Online Tools Zur Zusammenarbeit Für Homeoffice Zeiten Und Darüber Hinaus

Online Tools zur Zusammenarbeit für Homeoffice Zeiten und darüber hinaus

INHALT

1. Projektmanagement-Tools zur Organisation und Koordination

2. Kommunikation / Messaging

3. Datenablage

4. Telefon- und Videokonferenzen

5. Kollaborative Text- und Tabellenbearbeitung

6. Übergeordnete Plattformen

7. Weiterführende Links

Die Informationen zu den verschiedenen Anwendungen wurde zusammengestellt von der AKS Gemeinwohl. Für die Inhalte externer Links wird keine Haftung übernommen. Stand: 31.03.2020. 1. Projektmanagement-Tools zur Organisation und Koordination factro

1. Funktion: Factro ist ein Projektmanagement-Tool, das als Alternative zu Asana präsentiert wird. Man kann Aufgaben mit entsprechenden Deadlines einzelnen Teammitgliedern zuordnen sowie über eine Kommentarfunktion bestimmte Punkte erläutern, Fragen stellen etc. Die Grundstruktur basiert, ebenso wie bei Trello und Asana, auf dem Kanban Prinzip.

2. Datenschutz und Server: Der große Vorteil von Factro ist, dass dessen Server in Deutschland (Frank- furt/Main) stehen. Die Software wurde von dem Bochumer Unternehmen Schuchert Management- beratung entwickelt, das vor allem mittelständische Unternehmen berät. Zudem arbeitet factro nur mit Anbietern aus Deutschland und der EU zusammen. Es wird großen Wert auf Datenschutz gelegt. Es werden zwar Cookies von Google Analystics verwendet, wobei die damit erhobenen Daten wieder auf US-Servern gespeichert werden, allerdings kann man diese Cookies ausschalten. Factro gibt einem insgesamt ausführliche Möglichkeiten, über die Nutzung seiner Daten selbst zu entscheiden.

3. Zugänglichkeit: Die Basic-Version ist kostenfrei und kann von bis zu zehn Mitgliedern benutzt werden. Für kleine Teams mit einigermaßen übersichtlichen Arbeitsabläufen ist dies völlig ausreichend. Die erste Bezahlstufe liegt bei 7,99€ pro Monat. Das Interface ist sehr zugänglich, einfache Funktionen sind schnell anwendbar.

4. Fazit: Factro ist eine gute, wenn auch kommerzielle Alternative zu Asana oder Trello.

5. Link(s): https://www.factro.de/funktionen/ https://www.factro.de/datenschutz/ MeisterTask

1. Funktion: MeisterTask ist ein Online-Task-Management-Tool für Teams. Es basiert auf dem Kanban Prinzip und bietet Funktionen wie Aufgabenzuteilung, To-Do-Listen und Zeiterfassung.

2. Datenschutz und Server: Die Server von MeisterTask stehen in Frankfurt, was sicherstellt, dass alle Nutzerdaten in Deutschland gespeichert werden. Positiv zu sehen ist, dass Daten, die über die Cookies der Website abgerufen werden, nicht gemeinsam mit personenbezogenen Daten gespeichert werden, die man bei der Registrierung als Nutzer angeben muss.

3. Zugänglichkeit: Es gibt wie bei den meisten Anbietern eine kostenlose Basic-Version und verschiedene Stufen von kostenpflichtigen Versionen. Bei der Basic Version kann man allerdings nur drei Projek- te gleichzeitig einstellen. Die Nutzeroberfläche ist sehr reduziert und einfach gehalten, lässt sich dadurch sehr schnell begreifen.

4. Fazit: Meistertask ist ähnlich wie factro eine gute (kommerzielle) Alternative zu Asana oder Trello. Durch die begrenzte Projektanzahl eignet es sich allerdings nur für Gruppen, die nicht viele verschiedene Projekte parallel bearbeiten.

