LWA-4101-17-02/2012 P/12/134

WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

I. Dane identyfikacyjne kontroli

Numer i tytuł kontroli P/12/134 – Funkcjonowanie funduszy sołeckich.

Jednostka Najwyższa Izba Kontroli przeprowadzająca Delegatura w Warszawie kontrolę

Kontroler Marian Mrówka, specjalista kontroli państwowej, upoważnienie do kontroli nr 82670 z dnia 20 sierpnia 2012 r. (dowód: akta kontroli str. 1-2)

Jednostka Urząd Gminy w Sokołowie Podlaskim (dalej: „Urząd”) ulica Wolności 44, 08-300 kontrolowana Sokołów Podlaski. Kierownik jednostki Marcin Pasik, Wójt Gminy Sokołów Podlaski od dnia 13 grudnia 2010 r., poprzednio kontrolowanej od dnia 6 grudnia 2006 r. do dnia 12 grudnia 2010 r. Wójtem był Ryszard Domański. (dowód: akta kontroli str. 3-5, 148)

II. Ocena kontrolowanej działalności 1 Ocena ogólna Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie, mimo stwierdzonych nieprawidłowości , funkcjonowanie funduszu sołeckiego w Gminie Sokołów Podlaski (dalej: „Gmina”) w latach 2010-2012 ( do 11 września). Pozytywną ocenę uzasadnia przede wszystkim prawidłowe naliczenie i rozdysponowanie środków funduszu sołeckiego, prawidłowe udzielenie i realizacja zamówień publicznych a także zapewnienie przeszkolenia pracowników Urzędu i sołtysów w zakresie problematyki funduszu. Stwierdzone nieprawidłowości dotyczyły w szczególności: - nieterminowego przekazania Uchwały Rady Gminy w Sokołowie Podlaskim, w sprawie wyrażenia zgody na wyodrębnienie w budżecie Gminy funduszu sołeckiego, Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Warszawie Zespół w Siedlcach za 2009 r., - przeznaczenie środków funduszu na wydatki nie ujęte we wnioskach w 2012 r., - niewystąpienia o dotację w pełnej należnej wysokości w 2011 r., – braku procedur kontroli zarządczej w zakresie funkcjonowania funduszu sołeckiego. III. Opis ustalonego stanu faktycznego. 1. Organizowanie funduszu sołeckiego. 1.1. Tworzenie funduszu sołeckiego Opis stanu Rada Gminy terminowo podjęła uchwały w sprawie wyodrębnienia funduszu faktycznego sołeckiego w budżecie Gminy na lata 20102, 20113 20124, tj. odpowiednio do: 30 czerwca 2009 r., 31 marca 2010 r. i 31 marca 2011 r., zgodnie z art. 6 i art.1 ust.1 ustawy z dnia 20 lutego 2009 r. o funduszu sołeckim5. [Dowód: akta kontroli str.7-10]

1 Najwyższa Izba Kontroli stosuje 3-stopniową skalę ocen: pozytywna, pozytywna mimo stwierdzonych nieprawidłowości, negatywna. 2 Uchwała Rady Gminy w Sokołowie Podlaskim Nr XXXI /142 / 2009 z dnia 24 czerwca 2009 r. 3 Uchwała Rady Gminy w Sokołowie Podlaskim Nr XLII/175/2010 z dnia 31 marca 2010 r. 4 Uchwała Rady Gminy w Sokołowie Podlaskim Nr V/ 2 5 / / 2 0 1 1 z dnia 31 marca 2011r. 5 Dz. U. Nr 52, poz. 420 ze zm.

