Delegatura w Warszawie LWA – 4101-17-04/12 P/12/134 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE I. Dane identyfikacyjne kontroli Numer i tytuł kontroli P/12/134 – Funkcjonowanie funduszy sołeckich Jednostka przeprowadzająca Najwyższa Izba Kontroli Delegatura w Warszawie kontrolę Kontroler 1. Krzysztof Matyjasiak, główny specjalista kontroli państwowej, upoważnienie do kontroli nr 82659 z dnia 19 lipca 2012 r. Jednostka Urząd Gminy Lesznowola, ul. Gminnej Rady Narodowej 60, 05-506 Lesznowola kontrolowana (zwany dalej „Urzędem”) Kierownik jednostki kontrolowanej Maria Jolanta Batycka-Wąsik, Wójt Gminy Lesznowola II. Ocena kontrolowanej działalności 1 Ocena ogólna Najwyższa Izba Kontroli negatywnie ocenia funkcjonowanie w Gminie Lesznowola funduszu sołeckiego w latach 2010-2011, z uwagi na istotne nieprawidłowości w funkcjonowaniu tego funduszu w 2010 r., które polegały na: Uzasadnienie oceny ogólnej 1) finansowaniu z funduszu zadań, których nie wymieniono we wniosku sołectwa, 2) księgowaniu do wydatków funduszu, całkowitych kosztów realizowanych zadań, co w efekcie miało wpływ na rzetelność ksiąg rachunkowych i sprawozdań budżetowych Rb-28S w zakresie wydatków funduszu, 3) zawyżeniu kwoty refundacji za wydatki poniesione z funduszu sołeckiego o 4 126,20 zł, tj. o 10,8% wnioskowanej kwoty refundacji, 4) udzieleniu i realizacji zamówienia publicznego na remont dróg gminnych w 2010 r. z naruszeniem postanowień ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień Publicznych2, 5) dokonywaniu odbioru zlecanych robót bez sporządzania właściwej dokumentacji potwierdzającej prawidłowość i kompletność wykonania przedmiotu zamówienia, 6) niewłaściwym funkcjonowaniu w Urzędzie Gminy systemu kontroli zarządczej, w szczególności w zakresie identyfikacji i analizy ryzyka, jak również właściwej reakcji na ryzyko, co pozwoliłoby na ograniczenie lub wyeliminowanie stwierdzonych w wyniku kontroli nieprawidłowości. NIK pozytywnie ocenia fakt, iż w/w nieprawidłowości nie wystąpiły w 2011 r. Ponadto w 2011 r. zatrudniono w Urzędzie Gminy audytora wewnętrznego oraz opracowano i rozpoczęto wdrażać w życie „Regulamin przeprowadzania kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Lesznowola”. III. Opis ustalonego stanu faktycznego 1. Organizowanie funduszu sołeckiego 1 Najwyższa Izba Kontroli stosuje 3 stopniową skalę ocen: pozytywna, pozytywna mimo stwierdzonych nieprawidłowości, negatywna. 2 Dz.U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm. Dalej: Pzp 2 1.1. Tworzenie funduszu sołeckiego Opis stanu faktycznego Rada Gminy podjęła uchwały w sprawie wyodrębnienia w budżecie Gminy funduszu sołeckiego na lata 201-2011 odpowiednio: 23 czerwca 2009 r. i 11 marca 2010 r., tj. z zachowaniem terminów określonych w art. 6 i art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 20 lutego 2009 r. o funduszu sołeckim3. Ponadto 15 marca 2011 r. Rada Gminy podjęła uchwałę4 o niewyrażeniu zgody na wyodrębnienie w budżecie gminy funduszu sołeckiego w roku 2012. Podejmując taką uchwałę Rada wzięła pod uwagę m.in. fakt, że jedynym sołectwem które wykorzystało w 2011 r. w 100% przyznane środki było sołectwo Łazy, a i tak po podjęciu takiej uchwały o wydatkach dotyczących sołectw będzie decydowała Rada