5. Link(s): https://www.meistertask.com/ https://www.meistertask.com/de/security https://www.youtube.com/playlist?list=PLaYbXe6Ei1YiaXNdgvhX0OuP8oS7ODOdu Asana

1. Funktion: Mit Asana können Aufgaben mit entsprechenden Deadlines erstellt und den zuständigen Personen zugeordnet werden. Diese sind für alle Teammitglieder zu sehen, sodass alle jederzeit einen Überblick haben, woran die einzelnen Teammitglieder arbeiten. Es lassen sich vielseitige Erweiterungen installieren.

2. Datenschutz und Server: Asana verwendet Amazon Web Services (RDS & S3), um Nutzerdaten zu verwalten, ist also Teil der monopolisierten Serverstrukturen von Amazon - ein Konzern, der u.a. wegen schlechter Arbeitsbedingungen in ihren Fullfillment Centern und der Vermeidung von Steuerzahlungen (und vielem mehr) auffällt. Zudem sammelt Asana viele personen- und gerätebezogene Daten, die an verknüpfte Drittanbieter weitergegeben werden können. Die AGB sichern Asana darüber hinaus ab, dass der Betreiber für nichts verantwortlich ist und keinerlei Haftung übernimmt. Seit 2019 hat Asana auch ein Rechenzentrum in Deutschland. Dieses kann allerdings nur von Enterprise Kunden genutzt werden, also für die höchste Bezahlstufe.

3. Zugänglichkeit: Asana hat eine relativ simple Nutzeroberfläche und lässt sich somit auch relativ leicht erlernen. Allerdings hilft es, wenn man vorher bereits viel mit digitalen Anwendungen gearbeitet hat. Es gibt eine kostenlose Basic-Version, die für kleine bis mittlere Teams mit eher unkomplizierten Arbe- itsabläufen völlig ausreicht.

4. Fazit: Asana ist durchaus ein nützliches Tool für kleinere Teams, die verteilt arbeiten. Es bietet Über- sichtlichkeit über die Arbeitsabläufe und anstehende Aufgaben. Es erfordert eine gewisse Einarbeit- ungszeit, ist sonst aber relativ leicht zu handhaben. Allerdings ist der Datenschutz äußerst problema- tisch. Es macht Sinn, sich Alternativen zu suchen, wenn man auf Datenschutz wert legt und Konzerne wie Amazon auch indirekt nicht unterstützen möchte.

5. Link(s): https://app.asana.com/ https://tinyurl.com/wzahjge

Trello

1. Funktion: Trello ist ein Projektmanagement-Tool, mit dem man über sogenannte Boards einzelne Pro- jekte managen und einfache sowie gemeinsame To-Do Listen erstellen kann. Trello ist ein auf Kanban basierender Aufgaben-Verwaltungs-Onlinedienst des Unternehmens Atlassian.

2. Datenschutz und Server: Die Daten sind auf Servern in den USA gelagert. Die Produktionsdienste von Trello werden auf der EC2-Plattform von Amazon Web Services (“AWS”) gehostet. Die physischen Server befinden sich in den EC2-Rechenzentren von AWS. Es ergibt sich daher das gleiche Problem wie bei Asana.

3. Zugänglichkeit: Trello basiert auf dem Freemium-Prinzip: Alle Grundfunktionen der Anwendung können kostenlos genutzt werden, z. B. ein Board erstellen und mit anderen Mitgliedern bearbeiten. Al- lerdings sind Extrafunktionen wie Hintergrundbilder und Sticker nur für kostenpflichtige Gold-Accounts freigeschaltet. In der Anwendung ist es möglich, in sogenannten Boards (auch gemeinsam nutzbar mit anderen Mitgliedern) Aufgaben in Listen zu verwalten. Die Aufgaben können beliebig bearbeitet werden und mit Checklisten, Anhängen, Terminen und vielem mehr versehen werden. Aber auch andere Kon- stellationen sind denkbar. Die Aufgaben selbst lassen eine umfangreiche Protokollierung zu.

