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Avato News Wiki DE.Indd news Was kann die IT von Wikipedia lernen? Technologie & Methodik für den Auf- bau eines IT Information Pool April 2017 Wikipedia und die Unternehmens-IT Technologie und Konzept für den IT Information Pool Richti ge Entscheidungen schnell treff en! Einen dia betrachten und analysieren, welche Rück- Blick auf die dokumenti erten Prozesse, Syste- schlüsse auf die Unternehmens-IT gezogen me und die Organisati on werfen, Schwachstel- werden können. len sofort erkennen, Ineffi zienz direkt beheben und Transformati onen anhand der Informati on Das deutschsprachige Wikipedia ist mit heute in strategische IT schnell durchführen! Soweit ca. 2 Mio. Arti keln auf hohem inhaltlichen Ni- die Theorie, aber leider meist weit gefehlt. Es veau eine einzigarti ge Erfolgsgeschichte. Nahe- mangelt überall an einer verlässlichen Informa- zu jede Form von Informati onssuche und selbst ti onsbasis über das Ist in der IT, obwohl - oder wissenschaft liche Recherchen stützen sich heu- gerade weil - in Konzernen oft mals viele hun- te auf Wikipedia. Aber wie ist es Wikipedia ge- dertt ausend Einzeldokumente existi eren und lungen eine solch hohe Anzahl von Beiträgen extreme Aufwände um das Thema Dokumenta- übersichtlich zu gestalten, Widersprüche weit- ti on und Dokumentenmanagement getrieben gehend zu vermeiden, die Vielzahl der Autoren werden. in ein einheitliches Konzept zu integrieren und einen so hohen Informati onsgehalt zu errei- Woran liegt das, und wie kann Abhilfe geschaf- chen? fen werden? Neben einem unzureichenden methodischen Ansatz fehlt es vielen Unterneh- Bei der Beantwortung dieser Fragen sollte man men auch an Willen und Mut einen neuen An- immer 2 Perspekti ven unterscheiden: Den In- satz konsequent zu verfolgen. Wir werden im formati on User und den Informati on Provider. weiteren Verlauf die Erfolgsstory von Wikipe- Information User Perspektive Beeindruckend an Wikipedia für den Informati on User sind vor allem: • Trotz mehr als 2 Mio. Arti keln fi ndet man jede Informati on sofort • Der Informati onsgehalt der Veröff entlichungen ist in aller Regel sehr hoch und nur selten bleibt eine Frage unbeantwortet • Die Informati on wird ständig aktuell gehalten • Die Arti kel sind einheitlich und übersichtlich gestaltet, was zur Verständlichkeit beiträgt, und sind angereichert mit Bildmaterial und weiterführenden Links • Die Quellen sind ersichtlich Die Vorteile für den Informati on User liegen vor allem in der Wiki-Technologie (s.u. „Die Wi- ki-Technologie“) und weniger im methodischen Ansatz. Seite 2 / 8 Wikipedia und die Unternehmens-IT Information Provider Perspektive Im Unternehmen ist der Informati on Provider satz von Wikipedia unterschieden werden. Ba- im Wesentlichen die IT Organisati on, die heute siert die Erfolgsgeschichte für den Informati on mit einer vollkommen unübersichtlichen Men- User eher auf der Technologie, so liegt aus Sicht ge von unwartbaren Dokumenten für Einzel- der Informati on Provider der Erfolg im Wesent- zwecke zu kämpfen hat. Durch die klassische lichen im methodischen Ansatz. Vorgehensweise entstehen in Unternehmen über viele Jahre diese Masse an nicht (mehr) Wiki Technologien haben sich vor allem auch effi zient nutzbaren Dokumenten. Trotz enor- durch Wikipedia heute weitgehend durchge- mer Aufwände seitens der IT Organisati on ist setzt. Da sie sich von ihrem grundlegenden An- das Ergebnis bescheiden. Der Informati onsge- satz her ähneln, scheint die Wahl des Tools halt ist bestenfalls gering und aus Sicht der In- heute nicht mehr entscheidend zu sein. Bei der formati on User ist die Informati on nicht (oder Methodik kann man aber nach wie vor Einiges nur sehr eingeschränkt) auffi ndbar. von Wikipedia lernen. Aus diesem Grund soll im Folgenden nun der methodische Wikipe- Stellt sich hier also die Frage: Warum ist es Wi- dia-Ansatz genauer betrachtet werden, um hie- kipedia gelungen mit einem vollkommen he- raus Schlüsse für die Bereitstellung und Quali- terogenen Team eine unglaubliche Menge an tätssicherung eines IT Informati on Pools im Informati onen auf einem so hohen Niveau Unternehmen abzuleiten. Der Wikipedia-An- übersichtlich zu erstellen und das Wiki stets ak- satz bietet einen sehr strukturierten Prozess tuell zu halten? Auch hier muss zwischen der mit Hilfestellungen auf allen Ebenen. Technologie selber und dem methodischen An- Dies sind die wesentlichen Merkmale: • Grundsätzlich kann jeder veröff entlichen, doch die Inhalte sollten Relevanz für Informati on User haben • Informati on wird strukturiert und auf Basis eines hierarchischen Modells abgelegt • Redundanzen werden vermieden, es gibt Namenskonventi onen und eine Art zentralen Glos- sars • Inhalte werden verbunden Von Wikipedias methodischem Ansatz lernen Wie wir festgestellt haben, ist der methodische pfl ichten: Die