Mogelijke Fusie Archiefdiensten Regio Gooi En Vechtstreek Geacht College
Total Page:16
File Type:pdf, Size:1020Kb
Behandeld door Martin Ester 035 207 0000 [email protected] Datum 13 september 2019 Onderwerp Mogelijke fusie archiefdiensten regio Gooi en Vechtstreek Ons kenmerk 1628662 Pagina 1 van 2 Geacht college, De gemeente Huizen heeft haar taken ten aanzien van archiefzorg en -beheer ondergebracht bij de centrumgemeente Gooise Meren. Als direct betrokkene bij een mogelijke fusie tussen het Streekarchief Gooi en Vechtstreek en het Gemeentearchief Gooise Meren en Huizen, informeren wij u met deze brief over de voortgang van het onderzoek naar een gezamenlijke archiefdienst. Aansluitend doen wij u een procesvoorstel toekomen voor de verdere behandeling van dit dossier. Het Archief van Morgen? De colleges van Gooise Meren en Hilversum hebben in 2017 opdracht gegeven, om door middel van een businesscase, in kaart te brengen wat een mogelijke fusie tussen twee archiefdiensten betekent voor samenwerking, kosten, kwaliteit dienstverlening, aanpak digitaliseringsopgave, uitdragen cultuurhistorie en bezoeklocatie. In een vergadering van de Archiefcommissie Gooise Meren en Huizen is het initiatief voor dit onderzoek met instemming ontvangen. De afgelopen periode is veel werk voor de businesscase verzet. De businesscase ‘Archief van Morgen?’ (bijlage 1) markeert het afronden van het onderzoek naar een gezamenlijke archiefdienst in Gooi en Vechtstreek. De resultaten van het onderzoek wijzen uit dat een fusie eraan bijdraagt dat de wettelijke taken, inclusief de digitaliseringsopgave, met “minder meerkosten” en met een hogere kwaliteit uitgevoerd kunnen worden. Naar een gezamenlijk archief De colleges van de gemeenten Gooise Meren en Hilversum hebben naar aanleiding van de onderzoeksresultaten de wens uitgesproken om te komen tot één gezamenlijk archief voor de regio Gooi en Vechtstreek. Dat voornemen is neergelegd in het concept raadsvoorstel ‘Fusie archiefdiensten regio Gooi en Vechtstreek’ (bijlage 2). Hoe nu verder? Nu de businesscase naar een mogelijke fusie tussen het Streekarchief Gooi en Vechtstreek en het Gemeentearchief Gooise Meren en Huizen is afgerond, is het aan u om beeld en mening te geven op het onderzoek en het voorgenomen besluit. Graag gaan we de komende periode met u daarover in Brinklaan 35 | Postbus 6000, 1400 HA Bussum | 035 207 0000 | gooisemeren.nl Gemeente Gooise Meren Uw kenmerk Ons kenmerk zaaknummer Pagina 2 van 2 gesprek. In bijlage 3 treft u ons voorstel voor het vervolgproces aan. Centraal hierin staan het gezamenlijk optrekken in het vormen van een robuust regionaal archief, dat klaar is voor de toekomst. Tot slot Wij denken dat een fusie tussen beiden archieven ten goede komt aan alle deelnemende gemeenten1. De inwoners en verenigingen in de regio, ook die in Huizen, kunnen na de fusie terecht bij één groot, robuust archief, dat met name digitaal veel beter dan nu te ontsluiten is. We zijn benieuwd naar uw bijdrage om te komen tot een archief dat toekomstbestendig is. De komende periode kunnen we daar verder met elkaar van gedachten wisselen. Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Gooise Meren, M. van Schaik, drs. H.M.W. ter Heegde Loco-Gemeentesecretaris Burgemeester Bijlagen 1. Het Archief van Morgen 2. Raadsvoorstel Fusie archiefdiensten 3. Voorstel vervolgproces 1 Streekarchief Gooi en Vechtstreek (Hilversum, Blaricum, Laren, Wijdemeren en van de regionale overheden). Het Gemeentearchief Gooise Meren en Huizen (Gooise Meren en Huizen). Brinklaan 35 | Postbus 6000, 1400 HA Bussum | 035 207 0000 | gooisemeren.nl Het Archief van Morgen? Business Case over de samenwerking van de archiefdiensten in de regio Gooi en Vechtstreek. Thijs Jagersma Jurgen Visser Juli 2019 Samenvatting Deze businesscase markeert het afronden van een vervolgonderzoek naar het tot stand brengen van een gezamenlijke archiefdienst in Gooi en Vechtstreek. De voorliggende businesscase geeft alle bouwstenen voor de definitieve besluitvorming door de besturen van de gemeente Gooise Meren en Hilversum met betrekking tot het oprichten van een gezamenlijke archiefdienst, welke de archieftaken uitvoert voor de gemeenten in de regio. De belangrijkste uitkomsten van de businesscase zijn de volgende: 1. Uit het onderzoek blijkt dat beide archiefdiensten niet volledig voldoen aan de wettelijk gestelde eisen, met name als het aankomt op de inrichting van een digitale bewaarplaats. Daarnaast zijn er andere wettelijke eisen waar deels niet aan voldaan wordt. Zo zijn er bijvoorbeeld achterstanden in de bewerking van archieven. 2. Gezien de positieve te verwachten effecten op kwaliteit, kosten, kansen en het verminderen van kwetsbaarheid is een fusie van beide archiefdiensten zeker aan te bevelen. 