej kwocie 340,00 zł z dnia 15.02.2003 roku na dzień 30.04.2003 roku. (…) 9. decyzja nr FO 3114 4/2004 z dnia 13.02.2004 roku decyzją tą organ podatkowy przesunął, przychylając się do wniosku podatnika, termin płatności I raty podatku od środków transportowych za 2004 rok w łącznej kwocie 1.177,33 zł z dnia 15.02.2004 roku na dzień 31.05.2004 roku. (…) 10 . Kontrolujący ustalili, Ŝe organ podatkowy wydał decyzje nr FO 3114 3/03 z dnia 21.01.2003 roku, decyzja nr FO 3114 45/03 z dnia 09.05.2003 roku o zastosowaniu ulgi podatkowej w postaci umorzenia odsetek na podstawie wniosków złoŜonych przez podatników, które nie wskazywały przesłanek pozwalających na ich uwzględnienie. Nie przeprowadzono postępowania wyjaśniającego w celu ustalenia istnienia ustawowych
8 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 9 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 10 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______39 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
przesłanek zastosowania ulgi w zapłacie podatku. Zgodnie z art. 122 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa organ podatkowy powinien podjąć wszelkie niezbędne działania w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego i załatwienia sprawy. Przesłankami umoŜliwiającymi podjęcie decyzji w sprawie umorzenia odsetek od zaległości podatkowych był waŜny interes podatnika lub interes publiczny, zgodnie z art. 67 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa. Na podstawie dokumentacji przedłoŜonej kontrolującym wraz z 3 decyzjami (decyzja nr FO 3114 3/03 z dnia 21.01.2003 roku, decyzja nr FO—3114 82/03 z dnia 03.12.2003 roku, decyzja nr FO 3114 45/03 z dnia 09.05.2003 roku) dotyczącymi umorzenia odsetek od zaległości podatkowych (wnioski podatników, ewidencja analityczna prowadzona dla pojazdów będących w posiadaniu podatników zwracających się o zastosowanie ulgi) kontrolujący stwierdzili, Ŝe odsetki z tytułu nieterminowego uiszczenia podatku zostały umorzone ww. decyzjami po wcześniejszych wpłatach dokonanych przez podatników w wysokości odpowiadającej naleŜności głównej stanowiącej zaległość podatkową. Wpłaty te zostały zaliczone przez pracownika Urzędu Miasta i Gminy w całości na poczet naleŜności głównej. Tym samym w momencie wydawania przez organ podatkowy decyzji o umorzeniu odsetek za zwłokę zaległość podatników dotyczyła wyłącznie odsetek za zwłokę. PowyŜsze pozostawało w sprzeczności z uregulowaniami zawartymi w art. 55 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, zgodnie z którym, jeŜeli dokonana wpłata nie pokrywa kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zalicza się proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę.
6) Opłata targowa
Dochody uzyskane przez kontrolowaną jednostkę z tytułu opłaty targowej (dział 756, rozdział 75615 § 043 klasyfikacji budŜetowej) przedstawiały się w okresie objętym kontrolą w sposób następujący: Plan i wykonanie dochodów z opłaty targowej w latach 2002 2003 2003 2004 Plan Wykonanie Plan wykonanie 205.800 210.784 230.000 204.751 Uchwałą nr XVI/118/99 z dnia 30 listopada 1999 roku Rada Miejska w Działoszynie ustaliła wysokość dziennych stawek opłaty targowej oraz sposób jej poboru. Ww. uchwała została zmieniona uchwałą nr XLV/386/2002 z dnia 4 lipca 2002. Zmiany dotyczyły wysokości stawek opłaty. W uchwale nr XVI/118/99 z dnia 30 listopada 1999 roku zawarto postanowienie, iŜ opłata targowa pobierana jest „przez inkasentów (wyznaczonych pracowników KZB), którzy wydają pokwitowania stanowiące dowód dokonania opłaty targowej”.
______40 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Rada Miejska w Działoszynie nie wskazała w uchwale nr XVI/118/99 z dnia 30 listopada 1999 roku ani w uchwale nr XLV/386/2002 z dnia 4 lipca 2002 terminu płatności opłaty targowej. Terminu płatności opłat targowych nie uregulowano takŜe w innej odrębnej uchwale Rady Miejskiej czy teŜ w umowie cywilno prawnej z inkasentem opłat. Termin płatności winna wskazać rada gminy w uchwale dotyczącej poboru opłat targowych, jako organ zobowiązany do tego na podstawie obowiązujących przepisów podatkowych. Zgodnie bowiem z art. 19 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity Dz. U. z 2002 nr 9 poz. 84, ze zm.) rada gminy, w drodze uchwały określa zasady ustalania i poboru oraz terminy płatności i wysokość stawek opłat określonych w ustawie (tj. opłaty targowej, miejscowej, administracyjnej). Rada Miejska nie określiła ponadto w drodze uchwały osób będących inkasentami opłaty targowej pomimo wskazania inkasa jako sposobu poboru opłaty. Zgodnie z art. 19 pkt 2 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych rada gminy moŜe w drodze uchwały określić inkasentów i wysokość wynagrodzenia za inkaso. W uchwale nr nr XVI/118/99 z dnia 30 listopada 1999 roku określono natomiast wynagrodzenie za inkaso. Zgodnie z zapisem zawartym w § 3 ww. uchwały „za pobór opłaty targowej oraz utrzymanie targowiska, porządek i czystość przysługuje KZB w Działoszynie 18% zainkasowanej opłaty targowej, która przekazywana będzie po zakończeniu kaŜdego miesiąca na konto KZB”.
7) Opłata skarbowa Dochody uzyskane przez kontrolowaną jednostkę z tytułu opłaty skarbowej (dział 756, rozdział 75618 § 0410 klasyfikacji budŜetowej) przedstawiały się w okresie objętym kontrolą w sposób następujący: Plan i wykonanie dochodów z opłaty skarbowej w latach 2003 2004 2003 2004 Plan Wykonanie Plan wykonanie 40.000 31.178 45.000 35.013
Kontroli pod kątem prawidłowości wysokości pobranej opłaty skarbowej poddano: 4 podania (wnioski) w sprawie rozłoŜenia na raty podatku od środków transportowych złoŜone przez podatników w 2003 roku, 6 podań w sprawie odroczenia terminu płatności podatku od środków transportowych złoŜonych przez podatników w 2003 roku, 2 podania (wnioski) w sprawie rozłoŜenia na raty podatku od środków transportowych złoŜone przez podatników w 2004 roku, 4 podania w sprawie odroczenia terminu płatności podatku od środków transportowych złoŜone przez podatników w 2004 roku,
______41 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
3 podania w sprawie wydania zaświadczenia dotyczącego przeznaczenia gruntów w planie zagospodarowania przestrzennego złoŜone w 2003 roku, 3 podania w sprawie wydania zaświadczenia dotyczącego przeznaczenia gruntów w planie zagospodarowania przestrzennego złoŜone w 2004 roku, 3 zaświadczenia wydane na wniosek zainteresowanego w sprawie przeznaczenia gruntów w planie zagospodarowania przestrzennego wydane w 2003 roku, 3 zaświadczenia wydane na wniosek zainteresowanego przeznaczenia gruntów w planie zagospodarowania przestrzennego wydane w 2004 roku, W wyniku podjętych czynności kontrolnych stwierdzono w przypadku podań: (…) 11 brak na nich znaku opłaty skarbowej, co świadczy o nie uiszczeniu przez podatnika opłaty skarbowej. PowyŜsze stanowi naruszenie art. 1 ust. 1 pkt1a ustawy z dnia 9 września 2000 roku o opłacie skarbowej (t.j. Dz. U. nr 253 z 2004 roku, poz. 960 z późn. zm.), zgodnie z którym opłacie skarbowej podlegają podania składane w sprawach z zakresu administracji publicznej. Zgodnie z załącznikiem do ww. ustawy zawierającym szczegółowy wykaz przedmiotów opłaty skarbowej, stawki oraz zwolnienia, w przypadku kaŜdego z ww. podań kontrolowana jednostka winna pobrać od podmiotu składającego podanie opłatę skarbową w wysokości 5,00 zł.
8) Terminowo ść podejmowania czynno ści windykacyjnych w odniesieniu do zaległo ści podatkowych
(…)12
2. DOCHODY Z MAJ ĄTKU
2.1. Dochody z tytułu sprzeda Ŝy nieruchomo ści
Dochody ze sprzeda Ŝy nieruchomo ści lub ich cz ęś ci (w tym lokali)
Plan po zmianach 2003 Wykonanie 2003 Plan po zmianach 2004 Wykonanie 2004 350.000 162.730 250.000 138.975
11 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 12 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______42 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
W 2004 roku – według sprawozdania rocznego Rb 27S z wykonania planu dochodów budŜetowych – w klasyfikacji budŜetowej Dz. 700/900 Rozdział 70005/90095 § 084 (Wpływy ze sprzedaŜy wyrobów i składników majątkowych) uzyskano dochody w kwocie
Liczba sprzedanych nieruchomo ści (w tym lokali)
2003 rok 2004 rok Ilo ść ogółem 10 Ilo ść ogółem 8 W tym: w tym: w trybie w trybie 2 bezprzetargowym bezprzetargowym 3 (w tym lokali) ( w tym lokali) 2 SprzedaŜ nieruchomości oznaczonych numerami ewidencyjnym: 168/1 o powierzchni 0,1000 ha, 168/2 o powierzchni 0,1054 ha, 168/3 o powierzchni 0,1000 ha połoŜonych w Działoszynie obręb 1. • Stan prawny nieruchomości: nieruchomości stanowiła własność Gminy, miała urządzoną księgę wieczystą, • Rada Miejska w Działoszynie uchwałami: nr XI/82/03, XI/83/03, XI/84/03 z dnia 29 października 2003 roku w sprawie zbycia w drodze przetargu nieograniczonego nieruchomości uchwaliła zbycie nieruchomości: 168/1 za cenę wywoławczą 21.500,00 zł, 168/2 za cenę wywoławczą 22.900,00 zł, 168/3 za cenę wywoławczą 21.700,00 zł. • Operat szacunkowy nieruchomości lokalowej sporządził z datą październik 2003 roku Rzeczoznawca Majątkowy legitymujący się uprawnieniami nr 2519 Ryszard Budzik. Wartość rynkowa prawa własności wynosi: działka 168/1 – 20.750,00 PLN, 168/2 – 22.340,00 PLN, 168/3 – 21.200,0 PLN. • Burmistrz Miasta i Gminy Działoszyn nie podał do publicznej wiadomości ogłoszenia o wykazie nieruchomości przeznaczonych do sprzedaŜy, czym naruszył art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity Dz. U. Nr 46 poz. 543 z 2000 roku ze zmianami). Właściwy organ sporządza i podaje do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaŜy, do oddania w uŜytkowanie wieczyste, najem lub dzierŜawę. • Kontrolującym przedłoŜono Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym na sprzedaŜ nieruchomości: nr ewidencyjny 168/1, 168/2, 168/3. Na druku brak informacji o umieszczono na tablicy ogłoszeń Urzędu Miasta i Gminy w Działoszynie. Przetarg miał się odbyć 9 grudnia 2003 roku, wadium ustalono w wysokości 10% wartości nieruchomości . W ogłoszeniu nie określono rodzaju przetargu nieograniczonego. • Burmistrz Gminy i Miasta Działoszyn powołał decyzją z dnia 20 listopada 2003 r została powołał komisja do przeprowadzania przetargów na zbycie nieruchomości stanowiących własność gminy. Komisja została powołana w trzyosobowym składzie, przewodniczącym komisji został Stefan Jędrzejuk.
______43 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
• W dniu 9 grudnia 2003 roku sporządzony został protokół nr 10/2003 przez komisję przetargową w składzie: Danuta Kuśnierczyk, Stefan Jędrzejuk, Krzysztof Majewski. Działkę 168/2 nabyli (…) 13 za kwotę 23.200,00 zł, • NaleŜność została uregulowana 22 grudnia 2003 roku w kwocie 20.900 zł. Na poczet ceny zaliczono wadium wpłacone w kwocie 2300 zł wpłacone w dniu 4 grudnia 2003 roku. • Akt notarialny sprzedaŜy sporządzono 11 lutego 2004 roku. • W dniu 9 grudnia 2003 roku sporządzony został protokół nr 11/2003 przez komisję przetargową w składzie: Danuta Kuśnierczyk, Stefan Jędrzejuk, Krzysztof Majewski. Działkę 168/3 nabył (…) 14 za kwotę 22.000,00 zł. • NaleŜność została uregulowana 6 stycznia 2004 roku kwota 10.000,00 zł, 27 stycznia kwotę 9.500,00 zł. Na poczet ceny zaliczono wadium wpłacone w kwocie 2500 zł w dniu 5 grudnia 2003 roku. • Akt notarialny sprzedaŜy sporządzono 8 kwietnia 2004 roku. • W dniu 9 grudnia 2003 roku sporządzony został protokół nr 12/2003 przez komisję przetargową w składzie: Danuta Kuśnierczyk, Stefan Jędrzejuk, Krzysztof Majewski. Działka 168/1 nie została sprzedana. • Kontrolującym przedłoŜono Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym na sprzedaŜ nieruchomości działka nr ewidencyjny 168/1.Brak informacji o terminie umieszczenia Ogłoszenia na tablicy w Urzędzie Miasta i Gminy w Działoszynie. Przetarg ustalono na 19 stycznia 2004 roku. Wadium ustalono w wysokości 10% ceny wywoławczej nieruchomości. • W dniu 19 stycznia 2004 roku sporządzony został protokół nr 1/2004 przez komisję przetargową w składzie: Danuta Kuśnierczyk, Stefan Jędrzejuk, Krzysztof Majewski. Działka 168/1 została sprzedana (…) 15 za kwotę 21.800,00 zł. • NaleŜność została uregulowana 20 stycznia 2004 roku w kwocie 19.650 zł. Na poczet ceny zaliczono wadium wpłacone w kwocie 2150 zł w dniu14 stycznia 2004 roku. Akt notarialny sprzedaŜy sporządzono 11 lutego 2004 roku.
13 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 14 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 15 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______44 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
2.2. Dochody z tytułu u Ŝytkowania wieczystego nieruchomo ści, u Ŝytkowania, zarz ądu
Dochody z uŜytkowania wieczystego nieruchomości, uŜytkowania, zarządu przedstawia poniŜsza tabela:
Plan po zmianach 2003 Wykonanie 2003 Plan po zmianach 2004 Wykonanie 2004 - - 20.000 17.523
W sprawozdaniach Rb 27s z wykonania planu dochodów budŜetowych za lata 2001 – 2002 (Rozdział 70005 § 047) kontrolowana jednostka nie wykazała Ŝadnych dochodów z tytułu opłat za zarząd, uŜytkowanie i uŜytkowanie wieczyste nieruchomości. Liczbę nieruchomości oddanych w uŜytkowanie wieczyste, uŜytkowanie, zarząd w latach 2003 – 2004 przedstawia poniŜsza tabela:
2003 rok 2004 rok Liczba nieruchomo ści Liczba nieruchomo ści oddanych w - oddanych w - uŜytkowanie wieczyste uŜytkowanie wieczyste Liczba nieruchomo ści Liczba nieruchomo ści - - oddanych w zarz ąd oddanych w zarz ąd Liczba nieruchomo ści Liczba nieruchomo ści oddanych w - oddanych w - uŜytkowanie uŜytkowanie
Zaległości na dzień 31.12.2004 roku nie było z tytułu opłat za uŜytkowanie wieczyste. Sprawdzono wyrywkowo decyzję GmiPP 7224 55/92 z dnia 22.12.1992 roku. Grunty były w uŜytkowaniu wieczystym Kombinatu Cementowo – Wapienniczego w Działoszynie. Grunty o powierzchni 2,80 ha wykorzystywane na cele mieszkaniowe miały ustaloną opłatę roczną w 1992 roku w kwocie 10.282.000 zł stanowiącą 1 % wartości tych działek. Prawo uŜytkowania wieczystego przeniesiono na Spółdzielnię Mieszkaniową „Nad Wartą” ul. Grota Roweckiego Działoszyn. Aktualizacji opłaty dokonano 29.11 2002 roku ustalając opłatę roczną w wysokości 4.979,90 zł
2.3. Dochody z tytułu najmu i dzier Ŝawy nieruchomo ści
Dochody z najmu i dzierŜawy składników majątkowych przedstawia poniŜsza tabela:
Plan po zmianach 2003 Wykonanie 2003 Plan po zmianach 2004 Wykonanie 2004 175.000 170.278 150.000 136.763
Według sprawozdania Rb 27s z wykonania planu dochodów budŜetowych za okres od początku roku do 31 grudnia 2001 roku – Dz. 700 Rozdział 70005 § 075 uzyskano dochody z najmu i dzierŜaw w kwocie Na dzień 31.12.2004 roku (według sprawozdania) zaległości nie wystąpiły.
______45 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Sprawdzono wyrywkowo niŜej wymienione umowy najmu: • Umowa najmu zawarta w dniu 7 kwietnia 2003 pomiędzy Miastem i Gminą Działoszyn reprezentowanym przez Burmistrza Miasta i Gminy Krzysztofa Piekarza a (…) 16 na wynajem nieruchomości zabudowanej budynkiem byłego Domu KsiąŜki o powierzchni uŜytkowej 114,68 m 2. Umowa została zawarta na okres 3 lat od 7 kwietnia 2003 roku. Najemca zobowiązał się do płacenia czynszu w wysokości 976,00 zł, płatny z góry do dnia 10 kaŜdego miesiąca. • Umowa najmu zawarta w dniu 17 września 2003 pomiędzy Miastem i Gminą Działoszyn reprezentowanym przez Burmistrza Miasta i Gminy Krzysztofa Piekarza a (…) 17 na wynajem lokalu na cele usług medycznych o powierzchni uŜytkowej 15,90 m 2. Umowa została zawarta na okres 6 lat od 1 października 2003 roku. Rada Miejska uchwałą Nr IX/65/03 z dnia 27 sierpnia 2003 roku wyraziła zgodę na zawarcie umowy ww. wymienionego lokalu. Najemca zobowiązał się do płacenia czynszu w wysokości 5,51 brutto zł za 1 m 2 tj. 87,61 zł, płatny z góry do dnia 10 kaŜdego miesiąca. • Umowa najmu lokalu mieszkalnego zawarta w dniu 25 kwietnia 1996 roku między Urzędem Miasta i Gminy a (…) 18 o pow. 36,80 m 2 połoŜonego w Trębaczewie w budynku Szkoły Podstawowej. Umowa została zawarta na czas nieokreślony. Najemca zobowiązał się do płacenia czynszu regulowanego w wysokości 0,60 zł za m 2 powierzchni uŜytkowej, czyli 22,00 zł miesięcznie z góry do 10 kaŜdego miesiąca. Aneksem ustalono z dniem 1 stycznia 2001 roku ustalono czynsz w wysokości 2,97 zł za 1 m 2 powierzchni uŜytkowe tj. 108,70 zł. • Umowa najmu lokalu mieszkalnego zawarta w dniu 25 kwietnia 1996 roku między Urzędem Miasta i Gminy a (…) 19 o pow. 36,00 m 2 połoŜonego w Działoszynie w budynku Domu Nauczyciela. Umowa została zawarta na czas nieokreślony. Najemca zobowiązał się do płacenia czynszu regulowanego w wysokości 0,40 zł za m 2 powierzchni uŜytkowej, czyli 14,00 zł miesięcznie z góry do 10 kaŜdego miesiąca. Aneksem ustalono z
16 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 17 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 18 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 19 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______46 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
dniem 1 stycznia 2001 roku ustalono czynsz w wysokości 2,805 zł za 1 m powierzchni uŜytkowe tj. 100,98 zł. • Umowa najmu lokalu mieszkalnego zawarta w dniu 25 kwietnia 1996 roku między Urzędem Miasta i Gminy a (…) 20 o pow. 54,00 m 2 połoŜonego w Działoszynie w budynku Szkoły Podstawowej. Umowa została zawarta na czas nieokreślony. Najemca zobowiązał się do płacenia czynszu regulowanego w wysokości 0,60 zł za m 2 powierzchni uŜytkowej, czyli 32,00 zł miesięcznie z góry do 10 kaŜdego miesiąca. Aneksem ustalono z dniem 1 stycznia 2001 roku ustalono czynsz w wysokości 2,97 zł za 1 m 2 powierzchni uŜytkowe tj. 160,38 zł. • Umowa najmu lokalu mieszkalnego zawarta w dniu 4 września 2001 roku między Zarządem Miasta i Gminy a (…) 21 o pow. 52,00 m 2 połoŜonego w Trębaczewie w budynku Szkoły Podstawowej. Umowa została zawarta na trzy lata od dnia 15.09.2001 roku. Najemca zobowiązał się do płacenia czynszu regulowanego w wysokości 2,97 zł za m 2 powierzchni uŜytkowej, czyli 154,44 zł miesięcznie z góry do 10 kaŜdego miesiąca. Ustalenia kontroli: NaleŜny czynsz ww. najemcy regulowali na bieŜąco.
3. POZOSTAŁE DOCHODY .
3.1. Dochody z tytułu zaj ęcia pasa drogowego
Wysoko ść Wysoko ść uzyskanych Rok Ilo ść wydanych decyzji wymierzonych opłat dochodów
2003 - - - 2004 - - -
Realizacją zadań wynikających z ustawy o drogach publicznych zgodnie z Regulaminem organizacyjnym Urzędu Miasta i Gminy Działoszyn do Wydziału Gospodarki Przestrzennej i Infrastruktury. W latach objętych kontrolą nie uzyskano dochodów z tytułu zajęcia pasa drogowego. Gmina nie ma ustalonych stawek za zajęcie pasa drogowego dla dróg, których jest zarządcą. Zgodnie z art. 40 ust. 8 ustawy z dnia 21 marca 1985 r. o drogach publicznych organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego, w drodze uchwały, ustala dla dróg, których zarządcą jest
20 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 21 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______47 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
jednostka samorządu terytorialnego, wysokość stawek za zajęcie 1 m2 pasa drogowego.
VIII. WYKONYWANIE BUD śETU. REALIZACJA WYDATKÓW BUD śETOWYCH
1. WYDATKI ZWI ĄZANE Z REALIZACJ Ą GMINNEGO PROGRAMU PROFILAKTYKI I ROZWI ĄZYWANIA PROBLEMÓW ALKOHOLOWYCH
1.1. Informacje ogólne
Wydatkowanie środków w rozdziale 85154 przeciwdziałanie alkoholizmowi w zł w latach 2003 2004 przedstawiało się następująco:
2003 rok 2004 rok Paragraf plan wykonanie % plan wykonanie % 3030 15.000 15.000 100,0 15.000 13.444 89,6 4210 35.000 32.977 94,2 29.000 26.820 92,5 4270 55.000 37.359 67,9 55.000 50.000 90,9 4300 50.000 49.850 99,7 50.000 50.000 100,0 4410 5.000 1.000 117 11,7 Razem 160.000 135.186 84,5 150.000 145.381 96,9
Gminny Program Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych na 2004 rok przyjęto uchwałą Rady Miejskiej nr XIV/108/04 z dnia 23 marca 2004 roku. W 2003 roku Rada Gminy nie podjęła uchwały w sprawie uchwalenia gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych , kontrolującym przedstawiono natomiast harmonogram działań do gminnego programu profilaktyki i przeciwdziałania problemom alkoholowym na 2003 rok oraz preliminarz wydatków na realizację Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych załączonych do uchwały Rady Miejskiej nr IV/22/2003 z dnia 25 lutego 2003 roku w sprawie uchwalenia budŜetu Miasta i Gminy Działoszyn na 2003 rok. Obowiązek uchwalenia gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych wyniakał z art. 41 ust. 2 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2002 roku, Dz. U. nr 147 poz. 1231 z późn. zm.). W gminnym programie na 2004 rok określono główne cele i załoŜenia programu, między innymi: zwiększenie dostępności pomocy terapeutycznej i rehabilitacyjnej dla osób uzaleŜnionych od alkoholu i ich rodzin, zapobieganie powstawaniu nowych problemów alkoholowych (profilaktyka), rozwijanie szkolnych i środowiskowych programów profilaktycznych, rozwijanie profesjonalnych form pomocy psychologicznej dla dzieci
______48 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
wychowujących się w rodzinach alkoholowych, podnoszenie kwalifikacji osób zajmujących się profesjonalnie pomocą osobom uzaleŜnionym. W programie zawarto ponadto: cele szczegółowe do osiągnięcia w wyniku realizacji programu, strategie podejmowanych działań oraz formy realizacji. W harmonogramie działań stanowiącym załącznik do Gminnego Programu zamieszczono szczegółowy opis sposobu realizacji kaŜdego z głównych zadań przewidzianych w ww. programie, termin jego realizacji oraz podmiot odpowiedzialny za wykonanie zadania.
W preliminarzu wydatków załączonego do Programu Rada Gminy oszacowała wielkość środków przeznaczonych na realizację poszczególnych zadań. Działająca w okresie objętym kontrolą (lata 2003 – 2004) Gminna Komisja Rozwiązywania Problemów Alkoholowych powołana została: • uchwałą nr 10/2002 z dnia 22 stycznia 2002 roku przez Zarząd Miejski w Działoszynie. (w skład komisji wchodziło 6 osób).
