Delegatura w Białymstoku LBI-4101-10-04/2012 P/12/134 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE 2 I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytuł kontroli P/12/134 – Funkcjonowanie funduszy sołeckich Jednostka Delegatura Najwyższej Izby Kontroli w Białymstoku przeprowadzająca kontrolę Kontrolerzy Joanna Muszyńska, st. inspektor kontroli państwowej, upoważnienie do kontroli nr 082001 z dnia 12 lipca 2012 r.; Beata Pawłowska, specjalista kontroli państwowej, upoważnienie do kontroli nr 82003 z dnia 12 lipca 2012 r. Andrzej Juchnicki, doradca ekonomiczny, legitymacja służbowa nr 11840 [Dowód: akta kontroli str. 1-2] Jednostka Urząd Gminy Piątnica, ul. Stawiskowska 53, 18-421 Piątnica Poduchowna (zwany kontrolowana w dalszej treści „Urzędem”) Kierownik jednostki Edward Łada, Wójt Gminy Piątnica (zwany w dalszej treści „Wójtem”) kontrolowanej [Dowód: akta kontroli st. 3] II. Ocena kontrolowanej działalności 1 Ocena ogólna Najwyższa Izba Kontroli ocenia pozytywnie, mimo stwierdzonych nieprawidłowości , funkcjonowanie funduszu sołeckiego („funduszu”) w Gminie Piątnica. Uzasadnienie W okresie objętym kontrolą w Urzędzie terminowo tworzono fundusz oraz oceny ogólnej prawidłowo wykorzystano środki funduszu w latach 2010-2012 (I półrocze). Stwierdzone nieprawidłowości polegały na: błędach w ustaleniu wysokości środków funduszu przypadających sołectwom w latach 2010-2012, wykorzystaniu w maju 2012 roku środków funduszu w kwocie 2.197 zł na przedsięwzięcie realizowane na podstawie wniosku, które nie spełniały wymogów określonych w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 20 lutego 2009 r. o funduszu sołeckim2, nieprawidłowym klasyfikowaniu środków przeznaczanych na remonty dróg gminnych oraz na wydatki i zakupy inwestycyjne. III. Opis ustalonego stanu faktycznego 1. Organizowanie funduszu sołeckiego 1.1. Tworzenie funduszu sołeckiego Opis stanu Rada Gminy w terminach określonych w art. 6 i art. 1 ust. 1 ustawy o fs podjęła faktycznego uchwały w sprawie wyrażenia zgody na wyodrębnienie funduszu w budżecie Gminy na lata 2010, 2011 i 2012, tj. odpowiednio: 26 czerwca 2009 r., 30 marca 2010 r. i 18 marca 2011 r. [Dowód: akta kontroli str. 4-6] 1 Najwyższa Izba Kontroli stosuje 3-stopniową skalę ocen: pozytywna, pozytywna mimo stwierdzonych nieprawidłowości, negatywna. 2 Dz. U. Nr 52, poz. 420 ze zm., zwana w dalszej treści „ustawą o fs”. 3 Inicjatorem wyodrębnienia funduszu w budżecie Gminy w 2010 roku byli Wójt i Radni, w 2011 roku – Wójt, Radni i Sołtysi, a w 2012 roku – Radni i Sołtysi. [Dowód: akta kontroli str. 7] Uchwały w sprawie wyrażenia zgody na wyodrębnienie w budżecie Gminy na lata 2010, 2011 i 2012 funduszu przekazano Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Białymstoku („RIO”), z zachowaniem terminów wynikających z art. 90 ust. 1 w związku z art. 86 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym3, tj. 1 lipca 2009 r., 1 kwietnia 2010 r. i 24 marca 2011 r. RIO nie wniosło uwag do treści ww. uchwał. [Dowód: akta kontroli str. 8-10] Wysokość funduszu (według uchwał budżetowych) wynosiła: w 2010 r. – 305.982 zł, w 2011 r. – 387.855 zł i w 2012 r. – 488.168 zł. Rada Gminy nie dokonywała w tych latach zmian wielkości funduszu, na podstawie art. 3 ust 1 ustawy o fs. [Dowód: akta kontroli str. 11-21] Ustalone W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nieprawidłowości nie stwierdzono nieprawidłowości. 