Gminy. [Dowód: akta kontroli str. 48-77] Inicjatorami wyodrębnienia w budżecie Gminy funduszu w latach 2010-2011 a następnie rezygnacji z tworzenia funduszu w 2012 r. były: Przewodnicząca Rady Gminy i Skarbnik Gminy. [Dowód: akta kontroli str. 48-77] Wysokość funduszu na 2010 r., obliczona zgodnie z art. 2 ust.1 ustawy o funduszu sołeckim, wynosiła 714 504 zł a Rada Gminy w 2011 r. nie korzystała z prawa zwiększenia wysokości środków funduszu ponad tę wysokość. [Dowód: akta kontroli str. 78-138] W okresie funkcjonowania funduszu (lata 2010-2011) Rada Gminy dokonała tylko jednej zmiany w planach funduszu polegającą na obniżeniu w 2010 r. funduszu przyznanego sołectwu Wola Mrokowska o kwotę 10 000 zł. Środki te miały zostać przeznaczone (zgodnie z wnioskiem sołectwa) na projekt oświetlenia ulicy Marzeń i Snów, która nie figurowała w ewidencji ulic gminnych. Ustalone nieprawidłowości Skarbnik Gminy nierzetelnie ustaliła status prawny ulicy Marzeń i Snów, przez co zezwoliła na ujęcie w planie finansowym funduszu wydatku, który nie powinien zostać sfinansowany przez Gminę. Skarbnik Gminy wyjaśniła, że: sporządzając budżet Gminy na 2010 r. nie uzgodniła w/w zadania z Referatem Utrzymania Dróg i Zasobów Mieszkaniowych z uwagi na krótki termin pomiędzy otrzymanymi wnioskami sołectw, a sporządzeniem planu budżetu gminy. [Dowód: akta kontroli str. 79-80,83-107 i 1116] Uchwały w sprawie wyrażenia zgody na wyodrębnienie w budżecie Gminy funduszu sołeckiego na 2010 i 2011 r. przekazano Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Warszawie 24 czerwca 2009 r. i 17 marca 2010 r., tj. z zachowaniem terminu wynikającego z art. 90 w związku z art. 86 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym5. RIO nie zgłosiło uwag do ww. uchwał. [Dowód: akta kontroli str. 139-144] 1.2. Rozdysponowanie środków funduszu sołeckiego na sołectwa W badanym okresie w statucie Gminy wyodrębniono 22 sołectwa: Garbatka; Opis stanu Jabłonowo; Janczewice; Jazgarzewszczyzna; Lesznowola; Łazy; Łazy II; faktycznego Magdalenka; Marysin; Mroków; Mysiadło; Nowa Iwiczna; Nowa Wola; Podolszyn; Stara Iwiczna; Stefanowo; Wilcza Góra; Władysławów; Wola Mrokowska; Wólka Kosowska; Zamienie i Zgorzała. 3 Dz.U. Nr 52, poz. 420 ze zm. 4 Uchwała nr 27/IV/2011 5 Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm. 3 [Dowód: akta kontroli str. 19-28 i 145] Wójt Gminy przekazał sołtysom informacje o wysokości środków funduszu przypadających na dane sołectwo, w terminie do 31 lipca roku poprzedzającego rok budżetowy, tj. zgodnie z art. 2 ust. 2 ustawy o funduszu sołeckim. [Dowód: akta kontroli str. 146-190] Kwota bazowa (Kb), o której mowa w art. 2 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim, dotycząca funduszu na 2010 r. wyniosła 4 494,04 zł, a na 2011 r. – 4 275,48 zł. Wysokość środków przypadających poszczególnym sołectwom obliczona została w prawidłowej wysokości, zgodnie z wzorem określonym w art. 2 ust. 1 ustawy o funduszu sołeckim. W żadnym przypadku wysokość środków przeznaczonych na dane sołectwo nie przekroczyła dziesięciokrotności kwoty bazowej. [Dowód: akta kontroli str. 191-248] W latach 2009-2010 wszyscy sołtysi przekazali wnioski o przyznanie środków z funduszu sołeckiego w terminie do 30 września roku poprzedzającego