El Camino Más Corto a La Colaboración Con˜Fiable Intercompañía

El camino más corto a la colaboración con able intercompañía La estandarización es la clave de la colaboración simple y efectiva fuera del rewall

A medida que las fronteras de la empresa se vuelven más elásticas, es más urgente asegurar que los trabajadores del conocimiento o de la información puedan colaborar efectivamente con socios y colegas fuera del rewall. A menudo, por supuesto, estos socios siguen diferentes procesos y no tienen acceso a los sistemas empresariales, de modo que la colaboración puede ser un desafío.

Para hacer frente a este desafío, hay soluciones disponibles Si la colaboración intercompañía es importante para sus que soportan una amplia gama de capacidades, desde operaciones empresariales, entonces la mejor elección de soluciones de colaboración social totalmente convergentes tableta es la que proporciona la ruta más directa hacia el hasta simples correos electrónicos con archivos adjuntos. punto óptimo mediante la exibilidad y compatibilidad con Para satisfacer las necesidades de corto plazo sin complicar herramientas, procesos e infraestructura existentes. los planes de largo plazo, los gerentes de líneas de negocios (LOB, por su sigla en inglés) deben concentrarse en el punto Este documento compara las opciones de tabletas óptimo ubicado entre los extremos de soluciones de alta empresariales concentrándose en la colaboración intercompañía gama y el correo electrónico basado en la Web. Este punto y concluye que las tabletas Windows* 8 basadas en la óptimo es donde las capacidades de colaboración necesarias arquitectura Intel® son mejores elecciones que las opciones convergen con el mínimo ajuste requerido por los usuarios alternativas.1 Las tabletas Windows* 8 son exibles porque los o administradores de TI. Esas capacidades necesarias usuarios, departamentos de TI, y gerentes de líneas de negocio se discuten en mayor profundidad más adelante en este pueden adaptarlas a sus necesidades usando sus habilidades documento. existentes de Windows*, desde cambios a la interfaz de usuario (UI) hasta el desarrollo de aplicaciones internamente. También Con el aumento de la popularidad de la función táctil, los se integran sin di cultades con la mayoría de los conjuntos trabajadores del conocimiento cada vez más solicitan tabletas de herramientas existentes y ujos de trabajo de los usuarios para uso empresarial. Las tabletas pueden ser bene ciosas empresariales y con la infraestructura backend de TI. Como para la productividad del usuario -especialmente a medida resultado, ofrecen la conveniencia de una UI táctil y un diseño que los proveedores de software incorporan capacidades elegante al mismo tiempo que se estandariza sobre los pilares táctiles en sus aplicaciones- y muchas organizaciones están del lugar de trabajo de Microsoft Of ce* y Active Directory evaluando las opciones de tabletas. Al hacerlo, los gerentes Domain Services (AD DS). de líneas de negocios deben considerar con cuidado cómo su elección de tableta afectará la colaboración intercompañía. El camino más corto a la colaboración con able intercompañía La estandarización es la clave de la colaboración simple y efectiva fuera del rewall

Un día en la vida de colaboración de Server* y una solución de voz sobre IP (VoIP), Sarah podría una trabajadora de la información hablar con su gerente en tiempo real usando video con cámara Considere un día de trabajo típico en la vida de una trabajadora Web, o podría llamar por teléfono a un colega haciendo clic en de la información moderna. “Sarah” llega a la o cina un el nombre de un contacto. poco antes de las 9:00 de la mañana y enciende la PC. Abre Microsoft Outlook* y descarga un documento Microsoft Una gama de capacidades de colaboración Word* de un colega. Es la nueva guía de ventas, que debe En otra parte de la ciudad, otro trabajador de la información va revisar antes de la reunión de las 10:00 con los gerentes del a la sala de TelePresence* de Cisco para una sesión de puesta departamento. Coloca sus comentarios usando control de en común en una pizarra, con colegas de varias partes del cambios y sube el documento al sitio Microsoft SharePoint* mundo. del grupo para que otros también puedan agregar sus comentarios. En otra empresa y con tareas diferentes, las necesidades de colaboración del gerente de productos son más sencillas. A las 10:00 abre la aplicación para videoconferencias y para Revisa una presentación usando Skype* tanto para la compartir pantalla de la compañía, Adobe Connect*, y se teleconferencia como para compartir su pantalla con los une a la reunión con colegas desde diferentes sedes de la miembros del equipo diseminados por varios lugares. compañía. La gerente de Sarah descarga la guía de ventas desde SharePoint*, y luego comparte su pantalla para que el Escenarios como éstos ocurren repetidamente cuando los equipo pueda discutir el documento. Después de la reunión, miembros de su equipo realizan sus tareas diarias. De hecho, Sarah recopila todos los comentarios del equipo en un único la efectividad de los miembros de su equipo está ligada a documento y coordina una reunión con el proveedor del la capacidad de intercambiar datos, archivos, e ideas sin proyecto, quien nalizará la copia en el documento Word que di cultad con colegas. Esa efectividad podría conducir a Sarah envía por correo electrónico, y presentará la guía de lo que el analista TJ Keitt de Forrester llama “ventaja de la ventas en Adobe InDesign* para su producción nal como PDF. información”, que es la ventaja competitiva derivada en parte de la capacidad de compartir y actuar con la información más 2 Este mismo escenario común ilustra herramientas de rápidamente que la competencia. colaboración moderadamente so sticadas e incompletamente integradas. Este equipo interno usa SharePoint e cientemente Si la colaboración ha de convertirse en una ventaja de la para edición conjunta de documentos, pero debe recurrir al información, los trabajadores de la información deben poder correo electrónico para compartir ese trabajo con proveedores compartir contenido sin barreras, ya sea que el bene ciario externos. Con un conjunto de herramientas completamente se encuentre en la sala de enfrente, en un departamento o integrado que incluye integración entre Microsoft Exchange subdominio de red diferentes, o en otra compañía.