4. Fazit: ATrello ist weit mehr als ein einfaches To-Do-Listen-Programm. Die plattformübergreifende Suite bietet zahlreiche Funktionen, mit denen sowohl private als auch berufliche Teams effizienter und produktiver organisiert werden können. Gerade in sehr unterschiedlicher Teams kann es ein guter Einstieg zum gemeinsamen Projektmanagement sein. Allerdings sollten Gruppen bedenken, dass der Dienst von Amazon gehostet wird, US-Datenschutz Bestimmungen greifen und dahinter ein profit-ori- entiertes Unternehmen Atlassian steht. Es macht Sinn Alternativen zu verwenden, wie Factro oder MeisterTask.

5. Link(s): https://trello.com/ https://www.youtube.com/watch?v=cL-yfHzpOjk

2. Kommunikation / Messaging

Mattermost

1. Funktion: Mattermost ist ein freier webbasierter Instant-Messaging-Dienst. Mattermost erlaubt sowohl den Chat mit Einzelpersonen als auch Gruppenchats, die in „Kanälen“ organisiert werden. Mat- termost funktioniert damit ähnlich wie die marktführenden proprietären Softwares Microsoft Teams und Slack.

2. Datenschutz und Server: Für Nutzer ist es möglich, Mattermost auf einem eigenen Server zu installieren, welches erhebliche Vorteile bezüglich der Datensicherheit gegenüber einer Kommunikation über fremde Server bietet. Mattermost unterstützt Transportverschlüsselung mit TLS, dabei ist auch die automatische Erzeugung von Let’s-Encrypt-Zertifikaten möglich. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung wird jedoch nicht unterstützt.

3. Zugänglichkeit: Für Mattermost existieren Clients für verschiedene Desktop- und Mobilsysteme. Darüber hinaus kann es auch mit einem Web Client (beliebige Web-Browser) verwendet werden. Der Dienst ist allerdings auf englisch und setzt daher entsprechende Sprachkenntnisse voraus. Die Software Mattermost wird in verschiedenen Varianten angeboten, einerseits eine kostenlose „Team Edition“ unter MIT-Lizenz und eine kostenpflichtige „Enterprise Edition“. Der Quellcode von Mattermost steht unter der GNU-AGPL-Lizenz v.3.0.

4. Fazit:

5. Link(s): https://mattermost.com/ https://github.com/mattermost/mattermost-server Slack

1. Funktion: Slack ist ein webbasierter Instant-Messaging-Dienst des US-amerikanischen Unterneh- mens Slack Technologies zur Kommunikation innerhalb von Arbeitsgruppen (Groupware). Mit Slack können Nachrichten zwischen Gruppen oder Einzelpersonen ausgetauscht werden. Die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten ist nur möglich, wenn man bei weiteren externen Diensten wie Dropbox, Google Drive oder GitHub ein Konto und eine aktivierte Anmeldung hat. Direkt innerhalb von Slack ist eine gemeinsame Dokumentenbearbeitung (nativ) nicht möglich. Zusätzlich zur Webanwendung gibt es Clients für die Betriebssysteme Windows, macOS, Linux, Android und iOS. Die Kernfunktionen sind wie ein Chatprogramm organisiert: Diskussionen werden in offene und geschlossene Kanäle (Channels) ge- gliedert oder über private und Gruppennachrichten direkt zwischen den Mitgliedern einer Arbeitsgruppe (Workspace) geführt. Dies führt zu starken, teilweise unübersichtlichen Verzweigungen im Diskussions- verlauf.

2. Datenschutz und Server: Slack nutzt, wie auch Trello und Asana, Server von Amazon Web Services (AWS). Zudem nutzt man bei Slack schnell die angebotenen Erweiterungen, die wiederum größtenteils von US-amerikanischen Unternehmen stammen und größtenteils Server von Amazon nutzen. Zudem gibt man mit der Integration weiterer Apps automatisch alle seine Daten an diese Drittanbieter weiter. Slack sichert sich in den AGBs ab, für so gut wie nichts verantwortlich zu sein.

