Protokół Kontroli Gospodarki Finansowej I Zamówie Ń Publicznych
Total Page:16
File Type:pdf, Size:1020Kb
REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI Numer egzemplarza: 1 PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIE Ń PUBLICZNYCH Jednostka kontrolowana: Urząd Gminy Lututów 07 czerwca – 16 lipca Termin kontroli: 2004 roku Barbara Kozioł Kontroluj ący: Stanisław Gwis Paweł Dobrzyński Okres obj ęty kontrol ą lata 2002 - 2003 Numer upowa Ŝnienia: WK 0904/Ł/2/43/2004 Uwaga! Protokół niniejszy podlega udost ępnieniu na zasadach okre ślonych w ustawie z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz. 1198), z ograniczeniami wynikaj ącymi z art.5 tej ustawy. PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LUTUTÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 I. INFORMACJE WST ĘPNE DANE O JEDNOSTCE Gmina Lututów połoŜona jest w powiecie wieruszowskim. Adres: Urząd Gminy w Lututowie ul. Klonowska 8, 98-360 Lututów. Według danych ewidencji ludności na dzień 14 kwietnia 2004 roku Gminę Lututów zamieszkiwało 5029 osób. Kobiety stanowiły liczbę 2548 osób, męŜczyźni 2481 osób. Gmina swoim zasięgiem administracyjnym obejmuje 19 sołectw stanowiące jednostki pomocnicze Gminy. Są to sołectwa: Augustynów, Chojny, Dobrosław, Dymki, Huta, JeŜepole, Kluski, Kłoniczki, Kolonia Dobrosław – Brzozowiec, Kopaniny, Kozub, Lututów, Łęki, Niemojew, Ostrycharze, Piaski, Popelina, Swoboda, Świątkowice. Gmina zajmuje obszar o powierzchni 7.513 ha, w tym: uŜytki rolne – 6.139 ha z tego: - grunty orne – 4 763 ha - łąki i pastwiska – 1386 ha - sady – 14 ha - lasy i grunty leśne – 851 ha - pozostałe – 499 ha Urząd Gminy w Lututowie jest zarejestrowany w systemie REGON i posiada nr statystyczny 000540848. Gmina jest podatnikiem podatku VAT. Posiada numer identyfikacji podatkowej NIP 832-10-72-579 . Według stanu na koniec 2003 roku liczba bezrobotnych na terenie Gminy Lututów wynosiła 385 osób. II. USTALENIA OGÓLNE 1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI Przewodnicz ący rady gminy Przewodniczącym Rady Gminy Lututów jest Pan Marian Teodorczyk wybrany uchwałą nr I/1/2002 Rady Gminy Lututów z dnia 19 listopada 2002 roku. Pan Marian Teodorczyk pełnił równieŜ funkcję Przewodniczącego Rady Gminy w poprzedniej kadencji rady od dnia 20 kwietnia 2000 roku wybrany uchwałą Rady Gminy nr XVII/114/2000 z dnia 20 kwietnia 2000 roku. Wójt i jego zast ępcy Wójtem Gminy Lututów jest Pan Józef Suwara wybrany w wyborach bezpośrednich, które odbyły się dnia 18 listopada 2002 roku (II tura wyborów). W poprzedniej kadencji funkcję Wójta Gminy pełnił Pan Ryszard _____________________________________________________ 2 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LUTUTÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 Trzeciak wybrany na to stanowisko uchwałą Rady Gminy nr I/5/98 z dnia 29 października 1998 roku. Wójt Gminy Pan Józef Suwara nie powołał zastępcy Wójta. Skarbnik gminy Skarbnikiem Gminy jest Pani Halina Zygmunt powołana na to stanowisko uchwałą Rady Gminy w Lututowie nr IV/19/90 z dnia 12 lipca 1990 roku. Sekretarz gminy Sekretarzem Gminy jest Pan Ryszard Pichlak powołany na to stanowisko uchwałą Rady Gminy w Lututowie nr III/15/90 z dnia 16 czerwca 1990 roku. 2. GMINNE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNOŚCI Według załącznika nr 3 do Statutu Gminy Lututów wprowadzonego w Ŝycie uchwałą nr VII/47/2003 Rady Gminy z dnia 30 czerwca 2003 roku w Gminie Lututów funkcjonuje 11 gminnych jednostek organizacyjnych: - Publiczne Przedszkole w Lututowie, - Gminna Biblioteka Publiczna w Lututowie, - Gminny Ośrodek Kultury w Lututowie, - Samodzielny Publiczny Zakład Podstawowej Opieki Zdrowotnej w Lututowie, - Gminny Zakład Komunalny, - Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, - Gminny Zespół Ekonomiczno – Administracyjny Szkół, - Szkoła Podstawowa w Lututowie, - Szkoła Podstawowa w Niemojewie, - Szkoła Podstawowa w Hucie, - Gimnazjum Publiczne w Lututowie. 3. UNORMOWANIA WEWN ĘTRZNE Statut gminy Statut Gminy Lututów uchwalony został uchwałą nr XIX/127/2000 Rady Gminy z dnia 28 czerwca 2000 roku. Statut uchwalony ww. uchwałą obowiązywał do dnia 21 sierpnia 2003 roku tj. do dnia wejścia w Ŝycie uchwały Rady Gminy Lututów nr VII/47/2003 z dnia 30 czerwca 2003 roku w sprawie uchwalenia Statutu Gminy Lututów. Statut Gminy uchwalony uchwałą nr VII/47/2003 z dnia 30 czerwca 2003 roku i stanowiący załącznik nr 1 do ww. uchwały został opublikowany w _____________________________________________________ 3 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LUTUTÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 218 poz. 2048 z dnia 7 sierpnia 2003 roku. Regulamin organizacyjny urz ędu Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy w Lututowie uchwalony został Uchwałą nr XI/81/99 Rady Gminy Lututów z dnia 16 listopada 1999 roku. Zgodnie z rozdziałem III § 6 Regulaminu strukturę organizacyjną Urzędu tworzą poszczególne stanowiska pracy. Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów W okresie objętym kontrolą w kontrolowanej jednostce obowiązywała instrukcja kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych Urzędu Gminy oraz w pozostałych jednostkach organizacyjnych podporządkowanych Radzie Gminy wprowadzona przez Wójta Gminy zarządzeniem wewnętrznym nr 4/2000 Wójta Gminy Lututów z dnia 4 października 2000 roku. Instrukcja kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych stanowi załącznik nr 1 do ww. zarządzenia Wójta Gminy. Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym Rada Gminy Lututów nie podjęła uchwały w sprawach majątkowych gminy, przekraczających zakres zwykłego zarządu, a dotyczącej określenia zasad nabycia, zbycia i obciąŜenia nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierŜawiania i najmu na okres dłuŜszy niŜ trzy lata – zgodnie z art.18 ust. 2 pkt. 9 lit. a ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 roku Dz. U. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.). Rada Gminy Lututów w przypadku zbycia, nabycia, bądź wydzierŜawienia mienia w stosunku do kaŜdego przypadku podejmuje odrębną uchwałę. Zasady składania o świadcze ń woli – pełnomocnicy. Stosownie do zapisu § 51 ust. 1 statutu Gminy Lututów oświadczenia woli w imieniu gminy w zakresie zarządu mieniem składa jednoosobowo Wójt Gminy albo działający na podstawie jego upowaŜnienia zastępca wójta, samodzielnie albo wraz z inną upowaŜnioną przez wójta osobą. 4. FUNKCJONOWANIE KONTROLI WEWN ĘTRZNEJ (FINANSOWEJ ). Unormowania w zakresie kontroli finansowej. Osoby odpowiedzialne Wójt Gminy Zarządzeniem nr 4/2000 z dnia 04 października 2000 roku wprowadził w Ŝycie instrukcję kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Gminy Lututów oraz pozostałych jednostkach. Instrukcja stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia. Organizację i funkcjonowanie kontroli wewnętrznej ujęto w punkcie II instrukcji. Za zorganizowanie i prawidłowe funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej odpowiedzialny jest pan Ryszard Pichlak – Sekretarz Gminy. Do jego _____________________________________________________ 4 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE LUTUTÓW Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. 42-6366896, fax 6367424 obowiązków naleŜy ogólny nadzór nad skutecznością działania tego systemu jak równieŜ prawidłowością wykorzystania sygnałów kontroli wewnętrznej. Pana Ryszarda Pichlaka wskazano równieŜ jako odpowiedzialnego za naleŜyte wykorzystanie wyników kontroli. Czynności kontrolne w zakresie swoich uprawnień wykonuje równieŜ z urzędu pani Halina Zygmunt - Skarbnik Gminy oraz inni pracownicy zobowiązani do wykonywania kontroli, przy czym zakres tej kontroli określony jest w zakresie czynności. W zakresie organizacji i funkcjonowania kontroli wewnętrznej ustalono w instrukcji ustalono równieŜ: niŜej wymienione zasady: - cel kontroli (badanie zgodności kaŜdego postępowania z obowiązującymi aktami prawnymi, badanie efektywności zadania, realizacji procesów gospodarczych przez porównanie ich zgodności z planem, normami oraz wykrywanie odchyleń i nieprawidłowości w realizacji tych zadań), - postać kontroli wewnętrznej tj. zasady kontroli wstępnej, bieŜącej, następnej. Wójt Gminy przekazał instrukcję za pokwitowaniem dla kierowników jednostek organizacyjnych podległych Radzie Gminy. Kontrola finansowa w urz ędzie (starostwie) – na podstawie art.35a ustawy o finansach publicznych Zagadnienia związane z funkcjonowaniem finansowej kontroli wewnętrznej prowadzonej w Urzędzie Gminy na podstawie art. 35a ustawy o finansach publicznych, w oparciu o procedury ustalone przez kierownika jednostki, zostały opisane w dalszej części protokołu dotyczącej wydatków inwestycyjnych (2002 i 2003 rok) oraz w części dotyczącej wydatków na profilaktykę alkoholową i wydatków związanych z ochroną przeciwpoŜarową. Kontrola finansowa wobec jednostek organizacyjnych, w tym kontrola wykonywana na podstawie art.127 ustawy o finansach publicznych Na okoliczność przestrzegania przez podległe i nadzorowane jednostki sektora finansów publicznych realizacji przyjętych procedur wewnętrznej kontroli, tj. realizacji obowiązku wynikającego z art. 127 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którym kontrola realizacji ww. procedur winna obejmować w kaŜdym roku co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych, przedstawiono kontrolującemu protokół z kontroli przeprowadzonej w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Lututowie w dniach od 12 marca do 30 czerwca 2003 roku. Kontrolę przeprowadził pan Ryszard Pichlak – Sekretarz Gminy. Z