Figura 1. Flujo de trabajo de colaboración típico para trabajadores de la información El camino más corto a la colaboración con able intercompañía La estandarización es la clave de la colaboración simple y efectiva fuera del rewall

¿Una caja de herramientas saturada? Muchos proveedores de hardware y de software están dispuestos a ayudar a sus usuarios empresariales a compartir contenido sin obstáculos. Algunos de los proveedores más grandes de software y hardware empresarial juegan en este espacio, incluyendo a IBM*, Microsoft*, Oracle*, y Cisco*. Y la necesidad continua de colaboración y el valor potencial del mercado siguen atrayendo nuevos emprendimientos y nuevas soluciones, como aquellos de proveedores menos conocidos pero bien considerados como blueKiwi, Moxie, Huddle, Jive Software, Mzinga, y muchos más. La colaboración empresarial también es un tema de investigación e interés continuos para los analistas de la industria incluyendo a Forrester, Gartner e IDC. ¿Por qué toda esta atención? Porque se predice que el software de colaboración empresarial será un mercado de USD 4 500 millones para 2016, esperándose un rápido crecimiento entre ahora y ese momento.3

Figura 2. Las soluciones de colaboración van desde las Pero no todas las soluciones son creadas iguales. Estos muy simples, que no requieren intervención de TI, a las proveedores ofrecen una amplia gama de funcionalidad, como muy complejas, que son iniciativas de arriba hacia abajo se muestra en la Figura 2. El grá co representa la riqueza implementadas y administradas por TI de características en un eje y la facilidad de implementación en el otro para ilustrar el espectro de soluciones disponibles no solamente compartir datos. Su objetivo es permitir una actualmente. En el extremo superior de este espectro (el conversación continua. cuadrante B, superior derecho) se encuentran las soluciones de colaboración social integrales y con características avanzadas, Dentro y fuera del rewall, y como indica IDC, “los ujos de que son proyectos de gran presupuesto impulsados de arriba actividades, foros de discusiones, blogs, y wikis se están a abajo. Es probable que incluyan capacidades avanzadas convirtiendo en la funcionalidad asumida del software social como VoIP (voz sobre IP) integrada y capacidades de video empresarial para facilitar la colaboración en tiempo y contextos para reuniones cara a cara y para compartir pantalla por la reales”.4 Los ejemplos incluyen IBM SmartCloud for Social red. En el extremo inferior (cuadrante C, inferior izquierdo) Business*, Salesforce.com Chatter*, y Cisco WebEx Social*. se encuentran herramientas de colaboración simples como el webmail y el teléfono que requieren escasa o nula Debido al alcance y espectro (sin mencionar el precio) de con guración, excepto por el usuario individual o el gerente del dichas soluciones, su adopción debe ser una iniciativa que departamento. abarque toda la compañía, impulsada por la gerencia superior, con plani cación y contribuciones desde el principio de los Soluciones convergentes gerentes de TI. Con una voz casi uni cada, los analistas A nivel de la industria, una gran cantidad de recursos se están prediciendo que las soluciones integrales están listas gastan evaluando, analizando, y promoviendo la colaboración para transformar la empresa, y los analistas están generando integral y los conjuntos sociales como aquellos representados enormes volúmenes de investigación e informes para ayudar en el cuadrante B. Dichas soluciones pueden integrar a las organizaciones empresariales de TI a elegir la solución colaboración tradicional basada en el correo electrónico con correcta. Una mirada a los criterios que los analistas consideran funciones sociales para permitir la construcción de relaciones, esenciales revela la naturaleza ambiciosa de estas soluciones: El camino más corto a la colaboración con able intercompañía La estandarización es la clave de la colaboración simple y efectiva fuera del rewall

• Capacidades sociales como blogs, wikis, y ujos de actividades

• Optimización de la experiencia de usuario móvil

• Análisis de plataforma nativa so sticada, incluyendo capacidades analíticas predictivas

• Escalabilidad y extensibilidad de plataformas

• Integración preestablecida con herramientas y aplicaciones de colaboración de proveedores importantes

Soluciones fáciles de implementar Por el contrario, las soluciones más simples en el cuadrante C, webmail y teléfono, rara vez se discuten como soluciones de colaboración porque no hay un mercado de miles de millones de dólares que impulse mayor innovación en ese espacio. Todos pueden utilizarlas, dentro o fuera del rewall, y ya están Figura 3. El punto óptimo de colaboración, donde la mayoría profundamente integradas en el ujo de trabajo normal diario de de los trabajadores de la información trabajan con miembros la mayoría de los trabajadores de la información. del equipo fuera del rewall, se encuentra entre los extremos

