REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI Numer egzemplarza: 1 PROTOKÓŁ KOMPLEKSOWEJ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Gmina Czastary Urząd Gminy w Czastarach, Jednostka kontrolowana: ul. Wolno ś ci 29 98-410 Czastary Od dnia 16 kwietnia 2007 roku do Termin kontroli: dnia 15 czerwca 2007 roku Kontroluj ą cy (imi ę , Kazimiera Korta – główny inspektor nazwisko, stanowisko kontroli słu ż bowe): Stanisław Gwis– inspektor kontroli Okres obj ę ty kontrol ą 2005 – 2006 WK 601-2/22/2007 z dnia 05 Numer i data upowa ż nienia: kwietnia 2007 roku Uwaga! Protokół niniejszy podlega udost ę pnieniu na zasadach okre ś lonych w ustawie z dnia 6 wrze ś nia 2001 roku o dost ę pie do informacji publicznej (Dz.U. Nr 112, poz.1198), z ograniczeniami wynikaj ą cymi z art.5 tej ustawy. 1 I. INFORMACJE WSTĘPNE DANE O JEDNOSTCE Gmina Czastary połoŜona jest w południowo-zachodniej części województwa łódzkiego, w powiecie wieruszowskim. Graniczy z gminami: Sokolniki, Wieruszów, Bolesławiec, Łubnice, Skomlin i Biała. Pod względem geograficznym jest to część Niziny Środkowo- Wielkopolskiej, w mezoregionie zwanym WyŜyną Bolesławicką. Jest to obszar przejściowy między Wzgórzami Ostrzeszowskimi, a WyŜyną Wieluńską. Według danych ewidencji ludności na dzień 31 grudnia 2006 roku gminę Czastary zamieszkiwało na stałe 4.051 osób. Kobiety stanowiły liczbę 2.027, a męŜczyźni 2.024 osoby. Bezrobotni na dzień 31 grudnia 2006 roku stanowili 240 osób. Stopa bezrobocia wynosiła ok. 11%. Gmina Czastary zajmuje obszar o powierzchni 6.267 ha, z tego: § Grunty orne 3.551 ha § Sady 8 ha § łąki i pastwiska 660 ha § lasy i grunty leśne 1.434 ha § pozostałe grunty 614 ha W gminie jest 11 wsi sołeckich. Gmina nie posiada potencjału przemysłowego. Dominuje tu gospodarka rolna, która zajmuje 99% uŜytków rolnych. Urząd Gminy w Czastarach jest zarejestrowany w systemie REGON i posiada nr statystyczny 250 854 850. Gmina jest podatnikiem podatku VAT – numer identyfikacji podatkowej 619-10-94-830, nadany decyzją Urzędu Skarbowego w Kępnie z dnia 15 kwietnia 1996 roku. Siedziba Urzędu Gminy mieści się w Czastarach, ul. Wolności 29, 98-410 Czastary. II. USTALENIA OGÓLNE 1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI Przewodniczący rady gminy Przewodniczącym Rady Gminy w Czastarach w kadencji 2002 – 2006 był Pan Janusz Galiński wybrany uchwałą nr I/1/02 Rady Gminy w Czastarach z dnia 29 października 2002 roku. Uchwałą nr I/1/2006 Rady Gminy w Czastarach z dnia 23 listopada 2006 roku Przewodniczącym Rady Gminy w Czastarach wybrany został ponownie Pan Janusz Galiński . 2 Wójt, zastępca wójta Wójtem Gminy Czastary w okresie objętym kontrolą był Pan Paweł Głowacki wybrany w II turze wyborów bezpośrednich w dniu 10 listopada 2002 roku. Pan Paweł Głowacki wybrany został ponownie Wójtem Gminy Czastary w I turze wyborów bezpośrednich w dniu 12 listopada 2006 roku. Zaświadczenie o wyborze Wójta wydane przez Gminną Komisję Wyborczą z dnia 22 listopada 2006 roku. Od dnia 1 stycznia 2003 roku Wójta Gminy podczas nieobecności zastępuje Sekretarz Gminy Pan Wiesław Bednarek – na podstawie zarządzenia nr 7/2003 Wójta Gminy Czastary z dnia 30 grudnia 