2

Inicjatorem wyodrębnienia funduszu w budżecie Gminy był Wójt Gminy. [Dowód: akta kontroli str.146-147] Wysokość funduszu (według uchwał budżetowych) wynosiła: w 2010 r. – 265.919 zł, w 2011 r. – 279.582 zł i w 2012 r. – 312.841 zł. Rada Gminy nie korzystała z prawa zwiększenia wysokości środków funduszu ponad wysokość obliczoną na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim. [Dowód: akta kontroli str.11- 22] Uchwały dotyczące funduszu na 2011 r., 2012 r. przekazano RIO odpowiednio w dniach: 6 kwietnia 2010 r., 6 kwietnia 2011 r., tj. w terminie wynikającym z art. 90 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym6. RIO nie zgłosiło uwag do ww. uchwał. [Dowód: akta kontroli str. 23-28, 35-41] Ustalone W zakresie tworzenia funduszu sołeckiego stwierdzono nieprawidłowość nieprawidłowości nieterminowego przekazania Uchwały Rady Gminy w Sokołowie Podlaskim Nr XXXI /142 / 2009 z dnia 24 czerwca 2009 r. , w sprawie wyrażenia zgody na wyodrębnienie w budżecie Gminy funduszu sołeckiego. Uchwałę przekazano w dniu 24 listopada 2009 r. Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Warszawie Zespół w Siedlcach z opóźnieniem 153 dni, po terminie wynikającym z art. 90 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym. [Dowód: akta kontroli str.23] Wójt wyjaśnił, że przekazanie ww. Uchwały wynika z przeoczenia terminu przez osobę odpowiedzialną - inspektora ds. organizacyjnych i obsługi rady. [Dowód: akta kontroli str.147] 1.2. Rozdysponowanie środków funduszu sołeckiego na sołectwa. Opis stanu 1.2.1. W badanym okresie w Gminie funkcjonowało 36 sołectw (jednostki faktycznego pomocnicze): Bachorza, Bartosz, Brzozów, Brzozów – Kolonia, Budy Kupientyńskie, Chmielew, Czerwonka, Dąbrowa, Dolne Pole, Dziegietnia, Grochów, Emilianów, Justynów, Karlusin, Karolew, Kosierady Wielkie, Kostki, Krasnodęby – Kasmy, Krasnodęby – Rafały, Krasnodęby – Sypytki, Krasów, Łubianko – Podkupientyn, Nowa Wieś, Podrogów, Pogorzel, Przeździatka – Kolonia, Przywózki, Skibniew – Podawce, Skibniew – Kurcze, Walerów, Węże, Wólka Miedzyńska, Wyrąb, Ząbków, Ząbków– Kolonia, Żanecin, których statuty Rada Gminy przyjęła Uchwałą Nr XI/57/03 z dnia 22 października 2003 r. [Dowód: akta kontroli str.29-34, 139-145] Wójt w terminie do 31 lipca roku poprzedzającego rok budżetowy przekazał sołtysom wszystkich sołectw informacje o wysokości środków z funduszu przypadających na dane sołectwo, zgodnie z art. 2 ust. 2 ustawy o funduszu sołeckim. [Dowód: akta kontroli str. 42-65, 71-72] Kwota bazowa (Kb), o której mowa w art. 2 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim, dotycząca funduszu na 2010 r. wyniosła 1.967,72 zł7, na 2011 r. 2.073,91 zł8, na 2012 r. 2.316,30 zł. 9 [Dowód: akta kontroli str. 66-69] Wysokość środków funduszu obliczała corocznie Skarbnik Gminy, sporządzając dokument pn. „Wysokość środków funduszu sołeckiego przeznaczonych na poszczególne sołectwa gminy Sokołów Podlaski na rok…”, na podstawie danych zawartych w rocznych sprawozdaniach Rb-27S z wykonania planu dochodów

6 Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm. 7 Iloraz wykonanych dochodów bieżących Gminy za 2008 r. (12.079.829,85 zł) oraz liczby mieszkańców Gminy ustalonej przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, wg stanu na dzień 31.12.2008 r. (6.139 osób). 8 Iloraz wykonanych dochodów bieżących Gminy za 2009 r. (12.638.389,62 zł) oraz liczby mieszkańców Gminy ustalonej przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, wg stanu na dzień 31.12.2009 r. (6.094 osób). 9 Iloraz wykonanych dochodów bieżących Gminy za 2010 r. (13.955.089,82 zł) oraz liczby mieszkańców Gminy ustalonej przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, wg stanu na dzień 31.12.2010 r. (6.042 osób).

