JAARVERSLAG 2016 1 VOORWOORD Leden van het Algemeen Bestuur, dorpsgenoten, oud dorpsgenoten, donateurs en leden van ons vrijwilligersteam. Voor u ligt het jaarverslag van het boekjaar 2016. Over het beheer, de samenwerking tussen en met de vrijwilligers zijn we tevreden. Mochten er op/of aanmerkingen zijn, dan staan wij hier altijd voor open. Met dit verslag wil het Dagelijks Bestuur inzicht geven in en verantwoordelijkheid afdragen over het beheer en de exploitatie van het Dorpshuis in dit boekjaar. Heeft u naar aanleiding van dit jaarverslag nog vragen of opmerkingen neemt u dan contact op met het bestuur via het secretariaat van de stichting. Het Dagelijks Bestuur Inhoud VOORWOORD ....................................................................................................................2 Het Dagelijks Bestuur ..........................................................................................................2 1 STICHTING DORPSHUIS HASKERHORNE ............................................................3 1.1 Algemeen ..............................................................................................................3 1.2 Organisatie ............................................................................................................3 1.3 Bestuurszaken ......................................................................................................4 1.4 Vrijwilligersteam ....................................................................................................5 1.5 Beheer en exploitatie ...........................................................................................6 1.6 Gebouwen en inventaris ......................................................................................7 1.7 Financieel ..............................................................................................................7 1.7.1 Balans ............................................................................................................7 1.7.2 Winst en verliesrekening ..............................................................................7 2 VOORUITBLIK NAAR 2017 ........................................................................................8 2.1 Bestuurszaken ......................................................................................................8 2.2 Beheer en exploitatie ...........................................................................................8 2.3 Vrijwilligersteam ....................................................................................................9 2.4 Gebouwen en Inventaris ......................................................................................9 2.5 Financieel ..............................................................................................................9 3 BIJLAGEN................................................................................................................... 10 3.1 Samenstelling Algemeen Bestuur ..................................................................... 10 3.2 Samenstelling Dagelijks Bestuur ...................................................................... 10 3.3 Samenstelling Beheercommissie ...................................................................... 10 3.4 Samenstelling diverse commissies ................................................................... 10 4.5 Rooster van aftreden ......................................................................................... 11 3.6 Samenstelling vrijwilligersteam. ........................................................................ 12 3.7 Verklaring financiële commissie ........................................................................ 13 3.8 Baten en lasten 2016 en balans per 31 december 2016 ................................ 14 3.9 Begroting 2017 ................................................................................................... 15 2 1 STICHTING DORPSHUIS HASKERHORNE 1.1 Algemeen De Stichting Dorpshuis Haskerhorne is opgericht op 24 januari 1989. In de statuten staat dat de stichting zich ten doel stelt het oprichten, in stand houden en exploiteren van een gebouw in Haskerhorne ten behoeve van het verenigingsleven, vrijetijdsbesteding, de ontmoeting en de dienstverlening. Zij beoogt niet het behalen van winst. Het bovengenoemde gebouw is gevestigd aan de: Haulsterweg 3 8506 BH Haskerhorne Het gebouw bestaat uit twee delen, namelijk het Trefpunt en ’t Foarhûs. Het Trefpunt is gebouwd in 1990, ’t Foarhûs is bijgebouwd in 1995. Hierna wordt het gebouw of één van de delen ervan, het Dorpshuis genoemd. 