Tysnes kommune Selskapskontroll - • Samarbeidsrådet for Sunnhordland IKS • Sunnhordland interkommunale miljøverk IKS 1. Innleiing Kontrollutvalet vedtok i sak 10/07 avgrensa selskapskontroll av Sunnhordland interkommunale miljøverk og Samarbeidsrådet for Sunnhordland. BDO Noraudit vart valt til å gjennomføra selskapskontrollen. Selskapskontroll er delt i to former for kontroll; eigarskapskontroll og forvaltningsrevisjon. Eigarskapskontroll i selskap er lovpålagt for kommunen og kontrollutvalet skal syta for at det vert gjennomført slik kontroll. Kontrollutvalet i Tysnes tinga i sak 10/07 ei avgrensa eigarskapskontroll. Sunnhordland interkommunale Miljøverk interkommunale selskap (heretter SIM) er ei avfall- og attvinningsverksemd. Selskapet vart stifta i 1990 og er eigd av kommunane Austevoll, Bømlo, Fitjar, Kvinnherad, Stord, Sveio og Tysnes. Hovudanlegget ligg i Fitjar kommune. Selskapet har eit heileigd dotterselskap, SIM Næring AS som igjen eig SIM Transport AS. SIM hadde i 2006 13,3 årsverk og eit overskot på kr. 5.649.660,- Samarbeidsrådet for Sunnhordland (heretter SFS) er eit interkommunalt selskap eigd av kommunane Austevoll, Bømlo, Etne, Fitjar, Kvinnherad, Stord, Sveio, og Tysnes. Selskapet har forretningsadresse i Stord. Selskapet hadde i 2006 3,6 årsverk og eit overskot på kr. 21.608,-. Rapporten omfattar kontroll av både SIM og SFS for åra 2005 og 2006. Innleiingsvis vert omgrepet og innhaldet i selskapskontroll noko nærare skildra. Deretter vert metode, avgrensing og kontrollpunkt presentert. Dernest vert vår kontroll og selskapa skildra kvar for seg. 2. Nærmara om selskapskontroll Selskapskontroll inneber at kontrollutvalet skal syta for at det blir ført kontroll med forvaltninga av kommunen sine interesser i fristilte selskap. Heimel for selskapskontroll er kommuneloven § 77 nr. 5 og §80 med forskrift. Sjølv om kommunen organiserar delar av verksemda i selskapsform, inneber ikkje det at kommunen si kontroll med verksemda skal bli svekka. Føremålet med selskapskontrollen er soleis å ta i vare kommunen si kontroll. Kommunal verksemd i fristilte selskap, t.d. aksjeselskap og IKS, medfører at verksemda kjem inn under anna regelsett enn kommunelova. Eit aksjeselskap er eige rettssubjekt kor aksjelova regulerar selskapet si verksemd. Tilsvarande for eit IKS, her vil lov om interkommunale selskap vere gjeldane. Øvste organ i desse selskapsformene er høvesvis generalforsamling og representantskap. Forskrift om kontrollutval, kapittel 6, utdjupar kommuneloven i høve til pliktar (§13), innhald (§ 14) og rapportering (§15) i samband med selskapskontroll. Av § 13 går det fram at kontrollutvalet skal: • utarbeide plan for selskapskontroll som skal vedtakast i kommunestyret • avgjere kven som skal gjennomføra selskapskontroll § 14 skildrar innhaldet i selskapskontrollen. Dette kan illustrerast slik: 2 Obligatorisk eigarskapskontroll Selskapskontroll (kommuneloven § 77 nr. 5) Valfri forvaltningsrevisjon Eigarskapskontrollen kan omfatta selskapet sjølv og/eller korleis kommunen utøvar si eigarinteresse. I dette ligg at ein kontrollerar om verksemda skjer i samsvar med lovverket og interesser hjå eigarar der dette er nedfelt i vedtak og føresetnadar. I eigarskapskontrollen inngår dei undersøkingar som kontrollutvalet/revisor finn naudsynte. Det er kontrollutvalet sjølv som fastsett kva som skal inngå i kontrollen Det går ikkje fram av § 14, men ofte kan det være tenleg å skilje mellom kontroll ved etablering av selskap og ved kontroll av drift i selskap som allereie er etablert. Ved kontrollen av drift i eit selskap, kan det i tillegg til det som går fram av § 14 vere fornuftig å: • vurdere drifta på bakgrunn av eit eigarperspektiv • kontrollere andre tilhøve som kan ha verdi for eigarposisjonane, t.d. eventuelle garantiar og skyldnadar som føljer eigardelen • dersom nokon i kommunestyret er styremedlemmer i verksemd som inngår i selskapskontrollen, kan det være tenleg å vurdere kva rolle desse utøvar. Forvaltningsrevisjon som er retta mot selskap er ikkje obligatorisk. Forvaltningsrevisjon elles i kommunen er lovpålagt og obligatorisk, jf. kommuneloven § 77 nr. 4. § 15 i forskrifta slår fast at kontrollutvalet sjølv fastset korleis ein vil rapportera utført selskapskontroll og kva innhald rapporteringa skal ha. Kontrollutvalet skal rapportera til kommunestyret i høve til planen for selskapskontroll; om kva kontrollar som er gjennomført og resultatet av desse. I merknad til § 15 vert det tilrådd at ein fortløypande rapporterar selskapskontroll til kommunestyret. Det går vidare fram av § 15 at det selskap som er omfatta av selskapskontroll skal gjevast høve til å gi uttrykk for dei tilhøve som vert skildra i rapporten. Eventuelle kommentarar skal gå fram av rapporten. Selskapskontroll med involverte partar og gjeremål kan illustrerast slik: 3 3. Metode, avgrensing og kontrollpunkt 3.1 Metode I dette prosjektet har BDO Noraudit nytta dokumentanalyse og intervju. Føljande dokument er henta inn for begge selskapa for åra 2005 og 2006: Årsmelding, under dette: styret si årsmelding resultatrekneskapen Revisjonsmelding Selskapsavtale Referat frå representantskapsmøte Brev/oppsummering frå revisor I tillegg har vi hatt samtaler med selskapa sin administrasjon og revisor. Rapporten er sendt selskapa og rådmannen i Tysnes kommune for uttale. 