Classification of Coordination and Awareness Mechanisms in Collaboration Systems A thesis submitted for the Master of Science in Information Management (University of Koblenz-Landau) By Pia Licht Student ID: 210201905 [email protected] Faculty 4: Computer Science Institute for IS Research University of Koblenz-Landau, Germany Supervisors: Prof. Dr. Susan P. Williams Clara Greeven Koblenz, January 2017 Declaration/ Erklärung I declare, that this Master Thesis was developed and written completely by myself and does not include sources or means without declaration in the text. Any thoughts from others or literal quotations are clearly marked. To the best of my knowledge this Master Thesis does not present similar work which was used to achieve an academic grading at another University or was published elsewhere. Ich versichere, dass die vorliegende Masterarbeit von mir selbstständig verfasst wurde und keine anderen Quellen und Hilfsmittel von mir eingesetzt wurden. Alle verwendeten Quellen sind eindeutig gekennzeichnet. Mit der Einstellung dieser Arbeit in die Bibliothek bin ich einverstanden. Der Veröffentlichung dieser Arbeit im Internet stimme ich zu. Pia Licht Koblenz, January 2017 © 2017 University Koblenz-Landau, Enterprise Information Management Research Group iii Abstract (English) Abstract (English) Coordination and awareness mechanisms are important in systems for Computer-Supported Coopera- tive Work (CSCW) and traditional groupware systems. It has been a key focus of research into collabo- rative groupware and its capability to enable people to efficiently collaborate and coordinate work. Until now, no classification of the mechanisms has been undertaken to identify commonalities and differ- ences in coordination and awareness mechanisms and to show their significance in collaborative envi- ronments. In addition, there is a little investigation of coordination and awareness mechanisms in new forms of groupware such as socially enabled Enterprise Collaboration Systems (ECS). Indeed, both in science and in practices, ECS incorporating social software have become increasingly important. Based on the combination of traditional groupware and social software, ECS also include coordination and awareness mechanisms that may simplify collaboration, but these have not yet been investigated. Therefore, the aim of this thesis is to identify coordination and awareness mechanisms in the academic literature to provide a general overview of those mechanisms examples. Additionally, this thesis aims to classify the mechanism examples. Based on a deep literature analysis, concepts described in literature are chosen and applied with the intension to analyse the mechanisms and to reach a classification. Based on the classification of the identified mechanisms their commonalities and differences are exam- ined and described to gain a better understanding of them. For illustration purpose, examples of coor- dination and awareness mechanisms and their application are portrayed. The mechanisms examples refer to the classification groups derived. The selection of the mechanisms for the visualization is based on significant differences in their functionality. Subsequently, the selected mechanisms, more based on traditional groupware, are checked to a limited extend whether they can be found in socially enabled ECS. The collaborative platform of IBM Connections serves as a practical example of ECS incorporating social software. IBM Connections is used at the University of Koblenz to run the platform "UniConnect". On the platform it is investigated which of the identified mechanisms examples of the literature are applied in IBM Connections and which additional mechanisms are created by users. This work is the first step in the study of coordination and awareness mechanisms in socially-enabled ECS. In addition, it is expected to detect new mechanisms which are used while the social factor to collaborative work is new. The purpose of this thesis is to examine and collect coordination and awareness mechanisms examples in literature to analyse them. Additionally, the purpose is to provide a first overview of mechanisms and to classify them by investigating their commonalities. Beside this thesis should give incentive for further investigations to investigate coordination and awareness mechanisms in socially integrated ECS. Keywords: Computer-Supported Cooperative Work (CSCW), Groupware, Enterprise Collaboration Systems (ECS), Coordination Mechanism (CM), Awareness Mechanism (AM), Classification, Collaborative Work © 2017 University Koblenz-Landau, Enterprise Information Management Research Group v Abstract (German) Abstract (German) Koordinations- und Bewusstseinsmechanismen sind in Computer-Supported Cooperative Work (CSCW) und bei traditioneller