District Sanitaire de /Région de Ségou : Rapport de atelier de formation des utilisateurs sur le manuel des POS pour la gestion du système d’information logistique des médicaments essentiels et intrants des programme de santé au .

Octobre 2014

District Sanitaire de Tominian/ Région de Ségou: Rapport de l’atelier de formation des utilisateurs sur le manuel des POS pour la gestion du système d’information logistique des médicaments essentiels et intrants des programmes de santé au Mali

Dr Constance TOURE Dr Safoura BERTHE Dr Abou BAYOKO Dr Seydou L. COULIBALY Dr Mahamadou Maiga

Octobre 2014.

Ce rapport n’aurait pas été possible sans le soutien de l’Agence des États-Unis pour le Développement International, selon les termes de l’Accord de Coopération numéro AID-OAA- A-11-00021. Les opinions exprimées dans ce document sont propres à Management Sciences for Health et ne reflètent pas nécessairement celles de l’Agence des États-Unis pour le Développement International ni du gouvernement des États-Unis.

À propos de SIAPS

L’objectif du programme des systèmes pour l’amélioration de l’accès aux produits et services pharmaceutiques (SIAPS) est de garantir la disponibilité de produits pharmaceutiques de qualité et de services pharmaceutiques efficaces afin de parvenir aux résultats désirés en matière de santé. A cette fin, les objectifs d’intervention de SIAPS comprennent l’amélioration de la gouvernance, le renforcement des capacités de la gestion et des services pharmaceutiques, la priorité accordée à l’information nécessaire pour la prise de décisions dans le secteur pharmaceutique, le renforcement des stratégies et mécanismes financiers pour améliorer l’accès aux médicaments ainsi que l’amélioration de la qualité des services pharmaceutiques.

Citation recommandée

Ce rapport peut être reproduit pourvu que SIAPS y soit mentionné. Veuillez utiliser la citation suivante.

TOURE C. ; BERTHE S. ; BAYOKO A. ; COULIBALY S. ; MAIGA M. 2014. District Sanitaire Tominian /Région de Ségou : Rapport de l’atelier de formation des utilisateurs sur le Manuel des Procédures Opératoires Standards pour la gestion du système d’information logistique des médicaments essentiels et intrants des programmes de santé au Mali. Présenté à l’Agence des États-Unis pour le Développement International par le Programme des systèmes pour l’amélioration de l’accès aux produits et services pharmaceutiques (SIAPS). Arlington, VA: Management Sciences for Health.

Mots-clés

Atelier, Formation, Utilisateurs de POS, SIGL

Programme des systèmes pour l’amélioration de l’accès aux produits et services pharmaceutiques Centre pour la gestion des produits pharmaceutiques Management Sciences for Health 4301 North Fairfax Drive, Suite 400 Arlington, VA 22203, États-Unis Téléphone : 703.524.6575 Télécopieur : 703.524.7898 Courriel : [email protected] Site Web: www.siapsprogram.org

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TABLE DES MATIÈRES

Liste des acronymes et des abréviations ...... vi Résumé ...... Error! Bookmark not defined.ii Introduction ...... 8 Contexte ...... 9 Objectifs de l’atelier...... 10 Méthodologie ...... 11 Déroulement de la formation ...... 12- 14 Résultats immédiats de l’atelier ...... 15- 16 Annexes ...... Error! Bookmark not defined. Canevas du plan d’action individuel Quelques photos de l’atelier TDR de l’atelier Agenda de l’atelier Liste de présence de l’atelier

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ACRONYMES ET ABREVIATIONS

CMM consommation moyenne mensuelle CSCom centre de santé communautaire CSRéf centre de santé de référence DNS direction nationale de la santé DPM direction de la pharmacie et du médicament DRC dépôt répartiteur des cercles DRS direction régionale de la santé DTC directeur technique de centre DV dépôt de vente FdF formation des formateurs FdU formation des utilisateurs MCD médecin chef de district ONG organisation non gouvernementale PNLP programme national de lutte contre le paludisme POS procédures opératoires standard PPM pharmacie populaire du Mali QàAC quantité à commander SDADME schéma directeur d’approvisionnement et de distribution des médicaments essentiels SIAPS programme des systèmes pour l’amélioration de l’accès aux produits et services pharmaceutiques (System for Improved Access to Pharmaceuticals and Services) SIGL système d’information pour la gestion logistique SIS système d’information sanitaire TDR termes de référence USAID Agence des États-Unis pour le développement international

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RESUME

Du 13 au 24 octobre 2014 s’est tenu à l’hôtel TERIYA de San l’atelier de formation des utilisateurs (FdU) du district sanitaire de Tominian sur le manuel des procédures opératoires standards (POS) pour la gestion du système d’information logistique des médicaments essentiels et intrants des programmes au Mali..

L’objectif de cet atelier était de renforcer les connaissances, les compétences et les aptitudes des utilisateurs en gestion du système d’information logistique des médicaments essentiels et intrants de programmes de santé au Mali, afin d’assurer une visibilité des données de gestion logistique à tous les niveaux pour une prise de décision efficiente dans le but ultime d’assurer la disponibilité constante de produits de qualité.

L’atelier, qui s’est déroulé en deux sessions, comportait essentiellement deux volets.  Volet 1 : Renforcement des compétences techniques ;  Volet 2 : Elaboration de plans d’action individuels qui permettront de suivre chaque participant sur la base de ses propres engagements.