Erstellung von relevantem und Ansatz das Geheimnis für den Erfolg von Wiki- interessantem Content für unterschiedliche In- pedia. Durch ihn ist es gelungen eine Vielzahl teressensgruppen – gut auffi ndbar und auf ei- sehr unterschiedlicher Autoren über einen lan- nem qualitati v hohen Niveau. gen Zeitraum auf ein gemeinsames Ziel zu ver- Seite 3 / 8 Wikipedia und die Unternehmens-IT Wikipedia empfi ehlt einen methodischen Ansatz von 8 Schritt en bei der Erstellung von Arti keln (Informati on): 1. Arti kelnamen überprüfen 5. Arti kel schreiben 2. Relevanz überprüfen 6. Vorschau und Zusammenfassung 3. Belege sammeln 7. Einordnung 4. Arti kelti tel (Lemma) und Erstellungsort 8. Beobachte den Arti kel (Namensraum) wählen Details zu den einzelnen Schritt en werden unterhtt ps://de.wikipedia.org/wiki/Hilfe:Neuen_Arti - kel_anlegen bereitgestellt und nun näher betrachtet. Dabei interessiert uns in erster Linie, wel- che Schlüsse wir für die Unternehmens-IT ziehen können. Artikelnamen überprüfen Bevor ein Arti kel auf Wikipedia erscheint, soll men ist die Herangehensweise umgekehrt, da sichergestellt werden, dass es hierzu nicht der Scope von den Stakeholdern vorgegeben schon eine Veröff entlichung gibt oder ein an- ist. Das bedeutet, dass beim Aufb au eines In- derer Benutzer zur gleichen Zeit einen Arti kel formati on Pool Informati onslücken identi fi ziert zu diesem Thema verfasst. Volltextsuchen hel- und gefüllt werden. Über eine klare Strukturie- fen Redundanzen zu vermeiden. rung und Redakteure muss festgelegt werden, was genau an welcher Stelle erforderlich ist. Lesson learned für Unternehmens-IT Anschließend muss im Einzelfall entschieden Information Pool: Redundanzen müssen werden, ob die Informati on neu erzeugt wer- vermieden werden – das gilt nicht nur für Wiki- den soll oder vorhandene Informati onen ge- pedia, sondern auch für die Unternehmens-IT. nutzt nutzbar sind. Entscheidend für den lang- Da der Scope von Wikipedia unbegrenzt ist, fristi gen Erfolg sind hier Strukturierung und wird vor der Erstellung geprüft , ob eine Infor- Namenskonventi onen. mati on bereits vorhanden ist. Im Unterneh- Relevanz überprüfen Wikipedia fordert niemanden auf, sondern alle kehrt: Freiwillig wird selten geschrieben und Autoren schreiben freiwillig. Deshalb gilt unter Dokumente entstehen in der Regel, um Aufl a- der Überschrift „Relevanz“ der Grundsatz: Arti - gen zu erfüllen. Dennoch lässt sich aus dem kel werden vorgeschlagen und über Qualitäts- Wikipedia-Ansatz „Relevanz prüfen“ Einiges kriterien werden diese zugelassen oder abge- ableiten: Übergeordnete Qualitäts- und Anfor- lehnt. Das kann bis zu nachträglichem Löschen derungskriterien sind erforderlich. Relevanz von Arti keln reichen. muss sich lösen vom Einzeldokument für einen einzigen Zweck und es müssen übergreifende Lesson learned für Unternehmens-IT Ziele und Ansätze im Sinne der Stakeholder Information Pool: In der Unternehmens-IT (ITSM, Governance, Audit/Revision) formuliert verhält es sich ja bekanntlich genau umge- werden. Seite 4 / 8 Wikipedia und die Unternehmens-IT Belege sammeln In der Wikipedia besteht eine Belegpfl icht. Das Informati onen an zwei oder mehr Stellen par- heißt, dass alle nicht-trivialen Aussagen eines allel zu halten, sollte sie nur an einer Stelle zu Arti kels mit reputablen Quellen belegt sein fi nden sein. Falls die Informati on an weiterer müssen. Stelle relevant ist, ist auf die Quelle zu verwei- sen, statt die Informati on erneut zu nennen. Lesson learned für Unternehmens-IT Die Verweise müssen für jeden Informati on Information Pool: Das sollte auf jeden Fall User nachvollziehbar und nachprüfb ar sein. auch für den IT Informati on Pool gelten: Statt Artikeltitel (Lemma) und Erstellungsort (Namensraum) wählen Vor dem Schreiben eines Arti kels steht bei Wi- Lesson learned für Unternehmens-IT kipedia immer die Wahl des geeigneten Lem- Information Pool: Ein oft mals unterschätz- mas (Titel), unter dem der Arti kel abgespei- ter Erfolgsfaktor für das Informati on Manage- chert wird. Wikipedia kennt hier eindeuti ge, ment sind übergreifende, eindeuti ge und bin- für die gesamte Plattf orm verbindliche Na- dende Namenkonventi onen für Informati onen. menskonventi onen. Artikel schreiben Vergleicht man Wikipedia-Arti kel mit Doku- sind der erste wichti ge Punkt – hierzu gehören menten aus der Unternehmens-IT, so wirken Dinge wie Metadaten (Intro zu Stakeholdern, Wikipedia-Arti kel meist wesentlich gleichför- Purpose und Release Notes), Responsible, Ac- miger, strukturierter und übersichtlicher. Sie countable, Version sowie Feedback Blog. folgen alle einem gleichen Prinzip und Aufb au. Wie erreicht Wikipedia dies? Wikipedia bietet Wirklich wichti g sind aber direkte Hilfestellun- seinen Autoren zahlreiche Hilfestellungen bis gen bei der Erstellung und im methodischen
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