REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI Numer egzemplarza: 1 PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIE Ń PUBLICZNYCH Jednostka kontrolowana: Gmina Kro śniewice 28 grudnia 2008 roku Termin kontroli: – 10 kwietnia 2009 roku Andrzej Kowalczyk – st. Kontroluj ący inspektor kontroli, (imi ę, nazwisko, stanowisko słu Ŝbowe): Gra Ŝyna Polinowska – inspektor kontroli rok 2008 oraz wybrane Okres obj ęty kontrol ą zagadnienia z roku 2007 WK 601-1/88/2008 z dnia 17 Numer i data upowa Ŝnienia: grudnia 2008 roku Uwaga! Protokół niniejszy podlega udost ępnieniu na zasadach okre ślonych w ustawie z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej (Dz. U. nr 112, poz.1198), z ograniczeniami wynikaj ącymi z art.5 tej ustawy . PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE KRO ŚNIEWICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424 I. INFORMACJE WST ĘPNE DANE O JEDNOSTCE Gmina Krośniewice połoŜona jest w granicach Powiatu Kutnowskiego i obejmuje obszar ha, w tym Miasto Krośniewice obejmuje obszar o powierzchni 9.175 ha, Gmina obejmuje obszar 11.668 ha. W skład jej wchodzi 22 sołectwa. Miasto Krośniewice podzielone jest administracyjnie na 6 osiedli. Stan ludności w gminie na dzień 31 grudnia 2008 roku wynosił – 9.084 w tym: - kobiety – 4.667 - męŜczyźni – 4.417 Liczba osób bezrobotnych na terenie gminy Krośniewice na dzień 31 grudnia 2008 roku wyniosła ogółem 932 osoby. Adres siedziby Urzędu Miejskiego w Krośniewicach: 99-340 Krośniewice ul. Poznańska 5 Dane identyfikacyjne: NIP URZĘDU MIEJSKIEGO: 775-11-21-423 REGON URZĘDU MIEJSKIEGO: 000527865 Przedmiot kontroli: kompleksowa kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych w gminie Krośniewice za rok 2008. W zakresie dochodów z podatków i opłat oraz zamówień publicznych kontrolą objęto lata 2007-2008. II. USTALENIA OGÓLNE 1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI Przewodnicz ący Rady Miejskiej Od dnia 4 grudnia 2006 roku przewodniczącym Rady Miejskiej w Krośniewicach jest Jadwiga RoŜnowska wybrana uchwałą Rady Miejskiej w Krośniewicach nr I/1/06 z dnia 4 grudnia 2006 roku. Uchwałą nr XXIX/182/08 z dnia 22 września 2008 roku odwołano Jadwigę RoŜnowską z funkcji Przewodniczącej Rady Miejskiej w Krośniewicach. Uchwałą nr XXXVI/223/09 Rady Miejskiej w Krośniewicach z dnia 6 lutego 2009 roku powołano nowego Przewodniczącego Rady Miejskiej, którym został Czesław Kołodziejski. Burmistrz Gminy Burmistrzem Gminy Krośniewice jest Julianna Barbara Herman wybrana w wyborach bezpośrednich dnia 26 listopada 2006 roku na podstawie zaświadczenia Gminnej Komisji Wyborczej z dnia 28 listopada 2006 roku. Skarbnik Gminy Skarbnikiem Gminy Krośniewice jest Beata Mi tlas powołana na stanowisko uchwałą Rady Miejskiej w Krośniewicach nr XXIV/152/08 z dnia 29 maja 2008 roku. _____________________________________________________ 2 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE KRO ŚNIEWICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424 W okresie wcześniejszym Skarbnikiem Gminy była Dorota Cieślachowska powołana uchwałą Rady Miejskiej w Krośniewicach nr 221/XXXI/01 z dnia 29 czerwca 2001 roku. Sekretarz Gminy Sekretarzem Gminy Krośniewice jest Kinga Pawłowska-Tarka powołana na stanowisko uchwałą Rady Miejskiej w Krośniewicach nr IV/25/07 z dnia 18 stycznia 2007 roku. 2. GMINNE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNO ŚCI Zgodnie z załącznikiem do Statutu Urzędu Miejskiego w Krośniewicach w gminie funkcjonują następujące jednostki organizacyjne: 1. Gminne Centrum Kultury, Sportu i Rekreacji w Krośniewicach – działa jako samorządowa instytucja kultury na podstawie uchwały Rady Miejskiej w Krośniewicach nr XVI/57/07 z dnia 30 listopada 2007 roku, 2. Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Krośniewicach, 3. Miejskie Przedszkole w Krośniewicach, 4. Szkoła Podstawowa nr 1 w Krośniewicach 5. Szkoła Podstawowa w Zalesiu, 6. Szkoła Podstawowa w Jankowicach, 7. Szkoła Podstawowa w Nowem, 8. Gimnazjum w Krośniewicach, 9. Liceum Ogólnokształcące im. Gen. Zygmunta Berlinga w Krośniewicach. Wszystkie jednostki posiadają własne statuty i z wyłączeniem Gminnego Centrum Kultury, Sportu i Rekreacji funkcjonują w formie jednostek budŜetowych. W Gminie Krośniewice funkcjonuje jeden zakład budŜetowy – Miejski Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Krośniewicach. 