3

budżetowych oraz pisemnych informacji w zakresie liczby stałych mieszkańców zamieszkałych na obszarze Gminy otrzymanych od inspektora ds. ewidencji ludności i dowodów osobistych. [Dowód: akta kontroli str.46, 53, 59, 65, 73-77, 78-85] Wysokość środków z funduszu na lata 2010, 2011 i 2012 r. przypadających 36 sołectwom, obliczona została w prawidłowej wysokości zgodnie z wzorem określonym w art. 2 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim, w kwotach odpowiednio 265.919 zł, 279.582 zł i 312.841 zł. W żadnym przypadku wysokość środków przeznaczonych na dane sołectwo nie przekroczyła dziesięciokrotności kwoty bazowej. Do obliczenia kwoty bazowej funduszu na lata 2010 r. - 2012 r. przyjęto prawidłową wysokość wykonanych dochodów bieżących Gminy za 2008 r. (12.079.829,85 zł), za 2009 r. (12.638.389,62 zł), za 2010 r. (13.955.089,82 zł) i za 2011 r. (14.188.974,34 zł), która była zgodna z danymi wynikającymi z rocznych sprawozdań budżetowych Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego oraz liczbę mieszkańców zamieszkałych na obszarze Gminy określoną w publikacjach Głównego Urzędu Statystycznego pt. „Ludność, stan i struktura w przekroju terytorialnym” (stan: w dniu 31 XII 2008 r. 6.139 osób, w dniu 31 XII 2009 r. 6.094 osoby, w dniu 31 XII 2010 r. 6.042 osoby). W 2011 r. przyjęto liczbę mieszkańców zamieszkałych na obszarze Gminy wg stanu na 31 XII 2010 r. tj. 6.042 osoby, z powodu nieopublikowania przez GUS informacji o liczbie ludności na 31.12.2011 r. [Dowód: akta kontroli str. 46, 53, 59, 64, 86-122, 123-128, 138 ] Opis stanu 1.2.2. W latach 2009-2011 przekazano Wójtowi łącznie 108 wniosków sołectw faktycznego o przyznanie środków z funduszu po 36 w każdym roku. Wnioski złożone zostały przez sołtysów w 2009, 2010 i 2011 roku w terminach do dnia 30 września roku poprzedzającego rok budżetowy, zgodnie z art. 4 ust. 4 ustawy o funduszu sołeckim. [Dowód: akta kontroli str.129-137] Wnioski zawierały wszystkie dane wymagane w art. 4 ust. 3 ww. ustawy, tj. wskazanie przedsięwzięć przewidzianych do realizacji na obszarze sołectwa w ramach środków funduszu wraz z oszacowaniem ich kosztów i uzasadnieniem potrzeby realizacji (na druku opracowanym przez Skarbnika Gminy). [Dowód: akta kontroli str. 129-137, 154-165] Nie stwierdzono przypadku odrzucenia przez Wójta wniosku sołectwa o przyznanie środków z funduszu. [Dowód: akta kontroli str. 129-137] W badanym okresie obowiązywała od dnia 29 sierpnia 2007 r. „Strategia Zrównoważonego Rozwoju Gminy Sokołów Podlaski do 2020 r.” [Dowód: akta kontroli str.149-153, 536-537] Według wyjaśnień Wójta Gminy w latach 2010-2012 Sołectwa w Gminie Sokołów Podlaski nie uzyskiwały dochodów z tytułu mienia komunalnego. [Dowód: akta kontroli str. 89-122, 536-537]

10 Ocena cząstkowa Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie przestrzeganie zasad tworzenia funduszu sołeckiego i rozdysponowania jego środków na sołectwa.

2. Wykorzystanie środków funduszu sołeckiego 2.1. Realizacja wydatków budżetowych ponoszonych w ramach funduszu sołeckiego. Opis stanu faktycznego

10 Podobnie jak przy ocenie ogólnej, Najwyższa Izba Kontroli stosuje 3-stopniową skalę ocen cząstkowych dotyczących działalności w badanym obszarze: pozytywna, pozytywna mimo stwierdzonych nieprawidłowości, negatywna.

