REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI Numer egzemplarza: 2 PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIE Ń PUBLICZNYCH Urz ąd Miasta i Gminy Jednostka kontrolowana: Działoszyn Termin kontroli: 28.12.2004 r. – 12.04.2005 r. Stanisław Gwis – inspektor Kontroluj ący (imi ę, kontroli nazwisko, stanowisko Paweł Dobrzy ński – inspektor słu Ŝbowe): kontroli Okres obj ęty kontrol ą lata 2003 – 2004 WK 601-2/99./2005 Numer i data upowa Ŝnienia: z dnia 14 grudnia 2004 roku Uwaga! Protokół niniejszy podlega udost ępnieniu na zasadach okre ślonych w ustawie z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz. 1198), z ograniczeniami wynikaj ącymi z art.5 tej ustawy. PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 I. INFORMACJE WST ĘPNE DANE O JEDNOSTCE Miasto i Gmina Działoszyn połoŜona jest na prawym brzegu rzeki Warty, wchodzi w skład powiatu pajęczańskiego. Miasto i Gmina Działoszyn składa się z 31 miejscowości tworzących 15 sołectw i 3 osiedla mieszkańców w mieście Działoszyn. Według danych ewidencji ludności na dzień 31 grudnia 2004 roku Miasto i Gminę Działoszyn zamieszkiwało na stałe 13.333 osób. Kobiety stanowiły liczbę 6.686, a męŜczyźni 6647 osoby. Stan bezrobocia na dzień 30 czerwca 2004 roku wynosił 917 osób, to jest 6,87 % ogółu mieszkańców. Gmina Działoszyn zajmuje obszar o powierzchni 12.059 ha, w tym: ▪ grunty orne 6.721 ha ▪ łąki i pastwiska 350 ha ▪ sady 8 ha ▪ lasy i grunty leśne 3.485 ha ▪ pozostałe grunty 1.495 ha Kontrola kompleksowa przeprowadzona została w Urzędzie Miasta i Gminy Działoszyn, który jest zarejestrowany w systemie REGON i posiada nr statystyczny P-000532636. Gmina jest podatnikiem podatku VAT – numer identyfikacji podatkowej NIP 832-10-29-170. Adres Urzędu Miasta i Gminy w Działoszynie, 98-355 Działoszyn, ul. Piłsudskiego 21. II. USTALENIA OGÓLNE 1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI Przewodnicz ący rady gminy Przewodniczącym Rady Miejskiej w Działoszynie jest Pan Stanisław Ranoszek wybrany na to stanowisko uchwałą nr XV/109/04 Rady Miejskiej w Działoszynie z dnia 24 marca 2004 roku . W poprzedniej kadencji rady funkcję Przewodniczącego Rady pełniła Pani Danuta Cieśla wybrana uchwałą Nr I/1/98 Rady Miasta i Gminy w Działoszynie z dnia 29 października 1998 roku. Burmistrz i jego zast ępcy Burmistrzem Miasta i Gminy Działoszyn jest Pan Krzysztof, Władysław Piekarz wybrany w wyborach bezpośrednich w dniu 10 listopada 2002 roku, _____________________________________________________ 2 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 zaprzysięŜony w dniu 16 listopada 2002 roku. Nie został zatrudniony Zastępca Burmistrza Miasta i Gminy Działoszyn. W poprzedniej kadencji od dnia 17 listopada 1998 roku do dnia 3 grudnia 2001 roku Burmistrzem Miasta i Gminy Działoszyn był Pan Marek Humel. Uchwałą Nr XXXI/337/2001 Rady Miejskiej w Działoszynie z dnia 3 grudnia 2001 roku na Burmistrza Miasta i Gminy w Działoszynie wybrano Pana Krzysztofa Piekarza. Skarbnik gminy Skarbnikiem Gminy i Miasta jest Pani Stanisława Pol powołana na to stanowisko uchwałą nr XLV/385/2002 Rady Miejskiej w Działoszynie z dnia 4 lipca 2002 roku. Sekretarz gminy Sekretarzem Miasta i Gminy jest Pan Stefan Jędrzejuk powołany na to stanowisko uchwałą Nr III/23/94 Rady Miasta i Gminy w Działoszynie z dnia 31 sierpnia 1994 roku. 2. GMINNE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNOŚCI Na terenie Gminy Działoszyn funkcjonują niŜej wymienione jednostki organizacyjne: • Publiczne Przedszkole Nr 1 w Działoszynie • Publiczne Przedszkole Nr 2 w Działoszynie • Publiczne Przedszkole w Szczytach • Publiczne Przedszkole w Raciszynie • Publiczne Przedszkole w Trębaczewie • Szkoła Podstawowa Nr 1 w Działoszynie • Szkoła Podstawowa Nr 2 w Działoszynie • Szkoła Podstawowa w Szczytach • Szkoła Podstawowa w Raciszynie • Szkoła Podstawowa w Trębaczewie • Publiczne Gimnazjum w Działoszynie • Publiczne Gimnazjum w Trębaczewie • Komunalny Zakład BudŜetowy w Działoszynie • Miejsko – Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Działoszynie • Miejsko – Gminny Dom Kultury w Działoszynie _____________________________________________________ 3 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 3. UNORMOWANIA WEWN ĘTRZNE Statut gminy Statut Gminy Działoszyn uchwalony został uchwałą nr V/36/03 Rady Miejskiej w Działoszynie z dnia 31 marca 2003 roku i stanowi załącznik nr 1 do