MUTUALISATION DES SERVICES ET DES MOYENS

JEUDI 13 FEVRIER 2020  Excusés :  M LEVEE (Gorze)  M VELLE ()  M MINELLO (Arry)  M SIBILLE (Prény)  Mme HITZEL (Hagéville)  M JOLAIN ()  M CAZANAVE (Vilcey-sur-Trey)

 Présents : 17 communes  M CAILLOUX (), M TESSIER et M LASSART (Onville), M CUNY (), M VAN MEEL (Prény), M NOEL (Pannes), M ROUYER (Essey- et-Maizerais), Mme PAYEN et M BONIFACE (Rezonville Vionville), M BOLAY (Jouy-aux-Arches), M WAHU (), Mme LABISSY (), Mme SCHNITZLER (Mamey), Mme RAMBOURE (), M LORRAIN (Limey), M ANDRE (), Mme MARMOIS et Mme MALTEUR (), M LARA (), M (Novéant-sur- Moselle)  Lydie RICHY, Sophie ALLEAUME et Adrien BERGMANN (CCMM) ORDRE DU JOUR

1.Service commun administratif •Bilan 2019 du fonctionnement du service, •Présentation du coût unitaire de fonctionnement prévisionnel 2019 pour avis et projet de BP2020.

2-Service commun technique •Bilan 2019 du fonctionnement du service, •Présentation du coût unitaire de fonctionnement prévisionnel 2019 du service commun technique pour avis et projet de BP2020.

3- Service commun « balayage » -Bilan 2019 du fonctionnement du service, -Présentation du coût unitaire de fonctionnement prévisionnel 2019 & Projet de BP 2020.

4- Nouveaux Services communs « Prévention », « Facturation assainissement », « Attractivité Educative » -Présentation du coût unitaire de fonctionnement prévisionnel pour 2020.

5- Gestion des ressources humaines -Nouvelle obligation de formation des élus au management de proximité (Charte de Gouvernance), -Etat d’avancement de la démarche Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences (GPEC) lancée en fin d’année 2019.

6-Nouvelles conventions des services communs -Rappel juridique.

7- Présentation des nouveaux outils de suivi de gestion -Mise en place des applications InterStis : enregistrement des interventions (heures, détail, suivi…), qualité et validation.

8- Imputation de l’indemnisation des services communs sur les Attributions de Compensation -Rappel du fonctionnement. 1 - Service commun administratif 2019 Communes utilisatrices

 De manière permanente :

MARS LA TOUR, SAINT JULIEN LES GORZE, SEICHEPREY, MAMEY, , LIMEY, VILCEY/TREY, THIAUCOURT, SPONVILLE, HANNONVILLE-SUZEMONT, SIAVM, BEAUMONT, ONVILLE, ANCY, , HAMONVILLE, CORNY, REZONVILLE/VIONVILLE, XONVILLE, , HAGEVILLE

Des remplacements ont été effectués sur demande à Mars-La-Tour

Utilisation du service

 21 collectivités utilisatrices permanentes du service pour 300 h/semaine représentant 8,57 équivalent temps plein  10 824 heures utilisées par les communes sur le service (33% d’augmentation)  352,5 heures de formations

Récapitulatif des heures en 2019 Heures de contrat des agents 12 808 h Mise à disposition aux communes et syndicats 10 824 h Formations 352,5 h Coût unitaire de fonctionnement 2019

DEPENSES RECETTES Agents mutualisés 200 220,16 € Aide aux postes et 20 299,10 € Remboursements arrêts Total dépenses 200 220,16 € Total recettes 20 299,10 €

179 921,06 € (restant à charge) / 10 824 heures = 16,62 €

Pour mémoire, le coût unitaire de fonctionnement de 2018 était de 15,42 €.