1.2. Wydatki zwi ązane z realizacj ą gminnego programu profilaktyki i rozwi ązywania problemów alkoholowych.
Kontroli poddano wydatki poniesione w 2003 roku i 2004 roku na wynagrodzenia Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych. Wypłat wynagrodzenia dla członków komisji dokonywano w okresie objętym kontrolą w wysokości ustalonej w uchwale Rady Miejskiej uchwalającej program profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych dla Gminy i Miasta i Gminy Działoszyn na 2004 rok oraz w przedłoŜonym kontrolującym harmonogramie działań do gminnego programu profilaktyki i przeciwdziałania problemom alkoholowym na 2003. Zgodnie z pkt. 6 harmonogramu działań do gminnego programu profilaktyki i przeciwdziałania problemom alkoholowym na 2004 rok, stanowiącego integralną część ww. Programu, członkowie komisji otrzymują: za udział w posiedzeniach gminnej komisji rozwiązywania problemów alkoholowych oraz za przeprowadzanie czynności kontrolnych w punktach sprzedaŜy napojów alkoholowych wynagrodzenie w wysokości: przewodniczący – 150,00 zł brutto za 1 posiedzenie, członkowie – 100,00 zł brutto za 1 posiedzenie. Wynagrodzenie dla członków komisji w takiej samej wysokości ustalono w pkt 6 harmonogramu działań do gminnego programu profilaktyki i przeciwdziałania problemom alkoholowym na 2003 rok. Szczegółową kontrolą objęto następujące dowody księgowe: - poz. księgowa nr 6133/03 lista wypłat wynagrodzeń dla członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych za udział w posiedzeniach komisji w dniach 24.10.2003 r. i 28.10.2003 roku – wypłacono łącznie 1.300,00 zł (5 członków komisji x 200,00 zł, przewodniczący komisji – 300,00 zł) w dniu 5.11.2003 roku, wydatek ujęto rozdz. 85154 § 3030 klasyfikacji budŜetowej, - poz. księgowa nr 6533/03 lista wypłat wynagrodzeń dla członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych za
______49 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
przeprowadzanie czynności kontrolnych w punktach sprzeastdaŜy napojów alkoholowych – wypłacono łącznie 650,00 zł(5 członków komisji x 100,00 zł, przewodniczący komisji – 150,00 zł) w dniu 24.11.2003 roku, wydatek ujęto rozdz. 85154 § 3030 klasyfikacji budŜetowej; do listy wypłat dołączono listy skontrolowanych przez poszczególnych członków komisji punktów sprzedaŜy, wykonanie kontroli zostało potwierdzone przez Emilię Chalińską – podinspektora UMiG. - poz. księgowa nr 6538/03 lista wypłat wynagrodzeń dla członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych za udział w posiedzeniu komisji w dniach 21.11.2003 roku – wypłacono łącznie 650,00 zł (5 członków komisji x 100,00 zł, przewodniczący komisji – 150,00 zł) w dniu 27.11.2003 roku, wydatek ujęto rozdz. 85154 § 3030 klasyfikacji budŜetowej, Stwierdzono zgodność wypłaconych wynagrodzeń za udział w posiedzeniach z ustaleniami zawartymi w uchwale Rady Miejskiej nr XIV/108/04 z dnia 23 marca 2004 roku w sprawie uchwalenia Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych dla miasta i gminy Działoszyn na 2004 rok oraz z postanowieniami przedłoŜonego kontrolującym harmonogramu działań do gminnego programu profilaktyki i przeciwdziałania problemom alkoholowym na 2003 rok. Ponadto szczegółową kontrolą objęto niŜej wymienione pozycje wydatków poniesionych w latach 2003 2004 w dziale 851, rozdział 85154 – Przeciwdziałanie Alkoholizmowi: dowód księgowy nr 6809/03 – faktura nr 5040/03 z dnia 26.11.2003 roku na kwotę 370,20 zł wystawiona przez firmę Wydawnictwo i Hurtownia „Rubikon” z Krakowa za zakup programów, ksiąŜek, broszur, filmów, z zakresu profilaktyki przeciwalkoholowej. Zgodnie z opisem znajdującym się na odwrocie rachunku, sporządzonym przez podinspektora Urzędu Miasta i Gminy Emilię Chalińską ww. artykuły zostały zakupine dla Gimnazjum w Działoszynie. Zapłaty dokonano przelewem z dnia 09.12..2003 roku, wydatek ujęto w rozdz. 85154 § 4210 klasyfikacji budŜetowej, dowód księgowy nr 6776/04 – faktura nr 12/10/04 z dnia 27.10.2004 roku na kwotę 750,00 zł wystawiona przez Centrum Profilaktyki Dla Dzieci i MłodieŜy „Kleopatra” z Krakowa za zrealizowanie spektaklu profilaktycznego dla szkół i przedszkoli. Zrealizowanie spektaklu zostało potwierdzone przez Emilię Chalińską na odwrocie faktury. Zapłaty dokonano przelewem z dnia 28.10.2004 roku, wydatek ujęto w rozdz. 85154 § 4210 klasyfikacji budŜetowej, Ponadto wydatki poniesione w 2004 roku w § 4210 w wysokości 5.000 zł oraz w § 4270 w wysokości 7.000 zł dokonane w związku z zawarciem w dniu 21.04.2004 roku umowy o udzielenie dotacji Klubowi Sportowemu „Warta” z Działoszyna zostały objęte kontrolą i opisane w temacie Wydatki (dotacje) na realizację zadań powierzonych na podstawie umowy jednostkom spoza sektora finansów publicznych oraz na działalność poŜytku publicznego w oparciu o ustawę o działalności PoŜytku Publicznego i Wolontariacie niniejszego protokołu kontroli.
______50 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
2. WYDATKI NA ZADANIA Z ZAKRESU POMOCY SPOŁECZNEJ
2.1. Informacje ogólne
Miejsko Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Działoszynie jest jednostką organizacyjną Miasta i Gminy i działa na zasadach przewidzianych przez przepisy prawa dla jednostek budŜetowych. Kierownikiem Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej jest od dnia 01.07.1990 roku Teresa Posmyk. Uchwałą nr X/80/95 z dnia 30 maja 1995 roku Kierownik MGOPS upowaŜniony został do wydawania decyzji w sprawie przyznania lub odmowy zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych. 2.2. Wydatki na zadania z zakresu pomocy społecznej
Wykonanie zada ń finansowych w latach 2003-2004:
Wyszczególnienie 2003 rok 2004 rok Dział 852 Rozdział 85203 (O środki wsparcia) X - Dział 852 Rozdział 85212 ( świadczenia rodzinne oraz składki na ubezpieczenia X 1.069.960 emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego) Dział 852 Rozdział 85213 (Składki na X ubezpieczenie zdrowotne płacone za osoby 3.500
pobieraj ące świadczenia) Dział 852 Rozdział 85214 (zasiłki i pomoc w X 208.815 naturze) Dział 852 Rozdział 85215 (Dodatki X 126.917 mieszkaniowe) Dział 852 Rozdział 85216 (zasiłki rodzinne i X 5.257 piel ęgnacyjne) Dział 852 Rozdział 85219 (Koszty utrzymania X 205.015 Ośrodków Pomocy Społecznej) Dział 852 Rozdział 85228 (rodziny zast ępcze) X 5.584 Dział 852 Rozdział 85278 Usuwanie skutków X - kl ęsk Ŝywiołowych Dział 852 Rozdział 85295 Pozostała X 60.553 działalno ść Dział 853 Rozdział 85303 O środki wsparcia - X Dział 853 Rozdział 85304 Rodziny zast ępcze - X Dział 853 rozdział 85313 (Składki na ubezpieczenia zdrowotne płacone za osoby 13.406 X pobieraj ące świadczenia) Dział 853 Rozdział 85314 (Zasiłki i pomoc 576.887 X w naturze) Dział 853 Rozdział 85315 (Dodatki 132.741 X mieszkaniowe) Dział 853 Rozdział 85316 (Zasiłki rodzinne 64.262 X piel ęgnacyjne i wychowawcze) Dział 853 Rozdział 85319 (Koszty utrzymania 196.619 X Ośrodka Pomocy Społecznej) Dział 853 Rozdział 85328 (usługi opieku ńcze) 5.317 X Dział 853 Rozdział 85378 Usuwanie kl ęsk - X skutków powodzi
______51 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Dział 853 Rozdział 85395 (Pozostała 116.818 X działalno ść )
Zestawienie obrazujące wykonanie zadań rzeczowych w latach 2003 2004, sporządzone przez Kierownika Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Działoszynie, stanowi załącznik nr 9 do protokołu kontroli. W toku kontroli sprawdzono prawidłowość przyznawania i wypłaty wybranych świadczeń z zakresu pomocy społecznej przyznawanych w postaci zasiłków okresowych. Podstawę prawną wypłaty wspomnianych zasiłków stanowią przepisy ustawy o pomocy społecznej (art. 31), rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad przyznawania zasiłku okresowego z dnia 10 marca 1997 roku oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 24 lipca 1997 roku w sprawie sposobu przeprowadzania wywiadu środowiskowego (rodzinnego) wzoru kwestionariusz wywiadu oraz oświadczenia o stanie majątkowym, rodzaju dokumentów wymaganych do przyznania renty socjalnej, a takŜe wzoru legitymacji pracownika socjalnego (Dz. U. nr 93, poz. 570 z późniejszymi zmianami). Zgodnie z art. 31 ustawy o pomocy społecznej zasiłek okresowy z pomocy społecznej moŜe być przyznany osobom i rodzinom, jeŜeli dochód osoby samotnie gospodarującej lub dochód rodziny nie przekracza kryterium dochodowego osoby lub rodziny ustalonego zgodnie z art. 4 ust. 1, a dochody oraz posiadane zasoby pienięŜne nie wystarczają na zaspokojenie potrzeb niezbędnych, w szczególności ze względu na: 1) długotrwałą chorobę, 2) niepełnosprawność, 3) brak zatrudnienia, 4) brak uprawnień do renty rodzinnej po osobie, na której ciąŜył obowiązek alimentacyjny 5) moŜliwości utrzymania lub nabycia uprawnień do świadczeń z innych systemów zabezpieczenia społecznego. Szczegółowe określenie tych przyczyn oraz dokumentów, jakie naleŜy przedłoŜyć w celu ich potwierdzenia zawierają przepisy przywołanych wyŜej rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Socjalnej. Kontroli poddano następujące decyzje wydane w 2004: - decyzja nr MGOPS 8123/654/2004 z dnia 06.12.2004 roku, przyznająca zasiłek okresowy w wysokości 116,70 zł na okres od 1 listopada 2004 r. do 31 grudnia 2004 roku pomoc finansowa ze względu na trudną sytuację materialną spowodowaną brakiem zatrudnienia (wniosek złoŜony w dniu 15.11.2004 roku), - decyzja nr MGOPS 8123/65/2004 z dnia 01.09.2004 roku, przyznająca zasiłek okresowy w wysokości 116,12 zł na okres od 1 sierpnia 2004 r. do 31 października 2004 roku pomoc finansowa ze względu na trudną sytuację materialną (wniosek złoŜony w dniu 04.08.2004 roku), - decyzja nr MGOPS 8123/611/2004 z dnia 24.11.2004 roku, przyznająca zasiłek okresowy w wysokości 324,74 zł na okres od 1 października 2004 r. do 31 grudnia 2004 roku pomoc finansowa ze względu na trudną sytuację materialną spowodowaną brakiem zatrudnienia (wniosek złoŜony w dniu 09.11.2004 roku). W wyniku kontroli stwierdzono:
______52 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
- wypłata świadczeń następowała na podstawie decyzji wydawanych przez Kierownika Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Działoszynie, zawierających informacje wymagane przez art. 107 ust.1 kodeksu postępowania administracyjnego, - zasiłki okresowe przyznawane były stosownie do wymogu wynikającego z art. 38 ust.1 ustawy o pomocy społecznej na wniosek osoby zainteresowanej, - wysokość dochodu uprawniającego do otrzymania zasiłku ustalana, była w sposób prawidłowy, - kwoty wypłacanych świadczeń były zgodne z obowiązującymi przepisami, - w przedłoŜonej dokumentacji znajdują się pokwitowania otrzymania decyzji przez świadczeniobiorców, - w aktach dotyczących danej osoby znajdują się niezbędne dokumenty tj.: wywiad środowiskowy przeprowadzony przez pracownika socjalnego oraz jego aktualizacje, zaświadczenia o wysokości wynagrodzenia, zaświadczenia z urzędu pracy dotyczące pobierania zasiłków dla bezrobotnych, odcinki emerytur i rent, dokumenty potwierdzające aktywne poszukiwania pracy.
3. WYDATKI (DOTACJE ) NA REALIZACJ Ę ZADA Ń POWIERZONYCH NA PODSTAWIE UMOWY JEDNOSTKOM SPOZA SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH ORAZ NA DZIAŁALNO ŚĆ PO śYTKU PUBLICZNEGO W OPARCIU O USTAW Ę O DZIAŁALNO ŚCI POśYTKU PUBLICZNEGO I WOLONTARIACIE W dniu 25 lutego 2003 roku Rada Miejska w Działoszynie podjęła uchwałę nr IV/26/2003 w sprawie ustalenia trybu postępowania o udzielanie dotacji, sposobu jej rozliczenia oraz sposobu kontroli wykonywania zadania zleconego jednostkom nie zaliczanym do sektora finansów publicznych i nie działających w celu osiągnięcia zysku. Ww. uchwała została podjęta na podstawie art. 118 ust. 3 ustawy o finansach publicznych. Ww. uchwała stanowiła akt prawa miejscowego. W dniu 30 kwietnia 2004 roku Rada Miejska podjęła uchwałę nr XVI/112/04 w sprawie uchwalenia Programu Współpracy Miasta i Gminy Działoszyn z organizacjami pozarządowymi na rok 2004. Program współpracy z organizacjami pozarządowymi stanowi załącznik nr 1 do ww. uchwały. W uchwalonym programie przewidziano współpracę Miasta i Gminy Działoszyn z organizacjami pozarządowymi mającą zarówno charakter finansowy i pozafinansowy. W ramach współpracy finansowej polegającej na powierzeniu wykonania zadań o charakterze publicznym bądź wspieraniu takich zadań wraz z jednoczesnym udzieleniem dotacji na finansowanie (dofinanonsowanie) ich realizacji, przewidziano w 2004 roku działania w następujących sferach działalności publicznej:
─ pomoc społeczna,
─ podtrzymywanie tradycji narodowej, pielęgnowanie polskości oraz świadomości narodowej, obywatelskiej i kulturowej,
______53 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
─ ochrona i promocja zdrowia,
─ działania na rzecz osób niepełnosprawnych,
─ krajoznawstwo oraz wypoczynek dzieci i młodzieŜy,
─ kultura, sztuka, ochrona dóbr kultury i tradycji,
─ upowszechnienie kultury fizycznej i sportu,
─ ekologia i ochrona zwierząt oraz ochrona dziedzictwa przyrodniczego,
─ porządek i bezpieczeństwo publiczne oraz przeciwdziałanie patologiom społecznym. Zestawienie dotyczące udzielonych w latach 2003 2004 dotacji na rzecz jednostek nie zaliczanych do sektora finansów publicznych sporządzone przez kontrolowaną jednostkę stanowi załącznik nr 10 do protokołu kontroli . W okresie objętym kontrolą udzielono dotacji (zestawienie wykonane na podstawie zawartych przez kontrolowaną jednostkę umów) następującym podmiotom nie zaliczanym do sektora finansów publicznych: Kwota dotacji udzielonej w roku Nazwa podmiotu 2003 2004 Klub Sportowy „Warta Działoszyn” 135.000 152.000 Ludowy Klub Sportowy w 7.000 Raciszynie Ludowy Zespół Sportowy w 10.000 Trębaczewie Ludowy Klub Sportowy w 7.000 Bobrownikach Ludowy Klub Sportowy w Szczytach 7.000 Razem 135.000 183.000
W uchwale nr IV/22/2003 Rady Miejskiej w Działoszynie z dnia 25 lutego 2003 roku w sprawie uchwalenia budŜetu Miasta i Gminy Działoszyn na 2003 rok w załączniku nr 1 uchwalono następujące wydatki na dotacje: − w dziale 926 – kultura fizyczna i sport, rozdział 92695 – pozostała działalność, w § 2820 – dotacje celowe z budŜetu na dofinansowanie zadań, w kwocie 120.000 zł. W uchwale nr XIV/203/2004 Rady Miejskiej w Działoszynie z dnia 19 lutego 2004 roku w sprawie uchwalenia budŜetu Miasta i Gminy Działoszyn na 2004 rok w załączniku nr 1 uchwalono następujące wydatki na dotacje: w dziale 926 – kultura fizyczna i sport, rozdział 92695 – pozostała działalność, w § 2820 – dotacje celowe z budŜetu na dofinansowanie zadań, w kwocie 140.000 zł.
Szczegółową kontrolą objęto dotacje udzielone w 2004 roku pod kątem prawidłowości zastosowanej procedury przy udzielaniu poszczególnych dotacji i ich rozliczenia. W wyniku czynności kontrolnych stwierdzono, co następuje: Wszystkie podmioty, którym udzielono dotacji złoŜyły oferty na wykonanie zadania publicznego wraz z wnioskiem o przyznanie dotacji. Klub Sportowy
______54 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
„Warta” Działoszyn złoŜył wniosek o przyznanie dotacji z budŜetu gminy na rok 2004 na działalność statutową klubu w wysokości 180.000 zł w dniu 31.12.2003 roku (data wpływu pisma do Urzędu Miasta i Gminy). Oferty wraz z wnioskami o przyznanie dotacji złoŜone przez Ludowy Zespół Sportowy Trębaczew, Ludowy Klub Sportowy Bobrowniki oraz Ludowy Klub Sportowy Raciszyn datowane były na II półrocze 2004 roku. Na ofertach ww. podmiotów widnieją odpowiednio daty: 15.07.2004 roku, 30.07.2004 roku, 05.08.2004 roku. Na ofertach tych brak natomiast poświadczonych dat wpływu ofert do Urzędu Miasta i Gminy w Działoszynie. Na ofercie złoŜonej przez Ludowy Klub Sportowy Szczyty brak jest zarówno daty sporządzenia oferty przez ten podmiot jak i daty jej wpływu do Urzędu MiG w Działoszynie. Zlecenie realizacji zadania i udzielenie dotacji Klubowi Sportowemu „Warta” nastąpiło w trybie określonym w uchwale Rady Miejskiej nr IV/26/2003 z dnia 25 lutego 2003 roku, stanowiącej przepis prawa miejscowego, wydanej na podstawie art. 118 ust. 3 ustawy o finansach publicznych. Zlecanie zadań z zakresu kultury fizycznej w 2004 roku pozostałym podmiotom oraz udzielenie na ten cel dotacji nastąpiło w trybie przewidzianym w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności poŜytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2003 roku nr 96 poz. 873). W ofercie złoŜonej przez Klub Sportowy „Warta” Działoszyn brak było wszystkich elementów jakie winna ona zawierać zgodnie z postanowieniami zawartymi w załączniku nr 1 do uchwały Rady Miejskiej nr IV/26/2003 z dnia 25 lutego 2003 roku zawierającego tryb postępowania o udzielenie dotacji. Zgodnie z pkt 4 przyjętej procedury udzielania dotacji „oferta jednostki winna zawierać w szczególności: a) szczegółowy opis zadania, b) termin i sposób realizacji zadania, c) kwotę dotacji, o którą się ubiega się na realizację zadania, d) przewidywany koszt realizacji zadania, e) dokument określający jej formę prawną, f) statut lub inny dokument określający zakres jej działania. Tymczasem w ofercie złoŜonej przez ww. Klub Sportowy zawarto zapis, iŜ podmiot ten zwraca się z prośbą „o uwzględnienie w budŜecie na rok 2004 dotacji na działalność statutową klubu kwoty w wysokości 180.000 zł”. PoniŜej wymieniono rozgrywki w jakich klub bierze udział (pięć druŜyn ligowych w rozgrywkach organizowanych przez Polski Związek Piłki NoŜnej, sekcja piłki siatkowej) oraz wskazano, Ŝe Klub „promuje Miasto i Gminę Działoszyn na terenie województwa łódzkiego jak równieŜ województw ościennych” oraz prowadzi „współzawodnictwo w ramach zorganizowanych rozgrywek ze znaczącymi ośrodkami miejskimi dając świadectwo właściwej współpracy władz samorządowych ze społeczeństwem”. W szczególności brak jest w ww. ofercie wskazania i opisu zadania na realizację, którego, klub wystąpił o udzielenie dotacji. W ofercie Klub Sportowy „Warta” wskazał jedynie w ogólnych zarysach zakres działalności klubu (uczestnictwo w rozgrywkach prowadzonych przez PZPN). Brak równieŜ jakiejkolwiek kalkulacji kosztów związanych z realizacją zadań z środków budŜetu Miasta i Gminy Działoszyn, o które ubiegał się klub. nie dołączono takŜe dokumentu określającego formę prawną działalności klubu, ani statutu (innego dokumentu) określającego zakres jego działania.
______55 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Kserokopia oferty złoŜonej przez Klub Sportowy „Warta” Działoszyn stanowi załącznik nr 11 do protokołu kontroli . W dniu 2 stycznia 2004 roku Miasto i Gmina Działoszyn zawarło umowę w Klubem Sportowym „Warta” Działoszyn zawarto umowę w sprawie udzielenia dotacji z budŜetu gminy w wysokości 80.000 zł. Zgodnie z § 2 zawartej umowy dotcja mgła być wykorzystana wyłącznie na: a) zakup sprzętu sportowego, materiałów eksploatacyjnych oraz indywidualnego wyposaŜenia zawodników zgodnie z przepisami bhp, b) organizację szkoleń zawodników, c) ubezpieczenie zawodników, d) wynagrodzenie sędziów i trenerów oraz pochodnych od wynagrodzeń, bez wynagrodzeń administracji, e) koszty transportu zawodników na zawody sportowe, treningi i zgrupowania, f) opłaty rejestracyjne zawodników. Oprócz zapisu ww. § 2 w umowie brak jest wskazania opisu zadania na realizację, którego udzielono dotacji. W połączeniu z brakiem wskazania takiego zadania w przedłoŜonej przez klub ofercie i braku kalkulacji kosztów uznać naleŜy, Ŝe dotacja z budŜetu kontrolowanej jednostki pokrywać miała koszty bieŜącej działalności Klubu, co nadawało jej cechy dotacji podmiotowej. Zgodnie z art. 118 ustawy o finansach publicznych podmioty nie zaliczone do sektora finansów publicznych i nie działające w celu osiągnięcia zysku mogą otrzymywać z budŜetu jednostki samorządu terytorialnego dotacje na cele publiczne związane z realizacją zadań tej jednostki. Zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje na podstawie umowy jednostki samorządu terytorialnego z podmiotem. Umowa taka, w myśl postanowień art. 71 ust. 2 ww. ustawy powinna określać: 1) szczegółowy opis zadania i termin jego wykonania, 2) dotację celową naleŜną jednostce wykonującej zadanie i tryb płatności, 3) tryb kontroli wykonywania zadania, 4) sposób rozliczenia udzielonej dotacji celowej i zasady zwrotu niewykorzystanej części dotacji. Nie wskazanie w zawartej umowie opisu zadania, na które udzielono dotacji, w ewidentny sposób naruszało postanowienia cytowanego wyŜej art. 71 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. W połączeniu z brakiem wskazania takiego zadania w przedłoŜonej przez klub ofercie i braku kalkulacji kosztów uznać naleŜy, Ŝe dotacja z budŜetu kontrolowanej jednostki pokrywać miała koszty bieŜącej działalności Klubu, co nadawało jej cechy dotacji podmiotowej. W dniu 23.03.2004 roku podpisano aneks do ww. umowy, którym zwiększono wysokość dotacji z kwoty 80.000 zł na kwotę w wysokości 140.000 zł.
______56 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
W świetle przedłoŜonych kontrolującym dokumentów (oferta złoŜona przez Klub, umowa o udzielenie dotacji) i braków wskazania opisu zadania na realizację, którego udzielono dotacji oraz kalkulacji kosztów trudno znaleźć uzasadnienie dokonania ww. aneksu odnośnie kwoty udzielonej dotacji. Kontrolujący zwracają uwagę, Ŝe opisane powyŜej braki dotyczące procesu przyznawania dotacji, mogły spowodować dofinansowanie podmiotów spoza sektora finansów publicznych w duŜo większych kwotach, nie mających uzasadnienia w postaci realizacji zadań publicznych. Jedynym ograniczeniem były tu wielkości kwot przewidzianych w budŜecie jednostki na dotacje dla ww. podmiotów. Z dalszych ustaleń kontrolujących wynika zresztą, Ŝe ograniczenie to nie było respektowane. Kserokopia umowy o udzielenie dotacji zawartej w dniu 2 stycznia 2004 roku z Klubem Sportowym „Warta” z Działoszyna oraz aneksu do tej umowy stanowi załącznik nr 46 do protokołu kontroli . Z Klubem Sportowym „Warta” z Działoszyna Miasto i Gmina Działoszyn zawarła ponadto umowę w sprawie udzielenia dotacji z budŜetu w dniu 21.04.2004 roku. Zgodnie z treścią ww. umowy Klubowi przyznano dotację w wysokości 12.000 zł na zadania związane z realizacją programu profilaktycznego w dwóch sekcjach: piłki noŜnej – 7.000 zł, siatkówki – 5.000 zł. Zakres przedmiotowy wykorzystania dotacji został określony identycznie jak w umowie zawartej pomiędzy gminą a Klubem Sportowym „Warta” w dniu 02.01.2004 roku, tj. z naruszeniem art. 71 ustawy o finansach publicznych. Kserokopia umowy zawartej z KS „Warta” w dniu 21.04.2004 roku stanowi załącznik nr 47 do protokołu kontroli . Kontrolujący zwrócili się do Burmistrza Miasta i Gminy Działoszyn pismem z dnia 11.03.2005 roku o wyjaśnienie czy w 2003 roku udzielenie dotacji Klubowi Sportowemu „Warta” (dotacje udzielone na podstawie art. 118 ustawy o finansach publicznych w trybie uchwalonym przez Radę Miejską) zostało poprzedzone ogłoszeniem o moŜliwości składania wniosków na realizację zadań publicznych przez podmioty spełniające ustawowe kryteria. W odpowiedzi pismem z dnia 14.03.2005 roku Burmistrz Miasta i Gminy wyjaśnił, Ŝe wymogi ustawy o finansach publicznych dotyczące jawności postępowania o udzielenie dotacji oraz uchwały Rady Miejskiej dotyczące podania do publicznej wiadomości o zamiarze zlecenia zadań i udzielenia dotacji zostały spełnione poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń Urzędu oraz na słupach ogłoszeniowych na terenie miasta ogłoszenia o zamiarze zlecenia do wykonania zadania związanego z realizacją procesu krzewienia kultury fizycznej i sportu wśród dzieci, młodzieŜy i dorosłych na terenie miasta Działoszyn (ogłoszenie wywieszone w okresie od 15.10.2003 roku do 16.11.2003 roku) oraz poprzez wywieszenie ogłoszenia o wysokości dotacji dla Klubu Sportowego „Warta” – wywieszonego na tablicy ogłoszeń Urzędu w okresie od 23.03.2004 roku do 24.04.2004 roku. Do wyjaśnienia Burmistrz załączył kserokopie ww. ogłoszeń. Z treści ogłoszenia o wysokości dotacji dla KS „Warta” wynika, Ŝe kontrolowana jednostka zleciła do wykonania zadania związane z realizacją procesu krzewienia kultury fizycznej i sportu wśród dzieci, młodzieŜy i dorosłych w wysokości 140.000 zł .
______57 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Pismo z dnia 15.10.2004 roku skierowane do Burmistrza Miasta i Gminy oraz złoŜone w odpowiedzi wyjaśnienie wraz z załącznikami stanowią załącznik nr 50 do protokołu kontroli . Ze złoŜonego wyjaśnienia oraz załączonych do niego dokumentów, wynika, Ŝe poprzedzone ogłoszeniem o moŜliwości składania wniosków przez organizacje pozarządowe na dofinansowanie zadań, o charakterze publicznym i związanych z realizacją zadań własnych Miasta i Gminy, zostało jedynie udzielenie dotacji dla KS „Warta” na zadania związane z realizacją zadań z zakresu kultury fizycznej. RównieŜ w przypadku ogłoszenia wykazu jednostek, którym przyznano dotacje, kwot tych dotacji oraz zakresu zleconych zadań dotyczyło ono jedynie zlecenia zadania związanego z kulturą fizyczną i przyznanej dotacji w wysokości 140.000 zł. Natomiast wymogi ustawy o finansach publicznych dotyczące jawności postępowania o udzielenie dotacji oraz uchwały Rady Miejskiej dotyczące podania do publicznej wiadomości o zamiarze zlecenia zadań i udzielenia dotacji nie zostały spełnione w przypadku zlecenia KS „Warta” zadania z związanego z realizacją profilaktyki przeciwalkoholowej i udzielenia na to zadanie dotacji w wysokości 12.000 zł. Nie poprzedzenie zlecenia ww. zadania i udzielenia dotacji ogłoszeniem o moŜliwości składania wniosków przez organizacje pozarządowe na dofinansowanie zadań, wyłącznie o charakterze publicznym i związanych z realizacją zadań własnych Miasta i Gminy stanowiło zatem naruszenie trybu postępowania o udzielenie dotacji określonego w uchwale Rady Miejskiej nr IV/26/2003 z dnia 25 lutego 2003 roku. PowyŜszym postępowaniem naruszono ponadto art. 92 pkt. 5 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym zlecanie zadań powinno następować w odniesieniu do podmiotów niedziałających w celu osiągnięcia zysku w trybie jawnego wyboru najkorzystniejszej oferty w rozumieniu ustawy o zamówieniach publicznych. Działanie takie stanowiło teŜ złamanie zasad uczciwej konkurencji o których mowa w art. 25 ustawy, zgodnie z którymi prawo realizacji zadań finansowanych ze środków publicznych przysługuje ogółowi podmiotów, chyba Ŝe ustawy stanowią inaczej. Umowy z pozostałymi podmiotami (zastosowano tryb zlecenia zadania i udzielenia dotacji przewidziany w ustawie o działalności poŜytku publicznego i o wolontariacie) zostały zawarte w następujących terminach:
─ umowa z Ludowym Klubem Sportowym Raciszyn – w dniu 9 sierpnia 2004 roku w sprawie udzielenia dotacji na rzecz klubu w wysokości 7.000 zł,
─ umowa z Ludowym Klubem Sportowym Bobrowniki w dniu 9 sierpnia 2004 roku w sprawie udzielenia dotacji w wysokości 7.000,00 zł,
─ umowa z Ludowym Klubem Sportowym Trębaczew w dniu 9 sierpnia 2004 roku w sprawie udzielenia dotacji w wysokości 10.000,00 zł,
─ umowa z Ludowym Klubem Sportowym Szczyty – w dniu 9 sierpnia 2004 roku w sprawie udzielenia dotacji w wysokości 7000,00 zł.