La méthodologie utilisée était participative et basée sur les exposés interactifs, le brainstorming, les discussions en petits et grands groupes, les jeux de rôle, les exercices individuels et travaux de groupe. Les deux sessions ont regroupé 42 agents de santé dont 09 femmes. Ces participants étaient composés de directeurs techniques de centre (DTC), des gérants des dépôts de vente (DV) de centre de santé communautaire (CSCom) et du centre de santé de référence (CSRéf) du district sanitaire de Tominian. La formation était encadrée par deux facilitateurs régionaux (dont un facilitateur de la DPM mis à la disposition de la région pour la circonstance), deux coachs, un superviseur et le conseiller technique de SIAPS basé à Ségou.

Au cours de l’atelier, les facilitateurs ont procédé à des évaluations de connaissance pour s’assurer de la compréhension de la formation par les participants et de l’utilité de la formation sur le mode de gestion des médicaments dans les centres de santé.

À la fin de la formation, une copie du manuel des procédures opératoires standards, a été remise à chaque participant. Egalement, chaque structure avais reçu 100 fiches de stock et 1 carnet de compte rendu de gestion de stock (CRGS) depuis mai 2014. C’est ainsi qu’il a été spécifiquement recommandé aux gérants de dépôt de vente de remplir correctement les supports de gestion, de transmettre régulièrement le CRGS, de préparer les commandes à partir des informations contenues dans les supports et de respecter le circuit d’approvisionnement des médicaments défini par le SDADME.

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INTRODUCTION

Au Mali, des efforts énormes ont été consentis pour la mise en œuvre effective de la politique pharmaceutique et de son volet d’approvisionnement : le schéma directeur d’approvisionnement et de distribution des médicaments essentiels (SDADME). Cependant, des insuffisances demeurent fréquemment rapportées sur la disponibilité continue des médicaments essentiels aux différents niveaux du système de santé.

En décembre 2012, une évaluation du système d’information de la gestion logistique (SIGL) a été réalisée. Elle a, naturellement, mis en évidence des faiblesses notoires du système.

Par ailleurs, la prise de décision dans les systèmes de gestion pharmaceutique doit être éclairée par des données réelles de consommation collectées aux niveaux de la pyramide sanitaire les plus proches des patients.

Pour pallier ces insuffisances constatées, un manuel des Procédures Opératoires Standards a été élaboré en mars 2013 avec l’appui technique et financier de SIAPS (Systems for Improved Access to Pharmaceuticals and Services, ou Programme des systèmes pour l’amélioration de l’accès aux produits et services pharmaceutiques).

Un texte littéraire est toujours sujet à des interprétations pour les lecteurs. Afin de minimiser les biais que pourraient engendrer ces différences de compréhension, il s’avère nécessaire que les utilisateurs des Procédures Opératoires Standards à tous les niveaux puissent bénéficier d’une formation pour garantir une vision uniforme du circuit d’approvisionnement des médicaments défini par le SDADME. C’est ainsi qu’un curriculum de formation a été élaboré et un pool de formateurs constitué.

À travers ce présent atelier de renforcement de capacités des agents de santé du district sanitaire de Tominian, le programme SIAPS continue d’apporter son soutien au gouvernement de la République du Mali pour lui permettre d’atteindre l’objectif de sa politique pharmaceutique nationale.

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CONTEXTE

L’objectif général de la Politique Pharmaceutique Nationale (PPN) du Mali est de garantir aux populations un accès équitable aux médicaments essentiels (ME) de qualité et de promouvoir leur usage rationnel.

Afin de rendre opérationnel le volet d’approvisionnement et de distribution de la PPN, les autorités sanitaires ont adopté un schéma d’approvisionnement et de distribution des médicaments essentiels (SDADME) en 1995.

La Direction de la Pharmacie et du Médicament (DPM) a procédé à la révision du manuel du SDADME en septembre 2010. Suite à cette révision, le ministre de la santé a signé le 11 juillet 2011 la décision n° 2011-774/MS-SG rendant obligatoire l’application du nouveau SDADME pour le circuit d’approvisionnement et de distribution des médicaments essentiels.

Le SDADME est un mécanisme qui décrit les mesures pratiques et fonctionnelles permettant la mise en œuvre du volet relatif à l’approvisionnement en médicaments essentiels, lequel est défini dans la politique sectorielle de santé. Il précise le rôle de chaque acteur à tous les niveaux de la pyramide sanitaire et identifie les différents outils de gestion des médicaments.

La dernière évaluation de la gestion logistique des ME a été réalisée par la DPM avec l’appui technique et financier du SIAPS en octobre 2012. Un plan d’action a été adopté, nécessitant notamment l’élaboration d’un manuel de procédures opératoires standards (POS) pour la gestion des médicaments, la formation des formateurs et la formation des utilisateurs (FdU) sur ce manuel.

Le manuel des POS a été élaboré à Sélingué du 11 au 15 mars 2013 et a été validé à la DPM les 27 et 28 mai 2013.

La formation des formateurs pour l’utilisation du manuel des procédures opératoires standards du SIGL des médicaments essentiels et des intrants des programmes de santé au Mali s’est déroulée du 30 septembre au 11 octobre 2013 à l’hôtel Salam de Bamako. Elle a permis la mise en place d’un groupe de 24 formateurs, au niveau central et régional, chargés selon le plan d’action élaboré par région de mettre en œuvre la formation des utilisateurs (FdU) au niveau opérationnel.

Le présent atelier organisé par le district sanitaire de Tominian, avec le concours de la direction régionale de la santé (DRS) de Ségou et l’appui technique et financier de MSH/ SIAPS, vise la formation des utilisateurs sur les procédures opératoires standards (POS).