Algunas soluciones que son más so sticadas que el webmail y las capacidades esenciales de ese punto óptimo son las el teléfono podrían incluso colocarse en el cuadrante C porque siguientes: no requieren intervención de TI. Google Apps* es un ejemplo de • Capacidad de compartir: El contenido creado en el dicha solución. Sin la asistencia de TI, un equipo podría usar la dispositivo de un miembro del equipo debe ser posible de versión orientada al consumidor, Google Drive*, para funciones ver y editar en los dispositivos de los demás. de colaboración básica, como herramientas para compartir • Integración del ujo de trabajo: La solución debe documentos y crear contenido en conjunto.5 funcionar con una mínima interrupción de los estilos de trabajo de los usuarios. Requerirá entrenamiento escaso o El punto óptimo de la solución de colaboración nulo y debe integrarse sin di cultades en el ujo de trabajo Para la mayoría de los gerentes de líneas de negocio y de los trabajadores de la información. sus trabajadores de la información, el punto óptimo de la • Soporte multitarea: Los trabajadores de la información colaboración se encuentra entre el webmail y el teléfono en un están acostumbrados a trabajar con múltiples ventanas extremo, y las soluciones convergentes complejas en el otro, abiertas en sus laptops o PCs de escritorio. Pueden tener como en la Figura 3. abierto un programa de creación de contenido (como Microsoft Word*), una aplicación de correo electrónico y de calendario, y una o más ventanas de mensajes Cuando el enfoque de colaboración del equipo se encuentra instantáneos o de otra aplicación de comunicación para en ese punto óptimo, los usuarios son empoderados con colaborar con colegas. En las soluciones de alta gama capacidades esenciales que fácilmente se extienden más del cuadrante B, estas funciones pueden ser realizadas allá del rewall y no son apabullados con características por una o dos aplicaciones que invocan múltiples ampliadas que pueden no querer ni usar. Encontramos que El camino más corto a la colaboración con able intercompañía La estandarización es la clave de la colaboración simple y efectiva fuera del rewall

servicios. Pero en el punto óptimo de colaboración, Colaborando más allá de los usuarios realizan estas tareas mediante múltiples las fronteras corporativas aplicaciones y ventanas. Por lo tanto, es importante que Como Sarah, el enfoque de su equipo hacia la colaboración las herramientas de los usuarios tengan su ciente potencia probablemente incluya una variedad de herramientas, desde de procesamiento y capacidad de administración de tareas sistemas de videoconferencia a espacios de trabajo basados para facilitar el desplazamiento entre ventanas en la nube como Microsoft SharePoint*. Sin embargo, los • Infrastructure integration: La solución debe trabajadores de la información también deben colaborar con funcionar con poca interrupción para TI, ya sea para socios, clientes y proveedores fuera del rewall. Esta necesidad la infraestructura actual como para los planes de puede introducir complicaciones en el proceso de colaboración colaboración futura de la compañía. relativamente sencillo usado por los equipos internos porque • Securidad: Como mínimo, la solución debe permitir la las herramientas de colaboración corporativa suelen no estar encripción para intercambio seguro de datos mientras disponibles para quienes no son empleados. estén en tránsito y mientras estén almacenados en dispositivos. Sin esas herramientas, ¿cómo puede usted compartir información con seguridad y con anza con partes externas? Su organización puede estar entre las que evalúan las La mayoría de los trabajadores de la información tiene una opciones de colaboración convergentes con planes de largo respuesta simple pero efectiva: por correo electrónico y por plazo para llegar a una solución totalmente convergente. teléfono. Una encuesta reciente de 2000 trabajadores de o cina Sin embargo, a medida que las empresas invierten más descubrió que el 65% de los entrevistados resuelven obstáculos en su infraestructura con dichas soluciones, aumentan a la colaboración usando el correo electrónico para interactuar la dependencia de esa infraestructura e impactan en las con miembros del equipo fuera de la compañía.6 Usan el correo capacidades de los trabajadores de la información para electrónico porque funciona, a pesar de que casi un tercio de colaborar fuera del rewall con organizaciones y personas que ellos se siente frustrado por las limitaciones del mismo, como usan herramientas diferentes. el tamaño de los adjuntos. Incluso si los socios externos no pueden iniciar sesión en la solución de colaboración social rica Mientras tanto, a medida que la organización de TI evalúa en características de su compañía, usted puede intercambiar y prueba una solución integral, los miembros de su equipo documentos mediante el correo electrónico y colaborar por necesitan una solución que funcione prontamente con los teléfono. En otras palabras, independientemente de la riqueza ujos de trabajo y las herramientas actuales sin las semanas de características de las herramientas de colaboración o meses que lleva el proceso de compra más modi caciones interna actuales o plani cadas de la empresa, la mayoría de extensas del backend. La solución ideal es la que proporcione los usuarios toma por defecto las herramientas simples del el camino más corto hacia el punto óptimo sin crear cuadrante C cuando necesitan colaborar con personas que complicaciones futuras para los planes de largo plazo de TI. están más allá del alcance de soluciones más so sticadas.