3.2 Avgrensing og kontrollpunkt I tråd med kontrollutvalet si tinging, er denne rapporten ein avgrensa selskapskontroll. Vi har bygd opp rapporten og våre undersøkingar på det faktum at: • Årsrekneskapen for selskapa er vedtekne av representantskapet. • Årsrekneskapen er revidert av revisor. • Revisor har ikkje hatt atterhald i sine revisjonsmeldingar. På den bakgrunn har vi fokusert våre kontrollar opp i mot lov om interkommunale selskap. 4 Føljande rettsreglar og punkt i dei er kontrollert1: • §4. Selskapsavtale For interkommunalt selskap skal det opprettes en skriftlig selskapsavtale. Selskapsavtalen skal i det minste angi følgende: 1. selskapets foretaksnavn; 2. angivelse av deltakerne; 3. selskapets formål; 4. den kommune der selskapet har sitt hovedkontor; 5. antall styremedlemmer; 6. deltakernes innskuddsplikt og plikt til å foreta andre ytelser overfor selskapet; 7. den enkelte deltakers eierandel i selskapet og den enkelte deltakers ansvarsandel i selskapet dersom denne avviker fra eierandelen; 8. antall medlemmer av representantskapet og hvor mange medlemmer den enkelte deltaker oppnevner; 9. annet som etter lov skal fastsettes i selskapsavtalen. • §6. Representantskapet og dets sammensetning Selskapet skal ha et representantskap hvor samtlige deltakere er representert med minst én representant. Daglig leder kan ikke velges til medlem av representantskapet. • §7. Representantskapets myndighet Deltakerne utøver sin myndighet i selskapet gjennom representantskapet. Representantskapet er selskapets øverste myndighet og behandler selskapets regnskap, budsjett og økonomiplan og andre saker som etter loven eller selskapsavtalen skal behandles i representantskapet. • §9. Saksbehandlingen i representantskapet Styrets leder og daglig leder har plikt til å være til stede med mindre det er åpenbart unødvendig eller det foreligger gyldig forfall. I sistnevnte tilfelle skal det utpekes en stedfortreder. Møtelederen skal sørge for at det føres protokoll fra møtet. • §10. Styret og styrets sammensetning Selskapet skal ha et styre på minst tre medlemmer. Styremedlemmene velges av representantskapet med de unntak som er nevnt i denne paragrafen. Representantskapet velger styrets leder og nestleder med mindre det er fastsatt i selskapsavtalen at valget foretas av styret selv. Daglig leder eller representantskapsmedlem kan ikke være medlem av styret. • §14. Daglig leder Selskapet skal ha en daglig leder som ansettes av styret med mindre det er fastsatt i selskapsavtalen at daglig leder ansettes av representantskapet. Daglig leder forestår den daglige ledelse av selskapet og skal følge de retningslinjer og pålegg som styret har gitt. Den daglige ledelse omfatter ikke saker som etter selskapets forhold er av uvanlig art eller av stor betydning. 1 Her vert berre kontrollpunkta i rettsregelen skildra. Dei er skildra på bokmål då loven er utforma på dette målføret. Rettsreglane i sitt heile er lagt i vedlegg. 5 • §16. Selskapets representasjon Styret representerer selskapet utad og tegner dets firma. Styret kan gi styremedlem eller daglig leder rett til å tegne selskapets firma og kan bestemme at de som har slik rett, må utøve den i fellesskap. • §18. Årsbudsjettet Representantskapet skal vedta selskapets budsjett for kommende kalenderår. Årsbudsjettet skal settes opp slik at det gir et realistisk bilde av virksomheten og det forventede økonomiske resultat av driften. • §20. Økonomiplan Representantskapet skal en gang i året vedta selskapets økonomiplan. Økonomiplanen skal omfatte de fire neste budsjettår og gi en realistisk oversikt over sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver, herunder investeringsplaner og finansieringen av disse i denne perioden. • §22. Låneopptak og garantitilsagn Selskapet kan ikke ta opp lån med mindre det er særskilt fastsatt i selskapsavtalen at selskapet skal ha slik adgang. Dersom selskapet har adgang til å ta opp lån, skal det i selskapsavtalen være fastsatt en høyeste ramme for selskapets samlede låneopptak. • §27. Selskapets regnskap Selskapet har regnskapsplikt etter regnskapsloven . Det kan i selskapsavtalen bestemmes at selskapet i stedet skal avgi regnskap etter kommunale regnskapsprinsipper. • §29. Utdelinger Utdeling av selskapets midler besluttes