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OBJECTIFS DE L’ATELIER

Objectif général

Renforcer les connaissances, compétences et aptitudes des utilisateurs en gestion du système d’information logistique des médicaments essentiels et intrants des programmes de santé au Mali.

Objectifs spécifiques

• À la fin de l’atelier, les participants sont capables d’expliquer : o le rôle et les responsabilités des acteurs impliqués dans le SIGL, o le but d’un SIGL, o les étapes pour calculer la quantité à commander (QàC) ;

• Les participants sont capables de décrire : o le but d’un SIGL relatif aux médicaments, o la chaîne d’approvisionnement en produits de santé au Mali, o le flux de l’information pour la gestion des médicaments au Mali, o et d’identifier l’utilité de chaque outil pour la gestion des médicaments ;

• Les participants sont capables d’énumérer les supports de collecte de données du SIGL selon le niveau de la pyramide sanitaire ;

• Les participants sont capables de remplir correctement chaque outil ;

• Les participants sont capables d’appliquer correctement la formule de calcul de la QàC pour déterminer les besoins pour un produit donné ;

• Les participants sont capables de gérer les stocks de produits de santé suivant les normes et les procédures nationales ;

• Les participants sont capables de collecter, compiler, analyser et interpréter les données logistiques et de les transmettre au niveau supérieur selon les normes et les procédures nationales ;

• Chaque participant a élaboré un plan d’action individuel.

10 District Tominian /Région de Ségou : Rapport de l’atelier de formation des utilisateurs sur le Manuel des Procédures Opératoires Standards pour la gestion du système d’information logistique des médicaments essentiels et intrants des programmes de santé au Mali.

METHODOLOGIE

Les méthodes suivantes ont été utilisées:

• des exposés interactifs ; • des discussions de groupe (en séance plénière et en petits groupes) ; • des jeux de rôle ; • des techniques de brainstorming ; • des exercices individuels et en groupe ; • un pré-test et un posttest administrés aux participants

La salle était disposée en forme de U, avec des chaises placées tout autour, pour favoriser l'interaction entre les participants et les facilitateurs. Les matériels pédagogiques utilisés étaient: • Le manuel POS • Un vidéo projecteur • Des papiers géants • Des feutres • Des colles ruban

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DEROULEMENT DE LA FORMATION

Cette formation, en deux sessions, s’est déroulée en deux phases : la phase préparatoire de l’atelier et la phase de mise en œuvre de l’atelier de formation des utilisateurs de POS.

Phase préparatoire

Cette phase de préparation consistait à :  Conduire des rencontres avec les responsables des services de santé,  Identifier les personnes ressources et des participants  Identifier le lieu de la formation  Finaliser les présentations PowerPoint,  Identifier des matériels pédagogiques de formation  Elaborer un agenda de la formation, Cette phase a impliqué le médecin chef du district sanitaire de Tominian, les deux facilitateurs régionaux de Ségou (dont un mis à la disposition de la région par la DPM pour la circonstance) les coachs et le Conseiller du bureau de base SIAPS pour la région.

Phase de mise en œuvre de l’atelier de formation des utilisateurs de POS

Cérémonie d’ouverture Placée sous la présidence du Médecin chef du district sanitaire de Tominian, la cérémonie d’ouverture a été marquée par trois allocutions.

Le Médecin Chef du district, après avoir souhaité la bienvenue aux participants, a placé l’atelier dans son contexte et a expliqué tout l’importance de cet atelier pour l’amélioration de la qualité des données du SIGL. Il a également exhorté les participants à plus d’assiduité et de participation active. Le représentant du programme SIAPS a expliqué que son projet appui le gouvernement du Mali dans ce processus d’activation du SIGL pour une prise de décision éclairée depuis la genèse des procédures opératoires standards. Il a également exprimé la disponibilité de SIAPS pour l’appui des activités de suivi des agents qui seront formés au cours de cet atelier.

Le Pharmacien Régional s’est surtout appuyé sur l’historique de ces séries de formations depuis la mise en place du pool de formateur. Il espère qu’à la fin de ces formations, les données remonteront à hauteur de souhait pour éclairer la prise de décision.

Activités d’apprentissage des utilisateurs Cette formation s’est déroulée en deux volets: Renforcement des compétences des participants sur les POS du SGIL et Elaboration d’un plan d’action individuel

Renforcement de compétences des participants sur les POS du SIGL

12 District Tominian /Région de Ségou : Rapport de l’atelier de formation des utilisateurs sur le Manuel des Procédures Opératoires Standards pour la gestion du système d’information logistique des médicaments essentiels et intrants des programmes de santé au Mali. Pendant cinq jours pour chacune des deux sessions, quarante-deux participants (voir la liste des participants) venus des aires de santé de Diamakan, , Koula, , Monisso, , , Togo, Turula, Yasso, Bénéna, CST, Diora, , , Mankoina, , Tetou, Tominian central et Touba ainsi que du CSRéf de Tominian ont échangé avec les facilitateurs sur les sessions tels que : introduction de l’atelier, introduction au système logistique des médicaments, flux des médicaments et de l’information, système d’information en gestion logistique, remplissage des outils, Système de contrôle d’inventaire maximum et minimum, Conduite d’un inventaire physique, préalable à la commande routinière, évaluation de l’état des stocks et la commande de médicaments essentiels, commande des médicaments essentiels ainsi que réception et stockage . En effet, les facilitateurs ont expliqué :