3. Zugänglichkeit: Auch Slack bietet eine kostenlose Basisversion an, bei der man maximal 10 weitere Apps installieren kann. Video- und Audioanrufe sind nur zwischen zwei Personen möglich. Die gün- stigste Bezahlversion kostet 6,25€ pro Monat. Die Benutzeroberfläche ist insgesamt sehr übersichtlich, allerdings kann die Kommunikation über die verschiedenen Channels trotzdem schnell unübersichtlich werden.

4. Fazit: Slack ist an sich nicht zu empfehlen. Wenn man in größeren Teams unbedingt auf Mails ver- zichten möchte, sollte man sich Alternativen wie Mattermost suchen.

5. Link(s): https://slack.com/intl/de-de/ 3. Datenablage

Nextcloud

1. Funktion: Nextcloud ist eine freie Software zum Speichern von Daten auf einem eigenen Server. Next- cloud kann entweder über eine Weboberfläche oder durch die Installation eines Clients als Synchronisa- tion mit einem lokalen Verzeichnis verwendet werden. In der Weboberfläche können verschiedene Apps installiert werden, die u. a. eine gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten möglich machen z. B. ein Office-Paket (OnlyOffice). Andere für Gruppenprozesse nützliche Apps: Kalender, Passwortsammlung, Chat (auch Audio und Video, läuft allerdings nicht so flüssig), Aufgabensammlung und vieles mehr. Der Netxtcloud-Client läuft mit Linux, macOS, Unix, Windows, Android, iOS.

2. Datenschutz und Server: Nextcloud kann auf einem eigenen Server installiert werden. Die Datensi- cherheit ist somit abhängig vom genutzten Server.

3. Zugänglichkeit: Die Einrichtung von Nextcloud und die Betreuung des eigenen Servers erfordert einige Erfahrung. Die Kosten für den Server müssen selber getragen werden. Für nicht mit dieser oder ähn- licher Software vertraute Menschen und Gruppen ist die Finanzierung von Betreuer*innen der digitalen Infrastruktur notwendig. Die Nutzer*innen-Oberfläche ist verständlich, jedoch nicht niedrigschwellig.

4. Fazit: Nextcloud ist geeignet für die längerfristige Arbeit in (kleineren) Gruppen. Es ist vor allem eine gute Alternative zu altbekannten Datenkraken wie Google (Drive). In solchen Fällen lohnt es sich, etws extra Aufwand zu betreiben.

5. Link(s): https://nextcloud.com/ https://apps.nextcloud.com/ 4. Telefon- und Videokonferenzen

Jitsi

1. Funktion: Jitsi ist eine Open-Source Plattform für Video- und Telefonkonferenzen. Die Konferen- zen laufen über den Browser, man muss sich also keine App installieren (wenn man Jitsi über sein Mobiltelefon verwenden will, allerdings schon). Wenn man über kein Smartphone verfügt, kann man sich problemlos per Telefon einwählen. Innerhalb der Videokonferenzanwendung gibt es zudem eine Chat-Funktion und man kann bei Bedarf seinen Bildschirm mit den anderen Teilnehmenden teilen.

2. Datenschutz und Server: Die Konferenzen sind im Netzwerk verschlüsselt, werden auf den Servern allerdings entschlüsselt. Man kann, wenn vorhanden, einen eigenen Server benutzen, was größtmögli- che Kontrolle über seine Daten ermöglicht. Hat man dies nicht, gibt es eine Liste mit allen öffentlichen Instanzen (s.u.). Hinweis: Die offizielle Jitsi-Meet-Instanz nutzt leider Google Analytics.

3. Zugänglichkeit: Jitsi ist komplett kostenfrei, es gibt also auch keine Bezahlversionen mit erweiterten Möglichkeiten. Wenn eine Person eine neue Konferenz gestartet hat, kann diese allen anderen Teilneh- menden einen Link schicken. Mit einem Klick ist man sofort drin und es müssen keine weiteren An- wednungen installiert werden. Gerade für Menschen, die wenig mit digitalen Anwendungen umgehen, ist Jitsi somit ideal.