ww. uchwały. Został opublikowany w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego Nr 107 poz. 1058 z dnia 5 maja 2003 roku. Poprzednio obowiązujący Statut Gminy Działoszyn uchwalony został uchwałą nr XXXVI/297/2001 Rady Miasta i Gminy w Działoszynie z dnia 31.08.2001 roku, opublikowany w Dzienniku Urzędowym Woj. Łódzkiego Nr 227 poz. 3297 z dnia 5.11.2001 roku. Regulamin organizacyjny urz ędu Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta i Gminy Działoszyn – tekst jednolity - nadany został zarządzeniem nr 55/2003 z dnia 4 listopada 2003 roku Burmistrza Miasta i Gminy Działoszyn. Zgodnie z rozdziałem IV § 7 Regulaminu Urząd Miasta i Gminy posiada strukturę wydziałową. Utworzono następujące wydziały (równorzędne komórki organizacyjne): Wydział Organizacyjno – Prawny, Wydział Kadr, Kontroli Wewnętrznej i Spraw Społeczno – Obywatelskich, Wydział Finansowo – BudŜetowy, Wydział Gospodarki Przestrzennej i Infrastruktury, Urząd Stanu Cywilnego Ponadto utworzono Zespół ds. pozyskiwania środków z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów Od dnia 10 kwietnia 2003 roku w kontrolowanej jednostce funkcjonowała instrukcja obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo- księgowych w Urzędzie Miasta i Gminy Działoszyn wprowadzona do stosowania zarządzeniem Burmistrza Gminy i Miasta nr 22 z dnia 10 kwietnia 2003 roku w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową miasta i gminy Działoszyn i stanowiąca załącznik nr 1 do ww. zarządzenia. Jako wcześniej obowiązującą w Urzędzie Gminy i Miasta Działoszyn przedłoŜono kontrolującym instrukcję kontroli wewnętrznej i obiegu dowodów finansowo-księgowych oraz zakładowego planu kont dla Urzędu Miasta i Gminy Działoszyn wprowadzoną do stosowania zarządzeniem Burmistrza nr 3/96 z dnia 8 listopada 1996 roku i stanowiącą załącznik nr 1 do ww. zarządzenia. PowyŜsza instrukcja została zmieniona aneksem nr 1/2001 z dnia 20 stycznia 2001 roku. _____________________________________________________ 4 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym Rada Miejska w Działoszynie nie określiła zasad nabycia, zbycia i obciąŜenia nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierŜawienia lub najmu na okres dłuŜszy niŜ trzy lata, o ile ustawy szczególne nie stanowią inaczej. Zasady składania o świadcze ń woli – pełnomocnicy. Oświadczenia woli w imieniu Gminy w zakresie zarządu mieniem składa jednoosobowo Burmistrz albo działający na podstawie jego upowaŜnienia Zastępca Burmistrza samodzielnie albo wraz z inną upowaŜnioną przez Burmistrza osobą. 4. FUNKCJONOWANIE KONTROLI WEWN ĘTRZNEJ (FINANSOWEJ ). Unormowania w zakresie kontroli finansowej. Osoby odpowiedzialne Do ustalenia procedur kontroli finansowej zobowiązywał kierownika jednostki od dnia 01.01.2002 roku ust. 3 art. 35a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2003 roku nr 15 poz. 148 z późn. zm.). Zgodnie z art. 35a ustawy o finansach publicznych kontrola wewnętrzna w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczy procesów związanych z gromadzeniem oraz rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowania mieniem. Kontrola winna obejmować: ─ zapewnienie przestrzegania procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, ─ badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymagalnym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, ─ prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur kontroli wewnętrznej ustalonych przez kierownika jednostki. Funkcjonujące w kontrolowanej jednostce w 2003 i w 2004 roku (do dnia 10 kwietnia 2003 roku) unormowania dotyczące kontroli wewnętrznej zawarte były w następujących uregulowaniach wewnętrznych: ─ instrukcji obiegu, kontroli i archiwizowania dokumentów finansowo- księgowych w Urzędzie Miasta i Gminy Działoszyn, ─ instrukcji w sprawie gospodarki kasowej w Urzędzie Miasta i Gminy Działoszyn, ─ instrukcji w sprawie gospodarki magazynowej w Urzędzie Miasta i Gminy Działoszyn, _____________________________________________________ 5 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE DZIAŁOSZYN Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 ─ instrukcji w sprawie gospodarki majątkiem trwałym, inwentaryzacji majątku i zasad odpowiedzialności za powierzone mienie w Gminie Działoszyn, ─ instrukcji w sprawie ewidencji i poboru podatków i opłat w Urzędzie Miasta i Gminy Działoszyn, ─ instrukcji w sprawie udzielania ulg w