Sprawozdanie z audytu instytucjonalnego i finansowego Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji w Olecku sp. z o. o. Sprawozdanie z audytu instytucjonalnego i finansowego Tło informacyjne Osoba przeprowadzająca audyt: Damian Pająk: Profesjonalny Audytor Sektora Publicznego – certyfikat międzynarodowy CGAP nr 4491, Auditor Wewnętrzny Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji wg ISO/EC 27001:2013 - certyfikat BSI nr PL 150716-8, QA – Ocena jakości audytu wewnętrznego Certyfikat IIA nr 1980/18/283, upoważniony na podstawie § 4 i § 6 umowy z dnia 10 czerwca 2019 r. Okres objęty audytem: Stosownie do postanowień § 1 ust. 3 umowy z dnia 10 czerwca 2019r., audytem objęto okres działalności spółki, przypadający na lata 2016 – 2018. Zakres przedmiotowy i podmiotowy: Stosownie do postanowień § 1 ust. 1 umowy z dnia 10 czerwca 2019 r., audytem objęto: analiza działalności Spółki według kryterium zgodności z obowiązującymi przepisami prawa oraz dokumentami organizacyjnymi, ocena efektywności i racjonalności zarządzania zasobami ludzkimi Spółki, analiza sytuacji ekonomicznej Spółki oraz sprawozdawczości finansowej i ocena prawidłowości prowadzenia ewidencji i dokumentacji księgowej Spółki, ocena działań związanych z dostarczaniem wody oraz odbiorem nieczystości i ich oczyszczaniem, ocena działań inwestycyjnych Spółki, Zakresem podmiotowym objęto PWiK w Olecku sp. z o. o. oraz w niezbędnym zakresie Gminę Olecko jako wspólnika, posiadającego całość udziałów w spółce. Sprawozdanie sporządzono na podstawie informacji i dokumentów dostarczonych przez spółkę w dobrej wierze co do ich rzetelności i kompletności. Dla potrzeb analitycznych korzystano również z informacji i materiałów ogólnodostępnych publikowanych na stronach Urzędu Miejskiego w Olecku. Niniejsze sprawozdanie zostało opracowane w oparciu o umowę z dnia 10 czerwca 2019 roku. Warto podkreślić, iż głównym celem audytu nie jest kontrola stanu przeszłego, ale przedstawienie sytuacji spółki w badanych obszarach w okresie 2016-2018 oraz poszukiwanie możliwości usprawnień na przyszłość. Prezentowany raport zawiera o wnioski z prowadzonych analiz dotyczących funkcjonowania PWiK w Olecku sp. z o. o. w latach 2016- 2018. Zgodnie z intencją Zamawiającego audyt koncentrował się nie tylko na analizie z perspektywy samej Spółki, ale równie z szerszego punktu widzenia interesów jej właściciela, tj. gminy Olecko. Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji sp. z o. o. S t r o n a | 2 Sprawozdanie z audytu instytucjonalnego i finansowego CZĘŚĆ I Analiza działalności spółki według kryterium zgodności z obowiązującymi przepisami prawa oraz dokumentami organizacyjnymi Badane dokumenty/obszar: Akt utworzenia jednoosobowej spółki z o. o. ze zmianami – Rep. A nr 13503/92 z 21 grudnia 1992 r., (tekst pierwotny), Rep. A nr 6724/2012 – z dnia 21 grudnia 2012 r., Rep. A nr 4680/2016 z dnia 3 sierpnia 2016 roku, Rep. A nr 1106/2017 z dnia 24 marca 2017 r.