Groupware von Wichtigkeit. Die Wissenschaft ist bestrebt, deren Bedeutung bei der Nutzung von Groupware und die damit verknüpfte Zusammenarbeit von Menschen tiefgründig zu untersuchen, um ihre Anwendung und Effizienz zu beschreiben. Dabei wurde bisher noch keine Klassi- fizierung der Mechanismen vorgenommen, um deren Gemeinsamkeiten und Unterschiede sowie ihre Anwendung herauszuarbeiten und ihrer Bedeutung im kollaborativem Umfeld nachzugehen. Zudem fehlt die Betrachtung der Mechanismen in neuen Formen von Groupware. In der Wissenschaft als auch in der Praxis haben Enterprise Collaboration Systems (ECS), die Social Software Funktionalität beinhal- ten, wachsende Bedeutung. Basierend auf der Kombination von traditioneller Groupware und Social Software Komponenten beinhalten diese auch Mechanismen, die die Kollaboration vereinfachen sollen, jedoch bisher noch nicht hinreichend untersucht wurde. Das Ziel dieser wissenschaftlichen Arbeit ist es daher, Beispiele für Koordinierungs- und Bewusstseins- mechanismen in der akademischen Literatur zu identifizieren um einen ersten Überblick über diese zu verschaffen. Aufbauend darauf ist es zudem Ziel, die Beispielmechanismen zu klassifizieren. Basierend auf einer Literaturanalyse werden Konzepte aus der Literatur übernommen und auf die ausgewählten Mechanismen angewendet um diese zu analysieren und zu klassifizieren. Dabei werden die Gemein- samkeiten und Unterschiede der Mechanismen herauszuarbeiten und beschrieben. Um ein Verständnis für die Anwendung von Koordinations- und Bewusstseinsmechanismen zu verdeutlichen, werden einige Mechanismen exemplarisch visualisiert. Die Beispiele beziehen sich auf die verschiedenen Klassifizie- rungsgruppen. Die Auswahl der Mechanismen für die Visualisierung basiert auf deren signifikanten Un- terschiede in ihrer Funktionalität. Anschließend werden die ausgewählten Mechanismen, die in der Li- teratur traditioneller Groupware identifiziert wurden, in kleinen Ausmaß in sozial integrierter ECS kon- trollier. Dabei gilt es herauszufinden, ob die Beispielmechanismen vorzufinden sind und ob neue Me- chanismen identifiziert werden können. Als Praxisbeispiel von ECS mit Sozialer Software dient die kolla- borative Plattform von IBM Connections. IBM Connections wird an der Universität Koblenz eingesetzt, um die Plattform „UniConnect“ zu betreiben. Anhand einer ersten Toolanalyse wird herausgearbeitet, welche von den identifizierten Beispielen an Mechanismen in IBM Connections angewendet werden. Diese Arbeit stellt erste Schritte in der Untersuchung von Koordinierungs- und Bewusstseinsmechanis- men in ECS mit Social Software dar. Darüber hinaus sollen Beispiele für neue, bisher unbekannte Me- chanismen herausgearbeitet werden, die im Zuge des sozialen Faktors zu kollaborativen Arbeit einge- setzt werden. Der Beitrag soll dazu dienen, Beispiele von Koordinierungs- und Bewusstseinsmechanismen in der Lite- ratur zu identifizieren, zu analysieren und diese zusammenbringen um einen ersten Überblick zu erhal- ten. Desweiten wird eine erste Klassifizierung anhand der Unterschiedlichkeiten der Mechanismen vor- genommen. Nebenbei soll der Betrag einen Anreiz für weitere Untersuchungen schaffen, Koordinie- rungs- und Bewusstseinsmechanismen in sozial integrierter ECS tiefer zu untersuchen. © 2017 University Koblenz-Landau, Enterprise Information Management Research Group vi Keywords: Computer-Supported Cooperative Work (CSCW), Gruppensoftware, Groupware, Enterprise Collabora- tion Systems (ECS), Koordinationsmechanismen, Bewusstseinsmechanismen, Klassifizierung, Kollabora- tion © 2017 University Koblenz-Landau, Enterprise Information Management Research Group vii Table of Contents Table of Contents Declaration/ Erklärung .............................................................................................................................. iii Abstract (English) ....................................................................................................................................... v Abstract (German) ..................................................................................................................................... vi Table of Contents ...................................................................................................................................... ix List of Abbreviations .................................................................................................................................. xi List of Figures ........................................................................................................................................... xii List of Tables ...........................................................................................................................................