Los trabajadores de la información a veces sacan la conclusión apresurada de que pueden mejorar este conjunto básico de herramientas de colaboración con movilidad agregando una tableta del tipo Apple iPad*. Podrían pensar que sería maravilloso poder sacar rápidamente un iPad* para compartir una presentación con un cliente en lugar de una laptop, que en comparación es un dispositivo voluminoso. El camino más corto a la colaboración con able intercompañía La estandarización es la clave de la colaboración simple y efectiva fuera del rewall

Y tienen razón; delgadas, ligeras y siempre conectadas, para equipar a sus usuarios con dispositivos móviles Apple* las tabletas son herramientas atractivas y pueden ser muy o Android*, extender la capacidad de colaboración de los efectivas, especialmente para actividades de consumo de usuarios no es una de ellas. información como mirar un documento, un video, o un sitio Web. Sin embargo, los gerentes de líneas de negocio no Puntos problemáticos deben permitir que la exibilidad, la movilidad, y la conveniencia de la colaboración enmascaren las limitaciones de los iPads* o de otras tabletas Conocimos a Sarah, una trabajadora de la información típica, al cuando se trata de la integración en un ujo de trabajo comienzo de este documento. Ella usa varias herramientas de colaborativo en un ambiente corporativo, que requiere más que colaboración a lo largo de su día de trabajo y, en parte porque consumo de información. son tecnologías soportadas por TI, la colaboración funciona prácticamente sin di cultades. Pero cuando los usuarios Si bien la elegancia y la conveniencia de un iPad* o de una necesitan colaborar con otros fuera de la organización, pueden tableta Google Android* son atractivas, la realidad es que estos encontrar obstáculos que impiden la colaboración. Si usted dispositivos son plataformas signi cativamente diferentes de está explorando formas de mejorar la capacidad de su equipo las PCs, que son las más frecuentes en el lugar de trabajo. para colaborar, quizás ya haya encontrado barreras como las Esta diferencia puede hacer que la implementación de discutidas más abajo. tabletas sea una perspectiva riesgosa porque un cambio en los dispositivos de usuario nal puede elevar las barreras de Deterioro del contenido la colaboración en lugar de eliminarlas. ¿Cuán bien los nuevos El contenido se deteriora cuando se produce en un tipo dispositivos se integrarán con herramientas y procesos internos de plataforma y se ve diferente cuando se visualiza y se ya implementados? ¿Cuán compatibles son ellos con Microsoft edita en otro tipo de plataforma. Por ejemplo, si Sarah crea Of ce*, que están usando la mayoría de las personas con las diapositivas en Microsoft PowerPoint* 2013, y un colaborador cuales usted necesita colaborar? externo las visualiza en su iPad* usando Apple Keynote*, el software de de presentaciones de Apple* para iOS*, las Estas preguntas son importantes porque cuanto más le lleve a diapositivas podrían verse bastante diferentes. Lo mismo es los usuarios o a TI integrar nuevos dispositivos en el ambiente válido para los documentos en Microsoft Word* o Excel* que de trabajo, más alto será el costo total de propiedad (TCO, se abren en Apple Pages*, Apple Numbers*, o en software de por su sigla en inglés) en esos dispositivos. Y si se requiere productividad de o cina para Android*. demasiado ajuste para que el dispositivo funcione en el ambiente empresarial, la nueva herramienta elegante podría convertirse en simplemente otra forma de actualizar Facebook*.

Las tabletas Apple iPads* y Google Android* están bien equipadas para ciertas tareas empresariales. Por ejemplo, su diseño compacto las hace ideal para compartir videos o literatura de productos fácilmente con clientes o colegas, y Apple iCloud* es una manera simple y segura de almacenar y compartir información. Sin embargo, estos dispositivos no están a la altura de las características del punto óptimo de colaboración, especialmente respecto de la capacidad de compartir, el soporte para multitareas, y la integración de la infraestructura. Mientras que puede haber muchas razones El camino más corto a la colaboración con able intercompañía La estandarización es la clave de la colaboración simple y efectiva fuera del rewall

Figura 4. Un documento creado en Microsoft Word* (imagen superior) y abierto en Apple Pages* para iOS* (imagen inferior). Nótese el aviso de Pages, que advierte que se perderá cierta funcionalidad (resaltado agregado)