______58 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Wszystkie ww. umowy dotyczące udzielenia dotacji z budŜetu Miasta i Gminy zostały podpisane przez Burmistrza – Krzysztofa Piekarza. Na umowach brak kontrasygnaty Skarbnika Miasta i Gminy. Ogółem w 2004 roku jednostka samorządu terytorialnego Miasto i Gmina Działoszyn podpisała umowy, w których zobowiązała się do udzielenia dotacji podmiotom spoza sektora finansów publicznych w łącznej wysokości 183.000 zł. Z tego 12.000 zł na zadania związane z realizacją programu profilaktyki alkoholowej (umowa z dnia 21.04.2001 roku), pozostałe na zadania związane z kulturą fizyczną i sportem. W uchwale nr XIV/203/2004 Rady Miejskiej w Działoszynie z dnia 19 lutego 2004 roku w sprawie uchwalenia budŜetu Miasta i Gminy Działoszyn na 2004 rok w załączniku nr 1 uchwalono wydatki na dotacje w dziale 926 – kultura fizyczna i sport, rozdział 92695 – pozostała działalność, w § 2820 – dotacje celowe z budŜetu na dofinansowanie zadań, w kwocie 140.000 zł . W ciągu roku plan w dziale 926, rozdział 92695, § 2820 nie uległ zmianie i na dzień 31.12.2004 roku wynosił 140.000 zł. W pozostałych działach i rozdziałach klasyfikacji budŜetowej nie zaplanowano w budŜecie Miasta i Gminy Działoszyn wydatków w § 2820, czy § 2830. Kontrolujący, na podstawie ewidencji księgowej oraz dowodów źródłowych, stwierdzili, Ŝe wydatki wynikające z umowy zawartej w 2004 roku z Klubem Sportowym „Warta” w Działoszynie zawartej w dniu 2.01.2004 roku dotyczącej udzielenia dotacji na kwotę (po zmianie wynikającej z podpisanego aneksu) 140,00 zł zrealizowane zostały w dz. 926, rozdział 92695, § 2820. Natomiast w przypadku pozostałych umów zawartych w 2004 roku, których przedmiotem było udzielenie dotacji, realizacja wydatków przedstawiała się następująco: − umowa w sprawie udzielenia dotacji z budŜetu zawarta z Klubem Sportowym „Warta” w dniu 21.04.2004 roku w wysokości 12.000 zł na zadania związane z realizacją programu profilaktycznego – wydatek w kwocie 7.000 zł zrealizowano w dniu 30.07.2004 r. (przelew bankowy, poz. ks. 5003/04) w dziale 926, rozdział 92695, § 2820. W dniu 29.10.2004 roku dokonano przeksięgowania ww. kwoty poleceniem księgowania (poz. ks. nr 2368/04) w wydatki dz. 851 rozdział 85154 § 4270. Wydatek w kwocie 5.000 zł (przelew z dnia 19.11.2004 roku, poz. ks. 2908/04) ujęto w dz. 851, rozdział 85154 § 4210 klasyfikacji budŜetowej. − umowy zawarte z: LKS Bobrowniki, Raciszyn, Trębaczew i Szczyty w sprawie udzielenia dotacji z budŜetu w łącznej wysokości 31.000 zł – wydatki zrealizowane do dnia 30.09.2004 roku w kwocie 14.500,00 zł ujęto w dziale 926, rozdział 92695, § 2820. W dniu 30.09.2004 roku dokonano przeksięgowania ww. kwoty poleceniem księgowania (poz. ks. nr 2153/04) w wydatki dział 926, rozdział 92695 § 4300. Pozostałe wydatki w kwocie 16.500 zł zrealizowano w dział 926, rozdział 92695 § 4300. PowyŜszym działaniem kontrolowana jednostka naruszyła: − art. 92 pkt 3 ustawy z 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (tekst jednolity z 2003 roku – Dz. U nr 15, poz. 148 ze
______59 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
zm.). Zgodnie, z brzmieniem którego, dokonywanie wydatków winno następować w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień, − rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 68 poz. 634 z późn. zm.). Ponadto dokonanie wydatków przy braku kontrasygnaty Skarbnika Gminy stanowiło naruszenie art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. nr 142 z 2001 roku poz. 1591 z późn. zm.) Zgodnie z ww. przepisem do skuteczności czynności prawnej mogącej spowodować powstanie zobowiązań pienięŜnych potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy lub osoby przez niego upowaŜnionej. Kserokopie ww. umów zawartych przez Miasto i Gminę Działoszyn w 2004 roku, których przedmiotem było udzielenie dotacji podmiotom spoza sektora finansów publicznych w trybie przewidzianym ustawą o działalności poŜytku publicznego i o wolontariacie stanowią załącznik nr 12 do protokołu kontroli . Kserokopie przelewów dokumentujących poniesienie wydatków na dotacje wynikających z zawartych umów stanowią załącznik nr 13 do protokołu kontroli . Kserokopie poleceń księgowania, na podstawie których dokonano przeniesień wydatków na dotacje z dz. 926 rozdział 92695 § 2820 do dz. 851 § 85154 § 4270 oraz z dz. 926 rozdział 92695 § 2820 do dz. 926 rozdz. 9265 § 4300 stanowią załącznik nr 14 do protokołu kontroli . Kserokopia uchwały Rady Miejskiej nr IV/26/2003 z dnia 25 lutego 2003 roku w sprawie ustalenia trybu postępowania o udzielenie dotacji, sposobu jej rozliczenia oraz sposobu kontroli wykonywania zadania zleconego jednostkom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych i nie działających w celu osiągnięcia zysku stanowi załącznik nr 48 do protokołu kontroli . rozliczenie udzielonych dotacji Inspektorzy Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi ustalili, na podstawie przedłoŜonych do kontroli dokumentów, Ŝe rozliczenia złoŜyły wszystkie podmioty, które otrzymały dotacje na realizację zadań publicznych z budŜetu 2004 roku. Zgodnie z przedłoŜonymi rozliczeniami wszystkie podmioty, którym udzielono dotacji wykorzystały w pełni środki przekazane przez kontrolowaną jednostkę na realizację przewidzianego umową zadania. Do rozliczeń dołączono kserokopie dokumentów potwierdzających dokonanie wydatków. W wyniku analizy ww. rozliczeń kontrolujący stwierdzili, Ŝe Klub Sportowy „Warta” z Działoszyna, który otrzymał dotacje w łącznej wysokości 152.000 zł na podstawie zawartej w dniu 02.01.2004 roku oraz umowy z dnia 21.04.2004 roku, wykorzystał niezgodnie z przeznaczeniem środki w łącznej wysokości 3.742,50 zł. Z przedłoŜonych do kontroli rozliczeń oraz załączonych do nich dokumentów wynika, Ŝe środki pienięŜne w ww. kwocie, uzyskane z
______60 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
dotacji przekazanych Klubowi przez Miasto i Gminę Działoszyn zostały przeznaczone przez ww. podmiot na zapłatę podatku od nieruchomości na rzecz Miasta i Gminy Działoszyn. Kserokopie rozliczeń za I i IV kwartał 2004 roku oraz dokumentów potwierdzających wykorzystanie przez Klub Sportowy „Warta” Działoszyn części dotacji na opłacenie podatku od nieruchomości stanowią załącznik nr 15 do protokołu kontroli . Zgodnie z treścią obydwu, zawartych pomiędzy Miastem i Gminą Działoszyn a Klubem Sportowym „Warta”, umów udzielona dotacja mogła być wykorzystana wyłącznie na: zakup sprzętu sportowego, materiałów eksploatacyjnych oraz indywidualnego wyposaŜenia zawodników, organizację szkoleń, ubezpieczenie zawodników, wynagrodzenie sędziów i trenerów oraz pochodnych od wynagrodzeń, koszty transportu młodzieŜy na zawody sportowe, treningi i zgrupowania, opłaty rejestracyjne (treść § 2 obydwu umów). Zgodnie z postanowieniami zawartymi w § 3 zawartych umów wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem dotacja podlega zwrotowi wraz z naliczonymi odsetkami ustawowymi na rachunek Urzędu Miejskiego w Działoszynie.
4. WYDATKI OSOBOWE 4.1.Wydatki na wynagrodzenia w latach 2003–2004 Rada Miejska w Działoszynie w latach 2003 2004 ustaliła następujące kwoty na wydatki osobowe w § 4010, dziale 750, rozdziale 75023: na rok 2003 – 912.796 zł, na rok 2004 – 987.180 zł. Na podstawie ewidencji analitycznej wydatków stwierdzono, Ŝe w 2003 roku na wynagrodzenia pracowników Urzędu wydatkowano kwotę 903.574 zł, w roku 2004 – 981.418 zł. Dane wykazane w ewidencji księgowej zgodne są z danymi wykazanymi w sprawozdaniach: o wydatkach budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31.12.2003 roku oraz z wykonania planu wydatków budŜetowych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2004 roku.
Prawidłowo ść ustalania i wypłaty wynagrodze ń na rzecz pracowników jednostki
Kontrolą prawidłowości przyznanych wynagrodzeń poddano listy płac za miesiące: - październik 2003 roku (lista płac z dnia 23.11.2003 r. nr 10/0310ADM rozdział 75023 na kwotę 72.815,92 zł, - listopad 2003 r. lista płac z dnia 20.11.2003 roku nr 11/0311ADM rozdział 75023 na kwotę 72.815,92 zł,
______61 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
- grudzień 2003 r. (lista płac z dnia 15.12.2003 r. nr 12/0312ADM rozdział 75023 na kwotę 73.791,95 zł, lista płac z dnia 02.12.2003 r. nr 0/0312WYRA rozdział 75023 na kwotę 2.250,57 zł. - kwiecień 2004 r. (lista płac z dnia 22.04.2004 roku nr 4.0404ADM rozdział 75023 na kwotę 76.096,58 zł, - maj 2004 roku (lista płac z 25.05.2004 r. nr 5/0405ADM rozdział 75023 na kwotę 72.996,18 zł,. w odniesieniu do niŜej wymienionych pracowników Urzędu Gminy i Miasta: - Krzysztof Piekarz Burmistrz Miasta i Gminy - Stanisława Pol Skarbnik Miasta i Gminy - Stefan Jędrzejuk Sekretarz Miasta i Gminy - Danuta Kuśnierczyk kierownik Wydziału Planowania Przestrzennego i Infrastruktury - Agnieszka Maciejewska podinspektor ds. wymiaru podatków i opłat - Krzysztof Majewski podinspektor ds. menia komunalnego i rolnictwa - Lidia Janus podinspektor ds. księgowości budŜetowej - Elida Kaczmarek podinspektor ds. zamówień publicznych - ElŜbieta Rus kasjer - Ewa Pilarska Starzyk referent ds. księgowości podatkowej
Karty wynagrodzeń i listy płac pracowników Urzędu Miasta i Gminy w Działoszynie w okresie objętym kontrolą prowadzone były komputerowo.
W toku kontroli sprawdzono prawidłowość stosowania kategorii zaszeregowania wynagrodzenia zasadniczego oraz stawek dodatku funkcyjnego (z uwzględnieniem wymagań kwalifikacyjnych) i specjalnego ww. pracowników Urzędu, porównując stosowane kategorie i stawki do przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2000 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 61, poz.707 z późn. zm.) obowiązującego do dnia 26 lutego 2003 roku oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33, poz.264), którego przepisy mają zastosowanie do wynagrodzeń naleŜnych od dnia 1 stycznia 2003 roku. Nieprawidłowości w tym zakresie nie stwierdzono.
Nie stwierdzono róŜnic w zapisach dokonywanych w pracowniczych angaŜach, listach płac, oraz na kartach wynagrodzeń.
Nagrody jubileuszowe
______62 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
W kontrolowanej jednostce w 2003 roku przyznano nagrody jubileuszowe 10 pracownikom Urzędu Miasta i Gminy, zaś w roku 2004 2 pracownikom. Wypłacono nagrody następującym pracownikom Urzędu Miasta i Gminy:
wysokość wysokość imię i nazwisko data wypłaty nagrody w okres pracy nagrody w zł % 03.11.2003 100% 25 2.158,20 22.08.2003 100% 25 880,00 23.10.2003 150% 30 2.970,90 23.07.2003 150% 30 2.226,00 04.07.2003 100% 25 2.176,00 14.05.2003 300% 40 5.741,00 (…) 22 04.02.2003 100% 25 1.908,00 29.04.2003 100% 25 1.970,00 04.07.2003 150% 30 3.145,30 02.07.2003 150% 30 3.528,00 09.07.2004 75% 20 2.583,97 21.09.2004 200% 35 4.486,00
Kontroli poddano prawidłowość wypłaty wszystkich nagród jubileuszowych przyznanych w okresie objętym kontrolą. W wyniku kontroli stwierdzono, Ŝe udokumentowanie okresów pracy uprawniających do nagrody zgodne było z obowiązującymi przepisami. Natomiast w przypadku 8 nagród jubileuszowych stwierdzono, iŜ zostały one obliczone i wypłacone w nieprawidłowej wysokości. Błędna wysokość wypłaconych nagród była wynikiem uwzględnienia w podstawie do obliczenia nagród jubileuszowych średniej wysokości wypłacanych pracownikom Urzędu Miasta i Gminy nagród uznaniowych w ciągu trzech miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym dokonano wypłaty nagrody jubileuszowej. Wszystkie nagrody wypłacone pracownikom Urzędu i uwzględnione w podstawie do obliczenia wysokości nagród jubileuszowych miały charakter wyłącznie uznaniowy, a ich wypłata nie była gwarantowana przez zawarte umowy o pracę z pracownikami Urzędu bądź przez obowiązujące w kontrolowanej jednostce uregulowania wewnętrzne. Kontrolującym przedstawiono jedynie zapis zawarty § 50 regulaminu pracy Urzędu Miasta i Gminy Działoszyn, dotyczący nagród wypłacanych pracownikom Urzędu kwartalnie, o treści „w skład wynagrodzenia wchodzi równieŜ kwartalna nagroda uznaniowa za bieŜące realizowanie zadań zleconych i powierzonych gminie. W związku z powyŜszym naleŜy uznać, Ŝe wypłacane nagrody nie miały charakteru roszczeniowego i nie stanowiły składnika wynagrodzenia za pracę wypłacanego periodycznie. Ich wliczenie do podstawy obliczania
22 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______63 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
dodatkowego rocznego wynagrodzenia jednorazowych nagród, stanowiło naruszenie § 12 pkt 6 i 7 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz. U. nr 33 poz. 263 z późn. zm.). W świetle ww. przepisów podstawę obliczenia nagrody jubileuszowej stanowi wynagrodzenie przysługujące pracownikowi w dniu nabycia prawa do nagrody, a jeŜeli dla pracownika jest to korzystniejsze wynagrodzenie przysługujące mu w dniu jej wypłaty. Wynagrodzenie, o którym wyŜej mowa, oblicza się zgodnie z przepisami określonymi w § 14 17 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pienięŜnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz.14 z późn. zm.). Zgodnie z § 14 ww. rozporządzenia ekwiwalent pienięŜny za urlop wypoczynkowy ustala się stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, w § 6 rozporządzenia wskazano natomiast świadczenia ze stosunku pracy, których nie uwzględnia się do obliczania wynagrodzenia za czas urlopu. Z podstawy wynagrodzenia wyłącza się między innymi jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania, bądź określone osiągnięcie (§ 6 pkt 1 rozporządzenia) jak równieŜ nagrody z zakładowego funduszu nagród (§6 pkt 8 rozporządzenia). Przyznane nagrody były świadczeniami jednorazowymi, przyznawanymi przez Burmistrza Miasta i Gminy uznaniowo, których wypłata i wysokość uzaleŜnione były od oceny wykonywania przez pracowników powierzonych im zadań i jako takie nie stanowiły one składnika wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu nabycia prawa do nagrody jubileuszowej, bądź wynagrodzenia przysługującego mu w dniu jej wypłaty. Wobec powyŜszego nagrody te winny być wyłączone z podstawy obliczenia nagród jubileuszowych. Łącznie zawyŜono wypłacone nagrody jubileuszowe o kwotę 2.331,82 zł . RóŜnice (nadpłaty) w wypłacie nagród jubileuszowych poszczególnym pracownikom przedstawia poniŜsza tabela:
kwota wysoko ść podstawa nagród wypłacona nagrody nazwisko i imi ę pracownika (% przyj ęta do uwzgl ędnio nagroda wynikaj ąca z ró Ŝnica nagrody) obliczenia nych przy jubileuszowa prawidłoweg nagrody obliczeniu nagrody o wyliczenia
(…) 23 1.484,00 200,00 2.226,00 1.926,00 300,00 1.847,00 200,00 5.741,00 5.541,00 200,00 1.970,00 200,00 1.970,00 1.770,00 200,00 2.176,00 283,00 2.176,00 1.893,00 283,00 2.097,00 283,00 3.145,30 2.721,00 424,30
23 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______64 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
2.352,00 278,00 3.528,00 3.111,00 417,00 2.243,60 150,00 4.486,00 4.187,20 298,80 3.167,00 278,30 2.583,97 2.375,25 208,72 RAZEM 17.336,60 1.872,30 25.856,27 23.524,45 2.331,82
Dodatkowe roczne wynagrodzenie
Wypłaty dodatkowych rocznych wynagrodzeń w kontrolowanej jednostce (w objętym kontrolą okresie w rozdziale 75023) kształtowały się następująco: − za rok 2003 – 77.786,38 zł, − za rok 2004 – 75.653,10 zł, Kontrolą objęto prawidłowość naliczenia i wypłaty dodatkowego rocznego wynagrodzenia za 2003 i 2004 rok dla wszystkich pracowników Urzędu Miasta i Gminy w Działoszynie. Dodatkowe wynagrodzenie roczne za 2003 rok wypłacono w dniu 06.01.2004 roku, za 2004 rok w dniu 14.01.2005 roku na podstawie list zatwierdzonych do wypłaty przez Burmistrza i Skarbnika Miasta i Gminy. W wyniku dokonanych czynności kontrolnych stwierdzono ujęcie w podstawie do obliczenia wysokości dodatkowych wynagrodzeń rocznych wypłacanych pracownikom Urzędu w 2003 oraz w 2004 roku nagród. Ww. nagrody wypłacane były jednorazowo w związku pozytywną oceną realizacji przez pracowników Urzędu powierzonych im zadań w określonym przedziale czasowym (np. kwartał) bądź w związku ze spełnieniem konkretnego zadania (dotyczy wypłaty nagród kilku pracownikom w 2004 roku za wkład pracy związany z przygotowaniem wyborów do Parlamentu Europejskiego) czy teŜ „z okazji święta pracowników samorządowych”. Wysokość nagród wypłacanych poszczególnym pracownikom była zróŜnicowana i kształtowała się w 2003 roku od 150 zł do 1.500 zł, w 2004 roku od 150 zł do 1.200 zł. Wszystkie nagrody wypłacone w okresie objętym kontrolą miały charakter wyłącznie uznaniowy, a ich wypłata nie była gwarantowana przez zawarte umowy o pracę z pracownikami Urzędu bądź przez obowiązujące w kontrolowanej jednostce uregulowania wewnętrzne. W związku z powyŜszym naleŜy uznać, Ŝe wypłacane nagrody nie miały charakteru roszczeniowego i nie stanowiły składnika wynagrodzenia za pracę wypłacanego periodycznie. Ich wliczenie do podstawy obliczania dodatkowego rocznego wynagrodzenia jednorazowych nagród, stanowiło naruszenie art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 roku o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budŜetowej (Dz. U. nr 160 poz. 1080 z późn. zm.). W świetle cytowanego przepisu podstawę do wyliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego stanowi wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu pienięŜnego za urlop wypoczynkowy. W rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu
______65 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
pienięŜnego za urlop (Dz. U. nr 2 poz. 14 z późn. zm.), a w szczególności w § 6 wskazano sposób obliczania wynagrodzenia za czas urlopu. Z podstawy wynagrodzenia wyłącza się między innymi jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania, bądź określone osiągnięcie (§ 6 pkt 1 rozporządzenia) jak równieŜ nrgrody z zakładowego funduszu nagród (§6 pkt 8 rozporządzenia). Przyznane nagrody były świadczeniami jednorazowymi, przyznawanymi przez Burmistrza Miasta i Gminy uznaniowo, których wypłata i wysokość uzaleŜnione były od oceny wykonywania przez pracowników powierzonych im zadań i jako takie winny być wyłączone z podstawy naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego. RóŜnice (nadpłaty) w wypłacie dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2003 oraz 2004 rok dla poszczególnych pracowników przedstawia poniŜsza tabela:
wypłacone dodatkowe wysoko ść „13” wynikaj ąca nazwisko i imi ę wyn. roczne z prawidłowego wyliczenia ró Ŝnica pracownika za 2003 r. za 2004 r. za 2003 r. za 2004 r. (…) 24 2.166,82 2.227,00 1.964,52 1.937,58 491,72 3.203,65 - 2.087,18 - 1.116,47 2.260,66 2.419,80 2.058,36 2.130,39 491,71 2.059,29 2.271,65 1.835,74 1.960,97 534,23 2.138,60 989,60 1.936,30 675,10 516,80 2.091,59 2.279,03 1.889,29 1.989,61 491,72 1.463,53 - 1.212,78 - 250,75 2.207,54 2.398,78 2.005,24 2.109,36 491,72 1.407,61 1.740,95 1.247,81 1.489,78 410,97 2.395,04 2.607,43 2.192,74 2.318,01 491,72 4.565,16 2.735,12 4.260,83 2.559,38 480,07 2.150,67 1.249,02 1.948,37 679,52 771,80 2.072,68 2.393,68 1.870,38 2.088,95 507,03 - 950,30 - 812,60 137,70 1.947,33 2.458,95 1.745,03 2.154,23 507,02 2.116,84 2.266,50 1.914,54 1.977,07 491,73 2.424,29 2.585,56 2.200,74 2.274,89 534,22 2.604,30 3.529,96 2.402,00 3.240,54 491,72 2.089,47 2.080,67 1.887,17 1.791,25 491,72 2.274,47 2.499,54 2.033,92 2.148,07 592,02 1.464,13 940,44 1.261,83 731,77 410,97 1.877,48 2.081,72 1.654,33 1.771,05 533,82 2.128,49 2.317,27 1.926,19 2.012,54 507,03 1.827,32 1.557,50 1.625,02 1.384,53 375,27 - 1.609,57 - 1.370,05 239,52 - 833,68 - 695,98 137,70 - 934,75 - 797,05 137,70 4.465,05 2.729,75 4.000,95 2.468,81 725,04 2.266,02 2.466,23 2.025,47 2.114,76 592,02 1.856,51 2.097,53 1.654,21 1.808,11 491,72 2.116,84 2.319,32 1.914,54 2.014,60 507,02
24 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______66 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
- 765,00 - 714,00 51,00 1.575,83 1.782,40 1.373,53 1.488,73 495,97 - 1.464,12 - 1.183,20 280,92 2.326,78 2.258,84 2.113,43 1.969,42 502,77 2.149,65 2.358,25 1.947,35 2.051,83 508,72 1.414,06 1.698,72 1.214,31 1.417,80 480,67 1.041,94 1.144,35 892,17 983,28 310,84 RAZEM 70.149,64 71.042,96 62.296,27 61.314,81 17.581,52
Wypłata odpraw i ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy
• wypłacone ekwiwalenty za niewykorzystany urlop wypoczynkowy W 2003 roku kontrolowana jednostka wypłaciła ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy następującym osobom: (…) 25 Przy obliczaniu ww. ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy zastosowano niewłaściwy współczynnik – 21. Zgodnie z § 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pienięŜnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz.14 z późn. zm.)ekwiwalent za 1 dzień urlopu ustala się na podstawie współczynnika ustalanego odrębnie w kaŜdym roku kalendarzowym poprzez odjęcie od liczby dni w danym roku kalendarzowym łącznej liczby dni przypadających w tym roku niedziel i świąt oraz dodatkowych dni wolnych od pracy, o których mowa w art. 129¹ i art. 129² Kodeksu Pracy, dzieląc otrzymany wynik przez 12. Sposób obliczenia wysokości ekwiwalentu za urlop określa § 18 rozporządzenia, zgodnie z którym, ekwiwalent za 1 dzień urlopu oblicza się dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń ustalonych na podstawie § 15 – 17 przez ustalony na dany rok współczynnik. Sumę naleŜnego ekwiwalentu za urlop niewykorzystany przez pracownika otrzymuje się mnoŜąc ekwiwalent za 1 dzień urlopu przez liczbę dni tego urlopu. Przy zastosowaniu zasad wynikających z wspomnianego wyŜej rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej wyliczenie naleŜnego ekwiwalentu za urlop winno przedstawiać się następująco: − Współczynnik (o którym mowa w § 19 rozporządzenia) na rok 2003: 365 (łączna liczba dni w r. 2003) – 62 (łączna liczba niedziel i świąt) – 50 (liczba dodatkowych dni wolnych od pracy) = 255 255 : 12 = 21,08 (…) 26 .