4

Kwoty wydatków poniesionych w ramach funduszu wyniosły: w 2010 r. – 252,6 tys. zł (95,0% planowanych wydatków), w 2011 r. – 249,9 tys. zł (89,4%) i w I półroczu 2012 r. – 76,5 tys. zł (24,4%). [Dowód: akta kontroli str.138] Według wyjaśnień Wójta Gminy wykonanie wydatków z funduszu sołeckiego w latach 2010-2011 było niższe niż planowane, ponieważ koszt zakupu niektórych towarów i usług był niższy od szacowanego, jak również część sołectw zrezygnowała z realizacji kilku przedsięwzięć. [Dowód: akta kontroli str. 536-537] W badanym okresie środki funduszu nie były wykorzystywane jako wkład własny Gminy przy realizacji projektów współfinansowanych z budżetu Unii Europejskiej. [Dowód: akta kontroli str.86-122, 536-537] W latach 2010-2012 (I półrocze) 4 przedsięwzięcia finansowane były jednocześnie ze środków funduszu (27.802,10 zł) oraz z innych środków budżetu Gminy – poza pulą funduszu (1.790,57 zł)11. [Dowód: akta kontroli str. 350] W zakresie prawidłowości realizacji wydatków budżetowych w ramach funduszu, w badanym okresie, analizą objęto wykorzystanie wszystkich środków przez 36 sołectw, o łącznej kwocie 579.032,30 zł, w tym w 2010 r. – 252.610,34 zł, w 2011 r. – 249.921,96 zł i w I półroczu 2012 r. – 76.500 zł, a do 4 września 2012 r. wykorzystano – 146.123,16 zł. [Dowód: akta kontroli str.154-171, 539] We wszystkich przypadkach środki funduszu przeznaczono na realizację zgłoszonych we wnioskach przedsięwzięć, które były zadaniami własnymi Gminy, służyły poprawie warunków życia mieszkańców i były zgodne ze strategią rozwoju Gminy, tj. zgodnie z zasadami określonymi w art. 1 ust. 3 ustawy o funduszu sołeckim. [Dowód: akta kontroli str. 154-171] W zakresie realizacji zadań finansowanych w ramach funduszu sołeckiego, badaniem objęto wszystkie przedsięwzięcia sfinansowane z funduszu sołeckiego w okresie od 1 stycznia 2010 r. do 4 września 2012 r. Na podstawie badania dowodów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków finansowanych środkami funduszu oraz oględzin miejsc realizacji wybranych przedsięwzięć w sześciu sołectwach12 stwierdzono, że wszystkie przedsięwzięcia zgłoszone we wnioskach sołectw zostały wykonane. [Dowód: akta kontroli str.123-128, 154-170, 531-533, 539] Z ankiety wypełnionej przez 33 sołtysów wynika, że zapoznali się oni z przepisami dotyczącymi funkcjonowania funduszu. Wiedzę o zasadach jego funkcjonowania pozyskali od pracowników Urzędu (wszyscy), a także za pośrednictwem Internetu (sześciu) i z publikacji (trzech). [Dowód: akta kontroli str. 465-530] Z badania frekwencji mieszkańców poszczególnych sołectw Gminy na zebraniach wiejskich sołectw w latach 2007-2011wynika, że była ona najwyższa w 2011 r., tj. w drugim roku funkcjonowania funduszu sołeckiego (943 osoby) i zwiększyła się w stosunku do roku 2010 o 34,7% (625 osób) i do roku 2009 o 31,8% (643 osoby). [Dowód: akta kontroli str.436]

11 Remont świetlicy wiejskiej w sołectwie Brzozów, ze środków funduszu sołeckiego 6.832,00 zł, ze środków ogólnych budżetu gminy (poza pulą funduszu) 508,54 zł, remont świetlicy wiejskiej w sołectwie Czerwonka odpowiednio 6.276,00 zł - 588,01 zł, remont świetlicy wiejskiej w sołectwie Brzozów odpowiednio 7.000,00 zł i 694,00 zł., urządzenie placu rekreacyjno-sportowego w sołectwie Chmielew odpowiednio 7.694,00 zł i 0,02 zł. 12 Karolew, Nowa Wieś, Grochów, Wyrąb, Grochów, Karolew.