(ostatni tekst jednolity) Dane z Centralnej Informacji KRS stan na dzień 24 sierpnia 2019 r. (nr KRS: 0000168105), Regulamin Zgromadzenia Wspólników PWiK sp. z o. o. uchwalony w dniu 5 marca 1993 roku, Regulamin Pracy Zarządu PWiK sp. z o. o. uchwalony w dniu 3 sierpnia 2016 roku, Regulamin Rady Nadzorczej PWiK sp. z o. o. uchwalony w dniu 12 marca 2014 roku, Zarządzenie nr 11/12/2015 Prezesa PWiK sp. z o. o. z 22 grudnia 2015 r. w sprawie regulaminu wewnętrznego udzielania zamówień publicznych, Dokumentacja zamówień publicznych, udzielanych w PwiK w okresie 2016-2018, Dokumentacja dotycząca przetwarzania i ochrony danych osobowych w PwiK, Strona przedmiotowa PWiK oraz BIP Urzędu Miejskiegow Olecku USTALENIA FAKTYCZNE Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji sp. z o. o. powstało w wyniku podziału Wojewódzkiego Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji w Suwałkach w 1992 roku. Spółkę zawarto na czas nieoznaczony. Celem działalności, zgodnie z PKD jest: pobór, uzdatnianie i dostarczanie wody, odprowadzanie i oczyszczanie ścieków, wykonywanie instalacji wodno – kanalizacyjnych, cieplnych, gazowych i klimatyzacyjnych, roboty związane z budową rurociągów przesyłowych i sieci rozdzielczych, roboty związane z budową pozostałych obiektów inżynieriilądowej i wodnej gdzie indziej niesklasyfikowane, pozostałe badania i analizy techniczne, obróbka i usuwanie odpadów innych niż niebezpieczne, produkcja nawozów i związków azotowych wytwarzanie, przesyłanie, dystrybucja i handel energią elektryczną Dokonując analizy danych zawartych w KRS w okresie objętym badaniem audytowym w umowie spółki dokonano dwóch zmian: 03.08.2016R., REP.A NR 4680/2016, NOTARIUSZ MAREK SAWICKI, KANCELARIA NOTARIALNA W OLECKU ZMIENIONO §23 UMOWY. Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji sp. z o. o. S t r o n a | 3 Sprawozdanie z audytu instytucjonalnego i finansowego 24.03.2017R. NOTARIUSZ ARTUR KRZYSZTOF GRYCZKO, KANCELARIA NOTARIALNA W OLECKU, REP.A NR 1106/2017 - ZMIENIONIO: § 12, § 20 UST.2, § 23 UST.2, § 29, § 30; DODANO: § 23 UST.3, § 25 UST.3, § 25 ZE ZNAKIEM 1 Poniżej przedstawiono sposób spełniania przez spółkę wybranych kryteriów dotyczących zgodności działania z przepisami i regulacjami wewnętrznymi. Rodzaj aktu prawnego Kryterium/obszar Ustalenie Ustawa z dnia 15 Utworzenie Umowa spółki została zawarta w formie aktu notarialnego (ostatni września 2000 roku spółki tekst jednolity 04.08.2016 r. Rep. A nr 4680/2016), Kodeks spółek Umowa spółki zawiera postanowienia dotyczące firmy(§ 2), handlowych przedmiotu działalności spółki(§9), ka pitału zakładowego lub wkładów(§12), Osoby zawierające umowę spółki posiadały zdolność do czynności prawnych w chwili dokonywania, PWiK jako spółka zawiązywana przez jednego wspólnika, posiada umowę spółki w formie aktu założycielskiego, Funkcjonowanie Zgromadzenie Wspólników przyjmowało i zatwierdzało roczne organów spółki sprawozdania finansowe spółki w formie uchwał (Uchwała Nr 2/2016 ZZW PWiK Sp. z o.o. w Olecku w sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego Spółki za rok 2015, Uchwała Nr 2/2017 ZZW PWiK Sp. z o.o. w Olecku w sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego Spółki za rok 2016, Uchwała Nr 2/2018 ZZW PWiK Sp. z o.o. w Olecku w sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego Spółki za okres od 01 stycznia 2017 r. do 31 grudnia 2017 r.) Sprawozdania Zarządu z działalności za rok były zatwierdzane przez Zgromadzenie Wspólników(Uchwała Nr 1/2016 ZZW