25 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______67 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Przy zastosowaniu zasad wynikających z wspomnianego wyŜej rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej współczynnik słuŜący do obliczenia ekwiwalentu za urlop winien wynosić na 2004 rok: 366 (łączna liczba dni w r. 2004) – 60 (łączna liczba niedziel i świąt) – 50 (liczba dodatkowych dni wolnych od pracy) = 255 256 : 12 = 21,33 Współczynnik w prawidłowej wysokości zastosowano jedynie w przypadku (…) 27 . Ponadto we wszystkich trzech przypadkach wypłaty ekwiwalentu w 2004 roku nieprawidłowo ustalono wynagrodzenie stanowiące podstawę do obliczenia wysokości ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Błędna wysokość ww. wynagrodzenia była wynikiem uwzględnienia przy jego obliczaniu średniej wysokości wypłacanych pracownikom Urzędu Miasta i Gminy nagród uznaniowych w ciągu trzech miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym dokonano wypłaty ekwiwalentu. Wszystkie nagrody wypłacone pracownikom Urzędu i uwzględnione w podstawie do obliczenia wysokości nagród jubileuszowych miały charakter wyłącznie uznaniowy, a ich wypłata nie była gwarantowana przez zawarte umowy o pracę z pracownikami Urzędu bądź przez obowiązujące w kontrolowanej jednostce uregulowania wewnętrzne. W związku z powyŜszym naleŜy uznać, Ŝe wypłacane nagrody nie miały charakteru roszczeniowego i nie stanowiły składnika wynagrodzenia za pracę wypłacanego periodycznie. Zgodnie z § 14 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pienięŜnego za urlop ekwiwalent pienięŜny za urlop wypoczynkowy ustala się stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego. Natomiast w § 6 ww. rozporządzenia wskazano natomiast świadczenia ze stosunku pracy, których nie uwzględnia się do obliczania wynagrodzenia za czas urlopu. Z podstawy wynagrodzenia wyłącza się między innymi jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania, bądź określone osiągnięcie (§ 6 pkt 1 rozporządzenia) jak równieŜ nagrody z zakładowego funduszu nagród (§6 pkt 8 rozporządzenia). Przyznane nagrody były świadczeniami jednorazowymi, przyznawanymi przez Burmistrza Miasta i Gminy uznaniowo, których wypłata i wysokość uzaleŜnione były od oceny wykonywania przez pracowników powierzonych im zadań i jako takie nie stanowiły one składnika wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu nabycia prawa do nagrody jubileuszowej, bądź
26 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 27 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______68 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
wynagrodzenia przysługującego mu w dniu jej wypłaty. Wobec powyŜszego nagrody te winny być wyłączone z podstawy obliczenia wysokości ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. (…) 28
• wypłacone odprawy W okresie objętym kontrolą Urząd Miasta i Gminy w Działoszynie dokonał wypłaty odpraw emerytalnych następującym osobom: (…) 29 Ww. odprawy emerytalne wypłacono w prawidłowej wysokości, tj. w kwocie odpowiadającej wysokości sześciomiesięcznego ostatnio pobieranego wynagrodzenia.
4.2. Zakładowy Fundusz Świadcze ń Socjalnych
Zasady gromadzenia i przeznaczenia środków z ZFŚS w Urzędzie Miasta i Gminy w Działoszynie określa Regulamin gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wprowadzony w Ŝycie z dniem 01.06.2000 roku. Regulamin zatwierdzony został przez Burmistrza Miasta i Gminy. Zasady gromadzenia środków określone w regulaminie są zgodne z zasadami określonymi w ustawie z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jednolity z 1996 roku Dz. U. Nr 70 poz. 335 z późn. zm.). W roku 2003 odpis (Urząd Miasta i Gminy) wyniósł 34.650 zł, w roku 2004 odpis wyniósł 31.800 zł. Terminowość dokonywania odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych zgodna była w okresie objętym kontrolą z zasadami określonymi w art. 6 ustawy z dnia 4 marca 1994 roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Rozdysponowanie środków następuje na podstawie rocznych preliminarzy dochodów i wydatków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zatwierdzanych przez Wójta Gminy.
28 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 29 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______69 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
4.3. Wydatki na podró Ŝe słu Ŝbowe pracowników
Kontrolowana jednostka prowadzi rejestr wyjazdów słuŜbowych pracowników Urzędu Miasta i Gminy w Działoszynie. Z dokumentacji przedstawionej do wglądu kontrolującym wynika, Ŝe w 2003 roku zaewidencjonowano 148 wyjazdów słuŜbowych, w 2004 roku zarejestrowano 134 wyjazdy. W prowadzonym rejestrze delegacji wskazuje się imię i nazwisko pracownika, termin wyjazdu (czas trwania podróŜy) oraz miejsce oddelegowania i cel podróŜy.
Podró Ŝe krajowe
W okresie objętym kontrolą środki wydatkowane na pokrycie kosztów krajowych podróŜy słuŜbowych przedstawiały się następująco:
Plan i wykonanie środków finansowych przeznaczonych na zwrot kosztów krajowych podróŜy słuŜbowych w 2003 i 2004 roku (Dz. 750 rozdz. 75023) 2003 2004 plan ogółem wykonanie plan ogółem wykonanie § 4410 1.600 1.600 4.100 4.100
Dane wykazane w sprawozdaniach o wydatkach budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego sporządzonych na koniec kaŜdego roku są zgodne z danymi wykazanymi w ewidencji analitycznej wydatków prowadzonej wg podziałek klasyfikacji budŜetowej. Kontroli poddano jednorazowe polecenia wyjazdu słuŜbowego (delegacje) rozliczone w miesiącach: listopad i grudzień 2003 roku (polecenia wyjazdu słuŜbowego o nr: 129, 130, 127, 126, 124, 120, 145, 140, 144, 117, 112, 139/2003 oraz dwa polecenia wyjazdu słuŜbowego nie mające numeru – dowody księgowe nr 7458/03 i 7459/03) oraz w miesiącach kwiecień, maj 2004 roku (polecenia wyjazdu słuŜbowego o nr: 12 14, 34 36, 38, 40, 44, 46, 39, 37, 6, 41, 43, 48, 54/2004 oraz 6 poleceń wyjazdu słuŜbowego nie mających numeru – dowody księgowe nr: 2685/04, 2684/04, 2683/04 (burmistrz), 2682/04, 2681/04, 2983/04). Łącznie kontroli poddano rozliczenie 14 poleceń wyjazdu słuŜbowego z 2003 roku rozliczonych na kwotę 523,65 zł oraz 23 z 2004 roku rozliczonych na kwotę 669,31 zł. Próba przyjęta do kontroli stanowi 32,73% w 2003 roku, oraz 16,3% w 2004 roku. W wyniku kontroli ww. poleceń wyjazdu słuŜbowego stwierdzono, co następuje: − na drukach poleceń wskazywano stanowisko słuŜbowe delegowanego pracownika, a takŜe cel i miejsce podróŜy słuŜbowej oraz godziny wyjazdu i przyjazdu, − delegacje dla pracowników Urzędu wystawiane były przez Burmistrza lub Sekretarza Miasta i Gminy,
─ stwierdzono przypadki braku zatwierdzeń poleceń wyjazdu słuŜbowego przez zlecającego wyjazd (np. delegacja nr 139/2003 z dnia – brak daty,
______70 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
środek lokomocji – samochód słuŜbowy, (…)30 . Stanowiło to naruszenie § 2 i § 5 pkt 1 rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŜności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŜetowej z tytułu podróŜy słuŜbowej na obszarze kraju (Dz. U. nr 236 poz. 1990). Zgodnie z normą zawartą w ww. przepisach miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróŜy, termin oraz środek lokomocji określa pracodawca. W przypadku podróŜy słuŜbowych pracowników Urzędu Miasta i Gminy powyŜsze kwestie winien określić Burmistrz Miasta i Gminy albo osoba przez niego upowaŜniona.
─ polecenia wyjazdu słuŜbowego dla Burmistrza Miasta i Gminy były zatwierdzane przez Sekretarza Miasta i Gminy (delegacja nr 54/04 z dnia 27.05.2004 do Łodzi, delegacja nr – brak numeru – z dnia 11.05.2004 r. do Łodzi). PowyŜsze stanowiło naruszenie § 2 i § 5 pkt 1 rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 19 grudnia 2002 roku w związku z art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych (tekst jednolity Dz. U. nr 142 z 2001 roku poz. 1593 z późn. zm.). Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróŜy, termin oraz środek lokomocji określa pracodawca. Zgodnie natomiast z art. 4 ust. 1 ustawy o pracownikach samorządowych pracodawcą dla Burmistrza Miasta i Gminy jest organ stanowiący lub w zakresie ustalonym przez ten organ w odrębnej uchwale jego przewodniczący. − na drukach poleceń wskazywano stanowisko słuŜbowe delegowanego pracownika, a takŜe cel i miejsce podróŜy słuŜbowej oraz godziny wyjazdu i przyjazdu, − delegacje dla pracowników Urzędu wystawiane były przez Burmistrza albo Sekretarza Miasta i Gminy, − w przypadku wielu poleceń wyjazdu słuŜbowego (np. delegacja nr 139/03, 40/04, 41/04, 48/04, stwierdzono brak sprawdzenia dokumentu pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym, brak daty odbioru gotówki. Zgodnie z postanowieniami art. 21 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości dowód księgowy winien zawierać datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą takŜe datę sporządzenia dowodu. Zgodnie z § 22 instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo księgowych w Urzędzie Miasta i Gminy Działoszyn wprowadzonej do stosowania zarządzeniem Burmistrza Gminy i Miasta nr 22 z dnia 10 kwietnia 2003 roku w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową miasta i gminy Działoszyn (załącznik nr 1 do ww. zarządzenia) wszystkie dokumenty
30 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______71 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
stanowiące podstawę księgowania powinny być poddane kontroli przed zrealizowaniem i zaksięgowaniem. Dowody powinny być sprawdzone pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym. Nie wykonywanie postanowień § 22 ww. instrukcji świadczy ponadto o nie przestrzeganiu w Urzędzie Miasta i Gminy w Działoszynie procedur kontroli finansowej ustalonych przez Burmistrza Miasta i Gminy na podstawie art. 35a ustawy o finansach publicznych. Zapisy zawarte w tej instrukcji stanowią bowiem element wchodzący w skład uregulowań wewnętrznych tworzących procedury kontroli finansowej. Zgodnie z art. 35a ust. 2 pkt 1 ww. ustawy kontrola finansowa winna obejmować między innymi zapewnienie przestrzegania istniejących procedur kontroli.
Podró Ŝe zagraniczne
Kontrolą objęto lata 2003 – 2004. Na podstawie sprawozdań rocznych z wykonania planu wydatków budŜetowych (Rb 28s) oraz ewidencji analitycznej wydatków stwierdzono, Ŝe w wymienionym okresie nie stwierdzono dokonywania przez Urząd Miasta i Gminy w Działoszynie wydatków na podróŜe zagraniczne.
4.4. Wydatki na wypłaty diet i zwrot kosztów podró Ŝy słu Ŝbowych dla radnych oraz członków władz jednostek pomocniczych
Zasady wypłaty diet
W okresie objętym kontrolą (lata 2003 – 2004) wydatki związane z wypłatą diet i zwrotem kosztów podróŜy radnych realizowane były w oparciu o uchwałę Rady Miejskiej nr I/5/2002 z dnia 16 listopada 2002 roku w sprawie ustalania zasad otrzymywania i wysokości diet oraz zwrotu kosztów podróŜy słuŜbowej za udział w pracach Rady Miejskiej w Działoszynie. Ww. uchwała nie podlegała zmianom w 2003 i 2004 roku. Na mocy ww. uchwały wysokość diet ustalono w sposób następujący: − dla Przewodniczącego Rady Miejskiej – miesięczna zryczałtowana dieta w wysokości 1.000,00 zł, − dla radnych będących Wiceprzewodniczącymi Rady Miejskiej i Przewodniczącymi Komisji Rady Miejskiej w Działoszynie miesięczna zryczałtowana dieta w wysokości 850,00 zł, − dla radnych – miesięczna zryczałtowana dieta w wysokości 800,00 zł. Odrębna uchwała regulowała natomiast zasady otrzymywania i wysokość diet przewodniczącym organów wykonawczych jednostek pomocniczych za udział w pracach Rady Miejskiej. Zawarte zostały one w uchwale nr XVII/141/96 z dnia 18 kwietnia 1996 roku w sprawie ustalenia zasad otrzymywania i wysokości diet za udział w pracach rady Miasta i Gminy przewodniczącym organów wykonawczych jednostek pomocniczych (sołectwa, osiedla). PowyŜsza uchwała nie podlegała zmianom do dnia kontroli.
______72 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Zgodnie z postanowieniami uchwały nr XVII/141/96 z dnia 18 kwietnia 1996 roku przewodniczący organów wykonawczych jednostek pomocniczych otrzymują za udział w sesjach Rady Miejskiej diety, których wysokość ustalono na 150% diety przysługującej pracownikowi z tytułu podróŜy słuŜbowej na obszarze kraju. Ponadto w uchwale postanowiono, Ŝe osobom tym przysługuje zwrot kosztów podróŜy środkiem komunikacji publicznej – PKS. Kontrolujący ustalili, Ŝe w 2003 roku kontrolowana jednostka poza wydatkami na diety dla sołtysów wypłacanych w związku ich z uczestnictwem w posiedzeniach Rady Miejskiej w Działoszynie, dokonała wypłaty pienięŜnej dla sołtysów w postaci nagród. Wydatki te ujęte zostały były w dziale 750 rozdziale 75047 § 4210 klasyfikacji budŜetowej. Wypłaty dokonano w dniu 29.12.2003 roku w łącznej kwocie 1.800,00 zł. Udokumentowanie powyŜszych wydatków stanowią listy wypłat, na których odbiór gotówki został pokwitowany imiennie przez sołtysów (poz. księgowa 7452 – lista płac nr 1/0312ZK na kwotę 800,00 zł, poz. księgowa nr 7453 – lista płac nr 1/0312ZUSA na kwotę 1.000,00 zł). List wypłat zostały zatwierdzone do wypłaty przez Burmistrza oraz Skarbnika Miasta i Gminy. Kserokopie list wypłat dla sołtysów, stanowią załącznik nr 16 do protokółu kontroli . W świetle obowiązujących przepisów prawa brak jest upowaŜnienia do dokonywania wydatków dla sołtysów w postaci nagród. Sołtys, jako przewodniczący organu wykonawczego jednostki pomocniczej, moŜe otrzymywać jedynie diety oraz zwrot kosztów podróŜy słuŜbowej, w związku z uczestniczeniem w pracach rady gminy. Rada Miejska w Działoszynie, korzystając z upowaŜnienia zawartego w art. 37b ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, w uchwale nr XVII/141/96 z dnia 18 kwietnia 1996 roku ustaliła wysokość przysługujących przewodniczącym organów wykonawczych jednostek pomocniczych diet oraz przyznała zwrot kosztów podróŜy słuŜbowych związanych z udziałem w posiedzeniach Rady Miejskiej. oświadczenia majątkowe Oprócz sprawdzenia prawidłowości wysokości wypłacanych diet radnym w ww. przypadkach kontrolujący dokonał analizy terminowości składania oświadczeń majątkowych przez radnych Miasta i Gminy Działoszyn zgodnie z wymogiem nałoŜonym przez art. 24h ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tj. Dz. U. nr 142 z 2001 roku poz. 1591 z późn. zm.). Dokonano kontroli oświadczeń złoŜonych przez radnych w 2004 roku pod kątem terminowości ich złoŜenia. Stwierdzono, iŜ wszyscy radni Rady Miejskiej w Działoszynie złoŜyli oświadczenia majątkowe Przewodniczącemu Rady Miejskiej. Na ww. oświadczeniach brak potwierdzonych dat złoŜenia Przewodniczącemu oświadczeń przez radnych. Wyjątek stanowi oświadczenie majątkowe radnego Janusza Mordalskiego, na którym Przewodniczący Rady Miejskiej Stanisław Ranoszek zamieścił adnotację o treści: „złoŜono w dniu 29.10.2004 r.”. Na ww. oświadczeniu widnieje ponadto data jego
______73 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
sporządzenia przez radnego – 31.03.2004 roku. Kserokopia oświadczenia majątkowego Janusza Mordalskiego stanowi załącznik nr 17 do protokołu kontroli . Na pozostałych oświadczeniach widnieją jedynie daty umieszczone na nich przez wypełniające je osoby. Wszystkie te daty mieszczą się w przedziale czasowym od 4 do 29 kwietnia 2004 roku. Według ustnych wyjaśnień udzielonych kontrolującym przez Stanisława Ranoszka – Przewodniczącego Rady Miejskiej zostały one złoŜone do dnia 30.04.2004 roku. Wobec powyŜszego naleŜy stwierdzić, iŜ w 2004 roku jedno oświadczenie majątkowe zostało złoŜone po obowiązującym terminie (oświadczenie pana Janusza Mordalskiego), tj. po dniu 30.04.2004 roku. Termin złoŜenia pozostałych oświadczeń, wobec wyjaśnień udzielonych przez Przewodniczącego Rady Miejskiej, kontrolujący uznali za zachowany. NiezłoŜenie oświadczenia majątkowego w terminie skutkuje, w świetle postanowień art. 24k ust. 1 pkt 1 ustawy o samorządzie gminnym, utratą diety do czasu złoŜenia tego oświadczenia. W okresie od 01.05.2004 roku do 29.10.2004 roku (okres od daty końca ustawowego terminu wyznaczonego do złoŜenia oświadczenia majątkowego do daty faktycznego złoŜenia tego oświadczenia Przewodniczącemu Rady Miejskiej) dokonano wypłat diet Januszowi Mordalskiemu na łączną kwotę 4.800,00 zł (zryczałtowana dieta w wysokości 800,00 zł za miesiące: maj – wypłata w dniu 04.05.2004 roku, czerwiec, lipiec, sierpień, wrzesień, październik 2004 roku – wypłata w dniu 1.10.2004 roku). Diety w ww. kwocie naleŜy uznać za wypłacone nienaleŜnie.
Prawidłowo ść wypłaty diet
W okresie objętym kontrolą środki wydatkowane na diety radnych przedstawiały się następująco:
Plan i wykonanie wydatków poniesionych w latach 2003 2004 na wypłatę diet dla radnych. (Dz. 750 rozdz. 75022 § 3030) 2003 2004 plan ogółem wykonanie plan ogółem Wykonanie § 3030 160.000 159.044 160.000 153.127
Dane wykazane w sprawozdaniach o wydatkach budŜetowych jednostki samorządu terytorialnego sporządzonych na koniec kaŜdego roku są zgodne z danymi wykazanymi w ewidencji analitycznej wydatków. Sprawdzono prawidłowość wypłat diet radnym, przewodniczącym organów wykonawczych jednostek pomocniczych dokonanych w następujących miesiącach: listopad, grudzień 2003 roku oraz kwiecień, maj, czerwiec 2004 roku. Kontroli poddano następujące dowody księgowe:
─ dowód księgowy nr 6114/03 (lista wypłat z dnia – 03.11.2003 r.) – wypłata zryczałtowanych diet radnym za miesiąc listopad 2003 roku w łącznej kwocie 12.500,00 zł (z tego dieta Przewodniczącego Rady 1.000 zł, diety wiceprzewodniczącego Rady i przewodniczących komisji – 6 x 850 zł,
______74 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
diety radnych – 8 x 800 zł), nie sprawdzono dokumentu pod względem merytorycznym,
─ dowód księgowy nr 6861/03 (lista wypłat z dnia – 05.12.2003 r.) – wypłata zryczałtowanych diet radnym za miesiąc grudzień 2003 roku w łącznej kwocie 12.500,00 zł (z tego dieta Przewodniczącego Rady 1.000 zł, diety wiceprzewodniczącego Rady i przewodniczących komisji – 6 x 850 zł, diety radnych – 8 x 800 zł), nie sprawdzono dokumentu pod względem merytorycznym,
─ dowód księgowy nr 7448/03 – lista wypłat diet przewodniczącym organów wykonawczych jednostek pomocniczych oraz zwrotu kosztów podróŜy w łącznej kwocie 498,00 zł. Wypłacono diety sołtysom i przewodniczącym rad osiedli w łącznej wysokości 450,00 zł (15 x 30,00 zł) za udział w Sesji Rady Miejskiej w dniu 29.12.2003 roku oraz dokonano zwrotu kosztów podróŜy w łącznej wysokości 48,00 zł (12 x 4,00 zł). Koszty podróŜy zwrócono wszystkim sołtysom biorącym udział w sesji, tj. 9 osobom po 4,00 zł (nie dotyczy przewodniczących rad osiedli). Wypłaty dokonano w dniu 29.12.2003 roku; wydatek ujęto w rozdziale 75022 § 3030, nie sprawdzono dokumentu pod względem merytorycznym,
─ dowód księgowy nr 6877/03 – lista wypłat diet przewodniczącym organów wykonawczych jednostek pomocniczych oraz zwrotu kosztów podróŜy w łącznej kwocie 532,00 zł. Wypłacono diety sołtysom i przewodniczącym rad osiedli w łącznej wysokości 480,00 zł (16 x 30,00 zł) za udział w Sesji Rady Miejskiej w dniu 29.12.2003 roku oraz dokonano zwrotu kosztów podróŜy w łącznej wysokości 52,00 zł (13 x 4,00 zł). Koszty podróŜy zwrócono wszystkim sołtysom biorącym udział w sesji, tj. 9 osobom po 4,00 zł (nie dotyczy przewodniczących rad osiedli). Wypłaty dokonano w dniu 11.12.2003 roku; wydatek ujęto w rozdziale 75022 § 3030, nie sprawdzono dokumentu pod względem merytorycznym,
─ dowód księgowy nr 1943/04 z 2004 roku (lista wypłat z dnia – 02.04.2004 r.) – wypłata zryczałtowanych diet radnym za miesiąc kwiecień 2004 roku w łącznej kwocie 12.500,00 zł (z tego dieta Przewodniczącego Rady 1.000 zł, diety wiceprzewodniczącego Rady i przewodniczących komisji – 6 x 850 zł, diety radnych – 8 x 800 zł), nie sprawdzono dokumentu pod względem merytorycznym,
─ dowód księgowy nr 2253/04 z 2004 roku (lista wypłat z dnia – 04.05.2004 roku) wypłata zryczałtowanych diet radnym za miesiąc maj 2004 roku w łącznej kwocie 12.500,00 zł (z tego dieta Przewodniczącego Rady 1.000 zł, diety wiceprzewodniczącego Rady i przewodniczących komisji – 6 x 850 zł, diety radnych – 8 x 800 zł),
─ dowód księgowy nr 4063/04 z 2004 roku (lista wypłat z dnia – 01.06.2004 roku) wypłata zryczałtowanych diet radnym za miesiąc czerwiec 2004 roku w łącznej kwocie 12.500,00 zł (z tego dieta Przewodniczącego Rady 1.000 zł, diety wiceprzewodniczącego Rady i przewodniczących komisji – 6 x 850 zł, diety radnych – 8 x 800 zł),
─ dowód księgowy nr 2441/04 – lista wypłat diet przewodniczącym organów wykonawczych jednostek pomocniczych oraz zwrotu kosztów podróŜy w łącznej kwocie 409,50 zł. Wypłacono diety sołtysom i przewodniczącym
______75 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
rad osiedli 12 diet x 31,50 zł za udział w sesji Rady Miejskiej w dniu 30.04.2004 roku oraz dokonano zwrotu kosztów podróŜy 9 sołtysom – 9 x 4,00 zł. Suma wypłaconych kwot winna wynieść 414,00 zł (12 diet x 31,5 zł ⇒ 378,00 zł; 4,00 zł x 9 ⇒ 36,00 zł). Kontrolujący stwierdzili, Ŝe sołtysi, którym oprócz diety (31,50 zł) wypłacono koszty podróŜy (4,00 zł) pokwitowali odbiór kwoty 35,00 zł, tj. o 0,50 zł mniej niŜ wynikało z prawidłowego wyliczenia. Wynikiem powyŜszego błędu rachunkowego było zaniŜenie sumy wypłaconych kwot o 4,50 zł. Wypłaty dokonano w dniu 30.04.2004 roku; wydatek ujęto w rozdziale 75022 § 3030, nie sprawdzono dokumentu pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym,
─ dowód księgowy nr 2978/04 – lista wypłat diet przewodniczącym organów wykonawczych jednostek pomocniczych oraz zwrotu kosztów podróŜy w łącznej kwocie 414,00 zł. Wypłacono diety sołtysom i przewodniczącym rad osiedli w łącznej wysokości 378,00 zł (12 x 31,50 zł) za udział w sesji Rady Miejskiej w dniu 31.05.2004 roku oraz dokonano zwrotu kosztów podróŜy w łącznej wysokości 36,00 zł (9 x 4,00 zł). Koszty podróŜy zwrócono wszystkim sołtysom biorącym udział w sesji, tj. 9 osobom po 4,00 zł (nie dotyczy przewodniczących rad osiedli). Wypłaty dokonano w dniu 31.05.2004 roku; wydatek ujęto w rozdziale 75022 § 3030, nie sprawdzono dokumentu pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym,
─ dowód księgowy nr 4303/04 – lista wypłat diet przewodniczącym organów wykonawczych jednostek pomocniczych oraz zwrotu kosztów podróŜy w łącznej kwocie 315,50 zł. Wypłacono diety sołtysom i przewodniczącym rad osiedli w łącznej wysokości 283,50 zł (9 x 31,50 zł) za udział w sesji Rady Miejskiej w dniu 30.06.2004 roku oraz dokonano zwrotu kosztów podróŜy w łącznej wysokości 32,00 zł (8 x 4,00 zł). Koszty podróŜy zwrócono wszystkim sołtysom biorącym udział w sesji, tj. 8 osobom po 4,00 zł. Wypłaty dokonano w dniu 30.06.2004 roku; wydatek ujęto w rozdziale 75022 § 3030, nie sprawdzono dokumentu pod względem merytorycznym i formalno rachunkowym Zgodnie z § 22 instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo księgowych w Urzędzie Miasta i Gminy Działoszyn wprowadzonej do stosowania zarządzeniem Burmistrza Gminy i Miasta nr 22 z dnia 10 kwietnia 2003 roku w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową miasta i gminy Działoszyn (załącznik nr 1 do ww. zarządzenia) wszystkie dokumenty stanowiące podstawę księgowania powinny być poddane kontroli przed zrealizowaniem i zaksięgowaniem. Dowody powinny być sprawdzone pod względem:
─ merytorycznym, co polega na ustaleniu rzetelności ich danych, celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczych, wyraŜonych w dowodach oraz w stwierdzeniu, Ŝe wystawione zostały przez właściwe jednostki,
─ formalno rachunkowym, co polega na ustaleniu, Ŝe wystawione zostały w sposób technicznie prawidłowy, zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu, Ŝe ich dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych.
______76 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Nie wykonywanie postanowień § 22 ww. instrukcji świadczy ponadto o nie przestrzeganiu w Urzędzie Miasta i Gminy w Działoszynie procedur kontroli finansowej ustalonych przez Burmistrza Miasta i Gminy na podstawie art. 35a ustawy o finansach publicznych. Zapisy zawarte w tej instrukcji stanowią bowiem element wchodzący w skład uregulowań wewnętrznych tworzących procedury kontroli finansowej. Zgodnie z art. 35a ust. 2 pkt 1 ww. ustawy kontrola finansowa winna obejmować między innymi zapewnienie przestrzegania istniejących procedur kontroli.
Wydatki z tytułu zwrotu kosztów podró Ŝy słu Ŝbowych radnych i sołtysów
Zgodnie ze sprawozdaniami budŜetowymi i ewidencją księgową (Dz. 750 rozdz. 75022) w kontrolowanej jednostce w 2002 i 2003 roku nie dokonywano wydatków na podróŜe słuŜbowe radnych. W przypadku sołtysów kontrolowana jednostka dokonywała wydatków tytułem zwrotu kosztów podróŜy związanych z dojazdem na posiedzenie Rady Miejskiej. Wypłaty dotyczące zwrotu kosztów dokonywane były w 2003 i 2004 roku łącznie z wypłatą diet za udział w sesjach Rady Miejskiej i ujmowane były w dziale 750 rozdział 75022 § 3030 klasyfikacji budŜetowej wydatków.