2002 roku. Skarbnik gminy Skarbnikiem Gminy Czastary jest Pani ElŜbieta Augustyniak powołana na to stanowisko uchwałą nr IV/22/90 Rady Gminy w Czastarach z dnia 13 września 1990 roku. Skarbnik Gminy Czastary posiada wykształcenie wyŜsze ekonomiczne. Sekretarz gminy Sekretarzem Gminy Czastary jest Pan Wiesław Bednarek powołany na to stanowisko uchwałą nr IV/21/90 Rady Gminy w Czastarach z dnia 13 września 1990 roku. 1.4.1. GMINNE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNO Ś CI Na terenie Gminy Czastary w okresie objętym kontrolą funkcjonowało 11 jednostek organizacyjnych. Były to: • Urząd Gminy w Czastarach • Gminny Ośrodek Kultury w Czastarach • Gminna Biblioteka Publiczna w Czastarach • Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Czastarach • Gimnazjum w Czastarach • Szkoła Podstawowa w Czastarach • Szkoła Podstawowa w Parcicach • Szkoła Podstawowa w Radostowie • Szkoła Podstawowa w Kątach Walichnowskich • Publiczne Przedszkole Samorządowe w Czastarach • Publiczne Przedszkole Samorządowe w Radostowie Gminny Ośrodek Kultury i Gminna Biblioteka Publiczna funkcjonują jako instytucje kultury, a pozostałe jednostki jako jednostki budŜetowe. 3 2. UNORMOWANIA WEWN Ę TRZNE Statut gminy Statut Gminy Czastary uchwalony został przez Radę Gminy w Czastarach uchwałą nr II/06/2002 z dnia 04 grudnia 2002 roku (opublikowany w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 8, poz. 66 z dnia 17 stycznia 2003 roku). Regulamin organizacyjny urz ę du Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy w Czastarach nadany został zarządzeniem nr 20/03 Wójta Gminy z dnia 10 czerwca 2003 roku. Do Regulaminu Organizacyjnego Wójt Gminy wprowadził zmiany zarządzeniem nr 47/2004 z dnia 20 stycznia 2004 roku. Zgodnie z zapisem w rozdziale III Regulaminu Organizacyjnego „Organizacja Urzędu” Urząd ma strukturę stanowiskową. W skład Urzędu wchodzą następujące stanowiska pracy: • stanowisko ds. organizacyjno-administracyjnych i inicjatyw gospodarczych • stanowisko ds. kadr i płac • stanowisko ds. obrony cywilnej, spraw wojskowych i ppoŜ. • stanowisko ds. gospodarki gruntami, rolnictwa, leśnictwa, łowiectwa • stanowisko ds. gospodarki mieszkaniowej, komunalnej, ochrony środowiska, dróg lokalnych i komunikacji • stanowisko ds. rady gminy i jej organów • stanowisko ds. obywatelskich, ewidencji ludności i dowodów osobistych (kierownik USC) • stanowisko ds. księgowości podatkowej • stanowisko ds. wymiaru podatków i opłat oraz obsługi kasy • stanowisko ds. księgowości budŜetowej (3 stanowiska) • stanowisko radcy prawnego • stanowisko ds. ochrony środowiska • stanowisko konserwatora-kierowcy OSP • stanowisko sprzątaczki • stanowisko pracownika gospodarczego • stanowisko konserwatora wodociągów (2 stanowiska) • stanowisko kierowcy autobusu Zadania Skarbnika Gminy określone zostały w sposób ogólny w § 19 Regulaminu Organizacyjnego oraz szczegółowo w zakresie czynności (brak daty). W Regulaminie Organizacyjnym określone zostały takŜe zadania poszczególnych samodzielnych stanowisk pracy, w tym: stanowiska ds. księgowości budŜetowej, stanowisk ds. kadr i płac, stanowiska ds. księgowości podatkowej i stanowiska ds. wymiaru podatków i