- Introduction à l’atelier : cette session a permis aux formateurs d’aborder un certain nombre d’activités nécessaire pour la bonne marche de l’atelier. Il s’agissait entre autre de : • Brise-glace : cette activité a permis aux participants et facilitateurs de se connaitre entre eux ; • Attentes des participants : au cours de cette activité, les participants exposent ceux qu’ils attendent de l’atelier ; • Normes du groupe : les participants se fixent des limites à ne pas franchir pour le bon fonctionnement du groupe ; • Prétest : c’est également au cours de cette session que tous les participants sont soumis à une évaluation des connaissances avant le début de l’atelier. - Introduction au système logistique des médicaments : Cette session a permis aux facilitateurs de : • Expliquer l’importance des médicaments dans les soins de santé • Identifier les activités de logistique pour la gestion des produits • Décrire le but d’un système logistique des médicaments • Décrire l’importance des données pour la gestion des médicaments • Expliquer les types de système d’approvisionnement au Mali (système d’allocation vs système de réquisition) • Définir les termes suivants : le délai de livraison, la quantité distribuée/expédiée, le terme patient/client et la dispensation

- Flux des médicaments et de l'information au Mali Les objectifs fixés par cette présentation étaient : - décrire la chaîne d'approvisionnement ; - décrire le flux de l'information pour la gestion des médicaments au Mali ; - expliquer les rôles et responsabilité des acteurs impliqués dans le système d'information en gestion logistique.

Cette présentation a permis aux différents participants de se familiariser avec la chaîne d'approvisionnement et le système d'information ainsi que le rôle de chaque acteur de la chaîne

13 d’approvisionnement qui a été traité en travaux de groupe. Ceci a facilité l'assimilation du rôle de chaque acteur selon le niveau dans le système sanitaire.

- Système d’information en gestion logistique Cette session avait les objectifs suivants : - expliquer le but d'un système d'information de la gestion du sigle ; - expliquer les données essentielles pour la gestion logistique ; - identifier trois types support de collectes en donnant des exemples pour chaque type ; - citer les informations essentielles que doit contenir chaque type de collecte de données ; - déterminer les supports de collecte de données pour chaque niveau du système de santé.

Le but de cette session est de clarifier aux participants l'importance pour chaque acteur de collecter, organiser, analyser, traiter et soumettre à tous les niveaux du système pour faciliter la prise de décisions.

Les travaux de groupes ont permis de définir les types de supports et de donner des exemples pour chaque type.

- Remplissage des outils Ces travaux ont porté sur la présentation et le remplissage des différents items qui composent les fiches suivantes : - bon de commande ; - bon de livraison ; - bon de réception ; - fiche d’inventaire ; - compte rendu de gestion des stocks ; - fiche de stock ; - fiche de pointage journalier.

Ces travaux ont permis aux participants de constater leurs lacunes dans le remplissage de ces différentes fiches. - Système de contrôle d’inventaire maximum et minimum Les objectifs étaient : - définir la terminologie utilisée dans le contrôle d’inventaire, à savoir : maximum, minimum, période de revue ; - énumérer les niveaux de stocks par catégorie de structure sanitaire ; - expliquer l’importance d’un système de contrôle d’inventaire maximum-minimum.

Les termes utilisés en logistique sont : - Stock maximum, la plus grande quantité de chaque médicament qu’un centre doit avoir à un moment donné : 2 mois pour les points de vente aux clients 3 mois pour la PPM régionale et 4 mois pour le DRC ;

14 District Tominian /Région de Ségou : Rapport de l’atelier de formation des utilisateurs sur le Manuel des Procédures Opératoires Standards pour la gestion du système d’information logistique des médicaments essentiels et intrants des programmes de santé au Mali. - Stock minimum, la plus petite quantité de chaque médicament qu’un centre doit avoir à un moment donné : 1 mois pour les points de vente aux clients et la PPM régionale et 2 mois pour le DRC ; - Période de revue, l’intervalle de temps normal entre deux évaluations des niveaux de stock afin de déterminer s’il faut ou non passer une commande : 1 mois pour les points de vente aux clients et la PPM régionale et 3 mois pour le DRC.

L’importance d’un système de contrôle d’inventaire maximum-minimum est qu’il permet de : - Déterminer quand le stock va être commandé/expédié ; - Déterminer la quantité de stock devant être commandée/expédiée ; - Maintenir un niveau de stock adéquat de tous les produits, évitant les ruptures de stocks et les stocks excédentaires.

Des détails ont été donnés sur les 3 règles de décision des commandes qui sont : la commande forcée, la revue continue et la version standard.

- Conduite d’un inventaire physique, - L’inventaire physique est un processus permettant de déterminer le nombre exact d’articles disponibles et utilisables pour chaque produit qui se trouve au magasin de stockage ou au niveau de l’espace de vente. Il a pour but de vérifier si les stocks disponibles correspondent aux quantités enregistrées sur les fiches de stock. - Les étapes de l’inventaire physique ont été présentées.

- Préalable à la commande routinière ; Détermination de la CMM : Cette session a permis d’expliquer aux participants : - La différence entre un mois typique et un mois atypique - La détermination de la consommation moyenne mensuelle (CMM) pour une meilleure gestion de stock

- Evaluation de l’état des stocks Les objectifs étaient : - À partir des études de cas, évaluer correctement le stock disponible et utilisable ; - À travers les études de cas, calculer le mois de stock disponible et utilisable pour pouvoir déterminer le temps que va durer le stock ; - Expliquer l’importance de la sélection des produits à approvisionner.

Pour atteindre ces objectifs, des travaux de groupe ont été constitués. Pour traiter des exercices prenant en compte le calcul du stock disponible et utilisable (SDU), la consommation moyenne mensuelle (CMM) et le nombre de mois de stock disponible (MSD).