1.2. Rozdysponowanie środków funduszu sołeckiego na sołectwa Opis stanu W badanym okresie Gmina składała się z 44 sołectw4. [Dowód: akta kontroli str. 34-37] faktycznego Wójt, w terminie do 31 lipca roku poprzedzającego rok budżetowy, przekazał sołtysom wszystkich sołectw informacje o wysokości środków z funduszu przypadających na dane sołectwo w latach 2010, 2011 i 2012, zgodnie z art. 2 ust. 2 ustawy o fs. [Dowód: akta kontroli str. 22-32] Kwota bazowa (Kb), o której mowa w art. 2 ust. 1 ustawy o fs, dotycząca funduszu na 2010 r. wynosiła 2.188,12 zł, na 2011 r. – 2.467,79 zł i na 2012 r. - 2.772,09 zł. [Dowód: akta kontroli str. 117-122] Zgodnie z informacjami przekazanymi sołtysom, wielkość fundusz na lata 2010, 2011 i 2012 została przez Urząd określona odpowiednio na: 327.702 zł, 450.383,14 zł i 515.035,19 zł. Wielkość funduszu została ustalona na podstawie kwot bazowych (Kb), które według Urzędu wynosiły w tych latach: 1.775,97 zł, 2.435,82 zł i 2.782,47 zł. Żadnemu sołectwu nie przyznano środków w wysokości przekraczającej dziesięciokrotność tej kwoty. [Dowód: akta kontroli str. 117-122, 13-140] W latach 2009-2011 Wójt otrzymał odpowiednio: 40, 37 i 41 wniosków sołectw o przyznanie środków z funduszu. Wszystkie wnioski z 2009 r., dwa z 2010 r. i trzy z 2011 r. wpłynęły do 30 września roku poprzedzającego rok budżetowy, tj. zgodnie z art. 4 ust. 4 ustawy o funduszu sołeckim. [Dowód: akta kontroli str. 273-275, 448] Jak wynika z oświadczeń sołtysów i wyjaśnień Wójta Gminy Edwarda Łady powodem niezłożenia wniosków przez: 1) Kalinowo-Kolonię (w latach 2009-2011) był brak zainteresowania mieszkańców, Marianowo i Stary Drożęcin (w 2009 r.) oraz Górki Szewkowo (w 2010 r.) – brak potrzeb, w związku z ich zaspokojeniem z budżetu gminy, 2) Pęzę (w 2009 r.), Kobylin (w 2010 r.) i Kosaki (w 2010 r.) – brak 3 Dz. U. Nr z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm. 4 Budy Czarnockie, Budy–Mikołajka, Choszczewo, Czarnocin, Dobrzyjałowo, Drozdowo, Drożęcin- Lubiejewo, Elżbiecin, Górki-Sypniewo, Górki-Szewkowo, Guty, Jeziorko, Kalinowo, Kalinowo- Kolonia, Kałęczyn, Kisielnica, Kobylin, Kosaki, Kownaty, Krzewo, Marianowo, Motyka, Murawy, Nagórki, Niewodowo, Nowe Krzewo, Nowy Cydzyn, Olszyny, Olszyny-Kolonia, Pęza, Piątnica Poduchowna, Piątnica Włościańska, Poniat, Rakowo-Boginie, Rakowo-Czachy, Rządkowo, Stary Cydzyn, Stary Drożęcin, Taraskowo, Truszki, Wyłudzin, Wyrzyki, Zabawka, Żelechy. 4 porozumienia, co do sposobu przeznaczenia środków, 3) Stary Drożęcin (w 2010 r.) i Marianowo (w 2011 r.) – brak możliwości przeznaczenia środków na zadania zgodnie z wymogami ustawy, 4) Drozdowo (w 2010 r.) – choroba sołtysa, 5) Kałęczyn (w latach 2010-2011) – brak wspólnych budynków, które można modernizować w ramach funduszy w tak małym sołectwie. [Dowód: akta kontroli str. 7, 262-264] Wszystkie wnioski złożone w latach 2009-2010 oraz 40 z 41 złożonych w 2011 roku zawierały dane wymagane art. 4 ust. 3 tej ustawy – wskazanie przedsięwzięć przewidzianych do realizacji na obszarze sołectwa w ramach środków