5

Ustalone W zakresie realizacji wydatków ponoszonych z funduszu sołeckiego stwierdzono nieprawidłowości następujące nieprawidłowości: W 2010 r. środki w wysokości 1.157,00 zł13, tj. 9,7% wnioskowanej kwoty, przeznaczono na realizację przedsięwzięcia, które nie zostało ujęte we wniosku sołectwa Kostki: stół do tenisa stołowego, zakup rakiet do tenisa stołowego (4 szt.) oraz piłki do tenisa stołowego (10 szt.). Wydatki zakwalifikował do zadań zgłoszonych we wniosku dokonując adnotacji na dowodach zakupu, podinspektor ds. pozyskiwania funduszy unijnych. W 2012 r. środki w wysokości 1.280,00 zł14, tj. 9,7% wniosku, przeznaczono na realizację przedsięwzięcia, które nie zostało ujęte we wniosku sołectwa Ząbków Kolonia: kosiarki spalinowej YM 6521 i oleju SAE 30. Wydatki zakwalifikował do zadań zgłoszonych we wniosku, dokonując adnotacji na dowodach zakupu, podinspektor ds. pozyskiwania funduszy unijnych. Przeznaczenie środków funduszu na wydatki nieujęte we wnioskach było niezgodne z art. 1 ust. 3 ustawy o funduszu sołeckim. [Dowód: akta kontroli str. 189-190,308-309] Podinspektor ds. pozyskiwania funduszy unijnych wyjaśnił, że w 2010 r. z powodu dużej liczby bieżących spraw nie dokonano dokładnej weryfikacji prawidłowości dokonanego zakupu oraz jego zgodności z uchwałą zebrania wiejskiego sołectwa Kostki. W roku 2012 mylnie zinterpretowano zapisy we wniosku z zebrania wiejskiego bowiem kosiarkę spalinową uznano za wyposażenie świetlicy służące do utrzymaniu terenu wokół świetlicy, dlatego wydatek został nieprawidłowo zakwalifikowany jako wykonany w ramach funduszu sołeckiego. [Dowód: akta kontroli str.600- 601] Od kwoty 2.437,00 zł Gmina naliczyła dotację o zwrot części wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego, w kwocie 731,10 zł. [Dowód: akta kontroli str.313] Wójt Gminy wyjaśnił, że z powodu błędnej interpretacji zapisów zawartych we wniosku oraz braku dokładnej weryfikacji wydatku w wyniku nawału spraw bieżących środki w wysokości 1.157 zł w 2010 r. oraz w wysokości 1.280 zł w 2012 r. przeznaczono na przedsięwzięcia z funduszu sołeckiego. [Dowód: akta kontroli str.536-537] 2.2. Udzielanie i realizacja zamówień publicznych. Opis stanu W latach 2010-2012 (I półrocze) Gmina udzieliła, na podstawie przepisów ustawy faktycznego z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych15, czterech zamówień o łącznej wartości 330 tys. zł (bez podatku VAT) na realizację zadań sfinansowanych lub współfinansowanych środkami funduszu (wszystkie w trybie przetargu nieograniczonego) na dostawę żwiru gruboziarnistego do utrzymania dróg gminnych w latach 2010 – 2012. W przypadku pozostałych zamówień ze względu na ich wartość, która nie przekroczyła wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro, stosowano art. 4 pkt 8 Pzp. [Dowód: akta kontroli str.445] Prawidłowość udzielania zamówień sprawdzono na podstawie analizy dwóch postępowań o łącznej wartości netto 213 tys. zł (64,7% wartości ww. zamówień), Stwierdzono, że oba postępowania w trybie przetargu nieograniczonego przeprowadzono zgodnie z zasadami określonymi w Pzp, w tym: we właściwym terminie i zgodnie z zasadami określonymi w art. 32-34 Pzp ustalono szacunkową wartość zamówień,

13 Wniosek na trzy przedsięwzięcia na kwotę 11.964 zł - żwirowanie dróg - 1.000 zł, wyposażenie świetlicy - 2.000 zł, (zakup krzeseł, stolika i grzejników), urządzenie boiska – 8.964 zł (wyrównanie terenu, zakup materiałów na bramki, urządzenie dróg dojazdowych do boiska). 14 Wniosek na dwa przedsięwzięcia na kwotę 10.030 zł - żwirowanie dróg - 1.000 zł, - wyposażenie świetlicy i terenu obok – 8.030 zł, (zakup regałów, wymiana drzwi, zakup moskitiery, sprzętu sprzątającego, żywicy, uporządkowanie terenu). 15 Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 ze zm., zwana w dalszej treści „Pzp”