- Commande de médicaments essentiels. Les objectifs de cette session étaient : - Expliquer les étapes pour calculer la quantité à commander ;

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- À partir des études de cas, appliquer la formule de calcul de la quantité à commander afin de déterminer les besoins pour un produit donné.

Les étapes et les données nécessaires pour calculer la quantité à commander sont : le SDU obtenu par l’inventaire, la CMM, le niveau du stock maximum, stock maximum.

La formule de la quantité à commander est : Q à C = Quantité stock maximum –SDU, avec Quantité stock maximum = CMM x Niveau de stock maximum.

Les types de commande (commande ordinaire, commande d’urgence) ont été décrits et expliqués en mettant surtout l’accent sur les circonstances qui déclenchent la commande d’urgence.

- Réception et stockage des produits : à travers cette session, les participants ont su : Expliquer les bonnes pratiques de réception et de stockage des médicaments - Identifier à travers une inspection visuelle les problèmes communs de qualité des médicaments - Mettre à jour la fiche de stock lorsque des problèmes de qualité ont été trouvés - Gérer les produits endommagés ou périmés et les surstocks

- Élaboration d’un plan d’action individuel pour tous les participants A la fin de l’atelier, chaque participant a élaboré un plan d’action individuel de suivi pour la mise en œuvre de cette formation dans le cadre du suivi post-formation des utilisateurs. Ces différents plans, centralisés par le conseiller technique du SIAPS de la région, seront utilisés pour le suivi lors des encadrements ou des supervisions post-formation (voir le canevas du plan d’action individuel en annexe).

RESULTATS IMMEDIATS DE L’ATELIER

Au cours de l’atelier, une série d’évaluations a été réalisée pour s’assurer de l’impact de cette activité de formation sur les participants. Ces évaluations ont surtout concerné le niveau (1 et 2) de Kirk Patrick. Quarante-deux (42) participants ont été évalués dont neuf (09) femmes, (soit 21% du taux de participation).

Le premier niveau d’évaluation a permis de connaître l’appréciation des participants sur la formation (FdU). Les participants ont estimé que l’atelier avait globalement atteint ses objectifs. Cent pourcent (100%) des participants ont indiqué que cette formation leur a permis d’avoir les compétences nécessaires en matière de système d’information en gestion logistique afin d’assurer la disponibilité constante des produits de santé dans leurs structures de santé. Ils ont également affirmé que les méthodologies et les techniques utilisées par les formateurs, ainsi que le cadre de la formation étaient adaptés.

16 District Tominian /Région de Ségou : Rapport de l’atelier de formation des utilisateurs sur le Manuel des Procédures Opératoires Standards pour la gestion du système d’information logistique des médicaments essentiels et intrants des programmes de santé au Mali. Les tests (pré et post-test) représentaient le second niveau d’évaluation. Ils ont permis d’estimer l’acquisition ou l’amélioration des connaissances des participants. Ainsi, des pré/post-tests concernant l’évaluation du niveau de connaissance ont été administrés aux participants au début et à la fin de la formation. Le but était, d’une part, d’évaluer le niveau des participants avant les sessions (pré-test) et d’autre part, de mesurer le progrès réalisé à la fin de la formation (post-test). Les mêmes questions ont été administrées lors des deux tests et il est à noter que la plupart des participants ont progressé entre le pré-test et le post-test. .

Ainsi à la première session, consacrée à 20 participants, 85 % des participants ont obtenu une note entre 50 % et 100% au post-test alors que seulement 60% avaient ces résultats au pré-test (voir le graphique 1).

50 45 40 35 30 25 Pre-test 20 Post-test 15 10 5 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Graphique 1 : Résultats du pré-test et du post-test de la session 1

Lors de la deuxième session, consacrée à 22 participants, 86% des participants ont obtenu une note entre 50 % et 100 % au post-test alors que seulement 55% avaient obtenu ces résultats au pré-test (voir le graphique 2).

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50 45 40 35 30 25 Pre-test 20 Post-test 15 10 5 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

Graphique 2 : Résultats du pré-test et du post-test de la session 2

Nota Bene : Ces résultats indiquent les progrès notables réalisés par les participants dans le domaine de l’acquisition des connaissances sur l’utilisation des Procédures Opératoires Standards (POS).

Cérémonie de clôture La cérémonie de clôture était présidée par le médecin chef du district sanitaire de Tominian. Dans son intervention, il a invité les participants à une bonne application des connaissances, des compétences et des aptitudes acquises pendant cette formation et a pris l’engagement que sa localité sera parmi les districts qui enverront périodiquement et à temps les données pour la prise de décision efficace.

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ANNEXES

Annexe 1 : Canevas du plan d’action individuel

Canevas de Plan d'action des Participants à la Formation Nom et Prénom: Date: Objectifs

Motivation 1. (Autrement dit, comment puis-je bénéficier de cela et quelle est la valeur ajoutée pour le system )

Commentair Activites Methode Date: es

Barrieres Potentielle Stratégies pour surmonter les obstacles 1. 1. 2. 2 3 3 Les partenaires contribuants et ressources Opportunites (Facteurs en faveurs) nécessaires

19 Annexe 2 : Quelques photos de l’atelier

Séance de discussions dans la salle de formation Gérant DV du CSCom de Koula remplissant le bon de commande

DTC du CSCom de Mafouné en plénière des travaux Gérant DV du CSCom de Ouan remplissant le CRGS de groupe plénière des travaux de groupe

