REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI Numer egzemplarza: 1 PROTOKÓŁ KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIE Ń PUBLICZNYCH Jednostka kontrolowana: Gmina Wierzchlas 22 grudnia 2008 – 7 kwietnia Termin kontroli: 2009 rok Kontroluj ący Starszy inspektor – Dorota Ryl (imi ę, nazwisko, Inspektor – Beata Tomkowska stanowisko słu Ŝbowe ): Okres obj ęty kontrol ą 2007 i 2008 rok WK 601-1/84/2008 z dnia 8 Numer i data upowa Ŝnienia: grudnia 2008 roku Uwaga! Protokół niniejszy podlega udost ępnieniu na zasadach okre ślonych w ustawie z dnia 6 wrze śnia 2001 roku o dost ępie do informacji publicznej (Dz. U. nr 112, poz.1198), z ograniczeniami wynikaj ącymi z art.5 tej ustawy. PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WIERZCHLAS Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 I. INFORMACJE WST ĘPNE DANE O JEDNOSTCE Gmina Wierzchlas leŜy w południowo-wschodniej części powiatu wieluńskiego. Zajmuje powierzchnię 11 920 ha i liczy 6,7 tys. mieszkańców. Na gminę składa się 17 miejscowości skupionych w 15 sołectwach. Urząd Gminy w Wierzchlesie jest zarejestrowany w systemie REGON i posiada nr statystyczny 000552018. Gmina jest podatnikiem podatku VAT – numer identyfikacji podatkowej 823-10-13-631 nadany decyzją Urzędu Skarbowego w Wieluniu. Siedziba Urzędu Gminy mieści się w Wierzchlesie ul. Szkolna 7. Kontrola przeprowadzana w jednostce przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi ma charakter kontroli kompleksowej. II. USTALENIA OGÓLNE 1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI Przewodnicz ący rady gminy Przewodniczącym Rady Gminy w Wierzchlesie jest Pan Artur Piosczek, wybrany uchwałą nr I/2/2006 Rady Gminy Wierzchlas z dnia 28 listopada 2006 roku. Wójt, zast ępca wójta Wójtem Gminy Wierzchlas jest Pan Krzysztof Wojciech Bednarek, wybrany w wyborach bezpośrednich w dniu 26 listopada 2006 roku, który w poprzedniej kadencji równieŜ pełnił funkcję Wójta Gminy Wierzchlas. Nie został powołany zastępca Wójta Gminy. Skarbnik gminy Skarbnikiem Gminy Wierzchlas jest Pani Teresa Nowak, powołana na to stanowisko uchwałą nr IV/32/90 Rady Gminy w Wierzchlesie z dnia 17 marca 1990 roku. Sekretarz gminy Sekretarzem Gminy Wierzchlas jest Pan Leszek Gierczyk, powołany na to stanowisko uchwałą nr XXI/222/2001 Rady Gminy w Wierzchlesie z dnia 23 listopada 2001 roku. 2. GMINNE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNO -ORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNO ŚCI Według uchwały nr XXVI/143/2009 Rady Gminy Wierzchlas z dnia 9 marca 2009 roku w sprawie zmiany w Statucie Gminy Wierzchlas, (statut uchwalony uchwałą nr II/4/02 _____________________________________________________ 2 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WIERZCHLAS Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Rady Gminy Wierzchlas z dnia 2 grudnia 2002 roku), zgodnie z załącznikiem nr 1 do przedmiotowej uchwały w Gminie Wierzchlas funkcjonuje 12 jednostek organizacyjnych: 1. Publiczna Szkoła Podstawowa w Kraszkowicach, 2. Publiczna Szkoła Podstawowa w Mierzycach, 3. Publiczna Szkoła Podstawowa w Strugach, 4. Publiczna Szkoła Podstawowa w Łaszewie, 5. Publiczna Szkoła Podstawowa w Toporowie, 6. Publiczna Szkoła Podstawowa w Wierzchlesie, 7. Publiczne Gimnazjum w Mierzycach, 8. Publiczne Gimnazjum w Wierzchlesie, 9. Publiczne Przedszkole w Kraszkowicach, 10. Publiczne Przedszkole w Mierzycach, 11. Publiczne Przedszkole w Wierzchlesie z oddziałami przedszkolnymi w Strugach i Toporowie, 12. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej. Gminna Biblioteka Publiczna w Wierzchlesie z filiami w Mierzycach i Kraszkowicach funkcjonuje jako samorządowa instytucja kultury, a pozostałe jednostki organizacyjne jako jednostki budŜetowe. Przedmiotowa instytucja kultury została wpisana do Gminnego Rejestru Instytucji Kultury utworzonego zarządzeniem nr 19/2006 Wójta Gminy Wierzchlas z dnia 1 lipca 2006 roku. 3. UNORMOWANIA WEWN ĘTRZNE Statut gminy W okresie objętym kontrolą Gmina Wierzchlas działała w oparciu o Statut uchwalony przez Radę Gminy w Wierzchlesie uchwałą nr II/4/02 z dnia 2 grudnia 2002 roku (opublikowany w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 27 z 2003 roku poz. 293). Regulamin organizacyjny urz ędu Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Wierzchlas wprowadzony został zarządzeniem nr 20/2004 Wójta Gminy Wierzchlas z dnia 1 grudnia 2004 roku. Stanowi on załącznik do tego zarządzenia. Zmiany do regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy Wierzchlas wprowadzono następującymi zarządzeniami: - zarządzeniem nr 5/2007 Wójta Gminy Wierzchlas z dnia 6 marca 2007 roku, - zarządzeniem nr 29/2008 Wójta Gminy Wierzchlas z dnia 18 czerwca 2008 roku. _____________________________________________________ 