6

dla każdego z zamówień opracowano SIWZ zawierającą elementy wskazane w art. 36 ust. 1 Pzp, ogłoszenia o przetargach zawierały wszystkie elementy wymagane art. 41 Pzp oraz publikowane były w miejscach określonych w art. 40 Pzp, z zachowaniem terminów określonych w art. 43 Pzp, otwarcie ofert nastąpiło w dniu upływu terminu ich składania, wyboru ofert dokonano na podstawie kryteriów ocen określonych w SIWZ, spośród ofert spełniających wymogi SIWZ, zgodnie z art. 91 Pzp; z wybranymi oferentami zawarto pisemne umowy, z zachowaniem terminów wskazanych w art. 94 ust. 1 Pzp. Określone w umowach warunki były zgodne z przedstawionymi w wybranej ofercie, wykonawcom, którzy złożyli oferty przekazano informację, o wyborze najkorzystniejszej oferty - art. 92 ust. 1 Pzp, osoby wykonujące czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia złożyły oświadczenia, o których mowa w art. 17 ust. 2 Pzp; w Biuletynie Zamówień Publicznych zamieszczono ogłoszenia, o udzielonych zamówieniach - art. 95 Pzp. [Dowód: akta kontroli str. 445, 359-435] Objęte badaniem zamówienia zostały zrealizowane zgodnie z umowami i specyfikacjami istotnych warunków zamówienia. Ocena cząstkowa [Dowód: akta kontroli str.377-380,419-421, 431-435] Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie, mimo stwierdzonych nieprawidłowości, wykorzystanie środków funduszu sołeckiego. 3. Refundacja z budżetu państwa części wydatków poniesionych w ramach funduszu sołeckiego. Opis stanu Wójt Gminy złożył Wojewodzie Mazowieckiemu wnioski o zwrot z budżetu państwa faktycznego części wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego na 2010 r.16 i 2011 r.17 z zachowaniem terminu określonego w § 2 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 stycznia 2010 r. w sprawie trybu zwrotu części wydatków gmin wykonanych w ramach funduszu sołeckiego18 oraz zgodnie z wzorem określonym w załączniku do ww. rozporządzenia. Wniosek na 2010 r. został skorygowany 13.07.2011 r.19 [Dowód: akta kontroli str.313-321] Gmina otrzymała refundację, w formie dotacji z budżetu państwa, części wydatków poniesionych w ramach funduszu: w 2011 r. – 69.976,03 zł (30% zrealizowanych wydatków w 2010 r.) i w 2012 r. – 71.335,30 zł (30% wydatków poniesionych w 2011 r.), na rachunek budżetu gminy w terminie do dnia 31 sierpnia roku następującego po roku, w którym dokonała wydatków (§ 4 ww. rozporządzenia). [Dowód: akta kontroli str. 321-323] Kwota wydatków poniesionych w ramach funduszu wykazana we wnioskach przekazanych Wojewodzie: za 2010 r. wyniosła 233.253,43 zł, a za 2011 r. – 237.784,33 zł. Biorąc pod uwagę wielkości kwoty bazowej w Gminie (Kb) w 2010 r.20 i 2011 r.21 oraz średniej kwoty bazowej w kraju (Kbk) w tych latach22 wysokość otrzymanej z budżetu państwa refundacji była zgodna z przepisami art. 2 ust. 5 pkt 1 ustawy o funduszu sołeckim.

16 na kwotę 69.976,03 zł. 17 na kwotę 71.335, 30 zł. 18 Dz. U. Nr 21, poz. 106. 19 korekta dotyczyła błędne podanej kwoty średniej kwoty bazowej kraju (K bk) za 2010 r. było 2.399,29 zł, a po korekcie 2.312,09 zł/mieszkańca. 20 W 2010 r. – 1.967,72 zł. 21 W 2011 r. – 2.073,91 zł. 22 Obliczona przez Ministra Finansów kwota Kbk wyniosła: na 2010 r. – 2.312,09 zł i na 2011 r. – 2.399,29 zł.

