SEUROJEN PALLOLIITTO -KEHITYSHANKE Esitysmateriaali liittovaltuuston ja –hallituksen työkokoukseen 10.-11.3.2017 SISÄLTÖ Johdanto Toimintamalli: Seurojen tarpeet ja tunnistetut puutteet Toimintamalli: Liiton ja piirien henkilöstön nykyinen ajankäyttö Hallintomalli: Nykytilasta tehdyt havainnot 2 10.3.2017 SEUROJEN PALLOLIITTO – JOHDANTO PROJEKTIN TAVOITTEET Projektissa... A. ... määritetään palvelut, joita seurat tarvitsevat. Palveluiden määrittämisessä huomioidaan • pelaajan rooli keskiössä • seurojen erilaisuus B. ... luodaan tavoitekuva suomalaisen jalkapallon rakenteista sisältäen sekä toiminta- että hallintomallin. Uuden rakenteen tulisi • auttaa ongelmakohtien ratkaisemisessa • tukea strategian toteuttamista • tuottaa palvelut vaikuttavasti ja tehokkaasti C. ... laaditaan toteutussuunnitelma uuteen rakenteen siirtymiseksi. Siirtyminen voi tapahtua vaiheittain huomioiden • konkreettiset haasteet • henkiset hidasteet 3 10.3.2017 SEUROJEN PALLOLIITTO – JOHDANTO PROJEKTIN LOPPUTUOTTEET A Palvelut B Tavoitekuva C Toteutussuunnitelma • Pelaajien ja seurojen Toiminta- • Eri toimijoiden roolit (Palloliitto, piirit, seurat, • Kriittiset mahdollistajat tarpeet malli muut toimijat) (esim. järjestelmät) • Keskeiset palvelut • Toimintojen organisointi (valtakunnallinen, • Henkiset esteet ja • Palveluiden alueellinen, paikallinen; seurat; ulkoistukset) näihin vaikuttaminen erityispiirteet (esim. • Resurssien mitoitus ja kohdentaminen • Toteutuksen vaiheistus osaamisvaatimukset, toiminnoittain ja yksiköittäin ja kokonaisaikataulu tarve paikallisuudelle, • Positiot, tehtäväkuvat ja osaamisvaatimukset • Toteutuksen mahdollisuus • Positioiden vastuualueet ja avainmittarit ensimmäisen vaiheen hyödyntää teknologiaa) tarkempi suunnitelma • Johtamismalli, foorumit, agendat ja päätökset • Prosessien ja järjestelmien harmonisointitarpeet Hallinto- • Hallintoelimet, agendat ja päätökset malli • Hallintoelinten kokoonpano ja jäsenten valintamenettely • Keskeiset periaatteet ja säännöt hallinnolle 4 10.3.2017 SEUROJEN PALLOLIITTO – JOHDANTO PROJEKTIN VAIHEISTUS Tammi-maaliskuu 2017 Maalis-toukokuu 2017 Elo-marraskuu 2017 TBD 1 2 3 4 Nykyisen mallin arviointi, Mahdollisten mallien tavoitetilasta keskustelu Laajempi Valitun mallin Toteutussuunnitelman seurojen tarpeiden ja kuvaaminen, arvioiminen ja yksityiskohtainen laatiminen palveluiden määrittäminen suositus suunnittelu • Nykytilan kuvaus ja • Toiminta- ja hallintomalli- • Valitun mallin yksityis- • Toteutuksen vaiheistuksen analysointi (hallintomalli- ja vaihtoehtojen hahmottelu kohtainen suunnittelu suunnittelu ajankäyttöselvitykset) • Vaihtoehtojen arviointi (vastuut, mittarit, …) • Toteutukseen • Seurojen tarpeiden • Odotusten kerääminen ja • Muutoksen mahdollistajien valmistautuminen hahmottaminen tavoitekuvan testaaminen tunnistaminen (esim. • Ensimmäisen vaiheen (seurahaastattelut) laajemmalla seurakyselyllä harmonisointitarpeet) tarkempi suunnittelu • Ulkoinen benchmarking • Projektitiimin ehdotuksen ja • Johtopäätökset yleisestä • Uudelle mallille asetettavien argumentaation toteutusaikataulusta tavoitteiden hahmottelu muodostaminen Liittovaltuuston ja - Liittohallituksen ja - Tarvittaessa LH:n ja LV:n Liittovaltuuston Ylimääräinen hallituksen työkokous valtuuston kokoukset ylimääräiset kokoukset kokous liittokokous 10. - 11.3. 