3. De fusie van beide archiefdiensten leidt tot de vorming van een stabielere en robuustere archieforganisatie, die in staat is om de drie belangrijkste opgaven voor nu en de nabije toekomst; (1) voldoen aan de minimale wettelijke taken, (2) verbetering van de digitale dienstverlening, en (3) de transitie naar duurzaam digitaal archiefbeheer, o.a. door middel van een verder door te ontwikkelen e-depot, adequaat op te pakken en uit te voeren. 4. Eén archief kan beter invulling geven aan de unieke mogelijkheid de geschiedenis van de regio Gooi en Vechtstreek te ontsluiten, reconstrueren en uit te dragen. Een regionale archiefdienst kan de integraliteit en diversiteit van het archief versterken, en zo ook bijdragen aan een betere ontsluiting op specifieke lokale thema’s. Daarmee geeft het regionaal archief invullen aan de belangrijke educatieve-, cultuur- en erfgoedtaken. 5. Een samenvoeging levert financieel voordeel op t.o.v. zelfstandig voorbestaan van beide archiefdiensten afzonderlijk. Het gezamenlijk aanpakken van de transitie naar een duurzaam digitaal archiefbeheer levert de belangrijkste schaalvoordelen op. Als we kijken naar de totale ontwikkeling van de archiefdienst zien we de volgende opzet. - Waarbij de huidige kosten van beide archiefdiensten gezamenlijk zijn € 1.062.000,- - Inclusief de kosten na de ontwikkelopgaven gezamenlijk zijn € 1.573.000,- - De besparing van een fusie (€155.000) leveren een totaal op van € 1.418.000,- - Nieuwe Archiefdienst (op basis van genormeerde begroting en overhead) obv centrumgemeente Hilversum € 1.266.000,- Herverdeelding totaalsom basis van herberekende Kosten per bijdrage per inwoner inwoner Geen Fusie huidige Nieuwe Zonder Inclusief WEL FUSIE situatie organisatie ontwikkelopg Ontwikkelopg Gooise Meren € 6,11 € 4,35 € 7,04 € 6,02 € 5,32 Huizen € 1,91 € 4,35 € 7,04 € 6,02 € 5,32 Hilversum € 5,18 € 4,63 € 6,42 € 6,02 € 5,32 Archiefdiensten Wijdemeren € 3,25 € 4,63 € 6,42 € 6,02 € 5,32 Blaricum € 3,26 € 4,63 € 6,42 € 6,02 € 5,32 Laren € 3,26 € 4,63 € 6,42 € 6,02 € 5,32 De totale bijdrage per inwoner zal per inwoner €5,32 bedragen, ten opzichte van iets meer dan €6 per inwoner als beide archiefdiensten de ontwikkelopgave afzonderlijk aanpakken. De kosten voor het aantal gebruikte Terabyte aan opslag zal per TeraByte doorberekend worden aan de betreffende gemeenten. Dit omdat de gemeenten met verschillende snelheden, omvang en kwaliteit bestanden zullen gaan plaatsen in het e-depot. 2 6. De incidentele kosten voor het wegwerken van achterstanden worden gedragen door de gemeenten Hilversum en Gooise Meren, ieder voor haar eigen deel. 7. Wat betreft de rechtsvorm zijn verschillende mogelijkheden verkend en afgewogen. De samenwerking krijgt vorm door de archieftaken te laten uitvoeren middels een centrumgemeente constructie, waarbij Hilversum als centrumgemeente is aangewezen. 8. Er wordt een begeleidingscommissie ingesteld, waarin alle deelnemers zitting hebben. De begeleidingscommissie adviseert en stemt zaken af over de beleidsmatige agenda, financiële aangelegenheden en (jaar)plannen. 9. De naam van de nieuwe organisatie zal zijn “Archief Gooi en Vechtstreek”. 10. De primaire bezoeklocatie en de dienstverlening zal vorm krijgen vanuit het monumentale pand aan de Cattenhagestraat te Naarden (Gooise Meren). De fysieke studiezaal in Hilversum blijft voorlopig op bepaalde momenten open voor bezoekers; de (digitale) toegankelijkheid van de archieven in Hilversum blijft voor het publiek gewaarborgd. 3 Inhoudsopgave Samenvatting ................................................................................................................................................... 2 Inhoudsopgave ................................................................................................................................................ 4 1. Inleiding ................................................................................................................................................... 5 1.1 De historie van de zoektocht naar verdere samenwerking .................................................................. 5 1.2 De totstandkoming van deze businesscase ........................................................................................... 6 2. De archiefdiensten in breder perspectief ............................................................................................... 7 2.1 Waarom een archief? ...................................................................................................................... 7 2.2 Welke (wettelijke) taken heeft een archiefdienst? ......................................................................... 8 2.3 De trends en ontwikkelingen binnen het archiefwezen ................................................................. 9 2.4 De Toekomst van het archief in het digitale tijdperk ...................................................................