rok budżetowy (tj. zgodnie z art. 4 ust. 4 ustawy). Wszystkie wnioski zawierały dane wymagane art. 4 ust. 3 tej ustawy. [Dowód: akta kontroli str. 1121-1126; 1176-1178] Ustalono, że wszystkie zawarte we wnioskach Sołtysów planowane zadania były zgodne z celami Strategii Rozwoju Gminy6. W okresie kontrolowanym z funduszu sołeckiego nie dokonywano wydatków związanych z usuwaniem skutków klęsk żywiołowych (art. 1 ust. 4 ustawy). [Dowód: akta kontroli str. 249-259 i 1176-1178] W związku z utworzeniem funduszu, Urząd nie ograniczał sołectwom dochodów z mienia komunalnego, które zostało im przekazane do korzystania. Ustalono, że z mienia komunalnego w tym czasie korzystało tylko sołectwo Magdalenka, w formie użyczenia niezabudowanej nieruchomości na cele sportowo-rekreacyjne, które nie uzyskiwało dochodów z tego mienia. [Dowód: akta kontroli str. 260-265 i 1126-1127] Ocena cząstkowa Najwyższa Izba Kontroli pozytywnie ocenia utworzenie i rozdysponowanie środków funduszu sołeckiego. 2. Wykorzystanie środków funduszu sołeckiego 2.1. Realizacja wydatków budżetowych ponoszonych w ramach funduszu sołeckiego Opis stanu Wydatki funduszu w 2010 r. wyniosły 463,9 tys. zł7, tj. 62,4% planu, zaś w 2011 r. faktycznego 627,4 tys. zł, tj. 89,9% planu. [Dowód: akta kontroli str. 266-313] Skarbnik Gminy Pani Elżbieta Obłuska wyjaśniła, że plany wydatków funduszu w latach 2010-2011 nie zostały zrealizowane m. in z powodu braku dofinansowania 6 Przyjęta uchwałą Rady Gminy Nr 111/XVI/2004 z 20 lutego 2004 r., zmienioną następnie uchwałą Rady Gminy nr 125/X/2011 z 29 listopada 2011 r., w której przedłużono okres obowiązywania Strategii do 2021 r. 7 Według sprawozdania Rb-28S Gminy za 2010 r. łączne wydatki funduszu sołeckiego wyniosły 463 863,32 zł, w tym rozdz. 60016 „drogi publiczne gminne” 47 337,00 zł. Faktycznie, wydatki w ramach tego zadania zrealizowano w wysokości 27.000 zł, w związku z czym wydatki łączne funduszu sołeckiego za 2010 r. wyniosły faktycznie 443 526,32 zł. 4 zadań ze środków zewnętrznych oraz zgody innych organów na realizację inwestycji, konieczności przeprowadzenia dodatkowych konsultacji i uzgodnień z innymi organami oraz niższych niż planowano kosztów realizacji zadania. [Dowód: akta kontroli str. 1128-1134] W badanym okresie środki funduszu nie były wykorzystywane jako wkład własny Gminy przy realizacji projektów współfinansowanych z budżetu Unii Europejskiej. [Dowód: akta kontroli str. 492] W 2010 r. z budżetu gminy realizowano 12 zadań współfinansowanych ze środków funduszu sołeckiego o łącznej wartości 5 988,6 tys. zł, w tym środki z funduszu sołeckiego stanowiły 7,4% (437,5 tys. zł), natomiast środki z budżetu gminy 92,6% (5 545,1 tys. zł). Największe wydatki z funduszu sołeckiego poniesiono w rozdziałach: 92109 - dotacja dla Gminnego Ośrodka Kultury 248,3 tys. zł, 90004 - nasadzenia i utrzymanie terenów zielonych na terenie Gminy Lesznowola 74,2 tys. zł, 92605 - zakup sprzętu i urządzeń sportowych 27,3 tys. zł, 92605 - zakup usług na obiektach sportowych 21,7 tys. zł oraz 60016 - remonty dróg 18,0 tys. zł. [Dowód: akta kontroli str. 493-495] W 2011 r. z budżetu gminy realizowano 15 przedsięwzięć współfinansowanych ze środków funduszu sołeckiego o łącznej wartości 7 831,8 tys. zł, w tym środki