20 District Tominian /Région de Ségou : Rapport de l’atelier de formation des utilisateurs sur le Manuel des Procédures Opératoires Standards pour la gestion du système d’information logistique des médicaments essentiels et intrants des programmes de santé au Mali. Annexe 3 : TDR de l’atelier

TERMES DE REFERENCE DE L’ATELIER DE FORMATION DES UTILISATEURS SUR LE MANUEL DES PROCEDURES OPERATOIRES STANDARDS POUR LA GESTION DU SYSTEME D’INFORMATION LOGISTIQUE DES MEDICAMENTS ESSENTIELS ET INTRANTS DES PROGRAMMES AU MALI

A) Contexte : L’objectif général de la Politique Pharmaceutique National (PPN) au Mali, est de garantir un accès équitable aux Médicaments Essentiels (ME) de qualité aux populations et de promouvoir leur usage rationnel Afin d’opérationnaliser le volet approvisionnement et distribution de la PPN, les autorités sanitaires ont adopté un Schéma Directeur d’Approvisionnement et de Distribution des Médicaments Essentiels (SDADME) en 1995. La Direction de la Pharmacie et du Médicament (DPM) a procédé à la révision du manuel du SDADME en septembre 2010. Suite à cette révision, le Ministre de la Santé a signé le 11 juillet 2011 la Décision N°2011-774/MS-SG rendant obligatoire l’application du nouveau SDADME pour le circuit d’approvisionnement et de distribution des médicaments essentiels. Le SDADME est un mécanisme qui décrit les mesures pratiques et fonctionnelles devant permettre la mise en œuvre du volet approvisionnement en ME défini dans la politique sectorielle de santé. Il précise le rôle de chaque acteur par niveau du système de santé et identifie les différents outils de gestion des médicaments. La dernière évaluation de la gestion logistique des ME a été réalisée par la DPM avec l’appui technique et financier de SIAPS en octobre 2012. Un plan d’action a été adopté nécessitant entre autres l’élaboration d’un manuel de Procédures Opératoires Standards (SOPs) pour la gestion des médicaments, la formation des formateurs (TOT) et la formation des utilisateurs sur ce manuel. Le manuel des SOPs a été élaboré à Sélingué du 11 au 15 Mars 2013 et validé à la DPM les 27 et 28 mai 2013. La formation des formateurs (TOT) sur le manuel des procédures opératoires standards pour la gestion du système d’information logistique des médicaments essentiels et intrants de programmes de santé au Mali s’est déroulée du 30 septembre au 11 octobre 2013 à l’hôtel Salam de Bamako. Elle a permis la mise en place d’un pool de 24 formateurs centraux et régionaux chargés selon le plan d’action élaboré par région, de mettre en œuvre la formation des utilisateurs au niveau opérationnel.

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La première formation des utilisateurs a eu lieu du 27 janvier au 1er février 2014 à l’hôtel DJOLIBA de Ségou et a concerné les utilisateurs au niveau régional et district. Ce présent atelier organisé par la Direction Régionale de la Santé (DRS) de Ségou en collaboration avec le district sanitaire de Tominian et avec l’appui technique et financier de MSH/SIAPS, vise la formation des utilisateurs au niveau district et communautaire sur ce manuel.

B) But de la formation des utilisateurs Cet atelier vise à renforcer les connaissances, les compétences et aptitudes des utilisateurs en gestion du système d’information logistique des médicaments essentiels et intrants de programmes de santé au Mali afin d’assurer une visibilité des données de gestion logistique à tous les niveaux pour une prise de décision efficiente dans le but ultime d’assurer la disponibilité constante des produits de qualité.

C) Objectifs de la formation des utilisateurs a- Objectif général : Renforcer les connaissances, compétences et aptitudes des utilisateurs en gestion du système d’information logistique des médicaments essentiels et intrants des programmes de santé au Mali. b- Objectifs spécifiques : À la fin de l’atelier, les participants seront capables de : • Décrire le but d’un système logistique des médicaments • Décrire la chaîne d’approvisionnement en produits de santé au Mali • Décrire le flux de l’information pour la gestion des médicaments au Mali • Expliquer les rôles et responsabilités des acteurs impliqués dans le SIGL • Expliquer le but d’un SIGL • Lister les supports de collecte de données du SIGL par niveau du système de santé • Identifier et décrire l’utilité de chaque outil pour la gestion des médicaments • Remplir chaque outil comme décrit dans les aides mémoires • Expliquer les étapes pour calculer la quantité à commander (QàC) • Appliquer la formule de calcul de la QàC pour déterminer les besoins pour un produit donné • Gérer les stocks de produits de santé suivant les normes et procédures nationales • Collecter, compiler, analyser, interpréter et transmettre les données logistiques au niveau supérieur selon les normes et procédures nationales • Elaborer un plan d’action individuel pour être plus performant D) Résultats attendus :

22 District Tominian /Région de Ségou : Rapport de l’atelier de formation des utilisateurs sur le Manuel des Procédures Opératoires Standards pour la gestion du système d’information logistique des médicaments essentiels et intrants des programmes de santé au Mali. • Les participants sont capables d’expliquer : i. Les rôles et responsabilités des acteurs impliqués dans le SIGL ii. Le but d’un SIGL iii. Les étapes pour calculer la quantité à commander (QàC) • Les participants sont capables de décrire : i. Le but d’un système logistique des médicaments ii. La chaîne d’approvisionnement en produits de santé au Mali iii. Le flux de l’information pour la gestion des médicaments au Mali iv. Et identifier l’utilité de chaque outil pour la gestion des médicaments • Les participants sont capables de lister les supports de collecte de données du SIGL par niveau du système de santé • Les participants sont capables de remplir correctement chaque outil • Les participants sont capables d’appliquer correctement la formule de calcul de la QàC pour déterminer les besoins pour un produit donné • Les participants sont capables de gérer les stocks de produits de santé suivant les normes et procédures nationales • Les participants sont capables de collecter, compiler, analyser, interpréter et transmettre les données logistiques au niveau supérieur selon les normes et procédures nationales • Chaque participant a élaboré un plan d’action individuel