El deterioro del contenido puede ser más que una mera muestra las diferentes vistas cuando un documento Microsoft inconveniencia, especialmente en industrias altamente Word* con múltiples cambios y revisores se abre en Pages reguladas donde los documentos deben capturarse y para iOS*. Para ser justos, Pages advierte al usuario que el archivarse correctamente. En esos casos, el deterioro documento podría verse diferente y enumera los factores del contenido podría socavar el cumplimiento de los que afectan la visualización. En el documento de ejemplo requerimientos y complicar los esfuerzos de descubrimiento y usado para la Figura 4, dos de esos factores podrían tener un de recuperación. impacto sustancial en la colaboración: Si bien es verdad que Apple iWork*—el software de • Los cambios en partes del documento que no sean el productividad de o cina de Apple* que comprende Keynote*, texto del cuerpo son aceptados como de nitivos. Pages, y Numbers—puede abrir documentos de Microsoft • Todos los comentarios marginales son eliminados Of ce*, iWork* no es totalmente compatible con las características de Of ce*. Cincuenta y cinco características Sesenta y siete características populares en Microsoft de Microsoft* Word están parcialmente soportadas o no PowerPoint* están parcialmente soportadas o no están soportadas en Pages para iOS*, incluyendo los encabezados soportadas en Keynote* para iOS*.8 Más de 200 características y pies de página, que no están soportados. Nótese también de Microsoft Of ce Excel* están parcialmente soportadas la diferencia crucial en la función de “control de cambios” de o no están soportadas por iWork* para iOS*.8 La Figura 5 Microsoft Word* en iWork* para iOS*: “El texto del cuerpo ilustra algunas diferencias en las presentaciones creadas con continúa con control de cambios. Todos los demás cambios Microsoft* 2013 y visualizadas en Keynote* para iOS*. quedan aceptados en el proceso de importación”.7 La gura 4 El camino más corto a la colaboración con able intercompañía La estandarización es la clave de la colaboración simple y efectiva fuera del rewall

Las diferencias que se encuentran en la Figura 5 son pueden causar malentendidos y conducir a ine ciencias y ciclos principalmente estéticas y pueden resolverse sin demasiada adicionales de revisión. di cultad. Sin embargo, con frecuencia las diferencias pueden cambiar considerablemente el signi cado pretendido de una Los usuarios de tabletas basadas en Android* pueden diapositiva, documento u hoja de cálculo, como en la Figura 6. encontrar contenido deteriorado similar cuando se visualizan Algunos formatos de grá cos de PowerPoint* 2013 no están documentos de Microsoft Of ce* en software de productividad soportados en Keynote* para iOS*. En estos casos, Keynote* de o cina para Android*, como Kingsoft Of ce* y MobiSystems importa el grá co como una imagen o lo elimina totalmente, Of ceSuite Pro*. Los proveedores de estos programas no dejando una diapositiva en blanco.9 documentan la compatibilidad de sus productos con Microsoft Of ce* característica por característica, simplemente enuncian Muchas de las diferencias entre Microsoft Of ce* e iWork* que las aplicaciones pueden crear, abrir, y editar documentos para iOS* son triviales, e iWork* para iOS* soporta la mayoría con Microsoft Of ce*.10 Sin embargo, una comparación lado a de la funcionalidad de Microsoft Of ce*. Sin embargo, incluso lado muestra diferencias similares a aquellas encontradas en la una pequeña brecha puede ser signi cativa cuando está en comparación de documentos de Of ce* nativos visualizados en juego la colaboración con able. En algunos casos, los colegas iWork* para iOS*. que usan iPads* para revisar documentos de Microsoft Of ce* pueden encontrar diferencias sustanciales en la manera en Proliferación de dispositivos y servicios que sus dispositivos procesan el documento. Estas diferencias Otra barrera es el hecho de que múltiples dispositivos y

Figura 5. Los grá cos circulares en 3-D se muestran en su Figura 6. Apple Keynote* para iOS* no es compatible con los aplicación nativa, Microsoft PowerPoint* 2013 (superior), y en grá cos de sectores de círculo y procesó la diapositiva original Apple Keynote* para iOS* (inferior) en Microsoft PowerPoint* (arriba) como un solo grá co editable (abajo) eliminando un nivel de datos El camino más corto a la colaboración con able intercompañía La estandarización es la clave de la colaboración simple y efectiva fuera del rewall