5. WYDATKI NA DOSTAWY MATERIAŁÓW I USŁUG Kontroli poddano dokumentację na dostawę opału dla jednostek organizacyjnych Miasta i Gminy Działoszyn na 2005 rok. Wartość szacunkowa zamówienia określona została na podstawie zapotrzebowań złoŜonych przez kierowników poszczególnych jednostek i kalkulacji cenowej (powiększonej o 5% docen z poprzedniego roku) na łączną kwotę 57.721,79 EURO . Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym zamieszczone na stronie internetowej www.e bip.pl w dniu 3 stycznia 2005 roku oraz podane do publicznej wiadomości – zgodnie z informacją zapisaną na ogłoszeniu i w protokóle z postępowania o udzielenie zamówienia – na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego w okresie od 3 stycznia do 31 stycznia 2005 roku. Termin składania ofert określony został do dnia 31 stycznia 2005 roku, godzina 10:00, a ich otwarcia w tym samym dniu o godzinie 10:30. W przetargu mogli wziąć udział oferenci nie wykluczeni na podstawie art. 24 ust. 1, 2, spełniający warunki wynikające z art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. W ogłoszeniu o przetargu podano wymagany termin realizacji zadania – do 30 września 2005 roku. Jako kryteria wyboru ofert wskazano cenę o znaczeniu 100%. Przetarg ogłoszono na 3 zadania: 1) dostawa opału, 2) dostawa oleju opałowego, 3) dostawa gazu. Zgodnie z treścią ogłoszenia zamawiający dopuścił moŜliwość składania ofert częściowych, bez moŜliwości składania ofert wariantowych. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia została zatwierdzona przez Burmistrza Miasta i Gminy Krzysztofa Piekarza w dniu 29 grudnia 2005 roku. Przedmiotem zamówienia – zgodnie ze specyfikacją – „dostawa opału dla jednostek organizacyjnych Urzędu Miasta i Gminy w Działoszynie na 2005 rok”. W części II specyfikacji „Przedmiot zamówienia” wyszczególniono
______77 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
poszczególne jednostki organizacyjne, do których dostawę opału obejmowało zamówienie oraz podano rodzaj i ilość wymaganych dostaw. Ogółem przedmiot zamówienia obejmował dostawę opału do 12 jednostek organizacyjnych gmiy w ilościach: węgiel – 108,5 t, miał – 15 t, floto koncentrat – 5t, koks – 86t, olej opałowy – 50.000l, gaz – 5.000l. Zgodnie z zapisem zawartym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia w części V „Informacja o warunkach jakie muszą spełnić oferenci” oraz w części IV „wymagane doświadczenie” zamawiający wymagał od oferentów spełnienia następujących warunków: 1. winni spełniać wszystkie wymagania wynikające z oświadczeń, których listę zamawiający przedstawił w części VI specyfikacji – „lista wymaganych dokumentów”, 2. prowadzą działalność od co najmniej 3 lat i wykonali w tym okresie przynajmniej 3 zamówienia o podobnym do przedmiotu zamówienia charakterze i złoŜoności, 3. po zapoznaniu się z warunkami zamówienia akceptują je bez zastrzeŜeń, 4. spełniają warunki określone w art. 22 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Oferenci – zgodnie z zapisem w części VI specyfikacji istotnych warunków zamówienia – zobowiązani zostali do złoŜenia następujących dokumentów:
─ aktualnego odpisu z właściwego rejestru potwierdzającego status prawny firmy z miejscem i datą rejestracji albo zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej wystawionego nie wcześniej niŜ 6 mieisęcy przed upływem terminu składania ofert,
─ oświadczenia, Ŝe spełniają warunki określone w art.22 ust. 2 ustawy, złoŜone na formularzu stanowiącym załącznik nr 2 do specyfikacji,
─ zaświadczenia z właściwego Urzędu Skarbowego oraz właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych potwierdzających, Ŝe oferent nie zalega z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne lub zaświadczeń, Ŝe uzyskał zgodę na zwolnienie, odroczenie lub rozłoŜenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji organu podatkowego – wystawione nie wcześniej niŜ 3 mieisące przed upływem terminu składania ofert,
─ wykazu zrealizowanych w okresie ostatnich trzech latach zamówień odpowiadających swoim rodzajem i zakresem przedmiotowemu zamówieniu,
─ bilansu oraz rachunku zysków i strat za ostatni rok. Wprowadzenie przez zamawiającego do specyfikacji istotnych warunków zamówienia warunku prowadzenia przez oferenta działalności od co najmniej 3 lat stanowiło naruszenie art. 22 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnienie z którym zamawiający nie moŜe określać warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia w sposób, który mógłby utrudnić uczciwą konkurencję. Art. 22 ust. 1 ww. ustawy wprowadza jako warunek ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego posiadanie niezbędnej wiedzy i doświadczenia oraz potencjału
______78 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
technicznego, a takŜe dysponowanie osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Na podstawie § 1 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 roku w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jakich moŜe Ŝądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. nr 71, poz. 645) wydanego na podstawie art. 26 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 7 kwietnia 2004 roku w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jakich moŜe Ŝądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. nr 71, poz. 645) wydanego na podstawie art. 26 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych, zamawiający mógł zarządać od oferenta w celu potwierdzenia spełnienia tego wymogu wykazu wykonanych w w ostatnich trzech lat dostaw lub usług, a jeŜeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz załączenia dokumentów potwierdzających, Ŝe roboty te zostały wykonane naleŜycie. Kserokopia ww. specyfikacji istotnych warunków zamówienia stanowi załącznik nr 49 do protokołu kontroli . Jedynym kryterium oceny ofert według specyfikacji (część XII) była cena – 100%. Oferta najtańsza spośród ofert nie odrzuconych winna uzyskać 100 pkt. Pozostałe proporcjonalnie mniej według formuły:
najniŜsza cena spośród ofert nie odrzuconych x 100pkt cena oferty badanej Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadziła komisja przetargowa powołana przez Burmistrza Miasta i Gminy w składzie: Stefan Jędrzejuk (Sekretarz Miasta i Gminy), Elida Kaczmarek (podinspektor ds. zamówień publicznych i inwestycji), Krystyna Konecka (podinspektor ds. zamówień publicznych i inwestycji) – członkowie komisji. Komisja przetargowa dokonała otwarcia ofert w terminie zgodnym z ogłoszeniem to jest w dniu 31 stycznia 2005 roku. Wpłynęły 2 oferty z następujących firm:
─ oferta nr 1 – Handel Opałem „Dom Pal 1” Transport towarowy towarów róŜnych Marzena Dederko z Działoszyna na zadanie nr 1 (dostawa opału – węgiel, koks, miał, flotokoncentrat),
─ oferta nr 2 – Z.U.H.P. „Automark” z siedzibą w Zduńskiej Woli na zadanie 2 (dostawa oleju opałowego), Cena oferty nr 1 wynosiła: dostawa węgla – 44.485,00 zł (410 zł x 108,5t), dostawa miału – 3.450 zł (230 zł x 15t), dostawa koksu – 75.250 zł (875 zł x 86t), dostawa flotokoncentratu – 1.000 zł ( 200 zł x 5t). Łącznie oferowana cena realizacji zadania nr 1 – 124.185,00 zł (cena brutto). Cena oferty nr 2 wynosiła: dostawa oleju opałowego – 91.988,00 cena brutto za dostawę 50.000l. Z informacji o spełnieniu przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu w trybie przetargu nieograniczonego, sporządzonej przez zamawiającego na druku ZP 14 nie wynika czy uznano, iŜ złoŜone oferty spełniają wymagane warunki. W rubryce oznaczonej „zadanie nr 2”
______79 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
zakreślono przy kaŜdym z wymaganych warunków słowo „spełnia”, natomiast w przypadku rubryki oznaczonej „zadanie nr 1” przy Ŝadnym z warunków nie zaznaczono poprzez skreślenie (zakreślenie) czy oferta spełnia bądź nie spełnia wymaganych warunków. Z treści sporządzonego w dniu 31.01.2005 roku protokołu z postępowania o udzielenie zamówienia (wartość poniŜej 60.000 EURO) wynika, Ŝe z postępowania nie wykluczono Ŝadnego z oferentów ani nie odrzucono Ŝadnej z ofert. Kserokopia informacji o spełnieniu przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu w trybie przetargu nieograniczonego, sporządzonej przez zamawiającego na druku ZP 14 oraz protokołu z postępowania o udzielenie zamówienia stanowi załącznik nr 18 do protokołu kontroli .
Ustalenia kontroli w przedmiocie oceny ofert i wyboru oferenta Kontrolujący stwierdzili, Ŝe w przypadku oferty nr 1 złoŜonej przez firmę Handel Opałem „Dom Pal 1” Transport towarowy towarów róŜnych Marzena Dederko z Działoszyna dokumenty, w postaci zaświadczeń, przedłoŜone przez oferenta mające potwierdzać spełnienie warunku udziału w postępowaniu dotyczącego nie zalegania przez oferenta z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne nie odpowiadały wymogom wynikającym z rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 kwietnia 2004 roku w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jakich moŜe Ŝądać zamawiający od wykonawcy. Zgodnie z § 1 ww. rozporządzenia w celu potwierdzenia, Ŝe wykonawca posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności oraz nie podlega wykluczeniu na podstawie art. 24 ustawy, zamawiający moŜe Ŝądać odpowiednich dokumentów (wyspecyfikowanych w pkt 1 6 § 1 ww rozporządzenia), w formie oryginału lub kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę . Oferent przedłoŜył kserokopie zaświadczeń:
─ nr US VI/4141/4602/04 o niezaleganiu w podatkach wystawionego przez Naczelnika Urzędu Skarbowego w Radomsku
─ nr BT 2/D/951/2004 o nie posiadaniu zaległości z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych wystawionego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Zduńskiej Woli Biuro Terenowe w Pajęcznie, nie potwierdzonych za zgodność z oryginałem. Kontrolujący stwierdzili jednocześnie, na podstawie oględzin kserokopii ww. dokumentów, iŜ istnieje moŜliwość, Ŝe treść oryginałów zaświadczeń, których kserokopie załączono do oferty, została przerobiona. PowyŜsza uwaga dotyczy:
─ w przypadku zaświadczenia nr US VI/4141/4602/04 wystawionego przez Naczelnika Urzędu Skarbowego w Radomsku – daty wystawienia zaświadczenia, numeru identyfikacji podatkowej, danych personalnych
______80 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
podatnika (na kserokopii widnieje wyłącznie nazwisko), dnia (daty), na który w zaświadczeniu określono stan zaległości,
─ w przypadku zaświadczenia nr BT 2/D/951/2004 wystawionego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych Oddział w Zduńskiej Woli Biuro Terenowe w Pajęcznie daty wystawienia zaświadczenia, numeru zaświadczenia, numeru identyfikacji podatkowej, numeru regon, danych personalnych podmiotu, na który wystawiono zaświadczenie, dnia (daty), na który w zaświadczeniu określono stan zaległości. Kserokopie dokumentów załączonych przez oferenta jako udokumentowanie nie zalegania z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne stanowią załącznik nr 19 do protokołu kontroli . Z treści zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej z dnia 10.03.2004 roku, załączonym przez oferenta do oferty, wynika, Ŝe Marzena Dederko rozpoczęła wykonywanie działalności pod nazwą Handel Opałem”DOM PAL 1” Transport towarowy towarów róŜnych w dniu 10.03.2004 roku. Wobec powyŜszego wątpliwości budzi wykaz zadań o zakresie rzeczowym porównywalnym z przedmiotowyn zamówieniem wykonanych w okresie ostatnich 3 lat stanowiący załącznik nr 3 do oferty złoŜonej przez Marzenę Dederko, w którym ujęto zadania o okresie realizacji od 1999 do 2004 roku. Przy poszczególnych zadaniach brak jest szczegółowych danych dotyczących ich realizacji (nie wypełniono między innymi rubryki o nazwie „zamawiający adres, telefon”. Kserokopia oferty złoŜonej przez firmę Handel Opałem” DOM PAL 1” Transport towarowy towarów róŜnych Marzena Dederko (wraz z załącznikami) stanowi załącznik nr 20 do protokołu kontroli . Zgodnie z art. 89 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, w przypadkach gdy oferta jest niezgodna z ustawą lub jej treść nie odpowiada treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zamawiający winien odrzucić ofertę. Pismem z dnia 2 lutego 2005 roku zamawiający powiadomił firmę Handel Opałem ”DOM PAL 1” Transport towarowy towarów róŜnych o wyborze oferty do realizacji. Pismem z tego samego dnia powiadomiona została przez zamawiającego, o wyborze oferty na zadanie nr 2, firma Z.U.H.P. „Automark”. W dniu 11.02.2005 roku Miasto i Gmina Działoszyn zawarło umowę nr 2/2005 z firmą Handel Opałem ”DOM PAL 1” Transport towarowy towarów róŜnych na dostawę opału dla jednostek oświatowych z terenu Miasta i Gminy Działoszyn. Wynagrodzenie za dostarczenie opału strony ustaliły na kwotę 124.185,00 zł brutto, tj. w wysokości zgodnej z ofertą złoŜoną przez ww. firmę. Umowę w imieniu Miasta i Gminy podpisał Burmistrz Krzysztof Piekarz. Umowa została kontrasygnowana przez Skarbnika Miasta i Gminy. Kserokopia ww. umowy stanowi załącznik nr 21 do protokołu kontroli . W dniu 10.02.2005 roku Miasto i Gmina Działoszyn zawarło umowę nr 3/2005 z firmą Z.U.H.P. „Automark” ze Zduńskiej Woli na dostawę opału (oleju opałowego w ilości 50.000l) dla jednostek oświatowych z terenu Miasta
______81 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
i Gminy Działoszyn. Wynagrodzenie za dostarczenie opału strony ustaliły na kwotę 91.988,00 zł brutto, zamieszczając wyliczenie: „olej opałowy – 1,83 brutto za 1 litr 50.000 litrów x 1,83 zł = 91.988 zł brutto” Kontrolujący stwierdzili, Ŝe cena ustalona przez strony w zawartej umowie jest zgodna z ofertą cenową złoŜoną przez firmę Z.U.H.P. „Automark”, choć wyliczenie zamieszczone w treści umowy jest obarczone błędem rachunkowym (zaokrąglenie ceny za litr oleju do dwóch miejsc po przecinku) biorąc pod uwagę wielkość dostaw – 50.000 litrów oleju i mnoŜąc ilość litrów przez cenę 1,83 zł za l otrzymujemy wynik 91.500 zł. Umowę w imieniu Miasta i Gminy podpisał Burmistrz Krzysztof Piekarz. Umowa została kontrasygnowana przez Skarbnika Miasta i Gminy. Kserokopia ww. umowy stanowi załącznik nr 22 do protokołu kontroli . Kserokopia oferty złoŜonej przez firmę Z.U.H.P. „Automark” ze Zduńskiej Woli stanowi załącznik nr 23 do protokołu kontroli .
6. WYDATKI INWESTYCYJNE
Plan i wykonanie wydatków inwestycyjnych w latach 2003 – 2004
2003 rok 2004 rok Dział Rozdział Paragraf Plan po Plan po Wykonanie Wykonanie zmianach zmianach 400 40095 6050 237.531 170.000 35.000 35.000 600 60016 6050 1.968.435 1.142.454 2.162.856 2.018.707 750 75023 6050 - - 300.000 279.004 800 80101 6050 387.900 387.900 500.000 283.638 801 80110 6050 7.430.400 7.430.400 2.547.600 2.546.107 900 90002 6050 150.000 150.000 301.747 190.091 Razem 10.174.266 9.280.754 5.847.203 5.352.547 Wydatki bud Ŝetowe 26.186.766 24.712.299 21.264.331 20.438.875 ogółem % udziału wydatków inwestycyj- nych w 38,85 37,55 27,50 26,19 wydatkach ogółem Dane nie dotyczą zakupów inwestycyjnych środków trwałych (tylko inwestycje sensu stricte).
Źródła finansowania realizowanych inwestycji w latach 2003 - 2004 W 2003 roku środki finansowe wydatkowane z budŜetu Gminy i Miast na realizację inwestycji wynosiły 9.400.754 zł, co stanowiło 38 % wydatków poniesionych ogółem. Natomiast w 2004 roku wydatki na inwestycje wyniosły 5.449.540 zł, tj. 27 % wydatków budŜetowych.
______82 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
W latach objętych kontrolą 2003 2004 źródła finansowania inwestycji w Urzędzie Gminy stanowiły: − środki własne budŜetu Gminy – 7.153.052 zł, − kredyty i poŜyczki 6.202.749 zł, − dotacje z budŜetu państwa – 1.417.600 zł, − dotacje z funduszy celowych – 66.893 zł.
W roku 2003 największe źródło finansowania zadań inwestycyjnych przeprowadzanych przez Urząd Miasta i Gminy Działoszyn stanowiły środki z kredytu – 5.700.000,00 zł, środki własne budŜetu Gminy – 3.224.854,00 zł. Natomiast w 2004 roku, na inwestycje wydatkowano przede wszystkim kwotę uzyskaną z subwencji oświatowej, tj.: 1.001.600 zł i środki własne w wysokości 3.928.198 zł. Zestawienie dotyczące wielkości środków wydatkowanych na inwestycje w latach 2003 2004 oraz źródła ich finansowania stanowi załącznik nr 24 do protokołu kontroli . Zamówienia publiczne udzielone na roboty budowlane – dotyczy wyłącznie wydatków majątkowych (inwestycji) w roku 2003 i roku 2004 stanowią załącznik nr 25 do protokołu kontroli . Podstawowe dane o zadaniach inwestycyjnych o wartości powyŜej 30.000 EURO realizowanych w kontrolowanym okresie, w tym: o zadaniach objętych kontrolą stanowi załącznik nr 26 do protokołu kontroli.
Ewidencja ksi ęgowa wydatków inwestycyjnych
Ewidencja księgowa kosztów inwestycji prowadzona była ręcznie na koncie 080 inwestycje, a takŜe ręcznie dla poszczególnych zadań inwestycyjnych, z podziałem na koszty dokumentacji, nadzoru inwestorskiego, robót budowlano montaŜowych i pozostałych kosztów. Zadanie inwestycyjne „Budowa Gimnazjum i Hali Sportowej w Działoszynie ” księgowano oddzielnie na kartach kontowych wg źródeł finansowania inwestycji, nie zachowując ciągłość księgowań narastająco od rozpoczęcia do zakończenia zadania. Nie wyodrębniono zadań dla których przeprowadzono oddzielne postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i zawarto stosowne umowy na roboty budowlane
Organizacja procesu inwestycyjnego (planowanie i nadzór)
W Urzędzie Miasta i Gminy w Działoszynie prowadzenie spraw związanych z realizacją inwestycji naleŜy do zadań Wydziału Gospodarki Przestrzennej i Infrastruktury. Zgodnie z regulaminem organizacyjnym Urzędu Miasta i Gminy Działoszyn do zakresu zadań ww. Wydziału naleŜy, m.in. • przygotowanie projektów planów zadań inwestycyjnych i remontowych przewidzianych do realizacji na terenie miasta i gminy, • opracowywanie harmonogramów realizacji inwestycji oraz organizowanie kontroli w tym zakresie,
______83 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
• kompletowanie dokumentacji technicznej i organizacyjnej dla zadań których inwestorem jest Urząd Miasta i Gminy, • współudział w odbiorach i rozliczaniu zadań inwestycyjnych i kapitalnych remontów, sprawdzanie rachunków i faktur pod względem merytorycznym i formalnym, • koordynacja przedsięwzięć związanych z wykonywaniem ustawy o zamówieniach publicznych. Kierownikiem Wydziału Gospodarki Przestrzennej i Infrastruktury jest Pani Danuta Kuśnierczyk. Do jej obowiązków naleŜy między innymi: - przygotowanie decyzji o warunkach zabudowy i decyzji inwestycji celu publicznego. W badanym okresie prowadzenie spraw w zakresie inwestycji, modernizacji i remontów naleŜało do niŜej wymienionych pracowników: Pani Elidy Kaczmarek – podinspektor ds. zamówień publicznych, (…) 31 . Zgodnie z zakresem czynności OP.0112 4/03 z dnia 1 listopada 2003 roku i wcześniejszymi – do zadań ww. osoby naleŜy m.in.: • sprawy związane z realizacją zamówień publicznych, • przygotowanie umów i zleceń na roboty budowlane i dostawy, • kompletowanie dokumentacji technicznej i kosztorysów, • uzyskiwanie pozwoleń na budowę, • współudział w odbiorach robót i rozliczeniu zadań inwestycyjnych oraz kapitalnych remontów, sprawdzaniu faktur i rachunków pod względem merytorycznym i formalnym, • przygotowanie projektów planów i harmonogramów zadań inwestycyjno remontowych przewidzianych do realizacji na terenie miasta i gminy Działoszyn. Pani Krystyna Konecka – podinspektor ds. inwestycji i zamówień publicznych, (…) 32 . Zgodnie z zakresem czynności OP.0112 5/03 z dnia 1 listopada 2003 roku i wcześniejszymi – do zadań ww. osoby naleŜy m.in.: • pełnienie funkcji inspektora nadzoru inwestorskiego zadań inwestycyjnych, dla których nie zlecono pełnienia funkcji inwestora zastępczego, inne zapisy szczegółowe w zakresie obowiązków jak u Pani Elidy Karczmarek.
31 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 32 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______84 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Kontrola realizacji wybranych inwestycji
W wykazie zadań przewidzianych do realizacji w poszczególnych sołectwach w 1999 roku przedłoŜonym jako załącznik do budŜetu Miasta i Gminy Działoszyn na 1999 rok ujęto wykonanie dokumentacji technicznej na budowę gimnazjum w kwocie 40.000,00 zł. Zarząd Miasta i Gminy Działoszyn uzyskał decyzję nr 51/2001 znak: AB 7351 1/33/66/2001 Starosty Pajęczańskiego z dnia 5 marca 2001 roku zatwierdzającą projekt budowlany i wydającą pozwolenie na budowę obiektów gimnazjum i szkolnej hali sportowej przy ul. Ogrodowej 3a w Działoszynie. Decyzja powyŜsza została zmieniona decyzją nr 134/2004 Starosty Pajęczańskiego z dnia 7 kwietnia 2004 roku, w związku z projektem zamiennym zmieniającym stolarkę okienną, instalację zbiornikową gazu wraz z płytą pod zbiornik, linii kablowej 1,0 KV, dróg wewnętrznych i chodników. Planowane nakłady na inwestycje i źródła ich finansowania Rada Miejska (wcześniej rada Miasta i Gminy) w Działoszynie corocznie ustalała plan nakładów na inwestycje, stanowiący załącznik do budŜetu gminy. W 2000 roku plan nakładów na inwestycje uchwalony przez Radę Miasta i Gminy uchwałą nr XX/161/2000 z dnia 29 lutego 2000 roku w sprawie uchwalenia budŜetu na 2000 rok przewidywał nakłady na budowę Gimnazjum Działoszyn w kwocie 578.193,00 zł z dotacji budŜetu gminy. Plan ten w ciągu roku nie uległ zmianie. W 2001 roku zgodnie z planem nakładów na inwestycje, stanowiącym załącznik do uchwały nr XXXI/251/2001 Rada Miasta i Gminy z dnia 16 marca 2001 roku w sprawie uchwalenia budŜetu na 2001 rok przewidziano nakłady na budowę Gimnazjum w Działoszynie w kwocie 1.377.500 zł z dotacji budŜetu gminy. Plan ten w ciągu roku nie uległ zmianie. W 2002 roku plan nakładów na inwestycje uchwalony uchwałą nr XLI/352/2002 Rady Miejskiej w Działoszynie z dnia 28 lutego 2002 roku w sprawie uchwalenia budŜetu na 2002 rok przewidywał nakłady na budowę Gimnazjum w Działoszynie w kwocie 1.182.035,00 zł. W 2003 roku plan nakładów na inwestycje uchwalony uchwałą nr IV/22/2003 Rady Miejskiej w Działoszynie z dnia 25 lutego 2003 roku w sprawie uchwalenia budŜetu na 2003 rok przewidywał nakłady na budowę Gimnazjum i Hali Sportowej w Działoszynie w kwocie 1.514.400,00 zł. W 2004 roku plan nakładów na inwestycje uchwalony uchwałą nr XIV/103/04 Rady Miejskiej w Działoszynie z dnia 23 marca 2004 roku w sprawie uchwalenia budŜetu na 2003 rok przewidywał nakłady na budowę Gimnazjum i Hali Sportowej w Działoszynie w kwocie 2.120.000,00 zł. Koszty inwestycji według ewidencji księgowej poniesione w latach 2000 2004
______85 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Według konta 080 koszty inwestycji w latach 1998 – 2003 przedstawiały się następująco: w 2000 roku – 223,30 zł, w 2001 roku – 291.266,08 zł, w 2002 roku – 1.896.942,12 zł, w 2003 roku – 2.838.639,52 zł, w 2004 roku – 7.821.060,75 zł, razem 12.848.131,77 zł. Umowy zawarte przez inwestora w związku z realizowanym zadaniem inwestycyjnym Umowa na wykonanie dokumentacji technicznej Zarząd Miasta i Gminy Działoszyn reprezentowany przez Marka Humela – Burmistrza , Karola Skibińskiego – Zastępcę Burmistrza, Bogdana Mastalerza – członka Zarządu a Janem Jakubowskim Projektowanie i Wykonawstwo Ogólnobudowlane, Łódź ul. Wyszyńskiego 63/33. Umowa o wykonanie prac projektowych nr 2/02/04 zawarta z ZPUH „PRIMEX” Częstochowa na „Projekt budowlany linii kablowych 1,0 kV dla zasilania Gimnazjum i Hali sportowej – Aktualizacja za kwotę 2.200,00 zł + podatek VAT w wysokości 22 %. (na umowie brak kontrasygnaty Skarbnika Miasta). Umowa o pełnienie funkcji inwestora zastępczego Została zawarta umowa nr 6/2001 w dniu 20 sierpnia 2001 roku pomiędzy: Zarządem Miasta i Gminy Działoszyn reprezentowanym przez: Marka Humela – Przewodniczącego Zarządu Miasta i Gminy Działoszyn, Karola Skibińskiego – Zastępca Przewodniczącego Zarządu, Teresa Paśnik – członek Zarządu Miasta i Gminy a Zakładem Produkcyjno Usługowo – Handlowym „PRIMEX”, 42 200 Częstochowa, Aleje Jana Pawła II 132 o pełnienie obowiązków Inwestora Zastępczego nad realizacją zadania inwestycyjnego pod nazwą: „Budowa Gimnazjum i Hali Sportowej w Działoszynie (na umowie brak kontrasygnaty Skarbnika Miasta). Kserokopia umowy nr 6/2001 zawarta pomiędzy Zarządem Miasta i Gminy Działoszyn a Zakładem Produkcyjno Usługowo Handlowym „PRIMEX” Częstochowa – Inwestorem Zastępczym stanowi załącznik nr 27 do protokołu kontroli. • wybór inwestora zastępczego Inwestora zastępczego wybrano w przetargu nieograniczonym. Zarząd Miasta i Gminy Działoszyn powołał uchwałą nr 55/2001 z dnia 17.05.2001 roku komisję przetargową do przeprowadzenia przetargu. W skład Komisji powołano 7 radnych: BoŜenę Wiskulską, Edwarda Przybylskiego, Stanisława Ranoszka, Halinę Zarębę – Grochowską, Henryka Wiśniewskiego, Krzysztofa Piekarza, Bogdana Masztalerza. Zgodnie z § 3 ww. uchwały członkom komisji za udział w posiedzeniu przysługiwało wynagrodzenie w wysokości 40,00 zł (brutto).