4. Fazit: Jitsi ist eine der besten alternativen, nicht kommerziellen Konferenz-Tools und ist jedem zu empfehlen. Die Qualität lässt allerdings bei mehr als vier Teilnehmenden rapide nach. Bei größeren Gruppen sollte man daher ohne die Videofunktion telefonieren. Skype oder Zoom braucht keiner mehr.

5. Link(s): https://jitsi.org/ https://github.com/jitsi/jitsi-meet/wiki/Jitsi-Meet-Instances meetgreen

1. Funktion: meetgreen ist ein TÜV-geprüftes Telefonkonferenz-Tool, das bisher für Verbände, Vereine und gemeinnützige Organisationen für bis zu 20 Teilnehmende kostenlos war. Für alle anderen gibt es eine Bezahlversion für bis zu 35 Teilnehmende mit dem Angebot von Webkonferenzen. meetgreen hat sich dem Umweltschutz durch prozentuales Spenden pro Minute pro Teilnehmer verschrieben.

2. Datenschutz und Server: Sämtliche Servertechnologie vom Unterstützer meetyoo conferencing befindet sich in Deutschland. Datensicherheit ist TÜV-geprüft

3. Zugänglichkeit: Eine einfache Einwahl über Festnetzt- oder Mobiltelefone möglich, was eine sehr barrierearme Zugänglichkeit garantiert. Allerdings gibt es seit Mitte März 2020 Beschränkungen des kostenlosen Services auf Grund des hohen Traffics. So wurden allen Nutzer*innen von meetgreenFree auf unbestimmte Zeit gekündigt, um den bezahlenden Unternehmen eine stabile Verbindung zu garan- tieren.

4. Fazit: meetgreen ist ein sehr einfaches, sicheres Telefonkonferenz-Tool, das es leider aktuell nur in Bezahlversion nutzbar. Ob die kostenfreie Version wieder eingeführt wird ist zurzeit unklar. Für Teams, die oft Konferenzschaltungen nutzen und über entsprechendes Budget verfügen, ist meetgreen aber sicherlich eine gute Option.

5. Link(s): https://meetgreen.de/ 5. Kollaborative Text- und Tabellenbearbeitung

Etherpad / Etherpad Lite

1. Funktion: Etherpad ist ein webbasierter Texteditor zur kollaborativen Bearbeitung von Texten. Mit Etherpad können mehrere Personen gleichzeitig ein Textdokument bearbeiten, wobei alle Änderun- gen sofort bei allen sichtbar werden. Dabei können die Änderungen der verschiedenen bearbeitenden Personen farblich unterschieden werden. Zudem ist es möglich, neben der Textbearbeitung im Bear- beitungsfenster zu chatten. Ähnliches gibt es für die gemeinsame Bearbeitung von Tabellen und die Erstellung von Umfragen, allerdings ohne Chatfunktion.

2. Datenschutz und Server: Das ursprüngliche Etherpad Unternehmen wurde von Google übernom- men. Kurz darauf wurde allerdings der Code in Open Source überführt. Nach der Freigabe als Open Source wurden etliche Etherpad-Server als Klone der Original-Website aufgesetzt (s.u.).

3. Zugänglichkeit: Pads sind die einfachste Art, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Sie sind kostenfrei und ohne Anmeldung zugänglich. Durch die verschiedenen “Anbieter” kann man zudem selbst wählen, über welchen Server man sein Pad einrichten möchte. Viele alternative Plattformen bieten Pad-Funktionen an (s.u.).

4. Fazit: Pads sind für alle Teams, die nicht über eine eigene Cloud mit entsprechender Funktion verfü- gen absolut zu empfehlen.