plataformas se utilizan ahora para comunicación y colaboración cuentas”.11 Una solución estandarizada que sea compatible empresarial. Con frecuencia denominada consumerización de con dichos controles es mucho menos probable que genere TI, esta tendencia signi ca que los usuarios tienen la posibilidad resistencia de TI y puede, por lo tanto, ser una solución más de elegir entre dispositivos, aplicaciones y servicios basados en viable para los usuarios que están solicitando herramientas la Web ampliamente disponibles que pueden usar para hacer basadas en funciones táctiles, incluyendo las tabletas. su trabajo, sin la participación o aprobación de TI corporativa. Los usuarios ven esta realidad como un bene cio para la Preocupaciones de seguridad productividad, pero también puede impedir la colaboración. La Las preocupaciones sobre la seguridad también pueden adopción generalizada de diferentes dispositivos, aplicaciones, interponerse en el camino de la colaboración. A pesar de y servicios por de nición signi ca adherencia reducida que las herramientas y procesos de colaboración internos a normas comunes, lo que puede conducir a confusión, se construyen con la seguridad y el cumplimiento de malentendidos y pérdida de tiempo. Probablemente haya requerimientos en mente, las empresas no pueden otorgar escuchado o tenido conversaciones como la siguiente muchas acceso irrestricto a los socios fuera del rewall. Esto signi ca veces: que las medidas de seguridad y de cumplimiento de • Miembro del equipo: El archivo es demasiado grande requerimientos integradas en estas herramientas internas para los límites de correo electrónico de la compañía. pueden extenderse solamente hasta la frontera de la red. Esta Puedo comunicarme por Skype* contigo y compartir mi limitación no es un problema automáticamente; la encripción pantalla de modo que podamos revisarlo. del correo electrónico puede brindar cierta seguridad a • Colaborador externo: Skype* es inestable en mi conexión la mayoría de los mensajes y adjuntos. Sin embargo, las inalámbrica, especialmente para compartir video. ¿Puedes limitaciones de seguridad puede ser un obstáculo a la subir el documento a Dropbox* y llamarme a mi teléfono colaboración para los trabajadores de la información que celular? manejan datos altamente sensibles o altamente regulados. • Miembro del equipo: Dropbox* está bloqueado aquí por razones de seguridad. Te lo enviaré por mi correo Algunas organizaciones de TI empresarial pretenden mitigar sus electrónico personal. preocupaciones restringiendo la experiencia del usuario, quizás deshabilitando servicios como Dropbox* e implementando Esta conversación y muchas más como ésta demuestran tanto políticas estrictas de administración de dispositivos móviles el bene cio como el problema de la consumerización de TI. Si (MDM, por su sigla en inglés). Pero la proliferación de bien puede aumentar la libertad del usuario, puede convertirse dispositivos y servicios basados en el navegador hacen que el en una barrera para la colaboración cuando demasiadas método de seguridad de experiencia de usuario restringida sea, opciones socavan el terreno común de la estandarización. como mínimo, difícil. Si las terminales están tan bloqueadas Esta falta de estandarización puede ser mucho más seria que los usuarios no pueden hacer su trabajo, la mayoría de que una mera incomodidad: puede introducir un riesgo real y los usuarios encontrarán la manera de esquivar las políticas. obstáculos para el cumplimiento de requerimientos. Hablando Como descubrió la encuesta de Intralinks, “…los encuestados de una encuesta que realizó su rma, Fahim Siddiqui, Director eran muy conscientes de los problemas de seguridad y de de Producto de Intralinks, concluyó que: “La empresa ahora se cumplimiento de los requerimientos en torno al uso del correo extiende a una amplia red de relaciones con socios y clientes electrónico, los sitios FTP, y otros servicios para compartir empresariales y a una amplia gama de interacciones, desde archivos de nivel de consumidor (69 % citó el malware como la comunicación ad hoc simple a relaciones profundas que un problema y el 63% citó el robo de información como abarcan ujo de trabajo, intercambio seguro de contenido y un problema). Esto sugiere que las organizaciones no han colaboración. Sin los controles correctos instrumentados, se abordado la necesidad de proporcionar a los empleados pone en peligro la seguridad y el cumplimiento de requerimientos herramientas estandarizadas y seguras para compartir archivos 11 y, en última instancia, los departamentos de TI deben rendir para colaborar más allá del rewall”. El camino más corto a la colaboración con able intercompañía La estandarización es la clave de la colaboración simple y efectiva fuera del rewall

La cultura de la compañía y los Respalde los estilos de trabajo estilos de trabajo personales emergentes y las soluciones de Toda compañía tiene procesos y requerimientos de colaboración convergentes colaboración únicos, además de expectativas propias sobre La plataforma Intel® y Windows* 8 es la mejor opción cómo se logra la mejor colaboración. Esta combinación de para respaldar estilos de trabajo emergentes y futuros y herramientas, procesos, requerimientos, e historia institucional proyectos de colaboración convergentes impulsados por compone una cultura de la compañía, una forma aceptada de TI porque da su ciente amplitud de expansión. Debido a hacer las cosas. Además, los trabajadores de la información que Windows* 8 es un sistema operativo principalmente de cada equipo están acostumbrados a ciertas herramientas táctil, usted puede incluir fácilmente tabletas y smartphones, y ujos de trabajo. La cultura de la compañía y los estilos integrándolos en la infraestructura de PCs cliente existente. de trabajo personales pueden di cultar los cambios. Las Of ce 2013* y Of ce 365* son compatibles con los herramientas o los dispositivos de colaboración que requieren elementos sociales y de nube mediante la integración sin cambios signi cativos en los estilos de trabajo de los usuarios problemas con Microsoft SharePoint*, herramientas que pueden crear obstáculos o eliminarlos porque los usuarios probablemente se integren con cualquier solución de encontrarán la forma de sortearlos o simplemente no los colaboración convergente que implemente su organización. usarán.