Avis Favorable de la commission 2020 BP prévisionnel 2020

DEPENSES RECETTES Agents mutualisés 316 536 € Aides et 49 710 € remboursements Facturation & AC 266 826 € Total dépenses 316 536 € 316 536 €

L’augmentation des charges salariales 2020 est due : • Nouvelles communes & Remplacement agents • Provision de 3 nouveaux contrats pour pallier les demandes des communes Avis Favorable de la commission  En 2020, des nouvelles collectivités rejoignent le service comme FEY EN HAYE  Formation d’une nouvelle secrétaire au Diplôme Universitaire de Secrétaire de Mairie

 Appui aux communes : Elaboration du budget, Conseils en Marchés Publics

 Continuité des réunions régulières des secrétaires pour partager leurs expériences et échanges sur l’actualité de la CC

 Faire des secrétaires de mairie du service commun le premier point de contact de la commune & de la CCM&M Poursuite de la formation des agents nouvellement arrivés et formation continue du service

Gestion du public difficile 2 jours Word base 2 jours Excel base 2 jours Formation Agirhe pour les secrétaires de Mairie 2 jours La gestion des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale 1 jour Lâcher prise pour être serein et efficace au travail 2 jours Communication non-violente / assertivité 2 jours Organisation de son travail (tâches) 2 jours Accueil du public en situation de handicap 1 jour

Animation et conduite de projets - base 2 jours Formation 2020 intra 2020 Formation Formation d’une nouvelle secrétaire au Diplôme Universitaire de Secrétaire de Mairie Remise en place du tutorat 2 - Service commun technique 2019 Communes utilisatrices

 19 communes : BAYONVILLE-SUR-MAD, ESSEY-ET-MAIZERAIS, , FEY-EN-HAYE, , HANNONVILLE-SUZEMONT, JAULNY, LIMEY- REMENAUVILLE, LIRONVILLE, MAMEY, ONVILLE, PANNES, PUXIEUX, SAINT-JULIEN-LES-GORZE, SEICHEPREY, SPONVILLE, THIAUCOURT, VANDELAINVILLE et VILLECEY-SUR-MAD

 2 Syndicats: Syndicat intercommunal scolaire du Val de Mad et le Syndicat Intercommunal Assainissement du Val de Mad

Fonctionnement du service

 Des équipes en binôme sur 3 secteurs soit 6 agents à temps complet et un agent de remplacement (maladie, absences, formations, régie)

 Pour un total de 19 communes et 2 syndicats: Secteur Nord: 7 communes Secteur Sud : 8 communes Secteur Vallée: 4 communes (et 2 syndicats)

 Conventionnement avec la commune de Thiaucourt pour une estimation de 50h par an pour la réalisation de la STEP (pendant le temps de régie de l’équipe du nord en hiver)

Un total de 10 517,5 heures de travail sur le service

 Une intervention totale sur les communes de 10 027 heures sur 2019  + 2% par rapport à 2018 : 9 849 heures

 En complément,  197 heures de gestion du service - RH 172 heures de formation 20 heures de gestion d’équipe (réunions) 5 heures de visites médicales  293,5 heures de mécanique (0,20 ETP) Fonctionnement du service

 La CC a assuré le service :  Le nombre d’heures dans le respect des conventions  Dans le maintien d’un binôme toujours constitué d’un agent qui connait la commune  En remplaçant à chaque absence

 Achats de matériel  1 camion pour la vallée, 1 remorque, 3 souffleurs, 1 débroussailleuse, 2 visseuses, 1 multi fonctions thermique …

 Recherche de locaux délocalisés sur les secteurs  Pas de disponibilité  Décision de stationner les véhicules chez les agents quand ils ont une possibilité de garage (gain de temps pour les agents / gain DD : baisse des déplacements)

 Les changements 2019  Prise en charge du temps de déplacement des agents (atelier – commune)  Prise en charge des consommables

 Poursuite  de la mécanique en interne  du déploiement d’outils de gestion : sur les véhicules, le contenu des classeurs (fiches prévention…) Evolution de l’absentéisme du service technique

Par type d’absence

Accident du 26% travail Part de l’absentéisme du service technique dans l’absentéisme total 2% Congé 72% maternité/p aternité  La mise en œuvre du plan de prévention: achat de matériel, sensibilisation des agents, visites et conseils …

Chargée de prévention Alice MARINCAUT

Aménagement de l’atelier Dépenses

Charges courantes Carburant 8 749 Maintenance – entretien matériel - fournitures 14 444 Assurances 2 196 Frais d’habillement 5 704 Frais de communication 1 003 Amortissement matériel 9 803 Sous total Charges courantes 41 899