7

[Dowód: akta kontroli str. 68-69, 313-320] Ustalone W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nieprawidłowości stwierdzono następującą nieprawidłowość: Od kwoty 12.137,63 zł Gmina nie naliczyła i nie wystąpiła do Wojewody Mazowieckiego o zwrot części wydatków wykonanych w ramach funduszu sołeckiego, w kwocie 3.641,29 zł (30% zwrotu), co było niezgodne z § 2 ust. 1 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 stycznia 2010 r. w sprawie trybu zwrotu części wydatków gmin wykonanych w ramach funduszu sołeckiego23 W 2011 r. przeznaczono środki w wysokości 12.137,63 zł na realizację nw. przedsięwzięć, które zostały ujęte we wnioskach dwóch sołectw: - Ząbków - na wyposażenie świetlicy wiejskiej w kwocie 7.321 zł, tj. 99,2% środków ogółem wykorzystanych przez to sołectwo. Wydatki zakwalifikował do zadań zgłoszonych we wniosku, dokonując adnotacji na dowodach zakupu, podinspektor ds. pozyskiwania funduszy unijnych, a Skarbnik Gminy dokonała kontroli wstępnej, zatwierdził do wypłaty Wójt Gminy. - Krasnodęby-Sypytki - remont świetlicy wiejskiej w kwocie 4.874 zł, tj. 100% środków ogółem wykorzystanych przez to sołectwo. Wydatki zakwalifikował do zadań zgłoszonych we wniosku, dokonując adnotacji na dowodach zakupu, podinspektor ds. pozyskiwania funduszy unijnych, a Skarbnik Gminy dokonała kontroli wstępnej, zatwierdził do wypłaty Wójt Gminy. [Dowód: akta kontroli str.291-312, 320] Skarbnik Gminy wyjaśniła, że sprawozdanie Rb28S za 2011 r. sporządzono na podstawie kwot wynikających z ewidencji księgowej, wg której suma wydatków w ramach funduszu sołeckiego wynosiła 249.921,96 zł. Podczas sporządzania „Zestawienia wnioskowanych kwot z budżetu państwa dla poszczególnych gmin części wydatków poniesionych w ramach funduszu sołeckiego w 2011 r.” pominięto dwa zadania z dwóch sołectw na łączną sumę 12.137,63 zł i wykazano kwotę wydatków poniesionych w ramach funduszu sołeckiego w 2011 r. w gminie Sokołów Podlaski w wysokości 237.784,33 zł. [Dowód: akta kontroli str.538] Ocena cząstkowa Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie, mimo stwierdzonej nieprawidłowości, refundację z budżetu państwa części wydatków poniesionych w ramach funduszu sołeckiego. 4. System kontroli zarządczej. Opis stanu Gmina posiadała Statut Gminy - Uchwała Nr XXIII/101/2008 Rady Gminy faktycznego w Sokołowie Podlaskim z dnia 28 sierpnia 2008 r. w sprawie uchwalenia Statutu Gminy Sokołów Podlaski, Regulamin Organizacyjny - Zarządzenie Nr 68/2011 Wójta Gminy Sokołów Podlaski z dnia 15 września 2011r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Sokołowie Podlaskim, Politykę rachunkowości - Zarządzenie Nr 118/2012 Wójta Gminy Sokołów Podlaski z dnia 11 kwietnia 2012 r. w sprawie wprowadzenia w życie instrukcji kontroli finansowej, zasad (polityki) rachunkowości, zakładowego planu kont, procedur kontroli oraz obiegu dowodów finansowo księgowych. Dokumenty te nie zawierały zapisów dotyczących funduszu sołeckiego. [Dowód: akta kontroli str.29-34 ] Z zakresu funduszu sołeckiego zostali przeszkoleni trzej pracownicy: Skarbnik Gminy - „Fundusz sołecki nowym instrumentem gospodarki finansowej sołectw w ramach budżetu gminy” w dniu 8 maja 2009 r., podinspektor ds. pozyskiwania funduszy unijnych „Fundusz sołecki – praktyczne zasady realizacji ustawy” w dniu 22 października 2009 r. i kierownik referatu współpracy, spraw obywatelskich i pozyskiwania funduszy - „Fundusz sołecki” w dniu 22 marca 2011 r.