1.2 Organisatie Het oprichten, in stand houden en exploiteren van het Dorpshuis wordt gerealiseerd door vrijwilligers. De organisatie van deze vrijwilligers is als volgt vormgegeven: Algemeen Bestuur Het Algemeen Bestuur bestaat uit de verenigingen en instellingen uit het dorp als rechts- persoon. De besturen van de verenigingen/instellingen wijzen uit hun midden een eventueel wisselende afvaardiging aan, die hen vertegenwoordigt bij vergaderingen van het Algemeen Bestuur. Het Algemeen Bestuur houdt toezicht op het in stand houden en exploiteren van het Dorpshuis door het Dagelijks Bestuur. De leden van het Algemeen Bestuur worden via hun secretariaat op de hoogte gehouden van agenda’s, notulen en eventueel ander nieuws en ontwikkelingen. Het Algemeen Bestuur komt minimaal één keer per jaar samen en zo vaak als het Dagelijks Bestuur dit nodig acht. De samenstelling van het Algemeen Bestuur wordt gegeven in bijlage 4.1. Dagelijks Bestuur Het Dagelijks Bestuur wordt samengesteld uit inwoners uit het dorp Haskerhorne en omgeving. Het bestuur bestaat uit een voorzitter, secretaris, penningmeester en een viertal algemene leden. Een lid van het Dagelijks Bestuur heeft zitting voor de periode van drie jaar met de mogelijkheid dit met perioden van 3 jaar te verlengen. Het Dagelijks Bestuur is verantwoordelijk voor het in stand houden en exploiteren van het Dorpshuis. Hiervoor draagt het verantwoording af aan het Algemeen Bestuur. De samenstelling van het Dagelijks Bestuur wordt gegeven in bijlage 4.2. Het rooster van aftreden wordt gegeven in bijlage 4.4. Beheercommissie De Beheercommissie is samengesteld uit de leden van het Dagelijks Bestuur en de coördinerend vrijwilligers. De coördinerend vrijwilligers zijn verantwoordelijk voor het coördineren van dagelijkse activiteiten in het Dorpshuis. Dit houdt onder andere in dat zij activiteiten voorbereiden, checken of de ingeplande vrijwilligers aanwezig zijn, enz. Er zijn zes coördinerend vrijwilligers die genoemd worden in bijlage 4.3. Waaronder twee duo’s. De coördinerend vrijwilliger wordt per maand voor een aaneengesloten week ingeroosterd. 3 Vrijwilligers Het vrijwilligersteam bestaat uit vrijwilligers woonachtig in Akmarijp, Oldeouwer, Ouwsterhaule, Haskerhorne, Oudehaske, Sneek, Vegelinsoord en Joure. Deze vrijwilligers worden door het Dagelijks Bestuur ingeroosterd bij bepaalde activiteiten die plaatsvinden in het Dorpshuis. De samenstelling van het vrijwilligersteam is opgenomen in bijlage 4.5. Commissies Binnen de Stichting Dorpshuis Haskerhorne zijn diverse commissies actief waarvan de meeste worden voorgezeten door een van de algemene leden van het Dagelijks Bestuur. De commissies zijn: Beheercommissie, Gebouwencommissie, Tuincommissie en Klankbordcommissie. De taken en verantwoordelijkheden van de Beheercommissie zijn hiervoor beschreven. De Gebouwencommissie is verantwoordelijk voor het onderhoud van de gebouwen en de inboedel. De Tuincommissie is verantwoordelijk voor het onderhoud van de tuinen rond het Dorpshuis. De Klankbordcommissie is een van het Dagelijks Bestuur onafhankelijke commissie die ingezet wordt in geval van conflicten tussen vrijwilligers en het Dagelijks Bestuur. De samenstelling van de verschillende commissies wordt gegeven in bijlage 4.6. Voor zover bekend, heeft de klankbordcommissie ten tijde van het bestaan van het Dorpshuis nog niet in actie hoeven komen. De tuincommissie wordt uitgevoerd door leden van het Dagelijks Bestuur aangevuld met vrijwilligers die op ad hoc basis worden gevraagd. Als er nog vrijwilligers zijn kunnen die zich opgeven bij D.B. lid Bert Eppinga. VERANTWOORDING OVER 2016 1.3 Bestuurszaken In 2016 heeft het Dagelijks Bestuur 8 x vergaderd. Daarnaast is er maandelijks, voorafgaand aan de planning, vergaderd met de coördinerend vrijwilligers. In deze vergaderingen zijn alle lopende zaken met hen doorgesproken. In het Dagelijks Bestuur hebben zich in 2017 geen wijzigingen voorgedaan. Aftredend volgens rooster en niet herkiesbaar zijn Reny Bergsma en Lammy van der Meer. Met algehele stemmen en zonder tegenkandidaten worden Rina Hoekstra-Zuidema en Roelie de Bos-Kornelis gekozen als nieuw bestuurslid. Op donderdag 21 april 2016 vond de jaarlijkse vergadering met het Algemeen Bestuur plaats. Van de in totaal 13 leden waren er 5 vertegenwoordigd in de vergadering. Tijdens deze vergadering zijn het beheer en de exploitatie van het Dorpshuis, waaronder de financiële verantwoording, door het Algemeen Bestuur goedgekeurd. In de vergadering van het Algemeen Bestuur is ook het jaarverslag over 2016 goedgekeurd. Verder zijn voorstellen en opmerkingen vanuit het Algemeen Bestuur meegenomen in de actiepunten van het Dagelijks Bestuur. Waar mogelijk zijn deze in de loop van 2016 uitgevoerd en teruggekoppeld aan het Algemeen Bestuur. Duurzame dorpshuizen In de gemeente De Friese Meren is het project Duurzame Dorpshuizen opgestart. Dit project richt zich op vermindering van energieverbruik