opłat. Zadania wynikające z Regulaminu Organizacyjnego, w sposób szczegółowy zostały ujęte w indywidualnych zakresach czynności pracowników. W zakresach czynności brak było wskazania nazwiska osoby zastępującej pracownika na powierzonym stanowisku podczas jego nieobecności. Z informacji złoŜonej inspektorom RIO w Łodzi przez Skarbnika Gminy na okoliczność wykonywanych czynności przez podległych jej pracowników wynikało, Ŝe pokrywały się na ogół z zapisami w zakresach czynności pracowników. 4 Z informacji uzyskanej od inspektora ds. kadr i płac Mieczysławy Burak wynikało, Ŝe zarówno Skarbnik Gminy, jak i pracownicy księgowości budŜetowej i podatkowej uczestniczyli kilkakrotnie w jednodniowych szkoleniach, organizowanych przez Regionalną Izbę Obrachunkową w Łodzi i Wielkopolski Ośrodek Kształcenia i Studiów Samorządowych w Poznaniu w zakresie: sprawozdawczości budŜetowej, praw i obowiązków płatników podatku dochodowego od osób fizycznych, zwrotu akcyzy zawartej w paliwie rolniczym, dot. Unii Europejskiej. Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym Rada Gminy w Czastarach nie podjęła uchwały w sprawach majątkowych gminy przekraczających zakres zwykłego zarządu, a dotyczącej określenia zasad nabycia, zbycia i obciąŜenia nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierŜawiania na okres dłuŜszy niŜ 3 lata – zgodnie z art. 18 ust.2 pkt 9 lit. a ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. Z 2001 roku Nr 142, poz. 1591, z późn. zm.). Instrukcja w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego warto ś ci maj ą tkowych pochodz ą cych z nielegalnych lub nieujawnionych ź ródeł W kontrolowanej jednostce, do czasu niniejszej kontroli nie opracowano instrukcji w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł – stosownie do wymogu wynikającego z art. 15A ust.2 ustawy z dnia 16 listopada 2000 roku o przeciwdziałaniu wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu (tekst jednolity z 2003 roku Dz. U. Nr 153 poz. 1505 z późn. zm.). Zasady składania o ś wiadcze ń woli – pełnomocnicy. W statucie Gminy Czastary nie było zapisów odnośnie składania oświadczeń woli. Ustalono, Ŝe oświadczenia woli w kontrolowanej jednostce składał jednoosobowo Wójt Gminy, a podczas jego nieobecności trwającej powyŜej 2 dni zastępujący go Sekretarz Gminy Wiesław Bednarek (jednoosobowo). Funkcjonowanie kontroli wewn ę trznej (finansowej). Unormowania w zakresie kontroli finansowej. Osoby odpowiedzialne. Przestrzeganie ustalonych procedur. Procedury kontroli wewnętrznej zawarte zostały w regulaminie kontroli wewnętrznej stanowiącym załącznik nr 2 do zarządzenia nr 42a/2003 Wójta Gminy Czastary z dnia 31 grudnia 2003 roku w sprawie dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości oraz regulaminu kontroli wewnętrznej. W ww. regulaminie wskazano m.in. jednostki organizacyjne podlegające kontroli, zasady i tryb przeprowadzania kontroli wewnętrznej, rodzaje kontroli, zakres kontroli, osoby upowaŜnione do przeprowadzania kontroli. 5 Procedury kontroli finansowej zawarte zostały takŜe w takich unormowaniach wewnętrznych jak: 1/ Instrukcja obiegu i kontroli dowodów księgowych wprowadzona w Ŝycie zarządzeniem