5. - 6.5. TBD 24. - 25.11. TBD Ei päätöksiä Päätöksiä etenemisestä Päätöksiä Päätöksiä Päätöksiä 5 Seurojen ääni -seminaari Piirikokous 10.3.2017 SEUROJEN PALLOLIITTO – JOHDANTO PROJEKTITIIMIN 1. VAIHEESSA TEKEMÄT SELVITYKSET JA TYÖSKENTELY Nykytilaa luotaavat selvitykset ym. tiedonkeruu Projektitiimin työskentely ja dialogi hankkeen ympärillä • 30 puolentoista tunnin seurahaastattelua ympäri Suomen • 3 projektitiimin puolipäiväistä työpajaa ja niiden välissä 3 seurojen tarpeista ja näkemyksistä puhelinpalaveria • Kysely piirien ja keskustoimiston koko henkilöstön • 2 hankkeen ohjausryhmän eli liittohallituksen kokousta ajankäytöstä sekä piirijohtajilta ja keskustoimistosta tiedot • 12 seurojen, piirien ja/tai liiton toiminnassa mukana olevan ulkoistetuista toiminnoista henkilön haastattelua nykyisen toimintakulttuurin • Piirijohtajille tehty kysely, jossa kartoitettiin kaikki piirien ja epäkohdista liiton luottamuselimet ja niissä istuvat henkilöt • 5 Seurojen Ääni –seminaaria, joissa projektiimin edustus taustoineen (ikä, sukupuoli, seura ja rooli seurassa) ja agendalla hankkeen esittely sekä keskustelu • Luottamushenkilöille tehty kysely, jossa kartoitettiin • 4 benchmark-haastattelua luottamushenkilöiden kokemus eri luottamustoiminnan tasoilta sekä odotukset Seurojen Palloliitto -hankkeelta - Kirkkohallitus (samantyyppinen järjestön uudistushanke) • Seurakehitysvastaavien kautta toteutettu tiedonkeruu - OK (samantyyppinen urheilun uudistushanke) seurojen pelaaja- ja äänimääristä, laatujärjestelmä- - Jorma Vertainen: suomalaisten urheiluorganisaatioiden tasoista sekä edustusjoukkueen sarjatasosta uudistushankkeiden opit yleisesti (fokuksena luottamuselimissä edustettuina olevat seurat) - Jääkiekkoliitto Luonnollisesti koko työn pohjana on ollut myös olemassa oleva dokumentaatio, erityisesti Palloliiton strategia. 6 10.3.2017 SEUROJEN PALLOLIITTO – JOHDANTO PROJEKTIN ONNISTUMISEEN VAIKUTTAVAT TEKIJÄT • Projektitiimin tehtävä on luoda tavoitetilasta kuva, jota vasten on mahdollista käydä jäsentynyttä keskustelua. Ehdotettua tavoitetilaa perustellaan faktoilla. • Projektitiimi kerää laajasti tietoa ja näkemyksiä eri tahoilta. Erityisesti seurojen odotusten kuuleminen on tärkeää. • Projektitiimi kommunikoi projektin välituotoksia harkitusti ja lähtökohtaisesti symmetrisesti eri tahoille. Projektitiimin jäsenet voivat keskustella projektin aikana eri tahojen kanssa, mutta eivät kerro tiimin sisäistä keskusteluista tai siitä, mitä lopulta tulee esittämään. • Projektitiimille annetaan työrauha. Projektin lopputulosta ei diktatoida ennen tiimin ehdotuksen esittelyä liittohallitukselle 5.5. ja -valtuustolle 5. - 6.5. 