Charges de personnel Sous total Charges de personnel 210 070

Investissement 2019 (Matériel)

Sous total investissement 24 634 Recettes Aides aux postes Sous-total aides 18 685 €

TOTAL Coût du service 2019 (hors investissement) 233 284 € Nombre d’heures effectives en 2019 10 027 h Coût unitaire de fonctionnement 23,27 €

coût unitaire de fonctionnement 2019 de 23,27 €/h (avec la prise en compte des consommables depuis 1 an)

Pour information 20,83 €/h en 2018 et 22,50 €/h en 2017

Avis favorable de la commission: validation du coût unitaire Débats et remarques

 M WAHU parle d’un problème d’organisation avec l’équipe technique la semaine passée. Malgré tout, la commune est satisfaite du service mais remarque qu’il y a parfois un relâchement des agents.  La CCMM rappelle la nécessité de prévenir M BERGMANN sans attendre quand il y a un point à régler avec les agents*, que c’est bien la commune qui missionne les agents sur les tâches à réaliser. • L’application INTERSTIS va permettre la validation journalière des interventions  M BOLAY aborde l’achat de matériel électrique à la place d’achat de matériel thermique (moins de bruit…). Les équipes techniques ont testé ce type de matériel et ce point sera abordé avec la FREDON dans le cadre du programme global de « gestion différenciée et durable des espaces verts »,  M BOLAY souhaite savoir si en matière de voirie, les agents sont en capacité de refaire toute la signalisation horizontale. Pour le moment, les agents ne font que de la « remise » en peinture, La CCMM ne possède pas de machine de traçage (la commune de Thiaucourt en a une, voir faisabilité de mutualisation du gros matériel) 2020 Budget 2020

 Achats de matériel : environ 17 000 € HT Débroussailleuse Visseuse Taille Haies Autoportée type Toro Outillage mécanique Réciprocator Tronçonneuse Elagueuse

& matériel commun avec le chantier d’insertion (prise en charge sur le BP général) : • broyeur végétaux environ 14 000 € HT Gestion pause méridienne

 Proposition de mettre en place une plage horaire pour les interventions en commune l’après midi pour une meilleure gestion de la pause méridienne (repas et déplacement) / suivi par l’application INTERSTIS  En été (journée de 8h)  Matin : 8h/12h* : 4 heures de travail à

 reprise du travail entre 12h30* et 13h

 Fin du travail entre 16h30* et 17h  En hiver (journée de 6h)  Matin : 8h/11h*: 3 heures de travail à réaliser Il est proposé de mettre  Reprise du travail entre 11h30* et 12h cette solution en

 Fin du travail entre 14h30* et 15h application et d’effectuer un bilan en septembre. *Fonctionnement actuel

Avis de la commission: validation du fonctionnement proposé avec un bilan intermédiaire en septembre Les évolutions

 Déploiement de l’application INTERSTIS (point détaillé dans le déroulé de la réunion)

 Après les élections, lancement d’une étude de faisabilité sur une extension du service commun (création d’une ou deux nouvelles équipes d’agents) sur le secteur Nord et Est (Moselle).

 Les communes intéressées:  Arry, Jouy-aux-Arches, Ancy-Dornot, Chambley, Hagevilleet Prény  La commune de Rezonville-Vionville sera également intéressée à terme

Démarche « gestion différenciée et durable des espaces verts »

 Inscrire un projet de territoire autour de la transition énergétique : avoir des services éco exemplaires, améliorer les pratiques des services communaux et intercommunaux, renforcer la démarche zéro-phyto

 Le marché avec la FREDON a été signé

 En 2020, démarrage du programme: sensibilisation (habitants, élus et agents) formation, actions (intervention communale et intercommunale), recherche de commune pilote, plan abeilles…

Une réunion d’information sera programmée en amont du démarrage de toute la démarche Des communes déjà sensibilisées et

engagées Commune de Chambley

Remise de prix sur la commune de Sponville « prix spécial départemental pour la valorisation de l’espace public communal » Réflexion sur un nouveau service commun « Gros matériel »  Réflexion sur la création d’un service commun « gros matériel » pour 2021  Coût horaire : prêt du matériel avec un agent (ou 2 suivant le type de matériel) Reste à définir