5. Link(s): https://pad.systemli.org https://calc.disroot.org https://poll.disroot.org https://pad.riseup.net https://calc.systemli.org https://systemli.org/poll https://pad.disroot.org

6. Übergeordnete Plattformen

Systemli

1. Funktion: Systemli ist ein unkommerzieller Anbieter für datenschutzfreundliche Kommunikation - ganz ohne Überwachung. Das Technik-Kollektiv bietet unabhängige und verschlüsselte Kommu- nikationsinfrastrukturen für politische Aktivist*innen und Privatpersonen. Dazu gehören etwa E-Mail, Jabber-Server, Pads und Cloud-Dienste. Zudem informiert Systemli über Möglichkeiten der digitalen Selbstverteidigung.

2. Datenschutz und Server: Systemli betreibt eigene Server, die sämtlich verschlüsselt sind. Es werden keine unnötigen Verbindungsdaten gespeichert.

3. Zugänglichkeit: Der Mail-Service kann nur mit Einladungscode verwendet werden. Jeder E-Mail-Ac- count bekommt nach 7 Tagen drei Einladungscodes gutgeschrieben. Diese können an Freund*innen verteilt und zur Registrierung genutzt werden. Für alle Nutzer*innen des E-Mail-Services wird zudem ein Nextcloud-Account freigeschaltet, allerdings nur mit 250 mb Speicherplatz.

4. Fazit: Systemli bietet umfassende und vor allem sichere Anwendungen an, die sich insbesondere an linkspolitische Aktivist*innen und Menschen wenden, die ein besonderes Datenschutzbedürfnis haben.

5. Link(s): https://www.systemli.org/

Framasoft

1. Funktion: Framasoft ist eine französische Non-Profit-Organisation und ein Netzwerk für nicht-for- male Bildung, die aus dem Bildungsbereich stammt und sich ursprünglich der freien und Open Source Software verschrieben hat. Framasoft bietet umfassende Anwendungen, wie Pads, Präsentationen, eine Cloud und vieles mehr.

2. Datenschutz und Server: Die Framasoft Anwendungen können über einen eigenen Server installiert werden. Framasoft ist zudem Teil der Kampagne “Entgoogle das Internet” und setzt sich für freie Soft- ware, die Dezentralisierung des Internets und besseren Datenschutz ein.

3. Zugänglichkeit: Leider sind nicht alle Ebenen des Web-Auftritts übersetzt und daher nur ver- ständlich, wenn man französisch kann.

4. Fazit: Framasoft ist eine interessante Option, allerdings ohne entsprechende Sprachkenntnisse nicht in allen Ebenen und Funktionen verständlich.

5. Link(s): https://framasoft.org/en/ https://degooglisons-internet.org/de/ 7. Weiterführende Links

Es gibt zahlreiche Blogeinträge zum Thema Online-Tools für kollaborative Zusammenarbeit, Daten- schutzprobleme und Vergleiche zwischen den einzelnen Anwendungen. Wir haben hier eine Auswahl von populären Softwares und datenschutzfreundlichen Alternativen zusammengestellt, die keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt.

Abschließend hier noch einige Links zu weiterführenden Informationen:

Artikel der Electronic Frontier Foundation zu Anwendungen wie Slack oder Zoom, aber auch Überwa- chung im Konztext von Online-Learning: https://www.eff.org/deeplinks/2020/03/what-you-should- know-about-online-tools-during-covid-19-crisis

Ausführlicher Artikel zu Datenschutzproblemen beim Videokonferenz-Tool Zoom: https://cantina.co/lessons-from-zoom-on-privacy-and-security/

Ein Blog zu IT-Sicherheit mit Artikeln zu verschiedenen digitalen Anwendungen wie Telegram oder Jitsi: https://www.kuketz-blog.de/

Eine Sammlung von der hier vorgestellten Plattform Systemli zu digitalen Anwendungen insbesondere für politische Arbeit: https://www.systemli.org/de/2020/03/15/solidarische-infrastruktur.html

Ein Kommentar zu Datenschutz und digitalen Grundrechten: https://netzpolitik.org/2020/warum-wir-gerade-jetzt-eine-debatte-ueber-datenschutz-brauchen/

Erstellt von:

Arbeits- und Koordinierungsstruktur für gemeinwohlorientierte Stadtentwicklung in Friedrichshain-Kreuzberg

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