El camino más corto hacia es compatible con los estilos de trabajo de los usuarios con el éxito en la colaboración la mínima adaptación. En otras palabras, a diferencia de los Los proveedores de soluciones de colaboración integran iPads*, las tabletas Android*, o las soluciones de colaboración capacidades en su software con la intención de ayudar a ampliamente convergentes, los dispositivos que ejecutan superar estos obstáculos. Por ejemplo, algunas soluciones Windows* 8 se integran sin di cultades con los estilos de integran videoconferencia, telefonía con VoIP (voz sobre IP), trabajo del usuario con mínima interrupción, y no hay nuevas y conciencia de presencia con el correo y los contactos de herramientas que aprender. Microsoft Outlook* de los usuarios. La esperanza es que la integración haga que la funcionalidad de la colaboración Por ejemplo, Microsoft Of ce* es la base de la mayoría de los sea sencilla de usar dentro de los ujos de trabajo normales estilos de trabajo de los trabajadores de la información, que es de los empleados. Pero lo que es válido de las soluciones la razón por la cual otros conjuntos de productividad de o cina, completamente convergentes del cuadrante B también como Google Apps* e iWork* para iOS* hacen esfuerzos por suele ser válido para estas integraciones: no se extienden hacer que sus formatos de documento sean compatibles con necesariamente a los miembros vitales del equipo que trabajan Microsoft Of ce*. Este dominio de Of ce* signi ca que, donde fuera de la compañía. sea que nalmente se ubique su organización en el espectro de colaboración, el intercambio de información tanto dentro como El camino más corto hacia el punto óptimo de colaboración fuera del rewall continuará girando en torno de documentos para la colaboración intercompañía es a través de la Word*, hojas de cálculo Excel*, y presentaciones PowerPoint*. estandarización. Cuando estandariza las tabletas de los Cuando estandariza con dispositivos que ejecutan Microsoft trabajadores de la información en elementos que la mayoría de Of ce* nativamente, los miembros de su equipo pueden las organizaciones tienen en común, usted puede satisfacer colaborar sin di cultades con sus colegas en otras compañías las necesidades de los usuarios respecto de las tabletas y con una certidumbre del 95% de que sus documentos se de la exibilidad móvil sin crear obstáculos adicionales a la visualizarán en su ambiente nativo. Cuando ese ambiente nativo colaboración. Esta estandarización se logra fácilmente con está basado en la arquitectura Intel, el usuario se bene cia de ® las PCs, las laptops y los dispositivos móviles basados en la la ingeniería colaborativa entre Intel y Microsoft* que ofrece arquitectura Intel que ejecutan Windows* 8. Esta plataforma desempeño mejorado, como encripción más rápida y mejor proporciona la mejor experiencia con las herramientas que soporte para multitareas. sus usuarios ya están usando—a saber, Microsoft Of ce*—y Si bien hay una leve curva de aprendizaje cuando los usuarios El camino más corto a la colaboración con able intercompañía La estandarización es la clave de la colaboración simple y efectiva fuera del rewall

aprenden la nueva interfaz de Windows* 8, nuestra experiencia plataforma puede ocurrir como parte de los ciclos normales de muestra que la mayoría de los usuarios se aclimatarán actualización de la organización, permitiendo tanto a TI como rápidamente, especialmente una vez que experimentan los gerentes de líneas de negocio plani car presupuestos de Windows* 8 en un dispositivo táctil y comprenden su manera predecible. Si su organización tiene un volumen de lógica. Windows* 8 es incluso mejor para los modelos de acuerdos de licencias con Microsoft*, puede ya tener acceso computación del futuro cercano donde la función táctil, el a las licencias de Windows* 8 que necesitaría, eliminando el teclado, y el mouse son parte de una experiencia de usuario gasto adicional de licencias de software. uida y natural que es consistente independientemente de dónde esté trabajando el empleado. Algunas de las tabletas Estos factores signi can que los gerentes de líneas de negocio más nuevas Windows* 8, como la Lenovo* ThinkPad Tablet 2, que quieren proporcionar a sus equipos dispositivos Windows* es compatible con una amplia gama de periféricos y opciones 8 basados en arquitectura Intel probablemente encuentren de conectividad que simpli can la colaboración y otras tareas menos resistencia de TI que con otras opciones. comunes para los trabajadores de la información: Para el éxito de colaboración externa, Tabla 1: Los puertos y conectores en las últimas tabletas mántengalo consistente Windows* 8 mejoran la funcionalidad de la tableta como A medida que más aplicaciones incorporan capacidades herramienta de colaboración y producción de contenido. táctiles en su software, las tabletas basadas en la función Puerto o Cómo ayuda táctil se convierten en una opción cada vez más atractiva. conector Los usuarios aman el diseño delgado y ligero, la capacidad • Comparta archivos fácilmente entre dispositivos sin de respuesta, y la larga duración de la batería que las tabletas usar servicios basados en la Web MICRO traen al lugar de trabajo; y están pidiendo a los gerentes de 2.0 • Conecte prácticamente cualquier periférico líneas de negocio tabletas como complemento de una laptop o como un dispositivo de reemplazo. Antes de salir corriendo 2.0 a comprar iPads* -el líder de tabletas de consumo- o tabletas Android* debido a su bajo precio, los gerentes de líneas de