______86 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Umowy na roboty budowlano montaŜowe • umowa zawarta w dniu 30 października 2001 roku o przebudowę linii napowietrznej 15 KV na kabel ziemny – etap II między Zarządem Miasta i Gminy w Działoszynie reprezentowanym przez Marka Humela Burmistrza i Karola Skibińskiego Zastępcę Burmistrza, a Komunalnym Zakładem BudŜetowym w Działoszynie. Ustalono wynagrodzenie w wysokości 58.117,09 zł. Termin realizacji 30.10.2001 – 14.12.2001 rok. • umowa zawarta w dniu 30 września 2001 roku o przebudowę linii napowietrznej 15 KV pod potrzeby budowy Gimnazjum w Działoszynie – etap I między Zarządem Miasta i Gminy w Działoszynie reprezentowanym przez Marka Humela Burmistrza i Karola Skibińskiego Zastępcę Burmistrza, a Komunalnym Zakładem BudŜetowym w Działoszynie. Ustalono wynagrodzenie w wysokości 85.000,00 zł. Termin realizacji 17.09.2001 – 31.10.2001 rok. Zakres prac przewidzianych w ww. umowach do realizacji przez Komunalny Zakład BudŜetowy w Działoszynie (KZB) pozostawał w sprzeczności z postanowieniami Statutu Komunalnego Zakładu BudŜetowego w Działoszynie. Zgodnie ww. Statutem i Regulaminem Organizacyjnym KZB uchwalonym przez Radę Miejską w Działoszynie w dniu 23 marca 2004, Zakład wykonuje zadania związane z bieŜącą obsługą gminy. RównieŜ poprzednio obowiązujący Statut Komunalnego Zakładu BudŜetowego zatwierdzony uchwałą Nr XXXI/251/97 Rady i Miasta Gminy z dnia 29 września 1997 roku miał wyspecyfikowane w § 8 zadania związane z usługami komunalnymi. • w dniu 15 stycznia 2002 roku zawarto umowę o roboty budowlane nr 1/2002 pomiędzy ZPUH „PRIMEX” Częstochowa, działającym na rzecz Gminy Działoszyn jako Inwestor Zastępczy Urzędu Miasta i Gminy Działoszyn przy akceptacji Zarządu Miejskiego w Działoszynie reprezentowanym przez Krzysztofa Piekarza – przewodniczącego Zarządu i Dorotę Rabiniak – zastępcę przewodniczącego Zarządu a „MITEX” S.A. 25 588 Kielce ul. Zagnańska 65 polegające na wykonaniu robót budowlanych Gimnazjum i Hali Sportowej w Działoszynie. W § 14 umowy ustalono wynagrodzenie brutto w kwocie 11.234.955,97 zł. Na umowie brak kontrasygnaty Skarbnika Miasta i Gminy. W dniu, w którym podpisano umowę zawarto porozumienie do umowy nr 1/2002 z dnia 15 stycznia 2002 roku dotyczącej Budowy Gimnazjum i Hali sportowej w Działoszynie z „MITEX” S.A. 25 588 Kielce. „MITEX” S.A. zobowiązał się udzielić poza kredytem ujętym w § 16 umowy nie oprocentowanego kredytu w wysokości 1.000.000, zł na okres sześciu miesięcy licząc od daty dokonania odbioru końcowego obiektu. Zamawiający zezwolił na ewentualne propozycje zmian i uzupełnień w celu przewidzenia robót dodatkowych lub zamiennych. Zezwolił równieŜ na własne rozwiązania Wykonawcy mające na celu polepszenie funkcjonowania przyszłych obiektów ora dokonania optymalizacji rozwiązań projektowych.
______87 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Kserokopie umowy nr 1/2002 i ww. porozumienia stanowią załącznik nr 28 do protokołu kontroli . • w dniu 19 listopada 2002 roku podpisano umowę nr 1/11/02/D pomiędzy ZPUH „PRIMEX” Częstochowa, działającym na rzecz Gminy Działoszyn jako Inwestor Zastępczy Urzędu Miasta i Gminy Działoszyn przy akceptacji Burmistrza Miasta i Gminy Działoszyn Krzysztofa Piekarza a firmą „MITEX” S.A. Kielce na wykonanie podłóŜ z chudych betonów pod ławy budynku Gimnazjum i Hali sportowej w Działoszynie. Wynagrodzenie netto ustalono na kwotę 23.8900,55 zł, brutto 25.562,89 zł. • w dniu 15 października 2003 roku podpisano umowę nr 1/10/03 pomiędzy ZPUH „PRIMEX” Częstochowa, działającym na rzecz Gminy Działoszyn jako Inwestor Zastępczy Urzędu Miasta i Gminy Działoszyn a firmą „TADOS” Sp. z o.o. ul. Krasickiego 2, 97 500 Radomsko przy akceptacji Burmistrza Miasta i Gminy Działoszyn Krzysztofa Piekarza i kontrasygnaty Skarbnika Miasta i Gminy Stanisławy Pol na wykonanie – Elementów robót budowlanych budowy Gimnazjum i Hali sportowej w Działoszynie. Wartość robot ustalono na kwotę w wysokości 448.258,26 zł brutto. • w dniu 30 października 2003 roku podpisano umowę nr 2/10/2003 pomiędzy ZPUH „PRIMEX” Częstochowa, działającym na rzecz Gminy Działoszyn jako Inwestor Zastępczy Urzędu Miasta i Gminy Działoszyn a firmą „PAN GAZ” Wolscy S.J. w Częstochowie przy akceptacji Burmistrza Miasta i Gminy Działoszyn Krzysztofa Piekarza i kontrasygnaty Skarbnika Miasta i Gminy Stanisławy Pol na wykonanie – Przyłącza cieplnego dla budynku Gimnazjum i Hali Sportowej w Działoszynie. Wartość robót ustalono w wysokości 155.009,83 zł. • w dniu 06 listopada 2003 roku podpisano aneks do umowy nr 1/10/03 z dnia 15.10.2003 roku ustalając nowe terminy zakończenia robót przez firmę „TADOS” Sp. z o.o. • w dniu 21 listopada 2003 roku podpisano umowę nr 01/11/03 pomiędzy ZPUH „PRIMEX” Częstochowa, działającym na rzecz Gminy Działoszyn jako Inwestor Zastępczy Urzędu Miasta i Gminy Działoszyn a firmą Kompleksowa Obsługa Budownictwa „KOBEX” ul. Krótka 3 42 200 Częstochowa przy akceptacji Burmistrza Miasta i Gminy Działoszyn Krzysztofa Piekarza i kontrasygnacie Skarbnika Miasta i Gminy Stanisławy Pol na wykonanie – Elementów robót budowlanych branŜy elektrycznej budowy Gimnazjum i Hali sportowej w Działoszynie. Wartość robót ustalono na kwotę 230.234,53, zł brutto. • w dniu 02 lutego 2004 roku podpisano umowę nr 01/02/04 pomiędzy ZPUH „PRIMEX” Częstochowa, działającym na rzecz Gminy Działoszyn jako Inwestor Zastępczy Urzędu Miasta i Gminy Działoszyn a firmą Kompleksowa Obsługa Budownictwa „KOBEX” ul. Krótka 3 42 200 Częstochowa przy akceptacji Burmistrza Miasta i Gminy Działoszyn Krzysztofa Piekarza i kontrasygnacie Skarbnika Miasta i Gminy na ułoŜenie przewodów instalacji alarmowej i telewizji dozorowej w budynku
______88 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Gimnazjum i Hali sportowej w Działoszynie. Wartość robót ustalono na kwotę 25.801,98 zł + 7% podatku VAT, razem 27.608,12 zł brutto. • w dniu 26 lutego 2004 roku podpisano umowę nr 1/02/04/D pomiędzy ZPUH „PRIMEX” Częstochowa, działającym na rzecz Gminy Działoszyn jako Inwestor Zastępczy Urzędu Miasta i Gminy Działoszyn przy akceptacji Burmistrza Miasta i Gminy Działoszyn Krzysztofa Piekarza a firmą „MITEX” S.A. Kielce wykonania robót budowlanych Gimnazjum i Hali sportowej, nie przewidzianych w dokumentacji projektowej. Wynagrodzenie ustalono na kwotę netto 90.485,05 zł plus podatek VAT w wysokości 19.906,71 zł tj. wg stawki 22% . Razem kwota brutto 110.391,76 zł . Doliczając w momencie podpisania umowy podatek VAT w wysokości 22% zawyŜono wynagrodzenie wykonawcy o kwotę 13.572 zł. Zgodnie z ustawą z dnia 8 stycznia 1993 roku o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym Dz. U. z 1993 nr 11poz. 50 z późn. zm. (według stanu prawnego obowiązującego w dniu podpisania ww. umowy) roboty polegające na budowie, remontach i bieŜącej konserwacji budynków nauki, oświaty i wychowania, kultury fizycznej, turystyki i wypoczynku objęte były stawką podatku w wysokości 7%. Kserokopia umowy nr 1/02/04/D z dnia 26.02.04 roku zawartej z firmą MITEX S.A. stanowi załącznik nr 44 do protokołu kontroli . Zgodnie z ustawą z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym (Dz. U. nr 54 poz. 535 z późn. zm.) stawka 22% na ww. roboty obowiązywała od dnia 1 maja 2004 roku (art. 41 w związku z art. 176 ustawy). Faktura za roboty wykonane na podstawie ww. umowy wystawiona została w dniu 12.07.2004 roku, protokół odbioru robót nosi datę 30.06.2004 roku. • w dniu 18 marca 2004 roku podpisano aneks nr 1 do umowy nr 1/2002 na roboty polegające na budowie Gimnazjum i Hali Sportowej w Działoszynie zawartej dnia 15.01.2002 roku. Aneks podpisali: ze strony wykonawcy „MITEX” S.A. dyrektor Wiesław Mielcarz ze strony zamawiającego Marek Łyszczarz szef firmy „PRIMEX” przy akceptacji Burmistrza Miasta i Gminy Działoszyn Krzysztofa Piekarza. (na aneksie brak kontrasygnaty Skarbnika Miasta). Aneksem wprowadzono do wykonania roboty dodatkowe związane ze wzmocnieniem podłoŜa gruntowego i konstrukcji w wysokości 528.583,24 zł netto . Wartość robót ustaloną protokołem konieczności nr 1/03 spisanym 07.08.2003 roku z powodu pojawienia się zarysowań fundamentów i ścian, niezbędne do wykonania dla zapewnienia bezpieczeństwa obiektu. Wprowadzając aneksem roboty dodatkowe naruszono § 14 pkt. 3 zawartej umowy nr 1/2002 o roboty budowlane z dnia 15 stycznia 2002 roku. Zgodnie z umową roboty dodatkowe naleŜało udzielić z wolnej ręki na dodatkowe zamówienie. Aneksem z dnia 18 marca 2004 roku wyłączono z zakresu robót objętych umową roboty związane między innymi z pokryciem dachu hali sportowej wraz ze ścianami z poliwęglanu z okapem i rynnami oraz barierkami przeciwśnieŜnymi na kwotę 497.154,89 zł netto. Wcześniej (15 października 2003 roku) podpisano umowę z firmą „TADOS” na wykonanie między innymi pokrycia dachu hali sportowej.
______89 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Aneks nr 1 i aneks nr 2 do umowy nr 1/2002 stanowią załącznik nr 29 do protokołu kontroli. Wyjaśnienia Burmistrza Miasta i Gminy Działoszyn w sprawie wyłączenia zakresu robót z zakresu umownego firmy „MITEX” S.A., wprowadzenia robót dodatkowych aneksem nr 1 do umowy nr 1/2002 z dnia 15.01.2002 roku, rozliczenie faktury VAT37/K11/2004 z dnia 26.11.2004 roku bezpośrednio przez Urząd Miasta i Gminy Działoszyn stanowią załącznik nr 42 do protokołu kontroli. • w dniu 01 kwietnia 2004 roku podpisano umowę nr 1/04/2003 pomiędzy Zakładem Produkcyjno Uslugowo Handlowym „PRIMEX” Częstochowa zwanym dalej zamawiającym , reprezentowanym przez Marka Łyszczarza przy akceptacji Burmistrza Miasta i Gminy Działoszyn i kontrasygnacie Skarbnika Gminy a firmą „TADOS” Sp. z o.o. ul. Krasickiego 2, 97 500 Radomsko na wykonanie „Elementów robót budowlanych budowy Gimnazjum i Hali sportowej w Działoszynie oraz wykonanie projektu instalacji gazowej i zbiornika gazu. Wynagrodzenie ustalono na kwotę netto 58.010,25 zł, plus podatek VAT 7 %, (4.060,72 zł), brutto 62.070,97 zł. • w dniu 20 kwietnia 2004 roku podpisano aneks nr 2 do umowy nr 1/2002 na roboty polegające na budowie Gimnazjum i Hali Sportowej w Działoszynie zawartej dnia 15.01.2002 roku. Aneks podpisali: ze strony wykonawcy „MITEX” S.A. dyrektor Wiesław Mielcarz ze strony zamawiającego Marek Łyszczarz szef firmy „PRIMEX” przy akceptacji Burmistrza Miasta i Gminy Działoszyn Krzysztofa Piekarza. Na umowie brak kontrasygnaty Skarbnika Miasta. Aneksem strony zmieniły § 14 umowy – wynagrodzenie netto powiększone będzie o podatek VAT obowiązujący w dniu wystawienia kaŜdej z faktur. • w dniu 14 czerwca 2004 roku podpisano umowę nr 1/06/04/D pomiędzy ZPUH „PRIMEX” Częstochowa, działającym na rzecz Gminy Działoszyn jako Inwestor Zastępczy Urzędu Miasta i Gminy Działoszyn przy akceptacji Burmistrza Miasta i Gminy Działoszyn Krzysztofa Piekarza a firmą „MITEX” S.A. Kielce wykonania robót budowlanych budowy Gimnazjum i Hali sportowej, nie przewidzianych w dokumentacji projektowej. Wynagrodzenie ustalono na kwotę netto 74.772,31 zł plus podatek VAT 16.449,91 zł. Razem kwota brutto 91.222,32 zł. Naliczono podatek VAT w wysokości 22%. Kserokopia umowy nr 1/06/04/D z dnia 14.06.04 roku zawartej z firmą MITEX S.A. stanowi załącznik nr 45 do protokołu kontroli . Wybór wykonawców budowy Gimnazjum i Hali sportowej w Działoszynie Wykonawca robót budowlano – montaŜowych na Budowie Gimnazjum i Hali Sportowej w Działoszynie wyłoniony został w przetargu nieograniczonym. Zarząd Miasta i Gminy Działoszyn uchwałą nr 132/2001 z dnia 26 października 2001 roku powołał 13 osobową komisję przetargową do przeprowadzenia przetargu na zadanie „Wykonanie robót budowlanych zadania – budowa gimnazjum i hali sportowej w Działoszynie. W § 3 uchwały
______90 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
zapisano – w związku z udziałem w posiedzeniu komisji przetargowej jej członkom przysługuje wynagrodzenie w wysokości 40,00 zł za kaŜde posiedzenie. Wartość szacunkowa zamówienia określona została kosztorysem inwestorskim. Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym o szacunkowej wartości powyŜej 30.000 euro ukazało się w Biuletynie zamówień publicznych nr 168 z dnia 4 października 2001 roku. Termin składania ofert wyznaczony został do dnia 15.11.2001 roku do godziny 10 00 , a ich otwarcia na godzinę 10 30 tego samego dnia. Kryteria wyboru oferty: cena (waga 60 %), doświadczenie i przygotowanie fachowe (techniczne) oferenta (waga 25 %), warunki płatności (waga 15 %) Stosownie do ogłoszenia w przetargu mogli wziąć udział oferenci nie wykluczeni na podstawie art. 19 u.z.p., spełniający warunki zawarte w art.22 ust.2 u.z.p. oraz określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Postępowanie prowadzone było z zastosowaniem preferencji krajowych. Specyfikację istotnych warunków zamówienia wraz ze wzorem umowy zatwierdził Szef Firmy ZPUH „PRIMEX” Częstochowa działający jako Inwestor zastępczy Urzędu Miasta i Gminy Działoszyn. W załączniku Nr 2 do specyfikacji określono sposób oceny oferty. Doświadczenie i przygotowanie fachowe (techniczne oferenta) oceniano ilością punktów cząstkowych przyznanych za kaŜde zadanie o podobnym charakterze i zakresie odpowiadającym przedmiotowi zamówienia potwierdzone pozytywnymi referencjami od Zamawiającego tzn. za 2 zadania porównywalne otrzymuje się 20 punktów cząstkowych, za 3 – 40 pkt. cząstkowych za 5 zadań – 80 pkt. cząstkowych, za 6 i więcej zadań porównywalnych oferent otrzyma 100 pkt cząstkowych. W wyznaczonym terminie wpłynęło 9 ofert złoŜonych przez następujące podmioty: • oferta nr 1 Przemysłówka Łódź S.A. ul. Kościuszki 101: cena oferty brutto 11.761.184,00 zł, kwota kredytowania 1.000.000, zł, termin rozłoŜenia spłat 6 miesięcy, • oferta nr 2 Konsorcjum Firm AWBUD Sp. z o.o. ul. śabia 88, Zawiercie: cena oferty brutto 13.450.000,00 zł, kwota kredytowa nia 810.000, termin rozłoŜenia spłat 13 miesięcy, • oferta nr 3 MITEX S.A, ul. Zagnańska 65, Kielce: cena oferty brutto 11.234.955,97 zł, kwota kredytowania 100.000, zł, termin rozłoŜenia spłat 36 miesięcy, • oferta nr 4 – Zakład Remontowo Budowlany i Konserwacji Zabytków M. Cieślak ul. 40 Lecia PRL , Blok Dobroszyce: cena oferty brutto 10.904.753,16 zł, kwota kredytowania 1.100.000, zł, termin rozłoŜenia spłat 12 miesięcy, • oferta nr 5 – P.B.U WIKTOR Sp. jawna ul. Kolejowa 8 Radomsko, cena oferty brutto 12.228.027,75 zł, kwota kredytowania 3.000.000, , termin rozłoŜenia spłat 24 miesiące,
______91 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
• oferta nr 6 – Przedsiębiorstwo DGS ul. Św Rozalii19, Radomsko, cena oferty brutto 14.534.590,00 zł, kwota kredytowania 1.200.000, termin rozłoŜenia spłat 12 miesięcy, • oferta nr 7 – Zakład Ogólnobudowlany K. Wlazly ul. Rynek Praski 7 , Sieradz, cena oferty brutto 10.643.563,31 zł, kwota kredytowania 1.000.000, zł, termin rozłoŜenia spłat 12 miesięcy, • oferta nr 8 – Cz.P.B.P. Przemysłówka S.A. ul. Puławskiego 25, Częstochowa, cena oferty brutto 13.193.991,00 zł, kwota kredytowania 2.500.000,00 zł, termin rozłoŜenia spłat 6 miesięcy, • oferta nr 9 P..U.H. „ESBUD” s.c. ul. R. Trauguta 51, Wieluń, cena oferty brutto – 12.387.867,07 zł, kwota kredytowania 1.238.786,71 zł, termin rozłoŜenia spłat 12 miesięcy. Członkowie komisji przetargowej złoŜyli oświadczenia na druku ZP 11, Ŝe zgodnie z art. 20 u.z.p. nie podlegają wykluczeniu z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Na okoliczność przeprowadzonego postępowania sporządzone zostało m.in.: zbiorcze zestawienie ofert (druk ZP 41), zestawienie dokumentów wymaganych od wykonawców (druk ZP 45), informacja o spełnianiu warunków wymaganych od wykonawców (druk ZP 46), streszczenie oceny ofert i ich znaczenie (druk ZP 51), protokół postępowania o zamówienie publiczne (druk ZP 1). W wyniku dokonanych przez komisję przetargową ocen oferta nr 3 MITEX S.A uzyskała – 87,7 pkt. O wyborze najkorzystniejszej oferty zdecydowało kryterium doświadczenie i przygotowanie fachowe (techniczne oferenta). Nie wybrano oferty z najniŜszą ceną i wysoką kwotą kredytowania. Natomiast wybrana oferta miała najniŜsza kwotę kredytowania. Protokół o udzielenie zamówienia publicznego zatwierdził kierownik jednostki zamawiającej tj. Burmistrz Działoszyna mgr inŜ. Marek Humel. Ogłoszenie o wyniku postępowania zostało sporządzone dnia przez Burmistrza i podane do publicznej wiadomości poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń (na ogłoszeniu brak adnotacji o terminie wywieszenia). Ponadto do uczestników postępowania wysłano pisemne zawiadomienia o rozstrzygnięciu przetargu (brak zwrotek potwierdzających odbiór). W dniu 15 stycznia 2002 r. zawarta została umowa pomiędzy PRIMEX Częstochowa reprezentowanym przez Marka Łyszczarza – Szefa Firmy, a Januszem Baryłą Prezesa Zarządu MITEX S.A., przy akceptacji Zarządu Miejskiego w Działoszynie. Równocześnie podpisano porozumie do umowy nr 1/2002 z dnia 15 stycznia 2002 roku pomiędzy ZPUH „PRIMEX” Częstochowa, działającym na rzecz Gminy Działoszyn jako Inwestor Zastępczy Urzędu Miasta i Gminy Działoszyn przy akceptacji Zarządu Miejskiego w Działoszynie reprezentowanym przez Krzysztofa Piekarza – przewodniczącego Zarządu i Dorotę Rabiniak – zastępcę przewodniczącego Zarządu a „MITEX” S.A. 25 588 Kielce ul. Zagnańska 65 reprezentowanym przez Janusza Baryłę – Prezesa Zarządu i Wiesława Mielcarza Dyrektora Oddziału Łódź. Porozumienie zmienia warunki podpisanej umowy. Wykonawca zobowiązał
______92 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
się udzielić (poza kredytem ujętym w § 16 umowy) nie oprocentowanego kredytu w wysokości 1.000.000,00 zł. Zgodnie z punktem 4 porozumienia wykonawca miał dokonać przeglądu projektu i zgłosił Zamawiającemu ewentualne propozycje zmian i uzupełnień w celu przewidzenia robót dodatkowych lub zamiennych. Porozumienie zgodnie z oświadczeniem Burmistrza Krzysztofa Piekarza podpisane w dniu 15 stycznia 2002 roku, na porozumieniu brak daty sporządzenia. Wybór wykonawcy na Elementy robót budowlanych budowy Gimnazjum i Hali sportowej w Działoszynie liczba zadań 3. Zamawiający nie przedłoŜył kontrolującym ogłoszenia które powinno być wywieszone w miejscu publicznie dostępnym w siedzibie Urzędu Miasta i Gminy w Działoszynie. na stronie internetowej przedmiot zamówienia określono „Wykonanie elementów budowlanych budowy gimnazjum i hali sportowej w Działoszynie 1. Roboty branŜy budowlanej, 2. Roboty branŜy sanitarnej, 3. Roboty branŜy sanitarnej Przedmiotem zamówienia było wykonanie elementów robót budowlanych budowy Gimnazjum i Hali Sportowej w Działoszynie (3 zadania) w zakresie: I. Roboty branŜy budowlanej: 1). wykonanie pokrycia dachowego hali sportowej, 2). dostawa i montaŜ dźwigu towarowego, 3). roboty budowlane związane z wykonaniem instalacji gazowej i montaŜem zbiornika gazu. II. Roboty branŜy sanitarnej: 1). wykonanie przyłącza cieplnego III. Roboty branŜy elektrycznej: 1). wykonanie systemu nagłośnienia strefowego – radiowęzeł, 2) wykonanie instalacji komputerowej w zakresie sieci logicznej oraz wydzielonego zasilania elektrycznego dla sal komputerowych, 3). wykonanie instalacji telefonicznej, 4). dostawa i montaŜ automatycznych baterii kondensatorów do kompensacji mocy biernej. Wartość szacunkowa zamówienia określona została kosztorysami inwestorskimi, opracowanymi w miesiącu: sierpniu 2003 roku zadanie I branŜa ogólnobudowlana – wartość kosztorysowa robót 509.542,85 zł, marcu 2003 roku, zadanie II przyłącze cieplne przeizolowane od budynku szkoły i hali sportowej do kotłowni osiedlowej w Działoszynie, wartość kosztorysowa robót 154.570,24 zł, w miesiącu maju 2003 roku zadanie III – instalacja telefoniczna oraz instalacja komputerowa wartość kosztorysowa – 132.179,80 zł, system nagłośnienia obiektu – instalacja radiowęzłowa wartość kosztorysowa – 125.794,89 zł razem – 922.087,78 zł. Burmistrz Miasta i Gminy powołał Komisję Przetargową w składzie: Stefan Jędrzejuk – przewodniczący, Danuta Kuśnierczyk – sekretarz, Krystyna Konecka – członek, Lidia Karczmarek członek Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym o szacunkowej wartości powyŜej 30.000 euro ukazało się w Biuletynie zamówień publicznych nr 126 z dnia 29 sierpnia 2003 roku. Termin składania ofert wyznaczony został do dnia 25.09.2003 roku do godziny 10 00 , a ich otwarcia na godzinę 10 30 tego samego dnia. Jedynym kryterium wyboru oferty była cena (waga 100%). Stosownie do ogłoszenia w
______93 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
przetargu mogli wziąć udział oferenci nie wykluczeni na podstawie art. 19 u.z.p., spełniający warunki zawarte w art.22 ust.2 u.z.p. oraz określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Postępowanie prowadzone było z zastosowaniem preferencji krajowych. Dopuszczono składanie ofert częściowych. W wyznaczonym terminie wpłynęły 2 oferty złoŜone przez następujące podmioty: - „TADOS” sp. z o.o. 97 500 Radomsko, cena oferty na zadanie I – 448.258, 26 zł, na zadanie II i zadanie III nie złoŜono oferty. - „MITEX” S.A. 25 558 Kielce , cena oferty na zadanie I 769.69,02 zł, na zadanie II 204.013,48 zł, na zadanie III – 375.020,96 zł. Członkowie komisji przetargowej złoŜyli oświadczenia na druku ZP 11, Ŝe zgodnie z art. 20 u.z.p. nie podlegają wykluczeniu z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. W wyniku dokonanych przez komisję przetargową ocen wybrano ofertę firmy „TADOS” sp. z o.o. na realizację zadania I – Roboty branŜy budowlanej. UniewaŜniono postępowanie o zamówienie publiczne na zadanie II i III, poniewaŜ wpłynęły mniej niŜ dwie oferty. Prace komisji przetargowej oraz protokół o udzielenie zamówienia publicznego zatwierdził kierownik jednostki zamawiającej Burmistrz Miasta i Gminy Działoszyn. Wybór wykonawcy na Elementy robót budowlanych budowy Gimnazjum i Hali sportowej w Działoszynie Roboty branŜy sanitarnej: wykonanie przyłącza cieplnego – zadanie nr 2 – postępowanie o zamówienie publiczne o wartości szacunkowej powyŜej 30.000 euro przeprowadzone w trybie negocjacji z zachowaniem konkurencji. Postępowanie przeprowadziła Komisja Przetargową w składzie: Stefan Jędrzejuk – przewodniczący, Danuta Kuśnierczyk – sekretarz, Krystyna Konecka – członek, Lidia Karczmarek – członek. Wybór trybu postępowania na wykonanie przyłącza cieplnego dla budynku Gimnazjum i Hali sportowej w Działoszynie uzasadniono w sposób następujący: 1. Uprzednio przeprowadzone postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego zostało uniewaŜnione z powodu braku wymacanej liczby ofert, pierwotne warunki zamówienia publicznego nie zostały w istotny sposób zmienione. 2. Zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia publicznego poniewaŜ obiekt wymaga ogrzewania na zimę. W przetargu nieograniczonym ofertę złoŜyła firma MITEX” S.A. 25 558 Kielce cena oferty 204.013,48 zł. Dokumentacja sporządzona z postępowania o zamówienie publiczne o wartości szacunkowej powyŜej 30.000 euro przeprowadzona w trybie negocjacji z zachowaniem konkurencji obejmowała:
______94 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Formularz specyfikacji istotnych warunków zamówienia o wartości powyŜej 30.000 euro zobowiązująca między innymi do składania ofert wstępnych Pismo ZPU H „PRIMEX” Częstochowa z dnia 9.10.2003 roku przekazujące Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia firmie „MITEX” S.A. Kielce. Zaproszenie do składania ofert ostatecznych skierowane do: - SANIMET Krzysztof Grzywacz, Częstochowa, - PPHU SANGAZ, Częstochowa, - „PAN GAZ WOLSCY” Sp. J. Częstochowa. Na podstawie streszczenia oceny i porównania złoŜonych ofert wybrano ofertę nr 3 „PAN GAZ WOLSCY” Sp. J. Częstochowa. Prace komisji przetargowej oraz protokół o udzielenie zamówienia publicznego zatwierdził w dniu 17.10.2003 roku kierownik jednostki zamawiającej Burmistrz Miasta i Gminy Działoszyn. Wybór wykonawcy na Elementy robót budowlanych budowy Gimnazjum i Hali sportowej w Działoszynie Roboty branŜy elektrycznej – zadanie nr 3: 1). wykonanie systemu nagłośnienia strefowego – radiowęzeł, 2) wykonanie instalacji komputerowej w zakresie sieci logicznej oraz wydzielonego zasilania elektrycznego dla sal komputerowych, 3). wykonanie instalacji telefonicznej, 4). dostawa i montaŜ automatycznych baterii kondensatorów do kompensacji mocy biernej Ogłoszenie o przetargu nieograniczonym o szacunkowej wartości powyŜej 30.000 euro ukazało się w Biuletynie zamówień publicznych nr 149 z dnia 7 października 2003 roku. Termin składania ofert wyznaczony został do dnia 30.10.2003 roku do godziny 10 00 , a ich otwarcie nastąpi 30.10.2003 roku o godzinie 10 30 . Jedynym kryterium wyboru oferty była cena (waga 100%). Stosownie do ogłoszenia w przetargu mogli wziąć udział oferenci nie wykluczeni na podstawie art. 19 u.z.p., spełniający warunki zawarte w art.22 ust.2 u.z.p. oraz określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Postępowanie prowadzone było z zastosowaniem preferencji krajowych. W wyznaczonym terminie wpłynęły 2 oferty złoŜone przez następujące podmioty: - „MITEX” S.A. Kielce, cena oferty – 347.810,58 zł, - Kompleksowa Obsługa Budownictwa „KOBEX” Sp. z o.o. cena oferty – 230.234,53 zł. Członkowie komisji przetargowej złoŜyli oświadczenia na druku ZP 11, Ŝe zgodnie z art. 20 u.z.p. nie podlegają wykluczeniu z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Na okoliczność przeprowadzonego postępowania sporządzone zostało m.in.: zbiorcze zestawienie ofert, streszczenie oceny ofert, protokół postępowania o zamówienie publiczne (druk ZP 1). W wyniku dokonanych przez komisję przetargową ocen oferta nr 1 uzyskała – 66,2 pkt, natomiast oferta nr 2 100 pkt. Prace komisji przetargowej oraz
______95 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
protokół o udzielenie zamówienia publicznego zatwierdził w dni kierownik jednostki zamawiającej tj. Burmistrz Miasta i Gminy Działoszyn. Ogłoszenie o wyniku postępowania zostało sporządzone i przesłane do Urzędu Zamówień Publicznych przez Burmistrza Działoszyna i podane do publicznej wiadomości poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń . Ponadto do uczestników postępowania wysłano pisemne zawiadomienia o rozstrzygnięciu przetargu. Realizacja zadania inwestycyjnego Zgodnie z wpisem w dzienniku budowy nr 5/2002 wydanym przez Starostwo Powiatowe w Pajęcznie rozpoczęcie robót przez wykonawcę robót nastąpiło w dniu 19.03.2002 roku. Za wykonane roboty budowlane realizowane przez „MITEX” S.A. 25 588 Kielce ul. Zagnańska 65 – umowa o roboty budowlane Nr 1/2002 z dnia 15 stycznia 2002 roku Inwestor zastępczy – ZPU „PRIMEX” Marek Łuszczek Częstochowa przedłoŜył niŜej wymienione faktury:
• faktura VAT nr 5/03/R z 11.09.2003 roku – Refakturowanie faktury nr 66/K08/2003 MITEX S.A. Kielce za roboty ogólnobudowlane zgodnie z protokołem z dnia 29.08.2003 roku. Odebrano wykonane roboty w okresie od 01.08.2003 roku do 29.08.2003 roku, na kwotę netto 184.481,70 zł, brutto 197.395,42 zł. Sprawdzoną i zatwierdzoną do wypłaty fakturę przez Skarbnika i Burmistrza Miasta i Gminy zapłacono przelewem.