23 Dz. U. Nr 21, poz. 106

8

[Dowód: akta kontroli str.147, 602-603] Sołtysi z terenu Gminy byli informowani o zasadach korzystania z funduszu sołeckiego podczas narad i sesji. W 2009 r. podczas narady z sołtysami w dniu 3 czerwca, w 2010 r. podczas sesji rady gminy w dniu 30 sierpnia, w 2011 r. podczas narady w dniu 26 sierpnia, 2012 r. [Dowód: akta kontroli str.147] Gmina nie była zobowiązana i nie prowadziła audytu wewnętrznego, o którym mowa w art. 272 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych24, bowiem ujęte w uchwałach budżetowych kwoty dochodów i przychodów lub wydatków i rozchodów nie przekroczyły wysokości 40.000 tys. zł (art. 274 ust. 3 ww. ustawy). [Dowód: akta kontroli str.85-122] Ustalone W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nieprawidłowości stwierdzono następujące nieprawidłowości: Wójt Gminy nie opracował i nie wdrożył do stosowania procedur kontroli zarządczej, w zakresie realizacji funduszu sołeckiego stosownie do wymogów art. 69 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy o finansach publicznych i standardów określonych przez Ministra Finansów w Komunikacie nr 23 z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych25. Wójt wyjaśnił, że w Urzędzie nie zostały opracowane i przyjęte procedury kontroli zarządczej dotyczącej realizacji funduszu sołeckiego. Procedury kontroli zarządczej są w trakcie przygotowywania. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych, nakłada obowiązek wydatkowania środków publicznych w sposób celowy, oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. Przy wydatkowaniu funduszy sołeckich każdorazowo stosowano w/w zasady. Do wydatków powyżej 14.000 euro stosowano przepisy ustawy Pzp, natomiast do wydatków poniżej 14.000 euro stosowano rozeznania cenowe. Powyższe pozwalało na stosowanie zasad określonych w ustawie o finansach publicznych i wydatkowanie środków w sposób oszczędny, celowy, racjonalny. [Dowód: akta kontroli str. 536-537] W regulaminie organizacyjnym Urzędu, w zakresie czynności Skarbnika Gminy, który obliczył wysokość środków funduszu na lata 2010, 2011 i 2012, nie określono obowiązku realizacji tego zadania. W zakresach czynności: referenta ds. księgowości budżetowej, podinspektora ds. pozyskiwania funduszy unijnych i kierownika referatu inwestycji, gospodarki komunalnej, ochrony środowiska nie zapisano zadań z zakresu funduszu sołeckiego. [Dowód: akta kontroli str. 74-77, 341-349] Uwagi dotyczące Stwierdzone i opisane w pkt 2.1 i 3 niniejszego wystąpienia pokontrolnego badanej działalności nieprawidłowości wskazują na brak skuteczności systemu kontroli zarządczej w obszarze funkcjonowania funduszu. Ocena cząstkowa Najwyższa Izba Kontroli ocenia negatywnie, brak systemu kontroli zarządczej w obszarze funkcjonowania funduszu sołeckiego.

IV. Wnioski

24 Dz.U. Nr 157, poz. 1240 ze zm. 25 Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84.

9

Wnioski pokontrolne Przedstawiając powyższe oceny i uwagi wynikające z ustaleń kontroli, Najwyższa Izba Kontroli, na podstawie art. 53 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli26, wnosi o: 1) terminowe przekazywanie Uchwał Rady Gminy w Sokołowie Podlaskim, w sprawie wyrażenia zgody na wyodrębnienie w budżecie Gminy funduszu sołeckiego, RIO, 2) zwrot nienależnie pobranej dotacji, w kwocie 731,10 zł (30% zwrotu) wraz z odsetkami, 3) rzetelną weryfikację wydatków na przedsięwzięcia finansowane z funduszu sołeckiego, 4) rozważenie uzupełnienia zakresów czynności pracownikom merytorycznym o zadania wynikające z ustawy o funduszu soleckim. 5) opracowanie procedur kontroli zarządczej i jej wdrożenie w zakresie funkcjonowania funduszu sołeckiego.

V. Pozostałe informacje i pouczenia Prawo zgłoszenia Wystąpienie pokontrolne zostało sporządzone w dwóch egzemplarzach; jeden dla zastrzeżeń kierownika jednostki kontrolowanej, drugi do akt kontroli. Zgodnie z art. 54 ustawy o NIK kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, w terminie 21 dni od dnia jego przekazania. Zastrzeżenia zgłasza się do dyrektora Delegatury NIK w Warszawie. Obowiązek Zgodnie z art. 62 ustawy o NIK proszę o poinformowanie Najwyższej Izby Kontroli, poinformowania w terminie 21 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego, o sposobie NIK o sposobie wykorzystania uwag wykorzystania uwag i wykonania wniosków pokontrolnych oraz o podjętych i wykonania wniosków działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań. W przypadku wniesienia zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego, termin przedstawienia informacji liczy się od dnia otrzymania uchwały o oddaleniu zastrzeżeń w całości lub zmienionego wystąpienia pokontrolnego.

Warszawa, dnia 03 października 2012 r.

Kontroler: Marian Mrówka specjalista kontroli państwowej

...... Podpis podpis

26 Dz. U. z 2012 r., poz. 82.

10