Le coût du matériel : Le besoin achat neuf, rachat à une commune…

La faisabilité technique : organisation, véhicule supplémentaire pour le service, gestion…

La commission n’a pas de remarque sur ce point, ni de besoin spécifique pour le moment. M BERGMANN parle de l’achat d’un broyeur : validation (revoir avec FREDON) 3 - Service commun « balayage » 2019 Communes utilisatrices

• 20 communes : ARNAVILLE, ANCY-DORNOT, , CHAREY, ESSEY-ET- MAIZERAIS, EUVEZIN, FLIREY, HAMONVILLE, JOUY-AUX-ARCHES, LIMEY- REMENAUVILLE, LIRONVILLE, MAMEY, PANNES, PRENY, SEICHEPREY, SAINT BAUSSANT, SEICHEPREY, THIAUCOURT, VIEVILLE et VIONVILLE

• 1 Syndicat: Syndicat Intercommunal Assainissement du Val de Mad pour le compte de 4 communes

• Le Cimetière Américain

Rappels des décisions

 La balayeuse CCM&M  Arrêt balayage en commune  Poursuite du balayage en régie des sites de la collectivité et du Cimetière Américaine.

 Marché d’un an avec VIALYSSE pour le balayage des communes (4 passages)

 Création du service commun pour 2020: fonctionnement, convention Dépenses 2019

 Sur le BP général de la CCM&M  Les réparations de la balayeuse : 27 161 €  Les charges salariales du poste de balayeur : 16% d’1 ETP  Les charges salariales liées à la gestion du service (chef d’équipe, responsable de service, comptable, chargé de mission achat public)

 Sur le BP annexe « balayage »  Quelques heures CC en début d’année + heures du Cimetière Américain  Facturation VIALYSSE sachant qu’il n’y a pas eu de balayage en octobre sur la Moselle (restriction d’eau) et remise de 15% sur le BC n°3 pour réclamation au niveau de la qualité de la prestation Dépenses 2019

 Sur le BP annexe « balayage »

Coût de la prestation aux communes

Prestation CCM&M exceptionnelles 02/2019 1 725 €

Prestation CCM&M Cimetière Américain 3 750 €

Prestation VIALYSSE 18 307,08 €

Total 23 782,08 €

A 100 €/ heure (suivant DE-2019-092 du 9 avril 2019) Facturation de 237,82 heures pour 2019 Avis de la commission: validation 2020 Nouveau marché de prestation

 Prestataire retenu : SUEZ  2 lots : secteur Nord et secteur Sud

 25 communes ont adhéré au service commun  anciennes communes du service moins Saint-Baussant  Nouvelles communes : Novéant-sur-Moselle, Rezonville et Vilcey-sur-Trey

 6 passages pour l’ensemble des communes

 Marché 1 an reconductible 1 fois

 Tous les plans des communes ont été refaits suivant les besoins  soit un total de linéaire à balayer de 138 092 ml

NB: Les communes de la CCM&M adhérentes au SOIRON, sont rattachées au marché du SOIRON (6 passages) BP 2020 – Fonctionnement

 BP annexe – Prestataire - 35 600 € TTC  Prestation SUEZ : 30 500 € TTC

 Marché notifié : 27 200 € TTC

 + coût d’éventuelles adhésions de communes en cours d’année 3 300 € TTC  Solde Vialysse : 5 100 € TTC

 BP général - Balayage en régie – 15 800 € TTC  Charges salariales: 20% d’un ETP soit 5 600 €  Charges courantes (balais, entretien, traitement des déchets, assurances…): 6 600 € TTC  Dernières réparation (clim et fauteuil) : 3 600 € TTC 4 – Les nouveaux services communs ATTRACTIVITE EDUCATIVE OBJECTIFS

- Mutualiser le personnel scolaire/periscolaire pour anticiper des départs en retraite, des remplacements ponctuels, des formations,… et lutter contre l’emploi précaire.