• faktura VAT nr 7/03/R z 15.10.2003 roku – Refakturowanie faktury nr 141/K09/2003 MITEX S.A. Kielce za roboty ogólnobudowlane zgodnie z protokołem z dnia 30.09.2003 roku. Odebrano wykonane roboty w okresie od 03.11.2003 roku do 28.11.2003 roku, na kwotę netto 580.665,25 zł, brutto 621.311,82 zł. Sprawdzoną i zatwierdzoną do wypłaty fakturę przez Skarbnika i Burmistrza Miasta i Gminy zapłacono przelewem.
• faktura VAT nr 12/03/R z 15.12.2003 roku – Refakturowanie faktury nr 162/K11/2003 MITEX S.A. Kielce za roboty ogólnobudowlane zgodnie z protokołem z dnia 29.08.2003 roku. Odebrano wykonane roboty w okresie od 01.08.2003 roku do 29.08.2003 roku, na kwotę netto 184.481,70 zł, brutto 197.395,42 zł. Sprawdzoną i zatwierdzoną do wypłaty fakturę przez Skarbnika i Burmistrza Miasta i Gminy zapłacono przelewem.
• faktura VAT nr 2/04/R z 13.01.2004 roku – Refakturowanie faktury nr 171/K12/2003 MITEX S.A. Kielce za roboty ogólnobudowlane zgodnie z protokołem z dnia 31.12.2003 roku. Odebrano wykonane roboty w okresie od 01.12.2003 roku do 31.12.2003 roku, na kwotę netto 842.243,59 zł, brutto 197.395,42 zł. Sprawdzoną i zatwierdzoną do wypłaty fakturę przez Skarbnika i Burmistrza Miasta i Gminy zapłacono przelewem.
• faktura VAT nr 15/04/R z 29.04.2004 roku – Refakturowanie faktury nr 58/K04/2004 MITEX S.A. Kielce za roboty ogólnobudowlane
______96 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
zgodnie z protokołem z dnia 29.04.2004 roku. odbioru wykonanych robót w okresie od 01.04.2004 roku do 29.04.2004 roku, na kwotę netto 1.629.446,04 zł, brutto 1.743.507,26 zł. Roboty ujęte w fakturze obejmują: iniekcja – wzmocnienie podłoŜa gruntowego poz. harmonogramu 95a Ze strony inwestora w odbiorze uczestniczyli: inspektorzy nadzoru: Robert Wojciechowski, Ryszard Wnuk, Stanisław Soluch, Janusz Trzepizur. Sprawdzoną i zatwierdzoną do wypłaty fakturę przez Skarbnika i Burmistrza Miasta i Gminy zapłacono przelewem. Za wykonane roboty budowlane realizowane przez „TADOS” Sp. z o.o. ul. Krasickiego 2, 97 500 Radomsko – umowa o roboty budowlane Nr 1/10/03 z dnia 15 października 2003 roku Inwestor zastępczy – ZPU „PRIMEX” Marek Łuszczek Częstochowa wystawił niŜej wymienione faktury:
• faktura VAT nr 14/03/R z 19.12.2003 roku – Refakturowanie faktury Nr 29/B/03 ”TADOS” Sp. z o.o. Radomsko na kwotę netto 190.500,21 zł, brutto 203.920,82 zł, podatek VAT 7%. Do faktury ”TADOS” Sp. z o.o. Radomsko dołączono protokół odbioru wykonanych robót. Roboty ujęte w fakturze dotyczą pokrycia dachu. Fakturę sprawdzono pod względem merytorycznym i rachunkowym, do wypłaty zatwierdzili Skarbnik i Burmistrz Miasta i Gminy. Fakturę zapłacono przelewem. • faktura VAT nr 06/04/R z 12.02.2004 roku – Refakturowanie faktury Nr 2/B/04 ”TADOS” Sp. z o.o. Radomsko na kwotę netto 109.892,73 zł, brutto 117.585,25 zł, podatek VAT 7%. Do faktury ”TADOS” Sp. z o.o. Radomsko dołączono protokół odbioru wykonanych robót. Roboty ujęte w fakturze dotyczą pokrycia dachu. Fakturę sprawdzono pod względem merytorycznym i rachunkowym, do wypłaty zatwierdzili Skarbnik i Burmistrz Miasta i Gminy. Fakturę zapłacono przelewem. • faktura VAT nr 11/04/R z 31.03.2004 roku – Refakturowanie faktury Nr 4/B/04 ”TADOS” Sp. z o.o. Radomsko na kwotę netto 81.815,39 zł, brutto 87.542,47 zł, podatek VAT 7%. Do faktury ”TADOS” Sp. z o.o. Radomsko dołączono protokół odbioru wykonanych robót. Roboty ujęte w fakturze dotyczą pokrycia dachu. Fakturę sprawdzono pod względem merytorycznym i rachunkowym, do wypłaty zatwierdzili Skarbnik i Burmistrz Miasta i Gminy. Fakturę zapłacono przelewem. • faktura VAT nr 16/04/R z 30.04.04.2004 roku – Refakturowanie faktury Nr 9/B/04 ”TADOS” Sp. z o.o. Radomsko na kwotę netto 58.010,25 zł, brutto 62.070,97 zł, podatek VAT 7%. Do faktury ”TADOS” Sp. z o.o. Radomsko dołączono protokół odbioru wykonanych robót. Roboty ujęte w fakturze dotyczą robót budowlanych oraz wykonania PT instalacji gazowej. Fakturę sprawdzono pod względem merytorycznym i rachunkowym, do wypłaty zatwierdzili Skarbnik i Burmistrz Miasta i Gminy. Fakturę zapłacono przelewem. • faktura VAT nr 17/04/R z 30.04.2004 roku – Refakturowanie faktury Nr 8/B/04 ”TADOS” Sp. z o.o. Radomsko na kwotę netto 36.644,62 zł, brutto 39.209,74 zł, podatek VAT 7%. Do faktury ”TADOS” Sp. z o.o. Radomsko dołączono protokół odbioru wykonanych robót. Roboty ujęte w
______97 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
fakturze dotyczą pokrycia dachu, instalacji gazowej, winda towarowa. Fakturę sprawdzono pod względem merytorycznym i rachunkowym, do wypłaty zatwierdzili Skarbnik i Burmistrz Miasta i Gminy. Fakturę zapłacono przelewem. Za wykonane roboty budowlane realizowane przez „KOBEX” Sp. z o.o. ul. Krótka 27 A, 42 200 Częstochowa – umowa o roboty budowlane Nr 01/02/04 z dnia 2 lutego 2004 Inwestor zastępczy – ZPU „PRIMEX” Marek Łuszczek Częstochowa wystawił niŜej wymienione faktury: • faktura VAT nr 1/04/R z 09.01.2004 roku – Refakturowanie faktury Nr 8/01/2004 ”KOBEX” Sp. z o.o. Częstochowa na kwotę netto 50.000,00 zł, brutto 53.500,00 zł. Podatek VAT stanowił 7%. Do faktury ”KOBEX” Sp. z o.o. Częstochowa dołączono protokół odbioru wykonanych robót. Roboty ujęte w fakturze dotyczyły robót elektrycznych – systemu nagłośnienia, instalacji komputerowej i instalacji telefonicznej. Fakturę sprawdzono pod względem merytorycznym i rachunkowym, do wypłaty zatwierdzili Skarbnik i Burmistrz Miasta i Gminy. Fakturę zapłacono przelewem. • faktura VAT nr 7/04/R z 13.02.2004 roku – Refakturowanie faktury Nr 5/02/2004 ”KOBEX” Sp. z o.o. Częstochowa na kwotę netto 38.000,00 zł, brutto 40.660,00 zł. Podatek VAT stanowił 7%. Do faktury ”KOBEX” Sp. z o.o. Częstochowa dołączono protokół odbioru wykonanych robót. Roboty ujęte w fakturze dotyczyły robót elektrycznych – systemu nagłośnienia, instalacji komputerowej i instalacji telefonicznej. Fakturę sprawdzono pod względem merytorycznym i rachunkowym, do wypłaty zatwierdzili Skarbnik i Burmistrz Miasta i Gminy. Fakturę zapłacono przelewem. • faktura VAT nr 8/04/R z 03.03.2004 roku – Refakturowanie faktury Nr 17/02/2004 ”KOBEX” Sp. z o.o. Częstochowa na kwotę netto 25.801,98 zł, brutto 27.698,12 zł. Podatek VAT stanowił 7%. Do faktury ”KOBEX” Sp. z o.o. Częstochowa dołączono protokół odbioru wykonanych robót. Roboty ujęte w fakturze dotyczyły ułoŜenia instalacji alarmowej i telewizji dozorowej. Fakturę sprawdzono pod względem merytorycznym i rachunkowym, do wypłaty zatwierdzili Skarbnik i Burmistrz Miasta i Gminy. Fakturę zapłacono przelewem. • faktura VAT nr 10/04/R z 15.03.2004 roku – Refakturowanie faktury Nr 10/03/2004 ”KOBEX” Sp. z o.o. Częstochowa na kwotę netto 35.000,00 zł, brutto 37.450,00 zł. Podatek VAT stanowił 7%. Do faktury ”KOBEX” Sp. z o.o. Częstochowa dołączono protokół odbioru wykonanych robót. Roboty ujęte w fakturze dotyczyły robót elektrycznych – systemu nagłośnienia, instalacji komputerowej i instalacji telefonicznej. Fakturę sprawdzono pod względem merytorycznym i rachunkowym, do wypłaty zatwierdzili Skarbnik i Burmistrz Miasta i Gminy. Fakturę zapłacono przelewem. • faktura VAT nr 1/404/R z 27.04.2004 roku – Refakturowanie faktury Nr 12/04/2004 ”KOBEX” Sp. z o.o. Częstochowa na kwotę netto 70.000,00 zł, brutto 74.900,00 zł. Podatek VAT stanowił 7%. Do faktury ”KOBEX” Sp. z o.o. Częstochowa dołączono protokół odbioru wykonanych robót. Roboty ujęte w fakturze dotyczyły robót elektrycznych – systemu
______98 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
nagłośnienia, instalacji komputerowej i instalacji telefonicznej. Fakturę sprawdzono pod względem merytorycznym i rachunkowym, do wypłaty zatwierdzili Skarbnik i Burmistrz Miasta i Gminy. Fakturę zapłacono przelewem. • faktura VAT nr 18/04/R z 30.04.2004 roku – Refakturowanie faktury Nr 16/04/2004 ”KOBEX” Sp. z o.o. Częstochowa na kwotę netto 22.172,46 zł, brutto 23.724,53 zł. Podatek VAT stanowił 7%. Do faktury ”KOBEX” Sp. z o.o. Częstochowa dołączono protokół odbioru wykonanych robót. Roboty ujęte w fakturze dotyczyły robót elektrycznych – systemu nagłośnienia, instalacji komputerowej i instalacji telefonicznej. Fakturę sprawdzono pod względem merytorycznym i rachunkowym, do wypłaty zatwierdzili Skarbnik i Burmistrz Miasta i Gminy. Fakturę zapłacono przelewem. Faktury nie ujęte w ewidencji księgowej w roku 2004 na koncie 080: 1. Faktura VAT nr 22/04/R z 12.07.2004 roku wystawiona przez Z.P U H „PRIMEX” – refakturowanie faktury nr 67/K06/2004 MITEX S.A. Kielce na kwotę brutto 258.775,53 zł, netto 212.111.09 zł. Podatek VAT naliczono w wysokości 22 %. Kserokopie faktur VAT nr 22/04/R wystawionej przez Z.P U H „PRIMEX” i nr 67/K06/2004 wystawionej przez MITEX S.A. Kielce stanowią załącznik nr 30 do protokołu kontroli. 2. Faktura VAT nr 23/04/R z 12.07.2004 roku wystawiona przez Z.P U H „PRIMEX” – Refakturowanie faktury nr 68/K06/2004 MITEX S.A. Kielce na kwotę brutto 201.613,98 zł, netto 165.257,36 zł. Podatek VAT naliczono w wysokości 22%. Kserokopie faktur VAT nr 23/04/R wystawionej przez Z.P U H „PRIMEX” i Nr 68/K06/2004 wystawionej przez MITEX S.A. Kielce stanowią załącznik nr 31 do protokołu kontroli. 3. Faktura VAT nr 21/04/R z 12.07.2004 roku wystawiona przez Z.P U H „PRIMEX” – Refakturowanie faktury Nr 66/K06/2004 MITEX S.A. Kielce na kwotę brutto 141.160,76 zł, netto 115.705,54 zł. Podatek VAT naliczono w wysokości 22 %. Kserokopie faktur VAT nr 21/04/R wystawionej przez Z.P U H „PRIMEX” i Nr 66/K06/2004 wystawionej przez MITEX S.A. Kielce stanowią załącznik nr 32 do protokołu kontroli. 4. Faktura VAT nr 37/K11/2004 z 26.11.2004 roku wystawiona bezpośrednio na Urząd Miasta i Gminy Działoszyn przez MITEX S.A. Kielce z pominięciem inwestora zastępczego „PRIMEX” Częstochowa na kwotę brutto 946.273,64 zł, netto 775.634,13 zł. Podatek VAT naliczono w wysokości 22 %. Kserokopia faktury VAT Nr 37/K11/2004 wystawionej przez MITEX S.A. Kielce stanowi załącznik nr 33 do protokołu kontroli . 5. Faktura VAT nr 146/04 z dnia 06.12.2004 roku wystawiona przez Z.P U H „PRIMEX” z dnia 6.12.2004 roku za pełnienie funkcji inwestora zastępczego – Budowa Gimnazjum i Hali sportowej w Działoszynie na kwotę brutto 10.882,14 zł, netto 8.919,79 zł. (1,15 % od 946.273,64 zł). Kserokopia faktury VAT nr 146/04 wystawionej przez Z.P U H „PRIMEX” stanowi załącznik nr 34 do protokołu kontroli . Ustalenia kontroli:
______99 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
W urządzeniach księgowych w roku 2004 nie ujęto ww. pięciu faktur na łączną kwotę 1.558.706,05 zł, czym naruszono art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku (tekst jednolity Dz. U. Nr 76 poz. 694 z 2002 roku ze zmianami) o treści „W księgach rachunkowych jednostki naleŜy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciąŜające koszty związane z tymi przychodami dotyczącymi danego roku obrotowego niezaleŜnie od terminu ich zapłaty”. Brak ujęcia w ewidencji księgowej: faktury VAT 37/K11/2004 z dnia 26.11.2004 roku na kwotę 946.273,64 zł termin płatności 08.02.2005 roku, faktury VAT 21/04/R z dnia 12.07.2004 roku na kwotę 141.160,78 zł termin płatności 30 dni od daty otrzymania faktury, faktury VAT 23/04/R z dnia 12.07.2004 roku na kwotę 201.613,98 zł termin płatności 30 dni od daty otrzymania faktury, faktury VAT nr 22/04/r z dnia 07.04.2004 roku na kwotę 258.775,59 zł termin płatności 30 dni od daty otrzymania faktury, faktury VAT 146/04 z dnia 6.12.2004 roku termin płatności 21 dni po otrzymaniu faktury narusza art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym – do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego naleŜy wprowadzić, w postaci zapisu, kaŜde zdarzenie które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Jednocześnie, naruszono wymóg rzetelnego i bieŜącego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zgodnie z art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości – księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeŜeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Stosownie natomiast, do art. 24 ust. 5 pkt 1 ww. ustawy – księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieŜąco, jeŜeli, w szczególności pochodzące z nich informacje umoŜliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych. Część z ww. kwoty powinna zostać wykazana jako zobowiązanie wymagalne w sprawozdaniu RB Z – sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłuŜnych oraz gwarancji i poręczeń jednostki samorządu terytorialnego, za III kwartał 2004 roku (zobowiązanie wynikające z faktur 21/04/R, 22/04/R, 23/04/R) Odpowiedzialność za naruszenie obowiązków w zakresie prawidłowego prowadzenia rachunkowości ponosi Burmistrz Miasta i Gminy – na podstawie art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości (jako kierownik jednostki). Wyjaśnienie w sprawie nie ujęcia w urządzeniach księgowych pięciu faktur na łączną kwotę 1.558.706,05 złoŜyła Pani Stanisława Pol – Skarbnik Miasta i Gminy. W dniu 6 stycznia 2005 roku podpisano porozumienie pomiędzy Miastem i Gminą Działoszyn a firmą MITEX S.A do umowy 1/2002 z dnia 15 stycznia 2002 roku i aneksów Nr 1 i Nr 2. Miasto i Gmina Działoszyn uznała dług w całości i potwierdziła, Ŝe zobowiązania wynikające z faktur będą miały pokrycie w budŜecie w latach spłaty określonych w porozumieniu 2005 –2006. Porozumienie stanowi załącznik nr 35 do protokołu kontroli .
______100 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Wyjaśnienie Skarbnika Miasta i Gminy Działoszyn stanowi załącznik nr 36 do protokołu kontroli . Protokół odbioru i przekazania obiektu do uŜytku Gimnazjum i Hali Sportowej w Działoszynie sporządzono dnia 12.08.2004 roku. Protokół stanowi załącznik nr 37 do protokołu kontroli . Zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy. Wykonawca wniósł zabezpieczenie w formie gwarancji Bankowe Towarzystwo Ubezpieczeń i Reasekuracji „HEROS” S.A. nr 151/8025 z dnia 10 stycznia 2002 roku na kwotę 524.988,00 zł – okres waŜności gwarancji od dnia 11. 01. 2002 roku do 15.08.2004 roku. Wysokość wniesionej kwoty zabezpieczenia była zgodna z umową. Wykonawca wniósł zabezpieczenie w formie gwarancji ubezpieczeniowej właściwego usunięcia wad i usterek Towarzystwo Ubezpieczeniowe Alianz Polska S .A. nr 84/04/353/578312 z dnia 01 września 2004 roku do kwoty 160.808,03 zł – okres obowiązującej gwarancji od dnia 01 września 2004 r. do dnia 27 sierpnia 2007 roku. Wysokość gwarantowanej kwoty zgodna była z umową. Miasto i Gmina Działoszyn uzyskało decyzją nr141/2004 Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego z dnia 30.08.2004 roku pozwolenie na uŜytkowanie gimnazjum i szkolnej hali sportowej wraz z urządzeniami. Rozliczenie zadania inwestycyjnego Zadanie inwestycyjne p.n. Budowa Gimnazjum i Hali Sportowej w Działoszynie Roboty budowlano montaŜowe: 12.922.395,27 zł „MITEX” S.A. Kielce 11.732.632,60 zł „TADOS” Radomsko 510.329,17 zł „KOBEX” Częstochowa 257.842,65 zł PAN GAZ Częstochowa 230.234,53 zł Komunalny Zakład BudŜetowy 191.353,62 zł Inwestor zastępczy „PRIMEX” 158.933,43 zł WyposaŜenie 1.206.940,92 zł Pozostałe 116.064,57 zł Razem 14.404.334,19 zł Zestawienie umów dotyczących budowy Gimnazjum i Hali Sportowej w Działoszynie, Rozliczenie umów zawartych z firmą „MITEX” S.A. stanowi załącznik nr 38 do protokołu kontroli .
Wydatki związane z ww. inwestycjami (10,8 % ogółu wydatków w 2003 roku i 36,8 % ogółu wydatków w 2004 roku) sprawdzano pod względem
______101 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
przestrzegania ustalonych przez kierownika jednostki procedur kontroli. Istotne uchybienia stwierdzone w wyniku realizacji inwestycji „Budowa Gimnazjum i Hali sportowej” wskazują Ŝe, ustalone procedury kontroli są nie wystarczające i działają wadliwie .
IX. EWIDENCJA MAJ ĄTKU GMINY. INWENTARYZACJA
1. ZASADY EWIDENCJI SKŁADNIKÓW MAJ ĄTKOWYCH (EWIDENCJA ILO ŚCIOWA , ILO ŚCIOWO – WARTO ŚCIOWA )
Zasady ewidencji składników majątkowych (środki trwałe, materiały) określone zostały w zakładowym planie kont dla Urzędu Miasta i Gminy w Działoszynie przyjętym do stosowania zarządzeniem Burmistrza nr 7/2002 w sprawie ustalenia zakładowego planu kont dla Urzędu Miasta i Gminy oraz dla budŜetu gminy Działoszyn oraz w instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w gminie Działoszyn, stanowiącej załącznik nr 2 do zarządzenia nr 22/2003 Burmistrza Miasta i Gminy z dnia 10.04.2003 roku. Zgodnie z zapisami zawartymi w ww. uregulowaniach wewnętrznych ewidencja analityczna środków trwałych (konto 011) prowadzona jest w postaci kart indywidualnych środka trwałego lub rejestru z podziałem na: grunty, budynki, budowle, maszyny i urządzenia techniczne, środki transportu. Ewidencja analityczna pozostałych środków trwałych (konto 013) prowadzona jest w księgach inwentarzowych w układzie rodzajowym, z chwilą wydania do uŜytkowania podlegają umorzeniu w 100%. Ewidencja analityczna środków trwałych prowadzona jest ilościowo i wartościowo. Kierownik jednostki określił dolną granicę wartości środków trwałych podlegających ewidencji ilościowo wartościowej. Zgodnie z § 3 pkt 11 ww. instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w gminie Działoszyn wynosi ona „10% wartości środków trwałych określonych odrębnymi przepisami”. W instrukcji postanowiono równieŜ, Ŝe ewidencją ilościowo wartościową naleŜy objąć, bez względu na wartość, składniki majątkowe zaliczone do pozostałych środków trwałych obejmujące wyposaŜenie biur (meble biurowe, komputery itp.). Dla reszty wyposaŜenia prowadzona jest wyłącznie ewidencja ilościowa. Na rachunkach, na podstawie których dokonano zakupu pozostałych środków trwałych naleŜy (zgodnie z postanowieniami instrukcji § 3 pkt 13) dokładnie opisać komu przekazano środek do uŜytku oraz zamieścić klauzulę o treści „wpisano do księgi inwentarzowej...” oraz podać nr pokoju, poz. nr i datę wpisu, a takŜe opatrzyć podpisem osoby materialnie odpowiedzialnej. Odnośnie ewidencji materiałów ww. plan kont (opis konta 310) zawiera następujące uregulowania:
______102 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
Zakupione materiały na potrzeby bieŜące podlegają księgowaniu w koszty z pominięciem ewidencji analitycznej. Zakup większej partii materiałów i materiałów inwestycyjnych podlega ewidencjonowaniu w kartach magazynowych ilościowo – wartościowych. Ewidencję prowadzi się w cenach zakupu w podziale na materiały Ŝywnościowe i inne.