7 10.3.2017 10.3.2017 SISÄLTÖ Johdanto Toimintamalli: Seurojen tarpeet ja tunnistetut puutteet Johdanto Seurojen palvelutarpeet aihealueittain Yleiset odotukset Seurojen Palloliitto -hankkeelta Toimintamalli: Liiton ja piirien henkilöstön nykyinen ajankäyttö Hallintomalli: Nykytilasta tehdyt havainnot 9 10.3.2017 SISÄLTÖ Johdanto Toimintamalli: Seurojen tarpeet ja tunnistetut puutteet Johdanto Seurojen palvelutarpeet aihealueittain Yleiset odotukset Seurojen Palloliitto -hankkeelta Toimintamalli: Liiton ja piirien henkilöstön nykyinen ajankäyttö Hallintomalli: Nykytilasta tehdyt havainnot 10 10.3.2017 TOIMINTAMALLI: SEUROJEN TARPEET JA TUNNISTETUT PUUTTEET – JOHDANTO SEUROJEN TARPEIDEN HAHMOTTAMINEN TAPAHTUU KOLMESSA VAIHEESSA Seurahaastattelujen Projektitiimin keskustelu Pilottiseurojen syventäminen ja otoksen seurojen tarpeista haastattelut laajentaminen ~tammikuun loppu ~helmikuu ~maalis-huhtikuu • Projektitiimi keskusteli ja • Projektitiimi / alueelliset • Pilottiseuroille tehdyn kyselyn valmisteli (24.1.) oman seurakehittäjät tunnistivat sisältöä tarkennetaan ja ensimmäisen pilottiseurat: jatkokehitetään tarpeen näkemyksensä erityyppisten ̶ n. 5 huippuseuraa mukaan seurojen ̶ >10 kilpaseuraa • Kyselyn seuramäärää ̶ palvelutarpeista ̶ >15 kasvattajaseuraa laajennetaan ja valintakohtaista syventämistä ̶ suhteista muihin • Pilottiseuroilta kerättiin tehdään alueellisten toimijoihin sekä niihin näkemyksiä niiden johtoryhmien ja alueellisten liittyvistä kipukohdista palvelutarpeista ja toiminnan (kohderyhmäkohtaisten) kehityskohteista sekä seurafoorumien avulla 30.4. kokemuksia seurayhteistyöstä mennessä ja sen muodoista 11 10.3.2017 TOIMINTAMALLI: SEUROJEN TARPEET JA TUNNISTETUT PUUTTEET – JOHDANTO PROJEKTITIIMISSÄ ON HAHMOTELTU AIHEALUEET, JOIHIN SEUROILTA ETSITÄÄN VASTAUKSIA Minkälainen suhde Mitä palveluja Palloliitto erityyppisillä seuroilla on tarjoaa kunkin tyyppiselle toisiinsa? Mitä ne antavat ja Kilpa- seuralle? Mitkä ovat saavat yhteistyössä? Mitkä seura puutteet ja haasteet? ovat kipukohdat? Piiri Palloliitto Kasvattaja- Mitä palveluja oma piiri seura tarjoaa kunkin tyyppiselle Huippu- seuralle? Mitkä ovat seura puutteet ja haasteet? Mitä palveluja seurat tavoitetilassa tarvitsisivat ja mikä taho ne voisi tuottaa? 12 10.3.2017 TOIMINTAMALLI: SEUROJEN TARPEET JA TUNNISTETUT PUUTTEET – JOHDANTO HELMIKUUSSA 2017 TEHTIIN PILOTTISEUROJEN SEURAHAASTATTELUT SEURAAVALLA KYSYMYSPOHJALLA JA TOTEUTUSTAVALLA Haastatteluiden sisältö Haastatteluiden toteutus • Mitä olette seurana nyt ja miten profiloisit seurasi: kasvattaja-, kilpa- vai huippuseuraksi? • Otos eri profiileilla ja kattavasti eri alueilla • Missä ja mitä haluatte olla seurana 3-5 vuoden kuluttua? olevista seuroista • Miten uudistuva Seurojen Palloliitto –palveluorganisaatio tai muut ulkopuoliset • Haastatteluihin seuran puolelta ainakin kumppanit voivat auttaa ja tukea teidän seuraanne tavoitteessanne - Valmennuspäällikkö / urheilutoiminnasta - Kilpailutoiminnan kehittämisen osalta (eri tasoille, eri ikäisille, valtak/alueell/paikall) vastaava - Seuran urheilutoiminnan kehittymisen osalta (valmennus, valmentajakoulutus etc.)? - Toiminnanjohtaja / seuran johtamisesta vastaava - Seuran hallinnon kehittymisen osalta (johtaminen, talous, järjestelmät etc.)? • Haastatteluiden toteutus- ja - Seuran viestinnän sekä myynnin ja markkinoinnin kehittymisen osalta? dokumentointivastuu • Missä näistä on suurimmat puutteet tällä hetkellä? - Elinvoimainen seura -johtoryhmien esittelijät • Minkälaista yhteistyötä teette muiden seurojen kanssa? - Projektipäälliköiden edustus missä - Yhteistyön sisältö