funduszu wraz z oszacowaniem ich kosztów i uzasadnieniem. Wójt nie odrzucił żadnego z otrzymanych wniosków sołectw. [Dowód: akta kontroli str. 273-275, 493] Gmina posiadała uchwaloną 18 sierpnia 2002 roku Strategię Rozwoju Gminy Piątnica, która obowiązuje do końca 2015 roku. Przedsięwzięcia zgłaszane przez sołtysów do realizacji z funduszu w latach 2010 - 2012 były oceniane przez Wójta między innymi pod względem zgodności ze Strategią. Wójt zaakceptował wszystkie złożone w tym okresie wnioski. [Dowód: akta kontroli str. 265, 273-275] W badanym okresie żadne sołectwo nie osiągnęło dochodów z mienia komunalnego Gminy. [Dowód: akta kontroli, str. 270] Ustalone W działalności kontrolowanej jednostki w przedstawionym wyżej zakresie nieprawidłowości stwierdzono następujące nieprawidłowości: Do obliczenia kwoty bazowej (Kb) dotyczącej funduszu na lata 2010, 2011 i 2012 w Urzędzie przyjęto niewłaściwą wysokość dochodów i/lub liczbę mieszkańców zamieszkałych na terenie gminy wg stanu na koniec lat 2008, 2009 i 2010. I tak: na 2010 rok Kb ustalono w wysokości o 412,15 zł niższej od wynikającej z prawidłowego obliczenia, gdyż do wyliczeń przyjęto: dochody bieżące w kwocie 18.874.996,63 zł, a nie 23.207.223,97 zł (zgodnie ze sprawozdaniem Rb-27S za 2008 r.), liczbę mieszkańców zamieszkałych na obszarze Gminy – 10.628, zamiast 10.606 (według danych GUS). W konsekwencji w przekazanych sołtysom informacjach o wysokości środków funduszu na 2010 roku podano kwotę zaniżoną o łącznie 76.049,90 zł (o 18,2%), tj. 327.702 zł zamiast 403.751,90 zł; na 2011 rok Kb ustalono w wysokości o 31,97 zł niższej od wynikającej z prawidłowego obliczenia, bowiem do wyliczeń przyjęto: dochody bieżące w wysokości 25.960.977,70 zł, a nie 26.378.191,93 zł (zgodnie ze sprawozdaniem Rb-27S za 2009 r.), liczbę mieszkańców zamieszkałych na obszarze Gminy – 10.658, zamiast 10.689 (według danych GUS). W konsekwencji w przekazanych sołtysom informacjach o wysokości środków funduszu na 2011 rok podano kwotę zaniżoną o łącznie 5.911,23 zł (o 1,3%), tj. 450.383,14 zł zamiast 456.294,37 zł; na 2012 rok Kb została ustalona w wysokości o 10,38 zł wyższej od wynikającej z prawidłowego wyliczenia. Do jej obliczenia przyjęto liczbę mieszkańców zamieszkałych na obszarze Gminy – 10.677, zamiast 10.717. 5 W konsekwencji w przekazanych wszystkim sołtysom informacjach o wysokości środków funduszu na 2012 rok podano kwotę zawyżoną o 0,4% tj. ogółem 515.035,19 zł zamiast 513.113,88 zł (wyższą o 1.921,31 zł). [Dowód: akta kontroli str. 43-59, 117-122, 130-140] Podinspektor w Wydziale Finansowym w Urzędzie Dorota Dziemińska, odpowiedzialna za prowadzenie spraw dotyczących wydzielenia w budżecie Gminy funduszu sołeckiego wyjaśniła, że powyższe nieprawidłowości wynikały m.in. z błędów rachunkowych (w przypadku wyliczenia dochodów bieżących Gminy) oraz zastosowania liczby mieszkańców zameldowanych zamiast zamieszkałych na terenie Gminy. [Dowód: akta kontroli str. 141-142] Nieprawidłowość dotyczącą wadliwego wyliczenia funduszu sołeckiego na 2012 rok została naprawiona przez Urząd w październiku 2011 roku. Wszystkim sołtysom przekazano informację na temat skorygowanej wielkości przypadających im środków, które wyliczono z zastosowaniem prawidłowej