- Poursuivre et accroître les collaborations et partenariats avec les communes du territoire

- Amélioration de la professionnalisation des agents (Formation intra, mise en réseau des différentes équipes, mobilité et évolution professionnelle)

- Poursuivre un accueil de qualité (Développement d’actions en lien avec les autres compétences communautaires, mutualisation des actions, des équipements, du matériel) Moyens Humains

 Un service regroupant l’ensemble du personnel du pôle enfance Des agents polyvalents des écoles (ATSEM, accompagnateur bus) Des adjoints d’animation (animateurs périscolaires)

Aujourd’hui c’est 24 personnes susceptibles de remplacer sur les différents temps de l’enfant Communes utilisatrices

 Communes ou syndicats adhérents début 2020:  Ancy/Dornot, Gorze, Chambley & SIS du Val de Mad

Prévisionnel 2020 Mise à disposition aux communes et syndicats 6 772 h Equivalents temps pleins 4.21 Nombres d’agents concernés sur ces 10 communes Coût unitaire de fonctionnement réel 2019

DEPENSES RECETTES Agents mutualisés 8 439,52 € Aide aux postes et € Remboursements arrêts Total dépenses 8 439,52 € Total recettes €

8439,52€ (restant à charge) / 695,37 heures = 12,14 € Basé sur les temps de remplacements réalisés en 2019

Avis de la commission: validation Facturation assainissement Rappels des objectifs A la charge de la Communauté de communes : • Mise à jour des tarifs après transmission des délibérations des communes • La saisie et la génération des factures – Mise en place de l’ASAP pour éviter l’édition des factures • Transfert du fichier facturation aux communes

A la charge des communes : • La prise en charge comptable de la facturation • La Collecte de la redevance de modernisation des réseaux (déclaration à effectuer et reversement)

Conformément au conseil communautaire du 28 novembre dernier, le coût estimatif servant de base pour les acomptes sera de 1€/facture (basé sur la facturation du Syndicat des Eaux du Trey. Le coût Réel sera connu en 2021 sur la base du Compte administratif de 2020 Prévention 1er volet - Définition & actualisation du Document unique

La prestation sera effectuée par le centre de gestion 54.

Le coût répercuté aux communes dans le cadre des AC sera basé sur le coût du devis.

• Nombre d’heures prévisionnel : 143.50 h (heures passées par le Centre de Gestion sur les communes)

• Coût unitaire prévisionnel : 69 € (coût horaire basé sur les devis du centre de gestion)

Avis de la commission: validation 2e volet : Mise à disposition d’un agent de prévention

 Coût unitaire basé sur le coût horaire de l’agent : 18.48 €

 Le nombre d’heures sera définie par l’agent de prévention et sur la base de données du centre de gestion.

Avis de la commission: validation 5 – Gestion des ressources humaines Taux d’absentéisme 2019

Le taux d’absentéisme global de la CCM&M est de 3,68% (7,44% en 2018 et 6,75% en 2017) Il est de 9,46 % au service technique (13% en 2018 et 9,12% en 2017)

Au niveau national pour la fonction publique territoriale : - 2017 : 9,8 % - 2016 : 9,5 %

Absentéisme par service Au niveau départemental : - 2016 : 8,30% 7% 5% 27% Administratif Sources : - SOFAXIS pour les données nationales OM - CDG54 pour les données départementales Technique Enfance

62% Les objectifs de la charte de gouvernance des service communs sont :  De clarifier la responsabilité et les missions de l’ensemble des acteurs des services communs (Communes et CCM&M).  D’assurer un fonctionnement efficace La charte de et optimal des services communs. gouvernance  De confirmer la co-responsabilité (2018) partagée dans la gestion du service commun par la commune et la Une CCM&M gouvernance participative, Actuellement, des agents intercommunaux pour que sont mis à la disposition des communes chacun puisse être acteur du Les services sont rattachés développement (administrativement, financièrement, et de son territoire juridiquement) à la CC&MM. Les agents sont sous l’autorité hiérarchique du Président de l’intercommunalité et les Maires ont une autorité fonctionnelle vis-à- vis des agents.