E) Méthode :

La méthode utilisée sera basée sur : • Exposés interactifs • Discussions en petits et grand groupes • Jeu de rôle • Brainstorming • Exercices individuels et en groupe

Détails de l’atelier: • Public cible pour l’atelier de formation : les gérants DV de CSRef, les gérants DV des CSCom et les Directeurs Techniques de Centre (DTC). • Profil des participants : gérants, DTC • Nombre recommandé de participants par atelier de formation : 25 • Nombre recommandé de formateurs par atelier de formation : 2 facilitateurs + 1 coach

Formateurs :

. Les facilitateurs Les facilitateurs sont sélectionnés par la DPM, la DRS et SIAPS selon les critères suivants :

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- Etre prioritairement un pharmacien régional ou de la DPM, - Avoir participé à la formation des formateurs (TOT) à Bamako. Ils seront chargés de : - Participer à la préparation de l’atelier de formation - Préparer avec le coach les différentes sessions - Faciliter les différentes sessions de la formation - Diriger les travaux de groupe pendant l’atelier de formation - Participer au choix du lieu de l’atelier - Envoyer les invitations pour les participants

. Sélection des coachs de district : Le coach est sélectionné par la DPM, la DRS et SIAPS selon les critères suivants : - Etre prioritairement un pharmacien, chargée SIS ou le gérant DRC du district sanitaire, - Avoir participé à la formation des utilisateurs (TOU) à Ségou. Il joue le rôle d’organisateur et sera chargé de : - Participer à la préparation de l’atelier de formation - Préparer avec les facilitateurs et le superviseur les différentes sessions - Briefer avec les facilitateurs et le superviseur le Médecin Chef du District (MCD) afin qu’il serve de catalyseur, - Discuter sur les modalités pratiques de l’organisation de l’atelier, - Valider les TDR et budget avec le MCD, les facilitateurs et le superviseur, - Participer au choix du lieu de l’atelier - Aider les facilitateurs et le superviseur à diriger les travaux de groupe pendant l’atelier de formation . Catalyseurs : Le Médecin chef du district sanitaire de Tominian est le catalyseur principal de cet atelier de formation. Sa participation consistera à faciliter tous les aspects administratifs et organisationnels. Il Contribuera également à susciter l’intérêt des participants pour cette formation et à mettre en œuvre ses acquis dans la pratique. Cette catalyse sera renforcée par une visite d’un jour du directeur régional de la santé de Ségou.

Sélection des participants :

Au niveau district, les participants seront constitués de gérants DV CSCom, DTC et de gérants DV CSRéf du district sanitaire. Ces participants sont sélectionnés par la DRS, le district sanitaire de Tominian et le conseiller technique régional de SIAPS selon les critères suivants : - Etre un gérant DV d’un CSCom du district sanitaire de Tominian, - Etre un DTC du district sanitaire de Tominian, - Etre un gérant DV du CSRéf du district sanitaire de Tominian.

24 District Tominian /Région de Ségou : Rapport de l’atelier de formation des utilisateurs sur le Manuel des Procédures Opératoires Standards pour la gestion du système d’information logistique des médicaments essentiels et intrants des programmes de santé au Mali. F) Déroulement :

Lieu: Hôtel TERIYA San

Durée :  Phase préparatoire : du 09 au 11 octobre 2014  Atelier : du 13 au 24 octobre 2014

Financement : USAID/SIAPS

Annexe 4 : Agenda de l’atelier

JOUR 1 Ouverture officielle 8:30 à 8:40 Session 1 : Introduction à l’atelier et pré-évaluation des compétences 8:40 à 11:00 PAUSE-CAFÉ 11:00 à 11:15 Session 2 Introduction au Système logistique des médicaments 11:15 à 13:00 PAUSE-DÉJEUNER 13:00 à 14:00 Session 2 Introduction au Système logistique des médicaments (suite) 14:00 à 16:00 PAUSE-CAFÉ 16:00 à 16:15 Évaluation de la journée 16:15 à 16:30

JOUR 2 Synthèse Jour 1 8:00 à 8:30 Session 3 Flux des médicaments et de l’information au Mali 8:30 à 10:00 PAUSE-CAFÉ 10:00 à 10:15 Session 3 Flux des médicaments et de l’information au Mali 10:15 à 12:00 Session 4 Système d’information en gestion logistique 12:00 à 13:00 PAUSE-DÉJEUNER 13:00 à 14:00 Session 4 Système d’information en gestion logistique 14:00 à 16:00 PAUSE-CAFÉ 16:00 à 16:15 Session 4 Système d’information en gestion logistique (suite) 16:15 à 17:15 Évaluation de la journée 17:15 à 17:30