MICRO negocio deben considerar con cuidado cómo su elección de SD tabletas afectará la colaboración intercompañía. • Conéctese a un monitor más grande para compartir MINI HDMI contenido con múltiples espectadores Cuando la capacidad de sus usuarios de compartir información más allá del rewall es crítica, la mejor tableta empresarial es la • La tableta se convierte en una herramientas de que satisface los requerimientos esenciales de colaboración, producción de contenido más que de consumo de contenido solamente crea los menores obstáculos, y puede adaptarse fácilmente DOCKING PORT • La tableta podría convertirse en el dispositivo principal al ambiente empresarial. Las tabletas Windows* 8 se ajustan en lugar de en un complemento a esta descripción porque son totalmente compatibles con la infraestructura, el software y los procesos que su organización Obtenga el respaldo de TI empresarial y sus colegas externos probablemente ya estén utilizando. Desde la perspectiva de TI, la plataforma Intel® y Windows* Estas tabletas también ofrecen la exibilidad que necesitan los 8 es fácil de implementar y no requiere infraestructura de desarrolladores de aplicaciones y administradores de TI de su backend adicional. A diferencia de los iPads*, dispositivos organización para convertirlas en herramientas productivas y Android*, o incluso las tabletas basadas en Windows RT*, bien administradas. La mayoría de los usuarios y organizaciones los dispositivos Windows* 8 pueden fácilmente unirse a encontrará que las alternativas de Apple* y Android* serán más un dominio empresarial, y los administradores pueden difíciles de ajustar a sus necesidades, especialmente en las administrarlos con herramientas que probablemente ya utilicen, empresas que usan software Microsoft* en el backend y cuyos como Microsoft System Center Con guration Manager* usuarios están acostumbrados a Windows* y Microsoft Of ce* y Windows Intune*. Además, la implementación de una en sus computadoras. El camino más corto a la colaboración con able intercompañía La estandarización es la clave de la colaboración simple y efectiva fuera del rewall

1 Las alternativas incluyen dispositivos Apple iPad* y tabletas que ejecutan Google Android* o Windows RT*.

2 Forrester Research, Inc., agosto de 2012, Blog de TJ Keitt Forrester: “Si no está ayudando a sentar las bases para una empresa social, necesita comenzar ya mismo” (en inglés). http://blogs.forrester.com/tj_keitt/12-08-28-if_youre_not_helping_lay_the_foundation_for_a_social_business_you_need_to_start_now.

3 InformationWeek. “¿Cuáles son los proveedores que dominan la colaboración empresarial?” Diciembre de 2012 (en inglés). http://www.informationweek.com/social-business/news/social_networking_private_platforms/which-vendors-dominate-enterprise-collab/240144611.

4 IDC. IDC MarketScape: Análisis mundial de 2012 de proveedores de software social empresarial (en inglés). Doc #237336. 2012. https://www.vmware.com/ les/pdf/socialcast/vmw-IDC-Marketscape-Social-vendor-analysis.pdf.

5 Porque “podrían” no signi ca que tienen la obligación. Los gerentes de líneas de negocio necesitarían considerar el grado de compatibilidad con otro software, como Microsoft Of ce*, además de las implicancias de seguridad y de cumplimiento de los requerimientos. Google Drive* se incluye solamente para ilustrar las capacidades de las soluciones del cuadrante C.

6 Infosecurity. “Bomba de tiempo encendida a causa de la ética de trabajo ‘Siempre conectado’” (en inglés). Mayo de 2013. http://www.infosecurity-magazine.com/view/32703/ticking-time-bomb-caused-by-alwayson-work-ethic/.

7 Apple. “Compatibilidad de documentos entre iWork* para iOS* y Microsoft Of ce*.” (en inglés). Fecha de la visita: 13 de junio de 2013. http://www.apple.com/apps/iwork/pages/compatibility.html.

8 Apple. “Compatibilidad de documentos entre iWork* para iOS* y Microsoft Of ce*.” (en inglés). Fecha de la visita: 22 de mayo de 2013. https://www.apple.com/apps/iwork/keynote/compatibility.html.

9 Apple Keynote* alerta al usuario sobre dichos cambios cuando el usuario abre la presentación importada en Keynote*.

10 Kingsoft* y MobiSystems* no documentan la compatibilidad de sus conjuntos de productividad de o cina para dispositivos Google Android* característica por característica, enunciando simplemente que las aplicaciones pueden crear, abrir, y editar documentos creados con Microsoft Of ce*. Kingsoft*. “Manual de usuario de Android*” (en inglés). http://www.kingsoftstore.com/download/android-user-manual-9.pdf. MobiSystems*. “Características de Of ceSuite Professional*” (en inglés). http://www.mobisystems.com/android_of ce/full-features.html.

11 Intralinks. “Encuesta: La colaboración segura y que cumple con los requerimientos termina en el rewall para el 68% de las organizaciones globalmente”(en inglés). Marzo de 2012. http://www.intralinks.com/news-events/press-releases/2012/03/19/intralinks-survey-secure-compliant-collaboration.

El análisis en este documento fue realizado por Prowess Consulting y encargado por Intel.

Los resultados se han simulado y se ofrecen con nes informativos exclusivamente. Cualquier diferencia en el diseño o la con guración del hardware o software del sistema podría afectar el desempeño real.

Prowess, el logotipo de Prowess, y SmartDeploy son marcas comerciales de Prowess Consulting, LLC.

Intel, el logotipo de Intel y Ultrabook son marcas comerciales de Intel Corporation en EE.UU. y en otros países.

*Otros nombres y marcas pueden ser reclamados como propiedad de terceros.

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