3 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WIERZCHLAS Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym Rada Gminy Wierzchlas określiła zasady nabycia, zbycia i obciąŜenia nieruchomości oraz ich wydzierŜawiania lub najmu na okres dłuŜszy niŜ trzy lata w uchwale nr XIII/78/2008 Rady Gminy Wierzchlas z dnia 30 stycznia 2008 roku. Wcześniej obowiązywała uchwała nr XXVIII/214/2006 Rady Gminy Wierzchlas z dnia 28 kwietnia 2006 roku w sprawie zasad nabycia, zbycia i obciąŜenia nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierŜawiania lub najmu na okres dłuŜszy niŜ trzy lata. Instrukcja w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego warto ści maj ątkowych pochodz ących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł W kontrolowanej jednostce, do czasu niniejszej kontroli nie opracowano instrukcji w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł – stosownie do wymogu wynikającego z art. 15a ust. 2 ustawy z dnia 16 listopada 2000 roku o przeciwdziałaniu wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lubnieujawnionych źródeł oraz o przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu (tekst jednolity z 2003 roku Dz. U. nr 153 poz. 1505 ze zm.). 4. UNORMOWANIA W ZAKRESIE KONTROLI WEWN ĘTRZNEJ (FINANSOWEJ ). Unormowania w zakresie kontroli finansowej. Osoby odpowiedzialne. Do ustalenia procedur kontroli finansowej zobowiązywał kierownika jednostki od dnia 1 stycznia 2006 roku art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249 poz. 2104 ze zmianami). Funkcjonujące w kontrolowanej jednostce w 2008 roku unormowania dotyczące kontroli wewnętrznej zawarte były głównie w następujących uregulowaniach wewnętrznych: - zarządzeniu nr 3/2002 Wójta Gminy Wierzchlas z dnia 1 marca 2002 roku w sprawie regulaminu kontroli finansowej w Urzędzie Gminy Wierzchlas, - zarządzeniu nr 12/2001 Wójta Gminy Wierzchlas (brak z dnia) w sprawie regulaminu kontroli wewnętrznej, ─ instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych wprowadzonej do zastosowania zarządzeniem nr 15/2002 Wójta Gminy Wierzchlas z dnia 31 grudnia 2002 roku, ─ zarządzeniu nr 48/2006 Wójta Gminy Wierzchlas z dnia 29 grudnia 2006 roku w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości, ─ zarządzeniu nr 34/2006 Wójta Gminy Wierzchlas z dnia 31 października 2006 roku w sprawie zakładowego planu kont, ─ instrukcji inwentaryzacyjnej i kasowej wprowadzonej do zastosowania zarządzeniem nr 16 Wójta Gminy Wierzchlas z dnia 31 grudnia 2002 roku. _____________________________________________________ 4 PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE WIERZCHLAS Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10 90-431 Łód ź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424 Zbadano zakresy obowiązków: Teresy Nowak – Skarbnika Gminy, Marioli Duszyńskiej – inspektora w referacie finansowym, BoŜeny Bąk – inspektora w referacie finansowym, Ludmiły Wypych – samodzielnego referenta w referacie finansowym. W toku analizy zapisów w wyszczególnionych powyŜej unormowaniach wewnętrznych oraz zakresów obowiązków wybranych pracowników ustalono: - zadania określone w Regulaminie organizacyjnym Urzędu Gminy w Wierzchlesie dla poszczególnych stanowisk mają odzwierciedlenie w zakresach obowiązków i odpowiedzialności pracowników, - ustalono zastępstwa w przypadku nieobecności w pracy, jednak w dwóch przypadkach stwierdzono, Ŝe w zakresie obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności z dnia 28 lutego 1996 roku określonego dla Marioli Duszyńskiej uwzględniono zapis o zastępstwie Haliny Jacaszek pełniącej funkcję inspektora, która z dniem 31 grudnia 2003 roku rozwiązała stosunek pracy z Wójtem Gminy Wierzchlas w związku z przejściem na emeryturę. RównieŜ w zakresie obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności z dnia 30 grudnia 2003 roku, określonego dla Ludmiły Wypych, zobowiązano wskazanego pracownika do zastępstwa ElŜbiety Nonckiewicz pełniącej funkcję inspektora, która z dniem 27 czerwca 2008 roku równieŜ przeszła na emeryturę. Opisana sytuacja wskazuje na nieaktualne zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności w zakresie opisanym powyŜej w stosunku do wskazanych pracownic kontrolowanej jednostki. W regulaminie organizacyjnym Urzędu Gminy Wierzchlas, ustalonym zarządzeniem Wójta Gminy nr 20/2004 z dnia 1 grudnia 2004 roku w § 19 wskazano, Ŝe opracowywanie zakresów czynności dla poszczególnych stanowisk naleŜy do obowiązków Sekretarza Gminy. Kontrolę funkcjonowania kontroli wewnętrznej w Gminie Wierzchlas przeprowadzono według testu, który stanowi załącznik nr 1 do protokołu kontroli . W wyniku kontroli stwierdzono, Ŝe dokumenty finansowo-księgowe mają określoną procedurę obiegu i kontroli, unormowania