3. UNORMOWANIA WEWN ĘTRZNE Statut gminy W okresie objętym kontrolą gmina Krośniewice działała w oparciu o Statut uchwalony uchwałą Rady Miejskiej w Krośniewicach nr 55/XI/03 z dnia 11 lipca 2003 roku, który był następnie znowelizowany uchwałą Rady Miejskiej w Krośniewicach nr 129/XXIII/04 z dnia 27 maja 2004 roku oraz Uchwałą Rady Miejskiej w Krośniewicach nr XXII/145/08 z dnia 28 kwietnia 2008 roku. Regulamin organizacyjny urz ędu Obecnie obowiązujący Regulamin Organizacyjny wprowadzony został w Ŝycie zarządzeniem Burmistrza Krośniewic nr 130/08 z dnia 30 grudnia 2008 roku. W okresie poprzedzającym obowiązywał Regulamin Organizacyjny wprowadzony w Ŝycie zarządzeniem Burmistrza Krośniewic nr 18/07 z dnia 14 lutego 2007 roku, zmieniony zarządzeniem nr 61/07 Burmistrza Krośniewic z dnia 22 maja 2007 roku. _____________________________________________________ 3 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE KRO ŚNIEWICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424 Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym Rada Miejska w Krośniewicach nie podjęła uchwały w przedmiocie zasad nabywania zbywania i obciąŜania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierŜawienia lub najmu na okres dłuŜszy niŜ 3 lata. Rada Miejska w Krośniewicach kaŜdorazowo podejmowała uchwały w przedmiocie sprzedaŜy, wydzierŜawienia, najmu lub nabycia nieruchomości. Zasady składania o świadcze ń woli – pełnomocnicy. Zawarte w statucie Gminy Krośniewice postanowienia nie ustalają zasad składania oświadczeń woli w imieniu gminy, co oznacza wyłączność Burmistrza Gminy na jednoosobowy obowiązek składania tych oświadczeń. Instrukcja w sprawie przeciwdziałania wprowadzeniu do obrota warto ści maj ątkowych pochodz ących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł. Zarządzeniem Burmistrza Krośniewic nr 125/2008 z dnia 30 grudnia 2008 roku wprowadzono do stosowania - Instrukcję postępowania w zakresie przeciwdziałania wprowadzeniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałania finansowaniu terroryzmu. 4. UNORMOWANIA W ZAKRESIE KONTROLI WEWN ĘTRZNEJ (FINANSOWEJ ). Unormowania w zakresie kontroli finansowej. Osoby odpowiedzialne. W okresie objętym kontrolą w Gminie Krośniewice obowiązywały uregulowania dotyczące kontroli finansowej zawarte w: - w zarządzeniu nr 18/07 Burmistrza Krośniewic z dnia 14 lutego 2007 roku wprowadzający w Ŝycie Regulamin Organizacyjny. Zgodnie z zapisami rozdziału VIII regulaminu kontrolę wewnętrzną sprawuje Burmistrz lub upowaŜnieni przez niego pracownicy oraz kierownicy referatów w stosunku do swoich pracowników; - w zarządzeniu nr 1/2002 Burmistrza Krośniewic z dnia 2 stycznia 2002 roku w sprawie określenia instrukcji kontroli finansowej, zasad rachunkowości, zakładowego planu kont, procedur kontroli finansowej oraz obiegu dokumentów finansowo-księgowych, znowelizowanym zarządzeniem nr 5/2004 Burmistrza Krośniewic z dnia 3 września 2004 roku. W myśl ww. zarządzenia kontrolę przestrzegania procedur kontroli finansowej wykonuje kierownik jednostki osobiście. Czynności kontrolne w zakresie kontroli finansowej w ramach swoich uprawnień wykonywać takŜe mogą skarbnik, jak i inni pracownicy zobowiązani do wykonywania kontroli; - w zarządzeniu nr 126/2008 Burmistrza Krośniewic z dnia 30 grudnia 2008 roku w sprawie wprowadzenia regulaminu określającego zasady kontroli finansowej w Urzędzie Miejskim w Krośniewicach. Zgodnie z ww. zarządzeniem za zorganizowanie i prawidłowe funkcjonowanie kontroli finansowej odpowiedzialny jest Burmistrz Gminy Krośniewice. Zadania z zakresu kontroli wewnętrznej realizują Skarbnik Gminy, Sekretarz Gminy oraz pracownicy samorządowi w merytorycznym zakresie swego działania. Prawidłowość funkcjonowania procedur kontroli finansowej sprawdzono przy zastosowaniu testu „wewnętrzne procedury kontroli” oraz dokumentów księgowych, których zapłaty dokonano w miesiącu grudniu 2007 i 2008 roku: _____________________________________________________ 4 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W MIE ŚCIE I GMINIE KRO ŚNIEWICE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax. (0-42) 6367424 - faktura VAT nr 117/07 z dnia 30 listopada 2007 roku za sporządzenie aktu notarialnego na kwotę brutto 849,12 zł. Termin zapłaty: do dnia 6 grudnia 2007 roku. Data wpływu do Urzędu Miasta: 3 grudnia 2007 roku. Zapłacono przelewem w dniu 6 grudnia 2007 roku, - faktura VAT nr 0548/U z dnia 30 listopada 2007 roku za wynajem sali konferencyjnej na kwotę 500,00 zł. Termin zapłaty: do dnia 14 grudnia 2007 roku. Data wpływu do Urzędu Miasta: 30 listopada 2007 roku. Zapłacono przelewem w dniu 11 grudnia 2007 roku, - faktura VAT nr 33/11/2007 z dnia 29 listopada 2007 roku za obsługę i utrzymanie serwisu poczty internetowej na kwotę brutto 146,40 zł. Termin zapłaty: do dnia 13 grudnia 2007 roku. Zapłacono przelewem dnia 11 grudnia 2007 roku, - faktura VAT nr 33/11/2007 z dnia 27 listopada 2007 roku za zakup papieru ksero i druków poleceń przelewu na kwotę 681,97 zł brutto. Termin płatności 14 dni.