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JOUR 3 Synthèse Jour 2 8:00 à 8:30 Session 5 Remplissage des outils de collecte des données (Fiche de 08:30 à 10:00 réception, Fiche de stock) PAUSE-CAFÉ 10:00 à 10:15 Session 5 Remplissage des outils de collecte des données (Fiche 10:15 à 13:00 pointage journalier, Fiche d’inventaire) PAUSE-DÉJEUNER 13:00 à 14:00 Session 5 Remplissage des outils de collecte des données (CRGS, 14:00 à 16:00 Bon commande, Bon livraison) PAUSE-CAFÉ 16:00 à 16:15 Session 6 Système de contrôle d’inventaire maximum-minimum 16:15 à 17:15 Évaluation de la journée 17:15 à 17:30

JOUR 4 Synthèse Jour 3 8:00 à 8:30 Session 7 Conduite d’un inventaire physique 8:30 à 10:00 PAUSE-CAFÉ 10:00 à 10:15 Session 7 Conduite d’un inventaire physique (suite) 10:15 à 11:30 Session 8 Un préalable à la commande : Calcul de la CMM 11:30 à 13:00 PAUSE DÉJEUNE- 13:00 à 14:00 Session 9 Évaluation de l’état de stock 14:00 à 16:00 PAUSE-CAFÉ 16:00 à 16:15 Session 10 Commande des médicaments essentiels : détermination de 16:15 à 17:15 la QàC Évaluation de la journée 17:15 à 17:30

JOUR 5 Synthèse Jour 4 8:00 à 8:30 Session 11 Réception et stockage des produits 8:30 à 10:30 PAUSE-CAFÉ 10:30 à 10:45 Plan d’action individuel 10:45 à 11:45 Post test / Evaluation de l’atelier 11: 45 à 13:00 PAUSE-DÉJEUNER 13:00 à 14:00 Synthèse générale de l’atelier 14:00 à 15:00 Clôture de la formation 15:00 à 16:00 PAUSE-CAFÉ 16:00 à 16:15

26 District Tominian /Région de Ségou : Rapport de l’atelier de formation des utilisateurs sur le Manuel des Procédures Opératoires Standards pour la gestion du système d’information logistique des médicaments essentiels et intrants des programmes de santé au Mali. Annexe 5 : Liste de présence de l’atelier

LISTE DE PRESENCE SESSION 1 NUMER NOM ET PRENOM TITRE/STRUCTURE O 1 Baba DIASSANA Gérant DRC Tominian 2 Fatogoma SANOGO SIS CS RefTominian 3 Mikairou KONATE Gérant DV Lanfiala 4 Yamongo DEMBELE DTC Ouan 5 Kouabe MOUNKORO Gérant DV Ouan 6 Dr Mamadou COULIBALY DTC 7 Dr Issa KONE DTC Koula 8 Marc KONE Gérant DV Benena 9 Dr Missiri SISSOKO DTC Fangasso 10 Dr Siaka M KEITA DTC Lanfiala 11 Maimouna DOUMBIA Assistante DV Tominian 12 Caroline DACKOUO Assistante DV Koula 13 Allaye TEMBELY DTC Turula 14 Dofini BAYA Gérante DV Fangasso 15 Brigitte KAMATE Gérante DV Yasso 16 Dèbèrè DEMBELE Gérante DV Turula 17 Moumouni SOGO Gérant DV Timissa 18 Dr Ousmane Boua DTC Timissa TOGOLA 19 Ousmane KONTAO DTC Yasso 20 Brema DEMBELE DTC Togo 21 Mahamadou O MAIGA Pharmacien DPM 22 Dr Abou BAYOKO TA/SIAPS 23 Yaya A TRAORE DTC Diamakan 24 Blandine KONE Gérante DV Togo 25 Dr Seydou COULIBALY Pharmacien DRS Segou 26 Dr Lassana DIARRA Médecin Chef Tominian 27 Aminata TOURE Secrétaire CSRéf Tominian 28 Adama DIONI Chauffeur CSRéf Tominian

LISTE DE PRESENCE SESSION 2

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NUMERO NOM ET PRENOM TITRE/STRUCTURE 1 Lazare KAMATE Gérant Tominian Central 2 Dieudonné DAKOUO DTC Touba 3 Eugenie DABOU Gérante Touba 4 Sianwa Viviane KONE DTC Mafoune 5 To.ouye Albert DIARRA Gérant Mafoune 6 Paul DEMBELE DTC Sanekuy 7 Hazadia KEITA Gérant Sanekuy 8 Maoula TOUNGARA DTC Monisso 9 Bakary TOUNKARA DTC Tetou 10 Jacques DAKOUO Gérant Tetou 11 Josué GUINDO DTC Mankoina 12 Danaya DIARRA Gérant Mankoina 13 Esaïe GOITA Gérant Diora 14 Dr Nangazanga DAO DTC Diora 15 Dr Fambougouri DIAKITE DTC Tominian Central 16 Kadhy TRAORE DTC Adjointe Mandiakuy 17 Maky DIARRA Gérant Monisso 18 Rose MOUNKORO Gérante CS Ref/Tominian 19 Daniel KONE Gérant CST Ouorokuy Wanian 20 Landolo Abel DRABO DTC CST 21 Julien DEMBELE Gérant Diamakan 22 Corentin DAKOUO Gérant Mandiakuy 23 Dr Mahamadou O. Pharmacien/DPM MAIGA 24 Baba DIASSANA Gérant DRC/Tominian 25 Fotogoma SANOGO SIS/CS Ref Tominian 26 Dr Seydou Lahaye Pharmacien DRS Segou COULIBALY 27 Dr Abou BAYOKO TA/SIAPS 28 Dr Lassana DIARRA Médecin Chef CS Ref/Tominian 29 Aminata TOURE Secrétaire CS Ref/Tominian 30 Adama DIONI Chauffeur CSRéf/Tominian

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