ADMINISTRATION COMMUNALE DE SCHAERBEEK RAPPORT SUR L 'ADMINISTRATION ET LA SITUATION DES AFFAIRES DE LA COMMUNE EXERCICE 2006 - 2007 GEMEENTEBESTUUR VAN SCHAARBEEK VERSLAG OVER HET BESTUUR EN DE TOESTAND DER ZAKEN VAN DE GEMEENTE DIENSTJAAR 2006 - 2007 2 RAPPORT sur l'Administration et la situation des affaires de la commune 2006 - 2007 Le Collège des Bourgmestre et Echevins au Conseil communal, Mesdames, Messieurs, Conformément aux prescriptions de l'article 96 de la nouvelle loi communale, nous avons l'honneur de vous soumettre le rapport sur l'administration et la situation des affaires de la commune durant l'exercice 2006 - 2007 (1 er septembre 2006 au 31 août 2007) sauf indications contradictoires. Par le Collège des Bourgmestre et Echevins, Le Secrétaire communal ff. Le Bourgmestre, M. DERO B. CLERFAYT Schaerbeek, le ………. 3 VERSLAG over het Bestuur en de toestand van de Gemeente 2006 - 2007 Het College van Burgemeester en Schepenen aan de Gemeenteraad, Mevrouwen, Mijne Heren, Overeenkomstig de voorschriften van artikel 96 van de nieuwe gemeentewet, hebben wij de eer u het verslag over het bestuur en de toestand der zaken van de gemeente gedurende het dienstjaar 2006 - 2007 (1 september 2006 - 31 augustus 2007, behalve tegenstrijdige vermeldingen). Namens het College van Burgemeester en Schepenen, De Gemeentesecretaris wnd, De Burgemeester, M. DERO B. CLERFAYT Schaarbeek, …….. 4 1. SERVICES DU SECRETAIRE COMMUNAL 1.1. ASSEMBLEES 1.1.1. CONSEIL COMMUNAL Le conseil communal a tenu 11 séances. Pour ces séances, le secrétariat a procédé à l’élaboration et à l’expédition de l’ordre du jour, à la préparation de ± 1300 dossiers des affaires à examiner, à la rédaction et à la reproduction des délibérations prises par ledit conseil, à la composition des 11 procès-verbaux des séances et à la transcription de ceux-ci au registre du conseil. Le secrétariat assuré le suivi administratif de l’élection des 10 Echevins. Le secrétariat a assuré le suivi administratif de l’élection des membres du conseil de police et du conseil de l’action sociale. Le secrétariat s'est chargé de l’envoi aux conseillers communaux, des textes de leurs différentes interventions pour correction éventuelle avant l’impression. Le secrétariat s’est chargé du suivi des demandes d’interpellations des habitants (accompagnement individualisé des promoteurs des interpellations). Le secrétariat a assuré le suivi de la création des commissions du conseil communal de même que leurs modifications (nombre de membre et démission-remplacement) Le conseil a pris acte de la démission en tant qu’Echevin de M. EL KHATTABI et a procédé à son remplacement par Mme SMEYSTERS. 1.1.2. COLLEGE DES BOURGMESTRE ET ECHEVINS Outre l’élaboration de l’ordre du jour, le Secrétariat a inscrit les décisions au registre des délibérations du collège et a, en outre, fait reproduire les délibérations du collège des Bourgmestre et échevins, destinées à divers services de l’administration. Par ailleurs, le Secrétariat a invité le Collège à examiner les questions écrites posées par les membres du conseil communal et à désigner les services chargés d’y répondre en son nom. Le service du Secrétariat a rassemblé les copies des réponses pour archivage et publication au bulletin communal. 1.1.3. COMITE DIRECTEUR Ce comité s'est réunit 44 fois pour arrêter le projet d'ordre du jour du Collège. Le secrétariat a initié un nouveau modèle de procès-verbal des réunions du comité. Le secrétariat s’est chargé de relayer les décisions du comité auprès des services de l’Administration 1.1.4. ORGANISMES Le secrétariat a assuré le suivi des délégations du conseil communal au sein des différents organismes où la Commune est représentée (intercommunales, asbl,…). 5 1. DIENSTEN VAN DE GEMEENTESECRETARIS 1.1. VERGADERINGEN 1.1.1. GEMEENTERAAD De gemeenteraad heeft 11 vergaderingen gehouden. Voor deze vergaderingen, is de secretarie overgegaan tot het samenstellen en het verzenden van de agenda's, het voorbereiden van ± 1300 dossiers der te onderzoeken zaken, het opstellen en uitwerken van de genomen besluiten, het samenstellen van 11 notulen van de vergaderingen en het kopiëren van de notulen in het notulenboek van de gemeenteraad. De secretarie verzorgt het administratieve gevolg van de verkiezing van 10 schepenen. De secretarie verzorgt het administrative gevolg van de verkiezing van de leden van de politieraad en van de raad voor maatschappelijk welzijn. De secretarie is belast met het verzenden, aan de gemeenteraadsleden, van de teksten van hun verscheiden tussenkomsten om eventuele verbeteringen aan te brengen. De secretarie is belast met het gevolg dat gegeven wordt aan interpellatie van inwoners (individuele woordvoerder van die interpelalties) De secretarie verzekerd het creëren van de commissies van de gemeenteraad alsook hun wijzigingen (aantale leden en ontslag-vervangers) De raad heeft akte genomen van het ontslag van de Schepen M. EL KHATTABI en is overgegaan tot zijn vervanging door mevr. Smeysters. 