2. EWIDENCJA ŚRODKÓW TRWAŁYCH – KONTO 011, 013.
2.1. Urz ądzenia ksi ęgowe
Ewidencja syntetyczna środków trwałych i pozostałych środków trwałych w uŜywaniu (konta 011 i 013) w Urzędzie Miasta i Gminy w Działoszynie prowadzona jest ręcznie (karty kontowe). Ewidencja analityczna środków trwałych (konto 011) prowadzona jest w księgach środków trwałych z podziałem na grupy środków trwałych. W przedłoŜonej do kontroli ewidencji zawarto dane charakteryzujące środek trwały tj. – jego nr inwentarzowy, datę jego nabycia wraz z określeniem nr dowodu i rodzaju przychodu oraz wartość nabycia. Stwierdzono zgodność danych zawartych w ewidencji analitycznej z danymi zawartymi w ewidencji syntetycznej. Ewidencja analityczna pozostałych środków trwałych (konto 013) prowadzona jest w księgach inwentarzowych. Ewidencja analityczna uzgadniana jest corocznie z ewidencja syntetyczną. Ewidencja pozostałych środków trwałych ujęta w księdze inwentarzowej podzielona została w układzie rodzajowym. Stwierdzono zgodność danych zawartych w ewidencji analitycznej z danymi zawartymi w ewidencji syntetycznej.
2.2. Udokumentowanie obrotów na kontach (zwi ększenia, zmniejszenia)
W kontrolowanym okresie obroty na koncie 011 przedstawiały się następująco: Stan środków trwałych na dzień 01.01 2003 roku wynosił 31.237.268,75 zł Przychód środków trwałych w 2003 roku na kwotę: 1.816.209,28 zł z tego : - przychód z inwestycji na kwotę: 1.610.490,38 zł (budowa i modernizacja ulic, dróg i chodników, kanalizacja sanitarna, sieć wodociągowa, kanały odwadniające, ogrodzenia szkół), - zakupy inwestycyjne: 84.218,90 (zakup sprzętu komputerowego, kserokopiarki, motoroweru), - zakup samochodu i sprzętu dla OSP 121.500 zł. W 2003 roku nie było rozchodów środków trwałych. Stan środków trwałych na dzień 01.01.2004 roku wynosił 33.053.478,03 zł. Przychód środków trwałych w 2004 roku na kwotę 2.372.835,08 zł. - przyjęcie z inwestycji – 2.012.874,59 zł
______103 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
(ulepszenie nawierzchni dróg, ulic i chodników) - wycena zwiększenia wartości i przyjęcie środków trwałych 197.730,56 zł, - zakupy inwestycyjne – 162.229,93 zł (samochód OSP, sprzęt komputerowy) Rozchód środków trwałych w 2003 roku na kwotę 8.137.462,06 zł, - sprzedaŜ gruntów – 66.115 zł, - przekazanie do KZB (kanalizacja sanitarna, wodociągi, hydrofornie, oczyszczalnia, wysypisko śmieci) 8.044.434,16 zł, - sprzedaŜ samochodu straŜackiego – 23.234,54, - likwidacja – 3.678,36 zł Stan środków trwałych na dzień 31.12.2003 r. wynosił 27.288.851,05 zł Podstawą udokumentowania obrotów na koncie 011 stanowiły: - faktury zakupu dla zakupionych środków trwałych, - dokument OT dla składników majątkowych przyjętych z inwestycji, - umowy sprzedaŜy (akty notarialne) w przypadku sprzedaŜy środków trwałych, - dokument PT w przypadku przekazania środków trwałych, - dokument LN w przypadku likwidacji środka trwałego.
Stan pozostałych środków trwałych ewidencjonowanych na koncie 013 na dzień 01.01.2003 roku wynosił 957.860,49 zł. Przychód pozostałych środków trwałych w 2003 roku wynosił 74.985,33 zł dotyczył zakup wyposaŜenia pomieszczeń biurowych, wyposaŜenia Domu Kultury, zakupu sprzętu sportowego dla SKS, pomocy naukowych i zakupu mundurów straŜackich. Rozchód pozostałych środków trwałych w 2003 roku wynosił 9.618,57 zł dotyczył likwidacji zniszczonego wyposaŜenia. Stan pozostałych środków trwałych na 01.01.2004 roku wynosił 1.023.227,25 zł. Przychód pozostałych środków trwałych w roku 2004 wynosił 147.564,54 zł i dotyczył zakupu wyposaŜenia biur, szkół, przedszkoli oraz Domu Kultury, zakupu mundurów straŜackich. Rozchody pozostałych środków trwałych w 2004 roku wynosiły 52.041,17 zł i dotyczyły likwidacji zuŜytego sprzętu i pomocy naukowych. Stan pozostałych środków trwałych na dzień 31.12.2004 r. wynosił 1.118.750,62 zł. Podstawą udokumentowania obrotów na koncie 013 stanowiły dokumenty zakupu (faktury), protokoły przekazania i przyjęcia, protokoły likwidacji pozostałych środków trwałych.
______104 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
2.3. Prawidłowo ść stosowanych odpisów umorzeniowych
Kontroli poddano w sposób wyrywkowy prawidłowość naliczeń umorzeń dla środków trwałych zaszeregowanych do I, IV i VII grupy rodzajowej – budynki, drogi, zespoły komputerowe i środki transportu. Na podstawie ewidencji księgowej stwierdzono, Ŝe w latach objętych kontrolą do umorzenia ww. środków trwałych przyjęto roczną stawkę w wysokości 2,5% dla budynków, 4,5% dla dróg, 30% dla zespołów komputerowych oraz 20% dla samochodów osobowych. Wysokość stopy procentowej przyjętej do naliczenia rocznych stawek amortyzacyjnych dla ww. środków trwałych zgodna była z wykazem rocznych stawek amortyzacyjnych stanowiącym załącznik do ustawy z dnia 27 lipca 2002 roku o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. nr 141, poz. 1179).
3. EWIDENCJA WARTO ŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH – KONTO 020. PRAWIDŁOWO ŚĆ STOSOWANYCH ODPISÓW UMORZENIOWYCH
Kontrolujący stwierdzili, Ŝe Miasto i Gmina Działoszyn nie prowadzi ewidencji księgowej na koncie 020 – wartości niematerialne i prawne. Stosowania tego konta nie przewiduje równieŜ zakładowy plan kont zatwierdzony do stosowania przez Burmistrza Miasta i Gminy Działoszyn. Jednocześnie w wyniku czynności kontrolnych ustalono, Ŝe posiadane licencje na stosowane w Urzędzie Miasta i Gminy programy komputerowe (np. program „LEX”) objęte są ewidencją na koncie 011 – środki trwałe (najczęściej o wartość zakupionych licencji zwiększano wartość zespołu komputerowego, na którym wykorzystywany jest dany program). Zgodnie z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U nr 153 poz. 1752) – część II, komentarz do konta 020 konto to słuŜy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych. Na stronie Wn konta 020 ujmuje się wszelkie zwiększenia, a na stronie Ma wszelkie zmniejszenia stanu wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych, z wyjątkiem umorzenia ujmowanego na koncie 071 i 072. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 020 powinna umoŜliwić naleŜyte obliczanie umorzenia wartości niematerialnych i prawnych, podział według ich tytułów lub osób odpowiedzialnych.
4. EWIDENCJA POZOSTAŁYCH SKŁADNIKÓW MAJ ĄTKOWYCH (MATERIAŁY , FINANSOWY MAJ ĄTEK TRWAŁY )
Ewidencja materiałów prowadzona była w okresie objętym kontrolą syntetycznie na koncie 310. W 2003 i 2004 roku ewidencją objęte były materiały znajdujące się w magazynach Domu Kultury oraz jednostek oświatowych. Ww. materiały objęte były ewidencja analityczną prowadzoną ilościowo – wartościowo na kartotekach magazynowych. Stan wartościowy
______105 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
materiałów wynosił na dzień 31.12.2003 roku – 39.689,23 zł, na dzień 31.12.2004 roku – 49.424,14 zł.
5. INWENTARYZACJA
5.1. Instrukcja inwentaryzacyjna. Terminy przeprowadzania inwentaryzacji
W okresie objętym kontrolą w kontrolowanej jednostce obowiązujące zasady przygotowania, przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji określone były w instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w gminie Działoszyn wprowadzonej do stosowania zarządzeniem Burmistrza Miasta i Gminy nr 22 z dnia 10 kwietnia 2003 roku i stanowiącej załącznik nr 2 do ww. zarządzenia. W ww. instrukcji Burmistrz Miasta i Gminy terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji określił następująco: na ostatni dzień kaŜdego roku obrotowego naleŜy przeprowadzić inwentaryzację:
− środków pienięŜnych w kasie, akcji, obligacji i innych papierów wartościowych, rzeczowych składników aktywów obrotowych, druków ścisłego zarachowania, a takŜe środków trwałych w znajdujących się na terenie niestrzeŜonym – drogą spisu z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych i rozliczenia ewentualnych róŜnic,
− środków pienięŜnych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, naleŜności – drogą uzyskania od banków i kontrahentów potwierdzeń pisemnych prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów lub pasywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych róŜnic,
− aktywów lub pasywów objętych spisem z natury lub uzgodnieniem, tj. gruntów stanowiących mienie komunalne, środków trwałych trudno dostępnych oglądowi, naleŜności i zobowiązań z tytułów publiczno prawnych oraz wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, środków trwałych w budowie, których opis z natury jest niemoŜliwy – drogą porównania danych ewidencyjnych ze stanem wynikającym z dowodów księgowych, raz w ciągu dwóch lat:
− zapasów materiałów i towarów znajdujących się w strzeŜonych składowiskach objętych ewidencją ilościowo – wartościową. raz w ciągu czterech lat:
− środków trwałych, pozostałych środków trwałych w uŜywaniu oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie znajdujących się na terenie strzeŜonym.
______106 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
5.2. Prawidłowo ść przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji
W okresie objętym kontrolą pełną inwentaryzację składników majątkowych przeprowadzono zarówno na dzień 31.12.2003 roku jak i na 31.12.2004 roku. Kontrolą objęto dokumenty źródłowe dotyczące przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji przeprowadzonej wg stanu na dzień 31.12.2004 r. Zarządzeniem nr 49 z dnia 30.11.2004 roku Burmistrz Miasta i Gminy zarządził inwentaryzację wszystkich składników majątkowych obejmującą Urząd Miasta i Gminy w Działoszynie, gminne jednostki oświatowe (gimnazja, szkoły podstawowe, przedszkola) Dom Kultury oraz jednostki OSP. Ww. zarządzeniem powołano Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej w osobie Sekretarza Miasta i Gminy – Stefana Jędrzejuka. W załączniku nr 1 do zarządzenia nr 49 określono zespoły spisowe do przeprowadzenia spisu z natury poszczególnych pól spisowych. Wyznaczono 13 zespołów spisowych. Na podstawie przedłoŜonych dokumentów dotyczących przygotowania do spisu, arkuszy spisu z natury i rozliczeń księgowych i ewidencji księgowej stwierdzono co następuje:
─ przed rozpoczęciem inwentaryzacji osoby materialnie odpowiedzialne złoŜyły oświadczenia, Ŝe wszystkie dowody rachunkowe przychodowe i rozchodowe, dotyczące prowadzonej placówki, zostały wystawione i przekazane do księgowości jednostki oraz są ujęte w dokumentacji ewidencyjnej (księgach rachunkowych),
─ spisu z natury dokonano na arkuszach spisowych ponumerowanych zgodnie z ksiąŜką druków ścisłego zarachowania. Arkusze są zaparafowane i stanowią druki ścisłego zarachowania. Stwierdzono, Ŝe są wypełnione prawidłowo zawierają daty i godziny spisu, są podpisane przez osoby dokonujące spisu i osoby materialnie odpowiedzialne.
─ na zakończenie spisu osoby odpowiedzialne materialnie złoŜyły oświadczenia dotyczące nie roszczenia pretensji oraz nie wnoszenia uwag do komisji inwentaryzacyjnej w zakresie ilości i jakości zinwentaryzowanych składników majątkowych,
─ na podstawie arkusza spisu z natry z inwentaryzacji kasy kontrolujący stwierdzili, Ŝe zespół spisowy w składzie: Janina Posmyk, Krystyna Konecka, Aleksandra Klimczak dokonał spisu z natury jedynie znaków skarbowych o wartości 2.000 zł. Inwentaryzacją nie objęto natomiast gotówki. Zgodnie z ewidencją księgową (konto 101) stan gotówki w kasie na dzień 31.12.2004 roku wynosił 1.849,83 zł. Stan taki wynikał takŜe z raportu kasowego nr 59/2004 sporządzonego za okres od 30.12.2004 roku do 31.12.2004 roku. PowyŜszy fakt miał istotne znaczenie w związku ze stwierdzonym, podczas przeprowadzonej przez inspektorów RIO kontroli kasy, niedoborem na kwotę 1.849,83 zł. Z wyjaśnienia Skarbnika Miasta i Gminy stanowiącego załącznik nr 1 do protokou kontroli wynika, Ŝe niedobór gotówki w kasie w kwocie 1.849,83 zł istnieje od 1997 roku, w którym miała miejsce kradzieŜ gotówki z kasy. Nieprzeprowadzenie inwentaryzacji gotówki w kasie wg stanu na koniec roku uniemoŜliwiło dokonanie rozliczenia i ujęcie róŜnic inwentaryzacyjnych w urządzeniach księgowych. Inwentaryzacji gotówki nie dokonano takŜe w trakcie inwentaryzacji w 2003 roku, a występowanie do dnia kontroli
______107 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
niedoboru gotówki w kasie na kwotę 1.849,83 zł pozwala przypuszczać, Ŝe podczas inwentaryzacji przeprowadzonych w latach wcześniejszych (począwszy od 1997 roku) równieŜ nie objęto inwentaryzacją gotówki bądź nie dokonano rozliczenia wyników inwentaryzacji i ich ujęcia w ewidencji księgowej. Kserokopia arkusza spisu z natury nr 70 z inwentaryzacji kasy oraz kserokopia raportu kasowego nr 59/2004 stanowi załącznik nr 39 do protokołu kontroli .
─ po dokonaniu wyceny zinwentaryzowanych składników majątkowych sporządzono rozliczeniczenie ilościowo – wartościowe wyników inwentaryzacji. Zgodnie z ww. rozliczeniem róŜnic inwentaryzacyjnych nie stwierdzono. Kontrolujący, poza stwierdzeniem nie objęcia inwentaryzacją gotówki, wnieśli następujące uwagi do organizacji i przeprowadzenia spisu z natury:
─ zespoły spisowe powołane przez Burmistrza Miasta i Gminy Działoszyn nie sporządziły sprawozdań z przebiegu spisu z natury. Zgodnie z § 15 pkt 6 instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w gminie Działoszyn, stanowiącej załącznik nr 2 do zarządzenia Burmistrza nr 22 z dnia 10.04.2003 roku, po zakończeniu spisu zespół spisowy sporządza zestawienie arkuszy spisowych i składa go przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej wraz ze sprawozdaniem z przebiegu spisu z natury.
X. ROZLICZENIA BUD śETU Z SAMORZ ĄDOWYMI JEDNOSTKAMI ORGANIZACYJNYMI
1. DOTACJE PRZEKAZYWANE NA RZECZ ZAKŁADÓW BUDśETOWYCH I GOSPODARSTW POMOCNICZYCH – WYSOKO ŚĆ I RODZAJ
W roku 2004 przekazano dotację przedmiotową dla Komunalnego Zakładu BudŜetowego w kwocie 870.000,00 zł. Dotacja została przyznana do wytwarzania i dostarczania wody (Dział 400 rozdział 40002 § 2650) oraz na wywóz nieczystości staałych (Dział 900 rozdział 90002 § 2650). Dotacja była rozliczana miesięcznie i za rok 2004.
2. WPŁATY ZAKŁADÓW BUD śETOWYCH I GOSPODARSTW POMOCNICZYCH DO BUD śETU GMINY
W latach 2003 2004 nie stwierdzono do budŜetu gminy wpłat z zakładów budŜetowych i gospodarstw pomocniczych.
______108 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
3. DOTACJE NA RZECZ INSTYTUCJI KULTURY
W okresie objętym kontrolą nie finansowano z budŜetu gminy Miejsko Gminnego Dom Kultury w Działoszynie za pomocą dotacji. Miejsko Gminny Dom Kultury Funkcjonował jako jednostka budŜetowa. M GDK działał na podstawie Uchwały nr X/89/91 Rady Gminy z dnia 31 lipca 1991 roku. Obsługę finansowo księgową zapewniał Skarbnik Miasta i Gminy za pomocą słuŜb finansowo księgowych, Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej z dnia 25 października 1991 roku (Dz. U. 13 poz. 123) jednostki samorządu terytorialnego organizują działalność kulturalną tworząc samorządne instytucje kultury dla których pełnienie takiej działalności jest podstawowym celem statutowym. Gmina nie wydała zgodnie z art. 11 ww. ustawy aktu o utworzeniu instytucji kultury.
4. DOTACJE NA RZECZ PUBLICZNYCH SAMODZIELNYCH ZAKŁADÓW OPIEKI ZDROWOTNEJ
Na podstawie przedłoŜonych kontrolującym dokumentów (sprawozdania o wydatkach budŜetowych, ewidencja analityczna wydatków prowadzona z uwzględnieniem podziałki klasyfikacji budŜetowej) stwierdzono, iŜ Miasto i Gmina Działoszyn, w okresie objętym kontrolą, nie udzielała dotacji na rzecz samodzielnych zakładów opieki zdrowotnej.
XI. USTALENIA KO ŃCOWE. ZAŁ ĄCZNIKI.
Protokół zawiera ... ponumerowanych i zaparafowanych stron. Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w ksiąŜce kontroli Urzędu Miasta i Gminy Działoszyn pod pozycją 1/2004. W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielały niŜej wymienione osoby: - Krzysztof Piekarz Burmistrz Miasta i Gminy - Stanisława Pol Skarbnik Miasta i Gminy - Stefan Jędrzejuk Sekretarz Miasta i Gminy - Elida Kaczmarek inspektor ds. inwestycji i zamówień publicznych - Krystyna Konecka inspektor ds. inwestycji i zamówień publicznych - Wanda Szewczyk podinspektor ds. wymiaru podatków i opłat - Ewa Pilarska Starzyk referent ds. księgowości podatkowej, - Krzysztof Majewski podinspektor ds. gospodarki nieruchomościami
Integralną częścią protokołu są następujące załączniki:
______109 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
1. Wyjaśnienie Stanisławy Pol – Skarbnika Miasta i Gminy Działoszyn w sprawie zobowiązania ujętego w ewidencji księgowej na koncie 234, 2. Protokół z kontroli kasy z dnia 18 marca 2005 roku, 3. Wyjaśnienie w sprawie ww. niedoboru w kasie złoŜone przez Stanisławę Pol – Skarbnika Miasta i Gminy Działoszyn, 4. (…) 33 5. (…) 34 6. Wyliczenie naleŜnych a nie pobranych odsetek, 7. Wyliczenie naleŜnych a nie pobranych odsetek, 8. Wyliczenie naleŜnych a nie pobranych odsetek, 9. Zestawienie obrazujące wykonanie zadań rzeczowych w latach 2003 2004, sporządzone przez Kierownika Miejsko Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Działoszynie, 10. Zestawienie dotyczące udzielonych w latach 2003 2004 dotacji na rzecz jednostek nie zaliczanych do sektora finansów publicznych sporządzone przez kontrolowaną jednostkę, 11. Kserokopia oferty na realizację zadań publicznych złoŜonej przez Klub Sportowy „Warta” Działoszyn w 2004 roku, 12. Kserokopie umów zawartych przez Miasto i Gminę Działoszyn w 2004 roku, których przedmiotem było udzielenie dotacji podmiotom spoza sektora finansów publicznych w trybie przewidzianym ustawą o działalności poŜytku publicznego i o wolontariacie, 13. Kserokopie przelewów dokumentujących poniesienie wydatków na dotacje wynikających z zawartych w 2004 roku umów, 14. Kserokopie poleceń księgowania, na podstawie których dokonano przeniesień wydatków na dotacje z dz. 926 rozdział 92695 § 2820 do dz.
33 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 34 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.
______110 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
851 § 85154 § 4270 oraz z dz. 926 rozdział 92695 § 2820 do dz. 926 rozdz. 9265 § 4300, 15. Kserokopie rozliczeń za I i IV kwartał 2004 roku oraz dokumentów potwierdzających wykorzystanie przez Klub Sportowy „Warta” Działoszyn części dotacji na opłacenie podatku od nieruchomości, 16. kserokopie listy płac nr 1/0312ZK oraz listy płac nr 1/0312ZUSA dokumentujących wypłatę nagród dla sołtysów, 17. Kserokopia oświadczenia majątkowego radnego Rady Miejskiej w Działoszynie Janusza Mordalskiego, 18. Kserokopia informacji o spełnieniu przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu w trybie przetargu nieograniczonego, sporządzonej przez zamawiającego oraz protokołu z postępowania o udzielenie zamówienia, 19. Kserokopie dokumentów załączanych przez oferenta jako udokumentowanie nie zalegania z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, 20. Kserokopia oferty złoŜonej przez firmę Handel Opałem” DOM PAL 1” Transport towarowy towarów róŜnych Marzena Dederko, 21. Kserokopia umowy nr 2/2005 z dnia 11.02.2005 roku zawartej przez z firmą Handel Opałem ”DOM PAL 1” Transport towarowy towarów róŜnych na dostawę opału dla jednostek oświatowych z terenu Miasta i Gminy Działoszyn, 22. Kserokopia umowy nr 3/2005 z dnia 10.02.2005 zawartej z firmą Z.U.H.P. „Automark” ze Zduńskiej Woli na dostawę opału dla jednostek oświatowych z terenu Miasta i Gminy Działoszyn, 23. Kserokopia oferty złoŜonej przez firmę Z.U.H.P. „Automark” ze Zduńskiej Woli, 24. Zestawienie dotyczące wielkości środków wydatkowanych na inwestycje w latach 2003 2004 oraz źródła ich finansowania, 25. Zamówienia publiczne udzielone na roboty budowlane – dotyczy wyłącznie wydatków majątkowych (inwestycji) w roku 2003 i roku 2004, 26. Podstawowe dane o zadaniach inwestycyjnych o wartości powyŜej 30.000 EURO realizowanych w kontrolowanym okresie, w tym: o zadaniach objętych kontrolą, 27. Kserokopia umowy nr 6/2001 zawartej z Zakładem Produkcyjno Usługowo Handlowym „PRIMEX” Częstochowa – Inwestorem Zastępczym, 28. Kserokopia umowy nr 1/2002 z dnia 15 stycznia 2002 roku o roboty budowlane zawartej pomiędzy ZPUH „PRIMEX” Częstochowa a „MITEX” S.A. 25 588 Kielce oraz porozumienia do ww. umowy, 29. Kserokopie aneksów nr 1 i nr 2 do umowy nr 1/2002 z dnia 15.01.2003 roku,
______111 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
30. Kserokopie faktur VAT nr 22/04/R wystawionej przez Z.P U H „PRIMEX” i nr 67/K06/2004 wystawionej przez MITEX S.A. Kielce, 31. Kserokopie faktur VAT nr 23/04/R wystawionej przez Z.P U H „PRIMEX” i Nr 68/K06/2004 wystawionej przez MITEX S.A. Kielce, 32. Kserokopie faktur VAT nr 21/04/R wystawionej przez Z.P U H „PRIMEX” i nr 66/K06/2004 wystawionej przez MITEX S.A. Kielce, 33. Kserokopia faktury VAT Nr 37/K11/2004 wystawionej przez MITEX S.A. Kielce, 34. Kserokopia faktury VAT nr 146/04 wystawionej przez Z.P U H „PRIMEX”, 35. Kserokopia porozumienia zawartego w dniu 6 stycznia 2005 roku pomiędzy Miastem i Gminą Działoszyn a firmą MITEX S.A do umowy 1/2002 z dnia 15 stycznia 2002 roku i aneksów nr 1 i nr 2, 36. Wyjaśnienie Skarbnika Miasta i Gminy Działoszyn – Stanisławy Pol w sprawie nie ujęcia faktur za roboty budowlane w ewidencji księgowej w 2004 roku, 37. Kserokopie protokół odbioru i przekazania obiektu do uŜytku Gimnazjum i Hali Sportowej w Działoszynie sporządzonego dnia 12.08.2004 roku, 38. Zestawienie umów dotyczących budowy Gimnazjum i Hali Sportowej w Działoszynie, oraz rozliczenie umów zawartych z firmą „MITEX” S.A., 39. Kserokopia arkusza spisu z natury nr 70 z inwentaryzacji kasy oraz kserokopia raportu kasowego nr 59/2004, 40. Dane dotyczące dochodów z tytułu podatku od nieruchomości, rolnego, od środków transportowych, 41. Kserokopia deklaracji w sprawie podatku od nieruchomości złoŜonych przez firmę „Fructus Bis” na 2002, 2003 i 2004 rok oraz kserokopia aktu notarialnego i kserokopia wypisu z rejestru gruntów, 42. Wyjaśnienia Burmistrza Miasta i Gminy Działoszyn w sprawie wyłączenia zakresu robót z zakresu umownego firmy „MITEX” S.A., wprowadzenia robót dodatkowych aneksem nr 1 do umowy nr 1/2002 z dnia 15.01.2002 roku, rozliczenie faktury VAT37/K11/2004 z dnia 26.11.2004 roku bezpośrednio przez Urząd Miasta i Gminy Działoszyn, 43. Kserokopia deklaracji w sprawie podatku od nieruchomości firmy „HEKTOR” na rok 2000 z dnia 15.01.2002 roku, 44. Kserokopia umowy nr 1/02/04/D z dnia 26.02.04 roku zawartej z firmą MITEX S.A., 45. Kserokopia umowy nr 1/06/04/D z dnia 14.06.04 roku zawartej z firmą MITEX S.A. 46. Kserokopia umowy o udzielenie dotacji zawartej w dniu 2 stycznia 2004 roku z Klubem Sportowym „Warta” z Działoszyna oraz aneksu do tej umowy,
______112 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424
47. Kserokopia umowy o udzielenie dotacji zawartej z KS „Warta” w dniu 21.04.2004 roku, 48. Kserokopia uchwały Rady Miejskiej nr IV/26/2003 z dnia 25 lutego 2003 roku w sprawie ustalenia trybu postępowania o udzielenie dotacji, sposobu jej rozliczenia oraz sposobu kontroli wykonywania zadania zleconego jednostkom nie zaliczonym do sektora finansów publicznych i nie działających w celu osiągnięcia zysku, 49. Kserokopia specyfikacji istotnych warunków zamówienia publicznego na dostawę opału, 50. Pismo z dnia 15.10.2004 roku skierowane do Burmistrza Miasta i Gminy oraz złoŜone w odpowiedzi wyjaśnienie wraz z załącznikami. Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i podpisano w dniu 21.04.2005 roku . Jeden egzemplarz protokołu wraz z załącznikami pozostawiono w Urzędzie Miasta i Gminy w Działoszynie. Kierownika jednostki poinformowano o przysługującym mu prawie odmowy podpisania protokołu i złoŜenia w ciągu 3 dni od daty jego otrzymania pisemnych wyjaśnień, co do przyczyn tej odmowy.
Kontrolujący: Jednostka kontrolowana: ...... (Stanisław Gwis) ...... (Paweł Dobrzyński) Kwituję odbiór 1 egzemplarza protokołu kontroli:
...... (data i podpis kierownika jednostki kontrolowanej)
______113