PWiK Sp. z o.o. w Olecku w sprawie zatwierdzenia sprawozdania Zarządu z działalności Spółki za 2015 r., Uchwała Nr 1/2017 ZZW PWiK Sp. z o.o. w Olecku w sprawie zatwierdzenia sprawozdania Zarządu z działalności Spółki za 2016 r.Uchwała Nr 1/2018 ZZW PWiK Sp. z o.o. w Olecku w sprawie zatwierdzenia sprawozdania Zarządu z działalności Spółki za 2017 r.); W każdym z badanych lat udzielano absolutorium Prezesowi Zarządu w formie stosownej uchwały (Uchwała Nr 4/2018 ZZW PWiK Sp. z o.o. w Olecku w sprawie udzielenia Zarządowi Spółki absolutorium z wykonanych obowiązków za okres od 01 stycznia 2017 r. do 31 grudnia 2017 r., Uchwała Nr 4/2017 ZZW PWiK Sp. z o.o. w Olecku w sprawie udzielenia absolutorium Zarządowi Spółki za 2016 r. w osobie Sławomira Szerel., Uchwała Nr 4/2016 ZZW PWiK Sp. z o.o. w Olecku w sprawie udzielenia absolutorium Zarządowi Spółki za okres od 01.01.2015 r. do 31.12.2015 r. w osobie Sławomira Szerel.) Sprawozdania z działalności Rady Nadzorczej PWiK były zatwierdzane przez Zgromadzenie wspólników, absolutorium było udzielane dla Rady Nadzorczej w uchwale(Uchwała Nr 5/2018 ZZW PWiK Sp. z o.o. w Olecku w sprawie udzielenia Radzie Nadzorczej absolutorium z wykonanych obowiązków za Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji sp. z o. o. S t r o n a | 4 Sprawozdanie z audytu instytucjonalnego i finansowego okres od 01 stycznia 2017 r. do 31 grudnia 2017 r.; Uchwała Nr 5/2017 ZZW PWiK Sp. z o.o. w Olecku w sprawie udzielenia absolutorium Radzie Nadzorczej za 2016 r., Uchwała Nr 5/2016 ZZW PWiK Sp. z o.o. w Olecku w sprawie udzielenia absolutorium Radzie Nadzorczej za okres od 01.01.2015 r. do 31.12.2015 r. w osobach: Ewa Żukowska, Wojciech Łapszys, Robert Piekarski, Andrzej Kamiński. Protokoły Zgromadzeń Wspólników zawierały: porządek obrad, otwarcie obrad, stwierdzenie zdolności do podejmowania uchwał, podejmowanie uchwał w sprawach wynikających z umowy spółki, omówienie spraw bieżących spółki. Protokoły z posiedzeń Rady Nadzorczej obejmowały: przyjęcie porządku obrad, omówienie bieżącej sytuacji spółki, kwestie związane z planowanymi działaniami spółki, ocenę sprawozdań z działalności spółki oraz sprawozdań finansowych, sprawy różne, Ustawa z dnia 20 sierpnia Rejestracja spółki Zgodnie z art. 8a akt założycielski złożono do KRS (sygn. Sprawy 1997 r. o Krajowym OL.VIII NS-REJ.KRS/3163/03/452) Rejestrze Sądowym Obowiązki Stosownie do art. 8a zatwierdzone sprawozdania finansowe informacyjne zostały złożone w KRS Ustawa z dnia 20 grudnia Przedmiot Organy spółki powoływano zgodnie z przepisami i we właściwej 1996 r. o gospodarce działalności formie; Radę nadzorczą powołano uchwałą zgromadzenia komunalnej. wspólników (art. 10 a), W akcie utworzenia spółki w § 23 ust. 2 wskazano, że członkowie Rady Nadzorczej są powowływani na okres wspólnej kadencji 3 lat; natomiast zgodnie z art. 10 a ust. 3 ustawy z dnia 20 grudnia 1996 roku o gospodarce komunalnej kadencja członka rady nadzorczej w spółkach z większościowym udziałem JST trwa 3 lata, co wskazuje na okres 3 lat dla każdego członka Rady. Ustawa z dnia 7 czerwca Przedmiot i PWiK realizuje określony w art. 5 ustawy obowiązek zapewnienia 2001 roku o zbiorowym forma zdolności posiadanych urządzeń wodociągowych