Le Leadership est partagé, les élus encadrant des services communs ont une obligation de suivre une formation au management de proximité (maire ou Formations des élus au management de proximité

Une journée de formation obligatoire des élus des communes qui conventionnent et participent au service commun pour un management efficace. La première édition de cette formation a eu lieu le 12 juillet 2019, avec 6 participants.

Objectif: connaître sa place et son rôle en tant que manager d’un agent mis à disposition. Manager et renforcer la cohésion pour développer les performances collectives. - Pour mettre en œuvre des services communs dans les meilleures conditions - Préciser les conditions de mise en œuvre de la mutualisation - Présenter aux élus les outils organisationnelles utilisés (ex: gestion des conflits) Aucun retour n’a pu - Permettre à l’élu d’acquérir des notions être fait des élus. managériales et relationnelles pour manager les agents des services communs de leur commune Démarche de Gestion Prévisionnel des Emplois et Compétences2019 Il s’agit de réaliser un état des lieux de la GPEC réalisée en 2015 sur les 3 domaines d’activités (administratif, technique et éducation animation). Cela passe par la réalisation d’un bilan des actions de mutualisation et un diagnostic des points forts et faibles de l’organisation actuelle sur les services mutualisés. Cela permettra de prioriser les actions de mutualisation à venir et de définir plus finement leur contour.

L’objectif étant de tendre vers une Administration Locale Partagée, et passer de la mise à disposition d’agents à une mise à disposition de services.

Le COPIL a identifié les pistes de mutualisation à soumettre au groupe de travail.

Dans ce cadre là, la spécialisation des secrétaires de mairie partielle ou totale est également à l’études, 6 – Nouvelles conventions des services communs Rappels

 Nous vous rappelons que des nouvelles conventions ont été mises en place en 2019 (qui annulent et remplacent les précédentes)

 Délibérations et signatures des conventions par les communes 7 – Présentation des nouveaux outils de gestion Améliorer le pilotage et le fonctionnement du service commun

Via l’application

Workflow

Issue d’un partenariat

interStis CC Mad & Moselle Organisation du Service commun

Fonctionnement du Service technique avant "Workflow"

Chef Référent de Chef service d'équipe la commune technique

Insatisfactions : • Papier = risque perte d'informations. • Pas de mesure de la satisfaction des élus. • Pas de suivi systématiques des incidents. • Pas de vision consolidé des interventions. Service • Facturation chronophage. financier Organisation du Service commun

Fonctionnement du service technique via "Workflow"

Chef Référent de d'équipe la commune Validation ou Refus + notation + commentaires Export Avantages : • Sécurisation des données. • Identifier rapidement une situation

conflictuelle. Service • Simplification pour les élus. financier • Vision consolidée de l'activité du chef de Chef service technique service. • Facturation simplifée grâce aux exports. Une application mobile simple pour l'équipe terrain L'application fonctionne même en zone blanche Une application mobile pour la validation des élus

Les élus devant valider une prestation sont notifié sur leur smartphone Un tableau de suivi pour le chef de service

Le chef de service peut suivre les rapports d'intervention, les validations, les commentaires, les appréciations et reprendre la main en cas de refus Gain de temps pour la facturation des communes

Le service financier filtre les interventions par commune et peut exporter les données en format .csv (excel). 8 – Modalités d’imputation des services communs Financement du service mutualisé (administratif, technique & Balayage Atractivité Educative, )

 Détermination du coût horaire de chaque service sur les dépenses et les recettes de l’année N-1 et au vu du nombre d’heures réalisées annuellement  Imputation du service dans le cadre des attributions de compensations :  1er semestre : AC imputées des services mutualisés sur la base du nombre d’heures conventionnées  2e semestre : Régularisations sur l’ensemble des services sur le nombre d’heures réelles effectuées N-1 Imputation du service (administratif, technique & Balayage)  Si AC négatives :  Titre de la CC au compte 73211  Mandat de la commune au compte 739211

 Si AC positives :  Mandat de la CC au compte 739211  Titre de la commune au compte 73211 Demandes des communes

Souhait des communes en terme de mutualisation :

• Vérifications des bâtiments (électriques, ….) • Contrôle aire des jeux

Pour information, ce type de mission ne rentre pas dans les missions d’un chargé de prévention des risques professionnels.