1.1.2. COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN SCHEPENEN Behalve de opstelling van de collegeagenda, heeft de Secretarie de beslissingen van het College in het notulenboek opgenomen en heeft, daarenboven de collegebesluiten, welke voor diverse gemeentediensten zijn bestemd, laten uitwerken. Bovendien heeft de secretarie aan het college de door de gemeenteraadsleden gestelde schriftelijke vragen voor onderzoek voorgelegd. Hij heeft beslist welke diensten in zijn naam hierop antwoorden. De dienst van de gemeentesecretarie archiveert de kopieën der antwoorden en verzorgt de publicering ervan in het gemeenteblad. 1.1.3. BESTUURSCOMITE Dit comité heeft 44 keer vergaderd om het ontwerp van de collegeagenda af te sluiten De secretarie heeft een nieuw ontwerp van procesverbaal van deze vergadering ogesteld. De secretarie heeft zich belast met het doorgeven van de beslissingen genomen tijdens deze vergadering over te maken aan de diverse diesnten van de adminsitratie. 1.1.4. ORGANISMEN De secretarie heeft het gevolg van de delegatie van de gemeenteraad aan diverse verenigingen waarin de gemeente vertegenwoordigd wordt, vcerzekerd. 6 2. SERVICES DU RECEVEUR COMMUNAL 2.1. RECETTE Opérations comptables – Dépenses Depuis la réorganisation des services financiers, le service Equipements a été chargé de la gestion des dépenses en partant de la confection du budget jusqu’à la production des pièces à mettre en paiement, en ce compris le contrôle des pièces à payer aux tiers (factures et subsides). Dès lors, les tâches dévolues au service de la Recette communale consistent à contrôler et comptabiliser l’exploitation de la paie (dépenses de personnel ; 76,5 millions en 2006, dont l’alimentation au fonds de pensions (11,9 M €)), et à produire les pièces et gérer le flux des dotations, principalement au CPAS (27,9 M €), à la Zone de Police (17,2 M €). Ce sont les postes de dépenses les plus importants de la commune et ils constituent 81 % du volume des dépenses inscrites au budget. Ces dotations sont liquidées en fonction des besoins de trésorerie des deux institutions. Cela est d’ailleurs fait avec le CPAS qui établit un tableau de marche de ses besoins en trésorerie. La communication est plus erratique avec la Zone de Police, et cela rend malaisé l’établissement d’un calendrier de gestion de trésorerie en dépenses. Les dépenses de dette sont gérées et comptabilisées par le service de la Recette. Les principales concernent le remboursement en capital et les intérêts des emprunts contractés. Des opérations de regroupement et de structuration de la dette existante ont permis de réduire son coût global, mais aussi son coût annuel. Cette opération a été faite en collaboration avec DEXIA. Opérations comptables – Recettes Toutes les pièces de recettes sont comptabilisées au service de la Recette communale, et +/- 4200 pièces sont produites dans la comptabilité. À noter que beaucoup de postes de recettes (certaines redevances, les loyers) sont gérés pour leur majorité en dehors du système, en raison du nombre important de redevables. Toutefois, le vrai problème demeure de pouvoir établir une facturation complète, c’est-à-dire d’amener à ce que toutes les pièces puissent être produites par les services émetteurs, les services compétents pour l’une ou l’autre matière. Les subsides sont une source importante de revenus. Le problème de « facturation » par les services gestionnaires se pose principalement à ce niveau. Si un effort certain a été fourni en la matière, et l’établissement d’un inventaire des courriers entrants (lettres de promesse ferme, avis de versement de subsides) et des pièces officielles (Arrêtés de subvention par exemple) relatifs à cette matière permettrait de solutionner le problème. Il donnerait en effet une vue globale sur les pièces qui donnent lieu à une facturation, ou en tout cas permettra de contrôler si celle-ci a eu lieu. Les recettes de prestations constituent une petite portion du volume, mais leur gestion reste plus lourde que les autres types de recettes. En effet, outre le recouvrement des loyers à organiser et contrôler, les autres recettes de ce type génèrent fréquemment des procédures particulières de recouvrement à entamer. Il s’agit par exemple de dégâts à faire rembourser suite à des accidents de la circulation, ou encore de réclamer au propriétaire le remboursement de travaux d’office effectués par la commune sur un bâtiment menaçant la sécurité ou la salubrité publique. Les recettes fiscales ne posent pas de problème au niveau de l’enregistrement et du recouvrement, tant pour les taxes locales (enrôlées par la commune – travail du service Taxes -) que pour les taxes additionnelles. C’est plutôt au niveau de la gestion de la trésorerie que cela est problématique. Le calendrier des versements des centimes additionnels effectués par le Ministère des Finances suit en effet le cycle des recouvrements et les 2 pics d’encaissement sont - avril pour l’additionnel à l’impôt des personnes physiques (3,5 M € sur 14,5 M €); - septembre et octobre pour le précompte immobilier (23 M € sur 35,5 M €); Dès lors, la dotation régionale versée trimestriellement (9 M €) constitue le financement le plus prévisible et régulier de la trésorerie communale.